Guía y manual de operación - CSS Ingenieros y Asociados SAS
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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />
Versión 1.2.28<br />
GUIA Y MANUAL DE OPERACIÓN<br />
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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />
INTRODUCCION<br />
I. INICIO DE SESION<br />
Versión 1.2.28<br />
INDICE<br />
II. DESCRIPCION DE LOS MODULOS DEL APLICATIVO<br />
III GUIA DE OPERACIÓN<br />
A. PARAMETRIZACION INICIAL DEL SISTEMA<br />
a. Crear Vigencia<br />
b. Parametrización <strong>de</strong> la Estructura <strong>de</strong>l código <strong>de</strong> radicado<br />
c. Definir los Consecutivos <strong>de</strong> numeración<br />
d. Definición <strong>de</strong> los tipos <strong>de</strong> documentos <strong>de</strong>l tercero<br />
e. Definir los perfiles<br />
f. Crear los terceros Directores <strong>de</strong> Depen<strong>de</strong>ncias<br />
g. Crear los funcionarios, Directores <strong>de</strong> Depen<strong>de</strong>ncias<br />
h. Definir <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> la entidad<br />
i. Parametrización <strong>de</strong> las formas presentar un radicado<br />
j. Definir las series documentales a utilizar en la entidad<br />
k. Definir tipos <strong>de</strong> documentos (subseries) a utilizar por la entidad<br />
l. Definir los documentos a utilizar por la entidad<br />
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m. Definir por vigencia y <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia, que documentos se utilizaran<br />
B. PASOS NECESARIOS PARA QUE UNA PERSONA PUEDA ACCEDER AL<br />
SISTEMA.<br />
a. Crear el tercero, ingresando la información correspondiente<br />
b. Crear el usuario<br />
c. Crear el funcionario<br />
C. ETAPAS EN LA GESTION DE CORRESPONDENCIA<br />
a. Etapa 1. Ingreso <strong>de</strong> radicado<br />
b. Etapa 2. Distribución <strong>de</strong> radicados<br />
c. Etapa 3. Recepción <strong>de</strong> radicados <strong>de</strong> ventanilla<br />
d. Etapa 4. Asignar radicados<br />
e. Etapa 5. Revisión, copia/archivo/respuesta <strong>de</strong> radicados/ reasignación<br />
f. Etapa Complementaria 1 Nueva comunicación<br />
g. Etapa Complementaria 2 Comunicación interna<br />
h. Etapa 6 Envió a ventanilla - recolección<br />
i. Etapa 7. Salida al exterior <strong>de</strong> correspon<strong>de</strong>ncia<br />
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INTRODUCCIÓN<br />
Una solución, a través <strong>de</strong>l software para la administración y gestión <strong>de</strong> la<br />
correspon<strong>de</strong>ncia, documentación oficial y trámites documentales. Compuesto por<br />
diferentes procesos que permiten la ejecución <strong>de</strong> las activida<strong>de</strong>s y la administración <strong>de</strong><br />
la correspon<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong> la entidad. Proporciona un mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> seguridad por permisos<br />
que le permite al usuario gran flexibilidad para controlar el acceso parcial o total <strong>de</strong>l<br />
sistema, autorizando la modificación y consulta <strong>de</strong> información al nivel <strong>de</strong> base <strong>de</strong><br />
datos, y <strong>de</strong> listas <strong>de</strong> documentos. Todo con base en una versátil clasificación <strong>de</strong> los<br />
usuarios (por medio <strong>de</strong> grupos) y sus permisos <strong>de</strong> acceso. Así mismo facilita la<br />
radicación y gestión electrónica vía Web, <strong>de</strong> la correspon<strong>de</strong>ncia en su entidad:<br />
Documentos <strong>de</strong> Entrada, Salidas, Internos, Memorandos electrónicos y todos los<br />
documentos asociados; genera reportes que permiten controlar los tiempos <strong>de</strong> los<br />
tramites y activida<strong>de</strong>s y entre otros permite el almacenamiento digital <strong>de</strong>l documento.<br />
Este software se creó pensando en evitar los posibles problemas que se puedan<br />
presentar en la entidad por causa <strong>de</strong> la pérdida <strong>de</strong> documentación, procurando dar<br />
agilidad en el proceso <strong>de</strong> búsqueda y respuesta a las comunicaciones oficiales y dando<br />
la certeza <strong>de</strong> que se llevan los registros <strong>de</strong> seguimiento necesarios para garantizar su<br />
gestión en forma precisa.<br />
Mediante este software es posible que todos los funcionarios que manejen procesos <strong>de</strong><br />
correspon<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> la entidad ejecuten sus tareas al mismo tiempo (trabajo en<br />
línea), la entidad pue<strong>de</strong> hacer uso <strong>de</strong>l mismo sin un limite <strong>de</strong> usuarios ni <strong>de</strong> puestos <strong>de</strong><br />
trabajo, hemos usado tecnología Web con la que estamos seguros no le será difícil<br />
familiarizarse, con una ayuda en línea que esperamos sea lo suficientemente<br />
explicativa.<br />
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I. INICIO DE SESION<br />
Para acce<strong>de</strong>r al sistema Mercurio, se <strong>de</strong>be ejecutar el programa <strong>de</strong> navegación en<br />
internet, y en la barra <strong>de</strong> direcciones digitar:<br />
y luego la tecla ENTER.<br />
Aparecerá entonces una pantalla similar a esta:<br />
Debemos entonces seleccionar el programa mercurio y damos clic o enter.<br />
Aparecerá entonces la ventana <strong>de</strong> Inicio <strong>de</strong> sesión, así:<br />
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Esta es la primera ventana que nos aparece al abrir el software, en él vamos a ingresar<br />
el usuario y contraseña <strong>de</strong> cada funcionario creado con anterioridad.<br />
Si no recuerda su contraseña el sistema enviara un email al correo asociado al usuario<br />
para esto basta con dar click “olvido a su contraseña”, se mostrara una ventana como<br />
esta:<br />
Don<strong>de</strong> nos permite ubicar el usuario por nombre o por Documento, una vez se<br />
suministra la información enviara a un correo electrónico antes mencionado.<br />
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De lo contrario si se tienen los datos correctos, se <strong>de</strong>be ingresar el nombre <strong>de</strong>l Usuario<br />
asignado y la respectiva contraseña, una vez digitados estos datos, hacer click sobre el<br />
Icono <strong>de</strong> “Ingresar” o pulsar la tecla ENTER, para ingresar al sistema.<br />
Se <strong>de</strong>splegara en el navegador el panel inicial <strong>de</strong> la siguiente manera:<br />
De ser necesario y si el navegador no respon<strong>de</strong> al dar click sobre las opciones <strong>de</strong><br />
menú, <strong>de</strong>splegándolas se <strong>de</strong>be utilizar la opción <strong>de</strong> menú por barras, ubicada en la<br />
parte <strong>de</strong>recha <strong>de</strong> la opción cerrar sesión.<br />
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II. DESCRIPCION DE LOS MODULOS DEL APLICATIVO<br />
A continuación haremos una breve <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong> las principales acciones que se<br />
encuentran en las opciones <strong>de</strong> cada menú. Encontramos los siguientes módulos:<br />
• Comunicaciones: en él encontramos las opciones básicas <strong>de</strong> manejo <strong>de</strong> la<br />
radicación <strong>de</strong> correspon<strong>de</strong>ncia, así como las opciones para el manejo <strong>de</strong> las<br />
diferentes ban<strong>de</strong>jas.<br />
• Procesos: En este menú se encuentran agrupados los diferentes procesos a<br />
realizar <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong> Control <strong>de</strong> las Comunicaciones. En él<br />
encontramos Cambio <strong>de</strong> Documento <strong>de</strong>l tercero, Distribución, Asignación,<br />
asignación directa, Recolección y Envío.<br />
• Reportes: permite generar <strong>de</strong> una serie <strong>de</strong> reportes pre<strong>de</strong>terminados en el<br />
aplicativo el que se requiera según la necesidad.<br />
• Administrar: En este menú se encuentran las opciones que permiten realizar la<br />
parametrización <strong>de</strong>l Aplicativo.<br />
• Herramientas: es un complemento al menú <strong>de</strong> administración, en este se pue<strong>de</strong><br />
realizar la creación <strong>de</strong> usuarios, la creación <strong>de</strong> los perfiles <strong>de</strong> usuarios, así<br />
mismo como <strong>de</strong>s<strong>de</strong> este modulo se realizan las copias <strong>de</strong> seguridad <strong>de</strong>l<br />
aplicativo y auditorias a los usuarios.<br />
• Ayuda: En esta opción se encuentra el contenido temático <strong>de</strong> las funciones <strong>de</strong>l<br />
sistema así como información sobre las actualizaciones e información acerca <strong>de</strong>l<br />
Software.<br />
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A continuación mostraremos la interfaz para cada uno <strong>de</strong> los módulos antes referidos y<br />
sus diferentes opciones, tal como se observa en el navegador.<br />
1. Comunicaciones<br />
1.1. Panel: Muestra información al usuario al ingresar al sistema.<br />
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1.2. Terceros: Permite la creación y/o modificación <strong>de</strong> los terceros en el sistema.<br />
1.3. Radicación. Mediante esta opción se ingresan los datos <strong>de</strong> los diferentes<br />
radicados recepcionadas en la Ventanilla Única –el proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe<br />
en el capitulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />
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1.4. Ban<strong>de</strong>jas. Muestra al Usuario el resumen por ban<strong>de</strong>ja, <strong>de</strong> los radicados a su<br />
cargo, está a su vez contiene 8 carpetas para el manejo <strong>de</strong> los radicados.<br />
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1.5. Nueva Comunicación Externa. Permite la generación <strong>de</strong> un nuevo radicado <strong>de</strong><br />
salida por parte <strong>de</strong>l funcionario. –el proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capítulo<br />
<strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />
1.6. Nueva Comunicación Interna Permite la generación <strong>de</strong> una nueva Comunicación<br />
Interna por parte <strong>de</strong>l funcionario. –el proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capitulo<br />
<strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />
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1.7. Cerrar sesión<br />
2. Procesos:<br />
Sierra la sección <strong>de</strong>l usuario.<br />
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2.1. cambiar documento: Permite al usuario cambiar el tipo <strong>de</strong> documento <strong>de</strong>l tercero,<br />
mediante el suministro <strong>de</strong>l documento actual y el que se reemplazara, una vez le<br />
damos click en la primera opción <strong>de</strong>l menú procesos se abrirá la siguiente ventana:<br />
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2.2. Distribución: este procedimiento se realiza cuando el radicador <strong>de</strong> ventanilla<br />
única no envía los radicados directamente a distribución, el coordinador <strong>de</strong><br />
ventanilla proce<strong>de</strong> a enviar todos los radicados a distribución por esta opción,<br />
cuando se utiliza esta opción no se pue<strong>de</strong> realizar la asignación directa. –el<br />
proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capítulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />
2.3. Asignación permite al funcionario coordinador <strong>de</strong> área la asignación <strong>de</strong> los<br />
documentos recibidos en la ventanilla única –el proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en<br />
el capítulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />
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2.4. Asignación directa permite al Coordinador <strong>de</strong> ventanilla la asignación directa al<br />
funcionario que le correspon<strong>de</strong> la gestión <strong>de</strong>l radicado, esta se utiliza en (empresas<br />
pequeñas) sin necesidad <strong>de</strong> distribuir a los coordinadores <strong>de</strong> área, –el proceso en<br />
<strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capítulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />
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2.5. Recolección: este procedimiento lo realiza el coordinador <strong>de</strong> <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia. –el<br />
proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capítulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />
2.6. Envió esta opción permite enviar los radicados fuera <strong>de</strong> la entidad. –el proceso en<br />
<strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capítulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />
2.7. Supervisor. Esta opción permite al administrador revisar las gestiones por<br />
funcionario, una vez se ubica la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia y el funcionario nos enlaza con la<br />
ban<strong>de</strong>ja <strong>de</strong> entrada <strong>de</strong>l mismo.<br />
3. Reportes:<br />
Contiene una cantidad <strong>de</strong> opciones, las cuales dando un clic se <strong>de</strong>spliega una<br />
ventana que permite la impresión <strong>de</strong> reportes por pantalla o PDF, según las<br />
especificaciones dadas, permite ubicar uno o muchos datos específicos.<br />
Por ejemplo: en la siguiente ventana están los datos <strong>de</strong>l reporte <strong>de</strong> comunicaciones<br />
oficiales, don<strong>de</strong> se solicita el tipo <strong>de</strong> reporte (pantalla o PDF) tipo <strong>de</strong> comunicación<br />
(entrada, Salida, Interno o todos) <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia (una <strong>de</strong> las que existan en la entidad<br />
o todas), las fecha inicial <strong>de</strong>l reporte y la final.<br />
Después <strong>de</strong> dar todas las especificaciones se da click en el icono <strong>de</strong> la parte<br />
superior <strong>de</strong>recha imprimir (encerrado en círculo rojo)<br />
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3.1. Control <strong>de</strong> Comunicaciones oficiales. Genera el reporte comúnmente llamado<br />
“Libro Radicador”<br />
3.2. Historial. Genera reporte en el cual se <strong>de</strong>spliega el seguimiento <strong>de</strong> un radicado<br />
<strong>de</strong>s<strong>de</strong> su recepción y su recorrido y situación actual.<br />
3.3. Radicados x Tercero: genera un listado <strong>de</strong> radicados por cada tercero en la<br />
entidad, una vez se suministre sus datos<br />
3.4. Funcionarios. Genera un listado <strong>de</strong> funcionarios por <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong> la entidad.<br />
3.5. Depen<strong>de</strong>ncias. Genera un listado <strong>de</strong> Depen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> la entidad.<br />
3.6. Tabla <strong>de</strong> Retención Documental. Genera el reporte con las Tablas <strong>de</strong> Retención<br />
Documental empleadas por la entidad.<br />
3.7. Usuarios. Genera listado <strong>de</strong> usuarios <strong>de</strong>l Sistema.<br />
3.8. Permisos por perfil. Genera Listado <strong>de</strong> permisos por perfiles<br />
3.9. Gestión <strong>de</strong> Comunicaciones por funcionario genera listado <strong>de</strong> toda la<br />
correspon<strong>de</strong>ncia que ha gestionado cada funcionario<br />
3.10. Gestión <strong>de</strong> Comunicaciones por Depen<strong>de</strong>ncia genera listado <strong>de</strong> toda la<br />
correspon<strong>de</strong>ncia que ha gestionado por Depen<strong>de</strong>ncia<br />
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3.11. Gestión <strong>de</strong> Comunicaciones por Documento genera listado <strong>de</strong> toda la<br />
correspon<strong>de</strong>ncia que ha gestionado por tipo <strong>de</strong> documento.<br />
3.12. Listado <strong>de</strong> funcionarios por perfil: genera el listado <strong>de</strong> los funcionarios por<br />
perfil <strong>de</strong> trabajo<br />
4. Administrar<br />
4.1. Terceros. Permite la creación y/o modificación <strong>de</strong> un tercero.<br />
4.2. Vigencias<br />
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4.3. Estructura <strong>de</strong>l Radicado. Esta opción permite <strong>de</strong>finir como se estructurara el<br />
radicado a partir <strong>de</strong> las variables que el sistema dispone (vigencia, <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia,<br />
consecutivo etc.)<br />
4.4. Consecutivos <strong>de</strong> numeración: Permite <strong>de</strong>finir claramente los diferentes<br />
consecutivos <strong>de</strong> numeración que usará el sistema.<br />
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4.5. Tipo <strong>de</strong> Documento Tercero: Se han <strong>de</strong>finido previamente por el sistema, pero<br />
permite la creación <strong>de</strong> nuevos tipos <strong>de</strong> ser necesario.<br />
4.6. Funcionarios: Una vez se <strong>de</strong>fine el tercero, este pue<strong>de</strong> ser ingresado al sistema<br />
como funcionario a través <strong>de</strong> este módulo<br />
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4.7. Depen<strong>de</strong>ncia: Este módulo permite <strong>de</strong>finir la estructura organizacional <strong>de</strong> la<br />
entidad.<br />
4.8. Forma <strong>de</strong> presentar Radicado Se han <strong>de</strong>finido previamente por el sistema, pero<br />
permite la creación <strong>de</strong> nuevos tipos <strong>de</strong> ser necesario.<br />
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4.9. Series Documentales. Este modulo permite ingresar el código y nombre <strong>de</strong> la<br />
serie documental, por parte <strong>de</strong>l funcionario.<br />
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4.10. Subseries Documentales Este modulo permite ingresar el código y nombre <strong>de</strong><br />
las subseries documental, por parte <strong>de</strong>l funcionario.<br />
4.11. Documentos<br />
4.12. Documentos por <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia: En este modulo se <strong>de</strong>fine por vigencia y<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia que tipos <strong>de</strong> documento se utilizaran en la misma.<br />
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5. Herramientas<br />
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5.1. Datos Personales: Opción que permite modificar los datos <strong>de</strong>l usuario.<br />
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5.2. Cambiar contraseña: Opción <strong>de</strong>l sistema, que permite el cambio <strong>de</strong> clave <strong>de</strong><br />
ingreso al sistema por parte <strong>de</strong>l usuario.<br />
5.3. Usuario<br />
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5.4. Perfil: Permite la creación y/o modificación <strong>de</strong> los diferentes perfiles <strong>de</strong> seguridad<br />
<strong>de</strong>l sistema.<br />
5.5. Copia <strong>de</strong> seguridad: De ser necesario, con esta opción se pue<strong>de</strong> elaborar un<br />
Backup <strong>de</strong> la información a una fecha <strong>de</strong>terminada.<br />
6. Ayuda<br />
6.1. Contenido:<br />
6.2. Acerca <strong>de</strong>..<br />
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A. parametrización inicial <strong>de</strong>l sistema<br />
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III GUIA DE OPERACIÓN<br />
B. pasos necesarios para que una persona pueda acce<strong>de</strong>r al sistema.<br />
C. Etapas <strong>de</strong> la gestión documental<br />
A. PARAMETRIZACION INICIAL DEL SISTEMA<br />
Para que software Mercurio opere <strong>de</strong> manera correcta se <strong>de</strong>ben<br />
PARAMETRIZAR y <strong>de</strong>finir claramente los TRECE (13) ítems siguientes.<br />
1. DEFINIR LA VIGENCIA ACTUAL<br />
2. DETERMINAR LA ESTRUCTURA DEL CODIGO DE RADICADO<br />
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3. ESTABLECER LOS CONSECUTIVOS DE NUMERACION<br />
4. REALIZAR LA DEFINICION DE TIPOS DE DOCUMENTOS DEL TERCERO<br />
En el menú ADMINISTRAR se seleccionara la opción ¨TIPO DE DOCUMENTO DEL<br />
TERCERO¨ y se llenaran los datos tal como se muestran a continuación.<br />
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Una vez diligenciado se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />
5. DEFINIR PERFILES (DE SER NECESARIO)<br />
En el menú <strong>de</strong> herramientas, se selecciona la opción ¨PERFIL¨ y se<br />
llenaran los datos tal como se muestran a continuación.<br />
Adicionalmente se hará clic en aquellos campos que han <strong>de</strong> ser incluidos<br />
<strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los permisos <strong>de</strong>l perfil que se esta <strong>de</strong>finiendo, para ello basta con<br />
hacer clic sobre la palabra ¨INCLUIR¨, para quitar el permiso se hará clic<br />
sobre la palabra ¨RETIRAR¨.<br />
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Una vez <strong>de</strong>finido el perfil se proce<strong>de</strong>rá a grabarlo.<br />
6. CREAR LOS TERCEROS DIRECTORES DE DEPENDENCIAS<br />
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7. CREAR LOS FUNCIONARIOS, DIRECTORES DE DEPENDENCIAS<br />
8. DEFINIR LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD<br />
En el menú ADMINISTRAR, se selecciona la opción ¨DEPENDENCIAS ¨ y<br />
se llenaran los datos tal como se muestran a continuación.<br />
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Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />
9. PARAMETRIZACIÓN DE LAS FORMAS PRESENTAR UN RADICADOS<br />
En el menú <strong>de</strong> Administración, se selecciona la opción “Forma <strong>de</strong> presentar<br />
un radicado” y se llenaran los datos tal como se muestran a continuación.<br />
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Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />
10. DEFINIR LAS SERIES DOCUMENTALES A UTILIZAR EN LA ENTIDAD<br />
El sistema esta en la capacidad <strong>de</strong> guardar la información relacionada con las TRD,<br />
para ello en esta opción se ingresara los siguientes datos:<br />
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Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />
11. DEFINIR LAS SUBSERIES DOCUMENTALES A UTILIZAR EN LA ENTIDAD<br />
Se <strong>de</strong>be ingresar al sistema adicionalmente la información relacionada con las<br />
subseries, tal como se muestra a continuación:<br />
12. DEFINIR TIPOS DE DOCUMENTOS A UTILIZAR POR LA ENTIDAD<br />
En el menú <strong>de</strong> Administración, se selecciona la opción “DOCUMENTOS” y<br />
se llenaran los datos tal como se muestran a continuación.<br />
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Versión 1.2.28<br />
Ingresado el código y el nombre se <strong>de</strong>be <strong>de</strong>finir si este tipo <strong>de</strong> documento<br />
requiere respuesta, marcando la casilla correspondiente.<br />
La casilla <strong>de</strong> activo nos indica la disponibilidad <strong>de</strong>l tipo <strong>de</strong>l documento en el<br />
momento que hacer una radicación.<br />
Se asigna que tipo <strong>de</strong> consecutivo <strong>de</strong> entrada, envío así como el tipo <strong>de</strong><br />
consecutivo <strong>de</strong> correspon<strong>de</strong>ncia interna <strong>de</strong>l documento.<br />
Si <strong>de</strong>be marcar si el documento para la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia que se esta trabajando,<br />
requiere respuesta, <strong>de</strong> ser así se ingresara el tiempo <strong>de</strong> respuesta, este<br />
tiempo pue<strong>de</strong> <strong>de</strong>finirse en días u horas e igualmente se podrá indicar si este<br />
es modificable o no.<br />
Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />
Finalmente, se brinda la posibilidad <strong>de</strong> cargar el formato <strong>de</strong> respuesta <strong>de</strong>l<br />
documento que se acaba <strong>de</strong> crear, para ello se <strong>de</strong>be seleccionar la opción:<br />
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Versión 1.2.28<br />
Se mostrara la siguiente ventana <strong>de</strong> dialogo en la cual se realizara la<br />
búsqueda <strong>de</strong>l formato a subir, dando click en “Examinar”<br />
Se busca el formato a subir en la ventana <strong>de</strong> Carga <strong>de</strong> Archivos, tal como se<br />
muestra a continuación:<br />
Una vez seleccionado el formato, se proce<strong>de</strong> a Cargarlo al sistema, dando<br />
click sobre el icono, tal como se muestra a continuación:<br />
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El sistema emitirá mensaje <strong>de</strong> carga realizada <strong>de</strong> manera correcta.<br />
13. DEFINIR LOS DOCUMENTOS A UTILIZAR EN CADA DEPENDENCIA DE LA ENTIDAD<br />
Se proce<strong>de</strong> a seleccionar una vigencia, la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia y el tipo <strong>de</strong><br />
documento. Si la casilla <strong>de</strong> Incluir en TRD esta marcada se <strong>de</strong>be diligenciar<br />
la información complementaria relacionada con las TRD.<br />
Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />
B. PASOS NECESARIOS PARA QUE UNA PERSONA PUEDA ACCEDER AL<br />
SISTEMA.<br />
1. INGRESAR EL TERCERO<br />
Esta opción se encuentra disponible en el menú <strong>de</strong> CORRESPONDENCIA<br />
opción “TERCEROS”, y se <strong>de</strong>be diligenciar <strong>de</strong> la siguiente manera.<br />
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Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />
2. DEFINIR EL USUARIO<br />
Esta opción se encuentra disponible en el menú <strong>de</strong> HERRAMIENTAS opción<br />
“USUARIOS”, y se <strong>de</strong>be diligenciar <strong>de</strong> la siguiente manera.<br />
Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />
3. DEFINIR EL FUNCIONARIO<br />
Esta opción se encuentra disponible en el menú <strong>de</strong> ADMINISTRACION<br />
opción “FUNCIONARIOS”, y se <strong>de</strong>be diligenciar <strong>de</strong> la siguiente manera.<br />
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Versión 1.2.28<br />
Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />
4. ACCEDER AL SISTEMA<br />
Des<strong>de</strong> la ventana <strong>de</strong> Inicio <strong>de</strong> sesión:<br />
Ingresamos el usuario y contraseña <strong>de</strong>l funcionario creado con<br />
anterioridad.<br />
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Se <strong>de</strong>be ingresar el nombre <strong>de</strong>l Usuario asignado y la respectiva<br />
contraseña, si no recuerda su contraseña el sistema enviara un email al<br />
correo asociado al usuario para esto basta con dar clic “olvido su<br />
contraseña”<br />
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C. ETAPAS EN LA GESTION DE CORRESPONDENCIA<br />
El proceso nace con el INGRESO DEL RADICADO por parte <strong>de</strong> la ventanilla Única,<br />
posteriormente el administrador <strong>de</strong> la ventanilla <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> la revisión física <strong>de</strong> los<br />
radicados proce<strong>de</strong>rá a la DISTRIBUCION DE RADICADOS. El funcionario <strong>de</strong>signado<br />
en cada sección (o piso), realiza entonces la RECEPCION DE RADICADOS DE<br />
VENTANILLA tanto en físico como en el sistema <strong>de</strong> la correspon<strong>de</strong>ncia y proce<strong>de</strong>rá a<br />
su ASIGNACION al funcionario <strong>de</strong> la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia, quien será el encargado <strong>de</strong>l tramite<br />
respectivo.<br />
Este funcionario podrá REASIGNAR, ARCHIVAR o RESPONDER el radicado<br />
asignado; <strong>de</strong> haber seleccionado la alternativa <strong>de</strong> RESPONDER, una vez proyecte la<br />
respuesta, podrá ENVIAR la respuesta al coordinador o directamente a la Ventanilla<br />
Única, previo proceso <strong>de</strong> RECOLECCION y finalmente hará el ENVIO respectivo <strong>de</strong> la<br />
correspon<strong>de</strong>ncia.<br />
Adicionalmente, se pue<strong>de</strong>n generar comunicaciones internas o nuevas comunicaciones<br />
<strong>de</strong>s<strong>de</strong> la entidad al exterior, una vez proyectadas se ENVIA la COMUNICACIÓN al<br />
coordinador o directamente a la Ventanilla Única, previo proceso <strong>de</strong> RECOLECCION y<br />
finalmente hará el ENVIO respectivo <strong>de</strong> la correspon<strong>de</strong>ncia.<br />
A continuación <strong>de</strong>tallaremos las ETAPAS antes mencionados:<br />
ETAPA 1. INGRESO DE RADICADO<br />
En el menú COMUNICACIONES, opción RADICACION, tal como se muestra:<br />
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Encontramos la ventana para el ingreso <strong>de</strong> los datos <strong>de</strong>l radicado, el funcionario<br />
encargado <strong>de</strong>be diligenciar los campos que aparecen en la ventana <strong>de</strong> radicación:<br />
i. Numero <strong>de</strong> oficio: Se ingresara <strong>de</strong> ser necesario el número que contiene el<br />
oficio físico <strong>de</strong> ser necesario.<br />
ii. Forma <strong>de</strong> presentación: Se escogerá el modo <strong>de</strong> recepción <strong>de</strong> los tipos<br />
previamente <strong>de</strong>finidos.<br />
iii. Folios: Como su nombre lo especifica se ingresara el numero <strong>de</strong> folios <strong>de</strong>l<br />
radicado recepcionado (mínimo 1).<br />
iv. Tipo <strong>de</strong> documento <strong>de</strong>l remitente: Se escogerá <strong>de</strong> la lista que se <strong>de</strong>spliega, en<br />
la cual se muestra los tipos <strong>de</strong> documentos previamente <strong>de</strong>finidos.<br />
v. Numero: Correspon<strong>de</strong> al número <strong>de</strong> i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> la razón social o <strong>de</strong> la<br />
persona<br />
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vi. Dirección <strong>de</strong> respuesta: Se carga este campo con el asociado al tercero, pero<br />
pue<strong>de</strong> ser re digitado <strong>de</strong> ser necesario.<br />
vii. Depen<strong>de</strong>ncia: Se seleccionara <strong>de</strong> la lista <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias, previamente <strong>de</strong>finidas<br />
en la opción administrar <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias.<br />
viii. Tipo <strong>de</strong> documentos: Se escogerá el tipo <strong>de</strong> documento <strong>de</strong> la lista que se<br />
<strong>de</strong>splegara y que contiene aquellos documentos que hallan sido previamente<br />
<strong>de</strong>finidos en la opción administración / tipos <strong>de</strong> documentos, para la<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia seleccionada.<br />
ix. Tiempo <strong>de</strong> respuesta: Se cargara automáticamente, mostrando el tiempo<br />
máximo <strong>de</strong> repuesta al documento recepcionado; cabe anotar que este tiempo<br />
se mostrara únicamente para aquellos documentos que requieran respuesta<br />
obligatoria.<br />
x. Asunto: En este espacio se <strong>de</strong>be explicar la naturaleza <strong>de</strong>l documento,<br />
generalmente correspon<strong>de</strong> a la referencia o asunto.<br />
xi. Descripción: Se ingresara una breve <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong>l contenido <strong>de</strong>l documento.<br />
xii. Prece<strong>de</strong>nte: este campo se utiliza cuando se encuentra un remitente frecuente<br />
y el usuario le crea a este usuario un fol<strong>de</strong>r en don<strong>de</strong> reposaran todos los<br />
documentos recibidos <strong>de</strong> este usuario.<br />
Digitalizar el documento<br />
El físico pue<strong>de</strong> ser digitalizado, lo cual generara un archivo este archivo será<br />
el que se <strong>de</strong>be seleccionar y adjuntar al sistema.<br />
Para ello se realizan los siguientes pasos:<br />
PROCESO 2. DISTRIBUICION DE RADICADOS opción 1 (empresas gran<strong>de</strong>s).<br />
El funcionario encargado <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong> ventanilla única, realizará la distribución a<br />
la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia correspondiente, para ello <strong>de</strong>be verificar el campo <strong>de</strong><br />
DESTINATARIO, y <strong>de</strong> ser necesario realizar su corrección, Grabando los cambios<br />
en caso <strong>de</strong> encontrar errores al digitar los datos <strong>de</strong>l físico al sistema. Una vez<br />
realizado esta revisión, proce<strong>de</strong>rá a la DISTRIBUCION a través <strong>de</strong>l sistema para<br />
ello en la opción PROCESOS <strong>de</strong>l menú, selecciona DISTRIBUCION, y se<br />
<strong>de</strong>splegara la ventana que permite realizar el proceso así:<br />
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Se selecciona la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia y el sistema cargara aquellos radicados que en el<br />
momento se encuentran recibidos y tienen como <strong>de</strong>stino la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia<br />
seleccionada, se marcan aquellos que se van a distribuir y una vez realizada la<br />
selección se proce<strong>de</strong> a generar la lista <strong>de</strong> distribución utilizando para ello el icono:<br />
Realizada la distribución en el sistema, se podrá generar el reporte <strong>de</strong> distribución<br />
utilizando para ello el icono:<br />
Es importante indicar que un radicado <strong>de</strong>spues <strong>de</strong> haber sido distribuido no<br />
permite modificaciones<br />
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ETAPA 3. RECEPCION DE RADICADOS DE VENTANILLA Y SU ASIGNACION<br />
Con el listado ya generado y con los físicos <strong>de</strong> la correspon<strong>de</strong>ncia, el coordinador <strong>de</strong><br />
ventanilla llevara estos al Coordinador <strong>de</strong> <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia, quien en el Sistema <strong>de</strong>berá<br />
hacer la RECEPCION, utilizando para ello la opción PROCESOS <strong>de</strong>l menú principal y<br />
seleccionando el proceso ASIGNACION, se <strong>de</strong>splegara la siguiente ventana:<br />
Seleccionamos el número <strong>de</strong> distribución que trae el coordinador <strong>de</strong> ventanilla, se<br />
verifican los radicados <strong>de</strong>l listado con los que están físicamente, sin son correctos<br />
aceptamos los radicados en la parte superior <strong>de</strong> la ventana dando clic en aceptar<br />
radicados (encerrado en Azul).<br />
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Una vez aceptamos la distribución, automáticamente se cargan los radicados en la<br />
parte inferior <strong>de</strong> la ventana, empezamos la asignación ubicando el funcionario<br />
(encerrado con Rojo) y marcando que documentos van para este. (Este proceso se<br />
repite para la asignación uno a uno <strong>de</strong> los diferentes funcionarios <strong>de</strong> la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia<br />
que recibirán correspon<strong>de</strong>ncia) <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> asignar cada radicado le damos clic en la<br />
opción asignar radicado (encerrado en ver<strong>de</strong>)<br />
DISTRIBUICION DE RADICADOS opción 2 (empresas pequeñas)<br />
ASIGNACION DIRECTA.<br />
El funcionario encargado <strong>de</strong> realizar los radicados, una vez guarda el radicado en<br />
el sistema, <strong>de</strong>be enviar el radicado a distribución mediante el icono que se <strong>de</strong>talla<br />
a continuación:<br />
Este icono automáticamente traslada el radicado ha asignación directa para que<br />
el administrador <strong>de</strong> ventanilla única lo asigne directamente al funcionario que<br />
correspon<strong>de</strong>.<br />
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El procedimiento se realiza a través <strong>de</strong>l menú principal PROCESOS, en la opción<br />
ASIGNACIÓN DIRECTA:<br />
Se <strong>de</strong>spliega la siguiente ventana:<br />
Se <strong>de</strong>be ubicar la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia a la que correspon<strong>de</strong> el funcionario en el renglón<br />
<strong>de</strong>splegable <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia; luego prece<strong>de</strong>mos a ubicar el funcionario en el renglón<br />
<strong>de</strong>splegable Funcionarios, po<strong>de</strong>mos agregar una nota <strong>de</strong> asignación (Opcional),<br />
luego en la parte inferior aparece una tabla ubicando los radicados para<br />
asignación, ( No radicado, remitente, Referencia, Fecha, Vencimiento) en las dos<br />
últimas columnas aparece la opción asignar (encerrada en circulo rojo) o liberar en<br />
caso <strong>de</strong> equivocarnos <strong>de</strong> funcionario, (esta opción se pue<strong>de</strong> realizar antes <strong>de</strong><br />
asignar el radicado, una vez asignamos los documentos al funcionario damos clic<br />
en el icono ASIGNAR RADICADOS ubicado en la parte superior izquierda <strong>de</strong> la<br />
tabla (encerrada circulo azul). Una vez se da clic este radicado <strong>de</strong>saparece <strong>de</strong> la<br />
lista y se traslada a la ban<strong>de</strong>ja <strong>de</strong> entrada <strong>de</strong>l funcionario.<br />
ETAPA 4. REVISION DE BANDEJAS (ARCHIVO/REASIGNACION o RESPUESTA<br />
DE RADICADOS)<br />
El usuario, pue<strong>de</strong> acce<strong>de</strong>r a sus ban<strong>de</strong>jas para realizar los procesos <strong>de</strong> gestión <strong>de</strong> la<br />
correspon<strong>de</strong>ncia, seleccionando para ello el menú COMUNICACIONES, opción<br />
BANDEJAS.<br />
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Se <strong>de</strong>splegara entonces la siguiente ventana, en la cual podra observar <strong>de</strong> manera<br />
general la correspon<strong>de</strong>ncia a su cargo y en que ban<strong>de</strong>ja se encuentra:<br />
Para seleccionar un radicado, basta con dar doble click sobre su número y este será<br />
<strong>de</strong>splegado, brindando la posibilidad <strong>de</strong> Archivar, Reasignar o Respon<strong>de</strong>r, o enviar<br />
copias, tal como se muestra a continuación:<br />
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Se <strong>de</strong>spliega la información básica contenida en el físico, brindando la oportunidad al<br />
funcionario <strong>de</strong> gestionar el proceso respectivo con celeridad.<br />
1. Historial: permite ver la trazabilidad <strong>de</strong>l radicado, se <strong>de</strong>spliega la siguiente<br />
ventana.<br />
2. Copia: permite enviar copia <strong>de</strong> los radicados a otros funcionarios. Se <strong>de</strong>spliega<br />
la siguiente ventana, elijo la opción a<strong>de</strong>cuada en el menú Enviar A, luego procedo a<br />
ubicar el usuario, puedo escribir el código o buscarlo por la herramienta Buscar<br />
que <strong>de</strong>spliega otra ventana Búsqueda <strong>de</strong> Funcionarios.<br />
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Versión 1.2.28<br />
Una vez ubicamos el usuario le damos clic en guarda para que el sistema lo incluya en la lista <strong>de</strong> la parte<br />
inferior <strong>de</strong> la ventana y por ultimo le damos clic en ENVIAR COPIA., posteriormente le damos clic en<br />
atrás en la parte superior <strong>de</strong>recha <strong>de</strong> la ventana.<br />
3. Archivar: permite archivar los radicados <strong>de</strong> la carpeta Ban<strong>de</strong>ja <strong>de</strong> entrada y<br />
vencidos, se <strong>de</strong>spliega la siguiente ventana:<br />
4. Respon<strong>de</strong>r: esta opción permite radicar la respuesta <strong>de</strong>l radicado entrante, se<br />
<strong>de</strong>spliega la siguiente ventana:<br />
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Versión 1.2.28<br />
Los campos obligatorios es esta ventana son el numero <strong>de</strong> folios, tipo <strong>de</strong> documento<br />
y asunto, en este caso el <strong>de</strong>stinatario lo cargara el sistema automáticamente.<br />
Después <strong>de</strong> digitar la información le damos clic en Guardar<br />
5. Reasignar: permite reasignar el radicado a otro funcionario, se <strong>de</strong>splegara la<br />
siguiente ventana:<br />
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Versión 1.2.28<br />
Ubicamos el funcionario <strong>de</strong> la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia a la cual reasignamos el radicado, po<strong>de</strong>mos agregar nota<br />
<strong>de</strong> asignación pero opcional, damos clic en el icono reasignar <strong>de</strong> la parte inferior <strong>de</strong>recha <strong>de</strong> cuadro<br />
<strong>de</strong> Nota.<br />
6. Búsqueda <strong>de</strong> Funcionarios:<br />
Esta opción se activa en cualquier sitio don<strong>de</strong> se encuentre el icono Buscar, <strong>de</strong>spliega la siguiente<br />
Ventana:<br />
Nos permite ubicar un tercero o funcionario, po<strong>de</strong>mos buscar, por el nombre, razón social, apellidos o<br />
por cualquiera <strong>de</strong> las opciones, o simplemente damos clic en la lupa y nos lista todos los terceros<br />
creados en el sistema, seleccionamos y damos clic en el icono aceptar<br />
ETAPA 5. RECOLECCION Y ENVIO DE RADICADOS<br />
Recolección: este procedimiento lo realiza el coordinador <strong>de</strong> <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia, una vez los<br />
funcionarios <strong>de</strong> cada área le entregan los radicados para envió, se verifican los<br />
documentos físicos con los que figuran en el listado <strong>de</strong> la parte inferior <strong>de</strong> la pantalla y<br />
se da guardar. Esta opción la encontramos en el menú PROCESOS la opción<br />
Recolección.<br />
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Versión 1.2.28<br />
Envió: Esta opción la encontramos en el menú PROCESOS la opción Envió<br />
.<br />
Permite enviar los radicados fuera <strong>de</strong> la entidad, aparece un listado <strong>de</strong> documentos en<br />
la parte inferior, para realizar el envió automáticos nos ubicamos en el menú<br />
ACCIONES (encerrado en rojo) y buscamos una <strong>de</strong> las opciones para enviar todos los<br />
documentos, luego le damos guardar (encerrado azul).<br />
Si queremos hacerlo <strong>manual</strong>mente, sin tocar el menú <strong>de</strong> acciones le damos clic en<br />
enviar (encerrado en ver<strong>de</strong>) al radicado a enviar y luego le damos guardar (encerrado<br />
Azul)<br />
ETAPA 6. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA: dos procesos adicionales que<br />
pue<strong>de</strong> realizar cualquier funcionario en el sistema.<br />
Comunicación Externa: este permite radicar cualquier comunicación que un<br />
funcionario envía por fuera <strong>de</strong> la entidad, <strong>de</strong>spliega la siguiente ventana:<br />
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Es muy similar a la ventana <strong>de</strong> respon<strong>de</strong>r radicado y se maneja igual, con la diferencia <strong>de</strong> que se <strong>de</strong>be<br />
colocar el <strong>de</strong>stinatario, si no existe en el sistema se <strong>de</strong>be crear el tercero (Menú Comunicaciones Opción<br />
2)<br />
Comunicación Interna: este permite radicar cualquier comunicación que un<br />
funcionario envía internamente, <strong>de</strong>spliega la siguiente ventana:<br />
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Versión 1.2.28<br />
Se digita el documento o la comunicación, se da guardar y luego damos clip en <strong>de</strong>stinatarios<br />
Despliega una ventana similar a la <strong>de</strong> copias.<br />
Se maneja <strong>de</strong> la misma manera con la diferencia <strong>de</strong> que no se da clic en enviar copia sino que le damos<br />
enviar en la ventana principal.<br />
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Iconos <strong>de</strong> Ayuda <strong>de</strong> Mercurio:<br />
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