17.07.2013 Views

Se Årsberetningen 2008 her. - Lynettefællesskabet I/S

Se Årsberetningen 2008 her. - Lynettefællesskabet I/S

Se Årsberetningen 2008 her. - Lynettefællesskabet I/S

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

LYNETTEFÆLLESSKABET I/S 7<br />

Interview med Majbrit Busch og Jakob Stampe<br />

Hvorfor har vi dog<br />

ikke gjort det før?<br />

Før LEAN-processen blev kun 48 procent af de fakturaer,<br />

<strong>Lynettefællesskabet</strong> modtog, betalt til tiden. I dag er det<br />

8 procent. Og processen var faktisk ret enkel og smertefri.<br />

”Så er det, man tænker, hvorfor har vi dog ikke gjort<br />

det før?”, fortæller økonomimedarbejder Majbrit Busch.<br />

LEAN-gruppen lagde ud med at kortlægge en fakturas vej<br />

rundt i organisationen – fra postbuddet afleverer den i administrationen,<br />

til den bliver betalt. De skrev hver opgave<br />

og dennes tidsforbrug på en ”post-it” og hængte den op<br />

på væggen for at få et overblik.<br />

Det viste sig, at den reelle arbejdstid pr. faktura er 5 minutter.<br />

Det, der forsinkede betalingen, var ventetiden. En<br />

ventetid der kunne vare op til to måneder, fordi fakturaerne<br />

fik sig nogle lange ophold på forskellige skriveborde.<br />

”Vi blev faktisk selv forbavsede over, hvor mange i organisationen,<br />

der har fat i hver eneste faktura. Det viste sig at<br />

være seks-syv personer,” fortæller Majbrit.<br />

Den lange ventetid kom sig af, at folk ikke var klar over, hvor<br />

vigtigt det er at ekspedere fakturaen videre med det samme.<br />

”Jeg tror, de tænkte, at hvis bogholderiet fik en godkendt faktura<br />

dagen inden betalingsfristen, så var det fint,” siger Jakob<br />

Stampe, der arbejder med drifts- og procesoptimering.<br />

Vi blev faktisk selv<br />

forbavsede over, hvor<br />

mange i organisationen,<br />

der har fat i hver<br />

eneste faktura<br />

LEAN-gruppen inviterede alle til en LEAN-høring, hvor de<br />

forklarede arbejdsgangen. ”Det blev virkelig en øjenåbner<br />

for folk. De kunne se fornuften i at skippe fakturaerne videre<br />

i systemet med det samme. Og i bogholderiet kan vi tydeligt<br />

mærke, at folk nu prioriterer det,” fortæller Majbrit.<br />

Bogholderiet har også bedt alle leverandører kræve et ordrenummer,<br />

hvis ordregiveren ikke selv opgiver et. Det skal<br />

forhindre, at fakturaen rejser rundt i organisationen, inden<br />

den havner på den rette hylde. Og faktisk er der nu bygget<br />

hylder kun til fakturaer. Tidligere kunne de nemlig godt<br />

forputte sig mellem tryksager og lignende.<br />

Næste skridt er at indføre elektronisk fakturering. LEANgruppen<br />

satser på, at det sker i 009. Men først skal de<br />

besøge en afdeling i Københavns Kommune, der bruger<br />

elektronisk fakturering i praksis.

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!