26.07.2013 Views

Manual - SummaSummarum

Manual - SummaSummarum

Manual - SummaSummarum

SHOW MORE
SHOW LESS

Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!

Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.

<strong>Manual</strong><br />

Stone’s<br />

Summa<br />

Summarum<br />

Version 3<br />

Privat<br />

Standard<br />

Professionel<br />

Enterprise<br />

Stone’s Software


Indhold<br />

Programlogo<br />

og illustration:<br />

Frank Lisborg<br />

Forside:<br />

Løw Reklame<br />

Copyright©:<br />

Stone’s Software<br />

Steen Hjelmstrand<br />

Version 3<br />

2. udgave<br />

1. oplag<br />

Marts 2007<br />

Der tages forbehold<br />

for trykfejl, ligesom<br />

der kan være<br />

foretaget ændringer<br />

i softwaren efter<br />

denne manual er<br />

gået i trykken.<br />

I tvivlstilfælde<br />

anbefales det at<br />

konsultere programmets<br />

indbyggede<br />

hjælpefil.<br />

Om regnskab og bogføring ..........................4<br />

Drift og status .........................................................................4<br />

Kontoplan ...............................................................................4<br />

Kontotyper ..............................................................................5<br />

Bogføringsprincipper ............................................................6<br />

Installation .....................................................7<br />

Valg af udgave og registrering ....................7<br />

I gang med <strong>SummaSummarum</strong> ...................8<br />

Nyt regnskab ..........................................................................8<br />

Layout i hovedvindue .........................................................10<br />

Beløbskolonner i kassekladde ...........................................10<br />

Moms (ikke Privat-udgaven) ..............................................11<br />

Tilpas kontoplan ..................................................................13<br />

Afstemningskonti ................................................................14<br />

Standardtekster ...................................................................14<br />

Bilagsnummer ......................................................................15<br />

Sikring mod posteringsfejl .................................................16<br />

Oprettelse af startsaldi .......................................................16<br />

Postering af startsaldi .........................................................17<br />

Simple posteringer ..............................................................20<br />

Kontrol af kassekladde........................................................20<br />

Udskrivning af kassekladde ...............................................21<br />

Bogfør kassekladde .............................................................22<br />

Posteringsjournal ................................................................22<br />

Kontokort ..............................................................................23<br />

Resultat og balance .............................................................23<br />

Momsangivelse (ikke Privat-udgaven) ............................24<br />

Sikkerhedskopiering ...........................................................24<br />

Afslut regnskab ....................................................................26<br />

Årsregnskab ................................................27<br />

Overblik ........................................................28<br />

Oversigt .................................................................................28<br />

Top 5 (Professionel & Enterprise) ......................................29<br />

Dagens tal (Professionel & Enterprise) ............................29<br />

Moms (ikke Privat-udgaven) ..............................................29<br />

Kartotek .......................................................30<br />

Grupper .................................................................................30<br />

Kartotekskort - debitorer og kreditorer ...........................32<br />

Debitor/kreditor startsaldo ................................................33<br />

Postering direkte på debitor- og kreditorkonti ...............33<br />

Udskriv kontoudtog, saldoliste, adresser mm. ................34<br />

Varer .............................................................35<br />

Varegrupper .........................................................................35<br />

Opret vare .............................................................................36<br />

Rediger varer ........................................................................37<br />

Udskrivning ..........................................................................37<br />

Justering af priser (Enterprise) ..........................................38<br />

Styklister (Enterprise)..........................................................38<br />

Supplerende varebeskrivelser ...........................................40<br />

Lagerstyring ................................................41<br />

Fakturering ..................................................42<br />

Bilagsnummerering ............................................................42<br />

Opret bilag ............................................................................43<br />

Fakturaens vareliste ............................................................44<br />

Bogfør og udskriv faktura ..................................................45<br />

Udskriv giro-/FI-kort, følgeseddel og kuvert ...................45<br />

Registrering af betalt faktura ............................................46<br />

Rykkerstyring .......................................................................46<br />

Formulardesigner .......................................47<br />

Rediger design .....................................................................48<br />

Grafik .....................................................................................49<br />

Sæt standarddesign ............................................................49<br />

Sprog (Enterprise) ...............................................................49<br />

Sagsstyring ..................................................50<br />

Sagsgrupper .........................................................................50<br />

Opret sag...............................................................................50<br />

Bogføring på sag .................................................................51<br />

Tilføj og fjern bogførte posteringer ..................................51<br />

Sagsrapporter/-regnskab ...................................................51<br />

Aktivitetsmodul ..........................................52<br />

Aktivitetstyper .....................................................................52<br />

Opret aktivitet ......................................................................52<br />

Overfør aktivitet til ordre/faktura .....................................54<br />

Kalender .......................................................54<br />

Etiketter/adresselabels ...............................56<br />

Valuta ...........................................................57<br />

Søgning ........................................................58<br />

Søg og erstat ........................................................................58<br />

Budget ..........................................................59<br />

Eksport af data ............................................59<br />

Import af data ..............................................60<br />

Generelt om import ............................................................60<br />

Specielt om de enkelte importtyper ................................62<br />

Import af ordrer/fakturaer (Enterprise) ...........................63<br />

Denne manual er udformet som et lille<br />

kursusforløb.<br />

Du føres igennem de vigtigste rutiner:<br />

Oprettelse af regnskab, tilretning af<br />

kontoplan, indtastning i kassekladde,<br />

bogføring, oprettelse af debitorer og<br />

kreditorer, fakturering, udskrivning,<br />

sikkerhedskopiering mv.<br />

Bemærk, at manualen dækker alle udgaver<br />

af <strong>SummaSummarum</strong>, dvs. nogle<br />

af de viste og beskrevne faciliteter findes<br />

måske ikke i din udgave.<br />

Hjælp i det daglige<br />

Hjælp i hovedvinduet<br />

<strong>SummaSummarum</strong> flere typer<br />

indbygget hjælp.<br />

I <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue<br />

kan du se genvejstaster<br />

til de mest anvendte handlinger<br />

i Statuslinjen i bunden. Tast F1 for<br />

mere omfattende hjælp.<br />

Hjælp i alle dialogbokse<br />

I alle dialogbokse er der kontekst-sensitiv<br />

hjælp. Du kan klikke<br />

på spørgsmålstegnet i dialogboksens<br />

titellinje og så på det felt, du<br />

vil have forklaret. Eller du kan sætte<br />

markøren i feltet og taste F1.<br />

Hjælpemenu<br />

Under menupunktet Hjælp, Indhold og indeks finder du hjælpefilens indholdsfortegnelse<br />

og søgefunktion. Hjælpefilen giver mulighed for at gå i dybden med<br />

programmets forskellige faciliteter.<br />

Menupunktet Hjælp, Tastaturoversigt giver en oversigt over genvejstaster.<br />

Eksempel-regnskaber<br />

Kig også på Eksempel-regnskaberne, der følger med <strong>SummaSummarum</strong>.<br />

Har du spørgsmål, som ikke besvares i denne manual eller i programmets hjælpefil,<br />

så kig på Tips & FAQ-siden på www.stoneware.dk.


Om regnskab og bogføring<br />

I dette afsnit gennemgås de<br />

vigtigste regnskabsmæssige<br />

begreber, der bruges i Stone’s<br />

<strong>SummaSummarum</strong>.<br />

Drift og status<br />

Et årsregnskab er opdelt i en<br />

driftsdel og en statusdel.<br />

Driftsregnskabet viser årets indtægter<br />

og udgifter. Lagt sammen<br />

giver de årets resultat.<br />

Statusregnskabet viser en oversigt<br />

over virksomhedens aktiver<br />

(formue) og passiver (gæld) sammenlagt<br />

for de år, virksomheden<br />

har eksisteret.<br />

Kontoplan<br />

Alle bevægelser i regnskabet<br />

skal posteres på en konto. Kontoen<br />

skal have et navn, der beskriver,<br />

hvad kontoen bruges til.<br />

Kontoplanen er en liste med alle<br />

de konti, der anvendes i regnskabet. Du kan selv fjerne og tilføje konti, alt efter dit<br />

behov.<br />

Det er en god ide at nummerere dine konti i intervaller, der svarer til opdelingen<br />

af et årsregnskab:<br />

DRIFT / RESULTAT<br />

Indtægter Driftskonti til indtægter (varesalg mv.).<br />

Nummereres fx 1-1999<br />

Udgifter Driftskonti til udgifter (varekøb, kontorartikler mv.).<br />

Nummereres fx 2000-19999<br />

STATUS / BALANCE<br />

Aktiver Statuskonti til aktiver/værdier (penge i bank, kasse mv.).<br />

Nummereres fx 50000-59999<br />

Passiver Statuskonti til passiver/gæld (moms, ubetalte regninger<br />

mv.) samt egenkapital.<br />

Nummereres fx 60000-69999<br />

Eksempel på dobbelt bogholderi: Betaling posteres på driftskonto 7000 Kontorartikler og modposteres på konto<br />

58000 Kasse, hvor pengene tages fra.<br />

Kontotyper<br />

I <strong>SummaSummarum</strong>s kontoplan findes der 4 kontotyper: Drift, Status, Sum og<br />

Tekst. Kun de to førstnævnte er konti i regnskabsmæssig forstand.<br />

Drift<br />

Driftskonti bruges til postering af dine indtægter, og dine løbende driftsomkostninger.<br />

Driftskonti nulstilles ved regnskabsårets start. Ved årets slutning viser de dine<br />

indtægter og udgifter i regnskabsåret og dermed tilsammen årets resultat.<br />

Status<br />

Statuskonti viser firmaets status - den aktuelle beholdning. Når du sælger noget<br />

ryger der penge ind på din bankkonto: Beholdningen øges. Når du køber noget,<br />

mindskes beholdningen.<br />

Desuden skal større investeringer, fx driftsmidler o.l., som ikke kan afskrives straks,<br />

posteres på en statuskonto.<br />

Statuskonti overføres fra år til år. Hvis du havde overskud året før, og der står 50.000<br />

på din bankkonto, så står de der stadig, når det nye regnskabsår starter.<br />

4 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

5


Sum<br />

Sumkonti er ikke konti i regnskabsmæssig forstand. Du kan ikke postere på en<br />

sumkonto. Sumkonti bruges til at lægge saldo sammen på drifts- og statuskonti.<br />

Fx kan du lægge alle dine indtægtskonti sammen og dermed se, hvad dine samlede<br />

indtægter er. Hvis du lægger alle udgiftskonti til også, får du det samlede resultat.<br />

Tekst<br />

Tekstkontoen er heller ikke en konto. Den bruges til at lave overskrifter i kontoplanen,<br />

så planen bliver mere overskuelig. Tekstkontoens kontonummer bruges kun til<br />

at bestemme tekstlinjens placering i kontoplanen.<br />

Bogføringsprincipper<br />

Stone’s <strong>SummaSummarum</strong> benytter sig af principperne for dobbelt bogholderi.<br />

Princippet er, at hver gang et beløb trækkes fra på en konto, skal det lægges til på<br />

en anden konto. Lægges alle konti sammen, skal resultatet (balancen) være 0.<br />

Formålet er, at reducere risikoen for fejl.<br />

Eksempel<br />

Du har købt kuverter for kr. 50,00.<br />

Beløbet posteres på konto „7000 Kontorartikler“ (se illustrationen side 5).<br />

Statuskonto<br />

Men før du bogfører, skal du „modpostere“ de kr. 50,00 på en anden konto.<br />

I dette tilfælde har du taget de 50 kroner fra din kasse. Du modposterer altså beløbet<br />

på konto „58200 Kasse“.<br />

Moms<br />

Hvis du er momspligtig, har du desuden angivet, at der skal betales moms af de<br />

beløb, der posteres på konto 7000.<br />

Når du posterer 50,00 på konto 7000, vil <strong>SummaSummarum</strong> debitere kr. 40,00 på<br />

konto 7000 og kr. 10,00 på din konto for købsmoms, når posteringen bogføres.<br />

Positiv saldo ved køb, negativ ved salg<br />

Hvis du tjekker saldoen på konto 7000, vil den være kr. 40,00, altså positiv, selv om<br />

der er tale om et køb.<br />

Omvendt vil saldi på dine indtægtskonti i driftregnskabet være negativ. Det kan<br />

virke ulogisk, men sådan skal det være.<br />

Afstemning med kontoudtog<br />

Fordelen ved det dobbelte bogholderi er, at du kan sikre dig mod fejltastninger<br />

mv. Hver gang du foretager en postering, kan du afstemme saldoen med kontoudtog<br />

fra din bank og giro og beholdningen i din pengekasse.<br />

Før du bogfører en kassekladde, bør du altid tjekke, at regnskabets saldi på dine<br />

afstemningskonti stemmer med virkeligheden.<br />

Installation<br />

På installationsmediet ligger filen “readme.txt”. Den bør du læse, før du går videre.<br />

Der kan bl.a. være sidsteøjebliksinformation om installationen, som ikke er nået med<br />

i dette hæfte.<br />

Start af installationsprogrammet<br />

Før du installerer <strong>SummaSummarum</strong>, bør du lukke alle andre programmer. Det<br />

gælder også småprogrammer, der startes op sammen med Windows, og som måske<br />

kun er repræsenteret med et ikon i Proceslinjens ikonbakke.<br />

Start installationsprogrammet ved at følge instruktionerne på installationsmediet.<br />

Følg herefter installationsprogrammets instruktioner på skærmen.<br />

Ny programmappe<br />

Installationsprogrammet opretter en programmappe ved navn “Stone’s <strong>SummaSummarum</strong>”,<br />

som du kan finde i Windows Start-menu. I mappen findes ikonet<br />

„Stone’s <strong>SummaSummarum</strong> 3“, som starter <strong>SummaSummarum</strong>, og „Stone’s <strong>SummaSummarum</strong><br />

3 Hjælp“, som åbner hjælpefilen.<br />

Valg af udgave og registrering<br />

Første gang du åbner <strong>SummaSummarum</strong>,<br />

vises dialogboksen<br />

fig. 1.<br />

Vises den ikke nu, får du<br />

den frem i menuen Hjælp,<br />

Registrering....<br />

Programudgave<br />

I dialogboksen „Programudgave“<br />

skal du vælge den<br />

udgave, du har licens til.<br />

Registrering<br />

I felterne „Registreringsnavn“<br />

og „Registreringsnummer“<br />

angiver du dine<br />

registreringsoplysninger,<br />

som du har modtaget på et<br />

registreringsbevis, på faktu- Fig. 1. Dialogen til valg af udgave og registrering.<br />

raen eller pr. e-mail. Afslut<br />

ved at vælge „Registrér“.<br />

Er der problemer, så kontrollér, at du har valgt den rigtige programudgave, og at<br />

registreringsoplysningerne er skrevet præcis, som du har modtaget dem.<br />

6 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

7


Fig. 2. „Vælg regnskab“-dialogen vises første gang, du<br />

åbner <strong>SummaSummarum</strong>.<br />

Fig.3. I „Nyt regnskab“-dialogen oprettes et nyt<br />

regnskab.<br />

I gang med <strong>SummaSummarum</strong><br />

I det følgende kapitel opretter du et øvelsesregnskab og <strong>SummaSummarum</strong>s<br />

grundlæggende funktioner gennemgås.<br />

Første gang du åbner Stone’s <strong>SummaSummarum</strong>, vises dialogboksen „Vælg regnskab“<br />

(fig. 2). Fra dialogboksen kan du oprette et nyt regnskab, åbne et eksisterende,<br />

indlæse en sikkerhedskopi eller åbne det sidst anvendte regnskab.<br />

Hvis du kun arbejder med ét regnskab, er der ingen grund til, at denne dialogboks<br />

vises mere. Fjern markeringen i „Vis denne dialog ved programstart“, så vil Summa-<br />

Summarum fremover starte med det regnskab, der sidst var åbent.<br />

Nyt regnskab<br />

Du skal nu oprette et nyt regnskab. Klik på knappen „Opret nyt regnskab“. Dialogboksen<br />

„Nyt regnskab“ (fig. 3) vises.<br />

Navn<br />

Hvis du navngiver regnskabet på formen [navn + årstal] som fx „Mit regnskab<br />

2007“, vil <strong>SummaSummarum</strong> automatisk øge årstallet, når du afslutter regnskabet<br />

og opretter et nyt for det kommende regnskabsår.<br />

Regnskabsperiode<br />

Du skal angive en startdato og en slutdato for regnskabet.<br />

Normalt svarer regnskabsåret til kalenderåret, altså fra d. 1.1. til d. 31.12. Der kan ikke<br />

posteres udenfor regnskabsperioden. Du kan godt senere ændre start- og slutdato,<br />

så længe allerede bogførte poster ligger indenfor regnskabsperioden.<br />

Kontoplan<br />

Dit nye regnskab skal have en kontoplan. Der følger en standardkontoplan med<br />

<strong>SummaSummarum</strong>, som du kan redigere, oprette og slette konti i, så den svarer til<br />

dine behov.<br />

Når du senere opretter nye regnskaber, kan du kopiere kontoplan og andre data<br />

fra dine gamle regnskaber ved at vælge „Kopier fra regnskab“. Du skal vælge et<br />

regnskab og afkrydse, hvilke data du ønsker kopieret.<br />

Du har også mulighed for at importere en kontoplan fx fra et andet regnskabsprogram.<br />

Se detaljer i hjælpefilen, hvis du ønsker at benytte dig af denne mulighed.<br />

Til dette øvelsesregnskab skal du bruge standardkontoplanen, altså sætter du<br />

kryds i „Standard“ og vælger „OK“. <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue vises med<br />

kassekladden klar til indtastning (fig. 4).<br />

Før du begynder at postere, skal du have tilpasset regnskabets standardopsætning<br />

til dine behov.<br />

Hvis du ikke allerede har valgt programudgave, skal du gøre det nu ved at vælge<br />

menuen Hjælp og klikke på Registrering.... Følg vejledningen s. 7.<br />

Firmaoplysninger (Professionel & Enterprise)<br />

Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og udfyld felterne på fanebladet „Firmaoplysninger“<br />

til brug ved udskrift af fakturaer og kuverter mm.<br />

8 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

9<br />

Fig. 4.<br />

Summa-<br />

Summarumshovedvindue<br />

med<br />

kassekladde<br />

og<br />

oversigt<br />

over<br />

afstemningskonti.


Fig. 5.<br />

På fanebladet „Generelt“<br />

under „Indstillinger“ kan du<br />

bestemme hovedvinduets<br />

layout.<br />

På fanebladet „Kassekladde“<br />

kan du bestemme<br />

kassekladdens layout. Du<br />

kan også indstille, hvordan<br />

kassekladden skal fungere.<br />

Layout i hovedvindue<br />

Vælg Funktioner, Indstillinger.... På fanebladet „Generelt“ (fig. 5) kan du vælge<br />

layout i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue. Hvis du foretrækker et layout med faneblade<br />

fremfor det lodrette knappanel, så klik i „Faneblade“.<br />

Beløbskolonner i kassekladde<br />

Vælg Funktioner, Indstillinger.... På fanebladet „Kassekladde“ i boksen „Beløbskolonner“<br />

kan du vælge mellem tre kolonneopsætninger i kassekladden.<br />

Én beløbskolonne. Udgangspunkt i afstemningskonto<br />

I denne opsætning angives beløb i én kolonne med fortegn i forhold til afstemningskontoen.<br />

Opsætningen er velegnet til bogføring, der tager udgangspunkt i<br />

kontoudtog fra bank og giro, og hvis du ikke er ekspert i bogføring og debet og<br />

kredit. Fortegn i kassekladden skal bare være de samme som på kontoudtoget, altså<br />

plus foran indtægter og minus foran udgifter.<br />

Denne opsætning bruges i hæftet her.<br />

Én beløbskolonne. Udgangspunkt i drift-/statuskonto<br />

Beløb angives i én kolonne med plus og minus i forhold til drift-/statuskontoen.<br />

Denne opsætning er velegnet, hvis du er vant til traditionel bogføring, hvor man<br />

tager udgangspunkt i drift- og statuskonto.<br />

Fig. 6.<br />

På fanebladet „Moms“ i<br />

Egenskaber for regnskab,<br />

kan du bl. a. angive, hvilke<br />

momssatser der skal gælde<br />

i regnskabet, og hvilke konti<br />

momsen skal posteres på, så<br />

du kan afregne til Told- og<br />

Skat.<br />

Du kan også oprette<br />

afgiftskonti til postering af<br />

fradragsberettigede afgifter<br />

som fx elafgift, vandafgift<br />

osv.<br />

Debet- og kreditkolonne. Udgangspunkt i drift-/statuskonto<br />

I denne opsætning angives beløb uden fortegn i henholdsvis en debet- og en<br />

kreditkolonne. Det forudsætter, at du har styr på debet og kredit.<br />

Til gengæld giver det bedre overblik og kan dermed mindske risikoen for fejl, hvis<br />

man altså ved, hvilke beløb der skal stå i henholdsvis debet og kredit.<br />

Moms (ikke Privat-udgaven)<br />

Før du går i gang med tilpasning af kontoplanen, skal momsindstillingerne sættes.<br />

To ting skal være i orden, hvis der skal beregnes moms i regnskabet:<br />

1) Der skal være oprettet konti til postering af salgs- og købsmoms.<br />

2) Der skal være oprettet en momssats, så <strong>SummaSummarum</strong> ved hvor meget<br />

moms, der skal beregnes.<br />

Til momssatsen skal endvidere knyttes to momskoder, som benyttes i kassekladden<br />

og kontoplanen til at angive, hvilken moms der i givet fald skal beregnes.<br />

Endelig skal der angives en momsafregningskonto aht. opdateringsfunktionen (s. 29).<br />

Hvis der ikke skal afregnes moms i dit regnskab, skal momsen slås fra.<br />

Ændring af momsindstillinger<br />

Vælg Filer, Egenskaber for regnskab. Gå til fanebladet „Moms“ (fig. 6).<br />

Når du opretter et regnskab med standardindstillinger, oprettes en standardmomssats<br />

med momskoder og tilknyttede momskonti.<br />

10 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

11


Fig. 7. Kontoplanen i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />

Du kan ændre satser, momskoder og momskonti ved at markere momsen i tabellen<br />

„Moms“ og vælge „Egenskaber“. Klik på knappen „Tilføj“ for at tilføje en ny<br />

momssats.<br />

Du kan slå momsafregning fra ved at vælge „Ingen“ i valgboksen „Afregning“.<br />

Tilføj og fjern afgiftskonti<br />

Ud over moms kan fradragsberettigede afgifter indgå i din momsangivelse.<br />

Klik på knappen „Tilføj...“ ud for listen „Afgiftskonti“ for at tilføje en konto fra kontoplanen.<br />

Saldo på disse konti vil indgå i rapporten Momsangivelse (se s. 24).<br />

Fjern en konto fra listen ved at markere kontoen og klikke på knappen „Fjern“.<br />

Normalt vil det ikke være nødvendigt at foretage ændringer i momsindstillingerne.<br />

Vælg „Annuller“ for at bevare de eksisterende indstillinger.<br />

Tilpas kontoplan<br />

Næste skridt er tilpasning af<br />

regnskabets kontoplan. Du kan<br />

læse om kontoplanens formål<br />

og opbygning i afsnittet „Om<br />

regnskab og bogføring“.<br />

Vælg „Kontoplan“ i Summa-<br />

Summarums hovedvindue (fig.<br />

7).<br />

Opret ny konto<br />

Vælg Filer, Ny, Ny konto...<br />

(fig. 8).<br />

Vi siger, du holder foredrag,<br />

så du skal oprette en konto af<br />

typen „Drift“, som skal anvendes<br />

til „Indtægter“.<br />

Angiv kontonummer „1300“ og<br />

kontonavn „Foredrag“.<br />

Da du skal betale moms af<br />

indtægterne, skal kontoen have Fig. 8. Oprettelse af konto i kontoplanen.<br />

koden for salgsmoms. Er du i tvivl<br />

om, hvad koden for salgsmoms er, så se forrige afsnit.<br />

Når du angiver en momskode på en konto, betyder det, at hver gang et beløb<br />

posteres på den konto i kassekladden, sættes den valgte momskode automatisk, så<br />

momsandelen fratrækkes det posterede beløb og i stedet posteres på den tilhørende<br />

momskonto.<br />

I kassekladden vil du kunne ændre momskoden, men du bør normalt ikke gøre<br />

det. Du skal holde momspligtige og ikke-momspligtige ydelser og varer adskilt på<br />

konti hver for sig.<br />

Vælg „OK“ når du har udfyldt felterne Type, Kontonr., Kontonavn og Moms.<br />

Rediger konto<br />

Højreklik på konto „58100 Giro“ i kontoplanen og vælg Egenskaber.<br />

Du har ingen girokonto, men to bankkonti. Ret feltet „Kontonavn“ til „Højrentekonto“.<br />

Slet konto<br />

Da du ikke har noget momsfrit salg til udlandet, behøver du ikke konto „1800<br />

Momsfrit salg til udlandet“. Markér kontoen, tryk på Delete-tasten og svar „OK“ .<br />

Indsæt og slet tomme linjer<br />

For at få bedre overblik kan du indsætte tomme linjer i kontoplanen.<br />

Vælg Indsæt linje i menuen Rediger. Slet tomme linjer med Delete-tasten.<br />

12 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

13


Afstemningskonti<br />

Afstemningskonti er udvalgte konti fra kontoplanen. De konti, der defineres som<br />

afstemningskonti, vises i oversigten under kassekladden (fig. 4), og de kan vælges i<br />

kassekladdens „Afstemningskonto“-kolonne.<br />

I <strong>SummaSummarum</strong> kan du vælge enhver konto i kontoplanen som afstemningskonto<br />

(undtagen konti, der anvendes til momsafregning), men som navnet siger,<br />

er tanken, at du bruger funktionen til de konti, der bruges til afstemning med „den<br />

virkelige verden“ - altså typisk bank, giro og kasse.<br />

Afstemning<br />

Hver gang der foretages en indbetaling eller en udbetaling, vil det normalt udløse<br />

en postering på en af disse konti.<br />

Hvis du køber nogle frimærker, posterer du udgiften på kontoen „7200 Porto“<br />

og modposterer på kasse eller bank alt efter, om du har betalt kontant eller med<br />

kreditkort.<br />

Når en faktura betales pr. giro, udløser det fx en postering på kontoen „Debitorer,<br />

ubetalte fakturaer“ og en modpostering på din girokonto.<br />

Før du bogfører kassekladden, skal du afstemme. Dvs. du skal tjekke, at de slutsaldi,<br />

<strong>SummaSummarum</strong> angiver for giro, bank og kasse i afstemningskontioversigten<br />

under kassekladden, stemmer med dine kontoudtog og den faktiske beholdning i<br />

kassen. Hvis der er uoverensstemmelser, må du gå kladden igennem og finde fejlen.<br />

Måske har du tastet et beløb forkert eller glemt en post. (Se også s. 20).<br />

Tilføj og fjern afstemningskonto<br />

Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet „Faste konti“.<br />

Klik på knappen „Tilføj...“ ud for listen „Afstemningskonti“ for at tilføje en konto<br />

fra kontoplanen.<br />

Hvis du vil fjerne en konto fra listen, skal du markere kontoen og klikke på knappen<br />

„Fjern“.<br />

Standardtekster<br />

Du kan gemme tekster, som du ofte bruger til dine posteringer. Vælg Filer, Egenskaber<br />

for regnskab og gå til fanebladet „Standardtekster“ (fig. 9).<br />

Vedligeholdelse af standardtekster<br />

I valgboksen “Oprettelse og vedligeholdelse” kan du vælge, hvorledes standardtekster<br />

skal håndteres i dit regnskab.<br />

Vælg „Automatisk“, hvis du ønsker automatisk vedligeholdelse. Hver gang du<br />

skriver en tekst i kassekladdens tekstfelt, tilføjes den øverst på listen. Er listen fyldt,<br />

fjernes den tekst, det er længst siden, du har anvendt.<br />

Vælg „Manuelt af bruger“, hvis du selv vil oprette de standardtekster, du ønsker at<br />

anvende. Skriv derefter de ønskede tekster ind i listen.<br />

Vælg „Anvend ikke standardtekster“ hvis der ikke skal anvendes standardtekster<br />

i regnskabet.<br />

Fig. 9.<br />

På fanebladet<br />

„Standardtekster“ under<br />

Egenskaber for regnskab,<br />

kan du styre brug af<br />

standardtekster til hurtig<br />

indsættelse i kassekladden.<br />

Du kan også angive et<br />

kontonummer, der skal<br />

indsættes sammen med<br />

teksten.<br />

Til eksemplet her vælger du „Manuelt af bruger“ og skriver „Overførsel“ som tekst<br />

1, „Kuverter“ som tekst 2 og „Frimærker“ som tekst 3.<br />

Du kan endvidere angive et kontonummer, der skal indsættes sammen med teksten.<br />

Angiv „7000“ (Kontorartikler) ud for „Kuverter“ og „7200“ (Porto) ud for „Frimærker“.<br />

Du kan angive hvor mange standardtekster, der skal kunne oprettes, i feltet „Antal<br />

standardtekster“.<br />

Brug af standardtekster<br />

Standardteksterne kan indsættes i kassekladden på flere måder. Du kan taste<br />

tekstens nummer på listen. Du kan også vælge, at listen af tekster skal vise sig automatisk,<br />

når du begynder at skrive i kassekladdens tekstkolonne.<br />

Vælg Funktioner, Indstillinger og gå til fanebladet „Kassekladde“. Sæt kryds i<br />

tjekboksen „Vis standardtekster automatisk“.<br />

Fjern krydset, hvis du kun ønsker listen vist, når du taster F9 eller klikker på knappen<br />

i kassekladdens tekstkolonne.<br />

Bilagsnummer<br />

Hvis dit regnskab ikke er nystartet, kan du angive, hvilket bilagsnummer du er nået<br />

til. Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet „Postering“ (fig. 10).<br />

I vores eksempel starter regnskabet ved regnskabsårets begyndelse, så værdien i<br />

feltet „Sidste bilagsnummer“ skal bare være „0“.<br />

14 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

15


Fig. 10.<br />

På fanebladet „Postering“<br />

under Egenskaber for<br />

regnskab, kan du mindske<br />

risikoen for at lave<br />

fejlposteringer.<br />

Du kan spærre for<br />

posteringer før en bestemt<br />

dato, og du kan få<br />

<strong>SummaSummarum</strong> til at<br />

advare dig, hvis du posterer<br />

udgifter på en konto, der<br />

normalt anvendes til<br />

indtægter, og omvendt.<br />

Sikring mod posteringsfejl<br />

Du kan reducere risikoen for at lave posteringsfejl og få en advarsel, hvis du posterer<br />

en udgift på en indtægstkonto eller omvendt.<br />

Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet „Postering“ (fig. 10). I<br />

boksen „Posteringsadvarsel“ sættes kryds i „Giv advarsel ved...osv.“.<br />

Du skal desuden angive på hver enkelt konto i kontoplanen, om den anvendes til<br />

indtægter eller udgifter (se s.13).<br />

Spær for posteringer<br />

Du kan angive en dato i feltet „Spær for posteringer før“, for at forhindre bogføring<br />

af posteringer dateret før en given dato. Låsen kan fx bruges, efter du har afleveret<br />

momsangivelse til Told & Skat, så du ikke ved en fejl kommer til at postere i den<br />

periode, du har afregnet for.<br />

Oprettelse af startsaldi<br />

Du er nu klar til at gå i gang med at postere i dit regnskab. Med mindre firmaet eller<br />

foreningen lige er startet, så er der formentlig allerede nogen penge på bankkonti<br />

osv. Før du går i gang med de løbende posteringer, skal du have ført den aktuelle<br />

status ind i dit nye regnskab.<br />

Overførsel fra regnskab med dobbelt bogholderi<br />

Hvis du åbner det nye regnskab på basis af et eksisterende regnskab med dobbelt<br />

bogholderi, kan alle konti overføres direkte. Har du udeståender med debitorer og<br />

kreditorer, som du ønsker håndteret i <strong>SummaSummarum</strong>s debitor- og kreditorbogholderi,<br />

skal disse dog registreres på særlig vis (se s. 33).<br />

Hvis overførslen sker ved regnskabsårets afslutning, skal alle driftskonti nulstilles,<br />

og driftsresultatet overføres til en statuskonto, der fx hedder „Årets resultat“. Slutsaldo<br />

på statuskonti i det gamle regnskab overføres som startsaldo på de samme<br />

konti i det nye regnskab.<br />

Overførsel fra regnskab uden dobbelt bogholderi<br />

Hvis du fx har ført regnskab i et regneark, behøver det ikke give større problemer;<br />

i hvert fald ikke hvis den faktiske beholdning på bank- og girokonto og i kassen,<br />

svarer til de indtægter og udgifter, du har haft i følge dit regneark. Så kan du overføre<br />

status som beskrevet i forrige afsnit. Er der derimod uoverensstemmelser, må du i<br />

gang med detektivarbejdet og evt. få hjælp af en revisor.<br />

Generelt om oprettelse af startsaldo<br />

Ligesom ved løbende posteringer, skal startsaldi også modposteres, før du kan<br />

bogføre en kladde. Hvis der er kr. 1000 i din kasse, (startsaldo = kr. 1.000) kommer<br />

pengene et sted fra. Fx<br />

1) Du har solgt for kr. 1.000.<br />

2) Du har overført kr. 1.000 fra et tidligere år.<br />

3) Du har indskudt kr. 1.000 af dine private penge.<br />

I alle tilfælde er der - eller skal der oprettes - en passende modkonto:<br />

Ad. 1) En driftskonto til den vare/ydelse, du har solgt, fx „Varesalg“.<br />

Ad. 2) En statuskonto der fx hedder „Overført fra tidligere år“.<br />

Ad. 3) En statuskonto der fx hedder „Indskudt kontant i virksomheden“.<br />

Datering af startsaldo<br />

Startsaldi dateres på regnskabsperiodens første dato. Hvis det er muligt, bør du<br />

undlade at foretage andre posteringer den dag. Det gør det nemmere at adskille<br />

disse posteringer fra de løbende posteringer.<br />

I det følgende afsnit vises et eksempel på oprettelse af startsaldi.<br />

Postering af startsaldi<br />

Bemærk! I det følgende antages, at du har valgt den kolonneopsætning i kassekladden,<br />

der tager udgangspunkt i afstemningskontoen (se side 10).<br />

Startsaldo på bankkonto<br />

Vi starter med at angive startsaldo på din bank.<br />

Vælg vinduet „Kassekladde“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue. Marker cellen i<br />

kolonnen „Dato“, hvis den ikke allerede er markeret.<br />

16 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

17


Fig. 11. Kassekladde med oprettelse af startsaldi og indtastning af de første køb.<br />

De første 5 linjer er eksempler på etbenede posteringer - altså hvor der posteres på én konto per linje.<br />

I de sidste poster er konto og modkonto angivet i samme linje.<br />

Tast F9 for at vise kalenderen. Tast PageUp indtil du når til januar. Tast Home for at<br />

gå til den 1. Tast Enter for at indsætte datoen i datofeltet.<br />

Tast Enter for at rykke til kolonnen „Bilag“. Tast Delete for at slette indholdet.<br />

Tast Enter for at gå til kolonnen „Tekst“. Skriv „Overført fra sidste år“.<br />

Tast Enter for at gå til kolonnen „Afstemningskonto“. Tast F9 for at få listen med<br />

afstemningskonti frem. Tast Pil ned til „Bank“ er markeret. Tast Enter for at indsætte<br />

„Bank“ i cellen.<br />

Tast Enter for at gå til kolonnen „Beløb“. Skriv „1021,25“, som vi siger, er saldoen<br />

på din bankkonto.<br />

Tast Enter for at gå til kolonnen „Kontonr.“. Beholdningen på din bankkonto er en<br />

del af sidste års resultat. Sidste års resultat posterer vi på en selvstændig linje om<br />

lidt, derfor taster du bare Enter, indtil du står i en ny linje.<br />

Din linje 1 skal nu se ud som linje 1 i fig. 11.<br />

Startsaldo på højrentekonto<br />

Nu skal startsaldoen på din højrentekonto angives.<br />

Datoen fra linjen ovenover skulle gerne være indsat automatisk, så du taster Enter<br />

for at rykke til „Bilag“. Tast Delete for at slette bilagsnummeret.<br />

Tast Enter for at gå til „Tekst“. Tast F6 for at gentage teksten fra linjen ovenover.<br />

Fig. 12. Funktionen „Simuleret bogføring“ viser, hvordan kladdens linjer vil blive posteret. Posterne i denne<br />

rapport svarer til linjerne i kassekladden på fig. 11. Bemærk, at linje 6 i kassekladden resulterer i hele 3<br />

posteringer på hhv. konto 7000 Kontorartikler, 58200 Kasse og 66200 Købsmoms.<br />

Tast Enter for at rykke til „Afstemningskonto“. Tast F9 for at få listen med afstemningskonti<br />

frem. Tast Pil ned til „Højrentekonto“ er markeret. Tast Enter for at indsættekontoen<br />

i cellen.<br />

Tast Enter for at gå til „Beløb“. Skriv „2400“, som vi siger, er saldoen på højrentekontoen.<br />

Tast Enter for at gå til „Kontonr.“. Beholdningen på din højrentekonto er en del af<br />

sidste års resultat. Sidste års resultat posterer vi på en selvstændig linje om lidt, så<br />

tast Enter indtil du står i en ny linje.<br />

Linje 2 skal nu se ud som linje 2 i fig. 11.<br />

Sidste års resultat<br />

Så skal sidste års resultat posteres. Slet bilagsnummer og gentag tekst fra linjen<br />

ovenover som før. Slet teksten i cellen „Afstemningskonto“.<br />

I kolonnen „Beløb“ angiver du „3421,25“, som var sidste års resultat.<br />

I kolonnen „Kontonr.“ taster du F9 for at få en kontooversigt og vælger konto „60900<br />

Overført fra tidligere år“. Linje 3 skal nu se ud som linje 3 i fig. 11.<br />

18 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

19


Simple posteringer<br />

Vi skal senere se på køb og salg via faktureringsmodulet, men her skal du lave nogle<br />

simple posteringer, der ikke involverer debitorer og kreditorer.<br />

Overførsel mellem to konti<br />

Først et eksempel på, hvordan du overfører et beløb mellem to konti. Vi siger,<br />

at du har hævet kr. 1000,00 på din højrentekonto, fordi du gerne vil have lidt flere<br />

kontanter i kassen.<br />

Tast Ctrl+L for at tilføje en ny linje til kassekladden. Kontrollér, at du står i kolonnen „Dato“<br />

i den nye linje. Tast + på det numeriske tastatur to gange, så datoen bliver d. 3.1.<br />

Tast Enter for at rykke til „Bilag“ og slet bilagsnummeret.<br />

Tast Enter for at rykke til „Tekst“. Tast F9 for at se listen med standardtekster. Tast<br />

Pil ned til „Overførsel“ er markeret, og tast Enter for at indsætte teksten. Tast F2 for<br />

at sætte cellen i redigeringstilstand og tilføj „ til kasse“.<br />

Tast Enter for at rykke til „Afstemningskonto“. Tast „B“ for at indsætte „Bank“<br />

Tast Enter for at gå til „Beløb“. Skriv „-1000“ og tast Ctrl+L for en ny linje.<br />

Fjern bilagsnummeret, indsæt „Overførsel“ fra standardteksterne og tilføj „ fra<br />

bank“. Tast „K“ i kolonnen „Afstemningskonto“ for at indsætte „Kasse“ og tast Shift+F6<br />

i kolonnen „Beløb“ for at indsætte beløbet fra linjen ovenover med modsat fortegn.<br />

Linje 4 og 5 skal nu se ud som på fig. 11.<br />

Køb<br />

Du har købt kuverter og frimærker på posthuset kontant d. 12.1. Købet skal registreres<br />

på to linjer, da kuverter og frimærker skal posteres på hver sin konto.<br />

Tilføj en ny linje og tast „120107“ for at indsætte datoen 12.1.2003. Bilagsnummeret<br />

sættes til „1“. Tast F9 i Tekst-kolonnen og vælg „Kuverter“.<br />

Du har betalt kontant med penge fra kassen, så du skriver „-65“ i kolonnen „Beløb“.<br />

Kontonummer „7000“ og momskoden „K25“ blev indsat automatisk sammen med<br />

standardteksten „Kuverter“.<br />

I den efterfølgende linje posterer du køb af frimærker for kr. 40 på konto 7200.<br />

Husk at rette bilagsnummeret til „1“. <strong>SummaSummarum</strong> tæller som standard automatisk<br />

bilagsnummeret op, hvis kladden balancerer, men i dette tilfælde henviser<br />

de to posteringslinjer til samme bilag.<br />

Din kassekladde skal nu se ud som på fig. 11.<br />

Kontrol af kassekladde<br />

Så længe dine posteringer står i kladden, er de ikke blevet skrevet ind i regnskabet.<br />

Hvis du kigger på de forskellige konti og rapporter, vil alle saldi være 0. Posteringerne<br />

skal bogføres, men først skal du være sikker på, at de er korrekte.<br />

Tjek kassekladde<br />

<strong>SummaSummarum</strong> har indbygget en funktion til at tjekke for formelle fejl i kassekladden.<br />

Funktionen tjekker, at alle poster har en gyldig dato og et bilagsnummer<br />

eller en tekst, en gyldig konto, et gyldigt beløb, og at alle posteringer lagt sammen<br />

giver 0 jf. de tidligere beskrevne principper for dobbelt bogholderi.<br />

Vælg Funktioner, Tjek kassekladde. Hvis din kladde ser ud som på fig. 11, skulle<br />

du gerne få den besked, at <strong>SummaSummarum</strong> ikke fandt nogen fejl.<br />

Du kan prøve at fremprovokere en fejl ved fx at ændre beløbet eller fjerne posteringsteksten<br />

i linje 1. Du kan ikke bogføre en kassekladde, hvis der er fundet fejl i.<br />

Tjek afstemningskonti<br />

Når kassekladden er fri for formelle fejl, skal du tjekke, at saldo på dine afstemningskonti<br />

passer. Du kan nemlig sagtens lave fejl, som <strong>SummaSummarum</strong>s kladdetjek<br />

ikke opdager. Hvis du fx kommer til at skrive „-400,00“ i stedet for „-40,00“ i linje 7,<br />

vil kladden stadig være formelt korrekt.<br />

Under kassekladden er der en oversigt over dine afstemningskonti (fig. 11).<br />

Her kan du se, hvad slutsaldo på de forskellige konti vil være, når kassekladden<br />

bliver bogført. Du skal altså tjekke med saldoen på kontoudtog fra din bank , og du<br />

skal tjekke med beholdningen i kassen.<br />

Simuler bogføring<br />

Du har mulighed for at simulere en bogføring af kladden.<br />

Vælg Funktioner, Simuler bogføring (fig. 12).<br />

I oversigten „Posteringer“ kan du se, hvilke poster bogføring af kladden vil medføre.<br />

I oversigten „Kontobevægelser“ kan du se, hvilke ændringer bogføring vil betyde<br />

på de konti, der bogføres på.<br />

Udskrivning af kassekladde<br />

Inden du bogfører kassekladden, ønsker du sikkert en udskrift til at arkivere i din<br />

bilagsmappe sammen med de tilhørende bilag.<br />

Vælg Filer, Udskriv (fig. 13).<br />

Skrifttype og -størrelse ved udskrivning<br />

Til udskrivning af rapporter i <strong>SummaSummarum</strong> kan du vælge mellem alle installerede<br />

skrifttyper på PC’en og på printeren med ens bogstavbredde.<br />

I boksen „Skrifttype“ klikkes på „Vælg...“ for at vælge en skrifttype.<br />

Du skal være opmærksom på, at den valgte skrifttype, typografi og størrelse har<br />

betydning for, hvor meget udskriften fylder på papiret. Hvis udskriften ikke kan være<br />

på papiret, må du bruge en mindre skriftstørrelse, ændre kolonnebredderne eller<br />

udskrive med papiret liggende.<br />

Kolonnebredder<br />

I boksen „Kolonnebredder“ kan du angive hvor mange tegn, der skal være i hver<br />

kolonne.<br />

Printer og papirretning<br />

Vælg Indstil printer...for at skifte papirstørrelse, -kilde og -retning.<br />

20 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

21


Bogfør kassekladde<br />

Når du er klar til at bogføre kassekladden, vælger du Funktioner, Bogfør kassekladde.<br />

<strong>SummaSummarum</strong> spørger, om du ønsker at bogføre, og når du svarer ja,<br />

tømmes kassekladden, og dens indhold posteres på de angivne konti.<br />

Når posteringerne er bogført, kan de ikke ændres. Det er meningen, for det gør<br />

risikoen for fejl - og muligheden for at fuske - mindre. Hvis du er kommet til lave fejl, i<br />

det du har bogført, skal du rette det ved at foretage omposteringer eller supplerende<br />

posteringer, alt efter hvad fejlen er.<br />

Posteringsjournal<br />

Du kan få en oversigt over samtlige bogførte poster i regnskabet.<br />

Vælg Rapporter, Posteringsjournal.<br />

Fig. 13.<br />

Ved<br />

udskrift af<br />

kassekladde<br />

og andre<br />

rapporter,<br />

kan du vælge<br />

kolonnebredder,<br />

skrifttype,<br />

papirretning<br />

mm.<br />

Periode<br />

Som standard vises poster for den aktuelle måned. Hvis der ikke er nogen posteringer<br />

i den pågældende periode, findes den sidste måned, der indeholder posteringer.<br />

I vores eksempel er det januar.<br />

Du kan bevæge dig en måned frem eller tilbage eller få vist hele årets poster via<br />

kommandoerne i menuen Vis. Du kan også angive en specifik periode ved at vælge<br />

start- og slutdato i datofelterne i værktøjslinjen.<br />

Sortering af poster<br />

Du kan få sorteret posterne ved at klikke på kolonnehovedet. Det kan være hensigtsmæssigt,<br />

hvis du fx leder efter et bestemt beløb, bilag eller en postering en bestemt<br />

dato. Du kan åbne kontokortet ved at markere en post og taste Enter.<br />

Kontokort<br />

Kontokortet viser alle poster på en konto.<br />

Gå til vinduet „Kontoplan“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue. Marker konto „58200<br />

Kasse“ og vælg Rapporter, Kontokort.<br />

Som i posteringsjournalen vises den aktuelle måneds poster som standard. I vores<br />

eksempel er det januar (fig. 14). Valg af periode og sortering af poster foregår ligeledes<br />

på samme måde som i posteringsjournalen.<br />

I kontokortets statuslinje kan du se antallet af poster for den valgte periode og<br />

periodens samlede debet- og kreditbevægelser.<br />

Resultat og balance<br />

Rapporten „Resultat og balance“ viser resultat og balance for en bestemt periode.<br />

Vælg Rapporter, Resultat og balance.<br />

Rapporten dannes på baggrund af din kontoplan og giver dig overblik over dine<br />

udgifter og indtægter, driftresultat samt aktiver og passiver.<br />

Rapportlayout<br />

Før du udskriver rapporten, har du mulighed for indsætte tomme linjer og manuelt<br />

sideskift. Sæt markøren på det ønskede sted i rapporten og vælg Rediger, Indsæt tom<br />

linje for at indsætte en linje eller vælg Manuelt sideskift for at indsætte et sideskift.<br />

Ønsker du permanent sideskift fx mellem drift- og statusdelen, indsættes dette i<br />

kontoplanen i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue. Markér den linje i kontoplanen,<br />

hvor du ønsker sideskiftet, og vælg Rediger, Indsæt permanent sideskift.<br />

Fig. 14. Kontokortet viser kontoens poster i en bestemt periode. I Statuslinjen i bunden af vinduet kan du se<br />

periodens samlede debitering, kreditering, balancen og summen af evt. markerede poster.<br />

22 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

23


Momsangivelse (ikke Privat-udgaven)<br />

Rapporten „Momsangivelse“ viser, hvor meget du skal betale eller have refunderet<br />

fra Told og Skat. Vælg Rapporter, Momsangivelse.<br />

Rapporten dannes på baggrund af dine moms- og afgiftsindstillinger (se afsnittet<br />

„Moms“ s. 11). Som udgangspunkt vises momsangivelsen for den aktuelle periode.<br />

Da vi indtil videre kun har foretaget posteringer i januar måned, er vi interesseret i<br />

at se momsangivelsen for første kvartal.<br />

Vælg Vis, Periode, 1. kvartal (fig. 15).<br />

Sikkerhedskopiering<br />

Du bør med jævne mellemrum sikkerhedskopiere dit regnskab. Sikkerhedskopieringen<br />

bør foretages til et andet medie (diskette, harddisk, CD-ROM, bånd osv.), så<br />

du ikke mister dit regnskab, hvis der opstår en fejl på den oprindelige disk.<br />

Oprettelse af sikkerhedskopi<br />

Åbn det regnskab, du vil sikkerhedskopiere.<br />

Vælg Filer, Sikkerhedskopi, Opret sikkerhedskopi.... (fig. 16).<br />

Klik på knappen „Vælg...“ for at vælge et andet sted til sikkerhedskopien. Hvis destinationen<br />

indeholder en sikkerhedskopi i forvejen, får du oplyst hvilken, og hvis<br />

der ligger andre filer, får du en liste over disse.<br />

Bemærk, at alle filer på den valgte destination bliver slettet, når du foretager sikkerhedskopieringen!<br />

Hvis du vil oprette en ny mappe til sikkerhedskopien, skal du klikke på knappen<br />

„Ny mappe“, vælge placeringen af den nye mappe og klikke „OK“. Hvis du sikkerhedskopierer<br />

til en diskette, kan du ikke oprette en mappe. Her kræves mindst én<br />

hel diskette uanset sikkerhedskopiens størrelse.<br />

Når du har valgt drev og sti, klikker du på „Start“ for at begynde kopieringen.<br />

VIGTIGT! 1) Hav altid flere medier med sikkerhedskopier liggende!<br />

2) Lav også almindelig backup af dine regnskabsdata med jævne mellemrum.<br />

Gendan regnskab fra sikkerhedskopi<br />

Vælg Filer, Sikkerhedskopi, Gendan fra sikkerhedskopi... for at gendanne et<br />

regnskab fra en sikkerhedskopi. Find den ønskede sikkerhedskopi ved at klikke på<br />

knappen „Vælg...“. Markér sikkerhedskopiens placering og klik OK. <strong>SummaSummarum</strong><br />

angiver, hvilken sikkerhedskopi der er fundet. Klik „Start“ for at påbegynde<br />

gendannelsen.<br />

Bemærk! Det eksisterende regnskab erstattes af sikkerhedskopien. Se hjælpefilen for detaljer ved fejl<br />

under gendannelse af et regnskab.<br />

Hvis du havde et andet regnskab åbent, da du foretog gendannelsen, åbner du<br />

det netop gendannede regnskab ved at vælge Filer, Åbn regnskab....<br />

Påmindelse om sikkerhedskopiering<br />

Du kan få <strong>SummaSummarum</strong> til at minde dig om, at du skal sikkerhedskopiere<br />

dit regnskab.<br />

Fig. 15. Rapporten<br />

„Momsangivelse“<br />

viser, hvor meget<br />

du skal betale/have<br />

refunderet i moms.<br />

Vælg Funktioner,Indstillinger.<br />

På fanebladet<br />

„Generelt“<br />

angiver du en<br />

værdi i feltet „ Foreslå sikkerhedskopiering efter (antal dage)“.<br />

Sæt værdien til „0“, hvis du ikke ønsker nogen påmindelse.<br />

Sikkerhedskopiering af andre data (Professionel & Enterprise)<br />

Du bør desuden foretage almindelig sikkerhedskopiering af mapperne „Brugerdata“<br />

(kalenderdata, etiketoversættelser, valutakurser mm.) og „Formularer“.<br />

Fig. 16.<br />

Du skal jævnligt sikkerhedskopiere<br />

dine regnskabsdata.<br />

VIGTIGT!<br />

1)Du bør have flere friske<br />

sikkerhedskopier opbevaret<br />

på forskellige medier, så du<br />

ikke mister alle dine data,<br />

hvis et medie går i stykker!<br />

2)Medtag også dine<br />

regnskabsdata, når du laver<br />

almindelig backup af dine<br />

øvrige data!<br />

24 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

25


Afslut regnskab<br />

Når regnskabsåret er slut, skal du afslutte dit gamle regnskab og oprette et nyt for<br />

det nye regnskabsår.<br />

Vælg Filer, Afslut regnskab... (fig. 17).<br />

Når du afslutter regnskabet, opretter <strong>SummaSummarum</strong> et nyt regnskab med samme<br />

kontoplan, standardtekster, indstillinger osv. Alle driftskonti nulstilles, og driftresultatet<br />

overføres til den konto, du angiver i feltet „Overfør resultat til konto“. Slutsaldo<br />

på alle statuskonti overføres som startsaldo på de samme konti i det nye regnskab.<br />

Andre data som fx kartotek, varer og ikke-betalte fakturaer overføres også.<br />

Navn<br />

I feltet „Det nye regnskabs navn“ angiver du det nye regnskabs navn.<br />

Fig. 17.<br />

<strong>SummaSummarum</strong><br />

har indbygget<br />

en funktion til at<br />

afslutte dit regnskab<br />

og oprette et nyt.<br />

Resultatkonto<br />

Du skal angive en konto, som årets resultat skal overføres til.<br />

Klik på knappen ud for feltet “Overfør resultat til konto“ og vælg en konto.<br />

Moms (ikke Privat-udgaven)<br />

Du kan angive en konto, som ikke afregnet moms skal overføres til.<br />

Klik på knappen ud for feltet “Overfør moms til konto“ og vælg en konto.<br />

Efterpostering<br />

Du kan fortsat postere i dit regnskab, efter det er afsluttet. Disse poster overføres<br />

til det nye regnskab ved at vælge Filer, Overfør efterposteringer.<br />

Årsregnskab<br />

Du kan udskrive et simpelt<br />

årsregnskab fra <strong>SummaSummarum</strong>.<br />

Vælg Rapporter, Årsregnskab<br />

(fig. 18).<br />

I feltet „Overfør resultat<br />

til konto“ angives, hvilken<br />

statuskonto driftsresultatet<br />

skal overføres til.<br />

Forside (Professionel & Enterprise)<br />

I feltet „Forsidedesign“<br />

kan du vælge en forside til<br />

udskrift med regnskabet.<br />

Forsiden designes i Formulardesigneren<br />

(se side 44).<br />

Opbygning<br />

Årsregnskabet består af<br />

to dele: hovedtal med resultatopgørelse<br />

og aktiver og<br />

passiver, og en specifikation<br />

af hovedtalene.<br />

Regnskabets struktur og Fig. 18. Du kan udskrive et færdigt årsregnskab.<br />

udseende i øvrigt bestemmes<br />

af din kontoplans opbygning og de enkelte kontis egenskaber.<br />

Hovedtal<br />

Hovedtallene består af sumkonti på niveauerne “Sum”, “Subtotal” og “Total”.<br />

De 3 niveauer optræder som henholdvis 1) poster, 2) sum med sammentællingsstreg<br />

og 3) sum med sammentællingsstreg og dobbelt understregning (se fig. 18).<br />

Specifikation<br />

Specifikationen består af alle drift-, status- og sumkonti (undtagen niveauet „Intern“).<br />

I specifikationen optræder alle sumkonti med sammentællingsstreger.<br />

Indhold<br />

Regnskabets indhold er bestemt af din bogføring. Fortegn på de enkelte poster<br />

bestemmes af kontoens anvendelse (se side 13).<br />

Du kan ikke redigere direkte i regnskabet. Hvis beløb skal konteres anderledes,<br />

skal du bogføre dig igennem det.<br />

26 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

27


Fig. 19. I Overblik i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue kan du få overblik over forskellige vigtige tal..<br />

Overblik<br />

I hovedvinduet „Overblik“ (fig. 19) kan du få se forskellige vigtige tal i dit regnskab.<br />

Oversigt<br />

Du kan oprette oversigter, som viser bevægelserne på udvalgte konti på måneds-<br />

eller ugebasis for hele regnskabsåret, eller på dag for dag for en udvalgt måned.<br />

Vælg det kontointerval, du ønsker vist, ved at angive startkonto i feltet „Fra konto“<br />

og slutkonto i feltet „Til konto“.<br />

Vælg den periode, du ønsker vist, i valgboksen „Periode“.<br />

Vælg Vis, Opdater oversigt for at få opdateret oversigten med dine valg.<br />

I oversigtens Infolinje kan du se saldo (summen af saldi på de udvalgte konti), gennemsnit<br />

pr. dag, uge og måned samt en årsprognose.<br />

Søjlediagram<br />

Du kan få vist de udvalgte tal i et søjlediagram.<br />

Vælg Vis, Søjlediagram, hvis søjlediagrammet ikke er synligt. Klik på „Debet“ i Søjlediagrammets<br />

titellinje for at se debetværdier og vælg „Kredit“ for at se kreditværdier.<br />

Gem overblik<br />

Du kan gemme et overblik, så du kan vælge det fra valgboksen „Oversigt“.<br />

Vælg Rediger, Gem oversigt.<br />

Giv oversigten et navn og vælg „OK“.<br />

Hvis du vil slette en oversigt, så vælg Rediger, Slet oversigt.<br />

Gem i kommasepareret fil<br />

Tallene i oversigten kan eksporteres til en kommasepareret fil.<br />

Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil.... Giv filen et navn og vælg „OK“.<br />

Top 5 (Professionel & Enterprise)<br />

Top 5-listerne viser dem du pt. har solgt mest til, købt mest af, har mest til gode<br />

hos og skylder mest. Alle beløb er inkl. moms.<br />

Hvis du ikke kan se listerne, skal du klikke i menuen Vis, Top 5.<br />

Når du markerer en debitor eller kreditor, kan du se flere detaljer i Infobaren.<br />

Højreklik for at få adgang til højrekliksmenu.<br />

Dagens tal (Professionel & Enterprise)<br />

I “Dagens tal” kan du se hvor meget, der er blevet faktureret i går og i dag samt<br />

antal og beløb på forfaldne fakturaer.<br />

Hvis du ikke kan se boksen, skal du klikke i menuen Vis, Moms og Dagens tal.<br />

Moms (ikke Privat-udgaven)<br />

Hvis du ikke kan se boksen „Moms“, skal du klikke i menuen Vis, Moms.<br />

Opdatering af momskonti<br />

Når en momsperiode er slut, kan du få opdateret dine momskonti ved at klikke på<br />

knappen “Opdater momskonti”. <strong>SummaSummarum</strong> genererer linjer til din kassekladde,<br />

som tømmer dine momskonti og flytter beløbene til din momsafregningskonto<br />

(s. 11/fig. 6), hvor de står, til du afregner på den næste afregningsdato.<br />

Momsafregningsdato<br />

Du kan se næste afregningsdato. Der vises en advarsel op til afregningsdatoen, og<br />

hvis momskonti ikke var tømt i perioden før afregningsperioden.<br />

Du har mulighed for at ændre afregningsdatoen, men en manuelt sat afregningsdato<br />

skal ligge i afregningsperioden umiddelbart efter den sidst afregnede, ellers ændrer<br />

<strong>SummaSummarum</strong> den iht. momsreglerne på programmets tilblivelsestidspunkt.<br />

Årets sidste momsperiode<br />

Årets sidste momsperiode skal normalt først afregnes i det nye regnskabsår.<br />

Derfor opdateres momskonti for den sidste periode, når du afslutter regnskabet<br />

med funktionen Afslut regnskab (s. 26).<br />

28 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

29


Fig. 20. I kartoteket holdes styr på debitorer (skyldnere/kunder) og kreditorer (fordringshavere/leverandører).<br />

Kartotek<br />

Kartoteket findes i hovedvinduet (fig. 20) og indeholder dine kunder/debitorer og<br />

leverandører/kreditorer samt eventuelt andre personer, firmaer o.l.<br />

Du kan sende e-mail, udskrive kuverter og girokort mm. til medlemmerne i kartoteket,<br />

og for debitorerne og kreditorernes vedkommende kan du desuden udstede<br />

fakturaer, se kontokort, fakturaoversigt, leverede varer mm.<br />

Grupper<br />

Kartotekskortene ordnes i grupper. Alle debitorer skal være medlem af en debitorgruppe,<br />

og alle kreditorer skal være medlem af en kreditorgruppe.<br />

Her kan du sætte betalingsbetingelser, eventuelle rabatter, sprog og valuta (kun<br />

Enterprise), som skal anvendes ved fakturering af gruppens medlemmer.<br />

Alle kartotekskort kan desuden være medlemmer af en eller flere generelle grupper,<br />

alt efter hvordan du ønsker at ordne dine kartotekskort. Du kan fx samle alle,<br />

der skal have dit nyhedsbrev i en generel gruppe, alle der skal faktureres i januar i<br />

en anden gruppe osv.<br />

Opret gruppe<br />

Grupperne vises i kartotekets<br />

venstre side. Visning af grupperne<br />

kan slås til/fra ved at<br />

klikke på Vis, Vis grupper.<br />

Lad os sige du vil oprette en<br />

særlig debitorgruppe til dine<br />

kunder i EU.<br />

Vælg Filer, Ny, Ny gruppe,<br />

Ny debitorgruppe... (fig. 21).<br />

Giv gruppen navnet „Virksomheder<br />

i EU“.<br />

Betalingsbetingelser<br />

Under „Betalingsbetingelser“<br />

sætter du „Antal dage“ til „8“ og<br />

„Løbende måneder“ til “1“. Dvs.<br />

at uanset hvornår en faktura udstedes,<br />

sættes forfaldsdatoen til<br />

d. 8. i den efterfølgende måned.<br />

I feltet „Rabat“ skriver du „10%“.<br />

Når du fakturerer til medlemmer<br />

af gruppen, vil de som standard<br />

Fig. 21. Du kan bl.a. sætte betalingsvilkår og rabatsats for alle<br />

medlemmer i en debitorgruppe. I Enterprise-udgaven kan du<br />

også angive valuta og sprog.<br />

få 10% på fakturaens varer. Du kan altid fjerne rabatten på fakturaen på udvalgte varer.<br />

Fakturering (Enterprise)<br />

Har du Enterprise-udgaven, sætter du valuta i feltet „Valuta“ til „EUR“ og i feltet<br />

„Sprog“ vælger du „Engelsk“.<br />

I valgboksen „Listeangivelse“ kan du angive, om salg skal med på listeangivelsen<br />

EU-salg som EU-leverance eller EU-trekanthandel.<br />

Når du fakturerer til medlemmer af gruppen, vil de foretagne valg være sat som<br />

standard på fakturaen. Du kan altid ændre det på fakturaen, før du bogfører den.<br />

Samlekonto<br />

I feltet „Debitorsamlekonto“ angives, hvilken finanskonto dine tilgodehavender<br />

skal posteres på, når der udstedes en faktura. Hvis du ønsker dine tilgodehavender<br />

fra private virksomheder opgjort særskilt, kan du oprette en ny samlekonto ved at<br />

klikke på knappen „Vælg konto“ og vælge „Tilføj“. Vi stiller os tilfreds med den eksisterende<br />

samlekonto „56100“ og klikker „OK“.<br />

Redigere gruppeegenskaber<br />

Højreklik på debitorgruppen „Standard“ og vælg Egenskaber (fig. 21).<br />

Vi siger, du ønsker at give dine kunder en betalingsfrist på 10 dage, så du ændrer<br />

værdien i feltet „Antal dage“ til „10“. Vælg „OK“ for at gemme ændringen.<br />

30 Professionel & Enterprise<br />

<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Professionel & Enterprise 31


Kartotekskort - debitorer og kreditorer<br />

Opret debitor<br />

Gå til „Kartotek“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue. Vælg Filer, Ny, Nyt kartotekskort...<br />

(fig. 22).<br />

Kortnummer<br />

Kartotekskortet skal have et nummer. Hvis du har dine kunders telefonnummer,<br />

er det en god ide at anvende det. Skriv „35432335“ i feltet „Nr.“.<br />

Nummeret må ikke forveksles med kontonummeret. En person eller et firma kan<br />

oprettes som både debitor og kreditor, og så skal der oprettes to forskellige konti<br />

på samme kartotekskort. <strong>SummaSummarum</strong> tildeler automatisk et kontonummer,<br />

når du opretter en debitor eller en kreditor.<br />

Debitor- og kreditorkontonummer<br />

Klik i tjekboksen „Debitor“. Feltet „Kontonr.“ udfyldes nu automatisk med kortnummeret<br />

„35432335“, fordi det er ledigt, og fordi det er et gyldigt debitorkontonummer. Hvis<br />

du klikker i „Kreditor“ kan du se, at kreditorkontoen tildeles nummeret „354323350“.<br />

Udfyld kartotekskortet som på fig. 22 og klik „OK“.<br />

Visning af detaljer<br />

Du kan få vist saldo mm. på debitorer og kreditorer i kartoteksoversigten.<br />

Vælg Vis, Detaljer.<br />

Fig. 22.<br />

Oprettelse<br />

af debitor.<br />

Kartotekskortet<br />

indeholder<br />

flere<br />

brugerfelter,<br />

som du<br />

selv kan<br />

bestemme,<br />

hvad du vil<br />

bruge til.<br />

Debitor/kreditor startsaldo<br />

Når du opretter dit regnskab i <strong>SummaSummarum</strong>, har du måske allerede udeståender<br />

med nogle debitorer og kreditorer. Du kan håndtere disse på 3 måder:<br />

1. Opret alle fakturaer. Du kan oprette alle ikke-udlignede fakturaer i <strong>SummaSummarum</strong>.<br />

Dette er en god løsning, hvis du ikke har mange fakturaer, eller fakturaerne er<br />

fordelt på mange debitorer, og du ønsker fuld udnyttelse af programmets debitor-<br />

/kreditorstyringsmuligheder også på dine gamle fakturaer. Se kapitlet „Fakturering“<br />

vedr. oprettelse af fakturaer.<br />

2. Opret startsaldi. Du kan oprette startsaldi direkte på de debitor- og kreditorkonti,<br />

hvor saldoen ikke er nul. Dette er en god mulighed, hvis du har mange fakturaer<br />

som er samlet på et mindre antal debitorer og kreditorer. Du får så ikke styring på<br />

fakturaniveau, men på debitor- og kreditorniveau. Se næste afsnit.<br />

3. Ingen registrering i debitor- og kreditormodul. Du kan køre alle gamle fakturaer uden om<br />

debitor- og kreditormodulet. Se side 17 ff.<br />

Postering direkte på debitor- og kreditorkonti<br />

Vi siger, at du har en ubetalt faktura fra „Stone’s Software“ for en vase til kr. 200, og<br />

du har valgt at postere startsaldo direkte fremfor at oprette fakturaen.<br />

Gå til fanebladet „Kassekladde“. Udfyld linje 1, 2 og 3 som på fig. 23. Debitorkontonummeret<br />

indsættes ved at højreklikke i feltet „Kontonr.“ og vælge Debitorkonti....<br />

Marker „Stone’s Software“ og klik OK.<br />

Når du angiver et debitorkontonummer, posteres beløbet samtidig på den samlekonto<br />

i finansmodulet, som er angivet i debitorens debitorgruppe.<br />

I linje 2 modposteres på konto 1000 „Vaser og skåle“.<br />

Fig. 23. Direkte postering på en debitorkonto via kassekladden.<br />

32 Professionel & Enterprise<br />

<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Professionel & Enterprise 33


I linje 3 er det forfaldne beløb modtaget på din bankkonto og modposteres direkte<br />

på debitorkontoen.<br />

Vælg Funktioner, Bogfør for at bogføre linjerne.<br />

Gå til fanebladet „Kartotek“ og højreklik på „Stone’s Software“ og vælg Kontokort.<br />

Du kan nu se resultatet af dine posteringer på debitorkontokortet (fig. 32).<br />

Vælg Filer, Udskriv for at udskrive debitorkontokortet.<br />

Udskriv kontoudtog, saldolister, adresser, kuverter mm.<br />

Du kan udskrive kontoudtog, adresse- og telefonlister, saldolister, kuverter mm. fra<br />

kartoteket. Markér de ønskede kartotekskort og højreklik (fig. 24).<br />

Vælg Udskriv for at udskrive adresseliste, telefonliste el. lign.<br />

I Udskriv-dialogen angives antal tegn, du ønsker, i de forskellige kolonner. Angiv<br />

„0“ for de kolonner, du ikke ønsker udskrevet.<br />

Vælg Kontoudtog... for at udskrive et kontoudtog<br />

til en debitor.<br />

Det ønskede design vælges i Udskriv-dialogen.<br />

Du kan oprette designs med firmalogo, girokort<br />

osv. i Formulardesigneren (se side 47).<br />

Vælg Debitor-/kreditorsaldoliste... for at udskrive<br />

en liste med kontosaldi på de markerede<br />

debitorer og kreditorer.<br />

Vælg Kuvert... for at udskrive kuverter.<br />

Det ønskede design vælges i Udskriv-dialogen.<br />

Designs oprettes i Formulardesigneren.<br />

Vælg Giro-/FI-kort... for at udskrive fortrykte<br />

betalingskort. Angiv beløb og betalingsdato i<br />

Udskriv-dialogen.<br />

Opret og tilpas designs i Formulardesigneren.<br />

Fig. 24. I højrekliksmenuen i Kartoteket<br />

kan du udføre en række handlinger på de<br />

markerede kartotekskort.<br />

E-mail<br />

Vælg E-mail... i højrekliksmenuen for at oprette<br />

en e-mail.<br />

Vælg Filer, Send for at sende brevet.<br />

Vælg Filer, Gem... for at gemme en e-mail til<br />

brug en anden gang.<br />

Åbn en tidligere oprettet e-mail ved at vælge<br />

Filer, Åbn....<br />

Vedhæft filer ved at vælge Filer, Vedhæft....<br />

Fig. 25. I vareoversigtens venstre side kan du vælge varegruppe og du kan se hvilke varer, der anvender<br />

lagerstyring og få hurtigt overblik over, hvilke varer der skal genbestilles.<br />

Varer<br />

I vinduet “Varer” i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue (fig. 25) kan du oprette varer<br />

og ydelser, du sælger og køber.<br />

Du kan udskrive prislister mm. Varerne kan indsættes, når du opretter fakturaer.<br />

Hvis du har en version med lagerfaciliteter, kan du endvidere holde styr på beholdning,<br />

reserverede og bestilte varer, salgsstatistik mm. Se „Lagerstyring“ s. 41.<br />

Varegrupper<br />

Du kan ordne dine varer i varegrupper.<br />

Hvis du ikke har ret mange varer og ikke ønsker at bruge varegrupperne, så klik<br />

i menuen Vis og fjern markeringen Vis varegrupper. Så får du mere plads til vareoversigten.<br />

Vælg Vis, Vis varegrupper for at få varegrupperne frem igen.<br />

Opret gruppe<br />

Højreklik i oversigten „Varegrupper“ og vælg Ny varegruppe. Tast varegruppens<br />

navn, „Keramik“, og afslut med Enter-tasten.<br />

34 Professionel & Enterprise<br />

<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Professionel & Enterprise 35


Fig. 26.<br />

Ny vare.<br />

Her med<br />

salgspriser<br />

i flere<br />

valutaer.<br />

Opret vare<br />

Vælg Filer, Ny, Ny vare... (fig. 26).<br />

Varen skal have et nummer, som også godt må indeholde bogstaver. Du kan bruge<br />

nummeret til at indsætte varer på fakturaen. Hvis du vil benytte dig af den mulighed,<br />

er det en god ide at give varerne nogle numre, du kan huske.<br />

Skriv „1“ i feltet „Varenr.“ og „Tepotte“ i feltet „Navn“.<br />

I feltet „Enhed“ angiver du, hvilken enhed varen købes og sælges i. I dette tilfælde<br />

vælges „stk.“.<br />

Vælg „Keramik“ i valgboksen „Varegruppe“.<br />

Vareegenskaber ved køb<br />

Kryds i tjekboksen „Køb“ angiver, at varen skal vises i listen over varer, når du opretter<br />

en købsfaktura.<br />

Så skal du angive, hvilken konto varen skal posteres på, når den købes. Klik på<br />

knappen ud for feltet „Konto“, vælg konto „2100 Vareforbrug“ og klik OK.<br />

Angiv købsprisen uden moms „225,00“ i feltet „Pris pr. enhed“.<br />

Har du en udgave med understøttelse af valutaer, angives købsvalutaen „DKK“.<br />

Vareegenskaber ved salg<br />

Kryds i tjekboksen „Salg“ angiver, at varen skal vises i listen over varer, når du opretter<br />

en salgsfaktura.<br />

Så skal du angive, hvilken konto varen skal posteres på, når den sælges.<br />

Klik på knappen ud for feltet „Konto“, vælg konto „1000 Varesalg“ og klik OK.<br />

Angives prisen uden moms „300,00“ i feltet „Pris pr. enhed“.<br />

Salgspriser i flere valutaer (Enterprise)<br />

Hvis du handler med udlandet, kan du oprette priser i forskellige valutaer. Når du<br />

indsætter en vare på en faktura, indsættes varens pris i fakturaens valuta.<br />

Klik på knappen „Priser i fremmed valuta“.<br />

Klik på „Ny...“.<br />

Vælg valuta “EUR“.<br />

Klik på knappen ud for feltet „Konto“ og vælg konto 1700, „EU-leverancer“.<br />

Du kan klikke på knappen „Beregn pris i valuta“ for at få <strong>SummaSummarum</strong> til at<br />

omregne prisen til den valgte valuta. Vi vil gerne have et pænt rundt tal, så du skriver<br />

„40,00“ i feltet „Pris pr. enhed“.<br />

I felterne „Varebetegnelse“ og „Enhed“ kan du angive den tekst, der indsættes på<br />

fakturaen, når prisen i denne valuta indsættes. Når der faktureres i Euro vil der normalt<br />

være tale om udenlandske kunder, så derfor skal teksten være på engelsk.<br />

Skriv „Teapot“ i „Varebetegnelse“ og „piece“ i „Enhed“ og tast „OK“.<br />

Vælg „OK“ igen for at oprette varen.<br />

Kopier til ny<br />

Hvis nogle oplysninger går igen på flere varer, kan du genbruge dem ved at højreklikke<br />

på en vare og vælge Kopier til ny.... Lav de ønskede ændringer og klik „OK“<br />

for at gemme kopien som en ny vare.<br />

Prøv at oprette en tekop på denne måde. Husk at rette oplysningerne i Euro<br />

også.<br />

Rediger varer<br />

Du kan redigere en vare ved at højreklikke på varen og vælge Egenskaber.<br />

Du kan sætte egenskaber på flere varer ad gangen.<br />

Markér de ønskede varer, højreklik og vælg Egenskaber. Sæt de egenskaber, der<br />

skal gælde for alle de markerede varer og klik „OK“. De øvrige egenskaber berøres<br />

ikke.<br />

Udskrivning<br />

Udskriv varelister ved at markere de ønskede varer, højreklik og vælg Udskriv. I<br />

Udskriv-dialogen kan du angive bredden på de forskellige kolonner.<br />

Udskriv prisliste<br />

Marker de varer, der skal med på prislisten. Højreklik og vælg Prisliste....<br />

I Udskriv-dialogen kan du angive bredden på de forskellige kolonner. Angiv „0“ for<br />

de kolonner, du ikke ønsker udskrevet.<br />

36 Professionel & Enterprise <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Professionel & Enterprise<br />

37


Justering af priser (Enterprise)<br />

Du kan justere priserne for alle eller udvalgte varer på een gang.<br />

Markér den varegruppe, du ønsker at justere priserne i, og vælg Funktioner, Justér<br />

priser....<br />

Du kan sætte den nye pris for hver enkelt vare ved at angive den nye pris i hvert<br />

felt i kolonnen.<br />

Du kan også lave en samlet prisjustering på alle varerne i oversigten på basis af en<br />

procentsats eller ved at importere priserne fra en fil.<br />

Justér priser med procentsats<br />

Indstillingerne for prisjusteringen angives i boksen “Prisjustering” (fig. 27).<br />

Angiv om det er købs- eller salgspris, der skal justeres.<br />

Hvis salgsprisen findes i flere valutaer, angiver du hvilken valuta, der skal justeres.<br />

Angiv hvor mange procent prisen skal justeres, og om justeringen skal beregnes<br />

på basis af købsprisen eller salgsprisen.<br />

Angiv evt. afrundning. Fx 0,25 afrunder til nærmeste 25-øre.<br />

Klik “Kør” for at køre den valgte prisjustering.<br />

Klik “OK” for at gennemføre ændringerne.<br />

Fig. 27. Priser kan justeres<br />

med en %-sats eller<br />

med data fra en fil fra<br />

leverandør el. lign.<br />

Justér priser fra fil<br />

Du kan også justere varepriserne fra en fil, du fx har modtaget<br />

fra din leverandør. Indstillingerne for angives i boksen “Prisjustering”<br />

(fig. 27).<br />

Angiv om det er købs- eller salgspris, der skal justeres.<br />

Hvis salgsprisen findes i flere valutaer, angiver du hvilken<br />

valuta, der skal justeres.<br />

Vælg „Import...“.<br />

I importvinduet skal du vælge en fil med de nye priser i og<br />

angive, hvilket felt der indeholder varenummeret, og hvilket<br />

felt der indeholder den nye pris. Tast F1 for at få hjælp i Importdialogen.<br />

Se evt. afsnittet „Import af data“ (s. 48).<br />

Når importen er afsluttet klikker du “OK” for at gennemføre<br />

ændringerne.<br />

Styklister (Enterprise)<br />

Styklister giver mulighed for at sammensætte en vare, som<br />

består af andre varer i dit varekartotek. Når du opretter en<br />

ordre/faktura, kan du nøjes med at indsætte varen, som indeholder<br />

styklisten.<br />

Styklistens varer kan så blive sat ind på fakturaen og køb og<br />

salg af styklistevarene blive registreret og lageret reguleret, alt<br />

efter hvilke valg du har foretaget.<br />

Fig. 28.<br />

Du kan<br />

indsætte ekstra<br />

beskrivelser<br />

og oprette<br />

styklister på en<br />

vare.<br />

Under<br />

styklisten<br />

kan du se en<br />

beregning<br />

af dækningsbidrag<br />

og<br />

-grad.<br />

Bemærk! Styklisten skal være oprettet, før varen indsættes på bilaget, for at blive anvendt.<br />

Opret en stykliste<br />

Opret en vare „Testel“ til kr. 500.<br />

Gå til fanebladet “Beskrivelse og stykliste” (fig. 28).<br />

Styklistetype<br />

Angiv hvorledes styklisten skal fungere på valglisten “Styklistetype”.<br />

Vælg „Vis ikke stykliste på faktura“, hvis styklisten ikke skal vises på fakturaen. Det<br />

er så “modervarens” pris, der bliver vist og faktureret.<br />

Vælg „Anvend ikke styklistens priser på faktura“, hvis styklisten skal vises på fakturaen,<br />

men “modervarens” pris skal vises og faktureres.<br />

Vælg „Anvend styklistens priser på faktura“, hvis styklisten skal vises på fakturaen,<br />

og styklistevarernes priser faktureres.<br />

Vælg „Indsæt både varens og styklistens priser på faktura“, hvis du ønsker, at både<br />

varens og styklistevarernes priser skal vises og faktureres.<br />

(Se detaljer i hjælpefilen om, hvordan de forskellige valgmuligheder virker).<br />

Indsæt varer<br />

Når du har valgt, hvorledes styklisten skal anvendes, kan du indsætte varer på<br />

styklisten.<br />

Sæt markøren i kolonnen “Varenr.” i tabellen “Stykliste” og Tast F9 for at vælge<br />

varen „Tepotte“ fra varelisten.<br />

38 Enterprise<br />

<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Enterprise 39


Tast Enter for at tilføje en ny linje og Tast F9 for at vælge varen „Tekop“ fra varelisten.<br />

Sæt markøren i kolonnen “Antal” i tabellen “Stykliste” og tast „4“ for at angive, at<br />

der 4 tekopper i testellet.<br />

Styklistevarer og lagerstyring<br />

Opdatering af lagertal foretages på de varer, hvor lagerstyring er aktiveret (se s.<br />

41), uanset om det er en vare med en stykliste eller en vare på en stykliste, og uanset<br />

hvordan styklisten er sat til at fungere.<br />

Vigtigt vedr. styklister og import af bilag<br />

Ved import af bilag understøttes styklister kun, hvis der er valgt, at styklisten ikke<br />

skal vises på bilaget.<br />

Ellers registreres kun de varelinjer, som importeres, og de opfattes hver i sær som<br />

selvstændige varelinjer uanset at de i varekartoteket har eller er en del af en stykliste.<br />

Supplerende varebeskrivelser<br />

Du kan oprette ekstra linjer med tekst, som kommer med , når du indsætter en<br />

vare på en ordre/faktura.<br />

Opret beskrivelse<br />

Højreklik på den vare, der skal oprettes en beskrivelse på, og vælg Egenskaber.<br />

Gå til fanebladet “Beskrivelse og stykliste” (fig. 28).<br />

Sæt markøren i tabellen “Beskrivelse” og indtast din beskrivelse.<br />

Tast Enter for at tilføje en ny linje og fortsæt med at tilføje linjer med beskrivelse<br />

på samme måde.<br />

Fig. 29. Værdien af dit lager beregnes på basis af beholdningen og den aktuelle købspris på de enkelte varer.<br />

Lagerstyring<br />

Lagerstyring giver mulighed for at holde styr på beholdning, reserverede og bestilte<br />

varer, salgsstatistik mm.<br />

Automatisk regulering af lagerbeholdning<br />

Lagertallene reguleres automatisk ved fakturering.<br />

Når ordrer oprettes, ændres eller slettes, reguleres værdierne reserverede og bestilt<br />

hos leverandør.<br />

Ved bogføring af fakturaer reguleres værdierne beholdning og restordre.<br />

Manuel regulering af lagerbeholdning<br />

Du har desuden mulighed for at regulere lagerbeholdningen manuelt ved hjælp<br />

af faciliteten Lagerregulering.<br />

Gå til vinduet „Varer“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue (fig. 25).<br />

Marker den varegruppe, du ønsker at regulere beholdningen for.<br />

Vælg Funktioner, Regulér lager....<br />

Angiv ændringen i beholdningen i kolonnen „Ændring“ for hver enkelt vare og<br />

klik „OK“.<br />

Bemærk! Denne facilitet ændrer kun lagertallene. De nødvendige posteringer skal<br />

foretages manuelt i kassekladden.<br />

Information om beholdning og restordre<br />

Du kan angive minimumsbeholdning på de enkelte varer.<br />

Markér de ønskede varer i vareoversigten, højreklik og vælg Egenskaber.<br />

Gå til fanebladet „Lager“ og sæt værdien i feltet „Minimumsbeholdning“.<br />

Hvis beholdningen i forbindelse med fakturering når under minimumsbeholdningen,<br />

får du besked, så du har mulighed for at bestille nye varer.<br />

Hvis en vare er i restordre, og der tilføres nye varer, vil du i forbindelse med bogføring<br />

af købsfakturaen få besked om, at der er varer i restordre, så du har mulighed<br />

for at ekspedere disse.<br />

Lagerværdi<br />

Du kan få opgjort værdien af dit lager ved at vælge Rapporter, Lagerværdi (fig.29).<br />

Lagerværdien opgøres på basis af den aktuelle købspris på de enkelte varer.<br />

Varer, hvor lagerstyring er slået fra, medtages ikke.<br />

Slå lagerstyring fra<br />

Lagerstyring kan slås fra generelt under Funktioner, Indstillinger på fanebladet<br />

„Varer“. Fjern krydset i tjekboksen „Anvend lagerstyring“.<br />

Du kan også slå lagerstyring fra på udvalgte varer.<br />

Markér den eller de ønskede varer i vareoversigten, højreklik og vælg Egenskaber.<br />

Gå til fanebladet „Lager“ og fjern krydset i tjekboksen „Anvend lagerstyring“.<br />

Klik „OK“.<br />

40 Enterprise <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Enterprise 41


Fig. 30. I Bilagsoversigtens venstre side kan du vælge forskllige bilagstyper (tilbud, ordrer, fakturaer, kreditnotaer<br />

osv.), og du kan hurtigt se, hvem der skal have tilsendt påmindelse, 1.rykker osv.<br />

Fakturering<br />

I vinduet „Bilag“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue (fig. 30) udsteder du dine bilag,<br />

holder styr på betalinger mm.<br />

Du kan oprette, redigere og udskrive tilbud, ordrer og fakturaer. Du kan se hvilke<br />

bilag, der ikke er betalt, og udskrive påmindelser og rykkere. Desuden kan du kan<br />

udføre en række handlinger, som vedrører bilagets modtager eller afsender, som fx<br />

se kontokort, udskrive følgesedler, kuverter og girokort mm.<br />

Bilagsnummerering<br />

Fakturaer skal udstedes fortløbende. <strong>SummaSummarum</strong> nummererer automatisk<br />

dine fakturaer, når de bogføres, og tjekker, at kronologien ikke brydes. Fakturaer og<br />

kreditnotaer nummereres i én serie. Det giver en række fordele bl.a. i forbindelse med<br />

registrering af betalinger i kassekladden. Har du tidligere nummereret dem adskilt,<br />

bliver nummereringen altså samlet nu.<br />

Angivelse af nummer på sidst udstedte faktura<br />

Hvis din forretning ikke er nystartet, har du formentlig tidligere udstedt fakturaer.<br />

Du skal fortsætte nummereringen, der hvor du er nået til.<br />

Vi siger, at du allerede har udstedt 10 fakturaer.<br />

Vælg Filer, Egenskaber for regnskab. Gå til fanebladet „Postering“ (fig. 10) og<br />

skriv „10“ i feltet „Sidste fakturanummer“. Vælg OK.<br />

Tilbud og ordrer nummereres automatisk af <strong>SummaSummarum</strong>. Hvis et tilbud<br />

konverteres til en ordre, får ordren samme nummer som tilbudet.<br />

Opret bilag<br />

Tilbud, ordrer, fakturaer og kreditnotaer oprettes på samme måde.<br />

Du kan oprette bilag både i vinduet „Kartotek“ og i vinduet „Bilag“.<br />

I kartoteket kan du højreklikke på en debitor eller en kreditor og vælge den ønskede<br />

bilagstype. Navn og adresse indsættes så automatisk på bilaget.<br />

Massefakturering<br />

Du kan også markere flere debitorer i Kartoteket, højreklikke og vælge bilagstype,<br />

hvis du skal udstede enslydende bilag til flere modtagere på en gang.<br />

Bilaget udfyldes på samme måde, som hvis der kun var een modtager.<br />

Konvertering af tilbud til ordre<br />

Hvis et tilbud resulterer i en ordre, kan du konvertere tilbudet til en ordre. Det gøres<br />

ved at højreklikke på tilbudet i bilagsoversigten og vælge Egenskaber.<br />

I tilbudsvinduet klikker du på knappen „Konvertér til ordre/faktura“ og klik „OK“<br />

for at gennemføre konverteringen.<br />

42 Professionel & Enterprise<br />

<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Professionel & Enterprise 43<br />

Fig. 31.<br />

Ny ordre/<br />

salgsfaktura.<br />

Du kan<br />

justere<br />

fakturavinduets<br />

størrelse<br />

ved at<br />

trække i<br />

kanten af<br />

vinduet<br />

med<br />

musen.


Fra ordre til faktura<br />

En ordre bliver til en faktura, når den bogføres. Højreklik på ordren i bilags-oversigten<br />

og vælge Egenskaber. Sæt kryds i „Bogfør“ og klik „OK“.<br />

Opret faktura<br />

I dette eksempel opretter vi en faktura fra vinduet „Bilag“.<br />

Vælg Filer, Ny, Ordre/salgsfaktura... (fig. 31).<br />

Vælg debitor<br />

Klik på knappen „Debitor“. Du får nu en liste over dine debitorer. Du kan vælge<br />

en eksisterende, eller du kan oprette en ny ved at klikke på knappen „Ny“. Markér<br />

„Stone’s Software“ og klik OK. Kortnummer og adresse indsættes.<br />

Du har mulighed for at ændre i adresseoplysningerne, hvis der er brug for det.<br />

<strong>SummaSummarum</strong> beregner en forfaldsdato baseret på de betalingsbetingelser,<br />

der er angivet i debitorens debitorgruppe.<br />

Leveringsadresse<br />

Hvis der er angivet en leveringsadresse på kartotekskortet, indsættes den i feltet<br />

„Leveringsadresse“. Du kan også indsætte en anden adresse fra Kartoteket ved at<br />

højreklikke og vælge Find adresse... eller Find leveringsadresse....<br />

Feltet kan også anvendes til andre oplysninger end leveringsadresse.<br />

Har du Enterprise-udgaven, kan du ændre etiketten „Leveringsadresse“ til noget<br />

andet i Formulardesigneren (se s. 47).<br />

Fakturaens vareliste<br />

Du kan taste varer direkte i fakturaens vareliste, eller du kan indsætte varer fra dit<br />

varekartotek.<br />

Indsæt varer<br />

Sæt markøren i feltet „Varenr.“ og tast F9 for at få vist vareoversigten.<br />

Markér varen „Tekop“ og klik „OK“ for at indsætte varen på fakturaen.<br />

Felterne udfyldes nu med varen. I varelistens Infolinje kan du se navnet på kontoen<br />

i den aktuelle linje.<br />

Gå til kolonnen „Antal“ og skriv „2“ og tast „Enter“.<br />

<strong>SummaSummarum</strong> nyberegner varens pris og fakturaens total.<br />

Moms<br />

Momsberegningen styres af momskoden på den angivne konto i varelinjen.<br />

Skal der ikke beregnes moms, posteres på en konto uden momskode.<br />

Rabat - i kroner eller procent<br />

I kolonnen „Rabat“ kan du angive enten et antal kroner eller en procentsats. Skriv<br />

„10%“ i feltet Rabat og tast „Enter“.<br />

Du kan se din fortjeneste (dækningsgrad) for den enkelte vare i infobaren over<br />

varelisten og samlet for hele ordren i tabellen „Dækningsbidrag“ (fig. 31).<br />

Fri tekst<br />

Du har mulighed for at benytte varelisten til fri tekst, hvis du nøjes med at udfylde<br />

kolonnen „Tekst“.<br />

Højreklik i varelisten og vælg Ny line. Skriv „8 dages returret“ i feltet „Tekst“.<br />

Du kan også taste F9 og indsætte en standardtekst (se også s. 14).<br />

Bogfør og udskriv faktura<br />

I boksen „Handlinger“ angiver du, hvad der skal ske, når du klikker OK på fakturaen.<br />

Sæt kryds i „Udskriv“, vælg antal eksemplarer og sprog.<br />

Du kan også sende fakturaen som e-mail, hvis du har et MAPI-kompatibelt e-mailprogram<br />

(læs mere i hjælpefilen).<br />

Sæt kryds i „Bogfør“ for at bogføre fakturaen med det samme. Hvis du ikke sætter kryds<br />

i „Bogfør“, oprettes bilaget som en ordre og udskrives som en ordrebekræftelse.<br />

I feltet „Note“ har du mulighed for at anføre notater, som ikke kommer med på<br />

fakturaen til kunden. Noten kan også redigeres, efter fakturaen er bogført.<br />

Klik OK når du er færdig med dine valg.<br />

Udskriv giro-/FI-kort, følgeseddel og kuvert<br />

Udskriv giro-/FI-kort<br />

Du kan udskrive indbetalingskort på fakturabeløbet ved at højreklikke på fakturaen<br />

i bilagsoversigten og vælge Giro/FI-kort... (fig. 32).<br />

Du kan vælge, hvilket<br />

design der skal anvendes<br />

afhængig af, hvilken type<br />

indbetalingskort der anvendes,<br />

og du kan rette<br />

beløb eller betalingsdato,<br />

hvis det er relevant.<br />

Udskriv følgeseddel<br />

Du kan udskrive en<br />

følgeseddel ved at højreklikke<br />

på fakturaen i bilagsoversigten<br />

og vælge<br />

Følgeseddel....<br />

Udskriv kuvert<br />

Du kan udskrive en<br />

kuvert adresseret til fakturamodtageren<br />

ved at<br />

højreklikke på fakturaen<br />

i oversigten og vælge<br />

Kuvert....<br />

Fig. 32. Ved udskrift af indbetalingskort kan du vælge design og angive<br />

beløb og betalingsdato.<br />

44 Professionel & Enterprise<br />

<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Professionel & Enterprise 45


Fig. 33. På<br />

debitor-<br />

kontokortet<br />

kan du få<br />

overblik over<br />

bevægelserne<br />

på debitorens<br />

konto,<br />

betalte og<br />

ikke-betalte<br />

fakturaer<br />

samt bestilte<br />

varer.<br />

Du er sikkert ikke tilfreds med, hvordan fakturaudskriften og de andre udskrifter ser<br />

ud. I kapitlet „Formulardesigner“ ser vi på, hvordan du selv kan designe udskrifterne.<br />

Registrering af betalt faktura<br />

Når fakturaen bliver betalt, skal det registreres i regnskabet. Det gøres i kassekladden.<br />

Gå til vinduet „Kassekladde“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />

Vælg Funktioner, Vælg faktura.... Du får nu en oversigt over ikke-betalte bilag.<br />

Markér debitorbilag 11, den faktura, vi netop har bogført, og klik „OK“.<br />

<strong>SummaSummarum</strong> indsætter nu en posteringstekst, fakturaens saldo, debitorens<br />

samlekonto og fakturaens nummer. Du skal selv sætte dato for indbetaling, bilagsnummer<br />

(fx kontoudtog fra bank) og afstemningskonto, altså den konto, pengene<br />

er kommet ind på.<br />

Desuden skal du ændre beløbet, hvis der er betalt noget andet end fakturasaldoen.<br />

Sæt bilagsnummer til „3“, afstemningskonto til „Bank“, beløb til kr. 100 og bogfør kassekladden.<br />

Bemærk, at du får en advarsel om, at beløbet ikke vil udligne fakturaen.<br />

Du se resultatet af dine posteringer i debitorbogholderiet ved at gå til vinduet<br />

„Kartotek“, højreklikke på „Stone’s Software“ og vælge Kontokort (fig. 33).<br />

Rykkerstyring<br />

I Bilagsoversigten (fig. 30) kan du under Bilagstyper i venstre side vælge „Debitorbilag,<br />

Fakturaer, Ikke-betalte, Forfaldne og få overblik over forfaldne fakturaer.<br />

Under Påmindelse, 1. rykker osv. kan du se, hvem der skal have rykkerskrivelser.<br />

Hvis du markerer Påmindelse kan du se, at bilag 11 ligger klar til at skulle have en.<br />

I menuen Funktioner, Indstillinger kan du på fanebladet „Generelt“ angive,<br />

hvor mange dage der skal gå, før bilagene lægges klar til næste skridt.<br />

Fig. 34. I Formulardesigneren kan du designe dine egne fakturaer, indbetalingskort , kuverter mm.<br />

Formulardesigner<br />

I Formulardesigneren (fig. 34) kan du oprette designs til brug ved udskrift af diverse<br />

bilag, girokort og kuverter mm. Et design består af en række felter, som henter data forskellige<br />

fra fx en faktura eller et kartotekskort, når formularen udskrives. Desuden kan<br />

du placere nogle faste tekster og noget grafik, som altid udskrives med et design.<br />

Vælg Funktioner, Formulardesigner....<br />

Vælg Filer, Ny og klik på den designtype, du ønsker at oprette.<br />

46 Professionel & Enterprise <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Professionel & Enterprise 47


Rediger design<br />

Du vælger papirstørrelse og papirretning i Filer, Egenskaber på fanebladet „Generelt“.<br />

I listen „Felter“ afkrydser du de felter, du ønsker på dit design. Du kan finde en<br />

gennemgang af de enkelte felter i hjælpefilen.<br />

Feltetiketter<br />

Sæt kryds i „Anvend feltetiketter“, hvis du ønsker, at <strong>SummaSummarum</strong> skal indsætte<br />

standardetiketter så som „Fakturanr.“, „Dato“ osv. foran de forskellige felter.<br />

Slå feltetiketterne fra, hvis du fx har en fortrykt faktura med etiketter.<br />

Har du Enterprise-udgaven, kan du redigere og oversætte etiketterne ved at vælge<br />

Rediger, Feltetiketter....<br />

Feltegenskaber<br />

Du kan redigere de enkelte felters egenskaber ved at markere feltet på listen „Felter“<br />

eller ved at markere feltet i den grafiske visning.<br />

Du kan vælge skrifttype, -størrelse og -farve i værktøjslinjen.<br />

Du kan flytte et felt ved at trække i det med musen eller ved at ændre positionen<br />

X og Y i Kontrolpanelet. Vær opmærksom på, at angivelsen i milimeter kan variere<br />

fra printer til printer.<br />

Gitter til justering af felter<br />

Vælg Vis, Gitter for at få vist et gitter til at placere felterne efter.<br />

Du kan sætte gitterets størrelse ved at vælge Vis, Gitterstørrelse.<br />

Du kan justere felterne, så alle flytter sig til den nærmeste gitterkant, ved at vælge<br />

Rediger, Juster felter.<br />

Vareliste<br />

Feltet „Vareliste“ er lidt specielt, da det udover varelisten kan indeholde kolonnetitler,<br />

sammentælling (dvs. netto-, moms- og bruttobeløb) og pyntelinjer til at adskille<br />

de forskellige dele. Du kan slå disse ting til/fra ved at vælge Filer, Egenskaber og gå<br />

til fanebladet „Vareliste“. Her kan du også slå udvalgte kolonner fra.<br />

I Enterprise-udgaven kan du redigere og oversætte kolonnetitlerne i menuen<br />

Rediger, Kolonnetitler, faktura....<br />

Faste tekster<br />

Udover de tekster, der hentes ind i de forskellige felter, kan du oprette nogle faste<br />

tekster, som altid udskrives med dit design.<br />

Vælg „Fast tekst 1“ på listen „Felter“. Opret og rediger teksterne ved at højreklikke<br />

på feltet og vælge Rediger... (fig. 35).<br />

Du kan indsætte feltvariabler i Fast tekst-felterne ved at vælge et felt på listen „Felt“<br />

og klikke på „Indsæt felt“. Hvis du fx vil indsætte fakturanummer, indsættes teksten<br />

„[#Fakturanummer]“. Slet denne tekst, hvis du vil slette variablen.<br />

Har du Enterprise-udgaven kan du oprette teksten på forskellige sprog.<br />

Fig. 35. Du<br />

kan oprette<br />

faste tekster<br />

på dine<br />

designs. Du<br />

kan indsætte<br />

variabler som<br />

fx fakturanr.,<br />

beløb osv.<br />

Vælg et andet sprog på listen „Sprog“ og oversæt teksten. Teksten indsættes i feltet,<br />

når du udskriver et bilag på det pågældende sprog.<br />

Højremargin<br />

Du kan sætte designets højremargin i menuen Filer, Egenskaber på fanebladet<br />

„Generelt“. Denne indstilling påvirker kun Vareliste- og Fast tekst-felterne. De øvrige<br />

felters bredde bestemmes af indholdet og den anvendte skriftstørrelse.<br />

Grafik<br />

Du kan anvende grafik af typen BMP, ICO (bitmap) og WMF, EMF (vektor).<br />

Vælg Filer, Grafikfil... og vælg den ønskede fil.<br />

Grafikken kan være et logo i et hjørne, eller det kan fylde hele siden og indeholde<br />

logo, etiketter, rammer osv.<br />

Du kan forstørre og formindske grafikken procentvis, så den passer til dit design.<br />

Vælg Filer, Egenskaber og gå til fanebladet „Generelt“.<br />

Sæt standarddesign<br />

Du kan angive, hvilket design <strong>SummaSummarum</strong> skal anvende som standard ved<br />

udskrivning af henholdsvis fakturaer, girokort og kuverter.<br />

I <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue vælges Funktioner, Indstillinger....<br />

På fanebladet „Udskriv“ kan du vælge design i boksen „Standarddesign“.<br />

Sprog (Enterprise)<br />

<strong>SummaSummarum</strong> Enterprise-udgaven understøtter 5 sprog.<br />

Vælg Funktioner, Indstillinger... og gå til fanebladet „Valuta og sprog“. Markér<br />

det sprog, du vil udskifte, og klik „Udskift...“.<br />

Angiv det nye sprog og klik „OK“.<br />

Klik på „Oversæt“ for at oversætte etiketter og kolonnetitler til det nye sprog.<br />

Bemærk, at bilag som tidligere er oprettet på det slettede sprog, vil blive udskrevet på<br />

det nye sprog.<br />

48 Professionel & Enterprise<br />

<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Professionel & Enterprise 49


Fig. 36. Sagsoversigten med overblik over udgifter, indtægter, saldo og procent (dækningsgrad).<br />

Sagsstyring<br />

I vinduet „Sager“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue (fig. 36) kan du oprette sager<br />

med nummer, navn, noter mm. Sager giver mulighed for at få overblik over udgifter<br />

og indtægter på tværs af de finanskonti, der er posteret på.<br />

Sagsgrupper<br />

Du kan ordne dine sager i grupper, som vises i Sagsoversigtens venstre side.<br />

Højreklik i oversigten „Grupper“ og vælg Ny sagsgruppe.<br />

Tast gruppens navn og afslut med Enter-tasten.<br />

Opret sag<br />

Vælg Filer, Ny, Ny sag... (fig. 37).<br />

Sagen skal have et unikt nummer, som bruges, når du skal postere på sagen.<br />

Du kan angive en debitor, så denne automatisk sættes på eventuelle aktiviteter,<br />

der oprettes på sagen (se kapitlet „Aktivitetsmodul“ s. 52).<br />

I oversigten „Kontakter“ kan du indsætte navne og telefonnumre fra Kartoteket.<br />

I oversigten „Dokumenter“ kan du knytte dokumenter mv. til sagen. <strong>SummaSummarum</strong><br />

registrerer, hvad dokumentets navn og placering er på din PC.<br />

Bemærk! Hvis dokumentet flyttes eller skifter navn, vil referencen ikke længere være gyldig.<br />

Fig. 37. Egenskaber på en sag.<br />

Du kan knytte<br />

kontaktpersoner, dokumenter<br />

og noter til en sag.<br />

Du kan se indtægter,<br />

udgifter, saldo og procent<br />

(dækningsgrad) på sagen<br />

for indeværende år samt en<br />

opsummering, der inkluderer<br />

tidligere år.<br />

Bogføring på sag<br />

Du kan postere på en sag fra både kassekladden og fakturaer.<br />

Bogføring fra kladden<br />

Gå til vinduet „Kassekladde“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />

Højreklik i kolonnen „Sag“, vælg Sag... og vælg den ønskede sag.<br />

Bogføring fra faktura<br />

Opret en faktura (se s. 44).<br />

Højreklik i varelistens kolonne „Sag“, vælg Sag... og vælg den ønskede sag.<br />

Tilføj og fjern bogførte posteringer<br />

Du kan tilføje og slette bogførte poster på sager fra Posteringsjournalen (menuen<br />

Rapporter, Posteringsjournal) og de enkelte kontokort (gå til vinduet „Kontoplan“<br />

og dobbeltklik på den ønskede konto).<br />

Tilføj poster til sag<br />

Markér den eller de poster, der skal tilføjes til en sag.<br />

Højreklik på det markerede, vælg Sæt på sag.... og vælg den ønskede sag.<br />

Slet poster fra sag<br />

Markér den eller de poster, du ønsker at fjerne sager fra.<br />

Højreklik på det markerede og vælg Fjern sag.<br />

Sagsrapporter/-regnskab<br />

Du kan få vist posteringsjournal og resultat og balance for hver enkelt sag.<br />

Gå til vinduet „Sager“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue, højreklik på en sag og<br />

vælg den ønskede rapport.<br />

50 Enterprise <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Enterprise 51


Fig. 38. Aktivitetsoversigten med aktivitetstyper i oversigtens venstre side.<br />

Aktivitetsmodul<br />

I vinduet „Aktiviteter“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue (fig. 38) kan du oprette<br />

aktiviteter, som skal udføres, eller som er blevet udført.<br />

Du kan bl.a. angive tidspunkt, status og om aktiviteten skal faktureres.<br />

Du kan fx anvende aktivitetsmodulet sammen med kartoteket og kalenderen til<br />

kundestyring (CRM) og sammen med sagsmodulet til at styre dine projekter/sager.<br />

Aktivitetstyper<br />

Du kan ordne dine aktiviteter i typer, som vises i Aktivitetsoversigtens venstre side.<br />

Du kan oprette en ny aktivitetstype ved at højreklikke i typeoversigten og vælg<br />

Ny aktivitetstype. Tast typens navn og afslut med Enter-tasten.<br />

Opret aktivitet<br />

Vælg Filer, Ny, Ny aktivitet... (fig. 39).<br />

Fakturerbar aktivitet<br />

Under type kan du angive, om aktiviteten er fakturerbar. Aktiviteten placeres så<br />

under fakturerbare aktiviteter i Aktivitetsoversigten (fig. 38), så du kan se, når den er<br />

klar til at overføre til fakturering.<br />

Fig. 39. Aktiviteter kan<br />

oprettes på en debitor<br />

i Kartoteket, så du kan<br />

holde styr på, hvilke<br />

opgaver du har udført<br />

for kunden, og hvilke<br />

initiativer og aftaler<br />

der er ligger frem i<br />

tiden. Tilsvarende<br />

kan aktiviteter også<br />

oprettes på en sag i<br />

sagsmodulet.<br />

Start- og sluttidspunkt. Kalender og påmindelse<br />

Du kan angive aktivitetens start og sluttidspunkt. Hvis du klikker på knapperne<br />

„Start“ og „Slut“ indsættes dags dato og det aktuelle klokkeslet. Du kan således bruge<br />

knapperne til at tage tid på fx en telefonsamtale eller en konkret arbejdsopgave.<br />

Du kan endvidere angive, om aktiviteten skal vises i kalenderen (se kap. „Kalender“ s.<br />

54), og om du ønsker en påmindelse et antal minutter før aktivitetens starttidspunkt.<br />

Fakturaoplysninger: vare, debitor og sag<br />

Hvis aktiviteten skal faktureres, skal der angives et varenummer, så <strong>SummaSummarum</strong><br />

ved hvilken varetekst og pris, der skal anvendes på fakturaen.<br />

Du kan også angive den debitor, aktiviteten skal faktureres til og evt. hvilken sag<br />

aktiviteten skal posteres på.<br />

Kontakter og dokumenter<br />

I oversigten „Kontakter“ kan du indsætte navne og telefonnumre fra Kartoteket.<br />

I oversigten „Dokumenter“ kan du knytte dokumenter mv. til aktiviteten. Summa-<br />

Summarum registrerer, hvad dokumentets navn og placering er på din PC.<br />

Bemærk! Hvis dokumentet flyttes eller skifter navn,, vil referencen ikke længere være gyldig.<br />

Status<br />

Du kan angive sagens staus. Hvis aktiviteten er fakturerbar og status sættes til<br />

„Udført“ lægges aktiviteten klar til fakturering i Aktivitetsoversigten (fig. 38).<br />

Når fakturaen bliver overført til en ordre/faktura indsætter <strong>SummaSummarum</strong><br />

ordrens nummer på aktiviteten.<br />

52 Enterprise<br />

<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Enterprise<br />

53


Fig. 40.Du kan overføre<br />

aktiviteter til fakturering på<br />

en eksisterende ordre eller<br />

oprette en ny.<br />

Overfør aktivitet til ordre/faktura<br />

Når du har udført nogle fakturerbare aktiviteter, kan du overføre dem til en ordre/<br />

faktura, som kan bogføres, udskrives og sendes til kunden. Du kan overføre aktiviteter<br />

fra en debitor i Kartoteket, fra en sag i Sagsoversigten og fra Aktivitetsoversigten:<br />

I Aktivitetsoversigten (fig. 38) under „Aktivitetstyper“ klikker du på “Fakturerbare”,<br />

“Udført, ikke overført” for at få vist de fakturerbare ativiteter, som er udført<br />

men endnu ikke overført til en ordre.<br />

Markér de aktiviteter, du ønsker at overføre, højreklik på dem og vælg Overfør<br />

til ordre/salgsfaktura... (fig. 40).<br />

Angiv om du ønsker aktivitetens navn og start og sluttidsspunkt overført til<br />

ordren sammen med varens navn.<br />

Hvis en eller flere af de markerede aktiviteter ikke har angivet debitor, skal du<br />

angive, hvilken debitor der skal faktureres til.<br />

Hvis alle markerede aktiviteter skal faktureres på samme debitor, kan du angive<br />

om de skal overføres til en eksisterende ordre (hvis en sådan findes) eller en ny.<br />

Vælg “OK”.<br />

Kalender<br />

Kalenderen kan bruges til at holde styr på dine aftaler, ting du skal huske mm.<br />

Vælg Funktioner, Kalender (fig. 41).<br />

Aftaler<br />

Aftaler har et start- og et sluttidspunkt og vises grafisk i kalenderen.<br />

Aftaler er i modsætning til aktiviteter ikke knyttet til et bestemt regnskab.<br />

Aftaler kan kun oprettes, hvis der er ledigt i kalenderen i hele det ønskede tidsrum.<br />

Når du opretter en aftale, kan du angive, om den skal gentages med et givet<br />

interval, et givet antal gange.<br />

Åbn kalenderen og vælg Filer, Ny aftale....<br />

Fig. 41. Kalenderen. I det grønne felt under hver dag vises lidt af dagens noter, så du kan se, om der er nogen noter<br />

i de kommende dage (ved visning af mere end 1 dag). I det gule felt under hver dag vises lidt af aftalerne i de<br />

førstkommende dage, der ikke er synlige i kalenderen..<br />

Noter<br />

Noter kan oprettes på de enkelte dage, men adskiller sig fra aftaler ved ikke<br />

at have et start- og sluttidspunkt. Du kan oprette så mange noter du vil, på de<br />

enkelte dage.<br />

Åbn kalenderen, vælg den dag, noten skal oprettes og skriv noten i feltet “Noter”.<br />

Sådan opretter du en note, som skal gentages på flere datoer:<br />

Vælg Funktioner, Gentag note....<br />

Angiv notens tekst og første dato, noten skal indsættes.<br />

Angiv interval og antal gange noten skal gentages<br />

Huskepunkter<br />

Huskepunkter er ikke knyttet til en bestemt dag, men vises på Husk!-listen, indtil<br />

du krydser dem af.<br />

Sådan opretter du et huskepunkt:<br />

Åbn kalenderen og vælg Filer, Nyt huskepunkt...<br />

54 Enterprise<br />

<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Enterprise<br />

55


Etiketter/adresselabels<br />

I Etiketdesigneren<br />

kan du lave<br />

designs, der passer<br />

til alle stand<br />

a r d l a b e l s p å<br />

markedet.<br />

V æ l g F u n k -<br />

tioner, Etiketdesigner...<br />

(fig. 42).<br />

D u d e s i g n e r<br />

den første etiket<br />

i øverste venstre<br />

hjørne.<br />

Data og graf<br />

i k r e d i g e r e s<br />

som i Formulardesigneren<br />

(se<br />

side 47).<br />

Etiketafstand<br />

Du skal angive<br />

Fig. 42. Du kan designe og udskrive adresselabels og etiketter.<br />

afstanden mellem<br />

etiketterne.<br />

Find den vandrette afstand ved at placere en lineal med nulpunktet på venstre kant<br />

af en etiket i 1. kolonne og måle afstanden i milimeter til venstre kant af den tilsvarende<br />

etiket i 2. kolonne.<br />

Find den lodrette afstand ved at placere en lineal med nulpunktet på toppen af en<br />

etiket og måle afstanden til toppen af den næste etiket i samme kolonne.<br />

Opret etiketliste<br />

Du kan tilføje data til etiketlisten fra både Kartotek og Bilagsoversigt.<br />

Gå til Kartotek eller Bilagsoversigt, markér de ønskede elementer, højreklik og<br />

vælg Tilføj til etiketliste.<br />

Hvis du vil slette elementer fra listen, gøres det i Udskriv-dialogen, før du skriver<br />

ud. Markér de elementer, du vil slette, og klik på “Slet”.<br />

Udskriv<br />

Når du har tilføjet de ønskede debitorer og kreditorer mv. til etiketlisten, er den<br />

klar til at skrive ud.<br />

Vælg Filer, Udskrifter, Etiketter....<br />

Vælg det ønskede etiketdesign og klik “OK”.<br />

Valuta<br />

I Enterprise-udgaven<br />

kan du udstede<br />

fakturaer i<br />

fremmed valuta<br />

og på forskellige<br />

sprog (se afsnittet<br />

om Formulardesigneren<br />

s. 47<br />

vedr. sprog).<br />

Va l u t a k u r s e r<br />

sættes ved at vælge<br />

Funktioner,<br />

Indstillinger... og<br />

gå til fanebladet<br />

„Valuta og sprog“<br />

(fig. 43).<br />

Her angiver du,<br />

hvilken valuta dine<br />

regnskaber føres i,<br />

basisvalutaen. Det<br />

Fig. 43. I Enterprise-udgaven kan du fakturere i fremmed valuta og på andre sprog.<br />

er den valuta, de<br />

øvrige kurser beregnes ift.<br />

Tilføj, indsæt og slet valutaer med de tilhørende knapper.<br />

VIGTIGT! Hvis du først har oprettet regnskaber med fakturering i forskellig valuta, må du ikke<br />

ændre på basisvalutaen!<br />

Kursdifferencer<br />

Selvom du løbende opdaterer dine valutakurser, vil der opstå kursdifferencer.<br />

Kursen på faktureringstidspunktet er sjældent præcis den samme på betalingstidspunktet<br />

(med mindre fakturering og betaling sker samtidig).<br />

Når du registrerer betaling af en faktura i fremmed valuta i kassekladden, tilbyder<br />

<strong>SummaSummarum</strong> selv at beregne kursdifferencen og postere den for dig. Kursdifferencen<br />

beregnes som forskellen mellem det oprindeligt bogførte beløb i regnskabets<br />

basisvaluta, og det beløb, du er ved at bogføre.<br />

Differencen posteres på kursdifferencekontoen, som sættes i menuen Filer, Egenskaber<br />

for regnskab på fanebladet „Faste konti“.<br />

56 Enterprise<br />

<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

57


Søgning<br />

Søgning i poster<br />

Du kan søge efter en tekststreng i tekstfeltet i alle regnskabets bogførte poster.<br />

Vælg Rediger, Søg (i posteringsjournal)... og angiv den tekst, du vil finde.<br />

Alle forekomster af tekststrengen findes, uanset om det er et selvstændigt ord eller<br />

del af et ord og uden hensyntagen til store og små bogstaver.<br />

Leder du efter et beløb, et bilagsnummer eller en dato, findes det som tidligere<br />

beskrevet ved fx at sortere posterne i Posteringsjournalen (se side 22).<br />

Søgning i kartotek, varer, bilag, sager og aktiviteter (Professionel & Enterprise/Enterprise)<br />

Søgning i kartotek, varer, bilag og sager foregår på denne måde:<br />

Gå til det ønskede vindue i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />

Vælge den gruppe, du ønsker at søge i, i venstre side af skærmen.<br />

Skriv søgeteksten i feltet „Find“ i oversigtens titellinje og tast Enter.<br />

Du kan søge videre i søgeresultatet, ved at indtaste et nyt søgeord og taste Enter,<br />

eller du kan taste Esc for at lave en ny søgning i den oprindelige gruppe.<br />

Søgning foretages i følgende felter:<br />

Kartotek: Alle felter<br />

Bilag: Adresse-, leveringsadresse-, vare- og notefelt.<br />

Varer: Alle felter.<br />

Sager og aktiviteter (Kun Enterprise): Alle felter.<br />

Fig. 44. Du kan lave søg og erstat<br />

i udvalgte eller alle kolonner i<br />

kassekladden.<br />

Du kan gemme søgninger, du ofte<br />

anvender.<br />

Søg og erstat<br />

Du kan lave søg og erstat i kassekladden.<br />

Gå til fanebladet „Kassekladde“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />

Vælg Rediger, Erstat (i kassekladde)... (fig. 44). Angiv søgetekst og er-statningstekst<br />

samt hvilken kolonne i kassekladden søgningen, skal foretages i. Vælg „Alle“,<br />

hvis alle forekomster af søgeteksten uanset kolonne skal erstattes.<br />

Budget<br />

Du kan oprette et budget for regnskabåret.<br />

Vælg fanebladet „Kontoplan“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />

Højreklik på en konto og vælg Egenskaber. Angiv årsbudgettet for kontoen i hele<br />

kr. i feltet „Budget, kr.“ (fig. 8). Gentag for de øvrige konti.<br />

Vælg Rapporter, Resultat og balance med budget. I rapportens højre side angives<br />

budgetbeløb samt forbrugsgrad i procent - dvs. hvor mange procent udgør kontoens<br />

aktuelle saldo af det budgeterede beløb.<br />

Du kan slette et budget ved at vælge Funktioner, Slet budget.<br />

Eksport af data<br />

Du kan eksportere kontokort, kontoplan, posteringsjournal, resultat og balance<br />

osv. til brug for revisor eller til brug i regneark eller et andet økonomiprogram.<br />

Vælg de ønskede data i menuen Rapporter.<br />

Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil.... Angiv et filnavn og vælg „OK“. Data eksporteres<br />

til en kommasepareret fil med citationstegn som tekstkvalifikator.<br />

Debet og kredit i een kolonne<br />

Ved eksport af poster fra kontokort og posteringsjournal eksporteres beløb som<br />

standard i en debet- og en kreditkolonne. Du kan vælge at samle beløb i een beløbskolonne<br />

med fortegn. Vælg Funktioner, Indstillinger.... Gå til fanebladet „Generelt“<br />

og sæt kryds i „Saml debet og kredit i eet beløbsfelt med fortegn“.<br />

Eksport af kartotekskort, varer og sager (Professionel & Enterprise/Enterprise)<br />

Gå til vinduet „Kartotek“ og markér de kartotekskort, du ønsker at eksportere.<br />

Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil....<br />

Varer og sager eksporteres på samme måde fra vinduet „Varer“ hhv. „Sager“.<br />

Eksport af bilag (Professionel & Enterprise/Enterprise)<br />

Gå til vinduet „Bilag“ og markér de bilag, du ønsker at eksportere.<br />

Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil... for at eksportere fakturaens hoveddata<br />

med een linje pr. faktura.<br />

Vælg Filer, Eksportér bilag... for at eksportere alle fakturadata med en linje pr.<br />

varelinje (kun Enterprise).<br />

Mappe til eksportfiler<br />

Du kan angive en mappe, hvor eksporterede data foreslås gemt som standard.<br />

Vælg Funktioner, Indstillinger....<br />

Gå til fanebladet „Generelt“ og klik på knappen „Vælg...“ ud for feltet „Mappe til<br />

eksportfiler“. Vælg den ønskede mappe og vælg „OK“.<br />

58 Enterprise<br />

<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

59


Fig. 45. Du kan importere poster til kassekladden fra fx din PC-bank eller en anden kilde.<br />

Import af data<br />

Du kan importere en lang række data til <strong>SummaSummarum</strong>, som kan spare dig<br />

for en masse tastearbejde både i forbindelse med oprettelse af et nyt regnskab og i<br />

forbindelse med de daglige registreringer.<br />

I forbindelse med opstarten kan du fx importere kontoplan, debitorer og kreditorer,<br />

varer mm.<br />

Til daglig kan du fx importere posteringer til kassekladden fra eksempelvis PC-bank,<br />

nye kunder og ordrer fra fx e-handelssystemer, nye priser fra din vareleverandør osv.<br />

Generelt om import<br />

Importvinduet<br />

Uanset hvad du skal importere, ser importvinduet stort set ud på samme måde,<br />

og det er stort set de samme ting, du skal foretage dig.<br />

Lad os sige, du skal importere poster til kassekladden fra din PC-bank.<br />

Vælg Filer, Importer, Importer kladdeposter... (fig. 45).<br />

Import fra fil<br />

Det første, du skal gøre, er at klikke på knappen ud for feltet “Kildefil” for at vælge<br />

filen, der indeholder de data, der skal importeres.<br />

Data kan importeres fra filer i gængse standardformater dvs. komma-, semikolon-<br />

eller tabulatorsepareret format. De fleste økonomisystemer, databaser og regneark<br />

kan eksportere data til mindst ét af disse formater, så hvis du har data liggende digitalt<br />

i forvejen, vil de formentlig også kunne importeres.<br />

Hvis du er i tvivl om, hvilket format data ligger i, kan du klikke på knappen „Se<br />

fil...“, eller du kan simpelthen forsøge dig frem med at skifte afgrænser. Når du skifter<br />

afgrænser, opdateres data i oversigten “Data i kildefil”.<br />

Når opdelingen giver mening, har du formentlig fundet den rette afgrænser.<br />

Dirigering af felter<br />

Det næste du skal gøre er at dirigere felterne fra kildefilen til de rigtige felter i<br />

<strong>SummaSummarum</strong>. Det gør du i den midterste tabel i Import-vinduet. I titlen til hver<br />

kolonne kan du se, hvor <strong>SummaSummarum</strong> gerne vil have data.<br />

I første kolonne står der “Dato”. Du skal så angive nummeret på det felt i kildefilen,<br />

der indeholder posteringens dato. Du kan se feltnummeret i oversigten “Data i kildefil”.<br />

Lad os sige, at datoen ligger i felt 1. Så du skriver altså „1“ i kolonnen “Dato”.<br />

Anden kolonne hedder “Bilag”. Det felt skal ikke importeres, så den kolonne springer<br />

du over.<br />

Tredie kolonne hedder “Tekst”. Vi siger teksten ligger i kildefilens felt 2. Så du skriver<br />

altså „2“ i kolonnen “Tekst”.<br />

Fjerde kolonne er „Afstemningskonto“. Den springer du over, da den ikke skal<br />

importeres.<br />

Femte kolonne er „Beløb“. Det findes i kildefilens felt 3, så du skriver „3“ i kolonnen<br />

„Beløb“ (se fig. 45).<br />

De resterende kolonner skal ikke importeres, så dem lader du stå tomme.<br />

Se resultat før du importerer<br />

Hvis du klikker på knappen „Opdater visning“, kan du se resultatet af dine valg i<br />

den sidste oversigt, “Visning af import”.<br />

Andre indstillinger<br />

Afhængig af, hvilke data du importerer, kan der være nogle ekstra indstillinger,<br />

du skal tage stilling til. Du kan læse mere om disse indstillinger under de forskellige<br />

importtyper, og du kan få direkte hjælp i et felt med F1-tasten.<br />

Gem importindstillinger<br />

Når du een gang har sat indstillingerne for en import, kan du gemme den, så du<br />

hurtigt kan vælge den næste gang, du skal importere fra den pågældende kilde.<br />

Klik på Gem-knappen ud for feltet “Importnavn”.<br />

Giv importen et navn og vælg “OK”.<br />

60 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

61


Specielt om de enkelte importtyper<br />

Ved alle importer kan du følge den generelle importvejledning på de forrige sider.<br />

Herunder omtales særlige forhold for de enkelte importtyper.<br />

Import af kladdeposter<br />

Vælg Filer, Importer, Importer kladdeposter... (fig. 45).<br />

Du skal foretage et valg i valgboksen „Beløbshåndtering“.<br />

Hvis du kører med kladdeopsætning med een beløbskolonne (se s. 10), og beløbene<br />

skal indsættes uændret, skal du vælge „Ingen“. Hvis alle beløb skal indsættes i<br />

beløbskolonnen med modsat fortegn, vælger du „Skift fortegn“ .<br />

Hvis du kører med selvstændige debet- og kreditkolonner, skal du angive, om de<br />

negative beløb skal placeres i Debet- eller i Kredit-kolonnen. Vælg „Negative beløb til<br />

Debet-kolonne“, hvis negative beløb skal indsættes i Debet-kolonnen. Ellers vælger<br />

du „Negative beløb til Kredit-kolonne“.<br />

Import af kontoplan<br />

Du kan importere drift- og statuskonti. Sum- og tekstkonti skal oprettes manuelt<br />

efter importen.<br />

Vælg Filer, Importer, Importer kontoplan....<br />

For at <strong>SummaSummarum</strong> kan vide, hvilke konti der er driftskonti, og hvilke der er<br />

statuskonti, skal det angives, hvordan de er markeret i kildefilen. Statuskonti kan fx<br />

være markeret med et „S“ eller med teksten „Status“.<br />

Hvis du ikke ved det, kan du formentlig regne det ud ved at tage et kig på kildefilen.<br />

Det kan du gøre ved at klikke på knappen „Se fil...“.<br />

Markeringerne angives i felterne „Driftkontomarkering“ og „Statuskontomarkering“.<br />

Import af kartotekskort (Professionel & Enterprise)<br />

Vælg Filer, Importer, Kartotekskort....<br />

Sæt kryds i „Tjek for dubletter“, hvis <strong>SummaSummarum</strong> skal tjekke om navn, nummer,<br />

e-mail eller telefonnummer findes i Kartoteket i forvejen.<br />

Du kan oprette de importerede som debitorer eller kreditorer med det samme på<br />

listen „Korttype“.<br />

Klik på knappen „Debitorgruppe“ (eller „Kreditorgruppe“), for at vælge hvilken<br />

gruppe de skal placeres i.<br />

Import af varer (Professionel & Enterprise)<br />

Vælg Filer, Importer, Varer....<br />

Ved import af varer kan du angive leverandør på de importerede varer.<br />

Klik på knappen „Leverandør“ og vælg en af kreditorerne fra kartoteket.<br />

Sæt kryds i „Købsvarer“ og „Salgsvarer“, hvis varerne skal markeres som sådan.<br />

Sæt kryds i „Overskriv eksisterende varenumre“ hvis oplysningerne på evt. eksisterende<br />

varenumre skal overskrives med oplysningerne i importfilen.<br />

Import af ordrer/fakturaer (Enterprise)<br />

Du kan generere ordrer på basis af data fra fx e-handel- eller time-/sagstyringssystem.<br />

Vælg Filer, Importer, Ordrer/Fakturaer....<br />

Angiv om de importerede bilag skal oprettes som salgs- eller købsbilag.<br />

Data skal som ved øvrige importer foreligge i en fil i komma-, -semikolon- eller<br />

-tabulatorsepareret format. Hver linje skal som minimum indeholde et kundenummer<br />

og et varenummer. Derudover kan en række oplysninger som fx antal, enhed,<br />

pris, rabat, varebeskrivelse, valuta, sprog mm. importeres.<br />

Alle på hinanden følgende linjer med samme kundenummer samles på en ordre.<br />

Kundeoplysninger<br />

Vælg i „Debitor/kreditor“ om kundenummeret i kildefilen er kundens kortnummer<br />

eller kontonummer.<br />

Hvis nummeret findes i <strong>SummaSummarum</strong>s kartotek, oprettes ordren med kundens<br />

navn og adresse, og - hvis disse oplysninger ikke importeres - i den valuta og<br />

det sprog, som er angivet i kundens debitor- eller kreditorgruppe.<br />

Hvis nummeret ikke findes, skal kunden efterfølgende oprettes som debitor og<br />

indsættes på ordren, før den kan bogføres.<br />

Vareoplysninger<br />

Hvis varenummeret findes i <strong>SummaSummarum</strong>s varekartotek, indsættes pris,<br />

beskrivelse og posteringskonto fra kartoteket, såfremt disse oplysninger ikke importeres<br />

fra importfilen.<br />

Antal i hver varelinje sættes som standard til 1, hvis der ikke er angivet antal i<br />

importfilen.<br />

Bogføring af importerede ordrer<br />

Efter importen kan du bogføre de importerede ordre ved at markere dem i bilagsoversigten<br />

i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue, højreklikke og vælge Bogfør.<br />

62 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />

Enterprise<br />

63


Oversigt over <strong>SummaSummarum</strong> 3-udgaver<br />

Privat, Standard, Professionel & Enterprise<br />

GENERELT Arbejd u/ mus. Taster fra PCPlus. Beskyt med adgangskode. Fritekstsøgning i alle poster.<br />

KASSEKLADDE 3 kolonneopsætninger. Arbejd med flere kladder. Simuler bogføring. Søg og erstat. Infobar m.<br />

balance mm. Afstemningskontooversigt. Standardtekster (auto eller manuelt). Flytbare linjer. Beregn i celler.<br />

KONTOPLAN Afdelings-/projektopdeling. Årsbudget. Flere kontoplaner.<br />

OVERBLIK Overblik over udvalgte konti dag/uge/måned. Søjlediagram. Gennemsnit og prognose.<br />

RAPPORTER Årsregnskab. Resultat og balance. Posteringsjournal. Kassekladder.<br />

IMPORT Hent data fra fx PC-bank, regneark, andet økonomisystem mv. Gem importer. Integration til Danløn.<br />

EKSPORT til revisor mv. Posteringsjournal. Kontokort. Resultat og balance. Kontoplan. Kassekladde.<br />

REDUCERING AF FEJLMULIGHEDER Advarselssystem. Spærring for postering.<br />

SIKKERHEDSKOPIERING Komprimerede til diskette og andre skrivbare drev. Brugerstyret påmindelse.<br />

AFSLUTNING AF REGNSKAB Automatisk afslutning/oprettelse af nyt regnskab. Efterpostering mulig.<br />

DATAMÆNGDER Ingen begrænsninger i datamængderne.<br />

Standard, Professionel & Enterprise<br />

MOMS Momsangivelse og momsspecifikation. Flere momssatser. EU-erhvervelsesmoms. Auto-opdatering.<br />

Professionel & Enterprise<br />

KARTOTEK Gruppestyring af betalingsbetingelser og rabat. Markering af skyldnere. Fritekstsøgning. E-mail.<br />

Datobestemte saldolister. Udskriv kontoudtog, saldoliste, adresseliste, telefonliste, kuverter, girokort mm.<br />

FAKTURA Tilbud, ordrebekræftelser, følgesedler mm. Kontantsalg. Massefakturering. Dækningsgrad. Rabat i kr.<br />

og %. Interne noter. Kvik-udvælgelse. Status. Påmindelser og rykkere. Elektronisk inkasso. Fritekstsøgning.<br />

INDBETALINGS-/GIROKORT Fortrykte eller egne kort. OCR-linje. Beløbs-checkciffer.<br />

RYKKERSTYRING Integreret workflow. Advarsel ved fakturering til skyldnere. Lås dårlige betalere.<br />

OVERBLIK Top 5 over køb, salg, tilgodehavender og gæld. Dagens køb, salg og forfaldne betalinger.<br />

FORMULARDESIGNER Grafisk oprettelse af designs. Anvend bitmap- og vektorgrafik.<br />

VARER Opret varer/ydelser med pris, posteringskonto osv. Prislister.<br />

E-MAIL-MODUL Send ordrebekræftelser, fakturaer, rykkere, nyhedsbreve mm. Gem standard-e-mails.<br />

IMPORT/EKSPORT Kartotekskort/debitorer/kreditorer til Kartotek. Varer.<br />

Enterprise<br />

SAGSSTYRING Sagsregnskab. Postér på sager fra kladde og faktura. Posteringsjournal. Tilknyt dokumenter mv.<br />

AKTIVITETER Kundestyring, time-/sagstyring mm.<br />

VARER Styklister. Flere sprog og valutaer. Prisjustering i % eller fra fil. Ekstra varebeskrivelser.<br />

LAGERSTYRING Registrering af ordrer og bestillinger, køb og salg. Beholdning, restordre, statistik mv.<br />

FAKTURA Fakturering i fremmed valuta og på flere sprog. Automatisk beregning af kursdifferencer.<br />

KARTOTEK Gruppestyring af sprog og valuta. Aldersfordelte debitor- og kreditorlister.<br />

MOMS Listeangivelse, EU-salg.<br />

FORMULARDESIGNER Understøtter 5 sprog. Editor til redigering af feltetiketter og varekolonnetitler.<br />

ETIKETDESIGNER Design og udskriv adresselabels/etiketter.<br />

KALENDER Opret aftaler, noter, huskeliste mm. Få påmindelse før aftaler.<br />

RAPPORTER Lagerværdi. Prisjusteringer. Lagerreguleringer. Debitor-kreditorposteringsjournal.<br />

INTEGRATION Generering af ordrer fra fx e-handelsløsninger og time-/sagstyringssystemer.<br />

MODULER<br />

EFB: Elektronisk fakturering og betaling Lav OIOXML-fakturaer. Betal regninger elektronisk.

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!