Ansøgning om støtte til projekter - Danish Institute for Parties and ...

Retningslinjer for
Ansøgning om støtte til projekter
1. udgave, august 2011
Indledning
Indhold 1. Formål
2. Hvem kan søge?
1.
Formål
Som beskrevet i DIPD’s lovgrundlag
og strategien for
2011-13.
Der henvises undervejs i dette dokument til DIPD’s strategi
for 2011-2013: ”Politiske partier i en demokratisk kultur”.
Strategien indeholder en række yderligere betragtninger,
som det kan være nyttigt for ansøgere at stifte bekendtskab
med, fx omkring principperne for DIPD’s arbejde,
samt de erfaringer andre institutioner har gjort i arbejdet
med støtte til politiske partier i udviklingslande.
Retningslinjerne bygger på det regelværk, som er udarbejdet
af Udenrigsministeriet for NGO’ernes anvendelse af
midler fra bistandsbevillingen, ”administrative retningslinjer
for tilskudsforvaltningen gennem private danske organisationer”.
Det er såvel i lovbemærkningerne som i samarbejdsaftalen
mellem DIPD og Udenrigsministeriet angivet,
at DIPD skal følge samme regelsæt.
Det er både sekretariatets og bestyrelsens opgave at sikre,
at dette sker. Yderligere oplysninger om dette kan fås ved
henvendelse til sekretariatet.
3. Målgruppen for støtten
4. Krav til partneren
5. Hvilke lande?
6. Hvor meget og hvornår?
7. Elementer der kan støttes – og hvad støttes ikke?
8. Principper
9. Vurderingskriterier
10. Forberedende aktiviteter
11. Aktiviteter
12. Budget
13. Definition af administrationsprocent
14. Anvendelse af bevillingen
15. Mål og resultater
16. Rapportering
17. Regnskab
18. Afslutning af projektet
19. Revision og DIPD’s tilsyn
20. Monitorering og reviews
21. Evaluering
DIPD har til formål at støtte udviklingen af velfungerende
demokratiske politiske partier og velfungerende demokratiske
flerpartisystemer i udviklingslandene. Dette kan ske
gennem direkte støtte fra et politisk parti i Danmark til et
politisk parti i et partnerland (søsterpartistøtte), eller gennem
tværpolitiske aktiviteter, der omfatter flere politiske
partier og partisystemer, tænketanke, organisationer i civilsamfundet,
mm.

DIPD Retningslinjer
2.
Hvem kan søge?
Politiske partier i Danmark
og danske organisationer
med ekspertise inden for instituttets
indsatsområder.
3.
Målgruppen for støtten
Politiske partier, organisationer
og institutioner, herunder
uafhængige medier og ikkestatslige
tænketanke, der arbejder
med politiske partier
og udvikling af demokrati og
flerpartisystemer i udviklingslandene.
Side 2
DIPD’s aktivitetsmidler (den samlede bevilling minus udgifter
til sekretariatet) er opdelt i to lige store puljer:
Søsterpartistøtte:
Den ene pulje er forbeholdt de politiske partier i det danske
Folketing og skal anvendes til partnerskaber med ’søsterpartier’
(som dette er defineret i Strategi 2011-13). I denne
pulje er partierne tildelt et fast grundbeløb plus et beløb
beregnet efter partiets mandattal. Pengene udløses, når
bestyrelsen har godkendt et konkret projektforslag.
Flerpartistøtte:
Den anden pulje er forbeholdt tværpolitiske aktiviteter, der
kan bidrage til udviklingen af pluralistiske partisystemer.
Partnerne i samarbejdslandet kan være politiske partier,
ikke-statslige organisationer, medier, tænketanke, m.v.
Pengene bevilges efter ansøgning til og godkendelse af
Bestyrelsen.
Inden for den tværpolitiske pulje kan DIPD selv iværksætte
aktiviteter, ligesom danske organisationer har mulighed for
at fremsende ansøgninger om støtte. Organisationerne
skal have hjemsted i Danmark og skal være ’non-profit’ organisationer,
der arbejder inden for instituttets indsatsområder,
fx medier, unge i politik, kvinder i politik, eller andre
områder til støtte for udvikling af et flerpartisystem i en politisk
demokratisk kultur i udviklingslandene. Organisationen
skal have et sæt vedtægter og være underkastet revision.
Private personer kan ikke ansøge om midler.
Der lægges vægt på, hvilke særlige kompetencer og hvilken
merværdi den danske partner kan tilføre.
Ansøgeren skal beskrive den interne projektorganisering
og dokumentere, at projektet er forankret i den ansøgende
organisation og dens partnere i samarbejdslandet.
Ansøgningerne kan fremsendes løbende til DIPD, og der
er mulighed for en løbende drøftelse med sekretariatet
vedrørende formuleringen af ansøgningen. Herefter behandler
DIPD’s bestyrelse de fremsendte ansøgninger.
Når bestyrelsen godkender en bevilling, vil DIPD fremsende
en bekræftelse indeholdende de krav og regler, som
gælder for bevillingen.
Hvis en ansøgning ikke imødekommes, vil ansøgeren
modtage et skriftligt begrundet afslag. Samtidig vil der være
mulighed for at afholde et møde med sekretariatet for at
drøfte begrundelsen for afslaget og mulighederne for at justere
ansøgningen med henblik på evt. fornyet anmodning
om støtte. Der er ikke mulighed for at klage, hvis en ansøgning
om bevilling ikke imødeses.
Støtten under søsterpartipuljen forudses rettet mod politiske
partier eller partilignende organisationer i udviklingslandene,
når det viser sig at være vanskeligt at identificere
egentlige søsterpartier som samarbejdspartnere. (Læs mere
herom i Strategi 2011-2013.)
Støtten under den tværpolitiske pulje rettes mod: partisystemet
som helhed; en gruppe af politiske partier; parlamenter
og de politiske partier repræsenteret her; ikkestatslige
organisationer, som arbejder for et pluralistisk
flerpartisystem via samarbejde med partier, parlamenter
ol.; tænketanke, der arbejder med partisystemer; medier
og deres relationer til de politiske partier; o.a.

DIPD Retningslinjer
4.
Krav til partneren
Demokratisk partner, repræsentativitet,
legitimitet, menneskerettigheder,antikorruption
m.v.
Udarbejdelse af samarbejdsaftale
mellem den danske
og den lokale partner
5.
Hvilke lande?
Danmarks partnerlande i Afrika,
Asien og Latinamerika.
I særlige tilfælde også i andre
udviklingslande.
Side 3
Ansøgningen skal dokumentere, at der er tale om en demokratisk
partner med respekt for menneskerettigheder,
demokratiske frihedsrettigheder og god regeringsførelse.
Partneren skal arbejde ud fra et ikke-voldeligt grundlag og
skal respektere frie valg og arbejde for et demokratisk flerpartisystem.
Ansøgningen skal dokumentere, hvem partneren
repræsenterer, eller hvilke grupper partneren har
potentiale til at repræsentere.
Partneren må ikke være enkeltpersoner eller en privat
virksomhed.
Partnere, der får del i de bevilgede tilskud, må ikke stå opført
på FN’s og EU’s terrorliste.
Partneren skal endvidere være indstillet på at underskrive
en anti-korruptionsklausul med følgende ordlyd:
”No offer, payment, consideration or benefit of any kind,
which could be regarded as an illegal or corrupt practice,
shall be made, promised, sought or accepted - neither directly
nor indirectly - as an inducement or reward in relation
to activities funded under this agreement, incl. tendering,
award or execution of contracts. Any such practice will
be grounds for the immediate cancellation of this agreement/contract
and for such additional action, civil and/or
criminal, as may be appropriate. At the discretion of the
Danish Ministry of Foreign Affairs, a further consequence
of any such practice can be the definite exclusion from any
tendering for projects, funded by the Danish Ministry of
Foreign Affairs”.
Det er den danske partners ansvar at sikre ovennævnte.
Samtidig må den danske partner sikre sig, at partneren i
Syd har den fornødne administrative kapacitet til at udføre
en forsvarlig og betryggende forvaltning af det bevilgede
tilskud.
Der skal udarbejdes en samarbejdsaftale mellem parterne.
Samarbejdsaftalen er en formalisering af det specifikke
projekt og de aktiviteter, der skal finde sted i fællesskab.
Aftalen bør afspejle gensidigheden i partnerskabet og bør
beskrive ansvar og forpligtelser såvel som rettigheder for
alle parter. Den skal udformes på en måde, så den kan
bruges i projektimplementering, hvis der opstår udskiftning
i personalet, uklarheder, uenigheder eller direkte konflikter.
Mere konkret skal aftalen indeholde formalia om projektet,
herunder partnerne, varighed, bevilling, de gældende retningslinjer
for bevillingen m.v. Derudover skal aftalen også
fastlægge ansvar og kompetencer i forbindelse med projektimplementeringen
og i forbindelse med administrationen
af projektbudgettet, herunder spørgsmål om tilsyn,
rapportering, overdragelse af udstyr, revision m.v. Aftalen
skal også specificere, hvad der sker ved brud på aftalen,
og hvordan man kan ændre eller opsige aftalen. Antikorruptionsklausulen
indføjes i aftalen.
Aftalen behøver ikke at være indgået, inden bevillingen
kan udbetales, men aftalen skal være indgået senest 6
måneder efter projektets start.
Som beskrevet i Strategi 2011-2013 kan der som udgangspunkt
ydes støtte til aktiviteter i Danmarks partnerlande
i Afrika, Asien, Mellemøsten og Latinamerika.
Det er bestyrelsen, der træffer den konkrete beslutning om
støtte, jvf. vurderingskriterierne i afsnit 9.
I specifikke tilfælde vil der være mulighed for at anvende

DIPD Retningslinjer
6.
Hvor meget og hvornår?
De politiske partier kan anvende
det årlige afsatte beløb
på et eller flere projekter.
For andre end de politiske
partier: max 2 mio. kr. pr. år
pr. projekt. Projektperioden
kan dog højst løbe til udgangen
af 2012.
Indgåelse af projektaftale.
7.
Elementer der kan støttes
– hvad støttes ikke?
Kvinder og unge i politik,
parlamentarisk arbejde, kapacitets-
og organisationsopbygning,kampagnetræning,
antikorruption, politikudvikling,
udveksling, valg-
og partilovgivning
Side 4
midler fra DIPD i udviklingslande, der ikke hører til den traditionelle
kreds af danske partnerlande. Ansøgeren skal i
sådanne tilfælde argumentere særskilt for, at en indsats
med danske midler giver mening.
Bestyrelsen vil på længere sigt udvælge et antal af Danmarks
partnerlande som fokuslande for DIPD’s indsatser.
Inden for rammerne af den pulje, der er afsat til søsterpartier,
vil det være muligt for partiet at anvende det samlede
årlige beløb på et eller flere projekter. Bestyrelsen beslutter
i hvert enkelt tilfælde, om det ansøgte beløb er rimeligt i
forhold til mål og aktiviteter.
For de tværpolitiske aktiviteters vedkommende vil der
max kunne ydes 2 mio. kr. i støtte til det enkelte projekt pr.
år. I instituttets opstartsfase vil bevillingerne ikke kunne løbe
længere end til udgangen af 2012. I særlige tilfælde,
hvor der er stærke argumenter for et højere budget, kan
bestyrelsen træffe beslutning herom.
Den danske organisation opretter en separat bankkonto i
Danmark, som DIPD kan overføre de bevilgede midler til.
Der indgås en projektaftale mellem DIPD og den danske
partner, når bestyrelsen har godkendt en bevilling til et
konkret projekt, og når den danske ansøger skriftligt har
accepteret bevillingens vilkår underskrevet af en tegningsberettiget
person. Når projektaftalen er indgået, og den
danske partner har oprettet en dansk bankkonto til projektet,
vil der kunne udbetales midler.
Den danske partner står for overførsel af midler til den lokale
partner.
Hvor andet ikke er aftalt, udbetales midlerne hvert halve år
over projektets levetid, hvis der er fremdrift i projektet efter
tidsplanen. Midlerne udbetales efter anmodning.
Det følgende er eksempler på, hvad der kan støttes – men
det skal understreges, at der ikke er tale om en udtømmende
liste:
Analyse eller vurdering af partnerens/partiets styrker
og svagheder, som basis for udvikling af en konkret
handlingsplan.
Udarbejdelse af en handlingsplan for hvordan partiet
kan opbygge eller udvikle sin organisation på decentrale
niveauer (provins, distrikt).
Træning af og kurser for lokale partneres personale
og frivillige medarbejdere med eller uden deltagelse
af den danske organisation – fx inden for specifikke
områder som politikudvikling, kvinders deltagelse, opstilling
af kandidater til valg, valgforberedelse m.v.
Udvekslingsaktiviteter mellem den danske organisation
og partnerorganisationerne.
Aktiviteter, der fremmer lokale partneres/partiers deltagelse
i lokale netværk og eksternt samarbejde.
Kravene til partneren, se pkt. 4, skal være opfyldt.
Derudover skal støtte til et politisk parti i forbindelse med
et forestående valg suspenderes. Den danske partner må
ikke deltage i valgkampagnen.
Det kan være vanskeligt at afgøre, hvornår støtten skal
suspenderes i forhold til afholdelsen af et valg. Som minimum
bør det ske mindst 1 måned forud for valget, men i

DIPD Retningslinjer
8.
Principper
DIPD’s Strategi 2011-13 beskriver
en række principper,
som der skal tages højde for
i forbindelse med planlægningen
og gennemførelsen
af projektet.
9.
Vurderingskriterier
Bestyrelsen vil overordnet
lægge vægt på:
Projektets relevans
Projektets kvalitet
Projektets effekt
Side 5
mange tilfælde vil det alt afhængig af valgkampens karakter
være nødvendigt at afbryde støtten tidligere.
Den danske partner skal rådføre sig med DIPD i disse
spørgsmål. Efter afholdelse af valg er det muligt for den
danske partner at genoptage støtten til at opbygge den lokale
partners evne til at føre valgkamp m.v.
Ansøgningsskemaet præciserer de oplysninger, der skal
indgå i ansøgningen. En projektansøgning skal ikke nødvendigvis
i detaljer gøre rede for alle de principper, som
DIPD bygger sit arbejde på, men den skal reflektere, at der
er taget højde for principperne (som er beskrevet i større
detaljer i Strategi 2011-2013 side 11-15):
Valg af land – hvorfor er det fornuftigt at arbejde i det
pågældende land; tillader forfatning og lovgivning at
der gennemføres aktiviteter i relation til politiske partier;
er landet et af Danidas partnerlande; forventes landet
at blive et af DIPD’s udvalgte fokuslande; m.m.
Landets valgcyklus – er aktiviteterne planlagt, så der
er taget højde for et kommende valg? Den danske
partner må ikke indgå i en valgkamp.
Lokalt ejerskab – at aktiviteten bliver solidt forankret
hos samarbejdspartneren.
Efterspørgselsdrevet – at de foreslåede aktiviteter er
et reelt udtryk for hvad partneren har brug for.
Komplementerer – der skal med andre ord være forståelse
for andre aktørers aktiviteter, så man supplerer
eksisterende indsatser og undgår at sætte noget i
gang, som allerede klares af andre.
Kontekstanalyse – så man forstår den bredere politiske
og sociale sammenhæng aktiviteten er en del af.
Identifikation af risici og risikovillighed – fordi dette
kan påvirke tidsperspektiv og resultatet.
Fokus på udvikling af kapacitet – især institutionel
og organisatorisk kapacitet, så aktiviteterne ikke er afhængig
af enkeltpersoner i partiet/hos partneren.
Bæredygtighed – så man tænker over, hvad der sker
med indsatsen, når man afsluttet projektet.
Beslutning om støtte baseres på en helhedsbedømmelse
af ansøgningen med udgangspunkt i de principper, der er
grundlaget for indsatser finansieret af DIPD. De overordnede
parametre vil være en vurdering af:
om projektet er relevant for opfyldelse af instituttets
overordnede formål og strategi omkring udviklingen af
flerpartisystemer og demokrati;
om projektet har den nødvendige kvalitet og sammensætning
til at nå de opstillede formål;
om projektet forventes at have en varig effekt for målgruppen
og dermed dennes bidrag til udviklingen af
flerpartisystemer og demokrati.
Vurderingen afhænger af det enkelte projekts karakter,
landekontekst, kapacitet hos parterne, aktiviteterne og
sammensætningen heraf, m.v. Derfor vil alle projekter ikke
nødvendigvis blive vurderet på alle de parametre, som
nævnes i det følgende. Der lægges bl.a. vægt på, at følgende
forhold synes at være taget i betragtning:
Problembeskrivelse og kontekstanalyse i landet, part-

DIPD Retningslinjer
10.
Forberedende
aktiviteter
De politiske partier har mulighed
for at søge om støtte
til en forundersøgelse.
Der er udarbejdet særlige
retningslinjer (vedtaget af
bestyrelsen i juni 2011) og et
særligt ansøgningsskema til
forundersøgelser.
Der kan søges om max
115.000 kr. pr. projekt.
11.
Aktiviteter
Omfatter de aspekter som
indgår i ansøgningsskema,
punkt D
Side 6
nerens rolle og aktiviteternes relevans i forhold til problemer,
behov og kontekst.
Er projektet skruet sammen, så aktiviteterne kan opfylde
målsætningerne for projektet? Er der god sammenhæng
mellem analyse, mål og aktiviteter?
Den danske partners merværdi – hvad kan den danske
partner tilføje samarbejdet i forhold til problembeskrivelsen?
Er der tale om efterspørgselsdrevet støtte, der er forankret
hos de lokale aktører?
Har partnerne tilstrækkelig kapacitet svarende til projektets
faglige indhold, størrelse og mål?
Er der taget højde for eksisterende erfaringer på området?
Er den planlagte indsats komplementær i forhold til
øvrige indsatser på demokratiområdet?
Mål- og resultatstyring – etablering af indikatorer og et
effektivt system, der løbende monitorerer og rapporterer
på indikatorerne.
Effekt – er der gjort rede for, at projektet har potentiale
til at bidrage til demokratiudvikling i landet?
Identifikation af og bevidsthed omkring risici ved aktiviteterne
– men eksistensen af store risici betyder ikke
nødvendigvis at et forslag afvises.
Organisering af projektet, herunder fokus på overholdelse
af budgetter og tidsplaner.
Er projektet bæredygtigt? Kan partneren opretholde
og bygge videre efter afslutning af projektet?
Omkostningseffektivitet – er budgettet rimeligt i forhold
til aktiviteterne?
De politiske partier vil ofte have behov for at gennemføre
en række forberedende aktiviteter, før de er klar til at præsentere
et projektforslag for bestyrelsen. DIPD opererer
med tre faser, som kort kan beskrives således:
1. Fase 1: Partiets interne forberedende arbejde.
2. Fase 2: Identifikation af projekt/partner (som DIPD
kan yde støtte til).
3. Fase 3: Afsluttende formulering af projektforslag (som
DIPD kan yde støtte til).
De politiske partier får gennem de forberedende aktiviteter
mulighed for at gennemføre studier, besøgsrejser til projektpartneren
samt iværksætte mindre konsulentopgaver
som led i etablering af et samarbejde, udarbejdelse af en
ansøgning eller lignende. Se retningslinjerne for forberedende
aktiviteter for en uddybning af, hvad der kan søges
støtte til, og hvilke udgiftstyper der kan dækkes.
Ansøgningsskemaet lægger op til, at ansøger skal gøre
rede for følgende forhold:
Problem og formål
Forventede resultater
Målgruppe
Metode og proces
Projektets varighed
Aktivitetsplan
Bæredygtighed

DIPD Retningslinjer
12.
Budget
Aktiviteter
Investeringer
Interne konsulentydelser
Konsulenter
Lokale medarbejdere
Lokal administration
Rejseudgifter
Reviews og evaluering
Budgetmargin
Revisionsudgifter
Administration
Side 7
Risikofaktorer
Budgettet skal udarbejdes i danske kroner og i hovedposter,
der afspejler den pågældende støtteform og aktiviteternes
formål. Budgettet skal opstilles i det skema, der
fremgår af ansøgningsskemaet. Alle projektudgifter skal
være indeholdt i budgettet. Der vil i vurderingen af en ansøgning
blive lagt vægt på, at projektets omkostninger er
rimelige og velbegrundede i forhold til de aktiviteter, der
ønskes gennemført. Retningslinjerne for udarbejdelse af
budget skal ses i sammenhæng med punkt 14 om anvendelse
af bevillingen.
Følgende typer udgifter kan indgå i budgettet:
Aktiviteter
Her indføres budgettet for gennemførelsen af de konkrete
aktiviteter, fx træningsaktiviteter, afholdelse af workshop
eller lignende. Aktivitetsbudgettet kan evt. struktureres efter
de opstillede projektmål. Alle aktiviteter direkte relateret
til gennemførelse af aktiviteter budgetteres her. Der er dog
visse typer af udgifter, som trækkes ud af aktivitetsbudgettet,
da der er et ønske om særligt fokus herpå, jf. nedenfor.
Investeringer
Under investeringer budgetteres med evt. indkøb som fx
IT-udstyr, mens fx undervisningsmateriale til gennemførelse
af en aktivitet budgetteres under den konkrete aktivitet.
Der udarbejdes en inventarliste over de investeringsindkøb,
der foretages.
Interne konsulentydelser
Der findes særlige regler for budgettering af udgifter til faglig
aktivitetsspecifik konsulentbistand og tilsyn, der udføres
af den danske partners faste medarbejderstab, i det følgende
kaldet for interne konsulentydelser. Der kan budgetteres
med udgifter til den faste medarbejderstab, når den
udfører en række aktivitetsspecifikke opgaver. Det gælder
fx faglig rådgivning og kapacitetsopbygning af partneren,
tilsyn med projektets gennemførelse, reviews m.v.
Konsulenter
Der kan afsættes midler til konsulentydelser fx med henblik
på udvikling af træningsmoduler, kapacitetsopbygning af
partneren, tilsyn med projektets gennemførelse m.v. Der er
fra DIPD’s side et ønske om at have fokus på anvendelsen
af midler til konsulenter. Der skal derfor redegøres for det
samlede budget til konsulentydelser i ansøgningsskemaet.
Udgifterne trækkes ud af de respektive budgetlinjer, og der
redegøres kort for projektets samlede udgifter til konsulenter
(ansøgningsskemaet, E.3). Det gælder såvel interne
som eksterne konsulentydelser.
Lokale medarbejdere
Såfremt der er ansat lokale medarbejdere til at udføre projektaktiviteterne,
kan lønudgifterne indgå i budgettet. Det
bør fremgå, hvor stor en del af lønnen for de involverede
medarbejdere det danske bidrag dækker, idet projektet
kun kan finansiere den andel, som vedrører projektet
Lokal administration
Der kan søges om støtte til partneres direkte omkostninger
til at administrere aktiviteter, der er dækket af ansøgningen,
herunder også den lokale revision af udgifter afholdt
lokalt. Den lokale revisor skal følge internationale revisi-

DIPD Retningslinjer
13.
Definition af administrationsprocent
Max 7 %
14.
Anvendelse af bevilling
Anvendelse i forhold til det
godkendte formål, tilbagebetaling
af renter, misligholdelse
af bevilling, ansættelsesvilkår
for personale, indkøb,
Side 8
onsstandarder.
Rejseudgifter
Ved rejseudgifter forstås både transportudgifter samt udgifter
til ophold og time-dagpenge. Der er fra DIPD’s side et
ønske om at have et kritisk fokus på anvendelsen af midler
til rejser. Der vil derfor være behov for at redegøre for det
samlede budget til rejseudgifter. Udgifterne trækkes ud af
de respektive budgetlinjer, og der redegøres kort for projektets
samlede udgifter til rejser (ansøgningsskema E.2).
Reviews og evaluering:
Det forventes ikke, at der gennemføres evalueringer af
projekterne enkeltvis, medmindre der er særlige hensyn.
Der er derfor ikke umiddelbart sat midler af til evaluering.
Der kan for projekter af mere end 1 års varighed afsættes
et mindre budget til at foretage et mindre review, men det
forventes at den løbende monitorering og rapportering kan
indkredse evt. behov for justeringer af projektet.
Budgetmargin:
Der kan indregnes en budgetmargin på max 10 pct. af
budgetlinjerne ovenfor (udgifter til revision og administration
i Danmark indgår ikke i beregningsgrundlaget). Budgetmarginen
kan anvendes, hvis der opstår uforudsete udgifter
i relation til de øvrige budgetposter. (Se pkt.14.)
Revisionsudgifter
Udgifter til den danske revisors revision af det samlede
projektregnskab budgetteres særskilt og dækkes uden for
administrationsvederlaget, herunder også udgifter til den
danske revisors gennemgang af de lokalt reviderede regnskaber
og revision af udgifter afholdt i Danmark, se pkt. 19.
Administration:
Der afsættes 7 % af projektomkostningerne til administration
i Danmark til dækning af de generelle, administrative
merudgifter for den danske organisation i forbindelse med
bevillingen, se pkt. 13.
Administrationsbidraget udgør max 7 % af det samlede
budget. I regnskabet ydes bidraget af det faktiske forbrug.
Følgende generelle administrationsudgifter anses at falde
inden for administrationsbidragets dækningsområde:
Kontorholdsudgifter (husleje, rengøring, kontorhold,
transport, el og vand, støttepersonale og andre almindelige
driftsudgifter)
Udgifter vedr. personale, der udfører almindelig sagsbehandlinger,
herunder budget- og regnskabsopgaver,
udarbejdelse af projektforslag samt ledelsesinvolvering
i samarbejdet
Der kan ikke bevilges yderligere midler til dækning af disse
typer af udgifter. Der skal ikke rapporteres på anvendelsen
af administrationsbidraget.
Midlerne kan udelukkende anvendes til de godkendte formål,
aktiviteter og budgetposter. Overforbrug i forhold til
den tildelte bevilling dækkes ikke.
Udgifterne skal afholdes inden for bevillingsperioden med
mindre andet er aftalt.
Ændringer mellem hovedbudgetlinjerne inden for det godkendte
budget kan uden forudgående forelæggelse foreta-

DIPD Retningslinjer
forsikringer, rejser m.v.
Side 9
ges med op til 10 pct. af budgettet for den mindste af de
budgetlinjer, hvorfra eller hvortil midlerne flyttes, under forudsætning
af at projektets målopfyldelse ikke forringes.
Ved ønske om ændringer inden for budgettet, der overstiger
10 pct., skal instituttet høres.
Optjente renter og evt. kursgevinster - både i Danmark og i
partnerlandet - kan ikke anvendes til finansiering af de bevilgede
aktiviteter, men skal afregnes særskilt ved årsregnskab
eller ved det afsluttende regnskab og tilbageføres
til DIPD.
Der er tale om misligholdelse af bevillingen, hvis projektet
ikke lever op til de givne bevillingsforudsætninger, fx:
forsinkelser på mere end 6 måneder, som ikke er
godkendt af DIPD;
manglende eller utilfredsstillende faglig og økonomisk
rapportering fra projektet;
væsentlige ikke godkendte ændringer i projektet i forhold
til bevillingsgrundlaget;
samt anden uforsvarlig forvaltning af bevillingen, herunder
misligholdelse af disse retningslinjer.
Ved misligholdelse af bevillingen, er DIPD berettiget til at
iværksætte passende foranstaltninger for at begrænse følgerne
af misligholdelse. Det kan fx være en skriftlig påtale
med krav om afhjælpning af situationen, iværksættelse af
yderligere undersøgelser af organisationens forvaltning,
ophør af yderligere betaling, udfasning eller lukning af aktiviteterne.
I sidstnævnte tilfælde skal alle ubrugte midler tilbagebetales
og der kan evt. blive tale om at tilbagebetale
allerede udbetalte midler til DIPD og at yde erstatning i tilfælde
af økonomiske tab.
En projektaftale kan opsiges skriftligt af begge parter (den
danske partner og DIPD) med tre måneders varsel. I tilfælde
af væsentlig misligholdelse er DIPD dog berettiget til
at opsige aftalen øjeblikkeligt. Begge parter forpligter sig til
forinden en evt. opsigelse at søge konflikter løst ad forhandlingens
vej. Uløste konflikter kan ikke indbringes for
en domstol, men skal løses ved voldgift.
Medarbejdere, konsulenter m.fl. (både i Danmark, udsendte
og lokalt ansatte), der arbejder i tilknytning til aktiviteter
finansieret af instituttet, må ikke nyde mere gunstige løn-
og ansættelsesforhold end anvendt af staten og må ikke
oppebære dobbelt løn.
Ved anvendelse af den faste medarbejderstab til interne
konsulentydelser er det en forudsætning, at man på forhånd
budgetterer med udgifterne, og at den danske partner
anvender et tidsregistreringssystem, hvor det faktiske
tidsforbrug opgøres. Der er fastsat særlige max rater for
lønudgifter. De faktiske lønudgifter for de enkelte medarbejdere
kan indgå i budgettet, dog maksimalt de anciennitetsbaserede
maksimumssatser, der er fastsat af Udenrigsministeriet
(se www.um.dk). Derudover vil der kunne
ydes et bidrag til dækning af driftsomkostningerne på 80
pct. af lønudgifterne til intern konsulentbistand.
Disse regler gælder ikke for projektansatte rådgivere eller
lignende.
For lokalt personale og konsulenter gælder, at lønniveauet
ikke må overstige det gennemsnitlige lønniveau for tilsvarende
organisationer/konsulenter i landet.
Evt. indkøb af udstyr og tjenesteydelser skal foretages i
henhold til internationale og nationale udbudsregler. Ved
indkøb, der falder uden for ovennævnte regler, skal der

DIPD Retningslinjer
15.
Mål og resultater
Indikatorer
16.
Rapportering
Løbende rapportering
Rapportering ved væsentlige
vanskeligheder i
projektgennemførelsen,
korruption eller mistanke
herom m.v.
Afsluttende rapportering
Side 10
generelt indhentes flere tilbud (min. 3), så det sikres, at der
opnås en konkurrencedygtig pris fx ved indkøb af udstyr,
køb af konsulentydelser, afholdelse af konferencer, seminarer
m.v.
De projektimplementerende parter har ansvaret for at holde
køretøjer, større udstyr og inventar samt personale forsikret
med lovpligtige forsikringer. Hvis dette ikke er muligt,
skal det begrundes.
Ved rejseudgifter forstås både transportudgifter samt udgifter
til ophold og time- dagpenge. For rejseudgifter gælder i
øvrigt, at alle udgifter i forbindelse med rejser til partnerlandet
eller besøg i Danmark fra partnerlandet skal budgetteres
billigst muligt, og antallet af deltagere i rejser skal
begrænses til det nødvendige. Time- og dagpengesatser
må ikke overstige Finansministeriets takster. Flyrejser må
højst udgøre prisen på økonomiklasse, optjente bonuspoints
må ikke anvendes privat, og indkvartering må ikke
overstige prisen for almindeligt turistklassehotel.
Se ansøgningsskema, pkt. D.2.
Indikatorerne er målbare kriterier, der bruges til at vurdere,
om projektet opnår, hvad det er designet til at opnå. Indikatorerne
skal specificere, hvad der som minimum skal være
opnået på et givet tidspunkt, for at projektet har nået de
opstillede mål. Indikatorerne skal være relevante for det,
der skal måles; de skal være specifikke i forhold til målgruppe,
kvalitet, kvantitet, tidsramme m.v.; og de skal være
mulige at måle.
Den danske partner har ansvaret for løbende rapportering
til DIPD. I den endelige aftale mellem ansøger og DIPD vil
det blive fastlagt, om der er brug for mere end halvårlige
rapporteringer. Der er udarbejdet et standardformat for
rapporteringer (se bilag xx) Den løbende monitorering og
rapportering bør bl.a. fokusere på følgende spørgsmål:
Hvilke aktiviteter er gennemført, og hvilke resultater
(rapportering på indikatorer) er opnået i relation til de
forventede resultater? Holder aktivitetsplanen?
Fungerer den opstillede metode og processen?
Fungerer projektstyringen/-organiseringen?
Hvordan er målgruppen involveret i projektaktiviteterne,
og hvordan tager de imod projektet?
Gode erfaringer/succeshistorier?
Særlige udfordringer eller problemer, herunder evt udvikling
i risikofaktorerne?
Er der behov for justering af projektet?
Projektets tidsplan og økonomi
Det påhviler derudover partneren straks at rapportere til
DIPD i tilfælde af:
Væsentlige vanskeligheder i gennemførelse af aktiviteterne,
herunder i forhold til overholdelse af det godkendte
budget;
Væsentlige problemer i forhold til modtagerlandets
myndigheder, partnerorganisationer eller udsendte
medarbejdere;
Ved begrundet mistanke om eller konstateret tyveri,
bedrageri, korruption, misbrug, støtte til terrorvirksomhed
eller andre tilsvarende uregelmæssigheder i ad-

DIPD Retningslinjer
17.
Regnskab
18.
Afslutning af projektet
19.
Revision og DIPD’s tilsyn
Årsregnskabet skal revideres
af en revisor
Afsluttende revision udføres
af en revisor
DIPD fører tilsyn med
anvendelsen af midlerne
Side 11
ministrationen af aktiviteterne.
Ved afslutning af projektet fremsendes en afsluttende rapport
(standardformat for afsluttende rapportering bilag xx).
I den afsluttende rapportering indgår en fælles erfaringsopsamling
mellem den danske og den lokale partner. Er
projektets mål blevet opfyldt? Forventes projektets positive
effekter at være bæredygtige? De spørgsmål, der ønskes
besvaret i forbindelse med erfaringsopsamlingen, fremgår
af standardformatet for afsluttende rapportering.
De involverede organisationer skal opretholde et sikkert og
pålideligt regnskabssystem.
Den ansøgende organisation skal sikre, at økonomiske forretningsgange
er betryggende, og at der foregår en forsvarlig
intern kontrol. Organisationens bogføring skal løbende
ajourføres, dokumenteres med bilag og være i
overensstemmelse med god bogførings- og regnskabsskik.
Organisationen skal opbevare regnskabsmaterialet i fem
år efter projektets afslutning ifølge bogføringslovens krav.
Den danske partner har ansvaret for at sikre, at partnerorganisationerne
også overholder ovenstående.
Ved afslutning af et projekt skal der udarbejdes en afsluttende
rapport inkl. en fælles erfaringsopsamling, jf. pkt. 16,
samt et revideret regnskab for projektet, jf. pkt. 17. Det afsluttende
projektregnskab skal underskrives af en revisor,
jf. pkt. 19.
Evt. ubrugte projektmidler, renter og evt. kursgevinster tilbagebetales
til DIPD.
Der udarbejdes en inventarliste for projektudstyr, inventar
eller lignende, der er indkøbt til projektet. Værdien af inventaret
skal angives. Herefter laves en overdragelsesforretning,
hvor parterne underskriver et overdragelsesdokument,
hvor det fremgår, hvad der er overdraget. DIPD skal
have kopi af det underskrevne overdragelsesdokument.
Fristen for at fremsende den afsluttende rapportering
sammen med evt. overdragelsesdokument og et revideret
projektregnskab er 3 mdr. fra projektperiodens udløb.
Organisationens årsregnskab og det afsluttende regnskab
skal revideres af en uafhængig, godkendt revisor. For partiernes
vedkommende gælder, at årsregnskabet over indtægter
og udgifter offentliggøres i henhold til partiregnskabsloven.
Inden iværksættelse af projektet skal der indgås aftale
med en revisor, som kan give råd og vejledning til regnskab,
procedurer m.v., og som efterfølgende reviderer det
afsluttende regnskab. Regnskabet skal forsynes med en
påtegning, hvoraf det fremgår, at revisionen er udført i
henhold til god offentlig forvaltningsskik. Eventuelle forbehold
skal fremgå af påtegningen.
Årsregnskaber og det afsluttende regnskab for udenlandske
projektpartnere skal ligeledes revideres af en uafhængig,
godkendt revisor i overensstemmelse med internationalt
anerkendte standarder for revision. Udenlandske revisorer
skal orienteres om kravene til revisionen. Den lokale
revisors revisionspåtegning skal indgå som grundlag for

DIPD Retningslinjer
20.
Monitorering og reviews
21.
Evaluering
Side 12
den danske revisors revision af det samlede regnskab.
Ved revisionen efterprøves om regnskabet er retvisende,
og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen,
er i overensstemmelse med de meddelte bevillinger,
trufne forhandlingsaftaler, indgåede kontrakter samt
love og andre forskrifter på bevillingsområdet. Revisor foretager
desuden en vurdering af, om der er taget skyldige
økonomiske hensyn ved forvaltningen af den støtte, der er
omfattet af regnskabet.
Hvis lokale eller danske revisorer i forbindelse med revisionen
af regnskaber for DIPD-finansierede indsatser bliver
opmærksomme på nogen form for bedrageri, misbrug af
midler, alvorlige uregelmæssigheder eller betydelige brud
på reglerne for anvendelsen af bevillingen, har de pligt til
at give øjeblikkelig besked til ledelsen af den lokale partnerorganisation,
den danske partner og DIPD.
DIPD og DIPD’s revisor skal i hele projektperioden samt
opbevaringsperioden på 5 år for regnskaber havde adgang
til at udføre undersøgelser af det materiale, der ligger til
grund for regnskabet.
DIPD (samt Rigsrevisionen, Statsrevisorerne og Udenrigsministeriet)
har ret til at udbede sig al relevant information
fra projektet. Projektpersonale skal yde bistand og give
fuld adgang til projektbesigtigelse, dokumentgennemgang,
regnskabsanalyse, inventarkontrol, kontostatus, fordeling
af midler i forhold til det godkendte budget m.v.
Der kan også som led i DIPD’s tilsyn med anvendelse af
midlerne være behov for:
Besøg hos den danske partners administration for at drøfte
projektstyringen m.v.; evt. besøg hos projektpartneren;
gennemførelse af fælles møder, reviews eller evalueringer
af de støttede aktiviteter.
Det forventes, at den løbende monitorering og rapportering
kan indkredse evt. behov for justeringer af projektet, både i
forhold til projektstyring og det faglige indhold. Der kan for
projekter af mere end 1 års varighed afsættes et mindre
budget til at gennemføre et mindre review, såfremt der er
særlige behov herfor, fx i forbindelse med bidrag til erfaringsopsamling
eller en planlagt evaluering.
Det forventes ikke, at der gennemføres evalueringer af
projekterne enkeltvis.
Derimod forventes DIPD eller andre at gennemføre fx tematiske
evalueringer af indsatser under instituttets bevilling.
Der vil derfor ikke være behov for at afsætte midler til
evalueringer under det enkelte projekt. Men projektet vil
skulle bistå og give adgang til at gennemføre evalueringer
på basis af standarder fastlagt i Paris deklarationen.
Såfremt der er særlige hensyn, der taler for at indbygge en
evaluering i et projekt allerede fra start, kan bestyrelsen
dog træffe beslutning om, at der afsættes midler hertil.