Manual - SummaSummarum
Manual - SummaSummarum
Manual - SummaSummarum
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
<strong>Manual</strong><br />
Stone’s<br />
Summa<br />
Summarum<br />
Version 3<br />
Privat<br />
Standard<br />
Professionel<br />
Enterprise<br />
Stone’s Software
Indhold<br />
Programlogo<br />
og illustration:<br />
Frank Lisborg<br />
Forside:<br />
Løw Reklame<br />
Copyright©:<br />
Stone’s Software<br />
Steen Hjelmstrand<br />
Version 3<br />
2. udgave<br />
1. oplag<br />
Marts 2007<br />
Der tages forbehold<br />
for trykfejl, ligesom<br />
der kan være<br />
foretaget ændringer<br />
i softwaren efter<br />
denne manual er<br />
gået i trykken.<br />
I tvivlstilfælde<br />
anbefales det at<br />
konsultere programmets<br />
indbyggede<br />
hjælpefil.<br />
Om regnskab og bogføring ..........................4<br />
Drift og status .........................................................................4<br />
Kontoplan ...............................................................................4<br />
Kontotyper ..............................................................................5<br />
Bogføringsprincipper ............................................................6<br />
Installation .....................................................7<br />
Valg af udgave og registrering ....................7<br />
I gang med <strong>SummaSummarum</strong> ...................8<br />
Nyt regnskab ..........................................................................8<br />
Layout i hovedvindue .........................................................10<br />
Beløbskolonner i kassekladde ...........................................10<br />
Moms (ikke Privat-udgaven) ..............................................11<br />
Tilpas kontoplan ..................................................................13<br />
Afstemningskonti ................................................................14<br />
Standardtekster ...................................................................14<br />
Bilagsnummer ......................................................................15<br />
Sikring mod posteringsfejl .................................................16<br />
Oprettelse af startsaldi .......................................................16<br />
Postering af startsaldi .........................................................17<br />
Simple posteringer ..............................................................20<br />
Kontrol af kassekladde........................................................20<br />
Udskrivning af kassekladde ...............................................21<br />
Bogfør kassekladde .............................................................22<br />
Posteringsjournal ................................................................22<br />
Kontokort ..............................................................................23<br />
Resultat og balance .............................................................23<br />
Momsangivelse (ikke Privat-udgaven) ............................24<br />
Sikkerhedskopiering ...........................................................24<br />
Afslut regnskab ....................................................................26<br />
Årsregnskab ................................................27<br />
Overblik ........................................................28<br />
Oversigt .................................................................................28<br />
Top 5 (Professionel & Enterprise) ......................................29<br />
Dagens tal (Professionel & Enterprise) ............................29<br />
Moms (ikke Privat-udgaven) ..............................................29<br />
Kartotek .......................................................30<br />
Grupper .................................................................................30<br />
Kartotekskort - debitorer og kreditorer ...........................32<br />
Debitor/kreditor startsaldo ................................................33<br />
Postering direkte på debitor- og kreditorkonti ...............33<br />
Udskriv kontoudtog, saldoliste, adresser mm. ................34<br />
Varer .............................................................35<br />
Varegrupper .........................................................................35<br />
Opret vare .............................................................................36<br />
Rediger varer ........................................................................37<br />
Udskrivning ..........................................................................37<br />
Justering af priser (Enterprise) ..........................................38<br />
Styklister (Enterprise)..........................................................38<br />
Supplerende varebeskrivelser ...........................................40<br />
Lagerstyring ................................................41<br />
Fakturering ..................................................42<br />
Bilagsnummerering ............................................................42<br />
Opret bilag ............................................................................43<br />
Fakturaens vareliste ............................................................44<br />
Bogfør og udskriv faktura ..................................................45<br />
Udskriv giro-/FI-kort, følgeseddel og kuvert ...................45<br />
Registrering af betalt faktura ............................................46<br />
Rykkerstyring .......................................................................46<br />
Formulardesigner .......................................47<br />
Rediger design .....................................................................48<br />
Grafik .....................................................................................49<br />
Sæt standarddesign ............................................................49<br />
Sprog (Enterprise) ...............................................................49<br />
Sagsstyring ..................................................50<br />
Sagsgrupper .........................................................................50<br />
Opret sag...............................................................................50<br />
Bogføring på sag .................................................................51<br />
Tilføj og fjern bogførte posteringer ..................................51<br />
Sagsrapporter/-regnskab ...................................................51<br />
Aktivitetsmodul ..........................................52<br />
Aktivitetstyper .....................................................................52<br />
Opret aktivitet ......................................................................52<br />
Overfør aktivitet til ordre/faktura .....................................54<br />
Kalender .......................................................54<br />
Etiketter/adresselabels ...............................56<br />
Valuta ...........................................................57<br />
Søgning ........................................................58<br />
Søg og erstat ........................................................................58<br />
Budget ..........................................................59<br />
Eksport af data ............................................59<br />
Import af data ..............................................60<br />
Generelt om import ............................................................60<br />
Specielt om de enkelte importtyper ................................62<br />
Import af ordrer/fakturaer (Enterprise) ...........................63<br />
Denne manual er udformet som et lille<br />
kursusforløb.<br />
Du føres igennem de vigtigste rutiner:<br />
Oprettelse af regnskab, tilretning af<br />
kontoplan, indtastning i kassekladde,<br />
bogføring, oprettelse af debitorer og<br />
kreditorer, fakturering, udskrivning,<br />
sikkerhedskopiering mv.<br />
Bemærk, at manualen dækker alle udgaver<br />
af <strong>SummaSummarum</strong>, dvs. nogle<br />
af de viste og beskrevne faciliteter findes<br />
måske ikke i din udgave.<br />
Hjælp i det daglige<br />
Hjælp i hovedvinduet<br />
<strong>SummaSummarum</strong> flere typer<br />
indbygget hjælp.<br />
I <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue<br />
kan du se genvejstaster<br />
til de mest anvendte handlinger<br />
i Statuslinjen i bunden. Tast F1 for<br />
mere omfattende hjælp.<br />
Hjælp i alle dialogbokse<br />
I alle dialogbokse er der kontekst-sensitiv<br />
hjælp. Du kan klikke<br />
på spørgsmålstegnet i dialogboksens<br />
titellinje og så på det felt, du<br />
vil have forklaret. Eller du kan sætte<br />
markøren i feltet og taste F1.<br />
Hjælpemenu<br />
Under menupunktet Hjælp, Indhold og indeks finder du hjælpefilens indholdsfortegnelse<br />
og søgefunktion. Hjælpefilen giver mulighed for at gå i dybden med<br />
programmets forskellige faciliteter.<br />
Menupunktet Hjælp, Tastaturoversigt giver en oversigt over genvejstaster.<br />
Eksempel-regnskaber<br />
Kig også på Eksempel-regnskaberne, der følger med <strong>SummaSummarum</strong>.<br />
Har du spørgsmål, som ikke besvares i denne manual eller i programmets hjælpefil,<br />
så kig på Tips & FAQ-siden på www.stoneware.dk.
Om regnskab og bogføring<br />
I dette afsnit gennemgås de<br />
vigtigste regnskabsmæssige<br />
begreber, der bruges i Stone’s<br />
<strong>SummaSummarum</strong>.<br />
Drift og status<br />
Et årsregnskab er opdelt i en<br />
driftsdel og en statusdel.<br />
Driftsregnskabet viser årets indtægter<br />
og udgifter. Lagt sammen<br />
giver de årets resultat.<br />
Statusregnskabet viser en oversigt<br />
over virksomhedens aktiver<br />
(formue) og passiver (gæld) sammenlagt<br />
for de år, virksomheden<br />
har eksisteret.<br />
Kontoplan<br />
Alle bevægelser i regnskabet<br />
skal posteres på en konto. Kontoen<br />
skal have et navn, der beskriver,<br />
hvad kontoen bruges til.<br />
Kontoplanen er en liste med alle<br />
de konti, der anvendes i regnskabet. Du kan selv fjerne og tilføje konti, alt efter dit<br />
behov.<br />
Det er en god ide at nummerere dine konti i intervaller, der svarer til opdelingen<br />
af et årsregnskab:<br />
DRIFT / RESULTAT<br />
Indtægter Driftskonti til indtægter (varesalg mv.).<br />
Nummereres fx 1-1999<br />
Udgifter Driftskonti til udgifter (varekøb, kontorartikler mv.).<br />
Nummereres fx 2000-19999<br />
STATUS / BALANCE<br />
Aktiver Statuskonti til aktiver/værdier (penge i bank, kasse mv.).<br />
Nummereres fx 50000-59999<br />
Passiver Statuskonti til passiver/gæld (moms, ubetalte regninger<br />
mv.) samt egenkapital.<br />
Nummereres fx 60000-69999<br />
Eksempel på dobbelt bogholderi: Betaling posteres på driftskonto 7000 Kontorartikler og modposteres på konto<br />
58000 Kasse, hvor pengene tages fra.<br />
Kontotyper<br />
I <strong>SummaSummarum</strong>s kontoplan findes der 4 kontotyper: Drift, Status, Sum og<br />
Tekst. Kun de to førstnævnte er konti i regnskabsmæssig forstand.<br />
Drift<br />
Driftskonti bruges til postering af dine indtægter, og dine løbende driftsomkostninger.<br />
Driftskonti nulstilles ved regnskabsårets start. Ved årets slutning viser de dine<br />
indtægter og udgifter i regnskabsåret og dermed tilsammen årets resultat.<br />
Status<br />
Statuskonti viser firmaets status - den aktuelle beholdning. Når du sælger noget<br />
ryger der penge ind på din bankkonto: Beholdningen øges. Når du køber noget,<br />
mindskes beholdningen.<br />
Desuden skal større investeringer, fx driftsmidler o.l., som ikke kan afskrives straks,<br />
posteres på en statuskonto.<br />
Statuskonti overføres fra år til år. Hvis du havde overskud året før, og der står 50.000<br />
på din bankkonto, så står de der stadig, når det nye regnskabsår starter.<br />
4 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
5
Sum<br />
Sumkonti er ikke konti i regnskabsmæssig forstand. Du kan ikke postere på en<br />
sumkonto. Sumkonti bruges til at lægge saldo sammen på drifts- og statuskonti.<br />
Fx kan du lægge alle dine indtægtskonti sammen og dermed se, hvad dine samlede<br />
indtægter er. Hvis du lægger alle udgiftskonti til også, får du det samlede resultat.<br />
Tekst<br />
Tekstkontoen er heller ikke en konto. Den bruges til at lave overskrifter i kontoplanen,<br />
så planen bliver mere overskuelig. Tekstkontoens kontonummer bruges kun til<br />
at bestemme tekstlinjens placering i kontoplanen.<br />
Bogføringsprincipper<br />
Stone’s <strong>SummaSummarum</strong> benytter sig af principperne for dobbelt bogholderi.<br />
Princippet er, at hver gang et beløb trækkes fra på en konto, skal det lægges til på<br />
en anden konto. Lægges alle konti sammen, skal resultatet (balancen) være 0.<br />
Formålet er, at reducere risikoen for fejl.<br />
Eksempel<br />
Du har købt kuverter for kr. 50,00.<br />
Beløbet posteres på konto „7000 Kontorartikler“ (se illustrationen side 5).<br />
Statuskonto<br />
Men før du bogfører, skal du „modpostere“ de kr. 50,00 på en anden konto.<br />
I dette tilfælde har du taget de 50 kroner fra din kasse. Du modposterer altså beløbet<br />
på konto „58200 Kasse“.<br />
Moms<br />
Hvis du er momspligtig, har du desuden angivet, at der skal betales moms af de<br />
beløb, der posteres på konto 7000.<br />
Når du posterer 50,00 på konto 7000, vil <strong>SummaSummarum</strong> debitere kr. 40,00 på<br />
konto 7000 og kr. 10,00 på din konto for købsmoms, når posteringen bogføres.<br />
Positiv saldo ved køb, negativ ved salg<br />
Hvis du tjekker saldoen på konto 7000, vil den være kr. 40,00, altså positiv, selv om<br />
der er tale om et køb.<br />
Omvendt vil saldi på dine indtægtskonti i driftregnskabet være negativ. Det kan<br />
virke ulogisk, men sådan skal det være.<br />
Afstemning med kontoudtog<br />
Fordelen ved det dobbelte bogholderi er, at du kan sikre dig mod fejltastninger<br />
mv. Hver gang du foretager en postering, kan du afstemme saldoen med kontoudtog<br />
fra din bank og giro og beholdningen i din pengekasse.<br />
Før du bogfører en kassekladde, bør du altid tjekke, at regnskabets saldi på dine<br />
afstemningskonti stemmer med virkeligheden.<br />
Installation<br />
På installationsmediet ligger filen “readme.txt”. Den bør du læse, før du går videre.<br />
Der kan bl.a. være sidsteøjebliksinformation om installationen, som ikke er nået med<br />
i dette hæfte.<br />
Start af installationsprogrammet<br />
Før du installerer <strong>SummaSummarum</strong>, bør du lukke alle andre programmer. Det<br />
gælder også småprogrammer, der startes op sammen med Windows, og som måske<br />
kun er repræsenteret med et ikon i Proceslinjens ikonbakke.<br />
Start installationsprogrammet ved at følge instruktionerne på installationsmediet.<br />
Følg herefter installationsprogrammets instruktioner på skærmen.<br />
Ny programmappe<br />
Installationsprogrammet opretter en programmappe ved navn “Stone’s <strong>SummaSummarum</strong>”,<br />
som du kan finde i Windows Start-menu. I mappen findes ikonet<br />
„Stone’s <strong>SummaSummarum</strong> 3“, som starter <strong>SummaSummarum</strong>, og „Stone’s <strong>SummaSummarum</strong><br />
3 Hjælp“, som åbner hjælpefilen.<br />
Valg af udgave og registrering<br />
Første gang du åbner <strong>SummaSummarum</strong>,<br />
vises dialogboksen<br />
fig. 1.<br />
Vises den ikke nu, får du<br />
den frem i menuen Hjælp,<br />
Registrering....<br />
Programudgave<br />
I dialogboksen „Programudgave“<br />
skal du vælge den<br />
udgave, du har licens til.<br />
Registrering<br />
I felterne „Registreringsnavn“<br />
og „Registreringsnummer“<br />
angiver du dine<br />
registreringsoplysninger,<br />
som du har modtaget på et<br />
registreringsbevis, på faktu- Fig. 1. Dialogen til valg af udgave og registrering.<br />
raen eller pr. e-mail. Afslut<br />
ved at vælge „Registrér“.<br />
Er der problemer, så kontrollér, at du har valgt den rigtige programudgave, og at<br />
registreringsoplysningerne er skrevet præcis, som du har modtaget dem.<br />
6 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
7
Fig. 2. „Vælg regnskab“-dialogen vises første gang, du<br />
åbner <strong>SummaSummarum</strong>.<br />
Fig.3. I „Nyt regnskab“-dialogen oprettes et nyt<br />
regnskab.<br />
I gang med <strong>SummaSummarum</strong><br />
I det følgende kapitel opretter du et øvelsesregnskab og <strong>SummaSummarum</strong>s<br />
grundlæggende funktioner gennemgås.<br />
Første gang du åbner Stone’s <strong>SummaSummarum</strong>, vises dialogboksen „Vælg regnskab“<br />
(fig. 2). Fra dialogboksen kan du oprette et nyt regnskab, åbne et eksisterende,<br />
indlæse en sikkerhedskopi eller åbne det sidst anvendte regnskab.<br />
Hvis du kun arbejder med ét regnskab, er der ingen grund til, at denne dialogboks<br />
vises mere. Fjern markeringen i „Vis denne dialog ved programstart“, så vil Summa-<br />
Summarum fremover starte med det regnskab, der sidst var åbent.<br />
Nyt regnskab<br />
Du skal nu oprette et nyt regnskab. Klik på knappen „Opret nyt regnskab“. Dialogboksen<br />
„Nyt regnskab“ (fig. 3) vises.<br />
Navn<br />
Hvis du navngiver regnskabet på formen [navn + årstal] som fx „Mit regnskab<br />
2007“, vil <strong>SummaSummarum</strong> automatisk øge årstallet, når du afslutter regnskabet<br />
og opretter et nyt for det kommende regnskabsår.<br />
Regnskabsperiode<br />
Du skal angive en startdato og en slutdato for regnskabet.<br />
Normalt svarer regnskabsåret til kalenderåret, altså fra d. 1.1. til d. 31.12. Der kan ikke<br />
posteres udenfor regnskabsperioden. Du kan godt senere ændre start- og slutdato,<br />
så længe allerede bogførte poster ligger indenfor regnskabsperioden.<br />
Kontoplan<br />
Dit nye regnskab skal have en kontoplan. Der følger en standardkontoplan med<br />
<strong>SummaSummarum</strong>, som du kan redigere, oprette og slette konti i, så den svarer til<br />
dine behov.<br />
Når du senere opretter nye regnskaber, kan du kopiere kontoplan og andre data<br />
fra dine gamle regnskaber ved at vælge „Kopier fra regnskab“. Du skal vælge et<br />
regnskab og afkrydse, hvilke data du ønsker kopieret.<br />
Du har også mulighed for at importere en kontoplan fx fra et andet regnskabsprogram.<br />
Se detaljer i hjælpefilen, hvis du ønsker at benytte dig af denne mulighed.<br />
Til dette øvelsesregnskab skal du bruge standardkontoplanen, altså sætter du<br />
kryds i „Standard“ og vælger „OK“. <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue vises med<br />
kassekladden klar til indtastning (fig. 4).<br />
Før du begynder at postere, skal du have tilpasset regnskabets standardopsætning<br />
til dine behov.<br />
Hvis du ikke allerede har valgt programudgave, skal du gøre det nu ved at vælge<br />
menuen Hjælp og klikke på Registrering.... Følg vejledningen s. 7.<br />
Firmaoplysninger (Professionel & Enterprise)<br />
Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og udfyld felterne på fanebladet „Firmaoplysninger“<br />
til brug ved udskrift af fakturaer og kuverter mm.<br />
8 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
9<br />
Fig. 4.<br />
Summa-<br />
Summarumshovedvindue<br />
med<br />
kassekladde<br />
og<br />
oversigt<br />
over<br />
afstemningskonti.
Fig. 5.<br />
På fanebladet „Generelt“<br />
under „Indstillinger“ kan du<br />
bestemme hovedvinduets<br />
layout.<br />
På fanebladet „Kassekladde“<br />
kan du bestemme<br />
kassekladdens layout. Du<br />
kan også indstille, hvordan<br />
kassekladden skal fungere.<br />
Layout i hovedvindue<br />
Vælg Funktioner, Indstillinger.... På fanebladet „Generelt“ (fig. 5) kan du vælge<br />
layout i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue. Hvis du foretrækker et layout med faneblade<br />
fremfor det lodrette knappanel, så klik i „Faneblade“.<br />
Beløbskolonner i kassekladde<br />
Vælg Funktioner, Indstillinger.... På fanebladet „Kassekladde“ i boksen „Beløbskolonner“<br />
kan du vælge mellem tre kolonneopsætninger i kassekladden.<br />
Én beløbskolonne. Udgangspunkt i afstemningskonto<br />
I denne opsætning angives beløb i én kolonne med fortegn i forhold til afstemningskontoen.<br />
Opsætningen er velegnet til bogføring, der tager udgangspunkt i<br />
kontoudtog fra bank og giro, og hvis du ikke er ekspert i bogføring og debet og<br />
kredit. Fortegn i kassekladden skal bare være de samme som på kontoudtoget, altså<br />
plus foran indtægter og minus foran udgifter.<br />
Denne opsætning bruges i hæftet her.<br />
Én beløbskolonne. Udgangspunkt i drift-/statuskonto<br />
Beløb angives i én kolonne med plus og minus i forhold til drift-/statuskontoen.<br />
Denne opsætning er velegnet, hvis du er vant til traditionel bogføring, hvor man<br />
tager udgangspunkt i drift- og statuskonto.<br />
Fig. 6.<br />
På fanebladet „Moms“ i<br />
Egenskaber for regnskab,<br />
kan du bl. a. angive, hvilke<br />
momssatser der skal gælde<br />
i regnskabet, og hvilke konti<br />
momsen skal posteres på, så<br />
du kan afregne til Told- og<br />
Skat.<br />
Du kan også oprette<br />
afgiftskonti til postering af<br />
fradragsberettigede afgifter<br />
som fx elafgift, vandafgift<br />
osv.<br />
Debet- og kreditkolonne. Udgangspunkt i drift-/statuskonto<br />
I denne opsætning angives beløb uden fortegn i henholdsvis en debet- og en<br />
kreditkolonne. Det forudsætter, at du har styr på debet og kredit.<br />
Til gengæld giver det bedre overblik og kan dermed mindske risikoen for fejl, hvis<br />
man altså ved, hvilke beløb der skal stå i henholdsvis debet og kredit.<br />
Moms (ikke Privat-udgaven)<br />
Før du går i gang med tilpasning af kontoplanen, skal momsindstillingerne sættes.<br />
To ting skal være i orden, hvis der skal beregnes moms i regnskabet:<br />
1) Der skal være oprettet konti til postering af salgs- og købsmoms.<br />
2) Der skal være oprettet en momssats, så <strong>SummaSummarum</strong> ved hvor meget<br />
moms, der skal beregnes.<br />
Til momssatsen skal endvidere knyttes to momskoder, som benyttes i kassekladden<br />
og kontoplanen til at angive, hvilken moms der i givet fald skal beregnes.<br />
Endelig skal der angives en momsafregningskonto aht. opdateringsfunktionen (s. 29).<br />
Hvis der ikke skal afregnes moms i dit regnskab, skal momsen slås fra.<br />
Ændring af momsindstillinger<br />
Vælg Filer, Egenskaber for regnskab. Gå til fanebladet „Moms“ (fig. 6).<br />
Når du opretter et regnskab med standardindstillinger, oprettes en standardmomssats<br />
med momskoder og tilknyttede momskonti.<br />
10 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
11
Fig. 7. Kontoplanen i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />
Du kan ændre satser, momskoder og momskonti ved at markere momsen i tabellen<br />
„Moms“ og vælge „Egenskaber“. Klik på knappen „Tilføj“ for at tilføje en ny<br />
momssats.<br />
Du kan slå momsafregning fra ved at vælge „Ingen“ i valgboksen „Afregning“.<br />
Tilføj og fjern afgiftskonti<br />
Ud over moms kan fradragsberettigede afgifter indgå i din momsangivelse.<br />
Klik på knappen „Tilføj...“ ud for listen „Afgiftskonti“ for at tilføje en konto fra kontoplanen.<br />
Saldo på disse konti vil indgå i rapporten Momsangivelse (se s. 24).<br />
Fjern en konto fra listen ved at markere kontoen og klikke på knappen „Fjern“.<br />
Normalt vil det ikke være nødvendigt at foretage ændringer i momsindstillingerne.<br />
Vælg „Annuller“ for at bevare de eksisterende indstillinger.<br />
Tilpas kontoplan<br />
Næste skridt er tilpasning af<br />
regnskabets kontoplan. Du kan<br />
læse om kontoplanens formål<br />
og opbygning i afsnittet „Om<br />
regnskab og bogføring“.<br />
Vælg „Kontoplan“ i Summa-<br />
Summarums hovedvindue (fig.<br />
7).<br />
Opret ny konto<br />
Vælg Filer, Ny, Ny konto...<br />
(fig. 8).<br />
Vi siger, du holder foredrag,<br />
så du skal oprette en konto af<br />
typen „Drift“, som skal anvendes<br />
til „Indtægter“.<br />
Angiv kontonummer „1300“ og<br />
kontonavn „Foredrag“.<br />
Da du skal betale moms af<br />
indtægterne, skal kontoen have Fig. 8. Oprettelse af konto i kontoplanen.<br />
koden for salgsmoms. Er du i tvivl<br />
om, hvad koden for salgsmoms er, så se forrige afsnit.<br />
Når du angiver en momskode på en konto, betyder det, at hver gang et beløb<br />
posteres på den konto i kassekladden, sættes den valgte momskode automatisk, så<br />
momsandelen fratrækkes det posterede beløb og i stedet posteres på den tilhørende<br />
momskonto.<br />
I kassekladden vil du kunne ændre momskoden, men du bør normalt ikke gøre<br />
det. Du skal holde momspligtige og ikke-momspligtige ydelser og varer adskilt på<br />
konti hver for sig.<br />
Vælg „OK“ når du har udfyldt felterne Type, Kontonr., Kontonavn og Moms.<br />
Rediger konto<br />
Højreklik på konto „58100 Giro“ i kontoplanen og vælg Egenskaber.<br />
Du har ingen girokonto, men to bankkonti. Ret feltet „Kontonavn“ til „Højrentekonto“.<br />
Slet konto<br />
Da du ikke har noget momsfrit salg til udlandet, behøver du ikke konto „1800<br />
Momsfrit salg til udlandet“. Markér kontoen, tryk på Delete-tasten og svar „OK“ .<br />
Indsæt og slet tomme linjer<br />
For at få bedre overblik kan du indsætte tomme linjer i kontoplanen.<br />
Vælg Indsæt linje i menuen Rediger. Slet tomme linjer med Delete-tasten.<br />
12 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
13
Afstemningskonti<br />
Afstemningskonti er udvalgte konti fra kontoplanen. De konti, der defineres som<br />
afstemningskonti, vises i oversigten under kassekladden (fig. 4), og de kan vælges i<br />
kassekladdens „Afstemningskonto“-kolonne.<br />
I <strong>SummaSummarum</strong> kan du vælge enhver konto i kontoplanen som afstemningskonto<br />
(undtagen konti, der anvendes til momsafregning), men som navnet siger,<br />
er tanken, at du bruger funktionen til de konti, der bruges til afstemning med „den<br />
virkelige verden“ - altså typisk bank, giro og kasse.<br />
Afstemning<br />
Hver gang der foretages en indbetaling eller en udbetaling, vil det normalt udløse<br />
en postering på en af disse konti.<br />
Hvis du køber nogle frimærker, posterer du udgiften på kontoen „7200 Porto“<br />
og modposterer på kasse eller bank alt efter, om du har betalt kontant eller med<br />
kreditkort.<br />
Når en faktura betales pr. giro, udløser det fx en postering på kontoen „Debitorer,<br />
ubetalte fakturaer“ og en modpostering på din girokonto.<br />
Før du bogfører kassekladden, skal du afstemme. Dvs. du skal tjekke, at de slutsaldi,<br />
<strong>SummaSummarum</strong> angiver for giro, bank og kasse i afstemningskontioversigten<br />
under kassekladden, stemmer med dine kontoudtog og den faktiske beholdning i<br />
kassen. Hvis der er uoverensstemmelser, må du gå kladden igennem og finde fejlen.<br />
Måske har du tastet et beløb forkert eller glemt en post. (Se også s. 20).<br />
Tilføj og fjern afstemningskonto<br />
Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet „Faste konti“.<br />
Klik på knappen „Tilføj...“ ud for listen „Afstemningskonti“ for at tilføje en konto<br />
fra kontoplanen.<br />
Hvis du vil fjerne en konto fra listen, skal du markere kontoen og klikke på knappen<br />
„Fjern“.<br />
Standardtekster<br />
Du kan gemme tekster, som du ofte bruger til dine posteringer. Vælg Filer, Egenskaber<br />
for regnskab og gå til fanebladet „Standardtekster“ (fig. 9).<br />
Vedligeholdelse af standardtekster<br />
I valgboksen “Oprettelse og vedligeholdelse” kan du vælge, hvorledes standardtekster<br />
skal håndteres i dit regnskab.<br />
Vælg „Automatisk“, hvis du ønsker automatisk vedligeholdelse. Hver gang du<br />
skriver en tekst i kassekladdens tekstfelt, tilføjes den øverst på listen. Er listen fyldt,<br />
fjernes den tekst, det er længst siden, du har anvendt.<br />
Vælg „Manuelt af bruger“, hvis du selv vil oprette de standardtekster, du ønsker at<br />
anvende. Skriv derefter de ønskede tekster ind i listen.<br />
Vælg „Anvend ikke standardtekster“ hvis der ikke skal anvendes standardtekster<br />
i regnskabet.<br />
Fig. 9.<br />
På fanebladet<br />
„Standardtekster“ under<br />
Egenskaber for regnskab,<br />
kan du styre brug af<br />
standardtekster til hurtig<br />
indsættelse i kassekladden.<br />
Du kan også angive et<br />
kontonummer, der skal<br />
indsættes sammen med<br />
teksten.<br />
Til eksemplet her vælger du „Manuelt af bruger“ og skriver „Overførsel“ som tekst<br />
1, „Kuverter“ som tekst 2 og „Frimærker“ som tekst 3.<br />
Du kan endvidere angive et kontonummer, der skal indsættes sammen med teksten.<br />
Angiv „7000“ (Kontorartikler) ud for „Kuverter“ og „7200“ (Porto) ud for „Frimærker“.<br />
Du kan angive hvor mange standardtekster, der skal kunne oprettes, i feltet „Antal<br />
standardtekster“.<br />
Brug af standardtekster<br />
Standardteksterne kan indsættes i kassekladden på flere måder. Du kan taste<br />
tekstens nummer på listen. Du kan også vælge, at listen af tekster skal vise sig automatisk,<br />
når du begynder at skrive i kassekladdens tekstkolonne.<br />
Vælg Funktioner, Indstillinger og gå til fanebladet „Kassekladde“. Sæt kryds i<br />
tjekboksen „Vis standardtekster automatisk“.<br />
Fjern krydset, hvis du kun ønsker listen vist, når du taster F9 eller klikker på knappen<br />
i kassekladdens tekstkolonne.<br />
Bilagsnummer<br />
Hvis dit regnskab ikke er nystartet, kan du angive, hvilket bilagsnummer du er nået<br />
til. Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet „Postering“ (fig. 10).<br />
I vores eksempel starter regnskabet ved regnskabsårets begyndelse, så værdien i<br />
feltet „Sidste bilagsnummer“ skal bare være „0“.<br />
14 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
15
Fig. 10.<br />
På fanebladet „Postering“<br />
under Egenskaber for<br />
regnskab, kan du mindske<br />
risikoen for at lave<br />
fejlposteringer.<br />
Du kan spærre for<br />
posteringer før en bestemt<br />
dato, og du kan få<br />
<strong>SummaSummarum</strong> til at<br />
advare dig, hvis du posterer<br />
udgifter på en konto, der<br />
normalt anvendes til<br />
indtægter, og omvendt.<br />
Sikring mod posteringsfejl<br />
Du kan reducere risikoen for at lave posteringsfejl og få en advarsel, hvis du posterer<br />
en udgift på en indtægstkonto eller omvendt.<br />
Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet „Postering“ (fig. 10). I<br />
boksen „Posteringsadvarsel“ sættes kryds i „Giv advarsel ved...osv.“.<br />
Du skal desuden angive på hver enkelt konto i kontoplanen, om den anvendes til<br />
indtægter eller udgifter (se s.13).<br />
Spær for posteringer<br />
Du kan angive en dato i feltet „Spær for posteringer før“, for at forhindre bogføring<br />
af posteringer dateret før en given dato. Låsen kan fx bruges, efter du har afleveret<br />
momsangivelse til Told & Skat, så du ikke ved en fejl kommer til at postere i den<br />
periode, du har afregnet for.<br />
Oprettelse af startsaldi<br />
Du er nu klar til at gå i gang med at postere i dit regnskab. Med mindre firmaet eller<br />
foreningen lige er startet, så er der formentlig allerede nogen penge på bankkonti<br />
osv. Før du går i gang med de løbende posteringer, skal du have ført den aktuelle<br />
status ind i dit nye regnskab.<br />
Overførsel fra regnskab med dobbelt bogholderi<br />
Hvis du åbner det nye regnskab på basis af et eksisterende regnskab med dobbelt<br />
bogholderi, kan alle konti overføres direkte. Har du udeståender med debitorer og<br />
kreditorer, som du ønsker håndteret i <strong>SummaSummarum</strong>s debitor- og kreditorbogholderi,<br />
skal disse dog registreres på særlig vis (se s. 33).<br />
Hvis overførslen sker ved regnskabsårets afslutning, skal alle driftskonti nulstilles,<br />
og driftsresultatet overføres til en statuskonto, der fx hedder „Årets resultat“. Slutsaldo<br />
på statuskonti i det gamle regnskab overføres som startsaldo på de samme<br />
konti i det nye regnskab.<br />
Overførsel fra regnskab uden dobbelt bogholderi<br />
Hvis du fx har ført regnskab i et regneark, behøver det ikke give større problemer;<br />
i hvert fald ikke hvis den faktiske beholdning på bank- og girokonto og i kassen,<br />
svarer til de indtægter og udgifter, du har haft i følge dit regneark. Så kan du overføre<br />
status som beskrevet i forrige afsnit. Er der derimod uoverensstemmelser, må du i<br />
gang med detektivarbejdet og evt. få hjælp af en revisor.<br />
Generelt om oprettelse af startsaldo<br />
Ligesom ved løbende posteringer, skal startsaldi også modposteres, før du kan<br />
bogføre en kladde. Hvis der er kr. 1000 i din kasse, (startsaldo = kr. 1.000) kommer<br />
pengene et sted fra. Fx<br />
1) Du har solgt for kr. 1.000.<br />
2) Du har overført kr. 1.000 fra et tidligere år.<br />
3) Du har indskudt kr. 1.000 af dine private penge.<br />
I alle tilfælde er der - eller skal der oprettes - en passende modkonto:<br />
Ad. 1) En driftskonto til den vare/ydelse, du har solgt, fx „Varesalg“.<br />
Ad. 2) En statuskonto der fx hedder „Overført fra tidligere år“.<br />
Ad. 3) En statuskonto der fx hedder „Indskudt kontant i virksomheden“.<br />
Datering af startsaldo<br />
Startsaldi dateres på regnskabsperiodens første dato. Hvis det er muligt, bør du<br />
undlade at foretage andre posteringer den dag. Det gør det nemmere at adskille<br />
disse posteringer fra de løbende posteringer.<br />
I det følgende afsnit vises et eksempel på oprettelse af startsaldi.<br />
Postering af startsaldi<br />
Bemærk! I det følgende antages, at du har valgt den kolonneopsætning i kassekladden,<br />
der tager udgangspunkt i afstemningskontoen (se side 10).<br />
Startsaldo på bankkonto<br />
Vi starter med at angive startsaldo på din bank.<br />
Vælg vinduet „Kassekladde“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue. Marker cellen i<br />
kolonnen „Dato“, hvis den ikke allerede er markeret.<br />
16 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
17
Fig. 11. Kassekladde med oprettelse af startsaldi og indtastning af de første køb.<br />
De første 5 linjer er eksempler på etbenede posteringer - altså hvor der posteres på én konto per linje.<br />
I de sidste poster er konto og modkonto angivet i samme linje.<br />
Tast F9 for at vise kalenderen. Tast PageUp indtil du når til januar. Tast Home for at<br />
gå til den 1. Tast Enter for at indsætte datoen i datofeltet.<br />
Tast Enter for at rykke til kolonnen „Bilag“. Tast Delete for at slette indholdet.<br />
Tast Enter for at gå til kolonnen „Tekst“. Skriv „Overført fra sidste år“.<br />
Tast Enter for at gå til kolonnen „Afstemningskonto“. Tast F9 for at få listen med<br />
afstemningskonti frem. Tast Pil ned til „Bank“ er markeret. Tast Enter for at indsætte<br />
„Bank“ i cellen.<br />
Tast Enter for at gå til kolonnen „Beløb“. Skriv „1021,25“, som vi siger, er saldoen<br />
på din bankkonto.<br />
Tast Enter for at gå til kolonnen „Kontonr.“. Beholdningen på din bankkonto er en<br />
del af sidste års resultat. Sidste års resultat posterer vi på en selvstændig linje om<br />
lidt, derfor taster du bare Enter, indtil du står i en ny linje.<br />
Din linje 1 skal nu se ud som linje 1 i fig. 11.<br />
Startsaldo på højrentekonto<br />
Nu skal startsaldoen på din højrentekonto angives.<br />
Datoen fra linjen ovenover skulle gerne være indsat automatisk, så du taster Enter<br />
for at rykke til „Bilag“. Tast Delete for at slette bilagsnummeret.<br />
Tast Enter for at gå til „Tekst“. Tast F6 for at gentage teksten fra linjen ovenover.<br />
Fig. 12. Funktionen „Simuleret bogføring“ viser, hvordan kladdens linjer vil blive posteret. Posterne i denne<br />
rapport svarer til linjerne i kassekladden på fig. 11. Bemærk, at linje 6 i kassekladden resulterer i hele 3<br />
posteringer på hhv. konto 7000 Kontorartikler, 58200 Kasse og 66200 Købsmoms.<br />
Tast Enter for at rykke til „Afstemningskonto“. Tast F9 for at få listen med afstemningskonti<br />
frem. Tast Pil ned til „Højrentekonto“ er markeret. Tast Enter for at indsættekontoen<br />
i cellen.<br />
Tast Enter for at gå til „Beløb“. Skriv „2400“, som vi siger, er saldoen på højrentekontoen.<br />
Tast Enter for at gå til „Kontonr.“. Beholdningen på din højrentekonto er en del af<br />
sidste års resultat. Sidste års resultat posterer vi på en selvstændig linje om lidt, så<br />
tast Enter indtil du står i en ny linje.<br />
Linje 2 skal nu se ud som linje 2 i fig. 11.<br />
Sidste års resultat<br />
Så skal sidste års resultat posteres. Slet bilagsnummer og gentag tekst fra linjen<br />
ovenover som før. Slet teksten i cellen „Afstemningskonto“.<br />
I kolonnen „Beløb“ angiver du „3421,25“, som var sidste års resultat.<br />
I kolonnen „Kontonr.“ taster du F9 for at få en kontooversigt og vælger konto „60900<br />
Overført fra tidligere år“. Linje 3 skal nu se ud som linje 3 i fig. 11.<br />
18 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
19
Simple posteringer<br />
Vi skal senere se på køb og salg via faktureringsmodulet, men her skal du lave nogle<br />
simple posteringer, der ikke involverer debitorer og kreditorer.<br />
Overførsel mellem to konti<br />
Først et eksempel på, hvordan du overfører et beløb mellem to konti. Vi siger,<br />
at du har hævet kr. 1000,00 på din højrentekonto, fordi du gerne vil have lidt flere<br />
kontanter i kassen.<br />
Tast Ctrl+L for at tilføje en ny linje til kassekladden. Kontrollér, at du står i kolonnen „Dato“<br />
i den nye linje. Tast + på det numeriske tastatur to gange, så datoen bliver d. 3.1.<br />
Tast Enter for at rykke til „Bilag“ og slet bilagsnummeret.<br />
Tast Enter for at rykke til „Tekst“. Tast F9 for at se listen med standardtekster. Tast<br />
Pil ned til „Overførsel“ er markeret, og tast Enter for at indsætte teksten. Tast F2 for<br />
at sætte cellen i redigeringstilstand og tilføj „ til kasse“.<br />
Tast Enter for at rykke til „Afstemningskonto“. Tast „B“ for at indsætte „Bank“<br />
Tast Enter for at gå til „Beløb“. Skriv „-1000“ og tast Ctrl+L for en ny linje.<br />
Fjern bilagsnummeret, indsæt „Overførsel“ fra standardteksterne og tilføj „ fra<br />
bank“. Tast „K“ i kolonnen „Afstemningskonto“ for at indsætte „Kasse“ og tast Shift+F6<br />
i kolonnen „Beløb“ for at indsætte beløbet fra linjen ovenover med modsat fortegn.<br />
Linje 4 og 5 skal nu se ud som på fig. 11.<br />
Køb<br />
Du har købt kuverter og frimærker på posthuset kontant d. 12.1. Købet skal registreres<br />
på to linjer, da kuverter og frimærker skal posteres på hver sin konto.<br />
Tilføj en ny linje og tast „120107“ for at indsætte datoen 12.1.2003. Bilagsnummeret<br />
sættes til „1“. Tast F9 i Tekst-kolonnen og vælg „Kuverter“.<br />
Du har betalt kontant med penge fra kassen, så du skriver „-65“ i kolonnen „Beløb“.<br />
Kontonummer „7000“ og momskoden „K25“ blev indsat automatisk sammen med<br />
standardteksten „Kuverter“.<br />
I den efterfølgende linje posterer du køb af frimærker for kr. 40 på konto 7200.<br />
Husk at rette bilagsnummeret til „1“. <strong>SummaSummarum</strong> tæller som standard automatisk<br />
bilagsnummeret op, hvis kladden balancerer, men i dette tilfælde henviser<br />
de to posteringslinjer til samme bilag.<br />
Din kassekladde skal nu se ud som på fig. 11.<br />
Kontrol af kassekladde<br />
Så længe dine posteringer står i kladden, er de ikke blevet skrevet ind i regnskabet.<br />
Hvis du kigger på de forskellige konti og rapporter, vil alle saldi være 0. Posteringerne<br />
skal bogføres, men først skal du være sikker på, at de er korrekte.<br />
Tjek kassekladde<br />
<strong>SummaSummarum</strong> har indbygget en funktion til at tjekke for formelle fejl i kassekladden.<br />
Funktionen tjekker, at alle poster har en gyldig dato og et bilagsnummer<br />
eller en tekst, en gyldig konto, et gyldigt beløb, og at alle posteringer lagt sammen<br />
giver 0 jf. de tidligere beskrevne principper for dobbelt bogholderi.<br />
Vælg Funktioner, Tjek kassekladde. Hvis din kladde ser ud som på fig. 11, skulle<br />
du gerne få den besked, at <strong>SummaSummarum</strong> ikke fandt nogen fejl.<br />
Du kan prøve at fremprovokere en fejl ved fx at ændre beløbet eller fjerne posteringsteksten<br />
i linje 1. Du kan ikke bogføre en kassekladde, hvis der er fundet fejl i.<br />
Tjek afstemningskonti<br />
Når kassekladden er fri for formelle fejl, skal du tjekke, at saldo på dine afstemningskonti<br />
passer. Du kan nemlig sagtens lave fejl, som <strong>SummaSummarum</strong>s kladdetjek<br />
ikke opdager. Hvis du fx kommer til at skrive „-400,00“ i stedet for „-40,00“ i linje 7,<br />
vil kladden stadig være formelt korrekt.<br />
Under kassekladden er der en oversigt over dine afstemningskonti (fig. 11).<br />
Her kan du se, hvad slutsaldo på de forskellige konti vil være, når kassekladden<br />
bliver bogført. Du skal altså tjekke med saldoen på kontoudtog fra din bank , og du<br />
skal tjekke med beholdningen i kassen.<br />
Simuler bogføring<br />
Du har mulighed for at simulere en bogføring af kladden.<br />
Vælg Funktioner, Simuler bogføring (fig. 12).<br />
I oversigten „Posteringer“ kan du se, hvilke poster bogføring af kladden vil medføre.<br />
I oversigten „Kontobevægelser“ kan du se, hvilke ændringer bogføring vil betyde<br />
på de konti, der bogføres på.<br />
Udskrivning af kassekladde<br />
Inden du bogfører kassekladden, ønsker du sikkert en udskrift til at arkivere i din<br />
bilagsmappe sammen med de tilhørende bilag.<br />
Vælg Filer, Udskriv (fig. 13).<br />
Skrifttype og -størrelse ved udskrivning<br />
Til udskrivning af rapporter i <strong>SummaSummarum</strong> kan du vælge mellem alle installerede<br />
skrifttyper på PC’en og på printeren med ens bogstavbredde.<br />
I boksen „Skrifttype“ klikkes på „Vælg...“ for at vælge en skrifttype.<br />
Du skal være opmærksom på, at den valgte skrifttype, typografi og størrelse har<br />
betydning for, hvor meget udskriften fylder på papiret. Hvis udskriften ikke kan være<br />
på papiret, må du bruge en mindre skriftstørrelse, ændre kolonnebredderne eller<br />
udskrive med papiret liggende.<br />
Kolonnebredder<br />
I boksen „Kolonnebredder“ kan du angive hvor mange tegn, der skal være i hver<br />
kolonne.<br />
Printer og papirretning<br />
Vælg Indstil printer...for at skifte papirstørrelse, -kilde og -retning.<br />
20 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
21
Bogfør kassekladde<br />
Når du er klar til at bogføre kassekladden, vælger du Funktioner, Bogfør kassekladde.<br />
<strong>SummaSummarum</strong> spørger, om du ønsker at bogføre, og når du svarer ja,<br />
tømmes kassekladden, og dens indhold posteres på de angivne konti.<br />
Når posteringerne er bogført, kan de ikke ændres. Det er meningen, for det gør<br />
risikoen for fejl - og muligheden for at fuske - mindre. Hvis du er kommet til lave fejl, i<br />
det du har bogført, skal du rette det ved at foretage omposteringer eller supplerende<br />
posteringer, alt efter hvad fejlen er.<br />
Posteringsjournal<br />
Du kan få en oversigt over samtlige bogførte poster i regnskabet.<br />
Vælg Rapporter, Posteringsjournal.<br />
Fig. 13.<br />
Ved<br />
udskrift af<br />
kassekladde<br />
og andre<br />
rapporter,<br />
kan du vælge<br />
kolonnebredder,<br />
skrifttype,<br />
papirretning<br />
mm.<br />
Periode<br />
Som standard vises poster for den aktuelle måned. Hvis der ikke er nogen posteringer<br />
i den pågældende periode, findes den sidste måned, der indeholder posteringer.<br />
I vores eksempel er det januar.<br />
Du kan bevæge dig en måned frem eller tilbage eller få vist hele årets poster via<br />
kommandoerne i menuen Vis. Du kan også angive en specifik periode ved at vælge<br />
start- og slutdato i datofelterne i værktøjslinjen.<br />
Sortering af poster<br />
Du kan få sorteret posterne ved at klikke på kolonnehovedet. Det kan være hensigtsmæssigt,<br />
hvis du fx leder efter et bestemt beløb, bilag eller en postering en bestemt<br />
dato. Du kan åbne kontokortet ved at markere en post og taste Enter.<br />
Kontokort<br />
Kontokortet viser alle poster på en konto.<br />
Gå til vinduet „Kontoplan“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue. Marker konto „58200<br />
Kasse“ og vælg Rapporter, Kontokort.<br />
Som i posteringsjournalen vises den aktuelle måneds poster som standard. I vores<br />
eksempel er det januar (fig. 14). Valg af periode og sortering af poster foregår ligeledes<br />
på samme måde som i posteringsjournalen.<br />
I kontokortets statuslinje kan du se antallet af poster for den valgte periode og<br />
periodens samlede debet- og kreditbevægelser.<br />
Resultat og balance<br />
Rapporten „Resultat og balance“ viser resultat og balance for en bestemt periode.<br />
Vælg Rapporter, Resultat og balance.<br />
Rapporten dannes på baggrund af din kontoplan og giver dig overblik over dine<br />
udgifter og indtægter, driftresultat samt aktiver og passiver.<br />
Rapportlayout<br />
Før du udskriver rapporten, har du mulighed for indsætte tomme linjer og manuelt<br />
sideskift. Sæt markøren på det ønskede sted i rapporten og vælg Rediger, Indsæt tom<br />
linje for at indsætte en linje eller vælg Manuelt sideskift for at indsætte et sideskift.<br />
Ønsker du permanent sideskift fx mellem drift- og statusdelen, indsættes dette i<br />
kontoplanen i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue. Markér den linje i kontoplanen,<br />
hvor du ønsker sideskiftet, og vælg Rediger, Indsæt permanent sideskift.<br />
Fig. 14. Kontokortet viser kontoens poster i en bestemt periode. I Statuslinjen i bunden af vinduet kan du se<br />
periodens samlede debitering, kreditering, balancen og summen af evt. markerede poster.<br />
22 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
23
Momsangivelse (ikke Privat-udgaven)<br />
Rapporten „Momsangivelse“ viser, hvor meget du skal betale eller have refunderet<br />
fra Told og Skat. Vælg Rapporter, Momsangivelse.<br />
Rapporten dannes på baggrund af dine moms- og afgiftsindstillinger (se afsnittet<br />
„Moms“ s. 11). Som udgangspunkt vises momsangivelsen for den aktuelle periode.<br />
Da vi indtil videre kun har foretaget posteringer i januar måned, er vi interesseret i<br />
at se momsangivelsen for første kvartal.<br />
Vælg Vis, Periode, 1. kvartal (fig. 15).<br />
Sikkerhedskopiering<br />
Du bør med jævne mellemrum sikkerhedskopiere dit regnskab. Sikkerhedskopieringen<br />
bør foretages til et andet medie (diskette, harddisk, CD-ROM, bånd osv.), så<br />
du ikke mister dit regnskab, hvis der opstår en fejl på den oprindelige disk.<br />
Oprettelse af sikkerhedskopi<br />
Åbn det regnskab, du vil sikkerhedskopiere.<br />
Vælg Filer, Sikkerhedskopi, Opret sikkerhedskopi.... (fig. 16).<br />
Klik på knappen „Vælg...“ for at vælge et andet sted til sikkerhedskopien. Hvis destinationen<br />
indeholder en sikkerhedskopi i forvejen, får du oplyst hvilken, og hvis<br />
der ligger andre filer, får du en liste over disse.<br />
Bemærk, at alle filer på den valgte destination bliver slettet, når du foretager sikkerhedskopieringen!<br />
Hvis du vil oprette en ny mappe til sikkerhedskopien, skal du klikke på knappen<br />
„Ny mappe“, vælge placeringen af den nye mappe og klikke „OK“. Hvis du sikkerhedskopierer<br />
til en diskette, kan du ikke oprette en mappe. Her kræves mindst én<br />
hel diskette uanset sikkerhedskopiens størrelse.<br />
Når du har valgt drev og sti, klikker du på „Start“ for at begynde kopieringen.<br />
VIGTIGT! 1) Hav altid flere medier med sikkerhedskopier liggende!<br />
2) Lav også almindelig backup af dine regnskabsdata med jævne mellemrum.<br />
Gendan regnskab fra sikkerhedskopi<br />
Vælg Filer, Sikkerhedskopi, Gendan fra sikkerhedskopi... for at gendanne et<br />
regnskab fra en sikkerhedskopi. Find den ønskede sikkerhedskopi ved at klikke på<br />
knappen „Vælg...“. Markér sikkerhedskopiens placering og klik OK. <strong>SummaSummarum</strong><br />
angiver, hvilken sikkerhedskopi der er fundet. Klik „Start“ for at påbegynde<br />
gendannelsen.<br />
Bemærk! Det eksisterende regnskab erstattes af sikkerhedskopien. Se hjælpefilen for detaljer ved fejl<br />
under gendannelse af et regnskab.<br />
Hvis du havde et andet regnskab åbent, da du foretog gendannelsen, åbner du<br />
det netop gendannede regnskab ved at vælge Filer, Åbn regnskab....<br />
Påmindelse om sikkerhedskopiering<br />
Du kan få <strong>SummaSummarum</strong> til at minde dig om, at du skal sikkerhedskopiere<br />
dit regnskab.<br />
Fig. 15. Rapporten<br />
„Momsangivelse“<br />
viser, hvor meget<br />
du skal betale/have<br />
refunderet i moms.<br />
Vælg Funktioner,Indstillinger.<br />
På fanebladet<br />
„Generelt“<br />
angiver du en<br />
værdi i feltet „ Foreslå sikkerhedskopiering efter (antal dage)“.<br />
Sæt værdien til „0“, hvis du ikke ønsker nogen påmindelse.<br />
Sikkerhedskopiering af andre data (Professionel & Enterprise)<br />
Du bør desuden foretage almindelig sikkerhedskopiering af mapperne „Brugerdata“<br />
(kalenderdata, etiketoversættelser, valutakurser mm.) og „Formularer“.<br />
Fig. 16.<br />
Du skal jævnligt sikkerhedskopiere<br />
dine regnskabsdata.<br />
VIGTIGT!<br />
1)Du bør have flere friske<br />
sikkerhedskopier opbevaret<br />
på forskellige medier, så du<br />
ikke mister alle dine data,<br />
hvis et medie går i stykker!<br />
2)Medtag også dine<br />
regnskabsdata, når du laver<br />
almindelig backup af dine<br />
øvrige data!<br />
24 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
25
Afslut regnskab<br />
Når regnskabsåret er slut, skal du afslutte dit gamle regnskab og oprette et nyt for<br />
det nye regnskabsår.<br />
Vælg Filer, Afslut regnskab... (fig. 17).<br />
Når du afslutter regnskabet, opretter <strong>SummaSummarum</strong> et nyt regnskab med samme<br />
kontoplan, standardtekster, indstillinger osv. Alle driftskonti nulstilles, og driftresultatet<br />
overføres til den konto, du angiver i feltet „Overfør resultat til konto“. Slutsaldo<br />
på alle statuskonti overføres som startsaldo på de samme konti i det nye regnskab.<br />
Andre data som fx kartotek, varer og ikke-betalte fakturaer overføres også.<br />
Navn<br />
I feltet „Det nye regnskabs navn“ angiver du det nye regnskabs navn.<br />
Fig. 17.<br />
<strong>SummaSummarum</strong><br />
har indbygget<br />
en funktion til at<br />
afslutte dit regnskab<br />
og oprette et nyt.<br />
Resultatkonto<br />
Du skal angive en konto, som årets resultat skal overføres til.<br />
Klik på knappen ud for feltet “Overfør resultat til konto“ og vælg en konto.<br />
Moms (ikke Privat-udgaven)<br />
Du kan angive en konto, som ikke afregnet moms skal overføres til.<br />
Klik på knappen ud for feltet “Overfør moms til konto“ og vælg en konto.<br />
Efterpostering<br />
Du kan fortsat postere i dit regnskab, efter det er afsluttet. Disse poster overføres<br />
til det nye regnskab ved at vælge Filer, Overfør efterposteringer.<br />
Årsregnskab<br />
Du kan udskrive et simpelt<br />
årsregnskab fra <strong>SummaSummarum</strong>.<br />
Vælg Rapporter, Årsregnskab<br />
(fig. 18).<br />
I feltet „Overfør resultat<br />
til konto“ angives, hvilken<br />
statuskonto driftsresultatet<br />
skal overføres til.<br />
Forside (Professionel & Enterprise)<br />
I feltet „Forsidedesign“<br />
kan du vælge en forside til<br />
udskrift med regnskabet.<br />
Forsiden designes i Formulardesigneren<br />
(se side 44).<br />
Opbygning<br />
Årsregnskabet består af<br />
to dele: hovedtal med resultatopgørelse<br />
og aktiver og<br />
passiver, og en specifikation<br />
af hovedtalene.<br />
Regnskabets struktur og Fig. 18. Du kan udskrive et færdigt årsregnskab.<br />
udseende i øvrigt bestemmes<br />
af din kontoplans opbygning og de enkelte kontis egenskaber.<br />
Hovedtal<br />
Hovedtallene består af sumkonti på niveauerne “Sum”, “Subtotal” og “Total”.<br />
De 3 niveauer optræder som henholdvis 1) poster, 2) sum med sammentællingsstreg<br />
og 3) sum med sammentællingsstreg og dobbelt understregning (se fig. 18).<br />
Specifikation<br />
Specifikationen består af alle drift-, status- og sumkonti (undtagen niveauet „Intern“).<br />
I specifikationen optræder alle sumkonti med sammentællingsstreger.<br />
Indhold<br />
Regnskabets indhold er bestemt af din bogføring. Fortegn på de enkelte poster<br />
bestemmes af kontoens anvendelse (se side 13).<br />
Du kan ikke redigere direkte i regnskabet. Hvis beløb skal konteres anderledes,<br />
skal du bogføre dig igennem det.<br />
26 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
27
Fig. 19. I Overblik i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue kan du få overblik over forskellige vigtige tal..<br />
Overblik<br />
I hovedvinduet „Overblik“ (fig. 19) kan du få se forskellige vigtige tal i dit regnskab.<br />
Oversigt<br />
Du kan oprette oversigter, som viser bevægelserne på udvalgte konti på måneds-<br />
eller ugebasis for hele regnskabsåret, eller på dag for dag for en udvalgt måned.<br />
Vælg det kontointerval, du ønsker vist, ved at angive startkonto i feltet „Fra konto“<br />
og slutkonto i feltet „Til konto“.<br />
Vælg den periode, du ønsker vist, i valgboksen „Periode“.<br />
Vælg Vis, Opdater oversigt for at få opdateret oversigten med dine valg.<br />
I oversigtens Infolinje kan du se saldo (summen af saldi på de udvalgte konti), gennemsnit<br />
pr. dag, uge og måned samt en årsprognose.<br />
Søjlediagram<br />
Du kan få vist de udvalgte tal i et søjlediagram.<br />
Vælg Vis, Søjlediagram, hvis søjlediagrammet ikke er synligt. Klik på „Debet“ i Søjlediagrammets<br />
titellinje for at se debetværdier og vælg „Kredit“ for at se kreditværdier.<br />
Gem overblik<br />
Du kan gemme et overblik, så du kan vælge det fra valgboksen „Oversigt“.<br />
Vælg Rediger, Gem oversigt.<br />
Giv oversigten et navn og vælg „OK“.<br />
Hvis du vil slette en oversigt, så vælg Rediger, Slet oversigt.<br />
Gem i kommasepareret fil<br />
Tallene i oversigten kan eksporteres til en kommasepareret fil.<br />
Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil.... Giv filen et navn og vælg „OK“.<br />
Top 5 (Professionel & Enterprise)<br />
Top 5-listerne viser dem du pt. har solgt mest til, købt mest af, har mest til gode<br />
hos og skylder mest. Alle beløb er inkl. moms.<br />
Hvis du ikke kan se listerne, skal du klikke i menuen Vis, Top 5.<br />
Når du markerer en debitor eller kreditor, kan du se flere detaljer i Infobaren.<br />
Højreklik for at få adgang til højrekliksmenu.<br />
Dagens tal (Professionel & Enterprise)<br />
I “Dagens tal” kan du se hvor meget, der er blevet faktureret i går og i dag samt<br />
antal og beløb på forfaldne fakturaer.<br />
Hvis du ikke kan se boksen, skal du klikke i menuen Vis, Moms og Dagens tal.<br />
Moms (ikke Privat-udgaven)<br />
Hvis du ikke kan se boksen „Moms“, skal du klikke i menuen Vis, Moms.<br />
Opdatering af momskonti<br />
Når en momsperiode er slut, kan du få opdateret dine momskonti ved at klikke på<br />
knappen “Opdater momskonti”. <strong>SummaSummarum</strong> genererer linjer til din kassekladde,<br />
som tømmer dine momskonti og flytter beløbene til din momsafregningskonto<br />
(s. 11/fig. 6), hvor de står, til du afregner på den næste afregningsdato.<br />
Momsafregningsdato<br />
Du kan se næste afregningsdato. Der vises en advarsel op til afregningsdatoen, og<br />
hvis momskonti ikke var tømt i perioden før afregningsperioden.<br />
Du har mulighed for at ændre afregningsdatoen, men en manuelt sat afregningsdato<br />
skal ligge i afregningsperioden umiddelbart efter den sidst afregnede, ellers ændrer<br />
<strong>SummaSummarum</strong> den iht. momsreglerne på programmets tilblivelsestidspunkt.<br />
Årets sidste momsperiode<br />
Årets sidste momsperiode skal normalt først afregnes i det nye regnskabsår.<br />
Derfor opdateres momskonti for den sidste periode, når du afslutter regnskabet<br />
med funktionen Afslut regnskab (s. 26).<br />
28 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
29
Fig. 20. I kartoteket holdes styr på debitorer (skyldnere/kunder) og kreditorer (fordringshavere/leverandører).<br />
Kartotek<br />
Kartoteket findes i hovedvinduet (fig. 20) og indeholder dine kunder/debitorer og<br />
leverandører/kreditorer samt eventuelt andre personer, firmaer o.l.<br />
Du kan sende e-mail, udskrive kuverter og girokort mm. til medlemmerne i kartoteket,<br />
og for debitorerne og kreditorernes vedkommende kan du desuden udstede<br />
fakturaer, se kontokort, fakturaoversigt, leverede varer mm.<br />
Grupper<br />
Kartotekskortene ordnes i grupper. Alle debitorer skal være medlem af en debitorgruppe,<br />
og alle kreditorer skal være medlem af en kreditorgruppe.<br />
Her kan du sætte betalingsbetingelser, eventuelle rabatter, sprog og valuta (kun<br />
Enterprise), som skal anvendes ved fakturering af gruppens medlemmer.<br />
Alle kartotekskort kan desuden være medlemmer af en eller flere generelle grupper,<br />
alt efter hvordan du ønsker at ordne dine kartotekskort. Du kan fx samle alle,<br />
der skal have dit nyhedsbrev i en generel gruppe, alle der skal faktureres i januar i<br />
en anden gruppe osv.<br />
Opret gruppe<br />
Grupperne vises i kartotekets<br />
venstre side. Visning af grupperne<br />
kan slås til/fra ved at<br />
klikke på Vis, Vis grupper.<br />
Lad os sige du vil oprette en<br />
særlig debitorgruppe til dine<br />
kunder i EU.<br />
Vælg Filer, Ny, Ny gruppe,<br />
Ny debitorgruppe... (fig. 21).<br />
Giv gruppen navnet „Virksomheder<br />
i EU“.<br />
Betalingsbetingelser<br />
Under „Betalingsbetingelser“<br />
sætter du „Antal dage“ til „8“ og<br />
„Løbende måneder“ til “1“. Dvs.<br />
at uanset hvornår en faktura udstedes,<br />
sættes forfaldsdatoen til<br />
d. 8. i den efterfølgende måned.<br />
I feltet „Rabat“ skriver du „10%“.<br />
Når du fakturerer til medlemmer<br />
af gruppen, vil de som standard<br />
Fig. 21. Du kan bl.a. sætte betalingsvilkår og rabatsats for alle<br />
medlemmer i en debitorgruppe. I Enterprise-udgaven kan du<br />
også angive valuta og sprog.<br />
få 10% på fakturaens varer. Du kan altid fjerne rabatten på fakturaen på udvalgte varer.<br />
Fakturering (Enterprise)<br />
Har du Enterprise-udgaven, sætter du valuta i feltet „Valuta“ til „EUR“ og i feltet<br />
„Sprog“ vælger du „Engelsk“.<br />
I valgboksen „Listeangivelse“ kan du angive, om salg skal med på listeangivelsen<br />
EU-salg som EU-leverance eller EU-trekanthandel.<br />
Når du fakturerer til medlemmer af gruppen, vil de foretagne valg være sat som<br />
standard på fakturaen. Du kan altid ændre det på fakturaen, før du bogfører den.<br />
Samlekonto<br />
I feltet „Debitorsamlekonto“ angives, hvilken finanskonto dine tilgodehavender<br />
skal posteres på, når der udstedes en faktura. Hvis du ønsker dine tilgodehavender<br />
fra private virksomheder opgjort særskilt, kan du oprette en ny samlekonto ved at<br />
klikke på knappen „Vælg konto“ og vælge „Tilføj“. Vi stiller os tilfreds med den eksisterende<br />
samlekonto „56100“ og klikker „OK“.<br />
Redigere gruppeegenskaber<br />
Højreklik på debitorgruppen „Standard“ og vælg Egenskaber (fig. 21).<br />
Vi siger, du ønsker at give dine kunder en betalingsfrist på 10 dage, så du ændrer<br />
værdien i feltet „Antal dage“ til „10“. Vælg „OK“ for at gemme ændringen.<br />
30 Professionel & Enterprise<br />
<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Professionel & Enterprise 31
Kartotekskort - debitorer og kreditorer<br />
Opret debitor<br />
Gå til „Kartotek“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue. Vælg Filer, Ny, Nyt kartotekskort...<br />
(fig. 22).<br />
Kortnummer<br />
Kartotekskortet skal have et nummer. Hvis du har dine kunders telefonnummer,<br />
er det en god ide at anvende det. Skriv „35432335“ i feltet „Nr.“.<br />
Nummeret må ikke forveksles med kontonummeret. En person eller et firma kan<br />
oprettes som både debitor og kreditor, og så skal der oprettes to forskellige konti<br />
på samme kartotekskort. <strong>SummaSummarum</strong> tildeler automatisk et kontonummer,<br />
når du opretter en debitor eller en kreditor.<br />
Debitor- og kreditorkontonummer<br />
Klik i tjekboksen „Debitor“. Feltet „Kontonr.“ udfyldes nu automatisk med kortnummeret<br />
„35432335“, fordi det er ledigt, og fordi det er et gyldigt debitorkontonummer. Hvis<br />
du klikker i „Kreditor“ kan du se, at kreditorkontoen tildeles nummeret „354323350“.<br />
Udfyld kartotekskortet som på fig. 22 og klik „OK“.<br />
Visning af detaljer<br />
Du kan få vist saldo mm. på debitorer og kreditorer i kartoteksoversigten.<br />
Vælg Vis, Detaljer.<br />
Fig. 22.<br />
Oprettelse<br />
af debitor.<br />
Kartotekskortet<br />
indeholder<br />
flere<br />
brugerfelter,<br />
som du<br />
selv kan<br />
bestemme,<br />
hvad du vil<br />
bruge til.<br />
Debitor/kreditor startsaldo<br />
Når du opretter dit regnskab i <strong>SummaSummarum</strong>, har du måske allerede udeståender<br />
med nogle debitorer og kreditorer. Du kan håndtere disse på 3 måder:<br />
1. Opret alle fakturaer. Du kan oprette alle ikke-udlignede fakturaer i <strong>SummaSummarum</strong>.<br />
Dette er en god løsning, hvis du ikke har mange fakturaer, eller fakturaerne er<br />
fordelt på mange debitorer, og du ønsker fuld udnyttelse af programmets debitor-<br />
/kreditorstyringsmuligheder også på dine gamle fakturaer. Se kapitlet „Fakturering“<br />
vedr. oprettelse af fakturaer.<br />
2. Opret startsaldi. Du kan oprette startsaldi direkte på de debitor- og kreditorkonti,<br />
hvor saldoen ikke er nul. Dette er en god mulighed, hvis du har mange fakturaer<br />
som er samlet på et mindre antal debitorer og kreditorer. Du får så ikke styring på<br />
fakturaniveau, men på debitor- og kreditorniveau. Se næste afsnit.<br />
3. Ingen registrering i debitor- og kreditormodul. Du kan køre alle gamle fakturaer uden om<br />
debitor- og kreditormodulet. Se side 17 ff.<br />
Postering direkte på debitor- og kreditorkonti<br />
Vi siger, at du har en ubetalt faktura fra „Stone’s Software“ for en vase til kr. 200, og<br />
du har valgt at postere startsaldo direkte fremfor at oprette fakturaen.<br />
Gå til fanebladet „Kassekladde“. Udfyld linje 1, 2 og 3 som på fig. 23. Debitorkontonummeret<br />
indsættes ved at højreklikke i feltet „Kontonr.“ og vælge Debitorkonti....<br />
Marker „Stone’s Software“ og klik OK.<br />
Når du angiver et debitorkontonummer, posteres beløbet samtidig på den samlekonto<br />
i finansmodulet, som er angivet i debitorens debitorgruppe.<br />
I linje 2 modposteres på konto 1000 „Vaser og skåle“.<br />
Fig. 23. Direkte postering på en debitorkonto via kassekladden.<br />
32 Professionel & Enterprise<br />
<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Professionel & Enterprise 33
I linje 3 er det forfaldne beløb modtaget på din bankkonto og modposteres direkte<br />
på debitorkontoen.<br />
Vælg Funktioner, Bogfør for at bogføre linjerne.<br />
Gå til fanebladet „Kartotek“ og højreklik på „Stone’s Software“ og vælg Kontokort.<br />
Du kan nu se resultatet af dine posteringer på debitorkontokortet (fig. 32).<br />
Vælg Filer, Udskriv for at udskrive debitorkontokortet.<br />
Udskriv kontoudtog, saldolister, adresser, kuverter mm.<br />
Du kan udskrive kontoudtog, adresse- og telefonlister, saldolister, kuverter mm. fra<br />
kartoteket. Markér de ønskede kartotekskort og højreklik (fig. 24).<br />
Vælg Udskriv for at udskrive adresseliste, telefonliste el. lign.<br />
I Udskriv-dialogen angives antal tegn, du ønsker, i de forskellige kolonner. Angiv<br />
„0“ for de kolonner, du ikke ønsker udskrevet.<br />
Vælg Kontoudtog... for at udskrive et kontoudtog<br />
til en debitor.<br />
Det ønskede design vælges i Udskriv-dialogen.<br />
Du kan oprette designs med firmalogo, girokort<br />
osv. i Formulardesigneren (se side 47).<br />
Vælg Debitor-/kreditorsaldoliste... for at udskrive<br />
en liste med kontosaldi på de markerede<br />
debitorer og kreditorer.<br />
Vælg Kuvert... for at udskrive kuverter.<br />
Det ønskede design vælges i Udskriv-dialogen.<br />
Designs oprettes i Formulardesigneren.<br />
Vælg Giro-/FI-kort... for at udskrive fortrykte<br />
betalingskort. Angiv beløb og betalingsdato i<br />
Udskriv-dialogen.<br />
Opret og tilpas designs i Formulardesigneren.<br />
Fig. 24. I højrekliksmenuen i Kartoteket<br />
kan du udføre en række handlinger på de<br />
markerede kartotekskort.<br />
E-mail<br />
Vælg E-mail... i højrekliksmenuen for at oprette<br />
en e-mail.<br />
Vælg Filer, Send for at sende brevet.<br />
Vælg Filer, Gem... for at gemme en e-mail til<br />
brug en anden gang.<br />
Åbn en tidligere oprettet e-mail ved at vælge<br />
Filer, Åbn....<br />
Vedhæft filer ved at vælge Filer, Vedhæft....<br />
Fig. 25. I vareoversigtens venstre side kan du vælge varegruppe og du kan se hvilke varer, der anvender<br />
lagerstyring og få hurtigt overblik over, hvilke varer der skal genbestilles.<br />
Varer<br />
I vinduet “Varer” i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue (fig. 25) kan du oprette varer<br />
og ydelser, du sælger og køber.<br />
Du kan udskrive prislister mm. Varerne kan indsættes, når du opretter fakturaer.<br />
Hvis du har en version med lagerfaciliteter, kan du endvidere holde styr på beholdning,<br />
reserverede og bestilte varer, salgsstatistik mm. Se „Lagerstyring“ s. 41.<br />
Varegrupper<br />
Du kan ordne dine varer i varegrupper.<br />
Hvis du ikke har ret mange varer og ikke ønsker at bruge varegrupperne, så klik<br />
i menuen Vis og fjern markeringen Vis varegrupper. Så får du mere plads til vareoversigten.<br />
Vælg Vis, Vis varegrupper for at få varegrupperne frem igen.<br />
Opret gruppe<br />
Højreklik i oversigten „Varegrupper“ og vælg Ny varegruppe. Tast varegruppens<br />
navn, „Keramik“, og afslut med Enter-tasten.<br />
34 Professionel & Enterprise<br />
<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Professionel & Enterprise 35
Fig. 26.<br />
Ny vare.<br />
Her med<br />
salgspriser<br />
i flere<br />
valutaer.<br />
Opret vare<br />
Vælg Filer, Ny, Ny vare... (fig. 26).<br />
Varen skal have et nummer, som også godt må indeholde bogstaver. Du kan bruge<br />
nummeret til at indsætte varer på fakturaen. Hvis du vil benytte dig af den mulighed,<br />
er det en god ide at give varerne nogle numre, du kan huske.<br />
Skriv „1“ i feltet „Varenr.“ og „Tepotte“ i feltet „Navn“.<br />
I feltet „Enhed“ angiver du, hvilken enhed varen købes og sælges i. I dette tilfælde<br />
vælges „stk.“.<br />
Vælg „Keramik“ i valgboksen „Varegruppe“.<br />
Vareegenskaber ved køb<br />
Kryds i tjekboksen „Køb“ angiver, at varen skal vises i listen over varer, når du opretter<br />
en købsfaktura.<br />
Så skal du angive, hvilken konto varen skal posteres på, når den købes. Klik på<br />
knappen ud for feltet „Konto“, vælg konto „2100 Vareforbrug“ og klik OK.<br />
Angiv købsprisen uden moms „225,00“ i feltet „Pris pr. enhed“.<br />
Har du en udgave med understøttelse af valutaer, angives købsvalutaen „DKK“.<br />
Vareegenskaber ved salg<br />
Kryds i tjekboksen „Salg“ angiver, at varen skal vises i listen over varer, når du opretter<br />
en salgsfaktura.<br />
Så skal du angive, hvilken konto varen skal posteres på, når den sælges.<br />
Klik på knappen ud for feltet „Konto“, vælg konto „1000 Varesalg“ og klik OK.<br />
Angives prisen uden moms „300,00“ i feltet „Pris pr. enhed“.<br />
Salgspriser i flere valutaer (Enterprise)<br />
Hvis du handler med udlandet, kan du oprette priser i forskellige valutaer. Når du<br />
indsætter en vare på en faktura, indsættes varens pris i fakturaens valuta.<br />
Klik på knappen „Priser i fremmed valuta“.<br />
Klik på „Ny...“.<br />
Vælg valuta “EUR“.<br />
Klik på knappen ud for feltet „Konto“ og vælg konto 1700, „EU-leverancer“.<br />
Du kan klikke på knappen „Beregn pris i valuta“ for at få <strong>SummaSummarum</strong> til at<br />
omregne prisen til den valgte valuta. Vi vil gerne have et pænt rundt tal, så du skriver<br />
„40,00“ i feltet „Pris pr. enhed“.<br />
I felterne „Varebetegnelse“ og „Enhed“ kan du angive den tekst, der indsættes på<br />
fakturaen, når prisen i denne valuta indsættes. Når der faktureres i Euro vil der normalt<br />
være tale om udenlandske kunder, så derfor skal teksten være på engelsk.<br />
Skriv „Teapot“ i „Varebetegnelse“ og „piece“ i „Enhed“ og tast „OK“.<br />
Vælg „OK“ igen for at oprette varen.<br />
Kopier til ny<br />
Hvis nogle oplysninger går igen på flere varer, kan du genbruge dem ved at højreklikke<br />
på en vare og vælge Kopier til ny.... Lav de ønskede ændringer og klik „OK“<br />
for at gemme kopien som en ny vare.<br />
Prøv at oprette en tekop på denne måde. Husk at rette oplysningerne i Euro<br />
også.<br />
Rediger varer<br />
Du kan redigere en vare ved at højreklikke på varen og vælge Egenskaber.<br />
Du kan sætte egenskaber på flere varer ad gangen.<br />
Markér de ønskede varer, højreklik og vælg Egenskaber. Sæt de egenskaber, der<br />
skal gælde for alle de markerede varer og klik „OK“. De øvrige egenskaber berøres<br />
ikke.<br />
Udskrivning<br />
Udskriv varelister ved at markere de ønskede varer, højreklik og vælg Udskriv. I<br />
Udskriv-dialogen kan du angive bredden på de forskellige kolonner.<br />
Udskriv prisliste<br />
Marker de varer, der skal med på prislisten. Højreklik og vælg Prisliste....<br />
I Udskriv-dialogen kan du angive bredden på de forskellige kolonner. Angiv „0“ for<br />
de kolonner, du ikke ønsker udskrevet.<br />
36 Professionel & Enterprise <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Professionel & Enterprise<br />
37
Justering af priser (Enterprise)<br />
Du kan justere priserne for alle eller udvalgte varer på een gang.<br />
Markér den varegruppe, du ønsker at justere priserne i, og vælg Funktioner, Justér<br />
priser....<br />
Du kan sætte den nye pris for hver enkelt vare ved at angive den nye pris i hvert<br />
felt i kolonnen.<br />
Du kan også lave en samlet prisjustering på alle varerne i oversigten på basis af en<br />
procentsats eller ved at importere priserne fra en fil.<br />
Justér priser med procentsats<br />
Indstillingerne for prisjusteringen angives i boksen “Prisjustering” (fig. 27).<br />
Angiv om det er købs- eller salgspris, der skal justeres.<br />
Hvis salgsprisen findes i flere valutaer, angiver du hvilken valuta, der skal justeres.<br />
Angiv hvor mange procent prisen skal justeres, og om justeringen skal beregnes<br />
på basis af købsprisen eller salgsprisen.<br />
Angiv evt. afrundning. Fx 0,25 afrunder til nærmeste 25-øre.<br />
Klik “Kør” for at køre den valgte prisjustering.<br />
Klik “OK” for at gennemføre ændringerne.<br />
Fig. 27. Priser kan justeres<br />
med en %-sats eller<br />
med data fra en fil fra<br />
leverandør el. lign.<br />
Justér priser fra fil<br />
Du kan også justere varepriserne fra en fil, du fx har modtaget<br />
fra din leverandør. Indstillingerne for angives i boksen “Prisjustering”<br />
(fig. 27).<br />
Angiv om det er købs- eller salgspris, der skal justeres.<br />
Hvis salgsprisen findes i flere valutaer, angiver du hvilken<br />
valuta, der skal justeres.<br />
Vælg „Import...“.<br />
I importvinduet skal du vælge en fil med de nye priser i og<br />
angive, hvilket felt der indeholder varenummeret, og hvilket<br />
felt der indeholder den nye pris. Tast F1 for at få hjælp i Importdialogen.<br />
Se evt. afsnittet „Import af data“ (s. 48).<br />
Når importen er afsluttet klikker du “OK” for at gennemføre<br />
ændringerne.<br />
Styklister (Enterprise)<br />
Styklister giver mulighed for at sammensætte en vare, som<br />
består af andre varer i dit varekartotek. Når du opretter en<br />
ordre/faktura, kan du nøjes med at indsætte varen, som indeholder<br />
styklisten.<br />
Styklistens varer kan så blive sat ind på fakturaen og køb og<br />
salg af styklistevarene blive registreret og lageret reguleret, alt<br />
efter hvilke valg du har foretaget.<br />
Fig. 28.<br />
Du kan<br />
indsætte ekstra<br />
beskrivelser<br />
og oprette<br />
styklister på en<br />
vare.<br />
Under<br />
styklisten<br />
kan du se en<br />
beregning<br />
af dækningsbidrag<br />
og<br />
-grad.<br />
Bemærk! Styklisten skal være oprettet, før varen indsættes på bilaget, for at blive anvendt.<br />
Opret en stykliste<br />
Opret en vare „Testel“ til kr. 500.<br />
Gå til fanebladet “Beskrivelse og stykliste” (fig. 28).<br />
Styklistetype<br />
Angiv hvorledes styklisten skal fungere på valglisten “Styklistetype”.<br />
Vælg „Vis ikke stykliste på faktura“, hvis styklisten ikke skal vises på fakturaen. Det<br />
er så “modervarens” pris, der bliver vist og faktureret.<br />
Vælg „Anvend ikke styklistens priser på faktura“, hvis styklisten skal vises på fakturaen,<br />
men “modervarens” pris skal vises og faktureres.<br />
Vælg „Anvend styklistens priser på faktura“, hvis styklisten skal vises på fakturaen,<br />
og styklistevarernes priser faktureres.<br />
Vælg „Indsæt både varens og styklistens priser på faktura“, hvis du ønsker, at både<br />
varens og styklistevarernes priser skal vises og faktureres.<br />
(Se detaljer i hjælpefilen om, hvordan de forskellige valgmuligheder virker).<br />
Indsæt varer<br />
Når du har valgt, hvorledes styklisten skal anvendes, kan du indsætte varer på<br />
styklisten.<br />
Sæt markøren i kolonnen “Varenr.” i tabellen “Stykliste” og Tast F9 for at vælge<br />
varen „Tepotte“ fra varelisten.<br />
38 Enterprise<br />
<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Enterprise 39
Tast Enter for at tilføje en ny linje og Tast F9 for at vælge varen „Tekop“ fra varelisten.<br />
Sæt markøren i kolonnen “Antal” i tabellen “Stykliste” og tast „4“ for at angive, at<br />
der 4 tekopper i testellet.<br />
Styklistevarer og lagerstyring<br />
Opdatering af lagertal foretages på de varer, hvor lagerstyring er aktiveret (se s.<br />
41), uanset om det er en vare med en stykliste eller en vare på en stykliste, og uanset<br />
hvordan styklisten er sat til at fungere.<br />
Vigtigt vedr. styklister og import af bilag<br />
Ved import af bilag understøttes styklister kun, hvis der er valgt, at styklisten ikke<br />
skal vises på bilaget.<br />
Ellers registreres kun de varelinjer, som importeres, og de opfattes hver i sær som<br />
selvstændige varelinjer uanset at de i varekartoteket har eller er en del af en stykliste.<br />
Supplerende varebeskrivelser<br />
Du kan oprette ekstra linjer med tekst, som kommer med , når du indsætter en<br />
vare på en ordre/faktura.<br />
Opret beskrivelse<br />
Højreklik på den vare, der skal oprettes en beskrivelse på, og vælg Egenskaber.<br />
Gå til fanebladet “Beskrivelse og stykliste” (fig. 28).<br />
Sæt markøren i tabellen “Beskrivelse” og indtast din beskrivelse.<br />
Tast Enter for at tilføje en ny linje og fortsæt med at tilføje linjer med beskrivelse<br />
på samme måde.<br />
Fig. 29. Værdien af dit lager beregnes på basis af beholdningen og den aktuelle købspris på de enkelte varer.<br />
Lagerstyring<br />
Lagerstyring giver mulighed for at holde styr på beholdning, reserverede og bestilte<br />
varer, salgsstatistik mm.<br />
Automatisk regulering af lagerbeholdning<br />
Lagertallene reguleres automatisk ved fakturering.<br />
Når ordrer oprettes, ændres eller slettes, reguleres værdierne reserverede og bestilt<br />
hos leverandør.<br />
Ved bogføring af fakturaer reguleres værdierne beholdning og restordre.<br />
Manuel regulering af lagerbeholdning<br />
Du har desuden mulighed for at regulere lagerbeholdningen manuelt ved hjælp<br />
af faciliteten Lagerregulering.<br />
Gå til vinduet „Varer“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue (fig. 25).<br />
Marker den varegruppe, du ønsker at regulere beholdningen for.<br />
Vælg Funktioner, Regulér lager....<br />
Angiv ændringen i beholdningen i kolonnen „Ændring“ for hver enkelt vare og<br />
klik „OK“.<br />
Bemærk! Denne facilitet ændrer kun lagertallene. De nødvendige posteringer skal<br />
foretages manuelt i kassekladden.<br />
Information om beholdning og restordre<br />
Du kan angive minimumsbeholdning på de enkelte varer.<br />
Markér de ønskede varer i vareoversigten, højreklik og vælg Egenskaber.<br />
Gå til fanebladet „Lager“ og sæt værdien i feltet „Minimumsbeholdning“.<br />
Hvis beholdningen i forbindelse med fakturering når under minimumsbeholdningen,<br />
får du besked, så du har mulighed for at bestille nye varer.<br />
Hvis en vare er i restordre, og der tilføres nye varer, vil du i forbindelse med bogføring<br />
af købsfakturaen få besked om, at der er varer i restordre, så du har mulighed<br />
for at ekspedere disse.<br />
Lagerværdi<br />
Du kan få opgjort værdien af dit lager ved at vælge Rapporter, Lagerværdi (fig.29).<br />
Lagerværdien opgøres på basis af den aktuelle købspris på de enkelte varer.<br />
Varer, hvor lagerstyring er slået fra, medtages ikke.<br />
Slå lagerstyring fra<br />
Lagerstyring kan slås fra generelt under Funktioner, Indstillinger på fanebladet<br />
„Varer“. Fjern krydset i tjekboksen „Anvend lagerstyring“.<br />
Du kan også slå lagerstyring fra på udvalgte varer.<br />
Markér den eller de ønskede varer i vareoversigten, højreklik og vælg Egenskaber.<br />
Gå til fanebladet „Lager“ og fjern krydset i tjekboksen „Anvend lagerstyring“.<br />
Klik „OK“.<br />
40 Enterprise <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Enterprise 41
Fig. 30. I Bilagsoversigtens venstre side kan du vælge forskllige bilagstyper (tilbud, ordrer, fakturaer, kreditnotaer<br />
osv.), og du kan hurtigt se, hvem der skal have tilsendt påmindelse, 1.rykker osv.<br />
Fakturering<br />
I vinduet „Bilag“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue (fig. 30) udsteder du dine bilag,<br />
holder styr på betalinger mm.<br />
Du kan oprette, redigere og udskrive tilbud, ordrer og fakturaer. Du kan se hvilke<br />
bilag, der ikke er betalt, og udskrive påmindelser og rykkere. Desuden kan du kan<br />
udføre en række handlinger, som vedrører bilagets modtager eller afsender, som fx<br />
se kontokort, udskrive følgesedler, kuverter og girokort mm.<br />
Bilagsnummerering<br />
Fakturaer skal udstedes fortløbende. <strong>SummaSummarum</strong> nummererer automatisk<br />
dine fakturaer, når de bogføres, og tjekker, at kronologien ikke brydes. Fakturaer og<br />
kreditnotaer nummereres i én serie. Det giver en række fordele bl.a. i forbindelse med<br />
registrering af betalinger i kassekladden. Har du tidligere nummereret dem adskilt,<br />
bliver nummereringen altså samlet nu.<br />
Angivelse af nummer på sidst udstedte faktura<br />
Hvis din forretning ikke er nystartet, har du formentlig tidligere udstedt fakturaer.<br />
Du skal fortsætte nummereringen, der hvor du er nået til.<br />
Vi siger, at du allerede har udstedt 10 fakturaer.<br />
Vælg Filer, Egenskaber for regnskab. Gå til fanebladet „Postering“ (fig. 10) og<br />
skriv „10“ i feltet „Sidste fakturanummer“. Vælg OK.<br />
Tilbud og ordrer nummereres automatisk af <strong>SummaSummarum</strong>. Hvis et tilbud<br />
konverteres til en ordre, får ordren samme nummer som tilbudet.<br />
Opret bilag<br />
Tilbud, ordrer, fakturaer og kreditnotaer oprettes på samme måde.<br />
Du kan oprette bilag både i vinduet „Kartotek“ og i vinduet „Bilag“.<br />
I kartoteket kan du højreklikke på en debitor eller en kreditor og vælge den ønskede<br />
bilagstype. Navn og adresse indsættes så automatisk på bilaget.<br />
Massefakturering<br />
Du kan også markere flere debitorer i Kartoteket, højreklikke og vælge bilagstype,<br />
hvis du skal udstede enslydende bilag til flere modtagere på en gang.<br />
Bilaget udfyldes på samme måde, som hvis der kun var een modtager.<br />
Konvertering af tilbud til ordre<br />
Hvis et tilbud resulterer i en ordre, kan du konvertere tilbudet til en ordre. Det gøres<br />
ved at højreklikke på tilbudet i bilagsoversigten og vælge Egenskaber.<br />
I tilbudsvinduet klikker du på knappen „Konvertér til ordre/faktura“ og klik „OK“<br />
for at gennemføre konverteringen.<br />
42 Professionel & Enterprise<br />
<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Professionel & Enterprise 43<br />
Fig. 31.<br />
Ny ordre/<br />
salgsfaktura.<br />
Du kan<br />
justere<br />
fakturavinduets<br />
størrelse<br />
ved at<br />
trække i<br />
kanten af<br />
vinduet<br />
med<br />
musen.
Fra ordre til faktura<br />
En ordre bliver til en faktura, når den bogføres. Højreklik på ordren i bilags-oversigten<br />
og vælge Egenskaber. Sæt kryds i „Bogfør“ og klik „OK“.<br />
Opret faktura<br />
I dette eksempel opretter vi en faktura fra vinduet „Bilag“.<br />
Vælg Filer, Ny, Ordre/salgsfaktura... (fig. 31).<br />
Vælg debitor<br />
Klik på knappen „Debitor“. Du får nu en liste over dine debitorer. Du kan vælge<br />
en eksisterende, eller du kan oprette en ny ved at klikke på knappen „Ny“. Markér<br />
„Stone’s Software“ og klik OK. Kortnummer og adresse indsættes.<br />
Du har mulighed for at ændre i adresseoplysningerne, hvis der er brug for det.<br />
<strong>SummaSummarum</strong> beregner en forfaldsdato baseret på de betalingsbetingelser,<br />
der er angivet i debitorens debitorgruppe.<br />
Leveringsadresse<br />
Hvis der er angivet en leveringsadresse på kartotekskortet, indsættes den i feltet<br />
„Leveringsadresse“. Du kan også indsætte en anden adresse fra Kartoteket ved at<br />
højreklikke og vælge Find adresse... eller Find leveringsadresse....<br />
Feltet kan også anvendes til andre oplysninger end leveringsadresse.<br />
Har du Enterprise-udgaven, kan du ændre etiketten „Leveringsadresse“ til noget<br />
andet i Formulardesigneren (se s. 47).<br />
Fakturaens vareliste<br />
Du kan taste varer direkte i fakturaens vareliste, eller du kan indsætte varer fra dit<br />
varekartotek.<br />
Indsæt varer<br />
Sæt markøren i feltet „Varenr.“ og tast F9 for at få vist vareoversigten.<br />
Markér varen „Tekop“ og klik „OK“ for at indsætte varen på fakturaen.<br />
Felterne udfyldes nu med varen. I varelistens Infolinje kan du se navnet på kontoen<br />
i den aktuelle linje.<br />
Gå til kolonnen „Antal“ og skriv „2“ og tast „Enter“.<br />
<strong>SummaSummarum</strong> nyberegner varens pris og fakturaens total.<br />
Moms<br />
Momsberegningen styres af momskoden på den angivne konto i varelinjen.<br />
Skal der ikke beregnes moms, posteres på en konto uden momskode.<br />
Rabat - i kroner eller procent<br />
I kolonnen „Rabat“ kan du angive enten et antal kroner eller en procentsats. Skriv<br />
„10%“ i feltet Rabat og tast „Enter“.<br />
Du kan se din fortjeneste (dækningsgrad) for den enkelte vare i infobaren over<br />
varelisten og samlet for hele ordren i tabellen „Dækningsbidrag“ (fig. 31).<br />
Fri tekst<br />
Du har mulighed for at benytte varelisten til fri tekst, hvis du nøjes med at udfylde<br />
kolonnen „Tekst“.<br />
Højreklik i varelisten og vælg Ny line. Skriv „8 dages returret“ i feltet „Tekst“.<br />
Du kan også taste F9 og indsætte en standardtekst (se også s. 14).<br />
Bogfør og udskriv faktura<br />
I boksen „Handlinger“ angiver du, hvad der skal ske, når du klikker OK på fakturaen.<br />
Sæt kryds i „Udskriv“, vælg antal eksemplarer og sprog.<br />
Du kan også sende fakturaen som e-mail, hvis du har et MAPI-kompatibelt e-mailprogram<br />
(læs mere i hjælpefilen).<br />
Sæt kryds i „Bogfør“ for at bogføre fakturaen med det samme. Hvis du ikke sætter kryds<br />
i „Bogfør“, oprettes bilaget som en ordre og udskrives som en ordrebekræftelse.<br />
I feltet „Note“ har du mulighed for at anføre notater, som ikke kommer med på<br />
fakturaen til kunden. Noten kan også redigeres, efter fakturaen er bogført.<br />
Klik OK når du er færdig med dine valg.<br />
Udskriv giro-/FI-kort, følgeseddel og kuvert<br />
Udskriv giro-/FI-kort<br />
Du kan udskrive indbetalingskort på fakturabeløbet ved at højreklikke på fakturaen<br />
i bilagsoversigten og vælge Giro/FI-kort... (fig. 32).<br />
Du kan vælge, hvilket<br />
design der skal anvendes<br />
afhængig af, hvilken type<br />
indbetalingskort der anvendes,<br />
og du kan rette<br />
beløb eller betalingsdato,<br />
hvis det er relevant.<br />
Udskriv følgeseddel<br />
Du kan udskrive en<br />
følgeseddel ved at højreklikke<br />
på fakturaen i bilagsoversigten<br />
og vælge<br />
Følgeseddel....<br />
Udskriv kuvert<br />
Du kan udskrive en<br />
kuvert adresseret til fakturamodtageren<br />
ved at<br />
højreklikke på fakturaen<br />
i oversigten og vælge<br />
Kuvert....<br />
Fig. 32. Ved udskrift af indbetalingskort kan du vælge design og angive<br />
beløb og betalingsdato.<br />
44 Professionel & Enterprise<br />
<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Professionel & Enterprise 45
Fig. 33. På<br />
debitor-<br />
kontokortet<br />
kan du få<br />
overblik over<br />
bevægelserne<br />
på debitorens<br />
konto,<br />
betalte og<br />
ikke-betalte<br />
fakturaer<br />
samt bestilte<br />
varer.<br />
Du er sikkert ikke tilfreds med, hvordan fakturaudskriften og de andre udskrifter ser<br />
ud. I kapitlet „Formulardesigner“ ser vi på, hvordan du selv kan designe udskrifterne.<br />
Registrering af betalt faktura<br />
Når fakturaen bliver betalt, skal det registreres i regnskabet. Det gøres i kassekladden.<br />
Gå til vinduet „Kassekladde“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />
Vælg Funktioner, Vælg faktura.... Du får nu en oversigt over ikke-betalte bilag.<br />
Markér debitorbilag 11, den faktura, vi netop har bogført, og klik „OK“.<br />
<strong>SummaSummarum</strong> indsætter nu en posteringstekst, fakturaens saldo, debitorens<br />
samlekonto og fakturaens nummer. Du skal selv sætte dato for indbetaling, bilagsnummer<br />
(fx kontoudtog fra bank) og afstemningskonto, altså den konto, pengene<br />
er kommet ind på.<br />
Desuden skal du ændre beløbet, hvis der er betalt noget andet end fakturasaldoen.<br />
Sæt bilagsnummer til „3“, afstemningskonto til „Bank“, beløb til kr. 100 og bogfør kassekladden.<br />
Bemærk, at du får en advarsel om, at beløbet ikke vil udligne fakturaen.<br />
Du se resultatet af dine posteringer i debitorbogholderiet ved at gå til vinduet<br />
„Kartotek“, højreklikke på „Stone’s Software“ og vælge Kontokort (fig. 33).<br />
Rykkerstyring<br />
I Bilagsoversigten (fig. 30) kan du under Bilagstyper i venstre side vælge „Debitorbilag,<br />
Fakturaer, Ikke-betalte, Forfaldne og få overblik over forfaldne fakturaer.<br />
Under Påmindelse, 1. rykker osv. kan du se, hvem der skal have rykkerskrivelser.<br />
Hvis du markerer Påmindelse kan du se, at bilag 11 ligger klar til at skulle have en.<br />
I menuen Funktioner, Indstillinger kan du på fanebladet „Generelt“ angive,<br />
hvor mange dage der skal gå, før bilagene lægges klar til næste skridt.<br />
Fig. 34. I Formulardesigneren kan du designe dine egne fakturaer, indbetalingskort , kuverter mm.<br />
Formulardesigner<br />
I Formulardesigneren (fig. 34) kan du oprette designs til brug ved udskrift af diverse<br />
bilag, girokort og kuverter mm. Et design består af en række felter, som henter data forskellige<br />
fra fx en faktura eller et kartotekskort, når formularen udskrives. Desuden kan<br />
du placere nogle faste tekster og noget grafik, som altid udskrives med et design.<br />
Vælg Funktioner, Formulardesigner....<br />
Vælg Filer, Ny og klik på den designtype, du ønsker at oprette.<br />
46 Professionel & Enterprise <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Professionel & Enterprise 47
Rediger design<br />
Du vælger papirstørrelse og papirretning i Filer, Egenskaber på fanebladet „Generelt“.<br />
I listen „Felter“ afkrydser du de felter, du ønsker på dit design. Du kan finde en<br />
gennemgang af de enkelte felter i hjælpefilen.<br />
Feltetiketter<br />
Sæt kryds i „Anvend feltetiketter“, hvis du ønsker, at <strong>SummaSummarum</strong> skal indsætte<br />
standardetiketter så som „Fakturanr.“, „Dato“ osv. foran de forskellige felter.<br />
Slå feltetiketterne fra, hvis du fx har en fortrykt faktura med etiketter.<br />
Har du Enterprise-udgaven, kan du redigere og oversætte etiketterne ved at vælge<br />
Rediger, Feltetiketter....<br />
Feltegenskaber<br />
Du kan redigere de enkelte felters egenskaber ved at markere feltet på listen „Felter“<br />
eller ved at markere feltet i den grafiske visning.<br />
Du kan vælge skrifttype, -størrelse og -farve i værktøjslinjen.<br />
Du kan flytte et felt ved at trække i det med musen eller ved at ændre positionen<br />
X og Y i Kontrolpanelet. Vær opmærksom på, at angivelsen i milimeter kan variere<br />
fra printer til printer.<br />
Gitter til justering af felter<br />
Vælg Vis, Gitter for at få vist et gitter til at placere felterne efter.<br />
Du kan sætte gitterets størrelse ved at vælge Vis, Gitterstørrelse.<br />
Du kan justere felterne, så alle flytter sig til den nærmeste gitterkant, ved at vælge<br />
Rediger, Juster felter.<br />
Vareliste<br />
Feltet „Vareliste“ er lidt specielt, da det udover varelisten kan indeholde kolonnetitler,<br />
sammentælling (dvs. netto-, moms- og bruttobeløb) og pyntelinjer til at adskille<br />
de forskellige dele. Du kan slå disse ting til/fra ved at vælge Filer, Egenskaber og gå<br />
til fanebladet „Vareliste“. Her kan du også slå udvalgte kolonner fra.<br />
I Enterprise-udgaven kan du redigere og oversætte kolonnetitlerne i menuen<br />
Rediger, Kolonnetitler, faktura....<br />
Faste tekster<br />
Udover de tekster, der hentes ind i de forskellige felter, kan du oprette nogle faste<br />
tekster, som altid udskrives med dit design.<br />
Vælg „Fast tekst 1“ på listen „Felter“. Opret og rediger teksterne ved at højreklikke<br />
på feltet og vælge Rediger... (fig. 35).<br />
Du kan indsætte feltvariabler i Fast tekst-felterne ved at vælge et felt på listen „Felt“<br />
og klikke på „Indsæt felt“. Hvis du fx vil indsætte fakturanummer, indsættes teksten<br />
„[#Fakturanummer]“. Slet denne tekst, hvis du vil slette variablen.<br />
Har du Enterprise-udgaven kan du oprette teksten på forskellige sprog.<br />
Fig. 35. Du<br />
kan oprette<br />
faste tekster<br />
på dine<br />
designs. Du<br />
kan indsætte<br />
variabler som<br />
fx fakturanr.,<br />
beløb osv.<br />
Vælg et andet sprog på listen „Sprog“ og oversæt teksten. Teksten indsættes i feltet,<br />
når du udskriver et bilag på det pågældende sprog.<br />
Højremargin<br />
Du kan sætte designets højremargin i menuen Filer, Egenskaber på fanebladet<br />
„Generelt“. Denne indstilling påvirker kun Vareliste- og Fast tekst-felterne. De øvrige<br />
felters bredde bestemmes af indholdet og den anvendte skriftstørrelse.<br />
Grafik<br />
Du kan anvende grafik af typen BMP, ICO (bitmap) og WMF, EMF (vektor).<br />
Vælg Filer, Grafikfil... og vælg den ønskede fil.<br />
Grafikken kan være et logo i et hjørne, eller det kan fylde hele siden og indeholde<br />
logo, etiketter, rammer osv.<br />
Du kan forstørre og formindske grafikken procentvis, så den passer til dit design.<br />
Vælg Filer, Egenskaber og gå til fanebladet „Generelt“.<br />
Sæt standarddesign<br />
Du kan angive, hvilket design <strong>SummaSummarum</strong> skal anvende som standard ved<br />
udskrivning af henholdsvis fakturaer, girokort og kuverter.<br />
I <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue vælges Funktioner, Indstillinger....<br />
På fanebladet „Udskriv“ kan du vælge design i boksen „Standarddesign“.<br />
Sprog (Enterprise)<br />
<strong>SummaSummarum</strong> Enterprise-udgaven understøtter 5 sprog.<br />
Vælg Funktioner, Indstillinger... og gå til fanebladet „Valuta og sprog“. Markér<br />
det sprog, du vil udskifte, og klik „Udskift...“.<br />
Angiv det nye sprog og klik „OK“.<br />
Klik på „Oversæt“ for at oversætte etiketter og kolonnetitler til det nye sprog.<br />
Bemærk, at bilag som tidligere er oprettet på det slettede sprog, vil blive udskrevet på<br />
det nye sprog.<br />
48 Professionel & Enterprise<br />
<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Professionel & Enterprise 49
Fig. 36. Sagsoversigten med overblik over udgifter, indtægter, saldo og procent (dækningsgrad).<br />
Sagsstyring<br />
I vinduet „Sager“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue (fig. 36) kan du oprette sager<br />
med nummer, navn, noter mm. Sager giver mulighed for at få overblik over udgifter<br />
og indtægter på tværs af de finanskonti, der er posteret på.<br />
Sagsgrupper<br />
Du kan ordne dine sager i grupper, som vises i Sagsoversigtens venstre side.<br />
Højreklik i oversigten „Grupper“ og vælg Ny sagsgruppe.<br />
Tast gruppens navn og afslut med Enter-tasten.<br />
Opret sag<br />
Vælg Filer, Ny, Ny sag... (fig. 37).<br />
Sagen skal have et unikt nummer, som bruges, når du skal postere på sagen.<br />
Du kan angive en debitor, så denne automatisk sættes på eventuelle aktiviteter,<br />
der oprettes på sagen (se kapitlet „Aktivitetsmodul“ s. 52).<br />
I oversigten „Kontakter“ kan du indsætte navne og telefonnumre fra Kartoteket.<br />
I oversigten „Dokumenter“ kan du knytte dokumenter mv. til sagen. <strong>SummaSummarum</strong><br />
registrerer, hvad dokumentets navn og placering er på din PC.<br />
Bemærk! Hvis dokumentet flyttes eller skifter navn, vil referencen ikke længere være gyldig.<br />
Fig. 37. Egenskaber på en sag.<br />
Du kan knytte<br />
kontaktpersoner, dokumenter<br />
og noter til en sag.<br />
Du kan se indtægter,<br />
udgifter, saldo og procent<br />
(dækningsgrad) på sagen<br />
for indeværende år samt en<br />
opsummering, der inkluderer<br />
tidligere år.<br />
Bogføring på sag<br />
Du kan postere på en sag fra både kassekladden og fakturaer.<br />
Bogføring fra kladden<br />
Gå til vinduet „Kassekladde“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />
Højreklik i kolonnen „Sag“, vælg Sag... og vælg den ønskede sag.<br />
Bogføring fra faktura<br />
Opret en faktura (se s. 44).<br />
Højreklik i varelistens kolonne „Sag“, vælg Sag... og vælg den ønskede sag.<br />
Tilføj og fjern bogførte posteringer<br />
Du kan tilføje og slette bogførte poster på sager fra Posteringsjournalen (menuen<br />
Rapporter, Posteringsjournal) og de enkelte kontokort (gå til vinduet „Kontoplan“<br />
og dobbeltklik på den ønskede konto).<br />
Tilføj poster til sag<br />
Markér den eller de poster, der skal tilføjes til en sag.<br />
Højreklik på det markerede, vælg Sæt på sag.... og vælg den ønskede sag.<br />
Slet poster fra sag<br />
Markér den eller de poster, du ønsker at fjerne sager fra.<br />
Højreklik på det markerede og vælg Fjern sag.<br />
Sagsrapporter/-regnskab<br />
Du kan få vist posteringsjournal og resultat og balance for hver enkelt sag.<br />
Gå til vinduet „Sager“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue, højreklik på en sag og<br />
vælg den ønskede rapport.<br />
50 Enterprise <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Enterprise 51
Fig. 38. Aktivitetsoversigten med aktivitetstyper i oversigtens venstre side.<br />
Aktivitetsmodul<br />
I vinduet „Aktiviteter“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue (fig. 38) kan du oprette<br />
aktiviteter, som skal udføres, eller som er blevet udført.<br />
Du kan bl.a. angive tidspunkt, status og om aktiviteten skal faktureres.<br />
Du kan fx anvende aktivitetsmodulet sammen med kartoteket og kalenderen til<br />
kundestyring (CRM) og sammen med sagsmodulet til at styre dine projekter/sager.<br />
Aktivitetstyper<br />
Du kan ordne dine aktiviteter i typer, som vises i Aktivitetsoversigtens venstre side.<br />
Du kan oprette en ny aktivitetstype ved at højreklikke i typeoversigten og vælg<br />
Ny aktivitetstype. Tast typens navn og afslut med Enter-tasten.<br />
Opret aktivitet<br />
Vælg Filer, Ny, Ny aktivitet... (fig. 39).<br />
Fakturerbar aktivitet<br />
Under type kan du angive, om aktiviteten er fakturerbar. Aktiviteten placeres så<br />
under fakturerbare aktiviteter i Aktivitetsoversigten (fig. 38), så du kan se, når den er<br />
klar til at overføre til fakturering.<br />
Fig. 39. Aktiviteter kan<br />
oprettes på en debitor<br />
i Kartoteket, så du kan<br />
holde styr på, hvilke<br />
opgaver du har udført<br />
for kunden, og hvilke<br />
initiativer og aftaler<br />
der er ligger frem i<br />
tiden. Tilsvarende<br />
kan aktiviteter også<br />
oprettes på en sag i<br />
sagsmodulet.<br />
Start- og sluttidspunkt. Kalender og påmindelse<br />
Du kan angive aktivitetens start og sluttidspunkt. Hvis du klikker på knapperne<br />
„Start“ og „Slut“ indsættes dags dato og det aktuelle klokkeslet. Du kan således bruge<br />
knapperne til at tage tid på fx en telefonsamtale eller en konkret arbejdsopgave.<br />
Du kan endvidere angive, om aktiviteten skal vises i kalenderen (se kap. „Kalender“ s.<br />
54), og om du ønsker en påmindelse et antal minutter før aktivitetens starttidspunkt.<br />
Fakturaoplysninger: vare, debitor og sag<br />
Hvis aktiviteten skal faktureres, skal der angives et varenummer, så <strong>SummaSummarum</strong><br />
ved hvilken varetekst og pris, der skal anvendes på fakturaen.<br />
Du kan også angive den debitor, aktiviteten skal faktureres til og evt. hvilken sag<br />
aktiviteten skal posteres på.<br />
Kontakter og dokumenter<br />
I oversigten „Kontakter“ kan du indsætte navne og telefonnumre fra Kartoteket.<br />
I oversigten „Dokumenter“ kan du knytte dokumenter mv. til aktiviteten. Summa-<br />
Summarum registrerer, hvad dokumentets navn og placering er på din PC.<br />
Bemærk! Hvis dokumentet flyttes eller skifter navn,, vil referencen ikke længere være gyldig.<br />
Status<br />
Du kan angive sagens staus. Hvis aktiviteten er fakturerbar og status sættes til<br />
„Udført“ lægges aktiviteten klar til fakturering i Aktivitetsoversigten (fig. 38).<br />
Når fakturaen bliver overført til en ordre/faktura indsætter <strong>SummaSummarum</strong><br />
ordrens nummer på aktiviteten.<br />
52 Enterprise<br />
<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Enterprise<br />
53
Fig. 40.Du kan overføre<br />
aktiviteter til fakturering på<br />
en eksisterende ordre eller<br />
oprette en ny.<br />
Overfør aktivitet til ordre/faktura<br />
Når du har udført nogle fakturerbare aktiviteter, kan du overføre dem til en ordre/<br />
faktura, som kan bogføres, udskrives og sendes til kunden. Du kan overføre aktiviteter<br />
fra en debitor i Kartoteket, fra en sag i Sagsoversigten og fra Aktivitetsoversigten:<br />
I Aktivitetsoversigten (fig. 38) under „Aktivitetstyper“ klikker du på “Fakturerbare”,<br />
“Udført, ikke overført” for at få vist de fakturerbare ativiteter, som er udført<br />
men endnu ikke overført til en ordre.<br />
Markér de aktiviteter, du ønsker at overføre, højreklik på dem og vælg Overfør<br />
til ordre/salgsfaktura... (fig. 40).<br />
Angiv om du ønsker aktivitetens navn og start og sluttidsspunkt overført til<br />
ordren sammen med varens navn.<br />
Hvis en eller flere af de markerede aktiviteter ikke har angivet debitor, skal du<br />
angive, hvilken debitor der skal faktureres til.<br />
Hvis alle markerede aktiviteter skal faktureres på samme debitor, kan du angive<br />
om de skal overføres til en eksisterende ordre (hvis en sådan findes) eller en ny.<br />
Vælg “OK”.<br />
Kalender<br />
Kalenderen kan bruges til at holde styr på dine aftaler, ting du skal huske mm.<br />
Vælg Funktioner, Kalender (fig. 41).<br />
Aftaler<br />
Aftaler har et start- og et sluttidspunkt og vises grafisk i kalenderen.<br />
Aftaler er i modsætning til aktiviteter ikke knyttet til et bestemt regnskab.<br />
Aftaler kan kun oprettes, hvis der er ledigt i kalenderen i hele det ønskede tidsrum.<br />
Når du opretter en aftale, kan du angive, om den skal gentages med et givet<br />
interval, et givet antal gange.<br />
Åbn kalenderen og vælg Filer, Ny aftale....<br />
Fig. 41. Kalenderen. I det grønne felt under hver dag vises lidt af dagens noter, så du kan se, om der er nogen noter<br />
i de kommende dage (ved visning af mere end 1 dag). I det gule felt under hver dag vises lidt af aftalerne i de<br />
førstkommende dage, der ikke er synlige i kalenderen..<br />
Noter<br />
Noter kan oprettes på de enkelte dage, men adskiller sig fra aftaler ved ikke<br />
at have et start- og sluttidspunkt. Du kan oprette så mange noter du vil, på de<br />
enkelte dage.<br />
Åbn kalenderen, vælg den dag, noten skal oprettes og skriv noten i feltet “Noter”.<br />
Sådan opretter du en note, som skal gentages på flere datoer:<br />
Vælg Funktioner, Gentag note....<br />
Angiv notens tekst og første dato, noten skal indsættes.<br />
Angiv interval og antal gange noten skal gentages<br />
Huskepunkter<br />
Huskepunkter er ikke knyttet til en bestemt dag, men vises på Husk!-listen, indtil<br />
du krydser dem af.<br />
Sådan opretter du et huskepunkt:<br />
Åbn kalenderen og vælg Filer, Nyt huskepunkt...<br />
54 Enterprise<br />
<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Enterprise<br />
55
Etiketter/adresselabels<br />
I Etiketdesigneren<br />
kan du lave<br />
designs, der passer<br />
til alle stand<br />
a r d l a b e l s p å<br />
markedet.<br />
V æ l g F u n k -<br />
tioner, Etiketdesigner...<br />
(fig. 42).<br />
D u d e s i g n e r<br />
den første etiket<br />
i øverste venstre<br />
hjørne.<br />
Data og graf<br />
i k r e d i g e r e s<br />
som i Formulardesigneren<br />
(se<br />
side 47).<br />
Etiketafstand<br />
Du skal angive<br />
Fig. 42. Du kan designe og udskrive adresselabels og etiketter.<br />
afstanden mellem<br />
etiketterne.<br />
Find den vandrette afstand ved at placere en lineal med nulpunktet på venstre kant<br />
af en etiket i 1. kolonne og måle afstanden i milimeter til venstre kant af den tilsvarende<br />
etiket i 2. kolonne.<br />
Find den lodrette afstand ved at placere en lineal med nulpunktet på toppen af en<br />
etiket og måle afstanden til toppen af den næste etiket i samme kolonne.<br />
Opret etiketliste<br />
Du kan tilføje data til etiketlisten fra både Kartotek og Bilagsoversigt.<br />
Gå til Kartotek eller Bilagsoversigt, markér de ønskede elementer, højreklik og<br />
vælg Tilføj til etiketliste.<br />
Hvis du vil slette elementer fra listen, gøres det i Udskriv-dialogen, før du skriver<br />
ud. Markér de elementer, du vil slette, og klik på “Slet”.<br />
Udskriv<br />
Når du har tilføjet de ønskede debitorer og kreditorer mv. til etiketlisten, er den<br />
klar til at skrive ud.<br />
Vælg Filer, Udskrifter, Etiketter....<br />
Vælg det ønskede etiketdesign og klik “OK”.<br />
Valuta<br />
I Enterprise-udgaven<br />
kan du udstede<br />
fakturaer i<br />
fremmed valuta<br />
og på forskellige<br />
sprog (se afsnittet<br />
om Formulardesigneren<br />
s. 47<br />
vedr. sprog).<br />
Va l u t a k u r s e r<br />
sættes ved at vælge<br />
Funktioner,<br />
Indstillinger... og<br />
gå til fanebladet<br />
„Valuta og sprog“<br />
(fig. 43).<br />
Her angiver du,<br />
hvilken valuta dine<br />
regnskaber føres i,<br />
basisvalutaen. Det<br />
Fig. 43. I Enterprise-udgaven kan du fakturere i fremmed valuta og på andre sprog.<br />
er den valuta, de<br />
øvrige kurser beregnes ift.<br />
Tilføj, indsæt og slet valutaer med de tilhørende knapper.<br />
VIGTIGT! Hvis du først har oprettet regnskaber med fakturering i forskellig valuta, må du ikke<br />
ændre på basisvalutaen!<br />
Kursdifferencer<br />
Selvom du løbende opdaterer dine valutakurser, vil der opstå kursdifferencer.<br />
Kursen på faktureringstidspunktet er sjældent præcis den samme på betalingstidspunktet<br />
(med mindre fakturering og betaling sker samtidig).<br />
Når du registrerer betaling af en faktura i fremmed valuta i kassekladden, tilbyder<br />
<strong>SummaSummarum</strong> selv at beregne kursdifferencen og postere den for dig. Kursdifferencen<br />
beregnes som forskellen mellem det oprindeligt bogførte beløb i regnskabets<br />
basisvaluta, og det beløb, du er ved at bogføre.<br />
Differencen posteres på kursdifferencekontoen, som sættes i menuen Filer, Egenskaber<br />
for regnskab på fanebladet „Faste konti“.<br />
56 Enterprise<br />
<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
57
Søgning<br />
Søgning i poster<br />
Du kan søge efter en tekststreng i tekstfeltet i alle regnskabets bogførte poster.<br />
Vælg Rediger, Søg (i posteringsjournal)... og angiv den tekst, du vil finde.<br />
Alle forekomster af tekststrengen findes, uanset om det er et selvstændigt ord eller<br />
del af et ord og uden hensyntagen til store og små bogstaver.<br />
Leder du efter et beløb, et bilagsnummer eller en dato, findes det som tidligere<br />
beskrevet ved fx at sortere posterne i Posteringsjournalen (se side 22).<br />
Søgning i kartotek, varer, bilag, sager og aktiviteter (Professionel & Enterprise/Enterprise)<br />
Søgning i kartotek, varer, bilag og sager foregår på denne måde:<br />
Gå til det ønskede vindue i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />
Vælge den gruppe, du ønsker at søge i, i venstre side af skærmen.<br />
Skriv søgeteksten i feltet „Find“ i oversigtens titellinje og tast Enter.<br />
Du kan søge videre i søgeresultatet, ved at indtaste et nyt søgeord og taste Enter,<br />
eller du kan taste Esc for at lave en ny søgning i den oprindelige gruppe.<br />
Søgning foretages i følgende felter:<br />
Kartotek: Alle felter<br />
Bilag: Adresse-, leveringsadresse-, vare- og notefelt.<br />
Varer: Alle felter.<br />
Sager og aktiviteter (Kun Enterprise): Alle felter.<br />
Fig. 44. Du kan lave søg og erstat<br />
i udvalgte eller alle kolonner i<br />
kassekladden.<br />
Du kan gemme søgninger, du ofte<br />
anvender.<br />
Søg og erstat<br />
Du kan lave søg og erstat i kassekladden.<br />
Gå til fanebladet „Kassekladde“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />
Vælg Rediger, Erstat (i kassekladde)... (fig. 44). Angiv søgetekst og er-statningstekst<br />
samt hvilken kolonne i kassekladden søgningen, skal foretages i. Vælg „Alle“,<br />
hvis alle forekomster af søgeteksten uanset kolonne skal erstattes.<br />
Budget<br />
Du kan oprette et budget for regnskabåret.<br />
Vælg fanebladet „Kontoplan“ i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue.<br />
Højreklik på en konto og vælg Egenskaber. Angiv årsbudgettet for kontoen i hele<br />
kr. i feltet „Budget, kr.“ (fig. 8). Gentag for de øvrige konti.<br />
Vælg Rapporter, Resultat og balance med budget. I rapportens højre side angives<br />
budgetbeløb samt forbrugsgrad i procent - dvs. hvor mange procent udgør kontoens<br />
aktuelle saldo af det budgeterede beløb.<br />
Du kan slette et budget ved at vælge Funktioner, Slet budget.<br />
Eksport af data<br />
Du kan eksportere kontokort, kontoplan, posteringsjournal, resultat og balance<br />
osv. til brug for revisor eller til brug i regneark eller et andet økonomiprogram.<br />
Vælg de ønskede data i menuen Rapporter.<br />
Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil.... Angiv et filnavn og vælg „OK“. Data eksporteres<br />
til en kommasepareret fil med citationstegn som tekstkvalifikator.<br />
Debet og kredit i een kolonne<br />
Ved eksport af poster fra kontokort og posteringsjournal eksporteres beløb som<br />
standard i en debet- og en kreditkolonne. Du kan vælge at samle beløb i een beløbskolonne<br />
med fortegn. Vælg Funktioner, Indstillinger.... Gå til fanebladet „Generelt“<br />
og sæt kryds i „Saml debet og kredit i eet beløbsfelt med fortegn“.<br />
Eksport af kartotekskort, varer og sager (Professionel & Enterprise/Enterprise)<br />
Gå til vinduet „Kartotek“ og markér de kartotekskort, du ønsker at eksportere.<br />
Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil....<br />
Varer og sager eksporteres på samme måde fra vinduet „Varer“ hhv. „Sager“.<br />
Eksport af bilag (Professionel & Enterprise/Enterprise)<br />
Gå til vinduet „Bilag“ og markér de bilag, du ønsker at eksportere.<br />
Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil... for at eksportere fakturaens hoveddata<br />
med een linje pr. faktura.<br />
Vælg Filer, Eksportér bilag... for at eksportere alle fakturadata med en linje pr.<br />
varelinje (kun Enterprise).<br />
Mappe til eksportfiler<br />
Du kan angive en mappe, hvor eksporterede data foreslås gemt som standard.<br />
Vælg Funktioner, Indstillinger....<br />
Gå til fanebladet „Generelt“ og klik på knappen „Vælg...“ ud for feltet „Mappe til<br />
eksportfiler“. Vælg den ønskede mappe og vælg „OK“.<br />
58 Enterprise<br />
<strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
59
Fig. 45. Du kan importere poster til kassekladden fra fx din PC-bank eller en anden kilde.<br />
Import af data<br />
Du kan importere en lang række data til <strong>SummaSummarum</strong>, som kan spare dig<br />
for en masse tastearbejde både i forbindelse med oprettelse af et nyt regnskab og i<br />
forbindelse med de daglige registreringer.<br />
I forbindelse med opstarten kan du fx importere kontoplan, debitorer og kreditorer,<br />
varer mm.<br />
Til daglig kan du fx importere posteringer til kassekladden fra eksempelvis PC-bank,<br />
nye kunder og ordrer fra fx e-handelssystemer, nye priser fra din vareleverandør osv.<br />
Generelt om import<br />
Importvinduet<br />
Uanset hvad du skal importere, ser importvinduet stort set ud på samme måde,<br />
og det er stort set de samme ting, du skal foretage dig.<br />
Lad os sige, du skal importere poster til kassekladden fra din PC-bank.<br />
Vælg Filer, Importer, Importer kladdeposter... (fig. 45).<br />
Import fra fil<br />
Det første, du skal gøre, er at klikke på knappen ud for feltet “Kildefil” for at vælge<br />
filen, der indeholder de data, der skal importeres.<br />
Data kan importeres fra filer i gængse standardformater dvs. komma-, semikolon-<br />
eller tabulatorsepareret format. De fleste økonomisystemer, databaser og regneark<br />
kan eksportere data til mindst ét af disse formater, så hvis du har data liggende digitalt<br />
i forvejen, vil de formentlig også kunne importeres.<br />
Hvis du er i tvivl om, hvilket format data ligger i, kan du klikke på knappen „Se<br />
fil...“, eller du kan simpelthen forsøge dig frem med at skifte afgrænser. Når du skifter<br />
afgrænser, opdateres data i oversigten “Data i kildefil”.<br />
Når opdelingen giver mening, har du formentlig fundet den rette afgrænser.<br />
Dirigering af felter<br />
Det næste du skal gøre er at dirigere felterne fra kildefilen til de rigtige felter i<br />
<strong>SummaSummarum</strong>. Det gør du i den midterste tabel i Import-vinduet. I titlen til hver<br />
kolonne kan du se, hvor <strong>SummaSummarum</strong> gerne vil have data.<br />
I første kolonne står der “Dato”. Du skal så angive nummeret på det felt i kildefilen,<br />
der indeholder posteringens dato. Du kan se feltnummeret i oversigten “Data i kildefil”.<br />
Lad os sige, at datoen ligger i felt 1. Så du skriver altså „1“ i kolonnen “Dato”.<br />
Anden kolonne hedder “Bilag”. Det felt skal ikke importeres, så den kolonne springer<br />
du over.<br />
Tredie kolonne hedder “Tekst”. Vi siger teksten ligger i kildefilens felt 2. Så du skriver<br />
altså „2“ i kolonnen “Tekst”.<br />
Fjerde kolonne er „Afstemningskonto“. Den springer du over, da den ikke skal<br />
importeres.<br />
Femte kolonne er „Beløb“. Det findes i kildefilens felt 3, så du skriver „3“ i kolonnen<br />
„Beløb“ (se fig. 45).<br />
De resterende kolonner skal ikke importeres, så dem lader du stå tomme.<br />
Se resultat før du importerer<br />
Hvis du klikker på knappen „Opdater visning“, kan du se resultatet af dine valg i<br />
den sidste oversigt, “Visning af import”.<br />
Andre indstillinger<br />
Afhængig af, hvilke data du importerer, kan der være nogle ekstra indstillinger,<br />
du skal tage stilling til. Du kan læse mere om disse indstillinger under de forskellige<br />
importtyper, og du kan få direkte hjælp i et felt med F1-tasten.<br />
Gem importindstillinger<br />
Når du een gang har sat indstillingerne for en import, kan du gemme den, så du<br />
hurtigt kan vælge den næste gang, du skal importere fra den pågældende kilde.<br />
Klik på Gem-knappen ud for feltet “Importnavn”.<br />
Giv importen et navn og vælg “OK”.<br />
60 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
61
Specielt om de enkelte importtyper<br />
Ved alle importer kan du følge den generelle importvejledning på de forrige sider.<br />
Herunder omtales særlige forhold for de enkelte importtyper.<br />
Import af kladdeposter<br />
Vælg Filer, Importer, Importer kladdeposter... (fig. 45).<br />
Du skal foretage et valg i valgboksen „Beløbshåndtering“.<br />
Hvis du kører med kladdeopsætning med een beløbskolonne (se s. 10), og beløbene<br />
skal indsættes uændret, skal du vælge „Ingen“. Hvis alle beløb skal indsættes i<br />
beløbskolonnen med modsat fortegn, vælger du „Skift fortegn“ .<br />
Hvis du kører med selvstændige debet- og kreditkolonner, skal du angive, om de<br />
negative beløb skal placeres i Debet- eller i Kredit-kolonnen. Vælg „Negative beløb til<br />
Debet-kolonne“, hvis negative beløb skal indsættes i Debet-kolonnen. Ellers vælger<br />
du „Negative beløb til Kredit-kolonne“.<br />
Import af kontoplan<br />
Du kan importere drift- og statuskonti. Sum- og tekstkonti skal oprettes manuelt<br />
efter importen.<br />
Vælg Filer, Importer, Importer kontoplan....<br />
For at <strong>SummaSummarum</strong> kan vide, hvilke konti der er driftskonti, og hvilke der er<br />
statuskonti, skal det angives, hvordan de er markeret i kildefilen. Statuskonti kan fx<br />
være markeret med et „S“ eller med teksten „Status“.<br />
Hvis du ikke ved det, kan du formentlig regne det ud ved at tage et kig på kildefilen.<br />
Det kan du gøre ved at klikke på knappen „Se fil...“.<br />
Markeringerne angives i felterne „Driftkontomarkering“ og „Statuskontomarkering“.<br />
Import af kartotekskort (Professionel & Enterprise)<br />
Vælg Filer, Importer, Kartotekskort....<br />
Sæt kryds i „Tjek for dubletter“, hvis <strong>SummaSummarum</strong> skal tjekke om navn, nummer,<br />
e-mail eller telefonnummer findes i Kartoteket i forvejen.<br />
Du kan oprette de importerede som debitorer eller kreditorer med det samme på<br />
listen „Korttype“.<br />
Klik på knappen „Debitorgruppe“ (eller „Kreditorgruppe“), for at vælge hvilken<br />
gruppe de skal placeres i.<br />
Import af varer (Professionel & Enterprise)<br />
Vælg Filer, Importer, Varer....<br />
Ved import af varer kan du angive leverandør på de importerede varer.<br />
Klik på knappen „Leverandør“ og vælg en af kreditorerne fra kartoteket.<br />
Sæt kryds i „Købsvarer“ og „Salgsvarer“, hvis varerne skal markeres som sådan.<br />
Sæt kryds i „Overskriv eksisterende varenumre“ hvis oplysningerne på evt. eksisterende<br />
varenumre skal overskrives med oplysningerne i importfilen.<br />
Import af ordrer/fakturaer (Enterprise)<br />
Du kan generere ordrer på basis af data fra fx e-handel- eller time-/sagstyringssystem.<br />
Vælg Filer, Importer, Ordrer/Fakturaer....<br />
Angiv om de importerede bilag skal oprettes som salgs- eller købsbilag.<br />
Data skal som ved øvrige importer foreligge i en fil i komma-, -semikolon- eller<br />
-tabulatorsepareret format. Hver linje skal som minimum indeholde et kundenummer<br />
og et varenummer. Derudover kan en række oplysninger som fx antal, enhed,<br />
pris, rabat, varebeskrivelse, valuta, sprog mm. importeres.<br />
Alle på hinanden følgende linjer med samme kundenummer samles på en ordre.<br />
Kundeoplysninger<br />
Vælg i „Debitor/kreditor“ om kundenummeret i kildefilen er kundens kortnummer<br />
eller kontonummer.<br />
Hvis nummeret findes i <strong>SummaSummarum</strong>s kartotek, oprettes ordren med kundens<br />
navn og adresse, og - hvis disse oplysninger ikke importeres - i den valuta og<br />
det sprog, som er angivet i kundens debitor- eller kreditorgruppe.<br />
Hvis nummeret ikke findes, skal kunden efterfølgende oprettes som debitor og<br />
indsættes på ordren, før den kan bogføres.<br />
Vareoplysninger<br />
Hvis varenummeret findes i <strong>SummaSummarum</strong>s varekartotek, indsættes pris,<br />
beskrivelse og posteringskonto fra kartoteket, såfremt disse oplysninger ikke importeres<br />
fra importfilen.<br />
Antal i hver varelinje sættes som standard til 1, hvis der ikke er angivet antal i<br />
importfilen.<br />
Bogføring af importerede ordrer<br />
Efter importen kan du bogføre de importerede ordre ved at markere dem i bilagsoversigten<br />
i <strong>SummaSummarum</strong>s hovedvindue, højreklikke og vælge Bogfør.<br />
62 <strong>SummaSummarum</strong> 3 <strong>SummaSummarum</strong> 3<br />
Enterprise<br />
63
Oversigt over <strong>SummaSummarum</strong> 3-udgaver<br />
Privat, Standard, Professionel & Enterprise<br />
GENERELT Arbejd u/ mus. Taster fra PCPlus. Beskyt med adgangskode. Fritekstsøgning i alle poster.<br />
KASSEKLADDE 3 kolonneopsætninger. Arbejd med flere kladder. Simuler bogføring. Søg og erstat. Infobar m.<br />
balance mm. Afstemningskontooversigt. Standardtekster (auto eller manuelt). Flytbare linjer. Beregn i celler.<br />
KONTOPLAN Afdelings-/projektopdeling. Årsbudget. Flere kontoplaner.<br />
OVERBLIK Overblik over udvalgte konti dag/uge/måned. Søjlediagram. Gennemsnit og prognose.<br />
RAPPORTER Årsregnskab. Resultat og balance. Posteringsjournal. Kassekladder.<br />
IMPORT Hent data fra fx PC-bank, regneark, andet økonomisystem mv. Gem importer. Integration til Danløn.<br />
EKSPORT til revisor mv. Posteringsjournal. Kontokort. Resultat og balance. Kontoplan. Kassekladde.<br />
REDUCERING AF FEJLMULIGHEDER Advarselssystem. Spærring for postering.<br />
SIKKERHEDSKOPIERING Komprimerede til diskette og andre skrivbare drev. Brugerstyret påmindelse.<br />
AFSLUTNING AF REGNSKAB Automatisk afslutning/oprettelse af nyt regnskab. Efterpostering mulig.<br />
DATAMÆNGDER Ingen begrænsninger i datamængderne.<br />
Standard, Professionel & Enterprise<br />
MOMS Momsangivelse og momsspecifikation. Flere momssatser. EU-erhvervelsesmoms. Auto-opdatering.<br />
Professionel & Enterprise<br />
KARTOTEK Gruppestyring af betalingsbetingelser og rabat. Markering af skyldnere. Fritekstsøgning. E-mail.<br />
Datobestemte saldolister. Udskriv kontoudtog, saldoliste, adresseliste, telefonliste, kuverter, girokort mm.<br />
FAKTURA Tilbud, ordrebekræftelser, følgesedler mm. Kontantsalg. Massefakturering. Dækningsgrad. Rabat i kr.<br />
og %. Interne noter. Kvik-udvælgelse. Status. Påmindelser og rykkere. Elektronisk inkasso. Fritekstsøgning.<br />
INDBETALINGS-/GIROKORT Fortrykte eller egne kort. OCR-linje. Beløbs-checkciffer.<br />
RYKKERSTYRING Integreret workflow. Advarsel ved fakturering til skyldnere. Lås dårlige betalere.<br />
OVERBLIK Top 5 over køb, salg, tilgodehavender og gæld. Dagens køb, salg og forfaldne betalinger.<br />
FORMULARDESIGNER Grafisk oprettelse af designs. Anvend bitmap- og vektorgrafik.<br />
VARER Opret varer/ydelser med pris, posteringskonto osv. Prislister.<br />
E-MAIL-MODUL Send ordrebekræftelser, fakturaer, rykkere, nyhedsbreve mm. Gem standard-e-mails.<br />
IMPORT/EKSPORT Kartotekskort/debitorer/kreditorer til Kartotek. Varer.<br />
Enterprise<br />
SAGSSTYRING Sagsregnskab. Postér på sager fra kladde og faktura. Posteringsjournal. Tilknyt dokumenter mv.<br />
AKTIVITETER Kundestyring, time-/sagstyring mm.<br />
VARER Styklister. Flere sprog og valutaer. Prisjustering i % eller fra fil. Ekstra varebeskrivelser.<br />
LAGERSTYRING Registrering af ordrer og bestillinger, køb og salg. Beholdning, restordre, statistik mv.<br />
FAKTURA Fakturering i fremmed valuta og på flere sprog. Automatisk beregning af kursdifferencer.<br />
KARTOTEK Gruppestyring af sprog og valuta. Aldersfordelte debitor- og kreditorlister.<br />
MOMS Listeangivelse, EU-salg.<br />
FORMULARDESIGNER Understøtter 5 sprog. Editor til redigering af feltetiketter og varekolonnetitler.<br />
ETIKETDESIGNER Design og udskriv adresselabels/etiketter.<br />
KALENDER Opret aftaler, noter, huskeliste mm. Få påmindelse før aftaler.<br />
RAPPORTER Lagerværdi. Prisjusteringer. Lagerreguleringer. Debitor-kreditorposteringsjournal.<br />
INTEGRATION Generering af ordrer fra fx e-handelsløsninger og time-/sagstyringssystemer.<br />
MODULER<br />
EFB: Elektronisk fakturering og betaling Lav OIOXML-fakturaer. Betal regninger elektronisk.