Anwenderbericht Hans Kupfer 2010.indd - Henrichsen AG

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Anwederbericht

Anwenderbericht

Zentral erfassen, archivieren und verwalten –

bei Hans Kupfer laufen alle Prozesse effi zient und rechtssicher

Anwenderbericht

Die Hans Kupfer & Sohn GmbH

& Co. KG produziert mit rund 700

Mitarbeitern an drei Standorten

jährlich insgesamt 36.000 Tonnen

Fleisch- und Wurstwaren. Die Produktpalette

reicht von Leberkäse,

Grillbratwürsten und Wienern bis

hin zu Kochschinken und Sülzen.

1906 gegründet, ist das Unternehmen

heute in dritter Generation im

Familienbesitz. „Die hohe Qualität

unserer Produkte entsteht durch

das Verantwortungsbewusstsein

und die Sorgfalt unserer Mitarbeiter.“,

erklärt Geschäftsführer Otto

Kupfer. Die Sicherung gleichbleibend

hoher Standards ist im Hause

Kupfer ein dauerhaftes, abteilungsübergreifendes

Anliegen.

Im Rahmen eines Neubaus der

Fabrikationsstätte mit modernsten

Herstellungsmethoden am zentralen

Standort des Unternehmens im

mittelfränkischen Heilsbronn wurden

in den vergangenen Jahren

die betrieblichen Abläufe gründlich

auf den Prüfstand gestellt und

größtenteils neu gestaltet.

www.hanskupfer.de

Hans Kupfer & Sohn setzt seit 1999

auf das ERP-System SAP. Um die

großen Datenmengen sowohl einer

chargenpflichtigen Produktion als

auch die Daten des Rechnungswesens

revisionssicher und dauerhaft

archivieren zu können, entschied

sich Kupfer bereits Anfang 2000 für

die HENRICHSEN-Archivierungslösung

EASY ENTERPRISE. Dies war

wie in vielen HENRICHSEN Projekten

der erste Schritt ins digitale

Archivzeitalter.

Schnelles Ergebnis

bei der Recherche

Eingehende Dokumente werden mit

einem Barcode versehen und in SAP

gebucht. Beim Scannen wird der Barcode

ausgelesen und so zum SAP Belegsatz

verknüpft.

Stephan Nitschka, Leiter der HEN-

RICHSEN-Geschäftsstelle in Nürnberg,

beschreibt die Umsetzung der

SAP Belege- und Dokumentenarchivierung:

„Die Software-Komponente

EASY SAP Level 1 stellt die Verbindung

zwischen dem SAP-System und

dem Archiv EASY ENTERPRISE her.

Die Client-Server-Architektur bietet

hohen Durchsatz bei der Ablage und

schnelle Ergebnisse bei der Recherche.

Der Zugriff auf das Archiv erfolgt

ausschließlich über das SAP-System.

„Durch hohe Zuverlässigkeit und

Termintreue in der Dienstleistung

hat uns HENRICHSEN immer wieder

aufs Neue überzeugt.”

Michael Stephan, Abteilungsleiter IT

bei Hans Kupfer

Die vom SAP-System abgelegten Daten

können jederzeit recherchiert werden.“

Belege außerhalb von SAP

finden

Ende 2005 ermöglichte die Einführung

des EASY SAP Level 2 Archivs der Finanzbuchhaltung,

dem Einkauf und

dem Vertrieb über eine Indexsuche

auch auf die Dokumente außerhalb

von SAP zugreifen zu können.

Seitdem werden Dokumente direkt aus

EASY ENTERPRISE recherchiert.


Anwederbericht

Anwenderbericht

EASY ENTERPRISE importiert zu diesem

Zweck Indexdaten aus der SAP-

Datenbank und kann diese danach

unabhängig vom SAP-System finden

und anzeigen.

Zentraler Zugriff auf alle

Verträge

2009 stand die Verwaltung des Unternehmens

vor der Herausforderung, einen

zentralen Zugriff auf alle Verträge

des Hauses zur Verfügung zu stellen.

Standort der Hans Kupfer & Sohn GmbH & Co. KG Heilsbronn

Michael Stephan erklärt: „Die Bereichsleiter

sollten einen schnellen

und einfachen Einblick in die Originalverträge

und kommerziellen Rahmenbedingungen

erhalten. Das Finanzwesen

sollte automatisch die jährlichen

Miet- und Wartungskosten aus den

Verträgen bekommen.“

Vom Webinar zur erfolgreichen

Lösung

Zunächst wurde nach einer rein PCbasierten

Lösung gesucht. Es stellte

sich jedoch sehr schnell heraus, dass

entsprechende Programme häufig lediglich

Add-ons zur Inventarisierungssoftware

sind.

„Aufgrund der erfolgreichen Zusammenarbeit

im Archivierungsumfeld lag

es daher nahe, die von HENRICHSEN

vorgeschlagene Software EASY Contracts

näher in Augenschein zu nehmen,“

so Michael Stephan.

„Nach einem überzeugenden Webinar

durch HENRICHSEN war unsere

Key-Userin schnell überzeugt, mit

Easy Contracts die richtige Wahl zu

treffen.“

Das war der nächste Schritt gemeinsam

mit HENRICHSEN vom reinen

digitalen Archiv ins Dokumentenmanagement

einzusteigen.

Michael Stephan, Abteilungsleiter IT

bei Kupfer & Sohn erzählt begeistert:

„Das Produkt erfüllt in allen Kriterien

unsere Anforderungen. Innerhalb weniger

Tage war die Software installiert,

eingerichtet und den Verantwortlichen

funktionsfähig übergeben.“

Übersichtliche Darstellung

aller Verträge

Heute hat die Finanzbuchhaltung die

Gesamtsicht auf alle Verträge des

Unternehmens inklusive deren finanzieller

Auswirkungen. Die Bereichsleiter

verfügen über alle Dokumente für

ihren jeweiligen Bereich.

Durch eine Volltextsuche auch im Originaldokument

lassen sich die Verträge

leicht finden.

Ein großer Vorteil des Systems ist es

per Mausklick eine jährliche Zusammenfassung

der laufenden Miet-, Leasing-

und Wartungskosten aus den

aktuellen Verträgen zu bekommen.

Die terminlichen und finanziellen Eckdaten

sind bei jedem Vertrag hinterlegt.

Auf Fristen zur Verlängerung

oder Kündigung werden die Verantwortlichen

per Mail hingewiesen und

können nicht mehr übersehen werden.

Außerdem ist es sehr hilfreich nach

Vertragsinhalten über eine Volltextsuche

zu recherchieren.

Vermeidung langer Suchzeiten

– weniger Suchaufwand

Michael Stephan ist sehr zufrieden

mit der eingesetzten Lösung: „Lange

Suchzeiten innerhalb des Unternehmens

werden komplett eingespart,

weil alle Verträge permanent an jedem

Arbeitsplatz verfügbar sind.

Das mühsame Heraussuchen von gültigen

Verträgen aus einem Wust von

Dokumenten, die auch noch meistens

im gesamten Unternehmen verteilt

sind, entfällt.“


Anwenderbericht Anwenderbericht

Revisionssichere

Archivierung

E-Mail-

Um auch den neu geregelten gesetzlichen

Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht

der betrieblichen Korrespondenz

zu genügen, musste bei

Kupfer & Sohn im Jahr 2009 außerdem

ein System zur dauerhaften Archivierung

des ein- und ausgehenden

Mailverkehrs implementiert werden.

Voraussetzung war die Unveränderbarkeit

der Dokumente im Archiv und

eine schnelle Wiederherstellbarkeit.

Auch hier konnte die HENRICHSEN

Hans Kupfer beraten. Dabei wurde

die E-Mail Archivierung Enterprise

Vault von SYMANTEC durch HEN-

RICHSEN eingeführt.

Der User kann wie gewohnt mit Outlook

arbeiten Hier überzeugte vor

allem die gute Integration in Outlook:

Per Mausklick wird eine Mail aus dem

Archiv wiederhergestellt. Der Anwender

merkt nicht, ob die Mail aus dem

Archiv oder direkt vom Exchange Server

kommt.

Starke Entlastung des

Mailservers

Der IT-Projektleiter bei Hans Kupfer,

Ronny Wagner, sagt: „Mit geringem

Aufwand kommen wir unseren gesetzlichen

Aufbewahrungspflichten

ganzheitlich nach. Durch die Einführung

von Enterprise Vault konnten

wir unsere Mailsysteme um ca. 30%

durch Deduplizierung und Komprimierung

entlasten. In Zusammenarbeit

mit HENRICHSEN konnte das System

schnell integriert werden. So standen

die vielfältigen Vorteile den Usern

kurzfristig zur Verfügung.“

Elektronische

Eingangsrechnungsbearbeitung

Prozessoptimierung im Fokus

Im April 2010 fiel bei Hans Kupfer die

Entscheidung für die elektronische

Rechnungsbearbeitung HENRICH-

SEN Invoice Solution 4SAP.

Die Prozesse im Bereich der Finanzbuchhaltung

sollten optimiert, das

Papiervolumen minimiert und die

Transparenz erhöht werden. Daneben

standen auch die standortübergreifende

Bearbeitung der Eingangsrechnungen

sowie die Verbesserung

der Skontoausnutzung im Fokus des

Unternehmens.

Bei Hans Kupfer bedeutet dies, dass

jetzt 39.000 Rechnungen pro Jahr an

den drei Standorten erfasst, anschließend

zentral geprüft und archiviert

wurden. Mehr als die Hälfte der Rechnungen

landeten damals erst einmal

in den Fachabteilungen bevor die

Finanzbuchhaltung diese zu Gesicht

bekam.

Das Ende

des Belegtourismus

Bei Hans Kupfer beginnt die Erfassung

jetzt beim Empfang: Alle eingehenden

Rechnungen werden vorbereitet, gescannt

und per Belegerkennung im

System vorerfasst. Die Nachbearbeitung

der Rechnungen erfolgt anschließend

zentral für die drei Standorte in

der Finanzbuchhaltung in Heilsbronn.


„Mit HENRICHSEN

Invoice Solution 4SAP

haben wir jetzt immer

den Überblick über die

Rechnungen.”

Anita Lotter, Leiterin der Finanzbuchhaltung

bei Hans Kupfer

Die automatische Belegerkennung

prüft alle relevanten Daten und gleicht

diese mit vorhandenen Stammdaten

ab. Nicht korrekte oder fehlende Informationen

können ergänzt oder korrigiert

werden. Wurden alle buchungsrelevanten

Daten bestätigt, werden

die Datensätze als Buchungsinformationen

ins SAP übertragen und die

Rechnungen im EASY archiviert.

Diese Übergabe an SAP erfolgt über

die Systemschnittstelle xFlow Interface.

Rechnungen ohne Bestellbezug

werden über den SAP Workflow xFlow

zur sachlichen Prüfung und späteren

Kostenfreigabe geschickt.

Rechnungen mit Bestellbezug werden

im xFlow vom Einkauf direkt am Bildschirm

geprüft und freigegeben.


Anwenderbericht

Durch die über die Geschäftsleitung

festgelegte Genehmigungsmatrix

für den Eingangsrechnungsworkflow

werden Zeichnungsrichtlinien eingehalten.

Außerdem ermöglicht der gesicherte

Prozess kurze Liegezeiten

und garantiert einen schnellen Durchlauf

der Eingangsrechnungen.

Anita Lotter, Leiterin der Finanzbuchhaltung

zieht einen Vergleich mit der

Vergangenheit:

„Früher waren die Rechnungen

erst einmal im ganzen Unternehmen

unterwegs und kamen oftmals

erst nach ein paar Wochen in die

Finanzbuchhaltung. Mit HENRICH-

SEN Invoice Solution 4SAP haben

wir jetzt immer den Überblick über

die Rechnungen. Skontoverluste

gehören bei uns der Vergangenheit

an. Die Rechnungen werden standortübergreifend

einheitlich erfasst,

zentral bearbeitet und revisionssicher

abgelegt!“

Professionelle

Implementierung

Rückblickend lobt Michael Stephan:

„Die Vertragsakte und Mail Archivierung

waren Projekte mit kurzer Laufzeit

und wenigen Personentagen für

die Umsetzung. Diese Projekte wurden

von HENRICHSEN allerdings mit

der gleichen Professionalität umgesetzt

wie die umfangreicheren Projekte

zum elektronischen Archiv und

zur automatischen Eingangsrechnungsbearbeitung.“

Am Essigberg 3

94315 Straubing

Telefon: +49 9421 8109–0

Telefax: +49 9421 8109–190

info@henrichsen.de

Auf einen Blick:

• Umgesetzte Lösungen:

• Elektronisches Archiv mit EASY Enterprise i. (Start 2000)

• E-Mail Archivierung mit Symantec Enterprise Vault (2009)

• Elektronische Vertragsverwaltung mit EASY Contract (2009)

• Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit

HENRICHSEN Invoice Solution 4SAP (2010)

• Beteiligte Partner:

EASY SOFTWARE AG, I.R.I.S. AG, WMD Consulting GmbH, Symantec AG

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