Referat fra møde d. 9. december 2004 - Brønderslev Kommune
Referat fra møde d. 9. december 2004 - Brønderslev Kommune
Referat fra møde d. 9. december 2004 - Brønderslev Kommune
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Dato:<br />
Forberedelsesudvalget<br />
Lokale:<br />
Tidspunkt:<br />
Beslutningsprotokol<br />
<strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
272, <strong>Brønderslev</strong> Rådhus<br />
kl. 16.00-17.30<br />
Indholdsfortegnelse<br />
Sag nr. Side<br />
01/1 Organisering af sammenlægning af <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong>r med tilføjelser..................................................................................... 1<br />
02/2 Udkast til svarskrivelse til Indenrigs- og Sundhedsminsteriet.......................... 2<br />
03/3 Etablering af projektgrupper.................................................................................. 3<br />
04/4 Kommunikationsproces og etablering af projektgruppe.................................... 5<br />
05/5 Indtrædelse af repræsentanter <strong>fra</strong> amtet i styregruppen..................................... 6<br />
06/6 Oprettelse af jobbørs............................................................................................... 7<br />
07/7 <strong>Kommune</strong>garantiansøgning <strong>fra</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong> ................................ 8<br />
08/8 Mødeplan, 2005 ...................................................................................................... 9<br />
09/9 Eventuelt ................................................................................................................10
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 1<br />
01/1 Organisering af sammenlægning af <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong>r med tilføjelser<br />
Administrativ Styregruppe indstiller tilføjelserne til ”Organisering af sammenlægning”,<br />
herunder anbefales etablering af sammenlægningssekretariat og projektsekretariat<br />
med placering i henholdsvis <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund.<br />
Beskrivelse af kommissorium for og snitflader mellem de to sekretariater igangsættes<br />
umiddelbart efter eventuel vedtagelse i byrådene.<br />
Sagsfremstilling:<br />
Ændringerne i forhold til oprindeligt oplæg består i, at det er præciseret at<br />
• <strong>møde</strong>rne i Forberedelsesudvalget som hovedregel afholdes skiftevis i de to kommuner,<br />
• <strong>møde</strong>rne i Forberedelsesudvalget som hovedregel ledes af <strong>møde</strong>stedets borgmester,<br />
• dagsorden til Forberedelsesudvalget udarbejdes af de to kommuners borgmestre,<br />
• <strong>møde</strong>rne i Administrativ Styregruppe som hovedregel afholdes skiftevis i de to<br />
kommuner,<br />
• <strong>møde</strong>rne i Administrativ Styregruppe som hovedregel ledes af <strong>møde</strong>stedets kommunaldirektør,<br />
• dagsorden til Administrativ Styregruppe udarbejdes af de to kommuners kommunaldirektører.<br />
• der etableres sammenlægningssekretariat og projektsekretariat<br />
Bilag:<br />
Organisering af sammenlægning mellem <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund kommuner<br />
Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
Fraværende: Hardy Haukrogh og Lene Hansen<br />
Godkendt.
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 2<br />
02/2 Udkast til svarskrivelse til Indenrigs- og Sundhedsministeriet<br />
Administrativ Styregruppe indstiller ”Udkast til svarskrivelse til Indenrigs- og<br />
Sundhedsministeriet” til godkendelse som fællesbesvarelse for byrådene i <strong>Brønderslev</strong><br />
og Dronninglund kommuner.<br />
Sagsfremstilling:<br />
I henhold til ”Aftale om strukturreform” skal kommunerne senest d. 1. januar 2005<br />
overfor ministeriet oplyse, hvordan den ønskede bæredygtighed ønsket opnået.<br />
Administrativ styregruppe har udarbejdet forslag til fælles svarskrivelse til Indenrigs-<br />
og Sundhedsministeriet<br />
Bilag<br />
Udkast, Svar til Indenrigs- og Sundhedsministeren vedrørende opnåelse af bæredygtighed<br />
og forslag til kommunesammenlægning<br />
Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
Fraværende: Hardy Haukrogh og Lene Hansen<br />
Anbefales med tilføjelse af, at der er 29 medlemmer i Byrådet.
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 3<br />
03/3 Etablering af projektgrupper<br />
Administrativ Styregruppe indstiller, at Forberedelsesudvalget godkender projektoversigt<br />
som ramme for nødvendige projekter, samt at Forberedelsesudvalget drøfter<br />
prioritering af hvilke projekter der skal igangsættes umiddelbart.<br />
Sagsfremstilling:<br />
Administrativ styregruppe har udarbejdet forslag til oversigt over projekter/opgaver<br />
der som minimum skal gennemføres i forberedelsesperioden. Oversigten forventes<br />
udbygget og tilrettet henover forberedelsesperioden både med hensyn til nye opgaveområder<br />
og med hensyn til opdeling af ”store” projekter.<br />
Projekterne vedrørende visionsudvikling, politisk struktur og administrativ struktur/model<br />
foreslås som fællesopgave for byråd, forberedelsesudvalg og administrativ<br />
styregruppe. Der forventes arrangeret fælles seminar i marts 2005, hvor de overordnede<br />
politiske holdninger til fremtidig struktur kan fastlægges.<br />
Projekterne vedrørende IT, Personale og løn, Økonomistyring, Beskæftigelses- og arbejdsmarkedsområdet<br />
og Forsyningsvirksomheder vurderes som værende forholdsvis<br />
påtrængende at få igangsat tidligt i forberedelsesfasen.<br />
Styring af projekterne skal foregå faseopdelt via skema A-C (status, kommissorium,<br />
analyse af og forslag til fremtidig organisering). Alle faser/skemaer skal behandles i<br />
administrativ styregruppe inden igangsætning af næste fase, og inden resultatet behandles<br />
politisk.<br />
Projektgruppestørrelserne vil være afhængige af det konkrete projekts karakter og omfang,<br />
typisk forventes dog en størrelsesorden omkring 4-6 medlemmer. For områder,<br />
hvor der overføres opgaver <strong>fra</strong> amt/stat forventes også medlemmer <strong>fra</strong> disse instanser.<br />
Administrativ Styregruppe udpeger medlemmerne til projektgrupperne.<br />
Hvilke projekter (ekskl. kommunikationsprojektgruppen) der skal igangsættes umiddelbart<br />
besluttes på næste styregruppe<strong>møde</strong> d. 13. <strong>december</strong> <strong>2004</strong> på baggrund af drøftelserne<br />
i Forberedelsesudvalget<br />
Bilag<br />
Projektgrupper i forbindelse med kommunesammenlægning og overførelse af amtsopgaver<br />
Vejledninger til brug af skemaer i forbindelse med projektarbejde:<br />
Vejledning til brug af skemaer<br />
Skema A, statusbeskrivelse<br />
Skema B, disposition
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 4<br />
Skema C, beskrivelse af fremtid<br />
Personaleafdelingen<br />
Dagtilbud, 0-2 årige<br />
Dagplejens kommissorium<br />
Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
Fraværende: Hardy Haukrogh<br />
Projektoversigt godkendt som ramme.<br />
Igangsætning af de foreslåede projekter godkendt.
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 5<br />
04/4 Kommunikationsproces og etablering af projektgruppe<br />
Administrativ styregruppe indstiller oplæg til kommunikationsproces til Forberedelsesudvalgets<br />
godkendelse.<br />
Endvidere indstilles at projektgruppe vedrørende kommunikation og information etableres<br />
straks, samt at denne skal bestå af: Mette Krogh og Mona Jensen (<strong>Brønderslev</strong><br />
<strong>Kommune</strong>) samt Else Larsen og Karsten Bach (Dronninglund <strong>Kommune</strong>). Som projektleder<br />
indstilles Mette Krogh<br />
Sagsfremstilling:<br />
Meget tyder på, at kommunikationsopgaven såvel internt i de to organisationer samt<br />
over for de to nuværende kommuners borgere, bliver af en ganske omfattende karakter.<br />
Det vil derfor være nødvendigt, at denne opgave prioriteres højt såvel i Administrativ<br />
Styregruppe som i Forberedelsesudvalget.<br />
Den foreløbigt nedsatte kommunikationsgruppe bestående af Else Larsen og Karsten<br />
Bach <strong>fra</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong> og Mona Jensen og Mette Krogh <strong>fra</strong> <strong>Brønderslev</strong><br />
<strong>Kommune</strong> har udarbejdet forslag til processen for resten af 2005. Det vil derefter blive<br />
den nedsatte Kommunikationsgruppes ansvar at få lagt en egentlig strategi. Der er også<br />
beskrevet, hvilke værdier og principper strategien skal bygge på samt overvejelser<br />
omkring målgrupper.<br />
Bilag<br />
Forslag, Kommunikationsstrategi for sammenlægning af <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong>r<br />
Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
Fraværende: Hardy Haukrogh<br />
Godkendt.
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 6<br />
05/5 Indtrædelse af repræsentanter <strong>fra</strong> amtet i styregruppen<br />
Administrativ Styregruppe anbefaler overfor byrådene, at amtet bliver repræsenteret<br />
i Administrativ Styregruppe med 1 ledelsesrepræsentant og 1 medarbejderrepræsentant.<br />
Sagsfremstilling:<br />
Borgmestrene har modtaget henvendelse <strong>fra</strong> Nordjyllands Amt, hvor det foreslås at<br />
amtet indtræder i de fora, bestående af ledelses- og medarbejderrepræsentanter, der på<br />
nuværende tidspunkt måtte være etableret i de nye kommunekonstellationer.<br />
Administrativ Styregruppe har drøftet henvendelsen på <strong>møde</strong>t den 2<strong>9.</strong> november <strong>2004</strong>.<br />
Styregruppen besluttede at anbefale forslaget, således at de to amtslige repræsentanter<br />
meget gerne måtte repræsentere 2 kommende kommunale opgaveområder. Ligeledes<br />
forventes, at de amtslige repræsentanter bliver udstyret med beslutningskompetence<br />
svarende til styregruppens.<br />
Der er sendt foreløbigt svar til amtet, bl.a. indeholdende en anmodning om hurtig udpegning<br />
af medlemmer, såfremt Forberedelsesudvalget godkender forslaget.<br />
Bilag:<br />
Henvendelse <strong>fra</strong> Nordjyllands Amt, Samarbejde under strukturreformen<br />
Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
Fraværende: Hardy Haukrogh<br />
Anbefales.
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 7<br />
06/6 Oprettelse af jobbørs<br />
Administrativ Styregruppe indstiller, at byrådene principielt godkender, at der oprettes<br />
jobbørs til koordinering af vakante stillinger o.l..<br />
Sagsfremstilling:<br />
Administrativ Styregruppe har drøftet hensigtsmæssigheden i at oprette en form for<br />
jobbørs, der sikrer koordinering af besættelse af vakante stillinger i de 2 kommuner.<br />
Styregruppen finder det hensigtsmæssigt, at en sådan jobbørs oprettes, således medarbejdere<br />
i de 2 kommuner og relevante medarbejdere <strong>fra</strong> amtet får mulighed for at varetage<br />
de vakante stillinger.<br />
Forslag til nærmere beskrivelse af procedurer m.v. bør udarbejdes af de 2 kommuners<br />
personaleafdelinger, således der sikres en personalepolitisk og –juridisk korrekt fremgangsmåde.<br />
Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
Fraværende: Hardy Haukrogh<br />
Det anbefales, at der udarbejdes forslag til spilleregler for håndtering af vakante stillinger<br />
o.l.
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 8<br />
07/7 <strong>Kommune</strong>garantiansøgning <strong>fra</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Borgmestrene indstiller, at Forberedelsesudvalget principielt tilkendegiver opbakning<br />
til, at Dronninglund kommune stiller kommunegaranti til Dronninglund hallerne<br />
Sagsfremstilling:<br />
I forbindelse med Dronninglund <strong>Kommune</strong>s ansøgning til Indenrigs- og Sundhedsministeriet<br />
om godkendelse af at stille kommunegaranti på 4,64 mio. kr. til renoverings-<br />
og tilbygningsprojekt for Dronninglund hallerne, har ministeriet fundet det relevant at<br />
få oplyst, hvorledes eventuelle fremtidige sammenlægningskommuner stiller sig til<br />
projektets gennemførelse.<br />
Bilag<br />
Vedr. ansøgning om godkendelse af udstedelse af kommunegaranti til Dronninglundhallerne<br />
Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
Fraværende: Hardy Haukrogh<br />
Der tilkendegives opbakning.
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 9<br />
08/8 Mødeplan, 2005<br />
Administrativ Styregruppe indstiller, at Forberedelsesudvalget godkender <strong>møde</strong>plan<br />
for fælles<strong>møde</strong>r for byrådene og for Forberedelsesudvalget.<br />
Sagsfremstilling:<br />
Administrativ styregruppe har udarbejdet forslag til <strong>møde</strong>plan for 2005<br />
Bilag<br />
Mødeplan<br />
Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
Fraværende: Hardy Haukrogh<br />
Godkendt ekskl. seminar 3. februar 2005.
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> Side 10<br />
09/9 Eventuelt<br />
T:\Sag\Forberedelsesudvalget \Sager\<strong>2004</strong>-12-09\Eventuelt.doc<br />
Beslutning i Forberedelsesudvalget den <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
Fraværende: Hardy Haukrogh<br />
Henvendelse <strong>fra</strong> studerende.
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Bilag 01/1
ORGANISERING AF SAMMENLÆGNING<br />
AF<br />
BRØNDERSLEV OG DRONNINGLUND<br />
KOMMUNER<br />
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
26.11.<strong>2004</strong>
SAMMENLÆGNINGSPROCES<br />
En sammenlægning af 2 kommuner er en meget omfattende og udfordrende proces for de involverede<br />
kommuner. Opgaven vil således berøre alle dele af den enkelte kommunes organisation<br />
og vil indeholde både sektorspecifikke, men især også en lang række tværgående udfordringer<br />
inden for områder, som eksempelvis økonomistyring, personale og IT.<br />
Det er vores vurdering, at en så omfattende og kompleks opgave kræver, at de sammenlæggende<br />
kommuner i fællesskab indretter organisationerne med specifikt henblik på at løfte<br />
sammenlægningsopgaven.<br />
Vi har valgt at betragte sammenlægningsprocessen som et udviklingsprojekt, som indeholder<br />
en række delprojekter. Billedet af sammenlægningsprocessen som et udviklingsprojekt (eller<br />
en række udviklingsprojekter) er især velegnet, fordi det illustrerer, at der er tale om et projekt,<br />
som skal gennemføres sideløbende med opretholdelsen af den almindelige drift.<br />
Billedet giver også en klar ledesnor for, hvordan det er muligt at indrette de to organisationer<br />
til at løfte sammenlægningsopgaven, ved at benytte projektorganisering som omdrejningspunkt.<br />
Det er nødvendigt, at der er styr på organiseringen af sammenlæ gningsprojektet <strong>fra</strong> start til<br />
slut, herunder særligt at det er tydeligt, hvem der har ansvaret for hvilke dele af forløbet.<br />
Med projektorganisering kan sikres en klar forventning af mandat og ansvar for hver del af<br />
sammenlægningsprocessen og samtidig skabes en mindre, fleksibel organisationsstruktur,<br />
som muliggør løbende omstillinger og tilpasninger efterhånden som sammenlægningsprocessen<br />
skrider frem.<br />
Projektorganiseringen indeholder mulighed for udnyttelse af kompetencer på tværs af kommune-<br />
og forvaltningsskel, ligesom projektorganisering kan foretages på mange forskellige<br />
niveauer og i forskellige faser af sammenlægningsprocessen.<br />
Side<br />
2
PROJEKTORGANISERING AF SAMMENLÆGNINGSPROCESSEN<br />
Forberedelsesudvalg<br />
Nedsættelse og forretningsorden m.v.<br />
1. <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund Byråd nedsætter senest den 15. november <strong>2004</strong> et Forberedelsesudvalg,<br />
der har til opgave at forberede sammenlægningen.<br />
2. Forberedelsesudvalgets funktionsperiode løber frem til den 31. <strong>december</strong> 2005.<br />
3. Forberedelsesudvalget består af 14 medlemmer. Hvert Byråd udpeger 7 medlemmer<br />
blandt Byrådets medlemmer, hvoraf den ene skal være Borgmesteren. Borgmestrene udgør<br />
Forberedelsesudvalgets formandskab. Kommunaldirektørerne deltager i forberedelsesudvalgets<br />
<strong>møde</strong>r.<br />
4. Forberedelsesudvalget kan ikke tage beslutninger, men blot indstille til de respektive Byråd<br />
i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund.<br />
5. Forberedelsesudvalget udarbejder indstilling om etablering af evt. nødvendig sekretariatsbistand<br />
til Byrådene i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund, som har bevillingskompetencen hertil.<br />
Opgaver<br />
Forberedelsesudvalget skal i funktionsperioden indstille forslag til<br />
Side<br />
3
1. Regler om styrelsen af <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s anliggender i en styrelsesvedtægt,<br />
jfr. § 2, stk. 2 og 3, i lov om kommunernes styrelse.<br />
2. <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s forretningsorden, jfr. § 2, stk. 4, i lov om kommunernes<br />
styrelse.<br />
3. Organisering af og målsætning for <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s administrations-,<br />
drifts- og serviceapparat, herunder placering af øvrige forvaltninger og servicecentre.<br />
4. Sagkyndig revision for <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>, jfr. § 42, stk. 1, i lov om<br />
kommunernes styrelse.<br />
5. Regler for indretningen af <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s kasse- og regnskabsvæsen<br />
i et regulativ, jfr. § 42, stk. 7, i lov om kommunernes styrelse.<br />
6. Regler om <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s revision i et revisionsregulativ, jfr. § 4,<br />
stk. 3, i bekendtgørelse nr. 1095 af 12. <strong>december</strong> 2003 om kommunernes budget- og regnskabsvæsen,<br />
revision m.v.<br />
7. Opsigelse eller ændring af aftaler og samarbejdsaftaler som hhv. <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong>r indgår i p.t.<br />
8. <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund <strong>Kommune</strong>s eventuelle deltagelse i samarbejder med andre<br />
kommuner.<br />
<strong>9.</strong> Forberede integration af nuværende amtslige opgaver i kommunalt regi.<br />
10. Andre beslutninger, der er nødvendige med henblik på at forberede oprettelsen af <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong><br />
Møderne i Forberedelsesudvalget afholdes som hovedregel skiftevis i de to kommuner.<br />
Møderne i Forberedelsesudvalget ledes som hovedregel af <strong>møde</strong>stedets borgmester.<br />
Dagsorden til Forberedelsesudvalget udarbejdes af de to kommuners borgmestre.<br />
Som politisk Forberedelsesudvalg er nedsat følgende:<br />
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong><br />
Borgmester Jens Arne Hedegaard<br />
1. viceborgmester Karsten Frederiksen<br />
2. viceborgmester Lene Hansen<br />
Byrådsmedlem Arne M. Jensen<br />
Byrådsmedlem Hardy Haukrogh<br />
Byrådsmedlem Karl Emil Nielsen<br />
Byrådsmedlem Henning Jørgensen<br />
Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Borgmester Mikael Klitgaard<br />
1. viceborgmester Peer Thisted<br />
2. viceborgmester Bendt Danielsen<br />
Byrådsmedlem Asta Skaksen<br />
Byrådsmedlem Ole Bæk Pedersen<br />
Byrådsmedlem Eskild Sloth Andersen<br />
Byrådsmedlem Allan Aagaard<br />
Side<br />
4
Administrativ Styregruppe<br />
Nedsættelse og forretningsorden m.v.<br />
1. <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund Byråd nedsætter senest den 15. november <strong>2004</strong> Administrativ<br />
Styregruppe, hvis funktion er at forestå den løbende administrative styring af forberedelsesprocessen.<br />
2. Administrative Styregruppe består af 10 medlemmer, hvoraf hver kommune udpeger 5<br />
medlemmer (kommunaldirektør, 2 repræsentanter <strong>fra</strong> Chefgruppe/Direktion, næstformand<br />
i CSU/Hovedudvalg) samt yderligere 1 personalerepræsentant.<br />
3. Administrative Styregruppe kan nedsætte én eller flere arbejds- og projektgrupper til varetagelse<br />
af bestemte udredningsopgaver, analyseprojekter eller lignende. I arbejds- og projektgrupperne<br />
skal der, så vidt muligt, være ligelig repræsentation <strong>fra</strong> <strong>Brønderslev</strong> og<br />
Dronninglund <strong>Kommune</strong>r.<br />
4. Administrative Styregruppe udarbejder indstilling til Forberedelsesudvalget om etablering<br />
af evt. nødvendig sekretariatsbistand.<br />
Opgaver<br />
Administrativ Styregruppes opgaver er:<br />
1. Implementering af informations- og kommunikationsstrategi.<br />
2. Udarbejde procesplan for 2005.<br />
3. Udarbejde forslag til procesplan for den efterfølgende periode (spec. 2006).<br />
4. Løbende projektopfølgning i forhold til procesplan.<br />
5. Sikre udarbejdelse af rekvireret materiale <strong>fra</strong> Forberedelsesudvalget, herunder etablering<br />
af relevante og nødvendige arbejds-/projektgrupper til udarbejdelse heraf.<br />
6. Sikre udarbejdelse af andet relevant materiale for forberedelsesprocessen, herunder etablering<br />
af relevante og nødvendige arbejds-/projektgrupper til udarbejdelse heraf.<br />
7. Sikre koordinering mellem de to kommuner på områder som nyanskaffelser på ITområdet,<br />
genbesættelse af stillinger ved vakance, grundsalg og lignende administrative<br />
områder.<br />
Møderne i Administrativ Styregruppe afholdes som hovedregel skiftevis i de to kommuner.<br />
Møderne i Administrativ Styregruppe ledes som hovedregel af <strong>møde</strong>stedets kommunaldirektør.<br />
Dagsorden til Administrativ Styregruppe udarbejdes af de to kommuners kommunaldirektører.<br />
Som Administrativ Styregruppe er nedsat følgende:<br />
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong><br />
Kommunaldirektør Søren Steensen<br />
Børne- og kulturchef Henning Risager<br />
Økonomichef Henrik Aarup<br />
Næstformand i CSU Lisbeth Fruensgaard<br />
Socialrådgiver Lone Frederiksen<br />
Side<br />
5
Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Kommunaldirektør Ove Thomsen<br />
Direktør for Borgerbetjening Kristian Østergaard<br />
Vicedirektør Lene D. Faber<br />
Næstformand i Hovedudvalget Kristian Kristoffersen<br />
Økonomikonsulent Anders Madsen<br />
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> varetager opgaven som sammenlægningskommunens sekretariat.<br />
Konkret vil sammenlægningssekretariatet have til opgave at forberede den politiske servicering<br />
samt servicering af Administrativ Styregruppe.<br />
Dronninglund <strong>Kommune</strong> varetager opgaven med koordination af projekter. Helt konkret vil<br />
Dronninglund <strong>Kommune</strong> være "projektleder" for de grupper, der nedsættes (sektorvis som<br />
tværfagligt).<br />
Side<br />
6
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Bilag 02/2
Udkast<br />
Svar til Indenrigs- og Sundhedsministeren vedrørende opnåelse af bæredygtighed og forslag<br />
til kommunesammenlægning<br />
Byrådene i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund kommuner har på baggrund af ”Aftale om<br />
strukturreform”, juni <strong>2004</strong> fundet det naturligt at indlede drøftelser om sammenlægning af de 2<br />
kommuner. Der har henover sensommeren og efteråret været ført intense og konstruktive<br />
forhandlinger mellem de 2 kommuner.<br />
Disse forhandlinger har resulteret i, at de 2 byråd enstemmigt har besluttet at foreslå Indenrigs- og<br />
Sundhedsministeren, at de 2 kommuner sammenlægges til een kommune med navnet <strong>Brønderslev</strong>-<br />
Dronninglund <strong>Kommune</strong>. <strong>Kommune</strong>n vil bestå af godt 35.500 indbyggere, hvoraf ca. 20.150<br />
kommer <strong>fra</strong> <strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong>, og ca. 15.400 kommer <strong>fra</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong>.<br />
<strong>Kommune</strong>ns samlede areal bliver 633 km².<br />
Byrådene finder størrelsen af den nye kommune optimal i forhold til den bæredygtighed, der<br />
forventes nødvendig for at løfte de nuværende kommunale opgaver, samt de opgaver der overflyttes<br />
til kommunalt regi, som følge af strukturreformen. Denne bæredygtighed vil yderligere understøttes<br />
af byrådenes intention om, at den nye kommunes styring skal bygge på nærdemokrati med udstrakt<br />
grad af decentralisering af kompetence, og derfor består det nye byråd af 29 medlemmer.<br />
Det er dog uhyre vigtigt for byrådene at understrege, at forudsætningen for den fremtidige<br />
bæredygtighed for kommunen er, at der sker ændringer i den nuværende tilskuds- og<br />
udligningsordning, således der bliver lige muligheder for alle kommuner for at løse de pålagte<br />
opgaver. Der tænkes her specielt på det sociale område, hvor udgifterne - inkl. konjunkturafhængige<br />
udgifter - i vores del af landet som følge af manglende kompensation belaster kommunaløkonomien<br />
i en sådan grad, at der må ske reduktion af udgifterne på de kommunale kerneydelser. Dette er klart<br />
utilfredsstillende. Det kan oplyses at begge kommuners udskrivningsgrundlag i 2003 udgjorde ca.<br />
102.000 pr. indbygger, hvilket såvel er under landsgennemsnittet (ca. 121.000) som under<br />
amtsgennemsnittet (ca. 117.500)<br />
Som grundlag for sammenlægningen er der underskrevet et sæt vilkår og aftaler som beskriver<br />
organiseringen og spilleregler for processen, samt vision og idegrundlag for den nye kommune.<br />
Disse vedlægges i kopi.<br />
Byrådene har i forbindelse med beslutning om sammenlægning begge udtalt, at sammenlægningen<br />
er åben overfor sammenlægning med andre kommuner eller dele af kommuner, såfremt der<br />
fremkommer ønsker herom.<br />
Byrådene gør opmærksomme på, at de ekstra engangsudgifter, som kommunerne påføres ved gennemførelse<br />
af strukturreformen, forventes at blive neutraliseret ved tilskud <strong>fra</strong> statens side.<br />
Endelig vil byrådene anmode om, at Indenrigs- og sundhedsministeren fastsætter den endelige<br />
kommunale inddeling inden udgangen af 1. kvartal 2005, således det omfattende<br />
forberedelsesarbejde kan igangsættes snarest.
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Bilag 03/3
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Projektgrupper i forbindelse med kommunesammenlægning<br />
og overførelse af amtsopgaver<br />
Generelt<br />
Denne oversigt er en foreløbig oversigt over, hvilke projektgrupper, der, på<br />
nuværende tidspunkt, forventes nødvendigt at nedsætte i forbindelse med<br />
sammenlægning og integration af opgaver. Der vil være tale om en fleksibel<br />
oversigt, der henover forberedelsestiden vil kunne blive udbygget med nye<br />
opgaveområder, og hvor større projekter kan blive opdelt i flere<br />
underprojekter. Ved nogle af projekterne er der i stikordsform angivet<br />
opgaveområder, men det er vigtigt at understrege at der ikke er tale om en<br />
fuldstændig kortlægning. Dette vil blive udarbejdet i forbindelse med<br />
kommissorium for de enkelte projektgrupper (Se ”Vejledning til brug af<br />
skemaer i forbindelse med projektarbejde”)<br />
Alle projektgrupper skal udarbejde forslag til kommissorium som skal<br />
godkendes af den administrative styregruppe.<br />
Kommissorium skal som minimum indeholde<br />
• Opgavebeskrivelse, herunder resultatmål for opgaven<br />
• Tidsplan for projektet (inkl. milepæle)<br />
• Organisering af projektet<br />
• Ressourcebehov (økonomi og personale)<br />
Hvor amtslige eller andre instansers opgaver integreres skal projektgruppen<br />
omfatte medarbejdere og ledere <strong>fra</strong> disse på et passende tidspunkt i forløbet<br />
Tværgående opgaver<br />
Som fællesopgave for Administrativ Styregruppe, Forberedelsesudvalg og<br />
byrådene er det nødvendigt at få drøftet, hvilke overordnede politiske<br />
principper der skal være gældende for<br />
• Vision for og udvikling af kommunen<br />
• Politisk struktur<br />
• Administrativ struktur og model<br />
Formandskabet anbefaler, at der afholdes seminar herom i marts måned 2005,<br />
hvorefter der skal arbejdes videre med følgende 3 projekter i regi af<br />
Administrativ Styregruppe:<br />
Projektgrupper 1
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Visionsudvikling<br />
• Udvikling og konkretisering af visionerne vedrørende<br />
o Bosætning<br />
o Erhvervs- og kompetenceudvikling<br />
o Turisme<br />
• Strukturen for erhvervs- og turismeserviceringen<br />
Politisk struktur<br />
• Styrelsesvedtægt<br />
• Forretningsorden<br />
• Samarbejdsaftaler<br />
• §60 selskaber<br />
Administrativ og driftsstruktur<br />
• Modeller for organisering<br />
• Styringsredskaber og metoder<br />
• Integration og organisering af amtslige opgaveområder<br />
• Fælles servicestrategi<br />
• Placering af de administrative enheder<br />
Projekter der igangsættes på baggrund af beslutninger i den Administrative<br />
Styregruppe<br />
Tværgående<br />
Kommunikation og information<br />
• Fastlæggelse af informations- og kommunikationsstrategi<br />
• Forestå informations- og kommunikationstiltag<br />
IT<br />
• In<strong>fra</strong>struktur kortlægning samt forslag til fælles struktur<br />
• Office-systemer<br />
• Generelt kortlægning af fag-systemer . (den mere specifikke kortlægning<br />
af og forslag til brugen af systemerne skal gennemføres af fag<br />
superbrugerne)<br />
• Organisering af området<br />
Personale- og løn<br />
• Fælles personalepolitik<br />
• Fælles lønpolitik<br />
Projektgrupper 2
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
• Samkøring af lønsystemer<br />
• Samarbejds- og sikkerhedsudvalgsstruktur<br />
• Forslag til organisering af området<br />
Økonomistyring<br />
• Fælles kontoplan<br />
• Kasse- og regnskabsregulativ m.v.<br />
• Revision<br />
• Forslag til budgetlægnings- og -opfølgningsprocedure<br />
• Finanspolitik<br />
• Samkøring af økonomisystemer<br />
• Opkrævningsområdet<br />
• Organisering af området<br />
Rådhusfunktioner<br />
Servicecentre<br />
• Hvilke serviceydelser?<br />
• Hvor skal de placeres, evt. samarbejde med bibliotekssystemet<br />
• Hvilke serviceydelser <strong>fra</strong> øvrige offentlige instanser?<br />
• Organisering af området<br />
Sektor projekter<br />
Skoler/undervisning<br />
• Folkeskoler<br />
• Ungdomsskoler<br />
• Specialskoler (amtslige)<br />
• Specialundervisning (inkl. 20.2)<br />
• PPR<br />
Børnepasning<br />
• Dagpleje<br />
• Vuggestuer<br />
• Børnehaver<br />
• SFO<br />
• Integrerede institutioner/Landsby ordninger<br />
• Specialbørnehaver (amtslige)<br />
Udsatte børn og unge/familie området<br />
• Integration af amtslige serviceydelser/tilbud<br />
• Tværgående distriktsteam<br />
• Styringsmetoder<br />
Projektgrupper 3
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Ældreområdet<br />
• Visitation<br />
• Hjælpemidler<br />
• Madlavning<br />
• Frit valg<br />
• Genoptræning (amtslige opgaver)<br />
• Forebyggelse (amtslige opgaver)<br />
• Styresystem<br />
• Vagtplanlægning<br />
• Snitflade til sundheds/handicapområdet<br />
Sundhedsområdet<br />
• Skolelæge<br />
• Sundhedspleje<br />
• Tandpleje<br />
• Sund By<br />
• Snitflader til Ældre/handicapområdet<br />
Handicapområdet<br />
• Bofællesskaber<br />
• Integration af amtslige institutioner/serviceydelser<br />
• Snitfalder<br />
Psykiatriområdet<br />
• Integration af amtslige opgaver og institutioner<br />
• Væresteder/støttecentre<br />
• Botilbud<br />
Beskæftigelses – og arbejdsmarkedsområdet<br />
• Job-/arbejdsmarkedscenter (samspil med AF)<br />
• Sygedagpenge<br />
• Aktivering<br />
• Revalidering<br />
• Beskyttede jobs<br />
• Kontanthjælp<br />
• Flygtninge<br />
Voksen/familie området i øvrigt<br />
Projektgrupper 4
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Kultur og fritid<br />
• Folkeoplysning<br />
• Musikskoler<br />
• Bibliotek<br />
• Haller<br />
• Integration af amtslige tilbud<br />
Planlægning, Byggeri og Miljø<br />
• Integration af amtslige opgaver<br />
• Miljøcentrene (§60)<br />
• Kommunal bygningsvedligeholdelse<br />
• <strong>Kommune</strong>planer<br />
• Erhvervs- og boligbyggeri<br />
Forsyningsvirksomheder<br />
• Vand<br />
• Kloak<br />
• Varme<br />
• § 60 selskaber<br />
Drift og anlæg<br />
• Overførelse af amtslige veje og opgaver<br />
• Naturpleje<br />
• Grønne områder<br />
• Vintervedligeholdelse<br />
• Materielgårde/værksteder<br />
Beredskab<br />
Projektgrupper 5
<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong><br />
Vejledning til brug af skemaer i forbindelse projektarbejde.<br />
Der er udarbejdet 3 skemaer:<br />
Dato: 3. <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
A. Beskrivelse af status for opgaveløsningen i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong>r.<br />
B. Kommissorium for arbejdsgruppens analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning.<br />
C. Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organisering.<br />
Ad A) Beskrivelse af status for opgaveløsningen i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong>r<br />
På dette skema beskrives status for opgaveløsningen i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
med angivelse af forskelle i opgaveløsningen. På områder hvor der overføres opgaver <strong>fra</strong> amtet til<br />
kommunen medtages disse.<br />
Ved beskrivelse af den administrative organisation angives antallet af medarbejdere, stillingsbetegnelse,<br />
beskæftigelsesgrad og opgaver.<br />
Ved beskrivelsen af kommunens serviceområder laves en kort beskrivelse af kommunens tilbud,<br />
nøgletal (antallet af ansatte, antallet af brugere, budget 2005 angivet brutto og netto, evt.<br />
brugerbetaling, udviklingen i antallet af indbyggere for området <strong>fra</strong> <strong>2004</strong> til 2010).<br />
Beskrivelserne laves på lederniveau i de to kommuner. Herefter <strong>møde</strong>s lederne og drøfter og beskriver<br />
forskelle i opgaveløsningen.<br />
Beskrivelserne skal afleveres inden 1. februar 2005.<br />
Ad B) Kommissorium for arbejdsgruppens analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning.<br />
Der nedsættes arbejdsgrupper med repræsentanter <strong>fra</strong> begge kommuner og evt. amtet. Den administrative<br />
styregruppe udpeger deltagerne til arbejdsgrupperne og projektleder for hver arbejdsgruppe.<br />
Arbejdsgruppen udarbejder et kommissorium for deres arbejde med beskrivelsen af den fremtidige<br />
opgaveløsning. Kommissoriet skal afleveres og godkendes af den administrative styregruppe inden<br />
analysearbejdet igangsættes.
<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong><br />
Kommissoriet skal som minimum indeholde:<br />
• Opgavebeskrivelse, herunder resultatmål for opgaven<br />
• Tidsplan for projektet (incl. Milepæle)<br />
• Organisering af projektet.<br />
• Ressourcebehov (økonomi og personale)<br />
Ad C) Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organisering.<br />
Arbejdsgruppen beskriver den fremtidige opgaveløsning og kommer med forslag til organisering.<br />
Der udarbejdes gerne flere forslag. De økonomiske konsekvenser/personalemæssige konsekvenser<br />
af forslag til den fremtidige opgaveløsning skal angives.<br />
Der gøres opmærksom på evt. høringskrav til f.eks. eksterne parter m.fl.<br />
Beskrivelserne vedrørende den administrative opgaveløsning (Rådhuset) skal afleveres til den Administrative<br />
Styregruppe inden 1. maj 2005. Der gives en kort midtvejsevaluering på arbejdet i arbejdsgrupperne<br />
inden Påske.<br />
Beskrivelserne vedrørende kommunens serviceområder skal afleveres til den Administrative Styregruppe<br />
inden 1. juni 2005. Der gives en kort midtvejsevaluering på arbejdet i arbejdsgrupperne inden<br />
Påske.
<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong><br />
Dato: _________________________<br />
A. Beskrivelse af status for opgaveløsningen i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong>r.<br />
Projektnr.<br />
Projekttitel<br />
Deltagere<br />
Status <strong>Brønderslev</strong><br />
Status Dronninglund<br />
Forskelle<br />
Nye opgaver <strong>fra</strong> amtet
<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong><br />
Dato: _________________________<br />
B. Kommissorium for analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning.<br />
Projektnr.<br />
Projekttitel<br />
Deltagere<br />
Opgavebeskrivelse,<br />
herunder resultatmål<br />
Tidsplan for projektet<br />
(incl. Milepæle).<br />
Organisering af<br />
projektet<br />
Ressourcebehov<br />
(Økonomi og personale)
<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong><br />
C. Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organistering.<br />
Projektnr.<br />
Projekttitel<br />
Deltagere<br />
Beskrivelse af den<br />
fremtidige opgaveløsning<br />
og forslag til<br />
organisering<br />
Økonomi / personale<br />
Høring<br />
Øvrige forhold<br />
Dato: _________________________
<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong><br />
Dato: _________________________<br />
A. Beskrivelse af status for opgaveløsningen i <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong>r.<br />
Projektnr.<br />
Projekttitel<br />
Deltagere<br />
Status <strong>Brønderslev</strong><br />
Status Dronninglund<br />
Fra <strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong>:<br />
Fra Dronninglund <strong>Kommune</strong>: Lene D. Faber<br />
Personaleafdelingen varetager opgaver omkring løn- og<br />
personaleadministration, personaleudvikling og sikkerheds- og<br />
arbejdsmiljø.<br />
Der er ansat følgende personale:<br />
a) 1 Personaleudviklingskonsulent<br />
b) 5 Personalekonsulenter<br />
c) 1 Sikkerheds- / arbejdsmiljømedarbejder<br />
Personaleudviklingskonsulenten varetager de koordinerende funktioner<br />
omkring kommunens med-struktur, uddannelse, lederudvikling og<br />
personaleudvikling, personalepolitik.<br />
De forskellige overenskomster er fordelt på de 5 personalekonsulenter,<br />
der inden for eget overenskomstområde forestår både løn- og<br />
personaleadministration.<br />
Dronninglund <strong>Kommune</strong> har decentraliseret flere administrative
Forskelle<br />
<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong><br />
opgaver til virksomhederne:<br />
- Forhandling af ny løn<br />
- Indberetning til web-<strong>fra</strong>vær<br />
- Indberetning af ferie- og feriefridage<br />
- Indberetning af særydelser, ekstratimer og befordring til<br />
månedslønnede<br />
Personalekonsulenterne giver råd og vejledning til virksomhederne.<br />
Følgende opgaver varetages centralt i personaleafdelingen: Udstedelse<br />
af alle ansættelsesbreve / afskedigelsesbreve, indberetning af stamdata<br />
samt indberetning af timelønnede, udfyldelse af dp-skemaer,<br />
afstemning af diverse mellemregningskonti, bogføring af løn,<br />
udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste og familiepleje.<br />
Det er tanken, at så mange oplysninger som muligt overføres <strong>fra</strong><br />
virksomhedernes administrationssystemer – eksempelvis: Matrix,<br />
TR2000. Der arbejdes på indkøb af ressourcestyringssystem til det<br />
tekniske område og Zealand Care til Ældreområdet.<br />
Dronninglund <strong>Kommune</strong> anvender KMD’s lønsystem
FORSLAG<br />
<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong><br />
Dato: _________________________<br />
B. Kommissorium for analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning.<br />
Projektnr.<br />
Projekttitel<br />
Deltagere<br />
Opgavebeskrivelse,<br />
herunder resultatmål<br />
X<br />
Dagtilbud til 0-2 årige<br />
Fra <strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong>:<br />
Fra Dronninglund <strong>Kommune</strong>:<br />
a) Dagplejen<br />
1. Tilsynet, organisering, opgaver<br />
2. Administrativt personale, organisering, opgaver<br />
3. Dagplejere, godkendelse, dagplejehjemmet (herunder<br />
arbejdsstedets indretning)<br />
4. Gæstepleje<br />
5. Personaleforhold (ferie, kurser, Med-udvalg mv.)<br />
6. Kostpolitik<br />
7. Læreplaner<br />
8. Legestuer<br />
<strong>9.</strong> Overgang <strong>fra</strong> dagpleje til børnehave<br />
10. Information til forældre<br />
11. Forældrebestyrelse<br />
b) Tilskud til privat børnepasning<br />
1. Udarbejdelse af forslag til regler herfor (godkendelse, tilsyn,<br />
tilskud).<br />
c) Forslag til alternative tilbud til de 0-2 årige<br />
1. Stor-dagpleje<br />
2. Vuggestuer<br />
3. Integrerede institutioner<br />
4. Alternative ledelsesstrukturer.
Tidsplan for projektet<br />
(incl. Milepæle).<br />
Organisering af<br />
projektet<br />
Ressourcebehov<br />
(Økonomi og personale)<br />
<strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong><br />
Der inddrages ledere, tilsynsførende, dagplejere og evt. forældre ad<br />
hoc.<br />
- Pædagogisk og administrativt personale<br />
- Driftsbudget<br />
- Lokaler
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Bilag 04/4
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
FORSLAG<br />
Dato 25.11.<strong>2004</strong><br />
Sagsbeh. MKJ/EL/KB/MBJ<br />
Kommunikationsstrategi for sammenlægning af <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong>r<br />
Baggrund/beskrivelse<br />
15. november <strong>2004</strong> skrev <strong>Brønderslev</strong> og Dronninglund <strong>Kommune</strong>rs Byråd under på fusionen<br />
mellem de to kommuner. Samme dato er der nedsat hhv. Forberedelsesudvalg og<br />
Administrativ Styregruppe. Sidstnævnte vil efterfølgende nedsætte en række tværgående<br />
og sektorspecifikke arbejdsgrupper.<br />
Meget tyder på, at kommunikationsopgaven såvel internt i de to organisationer samt over<br />
for de to nuværende kommuners borgere, bliver af en ganske omfattende karakter. Det vil<br />
derfor være nødvendigt, at denne opgave prioriteres højt såvel i Administrativ Styregruppe<br />
som i Forberedelsesudvalget.<br />
Følgende indeholder forslag til processen for resten af 2005. Forslaget er udarbejdet af<br />
den foreløbigt nedsatte kommunikationsgruppe bestående af Else Larsen og Karsten Bach<br />
<strong>fra</strong> Dronninglund og Mona Jensen og Mette Krogh <strong>fra</strong> <strong>Brønderslev</strong>. Det vil derefter blive<br />
den nedsatte Kommunikationsgruppes ansvar at få lagt en egentlig strategi. Der er også<br />
beskrevet, hvilke værdier og principper strategien skal bygge på samt overvejelser omkring<br />
målgrupper.<br />
Nedsættelse af Kommunikationsgruppe<br />
Administrativ Styregruppe nedsætter senest 1. <strong>december</strong> en kommunikationsgruppe med<br />
projektleder, der med reference til Administrativ Styregruppe har ansvaret for kommunikationsprocessen<br />
frem til 1. januar 2006, hvor Sammenlægningsudvalget træder sammen.<br />
Kommunikationsgruppen består af 4 repræsentanter - 2 <strong>fra</strong> hver kommune. Gruppen kan<br />
igennem arbejdet vælge på ad hoc-basis at inddrage nye medlemmer i gruppens arbejde.<br />
Gruppen skal senest 15. januar have udformet endelig forslag til kommunikationsstrategi<br />
for processen samt kommissorium for gruppens arbejde og aktiviteter. Kommunikationsstrategien<br />
skal være opdelt i henholdsvis en ekstern del (borgerrettet) og intern del (overfor<br />
ansatte og politikere) del. Dette skal godkendes af Administrativ Styregruppe og Forberedelsesudvalget.<br />
Side 1/4
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Projektleder<br />
Administrativ Styregruppe udpeger en projektleder til Kommunikationsgruppen. Denne har<br />
det overordnede ansvar for gruppens arbejde og en løbende tæt kontakt til Administrativ<br />
Styregruppe. Projektlederen deltager i styregruppens <strong>møde</strong>r, når kommunikation er på<br />
dagsordenen.<br />
Værdier<br />
Sammenlægningskommunikationen bygger i høj grad på de 8 bud, som er de overordnede<br />
spilleregler for al forberedelsesarbejde til sammenlægningen:<br />
1. Fusionsproces mellem ligeværdige partnere<br />
2. Åbenhed som middel mod myter og rygter<br />
3. Dialog er vejen til fælles forståelse<br />
4. Tryghed og overblik skabes gennem højt informationsniveau<br />
5. Fælles og koordinerede udmeldinger hindrer misforståelser<br />
6. Overholdelse af aftaler holder sammen på fællesskabet<br />
7. Helhedens og fællesskabets interesser understøttes<br />
8. Berørte parter skal altid inddrages i arbejdet.<br />
De overordnede 8 bud danner baggrund for følgende leveregler for kommunikationen i<br />
sammenlægningsprocessen:<br />
• Kommunikation frem for information<br />
- Selvom det vil være nødvendigt at informere meget i processen, og denne<br />
aktivitet ofte vil være envejs, er det kommunikation og dialog, der er i højsædet.<br />
Der skal derfor etableres muligheder for, at såvel medarbejdere som borgere<br />
kan kommunikere med beslutningstagerne i processen.<br />
• Åbenhed om såvel succeser som problemer er kerneværdien i processen over for<br />
både ansatte og borgere<br />
- Kun ved at være åbne - ikke mindst på de interne linier - kan vi sikre ejerskab,<br />
troværdighed og tryghed<br />
• Al kommunikation tager udgangspunkt i modtageren<br />
- Der vil i processen være en række forskellige målgrupper, som skal tilgodeses<br />
med differentieret kommunikation<br />
• Kommunikation - om hvad og til hvem - er en fast og naturlig del i alle processens<br />
aktiviteter og beslutninger<br />
- I alle udvalg og arbejdsgrupper skal det overvejes, hvad der efterfølgende<br />
skal kommunikeres - hvordan og til hvem<br />
• Al intern kommunikation er samtidig, koordineret og ens<br />
- Alle berørte interessenter skal have den samme information og på samme<br />
tidspunkt for at undgå mytedannelser og følelsen af forfordeling<br />
• Bevidsthed og enighed om medievalg og kommunikationsform<br />
- Vi skal tænke kreativt i vores formidling og gerne prøve nye medier og måder<br />
• Kommunikation kræver kompetence<br />
- Alle med ansvar for kommunikation til andre skal være klædt på til opgaven<br />
Side 2/4
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Modtagerdifferentieret kommunikation<br />
Kommunikationsarbejdet vil foregå på 2 linier - intern og ekstern. Sidstnævnte er borgere,<br />
erhvervsliv og øvrige samarbejdspartnere. Der er allerede nu etableret en fælles hjemmeside<br />
www.broenderslev-dronninglund.dk og fællesannoncer indrykkes i de to kommuners<br />
lokalaviser. Senere i processen ved evt. borger<strong>møde</strong>r vil også oplæggene skulle koordineres<br />
etc.<br />
Den interne del af kommunikation vil være opdelt i<br />
• en generel information om processen - herunder ikke mindst beslutninger i Forberedelsesudvalget<br />
og styregruppen.<br />
• En mere sektoropdelt information inden for områder som skole, børnepasning, ældreområde,<br />
vejområde etc. Her skal vægten lægges på, hvad der specifikt sker inden<br />
for disse områder.<br />
Man kan etablere et fælles intranet, som samler den interne information. Der kan udarbejdes<br />
fælles nyhedsbreve, som udkommer 6 gange årligt. En kommunikationskuffert med<br />
ens materiale til oplæg i de to organisationer kunne også være en idé.<br />
Tiltag i <strong>2004</strong><br />
Fælles hjemmeside<br />
Den fælles hjemmeside vil sikre, at borgerne får samme information samt at der er minimum<br />
af koordinationsarbejde. Hjemmesiden vil løbende blive udbygget, efterhånden som<br />
sammenlægningsarbejdet går i gang. Det bør også overvejes, om der skal være et debatforum<br />
til borgerne.<br />
Ansvarlig for produktion (design) og vedligeholdelse af hjemmesiden er Karsten Bach,<br />
web-master i Dronninglund,<br />
Påbegyndelse af fælles intranet<br />
For at kunne sikre en koordineret, samtidig og fælles kommunikation er det vigtigt, at der<br />
snarest etableres et fælles intranet eller andet fælles kommunikationsmedie.<br />
Ansvarlig for arbejdet er Karsten Bach, web-master i Dronninglund med mulighed for at<br />
inddrage ad hoc assistance.<br />
Fælles presseaktiviteter<br />
Op til d. 15. november har der været udarbejdet fælles pressemeddelelser, og dette vil også<br />
være nødvendigt i forbindelse med det fælles svar til Indenrigsministeriet.<br />
Ansvarlig for pressekontakt er Mette Krogh, kommunikationskonsulent i <strong>Brønderslev</strong> i<br />
samarbejde med de to kommunaldirektører og de to borgmestre.<br />
Første <strong>møde</strong> i kommunikationsgruppen<br />
Kommunikationsgruppen skal holde et første 'goddag'-<strong>møde</strong> i <strong>december</strong> <strong>2004</strong>. Her skal<br />
bl.a. kommissorium udarbejdes.<br />
Side 3/4
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Ansvarlig for dagsorden, indhold af og oplæg på <strong>møde</strong>t samt selve <strong>møde</strong>ts afholdelse er<br />
Mette Krogh, kommunikationskonsulent i <strong>Brønderslev</strong>.<br />
Fællesannonce i de to lokalaviser<br />
Som optakt til arbejdet i 2005 indrykkes en stor fællesannonce i de to kommuners lokalaviser<br />
med information om proces, visioner, forløb, tidsplan, etc. Annoncen bliver først indrykket<br />
i januar 2005.<br />
Ansvarlig for koordinering af og indhold til fællesannonce er Mona Jensen, Borgmesterkontoret<br />
i <strong>Brønderslev</strong> og Else Larsen, Borgmesterkontoret i Dronninglund i samarbejde<br />
med Mette Krogh samt de to kommunaldirektører og borgmestre.<br />
Deltagelse i <strong>møde</strong>r i <strong>2004</strong><br />
Af hensyn til at sikre et højt og professionelt niveau i det indledende kommunikationsarbejde<br />
bør mindst 2 (1 <strong>fra</strong> hver kommune) af de 4 ovennævnte deltage ved alle fælles<strong>møde</strong>r/arrangementer.<br />
Side 4/4
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Bilag 05/5
Borgmestrene i de nordjyske kommuner<br />
<strong>Kommune</strong>foreningen i Nordjyllands Amt<br />
Amtsgården<br />
Niels Bohrs Vej 30<br />
Postboks 8300 • 9220 Aalborg Øst<br />
Telefon 96 35 10 00 • Telefax 9815 20 09<br />
Løn- og personalekontoret<br />
Telefax: 9815 7618<br />
E-mail: nja@nja.dk<br />
Journal nr.: 1-16-0-0004-04<br />
Den: 17. november <strong>2004</strong><br />
Det nye kommunale landkort er ved at være på plads i Nordjylland. Dermed er der - uagtet at<br />
lovgivningen endnu ikke er helt på plads - skabt et tilstrækkeligt organisatorisk grundlag for det videre<br />
arbejde med strukturreformen.<br />
Det er mellem <strong>Kommune</strong>foreningen og Nordjyllands Amt besluttet at etablere en platform for dialog<br />
omkring konsekvenserne af strukturreformen. Platformen er centreret omkring henholdsvis en politisk<br />
og administrativ styregruppe. Arbejdet i disse styregrupper forventes påbegyndt snarest.<br />
Af hensyn til den personalepolitiske proces ønsker Nordjyllands Amt imidlertid at gå et skridt videre,<br />
og parallelt med arbejdet i regi af <strong>Kommune</strong>foreningen, at indgå i en tættere, direkte dialog med de<br />
nye kommuner, der tegner sig på det kommunale landkort.<br />
Målet for Nordjyllands Amt er, at sikre den mest hensigtsmæssige og smidige proces ved<br />
overdragelsen af medarbejdere <strong>fra</strong> Nordjyllands Amt til de nye kommuner. En sådan proces kan bedst<br />
sikres ved samarbejde, ligeværdighed og medarbejderinddragelse. I den forbindelse er Nordjyllands<br />
Amt allerede nu indstillet på at indgå aftaler om fælles ansættelsesområder.<br />
På den baggrund foreslår Nordjyllands Amt, at amtet indtræder i de fora, bestående af ledelses- og<br />
medarbejderrepræsentanter, der på nuværende tidspunkt måtte være etableret i de nye<br />
kommunekonstellationer. Fra Nordjyllands Amt vil vi gerne byde ind med såvel ledelses- som<br />
medarbejderrepræsentanter. Vi forestiller os, at disse dialogfora skal fungere i 2005 indtil de nye,<br />
formelle organisatoriske enheder og MED-systemer etableres i 2006. I de nye MED-systemer vil<br />
Nordjyllands Amt alene være repræsenteret på medarbejdersiden.<br />
Vi håber, at vi med dette initiativ kan skabe endnu en fornuftig platform for dialog om vores<br />
medarbejderes fælles, fremtidige arbejdspladser. Da der er mange opgaver at tage fat på og dialogen<br />
mellem amtet og kommunerne bør igangsættes snarest, ser vi frem til en hurtig tilbagemelding på<br />
denne henvendelse.
Denne henvendelse er fremsendt til samtlige kommuner og <strong>Kommune</strong>foreningen i Nordjyllands Amt.<br />
Yderligere spørgsmål bedes rettet til Personalechef Jacob Jacobsen (9635 1030 / amt.jja@nja.dk) eller<br />
Amtsdirektør Per Okkels (9635 1101 / amt.pok@nja.dk).<br />
Med venlig hilsen<br />
Orla Hav Per Okkels<br />
Amtsborgmester Amtsdirektør<br />
2
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Bilag 07/7
Forberedelsesudvalget, <strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong><br />
<strong>Brønderslev</strong> <strong>Kommune</strong> Dronninglund <strong>Kommune</strong><br />
Bilag 08/8
<strong>Kommune</strong>sammenlægning <strong>Brønderslev</strong>-Dronninglund<br />
<strong>Kommune</strong>r<br />
FORSLAG<br />
MØDEPLAN 2005<br />
Byrådene<br />
Torsdag den 31. marts 2005 <strong>fra</strong> kl. <strong>9.</strong>00 til fredag den 1. april 2005 kl. 14.00 afholdes seminar vedrørende:<br />
Øvrige <strong>møde</strong>r<br />
• Politisk organisation<br />
• Administrativ organisation<br />
• Administrationsplan<br />
• Udvikling (bosætning, erhverv og turisme)<br />
Torsdag den 28. april 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />
Mandag den 20. juni 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />
Mandag den 05. september 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />
Mandag den 31. oktober 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />
Forberedelsesudvalgene<br />
Torsdag den 0<strong>9.</strong> <strong>december</strong> <strong>2004</strong> kl. 16.00 - kl. 18.00<br />
Mandag den 31. januar 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />
Tirsdag den 2<strong>9.</strong> marts 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />
Mandag den 13. juni 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />
Mandag den 22. august 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />
Mandag den 24. oktober 2005 kl. 16.00 - kl. 18.00<br />
Administrativ Styregruppe<br />
Møder mandage kl. <strong>9.</strong>00 efter aftale (<strong>møde</strong>t forventes at vare ca. 2 timer).<br />
Side 1/1