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Instructivo Pago de Seguridad Social de ... - Bancolombia

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PASO A PASO<br />

LIQUIDANDO CON<br />

Manual para el aportante<br />

INDEPENDIENTE<br />

UN SERVICIO DE:


2<br />

ÍNDICE Pág.<br />

1. Registro 4<br />

2. Autenticación 12<br />

3. Aportante 16<br />

4. Usuario autenticado 24<br />

5. Liquidación activos 27<br />

• En línea 28<br />

• Por archivo 38<br />

• Planillas no pagadas 43<br />

6. Consulta activos 46<br />

• Consulta <strong>de</strong> planillas 47<br />

• Reportes 52


BIENVENIDO<br />

INTRODUCCIÓN<br />

El presente Manual <strong>de</strong>l Usuario SOI le dará a conocer <strong>de</strong> manera fácil,<br />

<strong>de</strong>tallada y práctica el proceso para realizar la liquidación y pago <strong>de</strong> la<br />

<strong>Seguridad</strong> <strong>Social</strong> y Parafiscales a través <strong>de</strong> nuestra página web, la forma<br />

<strong>de</strong> consultar sus planillas liquidadas y pagadas y administrar los datos<br />

registrados.<br />

La información aquí contenida está recreada con imágenes reales <strong>de</strong> la<br />

página, que le facilitará la búsqueda y la conexión con nuestro servicio.<br />

Porque SOI siempre piensa en facilitarle la vida, usted tiene en sus manos<br />

la mejor forma <strong>de</strong> liquidar y pagar la seguridad social <strong>de</strong> sus empleados,<br />

paso a paso.<br />

¡A<strong>de</strong>lante!


4<br />

REGISTRO EN NUEVO<br />

SOI


Lo invitamos a ingresar a nuestra nueva dirección<br />

www.nuevosoi.com.co y vera que liquidar la P.I.L.A.<br />

ahora es más fácil.<br />

Para ingresar haga clic en el botón <strong>de</strong> <strong>Pago</strong> <strong>de</strong> Aportes ubicado en el menú horizontal <strong>de</strong> la barra<br />

superior, ó a través <strong>de</strong> la misma opción ubicada en el menú izquierdo <strong>de</strong> la página:<br />

Ingrese a través<br />

<strong>de</strong>l botón <strong>Pago</strong> <strong>de</strong><br />

Aportes.<br />

5


6<br />

Seleccione el operador financiero a través <strong>de</strong>l cual realizará la liquidación y pago <strong>de</strong> aportes a la<br />

<strong>Seguridad</strong> <strong>Social</strong> y Parafiscales, haciendo clic sobre el logo <strong>de</strong>l banco:


Realice el registro <strong>de</strong> los datos <strong>de</strong>l Aportante, dando clic en el botón Registrarse como In<strong>de</strong>pendiente:<br />

Ingrese a través <strong>de</strong>l<br />

botón Registrarse<br />

como In<strong>de</strong>pendiente.<br />

Lea atentamente los “Términos y Condiciones” antes <strong>de</strong> continuar con el proceso <strong>de</strong> registro. Marque<br />

la casilla <strong>de</strong> Acepto y haga clic en el botón Siguiente:<br />

Haga clic aquí para<br />

continuar con el<br />

proceso.<br />

7


8<br />

SOLICITUD CLAVE INDEPENDIENTE<br />

El proceso <strong>de</strong> Solicitud <strong>de</strong> Clave In<strong>de</strong>pendiente consta <strong>de</strong> los siguientes pasos. Tenga en cuenta que los<br />

campos marcados con asterisco (*) son obligatorios:<br />

• I<strong>de</strong>ntificación (Paso 1 <strong>de</strong> 4): registre la i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong>l aportante y <strong>de</strong>l usuario administrador.<br />

• Información Aportante (Paso 2 <strong>de</strong> 4): registre la información básica y general <strong>de</strong>l aportante.<br />

• Información Usuario Administrador (Paso 3 <strong>de</strong> 4): registre la información <strong>de</strong>l usuario administrador.<br />

• Resumen (Paso 4 <strong>de</strong> 4): verifique la consulta <strong>de</strong> la información previamente registrada para el Aportante<br />

y usuario administrador que realiza la solicitud <strong>de</strong> la clave.<br />

Tenga en cuenta que el sistema le permitirá visualizar a través <strong>de</strong> los Pasos <strong>de</strong> Navegación la fase <strong>de</strong> la actividad<br />

en la que se encuentran. También cuenta con iconos <strong>de</strong> ayuda, que al ser señalados con el puntero<br />

<strong>de</strong>l mouse, mostraran información sobre el campo que contiene la ayuda facilitando el diligenciamiento <strong>de</strong>l<br />

formulario:<br />

Pasos <strong>de</strong><br />

Navegación.<br />

Ícono <strong>de</strong> ayuda.


Para realizar la consulta <strong>de</strong> la información previamente registrada <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l paso en el cual se encuentra, pue<strong>de</strong> hacerlo<br />

dando clic en el ícono .Para continuar con el proceso <strong>de</strong> registro haga clic en el botón Siguiente:<br />

Ícono para consulta<br />

<strong>de</strong> información<br />

previamente<br />

registrada.<br />

A continuación podrá confirmar que la información previamente registrada se encuentre correcta. En el caso<br />

en que i<strong>de</strong>ntifique un dato inconsistente, dando clic en el botón Anterior, el sistema le permitirá realizar la<br />

modificación correspondiente; <strong>de</strong> lo contrario, haga clic en el botón Finalizar:<br />

Haga clic aquí para<br />

corrección en datos<br />

<strong>de</strong>l formulario<br />

Haga clic aquí para<br />

continuar.<br />

Haga clic aquí para<br />

terminar el proceso<br />

<strong>de</strong> registro.<br />

9


10<br />

El sistema generará un mensaje <strong>de</strong> confirmación <strong>de</strong> la inscripción exitosa para que usted realice la activación<br />

<strong>de</strong> su cuenta:<br />

La activación <strong>de</strong>ber hacerse ingresando al link enviado a la cuenta <strong>de</strong> correo electrónico registrada en el formulario<br />

<strong>de</strong> registro. Tenga en cuenta que en este correo electrónico le será informada la clave asignada para<br />

el proceso <strong>de</strong> autenticación, una vez haya sido realizada la activación <strong>de</strong> su cuenta:<br />

Clave <strong>de</strong> acceso.<br />

Link <strong>de</strong> activación <strong>de</strong><br />

cuenta.


Al activar la cuenta, el sistema le notificará <strong>de</strong>l estado <strong>de</strong> la misma por medio <strong>de</strong> un mensaje que podrá visualizar<br />

en la página <strong>de</strong> navegación. A partir <strong>de</strong> este momento podrá autenticarse en nuestro sistema <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> hacer clic<br />

en el botón Ingresar a SOI:<br />

Para autenticarse<br />

haga clic aquí.<br />

11


12<br />

AUTENTICACIÓN


Para realizar el proceso <strong>de</strong> autenticación, diligencie la información solicitada por el sistema. Tenga en cuenta<br />

que la clave, es la notificada en el correo electrónico la cual <strong>de</strong>be ser digitada directamente en el campo<br />

correspondiente. Una vez diligenciada esta información haga clic en el botón Ingresar:<br />

Haga clic aquí para<br />

autenticarse.<br />

El sistema le solicitará cambio <strong>de</strong> clave cumpliendo con los parámetros establecidos en la norma<br />

ISO 27002. Tenga en cuenta la siguiente información para realizar el cambio:<br />

• La clave <strong>de</strong>be contener entre 6 caracteres y 15 caracteres.<br />

• La clave <strong>de</strong>be ser alfanumérica.<br />

• La clave permite caracteres especiales.<br />

• El sistema distingue entre mayúsculas y minúsculas.<br />

• La nueva clave no <strong>de</strong>be contener más <strong>de</strong> dos caracteres <strong>de</strong> la contraseña actual.<br />

• La clave no <strong>de</strong>be contener espacios en blanco.<br />

• Los caracteres permitidos son: ‘.’, ‘-’, ‘_’, ‘!’, ‘@’, ‘$’, ‘^’, ‘*’, ‘=’, ‘~’, ‘|’, ‘+’, ‘?’,’&’.<br />

13


14<br />

Una vez actualizada la información haga clic en el botón Cambiar Clave:<br />

Haga clic aquí para<br />

cambiar clave.<br />

El sistema le notificara <strong>de</strong>l cambio <strong>de</strong> clave exitoso. Haga clic en el botón Aceptar para iniciar el proceso <strong>de</strong><br />

navegación en las diferentes opciones que le brinda SOI:


Una vez autenticado, el sistema le mostrará noticias referentes a la liquidación y pago <strong>de</strong> la P.I.L.A, que le<br />

serán <strong>de</strong> gran interés. También podrá encontrar la fecha y hora <strong>de</strong>l último ingreso realizado por el usuario<br />

autenticado:<br />

Noticias <strong>de</strong> interés.<br />

Fecha y hora <strong>de</strong>l último<br />

ingreso.<br />

15


16<br />

APORTANTE


A través <strong>de</strong> este módulo podrá realizar consultas y actualizaciones <strong>de</strong>l aportante y procesos <strong>de</strong><br />

administración <strong>de</strong> usuarios (creación, edición, inactivación y eliminación) .<br />

Administrar Datos<br />

Consulte la información básica <strong>de</strong>l aportante y la información general, teniendo en cuenta que los<br />

únicos datos que podrán ser modificados son los que se encuentran activos. En caso <strong>de</strong> realizar modificaciones<br />

pue<strong>de</strong> navegar a través <strong>de</strong> las diferentes pestañas, dando clic en el botón Guardar para<br />

actualizar la información:<br />

Pestañas <strong>de</strong> navegación.<br />

Haga clic aquí<br />

para guardar las<br />

modificaciones.<br />

1 La opción <strong>de</strong> creación, edición o modificación <strong>de</strong> usuarios se encuentra asociada únicamente al perfil<br />

17


18<br />

Administrar Usuarios<br />

Realice la administración <strong>de</strong> usuarios (consulta, creación, edición, inactivación y/o eliminación), asignando<br />

perfiles <strong>de</strong> acuerdo a las solicitu<strong>de</strong>s que para cada uno se requieran.<br />

A continuación se <strong>de</strong>tallan los diferentes procesos <strong>de</strong> administración <strong>de</strong> usuarios:<br />

Consulta <strong>de</strong> usuarios: Para realizar la búsqueda general <strong>de</strong> usuarios asociados al aportante autenticado,<br />

haga clic en el botón Buscar para obtener esta información:<br />

Haga clic aquí para la<br />

búsqueda <strong>de</strong> usuarios.<br />

Creación <strong>de</strong> usuarios: Para realizar la creación <strong>de</strong> un nuevo usuario haga clic en el botón Crear<br />

Usuario:<br />

Haga clic aquí para crear<br />

un nuevo usuario.


Diligencie la información <strong>de</strong>l nuevo usuario a registrar, teniendo en cuenta el perfil <strong>de</strong> autorización y estado <strong>de</strong>l mismo.<br />

A continuación se <strong>de</strong>tallan los perfiles existentes:<br />

• Administrador Aportante: Usuario con acceso a la información registrada <strong>de</strong>l aportante, liquidación <strong>de</strong> planilla,<br />

pago <strong>de</strong> planilla, consulta <strong>de</strong> planillas, <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong> soportes <strong>de</strong> pago, creación, activación, edición y eliminación <strong>de</strong><br />

usuarios.<br />

• Liquidador Aportante: Usuario con acceso únicamente a la liquidación <strong>de</strong> planillas.<br />

• Pagador Aportante: Usuario con acceso únicamente al pago <strong>de</strong> planillas.<br />

• Liquidador y Pagador Aportante: Usuario con acceso a la liquidación y pago <strong>de</strong> planillas.<br />

• Consultas y Soportes Aportante: Usuario con acceso a la consulta y <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong> soportes <strong>de</strong> pago.<br />

• Liquidador, Pagador, Consulta y Soportes Aportante: Usuario con acceso a la liquidación, pago, consulta <strong>de</strong><br />

planillas y <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong> soportes.<br />

Para continuar con el proceso <strong>de</strong> creación haga clic en el botón Guardar:<br />

Haga clic aquí para<br />

guardar la información<br />

<strong>de</strong>l usuario.<br />

19


20<br />

Una vez guardada la información, el sistema le notificará sobre el estado <strong>de</strong> la creación <strong>de</strong>l usuario.<br />

El nuevo usuario <strong>de</strong>berá realizar el proceso <strong>de</strong> autenticación con la información enviada al correo electrónico<br />

registrado:<br />

Clave asignada para<br />

el nuevo usuario.


Edición <strong>de</strong> usuarios: Para realizar la edición en la información o modificar el perfil <strong>de</strong> un usuario existente,<br />

realice el cambio haciendo clic en el ícono Editar <strong>de</strong>l usuario a modificar:<br />

Realice las modificaciones correspondientes y haga clic en el botón Guardar. El sistema confirmará el<br />

éxito en la actualización:<br />

Mensaje <strong>de</strong><br />

confirmación.<br />

Haga clic aquí para<br />

editar el usuario.<br />

Haga clic aquí para<br />

guardar los cambios.<br />

21


22<br />

Inactivación (activación) <strong>de</strong> usuarios: Para realizar la inactivación (activación) <strong>de</strong> usuario ingrese por la opción<br />

Editar datos <strong>de</strong>l usuario, seleccione la opción correspondiente (NO, SI) <strong>de</strong>l listado <strong>de</strong>splegable Activo.<br />

Para que los cambios que<strong>de</strong>n registrados haga clic en el botón Guardar:<br />

Haga clic aquí para<br />

guardar los cambios.<br />

Mensaje <strong>de</strong><br />

confirmación<br />

Seleccione la opción<br />

<strong>de</strong>seada


Eliminación <strong>de</strong> usuarios: Para realizar la eliminación <strong>de</strong> un usuario, haga clic en el ícono Eliminar<br />

El sistema le notificará si está seguro <strong>de</strong> realizar la eliminación <strong>de</strong>l usuario. Al dar clic en el botón Aceptar <strong>de</strong>l<br />

mensaje, el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso:<br />

Haga clic aquí para<br />

eliminar usuario.<br />

23


24<br />

USUARIO<br />

AUTENTICADO


A través <strong>de</strong> esta opción podrá actualizar información asociada al usuario que se encuentra autenticado<br />

en el sistema (datos <strong>de</strong>l usuario y clave).<br />

• Administrar Datos: Permite realizar la actualización <strong>de</strong> los campos que se encuentren activos. Haga clic en<br />

el botón Guardar para terminar con el proceso. El sistema confirmará el éxito <strong>de</strong> la actualización:<br />

Haga clic aquí para<br />

guardar la información.<br />

Mensaje <strong>de</strong><br />

confirmación.<br />

25


26<br />

Cambiar clave: Permite realizar el cambio <strong>de</strong> clave cumpliendo con los parámetros mencionados para la<br />

AUTENTICACIÓN (página 12 <strong>de</strong> este manual). Para que el cambio <strong>de</strong> clave se exitoso haga clic en el botón<br />

Cambiar Clave:<br />

Haga clic aquí para<br />

el cambio <strong>de</strong> clave.


LIQUIDACIÓN<br />

ACTIVOS<br />

27


28<br />

Manteniendo la esencia <strong>de</strong> SOI, a través <strong>de</strong> www.nuevosoi.com.co encontrará los mecanismos apropiados<br />

para realizar la liquidación y pago <strong>de</strong> su planilla, cumpliendo con la normativa vigente dada por el Gobierno<br />

Nacional y que aplica para la P.I.L.A. Encontrara nuevas opciones que con seguridad le serán <strong>de</strong> gran utilidad.<br />

A través <strong>de</strong> esta opción podrá realizar la liquidación y pago <strong>de</strong> los aportes a la seguridad social y parafiscales<br />

<strong>de</strong> sus empleados, <strong>de</strong> acuerdo a los lineamientos dados por el Ministerio <strong>de</strong> la Protección <strong>Social</strong>.<br />

EN LÍNEA<br />

Esta opción le permitirá realizar el registro como in<strong>de</strong>pendiente a cada uno <strong>de</strong> los subsistemas <strong>de</strong> la seguridad<br />

social y aportes parafiscales, digitando la información a través <strong>de</strong> la planilla web.<br />

Para iniciar con el proceso <strong>de</strong> liquidación diligencie los campos solicitados por el sistema. En caso <strong>de</strong> requerir<br />

la edición <strong>de</strong> la Forma <strong>de</strong> Presentación, CCF o ARP, haga clic en el vínculo correspondiente. Para continuar con<br />

el proceso <strong>de</strong> liquidación haga clic en el botón Siguiente:<br />

Haga clic aquí para<br />

iniciar el proceso <strong>de</strong><br />

liquidación en Línea.<br />

Haga clic aquí para<br />

continuar con la<br />

liquidación.


Para liquidar la planilla como in<strong>de</strong>pendiente haga clic en el botón Agregar Cotizante.<br />

Haga clic aquí para<br />

agregar cotizante.<br />

El proceso <strong>de</strong> Agregar Cotizante consta <strong>de</strong> los siguientes pasos:<br />

• Información Básica (Paso 1 <strong>de</strong> 5): en este paso <strong>de</strong>be registrar la i<strong>de</strong>ntificación, clasificación y ubicación<br />

<strong>de</strong>l cotizante.<br />

• Noveda<strong>de</strong>s (Paso 2 <strong>de</strong> 5): en este paso <strong>de</strong>be reportar las noveda<strong>de</strong>s generadas para el cotizante<br />

correspondientes al periodo a liquidar.<br />

• <strong>Seguridad</strong> social (Paso 3 <strong>de</strong> 5): en este paso <strong>de</strong>be registrar el salario <strong>de</strong>l cotizante, las administradoras,<br />

tarifas y <strong>de</strong>más campos que apliquen para los subsistemas <strong>de</strong> pensión, salud y riesgos profesionales.<br />

• Parafiscales (Paso 4 <strong>de</strong> 5): en este paso <strong>de</strong>be registrar la caja <strong>de</strong> compensación familiar y tarifas que<br />

apliquen para los subsistemas <strong>de</strong> aportes parafiscales.<br />

• Resumen (Paso 5 <strong>de</strong> 5): en este paso el sistema permitirá realizar la consulta a través <strong>de</strong> pestañas <strong>de</strong><br />

Navegación <strong>de</strong> la liquidación registrada para el cotizante. Haciendo clic en cada <strong>de</strong> una <strong>de</strong> estas podrá<br />

consultar esta información.<br />

29


30<br />

Para terminar con el proceso <strong>de</strong> registro <strong>de</strong>l cotizante haga clic en el botón Finalizar:<br />

Pestañas <strong>de</strong><br />

navegación.<br />

Haga clic aquí para<br />

finalizar el registro<br />

<strong>de</strong>l cotizante.


A continuación el sistema mostrará el cotizante registrado con la información <strong>de</strong>tallada. Si <strong>de</strong>sea realizar la consulta<br />

para este cotizante, haga clic sobre el nombre <strong>de</strong>l cotizante en el paso 2 <strong>de</strong> 3 – Crear Planilla en Línea.<br />

Haga clic sobre el<br />

nombre para realizar<br />

la consulta <strong>de</strong> la<br />

información <strong>de</strong>l<br />

cotizante.<br />

31


32<br />

Para guardar la información <strong>de</strong>l(os) cotizante(s) registrado(s), haga clic en el botón Guardar. El sistema le asignará<br />

el número <strong>de</strong> planilla correspondiente:<br />

Número <strong>de</strong> planilla<br />

asignado por el<br />

sistema.


Ahora podrá obtener la información <strong>de</strong>tallada <strong>de</strong> la liquidación realizada para el(los) cotizante(s) registrado(s)<br />

en la planilla, por medio <strong>de</strong> un archivo Excel generado por el sistema.<br />

Haga clic en la<br />

opción <strong>de</strong>seada.<br />

Haga clic aquí para<br />

exportar el <strong>de</strong>talle <strong>de</strong><br />

la planilla.<br />

Si <strong>de</strong>sea realizar la edición <strong>de</strong>l cotizante haga clic en el ícono Editar ,en la sección Liquidación Detallada<br />

(este proceso consta <strong>de</strong> 5 pasos, los mismos pasos que se encuentran <strong>de</strong>tallados en la sección Agregar Cotizante<br />

en la página 28 <strong>de</strong> este manual):<br />

Haga clic aquí para<br />

exportar el <strong>de</strong>talle <strong>de</strong><br />

la planilla.<br />

Este archivo no es válido como soporte para realizar solicitu<strong>de</strong>s y/o reclamaciones.<br />

33


34<br />

Si <strong>de</strong>sea realizar el proceso <strong>de</strong> eliminación <strong>de</strong> un cotizante, marque la casilla ubicado en el costado izquierdo <strong>de</strong>l<br />

cotizante en la sección Liquidación Detallada y haga clic en el botón Eliminar Cotizantes. A continuación el sistema<br />

le notificará si está seguro <strong>de</strong> realizar la eliminación <strong>de</strong>l usuario. Al dar clic en el botón Aceptar <strong>de</strong>l mensaje,<br />

el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso:<br />

Marque la casilla<br />

para eliminar<br />

cotizante.<br />

Haga clic aquí<br />

para confirmar la<br />

eliminación.<br />

Haga clic aquí para<br />

eliminar los cotizantes<br />

seleccionados.


Dando clic en el botón Siguiente el sistema le permitirá continuar con el proceso <strong>de</strong> liquidación y pago <strong>de</strong> la<br />

planilla:<br />

Haga clic aquí<br />

para continuar<br />

con el proceso <strong>de</strong><br />

liquidación.<br />

A continuación el sistema lo llevará al Paso 3 <strong>de</strong> 3 – Liquidación General a través <strong>de</strong>l cual podrá realizar el<br />

reporte <strong>de</strong> <strong>de</strong>scuentos asociados a las entida<strong>de</strong>s administradoras correspondientes, ya sea por Incapacidad<br />

por Enfermedad General, Incapacidad por Riesgos Profesionales, Licencias <strong>de</strong> Maternidad y/o Saldos a Favor<br />

Haga clic aquí para ir<br />

al proceso <strong>de</strong> pago.<br />

35


36<br />

El sistema <strong>de</strong>splegará el Resumen el cual contiene la información a pagar por cada una <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s<br />

administradoras registradas, número <strong>de</strong> cotizantes y valor total por pagar para esta planilla. En esta sección<br />

también podrá exportar el <strong>de</strong>talle (Excel ) <strong>de</strong> la liquidación <strong>de</strong> planilla el cual contiene un resumen general y<br />

uno por cada entidad administradora (una pestaña por cada resumen). Para continuar con el proceso <strong>de</strong> pago<br />

haga clic en el botón PSE:<br />

Haga clic aquí para<br />

exportar <strong>de</strong>talle.<br />

Haga clic aquí para<br />

realizar el pago.


Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar <strong>de</strong> la planilla. Seleccione el Tipo <strong>de</strong> Aportante ante Entida<strong>de</strong>s<br />

Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través <strong>de</strong> la cual realizará el pago.<br />

Para continuar con el proceso <strong>de</strong> pago haga clic en el botón Pagar:<br />

Haga clic aquí para<br />

ingresar al portal <strong>de</strong> la<br />

Entidad Financiera.<br />

Luego <strong>de</strong> encontrarse en el portal <strong>de</strong> su entidad financiera, es necesario que ingrese la información solicitada<br />

por esta entidad. Tan pronto sea realizado el pago, la entidad financiera lo enviará nuevamente al portal SOI<br />

don<strong>de</strong> podrá <strong>de</strong>scargar el Comprobante <strong>de</strong> <strong>Pago</strong>:<br />

Haga clic aquí<br />

para ingresar al<br />

portal <strong>de</strong> la Entidad<br />

Financiera.<br />

37


38<br />

POR ARCHIVO<br />

Esta opción le permitirá realizar el cargue <strong>de</strong> su archivo plano en formato .txt con la información <strong>de</strong> sus<br />

empleados activos, el cual <strong>de</strong>be cumplir con la estructura <strong>de</strong>finida en la Resolución 1747 <strong>de</strong> 2008 y normas<br />

que correspondan.<br />

Para iniciar con el proceso <strong>de</strong> cargue <strong>de</strong>l archivo diligencie los campos solicitados por el sistema, teniendo en<br />

cuenta que al realizar el cargue, si este tiene un tamaño igual o superior a 1Mb, este <strong>de</strong>berá ser comprimido.<br />

Para continuar con el proceso <strong>de</strong> validación y cargue <strong>de</strong>l archivo haga clic en el botón Siguiente:<br />

Haga clic aquí para<br />

iniciar el proceso <strong>de</strong><br />

cargue <strong>de</strong> archivo<br />

plano.<br />

Haga clic aquí para<br />

continuar con el<br />

proceso <strong>de</strong> validación<br />

y cargue <strong>de</strong>l archivo.<br />

El sistema iniciará el proceso <strong>de</strong> la información contenida en el archivo:<br />

Haga clic aquí para<br />

realizar la búsqueda<br />

y cargue <strong>de</strong>l archivo.


Para el caso en el cual la validación <strong>de</strong>l archivo sea exitosa, el sistema lo llevará al Paso 2 <strong>de</strong> 2 – Información<br />

General a través <strong>de</strong>l cual podrá realizar el reporte <strong>de</strong> <strong>de</strong>scuentos asociados a las entida<strong>de</strong>s administradoras<br />

correspondientes, ya sea por Incapacidad por Enfermedad General, Incapacidad por Riesgos Profesionales,<br />

Licencias <strong>de</strong> Maternidad y/o Saldos a Favor, en el caso en el cual no hayan sido reportados <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l archivo<br />

plano.<br />

Haga clic aquí para ir<br />

al proceso <strong>de</strong> pago.<br />

39


40<br />

El sistema <strong>de</strong>splegará el Resumen el cual contiene la información a pagar por cada una <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s<br />

administradoras registradas, número <strong>de</strong> cotizantes y valor total por pagar para esta planilla. En esta sección<br />

también podrá exportar el <strong>de</strong>talle (Excel ) <strong>de</strong> la liquidación contenida <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l archivo plano cargado, don<strong>de</strong><br />

visualizará un resumen general y uno por cada entidad administradora (una pestaña por cada resumen), adicional<br />

al botón Enviar Correo <strong>de</strong> Notificación, el cual realizará el envío <strong>de</strong> un correo electrónico notificando<br />

el estado exitoso <strong>de</strong>l cargue <strong>de</strong>l archivo. Para continuar con el proceso <strong>de</strong> pago haga clic en el botón PSE:<br />

Haga clic aquí para<br />

enviar notificación<br />

<strong>de</strong>l cargue exitoso<br />

<strong>de</strong>l archivo plano.<br />

Haga clic aquí para<br />

exportar el <strong>de</strong>talle <strong>de</strong><br />

la liquidación <strong>de</strong> la<br />

planilla.<br />

Haga clic aquí para<br />

realizar el pago.


Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar <strong>de</strong> la planilla, mostrando los días <strong>de</strong> mora y el valor por<br />

mora a la fecha en la cual se está realizando el proceso <strong>de</strong> pago. Seleccione el Tipo <strong>de</strong> Aportante ante Entida<strong>de</strong>s<br />

Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través <strong>de</strong> la cual realizará el pago. Para continuar con<br />

el proceso <strong>de</strong> pago haga clic en el botón Pagar:<br />

Verifique la<br />

información <strong>de</strong> la<br />

planilla.<br />

Haga clic aquí<br />

para ingresar al<br />

portal <strong>de</strong> la Entidad<br />

Financiera.<br />

41


42<br />

Luego <strong>de</strong> encontrarse en el portal <strong>de</strong> su entidad financiera, es necesario que ingrese la información solicitada<br />

por esta entidad. Tan pronto sea realizado el pago, la entidad financiera lo enviará nuevamente al portal SOI<br />

don<strong>de</strong> podrá <strong>de</strong>scargar el Comprobante <strong>de</strong> <strong>Pago</strong>:<br />

Haga clic aquí<br />

para <strong>de</strong>scargar el<br />

comprobante <strong>de</strong><br />

pago.


En caso en el que el archivo contenga errores <strong>de</strong> estructura o como resultado <strong>de</strong> la validación <strong>de</strong>l sistema (no<br />

exitosa), el sistema generará un informe <strong>de</strong> errores en Excel. Para realizar el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l informe <strong>de</strong> errores,<br />

haga clic en el ícono:<br />

Haga clic aquí para<br />

<strong>de</strong>scargar el informe<br />

<strong>de</strong> errores.<br />

43


44<br />

PLANILLAS NO PAGADAS<br />

A través <strong>de</strong> esta opción podrá realizar la consulta, edición y eliminación <strong>de</strong> las planillas elaboradas y que no<br />

se encuentren pagadas. Esta consulta podrá ser realizada <strong>de</strong> acuerdo a la información que tenga para la misma<br />

(criterios <strong>de</strong> búsqueda). Tenga en cuenta que esta información podrá ser vista por el usuario autenticado, <strong>de</strong><br />

acuerdo al perfil asignado.<br />

Para realizar la búsqueda <strong>de</strong> planillas no pagadas existen los siguientes criterios <strong>de</strong> búsqueda:<br />

Específica: si tiene el número <strong>de</strong> planilla, digítelo y obtenga la información correspondiente.<br />

Seleccione la<br />

pestaña Específica<br />

para consulta con<br />

número <strong>de</strong> planilla.<br />

Haga clic a aquí para<br />

realizar la búsqueda.<br />

General: si no tiene el número <strong>de</strong> planilla, la consulta podrá ser realizada a través <strong>de</strong> los diferentes filtros<br />

habilitados en el sistema: Tipo <strong>de</strong> Planilla, Sucursal/Depen<strong>de</strong>ncia, Estado, Fecha Des<strong>de</strong>, Fecha Hasta, Periodo<br />

<strong>de</strong> Liquidación. El sistema solicitará al menos un criterio <strong>de</strong> búsqueda.<br />

Seleccione la<br />

pestaña General<br />

para utilizar los<br />

filtros habilitados.<br />

Haga clic a aquí para<br />

realizar la búsqueda.


El sistema mostrará como resultado <strong>de</strong> la búsqueda la información <strong>de</strong> la planilla consultada. Si <strong>de</strong>sea realizar<br />

la eliminación <strong>de</strong> una planilla, marque la casilla ubicado en el costado izquierdo <strong>de</strong> la planilla seleccionada y<br />

haga clic en el botón Eliminar Seleccionada. A continuación el sistema le notificará si está seguro <strong>de</strong> realizar<br />

la eliminación <strong>de</strong> la planilla. Al dar clic en el botón Aceptar <strong>de</strong>l mensaje, el sistema confirmará que el proceso<br />

realizado ha sido exitoso. Para realizar la edición <strong>de</strong> la planilla haga clic en el ícono :<br />

Marque la casilla <strong>de</strong><br />

la planilla a eliminar.<br />

Haga clic a aquí<br />

para confirmar la<br />

eliminación <strong>de</strong> la<br />

planilla.<br />

Haga clic a aquí para<br />

editar la planilla.<br />

Haga clic aquí para<br />

eliminar la planilla.<br />

45


46<br />

CONSULTA<br />

ACTIVOS


A través <strong>de</strong> esta opción podrá realizar la consulta <strong>de</strong> las planillas elaboradas y pagadas, al igual que el reporte<br />

<strong>de</strong> los últimos pagos realizados <strong>de</strong>l(os) cotizante(s) reportados teniendo en cuenta que no podrán ser modificadas<br />

y eliminadas a través <strong>de</strong> este modulo. Esta consulta podrá ser realizada <strong>de</strong> acuerdo a la información<br />

que tenga para la misma (criterios <strong>de</strong> búsqueda).<br />

CONSULTA DE PLANILLAS<br />

Para realizar la consulta <strong>de</strong> planillas en cualquiera <strong>de</strong> sus estados, los criterios <strong>de</strong> búsqueda existentes en la<br />

aplicación son:<br />

Específica: si tiene el número <strong>de</strong> planilla, digítelo y obtenga la información correspondiente.<br />

Seleccione la<br />

pestaña Específica<br />

para consulta con<br />

número <strong>de</strong> planilla.<br />

Haga clic aquí para<br />

realizar la búsqueda.<br />

General: si no tiene el número <strong>de</strong> planilla, la consulta podrá ser realizada a través <strong>de</strong> los diferentes filtros<br />

habilitados en el sistema: Tipo <strong>de</strong> Planilla, Sucursal/Depen<strong>de</strong>ncia, Estado, Fecha Des<strong>de</strong>, Fecha Hasta, Periodo<br />

<strong>de</strong> Liquidación. El sistema solicitará al menos un criterio <strong>de</strong> búsqueda.<br />

Seleccione la<br />

pestaña General<br />

para utilizar los<br />

filtros habilitados.<br />

Haga clic aquí para<br />

realizar la búsqueda.<br />

47


48<br />

El sistema mostrará como resultado <strong>de</strong> la búsqueda la información <strong>de</strong> la planilla consultada. Ver la información<br />

<strong>de</strong> la planilla pagada haga clic sobre el número <strong>de</strong> planilla. Para realizar el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l Comprobante <strong>de</strong><br />

<strong>Pago</strong> o los Soportes <strong>de</strong> <strong>Pago</strong>, haga clic sobre los íconos correspondientes. Tenga en cuenta que para realizar el<br />

<strong>de</strong>scargue <strong>de</strong> los soportes es necesario que tenga instalado en el equipo el programa Adobe Acrobat o Adobe<br />

Rea<strong>de</strong>r:<br />

Haga clic aquí<br />

para consultar la<br />

información <strong>de</strong> la<br />

planilla.<br />

Haga clic aquí para<br />

ingresar al módulo<br />

<strong>de</strong> Soportes <strong>de</strong><br />

<strong>Pago</strong>.<br />

Haga clic aquí<br />

para <strong>de</strong>scargar el<br />

Comprobante <strong>de</strong> <strong>Pago</strong>.


Dentro <strong>de</strong> los Soportes <strong>de</strong> <strong>Pago</strong> encontrará las siguientes opciones, haga clic en el ícono para realizar la<br />

<strong>de</strong>scarga <strong>de</strong> la información:<br />

•General: realice aquí el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l soporte <strong>de</strong> pago <strong>de</strong> la planilla pagada con información general tanto<br />

<strong>de</strong>l aportante, <strong>de</strong> la planilla y <strong>de</strong>l <strong>de</strong>talle <strong>de</strong> la liquidación.<br />

Haga clic aquí para<br />

<strong>de</strong>scargar el soporte<br />

<strong>de</strong> pago.<br />

•Subsistema y Administradora: realice aquí el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l(os) soporte(s) <strong>de</strong> pago <strong>de</strong> la planilla pagada,<br />

ya sea por administradora(s) o subsistema(s):<br />

Haga clic aquí para<br />

<strong>de</strong>scargar el soporte<br />

<strong>de</strong> pago.<br />

49


50<br />

•Departamento y Municipio: realice aquí el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l(os) soporte(s) <strong>de</strong> pago <strong>de</strong> la planilla pagada, ya<br />

sea por <strong>de</strong>partamento(s) o municipio(s).<br />

Haga clic aquí para<br />

<strong>de</strong>scargar el soporte<br />

<strong>de</strong> pago.<br />

•Centro <strong>de</strong> Trabajo: realice aquí el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l(os) soporte(s) <strong>de</strong> pago <strong>de</strong> la planilla pagada, <strong>de</strong> los centros<br />

<strong>de</strong> trabajo que el aportante haya reportado. Este soporte podrá ser generado para todos los centros <strong>de</strong> trabajo<br />

o digitando uno a uno la información <strong>de</strong> los centros <strong>de</strong> trabajo a consultar.<br />

Haga clic aquí para<br />

<strong>de</strong>scargar el soporte<br />

<strong>de</strong> pago.


•Cotizante: realice aquí el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l(os) soporte(s) <strong>de</strong> pago <strong>de</strong> la planilla pagada, <strong>de</strong> los cotizantes que<br />

el aportante haya reportado. Este soporte podrá ser generado para todos los cotizantes o digitando uno a uno<br />

la información <strong>de</strong> los cotizantes a consultar.<br />

Haga clic aquí para<br />

<strong>de</strong>scargar el soporte<br />

<strong>de</strong> pago.<br />

51


52<br />

REPORTES<br />

En esta opción podrá obtener un reporte <strong>de</strong>tallado con los pagos realizados <strong>de</strong> forma general para<br />

el(os) cotizante(s) relacionados. Active el botón <strong>de</strong> opción <strong>de</strong>seada y haga clic en el botón Siguiente<br />

Haga clic aquí<br />

para <strong>de</strong>scargar y<br />

continuar con la<br />

consulta.<br />

Diligencie la información solicitada por el sistema <strong>de</strong> acuerdo al tipo <strong>de</strong> reportes que <strong>de</strong>see obtener en la consulta,<br />

teniendo en cuenta que para ingresar el usuario a consultar <strong>de</strong>be hacer clic en el botón Ingresar. Cuando este se<br />

encuentre ingresado, el sistema le mostrara el ícono para que realice la <strong>de</strong>scarga <strong>de</strong>l reporte.<br />

En el caso que <strong>de</strong>see realizar la eliminación <strong>de</strong> la información <strong>de</strong> un cotizante a consultar, haga clic en el ícono :<br />

Seleccione la forma<br />

en la que realizará la<br />

consulta.<br />

Seleccione la serie<br />

<strong>de</strong> periodos a<br />

consultar.<br />

Haga clic aquí para<br />

consultar cotizante.<br />

Haga clic aquí para<br />

eliminar la consulta<br />

<strong>de</strong>l cotizante.<br />

Haga clic aquí para<br />

<strong>de</strong>scargar el reporte.


UN SERVICIO DE:<br />

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