Bilag D Kravspecifikation og skema til besvarelse vedrørende ...

silkeborgkommune.dk

Bilag D Kravspecifikation og skema til besvarelse vedrørende ...

BILAG D – KRAVSPECIFIKATION OG SKEMA TIL BESVARELSE VEDRØRENDE KVALITET

(Bilaget er lagt på hjemmesiden både som pdf-fil og word-fil)

INDHOLDSFORTEGNELSE

1

Dato:17. juni 2013

INDHOLDSFORTEGNELSE ................................................................................................................................................. 1

AFSNIT A – GENERELT OM BILAG D ................................................................................................................................. 3

1. Hvad efterspørger Silkeborg Kommune i hovedtræk .............................................................................................. 3

2. Opdeling af tværgående funktionelle krav og fagspecifikke funktionelle krav for 5 afdelinger med forskellige

behov ............................................................................................................................................................................ 3

3. Beskrivelse af udfyldelse af skemaer og koder ....................................................................................................... 4

3.1 Vejledning til tilbudsgiver om udbudsmaterialet .................................................................................................. 4

3.2 Læsning og udfyldelse af tabeller ......................................................................................................................... 4

3.3 Definitioner .......................................................................................................................................................... 8

AFSNIT B – TVÆRGÅENDE FUNKTIONELLE KRAV ............................................................................................................. 9

1. Minimumskrav for tværgående emner .................................................................................................................... 9

2. Krav og ønsker for tværgående emner ................................................................................................................. 14

3. EOJ til styring af sagsbehandling – myndighed .................................................................................................... 14

4. Sammenhæng mellem ESDH og EOJ ..................................................................................................................... 22

5. Snitflader ............................................................................................................................................................. 27

5.1 Link .................................................................................................................................................................... 30

5.2 Digitale indberetninger ...................................................................................................................................... 31

5.3 Elektronisk kommunikation ................................................................................................................................ 32

5.4 Borgerens muligheder ........................................................................................................................................ 34

6. Medicin ................................................................................................................................................................. 36

7. Systemadministration ............................................................................................................................................. 37

8. Mobile løsninger ................................................................................................................................................... 48

AFSNIT C – FAGSPECIFIKKE FUNKTIONELLE KRAV ........................................................................................................ 53

9. Beskrivelse af de fagspecifikke emner, hvad handler emnerne om ......................................................................... 53

10. Minimumskrav for alle fagspecifikke emner .......................................................................................................... 56

11. Krav og ønsker for fagspecifikke emner ............................................................................................................... 63

12. DUBU, ICS metoden, DHUV og FKO ....................................................................................................................... 63

13. Udfører .............................................................................................................................................................. 66

14. Planlægning og dagsdisponering ....................................................................................................................... 69

15. Effektmåling ...................................................................................................................................................... 74

16. Ledelsesinformation og uddata ......................................................................................................................... 78

17. Arbejdsmiljø / APV ............................................................................................................................................ 89


18. Træning ............................................................................................................................................................. 91

19. Hjælpemidler ..................................................................................................................................................... 93

20. Sundhed .......................................................................................................................................................... 111

21. Forløbsprogrammer ......................................................................................................................................... 114

22. Forebyggende hjemmebesøg ........................................................................................................................... 119

AFSNIT D – Diverse ydelser ......................................................................................................................................... 126

23. Driftsovervågning ............................................................................................................................................ 126

2


AFSNIT A – GENERELT OM BILAG D

Det er et ønske fra Silkeborg Kommunes side, at få et fælles IT system, hvor borgeren vil være i centrum og sagsbehandlingen

vil kunne være så tværfagligt som muligt.

Derfor har fem afdelinger fundet sammen om at beskrive kravene i dette EU - udbud. De fem afdelinger er Sundheds- og

Omsorgsafdelingen, Handicap- og Psykiatriafdelingen, Børne- og Familieafdelingen, Job og Borgerservice og Pædagogisk

Psykologisk Rådgivning (PPR) under Skoleafdelingen.

De fem afdelinger har en række forskellige behov, som det kommende elektronisk omsorgsjournalsystem (EOJ) og

sagsbehandlingssystem gerne skulle kunne afhjælpe.

1. Hvad efterspørger Silkeborg Kommune i hovedtræk

Det er følgende emner, som Silkeborg Kommune i hovedtræk efterspørger:

- Et elektronisk omsorgsjournalsystem (EOJ) og sagsbehandlersystem.

- Sammenhæng mellem oplysninger om borgeren i Elektroniske sags- og dokumenthåndtering (ESDH) og i det elektroniske

omsorgsjournalsystem (EOJ). Oplysningerne om borgeren skal opbevares et af stederne, men skal kunne ses begge steder.

- Integration med andre systemer via snitflader, links, digital indberetning, elektronisk kommunikation eller andre muligheder.

- Mobile løsninger hvor der er adgang til det elektroniske omsorgsjournalsystem (EOJ) og sagsbehandlersystemet.

- Et system, der kan opfylde kravene til et DUBU lignende system, hvor Digitalisering af handicap og udsatte voksenområdet

(DHUV), Integrated Children’s System (ICS metoden) og Faglige kvalitetsoplysninger (FKO) kan benyttes.

Emnerne vil blive beskrevet nærmere i det efterfølgende materiale.

2. Opdeling af tværgående funktionelle krav og fagspecifikke funktionelle krav for 5 afdelinger med forskellige

behov

Silkeborg Kommune har valgt at opdele de beskrevne krav i tværgående funktionelle krav og fagspecifikke funktionelle krav.

Denne løsning er valgt, da udbuddet af det elektroniske omsorgsjournalsystem (EOJ) og sagsbehandlersystemet er dækkende for

5 forskellige afdelingers behov. De fem afdelinger er Sundheds- og Omsorgsafdelingen, Handicap- og Psykiatriafdelingen, Børn og

Familieafdelingen, Job og Borgerservice og Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR) under Skoleafdelingen.

De 5 afdelinger har en række af fælles behov som er beskrevet under de tværgående funktionelle krav og de forskellige behov af

arbejdsmetoder, som er beskrevet under fagspecifikke funktionelle krav. Der kan være flere afdelinger, som har beskrevet deres

behov sammen under fagspecifikke funktionelle krav.

3


Minimumkravene til tværgående og fagspecifikke funktionelle krav er beskrevet særskilt under punkt 1 i Afsnit B og under punkt

2 i Afsnit C. Krav og ønsker er beskrevet under hvert punkt under henholdsvis tværgående og fagspecifikke funktionelle krav.

Der er i materialet henvisning til følgende bilag 1, 1a, 2, 3A, 3B, 3C, 4, 5 og 6.

3. Beskrivelse af udfyldelse af skemaer og koder

3.1 Vejledning til tilbudsgiver om udbudsmaterialet

Udbudsmaterialet indeholder kommunens beskrivelse af minimumskrav (MK), prioriterede krav (K1, K2, K3) og prioriterede

ønsker (Ø1, Ø2, Ø3) til den udbudte løsning. Dette afsnit forklarer kravene og ønskernes form og hvordan tilbudsgiverne skal

beskrive sin løsning.

3.2 Læsning og udfyldelse af tabeller

Der er en række tabeller i materialet. Hver tabel er dækkende for et emne. Ved evalueringen vil kommunen foretage en samlet

vurdering af hver tabel ud fra de angivne formål. I vurderingen indgår tilbudsgivers eventuelle generelle besvarelse,

tilbudsgivers konkrete besvarelser og angivelsen af ”del af tilbud”. Herudover indgår kommunens vurdering af en eventuel

præsentation. Endelig kan medsendt baggrundsmateriale evt. indgå.

Tabellernes udformning:

Overskrift

Formål:

Baggrundsoplysninger:

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Min.

Krav/vægt

Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud (1/2/3)

Nr. ”MK” Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers

besvarelse:

[Tilbudsgiver kan

oplyse, at …..]

Nr. K1 Kommunens eksempel:

4

Tilbudsgivers


esvarelse:

Nr. K2 Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers

besvarelse:

Nr. K3 Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers

besvarelse:

Nr. Ø1 Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers

besvarelse:

Nr. Ø2 Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers

besvarelse:

Nr. Ø3 Kommunens eksempel:

Farveforklaring:

GRÅ:

Kommunens baggrundsoplysninger m.v. Må ikke udfyldes / ændres af tilbudsgiver

GRØN:

Kan udfyldes eller ændres af tilbudsgiver

HVID:

Skal udfyldes af tilbudsgiver.

5

Tilbudsgivers

besvarelse:

Formål:

Beskriver kommunens behov for at kunne løse en arbejdsopgave. Arbejdsopgaven kunne være baseret på lovkrav eller

kommunens egne krav.

Baggrundsoplysninger:


Kan indeholde en beskrivelse af kommunens organisatoriske opbygning eller en beskrivelse af hvilken arbejdsopgave, der skal

løses eller andre væsentlige baggrundsoplysninger, der kan være med til at skabe en forståelse for baggrunden, der ligger til

grund for kommunens krav og ønsker.

Nr.

Entydig nr. på krav eller ønske indenfor det pågældende emne.

MK

Minimumskrav. Skal være opfyldt pr. 1. januar 2014 medmindre andet fremgår. Hvis tilbudsgivers løsning ikke opfylder et

minimumskrav, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt, jf. pkt. 6.4 i udbudsmaterialet.

K1 og K2

Kommunens højest prioriterede krav i forhold til det konkrete emne. Kravene har en høj vægt i forhold til vurdering af tilbuddet. Kravene

har en højere vægt end ønskerne Ø1 og Ø2.

K3

Kommunens krav, som er prioriteret knap så højt i forhold til det konkrete emne. Kravene har en knap så høj vægt som K1 og

K2 i forhold til vurdering af tilbuddet. Kravene har en højere vægt end ønskerne Ø1, Ø2 og Ø3.

Ø1 og Ø2

Kommunens højest prioriterede ønsker i forhold til det konkrete emne. Ønskerne Ø1 og Ø2 har ikke så høj en vægt som kravene K1, K2 og K3

i forhold til vurdering af tilbuddet.

Ø3

Kommunens ønske, som er prioriteret knap så højt i forhold til det konkrete emne. Ønskerne Ø3 har ikke knap så høj en vægt som

ønskerne Ø1, Ø2 samt kravene K1, K2 og K3 i forhold til vurdering af tilbuddet.

Krav / ønske:

I søjlen er der en beskrivelse af, hvilken arbejdsopgave eller formål der ønskes understøttet eller

hvilken funktionalitet, der ønskes.

Kommunens eksempel:

I nogen tilfælde har kommunen angivet et eksempel på, hvordan funktionaliteten kunne fungere, som kan give en bedre

forståelse af kommunens krav eller ønske. Dette eksempel er ikke bindende for tilbudsgiver. Tilbudsgiver kan til enhver tid

foreslå en anden måde at understøtte opgaven på.

Tilbudsgivers besvarelse:

I dette felt kan tilbudsgiver beskrive, hvordan løsningens funktionalitet fungerer / understøtter opgaven eller formålet. Det er

frivilligt, om tilbudsgiver vil udfylde feltet ”tilbudsgivers besvarelse” (markeret med grøn farve). Dog skal tilbudsgiver nogle

6


enkelte steder oplyse, hvordan tilbudsgiver opfylder et bestemt krav (hvide felter). Hvis hvide felter ikke udfyldes, betragtes

kravet eller ønsket ikke som opfyldt.

Del af tilbuddet (1/2/3).

Tilbudsgiver skal her angive, om tilbudsgivers løsning eller den tilbudte option indeholder den efterspurgte funktionalitet.

Kode ”1” = En del af tilbuddet pr. 1. januar 2014.

Kode ”2” = Er ikke en del af tilbuddet pr. 1. januar 2014, men er til stede senest 31. august 2014.

Kode ”3” = Er ikke en del af tilbuddet, hverken pr. 1. januar 2014 eller 31. august 2014.

Minimumskrav (MK) betragtes som besvaret med kode ”1”, hvis ikke andet udtrykkeligt er angivet.

Det er tilladt at svare med en kombinationskode, hvis tilbudsgiver beskriver, hvilke dele der er opfyldt, og hvilke dele, der ikke er opfyldt.

Dette vil i så fald indgå i den samlede vurdering af det emne, kravet eller ønsket indgår i.

Hvis det er et K1- eller et K2, som besvares på denne måde, vil kommunen foretage en vurdering af, om tilbudsgiver med sin beskrivelse har

angivet en anden måde at opfylde formål / visioner på end den, som fremgår af udbudsmaterialet.

Er dette tilfældet, vil kravet indgå som et opfyldt krav i forbindelse med vurderingen af konditionsmæssigheden, jf. udbudsbetingelserne, pkt.

6.4.

NB: Ved tvivl om korrekt besvarelse: Besvarelserne kan få stor betydning for, hvem der vinder udbuddet. Kommunen

forventer derfor en stor omhyggelighed fra tilbudsgivernes side med udfyldelsen, så udbuddet bliver en fair konkurrence ud fra

det produkt, som tilbudsgiverne aktuelt kan levere.

Er tilbudsgiver i tvivl, bør tilbudsgiver stille et spørgsmål herom i spørgsmål-svar-fasen. Hvis tilbudsgiver alligevel udfylder med

”Kode 1 eller kode 2”, selvom der kan være en lille tvivl, skal tilbudsgiver under ”tilbudsgivers besvarelse” beskrive sin løsning.

Det bemærkes, at hvis kommunen vurderer, at funktionaliteten, f.eks. ud fra ”tilbudsgivers besvarelse” eller en eventuel

præsentation, kun er delvist til stede, vil dette indgå i kommunens samlede vurdering af tabellen.

Bedre end minimumskrav

Nogle steder er der angivet et minimumskrav ud fra nogle specifikke kriterier, f.eks. lovkrav, samtidig med at tilbudsgiver får

mulighed for at udfylde med egen besvarelse. I det omfang tilbudsgiver tilbyder mere end det, som er angivet som

minimumskrav, vil det indgå positivt i vurderingen af det pågældende emne.

Generelt materiale om løsningen

Hvis tilbudsgiver har valgt at medsende generelt materiale om sin løsning, som ikke indskrives i udbudsmaterialets skemaer, kan

tilbudsgiver ikke forvente, at dette materiale vil blive læst og taget i betragtning.

7


Omvendt forbeholder kommunen sig ret til at inddrage dette materiale, f.eks. til vurdering af, om en beskreven funktionalitet

kan antages at være til stede. Tilsvarende gælder i forhold til den generelle løsningsbeskrivelse, som tilbudsgiver evt. indsætter i

bilag A.

3.3 Definitioner

Begreb Definition

Sag En samling af dokumenter og øvrige oplysninger, som tilsammen afspejler

en bestemt administrativ proces. Dokumenterne og de øvrige oplysninger

kan danne grundlag for en afgørelse eller benyttes i den øvrige

sagsbehandling.

Sagsbehandler Den medarbejder, som skal foretage den konkrete behandling af en sag /

tage stilling til konkrete forhold, sagsbehandlingsskridt, indhold osv.

ESDH Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering

Integrated Children’s System (ICS Metoden)

ICS står for Integrated Children’s System. Dette er en socialfaglig metode,

der kan hjælpe sagsbehandleren med at komme rundt om de faktorer, som

http://www.socialstyrelsen.dk/ics/viden

har betydning for barnets eller den unges situation.

Digitalisering – udsatte børn og unge (DUBU)

http://www.socialstyrelsen.dk/ics/viden/historienbag

Udvidelse af DUBU - udredningsværktøj for børn og

unge med funktionsnedsættelser

http://www.socialstyrelsen.dk/handicap/kvalificeringaf-sagsbehandlingen-for-born-og-unge-medhandicap

Voksenudredningsmetoden (VUM)

ICS bygger på forståelsen af, at børn og unges velfærd formes i samspillet

mellem tre hovedområder:

- barnets udviklingsmæssige behov

- forældrekompetencer

- familieforhold – familie og omgivelser

DUBU er en fællesoffentlig it-løsning, der vil fremme effektivitet og kvalitet

på området Udsatte børn og unge.

Løsningen bygger på den socialfaglige metode "Integrated Children's

System" (ICS).

Udredningsværktøjet er udarbejdet af Socialstyrelsen og

udredningsværktøjet kan både anvendes som led i en børnefaglig

undersøgelse og som udredningsværktøj til beskrivelse og vurdering af

barnets eller den unges funktionsniveau. Udredningens systematik

harmonerer med ICS metoden og ved inddragelse af begreber fra

Voksenudredningsmetoden (VUM) er med til at give udredningsværktøjet det

handicapfaglige fokus.

KL og Socialministeriet har i samarbejde med Deloitte og en række

kommuner udviklet Voksenudredningsmetoden. Metoden er udviklet til

8


http://www.kl.dk/Social-

sagsbehandling på handicap- og udsatte voksenområderne, som et led i

service/Voksenudredningsmetoden-id85691/

DHUV-projektet.

Digitalisering af handicap og udsatte voksne – DHUV er digitalisering af sagsbehandlingen på handicap- og udsatte voksne

området (DHUV)

området. Der er 2 dele i DHUV, nemlig udvikling af

Voksenudredningsmetoden, der sikrer en systematisk og helhedsorienteret

http://www.socialstyrelsen.dk/dhuv/Om_DHUV afdækning af borgerens samlede behov og identifikation af den relevante

indsats samt en målrettet sagsbehandling på området, der lever op

lovgivningen. Den anden del er it-understøttelsen af brugen af metoden.

Faglige Kvalitets Oplysninger (FKO)

Faglige Kvalitets Oplysninger. Redskab udviklet af KL i samarbejde med

Rambøll Management Consulting og 6 kommuner til dokumentation af

http://www.kl.dk/Social-service/Kravspecifikation- faglige kvalitetsoplysninger.

for-FKO-projektet-id115211/

Med dokumentationsredskabet kan kommunen dokumentere resultatet af

sociale indsatser i forhold til voksne borgere med handicap, psykiske lidelser

og udsatte voksne.

Dokumentationsredskabet er udviklet ud fra voksenudredningsmetoden og

DHUV.

Bestiller/Myndighed Det er myndigheden i kommunen, som bevilliger en ydelse. Myndigheden

kan få ydelsen udført af eget personale i kommunen eller bestille en ekstern

leverandør til at udføre ydelsen.

Udfører Den eller de personer som udfører ydelsen/opgaven hos borgeren. Udfører

kan være eget personale i kommunen, men også en ekstern leverandør.

Pakke En pakke som indeholder et antal af ydelser. Myndigheden bevilliger pakken

og angiver hvilke ydelser i pakken borgeren skal modtage. Borgeren kan

modtage hele pakken hvilket svarer til alle ydelser i pakken eller borgeren

kan modtage dele af pakken hvilket svarer til enkelte ydelser i pakken.

AFSNIT B – TVÆRGÅENDE FUNKTIONELLE KRAV

1. Minimumskrav for tværgående emner

Alle minimumskravene fra tværgående funktionelle krav er samlet i nedenstående tabel:

Minimumskrav for tværgående funktionelle krav

Baggrundsoplysninger: For overblikkets skyld er alle minimumskrav fra de tværgående funktionelle krav samlet i et skema.

Kravene stammer fra punkt 3. EOJ til styring af sagsbehandling, punkt 5. Snitflader, punkt 5.2 Digitale indberetninger, punkt 5.3

9


Elektronisk kommunikation og punkt 7. Systemadministration.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Minimumskrav Krav Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

1.1

Nr.

1.2

Nr.

1.3

Nr.

1.4

MK

(3. EOJ til styring af

sagsbehandling)

MK

(3. EOJ til styring af

sagsbehandling)

MK

(3. EOJ til styring af

sagsbehandling)

MK

(3. EOJ til styring af

sagsbehandling)

Afdelingerne har behov for at kunne lave en

kronologisk journalisering af dokumenter omkring

en sag samlet.

Der er behov for kunne bruge en skabelon eller en

standard til afgørelsen. Der er behov for at kunne

vedhæfte bilag til afgørelsen.

En borger kan anmode om at få aktindsigt i sin

sag. Det skal være muligt at kunne markere

hvilke oplysninger i EOJ, der skal komme ud i

aktindsigten til borgeren.

Aktindsigt skal kunne udskrives på papir eller skal

kunne sendes elektronisk til borgeren.

Der er behov for et bemærkningsfelt til

bemærkninger, som ikke ”passer” ind andre

steder.

Bemærkningsfeltet skal være et internt notatfelt i

forhold til sagens forløb.

Bemærkningsfeltet skal indeholde felt til fritekst,

med registrering af dato og navn på personen,

som skriver i feltet. Registreringen af dato og

10

Kommunens eksempel:

En medarbejder vil notere

et journalnotat i en

borgers sag og vil gerne

have notatet ind i

journalen efter datoorden.

Ved oprettelse af notatet

indsætter EOJ selv notatet

i den korrekte datoorden.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

1.5

Nr.

1.6

Nr.

1.7

Nr.

1.8

Nr.

1.9

Nr.

1.10

Nr.

1.11

Nr.

1.12

MK

(5. Snitflader)

MK

(5. Snitflader)

MK

(5. Snitflader)

MK

(5. Snitflader)

MK

(5. Snitflader)

MK

(5.2 Digitale

indberetninger)

MK

(5.2 Digitale

indberetninger)

MK

(5.2 Digitale

indberetninger)

navn skal ej kunne redigeres. De skrevne notater

skal gemmes.

Der skal være mulighed for snitflade til FLIS

(Fælleskommunal ledelsesinformation)

11

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Der skal være snitflade til DUBU system. Kommunens eksempel:

Der skal være mulighed for snitflade til cpr.

register, med oplysninger om navn, adresse,

cpr.nr., bopæl, civilstand, forældremyndighed og

ændringer af forældremyndighed.

Der skal være mulighed for snitflade til LMS

(Lægemiddelstyrelsen), således oplysninger om

medicin og nye præparater altid er opdateret.

Der skal være mulighed for snitflade til

lægeoplysninger – specielt hvis borgeren skifter

læge, skal disse oplysninger opdateres i EOJ

automatisk.

Det skal være muligt med digital indberetning til

Danmarks statistik i forhold til oplysninger fra

DHUV metoden (indberetningspligt fra 2013) og

data om Ældredokumentation (L1.1, L1.2, L2.1,

L3, L4, L5).

Det skal være muligt med digital indberetning til

Ankestyrelsen.

Det skal være muligt at have en snitflade til SEI

(Sundhedsstyrelsens elektronisk

indberetning)som kan håndtere at videresende

informationer om SKS koder (Sundhedsvæsnets

Klassifikationssystem), så oplysninger omkring

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

1.13

Nr.

1.14

Nr.

1.15

Nr.

1.16

MK

(5.3 Elektronisk

kommunikation)

MK

(7.

Systemadministration)

MK

(7.

Systemadministration)

MK

(7.

Systemadministration)

leverede ydelser efter § 140 i Sundhedsloven

automatisk bliver leveret digitalt hver måned (den

10.) til Sundhedsstyrelsen.

Der skal være mulighed for elektronisk

kommunikation via Sundhedsdatanettet med

forskellige samarbejdspartnere, som læger,

sygehuse, apoteker, fysioterapiklinikker og

mulighed for brug af MEDCOM’s standarder til den

elektroniske kommunikation.

EOJ skal have en simpel opbygning, det skal være

muligt at gemme og oprette i EOJ.

Systemadministrator skal selv kunne oprette

rettighedsgrupper/profiler med markering af

hvilke rettigheder brugeren skal have.

Ligeledes skal det være muligt for

systemadministrator at tage en kopi af en allerede

oprettet rettighedsgruppe/profil og tilføje eller

fjerne rettigheder til den nye

rettighedsgruppe/profil.

Ved oprettelse af en bruger (medarbejder), skal

det være muligt for systemadministrator at

oprette den nye bruger på baggrund af en

allerede oprettet bruger, som har samme

rettigheder som den nye bruger også skal have.

12

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En ny visitator bliver ansat

og skal oprettes som

bruger af EOJ. Oprettelsen

af visitatorens

brugerrettigheder kan ske

ved, at

systemadministrator søger

en allerede brugeroprettet

visitator frem og opretter

den nye visitators profil på

baggrund af den allerede

oprettet, da den nye

visitator skal have de

samme rettigheder.

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

1.17

Nr.

1.18

Nr.

1.19

Nr.

1.20

Nr.

1.21

MK

(7.

Systemadministration)

MK

(7.

Systemadministration)

MK

(7.

Systemadministration)

MK

(7.

Systemadministration)

MK

(7.

Systemadministration)

Systemadministrator skal have mulighed for at

kunne udsøge allerede oprettet brugere frem og

herefter sortere i resultatet.

En ændring i en brugergruppe/profil skal kunne

slå igennem for alle brugere i en

brugergruppe/profil på samme tid.

Det skal være muligt for systemadministrator at

kunne fremsøge spærrede brugere, aktive

brugere og afsluttede brugere.

Det skal være muligt for brugerne af EOJ at kunne

søge borgere og personale, der er oprettet i EOJ,

frem.

Alle handlinger som alle brugere udfører i EOJ,

skal logges.

Disse logninger skal være tilgængeligt i

systemadministration, så det er muligt at søge

tilbage i logningerne.

13

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

I en brugergruppe/profil på

300 brugere, skal der

tilføjes en funktion i

rettighederne. Denne

funktion skal gælde for alle

300 brugere.

Systemadministrator skal

kunne udsøge alle 300

brugere og ved markering

af alle brugere, skal den

nye tilføjede funktion

gælde for alle 300 brugere,

således

systemadministrator ikke

skal ind på hver enkelt af

de 300 brugere og foretage

rettelsen.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


2. Krav og ønsker for tværgående emner

De efterfølgende afsnit Silkeborg Kommunes krav og ønsker til forskellige tværgående emner. Krav og ønsker står i vilkårlig

rækkefølge.

3. EOJ til styring af sagsbehandling – myndighed

Dette afsnit er beskrevet ud fra en metode til sagsbehandling

Henvendelsen kommer fra borgeren eller andre, sags oplysninger kan komme fra borgeren eller andre. Herefter finder en sags

vurdering sted, som er baseret på sags oplysninger fra henvendelsen. Afgørelsen er baseret på sagsoplysninger og

sagsvurderingen og træffes af myndigheden. Herefter bestiller myndigheden udførslen af opgaven hos en udfører, som enten er

kommunal eller ekstern. Myndighed eller udfører skal løbende udføre opfølgning enten på bestilling af opgaven eller på udførsel

af opgaven.

Der er et behov for at kunne dokumentere arbejdsgangene (se ovenstående figur), for myndigheden i et EOJ system.

EOJ til styring af sagsbehandling

Formål:

Silkeborg Kommune modtager mange forskellige typer af henvendelser og forskellige typer af sagsoplysninger. Disse typer af

henvendelser og sagsoplysninger skal kunne håndteres af EOJ systemet, således det er muligt at gemme henvendelser og

sagsoplysninger og lave en sagshåndtering af henvendelsen.

Sagsbehandleren har behov for at kunne foretage en sagsvurdering baseret på sagsoplysninger fra henvendelsen. Sagsbehandleren

skal kunne finde oplysningerne i EOJ systemet.

Sagsbehandleren i myndighedssektionen har behov for at kunne træffe en afgørelse baseret på sagsoplysninger og

sagsvurderingen.

Sagsbehandleren i myndighedssektionen har behov for at kunne bestille udførsel af opgaven enten hos kommunen eller evt. hos en

ekstern samarbejdspartner. Udfører eller bestiller (myndighed) i Silkeborg Kommune har behov for at fortage opfølgning på enten

bestilling af opgaven eller udførsel af opgaven.

Baggrundsoplysninger:

Henvendelse:

14


Henvendelserne kan komme fra forskellige personer/instanser. Det kan være fra borgeren, andre kommuner, sygehus, regionale

instanser, foreninger, skole/dagtilbud, egen læge, lokalpsykiatrien, læger, andre afdelinger i kommunen, Kirkens korshær,

forsorgshjem, familie/pårørende, anonyme, skoletilbud, fra leverandør (Frit valg) og repræsentant for borgeren i form af værge

eller bisidder.

Henvendelserne kommer også i forskellig form som mail, fysisk post - brev, elektronisk korrespondance (edifact) via

Sundhedsdatanettet, fax, personlig henvendelse, telefonisk henvendelse, henvendelser fra andre kommuner, via sms og afgørelser

truffet på koordinerende møder.

Henvendelserne omfatter mange forskellige ting. Det kan være ansøgninger, klager, anke, ros, et behov for hjælp, et behov for råd

og vejledning, forespørgsler, underretning, socialpsykiatrisk udredning, ønske om at få et dagtilbud, anmodning/status fra læge og

sygehusvæsen, indstillinger, henvendelser om aftaler, lægepapirer, mødeindkaldelser fra andre myndigheder og personlig

henvendelse hvor der kan være tale om åben rådgivning, hvor der ikke notatpligt, eller der kan også være tale om en personlig

henvendelse, hvor der er notatpligt.

Sagsoplysninger:

Sagsoplysningerne kan komme fra forskellige personer/instanser. Det kan være fra borgeren, samarbejdspartnere, afdelingens

egne observationer, oplysninger fra andre faggrupper, helhedsvurdering baseret på borgerens udsagn, oplysninger fra leverandører

(Frit valg), sygehus, læge, sygeplejersker, andre kommuner, psykiatrien, skolen, dagsinstitutionen, forældre, egne tests udført af

afdelingen.

Sagsoplysningerne kan omfatte mange forskellige typer af oplysninger. Det kan være samtykke fra borgeren, udredning af

borgeren, frister i forhold til sagens forløb, test/undersøgelser, lægepapirer, observationer, referat fra koordinerende møde, andre

mødereferatet, som faglige møder om en borger med et cpr.nr. eller en gruppe af borgere med en gruppe af cpr.nr., sagsakter fra

tidligere handlekommune, statusattest fra læge, udtalelser fra fagpersoner, forældre eller barnet selv, status fra skole og/eller

daginstitution og anamnese fra læge og/eller Sundhedsplejen.

Sagsoplysningerne bliver i dag benyttet på forskellig måde. Det kan være ved benyttelse af ICS metoden (DUBU), i KMD Sag, i

ESDH, i forbindelse med Fælles Sprog 1, i Tea Tabulex, via videokonference med sygehus ved udskrivelse, skoleintra, cpr.registret,

Outlook, i KMD Care, i anmodning om lægeblanketter og i et udredningsskema (§ 50 undersøgelse).

Sagsvurdering:

Sagsvurderingen er baseret på forskellige sagsoplysninger. Det kan være pædagogisk psykologisk vurdering(PPV), referater fra

møder med forældre, observationer i børnehave og i klasse, egne observationer, tests, første gangs undersøgelse, ud fra fælles

sprog 1 og 2, helhedsvurdering, boligansøgning, borgerens egne udsagn, § 50 skema, kvalitetsstandard, ICS skema § 50, ICS

skema handleplan + opfølgningsskema, ICS skema vedrørende statusudtalelse omkring familie, ICS skema underretning og

henvendelse, notater fra andre instanser som høreinstitutioner.

Afgørelse:

15


Afgørelsen kan være i forskellig form. Det kan være en skriftlig afgørelse, pædagogisk psykologisk vurdering (PPV) med klageskema

og vejledning, standardbreve med bilag, Word skabeloner til afgørelser.

Bestilling:

Bestilling er baseret på afgørelsen. Bestillingen udføres af bestilleren (myndighed) til udføreren af opgaven. Ligeledes er der behov

for at kunne datoregistrere på oplysninger, handlinger og opfølgning. Både udfører og bestiller har behov at kunne lave dato

notering af eksempelvis møder.

Opfølgning:

Opfølgningen er baseret på enten udførsel af opgaven eller på hele sagen.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

3.1

Nr.

3.2

Nr.

3.3

Nr.

3.4

K1 Der er behov for at få et overblik over borgerens sager,

både sager i EOJ og i ESDH. Overblikket skal kunne vise

sagens paragraf, sagsbehandler, overskrift på emnet og

skal kunne vise oplysninger om navn, adresse, cpr.nr.,

forældremyndighed og hvem der er værge.

Overblikket skulle gerne vise en liste over dokumenterne

i de enkelte ESDH sager, eventuelt ud fra en

mappestruktur.

K1 Der skal være en god søgefunktion, som gør det muligt at

søge på sagens paragraf, sagsbehandler, overskrift og

valgfrie felter.

K2 Sager, der er oprettet på forældres cpr.nr., men som

omfatter barnets behov og sager oprettet på barnet selv

skal vises i samme overbliksbillede.

K1 Det skal være muligt for sagsbehandlerne at kunne

registre datoer i forhold til:

- modtagelse af henvendelsen/ansøgning

- dato for opstart af sagsbehandling

16

Kommunens eksempel:

Se bilag 1a for yderligere

oplysninger omkring

integration mellem ESDH og

EOJ.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Se bilag 1a for yderligere

oplysninger omkring

integration mellem ESDH og

EOJ.


Nr.

3.5

-dato for hvis sagen evt. er sat i bero

- afgørelsesdato, herunder gerne advisering omkring dato

for hvornår sagen skal være afgjort.

- dato for afslutning af sagsbehandlingen

- dato for opfølgning.

Der er behov for automatisk advisering omkring alle

opgaver der har startdato, slutdato og opfølgningsdato.

Det skal være muligt for brugere af EOJ at kunne holde

styr på sine deadlines elektronisk.

De lovgivne frister på disse typer af registrering skal

være indeholdt i registreringen i EOJ og EOJ skal kunne

blive opdateret automatisk ved ændringer i lovgivningen.

Det skal også være muligt for systemadministrator af EOJ

selv at opsætte tidsfrister for typer af registreringer af

datoer.

Det er ønskeligt hvis datoen for modtagelsen kunne

indsættes automatisk fra ESDH, hvor ansøgningen bliver

journaliseret ved modtagelsen.

K3 Ledere og sagsbehandlere har et behov for at udsøge

oplysninger omkring sagsbehandlingstid, antal bevillinger

fordelt på paragraf, antal sager med status enten som

aktiv, passiv eller opfølgning og antal henvendelser i en

given periode for alle aktive sager.

For at få de ovenstående oplysninger vist, er der behov

for faste definerede dataudtræk. Der skal dog også være

mulighed for selv at kunne sammensætte dataudtræk

efter behov.

17

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

1. En leder har behov for at

danne sig et overblik over hvor

mange henvendelser

sagsbehandlerne har modtaget

i en given periode. Lederen vil

også gerne vide, hvor lang

sagsbehandlingstid, der har

været på sagerne.

2. En sagsbehandler har behov

for at vide hvor mange aktive

sager sagsbehandleren har

fordelt på paragraffer og hvor

mange sager sagsbehandleren

skal lave opfølgning på.


Nr.

3.6

Nr.

3.7

Nr.

3.8

Nr.

3.9

Ø3 Det skal være muligt for sagsbehandlerne i afdelingerne

at kunne registrere henvendelser på et enkelt cpr.nr., på

en gruppe af cpr.nr. og i forhold til sagsansvarlig eller et

team af medarbejdere.

Ø1 Der er behov for at kunne registrere et ens notat på flere

borgere på en hurtigere måde end at skrive samme notat

flere gange.

Ligeledes kan et dokument indeholde oplysninger, som

vedrører en gruppe af borgere og dette dokument skal

derfor journaliseres enkeltvis på hver borger i denne

gruppe.

K3 Der er behov for en oversigt, som indeholder oplysninger

omkring samtykke. Det skal være muligt at dokumentere

datoer for samtykke, samt få datoerne vist på oversigten.

Samtykket kan være givet enten mundtligt, skriftligt eller

elektronisk.

Ø3 En borger sender en sms, som omhandler borgerens

aktuelle sag. Denne sms eller tråd af sms’er skal kunne

18

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En gruppe af cpr. nr. kunne

være borgere der søger

daghjem, plejebolig,

genoptræningsplads eller

venter på et midlertidigt ophold

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En sagsbehandler har behov

for at kunne registrere et

enslydende notat på flere

borgere, da alle borgere er del

af samme sag.

Sagsbehandleren har skrevet

et brev med samme

oplysninger. Brevet er sendt til

flere borgere, så

sagsbehandleren har behov for

at kunne journalisere dette

brev på hver enkel borgers

sag.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Typer af samtykke kan være:

integrationslovens § 50, stk. 1,

retssikkerhedslovens § 11a,

stk. 1.,

persondataloven § 1

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Afdelingen modtager en sms


Nr.

3.10

Nr.

3.11

Nr.

3.12

Nr.

3.13

Nr.

3.14

gemmes i ESDH systemet og sagsbehandleren skal

adviseres i EOJ, at sms eller tråd af sms er gemt i ESDH.

K3 Det skal være muligt at få borgerne registreret på en

liste, som kan give sagsbehandleren overblik, når en

ældrebolig eller et botilbud skal tilbydes en borger efter

en faglig vurdering. Silkeborg Kommune skal selv kunne

navngive denne liste.

K3 Når en borger er visiteret til en bolig eller et botilbud jf.

en paragraf, skal sagsbehandleren kunne markere et sted

i EOJ, at borgeren er visiteret til en bolig eller et botilbud

eller at sagen omkring den kommende visitering af en

bolig eller et boligtilbud er påbegyndt.

K3 Sagsbehandleren skal have mulighed for at lave et

dataudtræk på de borgere, hvor sagsbehandleren har

markeret i EOJ, at borgeren er visiteret eller sagen om

den kommende visitering er påbegyndt. Dataudtrækket

skal kunne give sagsbehandleren et overblik over hvilke

borgere det drejer sig om.

K3 Myndighed skal kunne registrere dato for afsendelse af

opgave til udfører.

K3 Myndigheden skal kunne videregive elektronisk bestilling

til udfører.

Bestillingen vil typisk bestå af bevillingen og sagsakterne.

Bestillingen skal afgives enten til kommunale udfører eller

eksterne udfører eller til andre kommuner i elektronisk

19

fra en borger som indeholder

information omkring borgerens

sag. Der kan være et svar fra

afdelingen pr. sms og evt. svar

fra borgeren pr. sms. Denne

korrespondance betegnes som

en tråd af sms’er.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Eksempler på bestilling kunne

være i form af visitering til

sproggrupper, specialklasser og

speciel pædagogisk bistand

eller til en ekstern


Nr.

3.15

Nr.

3.16

Nr.

3.17

Nr.

3.18

Nr.

3.19

form.

Bestillingen kan være baseret på konklusion i referat fra

fagmøder eller tværgående møder eller på baggrund af et

journalnotat med bevilling, som skal kunne videregives til

udfører elektronisk.

K3 Myndighed foretager bestillingen i et bestemt format som

EOJ skal håndtere.

K3 Der er behov for at kunne oprette ”pakker” som

indeholder enkelte ydelser eller flere ydelser.

Myndigheden vil visitere pakken til borgeren og udfører

vil levere indholdet af pakken.

Ø1 Der er behov for at kunne videregive informationer efter

samtykke fra borgeren elektronisk enten fra udfører til

udfører, fra myndighed til myndighed, fra udfører til

myndighed eller fra myndighed til udfører.

Ø3 Der er behov for at kunne foretage dokumentation af

magtanvendelse opdelt på type af paragraf og med

mulighed for at skrive en start og slutdato for

magtanvendelsen.

Ø3 Der skal være mulighed for at lave dataudtræk baseret

på de indtastede oplysninger om hvilken type af paragraf

20

samarbejdspartner som Institut

for Kommunikation og

Handicap.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel: Dette

bestemte format kan være ICS

§ 11.4 (Serviceloven) skema

henvendelse/underretning eller

ICS § 50 (Serviceloven) – årlig

indberetning og handleplan.

Der kan også være tale om

brug af blanketter fra

Netblanket eller en anden form

for bevillingsskema.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Borgeren kan få bevilliget en

pakke, som indeholder flere

ydelser. Borgeren kan få

bevilliget hele pakken med alle

ydelser eller kun enkelt ydelser

i pakken.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:


Nr.

3.20

Nr.

3.21

Nr.

3.22

Nr.

3.23

og start- og slutdato for magtanvendelsen. Tilbudsgivers besvarelse:

K3 Der er behov for at kunne se om borgeren har aktive og

passive sager i et overbliksbillede i EOJ. Borgeren skal

have afgivet samtykke til at sagsbehandleren kan kigge

på aktive og passive sager.

K3 Det skal være muligt at kunne registrere handlekommune

på borgeren. Registreringen skal indeholde oplysninger

omkring startdato, slutdato, paragraf, kommunens navn

og bemærkningsfelt.

Der skal være felt til registrering af paragraf på hvilken

boligform borgeren er blevet tildelt. Egen bolig eller en

institution efter § 107-110.

Det skal kunne ses tydeligt i EOJ ved en markering på

borgeren, at der er en handlekommune. Ligeledes skal

navnet på handlekommune være tydeligt og let

tilgængeligt at se.

Markeringen, for handlekommune, skal blive vist på

kørelisten for hjælpemidler og på kørelisten for plejen.

Det skal være muligt at kunne styre via

brugerrettigheder, hvilke medarbejdere, der har mulighed

for at registrere oplysninger om handlekommune.

Ø3 Der kan være en delegationsaftale i forbindelse med en

handlekommune. Der er brug for at kunne registrere om

der er en delegationsaftale ved hjælp af indikation af ja

eller nej, det skal være muligt at tilknytte en paragraf,

samt der skal være mulighed for et link til selve

delegationsaftalen, hvor den opbevares.

En markering på borgeren, som indikerer at der findes en

delegationsaftale skal være forskelligt fra markering på

borgeren for handlekommune.

K1 Det skal være muligt at kunne registrere om en borger er

refusionsborger.

21

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

3.24

Registreringen skal indeholde oplysninger omkring

startdato, slutdato, paragraf, kommunens navn og

bemærkningsfelt.

Det skal være tydeligt i EOJ ved hjælp af en markering på

borgeren, at borgeren er refusionsborger. Markeringen

skal være forskelligt fra markeringen som indikerer

handlekommune og delegationsaftale.

Markeringen skal vises på kørelisten for plejen og

kørelisten for hjælpemidler.

K1 Det skal være muligt at kunne registrere oplysninger om

betalingskommune med start og stop dato samt §.

Det skal være muligt at lave et dataudtræk på den

enkelte borger på oplysninger om betalingskommune,

handlekommune og refusionskommune på alle borgere i

hele kommunen, hvor oplysningerne er indtastet.

4. Sammenhæng mellem ESDH og EOJ

22

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Der er behov for en sammenhæng til kommunens ESDH system. Kommunens nuværende system Acadre fra Traen har været i

udbud. Der er behov for integration mellem det kommende ESDH system og det kommende EOJ system.

Der er et bilag nr. 1, som viser et eksempel på vores tanker omkring sammenhængen mellem ESDH og EOJ. I bilag 1 a

indeholder en beskrivelse af hvorledes det kommende ESDH system vil kunne løse sammenhængen mellem ESDH og EOJ. Når

punkterne i emnet, 4. Sammenhæng mellem ESDH og EOJ, besvares, bør tilbudsgiver være forpligtende i deres svar i forhold til

den beskrevne løsning i bilag 1a. I emnet, 3. EOJ til styring af sagsbehandling – myndighed, kan enkelte af kravene og

omfatte en integration til ESDH og de beskrevne løsninger i bilag 1 a.

Sammenhæng mellem ESDH og EOJ

Formål: Sammenhæng mellem oplysninger om borgeren i ESDH systemet og EOJ. Sammenhængen kunne skabes ved

• At en sagsbehandler kan arbejde i fagsystemet (EOJ) og samtidig få overblikket over dokumenter i den tilknyttede ESDH-sag,

uden at skulle forlade fagsystemet (EOJ).

• At sager og dokumenter i ESDH-løsningen kan håndteres (journaliseres, redigeres, sendes osv.) ligesom i ESDH-løsningen – men


uden sagsbehandleren behøver at forlade fagsystemet (EOJ) – i det omfang det sparer sagsbehandlerne for tid og besvær.

• at mapper/undermapper kan benyttes i ESDH og mapperne skal være synlige i EOJ i samme struktur som i ESDH sagerne

• at hvis der benyttes mapper/undermapper i ESDH er det muligt at oprette, ændre eller nedlægge mapper via EOJ

• at en sagsbehandler kan flytte dokumenter imellem mapper

• at dokumentprofilerne så vidt muligt er knyttet til bestemte mapper, således journaliseringen sker automatisk i den rigtige

mappe på sagen

• at journalisere kopi på en anden sag

• at sagsbehandleren kun har adgang til se de relevante dokumenter på en borgers sag i forhold til rettigheder

• at sagsbehandleren kan åbne, redigere og lukke dokumenter via EOJ

• at dokumenter kan gemmes via EOJ som en ny version i ESDH

• at det enkelte dokument kan låses og låses op via EOJ

• at kunne ændre data om dokumenterne i ESDH via dokumentoversigten i EOJ

• at kunne slette dokumenter via EOJ

• at kunne udvælge dokumenter i ESDH og sende via EOJ

• at kunne væge dokumenter fra ESDH via EOJ og sende dem i høring i et eksternt høringsmodul

• at kunne passivføre en sag i EOJ og at sagen også passivføres automatisk i ESDH

• at kunne afslutte en sag i EOJ og at sagen også afsluttes automatisk i ESDH

• at der er en markering/henvisning i ESDH som viser sagen er knyttet til en sag i EOJ

Baggrundsoplysninger: Silkeborg Kommune har behov for at kunne få vist oplysninger fra ESDH i EOJ, men oplysningerne skal

opbevares i ESDH. Der er også et behov for at kunne oprette sager i EOJ, som bliver gemt i ESDH.

Ligeledes skal det være muligt at kunne komme fra EOJ til et dagsordenssystem til udvalgene i kommunen og tilbage til EOJ.

Oplysningerne fra dagsordensystemet for udvalgene skal kunne ses i EOJ.

Funktionaliteten er ikke til stede i dag.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

4.1

K3 Oplysninger omkring en borger kan oprettes to

steder, enten i EOJ eller i ESDH.

Brugeren af EOJ skal kun kigge et sted, nemlig i EOJ

og få alle oplysninger omkring borgeren vist, uanset

om oplysningerne er gemt i ESDH eller EOJ.

Brugeren behøver ikke forlade EOJ for at få overblik

over sagerne i ESDH.

23

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

4.2

Nr.

4.3

Nr.

4.4

Nr.

4.5

Oplysningerne omkring en borger skal kunne

opdateres i samme omfang både i ESDH og EOJ.

Såfremt en borgers sag ændrer karakter i EOJ, skal

ændringen ske tilsvarende i ESDH, således der er

hele tiden er overensstemmelse imellem EOJ og

ESDH.

K3 Journaloplysninger opbevares i EOJ, mens

dokumenter opbevares i ESDH, men journaliseres

via EOJ.

Der skal journaliseres en kopi af notater som laves i

EOJ. Journaliseringen skal ske løbende til de ESDH

sager som notaterne vedrører.

Ø3 Det er behov for at oprette sager for en gruppe af

borgere, så et overblik over disse typer af sager

skal også vises i EOJ, selvom nogen af

oplysningerne kan være opbevaret i ESDH.

Ø3 Der er behov for en eksportmulighed fra EOJ til en

dagsordenfunktion, således at det er muligt at

oprette en dagsordensag og tilknytte dokumenter

fra ESDH sagerne, mens brugeren er i gang med at

sagsbehandle i EOJ.

Det skal være muligt for brugeren at vende tilbage

til EOJ, når dagsorden er færdig og brugeren skal så

kunne arbejde videre i EOJ.

Ø3 Informationerne omkring dagsordenpunktet samt

bilag til sagen skal gerne kunne indgå i

sagsoverblikket omkring borgeren i EOJ. Det skal

være muligt at kunne tilgå dagsordenerne og deres

bilag fra oversigten.

24

Kommunens eksempel: Se evt.

bilag 1, som er et eksempel på

hvordan vi forestiller os

sammenhængen skulle være

mellem ESDH og EOJ.

Journaliseringen sker ud fra

følgende principper – se punkt

XXII i bilag 1 a

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Nr. Ø3 Der er behov for at kunne gå ind et sted i EOJ eller Kommunens eksempel:


4.6 ESDH via EOJ og se alle dagsordenpunkter for et

bestemt udvalg i kommunen.

Nr.

4.7

Nr.

4.8

Nr.

4.9

Nr.

4.10

Nr.

4.11

Nr.

4.12

Nr.

4.13

Nr.

4.14

K3 Hvis der benyttes mapper/undermapper i ESDH skal

disse mapper være synlige i sagsoverblikket i EOJ i

samme struktur som i ESDH mapperne.

K3 Hvis der oprettes mapper/undermapper i ESDH er

det muligt at oprette, ændre eller nedlægge mapper

via EOJ (dog ikke eventuelle ”låste” mapper).

K3 Det skal være muligt via EOJ at flytte dokumenter

fra en mappe til en anden i samme ESDH sag.

K1 Det skal være muligt at kunne oprette nye

dokumenter i samme omfang og samme

funktionaliteter, som det er muligt i ESDH. Herunder

ud fra de skabeloner som normalt er tilgængelige

via ESDH samt fra de skabeloner der er tilgængelige

fra EOJ.

K2 Det skal være muligt via EOJ at journalisere en kopi

af et dokument fra en ESDH sag til en anden sag.

K2 Det enkelte dokument kan åbnes i en vis funktion

via EOJ. Dette uanset det format som dokumentet

findes i. Rettigheder til at se et dokument og se

indholdet afhænger af brugerens rettigheder i

forhold til dokumenterne i ESDH.

K2 Det enkelte dokument kan åbnes, redigeres og

lukkes igen via EOJ, dog ikke låste dokumenter.

Denne uanset hvilket format dokumentet findes i.

K3 Dokumentet kan via EOJ gemmes som en ny

version i ESDH.

25

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

4.15

Nr.

4.16

Nr.

4.17

Nr.

4.18

Nr.

4.19

Nr.

4.20

K3 Det enkelte dokument kan låses og låses op (hvis

brugeren har rettigheder til det) via EOJ.

K3 Relevante metadata om dokumenterne i ESDH kan

ændres via dokumentoversigten i EOJ, dog ikke

”låste” metadata.

K1 Det er muligt at slette et dokument via EOJ i samme

omfang, som det er muligt at slette et dokument via

ESDH.

K1 Dokumenter i ESDH kan udvælges og sendes via

EOJ. Det er muligt at vælge flere dokumenter.

Herunder dokumenter fra flere forskellige mapper

og sager i samme forsendelse. Man kan vælge, at

alle dokumenter skal pdf’es i forbindelse med

forsendelsen.

K2 Det skal være muligt at kunne udvælge dokumenter

fra ESDH via EOJ og sende dem i høring i et

eksternt høringsmodul.

Svar kan journaliseres ligesom øvrige indgående

dokumenter. Evt. metadata, som følger med fra et evt.

høringsmodul, følger med over til journaliseringen.

Dokumenter, som er sendt til digital underskrivning hos

en eller flere eksterne parter (f.eks. samtykkeerklæringer

og kontrakter), modtages i et format, hvor

underskrifterne (eller en visuel repræsentation af disse)

indgår, og dette dokument kan journaliseres.

K2 Når en sag / foranstaltning passivføres i EOJ,

passivføres den berørte ESDH-sag automatisk i ESDH.

Sker der noget i sagen i EOJ eller i ESDH, aktivføres

ESDH-sagen automatisk.

26

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Nr. K2

Alternativt: Passivføringen kan foretages manuelt fra

ESDH oversigten i EOJ.

Når en sag / foranstaltning afsluttes i EOJ, afsluttes Kommunens eksempel:


4.21

Nr.

4.22

Nr.

4.23

den berørte ESDH-sag automatisk i ESDH. Gerne med en

vis forsinkelse af hensyn til sene journaliseringer.

Alternativt: Afslutningen kan foretages manuelt fra ESDH

oversigten i EOJ.

K2 Der laves en markering, henvisning eller lign. i ESDH

sagerne, som viser ESDH-brugerne, at sagen er knyttet til

en sag i EOJ. Evt. med en genvej til sagen eller i hvert

fald til EOJ som sådan for dem, som har rettigheder til at

tilgå EOJ.

K2 Det er muligt at journalisere dokumenter via EOJ.

Dette uanset, hvilket format og hvilken måde,

dokumentet kommer ind på.

5. Snitflader

Snitflader

27

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Journaliseringen sker ud fra

følgende principper – se punkt

XXIII i bilag 1 a

Tilbudsgivers besvarelse:

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at have integration i form af snitflader fra EOJ til forskellige andre instanser.

Baggrundsoplysninger:

Der er lovbestemte leveringer til bestemte instanser, men der er også behov for snitflade til andre funktioner, som kan lette

medarbejderens hverdag.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

5.1

Nr.

5.2

K3 Der skal være mulighed for snitflade til ”Det nye sociale

tilsyn”. Driften af ”Det nye sociale tilsyn” starter pr.

1/11 2013.

K3 Der skal være mulighed for snitflade til Calibra.

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Calibra er et it-værktøj

udviklet af Compass

Datawarehouse i


Nr.

5.3

Nr.

5.4

Nr.

5.5

K3 Der skal være mulighed for snitflade til

økonomisystemet Prisme.

K1 Der er behov for advisering fra cpr.registret ved

flytning (ud af kommunen), ved vielser, ved fødsler og

ved dødsfald.

Ø3 Der skal være mulighed for snitflade til Tabulex-Tea.

28

samarbejde med

kommunerne og som

anvendes til styring af

socialområdet og

specialundervisning. Calibra

kan også benyttes inden for

beskæftigelses-, ældre- og

sundhedsområdet.

Calibra består af 1) en

applikation til styring,

disponering, controlling og

analyse af økonomien på

personniveau, 2) data

integrationer til

automatisering og

afstemning, samt 3)

rapporter med

ledelsesinformation, som

tilsammen sikrer, at

kommunen overholder de

bevillinger, som aftales med

politikerne.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Nr. K3 Der skal være mulighed for snitflade til lønsystemet Kommunens eksempel:


5.6 Silkeborg Dataløn (Modul Tjenestetid) med straks

opdateringer, således det er muligt at se i

dagsdisponeringen i EOJ hvilke medarbejdere, der er

på arbejde.

Nr.

5.7

Nr.

5.8

Nr.

5.9

Nr.

5.10

Nr.

5.11

K1 Der skal være mulighed for snitflade til HMI databasen,

således ISO numre og HMI numre bliver automatisk

opdateret i EOJ

K3 Det skal være muligt at få oplysninger fra

sygesikringen på borgerne til EOJ.

K3 Der skal være mulighed for snitflade mellem PCD Foods

og EOJ, således oplysninger omkring navn, adresse og

tlf.nr. på borgeren kan udveksles.

Ø3 Der er behov for en snitflade mellem Midttrafik og EOJ.

Ø1 Oplysninger omkring borgere og elektroniske låse hos

borgere skal opdateres automatisk i EOJ via en

snitflade mellem EOJ og Phoniro.

29

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Kørsel til borgeren til

træning bestilles af

terapeuten hos Midttrafik via

deres hjemmeside.

Terapeuten skal

efterfølgende dokumentere i

EOJ, at kørsel er bestilt.

Midttrafik sender en

kvittering på den bestilte

kørsel som gemmes i

journalen i EOJ af

terapeuten.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Silkeborg Kommune

benytter elektroniske

dørlåse, som leveres af

Phoniro. De elektroniske


Nr.

5.12

Link

Ø3 Der er behov for en snitflade til Rambøll Sprog således

de rapporter der dannes på bagrund af oplysningerne

kan ses i EOJ, som en sag på barnet.

5.1 Link

30

dørlåse låses op med en

mobil telefon.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Silkeborg Kommune

benytter Rambøll sprog (itunderstøttelsesredskab

til

sprogvurdering af børn i

institution og skole)

Tilbudsgivers besvarelse:

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at have links til forskellige instansers hjemmesider eller system.

Baggrundsoplysninger:

I forbindelse med arbejdsgangen kan det være en fordel at have adgang til andre systemer eller til hjemmesider i form af links i

EOJ.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

5.1.1

Ø1 Der er behov for et link til Tilbudsportalen. Kommunens eksempel:

Tilbudsportalen er et værktøj

udviklet af Socialministeriet i

forbindelse med

strukturreformen. Søgemaskinen

skal forbedre kommunale

myndigheders muligheder

for at skabe det helt rette match


Nr.

5.1.2

Nr.

5.1.3

Nr.

5.1.4

K3 Der skal være mulighed for link til browser baserede

redskaber som nfs (netforvaltning sundhed).

K3 Der skal være mulighed for link til DLI Online

(indeholder oplysninger fra medicin.dk).

K3 Der skal være mulighed for link til Schultz Lovportal.

5.2 Digitale indberetninger

Digitale indberetninger

31

mellem borger og tilbud.

Samtidig skal den skabe

åbenhed og overblik for

borgeren omkring de tilbud, der

findes.

På Tilbudsportalen kan

kommunerne finde oplysninger

om sociale tilbud og ydelser

for både børn, unge og voksne,

der er handicappede eller socialt

udsatte. Kommunerne kan gå

ind og se, hvad et tilbud

indeholder og sammenligne på

landsplan.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at have digitale indberetninger med faste intervaller til forskellige instanser.

Baggrundsoplysninger:

EOJ skal selv kunne leverer data til de digitale indberetninger med faste intervaller, såfremt disse data er opsat til levering i


systemadministration.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

5.2.1

K3 Data fra socialfaglige IT systemer skal leveres i et

bestemt format og skal også leveres med et fastsat

interval til Statens Arkiver.

Der er behov for et værktøj til at opfylde krav fra

Statens Arkiver i forhold til levering.

På sigt kunne en automatisk levering af data til Statens

Arkiver være ønskelig.

5.3 Elektronisk kommunikation

Elektronisk kommunikation

32

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at kunne kommunikere elektronisk med forskellige instanser via Sundhedsdatanettet og

ved brug af MEDCOM’s standarder.

Baggrundsoplysninger:

Der er behov for at kunne kommunikere elektronisk med læger, sygehus, apoteker, fysioterapiklinikker og gerne med andre

kommuner via EOJ. Den elektroniske kommunikation foregår ved brug af forskellige standarder.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

5.3.1

Nr.

5.3.2

Ø1 Der skal være mulighed for elektronisk kommunikation

med andre kommuner omkring betalingsaftaler,

revisitationer eller ved bestilling eller modtagelse af

opgaver/borgere.

K3 Der er flere medarbejdere, der modtager elektronisk

kommunikation. Det skal være muligt at markere på

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:


Nr.

5.3.3

Nr.

5.3.4

Nr.

5.3.5

den enkelte edifact, at en medarbejder er gået i gang

med opgaven, således en kollega ikke går i gang med

samme opgave.

K1 EOJ skal kunne håndtere flere lokationsnumre på

samme tid.

K2 Det skal være muligt at sortere på typen af MEDCOM’s

standarder.

K1 Indkomne edifacter skal kunne sorteres til relevante

medarbejdere, på baggrund af standard og

overskriften i standarden.

33

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Kommunen har 5 afdelinger i

kommunen som benytter

systemet. Hver afdeling har

sit eget lokationsnummer.

Det skal være muligt i

systemet, at alle

lokationsnumre er oprettet,

således edifacter til alle 5

afdelinger kan komme ind i

systemet.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Kommunen har modtaget en

udskrivelsesrapport og vil

gerne se alle

udskrivelsesrapporter, det

skal være muligt ved

sortering.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Systemadministrator kan

opsætte en

sorteringsfunktion, således

indkomne edifacter som er

en bestemt standard eller

som har en bestemt

overskrift, med det samme

bliver ført over i den

funktion, som skal læse

beskederne.

Tilbudsgivers besvarelse:

Nr. Ø1 Den mobile udgave af EOJ skal kunne håndtere de nye Kommunens eksempel:


5.3.6

Nr.

5.3.7

Nr.

5.3.8

Nr.

5.3.9

Nr.

5.3.10

Nr.

5.3.11

MEDCOM’s standarder, der er på vej. Det skal være

muligt at kunne lave indlæggelsesrapporter på den

mobile løsning af EOJ.

K2 Der skal være historik på den elektroniske

kommunikation.

K3 Der er behov for at kunne kommunikere mellem

personalet uden at kommunikationen er

borgerrelateret.

K3 Den elektroniske kommunikation skal være let

tilgængelig. Det skal være muligt at:

- søge på læste og ulæste beskeder

- overskrifter på beskeder

- på beskeder vedrørende en bestemt borger

(udsøgning på cpr.nr.)

- for en bestemt periode og funktion/medarbejder.

K3 Det skal være muligt at se de beskeder, som

medarbejderen selv har oprettet, således

medarbejderen kan tjekke om han/hun har fået

oprettet sin besked.

K3 Målinger i forhold til borgeren skal kunne sendes via

edifact (Sundhedsdatanettet) til eksterne

samarbejdspartere.

5.4 Borgerens muligheder

Andre muligheder

34

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Kommunen skal kunne gå

tilbage og se den

elektroniske kommunikation,

som har været udvekslet

internt og eksternt i form af

edifacter.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Målinger kunne være

blodtryk, blodsukker,

urinsticks og vægt.

Tilbudsgivers besvarelse:


Formål: Borgerens muligheder for at se oplysninger omkring egen sag.

Baggrundsoplysninger: Der vil være et behov for at borgeren i et vist omfang selv kan benytte digitale selvbetjeningsløsning,

tilmelde sig til hold eller træning på kommunens hjemmeside og modtage bekræftelse pr. sms.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

5.4.1

Nr.

5.4.2

Nr.

5.4.3

K3 Borgeren skal kunne få adgang til sine egne oplysninger

via borger.dk, enten via en stationær eller en mobil

løsning, uafhængig af platform og skærmstørrelse.

Kommunen skal kunne lave opsætning af hvilke

oplysninger fra EOJ, der bliver vist på borger.dk.

Ø3 Det skal være muligt for borgeren at kunne tilmelde sig

til hold eller træning via kommunens hjemmeside.

Borgeren skal modtage en bekræftelse på deltagelse på

holdet pr. sms. Borgeren skal modtage påmindelse om

holdstart pr. sms.

K3 Det skal være muligt for borgeren at kunne benytte en

digital selvbetjeningsløsning, som betyder, at borgeren

kan udfylde en ansøgning elektronisk.

Data fra den elektroniske ansøgning skal komme ind i

EOJ og det skal være muligt for sagsbehandleren at

arbejde videre med data fra den elektroniske ansøgning

i EOJ, herunder eventuel bevilling eller afslag af det

ansøgte. Målet er at undgå at skulle indtaste data fra

ansøgningen på ny i EOJ.

Den digitale selvbetjeningsløsning skal følge

udviklingsvejledningen for selvbetjeningsløsninger, som

er udsendt af Styregruppen for den fællesoffentlige

digitaliseringsstrategi.

35

Kommunens eksempel:

Digitaliseringsstyrelsen har

udarbejdet krav som skal

følges.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Silkeborg Kommune skal

stille en digital

selvbetjeningsløsning til

rådighed pr. 1/12 2013, når

en borger skal ansøge om

kropsbårne hjælpemidler.

Tilbudsgivers besvarelse:


6. Medicin

Medicin

Se link:

http://arkitekturguiden.digitaliser.dk/godselvbetjening

for yderligere informationer.

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at kunne registre oplysninger om medicin til borgere i forhold til Sundhedsstyrelsens

vejledninger.

Baggrundsoplysninger: Indtil FMK (Fælles medicinkort) bliver udviklet, er der behov for at kunne oprette oplysninger om medicin,

genbestille medicin, seponere medicin og substituere medicin til en borger.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

6.1

Nr.

6.2

Nr.

6.3

K3 Medicinkortet i EOJ skal være overskueligt, det skal

være muligt at indikere om der er tale om PN medicin,

det skal være muligt at skrive ordineret dosis og hvad

medicinen er til behandling for.

K3 Der er behov for at kunne registrere:

- aktuel medicin

- se oplysninger om seponeret medicin

- oplysninger om PN medicin

- stamdata om medicin, som oplysninger om cave,

apotek, medicinopbevaring, leveringssted,

medicinansvarlig og evt. bemærkninger.

K3 Det skal være muligt at kunne udskrive et medicinkort,

som indeholder oplysninger om:

- ordinerings- og seponeringsdato

- dosering

- dispenseringsform

- præparat/styrke herunder indholdsstof

- ordineret dosis, tidspunkt og mængde

36

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

6.4

Nr.

6.5

Nr.

6.6

- til behandling for og ordinerende læge

- oplysninger om cave, medicinopbevaring, leveringssted

og evt. bemærkninger.

Ø1 Der er behov for advisering til personalet, når der skal

udleveres medicin til borgeren.

K1 Der skal være mulighed for snitflade til FMK (Fælles

Medicin Kort), når snitfladen er udviklet.

Ø3 Mulighed for at kunne sætte markering, når medicin er

givet, således det er muligt at undgå utilsigtede

hændelser omkring medicinhåndtering.

7. Systemadministration

Systemadministration

37

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at kunne administrere systemet i forhold til opsætning og brugerrettigheder.

Baggrundsoplysninger: Sundhed og Omsorg har i dag et system (KMD Care), hvor der er rig mulighed for selv at opsætte mange

funktioner og selv opsætte brugerrettigheder.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr.

Nr.

7.1

Vægt Krav/ønske

K1 Der skal være fleksibilitet i bruger log-in. Single sign

on skal understøttes af EOJ.

Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Kommunens eksempel:

Parallelt med dette EOJ

udbud arbejder Silkeborg

kommune med at få udviklet

en brugergrænseflade, som

giver medarbejdere og

borgere adgang til

information og it-systemer i

Sundheds- og


Nr.

7.2

K1 Medarbejderen skal kun have adgang til de borgere,

som medarbejderen er i kontakt med, så det skal være

muligt at tildele rettigheder til forskellige

brugerprofiler.

38

Omsorgsafdelingen.

Denne løsning vil blandt

andet indeholde en Single

Sign On del (SSO) og

forventes annonceret ultimo

august 2013. Det forventes,

at indgangen til SSO for

medarbejderne vil være

deres medarbejdernummer

(DR-nummer -

brugernavn+kodeord) og for

borgere deres NemID.

For at sikre sammenhæng

mellem omsorgssystem og

den kommende

brugergrænseflade forventes

det, at leverandør af

omsorgssystem understøtter

SSO. Dette kan medføre, at

leverandøren skal

implementere og deltage i

arbejdet omkring

udarbejdelse af SSO-del, i

det omfang der måtte være

gældende.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Det er kun relevante

oplysninger om borgerens

sag som medarbejderen skal

have vist. Medarbejderen er

tildelt en brugerprofil som er

styrende for hvilke

oplysninger om borgeren

som medarbejderen får vist.


Nr.

7.3

Nr.

7.4

Nr.

7.5

K1 Det skal være muligt at opsætte rettigheder i EOJ ned

til laveste niveau.

K1 Systemadministrator skal kunne søge på følgende

muligheder i billedet som benyttes ved oprettelse og

ændringer af brugere (medarbejder):

- brugerens fornavn og efternavn

- brugernavnet

- rettighedsgruppe/profil

- brugerens initial eller anden form for indikation

på brugeren

Det skal være muligt for systemadministrator at se,

hvornår medarbejderen sidst har været logget på,

enten på den mobile adgang eller på den stationære

adgang.

K1 EOJ skal indeholde 3 databaser:

- drift database

- testdatabase

- undervisningsdatabase

Testdatabasen og undervisningsdatabasen skal være

en kopi af driftsdatabasen med alle funktioner.

Testdatabasen benyttes til test af nye versioner.

Undervisningsdatabasen er en database som benyttes

til undervisning af nye brugere.

39

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Det skal være muligt at

opsætte særskilte

rettigheder for alle brugere

helt ned på faneblade

såfremt denne funktion

benyttes i EOJ.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Nr. K1 De steder i EOJ, hvor brugerne skal kunne vælge i Kommunens eksempel:


7.6 blandt forskellige muligheder, skal systemadministrator

selv kunne opsætte mulighederne i

systemopsætningen.

Nr.

7.7

Nr.

7.8

Nr.

7.9

Nr.

7.10

Nr.

7.11

Nr.

7.12

Nr.

7.13

Nr.

7.14

K1 Navngivning af billeder/faner skal selv kunne opsættes

af systemadministrator.

K1 I forbindelse med ny udvikling til EOJ, kan kommunen

vælge ikke at tage nyudviklingen i brug. Det skal være

muligt for systemadministrator selv at vælge om

funktionen skal benyttes (aktiv) eller fravælges

(passiv) i systemadministrationen.

K2 Det skal være muligt for medarbejderen at kunne

arbejde på den samme borger på flere billeder på

samme tid.

K1 Det skal være muligt for medarbejderen at kunne åbne

samme billede flere gange på forskellige borgere.

K1 Det skal være muligt i EOJ at kunne udvælge de

borgere, som medarbejderen oftest arbejder med.

Medarbejderen skal selv kunne foretage en markering

af borgeren i søgebilledet, således EOJ husker og viser

borgerne, når søgebilledet åbnes næste gang.

K1 EOJ skal have en funktion, således de sidste 8 borgere

medarbejderen har arbejdet med, bliver husket.

Medarbejderen kan hente disse borgere frem ved en

visning heraf.

K1 Medarbejderen har behov for at kunne opsætte sin

egen standard opsætning i forhold til udsøgning af

elektronisk kommunikation, som er individuelt for

denne medarbejder.

K2 Systemadministrator skal kunne opsætte procesguides

til forskellige typer af medarbejdere.

40

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En nyansat visitator har lidt


Nr.

7.15

Nr.

7.16

Nr.

7.17

Nr.

7.18

Guiden skal guide medarbejderen hen til de rigtige

billeder i forhold til arbejdsgange.

Ø2 Der skal være mulighed for e-learning fra forskellige

steder i EOJ.

Det skal være muligt for systemadministrator selv at

opsætte indholdet af denne e-learning.

Medarbejderen skal i den mobile udgave af EOJ kunne

få adgang til e-learning i form af en video om emnet

eller adgang til en skriftlig vejledning. Tilgangen til elearning

skal være tilgængelig så mange steder som

muligt i den mobile løsning af EOJ.

K2 Medarbejderen skal have mulighed for at kunne

opsætte sin egen personlige værktøjslinje.

K1 Kommunen skal have mulighed for egen opsætning af

skabeloner til skemaer og breve med fletning til Word.

Data flettes fra EOJ til Word, selve indholdet i brevet

gemmes i EOJ, men hele brevet med brevhoved og

sidefod sendes til borgeren fra Word med Output

Management.

K1 EOJ skal være i stand til at håndtere erstatningscpr.nr.

41

svært ved at huske

arbejdsgangen og hvilke

billeder han/hun skal

benytte i systemet.

En procesguide målrettet til

gruppen af visitatorer guider

den nyansatte visitator

igennem arbejdsgangene og

hen til de rigtige billeder.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Eksempler på skabeloner

kunne være breve til

borgerne, status, handleplan

og individuelle planer.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

7.19

Nr.

7.20

Nr.

7.21

Nr.

7.22

Nr.

7.23

Nr.

7.24

Ø1 Det skal være muligt for systemadministrator at

opsætte en vejledning eller flere vejledninger til

systemet eller links til vejledninger eller videoer med

vejledninger.

K1 Systemadministrator skal have mulighed for at kunne

tjekke om opsatte snitflader er afviklet korrekt.

Snitfladernes afviklinger skal kunne opdeles i afviklet

korrekt eller ej afviklet korrekt.

Ø1 Det skal være muligt for brugerne af EOJ at kunne

kontrollere om der er sket fejloprettelse eller om der

mangler oplysninger i systemet. Disse oplysninger om

fejloprettelser eller manglende oplysninger skal kunne

vises i en form for status, som medarbejderne kan

søge i.

K1 Ved arkivering af oplysninger skal det være muligt at

flytte data fra EOJ over på et andet medie, som skal

godkendes efter Statens Arkiv. Ligeledes skal Statens

Arkiv godkende data fra EOJ.

Når godkendelse foreligger fra Statens Arkiv, kan data

som er godkendt, slettes fra EOJ. Denne funktion til

sletning af data skal findes i EOJ.

K3 EOJ skal kunne foretage en sortering i lister og

menuer, sorteringen kan være alfabetisk eller efter

datoorden, således den sidste nye står øverst eller

nederst.

Medarbejderen skal kunne sortere på diverse kolonner

med oplysninger på så mange billeder som muligt.

K2 Der er behov for at kunne opsætte forskellige

funktionsvurderinger.

Det skal være en fleksibel og logisk opsætning af disse

funktionsvurderinger.

Det skal være muligt at kunne lave menuer i

opsætning af funktionsvurderingerne.

42

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

7.25

Nr.

7.26

Nr.

7.27

Nr.

7.28

Det skal være muligt at kunne lave flere faner i samme

funktionsvurdering.

Det skal være muligt at kunne oprette en

funktionsvurdering som kladde og skal kunne gøre

kladde permanent ned på brugerniveau. Hvis kladde

funktionen benyttes i en funktionsvurdering med flere

faner, skal der være kladde funktion på hver enkelt

fane.

Det skal være muligt at kunne lave dataudtræk fra alle

oplysningerne i funktionsvurderingen, både datafelter

og tekstfelter og uddata skal være på den sidste nye

funktionsvurdering, hvis en borger har flere

funktionsvurderinger.

Funktionsvurderingerne skal kunne ses på den mobile

løsning.

K3 Det skal være muligt for systemadministrator at

opsætte skabeloner i journalen, hvor valg af overskrift i

menuen er styrende for hvilken skabelon der bliver

vist. Skabeloner kan være et skema eller faste fraser.

K2 EOJ skal være enkelt opbygget og helst ikke med for

mange tilgange til systemet. EOJ må gerne kunne åbne

med et overblik over borgerens oplysninger med

genveje til de forskellige arbejdssteder i systemet.

Der er behov for et overbliksbillede, som viser hvornår

der sidst er foretaget ændringer til borgernes

oplysninger, både på den stationære og den mobile

enhed.

K3 Der skal være genvej til journalen i de forskellige

steder, som benyttes til registrering af informationer

om borgeren. Det kan være hjemmehjælp, sygepleje,

hjælpemidler, træning, boligstyring, forebyggende

hjemmebesøg.

K3 Borgerens journal skal kunne vises i notater (et langt

notat, som viser alle notater på borgeren i datoorden)

eller vises i rækker (en række svarer til et

43

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

7.29

Nr.

7.30

Nr.

7.31

journalnotat).

Det skal være muligt at kunne markere enkelte eller

flere journalnotater i rækkevisning og få disse notater

vist samlet.

K3 Det skal være nemt at kunne dokumentere i journalen

på borgeren. Kommunen skal kunne vælge om der

skal dokumenteres i en fælles journal eller en

fagspecifik journal.

Der skal være gode søgemuligheder i borgerens

journal. Det skal være muligt at søge på:

- periode

- fri tekst

- sagsbehandler

- kladder

- bestemte søgeord, som sættes på ved oprettelse af

notat i journalen.

Det skal være muligt at søge på hele journalen eller på

noget specifikt i journalen.

Det skal også være muligt at søge på alle borgere på

en gang kontra at søge på en borgers oplysninger i

journalen.

Flere søgeord skal kunne vælges. Søgeord i journalen

skal kunne opsættes efter behov af

systemadministrator. Journalnotater må kun blive

gemt, når der er valgt søgeord.

K3 Det skal være muligt for systemadministrator at kunne

opsætte kommunens egne skabeloner til brug i

forbindelse med elektronisk kommunikation.

Skabelonen skal kunne vælges, når den elektroniske

kommunikation skal oprettes.

Ø1 Når der er en besked via kommunikation i EOJ, skal det

være muligt for medarbejderen at besvare beskeden.

Modtageren i svaret skal automatisk være udfyldt,

svarende til Outlook, hvor modtageren er udfyldt, når

44

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

7.32

Nr.

7.33

Nr.

7.34

Nr.

7.35

Nr.

7.36

Nr.

7.37

der trykkes på besvar.

K1 Ved videresendelse af beskeder i kommunikation, skal

medarbejdernes initial, tlf. nr., dato og tilhørsforhold til

gruppe vises.

K1 Systemet skal være opbygget således, at det kræver få

museklik at bruge systemet ellers skal det være muligt

at benytte genveje, som ikke kræver museklik. Det

gælder både for den stationære og mobile løsning af

EOJ.

K1 Når nye versioner af programmet frigives til installation

hos kommuner, skal versionen være gennemtestes,

således fejl ikke fremkommer.

K2 Silkeborg Kommune skal selv kunne opsætte

forskellige udgaver af funktionsvurderinger efter

behov. Funktionsvurderingerne skal kunne opsættes

efter Fælles sprog 1, Fælles sprog 2 og Fælles sprog 3.

Medarbejderen skal så kunne benytte denne vurdering

i forbindelse med dokumentation, det gælder både for

den stationære og mobile løsning af EOJ.

Ø1 Det skal være muligt at kunne se adressehistorikken

på en borger i EOJ.

Det skal være muligt at se en borgers tidligere

adresse, som er anderledes end folkeregisteradressen.

Såfremt en borger flytter til en ny adresse, både i egen

kommune eller udenfor kommune, skal EOJ advisere

herom.

Såfremt en borger opholder sig på en midlertidige

adresse, skal det være muligt at se borgerens

midlertidige adresse samt borgerens

folkeregisteradresse.

K1 Det skal være muligt at kunne overføre data fra EOJ til

Word, Excel og Outlook.

45

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

7.38

Nr.

7.39

Nr.

7.40

Nr.

7.41

Nr.

7.42

Nr.

7.43

Nr.

7.44

Nr.

7.45

K1 EOJ skal minde om Microsoft Office med hensyn til

genveje, specialtegn (tegn for grader) og skal starte en

sætning med stort begyndelsesbogstav.

Der skal være stavekontrol til alle funktioner, hvor der

foretages dokumentation om borgeren.

K1 Det skal være muligt for systemadministrator selv at

kunne oprette målinger/registreringer, enten på tekst

eller på score eller andre måletyper, som Silkeborg

Kommune selv skal kunne definere.

K1 Ved visning af dokumenterne, er der et behov for, at

medarbejderen kan sortere dokumenterne, således at

det nyeste dokument ligger øverst. Denne sortering

skal EOJ kunne huske på den enkelte medarbejder,

som er logget på, indtil medarbejderen foretager en

ændring i sorteringen.

K1 EOJ skal kunne håndtere at opbevare sags oplysninger

og gøre det muligt for brugerne at kunne genbruge

sags oplysninger andre steder i EOJ og i forbindelse

med det videre forløb i sagen.

K2 Det skal være muligt at kunne dele oplysninger

omkring borgeren med andre afdelinger efter borgeren

har givet samtykke.

K1 Der skal være mulighed for at benytte Output

Management og Doc2mail.

46

Kommunens eksempel:

En genvej som gem CTRL +

S skal være tilgængelig i

EOJ.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Det kunne være borgerens

navn og cpr.nr., som skulle

kunne genbruges i skemaer

eller dokumenter.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Ø2 Der skal være åben standard for uddata. Kommunens eksempel:

K1 Systemadministrator skal selv være i stand til at

opsætte niveauerne for dokumenterne og skal og

selv være i stand til at definere hvilke skabeloner, der

skal gemmes på hvilket niveau.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel: En

form for mappestruktur i

f.eks. en stifinder i Microsoft

Office.


Nr.

7.46

Nr.

7.47

Nr.

7.48

Nr.

7.49

Ø2 I EOJ kan der registreres oplysninger som

medarbejdere har behov for at kunne videregive til

andre fagsystemer.

Dette skulle ske ved hjælp af en ”omkodning”, således

data fra EOJ kan læses i andre systemer.

K1 I EOJ’s værktøjslinje skal der være ikoner for de

forskellige funktioner/moduler, som findes i EOJ.

K1 Der er brug for, at det markeres med farver, om

borgeren er fraværende, terminal eller død.

K1 Stamkort på borgeren skal indeholde oplysninger

omkring borgerens cpr.nr., navn, adresse, civilstand,

telefonnummer, mobilnummer, e-mail, tlf. arbejde.

Stamkort skal også indeholde oplysninger omkring

kontaktpersoner, både offentlige og personlige.

Lægeoplysninger skal også være tilgængeligt på

stamkortet. Oplysningerne skal kunne tilrettes ved

ændringer.

47

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En borger har sukkersyge.

Personalet har foretaget

målinger af borgerens

blodsukker efter aftale med

borgerens læge. Disse

målinger skal videregives

elektronisk til lægens

system og skal derfor

”omkodes” så lægens

system kan læse disse data.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Der er et ikon for køreliste

for hjælpemiddeldepotet,

der er et andet ikon for

lager. Alle ikoner er

forskellige afhængigt af

funktionen bag ikonet.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


8. Mobile løsninger

Mobile løsninger

Formål: Silkeborg Kommunes medarbejdere har behov for at kunne benytte en mobil løsning til at løse arbejdsopgaverne, mens

medarbejderne er hos borgerne. Den digitale udvikling betyder, at mobile løsninger får en større rolle i medarbejdernes

arbejdsopgaver, hvorfor flest mulige funktioner ønskes mulige via mobile løsninger.

Baggrundsoplysninger: Der er forskellige faggrupper, som benytter den nuværende mobile løsning i Sundhed og Omsorg. Der er

social- og sundhedshjælpere, social- og sundhedsassistenter, sygehjælpere, hjemmehjælpere, terapeuter, sygeplejersker,

administrativt personale, visitatorer og kostfagligt personale. Det betyder, at løsningen skal være let at bruge i hverdagen.

De øvrige afdelinger Handicap og Psykiatri, Børn og Familie, Job og Borgerservice og Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR) har

ingen mobile løsninger til deres nuværende systemer.

Løsningen skal indeholde de samme informationer som findes på den stationære løsning og ændringer foretaget på den mobile

løsning eller på den stationære løsning skal opdateres begge steder.

Silkeborg Kommune benytter elektroniske dørlåse, som leveres af Phoniro. Disse elektroniske dørlåse låses op med den mobile

enhed.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

8.1

Nr.

8.2

K3 Det skal være muligt at kunne benytte EOJ på en mobil

løsning.

Den mobile udgave af EOJ skal understøtte

- Android

- IOS

- Windows

K1 Alle faggrupper i Silkeborg Kommune skal benytte

samme mobile løsning.

Kommunen skal kunne styre visning af EOJ i den mobile

48

Kommunens eksempel:

Mobile løsninger kan være

tablets, Iphone, Smart

Phone, bærbare pc’er og

Ipad

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

8.3

Nr.

8.4

Nr.

8.5

Nr.

8.6

Nr.

8.7

Nr.

8.8

løsning via rettigheder.

Alle betegnelser i den stationære udgave af EOJ og den

mobile udgave af EOJ er ens.

K2 Det skal være muligt for Silkeborg Kommune at skjule

funktioner eller knapper i den mobile løsning af EOJ,

som ikke bliver brugt i Silkeborg Kommune.

K1 Alle menuer i den mobile løsning af EOJ skal være lette

for brugerne at vælge i.

K2 På alle billeder i den mobile udgave af EOJ, er der behov

for genveje.

Ø2 Der er behov for en online funktion, som viser

medarbejderen, hvilke andre medarbejdere, der er

logget på den mobile udgave af EOJ.

K1 I den mobile udgave af EOJ, skal det være muligt for

medarbejderen at kunne finde følgende oplysninger på

borgeren, som navn, adresse, cpr.nr., tlf.nr., mail,

borgerens pårørende, borgerens læge og adgangsforhold

til borgeren.

K2 Det skal være muligt for medarbejderen at kunne

udsøge borgerne og kunne markere borgeren, således

den mobile udgave af EOJ kan huske borgeren for

medarbejderen.

49

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

der er behov for:

- relevante genveje

- mulighed for at gå

tilbage til foregående

billede

- en mulighed for at

komme til

menu/forside

- en søgemulighed

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Nr. K2 Medarbejdernes besøg hos borgeren skal kunne ses på Kommunens eksempel:


8.9 en køreliste for den aktuelle dag.

Nr.

8.10

Nr.

8.11

Nr.

8.12

Nr.

8.13

Nr.

8.14

Medarbejderen skal kunne markere, at besøget hos

borgeren er udført.

Såfremt Silkeborg Kommune ønsker at benytte

funktionen start og stop, skal det være muligt for

medarbejderen på den mobile løsning at kunne starte

besøget ved begyndelsen af besøget og stoppe besøget

ved afslutningen af besøget.

K2 Det skal være muligt for medarbejderen at kunne

dokumentere den ekstra ydelse hos en borger direkte på

sin køreliste.

Såfremt der sker ændringer hos en borger i forhold til

det planlagte, er der behov for at kunne indberette

afvigelser. Det drejer sig om:

- flytning af besøg

- aflysning af besøg

- akutte besøg

samt bemærkninger til årsagen til ændringen.

Ø1 Det skal være muligt at kunne justere besøgene på en

medarbejders køreliste, hvis et besøg hos den

foregående borger er trukket ud. Ved ændring i

tidspunktet på kørelisten, skal de øvrige besøg rykkes

automatisk efter ændringen.

K2 Der er behov for at kunne markere på borgerens besøg,

at der er behov for to hjælpere til udførsel af opgaven.

Markering af 2 hjælpere skal kunne ses på kørelisten på

den mobile løsning af EOJ. Der er behov for at kunne se

på kørelisten, hvilken medarbejder der kommer ud hos

borgeren udover en selv.

K2 Der er behov for at kunne disponere en ydelse hos en

borger på den mobile enhed.

Ø2 Der er behov for en samlet oversigt over hvilke ydelser

med tidsangivelse, som borgeren modtager. Der er

behov for at kunne se hvilket personale, der kommer

50

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

8.15

Nr.

8.16

Nr.

8.17

Nr.

8.18

Nr.

8.19

hos borgeren på tidspunktet.

K1 På en oversigt på den mobile løsning af EOJ skal det

være muligt for medarbejderen at se hvilke typer af

medicin borgeren får.

Det skal være muligt for medarbejderen at genbestille,

oprette og seponere medicin til borgeren.

K1 Den medicin, som borgeren får, vises på en oversigt. På

oversigten skal klokkeslættet vises, så det er muligt for

medarbejderen at se, hvornår borgeren skal have sin

medicin.

K1 Hvis der er standardtidspunkter på medicinskemaet for

medicingivning, så skal det være muligt at kunne ændre

standardtidspunktet for den enkelte borger i oversigten

på den mobile løsning af EOJ.

K1 Medarbejderne skal kunne læse beskeder og oprette

beskeder omkring borgeren på den mobile løsning af

EOJ.

Beskederne skal vises på borgerens besøg på

medarbejderens køreliste.

Når beskeden er læst, skal beskeden kunne markeres

som behandlet eller uden markering.

Ved markering af beskeden som behandlet, skal

beskeden ikke længere blive vist på borgeren på

kørelisten.

K1 Det skal være muligt for medarbejderen at foretage

dokumentation omkring borgeren på den mobile løsning.

Det skal være muligt for medarbejderen at oprette

dokumentation og læse dokumentation.

51

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

I dag bruges følgende

dokumentation:

- journal

- dokumentation af indsatser

- døgnrytmeplan

- resume og status

- målinger

- funktionsvurdering

- tests


Nr.

8.20

Nr.

8.21

Nr.

8.22

Nr.

8.23

Nr.

8.24

K2 Der er behov for et sted, hvor forskellige typer af

målinger kan registreres. Disse målinger skal kunne

sendes elektronisk som edifact via Sundhedsdatanettet.

K2

Kommunen skal selv kunne opsætte hvilke typer af

målinger, der er brug for.

Målingerne skal kunne registreres på den mobile løsning

og skal kunne sendes elektronisk som edifact fra den

mobile enhed.

I forbindelse med træning og forløbsprogrammer er der

behov for at kunne foretage tests på borgeren.

Disse tests skal kunne registreres i den mobile udgave af

systemet.

Ø2 Det skal være muligt i den mobile løsning af EOJ at se

en oversigt over de hjælpemidler en borger har.

Terapeuten skal kunne visitere hjælpemidler til en

borger i den mobile løsning af EOJ. Ligeledes skal

terapeuten kunne bestille reparation og afhentning af

hjælpemidlet.

K2 Teamet af forebyggende besøgere har behov for at

kunne se informationer om allerede aflagte besøg hos

borgere og har behov for at kunne planlægge besøg på

den mobile enhed af EOJ.

K1 Det skal være muligt for brugeren af den mobile løsning

af EOJ, at kunne se hvilke pakker og ydelser borgeren

har fået visiteret.

Det skal også være muligt at kunne ændre i en

eksisterende pakke og visitere en ny pakke til borgeren

på den mobile løsning af EOJ.

52

Der er også behov for en

dagbogsfunktion for

borgeren.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Typer af målinger kan være

vægt, temperatur, blodtryk,

BMI, højde og blodsukker

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

8.25

Nr.

8.26

Nr.

8.27

Nr.

8.28

Nr.

8.29

K2 Hvis der kan udformes breve til borgerne baseret på

faste skabeloner i EOJ, hvor der bliver genereret data fra

EOJ, skal disse breve kunne ses i den mobile udgave af

EOJ.

Ø2 Der er behov for at kunne notere vigtige oplysninger

gældende for en dag et sted i EOJ, som så bliver vist på

den mobile løsning for den bestemte dag, hvor

oplysningen er relevant.

K2 Den mobile løsning af EOJ skal være en online/offline

løsning. Kommunen skal selv kunne opsætte antal timer,

som medarbejderen kan være logget på.

K1 Oprettelse af medarbejdere i EOJ bør slå igennem i

Phoniro med oplysninger om brugernavn og

adgangskode.

K1 Når en borger bliver vist på kørelisten, skal det være

muligt at se borgerens adresse og postnummer.

AFSNIT C – FAGSPECIFIKKE FUNKTIONELLE KRAV

53

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Silkeborg Kommune benytter

elektroniske dørlåse, som

leveres af Phoniro.

Medarbejderne oprettes i

Phoniro med brugernavn og

adgangskode.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

9. Beskrivelse af de fagspecifikke emner, hvad handler emnerne om

Der er tale om forskellige fagspecifikke emner, da en del af emnerne i dag kan registreres i det nuværende EOJ system (KMD Care).

DUBU, ICS metoden, DHUV og FKO:

Der er også nye emner som indførsel af brugen af DHUV metoden herunder FKO (Faglige Kvalitets Oplysninger), samt brugen af ICS

metoden og DUBU.


DHUV metoden skal være med til at etablere et samlet fagsystem til it-understøttelse og procesoptimering af den kommunale

sagsbehandling. Digitaliserede arbejdsgange og integration til relevante systemer vil lette kommunikationen på tværs af

forvaltningsområder og give bedre overblik over borgerens sag. Desuden har projektet udviklet en udredningsmetode til

understøttelse af systematisk afdækning af borgerens behov og identifikation af den relevante indsats. Se yderligere oplysninger

her: http://www.socialstyrelsen.dk/dhuv/Om_DHUV

Faglige Kvalitetsoplysninger (FKO) er en model, som er indlejret i en DHUV løsning og er ikke en selvstændig løsning. Kernen i

modellen for Faglige Kvalitetsoplysninger på voksensocialområderne er en løbende måling på resultaterne af indsatsen. Formålet er

at understøtte en systematisk videns opsamling, der kan anvendes i dialogen mellem myndighed, borger og leverandør.

Modellen tager udgangspunkt i borgerens § 141 handleplan, bestilling til leverandøren om hvilke ydelser og tilbud, der skal leveres,

løbende status på indsatsmålene for bestillingerne hos leverandøren, opfølgning på bestilling og eventuel justering af handleplan.

Integrated Children’s System (ICS) er en sagsbehandlings- og udredningsmetode, der kan anvendes i sagsbehandlingen af børn og

unge med særlige behov. ICS hjælper sagsbehandleren med at komme rundt om de faktorer, som påvirker og har betydning for

barnet eller den unges situation. ICS anvendes i hele sagsgangen fra den børnefaglige undersøgelse til udarbejdelsen af og

opfølgning på mål for indsatsen. ICS er den socialfaglige metode, der indgår i DUBU.

DUBU baserer sig på Integrated Children´s System - ICS-metoden, der sikrer rammerne for sagsbehandlerens arbejde med den

faglige metodik i udredning af barnet og familien.

Den enkelte sagsbehandler guides i DUBU-systemet gennem et forløb, der sikrer, at formelle krav til sagsbehandlingen overholdes,

og at der følges en systematik, så man kommer rundt om de relevante forhold.

Med DUBU løsningen er der behov for direkte adgang til ledelsesinformation, som betyder, at den interne dialog i kommunen om

indsatser og økonomiske prioriteringer kan foregå på et oplyst socialfagligt grundlag.

I forhold til brugen af DUBU, så er der udviklet et ekstra udredningsværktøj, som benyttes til børn og unge med

funktionsnedsættelse, som også skal kunne benyttes.

Udfører rollen:

Der er behov for at udførerne af opgaverne (omfatter opgaver i Sundhed og Omsorg og Handicap og Psykiatri) kan registrere hvilke

opgaver, der bliver udført hos borgerne. Denne registrering er dokumentation for udførslen af opgaven og kan danne grundlag for

den økonomiske afregning af opgaven.

Inden opgaven kan udføres er der behov for at kunne planlægge og disponere opgaverne i forhold til personaleressourcer og

personalekompetencer. Så en form for planlægningsværktøj, som kan skabe overblik, er et stort behov.

Arbejdsmiljø og APV:

54


Arbejdsmiljø og herunder APV har en stor betydning for det daglige arbejde. Der er behov for et sted hvor registrering og

opbevaring af APV kan ske. Det skal samtidig være et sted, hvor personalet/lederne hele tiden kan følge udviklingen i APV’erne og

ligeledes benytte det som et værktøj for at huske at følge op på APV’erne efter det fastsatte interval.

Træning:

Når en borger tilbydes enten genoptræning eller vedligeholdelsestræning, har medarbejderne, der skal udføre dette træningsbehov,

behov for at kunne planlægge, disponere og dokumentere den bevilligede træning til borgeren.

I forbindelse med træningen bliver der udført tests for at kunne se udviklingen f.eks. fra start til slut af forløbet. Derfor er der behov

for at kunne se/måle effekten af træningsindsatsen. Denne måling af effekten af en indsats er ikke kun dækkende for

træningsområdet, den kunne også være relevant for andre former for tests/målinger som herefter skal kunne vise effekten af

indsatsen.

Hjælpemidler:

Når en borger får bevilliget et hjælpemiddel er der behov for et sted, hvor det er muligt at have overblik over hvilke hjælpemidler,

der er på lager og hvilke hjælpemidler en borger har fået bevilliget eller afslag på. Et hjælpemiddel kan være

genbrugshjælpemiddel, et kropsbåret hjælpemiddel, en invalidebil eller der kan være tale om en boligændring i borgerens eget

hjem.

Sundhedstilbud:

Silkeborg Kommune har forskellige sundhedstiltag sat i værks, som Silkeborg Kommune ønsker at kunne registrere oplysninger

omkring. Det samme gør sig gældende for forløbsprogrammer, hvor der er udvalgte emner som Type 2 diabetes, blodprop i hjertet

eller KOL, hvor borgerne bliver henvist til et træning- og undervisningsforløb af deres egen læge eller af hospitalet. Borgerne vil

lære på forløbet, hvordan de skal leve godt med deres sygdom.

Forebyggende hjemmebesøg:

Silkeborg Kommune skal tilbyde borgere, der fylder 75 år, et forebyggende hjemmebesøg. Teamet af medarbejdere, der foretager

de forebyggende hjemmebesøg, har behov for at kunne se hvilke nye borgere, der er blevet 75 år og teamet har brug for et

planlægningsværktøj til at planlægge de besøg hos de borgere, der allerede har modtaget besøg tidligere og som skal have besøg

tilbudt på ny.

Ledelsesinformation:

Der er behov for at kunne udskrive informationer omkring de data, som er registreret på borgerne og lederne har også behov for

ledelsesinformation baseret på alle registrerede oplysninger omkring borgerne og personalets løsning af opgaverne.

55


10. Minimumskrav for alle fagspecifikke emner

Alle minimumskravene fra fagspecifikke funktionelle krav er samlet i nedenstående tabel:

Minimumskrav for fagspecifikke funktionelle krav

Baggrundsoplysninger: For overblikkets skyld er alle minimumskrav fra de tværgående funktionelle krav samlet i et skema.

Kravene stammer fra punkt 12. DUBU, ICS metoden, DHUV og FKO, punkt 13. Udfører, punkt 14. Planlægning og dagsdisponering,

punkt 16. Ledelsesinformation og uddata, punkt 17. Arbejdsmiljø/APV og punkt 18. Træning.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Minimumskrav Krav Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

10.1

Nr.

10.2

Nr.

10.3

Nr.

10.4

MK

(12. DUBU, ICS

metoden, DHUV og

FKO)

MK

(13. Udfører)

MK

(13. Udfører)

MK

(13. Udfører)

EOJ skal kunne håndtere DHUV og et DUBU lignende

system og kunne leve op til kravene, der er angivet

i bilag 3A, 3B og 3C.

Stamkort med borgerens oplysninger skal være

tilgængelig for både myndighed og udfører.

I forbindelse med udførsel af opgaven hos borgeren,

så har udfører behov for at kunne dokumentere

forløbet hos borgeren.

Dokumentationen kan foregå på forskellig måde,

som dagbogsnotater, planer for borgeren i form af

handleplaner, individuelle planer, fokusområder

tilpasset kvalitetsmodel, journalnotater (herunder

kladder), indsatsområder, resume og status,

døgnrytmeplan og APV.

Der skal være mulighed for forskellige muligheder

for dokumentation.

Al dokumentation skal kunne udskrives fra EOJ til

papir.

56

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:


Nr.

10.5

Nr.

10.6

Nr.

10.7

Nr.

10.8

Nr.

10.9

MK

(13. Udfører)

MK

(14. Planlægning og

dagsdisponering)

MK

(14. Planlægning og

dagsdisponering)

MK

(14. Planlægning og

dagsdisponering)

MK

(14. Planlægning og

dagsdisponering)

Dokumentation omkring opgavens udførsel skal

være elektronisk tilgængelig for både udfører og

myndighed.

Hver medarbejder har sin grundplan, som

indeholder oplysninger omkring arbejdstid,

arbejdsdage og hvilke borgere medarbejderen skal

besøge og udfører opgaver hos.

Grundplanen skal kunne vises for en medarbejder

eller for en gruppe af medarbejdere sammen.

Permanente ændringer i forhold til besøg hos

borgerne skal foretages i grundplanen.

Medarbejderne i en gruppe har oftest andre opgaver

end at hjælpe borgerne. Det omhandler

personaleaktiviteter som kunne være opgaver som

personalemøder, møder i MED udvalg, tid til

vejledning for elever/studerende og frokost.

Systemadministrator skal selv kunne oprette

forskellige typer af personaleaktiviteter efter behov.

Der er behov for at kunne tilknytte borgere til en

medarbejder eller tilknytte borgere til en rute, som

begge kan ses i dagsdisponeringsbilledet.

Der er også behov for at kunne tilknytte en

medarbejder til en bestemt rute, således det er

muligt at se i EOJ hvilken medarbejder der har kørt

eller kører en bestemt rute.

Der er behov for et billede, hvor det er muligt at

kunne se hvilke besøg medarbejderen har på sin

grundplan for alle ugedage. Billedet skal bruges til

at få overblik over hvornår medarbejderen har ledig

tid.

57

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

10.10

MK

(14. Planlægning og

dagsdisponering)

Billedet skal kunne vises for den enkelte

medarbejder, det skal også være muligt at kunne:

- se for en bestemt uge

- at se medarbejderens plan, hvor ydelserne til

borgerne er grupperet efter samme type eller i form

af en grafisk visning.

Det skal være muligt at kunne foretage permanente

ændringer på borgeres besøg i billedet. Det vil være

nødvendigt at kunne:

- rette flere besøg på samme tid

- rette tidspunkt

- rette ugedag

- rette personale

- rette kørelistebemærkning

- forskyde alle de resterende besøg, hvis et nyt

besøg indsættes eller et besøg fjernes.

Det skal være muligt at gå direkte til borgerens

oplysninger fra billedet ved klik på en konkret

borger.

Der skal være mulighed for at kunne indberette

afvigelser til faste ydelser hos borgeren.

Afvigelsen skal kunne indberettes på borgeren eller

på medarbejderen.

Det skal være muligt at kunne:

- flytte en ydelse eller et besøg

- aflyse en ydelse eller et besøg,

- indsætte en ekstra ydelse

- indsætte et akut besøg hos en borger

- at kunne bytte ydelse hvis borgeren ønsker at

bytte en type af ydelse ud med en anden type af

ydelse.

Det skal være muligt at kunne angive om det er

borgeren eller leverandøren som har bedt om

58

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

10.11

Nr.

10.12

Nr.

10.13

Nr.

10.14

MK

(14. Planlægning og

dagsdisponering)

MK

(14. Planlægning og

dagsdisponering)

MK

(14. Planlægning og

dagsdisponering)

MK

(14. Planlægning og

dagsdisponering)

ændringen, det skal være muligt at kunne notere en

bemærkning til hvorfor afvigelsen sker.

Der er behov for at kunne lave stamdataoplysninger

pr. modul (hjemmehjælp/sygepleje) på borger.

Oplysningerne skal omhandle borgerens

tilhørsforhold til grupper i dag, aften og nat.

Informationer om medarbejderne, ruter, 1. og 2.

kontaktperson på borgeren.

Informationer omkring hjælpen er midlertidig eller

varig i hjemmehjælp og i sygepleje.

Såfremt en borger har valgt at modtage

hjemmehjælp fra en privat leverandør, skal

oplysninger omkring den private leverandørs rute og

telefonnummer også kunne ses på billedet omkring

stamdataoplysninger på modulet (hjemmehjælp).

Der er behov for at kunne registrere ydelser ud i

fremtiden, hvor ydelserne er styret af en startdato.

Det skal være muligt at kunne registrere fravær på

borgeren med en startdato, således alle borgerens

ydelser bliver sat på stand by under indlæggelsen,

men forsvinder fra kørelisten.

Når en slutdato indsættes på fraværet skal

borgerens ydelser aktiveres på ny og igen komme

frem på kørelisten.

Billedet, som benyttes til dagsdisponering, skal

være enkelt opbygget og skal bestå af en plan med

medarbejderne og deres besøg, tidspunkt på dagen

og informationer om besøgene fordelt på den

enkelte medarbejder. Det skal være muligt at kunne

dagsdisponere for en dag i et bestemt tidsinterval

og for en bestemt gruppe.

59

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

10.15

Nr.

10.16

Nr.

10.17

Nr.

10.18

Nr.

10.19

Nr.

10.20

Nr.

10.21

Nr.

10.22

MK

(14. Planlægning og

dagsdisponering)

MK

(16.

Ledelsesinformation

og uddata)

MK

(16.

Ledelsesinformation

og uddata)

MK

(16.

Ledelsesinformation

og uddata)

MK

(16.

Ledelsesinformation

og uddata)

MK

(16.

Ledelsesinformation

og uddata)

MK

(16.

Ledelsesinformation

og uddata)

MK

(17.

Arbejdsmiljø/APV)

Baseret på dagsdisponeringen skal det være muligt

at kunne udskrive en køreliste for den enkelte

medarbejder på papir. Kørelisten skal også kunne

ses på en mobil løsning.

Det skal være muligt at overføre data fra EOJ til

Excel og arbejde videre med data i pivot tabeller.

Analyseværktøjet i EOJ skal kunne håndtere store

datamængder svarende til kommunens størrelse.

I dag benyttes et afregningsgrundlag baseret på

prisberegning på visiterede pakker/ydelser, der er

leveret. Der er behov for at kunne forsætte med at

benytte sådan et afregningsgrundlag.

Det skal være muligt at kunne se startdato og

stopdato inden for en given periode på:

- Pakker af hjælp/indsatser/foranstaltninger

- indflyttede i en bolig

- udflyttede fra en bolig

Der skal være mulighed for at lave uddata til

analyser og rapporter for indtastede data i EOJ.

For den almindelige medarbejder skal der være nem

tilgang til statistik i form af analyser og rapporter.

Data skulle kunne vises i lagkagediagram, søjler og

tal.

Der er behov for at kunne lave dataudtræk på

indtastede data.

APV’en skal indeholde en samlet vurdering af mulige

problematikker samt handleplaner for løsning af

disse.

60

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Nr. MK Historikken i tidligere APV’er hos en borger skal Kommunens eksempel:


10.23 (17.

Arbejdsmiljø/APV)

Nr.

10.24

Nr.

10.25

Nr.

10.26

Nr.

10.27

Nr.

10.28

Nr.

10.29

MK

(17.

Arbejdsmiljø/APV)

MK

(18. Træning)

MK

(18. Træning)

MK

(18. Træning)

MK

(18. Træning)

MK

(18. Træning)

være tilgængelig.

APV’en skal kunne sammendrage/ vise en oversigt

over følgende data for én borger eller en gruppe af

borgere i en angivet tidsperiode: vurdering af

problemområder, åbne = kladdemarkerede APV’er,

afsluttede APV’er, ansvarlige medarbejdere.

Der er behov for at kunne lave statistik baseret på

genoptræningsplaner (§ 140 i Sundhedslov).

Der er behov for at kunne registrere mange

detaljeoplysninger fra genoptræningsplanerne i EOJ,

således det er muligt at lave statistik på

oplysningerne både til eksterne samarbejdsparter

og interne samarbejdspartere.

Data skal kunne registreres i EOJ og gerne med

bemærkningsfelter.

Det skal være muligt at kunne oprette

træningspakker med tilhørende ydelser. Det skal

være muligt at kunne oprette den samme pakke

flere gange.

Det skal være muligt at kunne slette en pakke af

træningsydelser, som er fejlagtigt oprettet.

Der er behov for et sted i EOJ, hvor

sagsbehandlingsprocessen for fordeling af

genoptræningsplaner kan registreres.

61

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Genoptræningscentret skal

kunne registrere

oplysninger omkring

borgerens alder, en

overordnet diagnose, selve

diagnosen, teamet som

skal udføre træningen og

hvilken type af

genoptræningsplan der er

tale om.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Se eksempler på vores

tanker omkring dette i

bilag 4


Nr.

10.30

Nr.

10.31

MK

(18. Træning)

MK

(18. Træning)

Det skal være med til at skabe overblik for den/de

medarbejder/e, som fordeler

genoptræningsplanerne.

Der skal være notatfelter i registreringen, så det er

muligt for andre at se hvor langt udførslen af

genoptræningsplanen er i træningsforløbet.

Der skal være datofelter til registrering af hvornår

en genoptræningsplan er modtaget og dato for

hvornår borgeren har modtaget brev om opstart af

træning.

Der er behov for et datofelt til de forløb hvor

forløbet ikke startes op med samme, fordi borgeren

ikke kan starte af helbredsmæssige årsager.

Det skal være muligt at klikke sig ind på en bestemt

genoptræningsplan og arbejde videre med den

opgave dynamisk.

Borgerne kan komme på venteliste i EOJ, hvis der

er mange træningsforløb i gang på samme tid. De

borgere, som er i gang med et træningsforløb i EOJ

står på en arbejdsliste og afsluttede træningsforløb i

EOJ står på liste over afsluttede forløb.

Der er behov for, at medarbejderen og lederen kan

få overblik over, hvor mange borgere der er på

venteliste for alle teams, enkelte teams, pr.

terapeut/medarbejder, fordelingen af

genoptræningsplaner og § 86 træning

(genoptræning og vedligeholdelsestræning) i EOJ.

Det skal være muligt kunne dokumentere indsatser,

mål, handlinger og evalueringer omkring en borger.

Det skal være nemt at finde og nemt at arbejde

med.

62

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


11. Krav og ønsker for fagspecifikke emner

De efterfølgende afsnit Silkeborg Kommunes krav og ønsker til forskellige fagspecifikke emner. Krav og ønsker står i vilkårlig

rækkefølge.

12. DUBU, ICS metoden, DHUV og FKO

DHUV metoden, FKO, ICS metoden og DUBU

Formål: Silkeborg Kommune skal kunne håndtere brugen af DHUV metoden og de justeringer i DHUV metoden for at den kan

dække den model for faglige kvalitetsoplysninger på voksensocialområderne (FKO) (se bilag 2)

Silkeborg Kommune skal kunne opfylde kravene omkring ICS metoden og herunder et DUBU lignende system. I forhold til børn og

unge med funktionsnedsættelse er der også udarbejdet et udredningsskema. (se bilag 3 A, 3 B og 3 C)

Baggrundsoplysninger:

Der er 2 afdelinger, der skal benytte DHUV metoden, det er Handicap og Psykiatri samt Job og Borgerservice.

Rambøll Management har i samarbejde med KL udarbejdet en kravspecifikation, der specificerer hvilke konkrete justeringer, der

skal foretages i DHUV kravspecifikationen, for at den dækker den model for faglige kvalitetsoplysninger på voksensocialområderne

(FKO).

Der er 2 afdelinger, der skal benytte et DUBU lignende system, det er Handicap og Psykiatri og Børn og Familie. DUBU er baseret på

den socialfaglige systematik (ICS) til udredning af barnets behov for støtte. DUBU understøtter, at sagsbehandlingen sker i

overensstemmelse med lovgivningen.

ICS metoden beskriver følgende punkter:

- sundhedsforhold

- skoleforhold og læring

- fritidsforhold og venskaber

- udvikling og adfærd

- familieforhold – familierelationer

- familieforhold – familie og omgivelser

I ICS metoden er rækkefølgen på skemaerne, som følger:

63


1) Underretning/henvendelse

2) Statusudtalelse +

3) Følgeblanket i forbindelse med status

4) § 50 i Serviceloven

5) Undersøgelsesplan

6) Visitationsproces og handleplan

7) Indsats og opfølgning

Systemet skal kunne håndtere skemaerne i ICS metoden og skal kunne håndtere brugen af ICS i DUBU eller et DUBU lignende

system.

Kommunen kan vælge imellem DUBU systemet eller et DUBU lignende system. Silkeborg Kommune vil gerne vælge et DUBU

lignende system, så systemet skal kunne opfylde følgende krav:

- skal understøtte en socialfaglig systematik og opfylde lovgivningens krav til sagsbehandling, for eksempel ved at give

adviseringer om tidsfrister og lovpligtige sagsbehandlingsskridt.

- Skal sikre registrering og opfølgning på underretning.

- skal sikre udveksling af oplysninger mellem kommuner, så det understøttes, at kommunerne kan reagere hurtigt og med den

rette hjælp, når en familie med børn med behov for hjælp flytter mellem kommunerne.

- Kan inddrage økonomiske og socialfaglige overvejelser i valg af indsatser.

- Understøtte matchning af behov og tilbud på grund af bedre overblik over barnets behov for støtte og mulige indsatser.

- Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne ved at reducere tid til administrative funktioner.

- Skal understøtte informationsudvekslingen mellem de offentlige myndigheder, f.eks. overførsel af data til Ankestyrelsen.

- Udvikle ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatser og økonomi.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

12.1

K1 EOJ skal kunne håndtere de beskrevne krav i FKO for

et DUBU lignende system og DHUV, se beskrivelse i

64

Kommunens eksempel:


Nr.

12.2

Nr.

12.3

Nr.

12.4

Nr.

12.5

Nr.

12.6

bilag 2.

Der er behov for opfølgning på myndighedens mål, at

udfører yderligere opdeler myndighedens mål i

delmål og at udfører laver opfølgning på opgaven

sammen med myndighed.

Både myndighed og udfører skal kunne se målene

samme sted. Målene skal kunne ses pr. boger, men

der er også behov for at kunne sammenligne flere

borgere.

K1 Det skal være muligt for systemadministrator at

opsætte brugerrettigheder som angiver om

medarbejderen arbejder med voksenområdet eller

børnehandicap eller udsatte børn og unge.

Sagsforløbet skal være styret af hvilke område

medarbejderen arbejder med.

K1 Der skal være sammenhæng i de skabeloner som

benyttes af myndighed og udfører i forhold til DHUV

og et DUBU lignende system. Skabelonerne skal

opsættes og redigeres et sted af

systemadministrator.

Ø2 Guider EOJ sagsbehandleren gennem DHUV

metoden? Hvordan?

K1 Kan sagsbehandleren gå frem og tilbage i

sagsbehandlingsprocessen, så vedkommende ikke

låst til et lineært forløb? Hvordan?

Ø1 Kan sagsbehandleren foretage beregning af ydelser i

EOJ? Hvordan?

65

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Det skal være et

udviklingspunkt at EOJ kan

beregne ydelser for f.eks.

SEL §§ 41, 42, 100, 95,

96.

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

12.7

Nr.

12.8

Nr.

12.9

Nr.

12.10

13. Udfører

Udfører

Ø1 Er der et internt ydelseskatalog med mulighed for at

lægge priser ind, som sagsbehandleren kan anvende

i forbindelse med visitationen? Hvordan fungerer

dette?

K1 Er EOJ åbent, så alle strukturerede data kan

eksporteres til statistik? Hvordan fungerer dette?

K3 Det skal være muligt at kunne videresende

informationer fra egne opsatte skemaer omkring ICS

i EOJ elektronisk til andre eksterne samarbejdsparter

på en sikker måde som sikker post.

Ø1 Sagsbehandleren har behov for at kunne se

udgifterne til valgte indsatser til borgeren i EOJ.

66

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En medarbejder har

vurderet efter ICS

metoden, at borgeren skal

på en institution.

Medarbejderen har behov

for at kunne se hvad prisen

er for de forskellige

institutioner i kommunen

og hvad tilsvarende

institutioner koster i andre

kommuner.

Tilbudsgivers besvarelse:

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at kunne få udfører til at modtage opgaven fra myndigheden og kunne dokumentere

opgaveløsningen.

Baggrundsoplysninger: Silkeborg Kommune er opdelt i myndighed og udfører. Myndighed skal oprette sags oplysninger omkring

borgerens sag og videregive information om løsning til udføreren. Udfører skal have adgang til aktuelle oplysninger omkring

opgavens løsning fra myndigheden.


Alle oplysninger omkring opgaven og borgeren skal opbevares i samme system for både myndighed og udfører.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

13.1

Nr.

13.2

Nr.

13.3

Nr.

13.4

K1 Der er behov for, at en medarbejder har mulighed for

at få et overblik for en afdeling (10-15 borgere) i

forhold til dagens opgaver, gerne dagens aftaler i et

særskilt vindue med løbende opdatering ved

ændringer.

K1 I forbindelse med udførsel af opgaven, skal

dokumentation omkring borgeren opbevares i EOJ.

Der vil være tale om opbevaring af dokumenter i

Word/Excel/PDF format.

Ø1 Der er behov for at kunne håndtere borgerens

økonomi. De faste ydelser som husleje, varme, el og

vand er ikke en del af denne håndtering.

Denne styring af økonomi skal dokumenteres i form at

et regnskabsmodul. Når der foretages udbetaling til

borgeren, attesteres denne handling af 2 personer.

Regnskabet skal kunne opgøres for et regnskabsår ad

gangen.

Ø1 Det skal være muligt at have fælles målstyring mellem

myndighed og udfører.

Myndighed formulerer overordnede mål for indsats –

evt. i dialog med udfører, hvis indsats er igangsat.

Udfører skal i dette ”målhierarki” kunne underopdele de

overordnede mål til mere konkrete pædagogiske

indsatsområder/pædagogiske mål.

67

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Det kan være handleplaner,

referater fra møder og

skemaer, der behov for at

gemme i EOJ.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

13.5

Nr.

13.6

Nr.

13.7

Nr.

13.8

Nr.

13.9

Nr.

13.10

Nr.

13.11

Nr.

13.12

Nr.

13.13

K1 Der er behov for at den individuelle plan og mål for

borgeren findes samme sted i systemet for at bevare

overblikket.

Ø2 Udfører skal kunne registrere dato for modtagelse af

bestilling og accept af opgaven i EOJ.

Ø2 Udfører skal kunne registrere oplysninger om borgerens

kontaktperson i EOJ.

Ø2 Alle nødvendige oplysninger, som danner grundlag for

løsning af opgaven skal være tilgængeligt for udfører

inden udfører går i gang med at udfører opgaven.

Ø2 Formålet med bestillingen/indsatsen skal være let

tilgængelig for udfører og myndighed og gerne i form af

et overbliksbillede.

Ø2 Udfører skal kunne bestille opgaven hos tredje part

elektronisk.

Ø2 Udfører skal i forbindelse med udførsel af opgaven

kunne indsende status skema (ICS) til myndighed i

elektronisk form.

Ø2 Udfører kan vurdere, at der er behov for forlængelse af

tid til løsning af opgaven. Anmodning til myndighed

sker ved udfyldelse af erklæring om forlængelse.

Ø2 Udfører skal kunne sende behandlingsattest elektronisk

til underskrift hos myndighed.

68

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


14. Planlægning og dagsdisponering

Planlægning og dagsdisponering

Formål: Myndigheden skal kunne visiterer hjælp til borgeren og udfører skal kunne planlægge hjælpen til borgeren på udvalgte

medarbejdere. Data baseret på disse oplysninger skal kunne trækkes ud af systemet og danne grundlag for afregning til leverandør

for den leverede hjælp.

Baggrundsoplysninger: Silkeborg Kommune er opdelt i 3 geografiske områder (Nord, Syd og Øst). Disse 3 områder er opdelt i

delområder og i grupper, hvor medarbejderne er tilknyttet.

Medarbejderen har en grundplan i forhold til vagtlag og ansættelsesbrøk. Denne grundplan findes i lønsystemet, som er Modul

Tjenestetid ved Silkeborg Dataløn (SD Løn). Medarbejderens grundplan kan indeholde blokeret tid i form af personaleaktiviteter,

som personalemøder, møder med elever/studerende og frokost.

Borgeren har ligeledes en grundplan, som indeholder oplysninger om den hjælp borgeren er visiteret til i forhold til hjemmehjælp,

sygepleje og træning. Borgeren får tilknyttet en medarbejder, som er kontaktperson for denne borger inden for hjemmehjælp,

sygepleje og træning.

I planlægningsprocessen kobles medarbejderne på opgaver hos borgeren. Opgaven hos borgeren kan også kobles til en rute, som

varetages af skiftende medarbejdere.

Hjælpen, som borgeren bliver visiteret til, bliver visiteret i pakker, som indeholder et antal af ydelser. Borgeren bliver visiteret til

hele pakken og kan få alle ydelser i pakken eller kun få ydelser i pakken. Dette afhænger af borgerens behov.

Ydelser kan være enkelte ydelser eller flere ydelser kan samles i et besøg hos en borger.

Der vil ske ændringer i medarbejderens grundplan, da medarbejderen kan holde ferie, være syg eller afspadsere. Det samme gør

sig gældende for borgeren, som ligeledes kan holde ferie, være syg eller ikke være hjemme. Disse ændringer foretages i

dagsdisponering af en planlægger, hvor det er muligt at se alle medarbejdere/ruter i en gruppe, hvor borgeren er fordelt på

medarbejderne.

Når alle ændringer for dagen er fortaget i dagsdisponeringsbilledet, kan der udskrives en køreliste på papir til medarbejderen eller

kørelisten kan ses elektronisk på en mobil løsning.

Derfor er der behov for at kunne lave fravær på borgeren, således de planlagte ydelser ikke bliver leveret.

69


Afvigelser på borgerens hjælp skal kunne registreres og kunne genbruges til statistik og afregning. Det er behov for at kunne flytte

et besøg hos borgeren til en anden dag, aflyse borgerens besøg, bytte en ydelse hos borgeren til en anden ydelse efter borgerens

valg og opstår der akutte besøg hos borgeren, skal disse akutte besøg også registreres.

Ligeledes skal fraværet på medarbejderen også kunne registreres, således kollegaer/leder kan planlægge, hvem der skal varetage

medarbejderens opgaver, når medarbejderen er fraværende.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

14.1

Nr.

14.2

Ø1 Der er et behov for at en visuel visning på et kort, hvor

medarbejderne befinder sig fysisk. Den visuelle visning

kunne være en farvet prik, hvor hver medarbejder har

hver sin farve.

K3

Ved klik på den farvede prik, skal det være muligt at

kunne se medarbejderens navn, mobil nr., og hvilken

faggruppe medarbejderen tilhører.

Dette visuelle kort med de farvede prikker skal kunne

ses både på den stationære og mobile løsning.

Der er behov for et overblik som viser alle planlagte

ydelser på en borger. Overblikket skal vise hvilke

ydelser borgeren modtager, start- og sluttidspunktet for

ydelsen, initialer på medarbejderen som udfører

besøget.

Ydelserne skal vises for hjemmehjælp, sygepleje og

træning.

70

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Nr. K3

Der er også behov for et oversigtsbillede som viser

fordelingen af ydelser pr. medarbejder og pr. gruppe.

Oversigtsbilledet skal benyttes, når en ny borger skal

have hjælp til en ydelse hver 3. uge eller et andet uge

interval, så er det relevant at kunne se hvornår der

allerede gives hjælp.

Der er behov for et oversigtsbillede, der viser, hvilke Kommunens eksempel:


14.3 kontaktpersoner (medarbejdere), der er tilknyttet

borgeren både for hjemmehjælp, sygepleje, træning

eller andre relevante kontaktpersoner som

demenskontaktperson.

Nr.

14.4

Nr.

14.5

Nr.

14.6

Nr.

14.7

Nr.

14.8

Nr.

14.9

Nr.

14.10

Nr.

14.11

Ø1 Det skal være muligt at kunne registrere fraværet på

start- og slutdato, vagtlag som dag, aften, nat eller for

hele døgnet, start- og sluttidspunkt, en årsag til

fraværet ved valg i en liste og en bemærkning på

fraværet.

K1 Det skal være muligt at opdele en gruppe i teams og

kunne få EOJ til at huske den opdeling i teams indtil

planlæggeren igen ændrer på opdelingen i gruppen.

K1 Det skal være muligt at kunne låne medarbejdere fra en

gruppe over i en anden gruppe i

dagsdisponeringsbilledet i forbindelse med planlægning

af besøgene den efterfølgende dag.

Ø1 Det skal være muligt at flytte alle besøg fra en rute eller

medarbejder over på en anden rute eller medarbejder i

en arbejdsgang.

Ø1 EOJ skal kunne indsætte vejtid imellem besøgene

automatisk efter en definition bagom i EOJ i forhold til

om medarbejderen kører i bil eller på cykel og distancen

mellem borgerne.

Ø1 Det skal være muligt at kunne lave en analyse på den

forbrugte vejtid pr. gruppe indenfor en bestemt

tidsperiode.

Ø1 Det skal være muligt at kunne koble ressourcer som

cykler eller biler sammen med medarbejderne eller

ruterne i forbindelse med dagsdisponeringen.

Ø1 Det skal være muligt at kunne flytte flere ydelser hos

samme borger i løbet af en dag på en gang.

71

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En planlægger skal flytte et

morgenbesøg hos en borger


Nr.

14.12

Nr.

14.13

Nr.

14.14

K1 I planen som indeholder oplysninger om medarbejderne

og besøgene hos borgerne skal det være muligt at

kunne få adgang til genveje til ydelser, pakker,

mulighed for indberetning af afvigelser og mulighed for

at låse et besøg til et fast tidspunkt eller en bestemt

medarbejder.

Der skal være informationer om borgerens adresse og

telefonnummer, medarbejderens initialer og hvis der er

kommet beskeder omkring borgeren via kommunikation

i EOJ.

K1 De visiterede pakker, som en borger har, skal vises i

dagsdisponeringsbilledet med start og stop dato for

pakken. EOJ skal kunne give en advarsel 3 dage før

pakkens slutdato er nået.

Ø1 Det skal være muligt i dagsdisponeringsbilledet at få

vist info om borgeren ved markering af borgeren.

72

over på en anden

medarbejder, da den

oprindelige medarbejder

holder ferie.

Da planlæggeren flytter

morgenbesøget, får

planlæggeren et spørgsmål

om, at denne borger har

flere ydelser samme dag og

om disse besøg også skal

flyttes?

Planlæggeren svarer ja til

spørgsmålet og får nu vist

besøget til frokost samt et

rengøringsbesøg, som er

samme dag og disse besøg

kan nu flyttes samlet på en

gang.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:


Nr.

14.15

Nr.

14.16

Nr.

14.17

Nr.

14.18

Nr.

14.19

Info om borgeren skal indeholde oplysninger om:

- 1. og 2. kontaktperson (både i hjemmehjælp,

sygepleje, træning eller andre relevante

kontaktpersoner)

Ø1 Der er behov for en genvej til

kommunikationsoversigten fra

dagsdisponeringsbilledet/planlægningsbilledet og et

genvej fra kommunikationsoversigten til

dagsdisponeringsbilledet/planlægningsbilledet.

K1 Der skal være ikoner i EOJ, som indikerer, at borgeren

har:

- valgt en privat leverandør

- fået en terminal erklæring

- en anden adresse end folkeregisteradressen

eller hvis der er sikkerhedsproblemer medarbejderen

skal være opmærksom på.

Disse ikoner skal vises tydeligt på kørelisten på papir og

på kørelisten på den mobile løsning.

Ø2 I forbindelse med delegering af sygeplejeopgaver skal

det være muligt at kunne registrere delegeringen og det

skal være muligt at få et dataudtræk på hvilke

sygeplejeopgaver, der er uddelegeret.

Disse oplysninger skal kunne leveres elektronisk til KL

og gerne automatisk.

Ø3 Der er behov for en fælles kalenderfunktion for en

gruppe af borgere eller kalenderfunktion for en enkelt

borger og med mulighed for advisering.

Ø1

Der er behov for en kalenderfunktion, som dækker både

over borgere, personale og ressourcer.

Det skal være muligt at oprette aftale i borgerens

kalender, for personalet og for ressourcer i form af

mødelokaler.

73

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

14.20

Ø2

15. Effektmåling

Effektmåling

Det skal være muligt selv at kunne kombinere om

medarbejderen/lederen ønsker at se for en borger

sammenholdt med afdelingen eller for flere borgere og

et par personaler.

Det skal være muligt at kunne oprette en advisering

omkring en aftale i kalender. Denne advisering må

gerne være tilgængelig på mobile enheder.

Der er behov for at kunne se et kort over den planlagte

rute/køreliste for medarbejderen. Kortet skal indeholde

en markering af hvor den enkelte borger bor på ruten.

Kortet skal gøre det lettere for afløsere, som ikke er

kendt i området at finde rundt.

74

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Formål: Borgerne får bevilliget indsatser/ydelser, Silkeborg Kommune vil gerne kunne se om disse indsatser har haft en effekt hos

borgeren.

Baggrundsoplysninger: Det er forskellige typer af indsatser som kan være interessant for Silkeborg Kommune at måle på. Det

kunne være læsetest, sprogtests for skolebørn, det kunne være målinger i forhold til Faglige Kvalitets Oplysning (FKO) og det kunne

være tests i forhold til træning af borgere.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

15.1

Nr.

15.2

K3 Der er behov for at kunne måle på hvor gode

medarbejderne er til at få borgeren i den

ønskede retning, det sker ved at måle på en

skala fra 0-4 fordelt pr. borger eller flere borgere

og på borgerens tilbud.

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Ø3 Tests og målinger fra tests skal være samlet et Kommunens eksempel:


Nr.

15.3

Nr.

15.4

Nr.

15.5

Nr.

15.6

sted i EOJ.

Det skal være muligt at kunne lave dataudtræk

baseret på registreringen af disse testmålinger.

Ø2 Det skal være muligt at kunne foretage tests og

målinger på en stationær udgave af EOJ og en

mobil udgave af EOJ.

Ø2 EOJ skal kunne håndtere forskellige numeriske

værdier i forhold til tests og målinger.

Ø2 Det skal være muligt i EOJ at kunne bruge

specialtegn som grader i journal og i tests og

målinger.

Ø1

Det skal være muligt at hente originale tests og

score ark til tests ind i EOJ. Tests og score ark er

valideret for at sikre, at målingerne bliver så

korrekte som muligt.

Der er behov for et link til de originale test.

Følgende tests (6 minutters gåtest, cykeltest –

watt max og cykeltest – borg 15) skal der være

link til:

http://www.motiononline.dk/konditionstraening/testning/6_min_gaatest/

http://www.motion-

75

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En numerisk værdi kan være 5,5.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En terapeut har foretaget en test

af en borger, hvor testen

indeholder oplysninger om hvor

mange grader borgerens arm kan

bøjes. Terapeuten skal kunne

dokumentere oplysningerne i

borgerens journal og i testen.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

15.7

online.dk/konditionstraening/testning/wattmax_test/http://www.motiononline.dk/konditionstraening/testning/borg_15_kon

ditest_paa_cykel_%28rpe-test%29/

Ved klik på link kommer terapeuterne direkte

over i udregningen af test.

Der er behov for at kunne få en kopi af denne

udregning af testen/skema gemt i borgerens

journal.

Der er behov for at kunne hente originale

scoringsprogrammer ind i EOJ.

Scoringsprogrammerne skal benyttes i forhold til

tests, som skolen har foretaget, som elevplaner,

læsetests og matematik tests.

Der er behov for at kunne lave sproglige tests,

hvor den originale test og scoringsprogram kan

hentes ind i EOJ.

Det skal være muligt at kunne lave opfølgning på

testen efter ½ år.

Der foretages en pædagogisk psykologisk

vurdering af børnene, som skal kunne opbevares

i EOJ.

Ø2 Det skal være muligt at kunne indskanne skema

fra papir til elektronisk udgave i EOJ. Skemaet

kan indeholde billeder eller grafiske visninger.

76

Kommunens eksempel:

Terapeuten har et

forflytningsskema med et billede

af en forflytningssituation. Dette

forflytningsskema vil terapeuten

gerne kunne indskanne i

systemet.

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

15.8

Nr.

15.9

Nr.

15.10

Nr.

15.11

K3 Det skal være enkelt at kunne få resultater fra

målinger og test ud fra EOJ efter følgende

kriterier:

- pr. borger

- pr. flere borgere

- pr. diagnose

- pr. aldersgruppe

- pr. test

Registrering af målinger skal kunne vises som tal

eller grafisk som søjler eller lagkager.

K3 Det skal være muligt at kunne tegne på en figur i

EOJ.

K3 Det skal være muligt at kunne lægge nye tests

ind i EOJ. Systemadministrator skal kunne lægge

disse tests ind, ligesom det skal være muligt at

kunne indlæse nye tests.

K2 Der er behov for at følgende tests kan ses i EOJ:

- 10 meter gang test

- Shuttlewalk

- ADL taxonomi

- Barthel 100

- BBS (Berg Balance Skala)

- Sit to stand

- COPM

- Mc Kenzie øvelser

- CT 50 (kognitiv test)

- Mmse test

- OE kraft og bevægelighed

- SFT (Senior Fitness test)

77

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

I Silkeborg Kommune benytter

terapeuterne et skema, som viser

en krop forfra og bagfra.

Borgeren skal så oplyse hvor

smerterne findes. Terapeuten

indtegner med farver på kroppen,

hvor borgeren har smerter.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

15.12

- Cykeltest

- Moca (Montreal cognitive Assessment)

- OE funktionstest

- TUG

- MAS test

- Guralnik

- Roland Morris

Samt billeder og grafisk visning.

K3 Det skal være muligt at kunne måle effekten af

tilbuddet, afhængigt af type af tilbud.

16. Ledelsesinformation og uddata

Ledelsesinformation og uddata

78

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Formål: Silkeborg Kommune skal kunne hente ledelsesinformation og uddata fra indtastede data i EOJ. Data skal kunne behandles

og arbejdes videre med i andet program som Excel.

Baggrundsoplysninger: Det er alle fem afdelinger, der skal have glæde af ledelsesinformation og uddata fra indtastede data i EOJ.

Der kan være tale om data omkring ydelser og indsatser hos borgerne, der kan være tale om sager omkring sagsforløbet eller der

kan være tale om sager, som vil omhandle borgersager eller projektsager, hvor der arbejdes med et projekt på en bestemt

institution eller skole.

Både oplysninger omkring sagsforløb og oplysninger om sagen skal kunne kobles sammen, således oplysningerne oprettes i samme

arbejdsgang og uddata skal så kunne adskilles i to typer af dataudtræk, men det skal også være muligt at kunne koble

oplysningerne i et dataudtræk.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

16.1

K2 Silkeborg Kommune er med i KL’s Partnerprojekt.

Derfor er det nødvendigt at kunne levere de

forventede data fra EOJ til KL’s Partnerskabsprojekt.

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

16.2

Nr.

16.3

Nr.

16.4

Nr.

16.5

Nr.

16.6

Nr.

16.7

Nr.

16.8

K2 Det skal være muligt at kunne registrere antal

boliger (ældreboliger, plejeboliger og midlertidige

pladser) i kommunen.

Det skal være muligt at kunne se hvilke borgere, der

bor i boligerne.

Det skal være muligt at kunne se, hvem der har boet

i hvilke boliger.

Det skal være muligt at se de borgere, der venter på

en at få en bolig, på en emneliste.

Ø2 Der er behov for at kunne sortere på borgerens

adresse ud fra om borgeren kommer fra egen

kommune eller fra en udenbys kommune på en liste

som er trukket ud fra EOJ.

K1 Systemet skal være brugervenligt og intuitivt at

bruge til ledelsesinformation, rapporter og uddata.

K1 Dataudtræk fra EOJ skal have en kort respons tid.

K3 I forbindelse med overførsel af data til Excel, skal

betegnelser fra udsøgning med oplysninger, om hvad

der er udsøgt, kunne ses i en beskrivelse eller tekst i

Excel.

K3 Ved udsøgning i EOJ bliver alle data vist (det kan

være rækker og kolonner eller andet indhold).

Samtlige data skal også kunne overføres til Excel.

K1 Der skal være standardrapporter og mulighed for

selv at definere rapporter. Det skal være muligt at

kunne gemme egne definerede rapporter som

skabeloner.

79

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Det skal være muligt at kunne

udvælge de specielle

grupperinger ud fra x antal

karakter i


Nr.

16.9

K1

Det skal være muligt at opsætte egne definerede

analyser og selv lave specielle grupperinger, som EOJ

kan gemme og huske.

EOJ’s database skal kunne opdeles i forhold til

udvælgelseskriterier og periode, således dataudtræk

og respons tiden afgrænses. EOJ skal kun udsøge på

de valgte emner og ikke søge igennem hele

databasen.

80

udvælgelseskriterierne.

Eksempel på specielle

grupperinger kan være

aldersfordeling.

Et andet eksempel på specielle

grupperinger kan være samling

af ensartede grupper som ude

grupper (Frit valg) og inde

grupper (plejecenter).

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Eksempler på

udvælgelseskriterier:

borger, alder, boligform,

begrænsnings SQL, civilstand,

cpr.nr., diagnoser, efternavn,

fornavn, grundtakst, helligdag,

kommune, køn, medtag

fremmødeprocent, målinger,

plejetyngde, refusion,

refusionstype fra, refusionstype

til, terminal pleje, zone, øvrige

ydelser, betaler for ydelsen,

gruppe, modul, område,

varig/midlertidig hjemmehjælp,

hovedgrupper for hjemmehjælp,

sundhed, sygepleje, træning og

forebyggende, ydelser for

hjemmehjælp, sygepleje,

sundhed og træning, aktivitet,

aktiviteter, aktivitetslokale,

antal besøg pr. uge,

kørselsleverandør, leverandør,

pakker for hjemmehjælp,

sundhed, sygepleje, træning,


Nr.

16.10

Nr.

16.11

Nr.

16.12

Ø2 Der er behov for at kunne lave dataudtræk på

dato/periode for alle typer af uddata indeholdende

fritekstsfelter og datafelter.

K1 Der er behov for datagrundlag, som indeholder

oplysninger om:

Hjemmehjælp og sygepleje

- visiteret tid

- planlagt disponeret tid

- leveret tid

- afregning i forhold til kommunens

afregningsform (visiterede pakker der er

leveret). Afregnes med den visiterede tid på

dage hvor der er leveret en ydelse inden for

den aktuelle pakke)

Træning

- visiteret tid

- planlagt disponeret tid

- leveret tid

Øvrige

- Bolig, ventelistestatistik

- Bolig, bo periode

- Forebyggende hjemmebesøg

- Funktionsvurderinger

- Øvrige ydelser

K1 Der er behov for at det enkelte analyseudtræk kan

grupperes og sorteres i forhold til forskellige

81

paragraf træning, personale,

personale gruppe, personale

modul, status (forebyggende),

tidspunkt, vagt, varighed (pr.

ydelse), stillingsbetegnelse/titel,

år, måned, uge og dato

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Valgmulighederne kunne være:


Nr.

16.13

Nr.

16.14

Nr.

16.15

valgmuligheder.

Ø2 Der er behov for et felt til lovbestemte takser, som

det også skal være muligt at kunne lave dataudtræk

på.

Ø2 Det skal være muligt at kunne foretage

sammenligning mellem 2 perioder, for at kunne følge

udviklingen/ændringen på udvalgte emner som

ydelser, tid, antal nye tilkomne, cpr.nr. og afsluttede.

Ø2 Der er behov for at kunne lave et dataudtræk på

dato for sidste og næste visiteringsbesøg pr. boger.

82

Uge, måned, dato, år, alder,

antal borgere, besøg udfør,

boligform, boligtype, civilstand,

cpr.nr., datagrundlag, dato,

fane, frit valg, gennemsnit af

timer i alt pr. borger, gruppe,

handling (forebyggende), initial,

borgers navn,

kørselsleverandør, leverandør,

minutter i alt, modul, niveau 1,

niveau 2, område, pakke,

paragraf, personale område,

plejetyngde, tidspunkt, tyngde,

ugedag, vagt, varig/midlertidig,

vejledninger/anbefalet/udleveret

(forebyggende), visitations

nummer, weekend, ydelse,

ydelsestype, zone,

ændringstype, ændringsårsag,

adresse, postnr. og by,

stillingsbetegnelse og titel.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Feltet som indeholder

lovbestemte takster, kan være

lommepenge, plejevederlag,

honorar og kostpenge.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

16.16

Nr.

16.17

Nr.

16.18

Nr.

16.19

Nr.

16.20

Nr.

16.21

K3 Det skal være muligt at kunne lave dataudtræk på

anbringelsessted i forhold til børn, som er i

familiepleje eller opholder sig på en døgninstitution.

Det skal være muligt at kunne lave et dataudtræk på

antal børn fordelt på navn og cp.nr., antal børn pr.

sted og for en defineret periode.

K3 Det skal være muligt at kunne lave et dataudtræk på

antal sag pr. rådgiver eller på team af rådgivere.

Ø2 Der er behov at kunne lave et dataudtræk på

foranstaltninger fordelt pr. rådgiver/team, på type af

foranstaltning på § pr. borger (cpr.nr./navn) eller pr.

samlet antal af borgere.

K3 Der er et behov for at kunne lave belægningsstatistik

på forskellige institutioner.

K1 Det skal være muligt at kunne prissætte ydelser. EOJ

skal kunne huske de forskellige prissætninger efter

periode.

I forbindelse med dataudtræk skal det være muligt at

kunne definere hvilket pris, man vælger at benytte

ved dataudtrækket.

K3 Der er et behov for at kunne se underliggende data

og dokumentation for det, der vises i dataudtrækket.

83

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Brugeren laver et udtræk. I

dette udtræk kan brugeren

således lave en yderligere

detaljeret visning af data fra

udtrækket.

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

16.22

Nr.

16.23

Nr.

16.24

Nr.

16.25

Nr.

16.26

Nr.

16.27

Nr.

16.28

Ø2 Der er behov for dato for dødsfald inden for en given

periode. Det skal være muligt at kunne lave

dataudtræk på hvor mange dødsfald med dødsdato

der har været inden for en given periode.

Ø2 Der er et behov for at kunne registrere en dato for

hvornår en borger bor i eget hjem (frit valg) eller på

plejecenter (inde).

Det skal være muligt at kunne registrere en

indikation på borgeren, om borgeren enten hører til

frit valg eller til inde området.

Det skal være muligt at se historisk registrering med

mulighed for at kunne registrere en dato tilbage i

tiden.

K3 Ved udskrifter af indtastede data skal opsætningen

på udskriften ligne de skærmbilleder, hvor data er

indtastede.

Dog må kørelisten gerne have et andet layout.

K2 Der er behov for at kunne opgøre, hvor lang

gennemløbstid, der er for sagen pr. sagsbehandler.

Ø3 Der er behov for at kunne opgøre antal afsluttede

sager pr. paragraf.

Ø3 Der er brug for at kunne opgøre, hvor mange

iværksatte aktiviteter, der findes pr. borger sag og

pr. antal borgere.

Ø3 Der er behov for at kunne se på den enkelte borger

om målene for borgeren er opfyldt.

84

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

16.29

Nr.

16.30

Nr.

16.31

Nr.

16.32

Nr.

16.33

Nr.

16.34

Nr.

16.35

Ø3 Der er behov for at kunne se, hvor mange sager, der

er i bero.

Ø3 Der er behov for et billede hvor det er muligt at se

indstilling og afgørelser på en borgers sag.

Ø3 Der er behov for at kunne se de sager, hvor der er en

anden part i sagen, som er en ekstern

samarbejdspartner.

Ø2 Der er behov for at kunne se hvor mange sager hvor

der er kontakt til anden afdeling i kommunen.

Ø2 Ved afgørelser, der bliver anket, kan afgørelserne

være:

- omgjort (Ankenævnet oplyser kommunen om

hvad afgørelsen skal være)

- hjemvist (kommunen skal kigge på sagen

igen)

- stadfæstet (accept af kommunens afgørelse)

hos Beskæftigelses Ankenævnet.

Der er behov for at kunne se, hvor mange sager, der

er inden for hver type af afgørelse.

Ø3 Der er behov for at få et overblik over hvor mange af

sagerne omhandler ansøgning om en bestemt type af

ydelse sammenholdt med hvor mange får denne

ydelse.

Ø2 Der er et behov for at kunne få dataudtræk på felter i

sags flowet. Det skal være muligt for medarbejderen

selv at kunne definere hvilke data, der ønskes et

85

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Sagsbehandleren har brug for at

få oplyst hvor mange borgere,

der har søgt om førtidspension

og hvor mange borgere der får

bevilliget førtidspension.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

16.36

dataudtræk af.

K1 I en af afdelingerne, PPR, vil medarbejderne gerne

kunne registrere oplysninger omkring sags flowet,

det handler om registrering af oplysninger om:

1) dato for modtagelse i PPR

2) dato for 3 ugers frist for kontakt til forældre

3) dato for opstart af sag – max 3 måneder efter

modtagelse

4) dato for konklusion på eller visitation af sagen

– max 6 måneder efter modtagelse

5) dato for opfølgning – cirkulære – ad flere

gange

Der er behov for at kunne få ledelsesinformation på

forbrugt tid fra dato for modtagelsen til dato for

opstart.

Ligeledes er der behov for at kunne få

ledelsesinformation på forbrugt tid fra opstart af

sagen til der foretages en konklusion eller visitation.

Der er også et behov for at kunne få

ledelsesinformation på forbrugt tid fra

konklusionen/visitation til der laves en opfølgning.

Disse datoer skal kunne kobles sammen med

medarbejder og en periode som selv kan defineres.

Visitation sker til 2 målgrupper, som er

1) 0-6 år

2) 6-17 år

Til målgruppen 0-6 år er der revisitation efter ½ år

og til målgruppen 6-17 år er der revisitation efter 1

år. Mulighed for opsætning af påmindelse til

medarbejder pr. mail til dette.

Der er behov for et datofelt til visitation og

86

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

16.37

revisitation og der er behov for advisering omkring

revisitation efter ½ år og 1 år.

Hvis der sker en visitation, skal det være muligt at

kunne vælge forskellige muligheder i en liste, som

systemadministrator selv kan opsætte.

Denne liste skal indeholde følgende muligheder:

- generelle læringsvanskeligheder

- specifikke læringsvanskeligheder

- gennemgribende læringsvanskeligheder

- læse vanskeligheder

- socio-emotionelle vanskeligheder

- praktisk hjælp (børn med handicap, som

sidder kørestol)

- 12 lektioner i almindelig klasse

- Ungdomsskole tilbud

- Henvise til Børn og Unge Psykiatrien +

datofelt til henvisningen

- Henvisning til Taleboblen

- Henvisning til fonologigruppe

- Henvisning til stammegruppe

- Henvisning til OBS-forløb

- Opfølgning

Mulighed for at tilføje yderligere punkter i en menu.

I forbindelse med visitationen skal det være muligt at

få ledelsesinformationer på type af visitation fra liste

kombineret med antal elever pr. type, pr.

institution/pr. skole i en bestemt defineret periode.

K1 I forbindelse med modtagelse af en sag i PPR, skal

sekretæren kunne registrere følgende oplysninger:

- Indstillingen fra institutionen, forældre eller

skolen

- hvilken skole eller institution og enhed

- hvilken medarbejder der får sagen

87

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


- dato for hvornår indstillingen er modtaget i

PPR

- dato for opstart – inden 3 måneder fra

modtagelsen

- typer af kategorier, der kan opdeles i 3

niveauer, de 3 niveauer skal kunne vælges i

en liste, som systemadministrator selv

opsætter:

Niveau 1:

- Psykologi

- Tale/høre

- AKT (adfærd/kontakt/trivsel)

- Læse

- Generel (børn med lav intelligens)

- Motorik

Niveau 2:

- under ”psykologi” - definition ved PPR

- under ”tale/høre” – stammen

- høre

- dysfonologi

- - dysfasi

- - pragmatiske vanskeligheder

- - generelle sproglige vanskeligheder

- Mulighed for definition af yderligere

muligheder.

- Muligheder for at kunne vælge flere af

definitionerne samtidigt.

Niveau 3:

- rådgivning

- undervisning

Alle disse oplysninger skal kunne udtrækkes til

ledelsesinformation. Ledelsesinformationen skal

kunne trækkes pr. skoleår og pr. kalenderår.

Ledelsesinformationen skal kunne sammensættes,

således ledelsesinformationen indeholder oplysninger

fra sags flow og oplysninger omkring selve sagen.

88


17. Arbejdsmiljø / APV

Arbejdsmiljø / APV

Ligeledes skal oplysninger skulle kunne

sammensættes i lister (valgfri opsætning). Listerne

skal kunne indeholde oplysninger omkring:

- skole/institution og/eller enhed

- medarbejder

- sags type i alle tre niveauer

- indstillingsdato

- barnets navn og cpr.nr.

- om sagen er aktiv løbende eller passiv

- barnets klasse og skole start år

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at kunne foretage en arbejdspladsvurdering (APV) hos borgere, som bor i eget hjem

eller på plejehjem.

Baggrundsoplysninger: Den danske lovgivning omkring APV skal følges. I denne lovgivning står, at en APV skal revideres ved

ændringer og som minimum hvert 3. år. I Silkeborg Kommune revideres APV hos borgere hvert år.

APV’en skal være skriftlig og være tilgængelig for alle medarbejdere. Den skal være på dansk.

APV’en skal indeholde en vurdering af mulige problemområder indenfor det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Disse emner er i

Silkeborg Kommune, Sundhed og Omsorg; pleje, forflytning, hjælpemidler, rengøring, psykisk arbejdsmiljø, internt samarbejde

samt generelle forhold.

Til de forhold, der vurderes at medføre en risiko, skal der på baggrund af disse problemområder udarbejdes en handleplan, som

indeholder en kort beskrivelse af hvert problem og en kort beskrivelse af de mulige løsninger. Tidsfrist, ansvarlig for løsning samt

evt. økonomi skal angives.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

89


Nr.

17.1

Nr.

17.2

Nr.

17.3

Nr.

17.4

Nr.

17.5

Nr.

17.6

Nr.

17.7

K1 Det skal være muligt at oprette APV som kladde, der kan

tilføjes og ændres i, særskilt for vurdering af

problemområder og handleplaner.

Ø3 Sikring af, at kladder ikke står som kladde for altid. Der

er behov for kommunen selv kunne opsætte en

tidshorisont på levetid for kladden, således åbne kladder

låses efter et forudbestemt tidsrum.

K1 Der er behov for at den ansvarlige medarbejder selv kan

definere flere automatiske påmindelser som deadline for

revurdering, opfølgning på ikke færdiggjort APV eller

handleplan, opfølgning på effekt af løsning.

K1 Der skal være fleksibel opsætning for

systemadministrator i opbygningen af APV – herunder

beskrivelse af problemområder og handleplan.

Det skal være muligt at lave uddata enten i form af en

rapport eller analyse baseret på de indtastede

oplysninger og baseret på Silkeborg Kommunes ønsker

til udvalgte data.

K1 Alle data fra APV’en skal kunne ses, oprettes og

behandles på mobile løsninger

K1 Der er behov for at kunne koble beskrivelser til APV’en i

form af dokument eller link til et dokument.

K1 Der er behov for uddata baseret på de indtastede

oplysninger i APV’en, såvel uden og med cpr.nr. på den

enkelte borger.

90

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Mobile løsninger kunne være

smart phone, tablets, bærbar

pc’er, iphone og ipad.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

1/2/3


18. Træning

Træning

Uddata skal kunne udsøges fordelt på organisatoriske

niveauer i form af grupper og områder. Det skal og

være muligt at udsøge uddata fordelt på problemtyper

og problemtyper kombineret med løsningsforslag.

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at kunne registrere ydelser efter § 86.1 (Genoptræning) og § 86.2

(Vedligeholdelsestræning) i Serviceloven samt § 140 (Genoptræningsplaner – GOP) og § 140a (Vederlagsfri fysioterapi) i

Sundhedsloven.

Baggrundsoplysninger: Der er behov for at kunne dokumentere visiterede ydelser og leverede ydelser og der er behov for at

kunne genbruge disse indberettede data til uddata i form af statistik.

Genoptræningsplaner (§ 140 i Sundhedsloven) kan opdeles i almen træning, specialiseret træning, egen træning.

Genoptræningsplanerne bliver sendt til kommunerne fra regionshospitalerne.

Træning efter § 86.1 og § 86.2 visiteres af myndighedssektionen i Sundheds- og Omsorgsafdelingen i kommunen.

Terapeuter skal kunne dokumentere leverede ydelser og anden dokumentation i forbindelse med træningen.

Terapeuterne er sammensat i teams og er placeret på forskellige lokaliteter, som benyttes til træning.

Genoptræningscentret modtager genoptræningsplaner og fordeler genoptræningsplanerne videre til teams af terapeuter.

I bilag 4 og bilag 5 er der et eksempel på vores tanker omkring den ideale arbejdsgang ved modtagelse af genoptræningsplan via

Edifact og ved modtagelse af edifact fra sygehus.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

18.1

Ø1 Træningsopgaver kan udføres af eksterne leverandører

på klinikker. Det skal være muligt at kunne foretage

statistik og kontrol af udførsel af opgaven.

91

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Nr. K1 Medarbejderen har behov for hurtigt at kunne få et Kommunens eksempel:


18.2 overblik over hvor mange ganges træning borgeren har

modtaget. Oplysning om antal gange skal være

automatisk baseret på indtastede oplysninger om

træningen.

Nr.

18.3

Nr.

18.4

Nr.

18.5

K1 Mulighed for en automatisering af udførsel af opgaver,

således standard opgaver udføres pr. automatik.

K1 Der er et behov for at EOJ kunne indsætte et notat

automatisk ind i journalen, baseret på registrering af

modtagelse af genoptræningsplan.

K2 Genoptræningscenteret modtager en del

genoptræningsplaner. En eller flere medarbejdere

sørger for at modtage disse genoptræningsplaner og

fordeler genoptræningsplanerne ud til udførerne. Der

er behov for at kunne se hvornår udførerne har tid til

92

En borger er visiteret til en

træningspakke som giver ret

til 12 ganges træning.

Terapeuten som foretager

træningen har behov for et

overblik over hvor mange

ganges træning borgeren

har modtaget, så terapeuten

kan holde styr på hvornår de

12 gange er brugt.

Terapeuten indberetter

træningsydelserne i EOJ

hver gang borgeren har

modtaget ydelserne, så EOJ

burde kunne tælle antal

gange automatisk baseret på

disse oplysninger.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Se eksempel på hvordan

vores tanker er omkring

denne automatisering af

opgaver i bilag 4

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel: Se

eksempel på hvordan vores

tanker er omkring denne

automatisering af opgaver i

bilag 4

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

18.6

Nr.

18.7

at udføre træningen.

K1 Behov for at kunne se ét billede, som indeholder

forskellige dele af dokumentation, som journal og

indsatsområder.

K1 Der skal være faglig synlighed i tværfaglig kontekst.

Det skal være muligt for flere faggrupper at arbejde

tværfagligt sammen omkring en borger i EOJ. Hvis der

er behov for at ”advare” om en problemstilling hos en

borger, skal alle fag personer, som er involverede i

arbejdet, kunne se denne advarsel.

19. Hjælpemidler

Hjælpemidler

93

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En sygeplejerske og en

terapeut samarbejder

omkring en opgave hos en

borger. Begge parter skal

dokumentere omkring hver

sin del af opgaven, men

begge parter har brug for at

kunne se hinandens

dokumentation for at kunne

løse opgaven.

Tilbudsgivers besvarelse:

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at kunne registrere et sagsbehandlingsforløb i forbindelse med bevilling af hjælpemidler

og ydelser. Ligeledes er der behov for styring af flere lagre, registrering af hjælpemidler til vask og reparation samt udformning af

en køreliste til brug ved udkørsel eller afhentning af hjælpemidler.

Ligeledes er der et behov for kunne registrere sagsbehandlingen omkring bevilling/afslag på støtte til køb af invalidebil og

bevilling/afslag på ændringer i boliger.

Baggrundsoplysninger: Silkeborg Kommune har et selvstændigt depot, som udbringer, afhenter og reparerer hjælpemidler.

Levering og afhentning foregår ved kørsel på ruter, som er styret af kommunens geografi.

Det er nødvendigt at have EOJ, hvor relevante medarbejdere kan registrering bevilling af hjælpemidler og ydelser og kunne

dokumentere hele sagsforløbet omkring bevilling. Medarbejderne er placeret på forskellige fysiske lokaliteter.


Alle hjælpemidler er oprettet i nuværende EOJ på ISO nr. og HMI nr. Hjælpemidlerne kan være oprettet på et gruppeløbenummer

(flere hjælpemidler med samme nummer) eller med individuelle numre (et hjælpemiddel med hvert sit nummer). Informationerne

omkring ISO og HMI bliver automatisk opdateret fra HMI basen.

Silkeborg Kommune benytter elektroniske dørlåse, som leveres af Phoniro.

Det er to særskilte teams, som arbejder med bilsagerne og boligsagerne.

Sagsbehandlingen på begge typer af sagen skal kunne registreres. Ligeledes skal det bevilligede hvad enten det er en bil, tilretning

af bil eller en boligændring kunne registreres i EOJ.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

19.1

Nr.

19.2

K1 Der er behov for EOJ, der kan håndtere både

sagsbehandling og de fagspecifikke registreringer

omkring et hjælpemiddel.

K1 Der er behov for et oversigtsbillede, hvor det er muligt

at oprette en ansøgning med oplysninger om

- borgerens cpr.nr. og borgeren

- dato for modtagelse af ansøgning

- dato for opstart af sagen

- dato for afgørelse

- dato for afslutning

- notat om henvendelse

- mulighed for at tilføje prioritet, tyngde og

teamnavn, som kan vælges i en liste opsat af

systemadministrator.

Der er behov for to felter til registrering af

medarbejdernes initialer på en sag i forbindelse med

modtagelse af henvendelsen.

Et felt til initialer på medarbejder, som modtager sagen

og et felt til initialer på medarbejderen, som skal

sagsbehandle sagen.

94

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


EOJ må ikke automatisk oprette initialer på

sagsbehandler.

Medarbejderen skal kunne registrere hvad henvendelsen

drejer sig om, hvilket team eller sagsbehandler, der skal

behandle henvendelsen og prioritering af henvendelse.

Notat om henvendelse skal kunne oprettes som kladde

og med mulighed for registrering af initialer på

medarbejderen, når der oprettes tekst, samt en dato for

oprettelse.

Notatet om henvendelse skal kunne overføres til

borgerens journal, når notatet er afsluttet. Der skal

være plads til ca. 500 tegn i notat til henvendelse.

Det skal være et nemt og overskueligt arbejdsredskab

for terapeuterne og det skal være muligt at udskrive alle

oplysningerne i oversigtbilledet på papir.

Der skal være forbindelse mellem oversigtsbilledet og

borgerens ansøgninger, således informationerne bliver

gemt begge steder uanset hvor informationerne

oprettes.

Det skal være muligt at kunne udsøge på de indtastede

data, som:

- sagsbehandler

- team

- tyngde

- prioritet

- borgerens cpr.nr.

- status på ansøgningen (modtaget, startet, afsluttet)

kombineret med periode

- åbne sager, nye sager, sager under behandling og

afsluttede sager.

Det skal være muligt at kunne udskrive oversigtsbilledet

95


Nr.

19.3

Nr.

19.4

Nr.

19.5

på papir.

Ø1 Der skal være kobling imellem kommunens vejnavne og

kørselsruterne, som benyttes i kommunen, således at

ruter automatisk bliver påsat borgerens sag ved

oprettelse af henvendelsen.

Når borgeren ændrer opholdsadresse, skal kørselsruten

tilsvarende ændre sig. Ændringen skal kun slå igennem

på nyoprettede ansøgninger/henvendelser.

Ø3 Der skal være mulighed for at indikere i EOJ, at en

borger ikke er i stand til at benytte offentlige

transportmidler. Denne indikation skal udløse et ikon,

som bliver vist på borgeren.

Ø1 Det skal være muligt at kunne tage et billede/video af et

hjælpemiddel eller en situation, som skal kunne

opbevares i EOJ, som et arbejdsredskab eller som

dokumentation i en sag.

96

Kommunens eksempel:

En medarbejder opretter en

henvendelse i EOJ. I den

forbindelse indtastes

borgerens cpr.nr. og

borgerens

folkeregisteradresse kommer

automatisk frem. Bag om i

EOJ, skal

folkeregisteradresser og

kørselsruter være forbundet,

således EOJ automatisk kan

sætte den korrekte rute på

henvendelse afhængigt af

borgerens

folkeregisteradresse

fremadrettet.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

I forbindelse med

sagsbehandlingen eller ved

bestilling af en boligændring

er der behov for at kunne

tage et billede af stedet hvor

boligændringen skal

foretages eller tage et billede

af en siddestilling for at

afklare hvilket hjælpemiddel

borger har behov for at få.


Nr.

19.6

Nr.

19.7

Nr.

19.8

Ø1 I forbindelse med registrering af en dato for afgørelse er

der også behov for at kunne registrere en dato for udløb

af en bevilling. Der er behov for en automatisk

advisering når dato for udløb er nået. Dato for udløb af

bevilling skal være gældende for både ydelser og

hjælpemidler.

K3 Der er behov for et samlet overbliksbilledet på borgerens

bevilligede ydelser/hjælpemidler, grupperet på type af

ydelse/hjælpemidler.

K3 Behov for at få advisering når en borger skifter

forsørgelsesgrundlag fra selvforsørgende til

pensionist/førtidspensionist.

97

Billedet/videoen skal kunne

opbevares i systemet og

medarbejderen skal kunne

finde tilbage til dette

billedet/videoen.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En medarbejder har truffet

afgørelse om, at borgeren

kan bevilliges et par

ortopædiske sko. Borgeren

får tilsendt en bevilling på et

par ortopædiske sko, denne

bevilling er gyldig i 6

måneder. Borgeren skal nu

gå hen til en leverandør og

få lavet disse par

ortopædiske sko inden der er

gået 6 måneder fra

bevillingsdatoen.

Medarbejderen vil modtage

en automatisk advisering,

når datoen for udløb af

bevilling er nået.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En borger har fået bevilliget

en bil, borgen bliver nu

pensionist og er ikke længere

berettiget til at have denne

bil. Sagsbehandleren har

behov for at få advisering om


Nr.

19.9

Nr.

19.10

Nr.

19.11

Nr.

19.12

K3 EOJ skal kunne advisere sagsbehandlere, når en aktiv

borger afgår ved døden. Adviseringen skal omfatte

borgere, som bor i kommunen og borgere, som bor i

anden kommune, men som er registreret til at have

hjælpemidler.

K3 Det skal være muligt at kunne visitere et hjælpemiddel

til borgeren i EOJ. Ved visitering skal det være muligt at

kunne markere om hjælpemidlet er udlånt efter

serviceloven, efter arbejdsmiljølovgivningen eller om det

er et midlertidig udlån i forbindelse med træning.

Det skal være muligt at kunne lave statistik på antal

produkter, der udleveret efter servicelov, efter

arbejdsmiljølovgivningen eller et midlertidigt udlån.

K3 Det skal være muligt at kunne fortryde visitering af et

hjælpemiddel og en ydelse uden, at hjælpemidlet eller

ydelsen registreres på borgeren. Det skal være muligt at

fortryde visiteringen, indtil hjælpemidlet får status af

leveret.

K1 Et hjælpemiddel får en status i forhold til, hvor i

arbejdsprocessen hjælpemidlet befinder sig. Det kan

være udkørsel fra lager, leveret, afhentes til lager,

afhentes til reparation, til reparation.

Der vil være en arbejdsgang, som skal følges for at

hjælpemidlet skifter status.

Der kan være behov for at kunne ændre denne

arbejdsgang, det skal derfor være muligt ved at kunne

ændre status på hjælpemidlet uden for den sædvanlige

arbejdsgang. Status på hjælpemidlet er udslagsgivende

for hvilke valgmuligheder medarbejderen får vist.

98

at borgeren nu ikke længere

er selvforsørgende men nu

er pensionist.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En terapeut har visiteret et

hjælpemiddel til en borger og

hjælpemidlet har fået status

udkørsel fra lager.

Terapeuten orienterer

borgeren om at hjælpemidlet

vil blive udkørt snarest.

Borgeren vælger så selv at

komme forbi lageret for at

afhente hjælpemidlet. Det

skal nu være muligt for


Nr.

19.13

Nr.

19.14

Nr.

19.15

Nr.

19.16

Nr.

19.17

K1 Hjælpemidlerne er oprettet med ISO gruppe, HMI nr.,

produktnavn og forhandler eller andre relevante

oplysninger. Det skal være muligt at kunne søge på

disse informationer. Hjælpemidlet skal kunne ses enten

på det søgte lager eller på andre aktuelle lagre.

Ø1 Det skal være muligt at kunne sætte

minimumslagerbeholdning på ISO numre og på HMI

numre.

Ø3 Det skal være muligt at se indkøbsbehov sorteret på ISO

nummer og herefter på HMI nr.

Ø3 Det skal være muligt at kunne oprette ”pakkeløsninger”

af hjælpemidler. Systemadministrator skal selv kunne

opsætte pakkerne i EOJ.

K3 I EOJ skal der være link til informationer omkring

hjælpemidlet, herunder et billede. Disse informationer

skal komme fra leverandøren via automatisk opdatering

fra HMI basen.

Det skal være muligt at kunne klikke på et link på

hjælpemidlet og komme direkte over online på HMI

basen.

99

depot personalet at ændre

status på hjælpemidlet fra

udkørsel fra lager til leveret i

en nem løsning.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En medarbejder skal visiterer

en seng til en borger. Når

medarbejderen søger på

lageret, skal medarbejderen

kunne finde en ”pakke”

bestående af en seng + en

madras eller en badebænk

med ryglæn.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

19.18

Nr.

19.19

Nr.

19.20

Nr.

19.21

K3 Mulighed for selv at tilføje oplysninger i detaljer, hvor

medarbejderen kan beskrive hvordan hjælpemidlet

aktuelt er konfigureret, herunder også beskrivelse af

specialløsninger.

K3 Hjælpemidler skal kunne oprettes i EOJ med et unikt

løbenummer som består af hmi nr. + løbenummer. Det

skal være muligt at kunne oprette hjælpemidler med et

gruppeløbenummer eller et individuelt løbenummer.

Ø1 EOJ skal kunne håndtere registrering af hjælpemidler,

som ikke har et ISO og HMI nr.

K3 Det skal være muligt af have et eller flere lagre i EOJ.

Det skal være muligt at sætte en

100

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Gruppeløbenummer:

Løbenumrene skal kunne

opdeles i gruppeløbenumre –

flere hjælpemidler som har

samme løbenummer –

eksempel: 000777-00001

(alle hjælpemidler med dette

HMI nr. slutter alle med et

løbenummer som hedder 1)

Individuelt løbenummer:

Hvert hjælpemiddel med

samme HMI nr. får hvert sit

nummer – eksempel

043132–00010, næste

hjælpemiddel får så

løbenummer 043132-00011

osv.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Kommunens eksempel:

En stol indkøbes hos Ide

Møbler, stolen er ikke kendt i

HMI basen og har derfor ikke

noget HMI nr. Stolen skal

registreres som leveret hos

borgeren i systemet, selvom

stolen ikke har et HMI nr.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Hvis Hjælpemiddeldepotet


Nr.

19.22

Nr.

19.23

Nr.

19.24

minimumslagerbeholdning op på hjælpemidlerne og

lageret, således de hjælpemidler som har nået

minimum, kommer frem i indkøbsbehov.

Der skal være mulighed for at flere lagre kan have fælles

indkøbsbehov eller et lager kan have et indkøbsbehov.

Det skal være muligt at kunne lagerstyre og det skal

være muligt at kunne uddata om disse oplysninger.

Ø3 Det skal være muligt i EOJ at kunne angive

lagerplacering af hjælpemidlerne.

K3 I forhold til lager, så skal det være muligt for

systemadministrator at opsætte brugerrettigheder

særskilt for hvert lager.

K2 Det skal være muligt at lave flere typer af notater til

hjælpemidlet, som skal benyttes i forbindelse med

arbejdsprocessen. Typerne af notater er afhængige af

arbejdsprocessen.

Når et notat oprettes på et hjælpemiddel eller en

ansøgning, skal oplysninger om medarbejderens

101

har flere fysiske

lagerplaceringer, så skal

indkøbsbehovet vises samlet

således der ikke indkøbes

hjælpemidler som allerede

findes på et af de fysiske

lagre.

Hvis Hjælpemiddeldepotet

administrerer lagre for andre

afdelinger som Handicap og

Psykiatri, så skal disse lagre

have deres eget

indkøbsbehov.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Ved lagerføring af

hjælpemidler på lageret er

det nødvendigt at kunne

registrere hvor på lageret

hjælpemidlet findes ned på

reol nummer og hylde,

således medarbejderne på

lageret ikke leder forgæves

efter hjælpemidlet.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

19.25

Nr.

19.26

Nr.

19.27

initialer, medarbejderens telefonnummer og dato blive

indsat automatisk.

Notatfeltet skal være stort, således det er muligt at

skrive mere end 3 linjer.

1. Notat til værksted/reparation:

Der er behov for at kunne lave et notat som kun

omhandler den ændring, som værkstedet skal udføre på

hjælpemidlet.

2. Notat til udlån:

Der er behov for at kunne lave et notat, som kun

omhandler udlånet af hjælpemidlet.

3. Notat til udkørsel:

Der er behov for at kunne lavet et notat, som kun

benyttes ved udbringning af hjælpemidlet.

4. Notat til afhentning:

Der er behov for at kunne lave et notat, som kun

benyttes, når et hjælpemiddel skal afhentes.

5. Notat til leverandør:

Der er behov for at kunne lave et notat, hvor det er

muligt at skrive informationer om behov ved køb af nyt

hjælpemiddel.

K3 Ved udskrift af kørelisten til chaufføren skal det være

muligt at markere om kørelisten skal indeholde notater

omkring notat til værksted/reparation, notat til udlån,

notat til udkørsel og notat til afhentning.

K2 Det skal være muligt at kunne udsøge kørelister på

typer som afhentning, udkørsel, reparation, akut, enten

enkeltvis pr. type eller samlet for alle typer.

K2 Ved visitering af et hjælpemiddel, skal det være muligt

at kunne indikere, at hjælpemidlet skal køres ud akut,

således hjælpemidlet automatisk kommer på kørelisten

for akutte udkørsler. Den akutte kørsel skal være

102

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

19.28

Nr.

19.29

Nr.

19.30

Nr.

19.31

markeret med en anden farve end den oprindelige tekst.

Ø3 Det skal være muligt at registrere forgæves kørsel med

hjælpemidler til borgere.

K3 Ikoner på borgere skal kunne ses tydeligt på kørelisten

for hjælpemidler.

Det kan være ikon for refusionsborger, handlekommune,

delegationsaftale, borger, der er i fravær og borger, der

er afgået ved døden.

Ø1 Det skal være muligt at kunne registrere en dato for

kvittering samt mulighed for at kunne markering

modtagelse af kvittering i EOJ, når en borger har

kvitteret for modtagelse af en ydelse.

K3 Det skal være muligt at kunne registrere beløb for et

bevilliget hjælpemiddel, når fakturaen fra leverandøren

er betalt.

Ligeledes skal der være et felt til registrering af

103

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En borger har modtaget en

bevilling på et par

ortopædiske indlæg som er

gyldig i 6 måneder. Borgeren

har været hos en skomager,

som laver ortopædisk indlæg

og har fået taget aftryk til

indlæggene. Borgeren får

indlæggene hos skomageren

og kvitterer på bevillingen

for modtagelsen.

Skomageren sender

kvitteringen til

medarbejderen som har

bevilliget indlæggene og

medarbejderen registrerer

datoen for borgerens

kvittering og markerer, at

kvittering er modtaget i EOJ.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

19.32

Nr.

19.33

Nr.

19.34

Nr.

19.35

Nr.

19.36

leverandørens navn.

Ø3 Det skal være muligt at registrere et hjælpemiddel til en

fysisk adresse og ikke på et cpr.nr. Målet er at undgå

brug af fiktive cpr.nr.

Ø1 På den elektroniske udgave af kørelisten til chaufførerne,

skal det være muligt at kunne markere alle

hjælpemidler, som er på kørelisten til en borger og

herefter registrerer, at alle hjælpemidler er leveret eller

hjemtaget til borgeren på en gang.

K3 Det skal være muligt at kunne benytte en håndskanner

til skanning af hjælpemidler.

Ø3 Det skal være muligt for medarbejderne, som leverer og

afhenter hjælpemidlerne at kunne se deres køreliste

elektronisk og samtidig skal enheden, hvor den

elektroniske køreliste er, også kunne skanne stregkoder.

K3 Det skal kunne være muligt at se historikken på et

hjælpemiddel fra start til slut. Historikken skal kunne

udsøges på hjælpemidlets løbenummer.

104

Kommunens eksempel:

Ved opsætning af

elektroniske dørlåse, kan

dørene blive ødelagt hvis

låsen pilles ned, derfor kan

det være relevant at

registrere i EOJ, at låsen er

sat op på en bestemt

adresse, men endnu ikke er

koblet op til en bestemt

borger.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Nr. K3

Historikken skal vise:

-dato for indkøb + pris.

-datoer for udlån + cpr.nr. på borger, som har lånt

hjælpemidlet

-datoer for reparation + pris

-dato for eventuel kassering

Det skal være muligt at kassere et hjælpemiddel og Kommunens eksempel:


19.37 angive med en status, hvorfor hjælpemidlet kasseres.

Initialer på medarbejderen, som foretager kasseringen

skal kunne ses, når handlingen er udført.

Nr.

19.38

Nr.

19.39

Ligeledes skal det være muligt at få et overbliksbillede

over de hjælpemidler, som er kasseret. Det skal være

muligt at kunne søge på:

-start og slutdato

- ISO nr., HMI nr.

- løbenummer

- lager

- status herunder bortkomne hjælpemidler og kasserede

hjælpemidler.

K3 Det skal være muligt at se hjælpemidler, der er til vask

og reparation. Der er behov for et oversigtsbillede, hvor

det er muligt at søge på periode, ISO nr., HMI nr.,

løbenummer. Det skal være muligt at se hvor længe

hjælpemidlet har været til reparation ved en sum i

forhold til antal dage.

Oversigtsbillede skal indeholde detaljeoplysninger på det

enkelte hjælpemiddel, som bliver vist ved at klikke på

hjælpemidlet.

Det skal være muligt at kunne søge separat på vask og

separat på reparation eller på begge dele på samme tid.

Ved hjemtagelse af et hjælpemiddel skal hjælpemidlet

automatisk sættes til vask og reparation. Når

hjælpemidlet afsluttes i vask og reparation, skal

hjælpemidlet automatisk sættes på lager.

K3 Det skal være muligt at indsætte initial på den

medarbejder, som udfører og afslutter reparation eller

vask.

Det skal være muligt at indsætte en modtaget dato, en

start dato og en afslutningsdato for reparationen.

105

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

19.40

Nr.

19.41

Nr.

19.42

Nr.

19.43

Nr.

19.44

Nr.

19.45

Ø3 I forbindelse med oprettelse af en reparation af et

hjælpemiddel skal det være muligt at kunne få vist et

notatfelt indeholdende en skabelon, som beskriver

reparationen.

Det skal være muligt at kunne tage et billede af det

hjælpemiddel hvor reparationen skal foretages, som kan

vedhæftes i forbindelse med oprettelse af en reparation i

systemet.

K3 Det skal være muligt at gå ind direkte i

reparationsbilledet og oprette og afslutte en reparation.

K3 Det skal være muligt at kunne registrere initial på den

medarbejder, som bestiller hjemtagelse af et

hjælpemiddel hos en borger eller som bestiller

reparation af et hjælpemiddel hos en borger.

Medarbejderens arbejdstelefonnummer skal vises på

kørelisten til depotmedarbejderne.

Ø1 Der er behov for at kunne holde markøren på ikoner på

borgeren som er refusionsborger eller hvor der er en

handlekommune og få oplysninger omkring hvilken

kommune og paragraf det handler om.

K3 Der er behov for at kunne registrere oplysninger

omkring sikkerhed for medarbejderne i EOJ. Sikkerhed

kan også omfatte oplysninger om smitterisiko.

Der skal være et notatfelt og et ikon, som skal slå

igennem på borgeren, på plejens køreliste og

kørelisten for hjælpemidlet. Ved at holde markøren på

ikonet skal medarbejderen kunne få oplysninger om,

hvad problemet omhandler.

Notatet og ikonet skal komme med ud på kørelisten på

papir og i en mobil løsning.

Ø3 Det skal være muligt at kunne afregne udgifter

forbundet med indkøb af arbejdsmiljø redskab samt

udgifter forbundet med opsætning og klargøring imellem

106

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Depotet indkøber en loftlift til

Handicap og Psykiatri og


Nr.

19.46

Nr.

19.47

Nr.

19.48

forskellige afdelinger.

Ø3 Ved køb af hjælpemidler eller ved boligændringer skal

fakturaer for opgaven betales via økonomisystemet,

hvor fakturaerne kommer ind elektronisk.

Betalinger kan omhandle betalinger for hjælpemidler

indkøbt til en bestemt borger (cpr.nr.), indkøb til

lageret, indkøb til reservedelslager og betaling til

eksterne leverandører.

Det skal kunne være muligt at få overført data fra EOJ til

økonomisystemet, således medarbejderen ikke behøver

finde oplysninger i EOJ, noterer oplysningerne ned på et

stykke papir og herefter foretage betalingen i

økonomisystemet.

Data omkring betalingen skal dog opbevares i

økonomisystemet, således der kan fortages udtræk på

data herfra.

Ø3 Der er behov for at kunne lave dataudtræk i form af en

oversigt/liste på oplysninger omkring manglende brugte

bevillinger fordelt på borgerens cpr.nr. og navn og

prisen på bevillingen.

Ø3 Det skal være muligt at kunne lave dataudtræk på

oplysninger om sager i forhold til borgeren og

107

klargør loftliften og opsætter

denne loftlift. Depotet skal

have betaling for loftlift samt

klargøring og opsætning fra

Handicap og Psykiatri.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Hvis borgeren ikke benytter

sin bevilling inden tidsfristen

som kunne være 6 måneder,

så skal det være muligt at

kunne lavet et dataudtræk

på hvilke borgere, hvilken

type af bevilling og prisen pr.

bevilling med en samlet sum.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

En gang om året skal lederen


Nr.

19.49

Nr.

19.50

Nr.

19.51

Nr.

19.52

medarbejderteams.

Det skal være muligt at kunne lave dataudtræk på:

- antal ansøgninger om en bestemt type af ydelser eller

en bestemt type af hjælpemidler

- antal bevillinger på antal borgere og type

- antal af afslag på antal borgere og type

for en defineret periode.

Ø3 Det skal være muligt at kunne lave dataudtræk på

forbrug af hjælpemidler og ydelser fordelt på:

- leverandør

- ISO gruppe

- HMI nr./det enkelte produkt

- på paragraffen som hjælpemidlet/ydelsen er bevilliget

efter

for en defineret periode.

Ø3 Der skal være snitflade mellem EOJ og

økonomisystemet.

Det skal være muligt at kunne se forløbet fra varen

bestilles, modtages, lagerføres og betales. Hele forløbet

skal foregå elektronisk. Når fakturaen er betalt skal

denne handling automatisk registreres i EOJ.

Registrering af beløbet og dato skal ske på selve

ydelsen/hjælpemidlet.

K3 Det skal være muligt at kunne overføre et hjælpemiddel

fra en borger til en anden uden at hjælpemidlet behøver

at komme omkring vask og lageret.

K3 EOJ skal kunne håndtere sagsbehandling af støtte til køb

af bil. Se bilag 6 omkring tjekliste.

På bilag 6 viser det alle de datofelter/tjekpunkter, som

108

kunne levere data til

politikerne omkring antal

ansøgninger på antal borgere

og type, antal bevillinger på

antal borgere og type samt

antal af afslag på antal

borgere og type for en

defineret periode.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Se bilag 6 hvor

sagsbehandlingen af støtte til

køb af bil er beskrevet.


Nr.

19.53

Nr.

19.54

Nr.

19.55

Nr.

19.56

Nr.

19.57

Nr.

19.58

er nødvendigt for sagsbehandleren for at gennemføre

sagsbehandlingen. Bilag 6 beskriver ligeledes hele

arbejdsprocessen omkring sagsbehandlingen, hvordan

kan EOJ håndtere denne opgave?

K1 Sagsbehandleren har et behov for at kunne foretage en

registrering af bevilligede boligændringer og udførte

boligændringer.

Ø1 Sagsbehandleren vil gerne have mulighed for at kunne

sende elektronisk besked til Hjælpemiddeldepotet i

forhold til udførsel af en eventuel boligændring, således

opgaven kan komme på en køreliste til

hjælpemiddeldepotet, det skal være en valgmulighed og

ikke noget som sker pr. automatik.

K1 Sagsbehandleren har behov for at kunne registrere hvad

en borger har fået bevilliget i den enkelte boligsag.

Sagsbehandleren har behov for at kunne registrere en

dato for bevilling, en dato for udførsel og kunne markere

om bevillingen er efter § 116, stk. 1 eller efter § 116,

stk. 4. i Serviceloven.

Ligeledes skal det være muligt at kunne registrere afslag

på ansøgte boligændringer.

K3 Sagsbehandleren har behov for at kunne registrere

hvilken type af bevilling der er tale om fordelt på en

hovedgruppe, en undergruppe og et tekstfelt hvor

sagsbehandleren kan skrive hvad der er bevilliget.

Sagsbehandleren har også behov for at kunne registrere

leverandøren af produktet og udføreren på opgaven.

K3 Det skal være muligt for sagsbehandleren at registrere

flere bevillinger på samme sag.

K3 Der er behov for at kunne markere, hvis borgeren har

valgt frit valg. Ved markeringen skal det være muligt at

kunne notere forskellen på det bevilligede og det som

109

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

19.59

Nr.

19.60

Nr.

19.61

Nr.

19.62

Nr.

19.63

Nr.

19.64

borgeren har valgt.

K3 Det skal være muligt for sagsbehandleren at kunne

registrere den adresse, hvor boligændringen foretages,

på borgerens sag i EOJ. Folkeregisteradressen skal

automatisk komme frem.

K2 Sagsbehandleren skal også kunne markere om boligen

er en ejerbolig, en lejebolig eller en andelsbolig.

K2 Sagsbehandleren skal kunne tilføje navn på udlejer eller

navn på andelsboligforeningen i boligsager, hvor

borgeren bor i en lejebolig eller andelsboligforening.

Der kan være behov for at kunne registrere oplysninger

omkring boligforeningen (forskellige valgmuligheder)

eller privat udlejer, hvor oplysningerne kan indskrives i

et tekstfelt eller andelsboligforening, hvor oplysningerne

kan indskrives i et tekstfelt.

Ø3 Hvis borgeren bor i en lejebolig eller en andelsbolig og

skal have lavet en boligændring, skal der laves aftaler

enten med udlejer eller med andelsforeningen omkring

reetableringen.

Sagsbehandleren har behov for at kunne registrere dato

for udsendelse af reetableringsaftale til udlejer eller

andelsforening og en dato for modtagelse af

reetableringsaftalen fra udlejer eller andelsforening.

K2 Sagsbehandleren skal kunne markere om der er lavet en

reetableringsaftale med ja eller nej.

K1 Sagsbehandleren har behov for at kunne markere i et

felt om der er lavet en tilbageleveringsaftale med

borgeren omkring tilbagelevering af det bevilligede efter

endt brug.

110

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

19.65

Nr.

19.66

Nr.

19.67

Nr.

19.68

Sundhed

Ø1 Kun hvis der er lavet en tilbageleveringsaftale, skal

afhentning af det bevilligede komme ud på

hjælpemiddeldepotets køreliste, når borgeren er død

eller fraflyttet adressen.

Ø3 Sagsbehandleren har behov for at kunne få et overblik

om der er taget pant i forhold til boligændringen.

Ø3 Sagsbehandleren har behov for at kunne se hvilken

gruppe borgeren hører til og hvilket telefonnummer

gruppen har. Oplysninger omkring borgerens gruppe og

telefonnummer bør tilføjes automatisk i forbindelse med

oprettelse af borgerens sag i EOJ.

K3 Det skal være muligt at kunne registrere bevilling og

afslag af forbrugsgoder efter § 113 i Serviceloven.

20. Sundhed

111

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at kunne registrere sundhedstilbud som borgere får tilbudt.

Baggrundsoplysninger: Sundhedsområdet bliver varetaget af sundhedskonsulenter og vejledere i Sundhedshuset.

Der er sundhedstilbud til borgerne i Silkeborg Kommune. Sundhedstilbud omfatter mad/vægt, rygning, motion, lev godt med din

sygdom (Type 2 diabetes, blodprop i hjertet eller KOL), kræft herunder holdtræning og kræftrådgivning.

Der er behov for at kunne udfylde et spørgeskema for borgerne ved opstart ved alle typer af tilbud. Det samme spørgeskema vil

danne grundlag for afsluttende samtale og opfølgningssamtale og blive udfyldt ved disse samtaler, såvel registrering af øvrige

oplysninger og testresultater.

Det skal være muligt at kunne registrere oplysninger omkring de forskellige tilbud til borgerne, som hvilke borgere er tilmeldte

hvilke tilbud og få uddata ud på disse oplysninger.


Det skal være muligt at kunne dokumentere vejledningen af borgeren i borgerens journal.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

20.1

Nr.

20.2

Nr.

20.3

Nr.

20.4

Nr.

20.5

Nr.

20.6

K3 Der er behov for at kunne registrere data, på en borger,

som ønsker et sundhedstilbud, i et spørgeskema.

Spørgeskemaet indeholder oplysninger som borgerens

stamoplysninger, helbredsoplysninger og vaner. Data fra

spørgeskema skal kunne gemmes under forskellige

”overskrifter” som opstart, afslutning og opfølgning.

Ø2 Det skal være muligt at registrere borgere på dele af

deres cpr.nr. som deres fødselsdag i EOJ, da enkelte

borgere ikke ønsker at opgive deres fulde cpr.nr.

Ø2 Det skal være nemt for alle medarbejdere indenfor

sundhedsområdet at finde frem til borgerne eller de

sundhedstilbud som borgerne deltager i.

K3 De indsamlede oplysninger fra spørgeskemaerne skal

kunne gemmes på borgeren.

Det skal være muligt at kunne se en oversigt over

hvilket tilbud og indsatser borgeren har deltaget i, på

oversigten skal det være muligt at se oplysninger

omkring startdato, slutdato, type af tilbud og et

bemærkningsfelt.

Ø3 På oversigtsbilledet over tilbud som borgeren har

deltaget i, skal det være muligt at kunne se, de

spørgeskemaer, som medarbejderen har udfyldt i

forbindelse med borgerens deltagelse i tilbud.

Ø2 I forbindelse med en henvendelse fra en borger, skal det

være muligt for medarbejderne at kunne registrere,

hvem der har opfordret borgeren til at henvende sig.

112

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

20.7

Nr.

20.8

Nr.

20.9

Henvendelsen skal kunne registreres på følgende

valgmuligheder:

- læge

- regionshospital

- borgeren selv

- andet

- ingen af delene

Ø2 Målinger, der udføres i forbindelse med borgerens

deltagelse i et tilbud, skal kunne registreres i EOJ med

dato og det skal være muligt at kunne finde tilbage til

disse data.

Målingerne er:

- vægt

- kondital

- lungefunktion

- taljemål

- BMI

- 6 minutters gangtest

K3 Adgang til borgerens oplysninger, skal være styret af

medarbejderens brugerrettigheder, således at det kun er

medarbejdere inden for sundhedsområdet, som har

adgang til borgerens oplysninger.

Ø1 Det skal være muligt at få uddata baseret på indtastede

data. Der er behov for følgende uddata:

- hvilke tilbud er tilbudt til antal borgere i en

defineret periode

- hvor mange borgere har modtaget flere tilbud i

en defineret periode

- effekt af brug af tilbud pr. borger eller pr. flere

borgere

- antal tilmeldte til typer af tilbud i en defineret

periode

- antal afsluttede på typer af tilbud i en defineret

periode

- antal borgere, der er faldet fra på holdforløb og

individuelle forløb

113

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


21. Forløbsprogrammer

Forløbsprogrammer

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at kunne tilbyde borgere med KOL, blodprop i hjertet, Type 2 diabetes og

kræftsygdomme et forløbsprogram, således deres hverdag kan blive forbedret.

Baggrundsoplysninger: Borgere med KOL, hjertesygdomme og diabetes bliver henvist af deres læge eller andre til

forløbsprogrammet. Lægen modtager status på borgerens tilstand ved efter 3 måneder og efter 12 måneder fra medarbejderne i

forløbsteamet.

Borgerne modtager brev om visiterende samtale, hvor borgeren møder op og gennemgår en test for at se hvilket kondi tal borgeren

har, målt på 2 tests samt BMI og taljemål.

Borgerne deltager i holdforløb af 12 ugers varighed. Efter 3 måneder tilbydes borgerne en status på forløbet og igen efter 12

måneder.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

21.1

Nr.

21.2

K3 Borgeren skal tilmeldes/sættes på hold. Holdlisten skal

vise antal borgere på holdet og eventuelle ledige pladser

på holdet, gerne med store tal.

Det skal være muligt at registrere fremmøde på holdet

fordelt på 3 kategorier:

- fremmødt

- afbud

- fravær

Ø3 Borgeren skal deltage i et 12 ugers forløb. Når borgeren

oprettes på holdet, bør startdato og slutdato for de 12

uger kunne noteres. 1-2 uger før borgerens 12 ugers

forløb slutter, skal der komme en advarsel om ophør,

således medarbejderen ikke selv skal holde øje med

hvornår borgerens 12 ugers forløb ophører.

114

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

21.3

Nr.

21.4

Nr.

21.5

Nr.

21.6

Nr.

21.7

Ø2 Såfremt der ikke er plads på det hold, som borgeren skal

tilmeldes eller hvis borgeren ikke kan starte op på grund

af andre årsager, skal medarbejderen kunne sætte

borgeren på venteliste til holdet.

Det skal være muligt for medarbejderen at sætte

borgeren på venteliste med en startdato for opstart på

hold, således medarbejderen ved at borgeren vil optage

en plads på et bestemt hold.

Ø3 Undervejs i holdtræning kan medarbejderen få brug for

at sætte borgeren på pause i forhold til holdtræningen.

Der skal være 2 muligheder for at sætte borgeren på

pause:

1. Borgeren bliver fortsat på holdet med en

markering af pause.

2. Borgeren stopper på holdet og kommer på en

passiv venteliste.

K3 Medarbejderen har behov for at kunne registrere,

hvorfra henvisningerne til forløbene kommer fra.

Henvisningerne kan komme fra:

- læge

- sygehus

- andre samarbejdsparter i kommunen, som

hjemmeplejen og palliativt team.

Der er behov for kunne få uddata på alle borgere, fordelt

på henviste, deltager på hold i en periode. Borgerne på

kræftholdene kan afgå ved døden i forløbet, så derfor er

der behov for at kunne se hvor mange borgere, der er

afgået ved døden på holdene.

Ø2 Ved visiterende samtale udfører borgeren en test hvor

blandt andet borgerens kondital udregnes.

I forbindelse med denne test er der behov for et link til

motion online, hvor medarbejderen beregner nogen af

tallene i testen.

Ø2 Der er behov for at kunne se om forløbsprogrammet har

en effekt for borgeren.

115

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

21.8

Nr.

21.9

Der er behov for et sted til at kunne registre borgerens

testresultater ved start, under forløbet og ved slutning af

forløbet. Der er også behov for at kunne gemme tests

sammen med resultaterne.

Resultaterne skal kunne udskrives og kunne udleveres til

borgeren, således borgeren selv kan følge med i sin

udvikling.

Ø1 Medarbejder har behov for at kunne sende breve til

borgeren opsat efter en skabelon. Det handler om 2

typer af breve:

1) brev om visiterende samtale

2) brev om opfølgning

Derudover kan der være behov for at sende reminder til

borger via sms eller mail.

Brevene skal kunne flette til Word og skal kunne sendes

elektronisk herfra med Output Management, men det

skal også være muligt at kunne udskrive brevet, således

det kan sendes med papirpost.

Medarbejderen skal kunne redigere i brevet inden

afsendelse enten elektronisk eller på papir.

Kommunen skal selv være i stand til at opsætte

brevskabelonen.

Borgeren skal have mulighed for at svare tilbage enten

elektronisk, pr. sms eller pr. mail.

Ø2 Når en borger starter på et forløb, skal borgeren til

opfølgning efter 6 måneder og 12 måneder efter forløbet

er afsluttet.

Medarbejderen skal kunne registrere, hvornår borgeren

skal til opfølgning, hvornår borgeren bliver tilmeldt på

holdet. Borgeren skal sættes på et opfølgningshold efter

6 måneder og efter 12 måneder. Der er behov for et

overblik over hvor mange borgere, der kommer på

116

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

21.10

Nr.

21.11

opfølgningsholdet af hensyn til personaleressourcerne.

Når medarbejderen har sat en borger på et

opfølgningshold, skal det være muligt at flytte borgeren

til et senere opfølgningshold, såfremt borgeren melder

afbud eller hvis der sker ændringer i borgerens

helbredssituation, så forløbet skubbes.

Opfølgningsholdet skal være linket til startdato på hold.

Ø1 Når en borger kommer til den visiterende samtale,

svarer borgeren på spørgsmål fra et spørgeskema.

Spørgsmålene fra spørgeskemaet er de samme ved

opstart på hold, ved afslutning på holdet (12 uger) og

ved opfølgning efter 12 måneder.

Det skal være muligt for medarbejderen at kunne taste

svar på spørgsmål ind i spørgeskemaet.

Medarbejderen skal kunne få data ud baseret på de

indtastede oplysninger.

Uddata skal kunne fås på:

- den enkelte borger

- alle borgere

- Alle borgere fordelt på en periode.

Data skal kunne vises i Excel eller i en tabel eller

diagrammer.

Ø3 Medarbejderen har behov for et overblik over aftalte

handlinger i forbindelse med borgerens forløb.

Overblikket skal indeholde oplysninger om:

1. samtale:

her skal oplysninger om aftalte samtaler

(opfølgningssamtaler) vises. Der må gerne være

forbindelse til Outlook, således aftalerne er spærret i

medarbejderens Outlook kalender. Det skal

forbindelse imellem Outlook og EOJ, så hvis der

117

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

21.12

Nr.

21.13

Nr.

21.14

foretages rettelse i samtalerne i forhold til tid og

dato, skal ændringen slå igennem i systemet og

omvendt.

2. breve/handlinger:

hvornår er der sendt brev til borger + datofelt

modtaget telefonisk besked om aftale + datofelt

modtaget sms om aftale + datofelt

modtaget mail om aftale + datofelt

modtaget brev om aftale + datofelt.

Overblikket skal vises på den enkelte borger, for et hold

eller for borgere på venteliste.

Ø3 Medarbejderne kan have behov for at ressourcestyre

lokaler med træningsudstyr i.

Booking af lokalet med træningsudstyr skal kunne

overføres til Outlook.

Ø1 Medarbejderen og lederen har behov for at kunne få

oplysninger ud omkring de indtastede data på borgeren.

Der er behov for oplysninger om antal borgere der

gennemfører forløbet efter:

- 12 uger + 6 måneders og 12 måneders

opfølgning

- 12 uger

- 12 uger + 6 måneders opfølgning eller 12

måneders opfølgning

- Effekt af forløbet baseret på svar i spørgeskema

og tests på alle borgere.

- Fordeling af borgere på diagnoser, som har

kræft, har KOL, har hjertesygdomme og diabetes.

Ø1 Ejerskab til data skal være i kommunen og kommunen

skal selv kunne bestemme hvornår uddata skal dannes.

Der skal være fleksibilitet i forhold til opsætning af

uddata. Kommunen skal selv kunne foretage denne

opsætning.

118

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


22. Forebyggende hjemmebesøg

Forebyggende hjemmebesøg

Formål: Silkeborg Kommune har behov for at kunne planlægge og dokumentere forebyggende hjemmebesøg, som skal tilbydes

borgere, der bliver 75 år, jf. § 79a i Sundhedsloven.

Alle borgere, der er fyldt 75 år, og som bor i kommunen, skal tilbydes forebyggende hjemmebesøg. Kommunalbestyrelsen kan

vælge at undtage borgere, der modtager både personlig og praktisk hjælp.

Kommunerne skal tilbyde mindst ét forebyggende hjemmebesøg indenfor en 12 måneders periode til alle, der er fyldt 75 år.

Tilbuddet om hjemmebesøg skal gives ved direkte henvendelse til den enkelte person for eksempel pr. telefon eller brev.

Det er den ældre, der afgør, om han/hun ønsker at tage imod tilbuddet om besøg, ligesom det er op til den ældre, hvad han/hun

ønsker at oplyse og tale om under besøget.

Når den ældre får tilbudt et hjemmebesøg, vil det være hensigtsmæssigt at informere om de regler, som beskytter borgeren mod

misbrug af de oplysninger, som kommer frem under besøget. Det er blandt andet regler om tavshedspligt, aktindsigt, samtykke til

registrering af oplysninger m.v.

Besøget skal indeholde en struktureret, helhedsorienteret samtale, hvor den ældres forhold i al almindelighed bliver gennemgået, og

eventuelle spørgsmål bliver drøftet.

Baggrundsoplysninger: De forebyggende hjemmebesøg bliver foretaget af et team på 4 medarbejdere.

Når borgere bliver 75 år, bliver de registreret i EOJ og får tildelt en medarbejder, som skal besøge borgeren.

Medarbejderen planlægger et tidspunkt for besøg til borgeren og sender et brev ud til borgeren. Borgeren skal give besked tilbage,

om borgeren ønsker at modtage et forebyggende hjemmebesøg. Dette gælder borgere fra 75 til 80 år. Borgere, som er fyldt 80 år,

modtager et brev med dato og klokkeslæt og skal give besked hvis de ikke ønsker besøg.

Medarbejderen registrerer borgerens svar på besøget, altså om borgeren ønsker besøg eller om borgeren ej ønsker besøg.

EOJ sætter selv en handledato på besøget frem i tiden (1 år). Det er handledato, som næste besøg kan findes på ved at udsøge

besøg for en bestemt periode og de besøg, som har handledato i perioden kommer frem og næste besøg hos borgeren kan

119


planlægges.

Baseret på de indtastede oplysninger om dato og tidspunkt for besøget, status på besøget (ønsker besøg/ønsker ej besøg) samt

medarbejderens initialer, er der behov for at kunne lave dataudtræk på disse oplysninger, således der kan præsenteres statistik for

udviklingen i besøgene.

Medarbejderne laver desuden supplerende oplysninger omkring emner, som omhandler borgerens helbredstilstand. Disse

supplerende oplysninger bliver noteret i et skema i systemet. Det er ønskeligt at kunne lave uddata baseret på disse supplerende

oplysninger, således det er muligt for medarbejderne at få et overblik over hvor mange borgere, der har samme behov.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

22.1

Nr.

22.2

Nr.

22.3

Nr.

22.4

K1 Der er behov for at borgere, der bliver 75 år i

kommunen automatisk kommer ind i systemet.

K1 Der er behov for et sted, hvor nye borgere, der er blevet

75 år bliver vist, således medarbejderne bliver

opmærksom på den nye borger og får tildelt borgeren til

en medarbejder i teamet.

K1 Kommunalbestyrelsen i Silkeborg Kommune har valgt at

frasortere borgere, der modtager både praktisk bistand

og personlig pleje. EOJ skal kunne håndtere et filter,

således de disse borgere slet ikke bliver vist for

medarbejderne. Filteret skal kunne opsættes individuelt

for kommunen og bagom i EOJ.

K1 Borgere der bor på plejecentre får både personlig pleje

og praktisk bistand og skal derfor også frasorteres. Her

er der tale om en del borgere.

Derfor skal det være muligt i EOJ at opsætte en

adresseliste indeholdende oplysninger om vejnavn og

husnummer, hvor borgere, som bor på disse adresser,

ligeledes bliver frasorteret automatisk, således

medarbejderne ikke kan se disse borgere ved

120

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

22.5

Nr.

22.6

Nr.

22.7

planlægning. Denne opsætning på adresse, skal kunne

opsættelse individuelt for kommunen og bagom i EOJ.

K1 Medarbejderne har behov for et planlægningsværktøj til

planlægning af besøg og til at få overblik og hvilke

emner, der blev diskuteret med borgeren ved sidste

besøg. EOJ skal vise dato for sidste besøg.

Planlægningsværktøjet skal indeholde søgemuligheder

for at kunne søge på

- område og gruppe (geografiske)

- periode

- initialer på medarbejderen eller en anden form for

individuel markering af medarbejderen

- status på besøget

- markering af om besøgene skal være omfattet af filter

eller ej. (enten baseret på hjælp eller adresse i forhold

til plejecentre).

K1 I planlægningsværktøjet skal det være muligt for

medarbejderen at have forskellige typer af breve at

vælge imellem. Disse typer af breve opsættes af

systemadministrator bagom i EOJ.

Brevene skal flette data fra EOJ til Word i en

brevskabelon. Brevet skal kunne udprintes fra Word eller

sendes via Output Management til borgeren.

EOJ skal gemme oplysninger om hvornår brevet er sendt

til borgeren.

EOJ skal ændre status på besøget, at status = afventer

borger, således medarbejderen kan se at brevet er sendt

til borgeren og afventer svar fra borgeren.

K1 EOJ er opsat til automatisk at sætte en handledato på

hvert besøg som medarbejderen opretter til borgeren,

som standard.

121

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

22.8

Nr.

22.9

Nr.

22.10

Nr.

22.11

Handledatoen er på nuværende tidspunkt 1 år, som

standard.

Det skal være muligt for systemadministrator at ændre

denne handledato, såfremt der er behov for dette, hvis

standarden ikke længere skal være 1 år.

K1 Borgeren skal efter modtagelse af brev om besøg give

svar tilbage til medarbejderen om borgeren ønsker

besøget eller ej.

Borgeren kan kontakte medarbejderen pr. telefon, pr.

brev eller pr. mail.

Medarbejderen registrer borgerens svar på besøget ved

at ændre status til enten ønsker besøg eller ønsker ej

besøg.

K1 Når planlægning af besøget skal ske, så kan besøgene

søges frem ud fra valgte søgekriterier.

Besøgene skal vises med borgerens cpr.nr., fornavn,

efternavn og adresse, samt besøgs dato og tidspunkt.

Det skal være muligt at sortere på disse.

K1 Medarbejderne har behov for at kunne adskille de

forskellige typer af besøg fra hinanden, derfor er der

behov for farver på besøgene afhængigt af besøgets

type.

Der er behov for at kunne se følgende typer af besøg:

- Helt nye borgere i modulet

- gemte besøg inden for perioden

- borgere med næste handledato i udsøgningsperioden

- borgere med næste handledato før udsøgningsperioden

- besøg hvor feltet dato ikke er udfyldt (skal udfyldes)

K1 I planlægningsværktøjet, skal det være muligt på det

enkelte besøg at få informationer om borgeren, det være

122

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:


Nr.

22.12

Nr.

22.13

Nr.

22.14

Nr.

22.15

ægtefælles navn og cpr.nr. og oplysninger om hvilken

anden hjælp borgeren modtager.

Det enkelt besøg skal også indeholde oplysninger

omkring borgerens status, altså om borgeren er gift,

enke/enkemand, fraskilt.

Ø2 Medarbejderen skal kunne udskrive en køreliste baseret

på de planlagte besøg.

Kørelisten skal kunne udskrives pr. dag, pr. flere dage

eller for en hel uge pr. medarbejder eller for gruppen af

medarbejdere.

K1 Når besøg hos borgeren er planlagt er der behov for at

kunne overføre besøget til medarbejderens kalender i

Outlook.

Når der sker ændringer med borgerens besøg i EOJ, skal

ændringerne også automatisk ajourføres i

medarbejderens kalender i Outlook.

K1 Såfremt der er behov for at foretage journalnotater på

en borger, skal det være muligt at kunne foretage

journalnotater i en særskilt journal i modul

forebyggende hjemmebesøg.

K1 I forbindelse med besøget hos borgeren, skal samtalen

med borgeren foregå i en struktureret form. Derfor er

der behov for at kunne opsætte et skema, som

indeholder informationer om borgerens generelle

helbredstilstand.

Data i skemaet skal kunne udskrives og skal kunne

bruges til statistik, så det er muligt at få overblik over

hvor mange og hvilke borgere, der har et bestemt emne,

så fælles information eller tiltag for alle borgerne kan

planlægges.

Systemadministrator skal selv kunne opsætte skemaet

efter behov og der skal være mulighed for opsætning af

123

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

22.16

Nr.

22.17

Nr.

22.18

flere skemaer.

K1 Der er behov for at kunne registrere generel information

omkring borgeren et sted i EOJ. Denne information må

også gerne kunne ses på besøgene i

planlægningsværktøjet.

K1 Der skal kunne leveres data til Danmarks Statistik

(blanket 95), som indeholder oplysninger omkring:

- antal personer, der har afvist alle tilbud om

hjemmebesøg (status = ønsker ej besøg) i år xx

- antal personer, der har modtaget et eller flere

hjemmebesøg (status = ønsker besøg) i år xx

- antal gennemførte besøg (status= ønsker besøg)

i år xx.

Ovenstående svar skal opdeles i følgende

alderskategorier:

- under 75 år

- 75-79 år

- 80-84 år

- 85 år og derover

Data skal kunne udskrives i en fast defineret rapport,

men data må også gerne kunne leveres automatisk via

snitflade til Danmarks Statistik.

K1 Medarbejderne har behov for at kunne få informationer

omkring:

- antal gennemførte besøg pr. medarbejder pr.

periode

- antal besøg, hvor medarbejderen er gået

forgæves (status = forgæves besøg) pr.

medarbejder pr. periode

- antal besøg, hvor medarbejderen har brugt

anden kommunikation end brev (status = anden

kommunikation) pr. medarbejder pr. periode

- antal besøg, hvor borgeren ej ønsker besøg pr.

medarbejder pr. periode

124

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:


Nr.

22.19

Nr.

22.20

Nr.

22.21

Nr.

22.22

- antal tilbudte besøg i alt (status= ønsker besøg,

ønsker ej besøg, forgæves besøg)

- medarbejderen kan registrere når de påtager en

aktiv rolle i forhold til borgeren, f.eks. tager

kontakt til læge for borgeren. Denne registrering

er der brug for at få informationer om pr. antal

borger pr. periode.

K1 Behov for at kunne adskille borgere, der flytter på

plejecentre fra andre borgere i modulet.

Borgere, der flytter ind på plejecentre, kunne have en

form for markering, så medarbejderen bliver

opmærksom på at borgeren ikke længere skal have

tilbudt besøg.

Dog skal markering ikke sættes på de borgere, der

opholder sig på midlertidige pladser, da disse borgere jo

igen skal have tilbud om forebyggende hjemmebesøg,

når de kommer hjem i egen bolig igen.

Det skal være muligt for medarbejderen at kunne se om

borgeren er på en midlertidig plads eller er flyttet på

plejecenter i oversigten, hvor besøgene planlægges.

K1 Medarbejderne har behov et oversigtsbillede med

søgemuligheder. Oversigtsbilledet skal vise borgernes

cpr.nr. navn, adresse og hvornår borgeren sidst har

modtaget besøg.

Medarbejderen skal kunne søge på borgerne fordelt på

område og gruppe.

K1 Der er behov for at medarbejderen kan afslutte borgeren

i forebyggende hjemmebesøg ved dødsfald eller

fraflytning eller anden årsag. Denne afslutning er

nødvendigt af hensyn til statistikken.

K1 Der er behov for at kunne se i EOJ, når en borger mister

en ægtefælle eller samlever, da den efterladte skal have

125

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:


tilbudt besøg.

AFSNIT D – Diverse ydelser

23. Driftsovervågning

Driftsovervågning

126

Tilbudsgivers besvarelse:

Formål: Silkeborg Kommune vil gerne sikre, at driften af EOJ overvåges så mange timer som muligt. Overvågningen må omfatte

om snitflader afvikles korrekt, om der er kapacitet nok på serveren hvor EOJ findes, at serveren altid er opdateret og fungerer uden

problemer.

Baggrundsoplysninger: Uanset om driftsmodel 1 (ikke kommunal driftsafvikling), driftsmodel 2 (kommunal driftsafvikling med

ikke kommunal driftsovervågning) eller driftsmodel 3 (kommunal driftsafvikling) benyttes der er behov for en form for overvågning,

der kan sikre at EOJ kan have en sikker drift døgnet rundt og 365 dage om året.

Tilbudsgivers generelle besvarelse:

Nr. Vægt Krav/ønske Eksempel på løsning: Del af tilbud

1/2/3

Nr.

23.1

Nr.

23.2

K3 Der er behov for en overvågning af driften af serveren. Kommunens eksempel:

K3 Der er behov for en overvågning af afvikling af snitflader

til EOJ. Såfremt afviklingen ikke er sket korrekt skal der

forekomme en alarm.

Tilbudsgivers besvarelse:

Kommunens eksempel:

Tilbudsgivers besvarelse:

More magazines by this user
Similar magazines