DS-Bestyrelse_REFERAT_05_2013_06maj.pdf - Dansk Sejlunion

sejlsport.dk

DS-Bestyrelse_REFERAT_05_2013_06maj.pdf - Dansk Sejlunion

Dansk Sejlunions bestyrelse

Referat

Møde: Bestyrelsesmøde 05-2013

Dato: Mandag den 6. maj 2013, kl. 16.00 – 22.00

Sted: Svendborg Amatør Sejlklub, Færgevej 19, 5700

Deltagere: Hans Natorp, DS Formand

Jens Erik Hansen, DS Næstformand

Erik Schulz, Politisk økonomi-ansvarlig

Mads Christensen

Jesper Baungaard

Jesper Andersen

Christina Nielsen

Ole Ingemann Nielsen

Mads Kolte-Olsen, DS Generalsekretær, fra kl. 18.15

Henrik Blakskjær, Økonomichef, fra kl. 18.15

1. Dagsorden

Bestyrelsen godkendte dagsorden.

2. Referat sidste møde

Bestyrelsen godkendte referatet uden yderligere kommentarer.

3. Mødets hovedpunkter

3.1. Bestyrelsens opgave og prioriteter

Bestyrelsen drøftede bestyrelsens opgave og prioriteter. Der var enighed om

den overordnede opgavebeskrivelse for bestyrelsen. Hans Natorp skriver resultatet

af bestyrelsens drøftelser rent og laver oplæg til konkrete opgaver for bestyrelsen

til næste møde i bestyrelsen.

3.2. Bestyrelsens forretningsorden

Man gennemgik bestyrelsens forretningsorden og foreslog enkelte justeringer.

Bestyrelsen besluttede, at det skal fremgå af forretningsordenen, at al rapportering

og referater foregår elektronisk.

1


Dansk Sejlunions bestyrelse

Bestyrelsen besluttede desuden under bestyrelsens opgaver at tilføje: ”Godkende

DS netværk og tage stilling til associeret medlemskab”.

Bestyrelsen bad Hans Natorp, Erik Schulz og Mads Kolte-Olsen at gennemgå

regler for prokura og sikre, at disse regler bliver overholdt.

Bestyrelsen bad desuden om konsekvens-rettelse af ny stavemåde for DIF

Danmarks Idrætsforbund. Dette skal i øvrigt gøre ved alt Dansk Sejlunions materiale.

3.3. Årshjul for bestyrelsens arbejde

Bestyrelsen gennemgik oplæg til større emner på bestyrelsens møder frem til

Generalforsamlingen 2014.

Man drøftede, hvordan bestyrelsen bliver orienteret om status for økonomi efter

2. kvartal: Bestyrelsen får afrapportering som planlagt (medio juli). Erik Schulz,

Henrik Blakskjær og Mads Kolte-Olsen holder møde om rapport for 2. kvartal

mhp. at vurdere om handlinger kræver bestyrelsens beslutning. Såfremt dette

er tilfældet indkalder Hans Natorp og Mads Kolte-Olsen bestyrelsen til møde.

Sekretariatet udvikler en model for månedsrapport til bestyrelsen.

Bestyrelsen godkendte herefter oplæg til fordeling af emner på bestyrelsens

møder.

3.4. Bestyrelsens mødedatoer 2013 -2014

Bestyrelsen besluttede følgende mødeplan for 2013:

Mandag 17. juni kl. 15 - 21

Mandag den 26. august kl. 8.00 – tirsdag 27. august kl. 20.00

Mandag 28. oktober kl. 15 -21 Afbud fra Mads Christensen

Mandag den 9. december kl. 15 -21

Mandag den 28. januar kl. 15 - 21 (evt. telefonmøde)

Man gav udtrykt ønske om flere møder andre steder end Brøndby. Sekretariatet

udarbejder forslag til møder i marts og april 2014 afstemt med dato for generalforsamling

og forløb for årsrapport.

3.5. Associeret medlemskab – kriterier

Generalforsamlingen vedtog vedtægtsændring, som giver mulighed for, at foreninger

eller organisationer, der arbejder for samme formål som Dansk Sejlunion

kan opnå associeret medlemskab. Sekretariat og bestyrelse har brug for retningslinjer,

der kan sætte ramme for behandling af konkrete ansøgninger.

2


Dansk Sejlunions bestyrelse

Bestyrelsen drøftede den overordnede politiske hensigt med associeret medlemskab,

afgrænsning i hvilke foreninger eller organisationer, der kan opnå associeret

medlemskab, samt rettigheder og pligter ved associeret medlemskab.

Bestyrelsen besluttede, at man på bestyrelsesmøde i juni vil tage stilling til

konkrete retningslinjer for behandling af ansøgninger om associeret medlemskab.

Herefter kan man behandle tre konkrete ansøgninger om associeret medlemskab.

Mads Kolte-Olsen og Jens Erik Hansen skriver oplæg til bestyrelsesmøde

i juni.

4. Afrapportering

4.1. Rapport fra formanden

Bestyrelsen tog ledelsesrapport til efterretning.

4.2. Økonomi-rapport

Henrik Blakskjær og Mads Kolte-Olsen gennemgik økonomirapport for 1. kvartal

2013. Rapporten forholder sig til indtægter og omkostninger i forhold til budget

for 1. kvartal og dernæst til estimat for året. Rapporten nævner udfordringer for

enkelte indtægter og en række omkostninger. Rapport anviser håndtering af

disse udfordringer. Det samlede resultat for året forventes at blive som budgetteret

(+ 30 tkr.)

Man vil fremadrettet hensætte til feriepenge, så driften ikke bliver påvirket, når

en medarbejder siger op. Bestyrelsen ønsker en beskrivelse af planerne om

banner-reklamer på sejlsport.dk. Mads Kolte-Olsen udarbejder notat til bestyrelsen.

Bestyrelsen ønsker et oplæg om forretningsplanen for Det levende søkort

på juni-møde.

Bestyrelsen takkede for kvartalsrapporten, som er en betydelig forbedring i forhold

til tidligere afrapporteringer. Formen imødekommer bestyrelsens ønsker.

Bestyrelsen tog fremtidige tiltag til forbedring af økonomistyring til efterretning.

Bestyrelsen konstaterer som økonomi-rapporten, at der er en række risici på

både indtægts- og omkostningssiden. Bestyrelsen anerkender, at sekretariatet

forsøger at skabe større indtægter. Bestyrelsen understreger, at der på omkostningssiden

er behov for betydelig tilbageholdenhed og stram styring.

Bestyrelsen tog herefter økonomi-rapporten til efterretning.

3


Dansk Sejlunions bestyrelse

4.3. Rapport fra ledelsen

Man takkede for ledelsesrapporten. Man gav udtryk for ønske om, at ledelsesrapporten

til næste bestyrelsesmøde indeholdt flere kvantitative oplysninger om

udvalgte aktiviteter.

Bestyrelsen bad om på basecamp at blive orienteret om status for salg af kapsejladslicenser,

klubbesøg, udrulning af medlemssystem og om planlagte jubilæums-aktiviteter.

Bestyrelsen tog herefter ledelsesrapporten til efterretning.

5. Eventuelt

Jens Erik Hansen orienterede bestyrelsen om formelt grundlag og praksis for

frikøb af formanden. Praksis har i det forgangne år været, at Jens Erik Hansen

og Jan Wojtczak har godkendt udbetaling på grundlag af et timeregnskab fra

formanden. Timeregnskab viser i detaljer tidsforbrug til konkrete opgaver i en

given periode. Frikøb af formanden for perioden uge 5 - 10 2013 vil blive godkendt

efter samme praksis. Jens Erik Hansen vil lægge indstilling om frikøb for

uge 5 – 10 på basecamp til bestyrelsens beslutning.

Bestyrelsen vil på sit næste møde evaluere erfaringerne med frikøb af formand.

Jens Erik Hansen vil på næste bestyrelsesmøde fremlægge forslag til en enklere

model for udbetaling.

4

More magazines by this user
Similar magazines