30. november 2011 - Kollegiekontoret
30. november 2011 - Kollegiekontoret
30. november 2011 - Kollegiekontoret
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Udskrift<br />
af<br />
forhandlingsprotokollen<br />
for<br />
KOLLEGIEKONTORET I AARHUS<br />
MØDE 40 DEN <strong>30.</strong> NOVEMBER <strong>2011</strong><br />
KOLLEGIEKONTORET<br />
1. december <strong>2011</strong><br />
jb@kollegiekontoret.dk
Referat af møde 40 i bestyrelsen for <strong>Kollegiekontoret</strong> i Aarhus tirsdag den <strong>30.</strong> nov. <strong>2011</strong> kl. 14 på <strong>Kollegiekontoret</strong>.<br />
Til stede: Per Madsen, Formand<br />
Silas F. Jakobsen, Skjoldhøjkollegiet<br />
Martin S. Kragh, Ravnsbjerg Kollegiet (ankom 14.15)<br />
Emil Garney, Grundtvigs Hus Kollegiet<br />
Maria Sølvkjær, Dania Kollegiet<br />
Anders L. Olesen, Dania Kollegiet<br />
Anne U. Bertelsen, Fredensgade Kollegiet<br />
Knud Hansen, nyvalgt medarbejderrepræsentant<br />
Peter Madsen, medarbejderrepræsentant<br />
Casper W. Schmidt, Stenaldervej Kollegiet (indkaldt suppleant)<br />
Fraværende: Lea J. Lunde, Tandlægekollegiet (med afbud)<br />
Anders Rønnebro (med afbud)<br />
Rasmus Dahl-Lassen, Vilh. Kiers Kollegium<br />
Desuden deltog: Direktør Per Juulsen, teknisk chef Svend-Erik Jensen, administrationschef Diana Jørgensen, teamleder<br />
i økonomiafdelingen Susanne Rye Laursen, revisor Klaus Kristiansen samt Jette Bergendorff<br />
som referent<br />
Dagsorden:<br />
Ad 1. Forhandlingsprotokollen<br />
1. Forhandlingsprotokollen (Godkendelse af referat af seneste møde)<br />
Revisionsprotokollen<br />
2. Meddelelser<br />
3. Godkendelse af <strong>Kollegiekontoret</strong>s regnskab 2010/11, med tilhørende revisionsprotokol,<br />
herunder godkendelse af afdelingernes regnskaber 2010/11<br />
4. Ændringer i garant- og administrationsoverenskomst<br />
5. Overordnede målsætninger<br />
6. Vagtberedskab<br />
7. Evt.<br />
Formanden bød velkommen og efter en kort præsentationsrunde blev referat af møde 39 godkendt og underskrevet af<br />
formanden.<br />
Revisionsprotokollen. Udover det fra revisoren udsendte protokollat i tilknytning til årsregnskabet, var der ikke yderligere<br />
tilføjelser til revisionsprotokollen.<br />
Ad 2. Meddelelser<br />
Per Madsen gennemgik meddelelserne, der var udsendt med indkaldelsen.<br />
1. Nybyggerier.<br />
Ladegårdskollegiets byggeregnskab er udarbejdet, og de samlede udgifter holder sig under budgetrammen.<br />
Regnskabet skal godkendes af kommunen.<br />
Åpark Kollegiet fastholder den planlagte fremdrift af byggeriet med indflytning af 1. etape medio januar<br />
2012 og 2. etape i juli/august 2012. Udlejningen er påbegyndt.<br />
Skejbygårdsvej er som planlagt påbegyndt i august <strong>2011</strong> efter en vellykket licitation i fagentrepriser. Byggeriet<br />
gennemføres med indflytning i 2 etaper i hhv. efteråret 2012 og sommeren 2013.<br />
Grundtvigs Hus Kollegiets renovering og nybyggeri omprojekteres efter en licitation i hovedentreprise 9.<br />
september, hvor budgetrammen blev overskredet med over 50 %. De nye boliger projekteres nu som traditionelt<br />
betonelementbyggeri, og antallet øges fra 60 til 72 boliger. Det ændrede projekt udbydes i fagentrepriser<br />
med licitation den 9. december <strong>2011</strong>. Der planlægges opstart i februar 2012 med en byggetid frem til sommeren<br />
2013.<br />
2. Renoveringer.<br />
Kirsebærhavens renovering og ombygning, hvor alle 56 værelser omdannes til 1-værelses lejligheder, har i<br />
juni <strong>2011</strong> fået tilsagn om støtte fra Landsbyggefonden. Projektet udbydes i fagentrepriser med licitation den 8.<br />
165
december <strong>2011</strong>. Der planlægges opstart i februar 2012 med en byggetid på godt et år.<br />
Kløvergårdens støttebehov skal - efter aftale med Landsbyggefonden - som første skridt belyses nærmere i<br />
en undersøgelse af de fysiske problemer (primært lyd og kulde). Undersøgelsesprogram er godkendt og<br />
iværksat.<br />
Ansøgning om støtte til Skjoldhøjkollegiet afventer fortsat behandling i Aarhus Kommune. Sagen er efter<br />
over 5 års overvejelser hos kommunen ikke kommet nærmere en løsning.<br />
3. Energimærkning.<br />
Samtlige kollegier skal ifølge lovgivningen energimærkes. Mærkningen omfatter en bygningsteknisk gennemgang<br />
af bygningsdele og installationer samt anbefalinger til energibesparende investeringer. Der søges<br />
indgået aftale med Alectia A/S om gennemførelse af energimærkningen i 2012. Det er ikke et lovkrav at anbefalingerne<br />
efterfølgende udføres.<br />
4. Udlejningen.<br />
Boliggarantien blev i <strong>2011</strong> afviklet lige så hurtigt som tidligere trods flere ansøgere. Seneste indflytninger efter<br />
garantien var i år 15. <strong>november</strong>.<br />
Ad 3. Godkendelse af <strong>Kollegiekontoret</strong>s regnskab 2010/11, med tilhørende revisionsprotokol, herunder godkendelse<br />
af afdelingernes regnskaber 2010/11<br />
Der var udsendt regnskab for <strong>Kollegiekontoret</strong> med ledelsens årsberetning samt revisionsprotokol sendt direkte fra<br />
revisor til alle bestyrelsesmedlemmer.<br />
Der var eftersendt en ny s. 5 til <strong>Kollegiekontoret</strong>s regnskab, årsberetning for Skjoldhøjkollegiets børneinstitutioner<br />
samt status-regnskaber for afdeling 26, 27 og 28 under opførelse.<br />
Formanden fremhævede bl.a. følgende fra årsberetningen:<br />
<strong>Kollegiekontoret</strong>s vision og mission bliver revideret og gjort tidssvarende, bl.a. med henblik på at opstille målbare<br />
sigtepunkter, som kan afrapporteres som led i forvaltningsrevisionen .<br />
<strong>Kollegiekontoret</strong>s vision, mission og primære opgaver er de overordnede retningslinjer for virksomhedens aktiviteter.<br />
Forretningsudvalget har arbejdet med dette og emnet behandles under pkt. 5.<br />
Formanden nævnte også at anvisningen til ungdomsboliger løbende er under udvikling og der koordineres med øvrige<br />
boligforeninger i Aarhus.<br />
Udlejningssituationen er god, der er øget efterspørgsel på ungdomsboliger.<br />
Per Madsen fremviste en oversigt fra undersøgelse udarbejdet i 2010 for Aarhus Kommune, som viser at der forventes<br />
en stigning i antallet af både danske og udenlandske studerende i Aarhus. Det skal ses i lyset heraf, at <strong>Kollegiekontoret</strong><br />
bygger ca. 500 boliger over de næste 2 år.<br />
Fra årsregnskabet gennemgik formanden de største afvigelser og nævnte herunder følgende:<br />
Årets resultat er et underskud på 1.435.667 kr., som primært skyldes bestyrelsens beslutning om it-investeringer samt<br />
kurstab på obligationsbeholdningen.<br />
Selskabets egenkapital er herefter pr. 1. august d.å. 22.739.097 kr.<br />
Fællesforvaltningen – Midlerne i fællesforvaltningen (egenkapitalen og afdelingernes henlæggelser) er forrentet<br />
dårligere end forventet – <strong>Kollegiekontoret</strong>s beholdning er forrentet med 1,5 % og de selvejende kollegiers beholdning<br />
har haft en negativ forrentning på 0,2 %. Afdelingerne tildeles dog den budgetterede forrentning på 3 % som <strong>Kollegiekontoret</strong><br />
har garanteret. Fra regnskabsåret <strong>2011</strong>/12 tildeles afdelingerne den faktiske forrentning.<br />
Arbejdskapitalen er nu på ca. 16 millioner kroner, og den giver bl.a. muligheder for at spare dyre renter ved køb af<br />
grunde til nybyggerier. Revisor Klaus Kristensen oplyser, at i forhold til <strong>Kollegiekontoret</strong>s nuværende engagementer<br />
og størrelse er arbejdskapitalen bestemt ikke for stor.<br />
Fra revisionsprotokollen fremhævede formanden bl.a., at der er supplerende oplysninger vedrørende afd. 10 Kløvergården,<br />
som har brug for kapitaltilførsel for at ppv-planen skal kunne hænge sammen.<br />
166
Per Juulsen tilføjede vedr. Kløvergården, at der vil komme et oplæg fra administrationen til bestyrelsen med forslag til<br />
ombygning, fornyelse og økonomi, og oplyste på forespørgsel at det vil være nødvendigt at <strong>Kollegiekontoret</strong>s dispositionsfond<br />
også bidrager til at løse problemerne for Kløvergården.<br />
Revisionspåtegningen. Der er ikke taget noget forbehold fra revisors side.<br />
Forretningsudvalget indstiller regnskabet til bestyrelsens godkendelse<br />
Bestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Revisionsprotokollen vedr. årsregnskabet blev underskrevet.<br />
Afdelingernes regnskaber.<br />
Alle afdelingernes regnskaber er lagt på respektive kollegiers hjemmesider dog med undtagelse af børneinstitutionernes.<br />
Der var udsendt årsberetning for Skjoldhøjkollegiets børneinstitutioner samt status-regnskaber for afd. 26, 27 og<br />
28, som er under opførelse.<br />
Vedr. Skjoldhøj Børneinstitutioner, som ikke har egen afdelingsbestyrelse godkendte bestyrelsen regnskabet.<br />
Bestyrelsen godkendte også regnskaberne for afd. 26, 27 og 28.<br />
Det oplystes, at afdelingsregnskaberne er godkendt i de respektive afdelingsbestyrelser og for Kirsebærhaven på<br />
afdelingsmødet.<br />
Bestyrelsen godkendte afdelingsregnskaberne, som underskrives af formanden.<br />
Ad 4. Ændringer i garant- og administrationsoverenskomst<br />
Der var udsendt forslag til ændring af overenskomsten, primært med konsekvensrettelser som følge af ændrede vedtægter<br />
for <strong>Kollegiekontoret</strong>, som vedtoges i december 2010.<br />
De 4 selvejende kollegiers bestyrelser har godkendt ændringerne på respektive bestyrelsesmøder.<br />
Formanden gennemgik ændringerne.<br />
Bestyrelsen godkendte forslaget.<br />
Ad 5. Overordnede målsætninger<br />
Der var udsendt oplæg til overordnede målsætninger samt til udmøntning (aktiviteter og målepunkter for gennemførelsen).<br />
Per Juulsen gennemgik oplægget, som er tænkt som en modernisering, som samtidig er mere handlingsorienteret, så<br />
vi kan overholde lovgivningen om forvaltningsrevision, og måle om vi har opnået vores mål.<br />
<strong>Kollegiekontoret</strong>s vision.<br />
<strong>Kollegiekontoret</strong> vil være Aarhus´ bedste byg- og driftsherre for boliger til unge uddannelsessøgende.<br />
<strong>Kollegiekontoret</strong> mission<br />
Vi vil fremme beboerdemokratiet inden for lovgrundlaget for en almen boligorganisation.<br />
Vi vil udvikle <strong>Kollegiekontoret</strong>, så organisationen og medarbejderne kan yde den bedst mulige service og<br />
støtte til boligansøgere og beboere.<br />
Vi vil opsøge og udnytte de byggemuligheder, der bedst imødekommer de unge uddannelsessøgendes ønsker<br />
til boliger og beliggenhed.<br />
Vi vil samarbejde med myndigheder, bolig- og interesseorganisationer, uddannelsesinstitutioner, fonde og<br />
private virksomheder om at skabe bedst mulige tilbud til boligansøgere og beboere.<br />
Bestyrelsen godkendte den nye vision og mission.<br />
Dette oplæg består også af en række forslag til aktivitetsmål, delmål, målepunkter og aktører for hver af de fire målsætninger<br />
i <strong>Kollegiekontoret</strong>s mission.<br />
167
Bestyrelsen tiltræder dette oplæg som grundlag for, at forretningsudvalget arbejder videre med aktivitetsmålene og<br />
fremlægger forslag til initiativer på bestyrelsesmødet i marts 2012.<br />
Ad 6. Vagtberedskab<br />
Der var udsendt notat, hvor administrationen redegør for hvordan beredskabet er i dag og hvilke omkostninger det<br />
skønnes at få, hvis der indføres eget vagtberedskab.<br />
Et døgnvagtberedskab blandt ejendomsfunktionærerne vil skulle aftales frivilligt mellem <strong>Kollegiekontoret</strong> og deres<br />
organisation, da det ikke indgår i overenskomsten. De frivillige vil skulle honoreres efter forhandling.<br />
Udgiften for et sådant beredskab kan ikke pålægges afdelingerne, det skal besluttes i hver afdeling hvert år til budgetmødet.<br />
Diana Jørgensen oplyste at alle hjemmesider er tjekket og alle oplysninger er opdateret vedr. information om akut<br />
opkald. Når der ringes til Skadeservice så skal der ikke herske tvivl hos firmaet om at akutte situationer skal afhjælpes.<br />
Bestyrelsen besluttede, at der ikke etableres eget vagtberedskab, og at Svend-Erik Jensen afholder et møde med Skadesservice<br />
Danmark, da Dania Kollegiet har haft problemer med at få hjælp.<br />
Ad 7. Evt.<br />
På forespørgsel redegjorde Diana Jørgensen for, hvorfor det har været nødvendigt, at foretage en huslejeregulering på<br />
Fredensgade Kollegiet med ændret lejefordeling mellem boligtyperne.<br />
Følgende oplyste, at de genopstiller til bestyrelsen:<br />
Anne U. Bertelsen<br />
Anders L. Olesen<br />
Emil Garney<br />
Mødet sluttede kl. 15.50<br />
________________________<br />
Formand<br />
168