Bilag 7: Regnskabsinstruks 2013 (pdf) - VIA University College

REGNSKABSINSTRUKS 

REGNSKABSINSTRUKS 

PROFESSIONSHØJSKOLEN 

PROFESSIONSHØJSKOLEN 

VIA VIA University University College 

College

Indholdsfortegnelse 

Indholdsfortegnelse 

Forord Forord 

2 

Formål Formål 

4 

Organisation 

Organisation Organisation 

4 

1. 1. 1. Regnskabsmæssig Regnskabsmæssig organisering organisering og og principper principper 

5 

1.1 Organisatorisk opdeling og tilhørsforhold 5 

1.2 Generelt om opgaver 6 

1.4 VIAs it-anvendelse 7 

2. 2. 2. VIAs VIAs regnskabsopgaver regnskabsopgaver 

7 

2.1 Forvaltning af udgifter 8 

2.2 Forvaltning af indtægter 11 

2.3 Regnskabsmæssig registrering 14 

2.4 Betalingsforretninger og likvide beholdninger 19 

2.5 Kontrol med værdipost 22 

2.6 Aflæggelse af årsrapport 22 

2.7 Opbevaring af regnskabsmateriale 24 

2.8 Forvaltning af varebeholdninger 25 

2.9 Værdipapirforvaltning 26 

2.10 Udlånsforvaltning 27 

2.11 Forvaltning af andre væsentlige aktiver 27 

2.12 Legatforvaltning 28 

2.13 Forvaltning af andres aktiver eller forpligtelser 28 

2.14 Anlægsaktiver 28 

2.15 Passiver 29 

2.16 Andre regnskabsopgaver 30 

3. 3. 3. It It-behandling It behandling behandling i forbindelse med regnskabsføring 30 

3.1 Anvendelse af it-systemer 30 

3.2 Organisering af it-behandling 33 

3.3 Forretningsgange og sikkerhedsmæssige forhold for it-anvendelse 34 

3.4 Samspil med statens centrale systemer 36 

3.5 Dokumentationsmateriale 37 

3.6 It-driftscenterløsninger 37 

Bilag Bilag (links er er i selve regnskabsinstruksen) 

regnskabsinstruksen): 

regnskabsinstruksen) 

1: Oversigt over forretningsgange og vejledninger 

2: VIAs organisation 

3: Vedtægt for VIA 

4: VIAs uddannelser 

5: Koncernøkonomiafdelingens struktur 

6: Forretningsgang for bemyndigelse og attestationer (II.10.B.8) 

Index Version Udarbejdet af Dato 

0 2 Koncernøkonomi januar 2013 1

Forord orord 

Denne regnskabsinstruks er udarbejdet i overensstemmelse med Finansministeriets bekendtgørelse 

nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen med videre samt Økonomistyrelsens 

vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser af 15. januar 2008. 

Instruksen indeholder en beskrivelse af Professionshøjskolen VIA University College (efterfølgende 

benævnt VIA) formål, regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af regnskabsopgaver, 

herunder oplysning om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af 

VIAs medarbejdere ved udførelsen af opgaverne. 

Som supplement til regnskabsinstruksen udarbejder VIA en række forretningsgange og vejledninger, 

jævnfør bilag 1 

(https://intranet.viauc.dk/forside/organisationen/oekonomi/omos/Sider/administrativeforretningsgange.aspx). 

Instruksen, forretningsgangene og vejledningerne er tilgængelig på VIAs intranet, og de ledere og 

medarbejdere, der deltager i det daglige arbejde med VIAs økonomiopgaver, er informeret om 

deres indhold. 

Instruksen er indsendt til Undervisningsministeriet samt Rigsrevisionen efter gældende regler. 

Instruksen er gyldig fra den 12. januar 2010. 

Den 12. januar 2010 

Johannes Flensted-Jensen Harald Mikkelsen 

Bestyrelsesformand Rektor 



Den uafhængige revisors erklæring om gennemgang af regnskabsinstruks 

Til Til Bestyrelsen Bestyrelsen for for VIA VIA University University College, College, Undervisningsministeriet Undervisningsministeriet og og Rigsrevisionen 

Rigsrevisionen 

Vi har udført review af regnskabsinstruksen af 12. januar 2010 for VIA University College samt de 

til denne regnskabsinstruks hørende bilag. 

Professionshøjskolens ledelse har ansvaret for, at regnskabsinstruksen med bilag er udarbejdet i 

henhold til Finansministeriets bekendtgørelse nr. 1693 af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen 

mv. samt Økonomistyrelsens vejledning af 15. januar 2008 om udarbejdelse af 

regnskabsinstrukser. 

Det er endvidere ledelsens ansvar, at de i regnskabsinstruksen beskrevne forretningsgange er 

betryggende. Vores ansvar er på grundlag af vores review at udtrykke en konklusion om, hvorvidt 

regnskabsinstruksen og bilagene er i overensstemmelse med ovennævnte bekendtgørelse og 

vejledning. 

Vores erklæring er udelukkende udarbejdet til brug for professionshøjskolens ledelse, Undervisningsministeriet 

og Rigsrevisionen. 

Det Det udførte udførte review 

review 

Vi har udført vores review i overensstemmelse med den danske revisionsstandard om andre erklæringsopgaver 

med sikkerhed. Denne standard kræver, at vi tilrettelægger og udfører vores 

review med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at regnskabsinstruksen og bilagene ikke 

indeholder væsentlige afvigelser i forhold til bekendtgørelse nr. 1693 af 19. december 2006 om 

Statens regnskabsvæsen mv. samt Økonomistyrelsens vejledning af 15. januar 2008 om udarbejdelse 

af regnskabsinstrukser. 

Et review er begrænset til først og fremmest at omfatte forespørgsler til professionshøjskolens 

ledelse og medarbejdere samt sammenholdelse af instruksen og bilagene med bekendtgørelsens 

og vejledningens krav. Vores review omfatter ikke en undersøgelse af, hvorvidt regnskabsinstruksen 

og bilagene er implementeret og efterlevet. Vi har ikke udført revision og udtrykker 

derfor ingen revisionskonklusion om regnskabsinstruksen. 

Konklusion 

Konklusion 

Ved vores review er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, 

at regnskabsinstruksen og bilagene ikke i al væsentlighed er udarbejdet i overensstemmelse 

med Finansministeriets bekendtgørelse nr. 1693 af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen 

mv. samt Økonomistyrelsens vejledning af 15. januar 2008 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. 

Århus, den 12. januar 2010 

Deloitte 

Deloitte 

Statsautoriseret Revisionsaktieselskab 

Jakob B. Ditlevsen 

statsautoriseret revisor 



Formål Formål 

Formål 

Professionshøjskolen VIA er en selvejende institution, der er godkendt af Undervisningsministeriet 

10. august 2007 i henhold til: 

Lov nr. 562 af 6. juni 2007 om professionshøjskoler for videregående uddannelser 

VIA modtager tilskud i henhold til: 

Bekendtgørelse nr. 1037 af 23. oktober 2008 om tilskud med videre til professionshøjskoler 

m.v. 

Bekendtgørelse nr. 1543 af 27. december 2009 om åben uddannelse og tilskud til arbejdsmarkedsuddannelser 

med videre 

Lovbekendtgørelse nr. 606 af 14. juni 2007 om betaling for visse uddannelsesaktiviteter i 

forbindelse lov om en aktiv beskæftigelsesindsats m.m. 

VIAs ledelse og virke er fastsat i den af Undervisningsministeriet godkendte vedtægt, jævnfør 

bilag 3 (http://www.viauc.dk/images/Documents/om-via/Organisationen/Ledelse/vedtaegt-for-VIA.pdf). 

VIA har til formål at udbyde og udvikle videregående uddannelser og efter- og videreuddannelse, 

der på et internationalt fagligt niveau imødekommer behovet for kvalificeret arbejdskraft i såvel 

den private som offentlige sektor. 

VIA udfører desuden udviklingsarbejde og varetager videncenterfunktioner samt indgår i samarbejde 

med relevante forskningsmiljøer og med de erhverv og professioner, som VIAs uddannelser 

retter sig mod. 

VIA varetager endvidere opgaven som center for undervisningsmidler. 

Organisation 

Organisation 

VIAs hovedkontor er beliggende Skejbyvej 1, 8240 Risskov. VIA udbyder uddannelser på flere 

adresser i Region Midtjylland, jævnfør bilag 4 (http://www.viauc.dk/uddannelser-og-kurser/Sider/fagliggruppering.aspx). 

Bilag 2 (http://www.viauc.dk/images/Documents/om-via/Organisationen/Organisationsdiagram-via.pdf) viser en oversigt 

over VIAs samlede organisationsstruktur. 



1. Regnskabsmæssig Regnskabsmæssig organisering organisering og og principper principper 

principper 

1.1 1.1 Organisatorisk 

Organisatorisk Organisatorisk opdeling opdeling og tilhørsforhold 

VIAs øverste myndighed er bestyrelsen, der vælges i overensstemmelse med VIAs vedtægt, jævnfør 

bilag 3 (http://www.viauc.dk/images/Documents/om-via/Organisationen/Ledelse/vedtaegt-for-VIA.pdf). 

Bestyrelsen fastlægger de nærmere retningslinjer for den samlede regnskabsvirksomhed samt 

godkender budget og årsregnskab. Bestyrelsen er over for undervisningsministeren ansvarlig for 

VIAs forvaltning af regnskabsopgaver, herunder statslige tilskud. 

VIAs pædagogiske, administrative og økonomiske ansvar varetages af rektor. Rektor er blandt 

andet ansvarlig for regnskabsopgavernes organisering og gennemførelse i VIA. Herudover er rektor 

ansvarlig for: 

At VIAs virksomhed udføres i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer 

At uddannelserne og andre opgaver gennemføres i overensstemmelse med gældende regler 

At udvide samarbejdet med andre undervisningsinstitutioner, herunder professionshøjskoler, 

universiteter med videre 

At fortsætte professionaliseringen af VIAs ledelse, samt kompetenceudvikle personalet 

som helhed 

Rektor udøver sine funktioner under hensyntagen til lovgivning og øvrige retningslinjer. 

I rektors fravær varetages rektors funktioner af prorektor. 

Under rektors ansvar varetager økonomiafdelingen VIAs personaleadministrative opgaver samt 

de økonomiske opgaver. 

Fordelingen af økonomiopgaver er beskrevet i bilag 5 

(https://intranet.viauc.dk/forside/organisationen/oekonomi/omos/Sider/find_din_kontaktperson.aspx), der beskriver 

økonomiafdelingens struktur: 

Koncernøkonomichefen tilrettelægger og leder arbejdet i økonomiafdelingen og har det 

samlede overordnede ansvar for regnskabsaflæggelse og økonomistyring samt VIAs personaleadministrative 

opgaver 

Økonomilederne tilrettelægger og leder det daglige arbejde med regnskabsaflæggelse og 

økonomistyring for de organisatoriske enheder. 

Økonomilederen for bogholderifunktionen tilrettelægger og leder arbejdet i bogholderiet 

og har endvidere ansvaret for tilskudsadministrationen. 

Lønøkonomilederen tilrettelægger og leder arbejdet i lønbogholderiet 

Lønindrapportørerne har ansvaret for lønregistreringer med videre 

Lønkontrollanterne har ansvaret for godkendelse af løn med videre 

VIAs årsrapport revideres af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret eller registreret revisor. VIAs 

årsrapport revideres ligeledes af Rigsrevisionen. 



VIA er indeholdelsespligtig i henhold til kildeskatteloven under CVR nr. 30 77 30 47 til indbetaling 

af kildeskat for VIAs ansatte samt refusion vedr. beskæftigelsesordninger. VIA er endvidere 

registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven (momsloven) under CVR nr. 30 77 30 47. 

VIA har herudover følgende registreringsnumre: 

Institutionsnummer til registrering i Danmarks Statistik: 791.413 

SLS-gruppenummer til registrering af løndata i SLS-systemet: 826 

Bankkonto i Danske Bank for modtagelse af tilskud: 0216 4069140777 

Koncernøkonomichefen er ansvarlig for udarbejdelse og løbende ajourføring af denne regnskabsinstruks. 

1.2 .2 Generelt Generelt om om opgaver 

Som selvejende institution udføres tilskudsfinansierede aktiviteter og indtægtsdækket virksomhed. 

De tilskudsfinansierede aktiviteter består af ordinær uddannelse indenfor MVU, KVU, EUD, AMU 

og det gymnasiale område. Åben uddannelse består af udbud af efteruddannelseskurser inden 

for VIAs uddannelsesområde. VIA varetager endvidere regionens CFU-aktivitet. 

Den indtægtsdækkede virksomhed omfatter følgende: 

Kurser 

Konferencer 

Konsulentvirksomhed 

Diverse salg og udlejning 

VIA varetager administrationen af en række legater fra de oprindelige uddannelsesinstitutioner. 

I forbindelse med administrationen af disse legater varetager VIA bogholderimæssige opgaver 

samt administration af legaternes likvide beholdninger. 

VIA varetager desuden administrative opgaver for et særligt udskilt IT-servicefællesskab samt et 

antal selvejende kantiner, der er tilknyttet VIAs forskellige enheder. 

1.3 Regnskabsmæssige principper 

VIAs regnskabsmæssige formål, principper og forpligtelser afspejles dels af, at VIA som en selvstændig 

juridisk enhed har egne behov for regnskabsoplysninger, og dels af generelle regnskabsmæssige 

forpligtelser i forhold til Undervisningsministeriet. 

VIA er som udgangspunkt underlagt de statslige regnskabsregler, hvilket blandt andet omfatter: 

Lov nr. 131 om statens regnskabsvæsen med videre af 28. marts 1984 

Bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen med videre 

Bekendtgørelse nr. 1721 af 21. december 2010 om anvendelse af statens regnskabsvæsen 

m.v. for uddannelsesinstitutioner på Undervisningsministeriets ressortområde 



Bekendtgørelse nr. 1037 af 23. oktober 2008 om tilskud m.v. til professionshøjskoler 

med videre (PH-tilskudsbekendtgørelsen) 

Bekendtgørelse nr. 1294 af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved 

professionshøjskoler for videregående uddannelse med videre 

Økonomistyrelsens vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser af 15. januar 

2008 

Finansministeriets budgetvejledning 

Brugervejledning for lønmyndigheder om StatensLønSystem (SLS) 

Relevante dele af Økonomisk Administrativ Vejledning (ØAV) fra Moderniseringsstyrelsen 

Undervisningsministeriets øvrige regler og vejledninger om regnskabsvæsenets tilrettelæggelse, 

tilskudsadministration, it-anvendelse med videre for de omfattede institutioner. 

1. 1.4 1. 

VIA VIAs VIA s it it-anvendelse 

it 

anvendelse 

VIA anvender Navision Stat som lokalt økonomisystem, IndFak som elektronisk indkøbs- og fakturaflowsystem 

samt SIS, Easy A, GAS og STADS som studieadministrative systemer. 

Endvidere anvendes SLS som lønsystem til registrering og beregning af løn til VIAs ansatte og 

Danske Bank Business Online til afvikling af betalinger til VIAs kreditorer, herunder også lønkreditorer. 

Endelig anvendes Microsoft Office, herunder regneark. 

VIAs lokale økonomisystem er ikke tilsluttet statens centrale systemer. Økonomisystemet Navision 

Stat er integreret med SLS, hvilket rent praktisk betyder, at VIA modtager en fil med løndata, 

der kan importeres i Navision Stat. Aftalen er lavet på baggrund af SLS’ implementeringsaftale. 

VIAs økonomisystem Navision Stat er ligeledes integreret med det studieadministrative system 

SIS. Integrationen imellem Navision Stat og SIS er direkte, således sker der automatisk udveksling 

af data mellem de to systemer. 

VIAs it-anvendelse vil være nærmere beskrevet i afsnit 3 og mere detaljeret beskrevet i diverse 

systembeskrivelser, brugervejledninger, forretningsgange med videre. 

2. VIA VIAs VIA s regnskabsopgaver 

VIAs overordnede regnskabsopgaver omfatter: 

Registrering af VIAs udgifter og indtægter 

Kontrol og afstemning af registreringer 

Regnskabsmæssig forvaltning af aktiver og passiver 

Udarbejdelse af kvartals- og årsrapporter, herunder budgetopfølgning 

Momsopgørelse og indberetning overfor UVM og SKAT. 

I det følgende foretages en mere detaljeret gennemgang af de forskellige typer af regnskabsopgaver, 

der varetages af VIA. 



2.1 2.1 Forvaltning Forvaltning af af udgifter 

udgifter 

Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering, dels attestation og godkendelse af udgiftsbilag. 

For så vidt angår forvaltningen af udgifter til vare og tjenesteydelser, vil der frem til den fulde implementering 

af IndFak blive modtaget såvel elektronisk som manuelt fremsendte fakturaer i VIA. 

VIAs forvaltning af udgifter er tilrettelagt herefter. Der henvises til forretningsgangene for indkøbsstyring 

og fakturaflow (Index II.10.) samt kreditorer (Index II.20.) under bilag 1 


VIAs generelle disponeringsgrænser (IndFak) samt generel bemyndigelse til disponering for budgetansvarlige 

er bilagt forretningsgangen for indkøbsstyring og fakturaflow (Index II.10.). 

Den regnskabsmæssige registrering og proceduren ved betalingen af udgifterne omtales efterfølgende 

i afsnit 2.3 og 2.4. 

2.1.1. 2.1.1. 2.1.1. Disponering 

Disponering 

Disponering med bindende virkning for VIA kan alene foretages af rektor eller af de medarbejdere, 

som rektor har bemyndiget hertil. 

I bilag 6 (Forretningsgang Indkøbsstyring og fakturaflow, II.10) 

(https://intranet.viauc.dk/forside/organisationen/oekonomi/omos/Sider/administrativeforretningsgange.aspx?RootFolder=%2ff 

orside%2forganisationen%2foekonomi%2fomos%2fAdministrative%20forretningsgange%2fII%2e10%2eIndk%c3%b8bsstyring%20o 

g%20fakturaflow&FolderCTID=&View=%7b6B7AF2C2%2dE606%2d43B9%2d8F78%2d05AE9B36537D%7d) indgår intern 

instruks (forretningsgang) for bemyndigelse og attestation samt skabelon for registrering af, hvilke 

medarbejdere der kan disponere med bindende virkning for VIA. Original fortegnelse over attestationsberettigede 

beror hos økonomilederen for bogholderifunktionen. 

Af Af disponeringsområder disponeringsområder skal skal fremhæves: 

fremhæves: 

Bestyrelsen for Professionshøjskolen VIA ansætter og afskediger rektor. Ansættelse og afskedigelse 

af VIAs ledelse samt fastansættelse og afskedigelse af øvrige medarbejdere foretages 

af rektor eller af den medarbejder, som rektor har bemyndiget hertil. 

Aflønning sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og de respektive 

overenskomstområder. Koncernøkonomichefen er ansvarlig for at kontrollere, at de omfattede 

bilags oplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation. 

Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om 

ydelse af varige vederlag og særlige ydelser efter gældende regler. Koncernøkonomichefen 

kontrollerer og afstemmer bilagene med foreliggende beslutninger om afholdelse af 

sådanne udgifter. 

Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan disponere i forbindelse 

med iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser. Lønbogholderne kontrollerer 

og afstemmer bilagene på grundlag af attesterede underbilag, såsom timeregistreringer, 

ferielister, sygedagslister aftale om pålagt merarbejde eller andre kontrolnoteringer. 



Indgåelse af aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser og værdipapirer, der medfører 

eller kan medføre udgifter for VIA, foretages af rektor eller af de medarbejdere, som 

rektor har bemyndiget hertil. Aftalerne indgås i overensstemmelse med VIAs vedtægt og 

eventuelle bestemmelser i de respektive institutionslove. De disponeringsberettigede 

medarbejdere har ansvaret for at kontrollere bilagenes materielle og økonomiske indhold. 

Køb og salg af bygninger og arealer skal godkendes af bestyrelsen. Større bygningsanskaffelser 

på mere end 25 mio.kr. samt salg af alle bygninger for i stedet for at leje sig ind i 

andre bygninger forudsætter en godkendelse fra Undervisningsministeriet. 

Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om 

indgåelse af kontrakter, herunder rammekontrakter med leverandører om indkøb. 

Længerevarende lejemål på mere end ti år forudsætter en godkendelse af Undervisningsministeriet. 

Bestyrelsen kan, efter indstilling fra rektor, træffe beslutning om indgåelse 

af lejemål på op til ti år. Rektor eller en bemyndiget medarbejder kan træffe beslutning 

om indgåelse af mindre og/eller kortvarige lejemål uden inddragelse af bestyrelsen. 

Eventuelle beslutninger om lejemål indgås i overensstemmelse med VIAs vedtægt og 

eventuelle bestemmelser i de respektive institutionslove. 

Aftaler om større reparations- og vedligeholdelsesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder 

skal godkendes af rektor eller af professionshøjskoledirektøren. Mindre arbejder af ovennævnte 

karakter kan iværksættes af en dertil bemyndiget medarbejder. Der sikres overensstemmelse 

til vedtaget vedligeholdelsesplan for VIAs ejendomme. 

Rektor eller de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil, kan afholde udgifter til 

repræsentation og møder. Bilagene skal være påført oplysning om anledning og deltagere. 

Tilsagn om tjenesterejser kan gives af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har 

bemyndiget hertil. Den pågældende løn- og personalemedarbejder afstemmer bilag med 

oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter ifølge 

dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle 

andre oplysninger, der har betydning for afregningen. Endvidere påses, at bilagene er underskrevet 

af de pågældende medarbejdere, samt at afregning finder sted inden for de 

fastsatte frister. Alle bilag forsynes med en attesteret godkendelsespåtegning som bekræftelse 

på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og betaling. 

2.1.2. 2.1.2. Ind Indkøb Ind Indkøb 

køb 

VIAs indkøb foretages i henhold til VIAs indkøbspolitik. Indkøbspolitikken fastlægger rammer og 

regler for VIAs samlede indkøbsvirksomhed og omfatter alle VIAs afdelinger. Indkøbspolitikken 

gennemgås én gang årligt og revideres efter behov. 

VIAs indkøbsafdeling er underlagt koncernøkonomiafdelingen med reference til koncernøkonomichefen. 

Indkøbsafdelingen indgår fælles indkøbsaftaler, der er bindende for alle VIAs organisatoriske 

enheder. Der anvendes et indkøbsstyringssystem til blandt andet ordreafgivelse og behandling 

af kreditorfakturaer. Indkøbsafdelingen udarbejder vejledninger og forretningsgange for 

anvendelse af indkøbsstyringssystemet. 

Samarbejdet mellem indkøbsafdelingen og øvrige enheder om indkøbsopgaver er fastlagt ved 

klare arbejds- og ansvarsfordelinger. Indkøbsafdelingen understøtter samarbejdet ved for eksempel 

nedsættelse af indkøbsteams, samt gennem information om leverandøraftaler og om 

realiseret fremgang på indkøbsområdet. 



Indkøbsafdelingen opdaterer løbende VIAs intranet med informationer om blandt andet leverandørregister 

og indgåede aftaler. VIA har indgået godt 60 indkøbsaftaler, heraf 11 statsaftaler. 

VIA er endnu ikke pålagt krav om indrapportering af indkøb til Finansministeriet. 

2.1. 2.1.3. 2.1. . Godkendelse odkendelse af af udgiftsbilag 

udgiftsbilag 

De disponeringsberettigede eller disses stedfortrædere efterregner, kontrollerer og godkender, at 

bilaget indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for en korrekt registrering, omfattende 

såvel materielle som økonomiske forhold. 

Kassebilag efterregnes af kassereren. SLS-bilag efterregnes af lønindrapportørerne. 

Udgifter vedrørende ydelser til medarbejdere skal altid godkendes af rektor eller af de medarbejdere, 

som rektor har bemyndiget hertil. Rektor kan ikke godkende egne bilag. Prorektor eller en 

anden niveau 1-leder godkender rektors bilag. 

Godkendelse odkendelse af eksterne bilag 

Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser med videre dokumenteres i form af 

fakturaer med videre (bilag) fra leverandørerne. 

Ved godkendelsen af bilagenes materielle og økonomiske indhold føres kontrol med: 

At de i bilagene nævnte leverancer/tjenesteydelser vedrører VIAs aktivitet. 

At de i bilagene nævnte leverancer/tjenesteydelser er leveret. 

At leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår mængde, 

kvalitet, pris og leveringsfrister. 

At det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvist er anvendt en kopi som bilag. 

At bilaget er efterregnet og konteret. 

De kontrollerede bilag forsynes herefter med en dateret godkendelsespåtegning af hertil bemyndigede 

personer som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. 

Ved registrering/godkendelse tages stilling til, om konteringen er foretaget i overensstemmelse 

med den af Undervisningsministeriet fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger herunder 

VIAs interne konteringsinstrukser. 

Ved registreringen tages stilling til, hvornår betaling senest skal finde sted. Kan der opnås kontantrabat, 

skal denne så vidt muligt udnyttes. Eventuelle kontantrabatter, der ikke er aftalt ved 

kontraktindgåelse, benyttes i det omfang, dette findes fordelagtigt. 

I forbindelse med registrering af fysiske bilag i økonomisystemet kontrollerer kreditorbogholderen 

endvidere, at godkendelsespåtegning er foretaget af en dertil bemyndiget medarbejder. 

Godkendelse Godkendelse af af interne interne bilag 

bilag 

En række udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Bilagene underskrives og dateres 

af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene. 



Alle bilag forsynes med dateret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives 

til registrering og betaling. 

Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal altid godkendes af en hertil bemyndiget 

leder. Godkendelse af øvrige bilag foretages af de dispositionsberettigede medarbejdere eller 

deres stedfortræder. Rektors egne bilag forudsættes ligeledes godkendt af en dertil bemyndiget 

leder. 

Øvrige Øvrige forhold 

forhold 

Registrering foretages i øvrigt under hensyntagen til følgende regler: 

Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra VIA registreres, 

når levering har fundet sted. 

I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, 

sker registrering, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. 

Ved regnskabsaflæggelse foretages periodisering/registrering af væsentlige udgifter og 

indtægter vedrørende anden periode (over 25.000 kr.), såfremt levering af en vare eller 

tjenesteydelse til eller fra institutionen har fundet sted, eller anden fordring eller tilgodehavende 

er opstået inden periodens udløb. 

Såfremt størrelsen af et betydeligt krav mod VIA ikke kan opgøres endeligt inden afsluttende 

regnskabsaflæggelse, foretages registreringen på en udgiftskonto i regnskabet for 

det pågældende kalenderår på grundlag af et skøn, hvorefter korrektion af beløbet foretages 

i det kalenderår, hvor kravet kan opgøres endeligt. Sådanne eventuelle krav forelægges 

Koncernøkonomichefen. 

Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- eller indtægtskonto, registreres 

på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. Afklaring af disse 

poster skal ske løbende ved aflæggelse af kvartalsrapport (for 4. kvartal ved årsrapport). 

2.2 2.2 Forvaltning Forvaltning af af indtæ indtægter indtæ gter 

Forvaltning af indtægter omfatter disponering, fakturering og godkendelse af indtægtsbilag samt 

debitorforvaltning. 

2. 2.2.1. 2. 

.1. Disponering 

Disponering 

Indtægtsdisponeringen sker i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, 

hvorunder tilskud er givet. Disponeringen omfatter indgåelse af aftaler med videre, 

der medfører eller kan medføre indtægter for VIA. 

2.2.2. 2.2.2. Fakturering Fakturering og og godkendelse godkendelse godkendelse af af indtægtsbilag 

indtægtsbilag 

Enhver indtægt dokumenteres ved et indtægtsbilag, enten i form af en faktura udarbejdet af VIA 

eller i form af en indtægtsanvisning til VIA. Ansvaret for udskrivning af fakturaer er hos de enkelte 

budgetansvarlige. Debitorbogholder udarbejder faktura ud fra kladde udarbejdet af de respektive 

organisatoriske enheder. 



Før bilagene kan videregives til regnskabsmæssig registrering, kontrolleres det økonomiske og 

materielle indhold af bilagene. Det kontrolleres, at grundlaget for indtægten er korrekt, og at de 

fastlagte arbejdsgange og procedurer er fulgt, samt at bilaget er korrekt. Selve kontrolfunktionen 

omfatter endvidere en kontrol med, at alle tilgodehavender faktureres. Kontrollen foretages i de 

respektive organisatoriske enheder. 

Der henvises i øvrigt til forretningsgangene for de enkelte indtægtsområder. 

De kontrollerede bilag forsynes med en attesteret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, 

at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning. 

Kontrol og efterregning med bilagene varetages af en anden medarbejder end dén, som forestår 

faktureringen. 

VIAs VIAs vigtigste vigtigste indtægter 

I det følgende redegøres for VIAs vigtigste indtægter samt for hvilke medarbejdere, der er ansvarlige 

for institutionens indtægtsforvaltning, herunder hvilke medarbejdere der er bemyndiget til at 

disponere på VIAs vegne. 

Disponering, det vil sige indgåelse af aftaler, der medfører eller kan medføre indtægter for VIA, 

foretages af rektor eller af de medarbejdere, som rektor har bemyndiget hertil. 

De vigtigste indtægter for VIA er: 

Tilskud fra staten i henhold til tilskudsbekendtgørelsen og i overensstemmelse med 

STÅ/årselev indberetningerne. 

Deltagerbetaling – åben uddannelse. 

Indtægtsdækket virksomhed m.v. 

Renteindtægter. 

Tilskudsfinansierede aktiviteter. 

Til indtægtsområderne anføres følgende supplerende bemærkninger: 

Ad Ad: Ad Tilskud 

Godkendelse og kontrol af modtagne tilskud, herunder kontrol med tilskudsopgørelsernes/indtægtsbilagenes 

materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering heraf, 

varetages af en hertil bemyndiget medarbejder. 

Der henvises til VIAs forretningsgange for statstilskud for yderligere beskrivelse af ansvars- og 

kompetencefordeling. 

Med hensyn til delegering af fuldmagt til underskrift af STÅ-indberetninger henvises til; 

(https://intranet.viauc.dk/forside/organisationen/oekonomi/omos/Administrative%20forretningsgange/V.3.%20MOMS/Delegeri 

ng%20af%20fuldmagt%20vedr%20STÅ%20og%20Moms.pdf). 

Ad Ad: Ad Deltagerbetaling - åben uddannelse 

Fakturering og bogføring af deltagerbetaling sker via de studieadministrative systemer i Navision 

Stat. Opgaven varetages af en bemyndiget medarbejder. Fakturering af deltagerbetaling skal 

som hovedregel ske mindst en måned før afholdelse af undervisningen. 



Der henvises til VIAs forretningsgang for åben uddannelse (Index I.5.) for yderligere beskrivelse af 

ansvars- og kompetencefordeling. 

Ad Ad: Ad Indtægtsdækket virksomhed med videre 

Opkrævning af betaling for indtægtsdækket virksomhed varetages af en bemyndiget medarbejder. 

Salg af kopier sker dels ved salg af kopikort, dels elektronisk via studiekort. I tilfælde af kopikort 

foretages der afstemning af indkøbte kort og kort videregivet til kassen til videresalg. Kontrol 

med og opkrævning af betaling for kopikort varetages af en bemyndiget medarbejder i studieadministrationen. 

Salg af kopier via studiekort indtægtsføres ved betaling. 

Ved udlejning af lokaler udfærdiges underskrevet lejeaftale med angivelse af: Udlejer, lejer, periode 

og pris. Der pålægges moms, hvis bygningen af VIA er anmeldt som frivillig momsregistreret. 

Fakturering og betalingsopfølgning varetages af en debitorbogholder. 

Der henvises til VIAs forretningsgang for indtægtsdækket virksomhed (Index I.10.) for yderligere 

beskrivelse af ansvars- og kompetencefordeling. 

Ad Ad: Ad Renteindtægter 

Godkendelse og kontering af institutionens renteindtægter varetages af en kasserer. 

Ad Ad: Ad Tilskudsfinansierede aktiviteter 

Tilskudsfinansierede aktiviteter kan gennemføres mod dækning alene af direkte omkostninger, 

samt med formålsbestemt medfinansiering. 

Eventuelt modtagne tilskud vedrørende internationalisering (ERASMUS) varetages af den ansvarlige 

for internationalisering. 

Der henvises til VIAs forretningsgang for projekter med tilskud (Index I.15) for yderligere beskrivelse 

af ansvars- og kompetencefordeling. 

Retningslinjer Retningslinjer Retningslinjer for for fastsættelse fastsættelse af af takster takster og og priser 

priser 

VIAs takster og priser for indtægtsdækket virksomhed med videre er som udgangspunkt fastsat i 

overensstemmelse med reglerne i Finansministeriets budgetvejledning. 

Der henvises til VIAs forretningsgang for indtægtsdækket virksomhed (Index I.10.) for så vidt angår 

ansvars- og kompetencefordelingen vedrørende prisfastsættelse og forkalkulation. 

Deltagerbetalingen ved åben uddannelse fastsættes i overensstemmelse med reglerne i lovbekendtgørelse 

nr. 952 af 02. oktober 2009 om åben uddannelse. 

Der henvises til VIAs forretningsgang for åben uddannelse (Index I.5.) for så vidt angår ansvars- 

og kompetencefordelingen vedrørende fastsættelse af deltagerbetalingen. 

Fastsættelse af takster og priser, der ikke er fastsat ud fra love og bestemmelser, foretages på et 

niveau, der skal dække de faktiske udgifter samt dækningsbidrag. 



2.2.3. 2.2.3. Debitorforvaltning 

Debitorforvaltning 

Ved varetagelse af VIAs debitorforvaltning iagttages, at forhold, der påregnes at medføre debitorindbetalinger, 

dokumenteres så tidligt som muligt og rapporteres hurtigst muligt til økonomifunktionen. 

Kreditgivningspolitik 

Kreditgivningspolitik 

VIA yder normalt ikke kredit på solgte materialer eller ydelser. I tilfælde af salg på kredit udvises 

særlig omhyggelighed, og salg foretages alene til købere, som er VIA bekendt, eller efter en forudgående 

vurdering af købers kreditværdighed. Som eksempler på salg på kredit kan nævnes 

salg af kurser (for eksempel til jobcentre) og af indtægtsdækket virksomhed, for eksempel til regioner 

og kommuner. 

Dokumentation af salg på kredit udfærdiges i form af kontrakter, salgsfakturaer, erstatningsdokumenter, 

kopier af breve med videre. 

Betalingsfrist udgør normalt 14 dage eller i henhold til gældende aftaler. Beløbet opkræves gennem 

udsendelse af faktura bilagt indbetalingskort. Betalingsterminer fastsættes af VIA på fakturaer, 

kontrakter, aftaler med videre. 

Kredit kan ikke ydes på de områder, hvor tildeling af tilskud helt eller delvist forudsætter deltagerbetaling 

med videre. 

Retningslinjer Retningslinjer for for restante restante fordringer fordringer 

fordringer 

Såfremt VIA bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger (trådt i betalingsstandsning), 

anmeldes fordringen over for skifteretten. 

Såfremt debitor ikke indbetaler det skyldige beløb rettidigt, iværksættes rykkerprocedure i henhold 

til forretningsgang for debitorer (Index I.20.). 

Koncernøkonomichefen har ansvaret for fastlæggelse af rykkerprocedure. 

Ansvaret for iværksættelse og opfølgning af rykkerprocedurer og eventuel renteberegning ved 

forsinket betaling påhviler debitorbogholderen. 

Indbetales det skyldige beløb ikke i forbindelse med rykkerproceduren, anses fordringen for at 

være i restance. Fordringen overdrages til SKAT og afskrives. 

Ansvaret for behandling af restante fordringer samt nedskrivning af fordringer påhviler koncernøkonomichefen. 

Mindre tilgodehavender kan af- og nedskrives af en dertil bemyndiget medarbejder. 

2.3 2.3 Regnskabsmæssig Regnskabsmæssig registrering 

registrering 

VIAs regnskabsmæssige registrering foretages med udgangspunkt i de gældende forskrifter herom 

samt bogføringsloven. Registreringen omfatter samtlige økonomiske hændelser af betydning 

for og som en konsekvens af VIAs aktivitet. 



2.3.1. 2.3.1. Regnskabsmæssig Regnskabsmæssig Regnskabsmæssig registrering 

registrering 

Den regnskabsmæssige registrering i VIA følger de fastlagte retningslinjer i VIAs administrative 

forretningsgange og interne konteringsvejledninger. Der henvises til fortegnelsen i bilag 1 


Registreringen foretages ved iagttagelse af følgende: 

at regnskabsorganisationen er opbygget således, at den sikrer, at alle økonomiske hændelser 

registreres hurtigst muligt, 

at registreringen sker på korrekt grundlag (for eksempel godkendelse, kontering og periodisering), 

at der udvises omhyggelighed (for eksempel at indtægter, tab, aktiver, passiver og tilsagn 

registreres i overensstemmelse med gældende retningslinjer, herunder at alle gældsposter 

medtages). 

Registrering 

Registrering 

Som grundlag for registreringen skal bilag være godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere og 

indeholde de for registreringen nødvendige oplysninger, herunder: 

at enhver registrering dokumenteres ved bilag, og at disse bilag indeholder de oplysninger, 

der er nødvendige for at identificere registreringernes rigtighed (kontrolspor), 

at der forefindes et intakt transaktionsspor, således at alle registreringer (bilag) kan følges 

til regnskaber m.m. og omvendt, at sådanne regnskaber m.m. kan opløses i de registreringer 

(bilag), hvoraf disse er sammensat, 

at alle økonomiske hændelser, der er af betydning for eller en konsekvens af VIAs aktiviteter, 

registreres, 

at registreringen som udgangspunkt foretages, når leveringen har fundet sted, 

at registreringen af udgifter og indtægter med videre foretages under hensyntagen til de 

regler, der er omtalt i bogføringsloven, 

at registreringen foretages i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte 

kontoplan med tilhørende gældende forskrifter, 

at alle transaktioner registreres nøjagtigt og så vidt muligt i den rækkefølge, som transaktionerne 

er foretaget i. 

Kontrol Kontrol af af bila bilag bila 

Forud for registreringen føres kontrol med, at bilagene indeholder de oplysninger, der er nødvendige 

for registreringen. Disse oplysninger omfatter som minimum: 

Bilagsidentifikation (nummerkontrol med samtlige bilag). 

Ved køb og salg - købers henholdsvis sælgers navn, adresse og CVR-nr. 

Ved køb og salg - leverancens eller ydelsens art, omfang og beløb, ved andre bilag - begrundelse 

for/formål med betalingen/overførslen/registreringen. 

Dato (periodeangivelse) transaktionen vedrører (henføringsdato/måned). 

Dato for udstedelse af bilaget (bilagsdato). 

Beløb. 

Moms, herunder angivelse af CVR-nr. 

Kontering. 

Intern godkendelse af hertil bemyndigede personer. 



Kontrol Kontrol Kontrol af af af registrering registrering 

registrering 

Som led i den regnskabsmæssige registrering foretages endvidere løbende afstemning og kontrol 

med den foretagne registrering, herunder: 

Løbende afstemninger, kontroller og fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering 

samt afstemning med kontoudtog fra pengeinstitutter samt kontrol med udligning af interimskonti 

og mellemregningskonti. 

Kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser, herunder afstemning 

med kontoudtog fra leverandører og tilgodehavender. 

Kontrol med, at der foreligger udgiftsbilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere, 

at checks, girokort med videre er udfyldt i overensstemmelse med udgiftsbilagene, 

samt at de anvendes i nummerorden. 

Som eksterne bilag anses bilag udstedt af andre end VIA. Øvrige bilag anses som interne. Såfremt 

der for en aktivitet foreligger eksternt bilag, skal dette anvendes frem for et eventuelt internt 

bilag. 

Bilag, som vedrører ensartede økonomiske hændelser, kan registreres som en sumpostering, 

hvis det uden besvær kan klarlægges, hvilke hændelser der indgår i en sådan post. 

Renteudgifter til pengeinstitut og kreditorer med videre kontrolleres til kontoudtog eller lignende 

samt vurderes inden registrering. 

Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra VIA registreres, 

når levering har fundet sted. 

I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, foretages 

registreringen, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. 

Projektindtægter, hvis retmæssige oppebærelse forudsætter gennemførelse af en nærmere specificeret 

aktivitet, indtægtsføres i takt med udgiftsafholdelsen til denne aktivitet. 

Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- og indtægtskonto, registreres på 

en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. 

Der foretages regelmæssigt afstemning med kontoudtog fra pengeinstitutter samt kontrol med 

udligning af interimskonti og mellemregningskonti. 

Der føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender. 

2.3.2. 2.3.2. Ansvars Ansvars- Ansvars og kompetencefordelingen 

I det følgende redegøres for, hvilke medarbejdere der kan foretage regnskabsmæssige registreringer 

hos VIA. 



Koncernøkonomiafdelingen er fysisk delt på flere lokaliteter. Herunder er de enkelte områder: 

kasse/kreditor, debitorer, lønøkonomi med videre placeret på separate kontorer. For hvert område: 

kasse-, kreditor-, debitor- og lønøkonomi er der som hovedregel altid en stedfortræder. 

Koncernøkonomichefen har ansvaret for, at registreringer foretages i henhold til gældende regnskabsbestemmelser, 

vejledninger, forretningsgange med videre 

VIAs hovedkasserer har ansvaret for kassen. Ansvaret for debitor- og kreditorbogholderiet ligger 

hos økonomilederen for bogholderiet. 

Bogholderiet 

Bogholderiet 

VIAs regnskabsmæssige registrering varetages af økonomimedarbejdere i koncernøkonomiafdelingen 

med reference til økonomilederen for bogholderifunktionen. 

I dennes fravær ledes funktionen af koncernøkonomichefen. 

Økonomimedarbejderne er ansvarlige for korrekt regnskabsmæssig registrering og hertil knyttede 

afstemninger og kontroller. 

Endvidere varetager økonomimedarbejderne - som led i den interne betalingskontrol og i samarbejde 

med kassererne - opgaver i forbindelse med betalinger via betalingssystemet, udstedelse 

af checks, girokort med videre. 

Medarbejdere i bogholderifunktionen må ikke varetage opgaver i kassen, uden at der sikres 

funktions- og kontroladskillelse. 

Kassen 

Kassen 

Der forefindes et nødvendigt antal decentrale kontantkasser i VIA, hvor kassererne er ansvarlige 

for de likvide beholdninger. 

Optællingen, afstemning samt evt. indsendelse af kassebilag for bogføring sker i henhold til aftale 

truffet med hver enkelt kasserer. Arbejdet foretages dagligt, ugentligt eller ultimo måneden 

afhængig af kassens størrelse samt antal bevægelser i kassen. Det er koncernøkonomichefen, 

som fastlægger intervallet. For oversigt over decentrale kontantkasser henvises til forretningsgangen 

for kasse og bank (Index II.25.). 

Kassereren er ansvarlig for, at de likvide beholdninger begrænses til beløb, der er absolut nødvendige 

under hensyn til den daglige og uforstyrrede drift. Behov for likviditet tilrettelægges i 

samråd med koncernøkonomichefen. 

Kassererne kontrollerer, at bilag er godkendt af en bemyndiget medarbejder inden udbetaling. 

Enhver kasseoverdragelse medfører kasseoptælling. Tiltrædende kasserer kvitterer for beholdningerne. 

Den regnskabsmæssige registrering, frigivelse og bogføring af kasserne foretages af en anden 

person end kassereren - primært en økonomimedarbejder i koncernøkonomiafdelingen. 

Frigiveren kontrollerer de foretagne registreringer til grundbilag og de hertil knyttede afstemninger. 

I tilfælde, hvor kassereren for den lokale kasse er en medarbejder i koncernøkonomiafde- 



lingen, foretages en stikprøvevis kontrol på 10 % af konteringen. For øvrige kasserere foretages 

en fuldstændig gennemgang af kasserapporten inden bogføring. Eventuelle rettelser (kontering) 

foretages af en frigiver, der herefter udskriver ny kassekladdeudskrift. Rettelser aftales/meddeles 

kassereren. 

Den godkendte kassekladdeudskrift forsynes af frigiveren med godkendelsespåtegning og bogføres. 

Lønbogholderi 

Lønbogholderi 

VIAs regnskabsmæssige registreringer på lønområdet varetages af medarbejdere i lønadministrationen 

samt lønøkonomiafdelingen i forening. 

Lønindrapportørerne kontrollerer, at indrapportering finder sted i overensstemmelse med attesterede 

timeregistreringer, fagfordelinger eller honoraropgørelser og i overensstemmelse med 

gældende overenskomster med videre 

Registreringen i SLS og de hertil knyttede afstemninger, fejlrettelser, kontroller med videre af den 

udbetalte løn og regnskabsmæssige registreringer foretages af medarbejdere i de nævnte afdelinger 

i henhold til VIAs forretningsgange for lønsagsbehandling (Index II.1.) og lønøkonomiafdelingen 

(Index II.2.). 

Lønindrapportøren forsyner bilagene med påtegning om, at registrering har fundet sted. Inddatalisten 

signeres af lønindrapportøren og afleveres til lønkontrollant sammen med grundbilagene. 

Lønkontro Lønkontrol/frigivelse 

Lønkontro Lønkontrol/frigivelse 

l/frigivelse 

Lønkontrollanten forestår kontrol af uddatalisten til grundbilagene og påser korrekt kontering. 

Kontrollanten foretager kontrolpåtegning i forbindelse med godkendelsen (frigivelsen). 

2.3.3. 2.3.3. It It-behandlingen 

It behandlingen i i forbindelse forbindelse med med den den regnskabsmæssige regnskabsmæssige regnskabsmæssige registrering 

registrering 

Der gælder følgende generelle retningslinjer for VIAs it-anvendelse i forbindelse med regnskabsføringen 

(se kapitel 3 for en yderligere uddybning): 

At it-behandlingen varetages som et selvstændigt funktionsområde i VIA. 

At medarbejdere, der er beskæftiget med systemudvikling, programmering, overførsel af 

programmer til drift, driftsafvikling, backup/recovery og kontrol hermed, ikke varetager 

funktioner i forbindelse med den regnskabsmæssige registrering og betalingsforretninger. 

At it-anvendelsen er dokumenteret med relevant dokumentationsmateriale med beskrivelser 

af systemernes funktioner og opbygning samt oplysninger om, hvorledes systemerne 

bruges, kontrolleres og betjenes. 

At it-anvendelsen gør det muligt at kontrollere transaktionssporet og gør det muligt at forsyne 

bilag med en entydig identifikation med henblik på dokumentation af kontrolsporet. 

At it-anvendelsen baseres på systemer med logisk adgangskontrol (log on) via personkoder 

(usere) og kendeord (passwords) til sikring af, at medarbejdere kun gives adgang til de 

funktioner, som de er autoriseret til for at kunne udføre deres opgaver, således at der kan 

ske en adskillelse mellem medarbejdere, der er autoriseret til forskellige funktioner. 

Ved it-driftsforstyrrelser, der ikke muliggør normal afstemning, foretages følgende: 

Manuel afstemning mellem kasse og bogholderi med baggrund i dagens kassebilag. 



Bogholderen kvitterer over for kassereren for afstemningens rigtighed. 

Bilag registreres snarest efter driftsforstyrrelsens ophør. 

Afstemningerne i det lokale økonomisystem sammenholdes med de manuelle afstemninger. 

Adgang Adgang Adgang til til til økonomisystem 

økonomisystem 

økonomisystem 

Adgangen til Navision Stat styres via usere, passwords og brugergrupper med tilknyttede brugerrettigheder. 

Oversigt over medarbejdere fordelt på brugerrettigheder ajourføres løbende af økonomiafdelingens 

Navision Stat-support. Koncernøkonomichefen har ansvaret for tildeling af rettigheder. 

Der henvises til afsnit 3.1.1. vedrørende VIAs procedure for brugeradministration i Navision 

Stat. 

Adgang Adgang til til SLS 

SLS 

Adgangen til SLS etableres ved angivelse af usere og passwords i overensstemmelse med de 

statslige forskrifter. Oversigt over usere med SLS-adgange ajourføres løbende af lønadministrationen. 

Koncernøkonomichefen er ansvarlig for tildeling af usere. Der henvises til afsnit 3.1.2. vedrørende 

VIAs procedure for brugeradministration i SLS. 

Lønrapportører og kontrollanter har hver deres user med tilhørende password. Den enkelte bruger 

har ansvaret for, at andre ikke bliver bekendt med brugerens password. 

Adgang Adgang til til SIS 

SIS 

Adgangen til SIS styres via usere, passwords og brugergrupper med tilknyttede brugerrettigheder. 

Oversigt over medarbejdere fordelt på brugerrettigheder ajourføres løbende af VIAs SIS-support. 

Den enkelte personaleansvarlige har ansvaret for tildeling af rettigheder. Der henvises til afsnit 

3.1.4. vedrørende VIAs procedure for brugeradministration i SIS. 

Adgang Adgang til til EASY EASY-A EASY 

Adgangen til EASY-A styres via usere, passwords og brugergrupper med tilknyttede brugerrettigheder. 

Oversigt over medarbejdere fordelt på brugerrettigheder ajourføres løbende i itafdelingens 

regi. Den enkelte personaleansvarlige har ansvaret for tildeling af rettigheder. 

Der henvises til afsnit 3.1.5. vedrørende VIAs procedure for brugeradministration i EASY-A. 

2.4 2.4 2.4 Betalingsforretninger 

Betalingsforretninger Betalingsforretninger og g likvide beholdninger 

VIAs betalingsfunktion varetages som et selvstændigt funktionsområde i forhold til VIAs regnskabsmæssige 

registreringsfunktion. Medarbejdere, der varetager betalingsfunktioner, må således 

ikke samtidig foretage regnskabsmæssig registrering. 

VIAs betalingsforretninger afvikles som hovedregel ved anvendelse af elektroniske overførsler 

mellem pengeinstitutterne, således at kontante betalinger via VIAs kasse begrænses til situationer, 

hvor det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at foretage betalingen som en elektronisk overførsel 

2.4.1. 2.4.1. Tilrettelæggelse Tilrettelæggelse af af betalingsforretninger 

betalingsforretninger 

VIAs betalingsforretninger foregår, dels via Navision Stat til Danske Bank Business Online og dels 

via VIAs kontante beholdninger. Danske Bank Business Online anvendes i forlængelse af betalingsfunktion 

i Navision Stat. Der er således tale om et integreret system mellem Navision Stat og 



Danske Bank Business Online. Integrationen vender begge veje, således oprettes betalinger i 

Navision Stat og eksporteres til Danske Bank Business Online. Omvendt importeres indbetalingsfiler 

fra Danske Bank Business Online til Navision Stat. 

VIA modtager tilskud fra Ministeriet for Børn og Undervisning. VIAs betalinger af kreditorer afvikles 

som hovedregel via Navision Stat, hvor betalingsafviklingen finder sted. Det sikres, at der rettidigt 

og til enhver tid er tilstrækkelig dækning på VIAs konto til dækning af kreditorudbetalinger. 

Tilskuddene overføres fra Undervisningsministeriet til VIAs konto 0216-4069140777, hvor de 

overførte beløb indgår til finansiering af VIAs betalingsforretninger. 

Afvikling Afvikling af af betalinger betalinger via via betalingssystemet 

betalingssystemet 

Der foreligger en underskrevet kontrakt mellem VIA og Danske Bank med en angivelse af, hvilke 

medarbejdere i VIA, der har adgang til at anvende betalingssystemet. For nærmere beskrivelse 

henvises til afsnit 3.1.3. 

Betalingssystemet forudsætter involvering af mindst to medarbejdere, således at det sikres, at 

funktionerne vedrørende registrering og betaling holdes adskilt. Den medarbejder, som varetager 

registreringsfunktionen, kan ikke samtidig varetage betalingsfunktionen bortset fra afsendelse af 

betalinger til banken. 

Ved kontrol af betalingsforretninger skal fokus være såvel på korrekt beløb som korrekt modtager, 

herunder modtagers bankkonto. 

Udbetalinger foretages fra kontoen for kreditorbetalinger: 0216-0469078257 

Bankkonti afstemmes løbende (mindst ultimo hver måned) af de ansvarlige medarbejdere. 

VIAs betalingsforretninger varetages af økonomimedarbejdere i koncernøkonomiafdelingen. Disse 

medarbejdere har adgang til betalingssystemet. Alle betalinger kan kun foretages af to i forening. 

Afvikling Afvikling af af betalinger betalinger betalinger via via via VIA VIAs VIA s kasse 

Afvikling af betalinger via VIAs kasse foretages alene i de situationer, hvor det ikke er muligt eller 

hensigtsmæssigt at foretage betalingen som en elektronisk overførsel. 

Ved ud- og indbetalinger via VIAs kasse følges nedenstående retningslinjer: 

Der foretages en løbende registrering (for eksempel i kasserapporter) af ind- og udbetalte 

beløb, herunder eventuelle beløb i udenlandsk valuta. Registreringen foretages under den 

dato, hvor betalingen har fundet sted. Denne registrering afstemmes med kassebeholdning, 

oplysninger fra pengeinstitutter samt med de regnskabsmæssige registreringer i 

henhold til fastlagt interval herfor jævnfør forretningsgang for kasse og bank (Index II.25.). 

Eventuelle kassedifferencer registreres straks. Væsentlige kassedifferencer indberettes til 

rektor eller koncernøkonomichefen, der tager stilling til, om øvrige parter skal orienteres. 

Kassebeholdningen sammenblandes ikke med beløb, som er VIA uvedkommende. Forskudsbilag 

indgår ikke i kassebeholdningen, men registreres i VIAs regnskab. Personalechecks 

må ikke indløses af VIA. Modtagne checks med videre indløses eller indsættes på 

VIAs pengeinstitutkonto straks eller senest den følgende dag. 



Ved udbetalinger føres kontrol med, at der foreligger bilag, som er godkendt af hertil bemyndigede 

medarbejdere. Checks med videre anvendes i nummerorden, og de udstedte 

checks krydses. Ved udbetalinger direkte fra VIAs kasse afkræves kvittering. Bilagene eller 

en udarbejdet oversigt over bilagene dateres og forsynes med en påtegning 

om/markering for, at den ovenfor nævnte kontrol er gennemført. Der foretages endvidere 

henvisning til anvendte checks eller andre udbetalingsordrer. 

Der udstedes kvitteringer ved indbetalinger direkte til VIAs kasse. Kvitteringerne afgives 

på en måde, der sikrer en kontrol med indbetalingerne. På kvitteringerne angives, på hvilken 

måde betalingen har fundet sted, med mindre betalingen er foretaget ved anvendelse 

af pengesedler eller mønter. 

Følgende betalingsmidler kan ved indbetalinger direkte til VIA accepteres som betaling: 

Danske pengesedler og mønter, checks trukket på danske pengeinstitutter, postanvisninger 

og giroudbetalingskort. Checks accepteres kun på det beløb, der skal indbetales. De 

modtagne checks må ikke være dateret tidligere end 20 dage før indbetalingsdagen og 

må ikke være fremdateret. De modtagne checks krydses af udstederen eller af VIA ved 

modtagelsen. 

Det påhviler koncernøkonomichefen at iværksætte mindst ét årligt uanmeldt kasseeftersyn 

med henblik på at sikre, at kassens midler er til stede, og at kasseforretningerne udføres 

forsvarligt. Dette gælder alle kasser, som VIA forvalter. Kasseeftersynene dokumenteres 

ved attestation fra den enkelte kasserer og pågældende medarbejder fra koncernøkonomiafdelingen, 

som forestår eftersynet. Dokumentationen opbevares i den centrale 

økonomiafdeling. 

I relation til afvikling af betalinger via en decentral kasse gælder følgende forhold: 

VIAs udbetalingsmaksima af likvide midler er fastsat til 8.000 kr., hvilket svarer til den 

højst tilladte beholdning i kontanter. 

VIAs kontante kassebeholdning anbringes efter kontortid i pengeskab. I pengeskab opbevares 

tillige evt. beholdning af uforbrugte checks med videre 

For oversigt over decentrale kasser henvises til forretningsgang for kasse og bank (Index II.25.), 

hvor dette fremgår af bilag. 

Afvikling Afvikling af af betalinger betalinger via via anvendelse anvendelse af af betalingskort 

betalingskort 

Betalingskort kan anvendes i forbindelse med tjenesterejser. Anvendelse af betalingskort til andet 

end tjenesterejser sker under iagttagelse af de af Finansministeriet fastsatte retningslinjer. 

Reglerne for anvendelse af betalingskort i forbindelse med tjenesterejser er nærmere beskrevet i 

Finansministeriets cirkulære nr. 24 af 20. april 2010 om anvendelse af betalingskort. Det fremgår 

heraf, at betalingskort skal være påført både medarbejderens og institutionens navn. 

Betalingskort kan anvendes til tjenesterejser og køb via internettet. Køb med betalingskort skal 

ske i overensstemmelse med de forudsætninger, der gælder for indkøbsfunktionen, herunder at 

bilag påtegnes af en dispositionsberettiget, inden betalingen foretages. 

Anvendelsen af betalingskort ved VIA sker i henhold til intern kreditkortpolitik. I henhold hertil kan 

mastercard udstedes til fastansatte medarbejdere i VIA, der regelmæssigt har et behov herfor og 

som alternativt til betalingskort i givet fald jævnligt skal have udbetalt kontante forskud fra insti- 



tutionens kasse eller ville skulle lægge ikke ubetydelige beløb ud selv. Der udfyldes bemyndigelseserklæring 

med underskrift af nærmeste og dennes overordnede leder. 

2.5 2.5 Kontrol Kontrol Kontrol med med værdipost 

værdipost 

Som led i poståbningen skal der gennemføres en særskilt kontrol med og registrering af værdipost, 

det vil sige checks, giroanvisninger, værdipapirer, gældsbeviser, anbefalede breve med videre. 

Værdiposten forsynes med modtagelsesstempel og registreres i ’Værdibog’ med oplysning om 

ankomstdato, værdiens art og afsender. 

2.5. 2.5.1. 2.5. 1. Ansvars Ansvars- Ansvars og og kompetencefordelingen 

kompetencefordelingen 

Ansvaret for de specielle kontrolforanstaltninger til sikring af værdipost påhviler følgende medarbejdere: 

Poståbning, udtagning og registrering samt intern fordeling af værdipost varetages i forening 

af to administrative medarbejdere, der fungerer under rektor. 

Indkomne checks, postgiroanvisninger med videre indgår straks i VIAs kasse mod kvittering 

fra kassereren. 

Kassereren registrerer de modtagne værdier i VIAs regnskab. 

Koncernøkonomichefen har ansvaret for, at alle modtagne værdier bliver korrekt registreret 

i VIAs regnskab. 

’Værdibog’ med oplysning om ankomstdato, værdiens art og afsender opbevares i boks med 

henblik på kassererens kontrol af den regnskabsmæssige registrering af de modtagne værdier. 

2.6 2.6 Aflægge Aflæggelse Aflægge Aflægge lse af af årsrapport 

årsrapport 

VIAs årsrapport udarbejdes under hensyntagen til, at alle tilgodehavender og skyldige beløb med 

videre er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter 

i det pågældende kalenderår samt aktiver og passiver ved kalenderårets udløb. 

Som led i den løbende kontrol og endelige godkendelse af årsrapport foretages blandt andet følgende: 

Kontrol af, at de registrerede tilskud er i overensstemmelse med modtagne tilskud, samt 

at disse tilskud er i overensstemmelse med den indberettede aktivitet og gældende takster. 

Det vurderes, om forbruget forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den 

pågældende periode. 

Kontrol med, at de fastlagte periodiseringsregler og tilsvarende efterfølgende periodeafslutning/spærring 

af afsluttede regnskabsperioder er overholdt. 



Udarbejdelse Udarbejdelse Udarbejdelse og og og godkendelse godkendelse godkendelse af af af årsrapporten 

årsrapporten 

årsrapporten 

VIAs officielle regnskabsaflæggelse omfatter årsrapporten. Herudover udarbejder VIA interne 

kvartalsregnskaber. 

Følgende generelle retningslinjer følges: 

Årsrapporten aflægges med udgangspunkt i bekendtgørelse herom samt bogføringsloven. 

Årsrapporten skal underskrives af den samlede bestyrelse og rektor og påtegnes af VIAs 

revisor. 

Den af bestyrelsen godkendte og reviderede årsrapport sendes sammen med VIAs revisionsprotokollat 

og eventuelle bemærkninger hertil fra bestyrelsen til Undervisningsministeriet 

og Rigsrevisionen. 

I forbindelse med godkendelse af årsrapporten føres tilsyn med, om forbruget af aktiver og passiver 

er opgjort korrekt og regnskabsmæssigt afstemt, herunder om forbruget forekommer korrekt 

under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode, og om aktiver og passiver har en rimelig 

størrelse og forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode. 

Det påses endvidere, at alle tilgodehavender og skyldige beløb med videre er registreret i regnskabet, 

således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende kalenderår 

samt af aktiver og passiver ved kalenderårets udløb. 

VIA udarbejder en samlet årsrapport efter gældende forskrifter. 

Kontrol Kontrol og og og afstemninger 

afstemninger 

VIA gennemfører løbende følgende kontroller og afstemninger i forbindelse med regnskabsaflæggelse: 

Overordnet regnskabskontrol for VIA. 

Afstemning af afdelingsbalancer. 

Styring af debitorer og kreditorer. 

Momsafregning. 

Kritisk gennemgang af beholdningskonti. 

Vurdering af de likvide beholdningers størrelse samt afstemning heraf. 

Iværksættelse af rykkerprocedurer. 

Afstemning og afregning i forhold til underkasser. 

Styring af anlægsaktiver, herunder gennemgang af anlægskartotek. 

Korrekt periodisering. 

Koncernøkonomichefen er ansvarlig for kontrol og afstemning af årsrapporten, interne regnskaber 

samt løbende regnskabsrapportering. 

Interne Interne regnskaber 

regnskaber 

Rektor og koncernøkonomichefen har ansvaret for eventuel udarbejdelse, kontrol og godkendelse 

af VIAs interne regnskaber samt prognoser. Der udarbejdes kvartalsvise regnskaber, der gennemgås 

på bestyrelsesmøder. 



2.7 2.7 Opbevaring Opbevaring af af af regnskabsmateriale 

regnskabsmateriale 

Det samlede materiale, der dokumenterer bogføringens udførelse og verificerer dens rigtighed og 

nøjagtighed, betragtes som regnskabsmateriale. Følgende materiale anses i den forbindelse som 

regnskabsmateriale: 

Registreringer, herunder transaktionssporet. 

Bilag og anden dokumentation samt oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet. 

Regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger. 

Afstemningsmateriale. 

Instrukser, herunder beskrivelser af bogføringen, aftaler om elektronisk dataudveksling. 

Beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale. 

For så vidt angår beskrivelser af bogføringen, indgår heri beskrivelser af de i VIA anvendte systemer, 

programmer og systemdokumentation med videre 

Følgende generelle retningslinjer følges i forbindelse med opbevaring af VIAs regnskabsmateriale: 

At regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår. Der 

forekommer dog særlige krav til opbevaring af regnskabsmateriale vedrørende blandt andet 

EU-projekter, hvilket skal iagttages. 

At regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis og på en måde, som muliggør en 

selvstændig fremfinding og udskrivning i klarskrift af det pågældende materiale, herunder 

transaktions- og kontrolsporet. Dette gælder også registreringer, der alene er overført 

elektronisk. 

For regnskabsmateriale, som opbevares på elektroniske medier eller lignende, sikres, 

At alle oplysninger, der fremgår af det originale regnskabsmateriale, overføres til mediet, 

inden det originale materiale makuleres. 

At mediet kontrolleres for læsbarhed, fejl eller mangler, inden det originale materiale makuleres. 

At mediet opbevares på betryggende måde, således at læsbarhed sikres indtil udløbet af 

opbevaringspligten. 

At mediet arkiveres, således at et udvalgt bilag hurtigt kan fremfindes. 

At der i fornødent omfang udarbejdes sikkerhedskopier, og at disse er anbragt således, at 

de ikke opbevares sammen med det originale materiale. 


Koncernøkonomichefen har ansvaret for, at opbevaring af regnskabsmateriale finder sted på 

betryggende vis og i overensstemmelse med det generelle regelsæt. 

It-chefen har ansvaret for, at regnskabsmateriale, der opbevares på elektroniske medier eller 

lignende, er sikret på betryggende vis. Med hensyn til backup/sikkerhedskopiering henvises til 

afsnittet ”Kontrolprocedurer i forbindelse med backup/sikkerhedskopiering” i 3.3. 

Alle i bogholderiet vil kunne inddrages i det praktiske arbejde, herunder opbevaring og kassation 

af regnskabsmaterialet. 



2.8 2.8 Forvaltning Forvaltning af af varebeholdninger 

varebeholdninger 


Der føres kvantitative fortegnelser over VIAs beholdninger af undervisningsmaterialer og kontorartikler 

med videre, der er anskaffet med henblik på videresalg eller VIAs eget løbende forbrug. 

Alene beholdninger af helt uvæsentlig betydning føres der ikke fortegnelse over. 

Varebeholdninger optages under aktiver i VIAs årsrapport i henhold til de værdiansættelsesprincipper, 

der fremgår af regelgrundlaget for professionshøjskoler. 

Varebeholdningerne overstiger ikke, hvad der anses for nødvendigt under hensyntagen til VIAs 

uforstyrrede virksomhed samt til en forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi. 

Skønnes værdien af en varebeholdning for en organisatorisk enhed at overstige 100 t.kr., skal 

nedenstående retningslinjer overholdes, gældende for alle værdier. 

Kvantitative Kvantitative Kvantitative fortegnelser fortegnelser fortegnelser over over over varebeholdningerne 

varebeholdningerne: 

varebeholdningerne 

varebeholdningerne 

Fortegnelser indeholder oplysninger om varernes pris, art, fabrikat/mærke, placering, tilog 

afgang (herunder kassation), beholdningernes størrelse samt andre oplysninger, der 

er relevante for kontrollen med beholdningernes tilstedeværelse og for forvaltningen af 

beholdningerne i øvrigt. 

Registreringen af tilgang og afgang fra lager sker løbende. Den løbende registrering af 

afgang kan dog i hensigtsmæssigt omfang erstattes af en periodisk opgørelse af vareforbruget 

ved optælling af beholdningerne. 

Registreringen baseres så vidt muligt på godkendte grundbilag såsom købsfakturaer og 

udleverings-/salgsbilag eller genparter af sidstnævnte. 

Optælling Optælling og og afstemning afstemning med vid videre vid 

ere ere af varebeholdninger 

varebeholdninger: 


Ved årets udgang og i øvrigt efter behov foretages optælling af de faktiske lagerbeholdninger 

og afstemning af disse optællinger med de kvantitative fortegnelser. 

I forbindelse hermed foretages kassation/nedskrivning af beholdningerne, for så vidt 

angår ukurante varer, det vil sige varer, der lider af fysiske mangler. 

Endvidere foretages nedskrivning (opskrivning) af beholdningerne som følge af differencer 

mellem de registrerede varemængder og de faktiske beholdninger. 

Væsentlige op- og nedskrivninger af værdien skal godkendes af rektor og skal fremgå af 

VIAs regnskab. 

2.8.1. 2.8.1. 2.8.1. Ansvars Ansvars- Ansvars og og kompetencefordelingen 

Den løbende forvaltning samt udarbejdelse af kvantitative fortegnelser over VIAs varebeholdninger 

varetages af en række medarbejdere på tværs af organisationen. 

I det følgende redegøres for ansvarsfordelingen i forhold til følgende opgaveområder: 

Ansvaret for den fysiske, løbende forvaltning af beholdningerne påhviler de disponeringsberettigede. 

VIA fører periodisk og mindst ved årets udgang en fortegnelse over de faktiske beholdninger. 

Fortegnelsen udarbejdes af de disponeringsberettigede. 

VIA foretager en periodisk kontrol med beholdningernes tilstedeværelse og størrelse, herunder 

optælling af beholdningerne samt kassation, nedskrivning med videre af varer. 



Kontrollen varetages af to medarbejdere under koncernøkonomichefen, hvoraf den ene 

ikke er beskæftiget med lagerforvaltningen eller har ansvar for beholdningernes anvendelse. 

VIA følger en godkendelsesprocedure af bilag vedrørende kassation, nedskrivning og 

eventuel opskrivning af varer samt bilag vedrørende differencer mellem de registrerede 

varemængder og de faktiske beholdninger. Opgaven varetages af koncernøkonomichefen 

eller af en medarbejder, som denne har bemyndiget hertil. Medarbejdere, som er beskæftiget 

i lagerforvaltningen, er ikke bemyndiget til at kontrollere bilag vedrørende kassation 

eller op- og nedskrivning af varelageret. Konstaterede differencer mellem de registrerede 

varemængder og de faktiske beholdninger skal godkendes af koncernøkonomichefen eller 

af en hertil bemyndiget medarbejder. 

2.9 2.9 Værdipapirforvaltning 

Værdipapirforvaltning 

VIA fører fortegnelser over sine eventuelle beholdninger af værdipapirer. 

Fortegnelserne indeholder oplysninger om værdipapirernes art, anskaffelsestidspunkter, værdipapirernes 

nominelle værdi, anskaffelsesværdi og eventuelle senere ændringer af værdiansættelsen. 

Af fortegnelserne fremgår, om værdipapirerne er udstedt gennem Værdipapircentralen eller anbragt 

i depot i et pengeinstitut eller på anden måde. 

Fortegnelserne ajourføres løbende og afstemmes med kontoudtog fra Værdipapircentralen eller 

depotoversigt fra pengeinstitut med videre. 

Af værdipapirer må følgende anskaffes: 

Obligationer (også fra EØS-lande, hvis sikkerhed er forsvarlig). 

Bankaktier i forretningspengeinstitut. 

Andelsbeviser (med begrænset hæftelse) i forsyningsvirksomheder. 

Jævnfør § 16 i lovbekendtgørelse nr. 849 af 08. september 2009 om professionshøjskoler for 

videregående uddannelser. 

VIA ejer pr. 31. december 2012 ikke værdipapirer. 

Ansvars Ansvars- Ansvars og kompetencefordelingen 

VIAs føring af fortegnelser over værdipapirbeholdningen varetages af koncernøkonomichefen. 

VIAs afstemning af beholdningen med kontoudtog fra Værdipapircentralen, pengeinstitutter m.fl. 

og med registreringen på beholdningskontiene i regnskabet varetages af en kasserer. Denne opgave 

varetages ikke af medarbejdere, der har ansvaret for køb/salg af værdipapirer. 



2.10 2.10 Udlånsforvaltning 

Udlånsforvaltning 

VIA yder ikke lån. 

2.11 2.11 Forvaltning Forvaltning af af andre andre væsentlige væsentlige aktiver 

aktiver 

I det følgende afgives oplysninger om VIAs beholdning af andre væsentlige aktiver. 


Koncernøkonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes og ajourføres fortegnelser over materiel 

med videre. 

Der ajourføres anlægskartotek over grunde og bygninger, undervisningsudstyr, andet udstyr og 

inventar. Registreringen foretages i anlægsmodulet i Navision Stat. Opgaven varetages af VIAs 

lokale økonomifunktion i Holstebro. 

Der henvises til VIAs forretningsgang for anskaffelse og afskrivning af anlæg (Index II.30.). 

Koncernøkonomichefen og øvrige relevante medarbejdere er for deres respektive ansvarsområder 

ansvarlige for, at der foretages periodisk kontrol med beholdningerne, herunder kontrol med 

værdiernes tilstedeværelse samt udnyttelse. Kontrollen varetages ikke af medarbejdere, der har 

det direkte ansvar for anvendelse af aktiverne. 

Beslutning om eventuel kassation tages af ovennævnte ansvarlige medarbejdere i henhold til 

gældende regler. Såfremt det drejer sig om væsentlige beløb, kan kassation af aktiver alene foretages 

af rektor eller af en medarbejder, som rektor har bemyndiget hertil. 

2.11. 2.11.2. 2.11. . Beholdning Beholdning af af andre væsentlige aktiver 

VIA fører fortegnelse over beholdninger af andre væsentlige aktiver, herunder fortegnelser over 

aktiver, der er stillet til rådighed af andre institutioner. Fortegnelsen omfatter: 

Undervisningsudstyr og inventar, som er aktiveret og afskrives. 

Undervisningsudstyr og inventar, som er anskaffet over VIAs driftsbudget. 

Undervisningsudstyr og inventar, der er stillet til rådighed af andre institutioner. 

Aktiver, der er anskaffet over VIAs anlægsbudget. 

Fortegnelser over aktiver til anskaffelsesværdi på under 50.000 kr. udarbejdes som udgangspunkt 

ikke, idet der dog i hensigtsmæssigt omfang foretages en mærkning af disse aktiver. 

Udstyr og inventar optages under aktiver i regnskabet i henhold til de værdiansættelsesprincipper, 

som er beskrevet i Undervisningsministeriets regnskabsbekendtgørelse. 

Følgende retningslinjer følges i den forbindelse: 

Fortegnelserne over aktiverne føres på grundlag af regnskabsbilagene efter den regnskabsmæssige 

registrering af disse. 



Fortegnelserne over aktiverne indeholder oplysninger om aktivernes art, placering, evt. 

mærkning og anskaffelsesår. For så vidt angår anlægsaktiverne, anføres tillige oplysninger 

om anskaffelsesværdi og eventuelle ændringer af værdiansættelsen. 

Oplysninger om afskrivning og kassation registreres i VIAs fortegnelser over aktiver og optages 

endvidere i VIAs årsrapport i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet 

fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger. 

For nærmere beskrivelse vedrørende anlægsaktiver henvises til afsnit 2.14. 

2.12 2.12 Legatforvaltning 

Legatforvaltning 

VIAs legatforvaltning omfatter midler, der bestyres i henhold til fundats. Formuer tilhørende legater 

forvaltes uafhængigt af VIAs aktiver og passiver og uden væsentlige omkostninger for VIA. 

Fortegnelse over de legater, der forvaltes af VIA, beror hos koncernøkonomichefen. 

2.13 2.13 Forvaltning Forvaltning Forvaltning af af andres andres aktiver aktiver eller eller forpligtels forpligtelser 

forpligtels forpligtelser 

er 

VIA forvalter ikke andres forpligtelser. 

VIAs forvaltning af andres aktiver udgør primært leje- og leasingaktiver. 

Det er VIAs politik at begrænse leasing mest muligt. Forvaltningen af andres aktiver omfatter således 

primært tilbageværende kopimaskiner i henhold til tidligere indgåede aftaler. Hertil kommer 

enkelte andre aktiver. 


Koncernøkonomichefen er ansvarlig for ajourføring af fortegnelse over andres aktiver. 

Den lokale ansvarlige skal løbende og mindst én gang årligt kontrollere fysisk tilstedeværelse. 

Kontrollen skal foretages af 2 medarbejdere i forening. 

2.14 2.14 Anlægsaktiver 

Anlægsaktiver 

VIA registrerer anlægsaktiver i overensstemmelse med de retningslinjer, der er fastsat af Undervisningsministeriet. 

Se VIAs forretningsgang for anskaffelse og afskrivning af anlæg (Index II.30.); 


orside%2forganisationen%2foekonomi%2fomos%2fAdministrative%20forretningsgange%2fII%2e30%2e%20Anskaffelse%20og%20 

afskrivning%20af%20anl%c3%a6g&FolderCTID=&View=%7b6B7AF2C2%2dE606%2d43B9%2d8F78%2d05AE9B36537D%7d). 


kompetencefordelingen 

Ansvaret for registreringer vedrørende anlægsaktiver er fordelt som følger: 



Udstyr Udstyr Udstyr og og og inventar: inventar: 

inventar: 

Godkendelse af anskaffelser foretages af den afdelingsansvarlige i henhold til investeringsbudget. 

Godkendelse af salg/kassation foretages af den afdelingsansvarlige. 

Vurdering og fastlæggelse af levetider og heraf følgende indplacering i levetidsgrupper 

samt kontering foretages efter retningslinjer fra koncernøkonomichefen. 

Ansvaret for periodisk stikprøvekontrol med den fysiske tilstedeværelse af aktiver varetages 

af koncernøkonomichefen. 

Bygninger: 

Bygninger: 

Godkendelse af bygningsanskaffelser og salg foretages af bestyrelsen, jævnfør vedtægten 

i bilag 3 (http://www.viauc.dk/images/Documents/om-via/Organisationen/Ledelse/vedtaegt-for-VIA.pdf). 

Større bygningsanskaffelser på mere end 25 mio.kr. samt salg af alle bygninger for i stedet 

for at leje sig ind i andre bygninger forudsætter en godkendelse fra Undervisningsministeriet. 

Vurdering og fastlæggelse af levetider og heraf følgende indplacering i levetidsgrupper 

samt kontering foretages af koncernøkonomichefen. 

Der henvises i øvrigt til afsnit 2.11 

2.15 2.15 Passiver 

Passiver 

Ved passiver forstås summen af egenkapital og forpligtelser. Egenkapitalen udgør forskellen mellem 

aktiver og forpligtelser, Forpligtelser er kort- eller langfristede gældsforpligtelser samt eventuelle 

hensatte forpligtelser (hensættelser). 

Hensatte forpligtelser omfatter forpligtelser, der er retsligt eller faktisk sandsynlige, men uvisse 

med hensyn til det præcise beløb samt betalingstidspunkt. Forpligtelser vedrører enkelte særlige 

hensættelsesområder. 

Kort- og langfristede gældsforpligtelser er forpligtelser med kendt beløb og betalingstidspunkt. 

Kortfristet gæld forfalder inden for 1 år. Forpligtelserne vedrører feriepengeforpligtelse, sædvanlig 

leverandørgæld samt reserverede bevillinger og tilskud. Prioritetsgæld og statsgæld mv. føres 

som langfristet gældsforpligtelse, dog således at den andel af gælden, der forfalder til betaling 

indenfor det kommende år, føres som kortfristet gæld. 

Egenkapitalen fremgår under passiver i form af en residual post som forskellen mellem aktiver og 

forpligtelser. 

Forvaltningen af VIAs passiver varetages i henhold til anvendt regnskabspraksis for VIA. Gældende 

regnskabspraksis vedtages af VIAs direktion. 

For så vidt angår generelle retningslinjer for forvaltning af VIAs passiver henvises til anvendt 

regnskabspraksis for VIA. De konkrete opgaver og ansvarsfordelingen med forvaltning af passiverne 

specificeres yderligere gennem årlige versioner af VIAs vejledninger til udarbejdelse af 

henholdsvis budget og årsafslutning. 



Vedrørende eventualforpligtelser, leje og leasing, henvises til afsnit 2.13. Forpligtelser vedrørende 

husleje oplyses, men er ikke en selvstændig statuspost i regnskabet. 

2.16 2.16 Andre Andre regnskabsopgaver 

regnskabsopgaver 

Opgaver Opgaver Opgaver for for andre andre andre institutioner 

institutioner 

institutioner 

VIA varetager ikke regnskabsopgaver for andre institutioner. Der udføres - efter nærmere aftale - 

regnskabsopgaver for visse foreninger, der er tilknyttet VIA. 

Kantinevirksomhed 

Kantinevirksomhed 

VIA driver ikke kantinevirksomhed. 

3. 3. It It-behandling It behandling i i forbindelse forbindelse med med regnskabsføring 

regnskabsføring 

3.1 3.1 Anvendelse Anvendelse af af it it-systemer it systemer 

Undervisningsministeriet har fastlagt at professionshøjskolerne skal anvende Navision Stat som 

økonomisystem. Det er herudover fastlagt, at VIA skal anvende Statens lønsystem (SLS) til beregning 

og anvisning af løn til VIAs ansatte. 

3.1.1. 3.1.1. Økonomisystem 

Økonomisystem 

Økonomisystem 

VIA benytter ikke eget it-anlæg til udførelse af regnskabsopgaver i Navision Stat, som er baseret 

på standardsystemet Navision Stat, der er tilpasset de statslige regnskabsregler og sikkerhedsforskrifter. 

Løsningen hostes hos KMD. 

Navision Stat er udviklet og stillet til rådighed af Moderniseringsstyrelsen, der har ansvaret for 

udarbejdelse og vedligeholdelse af systemdokumentationen, brugersupport med videre 

Systemdokumentationen for Navision Stat består på brugerniveau af et sæt brugerhåndbøger for 

Navision Stat. Disse brugerhåndbøger er suppleret med en af Moderniseringsstyrelsen udarbejdet 

brugervejledning for Navision Stat. 

Moderniseringsstyrelsen har ansvaret for den løbende opdatering og - i samarbejde med Undervisningsministeriet 

- videreudviklingen af Navision Stat, herunder information til brugerinstitutionerne 

om eventuelle ændrede krav til hardware med videre i forbindelse hermed. 

VIAs økonomisystem gør det dels muligt at kontrollere, om transaktionssporet er til stede, og gør 

det dels muligt at forsyne bilag med en entydig identifikation med henblik på dokumentation af 

kontrolsporet. 

Herudover sikrer Navision Stat, at der med logisk adgangskontrol (log on) via personkoder (usere) 

og kendeord (passwords) sikres, at medarbejdere kun gives adgang til de funktioner, som de er 

autoriseret til for at kunne udføre deres opgaver, således at der kan ske en adskillelse af medarbejdere, 

der er autoriseret til forskellige funktioner. 

Økonomiafdelingens NavisionStat-support tildeler medarbejdere profiler og roller i Navision Stat 

ud fra blanket udfyldt og underskrevet af økonomichef eller chef for afdelingen. Der kan til enhver 

tid udskrives brugerlister fra Navision Stat, som viser hvilke roller og profiler den enkelte 



medarbejder er tildelt. Se forretningsgang om tildeling af rettigheder og administration af brugerkoder; 


orside%2forganisationen%2foekonomi%2fomos%2fAdministrative%20forretningsgange%2fNavision%20Stat&FolderCTID=&View=% 

7b6B7AF2C2%2dE606%2d43B9%2d8F78%2d05AE9B36537D%7d). 

Driften af Navision Stat foregår fra servere hos KMD, der ligeledes lagrer alle data. Backup procedurer 

med videre varetages derfor af KMD. Se 3411B erklæring fra BDO vedrørende KMD og 

Navision Stat; 

(https://intranet.viauc.dk/forside/organisationen/it/Documents/Administrative%20forretningsgange/KMD%202011%20ISAE34 

02,%2016%20januar%202012.pdf). 

Brugervejledning for Navision Stat fremgår af de enkelte arbejdsbeskrivelser for anvendelsen af 

Navision Stat. 

3.1.2. 3.1.2. 3.1.2. Lønsystem 

Lønsystem 

Statens Løn System (SLS) er et centralt lønsystem, som VIA skal anvende. Systemet anvendes til 

at beregne løn til medarbejderne til registrering i økonomisystemet. Systemet er internetbaseret 

og specifikke lønoplysninger skal indtastes i forbindelse med beregningen af lønnen. VIA modtager 

herefter lønfiler til indlæsning i økonomisystemet. Der er adgang til udtræk af SLS-data via 

Økonomistyrelsens Lokale DataVarehus (ØS-LDV). 

Koncernøkonomichefen er ansvarlig for brugeradministrationen i SLS. Administrationen sker i 

henhold til de forskrifter og procedurer for brugeradministration, der fremgår af Moderniseringsstyrelsen 

hjemmeside. Alle ønsker om oprettelse, ændringer eller lukning af personkoder sker via 

web-applikation, som kun godkendte SLS-kontaktansvarlige har adgang til. 

Moderniseringsstyrelsen lagrer data centralt, hvorfor der ikke foretages backup-procedurer hos 

VIA. 

3.1.3. 3.1.3. Betalingssystem 

etalingssystem 

VIA anvender Danske Bank Business Online som betalingssystem til overførsel af penge til kreditorer, 

ansatte med videre. Systemet er et obligatorisk system, som VIA skal anvende ved betalingsforretninger. 

Systemet supporteres af Danske Bank Business Online, der ligeledes har ansvar 

for backup-procedurerne, hvorfor VIA ikke er involveret i systemet ud over kommunikation 

om eventuelle problemstillinger med betalingerne. 

Via personkoder (usere) og kendeord (passwords) sikres, at medarbejdere kun gives adgang til 

de funktioner, som de er autoriseret til for at kunne udføre deres opgaver, således at der kan ske 

en adskillelse af medarbejdere, der er autoriseret til forskellige funktioner. 

NavisionStat-support opretter og tildeler medarbejdere rettigheder i Danske Bank ud fra blanket 

udfyldt og underskrevet af økonomichefen i bogholderiet. 

VIA benytter API-løsning til overførsel af kreditorbetalinger til Danske Bank. Der installeres en fælles 

nøgle på brugerens pc, som anvendes ved overførsel af fil til Danske Bank. 



3.1.4. 3.1.4. SIS SIS, SIS Studie Studie Informations Informations System 

System 

SIS er udviklet af WM-data for UNI-C og Undervisningsministeriet. SIS er ét integreret system, 

hvor alle studierelevante informationer er samlet et sted, for de uddannelser, der administreres 

via SIS. SIS-systemet anvendes af brugere på alle administrative niveauer. Med SIS kan VIA 

blandt andet administrere: 

Studerende og kursister (inklusiv optagelse, tilmeldinger og CPR-abonnement). 

Praktik, inklusiv fælles institutionsregister. 

Uddannelsesforløb, hold og holdplaceringer. 

Lærere, inklusiv arbejdstidsregler og tidsregnskab. 

Indtægtsdækket virksomhed og projekter. 

Lokaler og udstyr. 

Studieordninger, planlægning og skemaer. 

Karakterer, meritter og eksamensbeviser. 

Betalinger (økonomiintegration mellem SIS og Navision Stat). 

Teknik, inklusiv brugerautorisation og dataudveksling. 




Administrationen af SIS-brugerrettigheder varetages af VIAs SIS-support. Der udfyldes særlig 

blanket til registrering af SIS-brugerrettigheder. Blanketten underskrives af nærmeste leder. 

Se forretningsgang vedrørende registrering af SIS-brugerrettigheder i VIA; 

(https://intranet.viauc.dk/forside/organisationen/it/om%20os/Documents/Administrative%20forretningsgange/SIS%20forretnin 

gsgang.pdf). 

Driften af SIS foregår fra servere hos UNI-C, der ligeledes lagrer alle data. Backup procedurer 

med videre varetages derfor af UNI-C. 

3.1. 3.1.5. 3.1. . . EASY EASY-A EASY 

EASY-A er udviklet af WM-data for UNI-C og Undervisningsministeriet. EASY-A er ét integreret system, 

hvor alle studierelevante informationer er samlet et sted, for de uddannelser, der administreres 

via EASY-A. EASY-A-systemet anvendes af brugere på alle administrative niveauer. Med 

EASY-A kan VIA blandt andet administrere: 

Studerende og kursister (inklusiv optagelse, tilmeldinger og CPR-abonnement). 

Praktik, inklusiv fælles institutionsregister. 

Uddannelsesforløb, hold og holdplaceringer. 

Lærere, inklusiv arbejdstidsregler og tidsregnskab. 

Indtægtsdækket virksomhed og projekter. 

Lokaler og udstyr. 

Studieordninger, planlægning og skemaer. 

Karakterer, meritter og eksamensbeviser. 

Betalinger (økonomiintegration mellem EASY-A og Navision Stat). 

Teknik, inklusiv brugerautorisation og dataudveksling. 






Administrationen af EASY-A-brugerrettigheder varetages af it-afdelingen gennem de respektive 

lokale it-funktioner. Angivelse af rettighedsbehov på den enkelte medarbejder fremsendes af 

nærmeste leder i henhold til it-funktionens anvisninger. Se dette link med hensyn til oprettelse i 

EASY-A; 

(https://intranet.viauc.dk/forside/organisationen/it/om%20os/Documents/Administrative%20forretningsgange/Forretningsgang 

%20ved%20registrering%20af%20brugerrettigheder%20i%20EASY%20STADS%20og%20LUDUS.PDF). 

Driften af EASY-A foregår fra lokale servere hos VIA. Lagring af data og backup procedurer med 

videre varetages af it-afdelingen. 

3.2 3.2 Organisering Organisering af af af it it-behandling 

it behandling 

3.2.1. 3.2.1. Ansvars Ansvars- Ansvars Ansvars og kompetencefordeling 

kompetencefordeling 

VIAs opgaver i relation til det lokale økonomisystem Navision Stat kan opdeles i følgende hovedgrupper: 

Opgaver, der vedrører regnskabsføringen og betalingsforretningerne, herunder også opgaver, 

der vedrører dataudvekslingen med SLS. 

Disse opgaver varetages af VIAs koncernøkonomiafdeling. Opgaverne er nærmere beskrevet 

i afsnit 2.3. Koncernøkonomiafdelingens organisatoriske placering fremgår af VIAs organisationsplan, 

jævnfør bilag 2 

(http://www.viauc.dk/images/Documents/om-via/Organisationen/Organisationsdiagram-via.pdf). 

Opgaver, der vedrører VIAs it-behandling (system- og sikkerhedsopgaver). 

Disse opgaver varetages af VIAs it-ansvarlige. It-teknikeren må ikke varetage opgaver i VIAs 

økonomi/regnskabsafdeling (bogholderi- og kasseopgaver) eller have ansvaret for beholdninger 

af varer med videre 

Ansvarsfordeling omkring oprettelse/ændring/nedlæggelse af brugere i Navision Stat fremgår af 

VIAs procedure for brugeradministration i Navision Stat. Beskrivelse af procedure i forbindelse 

med brugeradministration beror hos it-afdelingen. Se forretningsgang for Navision Stat her; 




Der er funktionsadskillelse mellem systemudvikling, programmering, programoverførsel og den 

daglige drift af systemerne. 

It-afdelingen har ikke adgang til Navision Stat, SLS eller Danske Bank Business Online. 

Ansvarlig for it-afdelingen er it-chefen. 



3.2.2. 3.2.2. Organisering 

Organisering 

VIAs organisation fremgår af bilag 2 

(http://www.viauc.dk/images/Documents/om-via/Organisationen/Organisationsdiagram-via.pdf). 

Koncernøkonomichefen er overordnet ansvarlig for regnskabsfunktionen og dermed ansvarlig for, 

at økonomi-, løn- og betalingssystemet fungerer efter hensigten. 

Den enkelte bruger i økonomiafdelingen er ansvarlig for tilbagemelding til afdelingens NavisionStat-support 

funktion, hvis der opstår driftsmæssige problemstillinger. 

It-afdelingen er en afdeling i VIA, der - som kontraktsansvarlig - sikrer driftsafviklingen i økonomisystemet 

igennem kontakten til systemleverandøren/hostingpartneren. 

Moderniseringsstyrelsen har som leverandører af det lokale økonomisystem ansvar for den løbende 

udvikling af Navision Stat. 

For så vidt angår SIS, er den enkelte bruger i VIA ansvarlig for evt. fejlmelding til SIS-supporten i 

it-afdelingen, der sikrer driftsafviklingen i SIS igennem kontakten til UNI-C. 

For så vidt angår EASY-A, er den enkelte bruger i VIA ansvarlig for evt. fejlmelding til EASY-Asupporten 

i it-afdelingen, der sikrer driftsafviklingen i EASY-A igennem kontakten til UNI-C. 

It-afdelingen er ansvarlig for oprettelse og vedligeholdelse af brugere og adgange i SIS og EASY-A 

efter anmodning fra de enkelte medarbejderes ledere. 

It-afdelingen udfører ikke programmeringsopgaver i SIS og EASY-A, men ændringer af opsætninger 

og udskrifter. 

3.3 3.3 Forretningsgange Forretningsgange og og sikkerhedsmæssige sikkerhedsmæssige forhold forhold for for it it-anvendelse 

it anvendelse 

Forretningsgange Forretningsgange for for it it-anvendelse 

it anvendelse 

Der er ikke udarbejdet intern forretningsgang (efter VIA-skabelon) for it-anvendelse i forbindelse 

med regnskabsføringen. De pågældende it-systemer hostes eksternt og internt følges de gældende 

procedurer for brugeradministration. 

Sikkerhedsmæssige Sikkerhedsmæssige forhold forhold for for for it it-anvendelse 

it anvendelse (eksternt) (eksternt) 

(eksternt) 

Ansvaret for fysisk sikring, backup med videre varetages af de eksterne partnere, som VIA har 

indgået aftale med om drift af Navision Stat og SIS. Der henvises til disse virksomheders itrevision. 

Der indhentes årligt i tredje kvartal uafhængig revisorerklæring fra de relevante outsourcing 

partnere. Ved generelle erklæringer sikres, at driftsmiljøet for de outsourcede systemer 

er omfattet af de respektive generelle erklæringer. 

Der foreligger beredskabsaftale vedrørende drift af Navision Stat hos KMD. 

Der foreligger serviceaftale vedrørende SIS med UNI-C. 

Sikkerhedsmæssige Sikkerhedsmæssige Sikkerhedsmæssige forhold forhold for for it it-anvendelse 

it it anvendelse (internt) 

(internt) 

De dele af it-infrastrukturen, som it-afdelingen har ansvaret for, er underlagt en fastlagt procedure 

for kontrol af backup, logning, opdateringer med videre. It-afdelingen dokumenterer dagligt de 



gennemgåede kontroller og dette revideres en gang årligt. Se forretningsgang vedrørende Egenkontrol 

af it i VIA; 

(https://intranet.viauc.dk/forside/organisationen/it/om%20os/Documents/Administrative%20forretningsgange/Egenkontroller% 

20VIA.DOCX). 

De centrale elementer i it-afdelingens sikkerhed fremgår herunder. 

Fysisk Fysisk Fysisk sikring sikring 

sikring 

VIAs servere står placeret i sikrede serverrum i henholdsvis Århus, Herning, Holstebro og Horsens. 

Alene autoriserede medarbejdere i it-afdelingen har adgang til serverrummene. 

Pc’er er sikret mod tyveri på normal vis, ved at skolen har installeret et alarmanlæg. Med visse 

undtagelser er der endnu ikke sket mærkning af udstyr, hvilket dog er planlagt. 

Logisk Logisk sikkerhed 

sikkerhed 

Adgangsforhold til Navision Stat 

Navision Stat foretager automatisk logning af personer, der har prøvet at logge på systemet. Den 

automatiske logning kategoriserer pålogningerne i forskellige fareklasser. En bruger spærres efter 

tre forgæves forsøg på pålogning. 

Rettigheder Rettigheder til til SIS SIS og EASY EASY-A EASY 

Adgang til systemerne kræver brugernavn og password. Både systemadministratoren og den enkelte 

bruger kan ændre det gældende password. 

Rettigheder til hvert modul, vindue eller batchjob i systemerne tildeles hver enkelt systembruger. 

Hver bruger har præcis en primær grunduddannelse tilknyttet, men kan tillige også have flere 

ikke-primære grunduddannelser tilknyttet. Inden for hver grunduddannelse kan der desuden tildeles 

aktivitetsrettigheder pr. bruger, så brugere kun har adgang til at opdatere data på de aktiviteter, 

der er tilknyttet bestemte grunduddannelser. 

Det er de enkelte afdelingsledere, der er ansvarlige for tildeling af rettigheder til den enkelte 

medarbejder. Dette ved at udfylde et skema med afkrydsning af de moduler, som den enkelte 

medarbejder skal have rettigheder til. It-afdelingen er ansvarlig for effektuering af disse tildelinger, 

ligesom det er it-afdelingen, der opbevarer skemaer og vurderer de givne tildelinger. 

Procedurer Procedurer for for udskiftning udskiftning af af password: 

password: 

System System 

Udskiftes 

Udskiftes 

Navision Stat Kvartalsvis 

SIS Ikke (brugerbestemt) 

EASY-A Ikke (brugerbestemt) 

SLS Månedsvis 

Danske Bank Business Online Singel sign on 

Kontrolprocedurer Kontrolprocedurer i i forbindelse forbindelse med med backup/sikkerhedskopiering 

backup/sikkerhedskopiering 



Backup af Navision Stat, SLS og SIS varetages af de respektive hostingpartnere. It-afdelingen har 

ansvar for backup af EASY-A. 

I VIA køres alle servere redundant, således at der i de to serverrum i Holstebro og Århus er et 

identisk setup med identiske data. Går det ene serverrum ned, kan det andet derfor tage over. 

Der tages fuld sikkerhedskopi hver nat efter en hverdag markeret som arbejdsdag. Ved fuld sikkerhedskopi 

forstås, at kopien omfatter alle filer og data, herunder logisk indhold af databaser 

samt ordinære filer (programmer og data) samt systemfiler hørende til operativsystemet. 

Sikkerhedskopieringen omfatter endvidere væsentlige data for organisationens operationelle 

arbejde. 

I tilfælde af systemnedbrud retablerer it-afdelingen systemet ved hjælp af backup’en. Da der er 

tale om et standardsystem, vil de eksterne konsulenter altid kunne erstatte it-afdelingen ved 

sygdom eller lignende. Afhængigheden af personerne i it-afdelingen er derfor begrænset. 

Er der tale om, at hardware er brudt ned eller har lidt fysisk overlast, skal dette repareres eller nyt 

fremskaffes, hvorefter backup’en kan indlæses og systemet kan opstartes igen. 

Opdateringer 

Opdateringer 

Opdateringer af Navision Stat varetages løbende af KMD. I tilfælde af større tilretninger i økonomisystemet 

foretages dette i samarbejde med økonomiafdelingens NavisionStat-support. 

Alle registreringer logges automatisk i systemet, således at det altid er muligt, ud fra bruger og 

password, at se, hvem der har lavet en given registrering. Dette sikrer, at identifikation af implicerede 

personer er mulig, under forudsætning af at alle holder sit password hemmeligt og kun bruger 

sit eget. Der sker opfølgning på nærmere specificerede logninger i henhold til aftale med revisor. 

3.4 3.4 Samspil Samspil Samspil med med statens statens centrale centrale systemer systemer 

systemer 

Teknisk Teknisk og og datamæs datamæssig 

datamæs ig igt ig samspil med statens centrale systemer 

Statens Løn System (SLS), som anvendes til beregning af løn, er et internetbaseret program. Indberetning 

af oplysninger sker over sektornettet. Kun bestemte pc’er har adgang til overførsel af 

data til SLS. Der sker ingen direkte elektronisk overførsel af data fra SLS til VIA. Uddata modtages 

på fil og hardcopy. 

Via SIS og EASY-A kan man foretage elektroniske indberetninger. Kommunikationen foregår primært 

via Undervisningsministeriets sektornet. De eksterne parter, som VIA pt. indberetter til, er: 

Undervisningsministeriet. 

Arbejdsmarkedsstyrelsen. 

Danmarks Statistik. 

UddannelsesGuiden (www.ug.dk). 

Den koordinerede Tilmelding. 

Elevplan. 



Ansvars Ansvars- Ansvars Ansvars og og kompetencefordeling 

kompetencefordeling 

Som udgangspunkt er det lønmedarbejderen, der indberetter lønoplysningerne til SLS. De samme 

personer har rettighed til at indtaste oplysninger samt mulighed for at forespørge efter uddata 

i form af lister og lignende mod betaling. 

Ændring af stamdata i lønsystemet, som skal påtegnes af den enkelte medarbejders overordnede 

og godkendes i Løn- og personaleafdelingen, foretages af lønmedarbejderen. 

Den ansvarlige lønmedarbejder skal sikre, at registreringen af inddata sker korrekt. Endvidere er 

lønmedarbejderen ansvarlig for afstemninger og eventuelle fejlretninger. 

Medarbejdere i studieadministrationen er ansvarlig for løbende opdateringer af data i SIS. 

3.5 3.5 Dokumentationsmateriale 

Dokumentationsmateriale 

Sys Systembeskrivelser, Sys 

tembeskrivelser, tembeskrivelser, brugervejledninger, brugervejledninger, sikkerhedsinstrukser sikkerhedsinstrukser med videre 

De it-systemer, som VIA anvender i forbindelse med regnskabsføringen, er nærmere beskrevet og 

dokumenteret i diverse systembeskrivelser, sikkerhedsinstrukser, brugervejledninger, forretningsgange 

med videre, samt i brugervejledning med videre vedrørende SLS, Navision Stat og 

SIS. For så vidt angår de sikkerhedsmæssige forhold vedrørende anvendelsen af Navision Stat 

henvises til særskilt udarbejdet forretningsgang, der beskriver de generelle kontroller i forbindelse 

med anvendelsen af Navision Stat. Se forretningsgangen her; 




Ansvars Ansvars- Ansvars og kompetencefordeling 

It-afdelingen er ansvarlig for udarbejdelsen og vedligeholdelsen af systembeskrivelser, brugervejledninger, 

forretningsgange, sikkerhedsinstrukser med videre, der nærmere beskriver og dokumenterer 

de it-systemer, som VIA anvender i forbindelse med regnskabsføringen. 

Dog er it-afdelingen ikke ansvarlig for systembeskrivelser af systemer, der udvikles og tilrettes 

centralt fra Uni-C og Moderniseringsstyrelsen. Det er dog it-afdelingens ansvar, at VIA til enhver 

tid har den/de seneste udgaver af systembeskrivelserne og brugermanualer. 

For så vidt angår medarbejderes adgang til systemerne herunder deres brugerrettigheder, udskrives 

der på anfordring brugerliste fra de enkelte systemer. Brugerlisterne genereres af de respektive 

supportfunktioner. 

3.6 3.6 3.6 It It-driftscenterløsninger 

It driftscenterløsninger 

VIA anvender ikke andre end de ovenfor nævnte hostingpartnere og driftscentre/serverrum til 

afvikling af it-opgaver i forbindelse med regnskabsføringen. 

VIA er værtsinstitution for et administrativt it-fællesskab. Fællesskabet består pt. af 24 ungdomsuddannelser 

(tidligere amtsinstitutioner) samt VIA. Fællesskabets navn er IT-Supportcentret. 

IT-Supportcentret har sin egen økonomi, der er adskilt fra VIA. IT-Supportcentret er underlagt VIAs 

regnskabsmæssige processer og principper. 



VIAs revisor reviderer hvert år IT-Supportcentrets regnskab. En del af revisionen består i at sikre, 

at IT-supportcentrets aktiviteter, der deles af VIA og IT-supportcentret, fordeles efter aftalte retningslinjer. 

Disse aftaler er dokumenteret i IT-Supportcentrets samarbejdsaftale og i de budgetter, 

der hvert år godkendes af IT-Supportcentrets styregruppe.

Bilag 7: Regnskabsinstruks 2013 (pdf) - VIA University College

Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!

Delete template?

Save as template ?