Instructivo Pago de Seguridad Social de ... - Bancolombia
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PASO A PASO<br />
LIQUIDANDO CON<br />
Manual para el aportante<br />
INDEPENDIENTE<br />
UN SERVICIO DE:
2<br />
ÍNDICE Pág.<br />
1. Registro 4<br />
2. Autenticación 12<br />
3. Aportante 16<br />
4. Usuario autenticado 24<br />
5. Liquidación activos 27<br />
• En línea 28<br />
• Por archivo 38<br />
• Planillas no pagadas 43<br />
6. Consulta activos 46<br />
• Consulta <strong>de</strong> planillas 47<br />
• Reportes 52
BIENVENIDO<br />
INTRODUCCIÓN<br />
El presente Manual <strong>de</strong>l Usuario SOI le dará a conocer <strong>de</strong> manera fácil,<br />
<strong>de</strong>tallada y práctica el proceso para realizar la liquidación y pago <strong>de</strong> la<br />
<strong>Seguridad</strong> <strong>Social</strong> y Parafiscales a través <strong>de</strong> nuestra página web, la forma<br />
<strong>de</strong> consultar sus planillas liquidadas y pagadas y administrar los datos<br />
registrados.<br />
La información aquí contenida está recreada con imágenes reales <strong>de</strong> la<br />
página, que le facilitará la búsqueda y la conexión con nuestro servicio.<br />
Porque SOI siempre piensa en facilitarle la vida, usted tiene en sus manos<br />
la mejor forma <strong>de</strong> liquidar y pagar la seguridad social <strong>de</strong> sus empleados,<br />
paso a paso.<br />
¡A<strong>de</strong>lante!
4<br />
REGISTRO EN NUEVO<br />
SOI
Lo invitamos a ingresar a nuestra nueva dirección<br />
www.nuevosoi.com.co y vera que liquidar la P.I.L.A.<br />
ahora es más fácil.<br />
Para ingresar haga clic en el botón <strong>de</strong> <strong>Pago</strong> <strong>de</strong> Aportes ubicado en el menú horizontal <strong>de</strong> la barra<br />
superior, ó a través <strong>de</strong> la misma opción ubicada en el menú izquierdo <strong>de</strong> la página:<br />
Ingrese a través<br />
<strong>de</strong>l botón <strong>Pago</strong> <strong>de</strong><br />
Aportes.<br />
5
6<br />
Seleccione el operador financiero a través <strong>de</strong>l cual realizará la liquidación y pago <strong>de</strong> aportes a la<br />
<strong>Seguridad</strong> <strong>Social</strong> y Parafiscales, haciendo clic sobre el logo <strong>de</strong>l banco:
Realice el registro <strong>de</strong> los datos <strong>de</strong>l Aportante, dando clic en el botón Registrarse como In<strong>de</strong>pendiente:<br />
Ingrese a través <strong>de</strong>l<br />
botón Registrarse<br />
como In<strong>de</strong>pendiente.<br />
Lea atentamente los “Términos y Condiciones” antes <strong>de</strong> continuar con el proceso <strong>de</strong> registro. Marque<br />
la casilla <strong>de</strong> Acepto y haga clic en el botón Siguiente:<br />
Haga clic aquí para<br />
continuar con el<br />
proceso.<br />
7
8<br />
SOLICITUD CLAVE INDEPENDIENTE<br />
El proceso <strong>de</strong> Solicitud <strong>de</strong> Clave In<strong>de</strong>pendiente consta <strong>de</strong> los siguientes pasos. Tenga en cuenta que los<br />
campos marcados con asterisco (*) son obligatorios:<br />
• I<strong>de</strong>ntificación (Paso 1 <strong>de</strong> 4): registre la i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong>l aportante y <strong>de</strong>l usuario administrador.<br />
• Información Aportante (Paso 2 <strong>de</strong> 4): registre la información básica y general <strong>de</strong>l aportante.<br />
• Información Usuario Administrador (Paso 3 <strong>de</strong> 4): registre la información <strong>de</strong>l usuario administrador.<br />
• Resumen (Paso 4 <strong>de</strong> 4): verifique la consulta <strong>de</strong> la información previamente registrada para el Aportante<br />
y usuario administrador que realiza la solicitud <strong>de</strong> la clave.<br />
Tenga en cuenta que el sistema le permitirá visualizar a través <strong>de</strong> los Pasos <strong>de</strong> Navegación la fase <strong>de</strong> la actividad<br />
en la que se encuentran. También cuenta con iconos <strong>de</strong> ayuda, que al ser señalados con el puntero<br />
<strong>de</strong>l mouse, mostraran información sobre el campo que contiene la ayuda facilitando el diligenciamiento <strong>de</strong>l<br />
formulario:<br />
Pasos <strong>de</strong><br />
Navegación.<br />
Ícono <strong>de</strong> ayuda.
Para realizar la consulta <strong>de</strong> la información previamente registrada <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l paso en el cual se encuentra, pue<strong>de</strong> hacerlo<br />
dando clic en el ícono .Para continuar con el proceso <strong>de</strong> registro haga clic en el botón Siguiente:<br />
Ícono para consulta<br />
<strong>de</strong> información<br />
previamente<br />
registrada.<br />
A continuación podrá confirmar que la información previamente registrada se encuentre correcta. En el caso<br />
en que i<strong>de</strong>ntifique un dato inconsistente, dando clic en el botón Anterior, el sistema le permitirá realizar la<br />
modificación correspondiente; <strong>de</strong> lo contrario, haga clic en el botón Finalizar:<br />
Haga clic aquí para<br />
corrección en datos<br />
<strong>de</strong>l formulario<br />
Haga clic aquí para<br />
continuar.<br />
Haga clic aquí para<br />
terminar el proceso<br />
<strong>de</strong> registro.<br />
9
10<br />
El sistema generará un mensaje <strong>de</strong> confirmación <strong>de</strong> la inscripción exitosa para que usted realice la activación<br />
<strong>de</strong> su cuenta:<br />
La activación <strong>de</strong>ber hacerse ingresando al link enviado a la cuenta <strong>de</strong> correo electrónico registrada en el formulario<br />
<strong>de</strong> registro. Tenga en cuenta que en este correo electrónico le será informada la clave asignada para<br />
el proceso <strong>de</strong> autenticación, una vez haya sido realizada la activación <strong>de</strong> su cuenta:<br />
Clave <strong>de</strong> acceso.<br />
Link <strong>de</strong> activación <strong>de</strong><br />
cuenta.
Al activar la cuenta, el sistema le notificará <strong>de</strong>l estado <strong>de</strong> la misma por medio <strong>de</strong> un mensaje que podrá visualizar<br />
en la página <strong>de</strong> navegación. A partir <strong>de</strong> este momento podrá autenticarse en nuestro sistema <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> hacer clic<br />
en el botón Ingresar a SOI:<br />
Para autenticarse<br />
haga clic aquí.<br />
11
12<br />
AUTENTICACIÓN
Para realizar el proceso <strong>de</strong> autenticación, diligencie la información solicitada por el sistema. Tenga en cuenta<br />
que la clave, es la notificada en el correo electrónico la cual <strong>de</strong>be ser digitada directamente en el campo<br />
correspondiente. Una vez diligenciada esta información haga clic en el botón Ingresar:<br />
Haga clic aquí para<br />
autenticarse.<br />
El sistema le solicitará cambio <strong>de</strong> clave cumpliendo con los parámetros establecidos en la norma<br />
ISO 27002. Tenga en cuenta la siguiente información para realizar el cambio:<br />
• La clave <strong>de</strong>be contener entre 6 caracteres y 15 caracteres.<br />
• La clave <strong>de</strong>be ser alfanumérica.<br />
• La clave permite caracteres especiales.<br />
• El sistema distingue entre mayúsculas y minúsculas.<br />
• La nueva clave no <strong>de</strong>be contener más <strong>de</strong> dos caracteres <strong>de</strong> la contraseña actual.<br />
• La clave no <strong>de</strong>be contener espacios en blanco.<br />
• Los caracteres permitidos son: ‘.’, ‘-’, ‘_’, ‘!’, ‘@’, ‘$’, ‘^’, ‘*’, ‘=’, ‘~’, ‘|’, ‘+’, ‘?’,’&’.<br />
13
14<br />
Una vez actualizada la información haga clic en el botón Cambiar Clave:<br />
Haga clic aquí para<br />
cambiar clave.<br />
El sistema le notificara <strong>de</strong>l cambio <strong>de</strong> clave exitoso. Haga clic en el botón Aceptar para iniciar el proceso <strong>de</strong><br />
navegación en las diferentes opciones que le brinda SOI:
Una vez autenticado, el sistema le mostrará noticias referentes a la liquidación y pago <strong>de</strong> la P.I.L.A, que le<br />
serán <strong>de</strong> gran interés. También podrá encontrar la fecha y hora <strong>de</strong>l último ingreso realizado por el usuario<br />
autenticado:<br />
Noticias <strong>de</strong> interés.<br />
Fecha y hora <strong>de</strong>l último<br />
ingreso.<br />
15
16<br />
APORTANTE
A través <strong>de</strong> este módulo podrá realizar consultas y actualizaciones <strong>de</strong>l aportante y procesos <strong>de</strong><br />
administración <strong>de</strong> usuarios (creación, edición, inactivación y eliminación) .<br />
Administrar Datos<br />
Consulte la información básica <strong>de</strong>l aportante y la información general, teniendo en cuenta que los<br />
únicos datos que podrán ser modificados son los que se encuentran activos. En caso <strong>de</strong> realizar modificaciones<br />
pue<strong>de</strong> navegar a través <strong>de</strong> las diferentes pestañas, dando clic en el botón Guardar para<br />
actualizar la información:<br />
Pestañas <strong>de</strong> navegación.<br />
Haga clic aquí<br />
para guardar las<br />
modificaciones.<br />
1 La opción <strong>de</strong> creación, edición o modificación <strong>de</strong> usuarios se encuentra asociada únicamente al perfil<br />
17
18<br />
Administrar Usuarios<br />
Realice la administración <strong>de</strong> usuarios (consulta, creación, edición, inactivación y/o eliminación), asignando<br />
perfiles <strong>de</strong> acuerdo a las solicitu<strong>de</strong>s que para cada uno se requieran.<br />
A continuación se <strong>de</strong>tallan los diferentes procesos <strong>de</strong> administración <strong>de</strong> usuarios:<br />
Consulta <strong>de</strong> usuarios: Para realizar la búsqueda general <strong>de</strong> usuarios asociados al aportante autenticado,<br />
haga clic en el botón Buscar para obtener esta información:<br />
Haga clic aquí para la<br />
búsqueda <strong>de</strong> usuarios.<br />
Creación <strong>de</strong> usuarios: Para realizar la creación <strong>de</strong> un nuevo usuario haga clic en el botón Crear<br />
Usuario:<br />
Haga clic aquí para crear<br />
un nuevo usuario.
Diligencie la información <strong>de</strong>l nuevo usuario a registrar, teniendo en cuenta el perfil <strong>de</strong> autorización y estado <strong>de</strong>l mismo.<br />
A continuación se <strong>de</strong>tallan los perfiles existentes:<br />
• Administrador Aportante: Usuario con acceso a la información registrada <strong>de</strong>l aportante, liquidación <strong>de</strong> planilla,<br />
pago <strong>de</strong> planilla, consulta <strong>de</strong> planillas, <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong> soportes <strong>de</strong> pago, creación, activación, edición y eliminación <strong>de</strong><br />
usuarios.<br />
• Liquidador Aportante: Usuario con acceso únicamente a la liquidación <strong>de</strong> planillas.<br />
• Pagador Aportante: Usuario con acceso únicamente al pago <strong>de</strong> planillas.<br />
• Liquidador y Pagador Aportante: Usuario con acceso a la liquidación y pago <strong>de</strong> planillas.<br />
• Consultas y Soportes Aportante: Usuario con acceso a la consulta y <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong> soportes <strong>de</strong> pago.<br />
• Liquidador, Pagador, Consulta y Soportes Aportante: Usuario con acceso a la liquidación, pago, consulta <strong>de</strong><br />
planillas y <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong> soportes.<br />
Para continuar con el proceso <strong>de</strong> creación haga clic en el botón Guardar:<br />
Haga clic aquí para<br />
guardar la información<br />
<strong>de</strong>l usuario.<br />
19
20<br />
Una vez guardada la información, el sistema le notificará sobre el estado <strong>de</strong> la creación <strong>de</strong>l usuario.<br />
El nuevo usuario <strong>de</strong>berá realizar el proceso <strong>de</strong> autenticación con la información enviada al correo electrónico<br />
registrado:<br />
Clave asignada para<br />
el nuevo usuario.
Edición <strong>de</strong> usuarios: Para realizar la edición en la información o modificar el perfil <strong>de</strong> un usuario existente,<br />
realice el cambio haciendo clic en el ícono Editar <strong>de</strong>l usuario a modificar:<br />
Realice las modificaciones correspondientes y haga clic en el botón Guardar. El sistema confirmará el<br />
éxito en la actualización:<br />
Mensaje <strong>de</strong><br />
confirmación.<br />
Haga clic aquí para<br />
editar el usuario.<br />
Haga clic aquí para<br />
guardar los cambios.<br />
21
22<br />
Inactivación (activación) <strong>de</strong> usuarios: Para realizar la inactivación (activación) <strong>de</strong> usuario ingrese por la opción<br />
Editar datos <strong>de</strong>l usuario, seleccione la opción correspondiente (NO, SI) <strong>de</strong>l listado <strong>de</strong>splegable Activo.<br />
Para que los cambios que<strong>de</strong>n registrados haga clic en el botón Guardar:<br />
Haga clic aquí para<br />
guardar los cambios.<br />
Mensaje <strong>de</strong><br />
confirmación<br />
Seleccione la opción<br />
<strong>de</strong>seada
Eliminación <strong>de</strong> usuarios: Para realizar la eliminación <strong>de</strong> un usuario, haga clic en el ícono Eliminar<br />
El sistema le notificará si está seguro <strong>de</strong> realizar la eliminación <strong>de</strong>l usuario. Al dar clic en el botón Aceptar <strong>de</strong>l<br />
mensaje, el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso:<br />
Haga clic aquí para<br />
eliminar usuario.<br />
23
24<br />
USUARIO<br />
AUTENTICADO
A través <strong>de</strong> esta opción podrá actualizar información asociada al usuario que se encuentra autenticado<br />
en el sistema (datos <strong>de</strong>l usuario y clave).<br />
• Administrar Datos: Permite realizar la actualización <strong>de</strong> los campos que se encuentren activos. Haga clic en<br />
el botón Guardar para terminar con el proceso. El sistema confirmará el éxito <strong>de</strong> la actualización:<br />
Haga clic aquí para<br />
guardar la información.<br />
Mensaje <strong>de</strong><br />
confirmación.<br />
25
26<br />
Cambiar clave: Permite realizar el cambio <strong>de</strong> clave cumpliendo con los parámetros mencionados para la<br />
AUTENTICACIÓN (página 12 <strong>de</strong> este manual). Para que el cambio <strong>de</strong> clave se exitoso haga clic en el botón<br />
Cambiar Clave:<br />
Haga clic aquí para<br />
el cambio <strong>de</strong> clave.
LIQUIDACIÓN<br />
ACTIVOS<br />
27
28<br />
Manteniendo la esencia <strong>de</strong> SOI, a través <strong>de</strong> www.nuevosoi.com.co encontrará los mecanismos apropiados<br />
para realizar la liquidación y pago <strong>de</strong> su planilla, cumpliendo con la normativa vigente dada por el Gobierno<br />
Nacional y que aplica para la P.I.L.A. Encontrara nuevas opciones que con seguridad le serán <strong>de</strong> gran utilidad.<br />
A través <strong>de</strong> esta opción podrá realizar la liquidación y pago <strong>de</strong> los aportes a la seguridad social y parafiscales<br />
<strong>de</strong> sus empleados, <strong>de</strong> acuerdo a los lineamientos dados por el Ministerio <strong>de</strong> la Protección <strong>Social</strong>.<br />
EN LÍNEA<br />
Esta opción le permitirá realizar el registro como in<strong>de</strong>pendiente a cada uno <strong>de</strong> los subsistemas <strong>de</strong> la seguridad<br />
social y aportes parafiscales, digitando la información a través <strong>de</strong> la planilla web.<br />
Para iniciar con el proceso <strong>de</strong> liquidación diligencie los campos solicitados por el sistema. En caso <strong>de</strong> requerir<br />
la edición <strong>de</strong> la Forma <strong>de</strong> Presentación, CCF o ARP, haga clic en el vínculo correspondiente. Para continuar con<br />
el proceso <strong>de</strong> liquidación haga clic en el botón Siguiente:<br />
Haga clic aquí para<br />
iniciar el proceso <strong>de</strong><br />
liquidación en Línea.<br />
Haga clic aquí para<br />
continuar con la<br />
liquidación.
Para liquidar la planilla como in<strong>de</strong>pendiente haga clic en el botón Agregar Cotizante.<br />
Haga clic aquí para<br />
agregar cotizante.<br />
El proceso <strong>de</strong> Agregar Cotizante consta <strong>de</strong> los siguientes pasos:<br />
• Información Básica (Paso 1 <strong>de</strong> 5): en este paso <strong>de</strong>be registrar la i<strong>de</strong>ntificación, clasificación y ubicación<br />
<strong>de</strong>l cotizante.<br />
• Noveda<strong>de</strong>s (Paso 2 <strong>de</strong> 5): en este paso <strong>de</strong>be reportar las noveda<strong>de</strong>s generadas para el cotizante<br />
correspondientes al periodo a liquidar.<br />
• <strong>Seguridad</strong> social (Paso 3 <strong>de</strong> 5): en este paso <strong>de</strong>be registrar el salario <strong>de</strong>l cotizante, las administradoras,<br />
tarifas y <strong>de</strong>más campos que apliquen para los subsistemas <strong>de</strong> pensión, salud y riesgos profesionales.<br />
• Parafiscales (Paso 4 <strong>de</strong> 5): en este paso <strong>de</strong>be registrar la caja <strong>de</strong> compensación familiar y tarifas que<br />
apliquen para los subsistemas <strong>de</strong> aportes parafiscales.<br />
• Resumen (Paso 5 <strong>de</strong> 5): en este paso el sistema permitirá realizar la consulta a través <strong>de</strong> pestañas <strong>de</strong><br />
Navegación <strong>de</strong> la liquidación registrada para el cotizante. Haciendo clic en cada <strong>de</strong> una <strong>de</strong> estas podrá<br />
consultar esta información.<br />
29
30<br />
Para terminar con el proceso <strong>de</strong> registro <strong>de</strong>l cotizante haga clic en el botón Finalizar:<br />
Pestañas <strong>de</strong><br />
navegación.<br />
Haga clic aquí para<br />
finalizar el registro<br />
<strong>de</strong>l cotizante.
A continuación el sistema mostrará el cotizante registrado con la información <strong>de</strong>tallada. Si <strong>de</strong>sea realizar la consulta<br />
para este cotizante, haga clic sobre el nombre <strong>de</strong>l cotizante en el paso 2 <strong>de</strong> 3 – Crear Planilla en Línea.<br />
Haga clic sobre el<br />
nombre para realizar<br />
la consulta <strong>de</strong> la<br />
información <strong>de</strong>l<br />
cotizante.<br />
31
32<br />
Para guardar la información <strong>de</strong>l(os) cotizante(s) registrado(s), haga clic en el botón Guardar. El sistema le asignará<br />
el número <strong>de</strong> planilla correspondiente:<br />
Número <strong>de</strong> planilla<br />
asignado por el<br />
sistema.
Ahora podrá obtener la información <strong>de</strong>tallada <strong>de</strong> la liquidación realizada para el(los) cotizante(s) registrado(s)<br />
en la planilla, por medio <strong>de</strong> un archivo Excel generado por el sistema.<br />
Haga clic en la<br />
opción <strong>de</strong>seada.<br />
Haga clic aquí para<br />
exportar el <strong>de</strong>talle <strong>de</strong><br />
la planilla.<br />
Si <strong>de</strong>sea realizar la edición <strong>de</strong>l cotizante haga clic en el ícono Editar ,en la sección Liquidación Detallada<br />
(este proceso consta <strong>de</strong> 5 pasos, los mismos pasos que se encuentran <strong>de</strong>tallados en la sección Agregar Cotizante<br />
en la página 28 <strong>de</strong> este manual):<br />
Haga clic aquí para<br />
exportar el <strong>de</strong>talle <strong>de</strong><br />
la planilla.<br />
Este archivo no es válido como soporte para realizar solicitu<strong>de</strong>s y/o reclamaciones.<br />
33
34<br />
Si <strong>de</strong>sea realizar el proceso <strong>de</strong> eliminación <strong>de</strong> un cotizante, marque la casilla ubicado en el costado izquierdo <strong>de</strong>l<br />
cotizante en la sección Liquidación Detallada y haga clic en el botón Eliminar Cotizantes. A continuación el sistema<br />
le notificará si está seguro <strong>de</strong> realizar la eliminación <strong>de</strong>l usuario. Al dar clic en el botón Aceptar <strong>de</strong>l mensaje,<br />
el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso:<br />
Marque la casilla<br />
para eliminar<br />
cotizante.<br />
Haga clic aquí<br />
para confirmar la<br />
eliminación.<br />
Haga clic aquí para<br />
eliminar los cotizantes<br />
seleccionados.
Dando clic en el botón Siguiente el sistema le permitirá continuar con el proceso <strong>de</strong> liquidación y pago <strong>de</strong> la<br />
planilla:<br />
Haga clic aquí<br />
para continuar<br />
con el proceso <strong>de</strong><br />
liquidación.<br />
A continuación el sistema lo llevará al Paso 3 <strong>de</strong> 3 – Liquidación General a través <strong>de</strong>l cual podrá realizar el<br />
reporte <strong>de</strong> <strong>de</strong>scuentos asociados a las entida<strong>de</strong>s administradoras correspondientes, ya sea por Incapacidad<br />
por Enfermedad General, Incapacidad por Riesgos Profesionales, Licencias <strong>de</strong> Maternidad y/o Saldos a Favor<br />
Haga clic aquí para ir<br />
al proceso <strong>de</strong> pago.<br />
35
36<br />
El sistema <strong>de</strong>splegará el Resumen el cual contiene la información a pagar por cada una <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s<br />
administradoras registradas, número <strong>de</strong> cotizantes y valor total por pagar para esta planilla. En esta sección<br />
también podrá exportar el <strong>de</strong>talle (Excel ) <strong>de</strong> la liquidación <strong>de</strong> planilla el cual contiene un resumen general y<br />
uno por cada entidad administradora (una pestaña por cada resumen). Para continuar con el proceso <strong>de</strong> pago<br />
haga clic en el botón PSE:<br />
Haga clic aquí para<br />
exportar <strong>de</strong>talle.<br />
Haga clic aquí para<br />
realizar el pago.
Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar <strong>de</strong> la planilla. Seleccione el Tipo <strong>de</strong> Aportante ante Entida<strong>de</strong>s<br />
Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través <strong>de</strong> la cual realizará el pago.<br />
Para continuar con el proceso <strong>de</strong> pago haga clic en el botón Pagar:<br />
Haga clic aquí para<br />
ingresar al portal <strong>de</strong> la<br />
Entidad Financiera.<br />
Luego <strong>de</strong> encontrarse en el portal <strong>de</strong> su entidad financiera, es necesario que ingrese la información solicitada<br />
por esta entidad. Tan pronto sea realizado el pago, la entidad financiera lo enviará nuevamente al portal SOI<br />
don<strong>de</strong> podrá <strong>de</strong>scargar el Comprobante <strong>de</strong> <strong>Pago</strong>:<br />
Haga clic aquí<br />
para ingresar al<br />
portal <strong>de</strong> la Entidad<br />
Financiera.<br />
37
38<br />
POR ARCHIVO<br />
Esta opción le permitirá realizar el cargue <strong>de</strong> su archivo plano en formato .txt con la información <strong>de</strong> sus<br />
empleados activos, el cual <strong>de</strong>be cumplir con la estructura <strong>de</strong>finida en la Resolución 1747 <strong>de</strong> 2008 y normas<br />
que correspondan.<br />
Para iniciar con el proceso <strong>de</strong> cargue <strong>de</strong>l archivo diligencie los campos solicitados por el sistema, teniendo en<br />
cuenta que al realizar el cargue, si este tiene un tamaño igual o superior a 1Mb, este <strong>de</strong>berá ser comprimido.<br />
Para continuar con el proceso <strong>de</strong> validación y cargue <strong>de</strong>l archivo haga clic en el botón Siguiente:<br />
Haga clic aquí para<br />
iniciar el proceso <strong>de</strong><br />
cargue <strong>de</strong> archivo<br />
plano.<br />
Haga clic aquí para<br />
continuar con el<br />
proceso <strong>de</strong> validación<br />
y cargue <strong>de</strong>l archivo.<br />
El sistema iniciará el proceso <strong>de</strong> la información contenida en el archivo:<br />
Haga clic aquí para<br />
realizar la búsqueda<br />
y cargue <strong>de</strong>l archivo.
Para el caso en el cual la validación <strong>de</strong>l archivo sea exitosa, el sistema lo llevará al Paso 2 <strong>de</strong> 2 – Información<br />
General a través <strong>de</strong>l cual podrá realizar el reporte <strong>de</strong> <strong>de</strong>scuentos asociados a las entida<strong>de</strong>s administradoras<br />
correspondientes, ya sea por Incapacidad por Enfermedad General, Incapacidad por Riesgos Profesionales,<br />
Licencias <strong>de</strong> Maternidad y/o Saldos a Favor, en el caso en el cual no hayan sido reportados <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l archivo<br />
plano.<br />
Haga clic aquí para ir<br />
al proceso <strong>de</strong> pago.<br />
39
40<br />
El sistema <strong>de</strong>splegará el Resumen el cual contiene la información a pagar por cada una <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s<br />
administradoras registradas, número <strong>de</strong> cotizantes y valor total por pagar para esta planilla. En esta sección<br />
también podrá exportar el <strong>de</strong>talle (Excel ) <strong>de</strong> la liquidación contenida <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l archivo plano cargado, don<strong>de</strong><br />
visualizará un resumen general y uno por cada entidad administradora (una pestaña por cada resumen), adicional<br />
al botón Enviar Correo <strong>de</strong> Notificación, el cual realizará el envío <strong>de</strong> un correo electrónico notificando<br />
el estado exitoso <strong>de</strong>l cargue <strong>de</strong>l archivo. Para continuar con el proceso <strong>de</strong> pago haga clic en el botón PSE:<br />
Haga clic aquí para<br />
enviar notificación<br />
<strong>de</strong>l cargue exitoso<br />
<strong>de</strong>l archivo plano.<br />
Haga clic aquí para<br />
exportar el <strong>de</strong>talle <strong>de</strong><br />
la liquidación <strong>de</strong> la<br />
planilla.<br />
Haga clic aquí para<br />
realizar el pago.
Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar <strong>de</strong> la planilla, mostrando los días <strong>de</strong> mora y el valor por<br />
mora a la fecha en la cual se está realizando el proceso <strong>de</strong> pago. Seleccione el Tipo <strong>de</strong> Aportante ante Entida<strong>de</strong>s<br />
Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través <strong>de</strong> la cual realizará el pago. Para continuar con<br />
el proceso <strong>de</strong> pago haga clic en el botón Pagar:<br />
Verifique la<br />
información <strong>de</strong> la<br />
planilla.<br />
Haga clic aquí<br />
para ingresar al<br />
portal <strong>de</strong> la Entidad<br />
Financiera.<br />
41
42<br />
Luego <strong>de</strong> encontrarse en el portal <strong>de</strong> su entidad financiera, es necesario que ingrese la información solicitada<br />
por esta entidad. Tan pronto sea realizado el pago, la entidad financiera lo enviará nuevamente al portal SOI<br />
don<strong>de</strong> podrá <strong>de</strong>scargar el Comprobante <strong>de</strong> <strong>Pago</strong>:<br />
Haga clic aquí<br />
para <strong>de</strong>scargar el<br />
comprobante <strong>de</strong><br />
pago.
En caso en el que el archivo contenga errores <strong>de</strong> estructura o como resultado <strong>de</strong> la validación <strong>de</strong>l sistema (no<br />
exitosa), el sistema generará un informe <strong>de</strong> errores en Excel. Para realizar el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l informe <strong>de</strong> errores,<br />
haga clic en el ícono:<br />
Haga clic aquí para<br />
<strong>de</strong>scargar el informe<br />
<strong>de</strong> errores.<br />
43
44<br />
PLANILLAS NO PAGADAS<br />
A través <strong>de</strong> esta opción podrá realizar la consulta, edición y eliminación <strong>de</strong> las planillas elaboradas y que no<br />
se encuentren pagadas. Esta consulta podrá ser realizada <strong>de</strong> acuerdo a la información que tenga para la misma<br />
(criterios <strong>de</strong> búsqueda). Tenga en cuenta que esta información podrá ser vista por el usuario autenticado, <strong>de</strong><br />
acuerdo al perfil asignado.<br />
Para realizar la búsqueda <strong>de</strong> planillas no pagadas existen los siguientes criterios <strong>de</strong> búsqueda:<br />
Específica: si tiene el número <strong>de</strong> planilla, digítelo y obtenga la información correspondiente.<br />
Seleccione la<br />
pestaña Específica<br />
para consulta con<br />
número <strong>de</strong> planilla.<br />
Haga clic a aquí para<br />
realizar la búsqueda.<br />
General: si no tiene el número <strong>de</strong> planilla, la consulta podrá ser realizada a través <strong>de</strong> los diferentes filtros<br />
habilitados en el sistema: Tipo <strong>de</strong> Planilla, Sucursal/Depen<strong>de</strong>ncia, Estado, Fecha Des<strong>de</strong>, Fecha Hasta, Periodo<br />
<strong>de</strong> Liquidación. El sistema solicitará al menos un criterio <strong>de</strong> búsqueda.<br />
Seleccione la<br />
pestaña General<br />
para utilizar los<br />
filtros habilitados.<br />
Haga clic a aquí para<br />
realizar la búsqueda.
El sistema mostrará como resultado <strong>de</strong> la búsqueda la información <strong>de</strong> la planilla consultada. Si <strong>de</strong>sea realizar<br />
la eliminación <strong>de</strong> una planilla, marque la casilla ubicado en el costado izquierdo <strong>de</strong> la planilla seleccionada y<br />
haga clic en el botón Eliminar Seleccionada. A continuación el sistema le notificará si está seguro <strong>de</strong> realizar<br />
la eliminación <strong>de</strong> la planilla. Al dar clic en el botón Aceptar <strong>de</strong>l mensaje, el sistema confirmará que el proceso<br />
realizado ha sido exitoso. Para realizar la edición <strong>de</strong> la planilla haga clic en el ícono :<br />
Marque la casilla <strong>de</strong><br />
la planilla a eliminar.<br />
Haga clic a aquí<br />
para confirmar la<br />
eliminación <strong>de</strong> la<br />
planilla.<br />
Haga clic a aquí para<br />
editar la planilla.<br />
Haga clic aquí para<br />
eliminar la planilla.<br />
45
46<br />
CONSULTA<br />
ACTIVOS
A través <strong>de</strong> esta opción podrá realizar la consulta <strong>de</strong> las planillas elaboradas y pagadas, al igual que el reporte<br />
<strong>de</strong> los últimos pagos realizados <strong>de</strong>l(os) cotizante(s) reportados teniendo en cuenta que no podrán ser modificadas<br />
y eliminadas a través <strong>de</strong> este modulo. Esta consulta podrá ser realizada <strong>de</strong> acuerdo a la información<br />
que tenga para la misma (criterios <strong>de</strong> búsqueda).<br />
CONSULTA DE PLANILLAS<br />
Para realizar la consulta <strong>de</strong> planillas en cualquiera <strong>de</strong> sus estados, los criterios <strong>de</strong> búsqueda existentes en la<br />
aplicación son:<br />
Específica: si tiene el número <strong>de</strong> planilla, digítelo y obtenga la información correspondiente.<br />
Seleccione la<br />
pestaña Específica<br />
para consulta con<br />
número <strong>de</strong> planilla.<br />
Haga clic aquí para<br />
realizar la búsqueda.<br />
General: si no tiene el número <strong>de</strong> planilla, la consulta podrá ser realizada a través <strong>de</strong> los diferentes filtros<br />
habilitados en el sistema: Tipo <strong>de</strong> Planilla, Sucursal/Depen<strong>de</strong>ncia, Estado, Fecha Des<strong>de</strong>, Fecha Hasta, Periodo<br />
<strong>de</strong> Liquidación. El sistema solicitará al menos un criterio <strong>de</strong> búsqueda.<br />
Seleccione la<br />
pestaña General<br />
para utilizar los<br />
filtros habilitados.<br />
Haga clic aquí para<br />
realizar la búsqueda.<br />
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48<br />
El sistema mostrará como resultado <strong>de</strong> la búsqueda la información <strong>de</strong> la planilla consultada. Ver la información<br />
<strong>de</strong> la planilla pagada haga clic sobre el número <strong>de</strong> planilla. Para realizar el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l Comprobante <strong>de</strong><br />
<strong>Pago</strong> o los Soportes <strong>de</strong> <strong>Pago</strong>, haga clic sobre los íconos correspondientes. Tenga en cuenta que para realizar el<br />
<strong>de</strong>scargue <strong>de</strong> los soportes es necesario que tenga instalado en el equipo el programa Adobe Acrobat o Adobe<br />
Rea<strong>de</strong>r:<br />
Haga clic aquí<br />
para consultar la<br />
información <strong>de</strong> la<br />
planilla.<br />
Haga clic aquí para<br />
ingresar al módulo<br />
<strong>de</strong> Soportes <strong>de</strong><br />
<strong>Pago</strong>.<br />
Haga clic aquí<br />
para <strong>de</strong>scargar el<br />
Comprobante <strong>de</strong> <strong>Pago</strong>.
Dentro <strong>de</strong> los Soportes <strong>de</strong> <strong>Pago</strong> encontrará las siguientes opciones, haga clic en el ícono para realizar la<br />
<strong>de</strong>scarga <strong>de</strong> la información:<br />
•General: realice aquí el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l soporte <strong>de</strong> pago <strong>de</strong> la planilla pagada con información general tanto<br />
<strong>de</strong>l aportante, <strong>de</strong> la planilla y <strong>de</strong>l <strong>de</strong>talle <strong>de</strong> la liquidación.<br />
Haga clic aquí para<br />
<strong>de</strong>scargar el soporte<br />
<strong>de</strong> pago.<br />
•Subsistema y Administradora: realice aquí el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l(os) soporte(s) <strong>de</strong> pago <strong>de</strong> la planilla pagada,<br />
ya sea por administradora(s) o subsistema(s):<br />
Haga clic aquí para<br />
<strong>de</strong>scargar el soporte<br />
<strong>de</strong> pago.<br />
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50<br />
•Departamento y Municipio: realice aquí el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l(os) soporte(s) <strong>de</strong> pago <strong>de</strong> la planilla pagada, ya<br />
sea por <strong>de</strong>partamento(s) o municipio(s).<br />
Haga clic aquí para<br />
<strong>de</strong>scargar el soporte<br />
<strong>de</strong> pago.<br />
•Centro <strong>de</strong> Trabajo: realice aquí el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l(os) soporte(s) <strong>de</strong> pago <strong>de</strong> la planilla pagada, <strong>de</strong> los centros<br />
<strong>de</strong> trabajo que el aportante haya reportado. Este soporte podrá ser generado para todos los centros <strong>de</strong> trabajo<br />
o digitando uno a uno la información <strong>de</strong> los centros <strong>de</strong> trabajo a consultar.<br />
Haga clic aquí para<br />
<strong>de</strong>scargar el soporte<br />
<strong>de</strong> pago.
•Cotizante: realice aquí el <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong>l(os) soporte(s) <strong>de</strong> pago <strong>de</strong> la planilla pagada, <strong>de</strong> los cotizantes que<br />
el aportante haya reportado. Este soporte podrá ser generado para todos los cotizantes o digitando uno a uno<br />
la información <strong>de</strong> los cotizantes a consultar.<br />
Haga clic aquí para<br />
<strong>de</strong>scargar el soporte<br />
<strong>de</strong> pago.<br />
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52<br />
REPORTES<br />
En esta opción podrá obtener un reporte <strong>de</strong>tallado con los pagos realizados <strong>de</strong> forma general para<br />
el(os) cotizante(s) relacionados. Active el botón <strong>de</strong> opción <strong>de</strong>seada y haga clic en el botón Siguiente<br />
Haga clic aquí<br />
para <strong>de</strong>scargar y<br />
continuar con la<br />
consulta.<br />
Diligencie la información solicitada por el sistema <strong>de</strong> acuerdo al tipo <strong>de</strong> reportes que <strong>de</strong>see obtener en la consulta,<br />
teniendo en cuenta que para ingresar el usuario a consultar <strong>de</strong>be hacer clic en el botón Ingresar. Cuando este se<br />
encuentre ingresado, el sistema le mostrara el ícono para que realice la <strong>de</strong>scarga <strong>de</strong>l reporte.<br />
En el caso que <strong>de</strong>see realizar la eliminación <strong>de</strong> la información <strong>de</strong> un cotizante a consultar, haga clic en el ícono :<br />
Seleccione la forma<br />
en la que realizará la<br />
consulta.<br />
Seleccione la serie<br />
<strong>de</strong> periodos a<br />
consultar.<br />
Haga clic aquí para<br />
consultar cotizante.<br />
Haga clic aquí para<br />
eliminar la consulta<br />
<strong>de</strong>l cotizante.<br />
Haga clic aquí para<br />
<strong>de</strong>scargar el reporte.
UN SERVICIO DE:<br />
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