27.07.2013 Views

Kom godt i gang med Captia - Nanuaraq

Kom godt i gang med Captia - Nanuaraq

Kom godt i gang med Captia - Nanuaraq

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

1.0<br />

GRØNLANDS SELVSTYRE<br />

KOM GOD I GANG MED CAPTIA 4.5


INDHOLD<br />

Del 1 - <strong>Kom</strong> <strong>godt</strong> i <strong>gang</strong> .................................................................................................................................... 3<br />

Opstart af <strong>Captia</strong> 4.5 ..................................................................................................................................... 3<br />

Del 2 - Nyt i <strong>Captia</strong> 4.5 ...................................................................................................................................... 3<br />

Tilbageknapper .............................................................................................................................................. 3<br />

Nye sagsbegreber .......................................................................................................................................... 3<br />

Primær sag .................................................................................................................................................. 3<br />

Sagshenvisning .......................................................................................................................................... 3<br />

Skrivebordssag ........................................................................................................................................... 3<br />

Masseregistrer dokumenter ......................................................................................................................... 4<br />

Redigering af metadata via lister ................................................................................................................ 4<br />

Nye genvejstaster .......................................................................................................................................... 4<br />

Del 3 – Sager ....................................................................................................................................................... 4<br />

Opret sag ......................................................................................................................................................... 4<br />

Opret personalesag ....................................................................................................................................... 7<br />

Opret klientsag ............................................................................................................................................... 9<br />

Del 4 - Dokumenter ......................................................................................................................................... 10<br />

Dokumenttilstande ...................................................................................................................................... 10<br />

Opret nyt Word dokument ........................................................................................................................ 10<br />

Flyt dokument til en anden sag ................................................................................................................. 12<br />

Arkiver dokument ....................................................................................................................................... 16<br />

Hoveddokument og bilag .......................................................................................................................... 18<br />

Del 5 - E-mail .................................................................................................................................................... 18<br />

Gem e-mail i <strong>Captia</strong> .................................................................................................................................... 18<br />

Send e-mail ................................................................................................................................................... 22<br />

Send e-mail fra Outlook <strong>med</strong> vedhæftede filer ................................................................................... 22<br />

Send e-mail fra <strong>Captia</strong> ............................................................................................................................ 24<br />

Flueben i Outlook ........................................................................................................................................ 26<br />

Del 6 – Masseregistrer dokumenter .............................................................................................................. 29<br />

Del 7 – Redigering af metadata ..................................................................................................................... 31<br />

2


Del 8 – Menuer og lister .................................................................................................................................. 33<br />

Del 9 – Genvejstaster ....................................................................................................................................... 35<br />

DEL 1 - KOM GODT I GANG<br />

Denne vejledning indeholder de vigtigste funktioner i <strong>Captia</strong> 4.5. Funktionerne er illustreret <strong>med</strong><br />

billeder fra brugergrænsefladen og på billederne er det markeret hvilke knapper der refereres til i<br />

vejledningen.<br />

OPSTART AF CAPTIA 4.5<br />

<strong>Captia</strong> 4.5 startes ved at klikke på <strong>Captia</strong>-ikonet på skrivebordet.<br />

DEL 2 - NYT I CAPTIA 4.5<br />

Dette afsnit indeholder en kort gennem<strong>gang</strong> af de nye muligheder i <strong>Captia</strong> 4.5.<br />

TILBAGEKNAPPER<br />

Knappen Tilbage – sag kan du bruge til at komme tilbage til en sag når du står på et<br />

hoveddokument, eller et bilag.<br />

Knappen Tilbage – dok kan du bruge til at komme tilbage til et hoveddokument, når du står på et<br />

bilag.<br />

NYE SAGSBEGREBER<br />

I <strong>Captia</strong> 4.5 skelnes der mellem en primær sag og en sagshenvisning. Et dokument kan kun være<br />

knyttet til en primær sag.<br />

PRIMÆR SAG<br />

I <strong>Captia</strong> 4.5 hedder den sag, dokumenterne primært hører til, primærsagen. Det er primærsagen,<br />

dokumenterne arkiveres på.<br />

SAGSHENVISNING<br />

Der kan laves sagshenvisning fra et dokument, hvis dokumentet kan være interessant for andre<br />

sager.<br />

SKRIVEBORDSSAG<br />

I <strong>Captia</strong> 4.5 har alle brugere fået en sag, som kaldes en Skrivebordssag. For denne sag gælder:<br />

• En brugers skrivebordssag indeholder de dokumenter brugeren har registreret eller oprettet<br />

uden at knytte dem til en primærsag<br />

3


• Dokumenterne kan arkiveres på skrivebordssagen, men får ikke et aktnummer og kan<br />

efterfølgende flyttes til en primær sag<br />

• Den har som ud<strong>gang</strong>spunkt ingen titel, men man kan <strong>godt</strong> give den en titel<br />

• Den har et sagsnummer der ser således ud:<br />

SJ-STD-ALS<br />

Den slutter altid <strong>med</strong> sagsbehandlerens initialer (som eksempel har jeg skrevet ALS)<br />

I <strong>Captia</strong> 4.5 er der ikke noget der hedder løse dokumenter, da dokumenter, der ikke er<br />

lagt på en sag, kommer på Skrivebordssagen<br />

MASSEREGISTRER DOKUMENTER<br />

Det er blevet muligt at registrere flere dokumenter ad <strong>gang</strong>en.<br />

Du kan vælge at:<br />

• Alle dokumenter registreres som hoveddokumenter i en sag<br />

• Et dokument registreres som hoveddokument, resten som bilag<br />

• Fordele dokumenterne til forskellige sager<br />

REDIGERING AF METADATA VIA LISTER<br />

Det er nu muligt at redigere metadata på en række elementer via listerne i <strong>Captia</strong>. På den måde kan<br />

der for eksempel ændres i titlerne på dokumenterne i en sag direkte fra sagens dokumentliste.<br />

NYE GENVEJSTASTER<br />

I <strong>Captia</strong> 4.5 er der kommet flere genvejstaster. En af de mest populære er, at alle søgninger nu kan<br />

startes via Enter-tasten. Desuden kan alle ændringer i felter og lister nu gemmes <strong>med</strong> CTRL+S. Du<br />

kan se en samlet oversigt i afsnittet Genvejstaster.<br />

DEL 3 – SAGER<br />

OPRET SAG<br />

1. Klik på fanen Forside.<br />

2. Klik på den lille til højre for Opret sag og klik derefter på Opret sag.<br />

4


3. Detailvinduet Sag åbnes på den tredje fane. Giv din sag en titel og klik på Proces.<br />

4. Vælg et Procesord og klik på pilen til højre.<br />

5


5. Fjern √ ud for Proces og sæt et √ ud for Emne. Skriv det Emneord du ønsker at bruge eller<br />

begyndelsen på det efterfulgt af en *. Tryk Retur. Klik på pilen til højre.<br />

6. Klik på OK.<br />

6


7. Klik på Gem.<br />

OPRET PERSONALESAG<br />

1. Klik på den lille til højre for Opret sag og klik derefter på Opret personalesag.<br />

2. Detailvinduet Sag åbnes på den tredje fane. Giv din sag en titel og klik på Cprnr.<br />

7


3. Skriv cpr-nummeret på den du ønsker at oprette en personalesag over. Tryk på Retur. Marker<br />

personen og klik OK.<br />

4. Klik på Gem.<br />

8


OPRET KLIENTSAG<br />

1. Klik på den lille til højre for Opret sag og klik derefter på Opret klientsag.<br />

2. Klik på Klient.<br />

3. Vælg CPR-person i drop down menuen. Skriv Cpr-nummeret og tryk Retur. Marker personen<br />

og klik OK.<br />

9


4. Klik på Gem.<br />

DEL 4 - DOKUMENTER<br />

DOKUMENTTILSTANDE<br />

Der findes tre forskellige dokumenttilstande. Dokumenttilstanden er bestemmende for, hvilke<br />

tilladelser du har til at redigere dokumentet.<br />

De tre dokumenttilstande beskrives kort i denne oversigt.<br />

Redigering Kan slettes Bemærkninger<br />

Udkast Kan redigeres af alle Ja Kan ses af alle <strong>med</strong> indblik. Alle nye<br />

dokumenter oprettes som udkast.<br />

Låst Kan ikke redigeres Ja Kan ses af alle <strong>med</strong> indblik. Indskannede<br />

dokumenter og e-mails er som<br />

ud<strong>gang</strong>spunkt låst.<br />

Arkiveret Kan ikke redigeres Nej Kan ses af alle <strong>med</strong> indblik.<br />

Et dokument der er arkiveret på en sag kan ikke flyttes fra sagen. Er det placeret på<br />

den forkerte sag kan man omjournalisere det.<br />

OPRET NYT WORD DOKUMENT<br />

Når du opretter et nyt dokument til en sag, kan du <strong>med</strong> fordel åbne sagen på Detailsiden først, og<br />

derefter oprette dokumentet. Så vil dokumentet nemlig arve sagens tilknytninger.<br />

Opret Word dok<br />

1. Sagen som dokumentet skal knyttes til skal være vist på Detailsiden. Klik på Opret Word dok<br />

10


2. Klik på den skabelon du ønsker at bruge.<br />

3. Dialogvinduet Dokumentregistrering åbnes. Giv dokumentet en titel og klik på Gem.<br />

4. Dato, Sagsnr., Dok. Nr. og sagsbehandler er nu flettet ind i dokumentet.<br />

11


5. Ønsker du at flette brevmodtager ind i dokumentet, klik da på Flet.<br />

6. Sæt et √ ud for de personer du ønsker flettet ind i dokumentet. Klik på Flet modtager.<br />

7. Når du har skrevet brevet færdig kan du gemme ved at klikke på ikonet Gem i Word og<br />

lukke dokumentet ved at klikke på det røde kryds i øverste højre hjørne.<br />

FLYT DOKUMENT TIL EN ANDEN SAG<br />

Når et dokument skal knyttes til en anden sag end den sag, det oprindeligt er knyttet til, gøres det<br />

via Flyt. Ud<strong>gang</strong>spunktet er at du har dokumentet åbent på Detailsiden.<br />

1. Klik på det dokuments titel du ønsker at flytte.<br />

12


2. Klik på Handlingsikonet. Vælg Flyt » Til ny sag<br />

3. Dialogboksen Flyt dokument kommer frem. Skriv sags titlen eller noget af den. Hvis du ikke<br />

kan huske hvad sagen hedder, gør da som beskrevet under punkt 6.<br />

4. Klik på Flyt.<br />

14


5. Dokumentet er nu flyttet til en ny sag.<br />

Fortsat fra punkt 3.<br />

6. Klik på Flyt til sag<br />

7. Klik på Åbne sager.<br />

15


8. Marker den sag dokumentet skal flyttes til. Klik OK.<br />

ARKIVER DOKUMENT<br />

Når et dokument er færdigbehandlet skal det arkiveres på en sag.<br />

Et dokument der er arkiveret får et aktnummer, der er forskelligt fra 0, så du altid kan se, i hvilken<br />

rækkefølge dokumenterne er arkiveret. Dokumenter <strong>med</strong> tilstanden Arkiveret, kan du ikke længere<br />

slette, redigere eller flytte til en anden sag. Er dokumentet placeret forkert kan du omjournalisere<br />

det.<br />

Du skal arkivere udgående dokumenter på sagen lige efter du har udskrevet dem i<br />

deres endelige version. Derved svarer det arkiverede dokument altid til det dokument<br />

der er sendt ud af huset.<br />

16


Arkiver dokument<br />

1. Klik på dokumentets titel så det åbnes på Detailsiden. Klik på Arkivér.<br />

2. Klik på Handlingsikonet » Tilbage - sag<br />

3. Dokumentet har nu fået et Aktnr.<br />

17


HOVEDDOKUMENT OG BILAG<br />

I <strong>Captia</strong> skelnes der mellem hoveddokument og bilag.<br />

Bilag får ikke et aktnummer når de arkiveres, men de er knyttet til den sag du har lagt<br />

dem på.<br />

Når du gemmer en e-mail <strong>med</strong> vedhæftede filer, bliver, som ud<strong>gang</strong>spunkt, e-mailen<br />

hoveddokument og de vedhæftede filer bilag.<br />

DEL 5 - E-MAIL<br />

<strong>Captia</strong> og Outlook arbejder sammen, så du kan gemme e-mail fra Outlook i <strong>Captia</strong> og sende e-mail<br />

fra <strong>Captia</strong>.<br />

GEM E-MAIL I CAPTIA<br />

1. Åbn den e-mail du ønsker at gemme. Klik på Gem mail.<br />

2. Dialogboksen Dokumentregistrering åbnes. Klik på Sag.<br />

18


3. Dialogboksen Vælg sag kommer frem. Skriv sags titlen eller noget af den og tryk Retur. Marker<br />

den sag dokumentet skal flyttes til. Klik OK.<br />

Hvis du ikke kan huske hvad sagen hedder, klik på Åbne sager og vælg sagen derfra.<br />

4. Klik på Gem.<br />

19


5. Åbn din sag i <strong>Captia</strong>. Er det listen dokumenter du har fremme vil du kun kunne se<br />

Hoveddokumentet.<br />

6. Klik på Mere » Dokumenter og bilag.<br />

7. Du kan nu se både Hoveddokumentet og bilagene. Der er en lille forskel på ikonet for bilag og<br />

ikonet for Dokument <strong>med</strong> bilag.<br />

Dokument <strong>med</strong> bilag . Bilag .<br />

21


SEND E-MAIL<br />

Du kan masseregistrere e-mails direkte fra indbakken i Outlook ved, på en <strong>gang</strong>, at<br />

markere de e-mails, du ønsker at registrere i <strong>Captia</strong>. Klik derefter på Gem mail.<br />

Når du skal sende en e-mail <strong>med</strong> dokumenter der ligger i <strong>Captia</strong>, kan du gøre det fra Outlook eller<br />

fra selve <strong>Captia</strong>.<br />

SEND E-MAIL FRA OUTLOOK MED VEDHÆFTEDE FILER<br />

1. Åbn en ny e-mail i Outlook. Klik på Hent fra Catia.<br />

2. <strong>Captia</strong> åbner op i et nyt vindue. Klik på den sag, dokumentet, du ønsker at vedhæfte, er i.<br />

22


3. Sæt et √ ud for det eller de dokumenter du ønsker at overføre til mailen. Klik på Mail » Tilføj –<br />

Vedhæftet.<br />

4. Klik derefter på Mail » Overfør til e-mail.<br />

5. Dokumenterne er nu i mailen som vedhæftede filer. Udfyld resten og send mailen.<br />

23


SEND E-MAIL FRA CAPTIA<br />

1. Klik på faneblade Forside. Åbn den sag hvorfra du vil sende dokumenter i en e-mail.<br />

2. Sæt et √ ud for det eller de dokumenter du ønsker at sende i en e-mail. Klik på Mail » Tilføj –<br />

Link eller Tilføj – Vedhæftet hvis du skal sende den til en der ikke er i din afdeling.<br />

3. Klik på Mail » Åbn e-mail.<br />

24


4. Dokumenterne er nu i mailen som link. Udfyld resten og send mailen.<br />

FLUEBEN I OUTLOOK<br />

Du kan indstille Outlook sådan at du kan se at din mail er gemt i <strong>Captia</strong>.<br />

1. Åbn Indbakke i Outlook. Højreklik på bjælken og vælg Tilpas aktuel visning<br />

26


2. Klik på Felter.<br />

3. I Drop down menuen vælger du Brugerdefinerede felter i Indbakke. Marker SJ og klik på<br />

Tilføj.<br />

27


4. SJ er nu flyttet over i højre vindue. Klik på Flyt op så det står anden øverst.<br />

5. Klik på OK.<br />

6. Hver <strong>gang</strong> du gemmer en mail i <strong>Captia</strong> vil der komme et flueben i Outlook.<br />

28


DEL 6 – MASSEREGISTRER DOKUMENTER<br />

Har du dokumenter liggende udenfor <strong>Captia</strong>, kan du masseregistrere dem i <strong>Captia</strong>.<br />

1. Åbn Stifinder og find den mappe dine dokumenter ligger i. Marker de dokumenter du ønsker at<br />

registrere eller gemme i <strong>Captia</strong>. Højreklik på dokumenterne og vælg Dokumentarkiv.<br />

2. Ønsker du at gemme alle dokumenterne på samme sag, klik Ja.<br />

3. Ønsker du at alle dokumenterne skal gemmes som hoveddokumenter, klik Ja.<br />

29


4. Pop up vinduet Dokumentregistrering kommer frem. Vælg en Dokumenttype. Skriv noget af<br />

titlen på din sag i feltet til højre for Sag. Vælg din sag og klik Gem.<br />

5. Åbn din dag i <strong>Captia</strong> og klik på Dokumenter. Dokumenterne er nu gemt i <strong>Captia</strong>.<br />

30


DEL 7 – REDIGERING AF METADATA<br />

1. Klik på fanen Forside. Klik på Åbne sager eller Dokumenter. Klik på Rediger.<br />

2. Du kan nu ændre i sagstitlerne.<br />

3. Tilføj noget til titlen og klik på Gem.<br />

31


DEL 8 – MENUER OG LISTER<br />

Du kan opsætte dine egne menulinjer <strong>med</strong> de knapper du anvender hyppigst. Metoden er generel<br />

for alle menu- og handlingslinjer i <strong>Captia</strong>. Tilpasningen styres via højreklik på selve den<br />

pågældende menu- eller handlingslinje.<br />

1. Højreklik på bjælken Faste lister.<br />

2. Sæt et √ til venstre for Udkast.<br />

3. Du har nu fået Udkast som et menupunkt på bjælken Faste lister.<br />

33


4. Åbn et dokument på Detailsiden. Højre på Handlingsbjælken.<br />

5. Sæt et √ ud for Tilbage – sag. Derefter højreklikker du igen og sætter et √ ud for Tilbage – dok.<br />

6. Du har nu fået Tilbage – sag og Tilbage – dok. som menupunkter på Handlingsbjælken.<br />

34


DEL 9 – GENVEJSTASTER<br />

Overordnede<br />

Tast Beskrivelse<br />

F5 Genstart Catia<br />

Ctrl + F1 Hjælp<br />

Ctrl + S Gem<br />

Enter Udfør<br />

Tab Næste overskrift / link<br />

Shift + Tab Forrige overskrift / link<br />

Navigation i menuer og lister<br />

Tast Beskrivelse<br />

Ctrl + Page down Næste Fane<br />

Ctrl + Page Up Forrige Fane<br />

Kontekst menu tast Åbn handlingsikonet<br />

Ctrl + F3 Til Fritekstsøgefelt<br />

Ctrl + Pil ned Næste sektion<br />

Ctrl + Pil op Forrige sektion<br />

Ctrl + Pil tv En sektion til venstre<br />

Ctrl + Shift Skift til opretlinje<br />

Ctrl + Shift + Pil op Luk sektion 2<br />

Ctrl + Shift + Pil ned Åbn sektion 2<br />

Ctrl + Shift + Pil højre Luk sektion 5<br />

Ctrl + Shift + Pil<br />

venstre<br />

Luk sektion 4<br />

Ctrl + F11 Skjul / vis sektion 1<br />

Ctrl Åbn menuen Funktioner<br />

Ctrl Åbn menuen Mere<br />

Ctrl + R Genopfrisk aktivt område<br />

Enter Udfør / vælg / åbn det valgte<br />

Metadatafelter<br />

Tast Beskrivelse<br />

Tab Næste felt<br />

Tab Indsæt fra Drop-down liste og hop til næste felt<br />

Shift + Tab Forrige felt<br />

Shift + Tab Indsæt fra Drop-down liste og hop til forrige felt<br />

Enter Rediger felt<br />

Backspace Delite Slet feltindhold og rediger felt<br />

Mellemrum Åbn Drop-down liste<br />

Esc Fortryd Drop-down liste<br />

35


Ctrl + S Gem<br />

36


Listevisning<br />

Tast Beskrivelse<br />

Enter Vis listeindivid i detailsiden<br />

Ctrl + Enter Vis listeindivid i sektion 5<br />

Pil Op Forrige listeindivid<br />

Pil Ned Næste listeindivid<br />

Page Down Næste side i listen<br />

Page Up Forrige side i listen<br />

End Sidste individ i listen<br />

Home Første individ i listen<br />

Mellemrum Marker / fjern markering af individ<br />

Ctrl + A Marker / fjern markering af alle<br />

Ctrl Åbn menuen Funktioner<br />

Ctrl + S Gem<br />

Esc Annullér redigering af liste<br />

Her er beskrevet de knapper og genvejstaster du kan bruge i indbliks-pop-up vinduet. Det bruges,<br />

når du skal indsætte indblikskoder og redigeringsindblik på sager, dokumenter eller parter.<br />

Pop-up vinduet består af 5 sektioner - se illustrationen nedenfor. Nogle genvejstaster gælder<br />

ligegyldigt hvor i vinduet du er, <strong>med</strong>ens andre skal benyttes i den sektion, hvor markøren befinder<br />

sig.<br />

Tast Beskrivelse<br />

Alt + O Ok-knappen - gem indhold og luk pop-up.<br />

Alt + A Annuller-knappen - luk pop-up uden at gemme ændringer.<br />

Alt + S Søg-knappen - udfører søgning ud fra de indtastede kriterier.<br />

Alt + Pil til højre Flytter de markerede indblik fra den sektion B til den sektion D.<br />

Alt + Pil til venstre Fjerner de markerede indblik fra den højre rude D.<br />

Flyt markøren mellem sektionerne A, B og D<br />

Tast Beskrivelse<br />

CTRL + Pil op Flytter markøren til sektionen umiddelbart over den, du står i.<br />

CTRL + Pil ned Flytter markøren til en sektion under den, du står i.<br />

CTRL + Pil til venstre Flytter markøren til sektionen umiddelbart til venstre for den, du står i.<br />

CTRL + Pil til højre Flytter markøren til sektionen umiddelbart til højre for den, du står i.<br />

37


Søgesektionen – Sektion A<br />

Tast Beskrivelse<br />

Enter Sætter en søgning i <strong>gang</strong> ud fra de indtastede kriterier og de afmærkede<br />

rubrikker.<br />

Mellemrum Markerer / afmarkerer rubrikkerne under søgefeltet.<br />

Venstre rude - resultatlisten – Sektion B<br />

Tast Beskrivelse<br />

Pil op Blad en op i listen.<br />

Pil ned Blad en ned i listen.<br />

Home Blad op til første i listen.<br />

End Blad til den sidste i listen.<br />

Mellemrum Marker/afmarkér det individ du står på.<br />

Enter Tag de individer, der er markeret i den venstre rude, og indsæt dem i den<br />

højre rude - listen over valgte individer.<br />

Højre rude - listen over valgte individer - sektion D<br />

Tast Beskrivelse<br />

Pil op Blad en op i listen.<br />

Pil ned Blad en ned i listen.<br />

Home Blad op til første i listen.<br />

End Blad ned til den sidste i listen.<br />

Mellemrum Marker/afmarkér det individ du står på.<br />

Ctrl + Delete<br />

eller<br />

Ctrl + Backspace<br />

Fjerner den/de markerede individer fra den højre rude - listen over valgte<br />

individer<br />

Backspace I felter <strong>med</strong> tilhørende liste åbnes listen <strong>med</strong> et tryk på Backspace - Slet<br />

bagud.<br />

38

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!