håndbog i pjeceproduktion - Region Nordjylland

rn.dk

håndbog i pjeceproduktion - Region Nordjylland

håndbog i

pjeceproduktion


HåndBog i pjeceproduktion

for medarBejdere

patientsyn 4-5

målgruppe 6-7

indhold 8-9

Struktur 10-11

Sprog 12-13

design 14-15

tryk 16-17

Web 18-19

Lagring & opdatering 20-21

tjekliste 22-23

Hjælp til udarbejdelse af pjecer 23

den

optimale

pjece

Bliv inspireret til pjeceproduktion

Denne håndbog er for alle, som arbejder med skriftlig patientinformation

i Region Nordjylland.

Brug den som hjælp og inspiration eller som opslagsværk til

metoder og redskaber til at udarbejde skriftlig patientinformation.

Den beskriver Region Nordjyllands mål med og forventninger

til skriftlig patientinformation. Formålet er at skabe

en fælles opfattelse af god skriftlig patientkommunikation

i Region Nordjylland og sikre kvaliteten af den information,

som patienter og pårørende modtager.

God skriftlig information kan fremme patientens forståelse

af egen sygdom, forløb og behandlingsmuligheder. Det kan

give et bedre grundlag for patientens dialog med sygehusets

sundhedspersonale og fremmer patientens positive oplevelse

af det nordjyske sundhedsvæsen. Det understøtter og er et

godt supplement til mundtlig information.

Håndbogen består af ni temaer, som tilsammen giver den optimale

patientpjece:

· Patientsyn

· Målgruppe

· Indhold

· Struktur

· Sprog

· Design

· Tryk

· Web

· Lagring og opdatering.

Det er nødvendigt at arbejde aktivt med temaerne for at lave

god skriftlig patientinformation. Efterhånden som du bliver

fortroligt med temaerne, kan du naturligvis nøjes med at bruge

bogen som opslagsværk og huskeliste.


patientsyn

Det grundlæggende syn på patienter er afgørende for hele tilgangen

til arbejdet med patientinformation. At være patient

betyder for mange at være i en følelsesmæssig belastet situation.

En sygdom påvirker patienten og hans eller hendes pårørende

på mange måder både psykisk og fysisk, og man kan

opleve voldsomme følelser i forhold til livsmod, håb og fortvivlelse,

hvilket kan gøre sygdommen endnu sværere at håndtere.

At give patienterne og deres pårørende viden, indsigt og information

kan styrke dem til at håndtere deres sygdomme og

i nogen omfang kontrollere sygdomsudviklingen. Det handler

derfor om at gøre patientforløbet begribeligt for både patient

og pårørende samt ruste dem til kontakten med sundhedspersonale,

så de bliver i stand til at stille relevante spørgsmål

og forstå de svar, de får.

giv patienterne og deres pårørende den

viden, indsigt og information, som kan styrke

dem til at håndtere deres sygdom

Regionens patientsyn bygger på begrebet ”Den aktive patient”,

som du kan læse mere om på Danske Regioners hjemmeside

www.regioner.dk

dit mål med informationen

Inden du går i gang, så find ud af, hvorfor netop denne patientinformation

er vigtig, og arbejd ud fra din beslutning:

· Giv lige præcis den viden, indsigt og information, som kan

styrke patienten til at håndtere hans eller hendes sygdom

· Gør forløb og tilbud begribelige for patienten samt ruste

ham eller hende til kontakten med sundhedspersonalet

5 patientSyn


målgruppe

Al god skriftlig information tager udgangspunkt i målgruppens

forudsætninger for at tilegne sig information – altså

målgruppens tilgang til og viden om det aktuelle emne. Informationen

skal gives på en hensynsfuld måde og være tilpasset

modtagerens alder, modenhed, erfaring o.s.v.

god patientinformation er således baseret på:

· Grundige målgruppeovervejelser og viden om målgruppen

· Dialog med målgruppen

målgruppeovervejelser

Forskellige målgrupper inden for sundhedsområdet kan have

vidt forskellige forudsætninger for at tilegne sig information.

målgrupper kan være:

· Børn, voksne, ældre

· Akut patient vs. planlagt forløb

· Trygge vs. utrygge patienter

· Kronisk patient vs. førstegangspatienten

· Pårørende

når du har defineret din målgruppe, er det vigtigt at vide:

· Hvad er målgruppens forhåndsviden?

· Hvad er målgruppens generelle forudsætninger for at tilegne

sig information?

· Hvad er relevant for målgruppen?

· Hvordan oplever målgruppen informationen?

Da målgruppen kan være bred i både alder, uddannelsesniveau,

sociale og psykiske ressourcer og erfaringer, må du

søge at udforme informationen, så den forstås af så mange i

målgruppen som muligt.

Brugerinddragelse

Ved meget komplekse eller vigtige pjecer kan du inddrage

målgruppen for eksempel ved at lave større eller mindre

målgruppe undersøgelser eller via samarbejde med patientforeninger

eller sundhedsbrugerrådet. Brugerinddragelse kan

være alt fra en uformel fremvisning af et tekstforslag til enkelte

patienter til større målgruppeundersøgelser, tests og tilfredshedsundersøgelser.

al god skriftlig information tager udgangspunkt

i målgruppens forudsætninger for at tilegne sig

information – altså målgruppens tilgang

til og viden om det aktuelle emne

7 måLgruppe


indhold

Flere forskellige faktorer har betydning for kvaliteten af indholdet.

Region Nordjylland definerer det gode indhold som:

· Indhold der har et klart defineret formål i forhold til patienten

· Indhold baseret på patientens behov og perspektiv

· Indhold baseret på korrekt og nyeste kliniske viden

formålet i forhold til patienten

Information inden for sundhedsområdet er ikke bare information.

Der findes forskellige formål og typer af information

som for eksempel:

· Instruerende: At fortælle patienten hvordan man gør noget

· Forklarende og tryghedsskabende: Fortælle hvad der sker

· Empowerende: Gøre patienten til en aktiv, vidende deltager i

sin sygdom

· Regulerende: Forklare patienten hvad man må og ikke må

· Forventningsafstemmende, hvilke tilbud der er, ventetider o.s.v.

Forskellige formål og informationstyper kræver forskellige

måder at skrive på og strukturere teksten på. Det er derfor

vigtigt, at du har gjort dig klart, hvilket formål pjecen har og

hvilken informationstype, der er tale om. Formuler derfor formålet

med pjecen i én sætning. For eksempel: ”Pjecen skal

gøre patienten i stand til at forstå forløbet af operation X”.

patientperspektiv

Det er vigtigt at planlægge indholdet af en pjece ud fra et patientperspektiv.

Forudsætningen for en vellykket information

er, at teksten tager hensyn til patienternes behov og ønsker og

ikke sundhedspersonalets. Man kan nemt komme til at skrive

ud fra sine egne forudsætninger, men patienterne har ofte et

andet perspektiv, andre forventninger og dermed et andet informationsbehov.

Forudsætningen for en vellykket information er,

at teksten tager hensyn til patienternes behov

og ønsker og ikke sundhedspersonalets

For eksempel kan det være, at patienten er ligeglad med at

kende antallet af ansatte på afdelingen, men til gengæld synes,

det er meget vigtigt at vide, hvornår der er frokost. Læg det

sundhedsfaglige perspektiv til side, og spørg dig selv: Hvad er

vigtigt for patienten? Hvad finder patienten mest centralt og

betydningsfuld i denne sammenhæng? Hvad synes patienten

er relevant information?

9 indHoLd


det er vigtigt for patientens forståelse af

indholdet, at pjecen er struktureret rigtigt

region nordjylland arbejder med tre krav til strukturering:

· der skal være en klar skelnen mellem forskellige typer af

pjecer, deres indhold og opbygning

· informationen i en pjece skal altid disponeres ud fra patientens

behov og ønsker

· omfanget af informationen skal passe med patientens behov

for information og evner for at håndtere det

forskellige struktureringsmetoder

der er forskellige måder at stille information op og strukturere

en tekst på. Formålet og indholdet angiver typisk den mest

hensigtsmæssige struktur. se på modsatte side relevante måder

at disponere teksten på.

struktur

indeholder din pjece information omkring patientrettigheder

eller andre juridiske spørgsmål, kan du kontakte regionens

patientkontor og få hjælp til formulering. regionen udgiver en

pjece om patientrettigheder ”dine rettigheder som patient”,

som kan ses på www.rn.dk/sundhedogsygehuse/patientrettigheder

og bestilles via www.trykkerionline.rn.dk.

omfanget af pjecen

omfanget og detaljeringsgraden af en pjece skal passe til patientens

behov og evner for at håndtere det. spørg dig selv: hvor

vigtigt og komplekst er indholdet set fra patientens perspektiv?

hvilket omfang og detaljeringsgrad vil patienten opleve som

passende? det kan være en fordel at opdele et behandlingsforløb

i flere pjecer, som udleveres løbende gennem behandlingen.

disposition struktur

kronologisk Her præsenteres informationer kronologisk som et forløb i tid. For eksempel: Før behandlingen, under behandlingen, efter

behandlingen, når du kommer hjem.

væsentlighed

dialog

pjecetyper

velkomstpjecen

sygdoms-/

behandlingspjecen

undersøgelsespjecen

instruktionspjecen

pårørendepjecen

Her præsenteres informationerne i rækkefølge, så det væsentligste står først og det mindst væsentlige til sidst.

Her struktureres teksten som en række af typiske spørgsmål og svar mellem en sundhedsperson og en patient.

For eksempel: Hvornår må jeg dyrke motion igen? Om tre uger kan du så småt begynde, men det må ikke gøre ondt.

Hvis formålet for eksempel er at give instruerende information om et øvelsesprogram, er det hensigtsmæssigt at disponere teksten

kronologisk og opdele den i detaljerede punkter. Hvis dit formål er at gøre en sygdom mere forståelig for patienten, altså empowerende

information, kan du disponere efter væsentlighedsprincippet og skrive i små afsnit med sigende overskrifter.

kendetegn

Selvstændige bidder af information om f.eks. spisetider, rygning og stuegang.

Primært forklarende, tryghedsskabende og empowerende information der gør

patienten i stand til at begå sig på afdelingen. Adskil fra information om sygdomme

og undersøgelser. Struktureres efter væsentlighedsprincippet.

Bidder af information der hænger tæt sammen og belyser en sygdoms symptomer

og behandlingsmuligheder. Primært forklarende og empowerende information.

Sygdoms­ og behandlingspjecer struktureres med fordel kronologisk eller efter

væsentlighedsprincippet.

Stringent sammenhængende information om hvad der for eksempel sker før, under

og efter en undersøgelse. Der er primært tale om instruerende og forklarende information.

Struktureres kronologisk.

Instrukser til patienten i forbindelse med hjemsendelse eller instruktion i et træningsprogram.

Primært instruerende information. Struktureres kronologisk.

Selvstændige bidder af information om for eksempel besøgstider, rygning og rådgivning.

Primært forklarende, tryghedsskabende og empowerende information.

Struktureres efter væsentlighedsprincippet.

overskrifter & struktur

Dagligdagen på afdelingen.

Praktiske oplysninger.

Definition af sygdom/behandling.

Symptomer. Behandling.

Komplikationer.

Efterbehandling.

Formål. Forberedelse.

Undersøgelsen.

Efter undersøgelsen.

Formål med øvelse.

Øvelsesprogram.

Besøgstid. Støtte.

Information.

Forespørgsler.

11 Struktur


sprog

Sproget er vigtigt for patientens forståelse af indholdet. I Region

Nordjylland defineres det gode sprog som:

· Målgruppens sprog. Det vil sige patientsprog og ikke behandlersprog

og klinisk sprog

· At en tekst er læsbar. Det vil sige korrekt stavning og tegnsætning.

Derfor skal tekster altid være i overensstemmelse

med gældende retskrivningsregler.

patientsprog

Skriv i patientsprog, og skriv klart, personligt og uden omsvøb.

Undgå lange indviklede udredninger. Teksten skal læses, forstås

og fortolkes af mennesker, der befinder sig uden for sundhedsverdenen.

Tænk på den dialog, du har med patienterne – og lad

dig inspirere af det sprog, der fungerer godt i samtalerne.

gode råd er:

· Brug ikke lægelatin, fagjargon og fremmedord, sæt fagudtryk

i parentes, hvis de skal være der

· Skriv konkret og aktivt, brug dagligdagsord og vendinger

· Skriv ”du” til patienten

· Brug eksempler

· Skriv korte sætninger

· Skriv hvem der gør hvad

· Undgå ord, der ender på: ”ing”, ”ion” og ”else”

· Undgå diktering, men forklar, begrund, og inddrag patienten

eksempler:

”Det tager to dage at undersøge din prøve på vores laboratorium.

Derfor skal du komme her igen om to dage for at få

svaret.”

”Vi starter med at måle styrken på dine øjne. Bagefter drypper

vi dine øjne med øjendråber, som får dine pupiller til at

udvide sig. Det gør ikke ondt.”

korrektur

En af forudsætningerne for, at en tekst er læsbar, er korrekt

stavning og tegnsætning. Sørg derfor altid for at få læst korrektur

på din pjecetekst.

skriv i patientsprog og ikke behandlersprog

og klinisk sprog. teksten skal læses, forstås og

fortolkes af mennesker, der befinder sig

uden for sundhedsverdenen

13 Sprog


design

Professionelt illustrationsvalg og design får patientinformationen

til at fremstå serviceorienteret, troværdig og er med

til at vise Region Nordjylland som professionel leverandør af

sundhedsydelser.

derfor skal:

· Illustrationer og billedmateriale altid være meningsfulde i

sammenhængen og udsende de rigtige signaler

· Illustrationer og billedmateriale altid være i en professionel

kvalitet

· Designretningslinjer følges – se ”Designguide for Bruger­ og

patientbrochurer” www.design.rn.dk under publikationer

· Opsætning foregå i et professionelt, grafisk program (for

eksempel InDesign), så slutresultatet er professionelt og opfylder

kravene i designguiden

illustrations- og billedvalg

Brug billeder, som viser det, pjecen handler om. Billeder kan

også være med til at gøre pjecen lettere tilgængelig og overskuelig

og mindre teksttung.

Region Nordjylland har en billeddatabase, som du frit kan

bruge: www.billedbank.rn.dk. Du kan også købe billeder hos

diverse billedbureauer. Alternativt er det muligt at producere

billeder selv.

for professionelle billeder til tryk gælder:

· Opløsningen skal være 300 dpi

· Der er korrekt belysning på billedet

· Der er ingen forstyrrende elementer i baggrunden

Hvis der tages billeder af genkendelige personer, skal de underskrive

en samtykkeerklæring. Hent den på www.design.rn.dk

under foto.

Layout

Designretningslinjerne for pjecer skal følges. På www.design.

rn.dk under publikationer finder du en designmanual og skabeloner

til InDesign. Har du spørgsmål til designguiden, kan

du kontakte Regionens centrale Kommunikationskontor.

Det er ikke alle steder i organisationen, der er personer, som

kan layoute pjecerne. Du kan i stedet kontakte Kommunikation

i Regionshuset, der kan henvise dig til eksterne bureauer,

som kan hjælpe dig med layout.

designretningslinjerne for pjecer skal følges.

på www.design.rn.dk finder du en designmanual

og skabeloner til indesign

15 deSign


tryk

pjecen til tryk

Alle tryksager skal bestilles via www.TrykkeriOnline.rn.dk. Her

kan du også se de faste priser og leveringstider som Regionen

har aftalt med leverandøren.

Pjecen skal sendes afsted i et trykklar pdf­fil format. Pdf­indstillinger

kan hentes på www.design.rn.dk under Trykning

Husk, at sætte tid af til tryk­produktionen af pjecen. Planlæg

hvornår pjecen skal udleveres og sørg for at der er god tid

til at få den trykt og leveret. trykkeriet har op til 10 dages

leveringsfrist.

bestil trykning af din pjece på

www.trykkerionline.rn.dk – her kan du også

se de faste priser og leveringstider

17 tryk


web

pjecen på web

Sørg også for at lægge pjecen på web. Hvis der allerede ligger

information om emnet på Regionens hjemmesider, så sørg for,

at det stemmer overens med det, du skriver i den trykte pjece.

Sammenhæng mellem tryksag og web

Hvis du vælger at skrive mere om det aktuelle emne på web,

så overvej: Kan tekst og fotos til hjemmeside og patientpjece

laves i samme arbejdsgang, så de er så ens som muligt? Det

sikrer, at udtryk og forklaringer stemmer overens, hvilket skaber

tryghed hos patienter og pårørende.

sørg også for at lægge pjecen på web.

hvis der allerede ligger information om emnet

på regionens hjemmesider, så sørg for at det

stemmer overens med det, du skriver i

den trykte pjece

19 WeB


lagring &

opdatering

Lagring & opdatering

Regionen skal kunne holde styr på sine patientpjecer. Vi skal kunne

dokumentere hvilken pjece, vi har udleveret til patienterne på

et givent tidspunkt (krav fra Den danske kvalitetsmodel DDKM).

For at kunne holde styr på versionerne af pjecerne skal de lagres i

et dokumenthotel. Det sker via www.TrykkeriOnline.rn.dk

Dokumenthotellet fungerer som en database over regionens

pjecer. Brug den som inspiration, og se, hvad andre har skrevet

i deres pjecer, og del dine pjecer med andre. Så undgår

alle at skulle starte forfra hver gang med en ny pjece. Det er

videndeling på tværs af afdelinger og sektorer. Via dokumenthotellet

kan du også bestille genoptryk af din pjece.

du kan bestille genoptryk og videndele

på tværs af organisationen på

www.trykkerionline.rn.dk

opdatering

Det er vigtigt, at pjecen jævnligt opdateres: Er der kommet ændringer

i et behandlingsforløb? Eller har afdelingen fået nye telefontider?

Ifølge DDKM, standard 2.2.2, skal sygehuse og sektorer

have retningslinjer for, hvordan opdatering af pjecer sikres.

Når pjecen ligger i dokumenthotellet på www.TrykkeriOnline.

rn.dk, får du automatisk en mail med en påmindelse om, at

pjecen ikke er blevet ændret i for eksempel 12 måneder. Når du

har opdateret din pjece, skal den uploades igen til dokumenthotellet,

så den nyeste version af pjecen altid er tilgængelig.

21 Lagring & opdatering


tjekliste

patientSyn

· giv patienten og den pårørende viden indsigt og information

som kan styrke dem til at håndtere situationen

· gør forløb og tilbud begribeligt for patienten så de er rustet

til kontakten til sundhedspersonalet

måLgruppe

· er pjecen baseret på grundige målgruppeovervejelser og

viden om målgruppen?

· er det relevant at foretage målgruppeundersøgelser, brugerinddragelse

og at samarbejde med patientforeninger m.v.?

indHoLd

· har pjecen et klart defineret formål i forhold til patienten

eller pårørende?

· er pjecen baseret på patientens behov og perspektiv?

· er indholdet baseret på korrekt og nyeste kliniske viden?

Struktur

· er pjecens struktur baseret på en af standardpjecetyperne,

eller på en af de fire måder at disponere på i en pjece?

· passer pjecens omfang til patientens behov og evner for

at håndtere det?

Sprog

· målgruppens sprog, det vil sige patientsprog og ikke behandlersprog

og klinisk sprog ?

· er der læst grundig korrektur på pjeceteksten?

deSign

· er illustrationer og billedmateriale meningsfulde i sammenhængen,

og udsender de hensigtsmæssige signaler?

· er illustrationer og billedmateriale professionelt i kvalitet?

· Følger layoutet retningslinjerne fra designguiden?

tryk

· er pjecen sendt i et trykklar pdf-fil format?

· er dine pdf-indstillinger hentet på www.design.rn.dk

under trykning?

· er pjecen sendt til tryk via trykkerionline.rn.dk?

på WeB

· er pjecen lagt på web?

· hænger pjecens indhold sammen med de informationer,

som ellers ligger på regionens hjemmesider?

Lagring og opdatering

· er pjecen lagt i dokumenthotellet på

trykkerionline.rn.dk?

· er pjecens indhold opdateret?

hjælp til

udarbejdelse

aF pjecer

rådgivning

For yderligere rådgivning kontakt Kommunikation – se mere på

www.pinfo.rn.dk under Kommunikation

designguide

Designguide for Bruger­ og patientbrochurer findes på

www.design.rn.dk under publikationer

trykkeri

www.TrykkeriOnline.rn.dk

Litteratur

Leif Becker Jensen:

”På patientens præmisser – en brugsbog om skriftlig patientinformation”.

Forlaget Samfundslitteratur 2007

ISBN 978­87­593­1319­0

www.forlagetsl.dk


HåndBog i pjeceproduktion

udgivet af:

region nordjylland

kommunikation

niels Bohrs Vej 30

9220 aalborg Øst

udgivet: august 2009

Layout: SHrpa

Læs mere på:

www.design.rn.dk

More magazines by this user
Similar magazines