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Anwenderhandbuch DHL Sendungsverfolgung

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<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong><br />

für Geschäftskunden<br />

Version 1.3


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Inhaltsverzeichnis<br />

1. Willkommen bei der <strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden .................... 4<br />

1.1 Kontakt ................................................................................................................. 4<br />

1.2 Technische Voraussetzungen .............................................................................. 4<br />

2. Erste Schritte – Anmeldung .................................................................................... 5<br />

2.1 Passwort ändern................................................................................................... 6<br />

2.2 Allgemeine Funktionen ......................................................................................... 7<br />

2.3 Benutzeroberfläche .............................................................................................. 8<br />

3. Hauptfunktionen ................................................................................................... 10<br />

3.1 Sendungssuche.................................................................................................. 10<br />

3.1.1 Suchmaske der Sendungssuche ..................................................................... 10<br />

3.1.2 Meine Favoriten............................................................................................... 12<br />

3.1.3 Einzelansicht der Sendungsdetails.................................................................. 14<br />

3.1.4 Sendungsübersicht.......................................................................................... 18<br />

3.1.5 Sendungsübersicht von Mehrpaketsendungen................................................ 20<br />

3.2 Aktionen in der Sendungssuche ......................................................................... 21<br />

3.2.1 Aktion: Zu Favoriten hinzufügen ...................................................................... 22<br />

3.2.2 Aktion: Statusinformationen per E-Mail weiterleiten ........................................ 22<br />

3.2.3 Aktion: Kontakt zu <strong>DHL</strong> aufnehmen................................................................. 24<br />

3.2.4 Aktion: Sendungsstatus ausdrucken ............................................................... 25<br />

3.2.5 Aktion: Sendungsstatus herunterladen............................................................ 27<br />

3.2.6 Aktion: Sendungsdetails anzeigen / verbergen................................................ 29<br />

3.2.7 Aktion: Nachforschungsauftrag stellen ............................................................ 29<br />

4. Glossar ................................................................................................................. 31<br />

Version 1.3 Seite 2 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Abbildungsverzeichnis<br />

Abbildung 1: Anmeldemaske im Browser ................................................................... 5<br />

Abbildung 2 Initialpasswort ändern............................................................................. 6<br />

Abbildung 3: Anzeige von Neuigkeiten ....................................................................... 8<br />

Abbildung 4: Benutzeroberfläche der <strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong>................................ 9<br />

Abbildung 5: Suchmaske der Sendungssuche ......................................................... 10<br />

Abbildung 6: Meine Favoriten auf der Startseite....................................................... 12<br />

Abbildung 7: Meine Favoriten – Sendung zur Favoriten-Liste hinzufügen................ 13<br />

Abbildung 8: Meine Favoriten – Sendungsübersicht Dropdown-Menü ..................... 13<br />

Abbildung 9: Favoriten hinzufügen – Favoriten-Liste belegt..................................... 14<br />

Abbildung 10: Sendungsdetails ................................................................................ 15<br />

Abbildung 11: Anzeige des Auslieferungsnachweises.............................................. 18<br />

Abbildung 12: Sendungsübersicht mehrerer Sendungen ......................................... 18<br />

Abbildung 13: Excel-Datei im <strong>DHL</strong> Layout................................................................ 20<br />

Abbildung 14: Sendungsübersicht von Mehrpaketsendungen inkl. Packstückliste... 21<br />

Abbildung 15: Statusinformationen per E-Mail weiterleiten ...................................... 23<br />

Abbildung 16: E-Mail mit Statusinformationen und persönlicher Nachricht .............. 23<br />

Abbildung 17: Kontaktformular ................................................................................. 24<br />

Abbildung 18: Bestätigungsmail ............................................................................... 25<br />

Abbildung 19: Sendungsstatus drucken ................................................................... 26<br />

Abbildung 20: Druckvorschau................................................................................... 27<br />

Abbildung 21: Sendungsstatus herunterladen.......................................................... 28<br />

Abbildung 22: PDF-Datei.......................................................................................... 29<br />

Abbildung 23: Nachforschungsauftrag stellen .......................................................... 30<br />

Version 1.3 Seite 3 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

1. Willkommen bei der <strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Mit der Internetanwendung <strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden können Sie<br />

bequem den Status Ihrer Sendungen verfolgen.<br />

Dieses <strong>Anwenderhandbuch</strong> führt Sie Schritt für Schritt durch die Anwendung, um die<br />

Anzeige der umfangreichen Sendungsinformationen individuell auf Ihre Bedürfnisse<br />

einzustellen. Ein Glossar ergänzt wichtige Begriffe für den Umgang mit der <strong>DHL</strong><br />

<strong>Sendungsverfolgung</strong>.<br />

1.1 Kontakt<br />

Falls Sie Fragen zur Anwendung haben, wenden Sie sich bitte über den Kontakt-Link an<br />

den <strong>DHL</strong> Kundenservice. Über diesen Link öffnet sich ein separates Fenster mit einer<br />

Übersicht über die Kontaktdaten, unterteilt in <strong>DHL</strong> Paket und <strong>DHL</strong> Express. Den Kontakt-<br />

Link finden Sie auf jeder Seite der Internetanwendung.<br />

1.2 Technische Voraussetzungen<br />

Da die <strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden eine Internetanwendung ist,<br />

benötigen Sie für die Nutzung lediglich einen Internetzugang und einen aktuellen Internet-<br />

Browser mit aktiviertem Javascript. Es wird eine minimale Bildschirmauflösung von<br />

1024 px x 768 px vorausgesetzt. Zum Öffnen und Anzeigen von PDF-Dateien, die Sie<br />

z. B. innerhalb der <strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> herunterladen können, benötigen Sie den<br />

kostenfreien Adobe Acrobat Reader.<br />

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<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

2. Erste Schritte – Anmeldung<br />

Sofern Sie einen Zugang zum <strong>DHL</strong> Geschäftskundenportal haben, entfällt die Anmeldung. In<br />

diesem Fall melden Sie sich unter http://www.dhl-geschaeftskundenportal.de an und klicken<br />

auf „Verfolgen“, um zur <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden zu gelangen.<br />

Um sich bei der <strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden direkt anzumelden, rufen Sie<br />

in Ihrem Internet-Browser die folgende URL auf:<br />

http://www.dhl.de/sendungsverfolgung-business<br />

Abbildung 1: Anmeldemaske im Browser<br />

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Benutzer und Passwort) an, die Sie vorab von<br />

Ihrem <strong>DHL</strong> Vertriebsansprechpartner erhalten haben.<br />

Nach längerer Inaktivität werden Sie aus Sicherheitsgründen automatisch von der<br />

Anwendung abgemeldet und können sich durch erneute Eingabe Ihrer Zugangsdaten<br />

problemlos wieder anmelden.<br />

Version 1.3 Seite 5 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Abbildung 2 Initialpasswort ändern<br />

Bei der ersten Anmeldung mit dem Initialpasswort werden Sie dazu aufgefordert, ein neues,<br />

sicheres Passwort zu vergeben. Das neue Passwort gilt ab dem nächsten Anmeldevorgang.<br />

Die Passwortrichtlinien lauten:<br />

Mindestens 8 Zeichen lang<br />

Groß- und Kleinbuchstaben<br />

Mindestens eine Zahl<br />

Bitte beachten Sie, dass die Groß- / Kleinschreibung des Passwortes bei der Anmeldung<br />

relevant ist.<br />

2.1 Passwort ändern<br />

Über das Hauptmenü am linken Bildschirmrand können Sie Ihr Passwort ändern. Hierzu<br />

geben Sie Ihr altes Passwort ein, vergeben ein neues Passwort und wiederholen die<br />

Eingabe im darunterliegenden Feld. Hierbei wird zusätzlich zu den Passwortrichtlinien<br />

ebenfalls geprüft, ob das alte Passwort korrekt angegeben wurde.<br />

Version 1.3 Seite 6 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

2.2 Allgemeine Funktionen<br />

Menüsprache<br />

Die Menüsprache ist auf Deutsch voreingestellt – diese können Sie auf jeder Seite am<br />

oberen rechten Bildschirmrand auf Englisch oder Französisch umstellen.<br />

Die Anwendung verfügt über eine automatische Spracherkennung anhand der im Web-<br />

Browser eingestellten Sprache. Sofern in Ihrem Browser Englisch bzw. französisch als<br />

bevorzugte Sprache ausgewählt ist, wird automatisch die englische bzw. französische<br />

Sprachversion der Anwendung angezeigt.<br />

Wiederkehrende Funktionen über Buttons<br />

Anmelden / Abmelden<br />

Start / Los<br />

Neue Suche<br />

Zurück / Abbrechen<br />

Speichern<br />

Zurücksetzen<br />

Löschen<br />

Drucken<br />

Bestätigung der An- bzw. Abmeldung<br />

Aktion wird gestartet<br />

Sie gelangen zurück zur Startseite der Sendungssuche<br />

der Vorgang wird abgebrochen, die Eingaben nicht gespeichert<br />

und Sie gelangen zur vorherigen Seite<br />

Eingaben werden gespeichert<br />

Felder werden geleert oder Änderungen rückgängig gemacht<br />

Auswahl wird gelöscht<br />

Das Druckfenster öffnet sich und der Druck kann gestartet<br />

werden<br />

Speicherung Ihrer Einstellungen<br />

Damit Sie nach erneutem Anmelden Eingaben von wiederkehrenden Vorgängen wie z.B.<br />

Kundenservice-Anfragen nicht neu tätigen müssen, werden einige Einstellungen und<br />

Angaben gespeichert. Welche Daten genau das sind, erfahren Sie bei den jeweiligen<br />

Aktionen bzw. Funktionen.<br />

Version 1.3 Seite 7 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

2.3 Benutzeroberfläche<br />

Damit Sie nach Funktionsänderungen immer auf dem neusten Stand sind, werden<br />

Neuigkeiten direkt nach dem Anmelden in einem extra Fenster angezeigt. Sofern mehrere<br />

Nachrichten eingestellt sind, können Sie mit Hilfe der Buttons Zurück und Weiter blättern.<br />

Schließen Sie das Fenster, um zur Startseite zu gelangen. Wenn es keine Neuigkeiten gibt,<br />

wird umgehend die Startseite angezeigt.<br />

Abbildung 3: Anzeige von Neuigkeiten<br />

Version 1.3 Seite 8 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Abbildung 4: Benutzeroberfläche der <strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong><br />

Version 1.3 Seite 9 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

3. Hauptfunktionen<br />

Die <strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden bietet in der maximalen Berechtigung<br />

fünf Hauptfunktionen:<br />

Sendungssuche (Kapitel 3.1 )<br />

Statistiken<br />

Proactive Reports<br />

Dokumente herunterladen<br />

Vorausverfügung<br />

3.1 Sendungssuche<br />

Mit der Sendungssuche können Sie den Sendungsstatus zu allen nachweispflichtigen<br />

Produkten (Paket- und Express-Sendungen innerhalb Deutschlands sowie von Deutschland<br />

in das Ausland) online abrufen und relevante Sendungsinformationen anzeigen lassen.<br />

Praktische Aktionen ermöglichen Ihnen die Weiterverarbeitung der Sendungsinformationen.<br />

3.1.1 Suchmaske der Sendungssuche<br />

Abbildung 5: Suchmaske der Sendungssuche<br />

Version 1.3 Seite 10 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Alle vier Bereiche der Suchmaske dienen als Suchkriterien<br />

Zeitraum<br />

Sendungsnummer(n)<br />

Sendungsreferenz(en)<br />

Auftragsnummer<br />

(Einzelabholung)<br />

Suchen Sie Sendungen der letzten 3, 6 oder 12 Monate – Ihre<br />

Auswahl wird innerhalb einer Session gespeichert.<br />

Suchen Sie hier nach Ihren 10 bis 39 stelligen<br />

Sendungsnummern oder nach dem UPU-Code / Matchcode.<br />

Falls vom Versender Sendungsreferenzen vergeben und<br />

elektronisch (per EDI) an <strong>DHL</strong> übermittelt wurden, können Sie<br />

hier danach suchen. Falls vorhanden, können Sie in diesem<br />

Feld auch nach der MRN (Movement Reference Number)<br />

suchen.<br />

Hier suchen Sie über die Auftragsnummer einer<br />

Einzelabholung aus dem <strong>DHL</strong> Abholportal. Auch wenn die<br />

Sendung noch kein Transportereignis hatte, wird die Sendung<br />

gefunden und der Auftragsstatus aus dem Abholportal<br />

angezeigt.<br />

Bei der Suche gilt:<br />

Suchen Sie nur in einem Suchfeld (Sendungsnummer, Sendungsreferenz oder<br />

Auftragsnummer) gleichzeitig.<br />

Geben Sie mindestens einen Datensatz in ein Suchfeld ein.<br />

Beachten Sie die minimale Zeichenlänge bei Sendungsnummern von 10 Zeichen.<br />

Sie können bis zu 20 Sendungen gleichzeitig suchen<br />

Trennen Sie mehrere Nummern in einem Suchfeld durch<br />

o ein Komma (,) oder<br />

o ein Semikolon (;) oder<br />

o eine neue Zeile / einen Zeilenumbruch.<br />

Somit können Sie einfach und schnell Suchkriterien aus Excel-Listen kopieren<br />

und einfügen.<br />

Nun können Sie die Suche starten.<br />

Je nach Suchanfrage kann das Ergebnis und somit die Ansicht der Folgeseite variieren. Wie<br />

Sie mögliche Ergebnisansichten einstellen können, wird in den folgenden Kapitel ausführlich<br />

Version 1.3 Seite 11 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

beschrieben: (Einzelansicht der Sendungsdetails in Kapitel 3.1.3, Sendungsübersicht in<br />

Kapitel 3.1.4 und die Ansicht bei Mehrpaketsendungen in Kapitel 3.1.5).<br />

Exkurs: <strong>DHL</strong> Express<br />

Unter folgendem Link können Sie die <strong>Sendungsverfolgung</strong> von <strong>DHL</strong> Express aufrufen –<br />

hier können Sie per Radio Button entweder national oder international auswählen.<br />

http://www.dhl.de/de/express/sendungsverfolgung.html<br />

3.1.2 Meine Favoriten<br />

Behalten Sie Ihre wichtigsten Sendungen ganz einfach und bequem im Blick.<br />

Sie können maximal 15 Sendungen auf Ihre Favoriten-Liste setzen. Diese werden Ihnen auf<br />

der Startseite mit Sendungsnummer, Sendungsnamen, dem aktuellem Sendungsstatus und<br />

der Anzahl belegter Favoriten-Listenplätze / maximal verfügbarer Favoriten-Listenplätze (z.B.<br />

3/15) angezeigt.<br />

Abbildung 6: Meine Favoriten auf der Startseite<br />

Aktionen für „Meine Favoriten“<br />

Per Klick auf die Sendungsnummer werden Ihnen alle Sendungsdetails angezeigt. Über das<br />

rote Stift-Icon können Sie den Sendungsnamen bearbeiten und über das rote Kreuz einzelne<br />

Sendungen aus der Favoriten-Liste entfernen. Über das Dropdown-Menü können Sie diese<br />

Aktionen auch für mehrere Sendungen gleichzeitig durchführen.<br />

Favoriten hinzufügen<br />

In der Detailansicht einer Sendung wird rechts von der grafischen Laufwegsanzeige ein Link<br />

zum Hinzufügen einer Sendung zu den Favoriten angezeigt („Als Favorit hinzufügen“ –<br />

Version 1.3 Seite 12 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

sofern die Sendung bereits als Favorit gespeichert ist, lautet der Link „Als Favorit entfernen“<br />

und kann zum Entfernen der Sendung aus der Favoriten-Liste verwendet werden). Per Klick<br />

auf den Link erscheint eine Bestätigungsmaske, in der Sie einen Sendungsnamen vergeben<br />

können, um die Sendung in der Favoritenansicht besser zu erkennen.<br />

Abbildung 7: Meine Favoriten – Sendung zur Favoriten-Liste hinzufügen<br />

In der Sendungsübersicht können Sie mehrere Sendungen gleichzeitig zu Ihren Favoriten<br />

hinzufügen, indem Sie die Aktion „Zu Favoriten hinzufügen“ im Dropdown-Menü wählen.<br />

Abbildung 8: Meine Favoriten – Sendungsübersicht Dropdown-Menü<br />

Version 1.3 Seite 13 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Sendungen, bleiben so lange auf Ihrer Favoriten-Liste, bis Sie sie entfernen – maximal<br />

jedoch 12 Monate. Ist die Maximalanzahl von 15 Favoriten erreicht, müssen Sie erst<br />

Sendungen von Ihrer Favoriten-Liste entfernen, um weitere Sendungen hinzufügen zu<br />

können. Falls beim Hinzufügen von Sendungen zur Favoriten-Liste bereits alle Plätze belegt<br />

sind, erhalten Sie eine Hinweismeldung, die Ihnen ein direktes Entfernen von nicht mehr<br />

benötigten Favoriten erlaubt.<br />

Abbildung 9: Favoriten hinzufügen – Favoriten-Liste belegt<br />

3.1.3 Einzelansicht der Sendungsdetails<br />

Suchen Sie nach einer einzelnen Sendung oder klicken Sie auf einen Favoriten, gelangen<br />

Sie direkt auf die Sendungsdetails in der Einzelansicht.<br />

Version 1.3 Seite 14 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Abbildung 10: Sendungsdetails<br />

Detailinformationen zur gesuchten Sendung<br />

Sendungsnummer<br />

Sendungsreferenz<br />

Abholauftragsnummer<br />

UPU-Code / Matchcode<br />

Produkt / Services<br />

Sendungsnummer im grauen Balken.<br />

Falls vom Versender vergeben und elektronisch (per EDI) an<br />

<strong>DHL</strong> übermittelt.<br />

Abholauftragsnummer aus dem Abholportal, wenn nach dieser<br />

Nummer gesucht wurde.<br />

Der Universal Postal Union (Weltpostverein)-Code / Matchcode<br />

wird bei Auslandssendungen in bestimmte Länder<br />

vergeben. Falls vorhanden, wird er im Feld „UPU-Code /<br />

Matchcode“ angezeigt.<br />

Falls vorhanden, steht hier die Produkt- und<br />

Servicebezeichnung. Bei internationalen Sendungen wird<br />

Version 1.3 Seite 15 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

zusätzlich das Zielland angegeben.<br />

Status vom<br />

Absender<br />

Empfänger<br />

Zugestellt an<br />

Textliche Beschreibung des aktuellen Status mit Tag, Datum<br />

und Uhrzeit. (dd.mm.yy hh:mm)<br />

Der Absendername und die Absenderadresse, wie sie durch<br />

den Versender per EDI übermittelt wurden. Wenn diese Daten<br />

nicht an <strong>DHL</strong> übermittelt wurden, erscheint eine entsprechende<br />

Meldung.<br />

Der Empfängernamen und die Empfängeradresse des<br />

ursprünglichen Empfängers – in der Regel aus den EDI Daten.<br />

Wenn diese Daten nicht vorhanden sind, erscheint eine<br />

entsprechende Meldung.<br />

Der Empfängertyp (z.B. Empfänger (orig.), Nachbar, etc.), der<br />

Name und die Anschrift der Person, die die Sendung entgegen<br />

genommen hat, sofern die Sendung zugestellt wurde. Bei<br />

Ersatzzustellungen an Nachbarn oder an eine Packstation<br />

erscheint die entsprechende Adresse. Bei Rücksendungen<br />

erscheint die Adresse, bei der die Sendung rückausgeliefert<br />

wurde.<br />

Laufwegsanzeige<br />

Unter den oben genannten Informationen ist der Laufweg und Status der Sendung grafisch<br />

dargestellt. Der Balken mit der Prozentangabe zeigt den Fortschritt der Sendung im<br />

Zustellprozess an. Darunter wird der individuelle Sendungsverlauf in fünf Schritten<br />

symbolisch dargestellt.<br />

Bei Rücksendungen ist der Hinweg der Sendung abgeschlossen und der Statusbalken wird<br />

ausgegraut. Es erscheint der Hinweis: „Rücksendung eingeleitet“. Unter dem grauen<br />

Statusbalken bauen sich der Fortschrittsbalken und die Icons zur Visualisierung des<br />

Rückwegs von rechts nach links auf. Rechts vom Statusbalken erscheint eine entsprechende<br />

Meldung mit der Angabe des Rücksendungsgrundes sowie Datum und Uhrzeit.<br />

Als Favorit hinzufügen / entfernen<br />

Einfaches Hinzufügen / Entfernen von Favoriten-Sendungen durch den Favoriten-Link (siehe<br />

Kapitel 3.1.2 Meine Favoriten).<br />

Version 1.3 Seite 16 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Der bisherige Verlauf der Sendung und die Unterteilung der Sendungshistorie<br />

Wochentag / Datum /<br />

Uhrzeit<br />

Ort<br />

Der Wochentag, das Datum und die Uhrzeit der Erfassung des<br />

jeweiligen Ereignisses.<br />

Der Ort, an dem das Ereignis erfasst wurde (bei internationalen<br />

Sendungen mit Länderkürzel)<br />

Status Der Status Ihrer Sendung innerhalb des Zustellprozesses –<br />

dieser ist in Textform selbsterklärend beschrieben. Bei einigen<br />

Ereignissen finden Sie hier zusätzliche nützliche Informationen,<br />

wie z.B. der Betrag beim Ereignis der Nachnahme-<br />

Überweisung angezeigt.<br />

Wurde eine Sendung zur Abholung in eine Filiale oder eine<br />

Packstation hinterlegt, werden per Klick auf die Filial- bzw.<br />

Packstationsanschrift die Filiale im Filialfinder bzw. die<br />

Packstation im Packstationsfinder angezeigt.<br />

Bei einer Rücksendung an den Absender wird das Ereignis,<br />

welches zur Rücksendung geführt hat, grafisch hervorgehoben.<br />

Ereignisse zum Service „Sendungsavise“<br />

Ereignisse zum Service „Sendungsavise“ (Annahme und Durchführung Aviseauftrag) werden<br />

in einem abgetrennten Bereich unterhalb der Sendungshistorie dargestellt. Diesen können<br />

Sie separat durch das rote Plus-Zeichen anzeigen lassen.<br />

Auslieferungsnachweis anzeigen<br />

Damit die Sendungsinformationen schnell angezeigt werden, wird der<br />

Auslieferungsnachweis (Bild der Empfänger-Unterschrift) nur bei Bedarf geladen. Dazu wird<br />

für in Deutschland zugestellte Sendungen unterhalb des Sendungsverlaufs ein eigener<br />

Bereich „Auslieferungsnachweis anzeigen“ angezeigt (rotes Plus-Zeichen klappt den Bereich<br />

auf). Die Unterschrift können Sie zur Verbesserung der Lesbarkeit um 90° drehen. Bei<br />

mehreren Unterschriften entscheiden Sie durch Anklicken, welche angezeigt wird. Sofern bei<br />

einer zugestellten Sendung noch keine Unterschrift vorhanden ist, erscheint ein<br />

entsprechender Hinweis.<br />

Version 1.3 Seite 17 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Abbildung 11: Anzeige des Auslieferungsnachweises<br />

Aktion für diese Sendung<br />

Mit der gefundenen Sendung und den angezeigten Details können Sie verschiedene<br />

Aktionen durchführen – diese werden im Kapitel 3.2 beschrieben.<br />

3.1.4 Sendungsübersicht<br />

Suchen Sie nach mehreren Sendungen oder wählen Sie mehrere Favoriten für die Detail-<br />

Anzeige aus, gelangen Sie zur Sendungsübersicht.<br />

Abbildung 12: Sendungsübersicht mehrerer Sendungen<br />

Die Sendungsübersicht ist tabellarisch aufgebaut: die gesuchten Sendungen werden in<br />

Zeilen aufgeführt – die Spalten enthalten folgende Sortierfelder:<br />

Version 1.3 Seite 18 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

Sendungsnummer<br />

Sendungsreferenz<br />

Empfänger<br />

Status<br />

Datum / Uhrzeit<br />

Durch Klicken auf eine der Spaltenüberschriften oder den Pfeil rechts daneben, wird die Liste<br />

auf- bzw. absteigend nach diesem Kriterium sortiert. Durch Eingabe von Buchstaben oder<br />

Zahlen in die Eingabefelder unter den Spaltenüberschriften, können Sie das Suchergebnis<br />

filtern – die Tabelle passt sich sofort dynamisch an.<br />

Ist eine Sendung erfolgreich zugestellt, wird dies in der Statusspalte grafisch durch ein<br />

grünes Häkchen hervorgehoben.<br />

Besteht eine Sendung, aus mehreren Packstücken, so erkennen Sie dieses bereits in der<br />

Sendungsübersicht an dem kleinen roten Pfeil links neben der Sendungsnummer. Durch<br />

Klicken auf die Sendungsnummer gelangen Sie auf die Sendungsübersicht von<br />

Mehrpaketsendungen (Kapitel 3.1.5.)<br />

Wird zu einer einzelnen Sendung bei der Suche nach mehreren Sendungen kein Ergebnis<br />

ermittelt, erscheint eine Fehlermeldung und Sie können – wenn notwendig – über den<br />

Kontakt-Link in der Statusspalte online eine Anfrage an den <strong>DHL</strong> Kundenservice stellen.<br />

Um die Sendungsdetails der einzelnen Sendungen aufzuklappen, klicken Sie direkt auf die<br />

Sendungsnummer oder das rote Pluszeichen links daneben. Hier werden die<br />

Sendungsdetails wie in der Einzelansicht der Sendungsdetails (Kapitel 3.1.3) beschrieben,<br />

dargestellt.<br />

Um die Sendungsdetails wieder zuzuklappen, klicken Sie entweder auf das schwarze<br />

Minuszeichen links neben der Sendungsnummer oder direkt auf die Sendungsnummer.<br />

Aktion für markierte Sendung(en)<br />

In der Sendungsübersicht können Sie für mehrere Sendungen gleichzeitig Aktionen<br />

durchführen. Markieren Sie hierzu in der Ergebnisliste durch Setzen des Häkchens entweder<br />

einzelne Sendungen oder alle Sendungen gleichzeitig. Zum Abwählen der Sendungen<br />

klicken Sie erneut auf das Häkchen oder um alle abzuwählen auf „keine“.<br />

Sobald Sie die gewünschten Sendungen markiert haben, können Sie verschiedene Aktionen<br />

durchführen – diese werden im Kapitel 3.2 beschrieben.<br />

Version 1.3 Seite 19 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Innerhalb der Sendungsdetails können Sie ebenfalls Aktionen mit der einzelnen Sendung<br />

durchführen. Beachten Sie dabei, dass sich diese Aktionen ausschließlich auf die einzelne<br />

Sendung beziehen.<br />

Excel-Download<br />

Um die Sendungsübersicht als Excel-Datei herunterzuladen, klicken Sie auf den Excel-<br />

Download-Button unterhalb der Tabelle. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den<br />

Speicherort der Excel-Datei wählen oder die Datei direkt in MS Excel öffnen und<br />

weiterbearbeiten können.<br />

Abbildung 13: Excel-Datei im <strong>DHL</strong> Layout<br />

Es werden alle relevanten Details aufgeführt:<br />

Sendungsnummer<br />

Sendungsreferenz<br />

Produkt / Service<br />

Datum und Uhrzeit<br />

Kurz-Status und Detail-Status<br />

Name, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort (Original-Empfänger)<br />

Empfängertyp, Name, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort (tatsächlicher<br />

Empfänger)<br />

Name, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort (Absender)<br />

3.1.5 Sendungsübersicht von Mehrpaketsendungen<br />

Die Sendungsübersicht von Mehrpaketsendungen besteht aus zwei Abschnitten:<br />

Kopfinformationen (Sendungsnummer, Anzahl Packstücke und Empfänger)<br />

Version 1.3 Seite 20 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

<br />

Packstückliste der Sendung (Packstücknummer, Position (Vor dem Schrägstrich<br />

steht die Anzahl der Packstücke und dahinter die Gesamtanzahl der Packstücke),<br />

Empfänger, Status, Datum / Uhrzeit).<br />

Abbildung 14: Sendungsübersicht von Mehrpaketsendungen inkl. Packstückliste<br />

Besonderheit dieser Übersicht ist, dass Sie im oberen rechten Teil des Bildschirms<br />

zusätzlich die Aktionen „Sendungsstatus ausdrucken“ und „Sendungsstatus herunterladen“<br />

direkt durch Buttons (Drucken bzw. Download) ausführen können. Diese Aktionen beziehen<br />

sich auf die gesamte Mehrpaketsendung, sodass sowohl die Kopfinformation als auch die<br />

einzelnen Packstücke der Packstückliste auf dem Ausdruck, bzw. in dem PDF erscheinen.<br />

3.2 Aktionen in der Sendungssuche<br />

Nach der Sendungssuche können Sie die erhaltenen Sendungsinformationen der<br />

Sendungsübersicht weiterverarbeiten. Zu unterscheiden ist zwischen:<br />

Aktion für diese Sendung – hier bezieht sich die Aktion nur auf eine einzelne<br />

Sendung<br />

Aktion für markierte Sendung(en) – hier bezieht sich die Aktion auf alle<br />

markierten Sendungen<br />

Aktion für markierte Packstücke – hier bezieht sich die Aktion auf alle<br />

markierten Packstücke<br />

Version 1.3 Seite 21 von 33


<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

3.2.1 Aktion: Zu Favoriten hinzufügen<br />

Diese Aktion steht Ihnen in der Sendungsübersicht mehrere Sendungen zur Verfügung und<br />

ermöglicht Ihnen, mehrere Sendungen gleichzeitig Ihren Favoriten hinzuzufügen (siehe<br />

Kapitel 3.1.2 Meine Favoriten).<br />

3.2.2 Aktion: Statusinformationen per E-Mail weiterleiten<br />

Versenden Sie Informationen zum derzeitigen Sendungsstatus kostenlos an bis zu zwei E-<br />

Mail-Adressen.<br />

Vergeben Sie für die Sendung einen bis zu 10-stelligen Sendungsnamen, um den<br />

Sendungsstatus besser zuordnen zu können und tragen Sie den Namen und die E-Mail<br />

Adresse des Absenders in die hierfür vorgesehenen Felder ein.<br />

Ergänzend können Sie eine persönliche Nachricht an den Empfänger schreiben. Geben Sie<br />

anschließend die gewünschten E-Mail-Adressen in die dafür vorgesehenen Felder ein. Falls<br />

Sie zwei E-Mail-Adressen angeben, werden auch zwei separate E-Mails versendet.<br />

Um die Anfrage zu versenden, bestätigen Sie Ihre Eingaben.<br />

Bei erfolgreichem Versand der Anfrage wird Ihnen ein entsprechender Hinweis angezeigt. Im<br />

Falle einer ungültigen Eingabe wird Ihnen auf der Eingabemaske eine entsprechende<br />

Fehlermeldung angezeigt, so dass Sie die Angaben korrigieren können.<br />

Schließen Sie das Fenster, um wieder zur vorigen Ansicht zu gelangen.<br />

Folgende Daten werden gespeichert und beim nächsten Aufruf der Funktion übernommen:<br />

Absender Name<br />

Absender E-Mail-Adresse<br />

persönliche Nachricht an den Empfänger<br />

Besonderheit bei der Auswahl von mehreren Sendungen<br />

Da Sie nun den Status mehrerer Sendungen weiterleiten, werden diese untereinander<br />

aufgeführt. Sie können nun pro Sendung einen bis zu 10-stelligen Sendungsnamen<br />

vergeben, um den Sendungsstatus besser zuordnen zu können.<br />

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<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Abbildung 15: Statusinformationen per E-Mail weiterleiten<br />

Abbildung 16: E-Mail mit Statusinformationen und persönlicher Nachricht<br />

Je Sendung und E-Mail-Adresse wird eine E-Mail mit der Sendungsnummer, dem von Ihnen<br />

vergebenen Sendungsnamen, dem Namen, der E-Mail Adresse und der persönlichen<br />

Nachricht des Absenders, der Informationen zum aktuellen Sendungsstatus und einem Link<br />

zur Statusanzeige der Sendung in der öffentlichen <strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> versendet.<br />

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<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

3.2.3 Aktion: Kontakt zu <strong>DHL</strong> aufnehmen<br />

Um online eine Anfrage zu Ihrer Sendung an den <strong>DHL</strong> Kundenservice zu stellen, füllen Sie<br />

einfach das E-Mail-Kontaktformular aus. Als Betreff ist automatisch die Sendungsnummer<br />

der ausgewählten Sendung angegeben. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an und beschreiben<br />

Sie Ihre Anfrage in dem dafür vorgesehenen Feld. Sie können weiterhin eine Kopie der E-<br />

Mail versenden, indem Sie eine weitere E-Mail-Adresse in das hierfür vorgesehene Feld<br />

eintragen.<br />

Folgende Daten werden gespeichert und beim nächsten Aufruf der Funktion übernommen:<br />

Ihre E-Mail-Adresse<br />

Ihre Anfrage<br />

Abbildung 17: Kontaktformular<br />

Per Klick auf den Button „Senden“ wird Ihre Anfrage an den <strong>DHL</strong> Geschäftskundenservice<br />

geschickt. Zur Bestätigung erhalten Sie automatisch eine Kopie der Anfrage an die<br />

angegebene E-Mail-Adresse und an die Adresse, die Sie in Kopie gesetzt haben.<br />

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<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Abbildung 18: Bestätigungsmail<br />

Besonderheit bei der Auswahl von mehreren Sendungen<br />

Bei mehreren markierten Sendungen werden alle ausgewählten Sendungsnummern im<br />

Betreff aufgeführt.<br />

3.2.4 Aktion: Sendungsstatus ausdrucken<br />

Zum Drucken des Sendungsstatus wählen Sie aus der angezeigten Auswahl per Checkbox<br />

die Elemente aus, die auf dem Ausdruck abgebildet werden sollen. Ihre Auswahl wird<br />

gespeichert und beim nächsten Anmelden übernommen.<br />

Folgende Elemente können ausgedruckt werden:<br />

Sendungsnummern<br />

Status<br />

Absender<br />

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<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

Empfänger<br />

Zugestellt an<br />

Grafische Laufweganzeige<br />

Sendungsverlauf<br />

Auftragsstatus „Sendungsavise“ (nur wenn Sendungsavise vorhanden)<br />

Unterschrift (Ausnahme: die Auswahl der Unterschrift wird nicht gespeichert,<br />

diese müssen Sie nach jedem Anmelden neu treffen.)<br />

Abbildung 19: Sendungsstatus drucken<br />

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<strong>Anwenderhandbuch</strong><br />

<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Abbildung 20: Druckvorschau<br />

Besonderheit bei der Auswahl von mehreren Sendungen<br />

Bei mehreren markierten Sendungen wird jede Sendung übersichtlich auf eine neue Seite<br />

gedruckt.<br />

3.2.5 Aktion: Sendungsstatus herunterladen<br />

Zum Herunterladen des Sendungsstatus wählen Sie aus der angezeigten Auswahl per<br />

Checkbox die Elemente aus, die in der PDF-Datei abgebildet werden sollen. Ihre Auswahl<br />

wird gespeichert und beim nächsten Anmelden übernommen.<br />

Folgende Elemente können heruntergeladen werden:<br />

Sendungsnummern<br />

Status<br />

Absender<br />

Empfänger<br />

Zugestellt an<br />

Grafische Laufweganzeige<br />

Sendungsverlauf<br />

Auftragsstatus “Sendungsavise” (nur wenn Sendungsavise vorhanden)<br />

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<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

<br />

Unterschrift (Ausnahme: die Auswahl der Unterschrift wird nicht gespeichert,<br />

diese müssen Sie nach jedem Anmelden neu treffen.)<br />

Abbildung 21: Sendungsstatus herunterladen<br />

Im Dateinamen wird immer die Sendungsnummer vergeben.<br />

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<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Abbildung 22: PDF-Datei<br />

Besonderheit bei der Auswahl von mehreren Sendungen<br />

Bei mehreren markierten Sendungen wird pro Sendung eine neue Seite in der PDF-Datei<br />

angelegt.<br />

3.2.6 Aktion: Sendungsdetails anzeigen / verbergen<br />

Diese beiden Aktionen stehen nur für mehrere markierte Sendung(en) bzw. für markierte<br />

Packstücke zur Verfügung. Um die Sendungsdetails aller markierten Sendungen auf einmal<br />

anzuzeigen bzw. auf einmal zu verbergen, starten Sie die jeweilige Aktion.<br />

3.2.7 Aktion: Nachforschungsauftrag stellen<br />

Die Aktion „Nachforschungsauftrag stellen“ ist nur unter folgenden Bedingungen auswählbar:<br />

Wenn das letzte Ereignis länger als 3 Tage zurückliegt<br />

Wenn die Sendung noch nicht zugestellt wurde<br />

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<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

<br />

<br />

Bei nationalen Sendungen<br />

Bei Paket-Sendungen (keine Express Sendungen)<br />

Diese Aktion ist eine Weiterleitung auf die folgende <strong>DHL</strong>-Internetseite<br />

http://www.dhl.de/de/paket/kundenservice/online-services/nachforschungsauftrag.html,<br />

auf der Sie Nachforschungsaufträge für nationale und internationale Sendungen stellen<br />

können.<br />

Abbildung 23: Nachforschungsauftrag stellen<br />

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<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

4. Glossar<br />

Abgangs-Paketzentrum /<br />

Start-Paketzentrum<br />

Abrechnungsnummer<br />

Accountnummer<br />

Auftragsnummer<br />

(Einzelabholung)<br />

Auslieferungsnachweis<br />

Day Definite International<br />

(DDI)<br />

Day Definite National<br />

(DDN)<br />

Eingangs-Paketzentrum /<br />

Ziel-Paketzentrum<br />

EKP<br />

Ereignis, Event<br />

Paketzentrum, in dem Ihre Sendungen eingeliefert und<br />

verarbeitet werden.<br />

Vertragsnummer für DDN, DDI und TDN-Produkte. Eine<br />

Abrechnungsnummer setzt sich zusammen aus<br />

Kundennummer (EKP, 10-stellig) + Verfahren (2-stellig) +<br />

Teilnahme (2-stellig).<br />

Abrechnungs- / Kundennummer für TDI-Produkte<br />

Die Auftragsnummer wird bei der Erteilung von<br />

Terminauftragssendungen im <strong>DHL</strong> Abholportal vergeben.<br />

Der Auslieferungsnachweis ist die Unterschrift, mit der der<br />

Empfänger die Zustellung der Sendung quittiert.<br />

Internationale Standard-Sendung. Hier wird unterschieden<br />

zwischen „Weltpaket“ und „Europaket“ / “Europlus“.<br />

„Weltpaket“ wird nach dem Export über die jeweilige<br />

Landes-Postgesellschaft transportiert und zugestellt. Mit<br />

dem Produkt ist ein weltweiter Versand möglich.<br />

„Europaket“ / “Europlus“ wird über das <strong>DHL</strong> Netzwerk<br />

transportiert und zugestellt. Ein Versand ist in EU-<br />

Destinationen und angrenzende Länder möglich.<br />

Nationale Standard-Sendung, die vom Produktionsbereich<br />

<strong>DHL</strong> Paket Deutschland produziert wird.<br />

Paketzentrum, über das Ihre Sendungen ausgeliefert<br />

werden.<br />

Bezeichnung für Ihre Kundennummer bei Deutsche Post <strong>DHL</strong><br />

Ein Event beschreibt ein sendungs- oder<br />

transporteinheitbezogenes Ereignis (physisch oder<br />

elektronisch) und beinhaltet Informationen über Zeit,<br />

Lokation und den Status der fachlichen Leistung und<br />

weitere spezifische Informationen (z.B.<br />

Nachnahmebetrag). Beispiele: Auslieferungsscan,<br />

Paketzentrumsscan<br />

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<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Identifizierer<br />

Identcode<br />

Ein Identifizierer ist ein Merkmal zur eindeutigen<br />

Identifikation einer Transporteinheit mit einer zeitlich<br />

begrenzten Gültigkeit. Ein Identifizierer kann innerhalb<br />

eines definierten Zeitraums nur einmal im Umlauf sein.<br />

12-stelliger Identifizierer einer Sendung im Barcode-<br />

Format 2/5 interleaved.<br />

ICE-Code Statuscode einer Sendung in der Darstellung Event (=<br />

Ereignis) und RIC (Reason Instruction Code = nähere<br />

Erläuterung zum Ereignis)<br />

Kundenkennung<br />

Leitcode<br />

Licenceplate<br />

MRN<br />

Packstück<br />

Sendung<br />

Sendungs- /<br />

Packstücknummer<br />

Andere Bezeichnung für „Nummernkreis“<br />

14-stelliger Routingcode für <strong>DHL</strong> Paket-Sendungen, der<br />

sich zusammensetzt aus 5-stellige PLZ + 3 stelliger<br />

Strassenschlüssel (CD Datafactory Cargo) + 3-stellige<br />

Hausnummer + 2-stelliger Produktcode + 1-stellige<br />

Prüfziffer im Barcode-Format 2/5 interleaved<br />

Packstück-Identifizierer nach internationaler Norm. Von<br />

<strong>DHL</strong> verarbeitet werden die Typen EAN 128 NVE (SSCC)<br />

und ASC MH 10 (ehemals AnsiFact).<br />

Movement Reference Number – wird ebenfalls wie die<br />

Sendungsreferenz vom Kunden an <strong>DHL</strong> per EDI<br />

übermittelt<br />

Ein Packstück repräsentiert den einzelnen zu<br />

transportierenden physischen Gegenstand, wie er an <strong>DHL</strong><br />

übergeben wurde und der eine eindeutige<br />

Packstückidentifikationsnummer trägt.<br />

Eine Sendung sind eines oder mehrere Packstücke, die<br />

zusammen gehören. Es gibt eine gemeinsame eindeutige<br />

Sendungsnummer, aber je Packstück eine eindeutige<br />

Packstück-identifikationsnummer. Synonym: Shipment<br />

Der Sendungs- / Packstücknummer ist eine 10 bis zu 39<br />

Ziffernfolge, die eine Sendung /<br />

Packstück identifiziert. Synonym: Identifizierer<br />

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<strong>DHL</strong> <strong>Sendungsverfolgung</strong> für Geschäftskunden<br />

Sendungsreferenz<br />

Time Definite International<br />

(TDI)<br />

Time Definite National (TDN)<br />

UPU-Code /<br />

Matchcode<br />

Bei der Sendungsreferenz handelt es sich eine vom<br />

Auftraggeber vergebene Nummer, die per EDI (electronic<br />

data interchange) an <strong>DHL</strong> übermittelt wird.<br />

Internationale Express-Sendung.<br />

Nationale Express-Sendung.<br />

Der Universal Postal Union (Weltpostverein)-Code wird für<br />

Sendungen, die international versendet wurden, vergeben.<br />

Nur bestimmte Länder (z.B. USA), in denen die<br />

Sendungen umgelabelt werden, vergeben ihn zusätzlich<br />

zur Sendungsnummer und -referenz.<br />

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