Beskrivelse af kvalitetsledelsessystemet i Teknik- og Miljøforvaltningen

Kvalitetsstyring for administrationen
i Teknik- og Miljøforvaltningen
Overordnet beskrivelse af kvalitetsledelsessystemet
1. Indledning
1
Version: 3
Godkendt af: Direktion
Ansvarlig: Kvalitetsgruppen
Udarbejdet af: MIL
O-3
Gyldig fra 1. januar 2007
Senest godkendt: 8. juni 2009
Formålet med at indføre kvalitetsledelse i Teknik- og Miljøforvaltningen er at skabe størst mulig værdi for
alle interessenter og understøtte helhedstankegangen i forvaltningen. Ved interessenter forstås her
borgere, brugere, kunder, politikere, medarbejdere og samarbejdspartnere.
Kvalitetsledelse skal give medarbejderne værktøjer til at fastholde, udbygge og dokumentere kvaliteten
samt forbedre effektiviteten i serviceringen af borgere, brugere og samarbejdspartnere. Herigennem skal
der løbende skabes en større værdi i opgaveløsningen for den enkelte borger, bruger og
samarbejdspartner.
Formålet med kvalitetsledelse er samtidig at skabe større arbejdsglæde for den enkelte medarbejder ved
inddragelse og involvering.
1.1 Kvalitetspolitikker
Aalborg Kommune
Aalborg kommunes myndighedsbehandling inden for natur- og miljøområdet kendetegnes af kvalitet,
ensartethed og effektivitet. Myndighedsbehandlingen sker i åbenhed og i dialog med borgerne,
virksomheder og andre samarbejdspartnere målrettet mod en høj grad af
brugertilfredshed. Myndighedsbehandlingen skal løbende kvalitetssikres og kvalitetsudvikles indenfor de
afsatte ressourcer og myndighedskrav.
Teknik- og Miljøforvaltningen
Teknik- og Miljøforvaltningens virke og sagsbehandling kendetegnes af kvalitet, ensartethed og effektivitet.
Sagsbehandlingen sker i åbenhed og i dialog med borgerne, virksomheder og andre samarbejdspartnere
målrettet mod en høj grad af brugertilfredshed. Sagsbehandlingen skal løbende kvalitetssikres og
kvalitetsudvikles indenfor de afsatte ressourcer og myndighedskrav.
1.2 Certificering
Kvalitetsledelsessystemet skal certificeres i henhold til Kvalitetsstyringsloven (lov nr. 506 af 7. juni 2006) på
Natur- og Miljøområdet. Direktionen i Teknik- og Miljøforvaltningen har imidlertid besluttet, at der vælges
en ISO-certificering (DS/EN ISO 9001), da kravene i Kvalitetsstyringsloven er dækket via kravene i ISO 9001.
2. Kvalitetshåndbog
Teknik- og Miljøforvaltningens kvalitetshåndbog beskriver kvalitetsledelsessystemet, der gælder for alle i
administrationen i forvaltningen undtagen TME (Teknik- og Miljøforvaltningens Entreprenørenhed).
Tidsplanen er dog delt i 2 faser
Miljø- og Naturområdet samt fagområderne i Trafik og Veje, der skal certificeres pr. 1. januar 2010
De resterende opgaver i forvaltningen, hvor tidsfristen for certificering er 1. januar 2013.
Kvalitetshåndbogen består af
Overordnede dokumenter (O-1, O-2 osv.)
Tværgående processer og procedurer (T-1, T-2 osv.)
Kerneprocesser
Ledelsesprocesser
Støtteprocesser

2.1. Basal
Kvalitetshåndbogen er elektronisk og udvikles og opdateres i ”Basal”. Basal er det IT-system, vi har valgt
som platform for kvalitetsledelsessystemet. Her vil mange af vore dokumenter være oprettet, men vi
benytter også links og henvisninger til andre steder i Aalborg Kommune f.eks. KLIK (intranet) eDoc (ESDH),
papirarkiver m.v.
Indgangen til Basal er opbygget efter
KVIK-modellen (Kvalitetsværktøj til
udvikling af Innovation og Kompetence),
se figur 1. KVIK-modellen – som bygger
på Business Excellence-modellen - har
været anvendt i Teknik- og
Miljøforvaltningen i en årrække, som en
del af forvaltningens selvevaluering og
virksomhedsudvikling.
Figur 1. Forsiden fra Basal er opbygget efter
KVIK-modellen med indsatser, resultater samt
innovation & læring suppleret med
støtteprocesser.
2.2. Overordnede dokumenter
Under overordnede dokumenter er
placeret de dokumenter som angiver
kernen i Teknik- og Miljøforvaltningens
kvalitetsledelsessystem, herunder
kvalitetspolitik og -mål, beskrivelse af
systemet, organisation og ansvar samt
dokumentliste.
De overordnede dokumenter
godkendes i Direktionen og ligger i
Basal.
2.3. Tværgående processer og procedurer
Der er udarbejdet en række
tværgående procedurer, som
understøtter anvendelsen af
kvalitetsledelsessystemet.
De tværgående processer og
procedurer godkendes i
Kvalitetsgruppen og ligger i Basal.
Kerneprocesser
Processer, der producerer en ydelse eller service, der er rettet direkte til brugeren af organisationen, kaldes
for kerneprocesser. Teknik- og Miljøforvaltningen opdeler kerneprocesser i
2

3
Planer
Projekter
Anlæg,
Drift & vedligehold
Myndighedsopgaver
Hver kerneproces indeholder processer
og procedurer, instrukser m.v., der
angiver varetagelsen af Teknik- og
Miljøforvaltningens opgaveportefølje.
Eksempel på en af kerneprocesserne, drift
og vedligehold
2.4. Ledelsesprocesser
Ledelsesprocesser anvendes i kvalitetsledelsessystemet om organisationens indsatser og resultater på
følgende områder
Indsatser
o Lederskab
o Medarbejdere
o Strategi & Planlægning
o Partnerskab & Ressourcer
Resultater
o Medarbejderresultater
o Bruger- & Borgerresultater
o Samfundsresultater
o Nøgleresultater
2.5. Støtteprocesser
Støtteprocesser, har til formål at understøtte de øvrige processer - og har dermed en indirekte betydning
for effektiviteten og/eller kundetilfredsheden. Som støtteprocesser for kerneprocesserne er opstillet:
Intern administration
Information & kommunikation
IT & data
Juridiske forhold
Ejendommens drift
Egholmfærgen
Kirkegården
Borger/bruger betjening
Som støtteprocesser til kvalitetsledelsessystemet er opstillet.
Evaluering og udvikling
Miljø & arbejdsmiljø
Systemværktøjer