Projekt Find Holger - HK

hk.dk

Projekt Find Holger - HK

Baggrund for projektet

Projekt Find Holger

22-11-2006

Side 1

Der er stadigvæk et voksende behov for, at vi kan kommunikere med vores medlemmer inden for

de enkelte fag.

Det gav for eksempel store problemer på skatteområdet i forbindelse med kommunalreformen, at

vi ikke kunne kontakte medlemmerne på skatteområdet direkte. Også på andre fagområder kan vi

i forbindelse med kommunalreformen have et behov for direkte medlemskontakt.

For at kunne nå dertil er vi nødt til at kunne kategorisere vores medlemmer inden for de enkelte

fag.

På et møde den 29. august 2005 mellem udvalgsformænd og ansvarspersoner for fag og udvalg

blev det besluttet, at der i løbet af 2006 skal findes penge til en undersøgelse af, hvordan vi kan

finde de kommunale medlemmer i medlemssystemet. En arbejdsgruppe blev nedsat bestående af

Charlotte Holmershøj, Gitte Strøbæk, Birthe Bille Hansen og Güler Celik. Dan Mølholm og Bent

Schouenborg har deltaget ad hoc.

Formål

• At opdele og registrere alle HK/Kommunals medlemmer i faggrupper

Målgruppe

• Medlemmer

• TR

• Afdelinger

HK/Kommunal

Aktiviteter

Der har været afholdt følgende møder:

• Drøftelse og orientering i ansvarsgruppen for faget og udvalgsformænd – august 2005

• To møder med Alpha IT - februar 06

• To møde med HK IT – Kirsten Kryger og Johni Lundstrøm Nielsen

• Møde med tre afdelingsmedarbejder og tre fællestillidsrepræsentanter – juni 06

• Et besøg i HK/København, kontingent afdelingen, for at få et indblik i medlemssystemet –

august 06

Forslag til løsning:

Arbejdsgruppen har overvejet forskellige løsningsmodeller:

• Samspil mellem medlemsregistre og MitHK

• Oprettelse af en selvstændig database à la TRnet

Af praktiske, tekniske og økonomiske årsager vil arbejdsgruppen pege på nedenstående

løsningsmodel:

Modellen tager udgangspunkt i det eksisterende medlemssystem, hvor det vil være muligt at

inddele alle vores faggrupper, som om de var landsforeninger (det er ikke hensigten at oprette

egentlige landsforeninger). Som eksempel på landsforeninger kan der nævnes SamData og Dansk

Lægesekretærforening.


Arbejdsgruppen har defineret følgende 18 nye faggrupper udover de allerede kendte

landsklubber:

Beskæftigelse Chefer

Social Løn og Personale/HR

Økonmi Borgerservice

IT Tandklinik

Skole Bibliotek

Kultur Politisk sekretariat

Omstilling/Call-center Institutionsområdet

Miljø/Teknik Døgninstitutionsområdet

Elever Sundhed og ældre

Et sådan system kan give os mulighed for – fordelt på faggrupper at:

• Udtræks lister over medlemmer

• Fordelingen af medlemmerne

• Geografisk opdeling af medlemmer

• Direkte kontakt til medlemmer

• Mulighed for at lave survey

• Mulighed for at skabe en fagpolitisk profil

• Systemet kan integreres i Modulus (forarbejdet er lavet)

• Agitation i forhold til medlemsnedgang i forbindelse med specifikke fagområder

• Rekruttering af nye medlemmer idet vi kan målrette vores indsats til individuelle

fagområder

Fordel for medlemmer:

• At andre faggrupper uden udvalg også får sine behov tilgodeset,

• Målrettet hjælp eksempelvis i forbindelse med Kommunalreformen

• Modtage målrettet konferencetilbud

• Modtage målrettet kursus- og efteruddannelsestilbud

• Få deres faglige identitet knyttet til sit medlemskab af HK

Fordel for HK/Kommunal:

22-11-2006

Side 2

• At HK/Kommunal får sig et overblik over, hvilke faggruppe vi organiserer.

• At have dialog med de enkelte faggrupper, etablere en bevidsthed og fagligheden blandt

HK/Kommunals medlemmer,

• At vi løbende får revideret faguddannelserne, og får udbudt relevant efter og

videreuddannelse til vores medlemmer,

• Set i lyset af en eventuel fusion med DS, at vi kan identificere grupper og at vi kan opsplitte

dem i faggrupper

Risikoanalyse

• Ressourcer til oprettelse

• Ressourcer til vedligeholdelse

• Nye medlemsgrupper bliver dannet

• Medlemmernes aktive medvirken

• Afdelingernes kontingentmedarbejders medvirken

• TR’ ernes medvirken

• Politisk vilje til indsats på nye fagområder


Interessenter

HK/Kommunal

• Medlemmer

• Afdelinger

• Klubber / TR’ere

Handleplan

22-11-2006

Side 3

Projektet skal godkendes administrativt og politisk

HK IT opretter landsklubber på de enkelte faggrupper

• Større informations og oplysningskampagner til medlemmerne, TR’erne og afdelingerne

om fordele og muligheder ved denne registreringen

• Indsamle og registrere data på hvert enkelt medlem

• Første registrering af medlemmerne i faggrupper foretages af HK/Kommunals sekretariat

• Udarbejdelse af vejledninger til kontingentmedarbejderne og TR’erne

• Afdelingerne skal oprette landsklubber på den enkelte kommunale virksomhed

• Løbende vedligeholdelse af data’erne skal foretages af TR’erne og afdelingerne

Tidsplan

Projektet skal godkendes administrativt og politisk – ultimo august 06

HK IT opretter landsklubber på de enkelte faggrupper – ultimo 06

• En større informations og oplysningskampagne til medlemmerne, TR’erne og afdelingerne

– løber fra medio september 06

• TR’erne indsamler data på hvert enkelt medlem – november 06

• Udarbejdelse af vejledninger til kontingentmedarbejderne og TR’erne – oktober/ november

06

• Første registrering af medlemmerne i faggrupper foretages af HK/Kommunals sekretariat –

i løbet af 1. kvartal 2007

• Afdelingerne skal oprette landsklubber på den enkelte kommunale virksomhed – inden

udgangen af 1. kvartal 2007

• Løbende vedligeholdelse af data’erne skal foretages af TR’erne og HK/afdelingerne

Succeskriterier

Når registreringen er gennemført i 1. kvartal 2007 er HK/Kommunal i stand til at kommunikere

direkte til 80 % af medlemmerne i faggrupper.

Hvordan forventer vi at opnå succeskriteriet på 80 %

• 70 % af oplysningerne modtager vi fra tillidsrepræsentanterne (TRnet)

• 5 % af medlemmernes oplysninger forventer vi, at modtage gennem annoncer i

Kommunalbladet

• De sidste 5 % medlemsoplysning forventer vi at få ved direkte henvendelse

Økonomi

Det forventes at der er behov for en samlet budget bevilling på ca. kr. 300.000,-.

Budgettet foreslås disponeret således:

• Aflønning ca. kr. 100.000,-

• Portoudgifter til direkte kontakt til medlemmer ca. kr. 80.000,-

• Informations- og oplysningskampagne til medlemmer, TR’ere og afdelinger ca. kr.

100.000,-

• Diverse ca. kr. 20.000,-


Politiske overvejelser

Såfremt det besluttes, at iværksætte projektet, giver det anledning til en række politiske

overvejelser og beslutninger.

For det første, skabes der forventninger om service, tilbud om aktiviteter eller fagrelaterede

information indenfor deres respektive fagområder.

For det andet, kan det vise sig, at der er behov for en ændring af den nuværende

fagudvalgsstruktur.

Anbefaling

22-11-2006

Side 4

Arbejdsgruppen anbefaler, at projektet gennemføres, da det har været et behov i HK/Kommunal at

kunne identificere vores medlemmer igennem mange år. Muligheden er nu til stede, ved at oprette

sådan et system.

Birthe Bille Hansen, Charlotte Holmershøj, Guler Celik, Gitte Strøbæk

22. august 2006

Tillæg til projektbeskrivelsen Den 10. november 2006

De ca. 20 faggrupper har efter nærmere undersøgelse resulteret i 18 fagområder.

Beskæftigelse Omstilling/Call-center

Bibliotek Politisk sekretariat

Borgerservice Skole

Døgn- og dagbehandlingsinstitutioner Social

Institutionsområdet Sundhed og ældre

IT Tandklinik

Kultur Teknik/forsyning

Løn- og personale/HR Ydelseskontor

Miljø Økonomi

Handleplan

HK/Kommunals sekretariat opretter landsklubber på den enkelte kommunale virksomhed i

stedet for afdelingerne.

Tidsplan

HK/Kommunals sektorbestyrelse har på deres møde den 27. september 2006 godkendt

projekt ”Find Holger”.

HK IT opretter landsklubber på de enkelte faggrupper – medio november 2006.

• Der indgås endelig aftale med kommunikationsteamet om informationsstrategien den 15.

november 2006.

• Endelig præsentation af projektet på kvartalsmøde den 11. december 2006.

• Møde med kontingentmedarbejderne i januar 2007.

• Orientering af afdelingsmedarbejdere på erfa-møder i foråret.

• Annonce i kommunalbladet jan/febr. 2007.

• Kommunikation til TR i uge 6 i 2007 for at få indsamlet data.

• Meddelelse til TR om at sende reminder til medlemmerne i uge 10 i 2007.

• Samkørsel af data i uge 12 i 2007.


• Konkurrencelodtrækning 30. marts 2007.

Projektet klar til brug mellem 1. maj og 1. juni 2007.

• Løbende vedligeholdelse af data`erne skal foretages af TR`erne og afdelingerne.

22-11-2006

Side 5

More magazines by this user
Similar magazines