Referat - Boligselskabet Sjælland

bosj.dk

Referat - Boligselskabet Sjælland

OFFENTLIGT REFERAT

af ekstraordinært bestyrelsesmøde i

BOLIGSELSKABET SJÆLLAND

Tid: Lørdag den 5. februar 2011 kl. 09.00 – der er morgenmad fra 08.30

Sted: Parkvænget 25, 4000 Roskilde

Afbud: Johnny Danielsen, Bjarne Andersen, Lisbeth Blom

11.02.01 Off R Hvordan tror vi bomønstret vil se ud?

11.02.02

Lis Strunge Andersen, Projektleder, arkitekt m.a.a., SBS – Rådgivning

Tema:

Hvordan udvikler familiemønstret sig i Danmark?

Hvad vil det stille af krav til vores boliger?

Hvilke boligstørrelser og indretning efterspørges?

Off Fremtidssikring af vores bygninger

Helhedsplaner er så individuelle, at den afgøres i den enkelte afdeling. Ingen

helhedsplan ligner den anden. Bestyrelsens fokus rettes derfor på de afdelinger,

hvor der ikke er helhedsplaner i gang eller på vej. Hvordan gør vi så det?

Til drøftelse og beslutning

Det blev besluttet at fokusere på:

Kollektiv råderet

1


11.02.03

Energi

Mens nedenstående placeres på langtidsbudgettet:

Kloak

Udenomsarealer

Off Beboerindflydelse i Boligselskabet Sjælland

Bestyrelsen arbejdsgruppe for at fremme beboerdemokratiet har kommet med

bilag 2 om fremme af beboerindflydelse.

Følgende indstilles:

Når vi i traditionel forstand taler om beboerdemokrati, er der en tendens til at

fokuserer på afdelingsbestyrelsens indflydelse og vilkår, frem for den enkelte

beboeres indflydelse. Det ønsker gruppen ændret.

Gruppen ønsker at styrke indsatsen for beboerens indflydelse, gør den mere åben

også udgifterne. I flere tilfælde udtaler en bestyrelse valgt af 20 mennesker sig på

vegne af 500 beboere. Flere bestyrelser fokuserer primært på at holde huslejen

ned af hensyn til nuværende beboere, et hensyn ikke alle nuværende beboere

deler, og glemmer helt at tage højde for den kommende beboeres interesse om en

attraktiv bolig.

Derfor ønsker gruppen en tilfredshedsanalyse blandt beboerne, og som er en del

af handlingsplanen for 2011.

Med udgangspunkt i ovennævnte beslutning indstilles følgende initiativer:

Strategi beboerdemokrati: Brochure med mission, vision, strategi

for beboerdemokrati og

bestyrelsesadfærd samles og

offentliggøres

Brochuren Beboerdemokrati 2011: ”sammen når vi målet” laves med

udgangspunkt i temadagen på Prindsen

2010 samt nedenstående evt. justerede

punkter 1-3.

ønskes suppleret med:

Brochuren ”beboerdemokrati 2011”

Forretningsorden – tiltænkt

lavet på en temadag

Beskrivelse af et

afdelingsbestyrelses rettigheder

og pligter

BOSj ydelsesbeskrivelse

Uddannelse: Halvårligt kursusprogram, sammen

med de kurser til personalet, og i visse

2


tilfælde ”blande” disse.

Justering af kursusprogram for nyvalgte

Forslag til nye kurser:

Ny i bestyrelsen:

Selskabets opbygning

Hvad er beboerdemokrati

En bestyrelses opgaver og

ansvar

Et mødets afholdelse

Dirigent og referater

Foreningspraksis

Lidt om råderet,

vedligeholdelse og

husorden

Trivsel i boligområderne

Præsentationsteknik

Konflikthåndtering

Markvandring

Budget og regnskab

Fremtidssikring af afdelingen

Kollektivråderet

Indeklima og energi

Hvad er en helhedsplan

Flyttelejligheder, gode råd

og velkomst fra naboer

Kloaker, dræn og

udearealer

It for afdelingsbestyrelsen

Webmasterkurser evt. niveauopdelt

Nuværende rigtig gode tilbud

Temadage: Generationsskifte i afdelingerne og

hvordan sælger vi beboerdemokratiet

samt vi bevidsthed om

beboerdemokratiets muligheder,

Hvordan får vi begravet de sidste

konger og Dronninger

Trivsel psykisk som fysisk

Et godt møde -(struktur) formelle

rammer eller mere hyggelige og

jura. Det skal være åbent og rart,

hvordan sælges mødet, mål for

stigning i deltagelse, mad eller ej.

Værtrollen og mødets gang. Trygge

rammer for mødet.

3


Husorden

Velkomstprogram for nyvalgte. Velkomstpakke til nyvalgte allerede på

”valgdagen” og består af følgende i

elektronisk form bortset fra

velkomstbrev:

Kursustilbud, herunder fast

kursusrække for nyvalgte

Hvor skaffer du viden om…

Fast kontaktperson i selskabet

Noget om råderet,

vedligeholdelseskatalog, husorden og

økonomiske konsekvenser

Budskab” det er dine penge og ikke

BOSJ du bruger”

Muligheder for urafstemning

Skabeloner på ekstranettet

Afdelingshåndbog opdateres elektronisk

Hvordan sikrer vi misbrug af

afdelingernes midler

Hvad bør en bestyrelse have fokus på

og hvad ikke fx ikke bilag på 6

sodavand men fx mere istandsættelse

ved fraflytning

Årshjul for selskabet og en bestyrelse

Klarhed over, at bestyrelsen ikke bør

lave alt, men kan nedsætte udvalg

materialer fra temadage om mødet

afholdelse, forretningsorden,

hvordan man hverver nye, etc

Kursus i marts april og to i oktober

efterfulgt af et temaarrangement for

nyvalgte

Mentorordning som administreres af

selskabet. De har listen og vælger selv

ud fra SB bestemte kriterier.

4


11.02.04

Til drøftelse og beslutning:

Indstillingen blev godkendt.

Off Definition af beboerdemokrati og bestyrelsens forventninger til en

afdelingsbestyrelse:

Til brug for diverse brochurer og oplæg til temadage har samme arbejdsgruppe

lavet de i bilag 3 nævnte definitioner. Arbejdsopgaverne er de nødvendige, idet

temadagen i oktober 2010 defineres mange af de øvrige opgaver en

Afdelingsbestyrelse kan påtage sig. Der er således ikke tale om en indsnævring af

en afdelingsbestyrelses opgaver, men en definition af de vigtigste opgaver.

Følgende indstilles:

– anføres i strategi for beboerdemokrati og eller beboerdemokrati ansvar og

rammer:

1. Hvad er beboerdemokrati:

Beboerdemokrati betyder blandt andet, at den enkelte beboer har indflydelse på

sin egen bolig og trivsel, de ydre rammer for bebyggelsen, du bor i(afdeling), men

også for hele selskabet. Beboerne leder selskabet, da beboerne på alle niveauer i

boligselskabet udgør flertallet i de besluttende organer.

Den indflydelse forpligter. Forpligtigelse til at tænke på helheden, alle beboere

også de kommende og ikke kun egne eller naboens særinteresser.

For rammerne for beboerdemokratiets rammer henvises endvidere til

beboerdemokrati-hæftet.

2. Hvad laver en afdelingsbestyrelse:

At varetage helhedens interesser betyder langsigtet hensyn til bebyggelsen og kan

betyde konflikt med nuværende beboeres ønske om fx lav husleje, Bebyggelsen

skal, ind- og udvendig, være interessant for kommende beboere at bo i, og der er

henlagt penge til vedligeholdelse for dit slid.

Som bestyrelsen er der et vist minimums arbejde - uden der dermed er sat en

øvre grænse for, hvad en afdelingsbestyrer kan. Funktionærlov, EU regler om

indkøb og mange andre regler er over beboerdemokratiet. I Boligselskabet

Sjælland overholder vi lovgivningen også fordi den fx på indkøbsområdet giver

mange fordele for beboerne og er opmærksomme på, at det ikke skal påvirke

samarbejdsrelationen mellem en afdelingsbestyrelse og selskab. Derfor har vi

vores værdier, så vi ved, hvordan vi ønsker vores samarbejde.

3. Forventninger til en afdelingsbestyrelse:

I Boligselskabet Sjælland har vi opdelt opgaverne som illustreret nedenfor.

5


Anden illustration

En forudsætning for et godt beboerdemokrati er at alle føler sig velkommen og

hørt. Det kan godt være du som erfaren har prøvet noget tidligere uden held. Lad

det ikke hindre andre i at prøve igen med hjælp fra dig. Sørg for en god stemning

og opfordrer dine naboer til at deltage og komme med sin mening.

Nærmere beskrivelse af afdelingsbestyrelsen ansvar og rammer findes på

ekstranettet. Er du nyvalgt eller har glemt din kode kontakte

kommunikation@bosj.dk

Der bør være følge nødvendige opgaver i hver afdelingsbestyrelse:

Konstruktivt samarbejde med beboere og selskab

Opdaterede råderetskatalog, husorden og vedligeholdelsesreglement

(udførelsen ligger i adm.)

Viden om regler og procedure

Arrangere og afholde møder og offentliggøre referat og dagsorden’valg af

repræsentantskabsmedlemmer

Udfører beslutninger fra afdelingsmøde (alene at koordinere med adm.)

Trivsel både den fysiske (indvendig stand og udv.områder) men også

psykisk

Repræsenterer helheden ikke den enkelte.

Overdragelse af regnskab og rådighedsbeløb skal ske ordentligt og efter

faste rammer

Afdelingsbestyrelserne bakkes op på følgende måder:

Generel opbakning

Mentorer og task-force

Uddannelse

Erfagrupper

Til drøftelse og beslutning

Indstillingen blev godkendt.

6


11.02.05

Off Eventuelt

Mødet hævet.

7

More magazines by this user
Similar magazines