Få styr på din

Mange mails, irrelevante møder, mindre vigtige opgaver og stress.
Det er hverdagen for mange mennesker. Dagens teknologi byder på
nyttige værktøjer til effektiv kommunikation, god planlægning og
minimering af stress. Men teknologi og redskaber er kun nyttige og
giver styrke, når du styrer dem, ikke når de styrer dig. Den største
udfordring i dag er derfor at fokusere på det vigtige og prioritere
hverdagens opgaver.
E-mails er i dag en ubestridt nummer ét som
kommunikationskanal i erhvervslivet. 40
% af al kommunikation sker pr. e-mail, der
således har overhalet telefonen, der ligger
nummer to. E-mails er samtidig for mange
mennesker blevet den største tidsrøver på
arbejdspladsen og en væsentlig kilde til
stress.
Planlægningssystemer såsom Microsoft
Outlook er redskaber til at opnå balance,
men uden den rette adfærd tjener de ikke
noget formål. Det er væsentligt at kende de
nyttige funktioner og muligheder, der ligger
i værktøjet, men endnu vigtigere er det
at være bevidst om, hvor tiden rent faktisk
bliver af, når vi tænder for Outlook – og at
gøre en indsats for at tage kontrol over indbakken
og tidsspildet.
Mere tid til det, der er vigtigt
Har du et bjerg af e-mails, du skal igennem
hver dag? Føler du, at e-mails afbryder
dig i din hverdag og løbende kræver din
opmærksomhed? Og føler du, at e-mails
optager store dele af din arbejdsdag, og at
de bare hober sig op i din indbakke? Du er
ikke alene!
Vi bliver stressede, når vi ikke har kontrol
og inderst inde ved, at vi spilder vores tid
på ting, der ikke er vigtige. I denne artikel
præsenteres tre konkrete råd til, hvordan
du får en bedre arbejdshverdag ved
at blive bedre til at styre dine e-mails. Og
husk: Værktøjet er et middel, ikke et mål.
Målet er, at du skal bruge mindre tid på
e-mails og mere på de vigtige opgaver.
1 Lad være med at starte
dagen med din indbakke
Alt for mange har outsourcet deres liv til
andre. De starter arbejdsdagen med den
første mail i indbakken eller den person, de
først møder på gangen. De er ikke proaktive,
men sidder på passagersædet og lader
det, der tilsyneladende haster, frem for det,
der egentlig er vigtigt, styre deres liv.
At få bedre styr på indbakken starter
først og fremmest med, at man
fokuserer på gode arbejdsvaner
frem for de tekniske features
i Outlook. Det handler om
vigtigheden af at være proaktiv,
tage ansvar for sin egen situation
og prioritere, så vi kan gøre
det vigtigste først.
At ændre vaner kræver tid og
indsats, og nogle er mere organiserede
af natur end andre. Men
alle kan forbedre sig. Det har stor betydning,
om du planlægger eller ej, og hvor
bevidst du er om, hvad du gør i det daglige.
Start hver uge med at planlægge det vigtigste,
du vil have udrettet i løbet af ugen, og
start hver dag med at prioritere det, du vil
OUTLOOK: FÅ STYR PÅ DIN INDBAKKE
80 %
af de oplysninger,
man gemmer,
ser man aldrig
på igen.
Ferris Research
Bliv en haj til Outlook | 93