udbud med omtAnke - Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde

udbudsraadet.dk

udbud med omtAnke - Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde

AnbefAlinger til god udbudskultur – udbud med omtAnke – 37

liggørelsen af udbudsmaterialet. Herved signalerer ordregiver allerede ved

udbuddets begyndelse vilje til at håndhæve leverandørens overholdelse af

kontrakten. En anden mulighed er, at ordregiver, når kontrakten er indgået,

sammen med den valgte leverandør udarbejder en plan for opfølgning. Derved

er det muligt at finde en løsning, som både ordregiver og leverandøren

finder acceptabel.

Både ordregivers og leverandørens transaktionsomkostninger minimeres,

hvis planen for kontraktopfølgning er klart beskrevet i udbudsmaterialet. 18

I opfølgningsplanen bør ordregiver tage stilling til, hvilke krav i kontrakten

der skal følges op på, samt hvordan og hvornår de skal følges op.

Med hensyn til hvilke krav, der skal følges op på, er det nødvendigt både at

overveje krav, der angår selve leverancen (fx krav til produktet/ydelsen og

krav til leveringstidspunkt), samt kontraktvilkår (fx sociale og miljømæssige

vilkår).

Det er ofte ikke muligt at følge op på alle krav, da det vil være alt for ressourcekrævende

både for ordregiver og leverandøren. Derfor bør ordregiver

altid konkret overveje, hvilke leverancekrav og kontraktvilkår, det er nødvendigt

at følge op på. Fx vil det være mindre relevant at følge op på, om

leverandøren leverer præcis de ydelser, som leverandøren har tilbudt, når

prisen i sidste ende har været udslagsgivende for kontrakttildelingen. Blot

leverancerne opfylder ordregivers krav til produktet.

Allerede når ordregiver udarbejder udbudsbetingelserne, bør ordregiver

overveje, hvordan ordregiver vil følge op på, om kravene efterleves. Derved

er ordregiver sikker på ikke at opstille krav, som det efterfølgende viser sig

ikke at være mulige at kontrollere. Endvidere giver det ordregiver mulighed

for at overveje kravenes relevans.

Det er muligt at følge op på, om kravene efterleves gennem bl.a. kontrolbesøg,

opfølgningsmøder, test af produkterne, brugerundersøgelser, egenrapportering

fra leverandørerne og kontrol af fakturaer. Hvilken løsning, der

er bedst, afhænger af den konkrete opgave. Fx vil kontrol af fakturaer og

evt. stikprøver af produkterne være egnede løsninger, hvor der er tale om

levering af standardprodukter, og hvor prisen har større betydning for ordregiver

end selve kvaliteten af produkterne. Ved større bygge- og anlægsprojekter,

der strækker sig over en længere periode, kan der derimod være

behov for mere indgribende kontrolforanstaltninger, som fx kontrolbesøg,

opfølgningsmøder og egenrapporteringer fra leverandøren.

Hvor ordregiveren slet ikke ser leverancerne, fordi de leveres direkte til borgerne,

vil brugerundersøgelser være en mulig løsning til at undersøge, om

leverandørerne lever op til kontraktkravene. For brugerne kan det imidlertid

virke belastende løbende at skulle deltage i sådanne undersøgelser, og

kvaliteten af undersøgelserne vil derfor naturligt falde, jo flere undersøgel-

18 Udbudsrådet: En vejledning til en udbudsproces med færre transaktionsomkostninger

(december 2011), s. 24.

More magazines by this user
Similar magazines