Rekruttering og ansættelse - Dansk Erhverv

danskerhverv.dk

Rekruttering og ansættelse - Dansk Erhverv

Rekruttering og ansættelse

HR-værktøjer


Rekruttering og ansættelse

Hver gang en virksomhed ansætter en ny medarbejder,

er det forbundet med både økonomiske - og ressourcemæssige

omkostninger. Derfor er det af afgørende

betydning at fi nde den helt rette person, der passer ind

i virksomheden og kan løse de påkrævede arbejdsopgaver.

At fi nde den rette person til en ledig stilling defi nerer en

række opgaver. Først skal stillingen slås op det rigtige

sted. Dernæst udvælges de bedste ansøgere og indkaldes

til samtale. Ansøgernes kvalifi kationer vurderes

efterfølgende gennem ansættelsessamtaler, og når medarbejderen

endelig er ansat, skal han eller hun introduceres

til sin nye arbejdsplads.

Gode råd

For at give inspiration og vejledning i processen har

Dansk Erhverv udarbejdet dette værktøj, der indeholder

en række gode råd, når der skal rekrutteres og ansættes

en ny medarbejder.

Formålet med værktøjet er at give dig:

• Rådgivning til at komme igennem de forskellige

faser i ansættelsesforløbet

• Opmærksomhed på de hyppigst forekommende

faldgruber

• Konkrete eksempler på, hvad du med fordel

kan gøre

• Juridiske opmærksomhedspunkter før, under

og efter ansættelsessamtalen

Værktøjet sætter fokus på hele ansættelsesprocessen

lige fra jobbeskrivelsen, over ansættelsessamtalen til

prøvetidssamtalen. Værktøjet kan derfor betragtes som

en helhed og anvendes under hele ansættelsesforløbet,

eller værktøjets enkelte faser kan bruges som inspiration

og supplement til virksomhedens nuværende ansættelsesproces.

2

Jobbeskrivelse og stillingsopslag

Når en stilling bliver ledig, er der muligheder for at:

• Flytte en anden medarbejder til den ledige stilling

• Ændre på arbejdsgange og rutiner, evt. nedlægge

stillingen

• Opslå stillingen med samme arbejdsopgaver/tilpassede

arbejdsopgaver

Uanset hvilken løsning virksomheden vælger, er det en

god idé at få overblik over, hvilke arbejdsopgaver der

skal løses. Til dette formål udarbejdes en jobbeskrivelse.

En jobbeskrivelse har som formål, at:

• Give overblik over, hvem der laver hvad

• Sikre, at alle arbejdsopgaver bliver udført

• Sikre, at ingen arbejdsopgaver udføres mere en én

gang

• Give den enkelte medarbejder indsigt i jobbets indhold

Jobbeskrivelsen bør indeholde de krav, virksomheden

stiller til den pågældende medarbejders kvalifi kationer.

Det er en fordel, hvis kvalifi kationerne bliver opdelt i

hvilke, der anses som:

• Afgørende

• Væsentlige

• Ønskelige

Hermed opnås en større indsigt i, hvilke kvalifi kationer

der som minimum skal være opfyldt, når stillingen skal

genbesættes. Se værktøj til udarbejdelse af stillingsbeskrivelse

i bilag 1.

Gode råd:

• Revidér jævnligt jobbeskrivelsen, fx i forbindelse

med medarbejdersamtalen

• Inddrag de medarbejdere, der skal arbejde tæt

med den nye medarbejder, når jobbeskrivelsen

skal udarbejdes


Stillingsopslag

Stillingsopslaget udarbejdes ud fra jobbeskrivelsen.

Det skal også fremgå, hvem virksomheden er, hvor den

ligger og hvad den tilbyder, samt link til virksomhedens

hjemmeside for yderligere information.

Et stillingsopslag har fl ere formål:

• Opslaget bliver set og læst af potentielle kandidater

• Der kommer ansøgninger fra egnede kandidater

• Virksomheden bliver profi leret

Gode råd:

Der er fl ere forskellige måder at annoncere efter

nye medarbejdere på:

• Uopfordrede ansøgninger modtaget indenfor

de sidste måneder eller et år, såfremt kandidaten

har givet tilsagn, og som man løbende har

sørget for at vedligeholde

• Stillingsannonce i dagblade og tidsskrifter

• Jobdatabaser

• Arbejdsformidlingen

Rekrutteringsfi rma

• Vikarbureau

• Annoncering på virksomhedens hjemmeside

• Alternative sider til jobsider på internettet

• Annoncering i egen virksomhed, hvor kunderne

kommer

Udvælgelse af kandidater

Når stillingen bliver slået op, vil virksomheden modtage

telefoniske henvendelser og ansøgninger. I den forbindelse

bør virksomheden nøje overveje, hvilke informationer

der gives over telefonen. Visse informationer kan

bruges af konkurrenterne.

Ansøgerne kan sorteres ud fra tre kategorier:

• Stor • Nogen • Ingen

• interesse interesse interesse

Husk at give alle svar forholdsvis hurtigt. Det giver et

godt indtryk af virksomheden. Evt. kan der sendes et

standardafslag til de ansøgere, der ikke har interesse.

Indkald dernæst de ansøgere til samtale, der bedst matcher

virksomhedens forventninger, ønsker og krav.

3

Gode råd:

• Prioritér tid til telefoniske henvendelser

• Lad fl ere medarbejdere læse ansøgningerne

• Gem kvalifi cerede ansøgninger til fremtidige

stillinger

• Vær forberedt på at give feedback til de ansøgere,

der ønsker det

Ansættelsessamtalen

Det er vigtigt at forberede sig på ansættelsessamtalen.

Det gælder også forberedelsen af de involverede medarbejdere

og de fysiske rammer omkring samtalen.

Før samtalen:

• Informér alle involverede medarbejdere om, hvad der

skal ske, hvem der kommer osv.

• Læg en tidsplan. Der må gerne være lidt luft mellem

samtalerne, så to ansøgere ikke møder hinanden i

døren

• De fysiske rammer (lokale, kaffe osv.) skal være i

orden

• Læg en plan/disposition for samtalen

• Planlæg ikke for mange samtaler på samme dag

Ved at tage udgangspunkt i den samme disposition for

alle samtaler, bliver det lettere at sammenligne ansøgerne

bagefter. Se disposition til brug ved ansættelsessamtalen

i bilag 2.

Gode råd:

• Lad ansøgeren tale med fl ere forskellige medarbejdere

på arbejdspladsen

• Overvej at anvende test

• Benyt evt. værktøjet De Konstruktive Samtaler

• Lav en rollefordeling, hvis der er fl ere, der

deltager i interviewet

• Gå ikke i panik, hvis du ikke har fundet den rigtige

kandidat i første omgang. Fejlrekruttering

kan blive meget dyrt, hvis du vælger at ansætte

den forkerte.

Tips under samtalen:

• Lyt mere, end du taler

• Få ansøgeren til at føle sig veltilpas

• Tag ikke stilling for hurtigt

• Oversælg ikke stillingen og/eller virksomheden


• Vær opmærksom på ikke at foretrække en medarbejder,

der er en tro kopi af dig selv

• Pas på med at komme med tilkendegivelser, såvel

positive som negative

• Imødekommende kropssprog

Referencetagning

Anbefalinger og udtalelser bliver ofte vedlagt ansøgninger.

Anbefalinger og udtalelser kan være meget formelle,

og vurderingerne vil ofte være præget af de personer,

der har skrevet dem. Derfor giver de ikke nødvendigvis

svar på de spørgsmål, du har. Som et supplement kan

det være hensigtsmæssigt systematisk at kontakte ansøgernes

tidligere arbejdsgivere for referencer.

Der kan være forskellige formål med at tjekke ansøgernes

referencer:

• Et ønske om at kontrollere de oplysninger, som ansøgeren

selv har givet

• Et ønske om at få uddybet specifi kke oplysninger om

f.eks. arbejdsopgaver og egnethed

• Et ønske om at få indhentet vurderinger af arbejdspræstation

og personlighed

Inden du tager kontakt, bør du gøre dig klart, hvad

du ønsker belyst via referencen. Når du har etableret

kontakten, bør du forklare formålet med samtalen og

samtidig få bekræftet, at personen kender ansøgeren. Se

skema til referencetagning i bilag 3.

Gode råd:

• Du bør få ansøgerens accept af, at tidligere

arbejdsgivere kontaktes for referencer

• Spørg ansøgeren, hvad han eller hun tror, referencepersonerne

vil sige

• Det kan være hensigtsmæssigt, at den nuværende

arbejdsgiver ikke kontaktes, men kun

tidligere arbejdsgivere

• Den virksomhed, du ringer til, beder måske om

dit telefonnummer for at ringe tilbage. På den

måde er personen sikker på, at der er tale om

en seriøs henvendelse

• Du vil overvejende få positive svar, så du skal

selv læse mellem linjerne

• De personer, du taler med, svarer kun på de

spørgsmål, du stiller. Hav derfor en række

konkrete spørgsmål parat, når du ringer op. På

den måde får du også mere pålidelige informationer

og ikke en gang løs snak.

4

Introduktion af nye medarbejdere

Introduktion af nye medarbejdere indgår på lige fod

med de øvrige faser i ansættelsesprocessen.

Der er mange fordele ved at lægge et godt introduktionsprogram

til nye medarbejdere:

• Medarbejderen får hurtigt overblik over virksomheden

og de nye arbejdsopgaver

• Der skabes større trivsel både hos den nye medarbejder

og blandt kollegerne

• Medarbejderen føler sig tryg og i samhørighed med

virksomheden

• Medarbejderen kommer hurtigt i gang med arbejdsopgaverne.

• Værdier og uformelle regler bliver hurtigt formidlet til

den nye medarbejder

Der er en lang række praktiske forhold, der bør være

rutine, når en ny medarbejder møder første dag. Det

gælder f.eks.:

• Orientér medarbejderne i afdelingen om, hvornår den

nye medarbejder møder

• Sørg for, at de fysiske rammer på arbejdspladsen er

klar

• Byd den nye medarbejder velkommen ved fællesspisning,

morgenmad eller frokost

• Book tid i kalenderen, så der er tid til at introducere

den nye medarbejder

Se disposition til introduktionsprogram i bilag 4.

Gode råd:

• Inddrag kollegaerne, når en ny medarbejder

begynder

• Afhold introduktionsdag for alle nyansatte

• Udnævn en kontaktperson, der er ansvarlig for

introduktionsperioden


Før prøvetiden udløber

Når medarbejderen har været ansat et stykke tid, vurderes

medarbejderens præstation i virksomheden. Samtalen

er en opfølgning på ansættelsen, og den omfatter

både en præstationsvurdering og en konkret handlingsplan.

Formålet med prøvetidssamtalen er:

• At vurdere medarbejderens indsats i virksomheden

• At vurdere, om medarbejderen skal fortsætte i ansættelsesforholdet

efter prøvetidens udløb

• At følge op på konkrete aktiviteter i virksomheden

• At sikre overensstemmelse mellem medarbejderens

kvalifi kationer og de mål, virksomheden arbejder mod

Når samtalen forberedes, bør du være opmærksom på

følgende:

• Skemaet skal udfyldes af både leder og medarbejder

• Medarbejderen skal orienteres om samtalens formål

og indhold

• Forud for samtalen kan informationer om medarbejderen

indsamles. F.eks. ved at tale med nærmeste

leder om hidtidige præstationer i virksomheden

• Vælg det rigtige tidspunkt for samtalen. Er der aftalt

prøvetid efter funktionærloven, skal samtalen gennemføres

inden 2 måneder og 14 dage

• Vurdér om medarbejderen lever op til de krav og

forventninger, der er stillet fra virksomhedens side

Se skema til prøvetidssamtalen i bilag 5.

Gode råd:

• Giv konkrete eksempler på medarbejderens

præstationer i virksomheden

• Giv feedback på det, medarbejderen fortæller i

løbet af samtalen

• Læg en handlingsplan sammen med medarbejderen

• Hent også inspiration fra værktøjet De Konstruktive

Samtaler

5


Juridiske opmærksomhedspunkter

Før samtalen:

Ligebehandlingsloven forbyder annoncer, hvor det

fremgår, at der søges eller foretrækkes personer af et bestemt

køn. Hvis indarbejdede stillingsbetegnelser har en

kønsbetonet form, f.eks., sygeplejerske, kan kravet om

kønsneutrale annoncer opfyldes ved at tilføje m/k. Det

er dog forbudt at søge en dame m/k eller mand m/k.

Diskriminationsloven forbyder annoncer, hvorefter der

søges eller foretrækkes personer af en bestemt race,

hudfarve, religion, politisk anskuelse, seksuel orientering

eller national, social eller etnisk oprindelse.

Enhver arbejdsgiver skal ifølge ligebehandlingsloven

behandle mænd og kvinder lige ved ansættelser, forfl yttelse

og forfremmelse.

Under samtalen

Oplysninger om personlige forhold som ansøgers

fritidsinteresser, ægteskabelige status, antallet af børn

mv. har arbejdsgiver mulighed for at spørge om, såfremt

oplysningerne har til hensigt at sikre en rationel ledelse

og administration eller for at sikre, at lovgivning og/eller

kollektive overenskomster overholdes.

Mere følsomme oplysninger om ansøgeren, f.eks.

økonomiske eller strafbare forhold, kan indhentes,

hvis dette har betydning for ansættelsesforholdet. Ved

ansættelse af f.eks. vagtpersonale kan ansøgers økonomiske

forhold udgøre en særlig risiko for arbejdsgiver,

hvorfor der kan indhentes følsomme oplysninger.

Arbejdsgiver bør som udgangspunkt altid få ansøgers

samtykke til, at følsomme oplysninger indhentes. Straffeattest

skal ansøger selv fremskaffe.

Arbejdsgiveren kan spørge om, hvorvidt ansøgeren lider

af/har lidt af sygdomme eller har/har haft symptomer på

sygdomme, når disse vil have væsentlig betydning for

ansøgerens arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde.

I givet fald skal arbejdsgiveren specifi cere, hvilke

sygdomme eller symptomer på sygdomme der ønskes

oplysninger om. Loven forbyder, at der spørges generelt

til lønmodtagerens helbred.

Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet

mv. forbyder en arbejdsgiver i forbindelse med

en ansættelse eller under ansættelsen at anmode om,

indhente, modtage eller gøre brug af oplysninger om

ansøgers race, hudfarve, politiske anskuelse, seksuelle

orientering eller nationale, sociale eller etniske oprindelse.

6

Der kan være visse situationer, hvor en arbejdsgiver

kan være interesseret i at stille en kvindelig ansøger

spørgsmål om graviditet. Dette frarådes imidlertid, da

der ifølge ligebehandlingsloven ingen tvivl er om, at en

arbejdsgiver ikke må lægge vægt på eventuelle oplysninger

om graviditet ved ansættelsen. Der kan heller ikke

kræves svar fra ansøgeren, medmindre der er mindre

end 3 måneder til, at ansøgeren skal nedkomme. I det

tilfælde skal ansøgeren selv meddele dette til den kommende

arbejdsgiver.

Efter samtalen

Arbejdsgiveren har pligt til skriftligt at bekræfte de regler,

der gælder for ansættelsesforholdet, og at komme

med disse oplysninger senest én måned efter, ansættelsesforholdet

er begyndt. De oplysninger, som arbejdsgiveren

har pligt til at give, vedrører de allerede aftalte

ansættelsesvilkår og er som minimum følgende:

• Arbejdsgiverens og lønmodtagerens navn og adresse.

• Arbejdsstedets beliggenhed.

• En beskrivelse af arbejdet eller en angivelse af lønmodtagerens

titel, rang, stilling eller jobkategori.

• Ansættelsesforholdets starttidspunkt.

• Ansættelsesforholdets forventede varighed, medmindre

der er tale om tidsubestemt ansættelse.

• Lønmodtagerens rettigheder med hensyn til betalt

ferie/løn under ferie.

• Varighed af lønmodtagerens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler

eller regler herfor.

• Den gældende eller aftalte løn samt udbetalingsterminer.

• Den daglige eller ugentlige arbejdstid.

• Hvilke kollektive overenskomster eller aftaler, der

regulerer ansættelsesforholdet.

Det kan anbefales at tage stilling til følgende punkter, når

ansættelsesaftalen skal udarbejdes: Prøvetid, grænserne

for retten til at tage bijob, anvendelse af 120-dages

reglen ved sygdom, forhold vedrørende pauser, behovet

for konkurrenceklausul/kundeklausul, særlige pligter,

diskretions- og tavshedspligt, personalehåndbog, hvis

indhold forpligter og derfor forudsættes udleveret til

den ansatte, samt arbejdsgiverens adgang til at kontrollere

brug af e-mail og internet.


Bilag 1

Jobbeskrivelse

Stillingens titel: ____________________________________________________________________________________________

Organisatorisk placering: ___________________________________________________________________________________

Medarbejderen refererer til: ________________________________________________________________________________

Evt. underordnet personale: ________________________________________________________________________________

Stillingens formål: __________________________________________________________________________________________

Ansvarsområder og væsentligste arbejdsopgaver:

1. ________________________________________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________________________________________

3. ________________________________________________________________________________________________________

Krav til kvalifi kationer:

Uddannelse og kurser: _____________________________________________________________________________________

Praktisk erfaring: ___________________________________________________________________________________________

Personlige kvalifi kationer: ___________________________________________________________________________________

Øvrige bemærkninger (f.eks. løn, arbejdsvilkår, miljø og virksomhedskultur):

Dato for udarbejdelse: ______________________________________________________________________________________

Dato for redigering: ________________________________________________________________________________________

7


Bilag 2

Disposition til ansættelsessamtalen

Indledende snak. Tilbyd kaffe/te/vand. Snak evt. om vejret, turen hertil, avisforsiden el. lign. Den indledende snak

skal skabe en afslappende atmosfære, hvor ansøgeren kan føle sig tilpas

Fortæl om tidsramme og køreplan for interviewet. Det er en god idé at lave en disposition, så du får struktur på forløbet.

Fortæl, hvem du er, og hvilken placering du har i virksomheden

Lad ansøgeren fortælle lidt om sig selv:

Baggrund: ________________________________________________________________________________________________

Uddannelse: ______________________________________________________________________________________________

Tidligere job: ______________________________________________________________________________________________

Hvorfor stillingen søges: ____________________________________________________________________________________

Interesser: ________________________________________________________________________________________________

• Stil spørgsmål til ansøgeren. Spørg f.eks. om, hvad ansøgeren kan tilbyde virksomheden, motiv for at skifte stilling,

ansøgerens forventninger til stillingen, kollegaer og leder

• Præsentér kort virksomheden – vis gerne et organisationsdiagram – og forklar ansøgeren, hvorfor stillingen er

blevet ledig (er stillingen nyoprettet, opsagt m.v.)

• Et struktureret interviewskema er et godt værktøj til uddybende spørgsmål, hvor der på forhånd er udarbejdet

spørgsmål, som skal stilles til alle de interviewede, så de bliver spurgt om det samme. Erfaringer viser, at det giver

et ensartet vurderingsgrundlag, som gør det lettere at sammenligne kandidaterne og dermed lette udvælgelsen

• Orientér om stillingen. Spørg om erfaring med og viden om det, du har vurderet som de væsentligste kvalifi kationer

og egenskaber for at kunne bestride jobbet

Uddannelse og kurser: _____________________________________________________________________________________

Praktisk erfaring: ___________________________________________________________________________________________

Personlige kvalifi kationer: ___________________________________________________________________________________

• Lad ansøgeren stille spørgsmål

• Praktiske spørgsmål (f.eks. arbejdstid og kantineforhold)

• Aftal det videre forløb. Notér forhold, der er specielle for dette forløb (f.eks. svartid, materiale om virksomheden,

hvordan I kommer i kontakt med hinanden m.v.)

8


Bilag 3

Reference

Ansøgerens navn: __________________________________________________________________________________________

Søgte stilling: ______________________________________________________________________________________________

Virksomhed: ______________________________________ Telefon nr.: _____________________________________

Referenceperson: __________________________________ Stilling: ________________________________________

Bekræftelse af data (ansættelsesperiode, arbejdsopgaver, fratrædelsesårsag m.v.)

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Hvem har ansøgeren arbejdet sammen med?

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Hvordan karakteriseres ansøgeren? (Stil uddybende spørgsmål)

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Ansøgerens stærke sider

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Ansøgerens svage sider

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Tvivlspørgsmål fra ansættelsessamtalen, der ønskes afklaret

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Hvorfor holdt ansøgeren op?

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Hvis ansøgeren gerne vil tilbage, vil du da ansætte vedkommende igen?

___________________________________________________________________________________________________________

9


Bilag 4

Introduktionsprogram

Hvem skal være kontaktperson for den nye medarbejder?

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Hvilke opgaver skal medarbejderen begynde med? Der må gerne være opgaver, der giver indblik i produkter, arbejdsrutiner

m.v.

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Hvilke afdelinger og personer skal indgå i introduktionsforløbet? Læg en plan!

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Planlæg arbejdsmøder med de kolleger, som den nye medarbejder skal arbejde særlig tæt sammen med:

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Planlægning af uddannelse og træning:

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Dato for prøvetidssamtale:

___________________________________________________________________________________________________________

10


Bilag 5

Prøvetidssamtalen

Medarbejderens navn: ______________________________________________________________________________________

Stilling: ___________________________________________________________________________________________________

Dato for prøvetidssamtalen: _________________________________________________________________________________

Dato for tiltrædelse: ________________________________________________________________________________________

Dato for prøvetidens udløb: _________________________________________________________________________________

Fortæl om den foreløbige indsats samt bidrag til afdelingen og virksomheden:

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Fortæl om din oplevelse. Giv konkrete eksempler:

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Opstil indsatsområder, som virksomheden og medarbejderen kan blive enige om at udvikle inden næste samtale:

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Aftal det videre forløb i ansættelsen:

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Andet:

___________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Dato for næste samtale:

___________________________________________________________________________________________________________

11


Børsen

1217 København K

Telefon 3374 6000

Fax 3374 6080

E-mail Info@danskerhverv.dk

www.danskerhverv.dk

More magazines by this user
Similar magazines