Monitor Inhalt - Siemens Schweiz AG

ERFOLGREICHE INBETRIEBNAHME
Vor rund eineinhalb Jahren – am
18.März 2002 wars, um genau zu sein
– wurde mit der Projektfreigabe durch
die Geschäftsleitung der eigentliche
Startschuss für die Realisierung von
epass gegeben – einem der wohl
grössten, anspruchsvollsten und ehrgeizigsten
Projekte in der Geschichte
der Siemens Schweiz. Mit dem
«Go Live» vom 5. Mai 2003 hat epass
nun einen absolut entscheidenden
Meilenstein erreicht: die Inbetriebnahme
für die tägliche Arbeit.
epass rollt!
Nach dem Startschuss vor eineinhalb Jahren
kann nun mit epass effizienter und flexibler
gearbeitet werden.
Siemens Schweiz ist ein über Jahrzehnte
gewachsenes, erfolgreiches
Unternehmen. Im Zuge dieses Wachstums
entstanden verschiedene sehr
autonome Bereiche, welche auf ihre Tätigkeiten
und das heterogene Produkte- und
Dienstleistungsportfolio abgestimmte
Strukturen und Arbeitsabläufe besassen.
Mit dieser Entwicklung stiess Siemens aber
im Laufe der letzten Jahre zunehmend an
Grenzen: Die unterschiedlichen Arbeitsprozesse
und -systematiken liessen mögliche
Synergien ungenutzt, die Zusammenarbeit
zwischen den Bereichen gestaltete sich oft
relativ schwierig, die Reaktionszeiten auf
spezifische Kunden- und allgemeine Marktanforderungen
waren nicht mehr optimal.
Mit einem unternehmensweiten, also bereichsübergreifenden
und -unabhängigen
Projekt sollte der organisatorisch und
arbeitstechnisch nicht mehr zeitgemässen
Arbeitsumgebung zu Leibe gerückt werden.
Die Geburtsstunde von epass, der betriebswirtschaftlichen
Gesamtlösung mit integrierter
Standardisierung und Harmonisierung
der Arbeitsprozesse für das ganze
Unternehmen, hatte geschlagen!
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ERFOLGREICHE INBETRIEBNAHME
Ein Blick auf die «Geschichte»
epass entstand nicht etwa aus dem Nichts,
ist weder eine komplette Eigenentwicklung
der Siemens Schweiz noch ein Softwarepaket
von der Stange. So konnte von allem
Anfang an ein grosses Risikopotenzial ausgeschaltet
werden, denn epass basiert auf
dem weit verbreiteten und führenden
betriebswirtschaftlichen ERP- (Enterprise
Ressource Planning) System SAP R/3. Dieses
wurde von Siemens Österreich auf die
Bedürfnisse einer Regionalgesellschaft zugeschnitten
und erhielt den namen «epass»
Als wichtigen Schritt hin zu standardisierten
Prozessen im Haus Siemens wird epass
das System für die Länder «Mitte-Süd-
Europa». Betrieben, gepflegt und weiterentwickelt
wird epass in dem von den betroffenen
Ländern gemeinsam getragenen
AMC (Application Management Center) in
Wien.
Nach intensiver vorangehender Planung
und Budgetierung begann mit der Freigabe
durch die Geschäftsleitung dann die eigentliche
Projektarbeit. Die bestehenden, täglich
benutzten Verfahren mussten katalogisiert
und bewertet werden, die spezifischen
Bedürfnisse der Bereiche mussten erfasst
und als so genannte «Change Requests» in
die Entwicklung der helvetisierten epass-
Variante eingegeben werden, die bestehenden
Arbeitsprozesse mussten analysiert
und als Basis für die Entwicklung der neuen
standardisierten und harmonisierten
Prozesse über das ganze Unternehmen zur
Verfügung gestellt werden.
Schon sehr früh wurde auch mit der Planung
der Datenüberführung (Migration) von den
verschiedenen alten Systemen, Verfahren
und Umverfahren in epass begonnen. Diese
Vorbereitungsarbeiten waren aufgrund der
Datenmenge sehr wichtig, aufwändig und
anspruchsvoll.
Vom Projekt in die Praxis
Auf den ersten Blick erscheint die Vorbereitungszeit
von etwas mehr als einem Jahr
recht grosszügig bemessen. Bei Berücksichtigung
der Komplexität des gesamten
Projekts wird aber schnell klar, dass epass
eigentlich in Rekordzeit realisiert wurde.
Insbesondere folgende Faktoren haben dazu
beigetragen, das Projekt in so kurzer Zeit,
jederzeit termingerecht und ohne Qualitätsoder
andere Verluste in die Praxis umsetzen
zu können: Das Engagement und die Zielstrebigkeit
aller beteiligten Mitarbeiterinnen
MONITOR 4/2003
und Mitarbeiter in diesem Projekt waren
grossartig. Durch intensiven Know-how-
Transfer von Österreich in die Schweiz konnten
grundsätzliche Fehler von Anfang an
ausgeschlossen werden und dank frühzeitig
einsetzender Schulung konnten alle betroffenen
Mitarbeitenden intensiv und vollständig
auf ihre neue Arbeitsumgebung vorbereitet
werden. Wichtiger Faktor war auch,
dass das Projekt von einem unabhängigen
Prozess zur kontinuierlichen, gesamtheitlichen
Qualitätsüberwachung und -sicherung
wurde.
Nicht nur Betriebswirtschaft!
Dass ein solchermassen einschneidendes
und zukunftsweisendes Projekt nicht «nur»
Auswirkungen auf die betriebswirtschaftlichen
und führungstechnischen Aspekte
des Arbeitsalltags bei der Siemens Schweiz
haben kann, liegt auf der Hand. Mit dem
Zusammenrücken der Bereiche durch standardisierte
und harmonisierte Prozesse
wird auch der Grundstein für eine neue,
offenere und interessantere Unternehmenskultur
gelegt. Die Zusammenarbeit zwischen
den Mitarbeitenden aller Bereiche wird mit
epass nicht nur ermöglicht, sondern geradezu
gefördert. Nicht «einer gegen alle»,
sondern «alle für alle» heisst die Devise bei
der Arbeit mit und in epass
Worum es in Zukunft gehen wird
Natürlich ist epass mit dem «Go Live» vom
5. Mai dieses Jahres nicht einfach abgeschlossen.
Zum einen will man nicht verhehlen,
dass der «Big Bang» zwar sehr gut
über die Bühne ging, aber an vielen Orten
noch immer Baustellen offen sind. Teilweise
sind nachträgliche Prozessanpassungen
notwendig, da und dort tauchen kleinere
Fehler auf oder es wird weiterer Schulungsbedarf
sichtbar. Zum anderen wird epass
auch nie ganz abgeschlossen sein! Denn
heute und morgen geht es darum, epass mit
all seinen Möglichkeiten im Alltag umzusetzen,
seine vielen Vorteile zu nutzen und
die Basis für die angestrebte Veränderung
der Unternehmenskultur auch wirklich
zu leben.
Rolf Preisig
Volle Konzentration herrschte auch noch im
letzten Workshop vor dem Übergang in den
Regelbetrieb.
Die Vorteile von epass
auf einen Blick
Für das Unternehmen:
•Schaffung von unternehmensweiter
Transparenz ohne Beeinträchtigung
der Bereichsautonomie zur Optimierung
der Wirtschaftlichkeit
•Förderung der Vergleichbarkeit über
alle Bereiche hinweg, bessere Analyse
des Geld- und Werteflusses, Schaffung
effizienter Managementinstrumente
•Optimale Nutzung der bisher an
technischen Hürden scheiternden
Synergien (z.B. Ausschöpfung des
unternehmensweiten Einkaufspotenzials)
Für die Anwender:
•Effizienzsteigerung dank integriertem
System und Prozessstandardisierung
•Erhöhung der Flexibilität dank unternehmensweiter
Harmonisierung für
bereichsübergreifendes Denken und
Handeln
•Ausbau des Wissensstandes durch
Grundausbildung in SAP R/3
Für die Kunden:
• Klare Ausrichtung auf heutige und
zukünftige Kunden- und Markanforderungen
• Deutliche Reduktion der Reaktionszeiten
bei der Bearbeitung komplexer Kundenwünsche
•Schaffung von Transparenz in der
Abwicklung von Lieferantenbestellungen
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