17.07.2013 Views

Udkast til Regnskabsinstruks for de lokale kasser - Net

Udkast til Regnskabsinstruks for de lokale kasser - Net

Udkast til Regnskabsinstruks for de lokale kasser - Net

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

løbenr. 100310/09<br />

<strong>Regnskabsinstruks</strong><br />

<strong>for</strong><br />

<strong>de</strong> <strong>lokale</strong> kirkelige myndighe<strong>de</strong>r<br />

________________________ menighedsråd<br />

eller<br />

_________________________ provstiudvalg<br />

1


Indholds<strong>for</strong>tegnelse:<br />

Forord……………………………………………………………………………………………………. 3<br />

1. Den regnskabsmæssige organisation………………………………………………………….. 4<br />

2. De regnskabsmæssige opgaver………………………………………………………………… 5<br />

2.1 Forvaltning af udgifter…………………………………………………………………….. 5<br />

2.2 Forvaltning af indtægter………………………………………………………………….. 6<br />

2.3 Regnskabsmæssige registreringer……………………………………………………… 8<br />

2.4 Betalings<strong>for</strong>retninger……………………………………………………………………… 9<br />

2.5 Kontrol med modtagne checks…………………………………………………………... 10<br />

2.6 Regnskabsmæssig rapportering…………………………………………………………. 10<br />

2.7 Opbevaring af regnskabsmateriale……………………………………………………… 12<br />

2.8 Provstiudvalgets behandling af 5%-midler……………………………………………… 13<br />

3. IT-anven<strong>de</strong>lse i <strong>for</strong>bin<strong>de</strong>lse med regnskabsføring…………………………………………….. 13<br />

Bilag:<br />

Bilag 1. Grunddata <strong>for</strong> menighedsråd og provstiudvalg……………………………………………..15<br />

Bilag 2. CVR-/P-numre og biregnskaber un<strong>de</strong>r menighedsrå<strong>de</strong>t/provstiudvalget………………..16<br />

Bilag 3. Myndighe<strong>de</strong>ns ansatte……………………………………………………………………….. 17<br />

Bilag 4. Myndighe<strong>de</strong>ns organisation………………………………………………………………….. 18<br />

Bilag 5. Myndighe<strong>de</strong>ns konti i pengeinstitutter………………………………………………………. 19<br />

Bilag 6. Myndighe<strong>de</strong>ns konti i pengeinstitutter med hævekort…………………………………….. 20<br />

2


Forord<br />

Instruksen er baseret på lovbekendtgørelse nr. 560 af 17. juni 2009 om folkekirkens<br />

økonomi, cirkulære nr. 22 af 19. april 2007 om betaling <strong>for</strong> gravstedserhvervelse,<br />

vedligehold og <strong>for</strong>nyelse samt cirkulære nr. XXX af XX version 2 2009 om kirke- og<br />

provstiudvalgs<strong>kasser</strong>nes budget, regnskab og revision.<br />

Instruksen in<strong>de</strong>hol<strong>de</strong>r en beskrivelse af <strong>de</strong> <strong>lokale</strong> kirkelige myndighe<strong>de</strong>rs<br />

regnskabsmæssige organisation og <strong>til</strong>rettelæggelsen af menighedsråds og provstiudvalgs<br />

regnskabsopgaver, herun<strong>de</strong>r oplysninger om ansvars- og kompetence<strong>for</strong><strong>de</strong>lingen og <strong>de</strong>t<br />

regelsæt, <strong>de</strong>r skal følges af medarbej<strong>de</strong>rne ved udførelse af regnskabsopgaverne.<br />

Instruksen skal følges af <strong>de</strong>n fra menighedsrå<strong>de</strong>ts midte valgte <strong>kasser</strong>er og<br />

menighedsrå<strong>de</strong>ts regnskabsfører, såfremt <strong>de</strong>tte ikke er samme person, samt provsten og<br />

regnskabsføreren <strong>for</strong> provstiudvalgskassen. For menighedsrå<strong>de</strong>t og provstiudvalget<br />

udgør regnskabsinstruksen <strong>de</strong>t overordne<strong>de</strong> regelsæt på regnskabsområ<strong>de</strong>t.<br />

Selve instruksen er ensly<strong>de</strong>n<strong>de</strong> <strong>for</strong> alle <strong>lokale</strong> kirkelige <strong>kasser</strong>, hvilket vil sige<br />

kirke<strong>kasser</strong>, kirkegårds<strong>kasser</strong> samt provstiudvalgs<strong>kasser</strong>. Denne <strong>de</strong>l vedligehol<strong>de</strong>s af<br />

Kirkeministeriet. Opgave- og ansvars<strong>for</strong><strong>de</strong>lingen i <strong>de</strong>n enkelte kasse fremgår af<br />

bilagene <strong>til</strong> <strong>de</strong>nne instruks. Menighedsråd og provstiudvalg har selv ansvaret <strong>for</strong> at<br />

udfyl<strong>de</strong> og vedligehol<strong>de</strong> bilagene.<br />

Instruksen erstatter regnskabsinstruksen <strong>for</strong> provstiudvalgs<strong>kasser</strong>, januar 2002. Der har<br />

ikke tidligere været udarbej<strong>de</strong>t en regnskabsinstruks <strong>for</strong> kirke- og kirkegårds<strong>kasser</strong>.<br />

For alle <strong>kasser</strong> træ<strong>de</strong>r instruksen i kraft fra ne<strong>de</strong>nståen<strong>de</strong> dato.<br />

Kirkeministeriet, <strong>de</strong>n xx. xx 2009<br />

3


1. Den regnskabsmæssige organisation<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>ts og provstiudvalgets regnskabsmæssige organisation er beskrevet i<br />

lovbekendtgørelse nr. 560 af 17. juni 2009 om folkekirkens økonomi, cirkulære nr. 22<br />

af 19. april 2007 om betaling <strong>for</strong> gravstedserhvervelse, vedligehold og <strong>for</strong>nyelse samt<br />

cirkulære nr. XXX af XX version 2 2009 om kirke- og provstiudvalgs<strong>kasser</strong>nes budget,<br />

regnskab og revision.<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>ts/provstiudvalgets grunddata fremgår af bilag 1.<br />

For bå<strong>de</strong> menighedsråd og provstiudvalg er <strong>de</strong>n væsentligste indtægtskil<strong>de</strong> <strong>de</strong>n <strong>lokale</strong><br />

kirkeskat, <strong>de</strong>r pålignes folkekirkens medlemmer i <strong>de</strong>n kommune, hvor menighedsråd og<br />

provstiudvalg er hjemhøren<strong>de</strong>. I lov om folkekirkens økonomi, jf. lovbekendtgørelse nr.<br />

560 af 17. juni 2009 om folkekirkens økonomi , og cirkulære nr. XXX af XX august<br />

2009 om kirke- og provstiudvalgs<strong>kasser</strong>nes budget, regnskab og revision er <strong>de</strong>r fastlagt<br />

retningslinjer <strong>for</strong> budgetprocessen vedrøren<strong>de</strong> menighedsrå<strong>de</strong>ts kasse(r) og<br />

provstiudvalgskassen samt <strong>for</strong> fastsættelse af <strong>de</strong>t <strong>lokale</strong> ligningsbeløb.<br />

Af menighedsrå<strong>de</strong>ts kasse(r) afhol<strong>de</strong>s udgifter <strong>til</strong> personale ansat på kirkegår<strong>de</strong>n,<br />

personale ansat i kirke m.v., <strong>til</strong> kirkelige aktiviteter og administration samt <strong>til</strong> drifts- og<br />

anlægsudgifter <strong>til</strong> kirke m.v., tjenestebolig og kirkegård. Af provstiudvalgskassen<br />

afhol<strong>de</strong>s løn <strong>til</strong> medarbej<strong>de</strong>re ansat af provstiudvalget, administrations- og<br />

ejendomsudgifter <strong>for</strong>bun<strong>de</strong>t med provstiudvalgets virksomhed.<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>t kan bestyre kirke- og kirkegårds<strong>kasser</strong>. Menighedsrå<strong>de</strong>t har ansvaret<br />

<strong>for</strong> økonomien i alle oprette<strong>de</strong> <strong>kasser</strong>. Menighedsrå<strong>de</strong>t skal vælge en <strong>kasser</strong>er af sin<br />

midte, som er ansvarlig <strong>for</strong>, at <strong>de</strong>n regnskabsmæssige rapportering sker rettidigt, og at<br />

menighedsrå<strong>de</strong>t løben<strong>de</strong> orienteres om <strong>de</strong> økonomiske <strong>for</strong>hold. Bogføringen varetages<br />

af <strong>de</strong>n regnskabsføren<strong>de</strong>, som er ansvarlig <strong>for</strong> regnskabsføring og rapportering <strong>til</strong> <strong>de</strong>n af<br />

menighedsrå<strong>de</strong>t valgte <strong>kasser</strong>er. Kassereren kan varetage <strong>de</strong>n regnskabsføren<strong>de</strong><br />

funktion samtidig med varetagelse af <strong>kasser</strong>ererhvervet, men behøver ikke at gøre <strong>de</strong>t,<br />

eftersom menighedsrå<strong>de</strong>t har mulighed <strong>for</strong> at hol<strong>de</strong> <strong>de</strong> to funktioner adskilt og f.eks.<br />

ansætte ekstern fagbistand <strong>til</strong> at <strong>for</strong>estå opgaven. I <strong>de</strong>nne instruks anven<strong>de</strong>s betegnelsen<br />

”<strong>kasser</strong>er” <strong>for</strong> <strong>de</strong>n funktion, hvor<strong>til</strong> menighedsrå<strong>de</strong>t af sin midte har valgt en person og,<br />

betegnelsen ”regnskabsføren<strong>de</strong>” anven<strong>de</strong>s <strong>for</strong> <strong>de</strong>n person, <strong>de</strong>r <strong>for</strong>estår <strong>de</strong>n daglige<br />

bogføring.<br />

Ved hvert provsti er <strong>de</strong>r oprettet en provstiudvalgskasse. Provstiudvalget bestyrer<br />

provstiudvalgskassen samt 5% midlerne. Provsten er <strong>for</strong>retningsføren<strong>de</strong> <strong>for</strong><br />

menighedsrå<strong>de</strong>t og har <strong>de</strong>rmed <strong>de</strong> samme funktioner, som <strong>de</strong>n valgte <strong>kasser</strong>er i<br />

menighedsrå<strong>de</strong>t. I provstiudvalget er <strong>de</strong>n regnskabsføren<strong>de</strong> oftest provstisekretæren,<br />

men behøver ikke at være <strong>de</strong>t. Provstiudvalget har mulighed <strong>for</strong> at la<strong>de</strong> ekstern<br />

fagbistand <strong>for</strong>estå regnskabsføringen. I <strong>de</strong>nne instruks anven<strong>de</strong>s betegnelsen<br />

”regnskabsføren<strong>de</strong>”, hvis <strong>de</strong>r er tale om funktioner, <strong>de</strong>r er i<strong>de</strong>ntiske med<br />

menighedsrå<strong>de</strong>ts regnskabsføren<strong>de</strong>. Hvis funktionen ikke er i<strong>de</strong>ntisk med<br />

menighedsrå<strong>de</strong>ts regnskabsføren<strong>de</strong>, anven<strong>de</strong>s betegnelsen ”provstiudvalgets<br />

regnskabsføren<strong>de</strong>”.<br />

Af bilag 2 fremgår en <strong>for</strong>tegnelse over menighedsrå<strong>de</strong>ts/provstiudvalgets regnskaber,<br />

CVR- og P-numre og biregnskaber, herun<strong>de</strong>r legatregnskaber <strong>for</strong> <strong>de</strong> <strong>kasser</strong> som <strong>de</strong>nne<br />

regnskabsinstruks er gæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> <strong>for</strong>.<br />

4


CVR-numret er virksomhe<strong>de</strong>ns i<strong>de</strong>ntifikationsnummer, som skal benytte over<strong>for</strong><br />

myndighe<strong>de</strong>r såvel som private. Virksomhe<strong>de</strong>n kan endvi<strong>de</strong>re <strong>til</strong><strong>de</strong>les et P-nummer <strong>for</strong><br />

hver fysisk beliggenhed, hvor virksomhe<strong>de</strong>n driver virksomhed fra.<br />

De <strong>lokale</strong> kirkelige myndighe<strong>de</strong>r er registreringspligtige i henhold <strong>til</strong> almin<strong>de</strong>lig<br />

gæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> lovgivning og i relation <strong>til</strong> ansættelses<strong>for</strong>hold samt merværdiafgift.<br />

Regnskabsåret er kalen<strong>de</strong>råret og regnskaberne revi<strong>de</strong>res af <strong>de</strong>n <strong>lokale</strong> stiftsøvrigheds<br />

ansatte provstirevisor, jf. cirkulære nr. XXX af XX version 2 2009 om kirke- og<br />

provstiudvalgs<strong>kasser</strong>nes budget, regnskab og revision m.v..<br />

2. De regnskabsmæssige opgaver<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>ts/provstiudvalgets overordne<strong>de</strong> regnskabsmæssige opgaver omfatter:<br />

• Registrering af udgifter og indtægter<br />

• Kontrol og afstemning af registreringer<br />

• Betalings<strong>for</strong>retning<br />

• Kontrol med værdipost<br />

• Regnskabsmæssig rapportering<br />

I <strong>de</strong>t følgen<strong>de</strong> <strong>for</strong>etages en mere <strong>de</strong>taljeret gennemgang af <strong>de</strong> <strong>for</strong>skellige typer af<br />

regnskabsopgaver som <strong>de</strong> <strong>lokale</strong> kirkelige myndighe<strong>de</strong>r varetager. En udtømmen<strong>de</strong> liste<br />

over <strong>de</strong> <strong>lokale</strong> kirkelige myndighe<strong>de</strong>rs regnskabsopgaver og ansvaret <strong>for</strong> opgaverne er<br />

vedlagt i bilag 3. Heraf fremgår <strong>de</strong> regnskabsansvarliges initialer og un<strong>de</strong>rskrift.<br />

2.1. Forvaltning af udgifter<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>ts og provstiudvalgets udgifter er hjemlet og beskrevet i lov om<br />

folkekirkens økonomi.<br />

Alle udgifter skal være behørigt dokumenteret ved bilag. Såfremt <strong>de</strong>t rent<br />

undtagelsesvis ikke er muligt at anven<strong>de</strong> original bilag, skal <strong>de</strong>t ty<strong>de</strong>ligt fremgå af<br />

bilaget, at <strong>de</strong>r er tale om en kopi.<br />

Forvaltning af udgifter omfatter disponering, godken<strong>de</strong>lse samt betaling og<br />

registrering/bogføring af udgiftsbilag.<br />

Ved disponering <strong>for</strong>stås indgåelse af aftaler om vikartjeneste, øvrige aftaler, køb af<br />

varer og tjenestey<strong>de</strong>lser m.v. <strong>de</strong>r medfører eller kan medføre udgifter <strong>for</strong> <strong>de</strong>n <strong>lokale</strong><br />

kirkelige myndighed.<br />

Disponeringen skal ske af en her<strong>til</strong> bemyndiget person. Disponenten bekræfter ved<br />

varemodtagelse, at mæng<strong>de</strong> og pris er som aftalt. Ved vikartjenester og lignen<strong>de</strong><br />

bekræftes, at vikaren er bes<strong>til</strong>t <strong>til</strong> <strong>de</strong>n pågæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> handling samt har udført tjenesten.<br />

Ved godken<strong>de</strong>lse <strong>for</strong>stås en accept fra <strong>de</strong>n <strong>lokale</strong> kirkelige myndighed, <strong>de</strong>r bekræfter, at<br />

udgiften er kassen vedkommen<strong>de</strong> og i overensstemmelse med <strong>de</strong> udgifter som jf.<br />

vejledning nr. XXX af XX august 2009 om kirke- og præstegårds- og<br />

prostiudvalgs<strong>kasser</strong>nes budget, regnskab og revision m.v.<br />

Betaling og registrering skal ske af regnskabsføreren, efter at vedkommen<strong>de</strong> har<br />

kontrolleret, at ovenståen<strong>de</strong> attesteringer er udført. Kontering af bilag skal ske i<br />

overensstemmelse med <strong>de</strong>n af Kirkeministeriet udarbej<strong>de</strong><strong>de</strong> konteringsvejledning.<br />

Betaling bør fin<strong>de</strong> sted såle<strong>de</strong>s, at eventuelle kontantrabatter udnyttes i <strong>de</strong>t omfang, <strong>de</strong>t<br />

fin<strong>de</strong>s <strong>for</strong><strong>de</strong>lagtigt og ellers <strong>til</strong> sidste betalingstermin.<br />

5


A-skat, arbejdsmarkedsbidrag, pension, feriepenge m.v.<br />

Skyldig A-skat, arbejdsmarkedsbidrag, pension, gruppeliv samt feriepenge, som<br />

afregnes via Feriekonto, betragtes som kortfriste<strong>de</strong> gælds<strong>for</strong>pligtelser. Menighedsrå<strong>de</strong>t<br />

eller provstiudvalget opgør og bogfører skyldige udgifter <strong>for</strong> <strong>de</strong> omtalte poster<br />

månedligt.<br />

Der afsættes ikke feriepenge<strong>for</strong>pligtelse vedr. optjente feriepenge <strong>til</strong> månedslønne<strong>de</strong><br />

medarbej<strong>de</strong>re, som er ansat med løn un<strong>de</strong>r ferie, som ej er afholdt endnu.<br />

Lønsystem<br />

Hvis menighedsråd ikke anven<strong>de</strong>r Folkekirkens Lønsystem (FLØS) <strong>til</strong> lønudbetaling<br />

skal <strong>de</strong>r indberettes løndata <strong>til</strong> FLØS i henhold <strong>til</strong> Kirkeministeriets bestemmelser<br />

herom. På Kirkeministeriets hjemmesi<strong>de</strong> www.km.dk un<strong>de</strong>r ”Publikationer” fremgår<br />

Brugervejledning om Folkekirkens Lønservice (FLØS) og Vejledning om FLØS,<br />

tabeller og ko<strong>de</strong>r, som skal anven<strong>de</strong>s.<br />

Ansvars- og kompetence<strong>for</strong><strong>de</strong>ling<br />

Regnskabsføreren har ansvaret <strong>for</strong>, at <strong>de</strong>n månedlige lønkørsel afleveres rettidigt, at<br />

medarbej<strong>de</strong>rens stamdata, herun<strong>de</strong>r trækprocent, skattemæssigt fradrag og timeløn er<br />

korrekt indberettet <strong>til</strong> <strong>de</strong>n lønbehandlen<strong>de</strong> enhed.<br />

Regnskabsføreren har ansvaret <strong>for</strong>, at udbetalte honorarer <strong>til</strong> <strong>for</strong>edragshol<strong>de</strong>re, musikere<br />

m.v. indberettes korrekt <strong>til</strong> SKAT efter <strong>de</strong>n <strong>til</strong> enhver tid gæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> lovgivning.<br />

Regnskabsføreren kontrollerer og godken<strong>de</strong>r <strong>de</strong> månedlige opgørelser og har ansvaret<br />

<strong>for</strong> <strong>de</strong>n en<strong>de</strong>lige afstemning ultimo året mellem <strong>de</strong> oplyste og bogførte <strong>for</strong>pligtelser<br />

Disponering med bin<strong>de</strong>n<strong>de</strong> virkning <strong>for</strong> <strong>de</strong>n <strong>lokale</strong> kirkelige myndighed kan alene<br />

<strong>for</strong>etages efter retningslinierne i <strong>de</strong>nne instruks og af <strong>de</strong> medarbej<strong>de</strong>re, som ifølge<br />

instruksen er bemyndiget her<strong>til</strong>.<br />

Bilag 4 in<strong>de</strong>hol<strong>de</strong>r en <strong>for</strong>tegnelse over myndighe<strong>de</strong>ns <strong>for</strong><strong>de</strong>ling af ansvar og opgaver i<br />

henhold <strong>til</strong> regnskabsopgaven.<br />

2.2. Forvaltning af indtægter<br />

Forvaltning af indtægter omfatter bl.a. regningsudskrivning, <strong>de</strong>bitor<strong>for</strong>valtning og<br />

godken<strong>de</strong>lse af indtægtsbilag.<br />

Den <strong>lokale</strong> kirkelige myndigheds indtægter er hjemlet og beskrevet i lov om<br />

folkekirkens økonomi.<br />

Den vigtigste indtægtskil<strong>de</strong> <strong>for</strong> bå<strong>de</strong> menighedsråd og provstiudvalg, er <strong>de</strong>n <strong>lokale</strong><br />

kirkeskat.<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>t kan herudover oppebære følgen<strong>de</strong> andre driftsindtægter:<br />

5% midler<br />

Leje/<strong>for</strong>pagtningsindtægt<br />

Indtægter vedrøren<strong>de</strong> kirkegår<strong>de</strong>ns drift<br />

Renteindtægter<br />

Dagpengerefusioner<br />

Præsters boligbidrag<br />

Præsters øvrige private an<strong>de</strong>le af <strong>for</strong>brugsudgifter<br />

Øvrige indtægter inklusive indtægtsdækket virksomhed<br />

6


Enhver indtægt dokumenteres ved et indtægtsbilag enten i <strong>for</strong>m af en salgsfaktura eller<br />

en indtægtsanvisning. Såfremt <strong>de</strong>r anven<strong>de</strong>s en kopi af bilag, skal <strong>de</strong>tte ty<strong>de</strong>ligt fremgå<br />

af bilaget.<br />

Kontering af bilagene skal ske i overensstemmelse med <strong>de</strong>n af Kirkeministeriet<br />

udarbej<strong>de</strong><strong>de</strong> konteringsvejledning.<br />

Ansvars- og kompetence<strong>for</strong><strong>de</strong>ling<br />

Det påhviler regnskabsføreren at <strong>for</strong>etage opfølgning på <strong>de</strong>bitorerne samt un<strong>de</strong>rrette <strong>de</strong>n<br />

valgte <strong>kasser</strong>er om uerhol<strong>de</strong>lige beløb. Når <strong>de</strong>r bortses fra indtægter af kirkegår<strong>de</strong>n, jf.<br />

ne<strong>de</strong>n<strong>for</strong>, træffer <strong>de</strong>n valgte <strong>kasser</strong>er herefter beslutning om iværksættelse af<br />

rykkerprocedure og eventuel afskrivning af beløbet.<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>t har ansvaret <strong>for</strong>, at provstiudvalget i rette tid ansøges om <strong>til</strong>la<strong>de</strong>lse <strong>til</strong><br />

frigivelse af opspare<strong>de</strong> midler.<br />

Disponering, godken<strong>de</strong>lse, og <strong>de</strong>bitor<strong>for</strong>valtning med bin<strong>de</strong>n<strong>de</strong> virkning <strong>for</strong><br />

menighedsrå<strong>de</strong>t eller provstiudvalget kan alene <strong>for</strong>etages efter retningslinierne i <strong>de</strong>nne<br />

instruks.<br />

Indtægter af kirkegår<strong>de</strong>n<br />

Den valgte <strong>kasser</strong>er skal kontrollere, at <strong>de</strong>t vedtagne takstregulativ <strong>for</strong> kirkegår<strong>de</strong>n<br />

overhol<strong>de</strong>s, samt stikprøvevis kontrollere at alt <strong>til</strong>go<strong>de</strong>haven<strong>de</strong> faktureres.<br />

Af bilag 3 fremgår kompetence<strong>for</strong><strong>de</strong>ling vedr. regningsudskrivelse.<br />

Faktura<strong>for</strong>malia skal i øvrigt følge gæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> lovgivning og in<strong>de</strong>hol<strong>de</strong><br />

(Momsbekendtgørelsens § 40, stk. 1):<br />

I<strong>de</strong>ntifikation af modtager<br />

I<strong>de</strong>ntifikation af afsen<strong>de</strong>r<br />

Udste<strong>de</strong>lsesdato<br />

Fortløben<strong>de</strong> nummerering<br />

Kirkekassens CVR-nr.<br />

Momsangivelse såfremt y<strong>de</strong>lsen er momspligtig<br />

Betalingsfrist i henhold <strong>til</strong> gæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> aftaler<br />

Betalingsin<strong>for</strong>mationer<br />

Såfremt <strong>de</strong>bitor ikke indbetaler <strong>de</strong>t skyldige beløb rettidigt, iværksættes en<br />

rykkerprocedure. Stiftsadministrationen fastsætter regler <strong>for</strong>, hvad <strong>de</strong>r skal <strong>for</strong>etages i<br />

<strong>til</strong>fæl<strong>de</strong> af manglen<strong>de</strong> betaling <strong>for</strong> aftaler gæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> i én eller flere fredningsperio<strong>de</strong>r.<br />

Stiftsadministrationen træffer beslutning om, hvorvidt <strong>for</strong>dringerne skal overgives <strong>til</strong><br />

retlig inkasso, eller om <strong>de</strong>r skal ske afskrivning af u<strong>de</strong>ståen<strong>de</strong> beløb. Ved manglen<strong>de</strong><br />

betalinger <strong>for</strong> aftaler gæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> ét år tager menighedsrå<strong>de</strong>t s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong>, om <strong>for</strong>dringerne<br />

skal overgives <strong>til</strong> retslig inkasso, eller om afskrivning af u<strong>de</strong>ståen<strong>de</strong> beløb som er<br />

uerhol<strong>de</strong>lige, skal ske. Beslutning om afskrivning af <strong>til</strong>go<strong>de</strong>haven<strong>de</strong>r påføres<br />

regningskopien, og attesteres af menighedsrå<strong>de</strong>t.<br />

Øvrige indtægter<br />

Øvrige indtægter varetages og opkræves af regnskabsføreren. Den valgte <strong>kasser</strong>er skal<br />

føre <strong>til</strong>syn med, at leje/<strong>for</strong>pagtningsindtægter, dagpengerefusioner m.v. opkræves, samt<br />

at præsters betaling <strong>for</strong> egne <strong>for</strong>brugsafgifter beregnes og opkræves i overensstemmelse<br />

med <strong>de</strong> med præsten indgåe<strong>de</strong> aftaler.<br />

7


Provstiudvalget kan ansøges om midler <strong>til</strong> u<strong>for</strong>udsete udgifter (5% midler).<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>t udfærdiger ansøgning som behørigt un<strong>de</strong>rskrives samt vedlægges<br />

dokumentation.<br />

Ekstraordinære indtægter<br />

Provenu ved salg af kirkens faste ejendomme skal indbetales <strong>til</strong> stiftet, medmindre<br />

provstiudvalget ved salg af landbrugsjord/-ejendom har givet <strong>til</strong>la<strong>de</strong>lse <strong>til</strong>, at provenuet<br />

af menighedsrå<strong>de</strong>t kan anven<strong>de</strong>s <strong>til</strong> finansiering af særskilte anlægsarbej<strong>de</strong>r eller<br />

ekstraordinære afdrag på lån. Anven<strong>de</strong>lsen skal være godkendt af provstiudvalget <strong>for</strong>ud<br />

<strong>for</strong> gennemførelsen af pågæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> salg eller afståelse. I andre <strong>til</strong>fæl<strong>de</strong> kan stiftsrå<strong>de</strong>t <strong>for</strong><br />

økonomi søges om <strong>til</strong>la<strong>de</strong>lse <strong>til</strong> at anven<strong>de</strong> provenuet.<br />

2.3. Regnskabsmæssig registrering<br />

Alle registreringer skal dokumenteres ved bilag, og konteringen skal følge <strong>de</strong>n af<br />

Kirkeministeriet udarbej<strong>de</strong><strong>de</strong> konteringsvejledning og kontoplan<br />

Regnskabsføreren kontrollerer <strong>for</strong>ud <strong>for</strong> bogføringen, at regnskabsbilaget er godkendt<br />

og attesteret af her<strong>til</strong> bemyndige<strong>de</strong> personer, og at regnskabsbilaget in<strong>de</strong>hol<strong>de</strong>r <strong>de</strong> <strong>for</strong><br />

bogføringen nødvendige oplysninger.<br />

Registreringen skal <strong>for</strong>egå tidsmæssigt korrekt, og bilagene skal <strong>for</strong>tløben<strong>de</strong><br />

nummereres. Når registreringen er <strong>for</strong>etaget, noteres <strong>de</strong>tte på bilaget.<br />

Boghol<strong>de</strong>riet skal være ajour, og kassebogføringen må ikke være mere end 1 måned<br />

bagud, bortset fra særlige <strong>til</strong>fæl<strong>de</strong>, hvor <strong>de</strong>tte skriftligt er godkendt af <strong>for</strong>man<strong>de</strong>n <strong>for</strong><br />

menighedsrå<strong>de</strong>t.<br />

Som led i <strong>de</strong>n regnskabsmæssige registrering <strong>for</strong>etages løben<strong>de</strong> og mindst en gang<br />

månedligt afstemning og kontrol med <strong>de</strong>n <strong>for</strong>etagne registrering. Herun<strong>de</strong>r afstemning<br />

af:<br />

Lønregistreringer<br />

Kassebeholdning<br />

Bankkonti <strong>til</strong> eksternt bankudtog<br />

Momsmellemværen<strong>de</strong> med SKAT<br />

Gælds<strong>for</strong>pligtelser og <strong>til</strong>go<strong>de</strong>haven<strong>de</strong>r<br />

Ansvars- og kompetence<strong>for</strong><strong>de</strong>ling<br />

Regnskabsføreren varetager og har ansvaret <strong>for</strong> <strong>de</strong> regnskabsmæssige registreringer. Det<br />

er regnskabsførerens ansvar, at regnskabsmaterialet opbevares omhyggeligt.<br />

Det er som regel ikke muligt at oprethol<strong>de</strong> en hensigtsmæssig funktionsadskillelse<br />

mellem kasse og boghol<strong>de</strong>ri. Der<strong>for</strong> påhviler <strong>de</strong>t <strong>de</strong>n valgte <strong>kasser</strong>er løben<strong>de</strong> at føre<br />

kontrol med, at <strong>de</strong>r kun <strong>for</strong>etages betalinger som behørigt er godkendt af en af<br />

menighedsrå<strong>de</strong>t bemyndiget person, samt at alle udgifter er dokumenteret ved bilag.<br />

8


2.4. Betalings<strong>for</strong>retninger<br />

Betalings<strong>for</strong>retninger bør i vi<strong>de</strong>st muligt omfang <strong>for</strong>etages elektronisk via <strong>Net</strong>bank. I<br />

<strong>de</strong>t omfang <strong>de</strong>t er muligt, anven<strong>de</strong>s Nemkonto <strong>til</strong> indbetalinger fra <strong>de</strong>t offentlige.<br />

Da <strong>de</strong>t som oftest ikke er muligt at oprethol<strong>de</strong> funktionsadskillelse mellem kasse og<br />

boghol<strong>de</strong>ri, påhviler <strong>de</strong>t <strong>de</strong>n <strong>lokale</strong> kirkelige myndighed altid at have fuldmagts<strong>for</strong>hold<br />

ført ajour over<strong>for</strong> pengeinstitutter.<br />

Bilag 5 in<strong>de</strong>hol<strong>de</strong>r en <strong>for</strong>tegnelse over myndighe<strong>de</strong>ns bankkonti samt fuldmagts<strong>for</strong>hold.<br />

Bankkonti<br />

Likviditeten bygger på kasseprincippet, og rammebevillingerne er afstemt efter<br />

udgifterne. Det er <strong>de</strong>r<strong>for</strong> ikke <strong>til</strong>ladt at oprette en kassekredit <strong>til</strong> finansiering af <strong>de</strong>n<br />

daglige drift. I ste<strong>de</strong>t kan provstiudvalget ansøges om omdisponering af midler eller<br />

an<strong>de</strong>l i 5%-midlerne, såfremt <strong>de</strong>r er tale om u<strong>for</strong>udsete udgifter. En<strong>de</strong>lig kan<br />

menighedsrå<strong>de</strong>t søge om likviditetslån af 5%-midlerne.<br />

Checks anven<strong>de</strong>s i nummeror<strong>de</strong>n, og <strong>de</strong> udstedte checks skal krydses. Ubrugte og<br />

annullere<strong>de</strong> checks opbevares i nummeror<strong>de</strong>n i pengeskab eller lignen<strong>de</strong>. Udstedte<br />

checks, <strong>de</strong>r ikke er indløst in<strong>de</strong>n<strong>for</strong> <strong>de</strong>n almin<strong>de</strong>lige frist på 20 bankdage, bør spærres.<br />

Såfremt en af myndighe<strong>de</strong>ns ansatte har behov <strong>for</strong> at <strong>for</strong>etage indkøb af<br />

små<strong>for</strong>nø<strong>de</strong>nhe<strong>de</strong>r i kirkelig regi, kan <strong>de</strong>r oprettes en særlig bankkonto med <strong>til</strong>knyttet<br />

hævekort med maksimal beløbsgrænse. De her<strong>til</strong> bemyndige<strong>de</strong> personer fremgår af<br />

bilag 6.<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>nes budgettere<strong>de</strong> udgifter <strong>til</strong> opsparings<strong>for</strong>mål indsættes fysisk på<br />

særskilt bankkonto oprettet specielt <strong>til</strong> <strong>de</strong>t pågæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> <strong>for</strong>mål. Opsparingskontiene<br />

indgår i kirkekassens finansielle status, men skal prohiberes/bin<strong>de</strong>s, såle<strong>de</strong>s at <strong>for</strong>brug<br />

kun kan ske ved fremvisning af gyldig un<strong>de</strong>rskrevet bevilling af provstiudvalget.<br />

Til opsparingskontiene må <strong>de</strong>r ikke etableres hæveadgang via netbank; kun læseadgang.<br />

Indsamle<strong>de</strong> midler<br />

Indsamle<strong>de</strong> midler skal opbevares omhyggeligt og afregnes over<strong>for</strong> <strong>de</strong>n rette modtager i<br />

henhold <strong>til</strong> indsamlings<strong>for</strong>målet in<strong>de</strong>n <strong>for</strong> 14 dage fra indsamlingsdatoen.<br />

Regnskabsføreren eller <strong>de</strong>n, <strong>de</strong>r skal drage omsorg <strong>for</strong> beløbets afsen<strong>de</strong>lse eller<br />

indsættelse i pengeinstitut, kvitterer i indsamlingsbogen <strong>for</strong> beløbets modtagelse.<br />

Kvitteringer <strong>for</strong> afsen<strong>de</strong>lse af indsamle<strong>de</strong> beløb vedlægges indsamlingsbogen <strong>til</strong>lige<br />

med <strong>de</strong> kvitteringer, som måtte blive afgivet af vedkommen<strong>de</strong> institutioner (modtagere),<br />

jvf. cirkulære om indsamling i kirkerne nr. 21 af 26. marts 2007.<br />

Indsamle<strong>de</strong> midler <strong>til</strong> menighedspleje skal opføres i regnskabet i et biregnskab. For<br />

anven<strong>de</strong>lse af disse midler, aflægges årligt regnskab i <strong>for</strong>bin<strong>de</strong>lse med kirkekassens<br />

regnskab (biregnskab).<br />

Kontant kassebeholdning<br />

Kontante ind- og udbetalinger via kassens kontante beholdning bør begrænses <strong>til</strong><br />

situationer, hvor <strong>de</strong>t ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at <strong>for</strong>etage en elektronisk<br />

overførsel. Ved udbetaling direkte fra kassen skal <strong>de</strong>r afkræves kvittering <strong>for</strong><br />

modtagelse af beløbet.<br />

Den kontante kassebeholdning må ikke overstige 2.000 kr. I særlige <strong>til</strong>fæl<strong>de</strong> kan<br />

provstirevisor ansøges om fastsættelse af et højere beløb. Der må kun modtages dansk<br />

9


valuta og krydse<strong>de</strong> checks. Checks må ikke være fremdatere<strong>de</strong>. Modtagne checks<br />

indsættes snarest belejligt i pengeinstitut.<br />

Kassebeholdningen optælles dagligt eller efter behov og afstemmes med <strong>de</strong><br />

regnskabsmæssige registreringer. Eventuelle differencer skal straks <strong>for</strong>søges afklaret og<br />

registreret i bogføringen.<br />

Kassebeholdningen må ikke sammenblan<strong>de</strong>s med beløb, som er kirkekassen<br />

uvedkommen<strong>de</strong>, og <strong>de</strong>r må ikke ske indløsning af personalechecks.<br />

Den kontante kassebeholdning opbevares efter kontortid i pengeskab eller på an<strong>de</strong>n<br />

<strong>for</strong>svarlig vis.<br />

Arbejdsopgavens ansvars- og kompetence<strong>for</strong><strong>de</strong>ling<br />

Betalings<strong>for</strong>retningerne varetages af regnskabsføreren. Regnskabsfunktionen har ansvaret<br />

<strong>for</strong> <strong>de</strong>n kontante kasse samt <strong>for</strong>, at alle transaktioner og værdier registreres korrekt bå<strong>de</strong><br />

tidsmæssigt og beløbsmæssigt i kirkekassens/provstiudvalgskassens regnskab.<br />

Den <strong>lokale</strong> kirkelige myndighed har ansvaret <strong>for</strong>, at <strong>de</strong> <strong>til</strong><strong>de</strong>lte ligningsmidler <strong>for</strong>valtes<br />

<strong>for</strong>svarligt. Herun<strong>de</strong>r at likvi<strong>de</strong> midler er placeret på en rentemæssig <strong>for</strong><strong>de</strong>lagtig må<strong>de</strong>.<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>t kan vedtage, at en an<strong>de</strong>n end regnskabsføreren varetager afregning af<br />

indsamle<strong>de</strong> midler. Dette noteres i givet fald i protokollen.<br />

2.5. Kontrol med modtagne checks<br />

Som led i poståbning skal <strong>de</strong>r gennemføres en særskilt kontrol med og registrering af<br />

checks.<br />

Checken <strong>for</strong>synes med modtagelsesstempel og registreres herefter på <strong>for</strong>ud<br />

nummerere<strong>de</strong> blanketter med oplysning om ankomstdato, værdiens art og afsen<strong>de</strong>r. På<br />

blanketten skal <strong>de</strong>r være afsat plads <strong>til</strong> anførelse af kvitteringspåtegning.<br />

Kopien af blanketterne med oplysning om ankomstdato, værdiens art og afsen<strong>de</strong>r<br />

opbevares af regnskabsføreren med henblik på <strong>de</strong>nnes kontrol.<br />

Kopi af check og følgeskrivelse nummereres <strong>for</strong>tløben<strong>de</strong> og indsættes i ringbind.<br />

Checks skal straks efter modtagelse indsættes på <strong>de</strong>n angivne konto i menighedsrå<strong>de</strong>ts<br />

eller provstiudvalgets pengeinstitut.<br />

Ansvar og kompetence<strong>for</strong><strong>de</strong>ling<br />

Regnskabsføreren har ansvaret <strong>for</strong>, at alle modtagne værdier bliver korrekt registreret i<br />

menighedsrå<strong>de</strong>ts eller provstiudvalgets regnskab.<br />

2.6. Regnskabsmæssig rapportering<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>ts og provstiudvalgets regnskab aflægges i overensstemmelse med <strong>de</strong> af<br />

Kirkeministeriet <strong>for</strong>eskrevne regler jvf. cirkulære nr. XX af XX version 2 2009 om<br />

kirke- og provstiudvalgs<strong>kasser</strong>nes budget, regnskab og revision m.v.<br />

Kirkekassens præstegårds- og provstiudvalgskassens regnskabsår følger kalen<strong>de</strong>råret.<br />

Januar måned er supplementsperio<strong>de</strong>n, <strong>de</strong>r slutter <strong>de</strong>n 31. januar.<br />

Kvartalsvis rapportering, hvori regnskabet er sammenholdt med <strong>de</strong>t godkendte budget<br />

fremsen<strong>de</strong>s <strong>til</strong> <strong>de</strong>n valgte <strong>kasser</strong>er så betids, at rå<strong>de</strong>t senest 2 måne<strong>de</strong>r efter kvartalets<br />

udløb kan behandle kvartalsrapporten på et menighedsrådsmø<strong>de</strong>.<br />

10


Kvartalsrapporten skal være un<strong>de</strong>rskrevet af <strong>de</strong>n valgte <strong>kasser</strong>er. Efter behandling af<br />

kvartalsrapporten på menighedsrådsmø<strong>de</strong> og senest 2 måne<strong>de</strong>r efter kvartalets udløb<br />

fremsen<strong>de</strong>r <strong>de</strong>n valgte <strong>kasser</strong>er et eksemplar af kvartalsrapporten <strong>til</strong> provstirevisor <strong>til</strong><br />

orientering.<br />

Byggeregnskaber og biregnskaber<br />

Der skal udarbej<strong>de</strong>s biregnskab over alle anlægsprojekter, <strong>de</strong>r strækker sig over flere år.<br />

Biregnskabet skal udarbej<strong>de</strong>s efter anlægsarbej<strong>de</strong>ts afslutning. Biregnskaber vedlægges<br />

i <strong>de</strong>t almin<strong>de</strong>lige årsregnskab.<br />

Der skal udarbej<strong>de</strong>s særskilt byggeregnskab <strong>for</strong> lånefinansiere<strong>de</strong> byggeprojekter som<br />

sammen med <strong>de</strong> <strong>de</strong>r<strong>til</strong> <strong>til</strong>høren<strong>de</strong> bilag indsen<strong>de</strong>s <strong>til</strong> provstiudvalget ved projektets<br />

afslutning. Provstiudvalget vi<strong>de</strong>resen<strong>de</strong>r materialet <strong>til</strong> revision hos provstirevisor.<br />

Der skal udarbej<strong>de</strong>s særskilte biregnskaber over alle <strong>de</strong> øvrige midler som<br />

menighedsrå<strong>de</strong>t rå<strong>de</strong>r over, men som ikke fremgår af <strong>de</strong>t almin<strong>de</strong>lige årsregnskab. Det<br />

kan f.eks. være legatmidler, menighedsplejen, udsmykningskonto m.v.<br />

Biregnskaberne indsen<strong>de</strong>s sammen med <strong>de</strong>t almin<strong>de</strong>lige årsregnskab <strong>til</strong> provstirevisor<br />

jf. ne<strong>de</strong>nståen<strong>de</strong>.<br />

Årsregnskab kirke- og præstegårds<strong>kasser</strong><br />

Årsregnskabet udarbej<strong>de</strong>s af regnskabsføreren og fremsen<strong>de</strong>s <strong>til</strong> <strong>de</strong>n af menighedsrå<strong>de</strong>ts<br />

midte valgte <strong>kasser</strong>er så betids, at menighedsrå<strong>de</strong>t kan behandle årsregnskabet på<br />

menighedsrådsmø<strong>de</strong> senest 31. marts i året efter regnskabsafslutningen.<br />

Senest 1. april i året efter regnskabsafslutningen fremsen<strong>de</strong>r menighedsrå<strong>de</strong>t ét<br />

un<strong>de</strong>rskrevet eksemplar af årsregnskabet <strong>til</strong> provstiudvalget og tre un<strong>de</strong>rskrevne<br />

eksemplar med bilag <strong>til</strong> provstirevisor. Regnskabsoplysningerne indberettes <strong>de</strong>su<strong>de</strong>n<br />

elektronisk i provstiernes budgetstøttesystem senest <strong>de</strong>n 1. april.<br />

Revisor <strong>for</strong>etager revision, udarbej<strong>de</strong>r revisionsprotokol og sen<strong>de</strong>r to eksemplarer af <strong>de</strong>t<br />

påtegne<strong>de</strong> regnskab og revisionsprotokol <strong>til</strong> menighedsrå<strong>de</strong>t senest <strong>de</strong>n 15. september i<br />

året efter regnskabsafslutningen. Når menighedsrå<strong>de</strong>t har modtaget <strong>de</strong>t revi<strong>de</strong>re<strong>de</strong><br />

regnskab samt revisionsprotokollen fra provstirevisor, behandles revisionsprotokollen<br />

på et menighedsrådsmø<strong>de</strong> og <strong>for</strong>synes med rå<strong>de</strong>ts eventuelle bemærkninger. Det<br />

revi<strong>de</strong>re<strong>de</strong> regnskab dateres og un<strong>de</strong>rskrives af menighedsrå<strong>de</strong>ts <strong>for</strong>mand.<br />

Senest 15. oktober i året efter regnskabsafslutningen eller en af provstiudvalget nærmere<br />

fastsat frist sen<strong>de</strong>s to revi<strong>de</strong>re<strong>de</strong> og af menighedsrå<strong>de</strong>t behandle<strong>de</strong> regnskaber sammen<br />

med revisionsprotokollen inklusiv menighedsrå<strong>de</strong>ts bemærkninger <strong>til</strong> provstiudvalget.<br />

Efter provstiudvalgets behandling senest <strong>de</strong>n 15. november returneres <strong>de</strong>t ene eksemplar<br />

<strong>til</strong> menighedsrå<strong>de</strong>t, mens provstiudvalget behol<strong>de</strong>r <strong>de</strong>t an<strong>de</strong>t eksemplar.<br />

Efter modtagelse af <strong>de</strong>t godkendte regnskab behandler menighedsrå<strong>de</strong>t regnskabet på<br />

rådsmø<strong>de</strong>, og bemærkninger herom optages i menighedsrå<strong>de</strong>ts protokol.<br />

Årsregnskab provstiudvalgs<strong>kasser</strong><br />

Senest <strong>de</strong>n 1. marts efter regnskabsårets udløb aflægger provstiudvalget regnskab <strong>for</strong><br />

provstiudvalgskassen.<br />

11


Senest <strong>de</strong>n 15. marts efter regnskabsårets afslutning sen<strong>de</strong>r provstiudvalget i<br />

un<strong>de</strong>rskrevet stand et eksemplar af regnskabet <strong>til</strong> Stiftsøvrighe<strong>de</strong>n og 3 un<strong>de</strong>rskrevne<br />

eksemplarer med bilag <strong>til</strong> provstirevisor.<br />

Senest <strong>de</strong>n 1. oktober efter regnskabsårets afslutning sen<strong>de</strong>r provstirevisor to eksemplar<br />

af <strong>de</strong>t påtegne<strong>de</strong> regnskab med revisionsprotokol <strong>til</strong> provstiudvalget.<br />

Senest 1. november sen<strong>de</strong>r provstiudvalget to un<strong>de</strong>rskrevne eksemplarer af <strong>de</strong>t<br />

revi<strong>de</strong>re<strong>de</strong> regnskab <strong>til</strong> stiftsøvrighe<strong>de</strong>n med provstiudvalgets eventuelle bemærkninger.<br />

Budget: (kirke- og præstegårds<strong>kasser</strong>)<br />

Budgetproceduren er mere <strong>de</strong>taljeret beskrevet i cirkulære nr. XX af XX version 2 om<br />

kirke- og provsti<strong>kasser</strong>nes budget, regnskab og revision m.v. Her re<strong>de</strong>gøres kun kort<br />

<strong>for</strong> budgetproceduren.<br />

Provstiudvalget udmel<strong>de</strong>r senest 15. april <strong>de</strong> <strong>for</strong>eløbige driftsrammer. Menighedsrå<strong>de</strong>t<br />

fremsen<strong>de</strong>r budget <strong>til</strong> provstiudvalget senest 15. juni. Provstiudvalget med<strong>de</strong>ler <strong>de</strong><br />

en<strong>de</strong>lige drifts- og anlægsrammebevillinger senest 15. september.<br />

Budget: (provstiudvalgs<strong>kasser</strong>)<br />

Der er re<strong>de</strong>gjort nærmere <strong>for</strong> provstiudvalgs<strong>kasser</strong>nes budgetprocedure i cirkulære nr<br />

XX af XX version 2 om kirke- og provsti<strong>kasser</strong>nes budget, regnskab og revision m.v.<br />

Ansvars- og kompetence<strong>for</strong><strong>de</strong>ling<br />

Regnskabsføreren har ansvaret <strong>for</strong>, at kvartalsrapporter og årsregnskabet udarbej<strong>de</strong>s, at<br />

materialet er korrekt afstemt, og at tidsfristerne overhol<strong>de</strong>s.<br />

Den valgte <strong>kasser</strong>er fører løben<strong>de</strong> kontrol med, om <strong>for</strong>bruget <strong>for</strong>ekommer rimeligt med<br />

hensyn <strong>til</strong> aktiviteter i <strong>de</strong>n <strong>for</strong>løbne perio<strong>de</strong>, og har <strong>de</strong>t overordne<strong>de</strong> ansvar <strong>for</strong>, at<br />

regnskabet er aflagt korrekt, og at <strong>de</strong> <strong>til</strong><strong>de</strong>lte ligningsmidler er <strong>for</strong>valtet i<br />

overensstemmelse med god offentlig <strong>for</strong>valtningsskik.<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>t kan i løbet af året <strong>for</strong>etage omdisponeringer mellem samtlige<br />

driftskonti u<strong>de</strong>n at ansøge provstiudvalget om <strong>til</strong>la<strong>de</strong>lse.<br />

Såfremt <strong>de</strong>r ønskes omdisponering mellem anlægs- og driftsrammen, skal<br />

provstiudvalget ansøges om <strong>til</strong>la<strong>de</strong>lse her<strong>til</strong>.<br />

Kassereren har pligt <strong>til</strong> i <strong>for</strong>bin<strong>de</strong>lse med godken<strong>de</strong>lse af årsregnskabet at påse, at <strong>de</strong>n<br />

finansielle status er korrekt afstemt og oplyst i regnskabet.<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>t har ansvaret <strong>for</strong> at <strong>for</strong>malia er overholdt med hensyn <strong>til</strong> diverse<br />

bevillinger, som provstiudvalget skal ansøges om.<br />

2.7. Opbevaring af regnskabsmateriale<br />

Regnskabsmateriale er <strong>de</strong>t samle<strong>de</strong> materiale, <strong>de</strong>r dokumenterer bogføringens udførelse<br />

og verificerer <strong>de</strong>ns rigtighed og nøjagtighed. Regnskabsmaterialet skal opbevares på<br />

betryggen<strong>de</strong> vis i 5 år fra udgangen af vedkommen<strong>de</strong> regnskabsår. Opbevaringen skal<br />

ske på en må<strong>de</strong>, som hele opbevaringsperio<strong>de</strong>ns muliggør en selvstændig og entydig<br />

fremfinding af <strong>de</strong>t pågæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> regnskabsmateriale. Opbevares regnskabsmaterialet på<br />

elektronisk medie, mikrofilm, eller på an<strong>de</strong>n lignen<strong>de</strong> må<strong>de</strong>, skal <strong>de</strong>t u<strong>de</strong>n bearbejdning,<br />

beregninger eller <strong>til</strong>pasninger kunne udskrives i klarskrift. Opbevarelsen skal i øvrigt<br />

ske i overensstemmelse med bekendtgørelse af bogføringslov nr. 648 af 15. juni 2006.<br />

Ansvars- og kompetence<strong>for</strong><strong>de</strong>ling<br />

12


Den <strong>lokale</strong> kirkelige myndighed har ansvaret <strong>for</strong> opbevaring og kassation af<br />

regnskabsmateriale.<br />

Ved skifte af regnskabsføreren har menighedsrå<strong>de</strong>t ansvaret <strong>for</strong> at regnskabsføreren<br />

afleverer alt regnskabsmateriale <strong>til</strong> menighedsrå<strong>de</strong>t. Dette gæl<strong>de</strong>r ligele<strong>de</strong>s skifte af<br />

provstiudvalgets regnskabsfører.<br />

2.8. Provstiudvalgets behandling af 5%-midler<br />

Udbetaling af 5%-beløb <strong>til</strong> et menighedsråd<br />

Beslutning om udbetaling af et beløb af 5% midlerne <strong>til</strong> en kirke- eller præstegårdskasse<br />

træffes af provstiudvalget efter modtagelse af skriftlig ansøgning fra menighedsrå<strong>de</strong>t.<br />

Ansøgningen skal dokumenteres i <strong>for</strong>m af bilag vedlagt ansøgningen.<br />

Det er vigtigt at provstiudvalget vur<strong>de</strong>rer, at udgiften er u<strong>for</strong>udset og at kirke-<br />

præstegårdskassen ikke har haft mulighed <strong>for</strong> an<strong>de</strong>n finansiering af beløbet.<br />

Lån af 5%-midlerne<br />

Menighedsrå<strong>de</strong>t kan ansøge provstiudvalget om likviditetslån fra 5% midlerne <strong>til</strong><br />

u<strong>for</strong>udsete udgifter eller ansøge stiftet om likviditetslån.<br />

U<strong>for</strong>udsete udgifter er bestemt som nye og uvente<strong>de</strong> udgiftsbehov, som ikke kan vente<br />

<strong>til</strong> næste år eller som ikke kan finansieres med kompenseren<strong>de</strong> besparelser. Lånet skal<br />

betales <strong>til</strong>bage i løbet af maksimalt 12 måne<strong>de</strong>r.<br />

Indtægter, 5% midler<br />

Provstiudvalget kan vælge at <strong>for</strong>høje reserven med op <strong>til</strong> 5% af <strong>de</strong>t samle<strong>de</strong><br />

ligningsbeløb <strong>til</strong> imø<strong>de</strong>gåelse af u<strong>for</strong>udsete udgifter.<br />

Senest 15. september giver provstiudvalget kommunen besked om ligningsbeløbets<br />

størrelse <strong>for</strong> <strong>de</strong>t kommen<strong>de</strong> regnskabsår. Beløbet skal <strong>for</strong><strong>de</strong>les mellem ligningsbeløb <strong>til</strong><br />

kirke<strong>kasser</strong> og størrelsen af 5% midlerne.<br />

5%-midlerne indsættes på særskilt bankkonto pr. kommune i provstiet, og midlerne<br />

<strong>til</strong>fal<strong>de</strong>r kun <strong>de</strong> <strong>kasser</strong> som er hjemhøren<strong>de</strong> i <strong>de</strong>n pågæl<strong>de</strong>n<strong>de</strong> kommune.<br />

3. IT-anven<strong>de</strong>lse i <strong>for</strong>bin<strong>de</strong>lse med regnskabsføringen<br />

Menighedsråd og provstiudvalg skal følge <strong>de</strong> sikkerheds<strong>for</strong>anstaltninger, <strong>de</strong>r er angivet<br />

i cirkulære om sikkerheds<strong>for</strong>anstaltninger i Kirkenettet.<br />

Cirkulæret omhandler organisatoriske <strong>for</strong>hold og fysisk sikring, herun<strong>de</strong>r<br />

sikkerhedsorganisation, administration af adgangskontrolordninger og<br />

autorisationsordninger samt kontrol med autorisationer <strong>for</strong> brug af edb-udstyr og<br />

programmer med adgang <strong>til</strong> Kirkenettet.<br />

Cirkulærets bilag fin<strong>de</strong>s alene på Kirkenettets Intranet un<strong>de</strong>r punktet IT-sikkerhed.<br />

13


Bilag <strong>til</strong> regnskabsinstruks<br />

Det bekræftes hermed,<br />

at udfyldte bilag gæl<strong>de</strong>r <strong>for</strong>:<br />

---------------------------------<br />

menighedsråd<br />

eller<br />

--------------------------------<br />

provstiudvalg<br />

_______________ _____________________________________<br />

Dato Menighedsråds<strong>for</strong>mand/provstiudvalgs<strong>for</strong>mand<br />

14


Bilag 1. Grunddata <strong>for</strong> menighedsråd og provstiudvalg<br />

Menighedsråd og<br />

-ko<strong>de</strong><br />

Provsti<br />

Kommune<br />

Adresse<br />

Telefon nr.<br />

Telefax nr.<br />

Officiel e-post<br />

Hjemmesi<strong>de</strong><br />

Bank<strong>for</strong>bin<strong>de</strong>lse<br />

Bogføringssystem<br />

Lønsystem<br />

Regnskabsføren<strong>de</strong><br />

Kasserer<br />

(Oplysning hentet<br />

fra FLØS)<br />

Formand<br />

(Oplysning hentet<br />

fra FLØS)<br />

Kontaktperson<br />

15


Bilag 2. CVR-/P-numre og biregnskaber un<strong>de</strong>r<br />

menighedsrå<strong>de</strong>t/provstiudvalget<br />

Biregnskaber<br />

1<br />

2<br />

3<br />

4<br />

5<br />

Kassens navn<br />

Kassens<br />

sogneko<strong>de</strong><br />

Kassens CVR eller<br />

P-numre<br />

16


.<br />

20

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!