8 gode råd til bedre e-mails - Dybkærskolen - Silkeborg

Dybkærskolen
Arendalsvej 271
8600 Silkeborg
89 70 25 10
e-mail: dybkaer.skole@silkeborg.dk
www.dybkaerskolen.silkeborg.dk
Dybkærskolens kommunikationspolitik
vedr. elektronisk kommunikation
Baggrund: I takt med den øgede anvendelse af IT, som det dominerende informations
og kommunikationsmiddel til forældre, elever, medarbejdere, eksterne samarbejdspartnere
og kommune ønsker vi at formalisere og professionalisere vores kommunikations
politik
Fokus på skole-hjem
Dybkærskolen ønsker på alle niveauer at leve op til sit værdigrundlag og sine principper
– og dermed ønsket om at være en skole med et højt fagligt niveau, hvor både
elever, forældre og medarbejdere trives.
Dybkærskolen anser kommunikationspolitikken for at være en vigtig brik i skolens
virke.
Dybkærskolen er en professionel uddannelsesinstitution og en stor arbejdsplads, hvor
det er vigtigt, at der findes klare retningslinjer, der dels sikrer, at skolen er åben og
dialogorienteret og samtidig sikrer rimelige arbejdsvilkår for alle medarbejdere.
Kommunikationsplatformen er SkoleIntra (Forældre – Personale - ElevIntra).
Alle medarbejdere forudsættes at orientere sig i Personale og Forældreintra på alle
hverdage – og altid i forbindelse med møder og lignende.
Forældre, andre samarbejdspartnere og offentligheden skal kunne informere sig via
Dybkærskolens hjemmeside, som løbende opdateres.
Alle forældre er forpligtet til at holde sig løbende orienteret på ForældreIntra, hvor
man på sine børns klassesider skal kunne finde oplysninger om klassens aktiviteter,
skemaer, melde sig til forældremøder, skole/hjemsamtaler – modtage informationer
m.m.
Dybkærskolen har således ansvaret for, at de relevante informationer kan findes på
klassernes ForældreIntra – forældrene har ansvaret for at holde sig orienteret. Dette
medfører, at der sjældent sendes informationssedler hjem, med mindre andet er aftalt.
Dybkærskolens informationsniveau skal være så tilpas højt, at skolens forældre vil
kunne finde de relevante oplysninger – og ellers via SkoleIntra stille spørgsmål m.m.
til lærere/lærerteam/ledelse.
Forældre bør som udgangspunkt ikke frit ringe til lærere eller pædagoger i deres fritid.
Der vil naturligvis være undtagelser, hvor alvorlige meddelelser eller samtaler, gør det
nødvendigt at kontakte en lærer telefonisk.
SFO-Myretuen: 89 70 25 90

Grundprincipper for Dybkærskolens kommunikationspolitik:
Tydelighed – vil sige at både forældre og medarbejdere informeres præcist om, hvad
der forventes af begge parter. Fx: hvornår man skal svare, hvornår det er andre, der
skal svare, hvor hurtigt man kan forvente svar. Dette giver medarbejderen tid og mulighed
for at tale med sine teampartnere. – og evt. med ledelsen.
På den måde får forældrene en bedre kvalitet og medarbejderen højere tilfredshed
med sit arbejde.
Åbenhed – betyder, at Dybkærskolen altid i et omfang går forældrene i møde. Dybkærskolens
medarbejdere har i første omgang en spørgende og ikke konstaterende
tilgang. Det er vigtigt at tage udgangspunkt i anerkendelse – som ikke nødvendigvis
er det samme som, at man erklærer sig enig.
Ingen forældre må blive overrasket over ubehagelige nyheder om deres barn til en
skole-hjemsamtale. Er der noget skolen finder alvorligt, bør der naturligvis informeres
med det samme.
Når forældre skal kontakte Dybkærskolen, er det vigtigt, at man altid kontakter den
lærer eller pædagog, der har svaret/forklaringen på det, man ønsker at tale om. Dvs.:
er der ’problemer’ i idræt, henvender man sig naturligvis til idrætslæreren – og ikke til
klasselæreren, afdelingslederen, skoleinspektøren, skolechefen osv. Alle, der måtte
blive kontaktet i modstrid med ovenstående, bør henvise til kommandovejen. Der vil
altid kunne opstå sager, hvor ledelsen skal ind, men det bliver primært skolens egen
vurdering.
Til gengæld indebærer Dybkærskolens kommunikationspolitik, at alle skolens lærere
er tilgængelige via mail på SkoleIntra.
Åbenhed er heller ikke, at man drøfter andre forældre eller børn med forældre.
Sikkerhed er, at man overvejer, hvad man skriver til hvem. Der er ’need to know’ og
’nice to know’. Man skal afgive eller modtage viden, fordi det er faktuelt og vigtigt for
de implicerede - ikke fordi man er nysgerrig eller indigneret.
Man skal være meget varsom med at videresende modtagne mails. Se venligst bilaget
10 gode råd til bedre e-mails.
SFO-Myretuen: 89 70 25 90

Konkrete regler og retningslinjer – sådan gør vi:
Når man regelsætter og konkretiserer, kan tingene forekomme tunge og ufleksible. På
nogle områder kan man ikke regelsætte – og må følge intentionen i ovenstående og
Dybkærskolens værdigrundlag. Der vil komme personlige afvejninger i forhold til
ovenstående, men dette vil være undtagelser, da alle forventes at følge skolens politik
på området.
Derfor:
1. Kommunikationen mellem skole og hjem sker via SkoleIntra (Forældre-
Personale-ElevItntra). Efter den første elektroniske kommunikation kan evt. aftales
telefonsamtale eller møde.
2. Dybkærskolens medarbejdere anvender ikke deres private mailadresse til kommunikation
med forældre. For at skabe et tydeligt og enstrenget system anvendes
kun SkoleIntra.
3. Hvis forældre i al almindelighed med daglige ærinder gerne vil i kontakt med en
lærer, skrives til læreren i SkoleIntra. Læreren svarer inden for max. 2 dage -
enten med det endelige svar, en oplysning om, at der svares inden for få dage
– eller med en opfordring om, at forældrene ringer på angivet tidspunkt.
4. Medarbejderen taler evt. med sit team og/eller andre relevante personer, inden
der svares.
5. Hvis man skønner, at det tager mere end 2 dage at give et rimeligt og uddybende
svar, skriver man og forklarer, at mailen er modtaget, og at man svarer
inden for en bestemt tidshorisont. Denne deadline overholdes – eller forlænges
inden den er udløbet.
6. Ledelsen orienteres, hvis det skønnes nødvendigt.
7. Medarbejderen tjekker sin SkoleIntra postkasse på alle hverdage – og lader den
som udgangspunkt være lukket i weekenden, i ferier og under sygdom.
8. Dybkærskolen (ledelse og medarbejdere) sikrer, at der på Forældreintra findes
alle relevante oplysninger. Skolen informerer om initiativer, ændringer m.m.,
der gælder hele skolen, skemaer og ændringer i lærerpåsætning, vikarer. Det
enkelte lærerteam om klassens arbejde – via regelmæssige skriftlige informationer,
hvor der informeres om alle klassens fag – ekskursioner, klassens adfærd
o. lign.
Her og nu betyder det:
• At klassernes forældre vil kunne kontakte alle deres barns lærere via SkoleIntra
• At dialogen sker med de direkte implicerede og at der er tid til at tale emner og
sager igennem med det team der til dagligt arbejder med barnet
• At der stadig vil blive afholdt møder, når det skønnes nødvendigt. Intentionen
er ikke nødvendigvis færre møder.
• At Dybkærskolens ledelse og medarbejdere sikrer et så højt informationsniveau
som muligt.
SFO-Myretuen: 89 70 25 90

8 gode råd til bedre e-mails
1. Vær kort og præcis. Skriv hvad du forventer af reaktion på din mail. Er
den til godkendelse, orientering, venter du svar, hvornår, deadline, osv. Skriv
formålet i emnefeltet.
2. Vær situationsbevidst. Indret sprog og indhold efter typen af e-mail. Se
boksen nedenfor.
3. Vær social med måde. Al mail behøver ikke være professionel og så højtidelig.
Men find den rigtige balance.
5 typer e-mails
4. Undgå genbrug. Genbrug ikke en gammel mail
1. Spørgsmål må formuleres præ-
ved at besvare den med et andet emne. Så svarer
cist, så du undgår misforståelser.
emne og indhold ikke til hinanden, så det bliver
Beskriv sammenhæng, tidsfrist og
svært at finde den igen.
hvor detaljeret svar, du ønsker.
5. Spar på cc. Send kun cc til dem, der har behov
2. Svar altid hurtigst muligt. Eller
for det, og brug kun distributionslister, hvis det send straks en mail, der bekræfter
vedrører alle på listen. Brug aldrig BC (Blind Copy) modtagelsen og hvornår, du forventer
at have et svar. Overhold fristen!
6. Brug emnefeltet. Skriv korte beskeder i emnefeltet,
så behøver modtageren ikke åbne din mail.
Takt og tone
7. Frygten for misforståelse anses af de fleste
som e-mailens største ulempe. Er du bange for at
blive misforstået, så ring i stedet!
8. En gang til. E-mails er ikke hurtigere, end at du
har tid til at læse teksten en gang til, så du fanger
trykfejl og sikrer dig mod misforståelser.
Dybkærskolens image
E-mail branding
Dybkærskolen bør se sine e-mails som branding og
have retningslinjer for udseende, sprog, tone, svartider, osv. Silkeborg kommune
har en kommunikationspolitik – se den på Zoomin under personale og
politikker.
http://www.silkeborgkommune.dk/fakta+om+kommunen/politikker/kommunikationspolitik
SFO-Myretuen: 89 70 25 90
3. For info. Hvis en mail blot skal
orientere dig og ikke kræver et svar,
så lad være.
4. Tak. Er det høfligt, at du siger
tak, så send en takkemail, men kun
en. Vi har en tendens til at devaluere
vore taksigelser med tak, tak,
mange tak, tusind tak.
5. Sig undskyld i en mail for en
faktisk fejl eller en bommert. Men
har du såret nogen, så er det næppe
det rigtige medie