Spørgsmål og svar i forbindelse med udbud af mentorfunktion Nr ...

Spørgsmål og svar i forbindelse med udbud af mentorfunktion
Sagsbehandler Doknr. Sagsnr.
Camillaha 319911-12 12/30283
NOTAT
Oprettet: 10.12.2012
Nr.
1
Spørgsmål fra leverandørerne Svar fra Jobcentret
I udbudsmaterialet står der, at den maksimale Alle priser skal opgøres uden moms,
timepris må andrage kr. 450,- plus moms.
Skal vi lægge moms oveni vores pris, eller kan
vi forhøje vores pris med momsbeløbet, og så
være fritaget for at betale moms?
idet vi skal kunne sammenligne priserne
på lige vilkår.
2
3
4
Kan aktiviteterne foregå i grupper – herunder
de dialogbaserede aktiviteter? Eller skal al aktivitet
være én til én?
Der står i kravspecifikationen at: ”Leverandøren
skal varetage leverancen af mentorfunktion
i forbindelse med borgernes beskæftigelsesfremmende
indsats..”
Menes der her at borgerne er i gang med en
sideløbende beskæftigelsesfremmende indsats
som der brug for mentorstøtte til, f.eks. praktik
eller anden form for aktiveringsforløb?
Eller henvises der til at mentorforløbet er den
eneste beskæftigelsesfremmende indsats som
er i gang for borgeren?
Har Høje Taastrup Kommune mulighed for at
udskyde afleveringsfristen for tilbud med 14
dage?
5 HTK har bedt leverandørerne om at skrive i en
skabelon, jf. kravspecifikation ad. 6. Denne fil
er dog låst for redigering. Er det muligt for HTK
at anvise et nyt skema, eller må leverandøren
selv designe et nyt skema?
Det er op til leverandøren, at beskrive
hvilken type aktiviteter, de ønsker at
tilbyde.
Jobcentret er positive overfor gruppeaktiviteter
og ser det som en interessant
tanke. Dog skal en del af de dialogbaserede
samtaler være individuelle.
Hvis gruppeaktivitet tilbydes, skal leverandøren
i tilbuddet - udover timeprisen
for individuelle samtaler - angive en
særlig timepris for gruppeaktiviteter.
Det kan være begge situationer.
Nej, det er desværre ikke muligt at rykke
fristen for afgivelse af tilbud.
Dokumentet er nu tilpasset således, at
leverandøren kan skrive i kravspecifikationens
kapitel 6 (skabelon til tilbud).
Dokumentet er tilgængeligt på Kommu-

6 Hvis der er behov for tolkning for borgere med
sproglige barrierer i forbindelse med et mentorforløb,
vil HKT da håndtere udgiften til denne
ydelse, eller skal udgiften medregnes i leverandørens
tilbud?
7 Hvor stor en procentdel af målgruppen forventes
at have sproglige barrierer, der relaterer sig
til, at dansk ikke er borgernes modersmål?
8 Hvor mange borgere forventer HKT at tilbyde
mentorordninger, dvs. hvad er den forventede
volumen i udbuddet?
9 Hvor mange leverandører forventer HTK at tildele
en rammeaftale?
10 Hvis HTK forventer at tildele rammeaftale til
mere end en leverandør, er der i så fald lavet
kriterier for, hvordan fordelingen af visitationer
skal foregå, ved fx at flest borgere visiteres til
leverandøren med den laveste pris?
11 Tæller bilag 1 med, når der skal vurderes kvalitet?
12 Hvad forestiller HTK sig, at en dialogbaseret
aktivitet fx er? Kan HTK give eksempler på dialogbaseret
aktiviteter?
13 Kan en leverandør på forhånd indgå en særlig
aftale med HKT vedr. lokaleleje? Og hvor stor
sandsynlighed er der for, at en leverandør har
mulighed for at indgå lejeaftale med HTK?
14 Er der andre specifikke krav, udover de allerede
nævnte i udbudsmaterialet, til de lokaler,
som leverandøren skal stille til rådighed? Her
tænkes fx på antal lokaler og disses størrelse
samt geografiske placering i Høje Taastrup ift.
transportmuligheder.
nens hjemmeside.
Jobcentret mener at mentorfunktionen
skal kunne gennemføres uden tolkning
med inddragelse af andre kommunikationsredskaber.
Jobcentret vil ikke betale
for tolkning.
Det er ikke muligt at angive en andel.
Jobcentret ønsker at mentorstøtte skal
være en fast del af jobcentrets tilbudsmuligheder.
Det er ikke muligt at angive
præcis, hvor mange borgere det vil blive
vurderet til at kunne profitere af mentorstøtte.
Som anført i kravspecifikationens indledning,
vil der blive udvalgt flere leverandører
til opgaven. Et nærmere antal
afhænger af antallet af tilbud, kvaliteten
heraf og de enkelte tilbudsgiveres kapacitet.
Det vil være borgerens progression og
kvalitet i tilbuddet, der vil være medvirkende
til at afgøre, hvilke leverandører,
der vil blive anvendt.
Bilag 1 tæller med i vurderingen af tilbuddets
kvalitet, som anført i udbudsbetingelserne
kapitel 3.
Det er en del af kriterierne at leverandøren
kan komme med forslag til sådanne
aktiviteter, hvorfor Jobcentret ikke
kan give konkrete eksempler herpå.
Det er kun i særlige tilfælde, hvis forholdende
taler for det, at der kan laves
aftaler med Jobcenter Høje-Taastrup om
at samtaler kan foregå i Jobcentret. I så
fald vil der være tale om lån af lokaler.
Man kan ikke give et tilbud, der er afhængigt
af at anvende lokaler i Jobcentret
i alle tilfælde.
Der er ikke yderligere krav men det ville
være fornuftigt at lokalerne lå i nærheden
af offentlig transport – målgruppen
taget i betragtning.
2

15 Kan HTK bidrage med en mere udspecificeret
målgruppebeskrivelse, udover hvilke matchgrupper
der er tale om? Fx hvilke diagnoser,
funktionsnedsættelser og barrierer forskellige
borgergrupper har. Eller om der fx forventes at
være aldersgrupper med særligt mange borgere
med mentorbehov.
16 Er det korrekt forstået, at hele mentorfunktionen
vedr. beskæftigelsesområdet udlægges til
eksterne leverandører, således at HTK ikke selv
varetager noget af opgaven?
17 Kan HTK oplyse, om man har tidligere erfaring
med udlicitering af denne type opgave, og om
den enhed, der skal visitere borgere til leverandørerne,
har erfaring med at samarbejde
med eksterne leverandører?
18 Er det korrekt forstået, at HTK ikke nødvendigvis
forventer, at den beskæftigelsesrettede indsats
igangsættes i starten af forløbet, men at
den først kobles på, når borgeren har fået mere
struktur på hverdagen og dermed er i stand til
at forholde sig til sin arbejdssituation?
19 Ønskes et udspecificeret CV for hver mentor,
leverandøren har i stald, også selvom der er tale
om et relativt højt antal, eller er det tilstrækkeligt
med en samlet udannelses- og
kompetenceoversigt?
20 Vurderes det som en fordel, at leverandøren
benytter sig af egne fastansatte mentorer frem
for mentorer på freelancebasis?
21 Er det et krav, at mentorerne alle skal være
certificerede, selvom dette ikke fremgår eksplicit
af udbudsmaterialets kravspecifikation?
22 Er det korrekt forstået, at HTK ikke ønsker/kræver
en udspecificering af og dokumentation
for, hvordan leverandøren agter at håndtere
it og dataopbevaring i tilbuddet?
23 Er det korrekt forstået, at HTK ikke ønsker/kræver
en udspecificering af, hvordan leverandøren
agter at samarbejde med HTK,
Det er ikke muligt at definere målgruppen
nærmere.
Høje-Taastrup Kommunen varetager
selv i nogle tilfælde mentorfunktionen.
Jobcentret har ikke tidligere udliciteret
mentorfunktionen, men har erfaring
med leverandørsamarbejde i forbindelse
med leverance af beskæftigelsesfremmende
tilbud jf. kap 10, 11 og 12 i lov
om aktiv beskæftigelsesindsats.
Mentorstøtten kan kobles på både før
eller under en beskæftigelsesfremmende
aktivitet.
Som udgangspunkt ønskes cv’ er.
Hvis det giver betydelig praktisk udfordringer
på grund af antallet af medarbejdere,
må leverandøren kontakte Jobcentret
for en yderligere dialog. Der vil
være forventning om et antal cv’er, der
i så fald kan suppleres med en uddannelses
og kompetenceoversigt.
Det har vi ingen præferencer til.
Det er ikke et krav
Leverandøren skal opbevare data som
anført i kravspecifikationens afsnit 3.2.
Herudover skal leverandøren ved kontraktindgåelse
underskrive en databehandlingsaftale,
hvori leverandøren forpligter
sig til at overholde generelle regler
om dataopbevaring.
Herudover skal leverandøren kunne
fremvise dokumentation for, at deres
anvendte IT-system er godkendt af Datatilsynet,
hvis adspurgt af Jobcentret.
Samarbejdet skal foregå som anført i
udkast til samarbejdsaftalen, der også
3

samt hvordan administrationen forventes at foregå?
24 Vurderes et tilbud, hvor sidebegrænsningen er
overskredet, som ikke konditionelt, eller kan en
vis afvigelse i forhold til sidebegrænsningen accepteres?
25 Tæller grafiske illustrationer med i sideantallet,
eller er det kun omfanget af tekst, der er begrænsning
på?
fremgår af Kommunens hjemmeside.
Det anførte sideantal skal i forhold til
regler om ligebehandling overholdes.
Jobcentret ønsker et præcist og konkret
tilbud på opgaven.
Grafiske illustrationer vil ikke tælle med
i sidebegrænsningen. Dog opfordres leverandøren
til at begrænse mængden af
illustrationer, og udelukkende indsætte
materiale, der skønnes relevant for
nærværende udbud og tilbud.
Jobcentret ønsker et præcist og konkret
tilbud på opgaven.
Spørgsmål fra dialogmødet den 17. december 2012
26 Skal vi have lokaler klar 7. januar? Jobcentret forventer ikke, at leverandøren
har lokaler klar 7. januar 2013.
Leverandørens tilbud, skal dog indeholde
en plan for de fysiske rammer under
mentorsamtalerne.
27 Kan vi gøre brug af Jobcentrets lokaler? Leverandøren kan i særlige tilfælde benytte
Jobcentrets lokaler. Dette skal dog
være et supplement til egne lokaler.
28 Kan samtalen foregå i eget hjem? Samtalerne kan foregå i borgerens eget
hjem - såfremt borgeren er indforstået
med dette.
29 Er der mere præcise krav til den fysiske placering?
30 Kan der gives tilskud til borgerens transportudgifter,
såfremt mentortimerne foregår uden for
Høje-Taastrup Kommune?
31 Kan omfanget af borgere, der vil blive henvist
til mentorstøtten konkretiseres?
32 Kan I uddybe det forventede omfang af leverandører?
33 Fordelingen mellem borgere, der skal i uddannelse
eller job?
34 Kan mentortilbuddet være det beskæftigelsesfremmende
tilbud?
35 Hvad lægger Jobcentret i opgaven mentorstøtten?
36 Skal vi finde det beskæftigelsesfremmende tilbud?
Jobcentret ser helst, at mentorstøtten
foregår i Høje-Taastrup Kommune.
Der kan ikke gives tilskud hertil.
Se svar på spørgsmål nr. 8
Afhænger af de tilbudsgivende virksomheders
kapacitet.
Ikke muligt at præcisere
Mentorstøtten kan ikke udgøre et beskæftigelsesfremmende
tilbud alene.
Der er tale om mentorstøtte i henhold til
lov om aktiv beskæftigelsesindsats. Det
betyder at mentorstøtten gives med
henblik på, at borgeren kan opnå eller
bevare et beskæftigelsesfremmende tilbud.
Jobcentret forventer ikke, at mentoren
etablerer beskæftigelsesfremmende tilbud
(f.eks. virksomhedspraktik).
4

37 Kan man forvente borgere, der ikke er samarbejdsvillige?
38 Hvad gør vi, hvis mentoren vurderer, at borgeren
har brug for afklaring?
Såfremt borgeren finder en virksomhed,
skal mentoren understøtte borgeren i at
kontakte Jobcentrets. Mentoren kan ikke
indgå aftale om etablering af beskæftigelsesfremmende
tilbud.
Som udgangspunkt skal mentoren kontakte
Jobcentret, såfremt mentoren og
borgeren, ønsker at iværksætte et beskæftigelsestilbud.
(se også samarbejdsaftalen).
Jobcentret forventer, at de borgere, der
henvises til mentorstøtte via eksterne
leverandører, er borgere, der i nogen
grad har brug for hjælp til at kunne se,
at de har jobmuligheder eller uddannelsesmuligheder.
Der kan være borgere, som er mindre
samarbejdsvillige.
Mentoren skal ikke foretage vurdering
af borgerens arbejdsevne.
Såfremt mentoren vurderer, at borgeren
ikke kan opnå progression i forhold
til at deltage i beskæftigelsesfremmende
tilbud, skal mentoren beskrive årsagen
hertil overfor Jobcentret.
39 Hvilken borgertype vil I henvise? Gruppen vil primært bestå af match 2
borgere og i mindre grad matchgruppe
3 borgere. Andre målgrupper kan også
blive relevant (f.eks. sygedagpenge).
Gruppen vil generelt være borgere, der
har problemer ud over ledighed (f.eks.
psykiske problemer).
40 Er der en jobplan for alle de henviste borgere? Der vil foreligge en underskrevet jobplan
fra alle de henviste borgere.
41 Hvilken effekt forventer I? Jobcentret forventer at leverandøren giver
bud herpå.
42 Hvilke oplysninger får leverandøren om borgeren
ved henvisning?
43 Er tidsrummet hvor mentorstøtten foretages
fastlagt?
Jobcentret ønsker at leverandøren har
fokus på effekt ift. den enkelte borger.
Leverandøren vil ved henvisning få
fremsendt jobplan og mentorbevilling
med periode og antal timer.
Dog kan der være yderligere informationer
omkring en borger, som Jobcentret
vurderer, vil være hensigtsmæssigt for
mentoren at vide, hvis borgeren giver
samtykke.
Jobcentret forventer at mentorstøtten
ydes i tidsrummet fra kl. 07-17
5

44 Skal der være navn på medarbejdernes cv’er? Jobcentret kræver ikke navn på cv’erne,
men blot en konkretisering af de kompetencer
virksomheden kan levere.
45 Skal der gives pris på gruppesessioner nu eller
kan der aftales en pris senere i forløbet?
46 Hvor ofte skal Jobcentret have fremsendt status
eller planer?
Jobcentret stiller som udgangspunkt
kun krav om pris på individuelle samtaler
med borgeren. Såfremt leverandøren
forventer at benytte gruppesamtaler,
skal der også angives pris herfor, men
det er ikke et krav, at leverandørens tilbud
også indeholder gruppe-timepris.
Hvis man ønsker at holde gruppesessioner,
skal der foreligge en pris ved tilbudsafgivelse
så alle stilles lige.
Jobcentret forventer en løbende progression
hos borgeren – herunder at
Jobcentret løbende kan adspørge om
kopi af forandringsplanen.
47 Hvordan skal kapaciteten opgøres? Jobcentret ønsker et realistisk billede af,
hvor mange borgere, i hvor mange timer,
leverandøren kan håndtere løbende.
48 Skal leverandøren jf. virksomhedsskabelonen
udfylde: bruttomargin, overskudsgrad, afkastningsgrad,
forrentning af egenkapitalen?
49 Skal leverandøren være klar til at starte 7. januar?
50 Kan Jobcentret uddybe værktøjet dialogbaserede
aktiviteter?
I virksomhedsskabelonen, kapitel 4
’Nøgletal’, skal leverandøren under
’nøgletal i %’ KUN udfylde soliditetsgraden,
og IKKE bruttomargin, overskudsgrad,
afkastningsgrad og forrentning af
egenkapitalen.
Jobcentret forventer kontraktindgåelse
senest 7. januar. Jobcentret forventer,
at leverandøren skal kunne varetage
borgere i løbet af januar 2013.
Som udgangspunkt ønsker Jobcentret
leverandørens bud herpå, men en dialogbaseret
aktivitet er noget, der skal
understøtte borgerens forandringsplan,
der hvor borgeren ikke selv formår at
handle.
F.eks. hvis en borgere skal kontakte en
myndighed, og ikke gør det, skal mentoren
understøtte med en handling/aktivitet,
således at borgeren får
udført den pågældende opgave (f.eks.
ved at sidde ved siden af borgeren, når
borgeren skal ringe eller lign.)
51 Fiktive cases – må vi bruge egne erfaringer? Leverandøren må beskrive de cases de
vil.
52 Vil der ved henvisning være oplysninger om
hvor mange mentortimer, der er bevilliget til
borgeren?
Mentoren får ved henvisning udleveret
kopi af borgerens jobplan og mentorbevilling
med periode og timeantal.
6

53 Kan mentorstøtten fortsætte efter at borgeren
er startet i beskæftigelsestilbud?
Der vil være mulighed for, at borgeren
kan fortsætte med mentorstøtten ved
opstart i beskæftigelsestilbud.
7