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Guía y manual de operación - CSS Ingenieros y Asociados SAS

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

Versión 1.2.28<br />

GUIA Y MANUAL DE OPERACIÓN<br />

© <strong>CSS</strong> <strong>Ingenieros</strong> y <strong>Asociados</strong> – 2010 -2011<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

INTRODUCCION<br />

I. INICIO DE SESION<br />

Versión 1.2.28<br />

INDICE<br />

II. DESCRIPCION DE LOS MODULOS DEL APLICATIVO<br />

III GUIA DE OPERACIÓN<br />

A. PARAMETRIZACION INICIAL DEL SISTEMA<br />

a. Crear Vigencia<br />

b. Parametrización <strong>de</strong> la Estructura <strong>de</strong>l código <strong>de</strong> radicado<br />

c. Definir los Consecutivos <strong>de</strong> numeración<br />

d. Definición <strong>de</strong> los tipos <strong>de</strong> documentos <strong>de</strong>l tercero<br />

e. Definir los perfiles<br />

f. Crear los terceros Directores <strong>de</strong> Depen<strong>de</strong>ncias<br />

g. Crear los funcionarios, Directores <strong>de</strong> Depen<strong>de</strong>ncias<br />

h. Definir <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> la entidad<br />

i. Parametrización <strong>de</strong> las formas presentar un radicado<br />

j. Definir las series documentales a utilizar en la entidad<br />

k. Definir tipos <strong>de</strong> documentos (subseries) a utilizar por la entidad<br />

l. Definir los documentos a utilizar por la entidad<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

Versión 1.2.28<br />

m. Definir por vigencia y <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia, que documentos se utilizaran<br />

B. PASOS NECESARIOS PARA QUE UNA PERSONA PUEDA ACCEDER AL<br />

SISTEMA.<br />

a. Crear el tercero, ingresando la información correspondiente<br />

b. Crear el usuario<br />

c. Crear el funcionario<br />

C. ETAPAS EN LA GESTION DE CORRESPONDENCIA<br />

a. Etapa 1. Ingreso <strong>de</strong> radicado<br />

b. Etapa 2. Distribución <strong>de</strong> radicados<br />

c. Etapa 3. Recepción <strong>de</strong> radicados <strong>de</strong> ventanilla<br />

d. Etapa 4. Asignar radicados<br />

e. Etapa 5. Revisión, copia/archivo/respuesta <strong>de</strong> radicados/ reasignación<br />

f. Etapa Complementaria 1 Nueva comunicación<br />

g. Etapa Complementaria 2 Comunicación interna<br />

h. Etapa 6 Envió a ventanilla - recolección<br />

i. Etapa 7. Salida al exterior <strong>de</strong> correspon<strong>de</strong>ncia<br />

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Versión 1.2.28<br />

INTRODUCCIÓN<br />

Una solución, a través <strong>de</strong>l software para la administración y gestión <strong>de</strong> la<br />

correspon<strong>de</strong>ncia, documentación oficial y trámites documentales. Compuesto por<br />

diferentes procesos que permiten la ejecución <strong>de</strong> las activida<strong>de</strong>s y la administración <strong>de</strong><br />

la correspon<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong> la entidad. Proporciona un mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> seguridad por permisos<br />

que le permite al usuario gran flexibilidad para controlar el acceso parcial o total <strong>de</strong>l<br />

sistema, autorizando la modificación y consulta <strong>de</strong> información al nivel <strong>de</strong> base <strong>de</strong><br />

datos, y <strong>de</strong> listas <strong>de</strong> documentos. Todo con base en una versátil clasificación <strong>de</strong> los<br />

usuarios (por medio <strong>de</strong> grupos) y sus permisos <strong>de</strong> acceso. Así mismo facilita la<br />

radicación y gestión electrónica vía Web, <strong>de</strong> la correspon<strong>de</strong>ncia en su entidad:<br />

Documentos <strong>de</strong> Entrada, Salidas, Internos, Memorandos electrónicos y todos los<br />

documentos asociados; genera reportes que permiten controlar los tiempos <strong>de</strong> los<br />

tramites y activida<strong>de</strong>s y entre otros permite el almacenamiento digital <strong>de</strong>l documento.<br />

Este software se creó pensando en evitar los posibles problemas que se puedan<br />

presentar en la entidad por causa <strong>de</strong> la pérdida <strong>de</strong> documentación, procurando dar<br />

agilidad en el proceso <strong>de</strong> búsqueda y respuesta a las comunicaciones oficiales y dando<br />

la certeza <strong>de</strong> que se llevan los registros <strong>de</strong> seguimiento necesarios para garantizar su<br />

gestión en forma precisa.<br />

Mediante este software es posible que todos los funcionarios que manejen procesos <strong>de</strong><br />

correspon<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> la entidad ejecuten sus tareas al mismo tiempo (trabajo en<br />

línea), la entidad pue<strong>de</strong> hacer uso <strong>de</strong>l mismo sin un limite <strong>de</strong> usuarios ni <strong>de</strong> puestos <strong>de</strong><br />

trabajo, hemos usado tecnología Web con la que estamos seguros no le será difícil<br />

familiarizarse, con una ayuda en línea que esperamos sea lo suficientemente<br />

explicativa.<br />

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Versión 1.2.28<br />

I. INICIO DE SESION<br />

Para acce<strong>de</strong>r al sistema Mercurio, se <strong>de</strong>be ejecutar el programa <strong>de</strong> navegación en<br />

internet, y en la barra <strong>de</strong> direcciones digitar:<br />

y luego la tecla ENTER.<br />

Aparecerá entonces una pantalla similar a esta:<br />

Debemos entonces seleccionar el programa mercurio y damos clic o enter.<br />

Aparecerá entonces la ventana <strong>de</strong> Inicio <strong>de</strong> sesión, así:<br />

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Versión 1.2.28<br />

Esta es la primera ventana que nos aparece al abrir el software, en él vamos a ingresar<br />

el usuario y contraseña <strong>de</strong> cada funcionario creado con anterioridad.<br />

Si no recuerda su contraseña el sistema enviara un email al correo asociado al usuario<br />

para esto basta con dar click “olvido a su contraseña”, se mostrara una ventana como<br />

esta:<br />

Don<strong>de</strong> nos permite ubicar el usuario por nombre o por Documento, una vez se<br />

suministra la información enviara a un correo electrónico antes mencionado.<br />

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Versión 1.2.28<br />

De lo contrario si se tienen los datos correctos, se <strong>de</strong>be ingresar el nombre <strong>de</strong>l Usuario<br />

asignado y la respectiva contraseña, una vez digitados estos datos, hacer click sobre el<br />

Icono <strong>de</strong> “Ingresar” o pulsar la tecla ENTER, para ingresar al sistema.<br />

Se <strong>de</strong>splegara en el navegador el panel inicial <strong>de</strong> la siguiente manera:<br />

De ser necesario y si el navegador no respon<strong>de</strong> al dar click sobre las opciones <strong>de</strong><br />

menú, <strong>de</strong>splegándolas se <strong>de</strong>be utilizar la opción <strong>de</strong> menú por barras, ubicada en la<br />

parte <strong>de</strong>recha <strong>de</strong> la opción cerrar sesión.<br />

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Versión 1.2.28<br />

II. DESCRIPCION DE LOS MODULOS DEL APLICATIVO<br />

A continuación haremos una breve <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong> las principales acciones que se<br />

encuentran en las opciones <strong>de</strong> cada menú. Encontramos los siguientes módulos:<br />

• Comunicaciones: en él encontramos las opciones básicas <strong>de</strong> manejo <strong>de</strong> la<br />

radicación <strong>de</strong> correspon<strong>de</strong>ncia, así como las opciones para el manejo <strong>de</strong> las<br />

diferentes ban<strong>de</strong>jas.<br />

• Procesos: En este menú se encuentran agrupados los diferentes procesos a<br />

realizar <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong> Control <strong>de</strong> las Comunicaciones. En él<br />

encontramos Cambio <strong>de</strong> Documento <strong>de</strong>l tercero, Distribución, Asignación,<br />

asignación directa, Recolección y Envío.<br />

• Reportes: permite generar <strong>de</strong> una serie <strong>de</strong> reportes pre<strong>de</strong>terminados en el<br />

aplicativo el que se requiera según la necesidad.<br />

• Administrar: En este menú se encuentran las opciones que permiten realizar la<br />

parametrización <strong>de</strong>l Aplicativo.<br />

• Herramientas: es un complemento al menú <strong>de</strong> administración, en este se pue<strong>de</strong><br />

realizar la creación <strong>de</strong> usuarios, la creación <strong>de</strong> los perfiles <strong>de</strong> usuarios, así<br />

mismo como <strong>de</strong>s<strong>de</strong> este modulo se realizan las copias <strong>de</strong> seguridad <strong>de</strong>l<br />

aplicativo y auditorias a los usuarios.<br />

• Ayuda: En esta opción se encuentra el contenido temático <strong>de</strong> las funciones <strong>de</strong>l<br />

sistema así como información sobre las actualizaciones e información acerca <strong>de</strong>l<br />

Software.<br />

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Versión 1.2.28<br />

A continuación mostraremos la interfaz para cada uno <strong>de</strong> los módulos antes referidos y<br />

sus diferentes opciones, tal como se observa en el navegador.<br />

1. Comunicaciones<br />

1.1. Panel: Muestra información al usuario al ingresar al sistema.<br />

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1.2. Terceros: Permite la creación y/o modificación <strong>de</strong> los terceros en el sistema.<br />

1.3. Radicación. Mediante esta opción se ingresan los datos <strong>de</strong> los diferentes<br />

radicados recepcionadas en la Ventanilla Única –el proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe<br />

en el capitulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />

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1.4. Ban<strong>de</strong>jas. Muestra al Usuario el resumen por ban<strong>de</strong>ja, <strong>de</strong> los radicados a su<br />

cargo, está a su vez contiene 8 carpetas para el manejo <strong>de</strong> los radicados.<br />

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Versión 1.2.28<br />

1.5. Nueva Comunicación Externa. Permite la generación <strong>de</strong> un nuevo radicado <strong>de</strong><br />

salida por parte <strong>de</strong>l funcionario. –el proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capítulo<br />

<strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />

1.6. Nueva Comunicación Interna Permite la generación <strong>de</strong> una nueva Comunicación<br />

Interna por parte <strong>de</strong>l funcionario. –el proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capitulo<br />

<strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />

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1.7. Cerrar sesión<br />

2. Procesos:<br />

Sierra la sección <strong>de</strong>l usuario.<br />

Versión 1.2.28<br />

2.1. cambiar documento: Permite al usuario cambiar el tipo <strong>de</strong> documento <strong>de</strong>l tercero,<br />

mediante el suministro <strong>de</strong>l documento actual y el que se reemplazara, una vez le<br />

damos click en la primera opción <strong>de</strong>l menú procesos se abrirá la siguiente ventana:<br />

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Versión 1.2.28<br />

2.2. Distribución: este procedimiento se realiza cuando el radicador <strong>de</strong> ventanilla<br />

única no envía los radicados directamente a distribución, el coordinador <strong>de</strong><br />

ventanilla proce<strong>de</strong> a enviar todos los radicados a distribución por esta opción,<br />

cuando se utiliza esta opción no se pue<strong>de</strong> realizar la asignación directa. –el<br />

proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capítulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />

2.3. Asignación permite al funcionario coordinador <strong>de</strong> área la asignación <strong>de</strong> los<br />

documentos recibidos en la ventanilla única –el proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en<br />

el capítulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />

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2.4. Asignación directa permite al Coordinador <strong>de</strong> ventanilla la asignación directa al<br />

funcionario que le correspon<strong>de</strong> la gestión <strong>de</strong>l radicado, esta se utiliza en (empresas<br />

pequeñas) sin necesidad <strong>de</strong> distribuir a los coordinadores <strong>de</strong> área, –el proceso en<br />

<strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capítulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />

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2.5. Recolección: este procedimiento lo realiza el coordinador <strong>de</strong> <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia. –el<br />

proceso en <strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capítulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />

2.6. Envió esta opción permite enviar los radicados fuera <strong>de</strong> la entidad. –el proceso en<br />

<strong>de</strong>talle, se <strong>de</strong>scribe en el capítulo <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> Operación-.<br />

2.7. Supervisor. Esta opción permite al administrador revisar las gestiones por<br />

funcionario, una vez se ubica la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia y el funcionario nos enlaza con la<br />

ban<strong>de</strong>ja <strong>de</strong> entrada <strong>de</strong>l mismo.<br />

3. Reportes:<br />

Contiene una cantidad <strong>de</strong> opciones, las cuales dando un clic se <strong>de</strong>spliega una<br />

ventana que permite la impresión <strong>de</strong> reportes por pantalla o PDF, según las<br />

especificaciones dadas, permite ubicar uno o muchos datos específicos.<br />

Por ejemplo: en la siguiente ventana están los datos <strong>de</strong>l reporte <strong>de</strong> comunicaciones<br />

oficiales, don<strong>de</strong> se solicita el tipo <strong>de</strong> reporte (pantalla o PDF) tipo <strong>de</strong> comunicación<br />

(entrada, Salida, Interno o todos) <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia (una <strong>de</strong> las que existan en la entidad<br />

o todas), las fecha inicial <strong>de</strong>l reporte y la final.<br />

Después <strong>de</strong> dar todas las especificaciones se da click en el icono <strong>de</strong> la parte<br />

superior <strong>de</strong>recha imprimir (encerrado en círculo rojo)<br />

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Versión 1.2.28<br />

3.1. Control <strong>de</strong> Comunicaciones oficiales. Genera el reporte comúnmente llamado<br />

“Libro Radicador”<br />

3.2. Historial. Genera reporte en el cual se <strong>de</strong>spliega el seguimiento <strong>de</strong> un radicado<br />

<strong>de</strong>s<strong>de</strong> su recepción y su recorrido y situación actual.<br />

3.3. Radicados x Tercero: genera un listado <strong>de</strong> radicados por cada tercero en la<br />

entidad, una vez se suministre sus datos<br />

3.4. Funcionarios. Genera un listado <strong>de</strong> funcionarios por <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong> la entidad.<br />

3.5. Depen<strong>de</strong>ncias. Genera un listado <strong>de</strong> Depen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> la entidad.<br />

3.6. Tabla <strong>de</strong> Retención Documental. Genera el reporte con las Tablas <strong>de</strong> Retención<br />

Documental empleadas por la entidad.<br />

3.7. Usuarios. Genera listado <strong>de</strong> usuarios <strong>de</strong>l Sistema.<br />

3.8. Permisos por perfil. Genera Listado <strong>de</strong> permisos por perfiles<br />

3.9. Gestión <strong>de</strong> Comunicaciones por funcionario genera listado <strong>de</strong> toda la<br />

correspon<strong>de</strong>ncia que ha gestionado cada funcionario<br />

3.10. Gestión <strong>de</strong> Comunicaciones por Depen<strong>de</strong>ncia genera listado <strong>de</strong> toda la<br />

correspon<strong>de</strong>ncia que ha gestionado por Depen<strong>de</strong>ncia<br />

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3.11. Gestión <strong>de</strong> Comunicaciones por Documento genera listado <strong>de</strong> toda la<br />

correspon<strong>de</strong>ncia que ha gestionado por tipo <strong>de</strong> documento.<br />

3.12. Listado <strong>de</strong> funcionarios por perfil: genera el listado <strong>de</strong> los funcionarios por<br />

perfil <strong>de</strong> trabajo<br />

4. Administrar<br />

4.1. Terceros. Permite la creación y/o modificación <strong>de</strong> un tercero.<br />

4.2. Vigencias<br />

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Versión 1.2.28<br />

4.3. Estructura <strong>de</strong>l Radicado. Esta opción permite <strong>de</strong>finir como se estructurara el<br />

radicado a partir <strong>de</strong> las variables que el sistema dispone (vigencia, <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia,<br />

consecutivo etc.)<br />

4.4. Consecutivos <strong>de</strong> numeración: Permite <strong>de</strong>finir claramente los diferentes<br />

consecutivos <strong>de</strong> numeración que usará el sistema.<br />

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Versión 1.2.28<br />

4.5. Tipo <strong>de</strong> Documento Tercero: Se han <strong>de</strong>finido previamente por el sistema, pero<br />

permite la creación <strong>de</strong> nuevos tipos <strong>de</strong> ser necesario.<br />

4.6. Funcionarios: Una vez se <strong>de</strong>fine el tercero, este pue<strong>de</strong> ser ingresado al sistema<br />

como funcionario a través <strong>de</strong> este módulo<br />

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4.7. Depen<strong>de</strong>ncia: Este módulo permite <strong>de</strong>finir la estructura organizacional <strong>de</strong> la<br />

entidad.<br />

4.8. Forma <strong>de</strong> presentar Radicado Se han <strong>de</strong>finido previamente por el sistema, pero<br />

permite la creación <strong>de</strong> nuevos tipos <strong>de</strong> ser necesario.<br />

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4.9. Series Documentales. Este modulo permite ingresar el código y nombre <strong>de</strong> la<br />

serie documental, por parte <strong>de</strong>l funcionario.<br />

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4.10. Subseries Documentales Este modulo permite ingresar el código y nombre <strong>de</strong><br />

las subseries documental, por parte <strong>de</strong>l funcionario.<br />

4.11. Documentos<br />

4.12. Documentos por <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia: En este modulo se <strong>de</strong>fine por vigencia y<br />

<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia que tipos <strong>de</strong> documento se utilizaran en la misma.<br />

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5. Herramientas<br />

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5.1. Datos Personales: Opción que permite modificar los datos <strong>de</strong>l usuario.<br />

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5.2. Cambiar contraseña: Opción <strong>de</strong>l sistema, que permite el cambio <strong>de</strong> clave <strong>de</strong><br />

ingreso al sistema por parte <strong>de</strong>l usuario.<br />

5.3. Usuario<br />

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5.4. Perfil: Permite la creación y/o modificación <strong>de</strong> los diferentes perfiles <strong>de</strong> seguridad<br />

<strong>de</strong>l sistema.<br />

5.5. Copia <strong>de</strong> seguridad: De ser necesario, con esta opción se pue<strong>de</strong> elaborar un<br />

Backup <strong>de</strong> la información a una fecha <strong>de</strong>terminada.<br />

6. Ayuda<br />

6.1. Contenido:<br />

6.2. Acerca <strong>de</strong>..<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

A. parametrización inicial <strong>de</strong>l sistema<br />

Versión 1.2.28<br />

III GUIA DE OPERACIÓN<br />

B. pasos necesarios para que una persona pueda acce<strong>de</strong>r al sistema.<br />

C. Etapas <strong>de</strong> la gestión documental<br />

A. PARAMETRIZACION INICIAL DEL SISTEMA<br />

Para que software Mercurio opere <strong>de</strong> manera correcta se <strong>de</strong>ben<br />

PARAMETRIZAR y <strong>de</strong>finir claramente los TRECE (13) ítems siguientes.<br />

1. DEFINIR LA VIGENCIA ACTUAL<br />

2. DETERMINAR LA ESTRUCTURA DEL CODIGO DE RADICADO<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

Versión 1.2.28<br />

3. ESTABLECER LOS CONSECUTIVOS DE NUMERACION<br />

4. REALIZAR LA DEFINICION DE TIPOS DE DOCUMENTOS DEL TERCERO<br />

En el menú ADMINISTRAR se seleccionara la opción ¨TIPO DE DOCUMENTO DEL<br />

TERCERO¨ y se llenaran los datos tal como se muestran a continuación.<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

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Una vez diligenciado se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />

5. DEFINIR PERFILES (DE SER NECESARIO)<br />

En el menú <strong>de</strong> herramientas, se selecciona la opción ¨PERFIL¨ y se<br />

llenaran los datos tal como se muestran a continuación.<br />

Adicionalmente se hará clic en aquellos campos que han <strong>de</strong> ser incluidos<br />

<strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los permisos <strong>de</strong>l perfil que se esta <strong>de</strong>finiendo, para ello basta con<br />

hacer clic sobre la palabra ¨INCLUIR¨, para quitar el permiso se hará clic<br />

sobre la palabra ¨RETIRAR¨.<br />

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Versión 1.2.28<br />

Una vez <strong>de</strong>finido el perfil se proce<strong>de</strong>rá a grabarlo.<br />

6. CREAR LOS TERCEROS DIRECTORES DE DEPENDENCIAS<br />

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7. CREAR LOS FUNCIONARIOS, DIRECTORES DE DEPENDENCIAS<br />

8. DEFINIR LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD<br />

En el menú ADMINISTRAR, se selecciona la opción ¨DEPENDENCIAS ¨ y<br />

se llenaran los datos tal como se muestran a continuación.<br />

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Versión 1.2.28<br />

Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />

9. PARAMETRIZACIÓN DE LAS FORMAS PRESENTAR UN RADICADOS<br />

En el menú <strong>de</strong> Administración, se selecciona la opción “Forma <strong>de</strong> presentar<br />

un radicado” y se llenaran los datos tal como se muestran a continuación.<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

Versión 1.2.28<br />

Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />

10. DEFINIR LAS SERIES DOCUMENTALES A UTILIZAR EN LA ENTIDAD<br />

El sistema esta en la capacidad <strong>de</strong> guardar la información relacionada con las TRD,<br />

para ello en esta opción se ingresara los siguientes datos:<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

Versión 1.2.28<br />

Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />

11. DEFINIR LAS SUBSERIES DOCUMENTALES A UTILIZAR EN LA ENTIDAD<br />

Se <strong>de</strong>be ingresar al sistema adicionalmente la información relacionada con las<br />

subseries, tal como se muestra a continuación:<br />

12. DEFINIR TIPOS DE DOCUMENTOS A UTILIZAR POR LA ENTIDAD<br />

En el menú <strong>de</strong> Administración, se selecciona la opción “DOCUMENTOS” y<br />

se llenaran los datos tal como se muestran a continuación.<br />

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Versión 1.2.28<br />

Ingresado el código y el nombre se <strong>de</strong>be <strong>de</strong>finir si este tipo <strong>de</strong> documento<br />

requiere respuesta, marcando la casilla correspondiente.<br />

La casilla <strong>de</strong> activo nos indica la disponibilidad <strong>de</strong>l tipo <strong>de</strong>l documento en el<br />

momento que hacer una radicación.<br />

Se asigna que tipo <strong>de</strong> consecutivo <strong>de</strong> entrada, envío así como el tipo <strong>de</strong><br />

consecutivo <strong>de</strong> correspon<strong>de</strong>ncia interna <strong>de</strong>l documento.<br />

Si <strong>de</strong>be marcar si el documento para la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia que se esta trabajando,<br />

requiere respuesta, <strong>de</strong> ser así se ingresara el tiempo <strong>de</strong> respuesta, este<br />

tiempo pue<strong>de</strong> <strong>de</strong>finirse en días u horas e igualmente se podrá indicar si este<br />

es modificable o no.<br />

Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />

Finalmente, se brinda la posibilidad <strong>de</strong> cargar el formato <strong>de</strong> respuesta <strong>de</strong>l<br />

documento que se acaba <strong>de</strong> crear, para ello se <strong>de</strong>be seleccionar la opción:<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

Versión 1.2.28<br />

Se mostrara la siguiente ventana <strong>de</strong> dialogo en la cual se realizara la<br />

búsqueda <strong>de</strong>l formato a subir, dando click en “Examinar”<br />

Se busca el formato a subir en la ventana <strong>de</strong> Carga <strong>de</strong> Archivos, tal como se<br />

muestra a continuación:<br />

Una vez seleccionado el formato, se proce<strong>de</strong> a Cargarlo al sistema, dando<br />

click sobre el icono, tal como se muestra a continuación:<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

Versión 1.2.28<br />

El sistema emitirá mensaje <strong>de</strong> carga realizada <strong>de</strong> manera correcta.<br />

13. DEFINIR LOS DOCUMENTOS A UTILIZAR EN CADA DEPENDENCIA DE LA ENTIDAD<br />

Se proce<strong>de</strong> a seleccionar una vigencia, la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia y el tipo <strong>de</strong><br />

documento. Si la casilla <strong>de</strong> Incluir en TRD esta marcada se <strong>de</strong>be diligenciar<br />

la información complementaria relacionada con las TRD.<br />

Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />

B. PASOS NECESARIOS PARA QUE UNA PERSONA PUEDA ACCEDER AL<br />

SISTEMA.<br />

1. INGRESAR EL TERCERO<br />

Esta opción se encuentra disponible en el menú <strong>de</strong> CORRESPONDENCIA<br />

opción “TERCEROS”, y se <strong>de</strong>be diligenciar <strong>de</strong> la siguiente manera.<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

Versión 1.2.28<br />

Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />

2. DEFINIR EL USUARIO<br />

Esta opción se encuentra disponible en el menú <strong>de</strong> HERRAMIENTAS opción<br />

“USUARIOS”, y se <strong>de</strong>be diligenciar <strong>de</strong> la siguiente manera.<br />

Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />

3. DEFINIR EL FUNCIONARIO<br />

Esta opción se encuentra disponible en el menú <strong>de</strong> ADMINISTRACION<br />

opción “FUNCIONARIOS”, y se <strong>de</strong>be diligenciar <strong>de</strong> la siguiente manera.<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

Versión 1.2.28<br />

Una vez diligenciada la información se proce<strong>de</strong>rá a grabar.<br />

4. ACCEDER AL SISTEMA<br />

Des<strong>de</strong> la ventana <strong>de</strong> Inicio <strong>de</strong> sesión:<br />

Ingresamos el usuario y contraseña <strong>de</strong>l funcionario creado con<br />

anterioridad.<br />

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Versión 1.2.28<br />

Se <strong>de</strong>be ingresar el nombre <strong>de</strong>l Usuario asignado y la respectiva<br />

contraseña, si no recuerda su contraseña el sistema enviara un email al<br />

correo asociado al usuario para esto basta con dar clic “olvido su<br />

contraseña”<br />

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Versión 1.2.28<br />

C. ETAPAS EN LA GESTION DE CORRESPONDENCIA<br />

El proceso nace con el INGRESO DEL RADICADO por parte <strong>de</strong> la ventanilla Única,<br />

posteriormente el administrador <strong>de</strong> la ventanilla <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> la revisión física <strong>de</strong> los<br />

radicados proce<strong>de</strong>rá a la DISTRIBUCION DE RADICADOS. El funcionario <strong>de</strong>signado<br />

en cada sección (o piso), realiza entonces la RECEPCION DE RADICADOS DE<br />

VENTANILLA tanto en físico como en el sistema <strong>de</strong> la correspon<strong>de</strong>ncia y proce<strong>de</strong>rá a<br />

su ASIGNACION al funcionario <strong>de</strong> la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia, quien será el encargado <strong>de</strong>l tramite<br />

respectivo.<br />

Este funcionario podrá REASIGNAR, ARCHIVAR o RESPONDER el radicado<br />

asignado; <strong>de</strong> haber seleccionado la alternativa <strong>de</strong> RESPONDER, una vez proyecte la<br />

respuesta, podrá ENVIAR la respuesta al coordinador o directamente a la Ventanilla<br />

Única, previo proceso <strong>de</strong> RECOLECCION y finalmente hará el ENVIO respectivo <strong>de</strong> la<br />

correspon<strong>de</strong>ncia.<br />

Adicionalmente, se pue<strong>de</strong>n generar comunicaciones internas o nuevas comunicaciones<br />

<strong>de</strong>s<strong>de</strong> la entidad al exterior, una vez proyectadas se ENVIA la COMUNICACIÓN al<br />

coordinador o directamente a la Ventanilla Única, previo proceso <strong>de</strong> RECOLECCION y<br />

finalmente hará el ENVIO respectivo <strong>de</strong> la correspon<strong>de</strong>ncia.<br />

A continuación <strong>de</strong>tallaremos las ETAPAS antes mencionados:<br />

ETAPA 1. INGRESO DE RADICADO<br />

En el menú COMUNICACIONES, opción RADICACION, tal como se muestra:<br />

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Versión 1.2.28<br />

Encontramos la ventana para el ingreso <strong>de</strong> los datos <strong>de</strong>l radicado, el funcionario<br />

encargado <strong>de</strong>be diligenciar los campos que aparecen en la ventana <strong>de</strong> radicación:<br />

i. Numero <strong>de</strong> oficio: Se ingresara <strong>de</strong> ser necesario el número que contiene el<br />

oficio físico <strong>de</strong> ser necesario.<br />

ii. Forma <strong>de</strong> presentación: Se escogerá el modo <strong>de</strong> recepción <strong>de</strong> los tipos<br />

previamente <strong>de</strong>finidos.<br />

iii. Folios: Como su nombre lo especifica se ingresara el numero <strong>de</strong> folios <strong>de</strong>l<br />

radicado recepcionado (mínimo 1).<br />

iv. Tipo <strong>de</strong> documento <strong>de</strong>l remitente: Se escogerá <strong>de</strong> la lista que se <strong>de</strong>spliega, en<br />

la cual se muestra los tipos <strong>de</strong> documentos previamente <strong>de</strong>finidos.<br />

v. Numero: Correspon<strong>de</strong> al número <strong>de</strong> i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> la razón social o <strong>de</strong> la<br />

persona<br />

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Versión 1.2.28<br />

vi. Dirección <strong>de</strong> respuesta: Se carga este campo con el asociado al tercero, pero<br />

pue<strong>de</strong> ser re digitado <strong>de</strong> ser necesario.<br />

vii. Depen<strong>de</strong>ncia: Se seleccionara <strong>de</strong> la lista <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias, previamente <strong>de</strong>finidas<br />

en la opción administrar <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias.<br />

viii. Tipo <strong>de</strong> documentos: Se escogerá el tipo <strong>de</strong> documento <strong>de</strong> la lista que se<br />

<strong>de</strong>splegara y que contiene aquellos documentos que hallan sido previamente<br />

<strong>de</strong>finidos en la opción administración / tipos <strong>de</strong> documentos, para la<br />

<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia seleccionada.<br />

ix. Tiempo <strong>de</strong> respuesta: Se cargara automáticamente, mostrando el tiempo<br />

máximo <strong>de</strong> repuesta al documento recepcionado; cabe anotar que este tiempo<br />

se mostrara únicamente para aquellos documentos que requieran respuesta<br />

obligatoria.<br />

x. Asunto: En este espacio se <strong>de</strong>be explicar la naturaleza <strong>de</strong>l documento,<br />

generalmente correspon<strong>de</strong> a la referencia o asunto.<br />

xi. Descripción: Se ingresara una breve <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong>l contenido <strong>de</strong>l documento.<br />

xii. Prece<strong>de</strong>nte: este campo se utiliza cuando se encuentra un remitente frecuente<br />

y el usuario le crea a este usuario un fol<strong>de</strong>r en don<strong>de</strong> reposaran todos los<br />

documentos recibidos <strong>de</strong> este usuario.<br />

Digitalizar el documento<br />

El físico pue<strong>de</strong> ser digitalizado, lo cual generara un archivo este archivo será<br />

el que se <strong>de</strong>be seleccionar y adjuntar al sistema.<br />

Para ello se realizan los siguientes pasos:<br />

PROCESO 2. DISTRIBUICION DE RADICADOS opción 1 (empresas gran<strong>de</strong>s).<br />

El funcionario encargado <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong> ventanilla única, realizará la distribución a<br />

la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia correspondiente, para ello <strong>de</strong>be verificar el campo <strong>de</strong><br />

DESTINATARIO, y <strong>de</strong> ser necesario realizar su corrección, Grabando los cambios<br />

en caso <strong>de</strong> encontrar errores al digitar los datos <strong>de</strong>l físico al sistema. Una vez<br />

realizado esta revisión, proce<strong>de</strong>rá a la DISTRIBUCION a través <strong>de</strong>l sistema para<br />

ello en la opción PROCESOS <strong>de</strong>l menú, selecciona DISTRIBUCION, y se<br />

<strong>de</strong>splegara la ventana que permite realizar el proceso así:<br />

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Versión 1.2.28<br />

Se selecciona la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia y el sistema cargara aquellos radicados que en el<br />

momento se encuentran recibidos y tienen como <strong>de</strong>stino la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia<br />

seleccionada, se marcan aquellos que se van a distribuir y una vez realizada la<br />

selección se proce<strong>de</strong> a generar la lista <strong>de</strong> distribución utilizando para ello el icono:<br />

Realizada la distribución en el sistema, se podrá generar el reporte <strong>de</strong> distribución<br />

utilizando para ello el icono:<br />

Es importante indicar que un radicado <strong>de</strong>spues <strong>de</strong> haber sido distribuido no<br />

permite modificaciones<br />

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Versión 1.2.28<br />

ETAPA 3. RECEPCION DE RADICADOS DE VENTANILLA Y SU ASIGNACION<br />

Con el listado ya generado y con los físicos <strong>de</strong> la correspon<strong>de</strong>ncia, el coordinador <strong>de</strong><br />

ventanilla llevara estos al Coordinador <strong>de</strong> <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia, quien en el Sistema <strong>de</strong>berá<br />

hacer la RECEPCION, utilizando para ello la opción PROCESOS <strong>de</strong>l menú principal y<br />

seleccionando el proceso ASIGNACION, se <strong>de</strong>splegara la siguiente ventana:<br />

Seleccionamos el número <strong>de</strong> distribución que trae el coordinador <strong>de</strong> ventanilla, se<br />

verifican los radicados <strong>de</strong>l listado con los que están físicamente, sin son correctos<br />

aceptamos los radicados en la parte superior <strong>de</strong> la ventana dando clic en aceptar<br />

radicados (encerrado en Azul).<br />

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Versión 1.2.28<br />

Una vez aceptamos la distribución, automáticamente se cargan los radicados en la<br />

parte inferior <strong>de</strong> la ventana, empezamos la asignación ubicando el funcionario<br />

(encerrado con Rojo) y marcando que documentos van para este. (Este proceso se<br />

repite para la asignación uno a uno <strong>de</strong> los diferentes funcionarios <strong>de</strong> la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia<br />

que recibirán correspon<strong>de</strong>ncia) <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> asignar cada radicado le damos clic en la<br />

opción asignar radicado (encerrado en ver<strong>de</strong>)<br />

DISTRIBUICION DE RADICADOS opción 2 (empresas pequeñas)<br />

ASIGNACION DIRECTA.<br />

El funcionario encargado <strong>de</strong> realizar los radicados, una vez guarda el radicado en<br />

el sistema, <strong>de</strong>be enviar el radicado a distribución mediante el icono que se <strong>de</strong>talla<br />

a continuación:<br />

Este icono automáticamente traslada el radicado ha asignación directa para que<br />

el administrador <strong>de</strong> ventanilla única lo asigne directamente al funcionario que<br />

correspon<strong>de</strong>.<br />

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Versión 1.2.28<br />

El procedimiento se realiza a través <strong>de</strong>l menú principal PROCESOS, en la opción<br />

ASIGNACIÓN DIRECTA:<br />

Se <strong>de</strong>spliega la siguiente ventana:<br />

Se <strong>de</strong>be ubicar la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia a la que correspon<strong>de</strong> el funcionario en el renglón<br />

<strong>de</strong>splegable <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia; luego prece<strong>de</strong>mos a ubicar el funcionario en el renglón<br />

<strong>de</strong>splegable Funcionarios, po<strong>de</strong>mos agregar una nota <strong>de</strong> asignación (Opcional),<br />

luego en la parte inferior aparece una tabla ubicando los radicados para<br />

asignación, ( No radicado, remitente, Referencia, Fecha, Vencimiento) en las dos<br />

últimas columnas aparece la opción asignar (encerrada en circulo rojo) o liberar en<br />

caso <strong>de</strong> equivocarnos <strong>de</strong> funcionario, (esta opción se pue<strong>de</strong> realizar antes <strong>de</strong><br />

asignar el radicado, una vez asignamos los documentos al funcionario damos clic<br />

en el icono ASIGNAR RADICADOS ubicado en la parte superior izquierda <strong>de</strong> la<br />

tabla (encerrada circulo azul). Una vez se da clic este radicado <strong>de</strong>saparece <strong>de</strong> la<br />

lista y se traslada a la ban<strong>de</strong>ja <strong>de</strong> entrada <strong>de</strong>l funcionario.<br />

ETAPA 4. REVISION DE BANDEJAS (ARCHIVO/REASIGNACION o RESPUESTA<br />

DE RADICADOS)<br />

El usuario, pue<strong>de</strong> acce<strong>de</strong>r a sus ban<strong>de</strong>jas para realizar los procesos <strong>de</strong> gestión <strong>de</strong> la<br />

correspon<strong>de</strong>ncia, seleccionando para ello el menú COMUNICACIONES, opción<br />

BANDEJAS.<br />

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Versión 1.2.28<br />

Se <strong>de</strong>splegara entonces la siguiente ventana, en la cual podra observar <strong>de</strong> manera<br />

general la correspon<strong>de</strong>ncia a su cargo y en que ban<strong>de</strong>ja se encuentra:<br />

Para seleccionar un radicado, basta con dar doble click sobre su número y este será<br />

<strong>de</strong>splegado, brindando la posibilidad <strong>de</strong> Archivar, Reasignar o Respon<strong>de</strong>r, o enviar<br />

copias, tal como se muestra a continuación:<br />

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Versión 1.2.28<br />

Se <strong>de</strong>spliega la información básica contenida en el físico, brindando la oportunidad al<br />

funcionario <strong>de</strong> gestionar el proceso respectivo con celeridad.<br />

1. Historial: permite ver la trazabilidad <strong>de</strong>l radicado, se <strong>de</strong>spliega la siguiente<br />

ventana.<br />

2. Copia: permite enviar copia <strong>de</strong> los radicados a otros funcionarios. Se <strong>de</strong>spliega<br />

la siguiente ventana, elijo la opción a<strong>de</strong>cuada en el menú Enviar A, luego procedo a<br />

ubicar el usuario, puedo escribir el código o buscarlo por la herramienta Buscar<br />

que <strong>de</strong>spliega otra ventana Búsqueda <strong>de</strong> Funcionarios.<br />

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Versión 1.2.28<br />

Una vez ubicamos el usuario le damos clic en guarda para que el sistema lo incluya en la lista <strong>de</strong> la parte<br />

inferior <strong>de</strong> la ventana y por ultimo le damos clic en ENVIAR COPIA., posteriormente le damos clic en<br />

atrás en la parte superior <strong>de</strong>recha <strong>de</strong> la ventana.<br />

3. Archivar: permite archivar los radicados <strong>de</strong> la carpeta Ban<strong>de</strong>ja <strong>de</strong> entrada y<br />

vencidos, se <strong>de</strong>spliega la siguiente ventana:<br />

4. Respon<strong>de</strong>r: esta opción permite radicar la respuesta <strong>de</strong>l radicado entrante, se<br />

<strong>de</strong>spliega la siguiente ventana:<br />

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Versión 1.2.28<br />

Los campos obligatorios es esta ventana son el numero <strong>de</strong> folios, tipo <strong>de</strong> documento<br />

y asunto, en este caso el <strong>de</strong>stinatario lo cargara el sistema automáticamente.<br />

Después <strong>de</strong> digitar la información le damos clic en Guardar<br />

5. Reasignar: permite reasignar el radicado a otro funcionario, se <strong>de</strong>splegara la<br />

siguiente ventana:<br />

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Versión 1.2.28<br />

Ubicamos el funcionario <strong>de</strong> la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia a la cual reasignamos el radicado, po<strong>de</strong>mos agregar nota<br />

<strong>de</strong> asignación pero opcional, damos clic en el icono reasignar <strong>de</strong> la parte inferior <strong>de</strong>recha <strong>de</strong> cuadro<br />

<strong>de</strong> Nota.<br />

6. Búsqueda <strong>de</strong> Funcionarios:<br />

Esta opción se activa en cualquier sitio don<strong>de</strong> se encuentre el icono Buscar, <strong>de</strong>spliega la siguiente<br />

Ventana:<br />

Nos permite ubicar un tercero o funcionario, po<strong>de</strong>mos buscar, por el nombre, razón social, apellidos o<br />

por cualquiera <strong>de</strong> las opciones, o simplemente damos clic en la lupa y nos lista todos los terceros<br />

creados en el sistema, seleccionamos y damos clic en el icono aceptar<br />

ETAPA 5. RECOLECCION Y ENVIO DE RADICADOS<br />

Recolección: este procedimiento lo realiza el coordinador <strong>de</strong> <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia, una vez los<br />

funcionarios <strong>de</strong> cada área le entregan los radicados para envió, se verifican los<br />

documentos físicos con los que figuran en el listado <strong>de</strong> la parte inferior <strong>de</strong> la pantalla y<br />

se da guardar. Esta opción la encontramos en el menú PROCESOS la opción<br />

Recolección.<br />

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Versión 1.2.28<br />

Envió: Esta opción la encontramos en el menú PROCESOS la opción Envió<br />

.<br />

Permite enviar los radicados fuera <strong>de</strong> la entidad, aparece un listado <strong>de</strong> documentos en<br />

la parte inferior, para realizar el envió automáticos nos ubicamos en el menú<br />

ACCIONES (encerrado en rojo) y buscamos una <strong>de</strong> las opciones para enviar todos los<br />

documentos, luego le damos guardar (encerrado azul).<br />

Si queremos hacerlo <strong>manual</strong>mente, sin tocar el menú <strong>de</strong> acciones le damos clic en<br />

enviar (encerrado en ver<strong>de</strong>) al radicado a enviar y luego le damos guardar (encerrado<br />

Azul)<br />

ETAPA 6. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA: dos procesos adicionales que<br />

pue<strong>de</strong> realizar cualquier funcionario en el sistema.<br />

Comunicación Externa: este permite radicar cualquier comunicación que un<br />

funcionario envía por fuera <strong>de</strong> la entidad, <strong>de</strong>spliega la siguiente ventana:<br />

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Versión 1.2.28<br />

Es muy similar a la ventana <strong>de</strong> respon<strong>de</strong>r radicado y se maneja igual, con la diferencia <strong>de</strong> que se <strong>de</strong>be<br />

colocar el <strong>de</strong>stinatario, si no existe en el sistema se <strong>de</strong>be crear el tercero (Menú Comunicaciones Opción<br />

2)<br />

Comunicación Interna: este permite radicar cualquier comunicación que un<br />

funcionario envía internamente, <strong>de</strong>spliega la siguiente ventana:<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

Versión 1.2.28<br />

Se digita el documento o la comunicación, se da guardar y luego damos clip en <strong>de</strong>stinatarios<br />

Despliega una ventana similar a la <strong>de</strong> copias.<br />

Se maneja <strong>de</strong> la misma manera con la diferencia <strong>de</strong> que no se da clic en enviar copia sino que le damos<br />

enviar en la ventana principal.<br />

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<strong>Guía</strong> y <strong>manual</strong> <strong>de</strong> <strong>operación</strong><br />

Iconos <strong>de</strong> Ayuda <strong>de</strong> Mercurio:<br />

Versión 1.2.28<br />

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