2013-04-18, referat - Skælskør Boligselskab

skaelskoerbolig.dk

2013-04-18, referat - Skælskør Boligselskab

Deltagere

Jan Kjærgaard Pedersen, formand

Peter Elmann, næstformand

Hans-Christian Pedersen

Jørgen Andersen

Leif Christiansen

Per R. Jensen

Anne Marie Madsen – Afbud

Fra DAB:

Bettina Foltinger

Nadja Wismann - Afbud

Referat fra bestyrelsesmøde

i Skælskør Boligselskab

Torsdag den 18.04.2013 klokken 16:30

afholdt i

REFERAT

Mødelokalet, Rådmandsvej 28, Skælskør

Bestyrelsesmøde

den 18.04.2013

Udsendt den 24.04.13

MDR-2013-00216

Side 1 af 11

Initialer 2000 / Lejer 18-04-2013

16:30 18-04-2013 20:30


Indholdsfortegnelse

REFERAT

Bestyrelsesmøde

den 18.04.2013

Udsendt den 24.04.2013

MDR-2013-00216

Side 2 af 11

1) Skælskør Boligselskab 3

a) Godkendelse af dagsorden 3

b) Godkendelse af referater 3

c) Orientering ved formanden 3

d) Orientering fra bestyrelsesmedlemmer 4

e) Personaleforhold 4

f) Temadag 4

2) Evaluering af Strategimøde – bilag 1 5

3) Nye regler om til- og framelding af el 6

4) Orientering om 1 års eftersyn af fysisk helhedsplan på Parkvej 7

5) Rammeaftale med leverandører 7

6) Tilslutning til Almen Indkøb v/ Lejerbo – Bilag 2 8

7) Annoncering i lokale medier 9

8) Sponsorat til juniorarbejde i sejlklubben – bilag 3 9

9) Formand-Næstformandsmøde 10

10) Repræsentantskabsmøde 10

11) Næste møde 10

12) Eventuelt 11


1) Skælskør Boligselskab

a) Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

b) Godkendelse af referater

Der er ikke modtaget bemærkninger til referatet

Det indstilles til bestyrelsen at godkende referat

REFERAT

Med bemærkning om at Per Jensen ikke var tilstede på sidste

bestyrelsesmøde den 4. april 2013, blev referatet godkendt.

c) Orientering ved formanden

Bestyrelsesmøde

den 18.04.2013

Udsendt den 24.04.2013

MDR-2013-00216

Side 3 af 11

Jan Kjærgaard orienterede om at helhedsplaner for afdelingerne 1, 5, 7 og

9 (samt afdeling 6) er sendt til Landsbyggefonden og at en afventning om

besigtigelse afventes.

Jan Kjærgaard, Peter Elmann og Nadja Wismann deltog i styringsdialog-

konference den 11. marts 2013 på Fyn og ved den lejlighed har formanden

arrangeret at Carsten Hansen, minister for by, bolig og landdistrikter,

kommer på besøg den 17. juni 2013 i Parkvejshuset og ønsker bl.a. at tale

med projektets ungeråd. DAB udarbejder program til dagen.

Den 31. august 2013 er der kulturel folkefest i byen og administrationen har

arrangeret at DAB bussen kommer på havnen og reklamerer for selskabets

boliger.


REFERAT

Bestyrelsesmøde

den 18.04.2013

Udsendt den 24.04.2013

MDR-2013-00216

Side 4 af 11

Der er repræsentantskabsmøde i DAB den 28. maj 2013 og Rie, Jørgen,

Leif, Peter og Jan tilmeldes af Bettina. Jan skal have besked om antal

tilmeldte fra afdelingerne, så der evt. kan bestilles en bus.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

d) Orientering fra bestyrelsesmedlemmer

Per Jensen berettede at han havde haft besøg af DAB’s virksomhedsnævn,

15 personer, der havde besøgt alle afdelingerne og Agersø. Bettina Foltinger

orienterede om at virksomhedsnævnet bestod af udpegede

ejendomsfunktionærer, fællestillidsmanden og repræsentanter fra

arbejdsgiver ved DAB.

Per orienterede om at han og Morten har tilmeldt sig et Energimøde i DAB

den 28. maj samt at formanden for Kalundborg boligselskab har besøgt

Parkvej for at se projektet, da de påtænker samme helhedsplan i en

afdeling i Kalundborg.

Orienteringen blev taget til efterretning.

e) Personaleforhold

Orienteringen blev taget til efterretning.

f) Temadag

Jf. bestyrelsens beslutning på bestyrelsesøde den 31. januar 2013 om at

afholde udgifter til afholdelse af fælles temadag er der på baggrund af

drøftelser med de ansatte truffet beslutning om at afholde en temadag i

løbet af forsommeren.

Den totale udgift vurderes til ca. kr. 1.200,00 per ansatte i boligselskabet.

Det indstilles til bestyrelsen at vedtage afholdelse af udgift til temadag.


REFERAT

Bestyrelsesmøde

den 18.04.2013

Udsendt den 24.04.2013

MDR-2013-00216

Side 5 af 11

Selskabet besluttede, at bevillige ca. 11.000 kr. af arbejdskapitalen til en

Temadag for personalet for at styrke det nye samarbejde i driftscentrene og

administrationen. DAB betaler for de DAB ansatte på kontoret.

2) Evaluering af Strategimøde – bilag 1

Strategimødet blev i år afholdt den 2. marts 2013 på Villa Fjordhøj.

Emnerne til årets strategimøde var flg. Grøn energi, drøftelse af

ejendomsfunktionen, partnerskabsaftale med Jobcenter Slagelse, drøftelse

af Niras rapport, det boligsociale fællessekretariat, det boligsociale projekt,

sammenlægning af afdelinger.

Det indstilles til bestyrelsen at drøfte og evaluere strategimødet på

baggrund af udsendt referat samt fastlægge fremadrettet vision og strategi

for selskabet for 2013.

Formanden gennemgik kort referatet fra Strategimødet, og kunne

konstatere at flere af punkterne omkring effektivisering og

anvendelse af grøn energi allerede er sat i gang.

I forhold til punktet om styrkelse og effektivisering af

ejendomsfunktionen blev evalueringen, at der skal være ro på det

næste års tid og at der efterfølgende vil blive en evaluering.

Nadja og Per har aftalt møde med jobcenter Slagelse om

gennemgang af hensigtserklæringen om en Partnerskabsaftale med

evt. brug af medarbejdere i løntilskud.

Bettina Foltinger nævnte, at der under punktet Beboer- og

trivselsundersøgelse godt kunne have været brugt noget tid på at

drøfte indhold i den kommende prækvalifikation til videreførelse af

parkvejsprojektet, da Fællessekretariatet allerede der vidste at man

ville komme i tidsnød med indsendelse til kommunal godkendelse.

Det lykkedes så, med hiv og sving og mange timer at få det

afleveret.

Skælskør Boligselskab har bevilget sit bidrag til driften af

Fællessekretariatet til udgangen af 2014.


REFERAT

Bestyrelsesmøde

den 18.04.2013

Udsendt den 24.04.2013

MDR-2013-00216

Side 6 af 11

DAB arbejder videre med planen for sammenlægningen af flere

mindre afdelinger som fremlagt på mødet. Et endelig oplæg vil blive

fremsendt til selskabet til godkendelse.

3) Nye regler om til- og framelding af el

Der er pr. 1. marts 2013 kommet nye regler for el-leverancer for beboere,

hvorfor de tidligere samarbejdsaftaler ophører, og DAB/afdelingen kan og må

ikke indberette, hverken en tilflytning eller en fraflytning. Det kan kun lejeren

selv. Der er lovgivningsmæssigt mulighed for at indhente en fuldmagt fra

lejeren, men med det frie valg af leverandør, vil det skabe forvirring, hvis lejer

bl.a. vælger ny leverandør i boperioden. Så indtil videre vil DAB ikke benytte

fuldmagter. DAB og ejendomskontoret ville også være nødt til at administrere

flere leverandører, da det frie valg af el-leverandør ellers ikke ville give mening,

ligesom der ville være lejere, der IKKE var indstillet på at give fuldmagt. Alt

sammen noget, der skulle håndteres manuelt i et samarbejde mellem

ejendomskontoret og DAB. Det tror vi ikke på kunne fungere i hverdagen. De

nye regler vil medføre problemer i forbindelse med istandsættelsesperioden (de

14 dage), nemlig for det el-forbrug som forekommer efter en lejers fraflytning,

og før en ny lejer er indflyttet. Det er især et problem, når flyttelejligheder skal

istandsættes. Her vil det være sådan, at afdelingen nu indsættes som ny

forbruger. Ejendomskontoret skal tilmelde lejligheden til elforsyningen, og

ejendomskontoret skal være opmærksomme på, at afmelde afdelingen som

”kunde”, når lejligheden er genudlejet. I forlængelse af regelændringen som

nævnt ovenfor, vil ejendomskontoret dog fremover ikke længere skulle til- og

framelde de enkelte beboere. Indflytter vil fremover (fra primo april 2013)

modtage et brev hvori der står, at de ved ind- og udflytning har til pligt til selv,

at melde flytning til el-leverandøren. Der vil tillige fremover stå i lejekontrakten

under ”særlige vilkår”: ”Ved ind- og udflytning har lejer selv pligt til, at melde

flytning til sin el-leverandør senest 3 dage før flytningen finder sted. Undlader

lejer dette, vil det blive opfattet som væsentlig misligholdelse af lejeforholdet”.

Udgiften til el i istandsættelsesperioden vil blive pålignet afdelingen, da der er

tale om en meget begrænset udgift, og da et administrativt apparat hos

ejendomskontoret og DAB til evt. at sikre udgiften kommer på flytteafregningen,

vil overstige omkostningerne til el. I istandsættelsesperioden anvendes typisk 2

– 300 kr. i el.


REFERAT

Ovenstående indstilles taget til efterretning af bestyrelsen.

Orienteringen blev taget til efterretning.

Bestyrelsesmøde

den 18.04.2013

Udsendt den 24.04.2013

MDR-2013-00216

Side 7 af 11

4) Orientering om 1 års eftersyn af fysisk helhedsplan på Parkvej

Formanden ønsker at orienter om status på 1 års gennemgang på Parkvej.

Det indstilles til bestyrelsen at drøfte dels processen omkring 1 års

gennemgang samt status på revideret regnskab fra Kuben.

Bettina Foltinger orienterede om, at DAB har afholdt møde med

Mangor & Nagel og at afdelingen er blevet termofotograferet samt

at en DAB inspektør med stor hjælp fra Per, har fremsendt

reklamation med dokumentation til både Enemærke & Petersen og

Mangor & Nagel. Der er reklameret for både ind- og udvendige

arbejder, fællesarealer og Fælleshuse, teknik og optioner.

Rådgiverne har fået frist til inden den 1. maj 2013 at have meddelt

DAB deres stillingtagen til reklamationen herunder at fremsætte

deres forslag til udbedring af svigt og skader.

Desværre havde Kuben, i Byggeskadefondens database, kun anført

forventet afleveringsdato, men ikke den faktiske afleveringsdato,

hvilket har givet anledning til ukorrekt planlægning hos Mangor &

Nagel, men det er løst nu.

Kuben skal hjælpe Mangor & Nagel med 1-års eftersynet og

Byggeskadefonden vil forsøge at gennemføre deres 1-års

svigteftersyn så hurtigt som muligt.

Jan Kjærgaard udtrykte stor tilfredshed med at 1-års eftersynet nu

er skudt i gang.

5) Rammeaftale med leverandører

Generelle rammeaftaler med faste leverandører af ydelser og varer til

Skælskør Boligselskab ønskes udarbejdet. Målet er at opnå

konkurrencedygtige priser og sikre ejendomsmestrene de mest optimale


REFERAT

Bestyrelsesmøde

den 18.04.2013

Udsendt den 24.04.2013

MDR-2013-00216

Side 8 af 11

arbejdsbetingelser i forbindelse med bestilling af eksterne arbejder og

varer. Leverandører tilsigtes at findes lokalt og gerne i Slagelse kommune.

Det indstilles til bestyrelsen at drøfte forslaget samt træffe beslutning.

Bettina Foltinger orienterede om, at der i øjeblikket pågår fornyelse

af Rammeaftalerne om teknisk totalrådgivning og at det forventes

at være færdigt omkring juni måned.

Derudover har DAB en indkøbscentral der skal bruge af

ejendomsmestrene når de skal forestå større indkøb og til at

sammenligne priser med de rabataftaler der er indgået med DAB.

Per Jensen gav udtryk for at indkøbscentralen fungerede rigtig godt

og at ejendomskontorene brugte denne.

Udbudsreglerne siger at man skal indhente 2 lokale tilbud og 1

tilbud udefra. Man kan således ikke tilsidesætte udbudsreglerne

med at sige at leverandører skal findes lokalt eller i Slagelse

kommune. Per Jensen orienterede om, at de brugte mange lokale

håndværkere og kun dem der kunne konkurrere med prisen.

Bestyrelsen gav udtryk for at være tilfredse med ovenstående for

nærværende.

6) Tilslutning til Almen Indkøb v/ Lejerbo – Bilag 2

Lejerbo har udviklet en indkøbsportal Almen Indkøb og tilbyder alle almene

boligorganisationer at være med. Hvis selskabet siger ja til Almen Indkøb,

binder man sig ikke til noget, men selskabet kommer med i udbudsrunden,

som Lejerbo foretager, og får dermed mulighed for at købe via de

forventede fordelagtige aftaler på portalen. Hvis selskabet siger nej tak,

mister man muligheden for at være med de næste 4 år. Det koster ikke

noget at tilslutte sig eller at bruge portalen. De leverandører, der rent

faktisk får ordrer via portalen, indbetaler tre procent af omsætningen. De

tre procent skal dække Lejerbos udviklingsomkostninger og drift af Almen

Indkøb, og et eventuelt overskud betales forholdsmæssigt tilbage til

selskaberne, der har benyttet aftalerne.


REFERAT

Bestyrelsesmøde

den 18.04.2013

Udsendt den 24.04.2013

MDR-2013-00216

Side 9 af 11

Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om at tilslutte sig Almen

Indkøb.

Bestyrelsen besluttede at takke nej tak, eftersom DAB’s egen

indkøbsordning fungerer godt og mente ikke at man havde brug for

at skulle tjekke yderligere portaler inden indkøb blev foretaget.

7) Annoncering i lokale medier

Jf. bestyrelsens tidligere drøftelser vedrørende markedsføring i digitale og

trykte medier har administrationen modtaget annonce-skabeloner fra DAB

samt tilbud fra lokale medier.

Det indstilles til bestyrelsen at drøfte og vedtage at administrationen

foranlediger løbende annonceringer i forbindelse med arrangementer samt

efter behov.

Det besluttedes, at give DAB prokura til at annoncere på selskabets

vegne, når der er ledige boliger, og give selskabet besked herpå.

8) Sponsorat til juniorarbejde i sejlklubben – bilag 3

Skælskør amatør-sejlklub har rettet henvendelse til boligselskabet med

ønsket om en sponsoraftale rettet mod deres juniorarbejde – primært

opførelse af nye fysiske faciliteter. Formålet er at få aktiveret så mange af

byens børn og unge som muligt og give dem en tilknytning til byen samt en

sund fritidsinteresse. Sponsoraftale er i henhold til bilag 3 fastsat til kr.

5.000,00

Det indstilles til bestyrelsen at drøfte sponsorat samt træffe beslutning.

Sponsoratet til sejlklubben blev drøftet for og imod. Bettina

Foltinger orienterede om at, det er en balancegang at få støtten til

at falde ind under almene boligers formål. Sponsoraterne skal have

en direkte sammenhæng med det at leje boliger ud og man skal

holde sig for øje, at det er lejernes penge, man bruger.


REFERAT

Bestyrelsesmøde

den 18.04.2013

Udsendt den 24.04.2013

MDR-2013-00216

Side 10 af 11

Bestyrelsen besluttede, at drøfte punktet igen på næste ordinære

bestyrelsesmøde.

9) Formand-Næstformandsmøde

Skælskør Boligselskab er værter ved næste Formand/Næstformandsmøde. Det er

aftalt at mødet skal afholdes ultimo maj 2013.

Det indstilles til bestyrelsen at fastsætte dato for møde.

Ny mødedato blev drøftet og er efterfølgende fastsat til den 4. juni 2013,

kl. 17.00 i Parkvejhuset.

Jan Kjærgaard nævnte følgende emner til dagsordenen: Orientering af

Niras rapport – vise området omkring Parkvej og Solfangerne.

Dagsordenen skal ud senest 8 dage før og flere emner skal drøftes evt. i

samarbejde med formanden Poul Erik fra Slagelse almene Boligselskab.

10) Repræsentantskabsmøde

Den 23. maj 2013 afholdes repræsentantskabsmøde i Skælskør Boligselskab.

Det indstilles til bestyrelsen at drøfte dagsorden til det forestående

repræsentantskabsmøde herunder valg af bestyrelsesmedlemmer.

Medlemmerne der er på valg er efterfølgende sendt ud med

repræsentantskabsdagsordenen. Jan Kjærgaard Pedersen, Hans

Christian Pedersen og Leif Christiansen er på valg i år.

Det besluttedes, at afholde bestyrelsesmøde kl.16.00 inden

repræsentantskabs mødet, for at godkende regnskaberne og indstille

dem til repræsentantskabets godkendelse.

11) Næste møde

Den 23. maj 2013, kl. 16.00: selskabsbestyrelsesmøde på Postgården

med efterfølgende repræsentantskabsmøde kl. 17.00.


REFERAT

Bestyrelsesmøde

den 18.04.2013

Udsendt den 24.04.2013

MDR-2013-00216

Side 11 af 11

Såfremt der er brug for yderligere møder, afhængig af valgresultatet,

aftales det efterfølgende.

Næste ordinære møde er budgetmødet den 12. september 2013, kl.

16.30.

12) Eventuelt

Per Jensen orienterede om at der er medarbejdervalg til bestyrelsen den

25. maj og at han genopstiller.

Leif orienterede om, at en beboer havde klaget til Anja om støj ved den

netop igangværende basketball turnering. Leif taler med klagestilleren

om dette, da alle skal have lov at bruge faciliteterne.

Personalet i parkvejhuset var blevet afvist at kunne lave kaffe i

beboerhuset da der var bankospil, hvilket ikke er acceptabelt. Leif taler

med Jannie.

Bestyrelsen enedes om at bakke op omkring det boligsociale projekt og

at meddele de frivillige at de ikke bestemmer hvem der må bruge de

faciliteter som Landsbyggefonden har givet midlerne til. Jørgen mente at

der måske kunne ligge lidt gammelt fjendskab bag.

Til de kommende budgetcafeer henholdsvis den 3. og den 6. juni vil Per

og Michael også blive inviteret og Peter bad til at man kunne få adgang

til de øvrige rum i parkvejhuset hvis de var ledige. Administrationen

undersøger dette.

Referent Bettina Foltinger

More magazines by this user
Similar magazines