Ansvarsfordelingsskema Center for Ejendomsdrift - Lejre Kommune

Center for Ejendomsdrift
Ansvarsfordelingsskema
vedrørende vedligeholdelse
af de kommunale ejendomme
i Lejre Kommune

Generel information
Denne vejledning er tænkt som et redskab i hverdagen for ledere og brugere
af Lejre Kommunes ejendomme i forbindelse med drift og vedligeholdelse
af ejendommene. Den indeholder nogle generelle informationer
samt et skema over ansvarsfordelingen mellem den centrale og decentrale
enhed. Sidst i vejledningen findes kontaktoplysninger for henvendelser
angående Lejre Kommunes ejendomme.
Vedligeholdelsen af Lejre Kommunes ejendomme sker overordnet i et
samarbejde mellem den decentrale og den centrale enhed. Den centrale
enhed, Lejre Kommune, er repræsenteret ved Center for Ejendomsdrift,
mens den decentrale enhed er repræsenteret ved den ansvarlige leder af
den kommunale ejendom/institution.
Center for Ejendomsdrift er overvejende ansvarlig for al udvendig vedligehold,
dvs. bygningernes klimaskærm, mens den decentrale enhed som
hovedregel har ansvar for den indvendige vedligeholdelse. For at klargøre,
hvem der varetager de specifikke daglige vedligeholdelsesopgaver
– og dermed også afholder det økonomiske ansvar – har Center for Ejendomsdrift
i samarbejde med de decentrale enheder udarbejdet et skema,
som redegør for ansvarsfordelingen ved ejendomsvedligeholdelse af
de kommunale ejendomme i Lejre Kommune. Ansvarsfordelingskemaet
er godkendt i direktionen den 30. november 2010. Er der indgået en
driftsaftale, er det driftsaftalen og ikke ansvarsfordelingsskemaet, som
er gældende.
Nedenfor følger en gennemgang af nogle generelle forhold vedrørende
byggeri, økonomisk ansvar og vedligeholdelsesopgavernes art, som
2 Ansvarsfordeling for ejendomsvedligeholdelse af de kommunale bygninger i Lejre Kommune
brugere og administratorer af bygningerne bør være opmærksomme på,
samt en læsevejledning til skemaet om ansvarsfordeling.
Center for Ejendomsdrift med på råd
Inden en decentral enhed sætter bygningsrelaterede aktiviteter i gang,
skal Center for Ejendomsdrift som udgangspunkt altid kontaktes, se ansvarsfordelingsskemaet
for specifikke forholdsregler. Center for Ejendomsdrift
kan bl.a. rådgive i forbindelse med vurdering og indhentning af
tilbud samt ved korrespondance med eksterne rådgivere. Ved renovering
og vedligeholdelse vil Center for Ejendomsdrift endvidere sikre, at der
foretages energibesparende foranstaltninger, hvis det er muligt. Endelig
kan Center for Ejendomsdrift have byggetekniske krav til vedligeholdelsesniveauet
inde såvel som ude.
Økonomisk ansvarlighed
Med mindre andet er aftalt med en bygherre/rådgiver i Center for
Ejendomsdrift, afholder den part, som bestiller et arbejde, selv udgiften
for arbejdets udførelse.
Det forventes, at den decentrale enhed udøver almindelig ansvarlighed
ved brugen af de kommunale ejendomme. I den forbindelse gør Center
for Ejendomsdrift opmærksom på, at ved misligholdelse af ansvarsområder
og manglende overholdelse af de pligter, som fremgår af dette
skema, afholder den ansvarlige selv eventuelle følgeudgifter. Det kan
f.eks. være ved manglende renholdelse, som beviseligt fører til udgifter i
form af drift, vedligehold eller renovering.

Sådan læses skemaet om ansvarsfordeling
Ansvarsfordelingsskemaet er inddelt i nummererede afsnit med udgangspunkt
i, hvilke bygningsemner der er tale om. Selve skemaet
er opdelt i fem kolonner, hvor første kolonne viser opgavens løbenummer.
Anden kolonne angiver, hvilke bygningsdele eller arealer,
vedligeholdelsesopgaverne omhandler. I tredje kolonne ses, hvilken
type vedligeholdelse, der er tale om; renovering, vedligehold, drift
eller renhold (se yderligere forklaring af disse opgavetyper nedenfor).
I de to følgende kolonner markeres, hvorvidt ansvaret for opgavens
udførelse og økonomi er placeret hos central eller decentral,
hvor ”central” henviser til Lejre Kommune, repræsenteret ved Center
for Ejendomsdrift, mens ”decentral” henviser til institutionen, repræsenteret
ved den ansvarlige ledelse/leder (institutionsleder, skoleleder,
halinspektør, bestyrelse m.m.). Den sidste kolonne indeholder
eventuelle bemærkninger til opgavernes udførelse eller det økonomiske
ansvar. Her gøres bl.a. opmærksom på, hvis Center for Ejendomsdrift
skal kontaktes i forbindelse med udførelsen af en opgave,
som decentral har ansvaret for.
Opdatering
Ansvarsfordelingsskemaet vil blive opdateret og justeret, når omfanget
af ændringsforslag fra både centralt og decentralt hold gør
det påkrævet. Har du kommentarer eller spørgsmål til skemaet, er
du velkommen til at kontakte Center for Ejendomsdrift. Se kontaktoplysninger
sidst i denne vejledning.
Definitioner
3 Ansvarsfordeling for ejendomsvedligeholdelse af de kommunale bygninger i Lejre Kommune
Renhold
Almindelig rengøring af bygningen og bygningsdele; støvsugning,
gulvvask, afkalkning, vinduespolering, fejning, snerydning og saltning
af gader og fortove, pasning af grønne arealer, rengøring af belægninger,
tagrender og træværk for alger, blade m.m., afvaskning og
pudsning af lampeskærme ud­ og indvendigt.
Drift
Det, der får en bygning eller en installation til at fungere; fejning af
tage, rensning af lyskasser, tagrender, nedløb og regnvandsbrønde,
slamsugning, udskiftning af el­pærer, lysstofrør, batterier og sikringer,
service på tekniske anlæg, udskiftning af filtre, maling.
Vedligehold
De løbende reparationer på en bygning, bygningsdele og installationer,
hvorved tilstanden holdes på et niveau, så bygningens værdi
bevares.
Renovering
Istandsættelse af en ældre ejendom, så bygningens værdi bevares.

1. Terræn og forsyningsledninger i terræn
Nr. Aktivitet/bygningsdel Aktivitetens omfang Central Decentral Bemærkninger
1.1 Havemure/hegn i skel, udvendige trapper
og ramper, udvendige brandtrapper og
lifte.
1.2 Havemure/hegn i skel, udvendige trapper
og ramper, udvendige brandtrapper og
lifte.
1.3 Faste belægninger i adgangsveje til bebyggelsen
– fra skel.
1.4 Faste belægninger i adgangsveje til bebyggelsen
– fra skel.
1.5 Afløbsinstallationer i terræn, f.eks. regnvandsbrønde
og kloakledninger i jord.
1.6 Afløbsinstallationer i terræn, f.eks. regnvandsbrønde
og kloakledninger i jord.
1.7 Forsyningsledninger for el, tv, vand og
varme i terræn.
1.8 Flagstænger, legepladser, faste møbler,
udekøkken, udepejs, indre havemure/
hegn, o.l.
1.9 Snerydning, saltning, fejning, pasning af
grønne arealer og oprydning på matriklen.
1.10 Snerydning, saltning, fejning, pasning af
grønne arealer og oprydning uden for matriklen
(fortov, sti m.v.).
Drift og renhold.
Vedligehold og renovering.
Drift og renhold.
Vedligehold og renovering.
Drift, vedligehold og renovering.
Renhold.
Drift, vedligehold og renovering.
Drift, renhold, vedligehold og
renovering. x
Drift, renhold og vedligehold.
Drift, renhold og vedligehold.
4 Ansvarsfordeling for ejendomsvedligeholdelse af de kommunale bygninger i Lejre Kommune
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Ved pludseligt opståede skader stopper decentral
skaden og tager straks herefter kontakt til central
for nærmere aftale om udbedring.
F.eks. slamsugning og fjernelse af sand i lyskasser
og regnvandsbrønde.
Ved pludseligt opståede skader stopper decentral
skaden og tager straks herefter kontakt til central
for nærmere aftale om udbedring.
Koordineres med central – decentral kontakter
central.
Decentral indgår lokale aftaler, evt. med Vej &
Park.
På Lejre Kommunes hjemmeside forefindes
vinterregulativet. Heraf fremgår, hvilke forpligtigelser,
decentral har.

2. Primære bygningsdele
Nr. Aktivitet/bygningsdel Aktivitetens omfang Central Decentral Bemærkninger
2.1 Fundamenter. Vedligehold og renovering.
2.2 Terrændæk. Vedligehold og renovering.
2.3 Ydervægge. Vedligehold og renovering.
2.4 Bærende indervægge. Vedligehold og renovering.
2.5 Lette indervægge. Vedligehold og renovering.
2.6 Dæk etageadskillelse. Vedligehold og renovering.
2.7 Bærende bygningskonstruktioner. Vedligehold og renovering.
2.8 Tagkonstruktion. Vedligehold og renovering.
5 Ansvarsfordeling for ejendomsvedligeholdelse af de kommunale bygninger i Lejre Kommune
x
x
x
x
x
x
x
x
Gælder ikke slidflader (f.eks. linoleum, vinyl, trægulve,
gulvtæpper o.lign.). For slidflader, se pkt. 4.3
og 4.4.
Gælder ikke indvendige overflader (f.eks. vægge,
lofter, vinduer og døre ). For indvendige overflader, se
pkt. 4.5 og 4.6.
Gælder ikke indvendige overflader (f.eks. vægge,
lofter, vinduer og døre). For indvendige overflader se
pkt. 4.5 og 4.6.
Koordineres med central – decentral kontakter
central.
Gælder ikke slidflader (f.eks. linoleum, vinyl, trægulve,
gulvtæpper o.lign.) og indvendige overflader.
For slidflader, se pkt. 4.3 og 4.4. For indvendige overflader,
se pkt. 4.5 og 4.6.
Ved pludseligt opståede skader stopper decentral
skaden (spande, presenninger m.v.) og tager straks
herefter kontakt til central for nærmere aftale om
udbedring. Gælder ikke indvendige overflader (f.eks.
vægge, lofter, vinduer og døre), se pkt. 4.5 og 4.6 for
indvendige overflader.

3. Bygningens sekundære elementer
Nr. Aktivitet/bygningsdel Aktivitetens omfang Central Decentral Bemærkninger
3.1 Ovenlys, vinduer og yderdøre (indvendigt). Drift og renhold.
3.2 Ovenlys, vinduer og yderdøre (udvendigt). Drift. x
6 Ansvarsfordeling for ejendomsvedligeholdelse af de kommunale bygninger i Lejre Kommune
x
Koordineres med central – decentral kontakter
central.
3.3 Ovenlys, vinduer og yderdøre (udvendigt). Renhold. x Afrensning for alger, pudsning m.v.
3.4 Ovenlys, vinduer og yderdøre. Vedligehold og renovering.
3.5 Indvendige døre (også branddøre) og
andre åbninger i indervægge.
3.6 Indvendige åbninger (luger, lemme, o.l.)
i etageadskillelser
3.7 Indvendige åbninger (luger, lemme, o.l.)
i etageadskillelser
Drift, renhold, vedligehold og
renovering.
Drift, vedligehold og renovering.
Renhold.
3.8 Indvendige trapper, ramper o.l. Drift, vedligehold og renovering.
3.9 Indvendige trapper, ramper o.l. Renhold. x
3.10 Indvendige lister, fodlister, skyggelister,
gerigter, indfatninger o.l.
3.11 Indvendige lister, fodlister, skyggelister,
gerigter, indfatninger o.l.
3.12 Skorstene, kviste, inddækninger, udhæng,
lyskasser, tagrender, nedløb, tagvandsbrønde
o.l. på tag.
3.13 Skorstene, kviste, inddækninger, udhæng,
lyskasser, tagrender, nedløb, tagvandsbrønde
o.l. på tag.
Drift, vedligehold og renovering.
Renhold.
Renhold og drift.
Vedligehold og renovering.
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Koordineres med decentral – central kontakter
decentral.
Gælder ikke for de tekniske dele (ABDL­anlæg,
m.v.) For de tekniske dele, se pkt. 6.6 og 6.7.
Koordineres med central – decentral kontakter
central.
Koordineres med central – decentral kontakter
central.
Koordineres med central – decentral kontakter
central.
Gælder ikke skorstensfejning. For skorstensfejning,
se pkt. 8.6. Rensning af lyskasser, tagrender,
nedløb og tagvandsbrønde udføres en gang
årligt efter løvfald for centrals regning. For yderlige
behov afholdes denne udgift af decentral.

4. Overflader på bygningskonstruktioner
Nr. Aktivitet/bygningsdel Aktivitetens omfang Central Decentral Bemærkninger
4.1 Tag. Drift, renhold, vedligehold og
renovering.
4.2 Ydervæg. Drift, renhold, vedligehold og
renovering.
4.3 Slidlag på gulve (linoleum, vinyl, trægulve,
gulvtæpper o.l.).
4.4 Slidlag på gulve (linoleum, vinyl, trægulve,
gulvtæpper o.l.).
4.5 Indvendige overflader (vægge, lofter, vinduer
og døre).
4.6 Indvendige overflader (vægge, lofter, vinduer
og døre).
Drift, vedligehold og renovering.
Renhold.
Drift, vedligehold og renovering.
Renhold.
7 Ansvarsfordeling for ejendomsvedligeholdelse af de kommunale bygninger i Lejre Kommune
x
x
x
x
x
x
Gælder ikke indvendige overflader. (f.eks. vægge,
lofter, vinduer og døre) For indvendige overflader,
se pkt. 4.5 og 4.6. Tage fejes/renses en gang
årligt efter løvfald for centrals regning. For yderligere
behov afholdes denne udgift af decentral.
Gælder ikke indvendige overflader. For indvendige
overflader, se pkt. 4.5 og 4.6.
Koordineres med central – decentral kontakter
central.
Koordineres med central – decentral kontakter
central.

5. VVS-anlæg
Nr. Aktivitet/bygningsdel Aktivitetens omfang Central Decentral Bemærkninger
5.1 Sanitet, armaturer, vandhaner og blandingsbatterier.
5.2 Ventilation, køleanlæg, aircondition, klimaanlæg,
varmeanlæg, varmeveksler, pumper,
ventiler, elektronisk styring, sprinkleranlæg,
div. rørføringer m.v.
5.3 Ventilation, køleanlæg, aircondition, klimaanlæg,
varmeanlæg, varmeveksler, pumper,
ventiler, elektronisk styring, sprinkleranlæg,
div. rørføringer m.v.
5.4 Bruseslanger, toiletbrætter, brusehoveder
o.a. løsinventar.
5.5 Serviceaftaler (fyr, ventilation o.l.). Drift.
Drift, renhold, vedligehold og
renovering.
Drift og renhold.
Vedligehold og renovering.
Drift, renhold, vedligehold og
renovering.
8 Ansvarsfordeling for ejendomsvedligeholdelse af de kommunale bygninger i Lejre Kommune
x
x
x
x
x
Ved pludseligt opståede skader stopper decentral
skaden og tager straks herefter kontakt til central
for nærmere aftale om udbedring.
Selve serviceeftersynet påhviler central. Driftsmæssige
udgifter i forbindelse med serviceeftersyn
påhviler decentral, se pkt. 5.2.

6. El- og mekaniske anlæg
Nr. Aktivitet/bygningsdel Aktivitetens omfang Central Decentral Bemærkninger
6.1 Eksisterende el­installationer. Vedligehold og renovering.
6.2 Eksisterende el­installationer. Renhold og Drift.
6.3 Lyskilder (pærer, lysstofrør m.v.). Drift.
6.4 Nagelfaste belysningsarmaturer (armatur i
loft, pullert m.v.).
6.5 Nagelfaste belysningsarmaturer (armatur i
loft, pullert m.v.).
6.6 CTS og lign. anlæg, nød­ og panikbelysning.
6.7 CTS og lign. anlæg, nød­ og panikbelysning.
6.8 Telefonanlæg, bredbåndsforbindelse, føringsveje,
oprettelse o.l.
Drift og renhold.
Vedligehold og renovering.
Drift.
Vedligehold og renovering.
Drift, vedligehold og renovering.
6.9 Elevatorer, lifte o.l. Drift og renhold. x
6.10 Elevatorer, lifte o.l. Vedligehold og renovering. x
6.11 Serviceaftaler (elevatorer, lifte o.l.). Drift.
6.12 Lysanlæg på idrætspladser Drift, vedligehold og renovering x
9 Ansvarsfordeling for ejendomsvedligeholdelse af de kommunale bygninger i Lejre Kommune
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Gælder både indvendigt og udvendigt, men ikke
lyskilder. For lyskilder, se pkt. 6.3.
Gælder både indvendigt og udvendigt, men ikke
lyskilder. For lyskilder, se pkt. 6.3.
Gælder for alle lyskilder, såvel indvendigt som
udvendigt.
Gælder både indvendigt og udvendigt.
Gælder både indvendigt og udvendigt.
Decentral indgår service­ og driftsaftalerne i samarbejde
med central. Ved brandspørgsmål vedr.
skorstene kontaktes Lejre Brandvæsen på 4640
4888.
Koordineres mellem decentral og beredskabschef/
beredskabsinspektør (Lejre Brandvæsen). Ved
spørgsmål kan Lejre Brandvæsen kontaktes på
4640 4888.
Beslutninger sker i tæt dialog med Lejre Kommunes
it­afdeling og central.
Selve serviceeftersynet påhviler central. Driftsmæssige
udgifter i forbindelse med serviceeftersyn
påhviler decentral, se pkt. 6.9.
* Et CTS­anlæg er et computerstyret anlæg til central tilstandskontrol og styring i forbindelse med bygninger og bygningsinstallationer. Det kan f.eks. være lysanlæg, ventilationsanlæg eller varmeanlæg.

7. Inventar
Nr. Aktivitet/bygningsdel Aktivitetens omfang Central Decentral Bemærkninger
7.1 Nagelfast inventar (køkkener, garderober,
indbygningsskabe o.l.).
7.2 Nagelfast inventar (køkkener, garderober,
indbygningsskabe o.l.).
7.3 Løst inventar (køleskabe, frysere, opvaskemaskiner,
komfurer, ovne, stegeplader,
toastristere, vaskemaskiner o.l.).
7.4 Alt inventar (skabe, stole, whiteboards,
ophæng, bordlamper, pendler m.v.).
7.5 Serviceaftaler på fast inventar (ripper, klatretove
mv.)
Drift, vedligehold og renovering.
Renhold.
Drift, renhold, vedligehold og
renovering.
Drift, renhold, vedligehold og
renovering.
10 Ansvarsfordeling for ejendomsvedligeholdelse af de kommunale bygninger i Lejre Kommune
Drift
x
x
x
x
x
Koordineres med central – decentral kontakter
central.
Ny tilslutning koordineres med central – decentral
kontakter central.

8. Generelt
Nr. Aktivitet/bygningsdel Aktivitetens omfang Central Decentral Bemærkninger
8.1 Nøglesystemer, nøgler, nøglecylindere o.l. Drift, vedligehold og renovering.
8.2 Skiltning på og i bygninger. Drift, renhold, vedligehold og
renovering. x
11 Ansvarsfordeling for ejendomsvedligeholdelse af de kommunale bygninger i Lejre Kommune
x
Koordineres med Lejre Kommunes risikostyringsgruppe,
tlf. 4646 4646.
Al skiltning på og i bygningen skal udformes
efter Lejre Kommunes standarder. Koordineres
med central – decentral kontakter central.
8.3 Udsmykning (beplantning, kunst m.v.). Drift, renhold, vedligehold og
renovering.
x
8.4 Beplantning. Drift. x Driftsaftaler bør indgås med f.eks. Vej & Park.
8.5 Brandstrategi inkl. brandslukningsudstyr, flugtvejsskilte,
flugtvejsplaner, alarmer m.m.
8.6 Service­ og driftsaftaler (skorstensrensning, renovation,
skadedyrsbekæmpelse, fedtudskillere,
rengøring m.v.).
8.7 Skader på klimaskærmen grundet hærværk, indbrud
m.v. (opbrækkede vinduer og døre m.v.).
8.8 Skader på alt andet end klimaskærmen grundet
hærværk, indbrud m.v. (ødelagt inventar, tyveri af
decentrals inventar og ejendele m.v.).
8.9 Pludseligt opståede skader (stormskader, vandskader
m.v.).
Drift, vedligehold og renovering.
Drift.
Drift, vedligehold og renovering.
Drift, vedligehold og renovering.
Drift, vedligehold og renovering.
x
x
x
x
x
Koordineres med risikostyringsgruppen og
beredskabet.
Decentral indgår selv aftalerne.
Decentral stopper skaden og tager straks herefter
kontakt til central og aftaler nærmere.
Skaden anmeldes til politiet på 4635 1448 og
Willis på www.willis.dk af decentral.
Skaden anmeldes til politiet på 4635 1448 og
Willis på www.willis.dk af decentral.
Decentral stopper skaden og tager straks herefter
kontakt til central og aftaler nærmere.
Skaden anmeldes til politiet på 4635 1448 og
Willis på www.willis.dk af decentral.
8.10 Råd­ og svampeangreb. Drift, vedligehold og renovering. x Meldes straks til central af decentral.
8.11 Påbud fra Arbejdstilsynet m.v. vedr. bygningsdele, Drift, vedligehold og renovering.
som decentral selv har opsat, vedligeholdt eller
renoveret (f.eks. maling af lydisoleringsplader).
Påbud som følge af ændret anvendelse.
x
8.12 Påbud fra Arbejdstilsynet m.v. vedr. oprindelige Drift, vedligehold og renovering.
bygningsdele og tekniske anlæg, som bebyggelsen
oprindeligt er bygget op af.
x

KontaKt:
Center for Ejendomsdrift
Rådhuset i Allerslev
Lejrevej 15
4320 Lejre
Tlf: 4646 4930
mail: ejendomsdrift@lejre.dk
www.lejre.dk
Postadresse:
Center for Ejendomsdrift
Møllebjergvej 4
4330 Hvalsø
Ved akutte skader og nedbrud
Uden for Lejre Kommunes åbningstid kontaktes
vagttelefonen hos Lejre Brandvæsen på tlf.:
4640 4888. Læs mere om akutte skader på
kommunens hjemmeside.
Ved hærværk
Hvis de kommunale bygninger udsættes for
hærværk kontaktes politiet på tlf: 4635 1448 og
forsikringsmægler Willis på www.willis.dk
Lejre Kommunes åbningstider:
Personlig henvendelse:
Mandag-tirsdag kl. 10-13
Onsdag lukket
Torsdag kl. 10-18
Fredag kl. 10-12
Telefontid – tlf: 4646 4646:
Mandag-tirsdag kl. 9-13
Onsdag lukket
Torsdag kl. 9-18
Fredag kl. 9-12
• www.jsdanmark.dk • 577611 • Printed on certified enviromentally friendly paper • Inks are vegetable oil based • Concept: JS Media Tools
• www.jsdanmark.dk • 577611 • Printed on certified enviromentally friendly paper • Inks are vegetable oil based • Concept: JS Media Tools
• www.jsdanmark.dk • 577611 • Printed on certified enviromentally friendly paper • Inks are vegetable oil based • Concept: JS Media Tools