Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

riverboat.dk

Eventhåndbog Silkeborg - Riverboat Jazz Festival

Kære arrangør i Silkeborg kommune!

Velkommen til

Eventhåndbog Silkeborg

Håndbogen er lavet til jer som ønsker at arrangere en begivenhed i Silkeborg Kommune.

Håndbogen bistår jer med at skabe overblik over den lange række af handlinger, beslutninger,

tilladelser og anmeldelser der hører til i et arrangement.

Når I har overblik vil I kunne fremstå målrettede, velorganiserede og engagerede overfor

samarbejdspartnere og sponsorer. Dermed er I godt på vej til en succesfuld gennemførelse af

jeres arrangement.

Håndbogen er opdelt i 3 hovedafsnit:

FØR arrangementet

UNDER arrangementet

EFTER arrangementet

Til håndbogen hører endvidere 2 samlinger af værktøjer til brug for de praktiske opgaver:

Appendix 1 – eksempler på ansøgninger, aftaler, pressemeddelelse mm.

Appendix 2 – checklister til brug før – under – efter arrangementet.

Håndbogen hjælper jer med de praktiske punkter, men arrangementets succes er også i høj grad

afhængig af de mennesker der planlægger, samarbejder og gennemfører. Et godt arrangement

forudsætter masser af god vilje, entusiasme og hårdt arbejde – både fra idémagerne og fra de

mennesker der skal stå for den praktiske del af arrangementet.

I Silkeborg Kommune er der en meget lang tradition for at skabe og gennemføre gode og

spændende arrangementer. Det betyder at I vil møde positiv interesse fra mange forskellige sider

når I henvender jer med jeres idéer og tanker.

Vi ønsker jer god fornøjelse med arbejdet og det kommende arrangement og står naturligvis gerne

til rådighed med råd og vejledning, når I har behov.

Silkeborg Turistbureau

Silkeborg.com

Eventhåndbog Silkeborg” er udarbejdet i samarbejde mellem

Side 1


Indholdsfortegnelse

Før arrangementet ......................................................................................... 4

Idéudvikling - Før arrangementet ................................................................................................. 4

Idéskitse .................................................................................................................................. 4

Valg af samarbejdspartnere ..................................................................................................... 4

Potentielle samarbejdspartnere i Silkeborg Kommune ............................................................. 4

Fælles idéudvikling .................................................................................................................. 6

Tilladelser m.v. ......................................................................................................................... 6

Projektledelse og styring - Før arrangementet ............................................................................. 8

Projektledelse .......................................................................................................................... 8

Projektstyring ........................................................................................................................... 8

Mødeledelse ............................................................................................................................ 9

Evaluering og afrapportering - Før arrangementet ..................................................................... 11

Evaluering som redskab ........................................................................................................ 11

Mål, organisering og handling - Før arrangementet ................................................................... 13

Præcisering af mål ................................................................................................................. 13

Målgrupper ............................................................................................................................ 13

Organisering .......................................................................................................................... 13

Tids- og handleplan ............................................................................................................... 17

Budget, økonomi og evt. forsikringer - Før arrangementet ......................................................... 18

Påbegynd et budget ............................................................................................................... 18

Økonomistyring ...................................................................................................................... 19

Sponsorering ......................................................................................................................... 19

Kontrakter .............................................................................................................................. 20

Rammerne for arrangementet - Før arrangementet ................................................................... 21

Deltagere ............................................................................................................................... 21

Frivillige ................................................................................................................................. 23

Publikum ................................................................................................................................ 23

Markedsføring - Før arrangementet ........................................................................................... 24

Påbegynd markedsføringen ................................................................................................... 24

Presse ................................................................................................................................... 25

Miljø, sundhed og sikkerhed - Før arrangementet ..................................................................... 26

Side 2


Under arrangementet................................................................................... 27

Projektledelse og styring - Under arrangementet ....................................................................... 27

Evaluering og afrapportering - Under arrangementet ................................................................. 28

Budget og økonomi – Under arrangementet .............................................................................. 29

Rammerne for arrangementet – Under arrangementet .............................................................. 30

Deltagere ............................................................................................................................... 30

Frivillige ................................................................................................................................. 31

Publikum ................................................................................................................................ 32

Udsmykning ........................................................................................................................... 33

Ceremonier/overrækkelse af præmier .................................................................................... 33

Markedsføring – Under arrangementet ...................................................................................... 34

Samarbejdspartnere og sponsorer ......................................................................................... 34

Presse ................................................................................................................................... 35

Miljø, sundhed og sikkerhed – Under arrangementet................................................................. 36

Kontrol af forholdene .............................................................................................................. 36

Efter arrangementet ..................................................................................... 37

Projektledelse- og styring - Efter arrangementet ........................................................................ 37

Afslutning af arrangementer ................................................................................................... 37

Evaluering og afrapportering – Efter arrangementet .................................................................. 39

Evaluering som måleredskab ................................................................................................. 39

Budget og økonomi – Efter arrangementet ................................................................................ 40

Budget og økonomistyring ..................................................................................................... 40

Rammerne for arrangementet – Efter arrangementet ................................................................ 41

Markedsføring – Efter arrangementet ........................................................................................ 42

Afsluttende markedsføring ..................................................................................................... 42

Miljø, sundhed og sikkerhed – Efter arrangementet ................................................................... 43

Afslutning ..................................................................................................... 44

Kilder og inspiration: .............................................................................................................. 44

Stikordsregister………………………………………………………………………………………..45

Appendix 1 – Eksempler på ansøgninger, pressemeddelelser mv.

Appendix 2 - Checklister

Side 3


Før arrangementet

Idéudvikling - Før arrangementet

Ideen til et arrangement kan starte af lysten til at dele sin passion eller interesse med andre – som for

eksempel Riverboat Jazzfestival, der blev grundlagt i 1966 af nogle få ildsjæle, og som i dag er Danmarks

største jazzfestival indenfor klassisk New Orleans Jazz med et flot internationalt renommé og mange

udenlandske gæster.

Det kan være at man har en god idé, som i samspil med andre ildsjæle kan udvikles til en egentlig

begivenhed – og måske en dag blive stor og vigtig for Silkeborg og måske for landet.

Det kan også være at man har ambitioner om at trække et bestemt arrangement eller en bestemt kunstner til

Silkeborg. Eller det kan være at….

Under alle omstændigheder er det en god idé at I er flere der arbejder sammen om at skabe begivenheden.

På den måde bliver arrangementets fundament, idéen og idéudviklingen optimal, og dermed er fundamentet

for et effektivt og succesfuldt arrangement allerede skabt.

Idéskitse

Når der er sat ord på ideen, handler det i første omgang om at få udviklet en idéskitse, som kan danne

udgangspunkt for den videre idéudvikling og planlægning. Idéskitsen bør rumme en kort og overordnet

beskrivelse af, hvilke mål I har med projektet, hvem projektet henvender sig til, og hvordan I vil realisere det.

Idéskitsen kan ændre sig flere gange undervejs. Men lav den alligevel. Den er god som fælles

udgangspunkt, når der skal diskuteres ideer med samarbejdspartnerne.

Se checkliste i Appendix 2

Valg af samarbejdspartnere

Som tovholdere eller projektledere på et arrangement opdager I hurtigt, at idéer kun overlever, hvis de

accepteres og støttes af mennesker, firmaer og foreninger, som har interesser i det arrangement I

planlægger. I bør med andre ord gøre jer klart allerede tidligt i processen, at I får brug for mennesker med

samme interesser som jer selv. I bør se på hvilke samarbejdspartnere der vil være interesserede i

arrangementet, og hvem der bør involveres direkte og indirekte i planlægningen. Samtidig kan I med fordel

sørge for, at have mennesker med forskellige kompetencer tilknyttet arrangementet.

Samarbejdspartnere bør have mulighed for at påvirke idéskitsen, give gode råd og få plads i en eventuel

styregruppe eller bestyrelse for arrangementet. På denne måde oplever de, at arrangementet allerede fra

starten er åbent for deres interesser og forslag. I forbedrer samtidig muligheden for, at samarbejdspartnere

vil føle ejerskab til arrangementet og sammen med jer vil kæmpe for dets realisering i deres netværk.

Potentielle samarbejdspartnere i Silkeborg Kommune

Når I vælger at lave jeres arrangement i og omkring Silkeborg, er I så heldige at Silkeborg i mange år har

haft en stærk arrangements- og festivalkultur. Der findes i vores område en stor viden om det at arrangere.

Det betyder at næsten alle de potentielle samarbejdspartnere I henvender jer til, har erfaring med at hjælpe

til med at skabe gode arrangementer – og ikke mindst at Silkeborg og omegn har en positiv holdning til de

fleste arrangementer og er parate til at gå i dialog med jer som arrangører.

Side 4


Oversigt over nogle samarbejdspartnere, I med fordel kan trække på:

Silkeborg Turistbureau Åhavevej 2A, 8600 Silkeborg, 86 82 19 11

www.silkeborg.com

Erhverv Silkeborg Bygning N, st., Vejlsøvej 51, 8600 Silkeborg, 87 20 47 11

www.erhvervsilkeborg.dk

Silkeborg Kommune Søvej 1, 8600 Silkeborg, 89 70 10 00

www.silkeborgkommune.dk

Silkeborg Cityforening Åhavevej 2A, 8600 Silkeborg, 86 81 63 11

www.silkeborgcity.dk

Uddannelsesinstitutioner Silkeborg Handelsskole 87 22 20 00

Silkeborg Tekniske Skole 89 23 40 00

Kompetencecenter Silkeborg 87 22 14 00

SOSU skolen i Silkeborg 86 80 47 55

Silkeborg Lærerseminarium 87 55 31 00

Silkeborg Gymnasium 86 81 08 00

Kulturinstitutioner Silkeborg Kunstmuseum 86 82 53 88

Silkeborg Museum 86 82 14 99

Jysk Musik og Teaterhus 89 20 30 50

Kunstcentret Silkeborg Bad 86 81 63 29

Turisterhvervet Oversigt over medlemsvirksomheder findes på:

www.silkeborg.com

Virksomheder Oversigt over medlemsvirksomheder findes på:

http://www.erhvervsilkeborg.dk/erhvervsilkeborg/tilmelding/

Forretninger Oversigt over medlemmer findes på:

http://www.silkeborgcity.dk/cms/index.php?medlemmer

Idrætsforeninger Oversigt over idrætsforeninger findes på:

http://www.silkeborg.dk/default.asp?o=12&u=98

Hjemmeværnskompagni Paradisvejen 11, 8600 Silkeborg, 86 83 72 45

Silkeborg

Eksisterende Oversigt over festivaler og arrangementer findes på:

arrangementer www.silkeborg.com

Side 5


Fælles idéudvikling

Når det er fastlagt, hvem der skal være arrangementets samarbejdspartnere, bør der være et samarbejde

om den videre idéudvikling. Det er vigtigt, at idéskitsen bliver et fælles produkt. Springer man denne fase

over, vil man let kunne opleve, at det giver bagslag længere fremme i forløbet.

Tag udgangspunkt i den oprindelige idéskitse, og foretag så justeringer, ændringer, tilføjelser efter nøje

diskussion og idéudveksling med samarbejdspartnerne. Vær åben og inddrag partnernes idéer og forslag så

meget som muligt. Det styrker den fælles ejendomsret og ansvarsfølelse. Gode startskud er fælles

arbejdsseminarer, workshops, brainstorming hos hinanden eller et studiebesøg, hvor der er mulighed for

direkte øjenkontakt uden for de vante rammer.

Gode råd om pleje af samarbejdspartnere

Involvér dem i arrangementet så tidligt som muligt

Hold dem orienteret om arrangementets udvikling

Lav en skriftlig beskrivelse af rammerne for samarbejdet, herunder rolle- og

ansvarsfordeling, tidsrammer, økonomiske betingelser mv.

Få samarbejdspartnerens underskrift på den skriftlige samarbejdsaftale

Sørg for en kontaktperson, som samarbejdspartnerne altid kan henvende sig til

Tilladelser m.v.

Afhængig af arrangementets art kan det være nødvendigt at anmelde og evt. indhente tilladelse til at afholde

arrangementet. Det kan f.eks. dreje sig om lån/leje af bygning/plads, afspærring af trafikårer, lån/leje af

afspærringsmateriel, tilladelse til salg af fødevarer, godkendelse af bygning/plads hos brandmyndighederne,

tilladelse til salg fra boder osv.

Vær især opmærksom på, at hvis I skal sælge/tilberede mad i forbindelse med jeres arrangement så skal

ansøgning til Fødevarestyrelsen sendes i god fordi deres sagsbehandlingstid er lang.

Det er også vigtigt tidligt i forløbet at snakke med SKAT eller en revisor, både for at få afklaret evt. momspligt

for arrangementet og for at få styr på indrapportering af evt. moms og tilbageholdt skat.

I Appendix 1 kan I se en række eksempler på hvordan man kan ansøge. Silkeborg Turistbureau er gerne

behjælpelig med at henvise til rette instans. Det kan fx være:

Politi: Silkeborg Politi (Midt og Vestjyllands Politi)

Chr. D. 8.s Vej 2C

8600 Silkeborg

87 23 14 48

Kommune: Silkeborg Kommune

Søvej 1

8600 Silkeborg

89 70 10 00

Side 6

(fortsættes)


Erhvervs- og Selskabsstyrelsen http://www.eogs.dk/sw21263.asp

Brandmyndighederne Silkeborg Brand og Redning

Bredhøjvej 10

8600 Silkeborg

86 82 35 99

Fødevarestyrelsen Fødevareregion Nord

Sønderskovvej 5

8520 Lystrup

72 27 50 00

SKAT Skattecenter Horsens

Løvenørnsgade 25

8700 Horsens

72 22 18 18

Side 7


Projektledelse og styring - Før arrangementet

En professionel afvikling af et arrangement kræver, at man arbejder både med projektledelse og

projektstyring. At udøve projektledelse er at tage hånd om motivation og pleje af samarbejdspartnere,

medarbejdere og frivillige. At holde fokus på de mål, som man sammen har sat sig, og sørge for at tage de

nødvendige overordnede beslutninger, så målene og økonomien holder. Projektledelse er med andre ord "at

gøre de rigtige ting" for arrangementet og dets medarbejdere, mens projektstyring er "at gøre tingene rigtigt"

i forbindelse med den daglige håndtering af budgetter, økonomi, information og handlinger.

Projektledelse

Der vil i forbindelse med mange arrangementer

ofte være sammenfald mellem projektleder– og

projektstyringsfunktionen, ligesom begge funktioner

eller dele heraf vil kunne uddelegeres på flere hænder.

Men uanset om der er tale om et stort eller lille

arrangement, kan det anbefales at skille begreberne ad

– om ikke andet så i tilrettelæggelsen og udførelsen af

det daglige arbejde.

En god projektleder har gennemslagskraft og er en

beslutningsdygtig person. Det er projektlederens ansvar

at stå for målstyring, resultatorientering, motivation og

den overordnede koordinering af arrangementets

mange aktiviteter.

Projektledelse omfatter

Side 8

Arrangørmøde

Målstyring og justering af den overordnede plan eller vurdering og perspektivering af arrangementets

delresultater.

Overordnet beslutningstagning

Tværgående koordinering af aktiviteter

Varetagelse af ekstern kontakt på det overordnede plan, herunder varetagelse af

samarbejdsrelationer

Overordnet økonomistyring, herunder budgetjustering og kontakt til eventuelle sponsorer, fonde eller

banker

Overordnet ansvar for aktiv anvendelse af planlægningsværktøjer

Ledelse i arrangementsgruppen/sekretariatet, herunder skabelse af engagement, motivation til

selvstændig handling og korpsånd samt generel personalepleje

Projektstyring

Mens god projektledelse er "at gøre de rigtige ting" for arrangementet og dets medarbejdere, handler god

projektstyring om "at gøre tingene rigtigt" i den daglige styring og håndtering af de mange praktiske gøremål.

En god projektstyrer har således både sans for detaljer og styring og koordinering af de mere praktiske

opgaver i forbindelse med arrangementet.


Projektstyring omfatter:

Realisering af tids- og handlingsplaner

Løbende koordinering af arbejdsopgaverne mellem top og bund og på tværs af arbejdsgrupper.

Agere mødeleder på møder med styregruppe, arbejdsgrupper m.fl.

Håndtering af ressourceforbruget ved hjælp af budgetter og løbende statusopgørelser over

pengeforbrug

Sikring af den daglige kommunikation internt i arrangementsorganisationen mellem medarbejdere,

frivillige, ledere mfl.

Gennemførelse af løbende procesevalueringer

Håndtering af eventuelle konflikter mellem medarbejdere/ frivillige

Mødeledelse

For jer som ledere af arrangementet er det vigtigt at kommunikationen mellem de enkelte møder og

styregruppen fungerer. Det er også vigtigt, at møderne afvikles effektivt, når så mange mennesker bruger tid

på forberedelserne.

Varetages denne vigtige kommunikation af én person (en sekretær) opnår man den fordel, at styregruppen

ved, hvad der sker/arbejdes med i de enkelte grupper, og man kan her hurtigt gribe ind over for

uhensigtsmæssigheder, dobbeltarbejde, manglende beslutninger m.v.

Før mødet

Til alle møder kan I med fordel udsende en skriftlig dagsorden senest en uge før mødets afholdelse, så

mødedeltagerne får mulighed for at forberede sig til mødet. Alternativt kan man have fast dagsorden. På

indkaldelsen/dagsordenen bør indgå en række faste punkter.

Det kan f.eks. være:

Starttidspunkt og sluttidspunkt for mødet. Vigtigt for effektiviteten at disse overholdes konsekvent

Seneste frist for indsendelse af forslag til dagsordenen

Afrapportering fra arbejdsgruppen – hvad er sket siden sidste møde. Løsninger, problemer og

flaskehalse

Kommende opgaver i gruppen. Hvem gør hvad, med hvem og hvornår

Økonomi. Tæt opfølgning er vigtig

Eventuelt. Giver plads til det uforudsete

Næste møde. Når deltagerne ved, at næste møde aftales, har alle kalendere med

Referent. Referatfunktionen er vigtig og ansvaret herfor skal være klart defineret

Mødelederen bør tænke godt igennem, hvem der indkaldes til de enkelte møder. For mange og for få

deltagere kan genere et godt møde. Der er fx. ingen grund til at en styregruppe indkalder lederne af de

forskellige arbejdsgrupper, hvis ikke der skal koordineres på tværs. De øvrige ledere kan i stedet holdes

informerede via et godt referat.

Det kan også være en god idé at tilrettelægge møderne således, at nogle personer kun deltager i de for dem

relevante dele af mødet.

Side 9


Afholdelse af møde

Under selve mødet er det vigtigt, at mødelederen holder deltagerne fast på dagsordenen, således at de

aftalte punkter alle drøftes igennem på rimelig vis. Det vil sige, at der ikke bruges for meget tid på et enkelt

punkt, hvorefter man bliver nødsaget til at jage de resterende igennem. Brug i stedet punktet ”Eventuelt” til at

parkere nye emner, for at undgå at dagsordenen skrider. Mødelederen skal også sørge for, at alle føler, at

de har kunnet komme til orde og har kunnet få relevante informationer. Det er vigtigt, at trufne beslutninger

føres til referat samt at det fremgår hvem der har ansvar for at gennemføre beslutningerne.

Et gammelt ordsprog siger, at ”hvis alle har ansvaret, er ingen i realiteten ansvarlig”.

Efter mødet

Sørg for at udsende referat hurtigst muligt og senest én

uge efter mødet. Benyt eventuelt en bærbar pc under

mødet til at tage referat. Det letter arbejdsgangen.

Ved store arrangementer bør sekretariatet / referenten

sikre sig, at beslutningerne koordineres og at der

følges op med en tidsplan og en handlingsplan.

Overvej referater som informationsværktøj:

Hvem skal have det udover mødedeltagerne?

Side 10

Husk referatet


Evaluering og afrapportering - Før arrangementet

Før arrangementet bør I beslutte om I vil og hvor i forløbet I vil evaluere processen/ arrangementet. Vi

anbefaler, at I som minimum foretager løbende evalueringer af processen, så I hele tiden er ajour med

arrangementets udvikling. De fleste myndigheder og fonde kræver endvidere en evaluerings- eller

afrapporteringsrapport, der dokumenterer hændelsesforløbet, før de udbetaler penge.

Evaluering som redskab

Evalueringer skal betragtes som et praktisk redskab, der både kan anvendes til at måle med, udvikle og

styre efter, opbygge viden med og profilere arrangementer.

1. Evaluering som måleredskab

Resultat- og effektmålinger kan bruges til at synliggøre de forskellige gruppers aktivitetsniveau. Det er i de

fleste tilfælde givtigt at stoppe op, når arrangementet er slut, og vurdere resultaterne og effekterne af

indsatsen på baggrund af en eller anden form for måling eller undersøgelse. Har vi nået de mål, som vi satte

os, har vi udført projektet tilfredsstillende, har vi truffet de rigtige valg, og hvilke perspektiver peger projektet i

øvrigt i retning af?

Gode råd om evaluering som måleredskab

Hvis I vil måle, hvorvidt de fastlagte mål bliver opfyldt, er det nødvendigt at definere

succeskriterier samt målemetode- og tidspunkt for målingerne i starten af planlægningen.

Jo mere konkret og målbart målene er præciseret, jo nemmere er det efterfølgende at foretage

regulære resultatmålinger og vurderinger. Det kan i mange tilfælde være vanskeligt at

konkretisere mål og delmål og gøre dem målbare, men det er nødvendigt, hvis I senere vil have

mulighed for at aflæse udviklingen/resultaterne

2. Evaluering som udviklings- og styringsredskab

Er der tale om et stort arrangement med mange aktiviteter og personer, kan det være en god idé med

hyppige evalueringer af, hvordan de mange arbejdsopgaver skrider frem. En mere procesorienteret

evaluering kan derfor anvendes til løbende at vurdere og justere beslutninger, konsekvenser, udviklinger

osv.

Evalueringen bliver herved et styringsredskab, der kan bidrage til den interne projektstyring og til at

synliggøre resultaterne af indsatsen.

Gode råd om evaluering som udviklings- og styringsredskab

Procesevalueringer anvendes til at evaluere arbejdsprocessen og synliggøre dens forskellige

virkninger og konsekvenser på arrangementets hverdag. Procesevalueringer kan med andre ord

bruges til at styre mod de ønskede mål og bort fra de største problemer med ressourcer,

økonomi, teknik, samarbejde mv.

Denne type evalueringer kan endvidere bruges som en officiel lejlighed til at presse på

medarbejdere og frivillige, så de overholder deadlines og aftaler, hvilket til dels kan legitimere, at

tovholderen eller projektlederen engang imellem går ind og blander sig i andres ansvarsområder

og arbejdsopgaver

Side 11


Det fungerer bedst, hvis der foretages procesevalueringer med jævne mellemrum. Hvis I fra

starten lægger milepæle ind i tids- og handleplanen, hvor en bestemt aktivitet eller

arbejdsopgave bør være afsluttet, er det meget simpelt at gennemføre løbende

procesevalueringer

Se checkliste i Appendix 2

3. Evaluering som kvittering

Dette er, hvad man kan kalde ”den gammeldags” (ikke i betydningen: dårlige) måde at anskue og anvende

en evaluering på. Evalueringen tjener her som afrapportering til fx den fond, der har støttet projektet

økonomisk og til de politikere og andre beslutningstagere, der har skabt politisk velvilje for projektet.

Gode råd om evaluering som kvittering

De fleste fonde, puljer og offentlige instanser, der støtter et arrangement økonomisk, kræver at

se en rapport om projektet. Rapporten skal dels indeholde en beskrivelse af, hvordan projektet

gik, dels indeholde dokumentation for, hvordan arrangørerne forvaltede de tildelte midler.

Eftersom det kan være et surt slid at forsøge at rekonstruere forløb og hændelser, når

arrangementet er afsluttet, er det vigtigt, at I planlægger en eventuel afrapportering allerede fra

starten af arrangementet.

Det er i den forbindelse også vigtigt, at I undersøger præcist hvad, hvordan og hvornår den

pågældende fond, pulje eller offentlige instans ønsker jeres afrapportering.

4. Evaluering som formidlingsredskab

En god evaluering kan være et godt PR-redskab – også selv om den ikke nødvendigvis kommer med lutter

positive resultater. Det er klart, at positive synlige resultater skaber størst opmærksomhed på projektet, men

en god evaluering kan have næsten samme effekt.

Gode råd om evaluering som formidlingsredskab

Uanset hvilken type evaluering I vælger at gennemføre, kan gode resultater og en god

evaluering bruges til at skabe en god stemning omkring arrangementet hos alle, der har haft

berøring med arrangementet.

Overvej derfor allerede i planlægningsfasen, hvordan I kan indhente informationer om

arrangementets forløb og modtagelse hos målgruppen, og hvordan I kan bruge positiv omtale i

jeres markedsføring.

Se checkliste i Appendix 2

Side 12


Mål, organisering og handling - Før arrangementet

Arrangementet går ind i den seriøse planlægningsfase, når idéskitsen er udviklet og eventuelle

samarbejdspartnere fundet. I går nu fra den mere løse idéudvikling til en systematisk planlægning af

arrangementet og dets aktiviteter. Det er nu, at kurs og mål skal stikkes ud, og arrangementets

eksistensspørgsmål skal stilles.

Præcisering af mål

”Hvorfor vil vi overhovedet lave vores arrangement?”

Jeres svar på ovenstående spørgsmål er måske det vigtigste af dem alle. Jeres svar vil være

arrangementets grundsten og også det fremtidige omdrejningspunkt i jeres fælles arbejde!

Hvis I senere bliver uenige om, hvad det i grunden var, I ville med arrangementet, kan I altid slå op på de

mål, som I formulerede sammen i starten af planlægningen og se, hvad det var, gruppen i sin tid sagde ja til.

Præcisering af mål kan ligeledes anvendes i forbindelse med salg af arrangementet til sponsorer eller

ansøgning hos diverse fonde om medfinansiering.

Målgrupper

I forbindelse med de fleste arrangementer defineres målgruppen som de, der skal deltage i arrangementet

og dets aktiviteter. Der kan godt være tale om flere aktiviteter under ét arrangement og dermed flere

målgrupper.

Gode råd om målgrupper

Vær opmærksomme på, at mange arrangementer rækker udover Silkeborgs kommunegrænse

– tænk bredt

Hovedreglen er, at jo mere viden I har om målgruppen, desto nemmere er det at finde de rigtige

personer til at deltage i arrangementet og i dets aktiviteter

Der er samtidig mange fonde og offentlige myndigheder, der kun vil hjælpe med finansieringen,

hvis arrangementet er bestemt for én eller flere specielle målgrupper

Jo bedre jeres målgrupper er beskrevet, jo nemmere vil det også være at tiltrække sponsorer til

jeres arrangement

Se checkliste i Appendix 2

Organisering

Hvis arrangementet skal blive en succes, er det nødvendigt, at der skabes en organisation, der både kan

håndtere det mere udadvendte arbejde i form af kommunikationen med banker, myndigheder, sponsorer og

samarbejdspartnere, og som også kan håndtere de daglige opgaver. Det er vigtigt, at arrangørerne har afsat

den nødvendige tid til opgaven. I mange tilfælde kan der med fordel udpeges en stedfortræder for

beslutningstageren, der kan hjælpe med at klare de løbende arbejdsopgaver.

I kan med fordel overveje at danne en forening som den overordnede organisatoriske ramme om

arrangementet. Dette bør gøres af såvel skattetekniske som ansvarsmæssige grunde. En revisor og en

advokat vil kunne hjælpe med yderligere oplysninger.

Side 13


Den lille organisation

Er der tale om et mindre arrangement fx i form af en ridekonkurrence

mellem to sportsrideklubber i Silkeborg Kommune, der er målrettet

hestesportselskere, kan I nøjes med en lille organisation. Den kan

bestå af en projektgruppe hos den ene rideklub, der varetager

planlægning og sponsoraftaler, og som står for kommunikationen

med en projektgruppe i den anden rideklub, der sørger for at ryttere,

heste, baneopbygning, udsmykning, dommere mv.

Den store organisation

Er der tale om et stort og mere komplekst arrangement med mange

deltagere, der er direkte og indirekte involveret, som fx ”Silkeborg

Ildfestregatta”, ”Riverboat Jazz festival” og ”Danmarks Smukkeste

Fodboldstævne” i Sejs/Svejbæk, kan det anbefales at organisere

sig med flere gruppeniveauer.

Nedenfor er listet nogle ideer til præcisering af arbejdsfordelingen

mellem grupperne i en større organisationsstruktur:

Styregruppe/-komité

Styregruppen kan enten optræde som en rådgivende eller arbejdende bestyrelse for arrangementet. Uanset

om I vælger en rådgivende eller arbejdende bestyrelse, bør I udpege en styregruppeformand, der er den

øverste ansvarlige for arrangementets planlægning og gennemførelse.

Arbejdende bestyrelse

Nedsættes styregruppen som en arbejdende bestyrelse er medlemmerne i bestyrelsen de samme personer,

som til dagligt arbejder med arrangementet. Det betyder, at det er de samme personer, som er de

overordnede ansvarlige for planlægning, afvikling og evaluering af hele arrangementet. Dette er fx tilfældet i

mange sports- og kulturelle foreninger, hvor de personer, der bestemmer over foreningens arrangementer,

også er de samme, som til dagligt arbejder i foreningen. Styregruppen bør her være relativt lille og bestå af

folk med tid og energi til at planlægge og gennemføre begivenheden. Deltagerne i gruppen skal kunne

motivere andre og bør have erfaring med begivenheder af lignende størrelse og art.

Rådgivende bestyrelse

Nedsættes styregruppen som en rådgivende bestyrelse, består dens opgaver typisk i varetagelse af

planlægning og udvikling af arrangementet samt styring af økonomien. Styregruppens opgave er her primært

at give arrangementet fagligt modspil og at give projektet troværdighed over for offentligheden. I dette

tilfælde kan styregruppen bruges som løftestang til at få sponsoraftaler eller pressedækningen i hus. En

styregruppe af denne karakter består typisk af folk på leder- eller mellemlederniveau. Det kan fx være

samarbejdspartnere, repræsentanter fra kommunen, fagfolk eller andre vigtige ressourcepersoner og

interessenter. Den rådgivende bestyrelse kan være relevant, hvis I fx planlægger at starte et stort eller

mangeårigt arrangement, der kræver en stor økonomi eller anskaffelse af nye bygninger mv.

Side 14


Sekretariatsgruppe

Vælger I en rådgivende bestyrelse afføder det et behov for en daglig tovholder eller en gruppe af tovholdere

på arrangementet. Der bør i dette tilfælde nedsættes et sekretariat, som kan varetage den daglige ledelse,

planlægning og gennemførelse af arrangementet.

Arbejdsgrupper/frivillige

Både styregruppen og sekretariatsgruppen kan nedsætte et antal arbejdsgrupper bestående af (evt. frivillig)

arbejdskraft, der kan varetage en masse praktiske opgaver. Arbejdsgrupperne bør få ansvar for hver deres

delområde eller arbejdsopgaver, og der bør formuleres et budget samt et tydelig beskrivelse af

arbejdsopgaven, som hver arbejdsgruppe kan agere efter. Der bør endvidere udpeges formænd for de

enkelte arbejdsgrupper.

Hvis der skal inddrages mange frivillige i arrangementet, bør man tidligt i planlægningsfasen ansætte /

udpege en “personalechef”, som udelukkende skal tage sig af rekruttering, registrering, udarbejdelse af

vagtplaner samt instruktion under selve afviklingen af arrangementet. Der kan også udarbejdes en kortfattet

organisations- og opgaveplan, som omdeles til alle frivillige. En sådan plan vil også være med til at øge

informationsniveauet.

Gode råd om frivillige

Lad de enkelte arbejdsgrupper selv vurdere, hvor mange frivillige de får brug for

Husk, at der skal være frivillige til at tage sig af VIP’er, presse, rengøring, oprydning, salg af

billetter, programmer, merchandise, trafik og servicering af deltagere mv.

Check, om der er nogen, der kender mennesker med erfaring fra lignende arrangementer

Tag kontakt til de højere læreanstalter, hvis I har brug for frivillige med sprogkundskaber

Kontrakt med frivillige

Er der mange frivillige tilknyttet arrangementet, er det en god idé at udarbejde en ”samarbejdskontrakt”, så

alle er helt på det rene med, hvad og hvor meget de har forpligtet sig. Det er også en god idé at udarbejde

en særskilt tids- og handleplan for de frivilliges arbejde og gøre personalechefen ansvarlig for, at tids- og

handleplanen holdes, og at der meldes tilbage i god tid til styre- eller projektgruppen, hvis planen skrider.

Se eksempel i Appendix 1

Frivillige hjælpere

Side 15


Præsidium/formandskab

I forbindelse med en række meget store arrangementer hvor der først skal ”konkurreres” med andre

værtslande eller byer om afholdelsen af arrangementet, stilles der særlige krav til organiseringen. Derfor kan

det være en fordel at udarbejde et professionelt præsentationsmateriale og at alliere sig med byens

borgmester eller en anden person, som kan give præsentationen den rette vægt. Præsidiets opgave er at

signalere arrangementets vigtighed og at medvirke til, at arrangementet bliver en positiv oplevelse for

deltagere, byens borgere, gæster og turister.

Styregruppen skal i dette tilfælde såvel mundtligt som skriftligt orientere præsidiet om forberedelserne til

arrangementet. Det forventes endvidere, at præsidiet både deltager aktivt i planlægningen og

gennemførelsen af arrangementet.

Et præsidium består typisk af en række ”prominente borgere”, herunder fx borgmester, regionsformand,

politimester, biskop, repræsentant fra militæret samt formænd for store fagforeninger, handelsstandsforening

med videre

.

Protektor

Ønsker I deltagelse fra Kongehuset, er det skik og brug, at formanden for styregruppen eller –komitéen,

retter henvendelse til Hoffet. I Silkeborg rettes der først henvendelse til Byrådssekretariatet (Silkeborg

Kommune, tlf. 89 70 10 00), som kan være behjælpelige med råd og vejledning. Ved sportsarrangementer er

det oftest Danmarks Idrætsforbund, der foretager henvendelsen til Hoffet.

Det er styre- eller sekretariatsgruppens opgave at holde protektoren underrettet om forberedelserne og

arbejde for, at protektoren kommer til stede under arrangementet.

Check om jeres forbund, forening eller organisation allerede har en kongelig protektor. Det er der

flere, der har.

Gode råd om organisering

Jo flere grupper, der etableres, jo større bliver informations- og koordineringsbehovet. Et fælles

sekretariat er derfor en nødvendighed

Forkerte folk på afgørende poster kan få fatale følger. Lav research og bemand velovervejet og

strategisk! Udpeges bankdirektøren til bestyrelsesformand, får han svært ved at være

hovedsponsor, og han fratager i værste fald også andre banker lysten til at være sponsorer

Benyt fagfolk og folk med gode projektlederkompetencer

Sørg for, at arrangementet udstyres med den rette administration

Inddrag de nødvendige personer og instanser i god tid

Jo flere personer, der involveres i arrangementet (direkte eller indirekte), jo større opbakning og

støtte kan arrangementet regne med at få

Husk, at det er lettere at inddrage folk end at smide dem ud igen. Vælg de rigtige folk fra starten

Side 16


Tids- og handleplan

I bør nu lave en tids- og handleplan, der sikrer, at arrangementet når de ønskede resultater til de aftalte

tidspunkter. I forbindelse med udarbejdelsen af tids- og handleplanen skal I præcisere, hvilke aktiviteter der

skal gennemføres, og i hvilken rækkefølge det skal ske, samt hvem der er ansvarlig for, at det sker. Til dette

arbejde kan der benyttes forskellige redskaber og arbejdsformer, herunder forskellige former for tids- og

handleplaner samt planer over opgave- og ansvarsfordeling.

Gode råd om tids- og handleplaner

Bryd arrangementet ned i hovedopgaver. Bryd hver hovedopgave ned i delopgaver. Brug f.eks.,

”Mind Map” til at bryde arrangementet ned i del-elementer. Prøv evt. at Google ”Mind Map” for

mere information

Indsæt hoved- og delopgaver i et skema som f.eks. ”Gannt” for at skabe overblik og konkretisere

sammenhænge og detaljer. Prøv evt. at Google ”Gannt” eller ”Gannt kort” for mere information.

Brug tids- og handleplaner til at lave løbende projektstyring

Brug dem til at illustrere, hvordan arbejdsopgaverne hænger sammen, og hvordan de

opgaveansvarlige er afhængige af hinandens indsats

Brug planerne til at sikre, at der er afsat den fornødne tid og tilstrækkelige ressourcer til at

opfylde de fastlagte mål

Plan over opgave- og ansvarsfordeling

I forbindelse med udarbejdelsen af tids- og handleplaner kan der også laves en generel beskrivelse af

ansvars-, opgave- og rollefordelingen hos den gruppe af personer (fx. arbejdsgruppeledere, koordinatorer,

sekretærer m.fl.), der er tovholdere og ledere på arrangementet og aktiviteterne. Herved undgås en masse

misforståelser, og der spares i bedste fald masser af tid, når alle kender deres rolle og arbejdsfunktion(er) i

organisationen.

Se checkliste i Appendix 2

Side 17


Budget, økonomi og evt. forsikringer - Før arrangementet

Budget og økonomi handler om udarbejdelse af et overskueligt budget, regnskabsaflæggelse og ekstern

finansiering i form af sponsorering og fundraising. Den økonomiske planlægning af et arrangement er

selvsagt vigtig, ja ofte altafgørende. For uden penge intet arrangement. De økonomiske spørgsmål bør

derfor stilles sideløbende med, at I planlægger indholdet og de enkelte aktiviteter, arrangementet skal bestå

af. Økonomien skal med andre ord være på plads fra starten, ellers kan det meget vel gå galt.

Vi anbefaler samtidig at I kontakter et forsikringsselskab (fx jeres personlige) for at diskutere hvilke

muligheder og risici der kan opstå i forbindelse med jeres arrangement. Uheld og ulykker der opstår under

eller som følge af jeres arrangement, kan få alvorlige økonomiske konsekvenser for såvel de personer som

for de foreninger der står bag – hvis ikke forsikringerne er i orden.

Påbegynd et budget

Udarbejdelsen af et overordnet budget bør ske som en del af den øvrige planlægning. Budgettet skal bruges

til at få overblik over, hvad de gode idéer koster, og hvor pengene skal komme fra. Det er nemlig de

færreste, der vil kaste energi i et arrangement, der på forhånd ser ud til at give et bragende underskud.

Det er ikke vanskeligt at opstille et budget, idet det dybest set handler om at opliste de forventede udgifter og

indtægter til arrangementet. De enkelte områdeansvarlige må bidrage med budgetter for indtægter og

udgifter, som de kan regne ud, at de får behov for.

Gode råd om budgetlægning

I forbindelse med budgetlægningen bør I overveje at sætte penge af til at afholde en fest som

“belønning” til de mange medvirkende hjælpere/frivillige

Ved større arrangementer er det også en god idé at udarbejde alternative budgetter, der tager

højde for indkomstsvigt eller usædvanlige udgifter. Alternative budgetter bør indeholde de

muligheder, der er for at reducere udgifter, hvis indtægter svigter

Usædvanlige udgifter kan forekomme, hvis et aktørsted går konkurs, eller hvis leverandører eller

sponsorer går konkurs, og der må findes alternativer. Eller hvis myndigheder stiller

sikkerhedskrav, der ikke var forudset, fx hvis der mangler afspærringer eller godkendelse af

tribuner. Derudover kan man løbe ind i uforudsete udgifter, hvis der sker en overvældende

publikumstilstrømning. Andre risikofaktorer kan være afbud fra “hovedpersoner”, vejrlig, strejke

hos tv eller offentlige transportmidler

I budgettet bør I afsætte 5-10 % af budgetsummen til uforudsete udgifter

Side 18


Økonomistyring

Det kan være nødvendigt at alliere sig med en regnskabskyndig, der kan skabe den fornødne basis for

arrangementets bogføring. Denne opgave består som udgangspunkt i at få oprettet en bankkonto og

udarbejdet en kontoplan – det gælder også for små arrangementer. Lav kontoplanen, så hver enkelt konto

repræsenterer de poster, som I i sin tid anførte på budgettet. Konti kan fx være husleje, honorarer,

administration, PR, oprydning mv. Så kan I nemt se, hvor budgettet bliver overholdt, og hvor der sker

overskridelser. Skal det løbende arrangementsregnskab køre så smertefrit som muligt, bliver I også nødt til

at tilrettelægge en række simple bogføringsprocedurer.

Gode råd om økonomistyring

I skal som arrangører være meget tæt på økonomien. Personlig kontrol er vigtig!!

Det skal fra starten være klart hvem, hvordan og hvornår der udføres regnskabs- og

budgetkontrol

Det skal også være helt klart, hvem der må købe ind, håndtere rede penge, godkende regninger

til betaling og udbetale løn, honorarer, godtgørelser mv.

Endelig bør I udpege én person, der som den eneste kan godkende budgetændringer – det kan

fx være formanden for bestyrelsen og altid sammen med én anden person – f.eks. bogholderen

Check hos revisor eller Skat hvilke udgifter og indtægter, der er momspligtige, og hvilke der ikke

er.

Sponsorering

I og omkring Silkeborg findes der som tidligere nævnt mange arrangementer. Derfor er konkurrencen om

sponsorkroner hård. Det private erhvervsliv er dog grundlæggende interesseret i at sponsorere sports-,

kultur- og erhvervsarrangementer. Men regn ikke med, at der kommer en pose penge dumpende, fordi et

firma kan få sit logo på bagsiden af en pjece eller forsiden af et øltelt. Private firmaer er ømme omkring deres

image, og mange har oplevet, at de ikke fik meget ud af tidligere sponsoreringer. I skal derfor virke

overbevisende fra første færd, og det kræver forarbejde. Især afsnittene på side 14 vedr. målsætning og

målgrupper er vigtige i denne sammenhæng.

Sponsorer kan findes på forskellig vis. Start eventuelt med at afsøge markedet ved at se på eksisterende

reklamer for forskellige firmaer og ad den vej få en fornemmelse af, om der er nogle firmaer, som ville egne

sig specielt godt i forhold til jeres målsætning, arrangement og målgrupper. Det er altid lettere at snakke med

nogen, der kan forstå, hvad det i grunden er, man siger. Inddel eventuelt potentielle sponsorer i grupper og

lav en plan for, hvilke ydelser I gerne vil have fra dem og hvilke modydelser, I selv kan tilbyde. Sponsorering

handler om fornemmelse, et godt mundtøj og evnen til at tænke i skæve samarbejdsaftaler, som firmaerne

synes er inspirerende. Find herefter de rigtige personer i jeres organisation til at løbe sponsoraterne hjem fra

marketingchefer, direktører eller embedsfolk i de kommunale systemer. I den forbindelse er det vigtigt at

koordinere kontakterne, så der kun er én til at styre, hvem der kontaktes. Firmaerne bør kun kontaktes én

gang! Lignende fremgangsmåde kan med fordel bruges, når I gerne vil indkredse og finde potentielle

samarbejdspartnere.

Side 19


Gode råd om sponsorater

Sørg for at kunne forklare tydeligt og præcist om jeres målsætning og de berørte målgrupper.

Vær overbevisende i jeres fremfærd.

Lav en sjov og anderledes salgsmappe/præsentationsmappe.

Tænk i modydelser – ikke kontante gaver.

Tal i sponsors koder. Brug begreber som "marked", "målgrupper", "salg", "produktprofil" mv.

Hav tålmodighed til at vente på de "store" sponsorer og i den rigtige rækkefølge, før I følger op

med mindre sponsorer, leverandører m.fl.

En enkelt hovedsponsor "i stalden" kan være trækplaster/trækkraft for mange andre.

Handl helt færdig med én sponsor, før I kontakter andre inden for samme erhvervsområde.

Start altid med at bede om mere, end I regner med at få, og forhandl jer frem til et rimeligt

resultat. Det er almindeligt købmandskab.

Skriftlig dokumentation på en sponsoraftale er absolut en fordel. Den kan også bruges til at

overbevise andre sponsorer og fonde om arrangementets bæredygtighed.

Sponsorarbejde tager tid – ofte måneder. Sørg for at være i særdeles god tid

Kontrakter

Kontrakter med fx sponsorer, tv-selskaber, halejere, vognmænd, leverandører mv. bør granskes af en

person med juridisk indsigt, før der gives mundtlige eller skriftlige tilsagn. Kontrakter skal være entydige og

veldefinerede. Betalingsfrister skal fremgå af kontrakten, og det samme bør evt. gebyrer eller bøder for ikkerettidig

betaling.

Husk! Naturalieaftaler med sponsorer/leverandører bør så vidt muligt udformes på tryk med tydelig angivelse

af, hvilke effekter I låner eller får, i hvilken periode og på hvilke betingelser. Eks: hvem betaler for skader på

det lånte?

I bør også udpege en person, der husker at få dokumenteret eventuelle ændringer i de indgåede kontrakter.

Uden denne kontrolinstans kan der let opstå tvister, som uvilkårligt vil betyde en yderligere økonomisk byrde

for arrangementet eller dårligt omdømme og badwill over for sponsorer mv.

Se eksempel på sponsoraftale i Appendix 1

Se checkliste i Appendix 2

Side 20


Rammerne for arrangementet - Før arrangementet

Det kræver sin mand eller kvinde at få styr på de fysiske rammer for et arrangement. Det er fx væsentligt, at

de bygninger, som I har valgt til arrangementet, også modsvarer jeres krav til indretning, placering, størrelse,

udstyr og faciliteter. Det er også vigtigt, at arrangementspladsen virker indbydende for alle deltagere.

Smukke og behagelige rammer er balsam for øjet og kan være medvirkende til at fremme de positive

oplevelser hos både udøvere, deltagere, arrangører, sponsorer, presse og tilskuere. I bør derfor ikke

undervurdere udsmykningen af det eller de steder, hvor arrangementet skal finde sted.

Se checklister i Appendix 2

Deltagere

Det kan anbefales at lave en plan for servicering af deltagerne/udøverne til arrangementet, før invitationerne

sendes ud til klubber, foreninger, virksomheder mv. Det er nemlig ikke kun de fysiske rammer og

sikkerheden, der skal være i orden. I bør også afklare spørgsmål vedrørende tilmelding, indkvartering,

transport, sociale aktiviteter under arrangementet samt pleje af deltagere og ledsagere.

Gode råd om tilmelding

Sørg for, at tilmeldingsblanketten er tydelig og forståelig (gerne på flere sprog, hvis der er

internationale deltagere)

Sørg for, at få indhentet ALLE de oplysninger fra deltagerne, som I sidenhen kan få brug for

Lav en sidste frist for tilmelding i indbydelsen

Husk e-mail adresser, telefon- og faxnummer

Sørg for at oprette et kartotek, hvori tilmeldingerne opbevares, efterhånden som de indløber

Husk, at datere alle udskrifter, deltagerlister mv.

Husk at have en arbejdsgang for eventuel opkrævning af deltagergebyr mv. fra deltagerne

Indkvartering

Gode råd om indkvartering – generelt

Benyt lejligheden til at markedsføre Silkeborgegnens overnatningsmuligheder

Hvilke forventninger har de gæster, der skal indkvarteres?

Hvilke forventninger har de værter, der skal stille indkvartering til rådighed?

Hvilke transportmuligheder er der mellem arrangementspladsen og indkvarteringen?

Er der særlige hensyn at tage til gæsterne, fx handicaps, allergi?

Vær opmærksom på eventuelle sprogbarrierer

Gode råd om privat indkvartering

Er det afklaret, om værtshjemmet skal sørge for bespisning?

Hvordan er de fysiske forhold i hjemmet - kan der f.eks. stilles et værelse, vaskemaskine og

bad/toilet til rådighed?

Hvem sørger for transport til og fra hjemmet?

Er der adgang til telefon?

Side 21


Gode råd om hotelindkvartering

Der skal aftales en betalingsprocedure med hotellet, herunder hvem der betaler for brug af

minibar, telefon, sauna, solarium, betalings-TV mm.

Der kan forhandles med hotellet med henblik på at opnå en god pris

Gode råd om kollektiv indkvartering

Aflåsning, rengøring, betaling m.v. skal aftales med fx skolen/idrætshallen.

Skal deltagerne selv medbringe liggeunderlag, soveposer, håndklæder m.v.? Såfremt dette

er tilfældet, skal det oplyses over for deltagerne

Er der mulighed for at få noget at spise?

Er deltagernes ejendele omfattet af forsikringer - oplys på hvilke betingelser?

Er badefaciliteterne i orden?

Hotelindkvartering

Side 22


Transport

Der skal udarbejdes en plan så alle deltagere og arrangører kan blive transporteret under arrangementet,

såfremt dette er nødvendigt. Der skal også udarbejdes en realistisk tidsplan, som kan overholdes, så ingen

kommer for sent til de planlagte arrangementer.

Alt dette forudsætter, at man som arrangør har et klart overblik over transportbehovet.

I forbindelse med større arrangementer som f.eks. sportsstævner, kan det være en god idé at tilbyde

udenlandske gæster forskellige pakkeløsninger, der indeholder billetter til selve arrangementet, transport,

indkvartering og udflugter. F.eks. kan I, ved et arrangement der skal markedsføres i Norge og Sverige,

undersøge hos færgeselskaberne om I kan tilbyde gæsterne pakkeløsninger. Sådanne tilbud skal

markedsføres allerede i forbindelse med udsendelse af invitationer.

Frivillige

Gode råd om transport

Information

Er der udarbejdet en transportplan, som kan uddeles til deltagerne?

Er der stillet busplaner til rådighed, såfremt de besøgende selv ønsker at udforske byen?

Skal der eventuelt uddeles buskort til deltagerne?

Er der gjort plads til forsinkelser i tidsplanen?

Er der truffet aftale med vognmænd, taxaselskaber m.v., så det nødvendige antal busser

og personbiler er til rådighed?

Er der eventuelt indgået sponsoraftaler på transportområdet?

Er der tilstrækkeligt med parkeringspladser, og hvor skal parkeringsområderne være?

Den interne kommunikation mellem arrangører og de frivillige hjælpere skal planlægges lige så nøje som

den eksterne markedsføring, Skal der sikres en hurtig og problemfri kommunikation mellem alle parter under

arrangementet, bør I udforme en særskilt kommunikationsplan med fastsættelse af hvad, hvem, hvordan og

hvornår, der er behov for at kommunikere under arrangementet, så problemer løses hurtigt og smertefrit.

Publikum

I skal tidligt i processen finde ud af, hvordan billetter (og merchandise) skal gøres tilgængeligt for publikum

før arrangementet. Da mange efterhånden dagligt benytter Internet, kan større arrangementer med fordel

udvikle en hjemmeside med bestillingsservice og andre oplysninger om arrangementet. Det skal også

besluttes, hvordan publikum skal serviceres under arrangement. De fysiske rammer og sikkerhedsforanstaltningerne

skal selvfølgelig være i orden. Men herudover bør I overveje, om der fx skal være ekstra

underholdning i de lange pauser.

Side 23


Markedsføring - Før arrangementet

En god markedsføring skaffer både deltagere, sponsorer og publikum til arrangementet. Den hjælper også

med at påvirke eventuelle samarbejdspartnere. Markedsføringen har desuden en intern funktion i forhold til

arrangementet. Når jeres aktiviteter bliver gjort synlige i medierne, giver det alle, der arbejder på

arrangementet, et kick. Det giver en fornemmelse af, at arrangementet betyder noget, og det styrker både

sammenholdet, jeres identitet som medarbejdere og jeres loyalitet over for arrangementet.

Påbegynd markedsføringen

Når I skal planlægge markedsføringen, er der fem ting, I skal gøre jer klart.

Modtagere – Hvem skal informeres om arrangementet?

Budskaber – Hvad skal de informeres om? Hvad er målene for informationen?

Medier – Hvordan formidles arrangementet til målgrupperne?

Design – Hvordan får arrangementet et design, som målgrupperne kan lide?

Handling – Hvem skal lave markedsføringen, hvordan og hvornår?

Der er typisk en række eksterne målgrupper til et arrangement, som er modtagelige for forskellige typer af

information. Det drejer sig fx om:

samarbejdspartnere og sponsorer, som har behov for et detaljeret overblik for at kunne tage

stilling til, om de vil være med og/eller give penge til projektet

deltagere og publikum, der oftest mest har behov for en appetitlig beskrivelse eller invitation, som

vækker deres interesse for deltagelse i arrangementet

pressen som har brug for skræddersyet information, der let lader sig indpasse i den redaktionelle

hverdag.

Målgruppernes forskellige informationsbehov gør, at der skal tænkes på forskellige medier.

Samarbejdspartnere og sponsorer har i starten mest behov for at modtage en spændende og fyldestgørende

præsentationsmappe eller –video (DVD), mens potentielle deltagere og publikummer skal lokkes med

appellerende salgsmedier eller invitationer i form af pjecer, breve, annoncer, plakater, tv- og radiospots eller

"flyveblade" i postkassen eller på forruden af bilen.

Pressen skal have tilgængeligt materiale i form af en kortfattet pressemeddelelse, eventuelt suppleret med et

fotografi eller en eller anden form for illustration, der gør det let for dem at skabe en historie. Husk altid på

pressemeddelelser at angive en kontaktperson.

Se eksempel i Appendix 1

Side 24


Hjemmeside

Afhængig af arrangementets art kan en hjemmeside indgå i markedsføringsindsatsen. Det er en effektiv,

hurtig og billig måde at nå både potentielle og tidligere deltagere samtidig med at sponsorer m.v. kan holdes

løbende informeret om arrangementets udvikling.

Design

I forbindelse med markedsføringen skal der også udarbejdes et overordnet design for alle medier. Få

eventuelt et reklamebureau til at udarbejde et arrangementslogo, som kan bruges på alt markedsføringsmateriale

samt på merchandise (”salgsmateriale”), fx plakater, vinetiketter, rygsække, håndklæder, t-shirts,

flag, jakker m.v. Logo kan også bruges på billetter og programmer. Der er i det hele taget flere fordele ved at

bruge et reklamebureau som samarbejdspartner. De er fx trænede læsere af, hvordan kommunikation og

design virker på forskellige typer af mennesker, og de kan derfor hjælpe jer med at få sendt de rigtige

signaler til målgrupperne for jeres arrangement. Det er i den forbindelse væsentligt, at I sikrer jer, at

arrangementet ikke oversælges, så vær ærlige omkring arrangementets kvalitetsniveau i jeres snak med

bureauet. Bureauerne er ligeledes vant til at håndtere produktion af alle typer medier og ved, hvor I vil få

mest markedsføring for pengene, og hvor lang tid det tager at producere de forskellige typer af medier. Tag

også en snak med dem eller andre, der arbejder med copyrights, patenter og royalties, så I efterfølgende

ikke får en sag om den slags på halsen.

Sidste punkt i planlægningen af markedsføringen er udarbejdelsen af en selvstændig tids- og handleplan for

markedsføringsindsatsen

Der skal udpeges personer, som står for at følge den praktiske produktion og distribution af de

forskellige medier, så de følges helt til dørs.

Der skal udpeges personer, der er ansvarlige for adressering/servicering af de forskellige

målgrupper før, under og efter arrangementet.

Presse

Før arrangementet bør det besluttes, hvordan der skabes og holdes kontakt til pressen. Invitér evt. den

lokale presse til et opstartsmøde, hvor I præsenterer/sælger arrangementet. Hold dem herefter løbende

orienteret ved hjælp af pressemeddelelser, men kun med relevante oplysninger. Ellers drukner de i

information, og det reducerer jeres chancer for at få historier i medierne.

Se checkliste i Appendix 2

Side 25


Miljø, sundhed og sikkerhed - Før arrangementet

Som arrangør bestemmer I selv, hvilket aftryk I vil sætte på omverdenen. Men positive aftryk kræver

omtanke. Ved opstarten bliver I derfor allerede nødt til at overveje, hvor stor vægt I vil lægge på at skåne

miljøet, tage hensyn til handicappede deltagere og deltagere fra kulturer, der ligger langt fra den danske. I

bliver ligeledes nødt til at tage bestik af situationen og planlægge, hvordan tyveri, ulykker og andre uheld

skal forebygges og håndteres.

Se Appendix 2

Side 26


Under arrangementet

Projektledelse og styring - Under arrangementet

Under arrangementet kan man ikke nå andet end at følge tæt op på selve begivenheden. På dette tidspunkt

bør I ikke være optaget af at træffe aftaler, skrive taler, udarbejde bordplaner, sørge for parkeringspladser

eller finde frivillige til praktiske opgaver. På dette tidspunkt er den væsentligste opgave at holde fokus på

styring af de mange små delprojekter, der skal gennemføres, før der bliver tale om et godt arrangement.

Gode råd om projektstyring

En professionel afvikling af et arrangement kræver i høj grad styring af aktiviteter og håndtering af

frivillige og medarbejdere på arrangementet, hvilket kræver, at der:

bliver arbejdet for at realisere de udarbejdede tids- og handlingsplaner

bliver sørget for løbende koordinering af arbejdsopgaverne mellem top og bund og på tværs af

arbejdsgrupper

sker en styring af ressourceforbruget ved hjælp af budgetter og løbende statusopgørelser over

pengeforbruget

bliver givet ros og opmuntring til medarbejdere og frivillige

bliver taget hånd om eventuelle konflikter mellem medarbejdere og frivillige, så tingene ikke

hober sig op

bliver sørget for, at den daglige kommunikation internt i arrangementsorganisationen fungerer

mellem medarbejdere, frivillige, ledere m.fl.

gennemføres løbende procesevalueringer, hvis det er vedtaget at gennemføre denne

evalueringsform under arrangementet

bliver holdt øje med at alle små opgaver eller delaktiviteter "klapper" eller nås under selve

afviklingen af arrangementet

Side 27


Evaluering og afrapportering - Under arrangementet

Det er en god idé at indlægge løbende procesevalueringer i forbindelse med projektstyringen af et større

arrangement. Procesevalueringerne kan hjælpe jer med at styre mod målet og få hold på problemer med

ressourcer, penge, teknik og samarbejde, inden de vokser sig for store. Der kan fx indlægges et fast

evalueringsmøde om dagen/hver anden dag/hver uge … - altså regelmæssigt, men efter behov.

Evaluering undervejs

Side 28


Budget og økonomi – Under arrangementet

Når I har fået bevilget penge til jeres arrangement, gør banken, kommunen, fonden eller sponsoreren som

regel opmærksom på, at I kun må bruge pengene til det formål, som I har ansøgt eller anmodet om – hvilket

selvfølgelig kun er rimeligt! De gør også ofte opmærksom på, at de gerne vil se et regnskab for arrangementet,

når det er afsluttet, så de, der støtter jeres arrangement kan se, hvordan pengene er blevet brugt.

Det er ikke svært at lave et regnskab, hvis man er grundig med sin bogføring.

Bogføring

Under arrangementet er det vigtigt at få indsamlet dokumentation for alle indtægter og udgifter. Brug

kontoplanen som blev udarbejdet ved starten af arrangementet og

bogfør alle indtægter og udgifter i en kolonnebog eller brug et af de edb-programmer, som findes på

markedet.

Nummerér bilagene, så hvert enkelt bilag altid svarer til den indtægt eller udgift, som du bogfører

sammen med kvitteringer, checks mv.

De personer, som har lov at bruge penge, skal skrive deres navn bag på de afleverede kvitteringer. Så kan

du altid finde tilbage til den der har brugt pengene, hvis du har spørgsmål.

Omgang med rede penge

Når selve arrangementet begynder, er det vigtigt, at der er et beløb stillet til rådighed, som kan dække

eventuelle uforudsete udgifter. I budgettet bør der være afsat 5-10% af budgetsummen til uforudsete

udgifter.

I skal tage stilling til, hvem der har likvide beholdninger på sig, således at der ikke er rede penge i

omløb blandt for mange personer

Giv f.eks. én person et acontobeløb til forskellige udgifter, som vedkommende naturligvis efter

arrangementets afslutning skal stå til regnskab for.

Der skal være opsat nogle kontrol- og sikkerhedsforanstaltninger - eventuelt i samarbejde med et

pengeinstitut - omkring behandlingen af rede penge for at undgå uregelmæssigheder, der ikke kan

gøres rede for.

Dette er i alles interesse – så afgjort også de ansvarliges, som skal håndtere pengene!

Det er f.eks. vigtigt at have gennemtænkt en sikker opbevaring af indkasserede penge, ligesom

pengene skal transporteres til banken, uden at andre fristes på unødig vis.

I bør også have en procedure for håndtering af kontanter udbetalt á conto til medvirkende, som fx

skal foretage indkøb.

I skal også sikre jer, at der foreligger bilag (med underskrift, som nævnt tidligere) for alle indkøb, så

det er enkelt at lave en korrekt bogføring.

Det gode regnskab er helt afhængigt af jeres evne til at styre penge og bogføring. Og I er helt

afhængige af at jeres donorer, partnere og sponsorer er tilfredse med jeres økonomistyring – i hvert

tilfælde hvis I vil gøre jer håb om at komme tilbage senere med en gentagelse eller med et nyt

arrangement.

Side 29


Rammerne for arrangementet – Under arrangementet

Når først arrangementet er begyndt, kan det være svært rent tidsmæssigt at rette op på eventuelle fejl i

planlægningen af de fysiske rammer. Det betyder ikke, at man som arrangør bare skal lade toget køre uden

styring. Der bør i stedet udpeges en ansvarlig, som løbende checker om forholdene fungerer optimalt.

Deltagere

Gode råd om pleje af deltagere og ledsagere

Placer en buket blomster eller en flaske vin på værelset med en kort velkomsthilsen.

Afhold informationsmøde for gæsterne, hvor de oplyses om programmet, byens

seværdigheder og eventuelle særskilte tilbud til ledsagere.

Vær opmærksom på, at ledsagere = kvinder ikke er korrekt! Der bør derfor være forskellige

muligheder for ledsagerne at vælge imellem.

Arrangér gerne en rundvisning i byen eller på egnen

Sociale aktiviteter/afholdelse af middage

Under selve arrangementet er det en god idé at lave aktiviteter af mere social karakter. Aktiviteterne er

måske kun en lille del af selve arrangementet, men bagefter kan det være, at disse aktiviteter er blandt de

oplevelser, som huskes bedst.

Gode råd om sociale aktiviteter/afholdelse af middage

Indbydelse til festmiddag (velkomstparty ikke for tidligt i programmet - farvelparty kort tid før

eller efter arrangementets afslutning)

Lav en bordplan, hvor I så vidt muligt sætter de personer sammen, som kan formodes at have

en fælles interesse. Husk, etikette omkring VIP’s

Sørg for, at én arrangør tager imod ved hoveddøren, og at andre hjælper gæsterne ved

garderoben

Læg eventuelt en gæstebog frem, som gæsterne kan skrive i

Hvis gæsterne medbringer gaver, så sørg for, at der er én der skriver ned, hvilke gaver der

kommer fra hvem. Dette er rart at have, når der skal skrives takkekort. Der skal desuden

bestilles tilstrækkeligt med vaser

Skal gaverne efterfølgende fragtes et sted hen (hvor de kan stå i sikkerhed), skal man huske

at medbringe flyttekasser hertil, ligesom selve transporten skal være arrangeret

Skal der holdes taler? Er der udpeget en toastmaster, der kan styre talerækken?

Det kan være en god idé at udpege en ansvarlig for hvert rum/lokale. Den ansvarlige skal hele

tiden sørge for, at der er ryddeligt i rummet, så der ser ordentligt ud

Husk at checke toiletterne løbende

Sørg for at eventuelle chauffører får udleveret en informationspakke indeholdende:

beskrivelse af VIP’s

mængde af bagage

instruktion i brugen af køretøjer

telefonliste

adresseliste

områdekort m.v.

Side 30


Forplejning af deltagerne

Den ansvarlige for forplejningen af deltagerne bør have en alternativ leverandør af mad og drikke i

baghånden, såfremt hovedleverandøren svigter eller der skal leveres mere mad eller flere drikkevarer end

oprindeligt beregnet.

Frivillige

Information

Information under arrangementet handler primært om håndtering af informationsbehov samt pludseligt

opståede tekniske svigt. Der bør fx være tydelig skiltning alle vegne, hvor arrangementet finder sted, så

ingen bruger unødig tid på at finde rundt. I den forbindelse bør behovet for skiltning på flere sprog være

afdækket på forhånd. For at arrangementet udadtil skal give et godt indtryk, er det ligeledes vigtigt, at alt

teknisk udstyr er testet, så der ikke under arrangementet skal bruges unødig tid på at udbedre eventuelle

fejl. Test også de interne kommunikationslinjer mellem arrangører, sikkerhedsfolk og frivillige med jævne

mellemrum.

Gode råd om frivillige hjælpere

Uddel eventuelt en informationsmappe med navne-, adresse-, og telefonlister,

organisationsdiagram, program for arrangementet samt tids- og handleplan

Giv hellere de frivillige hjælpere én information for meget end én for lidt

Indkald ikke for mange hjælpere. Det er kedeligt og demotiverende at stå og vente på at få

noget at lave

Vis påskønnelse for det udførte arbejde!

Side 31


Publikum

Publikum skal selvfølgelig have mulighed for at købe et program for arrangementet samt forskellige former

for forplejning under arrangementet. Herudover bør I sørge for, at P-forhold samt transport til og fra pladsen

er i orden. Ved større arrangementer kan der etableres satellitparkeringer et sted, hvis p-forholdene er helt

utålelige i umiddelbar nærhed af arrangementet. I dette tilfælde bør parkeringen kombineres med busser,

der kan bringe deltagere/publikum til og fra deres biler.

Sikkerhed

Gode råd om publikum

Benyt lejligheden til at markedsføre Silkeborgegnens attraktioner

Hvis muligt skal eventuelle foldere laves på gæsternes sprog

Program for arrangementet skal være tilgængeligt / synligt

Hvem er vi, der har indbudt?

Oplysning om værter/guider. Hvem og hvad står til rådighed for gæsterne?

Lidt om baggrund/historie for arrangementet – og gerne for Silkeborg

Hvad kan Silkeborg tilbyde af forlystelsessteder/sportsfaciliteter/gallerier m.v.

Restauranter (husk at tage specielle hensyn til familier, vegetarer, allergikere, religioner m.v.)

Andre årlige begivenheder (der er værd at rejse tilbage for at se)

Forslag til pakkeferier inkl. hotel og forplejning

Adressehenvisninger til relevante steder, forlystelser, forretninger mv.

Telefonnumre på kontaktpersoner under besøget

Lægehjælp

Kort over byen med gadenavne

Eventuelt evalueringsskema på besøg/ophold/arrangementet

Oplysning om, hvad der ellers sker i byen i den aktuelle periode.

Hvis arrangementet skal løbe over flere dage, kan det være en fordel at holde et dagligt møde

med kontrollørerne, således at eventuelle fejl fra dagen før kan blive rettet

Kaoslignende situationer undgås bedst, hvis I har solgt billetter på forhånd, så I kender antallet

af tilskuere

Hvis kaoslignende situationer skulle opstå under arrangementet, er det vigtigt, at brandvæsen,

politi og sygehus på forhånd er informeret om jeres arrangement, antal forventede tilskuere osv.

Ved større arrangementer er det også nødvendigt med løbende kontakt til de omtalte parter

under arrangementet

Det er vigtigt at have en nødplan, hvis lyd eller lys skulle svigte under arrangementet. Træf før

arrangementet aftale med en elektriker, der kender til forholdene på arrangementspladsen

Side 32


Udsmykning

Ved afholdelsen af internationale arrangementer med deltagelse af personer fra mange forskellige

lande er der tradition for, at der ophænges nationalflag ved indgangen. Fremmede nationalflag må

ikke ophænges uden tilladelse fra politiet, og flagene bør ophænges efter gældende retningslinjer

Det medfører, at vort eget nationalflag Dannebrog skal tildeles en særlig fremtrædende plads, mens

andre nationers flag skal opstilles/ophænges i alfabetisk rækkefølge (mest korrekt efter fransk

stavemåde)

Sørg så vidt muligt for, at flagene har samme størrelse

Sponsorer kan plejes ved ophængning af deres firmaflag

Ceremonier/overrækkelse af præmier

Gode råd om ceremonier og overrækkelse af præmier

Antallet og arten af ceremonier skal være aftalt på forhånd.

Der skal være udpeget en ansvarlig for området.

Ceremonien skal være enkel, så man kan deltage uden at have været igennem en egentlig

generalprøve.

Taler skal være skrevet og oversat på forhånd.

Husk at ceremonier skal afholdes, så eventuel tv-dækning også kan finde sted.

Medaljer, præmier, blomster skal være bestilt i god tid.

Skal deltagerne være iført ensartet tøj, og er de i givet fald orienteret herom?

Er der skaffet flag og nationalmelodier?

Ceremonier må hellere være for korte end for lange.

Hvis der er behov for det, kan man aftale, at et bestemt tegn er ensbetydende med, at der skal

udføres en bestemt handling.

Side 33


Markedsføring – Under arrangementet

Selv om arrangementet er gået i gang, er det ikke for sent at fortsætte markedsføringen. Snarere tværtimod,

for det er nu, at de store lagre af souvenirs, merchandise, programmer mv. skal sælges – altså egentlig en

markedsføring af arrangementet både under arrangementet og ifht. næste arrangement – næste år.

Det er ligeledes under arrangementet, at I skal sætte alle sejl ind på at yde en god service over for

samarbejdspartnere, sponsorer og publikum, så de føler at de får noget for pengene. Pressen bør også

vartes op af den presseansvarlige, så I får så meget dækning af arrangementet som muligt.

Løbende markedsføring

Gennem annoncekampagner i aviser, radio og tv kan de ansvarlige under arrangementet fortsat

markedsføre begivenheden. På Internettet bør I med korte mellemrum opdatere arrangementets hjemmeside

(hvis I har en), så interesserede, herunder pressen, holdes godt orienteret om arrangementet og dets

udvikling. Brug også sponsorerne til at skabe opmærksomhed omkring arrangementet. De kan bringe

oplysninger videre til pressen, og være med til at promovere arrangementet via fotos og omtale i deres

lokale aviser. Der kan også skabes opmærksomhed og opnås pressedækning ved hjælp af enkeltstående

begivenheder eller events med kendte personer, konkurrencer, musikoptræden mv.

Under afviklingen af større arrangementer kan det være en god idé at danne et fælles informationscenter

med repræsentanter fra sekretariatet, turistbureau, sponsorer mv., der kan håndtere det løbende oplysnings-

og markedsføringsarbejde. Husk også at inddrage dem, der udøver "back-stage"-aktiviteter i diverse

presseomtaler m.v. Hvis de frivillige hjælpere ikke også får opmærksomhed omkring deres arbejdsindsats,

kan der nemt opstå skuffelser. Der er jo ofte tale om mennesker, som måske har taget ferie fra deres

arbejde, og som har været meget hårdtarbejdende under arrangementet.

Samarbejdspartnere og sponsorer

Det er under arrangementets afvikling, at samarbejdspartnere og sponsorerne skal have noget for deres

penge. Det er nu pressen er på, og det er nu, at produkterne fra sponsorerne skal promoveres.

Dette kan fx gøres således:

Sørg for at en evt. hjemmeside for arrangementet reklamerer for sponsorerne.

Ophængning af skilte, bannere, plakater og/eller flag hvori sponsors navn og logo indgår.

Uddeling af dragter eller T-shirts til deltagerne med sponsors navn og logo påtrykt.

Indrykning af annonce for sponsors produkter i programmet eller (lokal)avisen.

Afspilning af tv eller radiospots.

Trykning af navn og logo på alt papirmateriale f.eks. kuverter, brevpapir, billetter m.v.

Udstilling af sponsors produkter eventuelt med uddeling af prøver.

Sponsorer kan også serviceres ved at udlevere smagsprøver på deres produkter i pauserne.

Hvis der er tilknyttet en speaker til arrangementet, kan denne også flette reklamer ind for

produktet på passende steder.

Endelig er det meget vigtigt at få sponsorerne til at medvirke ved fotografering. Herved opnås en

gratis reklamevirkning.

Side 34


Pleje af sponsorer

Når der er fundet eksterne samarbejdspartnere og sponsorer, bør det besluttes hvordan disse skal

serviceres under og efter arrangement. Gode samarbejdspartnere og sponsorer hænger ikke på træerne, og

derfor er det vigtigt at kræse for dem under arrangementet. I kan fx etablere en VIP-lounge med mad og

drikke. I kan udarbejde og videregive specielle baggrundsinformationer om fx deltagerne i det særlige

arrangement, som parterne er inviteret til at overvære osv.

For den enkelte sponsor eller samarbejdspartner kan samværet med de øvrige sponsorer og

samarbejdspartnere være en væsentlig sidegevinst, ligesom der kan være prestige forbundet med at være

en af de udvalgte, der får særbehandling.

Presse

Det er vigtigt, at man under arrangementet er klar over, hvem der udtaler sig om hvad til pressen. Relevante

oplysninger kan gennem pressemeddelelser løbende udsendes. En på forhånd udpeget ansvarlig bør sørge

for, at der er ordentlige forhold for pressen. Der tænkes her på, at der stilles egnede lokaler til rådighed, at

pressen har mulighed for at benytte telefon, fax, pc, internetopkobling, kopimaskine m.v., og at der er

reserveret parkeringspladser. Lokalerne skal løbende holdes ryddelige, og pressen skal have mulighed for at

få noget at spise og drikke.

Til udlevering til pressen kan man udarbejde en "velkomstmappe" f.eks. indeholdende følgende:

Fakta om arrangementet

Oplysninger om deltagerne

Oversigtskort

Parkeringsforhold

Overnatningsmuligheder

Bykort med gadenavne

Information om Silkeborg - herunder oplysning om fx restauranter, gallerier, udstillinger,

teater, biografer, attraktioner mv.

Nyttige telefonnumre

Detaljeret program

Kopi af officielle taler, som holdes i forbindelse med arrangementet

Kontaktpersoner

Pressefaciliteter

Da pressen er meget afhængig af, at el- og internet forholdene virker optimalt, bør en nødplan drøftes med

repræsentanter fra pressen, såfremt der skulle opstå situationer (fx uvejr mv.), som kan forårsage, at disse

ting ikke virker optimalt.

Side 35


Miljø, sundhed og sikkerhed – Under arrangementet

Har I sat jer nogle miljø-, sundheds- eller sikkerhedsmæssige mål for arrangementet, er det selvfølgeligt

vigtigt, at der er afsat ressourcer til at sikre, at disse mål overholdes, når aktiviteterne kører. Sørg for, at den

miljøansvarlige kontrollerer, om der bliver indsamlet og sorteret tilstrækkeligt affald. Sørg også for, at den

sundheds- og sikkerhedsansvarlige holder øje med, hvordan køkkener, toiletter, førstehjælpspladser mv.

fungerer.

Kontrol af forholdene

Miljø

Den ansvarlige for området skal hele tiden kontrollere, om der ser ordentligt og ryddeligt ud på

arrangementspladsen. Affald bør ikke flyde rundt omkring, da dette vil give et dårligt indtryk.

Har I valgt at værne om miljøet ved at bruge miljøvenlige materialer, bør I løbende efterse, om dette også

efterleves i virkeligheden. Samtidig kan det også kontrolleres, om der affaldsorteres, og om miljøfarligt affald

håndteres korrekt, så det kan afleveres på genbrugsstationen.

Handicap

Ved at gå en tur omkring arrangementspladsen kan det konstateres, om pladsen fungerer for

handicappede/gangbesværede.

Eksempler på dette kan være:

Er der opsat kørselsramper?

Er der plads til, at kørestole kan komme omkring?

Fungerer de handicapvenlige toiletter?

Kan biler køre tæt på arrangementspladsen, så handicappede kan sættes af tæt på?

Fungerer elevatoren?

Er der teleslynge?

Sundhed og sikkerhed

På arrangementsområdet bør der være opstillet førstehjælpspladser. Det bør kontrolleres, om disse altid er

bemandet, og samtidig bør I sikre jer, at der er opstillet skilte, så pladserne kan findes, hvis der opstår behov

for hjælp. Afhængigt af arrangements størrelse kan I eventuelt løbende have kontakt til politi, brandvæsen,

civilforsvar og hjemmeværn.

Side 36


Efter arrangementet

Projektledelse- og styring - Efter arrangementet

Arrangementet går nu ind i den afsluttende fase, og hovedspørgsmålet er, hvordan man sikrer, at

arrangementet får en god afslutning for alle implicerede, og at evalueringer afsluttes og registreres. I den

afsluttende fase er det vigtigt, at arrangørerne eller tovholderne på arrangementet prioriterer den

menneskelige dimension højt, og sørger for at der bliver sagt farvel og tak på en ordentlig måde til alle, der

har haft berøring med arrangementet. Eller at der bliver taget skridt til andre former for fortsættelser af

arrangementet.

Afslutning af arrangementer

Tidsafgrænsning er et af de vigtigste kendetegn ved alle typer arrangementer, og en klar afslutning for

arrangementet er derfor vigtig. Af en eller anden årsag er det ofte vanskeligt at præstere en ordentlig

afslutning. Det er de færreste arrangementer, som bare slutter, uden at de stadig sidder i kroppen på dem,

som har knoklet for at få det hele op at stå, eller dem som har fået gode oplevelser under arrangementet.

I kan i princippet vælge flere forskellige udgange på jeres arrangement:

fra arrangement til tydeligt punktum (Éngangs-arrangementer)

fra arrangement til drift (Gentagelse af arrangementet)

Fra arrangement til tydeligt punktum

En række arrangementer er af forskellige årsager éngangs-arrangementer. Måske er det kun tanken at

gennemføre denne ene gang, måske har det i planlægningsforløbet vist sig, at der ikke er basis for mere end

én gennemførelse osv. Der bør i disse tilfælde sættes et tydeligt punktum kort tid efter, at arrangementet er

afviklet. Det kan gøres med en god fest eller en hyggelig sammenkomst, hvor der bliver sagt ordentligt tak

og farvel til alle, der har været impliceret i arrangementet. Afslutninger af denne karakter kan fx komme på

tale i forbindelse med koncerter, teaterstykker mv. Det kan også dreje sig om arrangementer, hvor

deltagergruppen naturligt spredes for alle vinde, efter arrangementet er afviklet.

Fra arrangement til drift

Mange arrangementer, som stables på benene for første gang, vil helt naturligt blive videreført i årene

fremover i fx foreningen, lokalsamfundet osv. De oprindelige arrangører kan naturligvis fortsætte med

arbejdet omkring arrangementet og der kan også trækkes nye kræfter – og dermed idéer – på banen.

Det er vigtigt, at I allerede umiddelbart efter afviklingen af det første arrangement foretager en grundig og

seriøs evaluering af arrangementet, så I dels kan luge ud i de ting, som af en eller anden årsag ikke har

virket og dels kan videreudvikle arrangementet i årene fremover. En interessant sætning at have i

baghovedet i denne sammenhæng er udtrykket ”Kill your Darlings” – altså: selvom I fx har lagt et stort stykke

arbejde i en speciel del af arrangementet, så skal denne del ændres eller tages ud af arrangementet, hvis

det har vist sig at den ikke virker efter hensigten.

Vurder også, om I har brug for nye / supplerende kræfter bag arrangementet i årene fremover. Det kan være

enkelt og fristende blot at fortsætte med den oprindelige organisation, men hvis I mener I reelt ikke kan

overkomme arbejdsmængden fremover eller at I har behov for ”nyt blod”, så tøv endelig ikke med at invitere

andre ind i arrangørkredsen. Ofte vil I opleve, at nye øjne kigger anderledes på tingene end de oprindelige

Side 37


øjne – og måske ligefrem er kritiske til dele af det arrangement, I netop har gennemført – og den slags skal

der tages imod med kyshånd! Nye impulser og indspil er netop med til at udvikle arrangementet, og det er de

færreste af dagens gode og velkendte Silkeborgarrangementer, der gennemføres på præcis den samme

måde som første gang – de har alle været igennem en udvikling.

Ved overgangen fra første års arrangement til næste års, bør I også være opmærksomme på det, der kan

kaldes "2’er – fænomenet". De kommende arrangementer kan ikke bare køres på rygraden, og derfor er det

fortsat vigtigt, at der i en årrække tænkes på idéskitsen for arrangementet. I skal altså "på den igen" med

præcisering af mål/formål, målgrupper, tids- og handleplan, organisationsdiagram osv. Det er afgørende for

fortsat succes.

Side 38


Evaluering og afrapportering – Efter arrangementet

Efter arrangementet skal der gøres status over indsatsen og de mange gode oplevelser. Det er imidlertid

også tid til at gøre status over de mindre gode oplevelser, så fejl og mangler ikke gentages næste gang. Det

kan føles som et surt slid at skulle arbejde videre med et forløb, som man føler, er afsluttet, men hvis

projektets historie ikke bliver skrevet, kan man være sikker på, at dyrebare erfaringer går tabt.

Evaluering som måleredskab

Hvis I har foretaget løbende procesevalueringer eller andre former for målinger i forbindelse med

projektstyringen af jeres arrangement, har I sikkert allerede en god fornemmelse af, om I har nået jeres mål

for arrangementet. I har sikkert også en god fornemmelse af, hvordan det forholder sig med ressource- og

pengeforbruget. Og hvordan det overordnet er gået med teknikken og samarbejdet medarbejderne imellem.

I denne situation er det derfor forholdsvis enkelt at foretage en afsluttende evaluering af arbejdsindsatsen.

Det kan gøres ved at følge de eksisterende procedurer på et møde eller i forbindelse med, at arrangementet

afsluttes på anden vis. Eksempler på evalueringsområder er fx affaldshåndtering, madsteder og

førstehjælpspladser.

Evaluering som slutprodukt

Arrangementet kan også afsluttes med en større slutevaluering, der fx tager udgangspunkt i data fra

mødereferater eller dagbøger, regnskaber, pressedækning, spørgeskemaundersøgelser eller personlige

interviews. Slutevalueringer anvendes typisk, når der skal ske en tilbagemelding eller afrapportering til en

fond, en bestyrelse mv.

Gode råd om afrapportering

Byg rapporten kronologisk op.

Brug resultater fra spørgeskemaundersøgelser eller personlige interviews til at understøtte

dokumentationen.

Brug fotos som yderligere dokumentation.

Vedlæg også avisudklip.

Husk konklusionen.

Brug eventuelt en professionel konsulent

Husk, det virker mest troværdigt, hvis der både berettes om succeser og nederlag.

Få eventuelt formændene for de enkelte arbejdsgrupper til at skrive en kort redegørelse for,

hvordan de har oplevet arrangementets forløb.

Vedlæg forskellige bilag fx. sponsormateriale, program, deltagerliste, udsendte pressemeddelelser

m.v.

Evaluering som formidlingsredskab

Har der været tale om et succesfuldt eller på anden måde berigende arrangement, som I mener andre kan

have glæde af at høre om, bør I overveje at bruge erfaringer i PR-øjemed til at skabe goodwill i

lokalsamfundet. Så står I bedre næste gang, I skal til at stable et nyt arrangement på benene. Indkald

eventuelt til pressemøde eller send en spændende pressemeddelelse med fotos fra arrangementets

højdepunkter (helst også nogle hvor jeres sponsorer optræder), så er der større chance for, at jeres historie

bliver brugt.

Side 39


Budget og økonomi – Efter arrangementet

Efter arrangementet skal økonomien gøres op, hvilket naturligvis ikke kan gøres, før alle udgifter er afholdt

og alle indtægter er bogført. Når dette er sket, bør der udarbejdes kopier af regnskabet til alle de instanser

og personer, som med rette har krav på indsigt i jeres regnskab(er).

Hvis arrangementet har haft ansatte skal I huske at indregne feriepenge i regnskabet.

Hold øje med om tegnede forsikringer ophører automatisk eller skal opsiges

Er der andre ydelser / tjenester, som skal opsiges? Husk i så fald på at checke opsigelsesvarslet

Hvad skal der ske med over/underskud?

Skal bankkonti fortsætte eller slettes?

Budget og økonomistyring

I forbindelse med afholdelse af arrangementer er der følgende instanser og personer, som kan / bør

modtage kopi af regnskaberne:

Banken

Sponsorer

Samarbejdspartnere

Fonde

Bevilligende myndigheder

Styregruppe og præsidium

Overvej at præsentere regnskab i hovedtal for gruppeformændene / de frivillige, evt. i forbindelse med

afslutningsmødet.

Man bør give sponsorer, fonde, bidragsydere m.v. et eksemplar af det endelige regnskab, således at de kan

se, hvad deres bidrag er gået til. Nogle fonde samt EU forlanger, at der i regnskabet skal stå nogle bestemte

oplysninger - vær opmærksom på om dette er et krav.

Side 40


Rammerne for arrangementet – Efter arrangementet

Så skal der gøres rent og ryddes op! I forbindelse med oprydningen efter arrangementet bør "gadebilledet"

også gennemgås, så I undgår badwill mod jeres arrangement, fordi der er sjusket med nedtagningen af

bannere eller plakater.

Tak til deltagere

Det er oftest en god idé at afslutte arrangementet med en afskedsfest for deltagerne og deres ledsagere.

Herved får man lejlighed til at sige tak til alle, der er kommet fra nær og fjern og har været medvirkende til at

gøre arrangementet til noget særligt. Afskedsfester bør afholdes straks efter, at arrangementet er afsluttet.

Når først selve afskedsfesten er afsluttet, vil de fleste gerne hjem igen. Hvis deltagerne/gæsterne herefter

skal befordres til lufthavn, banegård, færgehavn, busterminal m.v., bør dette være indarbejdet i

transportplanen, så der er det fornødne antal busser og taxaer til rådighed.

Tak til frivillige

Der bør også vises de frivillige hjælpere en sidste påskønnelse for deres indsats. Afhold fx en fest for dem

og deres pårørende. På den måde får man sagt tak for arbejdsindsatsen, og de medvirkende får mulighed

for at "genoplive" arrangementet.

Hvis nogle af de frivillige gerne vil have en skriftlig anbefaling, bør I også være åbne over for at imødekomme

dette ønske.

Afslutning med indkvarteringssteder

Hvis indkvarteringen er sket privat, skal man være opmærksom på følgende:

Skal værts-familien have betaling - eller en anden form for erkendtlighed f.eks. en gave - i anledning

af, at de har stillet overnatningsmulighed til rådighed?

Hvordan skal værelset/værelserne efterlades - hvem skal fx gøre rent?

Hvis indkvarteringen er sket på hotel, skal man være opmærksom på følgende:

Kontakt hotellet for at sikre at hotellet er tilfreds med afvikling.

Check om alle regninger er betalt

Betragt hotellet som en potentiel sponsor ved evt. efterfølgende arrangement.

Hvis hotellet har haft en god oplevelse ifbm. arrangementet, er det en god anledning til at snakke om

et fremtidigt samarbejde – måske sponsorat, del-sponsorat eller naturaliesponsorat (overnatninger)

Hvis indkvarteringen er sket kollektivt, skal man være opmærksom på følgende:

Er det aftalt, hvorledes lokalerne skal forlades - skal gæsterne f.eks. stå for rengøringen?

Hvor skal nøglerne afleveres, og hvornår?

Skal der erlægges betaling, og i givet fald til hvem og hvornår?

Side 41


Markedsføring – Efter arrangementet

Den afsluttende markedsføring bør koncentreres omkring at sige tak for medvirken ved arrangementet til

henholdsvis sponsorer, deltagere, frivillige og presse, hvis de har behandlet jer godt. Brug eventuelt den

afsluttende evaluering, hvis I udarbejder en sådan, til at præsentere de omtalte parter for højdepunkterne

ved arrangementet.

Afsluttende markedsføring

Er der efter arrangementets afslutning udarbejdet en evaluering, kan denne bruges i

markedsføringssammenhæng, idet den kan være med til at vise, at en by, forening, klub m.v. er i stand til at

planlægge og gennemføre en professionel begivenhed. Evalueringen kan også bruges til at tiltrække nye

arrangementer, når offentligheden gennem evalueringen og dennes markedsføring kan se, hvilken succes,

man tidligere har haft.

Tak til samarbejdspartnere og sponsorer

Til alle sponsorer, samarbejdspartnere, leverandører og VIP’s kan der sendes et takkebrev. Husk at gemme

en adresseliste til eventuelt senere brug.

I kan desuden overveje fx at indrykke en annonce i avisen eller andre relevante steder, hvor I takker

sponsorer og samarbejdspartnere.

Tak til pressen

Det kan også være en overvejelse værd at sige tak til pressen for god pressedækning. Det skaber en

goodwill blandt pressekorpset næste gang, I står som arrangører af et nyt stort sportsarrangement mv.

Tilbagemeldinger af denne karakter er nemlig ikke noget pressen oplever hver dag, og det kan være jeres

fordel på længere sigt.

Side 42


Miljø, sundhed og sikkerhed – Efter arrangementet

Efter arrangementet skal affaldet køres bort. Det er også nu, der skal evalueres med de forskellige grupper,

som har stået for gæsternes forplejning, sundhed og sikkerhed under arrangementet. Herved undgår I at

gentage eventuelle fejl næste gang, der skal gennemføres et større arrangement.

Side 43


Afslutning

I er nu nået til vejs ende i ”Eventhåndbog Silkeborg” med de tilhørende 2 Appendix og vi håber at bogens

formål har virket; nemlig at hjælpe jer med at skabe overblik over de mange gøremål og opgaver der følger

med, når man giver sig i kast med et arrangement. Lad jer endelig ikke skræmme af opgaverne – mange

arrangører og frivillige synes at det netop er opgaverne, som gør det sjovt at lave et arrangement!

Vores ambition er hele tiden at forbedre denne håndbog og vi er derfor afhængige af jeres feedback. Vi

håber at I vil gøre jer den ulejlighed at kontakte os med forbedringsforslag, rettelser m.m.

På forhånd tak for hjælpen og god fornøjelse med jeres arrangement i Silkeborg.

Forfatter: Henrik Just Jernov, Jernov Partners

Redaktion: Michael Andersen, Silkeborg.com

Tak til:

Steffen Juul Hansen, Riverboat Jazzfestival

Erik Lauridsen, Automania

Svend Erik Nielsen, Den jyske Sinfonietta

Mike H, No 9

- for sparring og indspil

Silkeborg Turistbureau

Silkeborg.com

Kilder og inspiration:

Ålborg event

Eventmanualen.com

Diverse internationale hjemmesider om emnet

Gode mennesker i og omkring Silkeborg der har delt villigt ud af deres erfaringer som arrangører

Eventhåndbog Silkeborg” er udarbejdet i samarbejde mellem

Side 44


Stikordsregister

Afrapportering;10

aktivitetsniveau;12

Appendix;2

arrangementsregnskab;19

bankkonto;19

bestyrelse;15

bogføringsprocedurer;19

Brandmyndighederne;8

budget;16

Ceremonier;33

dagsorden;10

Danmarks Idrætsforbund;17

deltagere;25

design;25

dokumentation;13

effektmålinger;12

Erhverv Silkeborg;6

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen;8

Evaluering;12

finansiering;19

flag;33

flaskehalse;10

forening;14

Forplejning;32

Forretninger;6

forsikring;19

frivillige;16

Fødevarestyrelsen;7;8

Handicap;36

handlingsplaner;9

hjemmeside;25

Hjemmeværnskompagni;6

hotel;41

Idéskitse;5

Idéudvikling;5

Idrætsforeninger;6

Indkvartering;22

indtægter;19

Information;23

kommunikation;10

Kongehuset;17

kontoplan;19

Kontrakter;21

koordinering;9

Kulturinstitutioner;6

kørestole;36

Ledelse;9

leverandører;19

Side 45

Markedsføring;25

merchandise;34

Miljø;27

moms;20

Mødeledelse;10

Mål;14

måleredskab;12

Målgrupper;14

Målstyring;9

nationalmelodier;33

Organisering;14

overrækkelse af præmier;33

P-forhold;32

planlægning;15

Politi;7

PR;13

Presse;25;26

pressemeddelelse;25

procesevaluering;10

programmer;34

Projektledelse;9

Protektor;17

præsentationsmateriale;16

Præsidium;16

publikum;25

rapport;13

referat;10

regnskabsaflæggelse;19

rådgivende bestyrelse;15

samarbejdspartner;5

sekretariat;15

sikkerhed;27

Silkeborg Cityforening;6

Silkeborg Turistbureau;6

SKAT;7

souvenirs;34

sponsorater;20

styregruppe;9;10

tidsplan;11

Tilladelser;7

Transport;23

Uddannelsesinstitutioner;6

udgifter;19

Udsmykning;33

uforudsete udgifter;19

Økonomi;10

økonomistyring;9


Appendix 1

Eventhåndbog Silkeborg

Eksempler på kontrakter, aftaler, ansøgninger og pressemeddelelser

Indhold

Eksempler på kontrakter , aftaler, ansøgninger og pressemeddelelser………47

Sponsoraftale.............................................................................................................................. 47

Aftale med frivillige ...................................................................................................................... 49

Ansøgning til fødevarestyrelsen .................................................................................................. 50

Ansøgning til Brand og Redning.................................................................................................. 52

Ansøgning til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ............................................................................. 54

Ansøgning til Silkeborg Kommune .............................................................................................. 55

Ansøgning til Silkeborg Politi ....................................................................................................... 58

Pressemeddelelse ...................................................................................................................... 62

OBS: Vær opmærksomme på at alle aftaler bør laves skriftligt. Hvis der ikke

kan laves en skriftlig aftale bør I som minimum skrive en mail til samarbejdspartneren

der bekræfter det I har aftalt.

Side 46


Eksempler på kontrakter, aftaler, ansøgninger og pressemeddelelser

Sponsoraftale

Eksempel på sponsoraftale SIDE 1

Sponsoraftale mellem Virksomhed XX og Rettighedshaver XX

§ 1 Aftaleindhold

Denne aftale regulerer de nærmere vilkår for Virksomhed XXs sponsorering af RETTIGHEDSHAVER

XX.

§ 2 Forpligtelser

RETTIGHEDSHAVER XXs forpligtelser:

1. RETTIGHEDSHAVER XX skal

2. RETTIGHEDSHAVER XX skal

3. RETTIGHEDSHAVER XX forpligter sig til

4. RETTIGHEDSHAVER XX forpligter sig til

Virksomhed XXs forpligtelser:

1. Virksomhed XX forpligter sig til at…..

2. Virksomhed XX forpligter sig til efter nærmere aftale med RETTIGHEDSHAVER XX at…

3. Virksomhed XX skal deltage i …..

4. Virksomhed XX skal sørge for at …..

§ 3 Rettigheder

Virksomhed XX har rettighederne til:

1.

2.

Virksomhed XX kan…

Virksomhed XX har som led i markedsføringen af XXXXXXXXX ret til frit at omtale de sponsorede

XXXXX, herunder at offentliggøre billeder fra XXXXXX, på såvel analoge som digitale medier. Dette

gælder også efter denne aftales udløb.

RETTIGHEDSHAVER XX kan efter forudgående skriftlig godkendelse fra Virksomhed XX omtale

sponsoratet og de sponsorerede XXXXX på såvel analoge som digitale medier.

§ 4 De nærmere vilkår for udbetaling af sponsorstøtte

Alle betalinger udbetales direkte til RETTIGHEDSHAVER XX.

Sponsorbeløbet udbetales i X rater til RETTIGHEDSHAVER XX:

50% af sponsorbeløbet forfalder til betaling den xx. xxx 200X De resterende 3 rater forfalder til

betaling i lige store rater hhv. den xx.

§ 5 Skriftligt materiale

Alt materiale, dokumentation og rapporter, som er udleveret af Virksomhed XX på såvel digitale som

analoge medier vedbliver at tilhøre Virksomhed XX. Ved aftalens ophør skal alt materiale, som er

udleveret af Virksomhed XX til RETTIGHEDSHAVER XX tilbageleveres til Virksomhed XX eller efter

Virksomhed XXs valg destrueres.

§ 6 Information

Ved aftalens underskrivelse, og kontinuerligt i aftaleperioden, forpligter parterne sig til at viderebringe

al nødvendig information til hinanden. Med nødvendig information menes al information, der er

Side 47


Eksempel på sponsoraftale SIDE 2

§ 7 Aftaleperiode

Denne aftale er uopsigelig for begge parter indtil xx. xxxx 200x.

Dansk rets almindelige regler om misligholdelse og misligholdelsesbeføjelser finder

anvendelse.

§ 8 Fortrolighed

RETTIGHEDSHAVER XX forpligter sig til at anvende alle oplysninger om Virksomhed XX

fortroligt. Endvidere forpligter parterne sig til ikke at videregive oplysninger om denne

aftales indhold, samt at sørge for, at parternes ansatte ikke videregiver fortrolige

informationer.

Parternes pligt til fortrolighed gælder også efter denne samarbejdsaftales ophør.

§ 9 Overdragelse af aftalen

RETTIGHEDSHAVER XX er uberettiget til at overdrage eller på anden måde overføre

rettigheder og forpligtelser i henhold til aftalen til tredjemand.

Virksomhed XX er berettiget til at overdrage eller på anden måde overføre aftalen til

tredjemand, såfremt overdragelsen sker som led i en overdragelse af en del af Virksomhed

XXs virksomhed eller som led i en rekonstruktion eller reorganisering af Virksomhed XXs

virksomhed.

§ 10 Force majeure

En part skal ikke anses for ansvarlig overfor den anden part for misligholdelse af denne

aftale, for så vidt ansvaret kan henføres til omstændigheder, der ligger uden for partens

kontrol, og som parten ikke ved aftalens indgåelse burde have taget i betragtning og ej

heller burde have undgået eller overvundet, herunder bl.a. strejker og lock out, blokader,

brand eller andre ulykkestilfælde af større omfang ("Force Majeure").

Ansvarsfrihed for forsinkelse begrundet i Force Majeure kan højst gøres gældende med det

antal dage, som Force Majeure situationen varer.

Force Majeure kan kun påberåbes, såfremt den part, der er ramt af Force Majeure, har

givet skriftlig meddelelse herom til den anden part uden ugrundet ophold efter Force

Majeure situationens opståen.

Aftalen består af 3 sider.

Aftalen er oprettet i to enslydende eksemplarer, et til hver part.

Silkeborg den ___/___200X Silkeborg den ___/___200X

____________________ _______________________

Virksomhed XX, Rettighedshaver XX

Side 48


Aftale med frivillige

Eksempel på aftale med frivillige – enkeltperson eller forening

Aftale om frivilligt arbejde i forbindelse med

XXXX arrangement i Sillkeborg

Mellem ARRANGØR og PERSON eller FORENING er der indgået aftale om frivilligt

arbejde som følger:

Arbejdsplan: Hvor skal den frivillige arbejde og på hvilke dage

Antal arbejdstimer: pr. vagt/skift eller pr. dag

Beskrivelse af arbejdsopgaver

Påklædning

Retningslinjer for god opførsel

Procedure ved sygdom/afbud

Betaling for arbejde fx i form af mad, drikkevarer, tøj mv.

Nærmeste kontaktperson – evt telefonpyramide

Budget – hvis foreningen/den frivillige skal råde over et beløb til løsning af

opgaven

Liste med telefonnumre til brug i akutte situationer

Særlige forhold: herunder hvis de frivillige skal instrueres om forhold relevante

for arrangementet.

f.eks. afspærringer, tilskadekomst, nødsituationer, trafikregulering m.m.

Aftalen er oprettet i to enslydende eksemplarer, et til hver part.

Silkeborg den ___/___200X Silkeborg den ___/___200X

Side 49


Ansøgning til fødevarestyrelsen

Eksempel på ansøgning SIDE 1/2 til Fødevarestyrelsen

Beskrivelse af fødevarevirksomhed med tilvirkning ved festivaler o.l. midlertidige

arrangementer

Arrangement:

Silkeborg Friluftsfestival, den 16. – 17. maj 2009

Arrangørerne af festivalen er Silkeborg Turistbureau, m.fl. Festivalen afholdes

på teltpladsen ved De Små Fisk i Silkeborg, hvorfra der vil foregå forskellige

friluftslivsaktiviteter. På festivalpladsen vil der være opsat telte til overnatning

og udstillinger, og der vil være bålplads, hvor festivaldeltagerne kan tilberede

deres mad.

Der indgås samarbejdsaftale med Superbrugsen i Sejs om salg af madvarer –

en slags ”fremskudt butik”. Der sælges indpakkede madvarer (hvis relevant, fx

kød, hvorimod fx æbler ikke absolut sælges indpakkede (på lig linje som i

Superbrugsen)) fra en bod på festivalpladsen. Madvarerne opbevares under

korrekte forhold, fx kødvarer mv. på køl osv.

Når deltagerne har købt en produkt har de selv ansvaret for opbevaring,

udpakning og tilberedning af produkterne/råvarerne.

Der vil formentlig på festivalpladsen være vejledning / instruktion til deltagerne

i, hvordan de tilbereder spændende friluftslivsmad. Der vil ikke være betaling

for vejledningen / instruktionen, ligesom der ikke fra festivalens side vil blive

solgt tilberedte fødevarer til deltagerne.

Der vil dog kunne blive tale om salg af is / isvafler fra en i forvejen godkendt

salgsvogn. Denne aktivitet er lagt i hænderne på Okkels Is (www.okkelsis.dk).

Aktivitetens navn, placering og madansvarlig:

Fremskudt salgsbod med madvarer fra Superbrugsen i Sejs.

Kontaktpersoner:

Festivalarrangør: Michael Andersen, Silkeborg Turistbureau, Tlf.

Festivalarrangør: Morten Kusk, Silkeborg Turistbureau, Tlf.

Side 50


Eksempel på ansøgning SIDE 2/2 til Fødevarestyrelsen

Beskrivelse af håndtering af fødevarer

Produkter: Kød, grillpølser, fisk, is, ost, brød, grøntsager, mælk, sodavand, øl, vin,

morgenmadsprodukter, frysetørret mad m.m.

Alle relevante produkter vil blive opbevaret på køl helt frem til salgstidspunktet. Øvrige

varer opbevares i egnede kasser mv. helt frem til salgstidspunkter. Varerne vil herefter

blive overdraget kunden til egne videre foranstaltninger.

Følgende tilberedes med opvarmning og nedkøles inden salg evt.

genopvarmet

Pølser, grillpølser, ost, mælk, brød – altså udelukkende produkter, som i forbindelse med

fremstillingen / forarbejdningen under alle omstændigheder skal igennem en proces. Der

sælges ikke tilberedt og derefter afkølet mad fra festivalens side. Der sælges frysetørret

mad (”friluftsmad”) i egnet emballage

Sørg for sikker og dokumenteret nedkøling skema 2

Følgende rå kød incl. frosset råt kød håndteres (f.eks. kylling, oksekød, svinekød

o.l.): Alt kød opbevares og sælges korrekt emballageret. Der sælges ikke kød, som ikke er

korrekt emballageret, ligesom der ikke sælges kød fra udskæringer, som foretages på

stedet. Kød, grillpølser, fisk, is, ost, brød, grøntsager, mælk, sodavand, øl, vin,

morgenmadsprodukter, frysetørret mad m.m.

Alle relevante produkter vil blive opbevaret på køl helt frem til salgstidspunktet. Øvrige

varer opbevares i egnede kasser mv. helt frem til salgstidspunkter. Varerne vil herefter

blive overdraget kunden til egne videre foranstaltninger.

Anvendes rå æg (skalæg)? Nej

Adskillelse: For at sikre at der ikke sker krydssmitte med sygdomsfremkaldende

bakterier mellem forskellige fødevarer skal der ske adskillelse af grøntsager, råt kød,

færdiglavede fødevarer m. m under opbevaring, optøning og produktion. Dette sikres ved

at holde fødevarerne fysisk eller tidsmæssigt adskilt samt rengøre inventar som knive,

spækbrætter, bordplader, snittemaskiner ved skift mellem fødevarer (Anvend f. eks

forskellige områder, skærebrætter til de forskellige typer af produkter).

Sådan gør vi for at sikre at råt kød og æg ikke kommer i kontakt med andre

varer:

Alt kød opbevares og sælges korrekt emballageret.

Der forefindes ikke u-emballageret kød til salg.

Der forefindes ikke æg til salg.

Kød og grøntsager opbevares hver for sig.

Side 51


Ansøgning til Brand og Redning

Eksempel på ansøgning SIDE 1/2 til Brand og Redning

Silkeborg Brand og Redning

Bredhøjvej 10

8600 Silkeborg

d. 3. marts 2009

Vedr.: Ansøgning om tilladelse til afholdelse af Friluftsfestival

Silkeborg Friluftsfestival afholdes i dagene lørdag d. 16. og søndag d. 17. maj 2009.

Festivalen afholdes på ”De små Fisk” ved Sejs. Arealet er til orientering reserveret hos

Silkeborg Kommune, ligesom Skov og Naturstyrelsen er orienteret. Det vil være aktivitet på

området i perioden 13. – 20. maj, grundet en del opstilling og nedtagning.

Festivalen omfatter bl.a.:

Etablering af en teltlejr, som vil være festivalens ”omdrejningspunkt”

Etablering af en spejderlejr

Etablering af et messe-/udstillingsområde, hvor en række interesseorganisationer,

klubber, firmaer mv. vil præsentere sine produkter samt i relevant omfang sælge

disse

Etablering af et ”Infotelt” i nærheden af parkeringspladsen

Afholdelse af en række friluftsrelaterede aktiviteter, fx kajak- og kanosejlads,

lystfiskeri, cykling, naturvandring mmm. Aktiviteterne ledes om hovedregel af en

instruktør eller en person med anden relevant baggrund

Etablering af et primitivt køkken og ”serveringssted” med mulighed for

forarbejdning og salg af fødevarer samt salg af drikkevarer i samarbejde med

Smag Silkeborg og Silkeborg Tekniske Skole. Fornødne specialtilladelser

(herunder fx lejlighedsbevilling samt tilladelse fra Fødevaredirektoratet) indhentes

af Smag Silkeborg og Silkeborg Tekniske Skole

Afholdelse af foredrag mv.

Overnatning for festivaldeltagere mv. i den etablerede teltlejr samt i egne telte

Båltænding på relevante steder. Der vil være behov for etablering af yderligere

bålpladser end de nuværende formelle og ”uformelle”. Disse nedlægges igen efter

festivalen, såfremt det måtte ønskes

Etablering af diverse lejrrelaterede stilladser, portaler, primitive køkkener mv., som

vil kræve nedgravning af rafter. Disse fjernes og hullerne dækkes igen efter

festivalen

Tilladelse til ovenstående er ansøgt hos Silkeborg Kommune og Silkeborg Politi.

Side 52


Eksempel på ansøgning SIDE 2/2 til Brand og Redning

Hos Silkeborg Brand og Redning søges med dette tilladelse til etablering af teltlejr,

spejderlejr, salgsområde mv. ifht. Beredskabsstyrelsesens ”Tekniske forskrifter for

forsamlingstelte, selskabshuse, salgsområder og campingområder, der ikke er omfattet af

campingreglementet”, Punkt 6.

Der gøres i den forbindelse opmærksom på følgende:

Det vides pr. dags dato ikke hvor mange overnattende der vil være i lejrområdet. Et

bud er 100-200 personer.

Det samme er gældende for spejderlejr-området, idet der dog formentlig ikke vil

være helt så mange overnattende her.

Der overnattes som udgangspunkt i 1-6 personers telte eller familietelte – altså

ikke i større ”sovesals-telte” eller overnatningscontainere.

Der overnattes som udgangspunkt kun i telte. Campingvogne, mobilhomes, campletter

mv. vil blive henvist til de etablerede campingpladser

Telte opstilles i overensstemmelse med bestemmelserne i Punkt 6.4.2.

Øvrige relevante punkter under Punkt 6, bl.a. vedr. kogeplads mv. overholdes.

Der gøres opmærksom på, at der på hele området indrettes et antal bålpladser

(formentlig 3-5), hvor der dels (ved det ene) vil blive demonstration af madlavning

over bål og dels (ved alle) vil være mulighed for bålhygge mv. om aftenen.

Placeringen af disse bålpladser vil overholde forskrifterne vedr. kogepladser.

Ansøgninger til Silkeborg Kommune og Silkeborg Politi, og dermed implicit denne

ansøgning, er rammeansøgninger om arrangement, således at vi er sikre på at formalia er

i orden og den relevante plads er reserveret. Ansøgningerne kan derfor blive udvidet eller

indskrænket senere.

På forhånd tak og med venlig hilsen

Michael Andersen

Turistchef

Silkeborg Turistbureau

./. Kortudsnit med omtrentlige angivelser af placeringer af teltområder, aktiviteter mv.

Side 53


Ansøgning til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen

Eksempel på ansøgning EOS

Indsendes til:

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen

Kampmannsgade 1

1780 København V

ANSØGNING OM TILLADELSE TIL SALG PÅ UDSTILLING

ELLER MESSE

FORENING ELLER LIGN..:

_______________________________________________________________________________

__

ANSØGERS NAVN:

_______________________________________________________________________________

_______

ADRESSE:_______________________________________________________________________

______________________

POSTNR. OG BY:

_______________________________________________________________________________

_________

TELEFON – PRIVAT/MOBIL:

_______________________________________________________________________________

EVT. E-MAIL: _____________________________________ EVT. TELEFON – KONTOR :

_______________________________

UDSTILLINGENS ELLER MESSENS NAVN:

____________________________________________________________________

DATO FOR AFHOLDELSE: ____________________________ ANTAL DELTAGERE I

UDSTILLINGEN/MESSEN: _______________

STED:

_______________________________________________________________________________

_________________

AKTIVITETER I ØVRIGT PÅ UDSTILLINGEN/MESSEN:

___________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________

Bemærk! Det er en betingelse for en evt. tilladelse til salg på udstillingen/messen, at den ikke

markedsføres som

et ”restsalg”, ”lagersalg” eller lign., men primært kun som en udstilling/messe. Det må dog godt nævnes,

at der også sker salg på udstillingen/messen.

EVT. SUPPLERENDE BEMÆRKNINGER:

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________

Der henvises i øvrigt til vejledningen på vores hjemmeside www.eogs.dk. Direkte link til selve

vejledningen:

http://147.29.40.91/_GETDOC_/ACCN/C20060012360

BEMÆRK

• Det er en betingelse for tilladelse til salg på udstillingen,

at der er mindst 5 udstillere.

• Udstillinger der afholdes af erhvervsdrivende og

udelukkende henvender sig til andre erhvervsdrivende,

som skal anvende de omhandlende varer i deres

virksomhed, kan afholdes uden tilladelse.

SÅDAN UDFYLDES BLANKETTEN

• Udfyld venligst rubrik A, B og evt. C og D

• Brug blokbogstaver eller udfyld skemaet direkte på computeren,

hvis du har hentet det fra vores hjemmeside.

B UDSTILLINGEN ELLER MESSEN

A ANSØGER

D SUPPLERENDE BEMÆRKNINGER

Side 54


Ansøgning til Silkeborg Kommune

Eksempel på ansøgning Silkeborg Kommune side 1/3

Silkeborg Kommune

Teknisk Forvaltning

Rådhuset

Søvej 1

8600 Silkeborg d. 26. oktober 2007

Vedr.: Ansøgning om tilladelse til afholdelse samt afspærring

Bilfestivalen Automania – Silkeborg Automobilfestival afholdes i 2008 i dagene 29. – 31. august

I den forbindelse søger jeg herved om tilladelse til følgende i forbindelse med

arrangementet:

Fredag d. 29. august 2008

Åbning af Festivalen

Benyttelse af flisearealet på "bysiden" af Rådhuset til opmarch af biler i

tidsrummet 15.00 - 17.00

Bilerne skal efterfølgende køre ud gennem søjlerne i Søjlehuset, ad

Østergade til Torvet, runde dette (i skridttempo) og køre ad

Frederiksgade mod Chr. 8. Vej.

Afspærring af Østergade fra Godthåbsvej til Torvet for al anden trafik

end busser, taxier, cykler og knallerter/scootere i tidsrummet 15.45 -

17.00

Der bliver afholdt åbningsarrangement på Torvet i tidsrummet 16.00 - 17.00.

Dette arrangement ligger i regi af Silkeborg City- og Handelsstandsforening v/

Citychef Steen Mikkelsen, som sørger for formalia mv.

Træfsted for deltagere

Afspærring og benyttelse af P-pladsen (til bl.a. samlings- og

aktivitetssted) mellem Søgade og Silkeborg Langsø (neden for Jyske

Bank) i perioden torsdag d. 28. august kl. 18.00 til søndag d. 31. august

kl. 20.00.

Afspærring og benyttelse af P-pladsen ”Søtorvet” samt ”Papirtorvet” i

Silkeborg Midtby i perioden torsdag d. 28. august kl. 18.00 til søndag d.

31. august kl. 20.00. Søtorvet/Papirtorvet er tænkt som

hovedsamlingspladsen for alle under hele festivalen, og vil desuden

være lokaliteten for Bilmarked (lørdag) og start og mål-sted for

Silkeborg Historical Challenge” søndag.

Opstilling af serveringstelte på Søtorvet og Papirtorvet og udskænkning/

salg af øl og vand samt pølser, is mv. Der vil blive entreret med en

(lokal) forening eller flere vedr. bemanding af serveringstelt. Teltet

opstilles og bemandes i perioden fredag d. 29. august kl. 10.00 til

søndag d. 26. august kl. 18.00 (nætter undtaget). Underholdning/musik i

teltet i åbningstiden.

Der vil blive søgt om lejlighedsbevilling på Søtorvet i separat brev.

Side 55


Eksempel på ansøgning Silkeborg Kommune side 2/3

Lørdag d. 30. august 2008

Hill Climb

Afspærring af Svostrupvej fra Gjern By til Sørkelvej i tidsrummet 06.00 - 18.00

Afholdelse af "Hill Climb" på vejstrækningen i tidsrummet fra 08.00 - 17.00

Jeg gør i forbindelse med Hill Climb opmærksom på følgende:

Et Hill Climb er en tidskørsel, hvor deltagerne kører én og én. Der køres på en strækning på

ca. 1,4 km.

Arrangementet afholdes i samarbejde med HMS - Historisk Motor Sport (www.hms.dk), der

er en motorsportsklub under DASU - Dansk Automobil Sports Union (www.dasu.dk).

Sagkundskaben i forbindelse med løbsafholdelse er dermed på plads.

Alle deltagende biler er indregistrerede.

Alle deltagere har licens eller løser dagslicens.

Beboerne langs Svostrupvej bliver, i lighed med tidligere år, kontaktet (af HMS) vedr.

arrangementet. Vi har tidligere år fået skriftlig tilkendegivelse fra alle vedr. accept til

afholdelse af arrangementet, herunder afspærring af vejen.

Der forventes at blive "pit" på den kommunale oplagsplads ved den gamle stationsbygning i

Gjern, alternativt ved Jysk Automobilmuseum.

Der vil blive opstillet mindre telte til officials mv. ved start og mål samt i pit-området. Der vil

blive anvendt højttalerudstyr.

Der kan blive opsat skiltemateriale mv. undervejs på ruten.

Der bliver specielle, markerede områder langs ruten, hvor publikum kan stå forsvarligt.

Der vil være ca. 70 deltagere

Vi ønsker en nærmere dialog med Teknisk Forvaltning vedr. parkeringsmuligheder mv., når

arrangementet nærmer sig.

Bilmarked

Afholdelse af marked for klassiske biler, bildele mv. på Søtorvet/Papirtorvet i tidsrummet 10

– 18 (jf. ansøgning om afspærring nævnt under fredag). Den enkelte sælger lejer

stadeplads hos festivalen og er derudover selv ansvarlig for alle øvrige formaliteter vedr.

salg af biler og effekter.

Generel salgstilladelse til ovenstående.

Der er desuden søgt om tilladelse til dette arrangement hos Silkeborg Politi

Jeg gør i forbindelse med Bilmarked opmærksom på følgende:

Søtorvet/Papirtorvet vil blive inddelt i en række stadepladser, som vil blive udlejet til

sælgere af biler og bilrelaterede ting

Der vil være servering i serveringsteltet, jf. ansøgning under fredag.

Biludstilling

Afspærring af Mejerigården i Silkeborg Midtby i tidsrummet 8-16. Mejerigården vil være

ramme for udstilling af klassiske biler.

Side 56


Eksempel på ansøgning Silkeborg Kommune side 3/3

Denne ansøgning er en rammeansøgning om arrangement, således at vi er sikre på at formalia er i

orden og relevante pladser mv. er reserveret. Den kan derfor blive udvidet eller indskrænket senere.

På forhånd tak og med venlig hilsen

Michael Andersen

Turistchef

Silkeborg Turistbureau

Side 57


Ansøgning til Silkeborg Politi

Eksempel på ansøgning Silkeborg Politi 1/4

Silkeborg Politi

Chr. d. 8. Vej 2C

8600 Silkeborg

Side 58

d. 26. oktober 2007

Vedr.: Ansøgning om tilladelse til afholdelse samt afspærring

Bilfestivalen Automania – Silkeborg Automobilfestival afholdes i 2008 i dagene 29. – 31. august

I den forbindelse søger jeg herved om tilladelse til følgende i forbindelse med

arrangementet:

Fredag d. 29. august 2008

Åbning af Festivalen

Benyttelse af flisearealet på "bysiden" af Rådhuset til opmarch af biler i

tidsrummet 15.00 - 17.00 (ansøgning er sendt til Silkeborg Kommune)

Bilerne skal efterfølgende køre ud gennem søjlerne i Søjlehuset, ad

Østergade til Torvet, runde dette (i skridttempo) og køre ad

Frederiksgade mod Chr. 8. Vej.

Afspærring af Østergade fra Godthåbsvej til Torvet for al anden trafik

end busser, taxier, cykler og knallerter/scootere i tidsrummet 15.45 -

17.00 (ansøgning er sendt til Silkeborg Kommune)

Der bliver afholdt åbningsarrangement på Torvet i tidsrummet 16.00 - 17.00.

Dette arrangement ligger i regi af Silkeborg City- og Handelsstandsforening v/

Citychef Steen Mikkelsen, som sørger for formalia mv.

Træfsted for deltagere

Afspærring og benyttelse af P-pladsen (til bl.a. samlings- og

aktivitetssted) mellem Søgade og Silkeborg Langsø (neden for Jyske

Bank) i perioden torsdag d. 28. august kl. 18.00 til søndag d. 31. august

kl. 20.00.

Afspærring og benyttelse af P-pladsen ”Søtorvet”/”Papirtorvet” i

Silkeborg Midtby i perioden torsdag d. 28. august kl. 18.00 til søndag d.

31. august kl. 20.00. Søtorvet/Papirtorvet er tænkt som

hovedsamlingspladsen for alle under hele festivalen, og vil desuden

være lokaliteten for Bilmarked (lørdag) og start og mål-sted for

Silkeborg Historical Challenge” søndag.

Opstilling af serveringstelte på Søtorvet og Papirtorvet og udskænkning/

salg af øl og vand samt pølser, is mv. Der vil blive entreret med en

(lokal) forening eller flere vedr. bemanding af serveringstelt. Teltet

opstilles og bemandes i perioden fredag d. 24. august kl. 10.00 til

søndag d. 26. august kl. 18.00 (nætter undtaget). Underholdning/musik i

teltet i åbningstiden.

Der vil blive søgt om lejlighedsbevilling på Søtorvet i separat brev.


Eksempel på ansøgning Silkeborg Politi 2/4

Jeg gør opmærksom på følgende:

I tidsrummet 12 - 15 afholdes arrangementet "Jyllandsringen Rundt" på Jyllandsringen. Der kan

forventes en vis tilstrømning af biler (deltagere og publikum)

Lørdag d. 30. august 2008

Hill Climb

Afspærring af Svostrupvej fra Gjern By til Sørkelvej i tidsrummet 06.00 - 18.00 (ansøgning

er sendt til Silkeborg Kommune)

Afholdelse af "Hill Climb" på vejstrækningen i tidsrummet fra 08.00 - 17.00 (ansøgning er

sendt til Silkeborg Kommune)

Jeg gør i forbindelse med Hill Climb opmærksom på følgende:

Et Hill Climb er en tidskørsel, hvor deltagerne kører én og én. Der køres på en strækning på

ca. 1,4 km.

Arrangementet afholdes i samarbejde med HMS - Historisk Motor Sport (www.hms.dk), der

er en motorsportsklub under DASU - Dansk Automobil Sports Union (www.dasu.dk).

Sagkundskaben i forbindelse med løbsafholdelse er dermed på plads.

Alle deltagende biler er indregistrerede.

Alle deltagere har licens eller løser dagslicens.

Beboerne langs Svostrupvej bliver, i lighed med tidligere år, kontaktet (af HMS) vedr.

arrangementet. Vi har tidligere år fået skriftlig tilkendegivelse fra alle vedr. accept til

afholdelse af arrangementet, herunder afspærring af vejen.

Der forventes at blive "pit" på den kommunale oplagsplads ved den gamle stationsbygning i

Gjern, alternativt ved Jysk Automobilmuseum.

Der vil blive opstillet mindre telte til officials mv. ved start og mål samt i pit-området. Der vil

blive anvendt højttalerudstyr.

Der kan blive opsat skiltemateriale mv. undervejs på ruten.

Der bliver specielle, markerede områder langs ruten, hvor publikum kan stå forsvarligt.

Der vil være ca. 70 deltagere

Vi ønsker en nærmere dialog med Teknisk Forvaltning i Silkeborg Kommune vedr.

parkeringsmuligheder mv., når arrangementet nærmer sig.

Bilmarked

Afholdelse af marked for klassiske biler, bildele mv. på Søtorvet/Papirtorvet i tidsrummet 10

– 18 (jf. ansøgning om afspærring nævnt under fredag). Den enkelte sælger lejer

stadeplads hos festivalen og er derudover selv ansvarlig for alle øvrige formaliteter vedr.

salg af biler og effekter.

Generel salgstilladelse til ovenstående.

Jeg gør i forbindelse med Bilmarked opmærksom på følgende:

Søtorvet/Papirtorvet vil blive inddelt i en række stadepladser, som vil blive udlejet til

sælgere af biler og bilrelaterede ting

Der vil være servering i serveringsteltet, jf. ansøgning under fredag.

Side 59


Eksempel på ansøgning Silkeborg Politi 3/4

Udstilling af biler i Gågadearealet, Silkeborg Midtby

Opstilling af klassiske biler (ca. 25-30 stk.) ud for udvalgte butikker i gågadearealet i

butikkernes åbningstid samt kørsel for bilerne til og fra butikkerne ad gågader mv.

”Londonbus” eller tilsvarende på Torvet

Opstilling af en ”Londonbus” eller tilsvarende på Torvet i Silkeborg i butikkernes åbningstid.

Bussen vil være ramme om servering af bl.a. øl og vand – aftale om alkoholbevilling vil blive

indgået med én af bevillingshaverne omkring Torvet. Bussen vil blive opstillet, så den ikke

er til gene for hverken færdsel eller torvehandlere.

Jeg gør opmærksom på følgende:

I tidsrummet 10 - 16 afholdes arrangementet "Pålidelighedskørsel" (Arbejdstitel

- deltagerne gennemfører forskellige (sjove) pålidelighedsøvelser i lav fart) på Jyllandsringen. Der

kan forventes en vis tilstrømning af biler (deltagere og publikum).

I tidsrummet 10 - 16 afholdes arrangementet "4X4" i Kalbygård Grusgrav. Der kan forventes en vis

tilstrømning af biler (deltagere og publikum).

I tidsrummet 10 – 16 vil Mejerigården i Silkeborg Midtby være afspærret (ansøgning er sendt til

Silkeborg Kommune) og vil være ramme for udstilling af klassiske biler.

I tidsrummet 10 – 18 vil der være limosinekørsel med betalende passagerer med udgangspunkt fra

Søtorvet

I tidsrummet 10 – 18 vil der være buskørsel med betalende passagerer med udgangspunkt fra

Søtorvet

Hele dagen vil Søtorvet blive brugt som samlingssted for bilklubber mv., som gæster festivalen.

Søndag d. 31. august 2008

Afholdelse af ”Historical Challenge Silkeborg”, som er et pålidelighedsløb for klassiske biler.

Bilerne kører én og én ad fastlagte ruter og med fastlagte checkpoints på idealtider. Der er

altså ikke tale om væddeløb/racerløb, men om et løb, hvor den enkelte deltager dyster mod

sig selv og en fastsat idealtid.

Der er start og mål på Søtorvet. Der køres ad ruter i omegnen af Silkeborg, på offentlige

veje og selvfølgelig med overholdelse af færdselsloven.

Jeg gør i forbindelse med Historical Challenge Silkeborg opmærksom på følgende:

Arrangementet afholdes i samarbejde med DHMC – Dansk Historisk Motor Club

(www.dhmc.dk),

Der vil ikke være behov for afspærring mv. i forbindelse med løbet.

Bilmarked

Afholdelse af marked for klassiske biler, bildele mv. på Søtorvet/Papirtorvet i tidsrummet 10

– 18 – i lighed med lørdagens arrangement

Side 60


Eksempel på ansøgning Silkeborg Politi 4/4

Denne ansøgning er en rammeansøgning om arrangement, således at vi er sikre på at formalia er i

orden og relevante pladser mv. er reserveret. Den kan derfor blive udvidet eller indskrænket senere.

På forhånd tak og med venlig hilsen

Michael Andersen

Turistchef

Silkeborg Turistbureau

Side 61


Pressemeddelelse

Pressemeddelelse:

Friluftsfestival 2009 i Silkeborg

d. 23/4-2009, Silkeborg

Danmarks første festival med fokus på friluftslivet arrangeres i

Silkeborg i maj

Den 16.-17. maj sætter Silkeborg Turistbureau friluftslivet i fokus med

Silkeborg Friluftsfestival – Danmarks første friluftsfestival. Festivalen afholdes

over to dage med et stort program med masser af aktiviteter for hele familien.

Festivalen har udgangspunkt tæt på skov og vand på naturlejrpladsen ”De små

Fisk” mellem Silkeborg og Sejs.

Ud over en lang række forskellige aktiviteter vil festivalen også indeholde en

stor festivalcamp, hvor det vil være muligt at overnatte, høre foredrag og

hygge omkring bålet med friluftsmad. Der er desuden et stort

udstillingsområde med bl.a. mulighed for køb og salg af friluftsudstyr.

På festivalen vil det være muligt at deltage i en lang række aktiviteter:

havkajak - kano - vandreture - løb - mountainbike - GPSmotion - træklatring -

fortællinger omkring bålet - festivalcamp - kajakpolo – slackline -

orienteringsløb - stavgang - naturvejlederture på vandet – fluefiskeri –

friluftslege – vandreworkshop - træklatring – saunatømmerflåde -

bålaktiviteter

Festivalen afholdes på Silkeborgegnen – et naturmekka og samtidig Danmarks

største sammenhængende skovområde. Skovene, søerne og det kuperede

terræn omkring Silkeborg danner rammen om festivalens mange aktiviteter,

der alle vil kunne dyrkes i Silkeborgegnens natur.

”Når vi fra Turistbureauets side er på turistmesser i ind- og udland, taler rigtig

mange af dem vi møder, om den fantastiske natur vi har ved Silkeborg” siger

turistchef Michael Andersen, som er en af arrangørerne. ”En stor del af de

mange henvendelser, vi får på Turistbureauet drejer sig også om aktiviteter i

naturen, og det faldt helt naturligt for os at arrangere en festival med fokus på

netop naturen og de mange aktiviteter, der er mulighed for, når man er

udendørs på Silkeborgegnen”.

Side 62

(fortsættes)


Friluftsfestivalen er et led i Silkeborg Turistbureaus fokusering på friluftsliv i

2009, og arrangeres i et samarbejde med en lang række friluftsaktører på

Silkeborgegnen

Festivalen er gratis for alle at besøge. Vil man deltage i festivalens

introduktionsprogram kan man købe et Festival-pas. Dette giver mulighed for

at deltage i en række ”introduktioner” med undervisning i forskellige friluftsaktiviteter.

Derudover giver festivalpasset mulighed for at overnatte i

opstillede telte og låne soveposer, der stilles til rådighed af festivalen. Ud over

introduktionerne til de forskellige aktiviteter, vil der også være en række gratis

aktiviteter for både børn og voksne.

Yderligere oplysninger:

Turistchef Michael Andersen – tlf.: 86 82 19 11

www.friluftsfestival.dk

Side 63


Appendix 2

Eventhåndbog Silkeborg

Indhold

Checklister til brug før arrangementet ....................................................... 66

Checklister - Idéudvikling og evaluering..................................................................................... 66

Idéudvikling ............................................................................................................................ 66

Evaluering som udviklings- og styringsredskab ...................................................................... 67

Evaluering .............................................................................................................................. 68

Checklister - Mål og organisering .............................................................................................. 69

Mål ......................................................................................................................................... 69

Organisering .......................................................................................................................... 70

Checkliste - Budget og økonomi ................................................................................................ 71

Checklister - Fysiske Rammer ................................................................................................... 72

Bygninger .............................................................................................................................. 72

Udsmykning ........................................................................................................................... 73

Publikumsforhold ................................................................................................................... 74

Omklædning / garderobe ....................................................................................................... 75

Sikkerhed ............................................................................................................................... 76

Forplejning af deltagerne ....................................................................................................... 77

Socialt samvær ...................................................................................................................... 78

Transport ............................................................................................................................... 79

Toiletforhold ........................................................................................................................... 80

VIP- faciliteter ........................................................................................................................ 81

Pressen ................................................................................................................................. 82

Lyd- og lysforhold .................................................................................................................. 83

Transport ............................................................................................................................... 84

Checklister - Markedsføring ....................................................................................................... 85

Samarbejdspartnere, sponsorer og presse ............................................................................ 85

Deltagere ............................................................................................................................... 86

Publikum ................................................................................................................................ 87

Pressen ................................................................................................................................. 88

Information ............................................................................................................................. 89

Side 64


Checkliste - Miljø ....................................................................................................................... 90

Sundhed og sikkerhed ........................................................................................................... 91

Handicap ............................................................................................................................... 92

Kultur ..................................................................................................................................... 93

Checklister til brug under arrangementet .................................................. 94

Checkliste - Budget og økonomi ................................................................................................ 94

Checkliste - Fysiske rammer ..................................................................................................... 95

Checklister – Markedsføring ...................................................................................................... 96

Samarbejdspartnere og sponsorer ......................................................................................... 96

Information ............................................................................................................................. 97

Checkliste - Miljø, sundhed og sikkerhed. .................................................................................. 98

Checklister til brug efter arrangementet .................................................... 99

Checkliste - Projektledelse ........................................................................................................ 99

Checkliste - Evaluering ............................................................................................................ 100

Checkliste - Budget og økonomi .............................................................................................. 101

Checkliste - Fysiske rammer ................................................................................................... 102

Checkliste - Markedsføring og kommunikation ........................................................................ 103

Checkliste - Miljø mv. .............................................................................................................. 104

Side 65


Checklister til brug før arrangementet

Checklister - Idéudvikling og evaluering

Idéudvikling

Er idéen formuleret i store træk?

Har vi formuleret en endelig idéskitse i samarbejde med samarbejdspartnerne? Formulér

idéskitsen kort og præcist. Den skal kunne anvendes som en brugsanvisning, der kan følges

og justeres, efterhånden som arrangementet skrider frem.

Er der foretaget den nødvendige research?

Specifikt - Få afklaret konkrete spørgsmål til projektets form og indhold.

Generelt – Check, om andre har nyttige erfaringer fra lignende arrangementer, om der

eksisterer muligheder og begrænsninger for arrangementets realisering, som vi ikke selv har

været opmærksomme på. Vær allerede her opmærksom på finansieringsmuligheder og de

heraf følgende betingelser for planlægningen i form af fx sponsorers krav om at kende

deadlines, målgrupper, succeskriterier, samarbejdskrav mv.

Har vi husket den interne markedsføring? Check vores organisation, forening,

samarbejdspartnere, frivillige eller andre former for bagland. Har de specielle ønsker, krav

eller ressourcer, der skal tages med i den videre udvikling og planlægning?

Hvilke tilladelser og anmeldelser har vi brug for?

Har vi udpeget én person der har ansvaret for tilladelser og anmeldelser?

Side 66


Evaluering som udviklings- og styringsredskab

Hvad har vi nået? Har vi nået den planlagte aktivitet eller arbejdsopgave?

Hvad gik godt?

Hvad gik galt?

Holder vi tidsplanen?

Er der problemer af social, faglig, teknisk eller økonomisk karakter?

Hvad gør vi for at løse dem?

Hvordan planlægger vi den næste uges/måneds arbejde?

Hvad skal gøres?

Er der nogen gode ideer til, hvordan det skal gøres?

Hvem gør hvad?

Er det nødvendigt at ændre noget på baggrund af de seneste erfaringer og resultater? Skal

tidsplanen, de økonomiske præmisser, ledelse og samarbejdsrelationer, organisationen eller

informationen ændres? Hvis ja, hvilke konsekvenser får dette for de gældende planer og

aftaler?

Får alle de relevante informationer?

Side 67


Evaluering

Valget af det rigtige evalueringsredskab findes ved at spørge:

Hvad vil vi opnå med evalueringen?

Hvad skal evalueres?

Hvilke elementer skal belyses?

Hvem er målgruppen for evalueringen?

Hvornår skal evalueringen gennemføres og hvor ofte?

Hvem skal foretage evalueringen?

Hvordan skal evalueringen gennemføres? Hvordan vil vi indsamle relevante oplysninger?

Hvem skal modtage evalueringsresultaterne?

Side 68


Checklister - Mål og organisering

Mål

Hvorfor vil vi overhovedet lave vores arrangement?

Hvornår vil vi afholde arrangementet?

Hvem kan have glæde af aktiviteterne?

Hvad vil vi opnå? Hvornår synes vi, at arrangementet er en succes?

Hvordan skal vi forfølge vores mål?

Hvilke samarbejdspartnere er relevante?

Er økonomien i orden?

Hvordan organiserer vi os?

Hvad er vores styrker og på hvilke områder skal vi trække på andres?

Hvad er seneste igangsætning af hvilke overordnede faser?

Side 69


Organisering

Kender alle i organisationen mål og strategi for arrangementet?

Skal der etableres fælles sekretariat. Husk organisatorisk placering.

Har alle relevante personer fået et organisationsdiagram?

Er alle navne, adresser, telefonnumre, e-mails og faxnumre (på protektor, præsidium,

styregruppe/-formand, arbejdsgrupper/-formænd, sekretariat) videregivet til de relevante

personer?

Er der udarbejdet en generel plan for opgave og ansvarsfordelingen for hvert arbejdsområde?

Er der udarbejdet tids- og handleplaner?

Har hver enkelt arbejdsgruppe leder lavet et skøn over, hvor megen arbejdskraft han/hun får

brug for?

Har vi fundet ud af, hvordan vi eventuelt vil skaffe det fornødne antal frivillige?

Side 70


Checkliste - Budget og økonomi

Er der udpeget personer med tilstrækkelige kvalifikationer til at varetage regnskabs- og

budgetfunktionerne?

Har den overordnede ledelse taget stilling til, om budgettet er realistisk?

Er der taget tilstrækkeligt hensyn til ændringer i budgettet?

Er der taget stilling til eventuelle likviditetsproblemer?

Er en underskudsgaranti nødvendig?

Er der oprettet en bankkonto?

Er der lavet en kontoplan?

Er der tilrettelagt bogføringsprocedurer?

Er der vedtaget procedurer for regnskabs- og budgetkontrol?

Er der taget stilling til, hvem der skal godkende budgetændringer?

Hvem kan godkende regninger til betaling?

Hvordan håndteres rede penge?

Er der tilrettelagt kontrol- og sikkerhedsforanstaltninger for at sikre at der er styr på

arrangementets kassebeholdning?

Hvem undersøger støttemuligheder?

Er der udarbejdet oversigt over oplagte tilskudsmuligheder?

Hvem indgår kontrakter?

Er der etableret procedure til kontrol af indgåede kontrakter?

Er der taget stilling til omfanget af administrative ydelser?

Vær opmærksom på at tegne de rette forsikringer.

Er momspligt / momsfritagelse undersøgt?

Udbetales der løn, honorarer, godtgørelser mv., hvoraf der skal trækkes skat, feriepenge

mm.?

Side 71


Checklister - Fysiske Rammer

Bygninger

Hvilke bygninger findes der i lokalområdet, som kunne være aktuelle for vores arrangement?

Hvilke faciliteter er der de enkelte steder?

Er der overnatningsmuligheder?

Hvor mange personer er der plads til?

Hvordan er tilskuerforholdene?

Hvordan er adgangs- og tilskuerforhold for handicappede?

Hvordan er transportmulighederne, er der parkeringspladser, er der offentlige transportmidler?

Skal der tages særlige hensyn til nærliggende naboer?

Har det pågældende sted erfaring med lignende arrangementer?

Hvordan er omklædningsfaciliteterne?

Er der behov for at hyre et vagtværn, der kan overvåge materiel nat og dag?

Hvordan er forplejningsmulighederne?

Hvordan er toiletforholdene for folk med og uden handicaps?

Hvordan er lys- og lydforhold?

Side 72


Udsmykning

Er der sørget for flag / bannere / plakater?

Hvor må de ophænges? Skal der indhentes tilladelse?

Hvem hænger dem op?

Hvor mange skal der laves?

Hvis personer fra andre lande deltager, kan man på arrangementspladsen ophænge

nationalflag. Kontakt politiet med henblik på at opnå tilladelse og vejledning til flagning med

fremmede nationers flag.

Er der sørget for at planlægge hvem, der tager flag / bannere / plakater ned igen?

Er der sørget for blomster / beplantning? Hvor kan de placeres, så de giver den bedste effekt?

Side 73


Publikumsforhold

Er der indhentet en detaljeret oversigt over midlertidige og permanente stå- og siddepladser?

Er siddepladserne delt op i kategorier/numre (VIP’s, presse, sponsorer, standard og lign.)?

Skal der foretages skiltning til de forskellige siddepladskategorier?

Skal der trykkes billetter?

Skal der lejes tribuner?

Er der sørget for billetkontrol?

Er der sørget for en bemandet informationsstand, hvor man kan mødes og/eller efterlyse

mødre, fædre, børn og venner. Og hvor man kan spørge til programmet mv.?

Er kontrollørerne orienteret om alle forhold (VIP’s, presse og lign.)?

Side 74


Omklædning / garderobe

Er der omklædningsfaciliteter nok i forhold til antallet af deltagere?

Er der sørget for separate omklædningsfaciliteter til eventuelle officials?

Er der sørget for at deltagerne kan få opmagasineret deres rekvisitter?

Er deltagerne orienteret om, hvilke faciliteter de har til rådighed?

Er der sørget for skiltning til omklædningsfaciliteterne?

Skal der udpeges en ansvarlig for området?

Side 75


Sikkerhed

Er de lokale myndigheder (fx Politiet, Brand & Redning) orienteret om arrangementet?

Er der udpeget en sikkerhedsansvarlig for arrangementet?

Er der foretaget en risikovurdering af arrangementet?

Er der lavet aftale med et kontrollørkorps?

Er kontrollørkorpset informeret om ansvar og beføjelser?

Deltager der VIP’s eller andre, som kræver specielle sikkerhedsforanstaltninger?

Er de nødvendige forsikringer tegnet?

Er deltagerne blevet underrettet om, at de selv skal tegne forsikring imod tyveri / sygdom /

skader?

Er der indgået aftaler med læger / førstehjælpskorps og ambulanceberedskab?

Skal der foretages fysisk adskillelse imellem deltagere og tilskuere?

Er den eventuelt lejede tribune sat op efter forskrifterne - og findes der en ansvarlig?

Er der indhentet tilladelser fra Politi, Teknisk Forvaltning, Brand & Redning m.fl.?

Side 76


Forplejning af deltagerne

Når man gennemfører et arrangement i og omkring Silkeborg er man så heldig, at en række virksomheder

har stor erfaring med at levere mad til større arrangementer. Uanset om I skal have varm mad, kold mad,

smørrebrød, sandwichs eller eksotisk mad så finder I flere gode muligheder. Og alle er indstillede på at

hjælpe jer med at løse opgaven effektivt og professionelt. Selv den bedste leverandør af forplejning kan dog

få problemer med at levere som aftalt. Sørg altid for at have en nødplan klar. Find en B-leverandør og fortæl

ham åbent om hvad du forventer af ham.

Er der lavet et overslag over, hvor mange deltagere / arrangører der hver dag skal have

forplejning på arrangementspladsen?

Er der fundet leverandører og alternative leverandører af mad og drikke?

Har arrangementspladsen den fornødne kapacitet?

Er der udarbejdet et budget for forplejning?

Er der udpeget en ansvarlig for området?

Er der uddelt spisebilletter?

Skal der foretages kontrol, således der ikke er nogle, der spiser “gratis”?

Skal der være adskillelse mellem VIP’s, pressen, sponsorer, udøvere og frivillige hjælpere?

Skal der tages hensyn til fremmedartede nationer, diabetikere, vegetarer m.fl. med specielle

ønsker til mad og drikke?

Er der informeret om, hvornår spisestederne har åbent?

Er der søgt om bevilling til salg af mad og drikke hos den lokale politimyndighed og

veterinærmyndighed?

Side 77


Socialt samvær

Skal der organiseres socialt samvær?

Er der udarbejdet et budget for sociale aktiviteter?

Kan der findes sponsorer, som vil betale for det sociale samvær (organisationer, private)?

Er der udpeget ansvarlige / værter til at organisere det sociale samvær (velkomstparty,

banket, præmieoverrækkelse m.v.)?

Er der lavet en plan for, hvornår der skal arrangeres socialt samvær?

Skal der indhentes ekstern assistance til fx at holde lokalerne ryddelige under arrangementet?

Er der et transportbehov i forbindelse med det sociale samvær?

Skal der sendes personlige invitationer ud, eller inviteres der gruppevis? Skal ledsagere også

inviteres med?

Skal der være en konferencier?

Er der sørget for underholdning (musik, sange, sketch eller andet)?

Er der orienteret om påklædning (holddragter, formel eller uformel stil)?

Hvem holder taler?

Hvem sørger for bordplan, bordkort, udsmykning m.v.?

Hvem tager imod gæsterne?

Skal der føres en gæstebog?

Hvem tager imod eventuelle gaver?

Er garderobeforholdene i orden?

Side 78


Transport

Er der udpeget en ansvarlig for transportområdet?

Er der lavet et transportbudget?

Vil det være muligt at få sponsorer til at dække transportudgifterne (bilhandlere og lign.)?

Er transportbehovet afdækket, hvor mange biler / busser er der behov for?

Er der udarbejdet en færdig “køreplan”?

Er der i planen taget højde for mulige trafikpropper, som kan forsinke transporten?

Er der etableret en “kørselskommandocentral”, som kan tage sig af eventuelle problemer

under selve arrangementet?

Er der tegnet de nødvendige forsikringer?

Skal der være biler til rådighed for VIP’s?

Er der lavet aftale med frivillige chauffører?

Er der lavet en informationspakke til chaufførerne indeholdende: beskrivelse af passagerer,

mængde af bagage, instruktion i brugen af køretøjer, telefonliste, adresseliste, områdekort?

Er det lokale Politi orienteret?

Er der sørget for afmærkning af offentlige parkeringspladser?

Har vi allieret os med Hjemmeværnet, Politi, og lign. med henblik på (om)dirigering af

trafikken?

Side 79


Toiletforhold

Er kapaciteten stor nok, eller skal der lejes ekstra toiletvogne? Er der taget højde for ekstra

leje?

Er der lavet aftale med entreprenør vedr. opsætning / rengøring / vedligeholdelse?

Har vi aftalt et akutberedskab med entreprenøren, hvis toiletterne får defekt?

Er sponsorering af toiletvogne mulig?

Er der indrettet toiletter til handicappede?

Side 80


VIP- faciliteter

Er der udpeget en ansvarlig til at tage sig af VIP’s?

Skal der være særskilte VIP parkeringspladser?

Er der sørget for særskilt transport af VIP’s? Er der fundet chauffører og vogne?

Skal der være adgang til loge?

Er der sørget for forplejning af VIP’s?

Skal der være tolk / guide til rådighed for VIP’s?

Husk, at Hoffet bør kontaktes i god tid, hvis Kongehuset skal deltage.

Er der sørget for indlogering?

Er der tænkt på gaver til VIP’s?

Side 81


Pressen

Allerede inden arrangementets start begynder presseomtalen - det bør overvejes, om man

løbende vil holde pressen orienteret om arrangementet?

Skal der holdes pressemøder?

Skal der udpeges en ansvarlig for området?

Skal der opstilles speakerbokse?

Er der lavet en plan over presse- og tv-fotografers placering?

Er der lavet telefonstik til den skrivende presse?

Er der sørget for akkreditering / tilladelser til pressen?

Skal der sørges for transport til pressen?

Skal pressen tilbydes overnatningsmulighed?

Skal der laves et presserum med IT-faciliteter?

Side 82


Lyd- og lysforhold

Er der aftalt en nødplan, hvis lyd eller lys svigter under arrangementet?

Er der til arrangementspladsen (fx en hal) tilknyttet en elektriker, som kender til belysningen?

Det skal inden arrangementets start besluttes, om tilskuere må fotografere med blitz - hvis

ikke, skal dette informeres ud til tilskuerne.

Kan dagslys / sollys genere deltagerne under arrangementet?

Hvad er den økonomiske og forsikringsmæssige konsekvens af et eventuelt lyd- eller lyssvigt -

hvem kan stilles til ansvar?

Er der højtaleranlæg, eller skal det lejes? Er der taget højde for det i budgettet?

Side 83


Transport

Er der udarbejdet en transportplan, som er blevet uddelt til deltagerne?

Er der stillet busplaner til rådighed, såfremt de besøgende selv ønsker at udforske byen?

Skal der eventuelt uddeles buskort til deltagerne?

Er der gjort plads til forsinkelser i tidsplanen?

Er der truffet aftale med vognmænd, taxaselskaber m.v., så det nødvendige antal busser og

personbiler er til rådighed?

Er der eventuelt indgået sponsoraftaler på transportområdet?

Er der tilstrækkeligt med parkeringspladser, og hvor skal parkeringsområderne være?

Side 84


Checklister - Markedsføring

Samarbejdspartnere, sponsorer og presse

Har vi lavet en plan for servicering af samarbejdspartnere og sponsorer før, under og efter

arrangementet?

Har vi udpeget en person, der er ansvarlig for servicering og håndtering af

samarbejdspartnere, presse og sponsorer?

Skal der afholdes specielle events / fester for samarbejdspartnere og sponsorer før, under

eller efter arrangementet, som kan knytte dem tættere til arrangementet?

Skal der reserveres VIP pladser?

Skal samarbejdspartnere og sponsorer beværtes?

Skal der stilles specielle lokaler, telefon, tv til rådighed?

Skal der reserveres parkeringspladser?

Skal der fx uddeles invitationer til fest / VIP-lounge mv.

Hvor meget og hvordan skal ledsagere serviceres?

Skal der sørges for transport?

Side 85


Deltagere

Har vi lavet en plan for markedsføring af arrangementet til deltagere / udøvere?

Har vi lavet en plan for servicering af deltagere / udøvere før, under og efter arrangementet?

Har vi udpeget en person, der er ansvarlig for servicering og håndtering af deltagere /

udøvere?

Har vi lavet procedurer for tilmelding og indkvartering?

Har vi lavet en plan for transport til og fra arrangementspladsen?

Skal der foregå sociale aktiviteter under arrangementet?

Er der udarbejdet et budget for sociale aktiviteter?

Kan der findes sponsorer, som vil betale for det sociale samvær (kommunen, organisationer,

private)?

Er der udpeget ansvarlige/værter til at organisere det sociale samvær (velkomstparty, banket,

præmieoverrækkelse m.v.)?

Er der lavet en plan for, hvornår der skal arrangeres socialt samvær?

Er der et transportbehov i forbindelse med det sociale samvær?

Skal der sendes personlige invitationer ud, eller inviteres der gruppevis? Skal ledsagere også

inviteres med?

Skal deltagerne have en beskeden gave?

Skal der være en konferencier?

Er der sørget for underholdning (musik, sange, sketch eller andet)?

Er der brug for tolke?

Side 86


Publikum

Har vi udpeget en person, der er ansvarlig for at udsende programmer?

Programmet bør minimum indeholde: velkomst, programpunkter med dato og klokkeslæt for

optræden samt andre nyttige informationer om fx p-forhold.

Har vi undersøgt, om der er behov for at lave programmer på andre sprog?

Har vi sørget for, at det er nemt at købe billetter fx via SilkeborgBilletten eller BilletNet?

Tag kontakt til Silkeborg Turistbureau. De hjælper gerne med at planlægge hvor og hvordan

oplysninger om arrangementet bringes videre – både i Danmark og internationalt.

Er der taget kontakt til større virksomheder og foreninger med henblik på afsætning af

billetter?

Hvem skal sælge programmer og souvenirs under arrangementet og hvor?

Er der lavet en plan for transport af publikum til og fra arrangementet?

Er der sørget for servicering af publikum under arrangementet, herunder adgang til mad,

drikke, toiletter mv.?

Er der taget hensyn til handicappede publikummer?

Side 87


Pressen

Har vi udpeget en presseansvarlig, der sørger for servicering af og kommunikation med

pressen?

Skal der afholdes pressemøder? Hvor, hvornår?

Skal der uddeles tilladelser til pressedækning? Hvis "ja" skal ansøgningsskemaer udsendes -

normalt sker dette ca. 3 måneder før arrangements begyndelse.

Skal der under arrangementet reserveres specielle pladser til pressen?

Skal der udarbejdes en velkomstpakke til den fremmødte presse?

Skal pressen beværtes?

Skal der stilles lokaler, telefon, fax, pc'er, kopieringsmaskine m.v. til pressens rådighed?

Skal der reserveres parkeringspladser til pressen?

Skal pressen transporteres?

Side 88


Information

Hvem er ansvarlig for den interne information?

Er der aftalt daglige / ugentlige informationsmøder?

Er der behov for udgivelse af et nyhedsbrev før eller under arrangementet?

Er der diskuteret kommunikationsgange i forbindelse med nødsituationer?

Er der tilstrækkeligt med (mobil)telefoner - og er der lavet en liste over numrene?

Er der sikret adgang til fax, e-mail, kopimaskine m.m.

Skal de frivillige og andre medarbejdere være forsynet med et ID-kort?

Er der behov for at stille tolke til rådighed?

Side 89


Checkliste - Miljø

Er der planlagt tryk af indbydelser, informationsfoldere og program på miljøvenligt papir

og/eller på et miljøcertificeret trykkeri? Stil det som et krav til dem, der skal trykke disse

medier.

Er der mulighed for affaldssortering af glas og flasker, pap og papir, metal, plast? Kontakt

eventuelt kommunen herom.

Er arrangementspladsen miljøvenlig? Er der andre steder, som er mere miljøvenlige (og lige

så anvendelige?) Lad eventuelt ”miljøvenlighed” være et valgkriterie.

Kan de engangsmaterialer (krus, bestik, tallerkener mv.), som tænkes anvendt, genbruges

eller komposteres? Kontakt indkøber eller leverandør.

Er der tænkt på, hvordan vi kan reducere forbrug af vand, varme og el under arrangementet?

Er der tænkt på indsamling af farligt affald, fx batterier og maling. Husk: alt miljøfarligt affald

bør indsamles og afleveres på den lokale genbrugsstation. Miljøfarligt affald skal opbevares

utilgængeligt for børn.

Er der lavet retningslinjer for, hvordan udøvere, deltagere, arrangører, presse og tilskuere skal

informeres om affaldsordningen?

Er der tænkt på kollektiv transport til og fra arrangementspladsen?

Er der tænkt på at booke hoteller, der er tilmeldt hotelbranchens egen miljøordning?

Side 90


Sundhed og sikkerhed

Er der udpeget én person blandt arrangørerne, som har ansvar for sikkerheden?

Er der mulighed for at få hurtig adgang til lægehjælp? Telefonnumre skal gives til deltagerne.

Er der indrettet førstehjælpspladser på arrangementsområdet?

Er nærmeste sygehus adviseret om arrangementet?

Er Politi og Brand & Redning informeret som arrangementet?

Er Politiet taget med på råd i forhold til at sikre deltagerne mod tyveri?

Er behovet for afspærring og sikkerhedskontrol afdækket?

Er der ansat kontrollører?

Er der tegnet de nødvendige forsikringer?

Er der lavet særskilt planlægning med politiet vedrørende de kongeliges sikkerhed?

Side 91


Handicap

Adgangsveje bør være handicapvenlige - både på besøgssteder og ved indkvarteringen.

Hørehandicappede kan tilgodeses ved at benytte arrangementspladser, hvor der er

teleslynge.

Mikrofoner skal være velfungerende, så lyden går klart igennem.

Stole og borde skal opsættes, så der er plads til kørestole.

Toiletforhold skal indrettes, så de også kan bruges af handicappede.

Side 92


Kultur

Vær opmærksom på, at der ikke foregår aktiviteter m.m., som kan virke stødende på bestemte

kulturers kønsrollemønstre og religiøse ståsted.

Når man omgås fremmede kulturer skal man være opmærksom på om mad, drikkevarer,

etikette m.m. er i overensstemmelse med den/de pågældende kulturers sædvane.

Side 93


Checklister til brug under arrangementet

Checkliste - Budget og økonomi

Bliver indtægter og udgifter bogført løbende?

Hold orden i bilagene. Giv dem et nummer og skriv referenceperson på bagsiden.

Hold øje med, om regnskabet og budgettet løbende kontrolleres.

Hold øje med om de fastlagte procedurer for omgang med rede penge overholdes.

Er der regnskabsmæssige forskrifter som skal overholdes?

Side 94


Checkliste - Fysiske rammer

Er der indhentet tilladelse hos Politiet til ophængning af fremmede flag?

Er der ansat kontrollører - og er der indgået aftale om afholdelse af løbende møder med dem?

Er der etableret kontakt til Politi, Brand & Redning og sygehus?

Er der truffet aftale med en elektriker i tilfælde af strømsvigt?

Er der lavet en nødplan, hvis madleverandøren skulle svigte?

Skal der planlægges socialt samvær for deltagere og VIP’s?

Skal der afholdes ceremonier?

Side 95


Checklister – Markedsføring

Samarbejdspartnere og sponsorer

Husk at inddrage samarbejdspartnere og sponsorer, når der skal tages officielle billeder fra

arrangementet.

Sørg for at sponsorerne får mulighed for at reklamere på fremtrædende steder på

arrangementspladsen.

Skal der under arrangementets afvikling afholdes specielle events, fester eller begivenheder,

som kan bringe sponsorerne og deres produkter frem i lyset?

Er der sørget for, at sponsorerne og samarbejdspartnerne får mulighed for at være tæt på

arrangementet – dvs. har de fået nogle gode siddepladser og bliver de bespist?

Er der dannet et informationscenter?

Side 96


Information

Er der udpeget en ansvarlig for området, som hurtigt kan kontakte, fx en elektriker, så tekniske

svigt straks kan blive udbedret?

Er der omdelt telefonlister, så alle kender hinandens (mobil)telefonnumre?

Bliver skiltningen løbende kontrolleret?

Er der udarbejdet tids- og handleplaner for de frivilliges arbejdsopgaver?

Side 97


Checkliste - Miljø, sundhed og sikkerhed.

Ser der hele tiden ordentligt og ryddeligt ud på arrangementspladsen?

Er der opstillet tilstrækkelig med affaldsspande – ellers få hurtigt fat i nogle flere. Affald, der

flyder, giver et dårligt indtryk!

Bliver der affaldssorteret?

Fungerer førstehjælpspladserne, og er der fornøden kontakt til Politi, Brand & Redning og

sygehus?

Afholdes der et dagligt møde omkring sikkerheden med deltagelse af kontrollanter, Politi og

evt. hjemmeværnet eller MP’er?

Holdes brandvejene fri for effekter, så biler kan passere?

Side 98


Checklister til brug efter arrangementet

Checkliste - Projektledelse

Hvordan skal arrangementet konkret afsluttes - skal der fx. holdes en fest, indrykkes en

takkeannonce i avisen eller sendes et takkekort til alle involverede?

Skal der ske en opfølgning på arrangementet fx. i form af et seminar eller konference, hvor det

videre arbejde kan planlægges?

Giver arrangementet anledning til, at der skal planlægges eller afholdes nye arrangementer?

Side 99


Checkliste - Evaluering

Hvem har ansvaret for, at der bliver foretaget en evaluering?

Hvem skal modtage evalueringen?

Hvilken form for evaluering er der behov for?

Skal evalueringsresultatet offentliggøres? Hvordan?

Har modtagerne ønske om, at der står bestemte oplysninger i evalueringen fx. økonomiske

data?

Side

100


Checkliste - Budget og økonomi

Har alle modtaget løn, og er der indbetalt feriepenge?

Er alle regninger betalt?

Er alle tilgodehavender indfriet?

Er der udarbejdet et detaljeret regnskab med budgettal, noter og forklaringer?

Er moms korrekt afregnet?

Er regnskabet revideret og udsendt til alle relevante samarbejdspartnere, sponsorer,

bidragsydere m.v.?

Er brugen af en eventuel underskudsgaranti nødvendig?

Side

101


Checkliste - Fysiske rammer

Hvem har ansvaret for oprydning / rengøring?

Er der truffet aftale med frivillige hjælpere?

Hvis det er frivillige, der skal rydde op, bør det være nogle, som ikke tidligere har deltaget i

arrangementet, idet de derved allerede kan være godt trætte.

Kontrollér om oprydning / rengøring er en del af en eventuel kontrakt om hal-leje.

Hvis der har været ophængt skilte, flag, bannere m.v. rundt omkring i byen, skal vi sørge for at

få dem nedtaget igen umiddelbart efter arrangements afslutning. Ellers kan de gå hen at blive

et irritationsmoment, som kan skæmme et ellers godt arrangement.

Det er væsentligt, at alle arbejdsgrupper er enige om, hvornår en given opgave er og skal

være løst. Fx kan en gruppe have til opgave at nedtage scener, stole m.v., mens en anden

gruppe skal sørge for at transportere effekterne væk. Den sidstnævnte gruppe er derfor meget

afhængig af, at den første gruppe har udført sin del af opgaven.

Er alt lånt udstyr leveret tilbage - også nøgler?

Er alle lokaler og udendørs områder i pæn, ren og ryddelig stand?

Side

102


Checkliste - Markedsføring og kommunikation

Brug en eventuel evalueringsrapport i markedsføringssammenhæng. Få den offentliggjort, så

den viser, hvad vi kan.

Træf afgørelse om, hvad der skal ske med et (muligt) restlager af merchandise. Skal det

sælges, foræres væk, bortkastes eller sættes på lager?

Sørg for at få sagt ordentlig tak for samarbejdet til såvel samarbejdspartnere, sponsorer,

deltagere, frivillige hjælpere som pressen.

Hvis vi har lavet en internetside om arrangementet, skal det besluttes, hvad der skal ske med

denne. Skal den fx løbende opdateres, og i givet fald af hvem?

Kontroller om eventuelt udlånte mobiltelefoner er leveret tilbage.

Er telefonnumre blevet afmeldt?

Skal eventuelt ophængte skilte gemmes, så de kan bruges igen ved et (andet) senere

arrangement?

Er eventuelle tolke blevet takket for deres hjælp? Har de fået en skriftlig anbefaling?

Side

103


Checkliste - Miljø mv.

Har vi evalueret på affaldsordningen? Ligger der meget affald og flyder? Er der sket store

sammenblandinger af affaldstyper?

Var der affaldsbeholdere nok?

Var skiltningen/informationerne om sortering entydige nok?

Har vi emballeret det miljøfarlige affald tilstrækkeligt, før det køres på genbrugsstationen?

Har vi evalueret madstederne?

Har der været klager over madstederne?

Hvordan fungerede tilsynet med madstederne?

Har vi evalueret førstehjælp og sikkerhedsforanstaltningerne?

Hvordan fungerede førstehjælpspladserne og kontakten til Politi, Brand & Redning og

sygehus?

Blev der afholdt jævnlige møder omkring sikkerheden?

Var der problemer med sikkerheden? Blev brandvejene fx holdt fri for effekter?

Side

104

Similar magazines