SIF's projekthåndbog - Statens Institut for Folkesundhed

si.folkesundhed.dk

SIF's projekthåndbog - Statens Institut for Folkesundhed

SIF’s

projekthåndbog

September 2008

Projekthåndbogen omfatter:

Syddansk Universitet

Vejledning for projektledere

Projektbeskrivelser

Administrativ forankring af nyt projekt

Samarbejdsaftaler

Anmeldelse til Datatilsynet og Videnskabsetisk Komité

Dataindsamling ved spørgeskema- og interviewundersøgelser

Dataindsamling fra registre

Dataoparbejdning og analyse af kvantitative data

Indsamling og analyse af kvalitative data

Dokumentation af projektforløb

Formidling af projektets resultater

Korrektur og kontrol af publikationer


SIF’s

projekthåndbog

September 2008 Syddansk Universitet


SIF’s Projekthåndbog

Revideret version af SIF’s Kvalitetshåndbog (udgivet 2001),

projektnr. 10. Projektplanlægning – forløb og dokumentation.

Revideret af:

Henrik Brønnum-Hansen

Iben Augustsen

Lene Krunderup Jakobsen

Hanne Mortensen

Mathilde Vinther-Larsen

Michael Davidsen

Nina Maria Hart Schütt

Nina Konstantin Nissen

Susan Ishøy Michelsen

Margit Christiansen

© Statens Institut for Folkesundhed, Syddansk Universitet, København 2008

Tryk: CSS Reprocenter

Oplag: 150 eksemplarer

________________________________________________

Rapporten kan fås ved henvendelse til:

Receptionen

Statens Institut for Folkesundhed (SIF)

Telefon 3920 7777

Email: sif@si-folkesundhed.dk


Forord

Denne bog er en revideret version af afsnit 10 i den kvalitetshåndbog, som blev udarbejdet

Statens Institut for Folkesundhed i 2001. Mange medarbejdere har bidraget til

dette vigtige arbejde - både i forbindelse med det oprindelige kvalitetsudviklingsprojekt

og i revisionen 2007-08.

Et veltilrettelagt og velgennemført projekt kræver grundig forberedelse nedskrevet i en

projektbeskrivelse. Der skal foreligge klare samarbejdsaftaler med såvel interne som evt.

eksterne samarbejdspartnere. Desuden kræves en veltilrettelagt dataindsamling, omhyggelig

dataoparbejdning og analyse, god formidling til relevante målgrupper og endelig

omhyggelig dokumentation og arkivering ved projektets afslutning.

SIF’s projekthåndbog kan betragtes som en kogebog for et projektforløb. Dele af vejledningerne

har imidlertid karakter af tjeklister, der skal gennemgås. Nogle punkter er ikke

relevante for alle projekter.

Målsætningen med projekthåndbogen er at opstille standarder og give gode råd vedrørende

planlægning af et projekt, projektforløb og projektdokumentation. Projekthåndbogen

omfatter 12 dele:

1. Vejledning for projektledere

2. Projektbeskrivelser

3. Administrativ forankring af nyt projekt

4. Samarbejdsaftaler

5. Anmeldelse til Datatilsynet og Videnskabsetisk Komité

6. Dataindsamling ved spørgeskema- og interviewundersøgelser

7. Dataindsamling fra registre

8. Dataoparbejdning og analyse af kvantitative data

9. Indsamling og analyse af kvalitative data

10. Dokumentation af projektforløb

11. Formidling af projektets resultater

12. Korrektur og kontrol af publikationer

SIF, SDU

September 2008

3


Indholdsfortegnelse

1. Vejledning for projektledere ...............................................................7

1.1 Hvad er et projekt?.................................................................... 7

1.2 Hvad er en projektleder? ............................................................ 8

1.3 Den gode projektleder ............................................................... 9

1.4 Sikring af projektleder-kompetencer .......................................... 10

1.5 Organisatorisk/faglig støtte til projektlederen .............................. 10

1.6 Typiske problemer i et projektforløb........................................... 12

1.7 Procesrelaterede problemer for projektlederen og forslag til

handlinger/reaktioner .............................................................. 12

1.8 Projektledelse, redskaber ......................................................... 13

1.9 Tjekliste for en projektleder ...................................................... 14

2. Projektbeskrivelser........................................................................... 17

2.1 Miniprotokol og forankringsskema.............................................. 17

2.2 Den 5-siders projektbeskrivelse til fondsansøgninger.................... 18

2.3 Egentlig projektprotokol ........................................................... 19

2.4 Budget .................................................................................. 19

2.5 Referencer ............................................................................. 20

3. Administrativ forankring af nyt projekt ............................................ 21

4. Samarbejdsaftaler ............................................................................ 22

5. Anmeldelse til Datatilsyn og Videnskabsetisk Komité ....................... 25

5.1 Datatilsynet............................................................................ 25

5.2 Videnskabsetisk Komité............................................................ 26

6. Dataindsamling ved spørgeskema- og interviewundersøgelser ........ 27

6.1 Tjekliste................................................................................. 27

6.2 Forslag til baggrundsvariable .................................................... 36

6.3 Skitse til tidsplan..................................................................... 37

6.4 Elektronisk/internetbaseret dataindsamling................................. 38

7. Dataindsamling fra registre .............................................................. 40

7.1 Ansøgning om udtræk eller samkøring........................................ 41

7.2 Validitet af registerdata............................................................ 41

7.3 Sundhedsstyrelsens registre ..................................................... 42

7.4 Lægemiddelstyrelsens Lægemiddelstatistikregister....................... 44

7.5 CPR-registeret ........................................................................ 45

7.6 Danmarks Statistiks registre ..................................................... 46

7.7 SIF’s registre .......................................................................... 47

5


8. Dataoparbejdning og analyse af kvantitative data............................ 49

8.1 Kodebogen ............................................................................. 49

8.2 Indscanning/indtastning ........................................................... 49

8.3 Datakontrol ............................................................................ 50

8.4 Navngivning af filer og variable ................................................. 50

8.5 Fejlsøgning............................................................................. 50

8.6 Fejlretning.............................................................................. 51

8.7 Oparbejdning af database......................................................... 52

8.8 Analyseplan............................................................................ 52

9. Indsamling og analyse af kvalitative data ........................................ 53

9.1 Styrker ved kvalitative metoder................................................. 53

9.2 Videnskabelig kvalitet .............................................................. 53

9.3 Kvalitative metoder i praksis ..................................................... 54

9.4 Referencer ............................................................................. 57

10. Dokumentation af projektforløb....................................................... 59

10.1 Logbøger ............................................................................... 59

10.2 Projektregnskab og økonomisk opfølgning .................................. 60

10.3 Opbevaring af personoplysninger............................................... 62

10.4 Afslutning af projekt ................................................................ 63

10.5 Arkivering af data.................................................................... 64

11. Formidling af projektets resultater .................................................. 65

11.1 Formidling til forskellige målgrupper .......................................... 65

11.2 God videnskabelig publikationspraksis ........................................ 67

11.3 Den videnskabelige artikel ........................................................ 69

11.4 Bidrag til kongresser og konferencer .......................................... 70

11.5 Det videnskabelige foredrag...................................................... 71

11.6 Populærvidenskabelig formidling ............................................... 72

11.7 SIF retningslinier vedr. presse................................................... 75

11.8 Fremgangsmåde for fremstilling af SIF-bog og rapport ................. 77

11.9 Udsendelsesprocedure ............................................................. 81

11.10 Formidling via hjemmesiden .................................................... 83

12. Korrektur og kontrol af publikationer .............................................. 85

6


1. Vejledning for projektledere

Hvad er et projekt og hvad er en projektleder?

1.1 Hvad er et projekt?

Et projekt på SIF kan være en forsknings- eller udredningsopgave, en IT udviklingsopgave,

et afgrænset kursusforløb arrangeret af SIF, en udviklingsopgave inden for vores

økonomistyring, udvikling af et nyt koncept for kalenderstyring etc. Det der karakteriserer

et projekt er, at det er en tidsbegrænset ikke rutinepræget opgave. I dette kapitel

omtales kun projekter af et arbejdsmæssigt omfang svarende til mindst nogle ugers arbejdstid.

Et forskningsprojekt omfatter typisk følgende faser: Problemformulering, udarbejdelse af

projektbeskrivelse, udarbejdelse af forankringsskema, evt. indhentning af tilladelser fra

Videnskabsetisk Komité og Datatilsynet, forundersøgelse (pilottest), dataindsamling, dataoparbejdning

og analyse, formidling, evaluering og opfølgning. De enkelte faser er

nærmere beskrevet i projekthåndbogen.

Projekterne kan inddeles i to hovedgrupper:

1. Én mands projekter

2. Projekter der omfatter flere personer, hvor projektlederen har et koordinerende

ansvar for en gruppe. Disse projekter kan have meget forskellig kompleksitet:

a. projekter med flere personer inden for samme program

b. projekter der går på tværs af programmer

c. projekter med eksterne samarbejdspartnere, hvor ansvarsfordelingen kan

være af stor betydning for projektlederens rolle:

- hovedansvaret hos en SIF medarbejder

- hovedansvaret uden for SIF.

Desuden kan projekter inddeles efter om der er en ekstern rekvirent eller ej.

Nogle af SIF’s aktiviteter falder ikke ind under ovenstående definition af et projekt. Det

gælder først og fremmest registerdrift og drift af administrative systemer, som ikke er

tidsbegrænsede. Hovedparten af de retningslinier, der omtales i dette notat, er imidlertid

også gældende for den, der har hovedansvaret for en sådan driftsopgave.

Én mands projekterne omfatter typisk en enkelt forsker, en forsker og en sekretær eller

en forsker og en student, men kan også være en udviklingsopgave inden for økonomi, IT,

formidling eller lignende, hvor der kun er involveret én medarbejder evt. med lidt hjælp

fra en anden person. Kravene til en projektleder er naturligvis mere omfattende, når projektlederen

skal koordinere arbejdet for en større gruppe, men en del af de forpligtelser,

der følger med at være projektleder, gælder dog også for én mands projekter. Projekter

kan variere fra kortvarige én mands projekter til flerårige projekter med mange eksterne

og interne samarbejdspartnere. Desuden kan projekterne variere hvad angår tidsrammer

og økonomi. For nogle projekter med eksterne rekvirenter, skal produktet leveres inden

for snævre tidsrammer, mens andre projekter gennemføres på forskerens eget initiativ

med eller uden eksterne samarbejdsparter, og hvor SIF deltagelsen finansieres af en

fondsbevilling eller af instituttets grundbevilling. Projekter der skal afsluttes med en rapport

til en rekvirent, har ofte andre arbejdsbetingelser end et projekt, der skal publiceres

som en videnskabelig artikel. Fælles for arbejdet med projekter er, at projektlederne er

ansvarlige for at overholde de tidsplaner og økonomiske rammer, der er aftalt ved planlægningen

af projektet.

7


1.2 Hvad er en projektleder?

For hvert projekt udpeges en projektleder, som overfor forskningsleder eller administrativ

leder er ansvarlig for planlægning, gennemførelse, rapportering og formidling af projektet.

For projekter med flere medarbejdere er det projektlederens opgave at inspirere

og motivere projektgruppen og at sikre et positivt og konstruktivt samarbejde i gruppen.

Projektlederen er bindeled mellem forskningslederen og projektgruppen. Ansvarsfordelingen

mellem forskningsleder og projektleder afhænger af projektlederens kvalifikationer

og skal aftales nærmere ved projektets start. Projektlederen er normalt forsker eller seniorforsker,

men også ph.d. studerende er projektleder for eget ph.d. projekt. For mindre

og afgrænsede projekter kan projektlederansvaret dog også uddelegeres til en videnskabelig

assistent, såfremt ansvarsfordelingen er nøje gennemgået og aftalt med forskningslederen.

For projekter, der går på tværs af programmer, ligger det overordnede faglige og økonomiske

ansvar som hovedregel hos forskningslederen i det program, hvor projektlederen

er ansat. Ved projektets start aftaler lederne af de involverede programmer tids- og

ressourcerammer for projektet. Hvis disse rammer ændres undervejs i projektet skal det

ske efter konkret aftale med de relevante forskningsledere. Projektlederen har det daglige

økonomiske ansvar, herunder økonomisk styring af bevillinger.

Hvis hovedansvaret for et projekt ligger uden for SIF, skal der stadig udpeges en intern

projektleder, som har ansvaret for projektforløbet på instituttet.

Funktionsbeskrivelse for en projektleder på SIF

Projektlederens ansvarsområde er afhængig af kvalifikationer og erfaring men omfatter

følgende punkter:

Ansvarsområdet

Projektlederen udarbejder faglige oplæg

til projektet

Projektlederen udarbejder udkast til

budget og tidsplan for projektet

Projektlederen har indflydelse på valg

af øvrige projektmedarbejdere

Projektlederen bliver ved projektets

start inddraget ved prioritering og allokering

af ressourcer til projektet

Projektlederen udarbejder sammen

med forskningslederen milepæle for

projektet

Denne funktion vil være meget afhængig af kvalifikationer.

En erfaren forsker eller seniorforsker

udarbejder på eget initiativ projektidéer og efterfølgende

egentlige oplæg, der kan anvendes

som grundlag for ansøgninger. Den mindre erfarne

projektleder vil ofte arbejde med et projekt

helt eller delvist defineret af andre.

Dette gælder kun for mere erfarne projektledere,

mens den mindre erfarne skal uarbejde udkast

i samarbejde med forskningslederen. For

nogle projekter overtager projektlederen ansvaret

for et allerede defineret projekt.

Dette gælder for alle projekter med flere medarbejdere

involveret.

Dette gælder i princippet for alle projekter med

flere medarbejdere involveret.

Gælder for alle projekter.

8


Ansvarsområdet

Projektlederen kontrollerer forbrug af

midler igennem projektforløbet

Projektlederen varetager den daglige

ledelse af projektet

Projektlederen indkalder regelmæssigt

til projektgruppemøder

Projektlederen sikrer formidling af projektet

internt og eksternt

Projektlederen kan uddelegere ansvaret

for udvalgte opgaver til øvrige projektmedarbejdere.

Projektlederkompetencer

Dette er et centralt punkt for alle projekter. De

nødvendige redskaber skal udvikles, se kap. 10.

Gælder for alle projekter.

Gælder kun for projekter med 3 eller flere projektmedarbejdere.

Når der kun er 2 medarbejdere

på projektet forventes en løbende kontakt,

som ikke kræver samme grad af formalisering

som ved større projektgrupper.

Dette gælder for alle projektledere. For mindre

erfarne projektledere kan der være tale om et

tættere samarbejde med forskningslederen i

formidlingsprocessen. Formidlingsstrategien aftales

altid med forskningslederen.

I det følgende er projektlederrollens værdigrundlag beskrevet, dvs. hvilke egenskaber/kompetencer,

som forventes hensigtsmæssigt for at kunne styre og gennemføre et

projekt.

1.3 Den gode projektleder

Projektledelse kræver

den fornødne faglige kompetence både i relation til projektets faglige substans og de

metoder, der skal anvendes, og ledelsesmæssige kompetence, der omfatter:

• At sætte realistiske mål – dvs. at forstå og tage udgangspunkt i, at der er sammenhæng

mellem tid – opgavens omfang – kvalitet

• At have et systematisk overblik – dvs. have orden på aftaler, planer etc., herunder

have kendskab/indsigt i, hvad der kræves for at løfte opgaven

• At være konkret – dvs. selv have gjort sig projektforløbet klart og give konkrete

budskaber/tilbagemeldinger

• At kunne planlægge og koordinere – dvs. sikre kontinuerlig og integreret fremgang

i projektet

• At udvise opmærksomhed/empati – dvs. forstår at udnytte projektgruppen og

umiddelbart imødekomme faglige, tidsmæssige og sociale problemer

• At træffe beslutninger om prioritering og ansvarsfordeling

9


• At afholde projektmøder med referat

• At kunne kommunikere og engagere – dvs. sørge for at projektgruppen som

team er velorienteret og løbende får inspirerende feedback (såvel ris som ros)

• At udvise en positiv holdning – dvs. kunne motivere projektgruppen ud fra fremgang

i projektet

• At være imødekommende – dvs. tage sig tid til kontakt med projektmedarbejdere

mm

• At rapportere de fornødne faglige og administrative oplysninger til instituttets

ledelse.

1.4 Sikring af projektleder-kompetencer

I det følgende beskrives muligheder, som SIF tilbyder for at blive ”rustet” til

projektlederrollen.

Undervisning/uddannelse

Projektledelse er ikke nødvendigvis noget man naturligt kan, blot i kraft af at man

f.eks. har en længerevarende uddannelse eller mange års erfaring. Derfor er der behov

for en forståelse af, at det er noget man kan/skal lære. At have en stor faglig viden

er ikke nogen garanti for at man egner sig til at lede. Løbende uddannelse af

projektledere gennem kurser i projektledelse bør derfor vægtes højt, ikke mindst for

de personer der skal lede et større projekt (projekter med mange projektmedlemmer

og projekter der strækker sig over længere tid).

Introduktion til projektlederrollen på SIF via internt minikursus

Alle nye projektledere skal yderligere tilbydes en introduktion til projektlederrollen,

f.eks. via kurser, som bl.a. udbydes på SDU.

”Mentor-ordning”

På vejen til at blive ”oplært” til projektleder på større projekter skal det tilstræbes, at

der er en ”mentor-ordning”, som kan give en viden og forhåndsindsigt i projektledelse.

At man får lov at vokse med opgaverne

Før man bliver projektleder på et større projekt er det ønskværdigt at man har prøvet

kræfter med et mindre projekt forinden, som har givet en række nyttige erfaringer

om projektledelse.

1.5 Organisatorisk/faglig støtte til projektlederen

I det følgende beskrives en række faktorer, der bidrager til at understøtte en projektleders

kompetencer.

• Forud for et nyt projektforløb skal forskningslederen overveje de mulige projektledere

og ud fra deres aktuelle kompetencer vurdere, hvem der bedst kan varetage

opgaven og hvem der skal have uddannelse i projektledelse under hensyntagen

til projektets art, de potentielle projektlederkandidaters arbejdsbelastning,

evner, personlighed og erfaringer.

10


• At projektlederen har medindflydelse på hvem, der skal indgå i projektgruppen,

idet man anerkender, at ”kemi” og ”personlighedsprofil” også har betydning for

samarbejdet.

• At der i den overordnede planlægning, bl.a. når der udarbejdes personalematricer,

tages hensyn til den samlede arbejdsbyrde for den enkelte projektleder og

projektmedarbejder, således at projektlederen har mulighed for at opstille/ udarbejde

realistiske tidsplaner.

• At projektlederen rådføres og informeres om evt. ændringer i prioritering eller allokering

af ressourcer til projektet

• At der, såfremt der ændres i aftalen om ressourcer og/eller tidsplan for projektet,

i samarbejde med forskningslederen aftales nye projektmål og milepæle.

• At forskningslederen løbende bistår projektlederen med vejledning og støtte.

• At projektlederen har let adgang til de nødvendige informationer og redskaber,

f.eks. økonomisk oversigt over projektet, hvilke bevillinger der er kommet ind,

hvilke der mangler at blive anmodet om samt ressourceforbrug – herunder

løn/timer for de enkelte medarbejdere.

• At der undervejs i et projektforløb løbende foretages en evaluering af projektet.

Hvor er vi? Hvor er vi på vej hen? Er det den rette kurs? Hvordan er fremdriften?

osv.

• At der gennemføres en afsluttende evaluering. Det er et væsentligt instrument

der kan sikre, at der gennem en erfaringsopsamling bliver udviklet praktisk brugbare

værktøjer, som kan forbedre fremtidige projektforløb.

• At der sikres sparring. Et af de forhold der har betydning for, om en projektleder

er god eller ej, bestemmes af hvorvidt der er en god kommunikation mellem bl.a.

projektlederen og de andre gruppemedlemmer. Det gælder ikke kun i forhold til

selve kommunikationsprocessen, men også med hensyn til mange andre forhold,

f.eks. hvilken metode der er den bedste til at løse en given opgave, hvordan et

konkret problem bedst løses osv.

11


1.6 Typiske problemer i et projektforløb

I dette afsnit beskrives hvilke typiske problemer, der kan opstå i et projekt, hvordan problemerne

opfanges på et tidligt tidspunkt og hvad man gør ved dem.

Overordnede problemer og forslag til løsninger

Problem

Kvalitet – forventninger og/eller ressourcer

står ikke i forhold til aktuelle

resultat.

Risiko for at budgetter overskrides.

Løsning/handling

Problemet skal identificeres så tidligt som muligt

af forskningslederen eller projektlederen. Projektlederen

og forskningslederen diskuterer om

ambitionsniveau eller ressourceforbrug skal justeres,

eller om personalet knyttet til projektet

skal ændres.

Problemet skal opfanges tidligt. Det kræver ansvarlighed

som projektleder bl.a. ved at stille

krav om at de nødvendige redskaber, herunder

tilgængelige økonomiske oversigter på projektet.

Tidsplaner der ikke holder. Det skal imødegås ved god planlægning, løbende

feedback, klare forventninger, milepæle, klar

rollefordeling fra starten, samt udmelding om

ændrede tidsrammer og løbende opdatering af

projektprotokol.

Manglende projektlederkompetencer

(såvel fagligt, ledelsesmæssigt som

organisatorisk) og/eller besidder ikke

de personlige kvaliteter, der forventes

af en projektleder.

Se nærmere under punkt 1.4.

1.7 Procesrelaterede problemer for projektlederen og forslag til handlinger/reaktioner

Problem Hvad gør projektlederen

Uklarhed om projektlederrollen

(herunder hvilke krav, forventninger,

ressourcer og beføjelser der knytter

sig til rollen).

Manglende kendskab til den/de kultur(er)

der er på SIF, når man kommer

udefra og starter som ny.

Gentagne problemer.

Forskningslederen inddrages mhp. en afklaring af

rollefordelinger og aftaler, som skal indføjes i projektprotokollen.

Benytter sig af, at der i større projektgrupper altid

er mindst et medlem med en vis anciennitet,

og bruger ekstra informering/opfølgning fra

forskningslederen.

Prioriterer evaluering højt for at sikre at man lærer

af sine fejl (herunder får udarbejdet nye retningslinier/vejledninger

som sikrer, at de samme

problemer ikke indtræffer igen).

12


Problem Hvad gør projektlederen

Manglende feedback fra forskningslederen

og/eller projektgruppen mht.

fagligt niveau, tidsplan, økonomi.

Begrænsede personaleressourcer.

For mange samtidige projekter , der

kan forstyrre arbejdsgangen i de enkelte

projekter.

Store projekter kan opleves belastende,

fordi man ofte føler, at man ikke

er kommet langt nok.

1.8 Projektledelse, redskaber

Sørger for at der afholdes regelmæssige møder,

opdyrkning af en ”kultur” der giver fællesskabsfølelse

og ejerskabsfornemmelse.

Kræver, at forskningslederen i samråd med projektledere

opstiller en realistisk tidsplan ikke blot

for det enkelte projekt, men samlet for samtidige

projekter. Der gennemføres løbende justering af

tidsplan og stillingtagen til konsekvenser heraf.

Brug af studenter begrænses til centrale funktioner,

der f.eks. fordrer daglig ”tilgængelighed”.

Sørger for, at både projektlederen og andre i projektgruppen

kan arbejde koncentreret på projektet

i samlede perioder f.eks. af mindst en uges

varighed. I nogle tilfælde vil der være behov for

at flere i projektgruppen samtidig kan arbejde

koncentreret på projektet.

Markere milepæle undervejs i større projekter, så

de små fremskridt bliver synlige. Husk at rose

hinanden, når der er grund til det.

Projektlederen skal have de fornødne faglige og personlige kompetencer for at varetage

projektlederrollen jf. afsnit 1.2. og skal have kendskab til og anvende en række redskaber,

der sikrer kvaliteten i projektledelsen. Det drejer sig først og fremmest om:

• En projektprotokol, hvor formål, indhold og tidsplan er beskrevet

• Milepæle aftalt med forskningslederen

• Logbog

• Løbende indsigt i ressourceforbruget på projektet

Det er projektlederens ansvar i samarbejde med forskningslederen at udarbejde en projektprotokol

ved projektets start. Projektbeskrivelsen eller projektprotokollen er beskrevet

i kapitel 2.

Ved projektets start aftales milepæle, som nedskrives. Milepælene skal være defineret så

klart, at alle projektmedarbejdere kan følge med i projektets fremdrift. Formålet med milepæle

er at kunne formidle information om tilfredsstillende fremgang i projektet til projektmedarbejderne,

men også tidligt at opfange evt. problemer i projektets fremdrift.

Ved projektets start oprettes en logbog, hvor alle dokumenter af betydning arkiveres i

kronologisk rækkefølge. Det drejer sig om breve, aftaler, vigtige e-mail, notater fra telefonsamtaler,

hvor væsentlige spørgsmål har været diskuteret, arbejdsnotater, referater

fra projektgruppemøder mv.

Det er en projektleders opgave at følge projektets ressourceforbrug. Derfor er det nødvendigt,

at projektlederen har adgang til relevante økonomiske oversigter. Oversigterne

skal leveres minimum en gang hvert kvartal, men skal kunne leveres hver måned, hvis

der er behov for det. Oversigterne skal omfatte de enkelte medarbejderes tidsforbrug,

øvrige projektudgifter samt det samlede budget for projektet.

13


1.9 Tjekliste for en projektleder

Den efterfølgende tjekliste for projektledere omhandler primært større forskningsprojekter

med flere involverede. En del af punkterne er dog også relevant for én mands projekter

og for andre projekter end forskningsprojekter.

Forberedelse af projekt

a) Projektidé formuleres som udkast til egentlig projektbeskrivelse

b) Det aftales med forskningslederen, hvor der bør søges eksterne fondsmidler, herunder

hvem skriver ansøgningerne, selv om forskningschefen og evt. forskningslederen

formelt er ansøger. Hvis der er tale om et samarbejdsprojekt med eksterne

forskere involveret, aftales det med disse, hvilket institut, der skal stå som hovedansøger.

c) Forskningslederen og projektlederen vurderer sammen om projektlederen har behov

for yderligere faglige eller ledelsesmæssige kompetencer for at kunne lede

det konkrete projekt – og hvordan disse kompetencer kan opnås f.eks. gennem

uddannelse ved at supplere projektgruppen.

d) Relevante fagpersoner - primært internt, men også efter behov eksternt - konsulteres

for kommentarer til udkast til projektbeskrivelse, og forskningsleder godkender

projektbeskrivelse. Hvis der er tale om et samarbejdsprojekt med eksterne

forskere involveret, skal disse selvfølgelig inddrages.

e) Efter aftale med forskningsleder udfylder projektleder forankringsskema. Forankringsskemaet

sendes elektronisk til forskningsleder og sundhedsfaglig direktionsmedarbejder

til godkendelse på forskningsledermøde. Projektnr. samt Journalnr.

påføres af administrationen.

f) Der oprettes en logbog (se afsnit 10.1).

g) Tidsplan og budget udarbejdes bl.a. på baggrund af VIP’eres og TAP’eres erfaringer

med tidsforbrug.

h) Projektlederen afklarer sammen med forskningslederen, om projektet kræver tilladelser

fra Videnskabsetisk Kommité og/eller Datatilsynet og sørger i givet fald

for at anmode om disse tilladelser.

i) Ambitionerne med projektet, herunder forventninger hos projektleder og forskningsleder

drøftes grundigt. For større projekter skrives et notat herom til projektsagen.

Det aftales med forskningslederen, hvordan projektet skal prioriteres,

og hvem der skal med i projektgruppen. Dette skal indgå som en del af projektprotokollen.

j) Ved samarbejde med eksterne drøftes og nedskrives ligeledes ambitioner og hvilke

forventninger, der er realistiske inden for de givne rammer, og det aftales med

disse, hvem der skal med i projektgruppen fra deres institutter. Projektlederen

skal også sørge for, at der bliver udformet en samarbejdsaftale eller – i tilfælde af

rekvireret arbejde - en bestillingsspecifikation/kontrakt, som skal underskrives af

forskningschef, SDU og af samarbejdspartneren eller rekvirenten. Projektlederen

inddrages i formuleringen af samarbejdsaftalen eller kontrakten og gennemgår

sammen med forskningslederen, hvilke forpligtelser, bindinger og frihedsgrader,

14


der er tale om m.h.t. projektets udførelse, og hvordan resultaterne skal rapporteres.

SDU’s Forskerservice inddrages også (tidligt) i denne proces. Særligt i forbindelse

med rekvireret arbejde kan der være behov for at få klargjort f.eks. i hvilket

omfang rekvirenten skal inddrages i projektforløbet samt i indhold og udformning

af rapport.

k) For nogle projekter kan det være formålstjenligt med en følgegruppe, gerne med

eksterne forskere, praktikere og/eller administratorer eller andre fremtidige potentielle

brugere af projektresultaterne, som kan høres om faglige og anvendelsesmæssige

aspekter én eller få gange i løbet af projektet. Projektlederen aftaler

med forskningslederen, hvordan en sådan følgegruppe skal sammensættes,

kommissoriet for den, det forventede antal møder samt rollefordelingen mellem

projektleder og forskningsleder i forhold til følgegruppen.

Etablering af projektgruppe

a) Initialt sikres en klar arbejdsdeling mellem forskningsleder og projektleder.

b) Når projektgruppen er sammensat, holdes et planlægningsmøde, hvor den overordnede

tidsplan, inkl. milepæle aftales. Milepælene drøftes med forskningslederen.

Arbejdsfordelingen i projektgruppen, herunder f.eks. oparbejdning af data,

statistiske analyser, opsætning af rapport, korrekturlæsning etc., aftales. Det

aftales allerede på dette møde, hvordan projektet tænkes publiceret, og hvem der

skal stå som forfattere på hvad, herunder forfatterrækkefølge. Hvis der er tale om

rapporter med forskellige forfattere på kapitlerne, skal det aftales, hvordan forfatterne

skal nævnes i publikationen.

c) Projektlederen sørger for indkaldelse til statusmøder i projektgruppen med fast interval

og et aftalt varsel, og sender dagsorden og evt. materiale ud inden mødet.

Nogle sådanne møder kan evt. blive korte, men kan sikre, at der ikke går for lang

tid mellem, at alle er ajour med projektforløbet. Det aftales med gruppen, hvad

det er hensigtsmæssigt at holde ad hoc møder om i løbet af projektet, og hvordan

deltagerne vil blive orienteret om forløbet af projektet, herunder evt. barrierer,

forsinkelser og ændringer i projektindholdet. Projektdeltagerne opfordres til at sige

til over for projektlederen, hvis der opstår problemer af forskellig karakter, før

problemerne har vokset sig store. Det kan være problemer med kommunikation,

tid til projektopgaver, uklarhed mht. opgavens art, og hvor meget der er uddelegeret

mm.

Projektlederen sørger for, at der bliver skrevet beslutningsreferat.

d) Projektlederen skal ud fra tidsplanen sørge for i god tid at varsle, hvornår der kan

forventes en særlig indsats fra de andre deltagere i projektgruppen, f.eks. udsendelse

af spørgeskemaer og registrering af indkomne skemaer, indtastning af svar,

etablering af en database, produktion af statistiske tabeller, skrivning af rapport,

korrekturlæsning, opsætning af rapport.

e) Projektlederen skal gøres opmærksom på, hvis der er usikkerhed hos projektgruppens

deltager om hvilke projekter, der i en given periode skal prioriteres

højst. Projektlederen skal i givet fald hurtigst muligt bede forskningslederen tage

stilling dertil.

f) Projektlederen skal i tilfælde af, at tidsplanen eller ressourceforbruget skrider for

et projekt, straks kontakte forskningslederen herom. Forskningslederen skal

sammen med projektlederen beslutte, hvilke konsekvenser overskridelserne skal

medføre: Skal ambitionsniveauet eller tidsplanen ændres? Skal der søges ekstra

15


midler? Skal der ske en ændring i prioriteringen i forhold til de andre projekter,

som projektleder/projektmedarbejdere i øvrigt er involveret i?

g) Projektlederen skal tjekke og sikre opdatering af projektdatabasen med de mellemrum,

der aftales på instituttet.

h) Projektlederen skal så vidt muligt involvere den faglige ekspertise, der er inden

for instituttet på områder af relevans for projektet, og i så god tid i projektforløbet,

at man kan nå at foretage de fornødne ændringer i projektet. Spørg evt.

forskningsleder eller anden kollega om hvem, der har relevante ekspertiser på

SIF. Benyt evt. føromtalte mentor-ordning. Hvis projektlederen bliver opmærksom

på, at der er behov for at trække på faglig ekspertise uden for instituttet, i et omfang,

hvor honorering kan komme på tale, skal dette aftales i så god tid som muligt

med forskningslederen.

i) Projektlederen skal give konstruktiv kritik til deltagerne i projektet og ros, når der

er anledning til det, samt sørge for, at opnåelse af milepæle bliver markeret. Det

kan være gavnligt at minde hinanden om, med jævne mellemrum – og især, hvis

der er frustrationer over barrierer og forsinkelser – hvad formålet med projektet

er, og hvorfor vi finder det interessant, nyttigt og spændende at gennemføre. Projektlederen

må sørge for, at dette tages op.

j) Projektlederen skal i øvrigt sørge for, at man i projektgruppens arbejde efterlever

de kvalitetssikringsnormer, der er beskrevet i denne projekthåndbog inden for dataindsamling,

analyse, skrivning af rapport eller artikler, formidling af det publicerede.

Sikring af dette kan på veldefinerede områder uddelegeres til andre deltagere

i projektgruppen.

k) Projektlederen (og deltagerne i projektet i øvrigt) kan bringe oplevelser fra projektarbejdet,

der trænger til bearbejdning, op, ligesom anden form for sparring og

brug af mentor-ordning eller anden uformel sparring, kan være nyttig.

Projektafslutning

Projektlederen skal sikre, at produktion af projektets publikationer og formidling heraf foregår

efter de retningslinier, der gælder på SIF. Projektlederen skal aftale med forskningslederen,

hvilke henvendelser fra journalister om publikationerne, der besvares af

hvem. Projektlederen skal i samarbejde med øvrige projektmedarbejdere forberede formuleringer

af enkle budskaber om resultaterne fra projektet, som egner sig til at formidle

ved f.eks. interviews med journalister. Desuden informeres receptionen om hvem der er

kontaktperson.

Afslutningsskema for projektet udfyldes, herunder sørger projektlederen for at involvere

øvrige projektmedarbejdere i evalueringen af projektforløbet.

16


2. Projektbeskrivelser

Formuleringen af et projekt, en projektbeskrivelse, kan i projektets forskellige faser være:

en idé på en serviet

et 2-3 siders diskussionsoplæg

en ansøgning (typisk på 5 sider)

en egentlig drejebog for projektet

Formålet med projektbeskrivelsen er at fungere som arbejdsredskab, dokumentation og

salgsmateriale.

2.1 Miniprotokol og forankringsskema

Det første skridt er at udfylde et såkaldt idéskema eller en miniprotokol (fane 1) i SIF’s

projektdatabase. Desuden udfyldes forankringsskemaet (fane 2). Projektet får hermed

automatisk tildelt et foreløbigt registreringsnummer i projektdatabasen (IDÉxxxx) og kan

nu gå videre i forankringsprocessen (se flowdiagram i afsnit 3 om administrativ forankring

af nyt projekt).

Skøn over tidsforbrug til forskellige faser af et projekt er vigtig og noget, der erfaringsmæssigt

volder problemer. Herunder viser det sig ofte, at tidsforbruget er blevet underbudgetteret.

Ved planlægningen af tidsforbruget på et projekt er det vigtigt at være realistisk

i vurderingen af, hvor stor en del af ens samlede arbejdstid, der reelt bruges til

projektarbejde, og hvor meget tid der går til andre aktiviteter (ikke-projektrelaterede

møder, videreuddannelse, frokost). Der er for tidsforbrug til projektarbejdet udarbejdet

følgende tjekliste:

Forskningsmedarbejderen må nøje overveje - og evt. rådføre sig hos en erfaren

kollega om - tidsforbrug til udførelse eller supervision af følgende:

1. Litteratursøgning og -gennemgang

2. Kontakt med nøglepersoner (nøglereferencer?, tilgrænsende igangværende projekter?)

3. Relevante møder/konferencer i planlægningsfasen

4. Ansøgninger til fonde

5. Evt. ansøgninger til Datatilsyn og Videnskabsetisk Komité

6. Metodediskussioner internt/eksternt tidligt i planlægningsfasen

7. Udformning af detaljeret projektprotokol

8. Afholdelse af projektgruppemøder

9. Udformning af spørgeskema el. lign.

10. Evt. pilotundersøgelse med efterfølgende tilretning af metode

11. Instruktion af andre i projektgruppen og af eventuelle eksterne interviewere

12. Udsendelse af spørgeskemaer, system med rykkere og registrering af besvarede

spørgeskemaer

13. Planlægning af indtastning, fejlretning, kodning/omkodning m.v.

14. Udarbejdelse af programmer til analyser af data

15. Analyser af data

16. Supplerende litteratursøgning

17. Skrivning og tilretning af udkast til publikationer til interne og eksterne kommentarer.

18. Formidling på konferencer m.v.

19. Løbende forespørgsler om emnet fra departementet, eksterne interessenter, pressen

m.v.

17


2.2 Den 5-siders projektbeskrivelse til fondsansøgninger

Ved beskrivelse af formål, hypoteser m.v. er der en række forhold, der er vigtige at tage

højde for (1, 2). Som det fremhæves i disse referencer, er et godt gennemarbejdet formål

en nødvendig forudsætning for et godt projektforløb.

Mange fonde ønsker ansøgningsskemaet vedlagt en kort projektbeskrivelse på max. 5 sider.

Ud over disse fem sider er det i varierende omfang tilladt at vedlægge bilag, f.eks.

budget. Det er en kunst at beskrive et projekt kort og præcist, og det vil ikke vække jubel

hos de faglige bedømmere, hvis man breder sig ud over de fastsatte grænser.

Hvis du søger støtte fra en fond, så læs fondens vejledning grundigt igennem. Fonde har

som regel forskellige krav til projektbeskrivelsen, især hvad angår omfang og budget.

Der er udarbejdet flere udmærkede beskrivelser af projektansøgningen (1, 2, 3). En god

5-siders projektbeskrivelse kan have følgende overskrifter:

1. Formål

2. Baggrund

a. Danske og internationale studier

b. Behov for viden – og hvad det konkrete projekt kan bidrage med

3. Projektplan

a. Materiale

b. Metode

c. Data/statistisk analyse

4. Perspektiver

5. Etik

6. Tidsplan

7. Projektgruppe

8. Formidling

9. Referencer

10. Budget

• Projektets titel skal fænge og på samme tid beskrive projektets indhold - uden at være

for lang.

• Formålsbeskrivelsen skal være kort og præcis, og problemstillingen skal være klart

formuleret.

• Baggrunden for undersøgelsen beskrives ved en litteraturgennemgang og en gennemgang

af evt. egen tidligere forskning samt med fokus på behov for mere viden og

hvad det aktuelle projekt kan bidrage med.

• Projektplanen skal beskrive metoder, materiale, model for dataanalyse.

• Perspektiver skal omhandle den mulige samfundsmæssige betydning af projektet,

f.eks. vidensbaseret forebyggelse.

• De etiske overvejelser skal bl.a. angive, om projektet er anmeldt til Videnskabsetisk

Komité.

• Tidsplan og forventet tidspunkt for resultaternes offentliggørelse.

18


• Projektgruppe med præcisering af faglige kompetencer (CV for projektmedarbejderne)

• Mange fonde ønsker en kort oversigt over publiceringsplanerne. Den samfundsmæssige

anvendelse af resultaterne ønskes også beskrevet af nogle fonde.

• Budget og litteraturreferencer omfattes ofte ikke af de fem siders begrænsning.

Husk vedr. ansøgninger:

1. En ansøgning skal have tildelt et journalnummer af journalføreren, når ansøgningen

udarbejdes, og dette skal påføres ansøgningen samt efterfølgende korrespondance.

2. Kopi af ansøgningen og efterfølgende korrespondance vedr. ansøgningen skal altid

gives til programsekretæren og sættes i mappen med ansøgninger og logbogen.

2.3 Egentlig projektprotokol

Den egentlige projektprotokol er ikke nødvendigvis bare ét dokument, men vil ofte være

en samling dokumenter i et eller flere ringbind. Det er her drejebogen eller kogebogen

for undersøgelsen skal kunne findes.

Ud over at søge vejledning i de i ovenstående afsnit nævnte referencer, skal man sørge

for at rette sig efter “Vejledning for udformning af undersøgelsesplaner, datadokumentation

og opbevaring af data inden for klinisk og klinisk-epidemiologisk forskning”, som

SSVF og Udvalget Vedrørende Videnskabelig Uredelighed har udarbejdet (4). Man bør

endvidere sætte sig ind i indholdet af de vejledninger, Udvalget Vedrørende Videnskabelig

Uredelighed har publiceret i Ugeskrift for Læger 1999 (5).

Ved udformning af forskningsprotokollen bør der også tages højde for anbefalingerne i

projekthåndbogens andre afsnit om bl.a. forløb og dokumentation.

For en introduktion til God Epidemiologisk Praksis henvises til den beskrivelse, som er

udarbejdet af en arbejdsgruppe under International Epidemiology Association (6).

2.4 Budget

Der skal udarbejdes flere typer budget. Det Sundhedsvidenskabelige Forskningsråd ønsker

således et relativt detaljeret budget for 1. projektår og et oversigtsbudget for hele

projektperioden. Herudover skal man som baggrund for ansøgningsbudgettet selv have

et detaljeret budget for hele projektet. Bemærk, at der er tale om totalbudgetter for hele

projektet, altså både for den del, der ansøges om og den del, der finansieres af SIF eller

andre kilder.

Det er forskningslederens ansvar at vurdere, om budgettet er rimeligt i forhold til projektets

omfang, samt mere pragmatisk om det ansøgte er realistisk i forhold til fondens

størrelse. I større ansøgninger kan der evt. budgetteres med edb-udstyr, men budgettet

skal være troværdigt og må ikke pustes kunstigt op.

Et budget deles op i løn og driftsudgifter. Lønbudgettet deles op i løn til videnskabeligt og

teknisk/administrativt personale og specificeres under disse overskrifter i løn til enkeltpersoner

(f.eks. egen løn, andre forskere, edb, sekretær). Driftsudgifter omfatter f.eks.

udgifter til trykning af spørgeskemaer og rapporter, dataindsamling, rejser mv. Nævn altid

alle andre søgte finansieringskilder og angiv, hvem der dækker hvad. Husk også at

angive institutionens eget bidrag; det vil som regel styrke en ansøgning, at institutionen

finder et projekt så væsentligt, at der skydes penge fra grundbudgettet ind i det. Ofte vil

19


der i vejledningen til ansøgningen være et direkte krav om medfinansiering fra instituttet.

Lønudgifter beregnes ud fra lønsatserne som beskrevet i administrationens ”Retningslinier

– til brug for ansøgning om eksterne midler” (se intranet), hvor der er taget højde for

feriepenge og pensionsbidrag. I øvrigt kan der fås hjælp ved at kontakte administrationen.

Driftsudgifter er vanskelige at håndtere, da en del udgifter ikke er synlige i det daglige,

f.eks. husleje, lys, varme, telefon og porto, men de skal afholdes alligevel. Nogle af denne

type driftsudgifter kan dækkes af det såkaldte administrationsbidrag (overhead). Som

udgangspunkt tilstræbes 35 % i overhead på alle tilskudsfinansierede projekter. Søg råd

i administrationen!

Det er praktisk at udarbejde budgettet i et regneark. Erfaringen viser, at det skal revideres

flere gange!

2.5 Referencer

1. Kamper-Jørgensen F. Forskningsprotokollen - især den epidemiologiske. DIKE 1998

2. Backer P, Holstein B, Jeune B, Juul S, Olsen J, Theilgaard A, Zachau-Christiansen B.

Opbygning af en forskningsprotokol. Vejledning for samfundsmedicinske ansøgninger

til Statens lægevidenskabelige Forskningsråd. Tandlægebladet 1985:19;718-21.

3. Information om rådets fondsfunktion. Hvordan søger man til den årlige ansøgningstermin.

Vejledning på internettet fra SSVF 1998, under www.forskraad.dk

4. Vejledning for udformning af undersøgelsesplaner, datadokumentation og opbevaring

af data inden for klinisk og klinisk-epidemiologisk forskning. Revideret vejledning for

udformning af forsøgsprotokoller og datadokumentation inden for sundhedsvidenskabelig

forskning. SSVF og Udvalget Vedrørende Videnskabelig Uredelighed. August

1996.

5. Orientering fra Udvalget Vedrørende Videnskabelig Uredelighed. I. God videnskabelig

praksis. II. Vejledning for indgåelse af aftaler ved påbegyndelse af forskningsprojekter.

III. Vejledning vedrørende ret og pligt til opbevaring og brug af videnskabelige

data. IV. Vejledning vedrørende forfatterskab. Ugeskr Læger 1999; 5:610-18.

6. IEA European Epidemiology Group. Good Epidemiology Practice. Proper conduct in

epidemiologic research. http://www.dundee.ac.uk/iea/GoodPract.htm.

20


3. Administrativ forankring af nyt projekt

Flowdiagram

En projektidé opstår!

Forskningsleder, temakoordinator, forsker eller sekretær opretter projektet

elektronisk i projektdatabasen (projektet tildeles herved automatisk et IDÉnummer)

og forankringsskemaet dannes.

Husk at udfylde ”Vurdering af finansiering”

Forankringsskema

Meddelelse om forankringsskemaet med angivelse af IDÉnummer formidles til den

sundhedsfaglige direktionsmedarbejder i administrationen og til forskningsleder med

henblik på godkendelse på forskningsledermøde.

Godkendt

Forankringsskema

Efter godkendelse afleverer sundhedsfaglig direktionsmedarbejder print af forankringsskemaet

(påført dato og beslutning) til journalfører.

Journalfører registrerer projektet i journalen og tildeler projektet et journalnummer.

Herefter sender journalfører journalinfo via e-mail til ARS-medarbejder og lægger

skemaet til denne.

ARS-medarbejder opretter projektet i ARS, tildeler det et projektnummer og returnerer

forankringsskemaet med påført projektnummer til journalfører.

Journalfører påfører projektnummeret på den elektroniske version. Journalfører afleverer

en kopi af skemaet til programsekretæren og arkiverer originalversionen i brevordner.

Aktivt projekt

Programsekretæren opretter og afleverer logbog til projektleder/forskningsleder.

Kopi af forankringsskemaet opbevares i projektets logbog.

Projektleder giver besked til de medarbejdere, som nu skal arbejde med projektet og

tidsregistrere på det nye projektnummer.

Hermed er projektet forankret

21


4. Samarbejdsaftaler

Ved samarbejdsaftaler/kontrakter menes alle med undtagelse af EU-kontrakter. Disse

behandles specielt og efter særskilte regler. Samarbejdsaftaler/kontrakter sendes, inden

indgåelse, via campuschef til Forskerservice til vurdering. Alle samarbejdsaftaler underskrives

som udgangspunkt af SIF’s forskningschef, SDU’s leder af Forskerservice og Dekan

på Sundhedsvidenskabeligt fakultet.

Når aftalen er endelig færdig underskrives den af SDU, som sender den til underskrift på

SIF, som sender videre til den institution kontrakten indgås med. Alle aftaler underskrives

i 3 eksemplarer – én til SDU’s Forskerservice, én til SIF og én til den part der indgås

kontrakt med. Når kontrakten er underskrevet af alle parten kan projektet starte.

Tjekliste for indgåelse af samarbejdsaftale

1. Forskningsprojektets titel

2. Deltagere

Personer med evt. angivelse af SIF program, institution eller andet.

3. Formål

Angivelse af det overordnede formål.

Projektbeskrivelse vedlægges.

4. Projektorganisation

Forskningsleder/Projektleder.

Øvrige forskningsmedarbejdere.

Evt. sammensætning af styregruppe/følgegruppe.

Ansvar for de enkelte arbejdsopgaver med henblik på at sikre overholdelse af arbejds-

og tidsplan.

Ansvar for evt. anmeldelse til Regional Videnskabsetisk Komité, Sundhedsstyrelsen,

Lægemiddelstyrelsen og/eller Datatilsynet.

Opbevaring af elektroniske data i fælles database.

Opbevaring af samtykkeerklæringer, forsøgsbilag, personbilag.

Bestemmelse om procedure for vedtagelse af eventuelle senere protokolændringer,

herunder hvorledes de behandles på møder og gøres kendt for alle deltagere.

5. Tidsplan, arbejds- og ansvarsfordeling

Angivelse for hver type af data, hvem der påregnes at måtte bruge dem til publikationer.

Angivelse af principper for hvilke data de enkelte medarbejdere må have i kopi, og

hvilke data de må medtage ved projektets afslutning eller ved en eventuelt tidligere

afbrydelse af samarbejde med gruppen, hvad enten en sådan afbrydelse er frivillig

eller tvungen.

Tidsplanen for de enkelte aktiviteter i undersøgelsen, herunder angivelse af

eventuelle milepæle og forskningsmæssige mål, der forudses at kunne realiseres på

disse mellemstadier. I tidsplanen kan der eksempelvis også indgå ansøgning om

finansiering, evt. kongres, dataindsamling, oparbejdning af data, mv.

Hvad skal ske, hvis tidsplanen ikke overholdes.

Hvad skal ske, hvis der ikke bliver skrevet et manuskriptudkast.

Hvad skal ske, hvis der bliver skrevet en rapport og ingen artikel.

6. Finansiering

Opstilling af budget. For personaleomkostninger benyttes fastsatte salgspriser for

ressourcegrupper med angivelse af ressourcepriser. For følgende år tillægges 5% pr.

år. Gældende satser vil være tilgængelig på intranet.

22


Fordeling af budgetansvar.

Finansiering – herunder finansiering af overhead.

Redegørelse for alle andre forhold vedr. projektets økonomi, herunder også evt. indtægter

opnået gennem projektet, f.eks. salg af publikationer.

7. Publicering og anden formidling af resultater

Skitse for publikationer, der forventes at blive resultatet af arbejdet.

Forventet forfatterliste, inkl. forfatterrækkefølge.

Hvilke vejledere og andre bidragsydere bør nævnes i f.eks. Acknowledgments.

Hvem må udtale sig på gruppens vegne over for myndigheder og nyhedsmedier efter

publicering.

Må der citeres resultater før publicering, ved foredrag - med eller uden presse -, til

nyhedsmedier og hvem må i givet fald gøre det.

Aftale om pressemeddelelse og udsendelseslister.

Hvem udarbejder manuskriptudkast.

Hvem udarbejder medforfattererklæring.

Hvem indhenter godkendelser fra alle deltagere forud for fremsendelse af manuskript

og medforfattererklæringer til publikation.

Hvem fremsender referee-kommentarer til alle deltagere.

Hvem udarbejder ændringer som følge af referee-bemærkninger.

Hvem afgør, hvilke rettelser, der skal tilgodeses.

Hvem sørger for, at projektdeltagernes kommentarer bliver kendt af alle.

8. Opsigelse af aftale

Aftale om hvorledes en eventuel afbrydelse af projektsamarbejdet håndteres.

9. Særlige forhold

Fastlæggelse af ordinære plenummøder og regler for indkaldelse til ekstraordinære

møder.

Hvem er ansvarlig for mødeindkaldelse.

Hvem skal deltage i møder.

Hvem kan ændre i projektplanen.

Hvem er ansvarlig for ajourføring af deltageroversigten i tilfælde af ændringer, og for

at sådanne reviderede udgaver fordeles til alle deltagere.

Bestemmelse om procedure for optagelse af nye deltagere og for frivillig eller tvungen

fratræden af hidtidige deltagere. Det skal tillige bestemmes, hvorledes man i sådanne

tilfælde skal forholde sig med hensyn til øvrige relevante punkter i kontrakten.

Angivelse af procedure for evt. ændring af projektledelsen.

Bestemmelse om hvorledes uenighed skal håndteres og om etablering af en evt. opmandsfunktion

eller andre former for ekstern bistand til afgørelse af mulige større

konflikter.

Angivelse af procedurer for ændring i projektprotokollen.

Angivelse af, hvilke deltagere som evt. planlægger at udnytte resultater fra projektet

til ph.d.- eller doktorafhandlinger, med skitsering af hvilke data, der påregnes anvendt

hertil.

Vær opmærksom på særlige forhold ved dataleverancer til udlandet.

23


SAMARBEJDSAFTALE

1. Forskningsprojektets titel:

2. Samarbejdsaftalen indgås mellem (institutions navn og navn på ansvarlig fra institutionen):

3. Projektets formål:

4. Projektorganisation:

5. Tidsplan og arbejdsdeling:

6. Finansiel aftale (opstilling af budget med betalingsterminer):

7. Publicering:

8. Opsigelse af aftale:

9. Særlige forhold:

For Syddansk Universitet

Dato: / 20XX Dato: / 20XX

____________________________ _________________________

Forskningschef XX-institut

Statens Institut for Folkesundhed

Dato: / 20XX

____________________________

Leder af Forskerservice

Dato: / 20XX

______________________________

Dekan

Det Sundhedsvidenskabelige fakultet

24


5. Anmeldelse til Datatilsyn og Videnskabsetisk Komité

Dette kapitel omhandler anmeldelse af projekter til Datatilsynet, hvilket er relevant for

de fleste forskningsprojekter, samt anmeldelse til Videnskabsetisk Komité, hvilket forekommer

mere sjældent.

5.1 Datatilsynet

Formål med anmeldelse

Forskning udført ved SIF er forskning udført af offentlig myndighed. I forskningsprojekter

er SIF ”dataansvarlig myndighed” (og ikke enkeltpersoner på SIF). Formålet med at anmelde

projekter til Datatilsynet er dels at Datatilsynet kan sikre den fornødne kontrol

med databehandlingerne, dels at der opstår åbenhed omkring forskningsprojekter. Datatilsynet

fører således en offentlig tilgængelig fortegnelse over anmeldte forskningsprojekter.

I Datatilsynets terminologi tales om ”behandlinger”, hvilket betyder enhver form for

håndtering af oplysninger.

Hvilke projekter skal anmeldelse?

Som hovedregel skal alle projekter, hvor der indsamles egne data anmeldes til Datatilsynet.

Dette gælder også projekter, hvor egne data kobles til data andre steder fra (f.eks.

Danmarks Statistik), mens det typisk ikke gælder projekter, hvor data udelukkende

stammer fra andre kilder (f.eks. registre i Danmarks Statistik).

Mere specifikt skal alle projekter, der indeholder personoplysninger anmeldes. Personoplysninger

defineres som ”enhver form for information om en identificeret eller identificerbar

fysisk person”. Ved identificerbar forstås at personen direkte eller indirekte kan identificeres

f.eks. ved et identifikationsnummer eller ved et eller flere elementer, der er særlige

for en given persons fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale

identitet. Det er uden betydning, om identifikationsoplysningen kun er tilgængelig for

indviede. Er f.eks. navn eller adresse erstattet med en kode, der kan føres tilbage til den

oprindelige individuelle oplysning, vil der stadig være tale om en personoplysning.

Oplysninger, der er gjort anonyme på en sådan måde at personen ikke længere kan

identificeres er ikke personoplysninger. Ved afgørelse af, om en person er identificerbar,

skal overvejes alle hjælpemidler, der med rimelighed kan tænkes brugt for at identificere

den pågældende person – enten af den dataansvarlige eller af enhver anden person.

Der er dog enkelte undtagelser fra anmeldelsespligten. Projekter, der ikke indeholder fortrolige

oplysninger skal ikke anmeldes. En oplysning er fortrolig når den ved lov er betegnet

sådan eller når den i øvrigt er nødvendig at hemmeligholde for at varetage væsentlige

hensyn til offentlige eller private interesser. Eksempel på oplysninger der er fortrolige:

Racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning,

fagforeningsmæssige tilhørsforhold, oplysninger om helbredsforhold, seksuelle forhold,

oplysninger om strafbare forhold og væsentlig sociale problemer, oplysninger om interne

familieforhold (stridigheder, selvmordsforsøg og ulykker), indtægt/formue, arbejds-, uddannelses-

og ansættelsesmæssige forhold.

Hvornår skal projekter anmeldes?

Ved projektstart. Projekter kan ikke iværksættes før Datatilsynet er kommet med en udtalelse

som svar på anmeldelsen.

Hvad skal der stå i anmeldelsen?

På Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk findes en elektronisk blanket. SIF er

dataansvarlig myndighed og opbevarer data. Formålet med projektet skal kort beskrives.

For forskningsprojekter gælder at ”behandlingerne udelukkende sker i videnskabeligt eller

statistisk øjemed”. Det skal generelt beskrives hvilke typer af ”behandling”, der ind-

25


går. Det kan f.eks. være udtræk fra et registre eller indhentning af oplysninger via spørgeskema.

Hvis der er tale om et samarbejdsprojekt, hvor data skal overføres til andre

skal disse modtagere nævnes. SIF træffer sikkerhedsforanstaltninger efter både kapitel

1, 2 og 3 i Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15.juni 2000. Det betyder i praksis,

at vi følger de lovgivne sikkerhedsforanstaltninger omkring f.eks. opbevaring af data

(både elektronisk og i papirform), samt at vi har vore egne uddybende sikkerhedsforanstaltninger.

Til sidst i anmeldelsen skal angives, hvornår oplysningerne vil blive slettet. Denne frist

skal overholdes og når data er slettet skal dette meddeles til Datatilsynet (kan gøres

elektronisk). For at sikre at oplysningerne kan bruges ved senere forskningsprojekter,

skal data arkiveres i Dansk Data Arkiv Sundhed (DDA Sundhed) før en fysisk sletning.

En sådan arkivering betragtes juridisk som en sletning og data kan senere 'genoplives'

ved henvendelse til DDA Sundhed.

5.2 Videnskabsetisk Komité

Alle biomedicinske forskningsprojekter, der involverer mennesker eller menneskeligt biologisk

materiale så som væv, æg og celler skal godkendes af en Videnskabsetisk Komité

inden forskningsprojektet må sættes i gang.

Spørgeskemaundersøgelser, interviewundersøgelser og registerforskningsprojekter skal

kun anmeldes og godkendes af Videnskabsetisk Komité, hvis der i projektet indgår undersøgelse

af menneskeligt biologisk materiale.

En forskningsansøgning skal indsendes til én af de 8 regionale Videnskabsetiske Komitéer,

der behandler anmeldelser af biomedicinske forskningsprojekter. Det er forskningsstedet

(adressen) for den forsøgsansvarlige, der er afgørende for, til hvilken komité anmeldelsen

skal ske. For SIF skal anmeldelsen ske til de Videnskabsetiske Komitéer for

Region Hovedstaden, Regionsgården, Kongens Vænge 2, 3400 Hillerød. Er der tale om et

multi-center projekt, skal projektet kun anmeldes til én komité – der hvor den koordinerende

forsøgsansvarlige hører til. Multicenter projekter, der samtidigt er multinationale,

skal dog altid anmeldes i Danmark, hvis en del af projektet finder sted her.

Anmeldelse skal ske ved hjælp af en elektronisk anmeldelsesblanket. Denne samt flere

oplysninger, bl.a. om forsøgspersoners rettigheder og samtykkeerklæring, kan findes på

den Centrale Videnskabsetiske Komités hjemmeside www.cvk.im.dk.

26


6. Dataindsamling ved spørgeskema- og interviewundersøgelser

Dette kapitel er udformet som en huske- og inspirationsliste, der beskriver de forskellige

elementer i et dataindsamlingsforløb og giver forslag til, hvorledes ting konkret kan løses

eller henviser til etableret praksis på SIF. Kapitlet indeholder også et afsnit med overvejelser

i forbindelse med elektronisk/internetbaseret dataindsamling.

6.1 Tjekliste

Hvad skal gøres

Kommentarer

Emne: Generelt om undersøgelse og dataindsamling

Hvilke hovedtemaer skal belyses i undersøgelsen?

Udarbejdelse af begrebsmæssig model,

herunder inddragelse af interessenters

ønsker.

Opstilling af detaljeret variabelliste.

Hvilken form for dataindsamling skal anvendes?

- besøgsinterview

- selvadministreret spørgeskema

- telefoninterview

- besvarelse på internet eller kombination

af forskellige metoder.

Fastlæggelse af stikprøve/udvalg, herunder

in- og eksklusionskriterier.

Overvejelse af statistisk styrke.

Eksplorativ fase: Undersøgelsespopulationen

studeres, interviewes, erfaringer indsamles.

Indsamling af andre spørgeskemaer inden

for samme område med henblik på genbrug.

Kontakt til andre forskere mhp. indsamling

af erfaringer med anvendte spørgsmål,

gennemførte valideringsundersøgelser

eller nationalt eller internationalt

vedtagne ’golden standards’.

27

Nedsæt evt. følgegruppe for projektet.

Følger praksis for selvadministreret spørgeskema.

Den internetbaserede fremgangsmåde

er dog kun anvendelig, hvis

population er fortrolig med og har nem

adgang til en PC og internettet.

Hvilke temaer er relevante for netop den

gruppe? Hvilket sprog tales? Hvilke begrebsmæssige

rammer?

Genbrug af ’gamle’ spørgsmål giver muligheder

for at sammenligne med andre

undersøgelsesresultater. Især af betydning

i den deskriptive undersøgelse.

Husk at der skal dokumenteres hvilke undersøgelser

man har lånt spørgsmål fra.


Hvad skal gøres

Oversættelse af spørgeskemaer:

- Oversættelse – gerne af flere af hinanden

uafhængige personer og gerne

af professionelle oversættere

- Tilbageoversættelse. Der skal gennemføres

lige så mange tilbageoversættelser

som oversættelser. Foretages

af indbyrdes uafhængige personer

og gerne af professionelle oversættere

- Fastlæggelse af slutversion. Her

sammenlignes oversættelserne, version

udvælges, tilpasses. Vigtigt at

fastholde ekvivalensen mellem kildeversion

og oversat version.

- Gentagne afprøvninger af den oversatte

version.

Indhentning af diverse tilladelser:

- Videnskabsetisk Komité

- Datatilsynet

Etabler kontakt til relevante personer/

institutioner af betydning for

dataindsamlingens forløb, f.eks.

hospitalsafdelinger, faggrupper mv.

Aftale om hvorledes data skal oparbejdes:

- kontakt scanningsbureau.

Tidsplan for dataindsamling udarbejdes.

Budget for dataindsamlingsfasen udarbejdes.

Bør omfatte:

- trykning eller elektronisk opsætning af

spørgeskema

- trykning/fotokopiering af introduktionsbrev

- portoudgifter, inkl. rykkere og evt. returkuverter

- lønudgifter i forbindelse med skemabehandling,

administrering af internetbaseret

spørgeskema, kodning og

indtastning (se senere).

28

Kommentarer

Litteratur om oversættelse af spørgeskemaer:

Kvamme OJ, Mainz, Helin A, Ribacke M,

Olesen F, Hjortdahl P. Oversættelse af

spørreskjema. Nordisk medicin 1998;

113:,363,-366.

Bjorner JB, Thunedborg K, Kodvig J, Bech

P. The Danish SF-36 health survey: translation

and preliminary validity studies. J

Clin Epidemiol 1998;51(11)991-999.

Jvf. kapitel 5.

Har betydning for spørgeskemaets lay-out

og skal derfor være besluttet på et relativt

tidligt tidspunkt i forløbet.

Se afsnit 6.3

Ved valg af internetbaseret spørgeskema

er det muligt blot at købe sig adgang til

relevant software, eller at udliciterer hele

design og indsamlingsprocessen.


Hvad skal gøres

Emne: Konstruktion af spørgeskema

– Det enkelte spørgsmål

Der sondres mellem

- åbne spørgsmål (besvares med personens

egne ord i fri tekst)

- lukkede spørgsmål (gensidigt udelukkende

svarkategorier. Der kan kun gives

ét svar).

- delvis lukkede spørgsmål (har en svarkategori

’andet’, hvori der kan skrives

fri tekst).

- Flere spørgsmål kan indgå i et spørgsmålsbatteri,

hvor de samme svarkategorier

bruges til alle delspørgsmål.

Et spørgsmål kan indeholde flere variable.

Kvalitetskrav: det enkelte spørgsmål skal

være

- entydigt

- endimensionalt

- forståeligt

- neutralt (ikke ledende)

- nødvendigt

- tilstrækkeligt.

Overvej om svarkategorien ’ved ikke’ skal

medtages.

29

Kommentarer

Skal efterkodes. Overvej nøje om det er

hensigtsmæssigt at bruge åbne spørgsmål.

Ved brug af internetbaseret spørgeskema

kan åbne spørgsmål være nemmere at

bearbejde.

Kræver afsøgning af feltet for at kunne

finde frem til gensidigt udelukkende svarkategorier.

Den valgte skala i svarkategorierne (nominalskala,

ordinalskala eller intervalskala)

er af betydning for, hvorledes spørgsmålet

kan analyseres.

Medtages ikke i interviewskemaer med

mindre det er en analysemæssig relevant

svarkategori. I selvadministrerede spørgeskemaer

kan ’ved ikke’ være mere relevant

at have med, bl.a. for at kunne

sondre mellem ’ved ikke’ og ’uoplyst’

(oversprungne spørgsmål).


Hvad skal gøres

Overvej antal svarkategorier i spørgsmål

med svarskalaer, f.eks. meget enig, enig,

hverken enig eller uenig, uenig, meget

uenig eller meget tilfredsstillende, tilfredsstillende,

hverken - eller, utilfredsstillende,

meget utilfredsstillende.

Svarkategorierne skal formuleres, så de

er en naturlig fortsættelse af spørgsmålet.

Alternativt skal de præsenteres i selve

spørgsmålet.

Giv instruktion til det enkelte spørgsmål i

selvadministrerede spørgeskemaer f.eks.

’kun ét svar’, ’ét svar i hver linie’.

Skal der bruges du eller De i tiltaleform?

30

Kommentarer

Der findes ingen endegyldig regel mht.

om der skal være et lige eller et ulige antal

svarkategorier. Det afhænger selvfølgelig

først og fremmest af selve spørgsmålet.

Begrundelser for, at en svarperson vælger

den midterste af et ulige antal, kan

være, at han virkelig er neutral, at han

ingen mening har om sagen, at han er

usikker i sin stillingtagen, at han ikke kan

huske sagen osv. Kun den første begrundelse

hører reelt til i midterkategorien,

men de øvrige begrundelser gør nok mindre

skade i den svarkategori end i de øvrige

(Wärneryd).

5 svarkategorier er ofte at foretrække

frem for 3, fordi svarpersonen får flere

valgmuligheder. I analysen vil de to yderste

svarkategorier i hver ende af skalaen

ofte blive slået sammen. For et lige antal

svarkategorier taler, at svarpersonen

’tvinges’ til at tage stilling.

Pas på åbne spørgsmål, hvor der kan forventes

mange fremmedord, f.eks. lægemidler.

Giver problemer mht. scanning,

samt efterfølgende kodning og til dels

med hulning. Ikke et problem ved internetbaseret

spørgeskema. Muligt at trække

svar ud som en almindelig tekst fil.


Hvad skal gøres

Emne: Hele spørgeskemaet

Rækkefølgen af de forskellige emner, der

indgår i skemaet.

Overgangstekster mellem de forskellige

emner i spørgeskemaet.

Filtre, spørgsmålshenvisninger og sidehenvisninger

ændrer sig ved hver eneste

revision af spørgeskemaet. Skal tjekkes

lige til det sidste.

Indledningstekst og ’tak for medvirken’.

Plads til kommentarer i slutningen af

skemaet.

Ved selvadministrerede spørgeskemaer:

instruktion i hvorledes skemaet udfyldes,

gerne med eksempler, der er udfyldt.

Baggrundsvariable og spørgsmål til beskrivelse

af helbredstilstand.

Emne: Lay-out og teknisk produktion

Skemaet skal se indbydende og ordentligt

ud.

Megen luft.

Klar typografi.

Versaler er sværere at læse end skiftende

store og små bogstaver.

Selve spørgsmålet skrives med fed skrift,

svarkategorier med alm. skrift og instruktionsbemærkninger

i interviewskemaet

evt. med kursiv.

Svarkategorierne skrives så vidt muligt

under hinanden og ikke ved siden af hinanden

(vi læser oppefra og ned).

Svar markeres med ciffer ved siden af afkrydsningsfirkant.

Afkrydsningsfirkant eller

ring skal stå til højre for svarkategorierne.

31

Kommentarer

Følsomme emner belyses til sidst. Også

komplicerede spørgsmål/filterspørgsmål

bør komme sidst i forløbet.

Har til formål at forberede svarpersonen

på emneskiftet.

I interviewskemaer kan alm. baggrundsoplysninger

bruges som indledning til at

etablere kontakt. I selvadministrerede

spørgeskemaer bør baggrundsoplysninger

stå til sidst i skemaet.

Generelt bør rækkefølgen dog overvejes

konkret i situationen.

Se afsnit 6.2 med forslag til baggrundsvariable

og enkelte spørgsmål, der bør medtages

i alle undersøgelser. Vil kunne bruges

som referencemateriale.

Lay-outet skal gennemtænkes af hensyn

til

- interviewforløb/selvudfyldelse

- opnåelsesprocent

- evt. scanning

- evt. plads til at svarfordelingerne kan

indføjes.

Der vil blive udarbejdet regler for opsætning

til scanning.

Afklares med scanner-bureau.

Fordel ved at bruge ring om ciffer:

vha. cifrene angives, om der er tale om et

lukket spørgsmål eller et spørgsmål, hvor

der kan gives flere svar (1-tal ud for hver

svarmulighed).


Hvad skal gøres

Antallet af sider i spørgeskemaet.

Trykning af spørgeskema:

- kontakt til trykkeri

- indhentning af tilbud

- valg af farve til omslag, valg af papirkvalitet

- fastlæggelse af oplagsstørrelse.

Trykning af returkuverter.

Opsætning af internetbaseret spørgeskema:

- indhentning af tilbud. (sikre sig at firmaet

har kapacitet til at håndterer det

forventede antal ’hot’ på deres server)

- valg af opsætning/layout.

Emne: Afprøvning/prøveundersøgelse

Skemaet afprøves og afprøves og afprøves

- på andre i projektgruppen

- på andre i instituttet

- på nøglepersoner

- ved efterfølgende interview, hvor svarpersonernes

begrundelser for besvarelsen

belyses

- ved egentlig prøveundersøgelse, der

både afprøver spørgeskemaet og selve

dataindsamlingsforløbet.

32

Kommentarer

Tænk også på portoudgifter og respondenternes

overskud til besvarelse.

Ved brug af internetbaseret spørgeskema,

stilles kun for den enkelte respondents

relevante spørgsmål, hvilket forkorter

spørgeskemaet.

Beregn god tid til trykning af skemaerne

og lav aftale med bogtrykker.

Har betydning for portoudgifterne.

Foretage et valg om man selv vil opsætte

og gennemføre lanceringen af undersøgelsen,

eller om man vil udlicitere opgaven

til et firma. Hvis man selv gør det har

man direkte adgang til data og kan således

følge med i svarudviklingen.

Beregn god tid til gennemtestning af

skemaerne efter opsætning. Alle filtre

skal gennemtestes.

Forskerne skal ud og prøveinterviewe.

Undersøgelsen (pilot) skal omfatte minimum

20-25 personer, der er typiske for

undersøgelsespopulationen.

Sørg for at indhente kommentarer og

vurderinger fra de interviewere, der har

gennemført prøveundersøgelsen.


Hvad skal gøres

Emne: Informationsskrivelse

Ved interview udsendes informationsskrivelse

til de udtrukne svarpersoner.

Ved selvadministreret spørgeskema sendes

informationsskrivelsen sammen med

spørgeskemaet (er evt. forsiden på skemaet).

Hvis undersøgelsen er internetbaseret,

sendes en vejledning til hvordan

respondenten opnår adgang til spørgeskema

dvs. link og adgangskoder.

Informationsskrivelsen skal indeholde oplysning

om:

- hvem er vi

- hvorfor laver vi undersøgelsen

- hvornår sker det

- hvordan er udvælgelsen sket

- at deltagelse er frivillig

- garanti for at ingen enkeltpersoner kan

genkendes

- hvor man kan få yderligere information

Nævn kontaktperson.

Emne: Instruktion af interviewere

Generel orientering om undersøgelsen.

Udarbejdelse af instruktionseksemplar af

spørgeskema.

Gennemførelse af rollespil som træning til

interviewingen.

Orientering om praktiske forhold i forbindelse

med dataindsamlingen.

Udarbejdelse af evt. supplerende instruktion

efter instruktionsmødet.

Løbende kontakt med interviewerne under

dataindsamlingen.

33

Kommentarer

Se eksempler på introduktionsskrivelser.

Introduktionsskrivelsen bør være kort

men alligevel informativ. I SUSY-94 vurderede

82% af svarpersonerne, at informationen

i informations-brevet var passende,

men 13% fandt, at der var for lidt

information og kun 1% fandt, at der var

for meget information.

Inddrag kommunikationskyndig.

Det bør nøje overvejes, om man kan bruge

begrebet ’anonymitet’. IP er jo ikke

anonym, for vi har navn, adresse mv.

Præciser i stedet, at ingen IP vil kunne

genkendes, når resultaterne offentliggøres.

Indeholder uddybende instruktioner til de

enkelte spørgsmål.


Hvad skal gøres

Kommentarer

Emne: Udsendelse af selvadministrerede spørgeskemaer

Ved undersøgelser med identifikation af

svarpersoner:

- følgebrev/informationsskrivelse

- frankeret svarkuvert vedlægges -

mærkes med farve mhp. let at kunne

skelne mellem returkuverter fra

forskellige undersøgelser

- spørgeskemaer og labels/adressesedler

nummereres

- registreringsfil etableres. Skal rumme

oplysning om:

- navn, adresse og evt. telefonnummer

på svarperson

- løbenummer

- dato for udsendelse af spørgeskema

- dato for returnering af spørgeskema

- dato for udsendelse af rykkere

- bortfaldårsag oplyst ved telefon

eller brev

- evt. kode for helt eller delvist udfyldt

spørgeskema.

Ved undersøgelser uden identifikation af

svarpersoner:

- følgebrev/informationsskrivelse

- frankeret svarkuvert vedlægges -

mærkes med farve mhp. let at kunne

skelne mellem returkuverter fra

forskellige undersøgelser

husk at lave et tilstrækkeligt sæt

(min. 3) labels eller adressesedler til

rykkerproceduren.

Emne: Rykkerprocedure

Antal rykkere.

Tidsinterval.

Rykkere via brev, telefonisk eller mail.

Rykker med eller uden spørgeskema.

Ved undersøgelser med identifikation af

svarpersoner rykkes kun de, der ikke har

returneret skemaet.

Rykkerskrivelsen skal indeholde samme

oplysninger som informationsskrivelsen

samt oplysninger af relevans for selve

rykningen.

34

Hvis man har adgang til respondenternes

e-mails og har valgt et internetbaseret

skema, kan dette gøres via e-mail.

Registreringsfilen definerer undersøgelsespopulationen.

Løbenummeret er koblingen mellem det

besvarede spørgeskema og de personidentificerbare

oplysninger i registreringsfilen.

(løbenummer kunne evt. være

password). Dette kan blive gjort automatisk

i det software program som kører den

elektroniske spørgeskemaundersøgelse.

Dog vigtigt at noterer sig hvem der ikke

har modtaget invitationsbrev, grundet

flytning mv.

I modsætning til undersøgelser med identifikation

af svarpersoner er det ikke entydigt,

hvorledes undersøgelsespopulationen

er defineret. Har betydning for, hvorledes

bortfalds-analysen kan gennemføres.


Hvad skal gøres

Kommentarer

Emne: Information på SIF om dataindsamlingen

Skriftlig orientering til telefonpasningen.

Projektleder er ansvarlig for, at telefonhenvendelser

besvares, af hvem og hvordan.

Projektleder fastlægger hvordan det skal

håndteres når personer bortfalder, tidsaftaler

mv.

Emne: Skemabehandling

Åbning af kuverter og registrering i evt.

registreringsfil.

Daglig optælling og oversigt over dataindsamlingens

forløb.

Gennemsyn af skemaer.

Sortering.

Hvor skal skemamaterialet opbevares under

oparbejdningen?

Emne: Kodning

Udarbejdelse af kodenøgle og variabelliste.

Gennemgang og evt. efterkodning af svar

i ’andet’.

Kodning af åbne spørgsmål.

Emne: Indtastning/scanning

Tjek antal skemaer når de sendes til

scanning og når de kommer retur.

Skemaer med personidentificerbare oplysninger

må ikke stå frit tilgængeligt i

receptionen.

Kontrol af scanning på udvalgt materiale.

Ulogiske besvarelser.

Intern logisk kontrol af skemaet: beslut

hvornår der skal rettes og hvordan der

evt. skal rettes.

Lav vejledning for hvorledes ikkeentydige

besvarelser skal behandles.

35

Det er vigtigt at forskerne er med til at

tage imod telefonbeskeder, for at få indblik

i hvordan folk tænker og føler når de

modtager spørgeskemaet.

Faste koder for ’ved ikke’, ’uoplyst’ og ‘irrelevant’.

Kodningen kan ske før eller efter indtastningen,

direkte i skemaet eller på udskrevne

lister.

Dvs. sammenligning med selve spørgeskemaet

f.eks. datoer, alder, oplysninger

om antal dage mv.

Kontrol af overholdelse af filtre eller andre

spørgsmålsoverspringelser.


6.2 Forslag til baggrundsvariable

Nedenfor er listet de baggrundsvariable, der som standardprocedure bør indgå i samtlige

SIF-undersøgelser. Enten via direkte udspørgen eller via oplysninger i registreringsfil.

Køn

Alder

Samlivsstatus

Skoleuddannelse

Erhvervsuddannelse

Aktuel erhvervsaktivitet

Socioøkonomisk placering

Bopæl

Familiesammensætning

Se nærmere for hvordan man har brugt baggrundsoplysninger

i SUSY-rapporterne, intranet, spørgeskemaer

og i DANCOS

Forslag til oplysninger om helbredsstatus, der som standardprocedure bør indgå i samtlige

SIF-undersøgelser.

Selvvurderet helbred

Oplevelsen af at være frisk nok til at gøre, hvad man har lyst til (helbredsrelateret livskvalitet)

Forekomst af langvarig sygdom

Forekomst af aktivitetsbegrænsninger inden for de seneste 14 dage

Medicinbrug

36


6.3 Skitse til tidsplan

Udarbejdelse af protokol

Udarbejdelse af model

Udarbejdelse af variabelliste

Konstruktion af spørgeskema

Indhentning af tilladelser

Prøveundersøgelse

Trykning af spørgeskemaer

Instruktion af interviewere

Registreringsfil etableres

Informationskrivelse og

spørgeskema udsendes

Pasning af dataindsamling/

telefonpasning

Registrering og gennemsyn

af indkomne skemaer

Udarbejdelse af kodenøgle

Indtastning/scanning

Fejlkontrol

Efterkodning

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Tidsplan for et ’tænkt’ dataindsamlingsforløb

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Måneder

37

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x


6.4 Elektronisk/internetbaseret dataindsamling

Elektroniske, herunder Internetbaserede, spørgeskemaundersøgelser bliver stadig oftere

brugt til indsamling af kvantitative data. Formålet med dette afsnit er at fremhæve en

række fordele og ulemper ved elektroniske undersøgelser, samt centrale overvejelser i

forbindelse med planlægningen og gennemførelsen af sådanne undersøgelser.

Umiddelbare fordele

En væsentlig fordel ved elektroniske spørgeskemaundersøgelser er, at man sparer eller

kan reducere udgifter til porto samt undgår ressourcekrævende indtastning af spørgeskemaer.

Idet data bliver registreret elektronisk er det tilgængelig med det samme, og

det er muligt at følge svarfrekvensen samt fordelingen af besvarelserne. Dette betyder,

at man kan vurdere hvornår, der er behov for at sende rykkerbreve eller rykkermails,

samt at man kan begynde at planlægge sine analyser allerede inden dataindsamlingen er

afsluttet.

Elektroniske spørgeskemaundersøgelser giver mulighed for at designe skemaet med audio

og visuelle effekter, med henblik på at øge respondenternes forståelse af spørgsmålene.

Det er desuden muligt at designe spørgeskemaet med filter og spring således, at

respondenter kun får de spørgsmål, der er relevante for netop dem. Igennem forskellige

design elementer er det desuden muligt at sikre sig at respondenten kun afgiver ét svar,

hvis dette er påkrævet.

Erfaringer med denne metode har desuden vist, at det elektroniske medie er godt i forhold

til at få mange og omfangsrige besvarelser på spørgsmål af mere kvalitativ karakter,

såsom åbne spørgsmål. Internetbaserede spørgeskemaer har også, i nogle tilfælde,

vist sig at være velegnede til dataindsamling blandt sundhedspersonale og administrationer,

som har offentligt tilgængelige arbejds-emailadresser.

En væsentlig ulempe ved den elektroniske besvarelsesform er den ofte lavere svarprocent

sammenlignet med papirskemaer. Dette er dog ikke nødvendigvis tilfældet, når metoden

eksempelvis anvendes i forbindelse med skolebaserede undersøgelser.

Mulige distribueringsmetoder

Det elektroniske spørgeskema kan distribueres på en række forskellige måder, hvoraf

nogen i høj grad ligner dem, der anvendes i forbindelse med selvadministrerede postrestance

spørgeskemaer. Hvis man vælger at gennemføre dataindsamlingen over internettet

kan man sende sine respondenter et informationsbrev med en beskrivelse af,

hvordan de finder og får adgang til undersøgelsen på internettet. Denne opfordring kan,

men behøver ikke, være knyttet til et respondentspecifikt password. Et sådan password

vil gøre det muligt at identificere dem, som har/ikke har deltaget, hvilket er brugbart i en

rykkerproces, ved opfølgning i registre samt i bortfaldsanalyser.

Den internetbaserede spørgeskemaundersøgelse kan også lanceres via emails, hvilket er

en ressourcebesparende metode. Endelig kan spørgeskemaet distribueres åbent som et

link på en specifik hjemmeside. Sidstenævnte metode giver ikke mulighed for at udvælge

sine respondenter, og man har ikke overblik over, om respondenterne har svaret flere

gange.

Udvælgelse af svarpersoner

Elektroniske spørgeskemaundersøgelser tager udgangspunkt i et medie, som ikke alle er

fuldt ud fortrolige med eller har adgang til. Derfor er det vigtigt at overveje, om brugen

af det elektroniske medie også er det mest optimale i forhold til at fremme en høj svarprocent

i undersøgelsespopulationen. Besvarelsen af elektroniske spørgeskemaer forudsætter,

at svarpersonerne har nem adgang til og er fortrolige med computere og eventu-

38


elt internettet. En manglende eller besværlig adgang kan gøre det unødigt svært for respondenterne

at deltage i undersøgelse, og kan lede til bortfald og selektionsbias.

Software

For at kunne gennemføre en elektronisk spørgeskemaundersøgelse er det nødvendigt at

have adgang til den rette software. Der er i dag en stor mængde softwareudbydere til

netop denne form for opgaver.

Det er muligt selv at få licens til softwaren, hvorved man selv kan planlægge, designe og

distribuere sin undersøgelse. Eller det er muligt at udlicitere opgaven til en softwareudbyder,

som står for design og gennemførelse, og fra hvem man efterfølgende får leveret

sin rådata.

Standardprogrammerne til selvadministration af design og distribution af elektroniske

spørgeskemaer er, i visse tilfælde, utilstrækkelig i forhold til behovet for forskellige

spørgsmålstyper og design, hvorfor det kan være nødvendigt at udlicitere opgaven.

Krav til software udbyderen.

Det er ikke alle udbydere som lever op til en acceptabel standard. Derfor er der en række

krav, som det er vigtigt at sikre sig, at softwareudbyderen lever op til. Disse krav er:

• Den indsamlede data skal opbevares på en sikker server, både mens dataindsamlingen

foregår samt efterfølgende.

• Firmaet og den server, de anvender, skal have kapacitet til at håndtere det antal

respondenter man kontakter, samt den mængde data man indsamler.

• Firmaet og serveren skal have den rette kapacitet til at sikre en ordentlig forbindelse

samt at respondenter ikke bliver smidt af spørgeskemaet undervejs.

• Det indsamlede materiale skal være af en ordentlig kvalitet, dvs. at spring og filtre

skal fungere, og der må ikke være rod i hvem, der er blevet tildelt hvilke

identifikationskoder.

• Respondenterne skal tildeles en unik og personspecifik kode, hvis der er behov for

at koble respondentdata til baggrundsoplysninger eller at identificere, hvilke respondenter

der har svaret og ikke skal rykkes for svar. Den unikke adgangskode

skal virke korrekt, således at respondenter ikke opnår adgang til andres spørgeskemaer.

• Det skal være muligt at få support i tilfælde af tekniske problemer.

• Softwaren skal være i stand til at håndtere forskellige PC-styresystemer.

Inden man går i gang med sin elektroniske undersøgelse, er det desuden relevant at undersøge

om SIF og SDU allerede har indgået licensaftaler, og om hvorvidt disse lever op

til ens behov. I denne forbindelse har KRAM, Registerprogrammet og Børneprogrammet

praktiske erfaringer.

39


7. Dataindsamling fra registre

Dette kapitel er en vejledning, som omhandler fem hovedgrupper af registre, som er relevant

for forskningen på SIF. Registrene kan dels benyttes til udtræk på valgte kriterier

og dels til samkørsel med SIF’s egne undersøgelser eller registre.

Sundhedsstyrelsens registre

Lægemiddelstyrelsens Lægemiddelstatistikregister

CPR-registeret

Danmarks Statistiks registre

SIF’s egne registre

Desuden henvises til publikationerne:

- Registre inden for sundhedsområdet. En oversigt over registre der kan anvendes i epidemiologisk

forskning og i sundhedsplanlægning. DIKE 1997.

- Sundhedsregistre og befolkningsundersøgelser i Danmark – til brug ved planlægning af

borgerrettet forebyggelse i kommunen. Sundhedsstyrelsen og SIF 2007. (http://www.sifolkesundhed.dk/upload/sundreg_befolkningsundersoegelse.pdf)

På SIF har Sundhedsstyrelsens registre og CPR-registeret en særlig status, fordi det er

muligt at køre direkte på disse registre fra vores eget netværk. Det er dog aktuelt kun

muligt at udtrække anonyme data fra Sundhedsstyrelsens registre via vores direkte forbindelse.

Vejledningen indeholder en kort beskrivelse af indholdet af udvalgte vigtige registre samt

en beskrivelse af proceduren ved indhentning af data fra disse registre. Desuden omtales

kort mulighederne for validering af registerdata. For yderligere detaljerede oplysninger

om registrene henvises f.eks. til publikationerne nævnt ovenfor og notater fra Sundhedsministeriet

vedr. Landspatientregisteret, Dødsårsagsregisteret og Sygesikringsregisteret,

Sundhedsstyrelsens vejledninger i udtræk fra registre samt publikationer omkring

fællesindholdet af LPR. Desuden kan opdateret information om registrene indhentes fra

de relevante hjemmesider (www.sst.dk og www.dst.dk)

Typer af udtræk

Proceduren for dataudtræk er afhængig af hvilken type af udtræk, der er behov for. Udtrækkene

kan inddeles i 3 hovedgrupper:

1. Anonyme tabelkørsler uden persondata

2. Udtræk af oplysninger for en gruppe personer identificeret ved personnummer eller

evt. ved navn og fødselsdato, herunder

med uddata på individ niveau

med uddata på aggregeret niveau

3. Udtræk af personer på udvalgte kriterier f.eks. personer med bestemte diagnoser,

fødselsdatoer, bopæl el.lign. og uddata på personniveau.

40


7.1 Ansøgning om udtræk eller samkøring

Udtræk af oplysninger fra registre kræver en ansøgning til den institution/person, der er

ansvarlig for registeret. Ansøgningen bør indeholde følgende oplysninger:

Formålet med udtrækket/samkørslen

Oplysning om hvilke personer udtrækket eller samkørslen vedrører

Oplysninger om hvilke variable, der ønskes fra det pågældende register

Hvilken tidsperiode udtrækket skal omfatte

Kontaktperson(er) på SIF

Som bilag vedlægges projektbeskrivelse og for personidentificerbare udtræk desuden de

relevante tilladelser fra Datatilsynet og evt. Videnskabsetisk Komité. Proceduren ved indhentning

af tilladelser fra Videnskabsetisk Komité og Datatilsynet er nærmere beskrevet i

kapitel 5.

7.2 Validitet af registerdata

Ved forskningsmæssig anvendelse af registre bliver der ofte stillet spørgsmål ved kvaliteten

af data. Det er derfor vigtigt at indhente registerbeskrivelser og eksisterende dokumentation

af registerets kvalitet. Kvaliteten af registerdata er stærkt afhængig af, med

hvilket formål de enkelte data er indsamlet, og hvilke konsekvenser fejl og mangler i data

har for den rutinemæssige anvendelse. Kvaliteten af et register indeholder flere komponenter,

som listet nedenfor.

Fuldstændighed: Registeret skal indeholde oplysninger om alle relevante personer

Pålidelighed: De registrerede data skal være korrekte (valide og reproducerbare)

Fortrolighed: Data skal være sikret mod uønsket brug

Sikkerhed: Data skal være sikret mod tab eller beskadigelse

Samtidighed: Data skal være aktuelle og tilgængelige, når man har brug for dem

Tilgængelighed: Data skal være fleksibelt organiseret så de kan anvendes til varierende

analyser over tid.

Før man anvender et register, bør man altid vurdere registerets kvalitet ved at gennemgå,

hvilken viden der foreligger om hver af de nævnte komponenter - og vurdere, hvilke

konsekvenser evt. fejl og mangler har for den påtænkte anvendelse af registeret. Det

gælder især de to første punkter om registerets fuldstændighed og de registrerede datas

pålidelighed. Hvis der ikke foreligger tilstrækkelig dokumentation for kvaliteten, kan det

være nødvendigt selv at gennemføre de nødvendige valideringsundersøgelser. Den enkleste

form for valideringsundersøgelse består af en kontrol af den interne konsistens i de

registrerede data. Det er en nem og billig metode. En anden relativ billig metode er en

sammenligning mellem uafhængige registre, der registrerer nogle af de samme data. Endelig

kan der gennemføres valideringsstudier, hvor en stikprøve af de registrerede data

sammenlignes med kildedata. Det er i reglen en tidskrævende og kostbar procedure. Det

er primært registerproducenternes ansvar at gennemføre valideringsstudier, men det

sker desværre alt for sjældent.

41


7.3 Sundhedsstyrelsens registre

Sundhedsstyrelsen har ansvaret for mange væsentlige registre for epidemiologisk forskning.

De vigtigste er beskrevet på www.sst.dk. Sundhedsstyrelsen har ansvar for bl.a.

følgende registre:

Abortregisteret

Sundhedsstyrelsens Dødsårsagsregister

IVF-registeret (kunstig befrugtning)

Landspatientregisteret (LPR)

Fødselsregisteret

Misdannelsesregisteret

Cancerregisteret

Sygesikringsregisteret

CPR-registeret (som formelt hører under Indenrigs- og Sundhedsministeriet; men

data viderebringes af Sundhedsstyrelsen).

Siden 1995 er indlæggelser på psykiatriske afdelinger taget med i LPR. Ansøgning om

udtræk vedrørende disse indlæggelser skal dog stadig stiles til Center for Psykiatrisk

Forskning, som administrerer anvendelsen af Psykiatrisk Centralregister. Forskeres benyttelse

af CPR-registeret går gennem Sundhedsstyrelsen.

SIF’s direkte adgang til registre i Sundhedsstyrelsen

SIF har direkte adgang til nogle af Sundhedsstyrelsens registre via Sundhedsministeriets

interne datanet. Aktuelt har SIF adgang til:

Landspatientregisteret, 1978-

Sundhedsstyrelsens Dødsårsagsregister, 1970-

Sygesikringsregisteret, 1990-

CPR-registeret 1969-

Vi har dog endnu ingen mulighed for at få adgang til personidentificerbare data via den

direkte adgang. SIF’s medarbejdere har mulighed for at få direkte adgang via deres egen

pc. For LPR, Dødsårsagsregisteret og CPR-registeret kan data på personniveau sammenkobles

ved hjælp af et krypteret personnummer, et såkaldt PID nr. Man skal være opmærksom

på, at personnøglen med mellemrum ændres. Det kan være et problem, hvis

man har downloaded et udtræk, som man senere vil koble tilbage til registeret i Sundhedsstyrelsen.

Personidentifikationen i Sygesikringsregisteret er anderledes og man kan

derfor ikke umiddelbart koble de tre registre uden at Sundhedsstyrelsen involveres.

Adgangen sker via statistik pakken SAS, således at der kræves et nærmere kendskab til

dette program, hvis man ønsker at udnytte den direkte adgang. Samtidig kræves der et

brugernavn. Et brugernavn oprettes ved henvendelse til forskningslederen. Til brugernavnet

knyttes et password, som skal ændres hvert kvartal for at opretholde adgangen.

Denne ændring administreres ved hjælp af en telnetforbindelse og ikke via SAS.

Adgang via SAS

Adgang til Sundhedsstyrelsens registre i pc-SAS sker ved hjælp af SAS/CONNECT med et

brugernavn på den server, hvor Sundhedsstyrelsens registre ligger. Inden man kan få

adgang hertil, skal der udfyldes en formular, som skal underskrives af forskningsleder og

sendes via IT-sektionen til Sundhedsstyrelsen, som herefter fremsender brugernavn og

password.

42


Udtræk fra registre leveret af Sundhedsstyrelsen

Sundhedsstyrelsen har udarbejdet en vejledning i udtræk fra de fleste af styrelsens registre

med henblik på at orientere om registrenes indhold og anvendelse til planlægnings-

og forskningsprojekter: Vejledning i udtræk fra Sundhedsstyrelsens registre. Sundhedsstyrelsen,

20. februar 2007

http://www.sst.dk/upload/informatik_og_sundhedsdata/sundhedsstatistik/registre/forske

rservice/27-02-2007%20vejledning%20i%20registerudtr%C3%A6k.pdf).

Desuden er alle Sundhedsstyrelsens registre beskrevet:

http://www.sst.dk/Informatik_og_sundhedsdata/Registre_og_sundhedsstatistik/Beskrivel

se_af_registre.aspx?lang=da

Den såkaldte SKS-browser giver mulighed for interaktivt at søge hvilken som helst kode,

som Sundhedsstyrelsen benytter, og få en forklaring på den:

http://www.medinfo.dk/sks/brows.php.

I det følgende beskrives overordnet proceduren for udtræk fra Sundhedsstyrelsens registre.

Beskrivelse af udtrækket

Anmodningen om oplysninger skal ske skriftligt ved at udfylde en formular, der er vedlagt

de respektive vejledninger. Formularen tilbagesendes i udfyldt stand, bilagt en kortfattet

redegørelse for formålet med projektet samt en nøje beskrivelse af det ønskede

udtræks afgrænsning og udformning. Et eksempel på formularen, og hvad den skal indeholde,

samt eksempel på en ansøgning er vedlagt for Landspatientregisteret.

Udlevering af personidentificerbare data kan kun finde sted, når der foreligger tilladelse

fra Datatilsynet og fra Det Lægelige Råd i Sundhedsstyrelsen. Desuden kræves i enkelte

tilfælde godkendelse fra den Videnskabsetiske Komité. Tilladelser fra Datatilsynet og fra

Den Videnskabsetiske Komité indhentes af den projektansvarlige jvf. kapitel 5, mens tilladelsen

fra Det Lægelige Råd indhentes af Sundhedsstyrelsen.

Yderligere oplysninger

For yderligere oplysninger omkring udformningen af udtrækket og sundhedsstyrelsens

behandling af ansøgningen henvises til vejledning over udtræk fra Landspatientregisteret

og de vitalstatistiske registre.

Indhold af udvalgte registre

Sundhedsstyrelsen offentliggør løbende de seneste tal fra deres registre på hjemmesiden

"Nye tal fra Sundhedsstyrelsen". Se endvidere web-adressen www.sst.dk og

www.statistikbank.dk, hvor det er muligt at se opgørelser over antal indlæggelser i LPR

fordelt på forskellige variable (køn, bopælsoplysninger etc.).

Landspatientregisteret (LPR)

Indeholder oplysninger om personer udskrevet efter behandling på en somatisk afdeling

ved et dansk sygehus siden 1978. Fra 1995 er LPR udvidet med ambulante kontakter og

skadestuebesøg. Desuden indgår oplysninger om patienter på psykiatriske afdelinger og

institutioner ligeledes fra 1995. Væsentlige variable er persondata, sygehus, indlæggelsesmåde,

indlæggelsesperiode, diagnoser og operationer. Se endvidere: Fællesindhold

for basisregistrering af sygehus patienter

(http://www.sst.dk/Informatik_og_sundhedsdata/Registre_og_sundhedsstatistik/Beskriv

else_af_registre/Landspatientregister.aspx?lang=da), Vejledning i Udtræk og Sygdomsmønstret

for indlagte og ambulante patienter.

43


Cancerregisteret

Indeholder oplysninger om personer diagnosticeret med kræft, forstadier til kræft eller

andre med kræft ligestillede ikke-ondartede sygdomme i Danmark siden 1943. Væsentlige

variable er personnummer, bopæl, diagnose, grundlag for diagnosen, behandling,

dødsårsag, sektion.

Sygesikringsregisteret

Indeholder oplysninger om alle kontakter siden 1990 til den primære sundhedstjeneste

omfattet af den offentlige sygesikring, herunder almen praksis, speciallæge, tandlæge

m.fl. Væsentlige variable er personidentifikation for den sikrede, data vedr. yder (lægen,

tandlægen mv.), ydelsens art, tidspunkt for kontakt. Sygesikringsregisteret indeholder

ikke oplysning om diagnoser eller årsag til kontakten.

Fødselsregisteret

Indeholder oplysninger om alle fødsler i Danmark siden 1973. Væsentlige variable er personnumre

(mor, barn, far), fødested, bopæl, køn, antal tidligere fødsler og aborter,

svangerskabslængde, antal, præsentation, vægt, længde, apgar, misdannelser, indgreb

før/under fødslen, død før/under fødsel.

Dødsårsagsregisteret

Indeholder oplysninger om alle Dødsfald i Danmark fra 1970. Siden 1983 er dødsfald fra

Færøerne og Grønland med. Væsentlige variable er dødsdato, dødsårsager, alder på

dødstidspunkt og bopælskommune.

7.4 Lægemiddelstyrelsens Lægemiddelstatistikregister

Lægemiddelstatistikregisteret indeholder oplysninger om salg af lægemidler i Danmark

siden 1994.

Oplysningerne indberettes hver måned fra landets apoteker, sygehusapoteker (siden

1997), Statens Serum Institut og Danmarks Fødevareforskning. Siden oktober 2001 har

også dagligvarebutikker, som sælger ikke apoteksforbeholdte håndkøbslægemidler, indberettet

deres månedlige salg til registeret. Lægemiddelstyrelsen får ca. 8 mio. indberetninger

om måneden.

Ved receptsalg registreres ca. 30 forskellige oplysninger om den enkelte ekspedition. Af

de vigtigste kan udover identifikation af medicinbrugeren nævnes receptudstederens

ydernummer, oplysninger om den enkelte lægemiddelpakning, som udleveres på apoteket,

ekspeditionstidspunkt og udleveringssted, lægens valg med hensyn til substitution,

reiterationsnummer på recepten, priser, tilskud og refusionsordninger.

Ved håndkøbssalg indberettes udelukkende oplysningerne om den enkelte lægemiddelpakning

og antallet af solgte pakninger.

http://www.laegemiddelstyrelsen.dk/1024/visLSArtikel.asp?artikelID=8479

Det er kun muligt at få adgang til individbaserede oplysninger fra Lægemiddelstatistikregisteret

gennem Danmarks Statistik.

44


7.5 CPR-registeret

Alle offentlige myndigheder kan få leveret oplysninger fra CPR. SIF har som statsinstitution

adgang til opslag i registeret. Data for enkeltpersoner kan indhentes ved ”manuelt”

opslag i registeret via SIF’s direkte forbindelse. Store datasæt fås som udtræk fra CPRregisteret.

Forskerudtræk fra CPR-registeret administreres af Sundhedsstyrelsen og fås

ved at følge vejledningen

http://www.sst.dk/upload/informatik_og_sundhedsdata/sundhedsstatistik/registre/forske

rservice/27-02-2007%20vejledning%20i%20registerudtr%C3%A6k.pdf jf. ovenfor.

Indhold af registeret

Persondata: personnummer, navn, adresse, civilstand samt historiske oplysninger om

disse data, død /udvandret /forsvundet, fødested, statsborgerskab, stilling og slægtskabsforhold.

For navn og civilstand er der registreringer tilbage fra 1968, adresser er

registreret siden 1986.

Vejdata: oplysninger om alle landets veje, med diverse administrative inddelinger som

f.eks. postnumre og sogne. Der er registreret 105.000 veje.

Myndighedsdata: navne og adresseoplysninger for diverse myndigheder som f.eks.

kommuner, politi, domstole. Der er registreret 3.000 myndigheder.

Direkte opslag

Her kræves personkode med tilhørende password og kendskab til systemet. Direkte opslag

benyttes, når man har brug for oplysninger om et begrænset antal personer, hvor

man kender personnummeret. Det kan f.eks. være oplysninger om aktuel adresse, flyttedato,

dødsdato mv.

Udtræk fra CPR-registeret

Udtræk fra CPR-registeret kan enten være udtræk for en gruppe personer, hvor vi fra

anden side har kendskab til personnummeret og ønsker aktuelle oplysninger om personen,

eller det kan være udtræk af en gruppe personnumre ud fra bopæl, køn, alder eller

anden udtræksnøgle. De sidstnævnte udtræk benyttes ofte når vi skal udvælge undersøgelsespopulationen

til en spørgeskema- eller interviewundersøgelse.

Fra registeret kan der ikke leveres et egentligt tilfældigt udtræk. I stedet kan der leveres

et systematisk udtræk f.eks. af alle født på bestemte datoer. Denne udtræksmetode benyttes

ofte ved udtræk til spørgeskemaundersøgelser.

Oplysninger modtaget fra CPR skal være omfattet af samme krav til fortrolighed og sikkerhed,

som SIF’s øvrige personidentificerbare data.

Benyttes materialet fra CPR som grundlag for undersøgelser, hvor der udsendes spørgeskemaer,

gennemføres interview m.v., skal deltagere informeres om undersøgelsens

formål og nærmere gennemførelse samt om at deltagelse i undersøgelsen er frivillig. Ved

en eventuel offentliggørelse af undersøgelsesresultatet må ingen oplysninger kunne henføres

til bestemte personer.

45


7.6 Danmarks Statistiks registre

Danmarks Statistik har ansvaret for en lang række registre med oplysninger om befolkningsforhold,

herunder uddannelse, erhverv, økonomi, boligforhold mv. Danmarks Statistik

har udgivet en publikation ”Forskningsdatabaser”

(http://www.dst.dk/upload/forskningsdatabaser.pdf). Her beskrives en række registre,

hvortil forskerne har adgang. De vigtigste registre for SIF’s forskning er:

IDA-databasen

Den demografiske database

Erhverv og dødelighed

Socialforskningsregisteret

Sygehusbenyttelsesregisteret

Fertilitetsdatabasen

Børnedatabasen

Ældreforskningsdatabasen

Danmarks Statistik udgiver et stort antal publikationer vedr. deres registre (se hjemmesiden

www.dst.dk).

Danmarks Statistikbank

En lang række oplysninger fra Danmarks Statistiks registre kan udtrækkes gratis via Statistikbanken

(www.statistikbank.dk). Der kan udtrækkes tabeller fordelt på køn, alder,

kommune/amt/region mv. og tabellerne kan downloades f.eks. i excel format.

Tilladelser til dataadgang

Danmarks statistik skal ved projektstarten have tilsendt en kortfattet projektbeskrivelse

for at kunne danne sig et indtryk af projektets omfang og varighed for at kunne rådgive

forskeren om det mulige datagrundlag for projektet. Desuden skal der, afhængig af datakravene,

indhentes forskellige former for tilladelser før en forsker kan få adgang til at arbejde

med registerdata og før eventuelle registerkoblinger må påbegyndes. Det er ikke

nødvendigt at indhente tilladelse fra Datatilsynet til arbejde med registre i Danmarks

Statistik, da disse er omfattet af Danmarks Statistiks egen aftale med Datatilsynet.

Kontakt med forskningsservice

Det kan være formålstjenligt at kontakte Danmarks Statistiks forskningsservice på et tidligt

tidspunkt med henblik på en indledende drøftelse af projektet, databehovet og tidsplanerne.

Forskningsservice vil kunne vejlede om den videre fremgangsmåde i forbindelse

med udarbejdelsen af projektbeskrivelsen og vil kunne hjælpe med at afklare hvilke

registre der findes og hvilke data der vil kunne anvendes til at belyse projektets problemstilling.

Samkøring af andre registre

Hvis projektet inddrager data både fra Danmarks Statistik og fra et eller flere registre,

der hører under andre myndigheder skal Datatilsynet give tilladelse til den ønskede

sammenkobling af data inden arbejdet må påbegyndes.

Forskerordning

Forholdene for Danmarks Statistiks registre er noget anderledes i forhold til de øvrige registre

beskrevet i denne vejledning da Danmarks Statistik ikke udleverer/videregiver data,

der kan henføres til enkeltpersoner eller enkeltvirksomheder. Det er muligt for medarbejdere

på SIF at få adgang til udvalgte datasæt fra egen pc på SIF via internettet.

Denne adgang gives på særlige vilkår til konkrete forskningsprojekter. Under denne ordning

udfører forskeren sine analyser i SAS på Danmarks Statistiks forskerserver. Data fra

andre kilder leveres til Danmarks Statistik, som placerer dem på forskerserveren. Individdata

samkøres af Danmarks Statistik, som også krypterer personnumrene. Det er ikke

46


muligt at trække individdata ud af serveren igen, men tabellerede data kan leveres per

mail ved hjælp af Danmarks Statistiks udbakkesystem.

Indhold af udvalgte registre i Danmarks Statistik

Nedenfor beskrives udvalgte registre i Danmarks Statistik. På hjemmesiden, www.dst.dk,

kan man finde en mere udførlig variabeloversigt for de enkelte registre. Danmarks Statistik

har desuden kopi af Landspatientregisteret, Sygesikringsregisteret og

Lægemiddeldatabasen, som i konkrete projekter kan kobles med Danmarks Statistiks

egne registre.

IDA-databasen

IDA står for Integreret Database for Arbejdsmarkedsforskning. Databasen er baseret på

registeroplysninger, hvor oplysninger om personer og virksomheder er koblet sammen.

Derfor kan personer karakteriseres via oplysninger om den virksomhed, de er ansat i, og

tilsvarende kan man beskrive virksomhederne via oplysninger om de ansatte. Der findes

mere end 250 variable i databasen, herunder en lang række baggrundsvariable om befolkningen.

Det er muligt at følge både personer og virksomheder over tid, således at databasen

kan anvendes til at belyse problemstillinger, der kræver data for en række år.

Variablene er, så vidt det har været muligt, kodet på samme måde alle år, så oplysningerne

kan sammenlignes. IDA indeholder oplysninger om samtlige personer i befolkningen

(5,3 mio) og alle virksomheder med ansatte (ca. 230.000).

Fertilitetsdatabasen

Fertilitetsdatabasen er etableret med henblik på at skabe bedre muligheder for fertilitetsforskning

i Danmark. Databasen indeholder oplysninger om alle kvinder og mænd i den

frugtbare alder i Danmark samt deres børn. For alle voksne personer er der hvert år tilknyttet

en række oplysninger om uddannelse, erhverv, bolig, familie mv.

Demografisk Database

Databasen er etableret med henblik på at skabe bedre muligheder for demografisk forskning.

Databasen indeholder detaljerede demografiske oplysninger samt oplysninger om

familiedannelse. Data kan anvendes bredt i forbindelse med demografiske forskningsprojekter

herunder studier i fertilitet, dødelighed, familiedannelse og migration. Oplysninger

fra Demografisk Database kan ligeledes kombineres med baggrundsoplysninger såsom

erhverv, uddannelse, socioøkonomisk status og indkomst mv.

7.7 SIF’s registre

SIF har følgende registre i eget regi. Mere udførlige beskrivelser af registrene er tilgængelig

på SIF’s intranet.

Scleroseregisteret

Indeholder oplysninger om personer der har fået stillet diagnosen multipel sclerose eller

indikation herpå siden 1921 og som var i live i 1949 eller som har fået stillet diagnosen

eller indikation herpå i 1949 eller senere. Væsentlige variable er køn, fødselsdato, fødested,

kommune ved debut, debutsymptom, debut tidspunkt, dato for diagnose, diagnosekategori

samt kliniske og parakliniske variable.

47


Cerebral Parese Registeret

Registeret for Cerebral Parese (CP, spastisk lammelse) indeholder oplysninger om personer

født fra og med 1965 og hos hvem der er konstateret CP inden 5-6 års alderen. Indtil

1995 dækker registeret amterne øst for Lillebælt. I 1995 blev der etableret et CP-register

i Vestdanmark; CP-registeret er således i dag et nationalt register. Væsentlige variable er

graviditets- og fødselsforløb, opdeling i tre hovedgrupper af cerebral parese, handicapgrad,

persondata for mor og barn.

Dødsårsagsregisteret

Indeholder oplysninger om dødsfald for personer, der er døde siden 1. januar 1943 og

bosat i Danmark og på Grønland siden 1968. Væsentlige variable er fødselsdato, navn,

adresse, civilstand, fødested, dødsstedskommune, erhverv, stilling, dødsdato, dødsårsag,

ulykke, hændelsessted, dødsmåde, operation, obduktion og attestens art.

Dødsårsagsregisteret på SIF dækker en længere periode end Sundhedsstyrelsens Dødsårsagsregister,

men ved Dødsårsagsregisteret i Sundhedsstyrelsen kan man koble direkte

til LPR via et pid-nr.

Hjerteregisteret

Indeholder oplysninger om personer registreret i LPR, der har været indlagt for en hjerterelateret

(kredsløbsrelateret) diagnose eller som er død med en hjerterelateret diagnose

siden 1978. Væsentlige variable er køn, alder, aktions- og bi-diagnose, indlæggelsesmåde,

indskrivnings- og udskrivningsdato, operationer, sygehus og afdeling, sygehusamt,

bopælskommune, dødsdato, dødsårsag.

Dansk Hjerteregister

Dansk Hjerteregister er en national klinisk kvalitetsdatabase, der indeholder oplysninger

om hjertekirurgiske og invasive kardiologiske indgreb siden 2000. Registeret samkøres

med oplysninger fra CPR og LPR.

Ulykkesregisteret

Ulykkesregisteret er baseret på oplysninger om alle ulykkesrelaterede skadestuekontakter

til 5 sygehuse: Herlev, Glostrup, Frederikssund, Randers og Esbjerg. Væsentlige variable

er køn, alder, bopælskommune, ulykkessted, skadesmekanisme, aktivitet, produkter,

idrætsgren, branche for arbejdsulykker og fritekstbeskrivelser.

SUSY

Sundheds- og sygelighedsundersøgelserne (SUSY) omfatter data fra SIF’s nationale repræsentative

interviewundersøgelser om befolkningens sundhedsforhold 1986/87, 1991,

1994, 2000 og 2005. Væsentligste variable er personidentifikation, socioøkonomiske forhold,

sundhed og sygdom, sygdomsadfærd og brug af sundhedsvæsenet, sundhedsadfærd,

boligmiljø og arbejdsmiljø og oplysninger om sundhed og sygdom hos hjemmeboende

børn.

DANCOS

Danish National Cohort Study (DANCOS) supplerer SUSY-data med registeroplysninger

om alle de personer, der blev indbudt til at deltage i SUSY undersøgelserne. Der er indhentet

data fra Dødsårsagsregisteret, Landspatientregisteret, Psykiatrisk Centralregister,

Cancerregisteret, Lægemiddelstatistikregisteret og Sygesikringsregisteret.

48


8. Dataoparbejdning og analyse af kvantitative data

SIF’s databaser skal sikres en høj kvalitet og dokumenteres så valide udtræk og analyser

ikke bliver unødigt komplicerede at gennemføre. Det anbefales, at der udarbejdes en kodevejledning

som sikre, at kodning af data bliver entydig og fejlfri, at datafiler og variable

navngives hensigtsmæssigt, at filstruktur for data og hertil relaterede programmer

opbygges let overskueligt, at fejlsøgningen er grundig og veldokumenteret, at der oparbejdes

en veldokumenteret analysedatabasen og at analyser dokumenteres og kontrolleres.

8.1 Kodebogen

Ved en spørgeskemaundersøgelse skal besvarelserne omsættes til koder således, at de

enkelte spørgsmåls svarkategorier på entydig måde svarer til en kode, typisk en talværdi.

Kodebogen er vejledningen, der indeholder reglerne for denne kodning. Reglerne skal

være klare og sikre at fortolkning og udokumenterede skøn undgås i kodningsprocessen.

Kodeværdier og spring mellem spørgsmål bør være fortrykt spørgeskemaet, som så i nogen

grad gør det ud for kodebogen. Ved Internet- eller computer-baseret dataindsamling

bør spørgeskema og kodebog udarbejdes inden den elektroniske version laves.

I kodevejledningen skal fastlægges regler for uoplyste svar. Ubesvarede spørgsmål og

manglende svar på irrelevante spørgsmål skal have forskellig kode, som tilstræbes at

være ens for alle spørgsmål, f.eks. ”.u” for uoplyst og ”.i” for irrelevant. Generelt anbefales

det at indskrænke brugen af svarmuligheden ”Ved ikke”, da den som regel er svær at

håndtere i analysefasen. Medtages svarkategorien bør der vælges en særlig (fast) kode

herfor. Generelt frarådes blanktegn som valid kode.

Vejledningen skal angive regler for, hvordan besvarelser, der ikke følger spørgeskemaets

struktur, skal kodes og det skal sikres, at ”fejlbesvarelser” kan identificeres efter (første)

kodning, således, at en evt. omkodning kan udføres. Kodning af åbne spørgsmål kræver

særlig vejledning og kan evt. ske ved en efterkodning.

Også i forbindelse med drift og opdatering af registerdata (f.eks. Scleroseregisteret) skal

der udarbejdes en kodevejledning. Oplysningerne kodes af særlig sagkyndigt personale,

eller der oplæres kodepersoner til dette arbejde.

Kodebogen skal testes på et passende antal spørgeskemaer/kodeskemaer, for at kontrollere,

at kodebogens regler og anvisninger svarer til de faktiske problemer, der forekommer

i materialet. Ved denne test skal kodepersonen/erne indrages så det sikres, at kodebogens

regler og anvisninger forstås.

8.2 Indscanning/indtastning

Ved spørgeskemaundersøgelser vil spørgeskemaet ofte være opbygget således, at kodning

og indscanning/indtastning kan ske i en og samme proces. Indtastning kan foretages

af medarbejdere på SIF, men ved større undersøgelser vil data typisk blive indscannet

af et bureau.

Ved indtastning fra kodeskema (eller direkte fra spørgeskema) kan der opbygges et såkaldt

data entry program (f.eks. i SAS). Dette skal sikre mod indtastning af ”vilde koder”

og indeholde andre kontrolfiltre. Ved interaktiv fejlsøgning i et data entry program sikres

det, at kun valide koder kan indtastes. Desuden skal der være mulighed for, at programmet

kan markere en fejl eller et problem under indtastningen, således at fejlen/problemet

efterfølgende kan identificeres og evt. rettes. Data entry programmet skal testes

49


på et passende antal spørgeskemaer/kodeskemaer. Det skal overvejes om data bør dobbeltindtastes,

således at to personer uafhængigt af hinanden indtaster data. Og det må

begrundes, hvis man ikke finder det nødvendigt. Ved dobbeltindtastning kontrolleres

uoverensstemmelser (elektronisk) og det afgøres hvilken kode, der er den rigtige; ved

tvivlstilfælde forelægges problemet for projektlederen.

Hvis data skal indscannes er det vigtigt, at skemaet er udformet, så det kan behandles af

indscanningsbureauets system; specielt er det vigtigt at der anvendes fortrykte og ikke

fotokopierede spørgeskemaer.

8.3 Datakontrol

Der er altid fejl i data! Disse skal reduceres til et minimum. En del fejl betyder, at analyserne

ikke blot giver forkerte resultater, men bliver meningsløse eller umulige. Eksempelvis

skal der være kronologi i et hændelsesforløb (en person bliver syg før sygdommen

medfører sygehusindlæggelse).

Ved spørgeskemaundersøgelser kan fejl opstå fordi en uheldig spørgsmålsformulering

kan give anledning til meningsløse svar, eller fordi svarpersoner kan misforstå spørgsmål.

I forbindelse med konverteringen af data til edb-mediet, kan der være opstået kode-,

indtastnings- eller indscanningsfejl eller fejl ved behandlingen af datafilerne. Endelig

kan softwarefejl ikke helt udelukkes.

Ved oparbejdning af registerdata er fejltyperne kode- og indtastnings- eller indscanningsfejl.

Ved oparbejdning af data, hvor en registersamkørsel har fundet sted, skal det specielt

tjekkes, at koblingen er sket korrekt.

8.4 Navngivning af filer og variable

En overskuelig filstruktur og en præcis beskrivelse heraf skal sikre, at data og programmer

let kan identificeres.

Bogstaverne Æ, æ, Ø, ø, Å og å bør ikke bruges ved navngivning af filer eller variable.

Navne må gerne indeholde tal, blot ikke som første tegn.

Det er vigtigt at hæfte en forklaring (label) på hver variabel, gerne indeholdende et

spørgsmålsnummer. Endvidere er det ofte hensigtsmæssigt at oprette forklaringer (formater)

på de værdier, kategoriske variable kan antage. Begrænsningerne mht. brug af

æ, ø og å gælder ikke for labels og formater. Det anbefales så vidt muligt, at anvende

samme variabelnavne, labels og formater, som i andre lignende datamaterialer.

8.5 Fejlsøgning

For spørgeskemaundersøgelser indledes fejlsøgningen med at udtage en passende stikprøve

af spørgeskemaerne og manuelt sammenligne besvarelserne med en udskrift af de

kodede og indscannede/indtastede skemaer. Tilsvarende indledes fejlsøgningen i forbindelse

med opdatering af registre med at sammenligne en passende stikprøve af kodeskemaerne

med en udskrift af de indtastede skemaer. Dette giver et første indtryk af datakvaliteten

og vil som regel kunne afsløre hvis noget er gået galt (f.eks. at dobbeltindtastning

ikke har fundet sted). Er fejlprocenten for stor (f.eks. af størrelsesordenen over

0,1%), må kodning/indtastning gøres om. Er fejlprocenten acceptabel, fortsættes fejlsøgningen.

Fejlprocenten kan opgøres på flere måder (f.eks. kan én fejl udløse andre

50


fejl). Derfor kan der ikke gives et præcist og generelt kriterium for hvornår en fejlprocent

er acceptabel.

Ofte vil mange fejl blive erkendt og rettet i forbindelse med indtastning, hvis der er anvendt

et velfungerende data entry program, og en del af fejlsøgningen beskrevet i dette

afsnit vil være overflødig. Dog skal der i dokumentationen vedlægges en redegørelse for

anvendte metoder til og omfang af fejlsøgning.

Fejl identificeres ved for hver variabel, at undersøge om koderne er lovlige: For nominelle

og ordinale variable kontrolleres det, at værdierne er tilladte ifølge kodebogen. For kontinuerte

variable kontrolleres det, at værdierne ligger indenfor et sandsynligt talområde.

Relationelle eller logiske fejl identificeres ved at kontrollere om der er konsistens mellem

to (eller flere) variable, f.eks. at krav om forholdet mellem betingede spørgsmål og filterspørgsmål

ved en spørgeskemaundersøgelse overholdes eller at sammenhænge mellem

variable er sandsynlig (f.eks. er det usandsynligt at en kvinde har prostata eller en mand

har livmoderkræft).

Det kontrolleres, at der er overensstemmelse mellem kodebog og søgekriterier.

Fejludskrifter skal for hver identificeret fejl indeholde oplysning om

- observationens løbenr/id

- søgekriteriet der identificerede fejlen

- variablens aktuelle værdi.

8.6 Fejlretning

Hvis data ikke er meget omfattende, bør fejlretning følge anbefalingerne beskrevet nedenfor.

For store datamaterialer må der gøres rede for afvigelser fra anbefalingerne.

Hver enkelt case i fejludskriften gennemgås med henblik på at afklare, om der er tale om

en fejl ved indscanning/indtastning eller en kodefejl. Fejl kan f.eks. skyldes en ”forskydning”,

hvor der indgår et tegn for meget eller for lidt for en forudgående variabel. Hyppige

kodefejl kan skyldes uklarheder i kodebogen, som ikke viste sig i forbindelse med testet

af kodebogen.

I visse tilfælde kan det tænkes, at ”usandsynlige hændelser” forekommer med større

hyppighed end oprindeligt antaget og søgekriteriet må tilpasses denne nye erkendelse.

Det undersøges, om der forekommer systematiske fejl, som - ved spørgeskemaundersøgelser

- kan skyldes, at spørgeskemaet ikke er godt nok. I så fald må visse variable tolkes

anderledes end forudset eller evt. udgå.

Ved gennemgang af fejludskriften skal der tages stilling til om og hvordan fejlen skal rettes.

Rettelser i data programmeres og retteprogrammerne tjener som dokumentation for

rettelserne. Rettede versioner af data skal navngives således, at det fremgår entydigt

hvilket retteprogram, der har genereret rettelserne. Den oprindelige urettede datafil (rådata)

skal altid foreligge. Derimod er det ikke nødvendigt at lagre mellemliggende versioner

af data, blot retteprogrammerne er det, således at mellemliggende versioner vil

kunne gendannes. Gennem fejlretningsfasen kan overskueligheden i dokumentationen

øges ved at tilføje rettelser til ét retteprogram, således at dette program hele tiden opererer

på rådata og genererer en sidste rettet version af data.

Man skal være opmærksom på, at der kan forekomme fejl i retteprogrammet/erne. Derfor

skal det kontrolleres, at de tilsigtede rettelser er sket. Programmerne skal dokumenteres

med kommentarer for hvert programtrin.

51


Fejlretningsproceduren kan evt. beskrives i et diagram, der giver en oversigt over data

og programmer og deres indbyrdes relation.

De enkelte rettelser samles i en logbog eller rettelsesbog (som kan være elektronisk).

Dette kan gøres ved at samle loggerne fra veldokumenterede retteprogrammer. Af rettelsesbogen

skal det fremgå, hvad der er rettet, evt. hvem der har foretaget rettelserne

(skrevet og kørt retteprogrammet), dato for rettelserne, evt. hvem der har kontrolleret

rettelserne og dato for dette.

8.7 Oparbejdning af database

Sidste fase i oparbejdningsprocessen er den endelige etablering af en veldokumenteret

analysedatabase.

Alle databasens variable skal beskrives med variabelnavn, eventuelle labels og formater,

samt randfordelinger for de variable, for hvilke dette giver mening (dvs. ikke for løbenummer,

fødselsdato o.l.). For kontinuerte variable angives værdiområde.

Ofte skal der dannes nye variable afledt af de oprindelige variable (f.eks. dagligt alkoholforbrug

målt i antal genstande). Det skal kontrolleres, at de nye variable er korrekt dannet,

f.eks. ved passende krydstabelleringer af nye variable og de genererende variable.

Definitionen af afledte variable skal dokumenteres og loggen fra programmet, hvor de

dannes, skal vedlægges dokumentationen.

Dokumentation for oparbejdning af data samt oplysning om den fysiske placering af materialet

skal fremgå af projektets journalsag. Dokumentationen skal være tilstrækkelig

omfattende til at enhver kan foretage analyser af datamaterialet.

Det er en god idé at gemme de programmer, der genererer oparbejdede variable og altid

at have en version af den oprindelige analysedatabase.

8.8 Analyseplan

Analyseplanen skal beskrive hvilke variable, der skal belyse projektprotokollens problemstillinger/hypoteser.

Desuden skal analysemetoden beskrives tilstrækkeligt detaljeret til

at en anden forsker efterfølgende kan genetablere resultaterne. Dette indebærer, at inklusionskriterier,

operationaliseringer og statistiske metoder dokumenteres.

Som hovedregel skal analyser gennemføres med software, hvorfra output (inkl. log) udskrives.

Output opbevares i en analyse-dokumentationsmappe (eller evt. i logbogen, hvis

omfanget af output muliggør dette). Resultater af analyserne skal kontrolleres ved nøje

overvågning af notes, warnings og errors i loggen, samt ved kontrol af at antallet af observationer,

der indgår i analyserne, svarer til det forventede. Komplicerede statistiske

analyser suppleres med simple analyser (hvis muligt) samt opgørelser, der kan understøtte/sandsynliggøre

resultaterne.

Det er helt afgørende, at de programmer, der genererer centrale resultater, gemmes.

Programmer bør indeholde sigende kommentarer, så andre har en chance for at forstå.

52


9. Indsamling og analyse af kvalitative data

Dette kapitel giver et overordnet indblik i metoder til indsamling og analyse af kvalitativ

empiri. Formålet er at give læserne grundlag for at træffe beslutning om, hvorvidt det er

relevant og muligt at anvende kvalitative metoder i konkrete projekter.

9.1 Styrker ved kvalitative metoder

Kvalitative metoder giver indsigt i menneskers subjektive oplevelser og synspunkter, idet

de lader mennesker tale med deres egne stemmer og på deres egne præmisser. Kvalitative

metoder lægger vægt på indlevelse, forståelse og fortolkning, og de er velegnede til

at gå i dybden og få en helhedsforståelse af en problemstilling.

Kvalitative metoder er anvendelige til problemidentifikation, hypoteseudvikling, begrebsdannelse

samt afklaring af årsagssammenhænge. Kvalitative metoder kan anvendes alene,

men ofte er det oplagt at kombinere dem med andre metoder ved såkaldt metodetriangulering.

For eksempel kan fokusgrupper give inspiration til, hvad man skal spørge om

i en større spørgeskemaundersøgelse, eller interview kan være med til at forklare sammenhænge,

der har vist sig i kvantitative data.

9.2 Videnskabelig kvalitet

Kvalitative metoders videnskabelighed har til tider været omdiskuteret, hvilket primært

hænger sammen med, at de ikke lever op til klassiske, positivistiske videnskabelighedskrav.

Kvalitativ forskning kan dog fuldt ud betragtes som videnskabelig - det handler blot

om at opstille passende kvalitetsmål. Steinar Kvale peger på nogle alternative principper

for vurderingen af den videnskabelige kvalitet i kvalitativ forskning:

• Generalilserbarhed: Kvale foreslår at erstatte både det positivistiske mål om at

producere universelt generaliserbare lovmæssigheder og den humanistiske opfattelse

af, at enhver situation er unik, med en moderat, postmodernistisk inspireret

opfattelse af viden som heterogen og kontekstafhængig. Dermed giver det mening

at forholde sig til undersøgelsesresultaters generaliserbarhed, men uden en

ambition om at nå frem til universelle lovmæssigheder. Kvalitative undersøgelser

giver mulighed for analytisk generaliserbarhed, hvorimod der ikke kan generaliseres

kvantitativt.

• Pålidelighed: En undersøgelses pålidelighed vedrører resultaternes konsistens og

forskerens påvirkning af empirien. Derfor må man som kvalitativ forsker bl.a. forholde

sig til sin rolle som undersøger og aktiv deltager i empiriindsamlingen. Man

forholde sig til, hvordan empirien påvirkes, blandt andet i kraft af den stemning,

man er med til at skabe; i kraft af hvad man ser og ikke ser, spørger ind til

og ikke spørger ind til; og i kraft af hvad deltagerne bevidst eller ubevidst gør og

ikke gør, siger og ikke siger. Ved at være bevidste om disse påvirkninger, kan

man bruge dem konstruktivt til at opnå en bedre forståelse af det empiriske

materiale.

• Gyldighed: En undersøgelses gyldighed vedrører ifølge Kvale alle stadier i en

kvalitativ undersøgelsesproces og drejer sig om, hvorvidt den undersøger det, den

har til formål at undersøge. For at sikre dette må forskeren sørge for, at det anvendte

metodiske design er hensigtsmæssigt i forhold til undersøgelsens genstand

og formål, og at man stiller spørgsmål til empirien, som den kan besvare. Kvalitativ

empiri hverken kan eller skal svare på, hvad deltagernes ’sande’ handling er,

eller hvilke strukturelle eller andre sociale mekanismer, som får dem til at sige el-

53


ler gøre det, de siger og gør. Derimod kan de kvalitativ empiri svare på spørgsmål

om, hvordan deltagerne selv forstår og fremstiller deres liv.

9.3 Kvalitative metoder i praksis

I dette afsnit gennemgås de overvejelser, der skal foretages før, under og efter en kvalitativ

empiriindsamling

Før den kvalitative empiriindsamling

Design

Første skridt i en kvalitativ undersøgelse er at vælge den eller de metoder, som er bedst

egnet til at belyse den pågældende problemstilling. Der findes en række forskellige metoder

til indsamling af kvalitativ empiri:

• Interview: Kvalitative interview kan bidrage til at forstå verden fra interviewpersonernes

synspunkt og udfolde meningen i deres oplevelser. Kvalitative interview

kan være mere eller mindre strukturerede. Åbne interview, der er inspireret af

”grounded theory”, har ingen eller en meget overordnet interviewguide, mens

semistrukturerede interview på den anden side følger en fastere og mere omfattende

interviewguide. Interviewene kan være med en enkelt person eller med flere

personer, der kender hinanden, for eksempel et par eller en familie.

• Fokusgrupper: Fokusgrupper er en variant af de kvalitative interview, der giver

mulighed for at få mange forskellige meninger om et emne frem på én gang. Dette

kan være anvendeligt, hvis man søger et overblik over, hvad der rører sig inden

for et emne, eller hvis man gerne vil konfrontere de forskellige meninger med

hinanden. Fokusgrupper giver desuden mulighed for at studere gruppeinteraktion.

• Observation: Observation gør det muligt at forstå menneskelig adfærd og sociale

processer i forskellige sociale sammenhænge. Observation kan være anvendelig til

at studere adfærd og handlinger, som er upåagtede af deltagerne selv. Observation

kan foregå ”uden” deltagelse, hvor forskeren forsøger at agere flue på væggen,

eller med deltagelse hvor forskeren helt eller delvist involverer sig og indgår i

interaktion med de personer, der observeres.

• Diskursanalyse: En diskurs er en bestemt måde at tale om og forstå verden på,

og i diskursanalyse ligger fokus på at identificere og tolke de sproglige størrelser,

som karakteriserer og understøtter forståelsen af tale og tekst. Formålet med en

diskursanalyse er desuden ofte at skabe indsigt i, hvorfor bestemte diskurser er

dominerende, og derfor hvilke magtrelationer der ligger bag en bestemt italesættelse

af et fænomen. I praksis foregår diskursanalyse ved at gennemgå et materiale,

for eksempel avisartikler, for at identificere og tolke de diskurser, de repræsenterer.

Valget af metodisk design indebærer også overvejelser om analytisk tilgang til empirien,

da indsamlings- og analysemetoderne skal passe sammen. Derfor må man tidligt gøre sig

overvejelser om, hvordan den efterfølgende analyse og rapportering skal gennemføres.

Dette valg afhænger i høj grad af undersøgelsens formål; eksempelvis om det er at skabe

indsigt og ny viden om et uafdækket problemfelt, eller om det er at gennemføre en

evaluering af en indsats eller et tilbud (se mere om analysemetoder senere).

54


Det er også i denne fase, at man må overveje, hvordan det metodiske design omsættes

til praksis. Man må blandt andet overveje:

• Hvem vil man interviewe/observere?

• Hvor mange vil man interviewe/observere? Antallet af interviews eller længden

af observationer vil variere i omfang afhængig af problemstillingen, formålet og

det indsamlede materiale. En generel anbefaling er, at der gennemføres tilstrækkelige

med interviews eller observationer til, at man er blevet mættet på empiri,

det vil sige, at man ikke finder, at yderligere interview eller observation vil kunne

bidrage med væsentligt nyt.

• Hvor skal det foregå? Dette er blandt andet vigtigt i forhold til dokumentation af

empirien.

• Hvilken rolle vil man selv have i undersøgelsen, og hvilken betydning vil ens interaktion

med interviewpersonerne/feltet have for deltagerne og for den indsamlede

empiri? Selv i en ikke-deltagende observation vil den blotte tilstedeværelse af

en forsker have betydning for deltagernes handlen.

• Hvordan vil man få adgang til feltet/interviewpersonerne? Det kan for eksempel

være nødvendigt at alliere sig med samarbejdspartnere/gatekeepers.

• Dokumentation: Hvis man ønsker at optage på lydfil eller video, er det eksempelvis

vigtigt at lokalerne egner sig til sådanne optagelser. Hvis man vil lave feltnoter

ved observation, må man overveje de praktiske muligheder for dette (er der

for eksempel et toilet, hvor man ind imellem kan være i fred med pen og papir).

Tematisering (interviewguide/feltplan)

Efter disse beslutninger er taget skal der i forbindelse med interview eller observationsstudier

udarbejdes henholdsvis en interviewguide eller en feltarbejdsplan. Disse bør bygge

på en operationalisering af undersøgelsens problemstilling, spørgsmål og formål. At

operationalisere betyder, at de teoretiske temaer bliver italesat på en måde, som er aktuel

og relevant for de deltagere, der forventes at deltage i undersøgelsen.

Interviewguider og feltplaner skal give overblik over de emner, problemstillinger og dertilhørende

operationaliserede spørgsmål som undersøgelsen vil tage udgangspunkt i, og

de gør det derfor muligt at være flere om at indsamle empiri.

Etiske overvejelser

Ved kvalitative undersøgelser interagerer man uundgåeligt i deltagernes livsverden, og

det er vigtigt at tænke på betydningen heraf og at mindske konsekvenser af dette. Man

må som forsker overveje og tage ansvar for de konsekvenser, forskningen kan have for

deltagerne. Hvis man eksempelvis ønsker at undersøge konflikter i ægteskabet, er det

ikke optimalt at gennemføre interview i deltagernes egne hjem, da deres partnere kan

være til stede, hvilket kan have uheldige følger.

Det er vigtigt, at deltagerne giver informeret samtykke til at deltage i undersøgelsen.

Man bør – mundtligt eller skriftligt – informere deltagerne grundigt om undersøgelsen.

Desuden bør der udarbejdes en samtykkeerklæring, hvor deltagerne skriver under på, at

de har modtaget information om undersøgelsen, og at de gerne vil deltage.

Der skal søges tilladelse hos Datatilsynet om kvalitativ empiriindsamling, da der er tale

om undersøgelser, som indeholder personoplysninger (se kapitlet 5).

55


Under empiriindsamlingen

Forberedelse, gennemførelse samt optimering af empirikvalitet.

Når selve empiriindsamlingen skal gennemføres, er der en række praktiske ting der skal

være på plads:

• Sikre god stemning: Atmosfæren på stedet samt mellem deltager og empiriindsamler

er yderst vigtig i forhold til både interview og observation. Kvaliteten af

den indsamlede empiri er meget afhængig af, om deltagerne har følt sig tilpas i situationen.

Small talk, medbragt kaffe og kage eller lignende kan medvirke til en

god og afslappet stemning.

• Test af udstyr: Hvis man vil optage sine interview, er det vigtigt, at man tester

sit udstyr, inden man begynder at interviewe.

• Briefing: Inden et interview går i gang bør man informerer sine interviewpersoner

om, hvordan interviewet vil foregår, og hvilke temaer, de kan forventes at tale

om. Det er også vigtigt at oplyse om, at interviewet optages, og om hvordan

man vil behandle og rapportere den information, der kommer ud af interviewet.

• Spørgsmål med stigende sværhedsgrad: I interviewsituationer kan det være

en fordel at starte med nogle konkrete og ’ufarlige’ spørgsmål, som interviewpersonerne

vil finde det nemt at svare på. På den måde kan de få talt sig varme og

vænne sig til situationen, inden mere abstrakte, personlige og holdningsmæssige

spørgsmål bringes på banen.

• Spørge ind: Undervejs i interviewet kan det være relevant at spørge direkte til

deltageres forståelse af eller baggrund for de udsagn de kommer med, for at skabe

indsigt i hvorfor de siger som de gør, hvilket kan være nyttigt i den senere

analyse.

• Debriefing: Afslutningsvis bør man igen informere deltagerne om, hvordan man

vil behandle sit materiale. Det er i denne forbindelse en god idé at lægge op til, at

deltagerne kan komme med tanker og input, som de ikke føler de har fået givet

udtryk for undervejs. Dette giver i mange tilfælde noget af det mest værdifulde

information, da deltagerne ofte føler at de kan tale mere frit, når det ’formelle’ interview

er overstået.

Efter empiriindsamlingen

Klargøring af empiri

Efter empiriindsamlingen er næste skridt at gøre empirien klar til analyse. Lydoptagelser

refereres eller transskriberes, hvilket kan gøres mere eller mindre stringent og med mere

eller mindre fokus på pauser, stemmeføring mv. Feltnoter fra observationsstudier renskrives

til en form, der er anvendelig i den efterfølgende analyse og fortolkningsproces.

Analyse

Kvalitativ empiri kan analyseres på mange måder. Som nævnt må man allerede inden

empiriindsamlingen have gjort sig klart, hvordan man vil analysere sin empiri, da den

indledende analyse ofte vil forekomme allerede undervejs i empiriindsamlingsforløbet.

Kvale giver et bud på en række måder, hvorpå at interviewempiri kan analyseres:

• Meningskategorisering: Det sagte bliver kvantificeret.

• Meningskondensering: Det sagte bliver sammenfattet.

• Narrativ meningsstrukturering: Udgangspunkt i de historier, der fortælles.

56


• Meningsfortolkning: Fortolkning af det sagte.

• Ad-hoc metoder. Ad-hoc metoderne er de oftest anvendte former for analyse af

interview empiri, idet denne metode tager direkte udgangspunkt i de analysemuligheder,

som forelægger i empirien. Ad-hoc metoderne kan således være en

kombination af de ovenstående eller en helt anden tilgang.

Et eksempel på en ad-hoc analysemetode der er anvendelig for empiri indsamlet

igennem både observation samt interview, og som oftest forekommer inden den

mere dybdegående analyse og fortolkningsproces, er en sortering af empiri i relation

til emner. Det kan være emner, man fra start har fundet relevante for undersøgelsen,

eller som man er blevet opmærksom på undervejs i undersøgelsen.

Denne sortering, gør den efterfølgende analyseproces nemmere, idet man har fået

skabt et overordnet overblik over sine empiri, hvorved det er muligt at sammenholde

flere deltageres udsagn om de samme emner.

Der findes en række computerprogrammer til systematisering af kvalitativ empiri (f.eks.

KIT og Nvivo), men man kan også klare sig uden.

Afrapportering

Ved rapportering af kvalitative empiri er det vigtigt at leve op til de etiske standarder,

der også gør sig gældende for rapportering af kvantitativ empiri. Det er vigtigt at sikre

sine deltagere den nødvendige grad af anonymitet, ved ændring af navn og identificerbare

træk. Hvis fuldstændig anonymitet ikke er mulig, bør det overvejes om de positive

konsekvenser af rapporteringen kan opveje de negative konsekvenser, som den manglende

anonymisering kan have for deltagerne. Man kan eventuelt give deltagerne mulighed

for at kigge deres egne interview igennem, så de har mulighed for at se, om de er citeret

korrekt, og om de stadig vil give deres samtykke til anvendelse af interviewet.

9.4 Referencer

1. Dahler-Larsen, Anne Marie & Peter 1999: Fokusgrupper i teori og praksis. Politologiske

skrifter; 1999/2

2. Denzin, Norman K. & Lincoln, Yvonna S. (red.) 2005: The SAGE Handbook of Qualitative

Research, London: Sage.

3. Halkier, Bente 2003: Fokusgrupper. Roskilde: Samfundslitteratur, Roskilde Universitetsforlag.

4. Hammersley, Martyn & Atkinson, Paul 1995: Ethnography. London: Routlegde.

5. Jacobsen, Michael Hviid & Prieur, Annick (red.) 2002: Liv, fortælling, tekst – Strejftog

i kvalitativ sociologi. Aalborg: Aalborg Universitetsforlag.

6. Jørgensen, Marianne Winther & Phillips, Louise 1999: Diskursanalyse som teori og

metode. Roskilde: Roskilde Universitetsforlag.

7. Kristiansen, Søren & Krogstrup ,Hanne Kathrine 1999: Deltagende observation. København:Hans

Reitzels Forlag.

8. Kvale, Steinar 1997: InterView. København: Hans Reitzels Forlag.

9. Spradley, James 1979: The Ethnograpic Interview. New York: Holt, Rinehart &

Winston.

57


10. Spradley, James 1980: Participant Observation. New York: Holt, Rinehart & Winston.

11. Vallgårda, Signild & Koch, Lene (red.) 2007: Forskningsmetoder i folkesundhedsvidenskab.

København: Munksgaard Danmark.

58


10. Dokumentation af projektforløb

10.1 Logbøger

Hvad er en logbog på SIF

På SIF skal alle forskningsprojekter have en logbog, som dokumenterer projektet og dets

forløb.

Hvad skal i logbogen?

Alle dokumenter vedrørende SIF-projekter skal arkiveres i en logbog for projektet, og

logbogen skal indeholde alle relevante dokumenter om projektet og dets forløb. Derudover

er det svært at definere nærmere, hvad der skal i logbog, og dette må bero på

medarbejdernes vurdering i hvert enkelt tilfælde. Hovedreglen er, at man hellere skal

lægge for mange end for få dokumenter i logbogen. Desuden gælder det, at:

• Dokumenter vedrørende ansøgninger og bevillinger placeres i logbogen.

• Det er vigtigt også at medtage mere uformelle kommunikationsformer som emails

og telefonkorrespondance.

• Personfølsomme data må ikke anbringes i logbøgerne, men skal derimod placeres

i aflåste rum.

Papirlogbog samt elektronisk logning

Logbogen kan laves enten udelukkende i papirudgave, eller i en kombineret papir- og

elektronisk udgave.

Hvis der for et projekt alene laves en papirlogbog, skal alle relevante dokumenter samles

i et ringbind. Det gælder også elektroniske filer, som printes ud og sættes i ringbindet.

Hvis logbogen for et projekt er en kombineret elektronisk og papirlogbog, bør fordelingen

være sådan, at alle dokumenter, som findes elektronisk logges elektronisk, mens dokumenter,

der kun findes i papirudgaves logges i papirlogbogen.

Papirlogning

Papirlogbogen kan struktureres enten kronologisk eller efter kategorier. Vælger man kronologien,

placeres alle dokumenter fortløbende efter dato. Vælger man derimod at strukturere

efter kategorier, er hovedreglen, at dokumenterne kategoriseres efter form, ikke

efter indhold. Papirlogbogen (et ringbind) udstyres med faneblade med følgende kategorier:

• Protokol

• Arbejdspapirer

• Arbejdsplaner

• Breve

• Data

• Mails

• Møder

• Telefonbeskeder

• Diverse

Der kan eventuelt laves flere kategorier, hvis der er behov for det.

59


Der vil være eksempler på dokumenter, som kan placeres flere steder, f.eks. en mail

med et tilhørende mødereferat, eller en mail med data. I første tilfælde vil mødereferatet

skulle placeres under ’Møder’, mens selve mailen kun skal gemmes, hvis den indeholder

relevant information. I andet tilfælde vil data skulle gemmes under ’Data’, mens omtale

eller diskussion af behandling af data vil skulle gemmes under ’Mails’.

Hvis flere medarbejdere arbejder på et projekt, placeres papirlogbogen hos programsekretæren

eller projektlederen. Logbøger for projekter, som primært én medarbejder arbejder

på, står på pågældende medarbejders kontor. Vedkommende sætter selv dokumenter

i logbogen.

Når et projekt afsluttes, flyttes papirlogbogen til depot.

Elektronisk logning

På o-drevet kan der under de enkelte programmapper laves logbogsmapper for de enkelte

forskningsprojekter. Logbogsmappen for et projekt navngives med projektets aktivitetsnummer

og eventuelt et navn. Mappen skal sikres, så kun projektmedarbejderne har

skriveadgang til den.

Ligesom med papirlogbogen kan den elektroniske logbog være kronologisk eller struktureres

efter kategorier. Hvis logbogen skal være kronologisk, lægges alle dokumenter i

mappen og sorteres efter dato. Hvis logbogen struktureres efter kategorier, oprettes undermapper

tilsvarende kategorierne for papirlogbogen.

Dokumenter skal altid navngives efter følgende regel: 1: Undermappens navn, 2: dato

(ååmmdd), 3: eventuelt emneord efter eget valg (f.eks. Referat 080603 i CUF). Datoen

skal være den, dokumentet vedrører, f.eks. mødedatoen.

10.2 Projektregnskab og økonomisk opfølgning

Det er vigtigt for den overordnede projekt- og økonomistyring at finansieringsoversigter

og projektregnskab såvel løbende, som ved projekters afslutning giver et korrekt billede

af projektets økonomi. En hensigtsmæssig arbejdsgang og kommunikation mellem økonomimedarbejder,

programsekretær, projektleder og forskningsleder er med til at sikre

dette.

Nedenfor er i punktform og i kronologisk rækkefølge beskrevet arbejdsgangen omkring et

projekts økonomi.

Arbejdsgang (fra projektansøgning til afsluttende regnskab)

• Projektleder har mulighed for at sende udkast til projektansøgning til campuschefen

med henblik på at indhente kommentarer fra SDU’s Forskerservice inden endelig

afsendelse.

• Projektleder afleverer kopi af ansøgninger, afslag og bevillinger (med angivelse af

ansøgningsprojektnummer og/eller projekt/IDÉnummer) til programsekretær. Såfremt

programsekretær modtager bevillingsskrivelsen først, afleveres kopi til projektleder.

• Programsekretær sender senest 2. hverdag efter kvartalets afslutning en opdateret

liste over bevilligede og afslåede ansøgninger til forskningsleder og økonomimedarbejder.

60


• Programsekretær afleverer straks kopi af bevillingsskrivelse og kopi af ansøgningens

budget til økonomimedarbejder med angivelse af projektnummer.

• Ved modtagelsen af bevillingsskrivelsen påfører økonomimedarbejderen bevillingen

på finansieringsoversigten, hvorpå tidspunkter for fremsendelse af fakturaer,

a conto betalinger, regnskab og andre deadlines påføres.

• Økonomimedarbejderen opdaterer løbende finansieringsoversigten og sender

oversigten den 5. hverdag efter kvartalets afslutning til programsekretær og

forskningsleder. Programsekretær giver senest efter 2 hverdage tilbagemelding til

økonomimedarbejder.

• Det er økonomimedarbejderens ansvar at økonomiske deadlines på bevillingsskrivelsen

overholdes.

• Projektleder udarbejder faglig rapportering til brug for bevillingsgivere i overensstemmelse

med angivne tidsfrister i bevillingsskrivelsen.

• Projektlederen giver økonomimedarbejder besked, når projektet er afsluttet.

• Økonomimedarbejderen udarbejder herefter, med hjælp fra projektleder, et afsluttende

regnskab, samt sender dette til bevillingsgiver. Eventuelt medsendes

faglig rapportering - dette aftales med projektleder.

• Økonomimedarbejder leverer kopi af afsendt faktura til projektleder og programsekretær.

• Økonomimedarbejder leverer kopi af alle regnskaber sendt til bevillingsgivere til

programsekretær og projektleder.

• Økonomimedarbejder udskriver hvert kvartal et projektrapport, der sendes til

programsekretær til videre fordeling til projektleder/forskningsleder.

• Det er projektleders ansvar at overvåge, at det løbende regnskab ser fornuftigt ud

i forhold til det planlagte budget. Ved tegn på afvigelser kontakter projektlederen

sin forskningsleder.

Nedenfor er uddybet forhold omkring dels ansøgninger, dels forskellige økonomioversigter

i forbindelse med projektregnskab.

Ansøgninger

Alle ansøgninger kan inden afsendelse leveres til campuschefen med henblik på videresendelse

til SDU’s Forskerservice. Forskerservice gennemgår primært det juridiske i ansøgningerne

og kan komme med forslag til forbedringer. Enhver ansøgning der udgår fra

SIF skal underskrives af forskningsleder/projektleder samt af forskningschefen. Hvis det

ikke er muligt at have to underskrifter på ansøgningen aftales procedure med forskningschefen

på SIF.

Alle ansøgninger om økonomisk støtte til SIF-projekter skal afleveres til det pågældende

programs sekretær med angivelse af ansøgningsprojektnummer og/eller journal/IDÉnummer.

Programsekretæren skriver løbende nye ansøgninger på en oversigt. Ældre ansøgninger

fjernes fra listen efter nærmere aftale med forskningsleder. Vedrører ansøgningen

et bestemt projekt registreres oplysningerne med det pågældende projektnummer.

Kan ansøgningen ikke relateres til et enkelt projekt tilføjes oplysningerne på programnummeret

eller på oversigten for direktør eller forskningschef ’uden for program’.

61


Afslag

Ved modtagelsen af afslag afleverer projektlederen dette til programsekretæren, der påfører

dato på listen over ansøgninger.

Bevillinger

Ved modtagelsen af en bevillingsskrivelse afleverer projektlederen straks denne til programsekretæren,

der påfører dato på listen over ansøgninger. Programsekretæren afleverer

original af bevillingsskrivelsen sammen med en kopi af ansøgningens budget til

økonomimedarbejder umiddelbart efter modtagelsen af bevillingen. Dette er vigtig for at

sikre at deadlines på bevillingsskrivelsen overholdes.

Økonomioversigter

Finansieringsoversigter

Når et projekt har modtaget en bevilling påfører økonomimedarbejderen projektet/bevillingen

på finansieringsoversigten med vigtige deadlines, som tidspunkter for

regnskabsaflæggelse, anmodning om a conto betalinger, fremsendelse af faktura og lignende.

Økonomimedarbejder skriver løbende indbetalte beløb og nye bevillinger på finansieringsoversigten.

Økonomimedarbejderen sørger for at den sidst opdaterede oversigt

altid findes i programmets hængemappe i økonomimedarbejderens stålskab.

Bevillingerne fjernes fra listen, når regnskabet og evt. faglige beretning er sendt og pengene

er hjemkommet. Finansieringsoversigten sendes hvert kvartal til programsekretær

og forskningsleder.

Finansieringsoversigterne indeholder oplysninger om bevillinger. Det er vigtigt for den

overordnede projektstyring at disse oversigter løbende ajourføres og dermed giver et

retvisende billede af forventede og allerede modtagne bevillinger. Det er økonomimedarbejderens

ansvar at påføre finansieringsoversigterne vigtige deadlines (se ovenstående

afsnit), samt at deadlines overholdes.

Regnskabsoversigter

Hvert kvartal modtager programsekretær og projektleder et aktuelt regnskab for programmets

projekter. Heri er angivet lønudgifter (fordelt på de pågældende SIF ansatte),

samt øvrige udgifter, med specificering af hvad disse indeholder (f.eks. rejser, porto,

trykning). Det angives desuden, hvor meget af projektets bevilling(er) der resterer. Det

er projektlederens ansvar løbende at sørge for at projektets regnskab er i overensstemmelse

med budgettet for projektet. Ved tvivl eller afvigelser kontaktes forskningslederen.

10.3 Opbevaring af personoplysninger

I henhold til Persondataloven skal ’… der træffes de fornødne tekniske og organisatoriske

sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes

eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges

eller i øvrigt behandles i strid med loven’. I forlængelse heraf er der udarbejdet en bekendtgørelse

(nr. 528 af 15. juni 2000) om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af

personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning og en vejledning Datatilsynet

har udarbejdet hertil. SIF’s regler om opbevaring af data tager udgangspunkt i

denne vejledning.

På SIF er der to måder at opbevare data på: enten på Instituttets egne servere eller på

en ekstern server (f.eks. Sundhedsstyrelsen eller Danmarks Statistik), som SIF har adgang

til. I denne vejledning omtales opbevaring på SIF’s egne server, det såkaldte sdrev.

62


s-drevet er et disk-område på SIF’s IT-system. På denne disk kan personhenførbare data

opbevares i henhold til de af Datatilsynet og lovgivningen fastsatte sikkerhedsregler for

brug af data til statistiske eller videnskabelige undersøgelser. Administrative data, der

bruges til sagsbehandling på personniveau, kan ikke opbevares på s-drevet.

På s-drevet sker en såkaldt logning, der betyder, at oplysninger om bruger, dato og tidspunkt

registreres, hver gang et datasæt bruges. En sådan logning er i forhold til lovgivningen

tilstrækkelig, hvis identifikationsoplysningerne forinden enten er krypteret eller

erstattet med et kodenummer eller lignende. Derfor skal CPR-nummer, navn, adresse og

anden entydig person-identifikation altid opbevares adskilt fra personoplysningerne, som

regel i et særskilt datasæt.

Følgende typer filer skal altid opbevares på s-drevet:

filer med CPR-numre

filer indeholdende en person-identifikation, der uanset måden entydigt kan føres tilbage

til en person

s-drevet er opbygget på en sådan måde, at hver enkelt bruger skal have specifik tilladelse

til at få adgang til data. Den enkelte bruger skal have tilladelse til at læse og/eller

skrive, før vedkommende kan bruge data. En sådan tilladelse kan indhentes via forskningslederen.

Tilladelserne administreres af IT-sektionen eller særligt bemyndigede personer

f.eks. en datamanager.

Den overordnede mappe-struktur på s-drevet er som følger:

Niveau 1: Program-specifikke mapper

Niveau 2: Projekt-specifikke mapper. Disse har ofte navne, der starter med aktivitetsnummeret

Niveau 3: Bruger-specifikke mapper.

Der kan optræde brugerspecifikke mapper på niveau 2.

På s-drevet skal der kun opbevares følsomme data og ikke SAS-programmer o.lign.

Den ansvarlige for det enkelte datasæt, er også ansvarlig for, hvad der skal ske efter

endt brug (evt. aflevering til Dansk Data Arkiv eller sletning), og ved fratrædelse eller afdelingsskift

at dette ansvar videregives til anden person.

10.4 Afslutning af projekt

Et projekt anses for afsluttet, når det afsluttende produkt, typisk (den sidste) rapport eller

den (sidste) videnskabelige artikel afsendes med henblik på publicering. Ofte vil der

være lidt efterfølgende arbejde og projektet vil være ”administrativt i live” i en periode.

Det er imidlertid vigtigt at få projektet afsluttet ordentligt både formidlingsmæssigt - også

internt. SIF’s projektdatabases datofelt for afslutning (i fane 1) og afslutningsskema

(fane 3) skal udfyldes. Publikationer skal afleveres til registrering i særtrykssamlingen (4

eksemplarer) påført oplysninger om fra hvilket program arbejdet udgår samt nøgleord.

Det skal sikres, at bevillingsgiver har fået den aftalte afrapportering og det endelige

regnskab bliver udarbejdet og at bevillingen bliver betalt.

63


10.5 Arkivering af data

Det er et stigende krav, at indsamlede data fra et afsluttet forskningsprojekt skal arkiveres

i Dansk Data Arkiv Sundhed (DDA Sundhed), hvorved data kan bevares. Som omtalt i

afsnit 5.1 betragtes en aflevering af data til DDA Sundhed sammen med en fysisk sletning

af data på SIF som en sletning af data.

For at sikre langtidsopbevaring af data i DDA Sundhed er der en række detaljerede krav

til data og deres dokumentation, som skal efterleves ved arkivering. Det drejer sig om

følgende emner:

• oparbejdelse af data til en af DDA Sundhed fastsat standard

• en elektronisk version af de(t) brugte spørgeskema(er)

• udfyldelse af et metodisk spørgeskema (inkl. litteraturliste)

Der henvises til DDA Sundheds hjemmeside (www.sundhed.dda.dk) for præcise detaljer.

Nedenfor opregnes en del af de krav, der stilles til oparbejdning af data samt de tiltag,

der er gjort for at lette deres opfyldelse. Kravene drejer sig om dokumentation og kodning

af variable.

• Datoer skal angives som tre variable (dag, måned, år).

• Variabel navn

• Variabel type (kun numerisk eller karakter)

• Variabel label

Sæt label på variablen. Labelen skal indeholde en henvisning til spørgsmålsnummeret

i spørgeskemaet efterfulgt af den samlede relevante spørgsmålstekst fra spørgeskemaet.

Alle variable skal have en label.

• Format/value labels

Sæt kodeværdilabels på numeriske, heltallige kodeværdier, herunder også på

kodeværdierne for uoplyst. Hvis kodeværdierne repræsenterer angivne svarmuligheder

i spørgeskemaet, skal hver kodeværdilabel gengive den komplette og ordrette

tekst fra spørgeskemaet til den pågældende kategori. Alle heltallige numeriske

variable, med op til 25 betydende kodeværdier, skal have value labels.

• Missing

Der kan forekomme tre kategorier af ikke-valide kodeværdier (missing): uoplyst,

irrelevant og deltog ikke. Disse skal værdisættes afhængig af antal brugte cifre i variablen.

Hvis materialet indeholder personhenførbare data, skal disse afleveres i en separat

nøglefil.

På SIF er der udviklet et SAS-program, der kan hjælpe med følgende:

• opsplitning af en SAS-dato i tre variable

• generering af passende værdier for uoplysthed baseret på forskellige typer af missing-koder.

• Supplering af eksisterende formater med kode-værdier for uoplyst

Det er op til projektlederen at sikre labels og formater/value labels på hver enkelt variabel

i datasættet.

64


11. Formidling af projektets resultater

(i følgende kapitel bruges forkortelserne: FL=forskningsleder, PL=projektleder,

KM=kommunikationsmedarbejder)

Formidling er en integreret del af et projekt. Formidling skal derfor indgå i selve projektplanlægningen

allerede fra starten, og de relevante personer skal inddrages.

Med formidling forsøger afsenderen at nå en målgruppe med et eller flere budskaber.

Målgruppen kan være snæver og f.eks. bestå af videnskabelige kolleger i andre lande,

formidlet gennem den engelsksprogede videnskabelige tidsskriftsartikel eller der kan være

tale om et mindre udvalg i et ministerium, der skal skrive oplæg til en minister om et

politisk program på et bestemt område, formidlet gennem et notat. Man kan tale om

snæver, målrettet formidling. I den anden ende af formidlingsspektret findes som målgruppe

den brede, mere diffuse offentlighed, interesseret i ny videnskabelig erkendelse,

som formidlet gennem Ugens tal for folkesundhed.

11.1 Formidling til forskellige målgrupper

Formidling kan antage mange forskellige former. For et forskningsinstitut er det grundlæggende

vigtigt at skelne mellem:

1. Formidling til forskningsverdenen

2. Formidling til det politisk-administrative system

3. Formidling til den brede offentlighed

Formidlingsformer til forskningsverdenen

a. Den engelsksprogede, peer-reviewede videnskabelige artikel til et anerkendt,

internationalt videnskabeligt tidsskrift

I sundhedsvidenskabelig og lægevidenskabelig forskning er der betydelig prestige i at

publicere sådanne artikler, mens det i samfundsvidenskab har mindre betydning. Peerreview

processen udgør en slags kvalitetsstempel for videnskabelige artikler. Ethvert

tidsskrift har regler for, hvorledes et manuskript udformes og opstilles. Det er nødvendigt

at søge specifik information herom på tidsskriftets hjemmeside eller lignende.

b. Andre videnskabelige tidsskriftsartikler

På den hjemlige front når en publikation i Ugeskrift for læger bredt ud i sundhedssektoren.

c. Den videnskabelige afhandling

Form og indholdskravene til videnskabelige afhandlinger – doktor afhandlingen, ph.d. afhandlingen,

masterafhandlingen mv. – fremgår af almene bekendtgørelser eller specifikke

regler udstedt af universiteterne.

d. Den videnskabelige rapport eller bog

Den videnskabelige rapport eller bog giver den enkelte institution en vis frihed til selv at

tilrettelægge form og indhold. Det forventes imidlertid altid, at sådanne publikationer indeholder

en videnskabelig stringens i form og indhold.

65


e. Videnskabelige kongres- og konferencebidrag

Omfatter bl.a. foredrag, abstracts og posters og omtales senere mere detaljeret.

f. Det videnskabelige foredrag

Omtales senere mere detaljeret.

Videnskab på elektronisk form

De senere år har medført en eksplosiv udvikling af videnskabelig formidling i elektronisk

form. Traditionelle videnskabelige tidsskrifter findes vidtgående i dag på Internettet (evt.

i et særlig betalingssystem) og der er opstået helt nye internetbaserede videnskabelige

tidsskrifter. Der er også open access alternativer til de etablerede forlag. F.eks. BioMed

Central: En uafhængig udgiver med det formål at give øjeblikkelig gratis adgang til peerreviewed

biomedicinsk forskning. Der findes flere databaser og informationssystemer,

der bringer resumé af videnskabelige artikler og systematiske reviews, bl.a. sundhedsportaler,

reserveret for sundhedspersonale og bibliotekssystemers med abstracts f.eks.

Medline. Disketter, CD-rom og DVD med bl.a. databaser indgår desuden nu og da i den

videnskabelige formidling.

Formidling til det politisk-administrative system

Som nationalt forskningsinstitut har SIF en særlig forpligtelse til at formidle sine resultater

og faglige overvejelser i det politisk-administrative system, eksempelvis til Folketingets

sundhedsudvalg, Sundheds- og forebyggelsesministeriet, Sundhedsstyrelsen og

sundhedsforvaltninger og sundhedsudvalg i regioner og kommuner.

Både form og sprog skal være tilpasset denne målgruppe. Sædvanligvis skal fagudtryk

forklares og omfattende videnskabelige forbehold for metode, materiale og resultater må

undlades – til fordel for enklere sætninger som: ”Der må tages visse faglige forbehold for

resultaterne”. Det kan være konfliktfyldt at skrive det alment forståelige, men alligevel

videnskabeligt funderede notat. Men dette er alligevel en opgave for et forskningsinstitut.

De sædvanlige formidlingsformer på dette område er:

a. Deltagelse i offentlige udvalgsarbejder og i møder

b. Udarbejdelse af notat eller udredningsrapport

c. Andre formidlingsformer, bl.a. baseret på bagvedliggende videnskabelige rapporter.

Formidling til den brede offentlighed

a. Den journalistiske formidling i medier (aviser, netaviser, magasiner, fagpresse,

radio og tv), herunder pressemeddelelsen

Et solidt kendskab til mediernes struktur og funktion er en god forudsætning for denne

form for formidling. Kurser i presseformidling arrangeres nu og da på SIF for de videnskabelige

medarbejdere. Pressekontakt og pressemeddelelse omtales senere.

b. Aviskronikken

Aviskronikken repræsenterer den populærvidenskabelige formidling i en avis, udarbejdet

af forfatteren selv. De forskellige aviser har forskellige manuskriptkrav. KM har information

om de forskellige manuskriptkrav (f.eks. længde). Aviskronikken er en velegnet formidlingsform,

når man har et budskab, og ønsker at uddybe flere argumenter. Der skal

altid sendes et portrætfoto med en kronik, så sørg for et tidssvarende foto.

c. Artiklen i det populærvidenskabelige tidsskrift

Anvendes i mindre omfang til en snæver målgruppe. Den populærvidenskabelige formidling

– og gode råd – omtales senere.

66


d. Den folkelige rapport eller brochure

I nogle projekter afsluttes der med såvel en videnskabelig rapport som en folkelig

formidlingsrapport – velillustreret og med et let tilgængeligt sprog. En sådan kan tage

form af en enkel brochure.

e. Ugens tal for folkesundhed

Ugens tal offentliggøres på hjemmesiden hver onsdag, og sendes ud til ca. 3000 abonnenter.

Har du en historie til Ugens tal eller en nyhed skal du kontakte KM.

f. Formidling på internettet

Historier til nettet skal formuleres kort og præcist i et sprog alle forstår. Besøgende på

hjemmesiden bruger få sekunder til at beslutte sig for at gå videre, når de læser en

overskrift.

Det er muligt at informere om projekter, bevillinger og forskningsresultater på www.sifolkesundhed.dk.

Hjemmesiden har typisk nogle tusinde besøgende i løbet af en uge. På

forsknings forsiden på www.dr.dk/sundhed linkes til SIF’s hjemmeside.

11.2 God videnskabelig publikationspraksis

De 4 H’er

God videnskabelig publikationspraksis er baseret på 4 H’er:

1. Hvad skal jeg publicere?

Det drejer sig om at afgrænse de emner i en undersøgelse, som det har interesse at

præsentere i publikationsform.

2. Hvorledes skal jeg publicere?

Dette H handler om valg af målgrupper og efterfølgende valg af publikationsform som international

tidsskriftsartikel, rapport, internetmeddelelse mv.

3. Hvor skal jeg publicere?

I en videnskabelig sammenhæng drejer det sig især om valg af internationalt tidsskrift.

4. Hvem skal jeg publicere sammen med?

Dette punkt handler om forfatterne af en given artikel, rapport, bog mv. Dette punkt uddybes

især nedenfor.

Forfatterprincipper mv.

Til sikring af god videnskabelig publikationspraksis findes der standardiseringer og anbefalinger,

man kan benytte.

På SIF har det været praksis at følge de regler for publikationspraksis, der er afstukket i

Vancouver reglerne hvis formelle titel er: Uniform Requirements for Manuscripts Submitted

to Biomedical Journals. Baggrunden for reglerne var en lille gruppe af redaktører af

medicinske tidsskrifters uformelle møde i Vancouver for at etablere retningslinjer for de

manuskripter, der blev indsendt til deres tidsskrifter. I 1979 udkom de første krav til manuskripter.

Gældende version ses på: http://www.icmje.org/index.html. Udformning af

bibliografiske referencer baseres på USA's National Library of Medicines standard:

http://www.nlm.nih.gov/bsd/uniform_requirements.html.

I Danmark har Udvalget for Videnskabelig Uredelighed udarbejdet en række nyttige vejledninger

for god videnskabelig praksis. Udvalget har bl.a. beskrevet: Vejledning for indgåelse

af aftaler ved påbegyndelse af forskningsprojekter. Vejledning vedrørende ret og

67


pligt til opbevaring af videnskabelige data og Vejledning vedrørende forfatterskab, I forbindelse

med formidlingsprocessen er især den sidste nyttig. Heri gennemgås bl.a. ret og

pligt til forfatterskab. Udvalget baserer sig på Vancouver principperne som blev udarbejdet

med fokus på tidsskriftsartikler. Men omtaler også særlige vilkår for forfatterskab under

anden form end tidsskriftsartikler:

http://www.fi.dk/site/forside/raad-komiteer-udvalg/udvalgene-vedroerendevidenskabelig-uredelighed

Ugeskrift for Læger (UFL) har ligeledes et fastlagt regelsæt for publikations praksis. UFL

baserer sig på Vancouver reglerne for forfatterskab.

http://www.ugeskriftet.dk/portal/page/portal/LAEGERDK/UGESKRIFT_FOR_LAEGER/UFL_

MANUSKRIPTVEJLEDNING/MANUSKRIPTVEJLEDNINGEN

Til brug for epidemiologisk forskning har International Epidemiological Association (IEA)

udarbejdet anbefalingen: Good Epidemiological Practice: proper conduct in epidemiologic

research. Heri gennemgås en lang række emner relevant for epidemiologisk forskning.

IEA anbefaler ligeledes brug af Vancouver principperne for forfatterskab og litteratur referencer:

http://www.dundee.ac.uk/iea/GoodPract.htm

Videnskabelige tidsskrifter inden for epidemiologi og folkesundhed (public health) anvender

oftest Vancouver reglerne i deres publikations praksis inkl. det faste format for litteratur

referencer med små typografiske varianter.

Konkret på SIF kan man afveje hvorvidt formatet for referencer skal benyttes ved udgivelse

af SIF publikationer. F.eks. kan det være nyttigt at undlade tidsskriftsforkortelser

for at lette forståelsen. Ligeledes kan det være hensigtsmæssigt at henvisninger fra tekst

til referencer benytter forfatternavne frem for tal.

Konfliktfyldte punkter

1. De fleste forskere har på et eller andet tidspunkt i deres liv oplevet konflikter om forfatterskab.

I relation til SIF er der fastsat følgende retningslinier:

• Det indgår i den tidlige planlægning af ethvert projekt, hvem der skal være navngivne

forfattere til en artikel, en rapport, en bog m.v.

• Det skal skrives ned, hvad aftalen om forfatterskab er.

• Det er en ledelsesopgave ved SIF at afgøre eventuelle konflikter om forfatterskab

– der findes ingen automatik i konfliktsager.

2. Udvalget vedr. Videnskabelig Uredelig har på et tidspunkt skrevet og udtalt, at forskere

ikke bør omtale deres forskningsresultater, før de er offentliggjort i et peer-reviewet

tidsskrift. Man mente hermed, at der var tale om en slags kvalitetsgaranti over for offentligheden.

Intet forskningsinstitut som SIF kan eller vil leve med så firkantede formidlingssynspunkter.

Det er for det første et nationalt forskningsinstituts tjenestepligt at bidrage

til lovgivningsprocessen, til udvikling af politiske programmer, til besvarelse af Folketingsspørgsmål,

til information af faglige udvalg i f.eks. Sundhedsstyrelsen. Det er for

det andet et formidlingssynspunkt, som helt ser bort fra traditionerne i samfundsvidenskab

og humaniora.

SIF kan og skal bidrage til omtalte formidling af aktuel videnskabelig erkendelse med den

fornødne respekt for og omtale af de forbehold, som må tages på et tidspunkt, hvor en

forskningsproces ikke er afsluttet, eller et forskningsprodukt ikke er offentliggjort på

sædvanlig vis.

68


11.3 Den videnskabelige artikel

Store forskelle i fagtraditioner

Videnskabstraditionerne er forskellige i forskellige fagområder – formidlingsformerne også.

Det må man indrette sig efter, når man vælger tidsskrift for publikation af ens videnskabelige

arbejde. Videnskabelige artikler med kvantitative metoder, materialer og resultater

er oftest helt anderledes opbygget end artikler, der baseres på kvalitative metoder.

I sundhedsvidenskabelige tidsskrifter ser man sjældent anvendelse af fodnoter og af appendikser

med tekniske udredninger, mens dette ganske ofte ses i humanistiske og samfundsvidenskabelige

tidsskrifter. I de sundhedsvidenskabelige tidsskrifter følges Vancouverreglerne

for litteraturlister som regel – det er anderledes i samfundsvidenskab og humaniora.

Her benyttes ofte: The Harvard Style of Referencing.

http://www.library.uq.edu.au/training/citation/harvard.html. Inden for samfundsvidenskab

benyttes også The Chicago Manual of Style ofte.

http://www.chicagomanualofstyle.org/tools.html

Systemerne beskæftiger sig primært med referenceudformning, og citationspraksis - ikke

med forfatterprincipper etc. som Vancouver.

Redaktionelle krav fra videnskabelige tidsskrifter

Disse forskelle får man bedst et indtryk af ved at bladre i forskellige tidsskrifter. Sammenligner

man terminologi og fremstilling i medicinske og sociologiske forskningslærebøger,

vil man finde mange forskelle. Eksempelvis er problemstilling og problemformulering

i visse lærebøger diametralt modsat stillede begreber. Stiller et tidsskrift eksempelvis

krav om, at en artikel altid skal indledes med præsentation af en problemstilling kan man

gå meget galt i byen, hvis man ikke kender til de forskellige begrebsdannelser i relation

til tidsskriftets fagtradition.

Det er grundreglen, at ethvert tidsskrift i dag har sin egen manuskriptvejledning. Det er

et ”must” at læse en sådan manuskriptvejledning, før man går i gang med at skrive en

artikel til et bestemt tidsskrift. På tidsskriftets hjemmeside kan man sædvanligvis finde

den seneste udgave af manuskriptvejledningen.

Forskellige artikeltyper

Nogle af de hyppigste artikeltyper er

• Den videnskabelige originalartikel

• Den videnskabelige oversigtsartikel

• Det videnskabelige læserbrev og kommentaren (commentary, letter)

• Den videnskabelige lederartikel (editorial)

Som nævnt oven for har manuskriptvejledningerne for tidsskrifterne som regel klare krav

til form, indhold og længde for de enkelte artikeltyper. SIF offentliggør oftest sine artikler

i sundhedsvidenskabelige tidsskrifter. I de sundhedsvidenskabelige tidsskrifters originalartikler

ser man ganske ofte en disposition med følgende hovedpunkter:

• Kort abstract/resumé – evt. struktureret i hovedpunkter

• Indledning - med præsentation af undersøgelsens formål, vigtigste tidligere litteraturfund,

eventuelle hovedhypoteser og kort omtale af overordnet design

69


• Materialer og metoder – hvor den undersøgte population karakteriseres sammen

med anvendte målemetoder, stikprøvemetoder, statistisk analytiske metoder

mv.

• Resultater – hvor de vigtigste resultater opregnes i relation til inkluderede tabeller

og figurer

• Diskussion – hvor man såvel metodemæssigt som resultatmæssigt diskuterer

undersøgelsen. En mere anvendelsesorienteret konklusion indgår ofte i denne

sektion.

I de fleste tidsskrifter er der i dag kun plads til stram, faglig, og eksakt formidling.

Ved SIF er det reglen, at en forskningsleder kommenterer og godkender en tidsskriftsartikel.

11.4 Bidrag til kongresser og konferencer

De typiske bidrag til kongresser/konferencer er

• Det korte videnskabelige foredrag

• Abstract til proceedings og kongreskatalog

• Poster

• Inviteret foredrag – key-note lecture

• Diskussionsoplæg til workshop

• Udstilling af produkter eller af materialer

Stort set alle videnskabelige nationale og internationale kongresser har form- og indholdskrav

til præsentationer. Kravene findes typisk på kongreshjemmesiden. De skal

overholdes stringent for at man får sine bidrag accepteret.

For de fleste selv-anmeldte kongresbidrag findes der lange tidsfrister – indlevering omkring

½ år før selve kongressen er ikke usædvanligt. Man skal derfor være ude i god tid.

Det videnskabelige kongresforedrag er ofte et stramt opbygget foredrag med sparsom

tekst og få tabeller og figurer – og med skarpe konklusioner. Det tilrådes at skrive

manuskript og afprøve den tildelte tidsramme som et internt foredrag før offentlig præsentation.

Ofte er tidsformlen: 10 minutters foredrag – 5 minutters diskussion. Ordstyrerne

ved sådanne kongresser er som regel ubønhørlige overfor tidsmæssige overskridelser.

Det tolereres ikke. Foredragets opbygning følger som regel den videnskabelige artikels

disposition, jf. pkt. 5. Det videnskabelige foredrag.

Abstract er en kort sammenfatning af et foredrag eller af en præsentation, sædvanligvis

på maksimalt 1 A4 side med stramme form- og indholdskrav, der ligner den videnskabelige

artikels udformning. Da man ofte er i den situation, at abstract udformes før man har

sine endelige resultater, tilrådes det at anføre en e-mail korrespondanceadresse i

abstractet af hensyn til videre kommunikation med kongresdeltagere. Flere lande tillader

ikke udtømmende deltagerlister med kontaktinformation med mindre den enkelte personligt

har givet tilsagn herom – derfor idéen med e-mail adresse.

En poster er en plakat, der opsættes sammen med mange andre posters – og typisk inspiceres

af kongresdeltagere i særlig programsatte postersessioner. Man skal som regel

selv være til stede under disse poster-sessions. Poster medbringes hjemmefra og opsættes

på anviste steder. En poster kan derfor udformes meget tæt op til præsentationen.

En poster kan være en enkelt stor plakat eller består af flere A4-sider. Størrelsesmulighederne

fremgår typisk af kongressens hjemmeside. Posteren følger den videnskabelige

artikels stramme opbygning og præsentation. Angående fremstilling af poster:

70


Tjek indhold med din forskningsleder, og få evt. hjælp til opsætning af grafikeren på Det

Sundhedsvidenskabelige Fakultet på SDU, som også kan sende den til tryk på SDU.

De gode posters har en kort, klar overskrift, der mindst kan ses på 5 meters afstand – en

appetitvækker for den forbipasserende kongresdeltager. Det er en god idé at sætte sit

visitkort på posterpladsen i en ”biblioteks-bogkort-lomme” – så kan alle selv forsyne sig

– og senere kommunikere.

Det inviterede kongresforedrag – eller key-note lecture – er som regel en præsentation

fra seniorforskere med henblik på at give faglige og tankevækkende oversigter

over et videnskabeligt emne – eller en præsentation fra en forsker, der har gjort nye og

usædvanlige opdagelser eller udviklinger.

Da det traditionelle kongresarrangement er i opbrud, findes der en del andre bidrag til

kongresser som kan komme på tale. Arbejdes der f.eks. med workshop under kongressen

kan forberedte korte indledningsindlæg komme på tale – eller korte forberedte statements

under en bredere diskussion. Det er i sådanne situationer en god idé at have

nogle PowerPoints eller overheads med som beredskab til en kort præsentation.

Der er oprettet en PowerPoint database på o-drevet for samtlige SIF PowerPoints. En ny

PowerPoint præsentation skal afleveres til IT-sektionen for at få det lagt ind i basen.

11.5 Det videnskabelige foredrag

Det gode videnskabelige foredrag bygger på kombinationen af den videnskabelige artikels

stringens og på almindelige regler for mundtlig præsentation af kortere eller længere

varighed.

Den videnskabelige artikel er omtalt tidligere.

Nedenfor nogle gode råd/grundregler for mundtlige præsentationer

• Gør dig klart hvilke budskaber du ønsker tilhørerne skal huske efter foredraget.

Tommelfingerregel: Ved et 10 minutters foredrag husker tilhørerne 2 pointer –

ved et 45 minutters foredrag huskes tre pointer.

• Afstem dit foredrag efter tilhørernes viden, baggrund og forventninger.

• Du kan benytte ”mønsterdisposition” til at strukturere dit foredrag: Titel – indledende

resumé – introduktion – materiale og metode – resultater – diskussion –

resumé.

• Der skal være en rød tråd fra formål/problemstilling til resultater og konklusioner

– pas på ikke at komme ud af for mange tangenter.

• Vælg en passende form for illustrationer og tekster, der kan ses og overskues i

hele foredragssalen (jf. afsnit om overhead/PowerPoint nedenfor).

• Vis engagement i dit emneområde – kom ud over rampen.

• Afslut med klare konklusioner – og muligvis med perspektivering af konklusionerne.

• Slut så det kan huskes: Saml op på det du har sagt, svar på eventuelle spørgsmål,

slut til aftalt tid.

71


• Er du en mindre erfaren foredragsholder, kan du holde generalprøve på dit foredrag

internt og få feedback og kritik.

• Evaluer dit foredrag: Hvad gik godt/mindre godt/slet ikke godt – hvad kan du

ændre til næste gang/forberede dig på. Har du opnået det du ville. Har du løst

opgaven (vigtigt, især hvis du er en inviteret foredragsholder).

• Udlever eventuelt materiale.

Et manuskript er godt at have – bare du ikke læser op af det (det bliver hurtigt dræbende

kedeligt). Et manuskript skal foredrages – og det kræver øvelse. Et trin på vejen til at

frigøre sig fra manuskriptet er at benytte en A4-side med hovedpunkterne eller en række

stikordskort.

Mens det sjældent accepteres at bruge ”tricks” i skriftlige præsentationer, er det

almindeligvis accepteret at bruge ”tricks” i mundtlige præsentationer – som f.eks. en

vittighed, en utraditionel tegning, en særlig verbal udgydelse, ændret stemmeleje.

Gode råd ved brug af overheads/PowerPoint

• Anvend den PowerPoint-skabelon, der ligger på o-drevet.

• Start med en præsentationsside, der angiver titlen på dit foredrag, dit navn, instituttet

og logo (SIF og SDU eller SIF, hvor SDU’s navn tilføjes).

• Tilstræb kun at bringe et budskab på hver slide/overhead – med så få punkter

som muligt. Det letter overblikket.

• Brug en passende skriftstørrelse: F.eks. overskrift i pkt. 40-44 og punkterne/brødtekst

i en 32 punkt. Tag højde for hvor stort et forum der fremlægges i.

• Brug kontrastfarver til at fremhæve skriften f.eks. hvid skrift på en mørk baggrund

(blå, mørk lilla). Brug ikke grøn og rød som skriftfarve – disse farver er

vanskelige at læse.

Unoder, der bør undgås!

• Gå og rasle med småpenge i lommen

• Tage briller af og på - bruge halvbriller, så du ser ud på tilhørerne over kanten

• Se på uret og stønne opgivende (”hvordan skal jeg dog nå det”)

• Knirkende sko - stå og vippe

• Åbne og lukke jakke

• Klikke med kuglepen

• Drikke vand uafbrudt

• ”Vaske hænder” - ”Knække fingre” - rette på slips eller hår

• Tale i skriftsprog - sige ”øh” eller ”ikke sandt”

• Se op i loftet – eller ud af vinduet - eller ned i gulvet

• Fægte med pegepind

• Tale med ryggen eller siden til deltagerne

• Overskride tiden

11.6 Populærvidenskabelig formidling

Gode råd om populærvidenskabelig skriftlig formidling

SIF’s viden om folkesundheden skal også gerne nå ud til en bredere del af befolkningen.

Til dette formål er den populærvidenskabelige formidling i ikke-videnskabelige medier et

vigtigt redskab. Budskaberne skal formidles i et lettere tilgængeligt sprog end ved videnskabelige

rapporter, notater og videnskabelige artikler. I det følgende gives gode råd om

hvad du skal tænke på, når du skal skrive til fagblade og tidsskrifter som f.eks. Samvirke,

Sygeplejersken etc.

72


Brug gerne nedenstående formidlingsmodel inden du går i gang med at skrive, og tænk

alle fem punkter grundigt igennem, inden tasterne aktiveres.

1. Afsender

Afsenderen af teksten er afgørende for hvilke forventninger læseren møder teksten med.

Hvem repræsenterer du? Skriver du som privatperson eller som forsker på SIF? Skriver

du i egenskab af forsker, er det en god idé at være opmærksom på, hvordan du formidler

dit stof. Som forsker på SIF, skal du ikke komme med anbefalinger. Det er Sundhedsstyrelsens

anliggende. Men det er tilladt at perspektivere forskningsresultater og anvende

sætninger a la ”En del tyder på, at……”.

Afsenderen bliver vurderet på det, han/hun skriver. Hvis teksten taler til læseren, så interesserer

afsenderen sig for vedkommende, og har gjort sig tanker om modtagerens referenceramme.

Tal aldrig ned til læseren. Modtageren tager ligeså meget stilling til afsenderen som til

budskabet.

2. Målgruppen

Vær bevidst om, hvem du skriver til. Hvem er læseren af dette medie (alder, køn, uddannelse,

livsform, viden, forventning til teksten, holdninger, motivation, læsekontekst

mv.)? Hvad er deres forhåndskendskab til emnet, hvordan tænker de om emnet? Er der

fordomme, myter eller forståelser hos denne gruppe læsere, som du er bekendt med? (jf.

tidligere artikler i bladet/bladets holdning eller andre offentlige udtalelser fra denne

gruppe.) Kontakt evt. repræsentanter fra læsergruppen for at udbygge og nuancere dit

billede.

3. Budskabet

Mængden af informationer i dagens samfund er uendeligt. Det er derfor vigtigt, at gøre

sig klart, hvad man vil fortælle. ”Jeg vil fortælle historien om, at…”. Hvad vil du gerne

have, at læseren opnår ved at læse teksten? Hvad er dit hovedbudskab, og hvordan kan

du bedst formidle det? Strukturér fremstillingen, så de centrale pointer ikke gemmer sig

inde i teksten. Tænk gerne i de journalistiske nyhedskriterier (identifikation, aktualitet,

væsentlighed, nyhed), når du vælger budskab.

4. Medie

Hvilken stil har bladet - er det mest beskrivende, informerende eller holder de en problematiserende

linje. Overvej de signaler mediet udsender.

5. Udformning

Afgør hvilken form der passer bedst til dette medie? Udformningen af teksten skal både

hvad sprog og indhold angår, svare til målgruppen for mediet.

Gode råd til udformning af artiklen

Sproget. Don’t tell it – show it

Videnssprog - fagsprog Erfaringssprog - hverdagssprog

Abstrakt Konkret

Upersonlig Personlig

Logisk Sanselig

Billedfattig Billedrigt

Følelsesrenset Følelsesladet

Lange sætninger Korte sætninger

Lange ord – fremmedord Uden fremmedord

Passivt Aktivt

73


Man skal ikke gå fra videns- til erfaringssprog, men finde et sted midt imellem.

Som tommelfingerregel er det klogt at:

• Bruge aktive sætninger og undgå passive mest muligt. Det passive sprog er

kendetegnet ved, at afsenderen ikke kan identificeres. Grundledet, navneordet eller

mennesker i sætningen er fjernet eller erstattet af en s-form og teksten bliver

derfor upersonlig og distancerende. Eks. på passivt sprog: ”Der gøres opmærksom

på, at” eller ”På trods af kampagner om sund kost, spises der stadig usundt.”

• Variere sætningslængderne, så teksten ikke bliver tør, men gør læseoplevelsen

mere rytmisk

• Bruge enkle sætninger. Hvis teksten skal formidle viden og forståelse, er det

vigtigt at stilen er præget af forhold som klarhed, enkelhed og præcision. Undgå

derfor at indholdet i sætningerne bliver sløret, kompliceret eller vagt, så læseren

har svært ved at få fat på, hvad der i grunden står.

• Brug aktive verber, og spar på grammatiske hjælpeverber (er, har, var, havde)

foran verbet. (F.eks.: Jeg ringer i morgen, i stedet for Jeg vil ringe i morgen).

Overskrifter og underrubrikker

Overskriften eller rubrikken skal gå som en rød tråd gennem hele teksten. Klare og dækkende

overskrifter kan hjælpe læseren til at skimme teksten og få en idé om indholdet.

Dine overskrifter bør hjælpe læseren med at skabe struktur i teksten og som adgangssignal

til indholdet i teksten. Gør overskrifterne så informative som muligt. Brug korte,

præcise og specifikke overskrifter. Anvend ord, som læseren forbinder noget med og tilpas

overskrifterne til tekstens karakter. Underrubrikker tjener samme formål som hovedoverskrifter,

men dertil endnu ét. De skal signalere til læseren, hvilke afsnit han kan

springe over.

Kill your darlings

Om nødvendigt må du slå dine yndlinge ihjel. Det kan f.eks. være en formulering om folkesundheden,

som kom op på sidste institutmøde, som bare er lige i øjet, detaljer om

hvor besværlige dine analyser har været eller et citat fra din yndlingsforfatter, som du

synes er genial. Det er dog ikke altid det virker, når du skriver det ind i teksten. Det kan

være, at læserne kommer til at tænke på X, når du vil have dem til at tænke på Y. Så

selv om det er hårdt, må du indimellem slå dine ynglinge ihjel for at redde din tekst.

Illustrationer

Illustrationer som billeder, grafer og andet er vigtige blikfang i et skrift/billedmedie, men

kan nogle gange forvirre og afspore forståelsen i stedet for at spille sammen med teksten.

Overvej hvilken funktion dine illustrationer skal have. Den væsentligste anvendelse

af illustrationer er til forklaring eller forevisning af noget, som kun vanskeligt kan udtrykkes

i ord. Hvis du har brug for hjælp til at klare spørgsmål af typen: "Hvor, Hvad og

Hvem" vil billeder ofte være den bedste hjælp. Spørgsmål om "Hvor meget" kan tabeller

hjælpe med, og hvis det handler om "Hvorfor, Hvordan eller Hvad", er grafer og diagrammer

en mulighed.

Afprøvning

Få KM til at gennemgå teksten. Eller afprøv din tekst på nogle modellæsere (f.eks. din

mor, søster, sekretær eller nabo) før du sender den af sted. Hvad har de fået ud af teksten

- og stemmer det overens med dit budskab. Hvis ikke må du finde ud af, hvad der

går galt. Samtidig kan "forsøgskaninerne" ofte finde de fejl, du selv har overset, udpege

de uforståelige sætninger og stille spørgsmålstegn ved, hvorfor du har udeladt at skrive

om dette eller hint.

74


Gennemsyn

Hvis det er muligt, så bed om at få din artikel til gennemsyn, når den er blevet sat op/

har gennemgået en redaktionel behandling. På den måde kan du tjekke om de redaktionelle

rettelser af teksten er ok.

Og husk: Undervurder aldrig dine læseres intelligens - og overvurder aldrig deres

viden. Din nabo skal kunne forstå det.

11.7 SIF retningslinier vedr. presse

Informationspolitik for SIF med særlig henblik på pressekontakter

Formålet med SIF’s informationspolitik i forhold til pressen er, at der opbygges et sagligt,

velovervejet og tillidsvækkende forhold fra begge sider, samt at SIF’s ledelse altid er

inddraget i pressekontakter og velinformeret om hvilke informationer og udtalelser, der

tegner instituttet udadtil.

Grundreglen for SIF’s informationspolitik i forhold til pressen er relativ enkel:

En medarbejder, der kontaktes af pressen, skal indhente sin forskningsleders

eller direktørs accept til at udtale sig til offentligheden via journalistens formidling.

Der er tre undtagelser fra denne regel:

1. Hvis der er tale om, at en journalist søger rene faktaoplysninger som f.eks. : ’Hvor

mange dør årligt af blodprop i hjertet?’, eller ’Hvor mange er kommet til skade ved

hjemmeulykker?’. Medarbejderen kan her udtale sig uden at indhente accept. Til gengæld

skal medarbejderen ved en sådan lejlighed glide af på spørgsmål, der har karakter

af en vurdering.

2. Hvis medarbejderen skønner at sagen er vigtig, og ikke kan få fat i en leder at drøfte

sagen med. Medarbejderen skal straks efter pr. mail eller telefon orientere sin leder resp.

direktør om sådanne kontakter og indholdet i udtalelserne. Dette kaldes force majeur

reglen.

3. Ved offentliggørelse af Ugens tal for folkesundhed er der anført en kontaktperson.

Denne person kan udtale sig til pressen i overensstemmelse med det aktuelle indhold i

Ugens tal.

Enhver medarbejder, der udtaler sig til pressen, skal umiddelbart pr. mail eller telefon

orientere sin leder – med kopi til direktøren om hvem (navn på medie og journalist) der

kontaktede, formål med kontakt, og highlights i medarbejderens udtalelser samt dato for

udgivelse af artikel.

Private udtalelser til pressen

Enhver medarbejder har i øvrigt ret til som privatperson at udtale sig som privatperson

med sine private meninger. Medarbejderen skal i så tilfælde sikre sig, at det klart fremgår,

at det ikke er instituttet, der udtaler sig.

75


Pressemeddelelser

Indhold En god overskrift er vigtig. Hovedbudskabet skal fremgå i første

afsnit. Herefter lidt om baggrund og meget kort om metode.

Dernæst uddybning af konklusioner. En journalist skal i princippet

kunne klippe det nederste i artiklen ud.

Størrelse Max. 1 A4-side

Udformning Projektleder udformer udkast. Kan også overlades til KM eller

udformes i samarbejde mellem PL og KM.

Godkendelsesprocedurer

Udsendelse/Selektiv

kontakt til pressen

Pressemeddelelser skal godkendes af forskningsleder og direktør

senest 7 dage før forventet udgivelse.

Kontakt KM vedr. hvem der er oplagte modtagere. KM har også

kontaktdata på medier og journalister.

Tidspunktet for udsendelse bør overvejes nøje og måske skal

det koordineres med samarbejdspartnere (f.eks. myndigheder).

Overvej om mobilnr. skal stå i meddelelsen, da journalister arbejder

tidlig morgen og sen aften alt efter hvilket medie, det

drejer sig om.

Husk at informere reception om udsendelsen.

Pressemeddelelsen lægges på hjemmesiden under presseservice.

Solo-historie En mulighed er at tilbyde f.eks. en af de større aviser eller tvstationer

eneret på "historien".

Nogle historier er mere oplagte end andre til at ”sælge” solo.

Man skal være opmærksom på, at når et medie har fået en historie

solo, så vil de andre som regel ikke røre ved den bagefter.

Desuden kan man aldrig være 100 % sikker på, at et medie

bringer historien, selvom man har fået en tilkendegivelse

om det.

Retningslinier Kontakt forskningsleder, KM og direktør ang. overvejelser om

selektiv pressekontakt.

Når pressen kontakter

dig

Når journalister uopfordret kontakter dig i egenskab af SIFmedarbejder,

bør du være opmærksom på følgende:

Til baggrund eller citat?

Hvad er journalistens ærinde? - Ønsker han baggrundsoplysninger

f.eks. som led i research eller ønsker han et interview

med henblik på at kunne citere dig direkte eller noget helt tredje?

Afklar allerede ved samtalens start hvad henvendelsen drejer

sig om. Spørg også hvornår han skal bruge det, så du kan

tage stilling til, om du kan nå det.

Hvis du ikke kan svare på stående fod eller har brug for at tjekke

oplysninger, sig du kan ringe tilbage senere. HUSK at få

journalistens navn og nummer, og få at vide til præcis hvilken

sektion det er hvis det er avis, eller hvilket program hvis det er

radio eller tv.

Det et helt legalt og sige, at man ikke har tid til at udtale sig li-

76


Baggrundsoplysninger

Interview med citat

ge med det samme, men at man kan vende tilbage. Journalisterne

vil være forstående overfor, at man ikke lige kan ryste

diverse tal ud af ærmet.

Sker kontakten med henblik på et informativt baggrundsinterview

bør du fra start sikre dig, at der ikke forekommer udtalelser

til citat!

Interview med citat. Ønsker journalisten et interview med henblik

på udtalelser til offentligheden, bør det cleares med forskningslederen

og direktøren først, jf. de generelle retningslinier

omtalt tidligere. I et sådan interview tegner medarbejderen

SIF, og der bør udarbejdes en formidlingsstrategi for, hvad der

skal kommunikeres ud - og hvor grænserne går for, hvad man

kan tillade sig at sige på SIF’s vegne.

Bemærk at der ofte skal handles hurtigt, da citatet måske skal

bruges indenfor få timer.

Du kan altid prøve at få citater til godkendelse, men det kan ofte

være umuligt for journalisten at nå det inden deadline. Det

kan være endnu sværere at få hele artiklen til godkendelse, da

journalisten måske har flere kilder, som optræder i artiklen, og

det vil være unfair at nogen ser hele artiklen inden den kommer

i avisen, hvis andre kilder ikke gør.

11.8 Fremgangsmåde for fremstilling af SIF-bog og rapport

11.8 a. Tidlig planlægning

Disposition

Dokumentation af

data

Fastlæg rækkefølgen af de forskellige dele i manuskriptet:

- titelblad (den første side efter omslaget)

- kolofon (ofte indersiden af titelbladet)

- indholdsfortegnelse

- sammenfatning/resumé

- kapitler

- litteratur

- bilag

Fra projektstart ved man som regel, om et projekt skal afsluttes

med en publikation. I sådanne tilfælde kontaktes KM, så registranten

over planlagte udgivelser løbende bliver vedligeholdt,

ligesom forløbet kan planlægges i god tid (omslag, trykning,

formidling, evt. kommunikationsplan m.v.)

Det er projektlederen, der har ansvar for, at alle procedurer,

der er beskrevet i dette kapitel, overholdes.

Fra projektets start er det hensigtsmæssigt at strukturere de

data-mængder, der løbende produceres - f.eks. i Excel. Opret

projektmapper for hver emnegruppe med tydelig navngivelse af

filnavn - opdel arkene med tydelig navngivelse af emne. Senere

i processen er det mere overskueligt at oprette projektmapper

med relevante figurer og tabeller inden for hvert kapitel.

77


Litteratur Husk fra starten at lægge litteraturen ind i Reference Manager.

Hvis man venter til sidste øjeblik, kræver det en umenneskelig

indsats og overblik. Det dråbevise input er det mest hensigtsmæssige,

og det styrker også chancen for, at man faktisk kender

til den litteratur, man bruger. Referencer bør udformes ifølge

Vancouverreglerne. Vejledning til inddatering i Refman finde

på Intranettet.

Godkendelse af færdige

publikationer

11.8 b. Form og indhold

Lay-out af

manuskript

Layout af en bog

og rapport

Færdiggørelse og godkendelse af publikationer fra instituttet,

herunder omslag, forord, resume, budget og oplag skal godkendes

af forskningslederen, der er med til at sikre, at standarder

overholdes. Udsendelsesplan skal hver gang planlægges og

forelægges forskningslederen.

Et samspil mellem PL, KM og projektsekretær. Et publikationsafkrydsningsskema

findes på intranettet. Skemaet hjælper til at

tjekke at alt huskes.

KM kontaktes tidligt i forløbet vedr. omslag, kontakt til bureau/trykkeri,

udsendelsesplan, interne informationer, pressekontakt.

Der tages stilling til bogens format, f.eks. i A-4 format, AS-5

(statsformat) eller andet format. Vær opmærksom på, at nogle

formater er dyrere at trykke end andre.

Det er hensigtsmæssigt at tilrette figurer og tabeller løbende

efter det format, der er valgt. En tekstlinie bør højst være på

12-13 cm (er mere læsbart). Ved opsætning i A-4 format forekommer

der en længere tekststreng – overvej her at sætte bogen

i spalter.

Omslag Omslaget består af forside, bagside og evt. ryg.

Forsiden skal indeholde bogens titel og forfatter/e, og evt.

SIF-logo og SDU-logo. Er det mest hensigtsmæssigt pga. omslagets

design eller hvis der f.eks. skal flere end to logoer med,

så kan logoerne placeres på bagsiden.

Bagsiden skal indeholde SIF’s logo og SDU’s logo (og evt. andre)

hvis de ikke er placeret på forsiden. Bagsidetekst (kort om

indhold). ISBN og evt. ISSN nr.

Ryggen skal indeholde titlen på bogen.

Vedr. det grafiske udtryk: KM har login og password til SIF’s foto-abonnement,

hvor man kan vælge mellem tusindvis af fotos,

som kan bruges frit i publikationen. KM kan også formidle kontakt

til grafiker.

Titelblad Titelbladet skal indeholde titel, forfatter/e, SIF-logo og SDUlogo,

samt eventuelle samarbejdspartneres logo. Designes omslaget

af en grafiker, kan titelbladet bestilles her. (se afsnit

11.8c. Tryk af bog – Omslag)

78


Kolofon SIF publikationers kolofon skal indeholde:

• Titel, forfatter/e, Copyright: udgivernavn, by, måned,

år.

• Følgende tekst: Gengivelse af uddrag, herunder figurer

er tilladt mod tydelig gengivelse. Skrifter, der omtaler,

anmelder, citerer eller henviser til nærværende publikation

bedes sendt til Statens Institut for Folkesundhed,

Syddansk Universitet.

• Navn på omslagets designer og navn på trykkeri.

• ISBN-nummer, som altid skal tildeles, hvis bogen el.

rapporten skal registreres i Dansk Bogfortegnelse –

ISBN-nummer udleveres af den forlagsansvarlige. Er flere

institutioner involverede i publikationen, skal der aftales

hvordan kolofonen udformes, og hvilken institution,

der er ansvarlig for udgivelsen og tildeling af ISBN.

• ISSN-nummer hvis der er tale om en serie.

• Navn og adresse på udgiver, og hvor den kan rekvireres.

Telefonnr. faxnr. samt SIFs mail og web adresse.

Forord Udkast til forordet skal skrives af projektlederen, og det er vigtigt

at takke samarbejdspartnere, projektgruppe etc. Har projektet

modtaget økonomisk støtte – skrives hvorfra.

Forordet skal altid være godkendt og underskrevet af forskningslederen,

forskningschefen eller direktøren.

Husk også by, måned og år.

Indholdsfortegnelse I indholdsfortegnelsen skal der være anført hovedkapitel, kapiteloverskrifter,

underoverskrifter, litteratur samt bilag. Tjek altid

at overskrifter og sidenumre er i overensstemmelse med

indholdet.

Vejledning til indhold Vejledning/stikord til indholdet vedr. sammenfatning, kapitler,

referencer, figurer og tabeller.

Korrekturlæsning af

data og litteratur

Endelig korrektur af

manuskript

Godkendelse af manuskript

og omslag

Ved korrekturlæsning af tabeller og figurer, skal der altid deltage

to personer, hvor den ene læser tal fra manuskriptet og den

anden kontrollerer tal fra edb-materialet. Det er hensigtsmæssigt,

at den person der har produceret tabellen/figuren kontrollerer

de tal, som den anden person læser op fra manuskriptets

figurer/tabeller. Husk at denne fase tager rimelig lang tid. Ved

korrekturlæsning af litteratur skal det kontrolleres, at referencer

i teksten også er tilføjet i litteraturlisten. Referencer bør udformes

ifølge Vancouverreglerne.

Når der foreligger et færdigt redigeret og opsat manuskript, afleveres

manuskriptet i papirform til korrektur hos programsekretær

eller en anden medarbejder, der er indgået aftale med.

Vedkommende skal adviseres i god tid. Der beregnes ca. 1 uge

til korrektur.

Inden det ”trykkeklare” manuskript sendes til trykkeriet skal

forskningslederen endeligt have godkendt manuskriptet, dvs.

kolofon, forord og indhold. Forskningslederen skal også godkende

bogens omslag, f.eks. bogens titel, forfatterrækkefølge,

bagsidetekst.

79


Korrektur af

”blåkopi” fra trykkeri

11.8c Trykning

Det færdige manuskript skal, medmindre trykkeriet skal færdiggøre

dokumentet, altid sendes til trykkeri som en PDFfil,

da en WORD-fil kan ændre udseende, skifte linjer m.v.

Inden trykkeriet sætter trykprocessen i gang, fremsendes en

pdf (blåkopi) til SIF, som er allersidste chance for at tjekke opsætning

inden det ryger i trykken. Der skal læses korrektur af

projektleder/projektsekretær. Vær opmærksom på at enhver

rettelse som trykkeriet skal lave, efter det er afleveret, som regel

koster ekstra.

Papirkopi af originalmanuskriptet sammenlignes med blåkopien

– tjek side for side om indholdet er korrekt. Der læses fra øverste

venstre hjørne til nederste højre hjørne om teksten er identisk

med originalmanuskriptet. Tjek om sidenumrene er korrekte

– at der ikke er byttet om på siderne, etc.

Trykketilbud Tilbud om trykning indhentes efter gældende indkøbsaftale.

Ordre og

godkendelse

KM eller programsekretær indhenter tilbud på udgivelsen. Bl.a.

til dette formål er udarbejdet en skabelon/afkrydsningsliste, der

kan anvendes som en hjælp og et afkrydsningsskema. Beslutning

om oplag, papirtype og omslag (f.eks. 4-farvet omslag)

tages af forskningslederen, projektleder og KM. KM udarbejder

forslag til tilbud fra trykkerier.

Tilbud fra trykkeriet forelægges forskningsleder og projektleder

til godkendelse.

Produktionsplan Der udarbejdes en produktionsplan for deadlines i projektforløbet

(korrektur, aflevering af manuskript til projektsekretær, til

trykkeri m.m.) - af projektlederen. Projektlederen aftaler med

KM, hvornår manuskriptet er klar til trykning, og der bestilles

tid hos trykkeriet. Aftalt tid skal helst overholdes, fordi de fleste

trykkerier udformer produktionsplaner.

Design af omslag Anvendelse af grafiker er individuelt.

KM kan kontaktes angående brug af grafiker for at fastsætte

pris og formidle kontakt til trykkeriet. KM konsulteres ang. omslagets

tekniske udformning, og har ansvaret for at omslaget er

teknisk i orden mht. opsætning, tekst, farver, logo mv. – KMs

OK skal indhentes før endelig trykkeordre.

Pris på bog og rapport

SIF’s ’formel’ til udregning af pris på bog fås hos den forlagsansvarlige.

Budget og pris skal godkendes af forskningslederen.

Regningskontrol KM eller programsekretær kontrollerer, at fremsendt faktura er

i overensstemmelse med tilbud og ordre – påtegner faktura –

og videresender til økonomisektionen til betaling.

ISBN-

International Standard

Book Number

SIF har eget bogforlag og ISBN-nummer udleveres af den forlagsansvarlige.

Alle publikationer i bogform og i elektronisk form – skal indbe-

80


ISSN-

International Standard

Serial Number

11.9 Udsendelsesprocedure

Trinvis fremgangsmåde

rettes til Dansk Bogfortegnelse. ISBN placeres i kolofon samt på

bagsiden af omslaget.

ISSN-numre anvendes ved publikationer der udgives løbende,

f.eks. SIF’s beretning og Ulykkesregisterets nyhedsbrev. De betragtes

som en serie, derfor skal der være en hovedoverskrift

for publikationer med samme ISSN nummer.

ISSN-nummer placeres i kolofon og på bagsiden af omslaget

under ISBN-nummeret. Tildeling af ISSN nummer - kontakt den

forlagsansvarlige.

Bogens ankomst Det aftales med trykkeriet hvilken dag bøgerne skal leveres, og det

skal præciseres, at leveringen skal være ind i huset, så de ikke efterlades

udenfor SIF.

Formidlingsplan/

offentliggørelse

Et eksemplar lægges altid til ledelsen.

Dato for offentliggørelse besluttes af forskningsleder og projektleder.

Forskningslederen giver tilladelse til uddeling af bogen til medarbejdere

på SIF, forfatterne etc. – inden offentliggørelsen.

For hvert eksemplar, der foræres væk, skal der udfyldes et skema til

økonomisektionen. Skemaet befinder sig i kopirummet bag receptionen.

Direktøren skal have meddelelse om dato for offentliggørelse.

Pressemeddelelse Eventuel pressemeddelelse udformes af projektleder og/eller KM, og

godkendes af forskningsleder og efterfølgende af Direktøren.

Vejledning om pressemeddelelser og udsendelse findes under

afsnit 11.7 om SIF’s retningslinier vedr. presse.

Udsendelse Udsendelseslister besluttes af projektleder/forskningsleder og produceres

af projektsekretæren fra SIF’s adressedatabase i Outlook: Offentlige

mapper/Alle offentlige mapper/SIF kontaktpersoner.

Materiale til udsendelse

Ud fra disse lister produceres labels.

Se Brugervejledning vedr. udsendelser.

Udsendelse til SIF’s faste målgrupper.

Der skal bruges en del kuverter til udsendelse. Undersøg om der er

kuverter nok - især til den størrelse bogens format har, ellers bestil i

god tid hos SIF’s indkøber.

Forsendelse Ved større udsendelser adviseres Post-Danmark, da de ofte ønsker

at afhente forsendelserne tidligere end tidspunktet for den daglige

81


Gratis eksemplarer/

rabat

Målgrupper

afhentning. Projektsekretæren ringer om cirka antal - og på hvilket

tidspunkt forsendelserne er klar til afhentning. Projektsekretæren

pakker og udsender. Evt. hentes hjælp udefra til udsendelse.

Udlevering af gratiseksemplarer aftales for hver udgivelse – (f.eks. til

udvalgte journalister). Vi yder 10 % rabat til boghandlere og 10 %

rabat ved køb af 10 eller flere eksemplarer (10% af salgsprisen)

Internt på SIF Der skal afleveres 4 eksemplarer til KM. 3 ex til Særtrykslisten og 1

til SDU’s bibliotek.

Pligtaflevering Udsendes efter liste fra SIF’s adressedatabase. 1 eksemplar sendes

af den forlagsansvarlige til Dansk Bogfortegnelse.

Faste målgrupper Sundheds- og forebyggelsesministeriet, Sundhedsstyrelsen, Embedslægeinstitutioner,

Fagbiblioteker: SFI, SST, SUM.

Andre målgrupper Samarbejdspartnere, eksterne medforfattere og personer nævnt i

forordet, tilsendes bogen. Forskningsleder skal godkende udsendelseslister

– se under ”udsendelse”.

Hvem godkender hvad

Omslag: FL, PL, KM evt. direktøren

Forord: Hvis direktøren er medunderskriver på forordet: Direktøren og FL

Korrektur: Programsekretær

Blåkopi: (den kopi der går i trykken) PL, KM

Tilbud fra trykkeri: KM eller programsekretær udfører, FL+PL godkender

Offentliggørelse: Orientering om dato og indhold til alle implicerede i forhold til

publikationen samt direktør og centrale myndigheder.

Pressemeddelelse: Direktør, FL, KM

Udsendelsesliste (hvem der modtager den): FL og PL

Hvem skal orienteres og have tilsendt eksemplar

1. Direktøren skal vide besked i god tid om dato

2. Hjemmesiden, KM

3. SIF’s medarbejdere via SIF-nyt, KM

82


11.10 Formidling via hjemmesiden

SIF har egen hjemmeside, men fusionen med SDU kan betyde ændringer og integrering i

SDUs hjemmeside. www.si-folkesundhed.dk www.sdu.dk

Gode råd om formidling

på Internettet

Kommunikation via Internettet adskiller sig fra øvrige traditionelle

medier.

• Det er hurtigt. Det tager få sekunder at udsende og materiale

(ord, lyd, billeder) på nettet.

• Brugeren kan selv søge bredt eller smalt blandt informationerne.

• Mediet er til rådighed døgnet rundt.

• Det kan være tovejs kommunikation, hvor brugeren

f.eks. kan sende e-mail via siden, tilmelde og afmelde

abonnementer, bestille publikationer.

Tekster til nettet Gode web-tekster har en del til fælles med gode tekster til trykte

medier, men der er også forskelle.

• Klar opbygning og disposition.

• Skriv et sprog, som alle kan forstå.

• Skriv kortfattet og gå direkte til sagens kerne. Der er ikke

plads og tid til lange indledninger og indviklede udredninger

på nettet. Undgå lange sætninger. Ofte kan

man skrive en tekst væsentlig kortere, og alligevel få

budskabet frem.

• Mange overskrifter, så brugeren hurtigt og nemt kan

guides hen til lige den information, han ønsker.

• Korte, præcise og indbydende overskrifter. Undersøgelser

viser, at man på nettet kun bruger få sekunder på en

overskrift og på at beslutte sig, om man vil læse videre.

• Vær faktuel, undgå ”salgstaler” De fleste internetbrugere

søger målrettet efter bestemte informationer.

• Se i øvrigt mere om sprog under afsnit 11.6, gode råd

om populærvidenskabelig formidling.

Gode råd om opbygning

og disposition

• Opdel teksten i korte og selvstændige tekstenheder.

• Brug hyperlink. De enkelte tekstenheder kan forbindes

med links enten indenfor samme dokument eller mellem

forskellige dokumenter. På denne måde kan man gøre

sin tekst kort og samtidig give læseren mulighed for at

gå dybere i materialet.

• Start med det vigtigste: konklusionerne og uddyb dem

derefter med flere detaljer

• Det er en fordel hvis tekstenheden kan læses på et enkelt

skærmbillede (internetbrugere har en vis uvilje mod

at scrolle).

• Brug ledetekster. Før den egentlig brødtekst kan man

med fordel give læserne et overblik over tekstens samlede

indhold i en lede-tekst dvs. en kort præsentation af de

informationer/budskaber den efterfølgende tekst indeholder.

• Benyt gerne punktopstilling, hvis der er plads.

83


SIF’s hjemmeside Publikationer og nyheder, annoncering af ph.d. disputatsforsvar

og konferencer. Beskrivelse af igangværende og afsluttede projekter,

samt aktiviteter. Statistik. Ugens tal for folkesundhed.

Medarbejderprofiler og jobopslag.

Udgivelser

på hjemmesiden

Alle nye udgivelser præsenteres på hjemmesiden under nyheder

og udgivelser. Trykte udgaver kan bestilles online. Den projektansvarlige

skriver et kort resumé af indholdet til brug for præsentationen

(bagsidetekst kan ofte også bruges).

Bøger og rapporter Resumé af indhold og publikationens forside afleveres til KM senest

2 dage før forventet offentliggørelse. Nyhedsomtale på internet

skal ske samtidig med øvrig presseomtale. Pressemeddelelser

til hjemmesiden afleveres helst 2 dage før forventet offentliggørelse.

E-publikationer Man kan vælge at publicere materiale elektronisk på hjemmesiden.

Samme præsentationspraksis som for trykte udgivelser.

Formkrav til

materiale til internet

Hjemmeside vedligehold

Hjemmesidestruktur

Skal en publikation udgives i fuldtekst på hjemmesiden anvendes

PDF-format. Hvis du ikke selv kan konvertere kan KM.

Kommunikationsmedarbejderen er hovedansvarlig for hjemmesiden.

SIF har en web-gruppe som opdaterer de over 300 sider. På

Intranettet findes en liste over, hvem der redigerer hvilke sider på

si-folkesundhed.dk. Forskningstemasiderne redigeres lokalt i programmerne,

mens de øvrige sider redigeres af kommunikationsmedarbejderen.

Web-gruppen:

http://intranet/filarkiv/Formidling/Web.gr.ansvarsfordeling.08.doc

Hjemmesiden si.folkesundhed.dk er opbygget med følgende områder

1. Instituttet og dets medarbejdere

2. Nyheder og presseservice

3. Udgivelser - publikationer

4. Databaser og statistik

5. Forskning (forskningstemaer og programmer)

6. Ugens tal (retningslinjer for udarbejdelse af Ugens tal:

http://intranet/filarkiv/Formidling/UgensTal-vejledning.doc)

7. Udvalgte links i DK og internationalt

8. English (mindre udbygget).

84


12. Korrektur og kontrol af publikationer

Målsætning

Det skal sikres, at Instituttets publikationer (bøger, rapporter mv.) altid fremstår så fejlfrit

som overhovedet muligt. Tidsskriftsartikler, notater til udvalg mv. er ikke omfattet af

nedenstående retningslinier.

Generelle instrukser

1. Der læses altid korrektur på manuskripter til publikationer, artikler o.lign.

2. Der er udpeget en fælles korrekturlæser for instituttet (i dennes fravær træder en

sekretær ind som korrekturlæser).

3. Der læses korrektur på det endelige manuskript, dvs. at manuskriptet er godkendt

af både forskningsleder og eventuelle eksterne samarbejdspartnere. Når det

endelige manuskript forligger, overlader forfatteren en fil med dette dokument til

projektsekretæren.

Samtidig med at det endelige manuskript afleveres til projektsekretæren, skal forfatteren

sørge for, at alle forudgående versioner slettes eller lagres i en speciel mappe, så det sikres,

at de ikke kan forveksles med den endelige version. Projektsekretæren lagrer manuskriptet

på både sit y- og c-drev og sørger herefter for samtidig opdatering af disse to filer.

Dette sikrer, at der kan arbejdes videre på dokumentet i tilfælde af nedbrud af netværket

og at man ikke behøver at arbejde med en back-up-kopi af dokumentet, som ikke

er up-to-date, hvis dokumentet skulle gå tabt.

• 1. korrektur. Korrekturlæseren får udskrift af dokumentet, påfører sine rettelser i

denne papirudgave og giver den efterfølgende til forfatteren, som gennemgår den

mhp. at tage stilling til eventuelle ændringsforslag eller spørgsmål.

• Rettelserne indarbejdes i manuskriptfilen af projektsekretæren.

• Forfatteren skal lade alle eventuelle tilføjelser og ændringer gå gennem projektsekretæren.

Dette igen for at sikre, at der kun kan være tale om én gældende

version af manuskriptet.

• 2. korrektur. Korrekturlæseren får det rettede manus + manus med korrekturlæserens

rettelser (begge i papirudgave), til kontrol af, om alle rettelser er udført

korrekt.

• Evt. 3. korrektur. Er der yderligere rettelser, skal der ske en fortsat kontrol hos

korrekturlæseren af, at alle rettelser er udført, inden manuskriptet sendes til

trykning.

• Projektsekretæren er ansvarlig for korrekturlæsning af trykkeriets korrekturudgaver/blåkopi

(alt efter produktionsmetode). Forfatteren får korrektur til gennemsyn.

I denne fase kan korrekturlæseren inddrages igen, eller korrektur kan foretages

af projektsekretæren evt. i samarbejde med forfatteren.

• Korrekturark gemmes hos projektsekretæren, indtil publikationen er fremstillet,

og det er sikret, at alle de ønskede rettelser er udført af trykkeriet.

85

More magazines by this user
Similar magazines