En gennemgang af Winfinans.NET Generelt om Winfinans.NET

En gennemgang af Winfinans.NET
Generelt om Winfinans.NET
Winfinans.NET er en administrativ løsning, der leveres som en
service på internettet. Nemt og bekvemt for dig, dine kolleger,
bogholder og revisor.
Med Winfinans.NET kan du bl.a. :
Lave dit regnskab
Salgsordrestyring med fakturering
Indkøbs- og lagerstyring(kræver udvidet abonnement)
Abonnementsfakturere
Styre dine kunde- og leverandørkontakter
Integrere med Webshop og/eller andre systemer
og meget andet.
Om du kun anvender systemet til bogføring eller bruger alle
systemets moduler med salgs-, lager- og kundestyring, bliver det
hurtigt firmaets adminstrative omdrejningspunkt og en lettelse i
din hverdag.
Denne gennemgangs indhold
1. En overordnet gennemgang af de moduler og funktioner, som
findes i Winfinans.NET.
2. Beskrivelse af diverse basisoplysninger – Godt at vide om
Winfinans.NET.
3. Kom godt i gang.
En nærmere gennemgang af moduler med beskrivelse af
firmaoprettelse m.v., som kan bruges til støtte, når du går i
gang.

Indholdsfortegnelse
2
Winfinans
kan man regne med
Generelt om Winfinans.NET ....................................................................................................... 1
Indhold ....................................................................................................................................... 1
1. Moduler og funktioner ......................................................................................................... 4
Personlig profil ..................................................................................................................... 4
Handelsmodul ........................................................................................................................ 4
Adressemodul ........................................................................................................................ 5
Projektmodul .......................................................................................................................... 6
Administration ........................................................................................................................ 6
2. Godt at vide om Winfinans.NET ......................................................................................... 7
Databaser ............................................................................................................................... 7
Backup ................................................................................................................................... 7
Kom godt i gang ..................................................................................................................... 8
Brugerhjælp ............................................................................................................................ 8
3. Kom godt i gang . Nærmere modulbeskrivelser............................................................. 10
Personlig profil – brugerindstilinger m.v. .............................................................................. 10
Rediger bruger ................................................................................................................................ 10
Ekstra brugere ................................................................................................................................. 10
Tilpas menu .................................................................................................................................... 11
Favoritter ........................................................................................................................................ 12
Rapporter ........................................................................................................................................ 12
Vælg firma ...................................................................................................................................... 13
Regnskabsmodulet ............................................................................................................ 13
Oprettelse af eget firma .................................................................................................................. 13
Regnskabsår ................................................................................................................................ 14
Første regnskabsår ................................................................................................................. 14
Momssatser .................................................................................................................................. 16
Kontoplan, redigering af .............................................................................................................. 16
Kontotyper .................................................................................................................................. 16
Valuta ............................................................................................................................................. 18
Bogføring........................................................................................................................................ 18
Debitorgrupper ............................................................................................................................. 18
Rykkere ..................................................................................................................................... 19
Kreditorgrupper ............................................................................................................................ 19
Åbningsbalance .............................................................................................................................. 20
Bilagsinddateringen ........................................................................................................................ 20
Bogføringskladder ...................................................................................................................... 21
Debitor- og kreditorposter ........................................................................................................... 22
Udligningsposter ......................................................................................................................... 23
Indlæste Bilag ............................................................................................................................. 24
Udskrift af bogføringsjournaler .................................................................................................. 25
Udskrifter af regnskabet og kontokort ............................................................................................ 25
Årsafslutning .................................................................................................................................. 26
Budgetlægning ................................................................................................................................ 27
Adresser .............................................................................................................................. 27
Fanen Adressekort ...................................................................................................................... 27
Fanen generelt ............................................................................................................................ 28
Salgs Statistik ............................................................................................................................. 29
Kontokort ................................................................................................................................... 29
Aktiviteter .................................................................................................................................. 30
Salgspriser .................................................................................................................................. 30
Kontaktpersoner ........................................................................................................................... 30
Handelsmodulet ................................................................................................................. 31
Salgssteder ................................................................................................................................... 32

3
Winfinans
kan man regne med
Sælgere ......................................................................................................................................... 34
Betalingsmidler ............................................................................................................................. 34
Varegrupper .................................................................................................................................... 35
Salgsmoms ...................................................................................................................................... 36
Prisgrupper ................................................................................................................................... 36
Prislister .......................................................................................................................................... 37
Lager .................................................................................................................................... 38
Varekort ......................................................................................................................................... 39
Varekortets faner ......................................................................................................................... 40
På lager/ordrer ............................................................................................................................. 40
Bonus –opsæt af .......................................................................................................................... 40
Salg ...................................................................................................................................... 41
Ordreoversigten .............................................................................................................................. 41
Fakturaer, åbne ............................................................................................................................... 42
Opret faktura ............................................................................................................................... 42
Fakturaer, lukkede ....................................................................................................................... 42
Elektroniske fakturaer til offentlige kunder ............................................................................... 42
Gentagne ordrer ........................................................................................................................... 44
Gentagne ordrer og PBS opkrævning ...................................................................................... 44
Den første bogføring af fakturaposteringer .............................................................................. 46
Køb ...................................................................................................................................... 46
Overførsel af data til Excel ....................................................................................................... 47
Appendix 1 – Tekniske oplysninger............................................................................................. 48
Appendix 2 – Mere hjælp ............................................................................................................ 51
Stikordsregister ......................................................................................................................... 52

1. Moduler og funktioner
Personlig profil
Handelsmodul
Ordre/faktura modul
Købs modul
Lager modul
4
Winfinans
kan man regne med
Winfinans.NET består – udover den grundlæggende brugerstyring
- af modulerne Handel, Regnskab, Projekt og Adresser. Modulet
Administration indeholder støttefunktioner som dataimport/eksport
og opsæt af integration til webshops og tilmelding til elektronisk
fakturering til det offentlige.
Programmets startside. Siden indeholder genveje til funktionerne
Rediger bruger, Vælg firma (herunder Tilføj nyt firma), adgang til
udskrifter , indstillinger og systemets hjælpesider .
Her vises nyheder fra Winfinans om programmet og under
fanebladet Spørgsmål/svar kan spørgsmål og beskeder sendes
direkte til Winfinans support og svar kan ses.
Personlig profil side er under udvikling og vil få tilføjet praktiske
huskefunktioner, der vil kunne støtte brugeren.
Fakturamodulet anvendes til tilbudsgivning, salgsordrestyring,
fakturering og abonnementsfakturering.
Køb anvendes i virksomheder, der ønsker fuld lagerstyring.
Anvendelse af dette modul kræver, at man har adgang til en
Winfinans DT database ( Database med udvidet funktionallitet).
Lager anvendes i virksomheder uden lagerstyring til
vedligeholdelse af varenumre, salgsprislister og bonusopsæt.

Regnskabsmodul
Adressemodul
5
Winfinans
kan man regne med
I virksomheder med adgang til købsmodul indeholder modulet
tillige funktioner til lagerstyring, herunder beholdningsvisninger
,og lagerjustering.
I forbindelse med lagerstyring beregner systemet kostpriser og
avance udfra de faktiske kostpriser. Hvis den samme vare
købes til forskellige priser sørger systemet for, at de bliver
trukket på lageret til samme priser, som de er købt til.
Regnskabsmodulet anvendes til bogføring, budgettering og
udskrift af regnskabsbalancer, kontoudtog og budgetter.
Regnskabet kan efter eget valg føres i op til 4 dimensioner, som
f.eks. afdelinger, projekter eller sager.
Regnskaber kan føres i valgfri valuta.
Regnskabsmodulet indeholder også åbenpost debitor/kreditor
styring med rykkermodul og kreditorbetaling.
Bilag kan indlæses i regnskabet, så det efterfølgende er let for
brugerne at fremfinde igen.
Modulet indeholder også et integreret anlægskartotek, hvor
virksomhedens aktiver registreres og afskrivninger beregnes og
dannes som bogføringsposter.
Adressemodulet indeholder to hovedregistre :
1. Adresseregistret, der er en registrering af virksomhedens
kunder, leverandører, kundeemner, leveringsadresser og
lignende.
2. Kontaktpersoner, der er en registrering af personer, der har
relationer til adresser i adresseregistret.
Der kan posteres kreditorposter og debitorposter på en
adresse, som ender på de respektive samlekonti i
finansregnskabet.

Andre muligheder
Projektmodul
Administration
6
Winfinans
kan man regne med
Udover adressers funktion som værende konti for debitorer og
kreditorer indeholder programmet mulighed for:
Registrering af hvordan kunder skal faktureres og evt.
specialpriser, rabatter eller bonus, der er aftalt. Disse
oplysninger anvendes af systemet, når kunder bliver faktureret i
systemet.
Registrering af aktiviteter med opfølgningsstyring.
Afsendelse af enkelt e-mails til adresser og kontaktpersoner.
Gruppér adresser ved hjælp af egenskaber, der tilknyttes
adresser.
Udvælgelse af adresser eksempelvis udfra solgte varer /
egenskaber og afsend e-mails til udvalgte kunder på een gang
– også som html-mails med link til billeder.
Registrer hvilke kunder, der ikke ønsker tilbud via e-mail.
Projektmodulet er et ekstramodul. Modulet kan anvendes til
tidsregistrering på opgaver/projekter og til kundefakturering.
Modulet opsættes med jobtyper, projektgrupper og medarbejdere.
Modulet fungerer sammen med kostcenterregnskabet
(dimensionsregnskab).
Det kan oprettes projekter og medarbejdere. Medarbejdere kan
tilknyttes projekter, som de kan tidsregistrere på.
Tidsregistreringen kan enten belaste fastprisprojekter eller der kan
dannes fakturering på baggrund af tidsregistreringen.
Der kan både budgetteres og regnskabsføres pr. kostcenterkode,
f.eks. pr. projekt til økonomisk kontrol.
Importer data
Standard importer af data fra CSV/kommaseparerede filer.

7
Winfinans
kan man regne med
Som standard er der mulighed for import af prisfiler fra de større
danske VVS- / EL-grossister og kontoposteringer fra bankonti, FIkort
/ Dankort indbetalinger / PBS betalingsservice indbetalinger
og poster fra PBS vedr. Internationale kreditkort.
Specielle importer kan udvikles efter ønske.
Import, kolonner
Importer til flere standardtabeller fra CSV/kommaseparerede filer.
Disse importer kan man selv vælge feltrækkefølgen og skilletegn.
Eksporter data
Standard eksporter af data til CSV/kommaseparerede filer.
Udlæsning af kreditorposter til indlæsning i webbanker findes i
kreditorbetalingsmodulet, som er den del af regnskabsmodulet.
Specielle eksporter kan udvikles efter ønske.
Eksterne tilslutninger
Tilslutning til eksterne services, bl.a. elektronisk fakturering til
offentlige kunder, integration til Dibs Dankort
betalingsadministration, integration til DanDomain webshop og
backoffice til Winfinans Webshop.
Anvendelse af dette modul kræver at den anvendte brugeradgang
er administrator på databasen. DanDomain webshop integration
og Winfinans webshop backoffice kræver adgang til
Winfinans.NET Accounting/Trade.
2. Godt at vide om Winfinans.NET
Databaser
Backup
Der kan lejes/abonneres på to forskellige Winfinans.NET
løsninger. Winfinans.NET Entry & Winfinans.NET Accounting
med regnskab / salgsordre/fakturering og Winfinans.NET Trade.
Winfinans.NET Trade har ud over Entry/Accounting modulerne
Køb, lagerstyring og integration til DanDomain webshop/
Winfinans Webshop backend.
Dine data gemmes i en separat database på en server, der står i
et professionelt serverhostingcenter. Data bliver
sikkerhedskopieret flere gange i døgnet og én daglig fuld backup
opbevares i én uge, hver uges backup opbevares i én måned,
hver måneds backup opbevares i ét år og hvert års backup

Kom godt i gang
8
Winfinans
kan man regne med
opbevares i 5 år. En fuld backup af data kan rekvireres fra
Winfinans og bliver leveret mod fakturering af ekspeditionsgebyr.
Er en gennemgang af hvilke indstillinger, der normalt skal udføres
Inden man starter med at fakturere og bogføre -
funktionsbeskrivelser og hvordan du finder rundt i programmet.
Det er en starthjælp inden du påbegynder regnskabsføring for en
virksomhed med Winfinans.NET. Programmet Winfinans.NET
indeholder en mere detaljeret brugerhjælp i programmet.
Kom godt i gang er også lavet som Word dokument, så du selv
kan tilføje vejledning. Det kan gøres enkelt eller indgå i en direkte
firmamanual, der bruges af alle i brugerens virksomhed.
Simple indstillinger
Winfinans har forberedt et sæt af simple komplette indstillinger,
så du kan starte med at fakturere og bogføre – nemt og hurtigt.
Når du opretter nyt firma oprettes disse indstillinger automatisk.
Brugerbestemte indstillinger
Brugerhjælp
Hvis du har bestemte ønsker til systemets indstillinger anbefaler
vi, at du gennemgår systemets muligheder og ændrer standard
indstillingerne inden du går i gang. Under menupunktet Kom
godt i gang i programmet kan du se hvor du ændrer de mest
grundlæggende af systemets indstillinger.
Hjælp findes i forbindelse med programmets funktioner, under
.
Hvis man klikker på de enkelte modulers navn (eks. Handel,
Regnskab o.lign.), vises en side der kort beskriver modulets
indhold og der er adgang til:

Demoregnskab
9
Winfinans
kan man regne med
Indstillinger – Alle systemets indstillingsskærme kan findes
her.
Rapporter – Adgang til systemets mest anvendte udskrifter.
På adressen http://www.Winfinans.NET er der et fuldt
funktionelt demoregnskab. Det er en god idé at bruge det til at
orientere sig i, og til at afprøve funktioner, som man ikke
kender. Husk at anvende neutrale data, da alle Winfinans.NET
brugere kan se data i demoregnskabet. Log på med
brugernavn: demo og password: demo.

10
Winfinans
kan man regne med
3. Kom godt i gang. Nærmere modulbeskrivelser
Personlig profil – brugerindstillinger m.v.
Rediger bruger
Ekstrabrugere
Rediger dine brugeroplysninger, når du er tilsluttet en database
med en direkte forbindelse, evt. demodata.
Her kan du ændre oplysninger om din Winfinans.NET
brugeradgang herunder skift af brugernavn og password.
Det er også her du kan se dit Winfinans.NET brugernummer.
Det brugernummer kan en Winfinans.NET databaseadministator
anvende til at oprette gæsteadgange til din Winfinans.NET
brugeradgang.
Her kan administratorbruger (ejer af databasen) administrere
andre Winfinans.NET brugeres adgang til regnskaber i den

Tilpas menu
11
Winfinans
kan man regne med
aktuelle database og vælge hvilke af systemets menupunkter, de
oprettede ekstrabrugere må bruge.
Vil du have flere brugere på systemet, kan du her oprette en
adgang til Winfinans databasen og oprette en Winfinans.NET
adgang på een gang eller du kan tildele en eksisterende
Winfinans.NET bruger adgang til dine data.
Du tildeler ekstrabruger adgange til andre Winfinans.NET brugere
via en Winfinans bruger. Du kan tildele en Winfinans bruger
adgang til et eller flere regnskaber i databasen.
Når du giver en Winfinans.NET bruger en ekstrabruger adgang via
en winfinans bruger kan du via funktionen Tilpas menu give
adgang til systemets forskellige menupunkter.
Hvis du vil oprette en ny Winfinans.NET bruger og samtidig tildele
adgang til denne bruger, kan du gøre det under menupunktet
Personlig profil -> Rediger bruger -> Ekstrabrugere.
Hvis du skal oprette en ekstrabruger adgang til en bestående
Winfinans.NET bruger, så gør du det samme sted.
Her kan administratorbrugere (ejer af databasen) vælge hvilke af
systemets menupunkter, der ønskes anvendt. Ved at fjerne de
menupunkter, der ikke normalt anvendes, kan brugeren få en
mere overskuelig menu i det daglige.
Når en administratorbruger tildeler ekstrabrugere adgang
anvendes en lignende Tilpas menu funktion til at tildele disse
brugere de menupunkter de må kunne anvende (Se ovenfor –
Ekstrabrugere).

Favoritter
Rapporter
12
Winfinans
kan man regne med
Her kan vælges mellem udvalgte menupunkter, der – når de
vælges – vises og kan vælges direkte fra Personlig profil siden.
Der vises et ikon og funktionens navn.
Her kan vælges de rapporter, du vil bruge i systemet.
Med disse tre funktioner kan du designe dit eget Winfinans.NET
system, så det kun indeholder de menuer, favoritter og rapporter,
som du ønsker. Det giver dig et system, der er tilpasset din
hverdag.

Vælg firma
13
Winfinans
kan man regne med
Her kan du vælge at arbejde med firmaer i de databaser du har
adgang til.
Her findes også funktioner til at oprette nye firmaer i den aktuelle
database (hvis du er administrator), ny direkte tilknytning til en
Winfinans DT database, oprettelse af leje af en ny database.
Du kan også slette adgang til databaser her.
Regnskabsmodulet – start med dit eget
firma
Oprettelse af eget firma
Fra Personlig profil siden Vælg funktionen Vælg firma. Vælg din
egen database i listboks. -> Vælg funktionen Opret nyt firma i
denne database.
Her indtaster du det nye firmas navn og gemmer det.
Når du vælger det nye firma, bliver du ledt gennem en guide,
hvor du bl.a. skal indtaste oplysninger om firmaadresse,
regnskabsår, bilagsnummerserier og enten vælge en
standardkontoplan, vælge en tom kontoplan (hvis du senere vil
importere en) eller kopiere en kontoplan fra en et andet firma
som du har adgang til via Winfinans.NET.
Hvis du vil vælge en standardkontoplan, så kan du få vist 4
forskellige forslag, som du kan vælge imellem. Du kan også på
forhånd fjerne en eller flere konti fra det forslag du vil bruge
inden du overfører kontoplanen til dit nye regnskab.

Regnskabsår
Første regnskabsår
14
Winfinans
kan man regne med
For at arbejde med dit nye regnskab skal du vælge det under
Personlig profil ->Vælg firma.
De grundliggende indstillinger for Regnskabsmodulet findes
under Indstillinger -> Firma ->.
Hvis der ikke er valgt en standardkontoplan skal der oprettes
eller importeres en kontoplan. Det gør du under menupunktet
Regnskab->Kontoplan funktionsknappen Standardkontoplan.
Redigering af kontoplan forklares nærmere senere i denne
vejledning.
Under menupunktet Indstillinger -> Regnskab->......
oprettes og ændres hjælpefunktioner til bogføring.
Hvis der ikke allerede er oprettet et firma, der kan anvendes, så
opret et nyt –
Såvel regnskab som budgettering kan føres i op til 4
dimensioner(kostcenterstyring). Hvis det ønskes oprettes
kostcentertyper under Indstillinger -> Kostcentre med deres
navne og egenskaber og kostcenterkoder oprettes under
Kostcentre/ projekt ->Kostcentre.
Når man opretter sit eget firma oprettes samtidigt første og
efterfølgende regnskabsår. Alle regnskabsår bevares fuldt
tilgængelige i systemet, indtil man selv vælger at komprimere
og slette dem. Menupunkt : Indstillinger -> Firma ->
Regnskabsår.
Regnskabsår foreslås oprettet som indeværende år og januar
som regnskabsårets startmåned. Via listboks ud for
Regnskabsår start måned, kan der vælges anden måned som
startmåned. Navn på regnskabsår kan ændres og antal

15
Winfinans
kan man regne med
måneder tilrettes. Et regnskabsår kan indeholde mellem 1 og 18
måneder.
Efterfølgende regnskabsår
Nulstil regnskab
Nedlæg Firma
Det efterfølgende Regnskabsår oprettes automatisk, når firmaet
oprettes. Hver gang man starter med at bogføre i et nyt
regnskabsår oprettes det efterfølgende år automatisk.
Antallet af måneder i regnskabsåret kan kun ændres i det
nyeste regnskabsår. Hvis antallet af måneder i indeværende
regnskabsår skal ændres, så slettes det efterfølgende år først.
Herefter kan antallet af måneder i indeværende år ændres.
OBS. Man kan ikke forkorte det indeværende regnskabsår til en
slutmåned, der ligger før den sidste måned, hvori der på
ændringstidspunktet har været udført bogføring .
Hvis du efter nogen tid ønsker at starte din bogføring forfra, så
kan du nulstille din bogføring ved at slette de regnskabsår, der
er i systemet og efterfølgende oprette nye regnskabsår og
starte forfra igen. Menupunkt : Indstillinger -> Firma ->
Regnskabsår. Regnskabsår kan det nyeste slettes indtil alle
regnskabsår er slettet.
Efter nedlæggelse af alle regnskabsår kan firmaet nedlægges.
Det er herefter ikke muligt at genskabe data. Funktionen : Vælg
firma på siden Personlig profil.
Tilladte bogføringsperioder
Den tilladte bogføringsperiode kan evt. afgrænses i Tillad
bogføring fra dato og Tillad bogføring til dato.
Der kan evt. begrænses på kassebilagsnumre. Uden
afgrænsninger kan der bogføres i hele det opsatte regnskabsår.
Ved regnskabsårets afslutning kan der afkrydses i Stop for
bogføring i dette regnskabsår. Afkrysning kan midlertidig
fjernes, når der skal efterposteres i gammelt år.

Momssatser
Vælg Indstillinger -> Firma -> Moms.
16
Winfinans
kan man regne med
Opret firmaets momssatser ved at indsætte momskode , fx. U-1
for udgående moms og I-1 for indgående moms, beskrivelse og
kontonr. for momsen
Klik for hvert momskode på knappen Sats og indsæt % samt
den dato, hvorfra momskoden skal virke. Hermed vil evt. nye
momssatser kunne indsættes og anvendes i systemet samtidig
med at tidligere gyldige momssatser bevares til brug ved
efterposteringer i tidligere perioder/år.
Husk at kontrollere momskodernes startdato inden bogføring
påbegyndes.
Momskoder kan herefter vælges på øvrige konti i kontoplanen.
Kontoplan, redigering af
Ændring af kontoplan
Kontotyper
Vælg Regnskab->Kontoplan og du kan her se og ændre i
kontoplanen.
En bogføringskonto (Drift/status) kan ikke slettes, hvis der har
været bogført på den, men såvel overskrifter som
sammentællinger kan altid slettes, hvis det ønskes.
Kontonumre i Winfinans er Alfanumeriske og sorteres også
alfanumerisk.
Ved oprettelse af konti vælges type.
Overskrift
Overskrift kan være alm. eller hovedoverskrift (vises med større
skrift og uden nr) med eller uden sideskift (konto vises øverst på
ny side).

Afstemningskonti
Posteringsforslag
Posteringsforkortelser
Bogføringskonti
Bogføring kan være drift eller status (moms vælges).
17
Winfinans
kan man regne med
Total
Total er en sammentællingskonto, hvor der angives
sammentælling fra/til.
Der sammentælles kun saldi på bogføringskonti(drift/status).
Driftsresultat dette år
Speciel kontotype. Der kan kun være een konto af denne type.
Ved indsætning i balancen (under egenkapital) opnås, at de
samlede aktiver og passiver stemmer hele tiden, såvel i
skærmvisninger som på regnskabsudskrifter.
Resultat sidste år
Speciel kontotype. Der kan kun være een konto af denne type.
Ved indsætning i balancen (under egenkapital) opnås, at forrige
års regnskabsresultat vises i dette år. Denne konto SKAL
sættes op, hvis man vil overføre resultater fra år til år.
Afstemningskonti er konti, der ønskes afstemt før bogføring,
f.eks. Kasse, Bank og Giro. Afstemningskonti oprettes under
Indstillinger -> Regnskab -> Afstemningskonti.
Afstemningsbillede fremkommer, når der trykkes Bogfør i
bogføringskladden.
Firmaets daglige konteringer kan opsættes, så det kun er
nødvendigt at indtaste et par søgebogstaver i bilagsteksten,
aktivere funktionsknappen og vælge med
mellemrumstangenten hvorefter hele posteringstrengen med
bilagstekst, debet- og kreditkonti fremkommer.
Opsæt posteringsforslag under Indstillinger -> Regnskab ->
Posteringsforslag. Indsæt Søgetekst, Bilagstekst, Debetkonto
og Kreditkonto.
Vælg Indstillinger -> Regnskab -> Posteringsforkortelser.
Indsæt forkortelse, f.ex. G for Giro i Forkortelse, og kontonr. fra
kontoplan i Konto. I konteringsfelter i Bilagsskærmen indsættes

Valuta
Oprettelse
Bogføring
Debitorgrupper
18
Winfinans
kan man regne med
fremover forkortelsen, hvorefter systemet oversætter til
kontonr., når feltet forlades.
Valuta oprettes under Indstillinger -> Firma -> valuta. Valuta
opsat til kurs 100 vil blive anvendt som regnskabets valuta, fx
DKK eller Euro. Firmaets øvrige anvendte valutaer oprettes
med valutaforkortelsen, f.eks. EU, beskrivende tekst og aktuel
Kurs. De oprettede valutaer kan herefter vælges via listboxe i
systemets øvrige moduler.
Valutakurser kan ændres efter eget valg. Ændring af
valutakurser har kun indvirkning på fremtidige posteringer.
Ved bogføring kan der i kladden for hver bilagslinje skiftes
mellem de opsatte valutaer via listboksen ud for Valuta-feltet.
Vælg Regnskab->Bogføring->kladde for at arbejde med
valutaposteringer. Eventuelle rettelser foretages i beløbsfeltet
Omregnet. Der kan kun skiftes Valuta på debitor- og
kreditorposter, hvis feltet Der kan kun bogføres på den valgte
valuta, ikke er afkrydset på det pågældende debitor - eller
kreditorkort.
Ved valg af debitor eller kreditor under bilagsinddatering sker
herefter en automatisk omregning af beløb i forhold til valgt
valuta på den enkelte debitor/ kreditor.
En finanskonto kan bindes til en bestemt valuta og kan herved
bruges til bogføring af en valutakonto.
Firmaets debitorer skal mindst opsættes i én debitorgruppe med
en tilknyttet debitorsamlekonto.
Vælg Indstillinger -> Adresser ->Debitor/Kreditor grupper og
udfyld felterne for hver gruppe. Der kan oprettes så man
grupper, som der ønskes .

Rykkere
Opsæt af rykker
Udsendelse af rykkere
Kreditorgrupper
Betalingsbetingelser
19
Winfinans
kan man regne med
Rykkerprocedure opsættes for hver debitorgruppe under
Regnskab->Debitor/kreditor->Rykker->Indstillinger. Indsæt evt.
Rykkergebyr, Mindste beløb der bliver rykker for, og Antal dage
fra forventet betalingsdato til udsendelse af henholdsvis Rykker
1, 2, 3 og 4. Indsæt herefter Rykkertekst for Rykkerskrivelse 1,
2 og 3 i redigeringsvindue, efter først at have afklikket den
pågældende rykkerskrivelse.
Til sidst opsættes hvilken e-mail adresse rykkere skal sendes
fra, hvem der skal have en bcc af de afsendte rykkere og
hvilken e-mail adresse rykkere skal sendes til, hvis der mangler
en e-mail adresse på kunden, der skal rykkes.
Vælg Regnskab->Debitor/kreditor->Rykker . Der kan sendes
rykkere direkte via e-,mail eller ved at udskrive rykkere i et .PDF
dokument, som herefter udskrives, og rykkerne sendes med
posten.
Firmaets kreditorer skal mindst opsættes i én kreditorgruppe
med en tilknyttet kreditorsamlekonto. Valutaberegning sker via
den enkelte kreditors tilknytning til valgt valuta.
Vælg Indstillinger -> Adresser ->Debitor/Kreditor grupper.
Udfyld felterne for hver gruppe. Feltet Ingen momsberegning
afkrydses ved udenlandske kreditorgrupper, hvor
momsafregning sker manuelt.
Betalingsbetingelser for debitorer og kreditorer sættes op via
Indstillinger -> Adresser -> Betalingsbetingelser. Når de er sat
op, så vælges betalingsbetingelsen på den enkelte kreditor.

Åbningsbalance
Bilagsinddateringen
20
Winfinans
kan man regne med
Ved udskrift af indkøbsfaktura vil betalingsdato automatisk
vises. Dette kan manuelt rettes.
Når man skal starte på regnskabsføring i et igangværende
firma, så oprettes regnskabsåret før det regnskabsår man skal
lave regnskab for, og i det bogføres sidste års
afslutningsbalance.
Den vil så blive overført som primobalance i det regnskabsår
der skal laves regnskab for første gang.
I de efterfølgende år overføres resultatet automatisk.
Start af bogføring i et helt nyt firma startes i det selskabets
første regnskabsår.
Alle finansposteringer indtastes under Regnskab->Kladde.
Når man starter oprettes en kladde til den oprettede bruger.
Det er herefter muligt under menupunkt Indstillinger -> Firma-
>Bilagskladder at oprette flere kladder – tilpasse kladdernes
indhold og tildele brugere rettigheder til at anvende kladder til
indtastning og til at afslutte kladder.
I kladderne er adgang til følgende funktionsknapper:
1. Kontoplan – Rediger kontoplan og vælg konti til kladden.
2. Åbne poster – Her kan man udvælge debitor/kreditor
poster til udligning. Hvis poster stemmer debet/kredit
udlignes uden bogføring. Hvis de ikke stemmer foreslås, at
der dannes bogføring, der udligner posterne.
3. Adresser – Her vælges debitorer/kreditorer og der er
adgang til at redigere adresser.
4. Importer bilag - Importer bilag fra .csv filer efter eget
opsæt.
5. Posteringsguider – Er en avanceret form for
standardkladde. Guiden kan f.eks. anvendes til oprettelse
af kasseoptælling eller konteringshjælp til ikke
regnskabskyndige.

Brug Kladden
21
Winfinans
kan man regne med
6. Bilag fra e-mail – Med funktionen kan billedfiler( f.eks. .jpg)
og .pdf filer, der er fremsendt til en tilknyttet pop3 mail
konto – indlæses og tilknyttes bilag, så man senere kan
fremfinde bilag og udskrive dem direkte fra programmet.
Efter indtastning af bilagslinjer vælges fanebladet Bogfør,
hvorefter systemet gennemgår det indtastede for tekniske fejl.
Hvis der er fejl vises en oversigt over dem – fejlene rettes
herefter.
Når kladden er teknisk fejlfri bogføres kladden og
bilagsinddateringen ryddes for bilag og er klar til ny indtastning.
Der dannes automatisk en Journal, hver gang der trykkes
bogfør. Denne Journal kan til hver en tid genudskrives og
anvendes som dokumentation for bogføring.
Winfinans bogfører posteringer ind i den måned, som er angivet
i Datokolonne, uafhængigt af hvilken systemdato, der bogføres.
Systemdato fremgår af Journaloversigt og indsættes nederst på
bogføringsjournal. Bogførte bilag kan endvidere ses under
Regnskab->Bilagsliste, hvor de kan udsøges og evt. overføres
til et MS Excel ark.
Kontroller det valgte regnskabsår øverst i kladden.
Anvend tastaturets tabulatortast til at flytte til nyt felt og Enter
til at afslutte linjen og gemme den i kladden.
Bilagsnr. fremkommer i Bilagskolonne.
Det kan overskrives, men ved almindelig bilagsinddatering kan
systemet selv styre bilagsnummereringen.
Dato fremkommer i Datokolonne. Dato kan overskrives, og den
nye dato følger herefter automatisk med til nye linjer, indtil ny
indsættes.
Debetkonto og Kreditkonto indtastes - eller hentes fra kontoplan
via klik på funktionsknappen Kontoplan, hvorved kontoplan
fremkommer.
Man kan finde konti ved alene at skrive en del af
kontobeskrivelsen (eks. Husleje) og trykke på Tabulator tasten.
Hvis der kun findes een konto med denne tekst anvendes den
direkte.

22
Winfinans
kan man regne med
Hvis der er flere vises en liste, hvorfra den ønskede konto
vælges.
Når listen over mulige konti vises, brug tabulatoren til at
gennemgå listen og mellemrumstangenten til at vælge den
ønskede konto.
Ved hjælp af kladdens slettefunktion kan man med få klik slette
et helt bilags nummer interval. Angiv start og slut
bilagsnummer.
Debitor- og kreditorposter
Indtastes C eller V efterfulgt af debitors/kreditors kontonummer
hentes debitor/kreditor direkte.
Indtastes et C eller V efterfulgt af et navn eller en del heraf,
vises en oversigt over henholdsvis kunder og leverandører hvor
det indtastede indgår i navnet. Indtastes alene navnet eller en
del heraf, vises en oversigt over kunder. Der vælges med
tabulatortast (ned) og Shift - tabulatortast (op). Retur til kladden
med valgt kunde/leverandør - tryk på mellemrumstasten.
I Winfinans.NET kan en adresse både optræde som
debitorkonto og som kreditorkonto. Ved at benytte det
foranstillede c eller v angives, om det er debitorposter eller
kreditorposter, der bogføres.
Bilagstekst og Beløb indsættes, eller vælges via
Posteringsforslag eller Posteringsguide
Bilagslinjer indsættes via bilagsnr. ved at overskrive systemets
forslag til bilagsnr. med det ønskede nr., og næste gang man
vender tilbage til bilagsinddateringen, vil systemet have sorteret
listen efter den nye nummerrækkefølge.
Bilagslinjer slettes ved at klikke på det røde kryds for enden af
den enkelte posteringslinie.
Bilagslinier redigeres ved at vælge kladden Rediger Bilag klikke
på bilagsnummeret på den linie, der skal redigeres – nu vises
alle bilagslinjens oplysninger, der kan redigeres og gemmes.

Fakturaer, manuel bogføring
23
Winfinans
kan man regne med
Fakturaer bogføres ved at skrive fakturanummeret efter
bilagsnummeret og en / .
Udligningsposter ( bogføring af ind/ud betalinger)
Åbne debitorposter udlignes ved at vælge funktionsknappen
Åbne poster fra kladden. Her kan bilag for den enkelte
debitor/kreditor udsøges og de poster, der ønskes udlignet
markes og kan danne udlignende bogføringsposter.
Hvis der eksisterer åbne poster, der stemmer debet/kredit
foretages udligning uden bogføring.
Arbejdsskærmen Åbne poster åbnes i et nyt vindue, som kan
holdes åben sålænge man er i kladdeindtastningen.
Når udligningsposter dannes i Udlign åbne poster kan man
direkte se dem blive dannet i kladden.
Hvis man ønsker at udligne een faktura ad gangen kan man i
kladden hente den enkelte åbne post direkte ved f.eks. at skrive
scxxxx (xxxx = fakturanummer) i Debet- eller Kredit- feltet og
trykke på Tabulatortasten. Hjælp til valg af poster kan ses i
programmet.
Afstemning og bogføring
Bogføringsjournal
List bilag
Bogfør-knappen viser afstemningsskærm før indtastede bilag
bogføres. Ved bogføring slettes de indtastede bilag fra
Bilagsinddatering, og Balance, Journaloversigt samt Bilagsliste
opdateres.
Bogføringen kan afprøves inden den gennemføres som Simuleret
bogføring via menupunktet Simulering. På den måd kan man se
resultatet af bogføringen som kontrol inden den gennemføres.
Bogføringsjournaler dannes ved hver bogføring og kan til enhver
tid udskrives under Fanebladet Journaler.
Registrerede bogføringslinjer vises og kan redigeres og slettes.

Rediger bilag
Indlæste Bilag
24
Winfinans
kan man regne med
Registrerede bogføringslinjer kan redigeres og slettes. Klik på
til venstre for at redigere oplysninger på linjen og i højre side for at
redigere alle oplysninger på bilaget.
Bogføring af indlæste bilag
Simulering
Når købs- og salgsfakturaer lukkes i Salgs eller Købs modulet,
overføres de dannede bogføringsposter til indlæste bilag. Disse
bilag kan enten bogføres direkte eller kan overføres til kladden for
at blive bogført. Hvis bilagene ikke allerede har bilagsnumre, skal
de først tildeles bilagsnumre. Vælg tildelingsmetode og klik først
på ”tildel bilagsnumre” og herefter enten på Bogfør eller på ”Flyt
bilag til kladde”. Adgang til anvendelse af Indlæste bilag redigeres
under Indstillinger -> Firma -> Bilagskladder.

Journaler
25
Winfinans
kan man regne med
Regnskab -> Kladde -> Simulering
Med funktionen Simulering kan man inden bogføring gennemføres
– se hvordan det aktuelle indhold i kladden vil blive bogført. Du
kan vælge mellem 5 forskellige visninger af Simulering.
Regnskab -> Kladde -> Journaler
Med funktionen Simulering vises journaler i det valgte
regnskabsår. Journaler udskrives også herfra.
Udskrift af regnskabet og kontokort
Vis Balance
Momsafstemning
Under Rapporter ikonet findes regnskabsudskrifter og udskrift
af kontoudtog m.v. Ikonet er placeret i programmet hvor det er
naturligt at man vil bruge det og herudover findes det på
oversigtssiderne til de enkelte moduler og når man lige er logget
ind.
Menupunktet Regnskab -> balance indeholder 6 forskellige
præsentationer af tal fra det valgte regnskabsår og i nogen
tilfælde også sammenligningstal fra året før.
Skift evt. Regnskabsår via listbox for oven.
Under menupunkt findes Regnskab -> Bilagsliste, kan alle
poster fra hele regnskabet fremfindes. Der vises kun et udsnit af
posterne i henhold til de anvendte søgeparametre.
Via Excel ikonet kan poster overføres til et MS Excelark.
Som en af ovenstående balancer vises under Faneblad 2 en
balance, hvor faktisk afløftet moms afstemmes med beregnet
moms i henhold til kontoens momskode.
Ved at klikke på et kontonummer og vælge udskrifter kan man
vælge et kontoudtog der specificerer de poster, hvor der er
differencer.
Skift evt. Regnskabsår via listbox øverst på siden.

Årsafslutning
Opret nyt regnskabsår
26
Winfinans
kan man regne med
Systemet sørger for, at der hele tiden findes et regnskabsår
efter det aktuelle. Det er derfor ikke nødvendigt at oprette nye
regnskabsår manuelt. Hvis du på et tidspunkt ønsker at ændre i
det nuværende regnskabårs antal af måneder, så sletter du det
nyeste tomme regnskabsår, så det aktuelle regnskabsår er det
sidste i systemet og kan herefter ændre i det nuværende
regnskabsår.
Regnskabsår slettes ikke i Winfinans.NET ved årsafslutning.
Der er ingen programmæssige begrænsninger på antal
regnskabsår, og alle er frit tilgængelige.
Afslutning af gammelt regnskabsår
Når du bogfører i et regnskabsår, så genberegnes det aktuelle
og det forrige regnskabsår og finans-, debitor- og kreditorsaldi
overføres til det aktuelle regnskabsår. Det er derfor ikke
nødvendigt at udføre nogen form for årsregnskabsafslutning.
Regnskabsår kan lukkes for bogføring og kan til enhver tid
genåbnes for bogføring, hvis behovet opstår.
Hvis det ønskes at overføre åbningsbalance uden at fortage
bogføring kan man under Indstillinger -> Firma -> Regnskabsår
vælges det regnskabsår man vil overføre åbningsbalance til og
vælge funktionen Overfør åbningsbalance.
Bogføring af driftsresultat
I kontoplanens opsætning i Winfinans.NET oprettes to specielle
statuskonti til at vise det løbende resultat i det aktuelle år samt
det overførte resultat fra tidligere år. Der kan kun eksistere een
konto af hver slags.
Når opsæt af konto til overførsel af resultat fra tidligere år er
udført, så overføres årets driftsresultat automatisk til næste års
primobalance.

Budgetlægning
Adresser
Fanen Adressekort
27
Winfinans
kan man regne med
De to konti placerer du under egenkapitalen i kontoplanen.
Winfinans.NET indeholder to Budgetindtastningsmetoder, en
enkelt hvor man kan angive et enkelt beløb pr. Konto og så
beregne budgettet udfra een enkelt beregningsmodel eller du
kan anvende Budget, hvor du for hver konto kan indtaste
og/eller beregne beløb for hver måned i året.
Der kan oprettes eet eller flere budgetter pr. Regnskabsår.
Menupunkt : Regnskab->Budget.
Under budget vælges hvilket budget, der skal anvendes ved
udskrift af regnskabsudskrifter med budget.
Budgetmodellen i Winfinans.NET giver mulighed for at omdøbe
budgetposter/transaktioner til fast budgetbilag, der ikke påvirkes
af den overordnere budgetberegning, men som medgår i
budgettet som man manuelt har bestemt. Giv budgetposten et
bilagsnummer under fanebladet transaktioner for at opnå dette.
I Winfinans.NET findes kun eet adressekartotek, hvor
oplysninger om alle adresser gemmes.
Adressemodulet opsættes som minimum med debitor-/
kreditorgrupper og betalingsbetingelser.
En adresse kan både virke som debitor- og kreditorkonto.
Fanen adresse skal udfyldes med firmanavn, evt. navn (dvs.
firmalinie 2), adresse og postnr/by. Danske og flere landes
postnumre ligger i en tabel i systemet. Land/landekode kan
udfyldes og vil herefter medtages på udskrifter. Att.person, e-

Adressekort
Kundenummer
Fanen Generelt
Debitor/Kreditor Gruppe
28
Winfinans
kan man regne med
mail, telefon, fax og CVR nr. udfyldes og vil herefter medtages
på de relevante udskrifter.
Sælger er den person i eget firma med kundekontakt og vælges
ud fra listboks. Se dette.
Kundenr. udfyldes automatisk som følge af firmaopsættets
Nummerserier. Nummerserier kan redigeres under Indstillinger -
> Firma -> Generelt -> Numre. Ændring af kundenr. sker ved at
overskrive.

Salgs Statistik
Kontokort
29
Winfinans
kan man regne med
Debitor- og kreditorgruppe skal sættes op på alle adresser, der
skal bogføres på. Debitor/kreditor gruppeopsættet styrer,
hvordan skyld og tilgodehavende bogføres i finansregnskabet.
Betalingsbetingelser vælges udfra listboks.
Kreditmax. er en oplysning til eget brug. Winfinans vil ikke
reagere selv om kreditmax. overskrives. Ønskes styring af dette
anvendes kreditstop. Er det markeret kreditstop på en kunde, vil
der fremkomme en advarsel ved dannelse af tilbud, ordre,
faktura etc.
Indgår debitoren i en rykker/renteprocedure skal felterne
afklikkes. Det er muligt at anvende rykker uden rente.
E-mail adressefeltet indeholder den e-mailadresse, der
anvendes til at sende handelspapirer til, hvis e-mail bruges til
denne service.
Hvis dette e-mail adressefelt ikke er udfyldt og der ikke er
tilknyttet kontaktpersoner, der skal modtage faktura pr. e-mail,
så sendes til e-mail adressen på forsiden af adressekortet.
EAN er et EAN lokationsnummer, der bruges til elektronisk
fakturering af offentlige kunder.
Fra adressekortet kan den valgte kundes salgsstatistik vises.
Der kan søges på et varenummerinterval, datointerval og du
kan vælge at se statistik, hvor den valgt adresse er
faktureringsadresse eller leveringsadresse.
Fra adressekortet kan også vises et kontoudtog med
bevægelser på den valgte adresse. Det kan også vælges, at
der alene vises åbne poster.

30
Winfinans
kan man regne med
Fanen Aktiviteter
På fanen kan oprettes referater, notater og huskere vedr. Den
valgte adresse og under menupunktet Adresser->Aktiviteter kan
man få et overblik over alle adressers aktiviteter.
Fanen salgspriser
Kontaktpersoner
Fanen priser viser hvilke individuelle forhold, salg til kunden
påvirkes af. Se prisister, rabatter og bonus for nærmere
oplysning.

Om kontaktpersoner
Handelsmodulet
31
Winfinans
kan man regne med
I Winfinans.NET er kontaktpersoner en selvstændig tabel og
kontaktpersonel kan eksistere uden tilknytning til en Adresse.
Til en kontaktperson kan registreres navn, adresse, telefon,
mobiltelefon, e-mail, og en kontaktperson kan tilknyttes
egenskaber, som kan anvendes ved udsendelse af info og
salgs e-mails og visning af egenskabslister.
En kontaktperson kan have tilknytning til flere firmaadresser
med forskellige kategorier/jobs.
For hver firmatilknytning kan registreres jobkategori, job, firma
e-mail lokalnummer EAN nummer og der kan markeres, om
kontaktpersonen skal modtage faktura pr. e-mail, rykkere pr. email
eller info pr. e-mail.
På denne måde kan flere personer i en virksomhed modtage
fakturaer pr. e-mail. Når en kontaktperson er sat op til at
modtage faktura pr. e-mail sendes der kun til den/de emailadresse/r
Om Handelsmodulet (Salg)
Handelsmodulet kan i Winfinans.NET anvendes til
ordrebehandling og fakturering, herunder elektronisk fakturering
til det offentlige og integration til DanDomain webshops.
Med handelsmodulet kan fakturaer fremsendes direkte fra
programmet pr. E-mail som vedhæftet fil i formatet .pdf.
Anvendelse af fakturaudskrivning kræver,at der på brugerens
PC er installeret en version af Adobe.PDF reader.
Handelsmodulet kan også anvendes til gentagen oprettelse af
fakturaer evt. med betalingsopkrævning via PBS
Betalingsservice. Anvendelse af PBS betalingsservice kræver
selvstændig aftale med PBS om denne service.

32
Winfinans
kan man regne med
Denne funktion er oplagt for opkrævning af abonnementer,
husleje, kontigenter og lignenede tilbagevendende
faktureringer.
Handelsmodulet er bygget op omkring ordrer/fakturaer og
varenumre (varelager), som anvender kundeoplysninger fra
adressemodulet og i forbindelse med fakturering danner
bogføringsposter til regnskabsmodulet.
Hvis Winfinans.NET anvendes i forbindelse med Winfinans DT
kan Winfinans.NET’s funktioner være et supplement til
Winfinans DT funktionerne.
Inden brug af modulet til ordrebehandling/fakturering laves som
minimum opsætning af modulet under Indstillinger -> Handel->
Salg,Generelt / Indstillinger -> Lager -> Varegrupper / Handel -
> Salg -> Ordrer -> funktionsknappen Rapportindstillinger.
Salgsposteringer overføres til Regnskab -> Bogføring -> Kladde
-> Indlæs bilag ud fra opsætning i Handelsmodulets
Varegrupper. Varegrupper styrer kontering af salg, rabatter og
lagertræk. Moms beregnes udfra den/de momssatser, der er
opsat på de finanskonti, der bogføres salg og salgsrabat på.
Det er muligt at føre momstilsvar i flere lande ved hjælp af
systemet.
Hent en nærmere vejledning i at lave en faktura på denne
adresse: http://winfinans.dk/files/Download/lavenfaktura.pdf
Lav OIO-xml faktura til det offentlige – hent vejledning på denne
adresse:
http://winfinans.dk/files/Download/Lavenoiofaktura.pdf
Salgssteder
Salgssteder indeholder oplysninger der benyttes ved salg. Dette
opsæt indeholder oplysninger om virksomhedens salgsafdelinger
og/eller faktureringsmåder. Der kan vælges bankkonti,
faktureringsmåde, sprog m.m. Salgssteder kan knyttes til adresser
og ordre/fakturaer.
Et salgssted kan fx. være en afdeling der handler i en anden
valuta, har sit eget fakturaopsæt, logo, bankkonto m.m. En
virksomhed der fx har er butik der arbejder med kontantsalg incl.

33
Winfinans
kan man regne med
moms. Sælger til virksomheder som kreditsalg excl. moms. og
fakturerer offentlige via OIO har brug for 3 salgssteder.
Salgssteder oprettes og redigeres under Indstillinger -> Firma ->
Generelt - >salgssteder.
Hvis faktura med FI-kode skal anvendes, kan den tilvælges på
rapportopsættet under Rapport indstillinger -> Faktura/ordreopsæt
-> Egenskaber -> Betalings reference.
Rapport indstillinger findes på oversigter over tilbud, ordrer og
fakturaer under .

Sælgere
Betalingsmidler
34
Winfinans
kan man regne med
Debitorindbetalinger via FI indbetalingskode kan importeres til
bogføring via Administration -> Importer data.
Sælgere oprettes via Indstillinger -> Handel -> Salg, generelt ->
Sælgere, vælges fra den enkelte ordre/faktura, og anvendes
f.eks. til sælgerstyring, hvor sælgernr. medtages på
statistikudskrifterne: Salg pr. sælger og Salg pr. sælger,
opsummeret.
Hvis Winfinans.NET anvendes integreret med en webshop, så kan
forskellige korttyper oprettes som betalingsmidler og denne
funktion styrer hvor disse indbetalinger bogføres.

Varegrupper
Hvad er varegrupper
35
Winfinans
kan man regne med
En vare skal tilhøre en varegruppe. Opsættet styrer bogføring
ved salg af varer. Opret de relevante grupper. Sælges kun
ydelser, oprettes f.eks. kun en gruppe med varesalgskonto,
salgsmoms og evt. rabatkonto (linierabat er rabat på den
enkelte vare, fakturarabat er rabat givet direkte på hele
fakturaen). Der kan arbejdes med forskellige momssatser på
samme faktura. Indstillinger -> Lager -> Varegrupper ->
Generelt.
Oprettelse af varegrupper
Indstillinger -> Lager -> Varegrupper -> Debitorer giver
mulighed for at opsætte forskellige varesalgs-, linierabat- og
fakturarabatkonti til forskellige debitorgrupper, fx DK/EU/
Udenfor EU.
På lagerførte varer afkrydses lagerførte varer og der oprettes
grupper med konti for vareforbrug (afkryds Bogfør lagertræk
ved salg), lagertræk, tilgang lager (afkryds Bogfør lagertilgang
ved køb).(Anvendes kun i forbindelse med Winfinans DT
database.)

Salgsmoms
Prisgrupper
36
Winfinans
kan man regne med
Der anvendes en momssats, der er opsat på de/den
omsætnings- og/eller rabatkonto, der bogføres på som opsat
under varegrupper. Den enkelte faktura kan klikkes af til ikke at
beregne moms, hvis det ønskes. Hvis en kunde er tilknyttet en
debitorgrupper, hvor det er noteret, at der ikke skal beregnes
moms, så overføres denne oplysning til nye fakturaer.
Varer og ydelser kan sælges til kunder i forhold til prisgrupper,
der sættes op i Indstillinger -> Lager -> Prisgrupper, og derefter
tilknyttes de enkelte varer.
Der skal oprettes mindst en prisgruppe. Opsæt internt løbenr. i
Gruppe og beskrivende tekst i Tekst. Avanceprocent kan

Prislister
Hvad bruges prislister til
Oprettelse af Prislister
37
Winfinans
kan man regne med
indsættes i Avance, når den pågældende varegruppe ønskes
prissat salgsprismæssigt via kostpris tillagt avanceprocent..
Prisberegningen sker via Beregn salgspris.
I Winfinans er kernen i prissætning oprettelse og
vedligeholdelse af Salgsprislister. Der kan oprettes så mange,
som ønsket. Prislister oprettes og vedligeholdes som udsnit af
eller alle varer i Lageroversigten. Prislister tilknyttes de enkelte
kunder, hvor de skal anvendes.
Under Handel->Lager -> Rediger lager kan Prislister
oprettes og vedligeholdes. Vælg i prisliste listboks -
Indsæt selvvalgt internt løbenr. i Prisliste og navn i Beskrivelse.
Klik herefter på gem. I det fremkomne vindue oprettes og
vedligeholdes de enkelte prislister i forhold til varer fra
eksisterende lager. Opret beregningstrin til differentieret
prisberegning pr vare-/ prisgruppe

Tilknytning af prislister
Lager
38
Winfinans
kan man regne med
Når den enkelte prisliste er beregnet og valgt i listboksen, vises
prislisten i højre side af skærmen
Ved beregning af prislister kan vælges valuta og afrunding af
priser.
Salgspris incl. Moms vælges, hvis man generelt anvender priser
excl. Moms, men vil have enkelte prislister til detailsalg, hvor
moms afløftes i stedet for at tillægges.
Markeringen Fjern varer der ikke beregnes anvendes ved
efterfølgende beregninger af prislisten. Med den kan antallet af
varer på prislisten begrænses.
Prislister kan tilknyttes kunder og på den måde styres
anvendelse af forskellige priser.

Varekort
39
Winfinans
kan man regne med
Under Handel -> rediger lager oprettes varekort på firmaets
varer og ydelser. Sælges kun ydelser, oprettes et varekort med
nr. og tekst, samt varegruppe og prisgruppe. Dette varenr.
anvendes på salgsfaktura, hvor tekst og beløb kan overskrives,
hvis det ønskes.
Klik på Opret ny ikonet på Rediger lager oversigten for at
oprette en vare eller ydelse. Indsæt her varenr. samt øvrige
data.
Enhed kan opsættes med / for at styre ental/flertal på udskrifter.
F.eks. time/timer, æske/æsker osv.
Salgspris indsættes.
Fast kostpris/ sidste kostpris indsættes. Dette beløb anvendes,
hvis der bliver bogført vareforbrug ved salg. Dette sættes op
under opsæt af varegrupper. (Anvendes kun i forbindelse med
Winfinans DT)

Varekortets Faner
Generelt
Lager
På lager/ordrer
Bonus
Varegruppe og prisgruppe vælges via listbox.
40
Winfinans
kan man regne med
EAN nr. Feltet udfyldes, hvis EAN numre anvendes, fx ved
anvendelse af stregkodelæser på lager.
Her vises varenummer, varetype (Ikke lagerført (Ydelser)–
lagerført- serienummereret) (Lagerført og serienummereret
anvendes kun i forbindelse med Winfinans DT.
Beskrivelse , model, enhed,, varegruppe, prisgruppe,
statistikkode, salgspris, fast kostpris, Sidste kostpris, Kost
operation, Medtag vare.
Fritekstfelt, som ikke medtages på udskrifter.
Der kan vises en oversigt over priser eller en oversigt over
lagerbeholdning.(Anvendes kun i forbindelse med Winfinans
DT).
Her oprettes kundebonusordninger. De enkelte kunder tilknyttes
en eller flere bonusordninger. Der kan afregnes med
kreditnotaer enten til hver kundekonto eller til een kundekonto
pr. bonusordning(Kædebonus). Kaldes fra Rediger lager .

Salg
Ordrer, gentagne ordrer, åbne- og lukkede fakturaer.
Ordreoversigten
Ordrekort
41
Winfinans
kan man regne med
Vælg Handel->Salg->Ordrer. Dette viser Ordreoversigten. Hvis
der allerede er oprettet ordrer i modulet vises de på oversigten.
Et almindeligt salg kan enten starte som en ordre, der
efterfølgende ændres til åben faktura, når varerne/ydelserne
leveres og afsluttes og bliver til lukkede fakturaer.
Hvis man kun har behov for efterfakturering anvendes ikke
ordrer, men kun åbne- og lukkede fakturaer.
Gentagne ordrer er ordrer, der gentages som ordrer/fakturaer i
henhold til en oprettet kalender.
Ordreoversigten viser alle åbne ordrer. Ved hjælp af søgefelter
kan ønskede ordrer fremsøges. Fra ordreoversigten kan
ordrebekræftelser fremsendes pr. E-mail i .pdf format og med
knappen Hent e-ordrer kan salgsordrer hentes fra en tilknyttet
DanDomain webshop.
En ordre åbnes ved at klikke på ordrenummeret.markere linien
og trykke ordrekort. Her kan ordren redigeres, slettes eller
udskrives.

Opret ordre
42
Winfinans
kan man regne med
Nye ordrer oprettes ved at klikke på ikonet for opret ordre. Dette
giver et tomt ordrekort som kan udfyldes med de relevante
oplysninger.
Åbne fakturaer oversigten
Nye fakturaer oprettes på samme måde som ordrer.
Opret Faktura
Nye fakturaer oprettes ved at klikke på ikonet for opret faktura.
Dette giver et tomt fakturakort som kan udfyldes med de
relevante oplysninger.
Hent en nærmere vejledning i at lave en faktura på denne
adresse: http://winfinans.dk/files/Download/lavenfaktura.pdf
Lav OIO-xml faktura til det offentlige – hent vejledning på denne
adresse:
http://winfinans.dk/files/Download/Lavenoiofaktura.pdf
Lukkede fakturaer oversigten
Viser en oversigt over afsluttede salgstransaktioner.
Når man har valgt at arbejde med en bestemt lukket faktura ved at
klikke på fakturanummeret i oversigten, har man mulighed for, at
danne en kreditnota, der ser præcis ud som salgsfakturaen. Man
kan efterfølgende redigere i kreditnotaen, hvis ikke hele fakturaen
skal krediteres, eller man kan ændre kreditnotaen til en faktura,
hvis man i stedet har behov for at lave en ny fakturering magen til
den lukkede faktura kreditnotaen blev dannet fra.
Elektroniske fakturaer til offentlige kunder – OIO-XML
Inden du kan sende Elektroniske fakturaer til offentlige kunder.
Log dig på systemet som administrator – Vælg menupunktet
Administration -> Eksterne tilslutninger -> OIO tilmelding.
Følg hjælpeteksten og din virksomhed er klar til at afsende
elektroniske fakturaer fra Winfinans.NET.

Afsend en enkelt Elektronisk faktura.
43
Winfinans
kan man regne med
Lav en faktura, som normalt. Sørg for, at følgende felter på
fakturaen er udfyldt :
Salgssted (et salgssted, der er sat op til afsendelse af
elektronisk fakturering)
Rekvisition (Ordrerekvisitionsnummer)
Ext ref (Anvendes til oplysningen ”Intern konteringsreference” –
Skal enten udfyldes med oplysning fra kunden eller skal
være blank)
Att. Person (Systemet anvender attention person fra
adressekortet).
Klik på fakturanummeret for at vise fakturaen.
Kontroller følgende : Feltet klar skal være markeret og feltet
afsluttet skal være blankt.
Kundens EAN nummer skal kunne ses ud for ledeteksten EAN –
Hvis der intet står, tilføj oplysningen på kundens adressekort.
Hvis man har kunder, der anvender flere EAN numre til samme
kunde i Winfinans, kan man oprette kontaktpersoner, hvortil der er
tilknyttet separate EAN-numre. Valg af kontaktperson på
ordre/faktura vil så styre hvilket EAN nummer, der sendes til.
Hvis alt er klar klik da på ”Send faktura”
Kontroller at fakturaer er Afsendt elektronisk.
Vælg oversigten Lukkede fakturaer
Ud for den enkelte faktura vises et ”De” i kolonnen ”D”, hvis
fakturaen er blevet sendt.
Se også Lukkede fakturaer->OIO statistik.
Her kan du fremsøge fakturaer, som har været afstedt, og se
hvornår de er sendt.

Afsend flere Elektroniske fakturaer fra oversigten.
44
Winfinans
kan man regne med
Hvis du i din arbejdsgang sikrer, at kunder og fakturaer er sat
korrekt op til elektronisk fakturering, kan du afsende flere fakturaer
samtidigt fra salgsoversigten.
Fremsøg fakturaer, der er tilknyttet et salgssted til elektronisk
fakturaafsendelse.
Marker i feltet til højre for fakturanummeret ud for de fakturaer du
vil afsende.
Klik på ”Send faktura” på oversigten.
Kontroller at alle fakturaer er afsendt og find de fakturaer, der ikke
er blevet afsendt. De mangler status De på oversigten over
Lukkede fakturaer. Gå ind på den enkelte faktura – kontroller
indholdet og prøv sende den inde fra fakturaen.
Hvis der stadig er problemer med afsendelsen, så får du en
fejlmeddelelse, der fortæller dig, hvilket problem der hindrer
fakturaens afsendelse.
Gentagne ordrer oversigten
Her vises en oversigt over de eksisterende gentagne ordrer.
Gentagne ordrer og PBS opkrævning
Gentagne ordrer bruges ofte i forbindelse med opkrævning via
PBS Betalingsservice. Arbejdsgangen er, at man først danner de
fakturaer, der skal opkræves. De kontrolleres og lukkes, hvorefter
de lukkede fakturaer forberedes til afsendelse – en opkrævningsfil
downloades til arbejds-Pcen og den fremsendes til PBS.
Oprettelse af gentagne ordrer
De gentagne ordrer er kladder for de opkrævninger man vil
udføre. Der oprettes en gentagen ordre pr.
Opkrævningsadresse. Gentagne ordrer kan være ens eller
forskellige afhængig af, hvad der skal opkræves for.
De vigtigste oplysninger den skal indeholde er
kunde/opkrævningsadresse, vareliner, der beskriver det der

45
Winfinans
kan man regne med
opkræves, betalingsbetingelser og salgssted, der bestemmer
hvordan opkrævning skal udføres. Det kan enten ske simpelt
ved fremsendelse af fakturaer eller via Betalingsservice.
Kalendere til styring af hvornår opkrævning skal ske
Under Handel -> Salg -> Gentagne ordrer -> Opret kalendre
oprettes det antal kalendere, der ønskes anvendt. Her oprettes
fremadrettet de relevante opkrævningsdatoer, enten ved direkte
tilføjelse af datoer eller ved en fremskrivningsberegning baseret
på en startdato og et datointerval.
Dan fakturaer fra gentagne ordrer
Under Handel->Salg->Gentagne ordrer->Kør gentagne ordrer
udføres dannelsen af de fakturaer, der skal opkræves.
Klik på Tekst for at vælge eller indtaste evt.
indledende/afsluttende tekst på ordren/fakturaen.
Klik på Betaling/ Forsendelse for at vælge Betalingsbetingelser
via listbox ud for Betaling. (Opsættes i Stamdata), Forsendelse
via listbox. (Opsættes via Stamdata), og for evt. at indsætte
Leveringsadresse, der herefter medtagses på udskrift. Ekstern
reference indsættes som tekst, mens Intern reference vælges
via listbox. Anvendes f.ex. som sælgerkartotek. (Opsættes via
Stamdata).
Når man skal danne en faktura til en debitor i en debitorgruppe
mærket Off (offentlige kunder) anvendes feltet Rekvisition til
rekvisitionsnummer og Ekstern reference til
konteringsoplysning.
Valuta fremkommer i forhold til den valgte debitors
valutatilknytning i Regnskabs-modul, men anden valuta kan
vælges for den enkelte faktura.
Ved fakturering til Aftalt kurs indsættes denne, som gemmes på
den enkelte faktura i statistik-modulet., og den valuta, som
fastkursaftalen er indgået i forhold til vælges i Pris beregnet på
baggrund af valuta. Ved salg til udenlandske debitorer vælges
sprog på udskriften via listboks i Vælg landekode for
oversættelse af udskrift. Oversættelser sættes op i Ordbog og
Ordliste, der vælges via Stamdata.

46
Winfinans
kan man regne med
Sammentællinger, fakturarabat i beløb og avancer kan
kontrolleres ved klik på Avanceberegning. Avancer beregnes ud
fra Lagerets kostpriser.
Efter klik på Printer-ikonet fra Ordrekortet vælges betingelselser
for udskriften ved afkrydsning: Vis udskrift på skærm, Bogfør
efter udskrift.
Efter udskrift bogføres fakturaposteringer ved klik på Ja til
Bogfør faktura ?. Herefter nedlægges fakturaskærm, og data
overføres til Statistik.
Den første bogføring af fakturaposteringer
Køb
Når salgs- og/eller købs-fakturaer lukkes, dannes
bogføringsposter, som kan findes og bogføres under
Regnskab -> kladde -> Indlæste bilag og Bilagskladden.
Forespørgsel, købsordrer, åbne- og lukkede købsfakturaer.
Vælg Handel->Køb->Ordrer. Dette viser Købsordreoversigten.
Hvis der allerede er oprettet købsordrer i modulet vises de på
oversigten.
Et almindeligt køb kan enten starte som en ordre, der
efterfølgende ændres til åben faktura, når varerne/ydelserne
modtages og afsluttes og bliver til lukkede fakturaer.
Købsmodulets funktioner fungerer som salgsmodulet, bortset
fra, at der ikke er en avanceopgørelse, men kun købspriser.
Forespørgsler anvendes til systematisk indhentning af tilbud fra
leverandører.
Få mere hjælp på hjælpesiderne, der findes i modulet.

Overførsel af data til Excel
47
Winfinans
kan man regne med
Overførsel af data til Excel findes i Handelsmodul under Salg -> Statistik, under
Lager -> statistik, Regnskabsmodul under Balance->Bilagsliste og i
Adressemodulet under Rediger adresser.
Klik på Excel ikonet for at aktivere funktionen. Udfyld udsøgningsparametrene
og klik på Excel ikonet på parametervinduet.

Appendix 1
Tekniske Data for produktlinie Winfinans.NET
48
Winfinans
kan man regne med
Systemkrav Winfinans.NET afvikles i en internetbrowser og
kræver ingen installation. Winfinans.NET er
optimeret til MS Internet explorer. Winfinans
.Net kan også anvendes på MACs og Pcer med
andre styresystemer som, f.eks. linux.
Programmeringssprog Winfinans.NET er udviklet i MS vba.net og
Transact SQL. Koden til Winfinans.NET er ikke
tilgængelig for brugerne, men der kan udvikles
ekstra moduler, som kan anvendes i forbindelse
med Winfinans.NET.
Hvis direkte databaseadgang ønskes
abonneres på den funktionallitet. I den
forbindelse kan brugerfladen Winfinans DT
også anvendes. Winfinans DT brugerfladen er
udviklet i MS Access.
Back up Foretages dagligt af de enkelte kunders
database og der foretages transaktionsbackups
flere gange i løbet af dagen for at sikre data
bedst muligt.
Sikkerhedkopier opbevares i et andet fysisk
datacenter.
Det er muligt at genindindlæse en enkelt
kundes data fra tidligere tidspunkt samme dag,
tidligere dage, måneder og år, hvis det ønskes.
Database Hver kunde har rådighed over sin egen
database. Databasen indeholder kundens data.
Den ligger på en server ejet af Winfinans ApS.
En kopi af egne data kan rekvireres mod
betaling af ekspeditionsgebyr.

49
Winfinans
kan man regne med
Integrationsmuligheder Udvalgte data kan ind-og udlæses via MS Excel
og kommaseparerede filer.
Der kan udveksles og opdateres data ved hjælp
af udviklede WCF.webservices. WCF: Windows
Communication Foundation
Konvertering Egne data kan konverteres fra Winfinans Small
Business eller Winfinans Pro. Winfinans ApS
forestår p.t. konverteringen. Du kan uden
konvertering skifte mellem brug af Winfinans
DT og Winfinans.NET brugerfladen til dine data
Versioner Winfinans.NET kræver ikke installation af MS
Office produkter, men hvis du ønsker at
anvende data, der eksporteres i et MS Excel
ark, så er et program, der kan håndtere disse
data nødvendigt. Skærmudskrift kræver en
version af Adobe .PDF reader.
Demoversioner En demo af Winfinans.NET kan anvendes ved
at logge ind i Winfinans.NET som brugeren
”Demo” med password Demo.
Copyright Softwaren ejes af Winfinans ApS, og er
beskyttet af dansk lov om copyright.
Begrænset ansvar Winfinans ApS er ikke ansvarlig overfor
driftstab, mistede data, forstyrrelse af
virksomhed eller andet tab, der opstår som
følge af brugen af dette produkt.
Udvikling Winfinans.NET udvikles løbende og er derfor
altid i overensstemmelse med gældende
danske regelsæt, normer og praksis.
Sikkerhed Winfinans.NET er udviklet, så det overholder
anvisninger fra anerkendte sikkerhedsfirmaer.
Winfinans.NET anvendes via en krypteres
https: kommunikation.
Det er f.eks. testet, at der ikke kan afvikles
programkode, som tilføjes af en fjentligsindet
hacker. Passwords er personlige og kendes
kun af den enkelte bruger. Når nyt password
bestilles sendes oplysningen pr. email til den

50
Winfinans
kan man regne med
unike email adresse, der er registreret på
brugeren.
Brugerdata tilhørende brugere, der kun
anvender Winfinans.NET brugerfladen, kan
kun tilgås gennem programmets brugerflade.

Appendix 2
Hvordan kan jeg få mere hjælp til Winfinans ?
Hjælpetekster
Support
Intensiv
Hjælp til
Igang-
sætning
51
Winfinans
kan man regne med
Winfinans.NET indeholder hjælpetekster, der beskriver de
enkelte funktioner på de sider, hvor funktionen anvendes.
Mange steder står teksterne direkte på brugerfladen. Herudover
findes de ved at klikke på ikonet .
Der er mulighed for at tegne et årligt supportabonnement. Dette
sikrer personlig support via Spørgsmål/svar (er placeret på
startsiden) og e-mails indenfor normal åbningstid.
Winfinans ApS og vores partnere tilbyder konsulenthjælp til
planlægning, implementering, igangsætning, uddannelse,
konverteringer og andre ydelser i forbindelse med Winfinans
produkterne. Kontakt Winfinans ApS eller din sædvanlige
Winfinans partner.

Stikordsregister
—A—
Adressekort, 28
Adresser, 27
Afstemningskonti, 17
Aftalt kurs, 45
Aktiviteter, 30
—B—
Back up, 48
Begrænset ansvar, 49
Beholdning, lager, 40
Betalingsbetingelser, 19
Betalingsmidler, 34
Bilagsinddatering, 20
Bogføring, 18, 21
Bogføringsjournal, 23
Bogføringsperioder, tilladte, 15
Bonus – opsæt af, 40
Brugerhjælp, 8
Budget, 27
—C—
Copyright, 49
—D—
DanDomain, 7
Data database, 48
Debitor poster, 22
Debitorgruppe, 28
Debitorgrupper, oprettelse, 18
Debitorposter, 23
Demoregnskab, 9
Demoversioner, 49
Den daglige bogføring, 21
Driftsresultat, 26
—E—
Eksporter data, 7
Excel, overførsel af data, 47
—F—
Faktura pr. e-mail til adresser, 29
Faktura pr. e-mail til kontaktpersoner, 31
Fakturaer – bogføring af, 46
Fakturaer, bogføring, 24
Fakturaer, elektroniske, 42
Fakturaer, lukkede, 42
Fanen Adressekort, 27
Fanen Statistik, 29
Fastkurs, 45
Firma, oprettelse, 13
Fra forespørgsel til købsfaktura, 46
Fra tilbud til faktura, 41
—H—
Handelsmodulet, 31
—I—
Importer data, 6
52
Winfinans
kan man regne med
Indhold, 1
Indlæste Bilag, 24
—J—
Journal, 23, 24
Journaler, 25
—K—
Kontaktpersoner, 30
Konteringsforkortelser, 17
Kontokort, 29
Kontoplan, kopiering, 16
Kontoplan, oprettelse, 16
Kontotyper, 16
Konvertering, 49
Kreditor poster, 22
Kreditorgrupper, oprettelse, 19
Kreditorposter, 23
Kunde bonus, 40
Kundenummer, 28
Kurs, aftalt, 45
Kurser, 51
Køb, 46
Købs- og salgsmoms, 36
Købsmodul, 4
Købsprislister, 37
—L—
Lager, 40
Lagerbeholdning, 40
Lagermodul, 4
List bilag i kladde, 23, 24
—M—
mere hjælp, 51
Moduler og funktioner, 4
Momsafstemning, 25
Momsberegning, 36
Momssatser, oprettelse, 16
—N—
Nedlæg firma, 15
Nyt regnskabsår, 26
—O—
Offentlige kunder -Fakturaer,
elektroniske, 42
Opret nyt regnskabsår, 26
Opsæt, Brugerbestemt, 8
Opsæt, simpelt, 8
Ordre/fakturamodul, 4
Ordrekort, 41
Ordrer, gentagne, 44
Overførsel af data til Excel, 47
—P—
PBS opkrævning, 44
Personlig profil, 4
Posteringsforslag, 17

Prisgrupper, 36
Prislister, 37
Programmeringssprog, 48
—R—
Rediger bruger, 10
Regnskabets valuta, 18
Regnskabsmodul, 5
Regnskabsudskrifter, 25
Regnskabsår, efterfølgende, 15
Regnskabsår, første, 14
Regnskabsår, opret, 26
Regnskabsår, oprettelse, 14
Rykker, 19
Rykker, udsendelse af, 19
—S—
Salg, 41
Salgsmedarbejdere, 34
Salgspriser, 30
Salgsprislister, 37
Salgssteder, 32
Sikkerhed, 49
Simulering, 24
53
Support, 51
Systemkrav, 48
Sælgere, 34
—T—
Tekniske Data, 48
—U—
Udligningsposter, 23
Udvikling, 49
—V—
Valuta, oprettelse, 18
Varegrupper, 35
Varekort, 39
Varer, oprettelse, 39
Versioner, 49
Vis Balance, 25
Vis ordre, 41
—Å—
Åbningsbalance, 20
Åbningstal, 20
Årets resultat, overfør, 26
Årsafslutning, 26
Winfinans
kan man regne med

En gennemgang af Winfinans.NET
Info
54
Winfinans
kan man regne med
Titel: En gennemgang af Winfinans.NET.
Udgave: 3. udgave, oktober, 2012 – sidst ændret 22.10.2012
Udgiver: Winfinans ApS
Langebjergvænget 8A, 1. th.
4000 Roskilde
www.winfinans.dk
Copyright: Winfinans ApS
Enhver gengivelse af dette produkt, mekanisk, fotografisk eller elektronisk er
ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Eventuel mangfoldiggørelse kan kun
ske efter skriftlig aftale med WInfinans ApS.