Manual - SummaSummarum

web.vismaavendo.dk

Manual - SummaSummarum

Manual

Stone’s

Summa

Summarum

Version 3

Privat

Standard

Professionel

Enterprise

Stone’s Software


Indhold

Programlogo

og illustration:

Frank Lisborg

Forside:

Løw Reklame

Copyright©:

Stone’s Software

Steen Hjelmstrand

Version 3

2. udgave

1. oplag

Marts 2007

Der tages forbehold

for trykfejl, ligesom

der kan være

foretaget ændringer

i softwaren efter

denne manual er

gået i trykken.

I tvivlstilfælde

anbefales det at

konsultere programmets

indbyggede

hjælpefil.

Om regnskab og bogføring ..........................4

Drift og status .........................................................................4

Kontoplan ...............................................................................4

Kontotyper ..............................................................................5

Bogføringsprincipper ............................................................6

Installation .....................................................7

Valg af udgave og registrering ....................7

I gang med SummaSummarum ...................8

Nyt regnskab ..........................................................................8

Layout i hovedvindue .........................................................10

Beløbskolonner i kassekladde ...........................................10

Moms (ikke Privat-udgaven) ..............................................11

Tilpas kontoplan ..................................................................13

Afstemningskonti ................................................................14

Standardtekster ...................................................................14

Bilagsnummer ......................................................................15

Sikring mod posteringsfejl .................................................16

Oprettelse af startsaldi .......................................................16

Postering af startsaldi .........................................................17

Simple posteringer ..............................................................20

Kontrol af kassekladde........................................................20

Udskrivning af kassekladde ...............................................21

Bogfør kassekladde .............................................................22

Posteringsjournal ................................................................22

Kontokort ..............................................................................23

Resultat og balance .............................................................23

Momsangivelse (ikke Privat-udgaven) ............................24

Sikkerhedskopiering ...........................................................24

Afslut regnskab ....................................................................26

Årsregnskab ................................................27

Overblik ........................................................28

Oversigt .................................................................................28

Top 5 (Professionel & Enterprise) ......................................29

Dagens tal (Professionel & Enterprise) ............................29

Moms (ikke Privat-udgaven) ..............................................29

Kartotek .......................................................30

Grupper .................................................................................30

Kartotekskort - debitorer og kreditorer ...........................32

Debitor/kreditor startsaldo ................................................33

Postering direkte på debitor- og kreditorkonti ...............33

Udskriv kontoudtog, saldoliste, adresser mm. ................34

Varer .............................................................35

Varegrupper .........................................................................35

Opret vare .............................................................................36

Rediger varer ........................................................................37

Udskrivning ..........................................................................37

Justering af priser (Enterprise) ..........................................38

Styklister (Enterprise)..........................................................38

Supplerende varebeskrivelser ...........................................40

Lagerstyring ................................................41

Fakturering ..................................................42

Bilagsnummerering ............................................................42

Opret bilag ............................................................................43

Fakturaens vareliste ............................................................44

Bogfør og udskriv faktura ..................................................45

Udskriv giro-/FI-kort, følgeseddel og kuvert ...................45

Registrering af betalt faktura ............................................46

Rykkerstyring .......................................................................46

Formulardesigner .......................................47

Rediger design .....................................................................48

Grafik .....................................................................................49

Sæt standarddesign ............................................................49

Sprog (Enterprise) ...............................................................49

Sagsstyring ..................................................50

Sagsgrupper .........................................................................50

Opret sag...............................................................................50

Bogføring på sag .................................................................51

Tilføj og fjern bogførte posteringer ..................................51

Sagsrapporter/-regnskab ...................................................51

Aktivitetsmodul ..........................................52

Aktivitetstyper .....................................................................52

Opret aktivitet ......................................................................52

Overfør aktivitet til ordre/faktura .....................................54

Kalender .......................................................54

Etiketter/adresselabels ...............................56

Valuta ...........................................................57

Søgning ........................................................58

Søg og erstat ........................................................................58

Budget ..........................................................59

Eksport af data ............................................59

Import af data ..............................................60

Generelt om import ............................................................60

Specielt om de enkelte importtyper ................................62

Import af ordrer/fakturaer (Enterprise) ...........................63

Denne manual er udformet som et lille

kursusforløb.

Du føres igennem de vigtigste rutiner:

Oprettelse af regnskab, tilretning af

kontoplan, indtastning i kassekladde,

bogføring, oprettelse af debitorer og

kreditorer, fakturering, udskrivning,

sikkerhedskopiering mv.

Bemærk, at manualen dækker alle udgaver

af SummaSummarum, dvs. nogle

af de viste og beskrevne faciliteter findes

måske ikke i din udgave.

Hjælp i det daglige

Hjælp i hovedvinduet

SummaSummarum flere typer

indbygget hjælp.

I SummaSummarums hovedvindue

kan du se genvejstaster

til de mest anvendte handlinger

i Statuslinjen i bunden. Tast F1 for

mere omfattende hjælp.

Hjælp i alle dialogbokse

I alle dialogbokse er der kontekst-sensitiv

hjælp. Du kan klikke

på spørgsmålstegnet i dialogboksens

titellinje og så på det felt, du

vil have forklaret. Eller du kan sætte

markøren i feltet og taste F1.

Hjælpemenu

Under menupunktet Hjælp, Indhold og indeks finder du hjælpefilens indholdsfortegnelse

og søgefunktion. Hjælpefilen giver mulighed for at gå i dybden med

programmets forskellige faciliteter.

Menupunktet Hjælp, Tastaturoversigt giver en oversigt over genvejstaster.

Eksempel-regnskaber

Kig også på Eksempel-regnskaberne, der følger med SummaSummarum.

Har du spørgsmål, som ikke besvares i denne manual eller i programmets hjælpefil,

så kig på Tips & FAQ-siden på www.stoneware.dk.


Om regnskab og bogføring

I dette afsnit gennemgås de

vigtigste regnskabsmæssige

begreber, der bruges i Stone’s

SummaSummarum.

Drift og status

Et årsregnskab er opdelt i en

driftsdel og en statusdel.

Driftsregnskabet viser årets indtægter

og udgifter. Lagt sammen

giver de årets resultat.

Statusregnskabet viser en oversigt

over virksomhedens aktiver

(formue) og passiver (gæld) sammenlagt

for de år, virksomheden

har eksisteret.

Kontoplan

Alle bevægelser i regnskabet

skal posteres på en konto. Kontoen

skal have et navn, der beskriver,

hvad kontoen bruges til.

Kontoplanen er en liste med alle

de konti, der anvendes i regnskabet. Du kan selv fjerne og tilføje konti, alt efter dit

behov.

Det er en god ide at nummerere dine konti i intervaller, der svarer til opdelingen

af et årsregnskab:

DRIFT / RESULTAT

Indtægter Driftskonti til indtægter (varesalg mv.).

Nummereres fx 1-1999

Udgifter Driftskonti til udgifter (varekøb, kontorartikler mv.).

Nummereres fx 2000-19999

STATUS / BALANCE

Aktiver Statuskonti til aktiver/værdier (penge i bank, kasse mv.).

Nummereres fx 50000-59999

Passiver Statuskonti til passiver/gæld (moms, ubetalte regninger

mv.) samt egenkapital.

Nummereres fx 60000-69999

Eksempel på dobbelt bogholderi: Betaling posteres på driftskonto 7000 Kontorartikler og modposteres på konto

58000 Kasse, hvor pengene tages fra.

Kontotyper

I SummaSummarums kontoplan findes der 4 kontotyper: Drift, Status, Sum og

Tekst. Kun de to førstnævnte er konti i regnskabsmæssig forstand.

Drift

Driftskonti bruges til postering af dine indtægter, og dine løbende driftsomkostninger.

Driftskonti nulstilles ved regnskabsårets start. Ved årets slutning viser de dine

indtægter og udgifter i regnskabsåret og dermed tilsammen årets resultat.

Status

Statuskonti viser firmaets status - den aktuelle beholdning. Når du sælger noget

ryger der penge ind på din bankkonto: Beholdningen øges. Når du køber noget,

mindskes beholdningen.

Desuden skal større investeringer, fx driftsmidler o.l., som ikke kan afskrives straks,

posteres på en statuskonto.

Statuskonti overføres fra år til år. Hvis du havde overskud året før, og der står 50.000

på din bankkonto, så står de der stadig, når det nye regnskabsår starter.

4 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

5


Sum

Sumkonti er ikke konti i regnskabsmæssig forstand. Du kan ikke postere på en

sumkonto. Sumkonti bruges til at lægge saldo sammen på drifts- og statuskonti.

Fx kan du lægge alle dine indtægtskonti sammen og dermed se, hvad dine samlede

indtægter er. Hvis du lægger alle udgiftskonti til også, får du det samlede resultat.

Tekst

Tekstkontoen er heller ikke en konto. Den bruges til at lave overskrifter i kontoplanen,

så planen bliver mere overskuelig. Tekstkontoens kontonummer bruges kun til

at bestemme tekstlinjens placering i kontoplanen.

Bogføringsprincipper

Stone’s SummaSummarum benytter sig af principperne for dobbelt bogholderi.

Princippet er, at hver gang et beløb trækkes fra på en konto, skal det lægges til på

en anden konto. Lægges alle konti sammen, skal resultatet (balancen) være 0.

Formålet er, at reducere risikoen for fejl.

Eksempel

Du har købt kuverter for kr. 50,00.

Beløbet posteres på konto „7000 Kontorartikler“ (se illustrationen side 5).

Statuskonto

Men før du bogfører, skal du „modpostere“ de kr. 50,00 på en anden konto.

I dette tilfælde har du taget de 50 kroner fra din kasse. Du modposterer altså beløbet

på konto „58200 Kasse“.

Moms

Hvis du er momspligtig, har du desuden angivet, at der skal betales moms af de

beløb, der posteres på konto 7000.

Når du posterer 50,00 på konto 7000, vil SummaSummarum debitere kr. 40,00 på

konto 7000 og kr. 10,00 på din konto for købsmoms, når posteringen bogføres.

Positiv saldo ved køb, negativ ved salg

Hvis du tjekker saldoen på konto 7000, vil den være kr. 40,00, altså positiv, selv om

der er tale om et køb.

Omvendt vil saldi på dine indtægtskonti i driftregnskabet være negativ. Det kan

virke ulogisk, men sådan skal det være.

Afstemning med kontoudtog

Fordelen ved det dobbelte bogholderi er, at du kan sikre dig mod fejltastninger

mv. Hver gang du foretager en postering, kan du afstemme saldoen med kontoudtog

fra din bank og giro og beholdningen i din pengekasse.

Før du bogfører en kassekladde, bør du altid tjekke, at regnskabets saldi på dine

afstemningskonti stemmer med virkeligheden.

Installation

På installationsmediet ligger filen “readme.txt”. Den bør du læse, før du går videre.

Der kan bl.a. være sidsteøjebliksinformation om installationen, som ikke er nået med

i dette hæfte.

Start af installationsprogrammet

Før du installerer SummaSummarum, bør du lukke alle andre programmer. Det

gælder også småprogrammer, der startes op sammen med Windows, og som måske

kun er repræsenteret med et ikon i Proceslinjens ikonbakke.

Start installationsprogrammet ved at følge instruktionerne på installationsmediet.

Følg herefter installationsprogrammets instruktioner på skærmen.

Ny programmappe

Installationsprogrammet opretter en programmappe ved navn “Stone’s SummaSummarum”,

som du kan finde i Windows Start-menu. I mappen findes ikonet

„Stone’s SummaSummarum 3“, som starter SummaSummarum, og „Stone’s SummaSummarum

3 Hjælp“, som åbner hjælpefilen.

Valg af udgave og registrering

Første gang du åbner SummaSummarum,

vises dialogboksen

fig. 1.

Vises den ikke nu, får du

den frem i menuen Hjælp,

Registrering....

Programudgave

I dialogboksen „Programudgave“

skal du vælge den

udgave, du har licens til.

Registrering

I felterne „Registreringsnavn“

og „Registreringsnummer“

angiver du dine

registreringsoplysninger,

som du har modtaget på et

registreringsbevis, på faktu- Fig. 1. Dialogen til valg af udgave og registrering.

raen eller pr. e-mail. Afslut

ved at vælge „Registrér“.

Er der problemer, så kontrollér, at du har valgt den rigtige programudgave, og at

registreringsoplysningerne er skrevet præcis, som du har modtaget dem.

6 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

7


Fig. 2. „Vælg regnskab“-dialogen vises første gang, du

åbner SummaSummarum.

Fig.3. I „Nyt regnskab“-dialogen oprettes et nyt

regnskab.

I gang med SummaSummarum

I det følgende kapitel opretter du et øvelsesregnskab og SummaSummarums

grundlæggende funktioner gennemgås.

Første gang du åbner Stone’s SummaSummarum, vises dialogboksen „Vælg regnskab“

(fig. 2). Fra dialogboksen kan du oprette et nyt regnskab, åbne et eksisterende,

indlæse en sikkerhedskopi eller åbne det sidst anvendte regnskab.

Hvis du kun arbejder med ét regnskab, er der ingen grund til, at denne dialogboks

vises mere. Fjern markeringen i „Vis denne dialog ved programstart“, så vil Summa-

Summarum fremover starte med det regnskab, der sidst var åbent.

Nyt regnskab

Du skal nu oprette et nyt regnskab. Klik på knappen „Opret nyt regnskab“. Dialogboksen

„Nyt regnskab“ (fig. 3) vises.

Navn

Hvis du navngiver regnskabet på formen [navn + årstal] som fx „Mit regnskab

2007“, vil SummaSummarum automatisk øge årstallet, når du afslutter regnskabet

og opretter et nyt for det kommende regnskabsår.

Regnskabsperiode

Du skal angive en startdato og en slutdato for regnskabet.

Normalt svarer regnskabsåret til kalenderåret, altså fra d. 1.1. til d. 31.12. Der kan ikke

posteres udenfor regnskabsperioden. Du kan godt senere ændre start- og slutdato,

så længe allerede bogførte poster ligger indenfor regnskabsperioden.

Kontoplan

Dit nye regnskab skal have en kontoplan. Der følger en standardkontoplan med

SummaSummarum, som du kan redigere, oprette og slette konti i, så den svarer til

dine behov.

Når du senere opretter nye regnskaber, kan du kopiere kontoplan og andre data

fra dine gamle regnskaber ved at vælge „Kopier fra regnskab“. Du skal vælge et

regnskab og afkrydse, hvilke data du ønsker kopieret.

Du har også mulighed for at importere en kontoplan fx fra et andet regnskabsprogram.

Se detaljer i hjælpefilen, hvis du ønsker at benytte dig af denne mulighed.

Til dette øvelsesregnskab skal du bruge standardkontoplanen, altså sætter du

kryds i „Standard“ og vælger „OK“. SummaSummarums hovedvindue vises med

kassekladden klar til indtastning (fig. 4).

Før du begynder at postere, skal du have tilpasset regnskabets standardopsætning

til dine behov.

Hvis du ikke allerede har valgt programudgave, skal du gøre det nu ved at vælge

menuen Hjælp og klikke på Registrering.... Følg vejledningen s. 7.

Firmaoplysninger (Professionel & Enterprise)

Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og udfyld felterne på fanebladet „Firmaoplysninger“

til brug ved udskrift af fakturaer og kuverter mm.

8 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

9

Fig. 4.

Summa-

Summarumshovedvindue

med

kassekladde

og

oversigt

over

afstemningskonti.


Fig. 5.

På fanebladet „Generelt“

under „Indstillinger“ kan du

bestemme hovedvinduets

layout.

På fanebladet „Kassekladde“

kan du bestemme

kassekladdens layout. Du

kan også indstille, hvordan

kassekladden skal fungere.

Layout i hovedvindue

Vælg Funktioner, Indstillinger.... På fanebladet „Generelt“ (fig. 5) kan du vælge

layout i SummaSummarums hovedvindue. Hvis du foretrækker et layout med faneblade

fremfor det lodrette knappanel, så klik i „Faneblade“.

Beløbskolonner i kassekladde

Vælg Funktioner, Indstillinger.... På fanebladet „Kassekladde“ i boksen „Beløbskolonner“

kan du vælge mellem tre kolonneopsætninger i kassekladden.

Én beløbskolonne. Udgangspunkt i afstemningskonto

I denne opsætning angives beløb i én kolonne med fortegn i forhold til afstemningskontoen.

Opsætningen er velegnet til bogføring, der tager udgangspunkt i

kontoudtog fra bank og giro, og hvis du ikke er ekspert i bogføring og debet og

kredit. Fortegn i kassekladden skal bare være de samme som på kontoudtoget, altså

plus foran indtægter og minus foran udgifter.

Denne opsætning bruges i hæftet her.

Én beløbskolonne. Udgangspunkt i drift-/statuskonto

Beløb angives i én kolonne med plus og minus i forhold til drift-/statuskontoen.

Denne opsætning er velegnet, hvis du er vant til traditionel bogføring, hvor man

tager udgangspunkt i drift- og statuskonto.

Fig. 6.

På fanebladet „Moms“ i

Egenskaber for regnskab,

kan du bl. a. angive, hvilke

momssatser der skal gælde

i regnskabet, og hvilke konti

momsen skal posteres på, så

du kan afregne til Told- og

Skat.

Du kan også oprette

afgiftskonti til postering af

fradragsberettigede afgifter

som fx elafgift, vandafgift

osv.

Debet- og kreditkolonne. Udgangspunkt i drift-/statuskonto

I denne opsætning angives beløb uden fortegn i henholdsvis en debet- og en

kreditkolonne. Det forudsætter, at du har styr på debet og kredit.

Til gengæld giver det bedre overblik og kan dermed mindske risikoen for fejl, hvis

man altså ved, hvilke beløb der skal stå i henholdsvis debet og kredit.

Moms (ikke Privat-udgaven)

Før du går i gang med tilpasning af kontoplanen, skal momsindstillingerne sættes.

To ting skal være i orden, hvis der skal beregnes moms i regnskabet:

1) Der skal være oprettet konti til postering af salgs- og købsmoms.

2) Der skal være oprettet en momssats, så SummaSummarum ved hvor meget

moms, der skal beregnes.

Til momssatsen skal endvidere knyttes to momskoder, som benyttes i kassekladden

og kontoplanen til at angive, hvilken moms der i givet fald skal beregnes.

Endelig skal der angives en momsafregningskonto aht. opdateringsfunktionen (s. 29).

Hvis der ikke skal afregnes moms i dit regnskab, skal momsen slås fra.

Ændring af momsindstillinger

Vælg Filer, Egenskaber for regnskab. Gå til fanebladet „Moms“ (fig. 6).

Når du opretter et regnskab med standardindstillinger, oprettes en standardmomssats

med momskoder og tilknyttede momskonti.

10 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

11


Fig. 7. Kontoplanen i SummaSummarums hovedvindue.

Du kan ændre satser, momskoder og momskonti ved at markere momsen i tabellen

„Moms“ og vælge „Egenskaber“. Klik på knappen „Tilføj“ for at tilføje en ny

momssats.

Du kan slå momsafregning fra ved at vælge „Ingen“ i valgboksen „Afregning“.

Tilføj og fjern afgiftskonti

Ud over moms kan fradragsberettigede afgifter indgå i din momsangivelse.

Klik på knappen „Tilføj...“ ud for listen „Afgiftskonti“ for at tilføje en konto fra kontoplanen.

Saldo på disse konti vil indgå i rapporten Momsangivelse (se s. 24).

Fjern en konto fra listen ved at markere kontoen og klikke på knappen „Fjern“.

Normalt vil det ikke være nødvendigt at foretage ændringer i momsindstillingerne.

Vælg „Annuller“ for at bevare de eksisterende indstillinger.

Tilpas kontoplan

Næste skridt er tilpasning af

regnskabets kontoplan. Du kan

læse om kontoplanens formål

og opbygning i afsnittet „Om

regnskab og bogføring“.

Vælg „Kontoplan“ i Summa-

Summarums hovedvindue (fig.

7).

Opret ny konto

Vælg Filer, Ny, Ny konto...

(fig. 8).

Vi siger, du holder foredrag,

så du skal oprette en konto af

typen „Drift“, som skal anvendes

til „Indtægter“.

Angiv kontonummer „1300“ og

kontonavn „Foredrag“.

Da du skal betale moms af

indtægterne, skal kontoen have Fig. 8. Oprettelse af konto i kontoplanen.

koden for salgsmoms. Er du i tvivl

om, hvad koden for salgsmoms er, så se forrige afsnit.

Når du angiver en momskode på en konto, betyder det, at hver gang et beløb

posteres på den konto i kassekladden, sættes den valgte momskode automatisk, så

momsandelen fratrækkes det posterede beløb og i stedet posteres på den tilhørende

momskonto.

I kassekladden vil du kunne ændre momskoden, men du bør normalt ikke gøre

det. Du skal holde momspligtige og ikke-momspligtige ydelser og varer adskilt på

konti hver for sig.

Vælg „OK“ når du har udfyldt felterne Type, Kontonr., Kontonavn og Moms.

Rediger konto

Højreklik på konto „58100 Giro“ i kontoplanen og vælg Egenskaber.

Du har ingen girokonto, men to bankkonti. Ret feltet „Kontonavn“ til „Højrentekonto“.

Slet konto

Da du ikke har noget momsfrit salg til udlandet, behøver du ikke konto „1800

Momsfrit salg til udlandet“. Markér kontoen, tryk på Delete-tasten og svar „OK“ .

Indsæt og slet tomme linjer

For at få bedre overblik kan du indsætte tomme linjer i kontoplanen.

Vælg Indsæt linje i menuen Rediger. Slet tomme linjer med Delete-tasten.

12 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

13


Afstemningskonti

Afstemningskonti er udvalgte konti fra kontoplanen. De konti, der defineres som

afstemningskonti, vises i oversigten under kassekladden (fig. 4), og de kan vælges i

kassekladdens „Afstemningskonto“-kolonne.

I SummaSummarum kan du vælge enhver konto i kontoplanen som afstemningskonto

(undtagen konti, der anvendes til momsafregning), men som navnet siger,

er tanken, at du bruger funktionen til de konti, der bruges til afstemning med „den

virkelige verden“ - altså typisk bank, giro og kasse.

Afstemning

Hver gang der foretages en indbetaling eller en udbetaling, vil det normalt udløse

en postering på en af disse konti.

Hvis du køber nogle frimærker, posterer du udgiften på kontoen „7200 Porto“

og modposterer på kasse eller bank alt efter, om du har betalt kontant eller med

kreditkort.

Når en faktura betales pr. giro, udløser det fx en postering på kontoen „Debitorer,

ubetalte fakturaer“ og en modpostering på din girokonto.

Før du bogfører kassekladden, skal du afstemme. Dvs. du skal tjekke, at de slutsaldi,

SummaSummarum angiver for giro, bank og kasse i afstemningskontioversigten

under kassekladden, stemmer med dine kontoudtog og den faktiske beholdning i

kassen. Hvis der er uoverensstemmelser, må du gå kladden igennem og finde fejlen.

Måske har du tastet et beløb forkert eller glemt en post. (Se også s. 20).

Tilføj og fjern afstemningskonto

Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet „Faste konti“.

Klik på knappen „Tilføj...“ ud for listen „Afstemningskonti“ for at tilføje en konto

fra kontoplanen.

Hvis du vil fjerne en konto fra listen, skal du markere kontoen og klikke på knappen

„Fjern“.

Standardtekster

Du kan gemme tekster, som du ofte bruger til dine posteringer. Vælg Filer, Egenskaber

for regnskab og gå til fanebladet „Standardtekster“ (fig. 9).

Vedligeholdelse af standardtekster

I valgboksen “Oprettelse og vedligeholdelse” kan du vælge, hvorledes standardtekster

skal håndteres i dit regnskab.

Vælg „Automatisk“, hvis du ønsker automatisk vedligeholdelse. Hver gang du

skriver en tekst i kassekladdens tekstfelt, tilføjes den øverst på listen. Er listen fyldt,

fjernes den tekst, det er længst siden, du har anvendt.

Vælg „Manuelt af bruger“, hvis du selv vil oprette de standardtekster, du ønsker at

anvende. Skriv derefter de ønskede tekster ind i listen.

Vælg „Anvend ikke standardtekster“ hvis der ikke skal anvendes standardtekster

i regnskabet.

Fig. 9.

På fanebladet

„Standardtekster“ under

Egenskaber for regnskab,

kan du styre brug af

standardtekster til hurtig

indsættelse i kassekladden.

Du kan også angive et

kontonummer, der skal

indsættes sammen med

teksten.

Til eksemplet her vælger du „Manuelt af bruger“ og skriver „Overførsel“ som tekst

1, „Kuverter“ som tekst 2 og „Frimærker“ som tekst 3.

Du kan endvidere angive et kontonummer, der skal indsættes sammen med teksten.

Angiv „7000“ (Kontorartikler) ud for „Kuverter“ og „7200“ (Porto) ud for „Frimærker“.

Du kan angive hvor mange standardtekster, der skal kunne oprettes, i feltet „Antal

standardtekster“.

Brug af standardtekster

Standardteksterne kan indsættes i kassekladden på flere måder. Du kan taste

tekstens nummer på listen. Du kan også vælge, at listen af tekster skal vise sig automatisk,

når du begynder at skrive i kassekladdens tekstkolonne.

Vælg Funktioner, Indstillinger og gå til fanebladet „Kassekladde“. Sæt kryds i

tjekboksen „Vis standardtekster automatisk“.

Fjern krydset, hvis du kun ønsker listen vist, når du taster F9 eller klikker på knappen

i kassekladdens tekstkolonne.

Bilagsnummer

Hvis dit regnskab ikke er nystartet, kan du angive, hvilket bilagsnummer du er nået

til. Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet „Postering“ (fig. 10).

I vores eksempel starter regnskabet ved regnskabsårets begyndelse, så værdien i

feltet „Sidste bilagsnummer“ skal bare være „0“.

14 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

15


Fig. 10.

På fanebladet „Postering“

under Egenskaber for

regnskab, kan du mindske

risikoen for at lave

fejlposteringer.

Du kan spærre for

posteringer før en bestemt

dato, og du kan få

SummaSummarum til at

advare dig, hvis du posterer

udgifter på en konto, der

normalt anvendes til

indtægter, og omvendt.

Sikring mod posteringsfejl

Du kan reducere risikoen for at lave posteringsfejl og få en advarsel, hvis du posterer

en udgift på en indtægstkonto eller omvendt.

Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet „Postering“ (fig. 10). I

boksen „Posteringsadvarsel“ sættes kryds i „Giv advarsel ved...osv.“.

Du skal desuden angive på hver enkelt konto i kontoplanen, om den anvendes til

indtægter eller udgifter (se s.13).

Spær for posteringer

Du kan angive en dato i feltet „Spær for posteringer før“, for at forhindre bogføring

af posteringer dateret før en given dato. Låsen kan fx bruges, efter du har afleveret

momsangivelse til Told & Skat, så du ikke ved en fejl kommer til at postere i den

periode, du har afregnet for.

Oprettelse af startsaldi

Du er nu klar til at gå i gang med at postere i dit regnskab. Med mindre firmaet eller

foreningen lige er startet, så er der formentlig allerede nogen penge på bankkonti

osv. Før du går i gang med de løbende posteringer, skal du have ført den aktuelle

status ind i dit nye regnskab.

Overførsel fra regnskab med dobbelt bogholderi

Hvis du åbner det nye regnskab på basis af et eksisterende regnskab med dobbelt

bogholderi, kan alle konti overføres direkte. Har du udeståender med debitorer og

kreditorer, som du ønsker håndteret i SummaSummarums debitor- og kreditorbogholderi,

skal disse dog registreres på særlig vis (se s. 33).

Hvis overførslen sker ved regnskabsårets afslutning, skal alle driftskonti nulstilles,

og driftsresultatet overføres til en statuskonto, der fx hedder „Årets resultat“. Slutsaldo

på statuskonti i det gamle regnskab overføres som startsaldo på de samme

konti i det nye regnskab.

Overførsel fra regnskab uden dobbelt bogholderi

Hvis du fx har ført regnskab i et regneark, behøver det ikke give større problemer;

i hvert fald ikke hvis den faktiske beholdning på bank- og girokonto og i kassen,

svarer til de indtægter og udgifter, du har haft i følge dit regneark. Så kan du overføre

status som beskrevet i forrige afsnit. Er der derimod uoverensstemmelser, må du i

gang med detektivarbejdet og evt. få hjælp af en revisor.

Generelt om oprettelse af startsaldo

Ligesom ved løbende posteringer, skal startsaldi også modposteres, før du kan

bogføre en kladde. Hvis der er kr. 1000 i din kasse, (startsaldo = kr. 1.000) kommer

pengene et sted fra. Fx

1) Du har solgt for kr. 1.000.

2) Du har overført kr. 1.000 fra et tidligere år.

3) Du har indskudt kr. 1.000 af dine private penge.

I alle tilfælde er der - eller skal der oprettes - en passende modkonto:

Ad. 1) En driftskonto til den vare/ydelse, du har solgt, fx „Varesalg“.

Ad. 2) En statuskonto der fx hedder „Overført fra tidligere år“.

Ad. 3) En statuskonto der fx hedder „Indskudt kontant i virksomheden“.

Datering af startsaldo

Startsaldi dateres på regnskabsperiodens første dato. Hvis det er muligt, bør du

undlade at foretage andre posteringer den dag. Det gør det nemmere at adskille

disse posteringer fra de løbende posteringer.

I det følgende afsnit vises et eksempel på oprettelse af startsaldi.

Postering af startsaldi

Bemærk! I det følgende antages, at du har valgt den kolonneopsætning i kassekladden,

der tager udgangspunkt i afstemningskontoen (se side 10).

Startsaldo på bankkonto

Vi starter med at angive startsaldo på din bank.

Vælg vinduet „Kassekladde“ i SummaSummarums hovedvindue. Marker cellen i

kolonnen „Dato“, hvis den ikke allerede er markeret.

16 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

17


Fig. 11. Kassekladde med oprettelse af startsaldi og indtastning af de første køb.

De første 5 linjer er eksempler på etbenede posteringer - altså hvor der posteres på én konto per linje.

I de sidste poster er konto og modkonto angivet i samme linje.

Tast F9 for at vise kalenderen. Tast PageUp indtil du når til januar. Tast Home for at

gå til den 1. Tast Enter for at indsætte datoen i datofeltet.

Tast Enter for at rykke til kolonnen „Bilag“. Tast Delete for at slette indholdet.

Tast Enter for at gå til kolonnen „Tekst“. Skriv „Overført fra sidste år“.

Tast Enter for at gå til kolonnen „Afstemningskonto“. Tast F9 for at få listen med

afstemningskonti frem. Tast Pil ned til „Bank“ er markeret. Tast Enter for at indsætte

„Bank“ i cellen.

Tast Enter for at gå til kolonnen „Beløb“. Skriv „1021,25“, som vi siger, er saldoen

på din bankkonto.

Tast Enter for at gå til kolonnen „Kontonr.“. Beholdningen på din bankkonto er en

del af sidste års resultat. Sidste års resultat posterer vi på en selvstændig linje om

lidt, derfor taster du bare Enter, indtil du står i en ny linje.

Din linje 1 skal nu se ud som linje 1 i fig. 11.

Startsaldo på højrentekonto

Nu skal startsaldoen på din højrentekonto angives.

Datoen fra linjen ovenover skulle gerne være indsat automatisk, så du taster Enter

for at rykke til „Bilag“. Tast Delete for at slette bilagsnummeret.

Tast Enter for at gå til „Tekst“. Tast F6 for at gentage teksten fra linjen ovenover.

Fig. 12. Funktionen „Simuleret bogføring“ viser, hvordan kladdens linjer vil blive posteret. Posterne i denne

rapport svarer til linjerne i kassekladden på fig. 11. Bemærk, at linje 6 i kassekladden resulterer i hele 3

posteringer på hhv. konto 7000 Kontorartikler, 58200 Kasse og 66200 Købsmoms.

Tast Enter for at rykke til „Afstemningskonto“. Tast F9 for at få listen med afstemningskonti

frem. Tast Pil ned til „Højrentekonto“ er markeret. Tast Enter for at indsættekontoen

i cellen.

Tast Enter for at gå til „Beløb“. Skriv „2400“, som vi siger, er saldoen på højrentekontoen.

Tast Enter for at gå til „Kontonr.“. Beholdningen på din højrentekonto er en del af

sidste års resultat. Sidste års resultat posterer vi på en selvstændig linje om lidt, så

tast Enter indtil du står i en ny linje.

Linje 2 skal nu se ud som linje 2 i fig. 11.

Sidste års resultat

Så skal sidste års resultat posteres. Slet bilagsnummer og gentag tekst fra linjen

ovenover som før. Slet teksten i cellen „Afstemningskonto“.

I kolonnen „Beløb“ angiver du „3421,25“, som var sidste års resultat.

I kolonnen „Kontonr.“ taster du F9 for at få en kontooversigt og vælger konto „60900

Overført fra tidligere år“. Linje 3 skal nu se ud som linje 3 i fig. 11.

18 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

19


Simple posteringer

Vi skal senere se på køb og salg via faktureringsmodulet, men her skal du lave nogle

simple posteringer, der ikke involverer debitorer og kreditorer.

Overførsel mellem to konti

Først et eksempel på, hvordan du overfører et beløb mellem to konti. Vi siger,

at du har hævet kr. 1000,00 på din højrentekonto, fordi du gerne vil have lidt flere

kontanter i kassen.

Tast Ctrl+L for at tilføje en ny linje til kassekladden. Kontrollér, at du står i kolonnen „Dato“

i den nye linje. Tast + på det numeriske tastatur to gange, så datoen bliver d. 3.1.

Tast Enter for at rykke til „Bilag“ og slet bilagsnummeret.

Tast Enter for at rykke til „Tekst“. Tast F9 for at se listen med standardtekster. Tast

Pil ned til „Overførsel“ er markeret, og tast Enter for at indsætte teksten. Tast F2 for

at sætte cellen i redigeringstilstand og tilføj „ til kasse“.

Tast Enter for at rykke til „Afstemningskonto“. Tast „B“ for at indsætte „Bank“

Tast Enter for at gå til „Beløb“. Skriv „-1000“ og tast Ctrl+L for en ny linje.

Fjern bilagsnummeret, indsæt „Overførsel“ fra standardteksterne og tilføj „ fra

bank“. Tast „K“ i kolonnen „Afstemningskonto“ for at indsætte „Kasse“ og tast Shift+F6

i kolonnen „Beløb“ for at indsætte beløbet fra linjen ovenover med modsat fortegn.

Linje 4 og 5 skal nu se ud som på fig. 11.

Køb

Du har købt kuverter og frimærker på posthuset kontant d. 12.1. Købet skal registreres

på to linjer, da kuverter og frimærker skal posteres på hver sin konto.

Tilføj en ny linje og tast „120107“ for at indsætte datoen 12.1.2003. Bilagsnummeret

sættes til „1“. Tast F9 i Tekst-kolonnen og vælg „Kuverter“.

Du har betalt kontant med penge fra kassen, så du skriver „-65“ i kolonnen „Beløb“.

Kontonummer „7000“ og momskoden „K25“ blev indsat automatisk sammen med

standardteksten „Kuverter“.

I den efterfølgende linje posterer du køb af frimærker for kr. 40 på konto 7200.

Husk at rette bilagsnummeret til „1“. SummaSummarum tæller som standard automatisk

bilagsnummeret op, hvis kladden balancerer, men i dette tilfælde henviser

de to posteringslinjer til samme bilag.

Din kassekladde skal nu se ud som på fig. 11.

Kontrol af kassekladde

Så længe dine posteringer står i kladden, er de ikke blevet skrevet ind i regnskabet.

Hvis du kigger på de forskellige konti og rapporter, vil alle saldi være 0. Posteringerne

skal bogføres, men først skal du være sikker på, at de er korrekte.

Tjek kassekladde

SummaSummarum har indbygget en funktion til at tjekke for formelle fejl i kassekladden.

Funktionen tjekker, at alle poster har en gyldig dato og et bilagsnummer

eller en tekst, en gyldig konto, et gyldigt beløb, og at alle posteringer lagt sammen

giver 0 jf. de tidligere beskrevne principper for dobbelt bogholderi.

Vælg Funktioner, Tjek kassekladde. Hvis din kladde ser ud som på fig. 11, skulle

du gerne få den besked, at SummaSummarum ikke fandt nogen fejl.

Du kan prøve at fremprovokere en fejl ved fx at ændre beløbet eller fjerne posteringsteksten

i linje 1. Du kan ikke bogføre en kassekladde, hvis der er fundet fejl i.

Tjek afstemningskonti

Når kassekladden er fri for formelle fejl, skal du tjekke, at saldo på dine afstemningskonti

passer. Du kan nemlig sagtens lave fejl, som SummaSummarums kladdetjek

ikke opdager. Hvis du fx kommer til at skrive „-400,00“ i stedet for „-40,00“ i linje 7,

vil kladden stadig være formelt korrekt.

Under kassekladden er der en oversigt over dine afstemningskonti (fig. 11).

Her kan du se, hvad slutsaldo på de forskellige konti vil være, når kassekladden

bliver bogført. Du skal altså tjekke med saldoen på kontoudtog fra din bank , og du

skal tjekke med beholdningen i kassen.

Simuler bogføring

Du har mulighed for at simulere en bogføring af kladden.

Vælg Funktioner, Simuler bogføring (fig. 12).

I oversigten „Posteringer“ kan du se, hvilke poster bogføring af kladden vil medføre.

I oversigten „Kontobevægelser“ kan du se, hvilke ændringer bogføring vil betyde

på de konti, der bogføres på.

Udskrivning af kassekladde

Inden du bogfører kassekladden, ønsker du sikkert en udskrift til at arkivere i din

bilagsmappe sammen med de tilhørende bilag.

Vælg Filer, Udskriv (fig. 13).

Skrifttype og -størrelse ved udskrivning

Til udskrivning af rapporter i SummaSummarum kan du vælge mellem alle installerede

skrifttyper på PC’en og på printeren med ens bogstavbredde.

I boksen „Skrifttype“ klikkes på „Vælg...“ for at vælge en skrifttype.

Du skal være opmærksom på, at den valgte skrifttype, typografi og størrelse har

betydning for, hvor meget udskriften fylder på papiret. Hvis udskriften ikke kan være

på papiret, må du bruge en mindre skriftstørrelse, ændre kolonnebredderne eller

udskrive med papiret liggende.

Kolonnebredder

I boksen „Kolonnebredder“ kan du angive hvor mange tegn, der skal være i hver

kolonne.

Printer og papirretning

Vælg Indstil printer...for at skifte papirstørrelse, -kilde og -retning.

20 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

21


Bogfør kassekladde

Når du er klar til at bogføre kassekladden, vælger du Funktioner, Bogfør kassekladde.

SummaSummarum spørger, om du ønsker at bogføre, og når du svarer ja,

tømmes kassekladden, og dens indhold posteres på de angivne konti.

Når posteringerne er bogført, kan de ikke ændres. Det er meningen, for det gør

risikoen for fejl - og muligheden for at fuske - mindre. Hvis du er kommet til lave fejl, i

det du har bogført, skal du rette det ved at foretage omposteringer eller supplerende

posteringer, alt efter hvad fejlen er.

Posteringsjournal

Du kan få en oversigt over samtlige bogførte poster i regnskabet.

Vælg Rapporter, Posteringsjournal.

Fig. 13.

Ved

udskrift af

kassekladde

og andre

rapporter,

kan du vælge

kolonnebredder,

skrifttype,

papirretning

mm.

Periode

Som standard vises poster for den aktuelle måned. Hvis der ikke er nogen posteringer

i den pågældende periode, findes den sidste måned, der indeholder posteringer.

I vores eksempel er det januar.

Du kan bevæge dig en måned frem eller tilbage eller få vist hele årets poster via

kommandoerne i menuen Vis. Du kan også angive en specifik periode ved at vælge

start- og slutdato i datofelterne i værktøjslinjen.

Sortering af poster

Du kan få sorteret posterne ved at klikke på kolonnehovedet. Det kan være hensigtsmæssigt,

hvis du fx leder efter et bestemt beløb, bilag eller en postering en bestemt

dato. Du kan åbne kontokortet ved at markere en post og taste Enter.

Kontokort

Kontokortet viser alle poster på en konto.

Gå til vinduet „Kontoplan“ i SummaSummarums hovedvindue. Marker konto „58200

Kasse“ og vælg Rapporter, Kontokort.

Som i posteringsjournalen vises den aktuelle måneds poster som standard. I vores

eksempel er det januar (fig. 14). Valg af periode og sortering af poster foregår ligeledes

på samme måde som i posteringsjournalen.

I kontokortets statuslinje kan du se antallet af poster for den valgte periode og

periodens samlede debet- og kreditbevægelser.

Resultat og balance

Rapporten „Resultat og balance“ viser resultat og balance for en bestemt periode.

Vælg Rapporter, Resultat og balance.

Rapporten dannes på baggrund af din kontoplan og giver dig overblik over dine

udgifter og indtægter, driftresultat samt aktiver og passiver.

Rapportlayout

Før du udskriver rapporten, har du mulighed for indsætte tomme linjer og manuelt

sideskift. Sæt markøren på det ønskede sted i rapporten og vælg Rediger, Indsæt tom

linje for at indsætte en linje eller vælg Manuelt sideskift for at indsætte et sideskift.

Ønsker du permanent sideskift fx mellem drift- og statusdelen, indsættes dette i

kontoplanen i SummaSummarums hovedvindue. Markér den linje i kontoplanen,

hvor du ønsker sideskiftet, og vælg Rediger, Indsæt permanent sideskift.

Fig. 14. Kontokortet viser kontoens poster i en bestemt periode. I Statuslinjen i bunden af vinduet kan du se

periodens samlede debitering, kreditering, balancen og summen af evt. markerede poster.

22 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

23


Momsangivelse (ikke Privat-udgaven)

Rapporten „Momsangivelse“ viser, hvor meget du skal betale eller have refunderet

fra Told og Skat. Vælg Rapporter, Momsangivelse.

Rapporten dannes på baggrund af dine moms- og afgiftsindstillinger (se afsnittet

„Moms“ s. 11). Som udgangspunkt vises momsangivelsen for den aktuelle periode.

Da vi indtil videre kun har foretaget posteringer i januar måned, er vi interesseret i

at se momsangivelsen for første kvartal.

Vælg Vis, Periode, 1. kvartal (fig. 15).

Sikkerhedskopiering

Du bør med jævne mellemrum sikkerhedskopiere dit regnskab. Sikkerhedskopieringen

bør foretages til et andet medie (diskette, harddisk, CD-ROM, bånd osv.), så

du ikke mister dit regnskab, hvis der opstår en fejl på den oprindelige disk.

Oprettelse af sikkerhedskopi

Åbn det regnskab, du vil sikkerhedskopiere.

Vælg Filer, Sikkerhedskopi, Opret sikkerhedskopi.... (fig. 16).

Klik på knappen „Vælg...“ for at vælge et andet sted til sikkerhedskopien. Hvis destinationen

indeholder en sikkerhedskopi i forvejen, får du oplyst hvilken, og hvis

der ligger andre filer, får du en liste over disse.

Bemærk, at alle filer på den valgte destination bliver slettet, når du foretager sikkerhedskopieringen!

Hvis du vil oprette en ny mappe til sikkerhedskopien, skal du klikke på knappen

„Ny mappe“, vælge placeringen af den nye mappe og klikke „OK“. Hvis du sikkerhedskopierer

til en diskette, kan du ikke oprette en mappe. Her kræves mindst én

hel diskette uanset sikkerhedskopiens størrelse.

Når du har valgt drev og sti, klikker du på „Start“ for at begynde kopieringen.

VIGTIGT! 1) Hav altid flere medier med sikkerhedskopier liggende!

2) Lav også almindelig backup af dine regnskabsdata med jævne mellemrum.

Gendan regnskab fra sikkerhedskopi

Vælg Filer, Sikkerhedskopi, Gendan fra sikkerhedskopi... for at gendanne et

regnskab fra en sikkerhedskopi. Find den ønskede sikkerhedskopi ved at klikke på

knappen „Vælg...“. Markér sikkerhedskopiens placering og klik OK. SummaSummarum

angiver, hvilken sikkerhedskopi der er fundet. Klik „Start“ for at påbegynde

gendannelsen.

Bemærk! Det eksisterende regnskab erstattes af sikkerhedskopien. Se hjælpefilen for detaljer ved fejl

under gendannelse af et regnskab.

Hvis du havde et andet regnskab åbent, da du foretog gendannelsen, åbner du

det netop gendannede regnskab ved at vælge Filer, Åbn regnskab....

Påmindelse om sikkerhedskopiering

Du kan få SummaSummarum til at minde dig om, at du skal sikkerhedskopiere

dit regnskab.

Fig. 15. Rapporten

„Momsangivelse“

viser, hvor meget

du skal betale/have

refunderet i moms.

Vælg Funktioner,Indstillinger.

På fanebladet

„Generelt“

angiver du en

værdi i feltet „ Foreslå sikkerhedskopiering efter (antal dage)“.

Sæt værdien til „0“, hvis du ikke ønsker nogen påmindelse.

Sikkerhedskopiering af andre data (Professionel & Enterprise)

Du bør desuden foretage almindelig sikkerhedskopiering af mapperne „Brugerdata“

(kalenderdata, etiketoversættelser, valutakurser mm.) og „Formularer“.

Fig. 16.

Du skal jævnligt sikkerhedskopiere

dine regnskabsdata.

VIGTIGT!

1)Du bør have flere friske

sikkerhedskopier opbevaret

på forskellige medier, så du

ikke mister alle dine data,

hvis et medie går i stykker!

2)Medtag også dine

regnskabsdata, når du laver

almindelig backup af dine

øvrige data!

24 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

25


Afslut regnskab

Når regnskabsåret er slut, skal du afslutte dit gamle regnskab og oprette et nyt for

det nye regnskabsår.

Vælg Filer, Afslut regnskab... (fig. 17).

Når du afslutter regnskabet, opretter SummaSummarum et nyt regnskab med samme

kontoplan, standardtekster, indstillinger osv. Alle driftskonti nulstilles, og driftresultatet

overføres til den konto, du angiver i feltet „Overfør resultat til konto“. Slutsaldo

på alle statuskonti overføres som startsaldo på de samme konti i det nye regnskab.

Andre data som fx kartotek, varer og ikke-betalte fakturaer overføres også.

Navn

I feltet „Det nye regnskabs navn“ angiver du det nye regnskabs navn.

Fig. 17.

SummaSummarum

har indbygget

en funktion til at

afslutte dit regnskab

og oprette et nyt.

Resultatkonto

Du skal angive en konto, som årets resultat skal overføres til.

Klik på knappen ud for feltet “Overfør resultat til konto“ og vælg en konto.

Moms (ikke Privat-udgaven)

Du kan angive en konto, som ikke afregnet moms skal overføres til.

Klik på knappen ud for feltet “Overfør moms til konto“ og vælg en konto.

Efterpostering

Du kan fortsat postere i dit regnskab, efter det er afsluttet. Disse poster overføres

til det nye regnskab ved at vælge Filer, Overfør efterposteringer.

Årsregnskab

Du kan udskrive et simpelt

årsregnskab fra SummaSummarum.

Vælg Rapporter, Årsregnskab

(fig. 18).

I feltet „Overfør resultat

til konto“ angives, hvilken

statuskonto driftsresultatet

skal overføres til.

Forside (Professionel & Enterprise)

I feltet „Forsidedesign“

kan du vælge en forside til

udskrift med regnskabet.

Forsiden designes i Formulardesigneren

(se side 44).

Opbygning

Årsregnskabet består af

to dele: hovedtal med resultatopgørelse

og aktiver og

passiver, og en specifikation

af hovedtalene.

Regnskabets struktur og Fig. 18. Du kan udskrive et færdigt årsregnskab.

udseende i øvrigt bestemmes

af din kontoplans opbygning og de enkelte kontis egenskaber.

Hovedtal

Hovedtallene består af sumkonti på niveauerne “Sum”, “Subtotal” og “Total”.

De 3 niveauer optræder som henholdvis 1) poster, 2) sum med sammentællingsstreg

og 3) sum med sammentællingsstreg og dobbelt understregning (se fig. 18).

Specifikation

Specifikationen består af alle drift-, status- og sumkonti (undtagen niveauet „Intern“).

I specifikationen optræder alle sumkonti med sammentællingsstreger.

Indhold

Regnskabets indhold er bestemt af din bogføring. Fortegn på de enkelte poster

bestemmes af kontoens anvendelse (se side 13).

Du kan ikke redigere direkte i regnskabet. Hvis beløb skal konteres anderledes,

skal du bogføre dig igennem det.

26 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

27


Fig. 19. I Overblik i SummaSummarums hovedvindue kan du få overblik over forskellige vigtige tal..

Overblik

I hovedvinduet „Overblik“ (fig. 19) kan du få se forskellige vigtige tal i dit regnskab.

Oversigt

Du kan oprette oversigter, som viser bevægelserne på udvalgte konti på måneds-

eller ugebasis for hele regnskabsåret, eller på dag for dag for en udvalgt måned.

Vælg det kontointerval, du ønsker vist, ved at angive startkonto i feltet „Fra konto“

og slutkonto i feltet „Til konto“.

Vælg den periode, du ønsker vist, i valgboksen „Periode“.

Vælg Vis, Opdater oversigt for at få opdateret oversigten med dine valg.

I oversigtens Infolinje kan du se saldo (summen af saldi på de udvalgte konti), gennemsnit

pr. dag, uge og måned samt en årsprognose.

Søjlediagram

Du kan få vist de udvalgte tal i et søjlediagram.

Vælg Vis, Søjlediagram, hvis søjlediagrammet ikke er synligt. Klik på „Debet“ i Søjlediagrammets

titellinje for at se debetværdier og vælg „Kredit“ for at se kreditværdier.

Gem overblik

Du kan gemme et overblik, så du kan vælge det fra valgboksen „Oversigt“.

Vælg Rediger, Gem oversigt.

Giv oversigten et navn og vælg „OK“.

Hvis du vil slette en oversigt, så vælg Rediger, Slet oversigt.

Gem i kommasepareret fil

Tallene i oversigten kan eksporteres til en kommasepareret fil.

Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil.... Giv filen et navn og vælg „OK“.

Top 5 (Professionel & Enterprise)

Top 5-listerne viser dem du pt. har solgt mest til, købt mest af, har mest til gode

hos og skylder mest. Alle beløb er inkl. moms.

Hvis du ikke kan se listerne, skal du klikke i menuen Vis, Top 5.

Når du markerer en debitor eller kreditor, kan du se flere detaljer i Infobaren.

Højreklik for at få adgang til højrekliksmenu.

Dagens tal (Professionel & Enterprise)

I “Dagens tal” kan du se hvor meget, der er blevet faktureret i går og i dag samt

antal og beløb på forfaldne fakturaer.

Hvis du ikke kan se boksen, skal du klikke i menuen Vis, Moms og Dagens tal.

Moms (ikke Privat-udgaven)

Hvis du ikke kan se boksen „Moms“, skal du klikke i menuen Vis, Moms.

Opdatering af momskonti

Når en momsperiode er slut, kan du få opdateret dine momskonti ved at klikke på

knappen “Opdater momskonti”. SummaSummarum genererer linjer til din kassekladde,

som tømmer dine momskonti og flytter beløbene til din momsafregningskonto

(s. 11/fig. 6), hvor de står, til du afregner på den næste afregningsdato.

Momsafregningsdato

Du kan se næste afregningsdato. Der vises en advarsel op til afregningsdatoen, og

hvis momskonti ikke var tømt i perioden før afregningsperioden.

Du har mulighed for at ændre afregningsdatoen, men en manuelt sat afregningsdato

skal ligge i afregningsperioden umiddelbart efter den sidst afregnede, ellers ændrer

SummaSummarum den iht. momsreglerne på programmets tilblivelsestidspunkt.

Årets sidste momsperiode

Årets sidste momsperiode skal normalt først afregnes i det nye regnskabsår.

Derfor opdateres momskonti for den sidste periode, når du afslutter regnskabet

med funktionen Afslut regnskab (s. 26).

28 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

29


Fig. 20. I kartoteket holdes styr på debitorer (skyldnere/kunder) og kreditorer (fordringshavere/leverandører).

Kartotek

Kartoteket findes i hovedvinduet (fig. 20) og indeholder dine kunder/debitorer og

leverandører/kreditorer samt eventuelt andre personer, firmaer o.l.

Du kan sende e-mail, udskrive kuverter og girokort mm. til medlemmerne i kartoteket,

og for debitorerne og kreditorernes vedkommende kan du desuden udstede

fakturaer, se kontokort, fakturaoversigt, leverede varer mm.

Grupper

Kartotekskortene ordnes i grupper. Alle debitorer skal være medlem af en debitorgruppe,

og alle kreditorer skal være medlem af en kreditorgruppe.

Her kan du sætte betalingsbetingelser, eventuelle rabatter, sprog og valuta (kun

Enterprise), som skal anvendes ved fakturering af gruppens medlemmer.

Alle kartotekskort kan desuden være medlemmer af en eller flere generelle grupper,

alt efter hvordan du ønsker at ordne dine kartotekskort. Du kan fx samle alle,

der skal have dit nyhedsbrev i en generel gruppe, alle der skal faktureres i januar i

en anden gruppe osv.

Opret gruppe

Grupperne vises i kartotekets

venstre side. Visning af grupperne

kan slås til/fra ved at

klikke på Vis, Vis grupper.

Lad os sige du vil oprette en

særlig debitorgruppe til dine

kunder i EU.

Vælg Filer, Ny, Ny gruppe,

Ny debitorgruppe... (fig. 21).

Giv gruppen navnet „Virksomheder

i EU“.

Betalingsbetingelser

Under „Betalingsbetingelser“

sætter du „Antal dage“ til „8“ og

„Løbende måneder“ til “1“. Dvs.

at uanset hvornår en faktura udstedes,

sættes forfaldsdatoen til

d. 8. i den efterfølgende måned.

I feltet „Rabat“ skriver du „10%“.

Når du fakturerer til medlemmer

af gruppen, vil de som standard

Fig. 21. Du kan bl.a. sætte betalingsvilkår og rabatsats for alle

medlemmer i en debitorgruppe. I Enterprise-udgaven kan du

også angive valuta og sprog.

få 10% på fakturaens varer. Du kan altid fjerne rabatten på fakturaen på udvalgte varer.

Fakturering (Enterprise)

Har du Enterprise-udgaven, sætter du valuta i feltet „Valuta“ til „EUR“ og i feltet

„Sprog“ vælger du „Engelsk“.

I valgboksen „Listeangivelse“ kan du angive, om salg skal med på listeangivelsen

EU-salg som EU-leverance eller EU-trekanthandel.

Når du fakturerer til medlemmer af gruppen, vil de foretagne valg være sat som

standard på fakturaen. Du kan altid ændre det på fakturaen, før du bogfører den.

Samlekonto

I feltet „Debitorsamlekonto“ angives, hvilken finanskonto dine tilgodehavender

skal posteres på, når der udstedes en faktura. Hvis du ønsker dine tilgodehavender

fra private virksomheder opgjort særskilt, kan du oprette en ny samlekonto ved at

klikke på knappen „Vælg konto“ og vælge „Tilføj“. Vi stiller os tilfreds med den eksisterende

samlekonto „56100“ og klikker „OK“.

Redigere gruppeegenskaber

Højreklik på debitorgruppen „Standard“ og vælg Egenskaber (fig. 21).

Vi siger, du ønsker at give dine kunder en betalingsfrist på 10 dage, så du ændrer

værdien i feltet „Antal dage“ til „10“. Vælg „OK“ for at gemme ændringen.

30 Professionel & Enterprise

SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Professionel & Enterprise 31


Kartotekskort - debitorer og kreditorer

Opret debitor

Gå til „Kartotek“ i SummaSummarums hovedvindue. Vælg Filer, Ny, Nyt kartotekskort...

(fig. 22).

Kortnummer

Kartotekskortet skal have et nummer. Hvis du har dine kunders telefonnummer,

er det en god ide at anvende det. Skriv „35432335“ i feltet „Nr.“.

Nummeret må ikke forveksles med kontonummeret. En person eller et firma kan

oprettes som både debitor og kreditor, og så skal der oprettes to forskellige konti

på samme kartotekskort. SummaSummarum tildeler automatisk et kontonummer,

når du opretter en debitor eller en kreditor.

Debitor- og kreditorkontonummer

Klik i tjekboksen „Debitor“. Feltet „Kontonr.“ udfyldes nu automatisk med kortnummeret

„35432335“, fordi det er ledigt, og fordi det er et gyldigt debitorkontonummer. Hvis

du klikker i „Kreditor“ kan du se, at kreditorkontoen tildeles nummeret „354323350“.

Udfyld kartotekskortet som på fig. 22 og klik „OK“.

Visning af detaljer

Du kan få vist saldo mm. på debitorer og kreditorer i kartoteksoversigten.

Vælg Vis, Detaljer.

Fig. 22.

Oprettelse

af debitor.

Kartotekskortet

indeholder

flere

brugerfelter,

som du

selv kan

bestemme,

hvad du vil

bruge til.

Debitor/kreditor startsaldo

Når du opretter dit regnskab i SummaSummarum, har du måske allerede udeståender

med nogle debitorer og kreditorer. Du kan håndtere disse på 3 måder:

1. Opret alle fakturaer. Du kan oprette alle ikke-udlignede fakturaer i SummaSummarum.

Dette er en god løsning, hvis du ikke har mange fakturaer, eller fakturaerne er

fordelt på mange debitorer, og du ønsker fuld udnyttelse af programmets debitor-

/kreditorstyringsmuligheder også på dine gamle fakturaer. Se kapitlet „Fakturering“

vedr. oprettelse af fakturaer.

2. Opret startsaldi. Du kan oprette startsaldi direkte på de debitor- og kreditorkonti,

hvor saldoen ikke er nul. Dette er en god mulighed, hvis du har mange fakturaer

som er samlet på et mindre antal debitorer og kreditorer. Du får så ikke styring på

fakturaniveau, men på debitor- og kreditorniveau. Se næste afsnit.

3. Ingen registrering i debitor- og kreditormodul. Du kan køre alle gamle fakturaer uden om

debitor- og kreditormodulet. Se side 17 ff.

Postering direkte på debitor- og kreditorkonti

Vi siger, at du har en ubetalt faktura fra „Stone’s Software“ for en vase til kr. 200, og

du har valgt at postere startsaldo direkte fremfor at oprette fakturaen.

Gå til fanebladet „Kassekladde“. Udfyld linje 1, 2 og 3 som på fig. 23. Debitorkontonummeret

indsættes ved at højreklikke i feltet „Kontonr.“ og vælge Debitorkonti....

Marker „Stone’s Software“ og klik OK.

Når du angiver et debitorkontonummer, posteres beløbet samtidig på den samlekonto

i finansmodulet, som er angivet i debitorens debitorgruppe.

I linje 2 modposteres på konto 1000 „Vaser og skåle“.

Fig. 23. Direkte postering på en debitorkonto via kassekladden.

32 Professionel & Enterprise

SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Professionel & Enterprise 33


I linje 3 er det forfaldne beløb modtaget på din bankkonto og modposteres direkte

på debitorkontoen.

Vælg Funktioner, Bogfør for at bogføre linjerne.

Gå til fanebladet „Kartotek“ og højreklik på „Stone’s Software“ og vælg Kontokort.

Du kan nu se resultatet af dine posteringer på debitorkontokortet (fig. 32).

Vælg Filer, Udskriv for at udskrive debitorkontokortet.

Udskriv kontoudtog, saldolister, adresser, kuverter mm.

Du kan udskrive kontoudtog, adresse- og telefonlister, saldolister, kuverter mm. fra

kartoteket. Markér de ønskede kartotekskort og højreklik (fig. 24).

Vælg Udskriv for at udskrive adresseliste, telefonliste el. lign.

I Udskriv-dialogen angives antal tegn, du ønsker, i de forskellige kolonner. Angiv

„0“ for de kolonner, du ikke ønsker udskrevet.

Vælg Kontoudtog... for at udskrive et kontoudtog

til en debitor.

Det ønskede design vælges i Udskriv-dialogen.

Du kan oprette designs med firmalogo, girokort

osv. i Formulardesigneren (se side 47).

Vælg Debitor-/kreditorsaldoliste... for at udskrive

en liste med kontosaldi på de markerede

debitorer og kreditorer.

Vælg Kuvert... for at udskrive kuverter.

Det ønskede design vælges i Udskriv-dialogen.

Designs oprettes i Formulardesigneren.

Vælg Giro-/FI-kort... for at udskrive fortrykte

betalingskort. Angiv beløb og betalingsdato i

Udskriv-dialogen.

Opret og tilpas designs i Formulardesigneren.

Fig. 24. I højrekliksmenuen i Kartoteket

kan du udføre en række handlinger på de

markerede kartotekskort.

E-mail

Vælg E-mail... i højrekliksmenuen for at oprette

en e-mail.

Vælg Filer, Send for at sende brevet.

Vælg Filer, Gem... for at gemme en e-mail til

brug en anden gang.

Åbn en tidligere oprettet e-mail ved at vælge

Filer, Åbn....

Vedhæft filer ved at vælge Filer, Vedhæft....

Fig. 25. I vareoversigtens venstre side kan du vælge varegruppe og du kan se hvilke varer, der anvender

lagerstyring og få hurtigt overblik over, hvilke varer der skal genbestilles.

Varer

I vinduet “Varer” i SummaSummarums hovedvindue (fig. 25) kan du oprette varer

og ydelser, du sælger og køber.

Du kan udskrive prislister mm. Varerne kan indsættes, når du opretter fakturaer.

Hvis du har en version med lagerfaciliteter, kan du endvidere holde styr på beholdning,

reserverede og bestilte varer, salgsstatistik mm. Se „Lagerstyring“ s. 41.

Varegrupper

Du kan ordne dine varer i varegrupper.

Hvis du ikke har ret mange varer og ikke ønsker at bruge varegrupperne, så klik

i menuen Vis og fjern markeringen Vis varegrupper. Så får du mere plads til vareoversigten.

Vælg Vis, Vis varegrupper for at få varegrupperne frem igen.

Opret gruppe

Højreklik i oversigten „Varegrupper“ og vælg Ny varegruppe. Tast varegruppens

navn, „Keramik“, og afslut med Enter-tasten.

34 Professionel & Enterprise

SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Professionel & Enterprise 35


Fig. 26.

Ny vare.

Her med

salgspriser

i flere

valutaer.

Opret vare

Vælg Filer, Ny, Ny vare... (fig. 26).

Varen skal have et nummer, som også godt må indeholde bogstaver. Du kan bruge

nummeret til at indsætte varer på fakturaen. Hvis du vil benytte dig af den mulighed,

er det en god ide at give varerne nogle numre, du kan huske.

Skriv „1“ i feltet „Varenr.“ og „Tepotte“ i feltet „Navn“.

I feltet „Enhed“ angiver du, hvilken enhed varen købes og sælges i. I dette tilfælde

vælges „stk.“.

Vælg „Keramik“ i valgboksen „Varegruppe“.

Vareegenskaber ved køb

Kryds i tjekboksen „Køb“ angiver, at varen skal vises i listen over varer, når du opretter

en købsfaktura.

Så skal du angive, hvilken konto varen skal posteres på, når den købes. Klik på

knappen ud for feltet „Konto“, vælg konto „2100 Vareforbrug“ og klik OK.

Angiv købsprisen uden moms „225,00“ i feltet „Pris pr. enhed“.

Har du en udgave med understøttelse af valutaer, angives købsvalutaen „DKK“.

Vareegenskaber ved salg

Kryds i tjekboksen „Salg“ angiver, at varen skal vises i listen over varer, når du opretter

en salgsfaktura.

Så skal du angive, hvilken konto varen skal posteres på, når den sælges.

Klik på knappen ud for feltet „Konto“, vælg konto „1000 Varesalg“ og klik OK.

Angives prisen uden moms „300,00“ i feltet „Pris pr. enhed“.

Salgspriser i flere valutaer (Enterprise)

Hvis du handler med udlandet, kan du oprette priser i forskellige valutaer. Når du

indsætter en vare på en faktura, indsættes varens pris i fakturaens valuta.

Klik på knappen „Priser i fremmed valuta“.

Klik på „Ny...“.

Vælg valuta “EUR“.

Klik på knappen ud for feltet „Konto“ og vælg konto 1700, „EU-leverancer“.

Du kan klikke på knappen „Beregn pris i valuta“ for at få SummaSummarum til at

omregne prisen til den valgte valuta. Vi vil gerne have et pænt rundt tal, så du skriver

„40,00“ i feltet „Pris pr. enhed“.

I felterne „Varebetegnelse“ og „Enhed“ kan du angive den tekst, der indsættes på

fakturaen, når prisen i denne valuta indsættes. Når der faktureres i Euro vil der normalt

være tale om udenlandske kunder, så derfor skal teksten være på engelsk.

Skriv „Teapot“ i „Varebetegnelse“ og „piece“ i „Enhed“ og tast „OK“.

Vælg „OK“ igen for at oprette varen.

Kopier til ny

Hvis nogle oplysninger går igen på flere varer, kan du genbruge dem ved at højreklikke

på en vare og vælge Kopier til ny.... Lav de ønskede ændringer og klik „OK“

for at gemme kopien som en ny vare.

Prøv at oprette en tekop på denne måde. Husk at rette oplysningerne i Euro

også.

Rediger varer

Du kan redigere en vare ved at højreklikke på varen og vælge Egenskaber.

Du kan sætte egenskaber på flere varer ad gangen.

Markér de ønskede varer, højreklik og vælg Egenskaber. Sæt de egenskaber, der

skal gælde for alle de markerede varer og klik „OK“. De øvrige egenskaber berøres

ikke.

Udskrivning

Udskriv varelister ved at markere de ønskede varer, højreklik og vælg Udskriv. I

Udskriv-dialogen kan du angive bredden på de forskellige kolonner.

Udskriv prisliste

Marker de varer, der skal med på prislisten. Højreklik og vælg Prisliste....

I Udskriv-dialogen kan du angive bredden på de forskellige kolonner. Angiv „0“ for

de kolonner, du ikke ønsker udskrevet.

36 Professionel & Enterprise SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Professionel & Enterprise

37


Justering af priser (Enterprise)

Du kan justere priserne for alle eller udvalgte varer på een gang.

Markér den varegruppe, du ønsker at justere priserne i, og vælg Funktioner, Justér

priser....

Du kan sætte den nye pris for hver enkelt vare ved at angive den nye pris i hvert

felt i kolonnen.

Du kan også lave en samlet prisjustering på alle varerne i oversigten på basis af en

procentsats eller ved at importere priserne fra en fil.

Justér priser med procentsats

Indstillingerne for prisjusteringen angives i boksen “Prisjustering” (fig. 27).

Angiv om det er købs- eller salgspris, der skal justeres.

Hvis salgsprisen findes i flere valutaer, angiver du hvilken valuta, der skal justeres.

Angiv hvor mange procent prisen skal justeres, og om justeringen skal beregnes

på basis af købsprisen eller salgsprisen.

Angiv evt. afrundning. Fx 0,25 afrunder til nærmeste 25-øre.

Klik “Kør” for at køre den valgte prisjustering.

Klik “OK” for at gennemføre ændringerne.

Fig. 27. Priser kan justeres

med en %-sats eller

med data fra en fil fra

leverandør el. lign.

Justér priser fra fil

Du kan også justere varepriserne fra en fil, du fx har modtaget

fra din leverandør. Indstillingerne for angives i boksen “Prisjustering”

(fig. 27).

Angiv om det er købs- eller salgspris, der skal justeres.

Hvis salgsprisen findes i flere valutaer, angiver du hvilken

valuta, der skal justeres.

Vælg „Import...“.

I importvinduet skal du vælge en fil med de nye priser i og

angive, hvilket felt der indeholder varenummeret, og hvilket

felt der indeholder den nye pris. Tast F1 for at få hjælp i Importdialogen.

Se evt. afsnittet „Import af data“ (s. 48).

Når importen er afsluttet klikker du “OK” for at gennemføre

ændringerne.

Styklister (Enterprise)

Styklister giver mulighed for at sammensætte en vare, som

består af andre varer i dit varekartotek. Når du opretter en

ordre/faktura, kan du nøjes med at indsætte varen, som indeholder

styklisten.

Styklistens varer kan så blive sat ind på fakturaen og køb og

salg af styklistevarene blive registreret og lageret reguleret, alt

efter hvilke valg du har foretaget.

Fig. 28.

Du kan

indsætte ekstra

beskrivelser

og oprette

styklister på en

vare.

Under

styklisten

kan du se en

beregning

af dækningsbidrag

og

-grad.

Bemærk! Styklisten skal være oprettet, før varen indsættes på bilaget, for at blive anvendt.

Opret en stykliste

Opret en vare „Testel“ til kr. 500.

Gå til fanebladet “Beskrivelse og stykliste” (fig. 28).

Styklistetype

Angiv hvorledes styklisten skal fungere på valglisten “Styklistetype”.

Vælg „Vis ikke stykliste på faktura“, hvis styklisten ikke skal vises på fakturaen. Det

er så “modervarens” pris, der bliver vist og faktureret.

Vælg „Anvend ikke styklistens priser på faktura“, hvis styklisten skal vises på fakturaen,

men “modervarens” pris skal vises og faktureres.

Vælg „Anvend styklistens priser på faktura“, hvis styklisten skal vises på fakturaen,

og styklistevarernes priser faktureres.

Vælg „Indsæt både varens og styklistens priser på faktura“, hvis du ønsker, at både

varens og styklistevarernes priser skal vises og faktureres.

(Se detaljer i hjælpefilen om, hvordan de forskellige valgmuligheder virker).

Indsæt varer

Når du har valgt, hvorledes styklisten skal anvendes, kan du indsætte varer på

styklisten.

Sæt markøren i kolonnen “Varenr.” i tabellen “Stykliste” og Tast F9 for at vælge

varen „Tepotte“ fra varelisten.

38 Enterprise

SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Enterprise 39


Tast Enter for at tilføje en ny linje og Tast F9 for at vælge varen „Tekop“ fra varelisten.

Sæt markøren i kolonnen “Antal” i tabellen “Stykliste” og tast „4“ for at angive, at

der 4 tekopper i testellet.

Styklistevarer og lagerstyring

Opdatering af lagertal foretages på de varer, hvor lagerstyring er aktiveret (se s.

41), uanset om det er en vare med en stykliste eller en vare på en stykliste, og uanset

hvordan styklisten er sat til at fungere.

Vigtigt vedr. styklister og import af bilag

Ved import af bilag understøttes styklister kun, hvis der er valgt, at styklisten ikke

skal vises på bilaget.

Ellers registreres kun de varelinjer, som importeres, og de opfattes hver i sær som

selvstændige varelinjer uanset at de i varekartoteket har eller er en del af en stykliste.

Supplerende varebeskrivelser

Du kan oprette ekstra linjer med tekst, som kommer med , når du indsætter en

vare på en ordre/faktura.

Opret beskrivelse

Højreklik på den vare, der skal oprettes en beskrivelse på, og vælg Egenskaber.

Gå til fanebladet “Beskrivelse og stykliste” (fig. 28).

Sæt markøren i tabellen “Beskrivelse” og indtast din beskrivelse.

Tast Enter for at tilføje en ny linje og fortsæt med at tilføje linjer med beskrivelse

på samme måde.

Fig. 29. Værdien af dit lager beregnes på basis af beholdningen og den aktuelle købspris på de enkelte varer.

Lagerstyring

Lagerstyring giver mulighed for at holde styr på beholdning, reserverede og bestilte

varer, salgsstatistik mm.

Automatisk regulering af lagerbeholdning

Lagertallene reguleres automatisk ved fakturering.

Når ordrer oprettes, ændres eller slettes, reguleres værdierne reserverede og bestilt

hos leverandør.

Ved bogføring af fakturaer reguleres værdierne beholdning og restordre.

Manuel regulering af lagerbeholdning

Du har desuden mulighed for at regulere lagerbeholdningen manuelt ved hjælp

af faciliteten Lagerregulering.

Gå til vinduet „Varer“ i SummaSummarums hovedvindue (fig. 25).

Marker den varegruppe, du ønsker at regulere beholdningen for.

Vælg Funktioner, Regulér lager....

Angiv ændringen i beholdningen i kolonnen „Ændring“ for hver enkelt vare og

klik „OK“.

Bemærk! Denne facilitet ændrer kun lagertallene. De nødvendige posteringer skal

foretages manuelt i kassekladden.

Information om beholdning og restordre

Du kan angive minimumsbeholdning på de enkelte varer.

Markér de ønskede varer i vareoversigten, højreklik og vælg Egenskaber.

Gå til fanebladet „Lager“ og sæt værdien i feltet „Minimumsbeholdning“.

Hvis beholdningen i forbindelse med fakturering når under minimumsbeholdningen,

får du besked, så du har mulighed for at bestille nye varer.

Hvis en vare er i restordre, og der tilføres nye varer, vil du i forbindelse med bogføring

af købsfakturaen få besked om, at der er varer i restordre, så du har mulighed

for at ekspedere disse.

Lagerværdi

Du kan få opgjort værdien af dit lager ved at vælge Rapporter, Lagerværdi (fig.29).

Lagerværdien opgøres på basis af den aktuelle købspris på de enkelte varer.

Varer, hvor lagerstyring er slået fra, medtages ikke.

Slå lagerstyring fra

Lagerstyring kan slås fra generelt under Funktioner, Indstillinger på fanebladet

„Varer“. Fjern krydset i tjekboksen „Anvend lagerstyring“.

Du kan også slå lagerstyring fra på udvalgte varer.

Markér den eller de ønskede varer i vareoversigten, højreklik og vælg Egenskaber.

Gå til fanebladet „Lager“ og fjern krydset i tjekboksen „Anvend lagerstyring“.

Klik „OK“.

40 Enterprise SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Enterprise 41


Fig. 30. I Bilagsoversigtens venstre side kan du vælge forskllige bilagstyper (tilbud, ordrer, fakturaer, kreditnotaer

osv.), og du kan hurtigt se, hvem der skal have tilsendt påmindelse, 1.rykker osv.

Fakturering

I vinduet „Bilag“ i SummaSummarums hovedvindue (fig. 30) udsteder du dine bilag,

holder styr på betalinger mm.

Du kan oprette, redigere og udskrive tilbud, ordrer og fakturaer. Du kan se hvilke

bilag, der ikke er betalt, og udskrive påmindelser og rykkere. Desuden kan du kan

udføre en række handlinger, som vedrører bilagets modtager eller afsender, som fx

se kontokort, udskrive følgesedler, kuverter og girokort mm.

Bilagsnummerering

Fakturaer skal udstedes fortløbende. SummaSummarum nummererer automatisk

dine fakturaer, når de bogføres, og tjekker, at kronologien ikke brydes. Fakturaer og

kreditnotaer nummereres i én serie. Det giver en række fordele bl.a. i forbindelse med

registrering af betalinger i kassekladden. Har du tidligere nummereret dem adskilt,

bliver nummereringen altså samlet nu.

Angivelse af nummer på sidst udstedte faktura

Hvis din forretning ikke er nystartet, har du formentlig tidligere udstedt fakturaer.

Du skal fortsætte nummereringen, der hvor du er nået til.

Vi siger, at du allerede har udstedt 10 fakturaer.

Vælg Filer, Egenskaber for regnskab. Gå til fanebladet „Postering“ (fig. 10) og

skriv „10“ i feltet „Sidste fakturanummer“. Vælg OK.

Tilbud og ordrer nummereres automatisk af SummaSummarum. Hvis et tilbud

konverteres til en ordre, får ordren samme nummer som tilbudet.

Opret bilag

Tilbud, ordrer, fakturaer og kreditnotaer oprettes på samme måde.

Du kan oprette bilag både i vinduet „Kartotek“ og i vinduet „Bilag“.

I kartoteket kan du højreklikke på en debitor eller en kreditor og vælge den ønskede

bilagstype. Navn og adresse indsættes så automatisk på bilaget.

Massefakturering

Du kan også markere flere debitorer i Kartoteket, højreklikke og vælge bilagstype,

hvis du skal udstede enslydende bilag til flere modtagere på en gang.

Bilaget udfyldes på samme måde, som hvis der kun var een modtager.

Konvertering af tilbud til ordre

Hvis et tilbud resulterer i en ordre, kan du konvertere tilbudet til en ordre. Det gøres

ved at højreklikke på tilbudet i bilagsoversigten og vælge Egenskaber.

I tilbudsvinduet klikker du på knappen „Konvertér til ordre/faktura“ og klik „OK“

for at gennemføre konverteringen.

42 Professionel & Enterprise

SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Professionel & Enterprise 43

Fig. 31.

Ny ordre/

salgsfaktura.

Du kan

justere

fakturavinduets

størrelse

ved at

trække i

kanten af

vinduet

med

musen.


Fra ordre til faktura

En ordre bliver til en faktura, når den bogføres. Højreklik på ordren i bilags-oversigten

og vælge Egenskaber. Sæt kryds i „Bogfør“ og klik „OK“.

Opret faktura

I dette eksempel opretter vi en faktura fra vinduet „Bilag“.

Vælg Filer, Ny, Ordre/salgsfaktura... (fig. 31).

Vælg debitor

Klik på knappen „Debitor“. Du får nu en liste over dine debitorer. Du kan vælge

en eksisterende, eller du kan oprette en ny ved at klikke på knappen „Ny“. Markér

„Stone’s Software“ og klik OK. Kortnummer og adresse indsættes.

Du har mulighed for at ændre i adresseoplysningerne, hvis der er brug for det.

SummaSummarum beregner en forfaldsdato baseret på de betalingsbetingelser,

der er angivet i debitorens debitorgruppe.

Leveringsadresse

Hvis der er angivet en leveringsadresse på kartotekskortet, indsættes den i feltet

„Leveringsadresse“. Du kan også indsætte en anden adresse fra Kartoteket ved at

højreklikke og vælge Find adresse... eller Find leveringsadresse....

Feltet kan også anvendes til andre oplysninger end leveringsadresse.

Har du Enterprise-udgaven, kan du ændre etiketten „Leveringsadresse“ til noget

andet i Formulardesigneren (se s. 47).

Fakturaens vareliste

Du kan taste varer direkte i fakturaens vareliste, eller du kan indsætte varer fra dit

varekartotek.

Indsæt varer

Sæt markøren i feltet „Varenr.“ og tast F9 for at få vist vareoversigten.

Markér varen „Tekop“ og klik „OK“ for at indsætte varen på fakturaen.

Felterne udfyldes nu med varen. I varelistens Infolinje kan du se navnet på kontoen

i den aktuelle linje.

Gå til kolonnen „Antal“ og skriv „2“ og tast „Enter“.

SummaSummarum nyberegner varens pris og fakturaens total.

Moms

Momsberegningen styres af momskoden på den angivne konto i varelinjen.

Skal der ikke beregnes moms, posteres på en konto uden momskode.

Rabat - i kroner eller procent

I kolonnen „Rabat“ kan du angive enten et antal kroner eller en procentsats. Skriv

„10%“ i feltet Rabat og tast „Enter“.

Du kan se din fortjeneste (dækningsgrad) for den enkelte vare i infobaren over

varelisten og samlet for hele ordren i tabellen „Dækningsbidrag“ (fig. 31).

Fri tekst

Du har mulighed for at benytte varelisten til fri tekst, hvis du nøjes med at udfylde

kolonnen „Tekst“.

Højreklik i varelisten og vælg Ny line. Skriv „8 dages returret“ i feltet „Tekst“.

Du kan også taste F9 og indsætte en standardtekst (se også s. 14).

Bogfør og udskriv faktura

I boksen „Handlinger“ angiver du, hvad der skal ske, når du klikker OK på fakturaen.

Sæt kryds i „Udskriv“, vælg antal eksemplarer og sprog.

Du kan også sende fakturaen som e-mail, hvis du har et MAPI-kompatibelt e-mailprogram

(læs mere i hjælpefilen).

Sæt kryds i „Bogfør“ for at bogføre fakturaen med det samme. Hvis du ikke sætter kryds

i „Bogfør“, oprettes bilaget som en ordre og udskrives som en ordrebekræftelse.

I feltet „Note“ har du mulighed for at anføre notater, som ikke kommer med på

fakturaen til kunden. Noten kan også redigeres, efter fakturaen er bogført.

Klik OK når du er færdig med dine valg.

Udskriv giro-/FI-kort, følgeseddel og kuvert

Udskriv giro-/FI-kort

Du kan udskrive indbetalingskort på fakturabeløbet ved at højreklikke på fakturaen

i bilagsoversigten og vælge Giro/FI-kort... (fig. 32).

Du kan vælge, hvilket

design der skal anvendes

afhængig af, hvilken type

indbetalingskort der anvendes,

og du kan rette

beløb eller betalingsdato,

hvis det er relevant.

Udskriv følgeseddel

Du kan udskrive en

følgeseddel ved at højreklikke

på fakturaen i bilagsoversigten

og vælge

Følgeseddel....

Udskriv kuvert

Du kan udskrive en

kuvert adresseret til fakturamodtageren

ved at

højreklikke på fakturaen

i oversigten og vælge

Kuvert....

Fig. 32. Ved udskrift af indbetalingskort kan du vælge design og angive

beløb og betalingsdato.

44 Professionel & Enterprise

SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Professionel & Enterprise 45


Fig. 33. På

debitor-

kontokortet

kan du få

overblik over

bevægelserne

på debitorens

konto,

betalte og

ikke-betalte

fakturaer

samt bestilte

varer.

Du er sikkert ikke tilfreds med, hvordan fakturaudskriften og de andre udskrifter ser

ud. I kapitlet „Formulardesigner“ ser vi på, hvordan du selv kan designe udskrifterne.

Registrering af betalt faktura

Når fakturaen bliver betalt, skal det registreres i regnskabet. Det gøres i kassekladden.

Gå til vinduet „Kassekladde“ i SummaSummarums hovedvindue.

Vælg Funktioner, Vælg faktura.... Du får nu en oversigt over ikke-betalte bilag.

Markér debitorbilag 11, den faktura, vi netop har bogført, og klik „OK“.

SummaSummarum indsætter nu en posteringstekst, fakturaens saldo, debitorens

samlekonto og fakturaens nummer. Du skal selv sætte dato for indbetaling, bilagsnummer

(fx kontoudtog fra bank) og afstemningskonto, altså den konto, pengene

er kommet ind på.

Desuden skal du ændre beløbet, hvis der er betalt noget andet end fakturasaldoen.

Sæt bilagsnummer til „3“, afstemningskonto til „Bank“, beløb til kr. 100 og bogfør kassekladden.

Bemærk, at du får en advarsel om, at beløbet ikke vil udligne fakturaen.

Du se resultatet af dine posteringer i debitorbogholderiet ved at gå til vinduet

„Kartotek“, højreklikke på „Stone’s Software“ og vælge Kontokort (fig. 33).

Rykkerstyring

I Bilagsoversigten (fig. 30) kan du under Bilagstyper i venstre side vælge „Debitorbilag,

Fakturaer, Ikke-betalte, Forfaldne og få overblik over forfaldne fakturaer.

Under Påmindelse, 1. rykker osv. kan du se, hvem der skal have rykkerskrivelser.

Hvis du markerer Påmindelse kan du se, at bilag 11 ligger klar til at skulle have en.

I menuen Funktioner, Indstillinger kan du på fanebladet „Generelt“ angive,

hvor mange dage der skal gå, før bilagene lægges klar til næste skridt.

Fig. 34. I Formulardesigneren kan du designe dine egne fakturaer, indbetalingskort , kuverter mm.

Formulardesigner

I Formulardesigneren (fig. 34) kan du oprette designs til brug ved udskrift af diverse

bilag, girokort og kuverter mm. Et design består af en række felter, som henter data forskellige

fra fx en faktura eller et kartotekskort, når formularen udskrives. Desuden kan

du placere nogle faste tekster og noget grafik, som altid udskrives med et design.

Vælg Funktioner, Formulardesigner....

Vælg Filer, Ny og klik på den designtype, du ønsker at oprette.

46 Professionel & Enterprise SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Professionel & Enterprise 47


Rediger design

Du vælger papirstørrelse og papirretning i Filer, Egenskaber på fanebladet „Generelt“.

I listen „Felter“ afkrydser du de felter, du ønsker på dit design. Du kan finde en

gennemgang af de enkelte felter i hjælpefilen.

Feltetiketter

Sæt kryds i „Anvend feltetiketter“, hvis du ønsker, at SummaSummarum skal indsætte

standardetiketter så som „Fakturanr.“, „Dato“ osv. foran de forskellige felter.

Slå feltetiketterne fra, hvis du fx har en fortrykt faktura med etiketter.

Har du Enterprise-udgaven, kan du redigere og oversætte etiketterne ved at vælge

Rediger, Feltetiketter....

Feltegenskaber

Du kan redigere de enkelte felters egenskaber ved at markere feltet på listen „Felter“

eller ved at markere feltet i den grafiske visning.

Du kan vælge skrifttype, -størrelse og -farve i værktøjslinjen.

Du kan flytte et felt ved at trække i det med musen eller ved at ændre positionen

X og Y i Kontrolpanelet. Vær opmærksom på, at angivelsen i milimeter kan variere

fra printer til printer.

Gitter til justering af felter

Vælg Vis, Gitter for at få vist et gitter til at placere felterne efter.

Du kan sætte gitterets størrelse ved at vælge Vis, Gitterstørrelse.

Du kan justere felterne, så alle flytter sig til den nærmeste gitterkant, ved at vælge

Rediger, Juster felter.

Vareliste

Feltet „Vareliste“ er lidt specielt, da det udover varelisten kan indeholde kolonnetitler,

sammentælling (dvs. netto-, moms- og bruttobeløb) og pyntelinjer til at adskille

de forskellige dele. Du kan slå disse ting til/fra ved at vælge Filer, Egenskaber og gå

til fanebladet „Vareliste“. Her kan du også slå udvalgte kolonner fra.

I Enterprise-udgaven kan du redigere og oversætte kolonnetitlerne i menuen

Rediger, Kolonnetitler, faktura....

Faste tekster

Udover de tekster, der hentes ind i de forskellige felter, kan du oprette nogle faste

tekster, som altid udskrives med dit design.

Vælg „Fast tekst 1“ på listen „Felter“. Opret og rediger teksterne ved at højreklikke

på feltet og vælge Rediger... (fig. 35).

Du kan indsætte feltvariabler i Fast tekst-felterne ved at vælge et felt på listen „Felt“

og klikke på „Indsæt felt“. Hvis du fx vil indsætte fakturanummer, indsættes teksten

„[#Fakturanummer]“. Slet denne tekst, hvis du vil slette variablen.

Har du Enterprise-udgaven kan du oprette teksten på forskellige sprog.

Fig. 35. Du

kan oprette

faste tekster

på dine

designs. Du

kan indsætte

variabler som

fx fakturanr.,

beløb osv.

Vælg et andet sprog på listen „Sprog“ og oversæt teksten. Teksten indsættes i feltet,

når du udskriver et bilag på det pågældende sprog.

Højremargin

Du kan sætte designets højremargin i menuen Filer, Egenskaber på fanebladet

„Generelt“. Denne indstilling påvirker kun Vareliste- og Fast tekst-felterne. De øvrige

felters bredde bestemmes af indholdet og den anvendte skriftstørrelse.

Grafik

Du kan anvende grafik af typen BMP, ICO (bitmap) og WMF, EMF (vektor).

Vælg Filer, Grafikfil... og vælg den ønskede fil.

Grafikken kan være et logo i et hjørne, eller det kan fylde hele siden og indeholde

logo, etiketter, rammer osv.

Du kan forstørre og formindske grafikken procentvis, så den passer til dit design.

Vælg Filer, Egenskaber og gå til fanebladet „Generelt“.

Sæt standarddesign

Du kan angive, hvilket design SummaSummarum skal anvende som standard ved

udskrivning af henholdsvis fakturaer, girokort og kuverter.

I SummaSummarums hovedvindue vælges Funktioner, Indstillinger....

På fanebladet „Udskriv“ kan du vælge design i boksen „Standarddesign“.

Sprog (Enterprise)

SummaSummarum Enterprise-udgaven understøtter 5 sprog.

Vælg Funktioner, Indstillinger... og gå til fanebladet „Valuta og sprog“. Markér

det sprog, du vil udskifte, og klik „Udskift...“.

Angiv det nye sprog og klik „OK“.

Klik på „Oversæt“ for at oversætte etiketter og kolonnetitler til det nye sprog.

Bemærk, at bilag som tidligere er oprettet på det slettede sprog, vil blive udskrevet på

det nye sprog.

48 Professionel & Enterprise

SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Professionel & Enterprise 49


Fig. 36. Sagsoversigten med overblik over udgifter, indtægter, saldo og procent (dækningsgrad).

Sagsstyring

I vinduet „Sager“ i SummaSummarums hovedvindue (fig. 36) kan du oprette sager

med nummer, navn, noter mm. Sager giver mulighed for at få overblik over udgifter

og indtægter på tværs af de finanskonti, der er posteret på.

Sagsgrupper

Du kan ordne dine sager i grupper, som vises i Sagsoversigtens venstre side.

Højreklik i oversigten „Grupper“ og vælg Ny sagsgruppe.

Tast gruppens navn og afslut med Enter-tasten.

Opret sag

Vælg Filer, Ny, Ny sag... (fig. 37).

Sagen skal have et unikt nummer, som bruges, når du skal postere på sagen.

Du kan angive en debitor, så denne automatisk sættes på eventuelle aktiviteter,

der oprettes på sagen (se kapitlet „Aktivitetsmodul“ s. 52).

I oversigten „Kontakter“ kan du indsætte navne og telefonnumre fra Kartoteket.

I oversigten „Dokumenter“ kan du knytte dokumenter mv. til sagen. SummaSummarum

registrerer, hvad dokumentets navn og placering er på din PC.

Bemærk! Hvis dokumentet flyttes eller skifter navn, vil referencen ikke længere være gyldig.

Fig. 37. Egenskaber på en sag.

Du kan knytte

kontaktpersoner, dokumenter

og noter til en sag.

Du kan se indtægter,

udgifter, saldo og procent

(dækningsgrad) på sagen

for indeværende år samt en

opsummering, der inkluderer

tidligere år.

Bogføring på sag

Du kan postere på en sag fra både kassekladden og fakturaer.

Bogføring fra kladden

Gå til vinduet „Kassekladde“ i SummaSummarums hovedvindue.

Højreklik i kolonnen „Sag“, vælg Sag... og vælg den ønskede sag.

Bogføring fra faktura

Opret en faktura (se s. 44).

Højreklik i varelistens kolonne „Sag“, vælg Sag... og vælg den ønskede sag.

Tilføj og fjern bogførte posteringer

Du kan tilføje og slette bogførte poster på sager fra Posteringsjournalen (menuen

Rapporter, Posteringsjournal) og de enkelte kontokort (gå til vinduet „Kontoplan“

og dobbeltklik på den ønskede konto).

Tilføj poster til sag

Markér den eller de poster, der skal tilføjes til en sag.

Højreklik på det markerede, vælg Sæt på sag.... og vælg den ønskede sag.

Slet poster fra sag

Markér den eller de poster, du ønsker at fjerne sager fra.

Højreklik på det markerede og vælg Fjern sag.

Sagsrapporter/-regnskab

Du kan få vist posteringsjournal og resultat og balance for hver enkelt sag.

Gå til vinduet „Sager“ i SummaSummarums hovedvindue, højreklik på en sag og

vælg den ønskede rapport.

50 Enterprise SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Enterprise 51


Fig. 38. Aktivitetsoversigten med aktivitetstyper i oversigtens venstre side.

Aktivitetsmodul

I vinduet „Aktiviteter“ i SummaSummarums hovedvindue (fig. 38) kan du oprette

aktiviteter, som skal udføres, eller som er blevet udført.

Du kan bl.a. angive tidspunkt, status og om aktiviteten skal faktureres.

Du kan fx anvende aktivitetsmodulet sammen med kartoteket og kalenderen til

kundestyring (CRM) og sammen med sagsmodulet til at styre dine projekter/sager.

Aktivitetstyper

Du kan ordne dine aktiviteter i typer, som vises i Aktivitetsoversigtens venstre side.

Du kan oprette en ny aktivitetstype ved at højreklikke i typeoversigten og vælg

Ny aktivitetstype. Tast typens navn og afslut med Enter-tasten.

Opret aktivitet

Vælg Filer, Ny, Ny aktivitet... (fig. 39).

Fakturerbar aktivitet

Under type kan du angive, om aktiviteten er fakturerbar. Aktiviteten placeres så

under fakturerbare aktiviteter i Aktivitetsoversigten (fig. 38), så du kan se, når den er

klar til at overføre til fakturering.

Fig. 39. Aktiviteter kan

oprettes på en debitor

i Kartoteket, så du kan

holde styr på, hvilke

opgaver du har udført

for kunden, og hvilke

initiativer og aftaler

der er ligger frem i

tiden. Tilsvarende

kan aktiviteter også

oprettes på en sag i

sagsmodulet.

Start- og sluttidspunkt. Kalender og påmindelse

Du kan angive aktivitetens start og sluttidspunkt. Hvis du klikker på knapperne

„Start“ og „Slut“ indsættes dags dato og det aktuelle klokkeslet. Du kan således bruge

knapperne til at tage tid på fx en telefonsamtale eller en konkret arbejdsopgave.

Du kan endvidere angive, om aktiviteten skal vises i kalenderen (se kap. „Kalender“ s.

54), og om du ønsker en påmindelse et antal minutter før aktivitetens starttidspunkt.

Fakturaoplysninger: vare, debitor og sag

Hvis aktiviteten skal faktureres, skal der angives et varenummer, så SummaSummarum

ved hvilken varetekst og pris, der skal anvendes på fakturaen.

Du kan også angive den debitor, aktiviteten skal faktureres til og evt. hvilken sag

aktiviteten skal posteres på.

Kontakter og dokumenter

I oversigten „Kontakter“ kan du indsætte navne og telefonnumre fra Kartoteket.

I oversigten „Dokumenter“ kan du knytte dokumenter mv. til aktiviteten. Summa-

Summarum registrerer, hvad dokumentets navn og placering er på din PC.

Bemærk! Hvis dokumentet flyttes eller skifter navn,, vil referencen ikke længere være gyldig.

Status

Du kan angive sagens staus. Hvis aktiviteten er fakturerbar og status sættes til

„Udført“ lægges aktiviteten klar til fakturering i Aktivitetsoversigten (fig. 38).

Når fakturaen bliver overført til en ordre/faktura indsætter SummaSummarum

ordrens nummer på aktiviteten.

52 Enterprise

SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Enterprise

53


Fig. 40.Du kan overføre

aktiviteter til fakturering på

en eksisterende ordre eller

oprette en ny.

Overfør aktivitet til ordre/faktura

Når du har udført nogle fakturerbare aktiviteter, kan du overføre dem til en ordre/

faktura, som kan bogføres, udskrives og sendes til kunden. Du kan overføre aktiviteter

fra en debitor i Kartoteket, fra en sag i Sagsoversigten og fra Aktivitetsoversigten:

I Aktivitetsoversigten (fig. 38) under „Aktivitetstyper“ klikker du på “Fakturerbare”,

“Udført, ikke overført” for at få vist de fakturerbare ativiteter, som er udført

men endnu ikke overført til en ordre.

Markér de aktiviteter, du ønsker at overføre, højreklik på dem og vælg Overfør

til ordre/salgsfaktura... (fig. 40).

Angiv om du ønsker aktivitetens navn og start og sluttidsspunkt overført til

ordren sammen med varens navn.

Hvis en eller flere af de markerede aktiviteter ikke har angivet debitor, skal du

angive, hvilken debitor der skal faktureres til.

Hvis alle markerede aktiviteter skal faktureres på samme debitor, kan du angive

om de skal overføres til en eksisterende ordre (hvis en sådan findes) eller en ny.

Vælg “OK”.

Kalender

Kalenderen kan bruges til at holde styr på dine aftaler, ting du skal huske mm.

Vælg Funktioner, Kalender (fig. 41).

Aftaler

Aftaler har et start- og et sluttidspunkt og vises grafisk i kalenderen.

Aftaler er i modsætning til aktiviteter ikke knyttet til et bestemt regnskab.

Aftaler kan kun oprettes, hvis der er ledigt i kalenderen i hele det ønskede tidsrum.

Når du opretter en aftale, kan du angive, om den skal gentages med et givet

interval, et givet antal gange.

Åbn kalenderen og vælg Filer, Ny aftale....

Fig. 41. Kalenderen. I det grønne felt under hver dag vises lidt af dagens noter, så du kan se, om der er nogen noter

i de kommende dage (ved visning af mere end 1 dag). I det gule felt under hver dag vises lidt af aftalerne i de

førstkommende dage, der ikke er synlige i kalenderen..

Noter

Noter kan oprettes på de enkelte dage, men adskiller sig fra aftaler ved ikke

at have et start- og sluttidspunkt. Du kan oprette så mange noter du vil, på de

enkelte dage.

Åbn kalenderen, vælg den dag, noten skal oprettes og skriv noten i feltet “Noter”.

Sådan opretter du en note, som skal gentages på flere datoer:

Vælg Funktioner, Gentag note....

Angiv notens tekst og første dato, noten skal indsættes.

Angiv interval og antal gange noten skal gentages

Huskepunkter

Huskepunkter er ikke knyttet til en bestemt dag, men vises på Husk!-listen, indtil

du krydser dem af.

Sådan opretter du et huskepunkt:

Åbn kalenderen og vælg Filer, Nyt huskepunkt...

54 Enterprise

SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Enterprise

55


Etiketter/adresselabels

I Etiketdesigneren

kan du lave

designs, der passer

til alle stand

a r d l a b e l s p å

markedet.

V æ l g F u n k -

tioner, Etiketdesigner...

(fig. 42).

D u d e s i g n e r

den første etiket

i øverste venstre

hjørne.

Data og graf

i k r e d i g e r e s

som i Formulardesigneren

(se

side 47).

Etiketafstand

Du skal angive

Fig. 42. Du kan designe og udskrive adresselabels og etiketter.

afstanden mellem

etiketterne.

Find den vandrette afstand ved at placere en lineal med nulpunktet på venstre kant

af en etiket i 1. kolonne og måle afstanden i milimeter til venstre kant af den tilsvarende

etiket i 2. kolonne.

Find den lodrette afstand ved at placere en lineal med nulpunktet på toppen af en

etiket og måle afstanden til toppen af den næste etiket i samme kolonne.

Opret etiketliste

Du kan tilføje data til etiketlisten fra både Kartotek og Bilagsoversigt.

Gå til Kartotek eller Bilagsoversigt, markér de ønskede elementer, højreklik og

vælg Tilføj til etiketliste.

Hvis du vil slette elementer fra listen, gøres det i Udskriv-dialogen, før du skriver

ud. Markér de elementer, du vil slette, og klik på “Slet”.

Udskriv

Når du har tilføjet de ønskede debitorer og kreditorer mv. til etiketlisten, er den

klar til at skrive ud.

Vælg Filer, Udskrifter, Etiketter....

Vælg det ønskede etiketdesign og klik “OK”.

Valuta

I Enterprise-udgaven

kan du udstede

fakturaer i

fremmed valuta

og på forskellige

sprog (se afsnittet

om Formulardesigneren

s. 47

vedr. sprog).

Va l u t a k u r s e r

sættes ved at vælge

Funktioner,

Indstillinger... og

gå til fanebladet

„Valuta og sprog“

(fig. 43).

Her angiver du,

hvilken valuta dine

regnskaber føres i,

basisvalutaen. Det

Fig. 43. I Enterprise-udgaven kan du fakturere i fremmed valuta og på andre sprog.

er den valuta, de

øvrige kurser beregnes ift.

Tilføj, indsæt og slet valutaer med de tilhørende knapper.

VIGTIGT! Hvis du først har oprettet regnskaber med fakturering i forskellig valuta, må du ikke

ændre på basisvalutaen!

Kursdifferencer

Selvom du løbende opdaterer dine valutakurser, vil der opstå kursdifferencer.

Kursen på faktureringstidspunktet er sjældent præcis den samme på betalingstidspunktet

(med mindre fakturering og betaling sker samtidig).

Når du registrerer betaling af en faktura i fremmed valuta i kassekladden, tilbyder

SummaSummarum selv at beregne kursdifferencen og postere den for dig. Kursdifferencen

beregnes som forskellen mellem det oprindeligt bogførte beløb i regnskabets

basisvaluta, og det beløb, du er ved at bogføre.

Differencen posteres på kursdifferencekontoen, som sættes i menuen Filer, Egenskaber

for regnskab på fanebladet „Faste konti“.

56 Enterprise

SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

57


Søgning

Søgning i poster

Du kan søge efter en tekststreng i tekstfeltet i alle regnskabets bogførte poster.

Vælg Rediger, Søg (i posteringsjournal)... og angiv den tekst, du vil finde.

Alle forekomster af tekststrengen findes, uanset om det er et selvstændigt ord eller

del af et ord og uden hensyntagen til store og små bogstaver.

Leder du efter et beløb, et bilagsnummer eller en dato, findes det som tidligere

beskrevet ved fx at sortere posterne i Posteringsjournalen (se side 22).

Søgning i kartotek, varer, bilag, sager og aktiviteter (Professionel & Enterprise/Enterprise)

Søgning i kartotek, varer, bilag og sager foregår på denne måde:

Gå til det ønskede vindue i SummaSummarums hovedvindue.

Vælge den gruppe, du ønsker at søge i, i venstre side af skærmen.

Skriv søgeteksten i feltet „Find“ i oversigtens titellinje og tast Enter.

Du kan søge videre i søgeresultatet, ved at indtaste et nyt søgeord og taste Enter,

eller du kan taste Esc for at lave en ny søgning i den oprindelige gruppe.

Søgning foretages i følgende felter:

Kartotek: Alle felter

Bilag: Adresse-, leveringsadresse-, vare- og notefelt.

Varer: Alle felter.

Sager og aktiviteter (Kun Enterprise): Alle felter.

Fig. 44. Du kan lave søg og erstat

i udvalgte eller alle kolonner i

kassekladden.

Du kan gemme søgninger, du ofte

anvender.

Søg og erstat

Du kan lave søg og erstat i kassekladden.

Gå til fanebladet „Kassekladde“ i SummaSummarums hovedvindue.

Vælg Rediger, Erstat (i kassekladde)... (fig. 44). Angiv søgetekst og er-statningstekst

samt hvilken kolonne i kassekladden søgningen, skal foretages i. Vælg „Alle“,

hvis alle forekomster af søgeteksten uanset kolonne skal erstattes.

Budget

Du kan oprette et budget for regnskabåret.

Vælg fanebladet „Kontoplan“ i SummaSummarums hovedvindue.

Højreklik på en konto og vælg Egenskaber. Angiv årsbudgettet for kontoen i hele

kr. i feltet „Budget, kr.“ (fig. 8). Gentag for de øvrige konti.

Vælg Rapporter, Resultat og balance med budget. I rapportens højre side angives

budgetbeløb samt forbrugsgrad i procent - dvs. hvor mange procent udgør kontoens

aktuelle saldo af det budgeterede beløb.

Du kan slette et budget ved at vælge Funktioner, Slet budget.

Eksport af data

Du kan eksportere kontokort, kontoplan, posteringsjournal, resultat og balance

osv. til brug for revisor eller til brug i regneark eller et andet økonomiprogram.

Vælg de ønskede data i menuen Rapporter.

Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil.... Angiv et filnavn og vælg „OK“. Data eksporteres

til en kommasepareret fil med citationstegn som tekstkvalifikator.

Debet og kredit i een kolonne

Ved eksport af poster fra kontokort og posteringsjournal eksporteres beløb som

standard i en debet- og en kreditkolonne. Du kan vælge at samle beløb i een beløbskolonne

med fortegn. Vælg Funktioner, Indstillinger.... Gå til fanebladet „Generelt“

og sæt kryds i „Saml debet og kredit i eet beløbsfelt med fortegn“.

Eksport af kartotekskort, varer og sager (Professionel & Enterprise/Enterprise)

Gå til vinduet „Kartotek“ og markér de kartotekskort, du ønsker at eksportere.

Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil....

Varer og sager eksporteres på samme måde fra vinduet „Varer“ hhv. „Sager“.

Eksport af bilag (Professionel & Enterprise/Enterprise)

Gå til vinduet „Bilag“ og markér de bilag, du ønsker at eksportere.

Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil... for at eksportere fakturaens hoveddata

med een linje pr. faktura.

Vælg Filer, Eksportér bilag... for at eksportere alle fakturadata med en linje pr.

varelinje (kun Enterprise).

Mappe til eksportfiler

Du kan angive en mappe, hvor eksporterede data foreslås gemt som standard.

Vælg Funktioner, Indstillinger....

Gå til fanebladet „Generelt“ og klik på knappen „Vælg...“ ud for feltet „Mappe til

eksportfiler“. Vælg den ønskede mappe og vælg „OK“.

58 Enterprise

SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

59


Fig. 45. Du kan importere poster til kassekladden fra fx din PC-bank eller en anden kilde.

Import af data

Du kan importere en lang række data til SummaSummarum, som kan spare dig

for en masse tastearbejde både i forbindelse med oprettelse af et nyt regnskab og i

forbindelse med de daglige registreringer.

I forbindelse med opstarten kan du fx importere kontoplan, debitorer og kreditorer,

varer mm.

Til daglig kan du fx importere posteringer til kassekladden fra eksempelvis PC-bank,

nye kunder og ordrer fra fx e-handelssystemer, nye priser fra din vareleverandør osv.

Generelt om import

Importvinduet

Uanset hvad du skal importere, ser importvinduet stort set ud på samme måde,

og det er stort set de samme ting, du skal foretage dig.

Lad os sige, du skal importere poster til kassekladden fra din PC-bank.

Vælg Filer, Importer, Importer kladdeposter... (fig. 45).

Import fra fil

Det første, du skal gøre, er at klikke på knappen ud for feltet “Kildefil” for at vælge

filen, der indeholder de data, der skal importeres.

Data kan importeres fra filer i gængse standardformater dvs. komma-, semikolon-

eller tabulatorsepareret format. De fleste økonomisystemer, databaser og regneark

kan eksportere data til mindst ét af disse formater, så hvis du har data liggende digitalt

i forvejen, vil de formentlig også kunne importeres.

Hvis du er i tvivl om, hvilket format data ligger i, kan du klikke på knappen „Se

fil...“, eller du kan simpelthen forsøge dig frem med at skifte afgrænser. Når du skifter

afgrænser, opdateres data i oversigten “Data i kildefil”.

Når opdelingen giver mening, har du formentlig fundet den rette afgrænser.

Dirigering af felter

Det næste du skal gøre er at dirigere felterne fra kildefilen til de rigtige felter i

SummaSummarum. Det gør du i den midterste tabel i Import-vinduet. I titlen til hver

kolonne kan du se, hvor SummaSummarum gerne vil have data.

I første kolonne står der “Dato”. Du skal så angive nummeret på det felt i kildefilen,

der indeholder posteringens dato. Du kan se feltnummeret i oversigten “Data i kildefil”.

Lad os sige, at datoen ligger i felt 1. Så du skriver altså „1“ i kolonnen “Dato”.

Anden kolonne hedder “Bilag”. Det felt skal ikke importeres, så den kolonne springer

du over.

Tredie kolonne hedder “Tekst”. Vi siger teksten ligger i kildefilens felt 2. Så du skriver

altså „2“ i kolonnen “Tekst”.

Fjerde kolonne er „Afstemningskonto“. Den springer du over, da den ikke skal

importeres.

Femte kolonne er „Beløb“. Det findes i kildefilens felt 3, så du skriver „3“ i kolonnen

„Beløb“ (se fig. 45).

De resterende kolonner skal ikke importeres, så dem lader du stå tomme.

Se resultat før du importerer

Hvis du klikker på knappen „Opdater visning“, kan du se resultatet af dine valg i

den sidste oversigt, “Visning af import”.

Andre indstillinger

Afhængig af, hvilke data du importerer, kan der være nogle ekstra indstillinger,

du skal tage stilling til. Du kan læse mere om disse indstillinger under de forskellige

importtyper, og du kan få direkte hjælp i et felt med F1-tasten.

Gem importindstillinger

Når du een gang har sat indstillingerne for en import, kan du gemme den, så du

hurtigt kan vælge den næste gang, du skal importere fra den pågældende kilde.

Klik på Gem-knappen ud for feltet “Importnavn”.

Giv importen et navn og vælg “OK”.

60 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

61


Specielt om de enkelte importtyper

Ved alle importer kan du følge den generelle importvejledning på de forrige sider.

Herunder omtales særlige forhold for de enkelte importtyper.

Import af kladdeposter

Vælg Filer, Importer, Importer kladdeposter... (fig. 45).

Du skal foretage et valg i valgboksen „Beløbshåndtering“.

Hvis du kører med kladdeopsætning med een beløbskolonne (se s. 10), og beløbene

skal indsættes uændret, skal du vælge „Ingen“. Hvis alle beløb skal indsættes i

beløbskolonnen med modsat fortegn, vælger du „Skift fortegn“ .

Hvis du kører med selvstændige debet- og kreditkolonner, skal du angive, om de

negative beløb skal placeres i Debet- eller i Kredit-kolonnen. Vælg „Negative beløb til

Debet-kolonne“, hvis negative beløb skal indsættes i Debet-kolonnen. Ellers vælger

du „Negative beløb til Kredit-kolonne“.

Import af kontoplan

Du kan importere drift- og statuskonti. Sum- og tekstkonti skal oprettes manuelt

efter importen.

Vælg Filer, Importer, Importer kontoplan....

For at SummaSummarum kan vide, hvilke konti der er driftskonti, og hvilke der er

statuskonti, skal det angives, hvordan de er markeret i kildefilen. Statuskonti kan fx

være markeret med et „S“ eller med teksten „Status“.

Hvis du ikke ved det, kan du formentlig regne det ud ved at tage et kig på kildefilen.

Det kan du gøre ved at klikke på knappen „Se fil...“.

Markeringerne angives i felterne „Driftkontomarkering“ og „Statuskontomarkering“.

Import af kartotekskort (Professionel & Enterprise)

Vælg Filer, Importer, Kartotekskort....

Sæt kryds i „Tjek for dubletter“, hvis SummaSummarum skal tjekke om navn, nummer,

e-mail eller telefonnummer findes i Kartoteket i forvejen.

Du kan oprette de importerede som debitorer eller kreditorer med det samme på

listen „Korttype“.

Klik på knappen „Debitorgruppe“ (eller „Kreditorgruppe“), for at vælge hvilken

gruppe de skal placeres i.

Import af varer (Professionel & Enterprise)

Vælg Filer, Importer, Varer....

Ved import af varer kan du angive leverandør på de importerede varer.

Klik på knappen „Leverandør“ og vælg en af kreditorerne fra kartoteket.

Sæt kryds i „Købsvarer“ og „Salgsvarer“, hvis varerne skal markeres som sådan.

Sæt kryds i „Overskriv eksisterende varenumre“ hvis oplysningerne på evt. eksisterende

varenumre skal overskrives med oplysningerne i importfilen.

Import af ordrer/fakturaer (Enterprise)

Du kan generere ordrer på basis af data fra fx e-handel- eller time-/sagstyringssystem.

Vælg Filer, Importer, Ordrer/Fakturaer....

Angiv om de importerede bilag skal oprettes som salgs- eller købsbilag.

Data skal som ved øvrige importer foreligge i en fil i komma-, -semikolon- eller

-tabulatorsepareret format. Hver linje skal som minimum indeholde et kundenummer

og et varenummer. Derudover kan en række oplysninger som fx antal, enhed,

pris, rabat, varebeskrivelse, valuta, sprog mm. importeres.

Alle på hinanden følgende linjer med samme kundenummer samles på en ordre.

Kundeoplysninger

Vælg i „Debitor/kreditor“ om kundenummeret i kildefilen er kundens kortnummer

eller kontonummer.

Hvis nummeret findes i SummaSummarums kartotek, oprettes ordren med kundens

navn og adresse, og - hvis disse oplysninger ikke importeres - i den valuta og

det sprog, som er angivet i kundens debitor- eller kreditorgruppe.

Hvis nummeret ikke findes, skal kunden efterfølgende oprettes som debitor og

indsættes på ordren, før den kan bogføres.

Vareoplysninger

Hvis varenummeret findes i SummaSummarums varekartotek, indsættes pris,

beskrivelse og posteringskonto fra kartoteket, såfremt disse oplysninger ikke importeres

fra importfilen.

Antal i hver varelinje sættes som standard til 1, hvis der ikke er angivet antal i

importfilen.

Bogføring af importerede ordrer

Efter importen kan du bogføre de importerede ordre ved at markere dem i bilagsoversigten

i SummaSummarums hovedvindue, højreklikke og vælge Bogfør.

62 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3

Enterprise

63


Oversigt over SummaSummarum 3-udgaver

Privat, Standard, Professionel & Enterprise

GENERELT Arbejd u/ mus. Taster fra PCPlus. Beskyt med adgangskode. Fritekstsøgning i alle poster.

KASSEKLADDE 3 kolonneopsætninger. Arbejd med flere kladder. Simuler bogføring. Søg og erstat. Infobar m.

balance mm. Afstemningskontooversigt. Standardtekster (auto eller manuelt). Flytbare linjer. Beregn i celler.

KONTOPLAN Afdelings-/projektopdeling. Årsbudget. Flere kontoplaner.

OVERBLIK Overblik over udvalgte konti dag/uge/måned. Søjlediagram. Gennemsnit og prognose.

RAPPORTER Årsregnskab. Resultat og balance. Posteringsjournal. Kassekladder.

IMPORT Hent data fra fx PC-bank, regneark, andet økonomisystem mv. Gem importer. Integration til Danløn.

EKSPORT til revisor mv. Posteringsjournal. Kontokort. Resultat og balance. Kontoplan. Kassekladde.

REDUCERING AF FEJLMULIGHEDER Advarselssystem. Spærring for postering.

SIKKERHEDSKOPIERING Komprimerede til diskette og andre skrivbare drev. Brugerstyret påmindelse.

AFSLUTNING AF REGNSKAB Automatisk afslutning/oprettelse af nyt regnskab. Efterpostering mulig.

DATAMÆNGDER Ingen begrænsninger i datamængderne.

Standard, Professionel & Enterprise

MOMS Momsangivelse og momsspecifikation. Flere momssatser. EU-erhvervelsesmoms. Auto-opdatering.

Professionel & Enterprise

KARTOTEK Gruppestyring af betalingsbetingelser og rabat. Markering af skyldnere. Fritekstsøgning. E-mail.

Datobestemte saldolister. Udskriv kontoudtog, saldoliste, adresseliste, telefonliste, kuverter, girokort mm.

FAKTURA Tilbud, ordrebekræftelser, følgesedler mm. Kontantsalg. Massefakturering. Dækningsgrad. Rabat i kr.

og %. Interne noter. Kvik-udvælgelse. Status. Påmindelser og rykkere. Elektronisk inkasso. Fritekstsøgning.

INDBETALINGS-/GIROKORT Fortrykte eller egne kort. OCR-linje. Beløbs-checkciffer.

RYKKERSTYRING Integreret workflow. Advarsel ved fakturering til skyldnere. Lås dårlige betalere.

OVERBLIK Top 5 over køb, salg, tilgodehavender og gæld. Dagens køb, salg og forfaldne betalinger.

FORMULARDESIGNER Grafisk oprettelse af designs. Anvend bitmap- og vektorgrafik.

VARER Opret varer/ydelser med pris, posteringskonto osv. Prislister.

E-MAIL-MODUL Send ordrebekræftelser, fakturaer, rykkere, nyhedsbreve mm. Gem standard-e-mails.

IMPORT/EKSPORT Kartotekskort/debitorer/kreditorer til Kartotek. Varer.

Enterprise

SAGSSTYRING Sagsregnskab. Postér på sager fra kladde og faktura. Posteringsjournal. Tilknyt dokumenter mv.

AKTIVITETER Kundestyring, time-/sagstyring mm.

VARER Styklister. Flere sprog og valutaer. Prisjustering i % eller fra fil. Ekstra varebeskrivelser.

LAGERSTYRING Registrering af ordrer og bestillinger, køb og salg. Beholdning, restordre, statistik mv.

FAKTURA Fakturering i fremmed valuta og på flere sprog. Automatisk beregning af kursdifferencer.

KARTOTEK Gruppestyring af sprog og valuta. Aldersfordelte debitor- og kreditorlister.

MOMS Listeangivelse, EU-salg.

FORMULARDESIGNER Understøtter 5 sprog. Editor til redigering af feltetiketter og varekolonnetitler.

ETIKETDESIGNER Design og udskriv adresselabels/etiketter.

KALENDER Opret aftaler, noter, huskeliste mm. Få påmindelse før aftaler.

RAPPORTER Lagerværdi. Prisjusteringer. Lagerreguleringer. Debitor-kreditorposteringsjournal.

INTEGRATION Generering af ordrer fra fx e-handelsløsninger og time-/sagstyringssystemer.

MODULER

EFB: Elektronisk fakturering og betaling Lav OIOXML-fakturaer. Betal regninger elektronisk.

More magazines by this user
Similar magazines