Kommunikationspolitik - Randers Kommune

randers.dk

Kommunikationspolitik - Randers Kommune

Forord

På de følgende sider kan du læse Randers Kom-

munes kommunikationspolitik.

Den er opdelt, så det første afsnit – den egentli-

ge politik – handler om holdninger og værdier,

der er gældende i kommunikationen, hvad en-

ten det er eksternt med borgere og samarbejds-

partnere eller det er internt i dialogen mellem

ledelse og medarbejdere og medarbejderne

imellem.

De øvrige afsnit i kommunikationspolitikken:

Indførelse af god kommunikation/information,

håndbog i pressekontakt, sprogpolitik – og gode

råd om sprog samt DDR – det digitale Randers,

drejer sig om de handlinger, der skal udføres

for at sikre, at der kommunikeres i overensstemmelse

med de holdninger og værdier, der

udtrykkes i kommunikationspolitikken.

Indhold

Side 2

Det er også værktøjer, som den enkelte forvalt-

ning, afdeling eller institution kan bruge i det

daglige arbejde, hvad enten det drejer sig om

kommunikation med f.eks. borgere, pressen el-

ler internt i organisationen.

Randers Kommunes kommunikationspolitik

kommer også til udtryk gennem kommunens

annoncering, ligesom den designmanual, som

er vedtaget af byrådet sætter retningslinjerne

for, hvordan vi visuelt kommunikerer med om-

verdenen.

Forord ......................................................... Side 2

Kommunikationspolitik .................................. Side 3

Indførelse af god kommunikation/information .. Side 6

Håndbog i pressekontakt ............................... Side 8

Sprogpolitik - og gode råd om sprog ................ Side 13

DDR – ”Det Digitale Randers” ........................ Side 18

Kommunikationspolitikken med tilhørende an-

befalinger og værktøjer er også udgangspunkt

for fremtidige kommunikationsstrategier, der

skal udformes i forbindelse med dels projekter

og aktiviteter dels for kommunikationen med

borgere, brugere og andre samarbejdspartnere.


Kommunikationspolitik

Formålet med informationspolitikken er, på trods

af de store forskelligheder der er mellem dem, at

give alle Randers Kommunes afdelinger og institutioner

et fælles grundlag for kommunikation.

Visionen

Kommunikationspolitikken skal understøtte

Randers Kommunes visioner, værdier og mål.

Politikken skal endvidere medvirke til at fremme

den demokratiske debat – både internt og

eksternt, ligesom den skal understøtte borgernes

adgang til kommunens serviceydelser.

Målet med kommunikationen

Kommunikationen skal medvirke til at profilere

kommunen i forhold til omverdenen og bakke

op om initiativer, andre tager for at profilere

kommunen.

Kommunikationen skal sikre kendskab til og for-

ståelse for kommunens myndighedsopgaver og

give brugerne uhindret adgang til information

om kommunen og dens serviceydelser.

Ud over den kommunikation, der foregår via

traditionelle medier, skal kommunikationen

gennem www.randers.dk understøtte og lette

borgeres og samarbejdspartneres adgang til digitaliserede,

offentlige serviceydelser.

Kommunikationen skal også medvirke til at

give borgerne kendskab til og forståelse for

kommunens værdier, visioner, mål og opgaver.

Den skal sikre kendskab til og forståelse for de

Side 3

beslutninger, der tages af både den politiske og

administrative ledelse.

Kommunikationen skal desuden sikre medar-

bejderne uhindret adgang til informationer, som

har betydning for deres arbejde, og den skal

medvirke til en aktiv dialog om kommunens udvikling

og løsningen af de daglige opgaver.

Hvem gør hvad – roller og ansvar

Alle medarbejdere skal i kommunikationen med

omverdenen medvirke til at give et rigtigt billede

af Randers Kommune og informere om de

mange forskellige services, kommunen leverer.

I kommunikationen med borgere, brugere,

samarbejdspartnere og andre skal alle desuden

medvirke til at synliggøre de visioner og værdier,

kommunen står, for og bidrage til at styrke

kommunens image.

I samspillet med borgeren optræder hver enkelt

kommunalt ansat også som informationsmedarbejder

og som en ambassadør for virksomheden

Randers Kommune. Selv om Randers Kommune

er stærkt decentraliseret, opfattes den som

en helhed, og det er medarbejderens opgave

gennem sin kommunikation at imødekomme og

styrke denne opfattelse.

Kontakten med borgeren, hvad enten den er

personlig, telefonisk, skriftlig eller foregår elektronisk,

skal tage udgangspunkt i borgerens

behov og forudsætninger, og kommunikationen

skal målrettes og udformes, så den både når og

forstås af den målgruppe, den er tiltænkt.


Borgere, brugere og samarbejdspartnere skal

behandles med tillid, empati og respekt ud fra

et ligeværdigt grundlag.

Alle medarbejdere både kan og bør naturligvis

give information om både deres eget sagsområde

og kommunale forhold, så de medvirker til

at sprede viden og fremme debat om den kommunale

virksomhed.

Vi er alle med til at løse opgaver – nogle tæt-

tere på borgeren/brugeren end andre. Vi er alle

ansvarlige for, at kommunikationen fungerer

- ikke kun ledere og specialister i informationsafdelingen.

Direktionen har det overordnede ansvar for, at

medarbejderne får information om væsentlige

beslutninger, holdninger og værdier.

Lederne på alle niveauer har et særligt ansvar

for at gå i spidsen med gode eksempler på rigtig

og rettidig kommunikation.

Det er vigtigt, at alle medarbejdere kender kom-

munens visioner, værdier, opgaver og mål.

Lederne i de enkelte dele af Randers Kommune

har pligt til at sørge for, at medarbejderne let

og uhindret får adgang til information, viden

og erfaringer, som kan medvirke til at optimere

medarbejdernes kvalifikationer og kompetencer

og på den måde udvikle servicen over for brugerne.

Lederne har også ansvaret for at informere

medarbejderne inden for deres eget område om

nyheder og holdninger, der har betydning for

det daglige arbejde.

Side 4

Den enkelte medarbejder har pligt til at skaffe

sig den viden og information, der er nødvendig

for at arbejdet udføres optimalt.

Byrådssekretariatets kommunikationsafdeling

rådgiver om kommunikation, koordinerer og

inspirerer til en fortsat udvikling af informationsindsatsen,

ligesom afdelingen har det

overordnede ansvar for udviklingen af hjemmeside/intranet/personaleblad

og overordnede

nyhedsbreve.

Sådan vil vi kommunikere

Med åbenhed

Vi skal kunne kigges i kortene men samtidig

beskytte enkeltpersoner samt egne og andres

rettigheder og forretningsmæssige interesser.

Vi vil også kommunikere i svære situationer,

som måske ikke umiddelbart er til vores fordel.

Via dialog

Vi er bevidste om, at motivationen, engagementet,

ansvarligheden og lysten til arbejdet bedst

fremmes i god dialog både internt og eksternt.

Medarbejderne skal være de første, der skal

høre om eller drøfte beslutninger, der vedrører

dem.

Vi er bevidste om, at vi kan skabe bedre resul-

tater ved at dele erfaringer, viden og læring med

hinanden.

Vi vil gerne udfordres på vores synspunkter og

deltage i en god diskussion. Det er med til at

skabe udvikling.


Med troværdighed

Vi ved, at tillid afhænger af troværdighed, og

at der skal være sammenhæng mellem ord og

handling. Derfor skal vores kommunikation

være ærlig, korrekt og rettidig.

Så det forstås

Som afsender af information er det vores pligt,

at modtageren forstår, hvad vi siger og skriver.

Vi vil bruge et klar, korrekt og præcist sprog og

rette det ind, så det passer til den målgruppe,

vi henvender os til.

Til tiden

Vi vil ikke vente på, at man beder os kommunikere.

Vi vil selv tage initiativet til at informere

både intern og eksternt.

Oplever vi eksempler på misforståelser, myte-

og rygtedannelser, vil vi give vores opfattelse af

sagen til kende.

Vi vil ved enhver ny opgave, service, ethvert nyt

projekt eller anlægsarbejde tænke på, hvem der

skal informeres og hvorfor, om hvad, hvornår og

hvordan.

Så det kan ses

Randers Kommune er stærkt decentraliseret

men alligevel en helhed. Derfor skal alle afdelinger

og institutioner i deres kommunikation

vise tilhørsforholdet til kommunen. Det betyder,

at den grafiske designmanual, som er politisk

besluttet, skal følges af alle afdelinger og

institutioner.

Side 5

Designmanualen kan hentes fra

www.randers.dk, og byrådssekretariatets kommunikationsafdeling

kan rådgive i brug af manualens

grafiske elementer.

Pressen

Pressen har en ganske særlig rolle i den eksterne

kommunikation. Det gælder både den lokale

og pressen i almindelighed. Pressen spiller en

væsentlig rolle i den offentlige debat, og det er

ofte her, borgerne kommer til orde med holdninger

og synspunkter – også om kommunale

forhold.

Vi ønsker derfor over for pressen størst mulig

åbenhed og troværdighed. Det skal være nemt

for pressens repræsentanter at få information

og adgang til oplysninger om kommunale forhold.

Alle afdelinger og institutioner kan udsende

pressemeddelelser og kontakte medierne nyheder,

resultater eller andet af interesse for offentligheden.

Samarbejdet med pressen er uddybet

i afsnittet Håndbog i pressekontakt.


Indførelse af god

kommunikation/information

Information og kommunikation er den lim, der

binder en organisation sammen. Derfor er det

vigtigt, at information og kommunikation fungerer

på alle niveauer i den kommunale organisation,

og alle medarbejdere så vidt muligt

får kendskab til kommunens kommunikationspolitik.

Vi har i en del år levet i informationssamfundet,

men nyeste trends går måske i en anden retning:

Mennesker er ved at have fået nok af for

meget (ligegyldig) information. Informationen

er blevet til støj. Det er tankevækkende, at det

mest solgte tilbehør til telefoner i England er

en dims, der begrænser antallet af opringninger

til et bestemt telefonnummer til f.eks. 20 om

dagen.

En amerikansk undersøgelse viser, at 75-80

procent af skriftlig information ikke når (læses/

forstås) af modtageren.

Tendenser fra den øvrige vestlige verden har det

med at blive til virkelighed i Danmark i løbet

af få år.

Derfor nogle anvisninger på, hvordan vi får indført

god kommunikation og information i Randers

Kommune.

Information på dagsordenen

Information bør stå på dagsordenen til ethvert

møde, hvad enten det er i direktionen, hos afdelingslederne

eller i daginstitutionen. Der bør

altså som afslutning på ethvert møde træffes

beslutning, om der skal informeres internt eller

Side 6

eksternt og af hvem – måske begge dele – om

de ting, der er drøftet på mødet. Det er ledelsens

ansvar, at punktet drøftes hver gang.

Kommunikationsstrategi

Til det formål kan der bruges en enkel men effektiv

kommunikationsstrategi, der består af tre

faser:

Rødt lys: Her undersøge vi, hvad vi skal fortæl-

le, idet vi gennemgår facts, ser på udfordringer,

muligheder og trusler i det, vi vil kommunikere.

Gult lys: Her har vi styr på det basale. Vi laver

en kommunikationsplan, der tager højde for

det, vi er stødt på, da vi undersøgte muligheder

og trusler, og vi gør os klar til at sætte planen

i værk.

Grønt lys: Nu er vi klar til at kommunikere/in-

formere. Vi har en kommunikationsplan, der

siger, hvad vi vil fortælle, til hvem, hvordan og

hvornår – og vi har også gerne en plan for, hvordan

vi måler, om det har virket.

Kommunikationsplan

Den færdige kommunikationsplan kaster lys

over:

• Mål med kommunikationen (Vil vi have folk

til at handle/ændre adfærd etc.?)

• Budskaberne (Hvad vil vi fortælle: Nyheder,

projekter m.v.)

• Målgrupperne (Hvilke: Interne, eksterne,

borgere, brugere, unge/gamle, samarbejdspartnere

o.s.v. ?)


• Medier/midler (Hvilke: Møder, mails, intra-

net, internet, sms, wap, blogs, pressemøder,

pressemeddelelser, annoncer etc.?)

• Hvem udfører planen (Egen afdeling, kom-

munikationsafdelingen?)

• Tidspunkter (Hvornår?)

• Aktiviteter (Møder, kampagner, andet?)

• Skal vi måle effekten – og hvordan? (Abonnere

på presseklip, brugerundersøgelser, fokusgrupper)

Envejs-/tovejs-kommunikation

Det er vigtigt at slå fast, at meget information

er envejs-kommunikation. Vi har derfor ansvaret

for, at modtageren forstår informationen. Modtageren

har i mange tilfælde slet ikke bedt om

informationen. Vi skal derfor sætte os i modtagerens

sted.

Tendensen går i retning af mere dialog, mere

tovejskommunikation.

Samtidig bevæger vi os mere og mere væk fra

produkter og i retning mod værdier og oplevelser.

Kommunerne leverer i dag stort set de samme

kerneydelser: børnepasning, undervisning, ældreomsorg,

miljø/teknik, og der er en forventning

om, at disse ydelser bare er i orden. For

flere og flere mennesker handler det om værdier

samt realisering af egne ønsker, drømme

og behov.

Side 7

Det er derfor ikke altid nok med envejskommunikation

eller traditionel information om

kommunale kerneydelser. Afdelings- og institutionsledere

skal derfor i deres arbejde tænke

på og tilrettelægge, hvordan beslutninger bedst

muligt kommunikeres ud til de forskellige målgrupper.

Her er der grund til at pege på nogle muligheder,

der er for den nødvendige og givende tovejs-kommunikation:

Dialogmøder med brugere

og brugerbestyrelser samt offentlige borgermøder,

personalemøder og fyraftensmøder er vigtige

midler i kommunikationen og dialogen om

kommunens servicetilbud, visioner og værdier.

Af samme grund er ledelses- og samarbejdssystemerne

nyttige redskaber i dialogens tjeneste.

Uddannelse

De fleste kommunale medarbejdere er eksperter

inden for et eller flere fagområder, og måske

ikke vant til eller trænet i kommunikation og

information.

Kommunikationsafdelingen giver gode råd og

sparring om kommunikation og information,

hjælper med produktion af informationsmateriale

og underviser i kommunikation.

Kommunikationsafdelingen tilbyder kurser i

pressehåndtering. Chefer, lederen og medarbejdere

inden for områder, hvor der kan forventes

pressekontakt, bør deltage i et sådant kursus.


Håndbog i pressekontakt

Pressen kaldes af og til den fjerde statsmagt,

og det er rigtigt, at pressen ofte er med til at

bestemme, hvad der skal debatteres.

Pressen er en væsentlig faktor i samspillet mellem

kommunen, dens ansatte og politikerne på

den ene side og borgerne på den anden side.

Borgernes information om kommunale forhold

stammer oftest fra medierne og tit fra de lokale

medier. Derfor danner mange sig også en

mening om kommunale forhold ud fra det, medierne

siger og skriver – uanset om mediernes

budskaber er rigtige eller forkerte.

Det er derfor uhyre vigtigt at betragte pressen

som en medspiller frem for en modspiller. Via

medierne har vi muligheden for at få fortalt alle

de gode historier fra den kommunale verden.

Vi har muligheden for at komme i kontakt med

borgerne og bringe nyheder fra den kommunale

verden og informere om serviceydelser samt

ikke mindst komme i dialog med borgere og

brugere. Ikke mindst det sidste er væsentligt,

fordi det hjælper os til at blive endnu bedre til

at løse opgaverne.

Fortæl den gode historie

Vi lægger vægt på størst mulig åbenhed både

i forhold til borgerne og medierne, men størst

mulig åbenhed er ikke ensbetydende med, at

vi blot skal vente på, at pressen skal kontakte

os. Som medarbejdere skal vi bruge både vores

kompetencer og erfaringer til selv at tage

initiativer til at kommunikere og informere om

emner, vi mener, borgerne har brug for at vide

noget om.

Side 8

Rundt om i kommunens mange afdelinger og

institutioner er der dagligt mange gode historier,

som interesserer en større kreds end medarbejderne.

Historierne venter bare på at blive

fortalt. Som medarbejder i kommunen har du

også et medansvar for, at de gode ideer og historier

fortælles.

Du må sige noget

Og ja, du må sige noget. Grundlovens § 77 om

ytringsfriheden gælder også for kommunalt ansatte.

Men har jeg da ikke tavshedspligt, spørger du

måske. Tavshedspligten gælder kun faktiske

oplysninger af fortrolig karakter, og den kan

ikke undertrykke den grundlovssikrede ret til

at komme med meningstilkendegivelser eller

videregive faktiske oplysninger, der ikke er fortrolige

i forvaltningslovens forstand.

Offentligt ansatte har udstrakt ytringsfrihed,

der gælder få begrænsninger i ytringsfriheden.

Du kan læse mere om dem i Justitsministeriets

vejledning fra september 2006 om offentligt

ansattes ytringsfrihed.

Når du udtaler dig som medarbejder, forventer

vi, det sker med respekt for de politiske og ledelsesmæssige

trufne beslutninger.

Pressens arbejdsforhold

For at klæde dig på til pressekontakt, er det væsentligt,

at du ved noget om pressens arbejdsbetingelser,

og hvad medierne sædvanligvis betragter

som en ”god historie”.


De fleste aviser udkommer hver dag og de elektroniske

medier flere gange i døgnet. Medierne

arbejder derfor under tidspres og med såkaldte

”deadlines” - sidste frister for aflevering af artikler.

Journalisterne har derfor også travlt, hvorfor de

f.eks. ikke kan bruge en bemærkning som ”ring

i morgen eller en anden dag”, hvis de ringer dig

op. Derfor handler det om på rimelig vis at hjælpe

journalisten med at få de oplysninger, kommentarer,

han har brug for til sin artikel eller sit

indslag.

Nu kan det også være, at det er dig, der kontakter

pressen, og det kan gøres ved enten at

udsende en pressemeddelelse, indkalde til et

pressemøde eller kontakte bestemte journalister

på ét eller flere medier.

Nyhedskriterier

Før du selv kontakter pressen er det vigtigt at

vide, hvad medierne anser for en god historie.

Pressen bruger oftest følgende kriterier for en

histories nyhedsværdi:

Sensation: Det uventede, det usædvanlige

(mand spiser løve)

Identifikation: Personificering, (det kunne være

mig)

Væsentlighed: Betydning for læsernes liv (kommer

det os ved)

Konflikt: Person- eller interessestridigheder

Aktualitet: Det sker nu og her, eller optager

læserne i øjeblikket

Side 9

Ud over disse kriterier, har det også betydning,

hvad mediets foretrukne stofområde er, ligesom

det også er væsentligt, om mediet kan have historien

for sig selv – en solonyhed.

Pressemeddelelsen

Vælger du at kontakte pressen gennem en pressemeddelelse,

skal du have de ovennævnte kriterier

i baghovedet.

Når du skriver pressemeddelelsen, er det vigtigt,

at du starter med det væsentlige og ikke skriver

pressemeddelelsen som en rapport, hvor budskabet

kommer som en konklusion til sidst.

Som nævnt er journalister travle mennesker, og

hvis ikke budskabet bliver præsenteret fra start

– og gerne i en fangende overskrift – risikerer du,

at din pressemeddelelse drukner i mængden.

Er du i stand til at skære din pressemeddelelse

til, så den er lige til at bringe i avisen eller blive

citeret fra i de elektroniske medier, letter du også

journalistens arbejde. Og så må den ikke være

for lang, som hovedregel højst en A-4 side.

Skriv i et let forståeligt sprog, undgå forkortelser,

vær saglig og skriv, navne, telefonnumre, e-mailadresser

på personer, hvor journalisten eventuelt

kan få flere oplysninger.

Det er også en god idé at vedlægge/vedhæfte fotos

og eventuelle rapporter og bilag, der understøtter

pressemeddelelsen.

Her er et eksempel på opbygning af en pressemeddelelse:


Randers Kommune

Pressemeddelelse

Rapport foreslår flytning af Randers Havn

En ny rapport fra firmaet Rambøll foreslår, at

Randers Havn flyttes væk fra bymidten.

Rapporten er bestilt af Randers Kommune, og

forslaget om at flytte havnen er et af flere fremtidsscenarier,

som rapporten oplister.

Henning Jensen Nyhuus (A), kommende borgmester

i Randers, kalder rapporten for spændende

læsning, men vil ikke drage håndfaste

konklusioner endnu.

”Vi har nu fået en grundig og meget omfattende

analyse, som viser at der er god økonomi for

byen i at foretage en udflytning af Randers

Havn, så de nuværende havnearealer i stedet

kan bruges til boliger, handel og erhverv og kulturelle

tilbud og oplevelser.

Analysen viser også, at havnen er en sund forretning,

men at den på længere sigt vil have

fordel i en udflytning i forhold til de nuværende

arealer, som ikke er ideelle i forhold til moderne,

rationel havnedrift. På den anden side, er det en

kæmpeopgave at flytte en havn, så det er ikke

noget vi gør i morgen,” siger han.”

Kommende 2. viceborgmester i Randers,

Anders Buhl-Christensen (V) har også læst

rapporten med interesse og ser også både muligheder

og begrænsninger:

”Omdannelse af havnearealerne vil give mulighed

for at få åbnet byen ned mod vandet - at

inddrage vandet som et aktiv i byen. Det vil

også give en flot forlængelse af Østervold. Som

det er i dag, lukker byen sig om sig selv.

Der er tale om langsigtede visioner, men hvis

viljen er der, kan vi tage fat på planlægningsarbejdet

allerede nu. Der er dog nogle forhindringer,

der ligger i vejen for os.

Energi Randers med værket har langtidskontrakt

på havnen og kan ikke bare flyttes. Tilsvarende

gælder for Randers Havn og dens øvrige

virksomheder. En langsigtet løsning skal derfor

ske via enighed mellem byen, Havnen og Energi

Randers,” siger Anders Buhl-Christensen.

Side 10

Randers, 13. dec. 2006

Rapporten peger på, at udflytningen af havnen

enten kan ske i umiddelbar forlængelse af de

nuværende arealer på sydsiden eller ved at

bygge en helt ny havn umiddelbart øst for. Det

er der, hvor Randers Kommune ønsker en nye

forbindelse over eller under fjorden - dvs. ved

Assentoft.

Fordelene ved en udflytning af havnen er bl.a. i

følge rapporten:

• Anslået tilflytning af 3.800 nye borgere

• Forventet stigning på 1.800 nye arbejdspladser

• Forbedrede miljøforhold i Randers midtby

De to politikere vil nu sammen starte en dialog

om havnen.

”Byrådet skal i dialog med borgerne, havnen

og dens virksomheder, det øvrige erhvervsliv,

Energi Randers, m.fl. have en grundig dialog

om, hvordan fremtiden for arealerne på Randers

Havn bedst kommer byen til gavn. Derfor

sender vi rapporten i høring, og vi

holder offentlige møder, nedsætter et borgerpanel

m.m. – Det her er et projekt, hele byen skal

bakke op om, hvis det skal blive til noget.

Det er blandt andet vigtigt, at udviklingen sker

i dialog med havnen og dens virksomheder,

så arbejdspladserne bevares” siger Henning

Jensen Nyhuus.

Kraftvarmeværket, der ligger på en halvø midt i

havnen, er en af de store ”byggeklodser” i spillet

om Randers Havns fremtid. Værket stod færdigt

1982, men placeringen i dag er ikke optimal.

”På længere sigt er det nok utænkeligt, at der

ligger et kraftvarmeværk midt i byen – det er

blandt andet uholdbart miljømæssigt,” siger

Anders Buhl-Christensen.

Yderligere oplysninger hos Kim Kofod Hansen,

erhvervs- og udviklingschef, Ny Randers Kommune

eller hos de citerede.

Kim Kofod: 51 56 21 31


Pressemødet

Journalister er ikke vilde med pressemøder, så

der skal altså en meget god grund eller en meget

god, usædvanlig historie til for at indkalde

til pressemøde.

Pressemøder kan sjældent arrangeres, så de

passer fint med de forskellige mediers deadlines.

En anden væsentlig grund til, at journalister

ikke er vilde med pressemøder er, at det

sjældent giver dem mulighed for at få en solohistorie.

Du skal derfor nøje overveje, om det er umagen

værd at holde pressemøde.

Gør du det, er der nogle spilleregler:

• Indkald i god tid – gerne en lille uges tid

før.

• Hav noget skriftligt materiale med til pressemødet,

f.eks. en trykt udgave af en tale, hvis

en sådan holdes på pressemødet, eller en

færdig pressemeddelelse med facts o.s.v. om

det, der er indkaldt til pressemøde om. Det

kan også være, at der er rapporter eller andet

materiale, der skal udleveres på mødet.

• Hold pressemødet et sted, hvor det er godt at

tage billeder – tænk på TV, og er det muligt

så tænk i det hele taget i billedmuligheder i

forbindelse med pressemøder.

• Sørg for at alle kan høre, hvad der bliver sagt.

Måske skal der være mikrofoner og højttalere.

• Sørg for lidt forplejning – kaffe/te, vand, frugt

e.l.

• Afsæt tid, så journalisterne efterfølgende kan

interviewe enkeltpersoner.

Side 11

Kontakt en journalist

Pressemeddelelsen er ikke en garanti for, at dit

budskab kommer i medierne. Et alternativ til

pressemeddelelsen er at kontakte en journalist

og gerne én, der arbejder med det stofområde,

der omfatter det, du vil informere om.

Det giver også journalisten mulighed for at få

en solonyhed, hvilket de fleste journalister/medier

sætter pris på.

Hvis du vælger at kontakte en journalist, så

vær ordentlig forberedt, hav dit budskab tænkt

igennem, vær forberedt på, at journalisten vil

stille spørgsmål, måske endda nogle, du ikke

lige havde regnet med.

Når pressen banker på

Pressen har en naturlig interesse i at beskæftige

sig med kommunale forhold og de services,

kommunen leverer og den myndighedsudøvelse,

kommunen foretager.

Der er ingen grund til at gå i panik, når og hvis

pressen kontakter dig, men det er godt at være

forberedt, så her er nogle gode råd:

• Du kan som hovedregel gå ud fra, at så snart

du taler med journalisten, er du på. Du kan

altså regne med, at han/hun vil gengive det,

du siger. Det kan også være, at journalisten

har tændt en båndoptager, måske endda

uden at fortælle dig det.

• Find ud af, hvilke oplysninger, informationer,

journalisten ønsker.

• Vær aldrig afvisende selv om det måske ikke er

dit sagsområde. Vis i stedet vej i systemet, så

journalisten får fat i den rette medarbejder.


• Hvis du er i tvivl om, hvad du skal svare jour-

nalisten, er det en god idé at bede om tid til

at undersøge tingene lidt nærmere og sige, at

du ringer tilbage – og så skal du naturligvis

gøre det.

• Som tidligere nævnt gælder Grundlovens §

77 også offentligt ansatte. Du kan og bør

derfor også udtale dig om faktuelle ting og

sager.

• Du kan komme ud for, at du i konkrete situationer

er underlagt tavshedspligt. I de situationer

er det en god idé at forklare, hvorfor

du ikke kan udtale dig.

Side 12

• Når du udtaler dig som medarbejder, har vi

en forventning om, at du er loyal over for den

konkrete sag og din arbejdsplads.

• Orienter din nærmeste leder, når du har udtalt

dig til pressen.

Her kan du få hjælp

Skal du have hjælp til pressekontakt, at skrive

en pressemeddelelse, arrangere et pressemøde

eller andre ting i forbindelse med pressen, kan

kommunikationsafdelingen i byråds- og direktionssekretariatet

hjælpe dig.


Sprogpolitik - og gode råd om sprog

”Nærværende skrivelse sker under henvisning

til Deres anmodning af 13.6. 2006, hvori de

beder kommunen tage under overvejelse at

iværksætte hjælpeforanstaltninger, som for indeværende

foranlediger opstart af indskrænkninger

i bemyndigelsen i forhold til.........”

Teksten er håbløs og hører ikke hjemme i nuti-

dens kommunale sprog.

Ikke desto mindre findes der mange eksempler

på tilsvarende svære tekster fra den kommunale

verden.

Med sproget, hvad enten det er mundtligt eller

skriftligt, udsender vi nogle signaler.

Derfor har vi denne sprogpolitik

• Sproget skal afspejle, at Randers Kommune

ønsker at behandle alle med respekt, ligeværd

og tillid i skrift og i tale.

• Det er afsenderens/vores ansvar, at modtageren

forstår, hvad vi siger og mener.

• Ret tale og skriftsprog ind efter den målgruppe,

du henvender dig til.

• Kom til sagen – tal og skriv uden omsvøb.

• Vær hellere konkret end abstrakt.

• Vær varsom med fremmedord og fagsprog.

• Vær personlig i skrift og i tale.

Side 13

Og her har du

nogle gode råd om sprog

Brevet

Modtageren vurderer dit brev ud fra tre ting:

• Læseværdighed – er det interessant, det der

står? Kommer det mig ved?

• Læselighed – hvordan ser det ud? Kan det

læses? Er det gnidret? For lille skrift?

• Læsbarhed – Er det til at forstå? Er det fyldt

med svære ord, fagsprog, floskler?

Læseværdigheden

Når det gælder læseværdigheden, skal budskabet

naturligvis komme målgruppen ved. Det skal

fremgå klart, hvad budskabet er. Gå lige til sagen.

Skriv journalistisk – altså det væsentligste

først. Modtageren skal ikke tygge sig gennem

en lang smøre for at komme frem til budskabet.

Du risikerer at tabe ham undervejs.

Læselighed

Brug Randers Kommunes designmanual. Brug

orddeling og løs højremargen. Vær meget varsom

med at bruge alle de grafiske virkemidler,

der findes i tekstbehandlingsprogrammerne:

Understregning, fed skrift, kursiv, VERSALER

(STORE BOGSTAVER) midt i en tekst får ofte

en anden virkning, end den du ønsker.

Det er vanskeligt at læse og trætter øjnene, så

hold igen med disse virkemidler.

Der skal også være luft om teksterne. Det gør

dem nemmere at læse og virker mindre trættende.


Del derfor teksten op – og brug gerne underrubrikker

– afsnitsoverskrifter.

Læsbarhed

Skriv i øjenhøjde. Sæt dig i modtagerens sted.

Prøv at tænke på, hvordan du gerne selv vil tiltales

eller skrives til.

Vær bevidst om, hvilken målgruppe, du skriver

til: Børn, unge, voksne, ældre, kolleger, eksperter

o.s.v.

Vær personlig og venlig. Det er også muligt at

give et venligt afslag.

Det er dig, der skriver og taler. Vis at der er en

person bag forvaltningen/afdelingen, institutionen.

Fortæl, hvem der har truffet en afgørelse,

hvis ikke det er dig selv.

Lix

Lix står for læsbarhedsindeks. Det er en matematisk

metode, der bruges til at måle, hvor

svær en tekst er at læse. Den kan bruges som

en rettesnor, men er ikke velegnet i faglige tekster,

litteratur og private breve.

Den måler især, om der er mange, lange ord i en

tekst, og om sætningerne er lange. De er også to

faktorer, der kan gøre en tekst vanskelig at læse.

Lange ord er defineret som ord på syv bogstaver

eller flere. Nu er ikke alle ord på syv bogstaver

eller flere nødvendigvis svære. Omvendt findes

Side 14

der også svære ord på under syv bogstaver. Så

lix-testen har sine begrænsninger.

Vil du bruge lix-testen har nogle tekstbehandlingsprogrammer

den funktion indbygget, ellers

kan du finde formlen på nettet.

Tekster med:

Lix indtil 24 er meget lette

Lix mellem 25 og 34 lette

Lix mellem 35-44 er middel

Lix mellem 45-54 er svære

Lix over 55 er meget svære

Ord og sætninger

Skriv i korte sætninger. Brug hellere et punktum

end et komma. Korte sætninger gør teksten

overskuelig. Undgå så vidt muligt lange og

svære ord, uden at det behøver at blive poppet

eller smart.

Vær hellere konkret end abstrakt både i skrift

og tale. Kald en skovl for en skovl og en spade

for en spade og pak ikke budskaberne ind i

overflødig udenomssnak eller henvisninger.

Ligesom inden for andre brancher har det offentlige/kommunen

også sit eget fagsprog og

dårlige sprogvaner.

Vi skal passe på med at bruge både fagsprog/

fremmedord og dårlige sprogvaner i vores kommunikation.


Her nogle eksempler på gode og dårlige ord:

Dårlige Gode Dårlige Gode

Angående Om

Anvende Bruge

Bibeholde Beholde

Dersom Hvis

Erlægge Betale

Finde sted Ske

Foranledige Sørge for

Foretage Lave, gøre

Forefindes Er

Forinden Før

For så vidt Hvis

Herefter Så

Herom Om det, om dette

Hjælpeforanstaltninger Hjælp

Hvorvidt Om

Indebærer Betyder

Indeværende Dette, denne

Indtræffe Ske

Nugældende Gældende

For nuværende Nu

Forinden Inden

Forespørge Spørge

Henligge Ligge

Inden for I

Afholde Holde

Henkaste Kaste

Side 15

Omforandre Lave om

Opstart Start

Er pligtig til Skal

Pågældende Han/hun

Rekvirere Bestille, få

Samtlige Alle

Skrivelse Brev

Såfremt Hvis

Således Så, sådan, altså

Således at Så

Tage stilling til Afgøre

Tilstille Sende

Tilstrækkelig Nok

Udarbejde Lave

Udrede Betale, forklare

Undertegnede Jeg, vi

Vedblivende Stadig

Vedkommende Han, hun, de

Vedrørende Om

Videreformidles Siges, skrives

Undgå klisterordene

En af uvanerne inden for det offentlige er ”klisterordene” – altså de ord, vi lige klistrer lidt ekstra på,

måske for at gøre dem lidt finere.

Klisterordene Det hedder Klisterordene Det hedder

Henstille Stille

Hengå Gå

Forblive Blive

Fremsende Sende

Påbegynde Begynde


Verbalsubstantiver og sammensatte ord

Det lyder fint, og de kaldes også for sætningsord,

men vi skal helst undgå dem. Det er dem,

der kommer frem, når vi forsøger at lave et udsagnsord

om til et navneord. De optræder tit

med endelserne: else og ing.

Du skriver måske: ”Vi vil gennemføre en under-

søgelse”. Skriv i stedet: ”Vi vil undersøge”.

Eller: Under henvisning til.... Skriv i stedet: ”Vi

henvender os til dig”.

Eller: ”Vi vil foretage en justering af dine dagpenge”.

Hellere: ”Vi vil justere dine dagpenge”.

Især inden for det offentlige er vi slemme til at

sætte ord sammen i håb om at danne en hel

sætning. Disse ord er svære at læse. Hvad mener

du for eksempel om?

Koordinationsudvalgsmedlem, brugerrepræsentanter,

praktikpladsfordelingsmodel.

Hold øje med dem og del dem i stedet op: Medlem

af koordinationsudvalget, repræsentanter for

brugerne, model til fordeling af praktikpladser.

Forkortelser

Forkortelser er jo egentlig for nemheds skyld.

Alligevel skal vi passe på med dem. Brug kun

de almindeligt kendte: f.eks., o.s.v. og ikke: Jf.,

if., ac.

Så er du i tvivl, om forkortelsen er kendt af din

målgruppe, så skriv ordet fuldt ud.

Side 16

Levende sprog

Gør dit sprog levende og let ved at bruge nutid

og aktive udsagnsord: ”Jeg takker for dit brev

og gør dig opmærksom på, at du skal søge om

hjælp inden....”.

Undgå passiv: ”Idet der henvises til....” eller

”der skal ansøges om hjælp inden....”.

Så hold øje med s i slutningen af ordene. Hvis

det er et udsagnsord, så fjern s`et og brug i stedet

for det udsagnsord, du får.

Brug dagligsprog i stedet for fagsprog. Dagligsproget

bruger vi alle, mens fagsproget er noget

vi har fælles med fagfæller, og det forstås ikke

helt af alle andre.

Dagligsproget er: Enkelt, let, levende, person-

ligt inspireret, rigt på billeder, konkret og dy-

namisk.

Fagsproget er: Indviklet, stift, anonymt, sagligt,

passivt, tungt, abstrakt fattigt på billeder.

Du eller De

Det er ved at være mange år siden, det var almindeligt

at bruge tiltale formen De.

I dag langt de fleste dus – både i tale og skrift.

Faktisk er tiltaleformen De med til at lægge afstand

til den, du henvender dig til. Der findes

dog stadig mennesker, der gerne vil tiltales med

et De, så stik fingeren i jorden. Hvis du selv bliver

tiltalt med et De – mundtligt eller skriftligt – kan

du bruge De. Ellers er hovedreglen, at vi er dus.


Stort eller lille

Det er ikke så let endda, selv om de fleste har

stiftet bekendtskab med reglen om egennavne

i skolen, ligesom de fleste ved, at begyndelsesbogstavet

skal med stort efter punktum.

Hovedreglen er, at der efter spørgsmålstegn,

kolon og udråbstegn, startes der med stort bogstav.

Når der er en hovedregel, er der også undtagelser,

som du kan læse om i retskrivningsordbøgerne.

Det gælder stadig, at egennavne skrives med

stort: Randers Byråd, Undervisningsministeriet,

Fårup Skole, Kastrup Lufthavn.

Derimod er byrådet, ministeriet, lufthavnen og

mange andre med lille.

Andre egennavne, hvor vi heller ikke så tit

kommer i tvivl, er f.eks. Gud, Fanden, Europa,

Danmark, Per Sørensen, Bente Pedersen, Nordjylland,

Berlingske Tidende, Hendes Majestæt

Dronningen m.fl.

Derimod er gudskelov, fandens også (hvis det

ellers er udtryk, vi bruger på arbejde) med lille,

mens der er valgfrihed mellem stort og lille

ved f.eks. nordjyllandsrejse/Nordjyllandsrejse,

europatanken/Europatanken m.fl.

Nej hvem har sagt, at det skal være let at vælge

mellem stort eller lille bogstav.

Side 17

I vores egen verden optræder mange egennavne.

De er ofte det, der kaldes ”egennavne i

snævrere kredse”. Det betyder, at de for nogle

optræder som egennavne, mens de for andre

(oftest langt de fleste) er fællesnavne.

Det gælder f.eks. forvaltningen, ministeriet,

tilsynsrådet, direktoratet, socialforvaltningen,

nævnet, afdelingen og mange, mange flere.

De kan skrives med stort, f.eks. kan man skrive

Teknisk Forvaltning og Socialforvaltningen,

men anbefalingen fra Dansk Sprognævn er for

denne type egennavne, at de skrives med lille

begyndelsesbogstav, altså: teknisk forvaltning,

socialforvaltningen, børn og unge forvaltningen

o.s.v. I Randers Kommune har vi imidlertid besluttet

følgende navne på forvaltningerne med

denne stavemåde:

Miljø og Teknik

Sundhed og Ældre

Social og Arbejdsmarked

Børn og Skole

Kultur og Borgerservice

Vi holder os til Dansk Sprognævns anbefaling.

Af den beskedne gennemgang af, om det skal

med stort eller lille, ses det, at reglerne og undtagelserne

er mange, så det kan anbefales at

tjekke retningsordbøgerne eller ”Skal det med

stort eller lille”, af Gunnar Nissen.


DDR – ”Det Digitale Randers

”Det Digitale Randers” (DDR) er en integreret del

af Randers Kommunes kommunikationspolitik.

Visionen

DDR er ikke blot en kommunal hjemmeside,

men et projekt, der skal fremme den digitale

udvikling i Ny Randers Kommune. DDR skal via

www.randers.dk være den virtuelle Ny Randers

Kommune, der samtidig er indgangen til hele

den offentlige sektor og til i meget bred forstand

at være borger i Ny Randers Kommune.

DDR er det kommunikative omdrejningspunkt,

der kan binde kommunens borgere sammen og

binde borgere og kommune sammen. Samtidig

skal projektet i hele det kommunale spektrum

af ydelser understøtte den digitale udvikling.

Udgangspunktet for at nå disse mål er at sætte

borgeren i centrum og dermed imødekomme

borgerens behov på en række områder.

Den overordnede målsætning med DDR er at

skabe en virtuel kommune, hvor brugeren så

vidt muligt skal kunne få den samme service på

nettet som i den fysiske kommune.

Der er opstillet følgende 10 underordnede mål

for DDR:

1) Web-stedet skal understøtte den højeste

grad af åbenhed.

2) Web-stedet skal være i front med digital

selvbetjening for at yde god service og

samtidig udnytte ressourcerne optimalt.

Side 18

3) Web-stedet skal være nemt og overskueligt

opbygget og skal sætte sig i de forskellige

brugeres sted og tilrettelægge sit sprog,

design og layout derefter.

4) Web-stedet skal som kommuneportal være

hovedindgangen for informationer om det

offentlige og skal markedsføre området og

binde kommunen sammen.

5) Web-stedet skal tilgodese handicappede.

6) Web-stedet skal afspejle professionalisme,

aktualitet, dynamik og innovation.

7) Web-stedet skal indeholde eller linke til

kommunens institutioner, som alle skal

have en hjemmeside.

8) Web-stedets data skal være up to date, og

web-stedet skal være datasikkert og driftssikkert.

9) Web-stedet skal aktivt understøtte og stimulere

den lokale debat og nærdemokratiet.

10) Web-stedet skal levere personale-informationer

specielt rettet mod den majoritet af

kommunens medarbejdere, der ikke arbejder

ved en pc.


Løsningen

DDR består på den ene side af:

• en central hjemmeside (www.randers.dk)

• en række fagligt opdelte portaler (børneportal,

skoleportal, biblioteksportal, ældreportal

osv.), der bl.a. samler de kommunale institutioners

hjemmesider,

på den anden side af: En række mere eller mindre

besøgsfremmende tilbud til borgerne. Fællesnævneren

for disse tilbud er, at de skal binde

borgerne i den nye kommune sammen. Det kan

for eksempel være en kalender, mulighed for at

oprette egne hjemmesider, debat, chat osv.

Tilbuddene skal vænne borgerne til at bruge

og være en del af Det Digitale Randers, vænne

dem til at bruge den digitale signatur, og

dermed også skabe en solid forudsætning for

en yderligere digitalisering af den kommunale

service.

Side 19

Løsningen indeholder desuden et webbaseret

intranet for Ny Randers Kommunes medarbejdere.

Adgangen til dette intranet styres af den

digitale signatur.

Organisatorisk placering og ansvar

Byrådssekretariatets kommunikationsafdeling

har det overordnede ansvar for drift og udvikling

af DDR.

Udviklingen af DDR betyder, at hver kommunal

institution skal have sin egen hjemmeside, der

laves så den efterlever retningslinjerne i Randers

Kommunes designmanual.

I hver kommunal institution har lederen ansvaret

for, at informationer og services på institutionens

hjemmeside ajourføres og udvikles.


Randers Kommune

Laksetorvet

8900 Randers

Tlf. 8915 1515

www.randers.dk

More magazines by this user
Similar magazines