17.07.2013 Views

Quickguide - sådan kommer du igang - Post Danmark

Quickguide - sådan kommer du igang - Post Danmark

Quickguide - sådan kommer du igang - Post Danmark

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

SÅ NEMT ER DET<br />

Det er os en fornøjelse at byde dig velkommen til <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong><br />

Online. nu er det for alvor slut med kuglepen og bestillingsblanketter,<br />

når <strong>du</strong> skal afgive ordrer på brevforsendelser eller<br />

magasinpost.<br />

3 FORDELE, DER ÆNDRER DIN HVERDAG<br />

1. FLEKSIBILITET<br />

<strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> Online er åbent 24 timer i døgnet. Det betyder, at<br />

<strong>du</strong> kan afgive ordrer eller søge oplysninger, som det passer ind i<br />

dine og din virksomheds arbejdsgange.<br />

Netop fordi alle informationer er samlet et sted, er det nemt for<br />

dig at følge op på en ordre eller en opgave, en kollega har sat i<br />

gang. Det giver fuld fleksibilitet ved sygdom, ferie og kurser.<br />

2. HURTIGHED<br />

<strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> Online gør op med papirer, der er blevet væk eller<br />

gemmer sig på en kollegas skrivebord. <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> Online<br />

samler alle informationer – fra en aktuel ordre til tidligere ordrer<br />

samt fakturaer og reklamationer.<br />

Derfor behøver <strong>du</strong> ikke bruge tid på at lede efter oplysninger. Alt<br />

er lige til at gå til, fra <strong>du</strong> begynder en ny opgave, til <strong>du</strong> skal følge<br />

op på økonomien på en gennemført opgave.<br />

Din adgang til <strong>Post</strong><br />

<strong>Danmark</strong> Online er<br />

sikret via en digital<br />

signatur fra DanID,<br />

som i dag er den<br />

mest sikre og anerkendte<br />

bruger-<br />

identifikation.<br />

3. SIKKERHED<br />

Du har naturligvis den fulde kontrol over de oplysninger, der<br />

indtastes i systemet. Data bliver samlet og gemt, så de altid er<br />

tilgængelige. Du taster selv ind – og <strong>du</strong> kan til enhver tid checke,<br />

om alt er, som det skal være, fra reservation af forsendelse til<br />

indlevering og fakturering. Du kan også se, hvis <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong><br />

efter din indlevering af ordren har ændret i data. Du logger ind<br />

med digital signatur fra DanID, som i dag er den mest sikre og<br />

anerkendte brugeridentifikation – sikkerheden er altså altid i top.<br />

HVIS DIN UNDERLEVERANDØR STÅR FOR INDTASTNINGERNE<br />

Hvis din virksomhed har en underleverandør (fx et print- og<br />

kuverteringsbureau) til at udføre jeres bestillinger hos <strong>Post</strong><br />

<strong>Danmark</strong>, skal de også have adgang til <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> Online. Det<br />

foregår præcis, som om de var en “almindelig” kunde. Men de<br />

kan udelukkende afgive ordrer på vegne af jer, hvis I har givet<br />

accept til <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong>. Din virksomhed har adgang til alle jeres<br />

ordrer, uanset hvem der har oprettet dem. Underleverandøren<br />

har derimod kun adgang til de ordrer, de selv har afgivet på<br />

vegne af jer og ingen adgang til jeres priser eller fakturaer. Det<br />

gør <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> Online til et fortroligt arbejdsredskab også i<br />

forhold til dine leverandører.<br />

2 3


Du starter med at<br />

finde kontrakten til<br />

din forsendelse.<br />

Når <strong>du</strong> har fundet<br />

kontrakten, skal<br />

<strong>du</strong> vælge<br />

forsendelsestype.<br />

4 NEMME TRIN FOR AT<br />

OPRETTE EN ORDRE<br />

1. VÆLG KONTRAKT<br />

Din virksomhed har måske flere kontrakter med <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong>,<br />

derfor skal <strong>du</strong> som første trin i din ordrebestilling finde den<br />

kontrakt, din forsendelse hører under.<br />

Vælg den rigtige kontrakt i kontraktoversigten, som <strong>du</strong> finder i<br />

nederste venstre hjørne og tryk ”OK”.<br />

2. VÆLG PRODUKT<br />

Du skal nu vælge, hvilken type forsendelse det drejer sig om. På<br />

siden her finder <strong>du</strong> en oversigt med alle de pro<strong>du</strong>kter, som er i<br />

kontrakten. Her vælger <strong>du</strong> for eksempel, om det er et Storbrev,<br />

et Maxibrev eller et Standardbrev.<br />

Sæt flueben ud for den rigtige kategori og indtast derefter hvor<br />

mange breve <strong>du</strong> vil sende. Tryk derefter ”OK”.<br />

Tjek om Indleveringstidspunkt,Frankeringsform<br />

og Indleveringssted<br />

er korrekt.<br />

Du får et endeligt<br />

overblik – og mulighed<br />

for at ændre i ordren,<br />

hvis <strong>du</strong> ønsker det.<br />

3. SPECIFICÉR ORDRE<br />

På 3. trin skal <strong>du</strong> tjekke, om din registrering er korrekt. Og<br />

derefter skal <strong>du</strong> udfylde følgende felter: Indleveringstidspunkt,<br />

Frankeringsform og Indleveringssted. De tre felter er markeret<br />

med en stjerne. Og <strong>du</strong> kan ikke gå videre til næste trin, før alle<br />

er udfyldt.<br />

Har <strong>du</strong> tastet forkert, eller er der noget, <strong>du</strong> ønsker at ændre,<br />

klikker <strong>du</strong> på ”Fortryd”. Du <strong>kommer</strong> tilbage til trin 2, hvor <strong>du</strong><br />

kan rette i din bestilling. Er alle oplysninger korrekte, klikker <strong>du</strong><br />

på ”OK”.<br />

4. SEND ORDRE<br />

Det sidste trin giver dig det fulde overblik over din bestilling.<br />

Her kan <strong>du</strong> efterchecke dine bestillingsdata og se din ordrepris.<br />

Du kan gå et trin tilbage ved at klikke på ”Fortryd”, hvis der er<br />

noget, <strong>du</strong> ønsker at ændre.<br />

Når <strong>du</strong> er sikker på, at alle oplysninger er rigtige, trykker <strong>du</strong> på<br />

”Send Ordre”, og <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> modtager straks din ordre. Print<br />

derefter din ordrebekræftelse og medbring den ved indlevering<br />

af din forsendelse.<br />

Du har nu gennemgået de 4 trin, og din ordre er oprettet hos<br />

<strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong>.<br />

4 5


Få det totale overblik ANDRE MULIGHEDER MED POST<br />

over fakturaer.<br />

DANMARK ONLINE<br />

FAKTURA<br />

Går <strong>du</strong> ind under ”Fakturaer” i menubaren, får <strong>du</strong> et overblik<br />

over de faktureringer, der er foretaget og eventuelle faktureringer,<br />

som stadig ikke er afsluttet mellem <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> og din<br />

virksomhed. Du finder en komplet liste over fakturaer og kreditnotaer,<br />

hvor <strong>du</strong> kan se, om din virksomhed har et tilgodehavende<br />

hos <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong>, eller om <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> har et tilgodehavende<br />

hos din virksomhed. Du har desuden mulighed for at udskrive<br />

oversigten eller downloade den til excel, så <strong>du</strong> selv kan arbejde<br />

videre med data.<br />

REKLAMATION<br />

Hvis <strong>du</strong> ønsker at oprette en reklamation, går <strong>du</strong> ind under<br />

”reklamationer” i menubaren – her kan <strong>du</strong> med det samme<br />

oprette og sende din reklamation direkte til <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong>. Når<br />

<strong>du</strong> opretter din reklamation, skal <strong>du</strong> udfylde alle felter, som er<br />

markeret med en stjerne. Du kan ikke gå videre til næste trin, før<br />

trinene er udfyldt.<br />

Når <strong>du</strong> har afsendt din reklamation, modtager <strong>du</strong> en bekræftelse<br />

på, at <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> har modtaget den.<br />

KONTAKT OS<br />

Din virksomhed har måske en eller flere kontaktpersoner hos<br />

<strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong>. Under ”Kontakt os” finder <strong>du</strong> en liste over de<br />

kontaktpersoner, som <strong>du</strong> kan henvende dig til. Du finder kontaktpersonernes<br />

navne, telefonnumre, e-mail, og hvor de fysisk<br />

er placeret hos <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong>.<br />

VIL DU VIDE MERE OM POST DANMARK ONLINE<br />

HAR DU ENDNU IKKE ADGANG<br />

Har <strong>du</strong> ikke adgang til <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> Online, men vil gerne vide<br />

mere, så gå ind på postdanmark.dk/online. Her kan <strong>du</strong> se en lille<br />

film, der giver en intro<strong>du</strong>ktion til de muligheder og fordele, som<br />

<strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> Online kan tilbyde. Du kan også se eksempler, der<br />

viser dig, hvordan <strong>du</strong> fx laver en ordre på <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> Online<br />

eller ser en faktura.<br />

HAR DU ALLEREDE ADGANG<br />

Har <strong>du</strong> adgang, vil <strong>du</strong> på startsiden finde forskellige former for<br />

hjælp/information - fx linket til “intro<strong>du</strong>ktion til <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong><br />

Online”. Du kan også her se eksempler og vejledning.<br />

Har <strong>du</strong> spørgsmål eller brug for hjælp til at benytte <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong><br />

Online, kan <strong>du</strong> ringe til <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong>s hotline på telefon<br />

70 12 10 89. Telefonerne er åbne fra mandag til fredag kl. 8-16.<br />

6 7

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!