17.07.2013 Views

Referat fra møde d. 9. december 2004 - Brønderslev Kommune

Referat fra møde d. 9. december 2004 - Brønderslev Kommune

Referat fra møde d. 9. december 2004 - Brønderslev Kommune

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Dato:<br />

Forberedelsesudvalget<br />

Lokale:<br />

Tidspunkt:<br />

Beslutningsprotokol<br />

<strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

272, <strong>Brønderslev</strong> Rådhus<br />

kl. 16.00-17.30<br />

Indholdsfortegnelse<br />

Sag nr. Side<br />

01/1 Organisering af sammenlægning af <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong>r med tilføjelser..................................................................................... 1<br />

02/2 Udkast til svarskrivelse til Indenrigs- og Sundhedsminsteriet.......................... 2<br />

03/3 Etablering af projektgrupper.................................................................................. 3<br />

04/4 Kommunikationsproces og etablering af projektgruppe.................................... 5<br />

05/5 Indtrædelse af repræsentanter <strong>fra</strong> amtet i styregruppen..................................... 6<br />

06/6 Oprettelse af jobbørs............................................................................................... 7<br />

07/7 <strong>Kommune</strong>garantiansøgning <strong>fra</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong> ................................ 8<br />

08/8 Mødeplan, 2005 ...................................................................................................... 9<br />

09/9 Eventuelt ................................................................................................................10


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 1<br />

01/1 Organisering af sammenlægning af <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong>r med tilføjelser<br />

Administrativ Styregruppe indstiller tilføjelserne til ”Organisering af sammenlægning”,<br />

herunder anbefales etablering af sammenlægningssekretariat og projektsekretariat<br />

med placering i henholdsvis <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund.<br />

Beskrivelse af kommissorium for og snitflader mellem de to sekretariater igangsættes<br />

umiddelbart efter eventuel vedtagelse i byrådene.<br />

Sagsfremstilling:<br />

Ændringerne i forhold til oprindeligt oplæg består i, at det er præciseret at<br />

• <strong>møde</strong>rne i Forberedelsesudvalget som hovedregel afholdes skiftevis i de to kommuner,<br />

• <strong>møde</strong>rne i Forberedelsesudvalget som hovedregel ledes af <strong>møde</strong>stedets borgmester,<br />

• dagsorden til Forberedelsesudvalget udarbejdes af de to kommuners borgmestre,<br />

• <strong>møde</strong>rne i Administrativ Styregruppe som hovedregel afholdes skiftevis i de to<br />

kommuner,<br />

• <strong>møde</strong>rne i Administrativ Styregruppe som hovedregel ledes af <strong>møde</strong>stedets kommunaldirektør,<br />

• dagsorden til Administrativ Styregruppe udarbejdes af de to kommuners kommunaldirektører.<br />

• der etableres sammenlægningssekretariat og projektsekretariat<br />

Bilag:<br />

Organisering af sammenlægning mellem <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund kommuner<br />

Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

Fraværende: Hardy Haukrogh og Lene Hansen<br />

Godkendt.


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 2<br />

02/2 Udkast til svarskrivelse til Indenrigs- og Sundhedsministeriet<br />

Administrativ Styregruppe indstiller ”Udkast til svarskrivelse til Indenrigs- og<br />

Sundhedsministeriet” til godkendelse som fællesbesvarelse for byrådene i <strong>Brønderslev</strong><br />

og Dronninglund kommuner.<br />

Sagsfremstilling:<br />

I henhold til ”Aftale om strukturreform” skal kommunerne senest d. 1. januar 2005<br />

overfor ministeriet oplyse, hvordan den ønskede bæredygtighed ønsket opnået.<br />

Administrativ styregruppe har udarbejdet forslag til fælles svarskrivelse til Indenrigs-<br />

og Sundhedsministeriet<br />

Bilag<br />

Udkast, Svar til Indenrigs- og Sundhedsministeren vedrørende opnåelse af bæredygtighed<br />

og forslag til kommunesammenlægning<br />

Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

Fraværende: Hardy Haukrogh og Lene Hansen<br />

Anbefales med tilføjelse af, at der er 29 medlemmer i Byrådet.


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 3<br />

03/3 Etablering af projektgrupper<br />

Administrativ Styregruppe indstiller, at Forberedelsesudvalget godkender projektoversigt<br />

som ramme for nødvendige projekter, samt at Forberedelsesudvalget drøfter<br />

prioritering af hvilke projekter der skal igangsættes umiddelbart.<br />

Sagsfremstilling:<br />

Administrativ styregruppe har udarbejdet forslag til oversigt over projekter/opgaver<br />

der som minimum skal gennemføres i forberedelsesperioden. Oversigten forventes<br />

udbygget og tilrettet henover forberedelsesperioden både med hensyn til nye opgaveområder<br />

og med hensyn til opdeling af ”store” projekter.<br />

Projekterne vedrørende visionsudvikling, politisk struktur og administrativ struktur/model<br />

foreslås som fællesopgave for byråd, forberedelsesudvalg og administrativ<br />

styregruppe. Der forventes arrangeret fælles seminar i marts 2005, hvor de overordnede<br />

politiske holdninger til fremtidig struktur kan fastlægges.<br />

Projekterne vedrørende IT, Personale og løn, Økonomistyring, Beskæftigelses- og arbejdsmarkedsområdet<br />

og Forsyningsvirksomheder vurderes som værende forholdsvis<br />

påtrængende at få igangsat tidligt i forberedelsesfasen.<br />

Styring af projekterne skal foregå faseopdelt via skema A-C (status, kommissorium,<br />

analyse af og forslag til fremtidig organisering). Alle faser/skemaer skal behandles i<br />

administrativ styregruppe inden igangsætning af næste fase, og inden resultatet behandles<br />

politisk.<br />

Projektgruppestørrelserne vil være afhængige af det konkrete projekts karakter og omfang,<br />

typisk forventes dog en størrelsesorden omkring 4-6 medlemmer. For områder,<br />

hvor der overføres opgaver <strong>fra</strong> amt/stat forventes også medlemmer <strong>fra</strong> disse instanser.<br />

Administrativ Styregruppe udpeger medlemmerne til projektgrupperne.<br />

Hvilke projekter (ekskl. kommunikationsprojektgruppen) der skal igangsættes umiddelbart<br />

besluttes på næste styregruppe<strong>møde</strong> d. 13. <strong>december</strong> <strong>2004</strong> på baggrund af drøftelserne<br />

i Forberedelsesudvalget<br />

Bilag<br />

Projektgrupper i forbindelse med kommunesammenlægning og overførelse af amtsopgaver<br />

Vejledninger til brug af skemaer i forbindelse med projektarbejde:<br />

Vejledning til brug af skemaer<br />

Skema A, statusbeskrivelse<br />

Skema B, disposition


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 4<br />

Skema C, beskrivelse af fremtid<br />

Personaleafdelingen<br />

Dagtilbud, 0-2 årige<br />

Dagplejens kommissorium<br />

Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

Fraværende: Hardy Haukrogh<br />

Projektoversigt godkendt som ramme.<br />

Igangsætning af de foreslåede projekter godkendt.


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 5<br />

04/4 Kommunikationsproces og etablering af projektgruppe<br />

Administrativ styregruppe indstiller oplæg til kommunikationsproces til Forberedelsesudvalgets<br />

godkendelse.<br />

Endvidere indstilles at projektgruppe vedrørende kommunikation og information etableres<br />

straks, samt at denne skal bestå af: Mette Krogh og Mona Jensen (<strong>Brønderslev</strong><br />

<strong>Kommune</strong>) samt Else Larsen og Karsten Bach (Dronninglund <strong>Kommune</strong>). Som projektleder<br />

indstilles Mette Krogh<br />

Sagsfremstilling:<br />

Meget tyder på, at kommunikationsopgaven såvel internt i de to organisationer samt<br />

over for de to nuværende kommuners borgere, bliver af en ganske omfattende karakter.<br />

Det vil derfor være nødvendigt, at denne opgave prioriteres højt såvel i Administrativ<br />

Styregruppe som i Forberedelsesudvalget.<br />

Den foreløbigt nedsatte kommunikationsgruppe bestående af Else Larsen og Karsten<br />

Bach <strong>fra</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong> og Mona Jensen og Mette Krogh <strong>fra</strong> <strong>Brønderslev</strong><br />

<strong>Kommune</strong> har udarbejdet forslag til processen for resten af 2005. Det vil derefter blive<br />

den nedsatte Kommunikationsgruppes ansvar at få lagt en egentlig strategi. Der er også<br />

beskrevet, hvilke værdier og principper strategien skal bygge på samt overvejelser<br />

omkring målgrupper.<br />

Bilag<br />

Forslag, Kommunikationsstrategi for sammenlægning af <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong>r<br />

Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

Fraværende: Hardy Haukrogh<br />

Godkendt.


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 6<br />

05/5 Indtrædelse af repræsentanter <strong>fra</strong> amtet i styregruppen<br />

Administrativ Styregruppe anbefaler overfor byrådene, at amtet bliver repræsenteret<br />

i Administrativ Styregruppe med 1 ledelsesrepræsentant og 1 medarbejderrepræsentant.<br />

Sagsfremstilling:<br />

Borgmestrene har modtaget henvendelse <strong>fra</strong> Nordjyllands Amt, hvor det foreslås at<br />

amtet indtræder i de fora, bestående af ledelses- og medarbejderrepræsentanter, der på<br />

nuværende tidspunkt måtte være etableret i de nye kommunekonstellationer.<br />

Administrativ Styregruppe har drøftet henvendelsen på <strong>møde</strong>t den 2<strong>9.</strong> november <strong>2004</strong>.<br />

Styregruppen besluttede at anbefale forslaget, således at de to amtslige repræsentanter<br />

meget gerne måtte repræsentere 2 kommende kommunale opgaveområder. Ligeledes<br />

forventes, at de amtslige repræsentanter bliver udstyret med beslutningskompetence<br />

svarende til styregruppens.<br />

Der er sendt foreløbigt svar til amtet, bl.a. indeholdende en anmodning om hurtig udpegning<br />

af medlemmer, såfremt Forberedelsesudvalget godkender forslaget.<br />

Bilag:<br />

Henvendelse <strong>fra</strong> Nordjyllands Amt, Samarbejde under strukturreformen<br />

Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

Fraværende: Hardy Haukrogh<br />

Anbefales.


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 7<br />

06/6 Oprettelse af jobbørs<br />

Administrativ Styregruppe indstiller, at byrådene principielt godkender, at der oprettes<br />

jobbørs til koordinering af vakante stillinger o.l..<br />

Sagsfremstilling:<br />

Administrativ Styregruppe har drøftet hensigtsmæssigheden i at oprette en form for<br />

jobbørs, der sikrer koordinering af besættelse af vakante stillinger i de 2 kommuner.<br />

Styregruppen finder det hensigtsmæssigt, at en sådan jobbørs oprettes, således medarbejdere<br />

i de 2 kommuner og relevante medarbejdere <strong>fra</strong> amtet får mulighed for at varetage<br />

de vakante stillinger.<br />

Forslag til nærmere beskrivelse af procedurer m.v. bør udarbejdes af de 2 kommuners<br />

personaleafdelinger, således der sikres en personalepolitisk og –juridisk korrekt fremgangsmåde.<br />

Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

Fraværende: Hardy Haukrogh<br />

Det anbefales, at der udarbejdes forslag til spilleregler for håndtering af vakante stillinger<br />

o.l.


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 8<br />

07/7 <strong>Kommune</strong>garantiansøgning <strong>fra</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Borgmestrene indstiller, at Forberedelsesudvalget principielt tilkendegiver opbakning<br />

til, at Dronninglund kommune stiller kommunegaranti til Dronninglund hallerne<br />

Sagsfremstilling:<br />

I forbindelse med Dronninglund <strong>Kommune</strong>s ansøgning til Indenrigs- og Sundhedsministeriet<br />

om godkendelse af at stille kommunegaranti på 4,64 mio. kr. til renoverings-<br />

og tilbygningsprojekt for Dronninglund hallerne, har ministeriet fundet det relevant at<br />

få oplyst, hvorledes eventuelle fremtidige sammenlægningskommuner stiller sig til<br />

projektets gennemførelse.<br />

Bilag<br />

Vedr. ansøgning om godkendelse af udstedelse af kommunegaranti til Dronninglundhallerne<br />

Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

Fraværende: Hardy Haukrogh<br />

Der tilkendegives opbakning.


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 9<br />

08/8 Mødeplan, 2005<br />

Administrativ Styregruppe indstiller, at Forberedelsesudvalget godkender <strong>møde</strong>plan<br />

for fælles<strong>møde</strong>r for byrådene og for Forberedelsesudvalget.<br />

Sagsfremstilling:<br />

Administrativ styregruppe har udarbejdet forslag til <strong>møde</strong>plan for 2005<br />

Bilag<br />

Mødeplan<br />

Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

Fraværende: Hardy Haukrogh<br />

Godkendt ekskl. seminar 3. februar 2005.


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 10<br />

09/9 Eventuelt<br />

T:\Sag\Forberedelsesudvalget \Sager\<strong>2004</strong>-12-09\Eventuelt.doc<br />

Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

Fraværende: Hardy Haukrogh<br />

Henvendelse <strong>fra</strong> studerende.


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Bilag 01/1


ORGANISERING AF SAMMENLÆGNING<br />

AF<br />

BRØNDERSLEV OG DRONNINGLUND<br />

KOMMUNER<br />

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

26.11.<strong>2004</strong>


SAMMENLÆGNINGSPROCES<br />

En sammenlægning af 2 kommuner er en meget omfattende og udfordrende proces for de involverede<br />

kommuner. Opgaven vil således berøre alle dele af den enkelte kommunes organisation<br />

og vil indeholde både sektorspecifikke, men især også en lang række tværgående udfordringer<br />

inden for områder, som eksempelvis økonomistyring, personale og IT.<br />

Det er vores vurdering, at en så omfattende og kompleks opgave kræver, at de sammenlæggende<br />

kommuner i fællesskab indretter organisationerne med specifikt henblik på at løfte<br />

sammenlægningsopgaven.<br />

Vi har valgt at betragte sammenlægningsprocessen som et udviklingsprojekt, som indeholder<br />

en række delprojekter. Billedet af sammenlægningsprocessen som et udviklingsprojekt (eller<br />

en række udviklingsprojekter) er især velegnet, fordi det illustrerer, at der er tale om et projekt,<br />

som skal gennemføres sideløbende med opretholdelsen af den almindelige drift.<br />

Billedet giver også en klar ledesnor for, hvordan det er muligt at indrette de to organisationer<br />

til at løfte sammenlægningsopgaven, ved at benytte projektorganisering som omdrejningspunkt.<br />

Det er nødvendigt, at der er styr på organiseringen af sammenlæ gningsprojektet <strong>fra</strong> start til<br />

slut, herunder særligt at det er tydeligt, hvem der har ansvaret for hvilke dele af forløbet.<br />

Med projektorganisering kan sikres en klar forventning af mandat og ansvar for hver del af<br />

sammenlægningsprocessen og samtidig skabes en mindre, fleksibel organisationsstruktur,<br />

som muliggør løbende omstillinger og tilpasninger efterhånden som sammenlægningsprocessen<br />

skrider frem.<br />

Projektorganiseringen indeholder mulighed for udnyttelse af kompetencer på tværs af kommune-<br />

og forvaltningsskel, ligesom projektorganisering kan foretages på mange forskellige<br />

niveauer og i forskellige faser af sammenlægningsprocessen.<br />

Side<br />

2


PROJEKTORGANISERING AF SAMMENLÆGNINGSPROCESSEN<br />

Forberedelsesudvalg<br />

Nedsættelse og forretningsorden m.v.<br />

1. <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund Byråd nedsætter senest den 15. november <strong>2004</strong> et Forberedelsesudvalg,<br />

der har til opgave at forberede sammenlægningen.<br />

2. Forberedelsesudvalgets funktionsperiode løber frem til den 31. <strong>december</strong> 2005.<br />

3. Forberedelsesudvalget består af 14 medlemmer. Hvert Byråd udpeger 7 medlemmer<br />

blandt Byrådets medlemmer, hvoraf den ene skal være Borgmesteren. Borgmestrene udgør<br />

Forberedelsesudvalgets formandskab. Kommunaldirektørerne deltager i forberedelsesudvalgets<br />

<strong>møde</strong>r.<br />

4. Forberedelsesudvalget kan ikke tage beslutninger, men blot indstille til de respektive Byråd<br />

i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund.<br />

5. Forberedelsesudvalget udarbejder indstilling om etablering af evt. nødvendig sekretariatsbistand<br />

til Byrådene i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund, som har bevillingskompetencen hertil.<br />

Opgaver<br />

Forberedelsesudvalget skal i funktionsperioden indstille forslag til<br />

Side<br />

3


1. Regler om styrelsen af <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s anliggender i en styrelsesvedtægt,<br />

jfr. § 2, stk. 2 og 3, i lov om kommunernes styrelse.<br />

2. <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s forretningsorden, jfr. § 2, stk. 4, i lov om kommunernes<br />

styrelse.<br />

3. Organisering af og målsætning for <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s administrations-,<br />

drifts- og serviceapparat, herunder placering af øvrige forvaltninger og servicecentre.<br />

4. Sagkyndig revision for <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>, jfr. § 42, stk. 1, i lov om<br />

kommunernes styrelse.<br />

5. Regler for indretningen af <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s kasse- og regnskabsvæsen<br />

i et regulativ, jfr. § 42, stk. 7, i lov om kommunernes styrelse.<br />

6. Regler om <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s revision i et revisionsregulativ, jfr. § 4,<br />

stk. 3, i bekendtgørelse nr. 1095 af 12. <strong>december</strong> 2003 om kommunernes budget- og regnskabsvæsen,<br />

revision m.v.<br />

7. Opsigelse eller ændring af aftaler og samarbejdsaftaler som hhv. <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong>r indgår i p.t.<br />

8. <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s eventuelle deltagelse i samarbejder med andre<br />

kommuner.<br />

<strong>9.</strong> Forberede integration af nuværende amtslige opgaver i kommunalt regi.<br />

10. Andre beslutninger, der er nødvendige med henblik på at forberede oprettelsen af <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong><br />

Møderne i Forberedelsesudvalget afholdes som hovedregel skiftevis i de to kommuner.<br />

Møderne i Forberedelsesudvalget ledes som hovedregel af <strong>møde</strong>stedets borgmester.<br />

Dagsorden til Forberedelsesudvalget udarbejdes af de to kommuners borgmestre.<br />

Som politisk Forberedelsesudvalg er nedsat følgende:<br />

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong><br />

Borgmester Jens Arne Hedegaard<br />

1. viceborgmester Karsten Frederiksen<br />

2. viceborgmester Lene Hansen<br />

Byrådsmedlem Arne M. Jensen<br />

Byrådsmedlem Hardy Haukrogh<br />

Byrådsmedlem Karl Emil Nielsen<br />

Byrådsmedlem Henning Jørgensen<br />

Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Borgmester Mikael Klitgaard<br />

1. viceborgmester Peer Thisted<br />

2. viceborgmester Bendt Danielsen<br />

Byrådsmedlem Asta Skaksen<br />

Byrådsmedlem Ole Bæk Pedersen<br />

Byrådsmedlem Eskild Sloth Andersen<br />

Byrådsmedlem Allan Aagaard<br />

Side<br />

4


Administrativ Styregruppe<br />

Nedsættelse og forretningsorden m.v.<br />

1. <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund Byråd nedsætter senest den 15. november <strong>2004</strong> Administrativ<br />

Styregruppe, hvis funktion er at forestå den løbende administrative styring af forberedelsesprocessen.<br />

2. Administrative Styregruppe består af 10 medlemmer, hvoraf hver kommune udpeger 5<br />

medlemmer (kommunaldirektør, 2 repræsentanter <strong>fra</strong> Chefgruppe/Direktion, næstformand<br />

i CSU/Hovedudvalg) samt yderligere 1 personalerepræsentant.<br />

3. Administrative Styregruppe kan nedsætte én eller flere arbejds- og projektgrupper til varetagelse<br />

af bestemte udredningsopgaver, analyseprojekter eller lignende. I arbejds- og projektgrupperne<br />

skal der, så vidt muligt, være ligelig repræsentation <strong>fra</strong> <strong>Brønderslev</strong> og<br />

Dronninglund <strong>Kommune</strong>r.<br />

4. Administrative Styregruppe udarbejder indstilling til Forberedelsesudvalget om etablering<br />

af evt. nødvendig sekretariatsbistand.<br />

Opgaver<br />

Administrativ Styregruppes opgaver er:<br />

1. Implementering af informations- og kommunikationsstrategi.<br />

2. Udarbejde procesplan for 2005.<br />

3. Udarbejde forslag til procesplan for den efterfølgende periode (spec. 2006).<br />

4. Løbende projektopfølgning i forhold til procesplan.<br />

5. Sikre udarbejdelse af rekvireret materiale <strong>fra</strong> Forberedelsesudvalget, herunder etablering<br />

af relevante og nødvendige arbejds-/projektgrupper til udarbejdelse heraf.<br />

6. Sikre udarbejdelse af andet relevant materiale for forberedelsesprocessen, herunder etablering<br />

af relevante og nødvendige arbejds-/projektgrupper til udarbejdelse heraf.<br />

7. Sikre koordinering mellem de to kommuner på områder som nyanskaffelser på ITområdet,<br />

genbesættelse af stillinger ved vakance, grundsalg og lignende administrative<br />

områder.<br />

Møderne i Administrativ Styregruppe afholdes som hovedregel skiftevis i de to kommuner.<br />

Møderne i Administrativ Styregruppe ledes som hovedregel af <strong>møde</strong>stedets kommunaldirektør.<br />

Dagsorden til Administrativ Styregruppe udarbejdes af de to kommuners kommunaldirektører.<br />

Som Administrativ Styregruppe er nedsat følgende:<br />

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong><br />

Kommunaldirektør Søren Steensen<br />

Børne- og kulturchef Henning Risager<br />

Økonomichef Henrik Aarup<br />

Næstformand i CSU Lisbeth Fruensgaard<br />

Socialrådgiver Lone Frederiksen<br />

Side<br />

5


Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Kommunaldirektør Ove Thomsen<br />

Direktør for Borgerbetjening Kristian Østergaard<br />

Vicedirektør Lene D. Faber<br />

Næstformand i Hovedudvalget Kristian Kristoffersen<br />

Økonomikonsulent Anders Madsen<br />

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> varetager opgaven som sammenlægningskommunens sekretariat.<br />

Konkret vil sammenlægningssekretariatet have til opgave at forberede den politiske servicering<br />

samt servicering af Administrativ Styregruppe.<br />

Dronninglund <strong>Kommune</strong> varetager opgaven med koordination af projekter. Helt konkret vil<br />

Dronninglund <strong>Kommune</strong> være "projektleder" for de grupper, der nedsættes (sektorvis som<br />

tværfagligt).<br />

Side<br />

6


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Bilag 02/2


Udkast<br />

Svar til Indenrigs- og Sundhedsministeren vedrørende opnåelse af bæredygtighed og forslag<br />

til kommunesammenlægning<br />

Byrådene i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund kommuner har på baggrund af ”Aftale om<br />

strukturreform”, juni <strong>2004</strong> fundet det naturligt at indlede drøftelser om sammenlægning af de 2<br />

kommuner. Der har henover sensommeren og efteråret været ført intense og konstruktive<br />

forhandlinger mellem de 2 kommuner.<br />

Disse forhandlinger har resulteret i, at de 2 byråd enstemmigt har besluttet at foreslå Indenrigs- og<br />

Sundhedsministeren, at de 2 kommuner sammenlægges til een kommune med navnet <strong>Brønderslev</strong>-<br />

Dronninglund <strong>Kommune</strong>. <strong>Kommune</strong>n vil bestå af godt 35.500 indbyggere, hvoraf ca. 20.150<br />

kommer <strong>fra</strong> <strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong>, og ca. 15.400 kommer <strong>fra</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong>.<br />

<strong>Kommune</strong>ns samlede areal bliver 633 km².<br />

Byrådene finder størrelsen af den nye kommune optimal i forhold til den bæredygtighed, der<br />

forventes nødvendig for at løfte de nuværende kommunale opgaver, samt de opgaver der overflyttes<br />

til kommunalt regi, som følge af strukturreformen. Denne bæredygtighed vil yderligere understøttes<br />

af byrådenes intention om, at den nye kommunes styring skal bygge på nærdemokrati med udstrakt<br />

grad af decentralisering af kompetence, og derfor består det nye byråd af 29 medlemmer.<br />

Det er dog uhyre vigtigt for byrådene at understrege, at forudsætningen for den fremtidige<br />

bæredygtighed for kommunen er, at der sker ændringer i den nuværende tilskuds- og<br />

udligningsordning, således der bliver lige muligheder for alle kommuner for at løse de pålagte<br />

opgaver. Der tænkes her specielt på det sociale område, hvor udgifterne - inkl. konjunkturafhængige<br />

udgifter - i vores del af landet som følge af manglende kompensation belaster kommunaløkonomien<br />

i en sådan grad, at der må ske reduktion af udgifterne på de kommunale kerneydelser. Dette er klart<br />

utilfredsstillende. Det kan oplyses at begge kommuners udskrivningsgrundlag i 2003 udgjorde ca.<br />

102.000 pr. indbygger, hvilket såvel er under landsgennemsnittet (ca. 121.000) som under<br />

amtsgennemsnittet (ca. 117.500)<br />

Som grundlag for sammenlægningen er der underskrevet et sæt vilkår og aftaler som beskriver<br />

organiseringen og spilleregler for processen, samt vision og idegrundlag for den nye kommune.<br />

Disse vedlægges i kopi.<br />

Byrådene har i forbindelse med beslutning om sammenlægning begge udtalt, at sammenlægningen<br />

er åben overfor sammenlægning med andre kommuner eller dele af kommuner, såfremt der<br />

fremkommer ønsker herom.<br />

Byrådene gør opmærksomme på, at de ekstra engangsudgifter, som kommunerne påføres ved gennemførelse<br />

af strukturreformen, forventes at blive neutraliseret ved tilskud <strong>fra</strong> statens side.<br />

Endelig vil byrådene anmode om, at Indenrigs- og sundhedsministeren fastsætter den endelige<br />

kommunale inddeling inden udgangen af 1. kvartal 2005, således det omfattende<br />

forberedelsesarbejde kan igangsættes snarest.


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Bilag 03/3


<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Projektgrupper i forbindelse med kommunesammenlægning<br />

og overførelse af amtsopgaver<br />

Generelt<br />

Denne oversigt er en foreløbig oversigt over, hvilke projektgrupper, der, på<br />

nuværende tidspunkt, forventes nødvendigt at nedsætte i forbindelse med<br />

sammenlægning og integration af opgaver. Der vil være tale om en fleksibel<br />

oversigt, der henover forberedelsestiden vil kunne blive udbygget med nye<br />

opgaveområder, og hvor større projekter kan blive opdelt i flere<br />

underprojekter. Ved nogle af projekterne er der i stikordsform angivet<br />

opgaveområder, men det er vigtigt at understrege at der ikke er tale om en<br />

fuldstændig kortlægning. Dette vil blive udarbejdet i forbindelse med<br />

kommissorium for de enkelte projektgrupper (Se ”Vejledning til brug af<br />

skemaer i forbindelse med projektarbejde”)<br />

Alle projektgrupper skal udarbejde forslag til kommissorium som skal<br />

godkendes af den administrative styregruppe.<br />

Kommissorium skal som minimum indeholde<br />

• Opgavebeskrivelse, herunder resultatmål for opgaven<br />

• Tidsplan for projektet (inkl. milepæle)<br />

• Organisering af projektet<br />

• Ressourcebehov (økonomi og personale)<br />

Hvor amtslige eller andre instansers opgaver integreres skal projektgruppen<br />

omfatte medarbejdere og ledere <strong>fra</strong> disse på et passende tidspunkt i forløbet<br />

Tværgående opgaver<br />

Som fællesopgave for Administrativ Styregruppe, Forberedelsesudvalg og<br />

byrådene er det nødvendigt at få drøftet, hvilke overordnede politiske<br />

principper der skal være gældende for<br />

• Vision for og udvikling af kommunen<br />

• Politisk struktur<br />

• Administrativ struktur og model<br />

Formandskabet anbefaler, at der afholdes seminar herom i marts måned 2005,<br />

hvorefter der skal arbejdes videre med følgende 3 projekter i regi af<br />

Administrativ Styregruppe:<br />

Projektgrupper 1


<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Visionsudvikling<br />

• Udvikling og konkretisering af visionerne vedrørende<br />

o Bosætning<br />

o Erhvervs- og kompetenceudvikling<br />

o Turisme<br />

• Strukturen for erhvervs- og turismeserviceringen<br />

Politisk struktur<br />

• Styrelsesvedtægt<br />

• Forretningsorden<br />

• Samarbejdsaftaler<br />

• §60 selskaber<br />

Administrativ og driftsstruktur<br />

• Modeller for organisering<br />

• Styringsredskaber og metoder<br />

• Integration og organisering af amtslige opgaveområder<br />

• Fælles servicestrategi<br />

• Placering af de administrative enheder<br />

Projekter der igangsættes på baggrund af beslutninger i den Administrative<br />

Styregruppe<br />

Tværgående<br />

Kommunikation og information<br />

• Fastlæggelse af informations- og kommunikationsstrategi<br />

• Forestå informations- og kommunikationstiltag<br />

IT<br />

• In<strong>fra</strong>struktur kortlægning samt forslag til fælles struktur<br />

• Office-systemer<br />

• Generelt kortlægning af fag-systemer . (den mere specifikke kortlægning<br />

af og forslag til brugen af systemerne skal gennemføres af fag<br />

superbrugerne)<br />

• Organisering af området<br />

Personale- og løn<br />

• Fælles personalepolitik<br />

• Fælles lønpolitik<br />

Projektgrupper 2


<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

• Samkøring af lønsystemer<br />

• Samarbejds- og sikkerhedsudvalgsstruktur<br />

• Forslag til organisering af området<br />

Økonomistyring<br />

• Fælles kontoplan<br />

• Kasse- og regnskabsregulativ m.v.<br />

• Revision<br />

• Forslag til budgetlægnings- og -opfølgningsprocedure<br />

• Finanspolitik<br />

• Samkøring af økonomisystemer<br />

• Opkrævningsområdet<br />

• Organisering af området<br />

Rådhusfunktioner<br />

Servicecentre<br />

• Hvilke serviceydelser?<br />

• Hvor skal de placeres, evt. samarbejde med bibliotekssystemet<br />

• Hvilke serviceydelser <strong>fra</strong> øvrige offentlige instanser?<br />

• Organisering af området<br />

Sektor projekter<br />

Skoler/undervisning<br />

• Folkeskoler<br />

• Ungdomsskoler<br />

• Specialskoler (amtslige)<br />

• Specialundervisning (inkl. 20.2)<br />

• PPR<br />

Børnepasning<br />

• Dagpleje<br />

• Vuggestuer<br />

• Børnehaver<br />

• SFO<br />

• Integrerede institutioner/Landsby ordninger<br />

• Specialbørnehaver (amtslige)<br />

Udsatte børn og unge/familie området<br />

• Integration af amtslige serviceydelser/tilbud<br />

• Tværgående distriktsteam<br />

• Styringsmetoder<br />

Projektgrupper 3


<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Ældreområdet<br />

• Visitation<br />

• Hjælpemidler<br />

• Madlavning<br />

• Frit valg<br />

• Genoptræning (amtslige opgaver)<br />

• Forebyggelse (amtslige opgaver)<br />

• Styresystem<br />

• Vagtplanlægning<br />

• Snitflade til sundheds/handicapområdet<br />

Sundhedsområdet<br />

• Skolelæge<br />

• Sundhedspleje<br />

• Tandpleje<br />

• Sund By<br />

• Snitflader til Ældre/handicapområdet<br />

Handicapområdet<br />

• Bofællesskaber<br />

• Integration af amtslige institutioner/serviceydelser<br />

• Snitfalder<br />

Psykiatriområdet<br />

• Integration af amtslige opgaver og institutioner<br />

• Væresteder/støttecentre<br />

• Botilbud<br />

Beskæftigelses – og arbejdsmarkedsområdet<br />

• Job-/arbejdsmarkedscenter (samspil med AF)<br />

• Sygedagpenge<br />

• Aktivering<br />

• Revalidering<br />

• Beskyttede jobs<br />

• Kontanthjælp<br />

• Flygtninge<br />

Voksen/familie området i øvrigt<br />

Projektgrupper 4


<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Kultur og fritid<br />

• Folkeoplysning<br />

• Musikskoler<br />

• Bibliotek<br />

• Haller<br />

• Integration af amtslige tilbud<br />

Planlægning, Byggeri og Miljø<br />

• Integration af amtslige opgaver<br />

• Miljøcentrene (§60)<br />

• Kommunal bygningsvedligeholdelse<br />

• <strong>Kommune</strong>planer<br />

• Erhvervs- og boligbyggeri<br />

Forsyningsvirksomheder<br />

• Vand<br />

• Kloak<br />

• Varme<br />

• § 60 selskaber<br />

Drift og anlæg<br />

• Overførelse af amtslige veje og opgaver<br />

• Naturpleje<br />

• Grønne områder<br />

• Vintervedligeholdelse<br />

• Materielgårde/værksteder<br />

Beredskab<br />

Projektgrupper 5


<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong><br />

Vejledning til brug af skemaer i forbindelse projektarbejde.<br />

Der er udarbejdet 3 skemaer:<br />

Dato: 3. <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

A. Beskrivelse af status for opgaveløsningen i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong>r.<br />

B. Kommissorium for arbejdsgruppens analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning.<br />

C. Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organisering.<br />

Ad A) Beskrivelse af status for opgaveløsningen i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong>r<br />

På dette skema beskrives status for opgaveløsningen i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

med angivelse af forskelle i opgaveløsningen. På områder hvor der overføres opgaver <strong>fra</strong> amtet til<br />

kommunen medtages disse.<br />

Ved beskrivelse af den administrative organisation angives antallet af medarbejdere, stillingsbetegnelse,<br />

beskæftigelsesgrad og opgaver.<br />

Ved beskrivelsen af kommunens serviceområder laves en kort beskrivelse af kommunens tilbud,<br />

nøgletal (antallet af ansatte, antallet af brugere, budget 2005 angivet brutto og netto, evt.<br />

brugerbetaling, udviklingen i antallet af indbyggere for området <strong>fra</strong> <strong>2004</strong> til 2010).<br />

Beskrivelserne laves på lederniveau i de to kommuner. Herefter <strong>møde</strong>s lederne og drøfter og beskriver<br />

forskelle i opgaveløsningen.<br />

Beskrivelserne skal afleveres inden 1. februar 2005.<br />

Ad B) Kommissorium for arbejdsgruppens analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning.<br />

Der nedsættes arbejdsgrupper med repræsentanter <strong>fra</strong> begge kommuner og evt. amtet. Den administrative<br />

styregruppe udpeger deltagerne til arbejdsgrupperne og projektleder for hver arbejdsgruppe.<br />

Arbejdsgruppen udarbejder et kommissorium for deres arbejde med beskrivelsen af den fremtidige<br />

opgaveløsning. Kommissoriet skal afleveres og godkendes af den administrative styregruppe inden<br />

analysearbejdet igangsættes.


<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong><br />

Kommissoriet skal som minimum indeholde:<br />

• Opgavebeskrivelse, herunder resultatmål for opgaven<br />

• Tidsplan for projektet (incl. Milepæle)<br />

• Organisering af projektet.<br />

• Ressourcebehov (økonomi og personale)<br />

Ad C) Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organisering.<br />

Arbejdsgruppen beskriver den fremtidige opgaveløsning og kommer med forslag til organisering.<br />

Der udarbejdes gerne flere forslag. De økonomiske konsekvenser/personalemæssige konsekvenser<br />

af forslag til den fremtidige opgaveløsning skal angives.<br />

Der gøres opmærksom på evt. høringskrav til f.eks. eksterne parter m.fl.<br />

Beskrivelserne vedrørende den administrative opgaveløsning (Rådhuset) skal afleveres til den Administrative<br />

Styregruppe inden 1. maj 2005. Der gives en kort midtvejsevaluering på arbejdet i arbejdsgrupperne<br />

inden Påske.<br />

Beskrivelserne vedrørende kommunens serviceområder skal afleveres til den Administrative Styregruppe<br />

inden 1. juni 2005. Der gives en kort midtvejsevaluering på arbejdet i arbejdsgrupperne inden<br />

Påske.


<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong><br />

Dato: _________________________<br />

A. Beskrivelse af status for opgaveløsningen i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong>r.<br />

Projektnr.<br />

Projekttitel<br />

Deltagere<br />

Status <strong>Brønderslev</strong><br />

Status Dronninglund<br />

Forskelle<br />

Nye opgaver <strong>fra</strong> amtet


<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong><br />

Dato: _________________________<br />

B. Kommissorium for analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning.<br />

Projektnr.<br />

Projekttitel<br />

Deltagere<br />

Opgavebeskrivelse,<br />

herunder resultatmål<br />

Tidsplan for projektet<br />

(incl. Milepæle).<br />

Organisering af<br />

projektet<br />

Ressourcebehov<br />

(Økonomi og personale)


<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong><br />

C. Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organistering.<br />

Projektnr.<br />

Projekttitel<br />

Deltagere<br />

Beskrivelse af den<br />

fremtidige opgaveløsning<br />

og forslag til<br />

organisering<br />

Økonomi / personale<br />

Høring<br />

Øvrige forhold<br />

Dato: _________________________


<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong><br />

Dato: _________________________<br />

A. Beskrivelse af status for opgaveløsningen i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong>r.<br />

Projektnr.<br />

Projekttitel<br />

Deltagere<br />

Status <strong>Brønderslev</strong><br />

Status Dronninglund<br />

Fra <strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong>:<br />

Fra Dronninglund <strong>Kommune</strong>: Lene D. Faber<br />

Personaleafdelingen varetager opgaver omkring løn- og<br />

personaleadministration, personaleudvikling og sikkerheds- og<br />

arbejdsmiljø.<br />

Der er ansat følgende personale:<br />

a) 1 Personaleudviklingskonsulent<br />

b) 5 Personalekonsulenter<br />

c) 1 Sikkerheds- / arbejdsmiljømedarbejder<br />

Personaleudviklingskonsulenten varetager de koordinerende funktioner<br />

omkring kommunens med-struktur, uddannelse, lederudvikling og<br />

personaleudvikling, personalepolitik.<br />

De forskellige overenskomster er fordelt på de 5 personalekonsulenter,<br />

der inden for eget overenskomstområde forestår både løn- og<br />

personaleadministration.<br />

Dronninglund <strong>Kommune</strong> har decentraliseret flere administrative


Forskelle<br />

<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong><br />

opgaver til virksomhederne:<br />

- Forhandling af ny løn<br />

- Indberetning til web-<strong>fra</strong>vær<br />

- Indberetning af ferie- og feriefridage<br />

- Indberetning af særydelser, ekstratimer og befordring til<br />

månedslønnede<br />

Personalekonsulenterne giver råd og vejledning til virksomhederne.<br />

Følgende opgaver varetages centralt i personaleafdelingen: Udstedelse<br />

af alle ansættelsesbreve / afskedigelsesbreve, indberetning af stamdata<br />

samt indberetning af timelønnede, udfyldelse af dp-skemaer,<br />

afstemning af diverse mellemregningskonti, bogføring af løn,<br />

udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste og familiepleje.<br />

Det er tanken, at så mange oplysninger som muligt overføres <strong>fra</strong><br />

virksomhedernes administrationssystemer – eksempelvis: Matrix,<br />

TR2000. Der arbejdes på indkøb af ressourcestyringssystem til det<br />

tekniske område og Zealand Care til Ældreområdet.<br />

Dronninglund <strong>Kommune</strong> anvender KMD’s lønsystem


FORSLAG<br />

<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong><br />

Dato: _________________________<br />

B. Kommissorium for analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning.<br />

Projektnr.<br />

Projekttitel<br />

Deltagere<br />

Opgavebeskrivelse,<br />

herunder resultatmål<br />

X<br />

Dagtilbud til 0-2 årige<br />

Fra <strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong>:<br />

Fra Dronninglund <strong>Kommune</strong>:<br />

a) Dagplejen<br />

1. Tilsynet, organisering, opgaver<br />

2. Administrativt personale, organisering, opgaver<br />

3. Dagplejere, godkendelse, dagplejehjemmet (herunder<br />

arbejdsstedets indretning)<br />

4. Gæstepleje<br />

5. Personaleforhold (ferie, kurser, Med-udvalg mv.)<br />

6. Kostpolitik<br />

7. Læreplaner<br />

8. Legestuer<br />

<strong>9.</strong> Overgang <strong>fra</strong> dagpleje til børnehave<br />

10. Information til forældre<br />

11. Forældrebestyrelse<br />

b) Tilskud til privat børnepasning<br />

1. Udarbejdelse af forslag til regler herfor (godkendelse, tilsyn,<br />

tilskud).<br />

c) Forslag til alternative tilbud til de 0-2 årige<br />

1. Stor-dagpleje<br />

2. Vuggestuer<br />

3. Integrerede institutioner<br />

4. Alternative ledelsesstrukturer.


Tidsplan for projektet<br />

(incl. Milepæle).<br />

Organisering af<br />

projektet<br />

Ressourcebehov<br />

(Økonomi og personale)<br />

<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong><br />

Der inddrages ledere, tilsynsførende, dagplejere og evt. forældre ad<br />

hoc.<br />

- Pædagogisk og administrativt personale<br />

- Driftsbudget<br />

- Lokaler


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Bilag 04/4


<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

FORSLAG<br />

Dato 25.11.<strong>2004</strong><br />

Sagsbeh. MKJ/EL/KB/MBJ<br />

Kommunikationsstrategi for sammenlægning af <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong>r<br />

Baggrund/beskrivelse<br />

15. november <strong>2004</strong> skrev <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong>rs Byråd under på fusionen<br />

mellem de to kommuner. Samme dato er der nedsat hhv. Forberedelsesudvalg og<br />

Administrativ Styregruppe. Sidstnævnte vil efterfølgende nedsætte en række tværgående<br />

og sektorspecifikke arbejdsgrupper.<br />

Meget tyder på, at kommunikationsopgaven såvel internt i de to organisationer samt over<br />

for de to nuværende kommuners borgere, bliver af en ganske omfattende karakter. Det vil<br />

derfor være nødvendigt, at denne opgave prioriteres højt såvel i Administrativ Styregruppe<br />

som i Forberedelsesudvalget.<br />

Følgende indeholder forslag til processen for resten af 2005. Forslaget er udarbejdet af<br />

den foreløbigt nedsatte kommunikationsgruppe bestående af Else Larsen og Karsten Bach<br />

<strong>fra</strong> Dronninglund og Mona Jensen og Mette Krogh <strong>fra</strong> <strong>Brønderslev</strong>. Det vil derefter blive<br />

den nedsatte Kommunikationsgruppes ansvar at få lagt en egentlig strategi. Der er også<br />

beskrevet, hvilke værdier og principper strategien skal bygge på samt overvejelser omkring<br />

målgrupper.<br />

Nedsættelse af Kommunikationsgruppe<br />

Administrativ Styregruppe nedsætter senest 1. <strong>december</strong> en kommunikationsgruppe med<br />

projektleder, der med reference til Administrativ Styregruppe har ansvaret for kommunikationsprocessen<br />

frem til 1. januar 2006, hvor Sammenlægningsudvalget træder sammen.<br />

Kommunikationsgruppen består af 4 repræsentanter - 2 <strong>fra</strong> hver kommune. Gruppen kan<br />

igennem arbejdet vælge på ad hoc-basis at inddrage nye medlemmer i gruppens arbejde.<br />

Gruppen skal senest 15. januar have udformet endelig forslag til kommunikationsstrategi<br />

for processen samt kommissorium for gruppens arbejde og aktiviteter. Kommunikationsstrategien<br />

skal være opdelt i henholdsvis en ekstern del (borgerrettet) og intern del (overfor<br />

ansatte og politikere) del. Dette skal godkendes af Administrativ Styregruppe og Forberedelsesudvalget.<br />

Side 1/4


<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Projektleder<br />

Administrativ Styregruppe udpeger en projektleder til Kommunikationsgruppen. Denne har<br />

det overordnede ansvar for gruppens arbejde og en løbende tæt kontakt til Administrativ<br />

Styregruppe. Projektlederen deltager i styregruppens <strong>møde</strong>r, når kommunikation er på<br />

dagsordenen.<br />

Værdier<br />

Sammenlægningskommunikationen bygger i høj grad på de 8 bud, som er de overordnede<br />

spilleregler for al forberedelsesarbejde til sammenlægningen:<br />

1. Fusionsproces mellem ligeværdige partnere<br />

2. Åbenhed som middel mod myter og rygter<br />

3. Dialog er vejen til fælles forståelse<br />

4. Tryghed og overblik skabes gennem højt informationsniveau<br />

5. Fælles og koordinerede udmeldinger hindrer misforståelser<br />

6. Overholdelse af aftaler holder sammen på fællesskabet<br />

7. Helhedens og fællesskabets interesser understøttes<br />

8. Berørte parter skal altid inddrages i arbejdet.<br />

De overordnede 8 bud danner baggrund for følgende leveregler for kommunikationen i<br />

sammenlægningsprocessen:<br />

• Kommunikation frem for information<br />

- Selvom det vil være nødvendigt at informere meget i processen, og denne<br />

aktivitet ofte vil være envejs, er det kommunikation og dialog, der er i højsædet.<br />

Der skal derfor etableres muligheder for, at såvel medarbejdere som borgere<br />

kan kommunikere med beslutningstagerne i processen.<br />

• Åbenhed om såvel succeser som problemer er kerneværdien i processen over for<br />

både ansatte og borgere<br />

- Kun ved at være åbne - ikke mindst på de interne linier - kan vi sikre ejerskab,<br />

troværdighed og tryghed<br />

• Al kommunikation tager udgangspunkt i modtageren<br />

- Der vil i processen være en række forskellige målgrupper, som skal tilgodeses<br />

med differentieret kommunikation<br />

• Kommunikation - om hvad og til hvem - er en fast og naturlig del i alle processens<br />

aktiviteter og beslutninger<br />

- I alle udvalg og arbejdsgrupper skal det overvejes, hvad der efterfølgende<br />

skal kommunikeres - hvordan og til hvem<br />

• Al intern kommunikation er samtidig, koordineret og ens<br />

- Alle berørte interessenter skal have den samme information og på samme<br />

tidspunkt for at undgå mytedannelser og følelsen af forfordeling<br />

• Bevidsthed og enighed om medievalg og kommunikationsform<br />

- Vi skal tænke kreativt i vores formidling og gerne prøve nye medier og måder<br />

• Kommunikation kræver kompetence<br />

- Alle med ansvar for kommunikation til andre skal være klædt på til opgaven<br />

Side 2/4


<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Modtagerdifferentieret kommunikation<br />

Kommunikationsarbejdet vil foregå på 2 linier - intern og ekstern. Sidstnævnte er borgere,<br />

erhvervsliv og øvrige samarbejdspartnere. Der er allerede nu etableret en fælles hjemmeside<br />

www.broenderslev-dronninglund.dk og fællesannoncer indrykkes i de to kommuners<br />

lokalaviser. Senere i processen ved evt. borger<strong>møde</strong>r vil også oplæggene skulle koordineres<br />

etc.<br />

Den interne del af kommunikation vil være opdelt i<br />

• en generel information om processen - herunder ikke mindst beslutninger i Forberedelsesudvalget<br />

og styregruppen.<br />

• En mere sektoropdelt information inden for områder som skole, børnepasning, ældreområde,<br />

vejområde etc. Her skal vægten lægges på, hvad der specifikt sker inden<br />

for disse områder.<br />

Man kan etablere et fælles intranet, som samler den interne information. Der kan udarbejdes<br />

fælles nyhedsbreve, som udkommer 6 gange årligt. En kommunikationskuffert med<br />

ens materiale til oplæg i de to organisationer kunne også være en idé.<br />

Tiltag i <strong>2004</strong><br />

Fælles hjemmeside<br />

Den fælles hjemmeside vil sikre, at borgerne får samme information samt at der er minimum<br />

af koordinationsarbejde. Hjemmesiden vil løbende blive udbygget, efterhånden som<br />

sammenlægningsarbejdet går i gang. Det bør også overvejes, om der skal være et debatforum<br />

til borgerne.<br />

Ansvarlig for produktion (design) og vedligeholdelse af hjemmesiden er Karsten Bach,<br />

web-master i Dronninglund,<br />

Påbegyndelse af fælles intranet<br />

For at kunne sikre en koordineret, samtidig og fælles kommunikation er det vigtigt, at der<br />

snarest etableres et fælles intranet eller andet fælles kommunikationsmedie.<br />

Ansvarlig for arbejdet er Karsten Bach, web-master i Dronninglund med mulighed for at<br />

inddrage ad hoc assistance.<br />

Fælles presseaktiviteter<br />

Op til d. 15. november har der været udarbejdet fælles pressemeddelelser, og dette vil også<br />

være nødvendigt i forbindelse med det fælles svar til Indenrigsministeriet.<br />

Ansvarlig for pressekontakt er Mette Krogh, kommunikationskonsulent i <strong>Brønderslev</strong> i<br />

samarbejde med de to kommunaldirektører og de to borgmestre.<br />

Første <strong>møde</strong> i kommunikationsgruppen<br />

Kommunikationsgruppen skal holde et første 'goddag'-<strong>møde</strong> i <strong>december</strong> <strong>2004</strong>. Her skal<br />

bl.a. kommissorium udarbejdes.<br />

Side 3/4


<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Ansvarlig for dagsorden, indhold af og oplæg på <strong>møde</strong>t samt selve <strong>møde</strong>ts afholdelse er<br />

Mette Krogh, kommunikationskonsulent i <strong>Brønderslev</strong>.<br />

Fællesannonce i de to lokalaviser<br />

Som optakt til arbejdet i 2005 indrykkes en stor fællesannonce i de to kommuners lokalaviser<br />

med information om proces, visioner, forløb, tidsplan, etc. Annoncen bliver først indrykket<br />

i januar 2005.<br />

Ansvarlig for koordinering af og indhold til fællesannonce er Mona Jensen, Borgmesterkontoret<br />

i <strong>Brønderslev</strong> og Else Larsen, Borgmesterkontoret i Dronninglund i samarbejde<br />

med Mette Krogh samt de to kommunaldirektører og borgmestre.<br />

Deltagelse i <strong>møde</strong>r i <strong>2004</strong><br />

Af hensyn til at sikre et højt og professionelt niveau i det indledende kommunikationsarbejde<br />

bør mindst 2 (1 <strong>fra</strong> hver kommune) af de 4 ovennævnte deltage ved alle fælles<strong>møde</strong>r/arrangementer.<br />

Side 4/4


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Bilag 05/5


Borgmestrene i de nordjyske kommuner<br />

<strong>Kommune</strong>foreningen i Nordjyllands Amt<br />

Amtsgården<br />

Niels Bohrs Vej 30<br />

Postboks 8300 • 9220 Aalborg Øst<br />

Telefon 96 35 10 00 • Telefax 9815 20 09<br />

Løn- og personalekontoret<br />

Telefax: 9815 7618<br />

E-mail: nja@nja.dk<br />

Journal nr.: 1-16-0-0004-04<br />

Den: 17. november <strong>2004</strong><br />

Det nye kommunale landkort er ved at være på plads i Nordjylland. Dermed er der - uagtet at<br />

lovgivningen endnu ikke er helt på plads - skabt et tilstrækkeligt organisatorisk grundlag for det videre<br />

arbejde med strukturreformen.<br />

Det er mellem <strong>Kommune</strong>foreningen og Nordjyllands Amt besluttet at etablere en platform for dialog<br />

omkring konsekvenserne af strukturreformen. Platformen er centreret omkring henholdsvis en politisk<br />

og administrativ styregruppe. Arbejdet i disse styregrupper forventes påbegyndt snarest.<br />

Af hensyn til den personalepolitiske proces ønsker Nordjyllands Amt imidlertid at gå et skridt videre,<br />

og parallelt med arbejdet i regi af <strong>Kommune</strong>foreningen, at indgå i en tættere, direkte dialog med de<br />

nye kommuner, der tegner sig på det kommunale landkort.<br />

Målet for Nordjyllands Amt er, at sikre den mest hensigtsmæssige og smidige proces ved<br />

overdragelsen af medarbejdere <strong>fra</strong> Nordjyllands Amt til de nye kommuner. En sådan proces kan bedst<br />

sikres ved samarbejde, ligeværdighed og medarbejderinddragelse. I den forbindelse er Nordjyllands<br />

Amt allerede nu indstillet på at indgå aftaler om fælles ansættelsesområder.<br />

På den baggrund foreslår Nordjyllands Amt, at amtet indtræder i de fora, bestående af ledelses- og<br />

medarbejderrepræsentanter, der på nuværende tidspunkt måtte være etableret i de nye<br />

kommunekonstellationer. Fra Nordjyllands Amt vil vi gerne byde ind med såvel ledelses- som<br />

medarbejderrepræsentanter. Vi forestiller os, at disse dialogfora skal fungere i 2005 indtil de nye,<br />

formelle organisatoriske enheder og MED-systemer etableres i 2006. I de nye MED-systemer vil<br />

Nordjyllands Amt alene være repræsenteret på medarbejdersiden.<br />

Vi håber, at vi med dette initiativ kan skabe endnu en fornuftig platform for dialog om vores<br />

medarbejderes fælles, fremtidige arbejdspladser. Da der er mange opgaver at tage fat på og dialogen<br />

mellem amtet og kommunerne bør igangsættes snarest, ser vi frem til en hurtig tilbagemelding på<br />

denne henvendelse.


Denne henvendelse er fremsendt til samtlige kommuner og <strong>Kommune</strong>foreningen i Nordjyllands Amt.<br />

Yderligere spørgsmål bedes rettet til Personalechef Jacob Jacobsen (9635 1030 / amt.jja@nja.dk) eller<br />

Amtsdirektør Per Okkels (9635 1101 / amt.pok@nja.dk).<br />

Med venlig hilsen<br />

Orla Hav Per Okkels<br />

Amtsborgmester Amtsdirektør<br />

2


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Bilag 07/7


Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />

<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />

Bilag 08/8


<strong>Kommune</strong>sammenlægning <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />

<strong>Kommune</strong>r<br />

FORSLAG<br />

MØDEPLAN 2005<br />

Byrådene<br />

Torsdag den 31. marts 2005 <strong>fra</strong> kl. <strong>9.</strong>00 til fredag den 1. april 2005 kl. 14.00 afholdes seminar vedrørende:<br />

Øvrige <strong>møde</strong>r<br />

• Politisk organisation<br />

• Administrativ organisation<br />

• Administrationsplan<br />

• Udvikling (bosætning, erhverv og turisme)<br />

Torsdag den 28. april 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />

Mandag den 20. juni 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />

Mandag den 05. september 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />

Mandag den 31. oktober 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />

Forberedelsesudvalgene<br />

Torsdag den 0<strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> kl. 16.00 - kl. 18.00<br />

Mandag den 31. januar 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />

Tirsdag den 2<strong>9.</strong> marts 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />

Mandag den 13. juni 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />

Mandag den 22. august 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />

Mandag den 24. oktober 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />

Administrativ Styregruppe<br />

Møder mandage kl. <strong>9.</strong>00 efter aftale (<strong>møde</strong>t forventes at vare ca. 2 timer).<br />

Side 1/1

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!