Aarhus Universitets alumnerelationer

au.dk

Aarhus Universitets alumnerelationer

Aarhus Universitets

alumnerelationer

- en analyse af den aktuelle situation og anbefalinger til den fremtidige indsats


INDHOLD

Baggrund ........................................................................................................................................................... 1

Executive summary ........................................................................................................................................... 2

1 Alumner og alumnerelationer......................................................................................................................... 5

1.1 Hvad er en alumne?................................................................................................................................. 5

1.2 Hvad er en alumnerelation?..................................................................................................................... 5

1.3 Hvad kan AU bruge sine alumner til?..................................................................................................... 6

1.4 Hvad kan alumner bruge AU til? ............................................................................................................ 7

1.5 Alumnerelationer i udlandet.................................................................................................................... 8

1.6 Alumnerelationer i Danmark................................................................................................................... 9

1.7 ASB’s erfaringer med alumnerelationer ............................................................................................... 10

2 AU’s alumnerelationer i dag......................................................................................................................... 14

2.1 Alumnerelationer i et AU-strategisk perspektiv.................................................................................... 14

2.2 Organisering af alumnearbejdet ............................................................................................................ 15

2.2.1 Aarhus Universitets Venner........................................................................................................... 15

2.2.2 Adgang til data............................................................................................................................... 16

2.2.3 AU-gustus ...................................................................................................................................... 18

2.2.4 Jubilæums-arrangementer.............................................................................................................. 18

2.2.5 Spørgeskemaundersøgelse blandt AU-ansatte............................................................................... 19

2.3 Udviklingsbehov og -ønsker internt (intern workshop) ........................................................................ 21

2.3.1 SWOT-analyse............................................................................................................................... 21

2.3.2 Udviklingen af relationsarbejdet med alumner.............................................................................. 24

2.3.3 Forslag til organiseringen af alumnearbejdet................................................................................. 26

2.4 VIP-relationer til alumner ..................................................................................................................... 27

2.4.1 Faglig og personlig relation ........................................................................................................... 27

2.4.2 Hvorfor kontakt til alumner? ......................................................................................................... 28

2.4.3 De vigtigste gevinster i alumnerelationen...................................................................................... 29

2.5 Behov blandt alumnerne ....................................................................................................................... 30

2.5.1 Generelle tilkendegivelser ............................................................................................................. 31

2.5.2 Tilkendegivelser i forhold til tilknytning til AU’s hovedområder................................................. 34

2.5.3 Tilkendegivelser i forhold til alder ................................................................................................ 36

3 Anbefalinger................................................................................................................................................. 38

3.1 AU’s strategi for alumnerelationer........................................................................................................ 38

3.2 AU’s definition af alumnebegrebet....................................................................................................... 38

3.3 Fokus på decentralisering af arbejdet med alumnerelationer................................................................ 39

3.4 Fokus på studiemiljøet som grundlag for alumnerelationer.................................................................. 40

3.5 Særlige tiltag for at fremme arbejdet med alumnerelationer................................................................. 42

BILAG

1. Aarhus Universitets alumner i tal

2. Spørgeskemaundersøgelse blandt ansatte

- Spørgeramme

- Resultater

3. Intern workshop

- Resultater af workshops

- Oversigt over tilmeldte

4. Spørgeskemaundersøgelse blandt alumner

- Spørgeramme

- Respondenterne i tal

- Resultater i oversigtsform + deltaljerede svar (samlet, i forhold til hovedområder på AU

og i forhold til alder)


Baggrund

Ledelsen på Aarhus Universitet (AU) ønsker med denne rapport at undersøge, hvordan man

arbejder med alumnerelationer på AU i dag og hvilke potentialer, medarbejdere og alumner ser i

udviklingen af relationen mellem AU og alumnerne. Dertil har rektoratet bedt ASB, som er det

hovedområde på AU, der har de længste og bedste erfaringer med at arbejde med alumnerelationer,

om at foretage en undersøgelse og på baggrund af denne komme med en anbefaling af det

fremtidige arbejde med alumnerelationer på AU.

I arbejdet med denne rapport og gennem kontakten med de ansatte, der har alumnerelationer som en

del af deres arbejdsområde eller slet og ret som en interesse, er det tydeligt, at flere og flere er

opmærksomme på de muligheder, der ligger i at udbygge alumnerelationer og knytte de tidligere

studerende tættere til universitetet, hovedområdet og instituttet. Tilsvarende tegner der sig generelt

en stor interesse blandt alumnerne for at genskabe og bevare kontakten med deres ”alma mater”.

Det skal dog bemærkes, at særligt alumnernes alder og deres tilknytning til et eller flere af

universitetets forskellige hovedområder (fakulteter og universitetsskoler) har betydning for, hvilken

form for kontakt der er interesse for.

Tiden er således på alle måder inde for AU til at tage fat på udfordringen med at opbygge og

udbygge alumnerelationer. I denne rapport ønsker vi at gøre rede for, hvilket fundament der er for

alumnerelationerne i dag, sætte fokus på udviklingsmulighederne og komme med vores

kvalificerede anbefaling af tiltag, som vil styrke arbejdet med alumnerelationer fremover på AU.

Bodil Løck Møller, Projektleder

Jacob Jensen, Alumni Relations Manager

Corey Morris, Alumni Marketing and Communications Coordinator

Pernille Kallehave, Chef for Kommunikation og Eksterne Relationer

Handelshøjskolen, Aarhus Universitet (ASB)

Juli 2008

1


Executive summary

AU har i dag oplysninger om ca. 50.000 tidligere studerende fra ”det gamle AU”, dvs. de

hovedområder, der var tilknyttet AU før fusionen i 2007. Dertil kommer en stor gruppe alumner fra

de nye hovedområder, hvoraf ASB tegner sig for langt størsteparten med næsten 30.000 alumner.

Der findes kun få centrale tiltag for at bevare kontakten med alumnerne; magasinet AU-gustus,

jubilæumsarrangementer i forbindelse med årsfesten og Folkeuniversitetet. Decentralt er der

(bortset fra på ASB) kun afsat få ressourcer til arbejdet med alumnerelationer, og de stærkeste

relationer findes blandt de VIP’ere, der har opbygget deres egne personlige netværk.

Blandt alumnerne er der til gengæld et udbredt ønske om kontakt til AU, så de kan bevare og styrke

deres faglighed igennem hele livet.

Disse forhold er nøje beskrevet i denne rapport og underbygges af spørgeskemaundersøgelser

blandt medarbejdere og alumner, interviews med rektor, formanden for Aarhus Universitets Venner

og tre udvalgte professorer samt oplysninger fra andre relevante interne interessenter.

Baseret på de grundlæggende forudsætninger (beskrevet i kapitel 1) samt analysen af forholdene på

AU (beskrevet i kapitel 2), anbefales i hovedtræk følgende tiltag (uddybende beskrevet i kapitel 3):

- AU’s ledelse bør udarbejde en overordnet strategi for udviklingen af alumnerelationer.

- Det er vigtigt, at strategien tager udgangspunkt i, at alumnerelationerne skal være til

gensidig nytte og glæde for både AU og alumnerne. Ligeledes bør der ikke fokuseres

ensidigt på kontakt i forhold til f.eks. efter- og videreuddannelse, men derimod satses på en

bred vifte af forhold, hvor AU og alumnerne kan have gavn af hinanden.

- Alumnerelationer bør være en vigtig del af AU’s samlede strategi for eksterne relationer.

- Ledelsesopbakning er afgørende. Hele ledelsen – både rektoratet og ledelsen af de enkelte

hovedområder på AU – bør bakke op om en satsning på alumnerelationer og kommunikere

dette klart ud til alle medarbejdere.

- Kun personer med en afsluttet eksamen på bachelor-niveau eller derover bør betragtes

som alumner, men AU bør operere med et ”venne”-begreb, så man ikke afskærer sig fra

også at udvikle relationer med andre, som er interesserede i kontakt med AU.

- De få centrale profileringstiltag bør bevares, og det bør evalueres, hvordan de kan

forbedres. Eksempelvis vil det være oplagt at overveje, om ikke den store gruppe af

erhvervsaktive 10-års-jubilarer også skal inviteres til jubilæums-arrangementer, ligesom

AU-gustus kan bruges til at profilere flere decentrale alumne-aktiviteter.

- De centrale initiativer i forhold til alumner kan udvides til også at omfatte en generel rabat

på efter- og videreuddannelse, adgang til særlige biblioteksressourcer mv.

2


- Der bør satses på en høj grad af decentralisering, så hvert hovedområde er ansvarlig for

sine egne alumneaktiviteter. Særligt de nye hovedområder, som har mange alumner, der

ikke føler en tilknytning til AU, bør sikres selvstændighed i forhold til deres håndtering af

alumnerelationer.

- Der bør etableres en central støttefunktion, som kan understøtte decentrale

alumneaktiviteter ved at stille værktøjer til rådighed, som kan lette adgangen til at håndtere

data om alumner og til at understøtte kontakten. Dette vil være nyttigt dels på grund af

stordriftsfordele, men i lige så høj grad fordi mange alumner har en tilknytning til flere dele

af AU, og det vil være nyttigt internt at kunne koordinere kontakten til disse alumner.

- Der bør etableres et videndelingsforum for alle medarbejdere på AU, der beskæftiger

sig med alumnerelationer for bedst muligt at drage nytte af erfaringer på tværs af hele AU.

Disse medarbejdere bør være med til at vurdere behovet for særlige værktøjer til at

understøtte kontakten til alumner, som evt. kan købes fra eksterne leverandører.

- Det er vigtigt, at ledelsen fra starten udstikker klare mål for arbejdet med alumnerelationer.

Et overordnet mål kan være, at alle hovedområder i løbet af 2009 skal præsentere en

handlingsplan for deres decentrale initiativer til at styrke alumnerelationer, samt at der er

taget kontakt til alle alumner inden udgangen af 2009.

- For at tilskynde decentrale aktiviteter bør AU fra centralt hold fremhæve og belønne

hovedområder, institutter eller enkeltpersoner, som bidrager særligt til styrkelsen af

AU’s alumnerelationer.

- Der kan fra rektoratets side afsættes en udviklingspulje, hvor der kan søges midler til at

støtte udviklingen af alumnerelationer – såvel opstarts-projekter som tiltag til nye

aktiviteter.

- Der bør være en tydelig henvisning fra forsiden af AU’s hjemmeside til en oversigt over

alle centrale og decentrale tilbud til alumner.

- Det er vigtigt at være opmærksom på, at alumnernes relation til AU begynder allerede ved

deres første kontakt med AU, og at der er en tæt sammenhæng mellem studiemiljø og

alumnerelationer. Ved at styrke studiemiljøet, styrker AU også på længere sigt sine

alumnerelationer. Studiemiljøet og undervisningen bør derfor være præget af AU’s kontakt

til omverden, og de studerende bør opleve kontakten til erhvervslivet og verden udenfor som

en naturlig del af deres studier. Ligeledes bør AU både opmuntre til og understøtte

netværksdannelse blandt de studerende.

- De studerende skal opleve overgangen til at blive alumner som noget særligt, og AU bør

derfor sikre, at dimissionerne giver de studerende den bedst muligt afslutning på deres

uddannelse – og samtidig sikre, at der ikke bliver tale om afskedsceremonier, men at der

lægges op til en livslang relation.

3


- Der kan med fordel nedsættes en særlig gruppe med både medarbejdere, studerende og

alumner, som får til opgave at udarbejde en ”life span”-strategi for, hvordan der bedst

skabes en rød tråd i alumnerelationer – fra første kontakt med AU, over studietiden,

karrieren og gennem resten af livet.

- Der kan gennemføres en særlig undersøgelse blandt nuværende studerende i slutningen

af deres studier for at afdække deres ønsker til en fremtidig kontakt med AU.

- Eksisterende alumneforeninger bør kontaktes og inddrages i udviklingen af nye

alumnetiltag, så der optimalt etableres et tæt samarbejde, hvor AU også får adgang til og

kan drage nytte af kontakten til foreningernes medlemmer.

- Endelig er det afgørende, at der afsættes ressourcer i form af både tid og penge, hvis AU’s

alumnerelationer skal udvikles og styrkes. Der bør fokuseres ligeligt på både lang- og

kortsigtede mål: Dels skal der investeres i på kort sigt at genskabe kontakten til de gamle

alumner; dels skal der investeres i på lang sigt at opbygge en alumnekultur blandt de

nuværende studerende (dvs. kommende alumner).

4


1 Alumner og alumnerelationer

1.1 Hvad er en alumne?

En alumne er i den bredest mulige definition en person, der har deltaget i et uddannelsesforløb på en

bestemt uddannelsesinstitution. I dag arbejder flere og flere virksomheder også med

alumnebegrebet og opfatter tidligere medarbejdere som alumner, som man ønsker at bevare en

kontakt til. Dette gælder eksempelvis TDC, som har opstartet sit eget alumnenetværk (i øvrigt på

initiativ af en alumne fra ASB).

Det er en vigtig strategisk beslutning, om definitionen kun skal gælde personer, der har afsluttet en

uddannelse og opnået en bestemt grad. Eller om den skal være bredere og omfatte alle personer, der

har læst på universitetet – også selv om de kun har deltaget i f.eks. korte efter- og

videreuddannelsesforløb eller ikke har afsluttet deres uddannelse. Og om tidligere medarbejdere

også skal opfattes som alumner. Der findes ikke nogen entydig afgørelse, og det er derfor op til det

enkelte uddannelsessted at fastlægge sin egen definition af alumnebegrebet.

Desuden må man være bevidst om, at oparbejdelsen af en alumnerelation ikke først begynder i det

øjeblik, en person bliver alumne. Grundlaget for alumnerelationen etableres reelt i det øjeblik, en

person har sin første kontakt med uddannelsesinstitutionen, og grundlaget udbygges efterfølgende i

løbet af den periode, personen har sin faste gang på uddannelsesinstitutionen – f.eks. de fem år, der

er den normerede studietid for en kandidatuddannelse.

Alumnerne kan være en stor guldgrube for et universitet, da de i princippet hver og én fungerer som

ambassadører resten af livet, hvis man vel at mærke forstår at profilere universitetet på den rette

måde over for både studerende og alumner og lægger ressourcer i at udbygge relationen efter endt

studie.

Endelig må man i definitionen af, hvem alumnerne er, samtidig forholde sig til, hvem universitetets

andre eksterne relationer og ”venner” er, så man er bevidst om, hvordan man vil arbejde med

relationer til sine forskellige stakeholder-grupper.

1.2 Hvad er en alumnerelation?

I arbejdet med alumnerelationer skal de knyttede bånd og relationen fra studietiden videreudbygges.

I værste fald har den studerende gennemført studiet uden nogen særlig kontakt til undervisere, og

der har ikke været grobund for at dyrke hverken faglige eller sociale relationer de studerende

imellem. Det kan skyldes både det faglige studiemiljø, de fysiske rammer og i det hele taget

institutionens syn på studerende og undervisning, som noget der skal overstås (f.eks. i det tilfælde

hvor de studerende bliver undervist af undervisere, der hellere vil forske).

I bedste fald bygger alumnerelationen på en loyalitet og forbundethed med universitetet, der er

opstået hos alumnen i studieårene. Ud over en naturlig faglig relation er der også tale om en

følelsesmæssig relation til universitetet. En relation, der er baseret på gode oplevelser som

5


studerende i det faglige miljø og en knytning af bånd til såvel undervisere og forskere som andre

studerende.

1.3 Hvad kan AU bruge sine alumner til?

Her er nogle bud på, hvad AU kan bruge en styrkelse af sine alumnerelationer til:

- Alumnerne er oplagte ambassadører for AU - de har investeret flere år af deres liv i

institutionen og må derfor formodes at være fortalere for deres uddannelsessted og den

uddannelse, de har taget – og dermed AU’s brand. Alumner beskæftiget i den politiske og

akademiske verden kan spille en særlig rolle og optræde som lobbyister for AU.

- Alumnerne kan fungere som netværk til at rekruttere studerende – i jo højere grad

alumnen føler en tilknytning til sit ”gamle” universitet, i jo højere grad vil det komme på

tale i forbindelse med uddannelsesvalg i familien eller i vennekredsen. Desuden viser bl.a.

ASB’s rekrutteringsundersøgelser gennem flere år, at anbefalingen af

uddannelsesinstitutionen gennem familie eller netværk har stor betydning for unge

uddannelsessøgendes beslutning.

- Alumner i udlandet kan bruges til rekruttering af internationale studerende ved at

fungere som AU-ambassadører.

- Alumnerne kan selv blive nye studerende ved at tage efter- og videreuddannelse.

- Alumnerne kan indgå i forskningssamarbejder gennem de virksomheder eller

organisationer, som de er ansat i.

- Generelt vil alumnerne kunne tilføre AU en brobygning mellem teori og praksis ved at

indgå i forskellige paneler på universitetet, evaluering af uddannelser, gæsteforelæsninger,

gennem deltagelse i mentorordninger, ved at tilbyde pratikpladser/studiejobs i deres

virksomheder/organisationer, supplerende studievejledning og karriererådgivning mv.

- Viden om alumners jobforhold og dermed om deres uddannelses anvendelighed samt

inddragelse af alumner i universitetets udvikling har stor betydning i forhold til både danske

og internationale akkrediteringer.

- En tæt relation til alumner er forudsætningen for, at AU på længere sigt får mulighed for at

arbejde aktivt med fundraising. I første omgang bør fokus dog være på friendraising.

Traditionen for at arbejde med alumnerelationer er meget kort i Danmark, og man kan ikke

bede folk om penge, når de ikke har hørt fra deres uddannelsessted i flere år, efter de er

dimitteret.

Alumnerne kan altså have stor indflydelse på en række forhold for AU – både profileringsmæssigt,

rekrutteringsmæssigt og i sidste ende økonomisk. I første omgang kan man generelt tale om, at

alumnerne kan tilføre AU kapital, der er baseret på viden, netværk og erfaringer fra den enkelte

alumnes liv og karriere.

6


1.4 Hvad kan alumner bruge AU til?

Som beskrevet ovenfor er der en række fordele for AU i at styrke alumnerelationerne. Men hvad

betyder det for alumnerne – hvad er fordelene ved at give tid og andre ressourcer tilbage til AU?

- Alumnerne kan blive opdateret om den vidensudvikling og forskning, der foregår på AU og

dermed have adgang til livslang læring.

- Karrierepleje og netværk er to andre vigtige nøgleord. Hvis AU kan tilbyde

alumnenetværk og adgang til relevant forskningsnetværk, så har alumnerne mulighed for at

komme i kontakt med andre inden for deres egen branche og måske med fagfæller fra andre

brancher.

- Ønsket om at give tilbage til universitetet (og nuværende studerende) er overraskende stærkt

hos mange alumner. I ASB Mentor-projektet 1 har flere alumner udtalt, at de gerne ville give

de studerende den hjælp, de ikke selv fik som studerende, og de vil gerne give noget tilbage

til ASB, fordi de har været glade for deres studietid. Investeringen i at skabe gode og tætte

relationer til de nuværende studerende betaler sig altså i den anden ende.

- Det samme gælder ønsket om at komme i kontakt med studerende og tidligere

undervisere og få opdatering på den seneste viden gennem dem. Det kan desuden give sig

udslag i kontakten til andre alumner gennem underviserne.

- Kontakten med studerende er desuden meget interessant for mange alumner i forbindelse

med rekruttering af nye medarbejdere til den virksomhed eller organisation, de arbejder i.

Det samme gælder kontakten med andre alumner.

- Styrkelsen af gamle venskaber er også en væsentlig faktor – hvad blev der af

studiekammeraterne? Her er tale om informationer, som AU med fordel vil kunne hjælpe

alumnerne med at give hinanden adgang til. 2

- Opdateret forskningsviden til de virksomheder og organisationer, alumnerne arbejder

i – gennem alumners kontakt med tidligere vejledere, undervisere og forskere sikres der

fortsatte bånd mellem AU og samfundet.

Alumnerne har således også en interesse i en tættere relation til universitetet. Det er dog afgørende,

at man ikke betragter alumner som en stor homogen modtagergruppe af universitetets tilbud og

services; man bør være bevidst om, at arbejdet med alumnerelationer omfatter en meget bred skare

af personer, og der er god grund til at dele alumnerne op i flere forskellige målgrupper, som ikke

alle har de samme interesser.

Flere forskellige kriterier spiller naturligvis ind, men grundlæggende kan man med fordel inddele

alumnerne i forskellige aldersklasser: Unge alumner (under 40 år), alumner ”midt i livet” (40-60 år)

1 Se afsnit 1.7.

2 I afsnit 2.2.2 uddybes kontaktdata til alumner. Særlige forhold på ASB er beskrevet i afsnit 1.7.

7


og senior-alumner (over 60 år). Fra den yngste målgruppe til den ældste sker der generelt en

fortløbende udvikling i, hvilke tilbud og services fra universitet, alumnerne er interesseret i 3 :

- Karriereservices

- Mentorordninger

- Efter- og videreuddannelse

- Skræddersyede uddannelsesforløb

- Events/særlige arrangementer

- Forskningsprojekter og -samarbejde

- Mere fordybende viden

- Indflydelse på universitetets udvikling

- Glæde ved mødet med universitetet (gensyn)

- Donationer

Ud over at det er vigtigt at arbejde med alumnerne som en kompleks målgruppe med flere

undermålgrupper, er der også den store gruppe af studerende, der kan betragtes som ”præ-alumner”.

Som nævnt i de indledende afsnit er en god relation til de studerende en vigtig forudsætning for, at

der senere kan skabes frugtbare alumnerelationer. Det er desuden også vigtigt, at studerende bliver

bevidste om værdien af alumnerelationer – både for dem selv i løbet af studietiden og senere i livet

og for universitetet.

1.5 Alumnerelationer i udlandet

I USA har alumnetraditionen de stærkeste og dybeste rødder, og det er ofte her, danske universiteter

retter blikket hen for at hente inspiration. Det er kendetegnende for amerikanske universiteter, at

Alumni Relations og Development ofte er tæt koblet sammen – universiteternes alumnerelationer

har stor betydning for universiteternes udvikling; Man dyrker f.eks. fundraising blandt

fremtrædende alumner for at finansiere eksempelvis nye bygninger.

Den amerikanske model kan dog ikke uden videre oversættes til danske forhold, da der er

væsentlige kulturelle og økonomiske forskelle, som spiller ind på forudsætningerne for de stærke

alumnerelationer. Som vigtigste eksempler kan fremhæves:

- Videregående uddannelser i USA er betalingsuddannelser, og dermed er man som

studerende vokset op med at have et pekuniært forhold til sit uddannelsessted, hvilket letter

universiteternes adgang til at spørge om donationer efter endt studium.

- Investerer man i det universitet, man er dimitteret fra, så investerer man i sin egen

markedsværdi og sit eget brand. Er universitetet kendt for noget godt, bliver man det selv

qua sin uddannelse fra universitetet.

3 Baseret på observationer og erfaringer fra andre nordiske universiteters arbejde med alumnerelationer, fremlagt på

konference i det nordiske universitetsnetværk ”Nordic Alumni”. Specifikke forhold for AU’s alumner er beskrevet i

afsnittet om alumne-spørgeskemaundersøgelsen (afsnit 2.5).

8


- Livet som universitetsstuderende i USA er meget mere orienteret mod universitetet i alle

livsaspekter i den periode, hvor man går der, end det er tilfældet i Danmark. Man bor på

Campus og færdes næsten udelukkende i campus-miljøet, hvilket skaber en helt anden

tilknytning og loyalitet til universitetet, end vi har i Danmark.

- Gennem sportsaktiviteter skabes en særlig tilknytning til og stolthed over det universitet,

man læser på.

- Selvom man skulle kunne opbygge en tradition for donationer fra virksomheder og private

til universiteter i Danmark, så har det betydning, at der ikke ligesom i USA er skattefordele

ved at donere penge til uddannelsesinstitutioner.

Storbritannien er et af de steder uden for USA, som har haft succes med at skabe stærke

alumnetraditioner – primært forårsaget af, at faldende statsstøtte har tvunget universiteterne til at

selv at skaffe ressourcer for at sikre deres overlevelse og udvikling.

Den internationale organisation CASE 4 giver gode muligheder for at høste erfaringer fra og

videndele med universiteter i USA og Storbritannien samt det øvrige Europa specifikt i forhold til

arbejdet med alumnerelationer. CASE har sin base i USA, men har også en særlig europæisk

afdeling i Storbritannien.

I Danmark kan vi naturligvis lære af og lade os inspirere af universiteter i store foregangslande som

USA og Storbritannien. Vi kan dog med fordel også vende blikket mod vores nordiske naboer. I

både Norge, Sverige og Finland har mange universiteter arbejdet med alumnerelationer i 5-10 år

eller mere og har opbygget store alumnenetværk med omfattende alumneaktiviteter. I Sverige har

flere universiteter endda arbejdet aktivt med fundraising med succes i flere år.

Der er etableret et nordisk samarbejde omkring alumnerelationer, Nordic Alumni Relations and

Development Network 5 , hvor meningen er, at man i netværket kan udveksle erfaringer og hjælpe

hinanden med inspiration til at udvikle en skandinavisk model og tradition for alumnerelationer.

1.6 Alumnerelationer i Danmark

I Danmark har vi ikke haft tradition for alumnerelationer – dels har danske uddannelsesinstitutioner

ikke haft et akut behov for at fokusere på en vedvarende kontakt med deres tidligere studerende, og

dels er forudsætningerne ikke lige så favorable som i f.eks. USA. I Danmark er uddannelse en

selvfølge og traditionelt ikke noget, man betaler for. Og de studerende bor ikke på campus i

studietiden.

De store danske universiteter er i disse år alle ved at få øjnene op for, at det både kan betale sig og

kan vise sig at være en strategisk nødvendighed at fokusere på alumnerelationer. De

uddannelsesinstitutioner, som har været frontløbere på området, og som har haft størst succes hidtil,

har dog været DTU, CBS og ASB. Når netop disse tre uddannelsesinstitutioner har været ude som

nogle af de første, kan det bl.a. skyldes, at de alle traditionelt har en tæt tilknytning til erhvervslivet,

og at opbygningen af alumnenetværk er en indlysende måde at styrke kontakten til erhvervslivet på.

4 Council for Advancement and Support of Education, se www.case.org.

5 Se www.nordicalumni.com. Alumni Relations Manager Jacob Jensen fra ASB er pt. dansk administrator i netværket.

9


Og når alle tre har haft relativt stor succes med at opbygge alumnenetværk, kan det hænge sammen

med, at deres alumner føler en naturlig tæt tilknytning til både deres gamle uddannelsesinstitution

og hinanden – fordi de igennem studietiden har oplevet et fokus på at være i føling med

erhvervslivet og har haft et særligt sammenhold (færdedes på en campus af overskuelig størrelse) og

fagligt fællesskab (uddannelser samlet om henholdsvis ingeniør-studiet og ”business”-studier).

De andre store universiteter i Danmark er dog også ved at ruste sig. Således introducerede

Københavns Universitet (KU) sidste år alumneforeningen ”Kubulus”, og Aalborg Universitet

(AAU) har i flere år haft ”KandidatNet” og en ”Livslang Læring”-uge med gratis undervisning som

tilbud til deres alumner.

1.7 ASB’s erfaringer med alumnerelationer

På ASB startede alumneaktiviteterne decentralt, ved at en gruppe alumner i 1991 tog initiativ til at

starte deres egen forening. I løbet af 1990’erne fik foreningen sekretariatsstøtte fra ASB, men blev

stadig drevet decentralt og relativt uafhængigt af ASB.

I 2002 besluttede foreningens bestyrelse at nedlægge foreningen – dels fordi de ildsjæle, der havde

taget initiativ til at starte foreningen, og som havde drevet den siden, ikke længere følte, at de havde

tid og overskud til det frivillige arbejde; dels fordi ASB’s ledelse på det tidspunkt var begyndt at

fokusere på alumneaktiviteter, og foreningen dermed mente, den havde udspillet sin rolle.

ASB’s alumneaktiviteter blev fra begyndelsen forankret i den daværende kommunikationsafdeling 6

med direkte reference til ASB’s rektor. Der blev nedsat en intern styregruppe med repræsentanter

fra hele organisationen (alle institutter, efter- og videreuddannelsesenheden, biblioteket, itafdelingen,

teknisk afdeling og studenterforeningen Studenterlauget). Desuden blev

studieadministrationen og internationalt kontor løbende inddraget. Formålet var at sikre en bred

forankring af de nye aktiviteter i hele organisationen.

Foråret 2002 til foråret 2006 var en opstartsperiode præget af tilbageholdenhed og få ressourcer fra

ASB’s side. Fokus var på at indsamle e-mail-adresser på alumnerne for let at kunne bevare

kontakten, og det lykkedes i perioden at indsamle ca. 1.500 e-mail-adresser. Kommunikationen til

alumner bestod af et nyhedsbrev en gang i kvartalet, og der blev kun tilbudt få, basale og bredt

målrettede services (adgang til biblioteksressourcer samt rabat på kurser og konferencer).

Markedsføringen af de nye tiltag var også sparsom og bestod primært af word-of-mouth, hvor

alumner hørte om tiltagene fra andre alumner og derefter kontaktede ASB. I 2004 blev der taget de

første initiativer til internationalisering, ved at alle relevante informationer blev gjort tilgængelige

på både dansk og engelsk.

Fra foråret 2006 begyndte en ny fase, hvor ASB’s ledelse investerede ressourcer til både

mandetimer 7 og aktiviteter. Fokus ændredes til dels at indsamle flere oplysninger om alumnerne

6 I dag hedder ASB’s kommunikationsafdeling Team for Kommunikation og Eksterne Relationer og er en del af ASB’s

ledelsessekretariat. Den faglige leder er ASB’s dekan, og teamets opgaver omfatter både intern kommunikation til

medarbejdere og studerende, karrierecenter, alumnerelationer, presse, markedsføring og nye medier (web-tv mv.).

7 Indtil 2006 var der ingen faste stillinger dedikeret til arbejdet med alumnerelationer – kun en del af en

kommunikationsmedarbejderstilling i ASB’s kommunikationsafdeling. I foråret 2006 blev der bevilget en

fuldtidsstilling samt en studentermedhjælperstilling, og senere er der blevet bevilget endnu en fuldtidsstilling og en

ekstra studentermedhjælperstilling.

10


(særligt om deres karriereforhold) og dels genskabe kontakten til flere af ”de gamle”. ASB’s

alumnenetværk blev relanceret under navnet ”ASB Alumni”, og der blev lanceret en ny

webplatform med personaliseret kommunikation, hvor den enkelte alumne kunne oprette sin egen

profil og søge på andre alumner i medlemsdatabasen. Der blev desuden lanceret flere tilbud, som

appellerede bredt til alumner i form af en årlig Gensynsdag med mulighed for at få faglig

opdatering, netværke og feste med gamle venner samt en særlig mentor-ordning med fokus på

social ansvarlighed 8 . De nye tiltag blev kommunikeret bredt ud til alle ASB’s alumner (på

daværende tidspunkt ca. 23.000 personer med en afsluttet uddannelse fra ASB 9 ) ved at der blev

sendt personlige breve, brochurer og et særligt magasin til dem, og samtidig blev alumnerne også

opfordret til at hjælpe med at sprede budskabet til andre alumner. Den fortløbende kommunikation

med alumnerne blev også intensiveret, så alumnerne modtog 8-10 nyhedsbreve årligt.

Brochure udsendt i 2006 Magasin udsendt i 2007

I 2008 er ASB’s alumneaktiviteter på vej ind i endnu en ny fase under arbejdstitlen ”ASB Alumni

2.0”. Den overordnede strategi er at opnå en aktiv involvering af alumnerne, så ASB stadig har den

overordnede styring af alumneaktiviteterne, men hvor alumnerne får mere ejerskab. Samtidig

fokuserer ASB også på en øget kontakt mellem nuværende studerende og alumner samt

medarbejdere og alumner. For at opnå dette er ASB begyndt at lancere nye segmenterede tiltag i

form af ”chapters”, som er særlige netværk i netværket for alumner med tilknytning til bestemte

byer eller geografiske områder i Danmark og udlandet. ASB forsøger også at oprette andre særlige

8 I ASB’s mentorprojekt, ”ASB Mentor”, kan en alumne blive mentor for en kandidatstuderende. Den

kandidatstuderende bliver også selv mentor for en ung flygtning eller indvandrer, som har brug for hjælp til at vælge

rette uddannelsesvej.

9 Siden 2007 bliver tidligere udvekslingsstuderende også betragtet som alumner på ASB og får adgang til samme tilbud

og services som alumner med en afsluttet uddannelse. Det skyldes en strategisk satsning på at bevare en tættere kontakt

med tidligere udvekslingsstuderende, som både er vigtige i forhold til international rekruttering, opbygning af

internationale netværk (som igen har betydning for internationale akkrediteringer) – og som potentielle

fuldtidsstuderende på ASB’s kandidatuddannelser.

11


under-netværk for f.eks. tidligere medlemmer af studenterforeninger, alumner med interesse for

iværksætteri mv. Til at understøtte de nye tiltag blev en ny webplatform med mulighed for dialog

og interaktivitet lanceret under navet ”ASByou Alumni” 10 i forbindelse med dimissionen i

slutningen af juni 2008. ASB har også allerede haft succes med at skabe opmærksomhed ved at

være til stede på de eksisterende sociale medier som Facebook og karrierenetværks-sitet LinkedIn.

ASByou Alumni

ASB Alumni-gruppe på Facebook ASB Alumni-gruppe på LinkedIn

Siden lanceringen af alumneaktiviteterne har ASB fået mange positive tilbagemeldinger fra

alumner, der er glade for, at de nu har mulighed for at bevare kontakten med ASB og hinanden.

Statistikker og en ny undersøgelse viser også, at alumnerne læser de særlige alumne-nyhedsbreve,

ASB sender til dem og er glade for at modtage dem. Desuden har ASB (især siden lanceringen af

”ASB Alumni” for to år siden) set mange eksempler på, at alumnerne i meget høj grad gerne vil

give noget tilbage – en velvilje, der bl.a. skyldes den tilknytning, alumnerne føler til ASB. Det kan

10 Se www.asbyoualumni.dk

12


være gennem den særlige mentorordning, karriererådgivning, formidling af praktikpladser,

projektopgaver, gæsteforelæsninger etc. Alt sammen har dog et fagligt formål – nemlig at mødes

omkring den faglighed, som alumnen har funderet på ASB og videreudviklet i sin erhvervskarriere.

ASB’s tilgang til arbejdet med alumnerelationerne er helt generelt, at relationerne skal skabe

nytteværdi både for ASB på ”corporate” niveau (som fortalere for ASB og ”brand-bærere”), men

især også for alumnerne selv (i forhold til netværk, ny viden og karriere/rekruttering), medarbejdere

på ASB (i forhold til f.eks. forskningsprojekter) og studerende på ASB (de studerende kan f.eks.

møde alumner som gæsteforelæsere, få en alumne som mentor og bruge alumner som døråbnere til

erhvervslivet).

13


2 AU’s alumnerelationer i dag

Dette kapitel giver et overblik over, hvilken status arbejdet med alumnerelationer har på AU i dag.

Det gælder både centrale tiltag som AU-gustus, Folkeuniversitetet og jubilæums-arrangementer

samt de faglige miljøers egne erfaringer på decentralt niveau og de enkelte forskere og underviseres

relationer til alumner. Desuden belyses alumnernes interesse for kontakt med AU baseret på en

spørgeskemaundersøgelse blandt et repræsentativt udsnit af alumner.

2.1 Alumnerelationer i et AU-strategisk perspektiv

I strategien 2008-2012 er der generelt øget fokus på netværk og relationer med omverdenen, og

alumnerelationer er en naturlig del af denne strategi.

Aarhus Universitet har besluttet, at der skal udbydes det bedste og mest attraktive efter- og

videreuddannelsestilbud til såvel bachelorer som kandidater, og at kontakten til dimittender skal

fastholdes gennem alumnenetværk.” 11

Arbejdet med alumnerelationer er således skrevet direkte ind i strategien. Det skal dog bemærkes, at

der er en fare ved udelukkende at sætte arbejdet med alumnerelationer i sammenhæng med efter- og

videreuddannelsestilbud, da erfaringer fra eksempelvis KU har vist, at en sådan henvendelsesform

ikke skaber relationer og knap nok skaber kontakt. 12 Det er vigtigt, at AU ikke begår samme fejl og

henvender sig til alumnerne på en måde, der kan tolkes som ren markedsføring, så alumnerne føler,

at AU blot vil sælge dem noget eller udnytte dem på anden vis. Desuden begrænser

personoplysningsloven, hvordan et universitet må henvende sig til sine alumner. 13 Erfaringer viser

derimod, at en bred tilgang til alumnerelationen er nøglen til succes.

Der findes i dag en række forskellige tiltag både centralt og decentralt for kontakt til alumner på

AU, men det er kendetegnende, at der ikke ligger nogen koordineret organisation bag arbejdet. I det

følgende beskrives tilgangen til arbejdet med alumnerelationer på AU ud fra ledelsens synspunkt

baseret på et interview med rektor Lauritz Holm-Nielsen den 6. marts 2008.

Rektor påpeger den omfattende betydning af alumnenetværket – både i forhold til det udbytte, der

kan være i det for universitetet, men også i forhold til en mere følelsesmæssig dimension set fra

alumnernes synspunkt. Det gælder nemlig bl.a. om at vække følelsen hos alumnerne om, hvor de

kommer fra, den tid de har oplevet på AU, og den tilknytning, der endnu måtte være til deres

”gamle” uddannelsesinstitution.

11 Aarhus Universitets strategi 2008-2012, s. 19.

12 I november 2003 udsendte KU brev til samtlige tidligere kandidater siden 1954, i alt 50.000 personer. Henvendelsens

primære formål var at annoncere et tilbud om efter- og videreuddannelse, og den lagde ikke op til fremtidig kontakt

med alumnerne. Det resulterede i 1.230 bestillinger af brochurer, 350 tilmeldinger til et nyhedsbrev, 20 henvendelser pr.

e-mail og 50 telefonopringninger fra alumner.

13 Eksempelvis må man ikke markedsføre produkter men kun informere, hvis ikke kandidaten har givet samtykke.

14


Alumnerelationer på AU skal ses på to niveauer:

1. Det centrale profileringsniveau, hvor universitetet brander sin overordnede profil,

eksempelvis gennem alumnemagasinet AU-gustus.

2. Styrkelsen af relationer til alumner i de lokale faglige miljøer, hvor alumnerne har haft deres

daglige gang som studerende (her ligger den tætteste tilknytning for alumnerne).

Det centrale profileringsniveau – det vigtigste succeskriterium er at sikre, at de studerende (og

dermed alumnerne) har en overordnet positiv indstilling til AU og opfatter universitetet som et sted,

hvor man kan lære nyt, hvor man ikke spilder sin tid, og hvor man gerne vil vende tilbage. Og ikke

mindst som et sted, hvor man får kontakter, som man ønsker at bibeholde og dyrke. Hvis AU

ønsker, at alumnerne skal fungere som ambassadører, skal der gøres et arbejde for at sikre, at de

rent faktisk kommunikerer den profil, som AU ønsker at være kendt for. Det vil med andre ord sige:

sørge for at AU’s ønskede profil er den, som den studerende og alumnen rent faktisk oplever. Det er

også profileringsfokusset, som vinder frem for tanken om fundraising, da rektor er meget bevidst

om fraværet af en fundraising-kultur i forhold til alumnerelationer i Danmark. Der er i første

omgang i langt højere grad tale om friendraising for at sikre, at alumnerne varetager en

ambassadørfunktion.

Rektor lægger desuden vægt på, at de tætte relationer naturligt ligger i de lokale faglige miljøer, og

at det derfor er vigtigt at stimulere de decentrale netværksdannelser. Det være sig i forbedring af

studiemiljøet, så man har et langsigtet syn på de studerendes oplevelser af at være studerende på

AU – de gode minder skulle gerne være med til at styrke relationen til dem, når de bliver alumner.

Men også forskningsmiljøet – det faglige knudepunkt, som de studerende knytter sig til gennem

deres undervisere/vejledere – skal formes, så det er åbent over for inddragelse af studerende.

Når man taler om AU’s eksterne relationer og alumner, er det vigtigt ikke at glemme de mange

andre grupper af stakeholdere, som AU har, og som også må betragtes som ”venner af huset”.

Kunsten er at give begge grupper et tilhørsforhold til AU, men stadig give det at være alumne en

status af noget eksklusivt, pointerer rektor. Det kan gøres ved eksempelvis at indbyde til særlige

arrangementer, tilbud på efter- og videreuddannelse, satse på arbejdet med lokale relationer på

institutter mv.

2.2 Organisering af alumnearbejdet

Der findes ingen central styring af alumnerelationsarbejdet i dag på AU, og der er heller ikke

ledelsesmæssige retningslinjer for, om man på hovedområderne skal afsætte en del af budgettet til

arbejdet med alumnerelationer. Det er op til hovedområderne og herunder de enkelte institutter og

centre, om de vil prioritere arbejdet med alumnerelationer. Der er dog etableret en forening,

oprindeligt i regi af Universitets-Samvirket, som har til formål at styrke relationerne til AU’s

omverden, nemlig Aarhus Universitets Venner.

2.2.1 Aarhus Universitets Venner

Aarhus Universitets Venner er en forening, som har til formål at skabe forbindelse mellem

universitetet og erhvervsliv, kandidater og institutioner, som ønsker en tilknytning til AU.

15


Foreningen er det tætteste, AU kommer på en alumneforening pt., men den omfatter altså også

”venner” af huset. Det var Universitets-Samvirket i Århus, som stod for oprettelsen af Aarhus

Universitet og sidenhen Aarhus Universitets Venner. Ved den stiftende generalforsamling i 1993

blev det til en selvstændig forening.

Foreningens formål realiseres blandt andet gennem udsendelse til medlemmerne af magasiner,

nyhedsbreve og årsberetninger, tilbud om deltagelse i universitetets gæsteforelæsninger, udstillinger

og åbent hus-arrangementer samt særlige medlemstilbud på konferencedeltagelse og bogudgivelser

fra Aarhus Universitet.

Foreningen tæller både personlige medlemmer samt virksomheder. Pt. er der 178 personlige

medlemmer og 42 erhvervsmedlemmer.

Aarhus Universitets Venner har, som navnet angiver, ikke skelnet mellem alumner og andre venner

af AU. I et interview med formand Carsten Fode 14 påpeger han, at henvender AU sig til en

virksomhed, en organisation eller lignende med tilbud om forskningssamarbejde, praktikprojekter

eller lignende, har det ingen betydning, om der sidder alumner placeret i den pågældende

virksomhed eller ej – det vil altid være det enkelte tilbud og samarbejde, man som virksomhed vil

overveje udbyttet af i en sådan situation. Men taler man om den enkelte alumnes forhold til

universitetet, så kan en udbygget relation netop betyde, at alumnen kender en bestemt forsker eller

bestemte medarbejdere til det næste virksomhedsprojekt, studiejob, fuldtidsjob etc. Så er det

alumnens personlige netværk, det handler om.

Carsten Fode påpeger, at tilhørsforholdet til AU som institution ikke er en afgørende faktor hos

alumnerne - det er i de lokale faglige miljøer, man har skabt en relation mellem AU og alumnen. På

institutionelt niveau kan AU positionere sig over for alumner og erhvervslivet generelt gennem

fusionen, ny strategi, betydningen for samfundet (ikke kun erhvervsliv, men også kultur-, kunst- og

skoleområderne). Med de senere års udvikling bør dette ikke kun ske i Århus-området, men

nationalt såvel som internationalt. Her er f.eks. erhvervs-ph.d.-uddannelsen utrolig vigtig.

Ifølge formanden planlægger foreningen at nedlægge sig selv fra efteråret 2008 og vil stille forslag

om dette til generalforsamlingen i september 2008. Forslaget stilles af bestyrelsen i en erkendelse

af, at Aarhus Universitets Venner har færre og færre eksklusive tilbud til medlemmerne af

foreningen, da de fleste tilbud, såsom forskelligt undervisningsmateriale, adgang til

konferencecenteret Sandbjerg mv., er blevet udbredt til større målgrupper. Carsten Fode påpeger, at

idégrundlaget og initiativet til at støtte AU’s eksterne relationer er rigtigt nok – således har

foreningen bl.a. støttet opstarten af AU-gustus, lavet foredragsrækken ”Verdens bedste forelæser”

for medlemmerne mv. Aarhus Universitets Venner er blot ikke den rette måde at organisere

alumneinitiativet på. Derfor valgte foreningen også at støtte nærværende rapport økonomisk for at

give stafetten med alumnearbejdet videre med en analyse og en anbefaling af bl.a. de rette

organisatoriske rammer for det videre alumnearbejde på AU.

2.2.2 Adgang til data

AU har en database over alle nuværende og tidligere studerende, som samkøres med cpr-registret.

Det vil sige, at alle adresser opdateres jævnligt, og det gælder adresser på tidligere studerende

14 Interviewet mandag den 2. juni 2008.

16


tilbage til 1928. Tidligere fandtes alle disse data ikke, men i forbindelse med AU’s 70-års jubilæum

og opstarten af AU-gustus blev der gjort et stort arbejde for at sikre data på alle tidligere studerende.

Fra 1997 og frem til dags dato findes data på alle studerende inklusiv oplysninger om alle fag, de

har taget. Disse data foreligger mere fragmenteret for tiden indtil 1997. Til gengæld kan man søge

på årgang og fag på alle i databasen. Det vil sige den årgang, hvor alumnerne har afsluttet deres

uddannelse og i hvilket fag.

AU har således data om alle alumner mht. cpr-nummer (og dermed navn og adresse), årskort med

(første) immatrikulationsår (nu kaldet studienummer), kandidatfag og dimissionsår for størsteparten

af dem, der er blevet færdige.

Datakontoret er i stand til at levere adresseudtræk, som kan opdeles efter fag og årgang.

Ansvarlig for databasen specialkonsulent Jørgen Fris Bak fortæller, at han nemt vil kunne lave

udtræk til AU-medarbejdere med oplysninger om alumner fra deres respektive hovedområder, da

det er muligt at lave udtræk på fag og årgang (det afsluttede eksamenstidspunkt). Det er dog ikke

muligt at lave udtræk på alle dem, der startede sammen på et givent hold. Udtrækkene kan

udelukkende laves ud fra tidspunktet for specialeaflevering. Jørgen Fris Bak har allerede lavet

sådanne udtræk for Institut for Statskundskab i et par år, og det er et spørgsmål om at bruge ganske

få ressourcer for at kunne tilpasse disse til alle andre enheder på universitetet. Han vil dog gerne

have udviklet en yderligere komponent, som gør det muligt for AU-medarbejdere selv at søge i

databasen og lave deres egne udtræk.

På hovedområder og institutter findes kun sporadiske tiltag i forhold til kontaktoplysninger på

alumner. Nogle foreligger i studenterforeninger, men ofte uden at personalet på det pågældende

institut har kendskab til informationerne. Men der foreligger altså en række brugbare data centralt i

Datakontoret – der er bare ingen, der har kendskab til det.

En oversigt over AU’s alumner i tal ud fra oplysningerne i den centrale database findes i bilag 1.

Særligt om datasituationen hos ASB og DPU

Det skal bemærkes, at både ASB og DPU har deres egne databaser med oplysninger om deres

alumner. Disse er ikke registreret i AU’s centrale database hos Datakontoret.

ASB har fået udviklet en alumnedatabase, som samkøres med det studieadministrative system

STADS og opdateres dagligt via cpr-registret på samme måde som den tidligere nævnte database på

Datakontoret. ASB’s alumnedatabase indeholder pt. navne, uddannelsesoplysninger og

adresseoplysninger på næsten 30.000 alumner 15 . Heraf har over 5.500 alumner tilmeldt sig ASB

Alumni-netværket, hvor de yderligere har oplyst e-mail-adresser og en række andre data om deres

job, faglige interesseområder mv., som også er registreret i alumnedatabasen.

DPU har data på deres alumner registreret i det studieadministrative system, og der foreligger

pålidelige data på alumner tilbage til 2001 16 . Disse data omfatter navne, uddannelsesoplysninger og

15 I princippet er alle alumner tilbage til grundlæggelsen af Handelshøjskolen i Århus i 1939 registreret. For de ældste

årgange frem til omkring 1980 indeholder databasen dog ikke alle alumner.

16 Ud over de kandidater og mastere, som er uddannet på DPU, indgår også cand.pæd.er uddannet på den tidligere

Danmarks Lærerhøjskole, som nu er en del af DPU. Cand.pæd.-titlen blev først indført i 1990’erne, og tidligere blev der

17


cpr-numre, som vil gøre det muligt at fremskaffe adresser på alumnerne. DPU indhenter i dag ikke

opdaterede adresser fra cpr-registret på alumner 17 .

2.2.3 AU-gustus

AU-gustus er AU’s alumnemagasin. Første udgave udkom i efteråret 2003, men idéen opstod dog

allerede et par år tidligere. AU-gustus blev til ud fra ønsket om at skabe øget opmærksomhed i

alumnernes bevidsthed om AU’s virke og profil og som et skridt på vejen til at gøre alumnerne til

ambassadører for AU. AU-gustus indeholder primært artikler om forskning på AU og oplysninger

om efter- og videreuddannelsestilbud. Ambitionen er, at alle alumner skal finde mindst én artikel

interessant og læseværdig i hvert nummer. De seneste numre har været opbygget som temanumre,

hvilket AU-gustus-redaktionen har fornemmet har virket godt, så det er også ambitionen at arbejde

med formatet på den måde fremover.

AU-gustus har et oplag på 50.000 eksemplarer, og heraf bliver 1.200 sendt til alumner i udlandet.

For hvert magasin er trykomkostningerne ca. 140.000 kr., og opsætningen koster 35.000 kr.

Forsendelsen i Danmark koster 608.000 kr. om året, mens forsendelser til udlandet koster 120.000

kr. om året.

Lanceringen af AU-gustus krævede et stort forarbejde i form af indsamling af kontaktdata på

alumnerne. Dette arbejde var med til at sikre opdaterede adresseoplysninger og cpr-numre på alle

tidligere studerende i databasen som beskrevet i afsnittet ovenfor.

Redaktøren af AU-gustus, Anders Correll, vil gerne udvide den redaktionelle indflydelse på AUgustus

for at sikre en større samklang mellem alumnernes behov og AU-gustus’ indhold. Derfor

arbejder han og redaktionen på at etablere et redaktionsudvalg med alumner, som skal mødes 1-2

gange årligt og give input til udviklingen af magasinet. Det er desuden hans mål at sikre, at AUgustus

bliver hele det nye AU’s alumne-magasin, inklusive de nye hovedområder (ASB og DPU).

Udfordringen bliver, at de nye hovedområders alumner ikke hidtil har haft en tilknytning til AU –

spørgsmålet er, om – og i givet fald hvordan – man kan skabe en tilknytning med ”tilbagevirkende

kraft”.

2.2.4 Jubilæums-arrangementer

Jubilæums-arrangementer er en tilbagevendende årlig begivenhed, som arrangeres i et samarbejde

mellem Informationskontoret og hovedområderne. I dag vælger man at fejre følgende jubilæer: 25,

40, 50 og 60 år. Jubilarerne inviteres til et todelt program:

1. En officiel årsfest, som rektor står i spidsen for, bestående af et eftermiddagsarrangement og

et aftenarrangement. 25-års jubilarerne bliver ikke inviteret til eftermiddagsarrangementet af

pladshensyn, men aftenarrangementet involverer alle.

ikke uddannet kandidater fra nogen af de institutioner, der i dag udgør DPU. Det er derfor ikke mange historiske data på

alumner, der ikke er registreret.

17 Baseret på oplysninger fra konsulent Henrik Stein, DPU.

18


2. I tiden mellem eftermiddagsarrangementet og aftenarrangementet står hovedområder og

institutter for programmet – et ”kom-hjem-til-dit-hovedområde/institut-arrangement”. Det er

forskelligt fra hovedområde til hovedområde, om det er organiseret på fakultetsniveau eller

fordelt på institutter. Alle hovedområder er forpligtet til at lave jubilæums-arrangementer

med et fagligt indhold, relevante rundvisninger og servering af mad.

Rektor nævnte dog muligheden for ligeledes at fejre 10-års-jubilarerne ud fra tanken om, at 25 år er

meget lang tid, før man bliver inviteret tilbage til AU, og gensynet med gamle studiekammerater vil

mange alumner sagtens kunne drage nytte af før.

2.2.5 Spørgeskemaundersøgelse blandt AU-ansatte

Da der i dag ikke eksisterer noget overblik over, hvem der har iværksat arbejdet med

alumnerelationer og hvor, har det været vanskeligt at finde alle de mulige ansatte, som arbejder med

alumnerelationer på AU uden at kontakte alle 9.000 medarbejdere. Ved at kontakte det eksisterende

AU-komm-netværk (netværk for kommunikationsmedarbejdere på hele AU) og bede dem om at

sende en henvendelse videre lykkedes det at komme i kontakt med 76 medarbejdere, som kunne

formodes at have berøring med alumnerelationer. De fik tilsendt et spørgeskema om arbejdet med

alumnerelationer. Derudover blev der sat en annonce om undersøgelsen i Campus og sendt en

meddelelse ud via Informationskontorets interne nyhedsmail til medarbejdere på AU for at sikre

bredest muligt kendskab til undersøgelsen. Det gav sig udslag i nogle få ekstra henvendelser fra

medarbejdere, der gerne ville have spørgeskemaet tilsendt. Ud af de 76, som fik tilsendt

spørgeskemaet, svarede 36 på spørgsmålene og gav yderligere oplysninger på 14 medarbejdere, der

arbejder med alumnerelationer. Hvorvidt de resterende 40 modtagere af spørgeskemaet ikke har

svaret på grund af manglende lyst, eller fordi de simpelthen ikke har noget med alumnerelationer at

gøre, vides ikke, men det skyldes sandsynligvis hovedsageligt sidstnævnte, da der har været flere af

den type tilbagemeldinger.

Spørgeskemaundersøgelsens resultater 18 kan opsummeres i følgende overskrifter:

- Kendskab til alumneaktiviteter

- Kontaktpunkter og aktiviteter

- Kontaktdata for hovedområdet/instituttet

Kendskab til alumneaktiviteter

Knap 90% af de adspurgte kender til alumnemagasinet AU-gustus, mens 61% har kendskab til

jubilæums-arrangementer i forbindelse med årsfesten.

På respondenternes eget hovedområde er kendskabet til aktiviteter rimelig dybt. De fleste af

respondenterne fra Det Samfundsvidenskabelige Fakultet (SAMF), kender eksempelvis til

aktiviteter som Århus Seminar, som kandidatforeningen afholder, Aftagerpanelets årlige

efteruddannelsesdag mv. Det er også på SAMF, at de fleste eksisterende decentrale alumnenetværk

findes, når man ser bort fra ASB. Tre steder på Det Humanistiske Fakultet (HUM) er man desuden

ved at etablere alumnenetværk (Institut for Informationsvidenskab, Institut for de Æstetiske Fag,

Nordisk Institut). En håndfuld respondenter kender også til jubilæumsarrangementer på deres eget

hovedområde.

18 For at læse hele undersøgelsen se bilag 2.

19


Når det kommer til alumnearbejdet på andre hovedområder er kendskabet begrænset. To har hørt

om aktiviteter på ASB, én har hørt om aktiviteter på SAMF, og én har hørt om

efteruddannelsesaktiviteter på Det Naturvidenskabelige Fakultet (NAT). Der er således ikke tegn

på, at der foregår meget videndeling og samarbejde på tværs af hovedområderne på alumneområdet.

Kontaktpunkter og aktiviteter

På spørgsmålet om, hvilke aktiviteter man har i kontakten med alumnerne, svarer 50%, at

alumnerne bliver brugt som censorer og gæsteundervisere. 44% angiver, at alumner bliver brugt til

karrierearrangementer for studerende. Knap 25% bruger alumner i forbindelse med

dimittendundersøgelser, og det samme gælder brugen af alumner direkte i forbindelse med

rekruttering eller salg af efter- og videreuddannelse. Derudover nævner nogle af respondenterne

kontaktpunkter som vejledning af kandidater om jobmuligheder, erhvervsvejledning og

kandidatundersøgelser, supportering af alumneforeninger og bidrag til AU-gustus.

Der er altså hovedfokus på relationer til alumnerne i forhold til, hvordan deres viden og erfaring

bruges på universitet og ikke markedsføring af AU-produkter såsom efter- og videreuddannelse og

rekruttering.

72% svarer bekræftende på, at de er i kontakt med alumner i deres arbejde – heraf 81% primært

gennem møder med alumner i forbindelse med arrangementer, mens hhv. 65% og 27 % besvarer

henvendelser fra alumner og sender nyhedsbreve, invitationer o.l. til alumner. Over halvdelen af

respondenterne bruger dog mindre end en time om måneden på kontakt med alumner, mens 35%

bruger 1-4 timer om måneden. Det er altså begrænset, hvor mange ressourcer, der reelt bruges på

alumnearbejdet.

10 af de adspurgte respondenter svarer, at der er nye alumneinitiativer i støbeskeen. Det drejer sig

om opstart af alumnenetværk (Nordisk Institut), udvikling af central støtte til etablerede

alumnenetværk (DPU), etablering af mentorordninger og karriereservices, 50-års jubilæer mv.

Nogle har planer om opstart af alumnenetværk, men har problemer med kontaktdata på alumner.

Der er således tilsyneladende masser af god vilje til stede, men spørgsmålet er, om man har de rette

redskaber til at skabe kontakten med alumnerne.

Kontaktdata for hovedområdet/instituttet

På spørgsmålet om, hvem respondenterne kender på deres område, som er i kontakt med alumner,

svarer en del, at det er mange VIP’ere, studiesekretærer og enkelte administrative personer.

Knap 60% af respondenterne svarer, at de ikke ved, hvor mange alumner, der er tilknyttet deres

område, mens 25% anslår at de har 1.000-5.000 alumner, 6% mener, der er 5.000-10.000, mens

11% anslår, der er flere end 10.000 alumner. På spørgsmålet om hvor mange alumner, området har

oplysninger på, er svarfordelingen stort set den samme.

Lidt over halvdelen har navne på alumner tilknyttet hovedområdet, mens langt under halvdelen har

cpr-numre, uddannelsesoplysninger, postadresser mv. Kun 14% har e-mail-adresser på alumnerne,

hvilket besværliggør en elektronisk kontakt med de tidligere studerende.

20


Det skorter altså på ordentlige kontaktdata på alumner generelt på hovedområder og institutter. En

undtagelse er dog ASB, hvor der foreligger oplysninger på alle alumner i en særlig

alumnedatabase 19 .

2.3 Udviklingsbehov og -ønsker internt (intern workshop)

På baggrund af ovennævnte status på alumneområdet på AU i dag arrangerede ASB den 14. maj

2008 en workshop om behov og udviklingsønsker i forhold til alumnerelationer. Deltagerne var 20

af respondenterne fra spørgeskemaundersøgelsen, og der var repræsentanter fra

centraladministrationen samt alle hovedområder undtagen Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet

(DJF) og Danmarks Miljøundersøgelser (DMU), som (endnu) ikke har optag af studerende.

Dagen startede med en workshop om alumnerelationer på det overordnede plan, hvor deltagerne i

fællesskab lavede en SWOT-analyse (afdækning af styrker, svagheder, muligheder og trusler) af

alumnerelationerne på overordnet AU-niveau. Derefter blev det undersøgt, hvordan arbejdet med

alumnerelationer kunne udvikles på deltagernes områder. Og til sidst blev deltagerne bedt om at

byde ind med forslag til en intern fordeling af arbejdet med alumnerelationer i hele AU’s

organisation for at finde ud af, hvilke organiseringsmodeller de fandt attraktive.

2.3.1 SWOT-analyse

SWOT-analysen blev ligesom de andre workshops udarbejdet i fire forskellige grupper.

Resultaterne er her præsenteret i en samlet pulje og som uddrag med de vigtigste pointer:

Styrker

- Ledelsens opbakning på det strategiske niveau: Alumnerelationer er nu nævnt i strategien.

- Opdateret forskningsbaseret viden, undervisning og rådgivning: AU har en række relevante

produkter at tilbyde alumnerne.

- Studiemiljøet og erindringen om studietiden: Mange er knyttet til deres studietid med en

følelse af forbundethed og loyalitet. Det er et fundament, som alumnerelationsarbejdet kan

bygge videre på.

- Der foreligger en vis mængde centrale alumnedata (jf. afsnit 2.2.2 om adgang til data).

- Alumne-medarbejdere (internt netværk): Medarbejdere på AU, der selv er alumner, kan

givetvis vække deres egne alumnenetværk til live.

- Tilbagevendende arrangementer (jubilæums-arrangementer, efter- og

videreuddannelsestilbud): Der findes i dag arrangementer, hvor alumnerne inviteres fysisk

tilbage på universitetet.

19 Jf. afsnit 2.2.2 om adgang til data.

21


- AU’s markante størrelse: Alumnepotentialet er enormt.

- Rugekasse for kandidater (rekruttering af nye medarbejdere): Alumners interesse for nye

kandidater er væsentlig.

Det er altså i høj grad kvaliteten af den viden, AU kan tilbyde, følelser forbundet med tiden som

studerende, potentialet i alumnemassen og AU’s størrelse, medarbejderne ser som centrale styrker.

Svagheder

- Manglende organisering: Ingen strategiske beslutninger fra ledelsen om, hvordan

alumnearbejdet skal foregå.

- Uklart ambitionsniveau fra ledelsen (bl.a. manglende strategi): Alumner er nævnt i

strategien, men kun kort. Hvor vil ledelsen hen?

- Manglende definition af alumnebegrebet: Hvem regner AU som sine alumner? Hvem skal

medarbejderne kontakte?

- Manglende kontaktdata på alumner: Kontaktdata på alumner er ikke fuldstændige og

kendskabet til dem er ringe.

- Manglende ressourcer (økonomi og bemanding): Ingen afsatte midler til alumnearbejdet i

dag.

- Manglende kommunikation til alumner: Mange alumner er hidtil slet ikke blevet kontaktet

af AU efter endt studietid (ud over magasinet AU-gustus).

- Svært at afgøre alumnens tilhørsforhold til AU på grund af tværfaglighed: Den øgede

fleksibilitet i sammensætning af uddannelsesforløbet skaber en udfordring i alumnearbejdet i

forhold til at definere alumnernes tilhørsforhold til AU, da de fleste ikke længere kun er

tilknyttet ét institut.

- Manglende redskaber til at fastholde kontakten: Der findes ingen infrastruktur til at håndtere

alumnerelationerne (f.eks. elektronisk netværksplatform, crm-system eller lignende).

- Universitetet er en lukket verden: Initiativet til at kontakte alumnerne og møde dem med

åbenhed kan konflikte med den til tider lukkede forskningsverden.

- Manglende kendskab til alumnernes behov: AU vil gerne i kontakt med alumnerne, men der

mangler en viden om, hvad de ønsker af AU.

- Manglende aktivitet i mange år: AU som en stor supertanker, der skal op i fart.

Man kan sige, at der mangler nogle helt grundlæggende elementer for overhovedet at påbegynde

kontakten til de tidligere studerende: Ressourcer, kontaktdata og kommunikationsmæssig

infrastruktur. Derudover hersker der en del usikkerhed om, i hvilken retning ledelsen ønsker at

22


evæge sig og på hvilket niveau. Sidst, men ikke mindst, er medarbejderne opmærksomme på det

fragmentariske islæt i sammensætningen af mange uddannelser i dag – hvordan skabes

tilhørsforholdet og hvor?

Muligheder

- Tværfakultær og temabaseret forskning (f.eks. med ”Asien” som tema) vil kunne tiltrække

og samle alumner fra flere forskellige fagområder.

- Brobygning mellem studenterforeninger og alumneforeninger for at ”sikre” overgangen fra

studerende til alumne.

- Satse på instituttilknytning frem for AU-tilknytning: Tilknytning til de lokale faglige miljøer

er vigtigst for alumnerne.

- Stor alumne-population: Der er mange, mange muligheder for kontaktpunkter og aktiviteter.

- Forskningssamarbejde med virksomheder og institutioner/organisationer: Skabe relationer

mellem AU og erhvervsliv gennem konkrete samarbejder.

- Direkte forbindelse til aftagere: Viden om beskæftigelse blandt alumner og ajourføring på

beskæftigelsesmuligheder for fremtidige kandidater.

- Erfaringsudveksling om alumnenetværk med andre universiteter: Samarbejde på tværs/drage

nytte af andres erfaringer.

- Kontakt mellem alumner og studerende: Karriererådgivning, praktikopgaver,

projektsamarbejde mv.

- Mentorprogrammer for studerende: De studerende møder erhvervslivet, og alumnerne får

mulighed for at give noget tilbage.

- Rekruttering af nye studerende: Studiejobs, fuldtidsjobs, rekrutteringspotentiale for alumner.

- Jobtilbud til nye alumner (rekruttering) – rekruttering af medarbejdere blandt andre alumner.

- Skabe fagligt baserede netværk alumnerne imellem – eksempelvis geografisk bestemt

(økonomer i København).

En stor del af de muligheder, som medarbejderne så, er i relationen mellem alumner og studerende

– og det netværk og mentorskab, som med fordel kan etableres.

Trusler

- Vi drukner alumnerne i aktiviteter: I ivrigheden efter kontakt med alumnerne bliver

aktivitetsudbuddet uoverskueligt og ukoordineret.

23


- Mangel på identifikation med alumnenetværk: Centralt baserede netværk kan mangle en

personlig dimension for alumnerne. Er der overhovedet nogen i netværket, de kender?

- Mangel på aktiviteter: Risiko for, at AU undervurderer de ressourcer og kræfter, der skal

bruges på at stable diverse arrangementer på benene.

- Konkurrencen med mange andre netværkstilbud: Mange alumner er sandsynligvis

medlemmer af mange netværk i forvejen. Hvad er særligt for AU’s alumnenetværk?

Deltagernes liste af trusler er ikke så lang, hvilket sandsynligvis skyldes, at arbejdet med

alumnerelationer endnu er så meget i sin vorden, at konkurrencesituationen mv. endnu ikke er helt

afklaret. Der er dog en stor bevidsthed om, at de mange netværksdannelser, som bl.a. de nye sociale

medier såsom Facebook og Plaxo Pulse byder på, er noget, som tager mere og mere af folks tid, og

et evt. AU-netværk for alumner vil være i konkurrence med sådanne. Alternativet kunne være, at

tage de nye sociale medier i brug som redskaber og kontaktpunkter i relationen til alumner, sådan

som ASB har gjort. 20

Overordnet viser SWOT-analysen, at der er stor bevidsthed om de interne forhold (styrker og

svagheder), mens de eksterne faktorer (muligheder og trusler) fylder mindre, selvom der er stor vilje

til idéudvikling på området. Den vanskeliggøres dog af de usikre interne forhold omkring

alumnearbejdet pt. samt det faktum, at de fleste bruger meget lidt af deres arbejdstid på

alumnerelationer (hvilket spørgeskemaundersøgelsen viste), da det ikke er noget, der er påkrævet.

Tværtimod, vil de fleste nok sige.

Den ledelses- og ressourcemæssige bevågenhed på området er således afgørende for

videreudviklingen af arbejdet med alumnerelationer.

Men relationsarbejde og netværksdannelse kan aldrig skabes af gode ressourceforhold alene – det

kræver også en strategisk tilgang til området og et stærkt ønske om at udvikle relationerne. Det

handlede de næste to workshops om.

2.3.2 Udviklingen af relationsarbejdet med alumner

Deltagerne arbejdede i to workshops om henholdsvis relationen mellem alumner/studerende og

relationen mellem alumner/medarbejdere set i forhold til uddannelse, forskning og videnspredning.

Resultaterne af begge workshops er præsenteret samlet nedenfor.

Deltagerne arbejdede videre med mulighederne for at skabe en relation til alumner. Det afstedkom

både en række konkrete forslag til potentielle muligheder at arbejde videre med, en liste af

udfordringer og barrierer i arbejdet og endelig nogle konkrete forslag til igangsættelse af aktiviteter

nu.

20 Se afsnit 1.7.

24


Produkter og services (eksisterende og potentielle)

- Karriereservices: Alumner som mentorer og rollemodeller (ikke altid ”hot shots”),

praktikordninger, karrieredage med oplæg fra alumner, studiejobs og jobs via alumner.

- Undervisning og opgaver: Erhvervsspecialer, alumner som gæsteundervisere,

specialesparring.

- Uddannelser: Evaluering og udvikling af uddannelser, aftagerpaneler, AU Outreach som

døråbner til erhvervslivet (rabat på efter- og videreuddannelse), alumnerepræsentanter på Udays.

- Rekruttering: Kandidater til alumnernes virksomheder.

- Up to date: Opdatere alumnerne med den nyeste viden gennem nyhedsbreve, åbne databaser

med forskningsresultater og kandidatafhandlinger samt invitationer til relevante

forelæsninger.

- Netværk: Alumner-til-studerende, alumner-til-forskere (bl.a. til forskningssamarbejde),

alumner-til-alumner, gymnasielærerdage, knytte alumner til kandidatforeningers (faglige)

aktiviteter, Reunion-dag/Gensynsdag.

Barrierer og udfordringer

- Manglende strategi fra ledelsen.

- Manglende finansiering.

- Manglende organisering på AU: Hvilke instanser på AU har ansvaret for alumnearbejdet?

- Manglende intern videndeling.

- Organisering af alumner i netværk: Uafklarede tilknytningsforhold til AU mht. faglighed.

Forskellige forhold for store og små uddannelser.

- Uafklaret it-situation på området samt manglende support. Manglende kontaktdata. Minimal

viden om udenlandske alumner.

- Kontinuerlige alumneaktiviteter: Vigtigt at sikre drift i alumnearbejdet, så det opleves som

langsigtet relationsarbejde af alumnerne.

Tiltag til at videreudvikle alumnerelationen

- Etablere samarbejde med Datakontoret omkring alumnekontaktdata.

- Begynde alumnerelationsarbejdet over for de nuværende studerende.

25


- Markedsføre eksisterende alumneforeninger, f.eks. i studenterforeninger.

- Bruge viden fra dimittendundersøgelser til opbygning af alumnedatabase.

- Alumne-kontaktpersoner på flere niveauer i organisationen.

- Bruge alumner i Advisory Boards, aftagerpaneler mv.

- Bruge både kendte alumner og ”skæve” profiler i markedsføring af uddannelser.

Mulighederne og forslagene fra deltagerne var mange, da de begyndte at arbejde konkret med

relationerne, i særdeleshed omkring relationen mellem alumner og studerende, som rummer et stort

netværkspotentiale, og som vil igangsætte en række erindringer hos alumnerne om deres egen

studietid.

2.3.3 Forslag til organiseringen af alumnearbejdet

Som afslutning på dagen blev deltagerne – ud fra de mange idéer og potentielle tiltag samt barrierer

omkring alumnearbejdet – bedt om at forholde sig til, hvordan de ville mene, AU optimalt bør

organisere arbejdet med alumnerelationer. Meldingerne var meget klare og kan sammenfattes under

nedenstående fire overskrifter.

Klar ledelse

Det er vigtigt, at rektor kommer med en klar udmelding om strategien og ambitionsniveauet for

alumnearbejdet. Samtidig skal dekanerne være dybt forbundne med opgaven og engagerede –

linjeledelsen og linjekommunikationen er afgørende.

Ledelsen som foregangsmænd skal også kunne argumentere for, hvorfor det er nødvendigt at bruge

tid og kræfter på området og hele tiden synliggøre anvendeligheden i gode alumnerelationer

(eksempelvis ved at synliggøre pres udefra – f.eks. databehov om dimittender i forbindelse med den

nye danske ACE-akkreditering af alle uddannelser) samt fremhæve de gode eksempler – både

eksternt og internt.

Klare mål

En klar strategi skal være koblet med klare mål – det skal være gennemskueligt, hvilke krav der

stilles til organisationen på alumneområdet, og hvilke mål man arbejder efter. Det gælder på alle

niveauer i organisationen. Samtidig er det afgørende med en klar incitamentstruktur (f.eks. som del

af en resultatkontrakt), som udløser en målrettet og bred indsats på hele AU – opgaven må ikke bero

på ildsjæle og den gode vilje alene. Der skal være målbare mål som f.eks.:

- X% af en årgang skal inden for tre år være med i alumnenetværk

- Alle hovedområder skal inden for et år have kontaktet deres alumner

Central-decentral fordeling af ansvar og opgaver

Rektoratet skal gå forrest og vise vejen, og derefter give hovedområderne stor frihed til at udfolde

deres egne aktiviteter, tilpasset lige præcis deres alumnemålgrupper. Det samme gælder på de

enkelte hovedområder i forhold til institutterne. Det er afgørende, at der ikke bliver lagt en fast

organisationsmodel ned over alle hovedområder.

26


Der vil i høj grad være brug for en central støttefunktion i forhold til f.eks. datasupport på de mange

alumnegrupper eller en central indgang i form af en særlig alumne-webportal.

Økonomi

En fare for manglende udvikling af alumnerelationerne er, hvis der kommer en række

hensigtserklæringer uden følge af de fornødne ressourcer – det gælder både mandetimer og

finansiering af forskellige redskaber til udviklingen af relationen (database, netværksmodul,

nyhedsbrevsmodul, penge til diverse arrangementer mv.). Hvis ikke strategien og målene bliver

fulgt op med ressourcer, har institutlederne intet incitament til at prioritere opgaven.

2.4 VIP-relationer til alumner

Alumnernes relation til AU beror ikke blot på deres tilknytning til universitetet som organisation,

men i høj grad på de personer, de mødte i deres studietid – især studiekammeraterne og

underviserne.

Det er særligt underviserne, som mange alumner vil identificere med AU. Og det kan være

afgørende for alumnernes kontakt til universitetet, om de som studerende knyttede en faglig relation

til deres undervisere og vejledere.

Dette afsnit er baseret på interviews 21 med tre professorer fra AU, der både har undervist og forsket,

og som alle har et udbygget eksternt netværk blandt alumner m.fl.:

- Professor Ole Øhlenschlæger Madsen, Økonomisk Institut (SAMF)

- Professor Steen Hildebrandt, Institut for Ledelse (ASB)

- Professor Flemming Besenbacher, Center for Interdisciplinær Nanoteknologi, iNANOcenteret

(NAT)

Formålet med interviewene har været at undersøge, hvad der driver professorerne til at dyrke

kontakten til nuværende og tidligere studerende. Desuden er de blevet bedt om at forklare, hvilket

udbytte henholdsvis de selv og de nuværende og tidligere studerende får ud af kontakten.

2.4.1 Faglig og personlig relation

Fælles for alle tre professorer er, at de primært har kontakt til alumner, de har vejledt som specialestuderende

eller ph.d.-studerende. Det er således i det personlige 1:1-møde mellem underviser og

studerende, at grundstenene for relationen er blevet lagt. Som Steen Hildebrandt bemærker, så er

det ikke i forelæsningslokalet, de personlige relationer mellem undervisere og studerende etableres.

Udgangspunktet for at bevare kontakten eller genoptage den på et senere tidspunkt er stort set altid

fagligt; man henvender sig til hinanden med et fagligt spørgsmål, projekt eller måske i

rekrutteringsøjemed. Det er dog afgørende, at den personlige kemi også er til stede – ellers ville

hverken forsker/underviser eller alumne tage kontakten.

21 Interviewene er gennemført som individuelle interviews i maj 2008.

27


Relationen til alumner kan have forskelligartet karakter. Nogle relationer er rent faglige, i andre

tilfælde er forholdet tættere, og forskeren/underviseren bliver mentor for alumnen, mens nogle

relationer har udviklet sig til personlige venskaber.

Tidsaspektet i relationen spiller bemærkelsesværdigt nok ikke den store rolle. Man kan sagtens tage

kontakt til hinanden efter 10 år uden problemer. Forklaringen er sandsynligvis, at det er det faglige,

der er udgangspunktet, og det opfattes derfor ikke som en personlig relation, man har misligholdt.

Af samme grund oplever Steen Hildebrandt også at blive kontaktet af studerende fra andre

uddannelsesinstitutioner, og han mødes hver uge med folk, han ikke kender, fordi de ønsker at

drøfte et fagligt spørgsmål. Møder, han finder forfriskende og inspirerende – ligesom mødet med

studerende og alumner fra ASB.

Deling af netværk

Forskeren/underviseren mødes typisk ikke med flere af sine alumne-relationer på én gang, men der

er tale om et personligt og forgrenet netværk. Det betyder dog ikke, at alumnerne i netværket ikke

kan drage nytte af hinanden:

- Jeg kender ofte nogle, som kan bruge hinanden, og dem sætter jeg gerne i kontakt med hinanden.

Hvad enten det drejer sig om faglige problemstillinger, jobformidling eller generelt kontakter,

fortæller Steen Hildebrandt. Mine kolleger trækker på mit netværk, men faktisk slet ikke så meget,

som de kunne gøre - og jeg stiller det gerne til rådighed.

Det samme gælder Ole Øhlenschlæger Madsen, der gerne – ligesom Steen Hildebrandt – vil

fremme en kultur, hvor alumner møder hinanden, men ikke mindst hvor der er flere undervisere, der

skaber disse netværk gennem deres undervisning:

- Ofte spørger folk, om jeg ikke kan ringe til den eller den direktør for dem, fordi jeg har et stort

netværk. Men det gør jeg stort set aldrig. Til gengæld giver jeg gerne deres telefonnumre videre og

opfordrer mine kolleger til selv at tage kontakt til dem. Jeg vil gerne fremme en kultur, hvor der er

flere, der lærer hinanden at kende gennem netværk. På den måde håber, jeg at mine kontakter til

erhvervslivet kan leve videre på instituttet, når jeg en dag går på pension.

På samme møder ønsker Flemming Besenbacher at starte en netværkskultur op på iNANO-centeret,

som han er leder for. Det gør han bl.a. ved at sende en julehilsen til alle alumner hvert år.

Derudover har han startet en Facebook-gruppe for alumner med sit eget personlige netværk som

udgangspunkt. Ved at invitere andre undervisere og vejledere ind i sit netværk, bliver deres

alumnerelationer også synlige for andre, og han sætter dermed møder mellem flere og flere

mennesker i stand – et helt centralt kendetegn ved nye sociale medier som Facebook. Således er der

skabt en adgang fra alumner til alumner, fra alumner til andre undervisere og fra undervisere til

alumner, de ikke kendte i forvejen.

2.4.2 Hvorfor kontakt til alumner?

Det er kendetegnende for alle tre professorer, at de grundlæggende har en interesse i at møde andre

mennesker. Dette personlige træk lægger bl.a. Ole Øhlenschlæger Madsen vægt på:

- Det er de udadvendte undervisere og forskere, som får de personlige netværk. Ved at prøve at

understøtte udviklingen af en kultur her på instituttet, hvor flere og flere får relationer til de

studerende og dermed alumnerne, så får instituttet en hel masse gevinster i form af netværk at

trække på til gæsteforelæsninger, samarbejdspartnere i forskningsprojekter, evaluering af

28


uddannelserne mv. Dét at få og fastholde kontakten til nuværende og tidligere studerende har stor

betydning for vores arbejde som forskere og undervisere.

Flemming Besenbacher fremhæver også viden om alumnernes færden efter endt studie som en

afgørende faktor for sine egne initiativer på alumneområdet:

- Mange potentielle bachelorstuderende vil jo gerne vide, hvad de kan blive, når de bliver færdige,

og med så unge uddannelser, som iNANO-centeret udbyder 22 , er det en vigtig viden at indsamle. Da

er kontakten til alumner meget vigtig.

Alle tre professorer har været engageret i alumneprojekter, som i en eller anden grad var centralt

funderet. Steen Hildebrandt har været med til at starte ASB Mentor-projektet op. Ole

Øhlenschlæger Madsen har startet Kandidatforeningen på Økonomisk Institut op og været

medstifter af AU’s Venner. Og Flemming Besenbacher er i gang med et alumne-initiativ for hele

iNANO-centeret. Professorernes personlige engagement kan således med fordel også kanaliseres ud

i initiativer på institutionsniveau.

2.4.3 De vigtigste gevinster i alumnerelationen

Alle tre professorer kan således se lang række fordele ved deres relationer til alumner. De vigtigste

gevinster ved alumnerelationerne er ifølge professorerne selv:

- Glæden ved at møde andre mennesker. Den gode samtale.

- Glæden ved at give og dele ud af viden og erfaringer.

- At blive mindet om, at underviserens rolle er vigtig: Se hvad de studerende tager med sig fra

én som underviser. Det giver en faglig tilfredsstillelse at se, hvordan dem, man har

uddannet, klarer sig.

- At undervisningen får tilført en udefrakommende værdi, når man som forsker selv altid

værdsætter undervisningen. Undervisning giver netværk, som igen giver undervisning via

netværk.

- Det personlige netværk – dét at kunne trække på folk.

- At have føling med, hvad der foregår i erhvervslivet – følge med i temaer og holdninger,

som unge mennesker møder og selv repræsenterer. Helt konkrete informationer og råd, som

kan bruges i undervisning, forskning, bøger.

- At bruge de tidligere studerende til at brande særlige forskningsområder og AU i det hele

taget.

- Muligheden for at sende nyhedsbreve og tilbud om efter- og videreuddannelse til en

interesseret målgruppe.

22 Uddannelserne i nanoteknologi blev introduceret i september 2002.

29


- At give nuværende studerende nogle rollemodeller og vise, hvor man kan blive ansat.

Samtidig kan nuværende studerende benytte tidligere studerende som indgang til

virksomheder og f.eks. tage på studietur til virksomheder, hvor de er ansat.

Gevinsterne spænder således fra personlig glæde og faglig tilfredsstillelse til en erkendelse af, at

alumnerelationerne nok er nyttige både for professorerne selv som forskere og undervisere, men i

lige så høj grad er til gavn for AU som institution.

2.5 Behov blandt alumnerne

For at få et overblik over, hvilke ønsker og behov AU’s alumner har i forhold til kontakten med

deres ”gamle” universitet, gennemførte ASB i maj-juni 2008 en spørgeskemaundersøgelse blandt en

tilfældigt udvalgt population på i alt 4.207 alumner fra hele AU – fordelt på 3.667 alumner fra AU’s

centrale database 23 , 416 alumner fra ASB og 124 alumner fra DPU.

Om respondenterne

I alt besvarede 718 personer spørgeskemaet 24 helt eller delvist, hvilket giver en svarprocent på 17%.

Set i forhold til AU’s totale alumne-population 25 er der naturligvis kun tale om en

stikprøveundersøgelse, men respondentgruppen udgør et repræsentativt udsnit 26 bortset fra på nogle

punkter: Aldersmæssigt er der blandt respondenterne relativt færre alumner under 40 og relativt

flere i aldersgruppen 40-60 år. Og uddannelsesmæssigt er der relativt flere med en

bacheloruddannelse, der har svaret, og der er desuden en svag tendens til relativt færre svar fra

alumner, der har læst på AU før 2000 og relativt flere svar fra alumner, der har læst på AU efter

2000. Alt tyder dog på, at der generelt blandt alle grupper af alumner er en interesse for kontakt til

AU, hvilket er et meget positivt udgangspunkt.

Det er i øvrigt særligt værd at bemærke, at mange alumner har en tilknytning til flere forskellige

dele af AU, og hovedområderne bør derfor være indstillet på at dele alumnerelationer med

hinanden: 14% af de alumner, der har deltaget i undersøgelsen, har mere end én uddannelse fra AU,

og 30% føler sig knyttet til mere end ét hovedområde på AU. Efter undersøgelsens afslutning sendte

en alumne en e-mail med følgende bemærkning, som understreger vigtigheden af at være

opmærksom på forholdet: ”Jeg er immatrikuleret på Universitetet i 1962 og på Handelshøjskolen i

1968. Jeg har faktisk alumnebehov på begge institutioner, selv om de administrativt er slået

sammen. Begge alumnebehov vil jeg opleve som vidt forskellige.”

Desuden har mange alumner også læst på et eller flere andre universiteter i Danmark (20%) eller

udlandet (14%). Mange alumners relation til AU er således ikke eksklusiv, og det kan have

betydning for relationen, hvilket universitet den enkelte alumne føler størst udbytte af at have en

tilknytning til.

23 Mens undersøgelsen foregik, modtog AU flere henvendelser fra nuværende studerende på ASB og DPU, som havde

modtaget et brev om undersøgelsen. Deres adresser har været i udtrækket fra AU’s datakontor, og det er ikke lykkedes

at afklare, hvorfor de findes i AU’s centrale database og er indgået i udtrækket.

24 En oversigt over den demografiske fordeling af respondenterne kan ses i bilag 4.

25 En oversigt over den demografiske fordeling af AU’s samlede alumnepopulation kan ses i bilag 1.

26 Bemærk at der indgår alumner fra ASB og DPU, som ikke er medregnet i AU’s samlede alumnepopulation, fordi de

er registreret i særlige databaser hos ASB og DPU (jf. afsnit 2.2.2).

30


Om undersøgelsen

I undersøgelsen blev alumnerne bedt om at angive deres kendskab til eksisterende alumneaktiviteter

på AU og angive deres interesse for forskellige måder at bevare kontakten med AU.

Desuden indeholdt undersøgelsen et særligt afsnit om magasinet AU-gustus med det formål at lave

en læser-undersøgelse for første gang i bladets snart 5-årige historie. Den samlede spørgeramme

kan ses i bilag 4.

I det følgende fremhæves de vigtigste resultater af undersøgelsen set fra tre perspektiver: De

generelle tilkendegivelser (gennemsnitsværdierne for alle alumner), særlige tilkendegivelser i

forhold til AU’s hovedområder (set ud fra alumnernes tilknytning til de forskellige

fakulteter/universitetsskoler) og særlige tilkendegivelser i forhold til alumnernes alder.

2.5.1 Generelle tilkendegivelser

Kendskab til eksisterende alumneaktiviteter på AU

Generelt tegner der sig et forholdsvist højt kendskab til eksisterende alumneaktiviteter på AU. 601

af respondenterne (næsten 84%) har kendskab til én eller flere af følgende aktiviteter (antallet af

respondenter er angivet i parentes):

- Alumnemagasinet AU-gustus (474)

- Gratis forelæsningsrækker på Folkeuniversitetet (245)

- Jubilæer i forbindelse med universitetets årsfest (202)

- Mailinglister/nyhedsbreve (65)

- Særlige alumnenetværk eller alumneforeninger (59)

- Mentorordninger for studerende (41)

31


Interesse for forskellige former for kontakt

Alumnerne blev spurgt, hvor interesserede de er i forskellige former for kontakt med AU, og det

generelle billede ser sådan ud i prioriteret rækkefølge efter størst interesse 27 (tallene i tabellen

angiver antallet af respondenter):

Viden om forskning

inden for dit fagområde

Viden om aktuelle efterog

videreuddannelsestilbud

(f.eks. gå-hjem-møder,

kurser, konferencer,

masteruddannelser,

Folkeuniversitetet)

Faglig kontakt til

undervisere/forskere fra

AU

Faglig kontakt med

andre tidligere

studerende fra AU

Social kontakt med

andre tidligere

studerende fra AU

Viden om, hvad der

sker på AU (f.eks.

udnævnelser, nye

uddannelser,

forskningspriser)

Mulighed for

rekruttering af

nuværende studerende

til min arbejdsplads

(praktik,

projektsamarbejde,

studenterjobs)

Viden om hvordan det

er at være studerende

på AU i dag

Slet ikke Ikke

Neutral Interesseret Meget

interesseret interesseret

interesseret

19 20 56 263 348

24 43 82 269 284

35 68 165 292 131

46 98 177 293 89

50 92 256 229 64

51 112 234 240 54

89 108 196 168 117

51 112 234 240 54

I forhold til kontakten til konkret at dele erfaringer med studerende er interessen blandet:

Ville du eventuelt være interesseret

i at deltage i karrierearrangementer

for studerende på

AU ved at komme og fortælle om

dine erhvervserfaringer?

Ville du eventuelt være interesseret

i på et tidspunkt at blive mentor

for en studerende på AU?

Ja Nej

278 281

225 309

27 Den prioriterede rækkefølge er baseret på det samlede antal alumner, der har svaret enten ”Interesseret” eller ”Meget

interesseret”.

32


De alumner, der ikke er interesserede i at deltage i karriere-arrangementer og mentor-ordninger

begrunder især deres nej med, at deres karriereforløb har været atypiske, og at de ikke arbejder

inden for deres uddannelsesfelt/fagområde. Desuden spiller en række praktiske forhold ind: For stor

afstand til Århus, manglende tid og alder/helbred.

Til gengæld er der overvejende stor interesse for at deltage i forskningssamarbejde med AU i

forbindelse med alumnernes arbejde: 340 angiver en positiv interesse, mens 219 ikke er

interesserede.

Hvad savner alumnerne?

Alumnerne blev desuden spurgt, om der er noget, de savner i forhold til deres kontakt med AU.

Flere svarer i den forbindelse, at de generelt savner kontakt og informationer om relevante

aktiviteter for alumner – herunder efter- og videreuddannelsestilbud, jubilæums-arrangementer mv.

Som en alumne, der blev cand.mag. i 1983 udtrykker det:

”Brevet om denne undersøgelse er den eneste kontakt, der har været, siden jeg blev færdig for 15 år

siden. Det var en noget flad fornemmelse at afslutte 5 års studier. Der var lidt chips og et glas vin -

men intet gav anledning til at holde nogen form for kontakt med AU.”

En anden alumne skriver:

” Jeg har ingen kontakt til AU og jeg vidste ikke at dette fandtes. Jeg har ikke hørt noget fra AU

siden jeg blev færdig og har ikke været der, siden jeg afleverede mit speciale.”

Disse udsagn vidner samtidig om vigtigheden af, at AU gør mere ud af at forberede nuværende

studerende på at blive alumner og sikre, at overgangen rent faktisk finder sted, så alumnerne også

føler sig som alumner og ønsker en fortsat kontakt med AU, når de afslutter deres uddannelse.

Flere alumner henviser også til initiativer fra udlandet, som AU med fordel kunne tage ved lære af:

”[Jeg savner] netværksarrangementer med tidligere studerende. De faglige arrangementer er

irrelevante for mig - der er for lidt fokus på at skabe og udvikle netværk på tværs - der kunne I lære

meget af USA.”

”Jeg tog en LL.M. på UOP McGeorge School of Law i Sacramento, Californien. Skolen holder

reunion hvert år, ligesom der er mulighed for at tilmelde sig et netværk på deres hjemmeside. Det

savner jeg hos jer!”

Flere alumner angiver særskilt, at de gerne vil kunne komme tilbage og dele/udveksle erfaringer

med studerende og andre alumner.

Derudover bemærker en alumne, at der er behov for at være opmærksom på de geografiske afstande

mellem AU og AU’s alumner:

”Kunne der evt. laves arrangementer i København, da mange er flyttet dertil. Det er svært at bevare

kontakten eller komme til gå-hjem-møder mv. i Århus.”

Og endelig er det også værd at bemærke, at mange alumner føler deres primære tilknytning til et

institut eller hovedområde, og at dette er en særlig udfordring for AU i forhold til de nye

fusionspartnere ASB og DPU. En alumne fra ASB gør opmærksom på dette:

”Jeg har været på HHÅ [ASB] og derfor aldrig haft kontakt med AU.”

33


Særligt om magasinet AU-gustus

I forhold til AU-gustus har de fleste alumner med kendskab til magasinet også rent faktisk modtaget

og læst det. En stor del alumner kommenterer dog, at leveringen har været meget uregelmæssig, og

at de ikke har modtaget alle numre. Generelt læser mere end 2/3 af modtagerne AU-gustus, hver

gang det udkommer, og mere end 40% af dem læser i magasinet i længere tid end 15 minutter.

Alumnerne vurderer desuden kvaliteten af AU-gustus som overvejende god på stort set alle

parametre (den formidlingsmæssige kvalitet, læsevenligheden, den grafiske udformning mv.).

I forhold til indholdet finder et flertal af alumnerne overordnet alt indholdet interessant, og

interessen for de forskellige typer af indhold fordeler sig i prioriteret rækkefølge således (tallet i

parentes angiver det forholdsmæssige antal respondenter, der finder indholdet interessant eller

meget interessant):

1. Temaartiklerne (84%)

2. Korte nyheder fra AU (69%)

3. Tilbud om forelæsninger på Folkeuniversitetet (62%)

4. Tilbud om efter- og videreuddannelse (60%)

5. Alumneportrætter (49%)

Sammenlagt tegner alt dette et billede af, at alumnerne har taget godt imod AU-gustus, og at

magasinet er en vigtig kommunikationskanal til alumnerne.

2.5.2 Tilkendegivelser i forhold til tilknytning til AU’s hovedområder

I undersøgelsen blev alumnerne bedt om at oplyse, hvilke hovedområder (fakulteter og

universitetsskoler) på AU, de føler sig knyttet til. Det er værd at bemærke, at 205 af respondenterne

(ca. 30%) har angivet, at de føler sig knyttet til mere end ét hovedområde. Dette kan både være

resultatet af, at de under deres uddannelse har været i kontakt med flere forskellige faglige miljøer

på AU, men der kan også være alumner, som har gennemført flere uddannelsesforløb forskellige

steder på AU eller på anden måde har haft eller har en tværfaglig kontakt.

Herunder fremhæves markante forskelle i besvarelserne baseret på alumnernes tilknytning til AU’s

hovedområder set i forhold til de generelle svar:

Det Humanistiske Fakultet (HUM)

- Læser AU-gustus hver gang (76% mod 67% i gennemsnit)

- Læser i AU-gustus i længere tid (50% bruger mere end 15 minutter mod 41% i gennemsnit)

Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet (SUND)

- Har en særligt høj interesse for at indgå i forskningssamarbejde med AU (60% mod 47% i

gennemsnit)

- Læser AU-gustus hver gang (76% mod 67% i gennemsnit)

- Kun få alumner fra SUND har læst på andre universiteter (16% mod 31% i gennemsnit)

Det Samfundsvidenskabelige Fakultet (SAMF)

- Alumner fra SAMF er mere interesserede i at deltage i karrierearrangementer end

gennemsnittet (44% mod 39% i gennemsnit)

34


Det Teologiske Fakultet (TEOL)

Ingen markante udsving at bemærke i forhold til gennemsnittet.

Det Naturvidenskabelige Fakultet (NAT)

- Læser længere tid i AU-gustus (50% bruger mere end 15 minutter mod 41% i gennemsnit).

Handelshøjskolen, Aarhus Universitet (ASB)

- Har et lavt kendskab til AU-gustus (40% mod 79% i gennemsnit)

- Har et højt kendskab til mailinglister (32% mod 11% i gennemsnit)

- Har et højt kendskab til særlige netværk (36% mod 10% i gennemsnit)

- Har et højt kendskab til mentor-ordninger (18% mod 7% i gennemsnit)

- Er meget interesserede i muligheden for rekruttering af studerende til deres virksomhed

(59% har svaret ”interesseret” eller ”meget interesseret” mod 41% i gennemsnit)

- Vil gerne deltage i karriere-arrangementer for studerende eller være mentorer for studerende

(et flertal af alumner fra ASB svarer ja til dette spørgsmål, hvorimod flertallet af alumner i

gennemsnit svarer nej)

Danmarks Pædagogiske Universitetsskole (DPU)

- Har et lavt kendskab til AU-gustus (65% mod 79% i gennemsnit)

- Er meget interesserede i faglig kontakt med andre alumner (71% har svaret ”interesseret”

eller ”meget interesseret” mod 54% i gennemsnit)

- Er meget interesserede i faglig kontakt til undervisere/forskere (83% har svaret

”interesseret” eller ”meget interesseret” mod 61% i gennemsnit)

- Er meget interesserede i viden om forskning (98% har svaret ”interesseret” eller ”meget

interesseret” mod 86% i gennemsnit)

- Er meget interesserede i viden om aktuelle efter- og videreuddannelsestilbud (96% har

svaret ”interesseret” eller ”meget interesseret” mod 78% i gennemsnit)

- Er meget interesserede i viden om, hvad der sker på AU (57% har svaret ”interesseret” eller

”meget interesseret” mod 42% i gennemsnit)

- Vil gerne deltage i karriere-arrangementer for studerende (et flertal af alumner fra DPU

svarer ja til dette spørgsmål, hvorimod flertallet af alumner i gennemsnit svarer nej)

- Har en særligt høj interesse for at indgå i forskningssamarbejde med AU (78% mod 47% i

gennemsnit)

- Har også læst på andre universiteter i Danmark eller udlandet (45% mod 31% i gennemsnit)

35


2.5.3 Tilkendegivelser i forhold til alder

Som beskrevet i afsnit 1.4 sker der en fortløbende udvikling i, hvilke tilbud og services fra

universitet, alumnerne er interesseret i. Dette bekræfter behovsundersøgelsen blandt AU’s alumner,

og herunder ses først en oversigt over alumnernes interesse for forskellige tilbud og services i

prioriteret rækkefølge i forhold til deres alder. Dernæst fremhæves markante forskelle i

besvarelserne i forhold til alumnernes alder for de forskellige aldersgrupper.

Alumnernes prioritering af vigtigheden af tilbud og services fra universitetet

Tilbud og services/

alder 60

Faglig kontakt med andre tidligere studerende fra AU 3 4 4 5 7

Social kontakt med andre tidligere studerende fra AU 4 5 6 8 5

Faglig kontakt til undervisere/forskere fra AU 5 3 3 3 4

Viden om forskning inden for dit fagområde 2 1 1 1 1

Viden om aktuelle efter- og videreuddannelsestilbud 1 2 2 2 2

Mulighed for rekruttering af nuværende studerende til min arbejdsplads 6 6 5 6 8

Viden om hvordan det er at være studerende på AU i dag 8 8 8 7 6

Viden om hvad der sker på AU 7 7 7 4 3

Som det fremgår af oversigten, er det hele tiden fagligheden, der er vigtigst; alumnerne vægter

viden om efter- og videreuddannelse samt viden om forskning inden for deres fagområde højt hele

livet igennem. Derimod vægtes den faglige kontakt til andre alumner især højt blandt de unge

alumner, mens viden om AU vægtes højt blandt ældre alumner.

Alumner under 30 år

- Har et lavt kendskab til AU-gustus (57% mod 19% i gennemsnit)

- Har et lavt kendskab til Folkeuniversitetet (27% mod 41% i gennemsnit)

- Har stor interesse for social kontakt med andre alumner (55% har svaret ”interesseret” eller

”meget interesseret” mod 42% i gennemsnit)

- Har lav interesse for viden om studieliv (16% mod 27% i gennemsnit)

- Har lav interesse for viden om, hvad der sker på AU (25% mod 42% i gennemsnit)

- Vil gerne deltage i karriere-arrangementer for studerende eller være mentorer for studerende

(et flertal af alumner under 30 svarer ja til dette spørgsmål, hvorimod flertallet af alumner i

gennemsnit svarer nej)

- Læser sjældent AU-gustus (34% hver gang mod 67% i gennemsnit; 40% aldrig mod 14% i

gennemsnit)

- Læser ikke længe i AU-gustus (25% læser kun 5-10 minutter i AU-gustus mod 13% i

gennemsnit; 25% læser mindre end 5 minutter i AU-gustus mod 8% i gennemsnit)

- Henter viden om AU fra internetportaler (62% mod 39% i gennemsnit)

- Er stadig under uddannelse (29% mod 2% i gennemsnit)

Alumner på 30-39 år

- Har et lavt kendskab til jubilæums-arrangementer (21% mod 34% i gennemsnit)

- Har stor interesse for faglig kontakt med andre alumner (64% mod 54% i gennemsnit)

36


- Har stor interesse for social kontakt med andre alumner (52% mod 42% i gennemsnit)

- Vil gerne deltage i karriere-arrangementer for studerende eller være mentorer for studerende

(et flertal af 30-39-årige alumner svarer ja til dette spørgsmål, hvorimod flertallet af alumner

i gennemsnit svarer nej)

Alumner på 40-49 år

- Har et lavt kendskab til jubilæums-arrangementer (21% mod 34% i gennemsnit)

- Er meget interesserede i muligheden for rekruttering af studerende til deres virksomhed

(52% har svaret ”interesseret” eller ”meget interesseret” mod 41% i gennemsnit)

- Vil gerne deltage i karriere-arrangementer for studerende eller være mentorer for studerende

(et flertal af 40-49-årige alumner svarer ja til dette spørgsmål, hvorimod flertallet af alumner

i gennemsnit svarer nej)

- Har en særligt høj interesse for at indgå i forskningssamarbejde med AU (62% mod 47% i

gennemsnit)

Alumner på 50-59 år

- Har et stort kendskab til jubilæums-arrangementer (47% mod 34% i gennemsnit)

- Har lav interesse for social kontakt med andre alumner (30% mod 42% i gennemsnit)

- Har særlig lav interesse for at deltage i karriere-arrangementer for studerende (29% mod

39% i gennemsnit)

- Læser længe i AU-gustus (51% læser mere end 15 minutter i AU-gustus mod 41% i

gennemsnit)

Alumner over 60 år

- Har et stort kendskab til jubilæums-arrangementer (59% mod 34% i gennemsnit)

- Har et stort kendskab til Folkeuniversitetet (57% mod 41% i gennemsnit)

- Har lav interesse for faglig kontakt med andre alumner (30% har svaret ”ikke interesseret”

eller ”slet ikke interesseret” mod 54% i gennemsnit)

- Har lav interesse for social kontakt med andre alumner (30% har svaret ”ikke interesseret”

eller ”slet ikke interesseret” mod 42% i gennemsnit)

- Har lav interesse for faglig kontakt med undervisere/forskere (36% har svaret ”ikke

interesseret” eller ”slet ikke interesseret” mod 61% i gennemsnit)

- Har relativt lav interesse for efter- og videreuddannelse (61% har svaret ”ikke interesseret”

eller ”slet ikke interesseret” mod 78% i gennemsnit)

- Har særligt lav interesse for muligheden for rekruttering af studerende (11% har svaret ”ikke

interesseret” eller ”slet ikke interesseret” mod 41% i gennemsnit)

- Har relativt stor interesse for viden om studieliv (42% har svaret ”interesseret” eller ”meget

interesseret” mod 27% i gennemsnit)

- Har stor interesse for viden om, hvad der sker på AU (56% mod 42% i gennemsnit)

- Er ikke interesserede i at deltage i karriere-arrangementer for studerende eller være mentorer

for studerende (et markant stort flertal på hhv. 73% og 78% svarer nej til spørgsmålene)

- Er ikke interesserede i forskningssamarbejde (et markant flertal på 64% svarer nej til

spørgsmålet)

- Læser ofte AU-gustus (82% læser AU-gustus hver gang mod 67% i gennemsnit)

- Læser længe i AU-gustus (55% læser mere end 15 minutter i AU-gustus mod 41% i

gennemsnit)

37


3 Anbefalinger

Analysen af AU’s alumnerelationer i dag viser, at der findes nogle få centrale tiltag for at bevare

kontakten med alumnerne. Decentralt er der i dag (bortset fra på ASB) kun afsat få ressourcer til

kontakt til alumner, og de stærkeste relationer findes blandt de VIP’ere, der har opbygget deres

egne personlige netværk. Blandt alumnerne er der et udbredt ønske om kontakt til AU, så de kan

bevare og styrke deres faglighed igennem hele livet. Dermed er der et stort uindfriet potentiale i at

udvikle alumnerelationerne til gavn for både AU og alumnerne.

3.1 AU’s strategi for alumnerelationer

Forudsætningen for at udvikle alumnerelationerne er, at der udarbejdes en strategi, som fastslår det

overordnede formål (hvorfor fokusere på alumnerelationer?), og som udstikker overordnede

retningslinjer (hvordan skal der arbejdes med alumnerelationer?).

Som beskrevet igennem denne rapport, findes der ikke korte og entydige svar på nogle af disse

spørgsmål, og det er derfor også vigtigt, at strategien tager udgangspunkt i de mange nuancer. Især

er det vigtigt at slå fast, at alumnerelationer også handler om efter- og videreuddannelse, men at det

samtidig er meget andet, og at AU risikerer at skade relationen til sine alumner, hvis alumnerne får

indtryk af, at de blot opfattes som potentielle kunder.

AU’s strategi for alumnerelationer bør være en vigtig del af AU’s samlede strategi for eksterne

relationer, idet alumnerne både kan betragtes som privatpersoner og samfundsborgere, men

samtidig også bør ses som vigtige døråbnere til de organisationer og virksomheder, de arbejder i.

Det er desuden vigtigt, at strategien og alle dens del-elementer samt mål kommunikeres til alle på

AU. Først og fremmest er rektoratets kommunikation af prioriteringen af området afgørende, men

det er lige så vigtigt med en sammenhængende og enstemmig udmelding gennem linjeledelsen.

Alumnerelationer har været et underprioriteret område i mange år i de lokale faglige miljøer, og

skal der ske en samlet indsats på tværs af hele universitet, er det vigtigt, at der er en bred

ledelsesmæssig opbakning – og at medarbejderne kan mærke den.

Opstarten af arbejdet med alumnerelationer er et langsigtet projekt. De første år vil man ikke mærke

det store udbytte. Dette er også vigtigt at gøre sig klart, ikke mindst over for medarbejderne og i

forbindelse med mål og succeskriterier. Alene at få skabt det rette datagrundlag og den rette

infrastruktur til kommunikation med alumnerne er store og tidskrævende projekter.

3.2 AU’s definition af alumnebegrebet

Som beskrevet i afsnit 1.1 findes der ikke nogen fast definition af, hvem en alumne er. Det er derfor

vigtigt at melde klart ud, hvem der betragtes som alumner fra AU både internt (så alle på AU

arbejder med den samme definition) og eksternt.

For at give alumnebegrebet en særlig værdi og eksklusivitet bør det kun være personer med en

afsluttet eksamen på bachelor-niveau eller derover, der betragtes som alumner. Dermed bør AU dog

38


ikke afskære sig fra også at udvikle nære relationer til andre, som føler en tilknytning til AU og kan

betragtes som AU’s venner – eksempelvis tidligere studerende, som har gennemgået kortere

uddannelsesforløb (herunder udvekslingsstuderende og deltagere i efteruddannelseskurser) eller

tidligere medarbejdere. Men der bør skelnes imellem alumner og venner, så alumnerne oplever, at

de har en særlig tilknytning til AU og får tilbud og services, som ikke alle har adgang til.

Det er desuden vigtigt at være opmærksom på, at alumnens relation til AU i mange tilfælde ikke er

eksklusiv, idet mange alumner også har læst på andre universiteter i Danmark og udlandet før eller

efter deres uddannelse på AU. Dette forhold gør det endnu vigtigere at få alumnerne til at føle, at de

opnår noget særligt ved at bevare kontakten til AU.

3.3 Fokus på decentralisering af arbejdet med alumnerelationer

At dømme ud fra udmeldinger fra både rektor, medarbejdere (VIP’ere såvel som TAP’ere) og

alumner er det vigtigt at indtænke en høj grad af decentralisering i AU’s arbejde med

alumnerelationer.

De nuværende centrale profileringsaktiviteter begrænser sig til magasinet AU-gustus, jubilæumsarrangementer

og Folkeuniversitetet. Disse aktiviteter bør bevares, og der bør laves en evaluering

af, hvordan de kan forbedres. Jubilæumsaktiviteterne kan eksempelvis udvides til at omfatte 10-årsjubilarer,

som set fra et strategisk synspunkt er en attraktiv gruppe for de faglige miljøer at komme i

kontakt med, fordi der er tale om en gruppe af yngre og erhvervsaktive alumner. Desuden er det

værd at bemærke, at flere sandsynligvis vil være interesseret i at deltage i jubilæumsarrangementet,

hvis de er sikre på at møde deres gamle studiekammerater. For mange alumners vedkommende har

de en tættere relation til dem, de startede på et hold sammen med, end dem, som de dimitterede

samtidig med, og et særligt problem er også alumner med flere forskellige uddannelser fra AU;

hvornår skal de inviteres til jubilæer? En måde at omgås disse problemer på kan være at lade

alumnerne selv oplyse, hvilket år de gerne vil have skal danne grundlag for, hvornår de bliver

inviteret til jubilæer. I magasinet AU-gustus kan der afsættes plads til at omtale og reklamere for

decentrale alumneaktiviteter på AU.

De centrale initiativer i forhold til alumner kan desuden udvides til ligesom på ASB 28 også at

omfatte en generel rabat på efter- og videreuddannelse, adgang til særlige biblioteksressourcer mv.

Det kan være en fordel at lave nogle supplerende centrale tiltag for at styrke arbejdet med at skabe

et godt studiemiljø på AU og sikre, at alle studerende oplever en god afslutning på deres uddannelse

i forbindelse med dimissioner. Desuden kan der etableres en central støttefunktion til decentrale

alumneaktiviteter, så alle sikres let adgang til eksempelvis værktøjer til at håndtere data om alumner

(et relationship management-system) og til at understøtte kontakten (webplatforme, nyhedsbreve

mv.). Dels vil der økonomisk set være stordrifts-fordele ved at stille disse værktøjer til rådighed

centralt, og dels er det også vigtigt at tage højde for, at mange alumner (jf. behovsundersøgelsen

blandt alumner) føler sig knyttet til flere dele af AU. Hvis man satser på en 100% decentral løsning

risikerer man at gå glip af vigtig intern videndeling om AU’s relationer til de enkelte alumner, og

alumnerne vil opleve kontakten til AU som uprofessionel, hvis de f.eks. får flere forskellige

løsrevne henvendelser fra forskellige dele af AU om samme emne.

28 En oversigt over alle ASB’s centrale tilbud til alumner findes på www.asb.dk/article.aspx?pid=3713.

39


Desuden vil det være en fordel fra centralt hold at tage initiativ til at nedsætte et videndelingsforum

for alle medarbejdere på AU, der beskæftiger sig med alumnerelationer for at sikre, at der bedst

muligt kan drages nytte af erfaringer på tværs af hele AU. I dette forum kan det også diskuteres,

hvordan kontakten til alumner bedst håndteres og koordineres på tværs, samt hvilke oplysninger

man samlet set ønsker at registrere om alumnerne ud over de uddannelses- og kontaktoplysninger,

som allerede er tilgængelige i AU’s centrale alumnedatabase. Desuden kan behovet for særlige

værktøjer til at understøtte kontakten med alumner diskuteres (databaser, relationship managementsystemer,

webplatforme mv.). ASB’s erfaring er, at det er meget tidskrævende at udvikle sine egne

værktøjer, og der kan derfor med fordel ses nærmere på værktøjer, som er i brug på andre danske

eller udenlandske universiteter 29 .

I forhold til de to universitetsskoler ASB og DPU, som først blev en del af AU i 2007, skal det

bemærkes, at især ASB har en meget stor gruppe af alumner, som har afsluttet deres uddannelse før

fusionen, og som derfor ikke føler en tilknytning til AU. Det er derfor vigtigt, at ASB og DPU

sikres en særlig grad af selvstændighed i forhold til deres håndtering af alumnerelationer.

Under alle omstændigheder viser undersøgelser blandt medarbejderne på AU, at klarhed omkring

organiseringen af arbejdet med alumnerelationer er central. Der bør laves en udmelding om, hvilke

forventninger ledelsen har til hovedområder, institutter og de enkelte medarbejdere. Forventninger

bør udmønte sig i tydelige og gennemskuelige mål og succeskriterier, og der må samtidigt afsættes

ressourcer til at løse de nødvendige opgaver (udviklingsprojekter, arrangementer mv.) for at styrke

alumnerelationerne. For mange af de medarbejdere, der har alumnerelationer som en del af deres

arbejdsområde i dag, er det blot én blandt mange opgaver, og hvis alumnerelationer skal prioriteres,

kræver det klare mål og ressourcer både i form af både tid og penge. AU’s ledelse har dermed en

vigtig opgave med at sætte arbejdet med alumnerelationer på dagsordenen decentralt. Et overordnet

mål kan være, at alle hovedområder i løbet af 2009 skal præsentere en handlingsplan for deres

decentrale initiativer til at styrke alumnerelationer, samt at der er taget kontakt til alle alumner inden

udgangen af 2009.

For at tilskynde decentrale aktiviteter kan der fra centralt hold dels arbejdes med at fremhæve og

belønne de hovedområder, institutter eller enkeltpersoner, som bidrager særligt til styrkelsen af

AU’s alumnerelationer. Desuden kan der fra rektoratets side afsættes en udviklingspulje, hvor der

kan søges midler til at støtte udviklingen af alumnerelationer – såvel opstarts-projekter som tiltag til

nye aktiviteter.

Endelig bør der på AU’s hjemmeside være en tydelig henvisning fra forsiden til en oversigt over

alle centrale og decentrale tilbud til alumner.

3.4 Fokus på studiemiljøet som grundlag for alumnerelationer

Som grundlag for strategien er det vigtigt at være opmærksom på, at alumnernes relation til AU

begynder ved deres første kontakt med AU, og at der dermed er en tæt sammenhæng mellem

studiemiljø og alumnerelationer. Det er igennem studietiden, at grundlaget for succesrige

29 I Danmark står Aalborg Universitet bag et initiativ til at udvikle et særligt alumne-system under navnet KandidatNet.

I de øvrige nordiske lande er det svenske firma Miras produkter meget udbredt, og det tyske firma Netenviron tilbyder

også særlige alumnesystemer, der bl.a. er i brug i Norge. Derudover findes der en lang række andre udenlandske

udbydere af alumnesystemer, som dog ikke er tilegnet det danske eller nordiske marked.

40


alumnerelationer bliver lagt, og det er derfor vigtigt, at alle studerende har en god oplevelse af at

læse på AU.

Man kan tilgodese studiemiljøet på mange måder – forbedre de fysiske lokaliteter, forbedre arbejdet

med undervisningsevalueringer, styrke kontakten til erhvervslivet under studiet. Disse og mange

andre gode initiativer er nævnt i AU’s strategi. Alle initiativerne viser, at man i højere grad ønsker

at værdsætte de studerende som stakeholdere, og at AU tager de studerende alvorligt. Det er en

meget værdibaseret måde at anskue de studerende på, og de værdier som strategien udstråler i

arbejdet med studiemiljøet, bør være en vigtig del af hele den interne kultur og de ansattes syn på de

studerende.

Hvis de studerende skal knytte sig til deres universitet og opnå det tilhørsforhold, AU gerne vil

arbejde videre med i alumnerelationen, skal det gennemsyre de studerendes studietid, at de er

værdsatte, og i den sammenhæng er alt lige fra administrationens til den enkelte undervisers

behandling af de studerende af stor betydning. Især underviserne påvirker, hvilken relationer de

studerende har til universitet, når de bliver alumner. Derfor bør særligt de aktive og udadvendte

undervisernes etablering af netværk med eksterne relationer værdsættes og belønnes, da det er en

vigtig indgangsdør for alumner tilbage til AU som gæsteforelæsere, vejledere, sparringspartnere,

samarbejdspartnere i projektsamarbejde mv.

En vigtig del af studiemiljøet er også de sociale og faglige relationer, der skabes studerende

imellem, eksempelvis igennem studenterforeninger. AU bør både opmuntre til og understøtte denne

netværksdannelse, da den styrker de studerendes tilknytning til AU og dermed også deres

incitament til at bevare kontakten med AU som alumner. ASB lancerer ved starten af

efterårssemesteret 2008 et nyt online-community (”ASByou”) for netop at understøtte

netværksdannelsen mellem studerende.

Desuden bør de studerende opleve kontakten til erhvervslivet og verden udenfor som en naturlig del

af deres studier. Karriereservices, som eksempelvis ASB’s Karrierecenter tilbyder, er med til at

bygge bro til erhvervslivet. En anden mulighed er at give de studerende mulighed for at komme i

kontakt med alumner. For at understøtte denne mulighed har ASB lanceret et online-community for

alumner 30 , hvor det samtidig er muligt for studerende og medarbejdere at drage nytte af ASB’s

alumnenetværk. Desuden er ASB ved at tage kontakt til de eksisterende studenterforeninger for at

hjælpe dem med at styrke kontakten til deres tidligere medlemmer. Dette styrker samtidig

alumnerelationerne ved at give alumnerne en ekstra indgang til ASB og dermed en ekstra grund til

at deltage aktivt i ASB’s alumnenetværk.

Endelig er det vigtigt, at de studerende oplever overgangen til at blive alumne som noget særligt, og

der er i den forbindelse grund til at se på forholdene omkring dimissioner for at sikre, at de er

højtidelige, og at ritualerne i forbindelse med dimissionerne giver de studerende den bedst mulige

afslutning på deres uddannelse. Samtidig bør der i forbindelse med dimissionerne fokuseres på, at

der ikke er tale om en afskedsceremoni, men at der lægges op til en fortsat kontakt gennem resten af

livet – en livslang relation.

30 Se afsnit 1.7.

41


3.5 Særlige tiltag for at fremme arbejdet med alumnerelationer

For at fremme arbejdet med alumnerelationer på AU vil det være oplagt for dekankredsen at

diskutere alumnerelationer på et kommende seminar med udgangspunkt i analysen af den aktuelle

situation og anbefalingerne i denne rapport.

Som beskrevet handler alumnerelationer om at sikre livslang tilknytning til AU, og det vil derfor

være relevant at nedsætte en særlig gruppe bestående af både medarbejdere, studerende og alumner,

som får til opgave at udarbejde en ”life span”-strategi for, hvordan der bedst kan skabes en rød tråd

i alumnerelationer – lige fra en persons første kontakt til AU over studietiden, den efterfølgende

karriere og gennem resten af livet.

For at opnå bedst mulig viden om kommende alumner kan der også tages initiativ til at gennemføre

en særlig undersøgelse blandt studerende i slutningen af deres studietid for at afdække deres ønsker

til en fremtidig kontakt med AU.

Der findes desuden en række alumneforeninger 31 med mere eller mindre fast tilknytning til AU, og i

forbindelse med udviklingen af nye initiativer til at opbygge og styrke alumnerelationerne bør disse

foreninger i videst muligt omfang kontaktes og inddrages. De bør føle opbakning og støtte fra AU,

og optimalt bør der etableres et tæt samarbejde, så AU også får adgang til og kan drage nytte af

kontakten til foreningernes medlemmer.

Under alle omstændigheder er det klart, at der må afsættes ressourcer, hvis AU’s alumnerelationer

skal udvikles og styrkes. For at understrege at alumnerelationer starter allerede i studietiden, kan der

afsættes ressourcer til både kort- og langsigtede formål: Dels kan der fokuseres på at genskabe

kontakten til de gamle alumner, og dels kan der fokuseres på at opbygge en alumnekultur blandt de

nuværende studerende (dvs. kommende alumner) – som involverer de faglige miljøers etablerede

alumnerelationer. Ved netop at inddrage både nuværende studerende og undervisere/forskere i de

faglige miljøer i arbejdet med alumnerelationerne skaber man de bedste forudsætninger for

livslange relationer til gavn for både alumnerne og AU.

31 I forbindelse med arbejdet med denne rapport er udvalgte foreninger blevet kontaktet, men det er desværre ikke

lykkedes at indsamle nok oplysninger til at give en uddybende beskrivelse af foreningerne, deres aktiviteter og deres

relationer til AU.

42

More magazines by this user
Similar magazines