Mønsterforretningsorden for et butiksråd i Coop - forum

Mønsterforretningsorden for et butiksråd i Coop
Vejledende forretningsorden for et butiksråd for medlemmerne med tilhørsforhold til en
medlemsbutik under Coop.
Denne forretningsorden er vedtaget af butiksrådet for _________________ den __________ og kan
til enhver tid ændres af butiksrådet efter samme regler, som gælder for butiksrådets øvrige
beslutninger. Butiksrådets hjemmel til at vedtage sin egen forretningsorden findes i Coops
opgavebeskrivelser, hvoraf butiksrådets opgaver fremgår.
Den originale forretningsorden underskrives af formand, næstformand og sekretær og opbevares af
sekretæren eller butikschefen. Alle medlemmer af butiksrådet samt butikschefen skal have udleveret
et eksemplar.
Butiksrådets formål og opgaver
Butiksrådet skal samarbejde med butikschefen om profilering af medlemsbutikken og Coops
mærkesager.
Butiksrådet er de lokale medlemmers valgte repræsentanter og er med til at sikre både
medlemmernes og øvrige kunders interesse for butikkens tilstedeværelse i lokalområdet.
Butiksrådet afholder mindst 4 årlige medlemsaktiviteter, i samarbejde med butikschefen:
• 2 ud fra Coops handlingsplan og oplæg/materialer
• 1 lokal aktivitet efter eget valg
• 1 om kundetilfredshed, efter oplæg fra Coop
Butiksrådets opgaver fremgår i øvrigt af Coops opgavebeskrivelser.
Butiksrådets sammensætning
Butiksrådet består af ___ medlemsvalgte medlemmer (antallet bestemmes af årsmødet og skal
mindst være 3) samt ___ medarbejderrepræsentanter (antallet bestemmes af medlemsbutikkens
ansatte og kan højst være 2).
Er der ikke 3 medlemmer, som årsmødet har valgt, opløses butiksrådet. Butikschefen sikrer, at der
indkaldes til nyt årsmøde for at få valgt et nyt butiksråd. Dette valg skal holdes senest i forbindelse
med næste ordinære årsmøde.
Årsmødet og de ansatte kan til enhver tid beslutte at regulere antallet af medlemmer i butiksrådet ud
fra rammen om, at butiksrådet skal bestå af mindst 3 medlemmer valgt af årsmødet og højst 2
medlemmer valgt af og blandt medarbejderne.
Butikschefen deltager i butiksrådets møder uden stemmeret.
Et medlem valgt på årsmødet udtræder af butiksrådet, når vedkommende ikke længere er medlem af
Coop eller har tilhørsforhold til medlemsbutikken. En medarbejderrepræsentant udtræder af
butiksrådet, når vedkommende ikke længere er ansat i medlemsbutikken. Fælles for både
medlemsvalgte og medarbejderrepræsentanter er, at de må udtræde af butiksrådet i det øjeblik, de
ikke længere opfylder betingelserne for valgbarhed, som fremgår af § 8 i Coops vedtægter.
1

Butikschefen deltager ikke i beslutninger om antallet af medarbejderrepræsentanter, i valget af
medarbejderrepræsentanter og kan ikke vælges som medarbejderrepræsentant.
Alle medlemmer af butiksrådet vælges for 2 år ad gangen. Halvdelen afgår hvert år.
Årsmødet kan beslutte at vælge suppleanter for 1 år ad gangen. En suppleant indtræder kun ved
varigt forfald. Ved indtræden overtager suppleanten forgængerens valgperiode.
Konstituering
På butiksrådets første møde efter et årsmøde med valg til butiksrådet vælger butiksrådet af sin midte
en formand, en næstformand og en sekretær. Formanden og næstformanden kan ikke være en
medarbejderrepræsentant.
Næstformanden træder i formandens sted ved dennes midlertidige eller varige forfald.
Butiksrådet kan til enhver tid træffe beslutning om at foretage en ny konstituering og skal sørge for,
at Coop til enhver tid har registreret butiksrådets sammensætning. Medmindre andet aftales sørger
formanden for registreringen.
Butiksrådets møder
Butiksrådet mødes, når formanden, butikschefen eller mindst 2 medlemmer finder anledning til det.
Der planlægges så vidt muligt, sådan at flere fremtidige mødedatoer er aftalt, ligesom temaer for
hvert møde forsøges fastlagt i god tid i forvejen. Temaerne er eksempelvis handlingsplan for
medlemsaktiviteter og planlægning af årsmøde.
Der er to årligt tilbagevendende møder, som skal ligge på bestemte tidspunkter: Årsmødet i marts
eller april måned samt et møde i september/oktober, hvor butiksrådet tager beslutning om, hvilke
kandidater til landsrådet, det skal afgive medlemsbutikkens stemmer på.
Ved tilrettelæggelse af butiksrådets møder skal butiksrådet desuden være opmærksom på, at det i
efteråret er hensigtsmæssigt at tilrettelægge handlingsplan og årsplan for det kommende år, at
planlægningen af årsmødet skal påbegyndes i god tid, samt at det i tilfælde af interesserede
kandidater i medlemsskaren kan blive nødvendigt med et opstillingsmøde før fristen for opstilling
af kandidater til landsrådet.
Eksempel på mødeplanen:
Januar: Planlægning af årsmødet ved brug af materialer, som kommer fra Coop, samt planlægning
af årets kundetilfredshedsundersøgelse.
Marts-april: Afvikling af årsmødet.
April-maj: Butiksrådsmøde, hvor butiksrådet konstituerer sig (evt. konstitueringsmøde straks efter
årsmødet) og planlægger aktivitet X.
August-september: Møde om opstilling af kandidater til landsrådet samt efterårets aktiviteter.
September: Møde om afgivelse af stemme til landsrådsvalget samt planlægning af aktivitet Y.
November: Udarbejdelse af handlingsplan og budget for det kommende år gennem brug af
aktivitetsforslag fra Coop og ved budgettering ud fra rådighedsbeløbet til medlemsaktiviteter.
Planlægning af juleaktivitet Z.
2

Indkaldelse
Formanden indkalder til møder i butiksrådet, så vidt muligt med 14 dages varsel. Indkaldelse kan
ske pr. e-mail. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for mødet. Eventuelle bilag fremsendes i så
god tid før mødet, som muligt.
Mødeledelse
Møderne ledes af formanden eller i dennes forfald af næstformanden. De kan dog vælge at overgive
opgaven til et andet medlem af butiksrådet.
Beslutningsdygtighed
Butiksrådet er beslutningsdygtigt, når et flertal af dets medlemmer er til stede. Alle medlemmer har
én stemme. Afstemninger afgøres ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed afgør
formandens stemme udslaget. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Skriftlig afstemning skal
foretages, når mindst et medlem af butiksrådet ønsker det.
Dagsorden
Et fast punkt på mødernes dagsorden er butikschefens præsentation af butikkens driftsrapport.
Frem til indkaldelsen til et butiksrådsmøde udfærdiger formanden en dagsorden. Butikschefen og
medlemmerne af butiksrådet giver formanden besked om emner, de ønsker sat på dagsordenen.
Eksempel på dagsordenen:
Registrering af fremmødte
1. Eventuelle bemærkninger til referatet fra seneste møde
2. Kommende aktiviteter
3. Formandens orientering om nyt fra foreningen, nyt fra butikkens medlemmer, lokal
information og lignende
4. Nyt fra Coop eller butikskæden v/formanden eller butikschefen
5. Butikschefens præsentation af butikkens driftsrapport
6. Eventuelt
Referat
Sekretæren skriver et beslutningsreferat ved hvert af butiksrådets møder eller overdrager opgaven til
et andet af butiksrådets medlemmer. Sekretæren er ansvarlig for at udsende referaterne til de øvrige
butiksrådsmedlemmer og butikschefen samt at arkivere referaterne.
Tavshedspligt
Medlemmer af butiksrådet har tavshedspligt med hensyn til, hvad de gennem deres arbejde i
butiksrådet erfarer om personlige og forretningsmæssige forhold. Suppleanter er omfattet af
tavshedspligten.
Habilitet
Et medlem af butiksrådet eller butikschefen må ikke deltage i behandling af spørgsmål, hvori den
pågældende har en personlig interesse, der kan være stridende mod butiksrådets eller
medlemsbutikkens interesser.
3