Referat af HB-møde den 08.03.2012 - Boligkontoret Danmark

boligkontoret.dk

Referat af HB-møde den 08.03.2012 - Boligkontoret Danmark

Nordvestfyns Boligforening

Bestyrelsen

Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 8. marts 2012 kl. 16.30 i

Gildestuen – Landbogården - Nørregade 49 i Ejby.

Til stede var: Alex Gren (formand), Svend Hansen (SH), Hans Bruus (HB),

Birthe Jacobsen (BJ), Anders Larsen (AL), Anny Nielsen

og(AN)Tove Mejer (TM)

Fraværende: Ingen

Fra Boligkontoret Danmark: Torben Hansen og Helle Duus Andresen

Referent: Helle Duus Andresen Mødet hævet kl.: 21:30

1. Godkendelse af referat for mødet den 06.02.2012

08.03.2012: Dagsorden og referatet godkendtes.

2. Godkendelse af revisionsprotokol

HDA gennemgår fremsendte revisionsprotokollat for regnskabet 2010/11

Revisionen af årsregnskabet for boligorganisationen udviser et overskud på kr. 16.599.-

Revisionen har ikke givet anledning til revisionspåtegning uden forbehold men med

supplerende oplysninger i afd. 01, 04, 06, 08, 09, 11, 24, 26 og 33. I afdelingerne 3 og 7 er

der afgivet en påtegning med supplerende oplysninger.:

Uden at det har påvirket vores konklusion, skal vi henvise til administrators bemærkninger

om afdelingernes økonomiske situation.

08.03.2012: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollatet for regnskabet for 2010/11.

3. Orientering ved formanden

a. Forslag til skiltning i afdelingerne . Behandles under punktet ”Web- og markedsføringsudvalg”

b. Status på trækgenerne i Bøgeparken.

c. Fremlæggelse af beretningen til generalforsamlingen.

d. Generalforsamlingen

e. Hvem deltager fra organisationsbestyrelsen til de ordinære beboermøder?

08.03.2012: Orienteringerne blev taget til efterretning.

Der skal serveres kaffe efter middagen eller generalforsamlingen.


AG har modtaget rapport fra Helge Andreasen vedr. Margaardvej. Udbedring af skaderne vil beløbe sig

til kr. 30.000.- Bestyrelsen godkendte at arbejdet udføres. Administrationen undersøger via

byggeafdelingen, hvorledes boligforeningen står stillet i forhold til et evt. krav.

Solvænget 26 er der konstateret skimmelsvamp i bad. At få fjernet træbeklædning, skimmelsvamp,

pudset vægge og opsat klinker vil koste kr. 25.000 – 30.000.- Bestyrelsen godkendte at udbedre

skaderne.

I Klyngerne er der 1 års gennemgang den 21. marts 2012. Der er problemer med undertaget,

udsøgningsanlæg samt døre og vinduer. Der er garantistillelse mellem kr. 4-500.000.-

4. Orientering ved administrationen

a. Løsning af frostproblemer i rørinstallationerne – Solvænget og Svalevej – Forslag vedlagt.

b. Status elevatorsag, Bredgade.

c. Termografering af Solvænget 10.

d. Eftersyn af Østergade og Skolevej.

e. Orientering fra afdelingerne.

08.03.2012: Orienteringerne blev taget til efterretning.

Bestyrelsen besluttede at afvente tilbud på renovering af rørinstallationerne i Solvænget og på

Svalevej samt at få et tilbud på isolering af loftet med evt. papirisolering, så varmen ikke siver ovenud.

Der har været foretaget termografering af Solvænget 10 og konstateret, at overliggeren er årsagen til,

at der fremkommer farveforskel på væggene. Væggene skal være vaskbare og have en højere glans,

for at farveforskellen skal kunne fjernes. Stig Hjort kontaktes for at redegøre for, hvad problematikken

er i forhold til kuldeproblemerne samt misfarvninger på væggene i Solvænget i de renoverede lejemål

med 1. sal. Stig kontakter Anders Larsen, der forelægger problemstillingerne i sit lejemål.

Termograferingen der er foretaget i Solvænget 10 tilsendes lejer.

Landsbyggefonden har meddelt, at de har behandlet ansøgningerne om særlig driftsstøtte og

forebyggende huslejestøtte til følgende afdelinger: Gelsted Byvej, Knorreløkken, Klyngerne og

Kirkegade. Desværre er der ikke økonomiske ressourcer til at give støttemidler hertil, hvorfor

Landsbyggefonden afslutter sagsbehandlingen af disse sager.

HB spurgte til, hvornår bliver der opsat nye toiletter i Klyngerne, da det er længe siden, at det er blevet

besluttet af beboerne. THA følger op.

Bente, Klyngerne afventer afklaring af sit gulv. THA følger op.

SH meddelte, at der er flere sager, der ikke bliver fulgt op på, eks. opsætning af pavillon

Forbedring og modernisering af Solvænget 64, således at boligen svarer til de moderne krav vil koste

kr. 670.000.-, og renoveringen medfører tillige med en væsentlig varmebesparelse. I projektet er

indeholdt udestue. JSF foretager økonomiske beregninger af renoveringen med anvendelse af midler

fra dispositionsfonden og trækningsretsmidler. Der indstilles til, at Landsbyggefonden ansøges om


midler til støtte til renoveringen med evt. vægt på tilgængelighed. Beregningen skal fremlægges på det

kommende bestyrelsesmøde.

5. Viceværter

Der har været afholdt viceværtsmøde den 29.02.2012. Referat fremsendt.

I ferieperioden skal der være 2 blå og 2 grønne viceværter på arbejde samtidig.

Når der har været afholdt organisationsbestyrelsesmøde får viceværterne tilsendt referatet fra mødet.

Viceværterne er blevet bedt om at deltage til generalforsamlingen og til de ordinære afdelingsmøder.

08.03.2012: Orienteringerne blev taget til efterretning.

6. Orientering ved web-udvalget

Netværksgruppens markedsføringsudvalg har der været afholdt møde. Der skal afholdes 4 årlige

møder. Især i Nakskov har de gjort en række tiltag, da de har haft store udlejningsvanskeligheder.

Der vil blive iværksat en ny kampagne: Lej dig til mulighederne.

Der er udgivet et Inspirationskatalog med henblik på, hvilke markedsføringstiltag, som boligforeningen

kan iværksætte.

Der har været afholdt møde med AG, Jens Petersen, AN og BJ omkring etablering af ny hjemmeside.

Efter mødets afholdelse har AN og BJ drøftet, at de synes, at den eksisterende hjemmeside skal

beholdes, da der sker automatisk opdatering.

08.03.2012: Orienteringerne blev taget til efterretning.

7. Orientering ved markedsføringsudvalget

Der har været afholdt møde i markedsføringsudvalget den 07.03.2012. Birthe Jacobsen og Anny

Nielsen fremlagde markedsføringsårsplanen for boligforeningen, der har været drøftet på mødet

Referatet fra markedsføringsudvalgsmødet fremsendes til organisationsbestyrelsen. Der hjemhentes

tilbud på de foreslåede tiltag. På næste bestyrelsesmøde forelægges priser på de forskellige aktiviteter

og der træffes beslutning om, hvilke tiltag, der skal iværksættes.

08.03.2012: Orienteringerne blev taget til efterretning.


8. Arbejdsplaner og arbejdsfordeling

THA orienterede om arbejdsplaner og arbejdsfordeling. Arbejdsplaner og arbejdsfordeling var

fremsendt.

08.03.2012: Orienteringerne blev taget til efterretning.

9. Bilkøb

THA orienterede om forslag til bilkøb. Bilag omdeles på mødet. Der foreslås, at der købes 2 biler til

boligforeningen.

08.03.2012: Bestyrelsen besluttede at give et rammebeløb på kr. 240.000.- til køb af biler.

10. ”Projekt forskønnelse”

THA orienterede om ”Projekt forskønnelse” samt priser på arbejderne, der skal udføres. Forslag er

fremsendt.

HB stillede forslag om, at der for synsmedarbejderne afholdes kursus i syn, således at vi pålægger

fraflytter de udgifter, som fraflytter er berettiget til at betale for, herunder også evt. misligholdelse af

haven.

08.03.2012: Synsmedarbejderne i boligforeningen er meget opmærksomme på, at fraflytter skal

aflevere sin have i en pæn stand. Projektet forskønnelse godkendtes.

11. Udlejning

Status på boliger i tomgang pr. 27. februar 2012 mod (1. februar 2012)

1 ledig bolig i Østergade (1)

1 ledig bolig på Gelsted Byvej (0) pr. 01.03.2012

1 ledig bolig på Bredgade (1)

I alt 3 ledige boliger i tomgang (8)

08.03.2012: Orienteringerne blev taget til efterretning.

12. Status på lejetab og tab ved fraflytninger

Status på lejetab og tab ved fraflytninger for perioden 01.10.11 til 16.02.2012 mod samme periode

sidste år.

16.02.2012 16.02.2011

Lejetab udgør kr. kr. 201.214,36 kr. 252.377,29

Tab ved fraflytninger udgør kr. 351.674,82 kr. 269.971,21

08.03.2012: Orienteringen blev taget til efterretning.


13. Dispositionsfond

Dispostionsfonden udgør pr. 30.09.2011 kr. 7.796.283

Heraf disponibel kr. 1.820.006

Udviklingen i disponibel dispositionsfond:

2011/2012: kr. 2.671.280

2012/2013: kr. 3.693.903

2013/2014: kr. 4.792.881

2018/2019: kr. 12.899.399

Afdeling 16 og 29 har i indeværende regnskabsår opnået et underskud, som afdelingerne ikke er i

stand til at afvikle, da det vil give afdelingerne en væsentlig huslejestigning

Underskud Huslejeforhøjelse 2012/13

Afdeling 16: kr. 67.024.- kr. 731,82 pr. m2 /15,7%

Underskud Huslejeforhøjelse 2012/13

Afdeling 29: kr. 97.725 kr. 275,94 pr. m2/6,15%

08.03.2012: Bestyrelsen godkendte, at afdeling 16 får et dispositionslån på kr. 67.024.- og kr. og

afdeling 29 på kr. 97.225.- rente og afdragsfrit i 5 år. Herefter tages der stilling til, om afdelingerne er

i stand til at afvikle på dispositionsfondslånene.

14. Boligkonferencen 2012 - Frivillighed

Der er flere afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der har givet udtryk for, at de gerne vil deltage i

Boligkonferencen 2012. Afdelingerne har ikke budgetteret med en udgift hertil, og det foreslås derfor,

at arbejdskapitalen dækker udgifterne hertil.

Vi formoder, at den samlede udgift til konferencen vil beløbe sig til kr. 30.000.-

08.03.2012: Bestyrelsen godkendte, at boligforeningens arbejdskapital dækker udgifterne til

Boligkonferencen 2012 for de organisationsbestyrelsesmedlemmer og

afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der har interesse i at deltage i konferencen.

15.. Behandling og godkendelse af årsregnskab for 2010/11


Årsregnskab for 2010/11 for organisationen og afdelingerne, var udsendt til bestyrelsen sammen med

indkaldelsen.

HDA orienterer om regnskabet:

Årets regnskabsresultat udviser et overskud for selskabet på kr. 16.599-, der er overført til

arbejdskapitalen. Overskuddet er primært fremkommet ved mindre udgifter til mødeudgifter og

revision end budgetteret.

Nedenfor nøgletal fra regnskabet pr. 30.09.2011 i forhold til sidste regnskabsperiode:

Pr. 30.09.2011 Pr. 30.09.2010

Egenkapital 8.737.877 4.642.691

Dispositionsfond 7.396.283 3.336.297

Disponibel dispositionsfond 1.820.006 1.129.082

Arbejdskapital 1.182.224 953.017

Trækningsret 2.842.794 2.667.389

Indestående i fællesforvaltn. 18.240.566 16.770.023

Boligforeningens indestående midler blev forrentet med i alt 2,11 %. Afdelingernes midler og

dispositionsfonden blev forrentet med en rente på 1,58 %. Der var et urealiseret kurstab på kr.

87.668.

Afdelingerne udviser følgende resultater:

Overskud Underskud Resultat

konto

Rating

Afdeling 1 Kr. 94.982 0 C

Afdeling 3 Kr. 128.695 - Kr. 292.765 E

Afdeling 4 Kr. 4.543 - Kr. 72.190 C

Afdeling 6 Kr. 48.249 - Kr. 15.639 C

Afdeling 7 Kr. 240.217 - Kr. 648.607 E

Afdeling 8 Kr. 120.595 - Kr. 85.114 D

Afdeling 9 Kr. 56.668 0 B

Afdeling 11 Kr. 85.439 Kr. 85.439 A

Afdeling 12 Kr. 8.841 - Kr. 3.463 C


03:

Afdeling 13 Kr. 36.126 Kr. 13.357 A

Afdeling 14 Kr.2.391 - Kr. 6.999 A

Afdeling 15 Kr. 97.303 Kr. 97.303 C

Afdeling 16 Kr. 67.024 - Kr. 64.024 C

Afdeling 17 Kr. 21.555 - Kr. 21.555 C

Afdeling 18 Kr. 69.341 Kr. 63.341 B

Afdeling 19 Kr. 21.272 Kr. 12.812 B

Afdeling 20 Kr. 190.848 Kr. 190.848 B

Afdeling 21 Kr. 51.888 Kr. 51.888 B

Afdeling 22 Kr. 95.466 Kr. 95.466 A

Afdeling 23 Kr. 21.834 - Kr. 101.466 D

Afdeling 24 Kr. 1.640 0 C

Afdeling 26 Kr. 65.241 - Kr. 138.900 D

Afdeling 27 Kr. 99.290 Kr. 99.290 A

Afdeling 29 Kr. 96.849 - Kr. 103.669 D

Afdeling 30 Kr. 167.693 Kr. 157.525 B

Afdeling 31 Kr. 83.053 Kr. 83.053 C

Afdeling 32 Kr. 232.336 Kr. 232.336 C

Afdeling 33 Kr. 46.039 Kr. 46.039 A

Underskud i afdelinger:

Følgende afdelinger har underskud: afdeling 03, 07, 16, 17, 26 og 29. Sammenlignet med sidste år var

der underskud i følgende afdelinger 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 13, 19 og 23.


Underskuddet i afdeling 03 skyldes primært større udgifter til el og varme til fællesarealer og ikke

tilstrækkelige henlæggelser til tab ved fraflytninger.

07:

Afdelingens underskud skyldes større udgifter til planlagt og periodisk vedligehold end henlagt samt flere

udgifter til tab ved fraflytninger end henlagt.

16:

Underskuddet i afdelingen skyldes større udgifter til lån, da afdelingen er blevet opkrævet for meget

udbetalt rentesikring fra Landsbyggefonden, der skal tilbagebetales.

17:

Underskuddet er fremkommet ved større udgifter til renholdelse og almindelig vedligeholdelse.

26:

Afdelingens underskud skyldes større udgifter til el og varme til fællesarealer, renholdelse og udgifter til tab

ved fraflytninger, da der ikke har været henlagt tilstrækkeligt.

29:

Underskuddet skyldes større udgifter til renholdelse og udgifter til tab ved fraflytninger, da der ikke har

været henlagt tilstrækkeligt.

Afdelingernes regnskab bliver gennemgået og kommenteret i hovedtal.

08.03.2011: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet for 2010/11 og fremlægges på den ordinære

generalforsamling den 26. marts 2012 til endelig vedtagelse.

16. Aktivitetsliste

Gennemgang af aktivitetslisten i forhold til vedtagne beslutninger, der er truffet på bestyrelsesmøder i

perioden indtil 08.02.2012.

08.03.2012 Orienteringerne blev taget til efterretning.

17. Solgården – udlejning af / renovering af værelser til udlejning

Ønskes debatteret ud fra følgende kendsgerninger:

Udlejning 16 gange pr. år – jf. oplysninger fra Bente Skytt

Udlejningerne fordeler sig på flg. afdelinger – jf. oplysninger fra Bente Skytt.

Udlejningen fordeler sig med 2 fra afdeling 06, 1 fra afdeling 08 og 13 fra afd. 01.

Omkostninger ved lovliggørelse af brugen af værelserne beløbet sig til ca. 150.000 kr.

Hvilke andre alternativer er der?


08.03.2011: Bestyrelsen besluttede ikke at renovere værelserne i Solgården. Værelserne kan

anvendes til tørrerum, hvis beboerne i afdeling 01 ønsker det. Forslaget bliver fremlagt for beboerne

på det ordinære afdelingsmøde. Organisationsbestyrelsen stiller forslag om, at de nedlagte værelser

i Solgården bliver omlagt til tørrerum eller 1, 2 eller 3 rum til udlejning.

18. Aflæsning / opkrævning af vand / vandafledningsafgifter

Administrationen har foretaget en undersøgelse af mulighederne og rentabiliteten, i forbindelse med

et forslag om at foretage udskillelse fra huslejebetalingen af forbrugsafgifter (vand og varme).

Status i dag er, at der i en række afdelinger foretages opkrævning aconto for vand og varme sammen

med huslejen. Efter regnskabsårets afslutning udarbejdes der fordelingsregnskab, hvorefter der sker

enten en tilbagebetaling til beboerne for det for meget opkrævede, eller der sker en opkrævning for

den manglende betaling.

Den umiddelbare fordel set fra beboernes side er, at der vil kunne ”spares” en årlig udgift for

udarbejdelse af vand- og varmeregnskab, som er en tillægsydelse på ca. kr. 90- årligt pr. regnskab.

Efter en nærmere undersøgelse er foretaget, viser det sig, at det formentlig kan lade sig gøre alle

steder, men at det i lang række tilfælde vil være for omkostningskrævende at ændre

opkrævningsproceduren.

I afdelinger, hvor der leveres fra kraftvarmeværker (eks. Nr. Aaby), er der kun betalt andelsindskud i

forhold til antal hovedmålere. Skal der ændres, vil det eksempelvis kræve monteret hovedmålere i alle

lejemål (ca. kr. 2.000- + moms og montering pr. stk.). Og varmeværket vil alligevel skulle udarbejde et

fordelingsregnskab overfor beboerne (ledningstab).

Med hensyn til vand leveres der fra en lang række mindre vandværker (der er ca. 35 i Middelfart

Kommune). Ikke alle leverandører af vand til afdelingerne er kontaktet, men fælles for dem er, at det

umiddelbart ikke er værkets ”politik”, at opkræve hos lejer – men at opkrævning sker hos udlejer.

Lovgivningsmæssigt er der ingen forskel, idet udlejer altid hæfter for forbruget såfremt lejer ikke

betaler.

Vandafledningsafgiften afregnes kollektivt overfor Middelfart Kommune. Kommunen er villig til at

fremsende opkrævning på afledningsafgiften direkte til lejer, mod at der underskrives en samtykke

erklæring fra lejer og udlejer (boligforeningen).

08.03.2011: Bestyrelsen besluttede, at der på grund af større omkostninger ved omlægning ikke

foretages yderligere p.t. Hvis der opstår specifikke ønsker fra enkelte afdelinger vil dette kunne

tages op individuelt.


19. Eventuelt

Mødedatoer:

Tirsdag den 17. april 2012 kl. 16.30 i Landbogården

Tirsdag den 19. juni 2012 kl. 16.30 i Landbogården

Bestyrelsens underskrifter:

_____________________ ___________________ __________________

Alex Gren Svend Hansen Birthe Jacobsen

Formand

__________________ __________________ __________________

Hans Bruus Anny Nielsen Tove Mejer

_____________________

Anders Larsen

More magazines by this user
Similar magazines