Referat fra bestyrelsesmøde i Rønhøjgård - Ronhojgaard
Referat fra bestyrelsesmøde i Rønhøjgård - Ronhojgaard
Referat fra bestyrelsesmøde i Rønhøjgård - Ronhojgaard
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
1<br />
<strong>Referat</strong> <strong>fra</strong> <strong>bestyrelsesmøde</strong> i <strong>Rønhøjgård</strong> tirsdag den 7. maj 2013 kl. 17.00-21.30<br />
<strong>Referat</strong> <strong>fra</strong> <strong>bestyrelsesmøde</strong> i <strong>Rønhøjgård</strong><br />
07-05-2013 17.00 – 21.30 Foreningshuset<br />
Møde indkaldt af Susanne Voss<br />
Mødetype Bestyrelsesmøde<br />
Referent Anna-Grethe Jensen<br />
Deltagere<br />
bestyrelse<br />
Deltagere<br />
suppleanter<br />
Fraværende<br />
med afbud<br />
1. Valg af ordstyrer<br />
Susanne Voss (Susanne), Gerd Larsen (Gerd), Anna-Grethe Jensen (Anna-<br />
Grethe), Annette André Christensen (Annette), Frank Andersen (Frank), Jan<br />
Pedersen (Jan), Betty Kirstein (Betty) og Helle Pedersen (Helle)<br />
Katalin Cservenka (Katalin)<br />
Berit Eriksson (Berit), Unni Segebrecht (Unni) og Gertrud Backhausen<br />
(Gertrud)<br />
Susanne<br />
2. Godkendelse af ”Forretningsorden for bestyrelsen”<br />
Diskussion Foreslagsstiller: Susanne<br />
Skal godkendes af bestyrelsen.<br />
Konklusioner<br />
Det blev drøftet, hvor ofte det er nødvendigt at holde <strong>bestyrelsesmøde</strong>r.<br />
Møder i vinterhalvåret kan evt. holdes vederlagsfrit på Tapeten.<br />
Næstformanden bliver valgt på generalforsamlingen, og skal derfor ikke konstitueres i<br />
bestyrelsen.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato<br />
Forretningsordenen tilrettes med denne ændring. Susanne 4/6-2013<br />
3. Godkendelse af ”Retningslinjer for udvalg under bestyrelsen”<br />
Diskussion Foreslagsstiller: Susanne<br />
Retningslinjerne var oprindelig <strong>fra</strong> år 2006.<br />
Konklusioner<br />
Der var enighed om, at retningslinjerne bør revideres.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato<br />
Korrekturlæsning ifølge aftalte ændringer Katalin 21/5-2013<br />
Ny revideret tekst sendes sammen med indkaldelsen til næste<br />
<strong>bestyrelsesmøde</strong>.<br />
4. Godkendelse af referat med eventuelle ændringer<br />
Diskussion Alle<br />
<strong>Referat</strong>et blev godkendt.<br />
5. indkomne forslag<br />
1. Brug af Skype<br />
Diskussion Foreslagsstiller: Anna-Grethe<br />
Susanne 30/5-2013<br />
Side 1 af 7
2<br />
<strong>Referat</strong> <strong>fra</strong> <strong>bestyrelsesmøde</strong> i <strong>Rønhøjgård</strong> tirsdag den 7. maj 2013 kl. 17.00-21.30<br />
Bestyrelsesmedlemmer installerer Skype (gratis program) på deres computere og benytter<br />
Skype, når de taler med hinanden. På den måde spares der penge til telefonudgifter, og har<br />
også den fordel, at man kan have begge hænder fri (med hovedtelefoner), hvis man fx skal<br />
rette tekster i breve, hvor man så kan rette direkte i sit dokument på skærmen.<br />
Konklusioner<br />
En enkelt person ønsker ikke at bruge Skype og øvrige sociale medier.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato<br />
Man aftaler indbyrdes, hvis man vil bruge Skype Alle Ingen<br />
2. Placering af store sten<br />
Diskussion Foreslagsstillere: Gerd/forretningsudvalget<br />
I forbindelse med kloakering i fase 1 blev de store sten fordelt ved Brombær Alle og andre<br />
steder i foreningen for at spærre for gennemkørsel/parkering.<br />
I fase 2 er der kommet flere store sten til, som vi skal placere på vores arealer.<br />
Gerd har talt med Højvænge om eventuelt at få dem placeret på hjørnerne ved vore indkørsler<br />
<strong>fra</strong> Højvænge Alle.<br />
Prisen for at få stenene kørt væk <strong>fra</strong> foreningens område koster det 4-dobbelte af, hvad prisen<br />
er for at få placeret stenene på foreningens område.<br />
Konklusioner<br />
Hvis der placeres sten på begge sider af indkørslerne, kan det få den konsekvens, at der ikke<br />
bliver plads til, at biler kan passere hinanden i svingene ved ind- og udkørsel <strong>fra</strong> vore veje til og<br />
<strong>fra</strong> Højvænge Alle. Der vil blive risiko for sammenstød.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato<br />
Udsættes til <strong>bestyrelsesmøde</strong> i juni, når alle har været en tur<br />
rundt i foreningen.<br />
6. Økonomi<br />
Diskussion Oplægsholder: Gerd<br />
Budget: blev gennemgået.<br />
Alle 4/6-2013<br />
Leje af foreningshus: Nyprocedure, så leje af foreningshuset kun kan lejes ved at beløbet<br />
indbetales på bankkonto, og depositum refunderes ved bankoverførsel, så der ikke ligger<br />
kontanter i foreningshuset.<br />
Gammel tank ved foreningshuset: Skal nedlægges.<br />
Konklusioner<br />
Budget: I budgettet er der ikke taget højde for ny afgift på ekstra kr. 10,- for<br />
vandudledningsafgift. Denne nye information kunne læses i BallerupBladet umiddelbart før<br />
generalforsamlingen.<br />
Leje af foreningshus: Skrivelse skal ligge på kontoret. Betaling for leje af foreningshus kan<br />
kun ske via bankoverførsel fremover. Derfor skal lejer oplyse kontonummer for at få sit<br />
depositum tilbage.<br />
Gammel tank ved foreningshuset: Skal fyldes med sand.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
Leje af foreningshus: Skriftlig procedure skal lægges i<br />
foreningshuset og slås op på hjemmesiden.<br />
Gammel tank ved foreningshuset:<br />
Størrelsen på tanken undersøges.<br />
Pris indhentes for opfyldning.<br />
Annette Snarest<br />
Frank<br />
Gerd<br />
Snarest<br />
Snarest<br />
Side 2 af 7
3<br />
<strong>Referat</strong> <strong>fra</strong> <strong>bestyrelsesmøde</strong> i <strong>Rønhøjgård</strong> tirsdag den 7. maj 2013 kl. 17.00-21.30<br />
7. Meddelelser <strong>fra</strong> udvalgene<br />
a. Forretningsudvalget<br />
Diskussion Oplægsholdere: Gerd<br />
TDC: Advokat Torben Lund har den 22. februar 2013 sendt brev til TDC med krav om betaling<br />
af kr. 25.448,06. TDC vil ikke vedkende sig, at de har forvoldt skade på en vandledning.<br />
Manglende betaling af haveleje: 10 medlemmer har ikke betalt haveleje.<br />
Konklusioner<br />
TDC: Advokaten mener, vi har en god sag mod TDC. Hvis sagen føres under småsager, kan<br />
den blive behandlet i dommervagten, og så vil vores udgift højst blive kr. 10.000,-, hvis vi taber<br />
sagen.<br />
Manglende betaling af haveleje: I forhold til de 10 manglende indbetalinger, er der 5<br />
havelejere, der har meddelt, at betaling er på vej.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
TDC: Advokaten skal spørges, om han vil køre sagen på no<br />
cure no pay betingelser (hvis vi taber sagen, får vi ingen<br />
regning på advokatbistand).<br />
Gerd Snarest<br />
Manglende betaling af haveleje: Fremtidig procedure. FU 4/6-2013<br />
b. Driftsudvalget<br />
Diskussion Oplægsholder: Betty<br />
Sager: 1 ny sag og 1 afsluttet sag efter sidste <strong>bestyrelsesmøde</strong>.<br />
Legeplads: Der mangler at blive udskiftet 4 sveller.<br />
Rundtur: Betty, Jan og Berit har holdt første møde. Frank har givet tilsagn om at hjælpe.<br />
Frivillig arbejdsdag: Arbejde, der kan udføres på dagen den 2. juni.<br />
Konklusioner<br />
Legeplads: Der er bedt om nyt tilbud.<br />
Rundtur: Grundet kulden har udvalget ikke gået første rundtur endnu, da der stadig er mange,<br />
der ikke er flyttet ud.<br />
Frivillig arbejdsdag: Da man ikke ved, hvor mange havelejere, der kommer, kan man ikke<br />
lægge en fast arbejdsplan.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
Legeplads: Venter på tilbud <strong>fra</strong> allan Tørnqvist Betty ?<br />
Rundtur: Den første rundtur i foreningen bliver midt i maj.<br />
Der skal indkøbes 2 stk. kameraer.<br />
Ring til driftsudvalget, hvis der observeres noget ulovligt.<br />
Frivillig arbejdsdag: Der bliver lavet en prioriteret liste med<br />
arbejdsopgaver.<br />
Der indkøbes olie til arbejdsdagen den 1. september til nyt<br />
træværk på legepladsen.<br />
Flyere omdeles i alle postkasser i foreningen.<br />
Udvalget<br />
Alle<br />
Udvalget<br />
Udvalget<br />
Udvalget<br />
4/6-2013<br />
Hele sæsonen<br />
Snarest<br />
August 2013<br />
25/5-2013<br />
Side 3 af 7
4<br />
<strong>Referat</strong> <strong>fra</strong> <strong>bestyrelsesmøde</strong> i <strong>Rønhøjgård</strong> tirsdag den 7. maj 2013 kl. 17.00-21.30<br />
c. Vurderingsudvalget<br />
Diskussion Berit var ikke til stede.<br />
Sager: Annette oplyste, at der i dag har været 3 vurderinger.<br />
Vurderingskursus: Der har været ønske om, at vurderingsudvalget kommer på kursus. Hvis<br />
der bliver plads, ønsker byggeudvalget også at deltage.<br />
Konklusioner<br />
Vurderingskursus: Kirsten Holm, Kreds 8, vil formidle et kursus gennem Kolonihaveforbundet.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
Vurderingskursus: Der er plads til 14 personer <strong>fra</strong> Kreds 8. Vi<br />
afventer besked om dato og sted.<br />
d. Salgsudvalget<br />
Diskussion Oplægsholder: Susanne<br />
Sager: 2 nye sager (heraf 1 overdragelse). Ingen afsluttede sager.<br />
Konklusioner<br />
Berit ?<br />
Ingen<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
Ingen Susanne<br />
e. Byggeudvalget<br />
Diskussion Oplægsholder: Jan<br />
Sager: 6 nye sager. 4 sager under behandling.<br />
Konklusioner<br />
Ingen<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
Ingen Jan<br />
f. Vandudvalget<br />
Diskussion Oplægsholder: Frank<br />
Sager: 9 nye sager. 6 afsluttede sager og 3 sager under behandling.<br />
Skade på vandrør i 300-området: På stien ud for have 331 og 333 er der sket en skade på et<br />
vandrør.<br />
Skade på vandrør i 500-området: I forbindelse med udskiftning af hovedstophanen,<br />
konstaterede vi et brud på en vandledning.<br />
Hovedstophaner: Vi har 4 defekte stophaner.<br />
Vandforbrug: Er for tiden ca. det dobbelte af forbruget i samme periode i 2012.<br />
Konklusioner<br />
Skade på vandrør i 300-området: Der har været møde med Gravmand A/S og SPH om ansvar<br />
for skaden. SPH har påtaget sig ansvaret.<br />
Skade på vandrør i 500-området<br />
Der har været møde med Gravmand A/S og SPH om ansvar for skaden. Vi har ikke med<br />
sikkerhed kunnet sige, hvornår skaden skete, og hvem der forvoldte den.<br />
Hovedstophaner: Der er allerede skiftet 1 stophane. En ny løsning kan være, at der bliver<br />
lavet en dyb brønd ved siden af den eksisterende stophane, og med måler.<br />
1 hane koster kr. 29.000,-. Dertil kommer gravearbejde til ca. kr.12.000,-<br />
Side 4 af 7
5<br />
<strong>Referat</strong> <strong>fra</strong> <strong>bestyrelsesmøde</strong> i <strong>Rønhøjgård</strong> tirsdag den 7. maj 2013 kl. 17.00-21.30<br />
Vandforbrug: I april måned har der været mange brud på vandledninger, som sandsynligvis<br />
skyldes, at det blev tøvejr. Tilbage i marts blev der fundet 2 brud.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
Skade på vandrør i 300-området: Betales af SPH Gerd<br />
?<br />
Skade på vandrør i 500-området: Foreningen betaler. Gerd ?<br />
Hovedstophaner: SPH kommer med tilbud på 11<br />
hovedstophaner.<br />
1. Tilbud med ekstra brønd ved siden af og med målere.<br />
2. Tilbud på udskiftning af hovedstophaner med målere, men<br />
uden brønd.<br />
Gerd Snarest<br />
Vandforbrug: Stadig opfølgning. Frank Ad hoc<br />
g. Medieudvalget<br />
Diskussion Oplægsholdere: Helle og Anna-Grethe<br />
Facebookgruppe: Helle har fået overdraget administration af den facebook-gruppe som Morten<br />
oprindeligt har oprettet.<br />
Opdatering af vedtægter og ordensregler: Der er læst første korrektur.<br />
Rønbladet: Bladet er under opbygning.<br />
Konklusioner<br />
Facebookgruppe: Helle har oprettet en facebookprofil med navnet Sommerbyen <strong>Rønhøjgård</strong>.<br />
Rønbladet: Nogle indlæg er ikke modtaget til deadline.<br />
Opdatering af vedtægter og ordensregler: Rettelser og anden korrektur nedprioriteres i<br />
forhold til skrivning af referat og opsætning af Rønbladet.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
Facebookgruppe: Facebookprofilen Sommerbyen <strong>Rønhøjgård</strong><br />
vil jævnligt blive opdateret med nyheder, så at man kan følge<br />
med i, hvad der sker i haveforeningen.<br />
Rønbladet: Det forventes, at bladet bliver trykt i løbet af uge<br />
21.<br />
Omdeles i postkasserne i haverne inden udgangen af maj.<br />
Opdatering af vedtægter og ordensregler: Der bliver<br />
indhentet tilbud på trykning af 200 eksemplarer. Ud <strong>fra</strong> den pris<br />
afgøres det, om vi selv skal printe.<br />
h. Kloakeringsudvalget<br />
Diskussion Oplægsholder: Gerd<br />
a: Fase 2 står stille.<br />
b: Mangler, der skal udføres af Gravmand A/S.<br />
c: Opgravning på Tyttebær Alle.<br />
d: Meterpris skal indhentes for den private del inkl. tilslutning.<br />
Konklusioner<br />
Helle Ad hoc<br />
Anna-<br />
Grethe<br />
Driftsudv.<br />
Anna-<br />
Grethe<br />
a: Forsyning Ballerup er blevet forsinket med udførelse af den sydgående ledning.<br />
b: Der er snart deadline for at få mere på mangellisten.<br />
c: Der har været ekstra opgravning.<br />
23/5-2013<br />
30/5-2013<br />
Ingen<br />
Side 5 af 7
6<br />
<strong>Referat</strong> <strong>fra</strong> <strong>bestyrelsesmøde</strong> i <strong>Rønhøjgård</strong> tirsdag den 7. maj 2013 kl. 17.00-21.30<br />
d: Eksempler: For 19 meter kr. 12.000,-. For 4 meter kr. 12.000,-.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
a: Vi må vente på grønt lys <strong>fra</strong> Forsyning Ballerup for at starte<br />
tilslutningen i syd.<br />
Gerd ?<br />
b: Det er NU, det er sidste chance for at få mangler på listen. Alle Hurtigst mulig<br />
c: Denne opgravning hører ikke med på mangellisten.<br />
d: Flere havelejere skal spørges, hvad de har givet for<br />
tilslutningen, inden næste <strong>bestyrelsesmøde</strong>.<br />
Kloakerings-tilslutningsudvalget<br />
Diskussion Oplægsholdere: Betty og Jan<br />
Alle 4/6-2013<br />
a: Der er kommet 25 kopier af attester <strong>fra</strong> private, som ikke har benyttet sig af Gravmand A/S.<br />
b: Der er kommet en stor liste <strong>fra</strong> Gravmand A/S.<br />
Konklusioner<br />
a: Afventer<br />
b: Når Gravmand er helt færdig, kommer der en samlet liste/fil.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
a: Skal arkiveres i sagsmapperne. Betty/Jan ?<br />
b: Gravmand afleverer til kommunen. Vi får også en oversigt. Betty/Jan ?<br />
i. Aktivitetsudvalget<br />
Diskussion Oplægsholder: Susanne<br />
Udvalget holder møde i foreningshuset den 8. maj.<br />
Konklusioner<br />
Alle medlemmer i foreningen er velkomne.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
Hverve frivillige hjælpere til sommerens aktiviteter<br />
Torben<br />
Greibe<br />
8/5-2013<br />
8. Orientering <strong>fra</strong> Kredsen<br />
Diskussion Oplægsholder: Annette<br />
a: Planlagte mødedatoer i Kreds 8: 28. maj, 25. juni, 30. juli og 6. september.<br />
b: Præmiefesten holdes 21. september.<br />
c: Glostrup kommune har anden regel end Ballerup Kommune har for antal kvadratmeter, der<br />
må bebygges.<br />
Konklusioner<br />
a: Ingen.<br />
b: Haver indstillet til præmie skal findes.<br />
c: Afventer høringssvar <strong>fra</strong> Glostrup.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
a: Bestyrelsen får briefing på <strong>bestyrelsesmøde</strong>r, der følger efter<br />
kredsmøderne.<br />
Annette<br />
4/6, 2/7, 6/8 og<br />
1/10 – 2013<br />
b: Kredsen skal have dato for havevandring i <strong>Rønhøjgård</strong>. Annette Snarest<br />
c: Derefter handling i Kreds 8. Info til <strong>Rønhøjgård</strong>s bestyrelse. Annette ?<br />
Side 6 af 7
7<br />
<strong>Referat</strong> <strong>fra</strong> <strong>bestyrelsesmøde</strong> i <strong>Rønhøjgård</strong> tirsdag den 7. maj 2013 kl. 17.00-21.30<br />
9. Orientering <strong>fra</strong> sekretæren<br />
Diskussion Oplægsholder: Anna-Grethe<br />
Formular til udlevering af nøgler til foreningen.<br />
Konklusioner<br />
Ingen <strong>fra</strong> bestyrelsen havde en tidligere formular.<br />
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer<br />
Ny formular er udarbejdet.<br />
10. Fotografering af bestyrelsesmedlemmer<br />
Anna-<br />
Grethe<br />
7/5-2013<br />
Helle opfordrede til, at alle bestyrelsesmedlemmer sender et foto til brug på hjemmesiden.<br />
11. Eventuelt<br />
Helle og Susanne arbejder på en ny hjemmeside. Den bliver frigivet inden for ca. 2-3 uger. Der<br />
forsvinder intet <strong>fra</strong> den ”gamle” hjemmeside.<br />
Helle foreslår procedure for diverse udvalg og forbedring på kontoret med en opslagstavle, hvor<br />
man kan se, hvilke personer man skal lade de sager går videre til, man får henvendelse om i<br />
kontortiden.<br />
På næste dagsorden kommer Logbog på som et fast punkt.<br />
Side 7 af 7
Change language