FRANKENRASTER Magazin

Referenzen | 17
Apollo Schwabach:
Prozessoptimierung bei Apollo
durch FRANKENRASTER
Über Apollo
1972 wurde Apollo gegründet und ist seit 1998 in der bayerischen Goldschlägerstadt Schwabach beheimatet.
Im selben Jahr schloss sich das Unternehmen dem internationalen Optikkonzern GrandVision an, welches heute
mit über 6 000 Filialen weltweit vertreten ist (Stand März 2016).
Apollo, Anbieter von Brillen und Kontaktlinsen in über
800 Filialen bundesweit, ist Deutschlands filialstärkster
Augenoptiker. Bei einer solch großen Anzahl an
Filialen fällt natürlich eine Menge an Papier und Unterlagen
an. Bei den täglichen Verkäufen in den Filialen werden
die Einkäufe häufig mit EC- oder Kreditkarte bezahlt.
Ein Standard für die Autorisierung der Zahlung ist nach wie vor
die persönliche Unterschrift des Kunden. Die Abrechnungen wurden
in der Vergangenheit wochenaktuell gescannt und in einer
Datenbank gespeichert. Da diese Zahlungsbelege allerdings keine
steuerliche Relevanz haben, entstand im Prinzip Datenmüll,
denn die Zugriffe auf die gescannten Belege tendieren nach kurzer
Zeit gegen Null. Auch sonst wird in den Filialen durch die tägliche
Arbeit und den Verkauf eine große Anzahl an Dokumenten generiert,
die bisher analog in der Dienstleistungszentrale der Stores in
Schwabach verarbeitet wurden.
Auf der Suche nach einer praktikablen und
kostengünstigen Lösung ist Apollo auf den Service
von FRANKENRASTER aufmerksam geworden und
hat sich für die Dienstleistungen der Scan-Profis
entschieden:
Der Spezialist für Archivlösungen konnte mit seinem Archiv-Service
inklusive on-Demand-Zugriff überzeugen. Die Vorteile lagen
klar auf der Hand: kostengünstige Einlagerung, schneller Zugriff
auf die Belege und nach Ablauf einer festgelegten Frist datenschutzgerechte
Vernichtung durch FRANKENRASTER.
Wöchentlich werden sämtliche Belege und Kassenzettel der Filialen
in die Produktionszentrale nach Buchdorf geschickt und dort
verarbeitet. Die EC- und Kreditkartenabrechnungen mit der Originalunterschrift
werden nach einem ausgeklügelten System analog
eingelagert und stehen somit innerhalb von wenigen Minuten digital
zu Verfügung. Bei Unstimmigkeiten im Zahlungsprozess wird
der Beleg für Apollo gesucht und digital zur Verfügung gestellt.
Die Reaktionszeiten liegen dabei in der Regel unter einer Stunde.
Die restlichen Belege der Filialen werden gescannt und direkt in
das hausinterne Dokumentenmanagement eingespielt.
Christoph Wein, Leiter Finanzen bei Apollo, resümiert:
„FRANKENRASTER bietet uns mit
seinem Archiv und dem daran angeschlossenen
on-Demand-Zugriff eine flexible Lösung,
ohne das komplette Belegvolumen selbst
scannen zu müssen. Durch die schnellen
Reaktionszeiten und die gute Zusammenarbeit
können wir Zahlungsprozesse bei Bedarf
zeitnah verfolgen und weitaus schneller
reagieren.“