1 IMS 1.1.3/732-2371 Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 5 ...

Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 5. december 2012 kl. 13.30 m/efterfølgende
Julemiddag på Oktobervej 22A
Tilstede: Lars Abel (formand), Lars Ejsing Søbye(LES), Søren Dalmark (SD), Christian Høybye (CH), Anne
Hvid John (AHJ), Gunhild Olesen Møller (GOM), Carsten Sveigaard (SC), Anne Holtet (AH), Anne
Vikkelsø (AV), Helle Brøgger (HB), Sussi Kongshøj Wilson (SKW), Kurt Faber-Carlsen (KFC), Niels Ove
Andersen (NOA), Bruno Madsen (BM)
Tolke: Johanne Smerlov, Rikke Plett Olsen, Dorthe Stougaard
Referent: Susanne Laursen
Udsendt d. 3.1.2013
Dagsordenspunkter O/D-B Kommentarer
1. Godkendelse af dagsorden O/B Dagsorden blev godkendt.
2. Godkendelse af referat fra
bestyrelsesmøde afholdt den
14. august 2012
IMS 1.1.3/732-2371
O/B Det endelige referat er vedlagt (Bilag 2.1)
Referatet blev godkendt uden bemærkninger.
3. Meddelelser O Klagesag over ATP afgørelse om, at CfD har pligt til at betale finansieringsbidrag.
BM orienterede: Siden 2007 har CfD indbetalt et finansieringsbidrag
til atp på ca. 500.000 kr. pr. år. (Bidraget betales af private arbejdsgivere).
CfD har klaget over betalingen men atp afviste klagen.
Vi har hyret ekstern rådgivning som har udredt og argumenteret
for, at Centret ikke skal betale bidraget. Bestyrelsen orienteres
om sagens forløb og udfald.
Status ombygning/nybyggeri:
Oktobervej
Bygning B forventes færdig ultimo januar 2013, hvorefter indflytning
vil ske. Derefter tages som planlagt fat på nyt byggeri af Unohuset.
Ude arealerne v/gymnastiksalen sættes i udbud i begyndelsen af
2013.
1

IMS 1.1.3/732-2371
Aktivitetscentret er ved at flytte tilbage til den gamle administrationsbygning,
de har midlertidigt haft ophold i kantinen. Renovering
af det øvrige AC er udskudt i forhold til den oprindelige plan, da
det også har været nødvendigt at udvide i Nyborg. Et samlet AC
forventes dog at være færdig i 2014.
Pavillon udvidelse til V 15 (børn og unge under 18 år)
Tilbud til børn: CfD fik en henvendelse fra KBH kommune
i foråret omkring muligheden for at etablere et tilbud for
fire unge under 18 år.
Oprettelsen af tilbuddet er desværre blevet usikker, da to af
de oprindelige fire unge er blevet tilbudt plads på et tilbud i
Københavns Kommune. De unges kommuner er meget positive
overfor kvaliteten af tilbuddet fra CfD, men den ene
kommune ønsker af økonomiske årsager at undersøge alternative
muligheder. Såfremt der kunne blive tale om et tilbud
til en ung, kan det oprindelige projekt ikke gennemføres. Vi
overvejer derfor at foreslå at oprette et enkeltmands tilbud
men det afhænger af, om Gladsaxe Kommune vil godkende
det.
Nyborg
Gymnastiksalen, som bestyrelsen godkendte købet af, blev
desværre ikke til noget, da det politiske system ønskede
yderligere forhandling af prisen. Det ønskede vi ikke at indgå
i. CfD fik i forbindelse med høring af lokalplanen for
området en henvendelse om køb af naboejendommen
(CfD’s tidligere forstanderbolig) som ligger ved indkørslen
til Skaboeshusevej. Bestyrelsen har tidligere pr. mail godkendt
købet af ejendommen. Overtagelse forventes at ske i
marts/april 2013.
CH: I forhold til tilbagesvaret på mail vedrørende ovennævnte
punkt om købet af gymnastiksal, kommenterede
Christian, at hans tilbagesvar kun kom til Bruno og ikke resten
af bestyrelsen. Dette punkt blev undersøgt i pausen af
CfD’s IT afdeling. For at sikre, at bestyrelsen er en lukket
mailgruppe, vil ”besvar alle” gå gennem BM’s mailboks.
Ny revideret personale politik
Den sidste nye reviderede personalepolitik sendes ud når
der er færdig redigeret.
Tegnsprogspolitikken er ikke en del af personalepolitikken.
2

IMS 1.1.3/732-2371
Der arbejdes på en separat sprogpolitik som vil udkomme i
løbet af 2013. Den nuværende pjece ”Tegnsprog på arbejdspladsen”
som ligger på CfDs hjemmeside erstattes ikke
i første omgang.
Klagesag:
Der blev orienteret om en klagesag mod CfD til ligebehandlingsnævnet,
idet CfD netop har fået medhold i sagen. For
resume af sagen se http://www.cfd.dk
4. Økonomi O Budgetkontrol pr. 31.10.2012 (Bilag 4.1)
NOA orienterede:
Samlet set forventes et resultat på ca. 12-14 mio. kr.
PSO: forventet overskud, især grundet indskrivningen af nye borgere
i Nyborg.
Tolkeområdet: Tidligere forventninger har været et nul resultat. I
dag er forventningerne plus 1½ mio. kr. og aktivitetsmæssigt forventer
vi at lande på 4 % stigning (i forhold til det udsendte bilag,
hvor vi forventede en stigning på 3 %).
Vi har modtaget rimelig god rådgivning i forhold til forvaltning af
vores likviditet, hvilket har betydet kursgevinster på 0,7 mio.kr. og
renter på 0,5 mio. kr.
Der er nogle usikkerheder med hensyn til det endelige regnskab,
idet f.eks. feriepengeberegningerne er svære at styre. Vi følger det
måned for måned men vi bogfører ikke posten månedligt. Endvidere
vil der løbende blive tale om nogle justeringer da de interne fordelinger
opgøres i forhold til regnskabsresultatet.
Søren Dalmark: afskrivninger? Kan man normalt godt forudse?
Der er et fald på 800-900.000 kr.?
NOA: Årsagen til forskydninger i de forventede afskrivninger
skyldes tidsforskydninger i byggeprojekterne.
Formanden takkede for orienteringen og punktet blev taget til efterretning.
3

IMS 1.1.3/732-2371
Revideret Regnskabsinstruks (Bilag 4.2)
NOA orienterede:
Ændringer i selve regnskabsinstruksen skal godkendes af
bestyrelsen, mens ændringer af bilag normalt ikke er blevet
godkendt af bestyrelsen. Revisionen orienteres løbende om
alle ændringer. Denne praksis blev diskuteret, og det blev
besluttet at tilføje følgende i instruksens forord: Såfremt der
er tale om principielle ændringer i bilag skal ændringerne
godkendes af bestyrelsen.
NOA nævnte en væsentligt ændring:
Afsnittet om administration af beboeres midler, er blevet
ændret og tilpasset til brugen af NemID.
Desuden er der en række mindre ændringer som følge af ændringer
i it systemer og arbejdsgange.
Umiddelbart efter udsendelse af bilaget til dette bestyrelsesmøde,
modtag ledelsen ”revisionsinstruks for revisorer ved selvejende institutioner”
fra Gladsaxe Kommune, hvilket har medført at der er to
ekstra ændringer som ledelsen gerne vil have bestyrelsens godkendelse
til:
1) Størrelsen af aktiver (Gladsaxe Kommune har en
grænse på 100.000,- kr.) CfD har i dag en grænse på
50.000, - kr., men vi ønsker at følge kommunens grænse
og ændre dette i instruksen
2) I forhold til nyansættelser indskrives følgende habilitetsregel
i regnskabsinstruksen:
Ved nyansættelser eller stillingsskift må nært beslægtede ikke
ansættes i samme institution, hvis den ene har en lederstilling i
institutionen. Den person, som lederen evt. danner par med, må
heller ikke ansættes.
Det er ikke almindelig praksis, at der er underskrifter fra ledelsens
side på regnskabsinstruksen.
Med hensyn til IT-politikken bemærkes, at chefgruppen har en ITstrategi
under udarbejdelse. Udkastet forventes behandlet i begyndelsen
af det nye år.
Formanden konkluderede vedrørende bilagene, ”såfremt der er tale
om principielle ændringer i bilagene bør de forelægges for bestyrelsen”.
Bemærkningen skrives ind i forordet.
4

IMS 1.1.3/732-2371
Herudover indstillede bestyrelsen, at punktet omkring ’nyansættelser
eller stillingsskift indarbejdes i CfDs personalepolitiske retningslinjer.
Christian Høybye henstillede til, at sidste øjebliks punkter/tekster
til dagsorden blev sendt ud til bestyrelsen pr. e-mail.
Bestyrelsen godkendte regnskabsinstruksen med de to punkter. Bestyrelsen
kan rette henvendelse til BM, hvis man ønsker at få bilag
fremsendt.
5. Nyt navn/design O / D/B Præsentation af det nye navn’s logo m.v.
Ledelsen præsenterede det nye navns logo, design og tegnnavn.
Bestyrelsen udtrykte stor ros til arbejdet omkring Centrets fremtidige
navn, logo og tegnnavn.
6. Forskellige problemstillinger Forud for et tidligere bestyrelsesmøde, rejste Christian en række
emner til drøftelse. Det blev aftalt, at emner skulle samles og drøftes
på et bestyrelsesmøde.
(Bilag 6.1)
Christian Høybye: Der henvises i trivselsundersøgelsen til tegnsprogsbrugere
og hvem er talebrugere, hvordan er det defineret?
Før har vi sagt døve og hørende?
BM: de der opfatter sig som døve og bygger sin kommunikation
på, at man er tegnsprogsbruger. Personerne har selv valgt og vurderet,
hvordan de ville svare.
Der vil i det det nye år blive gennemført en undersøgelse omkring
vores tegnsprogsuddannelse blandt alle medarbejdere på CfD. Herudover
arbejder Bruno Madsen og Anne Vikkelsø (leder af kompetencecentret)
med et projekt omkring hvordan vi får mere kontakt
til vores døve medarbejdere.
Anne Holtet pegede på, at der nu er 3 døve arbejdsmiljø repræsentanter.
Det er organisationerne der har ansvaret for valg af tillidsrepræsentanter.
Bestyrelsen var enig i, at bestyrelsen ikke skal blande sig i de overenskomstmæssige
forhold i forhold til valg af medarbejdervalgte
repræsentanter.
5

7. Tolkesituationen O Der har været gennemført udbud på både det sociale tolkeområde
og på uddannelsesområdet. Der vil blive givet en aktuel orientering
om resultatet af disse udbud og hvilke udfordringer det stiller Center
for Døve overfor.
IMS 1.1.3/732-2371
BM orienterede om de nyligt afgivne tilbud på hhv. socialtolkning
og uddannelsestolkning:
Center for Døve har givet tilbud på uddannelsestolkning og socialtolkning.
Begge dele har netop været udbudt af hhv. Tilsyns- og
Kvalitetsstyrelsen og Den Nationale Tolkemyndighed, DNTM.
Der var 45 firmaer der bød på leverancen fra DNTM.
Under DNTM har Center for Døve desværre kun fået plads på en
delaftale i Hovedstaden.
På uddannelsesområdet er alle firmaer med der har budt, men rangeret
efter pris. Lavest bydende får opgaverne først. Vi ligger ca.
midt i feltet i de fleste regioner.
Sussi Kongshøj Wilson (tolkechef):
DNTM’s afgørelse viser, at man udelukkende har skelet til prisen
og valgt leverandører med de laveste priser uden at skele til deres
volumen. Det betyder, at de større tolkevirksomheder ikke har fået
nogen eller kun meget få delaftaler.
Akutvagt: CfD må ikke lave akuttolkninger indenfor DNTM i andet
end hovedstadsområdet. CfDs hjemmesiden vil blive tilrettet pr.
1. januar 2013
CfD har søgt advokat bistand for at vurdere to af firmaernes deltagelse
i udbuddet vedrørende DNTMs socialtolkning, om hvorvidt
der er tale om konkurrence forvridende handling.
Den sociale tolkning er ikke Center for Døves største område (ca.
10 %), men situationen på markedet er meget usikker, og det er
svært at sige, hvad der sker.
I øjeblikket går debatten meget livligt på DNTM’s hjemmeside.
DDL har inviteret tolkebrugere til debat i begyndelsen af dec.
Døve i Vest står i en meget bekymret situation. Det er vigtigt med
en politisk bevågenhed. De fire vindere (det første firma har ikke
nogen medarbejdere) det andet har heller ikke, det tredje har et par
medarbejdet og det fjerde har 6 medarbejdere på Fyn. CfD vil
overveje, hvordan vi skal melde os i debatten. Der har lige været
debat møde på Castbergård. Vi overvejer yderligere en henvendelse
til Tolkerådet.
6

IMS 1.1.3/732-2371
CH: CfD er ikke helt udeladt, CfD kan være underleverandør til de
andre firmaer?
CfD har principielt ikke noget i mod at være underleverandør men
vi forestiller os ikke, at et eventuelt firma som eks. går ud med en
tolkepris på 500 kr/timen. vil samarbejde med CfD som udmelder
en tolkepris på 710 kr/timen på hjemmesiden.. Det er i øvrigt vigtigt,
at de tolkefirmaer vi skal samarbejde med har et værdigrundlag,
der er i overensstemmelse med CfD’s. Vi kan dog heller ikke
udelukke, at vi i konkrete situationer kan være pragmatiske i forhold
til prissætning som underleverandør.
CH havde hørt, at CfD ikke havde deltaget på DNTM’s informationsmøder.
I forhold til informationsmøderne med DNTM i Århus
og København, bekræftede ledelsen, at man havde været til stede.
CfD er bekymret for udviklingen for området og finder, at der er
behov for at man finder en anden struktur på tolkeområdet.
Budget tolke: Når vi kender opgave sammensætningen skal vi kikke
på de budgetforudsætninger vi har lagt ind for 2013.
Bestyrelsen henstillede til ledelsen om at følge tolkeområdet budgetmæssigt
meget tæt.
SD: supplerede, at skrive tolkene som er tilknyttet Høreforeningen
arbejder på free lance basis, så der er helt andre arbejdsvilkår der
gælder her.
CH: har hørt og oplevet uro blandt tolkebrugerne. De har oplevet,
at tolke fra CfD og andre tolkeudbydere giver udtryk for deres egen
bekymring i forhold til tolkesituationen?
Dette var ikke kendt i tolkeledelsen hos CfD, og ledelsen pointerede,
at situationen naturligvis håndteres professionelt af alle parter.
Anne Vikkelsø/chef for kompetencecentret (AV): Anne og Christian,
I er udpeget af DDL, hvad er jeres holdning til det der sker på
tolkeområdet. Hvilken politisk dagsorden sætter organisationen på
området?
CH: jeg sidder som person men ikke som DDL repræsentant. DDL
har lagt hovedbestyrelsens holdning ud på sin hjemmeside.
DDL har ikke noget med udbuddet at gøre men støtter DNTM’s afgørelse.
Personligt er jeg ikke tilfreds med DNTM’s afgørelse.
CfD har formuleret ændringer til hjemmesiden, hvor vi henviser til
hvad folk kan gøre, f.eks. at gå ind på DNTM’s hjemmeside. Vi
skriver også, hvorfor vi ikke kan levere tolkning til bla. akuttolkning.
Vi har også bedt DNTM og SU om at give ordentlig besked
til tolkebrugerne.
7

IMS 1.1.3/732-2371
Pr. 1. januar stopper DNTM deres videoplatform. CfD har i den
forbindelse givet alle døve gratis videotolkning i december måned
frem til 21. december.
CfD regner dog fortsat med at ville kunne tilbyde videotolkning i et
vist omfang, men manglen af en kvalificeret platform vil naturligvis
kunne svække kvaliteten.
Herefter fulgte en diskussion af situationen på tolkeområdet, bl.a.
fremkom der overvejelser omkring Center for Døves deltagelse i
debatten.
Formanden: vi skal være meget informative omkring hvad det er
vi leverer og give en beskrivelse af det produkt vi leverer. Vi følger
det tæt, og ledelsen informerer på næste møde om hvad der sker og
skal ske. Der er vigtigt, at vi handler professionelt og overvejer en
form for yderligere dialog med brugerne på et professionelt sæt. Vi
er nødt til at informere om, hvorvidt vi er til rådighed eller ikke.
Punktet blev taget til efterretning.
8. Utilsigtede hændelser O Der er indført nye regler omkring indberetning af utilsigtede hændelser.
Kurt Faber-Carlsen vil orientere om CfD’s procedure og
behandling af disse sager.
Kurt Faber-Carlsen (KFC): CfD/PSO området skal indrapportere
utilsigtet hændelser. Vi er indgået i et samarbejde med Gladsaxe
Kommune.
Det er primært medicin og uheld.
Gladsaxe Kommune er tilfredse med vores indrapportering. Dansk
patientsikkerhed har gjort det muligt for at pårørende også kan ind
rapportere.
Medarbejderne på afdelingerne har selv ansvaret for at indrapportering
via Gladsaxe Kommune. PSO ledelsen følger op på indberetningerne.
Bestyrelsen vil gerne bede om en orientering til førstkommende bestyrelsesmøde,
gerne en sammenligning med Gladsaxe Kommune,
indeholdende et enkelt eksempel med et af hver af de ovennævnte
hændelser.
Formanden takkede for orienteringen som bestyrelsen tog til efterretning.
8

9. Sundhed og motion O Der arbejdes i mange kommuner med den generelle sundhed og
motion i kommunen. Gladsaxe Kommune har udarbejdet en
Sundhedspolitik. Hvordan arbejdes der med dette på CfD?
10. Diverse referater
H-MED:
Referat af møde afholdt
den 4.9.2012
IMS 1.1.3/732-2371
PSO-området har flere forskellige tiltag indenfor kost og motion,
lige fra svømning, ridning, gå ture, løbe ture m.v. Herudover er
kantinens indkøb af kost 60 % økologiske fødevarer.
Formanden: Forbyggelses centret, som er beliggende i Søborg, har
ansat mange forskellige fag personer, måske var det en ide at få
nogle personer herud og fortælle om hvad de laver.
KFC: Boligforeningen Karvig, medarbejdere, borgere og pårørende
inviteres til forskellige temadage, her kunne være en god ide at
invitere til en temaaften med forebyggelsescentret.
Formanden takkede for orienteringen som bestyrelsen tog til efterretning.
O Bilag 10.1
11. Eventuelt – næste møde O Fastlæggelse af møder i 2013
AHJ spurgte: Døves uge bliver beskrevet. Hvad er baggrunden?
AV: CfD ville gerne markere den europæiske sprogdag, og samtidig
gerne være med til at markere tegnsproget. Lydløs dag var et
initiativ i samme uge der også var døves uge. Det blev en rigtig god
dag.
AHJ: Kunne man ikke gøre flere dage til lydløs dag?
AV: Det bør overvejes nøje hvordan vi bruger det. Erfaringerne vil
indgå i arbejdet med den tidligere nævnte sprogpolitik.
17. april, 19. juni, 25. september, 12. december
På mødet var der allerede bestyrelsesmedlemmer der ikke kunne
deltage i de foreslåede mødedatoer i juni og december. Det blev
derfor besluttet, at de foreslåede datoer den 17. april og 25. september
blev gentaget i en e-mail til bestyrelsen.
Der vil blive udsendt en doodle kalender med forslag til nye datoer
i juni og december.
Der er efterfølgende mødet udsendt en separat mail med mødedatoer
for 2013.
9

IMS 1.1.3/732-2371
Anne Holtet går på efterløn pr. 1. maj 2013 og forventer at have
sidste arbejdsdag i begyndelsen af marts.
Formanden takkede Anne for sit mangeårige arbejde såvel i bestyrelsen
som i sit daglige arbejde på Center for Døve.
Hanne Knudsen (tegnsprogstolk) overtager som Annes suppleant
pladsen som næstformand i H-MED.
10