Udbetaling Danmark - Social

Sådan etablerer vi
Udbetaling Danmark
Marts 2012

Indhold
2
Forord ...............................................................3
Rammerne for
Udbetaling Danmark ..................................4
Sagsområder .......................................................4
Kontrol med ydelser .............................................4
Trinvis overgang ..................................................4
Årsværk og borgerbetjening ................................4
Centre og midlertidige filialer ...............................6
Lovgivning ............................................................6
Udbetaling Danmark i tal ..........................7
Styring støttes af risikoanalyser ...........8
Stabil drift med eksisterende it-systemer ...........8
Fokus på økonomi
og organisatorisk forberedelse ...........................9
Betjening af borgerne .............................10
Digital og telefonisk betjening ...........................10
Borgere kan møde op
i kommunen og få hjælp ................................... 11
Kviklinje støtter borgere med særlige behov ..... 11
Hurtigt spor til hastesager
pga. sociale forhold ..........................................12
Samarbejde med brugerorganisationer ............12
Borgerinformation om forandringerne ..............12
Fem centre og to filialer ....................................13
Medarbejderhåndtering .......................... 14
Fælles fokus på fastholdelse ............................ 14
Rekrutteringsstrategi
og nedjustering i 2014 .......................................15
Uddannelse af medarbejdere ...........................16
Filialer understøtter sikker drift .........................16
It-systemer og udbud .............................. 17
Aftale med KMD ................................................ 17
IT-løsninger i udbud .......................................... 17
Økonomi ........................................................18
Kommuner betaler
for faktiske udgifter ...........................................18
Samtidige fordele for ATP .................................18
Beregning af kommunernes
administrationsbidrag .......................................19
Hvad bruges baseline til ...................................19
Bygninger .......................................................20
Projektkonkurrencer ...........................................21
Midlertidige filialer ..............................................21
Udbetaling Danmarks ledelse ..............22
Bestyrelse og styregruppe ................................22
Administrativ ledelse og projektorganisation ...22
Henvisninger ...............................................23

Forord
3
Formålet med denne publikation er at give et fak-
tuelt billede af, hvordan myndigheden Udbetaling
Danmark bygges op til at overtage kommunale
opgaver fra den 1. oktober 2012.
Målgruppen for publikationen er primært politikere,
embedsmænd, interesseorganisationer,
faglige organisationer og journalister, der har
en særlig interesse i Udbetaling Danmark og de
forandringer, centraliseringen af de kommunale
opgaver medfører.
Publikationen opdateres løbende. Seneste
version kan altid læses og downloades via
udbetalingdanmark.dk
Skulle du have spørgsmål, der ikke besvares i
publikationen, er du altid velkommen til at kontakte
Udbetaling Danmarks projektorganisation.
God læselyst!
Lilian Mogensen
Formand for Udbetaling Danmarks styregruppe
Koncerndirektør i ATP

Rammerne for Udbetaling Danmark
Den tidligere regering og KL indgik i juni 2010 en
aftale om at samle dele af den objektive sagsbehandling
i en stordriftsorganisation med fem
centre med virkning fra efteråret 2012.
Stordriftsorganisationen skal, efter en toårig ind-
fasning, spare kommunerne for knap 300 mio.
kr. om året. Den enkelte kommune kan dermed
tilgodese andre kommunale områder med de
frigjorte midler.
Ud over besparelsen skal stordriftsorganisatio-
nen sikre en mere ensartet sagsbehandling på
de berørte områder.
Det er den nye myndighed, Udbetaling Danmark,
som overtager ansvaret for sagsområderne.
Arbejdet skal udføres som omkostningsdækket
virksomhed, hvor Udbetaling Danmark afregner
med kommunerne.
ATP leverer teknisk og administrativ bistand til
Udbetaling Danmark og er også arbejdsgiver for
de medarbejdere, der skal overføres fra kommunerne.
4
ATP er egnet som leverandør, fordi ATP er lovreguleret
og samtidig har mange års erfaring med
at løse lignende opgaver til lave omkostninger og
med høj kundetilfredshed.
Sagsområder
Sagsområderne er folkepension, udbetaling og
indtægtsregulering af førtidspension, boligstøtte,
barselsdagpenge samt familieydelser. Familieydelser
dækker børnetilskud og forskudsvist
udbetalt børnebidrag, opkrævning af børne- og
ægtefællebidrag samt børne- og ungeydelse.
Kontrol med ydelser
Udbetaling Danmark får også ansvaret for, at
borgere til enhver tid opfylder kravene for at få
ydelsen og for at forebygge, at borgere snyder
med ydelser fra Udbetaling Danmark. Sager,
hvor der er mistanke om bedrageri, skal undersøges
i tæt samarbejde mellem Udbetaling Danmark
og kommunerne.
Ved etableringen af Udbetaling Danmark skabes
der nye digitale muligheder i form af registersamkøringer,
samtidig med at der skal udveksles
informationer på tværs af instanser. Samlet ska-
bes der på landsplan et omfattende kontrolapparat,
som giver bedre muligheder for at forhindre
socialt bedrageri og dermed også realisere
det betydelige økonomiske potentiale, der er på
området.
Projektorgansationen har udarbejdet en strategi
for arbejdet med kontrol. Udgangspunktet er,
at der allerede ved tilkendelsen af ydelsen skal
laves et grundigt kontrolarbejde for at undgå,
at der sker udbetalinger, som borgeren ikke er
berettiget til. I strategien beskrives også den
fremtidige samarbejdsmodel for kommuner og
Udbetaling Danmark på kontrolområdet.
Trinvis overgang
Udbetaling Danmark kommer til at overtage
myndighedsansvaret for sagsområderne i tre
bølger: Familieydelser den 1. oktober 2012, barselsdagpenge
den 1. december 2012 og folkeog
førtidspension samt boligstøtte den 1. marts
2013.
En trinvis overdragelse skal understøtte stabil
drift i overgangsperioden.

Årsværk og borgerbetjening
Kommunerne beskæftiger i dag cirka 2.000
årsværk på de områder, der berøres af overflytningen.
Op til 1.500 årsværk flyttes til Udbetaling
Danmark, mens cirka 500 årsværk bliver tilbage i
kommunerne.
I løbet af de første to år skal Udbetaling Danmark
reducere cirka 1.500 årsværk til 1.000 årsværk.
Det er her igennem, besparelsen på de knap 300
mio. kr. skal findes. De cirka 500 årsværk, der
bliver tilbage i kommunerne, skal:
• Varetage sagsbehandlingen på de områder,
hvor kommunerne fortsat er myndighed.
• Uændret foretage helhedsorienteret vejledning
på de områder, hvor Udbetaling Danmark er
myndighed.
• Sikre, at borgere med særlige behov og
ikke-digitalt parate borgere kan få personlig
betjening og hjælp i kommunens borgerservice
til de sagsområder, der administreres af Udbetaling
Danmark.
5
Succeskriterier for etablering af Udbetaling Danmark
Høj medarbejdertilfredshed
God overflytningsproces
Klar og hensigtsmæssig opgavedeling mellem
kommuner og Udbetaling Danmark-centre
Opretholde serviceniveau
Succeskriterier
’Sikker drift’
Konstruktivt samarbejde mellem
kommuner og Udbetaling Danmark
Fortsat høj borgertilfredshed
Synergi og stordriftsfordele
Realisering af økonomiske mål

Centre og midlertidige filialer
Den tidligere regering og Dansk Folkeparti har
besluttet, at Udbetaling Danmarks fem centre
skal placeres i Frederikshavn, Holstebro, Haderslev,
Vordingborg og Hillerød. Udbetaling Danmark
etablerer desuden to midlertidige filialer i
Aarhus og Odense.
Lovgivning
I december 2010 vedtog Folketinget Lov om
etablering af Udbetaling Danmark, som danner
den juridiske ramme for etablering af myndigheden.
Den 9. februar 2012 har Social- og Integrations-
ministeren fremsat et lovforslag for Udbetaling
Danmark i Folketinget. Lovforslaget supplerer
etableringsloven fra 2010 og fastlægger ram-
Links
6
merne for Udbetaling Danmarks sagsbehandling
og administration af lovgivningen på de respektive
myndighedsområder. Lovforslaget fastlægger
desuden rammerne for samarbejdet med
kommunerne om helhedsorienteret vejledning af
borgeren, udveksling af oplysninger og samarbejde
om kontrol.
Samtidig har ministeren fremsat et lovforslag for
Folketinget med de ændringer i ydelseslovgivningen,
som fastlægger den nærmere fordeling
af sagsområder mellem Udbetaling Danmark og
kommunerne.
Strategi for helhedsorienteret kontrol
Lov om etablering af Udbetaling Danmark
Forslag til Lov om Udbetaling Danmark
Forslag til ydelseslovpakken

Udbetaling Danmark i tal
Samlet årlig udbetaling
af ydelser
Udbetaling Danmark skal udbetale cirka 180 mia.
kr. til cirka 2 mio. borgere.
Forventet effektiviseringsgevinst
Knap 300 mio. kr. årligt i administrative besparelser.
Besparelserne tilfalder kommunerne.
Antal årsværk
7
Ved idriftsættelse 2012: op til 1.500 årsværk i
centre og filialer – cirka 500 årsværk i kommuner.
Ved udgang af 2014: cirka 1.000 årsværk i centre
– cirka 500 årsværk i kommuner.
Antal centre og filialer
Fem centre: Frederikshavn, Holstebro, Haderslev,
Vordingborg og Hillerød.
To midlertidige filialer: Aarhus og Odense.
Filialerne ophører senest ved udgangen af 2014.

Styring støttes af risikoanalyser
Etableringen af Udbetaling Danmark styres
efter en detaljeret leveranceplan, som støttes
af løbende risikoanalyser. Risikoanalyserne
udgør et væsentligt grundlag for beslutninger
og tilrettelæggelse af aktiviteter. To til tre gange
årligt gennemfører en ekstern part reviews for at
sikre, at arbejdet gennemføres efter de udstukne
retningslinjer.
I etableringsarbejdet er der fuld opmærksomhed
på, at borgernes og kommunernes penge er i
spil, og der styres først og fremmest uden om
risici, som kan hindre, at:
• Borgere modtager deres penge til tiden.
• Etableringen overholder budgetterne.
8
Hertil kommer, at kommunernes nuværende serviceniveau
i forhold til borgerne skal opretholdes,
og at ingen borgere må ”falde mellem to stole” i
deres kontakt med myndighederne, når Udbetaling
Danmark går i drift.
I risikoanalysen har projektorganisationen ind-
draget erfaringer fra lignende etableringspro-
jekter, primært statens digitale tinglysning samt
Norges pendent til Udbetaling Danmark (NAV).
Væsentlige risici i disse projekter har været, at:
• Nye (og derfor fejlbehæftede) it-systemer blev
kørt ind, samtidig med en radikal omlægning
af organisation og arbejdsgange.
• Der var for få kompetente medarbejdere med
kendskab til fagområder og systemer på
overgangstidspunktet, bl.a. fordi mange af de
medarbejdere, der havde arbejdet med områderne
op til overgangen, ikke valgte at følge
med over i den nye organisation.
• Budgetterne blev overskredet, primært på
grund af forsinkelser.
Stabil drift med eksisterende
it-systemer
Med udgangspunkt i erfaringer fra tinglysning og
NAV undlader Udbetaling Danmark i det store
hele at indføre nye it-systemer på overgangstidspunktet.
I første fase vil ændringer i it-systemerne
således være begrænset til det absolut nødvendige.
Først når driften af Udbetaling Danmark
kører stabilt, vil systemændringer komme på tale.
De ændringer, der skal foretages i systemerne i
første fase, bliver primært foretaget af KMD.
KMD har tidligere haft succes ved langt større
omlægninger, fx ved kommunalreformen i 2007.
Læs også kapitlet ”It-systemer og udbud” på
side 17.

Fokus på økonomi og
organisatorisk forberedelse
I etableringen af Udbetaling Danmark anerken-
des risikoen ved ikke at have tilstrækkeligt med
kompetente medarbejdere til rådighed på overgangstidspunktet.
Derfor har der fra begyndelsen
været fuld opmærksomhed på HR-området.
Udbetaling Danmark arbejder intensivt for at
sikre, at flest mulige medarbejdere flytter med fra
kommunerne. Det sker gennem dialog- og informationsaktiviteter
med ledere og medarbejdere
om vilkår, fleksible overgangsordninger samt om
ATP som attraktiv og prisbelønnet arbejdsplads.
Der oprettes desuden to midlertidige filialer i
henholdsvis Aarhus og Odense, hvor afstandsproblematikken
er særlig udbredt. Medarbejdere
i disse områder kan dermed blive ansat på et
arbejdssted tættere på deres bopæl. Filialerne vil
eksistere det første år efter overgangstidspunktet
– med mulighed for et års forlængelse, hvis der er
behov.
9
I forhold til at minimere risikoen for at overskride
budgetterne har Udbetaling Danmarks projektorganisation
indført en stram program- og budgetstyring
i etableringsfasen.

Betjening af borgerne
Omdrejningspunktet for opbygningen af Udbe-
taling Danmark er borgerens oplevelse af god
service, uanset livssituation og digitale færdigheder.
ATP vil løbende måle borgernes tilfredshed
og følge op på resultaterne.
Den enkelte borgers oplevelse af god service
knytter sig tæt til en klar opgavedeling mellem
kommuner og Udbetaling Danmark. En klar opgavedeling
er samtidig afgørende for en optimal
udnyttelse af tid og ressourcer hos medarbejderne
i kommuner og Udbetaling Danmark.
Kommunale eksperter, KL, Social- og Integra-
tionsministeriet og ATP har udarbejdet input til
opgavesplittet mellem kommuner og Udbetaling
10
Danmark på de omfattede sagsområder. Opgavesplittet
ligger til grund for lovforslaget om
fordeling af myndighedsansvaret mellem kommunerne
og Udbetaling Danmark.
I det lovforberedende har der været stærkt fokus
på, at borgere med særlige behov fortsat kan
få betjening ved at henvende sig fysisk i egen
kommune, frem for at få telefonisk eller digital
betjening hos Udbetaling Danmark. Det vil dog i
sidste ende altid være Udbetaling Danmark, der
behandler borgerens sag – det vil fx sige vurderer
borgerens ansøgning og tilkender ydelsen – idet
Udbetaling Danmark har myndighedsansvaret.
Kommunerne skal også fortsat yde borgeren
helhedsorienteret vejledning. Det vil sige, at kom-
munen også i fremtiden skal gøre den enkelte
borger opmærksom på, om hans/hendes situation
berettiger til at søge om flere ydelser, fx både
folkepension og boligstøtte eller fx børnetilskud,
økonomisk friplads og boligstøtte.
Digital og telefonisk betjening
Borgeres kontakt med Udbetaling Danmark vil
foregå via telefon og digital post. En altovervejende
del af betjeningen vil dog foregå via digital
selvbetjening på borger.dk. For arbejdsgivere vil
betjeningen primært foregå på nemrefusion.dk
(barselsdagpenge).
Med borger.dk som kommunikationsplatform
bakkes der op om den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi,
hvor borgeren har én digital indgang
til det offentlige Danmark.
Udbetaling Danmark vil desuden arbejde målret-
tet for, at dialogen mellem borger og myndighed
i videst mulig omfang er digital – og at selvbetjeningsløsninger
er kendetegnet ved enkelhed samt
gode forklaringer og hjælpetekster.

Borgere kan møde op i kommunen
og få hjælp
Borgere, der henvender sig fysisk i kommunens
borgerservicecenter, vil fortsat kunne få hjælp
her, fx til at udfylde ansøgninger. Hermed sikres
det, at borgere, der har særlige behov og/eller
ikke er digitalt parate, bliver imødekommet og
modtager hjælp.
Betjening af de borgere, der møder op fysisk,
bliver en opgave for cirka 150, af de 500 årsværk
(på landsplan), der fortsat skal arbejde med opgaverne
i den kommunale borgerservice.
Der er defineret en klar opgavedeling mellem
kommunerne og Udbetaling Danmark i forhold til
at hjælpe de borgere, der møder fysisk op i kommunen.
Der skelnes mellem borgere med tre forskellige
typer af behov:
• Borgere, der ikke har behov for særlig op-
mærksomhed, og som hurtigt kan ydes hjælp
til selvhjælp - primært ved at henvise til de
digitale kanaler, fx borger.dk.
11
• Borgere, der ikke er digitalt parate, og som
derfor skal hjælpes i gang med de digitale
kanaler.
• Borgere med særlige behov, som skal have
ekstra opmærksomhed og særlig hjælp.
Kviklinje støtter borgere
med særlige behov
I kommunernes betjening af borgere med særlige
behov kan der være behov for hurtige afklaringer,
som kræver kontakt til Udbetaling Danmark – enten,
fordi der kræves aktuel detailviden, eller fordi
det drejer sig om en igangværende sag.
Til det formål oprettes der en kviklinje, hvor kom-
munens sagsbehandler kommer hurtigt igennem
pr. telefon til en medarbejder hos Udbetaling
Danmark. Desuden arbejdes der på en løsning,
hvor rådgivere fra brugerorganisationer, fx Ældre-
Sagen og handicap-organisationer, kan komme
hurtigt i kontakt med Udbetaling Danmark på
borgerens vegne.
Borgere, der ikke
har behov for særlig
opmærksomhed, fordi
de hurtigt kan ydes
hjælp til selvhjælp.
Borgere der ikke er digitalt
parate. Denne gruppe skal
have særlig opmærksomhed
med tilskyndelse og hjælp
til at komme i gang med at
bruge de digitale kanaler.
Borgere med særlige
behov. Denne gruppe
af borgere skal have en
særlig opmærksomhed
og hjælp.

Hurtigt spor til hastesager
pga. sociale forhold
Hvis der af sociale årsager er behov for at
behandle en sag hurtigt, kan kommunen bede
Udbetaling Danmark om at behandle sagen i et
særligt ”hurtigspor”. Det kan fx være en ansøgning
om boligstøtte, hvor der er behov for hurtig
afklaring af støttens størrelse og eventuelt en
hurtig førstegangsudbetaling. Eller det kan være
en nytilkendt førtidspension, hvor udbetaling af
anden ydelse stopper.
12
Samarbejde med brugerorganisationer
Projektorganisationen har nedsat en følgegruppe
med organisationer, der blandt andet repræsenterer
borgergrupper med handicappede,
psykiske lidelser, hjemløse og ældre, der har
vanskeligt ved it. Disse borgere kræver ekstra
opmærksomhed i udviklingen af de nye serviceløsninger.
Følgegruppens deltagere bliver løbende inddra-
get og bidrager med viden om udsatte borgeres
hverdag og typiske problematikker i kontakten
med myndigheder. Deres input bliver brugt i
udtænkningen af de praktiske løsninger og har
også været væsentlige i det lovforberedende
arbejde. Samtidig fungerer organisationerne som
formidlere af de forandringer, der kommer til at
ske ved overgangen til Udbetaling Danmark.
Borgerinformation om forandringerne
Overgangen af opgaver til Udbetaling Danmark
skal for borgerne foregå så let som muligt. Udbetaling
Danmark vil i forbindelse med overdragelsen
af sagsområderne iværksætte målrettede
informationsaktiviteter, der gør borgerne opmærksomme
på, at Udbetaling Danmark er den
nye myndighed for ydelserne.
Informationsaktiviteterne vil foregå i de kon-
taktpunkter, der i forvejen er med borgeren, fx i
udbetalingsbreve, på kommunernes hjemmesider
samt i borgerservicecentre. Derudover vil kommunale
sagsbehandlere henvise til Udbetaling
Danmark og borger.dk.

Fem centre og to filialer
Udbetaling Danmark varetager sagsbehand-
lingen fra fem centre. Der placeres et center i
byerne Frederikshavn, Holstebro, Haderslev,
Vordingborg og Hillerød. Desuden oprettes der
to midlertidige filialer i henholdsvis Aarhus og
Odense.
Centre og filialer bemandes, i det omfang det er
muligt, med medarbejdere og ledere, der i dag
arbejder med de berørte sagsområder i kommunerne.
Overflytningen af de faglige kompetencer
fra kommunerne skal understøtte Udbetaling
Danmark i at etablere en sikker drift.
Sagsområderne i de enkelte centre og filialer
organiseres overvejende efter de principper, som
ATP-koncernen i forvejen bruger på kundeserviceområdet.
Det vil bl.a. sige, at der oprettes
frontoffice- og backoffice-funktioner for sagsområderne.
Læs mere om, hvordan vi organiserer
sagsområderne i centrene på udbetalingdanmark.dk
– se link i boksen til højre.
Link
Fakta om centrene
13

Links
Procesguide – HR og personalejura
Rekrutteringsstrategi
for Udbetaling Danmark
Medarbejderkalender
14
Medarbejderhåndtering
Kommunernes beskæftigelse på de fem områ-
der, der berøres af overflytningen, blev opgjort til
cirka 2.000 årsværk. Det er aftalt, at op til 1.500
årsværk flyttes til Udbetaling Danmark, mens
cirka 500 årsværk bliver tilbage i kommunerne.
Udbetaling Danmark skal, frem mod udgangen
af 2014, gradvist reducere til cirka 1.000 årsværk.
Det er de medarbejdere, der helt eller i over-
vejende grad er beskæftiget med de opgaver,
Udbetaling Danmark skal løse, som overføres til
de fem centre.
Overførslen af de omfattede medarbejdere fra
kommunerne til Udbetaling Danmark er en stor
udfordring. Medarbejderhåndteringen er derfor
prioriteret meget højt i arbejdet med at etablere
Udbetaling Danmark.
KL og ATP har i tæt dialog med ledere og med-
arbejdere i kommunerne planlagt en detaljeret
proces for overflytningen. Nøgleord i processen
er respekt, forståelse og højt informationsniveau.
For de overenskomstansatte medarbejdere er
det aftalt, at Lov om virksomhedsoverdragelse
gælder.
For tjenestemænd gælder, at de overføres til
staten med henblik på udlån til ét af Udbetaling
Danmarks centre. Tjenestemænd kan dog kun
overføres til staten, hvis det samlet set er inden
for rammerne af, hvad tjenestemanden skal tåle
som led i sin ansættelse.
KL og ATP sikrer i fællesskab, at den personalejuridiske
proces håndteres korrekt. Desuden
samarbejder ATP og KL tæt med kommunerne
om at håndtere HR- og ledelsesopgaven hensigtsmæssigt
frem mod opgaveoverdragelsen.
For at understøtte arbejdet har ATP og KL udarbejdet
en procesguide til kommunale ledere og
HR-faglige. Guiden giver råd om en lang række
af de personalejuridiske problemstillinger samt
HR- og ledelsesmæssige opgaver, der tegner sig
i forbindelse med flytningen af de kommunale
opgaver.
Fælles fokus på fastholdelse
Centraliseringen af opgaverne i fem centre, frem
for 98 kommuner, betyder, at mange af de berørte
medarbejdere får længere til arbejde. Derfor er
det forventeligt, at et ukendt antal medarbejdere
ikke vælger at følge med opgaverne til Udbetaling
Danmark.

Udbetaling Danmark arbejder for at sikre, at flest
mulige medarbejdere flytter med fra kommunerne.
Det sker gennem dialog- og informationsaktiviteter
med ledere og medarbejdere om vilkår,
fleksible løsninger samt om ATP som attraktiv og
prisbelønnet arbejdsplads. Derudover oprettes
der to midlertidige filialer i henholdsvis Aarhus og
Odense, hvor afstandsproblematikken er særlig
udbredt.
Rekrutteringsstrategi
og nedjustering i 2014
I foråret 2011 indmeldte kommunerne navne på
de ledere, der er berørt af overførslen, mens
navne på øvrige medarbejdere blev meldt ind i
15
efteråret 2011. Medarbejderne har selv indflydelse
på, hvilket center de ansættes i.
I løbet af første halvår 2012 har ATP og Udbeta-
ling Danmark endeligt tal på, hvor mange medar-
bejdere, der følger med til centre og midlertidige
filialer.
I bemandingen af centrene tages der højde for,
at Udbetaling Danmark gradvist skal reducere
antallet af årsværk til cirka 1.000 frem mod udgangen
af 2014.
Hvis der følger færre med, end hvad der svarer til
1.000 årsværk, vil ATP nyrekruttere til faste stillinger
op til de 1.000 årsværk.
De resterende cirka 500 årsværk udfyldes af
medarbejdere i tidsbegrænsede stillinger samt
af et antal vikarer. Hermed undgår ATP at skulle
afskedige medarbejdere, når antallet af årsværk
skal være nedbragt til cirka 1.000 med udgangen
af 2014.
De stillinger, der ikke besættes med medarbejde-
re fra kommunerne, søges besat gennem en bred
rekrutteringsstrategi, der bl.a. indeholder målrettede
aktiviteter i centerbyernes regioner. Strategien
sigter bl.a. på at tiltrække kontor- og administrativt
personale fra andre brancher, udlærte
elever fra kommuner, professionsbachelorer samt
omskolede medarbejdere fra andre brancher.

Vikaransættelser anvendes til lettere administra-
tion samt telefonbetjening i opstartsfasen. Disse
ansættelser nedbringes som det første og inden
for en kort periode.
Uddannelse af medarbejdere
Uddannelse er ét af de afgørende midler til at
indfri Ubetaling Danmarks målsætning om sikker
drift. Alle medarbejdere skal igennem skræddersyede,
faglige uddannelsesmoduler, der matcher
Udbetaling Danmarks forretning.
Uddannelseskonceptet og de faglige moduler er
beskrevet i et større uddannelsesprogram, som
tager højde for, at driften skal køre sideløbende.
På sagsområderne skal medarbejderne særligt
trænes i opgavedelingen mellem kommunerne og
Udbetaling Danmark. Derudover skal medarbej-
16
derne trænes i ATP’s værktøjer, ligesom der skal
arbejdes med kulturintegration.
De medarbejdere, der ikke overføres fra kom-
munerne, ansættes en måned før sagsområ-
derne overdrages. Disse medarbejdere skal
gennemgå et intensivt oplæringsforløb, hvor de
får det nødvendige kendskab til sagsområder,
lovgivningsstof, principper for kundeservice og
telefonbetjening. Desuden får de praktisk træning
i it-systemerne.
De medarbejdere, der overføres fra kommunerne,
skal igennem korte, komprimerede forløb på
forskudte dage og tidspunkter, når Udbetaling
Danmark er i drift. De overførte medarbejderes
oplevelse af forandringer på it-området vil være
begrænsede, eftersom Udbetaling Danmark
fortsætter med de KMD-fagsystemer, som kommunerne
anvender i dag.
Filialer understøtter sikker drift
Udbetaling Danmark opretter to midlertidige
filialer i Aarhus og Odense. Filialerne skal i en
indfasningsperiode supplere de fem centre i Frederikshavn,
Holstebro, Haderslev, Vordingborg
og Hillerød.
De to filialer skal håndtere opgaver inden for alle
sagsområder. Filialerne skal understøtte sikker
drift i overgangsperioden fra 2012, idet løsningen
midlertidigt imødekommer de fynske og østjyske
medarbejderes problem med lange rejseafstande
til centrene.
Filialerne vil eksistere det første år efter over-
gangstidspunktet – med mulighed for et års
forlængelse, hvis der er behov. Ansættelse i en
filial vil sikre medarbejderne mere tid til at indrette
sig på den længere transport, hvis de senere
vil overgå til et center. Filialerne vil samtidig give
medarbejdere, der ikke senere vil overgå til et
center, mere tid til at finde anden beskæftigelse i
eller uden for kommunen. Medarbejdere, der står
foran tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet, får
også en længere tidshorisont ved at flytte med til
en filial.
Det er besluttet, at filialerne skal løse opgaver
inden for alle sagsområder.

IT-systemer og udbud
It-systemerne er selve grundlaget for sagsbe-
handlingen og udbetalingen af ydelserne til bor-
gerne. Derfor er det afgørende, at it-systemerne
er på plads og fungerer sikkert, når Udbetaling
Danmark går i drift i 2012.
Der er i dag ikke et marked for de forretningssy-
stemer, der anvendes på Udbetaling Danmarks
sagsområder. Systemerne leveres af KMD, og
det fremgår af loven om etablering af Udbetaling
Danmark, at ”KMD har været og er den eneste
udbyder af de it-kritiske løsninger, og der findes
ikke andre tilgængelige it-løsninger, som kan
substituere de kritiske it-løsninger.”
En udbudsproces for de forskellige forretnings-
systemer har derfor en længere tidshorisont,
og det er ikke muligt for ATP at gennemføre
en sådan proces inden idriftsættelsen i 2012.
Denne præmis bidrager samtidig væsentligt til at
minimere det samlede risikobillede for Udbetaling
Danmark.
Derimod er det muligt at konkurrenceudsætte en
række supplerende it-løsninger, herunder daglig
posthåndtering og nødvendig infrastruktur. Udbetaling
Danmark deler derfor overgangen ind
17
i to faser, når det gælder drift og leverandørvalg
på it-området:
• Fase 1: I denne fase håndteres sagsområder-
ne på de eksisterende KMD-forretningssyste-
mer, mens en række supplerende it-løsninger
konkurrenceudsættes.
• Fase 2: I denne fase konkurrenceudsætter ATP
sagsområdernes forretningssystemer.
Aftale med KMD
ATP har i 2011 indgået en aftale med KMD om at
sikre stabil drift og rettidig udbetaling til borgerne,
fra driften overtages i efteråret 2012.
KMD arbejder på at levere en sammenhængende
it-platform med systemer, der understøtter de
fem sagsområder. Systemerne er de samme,
som de fleste kommuner bruger i dag, og der
foretages kun de tilretninger, som er nødvendige,
for at Udbetaling Danmark overholder loven.
Link
Artikel om ATP’s udbudsplan for
it-løsninger til Udbetaling Danmark
IT-løsninger i udbud
Både ATP og kommunerne har en væsentlig
interesse i at reducere de administrative omkostninger,
uden at borgerservicen forringes. En
afgørende faktor er at benytte de it-løsninger,
der bedst understøtter optimering af processer,
selvbetjening, digitalisering og genbrug af data.
For at sikre den bedste vare til den bedste pris
har ATP udarbejdet en plan for at bringe de itkritiske
løsninger i udbud hurtigst muligt. Planen
er udarbejdet i samarbejde med KL og KOMBIT
og godkendt af styregruppen for Udbetaling
Danmark.

Økonomi
Udbetaling Danmark forudsættes at starte op
med en bemanding på op til 1.500 sagsbehandler
årsværk. I løbet af to år reduceres antallet
til cirka 1.000 årsværk. Den effektivisering svarer
til knap 300 mio. kr.
Effektiviseringsgevinsten på de knap 300 mio. kr.,
der realiseres via Udbetaling Danmark, tilfalder
kommunerne. Den grundlæggende idé med centraliseringen
er at frigøre økonomisk overskud,
som den enkelte kommune selv kan disponere
over på andre områder.
Udover besparelserne på antallet af årsværk
søger Udbetaling Danmark på langt sigt at opnå
besparelser gennem konkurrenceudsættelse af
it-systemer og forenkling af regler.
18
Kommuner betaler for faktiske udgifter
ATP udfører administration og sagsbehandling
for Udbetaling Danmark på omkostningsdækket
basis. I praksis indebærer det, at hver kommune
betaler et månedligt administrationsbidrag til at
dække omkostningerne.
I etableringsfasen optager Udbetaling Danmark
et statslån, der skal finansiere omkostningerne
ved at etablere den nye myndighed.
De første år, efter at opgaverne er overdraget, vil
størstedelen af kommunernes bidrag gå til administration
og sagsbehandling. Men i takt med,
at ATP effektiviserer, vil en stadigt større del af
bidraget gå til at tilbagebetale statslånet.
Når lånet er helt tilbagebetalt, vil administrationsbidraget
udelukkende afspejle Udbetaling
Danmarks omkostningsniveau, som det tager sig
ud efter reduktionen af årsværk – det vil sige, når
den årlige effektiviseringsgevinst på knap 300
mio. kr. er realiseret.
Samtidige fordele for ATP
ATP leverer bistand til Udbetaling Danmark på
omkostningsdækket basis. ATP’s økonomiske interesse
i at levere bistand til Udbetaling Danmark
består i de stordriftsfordele, opgaven bidrager til i
ATP-koncernen. Stordriftsfordelene i ATP’s administration
sikrer lave omkostninger til koncernens
mange forskellige udbetalingsordninger.

Beregning af kommunernes
administrationsbidrag
Når Udbetaling Danmark går i drift, fastsæt-
tes kommunernes administrationsbidrag ud fra,
hvad det i dag samlet set koster for kommunerne
at administrere og sagsbehandle på de fem
sagsområder. Udgiften – den såkaldte baseline
- gøres op i prisen for et sagsbehandlerårsværk,
ganget med antallet af årsværk.
Hver kommunes administrationsbidrag regnes ud
efter befolkningsnøglen. I opregningen af, hvad
opgaverne i dag koster, ganges antallet af årsværk
med sagsbehandlernes løn og overhead.
Overhead indebærer udgifter til fx husleje, pc’er,
telefoni, kontorhold, inventar, ekstern kompetenceudvikling
samt støttefunktioner og ledelse.
Den samlede årsværkspris er sat til 576.000 kr.
(2010-prisniveau). Heraf udgør løn (inkl. pension,
tillæg mv.) 405.800 kr. Overhead udgør 170.800
kr.
Udbetaling Danmarks styregruppe er dog enige
om, at lønniveauet efterreguleres, når Udbetaling
Danmark har kendskab til den faktiske løn hos
19
netop de medarbejdere, der ender med at flytte
med opgaverne fra kommunerne.
Det skal bemærkes, at it-udgifter til brug af de
nødvendige systemer til opgaveløsning ikke indgår
i baseline.
Hvad bruges baseline til
Den fastlagte baseline afspejler ikke ATP’s nuværende
eller forventede omkostninger. Tallene
baserer sig udelukkende på opgørelser af de
omkostninger, som kommunerne gennemsnitligt
anvender pr. medarbejder for at løse opgaverne.
ATP’s regning til kommunerne vil kun tage
udgangspunkt i denne baseline, så længe der
afdrages på statslånet. Herefter skal baseline
udelukkende bruges til at vurdere, om ATP og
Udbetaling Danmark henter de forventede effektiviseringsgevinster.
Link
KL’s budgetvejledning

Bygninger
Den tidligere regering og Dansk Folkeparti be-
sluttede i sommeren 2010, at Udbetaling Dan-
marks fem centre skal placeres i Frederikshavn,
Holstebro, Haderslev, Vordingborg og Hillerød.
Med bistand fra Rambøll a/s startede ATP i
sensommeren 2010 en screening for at finde egnede
lejemål i de fem byer. Leje af eksisterende
bygninger blev vurderet som den mest ideelle
løsning, både økonomisk og i forhold til den relativt
korte tidshorisont frem til efteråret 2012.
Screeningen viste, at der ikke fandtes egnede
lejemål, som levede op til ATP’s kriterier om
økonomi, størrelse, funktionalitet, arbejdsmiljø og
gode transportforbindelser.
Frederikshavn
ATP Ejendomme har købt den fredede toldkam-
merbygning og de moderne tilbygninger. Bygnin-
gerne gennemgår en lettere indvendig renovering
og indrettes til en arbejdsplads med plads til
cirka 210 medarbejdere, fordelt på 4.800 m2 .
Adresse: Havnepladsen 9, 9900 Frederikshavn
Hillerød
20
Centret flytter ind i ATP’s hovedsæde. Der skabes
plads til de nye medarbejdere ved at flytte ATP’s
it-afdeling til lokaler i nabokommunen Allerød.
Adresse: Kongens Vænge 8, 3400 Hillerød
Næste prioritet var opkøb af eksisterende ejendomme,
der levede op til kriterierne for de nye
arbejdspladser. Det kunne lade sig gøre i Frederikshavn,
hvor ATP har købt en bygning, som skal
gennemgå en lettere indvendig renovering.
I Holstebro, Haderslev og Vordingborg har ATP
valgt at opføre nye bygninger med datterselskabet
ATP Ejendomme som bygherre og ejer. ATP
Ejendomme ejer også bygningen i Frederikshavn,
og ATP lejer sig i alle fire bygninger ind på almindelige
markedsvilkår.
Centret i Hillerød bliver placeret i ATP’s hovedsæ-
de, hvor der vil kunne findes betydelige synergier
med ATP’s eksisterende administration.

Projektkonkurrencer
ATP har i forbindelse med de tre center-byggerier
gennemført projektkonkurrencer efter EU-udbudsreglerne
og herigennem fundet totalentreprenører.
Byggerierne ventes at stå færdige til
den 1. oktober 2012.
Alle tre byggerier opføres, efter ATP’s ønske, i
bæredygtige materialer med lang levetid og i et
design, der signalerer åbenhed og enkelthed.
Samtidig indrettes bygningerne i overensstemmelse
med ATP’s krav til et sundt arbejdsmiljø.
Midlertidige filialer
ATP arbejder i øjeblikket på at aftale lejeløsninger
til de to midlertidige arbejdspladser i Aarhus og
Odense.
Vordingborg
ATP Ejendomme opfører en ny bygning med
Enemærke & Petersen a/s som totalentreprenør.
Bygningen er tegnet af Dissing & Weitling. Der
bliver plads til cirka 350 medarbejdere, fordelt på
6.045 m2 .
Adresse: Kuskevej 51, 4760 Vordingborg
Haderslev
21
ATP Ejendomme opfører en ny bygning med MT
Højgaard a/s som totalentreprenør. Bygningen er
tegnet af Arkitema Architects. Der bliver plads til
cirka 310 medarbejdere, fordelt på 6.010 m2 .
Adresse: Kulhavnsvej 1, 6100 Haderslev
Holstebro
ATP Ejendomme opfører en ny bygning med
Sjælsø A/S som totalentreprenør. Bygningen er
tegnet af Cebra Arkitekter A/S. Der bliver plads til
cirka 250 medarbejdere, fordelt på 4.600 m2 .
Adresse: Hostrupsvej 8, 7500 Holstebro
Link
Fakta om bygningerne

Udbetaling Danmarks ledelse
Bestyrelse og styregruppe
Bestyrelsen for Udbetaling Danmark konstituerer
sig ved overgangen i 2012. Bestyrelsen skal
bestå af en formand og otte andre bestyrelsesmedlemmer,
som alle udpeges af social- og integrationsministeren.
Formanden og fem bestyrelsesmedlemmer
udpeges efter indstilling fra KL.
Direktøren for Udbetaling Danmark er den til
enhver tid værende direktør for ATP eller en person
i ATP’s koncerndirektion, som ATP’s direktør
bemyndiger til at varetage opgaven.
22
Indtil overgangen ledes institutionen af en styregruppe,
som konstituerede sig efter lovens
vedtagelse den 17. december 2010. Se liste over
medlemmer på udbetalingdanmark.dk.
Administrativ ledelse
og projektorganisation
ATP leverer teknisk og administrativ bistand til
Udbetaling Danmark. ATP er også arbejdsgiver
for de ledere og medarbejdere, der er beskæftiget
med Udbetaling Danmarks opgaver – dog er
tjenestemænd udlånt fra staten.
ATP
Direktør:
Lars Rohde – lr@atp.dk
Koncerndirektør:
Lilian Mogensen – lm@atp.dk
Programleder:
Hans Christian Jelstrup – hcj@atp.dk
Eksterne relationer:
Michel Weber – mwe@atp.dk
Medarbejdere:
Torben Christiansen – toc@atp.dk
Kundeservice:
Carsten Bodal – cab@atp.dk
Økonomistyring:
Marianne Skoven – mas@atp.dk
It-understøttelse og -udbud:
Peter Glargaard – peg@atp.dk
Kommunikation:
Mette Beck – meb@atp.dk
Social- og integrationsministeriet
Projektchef
Jane Vitu - 4177 8252 - jvi@penst.dk
KL
Projektchef:
Rasmus Edelberg – rae@kl.dk
Kommunikation:
Trine Søndergaard – trs@kl.dk

Henvisninger
Links til dokumenter
Lov om etablering af Udbetaling Danmark
Forslag til Lov om Udbetaling Danmark
Forslag til ydelseslovpakken
Fakta om centrene
Procesguide – HR og personalejura
Rekrutteringsstrategi for
Udbetaling Danmark
Tidsplan for virksomhedsovedragelsen
Atikel om ATP’s udbudsplan for it-løsninger
til Udbetaling Danmark
KL’s budgetvejledning
Fakta om bygningerne
23
Links til hjemmesider
Udbetaling Danmark
ATP
KL
Social- og Integrationsministeriet
Folketinget

Redaktion: Projektorganisationen for Udbetaling Danmark
Grafisk design: Karen Krarup
Fotos: Thomas Søndergaard, Sine Fiig m.fl.
ISBN: 978-87-981600-6-9
ISBN: 978-87-981600-7-6-PDF
26 700 201 - 312