مراحل تخطيط المكتبة الرقمية

ra671307285245
  • No tags were found...

مراحل تخطيط المكتبة الرقمية

Digital Library

بأنها المكتبة التي تملك مصادر إلكترونية

عَرًف الكثير من المتخصصين في علم المكتبات الرقمية

محوسبة فقط،‏ وال تستخدم مصادر تقليدية مطبوعة بغض النظر عن أن تكون متاحة على اإلنترنت أو ال.‏ وربما كان

أشهر تعريف للمكتبة الرقمية هو أنها مجموعات منظمة من المعلومات الرقمية،‏ ويجمع هذا التعريف بين تنظيم المعلومات

وجمعها،‏ تلك العمليات التي تقوم بها المكتبات ودور األرشيف التقليدية،‏ ولكن مع عملية التمثيل الرقمي digital

representationالتي غدت ممكنةً‏ بواسطة الحاسبات.‏

مصطلح ‏"نظام المكتبة الرقمية المتكاملة"‏ يعني أشياء مختلفة لمختلف الناس.‏ تختلف أشكال المكتبات الرقمية من منظمة

إلى أخرى.‏

عند الشروع بتصميم وتطبيق المكتبات الرقمية،‏ هناك عدة جوانب يجب مراعاتها:‏

قابلية التشغيل البيني ‏:كيفية الجمع بين كيانات غير متجانسة ومكتبات رقمية مستقلة لتزويد المستخدمين برؤية

متكاملة للموارد المختلفة في هذه المكتبات الرقمية.‏

وصف األشياء والمستودعات ‏:وصف المواد الرقمية والمجموعات لتسهيل استخدام تقنيات معينة مثل

البروتوكوالت التي تدعم البحث الموزع واسترجاع وتوفير األسس لقابلية التشغيل البيني الفعال.‏

إدارة وتنظيم المجموعة ‏:دمج موارد المعلومات على الشبكة في المجموعات المدارة،‏ وإدارة الحقوق،‏ والدفع

والتحكم،‏ والتقاط المعلومات غير النصية والوسائط المتعددة،‏ والتنظيم والتخزين والفهرسة واالسترجاع.‏

واجهات المستخدم والتفاعل بين اإلنسان والحاسوب ‏:نمذجة سلوك المستخدم،‏ وعرض المعلومات،‏ والبيانات

التصويرية والمالحة في مجموعات المعلومات الكبيرة،‏ والربط والتحليل المعلوماتي،‏ والقدرة على التكيف مع

االختالفات في محطات عمل المستخدم وعرض النطاق الترددي للشبكة.‏

القضايا االقتصادية واالجتماعية والقانونية ‏:إدارة الحقوق،‏ والنماذج االقتصادية الستخدام المعلومات

اإللكترونية،‏ ونظم الدفع والفواتير لدعم هذه النماذج االقتصادية.‏

وظائف مكونات المكتبة الرقمية المتكاملة

:

قد تتضمن المكونات التي تشتمل عليها المكتبة الرقمية المتكاملة الوظائف التالية:‏

االستحواذ ‏:جمع أصول المكتبة والمواد من

خالل الشراء أو التبادل أو الترخيص.‏ وكجزء من هذه الوظيفة،‏

ينبغي للنظام أن يسهل عملية االستحواذ واإلذن بالحقوق الرقمية لألصل،‏ فضال عن دعم تلك الحقوق واألخذ بعين

االعتبار حقوق استخدام النسخ األصل.‏

الفهرسة والتصنيف ‏:الوصف الصحيح والمتسق لألصول والذي يمكن المستخدمين من البحث عن هذه األصول

واستردادها باستخدام معايير الفهرسة مثل صيغة مارك ومعايير دبلن كور.‏Core Dublin

تخزين الكتب الرقمية وغيرها من المحتويات ‏:اإلدارة وتسمية األسماء،‏ وتتبع األصول الرقمية،‏ والقدرة على

استردادها بسهولة لإلنتاج أو القراءة.‏ وتشمل وظائف التالية:‏

1. إدارة عملية إنتاج األصول الرقمية ‏:إدارة المهام أو سير العمل،‏ وموارد اإلنتاج،‏ والموارد البشرية،‏ واألعمال

الرقمية قيد التنفيذ.‏

2. ارشفة األصول : سياسات الحفظ في المكتبة والعمليات المتعلقة باالحتفاظ بها وتحديث دورة حياة األصول.‏


3. إدارة تخزين البيانات ‏:صالحيات المستخدمين والتحقق من ملفات البيانات داخل وخارج النظام وفقا لقواعد محددة

وضوابط اإلصدار.‏ هذا باإلضافة إلى السيطرة على النسخ وبقائها بعيدة الكوارث.‏

التداول والتوزيع ‏:تتحقق إدارة األصول الرقمية من خالل وظائف نظام المكتبة المتكاملة والتي تشمل تسجيل

البنود الصادرة وإرجاعها ومتابعة البنود المتأخرة،‏ والبنود المطلوبة.‏ وتشمل أيضاً‏ تسجيل بيانات المستخدم،‏

وتفضيالت القراءة والخدمات واالختيار اآللي للمواد.‏

.4

تداول مصادر المعلومات :Circulation

وهو النظام الذي يقوم بعمليات اإلعارة،‏ واستالم المصادر عند

.5

إعادتها،‏ وتجديد اإلعارة،‏ والمصادر المتأخرة وغرامتها.‏ وغيرها.‏

قنوات التسليم ‏:ينبغي أن يكون للنظام عدة قنوات للدخول والتسليم،‏ وكلها يجب أن تكون قابلة لالستعمال من

خالل التكيف التقني ‏.الويب هي قناة التسليم األكثر شعبية في الوقت الحالي.‏

.6

ومن العوامل التي قد تؤثر على طبيعة ودرجة تكامل المكتبة المتكاملة للمنظمة ما هو متاح من ميزانية ومقدار وموقع

للمحتوى الرقمي والخدمات المقدمة،‏ والتشريعات،‏ ومستويات ومهارات التوظيف،‏ جنبا إلى جنب مع الثقافة واألهداف

الطويلة األجل للمنظمة.‏

التخطيط لمشروع المكتبة الرقمية المتكاملة

:

تعريف نطاق مشروع المكتبة الرقمية المتكاملة:‏ تحديد نطاق مشروع المكتبة الرقمية المتكاملة معقد من وجهة نظر جميع

المشاركين،‏ ولهذا السبب يتم تشجيع المكتبة على إنشاء فريق المشروع مع تمثيل من مناطق المنظمة المتأثرة من المكتبة

الرقمية المتكاملة على سبيل المثال:‏ إدارة المكتبة،‏ الشؤون المالية،‏ تقنية المعلومات.‏

وعلى الرغم من وجود العديد من المنهجيات التي تعالج دورة حياة المشروع،‏ فإن المراحل األربع التالية مقبولة عموما

كمعيار:‏ التصور،‏ التخطيط،‏ التطوير،‏ والنشر أو التثبيت.‏

أوال:‏ مرحلة التصور

وهذا يتطلب وضع تصور حول ما يلي:‏

تحديد أهداف األعمال األساسية

المتطلبات الوظيفية

تطوير نطاق المشروع

وضع تقديرات لميزانية المشروع

الجداول الزمنية للتنفيذ

انجاز وثيقة الرؤية

في مرحلة التصور،‏ تحدد المكتبة،‏ بالتشاور مع قطاع التقنية،‏ أهداف العمل الرئيسية التي يجب أن تلبيها التقنية،‏ مع تطوير

توافق فيما بين رؤى أصحاب المصلحة حول ما ينبغي القيام به.‏


ميزانية المشروع تبدأ مع الجداول الزمنية التقريبية للتنفيذ.‏ ويعتبر العمل المنجز في هذه المرحلة ‏"غير مكتمل"‏ من حيث

أنه ال يزال يتعين وضع الكثير من التفاصيل.‏

في مرحلة وضع التصور يتم تطوير نطاق المشروع،‏ وتحديد متغيرات المشروع بعمق أكبر.‏ من وجهة نظر المكتبة،‏ نطاق

المشروع هو عبارة عن بيان نهائي حول ما سيتم إنجازه في المكتبة الرقمية المتكاملة

-

ما هي الخدمات التي ستقدمها

لمستخدميها وما هي الوظائف التي سيقوم بها و / أو مستخدميها.‏ عند تصميم نظام المكتبة الرقمية،‏ فإن كل مكتبة تدخل في

مشروع المكتبة الرقمية عادة ما تجيب عن هذه األسئلة أو بعض منها بشكل مختلف.‏

الجواب يعتمد على موقع ودور المكتبة داخل مجتمعها وأنواع الخدمات التي تقدمها أو التي تعتزم تقديمها في المستقبل.‏

فريق مشروع المكتبة يحدد متطلبات العمل التي يجب أن يفي بها النظام لتحقيق أهداف المشروع.‏ ينتج عن هذه العملية

التكرارية وثيقة الرؤية،‏ والتي تحدد األساس المنطقي للمشروع،‏ والنتائج المتوقعة،‏ وجدوى المشروع،‏ واألهداف والقيود

والفرص والمخاطر،‏ وهيكل المشروع.‏

وفي نهاية هذه العملية،‏ يتفق جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع مع رؤية المشروع على النحو المبين في

الوثيقة.‏ أداء هذا العمل يستغرق وقتا وجهدا وموارد مخصصة.‏ إنها ليست مهمة سهلة.‏

خالل مرحلة التصور،‏ يقوم فريق المشروع بتحديث وثائق المشروع باستمرار وتنقيحها بمعلومات جديدة،‏ وبالتالي تحقيق

زيادة الوضوح مع مرور الوقت.‏ هذه المرحلة عادة ما تكون خالقة جدا،‏ حيث أن اإلجماع على ما يجب القيام به على قدر

مساوٍ‏ ألهمية الوثائق التي تحدد المنتج النهائي.‏

ثانيا:‏ مرحلة التخطيط األولية

:

في مرحلة التخطيط األولية يتم إنتاج ثالث وثائق رئيسية:‏

وثيقة المشروع ‏:تحدد وثيقة المشروع ما سيتم إنجازه من أعمال،‏ ومقدار تكلفته،‏ ومتى سيتم تسليم اإلنتاج.‏

وثيقة المتطلبات ‏:وتحدد وثيقة المتطلبات األهداف والمتطلبات التجارية لنظام المكتبة الرقمية المتكامل بعمق.‏

وثيقة الهندسة التقنية األولية ‏:وهي وثيقة توجز الحلول التقنية األساسية التي ينبغي استخدامها.‏ بنية الحلول

هي مسؤولية فرق التقنية التي من شأنها تطوير الحلول ودعمها في نهاية المطاف.‏ إن اختيار األبنية،‏

والمنصات،‏ وقواعد البيانات،‏ ولغات التطوير كلها قضايا حاسمة تحددها قيادات تقنية في فريق مشروع النظام

الرقمي المتكامل بالتشاور مع المكتبة.‏ كما يتوجب التأكيد كثيرا على األمن،‏ وبحيث يكون من القضايا التي تقع

في المقام األول في أذهان الموظفين الفنيين في جميع مراحل تصميم وتطوير نظام المكتبة الرقمية المتكامل.‏

العناصر التي يجب مراعاتها :

الشراء مقابل البناء : يتعين على فرق التصور والتخطيط إيالء اهتمام خاص للفرص التي تتيحها البرمجيات

التجارية.‏ وكقاعدة عامة،‏ ما لم يكن للمكتبة قسم برمجة داخلي،‏ فإن النظم التجارية المدعومة جيدا ستكون أبسط


لتنفيذها،‏ فضال عن كونها أكثر فعالية من حيث التكلفة،‏ حتى لو كان التخصيص مطلوبا.‏ وينبغي عموما تجنب

تخصيص النظم التجارية بقدر اإلمكان.‏ التخصيص يمكن أن يضيف تكاليف كبيرة ألي مشروع،‏ تكاليف

التخصيص يمكن أن يكون ضعف السعر األولي للبرمجيات.‏

وهناك مسألة أخرى ينبغي النظر فيها بعناية وهي اللغات المتعددة.‏ العديد من التطبيقات متاحة اآلن مع واجهات متعددة

اللغات.‏ تكلفة إضافة لغة أخرى إلى التطبيق يمكن أن تكون عالية.‏ القاعدة العامة هي أن تكاليف الترجمة والبرمجة

من السعر المبدئي للبرمجيات لكل لغة جديدة.‏

٪30

:

االستعانة بمصادر خارجية االستعانة بمصادر خارجية لكل أو لبعض نظام المكتبة الرقمية المتكامل قرار

خاصا بكل مكتبة.‏ إذا كانت لدى المكتبة أو المؤسسة األم قسم عمليات النظم الذي يمكنه إدارة البنية التحتية

الكبيرة والدعم والمتطلبات التشغيلية لنظام مكتبة رقمية متكامل يعمل بكامل طاقته،‏ فإن االستعانة بمصادر

خارجية ليس له داع،‏ بينما إذا لم يكن لدى المكتبة قسم تقنية المعلومات لدعم النظام،‏ فإن االستعانة بمصادر

خارجية قد تكون خيارا يستحق األخذ به.‏

تطوير دراسة الجدوى لنظام المكتبة الرقمية المتكامل

:

دراسة الجدوى جزء ال يتجزأ من مشاريع أنظمة المكتبة الرقمية المتكاملة وذلك لتقديم مبررات لتنفيذ هذا المشروع وجدوى

تنفيذه.‏

تشمل دراسة الجدوى:‏

تقييم الوضع الحالي

تقديم الخيارات او البدائل

تحليل التكاليف او الفوائد

الحلول والتوصيات

إن بناء نظام مكتبة رقمية متكامل يعد إنجازا هاما لمعظم المكتبات.‏ العديد من المكتبات قد ال يكون لديها خبرة مع مستوى

التقنية المطلوبة في نظام المكتبة الرقمية المتكاملة،‏ أو تعقيدات إدارة مشروع على هذا النطاق.‏ دراسة الجدوى جزء هام

من التخطيط للمكتبة،‏ وذلك لتقييم الجوانب العديدة لمثل هذا المشروع.‏ وينبغي أن تضع دراسة الجدوى المشروع ضمن

استراتيجية األعمال الخاصة بالمنظمة وأن تبين كيف سيسهم المشروع في نجاح االستراتيجية.‏

تستعرض دراسة الجدوى وتقيم الوضع الحالي وتحدد المشكلة أو الفرصة المتاحة للمكتبة.‏ وينبغي بعد ذلك عرض الخيارات

المتاحة حاليا للمكتبة،‏ بما في ذلك خيار ‏"الحالة األساسية"‏ لالستمرار في تقديم الخدمات الحالية.‏

أحد األقسام الرئيسية في دراسة الجدوى هو تحليل مفصل لتكاليف وفوائد الخيار الموصي به.‏ يجب النظر في عدد من

العوامل الخاصة بالتكلفة / المنفعة التحليل،‏ بما في ذلك:‏

إعادة هندسة العمليات التجارية ‏:وهذا خاص بتحليل سير العمل والعمليات الحالية للمكتبة،‏ وكيف سيتم تغييرها

نتيجة لتنفيذ نظام المكتبة الرقمية المتكاملة.‏ ومن المرجح أن تكون هناك حاجة إلى عمليات جديدة لضمان أقصى

قدر من الفوائد التشغيلية من تنفيذ النظام المتكامل للمكتبات الرقمية.‏


التكاليف واآلثار المالية

الطويل،‏ بما في ذلك:‏

: وهذا خاص بالنظر في كل من التكاليف األولية واألثر المالي المستمر على المدى

تكاليف المشروع ( الموظفون في المشروع –

األدوات )

)

تكاليف االعداد ( األجهزة والبرمجيات والتصميم والتخصيص والخدمات المهنية األخرى والتنفيذ والتدريب

تكاليف الصيانة ( الترخيص والدعم والترقيات المستقبلية )

.1

.2

.3

مزايا الخدمة : وهذا خاص بتضمين أي فوائد محتملة للمستخدمين،‏ مثل:‏

تحسين الخدمات القائمة

فرص الخدمات الجديدة

.1

.2

المنافع التشغيلية : وهذا خاص بالنظر في الطرق التي من المرجح ان تستفيد منها المكتبة ، على سبيل المثال :

تخفيض التكاليف ( القضاء على الخدمات الهامشية و تخفيض عدد الموظفين وأساليب انتاج اقل

تجنب التكاليف ( تحسين اإلنتاجية )

فرص جديدة لإليرادات

تكلفة )

.1

.2

.3

كما ينبغي أن تناقش دراسة الجدوى استراتيجية تنفيذ المشروع من خالل تحديد عوامل النجاح الحاسمة للمشروع،‏ وأصحاب

المصلحة،‏ والمشروعات ذات الصلة التي قد تؤثر عليه،‏ وأثر المشروع على المنظمة ‏)مثل التوظيف(.‏ وينبغي أن تعرض

االستراتيجية الخطوط العريضة لمجاالت العمل الرئيسية في المشروع والمعالم الرئيسية ذات الصلة،‏ وتوفير الموارد

للمشروع،‏ وإطار إدارة المشروع،‏ بما في ذلك نموذج إدارة المشروع وخطة إدارة التغيير.‏

وأخيرا،‏ ينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى خطة أولية لتحديد المخاطر وتحليلها والتخفيف من حدتها،‏ وخطة اتصاالت تفصل

مجموعات أصحاب المصلحة الرئيسيين،‏ والوثائق المختلفة التي تم إنشاؤها من قبل کل مجموعة،‏ وكذلك المعلومات التي

ستتلقاها کل مجموعة.‏ باإلضافة إلى ذلك،‏ البد من توفر مسرد المصطلحات الفريدة للمشروع ومالحق الدعم،‏ مثل خطة

المخاطر عالية المستوى وخطة االتصاالت.‏


More magazines by this user
Similar magazines