WinKompas Manual

web.vismaavendo.dk

WinKompas Manual

KOMPAS FOR WINDOWS

Tillykke med KOMPAS for Windows SQL v3.0!

(herefter nævnt som WinKompas SQL)

WinKompas SQL er et brugervenligt og logisk program til total økonomisk og administrativ

styring.

WinKompas SQL er et 100% dansk udviklet program, der giver dig optimale muligheder

for individuelt at tilpasse det til netop din virksomhed.

WinKompas SQL byder på markedets mest avancerede muligheder for tilpasning og

skræddersyning til specielle behov. Der er kun få, særdeles kostbare, konkurrerende

produkter på markedet, der kan byde på tilsvarende faciliteter og muligheder.

WinKompas SQL er med alle moduler fuldt integreret, d.v.s. at alle data i modulerne

overføres automatisk. Dette har en række fordele, man er bl.a. fri for at indtaste de samme

oplysninger flere gange, hvilket sparer tid og mindsker fejlmulighederne.

WinKompas SQL anvender den meget driftssikre og absolut hurtige Microsoft 2000 SQL-

Server, hvilket har betydning for fleksibilitet, åbne standarder og dataudveksling.

WinKompas SQL giver dig ingen økonomiske chok, når dine edb-behov øges.

WinKompas SQL er en fremtidssikring, den alternative løsning, hvor brugervenlighed og

service er nøgleord. WinKompas SQL er højkvalitet med topydelse.

HOTLINE HJÆLP til WinKompas SQL.

Køb HOTLINE HJÆLP og ring til vores supportafdeling, der vil være behjælpelig med dine

problemer i programmet.

Landsdækkende forhandlernet, kurser og anden service sikrer dig endvidere råd, hjælp og

vejledning. Kort sagt - tryghed i dit daglige arbejde.

OPDATERINGSSERVICE

Opdateringsservice er en abonnementsordning, der vil sikre dig, at du altid vil modtage

sidste ny version af WinKompas SQL med diverse forbedringer, eller du kan selv løbende

hente sidste nye version fra vores hjemmeside www.fk-data.dk.

NYHEDER

Læs om nyheder i WinKompas SQL på vores hjemmeside www.fk-data.dk.

SIDE 1


KOMPAS FOR WINDOWS

MANUALEN

Manualen til WinKompas SQL er delt op i en ekstern manual og en intern manual:

Den eksterne manual (som du læser i nu) indeholder:

Installationsvejledning, Opstart / Registrering, Programstruktur, samt daglig håndtering af

modulerne Finans, Debitor / Ordre, Kreditor / Indkøb, Lager, Projekt og Systemopsætning.

Desuden er der et eksempel på en Standardkontoplan. I den eksterne manual er

hovedvægten lagt på, at beskrive mulighederne i WinKompas SQL.

Sammen med den eksterne manual finder du 2 appendiks:

Appendiks 1 - Anvendelse af standardopsætning

Appendiks 2 - Anvendelse af egen opsætning.

Den interne manual (den elektroniske del) indeholder:

Detaljeret information om håndteringen af systemets dele. Den interne manual kan hentes

frem, når programmet kører ved brug af -tasten, men der kan også søges gennem

menupunktet ’Hjælp’.

Ved at bruge den interne manual (F1-tasten), vil du overalt i

programmet, få en mere detaljeret guide til programmet.

Denne manual samt den interne manual kan til enhver tid og uden varsel gøres til genstand

for ændringer. Eventuelle ændringer må ikke opfattes som forpligtende for FK-DATA A/S.

FK-DATA A/S påtager sig intet ansvar for problemer, som er opstået på grund af fejl eller

mangler i denne manual. Dette gælder også såfremt, der er uoverensstemmelser mellem

manual og program.

Denne manual og det i denne manual beskrevne programmel leveres under licens, og må

udelukkende anvendes og kopieres i henhold til de medfølgende licensbetingelser.

Licensbetingelserne skal accepteres i forbindelse med installationen af WinKompas SQL,

og kan udskrives til printer i forbindelse hermed. Overtrædelse heraf vil medføre

retsforfølgelse.

VI ØNSKER DIG EN RIGTIG GOD FORNØJELSE MED PROGRAMMET!

FK-DATA A/S, TLF. 70 10 19 46

SIDE 2


KOMPAS FOR WINDOWS

INDHOLDSFORTEGNELSE

INDLEDNING.................................................................................................................................7

INSTALLATION.............................................................................................................................9

MINIMUMSKRAV TIL COMPUTERE OG STYRESYSTEM..........................................................................9

PROGRAMPAKKE........................................................................................................................................9

INSTALLATIONSMULIGHEDER................................................................................................................10

INSTALLATION PÅ SERVER ELLER ENKELT BRUGER..........................................................................11

INSTALLATION PÅ EN KLIENT (NETVÆRK)............................................................................................14

FØRSTE PROGRAMSTART......................................................................................................................15

PRINTERINSTALLATION...........................................................................................................................16

OPSTART / REGISTRERING.....................................................................................................17

LICENSREGISTRERING............................................................................................................................20

ADGANGSKODE / PASSWORD...........................................................................................................21

OPRETTELSE AF KODEORD (PASSWORD) ...........................................................................................21

REGNSKABSOPSÆTNING .......................................................................................................................22

EGEN KONTOPLAN BENYTTES...............................................................................................................24

PROGRAMSTRUKTUR ..............................................................................................................27

ADGANGSKODE........................................................................................................................................27

HOVEDMENU.............................................................................................................................................27

MENULINIEN........................................................................................................................................28

VÆRKTØJSLINEN................................................................................................................................28

OUTLOOK BAR.....................................................................................................................................28

MENUFUNKTIONER..................................................................................................................................30

FILER....................................................................................................................................................30

REDIGER..............................................................................................................................................31

KLADDER..............................................................................................................................................31

KARTOTEKER......................................................................................................................................32

UDSKRIFTER........................................................................................................................................32

KØRSLER.............................................................................................................................................32

VÆRKTØJ.............................................................................................................................................33

OPSÆTNING........................................................................................................................................34

VINDUE.................................................................................................................................................34

HJÆLP..................................................................................................................................................34

GENVEJSTASTER.....................................................................................................................................35

IKONER I VÆRKTØJSLINIEN..............................................................................................................35

FUNKTIONSTASTER............................................................................................................................38

GENVEJSTASTER MED ANVENDELSE AF MUS...............................................................................40

BRUG AF GENERELLE FUNKTIONER.....................................................................................................42

VINDUER GENERELT................................................................................................................................45

BRUG AF TASTATUR................................................................................................................................46

FINANS........................................................................................................................................49

OPSÆTNING AF FINANS..........................................................................................................................49

STANDARDKONTOPLAN BENYTTES.................................................................................................50

EGEN KONTOPLAN BENYTTES.........................................................................................................52

FINANSKONTOPLAN (KARTOTEK)..........................................................................................................54

OPRETTELSE AF FINANSKONTO ......................................................................................................54

FANEBLADE I FINANSKARTOTEKET.................................................................................................56

KNAPFUNKTIONER I FINANSKARTOTEKET......................................................................................60

REGNSKAB- OG MOMSPERIODER..........................................................................................................66

SIDE 3


KOMPAS FOR WINDOWS

DAGLIG BOGFØRING................................................................................................................................68

BOGFØRING I KASSEKLADDE...........................................................................................................69

PRIMOTAL............................................................................................................................................71

INDLÆG PRIMOTAL FOR REGNSKABSÅRET...................................................................................71

INDLÆG ULTIMOTAL SOM POSTER I REGNSKABSÅRET...............................................................72

FELTBESKRIVELSE AF FINANSKLADDEN..............................................................................................73

FELTER I FINANSKLADDEN................................................................................................................73

KNAPFUNKTIONER I FINANSKLADDEN.............................................................................................77

OPRET / TILFØJ NY KLADDE ...................................................................................................................79

GENUDSKRIV KLADDE (ARKIVKLADDE).................................................................................................82

FINANSUDSKRIFTER................................................................................................................................83

FINANSKØRSLER......................................................................................................................................86

STANDARDKONTOPLAN..........................................................................................................................91

DEBITOR / ORDRE.....................................................................................................................95

DEBITORER...............................................................................................................................................95

DEBITORKARTOTEKET............................................................................................................................95

OPRETTELSE AF DEBITOR................................................................................................................96

FANEBLADE I DEBITORKARTOTEKET ..............................................................................................98

KNAPFUNKTIONER I DEBITORKARTOTEKET.................................................................................108

DEBITORKLADDEN.................................................................................................................................114

BRUG AF DEBITORKLADDEN...........................................................................................................114

FELTER I DEBITORKLADDEN...........................................................................................................116

KNAPFUNKTIONER I DEBITORKLADDEN........................................................................................118

DEBITORUDSKRIFTER...........................................................................................................................120

DEBITORKØRSLER.................................................................................................................................123

RABAT- OG PRISLISTESYSTEM............................................................................................................127

FAST SLUTRABAT PÅ DEBITOR.......................................................................................................127

PROCENTVIS RABAT TIL ENKELTDEBITOR...................................................................................128

PROCENTVIS RABAT TIL DEBITORKATEGORI...............................................................................129

PRISLISTER........................................................................................................................................131

ORDRE (SALG).........................................................................................................................135

ARBEJDSGANG I ORDRE.......................................................................................................................135

ORDREKARTOTEKET.............................................................................................................................140

OPRET EN SALGSORDRE................................................................................................................140

FUNKTIONER DER KAN BRUGES VED SALGSFAKTURERING:....................................................141

FANEBLADE I ORDREKARTOTEKET ...............................................................................................142

KNAPFUNKTIONER I ORDREKARTOTEKET....................................................................................147

IKONER TIL BRUG I ORDREKARTOTEKET......................................................................................149

ORDRETOTALER...............................................................................................................................151

ORDRE / SALGSFAKTURERING ............................................................................................................153

ORDRER.............................................................................................................................................153

KONTANT FAKTURA..........................................................................................................................157

ABONNEMENT FAKTURA..................................................................................................................158

FELTER PÅ ORDRELINIEN (SALGSORDRE)...................................................................................160

DAN ORDRE UD FRA ARKIVEREDE ORDRE........................................................................................165

DAN KREDITNOTA UD FRA ARKIVEREDE ORDRE..............................................................................166

GENUDSKRIV FAKTURA.........................................................................................................................167

ORDREKLADDE.......................................................................................................................................168

BRUG AF ORDREKLADDEN..............................................................................................................168

KNAPFUNKTIONER I ORDREKLADDEN...........................................................................................170

FELTER I ORDREKLADDEN..............................................................................................................172

ORDREUDSKRIFTER..............................................................................................................................174

ORDREKØRSLER....................................................................................................................................176

ORDREKOMPONENTER ELLER RELATIONER MELLEM ORDRE-SYSTEMET OG BOGFØRING 183

MOMSEN............................................................................................................................................185

ORDRETOTALPOSTER.....................................................................................................................186

SIDE 4


KOMPAS FOR WINDOWS

DEN KOMPLETTE BOGFØRING .......................................................................................................189

KREDITOR / INDKØB...............................................................................................................191

KREDITORER ..........................................................................................................................................191

KREDITORKARTOTEKET........................................................................................................................191

OPRETTELSE AF KREDITOR............................................................................................................192

FANEBLADE I KREDITORKARTOTEKET..........................................................................................194

KNAPFUNKTIONER I KREDITORKARTOTEKET..............................................................................203

KREDITORKLADDEN...............................................................................................................................209

BRUG AF KREDITORKLADDEN........................................................................................................209

FELTER I KREDITORKLADDEN..............................................................................................................211

KNAPFUNKTIONER I KREDITORKLADDEN.....................................................................................213

KREDITORUDSKRIFTER.........................................................................................................................215

KREDITORKØRSLER..............................................................................................................................217

INDKØB.....................................................................................................................................223

INDKØBSKARTOTEKET..........................................................................................................................223

OPRET EN INDKØBSORDRE............................................................................................................223

FUNKTIONER DER KAN BRUGES VED INDKØBSORDRE:.............................................................224

FANEBLADE I INDKØBSKARTOTEKET............................................................................................225

KNAPFUNKTIONER I INDKØBSKARTOTEKET.................................................................................229

IKONER TIL BRUG I INDKØBSKARTOTEKET..................................................................................231

INDKØBSTOTALER............................................................................................................................232

INDKØBSKARTOTEKETS HÅNDTERING .........................................................................................235

DIREKTE REGISTRERING.................................................................................................................235

REGISTRERING I FLERE TEMPI.......................................................................................................236

DAN INDKØBSORDRE UD FRA ARKIVERET ORDRE .....................................................................237

DAN KREDITNOTA UD FRA ARKIVERET INDKØBSORDRE...........................................................238

INDKØBSUDSKRIFTER...........................................................................................................................239

INDKØBSKØRSLER.................................................................................................................................241

LAGER.......................................................................................................................................245

LAGERKARTOTEK...................................................................................................................................245

OPRET EN VARE/YDELSE................................................................................................................246

FANEBLADE I LAGERKARTOTEKET................................................................................................247

FELTER SOM KUN OPDATERES VED BOGFØRING:......................................................................249

KNAPFUNKTIONER I LAGERKARTOTEKET.....................................................................................257

LAGERKLADDEN.....................................................................................................................................260

BRUG AF LAGERKLADDEN...............................................................................................................260

FELTER I LAGERKLADDEN...............................................................................................................261

KNAPFUNKTIONER I LAGERKLADDEN ...........................................................................................263

LAGERPOSTERINGER I FINANS......................................................................................................264

LAGEROPTÆLLINGSKLADDE................................................................................................................269

BRUG AF LAGEROPTÆLLINGSKLADDE .........................................................................................269

FELTER I LAGEROPTÆLLINGSKLADDEN.......................................................................................271

KNAPFUNKTIONER I LAGEROPTÆLLINGSKLADDEN....................................................................273

LAGERUDSKRIFTER...............................................................................................................................274

LAGERKØRSLER.....................................................................................................................................276

PROJEKT..................................................................................................................................283

PROJEKTKARTOTEK..............................................................................................................................283

OPRET ET PROJEKT.........................................................................................................................284

FUNKTIONER DER KAN BRUGES I PROJEKTKARTOTEKET:........................................................285

FANEBLADE I PROJEKTKARTOTEKET............................................................................................286

KNAPFUNKTIONER I PROJEKTKARTOTEKET................................................................................295

FELTER PÅ PROJEKTLINIEN............................................................................................................299

MEDARBEJDER KARTOTEK...................................................................................................................300

OPRET MEDARBEJDER (PROJEKT)................................................................................................300

FUNKTIONER TIL BRUG I MEDARBEJDERKARTOTEKET:.............................................................301

SIDE 5


KOMPAS FOR WINDOWS

FANEBLADE I MEDARBEJDERKARTOTEKET.................................................................................302

KNAPFUNKTIONER I MEDARBEJDERKARTOTEKET......................................................................306

PROJEKTKLADDE...................................................................................................................................308

BRUG AF PROJEKTKLADDEN..........................................................................................................308

KNAPFUNKTIONER I PROJEKTKLADDEN.......................................................................................310

FELTER I PROJEKTKLADDEN..........................................................................................................311

SYSTEM / OPSÆTNING...........................................................................................................313

MOMSFORFALD......................................................................................................................................313

OPSÆTNING............................................................................................................................................314

BOGFØRINGSGRUPPER...................................................................................................................315

MOMS.................................................................................................................................................319

HANDEL..............................................................................................................................................322

DIMENSIONER...................................................................................................................................323

DIVERSE.............................................................................................................................................324

SYSTEMOPSÆTNING.............................................................................................................................336

FINANS...............................................................................................................................................337

DEBITORER........................................................................................................................................338

KREDITOR..........................................................................................................................................339

LAGER................................................................................................................................................340

SALG...................................................................................................................................................341

INDKØB...............................................................................................................................................344

GENERELT.........................................................................................................................................347

DATABASE HÅNDTERING......................................................................................................351

OPRET ET NYT REGNSKAB...................................................................................................................351

KOPIÉR DATA FRA EKSISTERENDE REGNSKABER...........................................................................354

REDIGER FIRMAOPLYSNINGER............................................................................................................356

SLET ET REGNSKAB...............................................................................................................................357

ANDRE FUNKTIONER.............................................................................................................................358

SERVER ADMINISTRATION....................................................................................................................360

SERVER..............................................................................................................................................360

DATABASER.......................................................................................................................................361

AFSLUT...............................................................................................................................................362

IKONER...............................................................................................................................................363

FAKTURATILPASNING / CRYSTAL REPORT........................................................................365

CRYSTAL REPORT............................................................................................................................365

ÆNDRING AF FONT OG SKRIFTSTØRRELSE.................................................................................369

INDSÆT NYT FELT ELLER TEGN LINIER OG BOKSE.....................................................................370

APPENDIKS 1...........................................................................................................................373

ANVENDELSE AF STANDARDOPSÆTNING....................................................................................373

APPENDIKS 2...........................................................................................................................375

ANVENDELSE AF EGEN OPSÆTNING ............................................................................................375

STIKORDSREGISTER..............................................................................................................377

SIDE 6


INDLEDNING

KOMPAS FOR WINDOWS

Denne håndbog ”Kom godt i gang” til WinKompas SQL er udarbejdet for at give brugeren

en nem og overskuelig gennemgang af de vigtigste funktioner i WinKompas SQL.

WinKompas SQL er et økonomisystem med mange integrerede faciliteter og funktioner.

Denne håndbog ”Kom godt i gang” til WinKompas SQL vil give brugeren en hjælp til at

overskue systemets opbygning i funktioner og menuer.

”Kom godt i gang” til WinKompas SQL er ikke en komplet manual, men en beskrivelse af

de programtilpasninger, som er nødvendige for at komme i gang uden problemer, samt en

hurtig og overskuelig vejledning i daglig brug af programmet.

Håndbogen er samtidig et supplement til programmets interne manual, som giver en mere

detaljeret hjælp på skærmen til den funktion, man er i gang med.

Kapitler

Installation beskriver de tekniske krav WinKompas SQL stiller til hardware og

systemsoftware, samt hjælper dig igennem installationen.

Opstart / Registrering hjælper dig igennem oprettelse af regnskab samt registrering af

licenskoder.

Programstruktur beskriver WinKompas SQL menuer, skærm-billeder og de generelle

genvejstaster.

Finans beskriver den daglige registrering og bogføring i kassekladden, og der gennemgås

de punkter som minimum skal være defineret inden programmet kan tages i brug.

Standardkontoplan viser den medfølgende standardkontoplan.

Se afsnittet om Regnskabsopsætning under kapitlet Finans vedrørende fravalg af

standardkontoplan.

Debitor / Ordre beskriver den daglige registrering, fakturering og bogføring i en kort

overskuelig form, samt hvordan der faktureres via ordremodulet.

Kreditor / Indkøb beskriver hvordan du opretter kreditorer / indkøbsordre, registrere indkøb

via indkøbsmodulet, samt vedligeholdelse af disse.

Lager beskriver hvordan der oprettes varer samt vedligeholdelse af varelageret.

Projekt beskriver hvordan der oprettes projekter, registrering og direkte fakturering af

forbrugt tid og materialer, samt budgetopfølgning med kalkulationer.

System / Opsætning fortæller om de enkelte programmodulers opsætning, samt

systemparametrenes opsætning.

SIDE 7


KOMPAS FOR WINDOWS

Appendiks 1 giver en kort vejledning til, hvordan man kommer i gang med WinKompas

SQL med valg af standard kontoplan.

Appendiks 2 giver en kort vejledning til, hvordan man kommer i gang med WinKompas

SQL, men uden standard kontoplan.

Stikordsregister – en hurtig gennemvej i manualen. Menupunkter som ikke kan findes i

indholdsfortegnelsen, kan du søge efter i stikordsregisteret der sidder bagerst i manualen.

SIDE 8


INSTALLATION

KOMPAS FOR WINDOWS

For at kunne installere WinKompas SQL, skal følgende minimumskrav være opfyldt:

Minimumskrav til computere og styresystem

(Windows versioner)

NT-Server 256 MB ram, dog anbefales 512 eller gerne mere. Explorer versionen på server

og terminaler skal minimum være version 5.0.

Der anbefales at bruge Windows 2000 Professionel til alle installationer. Denne Windows

version kører efter vor erfaring godt og sikkert.

På enkelt eller Per-To-Per (netværk) skal som minimum bruges Windows 2000 eller

Windows XP.

CD-rom drev og Mus

WinKompas SQL bliver installeret med Microsoft SQL 2000 Desktop Engine, hvis ikke

andet ønskes.

Vi anbefaler, at man har et af følgende Windows systemer:

Windows 2000 => minimum 256 MB ram. 800 Mzh.

Windows XP => minimum 256 ram. 1 Ghz.

Programpakke

Ved levering af WinKompas SQL medfølger følgende:

• CD-ROM med WinKompas SQL

• Registreringskoder til WinKompas SQL

• Registreringskort + diverse brugerinformationer

• Håndbogen ”Kom godt i gang” til WinKompas SQL

SIDE 9


KOMPAS FOR WINDOWS

Installationsmuligheder

På de næste sider har vi beskrevet 2 forskellige muligheder for installation af WinKompas

SQL.

SIDE 10

1. Installation på Server eller Enkeltbruger

2. Installation på en Klient (netværk)

Generelt for hvilken type installation du vælger, så vil der inden selve installationen af

WinKompas SQL, fremkomme et vindue med vores licensbetingelser, som skal

accepteres først. Hvis du ikke accepterer disse, kan installationen ikke foretages.

Licensbetingelserne ligger på CD-rom’en som en MS-Word-fil: Licensbetingelser.rtf og

kan udskrives via MS-Word eller fra WinKompas kataloget, hvor den vil blive lagt i

forbindelse med installationen.


Installation på Server eller Enkelt bruger

KOMPAS FOR WINDOWS

• Indsæt CD-rom med WinKompas SQL i cd-rom drevet. Installationsprogrammet

starter normalt automatisk.

• Hvis installationen ikke starter automatisk, startes denne via menuen START – og

vælg KØR. Vælg filen ’Kompas3Setup.exe’ på cd-rom.

Du ser derefter dette installationsbillede:

• Igangsæt installationen af WinKompas SQL ved at klikke på knappen ’Næste’.

• Følg vejledningen på skærmen, og fortsæt med at trykke på knappen ’Næste’.

Der vil fremkomme skærmbillede (Destinationsmappe):

SIDE 11


KOMPAS FOR WINDOWS

► Programmet bliver installeret på C:\programmer\fk-data\WinKompas3\

Her finder du også dine udskrifter i mappen Reports

► Dine data finder du i:

C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data

• Klik på knappen ’Næste’ for at fortsætte installationen.

SIDE 12


KOMPAS FOR WINDOWS

Hvis Microsoft

SQL Server

findes, indtastes

dennes

servernavn.

Denne adgangs-kode er standard ’fk-data’, og koden kan ikke ændres.

Ønskes anden adgangskode til MSDE/SQL Server, skal der installeres

en Microsoft SQL Server først.

• Klik endnu engang på ’Næste’, og herfra køres installationsprogrammet færdig.

• Når installation af WinKompas SQL er færdig, ligger der et ikon på skrivebordet, til

opstart af programmet.

SIDE 13


KOMPAS FOR WINDOWS

Installation på en klient (netværk)

• Indsæt CD-rom med WinKompas SQL i cd-rom drevet. Installationsprogrammet

starter automatisk.

• Hvis installationen ikke starter automatisk, startes denne via menuen START – og

vælg KØR. Vælg filen ’Kompas3Setup.exe’ på cd-rom.

• Følg installationsvejledningen fra punktet Installation på Server eller Enkelt bruger,

indtil du kommer til følgende skærmbillede:

• Ved Installationstype skal feltet ’Klient’ være markeret.

• I feltet ’Navn på Server SQL’ skal servernavnet indtastes. Hvis Microsoft SQL Server

findes, indtastes dennes servernavn.

• Der er i feltet ’SQL Server adgangskode for bruger SA’ (System Administrator) angivet

en adgangskode. Denne adgangskode er standard ’fk-data’, og koden kan normalt ikke

ændres.

Ønskes en anden adgangskode til MSDE/SQL Server, skal der installeres en Microsoft

SQL Server først.

• Ved Server installationsmappe angives det rigtige drev (bogstav) til netværket. Der

kan klikkes på knappen ’Gennemse’ for at søge.

F.eks.: F:\Programmer\ FK-Data\ Winkompas3

SIDE 14


► Programmet bliver installeret på:

C:\programmer\fkdata\WinKompas3\

► De fælles Data er placeret på Server1 i mappen:

F: \ Programmer \ FK-Data\ Winkompas3 \MSQL$WINKOMPAS \ Data

► De fælles Rapporter er placeret på Server1 i mappen:

F: \ Programmer \ FK-Data\ Winkompas 3\ Reports

• Klik på knappen ’Næste’ herfra køres installationsprogrammet færdig.

KOMPAS FOR WINDOWS

• Når installation af WinKompas SQL er færdig, ligger der et ikon på skrivebordet, til

opstart af programmet.

Første programstart

Efter afslutning af installationen startes WinKompas SQL via den valgte programgruppe

der er valgt under installationen, eller via den oprettede ikon på skrivebordet.

Bemærk: Der er kommet et nyt ikon på Start linie til højre, som fortæller at SQL-server

kører.

SQL-serveren skal altid kører når WinKompas SQL benyttes. Har du problemer med andre

programmer, kan SQL-server stoppes ved at dobbeltklikke på ikonet og stoppe SQL-server.

Indtast ’SYS’ som bruger-id, og tast forbi feltet ’Password’ med , hvilke starter og

åbner det installerede WinKompas SQL.

Herefter skal licenskoderne og brugernavn registreres, før der kan arbejdes i det rigtige

regnskab.

Registrering af licenskoder og brugernavn, er beskrevet i afsnittet Opstart / Registrering.

SIDE 15


KOMPAS FOR WINDOWS

Printerinstallation

WinKompas SQL arbejder fuldt integreret med Windows®, hvorfor eventuelle nye printere

skal installeres i Windows® via Start / Indstillinger / Printere.

Hvis nødvendigt, benyt den interne hjælp i Windows®!

• Tast for at hente den interne ”Hjælp og support” frem.

NB!

Husk – at der skal værre mindst en printer installeret før WinKompas SQL kan vise en

udskrift.

SIDE 16


KOMPAS FOR WINDOWS

OPSTART / REGISTRERING

Når du har installeret WinKompas SQL, og starter programmet op, vil den fremkomme

med denne meddelelse, at der ikke er nogen databaser i WinKompas SQL. Ved

programlevering er der ikke oprettet nogen regnskaber, dette skal du selv foretage.

• Tast ’OK’ og Database Manageren aktiveres, således nedenstående billede af

Databaseopsætning fremkommer.

I Databaseopsætningen kan du oprette og vedligeholde regnskaber, og kopiere data fra et

regnskab til et andet.

Nedenstående beskriver, hvordan du opretter dit regnskab.

• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nyt regnskab.

• Herved fremkommer nedenstående Databaseopsætningsvindue:

SIDE 17


KOMPAS FOR WINDOWS

• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, telefonnr., bank- og girokonti, email

adresse m.m.

Som minimum udfyldes feltet ’Firma’ under Firmaoplysninger.

• Du flytter til næste felt ved at trykke på tasten , eller ved at klikke på

feltet med musen.

• Du flytter et felt tilbage ved at trykke på , eller ved at klikke på feltet med

musen.

• Ved feltet ’Postnr.’ har du følgende muligheder:

- Klikke på udfor Postnr. og der fremkommer et vindue med mulighed for at søge

efter postnummer.

- Eller indtaste Postnummeret og trykke på , så fremkommer bynavnet

automatisk.

SIDE 18


KOMPAS FOR WINDOWS

Feltet ’SQL Server’ der også ligger under Databaseinformation, foreslår servernavnet, men

hvis der findes flere SQL server installeret i et udtræk, kan der peges på disse server ved at

angive servernavnet.

Feltet ’Database’ under Databaseinformation, udfyldes automatisk, men kan også

bestemmes af dig. Ved at klikke på udfor Database henter systemet en eksisterende

database.

Felterne ’Database placering’ og ’Standard placering’ der også ligger under

Databaseinformation, udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig ved at der

klikkes på den lille firkant til højre.

Når du har indtastet firmanavnet og de øvrige oplysninger, skal du klikke på knappen ’OK’.

• Klik derefter ’OK’ når meddelelsen ”Database er kompatibel” fremkommer og luk

databasevinduet helt ned.

SIDE 19


KOMPAS FOR WINDOWS

Licensregistrering

Efter oprettelse af regnskab, skal du indtaste de nødvendige registrerings-koder, der

medfølger ved køb af programmet.

Licensregistreringen foretages under menuen Hjælp / Registrering.

• Klik på menupunktet ’Hjælp’ og derefter på ’Registrering’.

Bemærk: At registreringen kun kan foretages af bruger ”SYS”.

• Registreringskoderne skal nu indtastes i den åbnede skærm-formular.

• Indtast Firmanavn samt koderne for Serienr., Licens Id, Brugere og Posteringer.

• Efter indtastning af oplysningerne skal programmet forlades og genstartes. Herefter

kører programmet som en komplet version.

• Efter indtastning klikkes der på Afslut eller på , og registrerings-punktet kan

forlades.

SIDE 20


Adgangskode / Password

KOMPAS FOR WINDOWS

Ønsker du at beskytte dine data mod udefra kommende, kan du indtaste et password.

Bemærk: Hvis password glemmes, er der INGEN hjælp at hente, da ingen kan dekryptere

kodeordet, så Pas på og HUSK dit password, hvis du vælger at få password til

programmet.

Du kan selv oprette din adgangskode i systemet. Dette kan du læse om i næste afsnit

’Oprettelse af kodeord’.

Ved opstart af programmet er der ikke noget kodeord, dette har du mulighed for at oprette

nu.

Oprettelse af kodeord (password)

Under menuen ’Filer’ findes menupunktet Ændre kodeord, vælg denne funktion og et

vindue til ændring / oprettelse af kodeord vises:

• Hvis der ikke er oprettet et kodeord, trykkes i feltet til ’Gammelt’ kodeord.

• Indtast det kodeord du ønsker i feltet ’Nyt #1’, og indtast det igen i felt ’Nyt #2’ som

bekræftelse.

• Klik på ’Ok’ og dit nye kodeord er oprettet.

Det er også i dette menupunkt Filer / Ændre kodeord, at du kan ændre et allerede oprettet

kodeord.

Fremgangsmåden er den samme, når der oprettes kodeord, dog skal det gamle kodeord

indtastes i feltet ’Gammelt’.

SIDE 21


KOMPAS FOR WINDOWS

Regnskabsopsætning

Nu har du oprettet et nyt regnskab, som ikke indeholder nogen data, men før du kan

komme i gang med at oprette kontoplan, debitorer, kreditorer osv., skal det nyoprettede

regnskab gøres aktivt med en regnskabsperiode og momsterminer.

Dette sker ved at klikke på Filer / Vælg firma og klik på dit firmanavn eller du kan klikke på

Vælg firma hvor der peges på det nye regnskab.

Derved fremkommer følgende skærmbillede:

Her anføres dine regnskabs- og momsperiode.

• Hvis standardkontoplan ønskes, lades afmærkningen stå.

Vælges standardkontoplanen ikke, kan den oprettes fra starten af, eller kopieres fra et

andet regnskab, du har derved mulighed for at kunne benytte din egen kontoplan. Du

kan læse mere om benyttelse af egen kontoplan i kapitlet FINANS.

SIDE 22


KOMPAS FOR WINDOWS

• Til ’Brug standard opsætning’ anbefaler vi at du lader afmærkningen stå, således du

får standardopsætningen med, ellers skal du selv foretage al opsætning af systemet,

eks. bilagserienr., betalingsbetingelser, kilder etc.

• Der anføres Regnskabsårets startsdato.

• De ønskede antal måneder, som regnskabet skal dække.

• Momsperiode kan vælges som månedsvis, kvartårlig eller halvårsvis angivelse, samt

naturligvis som ’Ikke moms registreret’ virksomhed.

• Klik derefter på knappen ’Fortsæt’, og nedenstående meddelelse fremkommer:

• Klik på knappen ’OK’ for godkendelse af de valgte datoer.

Nu er dine regnskabs- og momsperiode oprettet. Du kan læse mere i afsnittet Regnskaber-

og Momsperioder i kapitlet FINANS.

Har du valgt at bruge Standard kontoplanen, er Finansmodulet nu klar til brug, men

ønskes der yderligere opdeling på afdelinger eller andre dimensioner, skal disse oprettes

under Opsætning / Opsætning / Dimensioner, der henvises til afsnittet Dimensioner i

kapitlet FINANS.

Herefter kan du fortsætte med at oprette kartoteker i Debitor, Kreditor og Lager.

Har du fravalgt Standard kontoplanen, fortsætter du til næste afsnit om Egen kontoplan.

SIDE 23


KOMPAS FOR WINDOWS

Egen kontoplan benyttes

Hvis man ikke ønsker at benytte den medfølgende standardkontoplan, og i stedet vil

benytte sin egen kontoplan, skal den efterfølgende procedure følges.

Udover nedenstående gennemgang henvises til Appendiks 2, der punktvis beskriver,

hvordan regnskabet gøres klart til bogføring.

• Start WinKompas SQL og åben med bruger ’SYS’.

• Opret nyt regnskab under menupunktet Værktøj, og vælg derefter

Databaseopsætning.

• Klik på ’Tilføj’, herefter fremkommer skærmbilledet med databaseopsætning.

• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, bank og girokonti, E-mail

adresse m.m.

• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn ud fra det valgte

regnskabsnavn.

• Klik på knappen ’Ok’ for at oprette regnskabet. Klik igen på ’Ok’ når meddelelse

’Databasen er kompatibel’ fremkommer og luk databasevinduet.

• Vælg regnskab under Filer / Vælg firma / Vælg firma, og klik på det nye regnskab.

Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning:

SIDE 24


KOMPAS FOR WINDOWS

• Kontroller at afkrydsningsfeltet for Brug standard kontoplan ikke er markeret.

• Der vil fremkomme et vindue med en meddelelse om ’Advarsel om at Standard

kontoplanen fravælges’, klik på ’Ok’ til dette.

• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens

startdato.

• Klik på knappen ’Fortsæt’, og derefter på ’Ok’ for de valgte datoer.

Herefter skal de ønskede kartoteker oprettes, Finanskontoplan, Debitorer, Kreditorer o.s.v.

Det er ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte.

F.eks. Finans, Debitor og Lager.

SIDE 25


KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 26


Adgangskode

PROGRAMSTRUKTUR

KOMPAS FOR WINDOWS

Når du starter WinKompas SQL, åbnes dette skærmbillede, som ved indtastning af

adgangsoplysninger, giver dig adgang til alle programmets moduler og faciliteter.

Brugernavn: Angiv dit brugernavn. Ved første opstart bruges 'SYS'

Kodeord: Du skal selv oprette dit kodeord i systemet. Første gang

du ønsker adgang til systemet, har du ikke noget kodeord, og skal derfor

trykke i feltet. Når programmet er startet, kan du oprette dit

kodeord.

Du kan læse om oprettelse af kodeord i afsnittet Opstart / Registrering – Oprettelse af

kodeord/password.

Hovedmenu

Når programmet er startet og login er foretaget, vises systemets “Hoved-vindue” (når du

lukker dette vindue, lukker du programmet). Dette vindue indeholder systemets Menulinie,

en Værktøjslinie og en Outlook Bar.

SIDE 27


KOMPAS FOR WINDOWS

Menulinien

Indeholder menuer til systemets forskellige funktioner. Disse beskrives i afsnittet om

Menufunktioner.

Værktøjslinen

Indeholder ikoner (genvejstaster) til at aktivere forskellige funktioner i WinKompas SQL,

uden først at skulle vælge den menu, hvori funktionen findes.

Ikonerne i værktøjslinien beskrives i afsnittet om Genvejstaster.

Outlook Bar

Som noget nyt indenfor økonomiprogrammer har WinKompas SQL en Outlook Bar, som

ses i venstre side af hovedmenuen.

Her er det muligt med et enkelt klik med musen på de vandrette bjælker, at få adgang til de

daglige funktioner i en enkel og overskuelig form.

Outlook Baren indeholder hurtig adgang til kladder, salgs- og

indkøbsordre kartotekerne.

Der er Outlook Bar til Finans, Debitor/Ordre, Kreditor/Indkøb,

Lager og System. Indholdet i Outlook Baren kan flyttes ved at

trække punkterne med musen til et andet punkt i Outlook Baren.

Under mappen Favoritter er det muligt at samle egne favoritter.

Det er også muligt, at trække ikoner fra Windows skrivebord ind i

Outlook Baren og herfra åbne andre programmer – en nemmere

genvej til andre programmer, mens man står i WinKompas SQL.

Det er muligt at vælge om Outlook Baren skal være aktivt i Hovedmenuen, eller fravælges.

Dette gøres under menupunktet Vindue, hvor feltet ’Outlook Bar’ markeres med flueben

hvis det skal være aktivt.

For at åbne en menu kan man klikke med musen på det pågældende menupunkt eller

benytte genvejstaster via tastaturet. Se afsnittet om Genvejstaster.

SIDE 28


υ Integration med MS-Office

KOMPAS FOR WINDOWS

MS-Integration til WinKompas SQL (programfilen OffInt.exe), der følger

med programmet (ligger i kataloget Winkompas), kan trækkes til

Outlook Baren.

Menupunktet ligger også under Værktøj / MS Office Integration.

Programmet giver mulighed for, på en nem og let måde at overføre data til MS-Excel, bl.a.

kontokort, posteringslister, momsrapport, saldobalance m.m. Du bestemmer selv

kontointerval, datointerval m.m., og dataene overføres med det samme.

SIDE 29


KOMPAS FOR WINDOWS

Menufunktioner

I hovedkartotekerne er der mulighed for at aktivere følgende menuer, blot ved at højreklikke

på musen:

Filer

Ved at klikke på ’Filer’ eller taste , fremkommer følgende menu:

SIDE 30

I denne menu kan der skiftes imellem de oprettede

firmaregnskaber.

Nye regnskaber oprettes under menupunktet Værktøj /

Databaseopsætning.

Der kan vælges en anden bruger med andre

adgangsrettigheder.

Kodeord kan ændres, og man får mulighed for at åbne

Windows Kontrolpanel, hvis der opstår behov for at ændre på

standard-indstillingerne.

Skærmopsætning kan indstilles og gemmes under brugernavn for hver enkelt bruger,

afhængig af brugerens arbejdsopgaver.

Her kan man benytte programmets Import / Eksport faciliteter.

Det er også under Filer, man afslutter programmet ved Afslut.


Rediger

Ved at klikke på ’Rediger’ eller taste , fremkommer følgende menu:

Kladder

KOMPAS FOR WINDOWS

Denne menu viser de faste redigeringsmuligheder og de dertil

knyttede genvejstaster.

F.eks. for at oprette en ny konto.

Disse genvejstaster er ens i alle moduler. Rediger-menuen kan

aktiveres fra alle hovedkartoteker ved højreklik på musen.

Derudover kan man aktivere den interne hjælp ved at taste .

Udover de allerede nævnte genvejstaster findes der i programmet

en del andre genveje, som det er godt at have kendskab til.

Ved at klikke på ’Kladder’ eller taste , fremkommer følgende menu:

I denne menu vælger man den kladde, man ønsker at arbejde med.

Systemet indeholder en kladdemenu for hoved-modulerne, hvor man

foretager den daglige registrering.

Bemærk: At der her også er mulighed for at genudskrive bogførte

kladder (Arkivkladder).

Eksempel på en kladde: Finanskladde

Der kan oprettes uendeligt antal kladder i hvert modul. Dette foretages under menupunktet

Kladder og vælg ønskede modul, klik derefter på knappen ’Tilføj’.

SIDE 31


KOMPAS FOR WINDOWS

Kartoteker

Ved at klikke på ’Kartoteker’ eller taste , fremkommer følgende menu:

SIDE 32

Kartotekerne benyttes til flere formål.

Udover oprettelse og vedligeholdelse af finanskontoplan og kartoteker,

er det også muligt her, at kunne vise en række forskellige oplysninger

for den enkelte konto på skærmen.

Der kan vises periodebevægelser, saldi, posteringer med zoom-funktion og automatisk

ompostering, genudskrivning af faktura, salgsstatistikker m.m.

Endvidere er det også muligt at oprette projektstyring.

Udskrifter

Ved at klikke på ’Udskrifter’ eller taste , fremkommer følgende menu:

WinKompas SQL leveres med en lang række fast definerede

udskrifter.

Disse udskrifter kan inden udskrivning afgrænses på adskillige

parametre.

F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og

bakkevalg.

Udskrifterne kan vises på skærm, herfra sendes via e-mail i forskellige formater eller der

kan udskrives direkte til printer.

Kørsler

Ved at klikke på ’Kørsler’ eller taste , fremkommer følgende menu:

De periodiske rutiner som ikke foretages dagligt, er samlet under dette

menupunkt.

Finanskørsler

Her foretages kørsler af budgetter, sammenlægning af flere regnskaber (konsolidér

regnskaber), samt vedligeholdelse af finans- og momsperioder. Oprettelse af nyt finansår.


Debitorkørsler

Åbenpost redigering, rentekørsler, masseudligning og rykkerkørsel.

KOMPAS FOR WINDOWS

Kreditorkørsler

Åbenpostredigering, masseudligning, bankbetalinger og godkendelse af betalinger.

Lagerkørsler

Justering af lagerværdi, opdatering af styklisteproduktion, justering af salgs-priser og af

prislister samt Intrastat eksport.

Ordrekørsler

Ordre- og abonnementsmassefakturering og opdatering af debitor-informationer.

Indkøbskørsler

Massefakturering og opdatering af kreditorinformationer.

Værktøj

WinKompas SQL indeholder en række ekstra faciliteter, som giver muligheder for at

tilpasse programmet til den enkelte virksomhed/bruger.

Ved at klikke på ’Værktøj’ eller taste , fremkommer følgende menu:

Det er muligt at ændre menusprog og menu-ordvalg individuelt.

Programmet leveres i revisorudgave, hvilket betyder, at der kan

oprettes flere regnskaber.

Udskrifterne kan tilknyttes en bestemt printer, uafhængigt af den

valgte standardprinter.

Der kan oprettes brugerrettigheder tilpasset de enkelte

arbejdsopgaver, så sikkerheden kan holdes på højt niveau.

Det er muligt gennem MS Office Integration at eksportere data til

Excel.

Med Server Administration kan der foretages sikkerhedskopiering,

komprimér database m.m.

Disse muligheder vælges og opsættes alle under menupunktet

Værktøj.

SIDE 33


KOMPAS FOR WINDOWS

Opsætning

Ved at klikke på ’Opsætning’ eller taste , fremkommer følgende menu:

SIDE 34

Det er i denne menu, at programmets opsætning og integration

defineres.

Som nævnt under kapitlet Opstart / Registrering leveres WinKompas SQL med en

standardopsætning, klar til brug.

Denne opsætning kan udbygges og ændres i disse menupunkter. Brug den interne

hjælpemenu for nærmere vejledning.

Vindue

Ved at klikke på ’Vindue’ eller taste , fremkommer følgende menu:

Hjælp

Dette menupunkt indeholder udelukkende Windows faciliteter,

og vil ikke blive uddybet yderligere i denne håndbog.

Værktøjslinie, Outlook Bar og Statuslinie kan fravælges,

således det ikke kan benyttes i programmet – hertil skal

fluebenet være afmarkeret.

Ved at klikke på menupunktet ’Hjælp’ eller taste , fremkommer følgende menu:

Dette menupunkt indeholder næsten udelukkende Windows

faciliteter, og vil ikke blive uddybet yderligere i denne håndbog.

Ved brug af funktionstasten , kan man overalt i programmet

hente hjælp.

Du kan læse mere om Registrering i kapitlet om Opstart / Registrering.


Genvejstaster

KOMPAS FOR WINDOWS

Ikon-baren (eller værktøjslinien) er placeret under menubaren. Ikonerne er beregnet til at

aktivere forskellige funktioner i WinKompas SQL. Hvis muse-pilen placeres over en af

ikonerne, fremkommer en forklarende tekst til ikonen samt angivelse af hvilken

funktionstast, der kan anvendes for at aktivere funktionen.

Bemærk: At genvejstaster også er beskrevet i den interne hjælp og ligger under menuen

Hjælp / Indhold / Tips og Tricks. Den interne hjælp opdateres løbende, og filen kan altid

udskrives på printer.

Ikoner i Værktøjslinien

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

1. Opret, Ctrl+N

Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner billede for oprettelse af nyt kartotekskort.

2. Ny kopi, Ctrl+O

Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner billede for oprettelse af nyt kort med samme

indhold bortset fra nummerfeltet. Kopi af data sker fra det kort, som kan ses på skærmen.

3. Find, Ctrl+F

Kan gøres aktiv når der åbnes et kartotek. Funktionen åbner et søgebillede, hvor der kan

indtastes søgekriterier for fremfinding af data i det aktive kartotek.

4. Filtrer, Ctrl+G

Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner et filtrerbillede, hvor der kan indtastes

søgekriterier, som skal være opfyldt, for de kort man ønsker at kunne arbejde med.

5. Redigér, Ctrl+E

Aktiv når der er åbnet et kartotek. Sætter kartoteket i redigér mode.

6. Fortryd, Ctrl+R

Aktiv når et kartotek er åbent i redigér mode. Sætter kartoteket ud af redigér mode og

annullerer foretagne ændringer.

7. Gem, Ctrl+S

Aktiv når et kartotek er åbent i redigér mode. Gemmer ændringer eller nyt oprettet

kartotekskort.

8. Slet, Ctrl+K

Aktiv når et kartotek er åbent. Sletter kartotekskortet, hvis der ingen posteringer findes til

det.

9. Klip, Ctrl+X

Aktiv når et kartotek er åbent i redigér mode. Fjerner markeret tekst og indsættes i

udklipsholder.

SIDE 35


KOMPAS FOR WINDOWS

10. Kopiér, Ctrl+C

Aktiv når et kartotek er åbent. Kopierer markeret tekst til udklipsholder.

11. Indsæt, Ctrl+V

Aktiv når et kartotek er åbent. Indsætter udklipsholderens indhold i aktivt felt på kartoteket.

12. Udskriv vindue, Ctrl+P

Udskriver det aktive vindue til windows-standardprinteren.

13. Hent skærmopsætning

Henter vindue med oprettede skærmopsætninger. Et dobbeltklik på en opsætningslinie

henter og sætter den pågældende opsætning.

14. Gem skærmopsætning

Gemmer aktuel skærmopsætning med valgfrit navn og beskrivelse.

15. Internetkald

Aktiv når kartotek med internet-information er åbent. Kalder på internetbrowser og åbner

kartotekskortets hjemmeside.

16. E-Mail

Aktiv når kartotek med internet information (www.) er åbent. Kalder på e-mail håndtering

med kartotekskortets e-mailadresse for skrivning af mail.

17. Lommeregner

Fremkalder windows-lommeregner. Resultatfelt kan kopieres og indsættes i aktivt felt.

18. Global søgning

Ved at søge på de søgefelter der ligger som standard i WinKompas SQL, har du her

mulighed for at fremfinde bogførte bilag og transaktioner, samt se hvilke moduler der er

berørte.

Nedenstående skærmbillede vil fremkomme ved at klikke på ikonet for ’Global søgning’ i

værktøjslinien:

SIDE 36


KOMPAS FOR WINDOWS

19. MS Office Integration

Mulighed for at overfører eks. saldobalance, posteringsliste, momsrapport til Excel.

20. ServerAdministration

Genvej til Server Administration. Her kan der foretages komprimering af database,

sikkerhedskopiering, indlæsning af ny database m.m.

21. Gendan Standard, Def., Ctrl+F12

Sætter aktivt vindue til oprindelig størrelse og placering.

22. Opslag, F1

Åbner intern hjælpemanual med opslag til afsnit og indeks. Giver hjælp til det menupunkt,

man har aktiveret.

23. Funktionstaster

Åbner et vindue med funktionstaster, som viser de muligheder der er med genvejstaster til

det menupunkt man har aktiveret.

24. Felt rækkefølge

Med denne funktion har du mulighed for at ændre på kartoteksfelternes rækkefølge.

Ved at klikke på ikonet når kartoteket er åbnet (evt. Debitorkartotek), fremkommer

nedenstående vindue, hvori du kan oprette den nye felt-rækkefølge.

Udpeg den ønskede database felt, og overfør feltet med knappen til feltet ’Ny feltrækkefølge’.

Proceduren gentages indtil den ønskede rækkefølge er opnået.

Ændringen gemmes med knappen ’Gem’. Kartoteket lukkes ned for at systemet kan

opdatere feltændringen.

Når kartoteket åbnes igen, vil du kunne springe fra felt til felt, ud fra den nye rækkefølge,

med tasten .

SIDE 37


KOMPAS FOR WINDOWS

Funktionstaster

Generelt:

Alt+”understreget bogstav” Åbner menu

Ctrl+F4 Luk vindue

Alt+F4 Luk program – Luk skærmhjælp –

Ctrl+F6 Næste vindue

Alt+Tab Skift program

ESC Annullering/fortryd, lukker skærmbilleder

F1 Åbner intern hjælp

Faneblade:

Tab Med Tab-tasten bevæger man sig rundt fra felt til felt på det

pågældende skærmbillede.

‹ fi Når curseren er placeret på et af fanebladene kan der skiftes /

rulles faneblade.

Alt+”understreget bogstav” Alt-tasten og det bogstav, der er understreget i det enkelte

faneblad, aktiverer det pågældende faneblad, og derefter kan

der anvendes ← → til at skifte faneblade.

Alt+1 1. faneblad

Alt+2 2. faneblad

Alt+3 3. faneblad

Alt+4 4. faneblad ……o.s.v.

Felter:

Tab Flytter til næste felt

Shift+Tab Flytter til forrige felt

Kartoteker og kladder:

F4 Åbner rullemenu/dropdownmenu. I de felter, hvor der er placeret

SIDE 38

en af disse knapper eller , fortælles der, at man kan hente

en rullemenu frem i feltet.

Hvis man begynder at indtaste i feltet uden først at åbne for

rullemenuen med , vil curseren blive placeret på den linie,

hvor det indtastede første gang matcher og linieindholdet kan

overføres ved tryk på .


› fl Skift række i rullemenu

KOMPAS FOR WINDOWS

Der søges altid i den første af de mulige kolonner, der

fremkommer ved en rullemenu. Der kan dog vælges at søge i

den anden kolonne af rullemenuen (navn/beskrivelse). Dette

gøres ved først at angive en / og herefter indtaste med de

værdier (tal/bogstaver), der findes i anden kolonne.

Bemærk: Hvis rullemenuen er åbnet skal denne først lukkes

med og derefter indtaste / i feltet.

F.eks. hvis man i Debitorkartoteket står i feltet Postnr. og ikke

kan huske selve postnr. kan man i stedet søge på Postdistrikt

(Bynavn). Rullemenuen til Postnr.feltet består af Postnr. i første

kolonne og Postdistrikt (Bynavn) i anden kolonne.

Opslag i Postdistriktet sker blot ved at starte indtastningen med

en /. F.eks. ”/Ring”, hvis man søger efter Ringkøbing.

Curseren placeres på det første felt i rullemenuen, der matcher

med ’Ring’ og der kan nu enten indtastes mere i feltet eller der

kan bladres i rullemenuen med eller . Den

ønskede værdi fra rullemenuen overføres til feltet ved tryk på

.

F5 Information om posteringer vedr. aktuel linies kontonr. Der

fremkommer en liste over kontoens posteringer på samme måde

som i kartoteket, når der klikkes på knappen ’Posteringer’.

Shift+Ctrl+F6 Der er mulighed for at ændre næste bilagsnummer i bilagsserien

i kladden

F8 Går til posteringslinie/varelinie v/faktura

Alt+F8 Går til posteringslinie/varelinie v/faktura

Alt+PilNed Åbner rullemenu (se beskrivelse vedr. F4)

Alt+PilOp Åbner rullemenu (se beskrivelse vedr. F4)

PilOp (↑) Flytter en række op

PilNed (↓) Flytter en række ned

Tab Flytter til næste felt

Shift+Tab Flytter et felt tilbage

PageUp Går til næste post i kartotek

PageDown Går til forrige post i kartotek

Ctrl+F Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner et søgebillede, hvor der

kan indtastes søgekriterier for fremfinding af data i det aktive

kartotek.

Se endvidere nærmere beskrivelse af Ctrl+F under afsnittet

”Ikoner i værktøjslinien”.

SIDE 39


KOMPAS FOR WINDOWS

Specielt på værktøjslinien ved Salg- og Indkøbsordre:

F11 Indtastningslinieområdet maksimeres i Ordre/ Indkøb. Ved tryk

på igen gendannes det normale indtastningsbillede

Komprimér linier Fletter linier med ens varenummer og dato

Kopier linier Kopier markerede linier til anden ordre

Medtag alle linier Markerer/medtager alle linier

Afmarker alle linier Afmarkerer alle linier

Beregn fragtgebyr Beregner fragtgebyr, hvis udfyldt på lagerkartotek.

DEL Bevirker at der bygges en ’Deltotallinie’. Summen omfatter de

varelinier, som ligger før linien, men efter den forrige ’Deltotallinie’. Linien er

markeret med et fiktivt varenummer ’#DELTOTAL’. Linien kan udstyres med

en varetekst, som beskrivelse af deltotalen. Der kan endvidere indsættes

notat før/efter.

SUB Bevirker at der bygges en ’Subtotallinie’. Summen omfatter alle varelinier,

som ligger før linien. Linien er markeret med et fiktivt varenummer

’#SUBTOTAL’. Linien kan udstyres med en varetekst, som beskrivelse af

subtotalen. Der kan endvidere indsættes notat før/efter.

Genvejstaster med anvendelse af mus

Redigermenu

Når man har åbnet et kartotek (f.eks. kontoplanen eller lagerkartoteket), bevirker et klik på

højre musetast, at Redigér-menuen fremkommer ved musemarkørens placering:

Der kan klikkes et eller andet sted inden for kortet, undtagen på de døde områder (de

knapper som ikke er vist aktive, og striben til højre for sidste faneblad).

Når redigér menuen er fremkommet, kan der klikkes på et af punkterne. De enkelte punkter

i redigér menuen er identiske med dem der findes ved åbning af menupunktet ’Redigér’.

SIDE 40


Datahåndteringsmenu

KOMPAS FOR WINDOWS

Når man har åbnet et ’Grid’ (en liste f.eks. den liste som fremkommer, når man klikker på

knappen ’Liste’ på kontokortet, eller den med kontoens ’Posteringer’), bevirker et klik på

højre musetast, at der fremkommer et filter/sorter/kopi menu:

Højreklik inden for listens område:

Filtrer efter det markerede:

Placér den almindelige markør på et af felterne i gridded, klik på højre musetast og vælg

filtrer. Derefter vises kun de poster som har samme indhold. Hvis der vises flere linier kan

der yderligere filtreres på andre felter.

Filtrer efter det ikke markerede:

Samme som filtrer, men alle de andre poster vises.

Fjern filter/sortering:

Et klik her vil fjerne den afgrænsning, som filter medførte eller gå tilbage til den oprindelige

rækkefølge.

Sorter stigende:

Placer den almindelige markør på et felt i gridded, klik på højre musetast og vælg sortering

stigende. Derefter vil posterne blive vist sorteret efter det valgte i stigende orden.

Sorter faldende:

Det samme som med ’Sorter stigende’, men viser posterne i faldende orden.

SIDE 41


KOMPAS FOR WINDOWS

Brug af Generelle funktioner

I dette afsnit kan du læse om hvordan du redigere, kopiere, søger et kartotekskort.

Fremgangsmåden er gældende for kartotekerne Finans, Debitor, Kreditor, Lager, Ordre,

Indkøb og Projekt.

På visse felter i kartoteket er der i højre side en knap . Dette betyder, at ved at klikke på

knappen, fremkommer en ’dropdown-liste’ over kartoteket.

Listen kan også fremkaldes ved at trykke på eller , når curseren

befinder sig i feltet.

Bemærk: Du kan hente funktionsmulighederne frem med ikonet på værktøjslinien, eller

aktivere Redigérmenuen ved at højreklikke på kartoteket.

u Opret kartotekskort

Du kan oprette et kartotekskort på følgende måde:

• Vælg det kartotek du ønsker at oprette et kartotekskort i.

• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Opret,

eller tryk (Ny)

eller tryk

eller tryk ikonet ’Opret’ .

• Indtast dernæst det kunde/varenummer du ønsker at oprette, samt de øvrige

oplysninger.

• Når indtastningen er færdig, kan du gemme med ikonet (Gem), eller tryk .

u Kopiere kartotekskort

Du kan kopiere en eksisterende kartotekskonto på følgende måde:

• Vælg det kartotek og derefter det kartotekskort du ønsker at kopiere.

• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Kopier.

eller tryk på

eller klik på ikonet ’Ny (kopi)’ .

• Når kartotekskortet er kopieret, er det kun med opsætningen og evt. de valgfrie felter.

Der skal indtastes et nyt kontonummer, som ikke findes i kartoteket i forvejen. Herefter

indtastes stamdata og de øvrige oplysninger.

• Klik på ikonet (Gem) eller tryk for at gemme kopieringen.

SIDE 42


u Find et kartotekskort

I kartotekerne kan du anvende alle felter på kartotekskortet til søgning:

• Vælg det kartotek du ønsker at søge i.

• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Find.

eller tast

eller tast

KOMPAS FOR WINDOWS

eller klik på ikonet ’Find’ .

• Alternativt kan man finde en konto via listen, der åbnes ved at klikke på knapfunktionen

Liste.

• Dernæst indtastes den oplysning der ønskes søgt efter, i det tilhørende felt.

• Klik på knappen ’Ok’ i søgevinduet for at få det ønskede kartotekskort frem.

u Rediger et kartotekskort

Du kan ændre et kartotekskort på følgende måde:

• Vælg det kartotek og det kartotekskort, som du vil ændre.

• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Rediger

eller tryk på

eller tryk på

eller klik på ’Rediger’ ikonet .

• Rediger i de ønskede felter, og klik på 'Gem' ikonet eller du kan taste .

u Fortryd

Du kan fortryde den igangværende handling/ændring på følgende måde:

• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Fortryd

eller klik på

eller klik på ikonet ’Fortryd’ .

SIDE 43


KOMPAS FOR WINDOWS

u Slet et kartotekskort

Du kan slette et kartotekskort på følgende måde:

• Vælg det kartotek og det kartotekskort du vil slette.

• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Slet

eller tryk på

eller klik på ikonet ’Slet’ .

• Herefter fremkommer meddelelse: "Slet et kartotekskort ?".

• Klik ’OK’ og den pågældende konto er slettet.

Bemærk: Et kartotekskort kan kun slettes, hvis der ikke findes posteringer på kontoen.

Sletning af en Salgsordre kan kun foretages, hvis den ikke indeholder salgsordrelinier,

hvor feltet ’Leveret’ står til 0, eller hvor felterne ’Leveret’ og ’Faktureret’ er ens.

Hvis ikke dette er tilfældet, tryk på ikonet for ’Tilbagelever’. Gem derefter ordren med

eller og slet nu ordren med .

SIDE 44


Vinduer generelt

KOMPAS FOR WINDOWS

Systemet indeholder en række forskellige typer vinduer/skærmbilleder, så som, vinduer til

kartoteker, lister, kladder, skærmbilleder til specielle funktioner i systemet m.v., for de

forskellige kategorier af vinduer vil der dog være en del fælles træk. En del af disse vil i det

følgende blive gennemgået.

Knapfunktioner

Flere af vinduerne har en række knapfunktioner i toppen. Disse knapfunktioner viser

forskellige lister eller aktiverer funktioner, der har relation til det pågældende vindue.

Felter m. lister

Visse felter er tilknyttet lister, hvorfra der kan vælges data til feltet.

Knappen i højre side af feltet indikerer at det

er et 'dropdown' felt, som giver en liste, hvorfra

der kan vælges indhold til feltet. Anvend

for opslag.

Andre opslagsfelter indeholder , hvor der kan laves opslag med

eller , eller der kan startes med at indtaste en værdi i selve feltet.

Med vil et lignende afgrænsningsbillede fremkomme, afhængig af hvorfra man vil

søge.

På søgning er der mulighed for at

opsætte de felter der ønskes søgt på.

Ved at klikke på fanebladet Opsætning

eller , er der muligheder at

vælge felter og rækkefølge de skal

forekomme i.

I feltet ’Søg på’ er der mulighed for at

vælge om søgning skal være en del af

feltet, hele feltet eller start af feltet.

Resultat fremkommer i en resultatliste,

hvis der er flere fremkomster.

Resultatet udvælges og overføres med

.

SIDE 45


KOMPAS FOR WINDOWS

Brug af Tastatur

I mange situationer vil det være en fordel at anvende tastaturet, frem for musen, til at vælge

forskellige funktioner m.v..

Funktionstaster

I WinKompas SQL kan anvendes uden brug af mus. Se nærmere i kapitlet

Programstruktur, hvor genvejstaster er beskrevet eller i den interne hjælp i menupunktet

Hjælp / Indhold / Tips og Tricks.

Menuer og trykknapper

Generelt for Windows programmer gælder det, at menuer og trykknapper i det aktive

vindue kan vælges ved at trykke i

menuens/trykknappens navn, f.eks.:

for ’Kartoteker’-menuen. Når menuen åbnes, kan du vælge menupunkt ved at

taste det understregede bogstav i det ønskede menupunkt, f.eks.: K - for ’Kreditorer’

Samme fremgangsmåde er gældende for trykknapper:

i trykknappens navn, for at aktiver funktionen.

Felter i Skærmbilleder

I systemets forskellige skærmbilleder kan man flytte fremad til næste felt ved at trykke

eller eller tilbage til forrige felt ved at trykke .

Felter med tilhørende lister

En del felter har tilhørende lister, hvorfra der kan vælges indhold til feltet. En tilhørende liste

vises ved at trykke eller .

Bladre i kortene i et kartotek

Du kan bladre frem til næste kartotekskort ved at trykke , tilbage til foregående

kartotekskort ved at trykke .

Skift mellem åbne vinduer

Har du flere vinduer åbne i programmet, kan du skifte mellem dem ved klik med venstre

museknap på det vindue der ønskes aktivt eller med .

SIDE 46


Luk vinduer

Det aktive vindue lukkes ved at trykke .

Fortryd indtastning i kartotekskort

Indtastning i et kartotekskort kan fortrydes ved at trykke .

Funktionstaster på kartoteket

KOMPAS FOR WINDOWS

På værktøjslinien ligger ikonet ’Funktionstaster’ . Ved at klikke på dette ikon

fremkommer der en boks med funktionstaster der findes i det valgte kartotek. Her i viste

eksempel, Debitorkartotek:

SIDE 47


KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 48


Opsætning af Finans

FINANS

KOMPAS FOR WINDOWS

Før WinKompas SQL kan tages i brug, er der en række ting, som obligatorisk skal sættes

op først.

Bemærk: Det anbefales at bruge standardopsætningen som udgangs-punkt, idet man

straks har et brugbart system, hvor der kun mangler at blive oprettet debitorer, kreditorer og

varer.

I dette kapitel beskrives bl.a. hvilke parametre, der kan sættes. En del af parametrene har

direkte relation til finanskontoplanen, eller ved postering gennem kassekladder.

Nedenstående diagram giver en oversigt over hvilke parametre, der bruges i Kontoplan og

Finanskladde.

Systemkonti, Dimensioner, Valuta- og Momskoder, Kilder, Bilagsserier og Autotekst

oprettes i menupunktet ’Opsætning’. Parametrene er beskrevet i kapitlet System /

Opsætning.

SIDE 49


KOMPAS FOR WINDOWS

Standardkontoplan benyttes

Valg af Standardkontoplan er også beskrevet i kapitlet Opstart/Registrering.

Hvis den medfølgende standardkontoplan skal anvendes:

• Start WinKompas SQL og åben med brugernavn ’SYS’.

Udover nedenstående gennemgang henvises til Appendiks 1, der punktvis beskriver,

hvordan regnskabet gøres klart til bogføring.

• Opret nyt regnskab ved at klikke på menupunktet ’Værktøj’, og derefter vælge

’Databaseopsætning’.

• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nyt regnskab.

• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, bank og girokonti, E-mail

adresse m.m.

• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn ud fra det valgte

regnskabsnavn.

• Klik på knappen ’OK’ for at afslutte indtastningen, og når meddelelse ”Databasen er

kompatibel” fremkommer så klik igen på ’OK’ og luk databasevinduet.

• Du skal herefter gå ind under menupunktet ’Filer’ og klik på ’Vælg firma’ og derefter

igen på ’Vælg firma’, og klik på det nye regnskab.

Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning:

SIDE 50


KOMPAS FOR WINDOWS

• Kontroller at afkrydsningsfeltet for ’Brug standard kontoplan’ er markeret.

Vi anbefaler, at anvende standard opsætningen og tilpasse denne i forhold til

regnskabet, i stedet for at skulle oprette hele opsætningen fra bunden af.

Afkrydsningsfeltet for ’Brug standard opsætning’ skal være markeret.

• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens

startdato.

• Klik på knappen ’Fortsæt’ og klik på ’OK’ for de valgte datoer.

• Har du valgt at benytte standard kontoplanen, er Finansmodulet nu klar til brug, men

ønskes der yderligere opdeling på afdelinger eller andre dimensioner, skal disse

oprettes under Opsætning / Opsætning / Dimensioner.

• Har du fravalgt standard kontoplanen, skal du følge næste vejledning ”Egen kontoplan

benyttes”.

Herefter kan man fortsætte med at oprette Debitor- Kreditor- og Lager-kartoteker. Det er

ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte. F.eks.

Finans, Debitor og Lager.

SIDE 51


KOMPAS FOR WINDOWS

Egen kontoplan benyttes

Hvis man ikke ønsker at benytte den medfølgende Standard kontoplan, og kun ønsker at

benytte sin egen kontoplan, skal den efterfølgende procedure følges.

Udover nedenstående gennemgang henvises til Appendiks 2, der punktvis beskriver,

hvordan regnskabet gøres klart til bogføring.

• Start WinKompas SQL og åben med brugernavn ’SYS’.

• Opret nyt regnskab ved at klikke på menupunktet ’Værktøj’, og derefter vælge

’Databaseopsætning’.

• Klik derefter på knappen ’Tilføj’ for at oprette regnskabet, herefter vil følgende skærmbillede

af Databaseopsætning fremkomme:

• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, bank og giro-konti, E-mail

adresse m.m.

• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn udefra det valgte regnskabsnavn.

• Klik på knappen ’OK’ efter indtastningen, og derefter vil du få meddelelsen ”Databasen

er kompatibel”.

• Klik igen på ’OK’ og luk databasevinduet.

• Du skal herefter gå ind under menupunktet ’Filer’ og klik på ’Vælg firma’ og derefter

igen på ’Vælg firma’, og klik på det nye regnskab.

SIDE 52


KOMPAS FOR WINDOWS

Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning:

• Kontroller at afkrydsningsfeltet for ’Brug Standard kontoplan’ ikke er markeret.

• Herefter vil der fremkomme en advarsel, om at du nu er i gang med at fravælge

standard kontoplanen:

• Klik på knappen ’OK’ – og fortsæt med Regnskabsopsætningen.

• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens

startsdato.

• Klik på knappen ’Fortsæt’ og derefter på ’OK’ for de valgte datoer.

Herefter skal de ønskede kartoteker oprettes, Finanskontoplan, Debitorer, Kreditorer osv.

Det er ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte.

F.eks. Finans, Debitor og Lager.

SIDE 53


KOMPAS FOR WINDOWS

Finanskontoplan (kartotek)

I dette kapitel beskrives Finanskontoplanens felter og knapfunktioner, samt hvordan du

opretter finanskonto, hvis du har fravalgt Standard kontoplanen.

Bemærk: Før oprettelsen af finanskontoplanen, er det bedst at oprette de ønskede momskoder

og satser, idet disse skal benyttes ved oprettelsen af driftskontiene.

Momskoder og momssatser oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms /

Momskoder. Der henvises til kapitlet System / Opsætning, afsnittet om Momskoder.

Derudover skal man også oprette valutakoder, såfremt man ønsker at benytte andre valuta

end standardvaluta.

Valutakoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta. Der henvises til

kapitlet System / Opsætning, afsnittet om Valuta.

Driftresultat, Periodisk

Af hensyn til den løbende beregning af driftsresultatet, er det vigtigt at der oprettes en

sumkonto, der summerer fra den første konto i kontoplanen. Denne konto angives i

menupunktet Opsætning / Opsætning / Systemkonti / Midlertidig Resultatkonto:

Oprettelse af Finanskonto

I dette afsnit beskrives hvordan man opretter en finanskonto i Finanskartoteket

(Finanskontoplan).

I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om

redigering og sletning af finanskonto.

Du kan oprette en finanskonto på følgende måde:

• Klik på Kartoteker / Finanskontoplan for at aktivere kontoplanen.

• Klik på tasten eller tryk , eller klik på ’Opret’ ikonet på værktøjslinien.

• Indtast dernæst kontonummer for den nye konto, samt de øvrige oplysninger om

kontoen.

SIDE 54


KOMPAS FOR WINDOWS

Bemærk: Det er muligt at bevæge sig fra felt til felt ved at trykke på , tasten

eller ved at klikke i feltet med musen. For at gå tilbage til et felt, ved brug af

tastaturet, tastes .

• Når felterne er udfyldt, gemmes kontoen med , eller du kan gå videre til næste

oprettelse med .

Som minimum skal følgende felter udfyldes:

Kontonummer

Her indtastes et kontonummer, som kan være på højst 20 karakterer.

Kontonummeret højrestilles.

Hvis du vil have en mere naturlig rækkefølge, skal der anføres lige mange cifre på hver

konto f.eks. 00100, 00101, 00200, 01000 eller hvis der er forskellige længder på

kontonummeret, skal der stå 0 foran selve nummeret, for at systemet kan sortere

alfanumerisk kontonumre ved evt. udskrivning af kontoplanen eller saldobalance.

Kontonavn

Her indtastes kontoens navn, som højst kan bestå af indtil 40 karakterer.

Type

Der kan vælges mellem 4 typer konti, som bestemmer hvordan systemet skal behandle den

pågældende konto:

1. Overskrift Bruger kontonavnet som overskrift i finansudskrifter.

2. Status Posteringskonto som vedrører aktiver og passiver. Kontoens saldo overføres til

nyt år ved årskørsel.

3. Drift Posteringskonto som vedrører virksomhedens drift, d.v.s. posteringer af

omsætning, vareforbrug og forskellige omkostninger. Summen af driftskontiene

bliver ved årskørsel overført til årets resultat, hvorefter kontiene bliver nulstillet.

4. Sum Denne kontotype summerer saldiene fra alle posteringskonti fra den i feltet

”Sammentæl fra” indtastede konto til selve sumkontoen.

Modkonto

Hvis kontotypen er Sumkonto, ændres feltet til ’Sammentæl fra’ og man skal her angive

hvilken konto, der skal summeres fra.

Felter på side 2 (fanebladet ’Opsætning’):

Moms

Tast og vælg den ønskede momskode. Momskoder oprettes under menupunktet

Opsætning / Opsætning / Moms.

Valuta

Tast og vælg den ønskede valuta. Der kan oprettes flere valutakoder under

Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta.

SIDE 55


KOMPAS FOR WINDOWS

Faneblade i Finanskartoteket

Finanskartoteket indeholder 3 faneblade - Stamdata / Opsætning / Diverse - hvor

finanskonti oprettes og opsættes med moms og valuta, samt evt. dimensioner. Det vil også

være muligt at få vist oplysninger om ændringer af eks. kontoopsætningen.

Under menupunktet Kartoteker / Finanskontoplan henter du Finans-kartoteket frem, eller

du kan klikke på Finans i Outlook baren og derefter vælge Konti.

Fanebladet Stamdata

Herunder fanebladet ’Stamdata’ oprettes og vedligeholdes finanskonti. Der oprettes med

og gemmes med .

Nogle af felterne har en trekant pil i højre side af feltet, eller en firkant med 3 prikker. Dette

betyder, at når du klikker på feltet med venstre musetast eller trykker på når du står i

feltet, fremkommer en ”dropdown”-liste med valgmuligheder. Disse funktioner er generelt

for alle faneblade.

KontoNr.

Her indtastes et kontonummer, som kan være på højst 20 karakterer.

Navn

Her indtastes kontoens navn, som kan være på højst 40 karakter.

Kontonr. 2

Hvis der benyttes koncernregnskab, og der benyttes en anden kontoplan for Koncernen,

kan her angives hvilket kontonummer, denne konto svarer til i koncernkontoplanen.

Alternativt kunne dette felt benyttes, hvis revisoren har en anden kontoplan end den

benyttede i regnskabet. Her kunne så angives revisorens konto-nummer for denne konto.

Det er udelukkende i forbindelse med udskrivning, at denne konto kan benyttes.

Bemærk: Denne konto skal ikke forveksles med det kontonummer, der automatisk kan

benyttes i forbindelse med en konsolidering.

SIDE 56


KOMPAS FOR WINDOWS

Navn 2

Hvis der benyttes koncernregnskab, og der benyttes en anden kontoplan for koncernen

(eller for revisoren) kan der her angives kontonavn på den konto, der blev oprettet ovenover

i feltet "Kontonr. 2".

Type

Her angives hvilken type den pågældende konto skal have. En finanskonto skal tildeles en

type, som bestemmer, hvorledes kontoen behandles af

systemet.

Der skelnes mellem forskellige former for konti:

Overskriftskonto: En overskriftskonto er en konto, som kan indlede en ensartet gruppe af

konti, f.eks. varesalg, vareforbrug. En overskriftskonto benyttes også til at "Sammentælle

fra", når der benyttes Sumkonto. Du kan ikke postere på en overskriftskonto.

Driftskonto: En driftskonto er en posteringskonto, hvorpå der kan posteres indtægter og

udgifter. Summen af alle driftskonti giver årets resultat. Ved en årsafslutning bliver

driftskontiene normalt nulstillet og summen af disse overføres til kontoen Egenkapital fra

"Konto for årets resultat".

Statuskonto: En statuskonto er en posteringskonto, hvorpå der posteres aktiver og

passiver. Efter oprettelse af Nyt regnskabsår, og Overførsel til næste år vil saldoen figurere

som en primosaldo.

Sumkonto: En sumkonto er en konto, som foretager en sammentælling over en række af

kontoplanens konti. En sumkonto skal have modkonto nummeret fra en konto af typen

’Overskrift’. Du kan ikke postere på en sumkonto.

Modkonto

Her angives et kontonummer, hvis du ønsker, det skal være forslag ved indtastning af

posteringer i finanskassekladden.

Ved sumkonto ændres betegnelsen ’Modkonto’ til 'Sammentæl fra', hvis du vil foretage en

sammentælling over en række konti. Der kan sammentælles fra ’Overskriftskonti’.

Antal

Her vises optalt antal fra posteringer, som indeholder antalsoplysning. For en del konti vil

denne oplysning være fiktiv. Feltet kan ikke udfyldes.

Saldo

Her vises saldoen på den pågældende konto, Feltet er et resultat af de posteringer, som er

bogført på kontoen, og kan kun ændres ved, at der bogføres posteringer.

Systemkonto

Her vises den systemkonto, som finanskontoen er tilknyttet. Systemkonto oprettes i

menupunktet Opsætning / Opsætning / Systemkonti.

Gruppekonto

De konti som indgår i bogføringsgrupper, vil være angivet som Gruppekonto. I dette felt

vises den enkelte eller de bogføringsgrupper, kontoen er tilknyttet.

Bogføringsgrupper oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning /

Bogføringsgrupper.

SIDE 57


KOMPAS FOR WINDOWS

Feltet ”Sideskift før denne konto i saldobalancer” kan benyttes såfremt der ønskes at

systemet automatisk skal foretage sideskift på balance-udskriften, inden kontoen udskrives.

Feltet skal være markeret med ”flueben” for at få dette sideskift før kontoen.

Fanebladet Opsætning

Under fanebladet ’Opsætning’ registreres bogføringsoplysninger, såsom Moms, Valuta,

Dimensioner samt om der skal være spærring på kontoen.

Momskode

Her tildeles kontoen en momskode, som automatisk foreslås under det daglige arbejde.

Momskoder opsættes under Opsætning / Opsætning / Moms.

Valuta

Her tildeles kontoen en valutakode, som automatisk foreslås under det daglige arbejde.

Valutakoder oprettes under punktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta, hvor man

også indtaster aktuel kurs for hver valuta der anvendes.

D/K forslag

Her kan angives et forslag til Debet eller Kredit, som anvendes, når der bogføres på

kontoen i kassekladden. Hvis der er anført ’Ingen’ som forslag, vil kassekladden rette sig

efter ’Kilde’, som også har en henvisning til Debet eller Kredit. Da der er tale om forslag,

kan det rettes på de enkelte kladdelinier.

Konsolidering

Her indsættes kontonummeret i det andet regnskab, hvor saldoen fra denne konto skal

placeres ved konsolidering. Hvilket regnskab der konsolideres i, skal i givet fald fremgå af

databaseopsætning under Værktøj / Databaseopsætning / feltet 'Konsolider i'.

Standardtekst

Den tekst der angives i dette felt, vil automatisk blive overført til beskrivelsesfeltet i

kassekladden.

SIDE 58


KOMPAS FOR WINDOWS

Dimensioner

Har felterne 'Afdeling', 'Bærer', Formål' og 'Projekt'. Bruges til at registrere posteringerne på

afdelingsvis osv., så der senere kan udskrives lister over posteringer pr. afdeling osv.

Felterne åbnes gennem menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt, hvor de

fire dimensioner kan sættes til eller fra. Hvis felterne er åbne, kan der angives hvilken

afdeling osv., der skal foreslås ved postering på kontoen.

Spærring

Der er mulighed for at spærre konti:

Ingen spærring – Der kan bogføres på kontoen fra alle moduler.

Spærret – Der kan ikke bogføres på kontoen.

Spærret for kladdepostering – Der kan kun bogføres på kontoen fra

Salg/Indkøb og via kørsler.

Fanebladet Diverse

Under fanebladet ’Diverse’ findes diverse oplysninger såsom information om ændringer af

kontoopsætning og rapportkoder.

Rapportkoder

Indeholder felterne 'Rapportkode 1' til 'Rapportkode 4'.

Rapportkoder anvendes til avanceret rapportering, som kan udvikles i rapportgeneratoren

Crystal Report ® Seegate Software. Der er ingen af standardrapporterne, som anvender

felterne.

Rapportkoder oprettes under punktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Rapportkoder.

Notat

Notatfeltet bruges til at skrive et notat på den enkelte konto.

Korrektioner

Indeholder felter, som udfyldes automatisk af WinKompas SQL med oplysninger om,

hvornår konto er oprettet og af hvem, og hvornår der er sket rettelse af oplysningerne.

SIDE 59


KOMPAS FOR WINDOWS

Knapfunktioner i Finanskartoteket

Der er følgende knapfunktioner til brug i Finanskontoplanen:

Liste

Ved at klikke på knapfunktionen ’Liste’, fremkommer listen over kontoplanen:

Her vises den samlede kontoplan med alle felter på en linie pr. konto. Notatfeltet er dog

ikke med. For at få felterne til højre vist, skal man scrolle på den vandrette scrollbar.

Felterne ’Kontonr.’ og ’Navn’ forbliver i vinduet, selvom der scrolles til højre.

Det blanke felt over listeoverskrifterne viser hvilken søgning, der er aktuel (ingen på

billedet).

For at oprette søgningskriterier trykkes på eller , hvorved søgevalgsbilledet

fremkommer:

SIDE 60

De gemte søgninger kan vælges frem

ved at klikke på listens rullemenu.

Indtast afgrænsning for feltnavnet og

aktivere søgningen ved at klikke på

knappen ’OK’ eller trykke på .

Det er muligt at gemme

listesøgninger, ved at skrive

betegnelsen i feltet ’Søgebetegnelse’,

og derefter klikke på knappen 'Gem'.

De gemte listesøgninger kan slettes, hvis de ikke mere skal bruges. Dette gøres i søgningsbilledet,

hvor den gemte opsætning fremkaldes og slettes ved klik på knappen ’Slet’.


Perioder

KOMPAS FOR WINDOWS

Ved klik på knapfunktionen ’Perioder’, fremkommer et skærmbillede der viser de aktuelle

saldi på den valgte konto. Den valgte konto er den konto, som ses i kontoplan kartoteket,

inden du klikker på knappen ’Perioder’.

Bemærk: Feltet ’Årskifte’ viser det beløb, som programmet har beregnet ved overførelse

til nyt år.

Navn

Her vises månedsnavnene for perioderne.

Slutdato

Her vises periodens slutdato.

Primo

Her vises beløbene der er indtastet i primokladden under saldo.

Saldo

Akkumuleret saldo for alle afdelinger pr. måned i dette år, i DKK.

Ultimo

Viser de beløb der er indtastet i ultimokladden.

Budget

Viser budgettal for kontoen. Saldo i kredit vises med foranstillet minus. Der kan oprettes

budgettal enten her, eller gennem punktet Kørsler / Finanskørsler / Budgetter.

%

Procentafvigelse mellem kolonnen "Budget" og kolonnen "Saldo".

SIDE 61


KOMPAS FOR WINDOWS

Posteringer

Ved klik på knapfunktionen ’Posteringer’ vises alle de finansposteringer, der er på den

valgte konto.

Den store trekant til venstre for datoen i første postering viser at der peges på denne.

Posteringsbilledet har en 'Zoom' knap, der viser sammenhængen med posteringen, når

knappen aktiveres:

Den zoom'ede postering viser alle de posteringer, som der er dannet med det

bilagsnummer, som der er peget på, når der klikkes på ’Zoom’.

Den zoom'ede posteringsliste har yderligere to knapper:

SIDE 62

Omposter – her kan du ompostere en transaktion. Derved dannes et tilsvarende sæt

posteringer med modsat fortegn, således at den oprindelige postering

(posteringssæt) udlignes.

Vis – her fremkommer posteringen i udskriftsform.


Vis

KOMPAS FOR WINDOWS

Med knapfunktionen ’Vis’ kan du få vist kontoplanen på skærmen, eller vælge ’Udskriv’ og

derved udskrive kontoplanen med det samme.

Har du valgt at få kontoplanen vist på skærmen, kan du klikke på ikonet (øverst i

venstre hjørne af skærmbilledet), for at udskrive kontoplanen til printeren.

Fordeling

Til de enkelte konti kan der bestemmes en fordeling af posteringsbeløbet, f.eks. kan der

fordeles private andele af omkostninger til telefon, olie m.m..

Der kan fordeles mellem forskellige Afdelinger, Bærere, Formål og Projekt, men også

uanset dimension.

Eksempel:

Skal der fordeles 50% af en omkostning til privatforbrug, klikkes der på knappen ’Tilføj’

hvorefter fordelingen kan oprettes.

Derefter udfyldes feltet 'Procent' med 50, og i feltet ’Til Konto’ vælges kontonummer for

privatforbrug. Der kan evt. skrives et Notat, hvorledes fordelingen skal ske.

Herefter vil alle posteringer på konto 3010 blive fordelt med 50%, hvoraf der evt. kan være

beregnet moms på selve omkostningskontoen med 'Indgående moms'.

På alle statuskonti er det også muligt, at fordele beløbet ved årsafslutning, således at der

på kontoen kan tømmes og overføres til en anden status-konto.

Ved overførelse til et nyt regnskabsår vil programmet spørge om disse typer fordelinger

skal medtages.

For at der vil ske en fordeling, skal dette tillades i systemopsætningen. Dette gøres under

punktet Opsætning / Systemopsætning / Finans og punktet 'Fordeling', som skal

markeres med 'Ja'.

SIDE 63


KOMPAS FOR WINDOWS

Udskrifter

Som standard i WinKompas SQL ligger der i knapfunktionen ’Udskrifter’ en defineret

udskriftslayout til Finanskontokort.

Ved at klikke på ’Finanskontokort’ har du her mulighed for at udskrive finanskontokort ud

fra den valgte afgrænsning.

Der kan klikkes i felterne ’Fra’ og ’Til’, således der kan søge på dato-afgrænsning.

Finanskontokort kan blive vist på skærmen, ved at klikke på knappen ’Vis’, eller der kan

udskrives til printeren med knappen ’Udskriv’.

Det er også muligt at sende udskriften via mail. Hertil skal feltet ’Send til E-mail’ være

udfyldt med en mailadresse, herefter er det muligt at aktivere knappen ’Mail’ og sende

mailen.

Under menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring / Finans, kan der oprettes selvdefinerede

udskrifter, hvor det er muligt at hente disse frem under knapfunktionen ’Udskrifter’.

I den interne manual (F1) vil der være beskrivelse, hvorledes man opretter en

’Brugerdefineret udskrift’. Denne interne beskrivelse kan du hente frem når du står i

menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring.

SIDE 64


Saldobalance

Ved klik på knappen ’Saldobalance’ fremkommer et afgrænsningsbillede:

Herfra vises saldobalance for den eller de angivende perioder.

KOMPAS FOR WINDOWS

I feltet ’Valgte perioder(r)’ markerer du den periode der ønskes, eller du kan ved at holde

museknappen nede, markere flere perioder af gangen.

Det er også muligt at afgrænsepr. dato – fra og til dato.

Husk, at sætte markerer feltet med flueben, for at kunne

dato-afgrænse.

Diverse

Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens

der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning de forskellige kartoteker.

F.eks. hvis der i Finanskartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan

programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt program.

Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og

hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.

I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens

muligheder.

SIDE 65


KOMPAS FOR WINDOWS

Regnskab- og momsperioder

I afsnittet Opstart / Registrering blev det beskrevet, hvordan du opsætter regnskabsår og

momsperioder for et nyoprettet regnskab. Nu har du oprettet et regnskabsår og

momsperioder for det nye firma.

Regnskabsåret består af en åbningsperiode. I denne periode kan der kun bogføres gennem

Primokladde. Perioden benyttes desuden af WinKompas SQL til at danne primosaldi. De

almindelige månedsperioder, normalt 12 måneder, der benyttes til indtastning af bilag,

salgsordrer, indkøb m.m. og en Ultimoperiode hvortil der kun kan bogføres gennem

Ultimokladden.

Perioder

Ved at vælge menupunktet Kørsler / Finanskørsler / Perioder, aktiveres et vindue, hvori

du kan se perioderne i det nyoprettede regnskab:

I dette eksempel, vil du kunne se, at regnskabsåret er 1/1-2003 til 31/12-2003, som består

af en åbningsperiode (d. 1. januar 2003) og 12 perioder: Januar, Februar, …..., December.

SIDE 66


Momsperioder

KOMPAS FOR WINDOWS

Under menupunktet Kørsler / Finanskørsel / Momsperioder kan du her se

momsperioderne i det nyoprettede regnskabsår.

Det er også her man ændre momsperioder, f.eks. hvis der betales kvartals-moms, og det

fremover skal betales månedligt.

Hvis Told og Skat også skulle ændre forfaldsdatoen for betalingen, kan det ændres under

menupunktet Opsætning / Momsforfald.

Der er i afsnittet om Finanskørsler, en mere uddybende beskrivelse af

funktionsmulighederne af regnskab- og momsperioder.

SIDE 67


KOMPAS FOR WINDOWS

Daglig bogføring

WinKompas SQL er designet til at give struktur og overblik i det daglige arbejde i

bogholderiet.

• Klik på menupunktet Kladder / Finanskladde:

• Her vælges den ønskede kladde der skal bogføres i.

• Er der oprettet flere kladder, kan man vælge iblandt disse ved at trykke på .

• Finanskladder oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’ . Du kan læse mere om

oprettelse af kladde i afsnittet Opret / Tilføj ny kladde.

Generelt for Finans-, Primo- og Ultimokladde indeholder disse kladder forskellige felter

og knapfunktioner til brug i den daglige bogføring. Disse beskrives i afsnittet om

Feltbeskrivelse af Finanskladden.

SIDE 68


Bogføring i kassekladde

KOMPAS FOR WINDOWS

Her foretages den daglige bogføring af diverse bilag og betalinger vedrørende finans-,

debitor- og kreditorbilag.

• Klik på menupunktet Kladder / Finanskladde, og vælg kladden Finans, herefter

aktiveres Finans Arbejdskladde:

Ved åbning af kladden, åbnes samtidig de tidligere indtastede posteringer, som ikke er

bogførte, men kun gemt.

Generelt for Finans-, Primo- og Ultimokladde indeholder disse flere felter og kolonner

end der kan vises samtidig. Efterhånden som der indtastes data i felterne, ruller disse mod

venstre, således at de skjulte felter kommer frem.

• Indtast dine posteringer (indbetalinger, kreditorbetalinger osv.) i finanskladden. De

forskellige felter i posteringslinien er beskrevet tidligere i dette afsnit.

Bemærk: Mens der arbejdes i kladden, kan der hentes en liste over kontoens posteringer

ved at trykke på eller klikke på knappen ’Posteringer’.

I kolonnen ’Bilag’ kan der åbnes en oversigt over åbne bilag ved at taste eller

:

• Ved feltet ’Beskrivelse’ kan der manuelt skrives en tekst, men der kan også benyttes

en Autotekst.

Ved at bruge Autotekst vil man kunne mindske indtastningsarbejdet ved postering i

finanskladden.

SIDE 69


KOMPAS FOR WINDOWS

Autotekster oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Autotekst. Læs mere

om Autotekster i kapitlet System / Opsætning.

• Når alle posteringer er indtastet i kassekladden, udføres der et tjek af kladden - ved at

klikke på knappen ’Check’.

Ret eventuelle fejl hvis det meddeles, og gentag med ’Check’.

• Udskriv kassekladden ved at klikke på knappen ’Udskriv’.

Bemærk: Det er muligt at genudskrive bogførte kladder, ved at klikke på Kladder og vælg

Arkivkladder. Du kan læse om arkivkladder i afsnittet Genudskriv Kladde

• Bogfør kladden ved at klikke på knappen ’Bogfør’.

Både driftskonti og statuskonti bogføres med en primopostering.

Efter bogføringen af kladden, kan bevægelserne ses på den periode, som er benævnt

’Åbning’.

SIDE 70


Primotal

KOMPAS FOR WINDOWS

Primotal i finansmodulet kan indlægges ved regnskabsårets start eller midt i et

regnskabsår.

Forudsætningen for at indlægge primotal er, at regnskabet og system-oplysninger er

oprettet. Der skal også være oprettet en kladde til finans-posteringer af typen

'Primokladde'.

Denne kladde oprettes i menupunktet Kladder / Finanskladde / Primo.

Indlæg primotal for regnskabsåret

Nedenstående beskriver, hvordan der indlægges en åbningsbalance, når der ikke har

været oprettet et regnskabsår forud for det aktuelle. Metoden kan også anvendes til at

foretage primoposteringer, hvis der skal ske ændring af de primotal, som er opstået ved

overførsel fra det gamle regnskabsår.

• Klik på menupunktet Kladder / Finanskladde, og der vil fremkomme følgende ’Finans

Arbejdskladde’ vindue. Der vælges kladde af typen 'Primokladde' (her benævnt

'Primo'):

• Indtast primotal i finanskladden. Der kan kun benyttes den første dato i regnskabsåret.

I overstående eksempel er dette d. 01-01-2002.

• Udskriv og bogfør kladden. Der udføres automatisk et check af kladden ved

bogføringen.

• Efter bogføring af kladden, kan bevægelserne ses på den periode, som er benævnt

’Primo’.

Både driftkonti og statuskonti bogføres med en primopostering.

Bemærk: Feltet ’Moms’ i finanskladden efterlades blankt, da der ikke er moms på en

åbningsbalance, og feltet ’Modkonto’ i finanskladden angives kun for poster, som er ført i

fremmed valuta.

Det bemærkes endvidere, at primotal på debitorer og kreditorer indlægges på de respektive

kundenr. samt leverandørnr.,og ikke på "Samlekonto debitorer" og "Samlekonto kreditorer".

SIDE 71


KOMPAS FOR WINDOWS

Indlæggelse af primotal for debitorer og kreditorer sker også på Primokladden.

Fordelen ved at benytte finanskladden til alle posteringerne er, at der så kan opnås balance

for primoposteringerne.

Efter bogføringen af finanskladden kan bevægelserne ses på de enkelte konti, som saldo

og på de tilknyttede perioder under kontoplanen med bevægelsessaldo under perioden

'Primo':

Indlæg ultimotal som poster i regnskabsåret

Nedenstående beskriver, hvordan der efterposteres til et afsluttet regnskabsår.

Fremgangsmåden er næsten identisk med afsnittet Indlæg primotal for regnskabsåret.

• Hvis det nye regnskabsår er oprettet, sættes systemdato tilbage til sidste dato i det

regnskabsår, som der ønskes efterposteringer til. (Tast evt. )

• Der vælges Finanskladde af typen 'Ultimo Kladde'. Hvis den ikke findes, oprettes

kladden under Kladder / Finanskladde. I ultimo-kladden kan der kun posteres på den

sidste dato i regnskabet.

• Der kan bogføres med moms osv., fuldstændig som på almindelige daglige

posteringer.

Hvis der skal posteres på debitorer og kreditorer, skal dette ske i finans-ultimokladden.

• Når kladden er færdig og balancerer, udskrives og bogføres den.

• Når ultimo-posteringerne er bogførte, kan bevægelserne ses i Finans-kontoplanen, ved

at klikke på knappen ’Perioder’:

SIDE 72


Feltbeskrivelse af Finanskladden

KOMPAS FOR WINDOWS

I menupunktet Kladder / Finanskladde henter du Finanskladden frem. I kladden er der

forskellige felter og knapfunktioner, som beskrives i det følgende:

Felter i Finanskladden

SALDOLINIE

Saldo

Her vises den totale saldo efter hver ny postering, der afsluttes.

Kasse

Her vises kassebeholdningen efter bogføring af kassekladden.

Bankkonto

Her vises indestående i banken, efter hver ny postering, der afsluttes.

Girokonto

Her vises det indestående på girokontoen.

Afstemnings konti ved oprettelse af kladde, kan opsættes efter eget ønske. I dette tilfælde

er der valgt Kasse, Bank og Giro.

KONTOINFORMATIONSLINIE

Denne linie benyttes til meddelelse til brugeren, om fejlmeddelelser, konto-navn,

kundenavn osv.

SIDE 73


KOMPAS FOR WINDOWS

POSTERINGSLINIER

Dato

Bilagets dato indtastes. Her kan tastes ’S’ for systemdato, ’D’ for dags dato eller der kan

indtastes en valgfri posteringsdato.

Type

Vælg kontotype. Ved at klikke på knappen kan der her vælges imellem Finans, Debitor

eller Kreditor, alt efter hvilken type postering det vedrører.

Feltet bevirker, at der kan skiftes mellem modulerne Finans, Debitor og Kreditor på samme

kladde (gælder kun i finanskladde).

Muligheden fastsættes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt med ’Ja’ eller ’Nej’ til

’Vis debitor og kreditor’.

Afhængig af den valgte kontotype, vil næste kolonne ’Kontonummer’ åbne for finans-,

debitor- eller kreditorkartoteket.

Vælges der debitor eller kreditor, vil der være mulighed for ’åbenpost redigering’ ved

betalinger.

Konto

Indtast kontonummeret. Tast eller klik på knappen for at hente listen over

kontonumrene.

Der er også mulighed for at søge på debitoren, ved at taste / efterfulgt af forbogstav eller

en del af navnet. Husk, at typen skal stå til Debitor.

Kender man kun fakturanummeret, kan man ved at taste + efterfulgt af fakturanr., søge

efter debitoren.

Bilag

Med standard opsætning foreslår systemet selv bilagsnummer. Ændring af bilagsnr. når

man arbejder i kladden sker ved at klikke på knapfunktionen ’Ret bilagsserie’.

Det er muligt at strukturere sin bogføring således, at alle bilag, som vedrører en bestemt

aktivitet, f.eks. debitorbetalinger, kreditorbetalinger, indkøbsbilag, får sin egen nummerserie

og eventuelt også sin egen kladde.

Sammenhængen imellem Kilde og Bilagsnummer styres af Opsætning / Opsætning /

Diverse / Kilde resp. Bilagsserier.

Beskrivelse

Her indtastes en passende bogføringstekst, eller man kan benytte sig af programmets

mulighed for autotekst. Ved at taste * (stjerne) og

i feltet, gentages den forrige bogføringstekst.

Er der oprettet standard tekster (autotekst), kan man ved at klikke på knappen , hente

listen over autotekster. Der kan læses mere i afsnittet om Autotekst, samt hvordan

autotekster oprettes.

SIDE 74


KOMPAS FOR WINDOWS

Debet / Kredit

Indtast beløb i et af felterne. Angives der minus (-) foran beløbet, bliver beløbet automatisk

overført til den modsatte kolonne.

Modkonto

Her indtastes kontonummeret for modkontoen. Herved er det muligt at modpostere direkte,

uden at der skal oprettes en ny linie i kladden.

Moms

Momskoden fremkommer automatisk, hvis der er angivet en momskode på kontoen. Hvis

momskoden ikke udfyldes vil programmet benytte koderne, som er oprettet i kartotekerne

som standard.

Dimensioner

Kolonnerne for Afdeling, Bærer, Formål og Projekt bruges til at opnå mulighed for at

finde information om de forskellige konti's posterings-fordeling. Læs om oprettelse af

dimensioner i afsnittet Dimensioner.

Valuta

Her angives valutaen. Valutakoden kan evt. udpeges med tasten , såfremt kontoen er

oprettet med valutakode. Hvis ikke valutakoden udfyldes vil programmet benytte koderne

som er oprettet som standard.

Kurs

Fremkommer automatisk ved valg af valutakode.

Antal

Her indtastes antallet af varer.

Afdeling / Bærer / Formål / Projekt

Benyttes en af disse dimensioner, kan der ved tryk på tasten eller knappen

fremkaldes en liste over Afdeling, Bærer, Formål eller Projekt. Der udpeges den dimension

som posteringen tilhører.

Forfald

Dette felt bruges til manuel registrering af fakturaer til debitorer eller købsfakturaer fra

kreditorer.

Bemærk: Feltet ’Kode’ skal stå til Faktura, hvis forfald skal beregnes automatisk på

baggrund af betalingsbetingelsen på enten Debitor eller Kreditor.

Købsfakturanr.

Her indtastes kreditorens fakturanummer.

Kortart

Her indtastes korttype, bruges til kørslen Godkend betalinger.

BetalingsID

Her indtastes betalingsid, bruges til kørslen Godkend betalinger.

SIDE 75


KOMPAS FOR WINDOWS

Kode

Her indtastes den kode som fortæller hvilken type posteringen skal have, eks. Faktura,

Betaling, Kursregulering o.s.v.

Faktura bruges til at beregne forfaldsdato. Kursregulering bruges til at regulere en debitor

eller kreditor konto.

Kasserabat

Såfremt kunden er oprettet med kasserabat, overføres denne automatisk til feltet, eller hvis

virksomheden opnår kasserabat fra leverandøren, kan denne manuelt indtastes i feltet.

LINIE-INFORMATIONSFELTER

Viser informationer om moms, valuta og åbenpostredigering for aktuel eller udpeget

kladdelinie.

SIDE 76


Knapfunktioner i Finanskladden

Der er følgende knapfunktioner til brug i Finanskladden:

Check

KOMPAS FOR WINDOWS

Denne funktion kontrollere alle posteringer der er indtastet i kladden, inden der bogføres.

Ved fejl vil denne lille boks fremkomme, og meddele antal fejl

i kladden.

Fejlen vil blive vist med fremhævet skrift på informationslinien, samt posteringslinien vil

være markeret med rød farve. Derved kan man med det samme finde og rette fejlen:

Ved eventuelle fejl, rettes disse i kladden, og der foretages endnu et tjek af kladden med

knappen ’Check’.

Næste fejl

Er der flere fejl i kladden vil denne knap bladre frem til næste fejl, indtil alle fejl har været

vist.

Udskriv

Udskriver kladden på valgfri printer. Man kan også vælge at få kladden vist på skærmen

inden udskrift, eller sende via mail.

Simuler

Denne funktion viser kladdens linier som bogføringsposter, inden kladden bogføres:

SIDE 77


KOMPAS FOR WINDOWS

Bogfør

Denne knap bogfører kladdens poster. Såfremt der er fejl i kladden ved bogføring, vil der

fremkomme en fejlmeddelelse på skærmen. Benytte knappen ’Check’ for fejlfinding og

kontrol af kladden, inden der bogføres.

Kladdeimport

Der er her mulighed for at indlæse en fil fra Giro eller Bank i forbindelse med registreringer

af indbetalinger.

Der kan bl.a. indlæses fra OCR Betaling, BetalingsService (PBS), DataLøn, og

MygindLØN.

Felter med knappen kan der søges efter evt. kontonummer eller fil- og stinavn. Der kan

også trykkes for at fremkalde en søgeliste i feltet.

Posteringer

Når der arbejdes i kladden, kan informationer om posteringer vedr. aktuel linies

kontonummer vises i en posteringsliste, ved at klikke på knappen ’Posteringer’. Listen kan

også aktiveres med .

Ret bilagsserie

Her er det muligt at rette bilagsserien, såfremt der er behov for at rette bilagsserienummeret

tilbage eller frem under selve indtastningen af bilag i kladden, uden at skulle gå til selve

opsætningen af bilagsnumre.

Hvis en linie i kladden slettes, efter at det automatiske bilagsnummer er hentet til linien, vil

det pågældende bilagsnummer blive sprunget over ved indtastning af ny linie.

I redigeringsboksen indtastes det næste bilagsnummer, der ønskes anvendt, og der klikkes

på ’OK’ for at vende tilbage til linien.

SIDE 78


Opret / tilføj ny kladde

I dette afsnit beskrives hvorledes du opretter en ny arbejdskladde.

KOMPAS FOR WINDOWS

Bemærk: Fremgangsmåden er gældende for Finans-, Debitor-, Ordre-, Kreditor-, Lager- og

Projektkladde.

• Klik på menupunktet Kladder og vælg derefter den type kladde der skal oprettes, eks.

Finanskladde (viste eksempel, benævnt Kladde Finans).

• Klik derefter på knappen ’Tilføj’ for at oprette nye kladde. Herefter vil der fremkomme

et indtastningsvindue:

• Indtast det ønskede kladdenavn for den nye kladde.

Ved ’Kladdetype’ skal der vælges Normal-, Primo- eller Ultimokladde, alt efter hvilken

type kladde der ønskes oprettet.

• Udpeg den ønskede type og tast for at overføre.

• Klik på knappen ’OK’ for at gemme den første del af oprettelsen.

• Herefter fremkommer nedenstående vindue, hvorefter opsætningen af den nye kladde

skal foretages:

SIDE 79


KOMPAS FOR WINDOWS

Modkonti

Her angives kontonummeret for de konti, hvis saldo man ønsker at se i den respektive

kladde under brug. Der kan angives op til fem forskellige konti. De fem konti kan også

bruges som modpostkonto ved posteringer i kladden. Der refereres så til dem ved at anføre

henholdsvis A, B, C, D eller E (eller hvad der er bestemt) i feltet modpostkonto under

indtastning af posteringer.

Ved at klikke på knappen fremkommer listen med konti, udpeg og tryk for at

overføre kontoen.

Ved feltet ’Bogstav’, bestemmes hvilket bogstav der skal bruges for hver

afstemningskonto. F.eks. kan man bruge bogstavet ’B’ for bankkonto og ’G’ for girokonto

o.s.v..

Bilagsserie

Her kan angives en kilde som relaterer til kladden. Ved at klikke på knappen

fremkommer en liste med valgmuligheder. Vælg kilde og tryk på for at overføre

kilden.

SIDE 80


KOMPAS FOR WINDOWS

Ved ’Bilagsnummer’ fremkommer der automatisk den bilagsserie der skal benyttes, fordelt

på de 3 felter ’Næste’, ’Mindste’ og ’Største bilagsnr.’.

Bilagsserie oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserie.

Bemærk: Tilknytningen af kilde vil bestemme, hvilken bilagsserie posteringerne i kladden

skal nummereres efter.

Nyt bilag ved ny linie

Her bestemmes om der skal bruges nyt bilagsnummer for hver linie i kladden, eller om der

skal bruges nyt for hver gang kladden balancerer. I feltet kan der udfyldes med enten Nej,

Ja eller Manuelt:

Nej - posteringer uden modpostkonto vil få samme bilagsnummer, indtil

der er ført lige meget i debet og kredit, men posteringer med

modpostkonto vil få nyt nummer for hver linie.

Ja - der vil være nyt bilagsnummer for hver linie i kladden.

Manuelt - vælges der manuelt, skal man selv indtaste et bilagsnr. for

hver nyt bilag der indtastes.

Gentagelse – angives et fast interval, hvis f.eks. man skal bogføre de samme posteringer

hver måned. Posteringerne vil ikke blive slettet efter bogføringen. Datofeltet i kladden bliver

talt op med det tidsinterval, der angives som gentagelsesmodel. Klik på knappen i feltet,

og vælg typen for den ønskede model.

Standard kode – her vælges hvilken type kode, som kladden skal tilknyttes. Ved at klikke

på pilen i højre side af feltet fremkommer en liste med flere typer koder.

Nedlæg ved bogføring – Ja / Nej spørgsmål:

Nej – bibeholder kladden efter posteringer er bogført, så der

kan indtastes nye posteringer. Feltet bibeholdes blankt.

Ja – kladden slettes automatisk, når posteringerne er bogført. Feltet markeres ved

at klikke én gang på feltet:

Gentag felter – alle felter på forrige i kladdelinie, vil blive gentaget på ny linie.

Generer beløb – markeres dette felt, vil det indtastede beløb i kredit automatisk overføre

samme beløb i debet på næste linie, når der bogføres to linier på et bilag.

Flere valutaer pr. konto – dette felt markeres med flueben, såfremt man ønsker at

bogfører flere forskellige valutaer på den samme finanskonto.

Efter oplysningerne er indtastet i kladdeopsætningen, gemmes kladden med knappen

’Gem’ – herefter er den nyoprettede kladde klar til brug.

SIDE 81


KOMPAS FOR WINDOWS

Genudskriv kladde (Arkivkladde)

Der er mulighed for at genudskrive bogførte (arkiverede) kladder. Udskriften vil være en

kopi af kladden, som den så ud, da den blev bogført.

Fremgangsmåden er gældende for udskrivning af Finanskladde, Debitor-kladde og

Kreditorkladde.

Genudskrivningen sker fra menupunktet Kladder / Arkivkladder.

• Klik på menupunktet Kladder / Arkivkladder, vælg den ønskede Kladde, herefter vil

der fremkomme et vindue med de bogførte kladder:

• Markér den/de kladder, der ønskes genudskrevet og klik på ’Udskriv’.

SIDE 82


Finansudskrifter

KOMPAS FOR WINDOWS

I menupunktet Udskrifter / Finansudskrifter (eller tast ) er der som standard lagt

en lang række fast definerede udskrifter.

De udskriftspunkter der er markeret med ’4’, viser at der er

yderligere underpunkter.

Generelt for de fleste udskrifter, er at de inden udskrivning kan afgrænses på adskillige

parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg.

Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrivning af en åbningsbalance’.

Udskrifterne ’Momsangivelse’ (herunder Moms) og ’Standardanalyse’ beskrives i dette

afsnit, da disse har et andet afgrænsningsvindue, end de øvrige udskrifter.

Moms / Momsangivelse

Når der skal udskrives momsangivelse, er der følgende afgrænsnings-muligheder:

Medtag primoposter – udskrives via printer.

Udvidet momsrapport – udskrives kun via MS-Excel.

Der klikkes på knappen ’Udskriv’ og der vælges om Momsangivelsen skal vises på skærm,

udskrives til printer eller sendes via e-mail.

Såfremt det er en udvidet momsrapport der skal udskrives, klikkes på knappen ’MS-Excel’.

SIDE 83


KOMPAS FOR WINDOWS

Standard analyse

Denne funktion giver mulighed for at lave en regnskabsanalyse på baggrund af din

kontoplan, til beregning af regnskabsnøgletal, og som primært foretages af revisorer.

Det er muligt at beregne værdien af Nøgletal, som er hentet ud fra Konto-opsætningen.

Analysen og beregning af nøgletalsværdi foretages fra menupunktet Udskrifter /

Finansudskrifter / Standard analyse:

SIDE 84


Eks. på en udskrift af åbningsbalance

KOMPAS FOR WINDOWS

Når du vil have en udskrift af åbningsbalancen, foretages der en udskrift af primobalancen.

Primobalancen udskrives for det regnskabsår, som system-datoen refererer til. Du kan altså

få udskrevet tidligere års primobalance ved at ændre systemdato.

Udskriften foretages fra menupunktet Udskrifter / Finansudskrifter / Balancer /

Primobalance:

Du kan sætte udvalgskriterier f.eks. hvis du kun har indlagt statuskonti, kan du afgrænse fra

første til sidste konto i status.

Du kan vælge at få 'Vis' på skærm, og bagefter udskrive til printeren, sende udskriften via

’Mail’, hertil skal feltet ’Send til E-mail’ udfyldes med en mail adresse.

SIDE 85


KOMPAS FOR WINDOWS

Finanskørsler

I menupunktet Kørsler / Finanskørsler (eller tast ) er der som standard lagt nogle

faste kørsler.

Herunder foretages budgettering, vedligeholdelse af regnskabs- og momsperioder,

oprettelse af nyt regnskabsår samt mulighed for at kunne konsolidér regnskaber.

Konsolidér regnskaber

Her er det muligt at sammenlægge flere regnskaber i et firma (konsolidér regnskab). Det

konsoliderede regnskab vil bestå af posteringer og evt. budgetposteringer fra de

sammenkørte regnskaber pr. konto og valuta.

Konsolideringen kan foretages for et vilkårligt antal firmaer. Disse firmaer kan være placeret

i forskellige biblioteker på harddisken.

De firmaer der skal indgå i konsolideringen skal angives i menupunktet Værktøj /

Databaseopsætning i feltet ’Konsolidér i’.

Selve konsolideringen foretages fra menupunktet Kørsler / Finanskørsler / Konsolidér

regnskaber.

Felter og knapfunktioner i punktet ’Konsolidér regnskaber’, samt fremgangsmåden ved

konsolidering, er beskrevet mere uddybende i den interne manual (F1).

SIDE 86


Budgetter

KOMPAS FOR WINDOWS

Her indtastes de aktuelle budgettal, såfremt der køres med budgettering. Budgetter

oprettes i dette menupunkt Kørsler / Finanskørsler / Budgetter:

• Der klikkes på knappen ’Tilføj’ for at oprette budgetmodel, hertil vil der fremkomme et

indtastningsvindue, hvori budgetnavn og periode angives:

• Når budgetnavn og perioden er angivet, gemmes der med knappen OK. Herefter skal

der foretages en opsætning af budgettet, dette foretages under fanebladet

’Opsætning’.

• Selve indtastningen af budgettet foretages ved at markere budgettet, og klikke på

knappen ’Vælg’.

Faneblade og knapfunktioner samt en mere uddybende forklaring på oprettelse af

budgetter, er beskrevet i den interne manual (F1).

SIDE 87


KOMPAS FOR WINDOWS

Momsperioder

Når du opretter et nyt regnskabsår (læs afsnittet om Perioder), vil systemet automatisk

oprette momsperioden med den tidligere angivne momsperiode.

Momsperioderne ses under Kørsler / Finanskørsler / Momsperioder:

Knapfunktioner til brug ved Momsperioder:

Ændre

Funktionen giver mulighed for at ændre momsafregningsterminerne, f.eks. fra kvartalsvis til

halvårlig.

Markér den momsperiode der skal ændres, og klik på knappen ’Ændre’.

SIDE 88

Udpeg den ønskede moms- periode, og

gem ændringen med knappen OK.

Åben

Benyttes til at åbne en lukket momsperiode – og det skal bemærkes, at det kun er

momsperioder som har status ’Lukket’, der kan åbnes.

Luk

Med denne funktion kan man lukke en momsperiode, så der ikke længere kan posteres i

pågældende periode.

Momsperioderne skal selvfølgelig først lukkes, når ALT for perioden er bogført.


Perioder

KOMPAS FOR WINDOWS

I menupunktet Kørsler / Finanskørsler / Perioder er det muligt at oprette, ændre, og

overføre regnskabs perioder.

Dog skal det bemærkes, at oprettelse af nyt regnskabsår samt overførsel af ultimotal fra

gammelt regnskabsår til nyt regnskabsår, kan ikke foretages når der er flere brugere inde i

det pågældende regnskab samtidig.

Der kan dog godt være flere brugere inde i WinKompas SQL, blot det er i et andet

regnskab.

Endvidere skal brugeren, der skal oprette eller overføre regnskabsår, have tildelt disse

rettigheder. Dette sker under Værktøj / Brugerrettigheder.

Knapfunktioner til brug ved Regnskabsperioder:

Nyt År

Bruges til at oprette et nyt regnskabsår.

Overfør

Denne knapfunktion giver mulighed for at overføre sidste årsresultat til det indeværende år.

Selvom regnskabet er overført til Nyt År, har du stadig mulighed for at bogføre i gammelt

regnskabsår.

Dette kræver at sidste regnskabsperiode bliver åbnet igen. Systemet spærrer automatisk

for den sidste regnskabsperiode, når der bliver oprettet et nyt regnskabsår.

De regnskabsperioder der skal bogføres i, kan åbnes ved at markere en eller flere perioder,

og klikke på knappen ’Åben’.

Overførelsen til nyt år kan foretages lige så ofte, der findes behov for dette.

SIDE 89


KOMPAS FOR WINDOWS

Bemærk: Hvis du bogfører tilbage i gammelt år, vil de berørte driftkonti på saldobalancen i

kolonnen 'År til dato' samt saldoen på finanskontoen ikke stemme overens med de faktiske

tal, førend der igen er blevet overført til nyt år.

Åben

Har du fået spærret en periode og mangler at ajourføre nogle posteringer i denne, kan den

stadig åbnes igen. Perioden kan ikke åbnes, såfremt den har status ’Lukket’.

Spærret

Vil du undgå en bogføring i en bestemt periode for en kortere eller længere tid, kan du

ændre denne periode til ’Spærret’. Det er kun de åbne perioder der kan spærres.

Luk periode

Med denne knapfunktion, lukker du for en regnskabsperiode. Når du klikker på

knapfunktionen, vil der fremkomme en advarsel, som du skal være opmærksom på.

Har du fortrudt handlingen, skal du klikke på knappen ’Nej’ for at annullere.

VIGTIGT!

Vær opmærksom på, at hvis du lukker en periode eller et år, er det ikke muligt, at åbne

regnskabet igen. Hvis du ønsker at have denne mulighed, skal du spærre perioden eller

året i stedet for.

SIDE 90


Standardkontoplan

KOMPAS FOR WINDOWS

Kontonr: Kontonavn: Type Moms Fra konto

1000 ** DRIFTSREGNSKAB ** Overskrift .

1004 ** INDTÆGTER ** Overskrift .

1010 ALM. VARESALG Drift Salgsmoms

1020 DIVERSE SALG Drift Salgsmoms

1030 EXPORTSALG Drift .

1050 SERVICEYDELSER Drift Salgsmoms

1110 FRAGT mm. m/MOMS. Drift Salgsmoms

1115 FRAGT mm. u/MOMS Drift .

1150 SALGSRABATTER Drift .

1500 >>> VARESALG IALT > VAREFORBRUG IALT ADMINISTRATION IALT >IALT PERSONALE OMK


KOMPAS FOR WINDOWS

3310 V EDLIGEHOLD FIRMAFACILI Drift Købsmoms

3320 EJENDOMSSKAT Drift .

3340 FYRINGSOLIE Drift Købsmoms

3360 ELEKTRICITET Drift Købsmoms

3370 EJENDOMSFORSIKRING Drift .

3375 ERHV. FORSIKRING Drift .

3380 ANDRE LOKALE UDGIFTER Drift Købsmoms

3390 >>LOKALEOMK. IALT > AUTODRIFT IALT >REPRÆSENTATION IALT>REJSE OG OPHOLD IALTANNONCER OG REKLAME I Sumkonto . 4300

4380 >> OMKOSTNINGER IALT > IALT AFSKRIVNING > RESULTAT FØR RENTER < Sumkonto . 1000

4450 ** DIVERSE INDTÆGTER ** Overskrift .

4500 * RENTER OG GEBYRER * Overskrift .

4510 RYKKERGEBYRER Drift .

4610 RENTE INDT. DEBITORER Drift .

4620 ANDRE INDTÆGTER Drift .

4630 > DIVERSE INDTÆGTER IALT Sumkonto . 4450

4690 ** DIVERSE UDGIFTER ** Overskrift .

4700 *** RENTEUDGIFTER *** Overskrift .

4705 LÅNEOMKOSTNINGER Drift .

4710 RENTER KASSEKREDIT Drift .

4720 RENTER KREDITORER Drift .

4730 STEMPELOMK. OG LIGN. Drift .

4740 RENTER UDEN FRADRAGSRET Drift .

4750 >DIVERSE UDGIFTER IALT< Sumkonto . 4690

4800 * DIFFERENCE KONTI * Overskrift .

4810 ØRE AFRUNDING Drift .

4820 KURSDIFFERENCE Drift .

SIDE 92


KOMPAS FOR WINDOWS

4830 ANDEN DIFFERENCE Drift .

4840 >> DIFFERENCE IALT >> KONTANTER IALT IALT VARELAGER VÆRDI < Sumkonto . 5100

5700 **TILGODEHAVENDE FRA SAL Overskrift .

5710 DEBITORER (samlekonto) Status .

5720 TILGODE IØVRIGT Status .

5725 LØNFORSKUD UDB. Status .

5726 LØNFOSKUD RETUR Status .

5730 >> IALT TILGODEHAVENDER Sumkonto . 5700

5760 > OMSÆTNINGSAKTIVER IAL Sumkonto . 5000

5780 ** ANLÆGSAKTIVER ** Overskrift .

5800 ** DRIFTMATERIEL ** Overskrift

5810 MASKINER PRIMO Status .

5815 MASKINERKØB I ÅRET Status .

5820 - AFSKREVET Status Købsmoms

5825 > MASKINER IALT Sumkonto . 5800

5829 ** INVENTAR ** Overskrift .

5830 INVENTAR PRIMO Status .

5835 INVENTARKØB I ÅRET Status Købsmoms

5840 - AFSKREVET INVENTAR Status .

5845 >INVENTAR IALT Sumkonto . 5829

5849 ** AUTOMOBIL ** Overskrift .

5850 AUTOMOBIL PRIMO Status .

5855 AUTOMOBIL KØB I ÅRET Status .

5860 - AFSKREVET AUTO Status .

5865 >AUTOMOBILER Sumkonto . 5849

5869 ** BYGNINGER ** Overskrift .

5870 VÆRKSTEDS-BYGNING Status .

5875 KONTORBYGNING Status .

5880 - AFSKRIVNING BYGNINGER Status .

5885 >BYGNINGER IALT Sumkonto . 5869

5890 >>ANLÆGSAKTIVER IALT


KOMPAS FOR WINDOWS

6105 *** PRIVAT I ALT *** Sumkonto . 6000

6109 **EGENKAPITAL** Overskrift .

6110 INDSAT FRA PRIVAT ->FIRMA Status .

6200 INVENTAR FRA PRIVAT Status .

6500 EGENKAPITAL PRIMO Status .

6505 MIDLERTIDIG TAB /VINDING Sumkonto . 1000

6600 >> EGENKAPITAL IALT GÆLD IALT KREDITORER < Sumkonto . 6900

7000 * MOMS OG AFGIFTER * Overskrift .

7005 EU MOMS Status .

7006 ERHVERVELSE EU-KØB Status .

7010 INDGÅENDE MOMS (KØB) Status .

7020 UDGÅENDE MOMS (SALG) Status .

7024 SKYLDIG MOMS PRIMO Status .

7030 AFREGNET MOMS Status .

7065 OLIE AFGIFT Status .

7070 EL AFGIFT Status .

7075 KULAFGIFT Status .

7080 GASAFGIFT Status .

7085 VANDAFGIFT Status .

7090 Co2 AFGIFT Status .

7094 > MOMS IALT < Sumkonto . 7000

7095 >> KORTFRISTET GÆLD IALT Sumkonto . 6900

7100 ** LANGFRISTET GÆLD ** Overskrift .

7158 PANTEBREV 1 Status .

7180 ** LANGFRISTET GÆLD IALT * Sumkonto . 7100

7500 ### PASSIVER IALT ### Sumkonto . 5900

7599 Overskrift .

7600 ----- BALANCE KONTROL ------ Sumkonto . 5000

SIDE 94


DEBITOR / ORDRE

KOMPAS FOR WINDOWS

Kapitlet om Debitor / Ordre indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på

Debitor / Ordre i Outlook baren:

Debitorer

Debitorer indeholder Debitorkartoteket.

Ordrer indeholder salgsordrer kartoteket.

Kontant Faktura – her kan udskrives fakturaer.

Abonnement Faktura – her er det muligt med interval-afgrænsning, der

fortæller hvornår faktura skal udskrives, enten daglig / ugentlig /

månedlig.

Debitorkladde bruges til manuel indtastning af fakturaer, hvis

ordremodulet ikke benyttes samt til bogføring af indbetalinger fra

debitorer.

Ordrekladde bruges til at tilføje nye varelinier til åbne ordrer.

Debitor modulet består af Debitorkartotek, Debitorkladde, Debitorudskrifter og

Debitorkørsler. I det følgende beskrives Debitor modulet.

Debitorkartoteket

I Debitorkartoteket kan man oprette, finde, ændre og slette kunde-informationer.

For at få adgang til kartoteket har du følgende muligheder:

Klik på menupunktet Kartoteker / Debitorer, eller klik på Debitor i

Outlook baren og derefter på Debitorer, eller du kan taste

.

SIDE 95


KOMPAS FOR WINDOWS

Følgende skærmbillede vil fremkomme:

Oprettelse af Debitor

I dette afsnit beskrives forledes man opretter en debitor i Debitorkartoteket.

I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om

redigering og sletning af en debitor.

Åben Debitorkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Debitorer, eller taste ,

hvorefter du har følgende muligheder for at oprette en ny debitor/kartotekskort:

• Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,

eller tryk på

eller tast .

• Indtast dernæst debitorens oplysninger, og som minimum skal følgende felter

udfyldes:

Debitornummer

Må være 20 karakterer lang og må kun bestå af tal.

Navn

Angiv her navn på debitoren, evt. firmanavn. Max. 40 karakterer.

Adresse 1, 2, 3

Her angives debitorens adresse. Max. 40 karakterer.

SIDE 96


Postnr.

KOMPAS FOR WINDOWS

Der kan søges i feltet med knappen . Overfør postnr. til feltet, ved at markere

postnummeret og taste . Max. 20 karakterer.

Bynavn

Hentes automatisk efter indtastning af postnr.

Spærret

Valgfelt Ja/Nej. Hvis debitor er spærret, vil det blive oplyst i forbindelse med udskrivning af

tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel og faktura.

Nedenstående felter findes under fanebladet ’Opsætning’, og skal også udfyldes!

Gruppering

Her indtastes den for debitor valgte gruppe. Der kan oprettes uendelig antal grupper, hvilket

giver brugeren mulighed for at gruppere debitorerne efter eget valg.

Nye debitorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogførings- grupper /

Debitorgrupper.

Momskode

Vælg momskode på debitoren i forbindelse med salg. Momskoder oprettes under

Opsætning / Opsætning / Moms.

Valuta

Vælg den valuta som debitoren handler i. Hvis der ikke angives nogen valutakode, vælger

systemet automatisk kurs 100 (standard). Valutakoder oprettes under Opsætning /

Opsætning / Diverse / Valuta.

Sprog

Feltet skal være udfyldt. Vælg det sprog der skal benyttes ved Tilbud, Ordrer m.m. Som

standard kan der vælges mellem Dansk eller Engelsk, men der kan oprettes flere sprog

efter behov.

Sprog oprettes under menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger.

Efter endt indtastning gemmes debitor med , eller med for at gemme

debitor og fortsætte med at oprette nye debitorer.

SIDE 97


KOMPAS FOR WINDOWS

Faneblade i Debitorkartoteket

Informationerne (kartotekskortene) om de enkelte kunder, er opdelt på 9 skærmbilleder

med hvert sit faneblad:

Fanebladet Stamdata

Under fanebladet 'Stamdata' oprettes og vedligeholdes debitors stamdata, samt den

debitorens aktuelle saldo vises.

Debitornr.

Her angives et alfanumerisk debitor-nummer på max. 20 karakterer.

Navn

Her angives debitorens navn / firmanavn. Max 40 karakterer.

Adresse 1, Adresse 2, Adresse 3

Her angives kundens firmanavn og adresse. Max. 40 tegn i alle felter.

Postnr.

Her angives postnummer eller der tages fra ”dropdown”-listen med . Udpeg postnr. og

overføre ved at trykke på .

Hvis postnr. ikke findes i listen, skal det oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse

/ Postnumre.

By

Indsættes automatisk, når feltet ’Postnr.’ er udfyldt.

Land

Der anføres debitorens hjemland.

Attention

Her angives navnet på kontaktpersonen hos kunden.

SIDE 98


KOMPAS FOR WINDOWS

Spærret

Der kan vælges JA eller NEJ til om debitoren er spærret. Hvis en debitor er spærret, vil der

fremkomme en meddelelse om, at debitoren er spærret i forbindelse med udskrivning af

tilbud, ordrebekræftelse, faktura m.m..

E-mail

Her anføres debitorens e-mail adresse, f.eks. salg@fk-data.dk.

Hjemmeside

Her anføres debitorens hjemmeside f.eks. www.fk-data.dk.

Saldo

Der kan ikke anføres en saldo, idet denne er et resultat af bogføringen.

Kreditmax.

Her anføres maksimum beløb, som debitoren må skylde på varekøb.

Telefon

Her angives kundens telefonnummer på max. 20 karakterer.

Telefax

Her angives kundens faxnummer på max. 20 karakterer.

Mobiltelefon

Angiv evt. mobilnummer på kontaktpersonen. Max. 20 karakterer.

Fanebladet Opsætning

Under fanebladet 'Opsætning' tilføjes / vises debitors opsætning med gruppe, kategori,

handelsbetingelser osv.:

SIDE 99


KOMPAS FOR WINDOWS

Gruppering

Her vælges den gruppe som debitor skal figurere i. Der skal som minimum være oprettet én

debitorgruppe. Debitorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning /

Bogføringsgrupper / Debitorgrupper.

På debitorgruppe bestemmes hvilke konti i kontoplanen, der skal bruges til at bogføre

varesalg (omsætning), rabat og vareforbrug. Det bestemmes også hvilken samlekonto

debitorgruppens saldo bogføres på.

Prislister

Her vælges hvilken prisliste debitoren skal beregnes efter ved salg. Hvis prislistesystemet

ikke skal bruges, kan man undlade at oprette prislister.

Prislister oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Prislister.

Prislisten hænger sammen med lagerkartoteket, idet de enkelte varer kan være tilknyttet

prislisterne. Der findes 2 slags prislister: Salgspris og Købspris.

Ved oprettelse af prisliste, vælges hvilken type prisliste der skal oprettelse (eks.

Salgsprislister). Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette prislister.

Betaling

Her vælges hvilken betalingsfrist, der skal gælde for debitoren. Betalings-betingelsen kan

overskrives i forbindelse med fakturering.

Betalingsbetingelser oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse /

Betalingsbetingelser.

Betalingskoderne er opdelt i 2 typer (Netto og Løbende måned). Derved kan

betalingsfristen sættes enten til Netto + dage eller Løbende måned + dage.

Levering

Her vælges hvilken leveringsmåde der skal anvendes for debitoren.

Under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Levering oprettes de forskellige

leveringstyper.

Der klikkes på knappen ’Tilføj’ for at oprette en leveringstype.

Kategori

Her vælges hvilken kategori der skal gælde for debitoren. Debitorkategori oprettes under

Opsætning / Opsætning / Handel / Debitorkategori:

SIDE 100


KOMPAS FOR WINDOWS

Debitorkategori hænger nøje sammen med rabatter, idet der kan oprettes rabatkoder, som

kan gælde for de enkelte debitorkategorier. Rabatter oprettes under Opsætning /

Opsætning / Handel / Salgsrabatter.

Salgsrabatter kan oprettes med tilknytning for debitorkategori og afgrænses til enkelte

varenumre eller til hele lagerkategorier.

Rente

Her vælges hvilken rentebetingelse, der skal gælde for debitoren. Rente-betingelser

oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Rente.

Momskode

Her vælges den momskode, som skal gælde ved salg til debitoren. Moms-koder oprettes

under Opsætning / Opsætning / Moms / Moms.

Momskoder oprettes for alle de typer ekspeditioner, som er nødvendige. Momskode kan

være af typerne Udgående, Indgående, SalgEU, Varekøb-EU, Import og Export. På

momskoden specificeres også, hvilken status-konto momsen skal placeres på.

Valuta

Her vælges den valuta, som der handles i med debitoren. Valuta oprettes (og

vedligeholdes) under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta.

Valuta indeholder også konto for, hvor kursdifferencer skal placeres. For hver valuta er der

en liste, hvor den daglige kursnotering kan anføres.

I afsnittet Valuta under kapitlet System / Opsætning, kan du læse om oprettelse af valuta.

Sprog

Her vælges sprog, som debitorens dokumenter skal udskrives på. Som standard kan der

vælges dansk eller engelsk, men der kan oprettes flere sprog efter behov.

Oprettelse af flere sprog sker under Værktøj / Sprogtilpasning. Når der klikkes på

knappen ’Tilføj’, vil der fremkomme et indtastningsvindue, hvori navnet på det nye sprog

indtastes. Der gemmes med OK knappen.

Momsnr.

Her anføres debitorens momsnummer (eller CVR-nr.). Hvis der f.eks. handles med

debitorer inden for EU, skal dette nummer kendes, ellers skal man trække moms af

varesalget.

SIDE 101


KOMPAS FOR WINDOWS

EU landekoder

Her vælges debitorens landkode. Landekoder oprettes under menupunktet Opsætning /

Opsætning / Diverse / EU Landekoder.

Når kartoteket for EU Landekoder er aktiveret, klikkes der på knappen ’Tilføj’, og herefter

vil der fremkomme et indtastningsvindue, hvori EU Landekoden oprettes:

SIDE 102

Udfyld de relevante felter og gem med ’Ok’.

EU Trans.kode

Her vælges den transaktionskode, som er gældende for debitoren. EU transaktionskode

oprettes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / EU Transaktionskoder.

Når kartoteket for EU Transaktionskoder er aktiveret, klikkes der på knappen ’Tilføj’ og der

vil fremkomme et lille indtastningsvindue, hvori den nye kode oprettes.

Bank, Giro

Her anføres debitorens bank- og evt. girokontonummer.

Udfyld de relevante felter og gem med

’Ok’.

Sælger

Her vælges den medarbejder, som er tilknyttet debitoren som sælger. Sælger

(medarbejderen) oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Medarbejder:

Medarbejdere oprettes af hensyn til relationer i forbindelse med salg og indkøb. På

medarbejder er også oplysning om afdelingstilknytning.

Agent

Her vælges hvilken agent, som er tilknyttet debitoren. Agent oprettes under menupunktet

Opsætning / Opsætning / Diverse / Agent.

Faktura til

Vælg fakturakonto og -adresse hvis denne er forskellig fra adressen på

leveringsadressen. Der kan vælges mellem de øvrige debitorer. Dette felt kan benyttes ved

indkøbskæder, grossister, agenter m.m..

Når debitoren er oprettet med en 'Faktura til', vil ordreoprettelse kræve bekræftelse:


KOMPAS FOR WINDOWS

Svares ’JA’, vil debitoren i Salgsordrekartoteket

blive sat ind i feltet 'Leveringsoplysninger'

og fakturakunden ind i feltet

’Faktureringskunde’.

Rapportgruppe

Anvendes hvis der skal bruges forskellig fakturaformular for kunderne. Ikke omtalt her, men

har sammenhæng med udskriftstyring.

Reservér varer

Her vælges om debitorens ordre skal reserveres på lageret:

'Nej' - der reserveres ikke.

'Oprettelse' - reserveres på lager når ordre oprettes.

'Tilbud' - varen reserveres ved afgivelse af tilbud.

'Bekræftelse' - reservering hvis ordren bekræftes.

'Følgeseddel' - varen reserveres, når følgeseddel udskrives).

I sidste tilfælde vil varen jo også fysisk blive leveret, men i den situation kan man desuden

vælge, om der skal ske fysisk opdatering af varelager, eller om dette først skal ske, når

fakturaen udskrives.

Sidste rykker

Fortæller om debitoren har fået tilsendt rykker, og hvilken type rykker.

Dimensioner

Herunder Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Her vælges mellem de oprettede

dimensioner, hvis man benytter en eller flere af dimensionerne.

Uanset hvilken dimension der er tale om, oprettes denne under Opsætning / Opsætning /

Dimensioner.

SIDE 103


KOMPAS FOR WINDOWS

Fanebladet Rabatter

Fanebladet 'Rabatter' vil indeholde linier med mængderabatter som er gældende for

debitoren. F.eks. særaftaler, evt. slutrabat, som altid skal overføres til salgsordre.

På hver rabatlinie kan der vælges om rabat skal være gældende for en bestemt vare eller

alle varer i en bestemt kategori. Der anføres også, hvor

stort et kvantum der skal udløse rabatten, samt med hvilken % den ydes.

Rabatter oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’, og der vil fremkomme et

indtastningsvindue.

Felterne i indtastningsvinduet er beskrevet i den interne manual .

Med knapfunktionen ’Redigér’ kan du evt. ændre rabatsatsen, og ønsker du at slette den

oprettede rabat, klikkes på knapfunktionen ’Slet’.

Fanebladet Diverse

Fanebladet ’Diverse’ indeholder først og fremmest formationer, der automatisk bliver indsat

af systemet:

Her vises periodiske kørsler som rente og rykkerkørsler, samt dato for evt. rettelser af

debitors data.

Det er også muligt at lave et Notat på debitoren. Skærmbilledet skal stå i redigeringsmode

(tast ), før der kan indtastes en bemærkning. Det indtastede notat gemmes med

.

Når du har hentet debitoren frem i salgsordrekartoteket, vil ikonet for ’Debitorer

notater’ være fremhævet.

SIDE 104


Fanebladet Levering

KOMPAS FOR WINDOWS

Under fanebladet ’Levering’ vises debitoren hvortil varen skal leveres til. Benyttes hvis

leveringsadressen er forskellig fra faktureringsadressen. Kan overskrives i forbindelse med

fakturering.

Der kan søges efter en debitor med eller klikke på knappen .

Når debitoren er valgt, vil systemet automatisk hente stamdataene på debitoren.

Fanebladet Kontaktpersoner

Under fanebladet ’Kontaktpersoner’ kan du oprette, redigere og slette kontaktpersoner

som er registeret til debitoren.

Kontaktpersoner oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’. I indtastnings-vinduet tilføjes

kontaktpersonen med evt. e-mail adresse, telefonnr. osv.

Med knappen ’Redigér’ kan du ændre i oplysningerne, ved at markere den kontaktperson

hvori oplysninger skal redigeres. Ønsker du at slette en kontaktperson, gøres dette med

knapfunktionen ’Slet’.

Fanebladet Dokumenter

Under fanebladet ’Dokumenter’ – kan man gemme dokumenter på den enkelte debitor.

Dokumenter oprettes med knappen ’Tilføj’, hvorefter der vil fremkomme et

indtastningsvindue.

Titel

Her angives navnet på dokumentet.

Resume

Her kan angives en bemærkning på dokumentet, eller evt. hvad dokumentet indeholder.

SIDE 105


KOMPAS FOR WINDOWS

Sti- og filnavn

Her har du mulighed for at gemme Sti- og Filnavn på dokumentet, det er derved nemmere

at finde dokumentet igen. Ved blot at dobbelt-klikke på Sti- og Filnavnet, hentes

dokumentet frem på skærmen.

Fanebladet Kontakthistorik

Under fanebladet ’Kontakthistorik’ er du oprette, redigere eller slette sine aftaler med

kunden.

Aftaler oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’, og der vil fremkomme et

indtastningsvindue. Felterne i indtastningsvinduet er beskrevet i den interne manual .

Med knapfunktionen ’Redigér’ kan du ændre i oplysningerne på aftalen, og ønsker du at

slette den oprettede aftale, klikkes på knapfunktionen ’Slet’.

Fanebladet Valgfri

Under fanebladet ’Valgfri’, har man mulighed for at oprette yderligere oplysninger. Det kan

bruges helt efter eget valg. Der kan oprettes Tekst felter, Valgfri felter og Tal Felter.

SIDE 106


Oprettelse af en Valgfri Tekster

KOMPAS FOR WINDOWS

Proceduren er den samme for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog kan der ved

Valgfrie Felter oprettes yderligere valgmuligheder.

• Vælg menupunktet Værktøj / Sprog Editor, så ’Sprog Editor’ åbnes.

• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Debitor (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),

således at tekstfelterne fra Debitorkartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter

kartoteket ned.

• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ finde den ønskede tekst der skal ændres

(eks. Valgfri Tekst 1).

Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage mellem teksterne.

• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres, og teksten vil kunne ses i

redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.

• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen, og luk skærm-billedet med ’Sprog

Editor’ ned.

• Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet en

valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen.

• Du kan tjekke ændringen ved at åbne Debitorkartoteket / vælg fanebladet ’Valgfri’.

SIDE 107


KOMPAS FOR WINDOWS

Knapfunktioner i Debitorkartoteket

Liste

Viser en liste på skærmen med debitorer i nummerorden. Når listen er fremme, kan der

trykkes for at afgrænse listen:

Indtast søgekriterier og aktivere søgningen ved at klikke på knappen ’OK’ eller trykke på

. I feltet ’Søg på’ har man mulighed for at søge på En del af feltet, Hele feltet eller

Start af feltet.

Det er muligt at gemme et ubegrænset antal søgninger, som så kan vælges fra listen. Feltet

’Søgebetegnelse’, og derefter klik på knappen 'Gem'.

De gemte listesøgninger kan slettes, hvis de ikke mere skal bruges. Dette gøres i

Søgningsbilledet, hvor den gemte opsætning fremkaldes og slettes ved klik på knappen

’Slet’.

Saldo

Ved at klikke på knapfunktionen ’Saldo’ i debitorkartoteket bliver den aktuelle aldersfordelte

saldo vist for debitoren. Hvis debitoren har forfalden saldo, vil dette blive vist med en rød

farve.

Derudover er der mulighed for at vælge mellem opgørelsesmetoderne ’Åbenpost’ eller

’Saldometoden for en given forfaldsdato. Forfaldsdatoen er der mulighed for selv at angive i

feltet ’Opgjort pr.’.

Bemærk: De to opgørelsesmetoder giver nødvendigvis ikke den samme aldersfordeling, så

derfor kan de ikke sammenlignes.

SIDE 108


KOMPAS FOR WINDOWS

Når der er afgrænset på debitor saldofordeling, vil der fremkomme et skærmbillede over

debitorens saldofordeling:

Perioder

Ved at klikke på knapfunktionen ’Perioder’ bliver debitorens aktuelle saldo vist fordelt på

perioder og kilder.

SIDE 109


KOMPAS FOR WINDOWS

Posteringer

Ved at klikke på knapfunktionen ’Posteringer’ eller tryk på funktionstast på debitoren,

bliver posteringerne vist på debitoren:

Der er 4 knapper på Posteringer:

1. Åbne poster – her kan du kan vælge mellem at se alle poster for debitoren eller kun de

åbne poster.

2. Zoom – bruges til at vise en enkelt af posterne detaljeret. Du udpeger en postering og

klikker på Zoom for at få vist hvilke transaktioner, der hænger sammen med den valgte

postering.

De zoom'ede kontoposteringer kan herefter omposteres, eller der kan udskrives en

posteringsliste med alle de kontoposteringer, som debitor-bevægelsen hænger sammen

med:

Omposter – vil systemet oprette en kladde til Finans og en til Lager. Når kladderne

er bogført, vil den oprindelige postering være udlignet.

Vis – udskriver en posteringsliste (detaljeret) som kun viser posteringerne med det

pågældende revisionsspor (i det viste eksempel er revisionssporet '40').

3. Vis Faktura – giver mulighed for at se og genudskrive en bestemt faktura.

4. Udlignet – her gives mulighed for at se hvilken faktura, der er blevet udlignet med

betalingen.

SIDE 110


Salg

KOMPAS FOR WINDOWS

Knapfunktionen ’Salg’ lister varelinierne for de salgstransaktioner, der er foregået med

debitoren. Der er mulighed for at få listet alle varelinierne eller fordelt på lagerafgang eller

lagertilgang:

På samme måde som for posteringer kan der zoom'es på udvalgt linie, hvorved de

sammenhængende posteringer kan ses og der vil også herfra kunne genudskrives en

faktura.

Statistik

Ved at klikke på knapfunktionen ’Statistik’ på en udvalgt debitor, vises statistik over alle

fakturaer, betalinger, kreditnotaer m.m. Der kan sorteres som periodevis, varegruppe eller

med varebeskrivelse:

Udskrifter

Som standard i WinKompas SQL ligger der i knapfunktionen ’Udskrifter’ i Debitor

kartoteket, en defineret udskriftslayout til Debitorkontoudtog.

SIDE 111


KOMPAS FOR WINDOWS

Ved at klikke på ’Debitorkontoudtog’ har du her mulighed for at udskrive kontoudtog for

debitorer. Der vil fremkomme et skærmbillede med flere afgrænsningsmuligheder:

Der kan afgrænses på debitor, gruppering samt vælge om der skal udskrives kontoudtog

for åbne eller alle poster.

Hvis der anvendes åbenpostudligning, kan der vælges at medtage ’Åben post’ og ellers er

det bedre at bruge ’Alle poster’.

Markeres feltet ’Alle poster’ vil der fremkomme endnu et afgrænsningsfelt, hvori det er

muligt at afgrænse på ’Dato’.

Knapfunktioner og felter til brug ved afgrænsning ved udskrivning af Debitor kontoudtog, er

beskrevet i den interne manual (F1)

Debitorkontoudtog kan også udskrives fra menupunktet Udskrifter / Debitorudskrifter /

Kontoudtog.

Ordrer

Knapfunktionen ’Ordrer’ giver mulighed for på den pågældende debitor, at få en oversigt

over alle åbne/arkiverede ordre enten alle ordre eller sorteret pr. ordrestatus.

For hver ordre, der bliver udpeget, kan de enkelte ordrelinier ses i nederste halvdel af

skærmbilledet.

SIDE 112


Diverse

KOMPAS FOR WINDOWS

Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens

der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker.

F.eks. hvis der i Debitorkartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan

programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt program.

Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og

hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.

I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens

muligheder.

SIDE 113


KOMPAS FOR WINDOWS

Debitorkladden

Debitorkladden benyttes til manuel indtastning af fakturaer, hvis ordre-modulet ikke

benyttes.

Det er muligt at oprette flere kladder, hvis man ønsker at opdele sine posteringer i andre

kladder med andre kildeangivelser og nummerserier.

Det er også muligt at genudskrives bogførte (arkiverede) debitorkladder. Dette gøres under

menupunktet Kladder / Arkivkladder / Debitorkladder. Udskriften vil være en kopi af

kladden, som den så ud, da den blev bogført.

Læs mere i afsnittet om Genudskriv Kladde (arkivkladde) under kapitlet FINANS.

Inden gennemgang i brugen af debitorkladden, vil vi her beskrive knapfunktioner og felter i

debitorkladden.

Brug af debitorkladden

• Klik på menupunktet Kladder / Debitorkladde, eller klik på Debitor / Ordre i Outlook

baren og vælg derefter Debitorkladde:

Er der oprettet flere kladder, kan der bladres frem med piltasterne til den ønskede kladde.

Hvis debitorkladderne ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’.

Læs mere i afsnittet om Opret / Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS.

• Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt

klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at arbejdskladden åbnes, klar til indtastning

af bilag:

SIDE 114


KOMPAS FOR WINDOWS

Bemærk: At der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre

piletast i nederste højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere

felter. Felterne vil også komme ind i ruden efterhånden, som der trykkes efter

udfyldelse.

Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet.

Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen.

• Indtast dine posteringer (indbetalinger, kreditorbetalinger o.s.v.) i kladden.

De forskellige felter i posteringslinien, er beskrevet i afsnittet ’Felter i Debitorkladden’.

• I kolonnen ’Bilag’ åbnes en oversigt over åbne bilag, ved at taste eller

når du står i feltet.

• Der kan hentes en liste frem over kontoens posteringer med tasten , når du står på

den aktuelle linies kontonummer.

• Ved feltet ’Beskrivelse’ kan der manuelt skrives en tekst, men der kan også benyttes

en Autotekst. Ved at bruge Autotekst vil man kunne mindske indtastningsarbejdet ved

postering i finanskladden.

Autotekster oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Autotekst. Læs mere

om Autotekster i kapitlet System / Opsætning.

• Når alle posteringer er indtastet, udføres der et tjek af kladden, ved at klikke på

knappen ’Check’.

Knapfunktionen ’Check’ kontrollere om kladdens posteringer er indtastet korrekt.

• Ret eventuelle fejl som meddeles, og gentag ’Check’.

• Udskriv debitorkladden ved at klikke på knappen ’Udskriv’.

• Bogfør derefter kladden ved at klikke på ’Bogfør’.

SIDE 115


KOMPAS FOR WINDOWS

Felter i Debitorkladden

Debitorkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden

som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter

kommer frem på skærmen.

Dato

Bilagets dato indtastes. Ved systemdato trykkes ’S’ eller ’D’ for dags dato.

Debitor

Indtast debitornummeret. Kan nummeret ikke huskes, kan man fremkalde listen over

debitorerne, ved at trykke på tasten eller , eller ved at klikke på til

højre for debitorfeltet. Når kontoen er valgt, vises debitornavn i informationslinien.

Bilag

Bilagsnummeret tælles automatisk op ved hver linie. Hvilken metode der ønskes anvendt er

angivet ved oprettelse af kladden i Kladder / Debitor-kladde / fanebladet ’Opsætning’ /

feltet ’Kilde’.

Bilagsnummeret kan overskrives.

Beskrivelse

Her angives bogføringsteksten (max. 40 tegn). Ved indtastning af bilag i kladden benyttes

ofte den samme tekst i beskrivelsesfeltet. Disse tekster kan oprettes som Autotekst. Læs

mere i afsnittet om Autotekst under kapitlet System / Opsætning.

Debet, Kredit

Her indtastes beløb. Hvis beløbet er i fremmede valuta, er det beløbet i den fremmede

valuta, der skal indtastes. Beløbet ses omregnet til DKK i toppen af skærmen /

informationslinien.

1. Angives minus foran beløbet, bliver beløbet automatisk overført til den modsatte

kolonne.

2. Der må ikke indtastes punktum for tusinde.

3. Decimalpunkt er komma. Hvis der angives flere end 2 decimaler efter kommaet, vil

de resterende kun kunne ses, når cursoren står i beløbsfeltet.

Modkonto

Her tastes kontonummeret på modkontoen. Herved er det muligt at mod-postere direkte,

uden at der skal oprettes en ny linie i kladden. De af stemningskonti, som er angivet i

saldolinien i kladden, kan hentes ved at taste det bogstav, som der i kladdeopsætningen er

bestemt for henholdsvis 1. 2. 3. 4. og 5. konto. Modkontonavnet vises i informationslinien.

Moms

Momskoden fremkommer automatisk, hvis der er angivet en momskode på kontoen i feltet

’Moms’ under Kontoplan. Momskoden kan ændres.

SIDE 116


KOMPAS FOR WINDOWS

Valuta

Her angives valutaen. Valutakoden kan evt. udpeges ved brug af tasten eller

.

Kurs

Kursen fremkommer automatisk ved valg af valutakode. Kursen kan overskrives.

Antal

Her indtastes antallet af varer.

Afdeling

Hvis der benyttes ’Afdeling’ (afdelingsregnskab) udpeges den afdeling, som posteringen

tilhører. Tryk evt. eller for at fremkalde listen over afdelinger og udpeg

den ønskede afdeling.

Det samme er gældende for Bærer, Formål og Projekt.

Forfald

Dette felt benyttes med manuel registrering af købsfakturaer fra kreditorer. Her angives

forfaldsdatoen på bilaget. Datoen anvendes bl.a. til forfalds-lister, renteberegning,

udbetalingslister samt likviditetsberegning.

Kode

Her indtastes den kode, som fortæller hvilken type, posteringen skal have. F.eks. Faktura,

Betaling, Kurs-regulering, Renter, Kreditnota o.s.v.

Kasserabat

Såfremt debitoren er oprettet med kasserabat i Debitorkartoteket, overføres denne

automatisk til feltet ’Kasserabat’ i kladden, eller hvis virksomheden opnår kasserabat fra

leverandøren, kan denne manuelt indtastes i feltet.

SIDE 117


KOMPAS FOR WINDOWS

Knapfunktioner i Debitorkladden

Check

Når bilagene er indtastet, skal debitorkladden checkes om indtastnings-arbejdet er korrekt

udført. I forbindelse med check af kladden, checkes der også på, om der er balance i

kladdelinierne.

Er dette ikke tilfældet, vises fejlen med fremhævet skrift på informations-linien, samt

posteringslinien vil være markeret med rød farve:

Ved eventuelle fejl, rettes disse i kladden, og der foretages endnu et tjek af kladden med

knappen ’Check’.

Næste fejl

Her kan klikkes på knappen for at finde evt. fejl i kladden. Ret eventuelle yderligere fejl og

kør ’Check’ igen.

Udskriv

Udskriver kladden på valgfri printer. Man kan også vælge at få kladden vist på skærmen

inden udskrift, eller sende via mail. Hvis kladden ikke udskrives inden bogføringen, kan den

senere udskrives som arkivkladde.

Simuler

Denne funktion viser de posteringer, som en bogføring af kladdens linier vil resultere i.

Bogfør

Denne funktion bruges til at bogføre kladden. Efter endt bogføring er linierne slettet fra

indtastningskladden.

Kladdeimport

Her er det muligt at importere til kladden via Betalingsservice, Mygind Løn, DataLøn, OCR

betaling – herunder kan der vælges forskellig OCR systemer.

Dog kan man i Debitor og Kreditor kladden ikke bruge DataLøn og Mygind Løn.

SIDE 118


Posteringer

KOMPAS FOR WINDOWS

Ved at klikke på knappen ’Posteringer’, vises alle de transaktioner der er foretaget på den

valgte konto. Posteringsskærmbilledet har yderligere en Zoom-knap til at se en detaljeret

posteringsliste.

Ret bilagsserie

Her er det muligt at ændre næste nummer i den automatiske bilagsserie, når man indtaster

data i kladden, uden at skulle gå til selve opsætningen af bilagsnumre.

Hvis en linie i kladden slettes, efter at det automatiske bilagsnummer er hentet til linien, vil

det pågældende bilagsnummer blive sprunget over ved indtastning af ny linie.

I redigeringsbilledet indtastes det

næste bilagsnummer, der ønskes

anvendt, og der klikkes på ’OK’ for at

vende tilbage til linien.

SIDE 119


KOMPAS FOR WINDOWS

Debitorudskrifter

I menupunktet Udskrifter / Debitorudskrifter (eller tast ) er der som standard

lagt en lang række fast definerede udskrifter.

SIDE 120

Herefter vil der fremkomme nogle udskrifts valgmuligheder, og

ved at markere musen på de markerede piltaster, vil der

fremkomme yderligere udskriftsmuligheder.

Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige

parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg.

Udskrifterne kan vises på skærm, sendes via e-mail i forskellige formater eller udskrives

direkte til printer.

Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrift af debitor rykkerliste’.

Der henvises til den interne manual for en mere uddybende forklaring på

debitorudskrifterne.

Udskriften ’Kontoudtog’ beskrives i det følgende, da denne har et andet

afgrænsningsvindue end de øvrige udskrifter.


Kontoudtog

KOMPAS FOR WINDOWS

Under menupunktet Udskrifter / Debitorudskrifter / Kontoudtog, kan du udskrive

kontoudtog til debitorerne:

Der kan vælges at udskrive kontoudtog for åbne poster eller for alle poster.

Hvis der anvendes åbenpostudligning, kan der vælges ’Åben post’, og ellers er det bedre at

bruge ’Alle poster’.

Markeres feltet ’Alle poster’ vil der fremkomme endnu et afgrænsningsfelt, hvori det er

muligt at afgrænse på ’Dato’, samt der kan fravælges nul-konti og afgrænses på debitor,

saldo og valuta.

Når afgrænsningsfelterne er udfyldte, klikkes der på knappen ’Udskriv kontoudtog’.

I den interne manual (F1) kan du læse mere om afgrænsning og udskrivning af debitor

kontoudtog.

Debitorkontoudtog kan også udskrives direkte fra Debitorkartoteket, fra knapfunktionen

’Udskrifter’.

SIDE 121


KOMPAS FOR WINDOWS

Eks. på en udskrift af debitor rykkerliste

Ønsker du at få en liste over debitorer, som ikke har indbetalt skyldige beløb, kan du

udskrive denne via Udskrifter / Debitorudskrifter / Rykkerliste Herefter vil følgende

printermenu fremkomme:

Der kan afgrænses på debitor og gruppering, og ligeledes kan der sorteres på

debitornummer eller navn. Listen indeholder saldo, forfaldent beløb og årets køb.

Ved at klikke på knappen 'Vis' fremkommer udskriften på skærmen, inden man evt. ønsker

at udskrive rykkerlisten.

SIDE 122


Debitorkørsler

KOMPAS FOR WINDOWS

I menupunktet Kørsler / Debitorkørsler (eller tast ) er der som standard lagt

nogle faste kørsler. Herunder foretages renteberegning, rykkerkørsel, masseudligning af

debitorposteringer, samt udligning af små saldi.

Renteberegning

Her foretages rentetilskrivningskørsel. Kørslen er opdelt i 3 områder – Afgrænsning,

Beregning og Handling:

Afgrænsning: Her afgrænses på dato for hvornår rentetilskrivningen skal opgøres pr.. Debitoren

anføres og der kan evt. afgrænses på debitorgrupper. Der afgrænses yderligere på den/de

rentekoder som skal benyttes ved renteberegningen.

Beregning: Her markeres om beregningen skal foretages ud fra Rentedage, Forfalden saldo

eller Dags dag rente.

Handling: Rentetilskrivningen sættes i gang, ved at gennemfører punkterne fra Hent til Bogfør.

Rentesatser oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Rente.

Der kan læses om Rentetilskrivningen og Renteberegningsprincipper i den interne manual

(F1).

SIDE 123


KOMPAS FOR WINDOWS

Masseudligning

Med denne funktion er det muligt at foretage automatisk udligning af posterne til debitorer,

frem for at anvende manuel åbenpostudligning. Dette kan benyttes, hvis man ikke har

anvendt åbenpostredigering hidtil, eller fordi man ønsker at foretage rykkerkørsel på

debitorer.

Det er også praktisk, hvis man har fået importeret eller konverteret data fra andre systemer.

Masseudligning ligger under Kørsler / Debitorkørsler / Masseudligning.

Viste eksempel (skærmbillede) er for Debitorposteringer:

Skærmbilledet til masseudligning er opdelt i 3 områder:

• Afgrænsning

• Valgmuligheder

• Handling

Afgrænsning

Der kan afgrænses på Debitor fra – til, samt Valutakode. F.eks. hvis alle debitorer skal

hentes, så indtast den første debitor i første felt (afgrænsning fra) og ingenting i andet felt

(afgrænsning til).

Valgmuligheder

Feltet ’Dan udligningsinformation’ markeres (med flueben) såfremt det ønskes, at man

efter en masseudligning skal kunne se hvordan posterne blevet udlignet.

Hvis feltet forbliver blankt, vil det ikke være muligt at se eks. hvilken faktura der er udlignet

med en betaling eller kreditnota.

Handling

Herunder er der følgende knapfunktioner:

Hent: Intervallet vises i kundelisten, ud fra den ønskede afgrænsning.

Udlign: Der startes på udligning. Dialogen har også en funktion, så man kan få

ophævet først.

SIDE 124


KOMPAS FOR WINDOWS

Selve udligningen foregår på den måde, at den ældste betaling bruges til at udligne

den ældste faktura, og så fremdeles, indtil alle indbetalinger har udlignet fakturaer. De

resterende beløb, som

ikke er udlignet eller som kun delvist er udlignet, kan så vises på udskrifter.

Ophæv: Der ophæves alle markerede udligninger.

I menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt / vælg Udligningsmetode, kan

man opsætte systemet til automatisk at udligne åbne poster ved bogføring af kladde.

Rykkerkørsel

Med denne funktion har du en omfattende rykkerprocedure, som dækker fra den første

rykkerskrivelse, og helt frem til sagen må videregives til inkasso.

Det anbefales, at rykkerkørsel gennemføres med faste intervaller, som f.eks. kan være hver

14. dag eller månedsvis.

Det vil det være en god idé, hvis tekster der opsættes, beskriver fristernes længde, så der

ikke senere kan blive tvivl om de gældende regler.

Teksterne til rykkerbrevene angives under fanebladet ’Opsætning’ i menupunktet

Debitorkørsler / Rykkerkørsel:

Der kan læses mere om Rykkerkørsel i den interne manual (F1).

SIDE 125


KOMPAS FOR WINDOWS

Udligning af små saldi

Denne kørsel er beregnet til at udligne små differencer, der er opstået under indtastning af

en betaling eller andet. Dette gælder også for udenlandske debitorer.

F.eks. kan der være en del saldi, der udviser 10, 20, 30 og 50 ører, og disse ønskes fjernet,

da de er med til at udløse kontoudtog og dermed rykkere.

Udligningen foretages fra menupunktet Kørsler / Debitorkørsler / Udligning af små saldi:

• Der kan afgrænses på en enkelt eller flere debitorer. Eller der kan afgrænses på

debitorgrupper.

• I feltet ’Saldo’ indtastes et beløb, eks. 0,50 og kørslen startes herefter. Alle debitorer

der har en saldo på 50 øre eller derunder, medtages ved denne kørsel.

HUSK, at det indtastede beløb, gælder både for debet og kredit saldi.

• Den posteringstekst som tilføjes i feltet ’Beskrivelse’, vil blive vist på et kontoudtog

samt på en posteringsliste.

• Der skal angives en ’Kilde’ hvorfra bilagsnummeret skal hentes fra.

• I feltet ’Kontonr.’ angives den finanskonto, hvor øre-differencer skal posteres på.

• Hvis feltet ’Åben post’ markeres (flueben), vil man efter udligningen kunne se hvordan

øredifferencerne er blevet afrundet. Eks. hvis der er flere øredifferencer på en debitor,

sammenlægges disse under et bilag, som så ville kunne ses ved en Åbenpost

redigering.

• Når afgrænsningen er foretaget, hentes debitorer frem med knappen Hent.

• De debitorer der skal medtages til udligningen, skal være markeret med ’flueben’ i feltet

’Medtag’.

• Kørslen igangsættes og bogføres samtidig med knappen ’Bogfør’.

SIDE 126


Rabat- og prislistesystem

WinKompas SQL har et meget fleksibelt rabat- og prisliste-system:

KOMPAS FOR WINDOWS

• Der kan bestemmes en fast slutrabat på de enkelte debitorer.

• Der kan gives procentvis rabat til enkeltdebitorer på bestemte varenumre eller

lagerkategorier.

• Der kan gives procentvis rabat til debitorer tilhørende bestemte debitorkategorier på

bestemte varenumre eller lagerkategorier.

• Der kan oprettes prislister over lageret, som kan tilknyttes de enkelte debitorer.

Samme principper anvendes til brug for indkøbssystemet.

Foruden det automatiske system, er der også mulighed for i hvert enkelt tilfælde, at

bestemme både pris og rabat når ordren oprettes.

Fast slutrabat på debitor

På debitorkartotekets faneblad ’Rabatter’ findes et felt ’Slutrabat pct.’. Når feltet er udfyldt

med en værdi, vil der ved oprettelse af ordre blive fratrukket en slutrabat:

For at der ikke uden videre skal kunne gives slutrabat på alle varer, hænger dette felt

sammen med en parameter på Lagerkartoteket, som bevirker at man kan udelukke f.eks.

slagtilbud fra at blive solgt med slutrabat.

Parameter ’Tillad slutrabat’ ligger

under Lagerkartotekets faneblad

’Opsætning’:

SIDE 127


KOMPAS FOR WINDOWS

Procentvis rabat til enkeltdebitor

Der kan specificeres en bestemt rabat på varenumre. Dette bestemmes på

debitorkartotekets faneblad ’Rabatter’, hvor der kan oprettes de ordninger, som skal gælde

den enkelte debitor:

Rabatten oprettes med varenummer eller med lagerkategori og datointerval for den periode

som rabatten kan være aktiv.

Lagerkategori oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Lagerkategori.

Lagerkategori tilknyttes den enkelte vare på Lagerkartotekets faneblad ’Opsætning’:

På lagerkartotekets faneblad Opsætning er der desuden en parameter, som kan forhindre

at der ligeledes ydes linierabat for den pågældende vare. Hvis man ønsker det, kan det

blive muligt i forbindelse med ordrer, at ændre på de parametre der gælder for varen, ved

at udfylde feltet ’Tillad linierabat’.

SIDE 128


KOMPAS FOR WINDOWS

Svares der JA til at feltet ’Tillad linierabat’ skal være synligt på ordre-linierne, vil det være

muligt på den enkelte varelinie, at bestemme om der skal tillades linierabat eller ej:

Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Felter til visning’ der hentes frem

ved at højreklikke på musen, når du står på ordrelinien.

Procentvis rabat til debitorkategori

Der kan gives procentvis rabat til bestemte kategorier af debitorer. Først skal

debitorkategorier oprettes, dette sker under Opsætning / Opsætning / Handel /

Debitorkategorier:

Ved at klikke på knappen ’Tilføj’ har du her mulighed for at oprette debitor-kategorier.

Derefter skal debitorkategori tilknyttes de enkelte debitorer, som skal være omfattet af

rabatten. Dette sker på debitorkartotekets faneblad Opsætning:

SIDE 129


KOMPAS FOR WINDOWS

Selve rabatordningen oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Salgsrabatter

(eller Indkøbsrabatter):

Den viste salgsrabat vil give en linierabat til kunder af kategorien ’Deb-1’, når de køber

varenummer ’emballage’ i mindst 100 stk. Handelen skal ske inden for tidsrummet 1/5 til

31/10-2003.

Hvis man ønsker at debitorkategorien skal have rabat for en hel kategori af varer, skal der

oprettes lagerkategorier.

Dette gøres under Opsætning / Opsætning / Handel / Lagerkategori:

Ved at klikke på knappen ’Tilføj’ har du her mulighed for at oprette lager-kategorier.

Når lagerkategori er oprettet skal den tilknyttes de varer, som ønskes ensartet

kategoriseret. Dette gøres på Lagerkartotekets faneblad ’Opsætning’:

SIDE 130


KOMPAS FOR WINDOWS

Derefter vil man kunne oprette en salgsrabat under Opsætning / Opsætning / Handel /

Salgsrabatter:

Man er nødt til at oprette en rabatlinie for hver enhedsbetegnelse, som anvendes på varer

knyttet til kategorien, medmindre man netop ønsker at bruge enhedsbetegnelsen, som

afgrænsende faktor for rabatgivning inden for kategorien.

De enkelte varer kan også være undtaget for rabatgivning. Dette sker på lagerkartotekets

faneblad ’Opsætning’, hvor det kan bestemmes om varen må medtages til linierabat.

Prislister

Oprettelse af prislister har flere formål:

• Pris kan være afhængig af forskellige antal (om der sælges 10, 25 eller 100 pr. ordre)

• Pris kan være afhængig af forskellig enhed (enkeltstyk eller i kasser á)

• Pris kan fastsættes i forskellig valuta (DKK, EUR, US$ osv.)

• Prislistestruktur er uafhængig af gruppering og kategorier

Først oprettes en prisliste, og det bestemmes om den skal bruges til salg eller i forbindelse

med indkøb. Dette gøres under Opsætning / Opsætning / Handel / Prislister:

Prislisten oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’, og der angives et navn og en

prislistetype. Standardavance er beregnet til brug for indlæsning af prisdisketter (ASCII).

SIDE 131


KOMPAS FOR WINDOWS

Der er to måder at håndtere de varelinier som skal være tilknyttet prislisten:

1. Prislistelinien kan oprettes direkte på lagerkartoteket under fanebladet Priser. Klik på

knappen ’Tilføj’ og nedenstående oprettelsesvindue vil fremkomme:

2. Prislistelinier kan også oprettes under Kørsel / Lagerkørsel / Juster prislister.

Med kørslen Justér prislister kan man nemt og hurtigt få oprettet prisliste-linier på

varerne. Der kan tilknyttes linier til varerne, fjernes linier fra varerne og foretages

rettelser. Alle de tilknyttede prislistelinier kan bagefter ses på lagerkartoteket under de

enkelte varer.

Ved selve tilknytningen af linier til lageret, påsættes den pris, der er anført som standardsalgspris/indkøbspris

på lagerkartoteket (pris pr. enhed).

Priserne justeres på en anden kørsel: Kørsler / Lagerkørsel / Juster salgspriser:

Kørslen benyttes både til justering af prislisteliniers priser, og til lagerets standardsalgspriser.

Når der er valgt en prisliste, så er det prislistelinier der justeres.

SIDE 132


KOMPAS FOR WINDOWS

Der oprettes prislister og justeres priser pr. enhed for de forskellige antal, valutaer osv.,

som der ønskes at kunne håndtere i salgssituationen.

For at prislisterne skal kunne bruges, skal de tilknyttes de enkelte debitorer. Dette gøres

direkte på debitorkartoteket under fanebladet ’Opsætning’.

WinKompas SQL vil altid finde den rabatordning, som er bedst for debitoren.

SIDE 133


KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 134


Ordre (Salg)

KOMPAS FOR WINDOWS

Ordremodulet består af Ordrekartotek, Ordrekladde, Ordreudskrifter og Ordrekørsler. I

ordremodulet kan du oprette ordrer/ordrelinier til brug for senere fakturering eller for kontant

fakturering, udskrive tilbud/ ordre-bekræftelser.

Arbejdsgang i Ordre

For at kunne arbejde med salgsordrer, er der en række forhold om, hvordan den generelle

behandling skal være, f.eks. om der tillades negativt lager, om evt. rabat skal føres på

separat konto eller sammen med vare-salget.

Nedenstående diagram giver en oversigt over hvilke moduler, oplysninger der kædes

sammen til håndtering af salgsordre.

Men der er også en del opsætning for at kunne håndtere arbejdsgangen i salget. Det er

særligt 3 områder, som skal sættes op:

Kilder – som bestemmer hvilke nummerrækker, der skal bruges til ordre, faktura og

kreditnota.

Ordrestatus – som indikerer hvilket trin i behandlingen en ordre befinder sig på.

Dokumenter – som bestemmer hvilke formularer, der skal benyttes i ordre-handlingen.

SIDE 135


KOMPAS FOR WINDOWS

► Kilder

Her bestemmes hvilke kilder, der skal levere nummerrækkefølge til salgshåndteringen. For

hvert trin i ordrehåndteringen kan du tildele en kilde, som bestemmer hvilken nummerserie

funktionen skal have.

• For at få adgang til oprettelse af kilder, klikkes på menupunktet Opsætning /

Systemopsætning:

• Herefter klikkes på følgende mapper: Salg / Arbejdsgang / Kilde / Salgsordre

• Mapperne åbnes ved at klikke med musen på den lille firkant med + og lukkes igen ved

klik på -.

Der er i kapitlet System / Opsætning beskrevet om oprettelse af kilde i afsnittet Kilde.

SIDE 136


KOMPAS FOR WINDOWS

I det viste eksempel vil nye ordrer blive nummereret ud fra kilden ’SalgsOrdre’:

Kilden ’SalgsOrdre’ har så tilknyttet en bilagsserie, hvor nummerintervallet er bestemt,

således at ved oprettelse af en ordre, tildeles denne automatisk et ordrenr.

Kilder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Kilde.

Bilagsserien skal være oprettet, før den kan tilknyttes kilden, og bilags-serier oprettes under

Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserier.

En bilagsserie kan godt være tilknyttet flere kilder, og den samme kilde kan godt være

tilknyttet flere af trinene i ordrehåndteringen. På den måde kan Tilbud, Bekræftelse og

Følgeseddel så behandles i samme nummerserie, hvorimod ordrenummer og

fakturanummer hver kan have sin egen nummerrække.

Hvis Kreditnota skal have samme bilagsserie som Faktura, skal kilden være ens.

► Ordrestatus

De forskellige trin i ordrebehandlingen kan beskrives som:

Ordre oprettelse

Tilbudsgivning

Bekræftelse af pris og levering

Følgeseddel (levering)

Fakturering (anmodning om betaling)

Restordre

For en del ordres vedkommende, vil der måske kun være Ordreoprettelse og Fakturering,

og for andre ordrer vil der også være en eller flere af de mellemliggende rutiner.

SIDE 137


KOMPAS FOR WINDOWS

Under menupunktet Opsætning / Opsætning / Handel / Ordrestatus kan der oprettes

benævnelse for de enkelte stadier i ordrebehandlingen:

► Dokumenter

Der skal udskrives forskellige dokumenter ved ekspeditionen af salgsordrer. F.eks.

følgeseddel og faktura.

Ved leveringen af WinKompas SQL medfølger de nødvendige udskriftsrapporter, som kan

håndtere de almindelige standard formularer, men der kan også oprettes egne udskrifter

ved hjælp af rapportsystemet Seagate Crystal Reports®.

Crystal Reports kan købes som en option til WinKompas SQL.

Bemærk: Fakturalayouts, der medfølger som standard, er tilpasset bestemte blanketter,

der kan bestilles gennem din forhandler eller direkte hos FK-DATA A/S.

Hvilke udskrifter der kan anvendes, ses under Værktøj / Udskriftsstyring:

SIDE 138


KOMPAS FOR WINDOWS

Listen her omfatter de faste rapporter, der bliver anvendt i forbindelse med en salgsordre.

F.eks. tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel og faktura. Det er brugeren selv, der angiver

hvilke udskriftslayouts, der skal anvendes til de enkelte rapporter.

F.eks. angivelse af fakturalayout:

Udfor Rapporten ’Faktura’ vælger man i feltet ’Filnavn’, det fakturalayout, der skal

anvendes. Klik på knappen ’Gennemse’ for at søge efter filnavn.

Dette layout vil så blive anvendt til alle debitorer, med mindre der oprettes rapportgrupper

med andre layouts.

Der kan oprettes lige så mange rapportgrupper, som man ønsker. Der kan dog kun

tilknyttes én rapportgruppe pr. debitor.

Se evt. i den interne manual (F1) omkring oprettelse af rapportgrupper.

SIDE 139


KOMPAS FOR WINDOWS

Ordrekartoteket

Ordrekartoteket benyttes til at registrere kundernes bestillinger til videre ekspedition,

udskrive tilbud, ordrebekræftelser, følgesedler samt fakturaer.

Ordrekartoteket findes under Kartoteker / Ordrer, eller du kan klikke på Ordre i Outlook

baren og derefter på Ordrer (eller tast ).

Nedenstående vises et skærmbillede fra Salgsordrekartoteket:

Opret en salgsordre

I dette afsnit beskrives forledes man opretter en ny salgsordre i Ordre-kartoteket.

I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om

redigering og sletning af en ordre.

Åben Salgsordrekartoteket ved at klikke på Kartoteker / Ordrer / Ordrer, eller tast

, hvorefter du har følgende oprettelsesmuligheder:

• Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,

eller tryk på

eller tast .

• Der hentes automatisk et Ordrenr. ved oprettelse af ny salgsordre. Dette skal blot være

opsat i systemet, og dette gøres under Opsætning / Diverse / Bilagsserier, samt

under Systemopsætning / Salg / Arbejdsgang / Kilde / Salgsordre / vælg Ordrenr.

SIDE 140


KOMPAS FOR WINDOWS

• Herefter skal debitorens kontonr. indtastes. Der kan søges efter debitoren på flere

forskellige måder:

1. Søg efter debitor med .

2. Eller der kan søges med eller .

3. Eller søg efter debitor ved at indtaste debitornummer i feltet eller

søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.

Selve fremgangsmåden for udførelse af en salgsfakturering er beskrevet i ’Direkte

Fakturering’ i afsnittet Ordre / Salgsfakturering. Herunder vil du også kunne læse om

Fakturering i flere tempi.

Funktioner der kan bruges ved salgsfakturering:

Opret en linie

Når alle felter er passeret, kommer markøren automatisk til en ny linie.

For at hoppe direkte ned på en ny linie/næste linie klikkes på det sted, hvor den nye/næste

linien skal oprettes eller der trykkes .

Indsæt linie

Der er mulig for at indsætte en linie imellem eksisterende varelinier. Stil markøren der, hvor

linien skal indsættes og tryk på tasten .

Slet en linie

Nedenstående beskriver, hvordan du sletter en linie i salgsordren.

• Markér linien med eller klik på den grå firkant til venstre for den

linie, som du ønsker at slette.

• Højreklik på musen og vælg ’Slet’, hvorefter følgende meddelelse fremkommer:

• Klik på knappen ’OK’ for at bekræfte at linien kan slettes.

Rettelse af eksisterende ordre

Rettelse sker ved at klikke på knappen , herved vises de allerede oprettede

salgsordrer, rul ned til den ønskede ordre og tast hvorefter ordren åbnes.

SIDE 141


KOMPAS FOR WINDOWS

Faneblade i Ordrekartoteket

Informationerne (kartotekskortene) består af 5 sider med hvert sit faneblad:

Fanebladet Ordrehoved

Under fanebladet ’Ordrehoved’ vises ordrens stamoplysninger. Siden indeholder ikke

interne oplysninger som evt. udenforstående ikke må se, f.eks. ordrens kostpris.

Ordrenr.

Ordre nummeret kommer fra en Kilde, der henviser til en Bilagsserie. Se

beskrivelsen under Kilder.

Debitornr.

Her angives debitorens kontonummer. De øvrige debitoroplysninger hentes fra

debitorkartoteket.

Hvis debitoren har en 'Faktureringskunde’ fremkommer følgende vindue:

SIDE 142

Svares JA vil debitoren blive indsat i

'Sendt til' felterne, og fakturerings-kunden

bliver ordregiver.

Ordredato

Dette felt kan bruges til indtastning af datoen, for kundens bekræftelse af ordren.

Leveringsdato / uge

Leveringsdato eller uge for levering af ordren angives her.

Rekvisitionsnr.

Kundens rekvisitionsnummer for ordren kan angives i dette felt.

Status

Ordren kan tildeles en bestemt status. F.eks når ordren oprettes, kan der angives status

’OrdreModtaget’, eller hvis der er udsendt tilbud ’TilbudAfgivet’. Ordrestatus oprettes i

Opsætning / Opsætning / Handel / Ordrestatus, men hvis der for regnskabet er valgt

standardopsætning, er de forskellige statusdefinitioner allerede oprettede.


KOMPAS FOR WINDOWS

Er reserveret

Her ses om feltet 'Reservér' på den enkelte vare i Lagerkartoteket er opdateret. Hvornår

selve opdateringen skal ske, er brugerbestemt og angives på den enkelte debitor i

Debitorkartoteket i feltet 'Reservér varer'.

Rapportgruppe

Der er mulighed for at vælge en anden rapportgruppe inden udskrivningen.

Rapportgruppen styrer hvilke udskriftslayouts, der skal anvendes til ordren og for hvilken

debitor- eller kreditordokumenter der anvendes.

Opsætning sker under Værktøj / Udskriftsstyring.

Sælger

Her vises navnet eller initialerne på sælgeren, som er ansvarlig for ordren. Sælgeren kan

ændres.

Betaling

Her vises debitorens betalingsbetingelser.

Levering

Her vælges den leveringstype, hvormed debitoren normalt skal have sine varer leveret.

Leveringstypen kan overskrives ved fakturering.

Leveringstyperne oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Levering.

E-mail

Såfremt der er oprettet en mailadresse på debitoren i debitorkartoteket, vil denne

mailadresse fremkomme på debitoren ved oprettelse af ny salgsordre.

Denne mailadresse kan bruges såfremt følgeseddel, tilbud, faktura eller bekræftelse skal

mailes til kunden.

Fanebladet Leveringsoplysninger

Under fanebladet ’Leveringsoplysninger’ angives leveringsadressen hvis den er forskellig

fra fakturaadressen.

Hvis der i Debitorkartotekets felt ’Faktura til’ er angivet en fakturerings-kunde, hentes

denne automatisk frem ved oprettelse af salgsordre. Der vil fremkomme en boks, hvori der

spørges om du ønsker at bruge den påsatte faktura kunde. Svares der ’Nej’, har du

mulighed for at hente en anden faktureringskunde frem. Der kan søges med når du

står i feltet ’Faktureringskunde’.

SIDE 143


KOMPAS FOR WINDOWS

Fanebladet Ordredata

Under fanebladet ’Ordredata’ vises ordrens leveringsdata, priser, moms osv.

Prislister

Her fremkommer den prisliste, der er angivet på debitoren i debitorkartoteket. Selvom der

angives en anden prisliste, end den der er angivet på debitoren, vil det stadig være den

prisliste, der er oprettet på debitoren i debitorkartoteket, der fremkommer næste gang, der

oprettes en ordre på denne debitor.

Hvis feltet 'Prisliste' skal ændres på ordren, skal dette foretages, inden ordrelinierne

oprettes. Hvis prislisten ændres, efter at ordrelinierne er oprettet, vil ændringen kun gælde

for efterfølgende ordrelinier.

Valuta

Valutaen hentes fra debitorkartoteket. Hvis valutaen ønskes ændret, skal dette foretages

inden ordrelinierne oprettes. Ændres valutaen efter at ordrelinierne er oprettet, vil

ændringen kun gælde for efterfølgende ordre-linier.

Moms

Her vises den momskode, som er valgt på kundekartoteket og som normalt bruges i

forbindelse med salg til kunden. Hvis der angives en momskode på selve

salgsordrelinierne, vil momskoden på salgsordrelinierne overskrive momskoden i dette felt.

Kasserabat

Her kan der vælges, om der skal fratrækkes kasserabat på kunden. Skal kunden have en

fast kasserabat, oprettes dette i debitorkartoteket under fanebladet Rabatter.

EU-landekode

Her vælges debitorens landkode.

Landekoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / EU Landekoder.

EU Trans.kode

Her vælges den transaktionskode, som er gældende for debitoren.

EU transaktionskode oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / EU

Transaktionskoder.

Kategori

Vælg den kategori som debitoren skal tilhøre. F.eks. Eksport, Indenlandske, etc.

Sprog

Her angives, hvilket sprog tilbud, ordrebekræftelser og fakturaer skal udskrives på.

SIDE 144


Agent

Her fremgår hvilken evt. agent, der er involveret i tilbuddet, ordren, etc.

KOMPAS FOR WINDOWS

Dimensioner

Herunder Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Her vælges mellem de oprettede

dimensioner, hvis man benytter en eller flere af dimensionerne.

Fanebladet Diverse

Under fanebladet ’Diverse’ holdes der styr på eventuelle ændringer i ordrens stamdata.

Her ses kun oplysninger om, hvornår ordren er oprettet / ændret, og af hvilken bruger.

Det er også muligt at lave et Notat som vil komme med ud på fakturaen. Teksten vil stå før

varelinie på fakturaen.

Notatfeltet skal stå i redigeringsmode (tast ), før der kan indtastes en

bemærkning. Det indtastede notat gemmes med .

Fanebladet Valgfri

Under fanebladet ’Valgfri’ kan man oprette yderligere oplysninger. Det kan bruges helt efter

eget valg.

SIDE 145


KOMPAS FOR WINDOWS

Oprettelse af en Valgfri Tekster

Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog har du ved

Valgfrie Felter mulighed for at oprette yderligere valgmuligheder til Valgfrie Felter.

• Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’, så skærmbilledet for ’Sprog

Editor’ åbnes.

• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Ordrer (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),

således at tekstfelterne fra Ordrekartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter

kartoteket ned.

• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede

tekst der skal ændres.

Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage mellem teksterne.

• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres (eks. Valgfri Tekst 2), og teksten vil

kunne ses i redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.

• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen.

• Luk skærmbilledet med ’Sprog Editor’ ned.

• Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Ordrekartoteket og vælge fanebladet

’Valgfri’.

VIGTIGT!

Det er vigtigt, at du lukker både kartoteket og ’Sprog Editor’ ned, når du har rettet en valgfri

tekst, for at systemet kan opdatere ændringen.

SIDE 146


Knapfunktioner i Ordrekartoteket

Liste

KOMPAS FOR WINDOWS

Viser en liste på skærmen med den samlede oversigt med de salgsordrer der er i

Ordrekartoteket. Når der klikkes på en bestemt ordre i denne liste, hentes ordren frem.

Tilbud

Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordre kartoteket, kan der klikkes på knappen

’Tilbud’ for at udskrive et tilbud til den pågældende kunde. Denne funktion er ikke åben ved

Kontant Faktura og Abonnement Faktura.

Ved udskrivning kan tilbudet vises på skærm (Vis), udskrives til printer (Udskriv), eller

sendes via e-mail (Mail).

Bekræftelse

Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordre kartoteket kan der klikkes på knappen

’Bekræftelse’ for at udskrive en ordrebekræftelse til den pågældende kunde.

Følgeseddel

Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordre kartoteket kan der klikkes på ’Følgeseddel’

knappen for at udskrive en følgeseddel til den pågældende kunde.

Faktura

Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordrekartoteket, kan der klikkes på ’Faktura’

knappen for at udskrive en faktura til den pågældende kunde.

SIDE 147


KOMPAS FOR WINDOWS

Udskrifter

Hvis der ønskes flere udskrifter end dem der er oprettet som standarder, kan disse oprettes

under menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring – vælg mappen Salgsordre.

Arkiv

Når punktet ’Arkiv’ aktiveres, ændres topteksten i vinduet til – ’Salgsordre [Arkiv] +

fakturanummeret’. Skærmteksten ændrer ligeledes farve.

Der kan søges på almindeligvis efter en ordre. Der søges igennem alle fakturaopdaterede

ordrer (der kan findes flere fakturaer på samme ordre).

Diverse

Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens

der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker.

F.eks. hvis der i Salgsordrekartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke

kan programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt

program. Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas

SQL, og hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.

I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens

muligheder.

SIDE 148


Ikoner til brug i Ordrekartoteket

Følgende ikoner er forbundet med ordrelinierne på en salgsordre:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

1. Zoom linier (F11) – derved vises flere varelinier i skærmbilledet.

2. Komprimér linier – varelinier med samme varenr. lægges sammen.

3. Kopier linier – linier fra en anden ordre kan kopieres til aktuel ordre.

4. Medtag alle linier – alle linier på ordren medtages.

5. Afmarkér alle linier – alle afmarkerede linier vises i en anden farve.

KOMPAS FOR WINDOWS

6. Deltotal – summen omfatter de varelinier, som ligger før linien, men efter en forrig

deltotallinie.

7. Subtotal – summen omfatter alle varelinier, som ligger før linien.

8. Text – indsætter ekstra tekstlinie på varelinien.

9. Find serienr. vare (F12) – aktiveres hvis serienummer skal overføres til varelinien via

håndscanner.

10. Logbog – her vises information om bilagsnr. og spornummer, samt alle udskrevne

formularer vedr. kunden.

11. Debitor Notater – her vises evt. notater på debitoren.

12. Disponeringsoversigt – her vises den enkelte vares beholdning og alle ordre/indkøb,

på baggrund af de valgte ordrestatus.

Under Opsætning / Opsætning / Handel / Ordrestatus / feltet ’Vises

i Disponeringsoversigt’ – skal stå til Ja.

13. Disponer vare – hvis feltet ’Lever’ er markeret, vises det antal af varen der er

tilrådighed på nuværende tidspunkt i henhold til lageret.

14. Undersøg for manglende vare – undersøger om alle varerne på ordren kan leveres,

hvis ikke fremkommer systemet med leveringsdato.

15. Genberegn linier – under Opsætning / Systemopsætning / Salg, kan der opsættes

om man ønsker at Genberegne priser, kostpris, rabat. Ordren bliver genberegnet efter

de valgte parametre.

SIDE 149


KOMPAS FOR WINDOWS

16. Tilbagelever – hvis der er lavet en følgeseddel, hvor lageret er blevet opdateret, d.v.s.

at varen er leveret. Kan man trykke på ikonet ’Tilbagelever’ og feltet ’Leveret’ bliver sat

tilbage til udgangspunktet og lageret bliver fratrukket det leveret antal.

17. Ordretotaler – ved at klikke på dette ikon, fremkommer et skærm-billede der viser

saldo, ordrens totaler, dækningsbidrag og afgiftstotal.

Ordretotaler fremkommer også ved fakturering af salgsordre.

Felter og funktioner i Ordretotaler er beskrevet i afsnittet Ordretotaler.

18. Udfoldet stykliste – når du står på ordrelinien, og har hentet en vare frem, der er

registreret som en stykliste (ikonet vil være fremhævet), vil det være muligt at

udfolde styklisten/varen.

19. Sorter Ordrelinier – med dette ikon kan du få en mere overskuelig oversigt over dine

ordrelinier.

Der kan sorteres ud fra alle de felter som er til visning på ordrelinien.

Eksempel:

Der sorteres på ’Pris’ og sorteringen skal være stigende.

Alle de indtastede ordrelinier vil blive sorteret på prisen. Den første ordrelinie vil starte

med den laveste pris, og der sluttes med den højeste pris.

20. Ændring af ordretype – kan benyttes til at skifte ordretype (Salgsordre, Kontant faktura

eller Abonnement), når du står i en igangværende salgs-fakturering. Debitoroplysninger

vil blive overført til den nye ordretype.

21. Massekopi – ved at klikke på dette ikon, får du mulighed for at lave en kopi af

eksisterende ordre, samt vælge om ordrelinierne skal overføres til den nye kopi.

Der er mulighed for at lave op til 100 massekopier af eksisterende ordre.

SIDE 150


Ordretotaler

KOMPAS FOR WINDOWS

I dette afsnit beskrives felter og funktioner i Ordretotaler, som fremkommer ved fakturering

af salgsordre.

Saldo (DKK) – viser aktuel saldo på debitoren før faktura er bogført.

Vægt i alt – viser den beregnede vægt af den samlede ordre.

Rumfang i alt – viser den beregnede rumfang af ordrens varer.

Afgift i alt – viser beløbet for afgifter, som er opkrævet sammen med ordren.

Dækningsbidrag / grad – viser dækningsbidrag i stamvaluta og i %. Beregning af

dækningsbidraget vedr. den aktuelle faktura, sker ud fra liniebeløbet minus evt. slutrabat og

minus kostpris for de varer, som indgår i ordren.

Beregning af dækningsgraden vedr. den aktuelle faktura, sker ud fra kostprismetoden eller

salgsprismetoden.

Fakturadato – viser fakturadatoen. Kan ændres.

Betaling – viser betalingsbetingelsen, som debitoren er oprettet med. Kan ændres inden

fakturaen udskrives.

Forfald – viser forfaldsdatoen for fakturaen.

Kurs – når der oprettes ny ordre, kan man manuelt ændre kursen, så den beregner

ordretotaler efter den nye kurs, dog kun i Danske kroner.

Liniebeløb – viser fakturaens nettobeløb (sum af varelinierne).

Slutrabat – her indtastes eventuelt slutrabat i % eller kroner. Hvis der er angivet en fast

slutrabat, vil denne procent blive foreslået som slutrabat.

Momspligtigt gebyr – her kan indtastes gebyr, som der skal betales moms af. (f.eks. fragt)

SIDE 151


KOMPAS FOR WINDOWS

Momsfrit gebyr – her kan indtastes gebyr, som der skal betales og uden momspålæggelse

(f.eks. porto).

Moms – momsbeløb vedrørende fakturaen.

Afrundet beløb – her indtastes beløbet, som der evt. skal afrundes med. (minus (-) foran

beløbet nedrunder)

Total – fakturaens totale bruttobeløb.

Rapportgruppe – her vises den rapportgruppe (layout) som debitoren er oprettet med

(hentes fra Debitorkartoteket). Kan ændres inden udskrivning af faktura.

Printerinformation – her udvælges printer, bakkevalg, antal kopier.

SIDE 152


Ordre / Salgsfakturering

Der findes 3 typer af ordrer:

KOMPAS FOR WINDOWS

Du vil også kunne finde ovennævnte undermenuer, ved at klikke på menupunktet

Kartoteker / Ordrer.

På værktøjslinien ligger der følgende ikon , som kan benyttes til at ændre ordretype, når

du står i en igangværende salgsfakturering.

Ordrer

Dette ændringsvindue vil fremkomme, hvori

der kan vælges mellem Salgsordrer,

Kontant Faktura eller Abonnement.

Her har vi valgt at beskrive hvordan en almindelig salgsfakturering foretages via

Ordrekartoteket og kan i princippet ske på 2 måder:

1) Direkte fakturering, hvor ordren oprettes og faktura udskrives

straks.

2) Fakturering i flere tempi. Ordreoprettelse, tilbudsgivning, ordre-

bekræftelse og efterfølgende udskrivning af følgeseddel og faktura.

SIDE 153


KOMPAS FOR WINDOWS

Direkte Fakturering

• Tast eller med for at oprette en ny ordre. Udvælgelse af debitor kan

ske på flere forskellige måder:

1. Søg efter debitor med .

2. Søg efter debitor med eller .

3. Eller søg efter debitor ved at indtaste debitornummer i feltet eller

søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.

• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kundekartoteket.

• Derefter skiftes til varelinierne med tasten .

• Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette, ved at åbne

rullemenu eller søg med .

• Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med at taste . Dette

opdaterer linien og den kan derefter udfaktureres, eller der kan tilføjes nye linier.

Bemærk: Ved at højreklikke på musen, får man mulighed for at indsætte eller slette linier.

OBS! Felterne på varelinien er beskrevet i afsnittet om Feltbeskrivelse i dette kapitel.

• Efter indtastning af varelinier, klikkes der på knappen ’Faktura’ eller tast .

Herefter fremkommer et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ikoner til brug i

Ordrekartoteket), hvor det er muligt at tilføje fragt / porto og tjekke ordretotalens saldo.

• Du har mulighed for at gå videre til udskrivning af faktura, eller bogføre uden at fortage

en udskrift. Klik på en af følgende muligheder.

• Herefter er der mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm) eller ’Udskriv’ (til

printer), samt vælge anden printer og ændre bakkevalg og ønsket format.

Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’ når mailadresse er

udfyldt.

SIDE 154


KOMPAS FOR WINDOWS

• Forinden udskrivning kan man se fakturaen på sin skærm, ved at klikke på knappen

’Vis’. Efter visning kan man fortsætte med at rette på faktura, inden den udskrives.

NB!

Når der klikkes på ’Faktura’ og ’Udskriv’ bliver fakturaen opdateret, og kan ikke mere

ændres!

Bemærk: At den udfakturerede ordre nu kan hentes frem fra Arkiv, hvorfra der kan dannes

en ny ordre, en kreditnota eller fakturaen kan genudskrives.

• Efter endt fakturering lukkes ordrekartoteket med .

SIDE 155


KOMPAS FOR WINDOWS

► Fakturering i flere tempi

• Tast for at oprette en ny ordre, eller for at finde en allerede

oprettet, men ikke faktureret ordre.

• Ved skal der udvælges en debitor. Udvælgelse af debitor kan ske på flere

forskellige måder.

1. Søg efter debitor med .

2. Søg efter debitor med eller .

3. Eller søg efter debitor ved at indtaste debitornummer i feltet eller

søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.

• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kundekartoteket.

• Derefter skiftes til varelinierne med tasten .

• Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette, eller ved at åbne

rullemenu.

• Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med at taste . Dette

opdaterer linien og den kan derefter gemmes, eller der kan tilføjes nye linier. Ved

højreklik får du mulighed for at indsætte linie eller slette linie.

OBS! Felterne på ordrelinien er beskrevet i afsnittet om Felter på Ordrelinien i dette

kapitel.

• Ved løbende indtastning af nye ordrelinier på den samme ordre, gemmes disse, når

man forlader Ordrekartoteket ved at taste .

• Forinden fakturering, gives der mulighed for at udskrive tilbud, ordre-bekræftelse,

følgeseddel. Disse aktiviteter kan sættes op til at ændre ordrestatusfeltet, så man kan

følge ordren igennem sagsforløbet.

Det er muligt, at foretage a’conto faktureringer, hvor man fakturerer de indtastede linier,

uanset om der er linier med restordre på. Restordrene vil forblive åbne på ordren og

kan udfaktureres senere.

Bemærk: Feltet ’Leveret’ på ordrelinien, er afgørende for, hvor meget der faktureres vedr.

den pågældende ordrelinie. Delfakturering sker altså ved, at feltet ’Leveret’ sættes til et

antal lavere end feltet ’Bestilt’

F.eks. ’Bestilt’ 10 og ’Leveret’ 5. Der udfaktureres altså kun 5 stk. af den pågældende vare.

• Udskrivning af fakturaen sker som nævnt i Direkte Fakturering!

SIDE 156


Kontant Faktura

KOMPAS FOR WINDOWS

Anvendes til registrering af kontantsalg, idet der sker en ekstra bogføring ved faktureringen.

Selve betalingstransaktionen sker nemlig samtidig med, at fakturaen bogføres.

• Klik på menupunktet Kartoteker / Ordrer / Kontant Faktura eller tast .

Følgende indtastningsvindue vil fremkomme:

• Tryk for at oprette ny kontant faktura.

• Indtast de ønskede data – kundenavn, adresse m.m.

Er kunden oprettet i debitorkartoteket, overføres debitorens data i feltet ’Debitor

oplysninger’, når debitornummeret er indtastet. Søg evt. med for at finde

debitoren.

• Brug -tasten for at flytte sig fra felt til felt.

• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kundekartoteket.

• Derefter skiftes til varelinierne ved at taste .

OBS! Felterne på varelinien er beskrevet i afsnittet om Feltbeskrivelse.

• Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette, eller ved at søge

med eller .

• Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med at taste . Dette

opdaterer linien, og den kan derefter udfaktureres, eller der kan tilføjes nye linier.

Bemærk: Ved højreklik med musen får man mulighed for at indsætte eller slette linier.

SIDE 157


KOMPAS FOR WINDOWS

• Efter indtastning af varelinier, klikkes der på knappen ’Faktura’ eller tast .

Herefter fremkommer et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ikoner til brug i

Ordrekartoteket), hvor det er muligt at tilføje fragt / porto og tjekke ordretotalens saldo.

• Du har mulighed for at gå videre til udskrivning af faktura, eller bogføre uden at fortage

en udskrift. Klik på en af følgende muligheder.

• Herefter er der mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm) eller ’Udskriv’ (til

printer), samt vælge anden printer og ændre bakkevalg og ønsket format.

Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er

udfyldt.

NB!

Når der klikkes på knappen ’Faktura’ bliver fakturaen opdateret, og kan ikke mere ændres!

Bemærk: At den udfakturerede ordre nu kan hentes frem fra Arkiv, hvorfra der kan dannes

en ny ordre, kreditnota eller fakturaen kan genudskrives.

• Efter endt fakturering lukkes ordrekartoteket med , eller du kan fortsætte

med at oprette ny kontant faktura.

Abonnement Faktura

Anvendes til opkrævninger med faste intervaller (f.eks. kontingent eller service

abonnementer).

Abonnementsordre har et ekstra faneblad, hvor interval oplysningerne kan anføres, f.eks.

ugentlige opkrævninger som i viste eksempel:

Fanebladet ’Abonnement’ indeholder 3 opsætninger:

SIDE 158

Interval – her fastsættes den grundlæggende hyppighed af abonnementsfakturaen.

Interval opsætning – her fastsættes opdeling af interval og specifikke datoer,

ugedage, måneder eller år.

Fakturadato – her anføres fakturadato for abonnementet. I feltet ’Slutdato’ kan der

evt. angives en dato for abonnementets udløb.


KOMPAS FOR WINDOWS

• Abonnementskartoteket hentes frem ved at klikke på menupunktet Kartoteker / Ordrer

/ Abonnement Faktura, eller tast .

• For at oprette en ny abonnementsordre, tastes .

• Find den ønskede debitor, der skal oprettes abonnement på. Der kan søges med

eller .

Debitoren skal være oprettet i Debitorkartoteket, før der kan laves abonnement faktura.

• Klik derefter på fanebladet ’Abonnement’ og fastsæt intervalopsætningen for

abonnementsordren.

• Fakturadato anføres.

Felterne ’Startdato’ og ’Næste faktureringsdato’ skal manuelt oprettes første gang.

Når fakturaen er bogført, vil faktureringsdatoen automatisk blive beregnet ud fra

intervalopsætningen, og ændret til Næste faktureringsdato.

• Når intervalopsætningen er fastsat, skiftes til ordrelinien med og udfyldes med

den/de ønskede varer.

• Der udskrives og bogføres ved at klikke på knappen ’Faktura’. Inden udskrivning af

abonnementsfakturaen, skal du vælge at få den vist på skærmen med knappen ’Vis’.

Bemærk: Hvis der foretages ændringer i intervalopsætningen på en abonnementsordre, vil

datoen for ’Næste fakturering’ automatisk blive beregnet og ændret.

SIDE 159


KOMPAS FOR WINDOWS

Felter på Ordrelinien (salgsordre)

I det følgende beskrives ordreliniernes felter til brug ved Direkte fakturering, Fakturering i

flere tempi, Kontant Faktura eller Abonnement Faktura.

Der findes felter skjult i højre side, disse vil fremkomme ved at klikke nogle gange på

knappen . Felterne vil også blive vist efterhånden, som der trykkes efter felterne.

Det er muligt at flytte rundt på felterne, efter eget ønske.

SIDE 160

Klik på feltet, f.eks. på Varenr., og der vil komme en oversigt

over de felter der er markeret til visning (fra ’Felter til visning’).

Udpeg det ønskede felt, som indsættes i stedet for ’Varenr.’, dog

vil ordrelinien udvides, så der er plads til feltet ’Varenr.’.

Ved at højre-klikke på musen, har du her

mulighed for at hente listen frem med ’Felter til

visning’.

Her kan du markere (med flueben) de felter som

skal vises på ordrelinierne.

Brug piletasterne eller scrollebare Knappen markere alle felter på én

gang, og alle felterne vil blive vist på ordrelinien,

ellers skal du manuelt markere de felter der

ønskes vist.

Beskrivelse af ordreliniernes felter

Varenr.

Her udfyldes varenummeret – søg evt. med eller . Der skal angives et

varenummer, feltet kan ikke efterlades blankt.

Kontonr.

Feltet udfyldes med et finanskontonummer, der udpeges fra kontoplanen. Søg evt. med

eller , eller du kan få listen med kontoplanen frem med . Såfremt feltet

ikke udfyldes, vil varen automatisk blive bogført på den omsætningskonto, der er oprettet

på varen.

Levering

Her angives datoen for levering af varen. Feltet udfyldes automatisk med systemdatoen

(dags dato), men kan rettes manuelt.


KOMPAS FOR WINDOWS

Lokation

Et varenummer kan være fordelt på flere fysiske lokationer. Dobbelt-klik på feltet og vælg

lokation, hvis varen skal tilgå en anden lokation end den, som er foreslået via

Lagerkartoteket under fanebladet ’Opsætning’.

Feltet ’Lokation’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt. Dette bestemmes under

Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Lokation.

Bestilt

Her angives det antal enheder, der bestilles. Feltet skal være udfyldt. Antal af decimaler i

dette felt stammer fra feltet ’Decimaler’ i Lagerkartoteket. Men på udskrifter kan der som

standard kun vises 2 decimaler. Dette har man dog mulighed for at ændre, dog kræves det

at man har rapport-værktøjet Crystal Reports®, for at kunne ændre i

standardopsætningen.

Levér

Udfyldes automatisk, systemet vil foreslå det samme antal, som er udfyldt i feltet ’Bestilt’ på

ordrelinien, eller med det antal, der kan leveres. Kan rettes. Feltet kan også bruges, hvis

man benytter serienummerstyring. Såfremt der er oprettet serienumre, kan serienummer

kartoteket hentes frem med .

Pris

Á-pris på varen, som hentes fra Lagerkartoteket. Prisen kan ændres. Hvis varens pris

ændres i Lagerkartoteket efter, at salgsordrelinien er oprettet, bliver prisen ikke automatisk

ændret på eksisterende salgsordrelinier, dette skal så gøres manuelt.

Enhed

Overføres automatisk fra Lagermodulet med den enhed som varen er angivet med, f.eks.

Stk., kg., pose o.s.v.. Der kan vælges en anden enhed, som konverterer antallet af grundenhed

til et multipla.

%

Her indtastes en rabatprocent (uden fortegn). Bogføring af linierabat i finansmodulet styres

efter opsætningen under Opsætning / System-

opsætning / Salg i feltet ’Bogfør rabat’, hvor det kan bestemmes, om rabatten skal føres

separat eller på omsætningskontoen.

Rabatten bliver ligeledes udregnet som beløb og fremkommer i næste felt

"Rabat".

Valutabeløb

Her vises totalbeløbet på ordrelinien.

Moms

Momskode på debitoren (salgsmoms) vil fremkommer på varelinien, men kan rettes. Hvis

varen derimod har en momskode, vil det være denne som anvendes, hvorved forskellige

varer kan have forskellig momssats. Ved debitormoms som eksport anvendes denne kode.

Beskrivelse

Indeholder beskrivelse som varen er oprettet med i lagerkartoteket i beskrivelsesfeltet.

Beskrivelsen kan ændres direkte på ordrelinien.

SIDE 161


KOMPAS FOR WINDOWS

Leveret

Viser antal, som allerede er leveret for den aktuelle ordrelinie. Der kan ikke rettes i dette

felt, som derimod justeres automatisk, når der faktureres helt eller delvist, eller når der

udstedes følgeseddel med 'Ja' til at opdatere lager. Efter udskrivning af følgeseddel

opdateres dette felt med det antal, der er leveret.

Faktureret

Viser antal, som allerede er faktureret for den aktuelle ordrelinie. Behandles på samme

måde som feltet 'Leveret'.

Debitornr.

Debitornr. bruges i forbindelse med lager, hvor du har mulighed for at lægge oplysninger

om hvad varen hedder hos kunden, og det er så kundens varenr. der vil blive vist i dette

felt.

Batch nr.

Her kan man indtaste det Batch nr., som varen tilhører.

Afdeling

Her kan angives den afdeling, som lagerfragangen vedrører. Afdelings-koden overføres

ligeledes til finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som

afgrænsningskriterie. Feltet ’Afdeling’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt.

Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Afdeling.

Bærer

Her kan angives den bærer, som lagerfragangen vedrører. Bæreren overføres ligeledes til

finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som afgrænsningskriterie. Feltet

’Bærer’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt.

Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Bærer.

Formål

Her kan angives det formål, som lagerfragangen vedrører. Formålet overføres ligeledes til

finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som afgrænsningskriterie. Feltet

’Formål’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt. Dette bestemmes i Opsætning /

Systemopsætning / Generelt / Formål.

Projekt

Her kan angives det projekt, som lagerfragangen vedrører. Projektet overføres ligeledes til

finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som afgrænsningskriterie.

Feltet ’Projekt’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt. Dette bestemmes i Opsætning /

Systemopsætning / Generelt / Projekt.

Kostpris

Kostprisen på varen bliver vist. Hvis der i Opsætning / Systemopsætning / Salg / vælg

punktet ’Tillad ændring af kostprisen’, er markeret, at kostpris må ændres, kan der rettes

i kostprisen, og det vil så være den rettede kostpris, der vil danne grundlag for bogføring af

vareforbrug og vareafgang.

Notat før

Her skrives en tekst, som ønskes med på fakturaen over selve varelinien. Der kan skrives

en tekst direkte på feltet i ordrelinien, eller såfremt der skal laves en længere bemærkning,

kan du taste og klikke i feltet ’Notat før’.

SIDE 162


KOMPAS FOR WINDOWS

Notat efter

Samme fremgangsmåde som beskrevet i ’Notat før’, dog kun at teksten vil stå på fakturaen

efter selve varelinien.

Tillad linierabat

En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at ordrelinien kan indgå i linierabat. Feltet

vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Felter til visning’ der hentes frem ved at

højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.

Tillad Slutrabat

En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at ordrelinien kan indgå i slutrabat. Feltet

vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Felter til visning’ der hentes frem ved at

højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.

Medtag

En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at faktura vil medtage linien. Feltet er som

standard markeret, medmindre ordrelinien desuden figurerer i ordrekladden. Feltet vises

kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højreklikke

på musen, når du står på ordrelinien.

Selvstændig pakke

En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at denne ordrelinie vil blive fragtberegnet

særskilt. På Lagerkartoteket / feltet ’separat forsendelse’ kan de enkelte varer markeres,

hvis de skal afsendes i særskilt pakke.

Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem

ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.

Vægt

Her vises vægten pr. enhed. Vægten hentes fra lagerkartoteket hvis feltet ’Vægt’ er udfyldt

på den aktuelle vare. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til

visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.

Rumfang

Her vises rumfanget pr. enhed. Hentes fra lagerkartoteket, hvis feltet ’Rumfang’ er udfyldt

på den aktuelle vare. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til

visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.

Afgiftsbeløb

Her vises summen af afgifter, som er pålagt liniebeløbet. Feltet vises kun på ordrelinien,

hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når

du står på ordrelinien.

Toldposition

Her vises varens toldposition. Feltet vises kun, hvis der i menupunktet Opsætning /

Systemopsætning / Lager / Brug Intrastat er markeret med ’Ja’. Feltet kan rettes.

Toldpositionsnummeret er Toldvæsenets varekategori. Toldpositionsnumrene består af 8

cifre (kun tal, ingen mellemrum, punktum, etc.). Det samme toldpositionsnummer anvendes

ofte til flere forskellige varer. Feltet benyttes i forbindelse med Intrastat.

Ref.

Et felt hvor man kan indsætte evt. reference til et indkøb af varen. Feltet vises kun på

ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’, der hentes frem ved at højreklikke på

musen, når du står på ordrelinien.

SIDE 163


KOMPAS FOR WINDOWS

Multipla Faktor

Feltet vises på linien, hvis man under Opsætning / Systemopsætning / Generelt /

Multipla faktor har sagt ’Ja’ til visning. Feltet hænger sammen med varekartoteket, idet

værdi indsat i feltet vil blive overført til linien. På varekartoteket føres antal på lager i

multipla a’ (faktoren), men der sælges i grundenheden. Linieprisen bliver altså beregnet af

Levér antal gange faktor gange salgspris (salgspris på varekartoteket er i enhedsprisen).

A-pris (incl. moms)

Her vises á-prisen på varen incl. moms. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret

i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på

ordrelinien.

Medarbejder

Her angives den medarbejder, som er angivet i feltet ’Sælger’ i Ordreoplysninger under

fanebladet ’Ordrehoved’. Kan rettes. Medarbejder/Sælger oprettes i menupunktet

Opsætning / Opsætning / Diverse / Medarbejder.

Parameter 1

Vises om der er angivet parameter (eks. farver / specielle varemærker / størrelser) på

varen. Hvis der er oprettet flere muligheder af parametre, kan listen hentes frem, når du

står i feltet ’Parameter 1’ ved at klikke på knappen eller på . Udpeg den ønskede

parameter og tryk på for at overføre til ordrelinien.

Feltet ’Parameter 1’ vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der

hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.

Parameter 2

Samme fremgangsmåde som er beskrevet under ’Parameter 1’.

Tillad Afgift

Er feltet ’Tillad Afgift’ ikke er markeret, bliver afgifterne ikke medtaget på ordrelinien. Feltet

vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at

højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.

Fast linie (kun på Abonnement)

Bruges til Abonnement Faktura. Hvis der er indtastet linie i ordrekladden, bliver denne linie

liggende efter udfakturering, hvis feltet ’Fast linie’ er markeret, således samme ordrelinie

udfaktureres næste gang.

Linietotaler

I dette felt vil du kunne se det totale beløb for de ordrelinier, som er indtastet. Systemet

opdaterer linietotalen, ved hver indtastet ordrelinie. Feltet ligger i toppen af ordrekartoteket,

og der kan ikke rettes i feltet.

SIDE 164


Dan Ordre ud fra arkiverede ordre

KOMPAS FOR WINDOWS

Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en ny ordre ud fra en eksisterende

ordre.

For at danne en ny ordre findes salgsordren frem i arkivet:

• Klik på menupunktet Kartoteker / Ordrer, eller tast for at aktiverer

salgsordrekartoteket.

• Tryk på knappen ’ARKIV’ og find den ønskede arkiverede ordre, der skal dannes på

ny. Du kan søge efter ordren med .

• Klik på knappen ’Dan ordre’, og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet en ny

ordre (en kopi) på baggrund af den udvalgte arkiverede salgsordre.

• Angiv nyt ordrenummer medmindre systemet er sat til automatisk, at tildele nyt

ordrenummer ved oprettelse af ny salgsordre.

• Den nye ordre kan redigeres, f.eks. hvis der skal tilføjes en ekstra vare på ordrelinie.

• Klik derefter på knappen ’Faktura’ eller tast , for at udskrive. Der vil

fremkomme et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ordretotaler). Her har du

mulighed for at tjekke den totale saldo, og der kan påføres fragt/porto, inden fakturaen

udskrives.

• Ved udskrivning af fakturaen, vil der være mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på

skærm) eller ’Udskriv og Bogfør’ (udskriver til printer og bogføre samtidig fakturaen), samt

vælge printer og ændre bakkevalg og format.

• Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er

udfyldt.

• Afslut ved taste , derefter lukkes ordrekartoteket ned.

SIDE 165


KOMPAS FOR WINDOWS

Dan kreditnota ud fra arkiverede ordre

Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en kreditnota ud fra en eksisterende

ordre.

For at danne en kreditnota findes salgsordren frem i arkivet:

• Klik på menupunktet Kartoteker / Ordrer, eller tast for at aktiverer

salgsordrekartoteket.

• Tryk på knappen ’ARKIV’, og find den ønskede arkiverede ordre, der skal krediteres.

Du kan søge efter ordren med .

• Klik på knappen ’Dan kreditnota’ og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet

en kreditnota af den udvalgte arkiverede faktura.

• Nyt kreditnota-nummer angives, medmindre systemet er sat til automatisk at tildele ny

nummer ved oprettelse af ny kreditnota.

• I feltet ’Bestilt’ på ordrelinien, skal der stå minus (-) foran antallet, og der vil ligeledes i

feltet ’Levér’ automatisk fremkomme et minus foran antallet.

Bemærk: At der i begge felter ’Bestilt’ og ’Levér’ står minus til antal, ellers vil det være en

faktura der laves.

• Kreditnotaen kan nu udskrives, eller der kan redigeres i kreditnotaen, f.eks. hvis der

skal tilføjes en tekst ”Kreditering af faktura nr.” i notat-feltet ().

• Klik derefter på knappen ’Faktura’ eller tast , for at udskrive kreditnotaen. Der

vil på udskriften stå Kreditnota.

• Der vil fremkomme et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ordretotaler). Her

har du mulighed for at tjekke om den totale saldo er korrekt, inden kreditnotaen

udskrives.

• Du har mulighed for at gå videre til udskrivning af kreditnotaen ved at trykke på

’Udskriv’, eller bogføre uden at fortage en udskrift.

• Ved udskrivning af kreditnotaen, vil der være mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på

skærm) eller ’Udskriv’ (til printer), samt vælge printer og ændre bakkevalg og format.

Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er

udfyldt.

• Afslut ved at taste , derefter lukkes ordrekartoteket ned.

SIDE 166


Genudskriv faktura

KOMPAS FOR WINDOWS

Det er muligt at genudskrive en faktura på 2 forskellige måder, via Debitor-kartoteket og

Ordrekartoteket.

Genudskriv faktura fra Debitorkartoteket

For at genudskrive faktura, findes salgsordren frem fra menupunktet Kartoteker /

Debitorer.

• Debitoren hentes frem – der kan søges med eller .

• Klik på knappen ’Posteringer’.

• Markér den salgsfaktura der ønskes udskrevet, og klik på knappen ’Vis faktura’.

Ved genudskrivningen vil der være mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm) eller

’Udskriv’ (til printer), samt vælge printer og ændre bakkevalg og format.

Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er

udfyldt i feltet ’Send til E-mail’.

Genudskriv faktura fra Salgsordrekartoteket

For at genudskrive faktura, findes salgsordren frem fra menupunktet Kartoteker / Ordrer.

• Når salgsordrekartoteket er åbnet, klikkes på knappen ’Arkiv’ – knappen vil herefter

være fremhævet.

• Søg efter debitoren (fakturaen) ved at klikke på knappen ’Liste’, derved vises de

arkiverede ordre i listeform.

Der kan også søges på .

• Når debitoren er hentet frem, klikkes på knappen ’Faktura’.

Ved genudskrivningen vil der være mulighed for at vælge mellem

’Vis’ (på skærm), ’Udskriv’ (til printer) samt vælge printer og ændre bakkevalg og

format.

Du kan også sende via e-mail med knappen ’Mail’.

• Efter udskrivningen klikkes på knappen ’Arkiv’ for at afslutte denne funktion, og

komme tilbage til de igangværende ordrer.

• Den genudskrevne salgsfaktura får betegnelsen ’Faktura’ ligesom den oprindelige

salgsfaktura.

Genudskrivningen på debitoren registreres i Logbogen (ikonet ), som kan hentes

frem på debitoren i salgsordrekartoteket (som ’Arkiv’).

SIDE 167


KOMPAS FOR WINDOWS

Ordrekladde

Ordrekladden benyttes til at tilføje nye linier til bestående ordrer. I ordre-kladden er det

nemt og simpelt at tilføje nye varelinier til åbne ordrer, og man kan udskrive følgeseddel

over en enkelt linie, f.eks. fordi man kører med periodemæssig fakturering frem for at

fakturere ordrerne efterhånden, som de er registeret.

Brug af ordrekladden

• Klik på menupunktet Kladder / Ordrekladde, eller tast .

• Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt

klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at arbejdskladden åbnes.

Er der oprettet flere ordrekladder, kan der bladres frem med piltasten til den ønskede

kladde.

Hvis ordrekladden ikke er oprettet, skal denne oprettes først. I afsnittet Opret / Tilføj

ny kladde under kapitlet FINANS beskrives hvorledes du opretter en kladde.

• Når du har valgt den kladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et skærmbillede med

Ordrekladde, klar til indtastning af bilag.

Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet.

Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen.

SIDE 168


KOMPAS FOR WINDOWS

• Indtast ordrenummer - søg evt. på eller eller klik på knappen i feltet.

• Indtast varenummer. Der kan evt. søges med eller eller klik på knappen

i feltet.

• Anfør kontonr., antal til bestilt og levering m.m..

OBS! Kladdens felter og knapfunktioner er beskrevet i afsnittende Felter i Ordrekladden

samt Knapfunktioner i Ordrekladden.

• Når ordren er indtastet, er der mulighed for at udskrive en følgeseddel, ved at på

knappen ’Følgeseddel’, på den eller de markerede ordrelinier.

• Ved udskrivning af følgeseddel, vil nedenstående vindue fremkomme:

• Hvis der svares Ja til at ’Opdater lagerbeholdning’, vil varekartoteket være

nedskrevet i lagerantal, men værdien af lageret for den pågældende vare er stadig

bogført med oprindelig antal.

Hvis en vare returneres forinden faktura er udstedt, skal der blot udskrives en

følgeseddel igen (Levér antal = 0). Antal på lager opskrives herved i varekartoteket.

• Såfremt der ikke køres med Lagerbeholdning, kan man bestemme om ovenstående

vindue skal fremkomme med meddelelsen ”Opdater lagerbeholdning?”.

• Dette ændres under Systemopsætning / Salg / Følgeseddel ved at sætte

markeringen i feltet ’Nej’.

• Opdatér kladden ved at klikke på knappen ’Opdatér’.Opdateringen fjerner blot linierne

fra kladden og overfører dem til selve ordren, som derefter kan ses i ordremodulet.

Integration til ordremodulet:

Når en linie er oprettet i kladden, kan den straks ses på selve ordren i ordrekartoteket.

Linien vil have en markering på ordren, der angiver, at den ikke medtages, indtil kladdens

linier er ’Opdateret’, eller indtil den på selve ordren markeres til ’Medtag’. Herefter kan

linien så ikke mere ses i ordrekladden.

SIDE 169


KOMPAS FOR WINDOWS

Knapfunktioner i Ordrekladden

Vis ordre

Viser de linier i kladden, som har samme ordrenr. som den markerede linie.

Følgeseddel

Når ordren er indtastet, er der mulighed for at udskrive en følgeseddel for den eller de

markerede linier.

Udskrivning af følgesedlen igangsættes ved at klikke på knappen ’Følgeseddel’. Der vil

fremkomme følgende boks:

Opdatér

SIDE 170

Svares JA vil lagerbeholdningen blive opdateret med

det samme.

Svares NEJ vil varen stadig stå som disponibel på

lageret. Lagerbeholdningen vil først blive opdateret

ved bogføring af ordren.

Denne funktion bruges til at opdaterer kladden, hvorefter ordrelinierne fjernes fra kladden.

Udfoldet stykliste

Med denne funktion kan der foretages en redigering af en stykliste, mens der arbejdes i

kladden.

Når du står på kladdelinien og har hentet varen frem, der er registeret som en stykliste, kan

du klikke på knappen ’Udfold stykliste’.


KOMPAS FOR WINDOWS

Dette felt er afgørende for hvorvidt det er muligt, at slette og tilføje ny linier i styklisten, samt

ændre i styklisten. Er feltet markeret (med flueben) kan der kun rettes i Antal og Pris på de

eksisterende styklistelinier. Fjernes markeringen, kan der tilføjes ekstra linier til styklisten.

I Lagerkartoteket / fanebladet ’Opsætning’ / feltet ’Reserverer stykliste-linier’ angives

hvilken mulighed der skal være til ’Udfoldet stykliste’.

Ja – der kan kun ændres i Antal og Pris på eksisterende stykliste. Nej – der kan

ændres og tilføjes ny linie til styklisten.

Produceres – styklisten kan ikke ændres, den skal produceres via

styklisteproduktionen.

SIDE 171


KOMPAS FOR WINDOWS

Felter i Ordrekladden

Kladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden som der

indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter kommer frem

på skærmen.

Debitor

Her vises debitornummeret til den ordrelinie, som netop er i focus.

Navn

Her vises debitornavnet til den ordrelinie, som netop er i focus.

Varenr.

Her indtastes varenummeret – søg evt. med eller .

Kontonr.

Finanskontonummeret kan indtastes her.

Lokation

Et varenr. kan være fordelt på flere fysiske lokationer. Dobbeltklik på feltet og vælg lokation,

hvis varen skal tilgå en anden lokation end den, som er foreslået via lagerkartoteket. Man

kan enten undlade eller forlange at feltet er udfyldt. Dette bestemmes i Opsætning /

Systemopsætning / Generelt / Lokation.

Bestilt

Her angives antal bestilte enheder.

Enhed

Her vælges enhed – eks. Stk., Kg, Pose, Kasse osv.

Pris

A pris – kan hentes fra prislisten, og kan ændres.

Rabat

Her kan angives et rabatbeløb. Ved indtastning af rabatbeløb udregnes rabatprocenten

automatisk.

Valutabeløb

Her vises totalbeløbet på ordrelinien.

Beskrivelse

Her kan angives en beskrivelse.

Leveret

Her vises antallet af leverede enheder. Efter udskrivning af følgeseddel opdateres dette felt

med det antal, der er leveret.

SIDE 172


Batch nr.

Her kan indtastes batchnummer.

Dimensioner

Her vises evt. Afdeling, Bærer, Formål og Projekt.

KOMPAS FOR WINDOWS

Notat Før

Der er mulighed for at angive en valgfri tekst på den enkelte varelinie. Dette notat vil blive

udskrevet før ordrelinien (varelinien) på formularerne.

Notat Efter

Samme som Notat før – dog udskrives teksten efter ordrelinierne.

Tillad Slutrabat

En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at ordrelinien kan indgå i slutrabat.

Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er bestemt i Opsætning / System-opsætning /

Salg / Arbejdsgang / Opsætning af linier.

Vægt

Her kan angives vægten pr. enhed.

Rumfang

Her kan angives rumfanget pr. enhed.

Afgiftsbeløb

Her vises summen af afgifter, som er pålagt liniebeløbet.

Ref. Indkøbsnr.

Et felt hvor man kan indsætte evt. reference til et indkøb af varen.

A-pris (incl. moms)

A-pris har momsen lagt oveni, bruges til Kontant Faktura.

SIDE 173


KOMPAS FOR WINDOWS

Ordreudskrifter

I menupunktet Udskrifter / Ordreudskrifter (eller tast ), er der som standard

lagt en lang række fast definerede udskrifter.

Der vil fremkomme nogle udskriftsvalgmuligheder:

SIDE 174

Det punkt er der markeret med en piltast, viser at der er yderligere

udskriftsmuligheder under dette punkt.

Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen

afgrænses på adskillige parametre. F.eks. kontointerval,

datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg.

Udskrifterne kan vises på skærm, herfra sendes via e-mail i

forskellige formater eller der kan udskrives direkte til printer.

Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrift af Ordreliste’.

Der henvises til den interne manual (F1) for en mere uddybende forklaring på

ordreudskrifterne.

Udskriften ’Genudskriv fakturaer’ beskrives i det følgende, da denne har et andet

afgrænsningsvindue end de øvrige udskrifter.

Genudskriv fakturaer

Under menupunktet Udskrifter / Ordreudskrifter / Genudskriv fakturaer, kan du udskrive

flere fakturaer samtidig.

• Der kan afgrænses på debitorer, fakturanummer, ordretype (Salgsordre, Kontant faktura,

Abonnement) samt dato (fakturadato).

• I felterne ’Debitor’ og ’Fakturanr.’ kan der søges med .


• Det er muligt at sortere efter fakturanr., navn eller postnr.

Sorteringen vil fremgå på listen når ordrerne hentes frem.

KOMPAS FOR WINDOWS

• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, for at hente de aktuelle

ordre frem.

• Såfremt nogle af ordrerne der fremkommer på listen, ikke skal udskrives, skal feltet

’Medtag’ afmarkeres (flueben fjernes).

• Klik på knappen ’Udskriv’ for at igangsætte genudskrivningen af de markerede ordrer.

Ved genudskrivning af enkelt faktura, henvises til afsnittet Genudskriv faktura i kapitlet

Ordre / Salg.

Eks. på en udskrift af Ordreliste

Ønskes en udskrift af ordreliste, som vil vise en liste over de ordrer, der ligger i

Ordrekartoteket, klar til at blive faktureret, foretages denne udskrift ved at klikke på

Udskrifter / Ordreudskrifter / Ordreliste.

Herefter vil følgende printermenu fremkomme:

Der kan sorteres på

Ordrenummer, Sælger,

Send til, Fak. Debitor,

Status.

Du kan vælge at få vist

udskriften på skærmen

(Vis), og derefter

udskrive til printeren via

ikonet , som sidder i

toppen af ’Vis-vinduet’.

Det er også muligt at

udskrive direkte til

printeren med knappen

’Udskriv’.

Udskriften kan sendes via e-mail i forskellige formater. Feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt

med en mailadresse, førend knappen ’Mail’ gøres aktiv.

SIDE 175


KOMPAS FOR WINDOWS

Ordrekørsler

I menupunktet Kørsler / Ordrekørsler (eller tast ) er der som standard, lagt

nogle faste kørsler:

Massefakturering

Denne kørsel kan bruges til at udføre funktioner på flere ordrer ad gangen f.eks. tilbud,

bekræftelse, følgeseddel, faktura eller følgeseddel + faktura.

Det er muligt at udskrive flere fakturaer m.m. på én gang, således at man ikke skal ind i

Ordrekartoteket, og derfra udfakturere hvert salg en for en.

I den interne manual (F1) kan du læse mere om massefakturering, heri er felter og

fremgangsmåde beskrevet.

SIDE 176


Abonnement massefakturering

KOMPAS FOR WINDOWS

Denne kørsel bruges til at udføre Abonnement massefakturering – d.v.s. hvis kunden skal

faktureres for et abonnement månedlig eller årligt. Det kan også være hvis en kunde f.eks.

får tilsendt en bestemt vare ugentligt.

I Ordrekartoteket / Abonnement Faktura / fanebladet ’Abonnement’, tilknyttes kunden til

Abonnement massefakturering.

Her skal der markeres om abonnementet skal faktureres eks. ugentligt, månedlig eller

årligt.

HUSK, at ved indtastning af ordrelinie i Abonnement Faktura, skal feltet

’Fast linie’, være markeret, således at ordrelinien bliver liggende efter udfakturering, så

den medtages næste gang der faktureres:

Ved udskrivning af Abonnement massefakturering er det muligt at udskrive til flere

kunder ad gangen, ved hjælp af afgrænsning på Debitor, Gruppe eller Kategori.

Kørslen foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Abonnement

massefakturering.

Der henvises til den interne manual (F1) for beskrivelse af fremgangs-måden for

Abonnement massefakturering.

SIDE 177


KOMPAS FOR WINDOWS

Opdater Debitorinformationer

Der er mulighed for at opdatere fanebladet ”Ordrehoved” i Ordrekartoteket, hvis der er

foretaget ændringer i selve Debitorkartoteket. F.eks. hvis debitoren har fået ny adresse,

eller betalingsbetingelserne er ændret, vil denne opdatering foretage rettelser på de åbne

salgsordrehoveder.

Vær opmærksom på, at det kun er de åbne salgsordrer, som vil blive opdateret. Hvis f.eks.

der oprettes en ny salgsordre på baggrund af en arkiveret salgsordre, skal denne kørsel

evt. foretages igen, hvis den nye salgsordre skal opdateres i forhold til ændringer, der er

foretaget, siden salgsordren er arkiveret.

Ændring af debitorinformationer foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler /

Opdater Debitorinformationer:

Der afgrænses på evt. debitor eller gruppe, og salgsordrerne inden for det afgrænsede

interval, hentes frem ved at klikke på knappen ’Hent’.

De felter der ønskes opdateret markeres (med flueben). Der er flere felter end i viste

eksempel. Der kan klikkes på piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage.

Knappen ’Anvend’ igangsætter kørslen, og opdatere informationerne.

SIDE 178


Sorter ordrelinier

KOMPAS FOR WINDOWS

Med denne funktion har du mulighed for sortere ordrelinierne i en anden rækkefølge end

indtastningsrækkefølgen.

Denne kørsel kan med fordel benyttes, hvis man har mange ordrelinier på hver ordre, og

gerne vil have en mere overskuelig oversigt til fakturering.

Sortering af ordrelinier foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Sorter

ordrelinier:

• Der kan afgrænses på Ordrenr., Debitor, Ordre status eller Gruppe (debitorgrupper). Der

kan søges i felterne med eller ved at klikke på knappen .

• Endvidere afgrænses der for ’Ordretype’: Salgsordrer og/eller Abonnement.

• I feltet ’Sorterings felt’ vælges hvilken type der skal sorteres efter, samt om

rækkefølgen skal være stigende eller faldende.

F.eks. hvis der vælges at sorter efter varenr. og rækkefølgen er sat til stigende, vil man

få en liste over de afgrænsede ordrelinier, hvor listen vil starte med det laveste varenr.

og slutte med det højeste varenr. (stigende).

• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, som henter de aktuelle

ordrelinier frem, ud fra den valgte afgrænsning.

• Der markeres i feltet ’Medtag’ for de ordrelinier, der ønskes med i sorteringen.

• HUSK, at Salgsordrekartoteket skal være lukket ned under kørslen, ellers vil

ordrelinierne ikke blive sorteret.

• Der klikkes på knappen ’Sorter’ for at igangsætte sorteringen af ordrelinierne.

Bemærk: At der i Salgsordrekartoteket er et ikon , som også sortere ordrelinier. Dette

ikon kan kun sorterer på den aktuelle kunde, hvorimod denne ordrekørsel kan håndtere

sortering på flere kunder.

SIDE 179


KOMPAS FOR WINDOWS

Opdater ordrelinier

Med denne funktion har du mulighed for at foretage en masseopdatering af ordrelinierne,

hvis der er ændret pris, kostpris eller rabat i Lagerkartoteket.

Under menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Opdater ordrelinier, foretages opdateringen

af ordrelinierne.

• Der kan afgrænses på Ordrenr., Debitor, Ordre status eller Gruppe (debitorgrupper). Der

kan søges i felterne med eller ved at klikke på knappen .

• Endvidere afgrænses der for ’Ordre type’: Salgsordrer og/eller Abonnement.

• I feltet ’Opdatering’ vælges hvilken type der skal opdateres, om det er Prisen, Kostpris

eller Rabat.

• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, som henter de aktuelle

ordrelinier frem, ud fra den valgte afgrænsning.

• Der markeres i feltet ’Medtag’ for de ordrelinier, der skal opdateres.

• Der klikkes på knappen ’Opdater’ for at igangsætte opdateringen af ordrelinierne.

SIDE 180


Ordrekopi til flere kunder

KOMPAS FOR WINDOWS

Er det ofte de samme varer, der går igen på ordrerne, kan disse med fordel kopieres. Der

kan f.eks. oprettes en standard ordre med tekster og varer, der meget tit bliver benyttet på

fakturaer, som så kan bruges til at kopiere til flere kunder (f.eks. ved abonnementer).

Denne kørsel foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Ordrekopi til flere

kunder:

Både ordren, der kopieres FRA og den nye kunde, der kopieres TIL, skal være oprettet i

systemet, d.v.s. at ordren skal være oprettet i Salgsordre-kartoteket og den nye kunde skal

være oprettet i Debitorkartoteket.

• Der kan afgrænses på Debitor, Gruppe eller Kategori. Der kan søges i felterne med

eller ved at klikke på knappen .

• I feltet ’Kopiering af ordre’ angives det ordrenummer der skal kopieres FRA.

Der kan søges i feltet med eller ved at klikke på knappen .

• Ved at markerer (med flueben) feltet ’Efterberegning af ordrelinier’ vil systemet

automatisk genberegne priser og rabatter på alle de nye ordrer, efter ordrekopiering.

• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, som henter de aktuelle

debitorer frem, hvortil ordren skal kopieres til.

• Marker de debitorer der skal medtages i ordrekopieringen.

Feltet ’Medtag’ skal være markeret med flueben.

• Der klikkes på knappen ’Kopier’ for at igangsætte ordrekopieringen.

SIDE 181


KOMPAS FOR WINDOWS

Restordre udligning

Med denne kørsel, kan du lave en automatisk tildeling af restordre til ordre-linierne, hvis der

er disponible antal på lager.

Eks. hvis kunden har bestilt 10 stk. plastkasser, og der bliver leveret 5 stk., derved ligger 5

stk. i restordre. Når varen er købt hjem igen og indkøbet er bogført, kan man benytte denne

kørsel, til at hente de ordrer frem som har varen i restordre.

Kørslen foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsel / Restordre udligning:

Når du henter de aktuelle ordrer frem (knappen Hent), vil du få en oversigt over alle de

ordrelinier, der indeholder en restordre. Du får samtidig mulighed for at se, hvor meget der

er disponibelt.

Hvis der ikke er en disponibel beholdning, kan denne ordre-linie ikke opdateres på ordren.

Du kan læse om fremgangsmåden af Restordre udligning, i den interne manual (F1).

SIDE 182


KOMPAS FOR WINDOWS

Ordrekomponenter eller relationer mellem ordre-systemet og

bogføring

Resultatet af en oprettet ordre er, at der er valgt en debitor og nogle varelinier, og at dette

kan udskrives på en Faktura (anmodning om betaling).

Bogføringssystemet sørger så for, at salget registreres korrekt, og at det kan kontrolleres

om betalingen kommer ind. For den sidste del af salget er der så mulighed for at køre

renteberegning og rykkerprocedure, hvis debitor ikke overholder de fastsatte betingelser.

Disse procedurer vil vi ikke komme nærmere ind på her, men i stedet for se på de

parametre, som bestemmer hvordan fakturaen behandles af bogføringsdelen.

Der er flere punkter i ordren, som danner posteringer til bogføringen:

Debitoren vedr. gældsposten.

Varelinierne vedr. varesalg, vareforbrug, vareafgang, rabat og afgifter.

Ordretotaler vedr. slutrabat, fragt og gebyr.

Debitorposten

Til brug for debitorposterne oprettes samlekonto i Finans. Der kan oprettes flere samlekonti,

så de oprettede debitorgrupper kan have hver sin samle-konto. Konto oprettes i

Finanskartoteket, og debitorgruppens samlekonto bestemmes under Opsætning /

Opsætning / Bogføringsgrupper / Debitorgrupper:

I eksemplet er alle grupperne bestemt til at blive bogført på den samme samlekonto (5710).

Det vil altid være dette kontonummer der posteres på, men for de kontonumre der er

angivet til Omsætning, Rabat og Vareforbrug er der en anden mulighed, idet der findes

tilsvarende opsætning på Lagergrupper. Der skal altså tages stilling til, om der skal

benyttes de kontonumre, som er anført på debitorgruppen, eller om dem på lagergruppen

skal anvendes.

Dette bestemmes under Opsætning / Systemopsætning / Debitorer / Bogfør efter:

SIDE 183


KOMPAS FOR WINDOWS

Hvis der vælges at bogføre efter debitorgruppe, vil alle varelinierne i en ordre blive ført på

samme konto, men hvis der vælges at bogføre efter lagergruppe, kan omsætning, rabat og

vareforbrug være forskellig konto for hver varelinie, hvis varerne er tilknyttet forskellige

lagergrupper.

Varelinieposterne

Hver varelinie, som har en kostpris får bogført en værdi for Vareafgang. Da lagerets værdi

er i status vil kontoen normalt ligge samme sted.

Konto for Vareafgang bestemmes under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper /

Lagergrupper:

Når der er bogført Vareafgang, vil lagersummen (statusværdien) være i overensstemmelse

med de resterende varers værdi.

På lagergruppen er der desuden konti for regulering og afvigelse. For Omsætning, Rabat

og Vareforbrug kan det bestemmes, om bogføring skal ske efter debitorgruppe eller efter

lagergruppe, jf. tidligere.

Bogføring af salgspris (omsætning) og rabat bestemmes desuden under Opsætning /

Systemopsætning / Salg / Bogfør rabat:

Her kan det bestemmes, om rabat på varelinie skal bogføres separat. Ved at bogføre

rabatten separat, kan det ses i regnskabet, hvad den egentlige omsætning repræsenterer,

og hvor meget rabat der er ydet.

Varelinie med afgift(er)

Hvis der er oprettet afgifter til en vare, vil vareliniens pris være pålagt afgiftsbeløbet, men

afgiften vil blive bogført separat.

SIDE 184


Afgifter oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Afgifter:

KOMPAS FOR WINDOWS

Der oprettes afgifter for Salg og for Køb. For Salgsafgifter bevirker ’Auto notat’, at der

genereres en meddelelse på fakturaen (som notat efter varelinien) med information om de

afgifter, som er med i varebeløbet.

De oprettede afgifter skal være tilknyttet på Lagerkartoteket:

På varen Afgiftstest er der som vist tilknyttet en afgift Punktafgift, og i salgsprisen er

afgiften inkluderet (svaret ’Ja’ til priser inkl. afgift). Afgiftssatsen er angivet på

Afgiftskartoteket (her med kr. 2,00 pr. enhed (Stk)). En varelinie kunne så angive f.eks. 10

Stk a’ 9,00 med en pris på kr. 110,00 (altså stykprisen angivet uden afgift, men afgift

medtaget i linietotal). På ordren indgår afgiften så i liniebeløbet og dermed i

momsberegningen.

Fra en linie med afgift vil der altså være et varesalg, et eller flere afgiftsbeløb og et

momsbeløb. Hvis der ydes rabat på en linie med afgift, vil afgiftsbeløbet være undtaget

rabatberegningen. Vareafgang og vareforbrug vil ikke være påvirket af afgiften, idet

kostprisen ikke angives med afgifter, som skal bæres fra.

Momsen

For hver varelinie vil der ske bogføring af moms, hvis varelinien er pålagt en momskode.

Momskode oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms / Moms.

Systemet tillader altså, at der kan være linier uden moms, og at der kan være differencieret

moms på varekartoteket.

SIDE 185


KOMPAS FOR WINDOWS

Momskoder er tilknyttet de enkelte varer, men også de enkelte debitorer/ kreditorer. Det

automatiske momsforslag på salgsordrer/indkøb tager udgangspunkt i kundens momskode.

Ordretotalposter

Ordretotalerne omfatter:

• Linietotal, som bogføres ud fra de enkelte liniers information om beløb, rabat, afgift

og moms.

• Total, som bogføres på debitorkonto.

• Slutrabat, som bogføres på den konto, som er angivet under menupunktet

Opsætning / Opsætning / Diverse / Systemkonti.

• Momspligtigt gebyr

• Momsfrit gebyr

Bogføres på de konti, som er angivet under Opsætning / Opsætning / Diverse /

Systemkonti.

• Moms, som er en sum af alle momsandele fra linier og gebyr.

• Afrundet beløb, som bogføres på den konto, som er angivet under menupunktet

Opsætning / Opsætning / Diverse / Systemkonti. (Øredifference)

Gebyrerne i momsfrit gebyr og momspligtigt gebyr anvendes til forsendelsesomkostninger,

som skal belastes varemodtager. Der er tre muligheder for beslutning om dette gebyr:

• Manuel indtastning af et gebyr.

• Delvis automatisk med beregning og indsættelse af gebyret.

• Fuldautomatisk beregning og indsættelse af gebyret.

For at de automatiske funktioner kan anvendes, skal der være oprettet

Leveringsbetingelser. Dette sker under Opsætning / Opsætning / Diverse / Levering.

Leveringsbetingelserne tilknyttes de enkelte debitorer, og medtages som forslag i

forbindelse med oprettelse af ordre. Det kan så ændres efter behov.

På de enkelte leveringsbetingelser er der et felt som indikerer, om fragtgebyrer til

leveringsmåden skal momses.

For hver leveringskode er der en fragttabel. Denne vises ved at dobbelt-klikke på den

ønskede leveringskode, her ses den aktuelle leveringsmåde:

SIDE 186


KOMPAS FOR WINDOWS

Tabellen for ’Fragtmand’ viser f.eks.: at alle pakker på 5 kg, skal pålægges et gebyr på kr.

48,-.

Under Opsætning / Systemopsætning / Salg / Beregning af fragt bestemmes om der

skal ske automatisk beregning af fragtgebyr:

SIDE 187


KOMPAS FOR WINDOWS

Hvis der er valgt Automatisk, vil gebyret blive sat ind på ordren enten i momspligtigt gebyr

eller momsfrit gebyr ud fra koden på ’Levering’. Før beløbet indsættes, vil feltet blive

nulstillet. Dette betyder, at man ikke selv kan indsætte et gebyr i feltet.

Hvis der er valgt Manuel fragtberegning, vil der på værktøjslinien blive vist et ikon (en rød

lastvogn). Når der klikkes på ikonet, vil der blive tilføjet et fragtgebyr på ordren. Gebyret

beregnes ud fra Levering og den tilknyttede fragttabel.

Bemærk: For at fragttabellerne kan give et brugbart gebyr, er det vigtigt, at alle varer har

oplysning om vægt og volume. Dette fremgår af lager-kartotekets stamdata.

SIDE 188


Den komplette bogføring

KOMPAS FOR WINDOWS

En udskrift over bogføringen af en enkelt faktura kan ses på Udskrifter / Finansudskrifter

/ Posteringsliste / Detaljeret liste. Som afgrænsning på udskriften kan bruges ”Spor”.

Spornummer kan ses på den arkiverede ordre (på ordre som er faktureret og derfor kan

gennemses i ordresystemets arkivdel).

Posteringerne kommer fra en faktura med en enkelt salgslinie hvor linie-beløbet er kr. 500,-.

Der er ydet en slutrabat på 10 % og pålagt et momset fragtgebyr på kr. 100,-. Total på

faktura er derefter kr. 687,50.

I eksemplet er der 9 transaktioner i bogføringen. Hvis varen havde fået pålagt afgifter ville

der være flere transaktioner for varelinien.

Det absolut mindste antal transaktioner en faktura kan være på, er 2:

Denne faktura omfatter et eksportsalg uden rabatter, gebyrer og moms-posteringer. Hvis

der havde været tale om salg af varer med en kostpris, ville der yderligere komme 2

transaktioner pr. varelinie for vareforbrug og vareafgang.

SIDE 189


KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 190


KREDITOR / INDKØB

KOMPAS FOR WINDOWS

Kapitlet om Kreditor / Indkøb indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på

Kreditor / Indkøb i Outlook baren:

Kreditorer

Kreditorer indeholder Kreditorkartoteket. Her oprettes og vedligeholdes

dine kreditorer.

Indkøb indeholder Indkøbskartoteket. Her kan udskrives indkøbsordre,

rekvisitioner, registrering af senere levering af ordre.

Kreditorkladde bruges til manuel indtastning af indkøbsfakturaer, hvis

indkøbsmodulet ikke benyttes.

Kreditor modulet består af Kreditorkartotek, Kreditorkladde, Kreditor- udskrifter og

Kreditorkørsler. I det følgende beskrives Kreditor modulet.

Kreditorkartoteket

I Kreditorkartoteket kan man oprette, finde, ændre og slette leverandører informationer.

For at få adgang til kartoteket, har du følgende muligheder:

Klik på menupunktet Kartoteker / Kreditorer, eller klik på Kreditor /

Indkøb i Outlook baren og derefter på Kreditorer, eller du kan taste

.

Følgende skærmbillede af kreditorkartoteket vil fremkomme:

SIDE 191


KOMPAS FOR WINDOWS

Oprettelse af Kreditor

I det følgende beskrives hvorledes man opretter en kreditor i Kreditorkartoteket.

I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om

redigering og sletning af en kreditor.

Åben Kreditorkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Kreditorer, eller tast .

Når kreditorkartoteket er åbnet, har du følgende muligheder for at oprette en ny kreditor /

kartotekskort:

• Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,

eller tryk på

eller tryk på

• Indtast dernæst oplysninger om kreditoren, og som minimum skal følgende felter

udfyldes:

Kreditornummer

Må være 20 karakterer lang og må kun bestå af tal.

Navn

Angiv her navn på kreditoren, evt. firmanavn. Max. 40 karakterer.

Adresse 1, 2, 3

Her angives kreditorens adresse. Max. 40 karakterer.

SIDE 192


Postnr.

KOMPAS FOR WINDOWS

Der kan søges i feltet med knappen . Overfør postnr. til feltet, ved at markere

postnummeret og taste . Max. 20 karakterer.

Bynavn

Hentes automatisk efter indtastning af postnr.

Nedenstående felter findes under fanebladet ’Opsætning’, og skal også udfyldes!

Gruppering

Her indtastes den for kreditoren valgte gruppe. Der kan oprettes uendelig antal grupper,

hvilket giver brugeren mulighed for at gruppere kreditorerne efter eget valg.

Nye kreditorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogførings grupper /

Kreditorgrupper.

Momskode

Her vælges den for kreditoren passende momskode. Nye momskoder oprettes under

Opsætning / Opsætning / Moms / Moms.

Valuta

Her vælges den valuta som kreditoren handler i. Hvis der ikke angives nogen valutakode,

vælger systemet automatisk kurs 100.

Der kan oprettes uendelig antal valuta under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta.

Bemærk: Standardvaluta kurs 100,- kan ikke slettes eller kursændres.

Sprog

Vælg det sprog der skal benyttes ved indkøbsrekvisitioner m.m. Som standard findes

Dansk og Engelsk, men der kan oprettes flere sprog efter behov. Sprog oprettes under

menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger.

Efter endt indtastning gemmes kreditor med , eller på for at gemme og

fortsætte med ny oprettelse.

Med gemmes kreditor og der afsluttes, således kreditorkartoteket lukkes.

SIDE 193


KOMPAS FOR WINDOWS

Faneblade i Kreditorkartoteket

Informationerne (kartotekskortene) om de enkelte kreditorer er opdelt på 8 skærmbilleder

med hvert sit faneblad:

Fanebladet Stamdata

Under fanebladet ’Stamdata’ oprettes og vedligeholdes kreditors stamdata. Det er også her

man kan se den aktuelle saldo hos kreditoren.

Kreditornummer

Må være max. 20 karakterer lang, og kun bestå af tal.

Navn

Kan bestå af indtil 40 karakterer.

Adresse 1 + 2 + 3

Her angives kreditorens adresse. Alle felterne i adressen er 40 karakterer.

Postnr.

Feltet er på 20 karakterer.

Bynavn

Hentes automatisk efter indtastning af postnr.

Land

Der anføres kreditorens hjemland.

Kontakt

Her angives navnet på kontaktpersonen hos kreditoren.

Spærret

Her svares henholdsvis JA eller NEJ til om der skal være adgang til at foretage indkøb hos

kreditoren.

SIDE 194


KOMPAS FOR WINDOWS

E-mail

Her anføres kreditorens e-mail adresse, f.eks. salg@fk-data.dk. Hvis man ønsker at

foretage en e-mail fletning (masseudsendelse af e-mails) med kreditorkartoteket, er det

selvfølgelig en betingelse, at e-mail adressen er angivet i dette felt.

Hjemmeside

Her anføres kreditorens hjemmeside f.eks. www.fk-data.dk.

Saldo

Her vises kreditorens aktuelle saldo i DKK med minus foran beløbet. Hvis der er en

forfalden saldo til kreditoren, bliver feltet oplyst med rødt.

Kreditmax.

Her anføres maksimum beløb, der kan opnås hos kreditoren. Der anføres et minus (-) foran

beløbet, da det er kredit. Ønskes der ikke at anvende kreditmax. skal feltet ikke udfyldes.

Telefon

Her angives kreditorens telefonnummer på max. 20 karakterer.

Fax

Her angives kreditorens faxnummer på max. 20 karakterer.

Mobiltelefon

Her angives evt. mobiltelefonnummer på kontaktpersonen. Nummeret må max. være på 20

karakterer.

Fanebladet Opsætning

Under fanebladet ’Opsætning’ tilføjes / vises kreditorens opsætning af moms og

valutakoder, samt øvrige handelsbetingelser.

SIDE 195


KOMPAS FOR WINDOWS

Gruppering

Her indtastes den for kreditoren valgte gruppe. Der kan oprettes uendelig antal grupper,

hvilket giver brugeren mulighed for at gruppere kreditorerne efter eget valg.

Nye kreditorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper /

Kreditorgrupper.

Prislister

Vælg den prisliste som kreditoren benytter. En kreditor kan kun tilknyttes én prisliste.

Betaling

Vælg betalingsbetingelse fra kreditoren. Betalingsbetingelsen kan overskrives i forbindelse

med oprettelse af indkøbsordrer.

Levering

Her vælges den leveringsmåde, hvormed kreditoren normalt leverer varer. Leveringsmåden

kan overskrives i forbindelse med indkøbsregistrering.

Kategori

Vælg hvilken kategori som kreditoren skal tilhører. F.eks. EU, Indland, osv.

Det er også muligt at benytte i forbindelse med oprettelse af indkøbs-rabatter. Det er

herved muligt at angive en rabatsats for den pågældende kategori af kreditorer.

Moms

Her vælges den for kreditoren passende momskode i forbindelse med køb. Udenlandske

kreditorer skal også oprettes med momskode.

Bestilt

Her angives om feltet ’Bestilt’ i Lagerkartoteket, skal opdateres, når der indtastes

indkøbslinier.

Bemærk: At dette valg ikke hænger sammen med selve indkøbsstatus på ordren.

Valuta

Her vælges en valuta som kreditor handler i. Hvis der ikke angives en valutakode, vælger

systemet automatisk kurs 100, og valutakoden forbliver blank.

Sprog

Vælg det sprog der skal benyttes ved indkøbsrekvisitioner m.m. Som standard findes

Dansk og Engelsk.

Momsnr.

Angiv kreditorens momsnummer (CVR-nummer) med landekodebogstaver foran (DK, GB,

etc.)

EU Landekode

For at kunne opgøre EU-moms korrekt i forbindelse med samhandel mellem andre EUlande,

skal der angives en EU Landekode. Feltet skal dog ikke udfyldes, hvis både

virksomheden og kreditoren er fra samme EU-land.

EU Transaktionskode

Angiv her forsendelsesmåden, hvis feltet EU Landekoden er udfyldt.

SIDE 196


KOMPAS FOR WINDOWS

Bankkontonr.

Her kan evt. angives kreditorens bankkontonummer eller gironummer. Max. 20 tegn.

Bruges i forbindelse med kørslen ’Godkend betalinger’. Kan evt. bruges som et

oplysningsfelt til manuelt betaling.

Banknavn

Her kan evt. angives kreditorens bank, til intern oplysning.

Bankformat

Vælg hvilken type bankformat kreditoren benytter (eks. Danske Bank). Bruges i forbindelse

med kørslen ’Godkend betalinger’.

Vor konto

Her angives virksomhedens kontonummer, der er registreret hos kreditoren. Bruges i

forbindelse med kørslen ’Godkend betalinger’.

Kortart

Her angives koden for hvilken type indbetalingskort, der benyttes ved betaling til kreditor.

Bruges i forbindelse med kørslen ’Godkend betalinger’. Kan evt. bruges som et

oplysningsfelt til manuelt betaling.

Giro

Angiv evt. kreditorens girokontonummer. Max. 20 karakterer.

Indkøber

Her angives navnet på den person, der primært står for indkøb hos denne kreditor.

Agent

Vælg evt. agent, hvis en sådan benyttes.

Rapportgruppe

Der er her mulighed for at vælge rapportgruppe. Rapportgruppen styre hvilken

udskriftslayout, der skal anvendes til ordrer m.m.

Afdeling

Hvis der benyttes ’Afdelingsregnskab’, skal der her angives den ’Afdeling’, som kreditoren

primært er tilknyttet. Tast evt. for at kalde listen over afdelinger og udpeg den

ønskede afdeling.

Bærer

Her angives den ’Bærer’, som kreditoren primært er tilknyttet. Tast evt. for at

kalde listen over bærere og udpeg den ønskede bærer.

Formål

Hvis der benyttes ’Formål’, udpeges det formål som kunden primært er tilknyttet. Tast evt.

for at kalde listen over formål og udpeg det ønskede formål.

Projekt

Hvis der benyttes ’Projekter’, udpeges det projekt som kunden primært er tilknyttet. Tast

evt. for at kalde listen over projekter og udpeg det ønskede projekt.

Dimensionerne (Afdeling/Bærer/Formål/Projekt) oprettes i menupunktet Opsætning /

Opsætning / Dimensioner.

SIDE 197


KOMPAS FOR WINDOWS

Fanebladet Rabatter

Under fanebladet ’Rabatter’ – findes dine rabataftaler med Kreditoren.

Her angives en eventuel slutrabat i % (procent), som er fast gældende ved køb hos denne

kreditor. Procenten vil blive foreslået som slutrabat på den enkelte indkøbsordre.

Udover indkøbsrabatkartoteket, der ligger under Opsætning / Opsætning / Handel /

Indkøbsrabatter, kan der oprettes indkøbsrabatter på den enkelte kreditor i

kreditorkartoteket.

Systemet vil altid kun yde én rabat, nemlig den mest optimale indkøbs-rabat.

F.eks. er der oprettet en indkøbsrabat i indkøbsrabatkartoteket, der vil give 10 % rabat på

en bestemt vare, og der samtidig i kreditorkartoteket er oprettet en indkøbsrabat til samme

vare, som vil give 13 % i rabat, vil der blive givet 13 % i rabat på denne bestemte vare, da

det er den mest optimale indkøbsrabat.

Der er også mulighed for at angive kasserabat, som gives af kreditoren. Kasserabat

oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Kasserabat.

SIDE 198


Fanebladet Diverse

KOMPAS FOR WINDOWS

Under fanebladet ’Diverse’ vises informationer om Sidste køb og Korrektioner, der

automatisk bliver indsat i systemet. Her kan man bl.a. se:

Dato for Sidste køb og sidste købsbeløb

Dato for oprettelse af kreditoren

Hvilken bruger der har oprettet kreditoren

Dato for ændring af data på kreditoren

Endvidere er det muligt at skrive notat på kreditoren, ved at dobbeltklikke på feltet ’Notat’,

når skærmbilledet står i redigeringsmode () eller ved oprettelse af ny kreditor

.

Det indtastede notat gemmes med .

Når du henter kreditoren frem i Indkøbskartoteket, vil ikonet for ’Kreditor notater’ være

fremhævet, såfremt der er oprettet et notat på kreditoren.

Fanebladet Kontaktpersoner

Under fanebladet ’Kontaktpersoner’ – vises oversigt over de oprettede kontaktpersoner

hos kreditoren:

Ved at klikke på ’Tilføj’ kan der oprettes kontaktpersoner med e-mail adresse, telefonnumre

osv.

Ved ændring / rettelse af oplysninger på kontaktpersonen, klikkes der på knappen

’Rediger’.

Såfremt kontaktpersonen skal slettes, bruges knappen ’Slet’.

SIDE 199


KOMPAS FOR WINDOWS

Fanebladet Dokumenter

Under fanebladet Dokumenter er det muligt, at gemme dokumenter på den enkelte kreditor.

F.eks. hvis man har modtaget tilbud eller prisliste fra kreditoren via e-mail.

Ved at klikke på knappen ’Tilføj’ har man mulighed for at oprette dokumenter på kreditoren.

Titel

Her angives titel på dokumentet

Resume

Her angives en beskrivelse af dokumentets indhold.

Sti- og filnavn

Her har du mulighed for at gemme Sti- og Filnavn på dokumentet, det er derved nemmere

at hente dokumentet frem igen. Ved blot at dobbelt-klikke på sti- og filnavnet, hentes

dokumentet frem på skærmen.

Fanebladet Kontakthistorik

Under fanebladet ’Kontakthistorik’ – er der mulighed for at oprette sine aftaler med

leverandøren.

For at oprette aftaler klikkes på knappen ’Tilføj’. Rettelse af eksisterende aftale foretages

ved at klikke på knappen ’Rediger’, eller dobbeltklikke på den aftale der skal ændres.

Såfremt en aftale skal slettes, bruges knappen ’Slet’.

SIDE 200


Fanebladet Valgfri

KOMPAS FOR WINDOWS

Under fanebladet ’Valgfri’ – er der mulighed for at oprette yderligere oplysninger. Det kan

bruges helt efter eget valg. Der kan oprettes Tekst felter, Valgfri felter og Tal Felter.

Oprettelse af en Valgfri Tekster

Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog har du ved

Valgfrie Felter mulighed for at oprette yderligere valgmuligheder til Valgfrie Felter.

• Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’, så skærmbilledet for ’Sprog

Editor’ åbnes.

• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Kreditorer (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),

således at tekstfelterne fra Kreditorkartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter

kartoteket ned.

• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede

tekst der skal ændres.

Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage mellem teksterne.

SIDE 201


KOMPAS FOR WINDOWS

• Markér den ønskede valgtekst, som skal ændres, og teksten vil kunne ses i

redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.

• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen.

• Luk skærmbilledet med ’Sprog Editor’ ned.

• Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Kreditorkartoteket og vælge fanebladet

’Valgfri’.

Bemærk: Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet

en valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen.

SIDE 202


Knapfunktioner i Kreditorkartoteket

KOMPAS FOR WINDOWS

Samtlige knapfunktioner har relation til den kreditor, der vises i kartoteks-billedet:

Liste

Ved at klikke på knapfunktionen ’Liste’ vises en liste med kreditorer i nummerorden, på

skærmen. Når listen er fremme, trykkes for at afgrænse / søge i listen:

Saldo

I feltet ’Søg på’ er der mulighed for at

søge på:

En del af feltet,

Hele feltet eller

Start af feltet.

Der kan gemmes et ubegrænset antal

søgninger, som så kan vælges på

listen. Søgefunktionen giver en

ubegrænset mulighed for at finde

kreditorerne.

Ved at klikke på knapfunktionen ’Saldo’ i kreditorkartoteket, har man her mulighed for at

vælge afgrænse på den enkelte kreditor, eller efter en kreditorgruppe.

Derudover kan der vælge mellem opgørelsesmetoderne ’Åbenpost’ eller ’Saldometoden for

en given forfaldsdato. Forfaldsdatoen kan angives i feltet ’Opgjort pr.’.

Når afgræsning er

foretaget, vil der

fremkomme et

skærmbillede over

kreditorens

saldofordeling.

SIDE 203


KOMPAS FOR WINDOWS

Perioder

Ved at klikke på knapfunktionen ’Perioder’, vises bevægelserne fordelt på perioder og

kilder.

Posteringer

Ved at klikke på knapfunktionen ’Posteringer’ eller tryk på på kreditoren, bliver

posteringerne vist på kreditoren:

Der er yderligere 4 knapfunktioner under ’Posteringer’:

1. Åbne poster – her kan du kan vælge mellem at se alle poster hos kreditoren eller kun de

åbne poster.

2. Zoom – bruges til at vise en enkelt af posterne detaljeret. Du udpeger en postering og

klikker på Zoom for at få vist hvilke transaktioner, der hænger sammen med den valgte

postering.

SIDE 204


KOMPAS FOR WINDOWS

Den zoom'ede postering viser alle de kontoposteringer, som kreditor-bevægelsen hænger

sammen med. Hertil er der yderligere 2 funktioner:

Omposter – her vil systemet oprette en kladde til Finans og en kladde til Lager. Når

kladderne er bogført, vil den oprindelige postering være udlignet.

Vis – her udskrives en posteringsliste (detaljeret) som kun viser posteringerne med

det pågældende revisionsspor.

3. Vis Faktura – giver mulighed for at se og genudskrive en bestemt faktura.

4. Udlignet – giver mulighed for at se hvilken faktura, der er blevet udlignet med

betalingen.

Indkøbt

Denne funktion lister lagerposteringerne for de indkøbstransaktioner, der er foregået med

kreditoren.

Der kan zoom’es på udvalgt linie, hvorved de sammenhængende posteringer kan ses. Det

er også muligt at få vist en arkiveret indkøbsordre med knapfunktionen ’Vis arkiv ordre /

indkøb’.

SIDE 205


KOMPAS FOR WINDOWS

Statistik

Ved denne funktion kan der vises udskrift af statistik over alle fakturaer, betalinger,

kreditnotaer m.m. på den valgte kreditor periodevis.

Der kan kun vises en udskrift af statistik, hvis man bruger Indkøbsmodulet.

Udskrifter

Som standard i WinKompas SQL ligger der i knapfunktionen ’Udskrifter’ en defineret

udskriftslayout til Kreditorkontoudtog.

Ved at klikke på ’Kreditorkontoudtog’ har du her mulighed for at udskrive kontoudtog på

kreditorer. Der vil fremkomme et skærmbillede med flere afgrænsningsmuligheder:

SIDE 206


KOMPAS FOR WINDOWS

Der kan afgrænses på kreditor, gruppering samt vælge om der skal udskrives kontoudtog

for kun åbne poster eller alle poster.

Hvis der anvendes åbenpostudligning, kan der vælges at medtage ’Åben post’ og ellers er

det bedre at bruge ’Alle poster’.

Markeres feltet ’Alle poster’ vil der fremkomme endnu et afgrænsningsfelt, hvori det er

muligt at afgrænse på ’Dato’.

Knapfunktioner og felter i Kreditorkontoudtog, er beskrevet i den interne manual (F1).

Kreditorkontoudtog kan også udskrives fra menupunktet Udskrifter / Kreditorudskrifter /

Internt kontoudtog.

Indkøb

Her er der mulighed for at se åbne og arkiverede indkøbsordre for den pågældende

kreditor. På indkøbsordre er der mulighed for at få vist alle indkøbsordre, eller

indkøbsordre pr. indkøbsstatus.

SIDE 207


KOMPAS FOR WINDOWS

Diverse

Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens

der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker.

F.eks. hvis der i Kreditorkartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke

kan programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt

program.

Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og

hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.

I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens

muligheder.

SIDE 208


Kreditorkladden

KOMPAS FOR WINDOWS

Kreditorkladden benyttes til manuel indtastning af købsfakturaer, hvis indkøbsmodulet ikke

benyttes.

Det er muligt at oprette flere kladder, hvis man ønsker at opdele sine posteringer i andre

kladder med andre kildeangivelser og nummerserier.

Brug af kreditorkladden

• Klik på menupunktet Kladder / Kreditorkladde, eller klik på Kreditor / Indkøb i

Outlook baren og derefter på Kreditorkladde:

Hvis kreditorkladderne ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’.

Læs mere i afsnittet om Opret / Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS.

• Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt

klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at arbejdskladden åbnes:

Er der oprettet flere kreditorkladder, kan der bladres frem med pile-tasterne til den

ønskede kladde.

• Når du har valgt den kladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et skærmbillede med

Kreditor arbejdskladde, klar til indtastning af bilag:

SIDE 209


KOMPAS FOR WINDOWS

Bemærk: At der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre

piletast i nederste højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere

felter. Felterne vil også komme ind i ruden efterhånden, som der trykkes efter

udfyldelse.

Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet.

Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen.

• Indtast dine posteringer (indbetalinger m.m.) i kladden.

Felterne i posteringslinien er beskrevet i afsnittet ’Felter i Kreditor-kladden’.

• I kolonnen ’Bilag’ kan der med åbnes en oversigt over åbne poster.

Bemærk: Det er muligt at få information om posteringer vedr. aktuel linies kontonummer,

med tasten , derved fremkommer en liste over kontoens posteringer.

• Ved feltet ’Beskrivelse’ kan der manuelt skrives en tekst, men der kan også benyttes

en Autotekst. Ved at bruge Autotekst vil man kunne mindske indtastningsarbejdet ved

postering i finanskladden.

Autotekster oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Autotekst. Læs mere

om Autotekster i kapitlet System / Opsætning.

• Når alle posteringer er indtastet, udføres der et tjek af kladden, ved at klikke på

knappen ’Check’.

Knapfunktionen ’Check’ kontrollere om kladdens posteringer er indtastet korrekt.

• Ret eventuelle fejl som meddeles, og gentag med ’Check’.

• Udskriv kreditorkladden ved at taste på knappen ’Udskriv’.

• Bogfør derefter kladden ved at klikke på ’Bogfør’.

Det er muligt at genudskrive bogførte (arkiverede) kreditorkladder. Dette gøres under

menupunktet Kladder / Arkivkladder / Kreditorkladder. Udskriften vil være en kopi af

kladden, som den så ud, da den blev bogført.

Læs mere i afsnittet om Genudskriv Kladde (arkivkladde) under kapitlet FINANS.

SIDE 210


Felter i Kreditorkladden

KOMPAS FOR WINDOWS

Kreditorkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden

som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter

kommer frem på skærmen.

Dato

Bilagets dato indtastes. Ved systemdato trykkes ’S’ eller ’D’ for dags dato.

Kreditor

Indtast kreditornummeret. Kan kreditornummeret ikke huskes, skal man fremkalde listen

over kreditorerne, ved at trykke på tasten eller , eller ved at klikke på

til højre for kreditorfeltet. Når konto er valgt, vises kreditornavn i informationslinien.

Bilag

Bilagsnummeret tælles automatisk op ved hver linie. Hvilken metode der ønskes anvendt er

angivet ved oprettelse af kladden i Kladder / Kreditor-kladde / fanebladet ’Opsætning’ /

feltet ’Kilde’. Bilagsnr. kan overskrives.

Beskrivelse

Her angives bogføringsteksten (max. 40 tegn). Ved indtastning af bilag i kladden benyttes

ofte den samme tekst i beskrivelsesfeltet. Disse tekster kan oprettes som Autotekst. Læs

mere i afsnittet om Autotekst.

Debet, Kredit

Her indtastes beløb. Hvis beløbet er i fremmede valuta, er det beløbet i den fremmede

valuta, der skal indtastes. Beløbet ses omregnet til DKK i toppen af skærmen /

informationslinien.

1. Angives minus foran beløbet, bliver beløbet automatisk overført til den modsatte

kolonne.

2. Der må ikke indtastes punktum for tusinde.

3. Decimalpunkt er komma. Hvis der angives flere end 2 decimaler efter kommaet, vil

de resterende kun kunne ses, når cursoren står i beløbsfeltet.

Modkonto

Her tastes kontonummeret på modkontoen. Herved er det muligt at mod-postere direkte,

uden at der skal oprettes en ny linie i kladden. De af stemningskonti, som er angivet i

saldolinien i kladden, kan hentes ved at taste det bogstav, som der i kladdeopsætningen er

bestemt for henholdsvis 1. 2. 3. 4. og 5. konto. Modkontonavnet vises i informationslinien.

Valuta

Her angives valutaen. Valutakoden kan evt. udpeges ved brug af tasten eller

.

SIDE 211


KOMPAS FOR WINDOWS

Moms

Momskoden fremkommer automatisk, hvis der er angivet en momskode på kontoen i feltet

’Momskode’ under Finanskontoplanen / fanebladet ’Opsætning’. Momskoden kan

ændres.

Kurs

Kursen fremkommer automatisk ved valg af valutakode. Kursen kan overskrives.

Antal

Her indtastes antallet af varer.

Afdeling

Hvis der benyttes ’Afdeling’ (afdelingsregnskab) udpeges den afdeling, som posteringen

tilhører. Tryk evt. eller for at fremkalde listen over afdelinger og udpeg

den ønskede afdeling.

Det samme er gældende for Bærer, Formål og Projekt.

Forfald

Dette felt benyttes med manuel registrering af købsfakturaer fra kreditorer. Her angives

forfaldsdatoen på bilaget. Datoen anvendes bl.a. til forfalds-lister, renteberegning,

udbetalingslister samt likviditetsberegning.

Købsfakturanr.

Her kan angives kreditorens fakturanummer.

Kortart

Her kan man angive koden for hvilken type indbetalingskort, der benyttes ved betaling til

kreditor.

BetalingsID

Her kan angives kreditorens betalingsinformation, koden for hvilken type indbetalingskort

samt kreditorens betalingsid.

Kode

Hvis feltet ’Kode’ står til Faktura, så vil forfaldsdatoen automatisk blive beregnet på

baggrund af Kreditor betalingsbetingelser.

Kasserabat

Her vises den kasserabat som der er oprettet ved indkøb hos kreditoren.

Kasserabat oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Kasserabat.

SIDE 212


Knapfunktioner i Kreditorkladden

Check

KOMPAS FOR WINDOWS

Når bilagene er indtastet, skal kreditorkladden checkes om indtastnings-arbejdet er korrekt

udført. I forbindelse med check af kladden, checkes der også på, om der er balance i

kladdelinierne.

Såfremt der skulle være fejl i kladden, vises fejlene på informationslinien:

Alternativt kan man søge efter næste fejl ved at klikke på knappen ’Næste fejl’.

Næste fejl

Her kan klikkes på knappen ’Næste fejl’ for at finde evt. fejl i kladden. Ret eventuelle

yderligere fejl og kør ’Check’ igen.

Udskriv

Når evt. fejl er korrigeret, vælges knappen ’Udskriv’ for at få bogførings-journalen

udskrevet.

Hvis kreditorkladden ikke udskrives inden bogføringen, kan den senere udskrives som

arkivkladde fra menupunktet Kladder / Arkivkladder / Kreditorkladder.

Simuler

Denne funktion viser de posteringer, som en bogføring af kladdens linier vil resultere i.

Bogfør

Denne funktion bruges til at bogføre kladden. Efter endt bogføring er linierne slettet fra

indtastningskladden.

SIDE 213


KOMPAS FOR WINDOWS

Posteringer

Ved at klikke på knappen ’Posteringer’, vises alle de transaktioner der er foretaget på den

valgte konto.

Posteringsskærmbilledet har yderligere en Zoom-knap til at se en detaljeret posteringsliste.

Ret bilagsserie

Her er det muligt at ændre næste nummer i den automatiske bilagsserie, når man indtaster

data i kladden, uden at skulle gå til selve opsætningen af bilagsnumre.

Hvis en linie i kladden slettes, efter at det automatiske bilagsnummer er hentet til linien, vil

det pågældende bilagsnummer blive sprunget over ved indtastning af ny linie.

I redigeringsboksen indtastes det næste bilagsnummer, der ønskes anvendt, og der klikkes

på ’OK’ for at vende tilbage til linien.

SIDE 214


Kreditorudskrifter

KOMPAS FOR WINDOWS

I menupunktet Udskrifter / Kreditorudskrifter (eller tast ) er der som standard

lagt en lang række fast definerede udskrifter.

Der er på nogle af udskrifterne yderligere udskrifts-muligheder, disse

fremkommer ved at klikke på de udskrifter der er markeret med en

pil.

Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige

parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, posteringsafgrænsning,

gruppering og printervalg.

Udskrifterne kan vises på skærm (Vis), eller sendes via mail i forskellige formater, hertil

skal feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt, før knappen ’Mail’ bliver aktiv.

Der kan udskrives direkte til printer med knappen ’Udskriv’.

Der henvises til den interne manual (F1) for en mere uddybende beskrivelse på kreditorudskrifterne.

Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrift af Betalingsliste’.

Eks. på en udskrift af Betalingsliste:

Du har mulighed for at udskrive en liste over kreditorposteringer, som endnu ikke er

markeret som godkendt, og som ikke er udlignet i åbenpost system.

Udskriften foretages fra menupunktet Udskrifter / Kreditorudskrifter / Betalingsliste.

Følgende printermenu vil fremkomme:

I viste eksempel er der

afgrænset på kreditorer

(fra og til) samt på

dato.

Der kan også

afgrænses efter

kreditorgrupper og

valuta.

SIDE 215


KOMPAS FOR WINDOWS

Mail

Udskriften kan sendes via mail. Feltet ’Send til E-mail’ skal være udfyldt med en

mailadresse, før knappen bliver aktiv.

Vis

Knapfunktionen viser udskriften på skærmen. Herfra kan der udskrives til printer ved at

klikke på printer-ikonet øverst i venstre hjørne af udskriften.

Udskriv

Sender udskriften til det ønskede printer

Annuller

Afslutter handlingen og lukker menupunktet Kreditorudskrifter ned.

Ved at klikke på knappen Vis, fremkommer nedenstående udskrift på kreditor betalingsliste,

ud fra de afgrænsede kriterier.

SIDE 216


Kreditorkørsler

KOMPAS FOR WINDOWS

I menupunktet Kørsler / Kreditorkørsler (eller tast ) er der som standard lagt

nogle faste kørsler.

Her foretages masseudligning af kreditorposter, klargøring af kreditor-betaling og udligning

af små kursdifferencer.

Godkend betalinger

Her er det muligt at udvælge kreditorregninger til betaling. Betalings-

markerede regninger kan udskrives, og systemet opretter automatisk en kreditorkladde

’Betaling’ som efterfølgende kan checkes, udskrives og bogføres.

Felterne vedrørende Bankinformation i Kreditorkartoteket / fanebladet ’Opsætning’

integreres med Godkend betalinger.

Felterne er beskrevet i afsnittet Faneblade

i Kreditorkartoteket / fanebladet

’Opsætning’.

De oplysninger der er anført som Bankinformation på kreditoren, overføres automatisk på

indkøbsoplysninger, ved oprettelse af ny indkøbsordre på den aktuelle kreditor.

Selve kørslen af kreditorbetalinger foretages fra menupunktet Kørsler / Kreditorkørsler /

Godkend betalinger:

SIDE 217


KOMPAS FOR WINDOWS

Felter og knapfunktioner er beskrevet i den interne manual (F1) under Kørsler /

Kreditorkørsler.

• Afgrænsningen foretages enten på Kreditor eller Medarbejder, hvor der kan afgrænses

fra og til.

• Såfremt systemet skal sortere efter en forfaldsdato, angives denne dato i feltet

’Forfaldsdato’.

• I feltet ’Overfør via’ vælges om kreditorbetalingerne skal overføres via kladde eller et

bankformat.

Der er som standard oprettet 4 bankformater: Danske Bank, Jyske Bank, Nordea og

Sydbank.

• Der skal angives hvordan systemet skal sorter kundelisten, når denne hentes frem. Der

er 3 sorteringsmuligheder: Kreditor + Forfaldsdato, Forfaldsdato eller på Medarbejder.

• I feltet ’Kladde’ kan der angives en kladde, hvortil betalingerne skal overføres til.

Såfremt der ikke angives en kladde, vil systemet automatisk oprette en kreditorkladde

ved navn ’Betaling + dato’.

• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’ for at få vist de aktuelle

kreditorer i kundelisten Afventede betalinger, herefter har du følgende muligheder med

knapfunktionerne:

Godkend – godkender den markerede kreditor.

Afvent – den enkelte kreditor stå på afventning af betaling.

Godkend alle – godkender alle kreditorer til betaling, som overføres i kundelisten fra

Afventede betalinger til Godkendte betalinger.

SIDE 218


KOMPAS FOR WINDOWS

Afvent alle – handlingen fortrydes og alle kreditorer der stå til godkendte, overføres til

Afventede betalinger.

Udskriv – denne funktion kan benyttes til at udskrive betalinger til en check, og de

markerede linier bliver lagt over i kladden.

Dette forudsætter, at der er en printer som kan printe checks ud.

• Når godkendelsen af betalinger er foretaget, klikkes på knappen ’Overfør’, og der

overføres til kladden.

• Overføres der til bankformat (feltet ’Overfør via’ skal være udfyldt med et bankformat),

klikkes på fanebladet, for det valgte bankformat – eks. Danske Bank:

Alle de Faste oplysninger skal udfyldes:

Registreringsnummer – her angives virksomhedens reg.nr. hos banken.

Kontonummer – her angives virksomhedens kontonr. hos banken.

Filnavn – der angives et filnavn, som bankoplysningerne bliver gemt under.

Modkonto – angiv den finanskonto, hvorfra betalingen skal trækkes fra. Dette overføres

automatisk til kladden, hvorfra du vil kunne se modkontoen på betalingen.

SIDE 219


KOMPAS FOR WINDOWS

Ikoner til brug ved bankformat

1 2 3 4 5

1. Summer alle – ved at klikke på dette ikon, summeres alle kreditorens betalinger til en

enkelt posteringslinie med det samlede betalingsbeløb.

2. Summer ingen – fjerner summeringen, således at alle betalinger, sendes som enkelte

posteringer (linier).

3. Rediger kreditor – indtastning af faste bankoplysninger på kreditoren. Oplysningerne

kan ændres ved at klikke på ikonet.

4. Rediger posten – skal posteringen ændres, klikkes på dette ikon – det kan f.eks. være

ændring af betalingsdatoen, beløbet, betalingsID eller adviseringsteksten.

5. Kontroller kreditor og posteringer – er feltet markeret (med flueben)

medtages/godkendes betalingen. Systemet kontrollerer hver enkelt linie, og godkendes

linien markeres feltet med flueben.

Såfremt linien ikke godkendes vil denne være markeret med rød farve, herefter skal

enten posten eller kreditor ændres.

Knappen Overfør – overfører oplysningerne til banken samt til kladden ’Betaling’, såfremt

der ikke er angivet en anden kladde i feltet ’Kladde’ under fanebladet Godkendelse.

SIDE 220


Masseudligning

KOMPAS FOR WINDOWS

Frem for at anvende manuel åbenpostudligning, kan man foretage automatisk udligning af

kreditorposter ved at benytte Masseudligning.

Dette kan benyttes, hvis man ikke har anvendt åbenpostredigering hidtil, eller hvis man har

fået importeret eller konverteret data fra andre systemer.

Selvom man kører efter saldometoden, kan man samtidig bruge åbenpost-metoden. Der er

forskellige udskrifter, som kan udføres ud fra åbne poster eller alle poster.

I menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt / vælg Udligningsmetode, kan

man opsætte systemet til automatisk at udligne åbne poster ved bogføring af kladde:

Masseudligning foretages fra menupunktet Kørsler / Kreditorkørsler / Masseudligning.

Skærmbilledet til masseudligning er opdelt i 3 områder:

• Afgrænsning

• Handling

• Kundeliste

SIDE 221


KOMPAS FOR WINDOWS

Afgrænsning

Der kan afgrænses på Kreditor - fra og til, samt Valutakode. F.eks. hvis alle kreditorer skal

hentes, så indtast den første kreditor i første felt (afgrænsning fra) og ingenting i andet felt

(afgrænsning til).

Handling

Herunder er der følgende knapfunktioner:

Hent: Intervallet vises i kundelisten, ud fra den ønskede afgrænsning.

Udlign: Der startes på udligning. Selve udligningen foregår på den måde, at den

ældste betaling bruges til at udligne den ældste faktura, og så fremdeles, indtil alle

indbetalinger har udlignet fakturaer.

De resterende beløb, som ikke er udlignet eller som kun delvist er udlignet, kan så

vises på udskrifter.

Ophæv: Der ophæves alle markerede udligninger.

Feltet ’Dan udligningsinformation’ markeres (med flueben) såfremt det ønskes, at man

efter en masseudligning skal kunne se hvordan posterne blevet udlignet. Hvis feltet forbliver

blankt, vil det ikke være muligt at se eks. hvilken faktura der er udlignet med en betaling

eller kreditnota.

Udligning af små saldi

Her er det muligt at udligne små kursdifferencer, der er opstået under indtastning af en

betaling eller andet. Dette gælder også for udenlandske kreditorer.

Der posteres på samlekonto i Finans, samt på øredifference-kontoen. Den posteringstekst

som tilføjes, vil blive vist på et kontoudtog samt på en posteringsliste.

I kapitlet Debitorkørsler / afsnittet Udligning af små saldi, kan du læse om kørslen, da

det er samme fremgangsmåde med udligningen for både Debitorer og Kreditorer.

Du kan også læse om udligning af små saldi i den interne manual (F1).

SIDE 222


Indkøb

KOMPAS FOR WINDOWS

Indkøbsmodulet består af Indkøbskartotek, Indkøbsudskrifter og Indkøbs-kørsler. I det

følgende beskrives Indkøbsmodulet.

Indkøbsmodulet benyttes til at oprette og vedligeholde indkøbsordrer, samt til udskrivning af

forespørgsler, rekvisitioner, kvitteringer og bogføring af indkøb. Du har også mulighed for at

registrere indkøb til senere levering.

Indkøbskartoteket

For at få adgang til Indkøbskartoteket, klikkes på Kartoteker / Indkøb, eller klik på

Kreditor / Indkøb i Outlook baren og derefter på Indkøb. Følgende skærmbillede af

indkøbskartoteket vil fremkomme:

Opret en indkøbsordre

I dette afsnit beskrives forledes man opretter en ny indkøbsordre i Indkøbskartoteket.

I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om

redigering, sletning og kopiering af en indkøbsordre.

Åben Indkøbskartoteket ved at klikke på Kartoteker / Indkøb, eller tast .

• Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,

eller tryk på

eller tryk på .

SIDE 223


KOMPAS FOR WINDOWS

• Der hentes automatisk et Indkøbsnr. ved oprettelse af ny indkøbsordre. Dette skal blot

være opsat i systemet, og dette gøres under Opsætning / Diverse / Bilagsserier,

samt under Systemopsætning / Indkøb / Arbejdsgang / Kilde / vælg

Indkøbsordrenr.

• Herefter skal kreditorens kontonr. Indtastes. Der kan søges efter kontonummeret på

flere måder:

1. Søg efter kreditor med ,

2. Eller der kan søges med eller .

3. Eller søg efter kreditoren ved at indtaste kreditornummer eller søg efter navn ved at

anvende / efterfulgt af navnet.

• Efter indtastning af kreditornr. hentes alle relevante informationer om kreditoren.

Selve fremgangsmåden for udførelse af en indkøbsordre er beskrevet i ’Direkte

Fakturering’ i afsnittet Indkøbskartotekets håndtering. I dette afsnit vil du også kunne

læse om Registrering i flere tempi.

Funktioner der kan bruges ved indkøbsordre:

Opret en linie

Når alle felter er passeret, kommer markøren automatisk til en ny linie.

For at hoppe direkte ned på en ny linie/næste linie klikkes på det sted, hvor den nye/næste

linien skal oprettes eller der trykkes .

Indsæt linie

Der er mulig for at indsætte en linie imellem eksisterende varelinier. Stil markøren der, hvor

linien skal indsættes og tryk på tasten .

Slet en linie

Nedenstående beskriver, hvordan du sletter en linie i salgsordren.

• Markér linien med og højreklik på musen og vælg ’Slet’, hvorefter

følgende meddelelse fremkommer:

SIDE 224

Klik på knappen ’OK’ for at bekræfte at linien kan slettes.

Rettelse af eksisterende indkøbsordre

Rettelse af indkøbsordre sker ved at klikke på knappen , herved vises de allerede

oprettede indkøbsordrer, rul ned til den ønskede ordre og tast hvorefter ordren

åbnes. Tast derefter for at ændre eller tilføje nye informationer til ordren.

Når indkøbsordren er ændret, gemmes med eller .


Faneblade i Indkøbskartoteket

Indkøbskartoteket består af 5 faneblade med hvert sit skærmbillede:

Fanebladet Indkøbshoved

Under fanebladet ’Indkøbshoved’ – ses indkøbsordrens stamoplysninger.

KOMPAS FOR WINDOWS

Når der oprettes en ny indkøbsordre, skal ’Kreditornummer’ angives – der er mulighed for

at søge efter en kreditor med eller knappen når du står i feltet. Kreditoren udpeges

og overføres til kreditornummer-feltet ved at taste eller dobbeltklikke på den

udvalgte kreditor.

Herefter vil felterne under kreditoroplysninger automatisk blive udfyldt. Oplysningerne

hentes fra Kreditorkartoteket.

Fanebladet Leveringsoplysninger

Under fanebladet ’Leveringsoplysninger’ – registreres leveringsdata på debitoren.

Leveringsoplysninger kan udfyldes

med debitorens leverings-dresse,

hvortil varen skal sendes.

Der kan søges med eller

.

SIDE 225


KOMPAS FOR WINDOWS

Fanebladet Indkøbsdata

Under fanebladet ’Indkøbsdata’ – vises indkøbsordrens leveringsdata, priser, moms,

betalingsinformation osv.

Felter i fanebladet ’Indkøbsdata’ er forudfyldt med data fra kreditoren, men kan rettes efter

behov for indkøbet.

Prislister

Her vælges eventuel prisliste, som gælder for kreditoren.

Valuta

Standardvaluta for kreditoren. Valutaen hentes fra kreditorkartoteket. Hvis valutaen ændres

skal dette foretages inden indkøbslinierne oprettes.

Moms

Her vises den momstype, som er valgt på kreditorkartoteket, og som normalt bruges i

forbindelse med køb hos kreditoren.

Kasserabat

Ydes der kasserabat fra kreditoren og dette er angivet i Kreditorkartoteket, vil denne rabat

automatisk fremkomme ved oprettelse af indkøbsordre. Kasserabat kan ændres.

EU Landekode

For at kunne opgøre EU-moms korrekt i forbindelse med samhandel mellem andre EUlande,

skal der angives en EU Landekode. Feltet skal dog ikke udfyldes, hvis både

virksomheden og kreditoren er fra samme EU land.

EU Transkode

Angiv her forsendelsesmåde, hvis feltet EU Landekode er udfyldt.

Varemodtag.

Bruges hvis der er flere steder til varemodtagelse.

Kategori

Kan benyttes i forbindelse med oprettelse af indkøbsrabatter. Det er herved muligt at

angive en rabatsats for den pågældende kategori af kreditor.

SIDE 226


KOMPAS FOR WINDOWS

Sprog

Som standard er systemet oprettet med Dansk og Engelsk. Kan ændres under Værktøj /

Sprogtilpasninger.

Agent

Her angives den agent der er tilknyttet til kreditoren.

Vor konto

Her angives evt. vores kontonummer hos kreditoren. Hvis feltet er udfyldt på kreditor,

sættes det automatisk ind i ordren.

Momsnr.

Her vises kreditorens momsnummer (CVR-nummer). Dette felt skal være udfyldt ved køb

hos udenlandske kreditorer indenfor EU.

Dimensioner

Her anføres tilknytninger til Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Hvorvidt disse felter skal

udfyldes eller kan efterlades blank, angives i menupunktet Opsætning /

Systemopsætning / Generelt – henholdsvis Afdeling, Bærer, Formål og Projekt.

Fanebladet Diverse

Under fanebladet ’Diverse’ – holder bl.a. styr på eventuelle ændringer i indkøbsordrens

stamdata.

Bemærkninger

Her kan der oprettes notater. For at der kan skrives i bemærkningsfeltet, skal indkøbskartoteket

stå i ’Oprette-mode’ (Ctrl+N) eller Rette-mode’ (Ctrl+E).

• Der klikkes på feltet ’Bemærkninger’, og der kan nu skrives notater.

• Teksten vil blive indsat før ordrelinierne på formularen ved udskrivning.

Korrektioner

Indeholder oplysninger om hvilken bruger, der har oprettet / ændret indkøbsordren og

datoen for dette. Systemet opdaterer automatisk felterne under ’Korrektioner’, når der

foretages ændringer samt oprettelser.

SIDE 227


KOMPAS FOR WINDOWS

Fanebladet Valgfri

Under fanebladet ’Valgfri’ – kan der oprettes yderligere oplysninger til brug ved

indkøbsordren. De valgfrie tekster / tal felter kan bruges helt efter eget ønske.

Oprettelse af en Valgfri Tekster

Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog har du ved

Valgfrie Felter mulighed for at oprette yderligere valgmuligheder til Valgfrie Felter.

• Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’.

• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Indkøb (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),

således at tekstfelterne fra Indkøbskartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter

kartoteket ned.

• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede

tekst der skal ændres. Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og

tilbage mellem teksterne.

• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres, og teksten vil kunne ses i

redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.

• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen, og luk skærmbilledet med ’Sprog

Editor’ ned.

Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Indkøbskartoteket og vælge fanebladet

’Valgfri’.

Bemærk: Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet

en valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen.

SIDE 228


Knapfunktioner i Indkøbskartoteket

Liste

KOMPAS FOR WINDOWS

Ved at bruge denne knapfunktion bliver indkøbsordrekartoteket vist i listeform. Når der

klikkes på en bestemt indkøbsordre i denne liste, hentes ordren frem.

Forespørgsel

Når indkøbsordren er indtastet, er der mulighed for at udskrive eller få vist en forespørgsel.

Rekvisition

Her kan der udskrives en rekvisition, når indkøbsordren er indtastet.

Kvittering

Her kan der udskrives en kvittering når indkøbsordren er indtastet. Når der udskrives en

kvittering, vil systemet spørge om Lagerbeholdningen skal opdateres.

Hvorvidt lagerbeholdningen skal opskrives på dette tidspunkt bestemmes under

Opsætning / Systemopsætning / Indkøb / Kvittering.

Opdatér

Bogføring af indkøbsordren foretages ved at klikke på knappen ’Opdater’. Derved

fremkommer en boks (Indkøbstotaler), hvori der evt. kan indtastes fragt/gebyr, samt hvis

der skal være fordeling på indkøbets omkostning.

Ved at klikke på ikonet udfor feltet ’Omkostningsbeløb’, er det muligt at overføre det

samlede indkøbsbeløb fra andre indkøb. Det kunne eks. være fragtomkostningerne, der

bliver indtastet på en separat indkøbsordre.

Udskrifter

Hvis der ønskes flere udskrifter end der er oprettet som standarder, kan man oprette flere

under Værktøj / Udskriftsstyring – vælg fanebladet

Indkøb.

SIDE 229


KOMPAS FOR WINDOWS

I den interne manual (F1) kan du læse om definition af udskrifter.

Arkiv

Giver mulighed for at se bogførte indkøb. Der klikkes på knappen ’Arkiv’ og derefter på

knappen ’Liste’, for at søge efter bogførte indkøbsordre.

Endvidere er det muligt at danne ny indkøbsordre eller kreditnota ud fra en eksisterende

indkøbsordre.

Fremgangsmåden er beskrevet i afsnittende Dan Indkøbsordre og Dan Kreditnota.

Diverse

Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens

der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker.

F.eks. hvis der i Indkøbskartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke

kan programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt

program.

Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og

hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.

I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens

muligheder.

SIDE 230


Ikoner til brug i Indkøbskartoteket

KOMPAS FOR WINDOWS

På værktøjslinien i Indkøbskartoteket, er der følgende ikoner for nogle specielle funktioner,

der kan udføres i forbindelse med indkøbsordren.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Zoom linier – viser flere indkøbslinier i skærmbilledet.

2. Komprimér linier – sammenlægger linier der er oprettet med samme varenummer.

3. Kopier linier – kopier alle varelinier til anden indkøbsordre.

4. Logbog – viser forløbet for indkøbsordren med dato, tidspunkt, bilags-nummer samt

den bruger, der har foretaget udskriften. En udskrift vises i logbogen, selvom den kun

er udskrevet til skærmen.

5. Kreditor Notater – giver mulighed for at se kreditorens notater. Ikonet er fremhævet,

såfremt der er notat på kreditoren.

6. Disponeringsoversigt – viser en oversigt over indkøbene på den udvalgte kreditor.

7. Tilbagelever – hvis man har modtaget varerne, men ønsker at tilbage-levere den, så

kan dette gøres ved at bruge denne funktion.

8. Samling af indkøbsordre – hvis der er lavet f.eks. flere rekvisitioner til kreditor, kan

disse samles til en indkøbsordre. Det er kun de åbne indkøb, som ikke er bogførte der

kan lægges sammen.

9. Indkøbstotaler – ved at klikke på ikonet, vises en statistik over indkøbsordrens totaler.

SIDE 231


KOMPAS FOR WINDOWS

Indkøbstotaler

I dette afsnit beskrives felter og funktioner i Indkøbstotaler. Vinduet fremkommer ved

opdateringen af en indkøbsordre. Heri er det muligt at rette eller tilføje oplysninger til

indkøbsfakturaen, såsom at tilføje fragt/porto eller ændre evt. betalingsbetingelse eller

bogføringstekst.

Saldo (DKK) – viser den samlede saldo hos kreditoren, før ny indkøbs-ordre bogføres.

Vægt i alt – her vises den beregnede vægt af den samlede ordre.

Rumfang i alt – her vises den beregnede rumfang af ordrens varer.

Afgift i alt – her vises beløbet for afgifter, som er opkrævet sammen med indkøbet.

Omkostningsbeløb – her indtastes det beløb der skal fordeles på indkøbs-linierne. Det

indtastede beløb er altid i danske kroner, selvom indkøbet er i udenlandsk valuta.

Ved at klikke på ikonet er det muligt at overføre det samlede indkøbs-beløb fra andre

indkøb. Det kunne f.eks. være fragtomkostningerne, der bliver indtastet på en separat

indkøbsordre.

Omkostningsprocent – I stedet for at indtaste et omkostningsbeløb, kan der indtastes en

procent af det samlede indkøb. Procenten bliver beregnet af det danske beløb.

Hvis indkøbet beløber sig til 100.000 kr. og der indtastes 10 procent, bliver omkostningen

10.000 kr. for dette indkøb.

Fordel på – fordeling af indkøbets omkostning, kan fordeles efter Valuta-beløb, Antal, Vægt

eller Rumfang. Fordelingen sker på baggrund af indkøbslinierne, samt den valgte

fordelingsnøgle.

Købsfakturanr. – viser købsfakturanummer, såfremt dette er indtastet i indkøbshoved,

ellers kan det indtastes i dette felt.

Fakturadato – viser fakturadato for indkøbsordren. Kan ændres.

SIDE 232


Betaling – betalingsbetingelse hos kreditoren. Kan ændres.

Forfald – viser forfaldsdatoen på fakturaen. Beregnes ud fra fakturadato og

betalingsbetingelse.

KOMPAS FOR WINDOWS

Kurs – når der oprettes ny indkøbsordre, kan man manuelt ændre kursen, så den beregner

indkøbstotaler efter den nye kurs, dog kun i Danske kroner.

Liniebeløb – viser indkøbsordrens nettobeløb (sum af indkøbslinierne).

Slutrabat – her indtastes eventuelt slutrabat i % eller kroner. Hvis der er angivet fast

slutrabat, vil denne procent blive foreslået som slutrabat.

Momspligtigt gebyr – her kan indtastes gebyr (f.eks. fragt), som der skal betales moms af.

Momsfrit gebyr – her kan indtastes gebyr (f.eks. porto), som der skal betales men uden

momspålæggelse.

Moms – viser momsbeløb af indkøbsordren.

Afrundet beløb – her kan evt. indtastes et beløb, som der skal afrundes med (minus (-)

foran beløbet nedrunder).

Total – viser indkøbsordrens totale bruttobeløb.

Bogføringstekst – indsætter automatisk en bogføringstekst. Kan ændres. Denne

bogføringstekst ville kunne ses som beskrivelse på en Finans posteringsliste:

Kontonummer – her kan evt. angives et kontonr. fra Finanskontoplanen.

Der kan søges efter kontonummeret ved at klikke på knappen . Udpeg det ønskede

kontonummer, og tast for at overføre kontonummeret til feltet.

SIDE 233


KOMPAS FOR WINDOWS

Bogfør – knapfunktionen bogfører indkøbsfakturaen. Ved bogføring vil der fremkomme en

boks:

SIDE 234

Hertil besvares, om salgspriser skal opdateres på

lageret.

Hvorvidt systemet skal komme med denne forespørgsel, bestemmes under menupunktet

Opsætning / Systemopsætning / Indkøb:

Luk – denne knapfunktion lukker Indkøbstotaler og vender tilbage til selve indkøbsordren,

uden at bogføre.


Indkøbskartotekets håndtering

KOMPAS FOR WINDOWS

Indkøbsregistrering foretages via indkøbskartoteket. Indkøbsregistreringen kan foretages

direkte eller i flere tempi, samt der er mulighed for at danne en ny indkøbsordre/kreditnota

af en arkiveret indkøbsordre.

► Direkte registrering – hvor indkøbsordren oprettes, når varen modtages. Kvittering kan

udskrives og indkøbet kan opdateres med det samme (bogføring finder sted).

► Registrering i flere tempi – ordreoprettelse, udskrivning af forespørgsel og rekvisition.

Derefter ved varemodtagelse, udskrivning af kvittering og opdatering af kreditor og lager.

► Dan ny indkøbsordre – på baggrund af en aktiveret indkøbsordre.

► Dan ny kreditnota – på baggrund af en arkiveret indkøbsordre.

Direkte registrering

Ved direkte registrering forstås at indkøbsordren først oprettes, når varen modtages.

Kvittering kan udskrives og indkøbet opdateres – dvs. at bogføringen finder sted med

samme.

• Tast for at oprette en ny indkøbsordre. Udvælgelse af kreditor kan ske på

flere forskellige måder:

1. Søg efter kreditor med .

2. Søg efter kreditor med eller .

3. Eller søg efter kreditor ved at indtaste kreditornummer i feltet eller

søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.

• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kreditorkartoteket, og skift derefter over

til varelinierne ved at taste .

• Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette eller ved at åbne

rullemenu (F4).

• Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med , for at forsætte til ny

varelinie.

• Når man har indtastet de ønskede linier, klikkes på knappen ’Opdater’ eller tast

, hvilket starter registreringen.

Eks.

Der kan indsættes kreditors fakturanummer

som tekst.

SIDE 235


KOMPAS FOR WINDOWS

Registrering i flere tempi

Ved registrering i flere tempi, forstås at man foretager salgsordren over flere tempi.

Ordreoprettelse – udskrivning af forespørgsel – rekvisition.

• Tast for at oprette en ny ordre, eller for at finde en allerede

oprettet, men ikke faktureret ordre.

• Ved skal der udvælges en kreditor. Udvælgelse af kreditor kan ske på flere

forskellige måder:

1. Søg efter kreditor med .

2. Eller søg efter kreditor med eller .

3. Der kan også søges efter kreditor ved at indtaste kreditornummer i feltet eller søg

efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.

• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kreditorkartoteket.

• Derefter skiftes til varelinierne ved at taste , og der vælges det ønskede varenr.

enten ved at indtaste dette, eller ved at åbne rullemenu/listen (F4).

• Udfyld derefter de relevante felter og afslut linien med tasten . Dette

opdaterer linien, og den kan derefter gemmes, eller der kan tilføjes nye linier.

Højreklik på musen og der kan indsættes og slettes linier.

• Ved løbende indtastning af nye ordrelinier på den samme ordre, gemmes disse, når

man forlader indkøbskartoteket ved at taste .

Bemærk: At feltet ’Leveret’ på varelinien, er afgørende for, hvor meget der faktureres vedr.

den pågældende varelinie. Delfakturering/opdatering sker altså ved, at feltet ’Leveret’

sættes til et antal lavere end feltet ’Bestilt’. F.eks. ’bestilt’ 10 og ’leveret’ 5. Der

faktureres/opdateres altså kun 5 stk. af den pågældende vare.

• Opdatering af fakturaen sker ved at klikke på knappen ’Opdater’ eller tast ,

hvilket starter registreringen:

SIDE 236

Her kan der anføres leverandørens

fakturanummer.

Bemærk: At den opdaterede indkøbsordre nu kan hentes frem fra arkiv, hvorfra der kan

dannes en ny indkøbsordre eller en kreditnota.

Efter endt registrering lukkes ordrekartoteket med .


Dan indkøbsordre ud fra arkiveret ordre

KOMPAS FOR WINDOWS

Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en ny indkøbsordre ud fra en

eksisterende ordre.

For at danne en ny indkøbsordre findes den arkiverede ordre frem:

• Klik på menupunktet Kartoteker / Indkøb, eller tast for at aktiverer

indkøbskartoteket.

• Tryk på knappen ARKIV, og find den ønskede arkiverede ordre, der skal dannes påny.

Du kan søge efter ordren med .

• Klik på knappen ’Dan indkøb’, og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet en

ny ordre (en kopi) på baggrund af den udvalgte arkiverede indkøbsordre.

• Angiv nyt indkøbsnummer medmindre systemet er sat til automatisk, at tildele nyt

indkøbsnummer ved oprettelse af ny indkøbsordre.

• Der kan nu redigeres i den nye indkøbsordre.

• Klik derefter på knappen ’Opdatér’ eller tast , for at udskrive. Der vil

fremkomme et vindue med Indkøbstotaler, hvori det er muligt at tjekke den totale

saldo, og der kan påføres fragt/porto.

• Når systemet opdatere indkøbsordren, vil der fremkomme et vindue, hvori der spørges

om salgspriser på lageret skal opdateres samtidig.

Når der svares Ja eller Nej, vil system opdatere

indkøbsordren.

Afslut ved at taste , derefter lukkes indkøbskartoteket ned.

SIDE 237


KOMPAS FOR WINDOWS

Dan Kreditnota ud fra arkiveret indkøbsordre

Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en kreditnota ud fra en eksisterende

indkøbsordre.

For at danne en kreditnota findes indkøbsordren frem i arkivet:

• Klik på menupunktet Kartoteker / Indkøb, eller tast for at aktiverer

indkøbskartoteket.

• Tryk på knappen ARKIV, og find den ønskede arkiverede indkøbs-ordre, der skal

krediteres. Du kan søge efter ordren med .

• Klik på knappen ’Dan kreditnota’ og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet

en kreditnota af den udvalgte arkiverede indkøbs-ordre.

• Nyt kreditnota-nummer angives, medmindre systemet er sat til automatisk at tildele ny

nummer ved oprettelse af ny kreditnota.

• I feltet ’Bestilt’ på indkøbslinien, skal der stå minus (-) foran antallet, og der vil

ligeledes i feltet ’Levér’ automatisk fremkomme et minus foran antallet.

Bemærk: At der i begge felter ’Bestilt’ og ’Levér’ står minus til antal, ellers vil det være en

indkøbsordre der laves.

• Kreditnotaen opdateres ved at klikke på knappen ’Opdatér’.

Afslut ved at taste , derefter lukkes indkøbskartoteket ned.

SIDE 238


Indkøbsudskrifter

KOMPAS FOR WINDOWS

I menupunktet Udskrifter / Indkøbsudskrifter (eller tast ) er der som standard

lagt en lang række fast definerede udskrifter.

Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige

parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, posteringsafgrænsning,

gruppering og printervalg.

Udskrifterne kan vises på skærm (Vis), eller sendes via mail i forskellige formater, hertil

skal feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt, før knappen ’Mail’ bliver aktiv.

Der kan udskrives direkte til printer med knappen ’Udskriv’.

For en mere uddybende forklaring på Kreditorudskrifterne, henvises til den interne manual

(F1).

Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Restordre pr. Indkøb’.

SIDE 239


KOMPAS FOR WINDOWS

Eksempel på en udskrift af Restordrer pr. indkøb

Ønsker du at få en udskrift vedr. indkøbsrestordrer, foretages denne udskrift ved at klikke

på Udskrifter / Indkøbsudskrifter / Restordrer pr. indkøb.

Der vil fremkomme en printermenu, hvori der afgrænses:

SIDE 240

Der kan vælges at

afgrænse på

Indkøbsnr., Kreditor,

Varemodtag., Indkøber

og Status.

Mail

Udskriften kan sendes via mail. Feltet ’Send til E-mail’ skal være udfyldt med en

mailadresse, før knappen bliver aktiv.

Vis

Knapfunktionen viser udskriften på skærmen. Herfra kan der udskrives til printer ved at

klikke på printerikonet øverst i venstre hjørne af udskriften.

Udskriv

Sender udskriften til det ønskede printer

Annuller

Afslutter handlingen og lukker menupunktet Indkøbsudskrifter ned.


Indkøbskørsler

KOMPAS FOR WINDOWS

I menupunktet Kørsler / Indkøbskørsler (eller tast ), kan man foretage

massefakturering samt opdatere kreditorinformationer.

Massefakturering

Denne kørsel bruges hvis man skal lave flere udskrifter på én gang, f.eks. Rekvisitioner,

således at man ikke skal ind i Indkøbskartoteket og derfra udfakturere hver indkøbsordre én

efter én.

Masseudskrivningen kan også foretages som: Forespørgsel, Kvittering, Faktura eller

Kvittering + Faktura.

Massefaktureringen sker via menupunktet Kørsler / Indkøbskørsler / Massefakturering:

Skærmbilledet til massefakturering er opdelt i 4 afsnit:

• Afgrænsning

• Funktion

• Handling

• Indkøbsordreliste

Afgrænsning

Der kan afgrænses på Indkøb (Indkøbsordrenr.), Kreditor, Varemodtagelse og Status

(Indkøbsstatus). F.eks. hvis alle kreditorer skal hentes, så indtast den første kreditor i første

felt (afgrænsning fra) og ingenting i andet felt (afgrænsning til).

Funktion

Her markeres hvilken type funktion, som skal massefaktureres.

SIDE 241


KOMPAS FOR WINDOWS

Handling

Herunder er der følgende knapfunktioner:

Hent: Henter alle indkøbsordre ind i indkøbsordrelisten, ud fra den afgrænsede kriterie.

Start: Igangsætter massefaktureringen.

Marker alt: Alle indkøbsordre bliver markeret (flueben) i feltet ’Medtag’, og medtages

ved massefaktureringen.

Afmarker alt: Alle indkøbsordre afmarkeres, herefter kan man manuelt markere de

indkøbsordrer, der skal medtages i massefaktureringen. De indkøbsordrer der ikke skal

medtages, skal feltet ’Medtag’ være blank.

Indkøbsordreliste

Viser alle de aktuelle indkøbsordre ud fra den afgrænsede kriterium.

I feltet ’Medtag’ kan du vælge/fravælge om indkøbsordren skal med i massefaktureringen.

SIDE 242


Opdater kreditorinformationer

KOMPAS FOR WINDOWS

Der er mulighed for at opdatere indkøbsordrehovedet, hvis der er foretaget ændringer i

selve kreditorkartoteket. F.eks. hvis kreditoren har fået ny adresse eller

betalingsbetingelserne er ændret, vil denne opdatering foretage rettelser på de åbne

indkøbsordrehoveder.

Hvis der oprettes en ny indkøbsordre på baggrund af en arkiveret indkøbs-ordre, skal

denne kørsel foretages igen, hvis den nye indkøbsordre skal opdateres i forhold til

ændringer, der er foretaget, siden indkøbsordren er arkiveret.

Ændring af kreditorinformationer foretages fra menupunktet Kørsler / Indkøbskørsler /

Opdater Kreditorinformationer:

Der afgrænses på evt. kreditor eller gruppe, og indkøbsordrerne inden for det afgrænsede

interval, hentes frem ved at klikke på knappen ’Hent’.

De felter der ønskes opdateret markeres (med flueben). Der er flere felter end i viste

eksempel. Der kan klikkes på piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage.

Knappen ’Anvend’ igangsætter kørslen, og opdatere informationerne.

SIDE 243


KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 244


LAGER

KOMPAS FOR WINDOWS

Kapitlet om Lager indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på Lager i

Outlook baren:

Lager indeholder lagerkartoteket. Her oprettes og vedligeholdes

lagervarerne.

Lagerkladde bruges til korrektion af lagerantal, samt til bogføring af

korrektionerne.

Udover de viste menupunkter består Lager modulet også af Lagerudskrifter og

Lagerkørsler. I det følgende beskrives hele Lager modulet.

Lagerkartotek

Lagerkartoteket anvendes til at registrere og lagerstyre varer, der sælges og købes af dit

firma.

Lagerkartoteket bruges også til at holde styr på serviceydelser, idet det er muligt at vælge

om enheder på lageret er varer eller ydelser.

Hvis du vælger at registrere en enhed som en ydelse, så vil der ikke være lagerstyring på

serviceenheden.

Lagerkartoteket findes under menupunktet Kartoteker, klik derefter

på Lager, eller klik på Lager i Outlook baren.

Følgende skærmbillede af lagerkartoteket vil fremkomme:

SIDE 245


KOMPAS FOR WINDOWS

Opret en Vare/Ydelse

I dette afsnit beskrives forledes man opretter en vare/ydelse i Lager-kartoteket.

I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om

redigering og sletning af en vare/ydelse.

• Åben Lagerkartoteket ved at klikke på menupunktet Kartoteker / Lager, og tast

derefter for at kunne oprette en ny vare / lagerkartotekskort.

• Indtast dernæst det varenummer som du ønsker at oprette samt oplysninger om varen.

I lagerkartotekets felt ’Status’ vælges, om det skal være typen Vare eller Ydelse:

Vare – en vare er en fysisk lager enhed, der kan lægges på lager og trækkes fra lager.

Ydelse – en ydelse vælges, hvis der ikke er tale om en fysisk vare, men derimod timesatser

o.lign., hvor der på lageret ikke skal registreres lagerbeholdning.

For at afslutte/gemme oprettelsen, kan der trykkes eller klik på Gem ikonet.

Ved oprettelse af en vare/ydelse, skal følgende felter minimum være udfyldt:

Varenummer

Varenummeret kan være alfanumerisk og op til 20 tegn.

Varetekst

Der kan tastes en varetekst på max. 255 tegn.

Enhed

Kan være op til 20 karakterer lang. Der kan oprettes nye enheds-betegnelser under

Opsætning / Opsætning / Diverse / Enheder.

Salgspris

Den her indtastede salgspris vil blive benyttet ved fakturering, såfremt der ikke er oprettet

specielle prislister under Opsætning / Opsætning / Handel / Prisliste.

Kostpris

Denne pris vil blive benyttet til beregning af vareforbrug og vil blive foreslået ved oprettelse

af indkøbslinier.

Nedenstående felt ’Gruppering’ findes under fanebladet ’Opsætning’, og skal også

udfyldes!

Gruppering

Her vælges varens gruppering. Der kan oprettes nye grupper under Opsætning /

Opsætning / Bogføringsgrupper / Lagergrupper.

Efter endt indtastning gemmes varen med og for at afslutte eller

for at gemme og fortsætte med nye vareoprettelser.

SIDE 246


Faneblade i Lagerkartoteket

KOMPAS FOR WINDOWS

Informationerne om de enkelte varer er opdelt på 8 skærmbilleder med hvert sit faneblad:

Fanebladet Stamdata

Under fanebladet ’Stamdata’ – findes varens stamdata og beholdning på lager:

Varenr.

Her angives et alfanumerisk varenummer på max. 20 karakterer.

Varebeskrivelse

Varebeskrivelse angives i feltet under Varenr. Her indtastes en varetekst på max. 255

karakterer.

Alternativ Varenr.

Feltet kan bruges hvis man ønsker at indtaste en alfanumerisk søgning på varen. Dette kan

så bruges ved indtastning af varenummer, både ved indkøb og salg i feltet varenummer på

ordrelinien.

EAN Varenummer

Fungerer på samme måde som alternativ, dog bliver der ikke beregnet det checkciffer med

indtastning af enten 7 eller 12 ciffer. Det fulde stregkode-nummer skal indtastes.

Henvisningsnr.

Henvisnings varenummer benyttes, hvis et varenummer direkte kan erstattes af et andet

varenummer, såfremt varenummeret ikke kan leveres eller udgår. I dette felt angives hvilket

varenummer, der skal benyttes som alternativt varenummer.

Hvis der ikke benyttes henvisnings varenumre, efterlades feltet blankt.

Lokation

Her vælges hvilken lokation, varen lagerføres på. Når man står i feltet lokation, kan der

klikkes på for at udpege den ønskede lokation. Lokationer oprettes under Opsætning /

Opsætning / Diverse/ Lokationer.

SIDE 247


KOMPAS FOR WINDOWS

Enhed

Her vælges hvilken enhed (eks. stk., pose, flaske), der gælder for varen, når der sælges af

den. Enheder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Enhed.

Vægt, Rumfang og Decimaler

Udfyldes med relevante data for varen. Decimaler angiver antallet af decimaler, som

varebeholdningen skal angives med.

Status

Her vælges mellem: Vare, Ydelse, Udgået, Stykliste, og Vare Sæt.

Når der vælges stykliste eller varesæt, vil lokalmenu knappen Stykliste blive åben, og et

klik på denne giver mulighed for at specificere styklisten. På styklisten specificeres hvilke

varer, der skal indgå for hver sammensat enhed. Der kan også vælges udskrifter over den

oprettede stykliste.

Spærret

Der kan vælges mellem JA eller NEJ. Der angives Nej, hvis der må sælges af varen.

Placering

Nærmere specifikation af placering på lokationen.

Salgspris incl. Moms

Salgsprisen tillagt moms i henhold til den momskode som er angivet som salgsmoms på

fanebladet ’Opsætning’. Beløbet beregnes og indsættes automatisk.

Salgspris

Her indtastes varens salgspris. Det er denne salgspris, der vil fremkomme i

ordremodulet.

Kostpris

Her indtastes varens kostpris. Det er denne kostpris, der vil blive benyttet til

udregning af vareforbrug, og foreslået som indkøbspris. WinKompas SQL udregner altid

vareforbruget i finansmodulet efter princippet ’Fast kostpris’.

Princippet vælges i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Lagerprincipper.

Avance

Avance% beregnet ud fra en metode, som bestemmes under Opsætning /

Systemopsætning / Lager/ Avanceberegning, hvor der kan vælges Kostprismetoden

eller Salgsprismetoden.

Avance% kan skjules fra skærmbilledet når kartoteket ikke er i Edit-mode. Dette

bestemmes under Opsætning / Systemopsætning / Lager / Skjul kostpris.

Avancetype

Hvis der vælges Avance = Salgspris – Kostpris kan der indtastes en salgspris, som

derefter automatisk opdaterer feltet med Avance%.

I forbindelse med kørslen Justér lagerværdi, vil salgsprisen blive ændret i forhold til den

kostprisjustering, der bliver foretaget. Dog kan man under kørslen fravælge opdatering af

salgspriser.

Hvis der vælges Salgspris = Kostpris + Avance kan der indtastes en avance%, som

derefter automatisk opdaterer feltet med Salgspris.

SIDE 248


KOMPAS FOR WINDOWS

Priser incl. Afgift

Dette felt relaterer til, om der er tilknyttet afgifter til varen. (gælder kun for den beregnede

salgspris).

Ja – salgspris inkluderer afgifterne. Afgifterne afbæres ved køb/salg.

Nej – salgspris er ikke tillagt afgifter. Afgifterne tillægges ved køb/salg.

Felter som kun opdateres ved bogføring:

Beholdning

Aktuel lagerbeholdning.

Reserveret

Her vises det antal enheder af varen, som er i ordre (salgsordre). Dette vises kun for

salgsordre, hvor feltet ’Reserveret’ = JA i salgsordre-kartoteket.

Bestilt

Her vises det antal enheder af varen, som er bestilt (indkøbsordre). Dette vises kun for

indkøbsordre, hvor feltet ’Bestilt’ = JA i indkøbsordre-kartoteket.

Disponibel

Her vises den aktuelle disponible lagerbeholdning. Feltet udregnes som:

Beholdning - Reserveret. Feltet korrigeres i forbindelse med fakturaopdatering af

henholdsvis salgs- eller indkøbsordrekartoteket.

Lagerværdi

Her ses lagerbeholdningens værdi. Lagerværdien udregnes som:

Beholdning * Kostpris. Feltet ’Værdi’ vil altid vise den korrekte lagerværdi.

SIDE 249


KOMPAS FOR WINDOWS

Fanebladet Opsætning

Under fanebladet ’Opsætning’ – vises varens gruppering og momskoder.

Gruppering

Her vælges den gruppe, som varen tilhører. Dette felt skal altid være udfyldt, da en vare

ikke kan oprettes i lagerkartoteket uden, at varen tilhører en gruppe.

Ved bogføring vil varen automatisk blive posteret på den valgte gruppe (varesamlekonti) –

dvs., at dette felt sammenkæder lagerkartoteket med finansmodulet.

Varegrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogførings-grupper/

Lagergrupper:

En vare der er oprettet med en varegruppe, bør ikke blive overført til en anden varegruppe,

så længe der findes en beholdning på varen. Det anbefales i stedet for at oprette varen på

ny og tildele varen den nye varegruppe.

Foruden de konti der bestemmer hvilken konto salgsomsætningen m.m. skal føres på,

findes også konti for behandling af genindkøb samt afgang af varer.

Regulering anvendes i forbindelse med værdimæssig lagerjustering (Lager-kørsler),

Tilgang ved indkøb og Afgang er modkonto for Vareforbrug.

Konto for Afvigelse anvendes, når der indkøbes, og indkøbsprisen er anderledes end ved

sidste indkøb, eller der konstateres kursdifference.

Kategori

Her vælges lagerkategori. Lagerkategori har relation til rabatordninger.

Lagerkategori oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Lagerkategori.

SIDE 250


KOMPAS FOR WINDOWS

Købsmoms

Feltet forlanges ikke udfyldt. Den momskode, der er oprettet på Kreditoren, bliver benyttet

og overført til feltet ’Moms’ på indkøbslinien.

Men i tilfælde af, at varen er momsfri eller der anvendes differencemoms, skal der være en

momskode på varen. Denne momskode skal i disse tilfælde så være oprettet med

henholdsvis ’0’ i feltet ’Momssats’ eller med den differencierede momssatsen. Det vil så i

tilfælde af momspligtigt indkøb (altså ikke momsfri import) være varens moms %, der

anvendes på indkøbslinien.

Salgsmoms

Feltet forlanges ikke udfyldt. Den momskode, der er oprettet på debitoren, bliver benyttet og

overført til feltet ’Moms’ på salgslinien.

Men i tilfælde af at varen er momsfri eller der anvendes differencemoms, skal der være en

momskode på varen. Denne momskode skal i disse tilfælde så være oprettet med

henholdsvis ’0’ i feltet momssats eller med den differencierede momssats. Det vil så i

tilfælde af momspligtigt salg (altså ikke momsfri eksport) være varens moms%, der

anvendes på salgslinien.

Kreditornr.

Oplysningsfelt hvor kreditorens kreditornummer kan angives.

Kreditors varenr.

Her er det muligt at indtaste kreditorens varenummer.

Debitornr.

Oplysningsfelt hvor et evt. standardiseret nummer som debitor evt. bruger for varen kan

angives. (F.eks. et EAN (stregkode) nummer).

Debitor varenr.

Dette felt kan bruges til at indtaste debitorens varenummer.

Toldposition

Her indtastes varens toldpositionsnummer. Toldpositionsnummeret er Toldvæsenets

varekategori. Toldpositionsnumrene består af 8 cifre (kun tal, ingen mellemrum, punktum,

etc.).

Det samme toldpositionsnummer anvendes ofte til flere forskellige varer. Feltet benyttes i

forbindelse med Intrastat.

Serienummer

Med serienummerstyring holder systemet styr på, at du ikke benytter samme serienummer

flere gange på det samme varenummer. Når du senere vil sælge en vare, kan du ved et

tastetryk få en oversigt (feltet ’Levér’ i ordrelinien) over de serienumre, der er tilgængelig på

varenummeret.

Om der skal bruges serienummer i forbindelse med varen, bestemmes i følgende felter:

Serienummer ved Salg

Serienummer ved Køb

Hertil kan der angives JA, NEJ eller OPRET.

SIDE 251


KOMPAS FOR WINDOWS

Dimensioner

Hvis der benyttes dimensionsregnskab, skal der her angives de dimensioner, som varen

primært er tilknyttet.

F.eks. angivelse af afdeling tryk evt. på eller for at kalde listen over

afdelinger og udpeg den ønskede afdeling.

Tillad linierabat

Standardmarkeret til JA men kan ændres til NEJ, hvorefter denne vare ikke kan indgå i

linierabat ved salgsordre.

Tillad slutrabat

Standardmarkeret til JA men kan ændres til NEJ, hvorefter denne vare ikke kan indgå i

slutrabat ved salgsordre.

Separat forsendelse

Kan markeres JA eller NEJ. Hvis ’JA’, vil der i forbindelse med automatisk fragtberegning

blive beregnet fragt ud fra, at denne vare sendes i særskilt pakke. Hvis ’NEJ’, vil varen blive

sammenlagt med andre varer til en samlet pakke.

Standard antal

Her er det muligt at tilføje et standard antal på en vare. F.eks. hvis varen sælges med 10

stk., vil dette blive foreslået ved fakturering af varen på varelinien i salgsordrekartoteket.

Dette kan manuelt rettes ved selve faktureringen.

Fanebladet Priser

Under fanebladet ’Priser’ – vises varens prisgruppering.

Her tilknyttes varen til salgs- og indkøbsprislister. Foruden de generelle oplysninger om

prisen for forskellige antal indeholder prislisterne også information om, hvilket datointerval

prisen skal være gældende.

Forinden dette kan ske, skal prislisterne være oprettet under Opsætning / Opsætning /

Handel / Prislister.

SIDE 252


Fanebladet Diverse

KOMPAS FOR WINDOWS

Under fanebladet ’Diverse’ vises dato for evt. ændringer på vare, opsætning eller

stamdata.

Gruppe

Oplysningsfelt. Benyttes til Internet-handel, hvis man har lavet en løsning omkring

gruppering der kan foretages enten via kommafil eller med eksterne programmer til at

sortere på grupperne. Grupperne oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse /

Internet Grupper.

URL

Oplysningsfelt. Kan benyttes til eventuelt udlæsning til en hjemmeside, hvor man under

beskrivelsen af den pågældende vare, vil kunne referere til en anden side, hvor der er

beskrevet en mere detaljeret beskrivelse af varen.

Korrektioner

Her vil systemet vise oplysninger om hvilken bruger der har oprettet varen, hvornår, samt

vise dato for ændringer og hvilken bruger der har foretaget rettelsen.

Billede

Her angives hvor eventuelle lagerbilleder er placeret på harddisken. Dobbeltklik i feltet,

hvorefter du vælger bibliotek og filnavn. Billederne vises ved at klikke på knappen ’Vis

Grafik’. For at udskrive billedet klikkes på printer-ikonet i værktøjslinien.

Notat

Her kan du skrive bemærkninger vedrørende varen.

SIDE 253


KOMPAS FOR WINDOWS

Fanebladet Dokumenter

Under fanebladet ’Dokumenter’ – her er det muligt at oprette dokumenter vedrørende den

enkelte vare. F.eks. varebeskrivelse til kunder eller prislister fra leverandøren.

Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nye dokumenter på varen.

Ved at udfylde feltet ’Sti- og filnavn’ vil det være nemmere at finde og hente dokumentet

frem igen, ved blot at dobbelt-klikke på sti- og filnavnet, hentes dokumentet frem på

skærmen.

Fanebladet Notathistorik

Under fanebladet ’Notathistorik’ – kan der angives notat på den enkelte vare. F.eks.

hvilken kunde der har købt varen samt hvilken leverandør der leverer varen.

Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette notater på varen.

SIDE 254


Fanebladet Valgfri

KOMPAS FOR WINDOWS

Under fanebladet ’Valgfri’ – er der mulighed for at oprette yderligere oplysninger om varen.

De valgfrie tekster kan bruges efter eget ønske.

Oprettelse af en Valgfri Tekster

Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter.

• Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’, så skærmbilledet for ’Sprog

Editor’ åbnes.

• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Lager (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),

således at tekstfelterne fra Lagerkartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter

kartoteket ned.

• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede

tekst der skal ændres. Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og

tilbage mellem teksterne.

SIDE 255


KOMPAS FOR WINDOWS

• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres, og teksten vil kunne ses i

redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.

• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen.

• Luk skærmbilledet med ’Sprog Editor’ ned.

• Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Lagerkartoteket og vælge fanebladet

’Valgfri’.

Bemærk: Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet

en valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen.

Fanebladet Parametre

Under fanebladet ’Parametre’ – kan man opsætte parametre, hvis leverandøren sælger

den samme vare i flere forskellige varianter, såsom farve eller størrelser.

Parametre oprettes ved at hente den aktuelle vare frem i Lagerkartoteket, og tast

(redigeringsmode). Parametre skrives direkte i felterne Parameter 1 og 2. Der gemmes med

.

Hvis de samme parametre skal være gældende for flere, kan disse indtastes som standard

tekster under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Standard tekster.

Derved kan man hente de oprettede standard tekster frem ved at taste .

SIDE 256


Knapfunktioner i Lagerkartoteket

Der er følgende funktionsknapper i lagerkartotekets lokalmenu:

Liste

KOMPAS FOR WINDOWS

Ved klik på knappen ’Liste’, vises den samlede lageroversigt. Listningen kan være

afgrænset med filterfunktionen.

På listningen kan der oprettes søgninger. Dette gøres ved at fremkalde søgefunktionen

med .

Med søgefunktionen kan der oprettes og gemmes forskellige søgninger, som afgrænser

listningen og bestemmer sorteringsrækkefølgen. Der kan f.eks. listes bestemte lokationer

eller afdelinger m.m..

De gemte søgninger kan frit vælges på den tomme linie øverst på listen, hvor der i højre

side er et trekantsmærke. Ved at klikke på trekantsmærket vises de gemte søgninger, der

kan vælges mellem.

Beholdning

Ved klik på knapfunktionen ’Beholdning’ vises beholdningen for de enkelte lokationer, som

varen er forbundet med.

Beholdningen kan nedbrydes til de enkelte posteringer, der er sket på lokationen.

SIDE 257


KOMPAS FOR WINDOWS

Posteringer

Ved klik på knappen Posteringer er der mulighed for at få en oversigt over alle

lagerposteringer på den valgte vare, dvs. samtlige fakturerede salgs-ordrer og

indkøbsordrer.

Posteringsbilledet har yderligere en Zoom-knap. Ved klik på knappen Zoom i billedet

Posteringer, vises en detaljeret posteringsliste, hvor der er mulighed for at ompostere det

udvalgte bilag eller der kan udskrives en detaljeret posteringsliste.

Ordrelinier

Ved klik på Ordrelinier vises alle oprettede, men ikke fakturaopdaterede ordre- og

indkøbslinier samt linier i lagerkladden.

Afgift

Her angives de afgifter, der skal opkræves/afbæres af pågældende vare ved h.h.v.

salg/køb. Der åbnes et vindue, hvor der kan vælges mellem afgifter for Salg og Køb.

Afgifter oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Afgifter.

Bemærk: Der kan ikke specificeres afgifter til styklister.

Indgår i

Hvis varen indgår i en stykliste eller et varesæt, fremstår ordret ’Indgår i’ med fed skrift på

knapfunktionen, og der kan vises hvilke styklister eller varesæt, som den aktuelle vare

indgår i ved at klikke på knappen ’Indgår i’.

Serienr.

Her vises hvilke serienumre, der er brugt i forbindelse med salg og køb af varen.

SIDE 258


Statistik

KOMPAS FOR WINDOWS

Som standard i WinKompas SQL ligger der under denne knapfunktion 2 valgmuligheder for

statistikker:

Indkøbt – ved at vælge denne funktion, vil du kunne få en indkøbsstatistik. Der kan

afgrænses på periode.

Salg – ved at vælge denne funktion vises her salgsstatistik på varen. Der kan vises

salg pr. periode.

Udskrifter

Hvis der ønskes flere udskrifter end der er oprettet som standarder, kan man oprette flere

under Værktøj / Udskriftsstyring – vælg fanebladet Lager.

I den interne manual (F1) kan du læse om definition af udskrifter.

Diverse

Herunder knapfunktionen er der som standard lagt 3 ekstra databaser, der kan benyttes når

der er hentet en vare frem i Lagerkartoteket:

Beskrivelse – her indsættes de udenlandske betegnelser for hvert sprog. Ved salg til

en kunde, der er oprettet med sproget Engelsk, vil varebeskrivelsen fra dette sprog så

blive udskrevet på fakturaen.

Debitor varenummer – bruges til udskrifter, hvor kundens varenummer kommer med

på faktura eller følgeseddel.

Kreditor varenummer – bruges hvis man udskriver en indkøbs rekvisition eller evt.

en forespørgsel, hvor kreditoren ønsker, at man bruger dennes varenummer, i stedet

for virksomhedens egne.

Endvidere er det også muligt at starte andre eksterne programmer op, f.eks. hvis der er

behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan programmeres i WinKompas SQL.

Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og

hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.

I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens

muligheder.

SIDE 259


KOMPAS FOR WINDOWS

Lagerkladden

Denne kladde benyttes til regulering af varelageret i de situationer, hvor der ikke opdateres

via en faktura eller indkøbsfaktura, samt til korrektion af lagerantal, hvis indkøbsmodulet

ikke benyttes.

Brug af Lagerkladden

Bemærk: At der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre

piletast i nederste højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere

felter. Felterne vil også komme ind i ruden efterhånden, som der trykkes efter

udfyldelse.

Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet.

Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen.

• For at få adgang til lagerkladde, klik på menupunktet Kladder / Lagerkladde.

• Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt

klikke eller klik på knappen ’Vælg’.

• Er der oprettet flere oprettet flere lagerkladder, kan der bladres frem med piletasterne

til den ønskede kladde.

Hvis lagerkladden ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’.

Læs mere i afsnittet Opret / Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS.

• Når du har valgt den kladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et skærmbillede med

Lager arbejdskladde, klar til indtastning af bilag:

Bemærk: At det er muligt at bevæge sig fra felt til felt ved at trykke på , tasten

eller ved at klikke i feltet med musen. For at gå tilbage til et felt ved hjælp af

tastaturet tastes .

• Indtast bilagslinier i kladden

SIDE 260


KOMPAS FOR WINDOWS

• Vælg knappen ’Check’ for at få kontrolleret om kladdens posteringer er indtastet

korrekt.

• Ret eventuelle fejl som meddeles, og gentag ’Check’.

• Udskriv lagerkladden med knappen ’Udskriv’.

• Bogfør kladden ved at trykke på ’Bogfør’.

Felter i Lagerkladden

Saldo

Her vises totalen af de indtastede linier.

Tilgang

Her vises total antal styk i tilgang fra posteringslinierne.

Afgang

Her vises antal styk i afgang fra posteringslinierne.

Posteringslinien

Lagerkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden som

der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter kommer

frem på skærmen.

Levering

Her angives bilagets dato. Ved dagsdato trykkes ’D’ eller ’S’ for system-datoen.

Bilag

Bilagsnummeret indsættes automatisk. Hvilken metode der ønskes anvendt er angivet ved

oprettelse af kladden under Kladder / Lagerkladde / fanebladet ’Opsætning’ / feltet

’Kilde’. Bilagsnummeret kan overskrives.

Varenr.

Her angives varenummeret på varen. Der kan søges med eller klik på knappen .

Lokation

Her kan angives hvilken lokation varen lagerføres på. Der kan søges med eller klik på

knappen .

SIDE 261


KOMPAS FOR WINDOWS

Tilgang

Indtast antallet som lageret skal justeres op med.

Afgang

Indtast antallet som lageret skal nedjusteres med.

Enhed

Viser den enhed som varen er oprettet med, f.eks. stk., kg., l, m, o.s.v.

Beskrivelse

Her indsættes automatisk varebeskrivelse på varen, som hentes fra Lager-kartoteket.

Batch nr.

Her angives evt. batch nummer.

Afdeling

Her kan vælges den afdeling, som posteringen skal gælde.

Bærer

Her kan vælges den bærer, som posteringen skal gælde.

Formål

Her kan vælges det formål, som posteringen skal gælde.

Projekt

Her kan vælges det projekt, som posteringen skal gælde.

Kostpris

Felt til at angive kostpris, såfremt den ikke skal være lagerkartotekets standardkostpris.

Hvis kostprisen ændres i forhold til standardprisen, vil differencen blive behandlet enten

som prisdifference, eller som justering af standard-kostprisen ud fra en gennemsnitspris (ny

lagerværdi divideret med nyt antal).

Kontonr.

Her kan evt. angives et finans-kontonummer. Der kan søges med eller klik på

knappen .

Parameter 1

Er der oprettet parametre på den aktuelle vare (eks. Hvis varen sælges i flere forskellige

varianter), kan der søges i feltet med eller ved at klikke på knappen . Udpeg den

ønskede parameter og tast for at overføre til posteringslinien.

Parameter 2

Samme fremgangsmåde, som beskrevet i ’Parameter 1’.

SIDE 262


Knapfunktioner i Lagerkladden

Check

KOMPAS FOR WINDOWS

Når bilagene er indtastet, skal lagerkladden checkes. Her bruges knapfunktionen ’Check’,

som kontrollerer om indtastningsarbejdet er korrekt udført. Er dette ikke tilfældet, vises

fejlen med fremhævet skrift på informations-linien, samt posteringslinien vil være markeret

med rød farve:

Ved eventuelle fejl, rettes disse i kladden, og der foretages endnu et Check af kladden.

Næste fejl

Såfremt systemet viser flere fejl i kladden, kan der klikke på ’Næste fejl’, for at viser næste

fejl efterhånden som der rettes i kladden. Der køres endnu et ’Check’, når fejlene er rettet.

Udskriv

Vælg knappen ’Udskriv’ for at få bogføringskladden printet ud på valgfri printer.

Lagerkladden skal udskrives inden bogføringen, da kladden tømmes ved bogføring.

Bogfør

For at bogføre kladden, klikkes på knappen ’Bogfør’. Efter endt bogføring er linierne slettet

fra indtastningskladden.

Posteringer

Viser de transaktioner (posteringer), der er foretaget på det varenummer, som curseren

befinder sig på.

Posteringsbilledet har yderligere en Zoom-knap til at se en detaljeret posteringsliste.

SIDE 263


KOMPAS FOR WINDOWS

Lagerposteringer i Finans

Lagerposteringer omfatter:

Tilgang på lager (ved indkøb af salgsvarer)

Fragang på lager (ved salg af lagervarer)

Justering på lager (ved kostprisændring eller rettelse af lagerantal)

Lagerkartoteket kan indeholde varer, styklister og ydelser. Det der er interessant for

lagerbeholdningens værdi, er de varer, som indkøbes med videresalg for øje. Salg af

service eller timelønsarbejde lagerføres ikke, idet man ikke hjemkøber arbejdstimer til

videresalg.

Hvis et lagerkort er markeret med status Vare eller Stykliste, vil der ved både indkøb og

salg ske en antalsmæssig regulering på lagerkortet. Hvis et lagerkort er markeret med

status Ydelse, vil der ikke ske regulering af antallet på lagerkortet. I alle situationer vil der

dog være lagerposteringer med antal købt eller solgt.

Hvis et lagerkort er markeret med en kostpris, vil der blive genereret en

lagertilgang/lagerafgang samt vareforbrug. Dette sker altså også på en vare som er

markeret med status Ydelse, selvom denne ikke føres med en lagerværdi. Det der er

vigtigt, hvis man bruger kostpris på ydelser er, at varetilgang og varefragang ikke føres på

de konti, som medtages i den sum, som viser lagerværdien, idet summen af lagerkortene

derved vil blive forskellig fra den finansielle værdi.

► Tilgang på lager

Tilgang på lager opnås gennem Indkøb. Der oprettes en indkøbsordre og denne opdateres.

Hvilken konto der bruges til debitering af varetilgang bestemmes på lagergruppe eller på

kreditorgruppe.

Under Opsætning / Systemopsætning / Kreditor / Bogfør efter bestemmes om

varetilgang skal ske efter angivelse på kreditorgruppe eller efter angivelse på lagergruppe:

Kontonummeret fremgår af oplysningerne på gruppekortet:

SIDE 264


KOMPAS FOR WINDOWS

Som modpost til indkøbet ses først og fremmest Kreditorposteringen, som placeres på

Kreditorgruppens samlekonto.

De opnåede linierabatter ved indkøbet placeres i henhold til oplysninger på gruppekortet.

Slutrabat (rabat som ikke kan henføres til de enkelte varelinier på indkøbet) samt pålagte

gebyrer bogføres på konti som er bestemt af systemkonti. Disse sættes under menupunktet

Opsætning / Opsætning / Systemkonti.

► Fragang på lager

Fragang på lageret opnås gennem salgsordrer og samtidig med fragang, posteres også

vareforbrug (udgiften til købet af de solgte varer).

De to posteringer balancerer, idet lagerets værdi krediteres og driftskontoen for vareforbrug

debiteres. Forbrugskontoen kan enten være bestemt af debitorgruppe eller lagergruppe:

Hvilken der skal bruges, bestemmes under menupunktet Opsætning / System-opsætning

/ Debitorer / Bogfør efter:

Men konto for vareafgang (altså den postering som nedskriver lager-værdien), bestemmes

udelukkende på lagergruppekortet:

Vareafgang og Vareforbrug beregnes på grundlag af lagerkortets angivelse af kostpris

(standardkostpris for varen). Hvis der ingen kostpris er (0,00) vil posteringen ikke finde

sted.

SIDE 265


KOMPAS FOR WINDOWS

Justering på lager

Justering på lager kan være nødvendigt hvis:

1. Varens indkøbspris er ændret i forhold til tidligere indkøb

2. Lageroptælling afslører difference i antal på lager

Når der indkøbes varer, vil dette automatisk ske til den standardkostpris, som findes på

lagerkortet. Hvis varen har ændret kostpris, anføres den nye pris på indkøbslinien.

Når indkøbet bogføres tilføres lagerkortet det indkøbte antal og lager-værdien opskrives

med antallet ganget med lagerkortets standardpris. Prisdifferencen bogføres separat:

I eksemplet er der en standardkostpris på kr. 10,00 og der indkøbes yderligere 10 stk. til

lager, men nu til en kostpris på kr. 20,00. Prisdifferencen bliver således i alt kr. 100,00 og

lageret opskrives kun med den oprindelige pris.

Det kontonummer prisdifferencen føres på, er en driftskonto som er bestemt af

Lagergruppen:

Det er feltet ’Afvigelse’ som indeholder den driftskonto hvor indkøbs-differencen bogføres.

Fordelen ved at prisdifferencen er bogført uden for lagerværdi er, at man ikke påvirker de

varer som lå på lageret indkøbt til den gamle pris.

Hvis de nyindkøbte 10 sælges uden at der har fundet lagerjustering sted, vil vareforbruget

blive bogført med kr. 10,00 pr. stk.

Herefter vil driften (vareforbrug + indkøbsdifference) være debiteret med i alt kr. 200

(svarende til kostprisen af de 10).

Hvis der foretages en lagerjustering (på grund af årsregnskab eller som en løbende rutine

gennem året), kan dette ske som en gennemsnitskostpris eller til seneste kostpris

(nyanskaffelsesværdi). Dette vil umiddelbart give en fortjeneste, idet man har en

lagerværdiforøgelse (man kan siges, at have tjent på indkøbet til den lave pris):

SIDE 266


KOMPAS FOR WINDOWS

Efter bogføring af lagerværdiændringen ses følgende posteringer (sammen med de

posteringer som opstod ved indkøbet):

Statuskontiene 5110 + 5130 (kr. 300) + den lagerværdi som fandtes i forvejen (kr. 100) =

(400,00) er nu identisk med nyanskaffelsesværdien af de 20 stk. som er på lageret. I driften

ses at vi har tjent 100,00 på grund af værdistigningen på lageret.

Der er endnu ingen solgt af den pågældende vare, men nu sælger vi så alle 20 idet vi kun

ser på de transaktioner, som vedrører lageret og vareforbruget:

Vareforbruget bogføres med den nye værdi som varen har, altså svarende til at hele lageret

var indkøbt til den høje pris.

Det som er interessant er, at udgiften til varen bliver korrekt, og det kan ses, når vi

medregner de resterende poster som indgår i driften sammen med vareforbrug:

Idet prisdifferencen da varen var steget ved det næste indkøb blev debiteret med 100,00 og

lagerjusteringen som opskrev beholdningen til nykøbsværdi krediterede 200,00. Alt i alt er

der altså blevet debiteret kr. 300,00 som vareforbrug hvilket svarer til den faktiske

omkostning (10 stk a’ 10,00 + 10 stk. a’ 20,00).

SIDE 267


KOMPAS FOR WINDOWS

På status-siden ses lagerværdien også at opnå det rigtige resultat:

Det oprindelige varekøb på 10 stk. a’ 10,00 er ikke vist i posteringslisten, men ville have

været på konto 5110. Saldoen på 5110 (for denne vare) vil så være kr. 200,00.

Dertil kommer så lagerjusteringen på 200,00 altså en lagermæssig værdi for varen på i alt

400,00 (20 stk. a’ 20,00). På konto 5290 har vi så lagerafgang på 400,00 idet vi sælger alle

20 stk. og ny lagerværdi for varen altså 0,00.

Konklusionen med hensyn til indkøbsdifference og lagerjustering er enkel:

Ved at gennemse kontoen for indkøbsdifferencer, kan man konstatere om der er behov for

lagerjustering af varer, som har ændret indkøbspris. Kontoen viser prisændringen, så den

ikke bare forsvinder i glemselen, og man kan jo tage det når der er ledige stunder, eller én

gang om måneden osv.

På lagerkladde kan der bogføres ændringer til lagerantal. Disse ændringer genererer

tilsvarende posteringer til lagerjustering.

Til den årlige statusopgørelse benyttes lageroptællingskladden.

SIDE 268


Lageroptællingskladde

Denne kladde benyttes, når der skal ske lageroptælling i WinKompas SQL.

KOMPAS FOR WINDOWS

Inden der påbegyndes lageroptælling, vil det være hensigtsmæssigt at bogføre alle købsfakturaer

og salgsordrer, der er leveret, eller hvor varen er stillet til side, således at de ikke

indgår i lageroptællingen.

Brug af Lageroptællingskladde

Fremgangsmåden ved lageroptælling er, at man kan foretage en afgrænsning af lageret og

udskrive en optællingsliste.

Når optælling har fundet sted, kan man indrapportere det optalte antal og få justeret

lagerværdien derefter. Der kan også blot indtastes i kladdelinierne uden forudgående

udvælgelse.

Lageroptælling foretages fra menupunktet Kladder / Lageroptælling.

• Vælg den optællingskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt

klikke eller klik på knappen ’Vælg’.

Er der oprettet flere kreditorkladder, kan der bladres frem med piletasterne til den

ønskede kladde.

Hvis kreditorkladderne ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen

’Tilføj’ og der vil fremkomme en indtastningsboks, hvori den nye kladde oprettes med

et kladdenavn, og der klikkes på knappen Ok for at gemme.

• Når du har valgt optællingskladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et

skærmbillede med kladden, klar til indtastning af bilag:

• Afgræsningen foretages. Der kan afgrænses på enten Varenr., Gruppe, Lokation,

Placering (vareplacering), som ønskes med i lageroptælling.

I felterne kan der søges med eller ved at klikke på knappen .

SIDE 269


KOMPAS FOR WINDOWS

• I feltet ’Sortering’ har du mulighed for at vælge en sorteringstype der fremgår på

lageroptællingslisten, efter varerne er hentet frem. Der kan søges i feltet med knappen

efter sorteringsform.

• I feltet ’Komprimér’ (Fjern forskel =0) markeres hvorvidt man ønsker om alle varer,

hvor beholdningsforskellen er 0, dvs. at der ingen bevægelser er mellem optalt og

beholdning(antal), skal medtages i optællingen. Bevægelserne medtages ved

markering (med flueben).

• Under ’Hent varer’ har du følgende muligheder for markering:

Sæt optalt til antal på lager – funktionen hænger sammen med knappen ’Hent varer’

og feltet ’Optalt d.’. Hvis man vælger denne funktion og indsætter dato for

optællingsdagen i feltet ’Optalt d.’, og trykker på knappen ’Hent varer’, så bliver alle

varerne overført til optællingskladden med deres nuværende lagerantal, således at der

blot skal korrigeres for de varer, som differerer i forhold til nuværende lagerantal.

En vare pr. lokation – hvis der bruges lokation i den daglige drift, vil denne funktion

bevirke, at der bygges optællingslinier for hver lokation varerne findes på.

Kun vare med negativ beholdning – tager kun varer der på opgørelses-tidspunktet

har negativ beholdning på lageret.

En linie pr. parametre – er der oprettet parametre på varen, vil vare optræde x-antal

gange pr. parametre kombination på udskriften.

• Feltet ’Optalt d.’ skal udfyldes med en dato, før lageroptællings-kladden kan bogføres.

Når feltet bliver udfyldt med en dato, så bliver felterne ’Beholdning(antal), Beholdningsforskel

og Værdiforskel opgjort pr. denne dato.

• I feltet ’Bogføring’ markeres (med flueben) såfremt man ønsker at der skal opdateres

på Vareafgang og Varetilgang ved lageroptælling.

• Når man har foretaget afgrænsningen, og har afkrydset de funktioner man vil bruges,

trykkes på knappen ’Hent varer’. Herved hentes de varer, som skal indgå i

lageroptællingen.

• Herefter kan man udskrive en liste til brug for optælling i sammen rækkefølge, som

varerne er vist i kladden. Der klikkes på knapfunktionen ’Udskriv optællingsliste’.

• Knapfunktionen ’Udskriv’ kan bl.a. benyttes såfremt man har oprettet egne

selvdefinerede udskrifter, eller man ønsker en mere detaljeret udskrift af lager

optællingskladden.

• Bogfør kladden ved at trykke på knappen ’Bogfør’. Bogføring kan ikke vælges, uden at

udskrift af kladde har fundet sted.

SIDE 270


Felter i Lageroptællingskladden

KOMPAS FOR WINDOWS

Optællingskladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden

som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter

kommer frem på skærmen.

Varenr.

Her vises eller indtastes varenummer.

Optalt

Her indtastes den optalte mængde på varen.

Enhed

Her vises varens enhed. Det er ikke muligt at lave enhedskonvertering under

lageroptælling.

Beholdning(antal)

Her vises varens lagerantal i forhold til datoen indtastet i "Optalt d."

Beholdningsforskel

Her vises forskellen mellem det optalte antal og beholdning(antal).

Konvertering

Her vises konverterings-enheden for varen. Hentes fra lagerkartoteket.

Værdiforskel

Beholdningsforskel ganget med varens kostpris giver værdiforskel. Denne værdi bruges til

at korrigere lagersaldoen, når der vælges bogføring.

Beskrivelse

Varens beskrivelse.

Kostpris

Felt til at angive kostpris, såfremt den ikke skal være lagerkartotekets standardkostpris.

Afdeling

Her kan vælges den afdeling, som posteringen skal gælde.

Bærer

Her kan vælges den bærer, som posteringen skal gælde.

Formål

Her kan vælges det formål, som posteringen skal gælde.

Projekt

Her kan vælges det projekt, som posteringen skal gælde.

SIDE 271


KOMPAS FOR WINDOWS

Parameter 1

Er der oprettet parametre på den aktuelle vare (eks. Hvis varen sælges i flere forskellige

varianter), kan der søges i feltet med eller ved at klikke på knappen . Udpeg den

ønskede parameter og tast for at overføre til kladdelinien.

Parameter 2

Samme fremgangsmåde, som beskrevet i ’Parameter 1’.

Bundlinierne

Lagerværdi

Hele optællingskladdens lagerværdi før lageroptællingen

Ny lagerværdi

Hele optællingskladdens lagerværdi efter lageroptællingen.

Ændringer

Forskellen mellem Lagerværdi og Ny lagerværdi.

SIDE 272


Knapfunktioner i Lageroptællingskladden

Komprimer

KOMPAS FOR WINDOWS

Funktionen bruges til at sammenlægge linier med optælling, hvor en vare er indtastet to

gange med forskelligt antal. Denne vare bliver samlet til én linie.

Hent varer

Hvis dette felt er afmærket, så forsvinder alle varer, hvor der

ingen bevægelser er mellem optalt og beholdning(antal).

Denne funktion henter varer fra lageret til optællingskladden, ud fra de valgte

afgrænsninger. Således slipper man for at indtaste varenummer selv. Dog er det muligt selv

at tilføje flere varer manuelt til optællings-kladden.

Udskriv optællingsliste

Med denne knapfunktion kan man udskrive en liste til brug for optælling i samme

rækkefølge, som varerne er vist i kladden. Optællingslisten kan også vises på skærmen.

Udskriv

Denne udskrift viser den optalte mængde samt viser den nye lagerværdi.

Bogfør

Bogfører lageroptællingen på Lager og Finans på baggrund af optællingslinierne pr. optalt

dato.

Lageret bliver reguleret pr. vare og pr. lokation med en post med antal og beløb.

Finansbogføringen bliver posteret med en post pr. lagergruppe.

De benyttede konti i forbindelse med finansbogføringen findes under menupunktet

Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper / Lager-grupper, herunder Reguleringskontoen,

Varetilgangskonto og Vare-afgangskonto, disse konti vil blive brugt under

bogføringen.

Hvis kladden ønskes slettet uden bogføring, svares der ’NEJ’ til bogføring og ’JA’ til at

slette kladden.

SIDE 273


KOMPAS FOR WINDOWS

Lagerudskrifter

I menupunktet Udskrifter / Lagerudskrifter (eller tast ), er der som standard

lagt en lang række fast definerede udskrifter.

SIDE 274

På de udskrifter der er markeret med en piltast, henvises til at der

er yderligere udskrifts-muligheder.

Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige

parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg.

På alle udskrifterne vil der være følgende udskrivningsmuligheder:

Mail

Udskriften kan sendes via e-mail i forskellige formater, dog skal feltet ’Send til E-mail’

være udfyldt med en mailadresse, førend knappen ’Mail’ gøres aktiv.

Vis

Viser udskriften på skærmen. Herfra kan der udskrives til printeren, ved at klikke på ikonet

, som sidder i toppen af ’Vis-vinduet’.

Udskriv

Udskriver direkte til den valgte printer.

Annuller

Annullere handlingen, og lukker menupunktet Lagerudskrifter ned.


Eks. på en udskrift af Lager optællingsliste

KOMPAS FOR WINDOWS

Ønsker du at få en udskrift af Lager optællingsliste, der viser disponible vareantal,

reserveret og bestilt, samt kolonner for notering af optalt varer, foretages denne udskrift ved

at klikke på Udskrifter / Lagerudskrifter / Kontrollister / Optælling.

Herefter vil følgende printermenu fremkomme:

Der kan afgrænses på varenr., gruppering, kategori, toldposition, lokation og beholdning.

Du kan vælge at få udskriften vist på skærm, udskrive direkte til printer eller sende

udskriften via mail.

SIDE 275


KOMPAS FOR WINDOWS

Lagerkørsler

I menupunktet Kørsler / Lagerkørsler (eller tast ) er der som standard lagt

nogle faste kørsler.

Her foretages kørsler som, justering af lagerværdi, opdatering af stykliste-produktion,

justering af salgspriser og prislister samt intrastat eksport.

Justér lagerværdi

Lagerjusteringskørslen kan foretages så ofte som ønsket, på varer som har ændret

indkøbspris, eller den kan køres generelt på hele lageret i forbindelse med årsafslutningen.

Hvilket princip der vælges i forbindelse med årsafslutningen, er op til revisionen, som ud fra

den gældende lovgivning om årsregnskab, har valgt at bruge nogle bestemte principper.

Disse kan f.eks. være, at lageret ultimo opgøres til nyanskaffelsespris, eller at lageret

opgøres til gennemsnits-kostpris.

Der dannes finansposteringer i forbindelse med en lagerjustering, og der dannes

posteringslinier i lagermodulet på justeringerne.

Feltet 'Kostpris' samt feltet 'Værdi' i lagerkartoteket korrigeres efter en

lagerjusteringskørsel.

Lagerjusteringer foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler / Justér lagerværdi:

Felter i skærmbilledet ’Justér Lagerværdi’ er beskrevet i den interne manual (F1).

• Der kan afgrænses på en enkelt eller flere varenumre. Eller der kan afgrænses på

varegrupper.

SIDE 276


KOMPAS FOR WINDOWS

• Ved ’Status’ angives om det er Varenummer eller Stykliste, der skal foretages justering

på.

• I feltet ’Til Dato’ indtastes den dato som justeringskørslen skal bogføres på.

• I felterne ’Opdater finans’ og ’Opdater salgspriser’ markeres om disse skal

opdateres ved bogføring af lagerjusteringerne. Feltet skal være markeret (med flueben)

før der opdateres.

• Efter afgrænsningen er foretaget, trykkes på knappen 'Hent', og de omhandlede

varenumre listes frem i reguleringskladden.

• Ved ’Udfyld ny kostpris’ markeres en af følgende muligheder:

Procenttillæg - Her kan angives en procentsats, som feltet 'Kostpris' i lagerkartoteket skal op-

eller nedskrives. Ved nedskrivning angives minus foran procentsatsen.

Først ind Først ud – beregner feltet ’Værdi’ i Lagerkartoteket.

Ved bogføring af lagerreguleringskladden, vil feltet ’Kostpris’ og ’Værdi’ under

Lagerkartoteket vise den nye kostpris og værdi.

Sidste indkøbspris – beregner lagerværdien ud fra den sidst benyttede kostpris.

Gennemsnitspris – beregner kostprisen for en stykliste, ud fra kostprisen af de medgående

varer.

Til feltet ’Gennemsnitspris’, fremkommer et ekstra felt hvori der angives det maksimale antal

poster som skal medtages i kørslen, d.v.s. hvor mange indkøbsposter den skal tælle tilbage fra

og medtage.

• Efter markering af ’Udfyld ny kostpris’ klikkes på knappen ’Udfyld’, herved beregnes og

udfyldes felterne for Ny kostpris, Ny værdi og Ændring.

• Når beregningen er foretaget, vises de nye lagerværdier i feltet ’Ny værdi’ i

reguleringskladden nederst del af skærmen:

• Klik på knappen ’Udskriv’ for at udskrive reguleringskladden for kontrol, inden den

bogføres.

• Reguleringskladden bogføres med knappen ’Bogfør’, og de nye kostpriser og

lagerværdier opdateres.

SIDE 277


KOMPAS FOR WINDOWS

Styklisteproduktion

Denne kørsel opretter en beholdning på selve styklisten. Det vil sige, at der overføres

enheder (beholdning) fra de underliggende varer, der indgår i styklisten. Herefter er det

muligt at sælge styklisten.

Inden styklisteproduktionen kan foretages, skal styklisten være oprettet som en vare i

Lagerkartoteket, hvor status sættes til Stykliste. Dernæst skal der angives på styklisten

hvilke vare, der skal indgå i denne stykliste, dette sker også i lagerkartoteket.

Kørslen foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler / Stykliste-produktion:

Dan styklisteproduktion

Felter i skærmbilledet ’Styklisteproduktion’ er beskrevet i den interne manual (F1).

• Hent styklisten ved at indtaste varenr. i feltet ’Varenr.’. Der kan søges med eller

i feltet for at kalde listen over varenumre.

• Der kan evt. angives en lokation, hvor styklisten skal placeres.

• I feltet ’Produktionsantal’ angives hvor mange enheder, styklisteproduktionen skal

danne.

• Klik herefter på knappen ’Hent’, så de varer der indgår i styklisten, bliver overført til

styklistelinierne.

• Klik på knappen ’Udfyld’ og det angivne produktionsantal bliver overført til styklistelinierne

- beregning af styklistebehovet. Dette er dog kun en simulering. Der beregnes

totalt forbrug samt kost- og salgspriser.

’Procenttillæg’ - hvis styklistebehovet ønskes opskrevet med en procentsats, f.eks. for

at tage højde for spild, angives der en procentsats.

• Klik herefter på knappen ’Udfyld’ og feltet 'Kostbeløb' på styklistelinierne vil da blive

incl. dette spild.

• For at få bogført styklisteproduktionen skal der klikkes på knappen ’Bogfør’.

SIDE 278


KOMPAS FOR WINDOWS

Efter bogføring vil beholdningen på selve styklisten blive opskrevet og beholdningerne på

de varer, der indgår i styklisten, vil blive nedskrevet.

Bilagsserien, der skal benyttes til styklisteproduktionen, er angivet med en kilde i

menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Lager / vælg punktet Produktion.

Vær opmærksom på, at kostprisen på selve styklisten ikke bliver opdateret ved bogføring af

Styklisteproduktionen. Kostprisen skal angives manuelt eller allerbedst i kørslen ’Justér

lagerværdi’ med markering i funktionen 'Styklisteværdi', vil kunne danne kostprisen ud fra

kostpriserne på de medgående varer, så man ikke er nødt til at beregne det manuelt.

Justér Salgspriser

Salgsprisjustering kan foretages så ofte som ønsket. Årsagen til pris-justering er som oftest,

at indkøbsprisen er ændret, eller som et led i den almindelige prisudvikling på markedet.

Der er to muligheder for justering af salgspriser:

• Justering af salgspriser på Prislister tilknyttet varekartoteket.

• Justering af salgspris på varekartoteket. (Standardsalgsprisen).

Justering af salgspriser/prislister foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler /

Justér salgspriser:

Fremgangsmåden for kørslen samt feltbeskrivelse, kan du læse om i den interne manual

(F1).

SIDE 279


KOMPAS FOR WINDOWS

Justér Prislister

Gennem ’Juster Prislister’ opnås en nemmere vedligeholdelse af de prislistehenvisninger,

som fremgår af lagerkartoteket for de enkelte varer. Der opnås samtidig et større overblik,

end tilfældet vil være, hvis man opdaterer prislisterne direkte på lagerkartoteket.

Justér Prislister anvendes til 3 formål:

• At tilknytte et udvalg af varer til en prisliste.

• At fjerne et udvalg af varer fra prislisten.

• At foretage ændring af gyldighedsperiode, antal, enhed og/eller valutakode på

prislistelinierne

Justering af prislister foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler / Justér Prisliste:

Fremgangsmåden ved tilknytning af varer til prislisten og fjernelse af varer fra prislisten,

samt beskrivelse af felterne, er beskrevet i den interne manual (F1).

SIDE 280


Intrastat eksport

KOMPAS FOR WINDOWS

Til opfyldelse af statistikkravene om samhandel mellem EU-landene kan der genereres

’Intrastat’, som kan afleveres på diskette eller via mail til ’Danmarks Statistik’.

Til brug for Told- & Skats krav om information kan der desuden udskrives ’Listesystem’.

Udskrifterne findes under Lagerudskrifter / Intrastat / Intrastat-posteringer samt under

Debitorudskrifter / Told & Skatteliste.

Generering af intrastat statistik som diskfile sker under menupunktet Kørsler /

Lagerkørsler / Intrastat eksport:

Fremgangsmåden for Intrastat rapportering er beskrevet i den interne manual (F1).

SIDE 281


KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 282


PROJEKT

KOMPAS FOR WINDOWS

Kapitlet om Projektstyring indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på

Projekt i Outlook Baren:

Projekt indeholder projektkartotek, hvori projekter oprettes og

vedligeholdes.

Medarbejder bruges til at oprette og vedligeholde medarbejdere som

bl.a. bruges til tidsregistreringer i projektet.

Projektkladde benyttes til indtastning af forbrug, og selve

tidsregistreringen på projekterne.

For at få adgang til Projektmodulet, skal du under menupunktet Opsætning /

Systemopsætningen / Projekt / vælg derefter punktet ’Benyt udvidet projektstyring’,

svarer 'Ja' til at bruge projektstyring, og derefter genstarte WinKompas SQL.

Projektkartotek

Projektkartoteket bruges til at registrere det faktiske materialeforbrug, samt den faktiske

tidsforbrug på de aktuelle sager. Dette giver således et hurtigt og nemt overblik over

projekternes økonomiske status, samt overblik over evt. åbne ordre og indkøb.

I forbindelse med projektmodulet, kan følgende foretages:

• Indtastning af forbrug, direkte på sagen eller via sagskladden.

• Mulighed for at lave tidsregistreringer på medarbejderne.

• Direkte fakturering af forbrugt tid og materialer fra projektmodulet.

• Mulighed for at flere forkalkulationer pr. projekt.

• Budgetopfølgning og efterkalkulation.

• Avanceret statistikoversigt på projekterne, i 3 selvvalgte niveauer, med delresultater.

• Registrering af faktisk forbrug, samt udfaktureringstid i timer, minutter eller en selvvalgt

enhedsfaktor.

SIDE 283


KOMPAS FOR WINDOWS

Projektkartoteket findes under menupunktet Kartoteker / Projekt / vælg Projekt, eller tast

:

Opret et projekt

I dette afsnit beskrives forledes man opretter et projekt i Projektkartoteket.

I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om

redigering og sletning af et projekt.

Åben Projektkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Projekt / vælg Projekt, eller tast

, hvorefter Projektkartoteket åbnes.

• Tast for at oprettet et projekt/kartotekskort. Du har også mulighed for at taste

eller tast for opret.

• Indtast dernæst et projektnummer. Såfremt det ønskes, kan systemet opsættes til

automatisk at indsætte et projektnummer ved oprettelsen. Dette angives i menupunktet

Opsætning / Systemopsætning / Projekt / Kilde.

• Dernæst indtastes et valgfrit projektnavn.

• I feltet ’Kundenr.’, kan debitoren hentes frem. Ved at klikke på eller tast i

feltet, kan der søges efter debitor.

• De øvrige debitoroplysninger overføres automatisk, når kundenummer hentes frem.

Debitoroplysningerne hentes fra Debitorkartoteket. Der kan tilføjes eller ændres i

debitoroplysningerne.

• De valgfrie felter kan frit benyttes til egne formål.

Teksterne kan ændres under menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger.

SIDE 284


KOMPAS FOR WINDOWS

• Under fanebladet ’Diverse’ udfyldes der evt. en fast pris. Denne er kun til internt

oplysning, der er ikke noget tjek på om projektet overskrider det indtastede.

• Fanebladet ’Budget’ benyttes til at lave et budget på de forskellige bærer, så der

senere kan laves en efterkalkulation med det faktiske forbrug.

• ’Under projekter’ bruges til at tilkoble yderligere projekter, som skal faktureres til

samme kunde, eller hvis hovedprojekter er stort og uoverskuelige, kan disse splittes op

i mindre projekter, og så samles på ét projekt.

• Ved at klikke på fanebladet ’Projektlinier’, har du her mulighed for at redigere

indtastede tidsregistreringer eller oprette nye.

• På fanebladet ’Forkalkulation’ kan man oprette alle de forskellige kombinationer af

forkalkulationer, som man måtte ønske, for til sidst at overføre den valgte kalkulation til

budgetsiden.

Efter endt indtastning gemmes projektet med og for at afslutte eller

for at gemme og fortsætte med nye projekt-oprettelser.

Funktioner der kan bruges i Projektkartoteket:

Når Projektkartoteket er åbnet, kan man ved at klikke på knappen på værktøjslinien,

fremkalde listen over de funktionstaster, der kan benyttes i projektkartoteket.

SIDE 285


KOMPAS FOR WINDOWS

Faneblade i Projektkartoteket

Informationerne om de enkelte projekter er opdelt på 6 skærmbilleder med hvert sit

faneblad:

Fanebladet Stamdata

Under fanebladet ’Stamdata’ findes projektets stamdata.

Projektnr.

Under Opsætning / Systemopsætning / Projekt / Kilde kan du sætte systemet op til, at

hente et fortløbende nr. til projektet. Hvis ikke du benytter denne mulighed, skal du selv

indtaste det ønskede nr.

Projektnavn

Her kan der indtastes en tekst på max. 255 karakterer, som kort indikerer projektet.

Kundenr.

Indtast kundens kontonr. eller find denne ved at klikke på knappen . Du behøver dog ikke

at indtaste et kundenr., hvis du evt. ønsker at registrere timer, som ikke er relateret til en

bestemt kunde, men som alligevel skal ajourføres i systemet.

Navn

Kundens navn bliver automatisk overført når du henter kunden frem.

Adresse 1, 2, 3

Adressen på kunden.

Postnr.

Postnr. I den by kunden bor. Indtaster du et postnr. Som endnu ikke er oprettet i systemet,

vil den spørge om dette skal oprettes.

By

Byen hentes automatisk når postnr.-feltet forlades.

Land

Bor kunden i et andet land end Danmark, kan du skrive dette her.

SIDE 286


KOMPAS FOR WINDOWS

Attention

Er der tilknyttet en bestemt kontaktperson kan du skrive navnet på denne her, eller hentet

en af de kontaktpersoner, som du har oprettet på kunden fra debitorkartoteket af. Dette

gøres ved at klikke på knappen .

Telefon

Telefonnummeret på kunden.

Fax

Fax nummeret på kunden

Mobiltlf.

Kundens mobiltelefonnr.

Valgfrie felter

Har du brug for ekstra oplysninger i forbindelse med oprettelse af projekter, kan du benytte

disse 4 yderligere felter til dette. Du kan ændre teksterne til noget mere sigende, under

menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger.

Fanebladet Diverse

Under fanebladet ’Diverse’ vises projektdata, såsom Fast pris samt korrektionsdata.

Fast pris

Har du aftalt en fast pris med kunden, kan denne pris indtastes her. Vær dog opmærksom

på, at der ikke er nogen kontrol af, om projektet overstiger denne pris.

Start dato

Bliver automatisk sat til systemdatoen. Dette behøver dog ikke at være den dag projektet

rent faktisk påbegyndes, hvorfor det ville være klogt at ændre denne. Det har dog ikke

nogen praktisk betydning for projektet.

Slut dato

Fortæller hvornår projektet slutter eller burde slutte. Du kan stadig registrere på sagen efter

denne dato.

SIDE 287


KOMPAS FOR WINDOWS

Status

Indukerer om der kan ajourføres linier på projektet eller ej:

Åben – Projektet kan ajourføres med alle former for registreringer.

Spærret – Opstår der situationer, hvor der f.eks. i en periode ikke må tilføres nye belastninger

på et projekt kan denne spærres. Når du så tillader at der kommer nye registreringer på projektet

kan denne igen åbnes.

Lukket – Når projektet er helt færdigt. Der er ikke mere der skal lægges på projektet, og alt er

udfaktureret, så kan du lukke for projektet. Når du har lukket

Korrektioner

Her vil systemet vise oplysninger om, hvilken bruger der har oprettet projektet, og hvornår

samt hvilken dato der sidst er lavet ændringer og hvilken bruger der har foretaget rettelsen.

Notat

Her kan du indtaste et notat til det pågældende projekt.

Fanebladet Budget

Under fanebladet ’Budget’ kan du sammenholde et budget med det faktiske forbrug.

Når du skal lave et budget, kan du enten bruge fanebladet ’Forkalkulation’, eller du kan

indtaste en linie for hver af de bærer der er oprettet i systemet. Der kan kun indtastes den

samme bærer én gang, og listen vil derfor blive reduceret for hver budgetlinier der

indtastes.

Du har mulighed for at lave et budget både med forventet antal og beløb.

Der er også følgende knapfunktioner der kan benyttes under fanebladet Budget:

Hent alle bærer – Har du mange bærer oprettet i systemet, og du skal have en værdi på

de fleste typer, kan du benytte denne knap til at hente alle bærer på én gang. Nu kan du så

indtaste på de linier du skal bruge, og slette resten ved at markere linien og trykke på

.

SIDE 288


KOMPAS FOR WINDOWS

Hent faktiske data – Når du vil have en oversigt over, hvordan projektet ser ud, kan du

klikke på denne knap, og systemet vil hente de faktiske data, som er registreret på dette

projekt. Her vil den så beregne en difference i beløb og i antal.

Kopier budget – Hvis du allerede har lavet et projekt, der minder om det du er i gang med,

kan du kopiere budgettet fra dette andet projekt.

Indtast nummeret for det projekt du vil kopiere

fra, eller klik på og få en oversigt over alle

projekter. Herefter kan du så tilpasse linierne til

det aktuelle projekt.

Posteringer – Når du står på en af budgetlinierne, kan klikke på denne knap, som så viser

en oversigt over, hvilke steder denne aktuelle bærer optræder. Dette kan bl.a. bruges til

uddybende forklaring på, hvorfor sagen gik godt/dårligt i henhold til det budgetterede.

Fanebladet Under projekter

Under fanebladet ’Under projekter’ kan du tilknytte ekstra projekter til hovedprojektet.

Dette kan evt. benyttes til at gøre et projekt mere overskuelige, eller hvis der kommer et

tillægs-projekt til et allerede startet projekt, så kan dette kobles på som et underprojekt.

Den daglige registrering foregår således på det aktuelle underprojekt, men alle budgettal,

faktisk forbrug og udfaktureringer bliver summeret sammen på hovedprojektet, så du der

kan se det samlede resultat.

Tilføj – Du kan tilføje alle de underprojekter du har lyst til, dog vil et underprojekt kun kunne

tildeles til ét projekt ad gangen. Når et projekt er tilknyttet et andet projekt, kan dette ikke

længere vælges under knappen ’Tilføj’.

Rediger – Denne knap giver mulighed for at redigere i notatet på underprojektet.

Slet – Har du fået tilknyttet et underprojekt, som ikke skulle have været der, kan du

markere underprojektet, og klikke på knappen ’Slet’. Du kan ikke slette et underprojekt, når

der er lavet posteringer på dette.

Åben – Når du markøren står på et underprojekt, kan du springe til dette projekt ved at

klikke på knappen ’Åben’. Nu kan du så arbejde videre på dette underprojekt.

SIDE 289


KOMPAS FOR WINDOWS

Fanebladet Projektlinier

Under fanebladet ’Projektlinier’ kan du tilføje, redigere og slette projektlinier (registrering af

tidsforbrug). Det er ligeledes her du kan overføre linier til fakturering og arkiv.

Der er følgende knapfunktioner der kan benyttes under fanebladet Projekt-linier:

Tilføj – Du kan tilføje en tidsregistrering på projektet direkte når du har projektet fremme på

skærmen:

Ordrenummer – Hvis du på forhånd ved, hvilken ordre denne registering tilhører (forudsætter

at du kører med faste ordrer) kan du tilføre dette nummer her.

SIDE 290

Varenummer – Her indtastes det varenr. der skal benyttes, såfremt registreringen skal

viderefaktureres. Du kan vælge varenr. ved klikke på .

Medarbejder – Er der en bestemt medarbejder, der skal knyttes til denne registrering, kan du

indtaste denne her.

Dato – Når du tilføjer en ny projektlinier, vil datoen automatisk blive udfyldt med

systemdatoen.

Start tid – Starttiden vil ligeledes blive udfyldt med den aktuelle dato og tid lige nu og her. Det

er denne linier der bliver brugt til beregning af antallet i faktisk forbrug og forslag til

faktureringsantallet. I både datoen og klokken kan du trykke på ’S’ for at få feltet udfyldt med

den aktuelle dato og tid.


KOMPAS FOR WINDOWS

Stop tid – Når du indtaster i dette felt vil systemet beregne det faktiske forbrug og kopiere

dette til feltet ’Antal til ordren’. Det er denne linier der bliver brugt til beregning af antallet i

faktisk forbrug og forslag til faktureringsantallet. I både datoen og klokken kan du trykke på ’S’

for at få feltet udfyldt med den aktuelle dato og tid.

Brugt tid [Minutter] – Når du har stoppet tiden, vil systemet beregne den faktiske tid som

ligger imellem start og slut. Hvis du retter i antallet her, vil stoptiden blive genberegnet, så den

passer overens med antallet.

Antal til ordren – Dette felt indeholder det antal, som evt. bliver brugt til fakturering af den

aktuelle projektlinie. Antallet bliver automatisk sat til det samme som den først beregnede

’Faktiske antal’, men det kan ændres.

Kostpris – Når du henter en varer frem, vil kostprisen automatisk blive overført fra lageret.

Selv om du ikke har brugt et varenr. vil vi anbefale at denne kostpris bliver udfyldt, da det er

denne pris, som bliver brugt til beregning af faktisk forbrug i kr. Jo mere præcis denne kostpris

er, jo mere korrekt bliver den endelige efterkalkulation også.

Salgspris – Denne pris bliver ligeledes overført fra lageret når du henter et varenr. frem. Det

er denne pris der bliver brugt i forbindelse med fakturering af disse aktuelle projektlinier via

ordremodulet.

Fakturerbar – Dette er kun et statistikfelt, om den aktuelle projektlinie er fakturerbar eller ej.

Det kan f.eks. være at der er linier, som ikke skal medtages på en ordre, men de skal stadig

registreres for at give et korrekt billede af den tid der er brugt på projektet.

Afdeling – Hører denne projektlinier til en afdeling.

Bærer – Hvilken art/bærer skal denne projektlinie belaste.

Formål – Skal der tilknyttes et formål til denne linie?

Notat – Indtast evt. en kort beskrivelse af det udførte arbejde.

Rediger

Hvis du ikke har fuldført en registrering, kan du redigere denne, og så her indtaste de

manglende oplysninger.

Slet

Har du fået lavet en linie, som alligevel ikke skal bruges, kan du markere denne, og klikke

på knappen ’Slet’.

Opdater projektlinier

Så længe projektlinierne ligger synlig i projektlinielisten, kan du gøre ved dem, hvad du

måtte ønske, men når du har tilpasset en linie og ikke ønsker at der skal ’pilles’ ved denne

igen, så kan du klikke på knappen ”Opdater projektlinier”.

Hertil fremkommer følgende spørgsmål:

SIDE 291


KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 292

Nej – svares der ’Nej’, vil annulleres handlingen.

Ja – alle linier der er udfyldt korrekt, vil blive lagt i arkiv, så der ikke længere kan

redigere eller slette dem. De linier hvorpå der er et gyldigt ordrenr. og et varenr., vil

blive lagt over i ordremodulet, så linierne er klar til at blive faktureret.

Bemærk: Linier der bliver lagt i arkiv, skal have udfyldt start- og slut-tidspunktet.

Arkiv

Når du har opdateret projektlinierne, kan du finde dem igen under arkiv knappen. Her kan

du kun kigge på linierne, men du kan ikke ’pille’ ved dem, da det er arkiveret. For at komme

ud af arkivfunktionen, skal du klikke på knappen ’Arkiv’ igen.

Fanebladet Forkalkulation

Under fanebladet ’Forkalkulation’ kan du lave alle de forkalkulationer, med de forskellige

kombinationsmuligheder der måtte forekomme ved f.eks. et bestillingsarbejde.

Hvad forventer du at det vil koste, at udføre et bestemt arbejde med den ene eller den

anden medarbejder?

Der er følgende knapfunktioner der kan benyttes under fanebladet Forkalkulation:

Tilføj

Klik på denne knap for at tilføje en ny kalkulation.


KOMPAS FOR WINDOWS

Rediger

Du kan til en hver tid gå ind og redigere en forkalkulation. Alle tal i forkalkulationen bliver

opdateret når du gemmer igen.

Slet

Skal du ikke længere bruge en kalkulation, kan du slette denne.

Kopiér

Har du først oprettet en forkalkulation, og du skal lave en næsten magen til, kan du kopiere

den kalkulation, hvorpå markøren står.

Indtast blot det nye navn. Og der

bliver lavet en kopi af alle linier.

Nu kan du i ro og mag tilpasse

denne nye kalkulation med de få

ændringer, der måtte være.

Kopiér til budget

Når kunden på et tidspunkt accepterer et tilbud, som du evt. har lavet på baggrund af en

forkalkulation, kan du finde denne kalkulation frem, og overføre dette til dit budget. Her vil

den først slette et evt. allerede indtastet budget, og så samler den alle de bærer, som er

ens og overfører et samlet budgettal i kr. og antal.

Opret ny kalkulation

Når projektet er oprettet, har du mulighed for at oprette kalkulationer, dette gøres ved at

klikke på knappen ’Tilføj’ under fanebladet ’Forkalkulation’, derefter fremkommer følgende

skærmbillede:

Navn

Indtast det navn / tekst på den kalkulation, som du vil oprette. Her kan du bruge op til 30

karakterer.

SIDE 293


KOMPAS FOR WINDOWS

Notat

Indtast evt. en lille forklaring til, hvis der evt. er noget specielt i forbindelse med de

efterfølgende linier. Forudsætter priserne et eller andet? Der er taget forbehold for… osv.

Hent alle bærer

Du kan klikke på denne knap og få overført alle de bærer, som du har oprettet i systemet.

Dette er kun en fordel, såfremt du normalt skal benytte alle bærer til en forkalkulation. Du

kan selvfølgelig slette linierne igen.

Del total

Har du brug for at lave mellemresultatet (deltotaler) kan du med fordel benytte denne knap.

Deltotaler bliver vist med en anden farve og laver en sammentælling af alle de ovenstående

linier, fra forrige deltotal.

Du kan benytte den samme bærer op til flere gange, når du vil lave en forkalkulation, for

netop at kunne udpensle kalkulationen, så du får et bedre overblik.

Når du gemmer Forkalkulationen vil den totale kost- og salgspris blive beregnet, og vist på

kalkulationslinierne. Der gemmes med knappen ’Gem’.

Vær opmærksom på at du ikke skal benytte antal på de linier hvor du ikke ønsker at den

skal tælle antallet med i den samlede total. Normalt vil det kun være på arbejdstimerne du

vil benytte antallet, så du senere vil kunne lave en opfølgning på det faktiske forbrug. Her vil

det ikke være interessant at få de ovenstående 2 vinduer med i budgettet!

SIDE 294


Knapfunktioner i Projektkartoteket

Der er følgende funktionsknapper i projektkartotekets lokalmenu:

Liste

KOMPAS FOR WINDOWS

Ved klik på knappen ’Liste’, hentes en liste frem med alle oprettede projekter.

På listningen kan der oprettes søgninger. Dette gøres ved at fremkalde søgefunktionen

med :

Saldo

Med søgefunktionen kan der oprettes

og gemmes forskellige søgninger, som

afgrænser listningen, og bestemmer

sorteringsrækkefølgen.

Der kan f.eks. listes bestemte valgfrie

felter m.m..

Med knapfunktionen ’Saldo’ har du her mulighed for at få vist en saldo-balance på

skærmen, for den angivne periode.

SIDE 295


KOMPAS FOR WINDOWS

Feltet ’Uden nulkonti’ er afgørende for, hvordan man ønsker visningen af saldobalancen:

Markering af feltet – saldobalancen vises kun med overskriftskonti, og med den

samlede saldo for overskriftskontoen.

Afmarkering af feltet – viser saldobalancen med alle finanskonti, uanset om der er

saldo på kontiene.

Det er muligt at få saldobalancen udskrevet til printer, ved at bruge knappen ’Kopier til

udklipsholder’, når saldobalancen vises på skærmen.

Udskriv

Under menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring / Projekt, kan der oprettes selvdefinerede

udskrifter, hvor det så er muligt at hente disse frem under denne knapfunktion.

I den interne manual (F1) vil der være beskrivelse, hvordan man opretter en

’Brugerdefineret udskrift’, denne beskrivelsen kan hentes frem, når du står i menupunktet

Værktøj / Udskriftsstyring.

Posteringer

Ved klik på knappen ’Posteringer’ er der mulighed for at få en detaljeret oversigt over alle

projektposteringer.

Den detaljerede posteringsoversigt kan vises med projekt-, finans-, og lagerlinier.

Der klikkes på fanebladet for den ønskede visning. I eksemplet er der valgt fanebladet

’Finans’ for visning af finanslinier:

Ønskes posteringsoversigten udskrevet til printer, kan linierne for projekt, finans eller lager

kopieres til Excel og derfra udskrives til printer.

Opret ny ordre

Når der er oprettet projektlinier på en kunde, kan du overføre linierne til fakturering med

knapfunktionen ’Opret ny ordre’.

Ved at klikke på knapfunktionen vil systemet automatisk hente Salgsordre-kartoteket frem

med den angivne kunde fra projektkartoteket, samt angive nyt ordrenummer.

SIDE 296


KOMPAS FOR WINDOWS

For at kunne overføre aktuelle linier til en ordre, skal du stå på projektlinierne og have

markeret de linier, som skal overføres. Herefter vil følgende meddelelse fremkomme, som

skal besvares:

Ja – de oprettede projektlinier fra Projektkartoteket overføres til Salgsordrelinierne,

hvorefter der kan udfaktureres.

Nej – projektlinierne vil ikke blive overført til Salgsordrelinierne. Det er dog muligt at

foretage en salgsordrefakturering på kunden, hvor man manuelt indtaster

ordrelinierne.

Opret nyt indkøb

Knapfunktionen ’Opret nyt indkøb’ henter Indkøbskartoteket frem til brug ved oprettelse af

ny indkøbsordre på det aktuelle projekt, og overføre automatisk de dimensioner, der er

oprettet på projektet.

Når kreditor hentes frem i Indkøbskartoteket, vil systemet automatisk indsætte projektnr.

under fanebladet ’Indkøbsdata’, dette bevirker at du ikke selv skal huske, hvem du skal

bestille til. Ligeledes vil kundens oplysninger bliver lagt over på leveringsoplysningerne, så

varerne evt. kan leveres direkte til kundens bopæl.

Statistik

Med knapfunktionen ’Statistik’ har du mulighed for at få vist statistik over hvorledes

arbejdet fordeler sig på den enkelte medarbejder, ud fra en given periode.

Ved at klikke på knapfunktionen ’Statistik’ på et udvalgt projekt, har du mulighed for at

vælge den ønskede afgrænsning, og når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen

’Hent’, som henter alle de aktuelle projekter inden for den angivne afgrænsning:

SIDE 297


KOMPAS FOR WINDOWS

Felter og funktionsmuligheder er beskrevet i den interne manual (F1).

Diverse

Med denne knapfunktion er det muligt at starte andre eksterne programmer op, f.eks. hvis

der er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan programmeres i WinKompas

SQL.

Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og

hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.

I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens

muligheder.

SIDE 298


Felter på projektlinien

KOMPAS FOR WINDOWS

Der findes felter skjult i højre side af projektlinien, disse vil fremkomme ved at klikke nogle

gange på knappen .

Det er muligt at flytte rundt på felterne, efter eget ønske.

Klik på feltet, f.eks. på Kontonr., og der vil komme en oversigt over de

felter der er markeret til visning (fra ’Felter til visning’).

Udpeg det ønskede felt, som indsættes i stedet for ’Kontonr.’, dog vil

ordrelinien udvides, så der er plads til feltet ’Kontonr.’.

Ved at højreklikke på musen, har du her

mulighed for at hente listen frem med

’Felter til visning’.

Her kan du markere (med flueben) de felter

som skal vises på ordrelinierne.

Brug piletasterne eller scrollebaren.

Knappen markere alle felter på én gang, og alle felterne vil blive vist på

ordrelinien, ellers skal du manuelt markere de felter der ønskes vist.

SIDE 299


KOMPAS FOR WINDOWS

Medarbejder kartotek

Medarbejderkartoteket benyttes til at oprette og vedligeholde dine medarbejdere, som du vil

bruge i forbindelse med projektstyring. Det er ligeledes her du opdaterer standardpriserne

på medarbejderne.

Medarbejderkartoteket findes under menupunktet Kartoteker / Projekt / vælg derefter

Medarbejder, eller tast :

Opret medarbejder (projekt)

I dette afsnit beskrives forledes man opretter et projekt i Projektkartoteket.

I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om

redigering og sletning af et projekt..

Åben Projektkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Projekt / vælg Projekt, eller tast

, hvorefter du har følgende muligheder for at oprette ny projekt /kartotekskort:

• Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,

eller tryk på

eller tast

eller tast .

• Indtast et medarbejdernummer eller initialerne på medarbejderen.

• Dernæst udfyldes de relevante stamdata-oplysninger på medarbejderen. Felterne er

beskrevet i afsnittet om Faneblade i Medarbejder-kartoteket / fanebladet Stamdata.

SIDE 300


KOMPAS FOR WINDOWS

• I feltet ’Postnr.’ kan der søges efter postnummer ved at klikke på . Udpeg postnr. fra

listen og tast for at overføre til feltet.

• Under fanebladet ’Priser’ kan der evt. oprettes en fast pris eller forskellige priser, der

skal tilknyttes til de forskellige bærer, som virksomheden ønsker at lave statistik på.

Priser oprettes med knappen ’Tilføj’.

• Gem oprettelsen af medarbejderen med , eller tast for at gemme

og lukke medarbejderkartoteket.

• Skal du fortsætte med at oprette nye medarbejdere, kan du taste for at

gemme og fortsætte med nye oprettelser.

Funktioner til brug i Medarbejderkartoteket:

Når Medarbejderkartoteket er åbnet, kan man ved at klikke på knappen på

værktøjslinien, fremkalde listen over de funktionstaster, der kan benyttes i

medarbejderkartoteket.

SIDE 301


KOMPAS FOR WINDOWS

Faneblade i Medarbejderkartoteket

Informationerne om de enkelte projekter er opdelt på 2 skærmbilleder med hvert sit

faneblad:

Fanebladet Stamdata

Under fanebladet ’Stamdata’ oprettes / findes medarbejderens stamdata.

Medarbejder

Her skal du indtaste det medarbejder-nummer, som denne er tildelt. Her kan du vælge et

nummer eller evt. initialerne på medarbejderen.

Titel

Her kan angives hvilken titel medarbejderen har.

Navn

Her angives medarbejderens navn (hele navnet).

Gade

Medarbejderens adresse

Postnummer

Postnr. hvor medarbejderen bor. Indtaster du et postnummer som ikke findes i

WinKompas SQL, vil systemet spørge om denne skal oprettes.

By

Når du har indtastet et postnummer, vil byen automatisk blive opdateret.

Land

Hvis medarbejderen ikke er bosat i Danmark, kan du her indtaste dennes hjemland.

SIDE 302


KOMPAS FOR WINDOWS

E-mail

Medarbejderens e-mail adresse. Har du indtastet en e-mail i dette felt, kan du dobbeltklikke

på musen i feltet, hvorefter du kan skrive og sende en mail til denne adresse.

Afdeling

Skal udfyldes hvis medarbejderen tilhører en bestemt afdeling, der skal benyttes på alle

registreringer, som foretages når denne medarbejder benyttes. Uanset om afdelingen

indtastes eller ej, vil du under den daglige registrering kunne indtaste/ændre på denne

afdeling.

Telefon (hjemme)

Oplysning om medarbejderens private telefonnummer.

Mobiltelefon

Oplysning om medarbejderens mobiltelefonnummer.

Personsøger

Såfremt medarbejderen har personsøger, kan dette nummer indtastes her.

Notat

Hvis der er en speciel bemærkning om medarbejderen, kan denne indtastes her. Det er kun

en intern oplysning, og kommer ikke med ud på diverse udskrifter.

Fanebladet Priser

Når der skal registreres timer på et projekt, hvor man ønsker at benytte en medarbejder, vil

det være en fordel, at man automatisk får systemet til at foreslå den korrekte kostpris, som

det har kostet virksomheden at have denne medarbejder til at udføre det pågældende

arbejde.

Til dette formål kan du på hver medarbejder tilføje alle de forskellige priser, som denne kan

foretage i tilknytning til de forskellige bærer, som virksomheden ønsker at lave statistik på.

SIDE 303


KOMPAS FOR WINDOWS

I det følgende beskrives de funktionsmuligheder der er under fanebladet Priser:

Tilføj

Når du vil tilføje nye standardpriser for medarbejderen kan du trykke på knappen ’Tilføj’.

Herefter vil følgende indtastningsbillede fremkomme:

Bærer – Her skal du vælge den bærer, som skal have tilføjet nogle standard priser. Ved at

klikke på knappen kan du få en oversigt over alle de bærer, som endnu ikke er tilføjet på

medarbejderen. Der er kun mulighed for at tilknytte den samme bærer én gang.

Varenummer – Indtast det varenummer som evt. senere skal benyttes til udfakturering, når du

vil lave en faktura/opgørelse til kunden.

Når varenummeret hentes, vil kost- og salgsprisen automatisk blive ajourført med de priser,

som står på dette varenummer i Lagerkartoteket.

Du kan få en oversigt over Lagerkartoteket, ved at klikke på knappen . Du behøver ikke at

tilføje et varenummer, denne bliver kun brugt til en senere fakturering. Indtastes varenummeret

ikke, vil du ikke have mulighed for at udfakturere disse linier. Du kan dog manuelt tilrette

projektlinierne inden du sender dem til arkiv eller til en faktura.

Beskrivelse – Denne tekst bliver automatisk overført fra Lageret, når vare-nummeret bliver

indtastet.

Kostpris – Når varenummeret indtastes bliver kostprisen automatisk hentet fra Lagerkartoteket.

Såfremt der bliver brugt en ’Dummy vare’ (en standard-vare) til udfakturering, skal du ændre

kostprisen, så den bliver så tæt på virkeligheden som mulig, da det er denne kostpris, der bliver

brugt til beregning af de aktuelle omkostninger på de enkelte sager.

Jo tættere denne pris kommer på de faktiske omkostninger på den valgte bærer, des mere

realistisk et billede vil du få af sagerne.

Salgspris – Denne pris bliver ligeledes automatisk hentet fra Lagerkartoteket, når

varenummeret indtastes. Denne pris bliver brugt til ud-fakturering, når og hvis du senere vil

overføre de aktuelle linier til en ordre.

Redigér

Med knapfunktionen ’Redigér’ kan du ændre på en eksisterende prislinie. Marker linien

eller dobbeltklikke på linien, hvorefter du har mulighed for at rette.

Slet

Har du indtastet nogle linier, som ikke længere skal bruges på denne medarbejder, kan du

markere en eller flere linier, og trykke på knappen ’Slet’.

SIDE 304


KOMPAS FOR WINDOWS

Hent alle bærer

Ved at klikke på knappen ’Hent alle bærer’, kan du få overført alle bærer på én gang, frem

for at skulle tilføje dem enkeltvis. Her kan du så redigere de enkelte linier en for en.

Kopier

Har du allerede oprettet forskellige prissatser på én medarbejder, og disse priser skal

bruges som udgangspunkt til øvrige medarbejdere, kan du med fordel benytte denne

funktionsknap:

Indtast medarbejder nr., som du vil kopiere

priserne fra.

Der kan søges ved at klikke på knappen

Når du har trykket på knappen ’Ok’, vil denne medarbejders priser, blive overført til den

nuværende medarbejder. Nu kan du så tilpasse de få ændringer, som der evt. måtte være

på nogle af priserne.

Bemærk: Såfremt du havde oprettet nogle linier i forvejen, vil disse linier blive overskrevet

med dem du kopierer fra.

.

SIDE 305


KOMPAS FOR WINDOWS

Knapfunktioner i Medarbejderkartoteket

Liste

Denne knap giver en liste over alle de medarbejdere du har oprettet. Her kan du stille

markøren på den ønskede medarbejder, og dennes oplysninger kommer så frem på

skærmen.

Posteringer

Når du har en medarbejder fremme, vil et tryk på knappen ’Posteringer’, give en

posteringsoversigt over alle de projektlinier, hvor medarbejderen optræder:

Udskriv

Her vil der kunne udskrives diverse medarbejder relaterede udskrifter. Under menupunktet

Værktøj / Udskriftsstyring, kan du tilføje ekstra udskrifter, som du gerne vil bruge i

forbindelse med medarbejderkartoteket.

Statistik

Du har mulighed for, på den enkelte medarbejder at få en statistik på hvordan han arbejde

fordeler sig, inden for en given periode:

Felter og funktionsmuligheder er beskrevet i den interne manual (F1).

SIDE 306


Diverse

KOMPAS FOR WINDOWS

Hvis du ønsker en speciel funktion, som skal udføres på/fra medarbejder- kartoteket, kan

fra denne knap få denne funktion aktiveret. Dette kræver dog at du enten selv kan

programmere eller at du kan få andre til dette.

Selve opsætningen / tilknytning af denne specielle programmering skal sættes op under

menupunktet Opsætning / Opsætning / Eksterne data.

SIDE 307


KOMPAS FOR WINDOWS

Projektkladde

Projektkladden benyttes til indtastning af forbrug og tidsregistreringer på projekterne.

I afsnittet Projektkladde vil vi beskrive hvordan projektkladde bruges samt gennemgå

faneblade og knapfunktioner i Projektkladden.

Det er muligt at oprette flere kladder, hvis man ønsker at opdele sine posteringer i andre

kladder med andre kildeangivelser og nummerserier.

Eller der kan oprettes en kladde til hver medarbejder, så disse kan indtaste hver deres

egne registreringer.

Brug af Projektkladden

• Klik på menupunktet Kladder / Projektkladde, eller klik på Projekt i Outlook baren og

vælg derefter Projektkladde:

Er der oprettet flere kladder, kan der bladres frem med piltasterne til den ønskede kladde.

Hvis der ikke er oprettet projektkladde (hvilket der ikke er første gang denne tages i brug),

klikkes på knappen ’Tilføj’ for at oprette ny projektkladde. Læs mere i afsnittet om Opret /

Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS.

• Vælg den projektkladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt

klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at kladden åbnes, klar til indtastning af

bilag:

SIDE 308


KOMPAS FOR WINDOWS

Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet.

Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen.

Der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre piletast nederst i

højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere felter. Felterne vil

også vises efterhånden, som der trykkes .

SIDE 309


KOMPAS FOR WINDOWS

Knapfunktioner i Projektkladden

Udskriv

Vælg knapfunktionen ’Udskriv’ for at få projektkladden udskrevet til printeren. Her vil den

vise alle de linier, som du i forvejen kan se på skærmen. Denne udskrift kan bruges til

kontrol af indtastningen.

Der kan også vælges at få udskriften vist på skærmen (Vis), og derefter udskrive den til

printeren via ikonet , som er i toppen af ’Vis-vinduet’.

Udskriften kan også sendes via e-mail i forskellige formater. Feltet ’Send til E-mail’ være

udfyldt med en mailadresse, førend knappen ’Mail’ gøres aktiv.

Opdatér

Når der er indtastet linier som hører til de forskellige projekter skal disse ajourføres på de

respektive projekter, således at du evt. senere kan udfakturere disse igen til kunderne.

Ligeledes vil du herefter på projekterne kunne se, hvordan resultatet ser ud (hvor meget har

sagen kostet ind til nu?).

Så længe linierne ligger i projektkladden, vil de ikke have nogen indflydelse på selve

projektet.

SIDE 310


Felter i Projektkladden

KOMPAS FOR WINDOWS

Projektkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden

som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter

kommer frem på skærmen.

Projekt

Alle linier skal tilknyttes et projekt, ellers kan linierne ikke ajourføres.

Ordrenummer

Hvis I kører med standard ordrer på jeres kunder, og denne registrering skal

viderefaktureres, kan dette ordrenr. Indtastes med det samme.

Medarbejder

Hvilken medarbejder har arbejdet på dette projekt.

Dato

Denne dato bliver automatisk tildelt med systemdatoen, og fortæller kun, hvornår den

aktuelle linie er blevet dannet/indtastet.

Startdato

Bliver ligeledes automatisk udfyldt med systemdatoen, men kan selvfølgelig ændres til den

dag, hvor arbejdet faktisk fandt sted. Har du mange linier på en bestemt dag, vil det være

en fordel at du retter systemdatoen til denne dag, da du så er fri for at skulle rette

startdatoen på alle linierne.

Du retter systemdatoen med tasterne .

Starttid

Hvornår startede arbejdet? Bliver ligeledes automatisk udfyldt med klokken i

indtastningsøjeblikket. Denne start tid har kun betydning for beregningen af det faktiske

forbrug, men det er også det faktiske forbrug, der er grundlaget for beregningen af

projektet.

Slutdato

Her indtastes den dag, hvor arbejdet slutter. Hvis det er samme dag som start dagen, kan

du her nøjes med at skrive ’S’ for at få indsat systemdatoen.

Sluttid

Her indtastes hvornår arbejdet sluttede.

Varenummer

Er der forbrugt nogle varer i forbindelse med denne registrering, kan du her vælge

varenummeret fra lageret. Systemet vil så automatisk overføre kost- og salgspriser fra

lageret til linien.

SIDE 311


KOMPAS FOR WINDOWS

Brugt tid

Dette antal er beregningsantallet til projektet. Hvad er det faktiske forbrug på det aktuelle

projekt. Dette antal er beregnet på baggrund af startdatoen og start tiden kontra slutdatoen

og slut tiden. Hvis du ikke har indtastet de rigtige datoer og tider, er det ikke noget problem.

Indtast det antal som du vil have registreret, og systemet vil så bruge denne tid i stedet.

Antal

Her indtastes det antal, som evt. skal bruges til viderefakturering. Antallet bliver automatisk

identisk med ’Brugt tid’, men kun første gang. Rettes Brugt tid, forbliver antallet med det

der nu står i feltet.

Kostpris

Har du tilknyttet et varenummer til linien, vil den reelle kostpris blive lagt ind på linien. Det er

denne kostpris der bliver brugt til beregning af udgiften på sagen.

Salgspris

Salgsprisen bliver ligeledes hentet fra lageret, såfremt der er tilknyttet en vare på linien.

Denne pris bliver brugt til en evt. viderefakturering.

Afdeling

Hvis du kører med dimensionsregnskab, og har delt dine medarbejdere op i forskellige

afdelinger, kan du i dette felt vælge, hvilken afdeling denne tilhører.

Bærer

Hele projektstyringen er koblet op på bærer. Alle registreringer skal have tildelt en bærer for

at kunne arkiveres / lægges på en ordre.

Formål

Når du kører med dimensionsregnskab, kan du på linierne bestemme, om der

bogføringsmæssigt skal sættes en yderligere identifikation af, hvad formålet har været med

denne registrering.

Notat

Tilføj et lille notat på den aktuelle linie, som vil følge denne postering, alle steder, hvor

denne kan ses.

Fakturerbar

Dette felt har kun betydning for evt. selvdefinerede udskrifter. Dette felt kan så bruges til at

tjekke op på om den registrering kan viderefaktureres, eller om det har været en intern

udgift i forbindelse med det, der er blevet lavet på projektet.

SIDE 312


SYSTEM / OPSÆTNING

KOMPAS FOR WINDOWS

Kapitlet om System / Opsætning indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke

på System i Outlook baren:

Systemopsætning - hvor alle systemparametre bliver sat. En del af

disse skal være udfyldt, mens andre er valgfri.

Valuta – her kan man oprette og vedligeholde valuta-kurser.

Udover de viste menupunkter fra Outlook baren, kan man også finde følgende to

menupunkter Momsforfald og Opsætning, ved at klikke på Opsætning i menulinien:

Momsforfald – her er der mulighed for at tilpasse beregningen af moms-periodernes

forfaldsdato ud fra de regler, som Told og Skattestyrelsen fastsætter.

Opsætning – her udfyldes alle systemtabeller.

Momsforfald

I menupunktet Opsætning / Momsforfald har du her mulighed for at tilpasse beregningen

af momsperiodernes forfaldsdato, ud fra de regler der fastsættes af Told og

Skattestyrelsen.

SIDE 313


KOMPAS FOR WINDOWS

Ændring af momsforfaldsdato

Ændring af momsforfaldsdatoen foretages manuelt:

• Der vælges først om det er Halvårlig, Kvartalsvis eller Månedlige angivelser (faneblad).

• Herefter indtastes der en aktiv dato for hvornår den nye forfaldsdato skal gælde fra,

samt hvor mange måneder og dato for hvornår den nye forfaldsdato skal være.

• Klik derefter på knappen ’Beregn forfald’, så systemet opdatere moms-forfaldsdatoen.

• Efter beregning af forfaldsdatoen, lukkes skærmbilledet med knappen ’Luk’.

Opsætning

Når regnskabets kontoplan er oprettet, skal de generelle program-tilpasninger defineres.

► MANGLER I OPSÆTNING AF DE OBLIGATORISKE PARAMETRE, VIL BETYDE, AT

DER IKKE KAN BOGFØRES I PROGRAMMET.

Ved de parametre, som skal være udfyldt, vil dette være oplyst!

Alle systemtilpasninger sker fra menupunktet Opsætninger / Opsætninger, som har

følgende undermenuer, der i det følgende beskrives:

SIDE 314


Bogføringsgrupper

Her defineres grupperinger af debitorer, kreditorer og varer.

Debitorgrupper

KOMPAS FOR WINDOWS

Det er her du bestemmer, hvordan integrationen mellem debitormodulet og finansmodulet

skal være.

Fordelingen på de forskellige finanskonti styres af feltet ’Gruppering’ i Debitorkartoteket.

Der skal som minimum oprettes én debitorgruppe, idet den enkelte debitor SKAL tilknyttes

en debitorgruppe.

Når du vil bogføre varesalg, kan der enten bogføres efter debitorgrupper eller lagergrupper.

Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’.

Felterne Omsætning, Rabat, Vareforbrug, Navn og Samlekonto, Kontant SKAL udfyldes.

Når du opretter den enkelte debitor, SKAL der tilknyttes en debitorgruppe.

Selvom du vælger at bogføre varesalg efter debitorgrupper, skal der alligevel være oprettet

mindst én lagergruppe.

SIDE 315


KOMPAS FOR WINDOWS

Bogføring efter bestemt debitorgruppe

Hvis du vil have systemet til at bogføre varesalg efter debitorgrupper, skal du først oprette

de forskellige debitorgrupper i menupunktet Bogførings-grupper/ Debitorgrupper.

Alle felter bortset fra Notat SKAL udfyldes.

Når du opretter den enkelte debitor, SKAL der tilknyttes en debitorgruppe. Der skal derfor

som minimum være oprettet én debitorgruppe.

Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’

markeres, at der skal bogføres efter debitorgrupper.

Når du bogfører varesalg, kontrollerer programmet, hvilken debitorgruppe, der er tilknyttet

den enkelte debitor, og bogfører herefter.

Der skal dog også være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurere en

lagergruppe på hver enkelt vare.

Bogføring efter bestemt lagergruppe

Opret den/de respektive lagergrupper i menupunktet Bogføringsgrupper/ Lagergrupper,

som der skal bogføres efter. De enkelte grupper tilknyttes varerne.

Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’

markeres, at der skal bogføres efter lagergrupper.

Selvom du vælger at bogføre varesalg efter lagergrupper, skal der alligevel være oprettet

mindst én debitorgruppe i menupunktet Bogføringsgrupper / Debitorgrupper, idet der

SKAL figurere en debitorgruppe på debitoren i debitorkartoteket.

Kreditorgrupper

Det er her du bestemmer, hvordan integrationen mellem kreditormodulet og finansmodulet

skal være.

Fordelingen af de forskellige finanskonti styres af feltet ’Gruppering’ i Kreditorkartoteket.

Der skal som minimum oprettes én kreditorgruppe, idet den enkelte kreditor SKAL tilknyttes

en kreditorgruppe.

Når du vil bogføre varekøb, kan der enten bogføres efter kreditorgrupper eller lagergrupper.

Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Kreditor i menupunktet ’Bogfør

efter’.

Bogføring efter bestemt kreditorgruppe

Hvis du vil have systemet til at bogføre varekøb efter kreditorgrupper, skal du først oprette

de forskellige kreditorgrupper i menupunktet Bogføringsgrupper/ Kreditorgrupper.

SIDE 316


Alle felter bortset fra Notat SKAL udfyldes.

Når du opretter den enkelte kreditor, SKAL der tilknyttes en kreditorgruppe.

Der skal derfor som minimum være oprettet én kreditorgruppe.

KOMPAS FOR WINDOWS

Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Kreditor i punktet ’Bogfør efter’,

markeres, at der skal bogføres efter kreditorgrupper.

Når du bogfører varekøb, kontrollerer programmet hvilken kreditorgruppe, der er tilknyttet

den enkelte kreditor og bogfører herefter.

Der skal dog også være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurere en

lagergruppe på hver enkelt vare.

Bogføring efter bestemt lagergruppe

Opret den/de respektive lagergrupper i menupunktet Opsætning/ Bogføringsgrupper/

Lagergrupper, som der skal bogføres efter.

De enkelte grupper tilknyttes varerne.

Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Kreditor i punktet ’Bogfør efter’,

markeres, at der skal bogføres efter lagergrupper.

Når du bogfører varekøb, kontrollerer programmet hvilken lagergruppe, der er tilknyttet den

enkelte vare, og bogfører herefter.

Selvom du vælger at bogføre varekøb efter lagergrupper, skal der ligeledes være oprettet

mindst en kreditorgruppe i menupunktet Bogføringsgrupper / Kreditorgrupper, idet der

SKAL figurere en kreditorgruppe på kreditoren i kreditorkartoteket.

Alle felter på nær Notat på kreditorgruppen SKAL udfyldes.

Lagergrupper

Her bestemmer du, hvordan integrationen mellem varemodulet og finansmodulet skal være.

Fordelingen af de forskellige finanskonti ved varesalg/varekøb styres enten af lagergruppen

eller af debitorgruppen/kreditorgruppen.

Hvilken af delene bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i feltet ’Bogfør

efter’, og under Opsætning/ Systemopsætning / Kreditor i punktet ’Bogfør efter’.

Bogføring efter bestemt lagergruppe

Hvis du udelukkende vil bogføre varesalg/varekøb efter lagergrupper, skal du oprette de

respektive lagergrupper i menupunktet Opsætning/ Bogføringsgrupper/ Lagergrupper.

Alle felter SKAL udfyldes bortset fra feltet Notat.

SIDE 317


KOMPAS FOR WINDOWS

Angiv i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’, at der skal

bogføres efter lager-grupper.

Tilknyt lagergruppe til varerne i Lagerkartoteket i feltet ’Gruppering’.

Selvom du vælger at bogføre varesalg/varekøb efter lagergrupper, skal der oprettes mindst

én debitorgruppe og mindst én kreditorgruppe, idet der på henholdsvis debitor og kreditor

skal tilknyttes en gruppe i feltet ’Gruppering’.

Når du bogfører varesalg, kontrollerer programmet hvilken lagergruppe den enkelte

debitor/kreditor tilhører, og bogfører salget/ købet på de konti der gælder for gruppen.

Bogføring efter bestemt debitorgruppe

Der skal være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurerer en lagergruppe på

hver enkelt vare.

Angiv i Opsætning/ Systemopsætning under mappen Debitor i ’Bogfør efter’, at der skal

bogføres efter debitorgrupper.

Tilknyt debitorgruppe til debitorerne i Debitorkartoteket i feltet ’Gruppering’.

Når du bogfører varesalg kontrollerer programmet hvilken debitorgruppe, der er tilknyttet

den enkelte debitor, og bogfører herefter efter denne gruppe.

Bogføring efter bestemt kreditorgruppe

Der skal være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurere en lagergruppe på

hver enkelt vare.

Angiv i Opsætning/ Systemopsætning under mappen Kreditor i ’Bogfør efter’, at der skal

bogføres efter kreditorgrupper.

Tilknyt kreditorgruppe til kreditorerne i Kreditorkartoteket i feltet ’Gruppering’.

Når du bogfører varekøb, kontrollerer programmet hvilken kreditorgruppe, der er tilknyttet

den enkelte kreditor, og bogfører herefter.

SIDE 318


Moms

KOMPAS FOR WINDOWS

Hvis du ikke har valgt standard-opsætningen eller kopieret fra demo-regnskabet, vil det

være nødvendigt at oprette de aktuelle momskoder, før du kan begynde at anvende

WinKompas SQL.

Momskoder skal oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Moms / Moms, før du

kan begynde at anvende WinKompas SQL.

I Finans-, Debitor- og Kreditorkartotekerne påføres momskoden på den respektive konto.

Ligeledes er det muligt i lagerkartoteket at påføre en momskode på hver vare, således at

der kan benyttes vareafhængige momssatser.

Som standard er der oprettet nogle momskoder, hvis du vil anvende andre, har du også

mulighed for at oprette yderligere momskoder.

OBS! Momskoder skal være oprettet før end der kan bogføres.

Opret momskode

• Ved at klikke på menupunktet Opsætning / Opsætning / Moms / Momskoder, vil

følgende skærmbillede blive aktiveret:

• Herefter klikkes på knappen ’Tilføj’, for at få adgang til at oprette momskoder.

SIDE 319


KOMPAS FOR WINDOWS

• Udfyld de relevante felter, som i det følgende beskrives.

• Husk, at gemme oprettelsen med knappen ’Ok’.

Momskode

Her angives navnet (max. 20 tegn) sådan, som det skal fremstå i feltet 'Moms' i alle

kartotekerne (Kontoplan, Debitor, Kreditor og Lager), hvor koden vælges. F.eks. -

Købsmoms.

Betegnelse

Her angives betegnelsen for momstypen. (Max. 40 tegn). F.eks.: Moms af varekøb

(indgående moms).

Sats

Her skal angives momssats i procent, f.eks. 25,00.

Momstype

Angiv under hvilken kategori momsbeløbet skal figurere i momsangivelsen. (Udgående,

Indgående, EU-moms, etc.) Momstyperne du her kan vælge imellem er fastprogrammeret i

WinKompas SQL.

SIDE 320


KOMPAS FOR WINDOWS

Statuskonto

Her angives statuskonto for momskoden. Dobbeltklik i feltet, og vælg konto ved at klikke på

kontonavnet.

Erhvervelse

Den finanskonto, EU-erhvervelsesmoms vedrørende EU-køb skal bogføres på. Dette felt

skal kun udfyldes for momskoder vedrørende EU. Beløbet i dette felt vil blive momsangivet

som 'Moms af EU-varekøb'. Ved køb af varer indenfor EU skal der tillægges moms til

varekøbsfakturaen. Denne moms bogføres automatisk således:

Feltet 'Statuskonto' bliver debiteret. Denne konto bør være en anden end den, der bruges til

den almindelige moms.

Feltet 'Erhvervelse' bliver krediteret.

Andel

Her kan angives en procentandel, hvis en del af momsen ønskes bogført på driftskonto.

Driftskonto

Her angives en driftskonto for momskoden, hvis en procentandel af momsbeløbet skal

bogføres i driften. Dobbeltklik i feltet og vælg konto ved at klikke på kontonavnet.

Notat

Skriv eventuelle notater vedrørende momsgruppen eller opsætningen.

SIDE 321


KOMPAS FOR WINDOWS

Handel

Her defineres de parametre, som vedrører salg og køb.

Prislister

Her oprettes individuelle prislister, f.eks. en prisliste for hver oprettet debitorgruppe.

Salgsrabatter / Indkøbsrabatter

Det er også muligt at oprette salgsrabatter og indkøbsrabatter på de forskellige grupper af

debitorer og kreditorer.

Kategori – herunder Debitor / Kreditor / Lager

For at kunne definere salgs- og købsrabatter er det nødvendigt at indtaste debitor-, kreditor-

og varekategorier.

Ordrestatus

Ved hjælp af ordrens status er det nemt at få overblik over, hvor langt en ordre er kommet i

virksomheden. Er den leveret? Er den faktureret? osv. Dette styres af de status, som

defineres her. Det har også en sammen-hæng til udskrifter, som opsættes under

Opsætning / Systemopsætning / Salg / Arbejdsgang / Ordrestatus.

F.eks. hvis der udskrives et tilbud, så vil ordrestatus ændres til den status, der er valgt

under Systemopsætningen.

Indkøbsstatus

Ved hjælp af indkøbsordrens status er det nemt at få overblik over hvor langt en ordre er

kommet i virksomheden. Er den leveret? Er den faktureret? Osv. Dette styres af de status,

som defineres her.

Det har også en sammenhæng til udskrifter, som opsættes under Opsætning /

Systemopsætning / Salg / Arbejdsgang / Indkøbsstatus.

F.eks. hvis der udskrives et tilbud, så vil indkøbsstatus ændres til den status, der er valgt

under Systemopsætningen.

SIDE 322


Dimensioner

KOMPAS FOR WINDOWS

Programmets transaktioner kan posteres og rapporteres opdelt i følgende dimensioner:

Afdeling, Bærer, Formål og Projekt.

Disse defineres under menupunktet Opsætning / Opsætning / Dimensioner / vælg

derefter ønskede dimension.

• Klik på knappen ’Tilføj’, således at det lille vindue fremkommer (herunder er valgt

Afdeling):

• Felterne udfyldes og der gemmes med knappen ’Ok’.

Husk, at aktivere dimensionerne (afdeling, bærer, formål og/eller projekt) under

Opsætning / Systemopsætningen / Generelt. De skal være markeret i feltet Vis.

SIDE 323


KOMPAS FOR WINDOWS

Diverse

Indeholder mange undermenuer. Kun nogle udvalgte undermenuer er beskrevet i dette

kapitel, de øvrige er beskrevet i den interne manual (F1).

SIDE 324


Autotekst

KOMPAS FOR WINDOWS

Hvis du bruger den samme beskrivelsestekst, hver gang der bogføres i kassekladden på en

kunde eller en finanskonto, kan du med fordel benytte autotekster.

Opret autotekst

Oprettelse af autotekster foretages fra menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse /

Autotekst:

• For at oprette en ny autotekst, klikkes på knappen ’Tilføj’ eller ved at bruge

genvejstasterne .

• Herefter vil følgende indtastningsbillede fremkomme:

• Indtast den nye tekst og klik på knappen ’Ok’.

• Når der er oprettet autotekster, kan du i kassekladden benytte genvejs-tasterne

eller tast , når du står i beskrivelsesfeltet i kladden.

SIDE 325


KOMPAS FOR WINDOWS

Bilagsserier

Bilagsserier, Kilder og Kladder hænger sammen i systemet. Inden du kan oprette de

forskellige bogføringskladder, skal der defineres bilagsserier, og efterfølgende skal

bilagsserierne tilknyttes en kilde, og kilden sættes på en kladde.

F.eks. til brug for den daglige bogføring oprettes en bilagsserie ’Dagligpost' som tilknyttes

kilden 'Administration', og kladden 'Dagligkladde'. Metoden giver en stor fleksibilitet, som

kan tilfredsstille alle opdelinger af administrationen.

En bilagsserie kan kun anvendes, hvis den er tilknyttet en kilde. En kilde kan være tilknyttet

en kladde eller en systemfunktion. Bilagsserier, Kilder, Kladder og Systemkonti oprettes

under menupunktet Opsætning / Opsætning.

Opret bilagsserie

Bilagsserier oprettes til f.eks. Ordre, Faktura, Følgesedler, Kreditnota, Tilbud,

Ordrebekræftelser, Indkøbsfaktura, Ind- og Udbetalinger m.v.

Her angives alle startnumre for systemets bilagsserier. Du kan altså oprette så mange

forskellige bilagsserier, som du ønsker, hvilket bevirker, at alle de funktioner eller personer,

som danner posteringer, tildeler bilagsnummer fra egen bilagsserie.

Med Funktioner menes eks. Faktura, Indkøbsfaktura, Ind- og Udbetalinger, Kursdifferencer,

Løn, daglige poster osv.

Der er forskel på de forskellige funktioner i forhold til opsætningen. F.eks. hvis der skal ske

en Automatisk nummerering af ordre i forbindelse med oprettelse af nye ordrer, skal der

også oprettes en bilagsserie til ordre-numre.

Denne bilagsserie skal så tilknyttes en kilde, og kilden angives efterfølgende i menupunktet

Opsætning / Systemopsætning under fanebladet Salg / Arbejdsgang / Kilde / Ordrenr.

Bilagsserier som Faktura, Ordrebekræftelse, Tilbud, Følgeseddel skal ligeledes tildeles en

kilde. Der skal så i menupunkterne Opsætning / Systemopsætning under fanebladet Salg

/ Arbejdsgang / Kilde i Tilbud, Bekræftelse, Følgeseddel og Faktura angives hvilke

kilder

Bilagsserierne oprettes og vedligeholdes i menupunktet Opsætning / Opsætning /

Diverse / Bilagsserier.

SIDE 326


KOMPAS FOR WINDOWS

• For at oprette en ny bilagsserie, skal du klikke på knappen ’Tilføj’. Herefter

fremkommer følgende indtastningsvindue, hvori felter udfyldes og der gemmes ved at

klikke på knappen ’Ok’.

Bilag

Navnet på bilagsserien (max. 20 tegn).

Beskrivelse

Beskrivelse af bilagsserien.

Næste

Her angives det næste bilagsnummer, der skal benyttes i denne nummer-serie.

Minimum

Mindste bilagsnummer der må benyttes i denne nummerserie. Når systemet når til

Maximum, vil den starte forfra med dette nummer.

Maximum

Største bilagsnummer der må benyttes i denne nummerserie. Når systemet når til dette

bilagsnr. vil den starte forfra med det nr. der er indtastet i minimum.

Ved angivelse af minimum og maximum på bilagsserierne kan man undgå, at det samme

bilagsnummer bliver benyttet på flere nummerserier, hvis dette ikke ønskes.

Notat

Der kan angives et notat til bilagsserien.

SIDE 327


KOMPAS FOR WINDOWS

Kilde

Kilderne bevirker, at alle poster og dokumenter har en nummermæssig henvisning til en

bilagsserie. Fordelen ved at henvise gennem kilder er, at det så er muligt at lade forskellige

kilder arbejde med samme bilagsserie.

Som eksempel på dette kan nævnes, at der tilknyttes en kilde for salgs-faktura og en anden

kilde for salgskreditnota, men disse kan, hvis det ønskes, pege på samme bilagsserie,

hvorved faktura og kreditnota vil blive udstedt fra samme nummerinterval.

Hvis det modsætningsvis ønskes, at kreditnota skal være en anden

nummerserie end faktura, knyttes forskellige bilagsserier til de to kilder.

Kilderne benyttes også ved indtastning af finansbilag, debitorbilag o.s.v. Der kan oprettes

en kilde med tilknyttet bilagsserie til f.eks. dagligpost, løn kontor, kasse-1, kursdifferencer,

indbetalinger, hvor der ønskes benyttet en separat nummerserie. Også til de automatiske

nummereringer af faktura o.s.v. skal der være en kilde med tilknyttet bilagsserie.

Opret kilde

Kilderne oprettes og vedligeholdes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse /

Kilde:

• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette kilde. Følgende indtastningsvindue fremkommer:

SIDE 328


KOMPAS FOR WINDOWS

Kilde

Her angives et valgfrit navn på kilden (max. 20 tegn). F.eks. Kontor, Lager, Salgsafdeling,

SalgsFaktura, Kreditnota, Indkøbsnummer o.s.v.

Beskrivelse

Her anføres en nærmere beskrivelse af kilden.

Bilag

Her tilknyttes en bilagsserie til kilden. Ved klik på tasten , når du står i feltet, åbnes et

vindue, hvor der kan vælges mellem oprettede bilagsserier.

Momsforslag

Her angives enten ‘Ja’ eller ‘Nej’ til, om der skal foreslås momskode på posteringslinien ved

brug af denne kilde. Moms og satser oprettes under menupunktet Opsætning /

Opsætning / Moms.

For kilder som anvendes til fakturanummer, tilbudsnummer og andre lignende

nummerserier, er momskode ikke relevant.

Kildetype

Her vælges mellem ’Kladde’ eller ’Autonummerering’. Hvis kilde og dermed tilknyttet

bilagsserie skal anvendes til bilagsnummerering i kassekladde, vælges ’Kladde’.

Hvis kilde og dermed tilknyttet bilagsserie skal anvendes til den fortløbende nummerering af

faktura, kreditnota, indkøbsnummer o.s.v., vælges ’Autonummerering’.

Kilder som er af typen Kladde kan vælges ved indtastning i kladde, og kilder af typen

Autonummerering kan vælges i menupunktet Opsætning / Systemopsætning / mappen

’Debitor’ og ’Kreditor’ / Autonummer.

Tab til

Her angives enten ’Debet’ eller ’Kredit’. Bevirker at markøren placerer sig i debet- eller

kreditkolonnen som et forslag, når der oprettes posteringer i en kladde, som har angivet

denne kilde.

For kilder som anvendes til fakturanummer og lignende, er dette ikke relevant. For

posteringer til kontoplanen kan dette forslag ignoreres, idet der på den enkelte konto kan

være angivet et forslag om debet eller kredit.

Notat

Der kan angives et notat vedr. kilden.

Bemærk:

Bilagsserier oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserier.

Kilde tilknyttes bilagsserie under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Kilde.

SIDE 329


KOMPAS FOR WINDOWS

Rente

I menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Rente oprettes og vedligeholdes

rentesatser, respitdage og gebyr.

Dette kartotek anvendes i forbindelse med rentetilskrivningen, der foretages i menupunktet

Kørsler / Debitorkørsler / Renteberegning.

• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nye rentesatser. Herefter vil der fremkomme et

indtastningsbillede.

• Indtast oplysninger om rente, beskrivelse, respitdage m.m.

Felterne fra indtastningsbilledet, er beskrevet på næste side.

• Når de forskellige rentesatser er oprettet, skal der til den enkelte debitor i

Debitorkartoteket tilknyttes en rentesats i feltet 'Rente' under fanebladet 'Opsætning'.

Rente

Her angives en kodetekst for renten, som bliver brugt internt i systemet.

SIDE 330


KOMPAS FOR WINDOWS

Beskrivelse

Beskrivelse af rentesatsen. Det er denne tekst der i givent fald kommer med ud på din

faktura til kunden.

Sats pr. måned

Procentsatsen bliver beregnet pr. måned.

Respit

Det antal dage der tillægges forfaldsdatoen inden der konstateres, om der skal betales

renter. Ofte angives 4-5 dage, idet der som regel går nogle dage, inden betalingen er

registreret i regnskabet. Er fakturaen + respit-dagene stadig forfalden på

opgørelsestidspunktet, vil der blive beregnet rente af fakturaen fra forfaldsdatoen.

Eksempel:

F.eks. hvis en faktura har forfaldsdato den 20. i måneden, og der er angivet 5 respitdage,

og renteberegningen foretages f.eks. den 25. i måneden, vil der ikke blive

tilskrevet renter, selvom betalingen ikke har fundet sted. Foretages renteberegningen

derimod den 26. i måneden, vil der blive tilskrevet renter, hvis betalingen ikke har

fundet.

Forfalden

Hvis det forfaldne beløb bliver mindre end beløbet angivet i dette felt, tilskrives der ikke

rente.

Gebyr

Hvis man ønsker at pålægge gebyr, skal gebyrbeløbet angives her, og det vil blive pålagt,

når der tilskrives renter.

Konto

Finanskontoen for renteindtægt. Der kan søges i feltet med .

Notat

Valgfrit notat.

SIDE 331


KOMPAS FOR WINDOWS

Standard tekster

Under indtastning af tekst- og notatfelter overalt i systemet, har du mulighed for at benytte

standard tekster, f.eks. hvis du bruger den samme tekst når der laves faktura. Ved at

benytte standard tekster, kan du med tasterne få en oversigt over alle de

oprettede standard tekster i systemet.

Opsætningen af standard tekster findes under menupunktet Opsætning / Opsætning /

Diverse / Standard tekster:

• For at tilføje en ny standard tekst, skal du klikke på knappen ’Tilføj’, herefter vil der

fremkomme et indtastningsbillede.

• Indtast den nye tekst og tryk på knappen ’Ok’.

Bemærk: Det eneste sted disse standard tekster ikke kan benyttes, er i kladderne. Her skal

du i stedet benytte dig af Autoteksterne..

SIDE 332


Valuta

KOMPAS FOR WINDOWS

Valutakurserne til brug for varetagelse af indkøb og salg, oprettes og vedligeholdes i Valuta

kartoteket.

Som minimum skal Standardvaluta DKK skal være oprettet. Kursen er sat til 100, og må

ikke ændres eller slettes.

Bemærk: Når der først er sket bogføring, kan standardvaluta ikke ændres til en anden

valuta.

Opret valutakode

Oprettese af valutakurser foretages fra menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse /

Valuta:

• Ved at klikke på knappen ’Tilføj’, har man her mulighed for at oprette ny valutakode.

Følgende skærmbillede vil fremkomme:

SIDE 333


KOMPAS FOR WINDOWS

Valuta

Her indtastes et alfanumerisk valutakode, eks. EUR, DKK, NKR. Max. 3 tegn.

Det anbefales, at der anvendes de officielle valutakoder (DKK for Danske kr., EUR for Euro

osv). Hermed er man sikret 3 tegn i valutakoden.

Samtidig er der væsentlig større sandsynlighed for, at WinKompas SQL kan levere data til

andre systemer uden konvertering af valutakoder.

Navn

Her indtastes den danske tekst for valutakoden. F.eks. Norske kroner.

Konto

Her angives finanskontoen, hvor evt. kursdifference skal føres. Ved at klikke på den lille

firkant til højre for feltet, fremkommer en liste over de oprettede finanskontonumre, og ved

at dobbeltklikke på det ønskede kontonr. overføres denne til feltet ’Konto’.

Notat

Valgfrit notat på valutaen.

Når felterne er udfyldt, skal den aktuelle kurs lægges ind:

• Klik på knappen ’Tilføj’ i det samme skærmbillede, hvori du oprettede valutakoden.

Herefter vil følgende vindue fremkomme:

Dato

Første gyldighedsdato for kursen.

Købskurs / Salgskurs

Her angives kursen i forhold til DKK, som = 100.

Notat

Her kan indtastes en kommentar til kursen.

SIDE 334


Vedligeholdelse af Valutakurs

KOMPAS FOR WINDOWS

Skal du opdaterer kursen, f.eks. EUR, skal du dobbeltklikke på valutaen EUR i Valuta

kartoteket, så følgende vindue aktiveres:

• Klik på knappen ’Rediger’, og der vil fremkomme et nyt indtastnings-billede:

• Indtast aktuel dato og nye kurser for henholdsvis køb og salg af EUR. Derved vil den

aktuelle kurs blive anvendt i forbindelse med posteringer, indkøb, salg m.m.

SIDE 335


KOMPAS FOR WINDOWS

• I menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt, er det muligt at bestemme

om indtastning af valuta skal være tilladt eller spærres.

Systemopsætning

Ved åbning af menupunktet Opsætning / Systemopsætning vises følgende billede:

I denne menu gives der mulighed for at indtaste nye parametre, eller redigering af de

eksisterende parametre.

For de brugere som har behov for en mere individuel opsætning af programmet henvises til

den interne manual (F1).

Efterfølgende gives en kort beskrivelse af de vigtigste af disse parametre:

SIDE 336


Finans

KOMPAS FOR WINDOWS

Autonummer

Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til

faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr.

Generelt bruges autonummerering ikke i Finans, da kontonumrene er oprettet af revisoren.

Åbenpost

Her angives den kilde, der benyttes ved åbenpostredigering. Kilden henter bilagsnummer

fra bilagsserier.

Konsolidering

Her angives den kilde der benyttes ved konsolidering. Kilden henter bilagsnummer fra

bilagsserier.

Fordeling

Her angives om det skal benyttes fordelingskonti ved bogføring.

Antal

Her angives om ’Antal’-feltet skal vises i indtastningskladderne.

SIDE 337


KOMPAS FOR WINDOWS

Debitorer

Autonummer

Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til

faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr.

Rente

Herunder opsættes de rentesatser, man ønsker at benytte ved rentekørsler. Det er muligt at

definere sats, respitdage, minimumssaldo og gebyrer.

Bogfør efter

Denne markering bestemmer om varesalg skal posteres efter varegrupper eller

debitorgrupper. Se mere om dette under opsætning af bogføringsgrupper.

SIDE 338


Kreditor

KOMPAS FOR WINDOWS

Autonummer

Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til

faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr.

Betaling

Her defineres den kilde, som skal angives ved bogføring af kreditorbetalinger, dette styrer

samtidig bilagsnumrene, via opsætningen af bilagsserier.

Bogfør efter

Her defineres det om varekøb skal bogføres efter varegruppe, eller kreditorgruppe. Se

mere herom i opsætningen af bogføringsgrupper.

SIDE 339


KOMPAS FOR WINDOWS

Lager

Autonummer

Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til

faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr.

Justering

Her defineres hvilken kilde, der skal benyttes ved bogføring af lagerjusteringer. Dette styrer

samtidig bilagsnumrene via opsætningen i bilagsserier.

Produktion

Her bestemmes der hvilken formular, der skal benyttes. Denne formular hentes fra Værktøj

/ Udskriftstyring.

Lageroptælling

Her bestemmes kilde for tildeling af bilagsnummer ved lageroptælling.

Skjul kostpris

Her bestemmes om feltet ’Kostpris’ i Lagerkartoteket skal være synlig. Svares der Ja kan

feltet ikke ses i lagerkartoteket, dog kun ved redigering ().

Avanceberegning

Her angives hvilken beregningsmetode avancen skal beregnes efter; Kostpris eller

Salgspris-metoden.

Lagerbogføring i finans

Her angives om der skal ske en finansmæssig bogføring fra lageret. Svares der Nej bliver

kostprisen ikke bogført i finans.

Auto parameter

Besvares dette felt med Ja, vises alle parametre typer ved indtastning af varen på ordren.

Auto serienummer

Her bestemmes om systemet automatisk skal fremkomme med et indtastningsvindue til

serienummer, ved oprettelse af vare.(ordre)

SIDE 340


Salg

Arbejdsgang

Herefter følger en række opsætninger, som skal besvares:

KOMPAS FOR WINDOWS

Sæt Levér

Her angives om feltet ’Levér’ på ordrelinien, skal sættes lig med feltet ’Bestilt’, samt feltet

’Levering’ ved restordre.

Negativ lager

Må lagerbeholdningen blive negativ ved fakturering og lagerjustering.

Følgeseddel

Skal lager opdateres ved følgeseddel, eller først ved fakturering.

Debitor i leveringsfelter

Her angives om debitoren skal overføres til leveringsoplysningsfelterne ved oprettelse af en

ny ordre.

Restordrer

Her angives om restordrer skal med ud på udskriften, således at kunden kan se om der er

varer i restordre.

Bogfør rabat

Ved markering i feltet ’Separat’, bestemmer man at en ydet kunderabat skal posteres

særskilt i finansmodulet.

SIDE 341


KOMPAS FOR WINDOWS

Advarsel ved rabat

Her angives om der skal fremkomme en advarsel ved aktivering af linierabat.

Bevar slutrabat ved genberegning

Genberegning af slutrabat sker i forbindelse med sletning eller tilføjelse af varelinier på

ordren, hvis sletningen eller tilføjelsen sker efter angivelse af slutrabat. Slutrabat angives på

sidste side på ordren.

Genberegningen sker efter:

Behold % - slutrabatbeløbet omregnes ud fra den %, der er anført i slutrabat%-feltet.

Behold beløb - slutrabatbeløb bibeholdes og slutrabat% omregnes.

Tillad ændring af kostpris

Ved JA tillades ændring af kostpris i forbindelse med oprettelse af ordrelinier.

Beregning af fragt

Her bestemmes om fragten skal beregnes manuelt eller automatisk. Hvis systemet

opsættes til automatisk beregning, skal leveringsmetoden være udfyldt med evt. beløb,

vægt eller rumfang. Dette opsættes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Levering.

Behold liniens pris

Her angives om den indtastede pris på ordrelinien, skal beholdes ved antalsændring.

Udskrift via e-mail modtager

Her angives hvilken type kunde (faktureringskunde eller leveringskunde) som skal modtage

udskrift via e-mail.

Overføre valgfri felter

Her angives om de valgfrie felter fra debitor, skal overføres til en ny ordre på debitoren.

Genberegning af linier

Her angives om ordrelinierne skal genberegnes inden bogføring, d.v.s. at systemet vil

opdatere linierne til den aktuelle pris, hvis der eksempelvis er foretaget en prisændring.

Bogfør ikke leveret linier

Her bestemmes om det skal være tilladt at bogføre en ordre, selvom der ligger linier (varer)

der ikke er leveret.

Vis ordrekladdelinier på ordren

Her angives om ordrekladdelinier skal hentes ind på ordren, så man har mulighed for at se

kladdelinierne inden opdatering.

Overskredet kreditmax.

Her bestemmes om man ønsker en advarsel, hvis debitorens kreditmax. er overskredet.

Meddelelsen vil fremkomme ved hver ordrelinie.

Vis notat

Her angives om man ønsker at systemet automatisk, skal vise evt. notat på debitor/vare, så

snart de vælges.

SIDE 342


KOMPAS FOR WINDOWS

Mappen Salg / Arbejdsgang er inddelt med to undermapper Kilde og Ordrestatus:

Kilde

I denne mappe defineres hvilke kilder, der skal benyttes ved bogføring af almindelig salgsordre,

kontant- samt abonnementsfaktura. Endvidere bestemmes der samtidig hvilke

bilagsnumre, som benyttes via opsætningen af bilagsserier.

Ordrestatus

I denne mappe defineres hvilken status, ordren skal tildeles efter de enkelte aktiviteter.

SIDE 343


KOMPAS FOR WINDOWS

Indkøb

► Arbejdsgang

Herefter følger en række opsætninger som skal besvares bl.a. med JA / NEJ / Spørg

bruger eller besvares på anden vis.

Sæt Levér

Her angives om feltet ’Levér’ på ordrelinien, skal sættes lig med feltet ’Bestilt’, samt feltet

’Levering’ ved restordre.

Kvittering

Her angives om lagerbeholdningen skal justeres ved en kvittering.

Restordrer

Bogføring af rabatter

Her angives om linierabatter skal bogføres netto eller brutto.

Advarsel ved rabat

Her angives om der skal fremkomme en advarsel ved aktivering af linierabat.

Bevar ved slutrabatgenberegning

Genberegning af slutrabat sker i forbindelse med sletning eller tilføjelse af varelinier på

indkøbsordren, hvis sletningen eller tilføjelsen sker efter angivelse af slutrabat. Slutrabat

angives på sidste side på indkøbsordren.

SIDE 344


Genberegningen sker efter:

KOMPAS FOR WINDOWS

Behold % - slutrabatbeløbet omregnes ud fra den %, der er anført i slutrabat%-feltet.

Behold beløb - slutrabatbeløb bibeholdes og slutrabat% omregnes.

Advarsel ved manglende fakturanr.

Her angives om man ønsker en advarsel, såfremt indkøbsfakturanummeret ikke er

indtastet.

Opdater Salgspriser på lageret

Her angives om salgsprisen skal opdateres på lageret, ved ændring af kostprisen på en

indkøbsvarelinie.

Behold liniens pris

Her angives om den indtastede pris på indkøbsordrelinien, skal beholdes ved

antalsændring.

Overføre valgfri felter

Her angives om de valgfrie felter fra kreditoren, skal overføres til en ny indkøbsordre.

Bogfør ikke leveret linier

Her bestemmes om det skal være tilladt at bogføre en indkøbsordre, selvom der ligger linier

(varer) der ikke er leveret.

Vis notat

Her angives om man ønsker at systemet automatisk, skal vise evt. notat på kreditor/vare,

så snart de vælges.

Mappen Indkøb / Arbejdsgang er inddelt med to undermapper Kilde og Ordrestatus:

Kilde

I denne mappe defineres hvilke kilder, der skal benyttes ved bogføring. Dette styrer

samtidig hvilke bilagsnumre, som benyttes via opsætningen af bilagsserier.

SIDE 345


KOMPAS FOR WINDOWS

Ordrestatus

I denne mappe defineres hvilken status, ordren skal tildeles efter de enkelte aktiviteter.

SIDE 346


Generelt

KOMPAS FOR WINDOWS

Der er her mulighed for at angive forskellige parametre, hvor der enten skal angives JA /

NEJ, eller besvares på anden vis. Disse beskrives i det følgende:

JA / NEJ spørgsmål

Følgende felter hvortil der skal besvares med enten Ja eller Nej.

Afdeling

Bevares der Ja, skal feltet Afdeling udfyldes og ved bogføring, vil systemet checke for om

det pågældende felt er udfyldt korrekt.

Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.

Bærer

Hvis ’Ja’ skal feltet Bærer udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det

pågældende felt er udfyldt korrekt.

Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.

Formål

Hvis ’Ja’ skal feltet Formål udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det

pågældende felt er udfyldt korrekt.

Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.

SIDE 347


KOMPAS FOR WINDOWS

Projekt

Hvis ’Ja’ skal feltet Projekt udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det

pågældende felt er udfyldt korrekt.

Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.

Moms

Her angives om feltet skal indtastes med en momskode, og om systemet skal checke for

om det pågældende felt, er udfyldt korrekt ved bogføring.

Lokation

Hvis ’Ja’ skal feltet Lokation udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det

pågældende felt er udfyldt korrekt.

Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.

Enhed

Hvis ’Ja’ skal feltet Enhed udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det

pågældende felt er udfyldt korrekt.

Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.

Batch nr.

Hvis ’Ja’ skal feltet Batch nr. udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det

pågældende felt er udfyldt korrekt.

Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.

Multipla Faktor

Hvis ’Ja’ vises feltet på lagerkartoteket og på varelinier i forbindelse med salg / køb samt

kladder.

Opslag ved udskrivning

Dette felt er afgørende for, om man vil have mulighed for at kunne vælge i mellem de

bogførte værdier, eksempel datoer, ved udskrifter.

Vis den sidste viste post

Her angives om den sidste post, skal hentes frem når kartoteket åbnes igen.

Nedenstående punkter besvares på anden vis, og beskrives i det følgende:

Valuta

Her angives om det skal være muligt at ændre på de oprettede valutakoder. Der besvares

med ’Tillad redigering’ eller ’Spærret’.

Udligningsmetode

Her angives hvilke åben post metode systemet skal køre efter. Der kan vælges mellem

’Åben post’ eller ’Saldometoden’.

System type

Her kan angives om programmet skal checke på en finansopsætning eller for fuld program.

Standardvaluta

Her angives den standardvaluta, der skal anvendes i WinKompas SQL SQL - DKK.

SIDE 348


KOMPAS FOR WINDOWS

Egen EU landekode

Her vælges den EU landekode, som firmaet selv har. Ved at klikke på , som er i feltet

’Egen EU landekode’, har man her mulighed for at udpege en EU landekode.

OCR-betalinger

Denne mappe er opdelt med to undermapper:

FIK – Fælles Indbetalingskort

Her defineres opsætningen af Bank-OCR linien til brug på faktura-girokort. Herunder

er der fire punkter som skal udfyldes.

PTG – Postens TotalGiro

Her defineres opsætningen af Giro-OCR linien til brug på faktura-girokort. Herunder

er der to punkter som skal udfyldes.

SIDE 349


KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 350


DATABASE HÅNDTERING

KOMPAS FOR WINDOWS

Under Databaseopsætning kan du oprette og vedligeholde regnskaber, samt kopiere data

fra et regnskab til et andet.

Ligeledes er der mulighed for med Server Administration at foretage sikkerhedskopiering,

komprimer databasen samt indlæsning af ny database.

Opret et nyt regnskab

Nedenstående beskriver, hvordan du opretter et nyt regnskab:

• Klik på Værktøj i menulinien og derefter på Databaseopsætning, således at

databasevinduet aktiveres:

• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nyt regnskab, herefter fremkommer et skærmbillede

af databaseopsætningen:

• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, telefonnr., bank- og girokonti, email

adresse m.m.

Som minimum udfyldes feltet ’Firma’ under Firmaoplysninger.

SIDE 351


KOMPAS FOR WINDOWS

Bemærk: Du flytter til næste felt ved at trykke på , eller ved at klikke på

feltet med musen. Du flytter et felt tilbage ved at trykke på , eller ved at klikke

på feltet med musen.

• Feltet ’SQL Server’ foreslår selv server-navnet, men hvis der findes flere SQL Server

installeret i et udtræk, kan der peges på disse server, ved at angive servernavnet.

• Feltet ’Database’ udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig. Ved at klikke

på knappen udfor Database, henter systemet en eksisterende database.

• Feltet ’Database placering’ udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig.

Ved at klikke på knappen udfor Database, henter systemet en eksisterende

database.

• Feltet ’Standard placering’ udfyldes automatisk, men kan bestemmes af dig. Klik på

knappen for at fremkalde listen med database bibliotek, og udvælg evt. en ny

placering.

• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn udfra det valgte

regnskabsnavn.

• Når du har indtastet de relevante oplysninger, skal du klikke på OK-knappen.

• Klik derefter igen på OK når meddelelsen ”Database er kompatibel” fremkommer, og

luk databasevinduet helt ned.

• Nu har du oprettet et nyt regnskab, som ikke indeholder nogen data, men før du kan

komme i gang med at oprette kontoplan, debitorer, kreditorer osv., skal det nyoprettede

regnskab gøres aktivt med en regnskabsperiode og momsterminer.

• Dette sker ved at klikke på menupunktet Filer / Vælg firma.

• Klik på det nyoprettede regnskab, derved fremkommer følgende skærmbillede:

SIDE 352


KOMPAS FOR WINDOWS

Her skal det nyoprettede regnskab gøres aktivt med en regnskabsperiode og

momsterminer.

• Hvis standard kontoplan ønskes, lades afmærkningen stå.

• Ønsker du ikke at bruge standardkontoplanen, kontrolleres der at afkrydsningsfeltet for

’Brug standard kontoplan’ ikke er markeret. Da kan den oprettes fra starten af, eller

kopieres fra et andet regnskab.

• I feltet ’Brug standard opsætning’ anbefaler vi at du lader afmærkningen stå, således

du får standardopsætningen med, ellers skal du selv foretage al opsætning af

systemet, eks. bilagserienr., betalingsbetingelser, kilder osv.

• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens

startdato.

• Klik derefter på ’Fortsæt’, og nedenstående billede fremkommer:

SIDE 353


KOMPAS FOR WINDOWS

• Klik ’OK’ for godkendelse af de valgte datoer. Nu er dine regnskabs- og momsperiode

oprettet.

Herefter skal de ønskede kartoteker oprettes, Finanskontoplan, såfremt standard

kontoplanen er fravalgt, Debitorer, Kreditorer osv.

Det er ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte,

f.eks. Finans, Debitor og Lager.

Kopiér data fra eksisterende regnskaber

Efter oprettelse af et nyt regnskab kan du kopiere data fra eksisterende regnskaber til det

nyoprettede firma.

Nedenstående beskriver, hvordan du kopierer data fra et eksisterende regnskab til dit

nyoprettede firma.

• Klik på ’Værktøj’ i menulinien og på ’Databaseopsætning’.

• Klik på knappen ’Brugerdef.’ og derefter på punktet ’Kopier’, for at kopiere data fra en

database til en anden, og der fremkommer et vindue – Datakopiering:

SIDE 354


Felterne "Kopier fra" og "Kopier til" udfyldes:

KOMPAS FOR WINDOWS

I "Kopier fra" angives hvilken database, der ønskes at kopiere fra.

I feltet til højre angives sti og navnet på en database. Ved at dobbelt-klikke på feltet,

fremkommer stifindervinduet, og der kan klikkes på en database.

I "Kopier til" angives hvilken database, der ønskes at kopiere til.

I feltet til højre angives sti og navnet på en database. Ved at dobbelt-klikke på feltet

fremkommer stifindervinduet, og der kan klikkes på den netop oprettede database.

Der kan vælges op til 8 tabeller, som kan kopieres:

• Kontoplan

• Debitorer

• Kreditorer

• Posteringer - Alle foretagne posteringer i regnskabet

• Lagerkartoteket

• Ordrekartoteket

• Indkøbskartoteket

• Opsætning - Alle opsætninger, brugerrettigheder m.m.

Det anbefales at kopiere Opsætningen fra et eksisterende regnskab til et nyt, da man kan

spare meget tid ved ikke selv at skulle opsætte alle disse parametre - det er hurtigere at

ændre parametrene end at oprette alle selv. Efter kopiering af et andet regnskabs

opsætning anbefales det at gå til Opsætnings-menuen for at tilpasse parametrene efter

dine behov.

Der klikkes på kassen ud for de punkter, der ønskes kopieret. Herefter klikkes på knappen

’Start’ for at starte kopieringen.

Du kan læse mere om datakopiering i afsnittet om ’Andre funktioner’.

SIDE 355


KOMPAS FOR WINDOWS

Rediger firmaoplysninger

Nedenstående beskriver, hvordan du ændrer oplysningerne i et regnskab:

• Klik på ’Værktøj’ og ’Databaseopsætning’ for at starte Database-opsætningen.

• Find frem til det firma du ønsker at redigere, klik én gang på firmaet for at markerer det.

• Klik derefter på knappen ’Redigér’ og foretag de ønskede rettelser i

firmaoplysningerne.

• Klik på ’OK’ for at gemme og dermed lukke ’Databaseopsætningen’.

SIDE 356


Slet et regnskab

Nedenstående beskriver, hvordan du sletter et eksisterende regnskab:

• Klik på menupunktet ’Værktøj’ og vælg ’Databaseopsætning’.

KOMPAS FOR WINDOWS

• Klik på det regnskab der skal slettes, således at regnskabet bliver markeret.

• Klik herefter på knappen ’Slet’, hvorefter følgende meddelelse vil fremkomme:

• Klik på ’OK’. Som en sikkerhed, vil der komme endnu en meddelelse om regnskabet

ønskes slettet.

• Klik ’OK’ for at bekræfte sletning af regnskabet. Regnskabet er nu slettet i WinKompas

SQL.

• Regnskabet skal også slettes ude i Stifinder, således regnskabet slettes helt fra

computeren. F.eks. under ’Denne computer’ eller hvor regnskabet er placeret.

Regnskabet ligger som standard i:

C:\Programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data

SIDE 357


KOMPAS FOR WINDOWS

Andre funktioner

Foruden de nævnte funktioner, er der følgende funktioner i ved at klikke på knappen

’Brugerdef.’ i Databaseopsætning:

Omdøb

Denne funktion giver mulighed for at omdøbe det regnskab som er markeret.

Når der klikkes på ’Omdøb’ åbnes et lille indtastningsboks, hvori det nye regnskabsnavn

indtastes. Der gemmes ved at klikke på knappen ’Ok’.

Bemærk: At ved ændring af firmanavnet, vil databasenavnet ikke blive ændret.

Kopier

Det er muligt at kopiere kartoteker fra en database til anden ved hjælp af ”Kopi funktionen”.

Klik på knapfunktionen ’Kopier’, og der fremkommer en boks – Datakopiering:

Herefter dobbeltklikkes på den blanke linie til højre for ’Kopier til’, og udpeg den database,

der ønskes kopieret til, ved at dobbeltklikke på navnet.

SIDE 358

Dobbeltklik på den

blanke linie til højre for

’Kopier fra’. Udpeg

den database, der

ønskes kopieret fra,

ved at dobbeltklikke

på navnet.


KOMPAS FOR WINDOWS

Marker (med flueben) de moduler og evt. opsætning / posteringer, der ønskes kopieret. Klik

på ’Start’. Når kopieringen er afsluttet, vil systemet spørge, om datakopiering ønskes

afsluttet.

I afsnittet ’Kopier data fra eksisterende regnskaber’ kan du læse mere om datakopiering.

Nulstil

Denne knapfunktion nulstiller regnskabets posteringer. HUSK at tage en sikkerhedskopi

inden der nulstilles, for er funktionen igangsat er der ingen vej tilbage!

Når valget er foretaget fremkommer en form, hvor der kan afkrydses hvilke dele af

regnskabet der ønskes nulstillet.

Finans, Debitorer og Kreditorer:

Dette sletter posteringer for alle 3

moduler.

Lager, Ordrer og Indkøb:

Dette sletter posteringer, og for ordrer

og indkøb slettes også hoveder og

varelinier.

Budgetter:

Dette sletter oprettede budgetposter.

Bilagsserier:

Dette sætter alle bilagsserier tilbage til

laveste værdi (angivet på bilagsserierne).

Bemærk: En nulstilling af bilagsserierne skal hænge sammen med, at posteringerne er

slettet, idet man ellers risikerer at få redundante bilagsnummereringer, fakturanumre m.m..

Tilpas

Databasen tilpasses og evt. konverteringer foretages. Denne funktion bruges kun hvis der

er en mistanke om, at programmet ikke er opdateret korrekt.

Der henvises til den interne manual () for en mere uddybende vejledning.

SIDE 359


KOMPAS FOR WINDOWS

Server Administration

Med Server Administration kan du bl.a. foretage sikkerhedskopiering, komprimer

databasen og indlæsning af ny database m.m.

Du finder Server Administration således:

• Klik på menupunktet ’Værktøj’ og vælg derefter punktet ’Server Administration’.

• Du kan og vælge at klikke direkte på ikonet i værktøjslinien, for Server

Administration.

Ved opstart af Server Administration henter systemet automatisk de bruger-databaser der

ligger på Serveren.

Programmet giver følgende muligheder:

Server

► Opret database fra sikkerhedskopi

Her er det muligt at få oprettet en database samtidig med at sikkerheds-kopien indlæses. I

feltet ’Sikkerhedskopi’ hentes den ønskede sikkerheds-kopi frem, og i feltet ’Database’

foreslår systemet selv databasenavnet, så den er identisk med navnet på

sikkerhedskopien. I feltet ’Placering’ vælges hvor man ønsker at placerer

sikkerhedskopien.

SIDE 360


KOMPAS FOR WINDOWS

HUSK, at feltet ’Tilføj til WinKompas’ skal være markeret, ellers vil sikkerhedskopien ikke

blive kopieret ind i WinKompas SQL.

► Indstillinger

Her indstilles hvor meget hukommelse SQL Serveren må bruge, når den kører. Hvis der

ikke sættes en begrænsning, vil SQL Serveren bruge al den ram, som den kan få fat i, og

dermed sløve de øvrige programmer ned.

Databaser

► Tilkobling af database

Dette punkt bruges når der skal lægges en database ind i WinKompas SQL. Hvis

databasen f.eks. er lavet hos FK-DATA A/S, og skal ligges ind på kundens maskine, så skal

dette punkt bruges, hvis regnskabet ikke findes i forvejen.

I WinKompas SQL under menupunktet ’Værktøj / Databaseopsætning’ kan man tilføje et

nyt regnskab, og i feltet ’Databasenavn’ findes en lille knap til højre, klik på den og alle

databaser som er tilkoblet, vil fremkomme i dette vindue, her kan du vælge den nye

database man har fået tilsendt.

En anden mulighed er at oprette regnskabet:

1. Stop SQL serveren, og kopier filer ind i kataloget.

(regnskabsnavn.mdf samt regnskabsnavn.log)

2. Start derefter SQL serveren igen.

3. HUSK, at WinKompas SQL skal være lukket ned ved sådan en operation, samt at

filerne ikke må være skrivebeskyttet.

SIDE 361


KOMPAS FOR WINDOWS

► Frakobling af database

Dette punkt bruges hvis man har slettet et regnskab, og ikke ønsker at bruge dette

regnskab mere. Databasen vil ikke automatisk blive slette og man bliver derfor nødsaget til

at frakoble regnskabet fra SQL-serveren. Derefter kan man efterfølgende slette databasen

manuelt fra stifinder.

Kan også bruges hvis man ønsker at opdatere med nye regnskabsfiler. Så kan man vælge

denne funktion, at frakoble databasen og derefter tilkoble, når filerne er på plads.

► Komprimer

Komprimer databasen, bruges hvis man har konverteret data eller kopieret store mængder

data ind i databasen.

► Genopbyg indeks

Genopbygger alle indeks i systemet, skal kun bruges hvis man har en mistanke om at

systemet ikke kører optimalt.

► Sikkerhedskopier database

Det er muligt at lave backup af data, selvom der arbejdes i WinKompas SQL, for at undgå

tab af data, som følge af maskinnedbrud eller harddiskfejl.

Sti til backup af dine data:

C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data\WKbackup

Der er mulighed for at lave en ændringsbackup af en eksisterende backup, således at

programmet tager en backup af de sidste ændringer der er lavet i systemet.

► Genindlæs database

Her genindlæses backup. Dette foretages under menupunktet Værktøj / Server

Administration / vælg fanebladet Databaser og derefter punktet ’Genindlæs database’.

► Flyt Database

Det er muligt at flytte databasens placering til en anden ønsket placering.

► SQL afvikling mod database

Bruges til at trække data ud af WinKompas via SQL sproget.

Afslut

Ved at klikke på Afslut, lukkes Server Administration. Der kan også klikkes på ikonet for

Afslut.

SIDE 362


Ikoner

Der er følgende ikoner som er forbundet med Server Administration:

1 2 3 4 5

1. Frakobling af database

2. Tilkobling af database

3. Sikkerhedskopier database

4. Genindlæs database

5. Afslut

Ikonernes funktioner er beskrevet i afsnittet om Databaser.

KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 363


KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 364


KOMPAS FOR WINDOWS

Fakturatilpasning / Crystal Report

Fakturatilpasning med rapportværktøjet Crystal Report fra

Seagate software.

Fra KOMPAS for Windows version 1.4.2 kan tilpasning af rapporter ske med Crystal

Report version 8.0 eller derover. Denne gennemgang af fakturatilpasning, er kun tænkt som

en meget grundlæggende indføring i arbejdet med tilpasning af rapporter.

Før der foretages ændringer, anbefales det, at den oprindelige standard-faktura kopieres til

et nyt navn, og at den nye fil sættes ind på Udskrifts-styringen.

• Klik på Værktøj i menulinien, vælg Udskriftsstyring og klik på fanebladet Salgsordre

og udpeg ’Faktura’.

Crystal Report

Den fil, der skal åbnes for tilpasning med Crystal Report, er normalt placeret på drev C:

(hvis styresystemet er Windows 95 eller 98), eller på drev E: (hvis det er Windows NT eller

Windows 2000) eller på en anden selvvalgt drevbetegnelse, som er oprettet i forbindelse

med drift på netværk.

Stien for en standardinstallation:

\Programmer\fkdata\Winkompas3\Reports

SIDE 365


KOMPAS FOR WINDOWS

Når filen er åbnet vises den øverste del, som indeholder de faste oplysninger samt

kundeoplysninger og selve fakturalinierne (varelinierne) og totalerne i bunden af udskriften.

Når fakturaen er indlæst i Crystal Report, findes der mange muligheder for at designe sin

egen faktura. Nedenstående vil der blive gennemgået nogle af de almindelige områder at

kunne designe en faktura,

SIDE 366


KOMPAS FOR WINDOWS

Højre Klik

Når der højre klikkes på musen når cursoren står på et felt, kommer nedenstående

muligheder frem:

Field:

Fortæller hvilke felt man befinder sig på.

Edit Formula

Når der klikkes her, vil der i det viste tilfælde fremkomme et formula editeringsbillede, som

indeholder den formel. Det punkt fremkommer kun hvis der i feltnavnet på udskriften er et

”@” foran navnet.

SIDE 367


KOMPAS FOR WINDOWS

I den viste formel bliver linierne sammentrukket, hvis der ikke står noget i linierne, f.eks.

hvis ’Adresse2’ ikke er udfyldt, kommer det ikke med på udskriften og linien mellem

Adresse1 og postby bliver trukket sammen.

Format Field

Under formattet ’Field’ kan man ændre en række parametre for feltet, samt indsætte

formler, som bestemmer under hvilke omstændigheder feltet skal vises:

På en række felter, har vi bestemt at indholdet (og teksten) kun skal udskrives, såfremt der

er et indhold (altså at feltet er udfyldt af brugeren).

Dette er tilfældet ønsker vi kun at ”sælger” skal fremkomme på fakturaen hvis der indtastet

en sælger på ordren.

Ved at klikke på X-2 og skrive nedenstående formel, så vil sælger og navnet på sælgeren

kun fremme hvis der er indtastet en sælger på ordren. X-2 bliver rød når der findes en

formel.

Formelen fortæller hvis felt Ordres.SalesRep er lig med ingen ting så skal den undertrykke

selve teksten ”Sælger”.

SIDE 368


Ændring af font og skriftstørrelse

KOMPAS FOR WINDOWS

Flytning og sletning af felter

Felterne på rapporten kan flyttes ved at placere musecursoren på feltet og holde venstre

museknap nede, mens man flytter musen indtil feltet befinder sig på en ny ønsket placering.

Sletning af et felt kan ske ved at man placerer musecursoren på feltet og foretager et enkelt

klik på venstre musetast. Derved bliver feltet markeret. Et tryk på ’Delete’ vil derefter fjerne

feltet fra rapporten.

Indsæt en ny tekst

En ny tekst kan indsættes i rapporten. Der vælges ’Insert’ på Crystal Reports menulinie, og

i listen som fremkommer vælges blot ’Textobjekt’. Når Textobjekt er valgt, flyttes cursoren til

det punkt, hvor teksten ønskes placeret. Et tryk på venstre museknap sætter feltet på

rapporten i edit mode, klar til at man kan skrive den ønskede tekst.

SIDE 369


KOMPAS FOR WINDOWS

Indsæt nyt felt eller tegn linier og bokse

Indsættelse at et nyt felt

Ønskes der at indsætte et nyt felt på fakturaen så skal punktet Field Object vælges. Klik

med musen i plus tegnet til venstre for Database Fields og endnu engang på det

efterfølgende plus.

Nu fremkommer en liste over de felter der kan bruges på fakturaen. Felt hvor der et hak til

venstre for feltnavnet er i brug på rapporten.

’Orders+navn’ – stammer fra ordrehovedet

’Customers+navn’ – er felter der kan bruges fra faktureringskunden

’Shiptocustomers+navn’ – er leveringskundens felter

’Company+navn’ – henter fra database opsætningen

’Lines+navn’ – er felter der findes på fakturalinierne

’Inventory+navn’ – er felter fra lagerkartoteket

’Unit+navn’ – stammer fra enhedstabellen

’Payment+navn’ stammer fra betalingsbetingelsestabellen

’Cash-discount+navn’ – stammer fra kasserabattabellen.

SIDE 370


KOMPAS FOR WINDOWS

Der trykkes på -tasten eller klik med musen på det felt som ønskes overført til

rapporten.

Tegning af linier og indsættelse af kasse gøres ved enten at vælge linie eller boks. Efter

man har tegnet en linie eller indsat en boks kan der højre- klikkes på linien eller boksen, og

derved finde mulighed for at opsætte nogle parameter for disse elementer.

NB!

Husk at omdøbe navnet på fakturalayout inden du gemmer dine rettelser. Dette gøres

under ’Filer\ Saves as’ og husk der ikke må stå et hak i ”Save data with report”.

SIDE 371


KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 372


Appendiks 1

Anvendelse af standardopsætning

Hvis den medfølgende standardkontoplan og opsætning skal anvendes:

KOMPAS FOR WINDOWS

1. Opret nyt regnskab under menupunktet Værktøj / Databaseopsætning med knappen

’Tilføj’.

2. Felterne udfyldes med firmanavn, adresse m.m.

3. Placering af regnskab – Det er ikke nødvendigt at angive placering, hvis data-placering

skal følge standard.

Dine data vil automatisk blive placeret under:

C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data

4. Klik på ’Tilpas’ og følg dialogen. Klik ’Ok’ når meddelelsen ’Database er kompatibel’

fremkommer og luk databasevinduet.

5. Vælg regnskab under Filer / Vælg firma / Vælg firma og klik på det nye regnskab. Da

regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning.

Bemærk, at afkrydsningsfelterne for 'Anvend Standardkontoplan' og 'Anvend

Standardopsætning' er markerede.

6. Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, antal perioder (måneder) i regnskabsåret,

momsafregningstermin og momsperiodens startdato. Klik på ’Fortsæt’ og klik på ’Ok’

for de valgte datoer.

7. Nu vil regnskabets finansdel være klar til brug, men hvis der ønskes opdeling på

Afdeling eller andre dimensioner, skal der oprettes Afdeling, Bærer, Formål og Projekt

under menupunktet Opsætning / Opsætning / Dimensioner.

8. Opret medarbejdere, debitorer, kreditorer, lokationer og lagervarer. Medarbejdere og

Lokationer oprettes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse/

Medarbejder h.h.v. Lokationer.

Debitorer, Kreditorer og Lagervarer oprettes under Kartoteker i menulinien.

9. Nu kan de øvrige moduler anvendes. Hvis der ønskes oprettet lagerantal på det

eksisterende lager, gøres dette under Kladder / Lagerkladde. Der anføres Tilgang for

de enkelte varer. Når posteringerne bogføres, vil værdien blive posteret på 'Almindeligt

Varekøb' og 'Lager Justering', hvilket senere kan omposteres i forbindelse med

oprettelse af primotal for regnskabet.

10. Gå til Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserier og foretag justering af de

nummerintervaller, som passer til situationen og opret eventuelle yderligere

nummerserier til brug ved forskellige arbejdspladser.

SIDE 373


KOMPAS FOR WINDOWS

11. Gå til Opsætning / Opsætning / Diverse / Kilde og opret kilde til eventuelt nyoprettede

bilagsserier.

12. Så er alt klar til brug, men gennemgå Opsætning / Systemopsætning for at sætte de

forskellige parametre, så de passer til firmaets normale procedurer og politik. Afslut

dette med kontrol af opsætningen. Klik på knappen ’Check’ og justér evt. fejl.

SIDE 374


Anvendelse af egen opsætning

Appendiks 2

KOMPAS FOR WINDOWS

Oprettelse af regnskab uden at bruge den medfølgende kontoplan og systemopsætning

som udgangspunkt:

1. Opret nyt regnskab under menupunktet Værktøj / Databaseopsætning / klik på

knappen ’Tilføj’.

2. Felterne udfyldes med firmanavn, adresse m.m..

3. Placering af regnskab – Det er ikke nødvendigt at angive placering, hvis

dataplaceringen skal følge standard.

Dine data vil automatisk blive placeret under:

C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data

4. Klik på ’Tilpas’ og følg dialogen. Klik ’OK’ når meddelelse 'Databasen er kompatibel'

fremkommer, og luk databasevinduet.

5. Vælg regnskab i Filer / Vælg firma / Vælg Firma og klik på det nye regnskab. Da

regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning.

Bemærk at afkrydsningsfelterne for 'Anvend Standardkontoplan' og 'Anvend

Standardopsætning' er markerede. Da standard ikke ønskes, vælges disse

markeringer fra, ved at klikke med venstre musetast på dem.

Vi anbefaler dog, at man nøjes med at fravælge standardkontoplan. Derved bevares

alle opsætningerne som automatiske bogføringsgrupper, kladder, valuta, kilder,

bilagsserier m.m. Disse skal så blot tilpasses individuelt i eget regnskab.

6. Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, antal perioder (måneder) i regnskabsåret,

momsafregningstermin og momsperiodens startdato. Klik på ’Fortsæt’ og klik på ’Ok’

for de valgte datoer.

7. Opret egen kontoplan med overskrifter, driftskonti, statuskonti og sumkonti. Kontoplan

kan eventuelt importeres fra et andet system.

8. Opret/tilpas Debitorgrupper, Kreditorgrupper og Lagergrupper. Mindst en gruppe for

hver. Grupperne oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper.

9. Opret/tilpas momskoder. Mindst koder for indgående og udgående moms, men evt.

også EU-moms. Momskoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms.

SIDE 375


KOMPAS FOR WINDOWS

10. Opret/tilpas Handels-relationer. Opret mindst en kategori for debitorer, kreditorer og

lager og opret statuskoder for salg og indkøb. Oprettelse sker under Opsætning /

Opsætning / Handel.

11. Opret/tilpas kladder til bogføring. Oprettelsen sker under Opsætning / Opsætning /

Diverse / Kladder.

12. Opret/tilpas valutakoder. Standardvaluta DKK er automatisk i systemet med kurs 100,

men andre valutaer, f.eks EUR skal oprettes. Aktuel kurs for de enkelte valutaer

indsættes også under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta.

13. Opret/tilpas rentebetingelser for debitorer under Opsætning / Opsætning / Diverse /

Rente.

14. Opret/tilpas bilagsserier til posteringer, fakturaer m.m. Opret mindst en serie for

almindelig postering gennem kladder, og en for autonummerering af f.eks. fakturaer og

kørsler.

SIDE 376


Abonnement faktura..............................158

Abonnement massefakturering.............177

Autotekst...............................................325

Bilagsserier...........................................326

Bogfør bilag

Finanskladde....................................69

Debitorkladde .................................114

Kreditorkladde................................209

Lagerkladde....................................260

Lageroptællingskladde...................269

Ordrekladde....................................168

Bogføringsgrupper

Debitorgrupper................................315

Kreditorgrupper...............................316

Lagergrupper..................................317

Budgetkørsel...........................................87

Crystal Report.......................................365

Direkte fakturering

Salgsordre......................................154

Indkøbsordre..................................235

Dokumenter (salgsordre)......................138

Fakturering/Registrering i flere tempi

Salgsordre......................................156

Indkøbsordre..................................236

Fast slutrabat på debitor.......................127

Find kartotekskort...................................43

Flyt database ........................................360

Fragang på lager...................................265

Frakobling af database.........................362

Fortryd handling......................................43

Genindlæs database.............................362

Genopbyg indeks..................................362

STIKORDSREGISTER

KOMPAS FOR WINDOWS

Genudskriv arkivkladde (Finans)................ 82

Debitor, se under Finans

Kreditor, se under Finans

Genudskriv faktura

Debitorkartotek................................. 167

Ordrekartotek.................................... 167

Ordreudskrifter.................................. 174

Genvejstaster (ikoner)............................... 35

Global søgning.......................................... 36

Godkend betalinger................................. 217

Importér kladde......................................... 78

Indkøbstotaler.......................................... 232

Integration med MS-Office........................ 29

Intrastat................................................... 281

Justér lagerværdi .................................... 276

Justér prislister........................................ 280

Justér salgspriser.................................... 279

Justering på lager.................................... 266

Kilder

Salgsordre ........................................ 136

Systemopsætning............................. 328

Komprimer database............................... 362

Konsolidér regnskab ................................. 86

Kontant faktura........................................ 157

Kontoudtog

Debitorkartotek................................. 111

Debitorudskrifter............................... 121

Kreditorkartotek................................ 206

Kopiér

data fra eksisterende regnskab........ 354

kartotekskort....................................... 42

SIDE 377


KOMPAS FOR WINDOWS

Luk

Momsperiode.......................................88

Regnskabsperiode ..............................90

Massefakturering

Abonnement (Ordre) .........................158

Indkøbskørsler...................................241

Ordrekørsler......................................176

Masseudligning

Debitorkørsler....................................124

Kreditorkørsler...................................221

Momsangivelse (udskriv)...........................83

Momsforfald.............................................313

Momskoder..............................................319

Momsperioder............................................67

Finanskørsler.......................................88

Nulstil poster............................................359

Omdøb regnskabsnavn............................358

Opdatér

Debitorinformationer..........................178

Kreditorinformationer.........................243

Ordrelinier..........................................180

Opret

autotekst............................................325

bilagsserie .........................................326

database fra sikkerhedskopi..............360

debitor..................................................96

dimensioner.......................................323

finanskonti...........................................54

indkøbsordre......................................223

kilder..................................................328

kartotekskort........................................42

kladde..................................................79

kreditor...............................................192

medarbejder (projekt)........................300

momskode.........................................319

ny kalkulation.....................................293

nyt regnskab......................................351

password (kodeord).............................21

prislister.............................................131

projekt................................................284

rentesatser.........................................330

salgsordre..........................................140

valutakurser.......................................333

vare/ydelse........................................246

Ordrekopi til flere kunder..........................181

Ordreliniernes felter .................................160

SIDE 378

Ordrestatus............................................137

Ordretotaler...........................................151

Overfør regnskabsperiode ......................89

Parametre (opsætning).........................256

Perioder (regnskabsperioder).................66

Finanskørsler....................................89

Procentvis rabat

til debitor.........................................128

til debitorkategori............................129

Rediger

Firmaoplysninger............................356

Kartotekskort.....................................43

Regnskabsopsætning .............................22

Renteberegning.....................................123

Restordre udligning...............................182

Ret bilagsserie

Finanskladde ....................................78

Debitorkladde..................................119

Kreditorkladde.................................214

Rykkerkørsel.........................................125

Saldobalance (udskriv)............................65

Server Administrator .............................360

Sikkerhedskopi......................................362

Slet

kartotekskort.....................................44

regnskab.........................................357

Sortér ordrelinier ...................................179

Spær regnskabsperiode..........................90

Standard analyse....................................84

Standard tekster....................................332

Styklisteproduktion................................278

Tilgang på lager ....................................264

Tilkobling af database...........................361

Tilpas database (regnskab)...................359


Udlign små saldi

Debitor...............................................126

Kreditor (se Debitor)..........................222

Valuta.......................................................333

Ændre

Momsforfaldsdato..............................314

Momsperioder......................................88

Valutakurs..........................................335

Åben

Momsperiode.......................................88

Regnskabsperiode ..............................90

KOMPAS FOR WINDOWS

SIDE 379