S E R V I C E D E K L A R A T I O N

aarhus2017.dk

S E R V I C E D E K L A R A T I O N

Virksomhedsplan inkl. servicedeklaration

bygget op efter virksomhedsmodellen 1

ift. MKB

C E N T E R F O R

Ø K O N O M I O G P E R S O N A L E

1 1. version godkendt i chefgruppen d. 19. juni 2007. 2. version er godkendt i chefgruppen d. 30. april 2008 - tilrettet

som følge af bl.a. evalueringen af fællesfunktioner. Version 3. version er tilrette primo 2010, hvor ændringerne primært

er af teknisk karakter. Dette er version 4 godkendt i chefgruppen den 27.april 2011.

1


Indholdsfortegnelse

1. Ydre vilkår og baggrund (for etableringen af CØP) .................................................................... 3

2. Ressourcegrundlaget, økonomisk og personalemæssigt .............................................................. 4

3. Mission, Vision og Organisering i CØP ...................................................................................... 7

3.1 Mission for Center for Økonomi og Personale ...................................................................... 7

3.2 Vision for Center for Økonomi og Personale ........................................................................ 7

4. Ydelser i CØP .............................................................................................................................. 8

5. Effektmål for CØP ....................................................................................................................... 8

5.1 Overordnede effektmål for CØP ............................................................................................ 8

5.1.1 Rambøll analyse 2008: ........................................................................................................ 8

5.1.2 Kvalitativ brugerunderundersøgelse i 2010: ....................................................................... 9

5.2 Kvalitative Eksterne effektmål i Center for Økonomi og Personale ................................... 11

Bilag 1: Vision for den attraktive arbejdsplads .................................................................................. 12

Bilag 2: Organisationsdiagram, CØP ................................................................................................. 13

Bilag 3: Ydelseskatalog/Servicedeklaration ...................................................................................... 14

Bilag 4: Konkrete tiltag i de enkelte sektioner på baggrund af serviceeftersyn fra efteråret 2010 .... 26

4.1 HR og Personalesektionen ....................................................................................................... 26

4.2 Budget og regnskabssektionen ................................................................................................. 27

4.3 Drift og Service ........................................................................................................................ 27

4.4 Projektorganisation .................................................................................................................. 28

2


1. Ydre vilkår og baggrund (for etableringen af CØP)

Den formelle baggrund er byrådsvedtagelsen af 30. november 2005 om Magistratsreformens

udmøntningsprojekt af Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice. Man ønskede bl.a. at opnå

følgende:

w Bedre ressourceudnyttelse (faglig optimering af opgaverne, da ikke alle skal sætte sig

ind i alt i en verden, hvor kravene til optimering af processer via IT-løsningerne bliver

mere og mere påkrævet i den måde opgaverne skal løses på).

w Øget faglige produktudvikling (der etableres en organisation, hvor der i høj grad sker

ide- og produktudvikling).

w Deltagelsen i tværmagistratslige arbejdsgrupper tydeliggøres og simplificeres ved ”at

man kan tale med én tunge”.

Eks. arbejdet med udvikling af en fælles virksomhedsmodel for Århus Kommune, nyt

ØS, nye tværgående tiltag på budget-, regnskabs-, bilags- løn- og personaleområdet

forankres i CØP.

w Øget driftssikkerhed for opgaveløsningen (mindre sårbarhed ved sygdom, ferie

medarbejderskift mv.)

w Øget produktivitet (stordriftsfordele).

CØP´s samarbejdspartnere er oplistet nedenfor.

I Kultur og Borgerservice:

Rådmandssekretariatet

Chefgruppen

Forvaltningerne

Afdelings-/Institutionsledere

Fællesfunktionerne for IT , Bygninger og Kommunikation

Økonomiansvarlige i de enkelte områder

Samtlige medarbejdere i afdelingen (HR og Personaleforhold)

I Århus Kommune:

Økonomisk afdeling

Personaleafdelingen

3


Lønhuset

Beskæftigelsesforvaltningen

Øvrige centrale funktioner i de øvrige magistratsafdelinger, som har tilsvarende opgaver

som CØP

Eksterne samarbejdspartnere:

Leverandører – herunder KMD

Fagforeninger

Revisionen

Institutioner/foreninger, der skylder penge

Andre kommuner

KL´s fagkontorer

2. Ressourcegrundlaget, økonomisk og personalemæssigt

Grundlaget er tilvejebragt via ressourcerne i de tidligere centrale forvaltningsenheders

administrationsafdelinger (eks. løn- og regnskabssektionen i Fritids- og Kulturforvaltningen og

store dele af den centrale administrationsafdeling i Biblioteksvæsenet). Derimod forblev

ressourcerne på afdelings-/ institutionsniveauet som hidtil (eks. Kulturhus Århus, Hovedbiblioteket,

Lokalbibliotekerne og Svømmeanlæggene).

Nedenstående oversigt viser det oprindelige ressourcegrundlag pr. 1. jan. 2006:

Symfoni-

Personale F&K

Bibliotek

(1)

Borgerserviceorkester

(2)

Musikhus

(2) I alt

Budget og Regnskab 3,6 4,6 1,8 0,5 1,5 12

Løn og Personale 3,2 3,1 1 0,2 0,4 7,9

Indkøb 0,1 0,3 0 0 0 0,4

Intern konsulentfunktion 1,3 1,2 0,8 0 0 3,3

I alt 8,2 9,2 3,6 0,7 1,9 23,6

Symfoni-

Økonomi (1000 kr. i 2006niveau)

(3) F&K Bibliotek

Borgerserviceorkester

(2)

Musikhus

(2) I alt

Budget og Regnskab 1.396 1.868 775 175 525 4.739

Løn og Personale 1.248 1.246 431 70 140 3.135

Indkøb 34 140 0 0 0 174

Intern konsulentfunktion 628 568 344 0 0 1.540

I alt 3.306 3.822 1.550 245 665 9.588

(1) Ved den konkrete overførsel fra Biblioteksvæsenet blev der overført en juriststilling til CØP. Derimod bibeholdt Biblioteket en økonomstilling.

Derved blev aftalt, at CØP også skulle omfatte juridisk bistand i Kultur og Borgerservice.

(2) Konkrete forhandlinger vedr. snitflader med Symfoniorkester og Musikhus gjorde, at man alene overførte ca. 0,4 stilling fsva.

Symfoniorkesteret (med decentral placering) og ca. 1,1 stilling fra Musikhuset (afregnet med 1 fuldtidsstilling og ca. 50 tkr. i budgetoverførsel).

(3) Ovenstående omfatter alene lønninger, pensioner o.lign. Ved overførslen blev der tillagt 25 tkr. pr. stillingsenhed til IT, kontorhold, uddannelse

mv. Der er ikke overført budget til husleje

Tilpasninger i 2006:

4


Efter ønske fra Borgerservice er der overført 1.0 stilling med tilhørende økonomi og

opgaveportefølje vedr. opgaver indenfor opkrævningsområdet. Baggrunden var dels at

medarbejderens opgaver i langt overvejende grad var CØP relateret og dels at mindske

sårbarheden i opgaveløsningen.

Efter aftale mellem Sekretariatet og CØP er 1,0 stilling (juristen) med tilhørende

økonomi og opgaveportefølje overført til Sekretariatet.

Det kan konstateres, at der på afdelings-/institutionsniveauet er et stigende behov for at kunne

trække på CØP ved langtidssygdom, jobskifte o.lign. i den decentrale administration. Der har

således fra ledelsesniveauet i visse afdelinger / institutioner været ytret ønske om i højere grad at

overdrage opgaver til CØP som følge af dels mindske sårbarheden og dels øge fagligheden. På den

baggrund er der fsva. Musikhuset og de decentrale fritids-, idræts- og svømmeanlæg truffet aftale

om følgende tilpasninger i 2007:

Tilpasninger 2007:

Efter aftale mellem Musikhuset og CØP er der overført en række yderligere opgaver til

CØP indenfor især budget og regnskabsområdet. Overførselen af ressourcer er aftalt til

1,0 stilling.

Efter aftale mellem ledelsen af idræts- og svømmeanlæggene og CØP vil der blive

overført en række opgaver til CØP. Den aftalte overførsel af opgaver og ressourcer vil

svare til 2/3 stilling.

Ved budgetforliget for 2007-2010 blev CØP´s økonomiske ramme reduceret med ca. 0,9 mio. kr.

(svarende til 2 fuldtidsstillinger) 2 . Hertil kommer, at der som følge af byrådsbeslutning er overført 3

medarbejdere fra CØP til den centrale personaleafdeling, som følge af centralisering af

lønadministrationen i Århus Kommune.

2 Det kan konstateres, at administrative besparelsesforslag i prioriteringsrunder ofte bliver vedtaget i forbindelse med

budgetforlig – således har det været tilfældet ved de seneste prioriteringsrunder. Besparelserne vil blive tillrettelagt

således, at det påvirker kunderne mindst muligt. Dette kan f.eks. være ved en øget decentral anvendelse af

dokumenterede IT løsninger, der kan erstatte papirsgange. Mulige løsninger omkring endnu højere grad af

standardisering og ensretning vil også blive overvejet. Egentlige servicereduktioner vil blive behandlet i chefgruppen

via ændringer i CØP´s ydelseskatalog.

5


Tilpasninger 2008:

Der overføres ressourcer fra CØP til Hovedbiblioteket som følge af, at opgaven vedr.

opkrævning af biblioteksrestancer ønskes løst lokalt. Den aftalte overførsel af ressourcer

svarer til ca. 1,0 stilling.

Der er overført 0,52 stilling fra Musikskolen til CØP til løsning af en række

bogholderitekniske opgaver vedr. debitorhåndtering samt behandling af e-fakturaer, eindkøb

og øvrige forfaldne driftsopgaver vedr. regnskabsføringen. Dette skete i

forbindelse med, at en administrativ medarbejder fratrådte i Musikskolen.

Der er overført 3 fuldtidsstillinger til Lønhuset i 2008 i overensstemmelse med byrådets

beslutning fra 21. november 2007 vedr. centralisering af opgaven.

Tilpasninger 2009:

I efteråret 2008 blev der gennemført en analyse af administrationen i Lokalbibliotekerne.

Der var en administration bestående af 1 administrativ leder + 3,5 HK-assistenter.

Analysen resulterede i, at lokalbibliotekerne har valgt at omprioritere/effektivisere

området, hvorved 1 stilling blev omdefineret til primært at beskæftige sig med

biblioteksfaglig udvikling, 1 stilling blev overført til de enkelte lokalbiblioteker via

ressourcefordelingen og endelig blev 1 stilling overført til CØP til løsning af de opgaver,

som blev centraliseret i CØP. Ændringen trådte i kraft 1. januar 2009.

Ansættelse af udvikling/ projektleder for en 3 årig periode: Stillingen omfatter opgaver

med systematiseret ledelsesinformation via KBintra, øget fokus på kundekontakt samt på

udannelse af elever. Finansiering sker indenfor eksisterende ramme, hvor der vil der være

tale om et nettoforbrug af CØP´s overskud på ca. 0,3 mio. kr. årligt.

Tilpasninger 2011:

Der er pr. 1. januar 2011 overført 2 stillinger fra den tidligere fælles HR funktion i MKB

som følge af budgetforliget for 2011. 1 til HR-opgaver, mens den anden stilling anvendes til

arbejdsmiljøledelse (certificering i MKB, som afsluttes medio 2013.

Der er pr. 1. marts 2011 overført ressourcer svarende til 5 stillinger fra BA til CØP i

forbindelse med, at CØP varetager den interne økonomi og personalestyring for BA

Pr. 1. marts 2011 har CØP overtaget opgaver fra Lønhuset vedr. hjemtagelse af refusioner

vedr. sygdom og barsel. Ligeledes overtager CØP opgaverne med at indberette fravær ved

sygdom. Opgaverne svarer til en 0,5 fuldtidsstilling.

6


3. Mission, Vision og Organisering i CØP

I efteråret 2005 blev følgende mission og vision for CØP godkendt af den interne

udmøntningsgruppe i Magistratens 4. Afdeling (nedenstående er dog tilpasset i forhold til dels

overdragelsen af juridisk bistand fra CØP til Sekretariatet, centralisering af lønopgaverne i Århus

Kommune (Lønhuset) og den overordnede vision for Kultur og Borgerservice.

3.1 Mission for Center for Økonomi og Personale

CØP udgør et solidt fundament (opgaveløsning og rådgivning) for de øvrige forvaltninger og

institutioner i alt indenfor budget, regnskab, lønforhandlinger, HR, personale, og indkøb. Dette

skyldes, at de mere politisk orienterede forvaltninger skal kunne sætte fokus på deres kerneydelser i

forhold til borgere og politisk niveau.

CØP skal desuden foretage strategiske tiltag indenfor fællesforvaltningens opgaver og være en aktiv

medspiller i forhold til direktør og politisk niveau.

I forhold til det overordnede administrative niveau (Borgmesterens Afdeling) er Center for

Økonomi og Personale forbindelsesled i forhold til budget, regnskab, personale og indkøb.

3.2 Vision for Center for Økonomi og Personale

Med det formål at skabe en effektiv organisation for hele afdelingen ”Kultur og Borgerservice” vil

Center for Økonomi og Personale være:

Kommunens førende, når det handler om at benytte sig af den nyeste IT-teknologi ud fra en

samlet nyttebetragtning.

Tilstræbe anvendelsen af ”best practise” i forhold til sagsgange og administrative processer

Kundernes naturlige og foretrukne valg ved spørgsmål indenfor nye og/eller eksisterende

faglige udfordringer og problemstillinger indenfor løn, HR, personale, budget, regnskab og

indkøb

I ovenstående ligger således - udover at være proaktiv - en ambition om at tage udgangspunkt i

kundernes behov kombineret med helhedsorienterede betragtninger og løsninger 3 .

Selve organiseringen af CØP i 3 sektioner og en ad hoc sektion, der tager sig af større

udviklingsprojekter, er vist i vedlagte bilag 3.

Fysisk placering er i Vestergade 55. Det var for flere afgørende, at CØP blev placeret ”decentralt”

sammen med de største forvaltninger for at mindske såvel den fysiske som visuelle afstand. Man

vil derved søge at sikre, at CØP dels forbliver en afdeling med høj grad af føling for den decentralt

3 Det bemærkes, at CØP´s vision også indeholder et afsnit om ”den attraktive arbejdsplads” – se bilag 2

7


oplevede virkelighed og dels en afdeling, hvor kunderne får en væsentlig lettere adgang til CØP (ud

fra den overbevisning, at fysisk placering har betydning).

4. Ydelser i CØP

Sektionerne har beskrevet et kortfattet ydelseskatalog/servicedeklaration ud fra følgende principper:

Hvad består ydelsen af?

Hvad leveres i forbindelse med ydelsen (dvs. selve opgaveudførelsen)?

Er der særlige forhold, der skal tages i betragtning (f.eks. er der forskelighed i ydelserne

overfor det decentrale led)?

Det konkrete ydelseskatalog/servicedeklaration er vedlagt som bilag 3.

5. Effektmål for CØP

Den effekt der ønskes af CØP fremgår i høj grad af dels vores ydelseskatalog/servicedeklartion

(mission) og vores vision. Det er således også i forhold hertil, at CØP skal måles.

5.1 Overordnede effektmål for CØP

5.1.1 Rambøll analyse 2008:

Der er i perioden november 2007 til januar 2008 gennemført en større ekstern evaluering af CØP.

Undersøgelsen blev gennemført af Rambøll. På baggrund af denne opstilles følgende overordnede

effektmål:

Sektion Samlet

tilfredshed

Tilgængelighed Service Kvalitet

R. B. R. B. R. 2008 B. R. 2008 B.

2008 2010/11 2008 2010/11

2010/11

2010/11

Drift og service 4,2 4,2 4,4 4,2 4,4 4,2 4,1 4,2

Budget og

Regnskab

4,2 4,2 4,1 4,2 4,2 4,2 4,2 4,2

Løn og

Personale

4,2 4,2 4,4 4,2 4,2 4,2 4,1 4,2

Karakterangivelsen ovenfor skal læses på følgende vis: 1=Meget utilfreds, 2=Ultilfreds,

3=hverken/eller, 4=tilfreds og 5=meget tilfreds.

Rambøll anbefaler følgende i rapporten: ”Alle områder bør have ambitioner om at opnå eller

fastholde minimum 4,0 som score for de overordnede vurderinger, idet det betyder at den

gennemsnitlige bruger af fællesfunktionen er en tilfreds bruger”.

8


CØP´s målsætning om at ligge på 4,2 er således et udtryk for at vi ønsker at bibeholde nuværende

høje tilfredshedsniveau hos kunderne korrigeret for den almindelige statistiske usikkerhed, der er i

den slags undersøgelser.

5.1.2 Kvalitativ brugerunderundersøgelse i 2010:

Indledning og baggrund

CØP har i efteråret 2010 gennemført en kvalitativ brugerundersøgelse hos vores kunder i Kultur og

Borgerservice 4 . Der er afholdt 20 besøg og efterfølgende er der udarbejdet et referat af samtalen,

som deltagerne har haft mulighed for at kommentere. Tilgangen har været semistruktureret

interview, hvor rammen for samtalen har været tilgængelighed, service og kvalitet samt

ledelsesinformation. Fordelen ved denne type undersøgelse er, at deltagerne (kunderne) via den

åbne form får mulighed for at tale om det, der er vigtigt for dem. Kundernes valg af emner giver

vigtigt information om deres opfattelses og oplevelser i forhold til CØP samt til fremtidige ønsker

og behov. Herved er undersøgelsen mere udviklingsorienteret end en temperaturmåling alene.

Resultaterne af undersøgelsen er anvendt til at igangsætte en række initiativer og løsninger med

henblik på at sikre, at

At CØP er på forkant med at udvikle sig i takt med kundernes behov og ønsker

At CØPs kunder fortsat er tilfredse med CØPs ydelser og service samt at kunderne oplever

en positiv forskel sfa. de igangsatte initiativer jf. nedenstående.

Generelle forhold / resultater

Helt overordnet er billedet det samme som ved Rambøll-undersøgelsen, der blev gennemført ultimo

2007/primo 2008. Der er en høj grad af tilfredshed med den service, den kvalitet og den

tilgængelighed, der er i CØP.

Det er tydeligt, at det er væsentligt for kunderne i CØP, at der er en lige og direkte adgang til

medarbejderne. Det opleves som nemt at komme i kontakt med CØP og der er altid mulighed for et

personligt møde med CØP. Det vurderes også væsentligt, at CØP er udfarende i forhold til at møde

kunderne ”lokalt” fremfor ”centralt”.

Særligt forbindelsen til Lønhuset opleves som vanskelig af mange kunder. Alle er klar over, at

Lønhuset ikke er CØPs ansvarsområde men nævner alligevel, at det giver en række udfordringer i

hverdagen i forhold til at få den rette hjælp.

Nedenfor er der redegjort for nogle konkrete ideer og problemstillinger, som flere har gjort

opmærksom på. Ledergruppen i CØP har forholdt sig til disse og iværksat tiltag som skal løse nogle

af de udfordringer, som kunderne møder. Nedenfor ses de overordnede resultater af undersøgelsen –

CØPs styrker jf. kunderne samt forbedringspotentialer jf. undersøgelsens resultater.

4 Jf. chefgruppens beslutning fra 01.09.2010

9


Ovenstående forbedringspotentialer er omsat til konkrete initiativer og løsningsforslag jf. bilag 4:

10


5.2 Kvalitative Eksterne effektmål i Center for Økonomi og Personale

Revisionsberetninger:

Vedr. forhold, hvor CØP har ansvaret, må der ikke være kritiske forhold nævnt i

revisionsberetningen til Byrådet

Ledelsesnotater til direktøren fra revisionen

Revisionen skal i de fremsendte ledelsesnotater udtrykke tilfredshed med

samarbejdet med CØP – samt anføre at området administreres/styres

hensigtsmæssigt og betryggende.

11


Bilag 1: Vision for den attraktive arbejdsplads

Center for Økonomi og Personale vil tiltrække, fastholde og udvikle den bedst kvalificerede

arbejdskraft

Vi vil i dagligdagen via fælles indsats sikre værdier som:

o Ærlighed overfor kolleger (f.eks. støj)

o Åbenhed i form af eks. vidensdeling på tværs og sidemandsoplæring

o Mulighedernes land frem for begrænsningerns stilstand

o Humor

o Sociale initiativer

Vi vil også i regi af MED dagsordensætte en række tiltag indenfor:

o Individuelle kompetenceudviklingsplaner – herunder klarlægning af evt.

kompetencegab (såvel fagligt som indstillingsmæssigt)

o Risikovillig ledelsesstil

o Midler til sikring af at kunne tiltrække og fastholde den bedst kvalificerede

arbejdskraft

o Midler til, hvorledes vi sikrer, at nye initiativer fremmes / afprøves

12


Bilag 2: Organisationsdiagram, CØP

Projektleder: (2)

-Arbejdsmiljøcertificering

- Ledelsesinformation

- Tværgående udvikling

og koordinering

- Uddannelse af elever

- Budget og regnskabsmål

HR & Personale( 9)

Overensskomster

-Ansættelser og afskedigelser

-Personalejura og lønforhandling

-Lønrefusioner

Sygefraværsindberetning- og

opfølgning

-MUS-udvikling, lederudvikling

og seniorinitiativer

-Personaleredegørelse

-Trivselsmålinger

-Lønstatistikker

-Coaching (tilkøbsydelse)

*Antal fuldtidsstillinger incl. BA og ledere eks. HK-elever

Ledelses

information

løn

Økonomi- og

personalechef (1)

Budget og Regnskab (7)

- Styring af øk. rammer

- Budget

- Årsregnskab

- Forventet regnskab

- Økonomirapporteringer

- Anlæg

- IT

- Økonomiske analyser

- Specialregnskaber

- Ledelses

infirmation.

- forretningsgangs

beskrivelser

Drift & Service(12)

- Bilagsflow

- Kontoplan

- Afstemninger

- Revision

- Instrukser

- Moms

- Fysiske aktiver

-Bankfunktioner

- IT


Bilag 3: Ydelseskatalog/Servicedeklaration

Budget- og Regnskabsopgaver

Opgave Udførelse Særlige bemærkninger

Budgetudarbejdelse

Regnskabsudarbejdelse

Forventet regnskab

(budgetopfølgning)

Anlægsregnskaber /

bevillingsstyring

Styre processen ved

budgetudarbejdelsen herunder

udarbejdelse af det økonomiske

budget og bemærkninger.

Udarbejdelse af detailbudgetter for

forvaltningerne. Nærmere aftale

indgås med CØP.

Styre processen ved

regnskabsudarbejdelsen herunder

det økonomiske regnskab samt

bemærkninger.

Udarbejdelse af decentral

regnskabsrapportering til

forvaltningernes ledelse.

Rapportering på lavere niveau kan

foretages efter aftale med CØP.

Udarbejdelse af forventet regnskab

pr. 30/6 og 30/9 til Borgmesterens

Afdeling og Byrådet.

Rapportering af forventet regnskab

til Direktør og Rådmand pr. 30/6 og

30/9 samt efter behov.

Rapportering af forventet regnskab

til forvaltningernes ledelse.

Rapportering på lavere niveau kan

foretages efter aftale med CØP.

Udarbejdelse af anlægsregnskaber

herunder bidrag til økonomidelen i

forvaltningernes byrådsindstillinger.

Bevillingsstyring (sikring af korrekt

anlægsbevilling og rådighedsbeløb)

CØP udarbejder detailbudgetter

for Musikhuset,

Borgerservice og Svømme

og idrætsanlæg.

CØP udarbejder under

forvaltningsniveauet

regnskabsrapportering for

Borgerservice, Musikhuset

og Svømmer- idrætsanlæg

samt Lokalbibliotekerne.

CØP udarbejder under

forvaltningsniveauet

rapportering på forventet

regnskab for Borgerservice,

Musikhuset, Svømme og

idrætsanlæggene samt

Lokalbibliotekerne.


Opgave Udførelse Særlige bemærkninger

Økonomistyring og

rapportering

Intern rammestyring

Øvrige budget og

regnskabsopgaver

Implementering af metoder og

rutiner til den løbende

økonomistyring herunder

kontraktstyring og

selvforvaltningsaftaler.

Støtte til forvaltningerne til

økonomiopfølgning herunder

opfølgning på lønforbrug.

På bestilling, eller hvis forholdene

betinger det, udføres grundig

økonomianalyse hos

forvaltningerne.

Efter aftale udarbejdes oversigter

over budgetter, forbrug, rammer og

opsparing/gæld. Oversigterne tager

udgangspunkt i eksisterende ITsystemer.

Rapportudvikling i Opus samt

implementering og servicering af

decentrale brugeres anvendelse af

OPUS-portalen.

Sikrer overblik over de økonomiske

driftsrammer og opsparing/gæld på

forvaltningsniveau.

For visse forvaltninger ajourføres de

økonomiske rammer samt status for

niveauerne under

forvaltningsniveauet

Deltagelse i Forvaltningernes

ressourcetildeling. Nærmere aftale

indgås med CØP.

Sagabehandling af

byrådsindstillinger (økonomidata)

Styring af kommunegarantier til

selvejende institutioner.

Bistand til ledere vedr. økonomisk

råderum.

Pris- og omkostningskalkulationer.

Støtte og vejledning i forbindelse

med udarbejdelse af specialregnskaber.

Nærmere aftale indgås

Tidshorisont / planlægning

skal aftales med CØP

CØP ajourfører oversigter

for Kulturområdet,

Svømme og idrætsanlæg

samt de organisatoriske

enheder i BoB.

CØP deltager i BoB’s

årlige ressourcetildeling.

Sendes til CØP min. 1 uge

før.

(økonomiafsnittet) for

BoB.

15


Opgave Udførelse Særlige bemærkninger

med CØP.

Ansvar for 6-by nøgletallene

Ansvar for, at LOS-strukturen

understøtter økonomi- og

personalestyringen og løbende er

ajourført i forhold til organisationsændringer

.

Konsulentfunktioner

Økonomisk konsulentbistand.

Deltagelse i tværgående projekter og

udvalg

Undervisning i IT-værktøjer (Opus

og KMD Decentral Lønstyring)

Deltagelse i udbudsforretninger

(økonomisk del)

Deltagelse i kontraktindgåelse

(økonomisk del)

16


HR og Personale

Opgave Udførelse Særlige bemærkninger

Ansættelse

Afskedigelse af

medarbejder

Ændring i

ansættelsesvilkår

Lønforhandlinger

Overenskomster og

KTO-stof

Sygefraværsstatistik

ker

Rådgiver og bistår i

ansættelsessager, herunder

overenskomstspørgsmål og

aflønningsgrundlag.

Udarbejder ansættelsesbreve på

baggrund af relevante oplysninger

fra ansættelsesmyndighed.

Rådgiver og kan indgå aktivt i

forbindelse med sagsbehandlingen,

herunder forhandlinger med de

faglige organisationer.

Udarbejder tillæg til

ansættelsesbreve om ændringer.

Deltager efter ønske i de ”årlige”

lønforhandlinger, herunder:

Orienterer om aftale- og

overenskomstmæssigt

aftalegrundlag

Varetager visse sekretærfunktioner:

Udarbejdelse af referater/lønaftaler

og orienteringsskrivelser til

medarbejderen.

Kan inddrages i proceduren

omkring lønaftaler til nyansatte.

Lønstatistikker pr.

forhandlingsenhed.

Rådgivning vedr. fortolkning af

overenskomst- og KTO-stof.

Udarbejde sygefraværsstatistikker

til HMU og lokale MED udvalg

Ledelsesinformation

Relevante oplysninger fra

ansættelsesmyndighed er bl.a.:

Stillingsopslag og

ansøgning.

Underskrevne lønaftaler.

Personlige data.

CØP’s aktive deltagelse

forudsætter tidlig inddragelse af

CØP, hvorved sikres en proces,

hvor der sker den fornødne

skriftlige og fyldestgørende

dokumentation.

17


Udarbejdelse af

personale

administrative

retningslinjer og

personalehåndbog

Specielle

personalepolitiske

områder

Tværgående

konsulent- og

specialistfunktioner

Controllerfunktion

Sygefraværsudtræk på personniveau

Ansvar for udarbejdelse af HR- og

personaleadministrative

retningslinier og personalehåndbog

for Kultur og Borgerservice.

Konsulentfunktion med aktiv

inddragelse i sagsbehandling

vedrørende bl.a.:

Sygefraværssager – rådgiver og

udsender advis til opfølgning jf.

minimumsstandarderne.

Flygtninge/indvandrer

Job på særlige vilkår

Høringssager på HR- og

Personaleområdet (bl.a. til HMU)

Inddragelse ved udarbejdelse af

lønpolitik og personalepolitik

Personaleredegørelse

Deltagelse i tværgående udvalg og

styregrupper – eksempelvis

kompetenceudviklingsmidler,

lønudbud

Bestilling af psykologhjælp

Personalegoder

Seniorinitiativer

Valgsekretariat

Trivselsmålinger

Konflikthåndtering

Lederudvikling

MUS-udvikling

Coaching (Tilkøbsydelse)

Personalejuridisk netværk

HR netværk

Ansættelsesstop

Udviklingspolitikken

Sikre at personaleadministrationen

foregår i overensstemmelse med

gældende love og regler.

18


Arbejdsskadeadministration

Jubilæumsadministra

tion

Barselsadministation

MED-udvalg, TRvirksomhed

og

sikkerhedsudvalg

Refusioner

Fraværsindberetning

(ej ferie)

Rejseafregning

På baggrund af oplysninger fra de

decentrale organisatoriske enheder

foretager vi elektronisk anmeldelse.

På baggrund af oplysninger fra

lønsystemet og medarbejderen selv

beregner CØP dato, bestiller

diplom, gratiale mv.

På baggrund af oplysninger fra

leder og medarbejder indberettes

fravær til fravær og lønsystem. Der

ydes også vejledning til forståelse af

reglerne

På baggrund af oplysninger fra de

decentrale organisatoriske enheder

foretager vi indberetning i SAP.

Opgaven koordineres med

Rådmandsekretariatet for

opdatering af KB-intra

Hjemtager alle former for

refusioner (syge- og

barselsrefusioner, AER-refusioner,

Kommunale- og statslige tilskud,

AKUT-refusion,

Personaletilpasningspuljen)

På baggrund af oplysninger fra de

decentrale ledere indberettes fravær

i fraværssystemet

På baggrund af oplysninger fra

medarbejder/leder indberettes rejse

– og befordringsafregning via

For biblioteket foregår dette

decentralt.

Syge- og barselsrefusionerne er

overtaget fra Lønhuset med

virkning fra 1. marts 2010

Fraværsindberetning er overtaget

fra Lønhuset med virkning fra 1.

marts 2011.

Nogle institutioner foretager dog

disse selv – enten via vagtplan,

web-fravær eller direkte i

fraværssystemet.

Rejseafregning er overtaget fra

Lønhuset med virkning fra 1.

april 2011

19


Drift og service

lønsystemet

Opgave Udførelse Særlige

bemærkninger

Vedligeholdelse af LOS

Organisation og Kontoplan

Opretter og ajourfører K&B’s

profitcentre, omkostningssteder,

- grundelementet i økonomisk bevillingsansvarssteder og PSP-

styring

elementer i samarbejde med

brugerne.

Sikrer at de organisatoriske

hierarkier i kontoplanen er i

overensstemmelse med

organisationen i Kultur og

Borgerservice

Sikrer at kontoplanen overholder

alle ISM’s krav – ligesom man

holder sig ajour med løbende

ændringer af ISM’s generelle regler

for kontering.

Vejleder i konteringsspørgsmål

E-handel – varetagelse af

superbrugerfunktion

Bilagsadministration og

kontering

Varetagelse af

superbrugerfunktionen i E-indkøb

og E-faktura. Udarbejder

forretningsgangsbeskrivelser og

minivejledninger.

Controllerfunktion i forhold

overholdelse af indkøbsaftaler

Bilagsadministration og bogføring

(drift, anlæg og omposteringer)

Varetager konsulentfunktion i

forhold til decentralt bogførende

institutioner.

Varetager bogholderfunktionen

i.f.m. fejlfakturaer og overforfaldne

fakturaer.

Bogføring af kasseopgørelser for

Bibliotekerne og Musikhuset.

Konteringen

foretages hos den

enkelte bestiller.

CØP foretager efter

aftale

bilagsadministration

for Musikskolen,

Sekretariatet samt

for lederen af

Idræts- og

Svømmeanlæggene.

20


Afstemninger af statuskonti,

bogføring /udbetaling og

Debitorsystemet

Udarbejdelse af interne

instrukser

Revision

Fakturering

Bankfunktioner

Likvide konti afstemmes én gang

om måneden

Bogførings- og udbetalingsystemet

afstemmes dagligt

Debitorsystemet afstemmes

månedsvis/kvartalsvis

Mellemregningskonti afstemmes

efter behov

Sikrer at samtlige statuskonti i

K&B er afstemt ultimo

regnskabsåret.

Udarbejdelse af interne instrukser

og forretningsgangsbeskrivelser,

tilpasset forholdene i Kultur og

Borgerservice, men som samtidig

overholder ÅK’s generelle

retningslinjer (bl.a. kasse- og

regnskabsregulativet og ISM´s den

”gule bibel”).

Implementerer instrukserne overfor

brugerne.

Kontakten til revisionen (herunder

revisionens adgang til fornødne

dokumenter).

Udarbejder udkast til svarskrivelse

på ledelsesbreve fra revisionen,

samt foranstalter de nødvendige

tiltag, som følge af revisionens

ledelsesbreve.

Varetager konsulentfunktion i

forhold til salgsfakturering i KMD

OPUS -salgsmodul. Opretter

materialenumre og debitorer.

Sikrer at alle transaktioner der

foretages via diverse bankkonti

CØP foretager efter

aftale afstemning af

Musikhusets,

Musikskolen samt

Svømme- og

Idrætsanlæggenes

statuskonti

CØP foretager efter

aftale fakturering

for Musikskolen,

Svømme og

idrætsanlæggene,

Lokalbibliotekerne,

samt en del af

Musikhusets

fakturaer.

21


Fysiske aktiver

Administration af Musikhusets

faste lejemål

Foreningsregnskaber

Momsregnskab

Familieydelse til/fra udland

Debitorindbetalinger

Journalisering og postlister

bogføres og at der følges op på

åbne poster

Registrering og beregning af

beholdninger vedr. fysiske aktiver

ved regnskabsårets afslutning

Beregner årsregulering af huslejen

m.v. iht. Til de indgåede kontrakter.

Udarbejder udkast til

varslingsskrivelse til lejere

Fakturerer husleje mv. til lejerne

Betalingskontrol

Bogfører og udarbejder regnskaber

for flg. selvstændige juridiske

enheder:

Kantineforeningen

Foreningen Sport Århus

Events

Bogfører og klargøre regnskab til

revisor for:

Fonden Elite Idræt

Indberetter og afregner moms til

SKAT, samt vejleder i

momsspørgsmål

Overførsel og bogføring af

familieydelse, der bliver sendt til og

fra udlandet på baggrund af bilag

fra Familieydelsen.

Sørger for at indbetalinger på

betalingsarter, hvor der ikke er

automatisk overførsel, overføres til

Magistratsafdelingerne

Udligning af indbetalinger i KMDdebitor

samt løbende

betalingskontrol, og udsendelse af

rykkerskrivelser

Opretter Ciriussager og kontrollerer

Opgaven varetages

af CØP efter aftale

med Musikhuset.

22


(ren intern CØP) postlister, som dannes efter

optagelse af sager fra

sagsbehandlere

Øvrige opgaver i sektionen for

Bilag, instruktioner og

afstemninger

Projektorganisation

Konsulentbistand vedr. bogførings-

og regnskabstekniske forhold

Implementering af kommende

versioner af KMD Opus Økonomi

(bilagsgange, organisation og

kontoplan.

Deltagelse i funktionsgrupper vedr.

KMD-OPUS, inden for indkøb og

bilagsbehandling, Salg og

fakturering, fysiske aktiver,

stamdata, organisation og

kontoplan samt brugerroller og

opsætning.

Undervisning i brug af KMD-

OPUS (E-faktura, E-indkøb og

afstemning.)

Eventualrettigheder, registrerer nye

aktiver og afskriver på

eksisterende.

Udbetaler partistøtte til politiske

partier efter partistøtteloven

Forsikringer, kontrollerer at

samlebilaget fra

forsikringsselskabet er i

overensstemmelse med de faktiske

forhold

Opgave Udførelse Særlige bemærkninger

Systematiseret

ledelsesinformation

CØP er et stort datawarehouse, hvor

der ligger adskillige informationer,

som er relevante for

forvaltningschefer og

institutionsledere. Opgaven er at

identificere det behov, som

forvaltningschefen og den decentrale

leder har samt få udarbejdet en it –

løsning der nemt giver adgang til

informationerne.

It-løsningen skal være en del af

KB – intra.

23


Budgetmål,

virksomhedsmodel,

kvalitetskontrakt og

Produktivitetsmål

Tværgående

organisering og

samarbejde mellem

sektionerne

Koordinering af budgetmålsarbejdet

Opfølgning på målsætningerne ved

regnskabsafslutningen,

Kvalitetskontrakter

Udarbejdelse af produktivitetsmål

Sammenhængskraften og

opgaveoptimering på tværs er

afgørende for kundetilfredsheden.

Eksempler på opgaver er:

refusioner, overgang til nyt ØS,

udmøntningsbeløb ved

lønforhandlinger mv.

Kundekontakt Kundekontakten skal udvikles i takt

med kundernes behov og krav. Vi

skal være på forkant med kundernes

krav. Konkret sker det bl.a ved at

være opsøgende ift vores kunder ud i

marken

Der skal udvikles et koncept for god

service.

Introforløb til administrative

medarbejdere

Elevansvarlig for

HK elever

Nye ledere i Kultur

og Borgerservice

Der skal udarbejdes et introduktions

program for nye medarbejdere

Der skal udvikles et individuelt

uddannelses- og udviklingsforløb for

elever bl.a. med systematiske

udviklingssamtaler efter et

praktikforløb.

Netværk mellem elever og

praktikpladser.

Udvikling af organisatoriske

kompetencer i MKB ift.

praktikforløb

Planlægning og sikring af oplæring

af nye ledere i Kultur og

Borgerservice i CØP relaterede

forhold (personaleforhold,

økonomiopfølgning, indkøb,

bilagsgange o. lign.). Opgaven løses

i samarbejde med den fagrelevante

medarbejder fra en af de 3 sektioner.

Sker inden for rammerne af

Virksomhedsmodellen

Ses i sammenhæng med

systematiseret

ledelsesinformation.

24


Ad hoc opgaver Opbakning til økonomi- og

personalechefen i

spidsbelastningsperioder, hvorved

det sikres, at økonomi- og

personalechefen i højere grad for tid

til at være til stede i CØP

Backup funktion i sektionerne i

ekstraordinære

spidsbelastningsperioder,

langtidssygdom o. lign.

Særlige analyser

Introduktion af nye medarbejdere i

CØP

Koordinere fyraftensarrangementer

i CØP med faglige temaer.

25


Bilag 4: Konkrete tiltag i de enkelte sektioner

på baggrund af serviceeftersyn fra efteråret

2010

4.1 HR og Personalesektionen

Refusioner (barsel og sygdom)

Problemstilling: Flere har nævnt, at det er vanskeligt at vurdere/kontrollere, hvorvidt man får de

dagpengerefusioner, som man bør have, når en medarbejder er syg eller går på barsel. Der går lang

tid inden pengene kommer – og det opleves, at økonomikonsulenten på området svarer ”afvisende”,

når der henvises til, at ”det må man drøfte med Lønhuset, da opgaven ligger her”. Kunderne oplever

således, at blive sendt rundt i ”systemet”.

I forbindelse med etableringen af Lønhuset blev opgaven (og ressourcerne) overdraget til Lønhuset

i 2008.

Løsning: CØP har i vinteren 2011 – som følge af kundernes ønske – drøftet muligheden for at tage

denne opgave tilbage med Lønhuset. Pr. 1. marts 2011 er opgaven overført fra Lønhuset til CØP.

Al viden om status på refusioner er således en del af CØP´s opgaveportefølje – ligesom, det sikres,

at alt indberettet sygefravær/barsel også resulterer i dagpengerefusion, hvis ellers betingelserne i

øvrigt er opfyldt. Den administrative funktion vil således have overblik over refusionerne i CØP

(En forudsætning er naturligvis, at data er indberettet til CØP).

Lønområdet er præget af mange papirgange (især ved fravær)

Problemstilling: Flere har udtrykt, at der hersker et sandt blanketbureaukrati, idet alt skal

indberettes via blanketter til Lønhuset. Der peges enstemmigt på flere elektroniske løsninger.

I forbindelse med etableringen af Lønhuset var et af målene ”ensretning og standardisering”. Der

blev således også nedsat ”blanketudvalg”. Dette resulterede i, at blanketterne på tværs af Aarhus

Kommune blev ensrettet.

Løsning: Som følge af drøftelserne med Lønhuset i vinteren 2011 samt overtagelse af opgaver fra

Borgmesterens Afdeling planlægger CØP i foråret 2011 at igangsætte et projekt, hvor alle med

notes ident (dog ikke dem som kører KMD vagtplan) indberetter fravær (sygdom og ferie) via

systemet ”interflex”. Dette system kan derudover anvendes til registrering af ”komme gå

tid”(flextid), hvis man ønsker det lokalt. Det er vurderingen, at ca. 70-80 % i MKB fremover vil

foretage indberetningerne elektronisk, mens ansatte uden Notes forsat skal anvende blanketter.

Interflex anvendes i dag af Borgmesterens Afdeling og Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø

med gode erfaringer.

26


Der vil forsat være papirarbejdsgange i forhold til Lønhuset – men CØP vil i efteråret 2011 vurdere,

hvilke der mest hensigtsmæssig for helheden kan udarbejdes af CØP – og hvilke der mest

hensigtsmæssig udarbejdes af den decentrale institution.

HR sektionen i Kulturforvaltningen / Personalesektion i CØP

Problemstilling: Flere har peget på en gråzone mellem Personalesektionen i CØP og HR sektionen i

Kulturforvaltningen. Flere har fundet opsplitningen for svær at finde ud af.

Løsning: Undersøgelsen er som bekendt gennemført på et tidspunkt, hvor HR og CØP ikke var

integreret i én enhed. Som følge af besparelserne i MKB er HR nu integreret i CØP´s

personalesektion. De tidligere personalekonsulenter løser nu også HR opgaver / Den enkelte HR-

/personalekonsulent har fået færre kunder – men et bredere opgavefelt.

Der vil helt naturligt i visse sammenhænge (f.eks. tværmagistratlige udviklingsprojekter) være én

medarbejder som får en særlig viden indenfor et specifikt område, hvilket så via sektionsmøder og

”det åbne kontor” formidles til kollegerne.

4.2 Budget og regnskabssektionen

Organisationsændringer – teknik, der virker….

Problemstilling: Når der laves en organisationsændring omleves det, at IT systemer sætter

begrænsninger. Enkelte kunder oplever, at CØP ikke tager fornøden ejerskab i forhold til at sikre, at

systemet virker fra starten af en organisationsændring.

Løsning: Faktisk er der ikke nogen nem løsning på dette! OPUS gør organisationsændringer

vanskeligere end tidligere. Dette skyldes, at OPUS styrer mange flere forhold end tidligere og her er

der nogle begrænsninger.

CØP har derfor tidligere udsendt vejledning til, hvordan CØP skal inddrages for at sikre, at

teknikken virker, når en organisationsændring implementeres. Der er en række spørgsmål

ansvarsområder for hos ledere og medarbejdere, som skal afklares inden den tekniske opsætning

kan iværksættes. Løsningen på problemstillingen vender således delvis tilbage til ”budbringeren”,

idet inddragelse af CØP forud for en organisationsændring er en forudsætning at teknikken virker.

CØP har konkret konstateret på lokalbibliotekerne, hvordan en god proces kan køres, når proces,

kompetenceforhold og teknisk implementering går ”hånd i hånd”. CØP har udarbejdet en ”tjekliste”

med konkrete spørgsmål til afklaring forud for en organisationsændring og vil systematisk lave

opfølgning på lønkørslerne for at sikre at Lønhuset har indberettet korrekt. ”Tjeklisten” findes på

KB intra.

4.3 Drift og Service

Nye tiltag og fokusområder:

Undervisning i mulighed for bilagsbehandling via OPUS-Portalen:

Det er nu muligt, også at behandle E-fakturaer(leverandørfakturaer) via portalen. Fordelen er, at en

stor del af brugerne, kun skal bruge eet system til økonomiopfølgning, E-handel og

27


ilagsbehandling. Alle kunder tilbydes undervisningen, og nogle undervisningsforløb er påbegyndt.

Implementering forventes afsluttet primo september 2011.

Implementering af nyt autorisationssystem til OPUS:

I september-november 2011 implementeres et nyt autorisationssystem til OPUS. I dag foregår

autorisation til E-handel, bilagsbehandling, økonomiopfølgning osv. i flere forskellige KMDdelsystemer,

ligesom en del af opgaven løses af KMD. Dette gør, at opgaven ikke løses

hensigtsmæssigt. Derfor er der på kommuneniveau truffet beslutning om at overgå til det nye

system.

4.4 Projektorganisation

En indgang til økonomi og personaledata

Problemstilling: I dag anvendes en række delsystemer, som besværliggør hverdagen. Dels ved at

skulle kende flere systemer samt huske en række passwords. Ønsket er at se flest mulige data et sted

a la E-boks med et kodeord.

Løsning: På sigt vil den fulde udrulning af OPUS løse problemet, idet økonomi og medarbejderdata

kan ses et sted - OPUS. CØP vil undersøge mulighederne for at samle indgange til økonomi og

personale på ét sted – på KB intra. Dette løser ikke problemstillingen med kodeord til flere

systemer, men vil sikre at indgange er samlet ét sted.

KB intra - samme logik

Problemstilling: Flere kunder peger på, at materialet på KB intra er struktureret meget forskelligt og

det betyder, at det kan være svært at orientere sig, når logikken ikke er den samme.

Løsning: Det kræver en fælles indsats i MKB, hvor der systematisk arbejdes med funktionalitet og

brugervenlighed. CØP vil tage kontakt til Kommunikation, hvor opgaven naturligt hører hjemme

med henblik på at finde en fælles løsning for MKB.

SAP sparring

Problemstilling: Flere kunder inviterer til mere SAP sparring. Deres organisation er nu moden til

mere og derfor ønskes der nye it baserede løsninger.

Løsning: Der er igangsat nye initiativer hos 2 kunder som bl.a. omfatter nye arbejdsgange samt

undervisning af medarbejdere i forhold til at understøtte disse. Fremadrettet vil CØP 2 gange årligt

lave ”gå hjem møder” hvor der er gives tips og triks om ny funktionalitet mm. Forud for møderne

vil CØP spørge kunderne om konkrete ønsker og temaer til disse møder.

CØP – ledelsesinformation

Problemstilling: Der er reelt 2 elementer i forhold til ledelsesinformation.

Økonomi og personaledata i en relevant og overskuelig form: Der eftersørges i særlig

grad økonomi og personaledata, som viser en udvikling. God ledelsesinformation handler

om, at kunne vurdere om en organisation er på vej i den rigtige retning.

Sygefraværsstatistikker på organisationsniveau, som viser udviklingen over en årrækket er

et eksempel på dette. Pt. har CØP en dialog med udvalgte kunder som giver feedback på

konkret oplæg til ledelsesinformation fra CØP. CØP undersøger også mulighederne i OPUS

28


i forhold til at give god ledelsesinformation. Her har der været kontakt til Vestas som er

langt fremme i anvendelse af SAP vedr. HR og Personale.

Ledelsesinformation der nemt og overskueligt sammenkæder økonomi og

personaledata med data fra andre fagssystemer.

Ledelsesinformation, der sammenkæder data fra andre fagssystemer, er et ønske hos nogle

kunder. CØP har set hvordan MBU har opbygget en sådan løsning på børn og unge området.

Det er dog en række udfordringer ved denne løsning, idet det kræver en egentlig

driftsorganisation til udvikling, vedligeholdelse og kontrol at stamdataoverførsler. MBU har

4 personer ansat med it mæssig baggrund til at løse denne opgave. Dertil kommer en årlig

licens til et IT system eks. SAS som hos MBU er over 1 mio. kr. årligt.

CØP kan og vil gerne bidrage med økonomi- og personaledata, men udvikling af egne IT

løsninger falder ikke indenfor CØPs kompetencer. En sådan løsning vil derimod naturligt

falde indenfor ITKs område.

29

More magazines by this user
Similar magazines