Bilag 1 Kravspecifikation - Styrelsen for Videregående Uddannelser ...

sustyrelsen.dk

Bilag 1 Kravspecifikation - Styrelsen for Videregående Uddannelser ...

Bilag 1

Kravspecifikation


Indholdsfortegnelse

1. Indledning 1

2. Kontoret for Specialpædagogisk Støtte og Handicap,

Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte 2

3. Beskrivelse af opgavevaretagelse 3

3.1 Målgrupperne 3

3.2 It-hjælpemidler – startpakker og programpakker 3

3.2.1 Statens Indkøbsaftale vedr. computere 4

3.2.2 Microsoft Office-pakker, virusscanner, FineReader og Dictus 4

3.3 Særlige hjælpemidler 4

3.4 Administrative sagsgange 5

3.4.1 Ansøgning 6

3.4.2 Anskaffelse, konfiguration og levering af bærbare computere eller særlige

hjælpemidler samt levering af programpakker 6

3.4.3 Refusion 8

3.4.4 Servicering og reparationer 8

3.4.5 Genbrug af it-udstyr 8

3.5 Opgavebelastning 9

4. Teknisk specifikation af it-hjælpemidler og særlige hjælpemidler 10

4.1 Programpakke 10

4.2 Startpakker 12

4.2.1 Startpakker til studerende og elever med læse-/ og skrivevanskeligheder 12

4.2.2 Startpakker til svagsynede 14

4.2.3 Startpakker til blinde 15

4.2.4 Startpakker til studerende/elever med bevægevanskeligheder og

hørenedsættelser 17

4.2.5 Tillægsprodukter 18

4.3 Særlige hjælpemidler 20

4.3.1 Hardware 20

4.3.2 Software 22

4.3.3 Øvrige særlige hjælpemidler 24

5. Krav til levering af programpakker, startpakker og it-hjælpemidler 27

5.1 Levering og klargøring af programpakker, startpakker og it-hjælpemidler 27

5.1.1 Indkøb af bærbare computere mv. gennem Statens Indkøbsaftale vedr.

computere (mindstekrav) 27

5.1.2 Klargøring, installation, opsætning og distribution af startpakker og

tillægsprodukter 28

5.1.3 Distribution af programpakke til installation på egen computer 28

5.1.4 Opdatering af talesyntese- og ordforslagsprogrammer 29

5.1.5 Klargøring, installation, opsætning og distribution af særlige hjælpemidler 30

5.2 Leveringstider i forhold til startpakker, programpakker og særlige

hjælpemidler 30

5.2.1 Leveringstid for startpakker og programpakker bestilt af

uddannelsesinstitutionen 30

5.2.2 Leveringstid for startpakker bestilt af ekspertinstitution (IBOS) 31

5.2.3 Leveringstid for tillægsprodukter bestilt af uddannelsesinstitutionen 31

5.2.4 Leveringstid for særlige hjælpemidler 32

5.2.5 Sæsonvariationer 32


5.2.6 Leveringssteder og geografisk dækning 33

6. Øvrige krav 34

6.1 Administration af licenser 34

6.2 Administrativ leveranceorganisation 36

6.3 Genbrugsordning for startpakker, tillægsprodukter og særlige hjælpemidler 36

6.4 Reparationer 38

6.5 Etablering af et administrationssystem 39

6.6 Registrering af ydelser/produkter under styrelsens udlånsordning

(Mindstekrav) 40

6.7 Skrotning af it-udstyr (mindstekrav) 40

6.8 Support og hotline 41

6.9 Klager 42

6.10 Mærkning af udstyr 42

6.11 Afrapportering 43

6.12 Etableringsperiode 43

Appendiks A


1. Indledning

Denne kravspecifikation indeholder en beskrivelse af de krav til varer og tjenesteydelser,

som Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte (styrelsen) har vedrørende:

• Anskaffelse af it-udstyr 1 og software beregnet for elever og studerende med

forskellige funktionsnedsættelser

• Klargøring, installation, opsætning og distribution af udstyret

• Support og vejledning vedr. it-udstyr, software og særlige hjælpemidler

• Genbrugs- og lagerfunktion for det omhandlede udstyr

• Administration af licenser.

I afsnit 2 beskrives Kontoret for Specialpædagogisk Støtte.

I afsnit 3 beskrives opgavevaretagelsen.

I afsnit 4 beskrives de tekniske krav til de varer, som skal leveres.

I afsnit 5 beskrives krav til levering af programpakker, startpakker og særlige hjælpemidler.

I afsnit 6 beskrives en række øvrige krav til leverandøren.

Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel

beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den

generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal

opfylde.

Der er i kravspecifikationen både mindstekrav som leverandøren ubetinget skal

opfylde/overholde og andre krav, som ikke er mindstekrav, men krav hvis opfyldelse vil

blive tillagt positiv vægt i tilbudsvurderingen.

Krav i afsnit eller underafsnit som er mindstekrav, er tydeligt markeret med betegnelsen

”(Mindstekrav)” (rød skrift).

Når der i kravspecifikationen henvises til konkrete love, bekendtgørelser mv., skal dette

forstås således, at leverandøren skal leve op til den til enhver tid gældende lovgivning. De

konkrete henvisninger er således alene sat ind for at give information om de pt. gældende

regler.

1 En del af it-udstyret skal anskaffes gennem styrelsens andre leverandører, herunder leverandører på

Statens Indkøbsaftale vedr. computere mfl. Se også afsnit 3.2.10 og 5.1.1.

Side 1

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


2. Kontoret for Specialpædagogisk Støtte og Handicap,

Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte

Kontoret varetager driften af de specialpædagogiske støtteordninger (SPS) for elever og

studerende i de frie grund- og kostskoler, ungdomsuddannelser, AMU og de videregående

uddannelser. En del af administrationen foregår decentralt på uddannelsesinstitutionerne.

Støtteordningerne har hvert deres lovgivningsmæssige grundlag, og såvel indholdet som

administrationen af støtteordningerne varierer de forskellige uddannelsesområder

imellem. Støtten gives efter følgende lovgivninger:

• Bekendtgørelse af lov om friskoler og private grundskoler m.v. (LBK nr. 755 af 24.

juni 2010) samt bekendtgørelse om tilskud m.v. til friskoler og private grundskoler

m.v. (BEK nr. 702 af 30. juni 2008).

• Bekendtgørelse af lov om folkehøjskoler, efterskoler, husholdningsskoler og

håndarbejdsskoler (frie kostskoler) (LBK nr. 662 af 14. juni 2010) samt

bekendtgørelse om tilskud m.v. til folkehøjskoler, efterskoler, husholdningsskoler og

håndarbejdsskoler (frie kostskoler) (BEK nr. 604 af 24. juni 2009).

• Bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand ved

ungdomsuddannelser m.v. (BEK nr. 873 af 1. september 2008).

• Lov om Specialpædagogisk Støtte ved Videregående Uddannelser (LBK nr. 210 af 1.

marts 2007). Bekendtgørelse om specialpædagogisk støtte ved videregående

uddannelser (SPS-bekendtgørelsen) (BEK nr. 819 af 2. juli 2007)

Administrationen af SPS-ordningerne i styrelsen tilrettelægges i overensstemmelse med

dansk handicappolitik med henblik på at integrere og ligestille elever og studerende med

funktionsnedsættelser i det almene uddannelsessystem.

Elever og studerende kan efter ansøgning tildeles specialpædagogisk støtte, der

kompenserer deres funktionsnedsættelse i relation til at deltage i skole-/uddannelses-

situationen. Der er således ikke tale om støtte, der sigter på at kompensere

støttemodtagerens funktionsnedsættelse generelt.

Side 2

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


3. Beskrivelse af opgavevaretagelse

3.1 Målgrupperne

Målgrupperne for såvel it-hjælpemidler samt særlige hjælpemidler er primært elever og

studerende med læse- og skrivevanskeligheder samt elever og studerende med

synsvanskeligheder (blinde og svagsynede).

Støttemodtagerne er elever på frie grund- og kostskoler, elever på ungdomsuddannelser

samt studerende på videregående udannelser.

Frie grundskoler tilbyder undervisning af børn i grundskolealderen, det vil sige i alderen ca.

seks til ca. sytten år. Frie kostskoler dækker efterskoler, husholdnings- og håndarbejdsskoler

samt højskoler. Ungdomsuddannelser dækker erhvervsuddannelser, social- og

sundhedsskoler, erhvervsgymnasiale uddannelser (HHX og HTX) samt alment gymnasiale

uddannelser (STX og HF). Videregående uddannelser dækker over de korte videregående

uddannelser, de mellemlange videregående uddannelser samt lange videregående

uddannelser.

De frie grund- og kostskoler udgør en meget lille del af den samlede støtte. De omtales

derfor ikke nærmere i det følgende, men følger i øvrigt samme retningslinjer som de øvrige

uddannelsesområder.

Støtten vedrørende it-hjælpemidler og særlige hjælpemidler består overordnet af to dele:

• It-hjælpemidler: ”startpakker” og ”programpakker”

• Særlige hjælpemidler.

3.2 It-hjælpemidler – startpakker og programpakker

Støtte i form af it-hjælpemidler består af en ”startpakke” eller en ”programpakke”.

”Startpakken” indeholder bl.a. en standard bærbar computer med specialsoftware, som er

beregnet for målgruppen. ”Programpakken” består af specialsoftware, som er beregnet for

målgruppen, og installeres på den studerendes/elevens egen computer.

Nogle startpakker består derudover af tillægsprodukter, som er målrettet elever/studerende

på bestemte uddannelser og med bestemte funktionsnedsættelser. Tillægsprodukterne kan

også leveres til programpakken. I Appendiks A er en oversigt over, hvad der pt. følger med

startpakker til forskellige uddannelses og funktionsnedsættelser og hvilke programmer, der

er indeholdt i en programpakke.

Leverandøren klargør, installerer, opsætter, leverer mv. startpakker og tillægsprogrammer

og levere programpakker.

Side 3

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


I 2009 udlånte styrelsen ca. 5400 startpakker til elever og studerende med forskellige

funktionsnedsættelser.

Det forventes at ca. 20 procent af startpakker til elever og studerende med læse-

/skrivevanskeligheder fremadrettet vil skulle leveres som programpakker til installation på

den studerendes/elevens egen computer. Det forventede omfang af programpakker fremgår

af afsnit 4.2.1.

Omfanget af tillægsprodukter i 2009 fremgår af afsnit 4.2.5.

Store dele af it-udstyret, som indgår i SPS-ordningen, genbruges via en genbrugsordning,

som leverandøren administrerer.

Erhvervsuddannelsesområdet er kendetegnet ved mange studerende med meget korte

studieforløb i forhold til de gymnasiale uddannelser og de videregående uddannelser, hvorfor

der er tale om et stort element af genbrug af udstyr.

Kun en meget begrænset del af udstyret til studerende på gymnasiale og videregående

uddannelser genbruges.

3.2.1 Statens Indkøbsaftale vedr. computere

Til startpakkerne indkøber leverandøren bærbare computere, computerrygsække og

dockingstationer på styrelsens vegne gennem Statens Indkøbsaftale vedr. computere,

såfremt leverandøren ikke har mulighed for at skaffe det nødvendige udstyr gennem den

genbrugsordning, som leverandøren administrerer.

En bærbar computer forudsættes at kunne holde i 3 år, og det forventes at ca. 1/3 af de

bærbare computere genbruges, hvorfor der skal beregnes et nyindkøb af ca. 2900 bærbare

computere pr. år gennem Statens Indkøbsaftale vedr. computere.

Leverandøren betaler for indkøbte bærbare computere på styrelsens vegne.

Viderefakturering af de nyindkøbte bærbare computere sker i forbindelse med fakturering af

de startpakker, hvori nye bærbare computere indgår.

3.2.2 Microsoft Office-pakker, virusscanner, FineReader og Dictus

Leverandøren indhenter licenser hos styrelsen (som styrelsen besidder) vedrørende MS

Office-pakker, viruscannere, OCR-programmet FineReader (Optical character recognition) og

Dictus.

3.3 Særlige hjælpemidler

Udover startpakkerne kan de studerende/eleverne have behov for særlige hjælpemidler, der

kan kompensere deres funktionsnedsættelse i relation til at deltage i uddannelsessituationen.

Side 4

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Der er tale om en række forskellige hardware- og software-hjælpemidler, der kun vil blive

bestilt få af pr. år. Det estimerede omfang fremgår af afsnit 4.3.

Leverandøren klargør, installerer og opsætter de særlige hjælpemidler, som enten indkøbes

af leverandøren eller udtages fra det genbrugslager, som leverandøren administrerer.

3.4 Administrative sagsgange

I det følgende gives en beskrivelse af de sagsgange, som leverandøren skal indgå i.

Der er forskel på ansøgningsproceduren afhængigt af, hvilket uddannelsesområde der er tale

om, men enhver ansøgning munder altid ud i en indstilling fra uddannelsesinstitution, som vil

ligge til grund for styrelsens afgørelse.

Ansøgninger angår som regel en bærbar computer med standardsoftware (tekstbehandling,

regneark, præsentationsprogram etc.) og særligt kompenserende software (talesyntese

etc.), en programpakke med særligt kompenserende software og/eller andet særligt

kompenserende udstyr (scanner, læse-pen eller diktafon) alt afhængigt af

funktionsnedsættelse, uddannelsesmæssige krav og deraf følgende støttebehov.

Figuren nedenfor viser de forskellige institutioner/personer, som leverandøren skal indgå i

samarbejde med. Figuren viser endvidere de forskellige trin i sagsgangen.

Ekspertinstitution

/HMI

7

Studerende/elev

11

1

10

Uddannelsesinstitution

2

6

9

Styrelsen for Statens

Uddannelsesstøtte

Leverandør

Leverandører ved

Statens Indkøb

Side 5

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte

6

3

4

6

12

8

5

Eksterne

underleverandører

5


3.4.1 Ansøgning

1. Den ansvarlige for SPS på uddannelsesinstitutionen udarbejder sammen med den

studerende/eleven en ansøgning og en indstilling til styrelsen vedrørende de

hjælpemidler, der vurderes at kunne kompensere den studerendes/elevens

funktionsnedsættelse. Indstillingen støttes som regel af en udredning fra en

ekspertinstitution (ordblindeinstitution, PPR, en læsevejleder el. tilsvarende) om den

studerendes/elevens støttebehov i forhold til at kunne deltage i sin uddannelse på

lige vilkår med andre studerende/elever.

2. Ansøgningen sendes til styrelsens SPS-kontor via styrelsens sagsbehandlingssystem

SPS2005.

3. Hvis SPS-kontoret kan imødekomme ansøgningen, sendes en støttemeddelelse og

bevilling til uddannelsesinstitutionen via SPS2005. Af bevillingen fremgår, at der skal

rettes henvendelse til leverandøren med henblik på anskaffelse af et eller flere

produkter fra rammeaftalen.

4. På baggrund af bevillingen sender uddannelsesinstitutionens SPS-medarbejder

herefter en elektronisk rekvisition via SPS2005 samt bevillingsskrivelse til en

kontaktperson eller et kontaktsted hos leverandøren.

Rekvisitionen indeholder som minimum oplysning om:

• Bruger af udstyret (navn, adresse, cpr nr.)

• Leveringsadresse

• Dato for uddannelsens start

• Forventet dato for uddannelsens afslutning

• Type startpakke, eller programpakke jf. nedenfor

• Evt. øvrigt udstyr og programmel

• EAN-nummer.

Den typiske bevilling består af en startpakke (se afsnit 4.2), som indeholder nogle

foruddefinerede hjælpemiddelpakker med indhold, som er tilpasset de forskellige

målgrupper. Startpakkerne er blevet sammensat for at nedsætte ekspeditionstiden.

Ud over startpakkerne kan den studerende bevilges forskellige særlige hjælpemidler

(se afsnit 4.3), der kan kompensere den studerendes/elevens funktionsnedsættelse.

3.4.2 Anskaffelse, konfiguration og levering af bærbare computere eller

særlige hjælpemidler samt levering af programpakker

5. a) I de tilfælde, hvor bevillingen angår en startpakke udtager leverandøren en

bærbar computer fra det genbrugslager, som leverandøren administrerer.

Leverandøren har således opbygget et lager af bærbare computere, således at

ekspeditionstiden nedsættes. Hvis leverandøren ikke har en bærbar computer på

Side 6

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


genbrugslageret foretager leverandøren et indkøb af en ny bærbar computer via

Statens Indkøbsaftale vedr. computere, jf. afsnit 5.1.1. Leverandøren konfigurerer

herefter startpakken på den valgte bærbare computer.

b) I de tilfælde, hvor bevillingen angår en programpakke, skal leverandøren oplyse

den studerende/eleven eller uddannelsesinstitutionens SPS-medarbejder, hvorledes

denne kan leveres.

c) I de tilfælde, hvor bevillingen angår særlige hjælpemidler, sørger leverandøren for

- evt. gennem ekstern underleverandør – at fremskaffe de bevilgede særlige

hjælpemidler.

6. Produkterne, som bevillingen angår, fremsendes til den adresse, som er oplyst af

uddannelsesinstitutionens SPS-medarbejder. Denne adresse kan være fx den

studerendes bopæl eller uddannelsesinstitutionen. Adressen kan også være en

ekspertinstitution som eksempelvis et kommunikationscenter eller Institut for Blinde

og Svagsynede (IBOS), der evt. skal foretage pædagogisk instruktion i brug af de

bevilgede (it)-hjælpemidler, inden disse udleveres til den studerende/eleven.

Et mindre antal it-startpakker (ca. 70) til blinde eller svagsynede studerende og

elever leveres til IBOS efter aftale med instituttet og styrelsen. Disse startpakker

leveres uden forudgående bevilling, idet styrelsen indestår for eventuel betaling, der

ikke efterfølgende kan faktureres en uddannelsesinstitution (der vil maksimalt være

tale om et udlæg fra leverandørens side på 3 måneder). Startpakkerne udleveres af

IBOS, der efterfølgende i samarbejde med styrelsen sørger for at

uddannelsesinstitutionerne søger bevilling, som sendes til leverandøren. Herefter

faktureres uddannelsesinstitutionen.

Et mindre antal it-startpakker til elever med læse-/skrivevanskeligheder leveres til

Hjælpemiddelinstituttet (HMI) efter aftale mellem styrelsen og HMI. Disse

startpakker leveres uden forudgående bevilling og fakturaen sendes til HMI. HMI står

for levering af startpakker til elever på AMU-uddannelser. Der er tale om meget korte

uddannelsesforløb f.eks. 14 dage. Efter endt uddannelse leverer eleven startpakken

til HMI, der står for genbrugsordningen for startpakker leveret til elever på AMUuddannelser.

7. For studerende på videregående uddannelser bliver der efter 6-8 uger via

ekspertinstitution (eksempelvis et kommunikationscenter eller IBOS) foretaget en

supplerende individuel udredning. Denne udredning kan pege på et behov for

supplerende hjælpemidler i forhold til den allerede bevilgede startpakke eller

programpakke. Disse hjælpemidler kan fx være et ekstra sprog til talesyntese,

elektroniske ordbøger, CCTV’er eller lignende.

De supplerende hjælpemidler sendes til en aftalt adresse med henblik på installation

af den studerende selv eller hos ekspertinstitutionen.

Side 7

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


8. Faktura for såvel startpakke med bærbar computer, programpakke som supplerende

it-hjælpemidler sendes til den rekvirerende uddannelsesinstitution.

3.4.3 Refusion

9. Styrelsen udbetaler herefter refusion til uddannelsesinstitutionen.

3.4.4 Servicering og reparationer

10. Undervejs i uddannelsen kan der opstå problemer med brugen af computerne, det

installerede software eller det øvrige it-udstyr, som den studerende eller eleven er

bevilget. Dette kan skyldes mange ting som eksempelvis forkert brug, virus,

garantifejl, slitage, uheld etc.

For at give den studerende mulighed for selv at udbedre de mest almindelige fejl, er

der på startpakkerne indlagt en ”gendannelsesapplikation”. Systemet gør de

studerende/eleverne i stand til ved simpel instruktion, som er vedlagt som bilag i

startpakken, at få retableret deres maskine, så den kommer tilbage til den

opsætning, der var på maskinen, da de modtog den.

Uanset årsag til de opståede problemer er det afgørende for de studerende/eleverne,

at eventuelle perioder uden hjælpemidler begrænses mest muligt. Dette

imødekommes ved at stille en erstatningsmaskine til rådighed, ved hurtig reparation

eller eventuelt ved instruktion i brug af maskinen eller det installerede software. Krav

til reparationer beskrives i afsnit 6.4.

3.4.5 Genbrug af it-udstyr

11. Efter endt uddannelse returnerer den studerende/eleven det udlånte udstyr til

leverandøren. På ungdomsuddannelser returneres det udlånte udstyr via

uddannelsesinstitutionen. På videregående uddannelser returnerer den studerende

selv det udlånte udstyr til leverandøren.

12. Leverandøren skal kunne tage det udlånte udstyr retur efter endt uddannelse

(hardware, software og evt. andet kompenserende udstyr, som er bevilget) med

henblik på genbrug.

Behovet for genbrug udspringer af, at flere af de uddannelsestyper som indgår i

aftalen, er af kortere varighed og/eller at de studerende efter kort tid afbryder deres

uddannelse.

Efter en klargøring, sletning og kontrol af, at produkterne er funktionsdygtige, indgår

de i genbrugsordningen igen under hensyntagen til længden på den nye uddannelse

og produktets alder. Krav til genbrugsordningen beskrives i afsnit 6.3.

Side 8

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Eventuelt bortkommet/ikke tilbageleveret udstyr og licenser eftersøges af styrelsen,

idet den studerende på videregående uddannelser eller uddannelsesinstitutionen på

ungdomsuddannelser rykkes for tilbagelevering. Er hjælpemidlerne bortkommet,

dokumenteres dette af den studerende/uddannelses-stedet. Viser det sig af en eller

anden grund, at det udlånte udstyr ikke kan tilbageleveres, videregiver styrelsen de

nødvendige oplysninger til leverandøren, så udstyrsdatabasen, jf. afsnit 6.5, kan

opdateres (materiel og licenser markeres som bortkommet).

Uanset proceduren registrerer leverandøren således de leverede hjælpemidler i en

særlig database over udlånte hjælpemidler. Registreringen foregår under cpr.

nummer, og de enkelte produkter registreres med serienummer eller andet, der kan

identificere hjælpemidlet.

3.5 Opgavebelastning

Opgaven med levering af SPS-ydelser til de forskellige uddannelsesområder er kendetegnet

ved sæsonudsving.

Inden for de videregående uddannelser er der studiestart omkring august/september for op

imod 80 % af de studerende, mens stort set resten begynder 1. februar. Støtten ydes som

udgangspunkt for den samlede uddannelse, dvs. en periode på 2½ - 6 år.

På erhvervsuddannelserne er der rullende optag, om end der også her er visse måneder med

markant større optag end andre (august og januar). Der er tale om uddannelser, hvor der

veksles mellem skole- og praktikperioder.

På gymnasiale uddannelser ydes støtten som udgangspunkt for hele skoleperioden. Det vil

sige 2 år for HF og 3 år for andre gymnasiale uddannelser (STX, HHX og HTX). Optaget er i

starten af august, hvorfor der i efteråret (august til oktober) er flere ansøgninger end i

resten af året.

På det frie skoleområde ydes støtten som udgangspunkt for hele skoleforløbet. Der er på frie

grundskoler ansøgningsfrist 2 gange årligt: i februar og i oktober.

Side 9

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


4. Teknisk specifikation af it-hjælpemidler og særlige

hjælpemidler

I det følgende beskrives kravene til de it-hjælpemidler og særlige hjælpemidler, som

leverandøren skal kunne levere.

Beskrivelsen af it-hjælpemidlerne og de særlige hjælpemidler er opdelt i programpakker,

startpakker og særlige hjælpemidler, hvor programpakkerne og startpakkerne er

kerneleverancen og de særlige hjælpemidler er produkter, der bevilges som supplement til

startpakkerne eller leveres alene. For de særlige hjælpemidler gælder, at der kun er få

bestillinger årligt.

4.1 Programpakke

Leverandøren skal kunne levere en programpakke til studerende og elever med læse-/ og

skrivevanskeligheder til installation på den studerendes/elevens egen computer.

Programpakken skal indeholde nedenstående:

Anskaffes af leverandøren (Mindstekrav):

• Talesyntese:

- Med dansk, engelsk, tysk, fransk og spansk tale samt mulighed for at lægge ekstra

sprog ind.

- Det skal være muligt at indstille volumen og talehastighed.

- Det skal være muligt i programmets udtaleordbog at justere på udtalen af f.eks.

fagord, som talesyntesen ikke udtaler korrekt.

- Talesyntesen skal kunne læse op i almindeligt forekommende

tekstbehandlingsprogrammer så som Word, i PDF-dokumenter, på internet og i e-

mailprogrammer.

- Der skal være mere end én dansk stemme at vælge imellem.

• Ordforslagsprogram:

- Ordforslagsprogrammet skal kunne tilpasses individuelt til den enkelte

elev/studerende i forhold til hans/hendes stavevanskeligheder.

- Ordforslagsprogrammet skal kunne bruges såvel i tekstbehandling, som e-mail og på

internet.

- Det skal være muligt selv at producere ordbøger og fagordbøger i

ordforslagsprogrammet.

- Ordforslagsprogrammet skal indeholde ordbøger til ordforslag på dansk, engelsk og

tysk.

Side 10

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


• OCR-program:

- OCR-programmet skal kunne bearbejde de studiematerialer på særlige medier, som

styrelsen får produceret hos styrelsens producent af studiematerialer. Materialerne

produceres i ABBYY FineReader 8.0. Programmet skal kunne viderebearbejde en

leveret FineReaderbatch.

- OCR-programmet skal kunne OCR-behandle dokumenter i PDF-format.

- OCR-programmet skal kunne indscanne i grå, sort, hvid og farver og kunne

genkende tekst på følgende sprog: Dansk, engelsk (UK og amerikansk), svensk,

norsk, tysk, fransk, spansk, italiensk og portugisisk.

- OCR-programmets outputformater skal være DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPTX, PDF

samt PDF med billeder. Programmet skal kunne ligeledes kunne give output i

billedformatererne PDF, TIFF, JPEG, og PNG.

- Leverandøren står for indkøb af licenser til OCR-program i programpakken, i

modsætning til OCR-program i startpakkerne, hvor styrelsen har indkøbt licenserne.

For alle programmer i programpakken gælder følgende (Mindstekrav):

- Leverandøren skal distribuere programmerne til de studerende/eleverne og skal

beskrive, hvordan programmerne leveres til installation på den studerendes/elevens

egen computer.

- Leverandøren skal beskrive hvordan aktiveringen af programmet styres.

- Leverandøren skal give en beskrivelse af hvilke systemkrav og krav til øvrige

programmer, der stilles til den studerendes/elevens computer for at kunne installere

og benytte programmerne.

- Leverandøren skal kunne give styrelsen en elektronisk fortegnelse over hvilke

koder/nøgler, der er udleveret til de studerende/eleverne.

- Hvis det kræver en fornyelse af kode/nøgle for at holde programmerne i

programpakken aktiveret, skal leverandøren også levere denne, så længe den

studerendes/elevens SPS-bevilling varer, og leverandøren skal kunne give styrelsen

en elektronisk fortegnelse over hvilke koder/nøgler, der skal anvendes i

bevillingsperioden.

- Licenser for programmer i programpakken skal kunne løbe i den tid, hvor de

studerende og eleverne, der er bevilget en programpakke, er berettiget til SPS.

Leverandøren er dog berettiget til at indsætte en udløbsdato for licenserne efter de

studerendes/elevernes afsluttede uddannelsesforløb.

Side 11

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


- Licenserne i programpakken skal kunne fornys ved studieforlængelse og

uddannelsesovergange (eksempelvis skift mellem ungdomsuddannelse og

videregående uddannelse) uden yderligere bevilling fra styrelsen og uden

nyinstallation af programmerne på den studerendes/elevens computer.

Se det estimerede omfang af programpakker pr. år i afsnit 4.2.1.

Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for de tilbudte produkter i programpakken

med henblik på, at styrelsen kan vurdere, om mindstekravene er opfyldt.

4.2 Startpakker

Inden for SPS-ordningen tilbydes der startpakker til studerende og elever med forskellige

funktionsnedsættelser. Der tilbydes startpakker:

• Til studerende og elever med læse- og skrivevanskeligheder

• Til blinde studerende og elever

• Til svagsynede studerende og elever

• Til studerende og elever med bevægevanskeligheder og hørenedsættelser.

Krav til indholdet i startpakkerne er beskrevet nedenfor. Styrelsen gør opmærksom på, at

der hvad angår software kan forekomme mindre ændringer eller tilpasninger i indholdet i

startpakkerne til blinde og svagsynede under denne rammeaftale, efter anbefaling fra IBOS.

4.2.1 Startpakker til studerende og elever med læse-/ og

skrivevanskeligheder

Leverandøren skal kunne levere startpakker til studerende og elever med læse-/ og

skrivevanskeligheder, som skal indeholde nedenstående:

Indkøbes af leverandøren gennem Statens Indkøbsaftale vedr. computere eller udtages fra

lager, jf. afsnit 5.1.1 og 6.3 (Mindstekrav):

• Bærbar computer med styresystem

• Computerrygsæk

Leverandøren indhenter følgende licenser hos styrelsen (som styrelsen besidder)

vedrørende(Mindstekrav):

• Microsoft Office-pakke, antivirusprogram og OCR-program (FineReader)

Side 12

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Anskaffes af leverandøren (Mindstekrav):

• Talesyntese:

- Med dansk, engelsk, tysk, fransk og spansk tale samt mulighed for at lægge ekstra

sprog ind.

- Det skal være muligt at indstille volumen og talehastighed.

- Det skal være muligt i programmets udtaleordbog at justere på udtalen af f.eks.

fagord, som talesyntesen ikke udtaler korrekt.

- Talesyntesen skal kunne læse op i almindeligt forekommende

tekstbehandlingsprogrammer så som Word, i PDF-dokumenter, på internet og i e-

mailprogrammer.

- Der skal være mere end én dansk stemme at vælge imellem.

• Ordforslagsprogram:

- Ordforslagsprogrammet skal kunne tilpasses individuelt til den enkelte

elev/studerende i forhold til hans/hendes stavevanskeligheder.

- Ordforslagsprogrammet skal kunne bruges såvel i tekstbehandling, som e-mail og på

internet.

- Det skal være muligt selv at producere ordbøger og fagordbøger i

ordforslagsprogrammet.

- Ordforslagsprogrammet skal indeholde ordbøger til ordforslag på dansk, engelsk og

tysk.

• Software til nyt Daisyformat:

- Softwaren skal kunne afspille Daisy 2.02, som er baseret på åbne standarder: HTML

og XHTML til al tekst, softwaren skal kunne afspille MP3-formatet til komprimeret lyd

og SMIL 1,0 til synkronisering af tekst og lyd.

- Det skal være muligt at indsætte bogmærker, der kan redigeres af brugere på

brugerniveau.

- Det skal være muligt at vælge den syntetiske tale på computeren i stedet for Daisybogens

lydfil.

• Hovedtelefoner:

- Skal kunne placeres i øret eller på øret uden brug af ”hårbøjle”.

• Gendannelsesapplikation:

- Skal kunne retablere bærbar computer og software til opsætning, som den var ved

levering.

- Instruktionstekst på dansk skal medfølge.

Der blev i 2009 leveret ca. 5200 startpakker til studerende/elever med læse-

/skrivevanskeligheder. Det forventes at ca. 20 procent af startpakker til studerende med

læse-/skrivevanskeligheder fremadrettet leveres som programpakke til installation på den

studerendes/elevens egen computer. Det estimerede omfang af programpakker er 1040 pr.

år.

Side 13

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for de tilbudte produkter i startpakken, med

særlig vægt på de produkter, som tilbudsgiver skal anskaffe med henblik på, at styrelsen kan

vurdere, om mindstekrav er opfyldt.

4.2.2 Startpakker til svagsynede

Leverandøren skal kunne levere startpakker til svagsynede studerende og elever, som skal

indeholde følgende:

Indkøbes af leverandøren gennem Statens Indkøbsaftale vedr. computere eller udtages fra

lager, jf. afsnit 5.1.1 og 6.3(Mindstekrav):

• Bærbar computer med styresystem

• Computerrygsæk

Leverandøren indhenter følgende licenser hos styrelsen (som styrelsen besidder)

vedrørende(Mindstekrav):

• Microsoft Office-pakke, antivirusprogram og OCR-program (FineReader)

Anskaffes af leverandøren (Mindstekrav):

• Forstørrelse med tale:

- Al tekst, der forstørres, skal kunne udglattes.

- Forstørrelsesgraden skal være fra 2 til 16 gange.

- Forstørrelse og tale skal kunne aktiveres og lukkes på samme tid.

- Skal have individuel tilpasning af markørernes størrelse og farve.

- Skal have individuel tilpasning af forstørrelsen fra program til program.

- Skal have avancerede oplæsningsfaciliteter, der gør, at brugeren kan læse specifikt

udvalgte områder på nettet.

- Skal kunne identificere markøren og følge denne.

- Skal have læsefunktion der kan ombryde tekst så horisontal scroll undgås uanset

forstørrelsesgrad.

- Skal have dansk brugergrænseflade.

- Skal have dansk manual.

• Talesyntese:

- Talesyntesen skal styres fra skærmlæserprogrammet.

- Talesyntesen skal kunne tale dansk.

- Talen skal kunne ændres i både hastighed og toneleje/pitch.

- Skal være Sapi 5 kompatibel.

- Skal have sprogspecifikke udtaleregler.

- Skal have dansk brugergrænseflade.

- Skal have dansk manual.

Side 14

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


• Tastaturtræningsprogram:

- Teksten, der skal bruges til at træne med, skal kunne læses på skærmen med

forstørrelsesprogram eller skærmlæser.

- Når brugeren laver en forkert indtastning, skal det markeres med et lydsignal.

- Resultatet af de enkelte træningsøvelser skal kunne læses med forstørrelse eller

skærmlæser.

- Skal have dansk brugergrænseflade.

- Skal have dansk manual.

• Software til nyt Daisyformat:

- Softwaren skal kunne afspille Daisy 2.02, som er baseret på åbne standarder: HTML

og XHTML til al tekst, softwaren skal kunne afspille MP3-formatet til komprimeret lyd

og SMIL 1,0 til synkronisering af tekst og lyd.

- Det skal være muligt at indsætte bogmærker, der kan redigeres af brugere på

brugerniveau.

- Det skal være muligt at vælge den syntetiske tale på computeren i stedet for Daisybogens

lydfil.

• Hovedtelefoner:

- Skal kunne placeres i øret eller på øret uden brug af ”hårbøjle”.

• Gendannelsesapplikation:

- Skal kunne retablere bærbar computer og software til opsætning, som den var ved

levering.

- Instruktionstekst på dansk skal medfølge.

Der blev i 2009 leveret ca. 60 startpakker til svagsynede studerende/elever.

Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for de tilbudte produkter i startpakken, med

særlig vægt på de produkter, som tilbudsgiver skal anskaffe, med henblik på at styrelsen kan

vurdere, om mindste krav er opfyldt.

4.2.3 Startpakker til blinde

Leverandøren skal kunne levere startpakker til blinde studerende og elever, som skal

indeholde følgende:

Indkøbes af leverandøren gennem Statens Indkøbsaftale vedr. computere eller udtages fra

lager, jf. afsnit 5.1.1 og 6.3 (Mindstekrav):

• Bærbar computer med styresystem

• Docking station til bærbar computer

• Computerrygsæk

Side 15

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Leverandøren indhenter følgende licenser hos styrelsen (som styrelsen besidder)

vedrørende(Mindstekrav):

• Microsoft Office-pakke, antivirusprogram og OCR-program (FineReader)

Anskaffes af leverandøren (Mindstekrav):

• Skærmlæser til blinde:

- Skærmlæseren skal være oversat til dansk.

- Der skal være output til både tale og braille.

- Skærmlæseren skal kunne programmeres til specifikke programmer (Word, Excel,

Internet Explorer og NemID), således at skærmlæseren kan programmeres til at sige

de relevante informationer, der er nødvendige på skærmsiden. Programmørarbejdet

skal kunne foretages af en dansk leverandør.

- Outputtet til tale og braille skal kunne styres fra skærmlæseren.

- Det skal være muligt at kunne skifte talesyntese indefra skærmlæseren.

- Skal have dansk brugergrænseflade.

- Skal have dansk manual.

• Talesyntese:

- Talesyntesen skal styres fra skærmlæserprogrammet.

- Talesyntesen skal kunne tale dansk.

- Talen skal kunne ændres i både hastighed og toneleje/pitch.

- Skal være Sapi 5 kompatibel.

- Skal have sprogspecifikke udtaleregler.

- Skal have dansk brugergrænseflade.

- Skal have dansk manual.

• Tastaturtræningsprogram:

- Teksten, der skal bruges til at træne med, skal kunne læses på skærmen med

forstørrelsesprogram eller skærmlæser.

- Når brugeren laver en forkert indtastning, skal det markeres med et lydsignal.

- Resultatet af de enkelte træningsøvelser skal kunne læses med forstørrelse eller

skærmlæser.

- Skal have dansk brugergrænseflade.

- Skal have dansk manual.

• Software til nyt Daisyformat:

- Softwaren skal kunne afspille Daisy 2.02, som er baseret på åbne standarder: HTML

og XHTML til al tekst, softwaren skal kunne afspille MP3-formatet til komprimeret lyd

og SMIL 1,0 til synkronisering af tekst og lyd.

- Det skal være muligt at indsætte bogmærker, der kan redigeres af brugere på

brugerniveau.

Side 16

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


- Det skal være muligt at vælge den syntetiske tale på computeren i stedet for Daisybogens

lydfil.

• Hovedtelefoner:

- Skal kunne placeres i øret eller på øret uden brug af ”hårbøjle”.

• Gendannelsesapplikation:

- Skal kunne retablere bærbar computer og software til opsætning, som den var ved

levering.

- Instruktionstekst på dansk skal medfølge.

Der blev i 2009 leveret ca. 10 startpakker til blinde studerende/elever.

Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for de tilbudte produkter i startpakken, med

særlig vægt på de produkter, som tilbudsgiver skal anskaffe, med henblik på at styrelsen kan

vurdere, om mindstekrav er opfyldt.

4.2.4 Startpakker til studerende/elever med bevægevanskeligheder og

hørenedsættelser

Leverandøren skal kunne levere startpakker til studerende og elever med

bevægelseshandicap og hørehæmmede, som skal indeholde følgende:

Indkøbes af leverandøren gennem Statens Indkøbsaftale vedr. computere eller udtages fra

lager, jf. afsnit 5.1.1 og 6.3(Mindstekrav):

• Bærbar computer med styresystem

• Computerrygsæk

Leverandøren indhenter følgende licenser hos styrelsen (som styrelsen besidder)

vedrørende(Mindstekrav):

• Microsoft Office-pakke og antivirusprogram

Anskaffes af leverandøren (Mindstekrav):

• Ordforslagsprogram:

- Ordforslagsprogrammet skal kunne tilpasses individuelt til den enkelte

elev/studerende i forhold til hans/hendes stavevanskeligheder.

- Ordforslagsprogrammet skal kunne bruges såvel i tekstbehandling, som e-mail og på

internet.

- Det skal være muligt selv at producere ordbøger og fagordbøger i

ordforslagsprogrammet.

- Ordforslagsprogrammet skal indeholde ordbøger til ordforslag på dansk, engelsk og

tysk.

Side 17

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Der blev i 2009 leveret ca. 130 startpakker til studerende/elever med bevægelseshandicap

eller hørehæmmede elever/studerende.

Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for de tilbudte produkter i startpakken, med

særlig vægt på de produkter, som tilbudsgiver skal anskaffe, med henblik på, at styrelsen

kan vurdere, om mindstekrav er opfyldt.

4.2.5 Tillægsprodukter

Leverandøren skal til startpakkerne kunne levere de nedenfor nævnte tillægsprodukter.

Appendiks A indeholder en oversigt over, hvilke tillægsprodukter, der medfølger de enkelte

startpakker alt efter uddannelse og funktionsnedsættelse. Tillægsprodukterne kan også

leveres til programpakkerne efter særskilt bevilling til den studerende/eleven.

Anskaffes af leverandøren (Mindstekrav):

• Læsepen:

- Håndholdt skannerpen med tekstgenkendelse på dansk, engelsk, tysk, fransk, norsk

og svensk.

- Læsepennen skal kunne sluttes til computerens USB-port og benyttes til indskanning

af tekst og tal i flere skrifttyper og størrelser og til oplæsning af enkelt ord eller små

tekster.

- Læsepennen skal kunne kombineres med oplæsningsværktøj på computeren, så den

indskannede tekst kan læses højt med talesyntese.

• Digital diktafon:

- Skal have mindst 15 timers optagetid

- Skal have mulighed for at gemme mindst 128 MB.

- Skal have lyttefunktion.

- Skal kunne tilsluttes computer for overførsel af data.

- Skal have mulighed for valg af forskellige optagekvaliteter.

• Flatbedscanner:

- Skal mindst kunne scanne en A-4 side til computer via USB-tilslutning.

- Opløsningen skal være på mindst 300 dpi x 300 dpi med en opløsning på mindst 8

bit ved sort/hvid (gråtoner).

- Formatet på det scannede skal mindst være PDF.

• All in one scanner/printer med arkføder:

- Skal mindst kunne scanne A4-sider og tilsluttes computer via USB-tilslutning.

- Skal have en scanne- og print-opløsning på mindst 300 dpi x 300 dpi med en

opløsning på mindst 8 bit ved sort/hvid (gråtoner).

- Det scannede format skal mindst være PDF.

Side 18

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


• Retskrivningsordbog:

- Skal have minimum 23.000 opslagsord.

- Skal have betydningsforklaringer, sprogbrugseksempler og anvisninger på orddeling.

- Skal være på CD-rom

- Skal have mulighed for at man kan høre ordene udtalt.

• Nudansk ordbog:

- Skal have minimum 45.000 opslagsord.

- Skal være på CD-rom.

• Fremmedordbog:

- Skal have minimum 23.000 opslagsord.

- Skal være på CD-rom.

• Dansk-Engelsk / Engelsk-Dansk ordbog:

- Ordbogen skal kunne oversætte fra dansk til engelsk og fra engelsk til dansk med

minimum 100.000 opslagsord.

- Skal være på CD-rom.

Der blev i 2009 til startpakkerne leveret:

• ca. 5400 læsepenne

• ca. 1750 digitale diktafoner

• ca. 4900 flatbedscannere

• ca. 500 scanner/printere med arkføder

• ca. 5100 retskrivningsordbøger

• ca. 500 nudansk ordbøger

• ca. 500 fremmedordbøger

• ca. 100 Dansk-Engelsk / Engelsk-Dansk ordbøger

Til programpakken skal leverandøren kunne levere det nedenfor nævnte tillægsprodukt til

studerende og elever, der også får bevilget studiematerialer på særlige medier.

Anskaffes af leverandøren (Mindstekrav):

• Software til nyt Daisyformat:

- Softwaren skal kunne afspille Daisy 2.02, som er baseret på åbne standarder: HTML

og XHTML til al tekst, softwaren skal kunne afspille MP3-formatet til komprimeret lyd

og SMIL 1,0 til synkronisering af tekst og lyd.

- Det skal være muligt at indsætte bogmærker, der kan redigeres af brugere på

brugerniveau.

- Det skal være muligt at vælge den syntetiske tale på computeren i stedet for Daisybogens

lydfil.

Side 19

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Det forventes, at ca. halvdelen af studerende og elever, der får bevilget en programpakke,

også får bevilget studiematerialer på særlige medier. Det forventes derfor, at leverandøren

fremadrettet skal levere ca. 520 Software til nyt Daisyformat.

Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for de tilbudte tillægsprodukter med henblik

på, at styrelsen kan vurdere, om mindstekrav er opfyldt.

4.3 Særlige hjælpemidler

Udover startpakkerne leveres der via SPS-ordningen særlige hjælpemidler som støtte, hvis

det individuelt vurderes at være nødvendigt for at kompensere en elev/studerende. Der er

tale om hjælpemidler og produkter, der kun vil blive bestilt få af pr. år.

Leverandøren skal kunne levere de nedenfor nævnte særlige hjælpemidler.

De særlige hjælpemidler indgår i styrelsens genbrugsordning. Genbrugsordningen for særlige

hjælpemidler er beskrevet i afsnit 6.3.

4.3.1 Hardware

Leverandøren skal kunne levere følgende produkter(Mindstekrav):

• Stationært CCTV:

- Skal have autofokus.

- Skal have forstørrelse til minimum 16 gange.

- Skal kunne ændre farve på bogstaver og baggrund.

- Skærmstørrelsen skal være minimum 17 tommer.

- Der skal være et X Y bord, der kan fikseres.

- Overfladen på X Y bordet skal være blændfri.

- Der skal være en "gardinfunktion" således, at læsning af tekst kan indskrænkes til en

linje ad gangen.

- Kameraet skal være CCD kamera.

- Skal have dansk brugergrænseflade.

- Skal have dansk manual.

Der blev i 2009 leveret ca. 10 stationære CCTVer.

• Tavlekamera:

- Skal have en stabil fod med kameraets vertikale akse i centrum af foden.

- Skal være sammenklappelig så kameraarmen kan reduceres.

- Skal kunne ændre farve på både baggrund og tekst.

- Tavlekamera skal kunne kobles op mod en bærbar computer.

- Input fra tavlekamera skal kunne overføres til computer.

- Tavlekameraet skal have en splitscreen funktion, således at der kan tages notater

samtidig med, at billedet er på skærmen.

- Kameraet skal kunne styres via genvejstaster på den bærbare computer.

Side 20

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


- Kamerahovedet skal kunne drejes.

- Skal have dansk brugergrænseflade.

- Skal have dansk manual.

Der blev i 2009 leveret ca. 25 tavlekameraer.

• Bærbar Daisy-afspiller:

- Skal kunne afspille Daisy-format og MP3.

- Skal kunne anvende udskiftbart SD kort til Daisybøger, tekst-filer, stemmenotater og

bogmærker.

- Skal have indbygget talesyntese.

- Skal kunne bruges til notatoptager via mikrofon.

- Skal have mulighed for afspilning gennem lille indbygget højttaler eller stereo

hovedtelefoner.

- Skal have USB port til overførsel af Daisybøger, tekst-filer mv. fra computeren.

- Skal have genopladeligt batteri.

- Skal have indbygget eller ekstern oplader.

- Skal have ekstern strømforsyning.

Der blev i 2009 leveret ca. 15 bærbare Daisy-afspillere.

• Daisy-afspiller som kan afspille CDer:

- Skal kunne afspille CDer, som er indspillet i Daisyformat og almindelige musik CDer

og MP3.

- Der skal være mulighed for at ændre afspillehastigheden.

- Der skal være mulighed for at indsætte og slette bogmærke og springe mellem

kapitler.

Der blev i 2009 leveret ca. 10 Daisy-afspillere som kan afspille CDer.

• Ergonomisk pegeredskab til styring af mus:

- Pegeredskabet skal have en rullepind, som er monteret i en håndledsstøtte.

- Ved at rulle pinden skal musemarkøren kunne bevæges.

- Skal have musetastfunktioner.

- Pegeredskabet skal kunne styres uden at flytte hænderne fra tastaturet.

Der blev i 2009 leveret under 4 ergonomiske pegeredskaber til styring af mus.

• Hovedtelefoner:

- Skal kunne placeres i øret eller på øret uden brug af ”hårbøjle”.

Der blev i 2009 leveret ca. 10 hovedtelefoner.

• Oversætterpen – engelsk/dansk:

- Skal være en håndholdt, transportabel skanner med display til oversættelse af

papirtekster fra engelsk til dansk.

Side 21

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


- Skal indeholde engelsk tekstgenkendelse.

- Oversættelse af engelske ord til dansk skal kunne vises på display.

- Skal kunne suppleres med oversættelse mellem mere end et sprog.

- Skal kunne overføre teksten til computer.

- Med oversætterpennen skal følge ordbog på CD, som kan oversætte engelske ord i

elektroniske tekster (for eksempel i Word, e-mails eller på hjemmesider) til dansk.

Der blev i 2009 leveret ca. 75 oversætterpenne – engelsk/dansk.

• Fladskærmsarme:

- Skal kunne monteres til et bord.

- Fladskærm skal kunne monteres til armen.

- Det skal være muligt at kunne flytte fladskærmen op og ned, frem og tilbage og

vippe skærmen efter montering på fladskærmsarmen.

- Skal have to justerbare arme.

- Skal kunne bære 6 kg.

Der blev i 2009 leveret ca. 20 fladskærmsarme.

Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for de tilbudte særlige hjælpemidler med

henblik på, at styrelsen kan vurdere, om mindstekrav er opfyldt.

4.3.2 Software

Leverandøren skal kunne levere følgende produkter (Mindstekrav):

• Dansk-Tysk / Tysk-Dansk ordbog:

- Ordbogen skal kunne oversætte fra dansk til tysk og fra tysk til dansk med minimum

100.000 opslagsord.

- Den tilbudte ordbog skal være på CD-rom.

Der blev i 2009 leveret under 4 Dansk-Tysk / Tysk-Dansk ordbøger.

• Dansk-Fransk / Fransk-Dansk ordbog:

- Ordbogen skal kunne oversætte fra dansk til fransk og fra fransk til dansk med

minimum 100.000 opslagsord.

- Den tilbudte ordbog skal være på CD-rom.

Der blev i 2009 leveret under 4 Dansk-Fransk / Fransk-Dansk ordbøger.

• Dansk-Spansk / Spansk-Dansk ordbog:

- Ordbogen skal kunne oversætte fra dansk til spansk og fra spansk til dansk med

100.000 opslagsord.

- Den tilbudte ordbog skal være på CD-rom.

Der blev i 2009 leveret under 4 Dansk-Spansk / Spansk-Dansk ordbøger.

Side 22

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


• Avanceret engelsk/engelsk ordbog:

- Engelsk-engelsk ordbog med 100.000 opslagsord.

- Hvert opslagord skal indeholde ordforklaring, grammatiske oplysninger samt

oplysninger om udtalen af opslagsordet (lydskrift).

- Den tilbudte ordbog skal være på CD-rom.

Der blev i 2009 leveret under 4 avanceret engelsk/engelsk ordbøger.

• Program til engelsk talegenkendelse:

- Det skal være muligt at skrive i fx tekstbehandling og e-mail ved at tale til

computeren.

- Det skal være muligt at navigere computeren med stemmen (fx åbne og lukke

programmer).

- Der skal medfølge et headset, som skal kunne tilsluttes computeren via USB-stick.

Headsettet skal have hi-fi stereo lyd og en støjreducerende mikrofon, så den

omgivende støj filtreres fra.

- Det skal være muligt selv at definere kommandoer, der forenkler komplicerede

arbejdsgange (fx ved skift mellem flere programmer).

Der blev i 2009 leveret ca. 10 engelske talegenkendelser.

• Tastaturtræningsprogram:

- Teksten, der skal bruges til at træne med, skal kunne læses på skærmen med

forstørrelsesprogram eller skærmlæser.

- Når brugeren laver en forkert indtastning, skal det markeres med et lydsignal.

- Resultatet af de enkelte træningsøvelser skal kunne læses med forstørrelse eller

skærmlæser.

- Skal have dansk brugergrænseflade.

- Skal have dansk manual.

Der blev i 2009 leveret under 4 tastaturtræningsprogrammer.

• Forstørrelse uden tale:

- Al tekst, der forstørres, skal kunne udglattes.

- Forstørrelsesgraden skal være fra 2 til 16 gange.

- Skal have individuel tilpasning af markørernes størrelse og farve.

- Skal have individuel tilpasning af forstørrelsen fra program til program.

- Skal kunne identificere markøren og følge denne.

- Skal have læsefunktion der kan ombryde tekst så horisontal scroll undgås uanset

forstørrelsesgrad.

- Skal have dansk brugergrænseflade.

- Skal have dansk manual.

Side 23

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Der blev i 2009 leveret 5 forstørrelsesprogrammer uden tale.

Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for de tilbudte særlige hjælpemidler med

henblik på, at styrelsen kan vurdere, om mindstekrav er opfyldt.

4.3.3 Øvrige særlige hjælpemidler

Udover de ovenstående særlige hjælpemidler skal leverandøren kunne levere enkelte øvrige

særlige hjælpemidler. Disse øvrige særlige hjælpemidler er ikke prisfastsat på forhånd men

leveres af leverandøren mod et administrationsgebyr pr. leveret produkt, jf. bilag 4.

Leverandøren fakturerer uddannelsesinstitutionen.

Produkter der indkøbes gennem Statens Indkøbsaftale (Mindstekrav):

Leverandøren skal på styrelsens vegne gennem Statens Indkøb kunne indkøbe følgende

produkter, jf. afsnit. 5.1.1.

Leverandøren er berettiget til at beregne sig et administrationsgebyr pr. leveret produkt

(inkl. levering, administration af licenser, klargøring, evt. mærkning, support og hotline), jf.

bilag 4.

• 19” fladskærm.

• 22” fladskærm.

• 24” fladskærm.

Der blev i 2009 leveret under 4 17” fladskærme, ca. 5 19” fladskærme og ca. 10 20”

fladskærme.

• Batteri til bærbar computer.

Der blev i 2009 leveret ca. 10 batterier til bærbare computere.

• Ekstra RAM.

Der blev i 2009 leveret ca. 10 ekstra RAM.

• Ergonomisk mus.

Der blev i 2009 leveret ca. 40 ergonomiske mus.

• Ergonomisk tastatur.

Side 24

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Der blev i 2009 leveret ca. 40 ergonomiske tastaturer.

Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiver vil indkøbe de

øvrige særlige hjælpemidler, som tilbudsgiveren skal indkøbe gennem Statens Indkøb med

henblik på, at styrelsen kan vurdere, om mindstekrav er opfyldt.

Levering af Dictus licenser med headset (Mindstekrav):

Styrelsen har indkøbt licenser til Dictus (dansk talegenkendelse) og leverandøren skal

administrere og leverer disse licenser på vegne af styrelsen. Leverandøren skal levere

licenserne sammen med et headset, som indkøbes af leverandøren. Leverandøren skal

fremsende en licenskode til den studerende/eleven og henvise til, hvor Dictus licensen kan

downloades.

Styrelsen har følgende krav til det medfølgende headset:

- Skal kunne tilsluttes computeren via USB-stick

- Skal kunne foldes sammen

- Skal have hi-fi stereo lyd

- Skal have en støjreducerende mikrofon, så den omgivende støj filtreres fra.

Leverandøren er berettiget til at beregne sig et administrationsgebyr pr. leveret dictus licens

med medfølgende headset (inkl. headset, levering, administration af licenser, klargøring,

support og hotline), jf. bilag 4.

Der blev i 2009 leveret ca. 100 Dictus licenser.

Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for det tilbudte headset og for, hvordan

tilbudsgiver vil fremsende licenskode til Dictus til studerende/elever med henblik på, at

styrelsen kan vurdere, om mindstekrav er opfyldt.

Produkter der indkøbes af leverandøren:

Leverandøren skal på styrelsens vegne kunne indkøbe nedenstående produkter. Styrelsen

angiver ved bestilling det ønskede produkt, herunder betegnelse mv., som leverandøren skal

indkøbe.

Leverandøren er forpligtet til at indkøbe det ønskede produkt på den økonomisk mest

fordelagtige måde, det vil sige under hensyntagen til pris, leveringstid mv.

Leverandøren er berettiget til at beregne sig et administrationsgebyr pr. leveret produkt

(inkl. levering, administration af licenser, klargøring, support og hotline), jf. bilag 4.

• Talesyntese som ikke indgår i den sædvanlige startpakke eller programpakke.

Side 25

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Der blev i 2009 leveret under 4 talesynteser som ikke indgår i den sædvanlige

startpakke eller programpakke.

• Ekstra sprog til talesyntese.

Der blev i 2009 leveret ca. 25 ekstra sprog til talesyntese.

• Ordforslagsprogram som ikke indgår i den sædvanlige startpakke eller programpakke.

Der blev i 2009 leveret ca. 10 ordforslagsprogrammer som ikke indgår i den sædvanlige

startpakke eller programpakke.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiver vil indkøbe de øvrige særlige

hjælpemidler.

Side 26

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


5. Krav til levering af programpakker, startpakker og it-

hjælpemidler

5.1 Levering og klargøring af programpakker, startpakker og it-

hjælpemidler

Leverandøren skal kunne levere de ydelser, som er beskrevet nedenfor.

5.1.1 Indkøb af bærbare computere mv. gennem Statens Indkøbsaftale vedr.

computere (mindstekrav)

Til startpakkerne skal leverandøren indkøbe bærbare computere, computerrygsække og

dockingstationer på styrelsens vegne gennem Statens Indkøbsaftale vedr. computere

(Statens Indkøbsaftale vedr. indkøb af computere ved suppleringskøb 2 ). Leverandøren skal

ligeledes kunne indkøbe et mindre antal øvrige særlige hjælpemidler på styrelsens vegne

gennem Statens Indkøbsaftale vedr. computere jf. afsnit 4.3.3.

Leverandøren betaler for indkøbt udstyr på styrelsens vegne. Viderefakturering af det

nyindkøbte udstyr sker i forbindelse med fakturering af uddannelsesinstitutionen enten

vedrørende de startpakker, hvori nyindkøbt udstyr indgår eller vedrørende bestillingen af de

øvrige særlige hjælpemidler.

Når det bliver nødvendigt at supplere lagerbeholdningen med nye bærbare computere til

SPS-ordningen eller når det bliver nødvendigt at indkøbe øvrige særlige hjælpemidler, som

skal indkøbes via Statens Indkøbsaftaler, skal der rettes henvendelse til styrelsen, som for

det enkelte indkøb udpeger leverandør og type. Leverandøren foretager herefter indkøbet

efter styrelsens anvisning. Leverandøren køber efter de retningslinjer, der er for køb som

suppleringskøb.

De indkøbte computere mv. må kun anvendes til SPS-ordningen. Det skal bemærkes, at

leverandørerne af bærbare computere har en leveringsfrist på p.t.12 arbejdsdage efter den

nuværende indkøbsaftale.

Det er et krav, at prisen på det nyindkøbte udstyr (bærbare computere, computerrygsække,

dockingstationer og øvrige særlige hjælpemidler) fremgår separat af fakturaen til

uddannelsesinstitutionen, jf. også bilag 4.

Styrelsen ejer alt udstyr købt af leverandøren gennem Statens Indkøbsaftale vedr.

computere.

2 Mere information om indkøb via Statens Indkøbsaftale vedr. computere findes her

http://www.statensindkob.dk

Side 27

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


5.1.2 Klargøring, installation, opsætning og distribution af startpakker og

tillægsprodukter

Efter rekvisition af startpakker fra uddannelsesinstitutionerne skal leverandøren kunne

klargøre, opsætte og installere relevant software på bærbare computere.

Leverandøren skal endvidere være i stand til at kunne klargøre, installere og opsætte

relevante produkter samt installere relevant software fra tillægsprodukterne til

startpakkerne.

Leverandøren skal sikre, at de startpakker, der leveres under denne rammeaftale, altid har

det bestilte indhold og den aftalte kvalitet.

Når startpakker er færdiggjort, skal de være klar til brug, således at eleven/den studerende

ikke skal indtaste koder eller tilsvarende for at bruge udstyret.

Med startpakken skal medfølge en følgeseddel med en detaljeret beskrivelse af leverancen

samt en standardbeskrivelse vedrørende udlån, ejerskab, licensforhold mv. i et nærmere

aftalt format. Følgesedlen underskrives af uddannelsesinstitutionen/den studerende og

returneres til leverandøren.

Leverandøren skal sende de klargjorte startpakker til uddannelsesinstitutionen eller den

studerende.

Omkostninger forbundet med klargøring, installation, opsætning og distribution af

startpakker indgår som en del af priserne for startpakkerne, jf. bilag 4.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiveren vil håndtere klargøring,

installation, opsætning og distribution af startpakker og tillægsprodukter.

5.1.3 Distribution af programpakke til installation på egen computer

Efter bestilling af programpakke til installation på egen computer fra

uddannelsesinstitutionerne skal leverandøren kunne distribuere den relevante software til

uddannelsesinstitutionerne eller til de studerende på videregående uddannelser.

Med programpakkens programmer skal medfølge en følgeseddel med en detaljeret

beskrivelse af leverancen samt en standardbeskrivelse vedrørende udlån, ejerskab,

licensforhold mv. i et nærmere aftalt format. Hvis programpakken leveres elektronisk skal

følgesedlen medfølge elektronisk. Følgesedlen underskrives af

uddannelsesinstitutionen/støtte-modtageren og returneres til leverandøren. Hvis

leverandøren giver mulighed for dette fremsendes den underskrevne følgeseddel elektronisk,

ellers udskrives følgeseddelen og returneres til leverandøren.

Side 28

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Elever på ungdomsuddannelser kan få hjælp til installation af programpakken på deres egen

computer af uddannelsesinstitutionens medarbejdere i forbindelse med instruktion i

programpakkens programmer på deres uddannelsesinstitution. Studerende på videregående

uddannelser kan få hjælp til installation af programpakken på deres egen computer af

kommunikationscentrets medarbejdere i forbindelse med instruktion i programpakkens

programmer på kommunikationscentre, som styrelsen har samarbejdsaftaler med.

Omkostninger forbundet med distribution af programpakken indgår som en del af prisen for

programpakken, jf. bilag 4.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgivere vil håndtere distribution af

programpakker.

5.1.4 Opdatering af talesyntese- og ordforslagsprogrammer

Det er et krav, at talesyntese- og ordforslagsprogrammer, som indgår i rammeaftalen, kan

leveres med den nyeste version.

Det er endvidere et krav, at det er muligt for elever og studerende, der har fået leveret en

startpakke eller programpakke, at få adgang til de senest opdaterede versioner af de

talesyntese- og ordforslagsprogrammer, som indgår i rammeaftalen. Det skal være valgfrit

for den studerende/eleven, som allerede har en startpakke eller programpakke, om man

ønsker en opdatering til en ny version i det omfang, det er muligt.

Det vil altid være styrelsen, som afgør, om der skal ske en opdatering/versionsskifte i de

talesyntese- og ordforslagsprogrammer, som indgår i rammeaftalen.

Leverandøren er berettiget til at beregne sig et gebyr for at opdatere talesyntese- og

ordforslagsprogrammer, som indgår i rammeaftalen, jf. bilag 4.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Det vil blive vægtet positivt, at

tilbudsgiver udstyrer nyudlån af startpakker og programpakker med senest opdaterede

versioner af de talesyntese- og ordforslagsprogrammer, som indgår i rammeaftalen.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Det vil blive vægtet positivt, at

tilbudsgiveren giver elever/studerende, der allerede har fået udlånt en startpakke eller

programpakke, mulighed for at få adgang til de senest opdaterede versioner af de

talesyntese- og ordforslagsprogrammer, som indgår i rammeaftalen.

Side 29

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


5.1.5 Klargøring, installation, opsætning og distribution af særlige

hjælpemidler

Leverandøren skal kunne levere de supplerende særlige hjælpemidler, som det konstateres,

at der er brug for i forbindelse med den supplerende individuelle udredning.

En del af disse produkter leveres yderst sjældent, men skal indgå som del af leverandørens

sortiment og evt. anskaffes via en underleverandør.

Styrelsen skal registreres som ejer af de særlige hjælpemidler. Registreringen af styrelsens

ejerskab skal senest ske når leverandøren modtager det pågældende særlige hjælpemiddel.

Leverandøren skal sende de klargjorte hjælpemidler til uddannelsesinstitutionen eller den

studerende efter aftale.

Omkostninger forbundet med klargøring, distribution og eventuel installation og opsætning

indgår som en del af prisen for det særlige hjælpemiddel, jf. bilag 4,

Omkostninger forbundet med klargøring, distribution, eventuel installation og opsætning

samt eventuelt køb af øvrige særlige hjælpemidler indgår som en del af

administrationsgebyret for levering af øvrige særlige hjælpemidler, jf. bilag 4.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiver vil håndtere klargøring, installation,

opsætning og distribution af særlige hjælpemidler.

5.2 Leveringstider i forhold til startpakker, programpakker og særlige

hjælpemidler

Perioden fra leverandøren har modtaget ordren fra uddannelsesinstitutionen eller

ekspertinstitutionen til ordren er afleveret på den adresse som

uddannelsesinstitutionen/ekspertinstitutionen har oplyst, skal være så kort som mulig.

Behovet er ofte meget akut i forhold til den studerendes/elevens mulighed for at følge med i

sin uddannelse eller for at være i stand til at forberede sig til undervisningen.

5.2.1 Leveringstid for startpakker og programpakker bestilt af

uddannelsesinstitutionen

Der må maksimalt gå 5 arbejdsdage, fra leverandøren modtager bestilling fra

uddannelsesinstitutionen på en startpakke, til leverandøren afsender den færdiggjorte

startpakke. Heri indregnes afsendelses-, men ikke modtagelsesdagen.

Der må maksimalt gå 5 arbejdsdage, fra leverandøren modtager bestilling fra

uddannelsesinstitutionen på en programpakke til installation på egen computer, til

Side 30

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


leverandøren afsender programpakken eller en besked om, hvordan denne kan downloades.

Heri indregnes afsendelses-, men ikke modtagelsesdagen.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at den færdiggjorte

startpakke kan afsendes maksimalt 5 arbejdsdage fra tilbudsgivers modtagelse af

bestillingen fra uddannelsesinstitutionen.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at programpakken kan

leveres maksimalt 5 arbejdsdage fra tilbudsgivers modtagelse af bestillingen fra

uddannelsesinstitutionen.

Hvis leverandøren ikke er i stand til at honorere ovennævnte krav til leveringstid, pålægges

leverandøren en bod.

Boden udgør 1000 kr. pr. påbegyndt arbejdsdag, hvor bestillingen ikke er afsendt. Boden

kan dog maksimalt udgøre den samlede pris på leverancen.

5.2.2 Leveringstid for startpakker bestilt af ekspertinstitution (IBOS)

De startpakker, som leverandøren skal levere til IBOS uden forudgående bevilling fra

uddannelsesinstitutionen, bestilles mindst 30 dage før den ønskede modtagelsesdato fra

IBOS. Leverandøren skal sørge for at afsende den bestilte ordre, så den kan være IBOS i

hænde til den ønskede dato.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at den færdiggjorte

startpakke kan leveres til IBOS til den ønskede dato.

Hvis leverandøren ikke er i stand til at honorere ovennævnte krav til leveringstid, pålægges

leverandøren en bod.

Boden udgør 1000 kr. pr. påbegyndt arbejdsdag, hvor bestillingen ikke er afsendt. Boden

kan dog maksimalt udgøre den samlede pris på leverancen.

5.2.3 Leveringstid for tillægsprodukter bestilt af uddannelsesinstitutionen

For tillægsprodukter til startpakken må der maksimalt gå 5 arbejdsdage, fra leverandøren

modtager bestilling fra uddannelsesinstitutionen, til leverandøren afsender de bestilte

produkter. Heri indregnes ligeledes afsendelses-, men ikke modtagelsesdagen.

Side 31

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at tillægsprodukter til

startpakker kan afsendes maksimalt 5 arbejdsdage fra tilbudsgivers modtagelse af

bestillingen fra uddannelsesinstitutionen.

5.2.4 Leveringstid for særlige hjælpemidler

For særlige hjælpemidler må der maksimalt gå 5 arbejdsdage, fra leverandøren modtager

bestilling fra uddannelsesinstitutionen, til leverandøren afsender de bestilte produkter. Heri

indregnes ligeledes afsendelses-, men ikke modtagelsesdagen.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at særlige hjælpemidler kan

afsendes maksimalt 5 arbejdsdage fra tilbudsgivers modtagelse af bestillingen fra

uddannelsesinstitutionen.

For øvrige særlige hjælpemidler, som leverandøren skal indkøbe via underleverandøraftaler

f.eks. via Statens Indkøb, må der maksimalt gå 5 arbejdsdage fra leverandøren modtager

bestilling fra uddannelsesinstitutionen, til leverandøren bestiller varen ved

underleverandøren. Leverandøren skal efter maksimalt 5 arbejdsdage, fra leverandøren

modtager bestilling fra uddannelsesinstitutionen, give uddannelsesinstitutionen besked om

den forventede leveringstid.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at øvrige særlige

hjælpemidler kan bestilles ved underleverandør efter maksimalt 5 arbejdsdage fra

tilbudsgivers modtagelse af bestillingen fra uddannelsesinstitutionen

5.2.5 Sæsonvariationer

SPS-ordningen er kendetegnet ved sæsonudsving. De fleste erhvervsuddannelser

påbegyndes i august og januar og de videregående uddannelser i august-september. Det

betyder i praksis, at der i perioden juli-september og hen mod årets udgang vil være stor

efterspørgsel. Efterspørgslen vil herefter være aftagende.

I juni måned afsluttes som udgangspunkt de fleste uddannelser, hvorfor dette tidspunkt vil

være toppunktet i forhold til de it-hjælpemidler, som skal indgå i genbrugsordningen.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan sikre, at de garanterede leveringstider overholdes specielt i de travle

måneder, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for,

hvordan tilbudsgiver vil håndtere leveringen i de travle måneder.

Side 32

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


5.2.6 Leveringssteder og geografisk dækning

Levering af udstyr skal ske til uddannelsesinstitutionerne, den studerendes egen bopæl eller

ekspertinstitution i hele Danmark. I tilfælde af levering til udlandet afholder styrelsen alle

omkostninger i forbindelse med forsendelse (porto og toldafgifter).

Det vil altid påhvile uddannelsesinstitutionen at oplyse leveringsadresse i forbindelse med

bestilling af produkter.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen beskrive sit leverancesystem, herunder hvordan tilbudsgiver vil sikre, at

levering af udstyr kan ske overalt i Danmark.

Side 33

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


6. Øvrige krav

6.1 Administration af licenser

Leverandøren skal administrere samtlige licenser til software, der er udleveret til brugere af

SPS-støtten.

Leverandøren skal holde styr på, hvor mange licenser der er i brug.

I forbindelse med administrationen af licenser skal leverandøren til en hver tid kunne give

styrelsen en oversigt over beholdningen af licenser, herunder hvilket cpr.nr. og udstyr den

enkelte licens er leveret til. Leverandøren skal kunne give styrelsen dokumentation for

indkøb af den enkelte licens for de licenser, der er indkøbt af leverandøren.

Leverandøren skal således administrere licenser, som indgår i startpakker, programpakker,

tillægsprodukter og særlige hjælpemidler, herunder også for den del af startpakkerne, der

stammer fra udstyr indkøbt via Statens Indkøbsaftale vedr. computere, samt fra indkøbte

særlige hjælpemidler.

Licenserne, som leverandøren skal administrere, fremgår af nedenstående:

Microsoft Office-pakker

Styrelsen har indgået aftale om indkøb af Microsoft-produkter til SPS-ordningen.

Leverandøren skal holde styr på antallet af licenser, som til enhver tid er i brug i SPSordningen.

Skal der foretages indkøb af nye/flere licenser, henvender leverandøren sig til styrelsen for

at få de nødvendige oplysninger vedr. bl.a. leverandør mv. Leverandøren foretager herefter

det nødvendige indkøb på styrelsens aftale.

Styrelsen er ejer af alle licenser, der indkøbes af leverandøren til SPS-ordningen.

Tages en ny licens i brug for en Office-pakke, faktureres denne til indkøbsprisen. Kan en

eksisterende licens bruges, kan der ikke faktureres for licensen.

Det vil altid være styrelsen, som afgør, om der skal ske en opdatering/versionsskifte.

Virusscanner

Styrelsen har pt. en flerårig aftale vedr. virussccanner.

Leverandøren skal holde styr på antallet af licenser, som til enhver tid er i brug i SPSordningen.

Bliver det nødvendigt at foretage indkøb af flere licenser, henvender leverandøren

sig til styrelsen for at få de nødvendige oplysninger vedr. bl.a. leverandør mv. Styrelsen

foretager herefter det nødvendige indkøb.

Side 34

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Styrelsen er ejer af alle licenser, der indkøbes af leverandøren til SPS-ordningen.

FineReader og Dictus

Styrelsen har indgået aftale om indkøb af FineReader 10 licenser til startpakker, som også

giver ret til anvendelse af versionerne 6-9. Disse FineReader licenser skal udelukkende

bruges i startpakkerne og kan ikke bruges i programpakkerne.

Styrelsen har indgået aftale om indkøb af Dictus-licenser.

Leverandøren skal holde styr på antallet af licenser, som til enhver tid er i brug i SPSordningen.

Bliver det nødvendigt at foretage indkøb af flere FineReader og/eller Dictus

licenser, henvender leverandøren sig til styrelsen. Styrelsen foretager herefter det

nødvendige indkøb.

Styrelsen er ejer af alle licenser, der indkøbes til SPS-ordningen.

Det vil altid være styrelsen, som afgør, om der skal ske en opdatering/versionsskifte.

Øvrige licenser

Leverandøren skal afklare alle andre former for licensspørgsmål for de licenser, som

leverandøren leverer, med de forskellige rettighedshavere af de enkelte

softwareprogrammer, herunder eventuelle spørgsmål omkring af-installering i forbindelse

med afslutning/afbrydelse af uddannelse.

Det gælder både for softwareprogrammer, der er leverandørens eget produkt og for

softwareprogrammer, som leverandøren køber ved en eventuel underleverandør.

Leverandøren skal afregne alle licensomkostninger med rettighedshaverne. Alle

omkostninger hertil, såvel engangsomkostninger som eventuelle løbende

licensomkostninger, skal indregnes i prisen på startpakkerne, programpakke,

tillægsprodukter og særlige hjælpemidler, jf. bilag 4. Leverandøren betales således ikke

særskilt for administrationen af licenser, idet leverandørens udgifter hertil må indeholdes i

prisen for startpakkerne, programpakkerne, tillægsprodukterne og de særlige hjælpemidler.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvorledes tilbudsgiver agter at løse opgaven med at

administrere licenser.

Side 35

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


6.2 Administrativ leveranceorganisation

Leverandøren skal indgå i et samarbejde med en række forskellige institutioner, personer og

leverandører, hvilket stiller en række krav til leverandørens administrative

leveranceorganisation.

For SPS-ordningen er det af afgørende betydning, at der bliver leveret en optimal og

differentieret service i forhold til den kundegruppe, der serviceres. Dette spænder lige fra en

administrativ medarbejder på en lokal uddannelsesinstitution til en it-specialist fra en

ekspertinstitution.

Leverandøren skal servicere uddannelsesinstitutionens SPS-medarbejder i forbindelse med

ordreafgivelse og ordrebehandling.

I andre tilfælde kan der være tale om servicering af ekspertinstitutionernes (eksempelvis

IBOS eller et kommunikationscenter) it-medarbejdere. IBOS laver i juni måned en udredning

og vurdering af, hvilke blinde og svagsynede elever/studerende, der vil have brug for

hjælpemidler i det kommende semester, dvs. pr. august. Leverandøren skal samarbejde med

IBOS og skal kunne levere startpakker før, der er kommet en bevilling fra

uddannelsesinstitutionen. Leverandøren skal samarbejde med styrelsens øvrige leverandører

eksempelvis styrelsens leverandør af studiematerialer på særlige medier.

Leverandøren skal endelig indgå i samarbejde med leverandører ved Statens Indkøbsaftale

vedr. computere mv.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiver har til hensigt at opbygge en

administrativ leveranceorganisation, der tager højde for, at der skal leveres en differentieret

service og samarbejde med styrelsens øvrige leverandører og samarbejdspartnere.

6.3 Genbrugsordning for startpakker, tillægsprodukter og særlige

hjælpemidler

Leverandøren skal administrere alt anskaffet udstyr, inklusive licenser, som styrelsen på

tidspunktet for rammeaftalens indgåelse har tildelt støttemodtagere eller har på lager.

Leverandøren skal derfor etablere og administrere en genbrugsordning/-lager for det udstyr

og de licenser, som indgår i rammeaftalen.

Leverandørens genbrugsordning/-lager skal fysisk kunne rumme ca. 50 paller med it-udstyr.

Genbrugsordningen skal sikre, at it-hjælpemidler (startpakker, tillægsprodukter og særlige

hjælpemidler), som tilbageleveres af støttemodtagerne, genanvendes, hvis det har

nogenlunde samme funktionalitet som nyt udstyr. Som udgangspunkt genbruges alt udstyr

Side 36

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


og licenser med en alder på mindre end 3 år, beregnet fra første ibrugtagningsdato.

Databærende medier (fx harddiske og USB-hukommelser) skal af leverandøren slettes for

indhold i henhold til Datatilsynets anbefalinger, før det kan indgå i genbrugsordningen.

Leverandøren skal genbruge licenser på software i it-startpakkerne. Såfremt der efter

udbuddet er sket en overdragelse af rammeaftalen til en anden leverandør end styrelsens

nuværende leverandør, skal software licenser på ordforslagsprogrammer og talesynteser

(Viseord og Vital) genbruges, indtil der foreligger en ny version af disse. Leverandøren skal

holde sig opdateret om nye versioner af programmerne og advisere styrelsen, når sådanne

foreligger. Leverandøren kan dog vælge, uden yderligere omkostninger for styrelsen, at

udskifte licenser på ordforslagsprogrammer og talesynteser på genbrugsstartpakker med

leverandørens egne programmer. Se endvidere afsnit 6.4 og afsnit 6.8.

Leverandøren skal genbruge tilbageleveret it-udstyr, og leverandørens genbrugsordning skal

til enhver tid tilsikre størst muligt genbrug af funktionsdygtigt it-udstyr (når dette er

økonomisk fordelagtigt for staten), herunder ved fx udskiftning af ram og opdatering af

software inklusive standard software.

Når leverandøren tager et hjælpemiddel retur, skal leverandøren foretage en teknisk og

økonomisk vurdering af, om det kan betale sig at genbruge hjælpemidlet.

Hvis det kan betale sig at genbruge hjælpemidlet, skal leverandøren foretage den

nødvendige klargøring af hjælpemidlet. Hvis der er tale om en klargøring, der ikke omfatter

reparation, er denne omfattet af prisen for en genbrugsstartpakke, jf. bilag 4.,For genbrugs

tillægsprodukter, der ikke leveres som en del af en startpakke, samt genbrug af særlige

hjælpemidler er leverandøren berettiget til at beregne sig et gebyr for håndteringen af

genbrugsordningen herunder klargøring jf. bilag 4.

Er det nødvendigt at foretage reparation, for at udstyret kan indgå i genbrugsordningen,

fakturerer leverandøren uddannelsesinstitutionen, hvortil det genbrugte hjælpemiddel

leveres, på timebasis for reparationen, jf. bilag 4. Retningslinjer for reparation af

genbrugshjælpemidler beskrives i afsnit 6.4. Hvis det vurderes, at it-udstyret kun kan

genbruges efter meget omfattende reparationer, skal det ikke indgå i genbrugsordningen.

Leverandøren kan undlade genbrug af udstyr, der er mere end 3 år gammelt, beregnet fra

første ibrugtagningsdato. Leverandøren kan ligeledes undlade genbrug af udstyr, hvor

leverandøren kan godtgøre, at det ikke kan genbruges efter en forsvarlig reparationsindsats,

jf. afsnit 6.4.

Såfremt leverandøren ikke mener, at det er muligt at genbruge it-udstyr trods en forsvarlig

reparationsindsats, jf. afsnit 6.4, skal leverandøren sende en oversigt til styrelsen over

hvilket udstyr, der agtes kasseret. Oversigten skal indeholde en kort bemærkning om,

hvorfor genbrug ikke kan ske. Oversigten skal fremsendes til den 1. i en måned. Styrelsen

skal herefter meddele leverandøren, hvorvidt det kan accepteres, at udstyret ikke

genbruges. Sådant udstyr må ikke kasseres, før endelig godkendelse af kassation foreligger.

Side 37

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Såfremt styrelsen mener, at udstyret kunne være blevet genbrugt, kan styrelsen anmode en

uafhængig it-sagkyndig udpeget gennem Dansk IT om at vurdere, hvorvidt genbrug havde

været muligt efter en forsvarlig reparationsindsats svarende til de almindelige standarder for

reparation af it-udstyr. Styrelsen vil give leverandøren besked herom inden 30 dage fra

modtagelsen af leverandørens oversigt over, hvilket udstyr der agtes kasseret.

Hvis den sagkyndige måtte finde, at genbrug havde været muligt efter en forsvarlig

reparationsindsats jf. 6.4, skal leverandøren betale alle omkostninger til den sagkyndiges

bistand, ligesom leverandøren i øvrigt fortsat er forpligtet til at genbruge det pågældende itudstyr.

Leverandøren skal ved rammeaftalens start overtage bestanden af genbrugsudstyr og

licenser. Omfanget af udstyr som skal overtages udgør ca. 50 paller med it-udstyr.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen beskrive et forslag til en genbrugsordning.

6.4 Reparationer

Der kan opstå problemer med de hjælpemidler, der er udlånt til de studerende/eleverne,

som nødvendiggør reparation.

Såfremt det skønnes, at reparation er nødvendig, foretages dette af leverandøren,

medmindre reparationen er dækket af produktgaranti. Afklaring af dette spørgsmål sker

udelukkende mellem leverandøren og underleverandørerne (f.eks. underleverandører på

Statens Indkøbsaftale vedr. computere) og skal ikke involvere hverken brugeren af udstyret,

uddannelsesinstitutionen eller styrelsen. Leverandøren skal inden gennemførslen af

reparationer altid undersøge, om disse er dækket af produktgarantien.

Hvis reparation er dækket af produktgarantien fra eksempelvis leverandørerne på Statens

Indkøbsaftale vedr. computere, får leverandøren den repareret her. Den studerende/eleven

skal i disse tilfælde ikke vente på, at computeren returneres fra reparation fra

leverandørerne på Statens Indkøbsaftale vedr. computere, men bevilges en tilsvarende

computer fra genbrugslageret. Når computeren returneres fra reparation, indgår denne i

genbrugslageret. Såfremt der efter udbuddet er sket en overdragelse af rammeaftalen til en

anden leverandør end styrelsens nuværende leverandør, og den nye leverandør har valgt at

udskifte ordforslagsprogrammer og talesynteser på genbrugsstartpakker med licenser på

leverandørens eget software, skal leverandøren sørge for, at studerende og elever, der

afleverer deres startpakke computer til reparation, har mulighed for at få leveret en

genbrugsstartpakke med styrelsens nuværende ordforslagsprogrammer og talesynteser

(Vital og Viseord), hvis de ønsker det.

Hvis reparationen af produkter ikke er dækket af produktgarantien, foretages reparationen af

leverandøren inden for 5 arbejdsdage, hvis det ud fra et økonomisk perspektiv kan betale sig

Side 38

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


at få produktet repareret. Prisen for reparation i forbindelse med udlånte hjælpemidler må

ikke overstige 75 procent af prisen for nyindkøbt it-udstyr. Hvis det vurderes, at reparation

ikke er mulig, bevilges den studerende/eleven en computer (eller andet nødvendigt udstyr)

fra genbrugslageret. Computere, der er ældre end tre år (beregnet fra første levering af

startpakken), må ikke repareres for mere end en samlet reparationsudgift på 1.500 kr.

Leverandøren fakturerer uddannelsesinstitutionen for reparation på timebasis, jf. bilag 4.

Det kan også ske, at leverandøren er nødt til at foretage reparationer på det udstyr, som

leverandøren modtager retur fra uddannelsesinstitutionerne eller de studerende, inden dette

kan indgå i genbrugsordningen. Hvis reparationen ikke er dækket af produktgarantien,

foretager leverandøren reparation af udstyret, inden det udsendes som genbrugsudstyr. I

den forbindelse skal leverandøren vurdere, om det ud fra et økonomisk perspektiv kan betale

sig at få produktet repareret. Prisen for reparation inklusiv prisen for en genbrugsstartpakke

eller gebyr for levering af et genbrugs særlig hjælpemiddel må ikke overstige 75 procent af

prisen for nyindkøbt udstyr. Eksempelvis må prisen for leveringen af en genbrugsstartpakke

inklusiv reparationer ikke overskride 75 procent af prisen for en ny startpakke med

nyindkøbt bærbar computer. Leverandøren fakturerer den uddannelsesinstitution, der

modtager det genbrugte hjælpemiddel for reparation på timebasis, jf. bilag 4.

I 2009 har styrelsens leverandør udført ca. 460 reparationer.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen beskrive, hvordan tilbudsgiveren vil håndtere arbejdet med at udføre

reparationer.

6.5 Etablering af et administrationssystem

Leverandøren skal ved rammeaftalens start oprette et administrationssystem, som til enhver

tid skal kunne give styrelsen et overblik over den samlede bestand af udstyr og software,

herunder oplysninger om følgende:

• Serienumre

• Licensnumre

• Model, mærke

• Indkøbstidspunkt for udstyr

• Status på udlånt og returneret udstyr, herunder tidspunkt for modtagelse af

bestilling og for afsendelse af den hertilhørende leverance

• Status på bestillinger.

Registreringen skal foretages på CPR-nummer for hver enkelt bevillingshaver.

Alle oplysninger, som indgår i administrationssystemet, tilhører ved rammeaftalens ophør

styrelsen, og skal overdrages hertil og til eventuel ny leverandør på styrelsens opfordring.

Side 39

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Oplysningerne skal overdrages elektronisk til styrelsen senest 30 dage efter rammeaftalens

ophør.

Styrelsen eller en 3. part på styrelsens vegne har til enhver tid ret til at kontrollere indholdet

af leverandørens lager, og i øvrigt anmode leverandøren om enhver oplysning vedrørende

lageret og lagerkartoteket.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen beskrive, hvordan tilbudsgiveren vil håndtere og opbygge et

administrationssystem.

6.6 Registrering af ydelser/produkter under styrelsens udlånsordning

(Mindstekrav)

Leverandøren skal anvende styrelsens WEB baserede it-system til administration af

styrelsens udlån af startpakker, programpakker, tillægsprodukter og særlige hjælpemidler.

Uddannelsesstederne bestiller it-hjælpemidler og særlige hjælpermidler via it-systemet.

Derfor modtager leverandøren alle bestillinger ad denne kanal. Ud over at modtage

bestillinger via it-systemet, skal leverandøren anvende it-systemet til at registrere

leverancer, som sendes til uddannelsesstederne (eller til den studerende på videregående

uddannelser). Sluttelig skal leverandøren registrere alt returneret udstyr i it-systemet.

Herved giver styrelsens it-system et øjebliksbillede af det samlede udlån af it-hjælpemidler

og særlige hjælpemidler.

Leverandøren skal oprettes som bruger i it-systemet for at få tilgang til it-systemet, til at se

bestillinger og til at foretage registreringerne. It-systemet kan tilgås fra leverandørens egen

computer med internetadgang. Der er ikke yderligere omkostninger forbundet med

anvendelsen af it-systemet.

Der er ikke planlagt integration til leverandørens eget it-system.

Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen, beskrive hvordan tilbudsgiveren vil håndtere at

registrere leverancer og returnering af udstyr i styrelsens it-system med henblik på, at

styrelsen kan vurdere, om mindstekrav er opfyldt.

6.7 Skrotning af it-udstyr (mindstekrav)

Ødelagt udstyr eller udstyr som er mere end 5 år skal bortskaffes miljømæssigt forsvarligt.

Databærende medier (fx harddiske og USB-hukommelser) skal ved skrotning eller genbrug

slettes for indhold i henhold til Datatilsynets anbefalinger.

Side 40

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Omkostninger forbundet med skrotning af it-udstyr er inkluderet i priserne for startpakkerne,

jf. bilag 4.

Leverandøren overtager ikke udstyr, der er mere end 5 år gammelt.

Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen beskrive, hvordan tilbudsgiveren vil håndtere

skrotning af it-udstyr med henblik på, at styrelsen kan vurdere, om mindstekrav er opfyldt.

6.8 Support og hotline

Studerende og elever, som får tildelt it-baserede hjælpemidler, er meget afhængige af, at

udstyret til enhver tid fungerer eller meget hurtigt kan repareres eller erstattes.

Leverandøren skal derfor etablere et enstrenget og effektivt supportsystem.

Systemet skal være enstrenget forstået på den måde, at støttemodtagere, som har

funktionsvanskeligheder med hjælpemidlerne, kun skal henvende sig ét sted – hos

leverandøren – på en hotline.

Det er hotlinens opgave at visitere henvendelserne, herunder vurdere om vanskelighederne

kan afhjælpes ved brug af den installerede gendannelsesapplikation, om udstyret skal

indleveres til reparation, eller om vanskelighederne skyldes forkert eller uhensigtsmæssig

brug. Hvis henvendelser vedrører brugen af studiematerialer på særlige medier, skal

leverandøren henvise til styrelsens leverandør af studiematerialer på særlige medier.

Hotlinen skal kunne yde 1.-level support, herunder i tilfælde af brugervanskeligheder forsøge

at instruere brugeren eller henvise til yderligere instruktion og undervisning hos en

ekspertinstitution. Elever/studerende, der har fået bevilget en programpakke til installation

på egen computer, vil få hjælp til installationen på uddannelsesinstitutionen eller ved en

ekspertinstitution. Leverandøren skal kunne yde support til uddannelsesinstitutioner og

ekspertinstitutioner i forbindelse med problemer med installation af programpakken. Herefter

skal leverandøren også kunne yde support til de bevilgede programmer i programpakken.

Leverandøren skal have et bredt kendskab til de produkter, der indgår i rammeaftalen, idet

der skal kunne ydes teknisk support på disse produkter.

Såfremt der efter udbuddet sker en overdragelse af rammeaftalen til en anden leverandør

end styrelsens nuværende leverandør, er leverandøren berettiget til at indregne teknisk

support på de ordforslagsprogrammer og talesynteser (Viseord og Vital), der i dag er i omløb

hos studerende og elever, i det engangsvederlag, som leverandøren er berettiget til at tage

ved kontraktoverdragelsen jf. bilag 4.

Det er et krav, at hotline-funktionen som minimum er åben for telefoniske henvendelser på

hverdage (mandag-fredag) fra kl. 12-15. Det skal derudover være muligt at henvende sig

via e-mail, som skal besvares senest næste arbejdsdag.

Side 41

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Leverandøren kan forvente flest henvendelser i forbindelse med skole-/studiestart. Pt. er der

ca. 13.700 startpakker i omløb.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen beskrive support- og hotline-løsningen, herunder erfaringer og

kendskab med de produkter, der indgår i rammeaftalen.

6.9 Klager

Eventuelle klager over it-udstyret, service mv. fra uddannelsesinstitutionerne eller

modtagerne af den specialpædagogiske støtte skal behandles på en effektiv, smidig og

positiv måde.

Leverandøren skal straks videresende samtlige klager over leverandørens varetagelse af de i

rammeaftale omfattede opgaver til styrelsen, når leverandøren har modtaget eller på anden

måde fået kendskab til klagen.

Leverandøren skal ved sin fremsendelse af klagen til styrelsen oplyse, om leverandøren har

løst eller påregner at løse det forhold, som er indeholdt i klagen.

Styrelsen kan pålægge leverandøren at afhjælpe forhold, der er klaget over, inden for en

nærmere angiven frist. Styrelsen skal fastsætte fristen under hensyn til klagens alvorlighed

og leverandørens rimelige muligheder for at afhjælpe det forhold, der er klaget over inden

for den angivne frist.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen, beskrive hvordan tilbudsgiver vil håndtere klager over it-udstyr, service

mv.

6.10 Mærkning af udstyr

Styrelsen bliver ejer af alt indkøbt udstyr.

Leverandøren skal sørge for, at alt udstyr bliver mærket med ”Tilhører

Uddannelsesstyrelsen 3 ”, før det leveres til eleven/den studerende. Mærkningen skal ske på

en måde, så det ikke umiddelbart kan fjernes. Meget småt udstyr eksempelvis læsepenne,

hvor mærkning ikke er mulig, skal ikke mærkes.

3 Pr. 1. marts 2011 skifter Styrelsen for Statens Uddannelsesstøtte navn til Afdelingen for

Støtteordninger under Uddannelsesstyrelsen.

Side 42

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Mærkningen af udstyr skal være tydelig, men diskret. På en bærbar computer kan

mærkningen fx foretages under computeren.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for, hvordan tilbudsgiveren vil foretage mærkning af udstyr.

6.11 Afrapportering

Leverandøren skal ved udgangen af hvert kvartal, uden opfordring, fremsende talmateriale

til styrelsen i et regneark, hvoraf informationer om leverancen skal fremgå. Styrelsen skal til

enhver tid kunne bede om talmaterialet udleveret inden for en arbejdsuge. Heraf skal

fremgå:

• Leveringstider for startpakker og programpakker bestilt af uddannelsesinstitutionen

• Leveringstider for startpakker bestilt af IBOS

• Leveringstider for tillægsprodukter til startpakker bestilt af uddannelsesinstitutionen

• Leveringstider for særlige hjælpemidler bestilt af uddannelsesinstitutionen

• Afrapportering af, hvor mange computere der kvartalsvist er blevet indkøbt gennem

Statens Indkøbsaftale vedr. computere, herunder priser på de indkøbte computere

• Antal licenser i omløb og licensbeholdning

• Det samlede udlån af startpakker

• Modtagne klager.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen beskrive, hvordan tilbudsgiveren vil håndtere afrapportering.

6.12 Etableringsperiode

Rammeaftalen forventes at blive indgået pr. 1. maj 2011 med reel ikrafttrædelse pr. 1.

august 2011. I perioden fra underskrift og frem til 1. august 2011, hvor samtlige

leverandørens forpligtelser ifølge rammeaftalen træder i kraft, skal leverandøren foretage de

nødvendige forberedelser til at kunne varetage disse forpligtelser.

Disse forberedelser omfatter bl.a. aktiviteter såsom:

• Løbende overtagelse af udstyr til genbrug fra eksisterende leverandør og klargøring

af dette.

• Etablering af et administrationssystem på baggrund af de udleverede oplysninger fra

den eksisterende leverandør.

• Etablering af eventuelle nødvendige underleverandøraftaler.

Side 43

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


• Indkøb af eventuelt nødvendigt lager af nyt udstyr fra Statens Indkøbsaftale vedr.

computere.

I tilbudsvurderingen vil en gennemarbejdet og detaljeret beskrivelse, der sandsynliggør, at

tilbudsgiver kan leve op til kravene, blive vægtet positivt. Tilbudsgiver skal i

løsningsbeskrivelsen redegøre for de aktiviteter, som tilbudsgiver skønner nødvendige i

etableringsperioden samt en overordnet tidsplan for disse.

Side 44

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte


Appendiks A

Udstyr EUD,

AMU

SOSU

PAU

STX,

HF,

HHK,

EUX

HTX Friskole VU VU-

Side 45

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte

IT

Bevæg

/ døv

Svagsyn Blind Pro-

Bærbar PC X X X X X X X X

Bærbar til it-

krævende

udd.

Antivirus og

internet-

beskyttelse

(Firewall)

X X

X X X X X X X X X X

Hovedtelefon X X X X X X X X

Office

2007/09

X X X X X X X X

Talesyntese X X X X X X X X

Ordforslags-

program

OCRprogram

OCX X

Software til

nyt Daisyformat

Ordbog til

ungdomsudd

annelser

gram

pakke

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X (X)

X X X

Diktafon X X X X

Læsepen X X X X X X X

Flatbed-

scanner

Rygsæk med

plads til PC

og scanner

Gendannelse

af

startpakken

til original

tilstand

X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X

Ordbog til X X


videregående

uddannelser

All in onescanner/print

er med

arkføder

Ekstra RAM:

PC udvides

til mindst 2

GB

X X X X

Office 2003 X X

Teamviewer:

Program til

support fra

IBOS

Skærmlæser

for blinde

Forstørrelse

og skærmlæsning

for

svagsynede

Træning til

10-finger

skrivning –

efterbevilges

Side 46

Bilag 1 – Kravspecifikation Uddannelsesstyrelsen, Afdelingen for Uddannelsesstøtte

X

X X

X

X

X X

More magazines by this user
Similar magazines