Årsmøde 2013 Drejebog - forum

Årsmøde 2013
Drejebog

Indholdsfortegnelse
Indholdsfortegnelse ................................................................................................................................. 2
Kontakt ........................................................................................................................................... 2
[Intro] ....................................................................................................................................................... 3
FØR ÅRSMØDET .................................................................................................................................... 4
Hvad er et årsmøde?........................................................................................................................ 4
Stemmeret og valgbarhed ............................................................................................................... 4
Økonomi og evt. betaling for deltagelse ......................................................................................... 4
Indkaldelse...................................................................................................................................... 5
Forslag ............................................................................................................................................ 5
Lokalet ............................................................................................................................................ 5
Referent .......................................................................................................................................... 6
Udpegning af dirigent .................................................................................................................... 6
Stemmetællere og stemmesedler .................................................................................................... 6
Forberedelse af beretninger ............................................................................................................ 7
Butiksrådets sammensætning ......................................................................................................... 7
Aftaler om rollefordeling ................................................................................................................. 7
Formødet ........................................................................................................................................ 7
Pressehåndtering ............................................................................................................................ 8
UNDER ÅRSMØDET ............................................................................................................................ 10
Drejebog ....................................................................................................................................... 10
EFTER ÅRSMØDET .............................................................................................................................. 16
Nyvalgte: Postkort og registrering ................................................................................................. 16
Konstituering af butiksrådet ......................................................................................................... 16
Mulighed for telefontilskud til formanden – bemærk frist .......................................................... 16
Kontakt
Vedtægter og regler: Thomas Christensen Tlf. 3091 9244 tch@fdb.dk
Forum, presse mv.: Kristine Kornum Tlf. 3091 9260 krk@fdb.dk
Aktivitetspulje mv.: Susanne Andresen Tlf. 3091 9210 sa@fdb.dk
2

[Intro]
I marts og april afholdes årsmøder for de Coop-ejede butikker og generalforsamlinger for de
selvstændige brugsforeninger. Coops materialer til de Coop-ejede butikkers årsmøde er et tilbud, som I
kan vælge at bruge til mødet med jeres medlemmer.
Drejebogen giver råd om mødet. Den er opdelt i planlægningen FØR årsmødet, hvad der sker UNDER
mødet og endelig opgaverne EFTER årsmødet.
Foreningen ændrede den 12. januar 2013 navn fra FDB til Coop, sådan at forening og forretning har
samme navn. Idéen er at gøre det tydeligere for medlemmerne, at de er medejere af Danmarks største
detailvirksomhed. Navnet FDB er derfor erstattet af Coop på årets plakater og i andet materiale, men i
en overgangsperiode vil I støde på FDB-navnet (fx i webadresser). Der er ikke ændret i
foreningsstrukturen, så afviklingen af årsmøderne vil foregå ligesom sidste år.
Basispakken, som er udsendt til alle butikker i uge 5, indeholder:
• 1 drejebog
• 3 plakater
• 2x50 adgangskort
• 2x50 stemmesedler
• 3 velkomstpostkort, som I kan give til nye medlemsvalgte
• 100 tipskuponer "Kender du Coop?"
• 1 svarkupon "Kender du Coop?"
• Inspirations- og uddannelseskatalog for medlemsvalgte
NB: Dette katalog er af praktiske grunde med i pakken, selv om det ikke omhandler årsmødet.
I kan finde ekstra materialer og oplysninger til brug for årsmødet på Forum:
fdbforum.fdb.dk/byensmøde
Rigtig god fornøjelse med jeres møde!
Foreningssekretariat og Samvirke
Coop
3

FØR ÅRSMØDET
Hvad er et årsmøde?
Årsmødet er det årlige medlemsmøde, hvor medlemmer udøver deres demokratiske ret til at engagere
sig og foretage valg. På plakaten fra Coop står der ”Husk dit medlemskort” som en påmindelse om, at
det er medlemskabet af Coop, der giver denne ret. Medlemskortet er dokumentationen for, at et
medlem har tilhørsforhold til den butik, der holder årsmøde. Fremvisning af medlemskortet giver
derfor ret til at deltage i afstemninger og til at modtage en stemmeseddel.
Medlemmerne kan tage en ledsager med.
Coops vedtægter angiver, hvad dagsordenen for årsmødet skal indeholde. Der er både orientering om
Coop, om butiksrådets arbejde og om butikkens drift. Desuden skal der vælges medlemmer til
butiksrådet.
Mødet kan kombineres med spisning og festligheder mod deltagerbetaling, ligesom det er oplagt at
bruge mødet til at sætte fokus på en eller flere af Coops mærkesager. Mødet kan åbnes for andre end
medlemmer, som derved får kendskab til butikken, butiksrådet samt foreningen og forretningen bag
Coop.
Stemmeret og valgbarhed
For at have stemmeret på årsmødet skal man have været medlem i minimum 1 måned og i den
periode haft tilhørsforhold til den butik, der holdes årsmøde for. Man kan blive medlem af Coop som
15-årig, så det er ikke kun myndige personer, der har stemmeret. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt,
så medlemmet skal møde op for at kunne stemme. Et ”institutionelt medlem”, eksempelvis en
forening eller en børneinstitution, har også en stemme, som en repræsentant for institutionen kan
benytte sig af.
Det er medlemskortet, der giver stemmeret. Ekstrakort berettiger ikke til stemmeret eller valgbarhed.
Man skal være personligt medlem og fyldt 18 år for at være valgbar til butiksrådet. Her gælder også
reglen om 1 måneds forudgående tilhørsforhold til butikken. Hvis I kender en person, som har
interesse for at blive valgt til jeres butiksråd, skal medlemsforholdet altså bringes i orden senest 1
måned før årsmødet.
Indmeldelse i Coop og flytning af tilhørsforhold foretages med øjeblikkelig virkning på coopplus.dk
Økonomi og evt. betaling for deltagelse
Årsmødet skal være gratis at deltage i for medlemmerne. Butikken skal derfor budgettere med at
afholde udgifterne til mødet.
4

Nogle steder bliver der i forbindelse med selve årsmødet afholdt foredrag eller lignende. Andre steder
er der et større eller mindre traktement i forbindelse med mødet. I sådanne tilfælde er det i orden at
opkræve et mindre beløb. Det bør principielt være muligt at deltage i selve årsmødet gratis ved fx. at
undvære spisning eller en tilknyttet aktivitet, som foregår før eller efter dagsordenens punkter.
Til aktiviteter, foredragsholdere eller lignende, som på årsmødet sætter fokus på Coops mærkesager,
kan I ansøge Coops aktivitetspulje. Se mere på Forum.
Indkaldelse
Butiksrådet finder i samråd med butikschefen et egnet sted og tidspunkt for afvikling af årsmødet.
Årsmødet skal afholdes i perioden 1. marts til og med 30. april og overholde det formelle krav om
indkaldelse med 2 ugers varsel ved opslag i butikken. I kan vælge at benytte vedlagte plakat, eller I
kan lave jeres eget opslag.
Udover opslag i butikken vil det være fint at benytte andre metoder, fx en avisannonce. På Forum
findes elementer til brug for annoncen.
Hvis I har været på Forum og indtaste tidspunkt for jeres årsmøde senest den 28. januar 2013,
bringes det i CoopPlus-nyhedsbrevet til jeres medlemmer. Der er sendt mail til alle butikschefer og
formænd om denne mulighed.
Forslag
Fristen for at stille forslag er 1 uge før årsmødet. Hvis I ønsker at ændre antallet af medlemmer i
butiksrådet, skal det stilles som et forslag. Forslag behandles inden valg til butiksrådet.
Der kan være medlemmer, som indleverer forslag om emner, som årsmødet ikke kan tage beslutning
om. Det kunne være forslag om butikkens drift, indretning eller vareudbud. Sådanne forslag må man
sørge for at forberede sig på og svare på under mødet i stedet for at stemme om dem.
Lokalet
Lokalet bør være klar, når de første medlemmer ankommer. Når man forsøger at skabe indbydende
omgivelser, skal det sikres, at alle kan se og høre bedst muligt. Overvej, om mødet kræver et lydanlæg,
og om deltagerne kan tale fra deres siddepladser eller skal stille spørgsmål og lignende fra et bestemt
sted i lokalet, eventuelt en talerstol.
Hvis man er usikker på fremmødet, kan man forberede sig på, hvordan lokalet kan bruges ved en lille
og en større forsamling. Hav evt. ekstrastole klar, hvis der skulle komme flere end forventet.
5

Referent
Aftal på forhånd, hvem der tager referat af mødet. Det væsentligste er at få registreret beslutninger og
valg. Hvis det ikke er sekretæren, der skriver referatet, skal det med i overvejelserne om udpegning af
referent, at referenten bindes af sin opgave og derfor bliver begrænset i forhold til selv at holde oplæg
eller engagere sig i en debat.
Udpegning af dirigent
Dirigenten vælges på mødet, men det er en stor fordel for butiksrådet at have fundet en kandidat på
forhånd, som er forberedt på at skulle lede mødet, og som man regner med, at forsamlingen vil have
tillid til. Eventuelt en person, der er kendt og vellidt i lokalområdet. Hverken butikschefen eller et
medlem af butiksrådet vil fremstå neutral i tilfælde af en ophedet debat.
Dirigentens opgave er at sørge for at nå igennem dagsordenen på en god og behagelig måde, og
samtidig med øje for retningslinjerne – vedtægter, program m.m. Har man før prøvet at være Dirigent
på et årsmøde eller ved en anden forenings generalforsamling, vil det være nemmere at sørge for det
formelle, uden at deltagerne lader sig mærke med en stram mødeform.
Det er tilladt Dirigenten at give sig selv ordet i diskussioner, men det vil være en fordel at vælge en
person, som kan engagere sig uden at træde ud af rollen som den respekterede mødeleder, og som
giver lige plads til alle synspunkter.
Stemmetællere og stemmesedler
Inden årsmødet finder I minimum to personer, der kan fungere som stemmetællere. Det bør være
troværdige personer, der ikke har stemmeret. Det er ikke sikkert, at stemmetællerne får noget at lave på
årsmødet, men hvis det kommer til skriftlig afstemning, skal de være klar. Det kan planlægges i god
tid, hvem der vil være egnet som stemmetællere, eller det kan være en opgave at udse dem på dagen,
når man ser medlemmerne ankomme. Kommer stemmetællerne i aktion, kan det både være ved at
optælle stemmer ved håndsoprækning eller ved at sortere og tælle skriftligt afgivne stemmer.
Hav stemmesedler klar til mødet og en strategi for uddeling til de stemmeberettigede. Husk også nogle
kuglepenne. Ved valg mellem flere kandidater til butiksrådet (personvalg), skal der altid bruges
stemmesedler. Når de skal i brug, vil det være lettest, hvis de er uddelt før mødets start. For at holde
styr på, hvem der har fået en stemmeseddel, kan navn eller medlemsnummer på hver person, som får
udleveret en stemmeseddel, noteres på en liste (medlemsnummer/navn skal stemme overens med
medlemskortet).
I kan bestille ekstra stemmesedler på Forum (elektronisk bestilling), hvis ikke de 100 stemmesedler i
basispakken er nok.
6

Forberedelse af beretninger
Butiksrådet kan benytte Coops oplæg til beretningen på årsmødet og supplere med omtale af
butiksrådets arbejde i løbet af året, herunder planlagte og gennemførte aktiviteter.
Butikschefen kan benytte kædens oplæg til beretning for årsmødet og supplere med omtale af
butikkens drift og udvikling.
Oplæggene til beretninger udsendes pr. mail og lægges på Forum inden den 1. marts 2013.
Butiksrådets sammensætning
Forud for årsmødet skal I opgøre, hvilke poster der er på valg. Valgperioden er 2 år. Det skal stå klart på
mødet, hvilke poster med ordinære 2 års valgperiode, der skal besættes, og om der desuden er poster
med 1 års valgperiode, fordi posterne har stået tomme eller forlades i utide.
Hvis I har forslag om at ændre antallet af medlemmer i butiksrådet, skal der fortsat være en jævn
fordeling af poster på valg hvert år (fordeling af valgperioder efter det rullende valgprincip).
Medarbejderrepræsentanterne til butiksrådet skal vælges blandt de ansatte før årsmødet. De ansatte
bestemmer selv, om de vil vælge 1 eller 2 repræsentanter. Medarbejderrepræsentanterne vælges også
for en periode på 2 år.
Aftaler om rollefordeling
Der vil givetvis være en forventning om, at formanden tegner butiksrådet, men de øvrige valgte kan
udmærket spille en aktiv rolle i afviklingen af mødet. Hvis den største drivkraft bag en lokal aktivitet
ikke har været formanden, vil det være naturligt at lade den person besvare spørgsmål om netop det
emne. Det vil være forfriskende for forsamlingen, hvis de fornemmer et engagement hos flere af de
medlemsvalgte – ikke kun formanden.
Udover at fremstå som et arbejdende fællesskab bør der være plads til, at medlemmerne af butiksrådet
kan give udtryk for egne idéer.
Formødet
På selve dagen for årsmødet vil der være praktiske forberedelser i det lokale, hvor mødet holdes.
Udover det praktiske – borde, stole, evt. mikrofoner og skilte – skal arrangørerne gøre sig klar til
mødets forløb. Dette gøres ved at holde et formøde.
Butiksrådet vil stå stærkere, hvis alle engagerer sig i mødet. Ved at mødes forinden kan butiksrådet
sikre sig, at alle er enige om, hvad der skal foregå, og hvordan alle kan bidrage. Denne sidste
forberedelse kan i øvrigt mindske en eventuel usikkerhed og nervøsitet hos arrangørerne selv.
7

Formanden og butikschefen har begge en væsentlig opgave på mødet, og de bør kort orientere de
øvrige arrangører om, hvad de vil fremføre. Det er særligt relevant at gøre, hvis der er opstået helt
aktuelle emner, siden mødet blev planlagt. Der kan desuden være indløbet forslag fra medlemmerne,
som butiksrådet ikke har haft lejlighed til at diskutere.
Den påtænkte dirigent kan inviteres til formødet, så vedkommende på forhånd ved, hvad der
præsenteres.
Pressehåndtering
Coop ’gemmer’ på masser af gode historier, og vi vil gerne have mere synlighed omkring dem i
medierne. En måde at få synlighed på er at kontakte den lokale presse (avis, radio eller tv), når
butiksrådet afholder forskellige arrangementer. Årsmødet er god anledning til at forsøge at skabe
denne synlighed i de lokale medier.
Det bedste er at ringe til den lokale presse og invitere dem til at komme på besøg til mødet. Skulle der
ikke komme en historie ud af det fra selve mødet, så har man i det mindste gjort opmærksom på, at der
findes et butiksråd, der arbejder aktivt i lokalsamfundet. Det vil gøre det nemmere, når kontakten skal
tages til næste arrangement.
Nogle gange har butikschefen eller en af de medlemsvalgte i butiksrådet en god kontakt til den lokale
presse. Husk at forhøre dig om det, inden du ringer. Det kan være en god måde at få ’foden indenfor’,
hvis det sker via ens netværk.
Hvis ikke du ’kender nogle, der kender nogle’, kan man finde telefonnummer og mailadresse til
redaktionen på de forskellige lokale aviser og radio/tv-stationer på mediernes hjemmesider.
Når du ringer, kan du fortælle:
• Hvad et årsmøde er. At det er et møde, hvor Coop-medlemmerne har mulighed for at få indflydelse
i en forening, der arbejder med ansvarligt forbrug inden for sundhed, miljø, klima og etisk handel.
• Den indflydelse kan være stor, fordi Coop er Danmarks største forbrugerejede
detailhandelsvirksomhed.
• Du kan også forsøge at ’lokke’ journalisten, hvis I har ekstra underholdning på tapetet. Det kan
blive en god reportage, hvis man lokalt har samlet en masse mennesker til musik, foredrag osv.
Hvis journalisten ringer til dig for at spørge ind til årsmødet
Det vigtigste er at tage det fuldstændig roligt, når en journalist ringer. Hvis du står i kø i
supermarkedet, eller hvis journalisten stiller et spørgsmål, du ikke kan svare på eller ikke er forberedt
på, så bed om lov til at ringe tilbage om 5 minutter eller senere på dagen. Her er listet nogle gode råd.
8

Gode råd, når journalisten ringer
• Hvor ringer journalisten fra?
• Hvad er den konkrete anledning?
• Hvorfor er netop du blevet kontaktet – og hvad er din rolle?
• Hvem taler journalisten ellers med?
• Vil journalisten citere dig eller blot bruge dine informationer som baggrund?
• Kan du få lov at se citaterne igennem?
• Hvordan forestiller journalisten sig, at det færdige produkt bliver – er det informationer til en note,
en baggrundsartikel, en nyhed eller måske et portræt?
• Bed evt. om tænkepause og ring tilbage så hurtigt som muligt.
Hvis det er muligt, er det en god idé at give et kortfattet resumé til sidst i samtalen af, hvad du har sagt.
Så sikrer du dig, at dine pointer bliver gentaget og står klare i journalistens hukommelse.
Hvis den lokale avis ikke er interesseret i at komme på besøg eller skrive en historie om jeres årsmøde,
kan det være, at de vil bringe en kort, oplysende artikel, som I selv har skrevet og sender til dem på email.
Den mulighed vil ofte være åben, uanset om I samtidig har betalt for en annonce for årsmødet
eller ej.
På Forum kan I finde en skabelon til en pressemeddelelse, hvor I blot skal udfylde de personlige felter
for jeres butik, og så er den klar til at blive sendt direkte til de lokale medier.
9

Drejebog
UNDER ÅRSMØDET
Drejebogen er tænkt som et værktøj for butiksrådet, og i særlig grad dirigenten. Her har I mulighed for
at følge ”slagets gang” og være forberedt på det næste punkt.
Der findes ikke lov- eller vedtægtsbestemte ”replikker”, så dirigenten kan formulere sig, som han/hun
gør normalt.
Nedenstående gennemgang af årsmødet følger Coops vedtægter, valgregulativ og opgavebeskrivelse,
som du kan finde på nettet.
Modtagelse: Når folk ankommer, skal de have en god modtagelse. Der kan være skilte til
lokalet, hvor mødet afholdes, eller det kan være i form af, at der ikke er tvivl
om, hvor de må sætte sig eller lægge overtøjet. Modtagelsen kan også være et
personligt håndtryk fra en af arrangørerne (butiksrådet) eller butikschefen.
Hvis der er truffet valg om at udlevere stemmesedler på forhånd, skal
medlemmerne ledes hen til, hvor det foregår. Fremvisning af et gyldigt
medlemskort (ikke ekstrakort), som viser tilhørsforhold til butikken i mindst
1 måned, giver ret til at modtage en stemmeseddel. Medlemskort kan være
det traditionelle grå, det sorte eller det røde.
Velkomst: Formanden byder alle velkommen – husk eventuelle specielt indbudte
gæster og foredragsholdere – og nævner sit navn og sit hverv som formand
som butiksrådet. Som yderligere velkomst lægger formanden op til, at
butiksrådet ønsker en god og åben debat, hvor det ”selvfølgelig” er i orden
at kommentere eventuelle indslag.
Formanden er den naturlige mødeleder, indtil Dirigenten er valgt. Med
mindre der er lagt planer om, at Dirigenten skal gøre det, bør formanden
fortælle om mødets program, og hvad der forventes af medlemmerne under
de forskellige programpunkter.
Er det et orienteringspunkt? Et debatpunkt? Eller…?
Endelig kan formanden fortælle, hvor der er lagt pauser ind i programmet.
10

Præsentation af
butiksrådet:
Pkt. 1:
”Valg af Dirigent”
Formanden præsenterer butiksrådsmedlemmer et ad gangen, med navn og
hverv i butiksrådet.
________________________________ Næstformand
________________________________ Sekretær
________________________________ Menigt butiksrådsmedlem
________________________________ Menigt butiksrådsmedlem
________________________________ Menigt butiksrådsmedlem
________________________________ Menigt butiksrådsmedlem
________________________________ Medarbejderrepræsentant
________________________________ Medarbejderrepræsentant
samt ____________________________ Butikschef/varehuschef
Så kan I gå over til dagsordenen.
Formanden beholder ordet og offentliggør butiksrådets forslag til
dirigent._____________________________________________
De fremmødte skal høres, om der er andre forslag. Hvis der stilles en
alternativ kandidat til dirigenthvervet, kan afstemningen foregå ved
håndsoprækning – selv om det er personvalg.
Apropos DIRIGENTEN:
Når dirigenten er valgt, tager han/hun ordet og leder suverænt resten af mødet, med mindre
forsamlingen ytrer en sådan mistillid, at der må vælges en ny.
Dirigenten bør vende med butiksrådet og butikschefen, hvordan forløbet af deres beretninger skal
foregå (dagsordenens pkt. 2 + 3):
Mulighed 1: De to beretninger tages lige efter hinanden, hvorefter der er mulighed for de
fremmødte medlemmer at stille spørgsmål.
Mulighed 2: De to beretninger holdes adskilt. Med hver sin runde af kommentarer.
Dirigent:
”Indkaldelsen”
Først takker dirigenten for valget.
Derefter konstaterer dirigenten, at mødet er indkaldt efter foreningens
vedtægter.
Forslag til formulering:
” I henhold til vedtægterne for Coop, § 11, stk. 1, skal det ordinære årsmøde
afholdes hvert år i perioden 1. marts til 30. april.
Indkaldelsen skal ske ved opslag i butikken mindst 2 uger før, hvilket jeg
kan konstatere er sket.”
Dirigenten bør i forlængelse af ovenstående redegøre for hvordan og
hvornår, der er blevet indkaldt til mødet, f.eks. ”opslag i butikken”, via
lokalavisen osv.
11

Dirigent:
”Dagsordenen”
Dirigent:
”Stemmetællere”
Dirigenten præsenterer dagsordenen:
1. Valg af dirigent.
2. Beretning om Coops og butiksrådets aktiviteter.
3. Beretning om butikkens drift.
4. Indkomne forslag.
5. Valg af medlemmer og eventuelle suppleanter til butiksrådet.
6. Eventuelt.
Om pkt. 2-3: Hvis de to beretninger tages fortløbende, bør dette fortælles
forsamlingen.
Om pkt. 4: Dirigenten fortæller, om der er indkommet forslag og om deres
behandling (fx at forslaget har karakter af et spørgsmål, som besvares under
beretningerne). Dirigenten kan for en sikkerheds skyld spørge, om der er
nogen i forsamlingen, som mener at have indsendt forslag 1 uge før mødet,
som ikke er nævnt.
Om pkt. 5: Dirigenten bør nævne antallet af pladser, der skal besættes.
Butiksrådet bør inden årsmødet, selv eller sammen med dirigenten, have
udpeget nogle stemmetællere (mindst 2). Hvis det ikke er aftalt med de
tiltænkte, fremsættes det som forslag. Ellers bekendtgøres det blot for
forsamlingen, og der spørges til, om der er andre/flere forslag.
Hvis der er tale om en stor forsamling, kan det være en fordel at udpege
stemmetællere, som er spredt i lokalet, så de kan tælle hænder eller
indsamle stemmesedler i hver sin del af lokalet.
”Butiksrådets
beretning” Herefter giver dirigenten ordet til butiksrådet.
Butiksrådet:
”Beretning”
Dirigent:
”Beretningen til
debat”
Butiksrådets repræsentant (ofte formanden) beretter om året, der er gået, og
hvad de foreningsmæssige planer er for fremtiden. Coops oplæg kan
benyttes.
Dirigenten kan samle 2-3 spørgsmål/kommentarer fra salen, inden
butiksrådet svarer. Lad den i butiksrådet (/butikschefen), der er mest
kompetent til at svare, besvare. Det behøver ikke være formanden hver gang.
Hvis det er aftalt, gør dirigenten opmærksom på, at der først kan stilles
spørgsmål efter butikschefens beretning om butikkens drift.
12

Apropos DEBAT:
Årsmødet er den årlige mulighed for som medlem at give sin mening til kende. Det giver den
bedste oplevelse for alle parter at inddrage de fremmødte så meget som muligt via debat om de
forskellige dagsordenpunkter. Under en debat har dirigenten følgende opgaver:
• Hold oplægsholderen til emnet – dette gøres ved kort at opridse ”reglerne” for en god debat.
• Hvis der er mange debatemner, kan de afsluttes hver for sig.
• Sæt ind overfor de mest talelystne – hold dem diskret i ørerne. Hvis en deltager spørger om
det samme flere gange, må det konstateres, at der ikke kan besvares nøjere. Man kan henvise
til, at det må man tale videre om bagefter.
• Giv besked, når der ikke modtages flere debatindlæg.
• Når debatten er slut samles der op, og resultatet ridses op.
Dirigent:”Butikschefens
beretning”
Dirigent:
”Indkomne
forslag”
Dirigenten giver ordet til butikschefen. Herefter spørgsmål/debat.
Har butiksrådet forslag, gives ordet til dem.
Ofte kan man følge denne procedure og fortælle, at sådan er planen:
1. Forslagsstilleren begrunder/motiverer forslaget.
(er der flere forslag, behandles de hver for sig)
2. Åben drøftelse i forsamlingen.
3. Når debatten er slut, får forslagsstilleren ordet for en afsluttende
kommentar.
Årsmødet bør blive bekendt med butiksrådets holdning til forslaget.
Stemmeberettigede
For at kunne stemme på årsmødet skal et personligt eller institutionelt
medlem af Coop have tilhørsforhold til den pågældende medlemsbutik og
have haft det uafbrudt i mindst 1 måned forud for årsmødet.
Et institutionelt medlemskab berettiger til 1 stemme, hvis der er fremmødt
en repræsentant.
Ved tvivl om medlemskabet, tjekkes medlemskortet. Bemærk, at et
”ekstrakort” ikke er et gyldigt medlemskort.
Afstemning.
Ønsker en eller flere fremmødte skriftlig afstemning, bør dette
imødekommes.
• Bed stemmetællerne holde sig klar – i tilfælde af afstemning(-er).
• Ved skriftlig afstemning informeres om hvilken talon (nummer), der
skal anvendes.
Er der ændringsforslag (modforslag), stemmes der først om det mest
vidtgående (dirigents skøn), og ellers i den rækkefølge de er blevet fremsat.
13

Når flere stemmer ”ja” til et forslag end ”nej”, er forslaget vedtaget.
Apropos INDKOMNE FORSLAG:
Det er under punktet indkomne forslag, at forslag om at ændre antallet af medlemsvalgte
medlemmer af butiksrådet kan behandles. Antallet af medarbejderrepræsentanter (højst 2) skal
være afgjort blandt de ansatte ved valg, som afsluttes inden årsmødet.
Dirigent:
”Valg til
butiksrådet”
Dirigenten bør på forhånd undersøge hvem, og hvor mange, der er på valg
indenfor de to kategorier:
- Butiksrådsmedlemmer
- Suppleanter til butiksrådet
Dirigenten informerer årsmødet om valgbarhed i henhold til Coops
vedtægter § 8 stk. 2. 18-årsgrænsen og 1 måneds tilknytning til butikken er
de væsentlige punkter.
Husk, at medlemmer fra 15-17 år har stemmeret ved valget, selv om de
ikke selv kan stille op.
Apropos VALGBARHED:
Uddrag fra Coops vedtægter § 8 og valgregulativet:
a) Kandidaten skal være personligt medlem af Coop.
b) Kandidaten skal på valgdagen have tilhørsforhold til den pågældende medlemsbutik og skal have
haft det uafbrudt i mindst 1 måned forud for valgdagen.
c) Kandidaten skal på valgdagen være fyldt 18 år.
d) Kandidaten må ikke være medlem af direktionen i Coop eller et af Coops datterselskaber.
e) Kandidaten må ikke være ansat i eller drive en konkurrerende virksomhed til Coop Danmark.
f) Kandidaten må ikke være bortvist fra en medlemsbutik.
Dirigenten:
”Genvalg/
indstilling af
medlemmer”
Dirigent:
”Valghandlingen”
Hvis butiksrådet ønsker at genvælge en eller flere siddende
butiksrådsmedlemmer, skal dette bekendtgøres og motiveres.
Ønsker butiksrådet eller andre at indstille et medlem til en ledig plads i
butiksrådet, skal dette også bekendtgøres og motiveres. Et valgbart medlem
kan godt opstille sig selv.
Dirigenten sikrer sig, at alle fremmødte véd, hvor mange pladser, der skal
besættes i butiksrådet, hvilke valgperioder pladserne har samt hvem, der
stiller op til valget.
Dette kan gøre på en tavle, en projektor eller lignende.
Butiksrådsmedlemmers valgperiode er 2 år, men hvis en plads har stået
tom, kan der være tale om en periode på kun 1 år. Afgøres valget ad én
omgang, vil de 2-årige poster blive tildelt kandidaterne, som opnåede flest
stemmer.
14

Dirigent:
”Eventuelt”
Dirigent:
”Afrunding”
Formanden:
”Afrunding”
Når butiksrådet er besat, kan årsmødet vælge suppleanter med en
valgperiode på 1 år. En suppleant må være indstillet på, at i tilfælde af
frafald indtræder en suppleant i forgængerens valgperiode.
NB: Der skal være mindst 3 medlemsvalgte, for at butiksrådet kan
opretholdes. Dirigenten må gøre opmærksom på dette krav, hvis det bliver
nødvendigt.
Opstilles der kandidater, der ikke er til stede, skal der foreligge et skriftligt
tilsagn om, at vedkommende ønsker at stille op.
Dirigenten skal oplyse hvilken valgmetode, der anvendes. F.eks. at hver
stemmeberettiget har ret til at stemme på en eller flere af de opstillede
kandidater, dog højst det antal, der skal vælges. Der kan være valg til alle
ledige poster på én gang eller for en post ad gangen.
Personvalg skal afgøres ved skriftlig afstemning. Der kan ikke stemmes ved
fuldmagt. Alle valg afgøres ved ”relativt flertal”, dvs. kandidater med flest
opnåede stemmer er valgt. Der foretages dog en ekstra afstemning, hvis der
er en stemmelighed, som betyder, at valget ikke er afgjort. Den ekstra
afstemningsrunde vil kun være blandt de kandidater, som fik samme antal
stemmer.
Når valget er overstået, bekendtgør dirigenten resultatet.
”Eventuelt” er ikke et beslutningspunkt. Det vil sige, at årsmødet ikke har
mulighed for at træffe beslutninger, som butiksrådet er bundet af. Der kan
dog være en væsentlig debat, som butiksrådet kan tage positivt imod. Under
eventuelt kan der desuden gives meddelelser, siges tak og ønskes til lykke.
Dirigenten har ret til at lukke debatten, selv om flere havde emner, de gerne
ville have til diskussion.
Dirigenten fortæller, at dagsordenens punkter er gennemført, takker for god
ro og orden, og erklærer årsmødet for hævet.
Ordet gives til formanden.
Formanden takker dirigenten, gæster og medlemmer for en god aften.
Er der program efterfølgende, fortælles det som afslutning.
15

EFTER ÅRSMØDET
Nyvalgte: Postkort og registrering
I basispakken med materialer til brug for årsmødet, har vi vedlagt tre eksemplarer af et postkort, som I
kan medbringe og give nyvalgte i butiksrådet, når årsmødet er slut. Ethvert nuværende medlem af
butiksrådet kan registrere nyvalgte i jeres butiksråd på Forum ved hjælp af den nyvalgtes medlemsnr.
og postnr. Se, hvordan I gør, på: fdbforum.fdb.dk/byensmøde.
Det er vigtigt, at I sørger for at få dette gjort hurtigt efter valget, både så den nye medlemsvalgte kan
modtage Forums nyhedsbrev og blive inviteret til en velkomstaften for nyvalgte i maj/juni måned.
Husk også at slette afgåede medlemmer.
Vi har også lavet en hjemmeside med oplysninger til nyvalgte: fdb.dk/nyvalgt
Konstituering af butiksrådet
Efter årsmødet skal butiksrådet vælge, hvem der er formand, næstformand og sekretær det kommende
år. Det kan gøres umiddelbart efter årsmødet eller på førstkommende butiksrådsmøde.
Et medlem af butiksrådet registrerer herefter korrekt på Forum, hvem der er formand, næstformand,
sekretær og øvrige butiksrådsmedlemmer, inklusive medarbejderrepræsentanter (se hvordan på:
fdbforum.fdb.dk/byensmøde). Det væsentligste er at registrere formandsposten, for der er nogle
oplysninger, som Coop kun sender til formanden. Eksempelvis er det formanden, som modtager
valgkortet til brug ved efterårets valg til landsrådet, og kun formanden har mulighed for at modtage et
telefontilskud.
Hvert butiksrådsmedlem registrerer selv sit korrekte telefonnummer, e-mailadresse og evt. ny
postadresse på deres personlige profil på coopplus.dk
Mulighed for telefontilskud til formanden – bemærk frist
Formanden for et butiksråd kan få et telefontilskud fra Coop, som dækker perioden juni 2013 til maj
2014 på 700 kr. Beløbet er skattepligtigt.
Tirsdag den 22. maj 2013 sendes mail med blanketten ”Telefontilskud” til alle formænd for et
butiksråd, som er registreret på Forum den dag. Blanketten ”Telefontilskud” skal returneres til
Coop senest fredag den 14. juni 2013, hvis formanden ønsker at få telefontilskuddet.
Find oplysninger til brug for jeres møde på Forum: fdbforum.fdb.dk/byensmøde
16