Kommunikationspolitik - Randers Kommune

Forord
På de følgende sider kan du læse Randers Kom-
munes kommunikationspolitik.
Den er opdelt, så det første afsnit – den egentli-
ge politik – handler om holdninger og værdier,
der er gældende i kommunikationen, hvad en-
ten det er eksternt med borgere og samarbejds-
partnere eller det er internt i dialogen mellem
ledelse og medarbejdere og medarbejderne
imellem.
De øvrige afsnit i kommunikationspolitikken:
Indførelse af god kommunikation/information,
håndbog i pressekontakt, sprogpolitik – og gode
råd om sprog samt DDR – det digitale Randers,
drejer sig om de handlinger, der skal udføres
for at sikre, at der kommunikeres i overensstemmelse
med de holdninger og værdier, der
udtrykkes i kommunikationspolitikken.
Indhold
Side 2
Det er også værktøjer, som den enkelte forvalt-
ning, afdeling eller institution kan bruge i det
daglige arbejde, hvad enten det drejer sig om
kommunikation med f.eks. borgere, pressen el-
ler internt i organisationen.
Randers Kommunes kommunikationspolitik
kommer også til udtryk gennem kommunens
annoncering, ligesom den designmanual, som
er vedtaget af byrådet sætter retningslinjerne
for, hvordan vi visuelt kommunikerer med om-
verdenen.
Forord ......................................................... Side 2
Kommunikationspolitik .................................. Side 3
Indførelse af god kommunikation/information .. Side 6
Håndbog i pressekontakt ............................... Side 8
Sprogpolitik - og gode råd om sprog ................ Side 13
DDR – ”Det Digitale Randers” ........................ Side 18
Kommunikationspolitikken med tilhørende an-
befalinger og værktøjer er også udgangspunkt
for fremtidige kommunikationsstrategier, der
skal udformes i forbindelse med dels projekter
og aktiviteter dels for kommunikationen med
borgere, brugere og andre samarbejdspartnere.

Kommunikationspolitik
Formålet med informationspolitikken er, på trods
af de store forskelligheder der er mellem dem, at
give alle Randers Kommunes afdelinger og institutioner
et fælles grundlag for kommunikation.
Visionen
Kommunikationspolitikken skal understøtte
Randers Kommunes visioner, værdier og mål.
Politikken skal endvidere medvirke til at fremme
den demokratiske debat – både internt og
eksternt, ligesom den skal understøtte borgernes
adgang til kommunens serviceydelser.
Målet med kommunikationen
Kommunikationen skal medvirke til at profilere
kommunen i forhold til omverdenen og bakke
op om initiativer, andre tager for at profilere
kommunen.
Kommunikationen skal sikre kendskab til og for-
ståelse for kommunens myndighedsopgaver og
give brugerne uhindret adgang til information
om kommunen og dens serviceydelser.
Ud over den kommunikation, der foregår via
traditionelle medier, skal kommunikationen
gennem www.randers.dk understøtte og lette
borgeres og samarbejdspartneres adgang til digitaliserede,
offentlige serviceydelser.
Kommunikationen skal også medvirke til at
give borgerne kendskab til og forståelse for
kommunens værdier, visioner, mål og opgaver.
Den skal sikre kendskab til og forståelse for de
Side 3
beslutninger, der tages af både den politiske og
administrative ledelse.
Kommunikationen skal desuden sikre medar-
bejderne uhindret adgang til informationer, som
har betydning for deres arbejde, og den skal
medvirke til en aktiv dialog om kommunens udvikling
og løsningen af de daglige opgaver.
Hvem gør hvad – roller og ansvar
Alle medarbejdere skal i kommunikationen med
omverdenen medvirke til at give et rigtigt billede
af Randers Kommune og informere om de
mange forskellige services, kommunen leverer.
I kommunikationen med borgere, brugere,
samarbejdspartnere og andre skal alle desuden
medvirke til at synliggøre de visioner og værdier,
kommunen står, for og bidrage til at styrke
kommunens image.
I samspillet med borgeren optræder hver enkelt
kommunalt ansat også som informationsmedarbejder
og som en ambassadør for virksomheden
Randers Kommune. Selv om Randers Kommune
er stærkt decentraliseret, opfattes den som
en helhed, og det er medarbejderens opgave
gennem sin kommunikation at imødekomme og
styrke denne opfattelse.
Kontakten med borgeren, hvad enten den er
personlig, telefonisk, skriftlig eller foregår elektronisk,
skal tage udgangspunkt i borgerens
behov og forudsætninger, og kommunikationen
skal målrettes og udformes, så den både når og
forstås af den målgruppe, den er tiltænkt.

Borgere, brugere og samarbejdspartnere skal
behandles med tillid, empati og respekt ud fra
et ligeværdigt grundlag.
Alle medarbejdere både kan og bør naturligvis
give information om både deres eget sagsområde
og kommunale forhold, så de medvirker til
at sprede viden og fremme debat om den kommunale
virksomhed.
Vi er alle med til at løse opgaver – nogle tæt-
tere på borgeren/brugeren end andre. Vi er alle
ansvarlige for, at kommunikationen fungerer
- ikke kun ledere og specialister i informationsafdelingen.
Direktionen har det overordnede ansvar for, at
medarbejderne får information om væsentlige
beslutninger, holdninger og værdier.
Lederne på alle niveauer har et særligt ansvar
for at gå i spidsen med gode eksempler på rigtig
og rettidig kommunikation.
Det er vigtigt, at alle medarbejdere kender kom-
munens visioner, værdier, opgaver og mål.
Lederne i de enkelte dele af Randers Kommune
har pligt til at sørge for, at medarbejderne let
og uhindret får adgang til information, viden
og erfaringer, som kan medvirke til at optimere
medarbejdernes kvalifikationer og kompetencer
og på den måde udvikle servicen over for brugerne.
Lederne har også ansvaret for at informere
medarbejderne inden for deres eget område om
nyheder og holdninger, der har betydning for
det daglige arbejde.
Side 4
Den enkelte medarbejder har pligt til at skaffe
sig den viden og information, der er nødvendig
for at arbejdet udføres optimalt.
Byrådssekretariatets kommunikationsafdeling
rådgiver om kommunikation, koordinerer og
inspirerer til en fortsat udvikling af informationsindsatsen,
ligesom afdelingen har det
overordnede ansvar for udviklingen af hjemmeside/intranet/personaleblad
og overordnede
nyhedsbreve.
Sådan vil vi kommunikere
Med åbenhed
Vi skal kunne kigges i kortene men samtidig
beskytte enkeltpersoner samt egne og andres
rettigheder og forretningsmæssige interesser.
Vi vil også kommunikere i svære situationer,
som måske ikke umiddelbart er til vores fordel.
Via dialog
Vi er bevidste om, at motivationen, engagementet,
ansvarligheden og lysten til arbejdet bedst
fremmes i god dialog både internt og eksternt.
Medarbejderne skal være de første, der skal
høre om eller drøfte beslutninger, der vedrører
dem.
Vi er bevidste om, at vi kan skabe bedre resul-
tater ved at dele erfaringer, viden og læring med
hinanden.
Vi vil gerne udfordres på vores synspunkter og
deltage i en god diskussion. Det er med til at
skabe udvikling.

Med troværdighed
Vi ved, at tillid afhænger af troværdighed, og
at der skal være sammenhæng mellem ord og
handling. Derfor skal vores kommunikation
være ærlig, korrekt og rettidig.
Så det forstås
Som afsender af information er det vores pligt,
at modtageren forstår, hvad vi siger og skriver.
Vi vil bruge et klar, korrekt og præcist sprog og
rette det ind, så det passer til den målgruppe,
vi henvender os til.
Til tiden
Vi vil ikke vente på, at man beder os kommunikere.
Vi vil selv tage initiativet til at informere
både intern og eksternt.
Oplever vi eksempler på misforståelser, myte-
og rygtedannelser, vil vi give vores opfattelse af
sagen til kende.
Vi vil ved enhver ny opgave, service, ethvert nyt
projekt eller anlægsarbejde tænke på, hvem der
skal informeres og hvorfor, om hvad, hvornår og
hvordan.
Så det kan ses
Randers Kommune er stærkt decentraliseret
men alligevel en helhed. Derfor skal alle afdelinger
og institutioner i deres kommunikation
vise tilhørsforholdet til kommunen. Det betyder,
at den grafiske designmanual, som er politisk
besluttet, skal følges af alle afdelinger og
institutioner.
Side 5
Designmanualen kan hentes fra
www.randers.dk, og byrådssekretariatets kommunikationsafdeling
kan rådgive i brug af manualens
grafiske elementer.
Pressen
Pressen har en ganske særlig rolle i den eksterne
kommunikation. Det gælder både den lokale
og pressen i almindelighed. Pressen spiller en
væsentlig rolle i den offentlige debat, og det er
ofte her, borgerne kommer til orde med holdninger
og synspunkter – også om kommunale
forhold.
Vi ønsker derfor over for pressen størst mulig
åbenhed og troværdighed. Det skal være nemt
for pressens repræsentanter at få information
og adgang til oplysninger om kommunale forhold.
Alle afdelinger og institutioner kan udsende
pressemeddelelser og kontakte medierne nyheder,
resultater eller andet af interesse for offentligheden.
Samarbejdet med pressen er uddybet
i afsnittet Håndbog i pressekontakt.

Indførelse af god
kommunikation/information
Information og kommunikation er den lim, der
binder en organisation sammen. Derfor er det
vigtigt, at information og kommunikation fungerer
på alle niveauer i den kommunale organisation,
og alle medarbejdere så vidt muligt
får kendskab til kommunens kommunikationspolitik.
Vi har i en del år levet i informationssamfundet,
men nyeste trends går måske i en anden retning:
Mennesker er ved at have fået nok af for
meget (ligegyldig) information. Informationen
er blevet til støj. Det er tankevækkende, at det
mest solgte tilbehør til telefoner i England er
en dims, der begrænser antallet af opringninger
til et bestemt telefonnummer til f.eks. 20 om
dagen.
En amerikansk undersøgelse viser, at 75-80
procent af skriftlig information ikke når (læses/
forstås) af modtageren.
Tendenser fra den øvrige vestlige verden har det
med at blive til virkelighed i Danmark i løbet
af få år.
Derfor nogle anvisninger på, hvordan vi får indført
god kommunikation og information i Randers
Kommune.
Information på dagsordenen
Information bør stå på dagsordenen til ethvert
møde, hvad enten det er i direktionen, hos afdelingslederne
eller i daginstitutionen. Der bør
altså som afslutning på ethvert møde træffes
beslutning, om der skal informeres internt eller
Side 6
eksternt og af hvem – måske begge dele – om
de ting, der er drøftet på mødet. Det er ledelsens
ansvar, at punktet drøftes hver gang.
Kommunikationsstrategi
Til det formål kan der bruges en enkel men effektiv
kommunikationsstrategi, der består af tre
faser:
Rødt lys: Her undersøge vi, hvad vi skal fortæl-
le, idet vi gennemgår facts, ser på udfordringer,
muligheder og trusler i det, vi vil kommunikere.
Gult lys: Her har vi styr på det basale. Vi laver
en kommunikationsplan, der tager højde for
det, vi er stødt på, da vi undersøgte muligheder
og trusler, og vi gør os klar til at sætte planen
i værk.
Grønt lys: Nu er vi klar til at kommunikere/in-
formere. Vi har en kommunikationsplan, der
siger, hvad vi vil fortælle, til hvem, hvordan og
hvornår – og vi har også gerne en plan for, hvordan
vi måler, om det har virket.
Kommunikationsplan
Den færdige kommunikationsplan kaster lys
over:
• Mål med kommunikationen (Vil vi have folk
til at handle/ændre adfærd etc.?)
• Budskaberne (Hvad vil vi fortælle: Nyheder,
projekter m.v.)
• Målgrupperne (Hvilke: Interne, eksterne,
borgere, brugere, unge/gamle, samarbejdspartnere
o.s.v. ?)

• Medier/midler (Hvilke: Møder, mails, intra-
net, internet, sms, wap, blogs, pressemøder,
pressemeddelelser, annoncer etc.?)
• Hvem udfører planen (Egen afdeling, kom-
munikationsafdelingen?)
• Tidspunkter (Hvornår?)
• Aktiviteter (Møder, kampagner, andet?)
• Skal vi måle effekten – og hvordan? (Abonnere
på presseklip, brugerundersøgelser, fokusgrupper)
Envejs-/tovejs-kommunikation
Det er vigtigt at slå fast, at meget information
er envejs-kommunikation. Vi har derfor ansvaret
for, at modtageren forstår informationen. Modtageren
har i mange tilfælde slet ikke bedt om
informationen. Vi skal derfor sætte os i modtagerens
sted.
Tendensen går i retning af mere dialog, mere
tovejskommunikation.
Samtidig bevæger vi os mere og mere væk fra
produkter og i retning mod værdier og oplevelser.
Kommunerne leverer i dag stort set de samme
kerneydelser: børnepasning, undervisning, ældreomsorg,
miljø/teknik, og der er en forventning
om, at disse ydelser bare er i orden. For
flere og flere mennesker handler det om værdier
samt realisering af egne ønsker, drømme
og behov.
Side 7
Det er derfor ikke altid nok med envejskommunikation
eller traditionel information om
kommunale kerneydelser. Afdelings- og institutionsledere
skal derfor i deres arbejde tænke
på og tilrettelægge, hvordan beslutninger bedst
muligt kommunikeres ud til de forskellige målgrupper.
Her er der grund til at pege på nogle muligheder,
der er for den nødvendige og givende tovejs-kommunikation:
Dialogmøder med brugere
og brugerbestyrelser samt offentlige borgermøder,
personalemøder og fyraftensmøder er vigtige
midler i kommunikationen og dialogen om
kommunens servicetilbud, visioner og værdier.
Af samme grund er ledelses- og samarbejdssystemerne
nyttige redskaber i dialogens tjeneste.
Uddannelse
De fleste kommunale medarbejdere er eksperter
inden for et eller flere fagområder, og måske
ikke vant til eller trænet i kommunikation og
information.
Kommunikationsafdelingen giver gode råd og
sparring om kommunikation og information,
hjælper med produktion af informationsmateriale
og underviser i kommunikation.
Kommunikationsafdelingen tilbyder kurser i
pressehåndtering. Chefer, lederen og medarbejdere
inden for områder, hvor der kan forventes
pressekontakt, bør deltage i et sådant kursus.

Håndbog i pressekontakt
Pressen kaldes af og til den fjerde statsmagt,
og det er rigtigt, at pressen ofte er med til at
bestemme, hvad der skal debatteres.
Pressen er en væsentlig faktor i samspillet mellem
kommunen, dens ansatte og politikerne på
den ene side og borgerne på den anden side.
Borgernes information om kommunale forhold
stammer oftest fra medierne og tit fra de lokale
medier. Derfor danner mange sig også en
mening om kommunale forhold ud fra det, medierne
siger og skriver – uanset om mediernes
budskaber er rigtige eller forkerte.
Det er derfor uhyre vigtigt at betragte pressen
som en medspiller frem for en modspiller. Via
medierne har vi muligheden for at få fortalt alle
de gode historier fra den kommunale verden.
Vi har muligheden for at komme i kontakt med
borgerne og bringe nyheder fra den kommunale
verden og informere om serviceydelser samt
ikke mindst komme i dialog med borgere og
brugere. Ikke mindst det sidste er væsentligt,
fordi det hjælper os til at blive endnu bedre til
at løse opgaverne.
Fortæl den gode historie
Vi lægger vægt på størst mulig åbenhed både
i forhold til borgerne og medierne, men størst
mulig åbenhed er ikke ensbetydende med, at
vi blot skal vente på, at pressen skal kontakte
os. Som medarbejdere skal vi bruge både vores
kompetencer og erfaringer til selv at tage
initiativer til at kommunikere og informere om
emner, vi mener, borgerne har brug for at vide
noget om.
Side 8
Rundt om i kommunens mange afdelinger og
institutioner er der dagligt mange gode historier,
som interesserer en større kreds end medarbejderne.
Historierne venter bare på at blive
fortalt. Som medarbejder i kommunen har du
også et medansvar for, at de gode ideer og historier
fortælles.
Du må sige noget
Og ja, du må sige noget. Grundlovens § 77 om
ytringsfriheden gælder også for kommunalt ansatte.
Men har jeg da ikke tavshedspligt, spørger du
måske. Tavshedspligten gælder kun faktiske
oplysninger af fortrolig karakter, og den kan
ikke undertrykke den grundlovssikrede ret til
at komme med meningstilkendegivelser eller
videregive faktiske oplysninger, der ikke er fortrolige
i forvaltningslovens forstand.
Offentligt ansatte har udstrakt ytringsfrihed,
der gælder få begrænsninger i ytringsfriheden.
Du kan læse mere om dem i Justitsministeriets
vejledning fra september 2006 om offentligt
ansattes ytringsfrihed.
Når du udtaler dig som medarbejder, forventer
vi, det sker med respekt for de politiske og ledelsesmæssige
trufne beslutninger.
Pressens arbejdsforhold
For at klæde dig på til pressekontakt, er det væsentligt,
at du ved noget om pressens arbejdsbetingelser,
og hvad medierne sædvanligvis betragter
som en ”god historie”.

De fleste aviser udkommer hver dag og de elektroniske
medier flere gange i døgnet. Medierne
arbejder derfor under tidspres og med såkaldte
”deadlines” - sidste frister for aflevering af artikler.
Journalisterne har derfor også travlt, hvorfor de
f.eks. ikke kan bruge en bemærkning som ”ring
i morgen eller en anden dag”, hvis de ringer dig
op. Derfor handler det om på rimelig vis at hjælpe
journalisten med at få de oplysninger, kommentarer,
han har brug for til sin artikel eller sit
indslag.
Nu kan det også være, at det er dig, der kontakter
pressen, og det kan gøres ved enten at
udsende en pressemeddelelse, indkalde til et
pressemøde eller kontakte bestemte journalister
på ét eller flere medier.
Nyhedskriterier
Før du selv kontakter pressen er det vigtigt at
vide, hvad medierne anser for en god historie.
Pressen bruger oftest følgende kriterier for en
histories nyhedsværdi:
Sensation: Det uventede, det usædvanlige
(mand spiser løve)
Identifikation: Personificering, (det kunne være
mig)
Væsentlighed: Betydning for læsernes liv (kommer
det os ved)
Konflikt: Person- eller interessestridigheder
Aktualitet: Det sker nu og her, eller optager
læserne i øjeblikket
Side 9
Ud over disse kriterier, har det også betydning,
hvad mediets foretrukne stofområde er, ligesom
det også er væsentligt, om mediet kan have historien
for sig selv – en solonyhed.
Pressemeddelelsen
Vælger du at kontakte pressen gennem en pressemeddelelse,
skal du have de ovennævnte kriterier
i baghovedet.
Når du skriver pressemeddelelsen, er det vigtigt,
at du starter med det væsentlige og ikke skriver
pressemeddelelsen som en rapport, hvor budskabet
kommer som en konklusion til sidst.
Som nævnt er journalister travle mennesker, og
hvis ikke budskabet bliver præsenteret fra start
– og gerne i en fangende overskrift – risikerer du,
at din pressemeddelelse drukner i mængden.
Er du i stand til at skære din pressemeddelelse
til, så den er lige til at bringe i avisen eller blive
citeret fra i de elektroniske medier, letter du også
journalistens arbejde. Og så må den ikke være
for lang, som hovedregel højst en A-4 side.
Skriv i et let forståeligt sprog, undgå forkortelser,
vær saglig og skriv, navne, telefonnumre, e-mailadresser
på personer, hvor journalisten eventuelt
kan få flere oplysninger.
Det er også en god idé at vedlægge/vedhæfte fotos
og eventuelle rapporter og bilag, der understøtter
pressemeddelelsen.
Her er et eksempel på opbygning af en pressemeddelelse:

Randers Kommune
Pressemeddelelse
Rapport foreslår flytning af Randers Havn
En ny rapport fra firmaet Rambøll foreslår, at
Randers Havn flyttes væk fra bymidten.
Rapporten er bestilt af Randers Kommune, og
forslaget om at flytte havnen er et af flere fremtidsscenarier,
som rapporten oplister.
Henning Jensen Nyhuus (A), kommende borgmester
i Randers, kalder rapporten for spændende
læsning, men vil ikke drage håndfaste
konklusioner endnu.
”Vi har nu fået en grundig og meget omfattende
analyse, som viser at der er god økonomi for
byen i at foretage en udflytning af Randers
Havn, så de nuværende havnearealer i stedet
kan bruges til boliger, handel og erhverv og kulturelle
tilbud og oplevelser.
Analysen viser også, at havnen er en sund forretning,
men at den på længere sigt vil have
fordel i en udflytning i forhold til de nuværende
arealer, som ikke er ideelle i forhold til moderne,
rationel havnedrift. På den anden side, er det en
kæmpeopgave at flytte en havn, så det er ikke
noget vi gør i morgen,” siger han.”
Kommende 2. viceborgmester i Randers,
Anders Buhl-Christensen (V) har også læst
rapporten med interesse og ser også både muligheder
og begrænsninger:
”Omdannelse af havnearealerne vil give mulighed
for at få åbnet byen ned mod vandet - at
inddrage vandet som et aktiv i byen. Det vil
også give en flot forlængelse af Østervold. Som
det er i dag, lukker byen sig om sig selv.
Der er tale om langsigtede visioner, men hvis
viljen er der, kan vi tage fat på planlægningsarbejdet
allerede nu. Der er dog nogle forhindringer,
der ligger i vejen for os.
Energi Randers med værket har langtidskontrakt
på havnen og kan ikke bare flyttes. Tilsvarende
gælder for Randers Havn og dens øvrige
virksomheder. En langsigtet løsning skal derfor
ske via enighed mellem byen, Havnen og Energi
Randers,” siger Anders Buhl-Christensen.
Side 10
Randers, 13. dec. 2006
Rapporten peger på, at udflytningen af havnen
enten kan ske i umiddelbar forlængelse af de
nuværende arealer på sydsiden eller ved at
bygge en helt ny havn umiddelbart øst for. Det
er der, hvor Randers Kommune ønsker en nye
forbindelse over eller under fjorden - dvs. ved
Assentoft.
Fordelene ved en udflytning af havnen er bl.a. i
følge rapporten:
• Anslået tilflytning af 3.800 nye borgere
• Forventet stigning på 1.800 nye arbejdspladser
• Forbedrede miljøforhold i Randers midtby
De to politikere vil nu sammen starte en dialog
om havnen.
”Byrådet skal i dialog med borgerne, havnen
og dens virksomheder, det øvrige erhvervsliv,
Energi Randers, m.fl. have en grundig dialog
om, hvordan fremtiden for arealerne på Randers
Havn bedst kommer byen til gavn. Derfor
sender vi rapporten i høring, og vi
holder offentlige møder, nedsætter et borgerpanel
m.m. – Det her er et projekt, hele byen skal
bakke op om, hvis det skal blive til noget.
Det er blandt andet vigtigt, at udviklingen sker
i dialog med havnen og dens virksomheder,
så arbejdspladserne bevares” siger Henning
Jensen Nyhuus.
Kraftvarmeværket, der ligger på en halvø midt i
havnen, er en af de store ”byggeklodser” i spillet
om Randers Havns fremtid. Værket stod færdigt
1982, men placeringen i dag er ikke optimal.
”På længere sigt er det nok utænkeligt, at der
ligger et kraftvarmeværk midt i byen – det er
blandt andet uholdbart miljømæssigt,” siger
Anders Buhl-Christensen.
Yderligere oplysninger hos Kim Kofod Hansen,
erhvervs- og udviklingschef, Ny Randers Kommune
eller hos de citerede.
Kim Kofod: 51 56 21 31

Pressemødet
Journalister er ikke vilde med pressemøder, så
der skal altså en meget god grund eller en meget
god, usædvanlig historie til for at indkalde
til pressemøde.
Pressemøder kan sjældent arrangeres, så de
passer fint med de forskellige mediers deadlines.
En anden væsentlig grund til, at journalister
ikke er vilde med pressemøder er, at det
sjældent giver dem mulighed for at få en solohistorie.
Du skal derfor nøje overveje, om det er umagen
værd at holde pressemøde.
Gør du det, er der nogle spilleregler:
• Indkald i god tid – gerne en lille uges tid
før.
• Hav noget skriftligt materiale med til pressemødet,
f.eks. en trykt udgave af en tale, hvis
en sådan holdes på pressemødet, eller en
færdig pressemeddelelse med facts o.s.v. om
det, der er indkaldt til pressemøde om. Det
kan også være, at der er rapporter eller andet
materiale, der skal udleveres på mødet.
• Hold pressemødet et sted, hvor det er godt at
tage billeder – tænk på TV, og er det muligt
så tænk i det hele taget i billedmuligheder i
forbindelse med pressemøder.
• Sørg for at alle kan høre, hvad der bliver sagt.
Måske skal der være mikrofoner og højttalere.
• Sørg for lidt forplejning – kaffe/te, vand, frugt
e.l.
• Afsæt tid, så journalisterne efterfølgende kan
interviewe enkeltpersoner.
Side 11
Kontakt en journalist
Pressemeddelelsen er ikke en garanti for, at dit
budskab kommer i medierne. Et alternativ til
pressemeddelelsen er at kontakte en journalist
og gerne én, der arbejder med det stofområde,
der omfatter det, du vil informere om.
Det giver også journalisten mulighed for at få
en solonyhed, hvilket de fleste journalister/medier
sætter pris på.
Hvis du vælger at kontakte en journalist, så
vær ordentlig forberedt, hav dit budskab tænkt
igennem, vær forberedt på, at journalisten vil
stille spørgsmål, måske endda nogle, du ikke
lige havde regnet med.
Når pressen banker på
Pressen har en naturlig interesse i at beskæftige
sig med kommunale forhold og de services,
kommunen leverer og den myndighedsudøvelse,
kommunen foretager.
Der er ingen grund til at gå i panik, når og hvis
pressen kontakter dig, men det er godt at være
forberedt, så her er nogle gode råd:
• Du kan som hovedregel gå ud fra, at så snart
du taler med journalisten, er du på. Du kan
altså regne med, at han/hun vil gengive det,
du siger. Det kan også være, at journalisten
har tændt en båndoptager, måske endda
uden at fortælle dig det.
• Find ud af, hvilke oplysninger, informationer,
journalisten ønsker.
• Vær aldrig afvisende selv om det måske ikke er
dit sagsområde. Vis i stedet vej i systemet, så
journalisten får fat i den rette medarbejder.

• Hvis du er i tvivl om, hvad du skal svare jour-
nalisten, er det en god idé at bede om tid til
at undersøge tingene lidt nærmere og sige, at
du ringer tilbage – og så skal du naturligvis
gøre det.
• Som tidligere nævnt gælder Grundlovens §
77 også offentligt ansatte. Du kan og bør
derfor også udtale dig om faktuelle ting og
sager.
• Du kan komme ud for, at du i konkrete situationer
er underlagt tavshedspligt. I de situationer
er det en god idé at forklare, hvorfor
du ikke kan udtale dig.
Side 12
• Når du udtaler dig som medarbejder, har vi
en forventning om, at du er loyal over for den
konkrete sag og din arbejdsplads.
• Orienter din nærmeste leder, når du har udtalt
dig til pressen.
Her kan du få hjælp
Skal du have hjælp til pressekontakt, at skrive
en pressemeddelelse, arrangere et pressemøde
eller andre ting i forbindelse med pressen, kan
kommunikationsafdelingen i byråds- og direktionssekretariatet
hjælpe dig.

Sprogpolitik - og gode råd om sprog
”Nærværende skrivelse sker under henvisning
til Deres anmodning af 13.6. 2006, hvori de
beder kommunen tage under overvejelse at
iværksætte hjælpeforanstaltninger, som for indeværende
foranlediger opstart af indskrænkninger
i bemyndigelsen i forhold til.........”
Teksten er håbløs og hører ikke hjemme i nuti-
dens kommunale sprog.
Ikke desto mindre findes der mange eksempler
på tilsvarende svære tekster fra den kommunale
verden.
Med sproget, hvad enten det er mundtligt eller
skriftligt, udsender vi nogle signaler.
Derfor har vi denne sprogpolitik
• Sproget skal afspejle, at Randers Kommune
ønsker at behandle alle med respekt, ligeværd
og tillid i skrift og i tale.
• Det er afsenderens/vores ansvar, at modtageren
forstår, hvad vi siger og mener.
• Ret tale og skriftsprog ind efter den målgruppe,
du henvender dig til.
• Kom til sagen – tal og skriv uden omsvøb.
• Vær hellere konkret end abstrakt.
• Vær varsom med fremmedord og fagsprog.
• Vær personlig i skrift og i tale.
Side 13
Og her har du
nogle gode råd om sprog
Brevet
Modtageren vurderer dit brev ud fra tre ting:
• Læseværdighed – er det interessant, det der
står? Kommer det mig ved?
• Læselighed – hvordan ser det ud? Kan det
læses? Er det gnidret? For lille skrift?
• Læsbarhed – Er det til at forstå? Er det fyldt
med svære ord, fagsprog, floskler?
Læseværdigheden
Når det gælder læseværdigheden, skal budskabet
naturligvis komme målgruppen ved. Det skal
fremgå klart, hvad budskabet er. Gå lige til sagen.
Skriv journalistisk – altså det væsentligste
først. Modtageren skal ikke tygge sig gennem
en lang smøre for at komme frem til budskabet.
Du risikerer at tabe ham undervejs.
Læselighed
Brug Randers Kommunes designmanual. Brug
orddeling og løs højremargen. Vær meget varsom
med at bruge alle de grafiske virkemidler,
der findes i tekstbehandlingsprogrammerne:
Understregning, fed skrift, kursiv, VERSALER
(STORE BOGSTAVER) midt i en tekst får ofte
en anden virkning, end den du ønsker.
Det er vanskeligt at læse og trætter øjnene, så
hold igen med disse virkemidler.
Der skal også være luft om teksterne. Det gør
dem nemmere at læse og virker mindre trættende.

Del derfor teksten op – og brug gerne underrubrikker
– afsnitsoverskrifter.
Læsbarhed
Skriv i øjenhøjde. Sæt dig i modtagerens sted.
Prøv at tænke på, hvordan du gerne selv vil tiltales
eller skrives til.
Vær bevidst om, hvilken målgruppe, du skriver
til: Børn, unge, voksne, ældre, kolleger, eksperter
o.s.v.
Vær personlig og venlig. Det er også muligt at
give et venligt afslag.
Det er dig, der skriver og taler. Vis at der er en
person bag forvaltningen/afdelingen, institutionen.
Fortæl, hvem der har truffet en afgørelse,
hvis ikke det er dig selv.
Lix
Lix står for læsbarhedsindeks. Det er en matematisk
metode, der bruges til at måle, hvor
svær en tekst er at læse. Den kan bruges som
en rettesnor, men er ikke velegnet i faglige tekster,
litteratur og private breve.
Den måler især, om der er mange, lange ord i en
tekst, og om sætningerne er lange. De er også to
faktorer, der kan gøre en tekst vanskelig at læse.
Lange ord er defineret som ord på syv bogstaver
eller flere. Nu er ikke alle ord på syv bogstaver
eller flere nødvendigvis svære. Omvendt findes
Side 14
der også svære ord på under syv bogstaver. Så
lix-testen har sine begrænsninger.
Vil du bruge lix-testen har nogle tekstbehandlingsprogrammer
den funktion indbygget, ellers
kan du finde formlen på nettet.
Tekster med:
Lix indtil 24 er meget lette
Lix mellem 25 og 34 lette
Lix mellem 35-44 er middel
Lix mellem 45-54 er svære
Lix over 55 er meget svære
Ord og sætninger
Skriv i korte sætninger. Brug hellere et punktum
end et komma. Korte sætninger gør teksten
overskuelig. Undgå så vidt muligt lange og
svære ord, uden at det behøver at blive poppet
eller smart.
Vær hellere konkret end abstrakt både i skrift
og tale. Kald en skovl for en skovl og en spade
for en spade og pak ikke budskaberne ind i
overflødig udenomssnak eller henvisninger.
Ligesom inden for andre brancher har det offentlige/kommunen
også sit eget fagsprog og
dårlige sprogvaner.
Vi skal passe på med at bruge både fagsprog/
fremmedord og dårlige sprogvaner i vores kommunikation.

Her nogle eksempler på gode og dårlige ord:
Dårlige Gode Dårlige Gode
Angående Om
Anvende Bruge
Bibeholde Beholde
Dersom Hvis
Erlægge Betale
Finde sted Ske
Foranledige Sørge for
Foretage Lave, gøre
Forefindes Er
Forinden Før
For så vidt Hvis
Herefter Så
Herom Om det, om dette
Hjælpeforanstaltninger Hjælp
Hvorvidt Om
Indebærer Betyder
Indeværende Dette, denne
Indtræffe Ske
Nugældende Gældende
For nuværende Nu
Forinden Inden
Forespørge Spørge
Henligge Ligge
Inden for I
Afholde Holde
Henkaste Kaste
Side 15
Omforandre Lave om
Opstart Start
Er pligtig til Skal
Pågældende Han/hun
Rekvirere Bestille, få
Samtlige Alle
Skrivelse Brev
Såfremt Hvis
Således Så, sådan, altså
Således at Så
Tage stilling til Afgøre
Tilstille Sende
Tilstrækkelig Nok
Udarbejde Lave
Udrede Betale, forklare
Undertegnede Jeg, vi
Vedblivende Stadig
Vedkommende Han, hun, de
Vedrørende Om
Videreformidles Siges, skrives
Undgå klisterordene
En af uvanerne inden for det offentlige er ”klisterordene” – altså de ord, vi lige klistrer lidt ekstra på,
måske for at gøre dem lidt finere.
Klisterordene Det hedder Klisterordene Det hedder
Henstille Stille
Hengå Gå
Forblive Blive
Fremsende Sende
Påbegynde Begynde

Verbalsubstantiver og sammensatte ord
Det lyder fint, og de kaldes også for sætningsord,
men vi skal helst undgå dem. Det er dem,
der kommer frem, når vi forsøger at lave et udsagnsord
om til et navneord. De optræder tit
med endelserne: else og ing.
Du skriver måske: ”Vi vil gennemføre en under-
søgelse”. Skriv i stedet: ”Vi vil undersøge”.
Eller: Under henvisning til.... Skriv i stedet: ”Vi
henvender os til dig”.
Eller: ”Vi vil foretage en justering af dine dagpenge”.
Hellere: ”Vi vil justere dine dagpenge”.
Især inden for det offentlige er vi slemme til at
sætte ord sammen i håb om at danne en hel
sætning. Disse ord er svære at læse. Hvad mener
du for eksempel om?
Koordinationsudvalgsmedlem, brugerrepræsentanter,
praktikpladsfordelingsmodel.
Hold øje med dem og del dem i stedet op: Medlem
af koordinationsudvalget, repræsentanter for
brugerne, model til fordeling af praktikpladser.
Forkortelser
Forkortelser er jo egentlig for nemheds skyld.
Alligevel skal vi passe på med dem. Brug kun
de almindeligt kendte: f.eks., o.s.v. og ikke: Jf.,
if., ac.
Så er du i tvivl, om forkortelsen er kendt af din
målgruppe, så skriv ordet fuldt ud.
Side 16
Levende sprog
Gør dit sprog levende og let ved at bruge nutid
og aktive udsagnsord: ”Jeg takker for dit brev
og gør dig opmærksom på, at du skal søge om
hjælp inden....”.
Undgå passiv: ”Idet der henvises til....” eller
”der skal ansøges om hjælp inden....”.
Så hold øje med s i slutningen af ordene. Hvis
det er et udsagnsord, så fjern s`et og brug i stedet
for det udsagnsord, du får.
Brug dagligsprog i stedet for fagsprog. Dagligsproget
bruger vi alle, mens fagsproget er noget
vi har fælles med fagfæller, og det forstås ikke
helt af alle andre.
Dagligsproget er: Enkelt, let, levende, person-
ligt inspireret, rigt på billeder, konkret og dy-
namisk.
Fagsproget er: Indviklet, stift, anonymt, sagligt,
passivt, tungt, abstrakt fattigt på billeder.
Du eller De
Det er ved at være mange år siden, det var almindeligt
at bruge tiltale formen De.
I dag langt de fleste dus – både i tale og skrift.
Faktisk er tiltaleformen De med til at lægge afstand
til den, du henvender dig til. Der findes
dog stadig mennesker, der gerne vil tiltales med
et De, så stik fingeren i jorden. Hvis du selv bliver
tiltalt med et De – mundtligt eller skriftligt – kan
du bruge De. Ellers er hovedreglen, at vi er dus.

Stort eller lille
Det er ikke så let endda, selv om de fleste har
stiftet bekendtskab med reglen om egennavne
i skolen, ligesom de fleste ved, at begyndelsesbogstavet
skal med stort efter punktum.
Hovedreglen er, at der efter spørgsmålstegn,
kolon og udråbstegn, startes der med stort bogstav.
Når der er en hovedregel, er der også undtagelser,
som du kan læse om i retskrivningsordbøgerne.
Det gælder stadig, at egennavne skrives med
stort: Randers Byråd, Undervisningsministeriet,
Fårup Skole, Kastrup Lufthavn.
Derimod er byrådet, ministeriet, lufthavnen og
mange andre med lille.
Andre egennavne, hvor vi heller ikke så tit
kommer i tvivl, er f.eks. Gud, Fanden, Europa,
Danmark, Per Sørensen, Bente Pedersen, Nordjylland,
Berlingske Tidende, Hendes Majestæt
Dronningen m.fl.
Derimod er gudskelov, fandens også (hvis det
ellers er udtryk, vi bruger på arbejde) med lille,
mens der er valgfrihed mellem stort og lille
ved f.eks. nordjyllandsrejse/Nordjyllandsrejse,
europatanken/Europatanken m.fl.
Nej hvem har sagt, at det skal være let at vælge
mellem stort eller lille bogstav.
Side 17
I vores egen verden optræder mange egennavne.
De er ofte det, der kaldes ”egennavne i
snævrere kredse”. Det betyder, at de for nogle
optræder som egennavne, mens de for andre
(oftest langt de fleste) er fællesnavne.
Det gælder f.eks. forvaltningen, ministeriet,
tilsynsrådet, direktoratet, socialforvaltningen,
nævnet, afdelingen og mange, mange flere.
De kan skrives med stort, f.eks. kan man skrive
Teknisk Forvaltning og Socialforvaltningen,
men anbefalingen fra Dansk Sprognævn er for
denne type egennavne, at de skrives med lille
begyndelsesbogstav, altså: teknisk forvaltning,
socialforvaltningen, børn og unge forvaltningen
o.s.v. I Randers Kommune har vi imidlertid besluttet
følgende navne på forvaltningerne med
denne stavemåde:
Miljø og Teknik
Sundhed og Ældre
Social og Arbejdsmarked
Børn og Skole
Kultur og Borgerservice
Vi holder os til Dansk Sprognævns anbefaling.
Af den beskedne gennemgang af, om det skal
med stort eller lille, ses det, at reglerne og undtagelserne
er mange, så det kan anbefales at
tjekke retningsordbøgerne eller ”Skal det med
stort eller lille”, af Gunnar Nissen.

DDR – ”Det Digitale Randers”
”Det Digitale Randers” (DDR) er en integreret del
af Randers Kommunes kommunikationspolitik.
Visionen
DDR er ikke blot en kommunal hjemmeside,
men et projekt, der skal fremme den digitale
udvikling i Ny Randers Kommune. DDR skal via
www.randers.dk være den virtuelle Ny Randers
Kommune, der samtidig er indgangen til hele
den offentlige sektor og til i meget bred forstand
at være borger i Ny Randers Kommune.
DDR er det kommunikative omdrejningspunkt,
der kan binde kommunens borgere sammen og
binde borgere og kommune sammen. Samtidig
skal projektet i hele det kommunale spektrum
af ydelser understøtte den digitale udvikling.
Udgangspunktet for at nå disse mål er at sætte
borgeren i centrum og dermed imødekomme
borgerens behov på en række områder.
Den overordnede målsætning med DDR er at
skabe en virtuel kommune, hvor brugeren så
vidt muligt skal kunne få den samme service på
nettet som i den fysiske kommune.
Der er opstillet følgende 10 underordnede mål
for DDR:
1) Web-stedet skal understøtte den højeste
grad af åbenhed.
2) Web-stedet skal være i front med digital
selvbetjening for at yde god service og
samtidig udnytte ressourcerne optimalt.
Side 18
3) Web-stedet skal være nemt og overskueligt
opbygget og skal sætte sig i de forskellige
brugeres sted og tilrettelægge sit sprog,
design og layout derefter.
4) Web-stedet skal som kommuneportal være
hovedindgangen for informationer om det
offentlige og skal markedsføre området og
binde kommunen sammen.
5) Web-stedet skal tilgodese handicappede.
6) Web-stedet skal afspejle professionalisme,
aktualitet, dynamik og innovation.
7) Web-stedet skal indeholde eller linke til
kommunens institutioner, som alle skal
have en hjemmeside.
8) Web-stedets data skal være up to date, og
web-stedet skal være datasikkert og driftssikkert.
9) Web-stedet skal aktivt understøtte og stimulere
den lokale debat og nærdemokratiet.
10) Web-stedet skal levere personale-informationer
specielt rettet mod den majoritet af
kommunens medarbejdere, der ikke arbejder
ved en pc.

Løsningen
DDR består på den ene side af:
• en central hjemmeside (www.randers.dk)
• en række fagligt opdelte portaler (børneportal,
skoleportal, biblioteksportal, ældreportal
osv.), der bl.a. samler de kommunale institutioners
hjemmesider,
på den anden side af: En række mere eller mindre
besøgsfremmende tilbud til borgerne. Fællesnævneren
for disse tilbud er, at de skal binde
borgerne i den nye kommune sammen. Det kan
for eksempel være en kalender, mulighed for at
oprette egne hjemmesider, debat, chat osv.
Tilbuddene skal vænne borgerne til at bruge
og være en del af Det Digitale Randers, vænne
dem til at bruge den digitale signatur, og
dermed også skabe en solid forudsætning for
en yderligere digitalisering af den kommunale
service.
Side 19
Løsningen indeholder desuden et webbaseret
intranet for Ny Randers Kommunes medarbejdere.
Adgangen til dette intranet styres af den
digitale signatur.
Organisatorisk placering og ansvar
Byrådssekretariatets kommunikationsafdeling
har det overordnede ansvar for drift og udvikling
af DDR.
Udviklingen af DDR betyder, at hver kommunal
institution skal have sin egen hjemmeside, der
laves så den efterlever retningslinjerne i Randers
Kommunes designmanual.
I hver kommunal institution har lederen ansvaret
for, at informationer og services på institutionens
hjemmeside ajourføres og udvikles.

Randers Kommune
Laksetorvet
8900 Randers
Tlf. 8915 1515
www.randers.dk