Oplysningspligt over for bipersoner efter ... - Ankestyrelsen

Oplysningspligt over for bipersoner efter persondataloven Forvaltningsretsinfo
Indhold af infoen: D-enne info beskriver, hvad ”bipersoner” efter persondataloven er,
henviser til reglerne i persondataloven om oplysningspligt over for bipersoner og beskriver
undtagelserne fra oplysningspligten, samt beskriver hvilke kategorier af bipersoner, der typisk
optræder i Ankestyrelsens sager, herunder Ankestyrelsen som sekretariat for vores nævn og
udvalg, og beskriver endelig, hvordan vi administrerer reglerne.
Retsgrundlag:
Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger (persondataloven)
§ 1 om lovens område
§ 3, om definitioner, navnlig nr. 1 om definition af ”personoplysninger” og nr. 2 om definition
af ”behandling”
§§ 28, 29 og 30 om oplysningspligt over for den registrerede
§§ 31, 32, 33 og 34 om den registreredes indsigtsret
Resumé:
Persondataloven giver særlige rettigheder til registrerede, dvs. alle fysiske personer, om
hvem der behandles personoplysninger. Personoplysninger er enhver form for information om
en identificeret eller identificerbar person.
Der kan ofte i vores sager forekomme edb-behandling af oplysninger om personer, der ikke er
parter, men altså i persondatalovens forstand ”registrerede”. Disse personer kalder vi
”bipersoner”.
I forhold til bipersoner må det altid konkret vurderes, om vi har oplysningspligt efter
lovens §§ 28 eller 29. For at blive husket på det, er der i ekstraktskabelonerne indsat et punkt
herom.
Der gælder undtagelser fra oplysningspligten. Navnlig § 29, stk. 3, om at underretning
viser sig umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig, er relevant i vores sager. Denne
undtagelsesbestemmelse vil som altovervejende hovedregel kunne anvendes i forhold til
personer, der som led i deres profession bidrager med oplysninger til sagen, f.eks. en
speciallæge, eller personer, der foretager sagsbehandling i en underinstans. For andre
bipersoner må der foretages en konkret proportionalitetsafvejning. En sådan afvejning vil i
almindelighed også oftest falde ud til, at der ikke er oplysningspligt.
Også § 30, stk. 1, om undtagelse ud fra en interesseafvejning, kan komme på tale.
Der er et særligt afsnit om børn og unge under 18 år.
Der er også et særligt afsnit om de blanketter vi bruger, når vurderingen falder ud til at der
skal ske underretning af en biperson.
Endelig er der et afsnit om ombudsmandens praksis med hensyn til underretning af
personer, f.eks. sagsbehandlere i Ankestyrelsen, som der klages over til ombudsmanden.

I. Hvem gør hvad i Ankestyrelsen.
Det er sagsbehandleren, der vurderer, om der bør ske underretning af bipersoner efter
reglerne om oplysningspligt i persondataloven.
Den forvaltningsretlige kontaktperson (eller suppleant) kan inddrages ved behov.
II. Om begreber i persondataloven, der har betydning for oplysningspligten.
Persondataloven indeholder i §§ 28 og 29 regler om oplysningspligt over for den
registrerede, dvs. at den registrerede skal underrettes om, at der edb-behandles oplysninger
om den pågældende. Hvis den registrerede herefter ønsker at få at vide, hvilke oplysninger,
der er tale om, findes der regler om indsigtsret i §§ 31-34.
Den registrerede er efter loven enhver fysisk person, om hvem der edb-behandles
oplysninger. (Blandt andet herved adskiller persondataloven sig fra forvaltningsloven, som
giver parter særlige rettigheder).
Edb-behandling forstås efter loven meget bredt og omfatter f.eks. den blotte tekstbehandling
af en persons navn. Til gengæld er en sagsmappe med papir-akter ikke omfattet af loven.
Det betyder, at så længe oplysninger om en person kun findes i papir-akterne behøver man
ikke at overveje, om der er oplysningspligt efter persondataloven.
Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar
person. Ved identificerbar person forstås en person, der direkte eller indirekte kan
identificeres. Det er uden betydning, hvorvidt identifikationsoplysningen er almindeligt kendt
eller umiddelbart tilgængelig. En oplysning vil dermed falde ind under loven, selv om den først
kombineret med andre oplysninger kan henføres til en fysisk person.
§ 28 handler om oplysningspligt i den situation, hvor den dataansvarlige – her Ankestyrelsen –
indsamler oplysninger hos den registrerede og § 29 handler om oplysningspligt i den situation,
hvor oplysninger om en person ikke er indsamlet hos pågældende.
Det, der efter bestemmelserne skal oplyses om, er stort set det samme, men der er flere
undtagelser til § 29.
I forhold til fysiske personer, som er parter, som vi jo altid edb-behandler oplysninger om
(tekstbehandling, lagring af oplysninger om parterne i edb-journalsystem m.m.) er
oplysningspligten opfyldt ved udformningen af bekræftelsesblanketterne og folderne om
sagsgangen i Ankestyrelsen.
Det følgende handler herefter kun om oplysningspligt over for såkaldte bipersoner,
dvs. personer, som vi edb-behandler oplysninger om, uden at de er parter.
Det lægges til grund i det følgende, at der typisk er tale om, at oplysninger om de pågældende
ikke er indsamlet hos bipersonerne selv, og at det derfor er § 29, der skal vurderes i forhold til.
III. Eksempler på bipersoner i vores sager.
Bipersoner er f.eks. kolleger, foresatte, vidner, klienter, ægtefæller, samlevere, børn, forældre,
søskende, netværkspersoner i øvrigt, læger, sagsbehandlere og Arbejdstilsynets
tilsynsførende.

IV. Oplysningspligt over for bipersoner og undtagelser fra pligten.
Pligten til at overholde persondatalovens regler, påhviler os som myndighed, og angår ikke den
indholdsmæssige behandling af en sag. Det er altså ikke et spørgsmål, som kan eller skal
behandles på ankemøde. Punktet om bipersoner i ekstraktskabelonen er udelukkende et
”huskepunkt” for sagsbehandleren, som skal udfyldes.
Persondatalovens § 29, stk. 1, om oplysningspligten lyder:
”stk. 1. Hvor oplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede, påhviler det den
dataansvarlige eller dennes repræsentant ved registreringen, eller hvor de indsamlede
oplysninger er bestemt til videregivelse til tredjemand, senest når videregivelsen af
oplysningerne finder sted, at give den registrerede meddelelse om følgende:
1) Den dataansvarliges og dennes repræsentants identitet.
2) Formålene med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt.
3) Alle yderligere oplysninger, der under hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder
oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine
interesser, som f.eks.:
a) Hvilken type oplysninger det drejer sig om.
b) Kategorierne af modtagere.
c) Om reglerne om indsigt i og om berigtigelse af de oplysninger, der vedrører den
registrerede.”
Der findes undtagelser fra pligten i § 29, stk. 2 og 3, samt i § 30.
§ 29, stk. 2, lyder:
”Stk.2. Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis den registrerede allerede er bekendt med de i
nr. 1-3 nævnte oplysninger, eller hvis registreringen eller videregivelsen udtrykkeligt er fastsat
ved lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov.”
Undtagelsesreglen i stk. 2, 1. led, forudsætter, at den registrerede er bekendt med at
oplysningerne om pågældende behandles i Ankestyrelsen.
Undtagelsesreglen i stk. 2, 2. led, kan kun anvendes hvor der er tale om en egentlig
indberetningspligt, medens regler, der hjemler en oplysningspligt, ikke opfylder det
”udtrykkelighedskriterium”, som bestemmelsen kræver.
Undtagelsesreglen i § 29, stk. 3, er den vi hyppigst kan anvende i Ankestyrelsen.
§ 29, stk. 3, lyder:
”Stk. 3. Bestemmelsen i stk. 1 gælder heller ikke, hvis underretning af den registrerede viser
sig umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig.”

§ 29, stk. 3, bygger på et proportionalitetsprincip. Der skal ske en afvejning af betydningen af
underretning for den registrerede på den ene side og på den anden side arbejdsbyrden ved
underretning for den dataansvarlige. En uddybning findes i Datatilsynets vejledning nr. 126 af
10. juli 2000 om registreredes rettigheder efter reglerne i kapitel 8-10 i lov om behandling af
personoplysninger, punkt 2.3.3.
Ud fra vejledningen og Datatilsynets praksis kan følgende kriterier tillægges betydning for at vi
anvender undtagelsesbestemmelsen:
1. Behandlingen vil ikke få konsekvenser for bipersonen
2. Oplysningerne er ikke følsomme
3. Der er tale om gamle oplysninger
4. Myndigheden skal bruge uforholdsmæssigt store ressourcer på at finde bipersonen,
for at kunne opfylde oplysningspligten.
5. De edb-behandlede oplysninger om bipersonen findes udelukkende i vores egne
interne akter. Fx hvis bipersonerne alene nævnes i forbindelse med interne
overvejelser om sagens afgørelse, som fremgår som bemærkninger til ankemødet.
Det forudsættes, at oplysningerne om bipersonerne ikke er omfattede af retten til
aktindsigt efter forvaltningsloven eller retten til indsigt efter persondataloven.
Ud fra kriterium 1. vil ”professionelle bipersoner” som alt overvejende hovedregel være
undtaget fra oplysningspligten. Oplysninger om professionelle bipersoner optræder typisk i
sagerne, fordi bipersonerne som led i deres profession har bidraget med oplysninger om
parten/parterne, eller fordi oplysninger om deres professionelle bistand til parten er
nødvendige for at vurdere partens behov for hjælp, og vores sagsbehandling og afgørelse får
ingen betydning for dem.
Dette vil normalt gælde f.eks.: Læger, psykologer, kiropraktorer, fysioterapeuter,
ergoterapeuter, hjemmehjælpere, andre hjælpere, socialrådgivere, beskæftigelses- og
studievejledere, A-kasse-medarbejdere, revisorer, advokater, ansatte i forsikringsselskaber, og
tilsynsførende fra Arbejdstilsynet.
Med hensyn til pårørende, som blot nævnes, uden at der behandles rent personlige/følsomme
oplysninger om dem, vil en konkret vurdering også i almindelighed føre til, at man ikke
behøver at underrette dem, forudsat, at afgørelsen ikke får betydning eller konsekvenser for
dem.
En yderligere undtagelsesbestemmelse, som kan anvendes, hvis undtagelserne i §
29, ikke kan anvendes, findes i § 30, stk. 1.
§ 30, stk. 1, lyder:
”Bestemmelserne i § 28, stk. 1, (bemærkning: Om oplysningspligt, når oplysninger indsamles
hos den registrerede) og § 29, stk. 1, gælder ikke hvis den registreredes interesse i at få
kendskab til oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private interesser,
herunder hensynet til den pågældende selv.”
V. Særligt om børn og unge under 18 år.
Datatilsynet har ved brev af 19. marts 2005 fremsendt en vejledende udtalelse.
Hovedkonklusionerne i Datatilsynets udtalelse specielt med hensyn til underretning af børn under

18 år er, at:
Underretningspligten efter persondataloven som udgangspunkt gælder både for
voksne og for børn.
Der skal dog for børn foretages en konkret modenhedsvurdering, hvor der som
hovedregel først skal ske underretning direkte til barnet, når barnet er fyldt 15 år.
I de tilfælde, hvor myndigheden vurderer, at en underretning ikke kan ske direkte til
barnet, skal der som hovedregel foretages en underretning af
forældremyndighedsindehaver, således at disse kan varetage barnets interesser.
På grund af forældremyndighedsindehavers ret og pligt til at varetage barnets
interesser må forældremyndighedsindehaver som hovedregel underrettes også i
tilfælde, hvor myndigheden vælger at underrette barnet direkte. Jævnfør Datatilsynets
udtalelse kan underretning af barn og forældremyndighedsindehaver ofte sendes i
samme brev.
I tilfælde hvor barnet er blevet underrettet direkte, og både
forældremyndighedsindehaver og barn anmoder om indsigt i oplysningerne, bør der
gives begge parter ret til dette.
Der kan også henvises til: Vejledning nr. 126 af 10. juli 2000 om registreredes rettigheder efter
reglerne i kapitel 8-10 i lov om behandling af personoplysninger, afsnit 3.1.4, som omhandler
reglerne om underretning til børn og unge under 15 år.
VI. Ombudsmandens praksis med hensyn til underretning.
Der har været eksempler på, at Ombudsmanden har sendt underretning efter
persondatalovens § 29, stk. 1, til ansatte i Ankestyrelsen, som der var klaget over til
Ombudsmanden i tilslutning til andre klagepunkter over styrelsens behandling af sagen.
Underretningen var stilet Personligt/Fortroligt og indeholdt i et eksempel bl.a. følgende
orientering:
I forbindelse med min behandling af sagen har jeg edb-behandlet
personoplysninger om Dem blandt andet i form af navn. Jeg skal derfor efter
principperne i persondataloven (Lov nr. 429 af 31. maj 200) gøre Dem bekendt
med at De har mulighed for at gøre brug af de rettigheder der er nærmere omtalt
på side fire i vedlagte folder om ombudsmanden og persondataloven.
Hvis en af Jer modtager en underretning er det tale om et personligt brev og det skal
behandles som sådant. Det er således ikke et dokument som skal registreres eller
lægges på sagen.
VII. hvis du vil vide mere.
Datatilsynets vejledning nr. 126 af 10. juli 2000 om registreredes rettigheder efter reglerne i
kapitel 8-10 i lov om behandling af personoplysninger.
Kommenteret lov om behandling af personoplysninger ved Kristian Korfits Nielsen og Henrik
Waaben, 2001.