Retningslinjer for Personeltilpasninger i Forsvaret

Retningslinjer
for
Personeltilpasninger i Forsvaret
1
Februar 2013

1. Indledning
Retningslinjerne giver en oversigt over, hvilke regler der er gældende samt den forvaltningspraksis,
der tænkes anvendt i forbindelse med personeltilpasninger. Udgangspunktet
er statens regler suppleret med særlig forvaltningspraksis for forsvaret.
Med personeltilpasninger menes afskedigelser, forflyttelser og øvrige tilpasninger, der
medfører afskedigelser eller forflyttelser som følge af rationaliseringer, strukturtilpasninger,
større omstruktureringer eller lignende. Tilpasningerne er således foranlediget af forsvarets
forhold, og er ikke individuelt begrundet i bebrejdelsesværdige forhold.
Retningslinjerne giver ikke en udtømmende oversigt, men beskriver alene de væsentligste
områder. Hertil kommer en række love, som har betydning for afskedigelser generelt – og
således ikke kun på statens område. Eksempelvis masseafskedigelsesloven, forskelsbehandlingsloven
og ligebehandlingsloven.
Retningslinjerne skal læses i sammenhæng med Moderniseringsstyrelsens publikationer
”Personaletilpasninger i staten – en gennemgang af gældende regler” (juni 2011) og
”Håndbog om afskedigelse” (december 2011) samt Moderniseringsstyrelsens Personaleadministrative
Vejledning (PAV).
2. Generelle tiltag forud for afskedigelser
Det gælder generelt for statens område, at det, inden der skrides til afskedigelser, bør
overvejes, om det er muligt at tage mindre indgribende metoder i brug, eksempelvis ved:
- Naturlig afgang
- Senior- og fratrædelsesordninger
- Deltidsbeskæftigelse
- Genplacering/omplacering
- Reduktion af over- og merarbejde
- Revurdering af personalesammensætning ved nyansættelse
Ovennævnte er ikke prioriteret og er ikke udtryk for, at alle metoder vil blive bragt i anvendelse
i alle personeltilpasningssammenhænge.
2

3. Vurdering og sammenligning af medarbejderne
I dette afsnit beskrives grundlaget for vurderingerne af de enkelte medarbejdere samt
sammenligningen af disse medarbejdere med henblik på udvælgelse af dem, der bedst
kan undværes i forhold til den fremtidige opgavevaretagelse.
3.1. Generelt
Hvis afskedigelser er nødvendige, er det et grundlæggende hensyn ved udvælgelsen af
medarbejdere til afsked, at myndigheden også fremover skal være i stand til at varetage
sine arbejdsopgaver på en kvalificeret måde.
Afskedigelser gennemføres under inddragelse af såvel de faglige organisationer som
medarbejderne selv. Processen kan gennemføres på 39 arbejdsdage, hvoraf de 27 er
knyttet direkte til særlige forvaltningsretlige regler (særligt om partshøring).
Som udgangspunkt ser processen ud som følger for overenskomstansatte:
Udvælgelse (11 arbejdsdage)
• Myndighederne gennemfører en vurdering og sammenligning af medarbejderne (8
dage).
• Myndighederne drøfter indstilling til afskedigelser med Forsvarets Personeltjeneste
(2 dage).
• Indstilling om afskedigelser sendes (med nødvendig dokumentation) til Forsvarets
Personeltjeneste (1 dag).
Afskedigelse (28 arbejdsdage)
• Vurdering af genplaceringsmuligheder (1 dag)
• Udarbejdelse og udlevering af partshøring (6 dage)
• Partshøringsperiode (10 dage)
• Behandling af partsindlæg (10 dage)
• Udlevering af afskedigelsesskrivelser (1 dag)
Afskedigelserne skal således gennemføres ved en saglig, grundig og betryggende udvælgelsesprocedure,
hvor der sker en konkret og individuel vurdering af medarbejderne set i
forhold til de opgaver, der skal løses fremover. Proceduren skal sikre, at det er de medarbejdere,
der bedst kan undværes, der afskediges.
Det bemærkes, at medarbejdere, der sidder i en stilling, der nedlægges, ikke automatisk
bliver afskediget, men skal sammenlignes med sammenlignelige medarbejdere. Dette kan
medføre, at overflyttede medarbejdere vil skulle sammenlignes på ny, såfremt denne
myndighed på et senere tidspunkt gennemfører personeltilpasninger.
3

Tjenestemænd og overenskomstansatte vurderes og sammenlignes på lige vilkår. Det er
kompetencerne, der er afgørende, idet der også kan tages hensyn til økonomiske aspekter.
Ikke-placerede medarbejdere søges omplaceret i ledige stillinger, indtil der er truffet endelig
afgørelse om afskedigelse. Forsvarets Personeltjeneste opretter til dette brug en omplaceringsliste,
hvorpå berørte medarbejdere vil være indtil, der er truffet afgørelse om
afsked. Forsvarets Personeltjeneste vil således forud for besættelse af ledige stillinger undersøge,
om der er egnede kandidater på listen. Medarbejdere der er afskedstruede, vil
sammen med partshøringen modtage en fortrinsretsskrivelse, jf. gældende regler herom.
Når der er truffet afgørelse om afskedigelse for ikke-placerede tjenestemænd, overføres
de pågældende til en særlig liste med henblik på eventuel genindtræden i tjenesten indtil
udløb af rådighedslønperioden. Forsvarets Personeltjeneste vil i hele rådighedsperioden
forud for besættelse af ledige tjenestemandsstillinger undersøge, om der er egnede kandidater
på omplaceringslisten eller på listen over medarbejdere på rådighedsløn.
Militært personel er enten ansat som tjenestemænd eller på overenskomst. Uanset ansættelsesformen
gælder, at ansættelsesområdet inden for HOD, CS og HKKF forhandlingsområde
i alle tilfælde er Forsvarsministeriet med tilhørende myndigheder og institutioner.
Det bemærkes dog, at enkelte kan have et andet ansættelsesområde, idet ansættelser
tidligere har været håndteret decentralt.
Forsvarets Personeltjeneste anmoder Moderniseringsstyrelsen om en udtalelse vedrørende
berørte tjenestemænds pensionsretlige status ved afsked grundet arbejdsmangel.
Samtidig hermed hører Forsvarets Personeltjeneste de øvrige NIV I myndigheder, om der
er ledige stillinger. Herefter partshører Forsvarets Personeltjeneste de pågældende tjenestemænd
og den forhandlingsberettigede organisation om påtænkt afsked og udfærdiger
slutteligt indstilling til Forsvarsministeriet om afsked. Forsvarsministeriet træffer på baggrund
af indstillingen afgørelse om afsked.
Der føres logbog eller anden dokumentation efter nærmere retningslinjer.
Kriterier
Moderniseringsstyrelsen fremhæver i publikationen ”Personeltilpasninger i staten”, at vurderingen
af den enkelte medarbejder kan ske på baggrund af følgende kriterier:
Faglige kompetencer: Bl.a. uddannelse, relevant erhvervserfaring, specialistkompetencer
og faglig fleksibilitet.
Opgavevaretagelse: Bl.a. indholdsmæssig kvalitet, hurtighed i opgaveløsningen, medarbejderens
kapacitet.
Personlige kompetencer: Bl.a. engagement og motivation, fleksibilitet, omstillingsevne,
samarbejdsevne, stabilitet.
De valgte kriterier har været anvendt af forsvaret i forbindelse med de seneste års tilpasninger
og dækker over følgende:
4

Medarbejderens faglige kompetencer er en samlet vurdering af medarbejderens faglige
niveau med hensyn til uddannelsesmæssig baggrund sammenholdt med relevant efteruddannelse
og forudgående relevant erhvervserfaring. Der kan endvidere lægges vægt på
varetagelse af specialistfunktioner i nuværende stilling.
Medarbejderens opgavevaretagelse er en samlet vurdering af den måde, medarbejderen
har løst sine arbejdsopgaver på i stillingen, herunder særligt den indholdsmæssige kvalitet
sammenholdt med udvist effektivitet i opgavevaretagelsen. Derudover kan der lægges
vægt på medarbejderens evne til at håndtere flere opgaver af gangen og villighed til at
påtage sig opgaver.
Medarbejderens personlige kompetencer er en samlet vurdering af den måde, hvorpå
medarbejderen indgår i enhedens daglige løsning af opgaverne, herunder særligt en vurdering
af medarbejderens samarbejdsevne, fleksibilitet og omstillingsevne i forhold til omprioritering
af arbejdsopgaver eller introduktion af nye arbejdsopgaver og medarbejderens
generelle motivation og engagement i forhold til opgaveløsningen. Der kan derudover tages
hensyn til medarbejderens stabilitet, herunder medarbejderens sygefravær.
Forsvaret tager udgangspunkt i disse kriterier, som tidligere er drøftet på HSU og anvendt
bl.a. i forbindelse med implementeringen af forsvarsforliget 2010-2014.
Forsvaret vil anvende et vurderingsskema, som udfyldes efter nærmere givne retningslinjer.
Vurderingsskemaer er vedlagt.
3.2. De civile medarbejdere
Det er kun medarbejdere, som tilhører de personalekategorier, der bliver berørt af besparelserne,
der vurderes og sammenlignes. På baggrund af kendskabet til den enkelte medarbejder
foretager nærmeste relevante leder eller chef (den som er nærmeste foresatte,
eller som besidder et mere dybtgående kendskab til medarbejderen) en grundig vurdering,
hvor de fastsatte kriterier og vurderingsskemaer anvendes.
Der vil herefter ske en sammenligning af medarbejderne inden for NIV III myndighedens
område og indenfor den enkelte medarbejders individuelle ansættelsesområde – og indenfor
sammenlignelige personelgrupper. Såfremt det under hensyntagen til sagligheden er
hensigtsmæssigt, kan afgrænsningen efter en konkret vurdering begrænses til et mindre
område (eksempelvis et enkelt tjenestested) eller udvides til et større område (eksempelvis
NIV II myndighed). Sammenligningen sker fortsat indenfor den enkelte medarbejders
individuelle ansættelsesområde.
Civile medarbejdere i forsvaret har i dag enten staten (visse tjenestemænd), Forsvarsministeriet
med tilhørende myndigheder og institutioner (øvrige tjenestemænd, turnusfuldmægtige
og visse andre AC-grupper, samt tjenestemandslignende ansatte), Forsvaret (AC
gruppen), eller et ud af 7 regionale områder (øvrige overenskomstansatte) som ansættelsesområde
med tjeneste indtil videre ved en given myndighed.
Der er ingen forskel på vurderings- og sammenligningsprincipperne for overenskomstansatte
og tjenestemænd. Også for sidstnævnte er udgangspunktet, at vurderings- og ud-
5

vælgelsesprocessen sker indenfor den enkelte NIVIII. Forsvarets Personeltjeneste styrer
og kvalitetssikrer processen ved den enkelte NIV III sammen med NIV II myndigheden.
3.3. Militære medarbejdere
Processen vedrørende de militære medarbejdere gennemføres i 3 faser.
Fase 1 – NIV III myndigheden
Ud fra kendskabet til den enkelte medarbejder foretager nærmeste relevante leder eller
chef (den som er nærmeste foresatte eller som besidder et mere dybtgående kendskab til
medarbejderen) en grundig vurdering med udgangspunkt i de fastsatte kriterier. Vurderingsskemaer
kan anvendes.
På baggrund af leders eller chefs vurdering sammenlignes de enkelte medarbejdere hos
den aktuelle NIV III myndighed. Såfremt der efter denne vurdering og sammenligningsproces
fremkommer medarbejdere, som ikke kan placeres i NIV III myndighedens ny struktur,
skal leder eller chef udfærdige et vurderingsskema (hvis ikke dette allerede er udarbejdet).
Listen med ikke-placerede medarbejdere og vurderingsskemaer fremsendes til NIV II
myndigheden.
Fase 2 – NIV II myndigheden (opsamling af dennes NIV III myndigheder)
Der vil herefter ved NIV II myndigheden i forhold til de fastlagte kriterier ske en sammenligning
af medarbejderne inden for NIV II myndighedens område på tværs af underliggende
NIV III myndigheder. NIV II myndigheden fremsender samlet liste og vurderingsskemaer
på ikke-placeret medarbejdere under NIV II myndighedens område til Forsvarets Personeltjeneste.
Fase 3 – Forsvarets Personeltjeneste
Såfremt det i processen ikke længere er muligt at omplacere de ikke-placerede medarbejdere
iværksætter Forsvarets Personeltjeneste en vurderings- og sammenligningsproces af
alle berørte militære medarbejdere inden for det/de relevante funktionsniveauer og myndighed/er.
Ud fra kendskabet til den enkelte medarbejder foretager nærmeste relevante
leder eller chef (den som er nærmeste foresatte eller som besidder et mere dybtgående
kendskab til medarbejderen) en grundig vurdering, med udgangspunkt i de fastsatte kriterier.
Vurderingsskemaer skal anvendes. Vurderingen iværksættes af myndigheden, når
der er modtaget meddelelse herom fra Forsvarets Personeltjeneste.
Forsvarets Personeltjeneste kan ud fra en helhedsbetragtning og under hensyntagen til
sagligheden i forhold til den endelige vurdering og sammenligning af ikke-placerede medarbejdere
på tværs af NIV II myndigheder, foretage en afgrænsning til et mindre område
(eksempelvis et enkelt tjenestested) eller udvides til et større område (eksempelvis indenfor
værnet), hvilket vil ske under inddragelse af relevante myndigheder.
Med henblik på at sikre at forsvaret i sidste instans udpeger de militære medarbejdere, der
under de givne omstændigheder bedst kan undværes, og såfremt det ikke er muligt at
omplacere alle ikke-placerede militære medarbejdere, gennemfører Forsvarets Personel-
6

tjeneste tillige en egen vurdering og sammenligning på tværs af NIVII myndighederne af
alle medarbejdere på det pågældende funktionsniveau indenfor værnet, herunder af medarbejdere
på TUL og medarbejdere i internationale stabe. Forsvarets Personeltjenestes
egen vurdering, tilpasset det aktuelle funktionsniveau, foretages med udgangspunkt i det
generelle tjenstlige kendskab til den enkelte medarbejder, i forhold til de fastlagte kriterier.
Forsvarets Personeltjenestes tværgående vurdering og sammenligning kan medføre behov
for yderligere indhentning af vurderinger på relevante grupper af medarbejdere ved
alle, eller dele af forsvarets myndigheder, herunder myndigheder der ikke umiddelbart har
været berørt af personeltilpasninger. Det er Forsvarets Personeltjeneste, der på Forsvarskommandoens
vegne endeligt beslutter, hvem der indstilles til afsked.
3.4. Socialt kapitel
Medarbejdere ansat under socialt kapitel følger samme procedure som anført ovenfor i
afsnit 3.2. og 3.3. Der vil være tidsmæssig- og processuelt sammenfald med processen for
øvrige medarbejdere, dog vil sammenligningen af ansatte under socialt kapitel som udgangspunkt
kun finde sted inden for gruppen med ansatte under socialt kapitel.
7

4. Forvaltningsgrundlag
Herunder følger en redegørelse for det forvaltningsgrundlag, der bl.a. vil være gældende i
forbindelse med personeltilpasninger.
4.1. Forsvarets Personelpolitik
Forsvaret vil forvalte under hensyntagen til de personalepolitiske hensigtserklæringer, som
fremgår af Forsvarets Personalepolitik (2005).
4.2. Forvaltningspraksis
Nedenfor anføres særlige regler og praksis gældende for Forsvaret.
4.2.1. Flytning før tiltrædelse af tjeneste
I det omfang det er hensigtsmæssigt under hensyntagen til forsvarets forhold, kan en
medarbejder flytte til et kommende tjenestested, før vedkommende er tiltrådt tjeneste ved
dette.
4.2.2. Samtidig beordring af ansatte ægtefæller
Forsvaret vil bestræbe sig på, at ægtefæller, der begge er tjenestegørende ved forsvaret,
så vidt muligt beordres til samme geografiske region.
4.2.3. Omstilling
Forsvaret har til hensigt at inddrage ekstern bistand omkring varetagelse af støtte, rådgivning
og kompetenceudvikling til afskedigede medarbejdere; en opgave der hidtil er blevet
varetaget af Forsvarets Personeltjeneste.
Det er forsvarets intention, at afskedigede medarbejdere fortsat behandles professionelt
under inddragelse af de rette kompetencer, som er opdateret om arbejdsmarkedets forhold
også på lokalt plan. Ydelserne kan derved målrettes og skabe sammenhæng mellem
den afskedigede medarbejder og arbejdsmarkedets krav og på denne måde stille medarbejderen
bedre i det fremtidige arbejdsliv. Rådgivningen vil derfor tage udgangspunkt i en
konkret individuel vurdering.
Den konkrete støtte udbydes, og ’pakken’ indeholder følgende:
Jobsøgningskursus,
Individuel(le) rådgivningsforløb eller kompetenceafklaring,
Orienteringsmøder.
Uddannelsesforløb, der normalt ikke kan være af længere varighed end den pågældendes
opsigelsesperiode.
Omstillingsordningen vil omfatte alle medarbejdergrupper, herunder ansatte under socialt
kapitel. Der henvises til vedlagte tillæg (udsendes senere).
8

4.2.4. Fratræden med forkortet varsel
Såfremt en afskediget medarbejder finder anden beskæftigelse uden for forsvaret, og hvor
forkortet varsel er en forudsætning for at få stillingen, så er medarbejderen ikke bundet af
sit normale, individuelle opsigelsesvarsel.
Forsvarets Personeltjeneste kan i samarbejde med myndigheden efter en konkret og individuel
vurdering fritstille afskedigede medarbejdere. Gældende regler for fritstilling følges.
4.2.5. Senior- og fratrædelsesordninger
Hvis det er foreneligt med den fremtidige opgavevaretagelse og den aktuelle økonomiske
situation, vil forsvaret anvende senior – og fratrædelsesordninger, som anført i det til enhver
tid gældende cirkulære herom, eksempelvis som anført nedenfor.
Frivillig fratræden
Det nuværende cirkulæres kapitel 3 vedrørende frivillig fratræden gælder for medarbejdere,
der selv søger sig afskediget.
Overenskomstansatte
Der er i cirkulærets § 15 fastsat fratrædelsesbeløb for overenskomstansatte ud fra følgende
vilkår:
Tjenestemænd
1-3 mdr. løn efter henholdsvis 12-18 års uafbrudt beskæftigelse,
For tjenestemandsansatte, der søger om afsked som led i frivillig fratræden uden at kunne
gå på pension, kan ydes et fratrædelsesbeløb ud fra følgende vilkår i cirkulærets § 14, stk.
4:
2 – 6 mdr. løn efter hhv. 9 – 15 års uafbrudt beskæftigelse,
For tjenestemandsansatte gælder, at ansættelsesmyndigheden (Forsvarets Personeltjeneste)
kan bevillige tjenestemænd, der går på pension som led i frivillig fratræden, en årlig
ydelse som supplement til pensionen indtil folkepension jf. cirkulærets § 13 stk. 1.
Endvidere kan der tillægges op til 4 års ekstraordinær pensionsalder eller op til 6 mdr. løn,
idet forsvaret som udgangspunkt ikke tillægger pensionsalder.
Seniorordninger
Cirkulæret giver hjemmel til at etablere seniorordninger for én eller flere medarbejdere.
Initiativet kan komme fra den lokale ledelse eller medarbejderen selv.
Seniorordning hviler på frivillighed og forudsætter enighed mellem medarbejderen og ledelsen.
De økonomiske vilkår aftales med den enkelte medarbejder, men formaliseres ved
9

en aftale mellem ansættelsesmyndigheden (Forsvarets Personeltjeneste) og rette organisationsrepræsentant.
Der er i cirkulæret tre kombinationsmuligheder i seniorordningen består af aftrapning i tid,
aftrapning i job niveau og eller betalt frihed og fastholdelsesbonus.
Seniorordningerne finansieres inden for udmeldte lønsumsramme, og myndighederne ses
således at må frigøre ressourcer gennem en lokal ændret opgaveløsning.
4.2.6. Minimumsvarsel
I henhold til Vejledning nr. 25120 af 3/7-1991 om beordring af forsvarets personel gives
der mindst 3 måneders varsel ved ændring af fast tjenestested.
Forsvarets Personeltjeneste kan i samarbejde med myndigheden efter en konkret og individuel
vurdering give et varsel på op til 6 måneder i forbindelse med flytning mellem landsdelene.
4.2.7. Fortrinsret til ledige stillinger
Cirkulære nr. 25115 af 3/7-1991 om genbeskæftigelse mv. af afskedstruede medarbejdere
beskriver afskedigelsestruede medarbejderes mulighed for fortrinsret til ledige stillinger.
Forsvarets Personeltjeneste sørger på den baggrund for, at der senest samtidig med
partshøring udleveres den i cirkulæret beskrevne attest. Attesten beskriver, at vedkommende
befinder sig i en afskedigelsestruet situation.
10