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DHL Versandsoftware Intraship Kurzhandbuch

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Seite 1 von 20<br />

<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong><br />

<strong>Kurzhandbuch</strong><br />

Stand Januar 2013<br />

<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong><br />

<strong>Intraship</strong><br />

<strong>Kurzhandbuch</strong><br />

Einstufung des Dokuments lt. SHB IT:<br />

<br />

Version 1.2/Stand: Januar.2013


<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 2 von 20<br />

Inhaltsverzeichnis<br />

1 Zusammenfassung..........................................................................................................................4<br />

2 Systemvoraussetzung ....................................................................................................................4<br />

3 Zugang zu <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> ...............................................................................................................4<br />

3.1 Anmelden..................................................................................................................................4<br />

3.1.1 Passwort ändern................................................................................................................5<br />

4 Menüstruktur..................................................................................................................................6<br />

5 Produktinformationen ...................................................................................................................7<br />

6 Versandabwicklung Paket .............................................................................................................7<br />

6.1 Neuer Auftrag ...........................................................................................................................7<br />

6.1.1 Pflichtreiter........................................................................................................................7<br />

6.1.1.1 Reiter Absender.............................................................................................................7<br />

6.1.1.2 Reiter Empfänger...........................................................................................................7<br />

6.1.1.3 Reiter Sendungsdaten....................................................................................................7<br />

6.1.2 Optionale Reiter ................................................................................................................8<br />

6.1.2.1 Reiter Benachrichtigung.................................................................................................8<br />

6.1.2.2 Reiter Exportdokument..................................................................................................8<br />

6.2 eBay-Datenimport .....................................................................................................................8<br />

6.2.1 Import von Aufträgen........................................................................................................9<br />

6.3 Übersicht ...................................................................................................................................9<br />

6.3.1 Dropdownliste Übersicht (bitte wählen).............................................................................9<br />

6.3.2 Button Auswahl aufheben.................................................................................................9<br />

6.3.3 Button Alle auswählen.......................................................................................................9<br />

6.3.4 Button Label Drucken ........................................................................................................9<br />

6.3.5 Löschen .............................................................................................................................9<br />

6.3.6 Ungedruckte Aufträge anzeigen........................................................................................9<br />

6.3.7 Button <strong>DHL</strong> Retoure erstellen ..........................................................................................10<br />

6.3.8 Spalte Auswahl................................................................................................................10<br />

6.3.9 Spalte Sendung duplizieren .............................................................................................10<br />

6.3.10 Spalte Email.....................................................................................................................10<br />

6.4 Tagesabschluß.........................................................................................................................10<br />

6.4.1 Button Neu erzeugen ......................................................................................................10<br />

6.4.2 Button Nachdruck ...........................................................................................................10<br />

6.4.3 Button Zurück..................................................................................................................10<br />

6.5 Abholung ................................................................................................................................11<br />

6.5.1 Einzelabholung <strong>DHL</strong> Paket:..............................................................................................11<br />

6.5.2 Einzelabholung <strong>DHL</strong> Retoure: ..........................................................................................11<br />

7 Versandabwicklung Express........................................................................................................12<br />

7.1 Neuer Auftrag .........................................................................................................................12<br />

7.2 Auftragsimport........................................................................................................................12<br />

20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc


<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 3 von 20<br />

7.3 Übersicht .................................................................................................................................12<br />

7.4 Tagesabschluß.........................................................................................................................12<br />

7.5 Abholung Express....................................................................................................................12<br />

7.5.1 Abholung Express national ..............................................................................................13<br />

7.5.1.1 Adresse auswählen......................................................................................................13<br />

7.5.1.2 Abholung beauftragen ................................................................................................13<br />

7.5.1.3 Abbrechen...................................................................................................................13<br />

7.5.1.4 Aktualisieren................................................................................................................13<br />

7.5.2 Abholung Express international .......................................................................................13<br />

7.5.2.1 Abholung anfragen .....................................................................................................13<br />

7.5.2.2 Zurück .........................................................................................................................13<br />

7.5.2.3 Protokoll Abholung .....................................................................................................13<br />

7.5.3 Abholung Economy Select Pickup....................................................................................14<br />

7.5.3.1 Abholungen laden.......................................................................................................14<br />

7.5.3.2 Zurück .........................................................................................................................14<br />

8 Auftragsarchiv ..............................................................................................................................15<br />

8.1 Sendungsverfolgung................................................................................................................15<br />

8.2 Suche Paket.............................................................................................................................15<br />

8.2.1 Button Laden...................................................................................................................15<br />

8.2.2 Button Suche löschen & zurück .......................................................................................15<br />

8.2.3 Button Eingaben leeren ...................................................................................................15<br />

8.3 Suche Express..........................................................................................................................15<br />

8.4 Statistik ...................................................................................................................................16<br />

8.4.1 Statistik ...........................................................................................................................16<br />

8.4.2 Sendungsdaten exportieren.............................................................................................16<br />

9 Stammdatenverwaltung..............................................................................................................17<br />

9.1 Voreinstellungen .....................................................................................................................17<br />

9.2 Benutzerverwaltung ................................................................................................................17<br />

9.3 Adressbuch..............................................................................................................................17<br />

9.3.1 Button Suchen.................................................................................................................17<br />

9.3.2 Button Neue Adresse.......................................................................................................17<br />

9.3.3 Button Adressen Import/Export........................................................................................17<br />

9.3.4 Button Alle auswählen.....................................................................................................18<br />

9.3.5 Button Auswahl aufheben...............................................................................................18<br />

9.3.6 Button Löschen................................................................................................................18<br />

9.4 Senderadressverwaltung..........................................................................................................18<br />

10 Info.............................................................................................................................................19<br />

11 Abmelden ..................................................................................................................................19<br />

12 Abbildungsverzeichnis .............................................................................................................20<br />

20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc


<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 4 von 20<br />

1 Zusammenfassung<br />

Dieses Dokument richtet sich an <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> Benutzer. Es vermittelt einen Überblick über die Neuerungen in der<br />

Menüstruktur in der aktuellen Version.<br />

2 Systemvoraussetzung<br />

MS Windows 2000, XP oder Vista mit Internetzugang<br />

Webbrowser (optimiert für MS Internet Explorer ab Version 5.5, Firefox ab Version 3.x)<br />

Adobe Reader ab Version 5.05<br />

Gültiger Benutzername / gültiges Kennwort<br />

3 Zugang zu <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong><br />

Der Zugang zu <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> erfolgt über https://www.intraship.de.<br />

Wenn Sie keine SSL-Verschlüsselung verwenden möchten, können Sie auch über http zugreifen.<br />

3.1 Anmelden<br />

Abbildung 1: Anmeldemaske <strong>Intraship</strong><br />

Geben Sie im Anmeldefenster Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und klicken Sie anschließend auf<br />

Anmelden.<br />

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<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 5 von 20<br />

3.1.1 Passwort ändern<br />

Sie können Ihr Passwort jederzeit ändern. Geben Sie hierzu Ihren Benutzernamen sowie Ihr altes Kennwort ein und<br />

aktivieren Sie die Option Kennwort ändern und klicken Sie anschließend auf Anmelden. Es öffnet sich die<br />

folgende Seite:<br />

Abbildung 2: Passwort vergessen - Maske <strong>Intraship</strong><br />

Geben Sie das neue Kennwort ein, bestätigen Sie es und klicken Sie anschließend auf OK. Das geänderte Kennwort<br />

wird sofort übernommen und Sie sind angemeldet.<br />

20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc


<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 6 von 20<br />

4 Menüstruktur<br />

Das Hauptmenü auf der linken Seite verfügt über die folgende Struktur:<br />

Abbildung 3: Menüstruktur <strong>Intraship</strong><br />

Bei der Erfassung von Sendungen wird nun direkt auf oberster Ebene zwischen der Versandabwicklung Paket und<br />

Versandabwicklung Express unterschieden, welches den Einstieg in die jeweilige Sendungserfassung vereinfacht.<br />

Unter der Versandabwicklung Paket finden Sie die nationalen und internationalen Paketprodukte, d.h. die<br />

Produkte <strong>DHL</strong> Paket, <strong>DHL</strong> EUROPAKET und das Weltpaket.<br />

Unter der Versandabwicklung Express die nationalen und internationalen Expressprodukte, d.h. die Produkte <strong>DHL</strong><br />

DOMESTIC EXPRESS, Officepack, Express Ident, <strong>DHL</strong> EXPRESS WORLDWIDE (EU), <strong>DHL</strong> EXPRESS WORLDWIDE (DOC),<br />

EXPRESS 12:00, EXPRESS ENVELOPE, und ECONOMY SELECT/<strong>DHL</strong> EUROPLUS.<br />

Nach erfolgreicher Anmeldung an <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> gelangen Sie immer in die Übersicht.<br />

Wenn Sie eine neue Sendung erfassen wollen, gehen Sie unter der jeweiligen Versandabwicklung Paket oder<br />

Express in den Menüpunkt „Neuer Auftrag“.<br />

Weitere Informationen zur Benutzung von <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> erhalten Sie, in dem Sie in der Anwendung auf das rechts<br />

oben vorhandene Fragezeichen gehen.<br />

20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc


<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 7 von 20<br />

5 Produktinformationen<br />

Im Menüpunkt Produktinformationen können Sie sich einen Überblick über alle Produkte der <strong>DHL</strong> Paket und der<br />

<strong>DHL</strong> Express verschaffen.<br />

Hierzu wählen Sie einfach den jeweiligen Bereich durch anklicken aus.<br />

6 Versandabwicklung Paket<br />

Unter dem Menüpunkt Versandabwicklung Paket finden Sie alles, was Sie für das Versenden von Paketen<br />

benötigen.<br />

Um Ihre Sendungen vorzubereiten und das Sendungslabel sowie die gegebenenfalls benötigten Exportdokumente<br />

zu erzeugen, gehen Sie in den Menüpunkt „Neuer Auftrag“.<br />

6.1 Neuer Auftrag<br />

Der Menüpunkt „Neuer Auftrag“ dient zur Eingabe aller für den Versand erforderlichen Informationen. Die<br />

Eingabemaske besteht aus drei Pflichtreitern und 2 optionalen Reitern.<br />

6.1.1 Pflichtreiter<br />

6.1.1.1 Reiter Absender<br />

In dieser Eingabemaske werden alle relevanten Angaben zum Absender der Sendung eingegeben. Sie haben die<br />

Möglichkeit neue Absender im Adressbuch zu speichern, bereits gespeicherte Absender für die Erstellung einer<br />

Sendung auszuwählen, gespeicherte Absender zu ändern.<br />

Sollten Sie getätigte Eingaben verwerfen wollen, können Sie dieses durch Betätigen des Buttons „Eingaben leeren“.<br />

6.1.1.2 Reiter Empfänger<br />

Der Reiter dient der Angabe des Empfängers der erfassten Sendung. Hierzu stehen Ihnen grundsätzlich die gleichen<br />

Funktionen wie beim Absender zur Verfügung. Sie können einen bereits gespeicherten Empfänger suchen, neue<br />

Empfänger im Adressbuch speichern, bereits gespeicherte Empfänger ändern.<br />

Zur Vereinfachung der Suche haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, jedem Empfänger ein eigenes<br />

Identifizierungsmerkmal hinzuzufügen, um so bei der Suche nach Empfängern schneller fündig zu werden. Machen<br />

Sie Ihre Angaben hierzu im Feld Matchcode.<br />

6.1.1.3 Reiter Sendungsdaten<br />

In diesem Reiter können Sie alle relevanten Daten zur Sendung eingeben. Sie können eine eigene Referenznummer<br />

vergeben, das Produkt und gewünschte Services auswählen, das Versanddatum auswählen und bei<br />

mehrpaketfähigen Produkten angeben, wie viele Packstücke Sie erfassen wollen.<br />

Während der Erfassung einer Sendung stehen Ihnen, unabhängig vom Reiter, folgende Funktionen durch Betätigen<br />

der entsprechenden Buttons zur Verfügung:<br />

Button „Speichern und zurück“: Speichert die getätigten Eingaben und kehrt zurück zur Übersicht.<br />

Button „Speichern und Drucken“: Speichert die getätigten Eingaben und druckt das Label.<br />

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<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 8 von 20<br />

6.1.2 Optionale Reiter<br />

6.1.2.1 Reiter Benachrichtigung<br />

Im Reiter Sendungsdaten kann die Option „ E-Mail Benachrichtigung“ aktiviert werden. Bei aktivierter Option<br />

können im neuen Reiter „Benachrichtigung“ pro Sendung mehrere E-Mail Adressen hinterlegt, sowie ein E-Mail<br />

Text vordefiniert werden. Voraussetzung für den E-Mail Versand ist eine hinterlegte E-Mail Adresse des Absenders.<br />

Dieser Service ist kostenfrei.<br />

6.1.2.2 Reiter Exportdokument<br />

Bei internationalen Sendungen in zollpflichtige Länder erscheint ein zusätzlicher Reiter „Exportdokument“.<br />

Sollten Sie ein Exportdokument (Proforma- bzw. Handelsrechnung) über Ihr Warenwirtschaftssystem bzw. ein<br />

anderes Tool erstellt haben, ist das Ausfüllen des Exportdokumentes im Reiter „Exportdokument“ nicht erforderlich.<br />

Wenn Sie ein Exportdokument mit <strong>Intraship</strong> adhoc erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:<br />

Hier sollen alle Pflichtfelder, welche benötigt werden, um eine Zollinhaltserklärung zu erstellen, ausgefüllt werden.<br />

Ausgedruckte Zollinhaltserklärung ist zwingend der Sendung, z.B. in einer Versandtasche, beizufügen.<br />

6.2 eBay-Datenimport<br />

Über den eBay-Datenimport können Empfängeradressen zu abgeschlossenen eBay-Auktionen abgerufen werden.<br />

Im Menü Versandabwicklung Paket (neue Menüstruktur) wird der eBay-Datenimport angeboten bzw. im Menü<br />

Spezialauftrag (alte Menüstruktur) in der Transportart Straße angeboten.<br />

Der Benutzer kann den Zeitraum der abzurufenden Auktionen selbst bestimmen.<br />

Beim ersten Klick auf Adressen aus eBay beziehen wird die eBay-Anmeldeseite als Popup-Fenster angezeigt. Folgen<br />

Sie bitte den Anweisungen auf dem Bildschirm.<br />

Nach erfolgreicher Anmeldung müssen Sie die Verbindung zwischen <strong>Intraship</strong> und eBay mit „I agree“ bestätigen. Es<br />

erscheint daraufhin die Meldung „eBay Authentifizierung erfolgreich durchgeführt.“.<br />

Nachdem die Authentifizierung erfolgreich abgeschlossen wurde, können nun die Adressen abgerufen werden.<br />

Hierzu müssen Sie erneut auf Adressen aus eBay beziehen klicken. Nun werden Ihnen die übernommenen Adressen,<br />

versehen mit Status „verkauft“ oder „bezahlt“, in einer Liste angezeigt. Dies kann per Check-Box ausgewählt<br />

werden, auch beide Varianten können gewählt werden. Beinhalten die eBay-Adressdaten eine Email-Adresse des<br />

Käufers, sofern vorhanden, wird diese mit übernommen und für die eMail-Benachrichtigung vorbelegt.<br />

Wenn "Packstation 999" (999 = Packstationsnummer) in der eBay-Adresse im Feld „Straße 1“ oder „Straße 2“<br />

gefunden wird, dann muss das Wort „Packstation“ in das Feld „Straße“ und die Packstationsnummer in das Feld<br />

„Hausnummer“ übernommen werden. Die Postnummer, die in eBay im jeweils anderen Straßenfeld steht (Straße 1<br />

oder 2), muss in das Feld „Name 2“ übernommen werden.<br />

Über die Dropdownliste Adressenauswahl können Sie Ihre Auswahl anpassen. Sie können zwischen „National“,<br />

„International“ oder einem spezifischen Land wählen. Dementsprechend passt sich die Liste der angebotenen<br />

Adressen an. Unter Sendungsdaten werden nur die Produkte angeboten, die zur Adressauswahl passen. Es werden<br />

allerdings nur Paket-Produkte angeboten.<br />

Optional können Sie einen Zeitraum eingeben. Wenn Sie einen Zeitraum eingeben, werden nur Auktionen, die<br />

innerhalb dieser Zeit beendet wurden, importiert.<br />

Die Auktionen gemäß voreingestelltem Status („verkauft“ und/oder „bezahlt“) oder Zeitraum werden importiert.<br />

Hierzu werden die verfügbaren Adressdaten aus eBay herangezogen. Nicht vollständige Adressen erscheinen in der<br />

Liste mit dem Status „unvollständig“ und können manuell vervollständigt werden. Nicht vollständig sind alle<br />

Adressen, bei denen Pflichtangaben fehlen.<br />

Bei Klick auf Speichern und Zurück erzeugt <strong>Intraship</strong> eine sog. Mailingliste. Pro Adresse wird eine separate Sendung<br />

mit dem gewählten Produkt erzeugt. Bei Bedarf kann eine Sendung dupliziert werden. Die Sendungen werden in<br />

der eBay-Übersicht angezeigt und können von dort aus einzeln oder gemeinsam gedruckt werden. Fehlerhafte<br />

Sendungen erscheinen mit Status „freigegeben, unvollständig“ in der Liste.<br />

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<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 9 von 20<br />

Der Druck der Labels erfolgt aus der eBay-Übersicht heraus.<br />

Nach erfolgreichem Etikettendruck wird der Status der Sendung in eBay automatisch auf „versendet“ gesetzt.<br />

Achtung: Diese Sendungen sind bei einem späteren Import nicht mehr zu importieren!<br />

Sie müssen sich jedes Mal, wenn Sie Adressdaten aus eBay abrufen möchten, anmelden. Damit haben Sie die<br />

Möglichkeit, Adressen aus mehreren eBay-Accounts abzurufen. Sollten Sie nur über einen eBay-Account verfügen,<br />

können Sie mit der Option „eBay-Authentifizierung speichern“ auf Ihre Adressdaten aus eBay zugreifen, ohne sich<br />

erneut anmelden zu müssen.<br />

6.2.1 Import von Aufträgen<br />

Über den Menüpunkt Import von Aufträgen können Sie Aufträge in Form von Textdateien im CSV Format<br />

importieren.<br />

Bei Fragen zum Import wenden Sie sich bitte an den technischen Support unter 0180 5 00 33 21* * (Drücken Sie<br />

hierzu bitte die Option „3“) oder lesen Sie die Kurzanleitung zum eBay-Datenimport. Nähere Informationen erhalten<br />

Sie hier: <strong>Intraship</strong> – eBay Datenimport.<br />

6.3 Übersicht<br />

Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie in die Übersicht. In diesem Menüpunkt werden alle Ihre Sendungen<br />

angezeigt, die am selben Tag gespeichert oder bereits gedruckt, aber noch nicht an <strong>DHL</strong> übertragen wurden.<br />

Bereits erfasste Sendungen können in der Übersicht geöffnet und weiter bearbeitet werden. Dabei stehen Ihnen<br />

folgende Funktionen zur Verfügung:<br />

6.3.1 Dropdownliste Übersicht (bitte wählen)<br />

Wählen Sie aus der hinterlegten Liste aus, was sie in der Übersicht angezeigt bekommen wollen.<br />

6.3.2 Button Auswahl aufheben<br />

Hebt die vorher durch Markierung getroffene Auswahl wieder auf.<br />

6.3.3 Button Alle auswählen<br />

Markiert alle in der Übersicht sichtbaren Sendungen als ausgewählt.<br />

6.3.4 Button Label Drucken<br />

Druckt die Sendungslabel aller zuvor markierten Sendungen. Hierzu öffnet sich ein Vorschaufenster mit dem PDF-<br />

Label, welches Sie aus dem Adobe-Reader drucken können.<br />

6.3.5 Löschen<br />

Löscht alle zuvor markierten Sendungen<br />

6.3.6 Ungedruckte Aufträge anzeigen<br />

Zeigt alle Sendungen an, die gespeichert aber noch nicht gedruckt wurden<br />

**-0,14 Euro pro angefangene Minute aus den deutschen Festnetzen, höchstens 0,42 Euro pro angefangene Minute aus den<br />

deutschen Mobilfunknetzen.<br />

20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc


<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 10 von 20<br />

6.3.7 Button <strong>DHL</strong> Retoure erstellen<br />

Erzeugt aus einer erfassten Sendungen des Produktes <strong>DHL</strong> Paket ein zweites Label für die Rücksendung als Produkt<br />

<strong>DHL</strong> Retoure.<br />

6.3.8 Spalte Auswahl<br />

Beinhaltet die Checkboxen zum Markieren einer oder mehrerer Sendungen.<br />

6.3.9 Spalte Sendung duplizieren<br />

Durch das Anklicken des Symbols wird die entsprechende Sendung dupliziert, d.h. es wird automatisch eine weitere<br />

Sendung mit den gleichen Eingaben erzeugt.<br />

6.3.10 Spalte Email<br />

Wenn diese Funktion freigeschaltet ist, können Sie das Sendungslabel als pdf-Dokument per Mail an die Email-<br />

Adresse versenden, die bei der Sendungserfassung eingegeben wurde.<br />

Alle Ihre älteren oder vordatierten Paket- oder Express-Sendungen finden Sie über den Menüpunkt Auftragsarchiv.<br />

6.4 Tagesabschluß<br />

Der Tagesabschluss dient dazu, die Daten aller gedruckten Sendungen an <strong>DHL</strong> zu übertragen.<br />

Ihnen stehen folgende Aktionen durch Betätigen der Buttons zur Verfügung<br />

6.4.1 Button Neu erzeugen<br />

Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit den Tagesabschluss / Erstellung der Ladeliste) durchzuführen. Hierzu<br />

wählen Sie aus der Dropdownliste einen EKP aus, für die Sie den Tagesabschluss durchführen wollen. Die Liste<br />

enthält alle EKPs, unter denen Sendungen erzeugt und gedruckt wurden, also zur Übertragung bereitstehen.<br />

Nach Auswahl der EKP wird eine Liste mit allen unter dieser EKP erfassten Sendungen erzeugt.<br />

Zur Erstellung einer Ladeliste können sie ein oder mehrere Sendungen in der Spalte Auswahl durch Aktivieren der<br />

Checkbox oder über den Button Alle auswählen auswählen.<br />

Für diese gewählten Sendungen können Sie mittels des Buttons Ladeliste erzeugen den Tagesabschluss durchführen.<br />

Sie können eine Markierung jederzeit vor Erzeugen der Ladeliste rückgängig machen, indem sie die einzelne<br />

Checkbox deaktivieren oder den Button Alle abwählen betätigen.<br />

Bitte beachten Sie dass Sie die Ladeliste am besten zweifach ausdrucken. Ein Exemplar übergeben Sie an den <strong>DHL</strong><br />

Kurier und das andere Exemplar behalten Sie als Übergabebeleg.<br />

6.4.2 Button Nachdruck<br />

Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit einen bereits erzeugten Tagesabschluss nachzudrucken.<br />

Zum Nachdrucken wählen Sie einen Zeitraum aus und betätigen den Button Laden. Die gefundenen Sendungen<br />

können mittels einer Dropdownliste nach Absender getrennt selektiert werden. Durch Betätigen des Buttons<br />

Ladeliste erzeugen wird die entsprechende Ladeliste zum Nachdruck erzeugt und Ihnen als PDF-Dokument zum<br />

Ausdruck angezeigt.<br />

6.4.3 Button Zurück<br />

Hiermit gehen Sie in der Anwendung zurück in die Übersicht.<br />

20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc


<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 11 von 20<br />

6.5 Abholung<br />

Infofern Sie eine Abholvereinbarung haben, können Sie die Abholung Ihrer Sendungen online beauftragen. Alle<br />

beauftragten Abholungen werden im Menüpunkt Übersicht aufgelistet.<br />

Im Menüpunkt Abholung werden Ihnen zwei Möglichkeiten zur Auswahl angeboten:<br />

6.5.1 Einzelabholung <strong>DHL</strong> Paket:<br />

Sie haben hierüber die Möglichkeit, Einzelabholung für versandbereite nationale Paketsendungen zu veranlassen.<br />

Auftraggeberadresse: Adresse des Beauftragenden<br />

Abholadresse: Adresse, von der die Sendung abgeholt werden soll<br />

Sendungsdaten: Eingabe Abholdatum und ggf. Nachnahmebetrag<br />

Mit dem Button Einzelabholung <strong>DHL</strong> Paket beauftragen übertragen Sie den Auftrag an <strong>DHL</strong>.<br />

Wenn die Buchung erfolgreich war, erhalten Sie die Bestätigungsnummer.<br />

6.5.2 Einzelabholung <strong>DHL</strong> Retoure:<br />

Im Menü Abholung finden Sie die Option Einzelabholung <strong>DHL</strong> Retoure, wenn diese frei geschaltet wurde. Sie haben<br />

hierüber die Möglichkeit, Retouren für nationale Paketsendungen zu veranlassen.<br />

Auftraggeberadresse: Adresse des Beauftragenden<br />

Abholadresse: Adresse, von der die Sendung abgeholt werden soll<br />

Lieferadresse: Adresse, an die die Sendung geliefert werden soll<br />

Sendungsdaten: Eingabe von Gewicht und Abholdatum<br />

Mit dem Button Einzelabholung <strong>DHL</strong> Retoure beauftragen übertragen Sie den Auftrag an <strong>DHL</strong>.<br />

Wenn die Buchung erfolgreich war, erhalten Sie die Bestätigungsnummer. Ein Retourenetikett wird zur Verfügung<br />

gestellt bzw. mitgebracht.<br />

20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc


<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 12 von 20<br />

7 Versandabwicklung Express<br />

Unter dem Menüpunkt Versandabwicklung Express finden Sie alles, was Sie für das Versenden von<br />

Expresssendungen benötigen.<br />

7.1 Neuer Auftrag<br />

Der Menüpunkt Neuer Auftrag dient zur Eingabe aller für den Versand erforderlichen Informationen.<br />

Um einen neuen Auftrag eingeben zu können, müssen Sie zuerst auswählen, ob Sie eine nationale, eine<br />

internationale oder eine Economy Select Sendung erfassen wollen.<br />

Danach erhalten Sie eine, für die jeweilige Transportart spezifische, Eingabemaske bestehend aus drei Reitern,<br />

welche die Bereiche Absender, Empfänger und Sendungsdaten gliedern.<br />

Für die weiteren Beschreibungen siehe auch 6.1 Neuer Auftrag in der Versandabwicklung Paket.<br />

7.2 Auftragsimport<br />

Um einen Auftragsimport starten zu können, müssen Sie zuerst auswählen, ob Sie eine nationale, eine<br />

internationale oder eine Economy Select Sendung erfassen wollen.<br />

Danach können Sie jeweils Aufträge für die einzelnen Transportarten in Form von Textdateien im CSV Format<br />

importieren.<br />

Bei Fragen zum Import wenden Sie sich bitte an den technischen Support.<br />

7.3 Übersicht<br />

Der Menüpunkt Übersicht in der Versandabwicklung Express enthält alle Express-Sendungen, die am selben Tag<br />

gespeichert oder bereits gedruckt, aber noch nicht an <strong>DHL</strong> Express übertragen wurden.<br />

Bereits erfasste Sendungen können in der Übersicht geöffnet und weiter bearbeitet werden.<br />

Für eine Beschreibung der Funktionalitäten sehen Sie bitte unter der 6.3 Übersicht in der Versandabwicklung Paket<br />

nach.<br />

7.4 Tagesabschluß<br />

Der Tagesabschluss dient dazu, die Daten aller gedruckten Sendungen an <strong>DHL</strong> zu übertragen. Zuerst müssen Sie<br />

auswählen, ob Sie den Abschluss für Express national, international oder für Economy Select durchführen wollen.<br />

Für die Beschreibung der Funktionalitäten sehen Sie bitte unter 6.4 Tagesabschluß Versandabwicklung Paket nach.<br />

7.5 Abholung Express<br />

Unter dem Menüpunkt Abholung Express finden Sie die Möglichkeit die Abholung Ihrer Express-Sendungen zu<br />

beauftragen. Hierzu wählen Sie zuerst bitte, ob es sich um einen nationalen oder einen internationalen Express<br />

Versand von Sendungen handelt.<br />

Sollten Sie bereits für den Versand Ihrer Sendungen eine regelmäßige Abholung mit der <strong>DHL</strong> Express vereinbart<br />

haben, benötigen Sie die Nutzung dieser Funktionalität nicht.<br />

20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc


<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 13 von 20<br />

7.5.1 Abholung Express national<br />

Über den Button National erhalten Sie eine Eingabemaske für die Beauftragung einer nationalen Abholung von<br />

Express-Sendungen. Hierzu können Sie als Abholdatum den aktuellen oder einen in der Zukunft liegenden Tag<br />

auswählen.<br />

Achtung: Sie können die Abholung nur für die Produkte Officepack und Express Paket beauftragen!<br />

Folgende Funktionen stehen Ihnen unter diesem Menüpunkt zur Verfügung:<br />

7.5.1.1 Adresse auswählen<br />

Durch Betätigen des Buttons Adresse auswählen gelangen Sie in Ihr Adressbuch und können aus Ihren bereits<br />

gespeicherten Adressen eine auswählen und dort die Abholung der Sendungen veranlassen. Aus dem Adressbuch<br />

übernehmen Sie die gewünschte Adresse durch Anklicken des Firmennamens.<br />

7.5.1.2 Abholung beauftragen<br />

Sobald Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, können Sie durch Betätigen des Buttons Abholung beauftragen, die<br />

Anfrage abschicken. Das System meldet Ihnen zurück ob die Abholung an den von Ihnen gewünschten Tag, in dem<br />

gewünschten Zeitfenster möglich ist oder nicht.<br />

7.5.1.3 Abbrechen<br />

Durch wählen des Buttons Abbrechen gelangen Sie wieder in die Übersicht ihrer Express-Sendungen.<br />

7.5.1.4 Aktualisieren<br />

Bei nachträglichen Änderungen erreichen Sie hierdurch eine Aktualisierung Ihrer Daten.<br />

7.5.2 Abholung Express international<br />

Folgende Funktionen stehen Ihnen unter diesem Menüpunkt zur Verfügung:<br />

Absender auswählen<br />

Über diese Funktion können Sie eine Abholadresse aus Ihren, im Adressbuch hinterlegten Adressen, auswählen.<br />

Bitte beachten Sie dass Sie nur aus den in Ihrem Adressbuch hinterlegten Adressen auswählen können und eine<br />

Neueingabe von Abholadressen unter dem Menüpunkt Abholung Express nicht möglich ist. Bitte gehen Sie hierzu<br />

direkt in Ihr Adressbuch und hinterlegen die Adresse dort.<br />

7.5.2.1 Abholung anfragen<br />

Durch Betätigen dieses Buttons wird Ihre Anfrage an <strong>DHL</strong> übertragen. Sollte das gewünschte Zeitfenster der<br />

Abholung in ein gültiges Abholzeitfenster der <strong>DHL</strong> fallen, erhalten Sie eine Bestätigungsnummer, mit der Sie sich bei<br />

Rückfragen an den Kundenservice der <strong>DHL</strong> Express wenden können.<br />

Mittels des Buttons Fortfahren gelangen Sie zurück in die Übersicht über Ihre Express-Sendungen<br />

7.5.2.2 Zurück<br />

Hierüber gelangen Sie zurück zur Übersicht.<br />

7.5.2.3 Protokoll Abholung<br />

Über die Funktion Protokoll Abholung haben Sie die Möglichkeit sich eine Zusammenstellung über alle Ihre, aus <strong>DHL</strong><br />

<strong>Intraship</strong> heraus, veranlassten Abholungen zu verschaffen. Hierzu haben Sie die Möglichkeit einen Zeitraum für die<br />

Zusammenstellung fest zu legen. Optional können Sie die Liste ausdrucken.<br />

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<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 14 von 20<br />

7.5.3 Abholung Economy Select Pickup<br />

In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit alle Economy Select Abholungen innerhalb eines Zeitraums anzuzeigen.<br />

7.5.3.1 Abholungen laden<br />

Mit dem Klick auf den Button erhalten Sie eine Liste aller Abholungen zu dem genannten Produkt.<br />

7.5.3.2 Zurück<br />

Hierüber gelangen Sie zurück zur Übersicht.<br />

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8 Auftragsarchiv<br />

Über den Menüpunkt Auftragsarchiv können Sie sich archivierte oder vordatierte Sendungen anhand<br />

unterschiedlicher Kriterien anzeigen lassen.<br />

Hier finden Sie alle Ihre Sendungen, die Sie bereits per Tagesabschluss an <strong>DHL</strong> übertragen haben.<br />

8.1 Sendungsverfolgung<br />

Unter dem Menüpunkt Sendungsverfolgung können Sie Ihre internationalen Express Sendungen verfolgen.<br />

Betätigen Sie hierzu den Button International und geben Sie Ihre Sendungsnummer ein.<br />

Durch Betätigen des Buttons Abbrechen gelangen Sie zurück in die Übersicht.<br />

8.2 Suche Paket<br />

Im Menüpunkt Suche Paket können Sie archivierte oder vordatierte Sendungen anhand unterschiedlicher Kriterien<br />

suchen und anzeigen lassen.<br />

Suchkriterien sind u.a. der Zeitraum in dem gesucht werden soll, eine bestimmte Kundennummer, ein bestimmter<br />

Empfänger, eine eingegebene Sendungsreferenz oder Packstückreferenz oder der Status einer Sendung.<br />

In der Suche stehen Ihnen folgende Aktionen durch Betätigen Buttons zur Verfügung:<br />

8.2.1 Button Laden<br />

Erzeugt die Trefferliste nach den eingegebenen Suchkriterien und zeigt diese in der Übersicht an<br />

8.2.2 Button Suche löschen & zurück<br />

Löscht die eingegebene Suche und kehrt zurück zur Übersicht<br />

8.2.3 Button Eingaben leeren<br />

Löscht die eingegebenen Felder<br />

8.3 Suche Express<br />

Siehe 8.2 Suche Paket<br />

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8.4 Statistik<br />

Im Menüpunkt Statistik haben Sie die Möglichkeit Ihre eigenen Versandstatistiken zu beziehen oder Ihre<br />

Sendungsdaten zu exportieren, um diese in Excel oder Access weiter zu bearbeiten. Hierzu müssen sie als erstes<br />

zwischen Paket, Express national, Express international oder Europlus auswählen, für welche Transportart Sie eine<br />

Statistik erstellen wollen.<br />

8.4.1 Statistik<br />

Sie können sich Ihre Analysen Ihrer Aufträge nach verschiedenen Kriterien auswerten lassen.<br />

Für die Transportarten Paket, Express national oder Europlus können Sie Ihre Analysen nach folgenden Kriterien<br />

zusammenstellen:<br />

Produkt<br />

Kundennummer/EKP<br />

Teilnahme<br />

Datum von/bis<br />

Matchcode<br />

PLZ von/bis<br />

Land Empfänger und/oder<br />

Gewicht von/bis<br />

Für die Transportart Express international lauten die Kriterien wie folgt:<br />

Kundennummer/EKP (Rechnungsempfänger)<br />

Sendungsreferenz<br />

Zusatzfeld 1<br />

Sendungsnummer<br />

Firmenname des Empfängers<br />

Matchcode<br />

Destinationscode<br />

Land Empfänger<br />

Produktcode<br />

Inhaltsbeschreibung<br />

Sendungsdatum von/bis<br />

Status und/oder<br />

Benutzer<br />

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit für die Transportart Express International ein Reportschema festzulegen.<br />

Das Reportschema ist eine Vorlage, mit der Sie definieren, welcher Inhalt in welcher Spalte abgebildet werden soll.<br />

8.4.2 Sendungsdaten exportieren<br />

Um Sendungsdaten zu exportieren, müssen Sie zunächst einen Zeitraum festlegen für den der Datenexport erfolgen<br />

soll. Darüber hinaus wird eine Emailadresse benötigt, an die der Datenexport als Datei versendet werden soll.<br />

Optional können Sie die Sendungsdaten im gewählten Zeitraum durch Ihren Status einschränken.<br />

Die zuvor beschriebenen Funktionalitäten sind bei allen Transportarten gleich.<br />

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9 Stammdatenverwaltung<br />

9.1 Voreinstellungen<br />

Unter dem Menüpunkt Voreinstellungen können Sie die Einstellungen für die Versandvorbereitung vordefinieren<br />

und so individuelle Vorlagen für die verschiedenen Transportarten Paket, Express national, Express international<br />

und/oder Economy Select/Europlus festlegen.<br />

Unter den jeweiligen Transportarten haben sie verschiedene Möglichkeiten Bereiche als Vorlage zu hinterlegen.<br />

Sie können u.a. folgende Bereiche vorbelegen:<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

Standard Maße und Gewichte<br />

Bankverbindungen<br />

Benachrichtigungs-Emails und die<br />

Standard-Einstellungen für<br />

o Inhaltsbeschreibungen<br />

o Zolltarifnummer<br />

o Sendungsart (Zollfrei/zollpflichtig)<br />

o Exportgrund<br />

o Handelsbedingungen<br />

o Warenwert und Währung<br />

o Anzahl Packstücke<br />

o Ursprungsland<br />

o <strong>DHL</strong> Account<br />

9.2 Benutzerverwaltung<br />

In der Benutzerverwaltung können Sie neue Benutzer anlegen, kopieren oder löschen und für jeden Benutzer das<br />

Passwort und die Berechtigungen ändern.<br />

9.3 Adressbuch<br />

Unter dem Menüpunkt Adressbuch haben sie folgende Funktionen:<br />

9.3.1 Button Suchen<br />

Über den Button Suchen können Sie bereits hinterlegte Adressen nach verschiedenen Kriterien suchen und einer<br />

weiteren Aktion zuführen.<br />

9.3.2 Button Neue Adresse<br />

Durch betätigen des Buttons Neue Adresse erhalten Sie ein leeres Eingabeformular zum Erfassen einer Adresse.<br />

9.3.3 Button Adressen Import/Export<br />

Sie können Ihre Adressen sowohl importieren als auch exportieren. Zur Vereinfachung können Sie für die Importe<br />

ein Schema hinterlegen, welches die notwendige Zuordnung der zu importierenden Felder der Datei zu den Feldern<br />

der Anwendung beinhaltet.<br />

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Nähere Informationen sind unter dem Menüpunkt „Info“ zu finden.<br />

9.3.4 Button Alle auswählen<br />

Markiert alle Adressen als ausgewählt<br />

9.3.5 Button Auswahl aufheben<br />

Hebt die getätigte Auswahl wieder auf<br />

9.3.6 Button Löschen<br />

Löscht den oder die ausgewählte Adresse<br />

9.4 Senderadressverwaltung<br />

Der Menüpunkt Senderadressverwaltung beinhaltet für Express international den Absenderimport und -Export.<br />

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10 Info<br />

Im Menüpunkt Info finden Sie wichtige Kontaktdaten und Kontaktlinks zum technischen <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> Support und<br />

zum <strong>DHL</strong> Kundenservice.<br />

Darüber hinaus finden Sie hier alle aktuellen Importspezifikationen zum Herunterladen sowie weiter nützliche Links<br />

auf Internetseiten, die Ihnen wichtige Informationen zur Versandvorbereitung liefern.<br />

11 Abmelden<br />

Benutzen Sie zum Abmelden aus <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> die Schaltfläche Abmelden.<br />

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12 Abbildungsverzeichnis<br />

Abbildung 1: Anmeldemaske <strong>Intraship</strong> ......................................................................................................4<br />

Abbildung 2: Passwort vergessen - Maske <strong>Intraship</strong>...................................................................................5<br />

Abbildung 3: Menüstruktur <strong>Intraship</strong>.........................................................................................................6<br />

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