den 3 - Boligselskabernes Landsforening

Skriftlige forretningsgange 

Indhold: 

Pkt. 1 Forord 

Pkt. 1.1 Procedure 

Pkt. 1.2 Beslutninger 

Pkt. 2 Vedtægter 

Pkt. 2.1 Normalvedtægter 

Pkt. 2.2 Boligorganisationens egne vedtægter 

Pkt. 3 Forretningsordener 

Pkt. 3.1 Organisationsbestyrelsen 

Pkt. 3.2 Repræsentantskabsmødet 

Pkt. 3.3 Afdelingsbestyrelsen 

Pkt. 3.4 Afdelingsmødet 

Pkt. 4 Forretningsførerkontrakt 

Pkt. 4.1 Kontrakt 

Pkt. 4.2 Vejledning til ansættelseskontrakt for forretningsfører/direktør 

Pkt. 4.3 Stillingsbeskrivelse for forretningsfører/direktør 

Pkt. 4.4 Oversigt over administrative funktioner 

Pkt. 4.5 Udkast til administrationsaftale 

Pkt. 5 Overenskomst og stillingsbeskrivelser for øvrige ansatte 

Pkt. 5.1 Administrativ medarbejder 

Pkt. 5.1.1 Ansættelsesaftale med administrativ medarbejder 

Pkt. 5.2 Ejendomsfunktionær 

Pkt. 5.2.1 Ansættelsesaftale med ejendomsfunktionær 

Pkt. 5.2.2 Funktionsbeskrivelse for ejendomsfunktionær 

Pkt. 6 Udbud af administration 

Pkt. 6.1 Udbudsmateriale 

Pkt. 6.2 Virksomhedsoverdragelsesloven 

Pkt. 7. Organisationsplan og medarbejderoversigt 

Pkt. 7.1 Boligorganisationens medarbejdere 

Pkt. 7.2 Administrationens organisering og medarbejdere 

Pkt. 7.2.2 Et eksempel på skriftlig IT-politik 

Pkt. 7.3 Administrationens opgaver 

Pkt. 7.4 Boligorganisationens aktiviteter og arbejdsdeling 

Pkt. 7.5.1 Målsætninger 

Pkt. 7.5.2 Vejledning 

Pkt. 7.6.1 Nøgletal, eksempler

Pkt. 7.6.2 Beregningsvejledning 

Pkt. 8. Prokura og underskriftsforhold 

Pkt. 9 Forretningsgange 

Pkt. 9.1 Regnskabsforhold 

Pkt. 9.1.1 Poståbning 

Pkt. 9.1.2 Huslejeopkrævning, rykkerprocedure, regler for afskrivning 

af tilgodehavender 

Pkt. 9.1.3 Varekøb, kreditorer og betalinger 

Pkt. 9.1.4 Lønbehandling 

Pkt. 9.1.5 Kontant og bankbeholdning 

Pkt. 9.1.6 Afstemninger og opgørelser til årsafslutning 

Pkt. 9.2 Administration 

Pkt. 9.2.1 Kapitalforvaltning 

Pkt. 9.2.2 Honorarudbetaling 

Pkt. 9.2.3 Inhabilitet/særinteresser 

Pkt. 9.2.4 Gaver og studierejser mv. 

Pkt. 9.2.5 Forsikringer 

Pkt. 9.3 EDB-anvendelse 

Skriftlige forretningsgange 1.0 side 1 

Pkt. 1. Forord 

Som et led i handlingsplanen for forebyggelse af fejl og mangler i den almennyttige 

boligsektor blev det anbefalet medlemmerne at indføre skriftlige forretningsgange. 

For at lette medlemmerne med udarbejdelsen af skriftlige forretningsgange blev det 

besluttet, at BL skulle tage initiativ til udarbejdelsen af paradigmaer for udvalgte 

forretningsgange. Det er hensigten, at disse paradigmaer skal anvendes som inspiration 

for medlemmerne. Paradigmaerne må ikke anses for at være udtømmende 

med hensyn til form og indhold. Det er de konkrete forhold i den enkelte boligorganisation, 

der skal være bestemmende for udarbejdelsen af forretningsgangene. Det 

ville ikke være hverken muligt eller ønskeligt, at alle almene boligorganisationer 

skulle tilrettelægge sine administrative rutiner helt ensartet, så de samme forretningsgange 

ville kunne anvendes alle steder. 

Også med hensyn til den form, forretningsgangene skal præsenteres i, verbale beskrivelser, 

flow-charts eller andet, er det op til den enkelte boligorganisation at 

vælge den mest hensigtsmæssige form.

Hvis der ikke foreligger skriftlige forretningsgange er der risiko for, at de af ledelsen 

vedtagne retningslinier ikke kommer til medarbejdernes kundskab og derved ikke 

overholdes. 

Der vil endvidere være risiko for en uklar kompetence og ansvarsfordeling, samt at 

der ikke foreligger en ensartet behandling af i øvrigt ensartede problemstillinger. 

Herudover vil skriftlige forretningsgange give nye medarbejdere en sikrere og hurtigere 

indførelse i arbejdet. 

Ved boligorganisationernes udarbejdelse af beskrivelserne bør der lægges vægt på, 

at de giver et godt overblik og dokumenterer, hvorledes funktioner udføres og 

hvem der gør det. Endvidere bør der lægges vægt på, at beskrivelserne omfatter 

dokumentation af hændelsesforløb og kontroller, herunder kontroller ved afvigelser 

og/eller fejl. 

Beskrivelserne bør udarbejdes efter en fastlagt skabelon til sikring af en rimelig 

ensartethed. Beskrivelserne bør af hensyn til en nemmere vedligeholdelse være 

opdelt i afsnit efter logiske funktioner og delopgaver. Anvendelse af de af BL udsendte 

paradigmaer kan være en hjælp hertil. 

Der bør være fastlagte regler for godkendelse og gennemførelse af forretningsgange 

i organisationen.

Skriftlige forretningsgange 1.0 side 2 

BLs administrationsudvalg har medvirket ved udarbejdelsen af paradigmaer til 

skriftlige forretningsgange. Den praktiske udarbejdelse er udført af Revisionsfirmaet 

K.P.M.G. C. Jespersen ved de statsautoriserede revisorer Birger Kjerri Hansen og 

Thomas Glenthøj. Nogle af forretningsgangsbeskrivelserne er dog udarbejdet af BLs 

sekretariat. 

Den endelige redigering er foretaget af et mindre udvalg bestående af repræsentanter 

fra administrationsudvalget, Landsbyggefonden, KPMG C. Jespersen og BLs 

sekretariat. 

De nu foreliggende paradigmaer imødekommer det mest udbredte og umiddelbare 

behov. Der vil fortsat blive arbejdet på supplerende paradigmaer, fx beskrivelse af 

forretningsgange vedrørende udlejning, fraflytning og husordenovertrædelser. Disse 

vil blive tilsendt medlemmerne i takt med færdiggørelsen. 

Materialet stilles til fri rådighed for BLs medlemmer. 

Med venlig hilsen 

Gert Nielsen / Bjarne Zetterström

Procedure 1.1 side 1 

Pkt. 1.1. Forslag til procedure for indførelse af skriftlige forretningsgange 

Indledning: 

De fleste eksempler på skriftlige forretningsgange forudsætter tilpasning til den enkelte 

boligorganisation. Det kan være en omfattende procedure at gennemarbejde 

alt materiale for at få etableret et komplet sæt forretningsgange i egen organisation. 

Derfor foreslås her en rækkefølge, som kan indgå i boligorganisationens prioritering. 

Det er vigtigt, at processen startes og følges op, selv om der kan være tale 

om et længerevarende forløb. 

1. Krav, der følger af lovgivning: 

Enkelte dokumenter er nødvendige for overholdelse af gældende lovgivning eller for 

at kunne dokumentere, at formelle krav er opfyldt: 

a. Ansættelsesbreve: 

Enhver medarbejder har krav på en skriftlig bekræftelse på ansættelsesforholdet 

inklusive de vilkår, der er aftalt. For alle ansættelser siden 01.07.1993 er det ved 

lov fastsat, at der skal udarbejdes en skriftlig aftale om ansættelsesvilkårene. 

Specielt er det af stor betydning, at de aftalte vilkår for forretningsførere er formuleret 

skriftligt og bekræftet af såvel bestyrelsen som forretningsføreren. Dette bør 

sikres, uanset hvornår ansættelsesforholdet er indgået. 

Boligorganisationer, der bliver administreret af en anden boligorganisation, af et 

forretningsførerselskab, et andelsselskab, en advokat eller revisor eller lignende, 

skal også sikre sig, at der foreligger skriftlig dokumentation for de aftalte vilkår. I 

de udarbejdede eksempler på skriftlige forretningsgange indgår endnu ikke eksempler 

på administrationsaftale mellem en boligorganisation og et forretningsførerselskab 

eller lignende. 

For alle øvrige medarbejdere bør det ligeledes sikres, at der foreligger gensidigt bekræftet 

skriftlig dokumentation for de aftalte vilkår. Der henvises til afsnit 5 og 6, 

hvor der er vist eksempler på ansættelseskontrakter for henholdsvis forretningsfører, 

ejendomsfunktionærer og øvrigt personale. 

b. Erklæringer om mulig inhabilitet: 

Lov om almene boliger stiller særlige krav til indberetning til kommunalbestyrelsen i 

tilfælde, hvor ansatte eller valgte kan være i en dobbeltrolle. Boligorganisationen 

kan kun sikre sig den fornødne viden om mulig inhabilitet ved at forlange af ledende 

ansatte og alle valgte medlemmer af afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse, 

at de udfylder en 'tro-og-love' erklæring som vist i afsnit 9.2.3.


c. Vedtægter: 

d. EDB-sikkerhed: 

Det påhviler bestyrelsen at sikre, at boligorganisationens vedtægter til enhver tid er 

i overensstemmelse med den gældende lovgivning. Hvis der siden sidste ajourføring 

af boligorganisationens vedtægter er sket ændringer i lovgivningen, som strider 

imod organisationens vedtægter, skal disse ajourføres. Som eksempler på ændret 

lovgivning, der kan medføre behov for vedtægtsændringer, kan nævnes de nye 

udlejningsregler i 1992 og loven om almene boliger i 1996. 

Til opfyldelse af lovgivningens krav om registrering, bogføring og regnskabsudarbejdelse 

er det ikke længere tilstrækkeligt at have indført betryggende administrative 

rutiner og sikkerhedskontroller. Det er nødvendigt at formulere organisationens 

sikkerhedsforanstaltninger på EDB-området. I afsnit 9.3 er en generel omtale af 

EDB-sikkerhed. Da EDB løsninger er meget forskellige i omfang og struktur, er det 

særligt betydningsfuldt, at der udformes konkrete sikkerhedsregler i hver enkelt 

organisation. Det kan anbefales at inddrage organisationens sædvanlige revisor 

som rådgiver. 

2. Kompetenceforhold mellem bestyrelse og forretningsfører: 

En af de hyppigste kilder til konflikter i boligorganisationer er forskellig opfattelse af 

'hvem bestemmer hvad'. Det er især vigtigt at formulere forretningsførerens kompetence 

for herved at afgrænse indflydelsen mellem den valgte ledelse (bestyrelsen) 

og den ansatte ledelse (forretningsføreren). 

a. Stillingsbeskrivelse for forretningsfører/direktør (afsnit 5): 

Behovet for præcisering af kompetenceforholdene skal først og fremmest opfyldes i 

en stillingsbeskrivelse for forretningsfører/direktør. Man skal være opmærksom på, 

at der skal være fuld overensstemmelse mellem denne stillingsbeskrivelse og øvrige 

forretningsgange, fx. afsnit 8 om tegning, prokura og underskriftsforhold og afsnit 

9.2.1 om kapitalforvaltning. 

b. Forretningsorden for bestyrelsen (afsnit 3.1): 

Bestyrelsens egne spilleregler og interne aftaler om hvilke sager, der ønskes til behandling 

på hvilke vilkår, bør fremgå af en forretningsorden. Denne vil tillige være 

et vigtigt redskab for forretningsføreren i tilrettelæggelsen af administrationen og 

vurderinger af hvilke sager, der skal forelægges for bestyrelsen. 

Alle de hidtil nævnte forretningsgange bør forefindes 

eller udarbejdes snarest muligt i enhver almen boligorganisation.


3. Forretningsgange til styrkelse af de beboerdemokratiske organer: 

En række dokumenter tjener til servicering af beboerdemokratiet og kan udarbejdes 

med henblik på bedre møder, planlægning og information. 

a. Forretningsorden for repræsentantskabsmødet (afsnit 3.2): 

Der er flere procedureregler, som skal kunne ændres ved enkle beslutninger i repræsentantskabet, 

men som ikke nødvendigvis skal til afgørelse på hvert repræsentantskabsmøde. 

Det gælder f.eks. spørgsmålet om indkaldelse af suppleanter 

for repræsentanter, der bliver indvalgt i organisationsbestyrelsen. Organisationens 

praksis for valg af formand (om valget sker direkte i repræsentantskabet eller ved 

konstituering i bestyrelsen) kan også fremgå af forretningsorden. Det skaber større 

fleksibilitet end vedtægtsbestemmelser om valg af formand. For medlemmer af repræsentantskabet 

giver en forretningsorden supplerende information om arbejdet i 

repræsentantskabet, fordi den vil være mere fyldestgørende end vedtægterne. Forretningsordenen 

vil afspejle en del af den 'kultur', som er dannet i organisationen. 

b. Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen (afsnit 3.3): 

For mange medlemmer af afdelingsbestyrelser vil arbejdet i en bestyrelse være 

uvant. Det kan være svært at finde sin rolle og beskæftige sig med netop de emner, 

som er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Der kan nemt opstå konflikter, dels internt 

i afdelingsbestyrelsen, dels mellem afdelingsbestyrelsen og boligorganisationen 

repræsenteret ved organisationsbestyrelsen eller administrationen. Det er vigtigt 

at forebygge sådanne konflikter og skabe bedst muligt grundlag for afdelingsbestyrelsens 

arbejde. En forretningsorden er et vigtigt redskab i disse bestræbelser, 

og med loven om almene boliger er det nærmest en forudsætning, at en afdelingsbestyrelse 

arbejder efter en vedtaget forretningsorden. 

c. Forretningsorden for afdelingsmødet (afsnit 3.4): 

Lov om almene boliger giver stor frihed for afdelingsmødet til selv at træffe beslutninger 

om udøvelsen af beboerdemokratiet i afdelingen. Mange afgørelser, som tidligere 

kunne fastlægges i organisationens vedtægter, skal nu træffes af afdelingsmødet. 

Det drejer sig f.eks. om antallet af ordinære afdelingsmøder, om antallet af 

medlemmer af afdelingsbestyrelsen, om valg af afdelingsformand. m.v. For at sådanne 

afgørelser ikke skal træffes hvert år, men alligevel være kendte af alle deltagere 

i et afdelingsmøde, bør afdelingens beslutninger om afdelingsmøderne samles 

i en forretningsorden. 

4. Forretningsgange til forbedret information og samarbejde mellem administration og valgte: 

For valgte repræsentanter såvel som ansatte i enhver funktion i boligorganisationen 

har det stor betydning at have et kendskab til strukturen i den organisation, man er 

valgt eller ansat i.


a. Medarbejderfortegnelse og organisationsplan (afsnit 7): 

Der bør mindst en gang årligt udarbejdes en oversigt over alle valgte repræsentanter 

og alle ansatte. For de ansatte bør der være en beskrivelse af deres arbejdsfelt 

og tilknytning til administration og /eller afdeling. 

b. Vejledning i honorarudbetaling (afsnit 9.2.2): 

For enhver tillidsrepræsentant i en boligorganisation bør reglerne om udbetaling af 

honorarer, godtgørelse for afholdte udgifter til f.eks. transport, kursusdeltagelse 

m.v. være kendte. Reglerne sammensættes af lovens begrænsninger kombineret 

med boligorganisationens interne retningslinier. 

c. Vejledning vedrørende gaver og rejser m.v. (afsnit 9.2.4): 

Der bør ikke kunne opstå misforståelser om organisationens politik for markering af 

mærkedage eller deltagelse i studieture og andre betalte rejser. 

5. Administrative forretningsgange (afsnit 8 og det meste af afsnit 9): 

I den daglige administration kan fejl og misforståelser begrænses ved at de vigtigste 

rutiner beskrives. Især ved oplæring af nye medarbejdere er det af stor betydning, 

at personlig instruktion suppleres med skriftlig beskrivelse af funktionerne. 

Over for boligorganisationens revisorer kan veldokumenterede forretningsgange 

styrke tilliden til administrationens tilrettelæggelse og revisionsarbejdet vil ofte blive 

lettere - og dermed billigere - når der foreligger beskrevne forretningsgange på 

de vigtigste funktioner.

Hvem bestemmer hvad ? 1.2 side 1 

Pkt. 1.2. Hvem bestemmer hvad? 

om beslutningskompetence ved indførelse af skriftlige forretningsgange i boligorganisationer 

Hvem bestemmer hvad? 

Beskrivelse jvf. indholdsfortegnelse Repræsentantskab/ 

generalforsamling 

Organisationsbestyrelse 

Afdelingsbestyrelse Forretningsfører/administration 

2. Vedtægter B F U 

3.1. Forretningsorden for 

organisationsbestyrelsen 

B U 


repræsentantskabsmødet 

B F U 


afdelingsbestyrelsen 

B U 


afdelingsmødet 

F U 

4. Forretningsførerkontrakt 

(Beslutter Administrationsform) 

B (og U) B (og U) 

5. Stillingsbeskrivelse B (og U) U 

6. Overenskomst og stillingsbeskri 

velse for øvrige ansatte, 

ansættelsesbrev 

B for overordnet personale 

(hvis det 

fremgår af 3.1, 4 og 

5) 

B og U for underordnet personale 

U for overordnet personale 

Evt. B (hvis det fremgår 

af 3.1, 4 og 5) 

7. Medarbejderfortegnelse og 

organisationsplan 

B B og U (jvf. 3.1, 4 og 5) 

8. Tegning, prokura og 

underskriftforhold 

B U 

9. Forretningsgange B U 

Andre 

Kommunen påser at 

vedtægter overholder 

loven 

Afdelingsmødet beslutter 

Vedtægterne skal 

respekteres

Vedtægter 2.1 side1 

Pkt. 2.1. Normalvedtægter 

Bekendtgørelse nr. 838 af 20. 09.1996: Normalvedtægter for en selvejende almen boligorganisation 

Bekendtgørelse nr. 839 af 20.09.1996: Normalvedtægter for en almen boligorganisation 

med 

indbetalt garantikapital (garantiorganisation) 

Bekendtgørelse nr. 840 af 20.09.1996: Normalvedtægter for en almen andelsboligorganisation 

Bekendtgørelse nr. 841 af 20.09.1996: Normalvedtægter for en selvejende almen ældreboliginstitution 

Bekendtgørelse nr. 842 af 20.09.1996: Normalvedtægter for en almen forretningsførerorganisation 

med indbetalt garantikapital (garantiorganisation) 

Bekendtgørelse nr. 843 af 20.09.1996: Normalvedtægter for en selvejende almen forretningsførerorganisation 

Bekendtgørelse nr. 844 af 20.09.1996: Normalvedtægter for et alment andelsselskab 

Normalvedtægterne kan ses på Schultz Lovtext Boligorganisation eller rekvireres i BL 

Boligorganisationens egne vedtægter kan indsættes her

Forretningsorden for bestyrelsen 3.1 side 1 

Pkt. 3.1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen 

Introduktion 

Valg til organisationsbestyrelsen sker hvert år på boligorganisationens generalforsamlinger 

eller repræsentantskabsmøder. Valgperioden er højst 2 

år. Genvalg kan dog finde sted. Organisationsbestyrelsen skal altid bestå 

af et ulige antal medlemmer. 

Ifølge normalvedtægterne, der udtrykker mindste krav om beboerindflydelse, 

skal organisationsbestyrelsen træffe nærmere bestemmelser om 

udførelsen af sit hverv. Sådanne nærmere bestemmelser fastlægges bedst 

i en forretningsorden. Forretningsordenen er et uddybende supplement til 

vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes 

organisationsbestyrelsens arbejde bør organiseres. Organisationsbestyrelsen 

fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres. 

Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af organisationsbestyrelsen 

og kræver ikke andres godkendelse for at være gældende.


Forretningsorden for organisationsbestyrelsen 

Kap. 1. Organisationsbestyrelsens beføjelser 

§ 1. Organisationsbestyrelsens ansvar 

Organisationsbestyrelsen forestår den overordnede ledelse af boligorganisationen. 

Den udøver de beføjelser og varetager de pligter der tillægges 

boligorganisationen og organisationsbestyrelsen i henhold til lov om almene 

boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. 

§ 2. Prokura m.m. 

Stk. 2. Organisationsbestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af 

opgaverne mellem organisationsbestyrelse og forretningsfører og fastsætter 

forretningsførerens stillingsbeskrivelse. 

Stk. 3. Organisationsbestyrelsen bør med passende mellemrum vurdere, 

om boligorganisationens daglige administration og drift sker i overensstemmelse 

med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater 

nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. 

Stk. 4. Organisationsbestyrelsen fører tilsyn med forretningsførerens ledelse 

af boligorganisationens virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig 

måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler 

for almen boligvirksomhed og organisationens vedtægter. 

Stk. 5. Organisationsbestyrelsen ansætter og afskediger forretningsføreren. 

Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af organisationsbestyrelsen 

efter indstilling fra forretningsføreren. 

Boligorganisationen tegnes af den samlede organisationsbestyrelse eller af 

2 organisationsbestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være 

formand eller næstformand, i forening med forretningsføreren. 

Stk. 2 Organisationsbestyrelsens formand og forretningsføreren repræsenterer 

boligorganisationen over for offentligheden med mindre organisationsbestyrelsen 

i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 

§ 3. Køb, salg og pantsætning af fast ejendom 

Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved 

køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det skal fremgå af’ 


boligorganisationens vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. 

Kap. 2. Organisationsbestyrelsesmøder 

§ 4. Konstituerende møde 

Senest 2 uger efter det årlige repræsentantskabsmøde eller generalforsamling, 

hvor der har fundet valg sted af organisationsbestyrelsesmedlemmer, 

holder organisationsbestyrelsen konstituerende møde. Hvis boligorganisationens 

øverste myndighed har taget beslutning herom, vælger 

organisationsbestyrelsen en formand og/eller en næstformand af sin egen 

kreds. Mindst den ene af disse skal være valgt af beboerne. 

§ 5. Bestyrelsesmøder 

Stk. 2. I henhold til normalvedtægten kan boligorganisationens øverste 

myndighed vælge en formand og/eller næstformand direkte på generalforsamlingen 

eller repræsentantskabsmødet.

Stk. 1. Der afholdes normalt 6-10 organisationsbestyrelsesmøder årligt. 

Møderne indkaldes af formanden eller af forretningsføreren efter bemyndigelse 

fra formanden. 

Stk. 2. Organisationsbestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner 

det nødvendigt, eller hvis forretningsføreren, 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen 

eller revisor fremsætter ønske om det. 

Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst een uge, 

og indkaldes så vidt muligt skriftligt med angivelse af mødedato, - 

tidspunkt og -sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter sendes 

dagsorden til organisationsbestyrelsens medlemmer med angivelse af 

de sager, som ønskes behandlet. 

Stk. 4. Forretningsføreren deltager i organisationsbestyrelsens møder, 

men har ikke stemmeret. Organisationsbestyrelsen kan dog i det enkelte 

tilfælde træffe bestemmelse om, at forretningsføreren ikke skal overvære 

organisationsbestyrelsesmødet eller dele af dette. 

Stk. 5. Organisationsbestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, 

herunder revisor, deltage i organisationsbestyrelsens møder. 

§ 6. Beslutningsdygtighed 

Organisationsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden 

og yderligere mindst halvdelen af organisationsbestyrelsens 

medlemmer er til stede. Organisationsbestyrelsesmøderne ledes af formanden 

eller i dennes fravær af næstformanden.


§ 7. Afstemning 

Organisationsbestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed 

blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens 

stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 

§ 8. Forretningsførerens rolle 

På organisationsbestyrelsesmøder orienterer forretningsføreren om organisationens 

virksomhed siden det sidste organisationsbestyrelsesmøde, og 

giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for organisationen. 

§ 9. Forhandlingsprotokollen 

Over forhandlingerne i organisationsbestyrelsen føres en protokol. Af denne 

skal fremgå navne på organisationsbestyrelsesmedlemmer, der ikke 

deltog i mødet. Desuden skal angives organisationsbestyrelsens beslutning 

vedrørende de enkelte sager. 

Uenighed Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af organisationsbestyrelsen eller 

forretningsføreren ikke er enig i en beslutning, som organisationsbestyrelsen 

har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort 

begrundelse herfor indført i protokollen. 

Stk. 3. Organisationsbestyrelsesmedlemmerne skal snarest efter mødet 

have tilsendt referatet. Indsigelser og rette forslag til referatet fra medlemmer, 

der har deltaget i mødet, fremsendes skriftligt og inden det følgende 

organisationsbestyrelsesmøde. 

Stk. 4. Referatet med eventuelle rettelser forelægges til godkendelse for 

organisationsbestyrelsen på det næstfølgende møde og underskrives derefter 

af organisationsbestyrelsens formand eller næstformand og forretningsføreren, 

eller af alle tilstedeværende. 

§ 10. Inhabilitet Et organisationsbestyrelsesmedlem eller forretningsføreren må ikke deltage 

i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem organisationen og den pågældende 

eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem 

organisationen og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner 

eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan 

være stridende mod boligorganisationen. 

Stk. 2 Organisationsbestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse 

om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, 

såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt 

erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning.


§ 11. Årsregnskab 

Organisationsbestyrelsen gennemgår det af forretningsføreren forelagte 

udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller 

registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige organisationsbestyrelsesmøde, 

hvor regnskabet er til endelig behandling. 

Stk. 2. Afdelingsregnskaberne skal være underskrevet af afdelingsbestyrelsen, 

efter at de er blevet godkendt af afdelingsbestyrelserne og eventuelt 

har været forelagt for afdelingsmøderne. Efter organisationsbestyrelsens 

godkendelse skal regnskabet godkendes af den øverste myndighed 

(repræsentantskab eller generalforsamling). 

Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til 

kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. 

§ 12. Valg af revisor 

Organisationsbestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet/ 

generalforsamlingen om valg af revisor. Revisor kan deltage i organisationsbestyrelsens 

møder. 

§ 13. Revisionsprotokol 

Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle organisationsbestyrelsesmøder. 

Tilføjelser eller ændringer siden sidste organisationsbestyrelsesmøde 

skal forud fremsendes i kopi til samtlige organisationsbestyrelsesmedlemmer, 

som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat 

skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. 

§ 14. Tavshedspligt 

Organisationsbestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige 

oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom 

samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder 

eller institutioner har særlige interesser. 

§ 15. Suppleanter 

Stk. 2. Tavshedspligten omfatter forretningsfører og andre, der deltager i 

organisationsbestyrelsesmøderne. 

Stk. 3. Organisationsbestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre 

organisationsbestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres 

før et nærmere angivet tidspunkt. 

Suppleanter indkaldes normalt ved varigt forfald.


§ 16. 

§ 17. 

Kap. 3. Ændring af forretningsorden 

Ændringer i denne forretningsorden kan foretages af organisationsbestyrelsen 

med den i § 7 angivne stemmeflerhed. 

Kap. 4. Ikrafttræden 

Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter organisationsbestyrelsens 

vedtagelse. 

____________________________________________ 

Denne forretningsorden er vedtaget af organisationsbestyrelsen den: 

Dato: _______________________________________ 

Organisationsbestyrelsens underskrifter:

Forretningsorden for repræsentantskabsmødet 3.2 side 1 

Forslag til: 

Pkt.3.2. Forretningsorden for repræsentantskabsmødet 

Som retningslinier for repræsentantskabsmøder gælder sammen med boligorganisationens 

vedtægter følgende bestemmelser: 

Repræsentantskabets opgaver 

1. Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. 

Repræsentantskabsmødets afholdelse 

2. Repræsentantskabet træffer beslutning om: 

valg af administrations- og byggepolitik 

nyt byggeri, grundkøb, salg, væsentlige forandringer o. lign. 

kommunalbestyrelsens mulighed for at udpege bestyrelsesmedlemmer 

afdelingernes indvendige vedligeholdelses- og istandsættelsesordning 

valg af administration 

valg af revisor 

vedtægtsændringer 

3. Repræsentantskabet godkender endeligt boligorganisationens og afdelingernes 

årsregnskaber og får forelagt boligorganisationens budget 

efter organisationsbestyrelsens godkendelse. 

4. Repræsentantskabet kan vælge at overlade kompetence til organisationsbestyrelsen 

vedrørende køb og salg af afdelingernes grunde og 

ejendomme samt godkendelse af afdelingernes regnskaber. Bemyndigelsen 

kan til enhver tid trækkes tilbage. 

5. Repræsentantskabet kan vælge at overlade valg af indvendige vedligeholdelses- 

og istandsættelsesordninger til afdelingsmøderne. 

6. Repræsentantskabet vælger alle eller flertallet af medlemmer til organisationsbestyrelsen. 

7. Repræsentantskabet træffer beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet 

selv eller organisationsbestyrelsen vælger formand og/eller 

næstformand for organisationsbestyrelsen. Enten formand eller næstformand 

skal være beboer i boligorganisationen. 

8. Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne 

og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, 

at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes.

Forretningsorden for repræsentantskabsmødet 3.2 side 2 

9. Repræsentantskabsmødet vælger blandt deltagerne en mødesekretær, 

der refererer de trufne beslutninger og det nøjagtige resultat af afstemninger 

samt udfærdiger et kort sammendrag af forhandlingerne. 

Referatet underskrives foruden af mødesekretæren tillige af dirigenten 

og formanden. 

10. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten 

ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes 

af dirigenten. 

11. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse 

til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende 

kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller repræsentantskabsmødet 

måtte fastsætte en begrænsning. Indlæg og forslag til 

et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om 

det pågældende punkt er afsluttet. 

12. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet 

alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne 

stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne 

stemmer. 

13. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Ved andre spørgsmål afgør dirigenten 

afstemningsformen. 

14. Ved valg af formand og næstformand på repræsentantskabsmødet 

gælder, at såfremt der kun foreslås en kandidat til hver post, betragtes 

vedkommende som valgt uden afstemning. 

15. Såfremt der foreslås 2 kandidater til en post, vælges den, der ved 

skriftlig afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne gyldige 

stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages 

omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning. 

16. Såfremt der foreslås flere end 2 kandidater til en post, og ingen kandidater 

ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de 

afgivne stemmer, foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 kandidater, 

der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 

17. Ved valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter gælder, 

at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat 

fald er stemmesedlen ugyldig. 

18. En suppleant indtræder først i repræsentantskabet ved et repræsentantskabsmedlems 

længevarende forfald, eller når en afdelings repræsentant 

i repræsentantskabet er blevet indvalgt i organisationsbestyrelsen.

Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen 3.3 side 1 

Forslag til: 

Pkt.3.3. Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen 

Afdelingsbestyrelsens opgaver 

Som retningslinier for afdelingsbestyrelsens arbejde gælder sammen med 

boligorganisationens vedtægter følgende bestemmelser: 

1. Afdelingsbestyrelsen fører tilsyn med afdelingens vedligeholdelsestilstand 

og pasning samt påser, at der er god orden i afdelingen. 

2. Hvert år gennemgår og behandler afdelingsbestyrelsen forslag fra administrationen 

til budget for afdelingens drift. Afdelingsbestyrelsen 

kan fremkomme med ønsker om tilføjelser eller ændringer m.v. af 

driftsbudgettet og kan begære møde med administrationen herom. 

Afdelingsbestyrelsen forelægger herefter forslag til driftsbudget for afdelingsmødet 

til godkendelse. Organisationsbestyrelsen foretager den 

endelige godkendelse af driftsbudgettet. 

3. Årsregnskab for afdelingen udarbejdes af administrationen og fremsendes 

til afdelingsbestyrelsens og eventuelt afdelingsmødets godkendelse, 

inden repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse. 

4. Eventuelle tvistigheder mellem boligorganisationens ledelse og afdelingsbestyrelsen 

eller afdelingsmødet om driftsbudget og årsregnskab 

indbringes af boligorganisationens ledelse for kommunalbestyrelsen, 

som træffer den endelige administrative afgørelse. 

5. Mindst een gang om året skal afdelingsbestyrelsens medlemmer 

sammen med en repræsentant for administrationen gennemgå afdelingen 

og kan på grundlag af denne gennemgang og administrationens 

oplæg om gennemførelse og økonomiske konsekvenser stille forslag til 

afdelingsmødet om iværksættelse af aktiviteter og arbejder. 

6. Ved fraflytninger foretages syn af boligerne i overensstemmelse med 

reglerne i afdelingens vedligeholdelsesreglement og lejekontrakten. 

Der kan indgås aftale om, at et medlem af afdelingsbestyrelsen kan 

deltage i synet, medmindre fraflytteren udtrykkeligt frabeder sig det. 

7. Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen repræsentanter 

til boligorganisationens repræsentantskab blandt afdelingens 

lejere, disses ægtefæller eller hermed sidestillede personer. Ellers 

foretager afdelingsmødet valget.


Afdelingsbestyrelsens møder 

8. Afdelingsmødet kan bemyndige afdelingsbestyrelsen eller andre grupper 

af beboere, som afdelingsmødet udpeger, til at udøve særlig virksomhed 

ved afholdelse af arrangementer eller fester for børn og unge 

samt kulturelle aktiviteter, f.eks. udgivelse af beboerblad, etablering 

af fritidsklubber og andre aktiviteter. 

9. Eventuel påtale eller klager fra afdelingsbestyrelsen over ejendomsfunktionærers 

arbejde rettes til administrationen, som tager stilling til 

påtalen/klagen sammen med boligorganisationens ledelse. 

10. Mindst een gang hver måned skal der være lejlighed for afdelingens 

beboere til personligt at rette henvendelse til afdelingsbestyrelsen eller 

et af dens medlemmer. 

11. Der pålægges generelt afdelingsbestyrelsens medlemmer og suppleanter 

tavshedspligt vedrørende kendskab til beboeres personlige forhold. 

12. Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen af 

sin egen kreds en formand. Ellers vælges formanden særskilt af afdelingsmødet. 

13. Afdelingsbestyrelsen vælger af sin egen kreds en sekretær, som fører 

protokol over forhandlingerne på afdelingsbestyrelsens møder samt 

over afdelingsmøder. På tilsvarende måde kan afdelingsbestyrelsen 

vælge en kasserer, som fører regnskab vedrørende afdelingsbestyrelsens 

rådighedsbeløb. Afdelingsbestyrelsen fordeler i øvrigt selv opgaverne 

indbyrdes. 

14. Hvervene som formand for eller medlem af afdelingsbestyrelsen er 

ulønnede. 

15. Afdelingsbestyrelsesmøde indkaldes af formanden, der også leder afdelingsbestyrelsens 

forhandlinger. På det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde 

aflægger formanden på afdelingsbestyrelsens vegne beretning 

for det forløbne år. 

16. Afdelingsbestyrelsen holder møde så ofte, det skønnes nødvendigt, eller 

hvis blot et medlem af afdelingsbestyrelsen fremsætter ønske derom. 

17. Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af afdelingsbestyrelsens 

medlemmer er til stede. 

18. Be 

slutning træffes af de mødende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ved 

simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, er formandens stemme 

afgørende. Dersom formanden ikke er 


stede, og stemmerne står lige, udsættes afgørelsen til et senere møde. 

19. Boligorganisationens ledelse og afdelingens beboere skal gøres bekendt 

med tid og sted for afdelingsbestyrelsens møder. 

20. Hvis en repræsentant for administrationen deltager i et møde i afdelingsbestyrelsen, 

tilrettelægges mødet således, at de punkter, hvor de 

pågældendes nærværelse er ønsket, behandles først. 

21. I afdelingsbestyrelsens møder deltager normalt afdelingens (ledende) 

ejendomsfunktionær. Afdelingsbestyrelsen kan bestemme, at den pågældende 

ejendomsfunktionær ikke kan deltage i enkelte møder eller

dele deraf, såfremt særlige forhold gør ejendomsfunktionærens tilstedeværelse 

uhensigtsmæssig. 

22. Lejere og andre har normalt ikke adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens 

møder men kan indkaldes til høring i forbindelse med enkelte 

dagsordenspunkter. 

23. Afdelingsbestyrelsen kan beslutte, at suppleanter helt eller delvis kan 

deltage i afdelingsbestyrelsens møder, dog uden stemmeret. 

24. Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen fraflytter afdelingen eller på 

grund af længevarende sygdom eller lign. træder ud af afdelingsbestyrelsen, 

skal suppleanten indkaldes. 

25. Afdelingsbestyrelsen meddeler administrationen sine og afdelingsmødets 

beslutninger. Afdelingsbestyrelsen varetager ikke administrative 

opgaver.

Forretningsorden for afdelingsmødet 3.4 side 1 

Forslag til: 

Pkt.3.4. Forretningsorden for afdelingsmødet 

Afdelingsmødets opgaver 

Som retningslinier for afdelingsmøderne gælder sammen med boligorganisationens 

vedtægter følgende bestemmelser: 

1. Afdelingsmødet beslutter, om der holdes eet eller to ordinære afdelingsmøder. 

Hvis der holdes to, beslutter afdelingsmødet desuden, 

hvilket der er valgmøde (valg til afdelingsbestyrelse og eventuelt repræsentantskab. 

2. Afdelingens driftsbudget godkendes på det årlige, obligatoriske afdelingsmøde 

(budgetmødet), hvor det også besluttes, hvor detaljeret 

godkendelsen skal være. På samme møde godkendes afdelingsbestyrelsens 

beretning for det forløbne år. 

3. Hvis afdelingsmødet beslutter at godkende afdelingens årsregnskab, 

foregår dette på et særligt afdelingsmøde (regnskabsmødet). 

4. Afdelingsmødet godkender forslag om: 

* arbejder og aktiviteter 

* fordelingsmåde for el og varme 

* individuel måling af vand 

* ændringer af husorden 

* udvidet positivliste med råderet for beboerne 

* iværksættelse af forebyggende arbejde (beboerrådgivere) 

5. Afdelingsmødet træffer beslutning om indvendig vedligeholdelses- og 

istandsættelsesordning, hvis boligorganisationens øverste myndighed 

har uddelegeret dette til afdelingsmødet. 

6. Afdelingsmødet tager i øvrigt stilling til forslag fra beboerne i afdelingen, 

afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste 

myndighed. 

7. Afdelingsmødet kan uddelegere kompetence fra afdelingsmødet og afdelingsbestyrelsen 

til beboergrupper/opgange/områder el. lign. 

8. Afdelingsmødet beslutter afdelingsbestyrelsens størrelse (3 eller flere, 

et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 

9. Afdelingsmødet beslutter om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges 

særskilt på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer 

sig selv.


10. Hvis boligorganisationens øverste myndighed er et valgt repræsentantskab, 

beslutter afdelingsmødet, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer 

og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om 

afdelingsbestyrelsen foretager dette valg. I begge tilfælde er afdelingens 

lejere, disses ægtefæller eller hermed sidestillede personer valgbare. 

Afdelingsmødets afholdelse 

11. Adgang til afdelingsmødet har alle lejere, disses ægtefæller og dermed 

sidestillede personer. Adgang har tillige - men uden stemmeret - boligorganisationens 

bestyrelse og repræsentanter for denne. Endvidere 

kan afdelingsmødet beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden 

stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan beslutte, at andre 

deltager i mødet med taleret. 

12. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne 

i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne 

og denne forretningsorden overholdes. 

13. Afdelingsmødet vælger blandt deltagerne en mødesekretær, der refererer 

de trufne beslutninger og det nøjagtige resultat af afstemninger 

samt udfærdiger et kort sammendrag af forhandlingerne. Referatet 

underskrives foruden af mødesekretæren tillige af dirigenten og afdelingsformanden. 

14. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. 

Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten. 

15. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse 

til dirigenten med oplysning om navn. Taletiden er ubegrænset, indtil 

dirigenten eller afdelingsmødet måtte fastsætte en begrænsning. Indlæg 

og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter 

at debatten om det pågældende punkt er afsluttet. 

16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål 

2 stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 

17. Bortset fra valg og de spørgsmål der i vedtægterne er fastlagt præcise 

stemmeandele for, afgør afdelingsmødet alle spørgsmål ved simpel 

stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer 

tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer. 

18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning 

vedr. andre spørgsmål afgøres ved almindelig stemmeflerhed. Herudover 

afgør dirigenten afstemningsformen. 


19. Ved valg af formand på afdelingsmødet gælder, at såfremt kun én 

kandidat foreslås, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. 

20. Såfremt 2 kandidater foreslås til formandsvalget, vælges den, der ved 

skriftlig afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne gyldige 

stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages 

omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning. 

21. Såfremt flere end 2 kandidater foreslås til formandsvalget, og ingen 

kandidater ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen 

af de afgivne stemmer, foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 

kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer.

22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens 

repræsentantskab og suppleanter gælder, at der 

stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er 

stemmesedlen ugyldig.

Kontrakt 4.1 side 1 

Pkt. 4.1. Ansættelseskontrakt 

Forretningsfører/direktør 

mellem ____________________________________ Boligselskab/Boligforening 

____________________________________ 

____________________________________ 

og ____________________________________ 

____________________________________ 

____________________________________ 

er der indgået følgende ansættelsesaftale: 

§ 1. Tiltrædelse 

Prøvetid 

Med virkning pr. den ___ / ___ 200_ ansættes __________________ 

som forretningsfører i ___________________ Boligselskab/Boligforening. 

De første __ måneder anses for prøvetid, hvor ovennævnte parter gensidigt 

har __ måned(er)s opsigelse. 

§ 2. Ansvar og kompetence 

Bestyrelsen har det overordnede ansvar for boligorganisationen herunder 

for, at organisationen ledes efter vedtægterne og den til enhver tid gældende 

lovgivning. Det er bestyrelsen, der fastlægger de overordnede mål, 

udformer en lokal boligpolitik og strategi m.v. 

Forretningsføreren har, efter retningslinier og beslutninger fastlagt af bestyrelsen, 

ansvaret for den daglige ledelse af boligorganisationens samlede 

virksomhed, og skal stille hele sin arbejdskraft til organisationens rådighed 

og loyalt lede og deltage i de under organisationens virksomhed 

hørende arbejder. 

Alle spørgsmål af ekstraordinær karakter eller af stor betydning skal af 

forretningsføreren forelægges for bestyrelsen. 

Forretningsføreren leder og fordeler det daglige arbejde og fastsætter den 

medarbejders arbejdsområder og beføjelser. 

Forretningsføreren ansætter og afskediger organisationens personale 

bortset fra andre på lederniveau, der ansættes og afskediges af bestyrelsen 


Forretningsførerens arbejds- og ansvarsområder fremgår nærmere af 

særskilte vedhæftede stillingsbeskrivelse for forretningsførere og direktører. 

Den udgør en del af kontrakten, og kan til enhver tid efter forhandling 

ænd- 

res.


§ 3. Lønforhold 

Forretningsføreren må ikke påtage sig andet erhvervsarbejde, lønnet som 

ulønnet eller påtage sig tillidshverv, uden forud indhentet samtykke fra 

bestyrelsen. 

Dette gælder dog ikke fritidserhverv, som ikke kan være til ulempe for boligorganisationen 

eller virker forstyrrende på forretningsførerens daglige 

virke. 

Forretningsførerens prokura til at forpligte organisationen fremgår af særskilt 

bilag ligesom eventuelle øvrige fuldmagtsforhold. 

Forretningsføreren deltager i alle generalforsamlinger, repræsentantskabs- 

og organisationsbestyrelsesmøder. Forretningsføreren deltager endvidere i 

fornødent omfang i andre møder, herunder møder arrangeret af Boligselskabernes 

Landsforening, og kan udelukkes fra møder eller dele heraf efter 

de almindelige bestemmelser om habilitet. 

Bestyrelsens medlemmer må ikke uden forudgående aftale med forretnings- 

føreren drøfte formelle forhold med personalet, eller forhold der er 

omfattet af forretningsførerens ledelsesmæssige ansvars- og kompetenceområder. 

Forretningsføreren er 'født' formand for virksomhedsnævnet/samarbejdsudvalget, 

hvis et sådant er etableret. 

Den aftalte årlige løn, eksklusiv pensionsordning udgør kr. ______,-, der 

udbetales bagud/forud i månedlige rater. Lønnen er fastsat i henhold til 

Finansministeriets lønoversigt for statstjenestemænd/den kommunale løntabel 

lønramme __, skalatrin __. 

Den således aftalte løn reguleres i overensstemmelse med de retningslinier, 

der er gældende for det valgte lønområde. Såfremt forholdene taler 

herfor, kan der optages forhandling om ændringer af de aftalte lønforhold 

m.v. 

Udover den fastlagte løn yder organisationen, så længe ansættelsesforholdet 

gælder, __% af årslønnen til pensionsformål. Herudover kan forretnings-føreren 

vælge at supplere pensionsopsparingen med egen andel 

på __ % af årslønnen. 

Forretningsføreren har fri telefon, men beskattes heraf efter de til enhver 

tid gældende regler. 

For kørsel i egen vogn afregnes efter de til enhver tid gældende regler 

fastsat af Ligningsrådet. 

Afgår forretningsføreren ved døden under ansættelsen, tilkommer der enten 

ægtefællen eller den med forretningsføreren samlevendkt 


§ 4. Andre udgifter 

person eller eventuelle børn under 21 år - en godtgørelse der svarer til 

opsigelsesvarsel fra 

forretningsføreren jvf. § 10. 

Boligorganisationen refunderer forretningsførerens udgifter til repræsentation, 

rejser m.m. efter retningslinier fastlagt af bestyrelsen. 

§ 5. Forsikringsforhold 

Boligorganisationen tegner en heltidsulykkesforsikring for forretningsføreren 

på normale forsikrings- og præmievilkår, og betaler præmien hertil. 

Forsikringen skal dække for kr. _______ ved død og fuldstændig invaliditet. 

I tilfælde af død skal forsikringssummen tilfalde forretningsførerens 

nærmeste pårørende.

§ 6. Efteruddannelse 

Forretningsføreren er berettiget til en i forhold til stillingen passende efteruddannelse, 

som betales af boligorganisationen. Forretningsføreren 

planlægger selv sin efteruddannelse, og underretter bestyrelsens formand 

herom. 

§ 7. Ferie 

§ 8. Sygdom 


§ 10. Ophør 

Forretningsføreren er berettiget til ferie og feriegodtgørelse i overensstemmelse 

med reglerne i ferieloven. Forretningsføreren tilrettelægger sin 

ferie under hensyntagen til selskabets interesser og underretter bestyrelsens 

formand herom. 

Har forretningsføreren ved sygdom i længere tid end __ måneder uafbrudt 

været forhindret i at udføre den virksomhed, hans stilling kræver, eller 

rammes forretningsføreren af en varig svaghed, der gør ham uegnet til at 

udføre den virksomhed, hans stilling kræver, kan selskabet opsige ansættelsesforholdet 

med __ måneders skriftlig varsel. 

Forretningsføreren har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad han erfarer i 

forbindelse med udførelsen af sit arbejde, medmindre der er tale om forhold, 

der efter sagens natur skal bringes til tredjemand kundskab, eller 

forhold som ikke i øvrigt er forbundet med denne pligt. Tavshedspligten er 

også gældende efter ansættelsesforholdets ophør. 

Ansættelsesforholdet ophører uden opsigelse med udgangen af den måned 

forretningsføreren fylder __ år. 

Opsigelse Efter prøvetidens udløb kan ansættelsesforholdet skriftligt fra boligorganisationens 

side bringes til ophør med __ måneders varsel 


og fra forretningsførerens side med __ måneders varsel til udgangen af en 

måned. 

§ 11. Fratrædelsesgodtgørelse 

Såfremt forretningsføreren opsiges af boligorganisationen, uden at dette 

skyldes forretningsførerens misligholdelse, har forretningsføreren ret til en 

kontant fratrædelsesgodtgørelse, svarende til 1 måneds løn for hvert hele 

år ansættelsen har bestået. Godtgørelsen udbetales ved opsigelsesperiodens 

udløb. Godtgørelsen kan dog maksimalt andrage et beløb svarende 

til __ måneders løn. 

§ 12. Misligholdelse 

Skulle boligorganisationen eller forretningsføreren gøre sig skyldig i nogen 

væsentlig misligholdelse af sine pligter efter nærværende kontrakt eller de 

relevante forudsætninger, hvorunder den er indgået, kan den anden part 

ophæve kontrakten uden varsel eller opsige den til et vilkårligt fastsat 

tidspunkt. 

§ 13. Tvister 

§ 14. Kontrakten 

Enhver tvist mellem boligorganisationen og forretningsføreren om denne 

aftale samt forretningsførerens ansættelsesforhold i øvrigt, afgøres efter 

reglerne i Den Kooperative Hovedaftale indgået mellem Det Kooperative 

Fællesforbund og LO i Danmark. 

Nærværende ansættelseskontrakt er udfærdiget i 2 underskrevne eksemplarer, 

hvoraf det ene forbliver hos boligorganisationen, mens det andet 

udleveres til forretningsføreren. 

Ved underskrivelsen af nærværende ansættelseskontrakt kvitteres samtidig 

for modtagelsen af: 

Bilag Boligorganisationens vedtægter.

Kopi af bestyrelsens forretningsorden. 

Kort beskrivelse af nuværende organisation og administration. 

Forretningsorden for forretningsførere og direktører. 

Forretningsførerens prokuraforhold/øvrige fuldmagtsforhold. 

Boligselskabernes Landsforenings vedtægter, (jvf. især § 4). 

Den Kooperative Hovedaftale, (jvf. især § 4). 

Parternes 

Underskrifter Sted og dato , den 199 

For Bolig- 

Organisationen 

Som forretningsfører:


Pkt. 4.2. Vejledning til ansættelseskontrakt for forretningsfører/direktør 

Indledning: 

§ 1. Tiltrædelse 

Stillingsbetegnelse 

Prøvetid 

Organisationspligt 

Ansættelseskontrakten og vejledningen skal anvendes samlet som et vejledende 

værktøj for den enkelte bestyrelse, og skal betragtes som et forslag 

til en standardkontrakt, der naturligvis bør tilpasses den enkelte boligorganisations 

behov og ønsker. 

Vejledningen giver på en række områder en uddybende beskrivelse af ansættelseskontraktens 

enkelte punkter. 

I ansættelseskontrakten er titlen forretningsfører foretrukket af traditionelle 

årsager. Der er ingen juridisk forskel eller andre formelle forskelle 

ved anvendelse af de 2 titler. 

En forretningsfører eller direktør indgår som en integreret del af organisationens 

øverste ledelse. Hvis stillingen reelt repræsenterer den øverste 

ansvarlige daglige ledelse og de dermed forbundne beføjelser (ansvar og 

kompetence) til at træffe beslutninger om virksomhedens daglige drift, er 

en sådan person (forretningsfører eller direktør) ikke omfattet af det arbejdstagerbegreb, 

der anvendes i en lang række beskyttelseslove, som 

funktionærloven, ferieloven m.fl. Der er dog intet til hinder for i en ansættelseskontrakt 

at aftale beskyttelse i henhold til de enkelte paragraffer i 

funktionær- eller ferieloven m.fl. Dette skal blot udtrykkeligt anføres i 

kontrakten. 

Prøvetidens længde afhænger af, hvor meget man har gjort ud af at lære 

hinanden at kende gennem samtaleforløbet forud for ansættelsen. Forudsat 

at de faglige kvalifikationer er til stede, er det primært prøveperiodens 

formål at afprøve 'kemien'. 

I henhold til funktionærloven andrager en normal prøvetid 3 måneder. For 

den øverste administrative leder må en længere prøvetid på f.eks. 6-12 

måneder, anses for at være rimelig for begge parter. Det gensidige opsigelsesvarsel 

i prøvetiden bør være min. 1 måned. 

Boligorganisationerne forpligter sig til kun at beskæftige arbejdstagere, 

der er medlem af en organisation, som er tilsluttet LO. Dog kan der mellem 

de respektive overenskomstparter i særlige tilfælde træffes aftale om 

andet tilhørsforhold. 

Det vil ikke være hensigtsmæssigt at forretningsføreren er omfattet af 

samme overenskomst som medarbejderne. Alternativt kan der etableres 

en særlig HK-overenskomst, der kun omfatter forretningsføreren.


Arbejdstid 

Der nævnes ingen fast arbejdstid, idet der i kontraktens § 2 anføres, at 

forretningsføreren stiller hele sin arbejdskraft til rådighed. Med de tillagte 

ledelsesbeføjelser følger, at forretningsføreren nødvendigvis skal være til 

stede og til rådighed såvel indenfor som udenfor den normale arbejdstid, 

når det er nødvendigt for en forsvarlig drift. 

Ved deltidsansættelse bør der anføres et anslået timeantal eller en procentangivelse 

i forhold til en fuldtidsansættelse. 

§ 2. Ansvar og kompetence 

Bestyrelsen har det overordnede økonomiske og juridiske ansvar, herunder 

for at organisationen ledes efter vedtægterne og den til enhver tid 

gældende lovgivning. Bestyrelsen fastlægger retningslinier for den daglige 

ledelse. I hovedoverskrifter skal forretningsføreren bære ansvaret og 

kompetencen for: 

* den daglige ledelse (herunder edb-sikkerhedsforanstaltninger). 

* at bogførings- og årsregnskabsloven samt de i Lov om almene boliger 

nævnte krav om regnskabsaflæggelse m.m. efterleves. 

* at øvrige regler efter Lov om almene boliger og Lov om leje m.v. efterleves. 

* at der sker en betryggende formueforvaltning. 

Pressen 

Prokura 

Opmærksomheden henledes også på Den Kooperative Hovedaftale og 

Virksomhedsnævnsaftalen som følge af medlemskabet i Det kooperative 

Fællesforbund. 

Alle spørgsmål af ekstraordinær karakter eller af stor betydning skal af 

forretningsføreren forelægges for bestyrelsen. 

Det anbefales, at der udarbejdes en stillingsbeskrivelse for forretningsførere 

og direktører, der i mere eller mindre detaljeret grad beskriver rammerne 

for forretningsførerens daglige ledelsesbeføjelser m.m. 

Enhver henvendelse fra eller til pressen udøves efter retningslinier fra bestyrelsen. 

Ligeledes anbefales det, at der udarbejdes en prokura, der beskriver forretningsførerens 

ret og omfang såvel alene som sammen med andre til at 

underskrive og forpligte selskabet/foreningen og afdelinger. 

Normalt kan enten den samlede bestyrelse eller to bestyrelsesmedlemmer, 

hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i 

forening med forretningsføreren forpligte boligorganisationen og afdelinger. 


§ 3. Lønforhold 

Det pointeres, at der gælder særlige prokuraregler for tinglysningsdokumenter 

i forbindelse med køb, salg og pantsætning af fast ejendom. 

Vejledningen indeholder ingen oplysninger eller anvisninger på lønniveau. 

Lønnen bør tilpasses således, at den ikke overstiger, hvad der er rimeligt 

og passende for en organisation sammenlignet med aktuelle opgaver og 

omfang. Som udgangspunkt kan der sammenlignes med lederstillinger i 

kommuner, andre offentlige virksomheder eller lignende, samt naturligvis 

også andre boligorganisationer. 

Det foreslås enten at anvende finansministeriets lønoversigt for statstjenestemænd 

eller den kommunale løntabel. Ved at vælge et bestemt lønsystem 

følger, at lønreguleringer m.m. automatisk sker i henhold til det 

valgte lønområdes overenskomstaftale.

Pensionsforhold 

Fri telefon m.m. 

Det skal præciseres, om lønnen betales månedsvis forud eller bagud, ligesom 

det er vigtigt at anføre, hvorvidt lønnen indeholder boligorganisationens 

andel til en aftalt pensionsordning. 

Aftale om pensionsordning skal indeholde en formulering af den enkelte 

parts bidragsandel, ligesom det klart skal fremgå, om organisationens andel 

ydes indenfor eller udover den fastlagte løn. 

Det må antages at være normal kutyme, at forretningsføreren har fri telefon. 

Det følger af behovet for, at kunne kontakte forretningsføreren udenfor 

normal arbejdstid, og fordi forretningsføreren må forventes at have et 

væsentligt tjenstligt telefonforbrug fra hjemmet. 

Alternativ telefonordning 

Alternativt kan der ydes et fast telefontilskud. 

”Frynsegoder” 

Kørselsordning 

Generelt skal det tilrådes, at aflønningen finder sted ved den almindelige 

lønfastsættelse, og at der ikke aftales særlige 'frynsegoder', der alene kan 

opfattes som et løntillæg. 

Værdien af sådanne ydelser er også begrænset efter skattereformen, som 

indebærer skattepligt af de fleste 'frynsegoder'. 

Sædvanligvis aftales en kørselsordning, hvor kørsel i egen bil afregnes efter 

de til enhver tid gældende regler fastsat af Ligningsrådet. 

Alternativ kørselsordning 


Bil til rådighed 

Bestyrelsen og forretningsføreren kan alternativt forhandle og beslutte en 

anden kørsels- eller bilordning. 

Såfremt der er et stort tjenstligt kørselsbehov, og bestyrelsen finder det 

hensigtsmæssigt, kan det alternativt aftales, at der for boligorganisationens 

regning stilles en bil til rådighed for forretningsføreren. Det skal 

præciseres i hvilken prisklasse, og hvornår en eventuel udskiftning kan 

finde sted. 

Kørsel i udlandet sker normalt for egen regning. 

Alternativ formulering: 

Der stilles en bil til rådighed for forretningsføreren, og boligorganisationen 

afholder samtlige udgifter hermed bortset fra privatkørsel i udlandet. 

Bilens anskaffelsessum, der reguleres med nettoprisindekset, må ikke 

overstige kr. ________. Det er samtidig vedtaget, at bilen kan udskiftes 

hvert __ år, eller når den har kørt __________ kilometer. 

Stilles der bil til rådighed, bør det anføres, at forretningsføreren er forpligtet 

til fra opsigelsestidspunktet/ved ansættelsesforholdets ophør uanset 

årsag, at tilbagelevere bilen til boligorganisationen. 

Tilbageholdelsesret 

Forretningsføreren kan ikke udøve tilbageholdelsesret i bilen for noget 

krav, han måtte have mod selskabet. 

Skattemæssige konsekvenser 

De skattemæssige konsekvenser for forretningsføreren vedrørende frynsegoder 

m.m. er boligorganisation uvedkommende. Boligorganisationen 

følger de til enhver tid gældende regler om indberetningspligt m.m. til 

myndighederne.

Den samlede lønsum 

Før en ansættelseskontrakt tiltrædes, bør bestyrelsen undersøge og sikre 

sig, at værdien af forretningsførerens samlede lønsum (dvs. summen af 

den aftalte årsløn, pensionsordning, fri telefon, fri bil, forsikringsordninger, 

fratrædelsesordninger m.m.) ikke overstiger, hvad der er rimeligt og 

passende for en boligorganisation med de aktuelle og fremtidige opgaver 

samt omfang. 

§ 4. Repræsentationsudgifter 

Forretningsføreren følger i almindelighed organisationens til enhver tid 

gældende regler om refusion af afholdte udgifter i forbindelse med repræsentation, 

møder og lignende mod aflevering af originalbilag. Bestyrelsen 

kan fastsætte nærmere retningslinier for påtegning/attestation af sådanne 

bilag.



Forretningsføreren vil normalt være omfattet af den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. 

Ønsker organisationen at tegne en ulykkesforsikring, må 

dette ske særskilt. 

Hvis der ikke aftales tegning af en ulykkesforsikring, kan paragraffen udgå. 

Såfremt parterne aftaler, at der skal tegnes en heltidsulykkesforsikring, 

skal dæknings summen aftales. Det anbefales at kontakte sit forsikringsselskab. 

Såfremt en forsikring tegnes, og det anføres, at forsikringssummen tilfalder 

forretningsførerens nærmeste pårørende som begunstigede, anses de 

i rækkefølge at være: 

Ægtefælle, registreret samlever og børn som værende indsat. Såfremt intet 

anføres, udbetales summen til boet. 

§ 6. Efteruddannelse 

Forretningsføreren er normalt berettiget til en i forhold til stillingen passende 

efteruddannelse, og bør i hvert enkelt tilfælde drøfte dette med bestyrelsens 

formand. 

§ 7. Ferie 

Kutyme er, at forretningsføreren følger ferielovens bestemmelser om ferie 

og feriegodtgørelse. Tiltræder forretningsføreren midt i året, er han berettiget 

til en forholdsmæssig del af den aftalte ferie. 

§ 8. Sygdom 


Såfremt stillingen indebærer betydeligt merarbejde, eksempelvis i form af 

omfattende mødevirksomhed udenfor normal arbejdstid eller lignende, 

kan forretningsføreren som kompensation herfor forhandle sig til en længere 

ferie end anført i ferieloven. Ferie afholdes under hensyntagen til selskabets 

interesser, og aftales med bestyrelsesformanden. 

Tidsperioden for et længere sygdomsfravær eller ved varig svaghed, der 

gør forretningsføreren forhindret eller uegnet til at udføre den virksomhed, 

hans stilling kræver, bør i kontrakten tidsangives. En retningslinie for selskabets 

opsigelsesmulighed kunne være 1 måned pr. påbegyndt ansættelsesår, 

min. 3 måneder, max. mellem 6 og 12 måneder. 

Som for enhver anden medarbejder gælder tavshedspligten også for forretningsføreren. 

Det kan yderligere præciseres, at alt boligorganisationen tilhørende materiale 

skal tilbageleveres boligorganisationen ved fratrædelsen uanset årsagen.


§ 10. Ophør 

Opsigelse 

Det bør anføres i kontrakten, hvornår forretningsføreren automatisk og 

uden yderligere opsigelsesvarsel skal forlade sin stilling, når en bestemt 

alder opnås. Dette giver begge parter mulighed for uden overraskelse at 

planlægge og indrette sig med henblik på fremtiden. Aldersgrænsen kan 

eksempelvis følge den alder, hvor folkepension opnås. 

Udover prøvetiden bør der aftales et gensidigt opsigelsesvarsel, eksempelvis 

1 måned pr. påbegyndt ansættelses år, min. 3 måneder og max. 12 

måneder. 

§ 11. Fratrædelsesgodtgørelse 

Det er helt op til boligorganisationen, om man vil indgå aftale om fratrædelsesgodtgørelse. 

Fratrædelsesgodtgørelse aftales under forudsætning af, at der ikke er tale 

om misligholdelse fra forretningsførerens side. 

Alternativ godtgørelse 

Alternativt kan der henvises til funktionærlovens § 2a, hvori anføres, at 

såfremt en funktionær, der uafbrudt har været beskæftiget i samme virksomhed 

i 12, 15 eller 18 år opsiges, skal arbejdsgiveren udrede et beløb 

svarende til h.h.v. 1, 2 eller 3 måneders løn. 

Vælger boligorganisationen at lade ansættelsesforholdet ophøre uden at 

angive en egentlig årsag, kan der aftales en fratrædelsesgodtgørelse, eksempelvis 

svarende til 1 måneds løn for hvert hele år ansættelsen har bestået, 

alternativt et fast beløb svarende til et bestemt antal månedslønninger. 

Fratrædelsesgodtgørelsen bør altid maksimeres - eksempelvis til højst 6 

måneders løn. 

§ 12. Misligholdelse 

Misligholdes det aftalte ansættelsesforhold, kan ansættelseskontrakten 

ophæves omgående og uden varsel, hvorved ansættelsesforholdet omgående 

ophører. Klausulen har gensidig virkning. 

§ 13. Tvister 

Tvister og uoverensstemmelser m.m. afgøres efter bestemmelserne i Den 

Kooperative Hovedaftale. 

Gennem medlemskabet i Boligselskabernes Landsforening (BLs vedtægter 

§ 4) er medlemmerne forpligtet til at efterkomme aftaler mellem Landsorganisationen 

i Danmark og Det Kooperative Fællesforbund om fremgangsmåden 

ved behandling af faglig strid og interessetvister. Det er derfor 

af betydning, at den kommende for 


§ 14. Kontrakten 

Afsluttende bemærkninger 

retningsfører gøres bekendt med indholdet i Den Kooperative Hovedaftale 

m.m. 

Parterne underskriver 2 enslydende ansættelseskontrakter, og modtager 

hver et eksemplar. 

Hvor der i ansættelseskontrakten refereres til særlige bilag eller bekendtgørelser, 

bør disse udleveres. Herudover må det anbefales at overdrage 

kopier af forskellige andre dokumenter, hvis indhold bestyrelsen mener, 

det er hensigtsmæssigt at bringe til den kommende forretningsførers 

kendskab.

Som afsluttende bemærkning skal det understreges, at såvel ansættelseskontrakten 

som vejledningen er tænkt som værktøjer for den enkelte bestyrelse. 

Materialet er kun vejledende. 

I konkrete ansættelsessituationer står Boligselskabernes Landsforening 

naturligvis til rådighed med yderligere vejledning og rådgivning. 

Stillingsbeskrivelse 4.3 side 1 

Pkt. 4.3. Stillingsbeskrivelse for forretningsførere og direktører i almene boligorganisationer 

§ 1. Det overordnede ansvar 

Forretningsføreren varetager den daglige ledelse af boligorganisationens 

samlede virksomhed i overensstemmelse med boligorganisationens vedtægter 

og den til enhver tid gældende lovgivning. Forretningsføreren skal 

følge de retningslinier og anvisninger, som bestyrelsen fastsætter. 

Stk. 2. Dispositioner, som efter boligorganisationens forhold er af usædvanlig 

art eller af særlig stor betydning skal af forretningsføreren forelægges 

bestyrelsen, medmindre bestyrelsens beslutning ikke kan afventes 

uden væsentlig ulempe for selskabets virksomhed. I så fald kan forretningsføreren 

disponere efter samråd med selskabets formand eller næstformand, 

og bestyrelsen skal snarest muligt herefter underrettes om den 

trufne disposition. 

Stk. 3. Det påhviler forretningsføreren løbende at orientere bestyrelsen 

om boligorganisationens virksomhed, og at give bestyrelsen oplysning om 

alle forhold af betydning for dennes virke. 

Stk. 4. §§ 10 og 14 i forretningsordenen for bestyrelsen finder tilsvarende 

anvendelse på forretningsføreren. 

§ 2. Arbejde ved bestyrelsesmøder 

Forretningsføreren skal komme med indstilling om alle forhold af væsentlig 

betydning for boligorganisationens virksomhed. 

Stk. 2. Forretningsføreren er pligtig til at deltage i bestyrelsens møder, 

med mindre bestyrelsen bestemmer andet. Er en forretningsfører forhin-

dret i at deltage i et bestyrelsesmøde, skal denne meddele dette til formanden. 

Stk. 3. Forretningsføreren skal bistå bestyrelsens formand med forberedelsen 

af bestyrelsens møder, herunder udfærdigelse og udsendelse af 

dagsorden og materiale, samt drage omsorg for, at der udfærdiges referat 

af bestyrelsens møder, og at dette udsendes til bestyrelsens medlemmer. 

§ 3. Den kooperative Hovedaftale 

Som medlem af Boligselskabernes Landsforening (BL) og i henhold til BLs 

vedtægter er boligorganisationen underlagt og omfattet af de pligter og 

rettigheder, der er beskrevet i Den kooperative Hovedaftale samt virksomhedsnævnsaftalen. 

Som en særlig følge heraf udøves den daglige ledelse 

under iagttagelse og respekt heraf. 

§ 4. Personale- og organisationsforhold 


Forretningsføreren ansætter og afskediger normalt boligorganisationens 

øvrige personale inden for det af bestyrelsen godkendte personalebudget 

og lønregulativ. 

Stk. 2. Det påhviler forretningsføreren at sørge for, at boligorganisationen 

bestandig er i besiddelse af en forsvarlig, hensigtsmæssig og effektiv administration. 

Stk. 3. Forretningsføreren drager omsorg for, at der i fornødent omfang 

udarbejdes en personalepolitik med det formål til stadighed at skabe engagerede 

og ansvarsbevidste medarbejdere, der er velkvalificerede til de 

opgaver, de skal varetage. Dette kan realiseres gennem samarbejde med 

medarbejderne med henblik på udvikling af ønskværdige personalepolitikker 

som: 

* Organisations- og samarbejdspolitik. 

* Ansættelses- og afskedigelsespolitik. 

* Uddannelsespolitik. 

* Arbejdsmiljøpolitik. 

* Alkohol- og rusmiddel politik. 

Stk. 4. Forretningsføreren leder og fordeler det daglige arbejde, og fastsætter 

den enkelte medarbejders arbejdsområder og beføjelser. Dette 

indbefatter udarbejdelse og ajourføring af en organisationsplan samt en 

funktionsbeskrivelse for den enkelte medarbejders arbejdsfunktion, ansvarsområde 

og eventuelle beføjelser. 

Stk. 5. Forretningsføreren er ansvarlig for, at det daglige arbejde udføres i 

overensstemmelse med foreliggende forretningsgange, eventuelle revisionsinstrukser 

og sikkerhedsbestemmelser, og skal endvidere løbende sikre, 

at medarbejderne er bekendte med, og efterlever disse. 

Stk. 6. Forretningsføreren er forpligtet til at etablere et samarbejdsforum 

blandt medarbejderne til fremme og udvikling af arbejdsmiljøet og afholde 

møder med passende mellemrum. 

Stk. 7. Forretningsføreren er ligeledes ansvarlig for, boligorganisationens 

personale modtager informationer, der har generel betydning for boligorganisationens 

virksomhed samt den enkelte medarbejders ansættelsesforhold 

og arbejdsfunktion. 

§ 5. Overenskomster 

Forretningsføreren forhandler overenskomster, lokalaftaler m.m., og forelægger 

disse for bestyrelsen til godkendelse og påser efterfølgende, at de 

efterleves. 

§ 6. Regnskaber

Forretningsføreren er ansvarlig for rettidig udarbejdelse af boligorganisationens 

og afdelingernes budgetter og regnskaber, og at disse fremlægges 

til godkendelse i de relevante forsamlinger.


§ 7. Byggeaktiviteter m.m. 

Forretningsføreren medvirker og forestår administration af enhver form 

for byggeaktivitet herunder nybyggeri, bygningsrenovering samt andre 

aktiviteter i tilknytning hertil, og varetager enhver finansiel og økonomisk 

interesse i forbindelse hermed. Han kan dog antage den fornødne ekspertbistand 

i forbindelse hermed, såsom arkitekt, ingeniør, advokat 

el.lign. efter aftale med bestyrelsen. 

Stk. 2. Forretningsføreren er forpligtet til at orientere bestyrelsen, såfremt 

det skønnes hensigtsmæssigt helt at overlade sådanne opgaver til fremmed 

assistance, hvorefter bestyrelsen må tage stilling til spørgsmålet. 


Forretningsføreren er ansvarlig for organisationens samlede forsikringsportefølje, 

således at lovpligtige og andre nødvendige forsikringer er tegnet 

i fornødent omfang og med en til enhver tid tilstrækkelig dækning. 

§ 9. Formueforvaltning 

Forretningsføreren er, under særlig iagttagelse af reglerne herom, forpligtet 

til at forvalte boligorganisationens og afdelingernes midler bedst muligt. 

§ 10. Beboerdemokratiet 

Forretningsføreren er forpligtet til at vejlede og bistå den enkelte afdeling/afdelingsbestyrelse 

samt medvirke til at opretholde et godt samarbejde 

mellem beboerne, beboerdemokratiet og de ansatte. 

Stk. 2. Forretningsføreren bistår i fornødent omfang afdelingerne i projekt- 

og udvalgsarbejde. 

§ 11. Revision og myndigheder 

Forretningsføreren er forpligtet til at samarbejde med selskabets revisor, 

og varetager i almindelige forhold endvidere den daglige kontakt med offentlige 

myndigheder. 

§ 12. Pressen 

Enhver henvendelse fra eller til pressen udøves efter retningslinier fra bestyrelsen. 

§ 13. Kompetencetvivl 

Forretningsføreren er, i alle forhold hvor han måtte være i tvivl om sin 

kompetence eller i tilfælde, hvor der måtte opstå spørgsmål i forbindelse 

med organisationens drift, forpligtet til at forelægge sådanne for formanden/organisationsbestyrelsen 

til drøftelse og afgørelse. 

§ 14. Prokura 


§ 15. Ændringer 

Forretningsførerens prokuraforhold til at kunne forpligte boligorganisationen, 

fremgår af særskilt bilag tillige med øvrige fuldmagtsforhold. 

Ændringer i denne stillingsbeskrivelse kan foretages af bestyrelsen med 

den stemmeflerhed der er angivet i § 7 i bestyrelsens forretningsorden. 

§ 16. Ikrafttrædelse 

Denne stillingsbeskrivelse træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. 

Denne stillingsbeskrivelse er vedtaget af bestyrelsen den:

Dato:__________________________________ 

Bestyrelsens underskrifter: 

Administrationsaftale 4.4 side 1 

Bilag 

Pkt. 4.4. Oversigt over administrative funktioner 

Den daglige administration omfatter følgende: 

Opnotering af boligsøgende på ventelister og oprykningslister. 

Udlejning af boligorganisationens boliger. 

Udfærdigelse af lejekontrakter samt opkrævning af betaling forbundet 

hermed. 

Udsende varslingsskrivelser om huslejereguleringer m.v. 

Løbende opkrævning af huslejer, vand, varme, el samt andre ydelser 

og forbrugsafgifter samt kontrol med indbetalinger. 

Gennemføre rykkerprocedure af ikke rettidige betalte pengepligtige 

ydelser herunder foranledige inkassoprocedure gennemført. 

Bogføring. 

Registrering af lejemål der opsiges. 

Foranledige at der gennemføres syn ved fraflytninger og at der efterfølgende 

sker behørig og rettidig afregning. 

Foranlediger syn ved indflytninger. 

Behandling af personlige og skriftlige henvendelser herunder også 

klager fra beboere. 

Foretage relevante indkøb. 

Indhentning af tilbud. 

Rekvirering af håndværkere. 

Rådgive ved mindre moderniserings- og forbedringssager. 

Varetage forsikringssager. 

Tilsyn / inspektion med bygningsvedligeholdelse, installationer og 

udearealer. 

Aflæggelse af periodevis tilstandsrapport til brug for organisationsbestyrelsen 

og afdelingsbestyrelserne. 

Udarbejdelse af langtidsbudget over den løbende bygningsvedligeholdelse. 

1 gang årligt at gennemgå og evt. foretage justeringer af langtidsbudgettet.

Følge op på beslutninger om igangsættelse af bygningsvedligeholdelsesarbejdere 

jf. budgetterede og planlagte aktiviteter. 

Der kan inden for de enkelte funktionsområder aftales særlige instrukser 

med organisationsbestyrelsen om f.eks. håndtering af pludseligt opståede 

skader, valg af håndværkere, valg af leverandører, sagsbehandling og orienteringspligt 

m.fl. 

Ved gennemførelse af projekter eller forhold, hvortil der eventuelt kan 

søges og opnås økonomisk tilskud, det være sig offentlige eller private 

midler er administrator behjælpelig med at søge sådanne midler. 


Administrator udarbejder 10-års drifts- og vedligeholdelsesplaner til forelæggelse 

for afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet 

Administrator foranlediger, at der foretages tilsyn med afdelingernes almindelige 

vedligeholdelse og forestår denne. Ekstraordinær vedligeholdelse 

samt bygnings-vedligeholdelsesopgaver forestås efter samråd med bestyrelsen. 

Sted: _________________________, dato:_____________________ 

_________________________ 

____________________ 

Underskrift Underskrift


Pkt. 4.5. Udkast til administrationsaftale 

Administrationsaftale 

Mellem 

X- boligorganisation 

Adresse 

9999 By 

i det efterfølgende kaldet administrator 

og 

Y-boligorganisation 

Adresse 

9999 By 

i det efterfølgende kaldet boligorganisation er indgået følgende administrationsaftale: 

Aftalegrundlag. 

Aftalen omfatter alle boligorganisationens afdelinger. Administrator varetager 

alle administrative ydelser, der omfatter såvel boligorganisationen 

som alle afdelinger i drift. Administrator er ansvarlig for overholdelse af 

gældende lovgivning, boligorganisationens vedtægter, boligorganisationens 

beslutninger for vedligeholdelsesregler, udlejningsregler, husordener 

mv. samt eventuelle reglementariske bestemmelser. 

Administrator drager omsorg for, at der i ethvert forhold anvendes de løsninger, 

som er teknisk og økonomisk mest gunstig for boligorganisationen. 

Som en del af aftalegrundlaget er der udarbejdet en administrativ funktionsoversigt. 

Såfremt Y-boligorganisation beslutter at gennemføre aktiviteter, der ligger 

uden for denne aftales rammer, optager parterne drøftelser herom med 

henblik på at indgå skriftlig tillægsaftale om administrators forpligtelser og 

honorering.


Ikrafttrædelse, honorering og opsigelse. 

Administrationsaftalen træder i kraft den __________ og kan gensidigt 

opsiges med 6 måneders varsel til udgangen af boligorganisationens regnskabsår. 

Aftalen kan dog tidligst opsiges til udgangen af år 200X. 

Ved aftalens indgåelse andrager det årlige administrationsbidrag kr. 

XXXXXX, der erlægges kvartalsvis bagud. Beløbet reguleres en gang årligt 

første gang den 1. januar 200X og følger samme procentvise regulering, 

som vedtages af bestyrelsen i administrators boligorganisation for så vidt 

angår egne afdelinger. 

Ved en eventuel opsigelse skal regnskabet færdiggøres for det regnskabsår, 

hvori opsigelsen har fundet sted. Budgetlægning for efterfølgende år 

skal udfærdiges af boligorganisationen selv. 

Sekretariatsfunktion. 

Den samlede administrations- sekretariatsfunktion udøves fra administrators 

kontoradresse. 

Administrator er ansvarlig overfor boligorganisationens bestyrelse, offentlige 

myndigheder, revision m.fl. 

Administrator varetager den ledelsesmæssige funktion af eventuelle fastansatte 

medarbejdere og drager omsorg for deres aflønning og er ansvarlig 

for overholdelse af indgåede overenskomster og lokalaftaler. Administrator 

indstiller til boligorganisationens bestyrelse om genforhandling af 

overenskomster samt ansættelser og afskedigelser. 

Administrator er til enhver tid forpligtet til på forlangende af boligorganisationens 

bestyrelse eller tilsynsmyndighed at fremlægge dokumentation for 

enhver økonomisk eller juridisk disposition, der er omfattet af 

denne aftale. 

Revision. 

Boligorganisationens bestyrelse er forpligtet til at arbejde positivt for, at 

der vælges samme revisionsfirma, som anvendes i administrators boligorganisation.


Særlige forhold. 

Udgifter til håndværkere, lønninger til ejendomsfunktionærer m.m. afholdes 

af boligorganisationen over afdelingernes driftsudgifter. Udgifter til revision 

afholdes af boligorganisationen. Nævnte udgifter er ikke omfattet af 

administrationsbidraget. 

Administrators ydelse omfatter ikke nybyggeri eller (større) bygningsrenoveringssager, 

hvor ekstern finansiering er påkrævet via bank eller realkreditinstitut. 

Hvis nybyggeri eller større bygningsrenoveringssager igangsættes, optages 

der forhandling om byggestyring, administration, teknisk bistand, tilsyn 

m.m. samt honorering herfor. 

Sekretariatsvirksomheden omfatter: 

Administrator udarbejder budgetter for såvel boligorganisationen som de 

enkelte afdelinger og deltager i fornødent omfang ved afholdelse af repræsentantskabsmøder, 

bestyrelsesmøder, afdelingsmøder og andre møder 

efter behov og forelægger hvert år revisionspåtegnede regnskaber for 

boligorganisationens samlede virksomhed. 

Administrator forpligter sig til at oprette og løbende vedligeholde et arkiv, 

hvor alt materiale opbevares. Ved aftalens ophør overdrages alt arkivmateriale 

til boligorganisationen. 

Administrator udøver den samlede sekretariatsfunktion overfor organisationsbestyrelsen 

og øverste myndighed, og varetager herunder bl.a.: 

Udarbejdelse af dagsorden og skriftlige bestyrelsesoplæg. 

Udarbejdelse af referater og opfølgning på beslutninger. 

Udarbejdelse, behandling og forelæggelse af boligorganisationens og 

afdelingernes budgetter og regnskaber herunder også vand-, varme- 

, el- og antenneregnskaber. 

Det løbende samarbejde med og bistand til de valgte afdelingsbestyrelser. 

Henvendelser fra og til tilsynsmyndigheden, andre offentlige myndigheder, 

beboerklagenævn, lejerne, Boligselskabernes Landsforening, 

Landsbyggefonden, Byggeskadefonden, leverandører, håndværkere 

m.fl. 

Deltager i møder med eksterne samarbejdspartnere efter behov.


Fuldmagtsforhold. 

Udsendelse af løbende informationer til boligorganisationens bestyrelse 

og afdelingsbestyrelsesmedlemmer herunder også om kursus- og 

konferenceaktiviteter m.m. 

At koordinere indkøb og andre forhold der kan medvirke til en effektiv 

og rationel drift og forvaltning. 

Administrator er bemyndiget til at underskrive for og i øvrigt disponere på 

boligorganisationens vegne og til at meddele kvitteringer for ind- og udbetalinger. 

For så vidt angår særlige dispositioner skal der aftales fuldmagtsforhold. 

Formueforvaltning. 

Boligorganisationens kassebeholdning anmeldes i administrators fællesforvaltning, 

der modtager alle indbetalinger og afholder alle udgifter vedrørende 

boligorganisationen og dens afdelinger. 

Forsikringsforhold. 

Administrator forvalter såvel boligorganisationens som afdelingernes likvide 

midler på betryggende måde og foretager nødvendig formuepleje i 

overensstemmelse med boligorganisationens vedtagne politik for kapitalforvaltning 

for at opnå størst muligt afkast til lavest mulig risiko. 

I samarbejde med organisationsbestyrelsen varetager administrator boligorganisationens 

løbende forsikringsforhold. Administrator foranlediger en 

gennemgang mindst hvert andet år af boligorganisationens forsikringsportefølje 

med henblik på at sikre størst mulig dækning til lavest mulig præmie. 

I øvrigt påser administrator, at boligorganisationen er omfattet af de til 

enhver tid lovpligtige forsikringer. 

Særlig aftale om lokalt kontor. 

Boligorganisationens nuværende kontor, beliggende på adressen 

xxxxxxxx, 9999 By opretholdes indtil videre med det primære formål lokalt 

at kunne yde service overfor boligorganisationens beboere. Det er aftalt 

at bemande kontoret med en administrativ medarbejder xx timer pr. 

uge, der fordeles på en eller flere hverdage inden for tidsrummet kl. 10.00 

– 17.00. Herudover kan organisationsbestyrelsen disponere over lokalerne 

til brug for lokale aktiviteter. 

Sted: _________________________, dato:_____________________ 

_________________________ ____________________ 

Underskrift Underskrift

Ansættelsesaftale 5.1.1 side 1 

Pkt. 5.1.1. Eksempel på ansættelseskontrakt med administrativ medarbejder 

§1 – Parterne 

Mellem boligorganisationen 

Og 

Medarbejderen 

CPR-nr. ________ 

Boende __________ 

Er der dags dato oprettet følgende ansættelseskontrakt: 

§2 – Arbejdssted 

2.1. Du udfører arbejdet på boligorganisationens adresse _____ 

§3 – Arbejdsbeskrivelse 

3.1. Du ansættes som ________ med primær reference til _______. 

§4 – Ansættelsesforholdets starttidspunkt 

4.1. Ansættelsesforholdet på begyndes den __________ 2002. 

Ansættelsesancienniteten regnes fra dette tidspunkt. 

§5 – Ansættelsesforholdets forventede varighed, hvor der ikke er tale om en tidsubestemt 

ansættelse (dvs. tidsbegrænset ansættelse) 

§6 – Ferie 

6.1. Du får ferie med løn/feriegodtgørelse i overensstemmelse med Ferieloven, som er 

gældende for ansættelsesforholdet. 

6.2. Ved opsigelse er det aftalt, at boligorganisationen, uanset opsigelsesvarslets 

længde, kan placere mest mulig ferie i opsigelsesperioden uden varsel fra og med 

ferieåret 2002/2003, da dette vil være en naturlig følge af forholdet. 

6.3. Antal særlige feriedage. 

§7 – Opsigelsesvarslet 

Under ansættelsesforholdet gælder følgende opsigelsesvarsler: 

7.1. De første tre måneder af ansættelsesforholdet er prøvetid, og i denne kan opsigelse 

gensidigt finde sted med 14 dages varsel til en hvilken som helst dag, dog 

således at fratrædelse sker senest samtidig med prøvetidens udløb. 

7.2. Ansættelsesforholdet kan derefter opsiges af dig med en måneds varsel til ophør 

ved udløbet af en kalendermåned. 

7.3. Af boligorganisationen kan ansættelsesforholdet efter prøvetiden opsiges til ophør 

ved udløbet af en kalendermåned således:

Ansættelsesaftale 5.1 side 2 

Med et varsel på en måned, hvis opsigelse afgives inden udløbet af 5 måneder 

(incl. Prøvetid), 

Med et varsel på tre måneder, hvis opsigelse afgives inden udløbet af 2 år og 

ni måneder, 

Med et varsel på 4 måneder, hvis opsigelse afgives inden udløbet af fem år 

og otte måneder, 

Med et varsel på 5 måneder, hvis opsigelse afgives inden udløbet af otte år 

og syv måneder og 

Med et varsel på 6 måneder, hvis opsigelse afgives herefter. 

7.4. Opsigelse efter prøvetidens udløb skal ske skriftligt fra begge sider og være modtageren 

i hænde senest den sidste dag i måneden. 

7.5. Funktionærloven dækker ansættelsesforholdet. I øvrigt løses enhver arbejdsretslig 

uoverensstemmelse i henhold til Hovedaftalen mellem LO og DKF. 

120-dages reglen 

7.6. Uanset ovennævnte opsigelsesvarsler er det en aftale, at ansættelsesforholdet 

kan opsiges med en måneds varsel til ophør ved udløbet af en kalendermåned, 

når følgende tre betingelser alle er opfyldt: 

§8 – Løn 

Du skal indenfor de seneste forløbne tolv måneder have oppebåret løn under 

sygdom i 120 dage incl. Søndage og helligdage. 

Opsigelsen skal ske i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage. 

Opsigelsen skal ske, mens du endnu er syg. 

8.1. Lønnen er ved tiltrædelsen aftalt til kr. ________,- pr. måned, der vil blive udbetalt 

månedligt bagud senest den sidste arbejdsdag i måneden. Lønnen er jobløn 

således, at der i lønnen er taget højde for almindeligt forekommende merarbejde. 

Der ydes således ikke særskilt betaling for overtidsbetaling, forskudt-tidstillæg, 

arbejde på søndage og helligdage, pension og lignende. 

8.2. Med hensyn til pension indbetaler boligorganisationen xx% af månedslønnen til 

”x-pensionsordning”. 

§9 – Arbejdstid 

9.1. Den daglige arbejdstid er mellem kl. _______________ 

9.2. Der er aftalt mødetid således, at du møder kl. ______ og går kl. ________ 

§10 – Kollektive overenskomster 

10.1. Følgende overenskomst regulerer ansættelsesforholdet: __________ 

§11 – Øvrige vilkår (Se bilag). 

,den_________________. den_________________. 

Boligorganisationens underskrift Arbejdstagerens underskrift 


Bilag til Ansættelseskontrakt for Administrative medarbejdere. 

Overarbejde 

Aftalen om overarbejde samt aflønning heraf bør beskrives, eller hvor der er indgået en overenskomst, 

bør der ske en direkte henvisning til overenskomstens bestemmelse med anførelse af 

§ i overenskomsten. 

Barselsregler og herunder løn under barsel 

Også i dette punkt bør en eventuel henvisning til overenskomstbestemmelser fremgå med henvisning 

til § nummer. 

Løn under sygdom som ikke-funktionær 

Værnetings- og voldgiftsklausuler 

Skiftende arbejdssteder/rejseaktivitet

Konkurrence- og/eller kunde klausuler 

Uddannelsesklausuler 

Prøvetid 

Fribolig/Tjenestebolig 

Herudover kan der være en række forhold, der efter en konkret vurdering, kan være så væsentlige, 

at de bør fremgå direkte af ansættelseskontrakten: 

Tavshedspligt 

For så vidt angår den tavshedspligt, som går ud over reglerne i markedsføringsloven. 

Ret til videreuddannelse 

Bierhverv 

Ret til opfindelser 

Lønregulering 

Kun de faste regler kan anføres. Det vil ikke være nødvendigt at justere ansættelseskontrakter 

ved hver kommende lønregulering. Lønregulering som følge af forfremmelser bør medføre ændring 

af ansættelseskontrakten, idet stillingsbetegnelse eventuelt også skal ændres. Aftaler om 

bonus/salgsbonus, som fastlægges løbende ved forhandling med en eller flere medarbejdere, 

kan aftales i et særskilt bilag, som dog i alle tilfælde bør vedhæftes ansættelseskontrakten. 

Forudsætning for ansættelse 

Det kunne eksempelvis være bopælspligt, kørekort, ren straffeattest m.v. 

Forsikringer 

Eksempelvis kan nævnes forsikringsordninger for medarbejdere og behandling på privathospitaler 

med videre og særligt, hvor der også er skattemæssige konsekvenser. 


Arbejdsredskaber 

Det drejer sig f.eks. telefoner, mobiltelefoner, personlige computere, hvor medarbejderen har 

ret til delvis privat benyttelse af de pågældende effekter. 

I det omfang et boligselskab har en personalehåndbog, kan en række oplysninger om ansættelsesforholdet 

angives en sådan personalehåndbog. F.eks. kan boligselskabets politik vedrørende 

barselsregler formelt set godt anføres i en personalehåndbog under forudsætning af, at der i 

ansættelseskontrakten er en direkte henvisning til det punkt i personalehåndbogen, hvorunder 

barselsreglerne er nævnt. Der er herudover en række forhold, der kan oplyses i en personalehåndbog: 

Særlige fridage 

Hvis boligselskabet har faste fridage, f.eks. i forbindelse med jul, nytår m.v. 

Omsorgsdage/feriefridage 

E-mail politik/Internetpolitik 

Det bemærkes, at der for hver boligselskab skal være en e-mail politik, som eventuelt kan udleveres 

som et bilag. Hvis der er emner på internettet, som medarbejderen i arbejdstiden ikke må 

have adgang til (eksempelvis pornorelaterede hjemmesider, racistiske hjemmesider m.m.) skal 

dette oplyses sammen med konsekvenserne af en sådan handling, hvis dette alligevel sker. 

Personalegoder 

F.eks. medarbejderrabatter, frokostordning, adgang til at bruge boligselskabets indkøbsordninger 

m.v. 

Regler om barns første sygedag 

Regler om sygemelding og lægeerklæring 

Beklædningskrav


Pkt. 5.2.1. Aftale om ansættelse som ejendomsfunktionær, varmemester/gårdmand 

(ikke til brug for løsarbejdere) 

§1 – Parterne 

Mellem boligorganisationen 

Og 

Medarbejderen 

CPR-nr. ________ 

Boende __________ 

Er der dags dato oprettet følgende ansættelseskontrakt: 

§2 – Arbejdssted 

2.1. Du udfører arbejdet på boligorganisationens adresse _____ 

§3 – Arbejdsbeskrivelse 

3.1. Du ansættes som ________ med primær reference til _______. 

§4 – Ansættelsesforholdets starttidspunkt 

4.1. Ansættelsesforholdet påbegyndes den __________ 2002. 

Ansættelsesancienniteten regnes fra dette tidspunkt. 

§5 – Ansættelsesforholdets forventede varighed, hvor der ikke er tale om en tidsubestemt 

ansættelse (dvs. tidsbegrænset ansættelse) 

§6 – Ferie 

6.1. Du får ferie med løn/feriegodtgørelse i overensstemmelse med Ferieloven, som er 

gældende for ansættelsesforholdet. 

6.2. Ved opsigelse er det aftalt, at boligorganisationen, uanset opsigelsesvarslets 

længde, kan placere mest mulig ferie i opsigelsesperioden uden varsel fra og med 

ferieåret 2002/2003, da dette vil være en naturlig følge af forholdet. 

6.3. Antal særlige feriedage. 

§7 – Opsigelsesvarslet 

Under ansættelsesforholdet gælder følgende opsigelsesvarsler: 

7.1. De første tre måneder af ansættelsesforholdet er prøvetid, og i denne kan opsigelse 

gensidigt finde sted med 14 dages varsel til en hvilken som helst dag, dog 

således at fratrædelse sker senest samtidig med prøvetidens udløb. 

7.2. Ansættelsesforholdet kan derefter opsiges af dig med en måneds varsel til ophør 

ved udløbet af en kalendermåned. 


7.3. Af boligorganisationen kan ansættelsesforholdet efter prøvetiden opsiges til ophør 

ved udløbet af en kalendermåned således: 

Med et varsel på en måned, hvis opsigelse afgives inden udløbet af 5 måneder 

(incl. prøvetid), 

Med et varsel på 3 måneder, hvis opsigelse afgives inden udløbet af 2 år og 

ni måneder, 

Med et varsel på 4 måneder, hvis opsigelse afgives inden udløbet af fem år 

og otte måneder, 

Med et varsel på 5 måneder, hvis opsigelse afgives inden udløbet af otte år 

og syv måneder og 

Med et varsel på 6 måneder, hvis opsigelse afgives herefter. 

7.4. Opsigelse efter prøvetidens udløb skal ske skriftligt fra begge sider og være modtageren 

i hænde senest den sidste dag i måneden. 

7.5. Funktionærloven dækker ansættelsesforholdet. I øvrigt løses enhver arbejdsretslig 

uoverensstemmelse i henhold til Hovedaftalen mellem LO og DKF.

7.6. Så længe du er ansat i __________ boligorganisation, skal du være medlem af et 

forbund under LO. Medlemskabet skal være etableret inden 5 uger efter ansættelsen. 

120-dages reglen 

7.7. Uanset ovennævnte opsigelsesvarsler er det en aftale, at ansættelsesforholdet 

kan opsiges med en måneds varsel til ophør ved udløbet af en kalendermåned, 

når følgende tre betingelser alle er opfyldt: 

§ 8 – Løn 

Du skal indenfor de seneste forløbne tolv måneder have oppebåret løn under 

sygdom i 120 dage incl. søndage og helligdage. 

Opsigelsen skal ske i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage. 

Opsigelsen skal ske, mens du endnu er syg. 

Ejendomsfunktionærer med mere end 4 års anciennitet oppebærer løn under sygdom 

i 180 dage, før ansættelsesforholdet kan opsiges med en måneds varsel. 

Lønområde:____. Grundløn, varmemestre/gårdmænd 

Funktionstillæg: 

Kvalifikationstillæg: 

Personligt ureguleret tillæg (udligningstillæg mellem gammel og ny 

løn) 

Løn i alt pr. måned 

Lønnen udbetales månedsvis bagud. 

Til stillingen er knyttet en overenskomstaftalt arbejdsmarkedspension i PKS-Pension. Boligorganisationen 

betaler 2/3 og medarbejderen betaler 1/3 af den til enhver tid gældende procentvise 

bidragssats. 


Fra lønnen trækkes medarbejderens bidrag til arbejdsmarkedspension, for tiden: 

___ %. 

Boligforeningen/boligselskabet indbetaler herudover et bidrag på: 

___ %. 

Du har oplyst, at 

Kr. 

Kr. 

Kr. 

__ du er tilmeldt arbejdsmarkedspension i ___________ 

__ du ikke er tilmeldt arbejdsmarkedspensionsordning i noget 

selskab. 

Betingelsen for optagelse i arbejdsmarkedspensionen er, at du er fyldt 20 år, og har 6 måneders 

anciennitet, hvis du ikke tidligere har været tilknyttet en overenskomstbaseret arbejdsmarkedspensionsordning. 

Tilmelding til arbejdsmarkedspension sker på boligforeningens/boligselskabets 

foranstaltning. 

§9 – Arbejdstid 

9.1. Den daglige arbejdstid er mellem kl. _______________ 

§10 – Kollektive overenskomster 

10.1. Følgende overenskomst regulerer ansættelsesforholdet: Mønsteroverenskomsten. 

§11 – Øvrige vilkår (Se bilag). 

Vedlagt: Den kooperative hovedaftale 

Mønsteroverenskomsten 2002 – 2005. 

Lokal aftale af ________________________ 

Regulativ(er) vedrørende __________________ 

Funktionsbeskrivelse for stillingen. 

Forskelligt informationsmateriale om den almene boligsektor. 

Undertegnede tiltræder herved stillingen som ejendomsfunktionær på nævnte betingelser: 

Kr. 

Kr. 

__ 

__

,den_________________. den_________________. 

Boligorganisationens underskrift Arbejdstagerens underskrift


Bilag til Ansættelseskontrakt for ejendomsfunktionærer. 

Overarbejde 

Aftalen om overarbejde samt aflønning heraf bør beskrives, eller hvor der er indgået en overenskomst, 

bør der ske en direkte henvisning til overenskomstens bestemmelse med anførelse af 

§ i overenskomsten. 

Barselsregler og herunder løn under barsel 

Også i dette punkt bør en eventuel henvisning til overenskomstbestemmelser fremgå med henvisning 

til § nummer. 

Løn under sygdom som ikke-funktionær 

Værnetings- og voldgiftsklausuler 

Skiftende arbejdssteder/rejseaktivitet 

Konkurrence- og/eller kunde klausuler 

Uddannelsesklausuler 

Prøvetid 

Fribolig/Tjenestebolig 

Herudover kan der være en række forhold, der efter en konkret vurdering, kan være så væsentlige, 

at de bør fremgå direkte af ansættelseskontrakten: 

Tavshedspligt 

For så vidt angår den tavshedspligt, som går ud over reglerne i markedsføringsloven. 

Ret til videreuddannelse 

Bierhverv 

Ret til opfindelser 

Lønregulering 

Kun de faste regler kan anføres. Det vil ikke være nødvendigt at justere ansættelseskontrakter 

ved hver kommende lønregulering. Lønregulering som følge af forfremmelser bør medføre ændring 

af ansættelseskontrakten, idet stillingsbetegnelse eventuelt også skal ændres. Aftaler om 

bonus/salgsbonus, som fastlægges løbende ved forhandling med en eller flere medarbejdere, 

kan aftales i et særskilt bilag, som dog i alle tilfælde bør vedhæftes ansættelseskontrakten. 

Hjemmearbejdsplads 

Forudsætning for ansættelse 

Det kunne eksempelvis være bopælspligt, kørekort, ren straffeattest m.v.


Forsikringer 

Eksempelvis kan nævnes forsikringsordninger for medarbejdere og behandling på privathospitaler 

med videre og særligt, hvor der også er skattemæssige konsekvenser. 

Arbejdsredskaber 

Det drejer sig f.eks. telefoner, mobiltelefoner, personlige computere, hvor medarbejderen har 

ret til delvis privat benyttelse af de pågældende effekter. 

I det omfang et boligselskab har en personalehåndbog, kan en række oplysninger om ansættelsesforholdet 

angives en sådan personalehåndbog. F.eks. kan boligselskabets politik vedrørende 

barselsregler formelt set godt anføres i en personalehåndbog under forudsætning af, at der i 

ansættelseskontrakten er en direkte henvisning til det punkt i personalehåndbogen, hvorunder 

barselsreglerne er nævnt. Der er herudover en række forhold, der kan oplyses i en personalehåndbog: 

Særlige fridage 

Hvis boligselskabet har faste fridage, f.eks. i forbindelse med jul, nytår m.v. 

Omsorgsdage/feriefridage 

E-mail politik/Internetpolitik 

Det bemærkes, at der for hver boligselskab skal være en e-mail politik, som eventuelt kan udleveres 

som et bilag. Hvis der er emner på internettet, som medarbejderen i arbejdstiden ikke må 

have adgang til (eksempelvis pornorelaterede hjemmesider, racistiske hjemmesider m.m.) skal 

dette oplyses sammen med konsekvenserne af en sådan handling, hvis dette alligevel sker. 

Personalegoder 

F.eks. medarbejderrabatter, frokostordning, adgang til at bruge boligselskabets indkøbsordninger 

m.v. 

Regler om barns første sygedag 

Regler om sygemelding og lægeerklæring 

Beklædningskrav

Funktionsbeskrivelse 5.2.2 side 1 

Forslag til 

Pkt. 5.2.2. Generel funktionsbeskrivelse for ejendomsfunktionærer 

Ejendomsfunktionærerne kan opdeles i 2 stillingsgrupper: Varmemestre 

eller gårdmænd. 

Varmemesteren har, foruden sin deltagelse i de daglige arbejdsopgaver, 

almindeligvis ansvaret for ejendommens forsyninger (varme, vand, el 

m.v.) samt den ordinære drift, der typisk også indeholder tilsynsfunktioner. 

Varmemesteren kan endvidere tillægges ledelsesmæssige beføjelser i 

forhold til andre ejendomsfunktionærer. 

Gårdmanden arbejder primært med mere konkrete vedligeholdelsesmæssige 

og serviceorienterede opgaver. 

For stillingerne gælder, at der fordres kørekort til minimum traktor, for at 

kunne bestride stillingerne. 

Ejendomsfunktionærernes jobfunktioner 

* Tilsyn med forsyningsinstallationer og tekniske anlæg, herunder evt. 

også kendskab til elektronisk styret anlæg. 

* Medvirke ved den langsigtede vedligeholdelsesplanlægning. 

* Bygningsmæssige vedligeholdelsesopgaver. 

* Beboerservice. 

* Ren- og vedligeholdelse af ejendommens indvendige og udvendige 

arealer. 

* Rekvirering og kontrol af håndværkere og andre leverandører, herunder 

overvåge kvaliteten af udført arbejde, indkøbte maskiner m.m. 

* Flytte syn og udfærdigelse af flytterapporter. 

* Medvirke til snerydning og glatførebekæmpelse også uden for normal 

arbejdstid. 

Under de nævnte jobfunktionsområder forekommer naturligvis en lang 

række konkrete (rutineprægede) arbejdsopgaver omkring den daglige 

drift. 

Samspillet mellem beboerne, boligorganisationens administration, håndværkere 

og andre kræver udpræget gode evner til at samarbejde, ligesom 

åbenhed, myndig adfærd samt selvstændighed må siges at være absolut 

nødvendige egenskaber i jobbet. 

Der lægges stor vægt på at kunne planlægge, prioritere egne arbejdsopgaver 

samt være i stand til at udføre disse målbevidst. Ordenssans og gode 

formuleringsevner er en selvfølge.

Funktionsbeskrivelse 5.2.2 side 2 

Beboerne er dine primære kunder. Lysten og interessen er drivhjulet i 

jobbet, der til stadighed er under forandring og udvikling, ligesom en personlig 

positiv grundholdning til begrebet 'At det er godt at bo godt' er forudsætningen. 

Boligorganisationen har sammen med medarbejderne udarbejdet et personaleregulativ, 

der indeholder følgende emner: Uddannelse/efteruddannelse, 

alkohol- og rusmiddelpolitik, arbejdsbeklædning, 

vagtordning, der indgår som en del af ansættelsesvilkårene.

UDBUD AF EN 

BOLIGORGANISATIONS ADMINISTRATION, HERUNDER AF EGNE AFDELINGER (EJENDOMME).

Udbudsmateriale 6.1 side 2 

INDHOLDSFORTEGNELSE 

1 Indledning 58 

2 Udbud af administrationen eller lokalt samarbejde 58 

3 Hvorfor udbud 59 

4 Orientering 59 

5 Hvorledes tænkes den fremtidige administration praktiseret 

efter udbud 60 

6 EU-udbudsregler 60 

7 Prækvalifikation 61 

8 Fremsendelse af udbudsmateriale 61 

9 Hvilke administrationsudgifter er ikke med i udbuddet 62 

10 Vurdering af tilbuddene 62 

11 Afsluttende forhandling og kontrakt 62 


13 Løbende opfølgning på kontrakt m.v. 63 

14 Ophør og evt. genforhandling af kontrakt 63 

1 Udbud af administration af NN By Andelsboligforening 72 

2 Vilkår for/omfang af tilbud 72 

3 Forbehold 74 

4 Tilbudsbehandling 74 

5 Bilag 1 – Primær ejendomsforvaltning 74 

6 Bilag 2 – Sekretariatsvirksomhed for organisationens bestyrelse 

og generalforsamling/REPRÆSENTANTSKAB 76 

7 Bilag 3 – Beboerdemokrati og beboerkontakt 76 

8 Bilag 4 – Administration af nybyggeri, modernisering og 

ombygningssager 77 

1 Grundlag for aftale 78 

2 Kontraktperiode 78

3 Pris for administration 79 

4 Bilag til denne aftale 80 

5 Underskrifter 80 

Bilag 

1 INDLEDNING 

– Bilag 1 Udbudsannonce – prækvalifikation, dansk avis. 

– Bilag 2 Udbudsbekendtgørelse – prækvalifikation, EU-Tidende. 

– Bilag 3 Anmodning om at afgive tilbud på administration. 

– Bilag 4 Afslag efter prækvalifikation. 

– Bilag 5 Udbudsmateriale. 

– Bilag 6 Kontrakt. 


Formålet med dette notat er at beskrive de nødvendige overvejelser om mulig fremgangsmåde, 

såfremt en boligorganisation ønsker at udbyde administrationen af sine ejendomme (afdelinger) 

til andre. 

Som bilag til notatet er vedhæftet diverse eksempler, som kan tilpasses en konkret udbudssituation. 

Det anbefales at boligorganisationen søger professionel bistand ved gennemførelse af et sådan 

udbud. 

2 UDBUD AF ADMINISTRATIONEN ELLER LOKALT SAMARBEJDE 

Boligselskabernes Landsforening udsendte i 2000 et debatoplæg om lokalt samarbejde mellem 

boligorganisationerne. Notatet indeholdt en række anbefalinger om at søge ind i større enheder, 

hvilket bl.a. kunne indebære sammenslutning eller fusion af flere boligorganisationer. 

Såfremt en boligorganisation i stedet foretrækker at udbyde administrationsopgaven i konkurrence, 

er det nødvendigt at få belyst flere alternative løsningsmodeller hvorefter man kan vælge 

den, som levere den bedste kvalitet i forhold til prisen. Dette kan også indebære, at boligorganisationen 

beslutter at bibeholde den hidtidige egen administration – eventuelt i ændret form. 

Boligorganisationens bestyrelse har (under respekt af lovgivning, tilsyn og repræsentantskab/generalforsamling) 

ansvaret for driften og den daglige administration m.v. i boligorganisationen. 

Således er det, uanset om boligorganisationen har opbygget egen administration eller 

om den har overladt selve administrationsopgaven til andre. Hvis administrationsopgaven udføres 

af en ”fremmed” administrator, der er en selvstændig virksomhed/organisation, har denne 

imidlertid et særskilt (administrations) ansvar over for boligorganisationen og dennes bestyrelse 

og afdelinger- professionelt. 

Boligorganisationens øverste myndigheds og bestyrelsens samt afdelingsbestyrelsens forhold 

(pligter, rettigheder og ansvar) er efter en sådan overdragelse principielt uændret i forhold til 

lovgivningen.

En fremmed administrator kan indgå aftaler i boligorganisationens navn, såvel beboerne som 

håndværkere, kreditgivere og alle andre. Omfanget og eventuelle begrænsninger bør aftales i 

kontrakten, og der bør udformes særlige fuldmagter. Boligorganisationens økonomiske midler 

(f.eks. bankindestående og obligationsbeholdning) registreres fortsat hos bankforbindelsen i 

boligorganisationens navn, men administrator disponerer således efter en fuldmagt fra organisationsbestyrelsen. 

Enkelte landsdækkende administrationsselskaber har dog opnået dispensation 

fra lovkravet om at midlerne registreres i boligorganisationens navn igennem den som – 

såkaldte fællesforvaltningsordning. 

Overladelse af administrationen til en fremmed administrator kan dog indebære væsentlige ændringer 

i dagligdagen for såvel beboere, ansatte som boligorganisationens bestyrelse. Dette afhænger 

naturligvis af hvilken aftale, der indgås med den administrator, som er udvalgt efter 

udbuddet. For at administrator kan tilbyde sin ydelse billigst muligt og med de 

færreste efterfølgende problemer, har han formodentligt et administrativt oplæg med 


strømlinede forretningsgange på alle væsentlige områder. Dette må boligorganisationen 

langt hen af vejen være indstillet på skal følges, således at fravigelser herfra vil koste ekstra. 

3 HVORFOR UDBUD 

4 ORIENTERING 

Begrundelsen for at udbyde administrationen af boligorganisationens ejendomme kan være følgende 

forhold: 

- Administrationsudgifter ser ud til at væve for høje sammenlignet med andre tilsvarende, boligorganisationers 

udgifter, og man ønsker selvsagt ikke en højere husleje end nødvendigt. 

- For at sikre en professionalisering af administrationen. 

- De stærkt øgede krav der i dag stilles til administrationen af fast ejendom. 

Ovenstående vil også kunne opnås ved at indlede et samarbejde med andre boligorganisationer, 

men hvis boligorganisationen evt. tillige udbyder opgaven til interesserede, opnår man større 

sikkerhed for at kunne vælge den rigtigste løsning for netop den pågældende boligorganisation. 

Boligorganisationer, der ønsker administrationen udført af fremmed (tredjemand), er i øvrigt 

underlagt reglerne i EU’s tjenesteydelsesdirektiv, hvis administrationsudgifterne overstiger den 

aktuelle tærskelværdi, jf. pkt. 6. nedenfor. 

Ideen til overvejelser om udbud af de administrative opgaver opstår normalt og typisk i boligorganisationens 

bestyrelse og repræsentantskab, men kan også stamme fra utilfredshed med administrationen 

i de enkelte afdelinger. 

Hvis bestyrelsens overvejelser munder ud i, at man går videre, skal boligorganisationens medarbejdere 

orienteres herom. 

Hvis administrationsformen herefter ønskes ændret, fx fra egen administration til fremmed administration, 

skal boligorganisationens øverste myndighed (repræsentantskab eller generalforsamling) 

have forelagt og godkendt bestyrelsens planer. 

Herefter bør tilsynsmyndigheden (boligorganisationens hjemstedskommune) orienteres om den 

trufne beslutning. Henvis evt. til særligt BL-Info herom. 

I det demokratiske forløb kan det have betydning at sikre de ansatte, medarbejderes forhold. 

De ansatte vil være beskyttet af loven om virksomhedsoverdragelse. 

Bestyrelsen bør ved den tidlige og foreløbige orientering af alle ovenstående gøre opmærksom 

på muligheden for, at boligorganisationens egen administration måske opretholdes som følge af, 

at udbudet ikke giver det ønskede resultat.


5 HVORLEDES TÆNKES DEN FREMTIDIGE ADMINISTRATION PRAKTISERET EFTER UDBUD 

Bestyrelsen skal inden udbuddet fastlægge følgende: 

1. Ønsker boligorganisationen helt eller delvist at opretholde administrations- og mødelokaler 

lokalt, enten i de nuværende eller nye lokaler? 

2. Hvilke krav stilles der til ekspedition og servicering af nuværende og kommende beboere? 

Skal det ske fra lokalerne (pkt. 1) lokalt og med hvilken åbningstid? 

3. Hvorledes skal boligorganisationens nuværende administrationspersonale stilles? Der kan 

enten være tale om fratræden/opsigelse eller krav om fremtidig ansættelse hos ny administrator. 

Medarbejderne vil normalt være beskyttet af loven om virksomhedsoverdragelse. 

4. Tidsmæssig horisont for udbuddet. Den vil f.eks. kunne være 3-5 år med en kort prøveperiode. 

I aftaler uden tidsbegrænsning bør aftales et gensidigt opsigelsesvarsel på fx 6 måneder 

til udgangen af et regnskabsår. Efter en sådan årrække skal opgaven på ny udbydes, 

medmindre man igen ønsker egen administration. 

6 EU-UDBUDSREGLER 

Generelt 

Der skal gennemføres EU-udbud, hvis prisen over en 4-årig periode samlet forventes at overstige 

tærskelværdien (pt. kr. 1.860.600 excl.moms) jvf. udbudsreglerne i EU om offentlige indkøb 

af tjenesteydelser. Oplysninger og vejledning herom kan bl.a. indhentes hos Konkurrencestyrelsen, 

www.KS.dk samt i Boligministeriets vejledning fra maj 1996 : Tjenesteydelsesdirektivets 

anvendelse i de almennyttige boligselskaber udsendt til medlemmerne ved BL-info nr. 23 af 30. 

maj 1996. 

Boligorganisationen kan frit vælge mellem udbudsformerne 1) offentligt udbud eller 2) begrænset 

udbud. 

Udbuddene skal følge helt bestemte retningslinjer med formalia, tidsfrister etc. Udbuddet skal 

bl.a. annonceres i EU-Tidende i Luxembourg. 

Tidsfristen for afholdelse af offentligt udbud er 52 dage i forhold til datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen/annoncen 

til Publikationskontoret (EU-Tidende). Tidsfristen ved begrænset 

udbud, dvs. med prækvalifikationsrunde er først 37 dage (1. fase/prækvalifikationsfasen) og 

herefter 40 dage efter afsendelse af opfordring til at afgive tilbud. 

Indrykning af udbudspublikation/annonce i EU-Tidende er gratis. 

Eksempel på udbudsbekendtgørelse/annonce til EU-Tidende er vedlagt som bilag. 


Tærskelværdi kr. 1.860.600 (excl. moms). 

Det forventelige grundbeløb for den administration, som er omfattet af udbuddet vil for 2003 

være kr. 2.300-2.600/lejemål/år. 

Dvs. at en boligorganisation med dette antal lejemål vil være omfattet af EU-udbudsreglerne. 

Hvis der er aftalt en bestemt kontraktperiode, foretages der fornyet udbud efter ovenstående 

regler efter kontraktperiodens udløb. Hvis der derimod indgås en løbende kontrakt med et aftalt 

opsigelsesvarsel, skal nyt udbud som hovedregel først foretages, når kontrakten eventuelt opsiges 

af en af parterne, men ved manglende opsigelse skal opgaven dog udbydes ”med jævne 

mellemrum”, dog mindst hvert 5 år.

Ansvaret for overholdelse af udbudsreglerne har udbyder, dvs. bestyrelsen på boligorganisationens 

vegne. 

7 PRÆKVALIFIKATION 

Såfremt boligorganisationen ønsker at udbyde administrationen ved et begrænset udbud startes 

med en prækvalifikationsfase. 

Som bilag er vedlagt eksempler på udbudsbekendtgørelse/annonce, såvel til EU-udbud som til 

ikke EU-udbud. 

I prækvalifikationsfasen anmodes interesserede om at afgive oplysninger til boligorganisationen 

således, at boligorganisationens bestyrelse kan udvælge de potentielle administratorer, som 

derefter opfordres til at give tilbud i anden fase – efter at have modtaget udbudsmaterialet fra 

boligorganisationen. 

Uanset om prækvalifikationen er offentliggjort i aviser/EU-Tidende m.v., kan det være relevant 

at fremsende kopi af bekendtgørelse/annonce til orientering til potentielle administratorer, som 

boligorganisationen gerne ser interesseret i prækvalifikationen. 

Efter at der er afholdt prækvalifikation, skal bestyrelsen udvælge 3-5 interesserede administratorer 

til at afgive tilbud. Dette skal ske skriftligt, jf. nedenfor under pkt. 8. 

Alle interesserede kan anmode om at blive prækvalificerede, men bestyrelsen bør kun udvælge 

de emner til at afgive tilbud, som opfylder følgende: 

– Dokumenteret relevant erfaring og know-how inden for ejendomsadministration, evt. også 

erfaring med administration af almene boligorganisationer og ejendomme. 

– Administrativ kapacitet. 

– Rimelig økonomi, herunder passende egenkapital. 

– God servicemæssig indstilling over for såvel beboere som bestyrelse. 

– Erfaring og fremsyn vedrørende beboerdemokrati. 


Interesserede administratorer, som bestyrelsen fravælger ved prækvalifikationen, skal have 

skriftlig besked herom. 

8 FREMSENDELSE AF UDBUDSMATERIALE 

Som bilag til dette materiale er vedlagt et eksempel på udbudsmateriale. 

Udbudsmaterialet skal være tilpasset bestyrelsens ønske til fremtidig administration, som omtalt 

i dette notat, afsnit 5. 

Udbudsmaterialet skal klart indeholde en beskrivelse af de kriterier, som bestyrelsen vil anvende 

ved valg af fremtidig administrator. 

Ved udbuddet er det væsentligt, at boligorganisationen udover selve den almindelige administration 

oplyser om eventuelle ønskede ”ekstraopgaver”, som måske eller ved nærmere aftale 

skal honoreres særskilt; jf. pkt. 9. Andre eks. herpå kan være: Udbud af bygherreopg. 

– Fremtidigt nybyggeri – forventet. 

– Omfang af forbedringsopgaver i afdelingerne med huslejeforhøjelse. 

– Nyetablering af fysisk tilstandsvurdering i afdelingerne.

Udover selve udbudsmaterialet bør der vedlægges boligorganisationens vedtægter, diverse væsentlige 

reglementer vedtaget af boligorganisationens øverste myndighed, sidste årsregnskab 

og sidste revisionsprotokollat vedrørende sidste årsregnskab. 

9 HVILKE ADMINISTRATIONSUDGIFTER ER IKKE MED I UDBUDDET 

Følgende udgifter vil det være formålstjenligt at holde udenfor udbuddet: 

– Bestyrelsesudgifter, bestyrelsesvederlag, mødeudgifter, kursusudgifter, studieture og repræsentation 

(konto 501 og 502). 

– Revision (konto 521). 

10 VURDERING AF TILBUDDENE 

Efter tilbudsfristen er udløbet, kan tilbuddene på boligorganisationens vegne åbnes af bestyrelsen 

og dennes rådgiverer(e). 

Tilbuddene gennemgås, vurderes og sammenlignes ud fra de kriterier, som bestyrelsen har oplyst 

over for tilbudsgiverne at man vil anvende ved valg af fremtidig administrator i boligorganisationen. 

Såfremt tilbuddene indeholder forbehold, vurderes betydningen heraf for boligorganisationen. 

Disse forbehold må evt. prissættes. 


11 AFSLUTTENDE FORHANDLING OG KONTRAKT 

Efter vurdering af tilbuddene, indledes forhandling med den administrator, som har givet det 

bedste tilbud. 

Forhandlingen omfatter: 

– Eventuelle forbehold. 

– Ekstraopgaver – omfang og honorering. 

– Kontraktperiode, prøveperiode, opsigelsesvarsler m.v. 

– Risikoforhold – ansvar ved overtagelse af administrationen, herunder ansvarsforsikring 

– Praktiske forhold ved overtagelse/etablering af fremtidig administration. 

– Igangværende bygge- og renoveringssager 

Efter forhandlingens afslutning udarbejdes skriftlig aftale med udgangspunkt i udbudsmateriale 

og administrators tilbud samt ovenstående endelige forhandlinger. 

Det er væsentligt, at der ved indgåelse af kontrakten ikke sker bindinger i strid med boligorganisationens 

vedtægter, lovgivning m.v. 

Efter kontraktens indgåelse skal der ske skriftlig orientering til de tilbudsgivere, som ikke blev 

valgt som administrator. 

12 ORIENTERING 

Efter at bestyrelsen har indgået kontrakt med en ny administrator, skal der ske en relevant orientering 

herom til følgende: 

1. Beboere. 

2. Personale. 

3. Tilsyn. 

4. Bank og revisor. 

5. Boligorganisationens samarbejdspartnere (leverandører, håndværkere, teknikere etc.).

Orienteringen bør indeholde oplysning om, at boligorganisationen naturligvis opretholdes som 

selvstændig juridisk og organisatorisk enhed, og at administrator handler på boligorganisationens 

vegne. 

13 LØBENDE OPFØLGNING PÅ KONTRAKT M.V. 

Boligorganisationens bestyrelse skal sikre en forsvarlig drift af boligorganisationen og dens afdelinger. 

Driften skal tilrettelægges efter rationelle administrationsmetoder, og forvaltningsudgifterne 

skal søges holdt på det lavest mulige niveau. 

Ved forvaltningen skal beboernes interesser tilgodeses og boligorganisationens og afdelingernes 

anliggender varetages bedst muligt. Boligorganisationens bestyrelse er pligtig til at føre tilsyn 

med administrators overholdelse af administrationskontrakten samt at administration og drift af 

boligorganisationen fortsat overholder såvel boliglovgivningen som vedtægterne i boligorganisationen. 

På disse punkter er bestyrelsens 


opgave således uændret af, at boligorganisationens administration er overdraget til en ekstern 

administrator. 

14 OPHØR OG EVT. GENFORHANDLING AF KONTRAKT 

Ved kontraktperiodens ophør eller i forbindelse med opsigelse af kontrakten kan der ske genforhandling 

af kontrakten eller eventuelt nyt udbud med respekt af gældende EU-udbudsregler, 

tærskelværdibeløb m.v. 

Såfremt boligorganisationen finder, at samarbejdet med administrator fungerer udmærket, kan 

det være naturligt ikke at afholde licitation, men i stedet indlede et samarbejde - indenfor rammerne 

af det i 2000 udsendte debatoplæg fra Boligselskabernes Landsforening om lokalt samarbejde 

mellem boligorganisationerne.

Udbudsmateriale Bilag 1 side 1 

Bilag 1 

UDBUDSANNONCE – prækvalifikation, DANSK AVIS 

Annonce 

Prækvalifikation til ”Administration af almen boligorganisation”. 

I henhold til boligorganisationens generalforsamlingsbeslutning af xx.xx.xxxx udbydes administrationen 

af boligorganisationen i licitation. 

Boligorganisationen omfatter xx afdelinger og xx lejemål. Der er p.t. tilknyttet x gårdmænd og 

x heltids-/deltidskontoransat til boligorganisationen. 

Administrationen, der skal ske i henhold til al gældende lovgivning på området, forudsætter at 

kontoret i NN By opretholdes. 

Interesserede bedes rette skriftlig henvendelse til boligorganisationens formand senest den 

xx.xx.xxxx. Boligorganisationens bestyrelse udtager af henvendelserne 5 mulige interesserede, 

som herefter vil modtage yderligere udbudsmateriale den xx.xx.xxxx. Endeligt tilbud skal så 

være boligorganisationen i hænde den xx.xx.xxxx, hvorefter bestyrelsen beslutter sig ud fra 

såvel pris som omfang m.v. af den tilbudte administrationsydelse. 

NN By, den xx.xx.xxxx 

på bestyrelsens vegne 

xxxx 

formand 

Udbudsmateriale Bilag 2 side 1

Bilag 2 

Udbudsbekendtgørelse - PRÆKVALIFIKATION, EU-Tidende 

Prækvalifikation 

Administration af almen boligorganisation 

i henhold til Tjenesteydelsesdirektivet 

(Rådets direktiv nr. 92/50/EØF af 18. juni 1992) 

1) Ordregiverens navn, adresse og telegramadresse, samt telefon- telex- og telefaxnummer: 

Ordregiver er NN By Andelsboligforening, NN Vej, NN By, tlf. xx xx xx xx, 

fax xx xx xx xx. 

2) Tjenesteydelsens kategori samt beskrivelse. CPV-referencenummer: 

Kategori 14; CPV-referencenummer: 75123000-4. Udbud af administration af almen boligorganisation 

(kategori 14) i henhold til Lov om almene boliger samt støttede private andelsboliger 

m.v. og Lov om leje af almene boliger med tilhørende administrative bestemmelser. 

3) Leverings- eller udførelsessted: 

På boligorganisationens ejendomme med krav om etablering af lokalt kontor i ejendommen. 

4) 

c) Angivelse af om juridiske personer skal anføre navn og faglige kvalifikationer for de medarbejdere, 

der skal udføre tjenesteydelsen: 

Ja: Navn og faglige kvalifikationer (CV) på de medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen. 

5) Angivelse af, om bud kan være begrænset til en del af de ønskede tjenesteydelser: 

Det kan de ikke. 

6) Påtænkt antal eller mindste og største antal tjenesteydere, der vil blive opfordret til at afgive 

bud: 

Det påtænktes at opfordre mindst 3 og højst 5 tjenesteydere til at afgive bud. 

7) Eventuelt forbud mod alternative bud: 

Alternative tilbud kommer ikke i betragtning og tjenesteydelser må ikke videresælge dele af 

eller hele tjenesteydelsen. 

8) Kontraktens varighed eller frist for udførelsen af tjenesteydelsen samt i muligt omfang frist 

for tjenesteydelsens begyndelse eller levering: 

Aftalen indgås for perioden xx.xx.xxxx til xx.xx.xxxx med mulighed for forlængelse til maksimalt 

xx.xx.xxxx. Tjenesteydelsen startes xx.xx.xxxx eller så hurtigt som muligt derefter. 


9) I givet fald den retlige form, der kræves for den sammenslutning af tjenesteydere, som ordren 

tildeles: 

Der kræves ingen særlige retlig form, men afgivne bud er bindende én for alle og alle for én. En 

af konsortiets medlemmer skal have fuld prokura overfor ordregiver. 

10) 

b) Sidste frist for modtagelse af anmodning om deltagelse: 

xx.xx.xxxx. 

c) Adresse hvortil de skal sendes: 

NN By Andelsboligforening – eller evt. revisor, advokat el.lign. 

NN Vej 

NN By 

Tlf. xx xx xx xx – Fax xx xx xx xx 

d) Det eller de sprog, de skal være affattet på:

Anmodning om deltagelse, tilbud med tilhørende bilag samt al korrespondance skal være på 

dansk. 

11) Sidste frist for afsendelse af opfordringer til at give tilbud: 

Udbudsmaterialet vil blive sendt til valgte tilbudsgivere senest den xx.xx.xxxx. 

13) Oplysning om tjenesteyderens egne forhold og de nødvendige oplysninger og formaliteter til 

vurdering af de minimumskrav af økonomisk og teknisk art, som tjenesteyderen skal opfylde: 

Tjenesteyderen skal: 

a) Oplyse om retlig form samt indsende årsberetning og årsregnskab for de seneste 3 regnskabsår, 

b) Oplyse om edb-anvendelse til bogholderi/økonomi, til ejendomsadministration og til drift og 

vedligehold, 

c) Oplyse om antal administrative ansatte, antal tekniske ansatte, åbningstider, 

d) Oplyse om uddannelse og erfaring i personaleledelse, erfaring i samarbejde med beboerdemokratiske 

organisationer, CV for de ledende medarbejdere, der skal udføre opgaven. 

e) Afgive tro og love erklæring. 

f) Stille bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring. 

14) Kriterier for tildeling af ordren: 

Ordren vil blive tildelt den tilbudsgiver, der ud fra en helhedsvurdering afgiver det økonomisk 

mest fordelagtige tilbud på grund af følgende kriterier i ikke-prioriteret rækkefølge: erfaring, 

kendskab til administration af (almene) boliger, lokal tilstedeværelse, pris. 

16) Dato for offentliggørelsen af forhåndsmeddelelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende: 

xx.xx.xxxx 

17) Dato for afsendelse af bekendtgørelsen: 

xx.xx.xxxx 

18) Dato for modtagelse af bekendtgørelsen i Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle 

Publikationer: 


xx.xx.xxxx 

19) Angivelse af om indkøbet er omfattet af aftalen: 

Ja 

pr. xx.xx.xxxx


Bilag 3 

Anmodning om at AFGIVE TILBUD PÅ ADMINISTRATIONEN 

Administration af NN By Andelsboligforening 

Vi takker for det fremsendte materiale. 


På foreningens bestyrelsesmøde den xx.xx.xxxx har bestyrelsen besluttet at anmode Dem om 

at afgive et tilbud på administrationen i henhold til vedlagte udbudsmateriale. 


xxxx 

formand


Bilag 4 

afslag efter prækvalifikation 

Administration af NN By Andelsboligforening 

Vi takker for det fremsendte materiale. Man har modtaget i alt xx henvendelser. 

Bestyrelsen har besluttet af indhente tilbud fra 5, hvoraf De ikke er imellem. 


xxxx 

formand 



BILAG 5

UDBUDSMATERIALE – EKSEMPEL UDBUDSMATERIALE FOR ADMINISTRATION AF NN BY AN- 

DELSBOLIGFORENING


INDHOLDSFORTEGNELSE 

1 Indledning 58 

2 Udbud af administrationen eller lokalt samarbejde 58 

3 Hvorfor udbud 59 


5 Hvorledes tænkes den fremtidige administration praktiseret 

efter udbud 60 

6 EU-udbudsregler 60 

7 Prækvalifikation 61 

8 Fremsendelse af udbudsmateriale 61 

9 Hvilke administrationsudgifter er ikke med i udbuddet 62 

10 Vurdering af tilbuddene 62 

11 Afsluttende forhandling og kontrakt 62 


13 Løbende opfølgning på kontrakt m.v. 63 

14 Ophør og evt. genforhandling af kontrakt 63 

1 Udbud af administration af NN By Andelsboligforening 72 

2 Vilkår for/omfang af tilbud 72 

3 Forbehold 74 

4 Tilbudsbehandling 74 

5 Bilag 1 – Primær ejendomsforvaltning 74 

6 Bilag 2 – Sekretariatsvirksomhed for organisationens bestyrelse 

og generalforsamling/REPRÆSENTANTSKAB 76 

7 Bilag 3 – Beboerdemokrati og beboerkontakt 76 

8 Bilag 4 – Administration af nybyggeri, modernisering og 

ombygningssager 77 

1 Grundlag for aftale 78 

2 Kontraktperiode 78 

3 Pris for administration 79

4 Bilag til denne aftale 80 

5 Underskrifter 80 

9 Øvrige bilag vedlagt 

– Seneste årsregnskab 

– Revisionsprotokol 

– Vedtægter 

– Vedligeholdelsesreglementer m.v.


1 UDBUD AF ADMINISTRATION AF NN BY ANDELSBOLIGFORENING 

Som anført i avisannonce af xx.xx.xxxx udbydes administrationen af NN By Andelsboligforening i 

licitation. 

Overdragelsen af administrationen ønskes foretaget hurtigst muligt. 

Administrationen skal ske i henhold til gældende lovgivning på området. Serviceniveauet for beboerne 

skal fastholdes og udbygges i henhold til gældende regler. Gældende bestemmelser/krav vedrørende 

forvaltningsrevision skal på væsentlige områder være indført senest den xx.xx.xxxx. 

Administrator skal varetage administrationen af NN By Andelsboligforening, sådan at NN By Andelsboligforenings 

integritet bevares. 

Der er p.t. tilknyttet x heltids-/deltidsansat medarbejder på kontoret i NN By. Denne medarbejder 

forudsættes overdraget til den ny administrator i henhold til lov om virksomhedsoverdragelse. 

Foreningens ejendomsfunktionærer (x stk.) er ansat direkte under NN By Andelsboligforening. 

Det forudsættes, at kontoret i NN By opretholdes til bl.a. ekspedition af beboere med fast aftalt åbningstid 

i relevant udstrækning. 

Der ønskes et samlet tilbud på administration som beskrevet i disse udbudsbetingelser. 

Boligorganisationens bestyrelse antager et tilbud udfra såvel pris som omfang af den tilbudte administrationsydelse. 

Boligforeningens bestyrelse forbeholder sig ret til at forkaste alle tilbud. 

2 VILKÅR FOR/OMFANG AF TILBUD 

Kontrakt 

Aftaleperiode 

Der udarbejdes administrationskontrakt indeholdende omfang m.v. af en indgået aftale. 

Der laves en kontrakt med et gensidigt opsigelsesvarsel på 12 måneder til udgangen af et regnskabsår. 

Alternativt kan aftales en løbetid 3 – 5 år med mulighed for forlængelse efter nyt udbud. 

Første år skal være prøveår. 

Administration/arkivering m.v. 

Administrationen skal etableres således, at det er muligt at foretage ekspedition fra lokalerne i NN By 

af beboere, boligsøgende m.v. 

Administrator må etablere edb-hardware og software m.v. således, at administrationen kan ske mest 

rationelt. 

Administrator er ansvarlig for en betryggende arkivering af boligorganisationens tidligere, nuværende 

og fremtidige bilags- og kontraktmateriale. Arkivering udenfor kontoret i NN By sker efter aftale.


Oversigt over boligorganisation 

Antal 

lejemålsenheder 

excl. 

carporte M2 

Budget 

xxxx/xxxx 

udgifter 

(t.kr.) 

Henlæggelser/Egenkapital 

pr. 

xx.xx.xxxx 

(t.kr.) 

Boligorganisation 780 9.966 

Afdeling 1 27 2.172 798 1.227 

Afdeling 3 18 1.350 585 645 

Afdeling 4 18 1.476 630 480 

Afdeling 5 24 1.836 678 912 

Afdeling 6 24 2.136 963 1.161 

Afdeling 7 21 1.551 990 762 

Afdeling 8 144 9.054 4.887 1.413 

Afdeling 9 144 9.504 4.641 2.604 

Afdeling 10 12 720 363 786 

Afdeling 11 18 1.080 564 909 

Afdeling 12 42 2.520 1.758 2.862 

Afdeling 13 66 5.070 2.733 4.599 

Afdeling 14 15 900 633 360 

Afdeling 15 171 13.623 7.482 8.037 

Afdeling 16 12 720 480 540 

Afdeling 17 24 2.100 1.293 879 

I alt afdelinger, 16 stk. 780 55.812 29.478 28.176 

Arbejdsopgaver for administrator 

− Primær ejendomsforvaltning, jf. bilag 1. 

− Sekretariatsvirksomhed for boligorganisationens bestyrelse, jf. bilag 2. 

− Beboerdemokrati, jf. bilag 3. 

side 73 

− Disponering af boligorganisationens likvide beholdninger (kapital) efter lovgivningens regler på 

grundlag af et oplæg godkendt af bestyrelsen. 

− Byggeadministration – forbedringsarbejder, større renoveringer og nybyggeri, jf. bilag 4.

3 FORBEHOLD 

side 74 

Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt angives med specifikation af forbeholdet og med angivelse af 

på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet øver indflydelse, herunder økonomiske konsekvenser/betingelser. 

Udbudsmateriale Bilag 

5 side 5 

4 TILBUDSBEHANDLING 

AFLEVERINGSADRESSE 

Skriftlig tilbud senest den xx.xx.xxxx kl. 12.00 til NN By Andelsboligforening, NN Vej, NN By. 

På kuverten anføres: 

MÅ IKKE ÅBNES – 

TILBUD PÅ ADMINISTRATION AF BOLIGORGANISATION 

Tilbud der modtages efter dette tidspunkt vil ikke komme i betragtning. 

Tilbud skal vedstås til xx.xx.xxxx. De indkomne tilbud behandles fortroligt. 

Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene eller til at få oplysninger om de øvrige deltageres 

tilbud. 

Tilbudsvurdering 

Vurderingen af de modtagne tilbud vil blive foretaget på grundlag af alt det modtagne materiale som 

derfor skal være fyldestgørende. 

Boligorganisationens bestyrelse vil give ordren til den tilbudsgiver der udfra en helhedsvurdering afgiver 

det økonomiske mest fordelagtige tilbud på boligorganisationen. 

Følgende kriterier lægges til grund i ikke-prioriteret rækkefølge: 

− Erfaring med administration af (almene) boliger, herunder erfaring i samarbejde med beboerrepræsentanter, 

og erfaring i administration af erhvervslejemål. 

− Lokal tilstedeværelse. 

− Pris. 

− Erfaring med gennemførelse af kursusvirksomhed for såvel valgte som ansatte. 

− Erfaring med byggeadministration, såvel nybyggeri som renovering og vedligehold. 

5 BILAG 1 – PRIMÆR EJENDOMSFORVALTNING 

A. Udlejning og opkrævning af boligafgifter m.v. 

1. Opnotering af boligsøgende i kartotek samt kontrol og ajourføring heraf.

side 75 

2. Tilbud til ansøgere med adgang til besigtigelse af lejligheder. Kontraktskrivning og fremsendelse 

til kommunal godkendelse, hvor godkendelsesordning er indført. Korrespondance med ansøgere, 

ny lejer og kommune i forbindelse hermed. 


3. Orientering om boligsikring og -ydelse samt muligheder for lån til boligindskud. Ekspedition af 

ansøgninger om indskudslån, boligsikring og -ydelse. 

4. Udfærdigelse af kontrakter med udpegede lejere og korrespondance med disse. 

5. Udlejning af garager, carporte m.m. 

6. Modtagelse af opsigelse og afregning med fraflyttede lejere. 

7. Opkrævning af boligafgifter, varmebidrag og andre ydelser fra lejerne. 

8. Beregning og gennemførelse af generelle lejereguleringer som følge af ændringer i ejendommenes 

driftsudgifter. 

9. Restance og debitorkontrol. Korrespondance i forbindelse hermed. Kontakt med organisationens 

advokatforbindelse. 

10. Gebyrer m.v., der kan opkræves i forbindelse med ovennævnte opgaver, tilfalder boligorganisationen 

(udbyder). 

B. Inspektion og tilsyn 

1. Ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer efter aftalte retningslinier. Orientering til 

afdelingsbestyrelser. 

2. Tilsyn med og overordnet ledelse af ejendomsfunktionærernes virksomhed, herunder at arbejdet 

på ejendommene udføres i henhold til mønsteroverenskomsten mellem Boligselskabernes Landsforening 

og Ejendom- og Servicefunktionærernes Landssammenslutning samt efter de særlige 

bestemmelser og retningslinier, der gælder for de enkelte ejendomme. 

3. Tilsyn med almindelig løbende vedligeholdelse af ejendommene og disses installationer. 

4. Overordnet ledelse af og kontrol med håndværkere vedrørende almindelige vedligeholdelses- og 

reparationsarbejder, der kan afholdes over ejendommenes vedligeholdelseskonti. 

5. Medvirken ved planlægning af større vedligeholdelsesarbejder og hovedistandsættelser samt kontakt 

til projekterende teknikere. Hvor der indhentes tilbud, forelæggelse af disse for afdelingsbestyrelsen, 

afdelingsmøde og boligorganisationen. 

6. Gennemførelse af syn ved fraflytning og indflytningssyn. Varetage procedure ved istandsættelse 

af flyttelejligheder og afvikling af flyttesager i øvrigt. 

7. Regningskontrol og kontrol med vedligeholdelsesforbrug og budgetter. Kvartalsvis budgetkontrol 

med vedligeholdelseskonto og oversigt til afdelingsbestyrelsen. 

8. Godkendelse af og kontrol med forandringer i lejemålene. Sikre information om råderet og medvirke 

til udarbejdelse af positivlister, herunder beslutningsoplæg til afdelingsmøder og organisationsbestyrelse.

side 76 

9. Teknisk registrering af organisationens ejendomme og udarbejdelse af langtidsbudgetter for planlagt 

og periodisk vedligeholdelse og fornyelser, jf. gældende regler. 


10. Aflæggelse af periodevis rapport til brug for organisationens bestyrelse/afdelingsbestyrelse. 

C. Regnskabsførelse for organisationen og afdelingerne 

1. Betaling af alle driftsudgifter, herunder prioritetsydelser, skatter, afgifter, lønninger, honorarer 

m.v. 

2. Opkrævning af andre indtægter. 

3. Udarbejdelse af budgetter. 

4. Udarbejdelse af årsregnskab med specifikationer i overensstemmelse med bekendtgørelse om 

drift af almene boliger og tilhørende vejledning. By- og Boligministeriets regler. Regnskabernes 

forelæggelse til revision hos den af organisationen valgte revisor. 

5. Bogføring og udøvelse af organisationers kassefunktion. 

6. Afregning af forbrugsregnskaber (el, varme, vand). 

6 BILAG 2 – SEKRETARIATSVIRKSOMHED FOR ORGANISATIONENS BESTY-RELSE OG 

GENERALFORSAMLING/REPRÆSENTANTSKAB 

Administrator yder sekretariatsvirksomhed for organisationens bestyrelse og generalforsamling/repræsentantskab. 

Sekretariatsvirksomheden omfatter: 

1. Indkaldelse og deltagelse i bestyrelsesmøder. 

2. I samarbejde med formand udarbejdelse af dagsorden og skriftlige bestyrelsesoplæg. 

3. Udarbejdelse af mødereferater og opfølgning af beslutninger. 

4. Forelæggelse af organisationens og afdelingernes budgetter og regnskaber. 

5. Tilrettelæggelse og deltagelse i generalforsamlinger, repræsentantskabsmøder og lignende. 

6. Kontakt til kommuner, ministerier, styrelser, Landsbyggefond m.v. Indhentning af fornødne godkendelser, 

fremsendelse af regnskaber til myndighederne. 

7. Generel juridisk rådgivning. 

8. Edb-indberetning af regnskabsoplysninger til Landsbyggefonden. 

7 BILAG 3 – BEBOERDEMOKRATI OG BEBOERKONTAKT 

1. Varetagelse af det løbende samarbejde med og bistand til de valgte afdelingsbestyrelser i organisationens 

afdelinger/kontaktpersoner. 

Virksomheden omfatter blandt andet tilrettelæggelse af og indkaldelse til beboermøder efter afta-

le med organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne samt deltagelse i disse møder. Endvidere 


generel bistand til afdelingsbestyrelserne i deres arbejde. 

2. Forelæggelse af budgetter og regnskaber for afdelingsbestyrelser og beboermødet. 

3. Bistand til afdelingsbestyrelserne ved tilsyn med afdelingernes vedligeholdelse. 

8 BILAG 4 – ADMINISTRATION AF NYBYGGERI, MODERNISERING OG OMBYGNINGSSAGER 

Virksomheden som administrator for nybyggeri, modernisering, ombygninger og tilbygninger til organisationens 

ejendomme omfatter byggerådgivning og sædvanlig økonomisk og juridisk administration. 

Administrator fører således forhandlinger med og repræsenterer organisationen overfor myndigheder, 

teknikere, entreprenører og leverandører i forbindelse med udarbejdelse af projekt, myndighedsgodkendelse 

og byggeriets udførelse i øvrigt. Administrator udfærdiger kontrakter med byggeriets parter 

samt foretager afregning med disse. 

Administrator varetager tillige organisationens bogføring og udarbejdelse af byggeregnskab, ligesom 

administrator forestår prioriteringen. 

side 77 

Administrator foranlediger, at projekteringsgrundlag, herunder de økonomiske rammer for byggeriet 

og projektet, forelægges organisationens bestyrelse til godkendelse og er i øvrigt forpligtet til at følge 

organisationsbestyrelsens anvisninger og direktiver. 

Administrator skal i fuldt omfang holde organisationen orienteret om byggesagens udvikling. 

Hvis byggeforetagendet på grund af et af myndighederne meddelt afslag – som må betragtes som 

endeligt – ikke kan gennemføres, skal organisationen ikke tilbagebetale administrator de afholdte udlæg, 

med mindre organisationen ved realisation af grunden eller på anden måde får indtægter ved 

afvikling af sagen. 

Administrators hverv i forbindelse med byggeforetagendet er afsluttet, når byggeriet, moderniseringen, 

ombygningen eller tilbygningen er afleveret og endelig afregning sket med håndværkere, 

leverandører og teknikere, når slutregnskab er aflagt, og årsgennemgang er udført. 

Der indgås særskilt honoraraftale for hver enkelt byggesag under hensyntagen til byggesagens omfang. 

Hvis byggeforetagendet ikke gennemføres på grund af et af myndighederne meddelt endeligt afslag, 

har administrator ikke krav på honorar. 

Tilrettelæggelse af udlejningsaktiviteter, herunder udformning af annoncer, brochurer, skiltning og 

eventuelt andet udlejningsmateriale, sker ved samarbejde mellem administrator og organisationens 

bestyrelse indenfor rammerne af et særskilt udlejningsbudget.


Bilag 6 



side 78 

Mellem NN By Andelsboligforening og Boligselskabet AAA (herefter omtalt administrator) indgås følgende 

administrationsaftale: 

1 GRUNDLAG FOR AFTALE 

1) Udbudsmateriale for administration af NN By Andelsboligforening. 

2) Tilbudsskrivelse af xx.xx.xxxx fra administrator. 

3) Forhold drøftet ved møde den xx.xx.xxxx mellem NN By Andelsboligforenings bestyrelse og administrator 

(forretningsfører xxxx og regnskabschef xxxx): 

a) Starttidspunkt for aftale 

b) Prøvetid 

c) Kontraktperiode 

2 KONTRAKTPERIODE 

d) Genforhandling af kontrakt 

e) Honorering til administrator af forbedringsarbejde i afdelinger. Der er tale om forbedringsarbejder, 

når der optages særlig ekstern finansiering af arbejderne 

f) Vedligeholdelsesopgaver i henhold til vedligeholdelsesplan medfører ingen særskilt honorering 

til administrator 

Aftalen er 5-årig med start xx.xx.xxxx. 

Der er aftalt en gensidig prøvetid på 1 år, hvor begge parter kan sige aftalen op senest den 

xx.xx.xxxx med virkning pr. xx.xx.xxxx. 

Nyt udbud og evt. genforhandling af aftalen ved eventuel fortsættelse af kontrakten efter 5 år 

(xx.xx.xxxx) skal være afsluttet senest xx.xx.xxxx.


3 PRIS FOR ADMINISTRATION 

Kr./lejemålsenhed/år: Kr. xxxx (xx.xx.xxxx) 

Regulering årligt : x% 

Følgende udgifter er ikke indeholdt i aftalen: 

− Bestyrelsesudgifter, herunder bestyrelsesvederlag, mødeudgifter, kursusudgifter, studieture og 

repræsentation er ikke indeholdt i ovenstående (konto 501-502). 

− Udgifter til leje af kontor i NN By, herunder el, vand og varme er ikke indeholdt i ovenstående 

(konto 514). 

− Udgifter til revision er ikke indeholdt i ovenstående (konto 521). 

− Der er indeholdt deltagelse i op til 2 afdelingsmøder årligt i hver afdeling. 

− Udarbejdelse af forbrugsregnskaber er ikke indeholdt i ovenstående. 

Priser på ydelser der ikke er indeholdt i administrationsbidraget: 

Deltagelse i afdelingsmøde pr. time: 

Forretningsfører kr. xxx 

Regnskabschef kr. xxx 

Inspektør kr. xxx 

Sekretær kr. xxx 

For udarbejdelse af individuelle forbrugsregnskaber betales kr. xxx pr. stk. (Såfremt forbrugsopgørelse 

udarbejdes af eksternt firma udgør prisen til administrator kr. xx pr. stk.). 

Der gælder følgende for særskilt honorering af administrator ved byggeri/forbedringsopgaver/vedligeholdelse: 

− Vedligeholdelsesopgaver i henhold til vedligeholdelsesplan medfører ingen særskilt honorering til 

administrator. 

− Ved nybyggeri og ved større renoveringer og forbedringsopgaver (køkken, bad, tag etc.) indgås 

særskilt aftale under hensyntagen til byggeriets omfang. 

side 79


4 BILAG TIL DENNE AFTALE 

Udbudsmateriale for administration af NN By Andelsboligforening. 

Tilbudsskrivelse af xx.xx.xxxx fra administrator. 

5 UNDERSKRIFTER 


for NN By Andelsboligforening for administrator 

Alle bestyrelsesmedlemmer: 

xxxx 

forretningsfører 

Virksomhedsoverdragelsesloven 6.2 side 1 

side 80

Loven om lønmodtageres reststilling ved virksomhedsoverdragelse 

Indledning 

Loven om virksomhedsoverdragelse er blevet aktuel for en del boligorganisationer i forbindelse med 

skift af administrator. Der er ikke tvivl om, at man i fremtiden vil opleve flere situationer i den almene 

sektor, hvor reglerne om virksomhedsoverdragelser vil være gældende. Dette gælder ikke alene 

boligorganisationerne imellem, men også mellem boligorganisationen og de aktører (f.eks. kommuner, 

amter, private virksomheder) som sektoren ofte er i berøring med. Eksempler på virksomhedsoverdragelser 

kan i relation til den almene sektor foruden administration være gartnerområdet, rengøring 

m.v. 

side 81 

Ejendomsfunktionærer er normalt ansat i boligorganisationen med tjenestested i én eller flere afdelinger, 

og deres ansættelsesforhold vil ikke blive berørt af fx et administratorskift. Ansatte i en boligorganisation 

med egen administration vil derimod blive berørt, hvis boligorganisationen overlader 

administrationen til en anden boligorganisation eller til en anden administrator. I sådanne tilfælde vil 

de ansatte i administrationen være beskyttet af loven om virksomhedsoverdragelse. 

Loven om virksomhedsoverdragelse er senest blevet behandlet og ændret i Folketinget efter retningslinierne 

i det seneste reviderede EU-direktiv fra 1999. Loven er vedlagt som bilag. 

Hvad omhandler loven? 

Virksomhedsoverdragelsesloven (herefter VOL) indeholder en række regler/bestemmelser om lønmodtagerens 

rettigheder og om arbejdsgiverens forpligtelser, når der er tale om virksomhedsoverdragelse. 

Loven er inddelt i nogle hovedafsnit, der omhandler bl.a. følgende punkter: 

- Rettigheder/pligter etc. 

- Information 

- Afskedigelser ved virksomhedsoverdragelse 

Overordnet vil følgende problemstillinger blive gennemgået: 

Hvad er overdragelse?, jf. § 1 

Hvad er overdragelse? 

Hvad er en virksomhed i lovens forstand? 

Hvem er beskyttet af loven? - rettigheder i f.m. 

overenskomster/afskedigelse? 

Information og lønmodtagerrepræsentanter 

Hvem hæfter for hvad? 

Overdragelsestidspunktet 

Information (rådgivning/vejledning i BL/DKF) 

Definitionen på overdragelse findes i §1 i VOL, hvor loven finder anvendelse ved overdragelse af en 

virksomhed eller en del heraf. Loven gælder, uanset om en virksomhed overdrages af økonomiske 

eller konkurrencemæssige grunde, rationalisering eller noget helt andet. Loven er ufravigelig. Ved 

domstolenes vurdering af, hvorvidt der foreligger overdragelse af en virksomhed, lægges der afgørende 

vægt på lovens formål: at sikre at lønmodtagerne ved en virksomhedsfortsættelse bevarer deres 

hidtidige rettigheder og forpligtelser. 


Det afgørende er således ikke måden en overdragelse er sket på, men at der er tale om et arbejdsgiverskifte 

uden at virksomhedens identitet er ændret samt at den hidtidige drift videreføres. 

Loven omfatter overførsel fra en juridisk person til en anden, og kernepunktet er overdragelse ifølge 

aftale. Under overdragelse hører også gaveoverdragelse eller fusioner, hvad enten der er tale om

side 82 

egentlige fusioner (sammensmeltning af 2 eller flere selskaber til et nyt selskab) eller fusioner, for 

eksempel et eller flere ophørende selskabers overdragelse af samtlige aktiver og gældsforpligtelser til 

et fortsættende selskab. 

Loven gælder bl.a. ved følgende overdragelser: 

Leje - eller leasingaftaler, der ligestilles med salg, fordi erhververen indtræder som arbejdsgiver 

i forhold til lønmodtageren. 

Overdragelse ved licitation/udbud. 

Hvad er en virksomhed ?, jf. § 1, stk. 2 

Alle virksomhedsformer er omfattet, hvad enten der er tale om privat eller offentlig ejet virksomhed. 

Hvad virksomheden producerer eller i øvrigt har som formål er også ligegyldigt. Almene boligorganisationer 

er også omfattet. 

Også overdragelse af en del af virksomheden er omfattet. Dog er betingelsen, at virksomhedsdelen 

skal kunne afgrænses fra den øvrige virksomhed og dette på en måde, så den stadig har en selvstændig 

drift uanset størrelse og omfang. Som eksempel kan nævnes en produktionsafdeling, et laboratorium, 

en uddannelsesafdeling m.m. Det har ingen betydning, om virksomhedsdelen har sin egen 

juridiske eller økonomiske status. Det ligger dog i lovens krav, at den fortsættende virksomhed skal 

være den samme (eller i hovedtrækkende den samme). Er den fortsættende virksomhed væsentlig 

forskellig fra den overdragende, finder loven ikke anvendelse. 

Hvem er beskyttet af VOL?, jf. § § 2 og 3 - rettigheder i f.m. overenskomster/afskedigelse 

Som udgangspunkt påtager den nye ejer/administrator sig de rettigheder og forpligtelser den tidligere 

arbejdsgiver havde overfor de ansatte på overdragelsestidspunktet. Medarbejderne fortsætter altså 

med at være ansat hos den nye ejer/administrator med de hidtidige løn- og ansættelsesvilkår, 

herunder de kollektive overenskomster. Dette gælder enhver lønmodtager, hvad enten vedkommende 

på det pågældende tidspunkt er syg, er på ferie, kursus, barselsorlov osv. Dog er lønmodtagere, 

der inden overdragelsen er fratrådt eller afskediget/fritstillet, ikke omfattet af VOL. 

Den ny arbejdsgiver kan imidlertid ændre vilkårene for ansættelsen efter samme principper, som 

overdrageren selv kunne have gjort det, enten ved aftale med den ansatte eller med et varsel svarende 

til den ansattes opsigelsesvarsel. 

Ikke så sjældent er en virksomhedsoverdragelse forbundet med afskedigelser. Virksomhedsoverdragelsen 

i sig selv kan ikke begrunde afskedigelser, dvs. at ingen lønmodtager ved overdragelsen kan 

afskediges, når det begrundes i en overdragelse. Hvis dette alligevel sker, betragtes afskedigelsen 

som usaglig og behandles efter bestemmelserne i hovedaftalen mellem LO/DKF. For at en afskedigelse 

skal være saglig, skal den være begrundet i virksomhedens forhold – altså have økonomiske, tekniske 

eller organisatoriske årsager. Afskedigelser kan først og fremmest ske efter overdragelsen, altså 

af den nye arbejdsgiver, og denne har tillige bevisbyrden for at afskedigelsen er saglig. 


Efter en virksomhedsoverdragelsen kan det forekomme, at den nye arbejdsgiver ønsker at foretage 

ændringer i de ansattes løn- og arbejdsforhold. Er ændringerne væsentlige eller til ugunst for de ansatte, 

skal ændringerne ske med et varsel, der svarer til det opsigelsesvarsel, som lønmodtageren 

har efter funktionærloven eller en eventuel overenskomst. Ændringerne kan gælde anden organisatorisk 

placering, en anden adresse, en anden funktionsbeskrivelse, et ændret referenceforhold, andre 

arbejdsopgaver, lavere løn, højere/lavere arbejdstid etc. 

Ved overdragelsen gælder den hidtidige kollektive overenskomst til denne opsiges eller udløber, eller 

anden kollektiv overenskomst træder i kraft eller får virkning.

Information og lønmodtagerrepræsentanter – jvf. VOL §§ 5 og 6 

side 83 

Det følger af VOL, at såvel overdrageren som den nye arbejdsgiver skal underrette de ansatte, som 

berøres af en overdragelse, og disses faglige organisationer skal tillige inddrages i h.t. den kooperative 

hovedaftale. Informationspligten gælder bl.a. om årsagen til overdragelsen og dennes juridiske og 

økonomiske følger og eventuelle foranstaltninger for medarbejderne. Såfremt det bliver aktuelt at 

iværksætte foranstaltninger, skal der endvidere i rimelig tid inden overdragelsen indledes forhandlinger 

med arbejdstagerne. 

I henhold til VOL bevarer tillidsrepræsentanter (med flere) for de lønmodtagere, der berøres af overdragelsen, 

deres hidtidige retsstilling og funktion. Medfører overdragelsen, at grundlaget for denne 

repræsentation ophører, vil de pågældende fortsat være omfattet af de regler om beskyttelse af lønmodtagerrepræsentanter, 

der måtte gælde under den tidligere ejer. Denne beskyttelse varer dog alene 

i en periode, der regnet fra funktionens ophør svarer til det overenskomst – eller aftalemæssigt 

fastsatte varsel for opsigelse af lønmodtagerrepræsentanter. 

Vær ligeledes opmærksom på Virksomhedsnævnsaftalen pkt. 2.1., der indeholder bestemmelser om, 

at medarbejderne skal informeres om ændringer i virksomhedens aktiviteter, når de berører beskæftigelsesforholdene. 

Arbejdsgiveren kan risikere en bod grundet manglende opfyldelse af denne aftales 

pkt. 2.1. 

Hvem hæfter for hvad ? - forholdet ml. overdrager og erhverver 

VOL er ufravigelig derved, at overdrager og erhverver ikke kan aftale vilkår for lønmodtagerne der 

forringer de rettigheder, lønmodtagerne har efter denne. 

Det har tidligere været usikkert, hvem der hæftede for krav, der ikke var medtaget i forbindelse med 

en virksomhedsoverdragelse. Det er fastslået nu, at erhverver hæfter over for lønmodtagerne, men 

at overdrager hæfter endegyldigt ud fra normale refusionsprincipper. 

Overdragelsestidspunktet 

Det er vigtigt at fastslå, at det ikke er indgåelsen af aftalen, men datoen for den faktiske overdragelse 

af virksomheden, der regulerer retsstillingen. Selv om en bestemt overtagelsesdag er fastsat i 

kontrakten, er det således ikke denne, der tages udgangspunkt i, hvis erhververen faktisk overtager 

virksomheden på en anden dato, eller hvis den aftalte overtagelsesdag ændres. 

Videre information/vejledning 

Hvis en boligorganisation får brug for teknisk og juridisk bistand i forbindelse med en virksomhedsoverdragelse, 

er man velkommen til at kontakte BL eller Det Kooperative Fællesforbund. 

Organisationsplan 7 side 1 

Pkt.7. Organisationsplan og medarbejderoversigt 

En boligorganisation har til formål at opføre, udleje, administrere, vedligeholde 

og modernisere offentligt støttet boligbyggeri. 

Boligorganisationens grundlag er lejerne i boligafdelinger, der via beboervalgte 

afdelingsbestyrelser udpeger repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab 

eller generalforsamling. Repræsentanterne vælger på repræsentantskabsmødet 

eller generalforsamlingen en organisationsbestyrelse til at varetage 

boligorganisationens interesser.

side 84 

Organisationsbestyrelsen har typisk ikke ressourcer til at udføre alt det nødvendige 

arbejde, hvorfor bestyrelsen må ansætte nogle personer til at udføre det 

daglige arbejde. Disse personer skal organiseres for at udføre arbejdet mest effektivt 

- og således opstår administrationen. 

Arbejdsdeling og kompetence mellem afdelingsbestyrelser, repræsentantskab, 

organisationsbestyrelse og administration er beskrevet i vedtægter, forretningsorden 

og forretningsførerkontrakt. 

Nedenstående figur viser et eksempel på en organisationsplan for en boligorganisation. 

Den vigtigste grundregel i organiseringen er, at bestyrelsesposter og ansættelse 

i administrationen skal holdes strengt adskilt, fordi det drejer sig om to vidt forskellige 

systemer. 

Organisationsbestyrelsen er et led i et demokratisk system, og de ansatte i administrationen 

er led i et hierarkisk arbejdssystem. Lederen af bestyrelsen er 

bestyrelsesformand, mens lederen af administrationen er forretningsfører. De 

stammer fra to forskellige systemer og spiller vidt forskellige roller. Bestyrelsen 

repræsenterer beboernes interesser, og beboerne dikterer via repræsentantskabet 

principperne for bestyrelsens og bestyrelsesformandens virke. Forretningsføreren 

bestemmer på sin side, hvordan administrationen udfører sit daglige 

arbejde. Forholdet og samarbejdsformen mellem bestyrelse og forretningsfører 

reguleres som sagt af en forretningsorden. 

Pkt. 7.1. Boligorganisationens medarbejdere 

Boligorganisationen består af medarbejdere, der i det væsentligste adskiller sig 

ved følgende: 

* lønnede administrative medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer i organisationen 

* ulønnede beboerrepræsentanter indvalgt i afdelingsbestyrelser 

I det følgende gennemgås de ulønnede repræsentanter indvalgt i afdelingsbestyrelser, 

idet de lønnede medarbejdere omtales i efterfølgende afsnit. 


Afdelingsbestyrelsens medlemmer består af en formand, et antal bestyrelsesmedlemmer 

samt 1-2 suppleanter.

side 85


Nedenfor et eksempel på en afdelingsbestyrelsesoversigt: 

Bestyrelsen i afdeling: >AFDELINGSNAVNORGANISATIONENS NAVN< Valgperiode 

Formand: ________________________________________ 

Bestyrelsesmedlemmer: ________________________________________ 

________________________________________ 

________________________________________ 

Suppleant: 

side 86 

Nedenfor et eksempel på repræsentantskabets medlemmer: 

Repræsentantskabet i boligorganisation >NAVNAFDELING< 

Repræsentant: ________________________________________ 

________________________________________ 

________________________________________ 

Pkt. 7.2. Administrationens organisering og medarbejdere 

En administration skal organiseres forskelligt bl.a. afhængigt af organisationens 

størrelse. Arbejdsmængden i større administrationer berettiger til, at flere funktionsområder 

udgør en selvstændig enhed, dvs. en enhed med separat leder og 

flere ansatte, mens man i mindre administrationer vil have en enhed til at varetage 

flere funktioner. 

Hvilke funktioner der kan varetages af samme enhed, afhænger af administrationens 

opgaver, ledernes og de ansattes kvalifikationer m.v. Normalt vil det ikke 

være effektivt med enheder på under 4-5 medarbejdere. 

Organisationsplanen bør være så flad som muligt. Det er det mest effektive. En 

organisationsadministration bør normalt ikke bestå af mere end tre organisationsslag: 

Medarbejdere, mellemledere og forretningsfører. 

De fleste opgaver er relativt rutineprægede, og der bør derfor kunne etableres 

klare ansvarsfordelinger for flertallet af arbejdsopgaver. 

Det betyder ikke, at ansvarsfordelingen udelukkende bør ske på enkelt personer. 

Oftest bør der tages hensyn til behovet for fleksibilitet og arbejdsdelingen 

bør derfor ikke være for skarp inden for de enkelte enheder.


side 87 

Fordi administrationens størrelse er meget varierende fra boligorganisation til 

boligorganisation - fra ganske få til flere hundrede ansatte - kan man ikke opstille 

en organisationsplan, der er fælles for alle. Men man kan angive de funktioner, 

som må udføres i flertallet af administrationer og de arbejdsopgaver, 

som knytter sig til disse funktioner. I store boligorganisationer vil hver funktion 

skulle udføres i selvstændige enheder, i mindre boligorganisationer kan funktioner 

slås sammen i en enhed. 

Nedenfor er angivet eksempler på funktioner i en boligorganisations administration: 

* Sekretariat 

* Økonomi 

* Husleje 

* Udlejning 

* Inspektion 

* Personale/informationsteknologi 

Nedenfor er angivet et eksempel på en organisationsplan for en administration 

Økonomi 

Husleje 

Forretningsfører 

Udlej- 

Sekretariat 

Persona 

Inspekti- 

Administrationen 

Ved mindre administrationer kan f.eks. økonomi og husleje samt sekretariat og 

personale samles i en funktionsenhed. 

I det efterfølgende afsnit 7.3 gennemgås eksempler på opgaver, som de enkelte 

funktioner i administrationen udfører.


7.2.1 Administrationens medarbejdere 

Forretningsføreren ansættes af organisationsbestyrelsen. Administrationens ledende 

medarbejdere ansættes typisk af forretningsføreren eller af bestyrelsen 


7.2.2 Et eksempel på IT-politik 

side 88 

Medarbejderstaben varierer i størrelse afhængigt af boligorganisationens størrelse 

og dermed af den arbejdsbyrde, der er forbundet med administrationen af 

organisationens daglige virke. 

Som eksempel på medarbejdere i administrationen tages udgangspunkt i den 

tidligere viste organisationsplan for administrationen. 

Økonomi 

Økonomichef 

Medarbejdere 

Husleje 

Huslejechef 

Medarbejdere 

Forretningsfører 

Udlejning 

Udlejningschef 

Medarbejdere 

Generelle regler for anvendelse af IT for ansatte i boligorganisationen xxxx 

Reglerne gælder alle, som har adgang til e-mailsystem og til internet. 

Sekretariat 

Persona 

Inspektion 

Ejendomsfunktionærer 

Chefinspektør 

Inspektører 

1. Afsendt eller videresendt e-post skal være lovlig og må ikke indeholde ærekrænkende eller 

injurierende udtalelser, ligesom der ikke accepteres e-post med stødende udsagn om 

andres køn, race, alder, seksualitet, politisk ståsted, handicap eller fremtræden m.v. Epost 

må under ingen omstændigheder anvendes som et middel til at chikanere eller 

mobbe en kollega, forretningsforbindelse eller andre. 

2. Forfalskning eller forsøg på forfalskning af e-post er ikke tilladt og at læse, slette eller 

kopiere andres e-post uden skriftlig tilladelse, er ikke tilladt. Som undtagelse, se punkt 

4. 

3. Boligorganisationen accepterer ikke e-post som på nogen måde kan være belastende 

for boligorganisationen, eller følsomme oplysninger om tredjemand. Kryptering skal anvendes, 

hvis det er tvingende nødvendigt af forretningsmæssige hensyn at afgive følsomme 

oplysninger pr. e-post. 

Organisationsplan 7 

side 6

4. I tilfælde af fravær er det den enkeltes ansvar at relevant e-post behandles. Der skal 

foreligge en liste, som alle har kendskab til, hvoraf fremgår hvilke personer, der har 

adgang til e-posten – min. 2 personer, og fortrolighed er en selvfølge. 

Ved planlagt fravær i mere end 1 dag skal anvendes ”Ikke til stedeassistenten” i emailsystemet. 

side 89 

5. Boligorganisationen accepterer anvendelse af e-post til private formål, men det må dog 

aldrig begrænse arbejdsindsatsen eller prioriteringen af arbejdstiden. Medarbejderen 

skal være opmærksom på, at boligorganisationen respekterer e-post som tydeligt er 

mærket ”privat” i f.eks. emnefeltet, men at utilsigtet fejladressering eller systemfejl, 

som bevirker, at systemadministrator foretager en gennemgang, kan medføre, at andre 

får kendskab til en privat e-post. 

6. Opstår en situation, hvor boligorganisationen får ”berettiget interesse” i at gennemgå 

en persons e-post – af hensyn til drift, sikkerhed, genetablering, dokumentation, overtrædelse 

af regler m.v. – f.eks. ved ophør/fratrædelse, vil dette blive gennemført ved 

hjælp fra IT-administratoren. 

7. Bemærk følgende som e-post bruger: 

Det er ikke tilladt at ”spamme” (=sende uopfordret post til en stor gruppe modtagere). 

Det er heller ikke tilladt at sende ”junk-mail” (post uden reelt indhold til modtagere, 

som ikke har indvilliget i at modtage). 

8. Vira: 

Åben eller videresend ikke bilag eller vedhæftede filer i e-mailsystemet, medmindre du 

selv har bedt om at få dem tilsendt, eller har kontrolleret indholdet hos afsendere. Hvis 

systemet spørger om den må afvikle en ”Makro” – så svar nej. 

Åben aldrig exe-filer – kontakt administratoren, hvis du er i tvivl, og du skal heller ikke 

lade din indbakke stå åben med ”Indholdsrude”. 

9. Tag et papirkopi af de vigtigste dokumenter til andre i boligorganisationen. Systemer 

kan som bekendt ”gå ned” og vigtige informationer dermed gå tabt. 

10. Konsekvenser: 

Overtrædelse af ovenstående punkter 1, 2 og 3 kan medføre afskedigelse/bortvisning 

fra arbejdspladsen. 

Ved overtrædelse af de øvrige punkter vil der gives en skriftlig advarsel fra ledelsen om 

at følge det opstillede regelsæt. 

Hvor der er tale om gentagne forsøg/gennemførelse af misbrug af IT-ressourcer 

og/eller grov overtrædelse af de opstillede regler, kan medarbejderen bortvises. 


side 7 

Pkt. 7.3. Administrationens opgaver 

7.3.1 Sekretariatsopgaver 

Administrationens enkelte funktioner udfører en lang række opgaver. Nedenfor 

gennemgås som eksempel nogle af de vigtigste.

7.3.2 Økonomi 

7.3.3 Husleje 

side 90 

Sekretariatsfunktionens overordnede opgave er at betjene boligorganisationens 

bestyrelse og i øvrigt varetage almene opgaver for organisationen. Af specifikke 

opgaver på organisationsniveau skal nævnes: 

* Indkaldelse til bestyrelsesmøder og udarbejdelse af kommenterede dagsordener 

hertil. 

* Deltagelse i bestyrelsesmøder og udarbejdelse af mødereferater. 

* Ekspedition af og opfølgning på bestyrelsens vedtagelser. 

* Kontakt til offentlige instanser (kommuner, ministerier og styrelser) i forbindelse 

med indhentning af godkendelser, fremsendelse af regnskaber og 

vedtægtsændringer. 

* Juridisk sagsbehandling. 

* Administration af organisationens forsikringer. Konkrete skadesanmeldelser 

foretages eventuelt af afdelingerne. 

På afdelingsniveau varetages endvidere i varieret omfang sekretariatsbistand i 

forbindelse med afdelingsmøder, godkendelse af budgetter og regnskaber m.v. 

Hertil kommer sager om f.eks. husordens problemer m.v. 

På organisationsniveau udføres følgende opgaver: 

* Udarbejdelse af det årlige budget. 

* Udarbejdelse af årsregnskab ifølge boliglovgivningen. 

* Forelæggelse af regnskabet for organisationens bestyrelse og eksterne revision. 

* Betaling af driftsudgifter. 

* Bogføring og varetagelse af kassefunktion. 

* Placering af organisationens midler. 

På afdelingsniveau kommer dertil følgende opgaver, som i varieret omfang udføres 

af administrationen: 

* Udarbejdelse af budgetter. 

* Udarbejdelse af langtids- og driftsbudgetter på afdelingsniveau. 

* Udarbejdelse af afdelingens årsregnskab ifølge lovgivningen. 

* Forelæggelse af regnskabet for afdelingens bestyrelse og eksterne revision. 

* Betaling og bogføring af driftsudgifter. 

* Udarbejdelse af antenneregnskab efter lovens regler. 

* Opkrævning af husleje, varme-, vand- og antennebidrag og lign. 

* Restancekontrol og -administration i forbindelse med husleje og afgifter. 


side 8 

7.3.4 Udlejning 

7.3.5 Inspektion 

* Notering af boligsøgende på ventelister samt løbende kontrol og ajourføring 

af disse lister. 

* Opkrævning af noteringsgebyr og evt. ajourføringsgebyr. 

* Tilbud til ansøgere om besigtigelse af boliger. 

* Udfærdigelse af kontrakter, stempling heraf og generel korrespondance 

med de boligsøgende. 

* Udlejning af erhvervslokaler, garager m.v. Herunder udarbejdelse af kontrakter, 

stempling og generel korrespondance. 

* Modtagelse af opsigelser.

7.3.6 Personale/IT 

side 91 

* Udarbejdelse af og ajourføring af vedligeholdelsesplaner baseret på løbende 

tilstandvurderinger, jf. Boligministeriets vejledninger. 

* Planlægning og iværksættelse af vedligeholdelsesarbejder. Indhentning af 

tilbud, kontraktindgåelse samt tilsyn og styring af opgaven. 

* Eftersyn af flyttelejligheder. 

Ledelse af ejendomsfunktionærer. 

* Ansættelse og afskedigelse af medarbejdere under hensyntagen til gældende 

overenskomster. 

* Ansættelse af medarbejdere omfatter samarbejde med eventuelt ansættelsesudvalg, 

udformning og indrykning af annoncer, gennemgang af ansøgninger, 

deltagelse i ansættelsessamtaler, ansættelse samt opfølgning inden 

prøvetidens udløb. 

* Rådgivning og medvirken ved afskedigelsessager. 

* Administration af ferie, sygdom og barselsorlov. 

* Lønadministration, herunder honorarer til bestyrelsesmedlemmer og administration 

af feriepenge. 

* Administration af refusionsordninger ved sygdom. 

* Sekretariatsvirksomhed for samarbejdsudvalg. 

* Rådgivning om IT-anskaffelser i afdelingerne. 

7.3.6 Øvrige opgaver 

Afhængig af organisationens størrelse kan der i varieret omfang være tale om 

yderligere opgaver, for eksempel: 

* Uddannelse, herunder fremskaffelse af information om relevante uddannelsesaktiviteter 

og administration af kursustilmeldinger, betaling m. v 

* Udarbejdelse af energimærke og handlingsplan 

* Boligsocial rådgivning 

* Rådgivning om miljø og byøkologi 

* Byggeforretningsførelse m. v 

Disse opgaver vil ikke blive nærmere omtalt. 

Pkt. 7.4. Boligorganisationens aktiviteter og arbejdsdeling 

For at klargøre arbejdsdelingen er det hensigtsmæssigt at udarbejde aktivitetsoversigter. 

De består i angivelse af de enkelte enheders arbejdsopgaver, hvor 


side 9 

det samtidig fremgår, hvilken rolle andre enheder spiller i beslutningsprocessen. 

Skemaet nedenfor er et eksempel på en delvis aktivitetsoversigt for en økonomienhed. 

Enhedens arbejdsopgaver er listet lodret, medens organisationens øvrige 

enheder figurerer vandret. Heraf ses for eksempel, at enheden har ansvar 

for at udarbejde et budget efter budgetbidrag fra de øvrige enheder, og at budgettet 

besluttes af bestyrelsen.


OrganisationsAfdelings- Økonomi Personale Husleje Service 

bestyrelsenbestyrelsen Budget organisationen 

B U/F M M M 

Årsregnskab organisationen 

G O U 

Budget afdelingen O B U/F 

Årsregnskab afdelingen 

G U 

Betaling af driftsudgifter 

O O U 

Bogføring B/U 

Placering af midler G B 

G: Godkender B: Beslutter M: Medvirker 

F: Forestår 

O: Orienteres 

R: Rådgiver U: Udfører 

side 92 

Sådanne aktivitetsoversigter bør udarbejdes for alle enheder med en fuldstændig 

angivelse af alle arbejdsopgaver. 

De enkelte enheders rolle i beslutningsprocesserne skal være klar. Man bør ved 

rolletildelingen især være opmærksom på følgende: 

* Enheder med beslutningskompetence bør have den fornødne faglige kompetence 

til at træffe beslutningen. 

* Overdreven centralisme eller magtkoncentration bør undgås. Især bør bestyrelsen 

kun skulle træffe vigtige beslutninger. Bestyrelsen bør uddelegere 

opgavernes gennemførelse til forretningsføreren.

side 93 

Målsætninger 7.5.1 side 

1 

Pkt. 7.5.1. Eksempler på målsætninger i almene boligorganisationer 

Hovedområde 

Nybyggerikvantitet 

Nybyggerikvalitet 

Delområde Lavt niveau Mellemniveau Højt niveau 

Antal ungdomsboligerp.a. 

Antal familieboliger p.a. 

Antal ældreboliger p.a. 

Antal lejemål pr. ny afd. 

Anvendelse af vedligeholdelsesvenlige 

materialer 

Bygningsregle-ment 

overholdes 

A-indkøb el-varer Billigste indkøbspris 

anvendes 

Energisparende 

Alle anlæg 

foranstaltninger 

fungerer 

Vandspareforanstaltninger 

Allergivenlige materialer 

Informationsteknologi Individuel tilslutning 

til Tele-DK 

Teknikerne opfordres 

til at indarbejde 

hensynet i projektet 

Købs- og driftsomkostninger 

vurderes 

samlet 

Eget kabelnet med 

forskellige forsyningsmuligheder 

Krav om opfyldelse af 

specifikationer i egen 

byggemanual 

Elsparefondens indkøbsvejledning 

følges 

100 % 

Også indlagt Internet 

og fælles telefoni

Målsætninger 7.5.1 

side 2 

Hovedområde 

Administrationøkonomi 

side 94 


Administrationsbidrag, be- Følger pristalsudvik- Nedsættelse 2 % p.a. Nedsættelse 5 % 

løb pr. lejemålsenhed lingen 

p.a. 

Fordeling på afdelinger Alle omkostninger Fast grundbeløb pr. afd. Fast grundbeløb pr. 

med lige store beløb og resten pr. lejemål- afdeling, lavest mu- 

pr. lejemålsenhed senhedlige 

bidrag pr. lejemålsenhed 

og tillægsydelser 

efter 

prisliste 

Forrentning af afdelingernes 

indestående 

Diskonto – 2 % Diskonto Markedsrente 

Forrentning af dispositionsfond, 

% p.a. 

Tilskud til afdelingerne pr. 

lejemål p.a. 

Diskonto – 2 % Diskonto Markedsrente 

Gebyrer (udgifter) (PBS, Alle gebyrudgifter 

Gebyrer fordeles på 

flyttegebyr v. måleraflæs- dækkes af boligorga- 

de respektive afdening 

m.v.) 

nisationenlinger 

som tillægs(administrationsbidraget)ydelse 

Gebyrer (indtægter) Der opkræves lov- Bestyrelsen fastlægger Alle lovlige gebypligtigeventeliste- 

størrelsen på de gebyrer(jvf.kontoplagebyrer, men derudrer, der ønsket op krænens note til konto 

over ingen gebyrer vet 

602, driftsvej- 

hos lejere og fraflytlednings. 

361) opterekræves 

maksimalt 

hos lejerne 

Trækningsretten i LandsOrganisationsOrganisationsbestyrel- Der udarbejdes en 

byggefondenbestyrelsenfastsætsen 

vurderer i hvert en- prioriteret plan for 

ter et maks for, hvor kelt tilfælde, hvor me- opretning og mo- 

meget trækningsret get trækningsret der dernisering i de 

afdelingerne må søge skal søges 

mest trængende 

afdelinger 

Kapitalforvaltning Der forhandles med ”Lange” penge investe- Midler anbringes 

pengeinstitutter om res i obligationer efter en vedtagen 

bedst mulige rente 

investeringsplan 

Afkast af kapital Som almindelig bank- 

Som led i investerenteringsplanfastlægges 

mål for afkast 

ud fra aktuelt renteniveau

side 95 


3 

Hovedområde 

Administrationøkonomi 

(fortsat) 

Administrationpersonale 

Administrationmødeudgifter 

Administrationkvalitet 


Udvikling i egenkapital 

(fri egenkapital + 

dispositionsfond) 

Antal lejemålsenheder 

pr. 1/1-tids 

medarbejder i administrationen 

Lønudgift til administrativt 

personale 

beregnet pr. lejemålsenhed 

Udarbejdelse af 

skriftlige forretningsgange 

Udarbejdelse af målsætninger 

for boligorganisationen 

Der opkræves 

maksimalt til dispositionsfonden. 

Eventuelle overskud 

ved boligorganisationens 

drift 

overføres til fri 

egenkapital 

Som nu (skriv antal) 

Som nu (skriv beløb) 

Udarbejdes efter 

behov 

Der startes med 2 

målsætninger i år 

2000 

Beboertilfredshed Klager søges begrænset 

Behovet for egenkapital 

vurderes ud fra 

investeringsbehov og 

risikoanalyse af de 

enkelte afdelinger og 

boligorganisationen. 

+ 2 % p.a. i 3 år + 5 % p.a. i 3 år 

- 2 % p.a. i 3 år - 5 % p.a. i 3 år 

Alle eksempler fra 

BL udarbejdes i 

dette år 

Alle eksempler fra 

BL udarbejdes i 

dette år 

Regelmæssige 

spørgeskemaer 

(hvert 2. – 3. år) 

til alle valgte i de 

demokratiske organisation 

om tilfredshed 

Der skal foreligge 

skriftlige forretningsgange 

og arbejdsbeskrivelser 

på alle 

administrative områder 

i dette år 

Der er udarbejdet 

såvel målsætninger 

som handlingsplaner 

for alle væsentlige 

områder i dette år 

Regelmæssige spørgeskemaer 

(hvert 2. 

– 3 år) til alle lejere 

om tilfredshed med 

udvalgte serviceområder

side 96 


4 

Hovedområde 

Administration 

af afdelingerne 


Udarbejdelse af målsætninger 

for afdelingerne 

Udarbejdelse af tilstandrapporter 

Energiforbrug (el, 

vand, varme) 

Udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner 

Prisaftaler ved vedligeholdelsesarbejder 

m.v. 

Udarbejdelse af beretning 

for afdelingerne 

Der startes med 2 afdelinger 

i år 2000 

Tilstandrapporterne 

for hver ejendom 

ajourføres årligt 

Alle kollektive forbrugsmåler 

aflæses 1 

gang årligt og sammenlignes 

med tidligere 

år 

Driftsbekendtgørelsens 

krav om 10-års 

plan overholdes 

Der betales efter regning, 

vi anvender vores 

sædvanlige håndværkere, 

som vi har 

tillid til 

Det overlades til afdelingsbestyrelsen 

Ny rapport hvert år 

for hver afdeling på 

baggrund af besigtigelse 

Målere aflæses 1 

gang pr. måned og 

opstilles i forbrugsdiagram 

til afdelingsbestyrelsen 

Der udarbejdes ”rullende” 

budget, hvor 

faktisk forbrug indarbejdes 

månedligt 

I hvert enkelt tilfælde 

vurderes, hvilken udbudsform, 

der er optimal 

Afdelingsbestyrelsen 

kan søge oplysninger 

i administrationen 

Der udarbejdes 

målsætninger for 

alle afdelinger i år 

2000 

Der foretages supplerende 

tekniske 

undersøgelser til 

forbedring af tilstandrapport 

ELO handlingsplanens 

anbefalinger 

iværksættes 

På baggrund af de 

tekniske undersøgelser 

fra tilstandrapporten 

foretages 

vurdering, om der 

skal omdisponeres 

eller afsættes yderligere 

midler 

Der indhentes overslagspriser 

ved arbejder 

>50 t. kr., 2 

under-håndsbud 

mellem 50 – 150 t. 

kr. og indbudt licitation 

>150 t. kr. 

Administrationen 

udarbejder et udkast, 

som gennemgås 

med afdelingsbestyrelsen 

og justeres 

efter deres 

ønsker

side 97 


5 

Hovedområde 



(fortsat) 

Udlejning 


Udarbejdelse af beboervenligeregnskaber 

Det overlades til afdelingsbestyrelsen 

Der udsendes et 

komprimeret regnskab 

kun med hovedtal 

Overskuelig, farvelagt 

præsentation 

illustreret med søjlediagrammer 

m.v. 

på afdelingsmødet 

SBIs model anvendes 

fuldt ud 

Udarbejdelse af grøn- Det overlades til afdene 

regnskaber lingsbestyrelsen 

Beregning af nøgletal 1 – 2 pr. afdeling 3 – 4 pr. afdeling Alle nøgletal, som 

BL anbefaler 

Vedligeholdelses- Standardreglement Individuelle tillæg for Helt selvstændige 

reglementer 

for alle afdelinger nogle afdelinger reglementer for 

hver afdeling 

Råderetskatalog Driftsbekendtgørel- Positivlisten suppleret Fyldig bebovejledsens 

positivliste om- med beboermødets ning suppleret med 

delt til alle 

beslutninger 

opfordring til aftaler 

om andre arbejder 

Markedsføring Beskrivelse af lejligheder 

og afdelinger 

kan rekvireres eller 

afhentes 

Ekspedition Så vidt muligt ingen 

tomgang med lejetab 

Statistik Der udarbejdes opgørelser 

over faktisk 

ventetid 

Der annonceres for 

boligorganisationen i 

lokalpressen. 

Genudlejninger hurtigst 

muligt 

Opgørelser over udlejning 

fra oprykningsventeliste, 

alm. 

Venteliste og kommunal 

anvisning 

Alle afdelinger på 

Internettet. Lokal 

annoncering i samarbejde 

med naboorganisationer 

Højst 14 dage fra 

fraflytning til indflytning 

(A- ordning) 

/ Alle nye lejere 

overtager på 

flyttedagen (Bordning) 

Der suppleres med 

opgørelser over 

husstandssammensætning 

for alle udlejninger

side 98 


6 

Hovedområde 

Fraflytninger 


Antal Der er ingen ønsker 

om at påvirke antallet 

Ekspeditionstid Afregning sendes 

senest 4 uger efter 

sidst modtagne 

håndværkerregning 

Misligholdelse pålignet 

fraflytter 

Omkostninger for 

afdeling 

Vurderes individuelt i 

f. t. loven 

Vurderes individuelt i 

f.t. loven 

Forsikringer Præmier sammenlignes 

med kolleger 

Revision 

Hver flytteafregning 

sendes så hurtigt 

som muligt 

Misligholdelse begrænses 

ved tilbud 

om forsyn 

Der udføres kun arbejder, 

når det er 

strengt nødvendigt 

Der udbydes hvert 

3 – 5 år 

Udgifter Fastlægges af revisor Udgifterne begrænses 

ved aftale om 

revisionens omfang 

Omfang Revisor udarbejder 

regnskabet og udfører 

regnskabsmæssig 

assistance (bogføring 

og afstemning af relevante 

konti) 

Der aftales hvilken 

afstemninger m.v., 

der udarbejdes af 

boligorganisationen, 

og hvilke der udarbejdes 

af revisionen 

Reduceres med 5 

% p.a. 

Ingen flytteafregning 

fremsendes 

senere end 4 uger 

efter synskdato 

Højst 30 % af fraflytterne 

afregnes 

med misligholdelse 

I vedligeholdelsesreglement 

er beskrevet 

det niveau, 

der ønskes i afdelingen 

Forsikringsvilkår og 

–dækning vurderes, 

og udbud gennemføres 

hvert 2. 

år 

Der gennemføres 

udbud hvert 2 – 5. 

år med pris på lovpligtig 

revision og 

timepris for ekstraarbejde 

Samtlige konti er 

gennemgået af boligorg., 

og der foreligger 

skriftlige forklaringer 

på væsentlige 

afvigelser. 

Boligorg. Udarbejder 

afstemninger til 

årsregnskab og 

materiale til forvaltningsrevision

side 99 


7 

Hovedområde 

Den boligsociale 

opgave 


Beboersammensætningen Udviklingen følges 

ved KÅSstatistikker 

hvert 

3. år 

Anvisningen Kommunen anviser 

efter loven op 

til hvert fjerde 

ledige lejemål 

Særlig boligsocial indsats Aktive beboere 

støttes i frivillig 

indsats i nye beboeraktiviteter 

Byudvalgsarbejde (for afdelinger 

med byudvalgsbevilling 

fra Landsbyggefonden/By- 

og Boligministeriet) 

Bevillinger anvendes 

efter oprindelig 

ansøgning 

KÅS-statistikken 

suppleres med rapporter 

over egne 

iagttagelser om boligsocialt 

miljø 

Der samarbejdes 

med kommunen om 

særlige hensyn i 

vanskeligt stillede 

afdelinger 

Indsatsen styrkes 

ved handlingsplaner 

m.h.p. ansættelse af 

beboerrådgiver 

Enkeltområder justeres 

årligt i f.m. gennemført 

evaluering 

Kommune og boligorganisationsamarbejder 

om kortlægning 

og vurdering af behov 

for indsats 

Der igangsættes et 

offensivt samarbejde 

med kommunen 

m.h.p. styrkelse af 

beboersammensætningen, 

bl.a. ved forsøg 

med udlejning 

Der etableres netværk 

med kommune 

og andre offentlige og 

private samarbejdspartnere 

Årlig justering af helhedsplanen 

og formuleret 

omsætning til 

handlingsplaner

side 100 

Målsætninger, vejledning 7.5.2 side 

1 

Pkt. 7.5.2. Fastlæggelse af målsætninger i almene boligorganisationer 

Baggrund: 

Vejledning til anvendelse af skema 7.5.1 

Den lovpligtige indførelse af forvaltningsrevision i almene boligorganisationer 

forudsætter fastsættelse af målsætninger for boligorganisationen på udvalgte 

områder. 

Formålet er at boligorganisationens ledelse definerer indsatsområder og fastlægger 

niveauer for boligorganisationens virke. Med forvaltningsrevisionen bliver 

det muligt at vurdere boligorganisationens resultater i forhold til de opstillede 

målsætninger og på nogle områder samtidig vurdere den økonomiske indsats, 

der er anvendt til opfyldelse af målsætningen. 

Det er boligorganisationens ledelse (bestyrelse og/eller repræsentantskab/generalforsamling 

samt forretningsfører/direktør), der fastlægger målsætninger 

for boligorganisationen, herunder såvel omfanget af temaer for målsætninger 

som niveauet for de fastsatte mål. 

Fastlæggelse af målsætninger er en løbende proces, hvor opnåede resultater, 

indhøstede erfaringer og nye ønsker årligt overvejes og anvendes til fastsættelse 

af nye målsætninger for den kommende periode. Sådanne nye målsætninger 

vil ofte være ajourføringer af de tidligere, gerne suppleret med fastsættelse af 

målsætninger på nye områder. 

Målsætninger er andet end økonomi 

Målsætningerne er et udtryk for ledelsens prioritering af organisationens resurser 

og er med til at tegne en profil af den pågældende boligorganisation. Målene 

er ikke kun økonomiske. Mange målsætninger kan dreje sig om service i forhold 

til lejere og beboerrepræsentanter, og andre kan dreje sig om miljø eller om 

boligorganisationens fremtidige udvikling. Målsætninger kan også fastsætte 

konkurrenceparametre i forhold til konkurrenter. 

Fra målsætning via handling til resultater 

Fastsættelse af mål er ikke i sig selv tilstrækkeligt til at styre en udvikling i en 

bestemt retning. Med mindre målsætningen er et udtryk for status quo, må der 

samtidig med målsætningen træffes beslutning om hvilke handlinger, der skal 

iværksættes for at nå målene. 

Kontrol med målsætningers opfyldelse 

Som følge af forskelligheden i arten af målsætninger er kontrollen af målsætningernes 

opfyldelse også individuel. Men det er væsentligt, at der samtidig 

med fastlæggelse af en målsætning også iværksættes initiativer til at kunne efterprøve, 

i hvilke omfang de fastsatte mål opnås. Det kan være påkrævet at 

indføre nye registreringer, og for visse typer af målsætninger (beboertilfredshed 

m.v.) kan egentlige brugerundersøgelser være nødvendige. 

Målsætninger, vejledning 7.5.2 

side 2 

For at konstatere en udvikling, kan starten på fastsættelse af målsætninger om 

beboertilfredshed være, at der foretages en beboertilfredshedsundersøgelse for

side 101 

dels at pejle, hvor en indsats kan være ønskelig, dels at registrere et begyndelsesniveau, 

før der igangsættes initiativer til at forbedre beboertilfredsheden. 

Selvstændige målsætninger for boligorganisation og afdelinger 

Målsætningerne er udarbejdet med sigte på selve boligorganisationen. Det vil 

være naturligt at videreudvikle målsætninger til også at omfatte de enkelte afdelinger. 

Når processen kommer dertil, skal afdelingsbestyrelserne inddrages og 

deltage i fastsættelsen af målsætninger for afdelingens drift. Overordnede målsætninger 

for afdelinger bør fremlægges på afdelingsmøde til godkendelse. 

Kom godt i gang... 

Det kan være en uoverskuelig proces at starte udarbejdelsen af målsætninger. 

Derfor har Boligselskabernes Landsforeningen i samarbejde med landsforeningens 

administrationsudvalg udarbejdet eksempler på målsætninger inden for 

udvalgte områder. Det er ikke hensigten, at alle eksemplerne skal anvendes og 

skal indgå i en boligorganisations overordnede målsætning. Det vil i de fleste 

tilfælde først kunne realiseres efter en flerårig udvikling. Hensigten er, at de viste 

eksempler kan danne baggrund for en diskussion i boligorganisationen, og 

skabe et bedre grundlag for ledelsen til at vælge hvilke målsætninger, man ønsker 

at anvende i sit arbejde. Formålet er altså at give et katalog, der kan vælges 

fra. Man kan starte med ét eller to, eller man kan starte mere ambitiøst 

med et større antal. 

Lavt niveau, mellemniveau og højt niveau 

De nævnte eksempler i skemaet er opdelt i hovedområder og delområder. For 

hvert område er som eksempel nævnt en formulering, der kan betragtes som 

"lavt niveau", som "mellemniveau" og som "højt niveau". Anvendelse af "lavt 

niveau" kan være et udtryk for, at man ønsker at fokusere på dette område 

med henblik på en senere styrkelse, eller at man på forhånd erkender, at det 

aktuelle stade er lavere end hvad der accepteres eller ønskes af ledelsen. Det 

må understreges, at de udtrykte niveauer i skemaet kun er eksempler. "Højt niveau" 

kan være et tilbageskridt i forhold til nogle organisationer, og selv det 

nævnte under "lavt niveau" vil i nogle tilfælde kun kunne opfyldes efter en længere 

målbevidst indsats. Skemaet er udarbejdet med henblik på såvel små som 

store boligorganisationer, og der vil naturligvis være betydelig forskel indbyrdes 

imellem boligorganisationerne. Boligorganisationen må i hvert enkelt tilfælde 

meget nøje overveje, hvilket niveau man ønsker at opsætte som målsætning. I 

disse overvejelser kan også indgå mere taktiske ønsker om "små sikre sejre" eller 

bevidst fastsættelse af så høje mål, at de næppe kan opfyldes, men kan tjene 

som pejlemærker. Niveauerne er også et udtryk for boligorganisationens 

succeskriterier.


side 3 

Forretningsførerselskaber, andelsselskaber m.v. 

I administrationsfællesskaber vil det være uundgåeligt, at de administrerede 

boligorganisationer fastsætter forskellige målsætninger. Det vil være administrationens 

opgave at efterleve disse så godt som muligt, og dermed vil der i 

administrationerne kunne opstå behov for endnu mere differentieret betjening 

af de administrerede organisationer. Det må være en naturlig målsætning for 

en forretningsførerorganisation at kunne tilbyde denne variable betjening, og 

det vil i øvrigt være naturligt, at forretningsførerorganisationen / andelsselskabet 

ligeledes udformer målsætninger for sit eget virke. 

Hovedområder: 

side 102 

Nybyggeri kvantitet: 

Almene boligorganisationers hovedformål er at opføre og administrere almene 

boliger. Det har traditionelt været et stort ønske at deltage i tilvæksten af boliger 

- at få nye byggesager. Omfanget og arten af nybyggeri fastsættes af 

kommunalbestyrelsen, og boligorganisationerne vil normalt have et billede af de 

lokale politiske ønsker til det fremtidige byggeri. Målene skal derfor fastsættes 

realistisk inden for det aktuelle behov og de politiske meldinger. Målene bør ikke 

kun fastsættes som et samlet antal boliger, men også gerne på arten af boliger: 

ungdoms-, ældre- og familieboliger, og der vil også være mulighed for at 

definere nogle mål for et antal år frem i tiden, fx. som antal i år 2000, i år 

2001, år 2002 osv. 

Nybyggeri kvalitet: 

Med afskaffelsen af rammebeløbet og indførelsen af totaløkonomi i nybyggeriet 

er stillet nye krav til boligorganisationernes valg af byggematerialer og kvaliteten 

i byggeriet i det hele taget. Der er stigende krav til professionalisering af 

bygherrerollen, og myndigheder såvel som lejere stiller store forventninger til 

almene boligorganisationers byggerier. I boligorganisationer med et større byggeomfang 

bør der udarbejdes en egentlig byggemanual med boligorganisationens 

krav til byggerier, såvel brugsmæssige krav som miljøkrav og materialevalg 

samt arkitektur. 

I skemaet er nævnt eksempler på åbenlyse målsætninger som minimum for de 

krav, boligorganisationen kan beslutte at stille til de tekniske rådgivere forud for 

udarbejdelse af projektmateriale. Det kan senere i et byggeforløb blive nødvendigt 

at justere sine mål, hvis alle målene ikke kan opfyldes inden for de økonomiske 

rammer, som fastsættes for byggeriet. Boligorganisationen skal da være 

i stand til at prioritere sine mål og hurtigt kunne vælge, på hvilke områder man 

er villig til at reducere sine mål. 

Administration økonomi: 

Der er i forvejen pligt til at oplyse administrationsbidraget i afdelingernes regnskaber. 

Der må forventes øget interesse for administrationsomkostningernes 

omfang, såvel fra lejere som fra myndigheder. Da der er tale om boligorganisationens 

kernevirksomhed, er det afgørende, at hele administrationen tilrettelægges 

efter rationelle metoder, og at der tilstræbes høj effektivitet og lavest 

mulige omkostninger vel at mærke med respekt for de mål, som boligorganisationen 

i øvrigt har fastsat. Erfaringer fra andre sektorer, herunder offentlig forvaltning, 

viser, at det er muligt at begrænse administrationsomkostningerne 

uden at begrænse virksomheden eller servicen. Til imødekommelse af en forventet 

øget konkurrence inden for administration af almene boliger vil det der-

for være relevant at tilstræbe reducerede omkostninger, uden at væsentlige 

opgaver eller målsætninger tilsidesættes. 

side 103 

Én af metoderne til at begrænse omkostningerne er synliggørelse. Derfor betragtes 

den oprindelige metode til fordeling af omkostninger mellem afdelingerne 

(med lige store beløb pr. lejemålsenhed) som et lavt niveau, fordi afdelingerne 

ikke får indsigt i, hvilke af de ydelser, de får leveret, der belaster administrationen. 

Synliggørelse opnås ved at administrationsbidraget differentieres 

maksimalt. Det vil sige, at der fastsættes et grundbeløb pr. afdeling, som dækker 

udgifterne til udarbejdelse af budget og regnskab. Dette bidrag vil være ens 

for alle afdelinger, store såvel som små, og vil derfor betyde, at administrationsbidraget 

vil blive relativt højere i de små afdelinger. Det ens bidrag til den 

lovpligtige administration udover budget og regnskab fordeles med lige store 

beløb pr. lejemålsenhed. Øvrige administrative ydelser tilbydes som tillægsydelser, 

som afdelingerne kan købe efter behov og ønske. Tillægsydelserne præsenteres 

i en samlet liste med priser. Der opnås hermed den højest mulige gennemskuelighed, 

og afdelingsbestyrelserne bliver mere bevidste om omkostningerne 

ved de tjenester, som de efterspørger. Alene bevidstheden vil ofte medføre 

begrænsninger i forbruget. 

Egenkapitalen består dels af den lovpligtige dispositionsfond, dels den fri arbejdskapital. 

Når dispositionsfonden er på 3.240 kr. pr. lejemål (1999-niveau), 

kan boligorganisationen beslutte at ophøre med overførsel af bidrag fra afdelingerne 

til dispositionsfonden. Behovet for fri arbejdskapital må vurderes dels i 

forhold til dispositionsfondens størrelse, dels på basis af analyser af behovet for 

fremtidige investeringer og eventuel risiko for særlig indsats i enkelte afdelinger. 

Der må ikke budgetteres med overskud med henblik på oparbejdelse af fri 

arbejdskapital, henlæggelser, fondsdannelser eller lignende, men et overskud 

på driften, evt. opnået ved fordelagtig kapitalforvaltning, kan overføres til fri 

arbejdskapital. 

Administration personale: 

Personalets omfang og kvalifikationer skal svare til boligorganisationens størrelse 

og omfanget af den service og de mål, som ledelsen har fastsat. Der påhviler 

boligorganisationerne en forpligtelse til at holde de administrative udgifter på et 

rimeligt niveau, og med forvaltningsrevision skal netop effektivitet, sparsommelighed 

og produktivitet vurderes. Den suverænt største administrative omkostning 

er aflønning af personalet. Derfor er det rimeligt at vurdere effektiviteten 

og produktiviteten ved at beregne forholdet mellem antallet af medarbejdere og 

administrerede lejemål. 

Da der også kan være forskellig lønpolitik, kan det ligeledes være relevant at 

vurdere lønudgiften i forhold til administrerede lejemål. 


side 5 

Ved uændret aktivitetsniveau bør det være en målsætning at gennemføre rationaliseringer 

og derved effektivisere administrationen. Omlægninger af administrative 

rutiner kan ofte gennemføres, så der samtidig opnås serviceforbedringer 

og besparelser. 

Administration mødeudgifter: 

Det er ikke i sig selv et formål at holde mødeudgifterne på et lavt niveau. En 

stor del af opfyldelsen af boligorganisationens målsætning forudsætter mødeafholdelse. 

Hensigten med at optage omkostningen i en målsætning er at skabe

side 104 

den fornødne opmærksomhed på forholdet, herunder tydeliggøre, hvilke typer 

af møder, der konteres i boligorganisationen, og hvilke mødeudgifter, der konteres 

i afdelingerne. 

Administration kvalitet, og administration af afdelingerne: 

Der er visse minimumskrav til enhver administration af almene boliger. 

* Den gældende lovgivning skal kendes og respekteres, 

* Administrationen skal være forsvarlig og tilrettelægges efter rationelle metoder 

* Forvaltningsudgifterne skal holdes på det lavest mulige niveau 

* Skriftlige forretningsgange er nu en nødvendighed som følge af forvaltningsrevisionen. 

Udlejning: 

Herudover kan boligorganisationen fastsætte sine egne mål for administrationen. 

Lovgivningen giver vide rammer for administrationen. Lovens minimumskrav 

vil i nogle tilfælde synes vanskelige at opfylde i andre tilfælde vil de blive 

opfattet som utilstrækkelige. Der skal fx udarbejdes en skriftlig beretning, som 

skal ledsage regnskaberne for hver boligafdeling. Men der er ikke defineret krav 

til indhold eller omfang af denne beretning. Der er tilsvarende krav om udarbejdelse 

af tilstandsrapport for hver boligafdeling og udarbejdelse af 10-års budget 

for planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. 

I praksis stiger kravene internt i boligorganisationerne, efterhånden som de nyeste 

redskaber er indført og anvendes. Derfor er det nødvendigt internt at fastlægge 

og justere sine ambitioner og afveje ønskerne om bedre styringsredskaber 

med den hertil forbundne økonomiske forpligtelse. 

Udarbejdelse af grønne regnskaber og målsætninger for afdelingerne er eksempler 

på målsætninger, som mange ønsker at opfylde, selv om det ikke er et 

krav efter gældende lov. 

Udlejning af almene boliger er ikke kun en opgave, der består i at sørge for, at 

ledige boliger genudlejes. Udlejningen er den funktion, der i forhold til service 

og information henvender sig til den bredere offentlighed og til boligorganisationens 

kommende lejere. En velorganiseret udlejningsindsats bør omfatte relevant 

fremtidsorienteret markedsføring. Udlejningsindsatsen bør løbende justeres 

i forhold til aktuel lovgivning og efterspørgsel. Selv om der ikke er aktuelle 

udlejningsvanskeligheder, bør boligorganisationen synliggøres i 


6 

Fraflytninger: 

lokalsamfundet. Annoncering eventuelt sammen med andre boligorganisationer 

er den mindst mulige indsats for at gøre opmærksom på eksistensen. Fremtidens 

boliger vil blive efterspurgt via Internettet derfor er det også vigtigt at 

planlægge præsentation af afdelingerne og lejlighederne på en hjemmeside. 

Til vurdering af den administrative effektivitet og de rutiner, der anvendes i forbindelse 

med genudlejninger, er registreringer og statistisk behandling af ekspeditionstider 

nyttige. Der skal selvsagt tilstræbes minimal tomgang, og fraflyttede 

lejeres udgift til husleje i opsigelsesperioden skal begrænses mest muligt. 

De omfattende administrative procedurer i forbindelse med fraflytninger er meget 

resursekrævende. Den betjening, som fraflyttende lejere oplever, er afgørende 

for deres samlede opfattelse af perioden som lejer i boligorganisationen 

og er dermed også stærkt medvirkende til dannelse af såvel boligorganisationens 

som hele sektorens renommé. Reglerne for istandsættelse ved fraflytning

Forsikringer: 

Revision: 

side 105 

kan fortolkes, og dermed kan niveauet for såvel lejerens som afdelingens udgifter 

til istandsættelse variere. Det er betydningsfulde udgifter både for lejeren 

og for afdelingen, og der bør ofres resurser på at bearbejde de data, som i forvejen 

er oplyst som nødvendige registreringer. Bemærk også, at de anbefalede 

nøgletal omfatter flere forhold vedrørende fraflytninger og dermed også er velegnede 

til at anvende som målsætninger. 

Forsikringsmarkedet har udviklet sig på en måde, så regelmæssige udbud er 

nødvendige for at sikre lavest mulige præmie og relevant dækningsomfang. 

Forsikringers standard dækningsomfang er forskellige fra selskab til selskab, og 

vilkårene er vanskelige at gennemskue og dermed også vanskelige at sammenligne. 

Markedet forudsætter branchekendskab, og det kan anbefales at anvende 

kyndig forsikringsrådgiver eller mægler. Udgiften bør løbende vurderes og 

sammenlignes indbyrdes mellem afdelingerne og med afdelinger i andre boligorganisationer. 

Ved større forsikringsaftaler, som overstiger tærskelværdierne 

for EU-udbud af tjenesteydelser, er det nødvendigt at udbyde forsikringsentreprisen 

i EU-tidende. 

Revisionsområdet er også præget af øget konkurrence. Boligorganisationen bør 

løbende vurdere såvel kvalitet og pris på den udførte revision. Der skal anvendes 

enten registreret eller statsautoriseret revisor, og revisionens lovpligtige 

omfang er beskrevet i en instruks, der indgår som bilag til bekendtgørelse om 

drift af almene boliger. Herudover kan boligorganisationen udtrykke ønsker til 

revisionens indsats. Med velbeskrevne revisionsopgaver og et vel tilrettelagt 

bogholderi og øvrige registreringssystemer er det både muligt og relevant at 

gennemføre udbud af revisionsopgaven med nogle års intervaller. Udbuddet bør 

omfatte den lovpligtige revision samt timepris for andre ydelser. 


7 

Udgifterne til revisionsfirma afhænger væsentligt af omfanget og kvaliteten af 

det bogførings- og afstemningsmateriale, som boligorganisationen selv har udført. 

Som udgangspunkt bør administrationen tilrettelægges, så de fleste opgaver 

kan løses af administrationens personale, og kun den egentlige revision udføres 

af revisorfirma. 

Det forudsætter tillige, at der er udarbejdet skriftlige forretningsgange, og at 

boligorganisationen har formuleret målsætninger i forbindelse med forvaltningsrevisionen 

samt udført egenkontrol af målenes opfyldelse. Når disse forudsætninger 

er opfyldt, kan den revisionsmæssige indsats begrænses til lovgivningens 

krav. 

Håndtering af revisionsopgaven er derfor en væsentlig parameter som led i 

målsætninger i boligorganisationen. 

Den boligsociale opgave: 

Det er i stigende grad nødvendigt at yde en bevidst indsats for at forebygge sociale 

problemer i boligafdelingerne. Omfanget af indsatsen afhænger naturligvis 

af de problemer, der måtte konstateres, men erfaringen viser, at en tidlig indsats 

kan begrænse eller vende en uheldig udvikling. 

Første trin i analysen vil være en Kås-statistik, der viser beboersammensætningen, 

beboernes tilknytning til arbejdsmarkedet, familiesammensætning, nationalitet 

og indkomstforhold. Disse statistikker kan være nyttige, selv om der ikke 

umiddelbart er observeret problemer i en boligafdeling. Kås-statistikkerne kan

over en årrække belyse en udvikling, og der vil være løbende mulighed for at 

sammenligne forholdene med de omkringliggende boligområder. 

side 106 

Når der konstateres behov for en indsats, er samarbejde med kommunen nødvendigt. 

Det kan bestå i, at afdelinger med en uheldig udvikling i beboersammensætningen 

i en periode friholdes for kommunal anvisning. En mere offensiv 

indsats kan bestå i at der søges en målrettet påvirkning af beboersammensætningen, 

fx ved forsøg med udlejningsregler. 

I boligorganisationer, der deltager i brudvalgsarbejdet, er der et særskilt behov 

for fastlæggelse af mål og opfølgning af samme. Her bør udgangspunktet være 

den helhedsplan, som ligger til grund for byudvalgsbevillingen, men det er vigtigt, 

at planerne justeres, og at indsatsen løbende evalueres og ajourføres.

side 107 


8 

Eksempel på målsætninger for X Boligorganisation 

Hoved område Delområde Aktuelt niveau Målsætning Handling 

Nybyggeri Ungdomsboliger 0 10 

Familieboliger 20 15 

Ældreboliger 10 15 

Administrationsøkonomi 

Administrationskvalitet 



Administrationsbidrag 

pr. 

lejemålsenhed 

Fremsende statistik over 

ventelister med anmodning 

om forhandling med kommunen 

1.925 1.850 Sammenlægge afdelinger. 

Begrænse revisionsudgiften 

ved at udføre mere i egen 

administration 

Gebyrudgifter 60.000 kr. p.a. Udgår af organisationsregnskabet 

Kapital-forvaltning Likvide midler placeres 

efter behov 

på 2 bankkonti med 

forskellig rente 

Skriftlige arbejdsgange 

Kun enkelte er udarbejdet 

Beboer-tilfredshed Vi får kun sjældent 

klager 

Udarbejdelse at 

tilstand-rapporter 

Er hidtil kun udarbejdet, 

når der har 

været behov for 

renovering mv. 

”Lange” penge 

investeres i obligationer 

Alle eksempler 

fra BL udarbejdes 

i år 2000 

I år 2001 gennemføresspørgeskemaundersøgelse 

hos alle valgte i 

de demokratiske 

organer om 

tilfredshed 

Der udarbejdes 

ny rapport 

hvert år på 

baggrund af 

besigtigelse 

Der indføres tillægsydelser, 

og udgiften overføres til 

afdelingerne 

Der udarbejdes 10-årigt 

likviditetsbudget. Optages 

forhandlinger med 2 pengeinstitutter 

om kapitalpleje, 

Tidsplan forelægges bestyrelsen 

den ……Der afsættes 

x tusind kr. til rådgivning 

fra revisor. 

Opgaven prioriteres, så den 

kan udføres i egen administration 

med rådgivning fra 

analyseinstitut. Der kan 

indhentes tilbud i år 2000 

Ved omlægning af arbejdsrutiner 

blandt inspektører 

frigøres arbejdskraft til 

udarbejdelse af tilstandrapporter


side 9 

Eksempler på nøgletal - almene boligafdelinger 

Konto Kontotekst Beregningsenhed 

105.9 Nettokapitaludgifter Pr. m² 

107 Vandafgift Pr. bolig M³ 

110 Forsikringer Pr. m² 

111.1 El og varme til fælles- Pr. m² enerarealergienheder 

112.1 Administrationsbidrag Lejemålenheder 

113.9 Offentlige og andre 

faste udgifter 

Pr. m² 

114 Renholdelse Timeforbrug 

pr. bolig 

Omkostning 

pr. time 

115 Almindelig vedligeholdel- Pr. m² 

se 

Pr. bolig 

116 Planlagt og periodiske Pr. m² 

vedligeholdelse 

Pr. bolig 

117 Istandsættelse ved fra- Pr. m² 

flytning 

Pr. bolig 

119.9 Variable udgifter i alt Pr. m² 

130 Tab ved fraflytninger Pr. m² 

Pr. bolig 

139 Udgifter i alt Pr. m² 

201.1 Boligafgifter, beboelse Pr. m² 

201.1 Boligafgifter, beboelse, årlig 

forhøjelse 

Procent % 

401 Henlæggelser til planlagt og Pr. m² 

periodiske vedligeholdelse Pr. bolig 

402 Henlæggelser til istandsæt- Pr. m² 

telse ved fraflytning Pr. bolig 

405 Henlæggelser til tab ved Pr. m² 

lejeledighed og fraflytning Pr. bolig 

Resultatopgørelse 

indeværende 

år 

Budget 

indeværende 

år 

Budget 

kommende 

år 

side 108 

Resultatopgørelse 

sidste år

Nøgletal, beregningsvejledning 7.6.2 

side 1 

side 109 

Beregningsvejledning og forklaring til nøgletal for almene boligafdelinger 

Konto Kontotekst Beregningsvejledning Forklaring 

105.9 Nettokapitaludgifter Konto 105.9 / m² Viser hvor stor en del af den årlige 

m²-leje, der går til kapitaludgifter 

107 Vandafgift Konto 107 / boliger Vandforbrug 

m³ 

Nøgletallene svarer til de informationer, 

der anvendes i grønne 

regnskaber 

110 Forsikringer Konto 110 / m² Tallet umiddelbart sammenligneligt 

med andre afdelinger 

111.1 El og varme til fællesarealer Konto 111.1 / m² Energi- Normalt kun sammenligneligt fra 

forbrug MwH eller KwH år til år i samme afdeling 

112.1 Administrationsbidrag Konto 112.1 / lejemålsenhe- Den officielle beregning af admidernistrationsbidraget 

113.9 Offentlige og andre faste 

udgifter 

Konto 113.9 / m² 

114 Renholdelse Timeforbrug / antal boliger Viser det faktiske timeforbrug pr. 

Timeomkostninger: 

bolig og omkostningen pr. time, 

konto 114 / timeforbrug hvorved der fremhæves forskelle 

i timetal og timelønninger, anciennitet 

mv. 

115 Almindelig vedligeholdelse Konto 115 / m² 

Hvis der er større erhvervsarealer 

Konto 115 / bolig 

med vedligeholdelsesforpligtelse 

116 Planlagt og periodiske vedlige- Konto 116 / m² 

for afdelingen, vil dette naturligt 

holdelse 


påvirke nøgletallet, idet kun areal 

for boliger indgår. 

117 Istandsættelse ved fraflytning Konto 117 / m² Se beskrivelse under målsætninger 

199.9 Variable udgifter i alt Konto 199.9 / m² Omfanget af de udgifter, der er 

bedst mulighed for at påvirke 

130 Tab ved fraflytninger Konto 130 / m² Især til sammenligning mellem 

afdelinger 

139 Udgifter i alt Konto 139 / m² 

201.1 Boligafgifter, beboelse Konto 201.1 / m² 

201.1 Boligafgifter, beboelse, årlig 

forhøjelse 

(nuværende leje – sidste 

års leje) / sidste års leje * 

100 


401 Henlæggelser til planlagt og 

periodiske vedligeholdelse 

402 Henlæggelser til istandsæt- Konto 402 / bolig Bør vurderes i forhold til flyttetelse 

ved fraflytning 

hyppighed 

405 Henlæggelser ved tab ved 

leje-ledighed og fraflytning 


Nøgletal, beregningsvejledning 7.6.2 side 2 

Generelle bemærkninger: Alle nøgletal kan umiddelbart beregnes ved anvendelse af tal, der fremgår 

af afdelingens budget eller regnskab, for enkeltes vedkommende dog registreret forbrug i tekniske 

enheder (vand og energi). 

Der er anvendt de begreber, som forventes anvendt ved udarbejdelse af statistikker m.v. af By- og 

Boligministeriet og Landsbyggefonden.

side 110 

De fleste nøgletal er velegnede til fastsættelse af målsætninger. Mest enkelt kan en målsætning være 

at fastholde et niveau, eller at forhøje eller begrænse nøgletalsværdien. Der kan også mere konkret 

fastsættes mål for niveauet af nøgletal, fx: 

Udgifter til istandsættelse ved fraflytning bør ikke overstige kr. xx pr. m2 årligt. 

Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse skal over en 3-årig periode forhøjes fra yy til zz 

kr. pr. m2.

Prokura og underskriftsforhold 8 

side 1 

Pkt.8. Prokura og underskriftsforhold 

side 111 

En boligorganisations øverste myndighed er repræsentantskabet (eller generalforsamlingen). 

Som udgangspunkt skal den beslutte og udføre alt i boligorganisationen. 

Det ville dog være højst upraktisk, og derfor kan den - som også bestemt 

i loven - delegere beføjelser til en bestyrelse, ligesom den beslutter, om 

boligorganisationen helt eller delvis skal administreres af en forretningsfører. 

Beføjelsernes omfang og fordeling reguleres af en forretningsorden og forretningsfører-/direktørkontrakten. 

De beføjelser en forretningsfører er tillagt, kan denne dog heller ikke varetage 

alene, men må bistås af en større eller mindre administration. Forholdet mellem 

forretningsføreren og den øvrige administration reguleres af en række forhold: 

Overenskomster, ansættelseskontrakter, stillingsbeskrivelser m.v. 

Hele vejen igennem handler det om en kontrolleret decentralisering, idet repræsentantskabets 

beføjelser kontinuerligt delegeres videre ifølge forskellige aftaler. 

At decentraliseringen er kontrolleret er især vigtigt på det økonomiske område. 

Inden for administrationen reguleres denne af såkaldte prokurabestemmelser, 

dvs. angivelser af, hvem der har tilladelse til at afholde hvilke typer udgifter, 

eventuelt inden for givne beløbsmæssige rammer. 

En boligorganisation bør først gøre sig klart, hvilke typer af beslutninger i administrationen, 

som kan medføre økonomiske konsekvenser. Eksempler på sådanne 

områder er angivet i tabellen nedenfor. 

Tabel xx: Beslutninger med potentielle udgiftseffekter 

Ansættelse/afskedigelse af personale 

Ændring af personalelønninger 

Ydelse af engangsvederlag 

Iværksættelse af overarbejde 

Indgåelse af lejemål 

Indkøb af tjenesteydelser 

Indkøb af varer 

Aftaler om reparations- og vedligeholdelsesarbejder 

Aftaler om bygge- og anlægsarbejder 

Optagelse af lån m.v. 

Rejseudgifter 

Ved udarbejdelse af denne liste kan man tage udgangspunkt i kontoplanen.


side 2 

Område/ 

Person 

Personale 

Lejemål 

Indkøb 

Økonomi 

Diverse 

side 112 

Næste trin er at afgøre, hvem der har ret til at disponere på givne områder og 

inden for hvilke beløbsmæssige grænser. 

Tabellen nedenfor viser, hvordan en sådan oversigt kan se ud for medarbejderne 

A, B og C. 

Konto- Aktivitet Maks. 

nummer 

beløb 

Ansættelse/afskedigelse af personale 

Ændring af personalelønninger 

Ydelse af engangsvederlag 

Iværksættelse af overarbejde 

Indgåelse af lejemål 

Indkøb af tjenesteydelser 

Indkøb af varer 

Aftaler om reparations- og vedligeholdelsesarbejder 

Aftaler om bygge- og anlægsarbejder 

Optagelse af lån m.v. 

Rejseudgifter 

A B C 

I mindre organisationer kan alle prokuraforhold rummes i en tabel af ovenstående 

karakter, mens man i større kan have behov for at udarbejde særskilte instrukser 

for en række medarbejdere. 

Det er forretningsføreren, der fastlægger prokurabestemmelserne i boligorganisationen. 

Ved fastlæggelsen heraf skal der især tages hensyn til en rimelig balance 

mellem organisatorisk kontrol og effektivitet. Snævre prokurabestemmelser 

giver stor kontrol, men langsom sagsbehandling, mens vide rammer fremmer 

effektiviteten på bekostning af kontrollen. 

Ved fastlæggelsen skal der også tages hensyn til udgifternes natur. Fx. bør organisationens 

ansvarlige for reparationsarbejder have rimelig dispositionsfrihed 

på netop sit ansvarsområde, mens vedkommende fx. bør have begrænset mulighed 

for at afholde rejse- eller repræsentationsudgifter. 

Ved medarbejderes ophør er det vigtigt, at deres prokurarettigheder samtidig 

tilbagekaldes. 

Ved siden af prokurabestemmelserne er der underskriftsbestemmelser. De angår, 

hvor mange af de prokuraberettigede medarbejdere der skal underskrive 

givne udgiftsmæssige dispositioner. Ved mindre dispositioner lader man oftest 

een prokuraberettiget underskrift være tilstrækkelig, mens man ved større dispositioner 

kan bestemme, at flere skal skrive under. Ofte vil man angive, hvilke 

prokuraberettigede personer der er tale om, fx. at både økonomichefen og 

en medarbejder skal underskrive dispositioner over en vis størrelse i forbindelse 

med renovationsarbejder eller rejseaktiviteter.


side 3 

side 113 

Prokura- og underskriftsbestemmelser meddeles faste samarbejdspartnere, fx. 

banken. I den forbindelse bør et underskriftsblad følge, hvor de underskriftsberettigede 

har givet en prøve på deres underskrift. 

Prokurabestemmelser angår, hvem der har ret til at disponere på udgifts-siden. 

På betalingssiden bør der udarbejdes en attestationsoversigt, som viser, hvem 

der har ret til at godkende udbetalinger på givne områder og af hvilke beløbsstørrelser. 

Disse personer skal have påtegnet/attesteret udgiftsbilagene før de 

kommer til udbetaling via bogholderiet.

Poståbning 9.1.1 side 

1 

side 114 

Pkt. 9.1.1. Poståbning 

For at sikre en effektiv kontrol med indbetalinger til boligorganisationen skal det 

anbefales, at der indføres en forretningsgang for poståbning, der som minimum 

tilsikrer følgende: 

Al modtagelse af post skal ske til en aflåst postkasse. Nøglen til postkassen bør 

ikke besiddes af en person, der har adgang til kassen eller til bogholderiet. Posten 

bør åbnes af to personer i forening. For boligorganisationer med få ansatte 

åbnes posten af forretningsføreren. For boligorganisationer uden ansatte åbnes 

posten af et dertil udpeget bestyrelsesmedlem. Breve m.v. datostemples. 

Registrering af værdipost 

Indkomne checks stemples på bagsiden med følgende tekst: 'Indsættes på boligorganisationens 

konto xxx xxx'. På postanvisninger anføres boligorganisationens 

kontonummer i særlig felt. 

Der skal føres en postindgangs bog, hvori modtagne checks og anden værdipost 

opnoteres. Eksempel på postindgangs bog er vist i bilag. 

Alle checks og postanvisninger udleveres til kassereren, der kvitterer i postindgangs 

bogen for modtagelsen. 

I større boligorganisationer bør postindgangs bogen dagligt af bogholderiet 

sammenholdes med indbetalinger ifølge kasseregnskabet, ligesom postindgangs 

bogen bør forelægges den daglige leder til gennemsyn. 

I mindre boligorganisationer bør formanden eller et andet bestyrelsesmedlem 

stikprøvevis gennemgå postindgangs bogen samt påse, at der er overensstemmelse 

med kasseregnskab og postindgangs bog. 

Ved indførelse af ovenstående procedurer vil det være muligt at sammenholde 

postindgangs bogen med indtægtsførsler ifølge kasseregnskabet, og der vil være 

større sikkerhed for, at samtlige indbetalinger tilgår boligorganisationen rettidigt 

med det fulde beløb, samt at fejl og misligheder ikke opstår. 

Registrering af al modtagen post 

Det kan i øvrigt anbefales, at boligorganisationen registrerer al modtagen post, 

idet det herved er muligt at kontrollere modtagelsen af anden post f.eks. opsigelser, 

anmodninger fra skattemyndigheder om tilbageholdelse af løn, forespørgsler 

og svar fra offentlige myndigheder m.v. 

Postindgangs bogen kan anvendes, idet kvittering for modtagelse gives af den 

person, som får overdraget de enkelte breve til videre behandling, medens kassereren 

kvitterer for værdipost.

side 115 

Poståbning Bilag til 9.1.1 side 

2 

Postindgangs bog 

DATO AFSENDER BELØB ART * KVITTERING 

* CHECK : C POSTANVISNING : P KONTANT : K 

SIDE NR

Huslejeopkrævning mm. 9.1.2 side 

1 

Pkt. 9.1.2. Huslejeopkrævning, herunder rykkerprocedure og afskrivning af tilgodehavender 

Grundlag 

Lejefastsættelse 

side 116 

Hovedformålet med interne kontroller på huslejeområdet er at sikre en korrekt 

og rettidig opkrævning af huslejeindtægten, ligesom der skal være faste procedurer 

for opfølgning af manglende indbetalinger. Tilgodehavender, der anses for 

uerholdelige, skal afskrives. For øvrige restancer skal der foretages hensættelser 

til tab. 

Grundlaget for opkrævning af husleje er det godkendte driftsbudget for den enkelte 

boligafdeling. Huslejen i driftsbudgettet skal være fastsat således, at der 

er balance mellem samtlige udgifter, herunder henlæggelser m.v. og indtægter 

i afdelingen. 

Der bør indføres en procedure, således at en anden person end den, der udarbejder 

budgettet, gennemgår og efterregner dette, inden det forelægges for afdelingsbestyrelsen 

og for beboerne til godkendelse på et afdelingsmøde. 

I forbindelse med udarbejdelsen af boligorganisationens budget, skal boligorganisationens 

bestyrelse tage stilling til størrelsen af et eventuelt tilskud til afdelingerne 

vedrørende boligorganisationens nettorenteindtægt ved fælles forvaltning 

af afdelingsmidler, samt hvorledes dette tilskud skal fordeles til de enkelte 

afdelinger. 

Boliglejen skal fordeles på afdelingens boliger under hensyn til disses indbyrdes 

brugsværdi. Ved fordelingen af lejen på de enkelte boliger i en ejendom må det 

sikres, at fordelingsnøglen er udarbejdet i henhold til loven. Fordelingsnøglen 

skal foreligge i skriftlig form med begrundelser for den fastsatte fordelingsnøgle. 

De steder, hvor der ligger skønsmæssig vurdering af boligernes indbyrdes 

værdi til grund for fastsættelsen af boliglejen, bør disse skøn være behørigt begrundet, 

og der bør til stadighed følges op på de foretagne skøn, når der sker 

ændringer i afdelingen. 

Eventuel ændring af lejefordelingen skal godkendes af kommunalbestyrelsen. 

Øvrige lejeindtægter skal fastsættes til den leje, der er sædvanlig for tilsvarende 

lejemål. Det skal sikres, at der sker en korrekt fordeling af lejen på de enkelte 

typer af lejemål. For erhverv m.v., hvor lejen skal fastsættes efter markedslejen/sammenligningslejen, 

bør der foreligge behørig dokumentation for de foretagne 

lejefastsættelser. Eventuelle reguleringer for erhvervslokaler skal ske 

efter den særlige reguleringslov herfor. 

Lejen for ungdomsboliger, lette kollektivboliger, ældreboliger, bofællesskaber 

og byfornyede ejendomme, der er integreret i en almen afdeling, fastsættes 

under hensyntagen til den procedure for fastsættelse af boliglejen, der gælder 

for disse boliger.


2 

side 117 

Lejeforhøjelser som følge af stigninger i en afdelings driftsudgifter skal fordeles 

på boligerne med samme procentsats. Hvis der er ungdomsboliger, lette kollektivboliger 

eller ældreboliger integreret i afdelingen. skal der dog først foretages 

en opdeling på hver boligkategori efter det samlede bruttoetageareal. 

Særlig lejeforhøjelse som følge af fraflyttet lejers forbedring (råderet) af lejligheden 

skal opkræves særskilt efter de nærmere fastsatte regler herom. Ved 

fraflytning skal forretningsgangen indeholde instruks om sådanne eventuelle lejeforhøjelser. 

Vedrørende reglerne for råderet henvises til særlig brochure om 

råderet. 

Forretningsgangen skal sikre, at lejestigninger varsles med korrekt frist. Dette 

kan eventuelt ske ved føring af en aktivitetskalender. 

Opkrævning af husleje 

Ved opkrævning af den månedlige husleje bør der foreligge en oversigt over de 

enkelte lejeres mellemværende med boligafdelingen (restanceliste), hvor den 

månedlige husleje er registreret. 

Rykkerprocedure 

Huslejen for eventuelle uudlejede boliger skal omposteres til konto for tab vedrørende 

lejeledighed. Huslejetabel skal samtidig slettes fra restancelisten. 

Forretningsgangen skal sikre, at huslejeindbetalinger registreres korrekt på den 

enkelte lejer i restancelisten, såfremt dette ikke er styret via edb. 

Hver måned skal bogholderiet afstemmes til restancelisten dagen efter sidste 

indbetalingsdag. 

De likvide konti hvorpå huslejen indgår bør afstemmes løbende, således at det 

sikres, at alle huslejeindbetalinger er blevet registreret i bogholderiet. Der henvises 

i øvrigt til forretningsgang vedrørende kassefunktionen. 

Straks efter sidste betalingsdag bør der sendes rykkerskrivelser for alle væsentlige 

huslejerestancer. 

Beløbsgrænsen for hvornår der skal sendes rykkerskrivelse for huslejerestancer, 

skal fastsættes af det enkelte boligorganisationen ud fra deres egen vurdering. 

Boligorganisationen skal fastlægge, hvorvidt der ved udsendelse af rykkerskrivelser 

skal opkræves påkravsgebyr i henhold til lejeloven. En fremsendelse af 

rykkerskrivelse kort efter betalingsfristens udløb tillagt påkravsgebyr kan 

fremme en fremtidig rettidig betaling.


3 

Eksempel på rykkerprocedure: 

* 1. rykkerskrivelse fremsendes med påkrav om betaling straks, når beløbet 

ikke er modtaget 8 dage fra sidste rettidige indbetalingsdato. Der vedlægges 

giroindbetalingskort på restancebeløbet evt. tillagt påkravsgebyr. 

side 118 

* 2. rykkerskrivelse fremsendes 15 dage efter 1. rykkerskrivelse. 

2. rykkerskrivelse skal indeholde meddelelse om, at lejer vil blive sat ud af 

lejligheden, samt at restancekravet vil blive sendt til inkasso. Rykkerskrivelsen 

skal indeholde oplysning om, at udgifter hertil vil blive pålagt lejeren. 

* Eksempler på rykkerskrivelser der opfylder lejelovens krav er vedlagt som 

bilag. 

* For 1. rykkerskrivelse fastsættes størrelsen af eventuelt påkravsgebyr. 

* Generelt vil det være en fordel for boligorganisationen, såfremt der kan 

indgås et frivilligt forlig med lejeren. Ved indgåelsen af et frivilligt forlig, opnås 

der dokumentation for boligorganisationens krav. Herved vil en efterfølgende 

inkassosag lettere kunne gennemføres. 

* I andelsboligforeninger overvejes muligheden af eksklusion af lejeren. 

* Der kan fastsættes en bagatelgrænser for hvilke tilgodehavender, der videregives 

til inkasso i forhold til omkostninger, der påløber i forbindelse med 

en inkassosag. 

* Der skal ligeledes fastsættes regler for, i hvilket omfang fraflytningstilgodehavender 

skal renteberegnes, idet dog renteloven m.v. skal respekteres. 

* Afskrevne fordringer over et fastsat beløb opføres på særlig liste, der årligt 

gennemgås med henblik på at inddrive det afskrevne beløb. Debitors betalingsevne 

kan efterfølgende være forbedret. 

Afskrivning på tilgodehavender 

I restancelisten bør det være muligt at se tilgodehavendernes aldersfordeling. 

Det bør løbende vurderes, om de generelle henlæggelser til imødegåelse af tab 

er tilstrækkelige til dækning af forventede tab på huslejerestancer, tilgodehavenderne 

på fraflyttede lejere samt tab ved lejeledighed. 

Beløb, der forgæves er søgt inddrevet ved inkasso, skal afskrives som en ekstraordinær 

udgift, men optages på en særlig liste med henblik på en senere 

inddrivning. Tidligere henlæggelser vedrørende de afskrevne fordringer kan 

modregnes. 

Huslejeopkrævning mm. 9.1.2 

side 4 

Ved regnskabsafslutningen skal der foretages en vurdering af om henlæggelserne 

til tab ved fraflytning og lejeledighed er tilstrækkelige.

side 119 

Som hovedregel bør der være henlagt til fuld dækning af tab på restancer, der 

er eller vil blive sendt til inkasso. Herudover bør der foretages tilstrækkelige 

henlæggelser til dækning af tabsrisikoen på øvrige restancer. Tabsrisikoen på 

disse restancer vurderes med udgangspunkt i de opnåede erfaringer fra tidligere 

år. Vurderingen skal foretages som en individuel vurdering af de enkelte restancer. 

Det skal tilsvarende sikres at der herudover er henlagt tilstrækkeligt til dækning 

af tab ved lejeledighed. 

Såfremt henlæggelserne ikke er tilstrækkelige, bør de forøges ved at udgiftsføre 

det nødvendige beløb under posten henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytninger. 

Huslejeopkrævning mm. Bilag til 9.1.2 side 1 

Påkrav/varsel ved manglende betaling af leje mv. 

Udkast til 

Påkrav og varsel efter lejeloven pga. lejerestance eller pga. at anden pligtig 

pengeydelse i lejeforholdet ikke er betalt rettidigt (jf. lejelovens §§ 32, 33 (leje), 

36 (varme), 46 c (antenne), 46 j (vand) og 93 (hævebestemmelsen). 

Brev til lejer Hansen 

(ca. den 10. i betalingsmåneden) 

(sendes anbefalet og almindeligt og eventuelt tillige mod en indleveringsattest 

for afsendelse af det almindelige brev)

side 120 

Påkrav efter lejeloven 

Kære hr. Hansen! 

Ved en gennemgang af vort bogholderi har vi desværre konstateret, at De ikke 

har betalt lejen for denne måned rettidigt, idet beløbet skulle have været indbetalt 

senest ..... (seneste rettidige betalingsdag, se lejelovens §§ 32 og 33). 

Vi må derfor bede Dem om straks at indbetale det skyldige beløb kr...... 

samt gebyret for dette varsel/påkrav, der udgør 104 kr. (i 1998) 

+ 2 % af den del af gælden, der overstiger 1.000 kr. = kr. 

De skal således alt i alt straks betale kr. ..... 

Det samlede beløb skal være betalt senest tre hverdage efter, at dette brev er 

kommet frem til Dem (se lovens § 93, stk. 2 og § 33, stk. 3). 

Hvis det samlede beløb ikke betales inden fristens udløb, kan vi ophæve lejemålet. 

Dette vil betyde, at De ganske kort efter og uden yderligere varsel vil 

skulle flytte fra Deres bolig. Dette fremgår af lovens regler. Hvis det bliver nødvendigt 

at ophæve lejekontrakten med Dem, vil der løbe yderligere og væsentlige 

omkostninger på sagen, idet vi i givet fald straks efter ophævelsen vil sende 

Deres restance til inkasso. Disse yderligere omkostninger vil også blive opkrævet 

hos Dem. 

Hvis De mener, at De har betalt rettidigt, eller hvis dette påkrav efter 

Deres opfattelse skyldes en registreringsfejl eller lignende, må De straks kontakte 

os. 

Med venlig hilsen

Varekøb mm. 9.1.3 side 

1 

Pkt. 9.1.3. Varekøb, varekreditorer og betalinger 

Bestilling af varer 

Priskontrol 

Licitation 

I lov om almene boliger mv. er det bestemt, at boligorganisationens byggeri 

skal søges gennemført efter rationelle byggemetoder og til lavest mulige pris. 

side 121 

Boligorganisationens forvaltningsudgifter skal søges holdt på det lavest mulige 

niveau. For visse driftsudgifter skal der tages hensyn til, at disse er omfattet af 

den særlige bestemmelse vedrørende begrænset stigningstakt (2%'s-reglen). 

Aftaler om vareleverancer og tjenesteydelser, hvor der kan være tale om interessekonflikter 

og inhabilitet, skal godkendes af kommunalbestyrelsen. Der skal 

her henvises til særskilt paradigma vedrørende bestemmelserne om interessekonflikter 

og inhabilitet. 

Beslutninger om grundkøb og iværksættelse af nyt byggeri skal godkendes af 

boligorganisationens øverste myndighed. 

Indkøb og bestillinger skal til enhver tid være i overensstemmelse med afdelingens 

budget og øvrige beslutninger. 

Hovedformålet med interne kontroller på varekøbsområdet er at sikre boligorganisationen 

mod tab som følge af afholdelse af unødige udgifter. 

Den person, der foretager varebestilling, bør ikke samtidig være beskæftiget 

med poståbning, modtagelse af varer og leverandørfakturaer eller bogføring og 

betaling af leverandørfakturaer. I boligorganisationer med et lille administrationsapparat 

kan en sådan arbejdsdeling normalt ikke gennemføres. I disse boligorganisationer 

bør funktionerne imidlertid adskilles, således at den der bestiller 

varer ikke tillige kan forestå anvisning og bogføring af leverandørfakturaen. 

Bestilling af varer og ydelser bør i større boligorganisationer udskrives på 

grundlag af interne rekvisitioner fra boligorganisationens forskellige afdelinger. 

Rekvisitioner bør udskrives på formnummererede blanketter, således at der kan 

foretages en nummerkontrol af udskrevne og annullerede blanketter. 

Der bør indføres procedurer der sikrer, at der jævnligt foretages undersøgelser 

af priser hos forskellige leverandører. 

For større vedligeholdelsesarbejder o. lign. bør der fastsættes regler for udbydelse 

af arbejdet i licitation. Det skal anbefales, at den øverste ledelse i boligorganisationen 

fastsætter beløbsgrænser for hvilke arbejder, der skal i licitation. 

Ved anvendelse af licitation skal de gældende regler herfor overholdes, herunder 

de af EU givne direktiver.

Varekøb mm. 9.1.3 

side 2 

Udnyttelse af rabatter og bonus 

Der bør endvidere indføres procedurer, der kan medvirke til en optimal udnyttelse 

af rabatter og bonus, til gavn for lejerne. Dette kan blandt andet opnås 

ved fællesindkøb, eventuelt med andre boligorganisationer. Det skal påses, at 

de modtagne rabatter og bonus tilgår de respektive afdelinger. 

Fakturakontrol 

Betaling 

side 122 

Boligorganisationen bør have en procedure for fakturakontrol. Det skal undersøges, 

om der er overensstemmelse mellem den modtagne vare/tjenesteydelse 

ved en sammenholdelse af det modtagne med fakturaen og ordreseddel eller 

rekvisition. Der bør herudover foretages priskontrol, efterregning og undersøgelse 

af andre formelle mangler og fejl på fakturaen. Attest for kontrol af leverandørfakturaen 

bør anføres herpå, eventuelt i dertil indrettede rubrikker fra et 

stempel. 

Anvisning til betaling og bogføring af fakturaen bør ikke kunne foretages af den 

person, der har rekvireret varen/tjenesteydelsen. Anvisning i mindre boligorganisationer 

kan derfor forestås af bogholderen eller af ledelsen. 

Kontering af leverandørfakturaer bør foretages af den person, der har rekvireret 

udgiften, medens konteringens rigtighed skal kontrolleres af bogholderiet inden 

bogføringen finder sted. 

Budgetkontrol m.v. 

Et væsentligt kontrolinstrument ved omkostninger/investeringer er budgetkontrollen. 

Boligorganisationen bør på måneds- eller kvartalsbasis udføre budgetkontrol 

og årsagsforklare væsentlige afvigelser. 

Kreditorbogholderiet bør jævnligt gennemgås med henblik på at foretage opfølgning 

af ældre saldi. Endvidere bør de enkelte kreditorsaldi afstemmes med 

de kontoudskrifter, der modtages fra leverandørerne. Kontoudtog og afstemninger 

skal arkiveres. 

Forskudsbetalinger 

Boligorganisationen bør kun i ganske særlige tilfælde foretage forskudsbetalinger 

på grund af risikoen for leverandørens manglende leveringsevne, betalingsstandsning, 

konkurs eller lignende. Såfremt forskuds- eller ratebetaling undtagelsesvis 

foretages, bør boligorganisationen sikre sig garanti for restleverancen 

eventuelt ved en bankgaranti. 

Fakturabelåning/transport 

Såfremt leverandøren har indgået fakturabelåningsordning med et pengeinstitut, 

factoringselskab eller lignende, og boligorganisationen har modtaget meddelelse 

om, at betaling med frigørende virkning kun kan foretages til den fakturabelånende 

virksomhed, skal boligorganisationen være opmærksom på, at betaling 

ikke sker til leverandøren men til den fakturabelånende virksomhed. Såfremt 

betaling alligevel foretages til leverandøren, risikerer boligorganisationen 

at miste det indbetalte beløb.

Lønbehandling 9.1.4 side 

1 

side 123 

Pkt. 9.1.4. Lønbehandling 

For at styrke sikkerheden i lønsystemet og muligheden for efterfølgende at kontrollere 

lønberegningernes rigtighed bør forretningsgangen for området minimum 

indeholde nedenstående interne kontroller. 

Vedrørende ansættelseskontrakt for forretningsfører/direktør samt udbetaling af 

honorarer m.m. til bestyrelsesmedlemmer henvises til særskilte paradigmaer. 

Pålideligheden i en boligorganisations stamdata og sikkerheden i opbevaring og 

anvendelse af disse er af afgørende betydning for sikkerheden i lønsystemet. 

Ansættelsesvilkår skal for alle ansatte efter den 1. juli 1993 foreligge i skriftlig 

form. For ansatte, hvis ansættelsestidspunkt er før 1. juli 1993, er boligorganisationen 

pligtig inden 2 måneder efter medarbejderens anmodning herom at 

udarbejde skriftlige vilkår for ansættelsen. Alle ændringer i ansættelsesvilkårene 

skal udarbejdes i skriftlig form og skal være attesteret af en person, der 

hverken beregner eller udbetaler løn. 

Eksempel på ansættelsesaftale kan findes i afsnittet 'Overenskomst og stillingsbeskrivelser 

for øvrige ansatte.' 

Til skatteberegningen er det vigtigt, at organisationen kort efter tiltrædelsestidspunktet 

modtager det originale skattekort fra den ansatte. Lønberegning for 

medarbejderen bør ikke foretages såfremt skattekortet mangler. Ved fratrædelse 

bør fotokopi af den ansattes skattekort opbevares i boligorganisationen til 

senere dokumentation for de foretagne skattetræk. 

Ved lønkørsel hos servicebureau bør det i forretningsgangen for poståbning indføres, 

at udskrifter over ændringer i stamdata fordeles til kontrol af en person, 

der hverken beregner eller udbetaler løn. Ved interne lønsystemer skal det sikres, 

at alle ændringer i stamdata udskrives på fortløbende nummererede ændringsjournaler. 

Ved manuelle lønsystemer må anvendelsen af stamdataene løbende 

kontrolleres af en anden person end den, der har foretaget lønberegningen. 

Alle ændringer i forretningsførerens lønforhold bør attesteres af bestyrelsesformanden. 

Lønoversigten bør jævnligt gennemgås. Manglende ajourføring af stamdata kan 

f.eks. føre til, at fejlagtig lønudbetaling kan ske til tidligere ansatte. I mindre 

boligorganisationer kan gennemsyn af lønlisten umiddelbart afsløre, om udbetaling 

er sket til personer, som ikke længere er ansat. I større boligorganisationer 

kan lønlisten opdeles og godkendes afdelingsvis. 

Særlige løntillæg, f.eks. kørselsgodtgørelse eller udbetaling for overarbejde bør 

særskilt attesteres og godkendes. 

Lønudbetalingen attesteres af forretningsføreren.

Lønbehandling 9.1.4 side 

2 

side 124 

Der bør månedsvis foretages totalafstemning mellem lønningssystemets totaler 

for A-indkomst og bogholderiets udvisende. Afstemningen bør foretages af en 

person, der ikke har foretaget lønudregningen eller lønudbetalingen. Såfremt 

dette er tilfældet bør afstemningerne med jævne mellemrum kontrolleres af ledelsen. 

Vedrørende beregning og indbetaling af A-skat skal der indføres procedurer som 

sikrer, at dette foregår korrekt. Manglende betaling af og redegørelse for A-skat 

kan medføre ansvar for ledelsen. 

Af hensyn til lovgivningens specifikationskrav skal det anbefales, at løn og vederlag 

til forretningsfører/direktion og bestyrelse føres på særskilte konti.

Kontantbeholdninger mm. 9.1.5 side 

1 

Pkt. 9.1.5. Kontant- og bankbeholdninger 

side 125 

Interne kontroller på betalingsområdet skal sikre, at samtlige indbetalinger tilgår 

boligorganisationen rettidigt med det fulde beløb, og at udbetalinger kun foretages 

på gyldigt grundlag til rette fordringshaver og med korrekt beløb. 

Det ligger ud over formålet med dette paradigma at beskrive bogføringslovens 

krav til føring af kassekladde mv., men det skal bemærkes, at i henhold til bogføringsbekendtgørelsen 

skal der foretages kasseafstemninger jævnligt og - hvis 

ikke virksomhedens omfang tilsiger andet - dagligt. Kasseoptællingen bør noteres 

i en kasseoptællingsborg eller på bagsiden af kassererens eksemplar af kasserapporten. 

Kassefunktionen bør normalt være adskilt fra andre funktioner, der har betydning 

for regnskabsmæssige registreringer, især bogføringen. Såfremt en sådan 

funktionsadskillelse ikke foretages vil der være mulighed for at skjule uregelmæssigheder. 

I mindre boligorganisationer med et lille administrationsapparat vil en funktionsadskillelse 

ikke altid være mulig. I sådanne boligorganisationer bør ledelsen 

eller eventuelt andre medarbejdere i virksomheden jævnligt foretage uanmeldt 

kontrol af beholdningsopgørelserne. 

Afstemning med kontoudtog fra bank og giro bør foretages af en person som 

ikke har fuldmagt til udskrivning af checks mv. og som ikke har ansvaret for 

kassebogføringen. 

Den fungerende forretningsgang skal sikre, at der ikke kan ske udbetalinger 

uden forudgående anvisning. 

Som kontrol med kassebogføringens rigtighed og overholdelse af forretningsgangen 

med hensyn til udbetalinger fra kassen bør kasserapporten med tilhørende 

bilag jævnligt/dagligt overleveres til bogholderiet. 

Brugen af checks og giroblanketter til udbetalinger giver en god sikkerhed for 

korrekte udbetalinger. Underskrift af checks og giroblanketter bør kun kunne 

ske af to personer i fællesskab, således at misligheder ikke kan gennemføres 

uden samarbejde mellem flere personer. 

Det skal fastlægges, hvilke personer der har fuldmagt til at skrive på checks og 

giroblanketter. 

Checkhæftet bør opbevares på betryggende måde, og alle checks bør forinden 

disse underskrives crosses, således at kun adressaten på checken kan hæve beløbet 

mod forevisning af legitimation.

Kontantbeholdninger mm. 9.1.5 side 

2 

Elektronisk betalingsformidling 

Hvis der kan foretages elektronisk overførsel af betalinger (EDI), bør der foreligge 

særskilt forretningsgang herpå, og det må anbefales at boligorganisationen 

drøfter forretningsgangen med sin revisor til sikring af at de interne kontroller 

er tilstrækkelige. Principielt er EDI omfattet af ovennævnte grundregler 

for godkendelse af udbetalinger, bortset fra at elektronisk godkendelse af 

transaktioner foretages med særlige personlige koder. Personer med fuldmagt 

til godkendelse af elektroniske betalinger mv. skal opbevare sine personlige 

godkendelsesnøgler (koder) forsvarligt samt sikre at disse koder ændres med 

jævne mellemrum. 

side 126

Afstemninger 9.1.6 side 

1 

Pkt. 9.1.6. Afstemninger og opgørelser til årsafslutning 

side 127 

Ved udarbejdelsen af årsregnskabet bør der udarbejdes nedenfor nævnte afstemninger 

og opgørelser. Udarbejdelsen af materialet vil give en større sikkerhed 

i regnskabsudarbejdelsen. Materialet bør forsynes med navn for den person, 

der har udarbejdet materialet og dato for udførelse. 

* Endelig regnskabskladde skal eftertælles og afstemmes til finansbogholderiet 

* Råbalancen skal afstemmes til årsregnskabskladden 

* Redegørelse over væsentlige budgetafvigelser 

* Kontoudskrift fra pengeinstitutter m.v. pr. statusdagen skal afstemmes til 

relevante poster i årsregnskabet og dokumentationen herfor skal vedlægges 

* Afstemning af indestående i Landsbyggefonden (egen trækningsret) samt 

renter heraf pr. statusdagen og dokumentationen herfor skal vedlægges. 

* Periodisering af udgifter på ejendomsskattebilletterne skal afstemmes til 

regnskabskladden. Kopi af ejendomsskattebilletter vedlægges. 

* Tilgodehavende/forudbetalt boligafgifter m.v. afstemmes til årsregnskabet. 

* Tilgodehavender og gæld til fraflyttede lejere afstemmes til årsregnskabet. 

Specifikationen skal desuden indeholde oplysninger om tilgodehavendernes 

status. 

* Øvrige beholdninger og lån. Kontoudskrift fra pengeinstitut m.v. pr. statusdagen 

skal afstemmes til relevante poster i regnskabskladden og dokumentationen 

herfor skal vedlægges. 

* Der udarbejdes opgørelse over henlæggelser til fraflytninger, og der foretages 

en vurdering af, hvorvidt der er henlagt tilstrækkeligt. Oversigt over 

forbrug og henlæggelser for de seneste 3 regnskabsår vedlægges. 

* Prioritetsgæld. Årsopgørelse fra realkreditinstitut pr. statusdagen afstemmes 

til regnskabskladden. Hvis der ikke forefindes årsopgørelser pr. statusdagen, 

skal der vedlægges kopi af seneste terminskvittering fra realkreditinstitut 

for alle lån. Terminskvitteringen skal være afstemt til prioritetsgælden 

i regnskabskladden. Hvis der er indekslån skal kopi af dokumentation 

af årets indeksregulering ligeledes vedlægges.

Afstemninger 9.1.6 side 

2 

* Opmærksomheden henledes på, at der ved advisering til realkreditinstitutterne 

kan foretages udskrift af årsopgørelser pr. statusdagen selv om statusdagen 

afviger fra 31. december. 

* Kreditorbogholderiet skal afstemmes til finansbogholderiet. 

* Lønningsbogholderiet afstemmes til finansbogholderiet. Saldofelter på oplysningssedler 

afstemmes til lønningsbogholderi. 

side 128

Kapitalforvaltning 9.2.1 side 

1 

Pkt. 9.2.1. Kapitalforvaltning 

side 129 

Hovedformålet med interne kontroller vedrørende kapitalforvaltning er at sikre, 

at boligorganisationen (forretningsførerorganisationen) til enhver tid overholder 

reglerne vedrørende kapitalforvaltning. 

Boligorganisationen skal forvalte boligorganisationens og afdelingernes midler 

bedst muligt under hensyntagen til størst mulig sikkerhed og bedst mulig forrentning. 

Boligorganisationens bestyrelse bør tage stilling til boligorganisationens overordnede 

investeringspolitik, herunder hvilken risiko for kurstab boligorganisationen 

vil påtage sig i forhold til den bedst mulige forrentning. Boligorganisationens 

ledelse må ved fastsættelsen af, hvilken risiko man vil påtage sig, tage 

hensyn til hvilke risici boligorganisationen kan påtage sig. Som udgangspunkt 

må boligorganisationen sikre sig at eventuelle kurstab hverken vil overstige den 

disponible del af arbejdskapitalen eller den overskydende likviditet. 

Dette medfører, at boligorganisationer med en begrænset disponibel arbejdskapital 

vil være nødt til at investere i meget korte obligationer med en lav kursrisiko, 

medens boligorganisationer med større disponibel arbejdskapital vil kunne 

tillade sig at placere midler i lange obligationer med deraf følgende større kursrisiko. 

Alt andet lige vil boligorganisationer med en tilstrækkelig fri arbejdskapital 

derved kunne opnå en større forrentning af de forvaltede midler, idet de 

lange obligationer sædvanligvis giver et højere afkast end korte obligationer. 

Det skal bemærkes, at likvide midler kun må placeres i indlån i danske kroner 

og i danske realkredit- eller statsobligationer. Midlerne må ikke anbringes i aktier, 

optioner eller futures. Kassebeholdninger skal holdes på et absolut minimum. 

Bestyrelsen må også tage stilling til om alle større placeringer skal forelægges 

bestyrelsen. Den enkelte boligorganisation må under hensyntagen til kapitalforholdene 

i boligorganisationen fastsætte en beløbsgrænse herfor. 

Porteføljemanagement 

Det praktiske arbejde i forbindelse med placering af boligorganisationens midler 

kan eventuelt uddelegeres til banker. Der skal i givet fald udarbejdes en skriftlig 

porteføljemanagementaftale, der fastlægger de aftalte rammer inden for hvilke, 

den eksterne bistand kan udøves. Aftalen skal indeholde bestemmelser om rapportering 

af de opnåede resultater til boligorganisationens ledelse. Ansvaret for 

kapitalforvaltningen kan ikke af ledelsen uddelegeres til en bank eller andre, 

hvorfor ledelsen nøje bør overvåge resultaterne af porteføljeplejen.


2 

side 130 

Uomtvistelig god sikkerhed 

Bekendtgørelsen om drift af almene boliger m.v. foreskriver, at dispositionsfondens 

og afdelingens midler skal være anbragt sikkert og således, at de i nødvendigt 

omfang og til enhver tid kan gøres likvide. 

Det skal bemærkes, at begge forudsætninger skal opfyldes for, at der er tale 

om uomtvistelig god sikkerhed. 

Forvaltning af midler inden for boligorganisationen 

Boligorganisationen kan vælge om der skal være separat eller fælles forvaltning 

af afdelingsmidler, idet insolvente afdelinger dog altid skal forvaltes særskilt. 

Separat forvaltning 

Ved separat forvaltning skal der oprettes særskilte bank- og depotbeholdninger 

for hver enkelt afdeling. 

Fællesforvaltning 

Der skal etableres en forretningsgang der sikrer, at eventuelle mellemværender 

imellem selskaber og afdelinger med separat forvaltning løbende udlignes. En 

beskeden kassebeholdning kan dog indeholde midler fra såvel boligorganisationen 

som afdelinger. 

Ved fællesforvaltning oprettes samlede bank- og depotbeholdninger. 

Hver afdeling skal have sin egen uafhængige økonomi, der ikke må sammenblandes 

med andre afdelingers eller boligorganisationens økonomi. Dette er dog 

ikke til hinder for, at administrationen tilrettelægges således, at ind- og udbetalinger 

foregår gennem boligorganisationen, og at der er fælles forvaltning af organisationens 

og solvente almene afdelingers midler. 

En almen forretningsførerorganisations og dets almene datterorganisationers 

midler kan ligeledes indgå i fællesforvaltning med datterorganisationens afdelingers 

midler. Nedenstående krav om adskillelse af forvaltede midler mellem 

forskellige boligorganisationer er ikke gældende for datterorganisationer af administrerende 

almene forretningsførerorganisationer. 

Forvaltning af midler fra flere boligorganisationer 

En almen boligorganisation kan vælge at lade en anden boligorganisation forestå 

sin administration. Etableres en sådan aftale, skal boligorganisationens likvide 

midler, herunder værdipapirer være adskilt fra såvel administrators som 

andre boligorganisationers kasse-, bank- og depotbeholdninger. De administrerende 

boligorganisationer skal derfor oprette selvstændige bankkonti og depoter 

for hver enkelt administreret boligorganisation. 

Anmeldte forvaltningsordninger 


3 

Flere almene boligorganisationers midler og afdelingsmidler kan dog indgå i en 

fællesforvaltning under følgende betingelser: 

* Bankkontoen og depotkontoen skal lyde på samtlige deltagende boligorganisationers 

navne og kun på disse. Alle transaktioner/-posteringer på konti

side 131 

og depoter skal lyde på den enkelte boligorganisations navn eller den administrerende 

boligorganisations navn på grundlag af prokuraerklæring. 

* Forvaltningen sker under betryggende bogføringsmæssige forhold. Den enkelte 

deltagende boligorganisations andel, herunder andele af realiserede/urealiserede 

kursgevinster og -tab, skal løbende fremgå af bogføringen. 

Opgørelsen af de enkelte andele kan opgøres dag til dag, og skal mindst 

opgøres måned til måned, primo, medio eller ultimo. 

* Forvaltningen skal overholde særlige revisionsmæssige krav, stillet af 

Landsbyggefonden. 

* Fællesforvaltning for flere boligorganisationer skal anmeldes til Landsbyggefonden 

inden dens iværksættelse, og skal overholde Landsbyggefondens 

regler om garantiordning for afdelingsmidler. 

Afdelinger der ikke er solvente, må dog aldrig indgå i fællesforvaltningen. Hvis 

en boligorganisation ikke længere er solvent, skal den udskilles fra de øvrige 

ved oprettelse af separat forvaltning for denne. 

En administrerende boligorganisations midler kan indgå i fællesforvaltning efter 

reglerne for anmeldte forvaltningsordninger på lige vilkår med de øvrige deltagende 

boligorganisationer. 

Forretningsførerorganisationer kan ved forvaltning af datterorganisationers midler 

oppebære en rentemarginal, hvorimod der ikke kan oppebæres en rentemarginal 

ved forvaltning af øvrige boligorganisationers midler. Bogføringen skal 

indrettes således, at forvaltningen af likvide midler under en anmeldt forvaltningsordning 

altid opfylder de gældende krav til løbende at kunne opgøre de 

deltagende boligorganisationers andel af kursgevinster og tab m.v. 

Udlån til afdelinger 

En afdelings midler kan gennem boligorganisationen udlånes til boligorganisationens 

andre almene afdelinger. Boligorganisationen skal dog indestå for, at der 

er uomtvistelig god sikkerhed for de udlånte midler. 

Udlån fra en datterorganisation til en anden datterorganisation kan tilsvarende 

kun ske via forretningsførerorganisationen. Forretningsførerorganisationen skal 

indestå for, at der er uomtvistelig god sikkerhed for udlånte midler. 

For at udelukke at afdelingsmidler kan gå tabt ved udlån til andre afdelinger, 

må der ikke foretages udlån direkte fra en afdeling til den anden, men kun gennem 

boligorganisationen/forretningsførerorganisationen, der herved indestår for 

såvel sikkerhed som for, at midlerne kan frigøres med kort varsel (uomtvistelig 

god sikkerhed). 

Kapitalforvaltning 9.2.1 

side 4 

Under forudsætning af uomtvistelig god sikkerhed er der i princippet ingen begrænsninger 

i hvilke formål i andre afdelinger, midlerne må udlånes til. 

Der må dog ikke ske udlån til afdelinger med opsamlet driftsunderskud, der 

skyldes udlejningsvanskeligheder eller til afdelinger, hvor udlejningsvanskeligheder 

forventes. 

Forretningsgangen skal sikre, at der ikke sker udlån til afdelinger med et opsamlet 

driftsunderskud, der skyldes udlejningsvanskeligheder.

Ligeledes bør forretningsgangen sikre, at der ikke sker udlån til afdelinger med 

opsamlet driftsunderskud, der overstiger 1 måneds bruttolejeindtægt, uden at 

kommunalbestyrelsens samtykke er indhentet. 

side 132 

Forretningsgangen bør således foreskrive en løbende kontrol med udlån til afdelingerne 

og den foretagne kontrol bør dokumenteres skriftligt. 

Forretningsgangen bør endvidere omfatte en løbende kontrol af, at boligorganisationen 

til hver en tid kan tilbagebetale midler, modtaget i forvaltning fra afdelingerne. 

Se vedlagte eksempel på opgørelse af boligorganisationens overskydende 

likviditetsberedskab. 

Afdelingens lån af egne henlagte midler 

En afdeling kan mod uomtvistelig god sikkerhed låne af sine egne henlagte midler 

til bl.a. følgende formål: 

* finansiering af afdelingens underskud og underfinansiering. Afdelingen skal 

dog søge underfinansieringen og opsamlede underskud afviklet efter de 

herom gældende regler. 

* lån til hel eller delvis finansiering af den pågældende afdelings egne moderniserings- 

og forbedringsarbejder. 

Fremmed låneoptagelse kan herved undgås eller udskydes til et senere tidspunkt, 

hvor de lånte midler skal anvendes til det formål, hvortil de er henlagt. 

Det er derfor en ufravigelig forudsætning, at midlerne skal kunne gøres likvide. 

Dette kan opnås ved at etablere en trækningsret, et lånetilsagn eller garanti i 

bank eller sparekasse, eller at den fornødne likviditet er sikret f. eks. gennem 

boligorganisationens egne frie midler. 

Afdelingen kan dog låne af egne midler til moderniserings- og forbedringsarbejder 

uden oprettelse af trækningsret, hvis det af vedligeholdelsesplanen fremgår, 

at der på trods af udlånet vil være tilstrækkelig likviditet til dækning af de 

forudsatte udgifter i takt med at disse forfalder, eller at de forudsatte arbejder 

kan finansieres på anden måde. Eventuelle overskud ved afdelingens 

drift skal dog anvendes til ekstraordinær nedbringelse af underfinansieringen eller 

til dækning af underskud fra tidligere år. 

Kapitalforvaltning 9.2.1 

side 5 

Landsbyggefondens garantiordning for afdelingsmidler 

Landsbyggefonden indestår for tab på afdelingsmidler, som almene boligorganisationer/forretningsførerorganisationer 

modtager i forvaltning. 

Landsbyggefondens garanti omfatter tab af afdelingernes driftskapital og henlagte 

midler, der er i boligorganisationens/forretningsførerorganisationens forvaltning, 

hvad enten midlerne er udlånt eller anbragt på anden måde. 

Det er uden betydning for garantisikringen, om udlånsreglerne er overholdt. 

Hensigten med garantiordningen er, at den enkelte afdeling skal være sikret 

imod tab opstået som følge af fællesforvaltningen. 

Den omstændighed, at garantiordningen dækker ethvert tab i forbindelse med 

forvaltningen af afdelingsmidler, fritager dog ikke boligorganisationens/forretningsførerorganisationens 

ledelse (bestyrelse) fra dens almindelige 

ansvar for overtrædelse af de bestemmelser, der er gældende for udlån.

Forrentning 

Afdelingsmidler i fælles forvaltning og dispositionsfondens frie midler skal 

mindst forrentes med en rentesats svarende til Danmarks Nationalbanks diskonto 

minus 2%-point. 

side 133 

Forrentning af dispositionsfondens frie midler kan undlades, såfremt minimum 

for fonden er nået, og kommunalbestyrelsen har fastsat et maksimum for boligorganisationens 

arbejdskapital. 

Udlån fra boligorganisationen (forretningsførerorganisationen) til en afdeling 

kan højst forrentes med en rentesats svarende til Danmarks Nationalbanks diskonto 

plus 1%-point. 

Udlån til sideaktivitetsafdelinger skal forrentes på markedsmæssige vilkår, dog 

mindst med diskontoen plus 2%-point. 

Renteberegningen skal ske efter sædvanlige metoder og skal mindst opgøres 

måned til måned. 

Boligorganisationen må ikke 'tjene' på en afdelings lån af egne henlagte midler. 

Boligorganisationen/forretningsførerorganisationen kan oppebære en rentemarginal 

ved forvaltning af afdelingernes henholdsvis flere datterorganisationers og 

deres afdelinger midler. 

En administrerende boligorganisation kan ikke ved forvaltning af flere boligorganisationers 

og deres afdelingers midler oppebære en rentemarginal. 

Der bør etableres en forretningsgang, der sikrer, at forrentningen af midler i 

fælles forvaltning til enhver tid sker efter reglerne herom, og den udførte kontrol 

hermed skal behørigt dokumenteres.

Regnskab Bilag til 9.2.1 side 1 

Regnskab 

Opgørelse af likviditet pr. xx. xxxx 19xx 

AKTIVER 

Anlægsaktiver 

Materialle anlægsaktiver 

side 134 

Balance 

Likviditetsopgørelse 

t.kr. t.kr. 

701 Administrationsbygning 23.000 0 

702 Inventar 3.000 0 

703 Automobil 1.500 0 

704 EDB-anlæg 1.000 0 

709 Andre Anlægsaktiver 500 0 

Finansielle anlægsaktiver 

711 Garantikapital i almene forretningsførerorganisationer 

712 Garantikapital i anden virksomhed 

713 Aktier og andele 

714 Dispositionsfond/Lån til afdelinger 

715 Kapitalindskud, sideaktiviteter 

29.000 

0 

0 0 

120 0 

380 0 

1.500 0 

0 0 

719 Andre finansielle anlægsaktiver 300 0 

2.300 0 

720 Anlægsaktiver i alt 31.300 0


Omsætningsaktiver 

Tilgodehavender 

721.1 Afdelinger i drift 

721.2 Afdelinger, sideaktiviteter 

722 Afdelinger under opførelse 

723 Godkendt forretningsførerorganisation 

724 Tilskud til forbedringsarbejder 

725 Debitorer 

726 Andre tilgodehavender 

727 Forudbetalte udgifter 

730 Tilgodehavende renter m.v. 

731 Værdipapirer/obligationsbeholdning 

side 135 

5.000 5.000 

0 0 

4.000 4.000 

0 0 

0 0 

0 0 

400 400 

20 20 

500 500 

29.100 29.100 

732 Likvide beholdninger 10.000 10.000 

740 Omsætningsaktiver i alt 49.020 49.020 

750 AKTIVER I ALT 80.320


Opgørelse af likviditet pr. xx. xxxx 19xx 

PASSIVER 

Egenkapital 

801 Boligorganisationsandele 

802 Garantikapital 

803 Dispositionsfond 

804 Opskrivningshenlæggelser 

side 136 

Balance 

Likviditetsopgørelse 

t.kr. t.kr. 

120 0 

0 0 

22.500 0 

700 0 

805 Arbejdskapital 2.000 0 

Egenkapital i alt 

Langfristet gæld 

25.320 

811 Prioritetsgæld administrationsbygning 10.000 0 

812 Anden langfristet gæld 1.000 0 

820 Langfristet gæld i alt 11.000 0 

0


PASSIVER 

Kortfristet gæld 

821.1 Afdelinger i drift 

821.2 Afdelinger, sideaktiviteter 

822 Afdelinger under opførelse 

823 Godkendt forretningsførerorganisation 

side 137 

33.000 33.000 

0 0 

4.000 4.000 

0 0 

824 Bankgæld 1.500 1.500 

825 Leverandører 500 500 

826 Omkostninger 2000 2000 

827 Afsætninger 1.000 1.000 

828 Opnoteringsgebyrer 0 0 

829 Feriepengeforpligtelse 500 500 

830 Anden kortfristet gæld 1.500 1.500 

840 Kortfristet gæld i alt 44.000 44.000 

850 PASSIVER I ALT 80.320


Opgørelse over overskydende likviditet 

side 138 

Omsætningsaktiver i alt 49.020 

Kortfristet gæld i alt 

Overskydende likviditet ifølge balance, 

Reguleringer: 

Boligorganisationens byggesager uden byggekredit/ 

lånetilsagn, mellemværender i alt, jvf. bilag 1, punkt 2 

Afdelingers moderniseringer og forbedringer uden 

byggekredit/lånetilsagn, for hvilke boligorganisationen 

indestår med den disponible kapital, jvf. bilag 1, punkt 4 

Afdelinger med udlejningsvanskeligheder for hvilke 

boligorganisationen indestår med den disponible kapital, 

jvf. bilag 2, punkt 1 

Nødlidende afdelinger, for hvilke boligorganisationen 

indestår med den disponible kapital, jvf. bilag 2, punkt 2 

Hensættelser på tab på byggesager, der ikke er bogført 

under afsætninger, jvf. bilag 2, punkt 3 

Øvrige indeståelser og garantier, jvf. bilag 2, punkt 4 

Overskydende likviditet ifølge balance, efter 

reguleringer 

- 1.000 

- 1.200 

0 

- 500 

- 1.000 

- 500 

44.000 

5.020 

- 4.200 

Hvis den overskydende likviditet efter reguleringer er negativ, er der ikke uomtvistelig god 

sikkerhed for afdelingernes midler. 

820

Honorarudbetaling 9.2.2 

side 1 

Pkt. 9.2.2. Honorarudbetaling 

side 139 

Hovedformålet med interne kontroller vedrørende honorarudbetaling er at sikre, 

at boligorganisationen (forretningsførerorganisationen) til enhver tid overholder 

reglerne vedrørende vederlag til organisationsbestyrelsen. 

Ifølge bekendtgørelsen må det samlede årlige vederlag til organisationsbestyrelsen 

maksimalt udgøre: 

41,20 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder 

24,72 kr. pr. lejemålsenhed for de øvrige lejemålsenheder 

Bestyrelsen kan hvert år beslutte, at disse beløb reguleres efter Danmarks Statistiks 

timelønsindeks for industriens arbejdere med indekset for februar 1995 

som basis. For regnskabsåret, der påbegyndes efter 30.6. 1997, udgør satserne 

følgende: 

44,66 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder 

26,80 kr. pr. lejemålsenhed for de øvrige lejemålsenheder. 

Det samlede vederlag til organisationsbestyrelsen kan fordeles på de enkelte 

bestyrelsesmedlemmer efter organisationsbestyrelsens egen beslutning. 

Udbetaling af større honorar end ovenstående skal godkendes af kommunalbestyrelsen. 

Tilladelse gives dog kun, hvis der er ganske særlige grunde herfor, og 

vederlaget kan aldrig overstige det dobbelte af ovenstående. 

Vederlag til organisationsbestyrelsen kan kun vedtages og udbetales, hvis de 

samlede administrationsudgifter ligger på et rimeligt niveau. 

Organisationsbestyrelsens honorar bør således være et fast punkt på dagsordenen 

en gang årligt til brug for budgetlægningen. 

Der kan ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelsesudgifter vedrørende 

byggesager, hvis beløbene ikke udbetales til organisationsbestyrelsen. Det kan 

således ikke vedtages, at vederlaget anvendes til andet, for eksempel studierejser. 

En sådan 'konvertering' vil også have skattemæssige konsekvenser, idet der 

ved vedtagelse om betaling af vederlag vil være erhvervet endelig ret til beløbet, 

og derved er det enkelte bestyrelsesmedlem skattepligtig af beløbet. Selskabet 

vil endvidere hæfte for en eventuel manglende tilbageholdelse af arbejdsmarkedsbidrag 

og A-skat. 

Boligorganisationens betaling af udgifter til bestyrelsesmedlemmers deltagelse i 

relevante kurser og lignende er ikke omfattet af begrænsninger og har ikke indflydelse 

på det maksimale vederlag. 

Ligeledes vil naturaliegaver til bestyrelsesmedlemmer, som også gives til de ansatte, 

for eksempel sædvanlige julegaver, falde uden for vederlagsbegrebet.

Honorarudbetaling 9.2.2 side 

2 

Den skattemæssige behandling af naturaliegaver 

Hovedreglen er, at naturaliegaver er skattepligtige og beskattes som personlig 

indkomst. 

side 140 

Sædvanlige tingsgaver i anledning af medarbejderens fødselsdag, udnævnelse, 

jubilæum, bryllup eller lignende beskattes ikke, når værdien ligger inden for 

sædvanlige rammer for sådanne gaver. 

Ligger værdien af tingsgaven ikke inden for rammerne af sædvanlige lejlighedsgaver, 

beskattes den fulde værdi. 

Der findes ikke faste grænser for værdien af skattefri lejlighedsgaver, men der 

kan beløbsmæssigt henses til gaver inden for familie- og bekendtskabskredsen. 

Gives der flere gaver, skal der foretages en samlet bedømmelse. 

Godtgørelse for rejseudgifter m.v. i forbindelse med bestyrelsesmøder kan for 

udenbys boende bestyrelsesmedlemmer udbetales efter statens takster for time 

og dagpenge m.v. Der bør i forretningsgangen være indbygget kontrol af korrekte 

satser. Kontrol kan indbygges i forretningsgang vedrørende lønninger, jf. 

særskilt forretningsgang. 

Forretningsgangen bør indeholde instruks om, at kursusudgifter og rejsegodtgørelser 

ikke må konteres sammen med bestyrelseshonoraret, men på særskilte 

konti (konto 502). 

Den skattemæssige behandling af godtgørelser 

Godtgørelser er som udgangspunkt skattepligtige, og boligorganisationen har 

både oplysningspligt og indeholdelsespligt. Bestyrelsesmedlemmer har adgang 

til at modtage skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse efter de samme regler, 

som gælder for lønmodtagere i ansættelsesforhold. Reglerne er beskrevet i TS 

cirkulære 1997-20. 

Befordringsgodtgørelse 

Der kan udbetales skattefri befordringsgodtgørelse for transport i egen bil for 

befordringen mellem bestyrelsesmedlemmets bopæl og det sted, hvor bestyrelsesmødet 

afholdes. 

Der kan kun udbetales skattefri befordringsgodtgørelse til et bestyrelsesmedlem, 

som inden for de seneste 24 måneder i sin egenskab af bestyrelsesmedlem 

højst har været 60 dage på det sted, bestyrelsesmødet afholdes. 

Bestyrelsesmedlemmer, som har fri bil i et ansættelsesforhold uden for boligorganisationen, 

kan kun modtage skattefri befordringsgodtgørelse, hvis de betaler 

deres arbejdsgiver for brugen af den fri bil i boligorganisationens tjeneste.

Honorarudbetaling 9.2.2 side 

3 

Rejsegodtgørelser 

side 141 

Der kan ikke udbetales skattefri rejsegodtgørelse til bestyrelsesmedlemmer i 

forbindelse med bestyrelsesmøder på boligorganisationens sædvanlige adresse. 

Der kan skattefrit udbetales time-/dagpenge efter statens satser, hvis der afholdes 

bestyrelsesmøder andre steder end på boligorganisationens adresse eller 

et fast mødested. Skattefriheden er betinget af, at mødet inkl. transporttid varer 

mindst 5 timer og afholdes mindst 8 kilometer fra boligorganisationens 

adresse eller et sædvanligt mødested. 

Fra 1. april 1999 bortfalder muligheden for at udbetale skattefri rejsegodtgørelse 

for rejser som ikke er forbundet med overnatning. 

Bestyrelsesmedlemmer der ikke modtager honorar 

Bestyrelsesmedlemmer, der ikke modtager honorar, kan få skattefri godtgørelser, 

når bestyrelsesarbejdet vedrører en forenings skattefri virksomhed. Vedrører 

bestyrelsesarbejdet en forenings skattepligtige virksomhed, anvendes reglerne 

ovenfor. 

Der kan udbetales kørselsgodtgørelse, uden at 60-dagesreglen iagttages. 

Der kan udbetales telefongodtgørelse på indtil 800 kr. årligt til dækning af samtaleudgifter. 

Abonnementet kan ikke dækkes. 

Der kan endvidere udbetales godtgørelse for udgifter til administration på indtil 

600 kr. årligt til dækning af kontorartikler, porto og møder. 

Der kan endvidere udbetales rejsegodtgørelse efter samme regler som for bestyrelsesmedlemmer, 

der modtager honorar.

Inhabilitet 9.2.3 side 

1 

Pkt. 9.2.3. Inhabilitet/særinteresser 

side 142 

Forretningsgang vedrørende inhabilitet skal sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer 

(i såvel boligorganisationer som afdelinger) er gjort bekendt med de i loven 

fastsatte regler, samt at bestyrelsen kan dokumentere, at den har opfyldt sine 

forpligtelser med hensyn til indberetningspligt mv. 

Ved ansættelse af forretningsfører, overordnede funktionærer og andre ledende 

medarbejdere med indflydelse på boligorganisationens dispositioner skal det 

ved ansættelsesproceduren sikres, at disse gøres bekendt med inhabilitetsreglerne 

og underskriver en erklæring herom. 

Bestemmelserne om interessekonflikter og inhabilitet, herunder bestemmelserne 

om indberetningspligt er indeholdt i § 17 i lov om almene boliger. 

Det skal understreges, at det er boligorganisationens bestyrelses pligt at påse, 

at indberetning til kommunalbestyrelsen sker i tilfælde, hvor det er påkrævet. 

Det er endvidere væsentlig, at være opmærksom på, at indberetning skal ske, 

uanset om der efter bestyrelsens skøn er risiko for interessekonflikt. 

Vedrørende bestyrelsesmedlemmers inhabilitet ved bestyrelsesmøder kan endvidere 

henvises til paradigmaet for bestyrelsens forretningsorden, § 10. 

Som dokumentation for 

* at de personer der er omfattet af inhabilitetsreglerne er gjort opmærksomme 

herpå, samt 

* at bestyrelsen har undersøgt, hvorvidt der er indberetningspligt foreslås 

det, at der i forretningsgangen indføjes bestemmelse om, at de omfattede 

personer udfylder og underskriver en erklæring. Denne kan udformes som 

det fremgår af vedlagte bilag.

Inhabilitet Bilag til 9.2.3 side 1 

Forslag til brev til alle valgte samt ledende medarbejdere: 

Vedrørende inhabilitet/indberetning/godkendelse af aftaler 

For at boligorganisationen kan opfylde sine pligter vedrørende evt. inhabilitet 

i henhold til lov om almene boliger mv. § 17, skal alle medlemmer 

af en boligorganisations bestyrelse, en afdelingsbestyrelse, boligorganisationens 

forretningsfører samt ledende medarbejdere informeres om indholdet 

af inhabilitetsbestemmelserne. 

Endvidere skal ovennævnte personer udfylde et spørgeskema vedrørende 

bestemmelserne samt underskrive en erklæring herom. 

I lov om almene boliger § 17 bestemmes følgende: 

”Hvis et medlem af organisationsbestyrelsen, en afdelingsbestyrelse, forretningsføreren 

eller en funktionær, leder eller deltager i ledelsen af eller 

i øvrigt har en nær økonomisk tilknytning til byggevirksomhed uden for 

boligorganisationen, skal det indberettes til kommunalbestyrelsen. Denne 

kan straks eller senere nedlægge forbud mod, at forholdet fortsætter. 

Stk. 2. Hvis de personer, der er nævnt i stk. 1, disses nære slægtninge 

eller andre nærtstående leder eller deltager i ledelsen af eller i øvrigt har 

nær tilknytning til en person, et selskab, en forening eller en anden privat 

juridisk person, skal boligorganisationens aftaler med disse personer eller 

selskaber m.v. i retsforhold om grundsalg eller om entreprenør-, leverandør-, 

arkitekt-, advokatvirksomhed og lignende virksomhed godkendes af 

kommunalbestyrelsen. 

Stk. 3. Ved nære slægtninge forstås ægtefæller, registrerede partnere, 

beslægtede eller besvogrede i op eller nedstigende linje eller i sidelinjen 

så nær som søskendebarn. Ved andre nærtstående forstås faste samlevere, 

disses børn, plejebarn og lignende.” 

side 143


SKEMA VEDRØRENDE INHABILITET/INDBERETNING/GODKENDELSE AF AFTALER 

Er du medlem af bestyrelsen eller repræsentantskabet 

1. i en virksomhed, der er tilknyttet byggevirksomhed? 

Er du ansat som direktør eller overordnet funktionær 

2. en virksomhed, der er tilknyttet byggevirksomhed? 

3. 

Er du på anden måde tilknyttet ledelsen, jf. punkt 1 og 2? 

I bekræftende fald hvilke(n) virksomhed(er) 

og hvilken funktion har du? 

___________________________________________ 

Har du en nær økonomisk tilknytning til en virksomhed, 

4. der er tilknyttet byggevirksomhed? 

I bekræftende fald hvilke(n) virksomhed(er) 

og hvori består den økonomiske tilknytning? 

___________________________________________ 

Deltager du i ledelsen af et selskab, 

en forening eller anden 

5. juridisk enhed med interesser i til- 

knytning til (Boligorganisationens navn) og 

dets afdelinger? (En interesse i tilknytning 

til boligorganisationen foreligger, hvis der 

sker køb og salg af varer eller tjenesteydelser 

mellem boligorganisationen og den anden part) 

I bekræftende fald oplyses navn på selskabet, 

foreningen eller juridiske enhed samt hvilken 

funktion du har samt hvori interessen i bolig- 

organisationen og dets afdelinger består 

______________________________________________ 

______________________________________________ 

Ja Nej 

Sæt (x) 

side 144


Har du en nær tilknytning til et selskab, 

en forening eller anden 

6. juridisk enhed/person med interesser 

i tilknytning til (Boligorganisationens navn) 

og dets afdelinger? 

I bekræftende oplyses navn på selskabet, 

foreningen eller juridiske enhed/person samt 

hvori interessen i boligorganisationens og 

dets afdelinger består 

______________________________________________ 

______________________________________________ 

Har du nære slægtninge eller nærtstående 

(se nedenfor) der 

7. deltager i ledelsen af et selskab, 

en forening eller anden juridisk enhed med 

interesser i tilknytning til 

(Boligorganisationens navn) og dets afdelinger? 

Hvis der svares ja, 

hvori består slægtskabet/det nærtstående? 

Hvis der er svaret ja, oplyses navn på 

selskabet, foreningen eller juridiske enhed, 

hvilken funktion de nære slægtninge eller 

nærtstående har, samt hvori interessen i 

boligorganisationens og dets afdelinger består 

______________________________________________ 

______________________________________________ 

a) Ægtefælle 

b) Registreret partner 

c) Forældre 

d) Svigerforældre 

e) Børn 

f) Svigerbørn 

g) Børnebørn 

h) Tante/onkel 

i) Niece/nevøer 

j) Samlever 

k) Samlevers børn 

l) Plejebørn 

m) Andet __________________________ 

Ja Nej 

side 145 

Sæt(x) 


Ja Nej

Har du nære slægtninge eller nærtstående 

(se nedenfor) der har 

8. en nær tilknytning til et selskab, 

en forening eller anden juridisk enhed/person 

med interesser i tilknytning til 

(Boligorganisationens navn) og dets afdelinger? 

Hvis der svares ja, 

hvori består slægtskabet/det nærtstående? 

Hvis der er svaret ja, oplyses navn på 

selskabet, foreningen eller juridiske enhed, 

hvilken funktion de nære slægtninge eller 

nærtstående har, samt hvori interessen i 

boligorganisationens og dets afdelinger består 

______________________________________________ 

______________________________________________ 

ERKLÆRING: 

a) Ægtefælle 

b) Registreret partner 

c) Forældre 

d) Svigerforældre 

e) Børn 

f) Svigerbørn 

g) Børnebørn 

h) Tante/onkel 

i) Niece/nevøer 

j) Samlever 

k) Samlevers børn 

l) Plejebørn 

m) Andet __________________________ 

side 146 

Sæt(x) 

Undertegnede erklærer herved at have læst ovenstående gengivelse af § 17 i lov om almene boliger 

m.v., samt at der efter min bedste overbevisning ikke er forhold der medfører inhabilitet, 

som ikke fremgår af ovenstående besvarelse af spørgeskema. Hvis der sker ændringer i forhold til 

denne besvarelse, forpligter jeg mig til at orientere boligorganisationen herom. 

Dato: __________ Underskrift: _________________________

Gaver 9.2.4 side 

1 

Pkt. 9.2.4. Gaver og studierejser 

side 147 

Hovedformålet med skriftlige regler vedrørende gaver og rejser m.v. er at sikre 

boligorganisationens og medarbejdernes habilitet og integritet, dvs. at beslutningstageren 

ikke træffer beslutninger, der kan være påvirket af personlige fordele, 

og at man ikke efterfølgende kan angribes herfor. 

Det enkelte selskab bør udforme skriftlige regler, således at alle ved, hvad de 

har at rette sig efter. 

Eksterne gaver mv. 

Generelt kan det siges, at selskabet aldrig bør lade private leverandører, entreprenører, 

håndværkere eller rådgivere betale for studierejser eller lignende. Det 

er endvidere en dårlig ide at sikre særlige rabatter til valgte og ansatte. 

Interne gaver mv. 

Studierejser 

Der bør være regler for, hvad der er acceptabelt at modtage i gave i forbindelse 

med runde fødselsdage, jubilæer m.v. Accept af ekstravagante gaver kan skabe 

mistanke om afhængighed. 

Det skal også anbefales, at der indføres regler for interne gaver i forbindelse 

med fødselsdage, jubilæer m.v. Ved sådanne gaver er det også vigtigt, at boligorganisationen 

er opmærksom på reglerne for oplysningspligt samt indeholdelsespligt 

vedrørende A-skat og arbejdsmarkedsbidrag. Til information er vedlagt 

bilag over de for tiden gældende regler herfor. 

For studierejser skal forretningsgangen sikre, at der foreligger dokumentation 

for rejsens faglige indhold. 

Skattemæssigt er reglerne, at i tilfælde, hvor rejsen kombineres med et væsentligt 

turistmæssigt element, eller hvor et kursus eller lignede afholdes på et 

typisk feriested, kan der være grundlag for at beskatte det turistmæssige islæt. 

Frirejser til medarbejderes ægtefæller betragtes som et gode, der er afledt af 

ansættelsesforholdet, hvorfor det er skattepligtigt og beskattes hos medarbejderen. 

For studierejser, der primært tilgodeser boligorganisationens interesse, gælder, 

at der ikke sker beskatning uanset studierejsens generelle karakter eller dens 

turistmæssige værdi for modtageren. Boligorganisationen skal være i stand til 

at løfte bevisbyrden for, at studierejsen har et tilstrækkeligt fagligt indhold.

Beskatning af gaver m. v Bilag til 9.2.4 side 1 

Anledning Gavens art A/B- Oplysningspligt Arbejdsmar- Bemærkninger 

indkomstkeds-bidrag 

Fødselsdag, jubi- Sædvanlig tings- Ej beskat- Nej Nej Værdi af gave skal 

læum, bryllup gave, hvor medning ligge inden for sæd- 

eller lignende arbejder ikke har 

vanlige rammer for 

haft indflydelse 

på valg af gave 

sådanne gaver 

Julegaver Sædvanlige Ej beskat- Nej Nej (Skattefri lejligheds- 

tingsgave, hvor 

medarbejder ikke 

har haft indflydelse 

på valg 

af gave og værdi 

ikke overstiger 

500 kr. 

ninggaver) 

Virksomhedens Sædvanlig tings- B-indkomst Nej Nej Virksomhedens fød- 

fødselsdag gave, hvor medselsdag 

(bortset fra 

arbejder ikke har 

skattejubilæum (25, 

haft indflydelse 

50, 75 år mv.) er ikke 

på valg af gave 

en lejlighed som kan 

begrunde skattefrihed 

for gaver (bortset fra 

gaver af ubetydelig 

værdi f.eks. en buket 

blomster eller en flaske 

vin). 

Nyansættelser, En buket blom- Ej beskat- Nej Nej 

udnævnelser og 

forfremmelser 

sterning 

Medarbejdere, 12 flasker vin Ej beskat- Nej Nej (Skattefri lejligheds- 

der har været 

ansat i 10 år, 20 

år eller 30 år 

ninggaver) 

Anden gave med A- 

Ja, i rubrik 13 Ja Da medarbejderen 

tilsvarende værdi indkomst*) 

selv har valgt gaven 

efter medarbej- 

fra et ubegrænset 

derens frie valg 

sortiment, beskattes 

fra et ubegræn- 

gaven som aset 

sortiment 

indkomst. Værdien 

ansættes som udgangspunkt 

til markedsværdien(arbejdsgivers 

udgift kan 

anvendes) 

side 148

Beskatning af gaver m. v Bilag til 9.2.4 side 2 

Anledning Gavens art A/B- 

Oplysningspligt Arbejdsmar- Bemærkninger 

indkomstkedsbidrag 

Medarbejdere, Reception på Ej beskatning Nej Nej Værdi af reception 

der har været medarbejderens 

medregnes ikke, idet 

ansat i 10 år, eget kontor 

der er tale om en ar- 

20 år eller 30 

bejdsgiver udgift, 

år 

som ud over at tilgodese 

fødselaren fortrinsvis 

tilgodeser det 

samlede personale 

(personalepleje) og 

ikke har privat 

islæt.**) 

Medarbejdere, Gave efter frit A-indkomst*) Ja, i rubrik 69 Ja, indeholdes De første 10.200 kr. 

der går på ef- valg fra et ube(fratrædelses- af hele godtgø- (1997) er skattefri. 

terløn eller grænsetsortigodtgørelse i 

relsen 

85 % af godtgørelsen 

pension ment inden for et naturalier) 

er personlig indkomst 

nærmere fastlagt 

(A-indkomst) 

beløb 

Reception beskattes 

+ Reception på 

medarbejderens 

kontor 

ikke, jvf. ovenfor 

Medarbejdere, Gave efter frit A-indkomst *) Ja, i rubrik 69 Ja, indeholdes De første 10.200 kr. 

der har 25-års valg fra et ube(jubilæums- af hele godtgø- (1997) er skattefri. 

eller 40-års grænsetsortigratiale)relsen 85 % af gratialet er 

jubilæum ment inden for et 

personlig indkomst 

nærmere fastlagt 

(A-indkomst) 

beløb 

Receptionen beskattes 

ikke jvf. ovenfor 

*) Hvis gaven ikke er efter eget valg, er gaven B-indkomst og ikke arbejdsmarkedsbidragspligtig. 

side 149 

**) Oplysningspligt for jubilæum og fratrædelsesgodtgørelse 

Jubilæumsgratialer og fratrædelsesgodtgørelser inklusive indbetalinger til pensionsordninger og værdien 

af tingsgaver skal indberettes i oplysningssedlens rubrik 69. Det er gratialet eller godtgørelsen 

før fradrag af AM-bidraget, dvs. bruttobeløbet, der anføres i rubrik 69. Gives en del af et jubilæumsgratiale 

eller en fratrædelsesgodtgørelse som en tingsgave eller i form af et gavekort til et begrænset 

sortiment, skal virksomhedens købspris inkl. Moms af gaven også indberettes i rubrik 71. 

Gives et jubilæumsgratiale eller en fratrædelsesgodtgørelse helt eller delvis i form af en tingsgave 

efter frit valg fra et ubegrænset sortiment, er der tale om A-indkomst, som alene skal indberettes i 

rubrik 69. Uanset teksten til oplysningssedlens rubrik 71 skal en tingsgave efter medarbejderens frie 

valg således ikke indberettes i rubrik 71.

Forsikringer 9.2.5 side 

1 

Pkt. 9.2.5. Forsikringer 

Hovedformålet med skriftlige regler vedrørende forsikringer, er at have forvisning 

om, at boligorganisationen har tegnet de i lovgivningen krævede forsikringer, 

og at boligorganisationens aktiver, erstatningspligt over for tredjemand og 

forpligtelser over for personalet er forsikringsdækket i fornødent omfang. 

Samarbejdsaftale 

side 150 

Den daglige ledelse bør udarbejdede en skriftlig forsikringspolitik baseret på en 

vurdering af boligorganisationens samlede risici. Boligorganisationen kan eventuelt 

indhente professionel hjælp til udarbejdelsen heraf f.eks. hos en forsikringsmæglervirksomhed. 

Forsikringspolitikken skal herefter godkendes af bestyrelsen. 

Herudover skal der udarbejdes en samlet forretningsgangsbeskrivelse for forsikringsområdet 

og en ledende medarbejder bør gøres ansvarlig for området. 

I forretningsgangen skal være indeholdt bestemmelser om hvilke tiltag der 

igangsættes ved nybyggeri m.v. 

Forretningsgangen skal tillige indeholde krav om, at forsikringsforholdene løbende 

gennemgås og vurderes med forsikringsselskabet/en forsikringsmægler. 

Gennemgangen bør kunne dokumenteres ved korrespondance, mødereferater 

m.v. 

Boligorganisationen skal endvidere være opmærksom på den prismæssige fordel, 

der kan opnås ved at udarbejde fælles udbud af flere afdelinger eventuelt i 

samarbejde med andre boligorganisationer. 

BL har indgået samarbejdsaftaler med forsikringsmæglere med det formål at 

give BLs medlemmer muligheden for en ensartet professionel og objektiv forsikringsrådgivning. 

Forsikringsmæglerne kan bl.a. påtage sig følgende arbejdsopgaver: 

* Assistance ved udarbejdelse af forsikringspolitik 

* Gennemgang af nuværende forsikringer og herunder vurdering af om behov 

ud fra den fastlagte forsikringspolitik er dækket 

* Indhentning af tilbud fra udvalgte forsikringsselskaber og vurdering af indkomne 

tilbud 

* I øvrigt være til rådighed vedrørende spørgsmål og behov for forsikringsmæssig 

assistance. 

Forsikringsmæglernes honorar dækkes normalt af den provision forsikringsmægleren 

kan opnå ved forsikringsselskaberne.

Forsikringer 9.2.5 side 

2 

side 151 

Ansvarsforsikring for forretningsfører og bestyrelsesansvar 

Ved fastlæggelse af forsikringspolitikken skal bestyrelse og forretningsfører være 

opmærksom på muligheden for, at der kan tegnes en ansvarsforsikring for 

disse. 

En sådan ansvarsforsikring vil typisk dække det erstatningsansvar, de sikrede 

som led i udførelsen af deres hverv som bestyrelsesmedlem/forretningsfører 

måtte pådrage sig for formueskade forvoldt ved uagtsom handling eller undladelse. 

For en nærmere information kan herom henvises til BL informerer nr. 57/94.

EDB-anvendelse 9.3 side 

1 

side 152 

Pkt. 9.3. EDB-anvendelse 

Behovet for edb-anvendelse varierer stærkt i boligorganisationer og -afdelinger, 

bl.a. afhængig af organisationens/afdelingens størrelse, antallet af lejemål og 

opgavernes omfang. Kontrollen med edb-anvendelsen vil derimod sædvanligvis 

altid være af væsentlig betydning for rigtigheden af de data og informationer 

afdelingernes regnskaber og rapporter bygger på. 

Ansvar 

Hovedformålet med interne kontroller ved edb-anvendelsen er at sikre, at anvendelsen 

kan foregå kontrolleret og med så få afbrydelser som muligt. Samtidig 

er det vigtigt, at de informationer, der ligger i systemerne, er nøjagtige og 

pålidelige. 

Et andet væsentligt formål er at sikre, at de anvendte regnskabssystemer overholder 

lovgivningen, herunder bogføringslovgivningen. 

Nogle kontroller er fælles for en række brugersystemer og delvis fælles for hele 

edb-anvendelsen, mens andre er knyttet til de enkelte anvendte brugersystemer. 

De generelle kontroller omfatter adskillelse af forskellige funktioner med tilknytning 

til edb-anvendelsen, beskrevne retningslinjer for anvendelsen, sikkerhedskopiering 

og adgangskontroller m.v. 

De mere specifikke kontroller kan, f.eks. være afstemning mellem brugersystemerne, 

programmerede kontroller i selve systemerne og adgangskontrolsystemer. 

Det overordnede ansvar for anvendelsen af edb ligger hos bestyrelsen, jf. 4.1 i 

Vejledning til ansættelseskontrakt for forretningsførere, der normalt delegerer 

det daglige ansvar for edb-anvendelse og edb-sikkerhedsforanstaltninger til forretningsføreren. 

Edb-sikkerhedspolitik 

Ledelsen fastsætter det ønskede sikkerhedsniveau under hensyntagen til systemernes 

væsentlighed og risiko, f.eks. ved en skriftlig edb-sikkerhedspolitik. 

Valget foretages på grundlag af en risikovurdering og målet for edbsikkerhedspolitikken 

er, at forholdsregler til imødegåelse af risiciene fastlægges. 

Fastlæggelse af en edb-sikkerhedspolitik og kommunikering heraf til organisationen 

er vigtig, idet det skaber grundlaget for organisationens kontrolbevidsthed 

og kan medvirke til at hindre forgæves investeringer.


2 

Edb-organisation 

Tavshedspligt 

Systemudvikling 

side 153 

Til varetagelse af vedligeholdelse og drift af systemerne ansætter forretningsføreren 

som regel en eller flere edb-medarbejdere, der besidder de nødvendige 

kvalifikationer og den nødvendige tekniske indsigt. 

I mindre organisationer/afdelinger delegeres ansvaret ofte til medarbejdere, der 

også varetager andre funktionsområder. 

Det er samtidig ofte tilfældet, at ekstern assistance anvendes til installation og 

udvikling af systemerne. 

Drift og vedligeholdelse af edb-systemerne bør normalt være adskilt fra andre 

funktioner med betydning for regnskabsmæssige registreringer. Edbmedarbejderne 

bør således ikke foretage bogføring eller anden daglig registrering 

af transaktioner i systemerne. 

I mindre enheder, hvor denne adskillelse er vanskelig at etablere, kan indbyggede 

kontroller i systemerne nedsætte behovet for funktionsadskillelse. Herudover 

bør øvrige kontroller ved siden af systemer have øget bevågenhed fra ledelsens 

side. 

En anden væsentlig funktionsadskillelse er mellem drift og udvikling af systemer. 

Udviklingsmedarbejdere eller eksterne udviklingskonsulenter bør ikke have 

adgang til aktuelt kørende systemer, men skal begrænses til særlige testsystemer, 

der eventuelt kan være nøjagtige kopier af de 'rigtige' systemer. Se endvidere 

efterfølgende afsnit om systemudvikling. 

Anvendelsen af edb systemer bør bygge på princippet om 'systemejerskab', 

hvorefter enkelte medarbejdere får ansvar for- og kompetence til at godkende 

adgange og ændringer til de enkelte systemer. 

Edb-medarbejdere er undergivet den almindeligt gældende tavshedspligt, jf. 

6.1 Aftale om ansættelse. 

Systemudvikling udspringer af behov for nye systemer eller funktioner. Det er 

derfor brugerne af systemerne, der har kompetencen til at anmode om nyudviklinger. 

Inden en nyudvikling begynder, bør ledelsen og brugerne i samråd prioritere 

opgaverne under hensyn til behovets størrelse, omkostningerne ved udviklingen 

og den eventuelle besparelse i tid og penge, der kan opnås ved udviklingen. 

Selve udviklingen bør foregå i et udviklingssystem, der er fuldstændig adskilt 

fra de aktuelle kørende systemer.


3 

Idriftsætning 

Drift 

Adgangskontroller 

side 154 

Moderne udvikling foregår i et samspil mellem brugerne og udviklerne, den såkaldte 

prototyping, hvor brugerne løbende korrigerer skærmbilleder, funktioner 

og udskrivningsmuligheder m.v. i systemerne. I et sådant forløb er det endvidere 

brugernes ansvar, at der i rimeligt omfang indbygges kontroller i nye systemer. 

Vægten bør lægges på forebyggende kontroller. 

Ethvert nyt system eller ændring af et system skal testes inden det sætte i 

drift. Det vil normalt være en eller flere af de daglige brugere af systemet, der 

har ansvaret for testen og den efterfølgende godkendelse heraf. 

Testen kan foregå i udviklingsmiljøet eller i et særskilt oprettet testmiljø. Testen 

skal så vidt muligt omfatte alle situationer, der forekommer i virkeligheden og 

data, der benyttes ved testen bør dække flest mulige variationer af virkelige data. 

Kopier af de rigtige data kan eventuelt benyttes ved testen. 

Idriftsætning af nye/ændrede systemer skal foregå kontrolleret og idriftsætningen 

skal dokumenteres. Der skal således føres en fortegnelse over, hvilke systemversioner 

der er idriftsat, hvornår og af hvem. 

Idriftsætningen skal som hovedregel involvere mindst to medarbejdere. Normalt 

en medarbejder med ansvar for den daglige drift og en medarbejder med 

ansvar for udviklingen. Derved sikres kontrollen ved funktionsadskillelse af drift 

og udvikling. 

Specielt ved nyudviklinger, der er foretaget af eksterne konsulenter, er det vigtigt, 

at idriftsætningen sker under kontrol af en intern medarbejder, og at nye 

faciliteter eller ændringer i systemerne er tilstrækkeligt dokumenteret. Se neden 

for under dokumentation. 

Sikker og stabil drift kan bl.a. opnås gennem størst mulig automatisering og forebyggende 

kontroller. 

Driften skal således løbende overvåges og der skal ske registrering, rapportering 

og opfølgning af alle særlige hændelser (fejl eller undtagelser). Overvågningen 

skal desuden sikre, at anlæggene har den nødvendige kapacitet. 

Driften bør afvikles efter en skriftlig driftsplan, der indeholder alle regelmæssige 

tilbagevendende arbejdshandlinger, f.eks. hver dag, hver uge, hver måned og 

hvert år. Usædvanlige eller meget sjældent forekommende hændelser skal desuden 

dokumenteres, således at det er muligt at rekonstruere forløbet. 

Brug af systemerne skal være kontrolleret, så kun autoriserede medarbejdere 

kan benytte systemerne. Dette gøres systemmæssigt ved at udnytte de adgangskontrolsystemer, 

der i dag normalt ligger i både lokale- og netoperativsystemer 

samt i mange regnskabssystemer.


4 

Kodeord 

Skærmlås 

side 155 

Adgangstildeling skal godkendes af systemejer eller en af ham/hende udnævnt 

person eller af forretningsføreren/afdelingslederen. Tildelingen skal, i tilfælde af 

at systemet ikke gør det, dokumenteres på anden vis. Adgange bør tildeles efter 

medarbejdernes arbejdsmæssige behov og gradueres på funktioner, f.eks. 

oprette-, slette-, læse- og skriveadgang. 

Eksterne edb-konsulenters adgange, der ofte er meget vidtgående, bør kun gives 

med tidsbegrænsning og skal altid slettes eller gøres inaktiv efter konsulentarbejdets 

ophør. 

Edb-medarbejdere med kendskab til superbruger- eller systemadministrator- 

ID'er med meget vidtgående beføjelser bør kun bruge dette ID, når det er nødvendigt. 

Til daglig bør anvendes et bruger-ID med adgangstildeling svarende til 

behovet. 

Forudsætningen for adgangskontrolsystemernes effektivitet er gode kodeord 

(passwords). 

Kodeord skal være personlige og fortrolige og må ikke skrives ned. 

Kvaliteten af kodeordene skal være tilstrækkelig, hvilket normalt omfatter følgende 

krav til ordet: 

* Kodeordet skal være på mindst 6 karakterer 

* Kodeordet skal indeholde både bogstaver og tal eller special karakterer som & 

eller %. 

* Kodeord skal skiftes regelmæssigt og ikke med længere interval end tre måneder 

* De senest 5 anvendte kodeord må ikke genbruges. 

Disse krav til kodeord kan i mange systemer sikres ved opsætning af systemparametre. 

Kodeordet til de med systemerne leverede systembrugere (I UNIX root, i Novell 

NetWare, version 3, SUPERVISOR og version 4, ADMIN, i WindowsNT Administrator 

etc.) skal ændres straks efter installation af systemet og det nye kodeord 

bør opbevares i en forseglet kuvert på et sikkert sted. 

De fleste operativsystemer har nu om dage en funktion, hvorefter skærmen låser, 

hvis der ikke har været aktivitet i f.eks. 5 minutter. Det tilrådes at benytte 

denne mulighed og samtidig sikre fornyet aktivering af skærmen med kodeord. 

Tilsvarende funktion findes i mange regnskabssystemer.


5 

Kommunikation 

Dokumentation 

side 156 

Ved elektroniske betalinger eller edb-leverandørernes direkte opkobling til organisationens/afdelingens 

installation anvendes modem eller andet kommunikationsudstyr. 

Hvis dette er tilfældet, bør udstyret være tilstrækkeligt sikret, f.eks. ved dial 

back facilitet, der efter opkald ringer tilbage til et foruddefineret telefonnummer, 

eller ved adgangskontrol med kodeord. 

Det er samtidig en god sikkerhedsforanstaltning kun at tænde for udstyret, når 

der er brug for det. 

I bekendtgørelse til bogføringsloven stilles krav til edb-systemer, der benyttes 

til at danne, registrere eller opbevare regnskabstransaktioner. Kravene omfatter 

blandt andet dokumentation af systemerne, transaktions- og kontrolspor. 

Der skal udfærdiges/indhentes skriftlig dokumentation af edb-systemer, der i 

form af beskrivelse, diagrammer m.v. er i stand til at sikre en relativt problemfri 

overdragelse af edb-funktionen fra en person til en anden. 

Det skal være muligt bl.a. gennem dokumentationen at følge transaktions- og 

kontrolsporet. Dvs. at en transaktion skal kunne følges fra inddata til uddata, 

og samtidig skal det fremgå af transaktionen, hvilke kontroller denne har gennemløbet. 

En god dokumentation af edb-systemer er derfor sammen med bilag en forudsætning 

for et intakt kontrolspor. Dokumentationsmaterialet omfatter ajourførte 

oversigter, brugerhåndbøger, systembeskrivelser og kildeprogrammer m.v., der 

bl.a. inkluderer: 

* Overordnet beskrivelse af edb-anvendelsen 

* Beskrivelser af de anvendte systemer 

* Kortfattede beskrivelser af enkelte programmer/moduler i systemerne 

* Beskrivelse af ind- og uddata 

* Program/skærmbilleddokumentation 

* Databeskrivelser 

* Register-, record- og feltbeskrivelser 

* Beskrivelser af automatiske kontroller i systemerne 

* Beskrivelse af hvordan automatisk posteringer dannes, behandles og opbevares. 

Der er ligeledes pligt til at opbevare beskrivelser af tidligere anvendte systemer 

inden for opbevaringsperioden på aktuelt år og 5 år bagud. 


6 

Stamdata

Fysisk sikkerhed 

side 157 

Interne (programmerede) kontroller i edb-systemer er ofte udformet som en 

kombination af kontrol af transaktioner mod stamdata og tilknytning af stamdata 

til transaktionen. 

Det fuldstændige kontrolspor omfatter derfor, ud over beskrivelse af kontrollen, 

dokumentation for indholdet af stamdata i den krævede opbevaringsperiode. 

Stamdata omfatter data om forskellige ting i systemerne. De mest almindelige 

er: 

* Overordnet data, der er gældende i al anvendelse af systemet, f.eks. firmanavn, 

adresse, momskoder, adgangskontroller etc. 

* Data om de enkelte konti (kontoplandata). Disse kan f.eks. være drift- eller 

statuskonto, automatisk momsberegning, samlekonto for andre moduler 

etc. 

* Debitorstamdata 

* Kreditorstamdata 

* Data om varer oprettet i lagermodul 

* Medarbejderstamdata i lønmoduler 

* Data om enkeltprojekter i projektstyringsmodul 

* Etc. 

Det forekommer ofte, at systemerne ikke automatisk danner dette dokumentationsmateriale. 

Det bør derfor indbygges i forretningsgangene for ændring af 

stamdata, at disse dokumenteres, jf. forretningsgangen for lønninger 9.1.4. 

I større installationer anvendes som regel de såkaldte client/server programmer, 

hvor regnskabsprogrammet ligger på en central maskine med forbindelse 

til brugernes arbejdsstationer. 

Disse centrale maskiner, der også kan omfatte kommunikationsudstyr, tapestation 

m.v., bør fysisk sikres for at imødegå uheld. Sikringen kan f.eks. bestå i 

køling af rummet, overvågning af temperatur og fugtighed, brand- og tyverialarmer 

samt brandslukningsudstyr. 

Strømtilførelsen til de centrale maskiner kan sikres ved anvendelse af UPS 

(Uninterruptible Power Supplies), der i tilfælde af strømafbrydelse ved hjælp af 

batterier sikrer nødstrøm nok til, at maskinerne kan lukkes korrekt ned. En UPS 

sikrer desuden en jævn strømtilførsel til udstyret. 

De centrale maskiner bør placeres i et aflåst rum, hvor kun medarbejdere med 

arbejdsmæssigt behov har adgang. 

Sikkerhedskopier af datamedier skal opbevares betryggende og helst fysisk adskilt 

fra de originale data. Se efterfølgende afsnit om sikkerhedskopiering. 

Sikkerhedskopiering 

Sikkerhedskopiering er en af de væsentligste foranstaltninger mod uheld. 


7 

Der bør derfor fastlægges en skriftlig procedure for sikkerhedskopiering med 

angivelse af ansvarlige medarbejdere, beskrivelse af kopieringens udførelse og 

mærkning og opbevaring af bånd. 

Det skal nøje overvejes hvad sikkerhedskopierne skal omfatte og hvornår og 

hvor tit de skal tages. Gamle sikkerhedskopier må ikke slettes, før det er sikkert, 

at der er taget nye, og opbevaring af kopierne skal være betryggende, 

helst fysisk adskilt fra de lagringsmedier, de er kopier af.

Nødplaner 

Virus 

Licenser 

Fuldstændig- og læsbarheden af sikkerhedskopierne skal jævnligt kontrolleres. 

side 158 

Som en ekstra sikring bør ingen medarbejdere have adgang til alle sikkerhedskopier 

og de maskiner, hvorfra kopierne er taget. 

Erfaringen viser, at virksomheder, der kommer ud for en brand eller lignende 

omfattende ødelæggelse af edb-anlæg, taber færre penge eller mister mindre 

eller ingen anseelse, hvis edb-systemerne hurtigt bringes til at fungere igen. 

Muligheden for hurtig genetablering af edb-ressourcerne forøges væsentligt, 

hvis der foreligger en nødplan baseret på de situationer, der kan indtræffe. 

Nødplanen bør tage udgangspunkt i hvor lang tid, der må gå, inden driften skal 

være helt eller delvist i gang. 

Nødplanen omfatter en oversigt over de maskiner, lokaler og andre faciliteter, 

der skal være til rådighed i en katastrofesituation. Nødplanen skal afprøves under 

så realistiske forhold som muligt og kan understøttes af aftaler om levering 

af erstatningsudstyr. 

Beskrivelser af manuelle nødprocedurer for væsentlige funktioner kan være 

nødvendige og retningslinjer for informering i nødsituationer af nøglepersoner, 

beboere og leverandører bør foreligge. 

Der skal foreligge retningslinjer for anvendelse af udstyr tilhørende afdelingen/organisationen. 

I denne forbindelse bør det sikres, at disketter og filer 

modtaget udefra bliver kontrolleret for vira. Samtidig bør centrale maskiner og 

arbejdsstationer jævnligt gennemgås af et antivirus program. Programmet skal 

regelmæssigt opdateres, så nye vira omfattes af kontrollen. 

Anvendelse af piratkopier af spil og programmer er ikke tilladt og kan medføre 

bortvisning. 

Der bør udarbejdes og vedligeholdes oversigter over de licenser til programmer 

afdelingen/organisationen råder over. Endvidere skal det anvendte antal kopier 

af programmerne jævnligt kontrolleres til antallet af licenser.

den 3 - Boligselskabernes Landsforening

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?