Håndbogen i version 1.3 - BAC - Beskæftigelsesministeriet

Håndbog til Navision Stat 

for 

Beskæftigelsesministeriets 

Departement mv.

BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Indholdsfortegnelse 

Indholdsfortegnelse 

1 Indledning.................................................................................................................................1-1 

2 Organisering ............................................................................................................................2-1 

2.1 Virksomhed/regnskabsførende institution............................................................................2-1 

2.2 Bogføringskredse ..................................................................................................................2-1 

2.2.1 Balance..........................................................................................................................2-1 

2.3 Delregnskaber........................................................................................................................2-2 

2.4 Virksomheds-bogføringsgrupper..........................................................................................2-2 

2.5 Produkt-bogføringsgrupper...................................................................................................2-3 

2.6 Bogføringsopsætning ............................................................................................................2-3 

2.7 Driftsmiljø .............................................................................................................................2-4 

2.8 Testmiljø................................................................................................................................2-4 

3 Finans........................................................................................................................................3-1 

3.1 Kontoplan og –oprettelse ......................................................................................................3-1 

3.1.1 Finanskontoplan, struktur .............................................................................................3-1 

3.1.2 Finanskontoplan, oprettelse..........................................................................................3-2 

3.1.3 Finanskontoplan, ændring/sletning ..............................................................................3-4 

3.1.4 Dimensionskontoplan, struktur.....................................................................................3-7 

3.1.5 Faste kladdedimensioner ..............................................................................................3-7 

3.1.6 Dimensionskontoplan, oprettelse .................................................................................3-8 

3.1.7 Dimensionskontoplan, ændring....................................................................................3-9 

3.1.8 Dimensionskontoplan, sletning ..................................................................................3-10 

3.2 Nummerserier struktur og værdier......................................................................................3-12 

3.2.1 Oprettelse af nummerserie..........................................................................................3-13 

3.2.2 Slette en nummerserie.................................................................................................3-13 

3.2.3 Oprettelse af nummerserielinier - i forbindelse med et årsskift ................................3-14 

3.2.4 Sletning (ændring) af nummerserielinier - i forbindelse med et årsskift ..................3-15 

3.2.5 Kobling mellem nummerserie og kladder/købs-/salgsopsætning. ............................3-15 

3.3 Kassekladde.........................................................................................................................3-17 

3.3.1 Oprettelse ....................................................................................................................3-17 

3.3.2 Anvendelse..................................................................................................................3-18 

3.3.3 Procedure ved ompostering/finanspostering..............................................................3-19 

3.3.4 Procedure ved udligning af åbne poster / salgs- og købsfakturaer............................3-19 

3.4 Moms...................................................................................................................................3-23 

3.4.1 Momsbogføringsgrupper. ...........................................................................................3-23 

3.4.2 Momsopsætning..........................................................................................................3-24 

3.4.3 Momstyper ..................................................................................................................3-24 

3.4.4 Momsafregning...........................................................................................................3-25 

3.4.5 Momsrettelse...............................................................................................................3-28 

3.5 Eksporter SKS finansposter (sumrapportering) .................................................................3-29 

3.6 Importer SKS Finansposter.................................................................................................3-30 

3.7 Finanssøgning......................................................................................................................3-31 

3.7.1 Naviger........................................................................................................................3-31 

3.7.2 Fri forespørgsel ...........................................................................................................3-31 

Side 1 

Haandbog-Navision-ver-1.3.oes.doc november 2001


4 Køb - indenlandske kreditorer ..............................................................................................4-1 

4.1 Købsopsætning......................................................................................................................4-1 

4.2 Kreditoroprettelse..................................................................................................................4-2 

4.3 Købsfaktura ...........................................................................................................................4-9 

4.3.1 Alm. Købsfaktura..........................................................................................................4-9 

4.3.2 Købsfaktura der afvises ved import af fil i JNE.........................................................4-21 

4.3.3 Købsfaktura der først afvises når kvittering modtages fra JNE ................................4-21 

4.4 Kreditnota............................................................................................................................4-22 

4.4.1 Kreditnota som ekspederes samtidig med faktura, der skal modregnes i. ................4-22 

4.4.2 Kreditnota uden mulighed for modregning................................................................4-24 

4.5 Kreditorsøgning...................................................................................................................4-25 

4.5.1 Naviger........................................................................................................................4-25 

4.5.2 Fri forespørgsel ...........................................................................................................4-27 

5 Køb - Udenlandske kreditorer...............................................................................................5-1 

5.1 Oprettelse af udenlandske kreditorer....................................................................................5-1 

5.2 Udenlandske fakturaer ..........................................................................................................5-1 

5.2.1 Betaling - bankoverførsel .............................................................................................5-1 

5.2.2 Betalinger - check .........................................................................................................5-5 

5.2.3 Bogføring/registrering ..................................................................................................5-9 

6 Salg ............................................................................................................................................6-1 

6.1 Salgsopsætning......................................................................................................................6-1 

6.2 Debitoroprettelse ...................................................................................................................6-2 

6.2.1 Fakturarabat ..................................................................................................................6-5 

6.2.2 Leveringsadresse...........................................................................................................6-5 

6.3 Salgsfaktura ...........................................................................................................................6-6 

6.4 Salgskreditnota ......................................................................................................................6-9 

7 Kasse .........................................................................................................................................7-1 

7.1 Kassererkladde ......................................................................................................................7-1 

7.1.1 Indenfor selvstændig likviditet .....................................................................................7-1 

7.1.2 Udenfor selvstændig likviditet .....................................................................................7-2 

7.2 Kasseafstemning....................................................................................................................7-2 

7.3 Bankkonto .............................................................................................................................7-2 

7.3.1 Bankbogføringsgrupper ................................................................................................7-2 

7.3.2 Bankrapportvalg............................................................................................................7-2 

7.3.3 Bankkontooprettelse (incl. JNE) ..................................................................................7-3 

7.3.4 Bankkontoafstemning (incl. JNE) ................................................................................7-4 

8 Pengeforsyning.........................................................................................................................8-1 

8.1 Generelle retningslinier.........................................................................................................8-1 

8.2 Opfyldning af udbetalingskonti fra finansieringskonti ........................................................8-1 

8.3 Likviditetstildeling ................................................................................................................8-2 

8.3.1 Indenfor selvstændig likviditet .....................................................................................8-2 

8.3.2 Udenfor selvstændig likviditet .....................................................................................8-2 

8.4 Selvstændig likviditet kontra udenfor selvstændig likviditet...............................................8-3 

8.4.1 Pengetransaktioner mellem bogføringskredse indenfor virksomheden ......................8-3 

8.5 Handel med øvrige statsinstitutioner (til-ins).......................................................................8-4 

8.6 Særligt vedrørende lønkreditorer..........................................................................................8-4 

Side 2 



9 Personale...................................................................................................................................9-1 

9.1 Krav til data sources m.v.......................................................................................................9-1 

9.1.1 Kontrolpanel - ODBC Data Source..............................................................................9-1 

9.2 Indlæsning af SCL-data ........................................................................................................9-2 

9.3 Lønbogføring (Import af SKS Finansposter) ......................................................................9-3 

9.3.1 Rettelse af lønbogføringen............................................................................................9-5 

9.4 Opdatering af medarbejdere..................................................................................................9-6 

9.5 Lønkreditorer.........................................................................................................................9-7 

9.6 Ressourcer .............................................................................................................................9-7 

9.7 Tidsregistrering .....................................................................................................................9-7 

9.8 Udstyr ....................................................................................................................................9-7 

9.9 Rapport vedrørende følsomme data......................................................................................9-7 

10 Budget .....................................................................................................................................10-1 

10.1 Budgetmetode .................................................................................................................10-1 

10.2 Budgetkontobro...............................................................................................................10-2 

10.2.1 Kontobro udgave 1......................................................................................................10-2 

10.2.2 Kontobro udgave 2......................................................................................................10-3 

10.3 Budgettyper/-navne.........................................................................................................10-4 

10.3.1 Finanslov.....................................................................................................................10-4 

10.3.2 Interne budgetter .........................................................................................................10-4 

10.3.3 Opsparing (videreførsel).............................................................................................10-4 

10.3.4 Tillægsbevillingslov (TB)...........................................................................................10-4 

10.3.5 Anvendelsen af aktivitetsnr. 1960 (disp. reserve) og 1961 (udisp. reserve) .............10-4 

10.4 Budgetkladde...................................................................................................................10-6 

10.5 Budgetter i rapporter .......................................................................................................10-8 

10.6 Nulstilling af budgetter (budgetårsafslutning/-start)......................................................10-8 

11 Uddata.....................................................................................................................................11-1 

11.1 Navision...........................................................................................................................11-1 

11.1.1 Almindelige rapporter til udskrift...............................................................................11-1 

Batchafvikling af rapporter .....................................................................................................11-2 

11.1.3 HTML .........................................................................................................................11-5 

11.1.4 Excel............................................................................................................................11-6 

11.2 Crystal Reports................................................................................................................11-8 

11.2.1 Opsætning af Crystal Reports.....................................................................................11-8 

11.2.2 Raportstruktur ...........................................................................................................11-12 

11.2.3 Rapporthints/gode kommandoer ..............................................................................11-12 

11.2.4 Indlæsning af Økonomistyrelsens standardrapporter fra www.oes.dk ...................11-12 

11.2.5 Hurtigguide til regnskabsrapporter...........................................................................11-13 

11.2.6 Løn.............................................................................................................................11-17 

11.2.7 Rapport vedrørende følsomme data .........................................................................11-20 

11.3 Distribution....................................................................................................................11-21 

11.3.1 Struktur......................................................................................................................11-21 

11.3.2 Metode.......................................................................................................................11-21 

12 Versionsopdateringer............................................................................................................12-1 

12.1 Procedure.........................................................................................................................12-1 

12.2 VMS ................................................................................................................................12-1 

Side 3 



13 Brugeradministration ...........................................................................................................13-1 

13.1 Brugeropsætning .............................................................................................................13-1 

13.2 Procedure for oprettelse/ændring af brugere..................................................................13-1 

13.2.1 Brugere af Navision....................................................................................................13-1 

13.2.2 Brugere af Crystal Reports .........................................................................................13-1 

13.3 Metode for oprettelse af brugere og tildeling af rettigheder i Navision ........................13-2 

13.4 Metode for ”sletning” af brugere i Navision..................................................................13-3 

13.5 Brugerens ændring af Navision password......................................................................13-3 

14 Årsafslutning..........................................................................................................................14-1 

14.1 Afslutning af et regnskabsår ...........................................................................................14-1 

14.2 Oprettelse af nyt regnskabsår..........................................................................................14-2 

14.3 Nulstilling af resultatopgørelse.......................................................................................14-4 

14.4 Nulstilling af nummerserier............................................................................................14-6 

14.5 Afstemning mellem finansår (mellemregningskonti) ....................................................14-6 

15 Afstemning .............................................................................................................................15-1 

15.1 Navision Stat mod NYT-SCR (SKS) .............................................................................15-1 

15.2 Beholdningskonti ............................................................................................................15-3 

15.2.1 DW Kontoudtog m. dimensioner ...............................................................................15-3 

15.2.2 Forfaldne debitorer og kreditorer ...............................................................................15-3 

15.3 Lønbogføringen...............................................................................................................15-4 

16 Tilretninger ............................................................................................................................16-1 

16.1 Købsfaktura .....................................................................................................................16-1 

16.2 Standardrapporter............................................................................................................16-2 

16.3 Kontrolrapporter..............................................................................................................16-2 

17 Sikkerhed................................................................................................................................17-1 

17.1 Personadskillelse.............................................................................................................17-1 

17.2 Navision Sikkerhedskopi (backup).................................................................................17-1 

17.3 Backupprocedurer ...........................................................................................................17-2 

17.4 Vejledning for ændring af Herkuline_test til Herkuline................................................17-3 

18 Database .................................................................................................................................18-1 

18.1 Databasestørrelse.............................................................................................................18-1 

18.2 Test af database...............................................................................................................18-3 

19 Jyske Netbank Erhverv – JNE/SKB ...................................................................................19-1 

19.1 Generelle retningslinier...................................................................................................19-1 

19.2 Brugeroprettelser og ændringer ......................................................................................19-1 

19.2.1 Nye brugere.................................................................................................................19-1 

19.2.2 Åbning af bruger der er blevet spærret/blokeret ........................................................19-1 

20 Opsætning ..............................................................................................................................20-1 

20.1 Client Network Utility ....................................................................................................20-1 

20.2 Databaseadgang i Navision Stat .....................................................................................20-2 

21 Personer og roller i relation til Navision Stat ....................................................................21-1 

22 Index (stikordsregister) ........................................................................................................22-1 

Side 4 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Inledning 

1 Indledning 

Departementet overgik pr. 1. januar 2000 fra Statens Centrale Regnskabssystem (NYT-SCR) til 

Navision Stat. 

Dette medførte naturligvis en mængde nye arbejdsgange / procedurer, der var væsentlig forskellig 

fra tilsvarende i NYT-SCR. 

Som et led i den dokumentation af arbejdsgange der forefindes, har departementet udarbejdet denne 

håndbog til Navision Stat, som detailbeskriver departementets brug af Navision Stat. 

Målsætningen med håndbogen er, at i princippet enhver med bogen i hånden, skal kunne udføre de 

beskrevne arbejdsgange / procedurer, uden nødvendigvis at have de store forudsætninger herfor. 

Bogen vil derfor tjene som et opslagsværktøj, når brugere er i tvivl om procedurer eller når brugere 

udfører funktioner i forbindelse med ferie, sygdom mv. 

Håndbogen indgår som en del af departementets regnskabsbeskrivelser, der bl.a. består af regnskabsinstruks, 

kontoplan og regnskabshåndbog. 

Håndbogen udbygges og ajourføres løbende i takt med at Navision Stat udbygges med ny funktionalitet 

samt når departementet tager ny funktionalitet i brug. Baseret på Navision Stat version 2.60. 

Håndbogen træder i kraft 3. januar 2000 og revideres løbende. 

H. Rasmussen V. Lillesø 

Afdelingschef Driftsøkonomichef 

© Arbejdsministeriet 2000-2001, Beskæftigelsesministeriet, 2001. 

Alle rettigheder forbeholdes. Mekanisk eller fotografisk gengivelse af denne håndbog eller dele deraf uden ministeriets 

skriftlige samtykke er forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. 

Udarbejdet og redigeret af Henrik Leonhardt 

Navision ®, Navision Financials ® er registrerede varemærker, Navision A/S 

Side 1-1 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Organisering 

2 Organisering 

Den grundlæggende regnskabsopbygningen i Navision Stat bygger på principperne for den ny 

nummerstruktur der blev introduceret i 1999, samt idriftsættelsen af Økonomistyrelsens nye koncernsystem 

år 2000. 

Departementet opbygning er kort beskrevet i de følgende afsnit. 

2.1 Virksomhed/regnskabsførende institution 

Alle de konti på finansloven som departementet er regnskabsansvarlig for alene, eller i fællesskab 

med andre, indgår i departementets virksomhed. 

Departementets virksomhed indgår som en del af hele ministeriets organisatoriske opbygning. Selve 

virksomhedsbegrebet og den regnskabsførende institution skal afspejle ministeriets organisatoriske 

opbygning. 

En virksomhed kan være opdelt i et antal regnskabsførende institutioner. Departementet har blot en 

regnskabsførende institution. Virksomhedsniveauet er endvidere det niveau, hvor der aflægges 

virksomhedsregnskab. Indtil videre er departementet udtaget fra at udarbejde virksomhedsregnskab. 

For de konti hvor departementet indgår i fællesskab, er det kun departementets egen andel der indgår 

i virksomheden. 

Hele departementets virksomhed indgår i den samme fysiske database i departementets driftsmiljø. 

Departementets virksomhed har nr. 1700 og begrebet regnskabsførende institution har nr. 111. 

2.2 Bogføringskredse 

Departementets virksomhed er opdelt i 2 bogføringskredse. Opdelingen er i departementets tilfælde 

sket udfra hvorledes disse skal pengeforsynes. 

1. bogføringskreds (24001): Beskæftigelsesministeriet indenfor selvstændig likviditet 

2. bogføringskreds (24003): Beskæftigelsesministeriet udenfor selvstændig likviditet 

Som det fremgår af ovenstående er afvigelsen hvorvidt kredsen er omfattet af ordningen om selvstændig 

likviditet eller ej. Det grundlæggende princip i opdelingen i bogføringskredse/regnskaber 

svarer som det ses til det finansielle forhold til departementets virksomhed/regnskabsførende institution. 

Bogføringskredsen kan sammenlignes med NYT-SCR’s begreb områderegnskab. 

2.2.1 Balance 

Et at principper i nummerstrukturen er, at bogføringskredsen er et regnskab med en status og dermed 

et sæt aktiver og passiver. 

Bl.a. som en følge af delregnskab 1 i begge bogføringskredse rummer kredsens likvide konti, er 

bogføringskredsen det eneste sted hvor der foreligger en fuldstændig balance. 

Side 2-1 



Dette vil nærmere sige, at regnskabet for bogføringskredsen indeholder en resultatopgørelse og balance, 

der stemmer i debet og kredit (går i nul). 

Udskrives der en balance for et vilkårligt delregnskab, vil der forekomme afvigelser. 

Eksempel: En vilkårlig udgift er debiteret i delregnskab 9, hvorimod kreditor er krediteret delregnskab 

1. 

Delregnskab 1 udligner kreditor (debitering) i forbindelse med betalingen, men tilsvarende 

nedbringes likviditeten (aktivet krediteres), hvorved afvigelsen stadig eksisterer. 

2.3 Delregnskaber 

Hver bogføringskreds er sammensat at et antal delregnskaber, som p.t. svarer til NYT-SCR’s begreb 

registreringsregnskab. I overgangsperioden indtil Navision Stat er endeligt implementeret, 

skal der være entydighed mellem delregnskaberne og de nuværende registreringsnumre i SCR. 

Hvert delregnskab referer til en konto på finansloven. Et delregnskab kan ikke referere til flere underkonti 

på finansloven, men omvendt kan flere delregnskaber godt referere til samme underkonto 

på finansloven. Dette er helt i overensstemmelse med principperne i NYT-SCR. 

Delregnskaberne nummereres fortløbende i Navision Stat (1, 2, 3 osv.). Hvert enkelt delregnskab 

kan entydigt identificeres ved en talkombination af virksomhedsnummer, regnskabsførende institution, 

bogføringskreds og delregnskabsnummer. 

Eksempel: 1700-111-24001-10 Forligsinstitutionen (§17.19.21.10). 

Dette leder tankerne hen på den nummerstruktur, som blev anvendt i midtfirserne. 

2.4 Virksomheds-bogføringsgrupper 

Navision giver mulighed for at opdele bogføringskredsen/delregnskabet i forskellige virksomhedsbogføringsgrupper. 

Bogføringsgrupperne har bl.a. til formål at samle de produkt-bogføringsgrupper som virksomhedens 

køb og salg af varer er opdelt på. Grupperne er nødvendige for at kunne bogføre på debitorer 

og kreditorer. Grupperne kan benyttes til at opdele kunder og leverandører f.eks. geografisk eller 

brancherelateret. Dette kan biddrage til at give indblik i virksomhedens aktiviteter. 

Departementet har valgt blot at have én bogføringsgruppe - DK - der dækker hele virksomheden. 

Side 2-2 



2.5 Produkt-bogføringsgrupper 

En virksomheds køb og salg af varer mv. kan samles i et antal produkt-bogføringsgrupper. 

Departementet har igen valgt blot at oprette én - FINANS - der dækker hele virksomheden. 

Produkt-bogføringsgruppen er en generel bogføringsgruppe. Virksomhedens kreditorer og debitorer 

ville kunne opdeles yderligere i undergrupper (indland, udland, stat, amt…..). Gruppen er relateret 

til vare og ressourcer, for at det er muligt at bogføre. 

2.6 Bogføringsopsætning 

De mulige kombinationer af virksomheds og produkt-bogføringsgrupper som ønskes anvendt, skal 

angives i bogføringsopsætningen. 

I departementet er de mulige kombinationer blot én - DK/FINANS - der igen dækker hele virksomhedens 

drift. 

Grupperne danner tilsammen en række kombinationer, der benyttes til opsætning af relationer mellem 

de forskellige moduler. 

Side 2-3 



2.7 Driftsmiljø 

Departementets Navision installation er organiseret i to miljøer. Et driftsmiljø og et testmiljø. 

Departementets driftsmiljø udgøres af en ”dedikeret” server, hvor Navision Stat samt Microsoft 

SQL 7.0 er installeret. 

I Navision Stat indgår departementets regnskab som en database, der rummer begge bogføringskredse. 

Microsoft SQL 7.0 rummer p.t. en database primært til brug for Crystal Reports på løndata, 

men rummer også en database, der anvendes i forbindelse med replikering af finansposter fra 

NYT-SCR til Navision Stat. 

Navision Stat databasen er navngivet ”AMNavision” 

Serveren er navngivet ”Herkuline”. 

Microsoft SQL baserne er SCLDATA samt Koncern. 

2.8 Testmiljø 

Udover driftsmiljøet er der etableret et testmiljø. Testmiljøet har 2 hovedformål, Det første er at 

fungere som prøveklud i forbindelse med versionsopdateringer, og det andet er som backup såfremt 

departementets primære server skulle få driftsstop. 

Testmiljøet er en (næsten) nøjagtig kopi af driftserveren både hvad angår hardware og software. 

Der etableret en løbende backup-procedure, der medfører, at der hver time overføres data fra drift 

til testmiljø. Herved minimeres datatabet ved nedbrud til maksimalt én time. Herudover foretages 

der naturligvis en ekstern backup dagligt. 

Departementets testmiljø udgøres som i driftsmiljøet af en ”dedikeret” server, hvor Navision Stat 

er installeret. 

I Navision Stat indgår departementets regnskab som en database, der rummer begge bogføringskredse. 

Navision Stat databasen er har samme navn i både drifts- og testmiljøet ”AMNavision”. 

Serveren er navngivet ”Herkuline_test”. 

Side 2-4 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Finans 

3 Finans 

3.1 Kontoplan og –oprettelse 

3.1.1 Finanskontoplan, struktur 

Finanskontoplanen i Navision Stat er udefra given, dvs. at Økonomistyrelsen via SKS kontoplanen 

definerer de mulige konti, som kan anvendes i finanskontoplanen. Alle konti departementet opretter 

i finanskontoplanen skal pege på en SKS konto. Dette skal sikre at regnskabsopsamlingen sker 

til valide konti. 

SKS står for Statens Koncern System. 

I forbindelse med opsætningen af Navision Stat, er den komplette SKS kontoplan indsat i finanskontoplanen. 

Det står den enkelte institution fuldstændig frit for at udvælge de relevante konti, for 

derved at minimere finanskontoplanen i forhold til det konkrete behov. 

I forbindelse med opstarten slettede departementet derfor et antal konti, der åbenlyst ikke var behov 

for. Eksempelvis administrerer departementet ikke anlæg, værdipapirer mv. Departementet vil 

efter at have været i drift et stykke tid yderligere minimere antallet af finanskonti. Begrundelsen 

herfor er at øge overskueligheden i forbindelse med den daglige drift, når der foretages opslag i finanskontoplanen. 

Det skal dog også bemærkes, at konti altid kan oprettes igen, såfremt der skulle vise sig behov herfor. 

SKS kontoplanen består af 4 cifre tilsvarende artskontoplanen i NYT-SCR. SKS kontoplanen indeholder 

også en række konti med kontotypen lig ”Til-sum” og ”Fra-sum”. Ligeledes defineres 

hvorvidt der kan tillades ”Direkte Bogføring” på den enkelte finanskonto. 

Som det ses defineres det ud for hver enkelt konto hvorvidt den hører til ”Resultatopgørelsen” eller 

”Balance”, hvilket dog ikke fremgår af ovenstående skærmudklip. 

Det er således Økonomistyrelsen, der alene definerer hvilke konti som kan oprettes, idet det som 

tidligere nævnt gælder, at enhver finanskonto skal referere entydigt til en SKS konto. Økonomistyrelsen 

replikerer endvidere nye konti via SKS kontoplanen i takt med behovet herfor. 

Side 3-1 



3.1.1.1 Fri specifikation 

Som i NYT-SCR er det muligt at anvende fri specifikation. Til forskel fra NYT-SCR, er fri specifikation 

ikke et segment, men ekstra cifre der tilknyttes en vilkårlig finanskonto. 

Eksempel (ikke departementets faktiske kto.plan): 

Som det ses af ovenstående eksempel fremgår den fri specifikation direkte af finanskontoplanen 

som selvstændige konti. 

Da der kan være behov for en summation af, i dette tilfælde 331001-03, kræver det, at 331000 oprettes 

som en kontotype=”Fra-sum” og at der tilsvarende oprettes en 331099 som kontotype=”Tilsum”. 

Dette giver den væsentlige ulempe i forhold til NYT-SCR, at der ikke kan konteres på finanskonto 

331000. 

3.1.2 Finanskontoplan, oprettelse 

En finanskonto oprettes på følgende måde. 

1. Vælg menuen "Finans" og punktet "kontoplan". 

2. Stil markøren et sted i kontoplanen og tryk på funktionstast ”F3”. 

3. Tryk på funktionstast ”F6”. 

4. Find den relevante konto og marker den ved at stille markøren ud for linien og tryk på 

”Enter” tasten på dit tastatur. 

Side 3-2 



5. Nedenstående vises på din skærm. 

6. Tryk på funktionstasten ”F2” og ”End”. 

7. Tilføj de cifre du ønsker som fri specifikation og tryk på ”Enter” tasten på dit tastatur. 

I dette tilfælde er tilføjet 04 således, at finanskontoen bliver 331004. Kan også være 00 såfremt 

kontoen ikke eksisterer i den lokale finanskontoplan i forvejen.. 

8. Nedenstående skærmbillede fremkommer og der skal foretages et valg. Derefter trykkes på 

”OK”. 

Typisk vil det være en ”Konto” der skal oprettes. Der kan kun bogføres på konti, som oprettes med 

kontotype=konto. 

Felt Beskrivelse 

Konto Vælges til konti der skal bogføres på. 

Overskrift Vælges hvis man eks. ønsker en logisk overskrift i sin kontoplan. 

Sum En generel sammentælling som defineret i feltet sammentælling. 

Fra-sum Vælges hvis der skal oprettes en finanskonto, som skal være første konto i 

et interval. 

Til-sum Vælges når der skal oprettes en konto som sidste konto i et interval. Der 

dannes automatisk en sammentælling efter udført indrykning, se senere. 

Side 3-3 



9. Kontoens ”dåbsnavn” fremkommer og overskrives med det ønskede navn. 

Hvis der er tale om en ny SKS konto anbefales det at bibeholde det foreslåede navn. 

I dette tilfælde er kontoen opkaldt ”Øvrige”. Det skal bemærkes, at en konto altid senere kan omdøbes. 

10. Vælg ”Funktion” og ”Indryk kontoplan”. 

11. Programmet spørger om kontoplanen skal indrykkes – svar ja. 

Som det fremgår af skærmmeddelelsen, vil programmet nu foretage en indrykning af kontoplanen 

og samtidig vil sammentællingen i alle ”Til-summer” blive opdateret!. 

12. Kontoen er nu oprettet og du kan lukke kontoplanen ved at trykke på funktionstasten ”Esc”. 

3.1.3 Finanskontoplan, ændring/sletning 

3.1.3.1 Ændring 

Skulle der senere blive behov for at ændre et navn på en given finanskonto følges følgende fremgangsmåde. 

1. Vælg menuen Finans og punktet kontoplan. 

Side 3-4 



2. Find den relevante konto, stil markøren i navnefeltet og tryk på funktionstasten ”F2”. 

3. Giv kontoen et nyt navn og tryk på ”Enter”. 

Kontoen er hermed omdøbt. 

3.1.3.2 Sletning 

Ligesom der kan være behov for at ændre et navn på en finanskonto kan der være behov for at slette 

konti der ikke bliver anvendt. 

Navision Stat vil naturligvis ikke tillade, at man uforvarende kommer til at slette en finanskonto, 

hvor der er bogføringer på. 

Skulle man alligevel forsøge sig fremkommer følgende fejlmeddelelse. 

Korrekt sletning af konti uden bogføringer foretages på følgende måde. 

1. Vælg menuen Finans og punktet kontoplan. 

2. Find den relevante konto, marker linien og tryk på funktionstasten ”F4”. 

3. Hvis du er helt sikker trykker du på OK og kontoen er slettet. 

Side 3-5 



4. Det kan være en god ide at indrykke kontoplanen efter at konti er slettet. Dette sikrer at definitionerne 

af summeringer i ”Til-summer” er korrekte. 

Skulle uheldet være ude og du har slettet en konto ved et uheld kan den naturligvis oprettes igen jf. 

foranstående vejledning. 

Side 3-6 



3.1.4 Dimensionskontoplan, struktur 

Departementet har valgt at videreføre den kontostruktur der blev anvendt i NYT-SCR. 

Dimensionstyperne findes bl.a. ved at vælge menuen "Finans" og punktet "Opsætning", "Dimensioner" 

og "Dimensionstyper". Nedenstående skærmbillede fremkommer. 

Af dimensionerne fremgår også delregnskab. Delregnskabet skal altid være angivet som en tvungen 

kode. I modsat fald ville der i princippet kunne bogføres uden at der blev henført til et validt 

delregnskab. 

Det er muligt at angive hvorvidt at dimensionen skal nulstilles ved årsafslutning. P.t. nulstilles alle 

dimensionsværdier i departementets regnskab. 

3.1.5 Faste kladdedimensioner 

De dimensioner et regnskab er opbygget af, kan der naturligvis bogføres på. Det er dog kun muligt 

at have 10 dimensioner som faste kolonner i alle kladder, eks.: købs-, kasse-, kassererkladder mv. 

Der skal derfor foretages et valg af de pågældende 10 dimensioner. Da departementet har mindre 

end 10 dimensioner er alle valgt. 

De faste kladdedimensioner findes ved at vælge menu "Finans", punktet "Opsætning", "Dimensioner" 

og "10 faste kladde dimensioner". Nedenstående skærmbillede fremkommer. 

De pågældende dimensioner kommer "frem" i kladderne ved at vælge funktionsknappen "Opdater 

felter". Dette kræver blot, at alle kladder ikke indeholder posteringer. 

Side 3-7 



3.1.6 Dimensionskontoplan, oprettelse 

Såfremt der ønskes at oprette en ny dimensionsværdi - eksempelvis en ny aktivitet - følges nedenstående 

fremgangsmåde. 

1. I hovedmenuen vælges "Finans" og "Dimensionskontoplan". 

2. I skærmbilledet der fremkommer vælges den dimensionstype, hvor der skal oprettes en værdi. 

3. Hvis du kender koden og ikke skal kontrollere at den ikke allerede er oprettet trykkes på funktionstasten 

"F3" ("flytter" automatisk til det rigtige sted). 

4. Kode og navn indtastes. Der vælges desuden kontotype (se følgende beskrivelse). 

Side 3-8 




Konto Vælges til konti der skal bogføres på. 

Overskrift Vælges hvis men eks. ønsker en logisk overskrift i sin kontoplan. 

Sum En generel sammentælling som defineret i feltet sammentælling. 

Fra-sum Vælges hvis der skal oprettes en værdi, som skal være den første i et interval. 

Til-sum Vælges når der skal oprettes en værdi som den sidste i et interval. Der 

dannes automatisk en sammentælling efter udført indrykning, se senere. 

5. Efter værdien er oprettet er det en god ide (ikke krav), at der foretages en indrykning af kontoplanen. 

Dette gøres ved at vælge "Funktion" og "Indryk kontoplan". 

Indrykningen medfører, som det kan ses af dialogboksen nedenfor, at sammentællingen af alle Tilsummer 

opdateres. 

6. Du bliver spurgt om du vil indrykke kontoplanen og i givet fald trykkes på "Ja". 

7. Kontoplanen er nu indrykket og oprettelsen er færdiggjort. 

3.1.7 Dimensionskontoplan, ændring 

Hvis der ønskes ændret en kode eller kodens navn gøres dette ved at følge nedenstående. 


2. I skærmbilledet der fremkommer vælges den dimensionstype, hvori der skal ændres. 

3. Find den pågældende kode der ønskes ændret (brug evt. søg - "ctrl-B"). 

4. Hvis der som i eksemplet ønskes ændret navnet på aktiviteten, stilles markøren i navnet og der 

trykkes på funktionstast "F2". 

Side 3-9 



5. Indtast ændringen og tryk på "Enter". 

3.1.8 Dimensionskontoplan, sletning 


2. I skærmbilledet der fremkommer vælges den dimensionstype, hvori der skal slettes. 

3. Find den pågældende kode der ønskes slettet (brug evt. søg - "ctrl-B"). 

4. Hvis der som i eksemplet ønskes slettet aktivitet 1998, markeres linien ved at trykke på 

ud for den relevante linie, og der trykkes på funktionstast "F4". 

5. Der fremkommer en dialogboks. Hvis du ønsker at slette værdien trykkes på "Ja". 

Side 3-10 



6. Skulle du forsøge at slette en værdi med posteringer på vil du modtage følgende meddelelse. 

Side 3-11 



3.2 Nummerserier struktur og værdier 

Der er i Navision oprettet en række nummerserier, der bl.a. har til formål at sikre revisionssporet. 

Nummerserierne (værdier) kan oprettes identisk eller forskelligt i to regnskaber i samme database. 

Nummerserierne findes på følgende måde: 

1. Tryk på menu "Finans" 

2. Vælg menupunktet "Opsætning" 

3. Vælg "Nummerserier" 

4. Følgende nummerserier fremkommer. 

I departementets to regnskaber er oprettet følgende nummerserier. 

Indenfor selvstændig likviditet: 

Udenfor selvstændig likviditet: 

Side 3-12 




Kode Koden er en entydig navngivning af den pågældende nummerserie. 

Beskrivelse Beskrivelse. 

Startnr. 1. nummer i den pågældende nummerserie. 

Slutnr. Sidste nummer i den pågældende nummerserie. 

Standard Sæt et hak i feltet, hvis programmet skal bruge nummerserien til automatisk 

at tildele numre. 

Manuel Udfyldes såfremt der skal tillades manuel nummerering. Kan give det problem, 

at der kan komme "huller" i nummerrækken. 

3.2.1 Oprettelse af nummerserie 

Såfremt du ønsker at oprette en ny nummerserie kan følgende fremgangsmåde følges. 


2. Vælg menupunktet "Opsætning" 

3. Vælg "Nummerserier" 

4. Stil markøren ud for en linie og tryk på "F3" 

5. Udfyld felterne, og så skulle serien være oprettet. 

6. Gå til afsnit Fejl! Ukendt argument for parameter. for at koble serien til kladde/købs- 

/salgsopsætning. 

3.2.2 Slette en nummerserie 

1. Tryk på menu "Finans". 

2. Vælg menupunktet "Opsætning". 

3. Vælg "Nummerserier". 

4. Stil markøren ud for den serie der ønskes slettet og tryk på "F4". 

5. Programmet spørger om du nu også vil slette serien - tryk "Ja" hvis du er sikker. 

Side 3-13 



3.2.3 Oprettelse af nummerserielinier - i forbindelse med et årsskift 

I forbindelse med årsskift skal der oprettes nye nummerrækker indenfor den enkelte nummerserie. 

Bilagsnumrerne kan ikke genanvendes!. 




4. Stil markøren ud for den serie der ønskes tilføjet ny nummerække og tryk på funktionsknappen 

”Serie” og derefter på menupunktet ”Linier”. 

5. Følgende skærmbillede fremkommer, og startdato, startnr., slutnr. udfyldes 


Startdato Den dato som nummerserielinien skal gælde fra. Økonomistyrelsen anbefaler, 

at bruge finansår som en del af nummeret. 

Startnr. 1. nummer i den pågældende nummerserielinie. 

Slutnr. Sidste nummer i den pågældende nummerserielinie. 

Forøg med Angiver med hvilket interval nummerserielinien skal øges ved nyt bilag. 

Typisk 1. Der foreslås automatisk ovenstående linies værdi. 

6. Den nye nummerlinie er nu oprettet og du trykker på 2 gange hvorefter du er tilbage i 

hovedmenuen. Alternativt gentages rutinen for de øvrige nummerserier. 

Side 3-14 



3.2.4 Sletning (ændring) af nummerserielinier - i forbindelse med et årsskift 




4. Marker den linie der ønskes slettet og tryk på funktionstast ”F4”, Programmet spørger om du 

nu også vil slette den markerede linie - tryk "Ja" hvis du er sikker. 

OBS! Kan slettes selvom, der er brugt numre - kan give problemer! 

Ændringer 

Hvis du skal ændre en værdi stil dig i feltet og foretag rettelsen – eksempelvis slutnr. OBS! der bør 

ikke foretages rettelser i andet end slutnr. i løbet af et år. 

3.2.5 Kobling mellem nummerserie og kladder/købs-/salgsopsætning. 

Når du har oprettet en nummer serie skal du tillige koble denne til kladder eller købs- og salgsopsætning. 

3.2.5.1 Finansnummerserie 

Hvis der er tale om en finansnummerserie følges følgende fremgangsmåde. 



3. Vælg "Kladdetyper". 

4. Stil markøren i feltet "nummerserie" ud for den type der ønskes ændret og tryk på "F6" og en liste 

over mulige serier fremkommer. 

5. Vælg den relevante serie og tryk på "Enter". 

3.2.5.2 Salgsnummerserie 

Hvis der er tale om en salgsnummerserie følges følgende fremgangsmåde. 

1. Tryk på menu "Salg". 


3. Vælg "Salgsopsætning" og fanebladet "nummerering". 

Side 3-15 



4. Stil markøren i det felt som ønskes ændret og tryk på "F6" og en liste over mulige serier fremkommer. 

5. Vælg den ønskede nummerserie og tryk på "Enter". 

3.2.5.3 Købsnummerserie 

1. Tryk på menu "Køb". 


3. Vælg "Købsopsætning" og fanebladet "nummerering". 

4. Stil markøren i det felt som ønskes ændret og tryk på "F6" og en liste over mulige serier fremkommer. 

5. Vælg den ønskede nummerserie og tryk på "Enter". 

Side 3-16 



3.3 Kassekladde 

Igennem kassekladden ekspederes finansposteringer, i form af omposteringer, lønposteringer mv. 

Departementet har oprettet et antal kladder i de to regnskaber/bogføringskredse, der indgår i Navision 

Stat. 

Der er anvendt den systematik, at når en bruger vælger menupunktet "Kassekladde" fremkommer 

en boks der muliggør, at der kan vælges blandt de oprettede kassekladder. Formålet med dette er, 

at sikre en mulighed for at flere personer kan registrere i egne kladder på samme tid. 

Uagtet at man kan registrere i flere kladder, sikrer den opsætning departementet har valgt, at der 

sker en registrering/bogføring i løbende nummerække (uden "huller"). Der er dog den ulempe, at 

bilag der er klar til bogføring skal afvente, at eventuelle bilag med lavere bilagsnummer bliver 

bogført først. 

Nedenfor er beskrevet hvorledes at der kan oprettes yderligere kassekladder samt hvorledes proceduren 

er for registrering i kladderne. 

3.3.1 Oprettelse 

Når du skal oprette nye kassekladder anvendes følgende fremgangsmåde. 

1. Vælg "Finans" 

2. Vælg menupunktet "Opsætning" og "Kladdetyper" og følgende vindue fremkommer. 

3. Tryk på funktionstast "F3" og der fremkommer en blank linie. 

4. En ny kladde kan nu oprettes. Eksempelvis "KSKLDG". 


Navn Entydig navngivning af kladden. 

Beskrivelse Uddybende beskrivelse. 

Type Vælg den relevante kladdetype, i forhold til den påtænkte anvendelse. 

Generelt - vælges i forbindelse med kassekladde 

Salg/køb - vælges ved salgs- og købskladder/-faktura 

Indbetaling/Betaling/Anlæg - vælges ved pgl. kladder 

Kasserer - vælges ved kassererkladde (kasserapport) 

Nummerserie Den relevante nummerserie i forhold til kladden. 

Kildespor Angivelse af det kildespor der hører til kladdetypen. 

Afstem pr. bilag Angivelse af om der skal foretages en afstemning pr. bilag i kladden. 

Formular-ID(Navn) Angivelse af den rapport der anvendes ved at vælge funktion "bogfør og 

udskriv". (Navn - blot rapportens navn) 

Kontrolrapp.-ID(Navn) Angivelse af rapportnummer der skal anvendes, når der vælges funktion 

"kontroller". (Navn - blot rapportens navn) 

Side 3-17 



3.3.2 Anvendelse 

I forbindelse med anvendelsen af kassekladden er der en række kolonner, den pågældende bruger 

kan vælge at vise i sit eget designede skærmbillede. Der er derfor i den nedenstående gennemgang 

blot beskrevet de mest anvendte kolonner. 

Kolonne Beskrivelse 

Bogføringsdato Dato for bogføring 

Bilagstype (Blank): almindelige finansposter 

Betaling: ind- og udbetalinger 

Faktura : oprettelse af faktura. 

Kreditnota: Kreditnota 

Rentenota: rentenota i forbindelse med køb og salg 

Rykker: rykker i forbindelse med køb og salg 

Bilagsnr. Bilagsnummer – finansnummerserie. 

Konto Finans – finansposteringer 

Bank – anvendelse af bankkonto (alias) 

Anlæg – anvendes ved bevægelser på anlægsaktiver. 

Kreditor – anvendes ved udligning af kreditormellemværende – her SKAL 

udfyldes udligningsnummer eller -ID 

Debitor – anvendes når der skal udlignes et mellemværende med en debitor 

– udligningsnummer eller –ID SKAL også her udfyldes!. 

Kontonummer Nummer der refererer til den kontotype der er valgt: Eks. BANK – NAT. 

Aktivitet Departementets interne dimension 1. Udfyldes iht. kontoplanen. 

Formål Departementets interne dimension 2. Udfyldes iht. kontoplanen. 

Sted Departementets interne dimension 3. Udfyldes iht. kontoplanen. 

Alternativ 1 Departementets interne dimension 4. Udfyldes iht. kontoplanen. 

Alternativ 2 (ikke vist) Departementets interne dimension 5. Udfyldes iht. kontoplanen. 

Delregnskab Delregnskab som konteringen vedrører – likvide konti vedrører altid delregnskab 

1. Er i princippet også ”blot” en intern dimension. 

Beskrivelse Udfyldes med en relevant tekst/beskrivelse. 

Bogføringstype Udfyldes med den relevante type alt efter kontotype. 

Moms-produkt- Navision foreslår den type som er fastlagt i finanskontoplanen. 

bogføringsgruppe 7824 - Ikke fradragsberettiget købsmoms 

Toldmoms - moms der skal refunderes overfor Told- og Skat - typisk salgaktiviteter 

som man er momsregistreret til. 

Beløb Posteringsbeløb (+ = debet, - = kredit). 

Side 3-18 



Udligningstype Skal typisk være "Faktura", hvis man ønsker at udligne en købs- eller 

salgsfaktura. 

Hvis feltet ikke udfyldes, og du blot udfylder udligningsbilagsnr., udfyldes 

feltet automatisk med type (Faktura). 

Udligningsbilagsnr. Udfyldes med de (faktura)numre der ønskes udlignet. 

OBS! Skal altid udfyldes når der udlignes fakturaer, da faktura og betaling 

ellers vil stå som åbne poster når der udskrives en forfaldsliste!. 

Udlignings-ID Anvendes når der skal udlignes flere fakturaer. 

3.3.3 Procedure ved ompostering/finanspostering 

Når du skal foretage en "simpel" ompostering, skal der blot følges den rettesnor, at der i beskrivelsesfeltet 

angives en tekst, som gør at regnskabslæseren kan gennemskue omposteringen, såfremt 

denne har karakter af rettelse. Det tilrådes derfor at angive det tidligere bilagsnummer i beskrivelsesfeltet. 

3.3.4 Procedure ved udligning af åbne poster / salgs- og købsfakturaer 

Når du skal udligne åbne poster i form af udstående salgs- eller købsfakturaer findes 2 metoder. 

Den ene metode er at udligne hver enkelt post/faktura for sig (punkt 3.3.4.1) og det er samtidig 

den, som er mest anvendt. Alternativt udlignes flere poster/fakturaer for en enkelt debitor/kreditor - 

se punkt 3.3.4.2. 

Alt efter hvilken metode der vælges, følges en af nedenstående fremgangsmåder. 

3.3.4.1 Enkelt åben post (typisk) 

1. Vælg menuen "Finans" og "Kassekladde" 

2. Vælg en af kassekladderne 

3. Udfyld kassekladdelinien. 



Bilagstype Betaling (eventuelt) 


Konto Kreditor/Debitor – anvendes ved udligning af mellemværende – her SKAL 

udfyldes Udligningsbilagsnr. eller -ID 

Kontonummer Kreditor-/Debitornummer. 


Beløb Posteringsbeløb udfyldes automatisk efter Udligningsbilagsnr. er udfyldt. 

(+ = debet, - = kredit). 

OBS! Hvis der er tale om en delbetaling udfyldes med det beløb der rent 

faktisk er udbetalt/indbetalt. 

Side 3-19 




salgsfaktura. 



Udligningsbilagsnr. Udfyldes med de (faktura)numre der ønskes udlignet. 



4. Mens du står i den pgl. linie, trykkes på funktionsknappen "Udlign.", og der fremkommer følgende 

dialogboks. 

5. Marker den ønskede post og tryk på OK. 

6. Herefter er beløb udfyldt og du kan nu foretage modposteringen, som typisk er en likvid konto. 

7. Når alt er tastet, udskrives en kontrolliste (frigivelse) - tryk på funktionsknap "Bogføring" og 

"Kontroller". 

8. Vælg udskriv og endnu en windows-dialogboks fremkommer og du trykker på "OK". 

9. Hvis der ikke er ingen rettelser bogføres ved at trykke på funktionsknap "Bogføring" og "Bogfør 

og Udskriv". 

10. Dialogboksen "Kladden er bogført" fremkommer tryk "OK". 

11. Hvis der er rettelser foretages disse og punkt 7-10 gennemføres igen. 

Side 3-20 



3.3.4.2 Flere åbne poster 

1. Vælg menuen "Finans" og "Kassekladde" 

2. Vælg en af kassekladderne 

3. Udfyld kassekladdelinien. 



Bilagstype Betaling (eventuelt) 


Konto Kreditor/Debitor – anvendes ved udligning af mellemværende – her SKAL 

udfyldes Udligningsbilagsnr. eller -ID 

Kontonummer Kreditor-/Debitornummer. 


Beløb Posteringsbeløb udfyldes automatisk efter udligningsbilagsnr. er udfyldt. 

(+ = debet, - = kredit). 

OBS! Hvis der er tale om en delbetaling udfyldes med det beløb der rent 

faktisk er udbetalt/indbetalt. 


salgsfaktura. 



Udlignings-ID Udfyldes automatisk med bilagsnumret, når du har sat udlignings-ID. 



4. Mens du står i pgl. linie, trykkes på funktionsknappen "Udlign.", og der fremkommer følgende 

dialogboks. 

Side 3-21 



5. Marker den ønskede post og tryk på funktionsknap "Udligning" og "Sæt udlignings-ID" alternativt 

"F9", på samtlige linier der skal udlignes. 

6. Herefter er beløb udfyldt og du kan nu foretage modposteringen, som typisk er en likvid konto. 

7. Herefter udskrives en kontrolliste ad frigivelse - tryk på funktionsknap "Bogføring" og "Kontroller". 

8. Vælg udskriv og endnu en windows-dialogboks fremkommer og du trykker på "OK". 

9. Hvis der ikke er ingen rettelser bogføres ved at trykke på funktionsknap "Bogføring" og "Bogfør 

og Udskriv". 

10. Dialogboksen "Kladden er bogført" fremkommer tryk "OK". 

11. Hvis der er rettelser foretages disse og punkt 7-10 gennemføres igen. 

Side 3-22 



3.4 Moms 

3.4.1 Momsbogføringsgrupper. 

Oplysninger om momsopsætningen i Navision Stat findes under menuen "Finans" og menupunktet 

"Opsætning" samt "Momsbogføringsgruppe". 

3.4.1.1 Moms-virksomheds-bogførings-grupper 

I departementets regnskab er oprettet følgende grupper. Grupperne anvendes til at differentiere 

momsberegningen og konteringen. 

Departementet anvender i praksis kun koden "DK". Koden er endvidere standardmæssigt sat op i 

finanskontoplanen, så brugeren ikke skal "bekymre" sig om dette. Det betyder dog, at man skal 

være opmærksom på at ændre koden, hvis "DK" ikke skal anvendes. 

3.4.1.2 Moms-produkt-bogførings-grupper 

I departementets regnskab er oprettet følgende grupper. Grupperne anvendes til at kategorisere og 

beregne den korrekte moms i forhold til en forud angivet momssats (eks. 25%). 

Side 3-23 



3.4.1.3 Momsbogføringsopsætning 

I momsbogføringsopsætningen, opsættes hver kombination af moms-virksomheds-bogf-grupper og 

moms-produkt-bogf-grupper. Nedenfor er vist kombinationerne 

3.4.2 Momsopsætning 

Momsopsætningen i Navision Stat foretages, ved at oprette de grupper og kombinationer som 

fremgår af afsnit 3.4.1. 

3.4.3 Momstyper 

De momstyper som departementet anvender fremgår af afsnit 3.4.1.2. 

Side 3-24 



3.4.4 Momsafregning 

3.4.4.1 Ikke fradragsberettiget købsmoms 

Ikke fradragsberettiget købsmoms konteres i Navision Stat på finanskonto 782400. (momstypen 

7824). 

Momsen refunderes hver måned af Økonomistyrelsen på baggrund af udtræk fra NYT-SCR. Departementet 

skal via e-mail bekræfte refusionens størrelse. 

Når momsrefusionen er opgjort, foretages en pengetransaktion mellem Økonomistyrelsen og departementet 

via Nationalbanken. Hvis departementet har et tilgodehavende initierer Økonomistyrelsen 

overførslen. Såfremt departementet "skylder" så sørger departementet for overførslen. 

Det er herefter departementets ansvar, at udligne periodens primosaldo på konto 782400 inden 

næste månedsafslutning, da departementet i modsat fald principielt vil kunne få "dobbelt" refusion. 

OBS!. Momsudligningen konteres i Navision Stat på finanskonto 782400 samt det relevante delregnskab. 

Eksempel: 

Side 3-25 



3.4.4.2 Toldmoms 

Når der skal afregnes toldmoms, anvendes følgende fremgangsmåde. 

1. Vælg menuen ”Finans”, menupunkt ”Periodiske aktiviteter”, ”Moms” og ”Afregn moms”. 

2. Følgende dialogboks fremkommer, og ”moms-produkt-bogf.-gruppe” udfyldes med de toldmomstyper 

man anvender: TOLDMOMS, TOLDREP, KORTOLD, KORTOLDREP (anvend | mel- 

lem). 

3. I dialogboksen udfyldes, ”Startdato”, ”Slutdato”, ”Bogføringsdato”, ”Bilagsnr., ”Afregningskonto”, 

”Bogfør”. 

Side 3-26 



Faneblad Indstilling 


Startdato 1. dag i momsafregningsperioden 

Slutdato Sidste dag i momsafregningsperioden 

Bogføringsdato Dato for hvornår afregningen skal bogføres – der vælges eks. 01-07-XX og 

01-10-XX. (XX=år). 

Bilagsnr. Udfyldes med det bilagsnummer afregningen skal have – der vælges 

1KVTXX, 2KVTXX osv. alt efter afregningsperiode. 

Afregningskonto Der vælges finanskontoen for momsafregning = 972600. 

Bogfør Sæt hak! 

4. Tryk på udskriv, hvorefter følgende meddelelse fremkommer!. 

5. Tryk på "Ja" 

6. Du bør herefter kontrollerer at momssaldi er flyttet til finanskonto 97.26.00. 

7. Vælg menuen ”Finans” og menupunktet ”Kontoplan”. 

8. Konstater om saldi er nulstillet. Der kan være saldi såfremt der allerede er bogført vedrørende 

den kommende momsafregningsperiode. I såfald kan der alternativt udskrives en balance hvor der 

er foretaget en datoafgrænsning svarende til momsafregningsperioden. Dette kan også gøres direkte 

i kontoplanen. 

OBS! Virksomheds- og produktbogføringsgruppe skal være blank - ellers vil momsafregningen ikke 

kunne gennemføres. 

Side 3-27 



9. For at kunne foretage den endelige kontering i forbindelse med momsbetalingen, køres en rapport 

"Dim. balance", som udfyldes jf. nedenstående. Herved fås et dokument som kan anvendes 

som bilag. 

OBS! Udligning af konto 97.26.00 foretages i forbindelse med betalingen (købsfaktura). 

3.4.5 Momsrettelse 

Hvis man anvender Navision' funktionalitet til momsafregning jf. tidligere afsnit, skal man anvende 

de særlige korrektionsmomstyper. Hvis man kontere direkte på finanskontiene 9724-9725 uden 

at vælge momstype=KORXXXX, vil momsafregningen ikke "fange" posteringerne, hvilket vil resultere 

i, at der står en saldo tilbage på indgående og/eller udgående moms, efter man har foretaget 

momsafregningen.. 

For de to toldmomstyper departementet arbejder med er der oprettet en korrektionsmomstype 

(TOLDMOMS=KORTOLD, TOLDREP=KORTOLDREP). 

Når man foretager momskorrektionen tastes momsbeløbet - der skal flyttes/omposteres - direkte i 

beløb!. 

Side 3-28 



3.5 Eksporter SKS finansposter (sumrapportering) 

Navision Stat er som bekendt en lokalt økonomisystem. Der skal derfor foretages en handling for 

at replikere regnskabsdata fra det lokale økonomisystem til det centrale system. 

Denne handling foretages umiddelbart efter hver månedsafslutning, hvor der sumrapporteres til 

statsregnskabet/SKS. NB! se kørselskalenderen på Økonomistyrelsens hjemmeside. 

Sumrapporteringen skal foretages særskilt for begge bogføringskredse. Sumrapportering foretages 

på følgende måde. 

1. Vælg det relevante regnskab. 

Som det fremgår tidligere skal sumrapporteringen foretages for begge bogføringskredse (indenfor 

og udenfor selvstændig likviditet). 

2. Vælg menu Finans og punktet periodisk aktivitet samt Eksporter SKS finansposter. 

3. I den fremkomne boks indtastes startdatoen for den pgl. måned og der trykkes herefter på "Enter" 

tasten på dit tastatur (eller klik på OK). 

Side 3-29 



4. Navision står nu og replikerer. 

5. Der er nu foretaget en sumrapportering. Eventuelt gentages denne procedurer i næste bogføringskreds/regnskab. 

3.6 Importer SKS Finansposter. 

Proceduren for import af SKS Finansposter er nærmer beskrevet i afsnit 9.3. Placeringen under 

personale er valgt ud fra synspunktet, at hovedparten af SKS Finansposterne vedrører løn. 

Side 3-30 



3.7 Finanssøgning 

Finanssøgning kan foretages på flere forskellige måder. Nedenfor er beskrevet to fremgangsmåder. 

Funktionen Naviger som er tilgængelig bl.a. når du placerer markøren på en vilkårlig regnskabspostering 

samt Fri forespørgsel. Fremgangsmåden ved søgning er identisk med den der er beskrevet 

under afsnit 4.5 Kreditorsøgning. 

3.7.1 Naviger 

Se venligst afsnit 4.5.1 med den undtagelse, at der her typisk søges på et bilagsnummer. 

3.7.2 Fri forespørgsel 

Se venligst afsnit 4.5.2, hvor der via rapporten "Dim. Kontokort" foretages en slags fri forespørgsel 

på den finanskonto, dimensionsværdi, periode mv. der konkret ønskes. 

Side 3-31 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Indenlandske kreditorer 

4 Køb - indenlandske kreditorer 

4.1 Købsopsætning 

Købsopsætningen findes under menuen Køb, punktet opsætning samt købsopsætning. 

Der er to ting man især skal være opmærksom på i købsopsætningen. 

Den ene ting er hvorvidt man ønsker at anvende bilagsklarmelding. Dette vælges/fravælges ved at 

hakke af ud for ”Bilagsklarmelding”. Departementet har valgt bilagsklarmelding fra – der foretages 

stadig en godkendelse/frigivelse af registreringen, men det er bogholderen der registrerer og bogfører 

købsfakturaer mv. 

Den anden ting er hvorvidt konteringsbeskrivelsen skal være det der er angivet i beskrivelsen i forbindelse 

med konteringen eller den anden mulighed at der standardmæssigt angives ”Købsfaktura 

nr. xxxxxx”. Dette vælges ved ud for ”Liniedimensionsforslag” at angive enten ”Købslinie (Type)” 

eller ”Købshoved”. Departementet har valgt ”Købslinie (Type)”, bl.a. ud fra den begrundelse at 

fakturanumrerne alligevel fremgår af bilagsnummeret, samt at det giver nogle mere sigende kontokort 

at have beskrivelsen fra konteringen angivet. 

Side 4-1 



4.2 Kreditoroprettelse 

I forbindelse med opstarten af Navision Stat projektet i departementet blev alle kreditorer oprettet 

inden driftsstart. Dette lettede driftsstart, idet bogholder ikke skulle oprette kreditor for stort set 

hver faktura, der blev ekspederet. 

Departementet har valgt ikke at dele kreditorstamdata, med den begrundelse, at de færreste kreditorer 

går igen i departementets 2 bogføringskredse. 

Hvorledes en kreditor oprettes er beskrevet i de følgende punkter, der viser de enkelte trin. 

1. Vælg det korrekte regnskab. 

Kreditorerne skal oprettes i det relevante regnskab: AM regnskab 

AM u s l regnskab 

2. Vælg menuen "køb" og punktet "kreditor". 

3. Kreditorkort. 

Først stilles markøren i nummer og der trykkes på F3 for at få en "blank" kreditor. 

Derefter udfyldes fanebladene jf. nedenstående beskrivelse. 

Side 4-2 



Faneblad Generelt 


Nummer Udfyldes med kreditors telefonnummer (departementets standard), ellers 

giro/bankkontonummer/FIK-nummer med foranstillet G, B eller F. 

Navn Kreditors navn. 

Adresse Kreditors hovedadresse. 

Postnr. Postnummer. Liste over postnumre kan fås ved at trykke på funktionstast 

”F6”. 

Telefonnummer Telefonnummer. 

Søgenavn Udfyldes automatisk. 

Faneblad Kommunikation 


Telefonnummer Udfyldes automatisk. 

Telefax Hvis det kendes. 

Side 4-3 



Faneblad Fakturering 


Virksomhedsbogf. DK. 

Momsvirk.bogf Udfyldes automatisk med DK. 

Kreditorbogf. DK (hvis udenlandsk EU eller Udland). 

Fakturarabatkode Kreditornummer (udfyldes automatisk!). 

Faneblad Betaling 


Udligningsmetode Åben post. 

Betalingsbetingelse Relevant vælges (hvis ingen er defineret udfyldes feltet ikke!). 

Betalingsform Udfyldes ikke!. 

Vores kontonr. Udfyldes med vores kundenummer hos kreditor dvs. leverandøren. Leverandøren 

har oftest oprettet kunden (os) på telefonnummer. Hvis leverandøren 

har oprettet os under flere kreditornumre - vælg det der optræder oftest. 

Faneblad Udenrigshandel 


Momsnummer Kreditors eventuelle momsnummer udfyldes 

4. Du skal nu foretage et valg: 

Er der tale om en alm. bank eller giro indbetaling UDEN fik/ocrik gå til punkt 5 

ellers til punkt 8. 

Side 4-4 



5. Vælg funktionsknap "Kreditor" og derefter "bank". 

Fanebladene udfyldes jf. nedenstående. 



Kode "G" hvis girokonto. "B" hvis bankkonto. 

Navn Pengeinstituttets navn 

Bankreg.nr. Reg.nr. (Giro=1199) 

Bankkontonr. Bankkontonr./Gironr. NB! UDEN streger og mellemrum. 



Intet! udfyldes 

6. Efter endt udfyldelse lukkes kreditors bankkontokort ved at trykke på ”Esc” eller klikke med musen 

på krydset i bankkontokortets øverste højre hjørne. 

7. Vælg funktionsknap "udbet.opl." i kreditorkortet og derefter "Total-Betaling". 

Du skal huske først at lukke bankkontokortet, jf. foranstående!!!. 

Side 4-5 



Der indtastes oplysninger jf. nedenstående. 



Betalingstype Indland (typisk), alternativt udland/manuel 

Betalingsmåde Pengeinstitut i Danmark med advis. 

Kreditorbankkonto Udfyldes automatisk med "B" eller "G" alt efter, hvad der er oprettet i 

bankoplysninger. 

Eget kundenr. Udfyldes med departementets eventuelle kundenummer. 

Adviseringsmåde Udfyldes automatisk med "lang". 

Hæves på Udfyldes ikke - er ikke nødvendigt - udfyldes i udbetalingskladden! 

Øvrige faneblade udfyldes ikke! 

Kreditor er herefter oprettet korrekt og du skal ikke gå videre. 

Side 4-6 



8. Ved FIK/OCRIK Vælg funktionsknap "udbet.opl." i kreditorkortet og derefter "Total-Betaling". 

Fanebladet generelt udfyldes jf. nedenstående. 

Faneblad Generelt (gælder for både OCRIK og FIK) 


Betalingstype Indland 

Betalingsmåde Indbetalingskort 

Kreditorbankkonto Udfyldes ikke! 

Eget kundenr. Udfyldes med kundenummer. 

Adviseringsmåde Udfyldes automatisk med "ingen". 

Hæves på Udfyldes ikke! 

Fanebladet Indland udfyldes jf. nedenstående. 

Side 4-7 



Faneblad Indland (ved OCRIK) 


Gironr. Kreditors gironummer. 

Kortart Kortart udfyldes - typisk 04 eller 15. 

Betalings-ID Hvis den maskinlæsbare linie entydigt kan identificeret, kan den automatisk 

udfyldes via koder (se skærmhjælp F1). Ellers udfyldes den ikke. 

Faneblad Indland (ved FIK) 


FIK-nr. Udfyldes med 8-cifret kode (kreditornummer). 

Kortart Kortart udfyldes - typisk 71. 

Betalings-ID Hvis den magnetlæsbare linie entydigt kan identificeret, kan den via koder 

(se skærmhjælp F1) automatisk udfyldes. 

Kreditor er herefter oprettet korrekt og du skal ikke gå videre. 

Side 4-8 



4.3 Købsfaktura 

4.3.1 Alm. Købsfaktura 

Departementet har valgt en manuel nummerering (nummerserieopsætning), hvilket gør det muligt, 

at flere kan anvende købsfaktura samtidig. Alternativt skulle anvendes købskladden men det har 

departementet fravalgt. Ved at anvende købsfakturaen vil man som bruger kunne se de bogførte 

fakturaer under menupunktet ”bogførte fakturaer” 

Når man skal oprette en faktura følges følgende fremgangsmåde. 

1. Inden du går i gang skal bilagene naturligvis være nummererede. 

2. Vælg menuen køb. 

3. Vælg menuen faktura. 

4. Nedenstående skærmbilleder fremkommer. Dette udfyldes på følgende måde. 



Bilagsnummer Udfyldes jf. det stemplede bilagsnummer. 

Nyt faktura kan påbegyndes ved at trykke F3 og derefter indtaste det næste 

bilagsnummer. NB! Hvis man anvender automatisk bilagsnummerering, 

fås et nyt bilagsnummer ved at trykke F3 og derefter ”Enter”. 

Leverandørnummer Leverandørens telefonnummer. 

En liste over kreditorerne fås ved at trykke på funktionstasten ”F6”. 

Bilagsdato Fakturadato. 

Indeholder fakturaen ingen dato beholdes den dato, der automatisk er foreslået 

(lig bogføringsdato). 

Kreditors fakturanr. Nummer jf. faktura. 

Indeholder fakturaen intet nummer vælges et passende nummer (bilagsnr.). 

NB! Fakturanummer angives overfor kreditor i forbindelse med betaling af 

faktura i JNE. 

Forfaldsdato Beregnes automatisk af systemet. Såfremt man ikke ønsker betalingen 

overført til JNE, kan man udfyldet feltet ”Afventer” i faktureringfanebladdet, 

jf. senere beskrivelse (kræver at der er defineret betalingsbetingelse for 

den pågældende kreditor). 

Beskrivelse Udfyldes når der ønskes afvigende konteringstekst. 

Side 4-9 





Kortart Kortart jf. maskinlæsbare linie på fakturaen. 

Betalings-ID Betalings-ID jf. maskinlæsbare linie på fakturaen. 

Afvent Udfyldes med bogholderens initialer, såfremt fakturaen ikke skal betales 

endnu – eks. forfalden senere end 3 måneder. 

Derefter udfyldes bogføringsdelen. Det skal her anbefales, at der vises kolonnen ”Beløb incl. 

moms”. Det letter overblikket over hvorvidt bogføringsdelen indtastes rigtigt. 

HUSK naturligvis at kontrollere, at momskoden er korrekt!. 

5. Ny faktura i samme bundt - tryk på "F3". 

6. Når bogføringen er indtastet vælges "kontroller" i bogføringsmenuen og derefter udskriv. 

Kontrollisten lægges til kasserer (frigiver), der efter kontrol af kontering mv. returnere materialet 

til bogholderen. 

Såfremt der er rettelser, foretages disse og en ny kontrolliste lægges til kasserer (frigiver). 

7. Vælg herefter massebogfør og udfyld med den relevante nummerrække "xxxxxx..xxxxxx". Herefter 

returneres til købsmenuen. 

OBS! Vær opmærksom på om alle fakturaer bliver bogført. Hvis en faktura mangler at blive bogført, 

skyldes det (højst sandsynligt) en fejl, som findes med fakturaen vist at vælge "bogfør" af den 

enkelte faktura, hvorefter Navision giver en fejlmeddelelse, der kan bruges ved fejlfinding. 

Side 4-10 



8. Kontrollisten der blev udskrevet påføres manuelt et udbetalingsnummer – VIGTIGT!. 

9. I købsmenuen vælges udbetalingskladde. 

Departementet har valgt at oprette et antal kladder, således at systemet 

kan håndtere flere selvstændige fakturabundter. Bundterne udsøges 

til betaling særskilt. Bundterne bogføres i henhold til nummerserien. 

Vælg den første ledige udbetalingskladde og tryk på ”OK”. 

10. I menupunktet Betaling vælges "Lav forslag". 

11. Herefter kommer følgende skærmbillede frem, som udfyldes og der trykkes på "ok". 

I dette skærmbillede udfyldes kun fanebladet ”Indstillinger” og kun de beskrevne felter. 

Skærmbilledet har en slags hukommelse – dvs. at det huskes hvorledes det var udfyldt sidste gang. 

Ved daglig brug skal der derfor blot indtastes eventuelle ændringer – såsom bilagsnummer. 

Faneblad Indstillinger 


Sidste betalingsdato Udfyldes med 31-12-02. Derved sikres, at alle forfaldne poster udsøges. 

Start bilagsnr. Udfyldes med det udbetalingsnummer der er stemplet på kontrollisten. 

Ens bilagsnr. på alle.. Sæt hak. 

Modkontotype Bank. 

Modkonto JNE-UD (Er departementets udbetalingskonto hos JNE). 

12. Udbetalingskladden er nu udfyldt og kontrolleres. 

Kontrollen består umiddelbart i at sikre sig, at det ”kun” er bilagene i det pågældende bundt, der 

bliver overført til JNE. Er der flere bilag slettes de. 

Vær opmærksom på, at slettede bilag tælles med ved fejl i betalingsoplysningen. 

Side 4-11 



13. Vælg overfør til ”Total-Betaling” for at danne filen, der skal indlæses i JNE. 

Programmet foreslår "P:\NAVIBANK\NAVISION.REG" - NAVISION.REG erstattes med udbetalingsnummeret. 

"P:\NAVIBANK\XXXXXX". Endvidere udfyldes ID også med bilagsnummeret. 

14. Fejlrettelse. 

Følgende fejlmeddelelse vil kunne forekomme. At der står "20000" betyder, at der er en fejl i linie 

2. 

Udbetalingskladden giver alle linier et nummer i forbindelse med udsøgningen. Hvis du sletter en 

linie skal du huske at tage højde for det. Eksempelvis vil nedenstående fejlmeddelelse dækker linie 

1, hvis du har slettet den oprindelige linie 1. 

Du finder den relevante linie og vælger menuen "betaling" og "betalingsoplysninger" eventuelle 

fejl rettes. 

I efterfølgende tilfælde mangler der betalings-ID på et indbetalingskort. 

Der skal endvidere foretages eventuelle konsekvensrettelse på kreditors stamkort, jf. afsnit 4.2. 

Side 4-12 



15. Herefter startes Jyske NetBank Erhverv (JNE). 

HUSK DU MÅ IKKE BOGFØRE UDBETALINGSKLADDEN. 

16. Start JNE - vælg bruger og tryk på "Log på". 

17. Indtast kodeord og tryk på "OK". 

JNE's hovedmenu kommer frem på skærmen. 

18. Du vælger "Økonomisystem" og "Total-Bet.format". 

Side 4-13 



19. Følgende skærmbillede kommer frem og du skriver nummeret/navnet på den fil du har dannet i 

Navision Stat og tryk på "Importer". (Decimaler skal være 4 i Total-betalingsformatet). 

20. Fra hovedmenuen vælges "Arbejdsbakken". 

Side 4-14 



21. Du vælger "Marker alle" - under forudsætning af at der ikke ligger andres bilag - herefter 

"Godkend+". 

22. Indtast kodeord hvorefter der trykkes på ”OK” 

23. Der kommer en skærmmeddelelse – tryk ”OK” 

Side 4-15 



24. Vælg "Marker alle" og "Udbakke+". 

25. Fakturaer lægges til kassereren (frigiveren). 

26. Kassereren starter JNE og vælger menupunktet ”Udbakke”. 

27. Stil markøren på den øverste betalingslinie, og vælg ”Udskriv”. 

Side 4-16 



28. Vælg "Udskriv", og "OK" i printvinduet som kommer frem, hvorefter printet kontrolleres. 

Såfremt der er fejl i bundtet returneres bundet til bogholderen ad rettelse (punkt 29). 

29. Hvis enkelte betalinger er fejlbehæftet rettes de jf. nedenstående procedure – ellers gå til pkt. 

30. 

Såfremt fejlen ikke kan rettes direkte i JNE, skal bogholderen starte med at slette betalingen i JNE, 

rette betalingen i en ny selvstændig udbetalingskladde for derefter at importere betalingen på ny. I 

sådanne tilfælde navngives bundtet med det nye nummer fra nummerserien. 

Eksempelvis kan man ikke ændre en FIK til en girobetaling og omvendt!. 

Hvis fejlen kan rettes direkte: 

29.1. Find betalingen under den pgl. dato og marker betaling 

29.2. Fjern hak i "godkend" 

29.3. Foretag rettelse 

29.4. Sæt hak i godkend 

29.5. Tast kodeord og tryk på ”OK” 

29.6. Vælg "OK" 

Side 4-17 



30. Vælg "Udbakke" i hovedmenuen. 

31. Vælg ”Send og hent”. 

32. Vælg "Send og godkend". 


Side 4-18 



34. Tryk på "OK". 

35. Vælg "OK" - luk derefter "Udbakken". 

36. Der modtages automatisk en kvitteringsliste fra JNE - vælg "Udskriv" og "OK" i printvinduet. 

Når kassereren (frigiveren) har sikret sig at kvittering er udskrevet - lukkes ned for JNE, jf. følgende 

punkter 36-37. 

Side 4-19 



37. Vælg "Afslut" i hovedmenuen, og nedenstående billede kommer frem på skærmen – vælg ”Ja”. 

38. Når "manden" sidder tilbagelænet kan JNE afsluttes/lukkes. 

39. Bilag til bogholder. 

Kassereren (frigiveren) arkiverer herefter betalings- og kvitteringslister (præ- og frigivelseslister) 

hos kassereren og returnerer fakturaerne til bogholderen. 

Side 4-20 



40. Når kassereren (frigiveren) har godkendt betalingen skal den tilhørende udbetalingskladde 

bogføres. 

Start Navision og gå i udbetalingskladden under menuen køb. 

I menuen "bogføring" vælges "bogfør" - programmet spørger dig om du vil bogføre kladden og 

hvis du vil det, trykker du på "Ja". 

Fakturaerne arkiveres, hvorefter bogholderens arbejde er afsluttet. 

4.3.2 Købsfaktura der afvises ved import af fil i JNE 

Såfremt en købsfaktura afvises ved import i JNE, skal årsagen til fejlen findes og rettes i Navision 

Stat eller direkte i JNE, jf. afsnit 4.3.1. punkt 29. 

Fejlen viser sig ved, at der af status i betalingslinien, fremgår at betalingen er fejlbehæftet, og der i 

godkendt er en rød prik. 

Klik på den pågældende betaling – i fejlårsag vises en forklaring på hvorfor betaling er afvist. 

Åben herefter Navision Stat og den pågældende udbetalingskladde. 

I udbetalingskladden findes den linie, som indeholder den afviste betaling. 

Fejlen rettes i henhold til en del af vejledningen i afsnit 4.3.1. punkt 14, og der foretages en ny 

overførsel til JNE, jf. afsnit 4.3.1. punkt 10 og frem. 

Alt efter fejlens type foretages konsekvensrettelse på kreditorstamkort jf. afsnit 4.2., således at fejlen 

ikke gentager sig. 

4.3.3 Købsfaktura der først afvises når kvittering modtages fra JNE 

Denne situation vil opstå, hvis der på kvitteringslisten (evt. i indbakken) fra JNE står afvist ud for 

en enkelt betaling. På kvitteringslisten vil eventuelt stå en lille fejlmeddelelse til hjælp. 

Denne situation burde ikke kunne opstå. 

Fejlen vil eksempelvis opstå, hvis der er fejl i kontonummer. 

På dette tidspunkt i fakturaafviklingen vil udbetalingskladden endnu ikke være blevet bogført. Den 

fejlbehæftede faktura fjernes/slettes fra udbetalingskladden og de resterende betalinger som er 

godkendt af JNE bogføres!. 

Fejlen i den pågældende faktura forsøges først rettet i JNE, jf. afsnit 4.3.1. punkt 29. Hvis dette ikke 

kan lade sig gøre foretages rettelse i udbetalingskladden, herunder konsekvensrettelse på kreditorstamkortet 

jf. afsnit 4.2. 

Der skal nu udarbejdes en ny udbetalingskladde jf. afsnit 4.3.1. Fejl der ikke har kunne rettes jf. 

foranstående korrigeres i udbetalingskladden. 

Side 4-21 



4.4 Kreditnota 

4.4.1 Kreditnota som ekspederes samtidig med faktura, der skal modregnes i. 

Det forudsættes, at fakturabeløbet der skal modregnes i er større eller identisk med kreditnota. 

1. Indledningsvis bogføres faktura i henhold til afsnit 4.3.1. nr. 1-7. 

2. Dernæst skal kreditnotaen bogføres. 

3. Vælg menuen køb 

4. Vælg menupunktet kreditnota 




Bilagsnummer Udfyldes jf. det stemplede bilagsnummer. 

Nyt bilagsnummer fremkommer ved at trykke F3 og derefter ”Enter”. 

Leverandørnr. Leverandørens telefonnummer. 

En liste over kreditorerne fås ved at trykke på funktionstasten ”F6”. 

Bilagsdato Kreditnotadato. 

Indeholder kreditnotaen ingen dato beholdes den dato, der automatisk er 

foreslået (lig bogføringsdato). 

Kreditors kr.notanr. Nummer jf. kreditnota. 

Indeholder kreditnotaen intet nummer vælges et passende nummer (bilagsnr.). 

NB! Fakturanummer angives over kreditor i forbindelse med betaling af 

faktura i JNE. 

Beskrivelse Udfyldes når der ønskes afvigende konteringstekst. (feltet er ikke tilrådighed 

endnu). 

Side 4-22 





Udligningsbilagstype Faktura. 

Udligningsbilagsnr. Bilagsnummer på den faktura der skal modregnes i. Der kan fås en oversigt 

over åbne poster ved at trykke på funktionstast "F6". 

Udlignings-ID Anvendes såfremt der skal udlignes flere poster på samme tid. 



Beløb angives uden negativt fortegn. 






Side 4-23 




returneres til købsmenuen. 

8. Efter endt bogføring foretages en udsøgning jf. afsnit 4.3.1. nr. 9 og frem. 

Kreditnota vil herefter have nedskrevet fakturabeløbet således, at kreditor modtager et – ja mindre 

beløb. 

Både faktura og kreditnota vedlægger bogholderen til kassereren (frigiveren) i forbindelse med 

kontrol og frigivelse af betalingen. Herved sikres, at købsfakturaen er korrekt reduceret med kreditnotaen. 

4.4.2 Kreditnota uden mulighed for modregning. 

Kreditor anmodes om at indbetale beløbet til departementets girokonto BG-Alm. 

Kreditnota bogføres jf. afsnit 4.4.1. dog uden at udligningsbilagstype/-nummer udfyldes. 

Bogholderen giver kassereren kopi af kreditnotaen til udligning i forbindelse med at beløbet indgår 

på girokontoen. 

Når kasserer modtager beløb på girokontoen debiteres BG-Alm og kreditnota udlignes jf. nedenstående. 

De angivne kolonner dækker kun de der særskilt er relevant i kreditnota sammenhæng – 

således er bl.a. bilagsnummer ikke angivet (skal naturligvis tastes). 

Kladdenavn Kassererkladde 


Bilagstype Betaling 

Kontotype Kreditor 

Kontonr. Kreditors kontonummer (telefonnummer). Kendes nummeret ikke kan der 

trykkes på ”F6”, hvorefter en liste over samtlige kreditorer fremkommer. 

Udligningsbilagstype Kreditnota (tryk F6 for liste over mulige bilagstyper) 

Udligningsbilagsnr. Kreditnotanummeret. (Tryk F6 for liste over åbne poster) 

Side 4-24 



4.5 Kreditorsøgning 

I forskellige situationer kan det være formålstjenligt at kunne søge efter transaktioner der vedrører 

kreditorerne. 

Nedenfor er beskrevet to fremgangsmåder. 

4.5.1 Naviger 

Naviger er en søgemåde, som går igen i (stort set) samtlige moduler i Navision. 

Naviger optræder som selvstændigt menupunkt samt ofte som funktionsknap. Du kan eksempelvis 

vælge naviger ud for en vilkårlig bogført faktura, hvorefter samtlige bogføringer som tilhører den 

pågældende faktura vises (tabelopdelt). 

1. Vælg køb 

2. Vælg Naviger 



Bilagsnr. Udfyldes hvis du har et bilagsnr. (departementets nummerserie) 

Bogføringsdato Udfyldes hvis du søger på en enkelt dato eller et datointerval. 

Dato'er: 01-01-00|15-01-00 (bogføringer den 1+15/1) 

Datointerval: 01-01-00..15-01-00 (bogføringer den 1-15/1) 

Faneblad Eksternt 


Type Udfyldes med "Kreditor". 

Nummer Udfyldes med kreditornummer. 

Bilagsnr. Udfyldes med et eventuelt bilagsnummer (kreditors!!). 

Side 4-25 



3. Derefter trykkes på find med de data du har udvalgt. 

Resultatet vises som nævnt tabelopdelt 

4. Vælg den relevante tabel og tryk på vis. 

Du får nu en oversigt over posteringer i den pågældende tabel der opfylder dit søgekriterie. 

5. Yderligere navigering. 

Du kan nu vælge en finanspostering og navigere på denne. Igen vil du kunne gå et spadestik dybere 

ved at trykke på vis i den relevante tabel. Herefter kører du blot i ring idet du har fat i grundbilaget. 

Side 4-26 



4.5.2 Fri forespørgsel 

Fri forespørgsel som den kendes i NYT-SCR opnår enten ved at udskrive en rapport i Navision 

Stat eller anvende Crystal Reports. 

Et forslag: 

1. Vælg menuen Finans. 

2. Vælg menupunktet Rapporter 

3. Vælg rapport "Dim. Kontokort". 

4. Følgende skærmbillede modtages og der kan herefter udfyldes relevante søgekriterier. 

I dette tilfælde søgers der på konto 337007 for posteringer bogført i 2000 med aktivitet lig 1910. 

Der kan tilføjes yderligere feltkriterier ved at markøren stilles i nederste ledige felt og der trykkes 

på "F6". Mulige felter der kan bruges i denne rapport fremkommer herefter. Vælg dem du har brug 

for. 

5. Tryk på enten udskriv eller vis udskrift. 

Dette vælges alt efter om du ønsker at printe resultatet med det samme eller se en prøve først. 

Et andet forslag 

En alternativ måde at opnå fri forespørgsel på er ved at vælge menuen Finans, Kontoplan og ud for 

en vilkårlig konto trykke på funktionstasten ”Konto” og ”Poster”. Herefter har Navision sat et filter, 

således at du kun ser finansposter på denne ene finanskonto. Hvis du ønsker at se alle finansposter 

trykker du på ”Vis alle” knappen i menubjælken. Vupti så er alle finansposter fremme og 

du kan anvende ”ctrl-B” til at søge i den kolonne, du nu står i. 

Den eneste ulempe er, at du ikke kan søge på dimensionsværdier. Dette kan dog lade sig gøre via 

dimensionskontoplanerne, som findes under menuen Finans. 

Side 4-27 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Udenlandske kreditorer 

5 Køb - Udenlandske kreditorer 

I de efterfølgende afsnit er beskrevet hvorledes udenlandske kreditorer håndteres i departementet 

med udgangspunkt i Navision Stat og JNE (version 1.101). 

5.1 Oprettelse af udenlandske kreditorer 

Departementet har valgt ikke at oprette udenlandske kreditorer i Navisions kreditormodul. Dette er 

valgt ud fra synspunktet om at det blot vil tilføje ekstra procedurer i forbindelse med betaling af 

udenlandske kreditorer. Endvidere ville en optimal anvendelse af kreditormodulet forudsætte, at 

valutamodulet blev anvendt. 

JNE kan godt håndtere eksempelvis swiftoverførsler til udenlandske kreditorer direkte fra Navision 

(NaviBanking). Dette forudsætter som tidligere nævnt en anvendelse af valutamodulet. 

Departementet afventer en løsning fra Økonomistyrelsen vedrørende udenlandsk betalingsformidling. 

Indtil denne foreligger foretages betalingsformidlingen til udenlandske kreditorer efter nedenstående 


5.2 Udenlandske fakturaer 

Fremgangsmåden med hensyn til udenlandske fakturaer er den at der først foretages en betaling 

hvorefter der foretages en finansbogføring når kvittering for overførsel modtages fra JNE. 

Derfor gennemgås betaling forud for bogføring i de efterfølgende afsnit. 

5.2.1 Betaling - bankoverførsel 

Når du skal oprette en betaling af en udenlandsk kreditor følges følgende fremgangsmåde 




Side 5-1 



3. Vælg menupunktet "Kreditorbetaling". 

4. Følgende menu fremkommer og i "Type" vælges "Bank - Udland". 

5. De relevante felter udfyldes (brug eventuel online-hjælpen). 

Side 5-2 



Skrærmbillede Kreditorbetaling 


Stamdatanavn Eventuelt navn på kreditor, såfremt du ønsker at genanvende data, ved senere 

betaling til pgl. 

Modtager Kreditors fulde adresse og navn. 

Landekode Koden for landet hvor kreditor er bosiddende. 

Kontonr. / IBAN Kreditors eventuelle kontonummer. 

Betalingsdato Dato for hvornår betalings skal ske. 

Beløb Beløb i udenlandsk valuta der skal sendes. 

Valutakode Koden på den udenlandske valuta. 

Fra konto Der angives hvilken konto i JNE hvorfra beløbet skal trækkes - typisk udbetalingskontoen. 

Betalingsreference Betalingsreference som vil fremgå af eget kontoudtog. 

Meddelelse til modt. Udfyldes med en sigende meddelelse til kreditor, således at beløbet kan 

identificeres. 

Overførselstype Vælg Normal!. 

Omk. betales af Vælg således at omkostningerne bliver delt - det vil sige at departementet 

betaler gebyrer i eget pengeinstitut og kreditor betaler i modtagende pengeinstitut. 

6. Betalinger over 100.000 kr. 

NB! Hvis beløbet i danske kroner overstiger 100.000 kr. skal der udfyldes anmeldelse til Nationalbanken 

jf. nedenfor. 

Kode=anmeldelseskode, MMÅÅÅÅ=transaktionstidspunkt, eventuel beskrivelse/forklaring til Nationalbanken. 

Side 5-3 



7. Vælg feltet "Modtagerbank" og udfyld bankoplysninger 

Skrærmbillede Kreditorbetaling 


Swift/BIC adr. Udfyld med swift / bic adr. hvis den kendes. 

Banknavn Navnet på modtagerbank 

Adresse 1-3 Bankens adresse 

BLZ/SC Modtagerbankens clearingskode (svarer til registrerings nr. for danske 

pengeinstitutter). 

8. Når relevante felter er udfyldt vælges "Godkend". 

9. Du bliver derefter bedt om at indtaste kodeord - hvorefter du trykker på "OK". 

10. Du kommer tilbage til kreditorbetalingsskærmbilledet - vælg "Luk". 

Side 5-4 



11. Vælg arbejdsbakken, hvor betalingen markeres og derefter trykkes på "Udbakke+". 

12. Materiale lægges til kassereren (frigiveren) ad kontrol og frigivelse. 

Hvis der opstår fejl vil betalingen igen være at finde i arbejdsbakken. Eksempelvis hvis betalingen 

ikke er blevet kontrolleret inden et par dage efter ønsket ekspeditionsdato. 

13. Gå til afsnit Fejl! Ukendt argument for parameter.. punkt 26. 

Frigivelsen foregår fuldstændig som i ovennævnte afsnit og frem. 

5.2.2 Betalinger - check 

Når du skal oprette en betaling af en udenlandsk kreditor - hvor mellemværendet skal afvikles med 

check følges følgende fremgangsmåde 


Side 5-5 





3. Vælg menupunktet "Ny besked". 

4. Følgende menu fremkommer i "Type" vælges "Bestil udenlandsk check". 

Side 5-6 



5. De relevante felter udfyldes. 

Skrærmbillede Besked 


Modtager Kreditors fulde adresse og navn. 

Landekode Koden for landet hvor kreditor er bosiddende. 

Sendes/afhentes Sendes er "normalen" - der kan også vælges "Afhentes - i såfald skal der 

udfyldes, dato, kl., navn, cpr-nr. og eventuel besked til Jyske Bank. 

Beløb Beløb i udenlandsk valuta der skal sendes. 

Valuta (kode) Koden på den udenlandske valuta. 

Fra konto Der angives hvilken konto i JNE hvorfra beløbet skal trækkes - typisk udbetalingskontoen. 

6. Betalinger over 100.000 dkr. 

NB! Hvis beløbet i danske kroner overstiger 100.000 kr. skal der udfyldes anmeldelse til Nationalbanken 

jf. nedenfor. 

Kode=anmeldelseskode, MMÅÅÅÅ=transaktionstidspunkt, eventuel beskrivelse/forklaring til Nationalbanken. 

7. Når relevante felter er udfyldt vælges "Godkend". 

Side 5-7 



8. Du bliver derefter bedt om at indtaste "Kodeord" - hvorefter du trykker på "OK". 

9. Du kommer tilbage til beskedskærmbilledet - vælg "Luk". 

10. Vælg arbejdsbakken, hvor betalingen markeres og derefter trykkes på "Udbakke+". 

11. Materiale lægges til kassereren (frigiveren) ad kontrol og frigivelse. 

Hvis der opstår fejl vil betalingen igen være at finde i arbejdsbakken. Eksempelvis hvis betalingen 

ikke er blevet kontrolleret inden et par dage efter ønsket ekspeditionsdato. 

12. Gå til afsnit Fejl! Ukendt argument for parameter.. punkt 26. 

Frigivelsen foregår fuldstændig som i ovennævnte afsnit. 

Side 5-8 



5.2.3 Bogføring/registrering 

Når betaling har fundet sted og kvitteringsskrivelse er modtaget fra Jyske Bank, så finder bogholderen 

transaktionen på kontoudtog fra JNE. Herefter foretages bogføringen/registreringen efter nedenstående 


1. Kasserer giver bogholder kopi af udbakkeprint/kvittering fra Jyske Bank. 

2. Bogholder nummererer bilag jf. nummerserie for kassekladde. 

3. I kassekladde registreres jf. nedenstående. 

• JNE-UD krediteres (minus). 

• Evt. gebyrer debiteres (vedrørende gebyrer udenfor selvstændig likviditet skal denne afholdes 

på delregnskab 1 indenfor selvstændig likviditet). 

• Udgift jf. kontering på kreditorbilag debiteres. 

NB! I forbindelse med betalingen vil der kunne opstå valutakursdifferencer. Disse skal bogføres 

samtidig med ovenstående. 

4. Uddatakontrol og bogføring foretages i overensstemmelse med proceduren for almindelige posteringsbilag 

(se eksempelvis afsnit Fejl! Ukendt argument for parameter.). 

Side 5-9 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Salg 

6 Salg 

Omfanget af debitortransaktioner har naturligvis indflydelse på i hvilket omfang man anvender 

salgsmodulets mange muligheder. Nedenfor er beskrevet, hvorledes man kan anvende modulet, når 

man ikke har et stort antal debitorer. 

6.1 Salgsopsætning 

Salgsopsætningen findes under menuen Salg, punktet opsætning og salgsopsætning. 

Som i købsopsætningen skal man i salgsopsætningen være opmærksom på især 2 ting. 

Den ene ting er hvorvidt man ønsker at anvende bilagsklarmelding. Dette vælges/fravælges ved at 

hakke af ud for ”Bilagsklarmelding”. Departementet har valgt bilagsklarmelding fra – der foretages 

stadig en godkendelse af registreringen (kasserer), men det er bogholderen der registrerer og bogfører 

salgsfakturaer mv. 

Den anden ting er hvorvidt konteringsbeskrivelsen skal være det der er angivet i beskrivelsen i forbindelse 

med konteringen eller den anden mulighed at der standardmæssigt angives ”salgsfaktura 

nr. xxxxxx”. Dette vælges ved ud for ”Liniedimensionsforslag” at angive enten ”Salgslinie (Type)” 

eller ”Salgshoved”. Departementet har valgt ”Salgslinie (Type)”, bl.a. ud fra den begrundelse at 

fakturanumrerne alligevel fremgår af bilagsnummeret, samt at det giver nogle mere sigende kontokort 

at have beskrivelsen fra konteringen angivet. 

Side 6-1 



6.2 Debitoroprettelse 

Departementet har valgt ikke at dele debitorstamdata, med den begrundelse, at de færreste debitorer 

går igen i departementets 2 bogføringskredse. 

Hvorledes en debitor oprettes er beskrevet i de følgende punkter, der viser de enkelte trin. 

1. Vælg det korrekte regnskab. 

Debitorerne skal oprettes i det relevante regnskab: AM regnskab 

AM u s l regnskab 

2. Vælg menuen "salg" og punktet "debitor". 

3. Debitorkortet udfyldes. 

Først stilles markøren i nummer og der trykkes på F3 for at få en "blank" debitor. 

Derefter udfyldes fanebladene jf. nedenstående beskrivelse. 

Side 6-2 





Nummer Udfyldes med debitors telefonnummer (departementets standard), ellers 

andet sigende nummer. Eksempelvis giro/bankkontonummer/FIK-nummer 

med foranstillet G, B eller F. 

Navn Debitors navn. 

Adresse (2) Debitors hovedadresse. 

Postnr. Postnummer. Liste over postnumre kan fås ved at trykke på funktionstast 

”F6”. 

Telefonnummer Telefonnummer. 

Søgenavn Udfyldes automatisk. 



Telefonnummer Udfyldes automatisk. 

Telefax Hvis det kendes. 

E-mail Hvis det kendes. 

Hjemmeside Hvis det kendes. 

Side 6-3 





Antal fakturakopier Kan udfyldes med et tal såfremt den pgl. debitor har særlige ønsker med 

hensyn til fakturakopier. 

Virksomhedsbogf. DK. 

Momsvirk.bogf Udfyldes automatisk med DK. 

Debitorbogf. DK (hvis udenlandsk EU eller Udland). 

Fakturarabatkode Debitornummer (udfyldes automatisk!). 

Tillad mængderabat Der kan afkrydses såfremt den pgl. debitor kan opnå mængderabat. 

Faneblad Betaling 


Udligningsmetode Åben post. 

Betalingsbetingelse Relevant vælges – opslag kan foretages ved i feltet at trykke på funktionstast 

”F6”. I dette tilfælde LBM = løbende måned (hvis ingen er defineret 

udfyldes feltet ikke!). 

Betalingsform Udfyldes ikke!. 

Rentebetingelseskode Udfyldes såfremt debitor skal pålignes renter ved for sen betaling (kræver 

hjemmel!). Forudsætter at der er defineret et antal rentebetingelser. 

Udskriv kontoudtog Hvis du hakker af her, vil debitor blive medtaget, når der udskrives kontoudtog 

– ellers ikke!. 

Sidste kontoudtogsnr. Der vises hvilket nummer sidste kontoudtog havde. Tæller automatisk op, 

ved hver udskrift. Såfremt man ved en fejl får udskrevet et udtog, der ikke 

sendes til debitor, kan man rette fejlen her på debitorkortet. 

Side 6-4 



Faneblad Udenrigshandel 


Momsnummer Debitors eventuelle momsnummer udfyldes 

4. Debitoren er nu oprettet korrekt og du skal ikke gå videre. 

6.2.1 Fakturarabat 

Der kan defineres en kundespecifik fakturarabat ved hjælp af funktionsknappen ”salg” og ”Fakturarabat”. 

6.2.2 Leveringsadresse 

For hver debitor kan der oprettes et antal leveringsadresser, i tilfælde af afvigende adresser mellem 

fakturering og levering. Dette kan gøres via debitorkortet og funktionsknappen ”Debitor” og ”Leveringsadresse”. 

Side 6-5 



6.3 Salgsfaktura 

Departementet har valgt en manuel nummerering, hvilket gør det muligt, at flere kan anvende 

salgsfaktura samtidig. Alternativt skulle anvendes salgskladden men det har departementet fravalgt. 

Ved at anvende salgsfakturaen vil man som bruger kunne se de bogførte fakturaer under 

menupunktet ”bogførte fakturaer” 

Når man skal oprette en faktura følges følgende fremgangsmåde. 

1. Inden du går i gang skal bilagene naturligvis være nummererede. 

2. Vælg menuen salg. 

3. Vælg menuen faktura. 




Nummer Udfyldes jf. det stemplede bilagsnummer. 

Kundenummer Kundenummeret, få et opslag ved at trykke på funktionstasten ”F6”. 

Bogføringsdato Den dato indenfor gyldig regnskabsperiode fakturaen ønskes bogført. 

Bilagsdato Bør være identisk med bogføringsdato. Datoen danner grundlag for beregning 

af betalingsfristen m.m.. 

Side 6-6 





Betalingsbeting.kode Koden er udfyldt jf. debitors stamoplysninger. Kan evt. afviges. 

Forfaldsdato Er beregnet p.b.a. bilagsdatoen. 

Faneblad Levering 


Leveringsadressekode Det er her der kan anvendes en afvigende leveringsadresse. 

Leveringsdato Datoen er beregnet p.b.a. bilagsdatoen. Kan evt. korrigeres. NB! Kan have 

betydning for den juridiske overgang af risikoen for varen. 




I ovenstående eksempel er anvendt muligheden for at medtage længere tekster på salgsfakturaen. 

5. Ny faktura i samme bundt - tryk på "F3" og start forfra med pkt. 1. 


Side 6-7 







returneres til salgsmenuen. 

8. Herefter er salgsfakturaerne bogført, men der mangler at blive udskrevet salgsfakturaer. 

9. Der kunne have været valgt, at foretage en bogføring og udskrivning af den enkelte faktura. 

Dette kan være hensigtsmæssigt i nogle tilfælde. I andre tilfælde med flere fakturaer, er det 

mere hensigtsmæssigt, at udskrive fakturaerne via ”Rapporter” og ”Faktura”, hvor man blot 

angiver fakturanummerintervallet, hvorefter man udskriver fakturaerne. 

Side 6-8 



6.4 Salgskreditnota 

Når der skal udarbejdes en salgskreditnota kan der anvendes følgende fremgangsmåde. 

1. Vælg ”Salg” i hovedmenuen og ”Kreditnotaer”. 



Nummer Udfyldes jf. det stemplede bilagsnummer. 

Kundenummer Kundenummeret, få et opslag ved at trykke på funktionstasten ”F6”. 

Bogføringsdato Den dato indenfor gyldig regnskabsperiode fakturaen ønskes bogført. 

Bilagsdato Bør være identisk med bogføringsdato. Datoen danner grundlag for beregning 

af betalingsfristen m.m.. 

2. Sæt udlignings ID 

Ved udligning af 1 faktura (udligningsbilagsnr.): 

Ved udligning af flere fakturaer (udlignings-ID) 

Enkelt udligning 

Udlignings-ID 

Side 6-9 





Udligningsbilagstype Udfyldes typisk med Faktura. 

NB! Man skal dog være varsom med at anvende udligningsmetoden, idet 

man ikke kan være sikker på, at debitoren også anvender kreditnotaen til 

udligning af den faktura man som sælger forudsætter. Dette kan give problemer 

når der skal udlignes en indbetaling på en faktura, som i kr. kan 

være højere end tilgodehavendet jf. Navision. 

Udligningsbilagsnr. (Enkelte) Udfyldes med et enkelt fakturanummer via opslag over åbne poster 

på debitor. 

Udlignings-ID (En eller flere) Udfyldes via opslag over åbne poster når der er tale om udligning 

af en eller flere åbne poster. 

Dette gøres via funktionstasten ”Funktion” og ”Udlign”. Herefter markeres 

de pgl. poster, hvorefter man trykker på funktionsknappen ”Udligning” og 

”Sæt udlignings-ID” (se ovenfor). 

3. Foretag bogføring 




4. Ny kreditnota i samme bundt - tryk på "F3" og start forfra med pkt. 1. 





Side 6-10 




returneres til salgsmenuen. 

7. Herefter er salgskreditnotaerne bogført, men de mangler at blive udskrevet. 

8. Der kunne have været valgt, at foretage en bogføring og udskrivning af den enkelte kreditnota. 

Dette kan være hensigtsmæssigt i nogle tilfælde. I andre tilfælde med flere kreditnotaer, er det 

mere hensigtsmæssigt, at udskrive via ”Rapporter” og ”Kreditnota”, hvor man blot angiver 

nummerintervallet, hvorefter man udskriver kreditnotaerne. 

Side 6-11 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Kasse 

7 Kasse 

7.1 Kassererkladde 

7.1.1 Indenfor selvstændig likviditet 

Kassereren har valgt nedenstående kolonner til brug for kassererkladden. Kladden anvendes på 

følgende måde. 

1. Vælg menuen ”Finans” og menupunktet ”Kassererkladde”. 

2. Indrapporter kassererkladden ud fra kassebilag. 

3. Vælg funktionstast ”Klarmeld”. 

4. Vælg funktionstast ”Bogfør” og punkt ”Kontrollér”. 

5. Nedenstående boks fremkommer og tryk på ”Udskriv”. 

6. Endnu en boks fremkommer og du trykker på ”OK”. 

7. Bogholderen (frigiveren) kontrollerer printet, og hvis der ingen rettelser er, bogføres kasserapporten 

af bogholderen. 

8. Hvis der er en rettelse, foretager kassereren rettelsen i overværelse af bogholderen, hvorefter 

punkt 3-5 gentages. 

NB! Departementet har foretaget en rettelse, således at kontrolrapporten afviger fra Navision Stat – 

standard. Der er valgt rapport-ID 6005832 fra Økonomistyrelsen frem for rapport-ID 39. Rapport- 

ID 6005832 giver de samme oplysninger som nr. 39, men fylder mindre. Se også afsnit 16.3. 

Side 7-1 



7.1.2 Udenfor selvstændig likviditet 

Der er i princippet ingen forskel på kassererkladden indenfor og udenfor selvstændig likviditet - 

dvs. i de 2 regnskaber. Der anvendes de samme alias for Nationalbankkontoen (NAT) og kreditorbetalingskontoen 

(JNE-UD) osv., de referere blot til forskellige fysiske konti (kontonumre). 

7.2 Kasseafstemning 

Departementets kasse er oprettet som en bankkonto i Navision Stat. Dette er gjort for at kunne bruge 

bankkontoafstemningen som en hjælp ved afstemning af kassebeholdningen. 

Udover den elektroniske afstemning i Navision Stat foretages endvidere en daglig afstemning i et 

regneark. Dette har til formål at samle alle trådene fra både bank, giro og kasse. Herved sikres at 

departementets kassebeholdning ikke overskrider maksimum, jf. institutionsinstruks. 

Den elektroniske afstemning foretages på tilsvarende måde som bankkontoafstemningen, hvorfor 

der henvises til dette afsnit (7.3.4). 

7.3 Bankkonto 

7.3.1 Bankbogføringsgrupper 

Der er oprettet et antal bankbogføringsgrupper. Formålet med disse er at skabe en forbindelse mellem 

et bankkontoalias og en finanskonto. Nedenfor er vist de bankbogføringsgrupper departementet 

anvender p.t. 

Hvis du ønsker at oprette eller ændre en bankbogføringsgruppe gøres følgende: 

1. Vælg menu ”Finans” og menupunkt ”Opsætning”. 

2. Vælg punkt ”Bank” og ”Bank-bogføringsgrupper”. 

3. Hvis du ønsker at oprette en kode stil dig i en tom linie og udfyld ”Kode” + ”Finansbankkontonr.” 

samt evt. ”Gebyrkontonr.”. 

4. Hvis du ønsker at ændre en kode – foretages ændringen ”blot”. Du skal dog være opmærksom 

på konsekvenserne af at ændre i finansbankkontonr. 

7.3.2 Bankrapportvalg 

Når der anvendes Navisions bankkontoafstemning, er der muligt at definere, hvilke rapporter som 

skal anvendes ved udskrift. 

Definitionen af disse rapporter findes på følgende måde. 

1. Vælg menu ”Finans” og menupunkt ”Opsætning”. 

2. Vælg punkt ”Bank” og ”Rapportvalg”. 

3. Udfyld "Rapporttype". 

Side 7-2 



7.3.3 Bankkontooprettelse (incl. JNE) 

Som nævnt har departementet valgt at oprette alle likvide konti (herunder kontantkassen) som 

bankkonti (alias) i Navision Stat. Af nedenstående oversigt fremgår departementets valg. 

Hvis der skal oprettes en ny bankkonto gøres det på følgende måde. 

1. Vælg menu ”Finans” og menupunktet ”Bank”. 

2. Tryk på funktionstast ”F3” og du får en ”blank” bankregistreringsformular. 

3. I fanebladet ”Generelt” udfyldes som minimum ”Nummer”. 

4. I fanebladet ”Bogføring” udfyldes som minimum ”Bank-bogføringsgruppe” og ”Sidste kontoudtogsnr.” 

Med hensyn til ”Bank-bogføringsgruppe henvises til afsnit Fejl! Ukendt argument for parameter. 

og ”Sidste kontoudtog – saldo” afsnit Fejl! Ukendt argument for parameter., punkt 4. 

Side 7-3 



7.3.4 Bankkontoafstemning (incl. JNE) 

1. Vælg menu Finans og punktet periodiske aktiviteter samt Bankkontoafstemning. 

2. Skærmbillede vedrørende bankkontoafstemning fremkommer. 

Hvis der er et kontoudtog der er ”aktivt” for en anden likvid konto, stilles markøren i ”Bankkontonr.” 

og der trykkes på funktionstasten PageDown (PgDn). 

3. Udfyld bankkontonr. med alias (eks. JNE-UD) og tryk på ”Enter”. 

Programmet henter nu data som ”Kontoudtogsnr.” og ”Sidste kontoudtogs – saldo”. 

Side 7-4 



4. Udfyld ”Kontoudtogsdato” og ”Kontoudtogs – slutsaldo”. 

NB!: Hvis der ikke tidligere er bogført kontoudtog for kontoen – skal ”Kontoudtogsnr.” evt. også 

udfyldes. 

Kontoudtogsnr. kan ikke bruges to gange. Det er derfor en god ide også at indarbejde årstallet. Det 

anbefales derfor, at anvende et nummer der består af år samt løbenummer – eksempelvis 00002. 

Herved bliver kontoudtogene sorteret rigtigt og der er i princippet plads til 365 udtog indenfor det 

enkelte år. 

5. Udvælg posteringer via funktionstasten ”Funktion” og punktet ”Foreslå linier”. 

6. Følgende dialogboks fremkommer og den udfyldes med det datointerval man ønsker poster fra 

og tryk på ”OK”. 

7. Navision finder så posteringer frem. 

8. Slette linier der ikke matcher. 

Hvis man ønsker at slette linier der ikke matcher kontoudtoget, markeres disse og tryk på funktionstasten 

”F4”. 

Følgende dialog boks 

fremkommer og hvis du 

er sikker trykker du på 

”JA”. 

Programmet er indrettet 

således, at slettede linier 

kan hentes frem igen – du 

skal blot ”forelå” linier 

igen. 

Side 7-5 



9. Dette gentages indtil ”Kontoudtogs slutsaldo og ”Total balance” stemmer!. 

10. Herefter bogføres kontoudtoget ved at trykke på funktionstast ”Bogføring” og punkt ”Bogfør” 

– eller tryk på ”F11”. 

11. Du bliver spurgt om du ønsker at bogføre – hvilket du i givet fald svarer ”Ja” til. 

OBS! Hvis der i længere tid står posteringer som ikke er udlignet til et kontoudtog, skal bilaget 

fremfindes og der foretages en fejlfinding. Fejlen kan skyldes to ting - enten er betalingen 

aldrig importeret til JNE eller JNE har afvist betalingen uden at dette er blevet opdaget. 

Endvidere kan der opstå en potentielt værre situation, hvor der mangler posteringer i Navision 

Stat som fremgår af kontoudtoget fra JNE. Dette kan ligeledes skyldes to ting - betalingen 

er ved en fejl foretaget to gange i JNE eller, at der mangler at blive bogført en udbetalingskladde/finanspostering 

(hvilket typisk er problemet). 

Side 7-6 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Pengeforsyning 

8 Pengeforsyning 

Navision Stat er som bekendt et lokalt økonomisystem. Dette medfører bl.a. at institutionen selv 

har ansvaret for betalingsafviklingen. Lønkreditorer afvikles indtil videre automatisk via SCL. 

Dette afsnit er baseret på at der anvendes JNE (version 1.101) som banksystem. 

8.1 Generelle retningslinier 

Økonomistyrelsen har udarbejdet nogle generelle procedurebeskrivelse vedrørende håndteringen af 

pengeopfyldning/-forsyning i Navision Stat. Departementet har med udgangspunkt i disse tilrettelagt, 

hvorledes pengeforsyningen skal foregå dels indenfor en bogføringskreds samt imellem de to 

kredse som departementets regnskab består af. 

De generelle retningslinier findes på www.oes.dk og www.oav.dk. 

Økonomistyrelsen har anbefalet, at der overføres betalinger fra Navision Stat hver dag, svarende til 

den enkelte dags betalinger, uanset hvornår betalingerne er bogført. 

Departementet har valgt den procedure, at alle betalinger løbende overføres til JNE, hvorefter JNE 

styrer at betalingerne afvikles på det ønskede betalingstidspunkt. Dette afspejler sig i proceduren 

for opfyldning af kreditorafviklingskonti. 

8.2 Opfyldning af udbetalingskonti fra finansieringskonti 

Departementet har 2 Nationalbankkonti der vedrører bogføringskredsen med selvstændig likviditet 

og bogføringskredsen uden selvstændig likviditet. Herudover har departementet 2 finansieringskonti 

i JNE – finansieringsform 1 og 2. 

Der foretages den samme procedure i forbindelse med pengeopfyldning af udbetalingskontiene i de 

to bogføringskredse. 

Selve pengetransaktionen foretages automatisk. Der skal efterfølgende foretages en registrering af 

bevægelserne pba. kontoudtog fra JNE. 

Departementet anvender følgende procedure, med en ugentlig frekvens. 

1. Start JNE 

2. Vælg menupunktet ”Besked”. 

3. Der rekvireres et kontoudtog for hver finansieringskonto. 

4. Der udarbejdes konteringsbilag. 

Eksempel på typiske konteringer: 

Udenfor selvstændig likviditet Indenfor selvstændig likviditet 

Debet Kredit Debet Kredit 

JNE-UD JNE-FF1 JNE-UD JNE-FF2 

5. Konteringsbilaget regisreres og bogføres i Navision Stat. 

Side 8-1 



8.3 Likviditetstildeling 

8.3.1 Indenfor selvstændig likviditet 

1 gang hver måned tilføres likviditetsområdet likviditet, hvilket svarer til nettobevillingen divideret 

med 12. 

Likviditetstildelingen konteres, når den optræder på Nationalbankkontoudtoget / JNE-FF1 udtoget. 

Debet Kredit 

Nat eller JNE-FF2 

91.21.00 

"Nat" el. ”JNE-FF2” er et alias for Nationalbanken / JNE finansieringskontoen, og registreres på 

finanskonto 79.20.00 / 80.50.00. Se også afsnit 7.3. 

8.3.2 Udenfor selvstændig likviditet 

Udenfor selvstændig likviditet foretages der månedligt en udsaldering af Nationalbankkontoen. 

Der fortages daglige udsalderinger af JNE-finansieringskontoen. 

Denne udsaldering konteres når den optræder på Nationalbankkontoudtoget eller udtog fra JNE. 

Nedenfor er angivet et forslag til kontering når der er indsat penge i forbindelse med udsalderingen. 

Debet Kredit 

1) Nat 

2) JNE-FF1 

1) 91.23.00 

2) 91.26.00 

"Nat" er som nævnt et alias for Nationalbanken. JNE-FF1 er JNE finansieringskontoen. 

Side 8-2 



8.4 Selvstændig likviditet kontra udenfor selvstændig likviditet 

Den største forskel i mellem de to finansieringsformer, er at likviditeten indenfor selvstændig likviditet 

forrentes (renteudgift/-indtægt) hvor der udenfor selvstændig likviditet ikke direkte bliver 

beregnet en rente(indtægt/udgift). 

8.4.1 Pengetransaktioner mellem bogføringskredse indenfor virksomheden 

I forbindelse med at der sker regnskabsmæssige bevægelser på tværs af bogføringskredsene, skal 

der også foretages en likviditetsmæssig bevægelse for at få mellemværendet ud af verden. Mellemværendet 

er registreret på balancen. 

Departementet har valgt at styre det likviditetsmæssige mellemværende ved at anvende en særlig 

balancekonto i kombination med et særligt aktivitetsnummer, som så udlignes hver måned. 

Da der anvendes samme kombination af finanskonto og aktivitet i begge bogføringskredse skal 

saldoen begge steder principielt altid være identisk. 

Eksempel på postering. 

Udenfor selvstændig likviditet er afholdt 100 kr. i bankgebyr, som skal afholdes indenfor selvstændig 

likviditet. Der bliver ikke "flyttet" 100 kr. mellem bogføringskredsene i forbindelse med 

denne ene transaktion, men pengetransaktionen sker én gang månedligt, som beskrevet senere i afsnittet. 

Bogf. kreds 24001 selvst. likviditet 

Bogf. kreds 24003 udenfor selvst. lik. 


33.70.00 aktivitet 78.50.00 aktivitet 

78.50.00 aktivitet BG-alm (80.30.00) 

1001 osv. 1940 

1940 

Udligningen foretages hver måned på følgende måde. 

1. Først køres en rapport indenfor og udenfor selvstændig likviditet, der viser saldoen på den pgl. 

konto og aktivitetskombination. 

2. Der sikres overensstemmelse mellem de to bogføringskredse. Hvis der ikke er overensstemmelse 

igangsættes fejlfinding - det SKAL stemme!. 

3. Der udarbejdes anmodning til Nationalbanken om overførsel af mellemværendet samt 

posteringsark til begge bogføringskredse. 

Posteringsarkets to dele i det tilfælde hvor bogføringskreds 24001 har penge tilgode hos 24003: 

Bogf. kreds 24001 selvst. likviditet 

Bogf. kreds 24003 udenfor selvst. 

lik. 


Nat (79.20.00) 78.50.00 aktivitet 

78.50.00 aktivitet Nat (79.20.00) 

1940 

1940 

Side 8-3 



8.5 Handel med øvrige statsinstitutioner (til-ins) 

Når man er overgået til Navision vil enhver handel med øvrige statsinstitutioner foregå som likvide 

transaktioner mellem bankkonti. 

Hvis man vurderer det hensigtsmæssigt kan man oprette den pgl. statsinstitution som debitor eller 

kreditor alt efter om man skylder eller har penge tilgode. 

8.6 Særligt vedrørende lønkreditorer 

Lønkreditorerne håndteres automatisk fra SCL, og betales via en særlig konto hos BG Bank. For 

hver lønkørsel bliver der overført et beløb fra Nationalbankkontoen til BG Bank. 

Der bliver "automatisk" dannet nogle SKS finansposter vedrørende bevægelsen mellem Nationalbanken 

og BG Bank. Trækket på Nationalbankkontoen "parkeres" dog på en mellemregningskonto 

(79.04.00/79.06.00), som man selv udligner når bevægelsen konstateres i Nationalbanken. 

Debet Kredit 

79.04.00 (eks. 200 kr.) 

79.06.00 (eks. 100 kr.) 

Nat (79.20.00 (eks. 300 kr.)) 

Kontoen 79.04.00 dækker nettolønnen jf. kontoplanen, og konto 79.06.00 dækker lønkreditorer - 

eksempelvis Told&Skat. 

Side 8-4 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Personale 

9 Personale 

9.1 Krav til data sources m.v. 

Der kan i nogle tilfælde opstå fejl i forbindelse med Navision Stat / Crystal Reports, der er et resultat 

af, hvorvidt der er installeret en dansk eller engelsk version af ODBC-datakilden. 

9.1.1 Kontrolpanel - ODBC Data Source 

Hvis du ønsker at konstatere, hvorvidt det er den engelske eller danske version af ODBC Data 

Source du anvender, kan du starte kontrolpanelet. 

Såfremt det er en dansk version af ODBC Data Source, vil der stå Datakilder (ODBC) i kontrolpanelet. 

Der kan reinstalleres en engelsk version efter følgende fremgangsmåde: 

a) Slet alle filer lig "ODBC*.*" og som er placeret i C:\WINNT\SYSTEM32\ 

b) I departementet er ODBC "programmet" en del af pakken Crystal Reports, hvorfor denne 

reinstalleres. 

c) Nu skulle det virke!. 

Side 9-1 



9.2 Indlæsning af SCL-data 

Når der hentes SKS-finansposter hentes de finanstransaktioner, som er afledt af midtvejs op hovedkørsel. 

Endvidere hentes alle øvrige finanstransaktioner der fra Økonomistyrelsens side replikeres 

til departementets regnskab. Her tænkes eksempelvis på likviditetsbevægelser. Se også afsnit 

3.5, der beskriver hvorledes man replikerer data den anden vej. 

Data replikeres fra Økonomistyrelsen 4 dage efter at transaktionen er genereret i NYT-SCR. Departementet 

har derfor besluttet, at det tilstræbes, at foretage indlæsningen af SCL-data (SKSfinansposter) 

hver fjortende dag. 

I de to følgende afsnit er beskrevet, hvorledes finanstransaktionerne hentes samt, hvorledes man 

opdaterer personalemodulet. 

Side 9-2 



9.3 Lønbogføring (Import af SKS Finansposter) 

Efter indlæsning af finansdata udarbejdes kassekladden. 

1. Gå til Finans menuen. 

2. Find en tom kassekladde (til brug for senere) 

3. Vælg periodiske aktiviteter. 

4. Vælg "Opdater SKS-finansposter…" og følgende boks fremkommer. 

Boksen udfyldes jf. efterfølgende. 

Skrærmbillede Opdater lønfinans 


Poster fra og med den Udfyldes med den første i den relevante måned "01-01-01". 

Bibeholdes datoen identisk vil det ikke betyde at noget bogføres to 

gange. Når først en SKS post er indlæst og bogført, kan den samme 

post ikke indlæses i kladden igen. 

Fra tid til anden er det en god ide, at vælge en tidligere dato eks. den 

første i de pgl. regnskabsår. Herved sikres, at der ikke ligger poster 

som er ”glemt”. Dette burde også være opdaget i forbindelse med 

den løbende afstemning. 

Finanskladdetype Udfyldes med en kladdetype, man først har sikret sig er tom. 

Finanskladdenavn Standard. 

Modpostering på konto Udfyldes ikke. 

Fjern foranstillede nuller Sæt hak. 

Side 9-3 



5. Tryk på "OK". 

Der vil nu blive replikeret finansposter over i finanskladden, der var angivet. 

Det er ikke blot lønposter der replikeres, der vil endvidere blive replikeret posteringer vedrørende 

likviditetstildelinger, automatisk momsrutine m.m. 

6. Vælg menupunktet rapporter. 

7. Vælg rapporten "Finanskladde - kontrol" og tryk på udskriv. 

8. I fanebladet finanskladdenavn udfyldes kladdetypenavn med den kladde hvori posterne er. 

9. Tryk på udskriv. 

10. Kontrolrapporten nummereres som finansbilag. 

11. Lønmedarbejder gennemgår "Finanskladde - kontrol" ad lønposteringer. 

12. Bogholder gennemgår posteringer der ikke vedrører løn. 

13. Hvis rapport indeholder posteringer (løn samt øvrige), der skal konteres anderledes, markeres 

rettelser hvorefter materialet lægges til bogholderen ad foretagelse af rettelse (NB! der kan 

kun foretages rettelse af dimensionsværdier excl. delregnskab i SKS finansposter). 

14. Efter rettelse er foretaget lægges ny kontroller rapport til lønmedarbejder. 

15. Bogholderen bogfører kassekladden såfremt der ikke er yderligere rettelser. 

16. Kontrolrapport arkiveres sammen med øvrige finansbilag. 

Side 9-4 



17. Proceduren gentages i bogføringskreds "Udenfor selvstændig likviditet", hvorved eventuelle finanstransaktioner 

indlæses (kredsen indeholder ikke løn). 

Afstemning af lønbogføringen mellem Navision Stat og SCL foretages i forbindelse med den månedlige 

afstemning af SCL-uddata 752 med NYT-SCR og afstemning at Navision Stat og NYT- 

SCR. Herved sikres at de månedlige lønposteringer er korrekte i forhold til SCL. 

9.3.1 Rettelse af lønbogføringen 

Der vil til tider være behov for at foretage rettelser i den lønbogføring der replikeres fra Økonomistyrelsen. 

Af sikkerhedsmæssige årsager må og kan der naturligvis kun rettes i dimensionsværdierne 

(excl. delregnskab). 

Hvis der ønskes rettet i dimensionsværdierne følges følgende fremgangsmåde. Man skal dog være 

opmærksom på, at en rettelse i kassekladden ikke giver en konsekvensrettelse i SCL. Når den afledte 

"fejl" i SCL rettes, skal man derfor overveje, hvilken dato den skal have ikrafttræden. (Økonomistyrelsen 

anbefaler, at foretage rettelsen via SCL) 

1. Vælg finansmenuen og punktet kassekladde samt den relevante kassekladde. 

2. Stil markøren på den relevante posteringslinie og tryk på dimensioner og følgende fremkommer. 

3. Foretag rettelsen ved at vælge den relevante dimension og overskriv dimensionsværdien. 

4. Tryk på "krydset" eller "ESC-tasten". Rettelsen er nu foretaget jf. nedenstående eksempel. 

Side 9-5 



9.4 Opdatering af medarbejdere 

En forudsætning for at kunne opdatere medarbejdere er, at der er indlæst finansposter jf. 2 foregående 

afsnit. Først når dette er foretaget opdateres medarbejdere. 

Opdatering foretages jf. følgende. 

1. Vælg menupunktet ”Personale”. 

2. Vælg periodisk aktivitet – Opdater medarbejderoplysninger 

3. Følgende skærmbillede fremkommer og marker de perioder der ønskes indlæst og tryk på 

”OK”. 

4. Navision Stat vil nu stå og overføre data, hvilket tager et lille stykke tid. 

Herefter skulle medarbejdernes SCL-data være ajourført samt foretaget oprettelse af nye medarbejdere. 

Side 9-6 



9.5 Lønkreditorer 

Departementet har efter anbefaling fra Økonomistyrelsen valgt ikke at anvende lønkreditorer. 

Der skal dog foretages en registrering af transaktionen fra Nationalbanken til BG-Bank (BG-Løn) 

samt fra BG-Bank til ”kreditorerne” hvilket vil sige lønmodtagere, Told- og Skat mfl. 

Begge transaktioner foretages på baggrund af materiale fra Økonomistyrelsen, der viser hvor meget 

som automatisk er overført fra Nationalbanken (NAT) til BG-Bank (BG-Løn). 

9.6 Ressourcer 

Departementet anvender ikke p.t. ressourcemodulet. 

Alle medarbejdere er oprettet som ressourcer og nye medarbejdere oprettes automatisk. 

9.7 Tidsregistrering 

Departementet anvender ikke p.t. tidsregistrering i Navision Stat. 

Når Økonomistyrelsen på et tidspunkt tilbyder en tidsregistreringsklient, iværksættes et pilotprojekt 

i driftsøkonomisektionen med tidsregistrering i Navision Stat. 

9.8 Udstyr 

Departementet vil i 2002 anvende Navision Stat til registrering af udvalgte ting, såfremt dette vurderes 

hensigtsmæssigt. 

Eksempelvis vil registreringen af udleverede nøgler kunne blive foretaget i Navision Stat. 

9.9 Rapport vedrørende følsomme data 

Rapport vedrørende følsomme data skal udskrives hvert halve år. Det påhviler lønmedarbejderen at 

foretage denne udskrift. 

Udskriften afleveres til driftsøkonomichefen. Driftsøkonomichefen træffer beslutning om iværksættelse 

af eventuelle afværgeforanstaltninger, inddragelse af ledelse m.v. 

Listerne arkiveres i ringbind placeret i driftsøkonomisektionen. 

Rapporterne (loginTrace og Løntrace) udskrives via Crystal Reports. 

OBS! Som følge af den ny persondatalov indeholder Navision ikke følsomme data, hvorfor ovenstående 

er en option. 

Side 9-7 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Budget 

10 Budget 

I Navision Stat bliver der ikke automatisk ”registreret” bevillinger i henhold til finansloven, tillægsbevillingsloven 

mv. 

Institutionen har derfor behov for selv at ”registrere” bevillinger på et niveau som institutionen selv 

fastlægger. 

Der er flere indgangsvinkler i Navision Stat til at registrere bevillinger. Departementet har valgt at 

anvende budgetkladden som fast indgangsvinkel. Begrundelsen for dette er bl.a., at den pågældende 

som registrerer i budgetkladden på en overskuelig måde kan se, hvad der faktisk registreres af 

ændringer. Der kan udskrives dokumentation for registreringen. 

I de efterfølgende afsnit er beskrevet hvorledes departementet anvender Navision Stats budgetteringsfacilitet. 

10.1 Budgetmetode 

Bevillingerne til de aktiviteter/delregnskaber som departementet er regnskabsførende for fastsættes 

på bevillingslovene (finansloven, lov om tillægsbevilling mv.). Bevillingerne gives på artskontoniveau 

i henhold til SCR-kontoplanen, som afviger fra standardkontoplanen i Navision Stat. 

I forbindelse med budgettering i Navision Stat er der således behov for ”konvertering” af bevillingerne 

til Navision Stat kontoplanen. 

I afsnit 10.2 er beskrevet den budgetkontobro, som departementet anvender i forbindelse med budgettering 

i Navision Stat. Budgetteringen foretages på finanskonti af typen ”fra-konto”, som eksempelvis 

finanskonto 300000. 

Begrundelsen for at budgettere på konti af typen ”fra-konto” har bl.a. været hensynet til enkelte 

Navision Stat standardrapporter, som ellers ikke ville vise budgetterne korrekt. 

Videreførte midler (reserver) budgetteres på finanskonto 210000 fsv. angår lønsummen og konto 

300000 fsv. angår øvrig drift. 

OBS! Alle budgetter registreres som ændringen i forhold til et eventuelt tidligere budget. 

Side 10-1 



10.2 Budgetkontobro 

Kontobroen anvendes til at konvertere bevillinger fra SCR-kontoplanen til Navision Stat. Der er 

tilstræbt at forenkle budgetkontiene så meget som muligt, hvorfor nogle konti (eksempelvis 14-16) 

budgetteres på samme Navision Stat finanskonto. 

Der er udarbejdet to kontobroer. Den ene er en kontobro hvor artskonto ”blot” er parret med en 

Navision Stat finanskonto. Den anden er en ”komprimeret” kontobro, hvor artskonti er parret med 

en finanskonti i klumper. Dette er gjort for at forenkle budgetproceduren. Det må naturligvis i den 

enkelte institution undersøges hvilket princip der ønskes anvendt. 

Kontobro – udgave 2 anvendes af departementet. 

10.2.1 Kontobro udgave 1 

SCR-artskonto NS-finanskonto 

Udgifter Udgifter 

11 Lønninger 210000 Lønninger 

12 Lønrefusioner 220000 Lønrefusioner 

14 Køb af varer og tj. 300000 Driftsaktiviteter i øvrigt 

15 Erhvervelse af materiel, netto 310000 Forbrug af varer og materiel 

16 Leje, vedligeholdelse og skatter 340000 Leje, vedligeholdelse mv. 

17 Afskrivninger m.v. 350000 Diverse driftsaktiviteter 

19 Diverse driftsudgifter 350000 Diverse driftsaktiviteter 

32 Erhvervelse af Anlæg 370000 Anlæg tab/gevinst 

42 Afhændelse af anlæg m.v. 360000 Afskrivninger (anlæg) 

51 Tilskud til udland m.v. 410000 Tilskud til udland m.v. 

52 Tilskud til personer 420000 Tilskud til personer 

53 Tilskud til erhverv 430000 Tilskud til erhverv 

54 Tilskud til anden virksomhed 440000 Tilskud til anden virksomhed 

55 Investeringstilskud 450000 Engangstilskud m.v. 

57 Renteudgifter m.v. 470000 Renteudgifter m.v. 

71 Interne statslige overførselsudg. 610000 Interne statslige overførsler 

72 Overførsler til kommuner 620000 Overførsler til kommuner 

74 Reserver og budgetregulering 640000 Reserver og budgetreg. 

79 Forbrug af videreførte beløb 690000 Forbr. af videref. opsparing 

Indtægter Indtægter 

21 Salg af varer og tjenesteydelser 110000 Salg af varer og tjenester 

25 Kontrol- og tilsynsafgifter 150000 Kontrol- og tilsynsafgifter 

29 Diverse driftsindtægter 190000 Diverse indtægter 

31 Byggeri og anlægsproduktion 190000 Diverse indtægter 

41 Refusion vedr. anlæg m.v. 180000 Refusion vedr. anlæg 

61 Skatter og afgifter 510000 Skatter og afgifter 

62 Obligatoriske bidrag, bøder m.v. 520000 Oblig. bidrag, bøder m.v. 

63 Løbende overførselsindtægter 530000 Løbende overførselsindt. 

64 Øvrige overførselsindtægter 540000 Øvrige overførselsindt. 

65 Overførsler fra EU 550000 Overførsler fra EU 

67 Renteindtægter og udbytter 570000 Renteindtægter og udbytter 

76 Interne statslige overførselsindt. 660000 Interne statslige overf. 

77 Overførsler fra kommuner 670000 Overførsler fra kommuner 

Side 10-2 



10.2.2 Kontobro udgave 2 

SCR-artskonto NS-finanskonto 

Udgifter Udgifter 

11 Lønninger 210000 1 Lønninger 

12 Lønrefusioner 220000 Lønrefusioner 

14 Køb af varer og tj. 300000 2 Driftsaktiviteter i øvrigt 

15 Erhvervelse af materiel, netto 300000 2 Forbrug af varer og materiel 

16 Leje, vedligeholdelse og skatter 300000 2 Leje, vedligeholdelse mv. 

17 Afskrivninger m.v. 300000 2 Diverse driftsaktiviteter 

19 Diverse driftsudgifter 300000 2 Diverse driftsaktiviteter 

32 Erhvervelse af Anlæg 300000 2 Anlæg tab/gevinst 

42 Afhændelse af anlæg m.v. 300000 2 Afskrivninger (anlæg) 

51 Tilskud til udland m.v. 400000 Tilskud til udland m.v. 

52 Tilskud til personer 400000 Tilskud til personer 

53 Tilskud til erhverv 400000 Tilskud til erhverv 

54 Tilskud til anden virksomhed 400000 Tilskud til anden virksomhed 

55 Investeringstilskud 400000 Engangstilskud m.v. 

57 Renteudgifter m.v. 400000 Renteudgifter m.v. 

71 Interne statslige overførselsudg. 610000 Interne statslige overførsler 

72 Overførsler til kommuner 620000 Overførsler til kommuner 

74 Reserver og budgetregulering 640000 Reserver og budgetreg. 

79 Forbrug af videreførte beløb 690000 Forbr. af videref. opsparing 

Indtægter Indtægter 

21 Salg af varer og tjenesteydelser 100000 Salg af varer og tjenester 

25 Kontrol- og tilsynsafgifter 100000 Kontrol- og tilsynsafgifter 

29 Diverse driftsindtægter 100000 Diverse indtægter 

31 Byggeri og anlægsproduktion 100000 Diverse indtægter 

41 Refusion vedr. anlæg m.v. 100000 Refusion vedr. anlæg 

61 Skatter og afgifter 500000 Skatter og afgifter 

62 Obligatoriske bidrag, bøder m.v. 500000 Oblig. bidrag, bøder m.v. 

63 Løbende overførselsindtægter 500000 Løbende overførselsindt. 

64 Øvrige overførselsindtægter 500000 Øvrige overførselsindt. 

65 Overførsler fra EU 500000 Overførsler fra EU 

67 Renteindtægter og udbytter 500000 Renteindtægter og udbytter 

76 Interne statslige overførselsindt. 660000 Interne statslige overf. 

77 Overførsler fra kommuner 670000 Overførsler fra kommuner 

1 Anvendes også i forbindelse med budgettering af lønsumsreserver (videreførsler). 

2 Anvendes også i forbindelse med budgettering af øvrig driftsreserver (videreførsler). 

Side 10-3 



10.3 Budgettyper/-navne 

I departementet er der valgt følgende budgettyper. 

10.3.1 Finanslov 

Anvendes til at registrere finanslovsbevillingen på de relevante aktiviteter, konti og delregnskaber. 

I forbindelse med budgettering af finansloven anvendes altid aktivitetsnummer 1961. 

10.3.2 Interne budgetter 

Anvendes til at registrere de interne budgetter på relevante aktiviteter, formål, sted, konti og delregnskaber. 

Tildelte bevillinger "modposteres" på aktivitet 1961. 

10.3.3 Opsparing (videreførsel) 

Anvendes til at registrere de enkelte finanslovskonti's videreførsler. Lønvidereførslen registreres på 

konto 21.00.00 og øvrig drift på 30.00.00. 

Der anvendes aktivitetsnummer 1961 og 1960. 

10.3.4 Tillægsbevillingslov (TB) 

Eventuelle bevillinger som følge af TB registreres på denne budgettype. 

Der anvendes aktivitetsnummer 1961 og 1960. 

10.3.5 Anvendelsen af aktivitetsnr. 1960 (disp. reserve) og 1961 (udisp. reserve) 

Aktivitetsnummer 1960 anvendes i forbindelse med at man disponerer noget af sin bevilling til 

formål som man ikke har oprettet en aktivitet til. Eksempelvis når man ved, at der på TB er udmeldt 

en besparelse på lønsummen/driftsbevillingen. 

Aktivitetsnummer 1961 anvendes til budgetter som ikke er disponeret endnu. Eksempelvis anvender 

departementet altid aktivitetsnummer 1961 i forbindelse med bevillingstypen "FL". 

Side 10-4 



Når aktivitetsnumrene anvendes på tværs af bevillingstyper opnås den fordel, at man ved udtræk 

på aktivitetsnummer 1961, kan se hvad der er "tilbage" af bevillingen. 

Eksempel på anvendelsen i flere bevillingstyper og resultatet heraf. 

Case: 

Departementet har modtaget en FL-bevilling på 15 mill.kr. til øvrig drift (SCR-konto 14). 

Heraf har departementet i de interne budgetter fordelt 13 mill.kr. til given aktivitet. 

Indrapportering 1 - bevillingstypen "FL". 

Finanskonto 300000, aktivitet 1961, delregnskab 1, beskrivelse og beløb. 

Indrapportering 2 - bevillingstypen "INTERN". 

Finanskonto 300000, aktivitet 1015, formål 110, sted 154, delregnskab, beskrivelse og beløb. 

Finanskonto 300000, aktivitet 1961, delregnskab 1, beskrivelse og beløb (minus). 

Resultat: 

Bevillingen på aktivitet 1961 på tværs af bevillingstyper er 2 mill. kr. (15-13 mill. kr.). 

Bevillingen på aktivitet 1015 (formål 110, sted 154) er 13 mill. kr. 

Den totale bevilling på konto 30000 er stadig 15 mill. kr. 

Side 10-5 



10.4 Budgetkladde 

Når du skal registrere budgetter, kan du anvende budgetkladden til dette formål. 

Dette kan gøres ved at følge nedenstående fremgangsmåde. 

1. Vælg "Finans" og menupunkt "Budgetkladde". 

2. Følgende skærmbillede fremkommer, og der vælges den relevante budgettype ved at stille markøren 

i budgetfilter og trykke på "F6" – og markere eksempelvis "INTERN" og tryk ”OK”. 

Side 10-6 



3. Dernæst udfyldes dato, finanskonto, delregnskab, aktivitet, beskrivelse og beløb. 

Skærmbillede Budgetkladde 


Dato Udfyldes ALTID med 01-01-XX, hvor XX er året. 

Finanskonto Udfyldes i henhold til departementets budgetkontobro. 

Delregnskab Relevant delregnskab. 

Aktivitet Relevant aktivitetsnummer. 

Beskrivelse Udfyldes med en sigende beskrivelse, eksempelvis "Internt budget 

2000". 

Beløb Budgettal - indtægtsbudgetter indtastes med "-" foran dvs. negative 

tal. 

OBS! Budgettallet skal svare til ændringen i forhold til evt. eksisterende 

budget. 

4. Når du har udfyldt kladden skal indtastningen kontrolleres/dokumenteres, dette gøres ved at 

vælge funktionsknap "Bogføring" og punktet "Kontroller". 

5. Følgende skærmbillede fremkommer og i fanebladet "Indstillinger" sættes hak i "Dimensioner", 

hvorved dimensionerne fra budgetkladden medtages i printet. 

Skærmbillede Budgetkladde - kontrol 

Faneblad Indstillinger 


Dimensioner Afkrydses såfremt man ønsker at medtage dimensionsbogføringen 

fra budgetkladden på udskriften. 

Side 10-7 



6. Vælg dernæst "Udskriv". 

7. Når du har udskrevet dokumentationen, skal kladden bogføres, dette gøres ved at vælge funktionsknap 

"Bogføring" og punktet "Bogfør" eller funktionstast "F11". 

8. Følgende dialogboks fremkommer, og såfremt du ønsker at bogføre kladden vælges "Ja". 

9. Du bliver nu fortalt, at kladden er bogført og tryk på "OK". 

10.5 Budgetter i rapporter 

I forbindelse med budgetter i rapporter skal man være opmærksom på at sætte den korrekte periodeafgrænsning 

(eks. 01-01-2001..31-01-2001). Hermed sikrer man sig at det korrekte budgettal 

medtages i rapporten. Dette forudsætter naturligvis at der som hos departementet anvendes 01-01- 

200X som dato for registrering af budgetter. 

10.6 Nulstilling af budgetter (budgetårsafslutning/-start) 

I forbindelse med den normale årsafslutning bliver budgetbeløb ikke nulstillet. Se afsnit 14.1 for en 

beskrivelse af årsafslutningsproceduren!. 

Side 10-8 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Uddata 

11 Uddata 

En at nøgleområderne i et økonomisystem er naturligvis rapporteringen - uddata. I relation til Navision 

findes mange forskellige indgangsvinkler til at udarbejde uddata. 

11.1 Navision 

Indefra Navision er det valgt at beskrive, hvorledes man kan anvende de standardrapporter, som er 

tilgængelige til de enkelte moduler (Finans, Køb, Salg osv.), batch-modulet, rapporteksport til 

HTML og Excel-format. 

11.1.1 Almindelige rapporter til udskrift 

Navision har som nævnt standard inkluderet et antal rapporter for hvert modul (Finans, Køb, Salg 

osv.) 

Rapporterne ses ved i en vilkårlig menu at vælge menupunktet ”Rapporter”, jf. nedenstående. Der 

fremkommer så en oversigt over de rapporter, som umiddelbart er tilgængelige. 

Hvis man som bruger ønsker at tilføje nye eller fjerne standardrapporter til oversigten, trykkes på 

funktionsknappen ”Ret”. Hermed fremkommer en ”Objektoversigt” over mulige rapporter. Hvis 

man eksempelvis ønsker, at tilføje ”Faktura” (Salg) udfyldes Rapport-ID med 206, hvorefter rapporten 

vil blive medtaget i oversigten. 

Ligeledes kan du fjerne rapporter fra oversigten, ved at markere den pgl. rapport og trykke på ”F4” 

eller ”Delete”. Du kan altid tilføje rapporten igen, såfremt der skulle være et behov for det. 

Side 11-1 



Hvis du ”blot” skal udskrive en eksisterende rapport kan det eksempelvis gøres på følgende måde: 

1. Vælg menuen ”Finans” og menupunktet ”Rapporter”. 

2. Vælg rapporten ”DW DimensionsMatrix 1” 

3. Udfyld felterne i fanebladene svarende til den ønskede afgrænsning. 

4. Tryk på funktionsknappen ”Udskriv” eller ”Vis udskrift” (hvis du vælger vis udskrift – kan du 

printe direkte fra skærmudskriften). 

11.1.2 Batchafvikling af rapporter 

Batch funktionaliteten i Navision Stat kan anvendes til at automatisere 

rapportafviklingen. Fra batch-modulet kan afvikles rapporter, 

kodeenheder, dataporte, DOS-kommandoer som en slags 

kørselskalender. 

Jobafviklingen er regnskabsafhængig, så dannelse af visse jobs må 

gentages i flere regnskaber (bogføringskredse). 

Batch-modulet findes under menuen ”Finans”, menupunktet 

”Periodiske aktiviteter” samt ”Batchmenu”. Her kan man finde alle de 

jobs, der er igangsat på den pgl. PC/Klient samt status for disse mv. 

Vælges punktet fremkommer følgende skærmbillede. 

Batch funktionaliteten giver en række fordele og ulemper, som man må overveje i forbindelse med 

anvendelse af funktionaliteten. 

Af fordele og ulempe kan bl.a. nævnes: 

Ulempe - kræver en aktiv ”terminal”. 

Ulempe - rapportdefinitionen ligger fast. 

Side 11-2 



Fordel – udskrifter/rapporter man anvender gentagende gange i et eller andet fast interval bliver automatisk 

udskrevet. 

Hvis man ønsker at oprette et batch-job kan følges nedenstående procedure. 

1. Vælg menuen ”Finans”, menupunktet ”Periodiske aktiviteter” samt ”Batchmenu”. 

2. Herefter vælges der fra Batchmenuen ”Jobliste”. 

3. Jobliste udfyldes med et sigende navn og beskrivelsen udfyldes. 

4. Dernæst hakkes der af i Aktiv, Deaktiver ved fejl, og vælges Rapport i type og 6006852 i ID. 

5. Når der er tale om en rapport kan man via funktionen ”Anfordring” udfylde rapportafgrænsningen 

forud. 

6. Der skal vælges en printer til udskriften, dette gøres ved i menuknappen ”Jobliste” at vælge 

”Printervalg”. 

7. I printervalget udfyldes den pgl. bruger samt hvilken printer, der ønskes anvendt til jobbet. 

8. Dato fanebladet udfyldes med den eller de datoer man ønsker rapporten kørt – her er valgt dagen 

efter april 2001 månedsafslutningen. 

Side 11-3 



9. I fanebladet Tid er valgt kl. 7:00, så rapporterne er udskrevet når man møder på arbejde. 

10. I fanebladet Mail/SMS er valg at sende en mail uagtet resultatet af jobbet. 

11. Fanebladet Relation er ikke udfyldt. Rapporten er ikke afhængig af andre jobs på det tidspunkt, 

hvor den afvikles. 

12. Det job der nu er dannet skal så gøres aktivt, hvilket gøres ved at vælge ”periodiske aktiviteter” 

og ”Start jobliste” i batchmenuen. 

13. Der vælges funktionsknappen ”Start”, og i oversigten der fremkommer vælges det relevante 

job ved at markere det og trykke på ”OK”. 

14. Batch afviklingen er nu iværksat!. 

For at afviklingen forbliver aktiv skal den klient, der har igangsat jobbet have afviklingen aktiv 

konstant!. Dette medfører, at man i givet fald må overveje at have en særlig bruger (PC), hvorfra 

alle batchjobs afvikles fra. Alternativt kan det overvejes, at iværksætte jobs direkte fra Navision 

serveren. 

Side 11-4 



11.1.3 HTML 

Direkte fra Navision Stat er det muligt at eksportere rapportuddata til HTML-format, ligesom det 

er muligt fra Crystal Reports at gemme i HTML-format. 

Det er ganske enkelt at udskrive en Navision HTML-rapport. Der kan anvendes nedenstående 


1. Der vælges eksempelvis rapport ”DW Kontoudtog m. dimensioner” 

2. Rapportafgrænsningerne udfyldes og der vælges ”Vis udskrift” – alternativt vælges ”Gem som 

HTML via menuen ”Filer” direkte. 

3. Rapporten vises, og du vælger ”Filer” og ”Gem som HTML” 

4. Den fysiske HTML-fil anbringes det ønskede sted (drev). 

5. Herefter kan rapporten vises via en vilkårlig browser. 

Side 11-5 



11.1.4 Excel 

Der findes flere metoder for at flytte data fra Navision Stat over i Excel. En metode er kopier og 

indsæt også kaldet ”cut-and-paste”. En anden metode er at gemme rapporter der udskrives i 

HTML-format. 

Cut-and-paste 

For at dette kan lade sig gøre skal man stå i et tabelopslag i Navision. Eksempelvis på en given finanskonto 

i finanskontoplanen. Alle de posteringer der vises, kan overføres til Excel ved at markere 

alle ønskede poster og trykke på ”Ctrl+C” eller i Navision’s menubjælke. 

Derefter indsættes det markerede i Excel ved at trykke på ”Ctrl-V” eller i menubjælken i 

Excel. 

Side 11-6 



Excel by HTML 

En anden måde at eksportere data til Excel er via HTML som mellemstation. 

Hvis vi tager den HTML-rapport, som blev dannet på baggrund af rapport ”DW Kontoudtog m. 

dimensioner” i afsnit Fejl! Ukendt argument for parameter., så kan den HTML-rapport enkelt 

hentes ind i Excel. 

Dette gøres ved simpelt at åbne HTML-dokumentet fra Excel. Excel ”oversætter” nu rapporten, således, 

at den fint kan genbruges i Excel. Man mister dog beregningerne, idet der udelukkende hentes 

værdier ind i Excel – ikke formler. 

Side 11-7 



11.2 Crystal Reports 

Krav til engelsk ODBC-driver 

Krav til ODBC fil for at få decimaler på rapporter. 

Krav om oprettelse af et antal serveralias'er, der angiver IP-adresser mv. for servere med databaser, 

der ønskes kørt rapporter på. 

Afsnittet om Crystal Reports er udarbejdet på grundlag af version 7.0, hvilket kan betyde at enkelte 

skærmbilleder kan være lidt anderledes såfremt man anvender version 8.0 / 8.5 eller nyere. 

11.2.1 Opsætning af Crystal Reports 

Når du skal anvende Crystal Report som rapportgenerator, skal du indledningsvis have oprettet 

nogle datakilder. 

Du skal oprette datakilder til alle de databaser som du ønsker adgang til (den faktiske adgang forudsætter 

naturligvis, at du er oprettet som bruger af databasen). 

Når du skal oprette datakilderne følges nedenstående vejledning. 

1. Vælg "ODBC Data Sources" via kontrolpanelet eller i Seagate Crystal Reports menupunktet 

(under NT's startmenu). 

2. Følgende kommer frem og du vælger "Add" i fanebladet "User DSN". 

User DSN medfører blot at det kun er dig som bruger som får adgang til datakilden, modsat skulle 

kilden tilføjes under fanebladet "System DSN". 

Side 11-8 



3. Skærmbilledet der kommer frem "Create New Data Source", og du vælger "SQL Server" som 

driver, og trykker på "Udfør". 

4. Nedenstående skærmbillede fremkommer og som du udfylder jf. nedenstående og tryk på "Næste" 


Name Der skal oprettes minimum 2 datakilder, som navngives efter følgende 

systematik. 

"Navision SQL Drift" samt "Navision SQL Test". 

Formålet med at navngive ens, er at når man udveksler rapporter bliver 

man ikke spurgt om datakilden, da Crystal Reports søger efter 

den datakilde som blev anvendt sidst rapporten blev gemt. 

Description Udfyldes lig Name. 

Server Der vælges den relevante server. Eksempelvis Herkuline_test. 

Side 11-9 



5. I dette skærmbillede hakkes af i "SQL Server authentication" samt udfyldes "Login ID" og 

"Password", hvorefter trykkes på "Næste". 

6. Der ændres "default database" til "AMNavision" og trykkes på "Næste". 

7. Tryk på "Udfør" i dette skærmbillede. 

Side 11-10 



8. Tryk på "Test Data Source". 

9. Såfremt testens resultat er "TESTS COMPLETED SUCCESSFULLY" skulle den sag være ordnet 

og du lukker ned for "ODBC Data Sources". 

Side 11-11 



11.2.2 Raportstruktur 

Departementet gemmer sine rapporter på et fælles drev, som er opbygget jf. nedenstående. 

Der er oprettet biblioteker til fællesrapporter indenfor løn og regnskab samt egne biblioteker til de 

enkelte potentielle brugere / institutioner. 

11.2.3 Rapporthints/gode kommandoer 

Departementet har et fælles word-dokument liggende på fællesdrevet under "Hints". Fra dette 

word-dokument kan man "cut-and-paste" kommandoer ind i rapporter. Dette er særdeles velegnet 

til lange kommandoer, som man anvender igen og igen - det sparer tid!. 

11.2.4 Indlæsning af Økonomistyrelsens standardrapporter fra www.oes.dk 

Fra Økonomistyrelsens hjemmeside kan man downloade standardrapporter. Inden man kan anvende 

disse rapporter, skal de dog eventuelt tilrettes til egen kontostreng mv. 

Side 11-12 



11.2.5 Hurtigguide til regnskabsrapporter 

Se også afsnit 11.2.6. 

Nedenfor er beskrevet, hvorledes man hurtigt kan udarbejde en simpel rapport i Crystal Reports. 

1. Start Crystal Reports 

2. Vælg at danne en ny rapport og under punktet Custom vælges ”SQL/ODBC”. 

3. Der vælges den relevante server og trykkes på ”OK”. 

4. Login-ID og adgangskode udfyldes og der trykkes på ”OK”. 

Side 11-13 



5. Der fås nu en oversigt over alle tabeller på serveren for den pgl. database. Databasen er defineret 

i ODBC-datakilden (serveren). Der vælges den ønskede tabel og trykkes på ”OK”. 

6. Der fremkommer nu et skærmbillede hvor man bl.a. kan vælge de felter der skal indgå i rapporten. 

Felterne vælges ved markering og ”trækkes” over i rapportens detailfelt. 

7. Nu kunne man i princippet køre rapporten via ”lynet”. Der mangler dog en afgrænsning og 

nogle sub- og grandtotaler. 

Side 11-14 



8. Hvis man kun ønsker at se en enkelt finanskonto med subtotaler for hvert delregnskab, kan det 

gøres på følgende måde. 

9. Først indsættes en gruppe, ved at vælge ”Insert” samt ”Group”, hvorefter man skal angive 

hvilket felt der skal være gruppe på. Der vælges delregnskab og trykkes på ”OK”. Eventuelt 

vælges om gruppen skal holdes sammen (betyder at programmet vil starte på finanskontoen på 

en ny side, hvis alle informationer indenfor gruppen, ikke kan være på en side) eller om gruppe 

overskriften skal gentages på ny side. 

10. Dernæst skal der laves sub- og grandtotaler. Dette gøres ved at stille markøren i detail/beløb 

og derefter trykke på højre museknap og vælge ”Insert subtotal” og tryk på ”OK” i det billede, 

der vises. I billedet ville i andre mere omfattende rapporter, kunne vælges subtotaler på flere 

niveauer/grupper. 

11. Dette gentages men nu vælges blot ”Insert grandtotal” og ”OK”. 

12. Sidst skal der afgrænses til en enkelt finanskonto – eksempelvis 337000. Dette gøres via ”rulleskøjten” 

og der vælges feltet ”Finanskonto”. Alternativt kan man markere feltet finanskonto i 

detail og trykke på højre museknap og vælge ”Select Expert”. 

Side 11-15 



13. Som kriterie vælges ”is equal to” og i værdi 337010 og der trykkes på ”OK”. 

14. Herefter kan rapporten køres via ”lynet”. 

Der er på nuværende tidspunkt tale om en noget ”rå” rapport, hvor der kan tilføjes logoer streger 

skraveringer m.m. for at pynte på rapportens udseende. 

Side 11-16 



11.2.6 Løn 

11.2.6.1 Anvendelse af Økonomistyrelsens standardrapporter 

Når der anvendes rapporter fra Økonomistyrelsens hjemmeside skal disse indledningsvis konverteres 

til departementets datakilder (servere). Dette er nærmere beskrevet i afsnit 11.2.6.3. 

Endvidere rummer standardrapporterne typisk en særlig anvendelse af delsegmenterne fra SCL, 

som der skal korrigeres for. 

For både Herkuline og Herkules’s vedkommende gælder, at de personer som skal designe rapporter 

skal besidde et vist kendskab til SCL for at kunne udarbejde korrekte rapporter. 

Endvidere er der en række generelle afgrænsninger, som skal foretages ved alle lønrapporter (lønkodeintervaller 

mv.). 

11.2.6.2 Lønrapporter på Herkuline 

Herkuline rummer i SCLDATA oplysninger vedrørende departementets løngruppe, omfattende 

de institutioner som departementet er regnskabsførende for. 

Som nævnt ovenfor skal der typisk foretages korrektioner af standardrapporter fra Økonomistyrelsen 

i forbindelse med anvendelse på departementets data. 

Der er ikke foretaget en lille beskrivelse af hvorledes man opretter en rapport på løndata fra Herkuline. 

Dette skyldes at principperne som skal følges ved rapportdesign i princippet er identisk 

uanset om der er tale om regnskabs eller løndata. Der henvises derfor til afsnit 11.2.5, hvor en 

metode til oprettelse af en rapport er beskrevet. 

Side 11-17 



11.2.6.3 Lønrapporter på Herkules 

Nedenfor er beskrevet hvorledes en standardrapport ændres således, at den kan anvendes på ministeriets 

samlede database, der er placeret på serveren Herkules. 

Guiden er primært tiltænkt personalekontoret i departementet, i forbindelse med adgang til Herkules 

(løndata for hele ministerområdet). 

Når der køres rapporter på hele ministerområdet er det vigtigt, at der foretages en afgrænsning af 

rapporten inden den køres. 

Hvis man ønsker at se løndata for departementet, kan der via "eksperten" vælges: 

Felt : Grp-S 

Være lig : 034 

Inden standardrapporter fra ØS køres, skal der skiftes database. Dette gøres på følgende måde: 

1. Der vælges den relevante rapport fra "Genvej til Crystal" - der ligger på skrivebordet. 

Herefter starter Crystal Reports op i design billede med rapporten. 

2. Crystal Report menupunktet "database" vælges "Convert database driver". 

Herefter kommer følgende skærmbillede frem: 

3. I dette skærmbillede sættes der hak i "Convert Data………" samt vælges "PdSODBC.DLL 

(ODBC) i feltet To, hvorved driveren i både "From" og "To" er identisk. 

4. Herefter trykkes på "Ok" 

Side 11-18 



5. Efter der er trykket på "Ok" kommer følgende skærmbillede frem: 

6. I foranstående skærmbillede vælges "SCLDATA-Koncern" og der trykkes på "OK". 

Herefter kommer følgende skærmbillede frem: 

7. Login ID og Password udfyldes og der trykkes på "OK" 

8. Herefter er rapporten gjort klar til at køre på Herkules. 

9. Det vil herefter være fornuftigt at afgrænse rapporten til eksempelvis institutioner departementet 

er lønførende for (Dep., RUE, AMA mv.). 

Dette gøres ved at tilføje et kriterie i eksperten. 

10. Dette gøres ved at vælge menupunktet "Report" og derefter "Select Expert" og følgende 

skærmbillede kommer frem: 

Side 11-19 



11. Her vælges "New" og følgende kommer frem: 

12. Du skal finde feltet "Grp-S" og det ligger i dette tilfælde i tabellen "V03_Status_Aktuel", og 

feltet markeres med musen og der trykkes på "OK". 

13. Skærmbilledet der kommer frem udfyldes jf. ovenstående med "is", "equal to" "034". Husk ikke 

at trykke på , da der herved foretages et opslag i databasen, som kan tage ganske lang 

tid. Du skriver blot den værdi du ønsker i stedet (034). 

14. Herefter skulle du gerne kunne køre rapporten. 

11.2.7 Rapport vedrørende følsomme data 

Der henvises til afsnit 9.9, hvor det er beskrevet hvorledes man kan udskrive rapporten via Crystal 

Reports. 

Side 11-20 



11.3 Distribution 

Departementet distribuere rapporter via eget intranet samt overveje ibrugtagelse af Seagate Info / 

Enterprise. 

11.3.1 Struktur 

Rapporterne blive struktureret i henhold til delregnskaber og stederne i departementets interne kontoplan. 

Endvidere opdeles med henblik på målrettet information, hvor få brugere i nogle tilfælde har adgang 

til data. 

11.3.2 Metode 

Målsætningen er ren digital formidling. Departementets intranet anvendes i så høj grad som muligt 

til distribution af rapporter. 

Denne metode vil blive forfinet, når der tages et særligt system til håndtering af brugeradgang og 

distribution af data i brug. 

Side 11-21 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Versionsopdatering 

12 Versionsopdateringer 

Økonomistyrelsen udsender løbende programopdateringer, der bliver gjort tilgængelige på styrelsens 

hjemmeside (www.oes.dk). Programopdateringen ledsages af et dokument samt nogle filer 

der skal anvendes i "VMS'en". 

Man er forpligtet til at indarbejde programopdateringer indenfor forskellige intervaller. Dette er 

nærmere beskrevet i institutionsinstruksen. 

12.1 Procedure 

I departementet foregår opdateringen således, at program- og dataejeren attesterer en særlig blanket, 

således at opdateringen kan foretages. 

Departementets superbruger (2 personer) samt netværkssikkerhedsadministratoren foretager først 

opdateringen i testmiljøet og derefter i driftsmiljøet. Derved muliggøres, at eventuelle fejl findes 

før det berører driftsmiljøet. 

Efter opdateringen arkiveres Økonomistyrelsens vejledning/dokument sammen med blanketten 

med program- og dataejerens attest samt eventuelle VMS rapporter over tilrettede komponenter . 

Af blanketten fremgår endvidere hvem, der har foretaget opdateringen, samt at dette er gennemført 

i både test- og driftsmiljø. Endvidere er de enkelte ”pakker” fra Økonomistyrelsen gemt på et netværksdrev, 

således at man altid kan gå tilbage og se hvilket ”pakker” der har været anvendt. 

12.2 VMS 

I forbindelse med programopdateringer anvendes VMS værktøjet, der følger med Navision Stat. 

Værktøjet findes under menuen "Finans" og "Periodiske aktiviteter" samt ”VMS Menu”. 

Side 12-1 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Versionsopdatering 

Hermed fremkommer VMS Menuen, der ser således ud. 

Når der skal indlæses en ny objektpakke (programopdatering) vælges punktet "Objektpakke" hvorefter 

følgende fremkommer. 

I "Funktion" vælges "Opret henvisning til pakke", hvorefter man skal finde den pågældende objektpakke 

(*.fob). 

Når den er fundet vælges "Åbn", hvorefter objektpakken indlæses/behandles i henhold til VMS's 

anvisning. 

Side 12-2 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Brugeradgang 

13 Brugeradministration 

Dette afsnit er udarbejdet med henblik på at anvise, hvorledes man kan tilrettelægge proceduren i 

forbindelse med oprettelse af brugere. 

13.1 Brugeropsætning 

Under menuen brugeropsætning skal der i ”opsætning” vælges synkronisering for alle typerne, jf. 

nedenstående. Hermed sikres, at brugeroprettelser bliver gennemført på SQL-serveren. 

13.2 Procedure for oprettelse/ændring af brugere 

Departementet har tilrettelagt proceduren således, at der for hver brugeroprettelse/-ændring/sletning 

udfyldes en særlig blanket, hvoraf det fremgår hvem brugeren er, hvad der skal initieres, 

hvem der har anmodet herom samt godkendelse af program- og dataejeren. Blanketten indgår som 

bilag E10 i departementets regnskabshåndbog - "Blanket til brugervedligeholdelse i Navision Stat / 

SQL". 

Denne blanket udfyldes både når der skal foretages brugerændringer i Navision Stat samt ved adgang 

til databaser (typisk SCLDATA) via Crystal Reports. 

Disse blanketter arkiveres fortløbende og håndteres som andet regnskabsmateriale. 

13.2.1 Brugere af Navision 

For brugere af Navision skal der i forbindelse med udfyldelsen af blanketten overvejes hvilken 

”rolle” brugeren skal have/miste. Dette valg angives på blanketten som danner grundlag for oprettelsen/ændringen. 

Brugeroprettelsen/ændringen foretages i Navision af Navision-sikkerhedsadministratoren (Super1/Super2). 

13.2.2 Brugere af Crystal Reports 

For brugere af Navision der skal have adgang til SCLDATA via Crystal Reports eller andre brugere 

der alene skal anvende SCLDATA via Crystal Reports skal der i forbindelse med udfyldelsen af 

blanketten udfyldes hvilke databaser der skal gives adgang til samt hvilke ”SQL-roller” som brugeren 

skal have. Dette valg angives på blanketten som danner grundlag for oprettelsen/ændringen. 

Brugeroprettelsen/ændringen foretages på SQL-serveren af SQL-sikkerhedsadministrator. Der kan 

til dette formål med fordel anvendes Enterprise Manageren. 

Side 13-1 



13.3 Metode for oprettelse af brugere og tildeling af rettigheder i Navision 

Når du skal oprette en bruger i Navision Stat kan følges nedenstående fremgangsmåde. 

NB! Departementet anvender ”Database-login” i modsætning til ”Windows-login”, da brugerne på 

departementets netværk ikke via ”Windows-login” gives adgang til Navision Stat m.m. Hver enkelt 

bruger har et særligt bruger-ID og password på SQL-serveren. Bruger-ID er typisk identisk 

med bruger-ID på netværket (LAN). 

1. Vælg menuen ”Brugeradministration” og punktet ”Database-login. 

2. Der fremkommer nedenstående menu, hvor du trykker på funktionstasten ”F3”, for at få en 

blank linie. 

3. Linien udfyldes med bruger-ID samt navn, hvorefter der trykkes på funktionsknappen ”Roller”. 

4. I skærmbilledet der fremkommer vælges der de SQL-rollen som brugeren skal have, hvorefter 

vinduet lukkes ved at klikke med musen på krydset. 

5. Brugeren er nu oprettet. 

Side 13-2 



13.4 Metode for ”sletning” af brugere i Navision 

Det anbefales at ”sletningen” foretages ved i database-login simpelt at udfylde ”gyldig indtil” med 

den dato, hvor adgangen til Navision Stat skal slutte. 

Hermed sikres, at bruger-ID og brugernavn forbliver i Navision Stat databasen til brug for rapporter 

mv. 

13.5 Brugerens ændring af Navision password 

Departementet anvender database server authentication hvilket betyder, at brugeradgangen administreres 

fra databasen. 

Dette medfører, at brugerne selv skal sørge for at ændre password med passende mellemrum. 

Ændring af password i Navision Stat foretages på følgende måde. 

1. Vælg ”Funktioner”, ”Sikkerhed” og ”Adgangskode”, og følgende skærmbillede fremkommer. 

2. Der indtastes i alle tre felter og trykkes på funktionsknappen ”OK”. 

3. Så har du ændret password. 

Side 13-3 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Årsafslutning 

14 Årsafslutning 

14.1 Afslutning af et regnskabsår 

I Navision Stat skal man afslutte regnskabsåret ved at gennemføre en særlig aktivitet. Denne 

aktivitet er en forudsætning for, at man kan gennemføre årsafslutningskørsel, der medfører en 

nulstilling af resultatopgørelsen over på ”egenkapitalen” samt enkelte bevægelser på balanceposter. 

OBS! Dette betyder dog ikke at man er afskåret fra at registrere i gammelt finansår. Posteringer 

bliver blot markeret som ”Efterposteringer”. 

Når der skal afsluttes et regnskabsår følges nedenstående fremgangsmåde: 

1. Vælg menuen ”Finans” og menupunktet ”Periodiske aktiviteter”, ”Regnskabsår” og ”Regnskabsperioder”. 

2. Følgende skærmbillede fremkommer, og der vælges ”Afslut år”. 

3. Programmet spørger dig om regnskabsåret skal afsluttes. Hvis du er fuldstændig sikker vælges 

”Ja”. ellers ”Nej”. 

OBS! Som det nævnes kan afsluttede år ikke åbnes igen!. 

Side 14-1 



4. Resultatet kan herefter ses – regnskabsperioderne i 2000 er markeret som ”Lukket”. 

14.2 Oprettelse af nyt regnskabsår. 

Der følges fremgangsmåden i foregående afsnit, blot vælges der ”Nyt år” fremfor ”Afslut år”. 

Derved oprettes regnskabsperioderne i det nye år, og der kan først fra dette tidspunkt bogføres i det 

nye regnskabsår. 

1. Vælg menuen ”Finans” og menupunktet ”Periodiske aktiviteter”, ”Regnskabsår” og ”Regnskabsperioder”. 

2. Vælg funktionsknap ”Nyt år”, og nedenstående dialogboks fremkommer. 

Skrærmbillede Opret regnskabsår 


Startdato Udfyldes med den 1. dato i det nye regnskabsår. 

Antal perioder Antallet af regnskabsperioder – udfyldes med 12 

Periodelængde Udfyldes med 1M hvilket svarer til 1 måned 

3. Udfyld billedet og tryk på ”OK” 

Side 14-2 



4. En sådan fejlmeddelelse kan have 2 fejlkilder. 

Den ene kilde kan være, at SKS_Kontering_Perioderne ikke er replikeret fra Økonomistyrelsen, 

enten delvist for et enkelt delregnskab eller for alle delregnskaber. 

Den anden kilde kan være, at der i regnskabsopsætningen er defineret, at der ikke må bogføres i det 

nye regnskabsår (bogføringtilladt til=31-12-01). 

5. Når fejlen er fundet og rettet kan punkt 3 gentages uden fejl, hvorefter regnskabsperioderne er 

oprettet. 

Side 14-3 



14.3 Nulstilling af resultatopgørelse 

En forudsætning for at kunne nulstille resultatopgørelsen, er at årsafslutningen er gennemført jf. afsnit 

14.1. 

Nulstillingen foretages på følgende måde. 

1. Vælg menuen ”Finans” og menupunktet ”Periodiske aktiviteter”, ”Regnskabsår” og ”Årsafslutning”. 

2. Udfyld skærmbilledet jf. nedenstående. 

Skrærmbillede Årsafslutning – nulstil finans 


Regnskabsårets slutdato Udfyldes med 31-12-XX. (XX=året) 

Finanskladdetype Udfyldes med den finanskladde, som årsafslutningen registreres i. 

Finanskladdenavn Udfyldes automatisk med ”Standard”. 

Bilagsnr. Udfyldes med det finansbilagsnummer som bilaget skal have – skal 

ligge indenfor nummerserien!. 

Bogføringsbeskrivelse Udfyldes med ”Nulstil finans XX/YYYY” (XX=periode, 

YYYY=år). 

OBS! Beskrivelsen skal angives nøjagtigt, således at man efterfølgende 

kan afgrænse sig fra posteringerne i eksempelvis Crystal Reports. 

Side 14-4 



3. Tryk på ”OK”, og Navision Stat danner finansposterne. 

4. Tryk på “OK” igen, hvorefter kassekladden nu er udfyldt med posteringer. 

5. Åben den valgte kassekladde (menuen “Finans” og menupunktet “Kassekladde”). 

6. Vælg funktionsknap “Bogføring” og “Kontroller”, for at udskrive kontroluddata ad nummerering 

og attestation (grundbilag). 

7. Vælg “Udskriv” og “OK” i det næste skærmbillede (windows) der fremkommer. 

8. Når attestation er påført foretages bogføringen, ved at åbne kassekladden og vælge funktionsknappen 

“Bogføring” og “Bogfør”. 

Ved nulstilling vælges ikke “Bogfør og udskriv” idet dette uddata kan fylde adskillige hundrede 

sider. Det oprindelige kontroluddata anvendes som grundbilag. 

Side 14-5 



14.4 Nulstilling af nummerserier 

Nummerserier kan ikke nulstilles. Der oprettes i stedet nye nummerserielinier med nye nummerintervaller 

for de enkelte nummerserier. Dette er beskrevet i afsnit 3.2.3. 

14.5 Afstemning mellem finansår (mellemregningskonti) 

Departementet har valgt at anvende en kombination af finanskonti og aktivitetsnummer til styring 

af afstemningen af ”mellemregningskonti” mellem finansår. 

Der anvendes eksempelvis aktivitet ”1910” til dette formål. 

Den løbende kontrol/afstemning mellem finansår foregår via en særlig rapport som departementet 

har udviklet i Crystal Reports. Denne rapport udskrives løbende i forbindelse med årsafslutningen, 

med en øget frekvens jo tættere på selve afslutningen man kommer. 

Der henvises til departementets kontoplan samt regnskabshåndbog, hvor konteringsprincipperne er 

nærmere beskrevet. 

Side 14-6 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Afstemning 

15 Afstemning 

Som en naturlig del af anvendelsen af Navision Stat skal der foretages en række afstemninger. I 

departementets institutionsinstruks og regnskabshåndbog er der nærmere fastsat hvilke afstemninger 

som foretages og på hvilke tidspunkter. 

Nedenfor er beskrevet hvorledes afstemningen af Navision Stat op mod NYT-SCR (SKS) samt 

beholdningskonti. 

Herudover foretages der også afstemning af likvide konti (bank- og kasseafstemninger). Bank og 

kasseafstemningen er beskrevet i afsnit 7.3.4. 

15.1 Navision Stat mod NYT-SCR (SKS) 

Navision Stat er som bekendt et lokalt økonomisystem. Regnskabsbevægelserne overføres manuelt 

på sumniveau til SKS (se afsnit 3.5 Eksporter SKS finansposter) en gang hver måned. SKS anvendes 

bl.a. til at udarbejde statsregnskabet. Der skal derfor naturligvis være overensstemmelse mellem 

det lokale økonomisystem og statsregnskabet!. 

Der sikres løbende, at der er overensstemmelse mellem statsregnskabet og Navision Stat. Økonomistyrelsen 

har udarbejdet en særlig afstemningsrapport (rapport-ID 6006852) i Navision som 

sammenholdes med områderegnskabet og registreringsregnskabet i NYT-SCR (SKS). 

Først foretages en afstemning på bogføringskreds-/områderegnskabsnivau. Hvis afstemningen viser, 

at der er differencer, skal man gå et niveau ned og foretage afstemningen på delregnskabs- 

/registreringsregnskabsniveau. 

En forudsætning for at foretage afstemningen er, at alle SKS Finansposter (se afsnit 9.3) er indlæst 

og bogført inden Navision rapporten køres. Hvis ikke vil der naturligvis opstå differencer. 

Disse rapporter anvendes til afstemningen efter nedenstående procedure. 

1. Vælg menuen ”Finans”, ”Rapporter” og vælg ”Afstemning” 

2. I skærmbilledet udfyldes start og slutdato, og der hakkes af i ”Områderegnskab”, hvorefter der 

trykkes på funktionsknappen ”Udskriv”. 

3. Der fremkommer et windows-udskriftsbillede, hvor du svarer ”OK”. 

Side 15-1 



4. Afstem i forhold til områderegnskabet i form af specialrapport NAVBOGFK. 

NAVBOGFK indeholder resultatopgørelse og balance totalt for alle underkonti indenfor området. 

NAVBOGFK udskrives via NYT-SCR. 

5. Hvis der er overensstemmelse skal der ikke foretages videre. 

6. Hvis der ikke er overensstemmelse køres rapporten ”afstemning” fra Navision på delregnskabsniveau. 

7. I skærmbilledet udfyldes start og slutdato, evt. hak i ”Områderegnskab” fjernes og delregnskabskode 

udfyldes med den relevant (opslag kan foretages ved i feltet at trykke på funktionstasten 

”F6”), hvorefter der trykkes på funktionsknappen ”Udskriv”. 

8. Der fremkommer et windows-udskriftsbillede, hvor du svarer ”OK”. 

9. Punkt 7-8 gentages til alle delregnskaber indenfor bogføringskredsen. 

10. Rapporten afstemmes i forhold til specialrapporten NAVBOGRG. Dette gøres for at finde ud af 

hvilket delregnskab, der er fejlkilden. NAVBOGRG udskrives via NYT-SCR (se punkt 4). 

11. Fejlen rettes hvis det er muligt. 

Der vil så i forbindelse med næste månedsafslutning være overensstemmelse. Dette forhold skal 

nævnes i forbindelse med regnskabsgodkendelse overfor Økonomistyrelsen. Hvis der er tale om 

systemfejl tages kontakt til Økonomistyrelsen. 

NB! Der kan være tilfælde, hvor man skal være opmærksom på, at afvigelser mellem SKS (NYT- 

SCR) og Navision ikke nødvendigvis skyldes fejl. Der kan være konti som i SKS optræder i resultatopgørelsen 

men i Navision indgår i balancen!. For en nærmere beskrivelse/information vedrørende 

dette henvises til www.oes.dk / www.oav.dk. 

Side 15-2 



15.2 Beholdningskonti 

Udover afstemningen mellem Navision og SKS (NYT-SCR) foretages der også afstemning af beholdingskonti. 

Dette gøres bl.a. for at sikre, at saldi på beholdningskonti er korrekte, og at der ikke 

står noget på beholdningskonti, som skulle være konteret anderledes. 

15.2.1 DW Kontoudtog m. dimensioner 

Til brug for beholdningsafstemning udskrives en rapport ”DW Kontoudtog m. dimensioner”. 

1. Vælg rapporten via menuen ”Finans” og ”Rapporter”. 

2. I fanebladet ”DW Finanskonto” afgrænses til balancen, finanskonto 700000..999999 og indsættes 

et datofilter. 

3. I fanebladet ”Indstillinger sættes hak i ”Skift side…”, ”Medtag også…”, og vælges DEL- 

REGN som ”1. sorteringsdimension” med hak i ”Sideskift pr…” 

Eventuelt fravælges hakket i sideskrift pr. finanskonto – hvis man ikke ønsker at der skal gå en 

halv regnskov til spilde!. 

4. Der vælges funktionsknap ”Udskriv” og i windows printerbilledet vælges ”OK”. 

15.2.2 Forfaldne debitorer og kreditorer 

For at afstemme debitor og kreditormassen ultimo en given periode udskrives rapporter over forfaldne 

poster for henholdsvis debitorer og kreditorer. Rapporterne findes under salg og køb, men 

kan også hentes ind i finans (via funktionen "ret"). 

1. vælg menuen ”Finans” og ”Rapporter ” og rapporten ”Deb –ald.ford. saldo til dato. 

2. I fanebladet ”Indstillinger” udfyldes ”Sidste bogføringsdato” med – ja sidste dato i den pgl. 

regnskabsperiode.. 

Side 15-3 



3. Der vælges funktionsknap ”Udskriv” og i windows printerbilledet vælges ”OK”. 

4. Totalen for de enkelte kolonner i rapporten lagt sammen skal give ultimosaldoen jf. balancen 

(NB! den viste udskrift vedrører kreditorer). 

5. Dette gentages for rapporten ”Kred – ald.ford saldo til dato”. 

15.3 Lønbogføringen 

Afstemning af lønbogføringen mellem Navision Stat og SCL foretages i forbindelse med den månedlige 

afstemning af SCL-uddata 752 med NYT-SCR og afstemning at Navision Stat og NYT- 

SCR. Herved sikres at de månedlige lønposteringer er korrekte i forhold til SCL. 

Side 15-4 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Tilretninger 

16 Tilretninger 

Når det overvejes at foretage tilretninger i standard Navision Stat, er det vigtigt at man nøje overvejer 

nødvendigheden heraf. Navision Stat rummer standardmæssigt mange muligheder for at 

”skræddersy” enkelte processer til institutionen. Navision Stat er dog stadig et standardsystem med 

alle de fordele og ulemper det medfører. 

Hvis man får foretaget tilretninger (store som små) kan man eventuelt få problemer i forbindelse 

med senere programopdateringer, hvor man muligvis må trække på ekstern bistand, alt efter egne 

kompetencer. 

Der er umiddelbart 2 kategorier af tilretninger – simple og funktionalitetstilretninger(-ændringer). 

Under funktionalitetsændringer henhører bl.a. tillægsmoduler som man køber ”ude i byen” eventuelt 

skræddersyet til den enkelte institution samt tilretninger hvor man ændrer Navision Stats funktionalitet. 

De simple indebærer eksempelvis at man ”flytter” felter i de enkelte forms (skærmbilleder) eller 

ændre i rapporter. Ved programopdateringer kan man muligvis være nødt til at gentage operationen 

med at flytte felter. Det er derfor en god ide at dokumentere de tilretninger, man har foretaget. Generelt 

skal tilretninger god kunne dokumenteres overfor rigsrevisionen m.v. 

Nedenfor er beskrevet de få tilretninger som departementet har foretaget i Navision Stat standard. 

16.1 Købsfaktura 

Departementet har via Objekt designeren flyttet ”lidt” rundt på felterne i købsfakturaformularen. 

Der er bl.a. flyttet forfaldsdato, kortart samt betalings-ID om til første faneblad. Dette giver bl.a. 

brugeren den fordel, at der ikke skal køres igennem flere faneblade. 

Nedenfor er vist de ”tilrettede” skærmbilleder før og efter. 

Før 

Side 16-1 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Tilretninger 

Efter 

16.2 Standardrapporter 

Departementet har foretaget en tilretning af Økonomistyrelsens standardrapport 6005770 Finanskladde 

m. moms & dimensioner. Dimensionskolonnerne er flyttet rundt så det passer til den måde 

grundbilagene er opbygget samt brugerens indrapportering. 

16.3 Kontrolrapporter 

Departementet har ændret kontrolrapport for kasse og kassererkladderne. Der anvendes nu standardrapport 

6005770 (i stedet for nr. 39). 

Ændringer i kontrolrapporter kan foretages via menuen Finans, opsætning, Kladdetyper. I det 

skærmbillede der fremkommer, ændres kontrolrapporten til det der ønskes. Se eventuelt afsnit 

3.3.1. 

Side 16-2 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Sikkerhed 

17 Sikkerhed 

Sikkerheden i Navision Stat er bl.a. bygget op omkring brugerrettighederne. Hver enkelt bruger 

kan nogle specifikke ting i relation til Navision. To personer (eks. bogholder og kasserer) i forening 

kan i nogle sammenhænge udføre nogle særlige funktioner. 

Sikkerheden er naturligvis også bygget op omkring backup, således at departementet kan reetablere 

sin installation - uden væsentlige datatab - i forbindelse med et nedbrud. 

Endvidere er der udarbejdet et særligt kapitel i institutionsinstruksen vedrørende sikkerhed. 

17.1 Personadskillelse 

Den primære personadskillelse i Navision er omkring bogholder og kasserer. Disse to personer 

skal hver især udføre nogle specifikke ting vedrørende betalingsafviklingen, som tilsammen medfører, 

at en kreditor modtager betaling. Se afsnit 4.3. 

Tilsvarende kræves personadskillelse i forbindelse med registrering af kassererkladder. Kassereren 

registrerer kasserkladden og klarmelder denne. Herefter bogfører bogholderen (frigiveren) kassererkladden 

hvis der ingen fejl er. Se afsnit 7.1. 

Herudover kræves to personer i forbindelse med Navision-sikkerhedsadministratorens adgang til 

Navision (Super-rettigheder), samt to personer i forbindelse med versionsopdateringer. Se afsnit 

12.1. 

17.2 Navision Sikkerhedskopi (backup) 

Fra Navision kan man foretage en sikkerhedskopi, under forudsætning af, at man har de fornødne 

rettigheder. 

Sikkerhedskopien (backup) kan anvendes til reetablering af Navision databasen. Til dette formål 

anvendes dog backup-faciliteterne fra SQL-serveren. 

Sikkerhedskopien i Navision kan tages på følgende måde. 

1. Vælg ”Funktioner” og ”Lav sikkerhedskopi”, og nedenstående skærmbillede fremkommer. 

Side 17-1 



2. Der tages en sikkerhedskopi af hele databasen, med hak i ”Data fælles….” og ”Applikations…”. 

Herudover udfyldes beskrivelse med en sigende tekst samt filnavn (og drev/sti). Derefter 

trykkes på ”OK”. 

3. Navision tager nu en sikkerhedskopi og placerer filen jf. ”Filnavn”. 

4. Navision foretager automatisk en databasetest (se afsnit 18.2) samtidig med sikkerhedskopien, 

så hvis der ikke fremkommer en fejlmeddelelse i forbindelse med sikkerhedskopien, er man 

”sikker” på at databasen ikke er korrupt/ødelagt. 

17.3 Backupprocedurer 

Backupproceduren er for departementets tilfælde tilrettelagt, således at der som et sekundært medie 

tages en tapebackup (dagligt). Frekvensen for backupen er nærmere beskrevet i departementets 

sikkerhedsinstruks, herunder også hvorledes båndene arkiveres på et eksternt lager. 

Som det primære i departementets backupprocedure foretages der hver time en overførsel mellem 

drift og testserver, så data på testserveren hver time er fuldstændig identisk med driftserveren. 

Step 3. Restore 

af backup 

Herkuline test 

DB: AM- 

Navision 

Delt 

drev 

e: 

Step 2. Kopiering af backup 

Herkuline 

DB: AM- 

Navision 

e: drev 

Step 1. Backup 

jobs 

Side 17-2 



Herved har departementet i et disaster perspektiv opnået, at der alt andet lige maksimalt kan mistes 

1 times produktionsdata, hvis driftsserveren ”går ned”. Går begge servere ”døde” skal Navision installationen 

gendannes fra tapebackupen. 

Proceduren er tilrettelagt og beskrevet i samarbejde med et ekstent firma med SQL-ekspertise. 

17.4 Vejledning for ændring af Herkuline_test til Herkuline. 

Nedenfor er beskrevet hvorledes departementet skal foretage en restore i forbindelse med et disaster 

senarie. 

NT server navn. 

1. Gå ind i server manager på HERKULES. 

2. Fjern Herkuline fra Domainet. 

3. Skift til HERKULINE_TEST. 

4. Højreklik på Network Neighborhood og vælg properties. 

5. Under Identification, Vælg Change og skift Computer Name til HERKULINE. 

6. Genstart maskinen og log på lokalt på maskinen. 

7. Højreklik på Network Neighborhood og vælg properties. 

8. Vælg Change og læg Herkuline ind i Workgroup ARBMIN og vælg Ok. 

9. Efter at der er fremkommet et ”Velkommen til Workgroup ARBMIN” så skal Herkuline meldes 

ind i Domaniet ARBMIN igen. 

10. Vælg Change og skift fra Workgroup til Domain. Vælg create Computer Account in the Domain, 

husk at bruge en bruger account som har administrative rettigheder på Domainet. 

11. Genstart maskinen. 

Side 17-3 



SQL server. 

Der vil komme nogle Event log fejl, som skyldes at SQL server servicen ikke kan starte. 

1. Dobbeltklik på ikonen SQL Rep. på Desktoppen og opdater SQL installationen ved at vælge local 

installation, og når der fremkommer en dialog om man vil opgradere, så skal der vælges Yes. 

2. Når ”opgraderingen” er færdig fremkommer dette billede og der trykkes på Finish. 

3. Derefter skiftes IP nr. til 10.7.0.21 og maskinen skal genstartes, hvorefter den ”nye” Herkuline 

er klar til brug. 

4. Alle restore-job skal deaktiveres og alle deaktiverede job skal aktiveres. 

Side 17-4 



5. Hvis der er tilføjet brugere eller databaser til Herkuline så skal der fortages restore af Master 

databasen. Dette skal gøres af personale som har MS-SQL erfaring, da fejl ved restore af Master 

databasen kan gøre SQL serveren ubrugelig, og man skal udføre en komplet restore fra bånd. 

Dette gøres således: 

1. Stop alle SQL services. 

2. Genstart MSSQLserver servicen i ”single user mode” ved at tilføje –m i ”Opstartsparametre”. 

3. Restore Master fra backupdevice BCK_MASTER. Husk at vælge ”force over existingdb”. 

4. Genstart serveren. 

Restore med ARCServeIT. 

Info. 

ARCServer kan tåle at maskinen skifter navn. 

ARCServer kan restore til Herkuline_test fra Herkuline uden problemer, tid for 7.8Gb er ca. 1 time. 

ARCServer kan restore til Herkuline_test fra bånd indeholdende data fra Herkuline uden problemer, 

tid for indlæsning af katalog og 7.8Gb restore er ca. 1,5 time. 

Procedure. 

1. Start ARCServeIT MANAGER 

Side 17-5 



2. Indsæt båndet i maskinen 

3. Vælg Manager/Utilities/Merge 

4. Denne menu fremkommer og BACKUP vælges som vist, derefter vælges Run/Schedule og Run 

now, derved importeres information fra båndet til ARCServeIT’s database. Tid ca. 14 min. 

Restore. 

1. Der vælges Manager/Restore. 

2. Der vælges Restore by Tree og det er kun indholdet fra My Computer ( HERKULINE ) 

E:\MSSQL7\ som der markeres, derefter vælges Destination. Dette job restore både backupfiler 

og databasefilerne. 

Side 17-6 



3. Der vælges at restore til en anden lokation end den oprindelige, da man derved bedre kan styre 

de data som er i SQL systemet. 

4. Der restores til E:\kopi. 

5. Der vælges Run Now, restore jobbet tager ca. 15 min. 

6. SQL server service stoppes og man kan nu kopiere data fra E:\kopi ind i E:\MSSQL7\. Dog vil 

det være en fordel at tage en kopi af indholdet i E:\MSSQL7 først. 

7. For at skifte navnet på Herkuline_test til Herkuline følges den vejledning, som er beskrevet 

tidligere. 

Side 17-7 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Database 

18 Database 

Navision Stat i departementet ”kører” på en database ved navn Microsoft SQL-server (7.0). At der 

anvendes server i navnet er faktisk lidt misvisende, da SQL-serveren er en databasetype, som er installeret 

på Windows NT server. 

Hvis man ønsker et overblik over, hvorledes databasen er konfigureret, skal man enten have direkte 

adgang til serveren eller kunne logge på via Enterprise Manageren. Begge disse adgange kræver 

særlige rettigheder. 

18.1 Databasestørrelse 

Databasestørrelsen er i princippet begrænset i forhold til den Navision Stat licens departementet er 

udstyret med. 

Af nedenstående licensoplysninger ses det, at departementet har licens til en database på maksimalt 

32 GB (GIGA – 1GB svarer til ca. 1000MB!). 

Via Enterprise Manageren kan det for AMNavision databasen under ”Space Allocated” konstateres, 

at departementets database efter 1¼ års drift fylder omkring 0,7 GB (Ca. 700 MB). Der er således 

rigelig plads indenfor departementets licensmæssige afgrænsning (35 GB). 

Side 18-1 



Administrationen af databasens størrelse fungerer på denne måde, at man er pladsmæssigt afgrænset 

af licensen (maks. 35 GB), men databasestørrelsen øges løbende efter behov. Databasen fylder 

derfor ikke 35 GB - men noget mindre. 

Hvis man anvendte Navision på en Nativ database, og ikke SQL-server, skulle man løbende som 

bruger/administrator udvide databasestørrelsen, efterhånden som pladsen blev brugt. Igen begrænset 

af licensrettigheden. 

En fordel ved at ”køre” Navision på en SQL-server er, at man kan indstille databaseegenskaberne, 

således at den løbende forøges i takt med at pladsen bliver brugt. 

Nedenfor er via Enterprise Manageren vist, hvorledes opsætningen af AMNavision ser ud. Opsætningen 

viser, at når pladsen er ved at være brugt, forøges databasen automatisk med 10%. Det kan 

også ses, at der i princippet ikke er sat et maks. på filstørrelsen. Denne burde i princippet være 35 

GB. 

Side 18-2 



18.2 Test af database 

Man bør løbende sikre sig, at databasen ikke er ”korrupt/ødelagt”. Dette kan bl.a. gøres ved at foretage 

en databasetest. En af grundene til at man bør foretage denne database test er, at man godt kan 

anvende Navision et stykke tid uden at programmet melder om fejl, samtidig med at databasen er 

korrupt/ødelagt. 

Udover databasetesten i Navision, har Økonomistyrelsen lavet et ”SQL-script”, der også laver en 

databasetest. 

Databasetesten fra Navision udføres på følgende måde. 

OBS! I sikkerhedsinstruksen fastsættes ansvaret for testen. 

1. Vælg ”Filer”, ”Database” og ”Test”, og nedenstående billede fremkommer. 

2. Vælg en ”Normal” test. og tryk på ”OK”, hvorefter Navision starter testen. 

3. Hvis testen ikke resulterer i en fejlmeddelse, er databasen ikke korrupt/ødelagt. 

Side 18-3 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Jyske NetBank Erhverv - JNE 

19 Jyske Netbank Erhverv – JNE/SKB 

19.1 Generelle retningslinier 

Jyske Netbank Erhverv (JNE, version 1.101) anvendes som officebanking system i relation til Navision 

Stat. 

Systemet fungerer via en krypteret internetforbindelse, som i departementets tilfælde består i at den 

enkelte PC via en internet-browser kobler sig på JNE. Der anvendes digital signatur, således at den 

enkelte brugere kan identificieres samt ”underskrive” transaktioner med samme juridiske binding 

som en personlig underskrift. 

Der henvises endvidere til afsnit 4 samt 5.2 der beskriver, hvorledes JNE anvendes i forbindelse 

med kreditorer. 

19.2 Brugeroprettelser og ændringer 

19.2.1 Nye brugere 

I forbindelse med oprettelse af nye brugere skal der underskrives en særlig brugeroprettelse overfor 

Jyske Bank, hvor bl.a. brugerne skal opgive cpr.-nr. 

Disse oprettelser skal underskrives af departementets tegningsberettigede. 

19.2.2 Åbning af bruger der er blevet spærret/blokeret 

Hvis en bruger af JNE anvender et forkert kodeord mere end 3 gange bliver adgangen til JNE 

spærret. Brugeren skal herefter rette henvendelse til JNE-hotline, som ikke kan åbne for brugeren 

igen, men fremsende et nyt engangskodeord. 

Når kodeord er modtaget kan brugeren selv åbne for adgangen igen. Samtidig med fremsendelsen 

af engangskodeord, sendes tillige en besked til kontohaver, om at der er udstedt en engangskodeord. 

Side 19-1 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Opsætning 

20 Opsætning 

Dette kapitel er udarbejdet med det formål at beskrive enkelte dele der skal gennemføres i forbindelse 

med opsætningen af Navision Stat, og som kan være en potentiel fejlkilde, hvis man som 

brugere ikke kan få adgang til Navision Stat eller har problemer med databaseadgangen via Crystal 

Reports. 

Med hensyn til opsætning af Crystal Reports henvises til afsnit 11.2.1. 

20.1 Client Network Utility 

Der skal være oprettet et antal serveraliaser via Client Network Utility, som installeres i forbindelse 

med desktopopsætningen af Microsoft SQL. 

Du får adgang til Client Network Utility via "Start" knappen i Windows, og under programmer 

findes der typiske et punkt "Microsoft SQL Server 7.0.", hvor du vælger "Client Network Utility". 

Hermed fremkommer nedenstående skærmbillede 

I ovenstående tilfælde er alle servere oprettet. 

Hvis du ønsker at oprette et serveralias trykkes på knappen "Tilføj", og nedenstående skærmbillede 

udfyldes. Computernavn udfyldes evt. med IP-adresse, portnummer foreslås automatisk til 1433. 

IP-adressen kan du få oplyst i Informatiksektionen (edb-afdelingen). 

Side 20-1 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Opsætning 

20.2 Databaseadgang i Navision Stat 

For at få åbnet et regnskab i Navision skal du eventuelt tilsluttet dig. Dette kan du gøre på følgende 

måde. 

1. Du starter Navision Stat 

2. Under menupunktet "Filer", "Database" vælger du "Åbn". og følgende skærmbillede fremkommer 

3. Billedet udfyldes jf. nedenstående (valgmuligheder i 3 første felter fremkommer ved at stå i 

feltet og trykke på "F6" eller på . 

Skrærmbillede Åbn database 

Servernavn Vælg den relevante server (Herkuline / Herkuline_test) 

Databasenavn Vælg databasen (AMNavision) - Databasen kan først vælges når 

bruger-ID og adgangskode er udfyldt. 

Authentication Udfyldes med "Database Server Authentication". Hvis man anvender 

unified login skal den stå på "Windows Authentication". 

Bruger-ID Udfyldes med brugerens ID på serveren/netværket. 

Adgangskode Udfyldes med brugerens adgangskode. 

4. Tryk på ok. 

5. Navision beder dig evt. vælge mellem de regnskaber 

der er indeholdt i databasen. 

6. Du skulle nu have adgang til regnskabet i Navision 

Stat. 

NB! Hvis du ønsker at skifte mellem regnskaberne i databasen kan du via menuen "Filer", "Regnskab" 

og "Åbn" vælge mellem regnskaberne i databasen. 

Side 20-2 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Personer og roller i relation til Navision Stat 

21 Personer og roller i relation til Navision Stat 

Dette afsnit har til formål at knytte de funktioner der udføres i forhold til Navision Stat og fysiske 

personer. 

Der henvises til departementets regnskabshåndbog afsnit E02 samt regnskabsinstruksens afsnit 4, 

5.1. 

Funktion herunder særlige opgaver Navn 

Driftsøkonomichef Verner Lillesø 

1. System- og dataejer. 

2. Godkende brugeroprettelse i JNE / SKB. 

Informatiksektionen, ansvarlig Ole Bjørn Larsen 

1. Ansvar for at hvorledes hardware og opbevaring af sikkerhedskopier sikres bedst muligt i det fysiske 

miljø. 

2. Ansvar for i nødvendigt omfang, at informere afdelingschefen i forbindelse med ITsikkerhedsmæssige 

hændelser. 

Servicesektion, ansvarlig Ernst Klausen 

1. Ansvar for at Servicesektionen underretter Informatiksektionen i forbindelse med alarm hændelser i 

relation til server-rummet. 

Kontoansvarlig (finanslov) Flere personer i DØS 

1. Indrapportering af interne budgetter 

Driftsmedarbejder Lisbet Andersen 

Stedfortræder Ina Ulvig Nielsen 

1. Sikkerhedskopiering. 

2. Udskiftning og intern arkivering af backup-medier og kontrol af backup-systemets log. 

3. Kontrol af at sikkerhedskopier på eksternt arkiv er anvendelige. 

Datamediebibliotekar Connie Christiansen 

Stedfortræder Majken Gisli 

1. Ekstern arkivering af backup-medier. 

2. Kontrol af korrekt afvikling af sikkerhedskopiering. 

3. Kontrol af at sikkerhedskopier på eksternt arkiv er anvendelige. 

4. Stikprøvekontrol af at bånd på eksternt arkiv kan reetablere data. 

Netværkssikkerhedsadministrator Annie Pedersen 

Stedfortræder Connie Christiansen 

1. Foretage versionsopdateringer i samarbejde med Navision-sikkerhedsadministrator (VMS). 

2. Brugeroprettelse på netværket. 

3. Sikkerhedsadministration på netværket iø. 

Side 21-1 



Navision-sikkerhedsadministrator Super1 : Henrik Leonhardt / Mette Fring 

Stedfortræder Super2 : Jan Spiegelhauer / Peter Vestergaard 

1. Opdatere medarbejder i personalemodulet. 

2. Foretage versionsopdateringer i samarbejde med Netværkssikkerhedsadministrator (VMS). 

3. Brugeroprettelse i Navision Stat. 

4. Tildele rettigheder til eksisterende brugere i Navision Stat. 

SQL-sikkerhedsadministrator Annie Pedersen 

Stedfortræder Connie Christiansen 

1. Brugeroprettelse på SQL server / NT. 

Bogholder 1 Kirsten Højgaard 

Bogholder 2 Peter Vestergaard 

Bogholder 3 Peter Ritter 

1. Kreditor stamdata (oprette, slette, læse, ændre). 

2. Afstemning af DN-konti og JNE-konti i Navision Stat. 

3. Indrapportering og bogføring af kassekladder. 

4. Indrapportering og bogføring af købsfakturaer. 

5. Udsøge kreditorposter til betaling samt bogføre udbetalingskladder. 

6. Importere kreditorposter til JNE. 

7. Indrapportering af udenlandske betalinger/kreditorer i JNE. 

8. Godkendelse og bogføring af kassererkladde. 

9. Eksportere finansposter til SKS. 

10. Overføre fra SQL-server (regnskabsdata). 

11. Udligning af debitormellemværender (salgsfaktura). 

12. Kontrol af brugervedligeholdelse. 

13. Test af Nativ-database i Navision Stat. 

14. Gennemførelse af årsopstarts- og afslutningsprocedurer. 

Lønmedarbejder 1 Mette Fring 

Lønmedarbejder 2 Charlotte Wigant 

Lønmedarbejder 3 Heidi Borg 

1. Gennemgang af lønposteringer (replikerede). 

2. Udskrive rapport LønTrace fra Crystal Reports vedrørende følsomme data.. 

3. Foretage afstemning mellem Navision Stat og NYT-SCR. 

Side 21-2 



Kasserer Jeanne Palner Norby 

Stedfortræder 1 Belinda Madsen 

Stedfortræder 2 Heidi Borg 

1. Debitor stamdata (oprette, slette, læse, ændre). 

2. Afstemning af udbetalingskonti (JNE) i Navision Stat. 

3. Foretage rettelser i de fra Økonomistyrelsen replikerede regnskabsregistreringer vedr. løn mv. 

4. Registrering af kassererkladde. 

5. Udligning af debitormellemværender (salgsfaktura). 

Kasserer 1 (Frigiver 1) Jeanne Palner Norby 

Kasserer 2 (Frigiver 2) Heidi Borg 

Kasserer 3 (Frigiver 3) Charlotte Wigant 

1. Kontrol af den regnskabsmæssige registrering af bilag, der indrapporteres til betaling via Navision 

Stat. 

2. Frigivelse til betaling af alm. Kreditorer – eventuel sletning af betalinger i JNE. 

3. Frigivelse af udlandsbetalinger/kreditorer i JNE. 

4. Overførsel af betalingsoplysninger til JNE 

Side 21-3 


BM’s håndbog til Navision Stat m.m. Index (stikordsregister) 

22 Index (stikordsregister) 

A 

Afstemning.......................................................................................3-17;7-2;9-3;9-5;14-6;15-1;15-2;15-3;15-4 

B 

Backup......................................................................................................................................................2-4;17-1 

Bankbogføringsgruppe..................................................................................................................................... 7-3 

Bankkonto ...................................................................................................................................3-18;4-5;7-2;7-3 

Bankkontoafstemning ................................................................................................................................7-2;7-4 

Batch (modulet)......................................................................................................................................11-2;11-4 

Betalings-ID ...................................................................................................................................... 4-8;4-10;6-7 

Bevilling .................................................................................................................................................10-4;10-5 

Bilagstype............................................................................................................................. 3-18;3-19;3-21;4-24 

Bogholder .................................................................................................................. 4-2;4-20;5-9;9-4;17-1;21-2 

C 

Crystal Reports............................... 2-4;4-27;9-1;9-7;11-5;11-8;11-9;11-13;11-18;11-20;13-1;14-4;14-6;20-1 

D 

Database Server Authentication .................................................................................................11-10;13-3;20-2 

Debitor.........................................................................................3-18;3-19;3-21;5-3;6-2;6-4;6-5;6-10;8-4;15-3 

Dimensionstyper .............................................................................................................................................. 3-7 

Driftsøkonomichef .....................................................................................................................................1-1;9-7 

E 

Eksporter finanspost....................................................................................................................................... 3-29 

Enterprise Manager, SQL .................................................................................................. 11-21;13-1;18-1;18-2 

Excel.......................................................................................................................................................11-6;11-7 

F 

Faste kladdedimensioner.................................................................................................................................. 3-7 

Fejlmeddelelser ..................................................................................................... 3-5;4-10;4-12;4-21;14-3;17-2 

FIK-overførsel/oprettelse.................................................................................................................. 4-7;4-8;4-17 

Finanspost, eksporter ..................................................................................................................................... 3-29 

Finansår .........................................................................................................................................3-14;14-1;14-6 

Fri forespørgsel ......................................................................................................................................3-31;4-25 

Fri specifikation..........................................................................................................................................3-2;3-3 

Frigiver ....................................................4-10;4-16;4-19;4-20;4-21;4-23;4-24;5-5;5-8;6-8;6-10;7-1;17-1;21-3 

G 

Girokonto .................................................................................................................................................4-5;4-24 

H 

Herkules (koncern)..................................................................................................................11-17;11-18;11-19 

Herkuline (dep.) .................................................................................2-4;11-9;11-17;17-3;17-4;17-5;17-7;20-2 

HTML............................................................................................................................................11-1;11-5;11-7 

I 

Ikke fradragsberettiget købsmoms.........................................................................................................3-18;3-25 

Side 22-1 



Importer SKS Finansposter............................................................................................................................ 3-30 

Indland, kreditorer......................................................................... 2-2;2-3;4-1;4-2;4-24;5-1;6-2;15-3;15-4;19-1 

Indrykning af kontoplan.............................................................................................................................3-6;3-9 

J 

JNE, Jyske Netbank Erhverv / SKB........................................................ 4-12;4-13;4-16;4-21;5-1;5-9;8-1;19-1 

K 

Kasserer...................... 3-17;4-10;4-16;4-19;4-20;4-21;4-23;4-24;5-5;5-8;5-9;6-1;6-8;6-10;7-1;9-4;17-1;21-3 

Kontoudtog.............................................................................................5-9;6-4;7-3;7-4;7-5;7-6;11-5;11-7;15-3 

Kontrol (udskrift) ...................................................................................................................................10-2;10-3 

Kort advis ......................................................................................................................................................... 4-6 

Kreditnota.............................................................................................................. 3-18;4-22;4-24;6-9;6-10;6-11 

Kreditorer ...................................................................................... 2-2;2-3;4-1;4-2;4-24;5-1;6-2;15-3;15-4;19-1 

Kreditorer, Indland........................................................................................................................................... 4-1 

Kreditorer, udland ............................................................................................................................................ 5-1 

Kreditoroprettelse............................................................................................................................................. 4-2 

L 

Likviditet .............................................................................. 2-1;3-12;3-29;4-2;5-9;6-2;7-1;7-2;8-1;8-2;8-3;9-5 

Lønmedarbejder .......................................................................................................................................9-4;21-2 

M 

Moms.............................................................................................................................................3-23;3-24;3-26 

Momsbogføringsgrupper ............................................................................................................................... 3-26 

Momskorrektion, -rettelse.............................................................................................................................. 3-28 

Momstyper ..................................................................................................................................................... 3-24 

N 

Naviger, søgning ....................................................................................................................................3-31;4-25 

Nummerserie........................................................................................3-12;3-13;3-14;3-15;3-16;3-17;4-25;5-9 

O 

ODBC (Data Source) ...............................................................................................9-1;11-8;11-11;11-13;11-18 

P 

Poster, åbne ......................................................................................................... 3-19;3-20;3-21;4-23;4-24;6-10 

R 

Regnskab.f. institution ...............................................................................................................................2-1;2-2 

Regnskabsår ...................................................................................................................9-3;14-1;14-2;14-3;14-4 

S 

Salgsfaktura......................................................................................................................3-19;3-20;3-21;6-1;6-6 

Salgsnummerserie .......................................................................................................................................... 3-15 

Selvstændig likviditet........................................................... 2-1;3-12;3-29;4-2;5-9;6-2;7-1;7-2;8-1;8-2;8-3;9-5 

Sikkerhedskopi.......................................................................................................................................17-1;17-2 

SKB, Statens KoncernBetalinger .................................................................................................................. 19-1 

SKB-systemet................................................................................................................................................. 19-1 

SKS, Statens Koncern System........................................... 3-1;3-4;3-29;3-30;8-4;9-3;9-4;14-3;15-1;15-2;15-3 

Sletning, ændring ..................................................................................... 3-4;3-5;3-9;3-10;3-15;13-1;13-3;17-3 

Sumrapportering............................................................................................................................................. 3-29 

Side 22-2 



Swift overførsel................................................................................................................................................ 5-4 

Søgning...................................................................................................................................................3-31;4-25 

T 

Toldmoms...............................................................................................................................................3-18;3-26 

U 

Udbetalingskladde........................................................................................................................... 4-11;4-21;7-6 

Udland, kreditorer ............................................................................................................................................ 5-1 

Udligning..............................................................................................3-19;3-20;3-21;3-22;4-23;4-24;6-9;6-10 

Udlignings-ID ....................................................................................................... 3-19;3-21;3-22;4-23;6-9;6-10 

V 

Virksomhed ..................................................................................................................................... 2-1;10-2;10-3 

Æ 

Ændring, sletning ..................................................................................... 3-4;3-5;3-9;3-10;3-15;13-1;13-3;17-3 

Å 

Åbne poster ......................................................................................................... 3-19;3-20;3-21;4-23;4-24;6-10 

Årsafslutning ...................................................................................................3-7;9-3;10-8;14-1;14-2;14-3;14-4 

Side 22-3

Håndbogen i version 1.3 - BAC - Beskæftigelsesministeriet

Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!

Delete template?

Save as template ?