Kom godt i gang - Winfinans
Kom godt i gang - Winfinans
Kom godt i gang - Winfinans
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
<strong>Kom</strong> <strong>godt</strong> i<strong>gang</strong> med <strong>Winfinans</strong><br />
Small Business
<strong>Kom</strong> <strong>godt</strong> i<strong>gang</strong> med <strong>Winfinans</strong><br />
Forord<br />
God arbejdslyst!<br />
<strong>Winfinans</strong> ApS<br />
www.winfinans.dk<br />
2<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
<strong>Winfinans</strong> er udviklet gennem flere år i et tæt samarbejde<br />
mellem en række systemplanlæggere, programmører, revisorer<br />
og test-firmaer. Vi er overbevist om, at <strong>Winfinans</strong> vil udgøre et<br />
professionelt og brugervenligt værktøj i danske virksomheders<br />
dagligdag.<br />
<strong>Winfinans</strong> er udviklet i henhold til gældende danske regelsæt,<br />
normer og praksis.<br />
Tilmeld til vores nyheds e-mails, så vi kan holde dig underrettet<br />
om nye versioner og muligheder. Bestil samtidig vores<br />
serviceabonnement, så vi kan hjælpe dig med at få <strong>Winfinans</strong><br />
Small Business til at fungere optimalt i virksomheden.
Titel: <strong>Kom</strong> <strong>godt</strong> i<strong>gang</strong> med <strong>Winfinans</strong> Small Business.<br />
Udgave: 8. udgave, Februar, 2010<br />
Udgiver: <strong>Winfinans</strong><br />
Himmelev Bygade 49<br />
4000 Roskilde<br />
www.winfinans.dk<br />
Copyright: <strong>Winfinans</strong><br />
3<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Enhver gengivelse af dette produkt, mekanisk, fotografisk eller elektronisk er<br />
ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Eventuel mangfoldiggørelse kan kun<br />
ske efter skriftlig aftale med WInfinans ApS.
Indholdsfortegnelse<br />
4<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Indledning<br />
Installation, systemkrav, brugerad<strong>gang</strong>e. ............................................................. 5<br />
Regnskabsmodul<br />
Oprettelse af firma, bogføring, regnskab .............................................................. 9<br />
Adresser<br />
Oprettelse af debitorer/kreditorer, kunder/leverandører ....................................... 26<br />
Fakturamodulet<br />
Oprettelse af lager, salg, køb og statistik ............................................................. 30<br />
Appendix<br />
Overførsel til Excel, Word samt udskrifter ............................................................ 56<br />
Tekniske data for <strong>Winfinans</strong> Small Business ........................................................ 57<br />
<strong>Winfinans</strong> uden brug af mus – anbefalede indtastningsmetoder .......................... 60<br />
Hvordan kan jeg få mere hjælp til <strong>Winfinans</strong> ....................................................... 63<br />
Stikordsregister<br />
Alfabetisk oversigt over indhold ............................................................................ 64
Generelt om <strong>Winfinans</strong><br />
Moduler<br />
Regnskabsmodul<br />
Fakturamodul<br />
Værktøjslinien<br />
5<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Alle data gemmes i en fil, nemlig WL2Kdata.mdb. Programmet<br />
åbnes som 2 moduler, Regnskabsmodul og Fakturamodul,<br />
hvortil der kan gives forskellig ad<strong>gang</strong> til denne fil.<br />
Regnskabsmodul skal opsættes først. Her indtastes<br />
stamoplysninger omkring firma og regnskabets bogføring. Se<br />
Guider.<br />
Regnskabsmodulet anvendes til bogføring, udskrift af regnskab<br />
og debitor- kreditorstyring.<br />
Fakturamodul skal opsættes med varelager, kunder og<br />
leverandører.<br />
Fakturamodulet anvendes til køb og salg, lagerstyring samt alle<br />
former for udskrifter i forbindelse med lager, køb og salg.<br />
Hvert modul indeholder en værktøjslinie med overordnede<br />
opsæt. Stamdata i øverste værktøjslinie, som skal opsættes før<br />
<strong>Winfinans</strong> kan anvendes. <strong>Winfinans</strong> Hjælp findes ligeledes i<br />
værktøjslinien.<br />
Ad<strong>gang</strong> indeholder følgende funktioner<br />
Brugere, ad<strong>gang</strong>skontrol<br />
Hvis <strong>Winfinans</strong> kun er installeret på én maskine, er det ikke<br />
nødvendigt at oprette nye brugere. Der er fra starten oprettet en<br />
bruger med navn Demo. Demo kan overskrives med ens eget<br />
navn.<br />
Er der flere brugere på systemet, kan disse oprettes som<br />
brugere med ad<strong>gang</strong>skode. Dette sikrer, at der kommer et
Skift database/flerbruger<br />
Licensoprettelse<br />
Udlæs bilag og balance<br />
Installer egne rapporter<br />
6<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
ad<strong>gang</strong>sbillede, når <strong>Winfinans</strong> åbnes, hvor hver bruger kan<br />
logge sin ind under eget navn.<br />
Der er mulighed for at give begrænset ad<strong>gang</strong> til nogle brugere<br />
ved at fjerne hakket udfor de enkelte funktioner.<br />
Funktionstasten vil da blive lysegrå og inaktiv.<br />
Der kan oprettes flere brugernavne end der er licenser til<br />
<strong>Winfinans</strong>. Det kan f.x. være en fordel at oprette revisor med<br />
eget navn, så man efterfølgende i regnskabet kan se, hvilke<br />
bogføringer, der er foretaget af revisor.<br />
Mindst en bruger skal være systemansvarlig, da det kun er de<br />
systemansvarlige, der har mulighed for rette brugere,<br />
ad<strong>gang</strong>skontrol.<br />
Der kan oprettes flere kopier af databasen eller databasen kan<br />
placeres centralt på en server. Dette billede anvendes da til at<br />
angive hvilken database <strong>Winfinans</strong> skal arbejde med. Husk at<br />
skifte database både i Regnskabs- og Fakturamodul.<br />
Indtil licensnr. indtastes vil programmet fungere som en demoversion<br />
med begrænsede antal posteringer. Licens.nr. indtastes<br />
i Regnskabsmodul under Bruger/Ad<strong>gang</strong>-Licensoprettelse.<br />
Herefter genstartes programmet. Der skal anvendes lige så<br />
mange licenser som samtidige brugere på systemet.<br />
Funktionen Udlæs bilag og balance kan anvendes til overførsel<br />
af data til revisor. Funktionen udlæser en kommasepareret fil til<br />
en almindelig diskette. Denne fil kan af revisor indlæses i<br />
revisorsystemet og erstatter udskrift og fremsendelse af<br />
regnskab og kontokort. Der udlæses tal fra det regnskabsår, der<br />
er valgt.<br />
<strong>Winfinans</strong> er et åbent program, som kan åbnes via Microsoft<br />
Access ved at SHIFT holdes nede. Herefter kan tabeller og<br />
design ændres med kendskab til MS Access Rapportgenerator.
Lås Program<br />
Manualer<br />
Guider<br />
7<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Ændringer gemmes og installeres via Ad<strong>gang</strong>/Indlæs egne<br />
rapporter. Se endvidere Appendix 4<br />
Lås program låser <strong>Winfinans</strong> på den enkelte arbejdsstation, så<br />
programmet ikke kan åbnes via MS Access. Dette påvirker ikke<br />
den almindelige brug af <strong>Winfinans</strong>, men kan være en fordel som<br />
øget sikkerhed. Alternativt kan der opsættes samme Password<br />
på MS Access som på <strong>Winfinans</strong>.<br />
Denne manual, <strong>Kom</strong> <strong>godt</strong> i<strong>gang</strong> med <strong>Winfinans</strong>, er en kortfattet<br />
vejledning, der giver overblik over systemet, og som skal hjælpe<br />
den nye bruger i<strong>gang</strong>. Den egentlige vejledning til de enkelte<br />
<strong>Winfinans</strong> arbejds<strong>gang</strong>e findes i skærmmanualens enkelte<br />
opslag.<br />
Guiderne leder trin for trin leder den nye bruger igennem de<br />
vigtigste opsæt ved ibrugtagning af et modul.<br />
Regnskabsmodulet har tillige en Guide, der vejleder igennem<br />
den første årsafslutning.
Figur 1. Guider<br />
Systemkrav<br />
Installation<br />
Enkeltbruger<br />
Flerbruger<br />
8<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Guide-ikonet findes nederst i modulernes hovedmenuer. Ved<br />
at klikke på en af Guidens programknapper, f.eks. Momsopsæt,<br />
føres man direkte til det ønskede opsæt, hvor opsættet sker<br />
med samme. Når man har været Guiden igennem, er systemet<br />
klart til at tage i brug.<br />
Se appendix Tekniske data for <strong>Winfinans</strong> Small Business<br />
Indsæt cd-rom og følg instrukser på skærm. Når hvert modul af<br />
<strong>Winfinans</strong> åbnes første <strong>gang</strong> skal licenshaver indtastes.<br />
Licenshaver er navn eller firmanavn.<br />
I flerbrugerinstallationer installeres <strong>Winfinans</strong> på hver<br />
arbejdsstation og tilknyttes ved installationen den lokale<br />
database (WL2Kdata.mdb) Fra en af stationerne kopieres<br />
databasen WL2Kdata.mdb til et fælles bibliotek på serveren, fx<br />
F:\Regnskab. Herefter skiftes databasen på hver arbejdsplads<br />
til denne fælles database.
Regnskabsmodulet<br />
Demoregnskab<br />
9<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Med modulet følger et Demoregnskab, som det er en god idé,<br />
at orientere sig i først. Dette regnskab kan nedlægges, når man<br />
føler sig sikker i <strong>Winfinans</strong>.<br />
Oprettelse af eget firma<br />
Rettelseslog<br />
Brug guiden <strong>Kom</strong> <strong>godt</strong> i<strong>gang</strong>, der kaldes via Guider, nederst i<br />
Hovedmenu eller klik på Ret/Opret ud for Firma. Klik på Opret<br />
nyt firma, og indsæt her firmaets stamdata, der, hvad firmanavn<br />
og adresse angår, herefter medtages på regnskabsudskrifter.<br />
Der er ingen programmæssige begrænsninger på antal af<br />
oprettede firmaer.<br />
Rettelseslog, som findes under Ret/Opret Firma, er en<br />
automatisk registrering af ændringer/rettelser (herunder
Nulstil regnskab<br />
Nedlæg Firma<br />
Regnskabsår<br />
10<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
nedlæggelse) af firma, regnskabsår og finanskonti. Logbogen<br />
kan udskrives.<br />
Når et regnskabsår nedlægges, nedlægges de posteringer, der<br />
hører til dette regnskabsår. Åbne poster vil dog ikke blive<br />
nedlagt, da disse går på tværs af regnskabsår. For at nulstille<br />
regnskab for alle data, incl. Åbne poster, skal funktionen Nulstil<br />
Regnskab anvendes.<br />
Efter nedlæggelse af alle regnskabsår kan firmaet nedlægges.<br />
Det er herefter ikke muligt at genskabe data.<br />
Før der kan arbejdes i det nye firma, skal der oprettes<br />
regnskabsår. Alle regnskabsår bevares fuldt ud og tilgængelige<br />
i systemet, indtil man selv vælger at tømme og nedlægge dem.
Første regnskabsår<br />
11<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Vælg firma via listbox fra Hovedmenu. Tryk på Ret/Opret ud for<br />
Regnskabsår i Hovedmenu . Regnskabsår foreslås oprettet<br />
som indeværende år og januar som regnskabsårets start. Via<br />
listbox ud for Regnskabsår starter måned, kan der vælges<br />
anden måned som startmåned. Vælg herefter Opret. Navn på<br />
regnskabsår kan ændres og antal måneder tilrettes. Et<br />
regnskabsår kan indeholde mellem 2 og 18 måneder. Billedet til<br />
højre viser regnskabsperiode i det oprettede regnskabsår.<br />
Efterfølgende regnskabsår<br />
Regnskabsåret oprettes ved at klikke på Ret/Opret ud for<br />
Regnskabsår, og herefter på Opret nyt år. Kontrollér<br />
regnskabsårets start, hvad angår år og måned, i henholdsvis<br />
Regnskabsåret starter år og Regnskabsår starter måned.<br />
(Vælges via listbox). Klik herefter på OK. Kontroller endelig<br />
antal måneder i regnskabsåret, (vælges via listbox).<br />
Tilladte bogføringsperioder<br />
Momssatser<br />
Den tilladte bogføringsperiode kan evt. afgrænses i Tillad<br />
bogføring fra dato og Tillad bogføring til dato. Der kan evt.<br />
begrænses på kassebilagsnumre. Uden afgrænsninger kan der<br />
bogføres i hele det opsatte regnskabsår. Ved regnskabsårets<br />
afslutning kan der afkrydses i Stop for bogføring i dette<br />
regnskabsår. Afkrysning kan midlertidig fjernes, når der skal<br />
efterposteres i gammelt år.<br />
Vælg Stamdata fra øverste menubjælke i Hovedmenu og<br />
herefter Opsæt af moms.
Kontoplan<br />
Oprettelse af kontoplan<br />
Ændring af kontoplan<br />
12<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Opret firmaets momssatser ved at indsætte momskode , fx. U-1<br />
for udgående moms og I-1 for indgående moms, beskrivelse og<br />
kontonr. for momsen<br />
Klik for hvert momstræk på knappen Sats og indsæt % samt<br />
den dato, hvorfra momstrækket skal virke. Hermed vil evt. nye<br />
momssatser kunne indsættes og anvendes i systemet samtidig<br />
med at tidligere gyldige momssatser bevares til brug ved<br />
efterposteringer i tidligere perioder/år.<br />
Momssatser kan herefter vælges på øvrige konti i kontoplanen.<br />
Kontoplan kan indtastes manuelt under Kontoplan eller en<br />
eksisterende kan kopieres fra et allerede oprettet firma til et<br />
andet, fx Demoregnskab. Dette sker via Ret/Opret ud for Firma i<br />
Hovedmenu. Vælg Kopier kontoplan. Kopieringen medtager<br />
stamdata som overførselskonti, kontoforkortelser,<br />
konteringsforslag og automatiske posteringer. Den kopierede<br />
kontoplan kan herefter tilrettes individuelt ved at slette, tilføje<br />
eller ændre konti.<br />
En kontoplan kan ændre nummer ved at overskrive<br />
eksisterende nummer. Teksten kan ændres og type kan<br />
ændres. En konto kan nedlægges ved at markere linien i
Kontotyper<br />
Afstemningskonti<br />
Konteringsforslag<br />
Konteringsforkortelser<br />
13<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
kontooversigt og trykke Delete. Efter bogføring er det ikke tilladt<br />
at nedlægge en konto. Ændringer af konti gemmes automatisk i<br />
Rettelseslog, som findes under Firma Ret/Opret.<br />
Efter ændringer i kontoplan vælges Genberegn under<br />
Regnskab. Dette opdaterer regnskabet, så<br />
sammentællingskonti vises korrekt.<br />
Kontoplan sorteres alfanumerisk i <strong>Winfinans</strong>. Ved indtastning af<br />
konti vælges type. Overskrift kan være alm. eller<br />
hovedoverskrift (vises med større skrift og uden nr) med eller<br />
uden sideskift (konto vises øverst på ny side). Bogføring kan<br />
være drift eller status (moms vælges). Total er en<br />
sammentællingskonto, hvor der angives sammentælling fra/til.<br />
Der sammentælles kun saldi på bogføringskonti(drift/status).<br />
Afstemningskonti er konti, der ønskes afstemt før bogføring,<br />
f.eks. Kasse, Bank og Giro. Afstemningskonti oprettes under<br />
Stamdata/Opsæt af afstemningskonti. Afstemningsbillede<br />
fremkommer, når der trykkes bogfør.<br />
Firmaets daglige konteringer kan opsættes, så det kun er<br />
nødvendigt at indtaste et par søgebogstaver i bilagsteksten,<br />
hvorefter hele konteringsstrengen med bilagstekst, debet- og<br />
kreditkonti fremkommer. Vælg Konteringsforslag via Stamdata.<br />
Indsæt selvvalgt løbenr. i Nr., Søgetekst, Bilagstekst,<br />
Debetkonto og Kreditkonto.<br />
Vælg Stamdata fra Hovedmenu, og herefter Opsæt af<br />
Konteringsforkortelser. Indsæt forkortelse, f.ex. G for Giro i<br />
Forkortelse, og kontonr. fra kontoplan i Konto. I konteringsfelter<br />
i Bilagsskærmen indsættes fremover forkortelsen, hvorefter<br />
systemet oversætter til kontonr., når feltet forlades.
Valuta<br />
Oprettelse<br />
Bogføring<br />
14<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Valuta oprettes under stamdata. Valuta opsat til kurs 100 vil<br />
blive anvendt som regnskabets valuta, fx DKK eller Euro.<br />
Firmaets øvrige anvendte valutaer oprettes med<br />
valutaforkortelsen, f.eks. EU, beskrivende tekst og aktuel eller<br />
gennemsnit i Kurs. De oprettede valutaer kan herefter vælges<br />
via listboxe i systemets øvrige moduler.<br />
Ved bogføring kan der i bilagsinddateringen for hver bilagslinje<br />
skiftes mellem de opsatte valutaer via listboxen ud for Valutafeltet.<br />
Afklik Anvend valutakolonner, for at få vist Omregnet-felt,<br />
der viser Valuta-beløbet. Eventuelle rettelser bør foretages i<br />
Beløbsfeltet. Der kan kun skiftes Valuta på debitor- og<br />
kreditorposter, hvis feltet Der kan kun bogføres på den valgte<br />
valuta, ikke er afkrydset på det pågældende debitor - eller<br />
kreditorkort.<br />
Ved valg af debitor eller kreditor under bilagsinddatering sker<br />
herefter en automatisk omregning af beløb i forhold til valgt<br />
valuta på den enkelte debitor/ kreditor.<br />
Valuta på bogføringsjournal<br />
Kursregulering<br />
Debitorgrupper<br />
Ved udskrift af bogføringsjournal, kan der vælges bred journal,<br />
der medtager valuta.<br />
Kursregulering foretages for henholdsvis debitorer og kreditorer<br />
via Indlæste bilag i Bilagsinddateringen. Vælg her mellem<br />
Debitorregulering og Kreditorregulering.<br />
Firmaets debitorer skal mindst opsættes i én debitorgruppe med<br />
en tilknyttet debitorsamlekonto.
Rykker<br />
Opsæt af rykker<br />
Udskrift af rykker<br />
Betalingsbetingelser<br />
15<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Vælg Debitorgrupper via Stamdata og udfyld felterne for hver<br />
gruppe. Der oprettes ligeså mange grupper, som der er<br />
forskellige konteringsmåder. Ønskes mulighed for at udskrive<br />
listen Omsætning EU afkrydses feltet EU. Listen medtager<br />
fakturanr./ kreditnotanr., debitornavn og beløb.<br />
Rykkerprocedure opsættes for hver debitorgruppe via Rykker.<br />
Indsæt evt. Rykkergebyr, Renteprocent pr. måned, Mindste<br />
rentebeløb der bliver opkrævet, og Antal dage fra forventet<br />
betalingsdato til udsendelse af henholdsvis Rykker 1, 2 og 3.<br />
Indsæt herefter Rykkertekst for Rykkerskrivelse 1, 2 og 3 i<br />
redigeringsvindue, efter først at have afklikket den pågældende<br />
rykkerskrivelse.<br />
Rykkere udskrives under Deitorer, udskrift af Debitorlister. Man<br />
kan vælge enten at udskrive en enkelt rykker eller samtlige<br />
rykkere. Der kan vælges på debitornummer, men ikke sorteres<br />
efter hvor gamle betalingerne er.<br />
Betalingsbetingelser for debitorer sættes op via Stamdata.<br />
Herefter vælges betalingsbetingelsen på den enkelte debitor.
Kreditorgrupper<br />
Betalingsbetingelser<br />
Oprettelse af adresser<br />
Åbningsbalance<br />
16<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Ved udskrift af faktura vil betalingsdato automatisk vises. Dette<br />
kan manuelt rettes.<br />
Firmaets kreditorer skal mindst opsættes i én kreditorgruppe<br />
med en tilknyttet kreditorsamlekonto. Valutaberegning sker via<br />
den enkelte kreditors tilknytning til valgt valuta.<br />
Vælg Kreditorgrupper via Stamdata. Udfyld felterne for hver<br />
gruppe. Feltet M for ingen moms afkrydses ved udenlandske<br />
kreditorgrupper, hvor momsafregning sker manuelt. Opret<br />
endvidere Betalingsbetingelser kreditorer via Stamdata.<br />
Betalingsbetingelser for kreditorer sættes op via Stamdata.<br />
Herefter vælges betalingsbetingelsen på den enkelte kreditor.<br />
Ved indtastning af bilag i Kassekladden vil standard<br />
betalingsdato automatisk vises i nederste højre hjørne. Dette<br />
kan manuelt overskrives.<br />
Se afsnittet om Adresser for oprettelse af debitorer og<br />
kreditorer.
17<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Åbningsbalancen findes under Regnskabsår Ret/Opret.<br />
Når kontoplanen er oprettet vil konti, der anvendes ved<br />
åbningsbalancen (statuskonti) automatisk vises i dette billede.<br />
Ønskes yderligere konti anvendt kan disse tilføjes under<br />
Stamdata Overførselskonti.<br />
Første regnskabsår programmet anvendes, indtastes<br />
åbningsbalancen direkte i dette billede. Alle efterfølgende år<br />
trykkes på tasten Overfør åbningsbalance, hvorefter systemet<br />
automatisk overfører. Dette kan foretages flere <strong>gang</strong>e, fx 2.<br />
januar så man straks kan arbejde i det nye regnskabsår med<br />
afstemte kasse- bank- og girokonti og igen fx når<br />
efterposteringer fra revisoren er bogført i gammelt år. Har man<br />
ved regnskabets start mange åbne debitor/kreditorposter<br />
anbefales det at oprette et tidligere år og bogføre disse poster<br />
ind i åbningsåret før åbningsbalance overføres til egentligt<br />
regnskabsår.
Bilagsinddateringen<br />
Brug<br />
18<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Alle finansposteringer indtastes i Bilagsinddateringen<br />
(Kassekladde). Efter indtastning trykkes Bogfør, hvorefter<br />
bilagsinddateringen ryddes for bilag og er klar til ny indtastning.<br />
Der dannes automatisk en Journal, hver <strong>gang</strong> der trykkes<br />
bogfør. Denne Journal kan til hver en tid genudskrives og<br />
anvendes som dokumentation for bogføring.<br />
<strong>Winfinans</strong> bogfører posteringer ind i den måned, som er angivet<br />
i Datokolonne, uafhængigt af hvilken systemdato, der bogføres.<br />
Systemdato fremgår af Journaloversigt og indsættes nederst på<br />
bogføringsjournal. Bogførte bilag kan endvidere ses under<br />
Bilagsliste, hvor de kan sorteres og evt. udskrives i forhold til<br />
anvendte søgekriterier.<br />
Kontroller det valgte regnskabsår i Hovedmenu, vælg<br />
Bogføring. Bilagsnr. fremkommer i Bilagskolonne. Dette kan<br />
overskrives, men ved almindelig bilagsinddatering skal<br />
systemet selv styre bilagsnummereringen. Dato fremkommer i<br />
Datokolonne. Dato kan overskrives, og den nye dato følger<br />
herefter automatisk med til nye linjer, indtil ny indsættes.<br />
Bilagstekst og Beløb indsættes, eller vælges via<br />
Konteringsforslag eller Automatiske posteringer. Endelig<br />
indsættes Debetkonto og Kreditkonto, der også kan hentes fra
19<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
kontoplan via dobbeltklik i feltet, hvorved kontoplan<br />
fremkommer. Her stilles markøren på det ønskede kontonr., og<br />
et dobbeltklik overfører kontonr. til bilagsinddateringen.<br />
Bilagslinjer indsættes via bilagsnr. ved at overskrive systemets<br />
forslag til bilagsnr. med det ønskede nr., og næste <strong>gang</strong> man<br />
vender tilbage til bilagsinddateringen, vil systemet have sorteret<br />
listen efter den nye nummerrækkefølge.<br />
Bilagslinjer slettes ved at opmærke den eller de linjer i vinduets<br />
højre lodrette bjælke, der skal slettes, og trykke på Deletetasten.<br />
Debitor- og kreditorposter<br />
Udligningsposter<br />
Fakturaer bogføres ved at skrive f xxx, hvor xxx er fakturanr..<br />
Herefter indsætter systemet selv bilagstekst: Fakturanr. xxx.<br />
Kreditnota bogføres ved at skrive k xxx, hvor xxx er<br />
kreditnotanr..<br />
Der bogføres på debitor eller kreditor ved enten at skrive hele<br />
nummeret, eller ved at skrive D eller C i kredit - eller debetfelt.<br />
Herefter vil et dobbeltklik fremkalde debitor - eller<br />
kreditorregistre i listeform. Efter fremsøgning af ønsket debitor<br />
eller kreditor, overfører et dobbeltklik på nr. debitornr - eller<br />
kreditornr. til det valgte felt i bilagsinddateringen.<br />
Åbne debitorposter udlignes ved i bilagstekstfelt at skrive UD<br />
xxx og trykke Enter, hvor xxx er allerede bogført fakturanr..<br />
Åbne kreditorposter udlignes ved i bilagstekstfelt at skrive UC<br />
xxx, efterfulgt af Enter, hvor xxx er allerede bogført<br />
fakturanummer.<br />
Kreditnotaer udligner fakturaer ved at skrive Kxxx UDxxx i<br />
Bilagstekst ved kreditering af debitorfakturaer, og Kxxx UCxxx<br />
ved debitering af kreditorfakturaer.<br />
Udligning af åbne debitorer/kreditorerposter kan endvidere ske<br />
fra Åbne poster. Ved dobbeltklik på fakturanr. på den ønskede<br />
åbne post, overføres denne til vindue med Udligningsforslag,<br />
der kan tilrettes før overførsel til bilagsskærm. Visning af åbne
20<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
poster i debitor - og kreditormoduler opdateres først efter<br />
bogføring.<br />
Afstemning og bogføring<br />
Bogføringsjournal<br />
Bogfør-knappen viser Afstemningsskærm før indtastede bilag<br />
bogføres. Ved bogføring slettes de indtastede bilag fra<br />
Bilagsinddatering, og Balance, Journaloversigt samt Bilagsliste<br />
opdateres. Bogføringen kan afprøves først som Simuleret<br />
bogføring via Simulering.<br />
Fra Bilagsskærmen kaldes Journaloversigt via Journaler.<br />
Opmærk den ønskede journal, og klik enten på Vis afstemning,<br />
Vis Postereringer eller udskriv journal via Printer.
Indlæste Bilag<br />
21<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med
Bogføring af indlæste bilag<br />
22<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Når købs- og salgsfakturaer bogføres i fakturamodulet, overføres den dannede bogføring til indlæste<br />
bilag. Disse bilag skal overføres til kladden for at blive bogført. Tildel først bilagsnumre til bilagene.<br />
Vælg ført metode og klik først på ”tildel bilagsnumre” og herefter på ”Flyt bilag til kladde”.<br />
Simulering<br />
Bogføring
23<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Udskrifter af regnskabet, kontokort og momsspecifikation<br />
Vis Balance<br />
Udskriv Regnskab<br />
Udskriv kontokort<br />
Tasten Regnskab giver mulighed for del at se nogle<br />
arbejdsskærme over regnskabet og dels at udskrive regnskab<br />
og kontokort.<br />
Regnskabet viser 2 valgte balancer for bogførte poster for Året<br />
til dato, Primosaldi samt regnskabsårets perioder. Fra ønsket<br />
konto kaldes Kontokort med dobbeltklik. Der bladres hurtigt i<br />
balancerne via listbox i Gå til overskrift - feltet.<br />
Skift evt. Regnskabsår via listbox for henholdsvis Balance 1 og<br />
2. Klik herefter på den ønskede kolonne: Året ialt, Primo eller<br />
Periode. Systemet angiver i Periode og i Valgt konto, de<br />
angivne valg ud for henholdsvis Balance 1 og 2. Med<br />
dobbeltklik på ønsket konto fremkaldes kontokort.<br />
Alle poster på bilag viser hele det valgte bilag. Når der er rettet i<br />
kontoplan, genberegnes balancen med Beregn-knappen.<br />
Kontokort alle år viser kontokort for ønsket konto med alle<br />
registrerede poster.<br />
Regnskab og kontokort udskrives fra Udskrifter i øverste<br />
menubjælke. Vælg mellem Udskriv regnskab og Udskriv<br />
kontokort.<br />
Ved regnskabsudskrifter indsættes evt. kontoafgrænsninger i<br />
Fra konto og Til konto, og der vælges Regnskabsår og Periode.<br />
Afkryds herefter Regnskab perioden, Året/ Sidste år, Perioden/<br />
Sidste år, Perioder året, eller Året, Sidste år. Der kan evt.<br />
indsættes Indledende tekst og Afsluttende tekst. Klik til sidst på<br />
Printer.<br />
Ved kontokortudskrifter vælges mellem Kontokort, sideskift for<br />
hver konto, Kontokort, flere konti på hver side. Indsæt herefter<br />
evt. kontoafgrænsninger i Fra konto og Til konto, og vælg<br />
Regnskabsår og Periodeafgrænsning. Klik til sidst på Printer.
Momsspecifikation<br />
Årsafslutning<br />
Årsafslutning generelt<br />
Opret nyt regnskabsår<br />
24<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Momsspecifikation kan udskrives hvornår det ønskes via<br />
Regnskab, Udskriv regnskab. Udskriften vises med alle de<br />
momssatser, der er opsat i stamdata.<br />
Efter udskrift skal den betalte moms bogføres.<br />
Årsafslutning kan man blive hjulpet igennem ved at anvende<br />
Guiden.<br />
Regnskabsår slettes ikke i <strong>Winfinans</strong> ved årsafslutning. Der er<br />
ingen programmæssige begrænsninger på antal regnskabsår,<br />
og alle er frit tilgængelige.<br />
Ved årsskiftet oprettes et nyt regnskabsår via Ret/opret ud for<br />
Regnskabsår i Hovedmenu, og åbningsbalance kan overføres<br />
fra tidligere år. Dette kan ske, så tit det er nødvendigt i forhold til<br />
revisor - og efterposteringer, der altid kan bogføres i tidligere år<br />
ved at vælge dette fra Hovedmenu.<br />
Afslutning af gammelt regnskabsår<br />
I forbindelse med årsafslutning og åbning af nyt regnskabsår<br />
kan tømning af udvalgte konti, f.eks. Lagertil<strong>gang</strong>, Lageraf<strong>gang</strong>,<br />
Afskrivninger, Private andele mm. sættes op som overførsler fra<br />
en konto til konto for saldo primo i Opsæt af overførselskonti.<br />
Indsæt den konto, der skal overføres fra i Fra konto - feltet, og<br />
den konto, der skal overføres til i Til konto - feltet. Beskriv<br />
overførslen i Beskrivelses-felt. De opsatte overførsler aktiveres<br />
automatisk sammen med overførsel af åbningsbalance for det<br />
valgte regnskab.
Bogføring af driftsresultat<br />
Budgetlægning<br />
25<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
<strong>Winfinans</strong> bogfører ikke usynligt og automatisk driftsresultatet<br />
ned på statuskonto for egenkapital/årets resultat. Dette skal<br />
foretages manuelt.<br />
Der skal i kontoplan lige over den driftkonto, som tæller årets<br />
resultat sammen, være en driftskonto for årets resultat. Denne<br />
konto anvendes til bogføring, så man kan tømme driftskontoen,<br />
når årets resultat føres over til status kontoen.<br />
Den sidste dag i det gamle regnskabår laves en enkelt<br />
bogføringslinie, hvor beløbet for årets resultat debiteres<br />
driftskontoen og krediteres statuskontoen for årets resultat.<br />
Er der underskud skal der bogføres omvendt.<br />
Efter bogføring skal man i det nye år overføre åbningsbalancen<br />
igen.<br />
<strong>Winfinans</strong> Small Business indeholder ikke en budgetfunktion.<br />
Ønskes bearbejdning af realiserede regnskabstal fx i forhold til<br />
budget, må dette udføres i MS Excel. <strong>Winfinans</strong> kan danne et<br />
fast link til Excel, hvor overføring og opdatering af realiserede<br />
regnskabstal nemt og enkelt foretages. Se Appendix 1.
Adresser<br />
Generelt<br />
Debitor/Kundekort<br />
Kundenummer<br />
Gruppe<br />
26<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
I <strong>Winfinans</strong> gemmes oplysninger omkring adresser samme<br />
sted. Det er derfor underordnet om adresser oprettes som<br />
debitor/kreditorer i Regnskabsmodulet eller kunder/leverandører<br />
i Fakturamodul. Nedenstående viser fakturamodulet, da der her<br />
er flest faner under adressen.<br />
Kundenr. kan udfyldes som fortløbende nr. eller tlfnr. Ændring<br />
af kundenr. sker ved at overskrive.<br />
Gruppe er den debitorgruppe, som den pågældende kunde<br />
tilhører. Debitorgrupper opsættes under stamdata,<br />
regnskabsmodul og bestemmer bogføringen.
Fanen Adresse<br />
27<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Fanen adresse skal udfyldes med firmanavn, evt. navn (dvs.<br />
firmalinie 2), adresse og postnr/by. Danske postnumre ligger i<br />
en tabel under stamdata/regnskabsmodul. Hvis der sker<br />
ændringer eller hvis der skal anvendes udenlandske byer, skal<br />
de pågældende postnumre først oprettes i postnummertabellen.<br />
Herefter vil <strong>Winfinans</strong> automatisk skrive byen, når der indtastes<br />
postnr. Hvis man kender byen og ikke postnummeret, kan byen<br />
vælges først.<br />
Land kan udfyldes og vil herefter medtages på udskrifter.<br />
Att.person, e-mail, telefon, fax og momsnr. udfyldes og vil<br />
herefter medtages på de relevante udskrifter.<br />
Betalingsbetingelser vælges udfra listbox. Se dette.<br />
Momsnummer feltet er til angivelse af kundes CVR nr.. Ved<br />
fakturering til det offentlige anvendes feltet til EAN lokations<br />
nummer.<br />
Intern reference er den person i eget firma med kundekontakt<br />
og vælges ud fra listbox. Se dette.<br />
Kreditmax. er en oplysning til eget brug. <strong>Winfinans</strong> vil ikke<br />
reagere selv om kreditmax. overskrives. Ønskes styring af dette<br />
anvendes kreditstop. Er det markeret kreditstop på en kunde, vil<br />
der fremkomme en advarsel ved dannelse af tilbud, ordre,<br />
faktura etc.<br />
Indgår debitoren i en rykker/renteprocedure skal felterne<br />
afklikkes. Det er muligt at anvende rykker uden rente. Se dette.
Fanen Statistik<br />
28<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Fanen Statistik viser alt salg foretaget til pågældende kunde<br />
fordelt pr. varenr. Nederst i billedet vises det totale salg.
Fanen priser<br />
29<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Fanen priser viser hvilke individuelle forhold, salg til kunden<br />
påvirkes af. Se prilister og rabatter for nærmere oplysning.
Fakturamodulet<br />
Om Fakturamodulet<br />
Firmaoplysninger<br />
30<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Brug guiden <strong>Kom</strong> <strong>godt</strong> i<strong>gang</strong>, der kaldes via Guider, nederst i<br />
Hovedmenu som hjælp til at komme i<strong>gang</strong> med fakturamodulet.<br />
Stamdata i øverste værktøjslinie skal udfyldes før <strong>Winfinans</strong><br />
Fakturamodul kan anvendes.<br />
Firma, regnskabsår, kontoplan, momskonto og valuta oprettes i<br />
regnskabsmodulet.<br />
Adresser (debitor/kreditor = kunder/leverandører) kan oprettes i<br />
begge moduler efter ønske. En oprettelse er straks virksom i<br />
alle moduler. Faner med firmaoplysninger er forskellige.<br />
Salgs- og købsposteringer overføres til Regnskabsmodul ud fra<br />
opsætning i Fakturamodulets Varegrupper under stamdata.<br />
Varegrupper styrer kontering, lagertræk og om der beregnes<br />
moms på varer i varegruppen.. Salgs- og købsfakturaer<br />
overføres automatisk til Regnskabsmodulets Indlæste Bilag<br />
hvorfra de bogføres, når faktura/modtagelse udskrives og<br />
Bogfør efter udskrift er valgt.
Valuta<br />
Interne referencer<br />
Forsendelsesmåder<br />
31<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
I firmaoplysninger/stamdata indsættes de første numre til<br />
faktura, proformafaktura, ordre og modtagelse.<br />
Hvis faktura med betalingskort anvendes, vælges det relevante<br />
standardbetalingskort. Ingen kort anvendes ved udskrift på A4papir<br />
uden betalingskort i bunden.<br />
Vis oplysninger afkrydses, hvis oversigt over alle varenumre,<br />
adresser etc. Ønskes, hver <strong>gang</strong> de relevante skærmbilleder<br />
åbnes. Hvis det tager lang tid at indlæse/vise varerne i<br />
oversigten, så anbefales at der ikke er afkrydset.<br />
Valuta opsættes i Regnskabsmodul, se dette. Valuta kan<br />
vedligeholdes i begge moduler.<br />
Interne referencer, der oprettes via Stamdata, vælges fra det<br />
enkelte salgskort, og anvendes f.eks. til sælgerstyring, hvor<br />
sælgernr. medtages på statistikudskrifterne: Salg pr. sælger og<br />
Salg pr. sælger, opsummeret.<br />
Forsendelsesmåder oprettes som Stamdata og vælges herefter<br />
på den enkelte salgsordre. Hvis der er valgt forsendelsesmåde,<br />
medtages teksten på udskrifter. Indsæt selvvalgt løbenr. i Nr.,<br />
og tekst i Forsendelsesmåde. Tilknyt evt. Label via listboks. De<br />
mulige labels kan vises med Vis label. Vælg herefter mellem<br />
Udskriv label ved følgeseddel og Udskriv label ved faktura.
Varegrupper<br />
Hvad er varegrupper<br />
32<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
En vare skal tilhøre en varegruppe. Opsættet styrer bogføring<br />
ved køb og salg af varer. Opret de relevante grupper. Sælges<br />
kun ydelser, oprettes fx kun en gruppe med varesalgskonto,<br />
salgsmoms og evt. rabatkonto (linierabat er rabat på den<br />
enkelte vare, bundrabat er rabat på hele fakturaen). Der kan<br />
enten arbejdes med eller uden den valgte momssats på samme<br />
faktura.
Oprettelse af varegrupper<br />
Købs- og salgsmoms<br />
Prisgrupper<br />
33<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Varesalg debitorgrupper giver mulighed for at opsætte<br />
forskellige varesalgskonti til forskellige debitorgrupper, fx<br />
DK/EU/ Udenfor EU.<br />
På lagerførte varer afkrydses lagerførte varer og der oprettes<br />
grupper med konti for vareforbrug (afkryds Bogfør lagertræk<br />
ved salg), lagertræk, til<strong>gang</strong> lager (afkryds Bogfør lagertil<strong>gang</strong><br />
ved køb).<br />
Hvis der skal sendes fakturaer til offentlige kunder gennem et<br />
indlæsningsbureau oprettes en debitorgruppe markeret i feltet<br />
Off. til dette brug.<br />
Ved køb kan enten bogføres direkte på kreditor (anvendes ved<br />
faste priser eller hvis købet udskrives ved modtagelse af<br />
købsfaktura fra leverandør). Bogføres køb ved modtagelse af<br />
følgeseddel, udfyldes feltet konto følgeseddel med kontonr. Fra<br />
kontoplanen. Når leverandørfaktura modtages, benyttes<br />
følgeseddelkontoen som modpost til kreditorposteringen).<br />
Forsendelse/porto oprettes som en vare på lageret.<br />
Salgs- og købsposteringer overføres til Regnskabsmodul/<br />
Indlæste bilag i henhold til opsæt under Varegrupper.<br />
Momssatsen skrives ind i et felt under Firmaoplysninger. Den<br />
enkelte faktura kan klikkes af til ikke at beregne moms, hvis det<br />
ønskes. Salgspris er incl. Moms afkrydses, hvis faktura ønskes<br />
dannet med priser incl. Moms.<br />
Varer og ydelser kan sælges til kunder og købes af<br />
leverandører i forhold til pris- og rabatgrupper, der sættes op i<br />
Stamdata, og derefter tilknyttes de enkelte kunder, leverandører<br />
og varer.
Prislister<br />
Hvad bruges prislister til<br />
34<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
I Prisgrupper/stamdata oprettes mindst en prisgruppe. Opsæt<br />
internt løbenr. i Gruppe og beskrivende tekst i Tekst.<br />
Avanceprocent kan indsættes i Avance, når den pågældende<br />
varegruppe ønskes prissat salgsprismæssigt via kostpris tillagt<br />
avanceprocent.. Prisberegningen sker via Beregn salgspris.<br />
I <strong>Winfinans</strong> er kernen i prissætning oprettelse og<br />
vedligeholdelse af Salgsprislister og Købsprislister. Der kan
Oprettelse af Prislister<br />
35<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
oprettes så mange af hver, som ønsket. Prislister oprettes og<br />
vedligeholdes som udsnit af eller alle varer i Lageroversigten.<br />
Prislister kan påføres henholdsvis kundes varenr. og<br />
leverandørs varenr., der i så fald medtages på salgs- og<br />
købsudskrifter. Prislister tilknytter kunde/leverandør til de<br />
ønskede prislister pr. prisgruppe. Der kan desuden angives en<br />
varelinierabat.<br />
Fra Lageroversigt kaldes Prislister, og herefter enten<br />
Salgsprislister eller Købsprislister, hvor firmaets egne salgs- og<br />
købsprislister oprettes. Indsæt selvvalgt internt løbenr. i Prisliste<br />
og navn i Betegnelse. Klik herefter på Prisliste. I det fremkomne<br />
vindue oprettes og vedligeholdes de enkelte prislister i forhold<br />
til varer fra eksisterende lager. Klik på Opret/udvid prisliste,<br />
indsæt Varenumre større end og Varenumre mindre end, og klik<br />
på Gennemfør oprettelse/ udvidelse.<br />
Fra den enkelte prisliste klikkes på Vis priser og derefter på Ret<br />
priser.
Tilknytning af prislister<br />
Kunder<br />
36<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Indsæt her prisrettelsen som Procent eller/og som Tillæg, og<br />
afklik den pristype, som prisrettelsen skal foretages i forhold til,<br />
Salgspris fra lager, Pris fra denne prisliste eller Kostpris fra<br />
lager. Klik herefter på Ret priser.<br />
Ved klik på Priser i heltal, afrundes priser til hele tal.<br />
I de oprettede købsprislister kan der indsættes leverandørs<br />
varenumre for hver vare. i kolonnen Leverandørs varenr.. Dette<br />
varenr. medtages på rekvisitioner, modtagelser og<br />
bestillingsforslag.<br />
Udskrifter kan foretages af den enkelte prisliste, evt. afgrænset<br />
på varenr.<br />
Ved salg og køb tilknyttes kunde eller leverandør. Prislister,<br />
tilknyttet de enkelte prisgrupper, der herefter sælges/købes,<br />
sørger herefter for den rigtige prissætning.<br />
Salgsprislister og købsprislister tilknyttes herefter for hver<br />
prisgruppe de ønskede kunder og leverandører.<br />
.
Oprettelse af kunder<br />
37<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
I <strong>Winfinans</strong> Small Business er adresseregistre identiske i<br />
Regnskabs- og Fakturamodul.<br />
Vælg Adresser fra Hovedmenu. Afklik Kunder, og klik på Vis<br />
adresser for at se kunderne i listeform. Klik på Firmakort for at<br />
se kundens data. Indsæt søgekriterier i et eller flere af<br />
skærmens øverste felter for at fremsøge bestemte kunde eller<br />
kundeudsnit via Vis adresser.<br />
Opret nye kunder ved at klikke på Opret nyt firma. Indsæt her<br />
kundedata. Kontaktpersoner indsættes enten direkte i Att. -<br />
feltet eller via Kontaktpersoner.. Intern ref. vælges via listboks i<br />
forhold til opsæt i Stamdata.<br />
Klik herefter på Finansoplysninger. Konto, der viser systemets<br />
automatiske fortløbende kundenr., kan overskrives med eget<br />
kontonr. Debitorgruppe vælges via listbox i forhold til opsæt i<br />
Regnskabsmoduls Debitorgrupper. Betalingsbetingelser vælges<br />
ud for Betaling salg i forhold til opsæt i Regnskabsmoduls<br />
Stamdata. Sprog til udskrifter vælges via listboks i forhold til<br />
opsæt i Lande fra Stamdatas Postnumre/Ordbog. Afkryds<br />
Kreditstop, såfremt der skal advares vedr. kreditværdighed ved<br />
salg til kunden, Rente, såfremt kunden skal indgå i<br />
rentetilskrivningsprocedure, og Rykker, såfremt kunden skal<br />
indgå i rykkerprocedure.
Leverandører<br />
Lager<br />
38<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Klik herefter på Priser. Prisliste kan her tilknyttes pr. prisgruppe.<br />
Rabatprocent indsættes i Rabat %. Prisliste vælges via listbox .<br />
Notatfeltet er et internt tekstfelt.<br />
Kreditorgrupper oprettes i Regnskabsmodul, og tilknyttes den<br />
enkelte leverandør, også ved oprettelse i Fakturamodul. (Se<br />
endvidere ovenfor vedr. Kunder.)
Varekort<br />
39<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Under Lager oprettes varekort på firmaets varer og ydelser.<br />
Sælges kun ydelser, oprettes et varekort med nr. og tekst, samt<br />
varegruppe og prisgruppe. Dette varenr. anvendes på<br />
salgsfaktura, hvor tekst og beløb kan overskrives, hvis det<br />
ønskes.<br />
Opret ny vare ved at klikke på Opret vare. Indsæt her varenr.<br />
samt øvrige data. Varenr. kan senere ændres ved at overskrive<br />
varenummeret.<br />
Enhed kan opsættes med / for at styre ental/flertal på udskrifter.<br />
F.eks. time/timer, æske/æsker osv.<br />
Salgspris, Minimum og Genbestilling indsættes. Minimum og<br />
Genbestilling benyttes ved dannelse af bestillingsforslag i<br />
lagermodulet.<br />
Leverandør feltet anvendes til indtastning af leverandørens<br />
kreditornr i <strong>Winfinans</strong>.<br />
Kostpris indsættes. Dette beløb anvendes, hvis der bliver<br />
bogført vareforbrug ved salg. Dette sættes op under opsæt af<br />
varegrupper.<br />
Varegruppe og prisgruppe vælges via listbox. (Opsat via<br />
Stamdata).
Varekortets Faner<br />
Lager<br />
Prislister<br />
Beholdning<br />
40<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Flueben i feltet Serienummereret giver ved fakturering en<br />
indtastningsboks, hvor man kan indtaste den solgte vares<br />
serienummer.<br />
EAN nr. Feltet udfyldes, hvis EAN numre anvendes, fx ved<br />
anvendelse af stregkodelæser på lager.<br />
Salgspriser viser de salgsprislister hvori varen indgår.<br />
Købspriser viser de købsprislister, hvori varen indgår.<br />
Varenr. skiftes ikke i statistik, eksisterende salgsordrer,<br />
rekvisitioner.<br />
Notat er et fritekstfelt, som ikke medtages på udskrifter.<br />
Via Prislister fra Lageroversigt kaldes henholdsvis<br />
Salgsprislister og Købsprislister, hvor firmaets egne salgs- og<br />
købsprislister oprettes. Indsæt internt løbenr. i Prisliste og<br />
Betegnelse. Klik herefter på Prisliste - ikonet. I det fremkomne<br />
vindue oprettes og vedligeholdes de enkelte prislister i forhold<br />
til varer fra eksisterende lager. Klik på Opret/udvid prisliste,<br />
indsæt varenr., fra - til, og klik på Gennemfør oprettelse/<br />
udvidelse.<br />
Fra den enkelte prisliste klikkes på Prisliste-ikonet, og derefter<br />
på Ret priser. Indsæt her prisrettelsen som Procent eller/og<br />
som Tillæg, og afklik pristype, som prisrettelsen skal foretages i<br />
forhold til. Klik herefter på Ret priser.<br />
Ved klik på Priser i heltal, afrundes priser til heltal.<br />
I de oprettede købsprislister kan der indsættes kunders og<br />
leverandørers varenumre for hver vare. i kolonnen Kundens/<br />
Leverandørs varenr. Dette varenr. medtages på faktura,<br />
følgeseddel, ordre, tilbud, rekvisitioner, modtagelser og<br />
bestillingsforslag.<br />
Prislisterne tilknyttes herefter via Prisgrupper de enkelte<br />
henholdsvis kunder og leverandører.
Udskrifter under lager<br />
Faste tekster<br />
41<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Beholdning kan vises i en udskrift fra Lageroversigten eller i en<br />
lageroptælling. Beholdninger opdateres i forhold til købte antal<br />
fra Købsmodul, og solgte antal fra Salgsmodul, samt indtastede<br />
lageroptællinger. Lagerværdi bogføres kontinuerligt i<br />
Regnskabsmodul i forhold til posteringer opsat i Varegrupper<br />
bogføring, der vælges via Stamdata fra Hovedmenu. Ved<br />
registrering af optællingsdifferencer på lageret skal de deraf<br />
afledte ændringer i lagerværdi bogføres manuelt.<br />
Via Udskrifter (Udskriftsbogen) på lageroversigten udskrives<br />
prisliste, beholdningslister, optællingsliste og restordreliste.<br />
Vælg den ønskede udskrift i listboksen, indsæt evt.<br />
afgrænsning af varenumre i Fra varenr./ Til varenr. og i Medtag<br />
ordrer, der skal leveres før d., indsæt evt. Indledende og<br />
afsluttende tekst, afkryds evt. Vis udskrift på skærm - feltet, og<br />
klik på Printer-ikonet.<br />
For hver vare kaldes Varestatistik via klik på Statistik fra<br />
Lageroversigt. Indsæt kriterier for udsøgningen i skærmens<br />
øverste felter og klik på Vis statistik. Der vises Dato, Fakturanr.,<br />
Firma, Solgt antal, Købt antal, Solgt kr., Købt kr., Supplerende<br />
oplysning samt om varen er lagerført, Lf, for hver varelinje.<br />
Statistikdata kan også kaldes fra det enkelte firmakort i Kunder<br />
og Leverandører, samt i den selvstændige funktion Statistik i<br />
Hovedmenuen.<br />
På faktura kan firmaets egen standardtekst medtages på hver<br />
faktura.<br />
Der kan derudover sættes Tekster op i Faste tekster under<br />
Stamdata og de kan vælges/ redigeres på den enkelte<br />
ordre/faktura. Afsluttende tekst betyder at de udskrives efter<br />
varelinjer på udskriften, og indledende tekst betyder at de<br />
udskrives før varelinjer.<br />
Der er ingen begrænsning på antallet af tekstruder.
Ordbog<br />
42<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Fra den enkelte salgsskærm klikkes på tekst/Faste tekster for at<br />
vælge eller indsætte evt. indledende/afsluttende fakturatekst.<br />
Skriv teksten ind i den første ledige tekstrude, eller klik på<br />
Faste tekster og vælg en af de her allerede oprettede tekster<br />
ved at stille markøren på lodret felt i vinduets venstre side og<br />
klik på henholdsvis Indledende eller Afsluttende tekst. Faste<br />
tekster kan redigeres individuelt efter overførslen, før udskrift.<br />
Ordbogen, der findes under Stamdata, giver mulighed for at<br />
vælge landekode ved udskrift, hvorved udskriften oversættes til<br />
det pågældende sprog.<br />
Vælg Ordbog via Stamdata i øverste menubjælke. Indsæt først<br />
landekode efter eget valg, f.eks. GB, DE, FR. Bemærk, at
43<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
systemet selv sorterer ordbogen i alfabetisk orden, næste <strong>gang</strong><br />
man går ind i den.<br />
De danske ord, der indgår i Ordbogen, indtastes i kolonnen<br />
med Eksisterende tekst. Ord skal skrives helt nøjagtigt, dvs.<br />
husk punktum, mellemrum osv. Næste kolonne anvendes til<br />
oversættelsen.<br />
Såfremt der ønskes andre danske tekster end de eksisterende,<br />
opsættes en dansk landekode, DK, og denne oversættes i<br />
Ordbog. I Adresser skal denne DK -landekode herefter vælges i<br />
Sprog til udskrifter.
Salg<br />
Fra tilbud til faktura<br />
Vis ordre<br />
Ordrekort<br />
Opret ordre<br />
Genbestilling<br />
44<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Vælg Salg. Dette viser Ordreoversigten. Hvis der allerede er<br />
oprettet ordrer/ fakturaer i modulet klikkes på Vis ordre.<br />
Ordreoversigten viser alle åbne tilbud, ordrer, fakturaer etc.<br />
Uanset om man kun opretter fakturaer, så vil <strong>Winfinans</strong><br />
automatisk tildele et ordrenr. da dette anvendes som internt<br />
arbejdsnr.<br />
En ordre kan vælges ved at markere linien og trykke ordrekort.<br />
Dette åbner ordrekortet. Her kan ordren redigeres, slettes eller<br />
udskrives.<br />
Nye ordrer oprettes ved at trykke opret ordre. Dette giver et<br />
tomt ordrekort som kan udfyldes med de relevante oplysninger.
Totaler<br />
Type<br />
Søgekriterier<br />
45<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Ved genanvendelse af "gamle" ordrer klikkes på Genbestilling,<br />
og i den fremkomne Fakturaoversigt fremsøges den ønskede<br />
faktura, og fakturakladden overføres herefter til ordreskærm<br />
med dobbeltklik i Fakturanr.<br />
Funktionen Totaler giver et overblik over totaler fordelt på<br />
forskellige typer. (Tilbud, ordre, faktura etc.)<br />
Type kan anvendes til fx kun at se fakturaer. Husk at trykke Vis<br />
for at opdatere billedet.<br />
Med mange oprettede ordrer i modulet indsættes et eller flere<br />
søgekriterier øverst i skærmen, og den enkelte ordre eller<br />
ordreudsnittet kaldes med Vis ordre. Fuld søgning fås ved at<br />
anvende * (fra det numeriske tastatur) før indtastning af en del<br />
af tekst en.
46<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Ved samlefakturering overføres udskrevne og godkendte<br />
følgesedler til Samlefaktura, hvorfra de vises og udskrives.<br />
Ved nyoprettelser klikkes på Opret ordre. Indsæt herefter<br />
Telefonnr. eller find dette via dobbeltklik i feltet, hvorved<br />
Adresseoversigt fremkaldes. Adresseoversigt kan også kaldes<br />
via Opslag i øverste menubjælke. Indsæt søgekriterier i<br />
skærmens øverste felter og klik på Vis adresser. For at overføre<br />
kundedata til ordre/fakturaskærm dobbelklikkes på den<br />
ønskede kunde i Adresseoversigten. Attentionperson indsættes<br />
eller vælges via listboks<br />
Feltet Uden moms kan afkrydses på fakturaskærm, hvis salget<br />
skal ske uden moms.<br />
Udskrift vælges via listbox: Tilbud, Ordre, Følgeseddel,<br />
Proforma faktura, Faktura eller Kreditnota. Når der klikkes på<br />
Printer - ikonet, kan den valgte udskrift udskrives.<br />
Ordredato og Levering fremkommer som dags dato, men kan<br />
overskrives.
47<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Fakturadato fremkommer som dags dato, når faktura udskrives,<br />
mens Betalingsdato fremkommer i forhold til<br />
betalingsbetingelser.<br />
Fakturarabat, (bundrabat), kan indsættes i Rabat % - feltet.<br />
(Konto for bundrabat indsættes i Varegrupper bogføring) .<br />
Indsæt herefter vareantal i Antal, varenr. i Varenr., der også kan<br />
findes med dobbeltklik i feltet. Når varer er oprettet i Lager<br />
overføres Tekst, pris og Beløb.<br />
Linjerabat kan indsættes i feltet Rabat %. Rabatprocent<br />
medtages på udskrift, når denne er angivet.<br />
Klik på Tekst for at vælge eller indtaste evt.<br />
indledende/afsluttende tekst på ordren/fakturaen.<br />
Klik på Betaling/ Forsendelse for at vælge Betalingsbetingelser<br />
via listbox ud for Betaling. (Opsættes i Stamdata), Forsendelse<br />
via listbox. (Opsættes via Stamdata), og for evt. at indsætte<br />
Leveringsadresse, der herefter medtagses på udskrift. Ekstern<br />
reference indsættes som tekst, mens Intern reference vælges<br />
via listbox. Anvendes f.ex. som sælgerkartotek. (Opsættes via<br />
Stamdata).<br />
Når man skal danne en faktura til en debitor i en debitorgruppe<br />
mærket Off (offentlige kunder) anvendes feltet Rekvisition til<br />
rekvisitionsnummer og Ekstern reference til<br />
konteringsoplysning.<br />
Valuta fremkommer i forhold til den valgte debitors<br />
valutatilknytning i Regnskabs-modul, men anden valuta kan<br />
vælges for den enkelte faktura.<br />
Ved fakturering til Aftalt kurs indsættes denne, som gemmes på<br />
den enkelte faktura i statistik-modulet., og den valuta, som<br />
fastkursaftalen er indgået i forhold til vælges i Pris beregnet på<br />
baggrund af valuta. Ved salg til udenlandske debitorer vælges<br />
sprog på udskriften via listboks i Vælg landekode for<br />
oversættelse af udskrift. Oversættelser sættes op i Ordbog og<br />
Ordliste, der vælges via Stamdata.<br />
Sammentællinger, fakturarabat i beløb og avancer kan<br />
kontrolleres ved klik på Avanceberegning. Avancer beregnes ud<br />
fra Lagerets kostpriser.<br />
Efter klik på Printer-ikonet fra Ordrekortet vælges betingelselser<br />
for udskriften ved afkrydsning: Vis udskrift på skærm, Bogfør<br />
efter udskrift.
48<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Efter udskrift dannes fakturaposteringer ved klik på Ja til Luk<br />
faktura ?. Herefter nedlægges fakturaskærm, og data overføres<br />
til Statistik og bogføringsposter kan bogføres fra Indlæste bilag i<br />
regnskabsmodulet.
Den første bogføring af fakturaposteringer<br />
Det første køb<br />
49<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Efter udskrift bogføres fakturaposteringer ved klik på Ja til Luk<br />
faktura ?. Herefter nedlægges fakturaskærm, og<br />
fakturaposteringer overføres til Statistik, og bogføringsposter til<br />
Regnskabsmodul, hvorfra de bogføres via Indlæste bilag og<br />
Bilagskladden. Hvis der klikkes Nej til bogføring og en faktura<br />
med status faktura har været udskrevet til printer, oprettes<br />
fakturanr., og dette anføres i vinduets højre side ud for Faktura.<br />
Vælg Køb fra Hovedmenu. Hvis der allerede er oprettet<br />
rekvisitioner i modulet klikkes på Vis køb. Vælg den ønskede<br />
købsordre og klik på Købskort. Med mange oprettede købskort i<br />
modulet, indsættes et eller flere søgekriterier øverst i skærmen,<br />
og den enkelte ordre eller ordreudsnittet kaldes med Vis køb.<br />
Klik på Opret køb. Indsæt herefter leverandørnr. eller find dette<br />
via dobbeltklik i feltet, hvorved Leverandøroversigt fremkaldes.<br />
Indsæt søgekriterier i skærmens øverste felter og klik på Vis<br />
adresser. For at overføre leverandørdata til købsskærm<br />
dobbeltklikkes på den ønskede kunde i Adresseoversigten.<br />
Attentionperson indsættes eller vælges via listboks. Valuta<br />
fremkommer i forhold til opsæt på den valgte leverandør.
50<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Udskrift vælges via listbox: Rekvisition eller Modtagelse. Klik på<br />
Printerikon.<br />
Bestillingsdato og Leveringsdato fremkommer i højre side af<br />
vinduet og kan overskrives som ønsket. Modtagelsesnr.<br />
indtastes, hvis firmaets rutiner kræver det, ellers anvender<br />
systemet rekvisitionsnr.<br />
Rekvisitionens varelinjer kan dannes via Bestillingsforslag.
51<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Vælg mellem Rekvisition og Modtagelse. Indsæt herefter<br />
vareantal i Bestilt henholdsvis Leveret, varenr. i Varenr., der<br />
også kan findes med dobbeltklik i feltet. Når varer er oprettet<br />
Lager, overføres Tekst, Pris og Beløb.<br />
I Tekst skrives evt. indledende rekvisitons - eller<br />
modtagelsestekst.<br />
Efter klik på Øvrigt, indsættes Ekstern ref., og Intern ref. vælges<br />
via listboks. Landekode vælges via listboks.<br />
Når varerne kommer hjem klikkes Modtagelse. Hvis alle de<br />
bestilte varer ikke er hjemkommet, indtastes det faktisk<br />
leverede antal i Leveret. Herefter vælges Modtagelse via<br />
listboks i Udskrift, og feltet Til udskrift afkrydses.<br />
Når der svares Ja til Modtag indtastede varer?, der<br />
fremkommer efter udskrift af Modtagelseserklæring, opdateres<br />
Beholdning i det valgte Lager for de pågældende varer.<br />
Genudskrift af købsmodtagelse foretages ved under<br />
leverandører at gå ind på det enkelte leverandørkort , fanen<br />
statistik og herefter dobbeltklikke på den enkelte varelinie.
Lageroptælling<br />
52<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Lageroptælling foretages ved at vælge Lager fra Hovedmenu<br />
og herefter Optælling.<br />
Lageroptæling foretages pr. dags dato. Før optællingen<br />
foretages, kan det være en fordel at udskrive udskriften<br />
Optællingsliste. Dette er en liste beregnet til fysisk at medbringe<br />
på lager for at notere antal på. Efterfølgende skrives<br />
optegnelserne ind i <strong>Winfinans</strong> ud fra denne liste.
53<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Lageroptælling kan foretages samlet for alle varer på lager eller<br />
gruppevis efter varegrupper.<br />
Tryk på Vis varer og indtast antal optalte varer i kolonnen<br />
Optalt.<br />
Efter endt justering trykkes Aktiver optælling. Denne kan nu<br />
udskrives via printerbogen.<br />
Udskrift Lagerstatus viser den foretagne optælling i antal.<br />
Udskriften Beholdningsliste Beløb viser lageret faktiske værdi<br />
beregnet ud fra optællingen som antal <strong>gang</strong>e kostpris.<br />
Efterfølgende skal den ændrede lagerværdi manuelt bogføres i<br />
<strong>Winfinans</strong> Regnskabsdel for at påvirke regnskabet.<br />
Efterfølgende skal forskellen mellem den nye lagerværdi og den<br />
værdi, som eksisterer i regnskabet, bogføres i<br />
regnskabsmodulet, bilagsinddateringen.
Adresser<br />
54<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Vælg Debitorer/Kreditorer eller Kunder/Leverandører fra<br />
Hovedmenu. og klik på Vis ............. for at se<br />
kunderne/leverandørerne i listeform. Klik på ..........kort for at se<br />
data. Indsæt søgekriterier i et eller flere af skærmens øverste<br />
felter for at fremsøge bestemte kunde eller kundeudsnit via Vis<br />
adresser.* virker som joker-tegn og søger i hele teksten.<br />
Opret en kunde ved at klikke på Opret nyt firma. Fanerne<br />
indeholder følgende:<br />
Adresse<br />
Oplysninger omkring navn og adresse, telefon, e-mail etc. og<br />
intern ref. Vælges udfra tabel opsat i Stamdata.<br />
Kundenummer indtastes først. Feltet er alfanumerisk og derfor<br />
kan der f.eks.være mellemrum i nummeret.<br />
Felterne Firma og Navn er første og andet navnefelt.<br />
Kontaktperson indsættes direkte i Att. – feltet.<br />
E-mail er et oplysningsfelt.<br />
Kredit max er et oplysningsfelt. Hvis kreditstop er sat, vil det<br />
medføre en advarsel ved dannelse af faktura/ordre el.lign.<br />
Fanen statistik viser den kunde/varestatistik, der opbygges i<br />
Fakturamodulet,.<br />
Debitorgruppe vælges via listbox i forhold til opsæt i<br />
Regnskabsmoduls Debitorgrupper. Betalingsbetingelser vælges
Reparer databaser<br />
55<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
ud for Betaling salg i forhold til opsæt i Regnskabsmoduls<br />
Stamdata.. Afkryds Kreditstop, såfremt der skal advares vedr.<br />
kreditværdighed ved salg til kunden, Rente, såfremt kunden<br />
skal indgå i rentetilskrivningsprocedure, og Rykker, såfremt<br />
kunden skal indgå i rykkerprocedure.<br />
Notat-feltet er et fritekstfelt. Indhold kan overføres til f.eks.<br />
tekstbehandling via Windows' almindelige ctrl funktioner.<br />
Ved systemnedbrud, strømsvigt o.l. kan systemets databaser<br />
blive ødelagt. De kan herefter repareres via Reparer database -<br />
funktion, der kaldes fra selvstændigt ikon ved siden af ikon for<br />
<strong>Winfinans</strong>. Vælg her via listbox den database, der skal<br />
repareres, og klik på Reparer.<br />
Databaselisten er oprettet i systemet med sti til biblioteket<br />
C:\Finans. I databaselisten oprettes/ ændres drev, sti, bibliotek,<br />
når man har ændret placering af program og/eller datamodul.
Appendix 1<br />
Overførsel af data til Excel<br />
56<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Overførsel af data til Excel findes i Regnskabsmodul under Budget og<br />
Dimensionsregnskab og i Fakturamodul under Salgsstatistik.<br />
Overførsel af af regnskabstal og statistik dannet i <strong>Winfinans</strong> data til Excel<br />
anvendes til viderebearbejdning i et regneark med de fordelle dette giver.<br />
Overførsel foregår principielt ens med 4 trin; først skal <strong>Winfinans</strong> vide, hvortil<br />
data skal overføres, dvs. navn og fanenr. (ark eller Sheet) på tom Excel-fil. Så<br />
vælges hvilke oplysninger, der skal overføres, fx periode eller årstotaler.<br />
Herefter skal en model overføres. En model er række- og kolonneoverskrifter i<br />
Excel og fortæller <strong>Winfinans</strong> i hvilke celler de enkelte oplysninger skal placeres.<br />
Disse række- og kolonneoverskrifter må ikke slettes eller omdøbes, men kan<br />
skjules, hvis det ønskes. 4. trin er overførsel af data. Overførsel af data kan<br />
foretages, når Excel-regnearket ønskes opdateret.
Appendix 2<br />
57<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Tekniske Data for produktlinie <strong>Winfinans</strong> Small Business<br />
Versioner Databasenavn Evt.rapportfil<br />
<strong>Winfinans</strong> Small Business 97 WL97Data.mdb WL97Rap.mdb<br />
<strong>Winfinans</strong> Small Business 2K WL2Kdata.mdb WL2KRap.mdb<br />
Installation Installationssæt downloades ved køb /<br />
Ny version med serviceabonnement<br />
Installationsplads 58 MB<br />
Systemkrav <strong>Winfinans</strong> kan installeres på Windows 2000-<br />
Windows 7, NT. Systemkrav som MS Office<br />
2000-2007<br />
Netværk <strong>Winfinans</strong> datafil kan installeres på en server<br />
hvortil flere computere har ad<strong>gang</strong> via lokalt<br />
netværk. Der kræves en licens pr. bruger. Der<br />
anbefales max. 7-8 brugere på systemet.<br />
Printere Printerstyring varetages af Windows. Alle laser-<br />
og jetprintere kan anvendes. Med farveprintere<br />
udskrives regnskabstal med rødt og sort.<br />
Programmeringssprog Microsoft Access (VBA). <strong>Winfinans</strong> leveres med<br />
åben programkode. Programmet leveres med<br />
en gratis runtimeversion af MS Access.Hvis<br />
man vil lave en specialtilretning kræves det, at<br />
Access er installeret i en version, der passer til<br />
koden.<br />
Cd-rom indeholder Programfiler for de enkelte moduler<br />
Data database<br />
Konverteringsprogram fra ældre <strong>Winfinans</strong><br />
versioner<br />
Hjælpefil<br />
Excel fil med FRR standardkontoplan<br />
Back up Foretages kun af data database (Se versioner<br />
for betegnelse)
58<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Data database Databasen kan kopieres, brændes på en cdrom<br />
eller sendes via e-mail som vedhæftet fil.<br />
WinZip anbefales.<br />
Rapporttilretning Kræver at Access er installeret samt kendskab<br />
hertil. Ændringer gemmes i separat fil. (Se<br />
versioner for betegnelse)<br />
Integrationsmuligheder Data kan ind- og udlæses via Access og<br />
integration med øvrige MS Office produkter er<br />
derfor mulig.<br />
Reinstallation/Opdatering Instalationssæt afvikles igen, hvorved<br />
programfiler automatisk overskrives. Du kan<br />
blive bedt om at fjerne den gamle version af<br />
<strong>Winfinans</strong> Small Business ved hjælp af funktion<br />
til afinstallation i PCens Kontrolpanel -><br />
programmer og funktioner. Data database<br />
overskrives ikke. HUSK alligevel at tage en kopi<br />
af filen wl2kdata.mdb inden du ændrer i<br />
installationen, for at sikre, at du bevarer dine<br />
data, hvis noget mod forventning går galt.<br />
Rapporttilretninger skal genindlæses på hver<br />
maskine efter opdatering.<br />
Konvertering Egne data kan konverteres til øvrige <strong>Winfinans</strong><br />
produkter. Over<strong>gang</strong> til <strong>Winfinans</strong> DT eller<br />
<strong>Winfinans</strong>.NET kræver dog at data konverteres<br />
af <strong>Winfinans</strong>.<br />
Demoversioner Leveres uden licensnr. Der kan erhverves<br />
demoversioner af <strong>Winfinans</strong> Small Business,<br />
der kan downloades fra www.winfinans.dk<br />
Demo, download Begrænset med 1500 konteringslinier pr. år i<br />
Regnskabsdel. Der kan ubegrænset faktureres i<br />
Fakturadelen. Demo/Mini Versionen leveres<br />
ikke med åben programkode. Opgradering til<br />
fuld version kræver installation af købt program<br />
efter køb. Tidligere indtastede data bevares.<br />
Licens Hver licens giver brugeren ret til at anvende<br />
<strong>Winfinans</strong> på én computer, samt at installere og<br />
anvende en kopi af <strong>Winfinans</strong> på en bærbar PC<br />
eller hjemmecomputer.
59<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Øvrige rettigheder <strong>Winfinans</strong> Small Business med licens leveres<br />
med åben programkode, og køb af program<br />
gives ret til at tilrette programmet som det<br />
ønskes til egen brug. Tilrettede programmer må<br />
ikke videresælges eller kopieres uden at<br />
<strong>Winfinans</strong> ApS tilladelse.<br />
Copyright Softwaren ejes af <strong>Winfinans</strong> ApS, og er<br />
beskyttet af dansk lov om copyright.<br />
Begrænset ansvar <strong>Winfinans</strong> ApS er ikke ansvarlig overfor<br />
driftstab, mistede data, forstyrrelse af<br />
virksomhed eller andet tab, der opstår som<br />
følge af brugen af dette produkt.<br />
Udvikling <strong>Winfinans</strong> udvikles løbende og er derfor altid i<br />
overensstemmelse med gældende danske<br />
regelsæt, normer og praksis.
Appendix 3<br />
60<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
<strong>Winfinans</strong> uden brug af mus - anbefalede indtastningsmetoder<br />
<strong>Winfinans</strong> har ikke udviklet en samlet oversigt over genvejstaster, da alle<br />
genvejstaster er generelle og gældende for Microsoft Office. Billighæfter med<br />
generelle genvejstaster kan erhverves i de fleste boghandlere, kiosker etc.<br />
Nedenstående er en gennem<strong>gang</strong> af anbefalede indtastningsmetode i<br />
<strong>Winfinans</strong> og genvejstaster.<br />
Anbefalede indtastningsmetoder<br />
Bilagsnr. Bilags.nr. skrives automatisk, hvis der ikke overskrives. Hvis<br />
der er ubalance mellem debet-kredit (hvis der kun bogføres<br />
ensidet for hver linie) vil denne ubalance (sammentælling)<br />
bllive skubbet foran linierne og samme bilags.nr. Bibeholdes<br />
til ubalancen er udlignet. Her skal der altså kun trykkes<br />
Enter-enter-enter.<br />
Dato Den viste dato er den samme som sidst, der blev bogført.<br />
Hurtigste måde at indtaste dato på er dag,måned. Dvs. 17.<br />
januar indeværende år tastes som 17,1 + Enter. Herefter<br />
vises datoen korrekt 17-01-02.<br />
Taster Det anbefales at numerisk tastatur anvendes. Her er både<br />
komma, Enter osv. og tallene er hurtige at indtaste.<br />
Indtast faktura Skriv f 1234, hvor 1234 er faktura.nr. i tekstfeltet. Ønskes en<br />
forklarende tekst indtastes denne efter f 1324, (husk komma<br />
og mellemrum)<br />
Udlign faktura En debitorfaktura udlignes ved betaling ved at indtaste ud<br />
1234 ENTER i tekstfeltet<br />
Udlign faktura En kreditorfaktura udlignes ved betaling ved at indtaste uc<br />
1234 ENTER i tekstfeltet<br />
Tal + ENTER Giver søgemulighed i kontooversigt ved indtastning i<br />
Bilagsinddatering (Kladde)<br />
d+ENTER Giver søgemulighed i debitoroversigt ved indtastning i<br />
Bilagsinddatering (Kladde). Man kan også skrive d+første del<br />
af kontonr. eller navn+Enter
61<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
c+ENTER Giver søgemulighed i kreditoroversigt ved indtastning i<br />
Bilagsinddatering (Kladde). Man kan også skrive d+første del<br />
af kontonr. eller navn+Enter<br />
Skærm Alle knapper på skærmen som består af en tekst, hvor et<br />
bogstav er understreget kan aktiveres ved at holde ALTtasten<br />
nede og trykke pågældende bogstav på tastaturet; fx<br />
ALT+B vil give Bogfør-knappen. Skal der svares Ja – Nej vil<br />
Enter altid påvirke den første knap.Dvs. når<br />
bilagsinddateringen er færdig trykkes ALT+B, Enter, Enter og<br />
bogføring er foretaget.<br />
Listboxe Hvor der skal vælges i en listbox kan man i stedet for musen,<br />
skrive det første i den ønskede linie, fx t for Total i kontoplan.<br />
Sortering I øverste menulinie findes sorteringknapperne AZ og ZA<br />
(eller AÅ og ÅA) ved dansk version. Disse taster sorterer<br />
stigende eller faldende. Alle kolonner på skærm, som det er<br />
muligt at klikke i, fx Firmanavn under Bogføring/Åbne Poster,<br />
vil kunne sorteres på denne måde.
Genvejstaster<br />
F1 <strong>Winfinans</strong> hjælp<br />
SHIFT+F1 Giver hjælp om et bestemt emne<br />
F8 Markerer aktuelle linie<br />
F8F8 Markerer alle linier (fx til slet)<br />
CTRL+4 Lukker det åbne skærmbillede<br />
ALT+F4 Lukker <strong>Winfinans</strong><br />
62<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
CTRL+*’ (tasten mellem Ø og Enter) gentager tekst eller tal fra feltet i<br />
linien ovenover<br />
CTRL +C Kopierer det markerede<br />
CTRL+X Klipper det markerede<br />
CTRL + V Indsætter det kopierede/klippede<br />
CTRL+H Søg og erstat box åbnes<br />
Shift +F2 Viser Zoom felt, så udskriftsområdet forstørres<br />
CTRL+P Printerstyring efter udskrift på skærm<br />
Mellemrumstast Sætter flueben(markerer) felt<br />
ENTER Virker som OK eller JA<br />
ESC Fortryd, hvis indtastningsfelt ikke er forladt<br />
DELETE Sletter markeret linie<br />
+ eller - På det numeriske tastatur, ændrer bilagsnumre op eller ned i<br />
Bilagsinddateringen.<br />
Piletaster Springer mellem felter
Appendix 5<br />
Hvordan kan jeg få mere hjælp til <strong>Winfinans</strong> ?<br />
F1<br />
www.winfinans.dk<br />
Personlig support<br />
Kurser<br />
63<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
<strong>Winfinans</strong> leveres med en indbygget hjælpefunktion, som<br />
aktiveres ved at trykke F1 overalt i programmet eller ved at<br />
vælge funtionen Hjælp i øverste menulinie. Hjælpefunktionen<br />
giver hjælp om netop det sted i <strong>Winfinans</strong>, man befinder sig.<br />
De nyeste versioner af Hjælpen kan altid downloades gratis fra<br />
vores hjemmeside.<br />
<strong>Winfinans</strong> hjemmside indeholder mange supportartikler, som<br />
kan hjælpe.<br />
Der er mulighed for at tegne et årligt supportabonnement. Dette<br />
sikrer personlig support via telefon og e-mail indenfor normal<br />
åbningstid.<br />
Der afholdes kurser i <strong>Winfinans</strong> Small Business. Et kursus kan<br />
være en god idé, da man her tilegner sig viden om alle de<br />
forskellige dele af programmets anvendelse samt naturligvis, de<br />
indledende opsæt. Læs mere om kursusindhold og tilmelding<br />
på vores hjemmeside.
Stikordsregister<br />
64<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Ad<strong>gang</strong> ......................................................................................................................................................... 5<br />
Adressekort ................................................................................................................................................. 54<br />
Adresser ....................................................................................................................................... 26, 36, 38<br />
Afslutning af gammelt regnskabsår ............................................................................................................ 24<br />
Afstemning ................................................................................................................................................. 20<br />
Afstemningskonti .................................................................................................................................. 13<br />
Aftalt kurs ................................................................................................................................................... 47<br />
anbefalede indtastningsmetoder ....................................................................................................... 60<br />
Back up .................................................................................................................................................... 57<br />
Begrænset ansvar ................................................................................................................................. 59<br />
Beholdning, lager .................................................................................................................................. 40<br />
Beregn regnskab ......................................................................................................................................... 23<br />
Betalingsbetingelser ............................................................................................................................. 15, 16<br />
Bogføring ................................................................................................................................................... 18<br />
Bogføringsjournal ....................................................................................................................................... 20<br />
Bogføringsperioder, tilladte ................................................................................................................ 11<br />
Brugere, ad<strong>gang</strong>skontrol............................................................................................................................... 5<br />
Cd-rom indeholder ................................................................................................................................ 57<br />
Copyright .................................................................................................................................................. 59<br />
Data database ......................................................................................................................................... 58<br />
Datafil .......................................................................................................................................................... 5<br />
Debitorer, oprettelse ............................................................................................................................. 16<br />
Debitorgruppe ............................................................................................................................................ 26<br />
Debitorgrupper, oprettelse .................................................................................................................. 14<br />
Debitorposter .............................................................................................................................................. 19<br />
Demo, download .................................................................................................................................... 58<br />
Demoregnskab .............................................................................................................................................. 9<br />
Demoversioner ....................................................................................................................................... 58<br />
Den daglige bogføring ................................................................................................................................ 18<br />
Driftsresultat ............................................................................................................................................... 25<br />
Enkeltbruger ............................................................................................................................................. 8<br />
Excel, overførsel af data ...................................................................................................................... 56<br />
Fakturaer, bogføring ................................................................................................................................... 21<br />
Fakturamodul ............................................................................................................................................. 5<br />
Fakturamodulet ...................................................................................................................................... 30<br />
Fakturapostering, bogføring af ................................................................................................................... 49<br />
Fanen Adresse ............................................................................................................................................ 27<br />
Fanen priser ................................................................................................................................................ 29<br />
Fanen Statistik ............................................................................................................................................ 28<br />
Faste tekster ........................................................................................................................................... 41<br />
Fastkurs ...................................................................................................................................................... 47<br />
Firma, oprettelse ...................................................................................................................................... 9<br />
Firmaoplysninger .................................................................................................................................. 30<br />
Firmaadresser ........................................................................................................................................ 54<br />
Flerbruger .................................................................................................................................................. 8<br />
Forsendelsesmåder .............................................................................................................................. 31<br />
Fra tilbud til faktura ............................................................................................................................... 44<br />
Genbestilling .............................................................................................................................................. 44<br />
Genvejstaster.......................................................................................................................................... 62<br />
Guider ......................................................................................................................................................... 7<br />
Hardware .................................................................................................................................................... 8<br />
Hjælp ........................................................................................................................................................... 7<br />
Indlæste Bilag ............................................................................................................................................. 21
65<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Installation ........................................................................................................................................... 8, 57<br />
Installationsplads .................................................................................................................................. 57<br />
Installer egne rapporter ................................................................................................................................. 6<br />
Integrationsmuligheder ........................................................................................................................ 58<br />
Interne reference .................................................................................................................................... 31<br />
Journal ........................................................................................................................................................ 20<br />
Kontaktpersoner ......................................................................................................................................... 54<br />
Konteringsforkortelser ......................................................................................................................... 13<br />
Konteringsforslag .................................................................................................................................. 13<br />
Kontoplan, kopiering ............................................................................................................................ 12<br />
Kontoplan, oprettelse ........................................................................................................................... 12<br />
Kontotyper .................................................................................................................................................. 13<br />
Konvertering ........................................................................................................................................... 58<br />
Kreditorgrupper, oprettelse ................................................................................................................ 16<br />
Kreditorposter ............................................................................................................................................. 19<br />
Kundekort ................................................................................................................................................... 26<br />
Kundenummer ............................................................................................................................................ 26<br />
Kunder ...................................................................................................................................................... 36<br />
Kurs, aftalt .................................................................................................................................................. 47<br />
Kurser ....................................................................................................................................................... 63<br />
Kursregulering ............................................................................................................................................ 14<br />
Køb ............................................................................................................................................................ 49<br />
Købrekvisition ........................................................................................................................................ 49<br />
Købs- og salgsmoms .................................................................................................................................. 33<br />
Købsmodtagelse .................................................................................................................................... 49<br />
Købsprislister ............................................................................................................................................. 34<br />
Lager ................................................................................................................................................... 38, 40<br />
Lagerbeholdning .................................................................................................................................... 40<br />
Lageroptælling<br />
Optælling, lager .................................................................................................................................. 52<br />
Lagerudskrifter ....................................................................................................................................... 41<br />
Leverendører .......................................................................................................................................... 38<br />
Licens ....................................................................................................................................................... 58<br />
Licensoprettelse ............................................................................................................................................ 6<br />
Lås Program ................................................................................................................................................. 7<br />
Manualer .................................................................................................................................................... 7<br />
mere hjælp ............................................................................................................................................... 63<br />
Moduler ...................................................................................................................................................... 5<br />
Momssatser, oprettelse ....................................................................................................................... 11<br />
Momsspecifikation ..................................................................................................................................... 24<br />
Netværk .................................................................................................................................................... 57<br />
Notatfelt ...................................................................................................................................................... 55<br />
Nyt regnskabsår .......................................................................................................................................... 24<br />
Opret nyt regnskabsår ............................................................................................................................. 24<br />
Opret ordre ................................................................................................................................................. 44<br />
Oprettelse af kunder ............................................................................................................................. 37<br />
Ordbog ..................................................................................................................................................... 42<br />
Ordrekort .................................................................................................................................................... 44<br />
Overførsel af data til Excel .................................................................................................................. 56<br />
Personlig support .................................................................................................................................. 63<br />
Printere ..................................................................................................................................................... 57<br />
Prisgrupper ............................................................................................................................................. 33<br />
Prislister ............................................................................................................................................. 34, 40<br />
Programmeringssprog ......................................................................................................................... 57<br />
Rapporttilretning .................................................................................................................................... 58<br />
Regnskabets valuta .............................................................................................................................. 14<br />
Regnskabsmodul .......................................................................................................................................... 5
66<br />
<strong>Winfinans</strong><br />
kan man regne med<br />
Regnskabsudskrifter ................................................................................................................................... 23<br />
Regnskabsår, afslut ..................................................................................................................................... 24<br />
Regnskabsår, efterfølgende................................................................................................................ 11<br />
Regnskabsår, første .................................................................................................................................... 11<br />
Regnskabsår, opret ..................................................................................................................................... 24<br />
Reinstallation/Opdatering ................................................................................................................... 58<br />
Rengskabsår, oprettelse ...................................................................................................................... 10<br />
Reparer database .................................................................................................................................. 55<br />
Rettelseslog .............................................................................................................................................. 9<br />
Rykker....................................................................................................................................................... 15<br />
Rykker, udskrift .......................................................................................................................................... 15<br />
Salg ........................................................................................................................................................... 44<br />
Salgsmedarbejdere ............................................................................................................................... 31<br />
Salgsprislister ............................................................................................................................................. 34<br />
Salgsstatistik, adressekort ........................................................................................................................... 54<br />
Simulering .................................................................................................................................................. 22<br />
Skift database/flerbruger .............................................................................................................................. 6<br />
Sprogregulering ..................................................................................................................................... 42<br />
Standardtekster...................................................................................................................................... 41<br />
Systemkrav ......................................................................................................................................... 8, 57<br />
Systemnedbrud ...................................................................................................................................... 55<br />
Søgekriterier ............................................................................................................................................... 45<br />
Tekniske Data ............................................................................................................................................. 57<br />
Tekster ...................................................................................................................................................... 41<br />
Totaler ........................................................................................................................................................ 45<br />
Type ............................................................................................................................................................ 45<br />
Udligningsposter ........................................................................................................................................ 19<br />
Udlæs bilag og balance ................................................................................................................................. 6<br />
Udskrifter, lager ..................................................................................................................................... 41<br />
Udskriv kontokort ....................................................................................................................................... 23<br />
Udskriv Regnskab ...................................................................................................................................... 23<br />
Udvikling .................................................................................................................................................. 59<br />
Valuta ........................................................................................................................................................ 31<br />
Valuta, oprettelse ................................................................................................................................... 14<br />
Varegrupper ............................................................................................................................................ 32<br />
Varekort .................................................................................................................................................... 39<br />
Varer, oprettelse .................................................................................................................................... 39<br />
Vis Balance ................................................................................................................................................ 23<br />
Vis ordre ..................................................................................................................................................... 44<br />
Værktøjslinien .............................................................................................................................................. 5<br />
WF2Kdata.mdb ......................................................................................................................................... 5<br />
<strong>Winfinans</strong> uden brug af mus .............................................................................................................. 60<br />
www.winfinans.dk ................................................................................................................................. 63<br />
Øvrige rettigheder ................................................................................................................................. 59<br />
Åbningsbalance .......................................................................................................................................... 16<br />
Åbningstal .................................................................................................................................................. 16<br />
Årets resultat, overfør ................................................................................................................................. 25<br />
Årsafslutning .............................................................................................................................................. 24
Change language