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Preguntas Frecuentes – Cuentas De Gastos y Comprobantes

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PREGUNTAS FRECUENTES <strong>–</strong> CUENTAS DE GASTOS Y COMPROBANTES<br />

1. P. ¿Se requiere informes de todas las visitas que haga? R. Sí, el informe de visita debe adjuntarse a la<br />

cuenta de gastos para que la asociación le reembolse los correspondientes gastos.<br />

2. P. ¿Se aceptan los recibos de la tarjeta de crédito como comprobante de pago de los gastos de hotel? R.<br />

No. Las Reglas de Auditoría exigen que envíe la factura desglosada.<br />

3. P. ¿Por cuántos días puedo reclamar gastos por concepto de mi visita combinada a la reunión del<br />

consejo de gobernadores y la convención de mi distrito múltiple? R. Se reembolsarán sus gastos de<br />

comida y hotel por tres días solamente.<br />

4. P. ¿Cuándo se me requiere el Formulario de Aprobación de la División de Finanzas? R. Cuando un<br />

viaje por visita exceda la distancia de 600 millas/966 kilómetros ida y vuelta. También se requiere que<br />

usted envíe el formulario para solicitar aprobación previa si fuera necesario el flete de un avión privado.<br />

5. P. ¿Qué comprobante de pago debo remitir para reclamar mi pasaje por línea aérea? R. El talonario de<br />

su pasaje cancelado o copia del pasaje electrónico, su itinerario y recibo de pago. Los recibos de pago<br />

aceptados son: su cheque cancelado, el recibo de su tarjeta de crédito o el recibo que emite la agencia si<br />

es que pagó al contado.<br />

6. P. ¿Cuál es el límite de reembolso por gastos de comidas y habitación de hotel? R. Se reembolsará un<br />

máximo de $25 dólares por comidas por día y $75 dólares por cada noche de hotel. <strong>De</strong>be remitir las<br />

facturas desglosadas y comprobante de pago. La factura cancelada del hotel debe mostrar un balance de<br />

$0 dólares.<br />

7. P. ¿Reembolsará LCI los gastos de mi cónyuge o acompañante? R. No. LCI no reembolsará los gastos<br />

de su cónyuge o acompañante.<br />

8. P. ¿Se reembolsará lo que yo hubiera pagado por un taxi? R. Solo se le reembolsará las<br />

millas/kilómetros recorridos en el taxi, a razón de 41 centavos por milla o 25 centavos por kilómetro.<br />

9. P. ¿Puedo enviar mi cuenta sin haber calculado el total de lo que reclamo y dejar que el <strong>De</strong>partamento<br />

de Finanzas haga el cálculo? A. No. Si envía una cuenta de gastos sin los totales de las partidas, no se<br />

tramitará. No podríamos determinar lo que nos corresponde reembolsarle y lo que debe cubrir su<br />

distrito.<br />

10. P. Si uno o más de mis gastos excede el límite autorizado, ¿debo anotar lo que pagué actualmente en la<br />

cuenta de gastos? R. No. <strong>De</strong>be anotar la cantidad máxima de reembolso que las Reglas de Auditoría<br />

estipulan para el respectivo gasto. Esto facilitará que tramitemos su cuenta de gastos oportunamente.<br />

11. P. ¿Se requiere que yo envíe información adicional si en un mismo viaje visité a más de un club? R.<br />

Sí. <strong>De</strong>be explicar la ruta que viajó, o se harán reajustes a su cuenta de gastos.<br />

12. P.¿Cómo indico una segunda visita al mismo club? R. Marque el código “S” en la columna<br />

correspondiente en el formulario de cuenta de gastos. Las segundas visitas requieren la aprobación<br />

previa por escrito del gerente del <strong>De</strong>partamento Iberoamericano de la División de Administración de<br />

Distritos y Clubes. <strong>De</strong>be adjuntar la carta de aprobación a su cuenta de gastos.


13. P. Estoy formando un club nuevo. ¿Los gastos de cuántas reuniones con el posible club nuevo me serán<br />

reembolsados? R. Se le reembolsarán los gastos de hasta dos visitas al posible club nuevo antes de que<br />

sea constituido y los gastos de otra visita para la entrega de la carta constitutiva. No será necesario que<br />

haga la visita oficial anual al club nuevo. La visita para la entrega de la carta constitutiva se considerará<br />

también como la visita anual.<br />

14. P. Por los pasados seis meses no remití ninguna cuenta de gastos mensual para el 20 º del siguiente mes<br />

de haber incurrido dichos gastos. ¿Podría remitir tardíamente todas esas cuentas de gastos para que se<br />

me reembolsen? R. Las cuentas de gastos que lleguen con 120 días de retraso o más no le serán<br />

reembolsadas.<br />

15. P. ¿Se me reembolsarán los gastos de mis reuniones con el GMT/GLT o reuniones PCE? R. Sí, cuando<br />

tales reuniones se lleven a cabo en su distrito y si quedaran fondos en su presupuesto anual para cubrir<br />

dichos gastos.<br />

16. P. ¿Se me reembolsarán los gastos por mi asistencia a reuniones GMT/GLT o reuniones PCE en mi<br />

distrito múltiple? A. Sí, pero se considerarán como parte de las tres reuniones anuales de distrito<br />

múltiple a las que está autorizado a asistir al año. Si las reuniones del múltiple se llevaran a cabo en su<br />

distrito, se considerarán como reuniones de su distrito.<br />

Vea el enlace siguiente para acceder los formularios de cuenta de gastos y otros formularios:<br />

http://www.lionsclubs.org/SP/member-center/resources/finance/index.php

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